חברת החשמל לישראל בע_מ/פרויקט להקמת מערכת מחשוב כוללת (ERP) - חברת החשמל לישראל בע_מ

 ♦ . . מבוא .חברת החשמל לישראל בע"מ (להלן - חח"י או החברה) היא חברה ממשלתית ציבורית. החברה עוסקת בייצור חשמל, הולכתו וחלוקתו לכ -2.5 ,מיליון לקוחות במגזרים העסקי הציבורי והפרטי, מתוקף רישיונות שנתנה לה מדינת ישראל. מועסקים בה כ- 13,000 .עובדים מיולי 2000 ועד מרץ 2006 שימש בתפקיד מנכ"ל חח"י ד"ר יעקב רזון, וממרץ 2006 ועד יולי 2007 - מר אורי בן נון. מאוגוסט עד דצמבר 2007 ;היה המנכ"ל בפועל מר משה בכר מינואר 2008 ועד אפריל 2011 שימש בתפקיד המנכ"ל מר עמוס לסקר, ואחריו ועד מועד סיום הביקורת - מר אלי גליקמן. חח"י פועלת על פי חוק משק החשמל, התשנ"ו- 1996 (להלן- חוק משק החשמל), ותקנותיו, ועל פי הוראות הרשות לשירותים ציבוריים - חשמל6 (להלן- רשות החשמל), שאחראית, בין היתר, למתן רישיונות לייצור חשמל ולפיקוח על מילוי ההוראות שנקבעו ברישיונות. כמו כן פועלת חח"י על פי חוק החברות הממשלתיו ת, התשל"ה - 1975 (להלן- חוק החברות הממשלתיות), ועל פי הוראות רשות החברות הממשלתיות. מערכת ERP7 היא מערכת מידע כוללת לניהול תהליכי העבודה והמשאבים בארגון, כגון מכירות, ייצור, כספים, משאבי אנוש ולוגיסטיקה (רכש ומלאי), והיא מבוססת על חבילת תכנה מקיפה ורחבה הכוללת כמה מודולים 8 . גישתה-ERP מאחדת את כלל מערכות המידע של הארגון למערכת אחת ומאפשר ת קיום תהליכי עבודה מובנים ואחידים ושימוש משותף במידע, באופן אינטגרטיבי ו במנשק ( Interface) .אחיד כמו כן, מערכת ה -ERP מאפשרת קבלת מידע רוחבי על הארגון בצורה מרכזית, דבר התורם לשיפור היכולות הניהוליות, לרבות יכולות התכנון והבקרה, ומאפשר ניתוח של פעילות הארגון ומדידתה. בשנת 2002 החלה חח"י בפרויקט להקמת מערכתERP (להלן- הפרויקט), שעלותו הכוללת, לרבות עלויות פיתוח, תחזוקה ותפעול, הסתכמה, עד סוף שנת 2012, בכ-442 מיליון ש"ח. במסגרת הפרויקט הופעלו, בין היתר, מודולים בתחומים הבאים: כספים, לוגיסטיקה, משאבי .__________________ .6 ייעודה של רשות החשמל הוא להסדיר את מ תן השירותים הציבוריים בתחום החשמל ולפקח עליהם. 7 Enterprise Resource Planning. 8 מודול הוא תת-מערכת בתכנה, המבצעת פעולות בתחום מסוים. חברת החשמל לישראל בע"מ 1259 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 אנוש, ניהול התחזוקה של תחנות כוח 9 וניהול פרויקטים להקמה של תחנות משנה 10 ולהרחבתן. בשנת 2013 הכין אגף מערכות מידע ותקשוב בחח"י תכנית רב -שנתית חדשה ליישומי ה -ERP לשנים 2020 -2013 , בהיקף כספי של כ-320 מיליוני ש"ח, הכוללת הרחבת מודולים קיימים ויישום מודולים נוספים. המטרות המרכזיות של הפרויקט היו, בין היתר, שילוב פתרון מחשובי כולל ואינטגרטיבי לניהול המשאבים הפנימיים בחברה; שיפור בזמינות המידע, ביכולות הניתוח ובקרת העלויות וביכולת תכנון התחזוקה, המלאי, הרכש וההתקשרויות; מתן פתרון מחשובי לשינויים מבניים הצפויים מהתפתחות משק החשמל; הקניית היכולת להגיש דוחות כספיים מבוקרים למרכזי רווח11 למשרד התשתיות הלאומיות, האנרגיה והמים (להלן - משרד התשתיות) ולרשות החברות הממשלתיות (להלן - רשות החברות) בעקבות הארכת תוקף רישיונות ייצור החשמל; וצמצום מספר מערכות המידע בחח"י הפועלות בתחומים דומים ובכלל. בחודשים אוקטובר 2012 - ספטמבר 2013 ,, לסירוגיןבדק משרד מבקר המדינה את פרויקט הקמת מערכת ה-ERP בחח"י. נבדקו בעיקר: תקציב הפרויקט; ניהול לוח הזמנים שלהפרויקט ותכולותיו; יישום מרכזי רווח במערכת; תמיכתה של המערכת בניהול תחומים מרכזיים בחח"י, לרבות תחום הדלקים ותחום הגזברות; והפקת הלקחים מהפרויקט. הביקורת נעשתה בחח"י. .רקע .אגף מערכות מידע ותקשוב (להלן - אמ"ת) שייך לחטיבת התקשוב בחח"י ואחראי לתכנון, לפיתוח, להקמה ולתחזוקה שוטפת של תשתיות ומערכות מידע ותקשורת בחברה. בשנת 2013 היה מספר העובדים באגף כ-830 איש (מהם כ-80% עובדים תקניים ויתרתם עובדים המועסקים באמצעות מיקור חוץ), ותקציבו השנתי היה כ-655 ,מיליון ש"ח. באמ"ת פועלת בין היתר, המחלקה למערכות מידע לניהול משאבים ארגוניים (להלן - המחלקה למערכות מידע), שהיא המחלקה המרכזת את ניהול פרויקט ה -ERP בחח"י. המחלקה מונה כ -130 עובדים (מהם כ-45% .)עובדים תקניים ויתרתם עובדים המועסקים באמצעות מיקור חוץ בדצמבר 2000 הוציאה המחלקה למערכות מידע מסמך "המלצות ליישוםERP בחח"י" (להלן - מסמך ההמלצות), בעקבות פנייתו של מנהל אמ"ת בבקשה לגבש המלצות בנושא יישום חבילת ERP בחח"י. המסמך הציג, בין היתר, את המטרות המרכזיות של הקמת מערכת ה- .ERP ואת מערכות המידע שיש לכלול בה, ובכללן מערכות כספיות, לרבות הגזברות, הרכש והמלאי של הדלקים, ומערכות בתחומים לוגיסטיקה, משאבי אנוש, אחזקת תחנות כוח ותחנות משנה, תחבורה וניהול נכסים. בסיכום המסמך המליצה המחלקה למערכות מידע על הטמעת מערכת ERP .בחח"י .__________________ .9 .תחנת כוח היא מתקן תעשייתי גדול לייצור אנרגיה חשמלית 10 תחנת משנה היא תחנה שבה מורידים את מתח החשמל לרמה המתאימה לחלוקה לצרכנים. 11 מרכז רווח- יחידה בעלת מבנה סגור של הכנסות והוצאות, ללא סבסוד צולב עם פעולות של יחידה אחרת. 1260 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 במצגת אמ"ת לוועדת המחשוב העליונה 12 של חח"י מאוגוסט 2001 בנושא קדם הפרויקט .ERP נכתב כי במסגרת ההיערכות לשנת 2000 נספרו בחח"י כ-250 מערכות מידע, הפועלות בכ-15 ארכיטקטורות13 שונות. כמו כן הובאו דוגמאות לריבוי מערכות בתחומים דומים, כגון שבע מערכות בתחום הרכש וההתקשרויות, ארבע בתחום התחזוקה וחמש בתחום מרכזי העסקים. עוד נכתב במצגת כי "תכולת הפרויקט כ -125 "מערכות וכי קיימות בחח"י עוד כ-70 מערכות שלא יוחלפו במסגרת הפרויקט, ולגבי כ-35 .מערכות עדיין לא התקבלה החלטה בנובמבר 2001 התקיימה ישיבת הנהלה מצומצמת בראשות מנכ"ל חח"י (להלן- המנכ"ל) ובה הוחלט להקים מערכת ERP כחלק מתכניות פיתוח מערכות מידע לניהול העסקים בחח"י. בדצמבר באותה השנה התקיימה ישיבת הנהלה מורחבת בראשות המנכ"ל, ובה נקבע כי פרויקט ה -ERP יובא לאישור דירקטוריון החברה כחלק מאישור תכנית האב האסטרטגית למחשוב חח"י. באותה הישיבה אישר המנכ"ל למנות ועדת היגוי עליונה14 לפרויקט, בראשות המשנה למ נכ"ל, וכן ועדות משנה לכל תחום, שבכל אחת מהן ישמש הסמנכ"ל הרלוונטי כיו"ר. ביוני 2002 ובהמשך למסמך ההמלצות פרסם אמ"ת את מסמך "קדם פרויקט- יישום ERP בחח"י" (להלן- מסמך קדם הפרויקט), אשר נועד לספק לדרג מקבל י ההחלטות בחח"י מידע שיעזור לו לקבל החלטה לגבי יישום מערכת ERP .בחברה, לרבות אופן יישומה במסמך חזר אמ"ת ופירט את המטרות המרכזיות של הפרויקט. כמו כן כלל מסמך קדם הפרויקט פירוט של תכנית היישום המומלצת , לרבות תכולות הפרויקט ולוח הזמנים ליישומן. תכנית היישום שהוצגה במסמך התפרסה על פני ארבע שנים - מספטמבר 2002 ועד ספטמבר 2006 , וכללה שלושה שלבים: השלב הראשון (להלן- שלב א'), שתוכנן לעלות לאוויר15 במרץ 2004 , כלל את יישום המערך הכספי; השלב השני (להלן - שלב ב'), שתוכנן לעלות לאוויר בספטמבר 2005 ,, כלל את יישומי מערכות הרכש, המלאי ההתקשרויות וניהול פרויקטי תכנון והקמה ש ל תחנות כוח ותחנות משנה, לרבות שיפוצים בתחנות והקמת מבנים; השלב השלישי (להלן - שלב ג'), שתוכנן לעלות לאוויר בספטמבר 2006 , כלל את יישום תחומי התחזוקה, משאבי האנוש והגזברות וכן יישום של פתרונות ייעודיים, לרבות לניהול משק הדלקים. לפי סעיף 32 (א) לחוק החברותהממשלתיות, תפקידו של דירקטוריון בחברה ממשלתית הוא, בין היתר, לקבוע את המדיניות הכללית של החברה בתחום מטרותיה וכן לעקוב ברציפות אחרי הגשמת המדיניות, התכניות והתקציבים של החברה. באוגוסט 2002 אישר דירקטוריון חח"י (להלן- הדירקטוריון) את הפרויקט וקבע כי יישום מערכת ERP הכרחי לשיפור השליטה בכלל משאבי הארגון והבקרה עליהם. התקציב שאושר לפרויקט היה 189.6 מיליוני ש"ח16 . בעקבות אישור הפרויקט התקשרה חח"י במאי 2003 עם חברה א' בהסכם לרכישת רישיונות לתכנת ה -ERP ולמתן שירותים נלווים כגון התקנה ותחזוקה 17. כמו כן קיימה חח"י מכרז .__________________ .12 ועדה המורכבת מנציגי ההנהלה המצומצמת של חח"י שתפקידה להתוות מדיניות בתחום המחשוב בחברה. 13 המונח ארכיטקטורה של מערכת מידע מתייחס למבנה היחידות הפיזיות שעליהן מבוססת המערכת - מעבדים, ציוד היקפי וקווי תקשורת, ולקשרים בין יחידות אלו. 14 ,ועדת ההיגוי היא גוף שתפקידו לנווט את הפרויקט אל יעדו ולבצע בקרה שוטפת על ביצועו לרבות עמידה בדרישות התקציב ובלוח הזמנים המתוכנן. 15 העלייה לאוויר היא השלב במחזור החיי ם של מערכת מידע שבו מתחילים לעבוד במערכת החדשה. 16 התקציב היה47.4 מיליון דולר ותורגם על פי4 ש"ח לדולר במסמכי אמ"ת מ- 2009 (ראו פרק תקציב הפרויקט). חברת החשמל לישראל בע"מ 1261 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 לבחירת חברה מיישמת, וגם בו זכתה חברה א'. בדצמבר 2003 נחתם עמה הסכם ליישום תכנת ה -ERP , שכלל בין היתר את ביצוע התכנון והאפיון של המערכת בשיתוף עם עובדי חח"י, ביצוע התקנות של חבילת הבסיס, לרבות פיתוחים מוסכמים ושדרוגים עתידיים, וכן ליווי של חח"י בנושא ההדרכות. לאורך חיי הפרויקט התקשרה חח"י בהסכמים נוספים עם חברה א' ועם חברות אחרות לרכישת מודולים ושירותים הקשורים למערכת ה-ERP. . ביולי 2005 , זמן קצר לפני המועד שנקבע לעלייה לאוויר של שלב א' של הפרויקט- יישום המערך הכספי, נתקל הפרויקט בהתנגדות של ועד עובדי החברה18 , שגרמה לביטול העלייה לאוויר ולעיכוב הפרויקט למשך כשלוש שנים. עלות העיכוב הסתכמה בכ-5 מיליון דולר19 . באפריל 2008 , לאחר הסרת התנגדות ועד העובדים, החל אמ"ת בהערכות להפעלת מערכת ה- .ERP ובאוקטובר 2008 העלה לאוויר את המודול הכספי ואת המודול הלוגיסטי, שנכללו בשלבים א' ו -ב' של הפרויקט בהתאמה, עבור כ - 3,400 משתמשים. זאת נוסף על מודול משאבי אנוש, שנכלל במקור בשלב ג' של הפרויקט, ועלה לאוויר בינואר 2008 עבור200 .משתמשים ביוני 2009 אישר המנכ"ל את פרויקט "הגדרת האסטרטגיה ובניית מפת דרכים ליישום ERP ומימושה" (להלן- פרויקט ההמשך), בתקציב של 201.1 )מיליוני ש"ח (תקציב פיתוח בלבד לשבע שנים - עד הרבעון השלישי של 2016 . בפברואר 2013 הכין אמ"ת תכנית רב-שנתית חדשה ליישומי ה -ERP לשנים 2020 -2013 , שהיקפה הכספ י 320.8 מיליוני ש"ח. לדברי אמ"ת, תכנית זו טרם אושרה עד מועד סיום הביקורת, ספטמבר 2013. מאז עליית המערכת לאוויר בשנת 2008 ועד מועד סיום הביקורת, ספטמבר 2013 , מערכת ה-ERP ,נמצאת בתהליך מתמיד של הרחבת המודולים הקיימים ושל הפעלת מודולים חדשים כמפורט להלן: בינו אר 2010 עלו לאוויר מודול ניהול פרויקטים לפרויקטי חירום ומודול איסוף שעות לפקודת עבודה לפרויקטי חירום; במרץ 2011 עלה לאוויר מודול תחזוקת תחנות כוח ויושם מודול איסוף שעות לפקודת עבודה - שניהם בחטיבת ייצור והולכה; בשנת 2012 עלו לאוויר מודול לניהול נדל"ן, מודו ל לניהול עסקאות מימון ומודול פורטפוליו 20 לתכנית פיתוח להשנאה. כמו כן יושם מודול לניהול פרויקטים להקמת תחנות משנה ולהרחבתן. על פי נתוני אמ"ת, ב- 2013 השתמשו במערכת ה-ERP כ- 5,800 עובדים. לדברי חח"י, המערכת החדשה הובילה שינוי רחב היקף בפעילותה העסקית של החברה ו תרמה רבות, בין היתר, לשפה אחידה בארגון ולאיחוד תהליכים חוצי ארגון. .ניהול התכולה ולוח הזמנים של הפרויקט .ניהול תכולות פרויקט הוא נדבך מרכזי בביצוע כל פרויקט. יש לטפל בו לאורך כל מחזור חיי הפרויקט, החל בשלב הייזום, המשך בביצוע וכלה באישור תוצרי הפרויקט. כמו כן, לביצועו של כל פרויקט יש לקבוע לוח זמנים מוגדר. ניהול הזמן בפרויקט כולל חמישה תהליכים: .__________________ .17 ההתקשרות עם חברה א' נעשתה על בסיס הסכם התקשרות מיום 3.9.01 בין ממשלת ישראל (באמצעות החשב הכללי) לבין חברה א' (מכרז מממ 2000/10 ), ליישום פרויקט מרכב"ה (פרויקט הקמה והטמעה של מערכת מחשוב רוחבית ואחידה במשרדי הממשלה באמצעות תכנת .ERP.) 18 על רקע התנגדותו ליישום מקטעי פעילות במערכת ה-ERP . 19 על פי דיווח מנהל אמ"ת דאז לדירקטוריון חח"י מאוגוסט 2008. 20 מודול לתכנון רב-שנתי של פרויקטים לפרי סת תחנות בישראל המכילות שנאים (תחנות השנאה). 