HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
לדעת משרד מבקר המדינה , על רשות התקשוב הממשלתי, על משרד ראש הממשלה הממונה עליה ועל משרד האוצר לקבוע כבר במהלך 2016 תכנית עבודה מקיפה שתחייב את כל משרדי הממשלה ותכלול רכיבים ארגוניים, תקציביים וטכנולוגיים לקביעת לוח זמנים ברור ומפורט להשלמת יישום התקנת מערכות המחשוב שיאפשרו את תיעוד עבודת הממשל ושימורה.
יש לקיים בחינה מחודשת כדי לקבוע לוח זמנים מזורז ליישום המהלך, וזאת במטרה להבטיח שהמידע הדיגיטלי יהיה זמין ב עבודה השוטפת ושהידע והזיכרון הארגוני ינוהלו היטב ויישמר ו כנדרש.
ראוי לשוב ולהדגיש שקיים חשש ממשי ש רשומות אלקטרוניות בעלות ערך רב למדינה ולאזרחיה אבדו לעד.
אם לא יוסדר הנושא לאלתר ילך ויגדל הנזק הנגרם מהתנהלות קלוקלת זו, לכן הפעולות האמורות צריכות להיעשות לאלתר, דהיינו כבר במהלך 2016.
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 מבוא .
ארכיון המדינה, הארכיון הממלכתי של מדינת ישראל, נוסד בשנת 1949 .
הארכיון פועל כיחידה במשרד ראש הממשלה ומטרתו לנהל את המערכת הארכיונית בישראל ולשמור חומרים בעלי חשיבות מהבחינה ההיסטורית, הלאומית והחברתית המתעדים את תולדות העם, המדינה והחברה אשר ראויים לשמירה לצמיתות.
פעילותו של ארכיון המדינה חשובה לשימור הזיכרון ההיסטורי ונכסי התרבות הלאומיים, לתמיכה במשילות ולביסוס ערכי התרבות והממשל הדמוקרטי בישראל.
בארכיון שמורים לדוגמה רשומות מתקופת הממשל העות'מני והמנדט הבריטי, מסמכי יסוד של מדינת ישראל כמו מגילת העצמאות והסכמי השלום עם מצרים וירדן, פרוטוקולים של ישיבות ממשלה, רשומות המתעדות את הפעילות של ועדות חקירה ממלכתיות ושל משרדי הממשלה וכן אוספים ייחודיים - מפות, תצלומים, סרטי קולנוע ווידאו והקלטות קול כמו הקלטות ממשפט אייכמן.
בארכיון מופקדים עשרות ארכיונים פרטיים, של מוסדות ושל אישים, שתרומתם חשובה לחקר תולדות המדינה.
,חוק הארכיונים התשט"ו- 1955 (להלן- חוק הארכיונים) , והתקנות שהותקנו לפיו קובעים את המסגרת המשפטית, המקצועית והמינהלית לטיפול בחומר ארכיוני של משרדי הממשלה, הרשויות המקומיות ומוסדות המדינה (להלן - גופי הממשל).
החוק קובע כי מנהלו של ארכיון מדינת ישראל הוא גנז שממנה הממשלה לאחר התייעצות עם מועצת הארכיונים העליונה7 .
ביולי 2011 מינתה הממשלה את ד"ר יעקב לזוביק לגנז.
הארכיון העסיק בשנת 2014 עובדים ב-70 משרות, רובם עובדי מדינה והשאר סטודנטים ועובדי חברות.
תקציב הארכיון הסתכם בשנה זו ב-48 .
מיליון ש"ח על פי חוק הארכיונים, חומר ארכיוני הוא "כל כתב על גבי נייר או על גבי חומר אחר וכל תרשים, דיאגרמה, מפה, ציור, תו, תיק, תצלום, סרט תקליט וכיוצא באלה", שיש להם ערך של מקור, הנמצאים ברשותו של גוף ממשל או הנמצאים בכל מקום אחר, ו"שיש בהם עניין לחקר העבר, העם, המדינה או החברה, או שהם קשורים לזכרם או לפעולתם של אנשי שם".
מטבע הדברים רשומות פיזיות, ובהן רשומות נייר, נבדלות מ רשומות אלקטרוניות, למשל באופן תיוק הרשומות ובאופן שמירתן במשך השנים .
לפיכך אופן הניהול של רשומות פיזיות שונה מזה של רשומות אלקטרוניות.
חוק הארכיונים מגדיר את היקף פעולותיו של ארכיון המדינה במישור הלאומי ואת מגוון קשרי הגומלין שלו עם מאות גופי ממשל.
תפקידיו של ארכיון המדינה נחלקים לשני סוגים עיקריים : ( 1 ) לטפל בחומר הארכיוני הענף שבארכיון, ובכלל זה לדרוש לקבל ידיעות על חומר ארכיוני, לוודא שהוא מופקד בארכיון ולדאוג לרישומו ולהעמדתו לעיון הציבור, בהתאם למגבלות שנקבעו בדין; (2 ,) לקיים ממשקי עבודה עם מאות גופי ממשל בהתאם לסמכויות נרחבות שהעניק החוק לגנז, ובכלל זה לפקח על סדרי הארכיונים בגופים ועל פעולות הגופים לשמירת החומר הארכיוני ולביעור החומר.
