HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
הדרישות המאושרות שיידחו לתוכנית העבודה של השנים הבאות, על הדרישות או .
הפרויקטים הקיימים אשר נמצאים בביצוע ויש לדחותם עקב הכנסת דרישות דחופות יותר .
על פי נוהל המתודולוגיה יש לעדכן את מסמך "בקשה לדרישה" על פ י השלבים שפורטו לעיל, .
תיאור הצורך והגורמים שהובילו לצורך, תיאור הדרישה ומרכיביה העיקריים, תיאור .
התהליכים העסקיים, הצגת התועלות, תאריך היעד למימוש הדרישה והחלופות המוצעות .
הדרישות המתועדפות לאחר בחינת הדרישה, ההצדקה מבחינה עסקית, ההיתכנות, רמת .
הדחיפות ו תיאום בין הדרישות.
עדכון החלק הנוגע לניתוח החלופות למימוש הדרישה.
עדכוןהחלק הנוגע ל אומדן העלויות ולאומדן הזמנים לסיום הפרויקט.
יצוין כי אומדן העלות .
הראשוני ייעשה כתמחור על בסיס מודל תמחור אחיד ומובנה הכולל את כל המשאבים .
24 גוףהמתכלל את כלל הדרישות המתקבלות מרשות המיסים, מנהל הדרישה בצד שע"ם.
25 רפרנט עסקי - הנציג האחראי לת יעדוף הראשוני של הפרויקט, להגדרת הדרישות ולכתיבת מסמך טרום ייזום.
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים האנושיים והפיזיים מהאגף המוביל ומאגפים אחרים בשע"ם , משאבים מהאגפים העסקיים .
ואומדן הזמנים (אומדן הזמנים המשוער של הפרויקט).
תיקוף האומדן הראשוני ואישורו על ידי הרפרנט העסקי והרפרנט המקצועי, עדכון רשימת .
הדרישות ועדכון התיעדוף בהתאם לרמת התועלת והתמחור ומצע לפגישת התיעדוף .
בהשתתפות מנהל שע"ם והסמנכ"ל העסקי הרלוונטי.
תהליכי העבודה לצורך הכנת תוכניות העבודה ותיעדוף הפרויקטים החל משנת 2020 .
בשנת2016 החל שע"ם להכין מכרז לרכישת תוכנה בפלטפורמת Project Portfolio Management .
(להלן- PPM )- מערכת לתפעול ולניהול המדגישה תיעדוף, בחינה ואיזון של סביבת עבודה .
מרובת פרויקטים ומערכות מידע, כדי ליצור הלימה מיטבית בין ההשקעות לאסטרטגיה.
להקמת המערכת פורסם בתחילת שנת 2018 .
העבודה במערכת הקרויה "לפיד" (להלן- לפיד .
או מערכת לפיד) החלה בסוף שנת 2019 , לקראת בניית תוכנית העבודה לשנת2020 .
נוהל המתודולוגיה הוטמעו במערכת לפיד, כך שניתן להזין חלק מהמסמכים הנדרשים ישירות .
למערכת או לצרפם כקובץ.
במהלך חודש אוקטובר בכל שנה מתחיל תהליך התכנון של תוכנית עבודה לשנה העוקבת.
מנהלי המחלקות בכל חטיבה ברשות המיסים מזינים למערכת לפיד את דרישותיהם לשנת .
העבודה הבאה, והדרישות עוברות לאישור הסמנכ"ל הרלוונטי.
לאחר מכן האגפים הרלוונטיים .
בשע"ם מעריכים כמה ימים נדרשים לביצוע הדרישה.
במהלך חודש נובמבר בכל שנה נערכות ישיבות נפרדות לכל חטיבה ברשות המיסים לצורך .
תיעדוף הדרישות (להלן - ישיבות התיעדוף).
בישיבות משתתפים סמנכ"ל החטיבה הרלוונטי .
ברשות המיסים, סמנכ"ל האגף המקביל בשע"ם, מנהל שע"ם וגורמים מטעמם .
מחליט כל סמנכ"ל עסקי אילו מהדרישות הרלוונטיות לחטיבה שלו יאושרו וייכללו בתוכנית .
העבודה לשנה הקרובה, אילו דרישות יידחו לשנים הבאות ואילו דרישות לא יאושרו כלל.
הדרישות מושפע בין היתר ממספר הימים המוקצים לחטיבה מהאגף המקביל בשע"ם וממספר .
הימים ששע"ם העריך כי יידרשו לביצוע לדרישות השונות.
כאמור, לעיתים כאשר סמנכ"ל של חטיבה ברשות המיסים סבור כי למרות מגבלות כוח האדם .
באגף המקביל בשע"ם יש הכרח לבצע דרישות נוספות, הנושא מובא לדיון אצל מנהל רשות .
המיסים והוא מחליט אם לאשר את הדרישות הנוספות על חשבון דרישות אחרות של אותה .
חטיבה או של חטיבות אחרות.
לאחר אישור הדרישות של כל החטיבות ומתן מענה על הסוגיות שהועלו בפניו , מאשר מנהל .
רשות המיסים את תוכנית העבודה לשנה העוקבת.
לאחר אישור תוכניות העבודה מנהלי הפרויקטים ממירים את הדרישות שאושרו לפרויקטים .
