HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
עם זאת ציין, כי הוא נוהג לקיים מכרזים פומביים בנושאי בנייה שהיקפם מעל 1 מיליון ש"ח, וכי ינהג כמתחייב על פי חוק חובת המכרזים לכשיחול עליו.
27 ראו מ בקר המדינה, דוחות על הביקורת בשלטון המקומי, באיגודים ובמוסדות להשכלה גבוהה (יוני 2002 '), עמ737.
28 פרטים על התהליך להחלת חוק חובת המכרזים על המוסדות להשכלה גבוהה ראו בדוח מבקר המדינה משנת 2009 ', עמ195 .
29 ראו הערה27 ', שם עמ774.
שנקר- בית ספר גבוה להנדסה ולעיצוב 1437 .
בעקבות הערות משרד מבקר המדינה בדוח מ - 2002 , פרסם שנקר במאי 2005 נוהל רכש והתקשרויות חדש (להלן - נוהל הרכש וההתקשרויות החדש או הנוהל החדש), אשר החליף את הנוהל הישן מינואר 1998.
מבדיקת הנוהל החדש עולה כי הוא מסדיר באופן חלקי בלבד פעולות מרכזיות בתחום ביצוע מכרזים, אף שמשרד מבקר המדינה הסב, כאמור, את תשומת לב שנקר לצורך בהסדרתן, כבר בדוח מ- 2002 .
למשל: בנוהל החדש חסרים כללים בעניין מתן פטור ממכרז, דרכי ניהולו של מכרז, אופן הגשת ההצע ות למכרז וקביעת התנאים המוקדמים להשתתפות בו, הכנת רשימות קבלנים שישתתפו במכרזים סגורים, הנסיבות שבהן ניתן לנהל משא ומתן עם קבלנים בעקבות מכרז, והחובה לרשום פרוטוקולים של המשא ומתן עמם.
נוכח אישור התקנות והחלתן הקרובה על המוסדות להשכלה גבוהה, ראוי ששנקר, כמו גם יתר המוסדות להשכלה גבוהה שהממשלה משתתפת בתקציבם, יערכו להחלת התקנות, הן מבחינת תיקון נוהל הרכש שלהן והן מבחינת שינוי תהליכי הרכש, ככל שנדרש.
הוועדות השונות לטיפול ברכש על פי נוהל הרכש וההתקשרויות החדש של שנקר, שתי ועדות יאשרו תקציבי רכש: "ועדת רכש עליונה" - שתפקידה לאשר רכש של ציוד מהתקציב הרגיל; וועדת כספים - שתפקידה לאשר מסגרת כספית לפרויקטים שמימונם ייעשה מחוץ לתקציב הרגיל וסכומם גדול מ - 250,000 .
ש"ח מכרזים ינוהלו באמצעות שתי ועדות: ועדת מכרזים קבועה - המנהלת מכרזים לרכש מהתקציב הרגיל של שנקר; וועדת מכרזים לפרויקטים - המתמנה על ידי ועדת הכספים כאשר מתעורר הצורך למכרז בפרויקט מיוחד.
עוד קובע הנוהל כי ועדת הכספים תמנה על פי הצורך ועדה אד -הוק מבין חבריה, לליווי ובקרה על ביצועו של פרויקט מיוחד ותנהל מעקב ובקרה שוטפת על העמידה בתקציב הפרויקט.
פרוי קט שיפוץ ובינוי במבנה עלית : במחצית השנייה של שנת 2008 ביצע שנקר עבודות בנייה ושיפוצים במבנה שקיבל מעיריית רמת גן (להלן- בניין עלית או הפרויקט) והכשירו לשימוש המחלקה לאמנות רב-תחומית.
מימון התקציב נעשה בעיקרו מתוך תקציב הפיתוח של שנקר.
משרד מבקר המדינה בדק את פעולות הוועדות שמינה שנקר לצורך ניהול הפרויקט.
להלן פירוט הממצאים: (א) על אף עלותו הכספית הגבוהה יחסית של הפרויקט, כ-2 מיליוני ש"ח, לא מינתה ועדת הכספים של שנקר ועדה אד -הוק שתלווה אותו ותפקח על ביצועו, כמתאפשר על פי הנוהל החדש, וגם לא ליוותה את הפרויקט באופן צמוד בעצמה.
נמצא כי הפרויקט חרג במידה ניכרת מתקציבו, ועלותו הסופית הייתה כ-4 מיליון ש"ח - פי שניים מהתקציב שאושר.
שם הדוח: מעקב אחר תיקון ליקויים בשנקר מסגרת הפרסום: דוח שנתי 60ב שנת פרסום: התש"ע- 2010 ביוני 2009 הגישו חברת ביצוע לעבודות בנייה וקבלן הביצוע מטעמה תביעה משפטית30 בסך כ-1.
מיליון ש"ח נגד שנקר, נשיא שנקר, מנכ"ל שנקר, חברת ניהול הפרויקטים ונציגה בכתב התביעה טענה חברת הביצוע כי שנקר לא תכנן את כל מערך הבינוי, החשמל והאינסטלציה קודם החתימה על ההסכם לביצוע הפרויקט, ומשום כך נגרם עיכוב של ממש בבנייה.
שנקר ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2009 , כי ועדת הכספים שימשה כוועדה אד-הוק לליווי ובקרה על הפרויקט.