משנות התשעים של המאה העשרים חלה התפתחות טכנולוגית רחבת היקף בתחום מערכות המידע, והמחשבים החליפו את כלי יצירת הרשומות המסורתיים.
בעקבות כך רוב המסמכים המתעדים את פעולתם של הגופים הממשלתיים והציבוריים הם מסמכים אלקטרוניים.
המידע הארגוני המתועד ברשומות אלקטרוניות וברשומות פיזיות הנוצרות .
7 על פי חוק הארכיונים תוקם מועצת ארכיונים עליונה.
הגנז יהיה יו"ר המועצה ובין חבריה יהיו נציגים של משרד החינוך, של משרדי ממשלה אחרים שתקבע הממשלה, של עובדי הספרייה הלאומית ושל כמה ארכיונים שנקבעו בחוק.
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 במסגרת עבודתם של גופים ממשלתיים הוא עדות לפעילותם ויש לו חשיבות מהבחינה הכספית, המשפטית והמינהלית .
רשומות אלקטרוניות מכיל ות מידע על עבודת היחידה הממשלתית ופעולותיה, על הנתונים שעליהם התבססו מקבלי ההחלטות, על אופן ניצול התקציב ועל קשרי ה של היחידה הממשלתית עם גופים חיצוניים.
נדרשת היערכות מיוחדת לשמר את הרשומות האלקטרוניות, הן בשלב יצירת המסמכים והן בשלב גניזתם.
בעקבות השינויים הטכנולוגיים שתוארו לעיל הצטבר בגופים הממשלתיים והציבוריים חומר דיגיטלי רב, והדבר מחייב היערכות נרחבת לאחסון החומרים ולאחזורם.
בשנים 2014 -2012 יזם גנז המדינה בשיתוף משרד רה"ם רפורמה רחבה לתיעוד עבודת הממשל, המיועדת להתאים את עבודת הממשל לעידן הדיגיטלי.
במסגרת גיבוש הרפורמה נדון המחסור במסמכים המתעדים את עבודת הממשל, וגובשו דרכי פעולה לעבודת הארכיון וגופי הממשל.
רפורמה זו אושרה בשתי החלטות ממשלה בשנים 2012 ו- 2013 וכללה תוספת משאבים משמעותית בתכנית אב רב-שנתית.
בחודשיםאפריל -יוני 2015 בדק משרד מבקר המדינה היבטים שונים בניהול ארכיון המדינה.
בין היתר נבדקו הנושאים האלה: הפקדת חומר ארכיוני בארכיון המדינה, פיקוח ארכיון המדינה על ארכיונים של גופי ממשל, הרפורמה בארכיון המדינה, כוח אדם העוסק בחשיפת חומר ארכיוני לעיון הציבור וסוגיות בניהול משאבי האנוש של הארכיון.
הבדיקה נעשתה בארכיון המדינה; בדיקות השלמה נעשו במשרד רה"ם, בנציבות שירות המדינה (להלן - נש"ם) ובאגף התקציבים במשרד האוצר8.
הפקדת חומר ארכיוני בארכיון המדינה .
על פי חוק הארכיונים והתקנות שהותקנו על פיו, הגנז יפקח על סדרי הארכיונים בגופי הממשל, על שמירת החומר הארכיוני בהם ועל ביעורו; על גופי הממשל להפקיד כל חומר ארכיוני שנועד לשמירה לצמיתות בארכיון המדינה.
המחלקה לפיקוח ולהדרכה בארכיון המדינה (להלן - מחלקת הפיקוח) אחראית לקביעת מדיניות שמיר ת סוגי הרשומות השונים , לרבות קביעת תקופות שמירה וביעור של חומר ארכיוני, ולפיקוח על הסדרים בארכיונים (עוד בנוגע לתפקידי המחלקה - ראו להלן).
הפקדת חומר ארכיוני מנייר .
מהוראות חוק הארכיונים עולה כי על גופי ממשל להפקיד בארכיון המדינה כל חומר ארכיוני שבידם אשר נועד לשמירה לצמיתות.
נציגת הייעוץ המשפטי של משרד רה"ם, אשר שימשה בתקופת הביקורת כיועצת המשפטית של ארכיון המדינה (להלן - היועצת המשפטית של הארכיון) הסבירה כי על פי רוח החוק, הארכיון נדרש לוודא כי גופי הממשל אכן מפקידים את החומר הארכיוני בארכיון.
8 ,ראו גם מבקר המדינה דוח שנתי 61ב ( 2011 ), "ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן במשרדי הממשלה עמ' 533 , דוח על הביקורת בשלטון המקומי לשנת 2014 (פורסם בשנת 2015 ,) '"ניהול רשומות אלקטרוניות ורשומות נייר ברשויות המקומיות", עמ367.
