HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
כאמור, כדי לקבוע את זכאותם של תלמידים למלגות לימודים ולמלגות קיום וכדי לקבל תשלום שכר לימוד בעבורם, מחויבות המכינות להעביר לגופים המממנים נתונים ודיווחים, ובכלל זה נתונים על מצבו החברתי -כלכלי של התלמיד, כגון הכנסות הוריו, מצב משפחתי מיוחד שלו או של הוריו, מספר הילדים במשפחה, מספר שנות הלימוד של הוריו ובית הספר התיכון שבו למד (לפי טבלת בתי ספר טעוני טיפוח).
כמו כן, על המכינות למסור דיווחים עִתיים על מערכת שעות הלימוד של התלמיד, על נוכחותו בשיעורים, על נשירתו מהלימודים וכיוצא באלה.
משנות השמונים הועברו הנתונים והדיווחים באמצעות מערכת ממוחשבת של חברה א ' (להלן - המערכת הקודמת או 1066 דוח שנתי63ג .
ב-23 מהמכינות המערכת הקודמת משמשת גם את מוסד האם (מכללה או אוניברסיטה) שאליו משתייכת המכינה, ונתוני המכינות היו חלק מהמערכת המוסדית.
22 המכינות האחרות השתמשו במערכות ממוחשבות נפרדות ונאלצו, בהיעדר ממשקים, להתקשר בעצמן עם חברה א' או להקליד את הנתונים פעמיים: פעם אחת למערכת הקודמת ופעם נוספת למערכת של מוסד האם.
בנובמבר 2008 פרסם משרד החינוך מכרז לפיתוח מערכת חדשה לניהול התקצוב והבקרה בנושא המכינות (להלן - המכרז).
במכרז צוין, בין היתר, כי למכינות יהיו שתי אפשרויות: להקליד את הנתונים ישירות למערכת הממוחשבת החדשה (להלן - המערכת החדשה) ולנהל אותם באמצעותה או לעבוד במערכות מחשוב אחרות של המכינה או של מוסד האם ולהעביר את הנתונים למערכת החדשה באמצעות ממשקים.
המכרז אף מפרט רשימות של ממשקים שיידרשו במערכת החדשה: ממשקים בינה לבין מכינות שיבחרו שלא לעבוד ישירות באמצעותה, וממשקים בינה לבין מערכות המחשוב של משרד הביטחון, המרכז הארצי לבחינות והערכה, אגף הבחינות במשרד החינוך, הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה (להלן - הלמ"ס) ועוד.
במכרז הוגדרו יעדי המערכת החדשה, ובהם שיפור וייעול של תהליכי העבודה; גמישות בביצוע שינויים המתחייבים מפעם לפעם באמות המידה ובתנאים לקבלת סיוע בלא צורך בהתערבות חיצונית או בפיתוח קוד תכנה ייעודי; ייעול של תהליכים רוחביים בין -משרדיים ובין -מוסדיים; מנגנון ממשקים חדשני ואוטומטי; שילוב מערכת הדואר האלקטרוני (להלן - דוא"ל) במערכת; ושיפור רמת השירות והתמיכה.
עוד ציין משרד החינוך בכמה מסמכים כי המעבר למערכת החדשה ישפר את ניהול המכינות והבקרה עליהן, וכי המערכת תהיה ידידותית למשתמש ואינטרנטית, והמכינות יוכלו להשתמש בה חינם.
באוגוסט 2009 אישרה ועדת הרכישות של משרד החינוך את הצעת חברה ב ' כזוכה במכרז.
המערכת החדשה שפיתחה חברה ב' הייתה אמורה להתחיל לפעול בינואר 2011 , ולבסוף, עקב קשיים שיפורטו להלן, החלה לפעול באפריל 2011 .
22 מכינות בחרו לעבוד ישירות במערכת החדשה, ו -23 מכינות בחרו להמשיך לעבוד במערכת הקודמת ולהעביר את המידע באמצעות ממשקים עם המערכת החדשה.