בשלב ראשון היא אישרה עבור שיפוץ בניין עלית תקציב של 2.
3 מיליון ש"ח וזאת לצורך התנעת תהליך השיפוץ.
לאחר מכן, על סמך הערכה כי עלות השיפוץ תהיה כ-4.
6 מיליון ש"ח ובהתאם למשאבים שעמדו לרשות בית הספר באותה עת, אושר תקציב של 3.
בהמשך, אושרה תוספת לתקציב וזה הועמד על4 מיליון ש"ח.
שנקר ציין כי מסגרת תקציב זו תאמה את הוצאות השיפוץ בפועל.
שנקר הוסיף כי העיכובים המסוימים בעבודות נבעו מהעובדה כי לאחר התחלת העבודה התברר כי ישנו פער בין תכניות הבניין שנמסרו לשנקר לבין המצב בשטח, וכי "מדובר בשינוי נסיבות שלא הייתה כל דרך להביא בחשבון מראש".
שנקר ציין כי הוא כופר בכל טענותיה של חברת הביצוע, וכי הוא יגיש תביעה נגדית על נזיקין.
משרד מבקר המדינה בדעה שפרויקט מסוג זה היה ראוי לליווי ופיקוח צמודים של ועדה אד-הוק, כפי שאף עולה מהנוהל החדש של שנקר.
(ב) כאמור הנוהל החדש קובע כי ועדת הכספים תמנה ועדת מכרזים לפרויקטים כאשר מתעורר צורך למכרז בפרויקט מיוחד.
הביקורת העלתה כי אף שפרויקט הבנייה והשיפוץ המתוכנן בבניין עלית הוא פרויקט שניתן להגדירו כפרויקט מיוחד, לנוכח היקפו התקציבי ולנוכח מימונו מחוץ לתקציב הרגיל של שנקר, ועדת הכספים לא מינתה ועדת מכרזים כנדרש מהנוהל.
הנהלת שנקר בהיותה גם ועדת הרכש העליונה, שימשה כוועדת מכרזים והיא אשר בחרה את הקבלנים ואת תנאי ההתקשרות עמם.
בין היתר ביוני 2008 היא דנה בבחירת מנהל לפרויקט הבנייה והשיפוץ בבניין עלית על פי הצעות מחיר שקיבלה.
באוגוסט 2008 היא דנה בבחירת קבלן הריסות וביצוע למחלקה לאמנות רב-תחומית בבניין עלית מתוך רשימת הקבלנים שהגישו הצעות למכרז.
שנקר כתב בתשובתו למשרד מבקר המדינה, כי "הנוהל אינו מתאים להתנהלות שנקר בפועל הוא יתוקן.
אין צורך בועדת מכרזים שתסרבל במקום ]משרד מבקר המדינה[ ולאור הערת שתיעל.
הועד המנהל עוסק בין שאר תפקידיו בפיקוח על עבודת המנהלה בשנקר, לרבות בנושא תקציב רכש (באמצעות ועדת כספים) ובניה (באמצעות ועדת קמפוס)".
לדעת משרד מבקר המדינה, תשובת שנקר אינה עולה בקנה אחד עם כללי מינהל תקין.
אם שנקר סבור מנימוקים ראויים שהנוהל הקיים אינו מתאים, היה עליו לעמוד על הצורך בעדכונו ובמקביל לבקש אישור מהגורם המוסמך שלא לפעול על פיו.
זאת ועוד, השוני בין הוועדות אינו פורמאלי אלא מהותי: את ועדת המכרזים .
30 )ת"א (ת"א 171079/09 ג.
ברם בע"מ ואח' נ' שנקר - בית ספר גבוה להנדסה ועיצוב ואח'.
במועד סיום הביקורת טרם התקיים דיון בתביעה.
שנקר- בית ספר גבוה להנדסה ולעיצוב 1439 .
,לפרויקטים ממנה כאמור ועדת הכספים, שהיא ועדת משנה של הוועד המנהל ואילו ועדת הרכש העליונה מורכבת מבעלי תפקידים בהנהלת בית הספר בלבד.
דיון בפרויקט בוועדת המכרזים לפרויקטים, יכול היה גם לאפשר לוועדת הכספים לפקח על הפרויקט בהיבט הכספי באופן הדוק יותר.
על שנקר להקפיד על קיום הנהלים שקבע, ולדאוג לכך שכל אחת מהוועדות תפעל בתחום סמכויותיה בלבד ולא בתחומן של ועדות אחרות.
התכנסויות ועדת הרכש העליונה : הנוהל החדש קובע כי ועדת הרכש העליונה תתכנס על פי הצרכים, לשם אישור תכניות שנתיות כלליות לרכישת ציוד ומכשור בלתי מתכלה מהתקציב הרגיל של בית הספר.
ממאי 2005 (מועד פרסום נוהל הרכש וההתקשרויות החדש) ועד אוגוסט 2008 התכנסה ועדת הרכש העליונה, על פי המסמכים, פעם אחת בלבד, באוגוסט 2006 , לצורך אישור תכניות שנתיות לרכישת ציוד ומכשור בלתי מתכלה.
לדעת משרד מבקר המדינה, בשל חשיבות התכנון המוקדם של חלוקת הכספים מהתקציב הרגיל, על שנקר להקפיד כי ועדת הרכש העליונה תדון אחת לשנה, בעת הכנת התקציב, בתכנית הרכש השנתית של ציוד בלתי מתכלה ותאשר אותה, ותתעד את הדיון וההחלטות שהתקבלו בו.