1262 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 הגדרת הפעילויות; הגדרת סִדרן; הערכת זמני הפעילויות; קביעת לוח זמנים הכולל תאריכי התחלה וסיום לכל פעילות; ובקרת לוח הזמנים, לרבות בחינת השינויים שאושרו וייזום פעילויות למניעת פערים בלתי -רצויים 21. האוגדן למנהל פרויקט באמ"ת מאגד אוסף הנחיות ונוהלי עבודה לביצוע תהליכי ניהול פרויקט באמ"ת, העוסקים באתחול פרויקט ותכנונו, בבקרה אחר התקדמות הפרויקט ובסיומו. באוגדן נכתב כי הוא מציג את מדיניות מנהל אמ"ת ואת המתודולוגיה בנושא ניה ול פרויקטים, וכי מטרותיו הן גיבוש תורה לניהול פרויקטים באמ"ת והנחלת ידע בקרב מנהלי הפרויקטים כמנוף לשיפור איכות ניהול הפרויקטים. האוגדן כולל, בין היתר, את הנהלים הבאים, שתוקפם מינואר 2006 : ניהול תכולה, ניהול שינויים בתכנית פרויקט, הנחיה לתכנון פרויקט, הנחיה לסיום פרויקט וניהול ועדת היגוי. מספר המערכות שהוחלפו במסגרת הפרויקט נוהל אמ"ת בנושא ניהול תכולה קובע כי "תכולת עבודה מגדירה את מסגרת הפרויקט ומטרותיו ופירוט התוצרים והשירותים שיסופקו". כמו כן, לפי מסמך קדם הפרויקט ולפי מצגת אמ"ת לוועדת ההיגוי העליונה מ נובמבר 2002 , תפקידי ועדת ההיגוי העליונה של הפרויקט כוללים, בין היתר, בקרה שוטפת על ביצוע הפרויקט ואישור חריגות מהתכנון. נוהל אמ"ת בנושא ניהול שינויים בתכנית פרויקט מגדיר "שינוי" כסטייה מתכנית הפרויקט וממסמכי האפיון המאושרים בהיבטים של תכולה, טכנולוגיה, תקציב, משאבים, לוחות זמנים ואיכות. הנוהל קובע כי אם נדרש שינוי בתכנית הפרויקט, על מנהל הפרויקט לנתח את הבקשה לשינוי, לרבות השלכות השינוי על עמידה באבני דרך ראשיות, תקציב ומשאבים ולרבות הפערים בין תכנית הפרויקט העדכנית לחלופות המוצעות. אם השינוי מהותי, עליו לכנס את ועדת ההיגוי בהקדם האפשרי ולהציג את השינוי המבוקש ואת השלכותיו. נוהל אמ"ת בנושא ניהול ועדת היגוי קובע: "כל אישור שהתקבל במהלך הדיון, יירשם בצורה מפורשת עם פרטי ההחלטה, תוך דגש על אישורי תכולה, אישורי תקציב ואישורי לו"ז". כאמור, אחת מהמטרות המרכזיו ת של יישום מערכת ERP בחח"י הייתה צמצום מספר מערכות המידע הפועלות בתחומים דומים ובכלל. במצגת אמ"ת לוועדת המחשוב העליונה מאוגוסט 2001 נכתב שתכולת הפרויקט כוללת כ-125 .מערכות על פי מסמך קדם הפרויקט התפרסה תכנית היישום של הפרויקט על פני ארבע שנים, מספטמבר 2002 (המועד המתוכנן לחתימת החוזה עם החברה המיישמת) ועד ספטמבר 2006 , וכללה את החלפתן של108 מערכות מידע בשלושה שלבי יישום על פי הפירוט הבא (להלן- תכולת העבודה המקורית): 1. שלב א' כלל את יישום המערך הכספי והתשתיות. הוא תוכנן להימשך 18 חודשים ולהחליף 18 מערכותמידע קיימות. 2. שלב ב' כלל את יישום התחומים רכש, מלאי, התקשרויות, ניהול פרויקטי תכנון והקמה של תחנות כוח ותחנות משנה, לרבות שיפוצים בתחנות והקמת מבנים. הוא תוכנן להימשך 24 חודשים ולהחליף36 .מערכות מידע קיימות .__________________ .21 ,שלמה גלוברזון ואבי שטובניהול פרויקטים, תכנון ביצוע ובקרה ( 2004 '), עמ28-29 ,119. חברת החשמל לישראל בע"מ 1263 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 3. שלב ג' כלל את יישום התחומים תחזוקה, משאבי אנוש, תחבורה, השלמות המערך הכספי כגון גזברות ומימון ויישום פתרונות ייעודיים22 ., לרבות פתרון לניהול תחום הדלקים שלב זה תוכנן להימשך 18 חודשים ולהחליף54 .מערכות קיימות עוד נקבע בתכנית היישום כי תהיה חפיפה של שישה חודשים בין כל שני שלבים עוקבים. כמו כן, במצגת אמ"ת לוועדת המחשוב העליונה מנובמבר 2002 נכללה, בין היתר, רשימה מפורטת של מספר המערכות המיועדות להחלפה בכל שלב של הפרויקט וסך הכול 108 .מערכות בישיבת ועדת ההיגוי העליונה בראשות מנכ"ל חח"י ביוני 2004 הציג אמ"ת את עקרונות יישום מערכת ה-ERP בחברה, לרבות יישום בשלבים ומימוש לפי תהליכים עסקיים (ולא לפי מערכות מידע או מבנה ארגוני). כמו כן הציג אמ"ת את תכנית היישום המעודכנת של הפרויקט, שלא כללה נתונים על מספר מערכות המידע המתוכננות להחלפה בכל שלב של הפרויקט. משרד מבקר המדינה השווה את מספר המערכות שיועדו להחלפה על ידי מערכת ה -ERP על פי תכולת העבודה המקורית של הפרויקט, למספר המערכות שהוחלפו בפועל עד אוקטובר 2008 (לאחר שעלו לאוויר המודולים כספים, לוגיסטיקה ומשאבי אנוש), ועד יוני 2013 . :להלן פרטים לוח 1 מספר מערכות המידע שיועדו להחלפה לעומת מספר המערכות שהוחלפו בפועל .שלב .בפרויקט מספר .המערכות .שיועדו .להחלפה מספר .המערכות .שהוחלפו עד .אוקטובר .2008* שיעור הביצוע .עד אוקטובר .2008 מספר .המערכות .שהוחלפו עד .יוני 2013 שיעור הביצוע .עד יוני 2013 .'שלב א 18 17 94% 17 94% .'שלב ב 36 24 67% 24 67% .'שלב ג 54 2 4% 13 24% .סה"כ 108 43 40% 54 50% .* מספר זה כולל גם שבע מערכות שבוטלו בחח"י מסיבות שאינן קשורות ליישום מערכת ה-ERP. . מהלוח עולה כי עד אוקטובר 2008 הוחלפו41 מבין54 ( מערכות 76% ) שיועדו להחלפה בשלבים א' ו -ב' של הפרויקט ורק 43 מבין108 ( המערכות 40% ) שיועדו להחלפה במסגרת הפרויקטכולו. עוד עולה כי עד יוני 2013 הוחלפו רק מחצית מהמערכות (54 ) שיועדו להחלפה במסגרת הפרויקט על פי תכולת העבודה המקורית שלו. יודגש כי עם המערכות שלא הוחלפו נמנות מערכות מרכזיות כגון המערכות לניהול תחום הדלקים ומערכת הגזברות (ראו להלן). .__________________ .22 רכיבים הקיימים בתכנת ה -ERP על מנת לתת מענה לנושאים ייחודיים המאפיינים תעשיות מסוימות. 1264 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 משרד מבקר המדינה מעיר כ י אף שמטרה מרכזית של הפרויקט הייתה צמצום מספר המערכות, ואף שתכולת העבודה המקורית שלו כללה את החלפתן של 108 מהן, אמ"ת לא הביא לבחינתה ולאישורה של ועדת ההיגוי העליונה את השינוי במספר המערכות שיועדו להחלפה במסגרת הפרויקט, כנדרש בנהליו. משום כך גם לא נבחנו השלכות השינוי, לרבות העמידה ביעדי הפרויקט. בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי הערת הביקורת מקובלת עליה וכי בהמשך יישום הפרויקט בכוונתה להשלים את החלפת מרבית המערכות בהתאם לתכנון המקורי, למעט מערכות שהתברר כי לא ניתן ליישמן ב-ERP . בחינה ואישור של שינויים ביישוםשלב ג' של הפרויקט נוהל אמ"ת בנושא הנחיה לתכנון פרויקט קובע כי השלב הראשון בתכנון הוא הכנת תכנית הפרויקט ברמת -על, שהיא תכנית שלדית של כל הפרויקט. תכנית זו תתבסס על מסמך ההתארגנות המאושר ותהיה הבסיס לתכנית הפרויקט המפורטת. כמו כן, תכנית הפרויקט תובא לאישור ועדת ההיגוי, אישור שהוא תנאי מקדים לתכנון המפורט. עוד קובע הנוהל כי כל שינוי בתכנית הפרויקט חייב לעבור תהליך מסודר של בחינה ואישור. רק לאחר בדיקת ההשלכות הנובעות מהשינויים המוצעים ואישורם על ידי הגורמים המוסמכים (מינהלה, ועדת היגוי או שתיהן), ניתן לעדכן את תכנית הפרויקט ולפרסמה כגרסה חדשה. נוהל אמ"ת בנושא ניהול שינויים בתכנית הפרויקט קובע כי אם נדרש שינוי בתכנית הפרויקט, על מנהלו לנתח את הבקשה לשינוי, לרבות השלכותיו על עמידה באבני דרך ראשיות והפערים בין תכנית הפרויקט העדכנית לחלופות המוצעות. אם השינוי מהותי, עליו להציג לוועדת ההיגוי את השינוי המבוקש ואת השלכותיו. נוהל אמ"ת בנושא הנחיה לסיום פרויקט קובע: "אישור עקרוני לסיומו/ביטולו/הקפאתו של הפרויקט, יתקבל בכתב מיו"ר ועדת ההיגוי". כאמור, בינואר 2008 העלה אמ"ת לאוויר את מודול מש אבי אנוש (שנכלל בשלב ב' של הפרויקט), ובאוקטובר 2008 העלה לאוויר את המודול הכספי והמודול הלוגיסטי (שנכללו בשלבים א' ו -ב' בהתאמה). על פי לוח זמנים מעודכן של הפרויקט שהציג אמ"ת לוועדת ההיגוי העליונה ביוני 2004 , יישומו של שלב ג' תוכנן להתחיל באוקטובר 2005 ולהסתיים 18 חודשים לאחר מכן- באפריל 2007 . 1. במצגות לוועדת ההיגוי העליונה למחשוב בנובמבר 2005 ובדצמבר 2006 הציג מנהל אמ"ת את תכנית העבודה ואבני דרך מרכזיות לשנת 2007 '. אבני הדרך שהוצגו עבור שלב ג היו: סיום שלב האפיון למודול התחזוקה במחוזות - דצמבר 2007 ; ביצו ע בדיקת ישימות למודול התחזוקה לייצור והולכה - מרץ 2007 ; ואפיון תהליכים עסקיים למודול ניהול פרויקטים - דצמבר 2007 . הביקורת העלתה כי בנובמבר 2005 ,, כאשר הסתמן עיכוב משמעותי בלוח הזמנים אמ"ת לא הביא לאישור ועדת ההיגוי העליונה עדכון של לוח הזמנים לשלב ג' כולו, אלא הציג תכנית עבודה שנתית בלבד. לפיכך לא הייתה בפני הוועדה תמונה מלאה של הדחייה בלוח הזמנים של שלב ג' והשלכותיה על יישום הפרויקט כולו. בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי במועד כינוסה של ועדת ההיגוי בנובמבר 2005 הייתה חח"י בעיצומו של משבר השבתת הפרויקט ולא הייתה ודאות לגבי לוח זמנים להמשכו ולגבי תכולתו, ולכן הוצגו לוועדה רק נושאים שביצועם היה ודאי. חברת החשמל לישראל בע"מ 1265 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 2. בספטמבר 2008 הוציא אמ"ת מסמך דיווח רבעוני לסמנכ"ל החטיבה למשאבים אסטרטגיים המסכם את פעילות הרבעון השני של 2008 '. במסמך נכתב כי "בפועל בשלב א הופעל מודול משאב י אנוש ובשלב ב' יופעלו מודול מלאי, רכש, התקשרויות והמודול הפיננסי". עוד נכתב כי "בוטל שלב ג' ובמקומו יערך תכנון מחודש להמשך הפרויקט " (ההדגשה אינה במקור). באותו המסמך דיווח אמ"ת על כמה אבני דרך שנכללו בשלב ג' של הפרויקט ובוצעו בשנת 2008 , כגון סיום אפיונו של מודול התחזוקה עבור יחידת כיבוי האש וביצוע בדיקות ישימות למודול התחזוקה עבור יחידות ההולכה וההשנאה, בתי המלאכה ואגף הייצור. הביקורת העלתה כי אף שביטול שלב ג' הוא שינוי משמעותי ויסודי בתכנית הפרויקט, אמ"ת לא הביא את הנושא לבחינתה ולאישורה של ועדת ההיגוי העליונה, כנדרש בנהליו. משום כך גם לא הוצגו לוועדה הטעמים לביטול שלב ג' והשלכות הביטול. בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי הערת הביקורת מקובלת עליה וכי השבתת הפרויקט גררה שינויים מהותיים ובלתי-נמנעים בתכניתו. עם זאת, "בנקודת הזמן הנוכחית רוב מרכיבי שלב ג' יושמו או נמצאים ביישום [23] ."ומיעוטם מתוכננים ליישום בטווח הקרוב 3. בשנת 2009 המשיך אמ"ת בתהליך יישום ה-ERP על בסיס תכנית עבודה שנתית. על פי מצגת אמ"ת לוועדת המחשוב העליונה מפברואר 2009 , תכנית העבודה לפרויקט לשנת 2009 כללה את אבני הדרך הבאות: סיום ההטמעה והיי צוב של יישומי הכספים והלוגיסטיקה; הרחבת יישום משאבי האנוש; סיום אפיון תחום התחזוקה והפעלת תחום ניהול הפרויקטים לפרויקטי חירום. ביוני 2009 אישר המנכ"ל את התכנית הרב-שנתית לתקשוב לשנים 2015 -2010 , שכללה30 פרויקטים, ביניהם פרויקט ההמשך ל -ERP . פרויקט ההמשך תוכ נן לשבע שנים, מהרבעון השני של 2009 ועד הרבעון השלישי של 2016 , בחלוקה לשני שלבים: השלב הראשון הוערך בארבעה עד שישה חודשים, ומטרתו הייתה הגדרת אסטרטגיה ובניית מפת דרכים להמשך יישום מערכת ה-ERP .בחח"י; השלב השני היה מימוש היישומים שהוחלט עליהם בשלב הראשון תוצרי השלב הראשון של פרויקט ההמשך רוכזו במסמך אמ"ת שכונה "מפת הדרכים ליישום .ERP בחח"י לשנים 2015 -2011 " (להלן - מפת הדרכים), שהוצג לוועדת ההיגוי העליונה למחשוב בפברואר 2010 ואושר על ידה. כמו כן המסמך הוצג להנהלת חח"י במרץ אותה שנה. מפת הדרכים כללה, בין היתר, את המשך היישום של נושאים שנכללו בשלב ג' של הפרויקט המקורי, כגון תחזוקה, ניהול פרויקטים, תחבורה ויישום פתרון מחשובי לניהול מערך הדלקים. הביקורת העלתה כי אף שנוהל אמ"ת קובע כי אם נדרש שינוי בתכנית הפרויקט, יש לנתח את השלכותיו ואת הפערים בין תכנית הפרויקט לחלופות המוצעות, במועד ביטול שלב ג' אמ"ת לא הציג לוועדת ההיגוי העליונה תכנית יישום חדשה להמשך הפרויקט ומשום כך גם לא הציג את ההבדלים בינה לבין התכנית שבוטלה. תכנית יישום חדשה להמשך הפרויקט - מפת הדרכים, אושרה רק בפברואר 2010 , .'למעלה משנה לאחר ביטול שלב ג .__________________ .23 במסגרתתכנית היישום להמשך פרויקט ה -ERP. 1266 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 בתשובתה מנובמבר 2013 .מסרה חח"י כי הערת הביקורת מקובלת עליה .מעורבות ועדת ההיגוי העליונה בפרויקט .