בנובמבר 2011 התקבלה במשרד מבקר המדינה תלונה מיו"ר ועד מנהלי המכינות, והעתק ממנה נשלח גם למשרד החינוך, למשרד הביטחון, למל"ג ולמינהלת הפרויקט.
בתלונה נכתב כי המעבר למערכ ת החדשה גרם לקשיים בתפעול המכינות, לרבות עיכובים בהעברת מלגות הקיום לתלמידים ובקבלת שכר הלימוד מהגורמים המממנים.
עוד נכתב בה כי מאחר שהמערכת החדשה לא הייתה מוכנה להפעלה, מימנו המכינות, באישור משרד החינוך, את הפעלת המערכת הקודמת במשך כארבעה חודשים, ולאחר מכ ן החליט משרד החינוך להפסיק את הפעלתה של המערכת הקודמת, אף שהמערכת החדשה עדיין לא הייתה מוכנה.
לפיכך נדרשו המכינות לשלוח ולקלוט נתונים באמצעות ממשקי המערכת החדשה, ובכל פעולה כזאת התגלו עוד ועוד בעיות.
עוד עולה מהתלונה כי עם פתיחת שנת הלימודים התשע"ב (אוקטובר 2011 - ספטמבר 2012 ) עדיין לא נמצא פתרון מלא לליקויי המערכת ולנושא הממשקים, ולכן החליטה הקרן לקלוט את הנתונים על הזכאים למימון ישירות מהמכינות באמצעות גיליונות של תכנת אקסל (להלן - קובצי אקסל).
לסיכום ציין יו"ר ועד מנהלי המכינות כי כל מערך הנתונים הושבת " וכי מקובל כי אין מפסיקים פעולתו של מערך מחשוב, במיוחד לא כזה שפועל כמעט 30 .
"שנה, טרם פותח ונוסה מערך מחשוב חלופי משרד החינוך 1067 .
בפברואר 2012 שלח ועד מנהלי המכינות למשרד החינוך דוח מצב בעניין הפעלת המערכת החדשה, והעתק שלו נשלח גם למשרד מבקר המדינה.
מהדוח עלה שרוב המכינות - הן אלה שעובדות ישירות במערכת החדשה והן אלה שאמורות להתחבר אליה בממשקים - נתקלות בקשיים עקב פעילותה הלקויה.
מדיווחי 22 המכינות העובדות במערכת החדשה, ליו"ר ועד מנהלי המכינות, עולה כי רק כשליש מהן השתמשו בה לצרכים פדגוגיים וכי עובדי המכינות הקלידו הקלדה כפולה או ביצעו רישום ידני של מרכיבים כגון מעקב ציונים ונוכחות.
עוד עלה כי לנוכח מגבלות המערכת החדשה העבירו המכינות את חשבונות שכר הלימוד ומלגות הקיום בקובצי אקסל ידניים.
לטענת 1068 דוח שנתי63ג .
נציגיהן, בעקבות המעבר למערכת החדשה השימוש במערכת מסורבל, לא יעיל וגוזל זמן רב.
23 המכינות שהשתמשו במערכת הקודמת והתחברו למערכת החדשה בממשקים דיווחו על רמה נמוכה מאוד של קשר בין שתי המערכות: ב- 94% מהמכינות הממשקים כלל לא עבדו, ועובדי המכינה נדרשו להעביר דיווחים בקובצי אקסל הדורשים עבודה ידנית רבה.
יתר על כן, השימוש בממשקים עם המערכת הח דשה גרם למחיקת נתונים ישנים או לשיבושם ולקליטת נתונים שגויים.