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 העמדת חומר ארכיוני לעיון הציבור דורשת יכולת לאחזר רשומות מסוימות מבין מיליוני הרשומות שבארכיון.
לצורך כך יש לארגן את החומר באופן סדור ולרשמו.
רישום כולל, בין היתר, מידע על הגוף המפקיד; התקופה שבה עוסק החומר; שיוך החומר לחטיבות מידע בארכיון ודיווח אם החומר מסווג.
בתרשים 1 להלן מוצגים נתונים על כמות החומר הארכיוני הניירי שהופקד בארכיון המדינה בשנים 2014 -2005 : .
מספר המכלים של חומר ארכיוני ניירי* שהופקדו בשנים 2014 -2005 .
* מכל הוא קרטון לאחסון מסמכים המכיל בדרך כלל כמה תיקי מסמכים.
מקור: על פי נתוני ארכיון המדינה בעיבוד משרד מבקר המדינה.
מהתרשים עולה כי מספר המכלים שהופקדו ב שנת 2014 היהכ- 44% בלבד ממספרם הממוצע של המכלים שהופקדו בשנים 2013 -2005 ( 4,567 .
)מכלים עוד עולה כי בין שנ ת 2011 לשנת 2014 חלה ירידה חדה (בשיעור של כ - 73% ) .
במספר המכלים שהופקדו נמצא כי חלק ניכר מרשומות הנייר שבמשרדי הממשלה, אשר על פי החוק יש להפקידן בארכיון המדינה, לא הופקדו כנדרש.
להערכת הגנז מדובר בכשליש מרשומות הנייר של משרדי הממשלה.
אשר לרשומות הנייר של גו פי ממשל אחרים (שאינם משרדי ממשלה), לגנז אין כלל יכולת להעריך מהו היקף המסמכים שלא הופקדו כנדרש.
עוד נמצא כי כ - 44% מרשומות הנייר של משרדי הממשלה שהופקדו בארכיון המדינה כלל לא נרשמו (בעניין הפקדת ורישום רשומות אלקטרוניות - ראו להלן).
יודגש כי בהיעדר רישום של הרשומות לא ניתן להשלים את פעולת הגניזה, ונבצר מהגנז לדעת אפילו מה כוללות רשומות אלה.
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 מכאן עולה כי במשך שנים, גם לפני תחילת כהונתו של הגנז הנוכחי, ביולי 2011 , טיפולו של הארכיון ברוב רשומות הנייר שהופקדו בו לא הושלם באופן המאפשר להעמידן לעיון הציבור.
אחד הג ורמים לעיכוב ההפקדות של רשומות נייר הוא מחסור במקום אחסון 9 : כבר בשנת 2007 הייתה בעיה של מחסור במקום אחסון להפקדות של מכלי נייר, ומסוף שנת 2013 מתקן האחסון של הארכיון היה מלא.
אמנם הממשלה החליטה בשנת 2007 להקים מתקן אחסון קבוע עבור הארכיון, אולם בשנת 2015 .
)נמצא כי לא הונחה התשתית להקמתו (ראו להלן בשל העיכוב בהקמת המתקן הפקידו משרדי ממשלה רשומות נייר במגנזות זמניות, והרשומות נשמרו בהן לעתים בתנאים שאינם הולמים.
נמצא כי בתחילת שנת 2014 ,הורה הגנז לעובדי מחלקת הפיקוח לחדול למעט במקרים חריגים10 , מהבאת רשומות נייר ממשרדי הממשלה לאחסון בארכיון, בשל המחסור במקום אחסון ומשום שעלות אחסנתם במשרדים זולה יותר מאשר במגנזה שכורה.
גנז המדינה השיב למשרד מבקר המדינה בנובמבר 2015 כי ההנחיה האמורה היא זמנית וכי היא ניתנה עקב מחסור משמעותי במקום אחסון ובהתבסס על ההנחה שעד תחילת שנת 2017 .
תושלם בנייתו של מתקן הקבע בירור שעשה משרד מבקר המדינה בינואר 2016 העלה כי ארכיון המדינה ומשרד האוצר עדיין לא קבעו מהו המודל הכלכלי שלפיו ייבנה מתקן הקבע.
מכאן שסביר להניח כי עד שנת 2017 לאיסתיימו הפעולות להשלמת בניית המתקן הזה.
לדעת משרד מבקר המדינה, העובדה שמתחילת שנת 2014 לא נשמרות בארכיון חלק מהרשומות של משרדי הממשלה אינה עולה בקנה אחד עם הוראות חוק הארכיונים, וראוי היה לפעול למציאת פתרון הולם לבעיה.
על גנז המדינה לפעול לריכוז חומר ארכיוני שיש לגנוז לצמיתות בארכיון המדינה ולנקוט את הפעולות הנדרשות לאחזורו, ובכלל זה לאתר מקומות אחסון מתאימים עד שתושלם הקמתו של מתקן הקבע.