נוהל אמ"ת בנושא ניהול ועדת היגוי קובע: "ועדת ההיגוי הינה גוף שתפקידו לנווט את הפרויקט אל יעדו". הוועדה כוללת מנהלים ונציגי גורמים מעורבים, והיא מתכנסת באופן תדיר ועוקבת אחר התקדמות הפרויקט. תדירות כינוסה נקבעת בהתאם לסוג הפרויקט ולהתקדמותו, באופן שיאפשר לה בקרה וניווט יעילים. עוד קובע הנוהל כי "כל אישור שהתקבל במהלך הדיון, יירשם בצורה מפורשת עם פרטי ההחלטה, תוך דגש על אישורי תכולה, אישורי תקציב ואישורי לו"ז". לפי מסמכי אמ"ת מ- 2002 , תפקידי ועדת ההיגוי העליונה של הפרויקט הם, בין היתר, הכוונה של אסטרטגיה ומדיניות, הנחיה ואישור של תכנית עבודה ולוח ות זמנים, קביעת סדרי עדיפויות ובקרה שוטפת על ביצוע הפרויקט, לרבות עמידה בדרישות התקציב ובלוח הזמנים המתוכנן, אישור חריגות מהתכנון ודיווח למנכ"ל על התקדמות ועל חריגים בפרויקט. בפברואר 2010 אישרה ועדת ההיגוי העליונה את מפת הדרכים ואת תכנית העבודה ל- 2010 . הוועדה התכנסה פעם נוספת בפברואר 2012 - שנתיים מאוחר יותר, אז הציג אמ"ת את תכנית העבודה ל - 2012 ואת ביצוע תכנית העבודה לשנת 2011 ,. מאז ועד מועד סיום הביקורת ספטמבר 2013 ., לא התכנסה הוועדה משרד מבקר המדינה מעיר כי ועדת ההיגוי העליונה של הפרויקט לא התכנסה במשך שנתיים - מפברואר 2010 ועד פברואר 2012 , וכן לא התכנסה במשך שנה וחצי - מפברואר 2012 ועד מועד סיום הביקורת, ספטמבר 2013 . יוצא אפוא שהוועדה לא אישרה את תכנית העבודה השנתית של הפרויקט ואת תקציבו לשנים 2011 ו- 2013 ולא קיימה בקרה על יישום תכנית העבודה השנתית ועל מימוש התקציב של שנת 2012 . זאת בניגוד לנוהל אמ"ת הקובע כי עליה להתכנס בתדירות שתאפשר לה בקרה וניווט יעילים, ואף שתפקידה כולל גם את אישור תכנית העבודה ובקרה שוטפת על ביצוע הפרויקט ועל תקציבו. משרד מבקר המדינה מעיר לוועדת ההיגוי העליונה כי נוכח מורכבות הפרויק ט והיקפו הכספי הגדול, מן הראוי שתתכנס בתדירות שתאפשר לה לקיים בקרה נאותה עליו, כפי שנקבע בנוהלי אמ"ת. בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי תפעל לכינוס ועדת ההיגוי העליונה ולעדכונה בתדירות שתאפשר לה לקיים בקרה נאותה על הפרויקט. .תקציב הפרויקט .תקציב פרויקט מפ רט את ההוצאות הכספיות הצפויות בו לפרק הזמן שתוכנן ואת מקורות מימונו. ניהול עלויות הפרויקט כולל את התהליכים הדרושים כדי להבטיח שהפרויקט יבוצע במסגרת התקציב שנקבע, לרבות תכנון המשאבים, הערכת העלויות ותקצובן ובקרת העלויות. חברת החשמל לישראל בע"מ 1267 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 על פי מסמך קדם הפרויקט מ- 2002 ועל פי מצגת אמ"ת לוועדת ההיגוי העליונה מנובמבר 2002 , תקציב פרויקט ה -ERP היה47.4 ( מיליון דולר 189.6 מיליון ש"ח). תקציב זה התבסס על אומדן עלויות לפרויקט שביצע אמ"ת, ושכלל עלויות פיתוח, תחזוקה ותפעול (הדרכה והטמעה) עבור יישומו המלא של הפרויקט, מתחילתו בשנת 2002 ועד סיומו המתוכנן בשנת 2006 ,. על פי אומדן העלויות לפרויקט תוקצבו עלויות ספקים חיצוניים לרבות עלות רישיונות לחבילת התכנה, חמרה, הדרכות ותחזוקת רישיונות וחמרה, בכ -27 מיליון דולר. עלות כוח אדם פנימי מחח"י לצורך יישום המערכת תוקצבה בכ-20 .מיליון דולר ביוני 2009 אישר מנכ"ל חח"י את פרויקט ההמשך ל-ERP , בהיקף כספי של 201.1 מיליוני ש"ח (תקציב פיתוח בלבד) עד שנת 2016 . כאמור, בשנת 2013 הכין אמ"ת תכנית רב-שנתית חדשה ליישומי ה-ERP לשנים 2020 -2013 , בהיקף כספי של 320.8 .מיליוני ש"ח בשנת 2012 עדכן אמ"ת את אופן הדיווח על נתוני התכנון והביצוע של תקציב הפרויקט כך שיכללו גם עלויות פחת ועלויות כלליות, בהתאם לשיטת הדיווח של חח"י בדוחות כספיים אחרים. על פי נתוני אמ"ת עמד התקציב הכולל של הפרויקט, משנת 2003 ועד סוף שנת 2012 , לרבות הוצאות פיתוח, תחזוקה ותפעול ועלויות פחת וכלליות, על כ-517 .מיליון ש"ח הניצול התקציבי לאותה תקופה הסתכם בכ-442 .מיליון ש"ח הכנת תקציב השקעה כוללת לפרויקט נוהל חח"י "הכנת התקציב עדכונו ובקרתו" מגדיר כי "תקציב השקעה כוללת מאושר הוא תקציב רב -שנתי המאושר על ידי דירקטוריון החברה, הכולל את סך המשאבים הנדרשים ועלותם, לאורך חיי הפרויקט". עוד קובע הנוהל כי "בפרויקטי ם רב שנתיים בהיקף כספי כולל של מעל 5 מיליון ש"ח... יוכן תקציב השקעה כוללת, הכולל את תכניות העבודה והצעות התקציב לשנת התקציב ולשנים עתידיות". בדוח ביקורת פנימית של חח"י בנושא התכנית האסטרטגית לתקשוב מ- 2012 נכתב כי אמ"ת לא הציג תקציב השקעה כוללת לפרויקט ההמשך ל-ERP בשנים 2010 ו- 2011 וכי "לדעת הביקורת, פרויקט בסדר גודל של שדרוג מערכת ה-ERP צריך להיות רשום בספר תקציבי השקעות כוללות לפרויקטים, בהתאם לנוהל החברה". עוד נכתב כי יש להכין תקציב השקעה כוללת עבור פרויקט ההמשך ל -ERP. ביולי 2012 התקיים דיון בראשות מנכ"ל חח"י שעסק בדוח האמור. בדיון קבע המנכ"ל כי "ככלל, כשיש פרויקט אחד, גם במידה ויש תחתיו מספר פרויקטי משנה, נדרש להציג תקציב השקעה כוללת לפרויקט כולו". באוקטובר 2012 התקיימה ישיבה של ועדת הביקורת של הדירקטוריו ן באותו הנושא, ובה הוחלט כי "יוכן תקציב השקעה כוללת לפרויקט שדרוג מערכת ERP." הביקורת העלתה כי למרות הנוהל האמור והחלטות המנכ"ל וועדת הביקורת של הדירקטוריון כי יש להכין תקציב השקעה כוללת לפרויקט ההמשך ל- ERP , אמ"ת לא הכין תקציב השקעה כוללת לפרויקט לשנת 2013 . משרד מבקר המדינה מעיר כי נוכח היקפו הכספי הגדול של הפרויקט, ומאחר שהוא נמשך כעשר שנים ומתוכנן להימשך עוד כשבע שנים, עד 2020 , על אמ"ת להכין תקציב השקעה כוללת לפרויקט, כנדרש בנוהלי החברה. זאת על מנת שלמקבלי ההחלטות (ההנהלה והדירקטוריון) תהיה תמונה מדויקת וכוללת של נתוני התכנון והביצוע התקציביים של הפרויקט. 1268 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי עד שנת 2008 נוהל תקציב הפרויקט כתקציב השקעה כוללת. בשנים 2012 -2009 הוחלט בחברה על מעבר לתקצוב שנתי, בשל התפיסה שלפיה מערכת ה -ERP היא תשתית ליישום פרויקטים, ולכל פרויקט ה מבוצע על בסיס תשתית זו יוגש תקציב השקעה כוללת נפרד. בשנת 2012 הוחלט לחזור ולנהל את תקציב כלל פרויקט ה -ERP כתקציב השקעה כוללת, ובמהלך שנת 2013 הוגש תקציב השקעה כוללת לפרויקט לשנים 2022 -2014 . בתשובה נוספת מינואר 2014 מסרה חח"י כי בעקבות הערת הביקורת הוגדר פרויקט ה -ERP .בתקציב חח"י כהשקעה כוללת דיווח ובקרה תקציבית כאמור, על פי מסמכי אמ"ת מ - 2002 , תפקידי ועדת ההיגוי העליונה של הפרויקט הם, בין היתר, קיום בקרה שוטפת על ביצוע הפרויקט, לרבות עמידה בדרישות התקציב ובלוח הזמנים המתוכנן ואישור חריגות מהתכנון. נוהל אמ"ת בנושא בקרה פרויקטאלית קובע כי "יש לבצע מעקב אחר עלויות הפרויקט בפועל, על מנת לעמוד בלוחות הזמנים ובמסגרת התקציב המאושרת... חל איסור מוחלט על חריגה מתקציב הפרויקט המאושר. במקרה ונדרש לבצע שינוי בתקציב הפרויקט, יש לקבל אישור מוועדת ההיגוי של הפרויקט". 1. על פי מסמך קדם הפרויקט מיוני 2002 , תקציב פרויקט ה-ERP בסך 189.6 מיליון ש"ח התפרס על פני שלושת שלבי היישום כדלקמן: שלב א' של הפרויקט, שכלל את יישום המערך הכספי והתשתיות, תוקצב ב -47.6 ,מיליון ש"ח; שלב ב', שכלל את יישום מערכות הרכש המלאי, ההתקשרויות וניהול הפרויקטים, תוקצב ב -81.2 מיליון ש"ח; ושלב ג', שכלל את יישום תחומי התחזוקה, משאבי האנוש, התחבורה, השלמות המערך הכספי, כגון גזברות ומימון, ויישום פתרונות ייעודיים, תוקצב ב-60.8 .מיליון ש"ח בפברואר 2010 דיווח אמ"ת לוועדת ההיגוי העליונה של הפרויקט כי התקציב המתוכנן של הפרויקט, על פי תכנית האב, מתחילתו ועד סוף שנת 2009 , היה 189.6 מיליוני ש"ח, והניצול התקציבי, נכון לסוף שנת 2009 , הסתכם ב- 187.9 מיליוני ש"ח (כ-99% .) הביקורת העלתה כי אף ש- 99% מתקציב הפרויקט נוצלו עד סוף 2009 , חלק גדול מתכולות המערכת טרם בוצע באותה ה עת. לדוגמה, מערכות הגזברות, הדלקים והתחבורה לא יושמו כלל, ויישומם של תחומים אחרים, כגון תחזוקה וניהול פרויקטים, לא הסתיים. בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי בעקבות השבתת הפרויקט השתבש תכנון שלבי היישום, שלב ג' כולו בוטל ונוספו הוצאות שגרמו לחריגה תקציבית - לרבות עלות השבתה, עלות יישום הרחבות ושינויים שנבעו מפרק הזמן הארוך שבו היישום היה מוכן ולא הופעל, עלות שדרוג טכנולוגי ורכיבים לא מתוכננים. משרד מבקר המדינה מעיר כי הניצול המלא של תקציב הפרויקט למול הביצוע החלקי של תכולותיו משמעו חריגה מהתקציב. לפיכך היה על אמ"ת להציג לוועדת ההיגוי העליונה את השינויים בתקציב היישום של השלבים בפרויקט ושל המודולים השונים ולבקש את אישורה, כנדרש בנוהלי אמ"ת. חברת החשמל לישראל בע"מ 1269 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 בתשובותיה מנובמבר 2013 ומינואר 2014 מסרה חח"י כי הערת הביקורת מקובלת עליה, וכי בעתיד כל שינוי בתקציב יובא לוועדת ההיגוי העליונה לאישור. 2. בדוח לסמנכ"ל החטיבה למשאבים אסטרטגיים, בנושא סיכום הרבעון הרביעי של שנת 2008 , דיווח אמ"ת כי התקציב המתוכנן לפרויקט עמד על47.4 ( מיליון דולר 189.6 מיליון ש"ח). עוד דיווח כי "התקציב המתוכנן כלל הוצאות הדרכה והטמעה, אולם משנת 2008 (עקב שינוי בתקנות חשבונאיות) הוצאות אלה נכללות בתקציב התפעול ואי לכך לא מוצגות בניצול התקציבי". הביקורת העלתה כי הוצאות ההדרכה וההטמעה של הפרויקט עד סוף שנת 2009 הסתכמו בכ-21.4 מיליון ש"ח. יוצא אפוא שהניצול התקציבי הכולל של הפרויקט בסוף 2009 עמד על 209 ,מיליוני ש"ח כלומר ניצול תקציבי של 110% , ולא 99% .כפי שהציג אמ"ת לוועדת ההיגוי העליונה .משרד מבקר המדינה מעיר כי נוכח העובדה שתכנון תקציב הפרויקט כלל גם תקציב להדרכה ולהטמעה, אמ"ת היה צריך להציג עלויות אלה כחלק בלתי-נפרד מהניצול התקציבי של הפרויקט. עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי נוכח החריגה בעלויות הפרויקט, אמ"ת היה צריך לבקש את אישור ועדת ההיג וי העליונה להגדלת התקציב, כנדרש בנהליו. בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי הערת הביקורת מקובלת עליה. החברה הסבירה כי בהתאם להנחיות חשבונאיות, הועברו ב- 2008 הוצאות ההדרכה וההטמעה מתקציב הפיתוח לתקציב התפעול. כל הרכיבים נכללו והוצגו בתקציב, אולם נשמטו בדיווח י הביצוע שבהם דווחו רק רכיבי ההשקעה. 3. בישיבת ועדת ההיגוי העליונה בפברואר 2012 אישרה הוועדה את התקציב הכולל של הפרויקט לשנת 2012 , לרבות תקציב הפיתוח, התחזוקה והתפעול, בסכום של 64 מיליוני ש"ח. באותה הישיבה הציג אמ"ת את התקציב המצטבר לפרויקט - תקציב פיתוח ב לבד, לשנים 2011 -2003 , באופן הבא: תכנון התקציב היה 274.8 מיליוני ש"ח, וביצוע התקציב הסתכם ב- 260.8 מיליוני ש"ח. יצוין כי על פי נתוני חח"י, תקציב התפעול והתחזוקה לשנים 2011 - 2003 , שלא הוצג בפני ועדת ההיגוי העליונה, היה כ-67 מיליוני ש"ח וביצועו הסתכם בכ-52 מיליוני ש"ח. הביקורת העלתה כי אף על פי שהתקציב השנתי של הפרויקט כלל תקציב פיתוח, תחזוקה ותפעול, אמ"ת הציג לוועדת ההיגוי העליונה נתוני ביצוע מצטברים לשנים 2011 -2003 .שכללו את עלות הפיתוח בלבד משרד מבקר המדינה מעיר כי הצגת נתוני ביצוע תקציב הפיתוח בלבד, בלא עלויות תפעול ותחזוקה, היא הצגה חסרה של הנתונים. על אמ"ת לכלול בנתוני הביצוע את כלל עלויות הפרויקט ולהציגם באופן זה לוועדת ההיגוי, על מנת שזו תוכל לקבל החלטות על בסיס מידע מלא ואמין. בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי הערת הביקורת מקובלת עליה וכי אמ"ת פועל בימים אלה לניהול עלויות תפעול ותחזוקה לפי פרויקטים, כפי שמנוהלות עלויות הפיתוח. 1270 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 .יישום מרכזי רווח במערכת .