משימות מוזנות לכל פרויקט ולכל משימה מוקצה העובד שיבצע אותה, נקבע .
לוח הזמנים לביצועה ונקבע מספר ימי העבודה הנדרשים לסיומה.
מפעם לפעם מעדכנים מנהלי .
הפרויקט את שיעור ההתקדמות במשימות במערכת לפיד, ועל סמך זאת מתעדכנים תאריך .
הסיום של הפרויקט ומספר הימים המוערכים לביצועו (ראו פירוט בפרק " עמידה בעלויות .
המתוכננות של הפרויקטים ").
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים משרד מבקר המדינה בחן את קיומם של המסמכים הנדרשים על פי נוהל המתודולוגיה במדגם .
לצורך בחינת קיום המסמכים הנדרשים בשלב טרום הייזום נבחרו 20 .
פרויקטים אשר היקף הזמן הנדרש לביצועם עולה על100 ימים, ואשר על פי הנוהלנדרש בהם .
ארבעה מהפרויקטים שנבחרו הם אסטרטגיים והשאר רגילים.
נמצא כי שלא בהתאם לנוהל המתודולוגיה, בכל 16 הפרויקטים שאינם אסטרטגיים שנדגמו .
לא נמצאו המסמכים הנדרשים.
כך, לא נמצאו מסמכי "בקשה לדרישה" הכוללים את תיאור .
הצורך ואת הגורמים שהובילו לצורך, את תיאור התהליכים העסקיים ואת הצגת התועלות.
יצוין כי בדרישות הקיימות במערכת לפיד, הנוגעות לפרויקטים בתוכניות העבודה לשנים .
2020 ו-2021 , נקבע מועד סיום שעדכנה רשות המיסים.
לעיתים נרשם תיאור כללי של .
הפרויקט, אך גם בדרישות אלה לא עודכנו הפרטים הנדרשים כא מור לעיל.
עוד נמצא כי שלא בהתאם לנוהל המתודולוגיה, לא נקבעו בשע"ם אומדנים ראשוניים .
לפרויקטים הכוללים אומדן עלות ראשונית על פי תמחור אחיד ומובנה הכולל את כל .
המשאבים האנושיים והפיזיים מהאגף האחראי בשע"ם , מאגפים אחרים בשע"ם ומהאגפים .
העסקיים וכן אומדן זמנים ראשוני משוער לסיום הפרויקטים.
לא נעשה ניתוח חלופות ולא .
נמצאו מסמכים המעידים על בחינת רמת התועלת ועל התמחור לפרויקטים לצורך תיעדוף .
על שע"ם לפעול בהתאם לנוהל המתודולוגיה, לרבות קיום המסמכים, האומדנים .
והבחינות הנדרשות לצורך תיעדוף הפרויקטים.
ישיבות תיעדוף פרויקטים בכל חטיבה .
6 " אמידה ובקרת עלויות במחזור חיי מערכת תקשוב" של רשות התקשוב 26 עוסקת .
באומדן ובקרה במהלך מחזור חיי הפרויקט ומתמקדת בהשגת הניצול המיטבי של המשאבים בו.
על פי ההנחיה, "אומדן הפרויקט חייב להתבצע בשלב המוקדם ביותר האפשרי, קרי, כבר בשלב .
ייזום הפרויקט, מכיוון שזה ישמש לצורך תיעדוף ההשקעות להשגת מקסימום ערך במינימום .
ובחירה במה שנותן את יחס התועלת-עלות הגבוה יותר ולהימנע מאחרות.
מתבצע בשלב מוקדם יותר, הוא מתבסס על הנחות יסוד ונתונים בעלי רמת אי וודאות גדולה .
על כן יש לעדכן את האומדן באופן תדיר עם התקדמות הפרויקט, על מנת לאפשר קבלת .
החלטות מושכלת על בסיס נתונים מעודכנים ברמת אי וודאות יורדת.
ברמת החשיבה המוקדמת והפירוט של מסמך הייזום או אפיון העל.
אומדן על בסיס ניסיון העבר, .
ללא שיטה מוסדרת, מקבע את המצב הקיים וחוטא לתפקידו" 27.
27 יצוין כי בהנחיי ת רשות התקשוב 1.
01 , ""מחזור חיי מערכת תקשוב, לא נכלל שלב טרום ייזום לפרויקט.
השלב הראשון ב פרויקט הוא שלב הייזום הכולל את ה תהליכים ה נעשים כדי להגדיר פרויקט חדש ו ה מסתיימים בהחלטה .
בדבר אישור ו או דחייתו .
אם הפרויקט מאושר, מצוין אופן מימושו, ולכן שלב טרום ייזום בנוהל המתודולוגיה כלול בשלב .
הייזום כפי שמופיע בהנחיית רשות התקשוב , ולפיכך יש לבצע את אומדן הפרויקט עוד בשלב טרום הייזום.
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים כאמור, בסוף כל שנה נערכו ישיבות לצורך תיעדוף הדרישות בכל אחת מחטיבות רשות המיסים.
בכל ישיבה נכחו מנהל שע"ם, מנהל תוכניות העבודה בשע"ם, הסמנכ"ל העסקי של החטיבה .
הרלוונטית, הסמנכ"ל המקצועי הרלוונטי, מנהלי פרויקטים וגורמים מטעמם.