הפקדת רשומות אלקטרוניות .
עם השנים התיעוד של פעולות הממשלה מושתת יותר ויותר על חומרים אלקטרוניים; יש מסמכים ששמורים רק במחשב ללא תדפיס נייר, ובהם תכתובות ענפות בדואר האלקטרוני, המסמכים המצורפים לתכתובות וגיליונות אלקטרוניים הכוללים נתונים מספריים.
9 הגנז ציין שנ י גורמים כאלה: מחסור במקומות אחסון והיקף מצומצם מדי של משאבי האנוש שעומדים לרשות מחלקת פיקוח בארכיון, כמפורט להלן.
למעט חומר מלשכות שרים ומנכ"לים וכן חומר בעל סיווג ביטחוני גבוה 278 דוח שנתי66ג .
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 החובה האמורה המוטלת על גופי ממשל להפקיד בארכיון המדינה חומר ארכיוני חלה על רשומות אלקטרוניות שנועדו לשמירה לצמיתות.
לפי הדין וכללי מינהל תקין, על גופי הממשל לתעד את עבודתם, את החלטותיהם, את הדיונים שהם מקיימים ואת עבודת המטה שעליה נסמכות החלטותיהם, ועליהם לשמר חומר זה לטווח ארוך ובאופן שיאפשר לאחזרו.
ניהול מקצועי של רשומות אלקטרוניות במשרדי הממשלה וביחידותיה לפי כללי מינהל תקין מחייב תשתית מתאימ ה מהבחינה הנורמטיבית, הטכנולוגית והמקצועית.
עוד בתחילת שנות השמונים של המאה העשרים החלו להיווצר רשומות אלקטרוניות שמעולם לא נעשה העתק שלהן למסמכי נייר.
מאז ובמשך השנים (עוד לפני תחילת כהונתו של גנז המדינה המכהן) נוצר פער גדול בין מספרן המצטבר של הרשומות האלקטרוניות שנוצרו בגופי הממשל ואשר נדרש להפקידן בארכיון המדינה ובין מספר הרשומות שהופקדו בו בפועל.
שלא כמו מסמכי הנייר שניתן לשמרם מאות שנים, רשומות אלקטרוניות מאוחסנות בקובצי מחש ב דיגיטליים אשר יש לבצע בהם שדרוג מתמיד, שכן תכנות מתקדמות מתקשות "לקרוא" את הנתונים שנוצרו בתכנות קודמות.
ככלל, רשומה אלקטרונית שאינה נשמרת כראוי אובדת לאחר כחמש עד שמונה שנים.
באפריל 2013 העריך הגנז כי בשרתי המערכות הממוחשבות של משרדי הממשלה יש כמאה מיליון קבצים שלא הועברו לשימור בארכיון המדינה.
במהלך כהונתו של הגנז הנוכחי הופקדו בארכיון מעט מהרשומות האלקטרוניות שנצברו בגופי הממשל במשך 20 שנים ויותר: מסמכים מלשכות שרים וסגני שרים של עשרה משרדי ממשלה מהשנים 2013 ו- 2014 ; מסמכים של לשכת שר המדע מהשנים 2015 - 2009 ; מסמכים הנוגעים לפעילות בית הנשיא מהשנים 2014 -2007 ; מסמכים ממשטרת ישראל בנושא יישום תכנית ההתנתקות בשנים 2004 ו- 2005 ותמונות ומסמכים שהתקבלו משני אישי ציבור לשעבר.
יוצא אפוא שרשומות אלקטרוניות שמתעדות את פעילות גופי הממשל, אשר היקפן מוערך בכמאה מיליון קבצים, לא הופקדו בארכיון כנדרש, ויש חשש שחלק ניכר מהן יאבד לעד.
איסוף הרשומות האלקטרוניות מגופי הממשל והבאתן, על פי הצורך, לארכיון המדינה טעונים פעולה בשני מישורים עיקריים: הפצת הנחיות מחייבות לזיהוי מסמכים בעלי ערך היסטורי, לשימורם ולהבאתם להפקדה בארכיון המדינה וכן התאמת המערכות הממוחשבות של הגופים ושל ארכיון המדינה למשימה המשותפת.
על פי הוראות התקש"יר11 , הנסמכות על סעיף 6 לחוק הארכיונים, על משרדי הממשלה לנהל את הרשומות על פי ההוראות המקצועיות של גנז המדינה.
בעבר כבר התריע משרד מבקר המדינה על ליקויים בניהול רשומות אלקטרוניות של הממשלה ושל הרשויות המקומיות, כמפורט להלן: .
לתקשי"ר העוסק בניהול רשומות גנזך המדינה 279 .
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 א.
משנת 2004 , יותר מעשר שנים לפני מועד תחילת הביקורת, התריע מבקר המדינה על ליקויים יסודיים בניהול רשומות אלקטרוניות12 .