חח"י עוסקת בייצור, הולכה וחלוקה של חשמל מתוקף רישיונות שנתנה לה מדינת ישראל והיא הוגדרה כספק שירות חיוני בגין פעילויות אלו. על פי סעיף 39 לתקנות משק החשמל (תנאים ונהלים למתן רישיון וחובות בעל רישיון), התשנ"ח - 1997 (להלן- תקנות משק החשמל), מחויב ספק שירות חיוני להגיש דוחות כספיים שנתיים מבוקרים בידי רואה חשבון בנפרד לכל אזור, לכל פעילות ולכל מרכז רווח, וכן להגיש דוחות מאוחדים לעניין פעילויותיו, לפי כל הרישיו נות שבידו. מרכז רווח מוגדר בתקנות אלו כ"יחידה בעלת מבנה הכנסות והוצאות סגור, ללא סבסוד צולב עם פעולות של יחידה אחרת". לפי מסמך ההמלצות ומסמך קדם הפרויקט, אחת מהמטרות המרכזיות של פרויקט ה -ERP הייתה הקניית היכולת להגיש דוחות כספיים מבוקרים לפי מרכזי רווח. במסמכים האמורים נכתב כי בעקבות הארכת תוקף רישיונות ייצור החשמל, הוטלה על חח"י החובה להגיש למשרד התשתיות ולרשות החברות דוחות כספיים מבוקרים של היחידות העסקיות. במסמך קדם הפרויקט נכתב גם כי "יישום דרישה זו אינו בר ביצוע במערך ובמבנה המידע הקיים, ללא שכתובן של מערכות מידע רבות הנוגעות לתהליך זה. הפקת דוחות במתכונת מרכזי עסקים במערכות ERP הינו פשוט ומובנה בבסיס המערכת... מערכותERP תאפשרנה לתמוך ביתר גמישות גם בדוחות אחרים הנדרשים על ידי הרשויות השונות, לדוגמא: ניהול תעריפים נפרדים למערכות ייצור, הולכה והשנאה וחלוקה הנדרשים על ידי רשות החשמל". בעת הצגת פרויקט ה-ERP בפני דירקטוריון החברה במאי 2002 התייחס מנהל אמ"ת דאז לנושא מרכזי הרווח באומרו "חבילת ה-ERP מאפשרת לעבוד הן בשיטה של מרכזי עלות[24] (הנהוגה כיום בחברה), והן בשיטה של מרכזי רווח... ההחלטה אם לעבור לדוחות מבוקרים או לא היא החלטה ניהולית, שתתקבל במסגרת בה מתקבלות כל ההחלטות של החברה, ובהתאם לדרישות הרשויות השונות". ביחס לכך אמר חבר הדירקטוריון כי "זה יהיה פספוס גדול אם יהיה לחברה את הכלי הזה והיא לא תשתמש בו". באוגוסט באותה השנה הציג מנהל אמ"ת דאז לדירקטוריון את תרומות פרויקט ה -ERP לחברה, לרבות מתן מענה לדרישות המידע של הרשויות השונות (רשות החשמל, משרד התשתיות ועוד). 1. בינואר 2003 'התקיימה ישיבה מס1 של ועדת ההיגוי לתחום הפיננסי ב-ERP (להלן- ועדת ההיגוי הפיננסית), שעם חבריה נמנו מנהל אמ"ת וסמנכ"ל כספים וכ לכלה בחח"י. בישיבה נדון נושא ההיערכות ליישום דוחות כספיים מבוקרים לפי מרכזי רווח על פי חוק משק החשמל, והנושא נקבע כ"פעילות לביצוע בטווח הקצר - עד למאי 2003 ." בהחלטת הממשלה בנושא רפורמה במשק החשמל ממרץ 200325 הוחלט לפעול להסדרת משק החשמל, ובכלל זה לתקן את חוק משק החשמל. התיקון האמור התקבל בכנסת ביוני 200326 ונועד ליצור תנאים להתפתחות תחרות במשק החשמל, על ידי קביעת הגבלות על מתן רישיונות לפעילויות מקטעי שרשרת החשמל27 . .__________________ .24 מרכז עלות הוא אובייקט במודול הבקרה של מערכת ה -ERP ,המצוי מתחת לרמת מרכז רווח ומייצג ישות ארגונית (מחלקה, אגף וכדומה) אשר אחראית לניהול ההוצאות ולבקרה עליהן. מרכזי העלות מאפשרים ניהול היררכי של הוצאות משלבי התכנון ועד צבירת העלויות בפועל. 25 'החלטת ממשלה מס104 מתאריך 25.3.03. 26 חוק משק החשמל, התשנ"ו- 1996 - 'תיקון מס2 , ספר החוקים 1892 , 1.6.2003. 27 בהתאם לתיקון האמור, מבנה משק החשמל יהיה במתכונת שבה מתקיימת הפרדה בין מקטעי שרשרת החשמל (ייצור, הולכה וחלוקה), וזאת באמצעות הגבלות על מתן רישיונות לפעילויות אלה. חברת החשמל לישראל בע"מ 1271 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 ב- 4.5.03 התקיימה "התייעצות בנושא פרויקט ה-ERP " בראשות המנכ"ל דאז. מנהל אמ"ת דאז אמר כי ארגון העובדים טוען שה-ERP עלול לסייע בפירוק החברה ובהפרטתה, ולדעת ארגון העובדים עצירת הפרויקט עשויה לעצור את התהליכים הקשורים בשינויים המבניים. מנהל אגף חשבונאות וכלכלה אמר: "אם חח"י תלך להמשך פיתוח ה -ERP במתכונתשל חברה אחת ואכן יהיו שינויים מבניים אז כל ההשקעה עלולה לרדת לטמיון". בסיכום הדיון החליט המנכ"ל דאז: "עד לקביעת עתיד מבנה החברה, המערכת שתפותח לא תייצר דוחות מבוקרים למרכזי רווח וכאשר יתברר נושא עתידה של החברה נשוב ונדון בסוגיה זו שנית". בסיכום ישיבה מס' 3 של ועדת ההיגוי הפיננסית מ- 14.5.03 נכתב: "על פי דברי המנכ"ל, עם תו של החוק החדש הדן בשינוי מבני של חברת החשמל בטלות המחויבויות לגבי מרכזי ]א[העל רווח מבוקרים. לפיכך היישום יטפל במצב הקיים, דהיינו דוחות על פי מרכזי העסקים במתכונת הקיימת". משרד מבקר המדינה מעיר כי חח"י נמנעה מלהניח את תשתית המחשוב הנדרשת לקיום תקנות משק החשמל בדבר הגשת דוחות כספיים מבוקרים לפי מרכזי רווח. יודגש כי החלטת הממשלה ממרץ 2003 על הסדרת משק החשמל והתיקון לחוק משק החשמל מיוני 2003 , אין בהם כדי לבטל את חובתה של חח"י להגיש דוחות כאלו, כנדרש בתקנות משק החשמל. בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי תהליך ניהול מרכזי רווח טרם מומש ניהולית וארגונית, שכן ביצועו ויישומו נדונים ומטופלים בהיבטים אשר עיקרם ביצוע הרפורמה ושינוי מבני שטרם הגיעו לכלל מימוש. במצגת אמ"ת לוועדת הביקורת של הדירקטוריון מיוני 2003 בנושא יישום מערכת ה-ERP בחח"י נכתב כי בפברואר 2003 התקיימה ישיבה של ועדת ההיגוי העליונה ובה הוחלט על חובת אישור המנכ"ל לכל שינוי שיידרש במערכת, ועל הצורך בגיבוש עמדה בנושא הדוחות הכספיים המבוקרים למרכזים העסקיים. כמו כן הוצג לוח זמנים להיערכות לפרויקט ה-ERP ולניהולו, שכלל בין היתר פעילות "תכנון וניתוח מרכזי רווח מבוקרים" בחודשים מרץ-מאי 2003 . הביקורת העלתה כי אף שהחלטת המנכ"ל דאז על אי-יישום מרכזי רווח מבוקרים במערכת ה- ERP התקבלה כבר במאי 2003 , במצגת אמ"ת לוועדת הביקורת של הדירקטוריון ביוני 2003 לאהוזכר כי התקבלה החלטה כזו. על פי הדוחות הכספיים של חח"י ליום 31.12.03 הודיעה החברה למינהל החשמל במשרד התשתיות (להלן - מינהל החשמל) ולרשות החברות כי היישום של דוחות כספיים מבוקרים למרכזי רווח יעוכב כל עוד לא תיקבענה המלצות ועדת המנכ"לים 28 ותאומצנה על ידי כל הגורמים המעורבים, וזאת מפאת חוסר המידע לגבי אופן היישום. במרץ 2004 הודיע מינהל החשמל לחברה כי ההיערכות לשינויים מבניים במשק החשמל, במסגרת ועדת המנכ"לים, אינה סיבה לעכב את היישום עד קבלת המלצות הוועדה, וכי במסגרת יישום פרויקט מערכת מחשוב בחברה יש לכלול את יישום מרכזי הרווח המבוקרים. .__________________ .28 לצורך יישום חוק משק החשמל, מינו בדצמבר 2003 שר האוצר ושר התשתיות הלאומיות צוות יישום בהשתתפות מנכ"ל משרד האוצר, מנכ"ל משרד התשתיות הלאומיות, מנכ"ל חח"י ומנהל רשות החברות. 1272 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 הביקורת העלתה כי למרות הודעת מינהל החשמל לחח"י ממרץ 2004 כי יש לכלול את יישום מרכזי הרווח המבוקרים במערכת ה - ERP , המשיכה החברה בפיתוח המערכת על פי תפיסת היישום של חברה אחת - ללא מרכזי רווח. במסמך אמ"ת "דיווח חצי שנתי לוועדת הביקורת של הדירקטוריון" מאוקטובר 2004 נכתב בנושא סטטוס יישום החלטות במסגרת פרויקט ERP כי המנכ"ל קיבל החלטה באוגוסט 200329 , שלפיה תהיה תפיסת היישום הפיננסי על פי המצב הקיים ועל פי שיטת מרכזי העסקים הנהוגה בחח"י. עוד נכתב כי בישיבת ועדת ההיגוי הפיננסית בסוף ספטמבר 200330 .הונחה צוות הפרויקט ליישם את השלב הפיננסי לפי הנחיה זו הביקורת העלתה כי אמ"ת דיווח לוועדת הביקורת של הדירקטוריון יותר משנה לאחר שהמנכ"ל דאז קיבל את ההחלטה שלא ליישם מרכזי רווח במערכת ה- ERP , בעת שיישום המודול הכספי של המערכת כבר היה בשלב מתקדם. במועד הדיווח לא ניתן היה לשנות את ההחלטה בנוגע לתפיסת היישום של המערכת ללא עלויות נוספות וללא דחייה בלוחות הזמנים של הפרויקט. משרד מבקר המדינה מעיר למנכ"ל חח"י דאז כי לא דיווח לדירקטוריון על החלטתו ליישם את המערכת ללא מרכזי רווח מבוקרים במועד קבלת ההחלטה, מאי 2003 ., וממילא לא ביקש את אישורו בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי הנושא מדווח באופן שוטף לדירקטוריון במסגרת הדיווחים בנושא הרפורמה בחברה. בתשובתו מנובמבר 2013 ציין מנכ"ל חח"י דאז כי הפרויקט לא נבנה על מנת להפיק דוחות לפי מרכזי רווח, הגם שזו הייתה אחת ממטרות הלוואי שלו, וכי החלטתו להתקדם במישור של מרכזי עסקים נבעה מהרצון להשיג יתרונות ביישום הפרויקט בקצב מהיר, בפרט משום שבאותה העת עמדת הרשויות לגבי השינוי המבני לא הייתה מגובשת. עוד ציין המנכ"ל דאז כי למעט סוגיית מרכזי הרווח, שהתברר שיישומה אינו פשוט במבנה של חח"י, הפרויקט נוהל היטב עד המשבר שנבע מדרישת רשות החברות בדבר רמת הפירוט של מרכזי הרווח, משבר שהביא להשבתת הפרויקט על ידי ועד העובדים לזמן ממושך. עוד הוסיף כי הדירקטוריון היה מעורב וקיבל דיווחים שוטפים על התקדמות הפרויקט ועל הבעיות במישור מרכזי הרווח. 2. בספטמבר 2004 העלתה רשות החברות דרישה כי חח"י תיערך להכנת דוחות כספיים מבוקרים ל-17 מקטעי פעילות. בישיבת דירקטוריון חח"י מינואר 2005 דיווח המנכ"ל דאז כי מבדיקה שעשתה החברה ומהתייעצות עם חברה א' עולה כי היישום האמור במערכת ה-ERP יארך23 חודשים. באותה הי שיבה אמר מנהל אמ"ת: "אלמלא פרויקט חלוקת הדוחות הכספיים למקטעים, היינו מסיימים את השלב הפיננסי ב -ERP בעוד כחצי שנה... אם אנו נכנסים לנושא של המקטעים, נדרשים קודם כל 8 חודשים של גיבוש מתודולוגיה, ומכאן מתחילה עבודת המחשוב". עוד באותה הישיבה העיר נציג רשות החברות בדירקטוריון כי "החברה טעתה בהחלטה שלה ליישם מערכת ERP כמערכת מלמעלה לפני שנתיים" (המושג "מלמעלה" מתייחס למערכת .__________________ .29 על פי מסמכי אמ"ת, החלטת המנכ"ל בנושא מרכזי הרווח התקבלה ב - 4.5.03. 30 על פי מסמכי אמ"ת, ההנחיה בנושא יישום מערכת ה-ERP בתפיסה של חברה אחת נמסרה לצוות הפרויקט ב- 14.5.03 . חברת החשמל לישראל בע"מ 1273 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 מידע ללא מרכזי רווח מבוקרים). הוא הוסיף: "הממשלה דרשה מהחברה כבר לפני שנתיים ליישם ERP מלמטה" (המושג "מלמטה" מתייחס למערכת הכוללת מרכזי רווח מבוקרים). בספטמבר 2005 התקיימה ישיבת דירקטוריון נוספת באותו נושא. בישיבה הציג אמ"ת את הפעילויות שבוצעו במסגרת ההתארגנות ליישום דוחות כספיים מבוקרים למקטעי פעילות, ועדכן כי בעקבות ההתארגנות האמורה הודיע ארגון העובדים לראשונה בינואר 2005 ובשנייה באפריל 2005 על עיצומים בנושא. כאמור, ביולי באותה השנה נעצר הפרויקט על ידי ועד העובדים למשך כשלוש שנים, עד אפריל 2008. באותה הישיבה התייחס נציג רשות החברות לנושא מרכזי הרווח והלין על כך שחח"י לא השקיעה בבניית מערכת ERP שתיתן תמונה מלאה כנדרש. הוא ציין כי אף שההנהלה סיכמה עם גורמי המדינה השונים (לרבות רשות החברות, משרד האוצר ומשרד התשתיות) כי ברגע שתהיה לה מערכת מחשוב מתאימה היא תיישם את מרכזי הרווח הנדרשים, הדבר לא בוצע. הוא הוסיף כי יש שורה של חברות עסקיות וממשלתיות שמיישמות את מרכזי הרווח, ככלי לניהול תפעולי נכון. בישיבת הדירקטוריון כשלוש שנים לאחר מכן, באוגוסט 2008 , הציג מנהל אמ"ת את עליית פרויקט ה-ERP ...לאוויר ואמר, בין היתר: "המערכת משקפת את המצב הנוכחי של החברה לא יהיה מרכזי רווח מבוקרים. זו פאזה נוספת שנצטרך לעשות בעתיד". בביאור לדוחותיה הכספיים המאוחדים ש ל חח"י ליום 31.12.12 נכתב כי החברה החליטה בינואר 2005 להיערך על מנת לאפשר עריכת דוחות כספיים נפרדים לכל פעילות, כנדרש בהוראות רשות החברות, בין היתר באמצעות פתרון מחשובי, אך ביצוע העבודה נדחה בעקבות עיצומים שנקטו העובדים, ועד יום החתימה על הדוחות הכספיים לא חלה כל התפתחות בנושא. בביאור אחר באותו הדוח נכתב: "החברה אינה מגישה דוחות כספיים מבוקרים למרכזי רווח כנדרש במרבית רישיונותיה (כולל רישיונות הייצור החדשים שקיבלה החברה) ואינה מגישה דוחות כספיים שנתיים מבוקרים בנפרד לכל אזור, לכל פעילות, לכל יחידת ייצור או תחנת כוח, אלא מגישה דוחות כספיים מבוקרים לפעילות החברה בכללותה. ככל הידוע לחברה, אי הגשת דוחות כספיים בהתאם לנדרש ברישיונות החברה ידועה לרשות החשמל ולמשרד האנרגיה והמים". עוד נכתב באותו הביאור: "יוער, כי סוגיית הדיווח הכספי וניהול פעילות החברה לפי מרכזי רו וח מהווה מרכיב במתווה ההבנות אשר גובש בקשר לשינוי המבני... ולפיו החברה תפעל באמצעות מרכזי רווח שיאפשרו שקיפות מלאה ושיוך עלויות במודל שייקבע לפי אופי הפעילות של החברה. לפיכך, החברה מעריכה כי נושא זה אמור להיות מוסדר במסגרת השינוי המבני שיוסכם. יחד עם זאת, ועל אף שלמועד הדוח לא הוטלו על החברה סנקציות כלשהן בעניין זה, לדעת הנהלת החברה והדירקטוריון, כל עוד נושא הדיווח לפי מרכזי הרווח לא ייפתר, קיימת חשיפה לפיה עלולים להינקט נגד החברה צעדים או הליכים בגין אי עמידה בהוראות האמורות ברישיונותיה". מעיון בדוחות הכספיים השנתיים של חח"י לשנים 2003 -2011 עולה כי בכל אחד מהם מצוין שהחברה אינה מגישה דוחות כספיים מבוקרים לפי מרכזי רווח. משרד מבקר המדינה מעיר כי אף שהגשת דוחות כספיים מבוקרים לפי מרכזי רווח הייתה אחת מהמטרות המרכזיות של הפרויקט, ואף שהדבר נדרש בתקנות משק החשמל וברישיונות החברה, הדבר לא מומש במערכת ה - ERP , בין היתר משום התנגדות ועד העובדים. 