שנקר ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה, כי ועדת רכש עליונה מתכנסת מדי שנה בשנה לצורך אישור תוכניות שנתיות, וכי על פי החלטותיה נרכש הציוד; הוא הוסיף כי להבא הוא יקפיד על תיוק הפרוטוקולים כנדרש 31 .
שנקר לא צירף לתשובתו פרוטוקולים של ישיבות נוספות של הוועדה בתקופות האמורות.
משרד מבקר המדינה העיר לשנקר, כי אין כאמור מסמכים המעידים על התכנסויות נוספות של הוועדה, ועל כי רכש הציוד על ידי המוסד נעשה בהתבסס על החלטותיה.
על שנקר להקפיד, כנדרש מכללי מינהל תקין, על ניהול מסודר של פרוטוקולים מישיבות המתנהלות במוסד.
בעקבות דוח מבקר המדינה מ- 2002 הגיש מבקר הפנים של שנקר בשנת 2004 לוועדת הביקורת דוח בנושא "ניהול הרכש וההתקשרויות עם ספקים ונותני שירותים".
ביקורת המעקב העלתה שמבקר הפנים צירף לדוח הצעה לראשי פרקים לשם ניסוח מחודש של נוהלי הרכש ובהמשך הוא אף כתב בעצמו את נוהל הרכש וההתקשרויות החדש של שנקר.
סעיף 8 לחוק הביקורת הפנימית, התשנ"ב- 1992 , קובע כי "מבקר פנימי לא ימלא, בגוף שבו הוא משמש מבקר, תפקיד נוסף על הביקורת הפנימית זולת תפקיד הממונה על תלונות הציבור.
ואף זאת - אם מילוי תפקיד נוסף כאמור לא יהיה בו כדי לפגוע ב מילוי תפקידו העיקרי".
31 בעניין הממצאים לגבי תיעוד חלקי או אי-תיעוד בכלל של ישיבות שהתקיימו בשנקר, ראו לעיל בפרק "היבטים בפעילות שנקר", עמ' 1395.
שם הדוח: מעקב אחר תיקון ליקויים בשנקר מסגרת הפרסום: דוח שנתי 60ב שנת פרסום: התש"ע- 2010 משרד מבקר המדינה מעיר למבקר הפנים ולשנקר, כי השתתפות מבקר הפנים בכתיבת נהלים אינה מתיישבת עם האמור בחוק הביקורת הפנימית, ואף עלולה להקשות עליו בהמשך לבקר את נאותותם, יעילותם ואופן יישומם משום שיש בכך מעין ביקורת על מעשיו שלו עצמו.
מבק ר הפנים רשאי להצביע על עקרונות כלליים שיש לפעול לפיהם בהכנת הנוהל, אך לא להיות שותף להכנתו; על מוסדות שנקר להטיל את הכנת הנהלים על גורמים מקצועיים אחרים.
שנקר ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה, כי הוא מקבל את הביקורת בנושא.
בבדיקת מעקב שקיים מבקר הפנים בשנת 2004 עלה, כי שנקר טיפל רק בחלק מהליקויים שהעלה משרד מבקר המדינה בדוח מ- 2002 .
בעניין ניהול הרכש וההתקשרויות בין היתר ציין מבקר הפנים ששנקר לא טיפל באי-תחלופה של הספקים שביצעו עבור שנקר עבודות תחזוקה שונות במשך תקופה ארוכה; בעניין ליקויים בביצוע מכרזים לנותני שירותים וחתימת הסכמים עמם ובעניין ניהול הרכוש הקבוע ציין כי שנקר תיקן את הליקויים באופן חלקי בלבד.
מבקר הפנים המליץ בדוח לקיים דיון בהנהלת שנקר בממצאי משרד מבקר המדינה, ולהחליט על הצעדים שיינקטו ליישום ההמלצות שטרם יושמו.
המעקב העלה, כי עד אוגוסט 2009 לא יושמו במלואן הערות משרד מבקר המדינה בדוח מ- 2002 בנושאים כגון: אופן ביצוע מכרזים והתקשרויות עם נותני שירותים קבועים, תחלופה של ספקים שביצעו עבור שנקר עבודות תחזוקה שונות, ניהול המלאי וטיפול בציוד מיושן (ראו להלן דוגמאות בעניין זה).
בדצמבר 2008 קיימה ועדת הביקורת של שנקר ישיבה ובה נקבעה תכנית העבודה של מבקר הפנים לשנת 2009 ; התכנית כללה ביצוע ביקורת בנושא ניהול הרכש.
במעקב עלה, כי עד אוגוסט 2009 .
מבקר הפנים לא החל בביקורת בנושא זה יו"ר ועדת הביקורת ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2009 , כי העיכוב בטיפול בנושא על ידי מבקר הפנים "נבע עקב אילוצים אובייקטיביים והצורך בטיפול בנושאים דחופים שהתעוררו.
עם זאת הנושא יטופל על ידי מבקר הפנים בהתאם להנחיית ועדת הביקורת".
משרד מבקר המדינה העיר לשנקר, כי נוכח חשיבותו של הנושא, על ועדת הביקורת להנחות את המבקר להתחיל בהקדם בביצוע ביקורת זו.