צוות הביקורת בחן את הפרוטוקולים של ישיבות התיעדוף שנערכו לצורך בניית תוכניות עבודה .
מסקירת הפרוטוקולים עולה כישלא בהתאם לנוהל המתודולוגיה בה נקבע כי פגישת .
התיעדוף תעשה לצורך סקירה ותעדוף של כל הדרישות על בסיס יחס עלות - תועלת .
ושלא בהתאם להנחיה של רשות התקשוב בנושא אמידה ובקרת עלויות במחזור חיי .
מערכת תקשוב, בה נקבע כי אומדן הפרויקט ישמש לצורך תיעדוף ההשקעות בהן יחס .
התועלת-עלות גבוה, בישיבות התיעדוף לא נדונו יחסי עלות-תועלת של הדרישות לרבות .
אומדני הזמנים ואומדני העלות הראשונית על פי תמחור אחיד.
בפרוטוקולים של ישיבות .
התיעדוף שנסקרו צוינו שמות הדרישות, לעיתים הוזכר מספר ימי העבודה המשוערים .
לביצוען 28 וכן ההחלטות בדבר אישור הדרישה או דחייתה.
כמו כן, בפרוטוקולים לא נרשמו .
ההנמקות לאישור הדרישות או לדחייתן.
כדי לקבל החלטות נכונות על תיעדוף פרויקטים, על שע"ם לבחון תחילה את כל ההיבטים .
הרלוונטיים הנוגעים להצדקתן מהבחינה העסקית ולנתח את אומדני העלויות ואת אומדני .
לוחות הזמנים הנדרשים בנוהל המתודולוגיה.
בהיעדר בחינות כאמור, עלולות להתקבל .
החלטות שיתעדפו פרויקטים אשר בדיעבד יתגלה כי יחס התועלת-עלות בהם נמוך יותר .
נוסף על כך, בהיעדר הנתונים לא ניתן יהיה לבצע בקרה על יעילות .
התהליך לצורך הפקת לקחים ולשם ביצוע יעיל יותר של התהליך בשנים הבאות.
מומלץ כי בפרוטוקולים של ישיבות התיעדוף ישולבו נימוקים לאישור או לדחיית הדרישות.
בשע"ם לא בוצעו התהליכים הנדרשים לצורך קבלת החלטות על בסיס נתונים מעודכנים .
ולצורך תיעדוף הפרויקטים בהתאם לנוהל המתודולוגיה, לרבות קביעת אומדנים ובחינת .
על שע"ם לפעול על פי נוהל המתודולוגיה שנקבע ולוודא כי כל המסמכים הנדרשים .
28 מספר הימים המשוער לביצוע הדרישות כולל רק את ימי העבודה של עובדי אגפי היישומים בשע"ם וכן של עובדים .
חיצוניים המועסקים באגפים אלה דרך קבע.
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים יישום הנחיות רשות התקשוב הממשלתי, נוהל .
המתודולוגיה ונוהל תוכניות העבודה בשע"ם בנושא .
צוות הביקורת בחן את יישום ההנחיות של רשות התקשוב הממשלתי בנושא ניהול פרויקטים וכן .
את נוהלי שע"ם הנוגעים לניהול תוכניות העבודה ולניהול הפרויקטים בשע"ם.
יישום הנחיות רשות התקשוב בתחום של חיי מערכות המחשוב בשע"ם .
בהחלטת הממשלה מאוקטובר 201429 נקבע כי רשות התקשוב "תנחה את אגפי מערכות המידע .
במשרדי הממשלה וי חידות הסמך, תקדם משילות בתחום התקשוב בממשלה, תטמיע .
מתודולוגיות וסטנדרטים רוחביים ותפעל לפיתוח תשתיות, מערכות ושירותים לייעול עבודת .
הממשלה ולהנגשה מידע ושירותים ממשלתיים לציבור".
בהחלטת הממשלה פורטו תפקידי .
התקשוב הממשלתי, ובהם "גיבוש מתודולוגיה לניהול מחזור החיים של מערכות מידע וניהול .
יעיל של פרויקטים" 30 .
בפברואר- אפריל 2019 ערכה רשות התקשוב בקרה על יישום הנחיותיה בתחום מחזור חיי .
הבקרה בדקה את יישום המתודולוגיה, את התאמתה ואת הטמעתה, .
ובפרט את יישום ההנחיות עוסקות במחזור חיי המערכת.
בבקרה עלו בין היתר ממצאים אלה: .
בחלק מהפרויקטים מסמך הייזום בשע"ם מאושר בעל פה, ולעיתים המעבר לשלב לאפיון .
או תכנון משמש כאישור לשלב הייזום.
ועדות ההיגוי ומינהלות הפרויקט אינן מוקמות בהתאם למתודולוגיה של רשות התקשוב .
אלא בהתאם לחשיבות הפרויקט ולמורכבותו.
היעדר פורטפוליו פרויקטים 31 , כלומר פורטפוליו פעילויות ארגוני שניתן לבצע עליו בקרה .
הרשות המליצה כי בעת יישום מערכת ה-PPM בשע"םתיושם גישה של פורטפוליו .
פרויקטים וכי ראוי להימנע מהטמעה של נורמות לא תקינות.