בדוח ביקורת משנת 2004 נאמר כי "בהיעדר הנחיות, מרבית משרדי הממשלה לא העבירו לגנזך כלל חומר ארכיוני ממוחשב אלא השאירו אותו אצלם".
ביקורת שעשה משרד מבקר המדינה בשנת 2007 העלתה שגנז המדינה דאז, בתוקף סמכותו לפי החוק, לא פרסם הנחיות מחייבות בנוגע לניהול רשומות אלקטרוניות.
דוח מבקר המדינה משנת 2011 העלה שארכיון המדינה לא גיבש בשיתוף משרד רה"ם ונש"ם13 מערכת כללים אחידה ומחייבת לניהול רשומות אלקטרוניות במשרדי הממשלה.
אשר לרשויות המקומיות, דוח מבקר המדינה משנת 2014 העלה כי הן אינן מפקידות רשומות אלקטרוניות בארכיון המדינה.
בדוח הובא הסברו של ארכיון המדינה, ולפיו הממשלה החליטה שה טיפול ברשויות המקומיות הוא במקום נמוך יחסית בסדר העדיפויות שלה, ולכן הוא נדחה לשנת 2018.
עוד הועלה בדוח כי בסוף שנת 2010 פרסם ארכיון המדינה באתר האינטרנט שלו הנחיות שונות ליצירה, לשמירה ולניהול שוטף של מסמכים אלקטרוניים, אולם הן לא גובשו לכלל נוהל מחייב למשרדי הממשלה, והעקרונות שהתווה הגנז לא הוטמעו בעבודת הגופים השונים.
הגנז היה ער לכך, ובפברואר 2014 הוא החליט להקים צוות להכנת נוהל חדש כדי להטמיעו במשרדי הממשלה ולאחר מכן ברשויות המקומיות.
במועד סיום הביקורת, יוני 2015 , הייתה בידי הארכיון טיוטה של נוהל לניהול רשומות אלקטרוניות, אולם היא לא גובשה לכלל מסמך מסכם ומחייב ולא הופצה לגופי הממשל.
רק לאחר סיום הביקורת, באוקטובר 2015 ,הפיץ הגנז למשרדי הממשלה נהלים לניהול רשומות אלקטרוניות.
גנז המדינה בשנים 2011 -2005 , ד"ר יהושע פרוינדליך, השיב למשרד מבקר המדינה באוקטובר 2015 כי במשך יותר מ -20 שנים התחבט ארכיון המדינה בבעיית ניהול הרשומות האלקטרוניות, בלי שמצא לכך פתרון מניח את הדעת.
להערכתו הטיפול בנושא נכשל מכמה סיבות, ובהן: ההיקף העצום של מאות גופים הנתונים לפיקוח של הארכיון לא הובן דיו; ניסיונות להאחדה של מערכות המחשוב של הגופים לא עלו יפה; היה קושי בקליטת מסדי מידע גדולים, וכן קושי לעמוד בדרישות הסודיות של חלק מהמסמכים.
גנז המדינה בשנים 2004 -2001 , פרופ' טוביה פרילינג, השיב למשרד מבקר המדינה בינואר 2016 כי במהלך כהונתו גובשה בשיתוף משרד רה"ם תכנית אב, אולם זו לא יושמה.
לנוכח זאת, ציין הגנז לשעבר, הוא החליט לסיים את תפקידו.
12 ,מבקר המדינהדוח שנתי 48 ( 1998 ), "שימור מסמכים מלשכות של שרים ושל עובדי מדינה בכירים" עמ' 85 ;, דוח שנתי54ב ( 2004 '), "ניהול רשומות אלקטרוניות" עמ87; ודוח שנתי 57 ב( 2007 '), "ממצאי מעקב, שימור רשומות אלקטרוניות" עמ217.
13 נש"ם מופקדת על קביעת הנחיות לגבי אופן פעילותם התקין של משרדי הממ שלה.
בתקש"יר מפורטות הוראות נש"ם בדבר מעמדם של מסמכים הנוצרים במהלך עבודתו של עובד מדינה ובדבר הצורך בארגונם ובשימורם של מסמכים.
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 במשך יותר משני עשורים עבודת הממשל מתועדת במידה רבה ברשומות אלקטרוניות, והיקף החומר האלקטרוני גדל והולך.
לנוכח הפער העצום בין היקף הרשומות האלקטרוניות שנוצרו בגופי הממשל ואשר נדרש להפקידן בארכיון המדינה ובין היקף הרשומות שהופקדו בו בפועל, עולה חשש לאבדן חלק ניכר מהרשומות האלקטרוניות המתעדות את עבודת הממשל בתקופה הזו.
הטיפול במשך שנים, בתקופת כהונתם של כמה גנזים, בבעיות בתחום הניהול והשימור של הרשומות האלקטרוניות לא היה משביע רצון, אף על פי שמבקר המדינה התריע על כך שוב ושוב.
פעולות מסוימות שהגנז החל לבצע בתקופת הביקורת טרם הביאו לשיפור משמעותי בטיפול משרדי הממשלה ברשומות האלקטרוניות.