רכישת ציוד וחומרים ומעקב אחר צריכתם 1 .
מערכות המחשוב להזמנות וניהול חשבונות : בביקורת המעקב עלה, כי מערכת ההזמנות הממוחשבת של שנקר אינה מקושרת למערכת הממוחשבת של הנהלת החשבונות, ותהליך אישור ההזמנה והמעקב אחרי הספקת הציוד ותשלום החשבונית נעשה ידנית.
משרד מבקר המדינה מעיר לשנקר כי כל זמן שאין בידו יכולת טכנולוגית שתשווה בין הנתונים של שתי המערכות, עליו להקפיד הקפדת יתר שכל החשבוניות והתשלומים יהיו מגובים בהזמנות מתאימות, ולוודא שתהליכי הבקרה שהוא נוקט נותנים מענה הולם לצורך זה.
שנקר- בית ספר גבוה להנדסה ולעיצוב 1441 .
רכישת חומרים מתכלים ושירותי תחזוקה : הנוהל החדש קובע למשוך מספק ]התחזוקה[ בעניין רכישת חומרים מתכלים כי "בסמכות מנהל הרכש ומנהל קבוע חומרים ומוצרים לתצרוכת שוטפת במסגרת התקציב הרגיל ובתנאי שהמשיכות לא יעלו על סך 5,000 ש"ח למשיכה ויעשו במסגרת סבירה.
המשיכות יתועדו בהזמנת רכש פנימית " (ההדגשה במקור).
בעניין התקשרות לצורכי ]התחזוקה[ חתומה ע"י מנהל הרכש או מנהל תחזוקה קובע הנוהל החדש כי התקשרות בסכום שאינו עולה על 5,000 )ש"ח (כולל מע"מ תאושר על ידי מנהל התחזוקה ומנהל הרכש; הזמנה דחופה בסכום שאינו עולה על 3,000 .
ש"ח רשאי לאשרה מנהל התחזוקה (א) ביקורת המעקב העלתה כי גם מנהל מערכות המידע מזמין חומרים מתכלים מספקים באמצעות הטלפון, אף על פי שאינו מורשה לכך על פי הנוהל.
כמו כן עלה כי הזמנות טלפוניות מספקים נעשות ללא תיעוד מתאים.
(ב) מנהל התחזוקה התקשר ישירות עם ספקי השירותים השונים, גם כאשר לא היה מדובר בצורך דחוף ושנדרש לשם כך אישורו של מנהל הרכש.
משרד מבקר המדינה מעיר לשנקר כי עליו לוודא שרק המורשים להזמין ציוד ישירות מספק יעשו זאת, וכי כל ההזמנות לרבות הזמנות טלפוניות יתועדו בטופסי הזמנת רכש פנימית.
שנקר ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה, כי עקב מגבלות תקציביות, מנהל הרכש מבצע את תפקידו בשנקר לבד.
כדי להקל עליו הוחלט לשנות את הנוהל ולקבוע בו שמנהל מערכות מידע ומנהל התחזוקה יוכלו לבצע הזמנות שסכומן עד 5,000 ש"ח באופן עצמאי, גם בטלפון, בתיאום עם מנהל הרכש.
משרד מבקר המדינה מציין, כי תפקידו של נוהל בארגון הוא להסדיר את תהליכי עבודתו כך שיוכל למלא את תפקידיו באופן יעיל ועל פי סדרי ניהול תקינים.
אכן, נסיבות שמשתנות לרבות חוקים, תקנות וכללים כמו גם צרכים פנימיים של הארגון מעלים צורך, מעת לעת, לעדכן את הנהלים.
לדעת משרד מבקר המדינה, ראוי שכל שינוי נוהל בשנקר יובא לדיון אצל הגורמים המקצועיים, לרבות אצל הייעוץ המשפטי שלו, כך שיובטח שהשינוי יעשה במקרים הראויים בלבד ובהתאם לכל הכללים המתבקשים.
קבלת הצעות לרכש : בדוח מ- 2002 נכתב כי שנקר לא ביקש מספקים הצעות מחיר לפני רכישת ציוד וחומרים, או שפנה למספר ספקים קטן מהנדרש בנוהל.
בנוהל הרכש החדש נקבע כי לצורך רכישת ציוד ומכשור בלתי מתכלה, וכן חומרים מתכלים בסכומים שבין 5,000 ל- 15,000 .
ש"ח, על מנהל הרכש לקבל שתיים או שלוש הצעות טלפוניות ולתעדן לצורך רכישה בסכומים שבין 15,000 ל- 100,000 ש"ח עליו לקבל הצעות בכתב משניים או שלושה ספקים ולערוך טבלת השוואה ביניהן.
בדיקת המעקב לגבי מספר רכישות שביצע מנהל הרכש בשנת 2008 העלתה, כי לא קיים בשנקר תיעוד מספיק על מנת לוודא שהרכישות בוצעו בהתאם לנוהל האמור.
הדבר בולט במיוחד במקרים כגון רכישה מספק על פי מחירונים שבידי מנהל הרכש, או על פי הצעות מחיר שהתקבלו ברכישה קודמת, רכישה מספק בלעדי או על פי דרישה מיוחדת של המחלקה.
שם הדוח: מעקב אחר תיקון ליקויים בשנקר מסגרת הפרסום: דוח שנתי 60ב שנת פרסום: התש"ע- 2010 שנקר ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה כי "נוהל הרכש החדש מקוים בשנקר אולם לא הי]בעניין זה[ התיעודה מושלם ובעתיד יוקפד על כך".