אין תהליך מובנה של למידה מפרויקטים ומאירועים קודמים , אין ניהול לקחים ואין מטמיעים .
בחודשים מאי-יוני 2020 ביצעה רשות התקשוב מעקב על יישום ממצאי הבקרה מ-2019 .
29 החלטת ממשלה2097" , הרחבת תחומי פעילות התקשוב הממשלתי, עידוד חדשנות במגזר הציבורי וקידום המיזם .
הלאומי "ישראל דיגיטלית"" (אוקטובר 2014.
פרויקט שעלותו מעל מיליון ש"ח או שהמאמץ הנדרש לביצוע הוא שלוש שנות אדם ומעלה .
31 פורטפוליו פרויקטים- פרויקטים המשויכים לפרויקט-על המקובצים ומנוהלים יחד כדי להגביר את האפקטיביות של .
ניהולם ולהתאימם לאסטרטגיה של הארגון.
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים 1.
ועדות ההיגוי ומינהלות הפרויקטים מוקמות רק עבור פרויקטים אסטרטג יים ומורכבים .
אחרים, זאת בניגוד להנחיות רשות התקשוב הדורשות להקים מינהלת פרויקט וועדת היגוי .
לכל פרויקט בינוני ומעלה32.
במסמכיםרבים לא נרשם מי כתב אותם או מי אישר אותם (הדברים סוכמו בעל פה).
המסמכים הרשמיים הו זנו לפרויקט במערכת לפיד ובה נבנתה זרימת העבודה ( workflow ) .
של אישור שלב הייזום ( GO/NO GO.
) בתשובה עלתגובת שע"ם ציינה הבקרה כי נדרש .
שיפור גם בטיפול במסמכים הפנימיים.
יישוםפורטפוליו פרויקטים ופעילויות ארגוני שניתן לבקר אותו ולעקוב אחריו נמצא בתהליכי .
עבודה במסגרת מערכת PPM.
צוות הביקורת בחן בין היתר אם הפערים שפורטו קיימים (ראו להלן בפרקים "קיום תהליכים .
בהתאם לנוהל" ו"סכמה של הפרויקטים במערכת לפיד").
בחינת קיום מסמכי פרויקט נדרשים על פי נוהל .
המתודולוגיה של שע"ם .
כפי שצוין לעיל, הנוהל קובע כי פרויקטים גדולים אשר היקף המאמץ הנדרש בהם עולה על 21 .
ימי עבודה, יכללו את כל שלבי העבודה בפרויקט (טרום ייזום, ייזום, תכנון מפורט וכו').
לצורך הבדיקה נדגמו 20 פרויקטים אשר לביצועם נדרשים מעל100 ימי עבודה33 , ארבעה מהם .
חמישה מתוך כלל הפרויקטים בוצעו לפני תחילת העבודה במערכת .
בבדיקה נבחנו בין היתר מסמכי הפרויקט הנדרשים על פי נוהל המתודולוגיה המפורטים .
המסמכים הנוגעים לשלב טרום הייזום כפי שפורטו .
מסמכי הייזום הכוללים רשימת דרישות מפורטות, מסמך אפיון-על, תוכנית עבודה ראשונית .
הכוללת את תיקוף האומדן הראשוני שהוכן בשלב טרום הייזום, וההחלטה על אישור .
המעבר לשלב התכנון והאפיון המפורט.
מסמך אפיון מפורט ומסמך בקרה על מסמך זה .
תוכנית בסיסית- הגרסה המאושרת של תוכנית העבודה והפרויקט , שאפשר לשנות את .
תוכנה רק באמצעות תהליך מאושר של ניהול שינוי.
גרסה זו משמשת בסיס להשוואה .
התוכנית כוללת את הגדרת הפעולות, לוחות הזמנים, המשאבים, העלויות .
32 פרויקט בינוני מוגדר בהנחיה 1.
01 ""מחזור חיי מערכת מחשוב כפרויקט שעלותו 1 - 2.
5 מיליון ש"ח או פרויקט .
שהמאמץ הכרוך בו הוא 3 - 8 .
33 על פי הגדרת שע"ם, שנת עובד קבוע שוות ערך ל-200 .
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים 5.
סקרים נדרשים34 - שני סקרי ייזום, שני סקרי אפיון 35 , סקר עיצוב, סקר קידוד, סקר סיום .
בדיקת מסירה, סקר סיכום בדיקות קבלה או סקר סיום העברה לייצור, סקר סיום הדרכה, .
סקר סיום הרצה, סקר סיום הטמעה וסגירת הפרויקט, תוצאות מבדקי האיכות.
פרוטוקולים מוועדות ההיגוי .
פרוטוקולים מישיבות מינהלת הפרויקט הטמעת המסמכים במערכת לפיד .
בינואר 2020 אישרו הנהלת רשות המיסים והנהלת שע"ם נוהל עבודה בנושא הכנת תוכנית .
עבודה שנתית שע"ם - רשות המיסים (להלן - נוהל עבודה).
הנוהל מסדיר את שלבי העבודה .
ואת ממשקי העבודה בין יחידות רשות המיסים לשע"ם וכן את העבודה במערכת לפיד.
הנוהל מסדיר את נושא עדכון תוכנית העבודה במהלך השנה.