משימת ניהול הרשומות האלקטרוניות והעברתן לארכיון המדינה מורכבת וחיונית ביותר.
בשלב הראשון לביצועה יש להבטיח שכל גופי הממשל ינהלו את הרשומות על פי מערכת כללים אחידה ומחייבת באופן שיבטיח את שימורן והעברתן, בעת הצורך, לארכיון המדינה.
על גנז המדינה להפיץ כללים מחייבים לניהול רשומות אלקטרוניות לכלל גופי הממשל.
כמו כן עליו לגבש דרך פעולה להטמעת הכללים האלה בעבודת גופי הממשל ולמעקב אחר ביצועם.
פיקוח על מוסדות המדינה .
תחולת חוק הארכיונים .
סעיפי חוק הארכיונים והתקנות שהותקנו על פיו חלים על "מוסד ממו סדות המדינה" ועל רשויות מקומיות.
מוסד ממוסדות המדינה מוגדר בחוק: "לרבות תאגיד ממלכתי או ממשלתי וכן מוסד ממלכתי שהוקם על פי חיקוק, שהממשלה, באישור ועדת החינוך והתרבות של הכנסת, הכריזה עליהם בצו כמוסד המדינה לעניין זה".
הגדרה זו שבחוק הארכיונים כוללת את הגופים האלה: כל משרדי הממשלה על זרועותיהם השונות (לרבות יחידות הסמך שלהן והרשויות הכפופות להן), מערכת בתי המשפט, כנסת ישראל, משרד מבקר המדינה, לשכת נשיא המדינה, הרשויות המקומיות והמוסדות הרשומים בצו הארכיונים.
היועצת המשפטית של הארכיון ציינה כי גופים או ישויות שאינם ממשלתיים לא ייחשבו "מוסדות מדינה" אלא אם כן הוכרז עליהם ככאלה בצו הארכיונים.
במשך השנים פרסמה הממשלה חמישה צווים המכריזים על מוסדות מדינה.
בצווים נכללו 27 מוסדות, ובהם כמה חברות ממשלתיות ותאגידים הפועלים על פי חוק וכן מועצות דתיות14.
נמצא שהצו האחרון פורסם ב שנת 1990 , דהיינו 25 שנים לפני מועד סיום הביקורת, ומאז לא הוחל חוק הארכיונים על גופים נוספים .
מכאן עולה שגופים רבים שייתכן שהיה מקום להכריז עליהם כמוסד של המדינה לעניין חוק הארכיונים, לא הוכרזו ככאלה.
14 לפי נתוני אגף השכר והסכמי עבודה במשרד האוצר, יש כ-130 .
מועצות דתיות גנזך המדינה 281 .
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 עוד הועלה כי יש כמה תאגידים שהוקמו לפי חוק, ועל פי הסבריה של היועצת המשפטית של הארכיון, יש לבצע הליכים משפטיים מסוימים לצורך הכללתם בצו הארכיונים.
אולם הארכיון לא ביצע הליכים כאלה.
לדוגמה, מגן דוד אדום, הפועל לפי חוק מגן דוד אדום, התש"י - 1950 ; המועצה להשכלה גבוהה, הפועלת לפי חוק המועצה להשכלה גבוהה, התשי"ח - 1958 ;ומכון התקנים, שפועל על פי חוק התקנים, התשי"ג- 1953.
בכל הנוגע לחברות ממשלתיות לא נקט הארכיון במהלך השנים דרך פעולה אחידה: בצו הארכיונים נכללות כמה חברות ממשלתיות, ומנגד לא נכללות בו חברות ממשלתיות רבות שהן בבעלות ממשלתית מלאה.
בידי הארכיון לא היה הסבר לכך.
בתקופת הביקורת הייתה בידי הארכיון רשימה של כ - 1,000 מוסדות שעליהם חל חוק הארכיונים ואשר הוא נדרש לפקח עליהם.
אולם לדברי הגנז רשימה זו מיושנת מאוד ואינה עדכנית, והארכיון לא עסק בעדכון הרשימה, כיוון שיש לו משימות דחופות יותר.
על פי תשובת גנז המדינה, במסגרת הצעתו לתיקון חוק הארכיונים הוצע מנגנון חדש להכרה בגופים כמוסדות מדינה.
הוא הוסיף כי הכנת רשימה מלאה וממצה של גופי הממשל שהחוק חל עליהם כרוכה בהליכים מקצועיים ומשפטיים ממושכים, והיא הייתה עלולה להביא לע יכוב בביצוע הרפורמה (בעניין הרפורמה - ראו להלן).
אי-עדכון צו הארכיונים והיעדרה של רשימה מלאה וממצה של גופי ממשל שחוק הארכיונים חל עליהם פוגעים פגיעה של ממש ביכולתו של הארכיון ליישם את הוראות חוק הארכיונים, לרבות בעניין הפקדת רשומות בארכיון המדינה ופיקוחו על הגופים.