1274 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי תהליך ניהול מרכזי רווח לא מומש במסגרת פרויקט ה-ERP שכן מימושו הוא בגדר הסכמה לביצוע מתווה ההבנות של השינוי המבני, אשר כאמור טרם מומש בחברה עד היום. .מחשוב תחום הדלקים .חומרי הגלם המשמשים את חח"י לייצור חשמל הם דלקים מסוגים שונים: פחם, מזוט, גז טבעי וסולר (להלן - דלקים). ההוצאה בגין דלקים היא ההוצאה התפעולית הגבוהה ביותר של החברה, והיא הסתכמה ב-12.9 מיליארד ש"ח ב- 2011 וב-19.5 מיליארד ש"ח31 ב- 2012 - כ-51% .מסך ההוצאות התפעוליות בשנים אלו מערכת ERP מאפשרת, בין היתר, ליצור אחידות בתהליכי עבודה בחברה, לרבות בתהליכי רכש מוצרים ושירותים. כמו כן, היא מסייעת לפיקוח ולבקרה כספית, בשל השימוש בבסיס נתונים משותף, המונע כפילויות וחוסר התאמה בין נתונים ז הים שקיימים במערכות מידע שונות בארגון. תחום הדלקים בחח"י מנוהל באמצעות שלוש מערכות מידע שפותחו ב- 1994 וב- 200032 , והן משמשות לניהול נושאי המלאי, הרכש והמעקב אחר צריכת הדלקים. כמו כן, מידע רב בנושא הדלקים מנוהל זה שנים באמצעות טבלאות אקסל ובאופן ידני, לרבות החוזים עם ספקי הדלקים, הוצאת הזמנות לרכש דלקים ואישורן וביצוע בקרה על ההתאמה בין הזמנות הדלקים לבין החשבוניות שהתקבלו בגינן, בהיקפים של מיליארדי ש"ח בשנה. מערכת ה-ERP אינה משמשת לניהול נושאי המלאי, הרכש וצריכת הדלקים, אלא רק לניהול המכירה של תוצרי הלוואי ש ל הדלקים ולקבלת מידע על חשבוניות ועל ערך מלאי הדלקים. במצב זה, הוזנו בשנת 2012 חשבוניות רכש דלקים בהיקף של כ -15.7 מיליארדי ש"ח באופן ידני לשתי מערכות במקביל - מערכת ה-ERP .ומערכת הדלקים הקיימת בשנת 2009 ביצעה חברת ייעוץ חיצונית סקר בנושא "סיכוני מעילה והונאה בחח"י" (להלן - סקר הסיכונים). המלצותיה אומצו על ידי ועדת הביקורת של הדירקטוריון ביוני 2009 . עורכי הסקר איתרו 21 סיכונים בהתייחס לפעילות מינהל הדלקים - שישה מהם סווגו כסיכונים שרמתם גבוהה או גבוהה מאוד. שני סיכונים שסווגו כגבוהים מאוד היו סיכון לזיוף פר טי התקשרות או פרטי תשלום במערכות המידע של חח"י וסיכון להקמת ספק דלקים פיקטיבי והעברת דרישות תשלום בלי שהתקבלו דלקים. כדי למנוע סיכונים אלה המליצו עורכי הסקר "להעביר את מערכת מינהל הדלקים לתשתית ה - ERP או לגבש פתרון מחשובי אחר " (ההדגשה אינה במקור). במועד סיו ם הביקורת, ספטמבר 2013 , חח"י הייתה בעיצומו של תהליך פיתוח מערכת חדשה לניהול תחום הדלקים (ראו להלן). .__________________ .31 על פי דוחותיה הכספיים של חח"י לשנה שהסתיימה ב- 31.12.12 , הוצאות הדלקים בשנת 2012 כוללות סכום של 5.175 מיליארד ש"ח שהועבר לנכספיקוח, שהוא נכס מאזני המייצג עלויות שהתהוו לחח"י אך לא נרשמו כהוצאה שוטפת. 32 מערכת "משק דלקים" (משנת 1994 ), מערכת "לוב"י" ומערכת "יומנ"ת" (שתיהן משנת 2000.) חברת החשמל לישראל בע"מ 1275 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 בדיקת ישימות לתחום הדלקים נוהל מפת"ח (מתודולוגיה לפיתוח ולתחזוקה) הוא נוהל מסגרת לטיפול בכל פעילות המתבצעת בתחום המחשוב בארגון, הן ברמת מערכת יחידה והן ברמת הארגון בכללותו. ברמת מערכת יחידה, היינו רמת הפרויקט, מגדיר נוהל מפת"ח כיצד לנהל מערכת ממוחשבת בכל היקף ומכל סוג שהוא, לפתחה ולתחזקה. ממשלת ישראל הכריזה על נוהל מפת"ח נוהל מחייב לכל מערכות עיבוד הנתונים הממשלתיות. אמ"ת פועל על פי הוראות הנוהל האמור. לפי נוהל מפת"ח, עקב ההשלכות האסטרטגיות של יישום מערכת ERP בארגון, יש לבצע בשלב הייזום ניתוח מעמיק כדי לבדוק אם הפתרון המוצע ליישום המערכת הוא הדרך המומלצת לארגון, בין היתר על ידי ביצוע בדיקת ישימות (היתכנות) לפרויקט. עוד על פי נוהל זה, בחינת ישימות הפרויקט היא כלי מרכזי וחיוני ביותר עבור מנהל הפרויקט. כלי זה מסייע באיתור נקודות תורפה וכשלים פוטנציאליים, העשויים לגרום לחריגות משמעותיות בלוחות הזמנים, בעלויות ובתוכני הפרויקט. נוהל אמ"ת בנושא הנחיה לאתחול פרויקט מאוקטובר 2006 מגדיר בדיקת היתכנות (להלן- בדיקת ישימות) כ"בדיקה מקדימה שנועדה לאתר בשלב מוקדם בעיות או דרישות מיוחדות (אילוצים) שהם תנאי הכרחי לביצוע הפרויקט". עוד הוא קובע כי שלב ייזום הפרויקט ייעשה על פי הנחיות נוהל מפת"ח. על פי מסמכי אמ"ת, כל אחד משלבי פרויקט ה -ERP מתבצע על פי מתודולוגיית יישום ייחודית של תכנת ה-ERP :שלפיה מחולק מחזור חיי יישום הפרויקט לחמישה פרקים מרכזיים היערכות, אפיון תהליכים עסקיים וניתוח פערים (לרבות בדיקת ישימות), יישום המערכת, הכנות לקראת העלייה לאוויר ועלייה לאוויר. במסמך קדם הפרויקט נכללו המערכות לניהול רכש ומלאי הדלקים ברשימת המערכות המתוכננות ליישום בשלב ג' של הפרויקט. במסמך אמ"ת "דוח פעילות שנתי לשנת 2006 " ממרץ 2007 דיווח אמ"ת על ביצוע בדיקות ישימות לכמה תחומים שנכללו בשלב ג' של הפרויקט, כגון הגזברות והתחזוקה, אולם לגבי תחום הדלקים לא נמסר כל דיווח. כאמור, בספטמבר 2008 דיווח אמ"ת לסמנכ"ל החטיבה למשאבים אסטרטגיים כי שלב ג' של הפרויקט בוטל ובמקומו ייעשה תכנון מחודש להמשך הפרויקט. ביוני 2009 אישר מנכ"ל חח"י תכנית רב-שנתית לתקשוב לשנים 2015 -2010 , שכללה בין היתר את פרויקט "יישום כלים מתקדמים לניהול משק הדלקים"33 (להלן- פרויקט דישון). פרויקט דישון נועד לתת מענה ממוחשב לניהול משק הדלקים, עבור כל סוגי הדלק, בהיבטים הבאים: מעקב, חיזוי ועיתוד של צריכת דלקים, ניהול מלאי ואספקה וכן ניהול רכש והתקשרויות. הוא תוקצב ב-8 מיליוני ש"ח ותוכנן להתחיל ברבעון הראשון של שנת 2010 ולהסתיים כשנה וחצילאחר מכן, ברבעון השלישי של 2012 . בנובמבר 2009 מינה המשנה למנכ"ל חח"י ועדת היגוי לפרויקט דישון (להלן- ועדת היגוי דישון) בראשות מנהל אגף הייצור. על פי כתב המינוי של הוועדה היא נועדה לעסוק, בין היתר, בנושאים הבאים: הגדרת צורכי המחשוב של החברה בכל התהליכים ה עסקיים, התפעוליים והניהוליים בנושא הדלקים בה; אישור בחירת כלים ומוצרים במסגרת פרויקט דישון; ואישור ובקרה על התקדמות תכנית העבודה ומימוש התקציב של הפרויקט. .__________________ .33 הפרויקט הוצג כאחד מ -17 פרויקטים בעדיפות עליונה בתכנית הרב -שנתית לתקשוב 2012 - 2009. 1276 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 במאי 2010 אישרה ועדת היגוי דישון לצוות פרויקט דישון לבצע בדיקת ישימות לבחינת מידת ההתאמה של מערכת ה-ERP .לדרישות הפונקציונליות שהוגדרו עבור המערכת החדשה בנובמבר 2010 הציג צוות הפרויקט את תוצאות בדיקת הישימות לוועדת היגוי דישון, וזו החליטה שבינואר 2011 יתחיל הצוות בביצוע תהליך אפיון מפורט, שבמסגרתו יבדוק את הפערים שזוהו בבדיקת הישימות בין הדרישות מהמערכת החדשה לבין הפתרון שמספקת מערכת ה-ERP . שלב האפיון המפורט נמשך כעשרה חודשים, עד אוקטובר 2011 . בישיבת ועדת ההיגוי דישון מ- 23.10.11 קבע יו"ר הוועדה: "לא ניתן להישאר במצב הקיים של מספר מערכות המחשוב של הדלקים היות והחלטות הנהלה ודוחות ביקורת קבעו כי יש לבצע שינוי במצב זה". באותו מועד אישר היו"ר את המלצת צוות פרויקט דישון שלא ליישמו באמצעות חבילת ה -ERP ואת הבחירה בחלופה לפיתוח עצמי, לרבות העברה של הנתונים הנדרשים למערכת ה-ERP . הביקורת העלתה כי אף שנוהל אמ"ת ונוהל מפת"ח קובעים כי יש לבצע בדיקת ישימות בשלב מוקדם של הפרויקט, ואף שאמ"ת ביצע בדיקות ישימות לתחומים אחרים שנכללו בשלב ג' של הפרויקט כבר ב - 2006 , בדיקת הישימות לתחום הדלקים החלה רק במאי 2010 , כארבע שנים וחצי לאחר המועד המתוכנן להתחלתו של שלב ג' בפרויקט - אוקטובר 2005. עוד העלתה הביקורת כי אמ"ת לא ביקש את אישורה של ועדת ההיגוי העליונה לדחיית בדיקת הישימות לניהול תחום הדלקים, ומשום כך גם לא הביא בפניה טעמים מהותיים המחייבים דחייה זו. משרד מבקר המדינה מעיר כי נוכח מרכזיותו של תחום הדלקים בחח"י, מן הראוי היה שאמ"ת יבצע בדיקת ישימות לנושא במועדה - כפי שנקבע בלוח הזמנים של הפרויקט וכנדרש בנהליו. העיכוב בביצוע בדיקת הישימות גרם לעיכוב בתהליך מחשוב תחום הדלקים כולו. בתשובותיה מנובמבר 2013 ומינואר 2014 מסרה חח"י כי כל שינוי בתכניות העבודה יובא לוועדת ההיגוי העליונה לאישור. עוד ציינה כי דחיית בדיקת הישימות של תחום הדל קים במערכת ה-ERP נבעה מהשבתת הפרויקט, שנמשכה כמעט שלוש שנים. עקב הדחייה הייתה אי-התאמה בין גרסת מערכת ה -ERP לבין הגרסה הזמינה של מודול הדלקים, והדבר חייב שדרוג של מערכת ה-ERP , שנמשך כמה חודשים נוספים. חח"י הוסיפה כי בדיקת הישימות של מודול הדלקים הייתה מותנ ית בהשלמת יישום המודול הלוגיסטי, אשר עלה לאוויר רק בסוף 2008 .ורק אחרי מועד זה ועם סיום השדרוג ניתן היה להתחיל בבדיקה זו ההחלטה על פיתוח מערכת חדשה לניהול תחום הדלקים 1. בישיבת הנהלה בדרג סמנכ"לים בראשות מנכ"ל חח"י, שהתקיימה בפברואר 2010 , קבע המנכ"ל כי צריך להיות ברור כי משהוחלט כי ERP היא הפלטפורמה המרכזית לתפעול המחשוב, הכול ירוכז בה; החברה צריכה להתאים עצמה ל -ERP ולפעול במסגרתה ככל שהדבר מתאפשר על פי יכולות המערכת. הוא הוסיף כי חריגה מעיקרון זה מחייבת הצדקה מפורטת ותיעשה רק בנסיבות חריגות. באותו מועד אישר המנכ"ל את תכנית העבודה לפרויקט ה-ERP לשנת 2010 , שכללה את נושא "ניהול משק דלקים". במצגת אמ"ת שהוצגה בישיבה זו נכתב שהנהלת החברה מאשררת את גישת אמ"ת שלפיה מערכת ה-ERP היא כלי אסטרטגי לניהול כלל משאבי החברה. במצגת נכללה גם מפת הדרכים ליישום ERP בחח"י ל- 2015- 2011 , שכללה את יישום מערך הדלקים ב-ERP עד אוקטובר 2012. חברת החשמל לישראל בע"מ 1277 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 כאמור, באוקטובר 2011 אישר יו"ר ועדת ההיגוי דישון את המלצת צוות פרויקט דישון שלא ליישמו באמצעות חבילת ה -ERP ואת הבחירה בחלופה לפיתוח עצמי. חודש מאוחר יותר הוציא אמ"ת את "מסמך ייזום דישון - מערכת ממוח שבת לניהול דלקים לייצור חשמל ואנרגיה", ובו פירוט תכנית הפיתוח של מערכת מידע חדשה וייעודית לניהול משק הדלקים ויישומה. על פי תכנית זו, למערכת החדשה יהיה מאגר נתונים אחד ויחיד והיא תקבל נתונים ותעביר אותם למערכת ה-ERP באמצעות מנשקים. עוד על פי התכנית, המערכת תפותח בשלבים ועל פי נושאים ותיתן מענה לכלל סוגי הדלק בחח"י - החל בשלב התכנון, דרך הרכש והאספקה, ההתחשבנות וניהול ערך המלאי ותזרים המזומנים וכלה בניצול הדלקים לצורך ייצור החשמל וניהול הפסולת ותוצרי הלוואי של תהליך הייצור. בינואר 2012 התקיימה ישיבת ועדתהיגוי דישון בראשות המשנה למנכ"ל, ובה הוצגו בפניו הסיבות להחלטה שלא לפתח את מערכת ניהול הדלקים ב-ERP והוצגה תכנית עבודה לפיתוח עצמי של מערכת ייעודית לניהול הדלקים. באותו מועד אישר המשנה למנכ"ל את תכנית העבודה של המערכת החדשה, שלפיה פיתוח המערכת יושלם במועדי ם הבאים: גז - יוני 2013 ; פחם- יוני 2014 ; דלקים נוזליים- דצמבר 2014. משרד מבקר המדינה מעיר כי לאור מרכזיותו של תחום הדלקים בחברה והיקפו הכספי הגבוה, ונוכח הנחיית מנכ"ל חח"י מפברואר 2010 שלפיה מערכת ה- ERP היא הפלטפורמה המרכזית לתפעול המחשוב וחריגה מכך מחייבת הצדקה מפורטת ותיעשה רק בנסיבות חריגות, ומאחר שמפת הדרכים שהציג אמ"ת באותו המועד כללה את יישום תחום הדלקים ב - ERP עד אוקטובר 2012 - היה ראוי שאמ"ת יביא לבחינה ולאישור של המנכ"ל ושל ועדת ההיגוי העליונה את החלטת ועדת היגוי דישון שלא לכלול את תחום הדלקים במערכת ה- ERP . בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי אמ"ת פעל בהתאם להחלטת המנכ"ל, אשר הדגיש שרק בנסיבות מיוחדות ומוצדקות לא יבוצע היישום במערכת ה-ERP . לאחר בדיקות התאמה מפורטות התברר שאין אפשרות להתבסס על מודול הדלקים במערכת ה-ERP . הנושא הובא לאישור ועדת ההיגוי ליישום תחום הדלקים (ועדת היגוי דישון), בראשות המשנה למנכ"ל וסמנכ"ל ייצור והולכה, וזו אישרה את המלצות הצוות המקצועי, שאכן מתקיימות במקרה זה הסיבות המיוחדות שלא לכלול את תחום הדלקים במערכת ה-ERP. 2. על פי דוח ביקורת פנימית של חח"י מ - 2013 בנושא "אפקטיביות ויעילות של מודולים במערכת ה -ERP ", באפריל 2011 רכשה חח"י מחברה ב' (יצרן תכנת ה -ERP ) חבילת מוצרים ב-4.2 מיליון ש"ח, וביניהם מודול של מערכת ה-ERP לניהול תחום הדלקים (להלן- מודול הדלקים). עלות המודול הייתה כ- 550,000 ש"ח. כמו כן התחייבה חח"י לשלם לחברה ב' כ- 93,000 ש"ח מדי שנה, עד שנת 2022 , בגין תחזוקת המודול. לפיכך, העלות הכוללת של מודול הדלקים היא כ-1.5 מיליון ש"ח. הרכישה בוצעה בטרם הסתיים הליך האפיון שעליו הוחלט בוועדת היגוי דישון בנובמבר 2010 . הליך זה הסתיים כאמור באוקטובר 2011 , כשהוחלט שלא ליישם את תחום הדלקים ב-ERP .