בפברואר 2012 מסרה ממלאת המקום דאז של מנהל האגף לחינוך מבוגרים (להלן - מ"מ מנהל האגף) בתשובתה ליו"ר ועד מנהלי המכינות כי לפי המכרז, המערכת החדשה נועדה למלא את צורכיהם של משרד החינוך והמכינות בכל הנוגע לניהול התקצוב והבקרה על המכינות.
ככזאת, הועמדה המערכת חינם אין כסף לרשות המכינות, ואם חסרות למכינה זו או אחרת יכולות נוספות הנדרשות לה, משרד החינוך יאפשר לה להזמין אותן ישירות מספק התכנה על חשבון המכינה.
עוד ציינה שעדיין יש במערכת החדשה כמה בעיות, אך הן אינן פוגעות ביכולת ההפעלה השוטפת שלה, ומשרד החינוך מטפל בהן.
לדבריה, כלל לא ברור לה מדוע יש מכינות שעדיין משתמשות במערכת הקודמת.
מכינות אלו התבקשו באופן חד-פעמי להעביר קובצי אקסל למשרד הביטחון לצורך תשלום מלגות הקיום והלימודים לשנת 2011 , והן נדרשות בזה לשתף פעולה לאלתר עם האגף לחינוך מבוגרים ולהעביר נתונים אל המערכת החדשה וממנה באמצעות ממשקים.
יו"ר ועד מנהלי המכינות השיב למ"מ מנהל האגף עוד באותו החודש ונדרש לטענה שהמערכת הועמדה לרשות המכינות בלא תשלום.
על כך כתב כי "החינם הפך להיות עבור כל המכינות, השקעה רבה ומיותרת של מאות שעות עבודה (שווי ערך גרמה".
]החדשה[ לכסף) לכל מכינה על מנת להתגבר על התקלות שהמערכת עוד ציין כי מאחר שהמערכת לא הייתה מוכנה במועד, מימנו המכינות מכספן את המשך הפעלת המערכת הקודמת למשך ארבעה חודשים בעלות של כ- 180,000 ש"ח, אף שעם פיתוח ה של המערכת החדשה הובטח כי המכינות לא יידרשו להשקיע כל עבודה או הוצאה נוספת לצורך פעילותה התקינה.
בנוסף ציין שמנובמבר 2011 ועד פברואר 2012 דיווחו המכינות לקרן באמצעות קובצי האקסל, בין היתר מפני שהנתונים שהועברו בממשקים מהמכינות ואליהן לא נקלטו באופן תקין א ו גרמו לשינויים בנתוני התלמידים המוקלדים או שיבשו נתונים קיימים, לרבות נתונים היסטוריים.
מבירורים שעשה משרד מבקר המדינה עם נציגי כמה מכינות בחודשים אפריל-יולי 2012 עלה כי רובן נתקלו בקשיים מאז הוחל בהפעלת המערכת החדשה, בין היתר בשל בעיות בממשקים בין המערכות שבהן מנהלות המכינות את נתוני תלמידיהן.
עוד עלה כי לעתים גם מכינות שעובדות ישירות במערכת החדשה ממעטות להשתמש בה, מפני שהן אינן סומכות על הנתונים המנוהלים בה, ומשום שאינה ממלאת את מלוא צורכיהן.
נוהל מפת"ח (נוהל מסגרת לפיתוח ולתחזוקה) מספק מתודולוגיה סדורה לפיתוח ולתחזוקה של מערכות מידע ומפרט את השלבים בחיי המערכת הממוחשבת ואת התוצרים הנדרשים בכל שלב.
לפי החלטת ממשלה מאוקטובר 1991 , וכן לפי הוראות תכ"ם שקבע החשב הכללי במשרד האוצר לפיתוח ולתחזוקה של מערכות ממוחשבות, כל משרדי הממשלה מחויבים לפעול על פי נוהל מפת"ח.