הגנז ער לליקויים יסודיים אלה בעבודת הארכיון, אשר נוצרו במהלך השנים עוד לפני שהחלה כהונתו, אולם הוא לא פעל בנחישות כדי לתקנם.
על הגנז לפעול לאלתר לקידום החלת חוק הארכיונים על גופים נוספים, בין על ידי עדכון צו הארכיונים ורשימת הגופים שיש להחיל עליהם את החוק ובין בדרך אחרת.
ביצוע משימות הפיקוח .
על תפקיד הארכיון כמפקח על מוסדות המדינה ועל רשויות מקומיות בכל הנוגע לניהול רשומות ועל אחריותו להדריך אותם אפשר ללמוד הן מחוק הארכיונים, הן מהתקנות שהותקנו על פיו והן מהוראות התקשי"ר: חוק הארכיונים קובע כי "הגנז יפקח על סדרי הארכיונים במוסדות המדינה וברשויות המקומיות, על שמירת החומר הארכיוני בהם ועל ביעורו".
עוד נקבע בחוק הארכיונים כי בתקנות ייקבעו כללים לסדרי ניהול של ארכיונים ציבוריים ודרכי הפיקוח של הגנז עליהם.
תקנות הארכיונים (ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות), התשמ"ו- 1986, קובעות כיהגנז רשאי להתנגד לבקשה לביעור חומר ארכיוני של מוסד ממוסדות המדינה שתמה התקופה שבה יש לשמור אותו.
בתקשי"ר נקבעו הוראות שעניינן אחריות הגנז להדריך את משרדי הממשלה ויחידות הסמך שלה ולפקח על פעולותיהם לניהול רשומות.
יתר על כן, על פי התקש"יר, האחראי לרשומות בכל משרד ממשלתי כפוף לגנז בעניינים מקצועיים של ניהול הרשומות.
מחלקת הפיקוח בארכיון מפקחת מטעם הגנז על סדרי הארכיונים בגופי הממשל, לרבות על התנאים הפיזיים שבהם נשמר החומר הארכיוני, על שיטת תיוק החומר, על גניזתו, על סימונו 282 דוח שנתי66ג .
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 ומיונו, וכן על בדיקת החומר הארכיוני המיועד להפקדה.
על פי היועצת המשפטית של הארכיון, על המחלקה מוטל לזהות חומר היסטורי הנועד לשמירה לצמיתות ולהעבירו לארכיון המדינה, לקבוע אם להתיר את ביעורו של חומר ארכיוני, למפות את גופי הממשל ולהכין נהלים לניהו ל הרשומות.
על המחלקה מוטל גם להדריך את משרדי הממשלה בכל בנוגע לתקופות שמירה של חומר ארכיוני, בהתאם לתקנות, ובכלל זה מוטל עליה ליזום ימי עיון והשתלמויות.
מדוח מבקר המדינה משנת 2014 עולה כי ארכיון המדינה לא פיקח כנדרש על הרשויות המקומיות ולא קבע את תוכני הפיקוח; וכי בפברואר 2013 הפסיק ארכיון המדינה את הביקורים היזומים ברשויות המקומיות לצורכי פיקוח.
בתשובת הגנז למשרד מבקר המדינה נכתב כי מצב זה שורר זה עשרות שנים, תקופה ארוכה לפני תחילת תפקידו של הגנז הנוכחי.
דוח מבקר המדינה משנת 2014 שעסק בטיפול בארכיונים של רשות השידור מלמד שהגנז העלה ליקויים חמורים בארכיון הרשות עוד בשנת 2002 , אך מאז לא שב ובדק אם הם תוקנו15 .
בשנים 2012 ו- 2013 ,אישרה הממשלה שתי תכניות אב לארכיון המדינה ובשנת 2015 אישרה נש"ם שינוי ארגוני בארכיון.
כפי שיפורט להלן, בתכניות האב ובמתכונת השינוי הארגוני השתקפה מגמה ברורה של צמצום ניכר ומהותי בתשומות של מערך הפיקוח בארכיון, ואף זניחה במידה מסוימת של משימות הפיקוח על גופי הממשל.
נש"ם אף העירה לגנז ולמשרד רה"ם כי בעת גיבוש השינוי הארגוני יש להביא בחשבון גם את תפקיד הפיקוח המוטל על הארכיון על פי חוק הארכיונים (ראו להלן).
כדי למדוד את היקף הפיקוח שעשה הארכיון על גופי ממשל ואת איכותו, יש צורך במידע מפורט ע ל תוצרי הפיקוח בגופים השונים ובתקופות שונות.
על פי מסמכי הארכיון, הפיקוח מתבצע בעיקר באמצעות ביקורים בגופי הממשל.
נמצא כי לארכיון אין נתונים על תוצרי הפיקוח או על פעולות הפיקוח.