כדי לבחון את הטמעת שלבי העבודה במערכת לפיד על פי הנוהל, בחן צוות הביקורת אם הוזנו .
למערכת מסמכים המעידים על תוצאות התהליכים.
כאמור, 15 מתוך20 הפרויקטים שנדגמו כלולים בתוכניות העבודה לשנים2020 ו- 2021 ונדרש .
לנהל את שלביהם באמצעות מערכת לפיד.
מערכת לפיד כוללת שדות ייעודיים לצורך עדכון .
הנתונים הנדרשים בנוהל המתודולוגיה ובנוהל העבודה .
לדוגמה, עדכון תאריכי התחלה וסיום .
של תוכנית בסיסית36 ,, עלות תוכנית בסיסית, תאריך יעד מתוכנן, יתרת הימים לסיום הפרויקט .
העלות המשוערת הכוללת בעת סיום הפרויקט, העלות המשוערת שתידרש עד לסיום הפרויקט, .
תאריך ביצוע משוער, תקציב מפורט, ימי איחור ועוד.
נוסף על כך ניתן להזין למערכת לפיד .
מסמכים לצורך תיעוד התהליכים להכנת תוכניות העבודה, לביצוען ולבקרה עליהן.
החלה הטמעת מערכת לפידבשישה מהפרויקטים קיים במערכת .
לפיד תיעוד לדרישות, ובו ישנם פרטים בדבר המועדים שהתבקשו על ידי רשות המיסים, .
ובשניים מהם ישנו גם תיאור משימה כללי.
אך בכל 15 הפרויקטים מתוכניות העבודה .
לשנים 2020 ו-2021 שנדגמו בביקורת אין במערכת לפיד תיעוד למסמך הבקשה לדרישה .
המתחייבת על פי נוהל המתודולוגיה לרבות אומדן עלויות ולוחות זמנים, תיקוף האומדנים .
במסמכי הייזום, אישורי המעבר לשלב התכנון והאפיון המפורט, מסמכי בקרה על מסמך .
האפיון, סקרים נדרשים ופרוטוקולים מישיבות מינהלת הפרויקטים.
הגם שבחודשים מאי -יוני 2020 המליצה רשות התקשוב כי יש להעמיק את הטמעת .
המתודולוגיה בכלל הפרויקטים בשע"ם, להרחיבה ולשפרה, עד למועד סיום הביקורת לא .
הוטמעה המתודולוגיה במערכת לפיד במידה מספקת.
34 הסקריםנועדו לבצע בקרה על מעורבות הגורמים הרלוונטיים ועל קיום של כלל המסמכים הנדרשים להמשך .
35 שני סקרי אפיון- סקר סיום האפיון המפורט וסקר סיום התכנון המפורט (PDR) .
36 תוכנית בסיסית- הגרסה המאושרת של תוכנית העבודה ושל הפרויקט, שאפשר לשנות את תוכנה רק באמצעות .
תהליך ניהול שינוי מאושר.
גרסה זו משמשת בסיס להשוואה עם הביצוע בפועל.
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים בהיעדר נתונים ומסמכים רלוונטיים הנוגעים לפרויקטים בתוכניות העבודה במערכת לפיד, .
מנהל הארגון והיחידות המבצעות בקרה על ביצוע תוכניות העבודה מתקשים לנתח את .
ביצוע הפרויקטים, לקבל החלטות, לבצע בקרות ולהפיק לקחים לצורך שיפור פעילותו .
על שע"ם לתעד את הנתונים והמסמכים הרלוונטיים לפרויקטים, הנדרשים על פי נוהל .
המתודולוגיה, במערכת לפיד.
קיום תהליכים בהתאם לנוהל .
כדי לבחון את קיום התהליכים שהופיעו בנוהל ואת סיכום תוצאותיהם, ביקש צוות הביקורת .
ממנהלי הפרויקטים השונים את המסמכים הנדרשים על פי נוהל המתודולוגיה או תיעוד אחר .
המעיד על ביצוע דרישות הנוהל.
נמצא כי מלבד פרויקט אחד, בכל 16 הפרויקטים שאינם אסטרטגיים לא נקבעו אומדנים .
לעלות הראשונית על פי תמחור אחיד, לאומדן זמנים ראשוני משוער ולאומדן ראשוני .
מתוקף, ולא נבחנו חלופות כנדרש על פי נוהל המתודולוגיה.
בפרויקטים שנדגמו ושהחלו .
להתבצע לפני התחלת העבודה במערכת לפיד לא נמצאו מסמכי דרישה, ובפרויקטים .
שנוהלו במערכת לפיד קיימות דרישות ממוחשבות, אך גם בה ן לא נמצאו אומדנים, ולא .
נבחנו חלופות כנדרש, כאמור בנוהל המתודולוגיה.
עוד נמצא כי בכל 16 הפרויקטים שנדגמו ושאינם אסטרטגיים לא נמצאו מסמכים המעידים .
על קיום דרישות הנוהל בנושא תוכניות בסיס ולא בוצעו הסקרים הנדרשים.
מתוך ארבעת הפרויקטים האסטרטגיים שנדגמו (דוח שנתי מקוון והקצאת חשבוניות .
ישראל) אין תוכניות בסיס ולפרויקט אסטרטגי נוסף (שומת מסמ"ק) קיימת תוכנית .