משרד מבקר המדינה מעיר לשנקר כי עליו להקפיד על ביצוע מלא של הנוהל ועל תיעוד אופן בחירת הספקים כדי לוודא שיינתן שוויון הזדמנויות למציעים בכוח, ולהבטיח יעילות וחיסכון והפקת תועלת מרבית מהליך הבחירה.
תכנון רכש חומרים מתכלים : בדוח מ- 2002 נמצא כי אין בשנקר תכנון שנתי של כמויות המוצרים המתכלים שיסופקו למחלקות, ומנהל הרכש אינו מנהל מעקב אחר מלאי המוצרים המתכלים במחלקות.
שנקר הודיע אז למשרד מבקר המדינה כי המלצותיו בדבר ניהול שוטף ועדכני של רשימות המצאי והמלאי ייושמו.
המעקב העלה כי לא חל שינוי בשנקר, בעניין הספקת החומרים המתכלים, מאז הביקורת הקודמת: שנקר אינו מתכנן את צריכת המוצרים המתכלים הנדרשים, ומנהל הרכש אינו מקיים מעקב אחר צריכתם במחלקות.
משרד מבקר המדינה מעיר לשנקר כי עליו לקיים מעקב אחר מלאי הציוד המתכלה שברשותו, ולנהלו באופן שיבטיח את יעילות רכישתו.
רשימות ספקים בדוח מ - 2002 צוין כי "כדי להבטיח תחרות שוויונית והוגנת ברכישות מספקים ולחסוך בהוצאות על רכישות, ראוי ששנקר ינהל רשימות שיכללו מספר גדול של ספקי טובין שהוא נזקק להם.
ויעדכן רשימות אלה בזמנים קבועים.
על שנקר לקבוע דרישה כזאת בנוהל, שיפורטו בה, בין היתר, הדרכים לעדכון הרשימות, מועד העדכון וסדרי הפנייה לספקים".
המעקב העלה כי בעקבות המלצת משרד מבקר המדינה קבע שנקר בנוהל החדש הנחיות להתקשרות עם ספקים קבועים לרכישת חומרים מתכלים.
בהנחיות נקבע כי רשימת הספקים תיקבע על ידי המנכ"ל ויוגדרו התנאים לבחירת ספק קבוע.
עוד נקבע בנוהל כי אחת לשנתיים-שלוש יש לרענן את הרשימה ולבחון את תנאי ההתקשרות ואת המחירים בהשוואה לספקים חלופיים.
המעקב העלה כי הוראות אלו אינן מקוימות: המנכ"ל לא ניהל רשימת ספקים שמהם יירכשו חומרים מתכלים, ורענון הספקים ששנקר קונה מהם חומרים אלה אינו נעשה בתדירות שנקבעה.
עוד עלה כי אופן העדכון של רשימת הספקים וסדרי הפנייה אליהם אינם מפורטים בנוהל.
יצוין כי הדרישה לנהל רשימת ספקים נקבעה בנוהל רק לגבי רכישת חומרים מתכלים, ולא לגבי ציוד ומכשור שאינו מתכל ה.
לדעת משרד מבקר המדינה, על שנקר להחיל את הנוהל גם על רכישת ציוד בלתי מתכלה ולהפעיל בקרה ופיקוח כדי להבטיח שהנוהל יקוים.
שנקר- בית ספר גבוה להנדסה ולעיצוב 1443 .
רכישות והתקשרויות לצורכי תחזוקה ושמירה 1.
הזמנות טלפוניות : בדוח מ- 2002 צוין, כי מחלקת התחזוקה מוציאה הזמנות ביצוע באמצעות הטלפון ואינה מתעדת אותן בכתב.
נוהל הרכש וההתקשרויות החדש קובע כי למשוך מספק קבוע חומרים ומוצרים לתצרוכת ]התחזוקה[ "בסמכות מנהל הרכש ומנהל שוטפת במסגרת התקציב הרגיל ובתנאי שהמשיכות לא יעלו על סך 5,000 ש"ח למשיכה ויעשו במסגרת סבירה.
המשיכות יתועדו בהזמנת רכש פנימית חתומה ע"י מנהל הרכש או ".
]התחזוקה[ מנהל המעקב העלה כי מחלקת התחזוקה ממשיכה להזמין חומרים ועבודות תחזוקה בטלפון והם אינן מתועדות בכתב.
תחלופת ספקי תחזוקה : בדוח מ - 2002 צוין, כי במשך שנים לא החליף שנקר את הספקים שביצעו בעבורו עבודות תחזוקה שונות, כמו עבודות חשמל, אינסטלציה, הובלות ועוד.
כמו כן נמצא, כי במשך שנים רוכשת מחלקת התחזוקה חומרים מספקים קבועים.
משרד מבקר המדינה ציין בדוח כי "מן הראוי ששנקר יבחן אחת לפרק זמן מוגדר את חוזי המסגרת32 שחתם עם ספקי המוצרים והשירותים, באמצעות השוואת מחיריהם למחירים שמציעים ספקים אחרים".
המעקב העלה כי שנקר לא שינה את אופן פעולתו כלפי ספקי עבודות התחזוקה וספקי החומרים, והוא עדיין מתקשר עם אותם ספקים שהתקשר אתם לפני שנים רבות.