אלא לפתח מערכת ייעודית לניהול תחום זה עולה אפוא כי מודול הדלקים נרכש כחצי שנה לפני סיום הליך האפיון המפורט לבדיקת התאמתו לצורכי חח"י. 1278 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי רכישת מודול הדלקים התבצעה לאחר בדיקת הישימות העקרונית, שממנה עלה שהמודול ניתן ליישום במערכת ה -ERP . עוד ציינה כי רכישת מודול הדלקים הייתה חלק מעסקת רכש של סל מוצרים שבה קיימת לחח"י הזכות להחליף מוצר אחד במוצר אחר מהסל, אם מתברר שהמוצר שרכשה לא ניתן לשימוש או לא נדרש. משרד מבקר המד ינה מעיר כי נוכח מורכבות תהליך בדיקת התאמתו של מודול הדלקים לצורכי חח"י ונוכח עלות המודול, היה ראוי לדחות את ההחלטה בעניין רכישתו עד תום הליך הבדיקה המלא, לרבות האפיון המפורט. הערה זו מקבלת משנה תוקף לאור העובדה שמסיכומי ישיבות ועדת היגוי דישון מפברואר וממאי 2011 עולה כי במועד רכישת המודול, אפריל 2011 , לא הייתה ודאות לגבי התאמתו לצורכי חח"י. תהליך רכש הדלקים בדיון בראשות המנכ"ל בספטמבר 2004 וכן בדיווח חצי -שנתי לוועדת הביקורת של הדירקטוריון באוקטובר 2004 ובישיבת דירקטוריון מאוגוסט 2008 בנושא פרויקט ה-ERP , הציג אמ"ת, בין היתר, את העיקרון שלפיו תחום הרכש וההתקשרויות ב-ERP אמור להיות מעטפת אחידה לכל סוגי הרכש. עוד נאמר כי מערכת ה-ERP תיצור סטנדרטיזציה תהליכית ושפה ארגונית אחת ותגביר את האינטגרציה בין מערך הרכש ובין המערך הכספי. מאז יישום המודול הכספי והמודול הלוגיסטי במערכת ה-ERP מנהלת חח"י את רכש הציוד והשירותים מִספקים, למעט דלקים, באמצעות תהליך המובנה במערכת. התהליך האמור מתחיל בהקמת דרישה לרכש טובין ואישורה בסבב חתימות ממוחשב, המשכו בבקשה להצעות מחיר מספקים, בחירת ספק זוכה, הפקת הזמנת רכש ואישורה בסבב חתימות ממוחשב, וסיומו בקליטת החשבונית ותעודת המשלוח, בדיקתן ואישור החשבונית לתשלום. בדוח ביקורת פנימית של חח"י מ - 2012 בנושא "ביצוע התאמה בין מערכת ERP למערכת מאיר בנושא תשלומים" נכתב כי תהליך הרכש הוטמע במערכת ה-ERP , משלב הקמת דרישת הרכש ועד הפקת הוראת התשלום, וכי היחידות משתמשות בבקרות המובנות במערכת ERP. כאמור, באוקטובר 2011 הוחלט כי תחום הדלקים, לרבות תהליך רכש הדלקים, לא ינוהל במערכת ה-ERP אלא במערכת ייעודית חדשה- מערכת דישון. על פי דיווח אמ"ת למשרד מבקר המדינה בנושא סטטוס יישום פרויקט דישון, עד יוני 2013 הוכנסו לשימוש חמישה רכיבים של המערכת, ו-23 רכיבים נוספים יעלו לאוויר באופן מדורג עד דצמבר 2014 . בדוח ביקורת פנימית של חח"י מ- 2012 בנושא "רכישה ובקרה על שימוש בדלקים" נכתבה הערה שלפיה עד שיסתיים פיתוח מערכת הדלקים החדשה (דצמבר 2014 ) קיימות בקרות חסרות בתהליכי רכש הדלקים. בדוח הומלץ כי חטיבת ייצור והולכה וחטיבת כספים וכלכלה יפעלו בשיתוף אמ"ת לקיצור לוח הזמנים להפעלת מערכת הדלקים החדשה, וכי בתקופת הביניים יפעלו להגברת הבקרה על תהליך הרכש. חברת החשמל לישראל בע"מ 1279 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 הביקורת העלתה כי אף שהוצאות הדלקים היו ההוצאה התפעולית הגדולה ביותר של חח"י בשנים 2011 ו- 2012 (12.9 ו-19.5 מיליארד ש"ח בהתאמה) ואף שכבר בשנת 2009 הומלץ בסקר הסיכונים להעביר את מערכת הדלקים לתשתית ה- ERP או לגבש פתרון מחשובי אחר- עד מועד סיום הביקורת, ספטמבר 2013 , לא יושם במלואו פתרון מחשובי כולל לתחום הדלקים, לרבות לניהול תהליך רכש הדלקים; זאת אף על פי שתהליך מובנה לרכש ציוד ושירותים, למעט דלקים, הוטמע במערכת ה- ERP , כחמש שנים לפני מועד סיום הביקורת. יצוין כי תחום הדלקים נועד להיות מיושם עוד ב- 2006 .בשלב ג' של הפרויקט בתשובתה מנובמבר 2013 ציינה חח"י כי תמיד הייתה בחברה מערכת מידע שתומכת בתחום הדלקים. בהמשך להחלטה שאישר המשנה למנכ"ל, שלא ליישם את תחום הדלקים ב-ERP , .הוחל בפיתוח מערכת חדשה לתחום זה .מחשוב תחום הגזברות .חטיבת כספים וכלכלה בחח"י משמשת יחידת מטה לתכנון המערך הכספי של החברה ולניהולו, והיא כוללת שני אגפים: אגף חשבונא ות וכלכלה ואגף כספים. מחלקת הגזברות שבאגף הכספים אחראית לניהול השוטף של כספי החברה. היא עוסקת, בין היתר, בניהול ובבקרה של כ-80 חשבונות בנק של החברה, בארץ ובחו"ל, במטבע מקומי ובמט"ח, בהיקפים של עשרות מיליארדי ש"ח בשנה. ההיקף הכולל של הפעילות התזרימית של החברה בשנת 2012 נאמד בכ-42 מיליארד ש"ח34 . מחלקת הגזברות פועלת בעיקר באמצעות מערכת המידע "מאי"ר" (להלן- מערכת הגזברות), שפותחה בחח"י לפני כ -15 שנה ועברה התאמות ושינויים לאורך השנים. במסמכי אמ"ת מופיעה מערכת הגזברות ברשימת המערכות הכספיות שיועדו להחלפה בשלב ג' של הפרויקט, שתוכנן להסתיים באפריל 2007 . בדיקת ישימות לתחום הגזברות בשנת 2006 ,'ביצעה מחלקת הגזברות בדיקת ישימות בשיתוף עם אמ"ת ועם נציגי חברה א על מנת לבחון את מידת התאמת מודול הגזברות בתכנת ה-ERP לפעילות המחלקה. מסקנות הבדיקה היו כי מחד, יש יתרונות ביישום מודול הגזברות ב -ERP , וביניהם יצירת תהליך אינטגרטיבי של ביצוע תשלומים ותחזוקת קובץ הספקים במערכת אחת; ומאידך, יש נושאים שאין להם מענה כלל במערכת ה-ERP , כגון ספר גזברות אוטונומי, ניהול ותפעול של אשראי דוקומנטרי35 וערבויות. צוות בדיקת הישימות קבע כי מודול הגזברות ב-ERP "אינו נותן מענה הולם לצרכי הגזברות ולכן אינו ניתן ליישום". עוד נכתב כי "אין ערך מוסף ביישום מערכת .ERP בגזברות על מערכת הגזברות הקיימת " (ההדגשה במקור) וכי מומלץ לפתח מנשק .__________________ .34 על פי דוח ביניים "חברת החשמל לישראל בע"מ - מחסור תזרימי בגין עלויות דלקים ונושאים נוספים - בדיקה", מ - 25.11.12 , שכתבה חברת Goren Capital Group Ltd בסיוע Ernst & Young ', עמ38. 35 אשראי דוקומנטרי הוא מסמך התחייבות של בנק לשלם למוטב האשראי סכום כסף נקוב כנגד הצגת מסמכים המוכיחים משלוח של סחורה וכדומה. 1280 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 ממערכת הגזברות למערכת ה -ERP לשם העברת נתוני הפעילות הגזברית (העברות בין בנקים, הפקדה לפיקדונות ומשיכה מהם, הלוואות, תשלום ריביות וכו'), וכן מנשק ממערכת ה-ERP למערכת הגזברות לשם ביצוע תשלומים (במס"ב36 .), שיקים והעברות בנקאיות בדוח סיכום רבעוני של אמ"ת לסמנכ"ל החטיבה למשאבים אסטרטגיים מיולי 2006 , בנושא התקדמות פרויקט ה-ERP , נכתב כי בעקבות בדיקת הישימות הוחלט שלא ליישם את מודול הגזברות במערכת ה-ERP . הביקורת העלתה כי אמ"ת לא הביא לאישורה ולבחינתה של ועדת ההיגוי העליונה את ההחלטה שלא ליישם את תחום הגזברות במערכת ה - ERP , לרבות ההמלצה לפתח מנשק בין מערכת הגזברות לבין מערכת ה- ERP להעברת הפעילות הגזברית ולביצוע תשלומים; זאת אף שתפקידי הוועדה כוללים בקרה שוטפת על ביצוע הפרויקט ואישור חריגות מהתכנון. יודגש כי ההחלטה שלא ליישם את תחום הגזברות במערכת ה- ERP היא החלטה יסודית ומשמעותית שעל ועדת ההיגוי לדון בה ולבחון אותה. זאת ועוד, רק ב- 2011 , לאחר כחמש שנים, הוחל באפיון המנשק (ראו להלן). בתשובותיה מנובמבר 2013 ומינואר 2014 מסרה חח"י כי הערת הביקורת מקובלת עליה, וכי כל שינוי בתכניות העבודה יובא לוועדת ההיגוי העליונה לאישור. תהליך התשלומים לספקים חח"י מבצעת תשלומים לספקים באמצעות העברות בנקאיות, המחאות ומערכת סליקה בנקאית (מס"ב). על פי נתוני החברה, בשנת 2012 שולמו לספקים באמצעות העברות בנקאיות כ-29 מיליארדי ש"ח, ובאמצעות המחאות- 147 .מיליוני ש"ח סקר הסיכונים שנעשה בחח"י ביוני 2009 קבע: "אף טרם הטמעת מערכת ה -ERP נוהלה הגזברות בסיוע מערכת מידע אוטונומית (מערכת הגזברות). עובדה זו חושפת את החברה לתהליכים ידניים, אשר מעצם טבעם מבוקרים פחות טוב. נוכח זאת, ולאור הנפח הכלכלי הרב שבפעילות הגזברות, מומלץ לפעול ליצירת שלמות של המערכת, אחידות והמשכיות של התהליכים ושקיפות מלאה לכל אורך תהליך התשלום , זאת על ידי ]ההדגשה במקור [ קישור הגזברות אל מערכת המידע שבשימוש החברה (מעבר למערכת ה -ERP או יצירת מנשק), תוך מתן דגש להלימות הקישור לסיכונים הנובעים מריבוי מערכות בחברה ולצרכים התפעוליים של הגזברות". גם דוח ב יקורת פנימית של חח"י מ - 2010 בנושא "תהליכי עבודה והפרדת תפקידים באגף כספים" הגדיר את נושא "הנתק המיכוני בין הגזברות ובין יתר מערכות המידע" בחברה כממצא בדרגת חשיבות גבוהה, והוסיף: "מערכת מאי"ר היא למעשה מערכת אוטונומית שאינה מקושרת לבסיסי נתונים מבוקרים של מערכות אחרות רלוונטיות. שיטת ניהול כפולה של בסיסי נתונים מאפשרת אי התאמה ביניהם ונטרול הפרדת תפקידים קיימת בין הגוף היוזם תשלום והגוף המבצע אותו. מצב זה מחליש את הבקרה על הנתונים ומגביר את הסיכון לשימוש לא נאות במערכת אם בשוגג ואם במכוון ". הה ]ההדגשה במקור [ מלצה באותו הדוח הייתה: "יש לשקול שוב את האפשרות ליישם מערכת הגזברות ב-ERP . לחילופין, יש .__________________ .36 מס"ב- תשלום באמצעות מערכת סליקה בנקאית על ידי שליחת קובץ עם פרטי התשלומים לבנק. חברת החשמל לישראל בע"מ 1281 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 לשקול הגדרת מנשק לפיו רשימת הספקים במערכת מאי"ר ועדכונם יבוצע רק ממערכת ה- .ERP ." 1. ממסמכי אגף חשבונאות וכלכלה עולה כי ב - 2011 הוחל באפיון מנשק דו -צדדי בין מערכת ה-ERP למערכת הגזברות בנושא תשלומים (להלן- המנשק). בסיכום ישיבה בנושא סטטוס פרויקט ה-ERP שהתקיימה בנובמבר 2011 במשרדו של מנהל אגף חשבונאות וכלכלה נכתב שבניית המנשק בשלבי סיום, אך הפתרון אינו נותן מענה לדרישות ה - SOX37 ; זאת משום שלא ניתן יהיה להעביר במנשק את מכלול התשלומים ממערכת הגזברות ל-ERP. הביקורת העלתה כי בעוד שההחלטה מ- 2006 שלא לכלול את תחום הגזברות ב- .ERP יושמה מיד, אפיון המנשק בין מערכת הגזברות לבין מערכת ה- ERP לביצוע תשלומים החל רק ב - 2011 - חמש שנים מאוחר יותר. בעקבות זאת חלה דחייה ניכרת בגיבוש המענה המחשובי בנושא ביצוע התשלומים. 2. תהליך העבודה על המנשק הופסק בעקבות דוח ביקורת פנימית של חח"י מ - 2012 בנושא "ביצוע התאמה בין מערכתERP למערכת מאי"ר בנושא תשלומים", שהמליץ ליישם בהקדם את פעילות התשלומים לספקים בגזברות במערכת ה -ERP . בדוח האמור נכתב כי הנתונים מוזנים ומועברים באופן ידני בין מערכת ה -ERP למערכת מאי"ר ובשל כך, ובשל היקפי התשלומים הגבוהים, קיים סיכון שיבוצעו תשלומים שגויים או שאינם מורשים. בדצמבר 2012 החליט מנהל אגף חשבונאות וכלכלה, ששימש באותה העת מ"מ סמנכ"ל כספים וכלכלה, להקים צוות בהשתתפות נציגי אגף חשבונאות וכלכלה, אגף כספים ואמ"ת, שיחליט על חלופה שתיתן מענה נאות לבעיות שבמצב הקיים. נבדקו שתי חלופות. החלופה הראשונה הייתה יישום כל פעילות התשלומים במערכת ה -ERP והעברת נתונים למערכת הגזברות באמצעות "מנשק קטן לצרכי תפעול גזברי". החלופה השנייה הייתה הקמת מנשק דו- צדדי מלא, הנותן מענה למכלול התשלומים (בניגוד למנשק החלקי שהוחל בפיתוחו ב- 2011 ,) בין מערכת ה-ERP .למערכת הגזברות בינואר 2013 התקיימה ישיבה בנושא "התאמה בין מערכת ERP למערכת מאיר בנושא תשלומים" במשרדו של מ"מ סמנכ"ל כספים וכלכלה, ובה הוא קיבל את המלצת הצוות האמור ליישם את כל פעילות התשלומים במערכת ה-ERP ., כחלופה מועדפת על פני חלופת המנשקים משרד מבקר המדינה מעיר כי החלטת חח"י מ- 2013 לפעול באופן שונה מהמלצת בדיקת הישימות מ - 2006 וליישם את כל פעילות התשלומים ב - ERP , מעמידה בספק את המסקנה הכוללת שאליה הגיע בשעתו צוות הבדיקה, שלפיה אין ערך מוסף ביישום מערכת ה- ERP בגזברות על מערכת הגזברות הקיימת. לאור החלטה זו, מוצע לבחון נושאים אחרים בתחום הגזברות, נוסף על נושא התשלומים, אשר בעקבות בדיקת הישימות ב- 2006 הוחלט שלא ינוהלו במערכת ה- ERP . .