המפרטת לוחות זמנים, אך אינה כוללת עלויות רכש ועלויות כוח אדם כנדרש בתוכנית .
בסיס, ובשניים מתוך ארבעת הפרויקטים האסטרטגיים שנדגמו (שומת מסמ"ק ודוח שנתי .
מקוון) לא נמצאו אומדני העלויות הראשוניים.
רשות המסים מסרה בהבהרתה כי החל משנת 2022 הפרויקטים יכללו את כל הנדרש על .
בהנחיית רשות התקשוב בנושא "מחזור חיי מערכת מחשוב" נקבע כי מינוי ועדת היגוי לפרויקט .
בינוני ומעלה ו/או מורכב הוא חובה.
כאמור, בבקרה שערכה העירה רשות התקשוב כי בניגוד .
להנחייתה, פועלות בשע"ם ועדות היגוי רק עבור פרויקטים אסטרטגיים ומורכבים אחרים .
המתודולוגיה בשע"ם מוגדרת ועדת היגוי כוועדה עליונה לפיקוח, לבקרה ול קבלת החלטות .
עם זאת, הנוהל אינו מגדיר את הפרויקטים שיש למנות עבורם ועדת היגוי.
נמצא כי בפרויקטים שאינם אסטרטגיים לא מנוהלות ועדות היגוי אף שבחלקם נדרש .
למנותן על פי הנחיות רשות התקשוב.
על שע"ם לנהל ועדות היגוי על פי הנחיות רשות התקשוב.
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים אצל מנהלים של שלושה פרויקטים נמצאו מסמכים בקובצי WORD או EXCEL שלא נכללו .
במערכת לפיד ואשר לא צוין בהם שמו של כותב המסמך או חתימתו, ובמרביתם לא צוינו .
על פי נוהל המתודולוגיה, הנתונים הכלולים במסמכים אלה הם חלק ממסמכי הייזום .
הנדרשים על פי נוהל המתודולוגיה.
אף שנוהל המתודולוגיה מפרט את מלוא השלבים לאורך כל חיי הפרויקט, ואף שיש נוהל .
עבודה להכנת תוכניות עבודה המפרט את שלבי הכנת תוכניות העבודה באמצעות מערכת .
לפיד, לא נעשו תהליכים מהותיים הנדרשים לצורך ניהול הפרויקטים - לא נקבעו אומדנים .
של עלות ולוח זמנים לביצוע, ל -19 מתוך20 הפרויקטים שנדגמו אין תוכניות בסיס, לא .
בוצעו הסקרים הנדרשים על פי נוהל המתודולוגיה ועוד.
חלק מתהליכי העבודה נעשים .
בעל פה, בשיחות טלפון, באמצעות הדואר האלקטרוני או בגיליונות EXEL או WORD .
המצויים במחשבים של מנהלי הפרויקטים ושל גורמים נוספים בשע"ם, ובמערכת לפיד אין .
תיעוד למסמכים הרלוונטיים לכל הפרויקטים, כגון אומדני עלויות ולוחות זמנים הנדרשים .
בשלב טרום הייזום , תיקוף האומדנים במסמכי הייזום, אישורי המעבר לשלב התכנון .
והאפיון המפורט, מסמכי בקרה על מסמך האפיון ועוד.
על שע"ם לפעול בהתאם לנדרש בנוהל המתודולוגיה לאורך חיי הפרויקט ובהתאם לנוהל .
העבודה להכנת תוכניות עבודה, ולתעד את תהליכי העבודה המבוצעים לצורך ניהול .
וביצוע הפרויקטים במערכת לפיד.
אמנת שירות (LAS )37 בפיתוח מערכות .
בהנחיית רשות התקשוב38 נכתב כי מסמכי האפ יון של כל פרויקט יכללו בין היתר (א) אישור .
המערכת לשירות ותמיכה; (ב) מוקד תמיכה המסוגל לתמוך במערכת ; (ג) SLA מול משתמשי .
המערכת ו-SLA ומול ספקי המערכת החיצוניים (מיקור חוץ).
בסקר הסיכונים מאפריל 201939 נמצא סיכון של שיתוף פעולה מצומצם בין שע"ם לרשות .
המיסים הנובע מסיבות אלה: רמת מעורבות נמוכה של הלקוח בשלב הייזום והאפיון, מערכת .
יחסים של ספק -לקוח ולא של שותפים , התערבות של הצוות העסקי בהחל טות בתחום .
הטכנולוגיה ( rolling -over ,) שינויים תכופים בתיעדוף ושינוי הדרישות מצד ה משתמשים ללא .
הבנת משמעותם מבחינת שע"ם, זמינות נמוכה של הלקוח לליווי הפרויקטים והיעדר הגדר ה של .
רפרנט עסקי קבוע לחלק ממערכות שע"ם.
כדי להפחית את הסיכון הומלץ לשנות את יחסי .
ספק- לקוח לשותפות אסטרטגית ולהסכים על אמנת שירות ( SLA - Service Level Agreement ) .
תוך סיכום נ והלי עבודה ברורים בין אנשי שע"ם לבין הרשות .
כחלק מהצעדים להגברת .
השותפות עם הרשות הוצע שהיחסים עם הרשות יישאו אופי של שותפות אסטרטגית המבוססת .