מנהל התחזוקה מסר למשרד מבקר המדינה, כי אין בידו מחירונים של הספקים שהוא עובד אתם, והוא אינו משווה את המחירים שלהם למחירי ספקים אחרים.
שנקר ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה, כי מנהל התחזוקה עושה השוואה טלפונית של מחירי הספקים וכי אין בעובדה שהוא עובד עם הספקים תקופה ממושכת להוכיח שהוא אינו מקבל את השירות הטוב ביותר; שנקר לא צירף לתשובתו אסמכתאות לגבי השוואות המחירים האמורות.
עם זאת ציין שנקר, כי "עד סוף 2009 ומנהל הרכש ספק]התחזוקה[ יבחנו מנהל נוסף לצורך השוואת מחירים, כך ששנקר יעבוד מול 3-2 ספקים.
במהלך שנת 2010 יבחן יבחן עד ]התחזוקה[ שנקר ספקים נוספים וישווה בינם לבין הספקים שעובד מולם.
"ספקים בתחום השיפוצים על מנת שיתנו מחירון השוואתי לשיפוצים בשנקר על שנקר לרענן מדי פעם בפעם את רשימות הספקים ונותני השירות שלו ולבדוק את העלויות של השירותים והחומרים הניתנים לו על ידי השוואתם להצעות מחיר של נותני שירותים וספקים אחרים.
כמו כן על שנקר לתעד את בדיקות המחירים.
בדוח מ- 2002 ,צוין כי נותני שירותים הועסקו בשנקר שנים רבות, ולעתים אף ללא חוזה בניגוד לנוהל שקבע שהתקשרויות עם נותני שירותים יהיו לפרק זמן מוגבל.
המעקב העלה כי שנקר מימש את המלצת הדוח מ- 2002 בעניין אימוץ עקרונות חוק חובת המכרזים והתקנות שנקבעו לפיו ובנוהל החדש נקבע כי "אחת לשנתיים שלוש תיערך בדיקה של ההתקשרויות עם נותני השירותים במכרזים חדשים, או על ידי קבלת הצעות אלטרנטיביות לפי העניין".
32 חוזה מסגרת הוא חוזה המסדיר את סוגי השירותים או המוצרים שיספק ספק ואת עלותם למוסד .
שם הדוח: מעקב אחר תיקון ליקויים בשנקר מסגרת הפרסום: דוח שנתי 60ב שנת פרסום: התש"ע- 2010 פי הנוהל כוללים השירותים, בין היתר, ביטוח, ניקיון, אבטחה, אחזקת מחשבים, מזגנים ושירותי דפוס.
בביקורת המעקב נבדקו כמה התקשרויות של שנקר עם נותני שירותים.
להלן עיקרי הממצאים: (א) התקשרות עם חברת שמירה : בדוח הביקורת הקודם צוין כי שנקר מעסיק חברת שמירה במשך שנים בלי שבדק בכל שנה הצעות מחיר של חברות שמירה אחרות.
כמו כן לא נמצא חוזה התקשרות עימה.
בביקורת המעקב עלה ששנקר ממשיך להעסיק את אותה החברה זה יותר מעשר שנים, וכי ההוצאה השנתית לשירותי השמירה בשנת התשס"ח הסתכמה בכ - 600,000 ש"ח.
גם בביקורת זו לא נמצא חוזה התקשרות עם החברה33.
כמו כן, למרות הדרישה בנוהל החדש לבדוק אחת לשנתיים-שלוש את ההתקשרויות עם נותני שירותים, לא נמצאו סימוכין לכך ששנקר בדק הצעות חלופיות.
מנכ"ל שנקר לשעבר34 כתב בתשובתו למשרד מבקר המדינה מנובמבר 2009 , כי חתם בעבר על הסכם מעודכן עם חברת השמירה שבו הופחתו משמעותית עלויות ההתקשרות עימה.
מנכ"ל שנקר הקודם35 מסר למשרד מבקר המדינה במהלך הביקורת, כי עם כניסתו לתפקיד דרש מחברת האבטחה להפחית את התשלום בגין שירותיה ב-8%.
יצוין כי להסכם המעודכן ולהפחתת התשלומים לחברת השמירה לא נמצאו סימוכין בשנקר.
משרד מבקר המדינה מעיר, כי אין די בהסכמת חברת השמירה להפחתת עלויות.
על שנקר היה לפעול לקבלת כמה הצעות חלופיות לשירותי שמירה, כפי שנדרש בנוהל החדש ולהשוותן.
שנקר ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה, כי בסמוך לכניסתו של המנכ"ל החדש לתפקידו ביולי 2009 , הוא בחן הצעות מחיר מארבע חברות שמירה שונות.
בסופו של דבר נבחרה אותה חברה, בין היתר נוכח היותה זולה יותר, ובנובמבר 2009 .
נחתם כנדרש חוזה עמה (ב) התקשרות עם חברת ניקיון : שנקר משתמש משנת 1998 בשירותיה של חברת ניקיון מסוימת.
ההוצאה השנתית על שירותי הניקיון בשנת הלימודים התשס"ח הסתכמה בכ- 800,000 ש"ח.
בדוח מ - 2002 צוין כי היקף העבודה של חברת הניקיון הורחב בשנת 2000 בכ-60% בלא שהתקיים מכרז חדש.