__________________ .37 SOX - ( חוק סרבנס אוקסלי Sarbanes -Oxley ), שנחקק בארה"ב ביולי 2002 ושימש בסיס לתקנות ה- SOX הישראלי- תקנות ני"ע התשס"ט- 2009 מ- 24.12.09 . התקנות מחייבות יישום בקרות פנימיות בארגון לשם איתור ומניעה של טעויות ואי-סדרים בתהליך הפקת הדוחות הכספיים, וכן פיקוח ובקרה אחר כלל התהליכים העסקיים המהותיים לדיווח הכספי בארגון. 1282 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 בתשובתה מנובמבר 2013 טענה חח"י כי ביצוע התשלומים וניהול הגזברות הם שני תהליכים שונים ונפרדים, וכי הפונקציונליות הנדרשת בתחום הגזברות עדיין אינה קיימת במערכת ה- .ERP . עוד מעיר משרד מבקר המדינה על כך שבתקופה שבין 2006 (אז התקבלה ההחלטה שלא ליישם את מערכת הגזברות ב - ERP ) לבין 2011 לאהחלה חח"י באפיון המנשק בין מערכת הגזברות לבין מערכת ה- ERP לביצוע תשלומים. אילו עשתה כן, אפשר כי הדבר היה מזרז במידה ניכרת את קבלת ההחלטה בדבר יישום כל פעילות התשלומים ב- ERP .ואת מימושה בתשובתה מינואר 2014 מסרה חח"י כי עקב עיצומי ועד העובדים בשנים 2008 -2006 היא לא ביצעה באותן שנים עבודות בנושא המערכת הפיננסית (להבדיל מבדיקת הישימות במערכת הגזברות). עם עליית המערכת לאוויר ולאחר תקופת התייצבות המערכת החלה החברה בתחילת 2011 באפיון המנשק בין מערכת הגזברות לבין מערכת ה-ERP .לביצוע תשלומים 3. אחת ממטרות פרויקט ה-ERP הייתה שילוב פתרון מחשובי כולל ואינטגרטיבי לניהול המשאבים הפנימיים בחברה. על פי נוהל מפת"ח, במערכת ERP כל המקטעים משולבים בצורה הדוקה ביניהם; הזנת נתון במקטע אחד משפיעה על כל המערכת. על עיקרון זה עמד מנהל אמ"ת בעת הצגת פרויקט ה-ERP לדירקטוריון במאי 2002, באמרו כי במערכת ה-ERP כל נתון מוזן פעם אחת על ידי הגורם האחראי לו ועומד לרשות כל המשתמשים והמערכות הזקוקות לו. כאמור, תהליך התשלומים לספקים בחח"י כולל העברה של נתונים בין מערכת ה -ERP למערכת הגזברות באופן ידני. כמו כן, רישום תנועות התשלום והתאמות הבנק38 שלתשלומים לספקים המבוצעים בהעברות בנקאיות ובהמחאות נעשה בשתי מערכות במקביל - מערכת ה- .ERP .ומערכת הגזברות משרד מבקר המדינה מעיר כי תהליך התשלום לספקים באמצעות העברות בנקאיות והמחאות, שהסתכמו בשנת 2012 בכ-29 מיליארדי ש"ח, כרוך בהעברה ידנית של נתוני תשלומים ורישומם בשתי מערכות - מערכת ה- ERP ומערכת הגזברות. הדבר אינו עולה בקנה אחד עם עיקרון האינטגרטיביות של הקמת מערכת ה- ERP , שלפיו כל מקטעי המערכת משולבים בצורה הדוקה והזנת נתון במקטע אחד משפיעה על כל המערכת. כמו כן, הדבר יוצר כפילות בעבודה ומגדיל את הסיכון לטעויות. בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי הערת הביקורת מקובלת עליה וכי בימים אלה החברה נמצאת בעיצומו של פרויקט ליישום תשלומי הגזברות במערכת ה-ERP. 4. בישיבת ועדת הביקורת של הדירקטוריון בפברואר 2013 הציג אמ"ת לוח זמנים ליישום נושא התשלומים במערכת ה -ERP הבנוי משנ י שלבים, שיושלמו בינואר 2014 ובינואר 2015 . החלטת הוועדה במועד זה הייתה: "...זמן זה הינו הרבה מעבר לנדרש. תיעשה בדיקה מחודשת לקצר את המועד באופן משמעותי". .__________________ .38 התאמת בנק היא תנועת התאמה בין היתרה בחשבונות הבנק של החברה כפי שמדווחת על ידי הבנק לבין היתרה המדווחת בספרי החברה. חברת החשמל לישראל בע"מ 1283 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 באוגוסט 2013 העביר אמ"ת לוועדת הביקורת של הדירקטוריון לוח זמנים מעודכן ליישום נושא התשלומים במערכת ה-ERP כדלקמן: ביצוע תשלומי גזברות בהעברות בנקאיות במאי 2014 וביצוע הפקת המחאות מה-ERP באוקטובר 2014. משרד מבקר המדינה מעיר כי אף שכבר ב- 2009 הומלץ בסקר הסיכונים "לפעול ליצירת שלמות של המערכת" בכל הנוגע לתהליך התשלום לספקים, רק בפברואר 2013 ,, לאחר כארבע שניםהוחל בפעולות ממשיות ליישום הדבר במערכת ה - ERP באופן העומד בדרישות הבקרה על פי כללי ה- SOX. עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי נוכח ההיקף הכספי הגדול של תשלומי חח"י לספקיה, עליה לפעול באופן שיבטיח את יישום הנושא על פי לוח הזמנים שנקבע ואת הבאתו לידי גמר. בתשובתה מנובמבר 2013 .מסרה חח"י כי הערת הביקורת מקובלת עליה .הפקת הלקחים מהפרויקט .הפקת לקחים משלב הפעלת המערכת תהליך הפקת לקחים מאפשר למעצבי המדיניות ללמוד על מידת העמידה ביעדים שהותוו, ומאפשר לארגון על כל דרגיו להסיק מסקנות בנוגע לשיפור תפקודו, לרבות בתחום היעילות והחיסכון39. על פי נוהל אמ"ת בנושא הפקת לקחים מפרויקטי מחשוב ותקשוב, מינואר 2006 (להלן- נוהל הפקת הלקחים), במסגרת תהליך הפקת לקחים ממערכת שפותחה, תבוצע הערכה של תוצרי הפרויקט על סמך תוצאות מבחני הקבלה וסקר משתמשים שיבצעו נציגי אבטחת איכות40. תוצרי שלב זה יאפשרו קבלת תמונה טובה יותר של איכות תוצרי הפרויקט ונקיטת צעדים לשיפורם. בדוח ביקורת פנים של חח"י מיולי 2013 בנושא "אפקטיביות ויעילות של מודולים במערכת ה-ERP " נבדק בין היתר הנושא "בדיקת תועלות והפקת לקחים". בדוח נאמר שכבר בדוחות קודמים הודגשה החשיב ות בקיומו של תהליך הפקת לקחים בפרויקטי מחשוב גדולים, ושוועדת הביקורת של הדירקטוריון קבעה ביוני 2000 כי ככלל יש לקיים תהליך של הפקת לקחים מפרויקטים בתחום מערכות המידע הממוחשבות. עוד נכתב בדוח הביקורת כי "כמתבקש מן הנהלים ומהחלטת ועדת הביקורת, בפרויקט רב -מערכתי ועתיר עלויות, כמו [ 'פרויקט 'מאור ERP , יש לבצע הליך סדור של בחינת התועלות של הפרויקט והפקת ] ."הלקחים ממנו כאמור, בינואר 2008 העלה אמ"ת לאוויר את מודול משאבי אנוש עבור 200 ,משתמשים ובאוקטובר 2008 העלה לאוויר את המודול הכספי והמודול הלוגיסטי עבור 3,400 משתמשים. .__________________ .39 ,מבקר המדינהדוח שנתי 53ב ( 2003 '), בפרק "עבודת המטה במשרדי הממשלה", עמ5 ,54- 53 ,108. 40 .)השייכים לאגף בחטיבה אחרת בחח"י (אגף ארגון, איכות ובטיחות 1284 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 באוגוסט 2010 מונה צוות הפקת לקחים לפרויקט ה -ERP , שהיה אמור להפיק לקחים מהתקופה שבין קבלת האישור להפעלת המודולים הפיננסי והלוגיסטי (אפריל 2008 ) לבין סיום שלב הפעלה זו (סוף שנת 2008 ). בכתב המינוי נאמר כי הצוות יעבוד בהתאם לנוהל הפקת הלקחים מפרויקטים באמ"ת, ויעסוק באיתור וזיהוי של לקחים משלב הפעלת הפרויקט ובהעלאת פתרונות והמלצות לשיפור תהליכי העבודה בפרויקטי יישום חבילות תכנה. משרד מבקר המדינה מעיר כי מאחר שהצוות מונה כשנתיים לאחר עליית המערכת לאוויר, וזמן רב עבר מאז שלב הפעלת המערכת ב- 2008 ועד ביצוע הפקת הלקחים לגביו, יש חשש שלא דווחו בעיות שהיו קיימות בעת העלאת המערכת לאוויר ונפתרו זמן מה לאחר מכן, כך שהלקחים משלב הפעלת המערכת לא שיקפו את מכלול הבעיות שהיו בה. במרץ 2011 פרסם צוות הפקת הלקחים מסמך מסכם שכונה "מסקנות, לקחים והמלצות מהפעלת פרויקט מאור [ERP ". בסיכום המסמך נאמר כי הפעלת מערכת ה ]-ERP הייתה סיפור הצלחה בנסיבות שנוצרו, ובהן היקף הפרויקט והשינוי העצום שנגרם בתהליכי העבודה. עוד נכתב בסיכום כי חח"י לא השכילה להבין שהפעלת מערכת ERP היא שינוי תרבותי תהליכי, ורואה בה הפעלת עוד מערכת תכנה של אמ"ת. עוד נטען במסמך כי הנהלת החברה ולקוחות המערכת לא הפנימו את התפיסה הבסיסית של יישום מערכת ERP , שלפיה "הארגון צריך להתאים את עצמו למערכת ולא להיפך". ממסקנות המסמך עולה בין היתר כי לא היה שיתוף פעולה מספק של משתמשי המערכת בתהליכי בדיקות המערכת (כולל ההסבות), ההדרכה וההטמעה. המערכת "הונחתה" על הרוב המוחלט של המשתמשים "ללא הכנה 'שיווקית' מספקת. ההתנגדות לשינוי... הינה טבעית - אך עוצמת הקושי וההתנגדות הפתיעה. לא היה תהליך של ניהול השינוי. תהליך השיווק של המערכת התבצע ברמות ההנהלה הבכירה (עד דרג הנהלות אגף כולל). לא הייתה ירידה לדרג מנהלי המחלקות". עוד נאמר במסמך כי המשתמשים טענו ש"אמ"ת 'דוהר' בהכנסת נושאים חדשים למערכת, במקום להתמקד תחילה בייצוב המערכת על תכולתה הנוכחית". . .סקר שביעות רצון משתמשים שאלון שביעות רצון של המשתמשים הוא מרכיב חשוב בתחקור מערכת והערכת ה. עם זאת, הכנת שאלון כזה והפעלת ו אינן פשוטות, וכרוכות לא רק ב השקעת משאבים רבים אלא גם ב"רגישויות ארגוניות". ההחלטה אם ל כלול את השאלון בתהליך התחקור נתונה בידי ועדת ההיגוי של התהליך41 . על פי נוהל הפקת הלקחים, ארבעה עד שישה חודשים לאחר סיום שלב הטמעת המערכת יש לבצע סקר בקרב המשתמשים כדי להעריך את מידת שביעות רצונם מהמערכת וכדי לבדוק אם המערכת עומדת במטרות וביעדים שהוצבו לה. .__________________ .41 ההגדרה על פי נוהל מפת"ח. חברת החשמל לישראל בע"מ 1285 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 הבדיקה העלתה כי בניגוד לנוהל הפקת הלקחים, ואף שהמודולים העיקריים של מערכת ה- ERP יושמו כבר ב- 2008 ומקצתם בתחילת 2010 , התקיים בחח"יסקר שביעות רצון מהמערכת רק באוגוסט 2012 - כארבע שנים לאחר העלאת החלק הראשון שלה לאוויר וכשנתיים וחצי לאחר העלאת החלק השני לאוויר. זאת ועוד, אחת מהמלצות מסמך הפקת הלקחים ממרץ 2011 הייתה שיש לבצע סקר שביעות רצון לקוחות, אך בסופו של דבר הוא בוצע רק שנה וחצי לאחר פרסום המסמך. בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי בשל מורכבות המערכת והיקף הפעלתה, הפקת לקחים היא אפקטיבית רק לאחר פרק זמן המאפשר ייצוב, הטמעה ומעבר לשימוש שוטף תוך מיתון ההתנגדות הטבעית שמעוררת כל מערכת חדשה במשתמשים בה. סקר שביעות הרצון (להלן - הסקר) החל בתשאול שבוצע במהלך אוגוסט 2012 במכון הסקרים הטלפוני של המחלקה לסטטיסטיקה וחקר שווקים בחח"י. הסקר הקיף שבעה מודולים של מערכת ה-ERP : מכירות, משאבי אנוש, ניהול פרויקטים, איסוף שעות לפקודת עבודה, פיננסי, תחזוקה ולוגיסטי. הדגימה נעשתה מקובץ שבו נרשמו נתוני כניסות העובדים למערכת ה-ERP (ללא הבחנה בין המודולים) והתבססה גם על רשימות המשתמשים או המורשים לפי מודולים. ממצאי הסקר פורסמו בנובמבר 2012. על פי נתוני אמ"ת, בשנת 2012 היו במערכתERP כ- 5,800 משתמשים. בסקר נדגמו612 עובדים (כ -11% .)מהמשתמשים225 מהמשתמשים (כ -37% מהנדגמים) ציינו כי אינם עובדים באף אחד מהמודולים ב-ERP או שהם עובדים במידה מועטה, וכשנשאלו לסיבות לכך השיבו מרביתם שעבודתם הנוכחית אינה מצריכה שימוש במודול, שהמודול אינו עונה לצורכי עבודתם או שעובדיהם משתמשים במודולים. ביניהם היו גם כאלה שידעו כי הם משתמשים ב- .ERP אבל לא ידעו לציין באיזה מודול הם משתמשים, והיו גם עובדים שציינו כי אינם משתמשים ב-ERP , אך בדיעבד התברר כי הם משתמשים במערכת בלי להיות מודעים לכך. מממצאי הסקר עולה כי יותר משליש מהעובדים שנדגמו המורשים להשתמש במערכת ה- ERP .אינם משתמשים בה או שמשתמשים בה במידה מועטה משרד מבקר המדינה מעיר כי על אמ"ת לתחקר את הסיבות לחוסר השימוש במערכת - האם הוא נובע מחוסר שביעות רצון או חוסר ידע, או שניתנו הרשאות שימוש במערכת לעובדים שלא נדרשים לעבוד בה. על אמ"ת גם לבחון אילו מודולים אינם עונים לצורכי העבודה ולטפל בשיפורם, ולנקוט צעדים להגברת השימוש במערכת, כדי להבטיח שיושגו מטרות פיתוחה. בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי אמ"ת פועל באופן רציף, בתהליך העבודה השוטף, לניטור מידת השימוש במערכת ולשיפורה. חח"י הוסיפה כי אמ"ת דן בממצאי הסקר, הפיק לקחים והציג את הנושא להנהלת החברה, וכי הנושאים שצוינו בסקר מטופלים באופן שוטף. 1286 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 סיכום .פרויקט הקמת מערכת ה- ERP הוא פרויקט אסטרטגי של חברת החשמל לישראל בע"מ, שבמסגרתו הוקמה המערכת לשם ניהול תהליכים עסקיים מרכזיים בחברה, לרבות בתחומי הכספים, הלוגיסטיקה, משאבי האנוש, התחזוקה וניהול הפרויקטים. עלותו של הפרויקט עד סוף 2012 הסתכמה בכ -442 מיליון ש"ח והוא טרם הסתיים. בביקורת נמצאו ליקויים בביצוע הפרויקט, ובכללם ליקויים באופן ניהול לוח הזמנים, התכולה והתקציב של הפרויקט. עוד נמצא כי מטרות מרכזיות של הפרויקט לא הושגו או הושגו באופן חלקי, ובכללן: הקניית היכולת להגיש דוחות כספיים מבוקרים לפי מרכזי רווח, כנדרש בתקנות משק החשמל ובר ישיונות החברה ועל פי דרישת רשות החברות הממשלתיות; יישום אינטגרטיבי של המערכת בתחומים מרכזיים כגון גזברות ודלקים; וצמצום מספר מערכות המידע בחברה. כמו כן נמצאו ליקויים בתהליך הפקת הלקחים מהפרויקט. על הנהלת חח"י לתקן את הליקויים שהועלו בדוח, ובכלל זה: לשפר את הבקרה של ועדת ההיגוי העליונה על הפרויקט על ידי כינוסה בתדירות גבוהה מזו שבה התכנסה בשנים האחרונות, תדירות שתאפשר בקרה שוטפת על תכנונה וביצועה של תכולת העבודה של הפרויקט במסגרת לוחות הזמנים והתקציב שקבעה הוועדה; לנהל תקציב השקעה כוללת לפרויקט, כנדרש בנוהלי החברה; לפעול ליישום מרכזי רווח במערכת ה - ERP על מנת לאפשר הגשת דוחות כספיים מבוקרים ליחידות העסקיות, כנדרש בתקנות משק החשמל וברישיונות החברה; להשלים את פיתוח המערכת לניהול תחום הדלקים, לרבות יישום תהליך רכש דלקים מובנה; לקיים בחינה מחודשת של מסקנות בדיקת ה ישימות של תחום הגזברות מ - 2006 לגבי נושאים אחרים בתחום זה, נוסף על נושא התשלומים, ולפעול באופן שיבטיח את יישום נושא התשלומים במערכת ה- ERP .לפי לוח הזמנים שנקבע