משרד מבקר המדינה בחן כמה היבטים של פיתוח המערכת החדשה לנוכח הגדרת דרישות המערכת במכרז ובהתבסס על נוהל מפת"ח, והעלה ליקויים כמפורט להלן: ההחלטה על פיתוח מערכת חדשה בנובמבר 2005 התקיימה במשרד החינוך פגישה בהשתתפות נציגי מינהל התקשוב ומערכות מידע (ל הלן - מינהל התקשוב) והאגף לחינוך מבוגרים, ובה נידונה המערכת הממוחשבת לניהול 1070 דוח שנתי63ג .
בפגישה צוין שבדצמבר 2004 החליט משרד החינוך כי האגף לחינוך מבוגרים יפעל לאפיון מערכת לטיפול בנושא המכינות, ועלתה האפשרות לבוא במשא ומתן עם חברה א' לשם רכישת המערכת הקודמת ואפיונה ולבצע בדיקה בנוגע לתכנת ניהול מכללות שחברה א ' מפעילה.
שנה לאחר הפגישה האמורה, בנובמבר 2006 , שלחה סגנית מנהל האגף לחינוך מבוגרים מכתב למינהל התקשוב, ובו ציינה כי חברה א' הודיעה שאינה מעוניינת למכור את התכנה.
עוד הוסיפה כי מיד עם קבלת התשובה פנה האגף לחינוך מבוגרים למינהל התקשוב וביקש להתחיל באפיון המערכת, אך "לצערי, איננו מצליחים עד כה לקדם את הנושא".
מתכתובת דוא"ל שהועברה בחודשים דצמבר 2006 - ינואר 2007 בין נציגי האגף לחינוך מבוגרים לנציגי מינהל התקשוב עולה כי חברה א' הציעה להסב את התכנה של המערכת הקודמת לטכנולוגיה מתקדמת יותר בעלות של 1.
5 מיליון ש"ח, אך נציגי משרד החינוך שללו הצעה זו מסיבות שונות, ובהן - המערכת מיושנת ואינה מתאימה לצורכי האגף, וכן מפני שמחירה גבוה מדי, ובמחיר זה אפשר לפתח מערכת חדשה שתהיה בבעלות משרד החינוך.
ביולי 2007 קיימה ועדת הרכישות של משרד החינוך דיון בבקשה להאריך את תקופת ההתקשרות עם חברה א' בשנה נוספת.
מפרוטוקול הדיון עולה שמשרד החינוך קיים משא ומתן עם חברה א ' לרכישת התכנה, אך הוא לא נשא פרי, ועמדת החברה הייתה כי הכרחי לבצע שדרוג טכנולוגי של המערכת בתוך שנתיים- שלוש, שכן בתו ם תקופה זו צפויה להיפסק התמיכה בתכנה.
ועדת הרכישות אישרה את הארכת תקופת ההתקשרות עם חברה א' בשנה נוספת.
בפברואר 2008 התקיים דיון נוסף במשרד החינוך, ובו נידון מסמך ייזום לבחינת חלופות למערכת ניהול המכינות.
שלוש החלופות היו: הצטרפות למכרז של 23 מכללות אקדמיות שהתאגדו כדי לרכוש במשותף מערכת לניהול אקדמי; פרסום מכרז עצמאי להקמת מערכת חדשה לניהול המכינות; שדרוג מערכת המחשוב הקיימת בעלות של 1.
מיליון ש"ח בדיון הועלו היתרונות והחסרונות של כל אחת מהחלופות.
ועדת הרכישות החליטה לפרסם מכרז עצמאי להקמת מערכת חדשה שתהיה אינטרנטית ותוכל גם לקלוט ולהפיק נתונים באמצעות ממשקים שייתנו פתרון לכל מכינה.
בדיון פורטו גם חסרונותיה של חלופה זו, ואף הוגדר "חיסרון קריטי" של המערכת החדשה: לוח הזמנים העמוס להשלמת הפעלתה.
בעניין זה צוין כי "יש פחות משנה ושבעה עד למועד סיום ה[ חודשיםהתקשרות עם חברה א ' ב- 31.