על מחויבות, תוך הגדרת אמנת שירות המבוססת על עקרונות ועל נוהלי עבודה מחייבים.
37 Service Level Agreement .
38 הנחיית ראש רשות התקשוב בנושא שער העברה לתחזוקה בפרויקט תקשוב, סעיף 5 , בתוקף מ-1.
בשע"ם שנערך על ידי חברה חיצונית .
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים נמצא כי נוהל עבודה בנושא ניהול ובקרת פרויקטי ם של פיתוח בשע"ם (להלן - מסמך .
המתודולוגיה) אינו כולל אמנת שירות (SLA) .
גם במסמכי הייזום ובסיכומי הישיבות של .
ועדות ההיגוי לא נמצא אזכור כאמור.
במערכת לפיד המשמשת לניהול פרויקטים יש שדה .
להזנת SLA , אך בכלהפרויקטים שנבדקו בביקורת לא נרשם SLA .
מומלץ להטמיע בנוהלי העבודה של אגפי הפיתוח הנחיות ל-SLA תוך התאמת המשאבים .
של דלפק הסיוע ושל שיטות עבודתו ליישום SLA .
סכימה של פרויקטים במערכת לפיד .
בדוח הבקרה על יישום ההנחיות של רשות התקשוב בתחום מחזור חיי מערכות המחשוב בשע"ם .
משנת 2019 צוין כאמור כי "אין אפשרות לראות סכימה לפרויקט ואי אפשר לראות רשימת .
לרמת הפעילות / פרויקט אלא רק ]סכימה[ נושאים אלא רק סעיפי חיוב.
כלומר , לא קיים כיום פורטפוליו פעילויות ארגוני שניתן לבצע עליו .
בדוח הומלץ כי בעת יישום מערכת לפיד לא יוטמעו נורמות לא תקינות ותיושם .
גישה של פורטפוליו פרויקטים PPM.
נמצא כי נכון למועד סיום הביקורת הומרו הדרישות שאושרו לתוכניות העבודה לפרויקטים .
במערכת לפיד אך בלא סכימה של כל הדרישות הרלוונטיות לפרויקט ים שאינם .
לפיכך במערכת לפיד מנוהלים תתי-פרויקטים בנפרד אף שהם משויכים .
יצוין כי בפרויקטים האסטרטגיים המנוהלים במערכת לפיד יש סכ ימה מלאה הכוללת את .
כל הדרישות והמשימות הכלולות בהם, כולל בתתי-פרויקטים המשויכים אליהם.
עלה כי במערכת לפיד, אין תהליך מובנה לפרויקטים שאינם אסטרטגיים המאגד את כל .
תתי-הפרויקטים לפרויקט - על.
משכך, לא ניתן לקבל תמונת מצב על עלותו הכוללת של .
הפרויקט ועל עלויות כוח האדם ועל התיאום בין האגפים השונים המבצעים פעולות שונות .
באותו הפרויקט, ולא ניתן לבצע מעקב ובקרה על התקדמות הפרויקטים ועל חריגות .
מלוחות הזמנים ומעלותם הכוללת.
משרד מבקר המדינה ממליץ לשע"ם לנהל סכימה של תתי פרויקטים במערכת לפיד גם .
לפרויקטים שאינם אסטרטגיים.
ניתוח פרויקטים בשע"ם .
נוהל המתודולוגיה בשע"ם מגדיר שלושה סוגי פרויקטים: (א) בקשות לשו"שים 40 - שינויים .
ושיפורים במערכות הקיימות; (ב) פרויקטים שוטפים - עדכוני גרסאות של המערכות הקיימות, .
40 "על פי הנוהל, שוש מוגדר כדרישה להוספה או לביטול של יכולת מוגדרת ומוסכמת ברכיב אחד או יותר של המערכת .
בדרך כלל מיועד השינוי להקנות למערכת יכולת חדשה או לשפר את ביצועיה או לשנות רכיבי חומרה .
ותוכנה של יכולת הקיימת במערכת.
הדרישה עשויה לבוא מצד הגוף העסקי ולעיתים מצד הגוף המקצועי וזאת עקב .
שינוי התהליך העסקי, שינוי בחוק, רצון לייעל את המערכת או עקב מגבלה שהתגלתה.
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים כולל עדכונים בשל שינויים בחוק; (ג) פר ויקטים חדשים - החלפת תשתיות או הקמת מערכות .
כאמור, בתוכנית העבודה לשנת 2019 קבע מנהל רשות המיסים דאזאילו פרויקטים יוגדרו .
החל משנת 2020 מבחינה מערכת לפיד בין פרויקטים אסטרטגיים, פרויקטים .
רגילים (שוטפים וחדשים), שו"שים ותחזוקה.
מפרטי הדרישות, התשומות ולוחות הזמנים המוערכים וכן נתוני הביצוע בפועל של העובדים .
המשויכים לדרישות השונות הוזנו עד שנת 2019 בשאילתת PROPER שנבנתה לשימוש מחלקת .
ארגון ושיטות (להלן - פרופר) לצורך חישוב שכר העבודה.
הנתונים שהוזנו לפרופר הועברו .
ליישום המבוסס על תוכנה א' 41 לבדיקת חריגות, ובאגף תוכניות עבודה הופק דוח חודשי של .