תקציר:
 1253 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 חברת החשמל לישראל בע"מ . .פעולות הביקורת .בחברת החשמל לישראל בע"מ נעשתה ביקורת על פרויקט הקמת מערכת ה-ERP . נבדקו בעיקר: תקציב הפרויקט, ניהול לוח הזמנים והתכולות , יישום מרכזי רווח, תמיכת המערכת בניהול תחומים מרכזיים והפקת הלקחים מהפרויקט. . .פרויקט להקמת מערכת מחשוב כוללת ( ERP ) . תקציר .מערכת ERP1 היא מערכת מידע כוללת לניהול תהליכי העבודה והמשאבים בארגון, המבוססת על חבילת תכנה מקיפה ורחבה הכוללת כמה מודולים 2 . גישתה- ERP מאחדת את כלל מערכות המידע של הארגון למערכת אחת ומאפשר ת קיום תהליכי עבודה מובנים ואחידים ושימוש משותף במידע , באופן אינטגרטיבי ו במנשק ( Interface ) .אחיד בשנת 2002 החלה חברת החשמל לישראל בע"מ (להלן - חח"י או החברה) בפרויקט להקמת מערכת ERP (להלן- הפרויקט). עלותו הכוללת של הפרויקט הסתכמה עד סוף שנת 2012 בכ-442 מיליון ש"ח. בין המטרות המרכזיות של ה פרויקט - הקמת מערכת מחשוב כוללת ואינטגרטיבית לניהול המשאבים הפנימיים בחברה; שיפור בזמינות המידע; צמצום מספר מערכות המידע בחח"י; מתן פתרון מחשובי לשינויים המבניים הצפויים עקב התפתחות משק החשמל; והקניית היכולת להגיש דוחות כספיים מבוקרים לפי מרכזי רווח3. .__________________ .1 Enterprise Resource Planning. 2 מודול הוא תת-מערכת בתכנה, המבצעת פעולות בתחום מסוים. 3 מרכז רווח הוא יחידה בעלת מבנה סגור של הכנסות והוצאות, ללא סבסוד צולב עםפעולות של יחידה אחרת. 1254 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 תכנית היישום המקורית של הפרויקט התפרסה על פני ארבע שנים ( 2006 -2002 ) וכללה שלושה שלבים (להלן- שלב א', שלב ב', שלב ג'). ב- 2005 , זמן קצר לפני המועד שנקבע להפעלת שלב א', נתקל הפרויקט בהתנגדות של ועד עובדי חח"י 4 ונעצר, ועקב כך הוא עוכב למשך כשלוש שנים. עלות העיכוב הסתכמה בכ-5 מיליון דולר. ב- 2008 הופעלו המודולים בתחומי משאבי אנוש, כספים ולוגיסטיקה (שנכללו בשלבים א' ו -ב'), ובוטל שלב ג' של הפרויקט. ב - 2010 אישרה חח"י תכנית המשך לפרויקט (מפת הדרכים), שכללה הרחבת מודולים קיימים והפעלת מודולים חדשים שנכללו במקור בשלב ג' של הפרויקט, לרבות בתחומי ניהול התחזוקה של תחנות הכוח וניהול פרויקטים להקמה של תחנות משנה ולהרחבתן. ב- 2013 הכין אגף מערכות מידע ותקשוב בחח"י (להלן - אמ"ת) תכנית רב -שנתית חדשה ליישומי ה- ERP לשנים 2020 -2013 , שהיקפה הכספי כ-320 .מיליוני ש"ח .פעולות הביקורת .בחודשים אוקטובר 2012 - ספטמבר 2013 בדק משרד מבקר המדינה, לסירוגין, את פרויקט הקמת מערכת ה - ERP :בחח"י. נבדקו בעיקר תקציב הפרויקט; ניהול לוח הזמנים של הפרויקט ותכולותיו; יישום מרכזי רווח במערכת; תמיכת המערכת בניהול תחומים מרכזיים בחח"י, לרבות תחום הדלקים ותח ום הגזברות; והפקת הלקחים מהפרויקט. הביקורת נעשתה בחח"י. .עיקרי הממצאים .היבטים בניהול הפרויקט (לוח זמנים, תכולות, תקציב) .במסגרת הפרויקט הוחלפו, עד יוני 2013 ,54 מערכות במקום 108 שיועדו להחלפה מלכתחילה. נמצא כי אמ"ת לא הביא לבחינה ולאישור של ועדת ההיגוי העלי ונה של הפרויקט את השינוי במספר המערכות שיוחלפו במסגרת הפרויקט, כנדרש בנוהלי אמ"ת. משום כך גם לא נבחנו השלכות השינוי, לרבות העמידה ביעדי הפרויקט. אמ"ת ביטל את שלב ג' של הפרויקט בלי שהביא את הנושא לבחינתה ולאישורה של ועדת ההיגוי העליונה. אמ"ת אף לא הציג לוועדה במועד ביטול שלב ג' תכנית יישום חדשה להמשך הפרויקט, ומשום כך גם לא הציג את ההבדלים בינה לבין התכנית שבוטלה, כנדרש בנהליו. תכנית חדשה להמשך הפרויקט, מפת הדרכים, אושרה רק בפברואר 2010 - יותרמשנה לאחר ביטול שלב ג'. .__________________ .4 בשל התנגדותו ליישום מקטעי פעילות במערכת ה-ERP . חברת החשמל לישראל בע"מ 1255 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 ועדת ההיגוי העליונה של הפרויקט לא התכנסה במשך שנתיים - מפברואר 2010 ועד פברואר 2012, וכן לא התכנסה במשך שנה וחצי - מפברואר 2012 ועד מועד סיום הביקורת, ספטמבר 2013 . יוצא אפוא שהוועדה לא אישרה את תכנית העבודה השנתית של הפרויקט ואת תקציבו לשנים 2011 ו- 2013 ולאקיימה בקרה על יישום תכנית העבודה השנתית ועל מימוש התקציב לשנת 2012 . אמ"ת לא הכין תקציב השקעה כוללת לפרויקט לשנת 2013 , למרות החלטות מנכ"ל חח"י וועדת הביקורת של דירקטוריון החברה מ- 2012 .ובניגוד לנוהלי חח"י עד סוף 2009 נוצלו99% מתקציב הפרויקט, אף שחלקגדול מתכולות המערכת טרם בוצע באותה העת. לדוגמה, מערכות הגזברות, הדלקים והתחבורה לא יושמו כלל, ויישומם של תחומים אחרים, כגון תחזוקה וניהול פרויקטים, לא הסתיים. הניצול המלא של תקציב הפרויקט למול הביצוע החלקי של תכולותיו משמעו חריגה מהתקציב. אמ"ת לא הביא לאישורה של ועדת ההיגוי העליונה את השינויים בתקציב של השלבים בפרויקט ושל המודולים השונים, כנדרש בנהליו. אמ"ת הציג לוועדת ההיגוי העליונה ב- 2012 אתנתוני ביצוע התקציב המצטברים לשנים 2003 - 2011, ,שכללו את עלות הפיתוח בלבדאף על פי שהתקציב השנתי של הפרויקט כולל גם תקציב תחזוקה ותפעול. .יישום מרכזי רווח במערכת .אף שהגשת דוחות כספיים מבוקרים לפי מרכזי רווח הייתה אחת מהמטרות המרכזיות של הפרויקט, ואף שהיא נדרשת בתקנות משק החשמל (תנאים ונהלים למתן רישיון וחובות בעל רישיון), התשנ"ח - 1997 (להלן- תקנות משק החשמל), וכן ברישיונות החברה, הדבר לא מומש במערכת ה- ERP ., בין היתר משום התנגדות ועד העובדים מנכ"ל חח"י דאז לא דיווח לדירקטוריון החברה על החלטתו ליישם את מערכת ה- ERP ללא מרכזי רווח מבוקרים במועד קבלת ההחלטה, מאי 2003 , וממילא לא ביקש את אישורו. אמ"ת דיווח לוועדת הביקורת של הדירקטוריון על החלטת המנכ"ל דאז רק באוקטובר 2004 - יותר משנה לאחר קבלתה, בעת שיישום המודול הכספי של המערכת כבר היה בשלב מתקדם. במועד הדיווח לא היה אפשר לשנות את ההחלטה בנוגע לתפיסת היישום של המערכת ללא עלויות נוספות וללא דחייה בלוחות הזמנים של הפרויקט. 1256 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 מחשוב תחום הדלקים .על פי נוהלי אמ"ת יש לבצע בדיקות ישימות בשלב מוקדם של כל פרויקט. בשנת 2006 ביצע אמ"ת בדיקות ישימות לגבי מספר תחומים שנכללו בשלב ג' של פרויקט הקמת מערכת ה - ERP . ואולם נמצא כי בדיקת הישימות לניהול תחום הדלקים במערכת החלה רק במאי 2010 , כארבע שנים וחצי לאחר המועד המתוכנן להתחלתו ש ל שלב ג' בפרויקט - אוקטובר 2005 . אמ"ת לא ביקש את אישורה של ועדת ההיגוי העליונה לדחיית בדיקת הישימות לניהול תחום הדלקים במערכת ה - ERP , ומשום כך גם לא העלה לפניה טעמים מהותיים המחייבים דחייה זו. העיכוב בביצוע בדיקת הישימות גרם לעיכוב בתהליך מחשוב תחום הדלקים כולו. אמ"ת רכש מודול דלקים בעלות של כ-1.5 מיליון ש"ח קודם שהסתיים במלואו תהליך בדיקת התאמתו לצורכי חח"י, אשר בעקבותיו הוחלט שלא ליישם את המודול במערכת ה- ERP אלא לפתח מערכת ייעודית חדשה לניהול תחום הדלקים. אמ"ת לא הביא לבחינה ולאישור של ועדת ההיגוי העליונה ושל מנכ"ל חח"י את החלטת ועדת ההיגוי ליישום תחום הדלקים מאוקטובר 2011 שלא לכלול תחום זה במערכת ה - ERP , אף שמדובר בתחום מרכזי בחח"י בהיקף כספי של מיליארדי ש"ח בשנה. עד מועד סיום הביקורת, ספטמבר 2013 , לא יושם במלואו פתרון מחשובי כולל לניהול תחום הדלקים בחח"י, לרבות לניהול תהליך רכש הדלקים; זאת אף שהוצאות הדלקים היו ההוצאה התפעולית הגדולה ביותר של חח"י בשנים 2011 ו- 2012 (12.9 ו-19.5 מיליארד ש"ח בהתאמה), ואף שכבר בסקר סיכוני מעילה והונאה בחח"י מ- 2009 הומלץ להעביר את מערכת הדלקים לתשתית ה- ERP או לגבש פתרון מחשובי אחר. יצוין כי תחום הדלקים נועד להיות מיושם עוד ב - 2006 .בשלב ג' של הפרויקט .מחשוב תחום הגזברות .צוות בדיקת הישימות מ- 2006 החליט שלא ליישם את תחום הגזברות במערכת ה- ERP והמליץ לפתח מנשק בין מערכת הגזברות לבין מערכת ה- ERP לביצוע תשלומים. נמצא כי אמ"ת לא הביא החלטה זו לבחינה ולאישור של ועדת ההיגוי העליונה. בעוד שההחלטה מ - 2006 שלא לכלול את תחום הגזברות ב - ERP יושמה מיד, אפיון המנשק בין מערכת הגזברות לבין מערכת ה - ERP לביצוע תשלומים החל רק ב- 2011 - חמש שנים מאוחר יותר. בעקבות זאת חלה דחייה ניכרת בגיבוש המענה המ חשובי בנושא ביצוע תשלומים. חברת החשמל לישראל בע"מ 1257 .:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 החלטת חח"י מ - 2013 לפעול באופן שונה מהמלצת בדיקת הישימות מ- 2006 וליישם את כל פעילות התשלומים ב- ERP , מעמידה בספק את המסקנה הכוללת שאליה הגיע בשעתו צוות הבדיקה, שלפיה "אין ערך מוסף ביישום מערכת ה- ERP בגזברות על מערכת הגזברות הקיימת". לאור החלטה זו, מוצע לבחון נושאים אחרים בתחום הגזברות, נוסף על נושא התשלומים, אשר בעקבות בדיקת הישימות ב- 2006 הוחלט שלא ינוהלו במערכת ה- ERP . ,תהליך התשלום לספקים באמצעות העברות בנקאיות והמחאות שהסתכמו בשנת 2012 בכ-29 מיליארדי ש"ח, כרוך בהעברה ידנית של נתוני תשלומים ורישומם בשתי מערכות - ה- ERP והגזברות. הדבר אינו עולה בקנה אחד עם עקרון האינטגרטיביות של הקמת מערכת ה- ERP , שלפיו כל מקטעי המערכת משולבים בצורה הדוקה והזנת נתון במקטע אחד משפיעה על כל המערכת. כמו כן, הדבר יוצר כפילות בעבודה ומגדיל את הסיכון לטעויות. אף שכבר ב- 2009 הומלץ בסקר סיכוני מעילה והונאה בחח"י "לפעול ליצירת שלמות של המערכת" בכל הנוגע לתהליך התשלום לספקים, רק בפברואר 2013 , לאחר כארבע שנים, הוחל בפעולות ממשיות ליישום תהליך התשלום לספקים במערכת ה - ERP באופן העומד בדרישות הבקרה על פי כללי ה-XSO5. .הפקת לקחים .סקר שביעות רצון ממערכת ה- ERP התקיים בחח"י רק באוגוסט 2012 , אף שהמודולים העיקריים של המערכת יושמו כבר ב - 2008 ומקצתם בתחילת 2010 , ואף שהומלץ על ביצוע הסקר כבר במסמך הפקת הלקחים ממרץ 2011 ., שנה וחצי קודם ביצועו .סיכום והמלצות .פרויקט הקמת מערכת ה- ERP הוא פרויקט אסטרטגי של חברת החשמל לישראל בע"מ, שבמסגרתו הוקמה המערכת לשם ניהול תהליכים עסקיים מרכזיים בחברה. בביקורת נמצאו בין היתר ליקויים באופן ניהול לוח הזמנים של הפרויקט, תכולתו, תקציבו והפקת הלקחים ממנו. עוד נמצא כי מטרות מרכזיות של הפרויקט לא הושגו או הושגו באופן חלקי. על הנהלת חח"י לתקן את הליקויים שהועלו בדוח, ובכלל זה: לשפר את הבקרה של ועדת ההיגוי העליונה על הפרויקט על ידי כינוסה בתדירות גבוהה מזו שבה התכנסה בשנים האחרונות, תדירות .__________________ .5 SOX - ( חוק סרבנס אוקסלי Sarbanes -Oxley ), ששימש בסיס לתקנות ה - SOX הישראלי לפיקוח ולבקרה על כלל התהליכים העסקיים המהותיים לדיווח הכספי בארגון. 1258 דוח שנתי64ג .שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 שתאפשר בקרה שוטפת על תכנונה וביצועה של תכולת העבודה של הפרויקט במסגרת לוחות הזמנים והתקציב שקבעה הוועדה; לנהל תקציב השקעה כוללת לפרויקט, כנדרש בנוהלי החברה; לפעול ליישום מרכזי רווח במערכת ה - ERP על מנת לאפשר הגשת דוחות כספיים מבוקרים ליחידות העסקיות, כנדרש בתקנות משק החשמל וברישיונות החברה; להשלים את פיתוח המערכת לניה ול תחום הדלקים, לרבות יישום תהליך רכש דלקים מובנה; לקיים בחינה מחודשת של מסקנות בדיקת הישימות של תחום הגזברות מ - 2006 לגבי נושאים אחרים בתחום זה, נוסף על נושא התשלומים, ולפעול באופן שיבטיח את יישום נושא התשלומים במערכת ה- ERP .לפי לוח הזמנים שנקבע .