משרד מבקר המדינה העיר אז כי על שנקר להגדיר בנוהל מהו שיעור הגידול בהיקף העבודה המחייב פרסום מכרז חדש.
המעקב העלה כי הנוהל החדש של שנקר אינו נדרש כלל לעניין זה.
עוד עלה, כי אותה חברת ניקיון הועסקה עד אוגוסט 2009 על פי הסכם שנחתם עמה בשנת 2002 , ללא בדיקה של הצעות חלופיות - זאת בניגוד להוראות הנוהל החדש הקובעות כאמור כי אחת לשנתיים -שלוש תיערך כאמור בדיקה של ההתקשרויות עם נותני שירותים.
33 יצוין כי מבקר הפנים של שנקר הגיש להנהלת שנקר וליו"ר הוועד המנהל באוגוסט 2008 דוח בנושא מערך הביטחון והאבטחה ובו הצביע על כשלים בתפקודה של חברת השמירה בשנקר.
34 המנכ"ל סיים את תפקידו ביולי 2007.
35 המנכ"ל סיים את תפקידו ביולי 2009.
שנקר- בית ספר גבוה להנדסה ולעיצוב 1445 .
מנכ"ל שנקר לשעבר כתב בתשובתו למשרד מבקר המדינה, כי חתם בעבר על הסכם מעודכן שבו הופחתו משמעותית עלויות ההתקשרות עם חברת הניקיון.
גם במקרה זה לא נמצאו בשנקר סימוכין להסכם המעודכן ולהפחתת התשלומים.
שנקר כתב בתשובתו למשרד מבקר המדינה, כי הוא "יבחן הצעות מחיר לחברת ניקיון חדשה לקראת סוף שנת הלימודים האקדמית, קרי עד יוני 2010.
" )(ג בחינת ההתקשרויות הקיימות על ידי ועדת הכספים : בשל המצב הכלכלי במשק והצורך לחסוך בהוצאות, החליט הוועד המ נהל של שנקר בדצמבר 2008 , כי ועדת הכספים של בית הספר תבוא בדברים עם נותני השירותים לשנקר כדי לקצץ בעלויות המשולמות ולקבל הצעות נוספות ממשרדים מובילים.
בישיבת ועדת הכספים שהתקיימה באותו חודש הסמיכה הוועדה את מנכ"ל שנקר לבדוק את ההצעות של כל נותני השירותים.
המעקב העלה, כי עד אוגוסט 2009 לא נעשו שינויים בהתקשרויות של שנקר עם נותני השירותים האמורים.
משרד מבקר המדינה העיר לשנקר כי עליו לפעול לביצוע החלטת הוועד המנהל.
תהליכי ההתקשרות של שנקר כפי שתוארו לעיל מצביעים על כך ששנקר תיקן את הליקויים בתחום זה שעלו בדוחות הקודמים רק באופן חלקי.
מאחר שבקרוב אמורות להיכנס לתוקפן התקנות לחוק חובת המכרזים, ובעקבותיהן יוחל החוק על המוסדות להשכלה גבוהה שהממשלה משתתפת בתקציבם, על שנקר להיערך לקראת אימוצן, ובכלל זה לעדכן את תהליכי העבודה שלו בתחום ההתקשרויות והרכש, ולעדכן בהתאם גם את נהליו בנושא זה.
בכך יבטיח שנקר שהוא יתנהל כחוק ועל פי המצופה ממנו כגוף בעל מאפיינים ציבוריים.
כיוון שחלק ניכר מתקציבו מקורו בתקציב המדינה וחלק נוסף מקורו כאמור בתקציבי תלמידיו, עליו לנהוג בכספים בנאמנות, להקפיד על חיסכון ויעילות תוך הגשמת עקרונות ההגינות והשוויון.
שנקר ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה, כי "הנהלים שהיו מקובלים בשנקר לא התאימו להתפתחות המוסד למצבו כיום.
המנכ"ל הנוכחי פועל לרענון והתאמת הנהלים ויקפיד על עמידה בהם".
ניהול הרכוש הקבוע רישום הרכוש הקבוע נועד להגן על זכויות הבעלות של שנקר על הציוד שרכש, למנוע אבדן ציוד ורכישות מיותרות ולהביא לידי ניצול יעיל יותר של הרכוש הקיים.
מעקב אחר הרכוש הקבוע : בביקורת משנת 2002 נמצא, כי שנקר אינו מנהל מעקב הולם אחר הרכוש הקבוע שברשותו; בין היתר הוא אינו רושם את פרטי הרכוש, אינו מסמן אותם בסימן זיהוי ולמעשה אינו עוקב אחר מקום הימצאם.
שם הדוח: מעקב אחר תיקון ליקויים בשנקר מסגרת הפרסום: דוח שנתי 60ב שנת פרסום: התש"ע- 2010 המעקב העלה, ששנקר לא תיקן במלואו את הליקוי, ופרט למעקב אחר ציוד המחשבים והמקרנים שברשותו, אין מעקב הולם אחר הרכוש הקבוע.
כללי מינהל תקין מחייבים רישום ומעקב אחר רכוש קבוע.
היעדר ניהול שוטף של רשימות הרכוש הקבוע פוגע בתהליכי הרכישה, מקשה על שמירת הרכוש, מצמצם את האפשרות לבטחו ולעקוב אחר גנבות או נזקים שנגרמו לו.