תכנון מול ביצוע לצו רכי מעקב 42 (ראו פירוט בפרק "הבקרה בשע"ם").
הפרויקטים, התשומות והלו"ז למשימות שהוזנו לפרויקטים והערכות שיעורי הביצוע מוזנים .
מערכות אלה אמורות לשמש מערכות עזר להנהלת הארגון לשם מעקב ובקרה .
על התקדמות הפרויקטים.
צוות הביקורת ניתח את המידע כדי לעמוד על התקדמות שע"ם .
בתוכנית העבודה לשנת 2020 הומרו לפרויקטים במערכת לפיד רבע מהדרישות שאושרו לביצוע .
שאר הדרישות (מעל 150 ) לא הומרו לפרויקטים אף שאושרו ואף שהוחל בביצוען.
לפיכך נתוני הפרויקטים במערכת לפיד לשנת 2020 כוללים את המשימות לביצוע, את מספר .
ימי העבודה הנדרשים ואת הדיווחים על שיעור ביצוע משוער של 54 דרישות שאושרו והומרו .
הדרישות שלא הומרו לפרויקטים לא נוהלו במערכת חלופית וכיום אין בשע"ם מידע .
על התקדמות פרויקטים אלה בשנת 2020 .
דרישות אלה, שביצוען החל בשנת2020 וטרם .
הסתיים בשנה זו, הוזנו כדרישות חדשות בתוכנית העבודה לשנת 2021 במערכת לפיד, אך נתוני .
הפרויקט בתוכנית העבודה לשנת 2021 אינם כוללים את נתוני הביצוע בשנת2020 אלא את .
הנתונים של הפרויקט משנת 2021 ואילך.
עלה כי אין אפשרות לבצע בקרה באמצעות מערכת לפיד על מעל 150 דרישות שבוצעו .
בפועל בשנת 2020 (75% מהדרישות) שכן אלולא הומרו לפרויקטים במערכת לפיד.
עוד עלה כי אין אפשרות לבצע בקרה על פרויקטים בתוכנית העבודה לשנת 2021 אשר .
החלו בשנת 2020 ,, אך לא הומרו לפרויקטים במערכת לפיד בשנה זומכיוון שבתוכנית .
העבודה לשנת 2021 נתוני הפרויקטים אינם כוללים את נתוני הביצוע רלוונטיים משנת .
41 תוכנת מדף מותאמת של ביקורתהפועלת בטכנולוגיה המצרפת מידע ממקורות שונים, ממסדי נתונים נפוצים או .
מקבצים גנריים לשם הצלבה וניתוח של המידע האגור במערכות .
42 מתוך דוח ביקורת בנושא מעגל בקרת תוכניות העבודה וה - Project Management of Operation בשע"ם, יולי2019 , .
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים מומלץ כי בעת הכנסת מערכת חדשה לניהול פרויקטים שע"ם תמיר את כלל הדרישות .
לביצוע לפרויקטים, לרבות אלו שהחלו בשנים קודמות, בדרך שתאפשר ביצוע בקרה .
מלאה על כלל הפרויקטים במסגרת המערכת המוקמת.
תכנון מלא - תוכנית בסיס Baseline) ) .
6 " ,של רשות התקשובאמידה ובקרת עלויות במחז ור חיי מערכת תקשוב", .
נכתב כי על בסיס אפיון-העל מתקבל אומדן שישמש בהמשך הפרויקט כ - Baseline , אומדן .
זה נקרא גם "עלות מאושרת".
במהלך חיי הפרויקט יחושבו חריגות של אומדן העלות הנוכחי .
אל מול העלות המאושרת וחריגות של אומדן העלות הנוכחי מול האומדן הקודם של .
לנוכח השינויים ייבחנו התועלות הצפויות אל מול אומדן עלות הפרויקט הנוכחי, .
ייבחנו הסיכונים, ייבדקו הסיבות לחריגה ותתקבל החלטה בדבר המשך הפרויקט.
צוין כי "חריגות גדולות באומדן העלות מצביעות על צורך בשיפור אומדן העלות ו/או ניהול .
מימוש הלקחים יאפשר את שיפור אומדן העלות ו/או ניהול הפרויקט בהמשך .
עוד צוין כי לאחר שלב ההעברה לתחזוקה תשמש העלות המאושרת לצורך .
בקרה על הפרויקט, להפקת לקחים, לתיעוד ולשיפור מאגר הידע כדי שבעתיד יתאפשר .
לקשר בין הפרויקט הנדרש לבין עלותו הצפויה ולהקיש ממנו לפרויקטים אחרים.
על פי נוהל המתודולוגיה, בשלב התכנון והאפיון המפורט תוגדר תכולת המערכת בפירוט .
ותיקבע תוכנית העבודה של הפרויקט.
תוצרי שלב זה הם הבסיס לשלבים הבאים של .
הפרויקט והם משמשים כעוגן החוזי בין הגוף העסקי לגוף המקצועי.
היתר תוכנית פרויקט מפורטת הכוללת את הגדרת הפעולות, לוחות הזמנים, המשאבים, .
על פי ההגדרה בנוהל המתודולוגיה, תוכנית הבסיס ( Baseline ) היא הגרסה .