יש בידיו נתונים רק על מספר הביקורים בכל אחד מגופי הממשל, והמונח "ביקור" אינו מלמד על היקף המשימה: יש ביקור שמתקיים רק באחת מיחידות הגוף או אף אצל בעל תפקיד ספציפי בלבד, ויש ביקור שמתקיים בכמה יחידות.
מכאן שמהמידע שבידי הארכיון אי אפשר לדעת מהו היקף הפיקוח על גופי הממשל ומהם תוצריו.
על גנז המדינה לרכז מידע באופן שיטתי וסדור, בתדירות שיקבע, על כל פעולות הפיקוח שבוצעו, לרבות על המקום שבו בוצעו פעולות הפיקוח, על מועד ביצוען, על ממצאיהן העיקריים, וכן עליו לציין אם יש צורך בפעולות פיקוח נוספות.
15 ,מבקר המדינהדוח 64ג ( 2014 ), "הטיפול בארכיונים של רשות השידור" עמ' 1493 -1463 .
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 4.
נמצא כי עבודת הפיקוח אינה מתבצעת על פי תכנית עבודה מפורטת .
המגובשת על פי יעדים כמותי ים ואינה עוסקת בהיקף הפיקוח הדרוש בכל .
משרד מבקר המדינה עיבד את נתוני הארכיון המוצגים בתרשים שלהלן.
מעיבוד הנתונים עולה כי בשנים 2015 -2000 הארכיון לא קיים כלל .
ב-8 %(12) מ-64 משרדי ממשלה ויחידות הסמך שלה; ב-95 ( 72%) מ- .
132 המועצות הדתיות; וב-5 ( 18% ) מ -27 מוסדות המדינה שפורסמו .
עוד נמצא כי בוצעו ביקורים רק בשניים ( 1.
בתי משפט וכן רק באחד ( 4.
5% ) מ -22 בתי החולים הממשלתיים .
בתרשים 2 להלן מוצגים נתונים על שיעור הגופים שבהם לא קיים הארכיון כלל ביקורי פיקוח בשנים האמורות, מתוך כלל הגופים האלה.
שיעור הגופים שבהם לא התקיים ביקור בשנים 2015 -2000 .
מקור: על פי נתוני ארכיון המדינה בעיבוד משרד מבקר המדינה .
על פי נתוני הארכיון לשנים 2014 -2010 , הארכיון קיים באותן שנים כ- .
5,000 ביקורי פיקוח, ומשרדי הממשלה נבדלים ביניהם במידה ניכרת .
בהיקף הביקורים שהתקיימו בהם.
לדוגמה, בפרק הזמן האמור התקיימו .
450 ביקורים במשרד רה"ם (כ-9% )מכלל הביקורים ו-461 ביקורים .
במשרד הבריאות (כ - 9.
)מכלל הביקורים לעומת זאת, הוא קיים .
במהלך 14 השנים הללו רק 30 ביקורים במשרד החינוך ו-19 ביקורים 284 דוח שנתי66ג .
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 במשרד החוץ.
בידי הארכיון לא היו הסברים לגבי ההבדלים האמורים.
יצוין כי הגנז הנוכחי הטיל ספק באפקטיביות של ביקורי הפיקוח ואף סבר שעל עובדי מחלקת הפיקוח לחדול מלפקח על גופי ממשל באמצעות ביקורים בהם.
עם זאת, הגנז לא הבהיר באילו דרכים חלופיות ימלא ארכיון המדינה את תפקידו על פי חוק הארכיונים בתחום הפיקוח כדי לממש את הוראות הדין.
יתר על כן, בתכנית אב רב-שנתית שגיבש הגנז, אשר אושרה בידי משרד רה"ם וקיבלה תוקף גם בהחלטת ממשלה, לא נכללה כלל משימת הפיקוח.
גם בשינוי ארגוני שקידם הגנז לצורך ביצוע תכנית האב, אשר תמכו בה המופקדים על ניהול משאבי אנוש במשרד רה"ם וקיבלה את אישור נש"ם, לא נכללו משימות פיקוח (בנוגע לתכנית האב והשינוי הארגוני - ראו להלן).
גנז המדינה הורה לעובדי מחלקת הפיקוח לצמצם את פעילותם במסגרת משימות של פיקוח והפקדת רשומות נייר בארכיון, וכן הורה להם להתרכז בשתי משימות מרכזיות שדרשו הקצאת משאבי זמן ניכרים: רישום "ישויות ידע" ומיפוי גופי ממשל.
רישום ישויות ידע, על פי הסברי הגנז, נועד ליצור במערכת המידע של הארכיון מוקד מידע על ארגון, אירוע, אישיות, ועדה, פרויקט או נושא אשר נזכרים ברשומות.
מיפוי גופי ממשל כולל סקירת היחידות בגופי הממשל ובעלי תפקידים מרכזיים בהן, וכן התוצרים העיקריים שלהן.
שתי משימות רחבות היקף אלו נועדו, לדברי הגנז, ליצור תשתית חיונית להפקדת הרשומות האלקטרוניות בארכיון המדינה ולאחזורן.