יצוין כי החל מאוקטובר 2009 חלים כללי דיווח כספי אחיד במוסדות להשכלה גבוהה שהכינה ות"ת, והם יבואו לידי ביטוי לראשונה בדוחות הכספיים לשנת התש"ע36 .
בכללים אלה נקבע, ב ין היתר, כי יש להציג במאזן את הרכוש הקבוע ואת הפחת בגינו.
לדעת משרד מבקר המדינה, על שנקר לפעול בהקדם להקמת מערכת הולמת לשיפור המעקב אחר הרכוש הקבוע שלו; הדבר יסייע לו גם ביישום כללי ות"ת האמורים.
הטיפול בציוד מיושן בדוח מ- 2002 צוין כי בנוהל הרכש של שנקר אין הוראות בנוגע לטיפול בציוד שהתיישן, פסילתו לשימוש ואופן רישומו.
המעקב העלה כי בעקבות הביקורת הוציא שנקר בדצמבר 2002 הוראה בדבר "ציוד בסיסי"37 , ובה הנחיות בדבר מכירת ציוד ישן והשמדתו.
ואולם מנהל הרכש ומנהל התחזוקה אינם מכירים הוראה זו ואינם פועלים לפיה.
עוד עלה, כי גם את ההוראה בדבר מכירה או סילוק של טובין ישנים שקבע שנקר בדצמבר 2002 , העוסקת בטיפול בטובין מיושנים או בלתי שמישים, שנקר אינו מקיים; כמו כן, רק מחלקת המחשבים מעבירה למנהל הרכש רשימה של ציוד להשמדה.
אחסנת ציוד במקלט בדוח מ- 2002 עלה, כי שנקרמאחסן במקלט שבתחומו ציוד רב, וכי הוא אינו מנהל רישום לגביו.
משרד מבקר המדינה העיר בדוח כי "המקלט בשנקר אינו מיועד לאחסון ציוד, ועליו להישאר נקי ומסודר כדי שבשעת חירום יוכל לשמש מחסה ראוי לסטודנטים ולעובדים".
המעקב העלה כי המקלט ממשיך לשמש לאחסון ציוד, ועל כן הוא אינו פנוי לשימוש בשעת חירום.
יודגש כי הדבר חמור במיוחד, משום שזהו מקלט ציבורי האמור לשמש בשעת חירום גם את תושבי האזור.
שנקר ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה, כי "אין בשנקר מחסנים לאחסנת ציוד.
המקום היחידי לאחזקת מלאי שוטף הוא אך ורק המקלט.
עם זאת, לאור הערת מבקר המדינה, אנו נתחיל באופן הדרגתי לדלל את תכולת המקלט ולצמצמה למינימום הנדרש".
36 'בעניין זה ראו להלן, עמ 1457.
37 המונח "ציוד בסיסי" על פי ההוראה משמעותו מכשיר, מכונה, יחידת ציוד או מערכת- בני קיימא - המיועדים לצורכי מחקר, הוראה או עבודה.
אין הוא כולל פריטים כגון רהיטים, כלי רכב ואוספים.
שנקר- בית ספר גבוה להנדסה ולעיצוב 1447 .
משרד מבקר המדינה קורא לשנקר לפנות בדחיפות מן המקלט את הציוד שאוחסן בו ולהכשיר את המקלט לשימושו המקורי.
שנקר הכין נוהל רכש והתקשרויות חדש בעקבות דוח משרד מבקרהמדינה משנת 2002 ,.
שנקר מינה גם מנהל רכש חדש, וניכר שיפור מסוים בתהליכי הרכש ברישומי ההזמנות, במעקב אחר הספקתן, במעקב על קבלת החשבוניות מהספק ובהקפדה על אישור התשלום על ידי בעלי התפקידים הדרושים.
עם זאת, ההוראות שבנוהל החדש מכסות חלקית בלבד פעולות מרכזיות בתחום ביצוע המכרזים.
כמו כן, שנקר לא יישם את המלצות הדוח האמור בנושאים, כגון אופן הביצוע של מכרזים והתקשרויות עם נותני שירותים קבועים, תחלופה של ספקי עבודות תחזוקה, ניהול הרכוש הקבוע והטיפול בציוד מיושן.
משרד מבקר המדינה העיר לשנקר, כי עליו לנקוט בהקדם צע דים לתיקון מלוא הליקויים שהועלו בביקורת שנעשתה בשנת 2002 .
שעות הוראה של הסגל האקדמי הקבוע הדוח מ- 2003 (להלן גם- הדוח הקודם או הביקורת הקודמת) עסק בשעות ההוראה של הסגל האקדמי בשנקר (להלן - שעות ההוראה או עומס ההוראה).
בין היתר נאמר בנושא זה: "תנאי ההעסקה והדירוג במוסד להשכלה גבוהה שאינו אוניברסיטה (להלן - מכללה) שונים מאלה של האוניברסיטאות.
ההבדל העיקרי נובע מכך שבאוניברסיטאות מקדיש הסגל האקדמי הקבוע חלק ניכר מזמנו למחקר, ולכן שעות ההוראה השבועיות הן 6 עד8 ,.
לפי הנחיות ות"ת מכסת שעות ההוראה השבועיות של הסגל הבכיר במכללה היא 12 , ושל סגל ההוראה הזוטר (מורה משנה38 )ומדריך ד"ר16.