09 כדי להוציא מכרז] ,לכתיבת אפיון תכנה, לבחור ספק, להתחיל לאפיין את המערכת, לכתוב מערכת לאפיין את הממשק מהמכינות.
לבדוק תקינות הממשקים השונים מהמכינות השונות, להקים פיילוט, לתקן, להתקין.
על פניו נראה שיש מעט מדי זמן לביצוע כל המטלות הדרושות לצורך חלופה זו" (ההדגשה במקור).
באוגוסט 2008 אישרה ועדת הרכישות לפרסם מכרז להקמת מערכת חדשה לניהול התקצוב והבקרה של המכינות.
בנובמבר 2008 פורסם המכרז, ובאוגוסט 2009 אישרה ועדת הרכישות את זכיית חברה ב' במכרז בעלות של עד1.
3 מיליון ש"ח, לא כולל מע"ם (כ -1.
5 מיליון ש"ח כולל מע"ם).
בנובמבר 2009 נחתם הסכם ההתקשרות בין משרד החינוך לחברה ב '.
יצוין כי בעקבות הודעת חברה א ' שבכוונתה להפסיק את התמיכה במערכת הישנה עד סוף שנת 2009 , ונוכח השיהוי בהחלטת משרד החינוך בדבר פיתוח מערכת חדשה, עמד בפני משרד החינוך זמן קצר במיוחד להשלמתה.
מהמתואר לעיל עולה כי אף שכבר בסוף שנת 2004 התעורר במשרד החינוך הצורך באפיון מערכת לניהול המכינות, הוא התקשר עם ספק לאפיון ולפיתוח של המערכת, רק כעבור כחמש שנים, כחודשיים לפני המועד שבו הייתה חברה א ' אמורה להפסיק את התמיכה במערכת הישנה, ועקב זאת היה עליו לפעול בעניין זה בלוח זמנים קצר ועמוס.
קבלת החלטות בדבר פיתוח המערכת במכרז פורטו לוחות הזמנים ואבני הדרך לפיתוח המערכת החדשה.
בין השאר נקבע כי המערכת תוקם בשני שלבים: השלב הראשון יימשך כשמונה חודשים, ובו תוקם מערכת בסיסית שתחליף א ת המערכת הקודמת; ובשלב השני, שיימשך כארבעה חודשים, תושלם הקמת המערכת.
במכרז פורטו היישומים, תת - המערכות, התהליכים, המודולים (מרכיבי תכנה) והממשקים שיוקמו בשלב הראשון, וכל היתר יפותחו בשלב השני.
בפברואר 2010 התקיים במשרד החינוך דיון באפשרות לבטל את החוזה עם חברה ב ' לנוכח כוונתו של שר החינוך להקים ועדה ציבורית לבחינת פעילות המכינות והגורם שינהל אותן.
בדיון הועלתה גם האפשרות להאריך את תקופת ההתקשרות עם חברה א'.
באותו החודש שלחה מ"מ מנהל האגף מכתב לחברה ב', ובו ביקשה שלא תתחיל בביצוע העבודה אלא תמתין עד להתבהרות הסוגיה.
כעבור שבועיים הוציאה מ"מ מנהל האגף מכתב נוסף לחברה ב ', ובו ביקשה שתמשיך בעבודה כמתוכנן ולפי לוח הזמנים שנקבע.
לדברי מנהלת הפרויקט מטעם מינהל התקשוב (להלן - מנהלת הפרויקט), התברר למשרד שביטול החוזה יחייב אותו לשלם כמעט את מלוא התמורה, ולכן משרד החינוך שלח לחברה ב ' מכתב המורה לה לשוב לעבודה.
כחצי שנה לאחר מכן, בספטמבר 2010 , התקיים בלשכת מנכ"ל משרד החינוך דאז דיון שעניינו ההשפעות של העברת ניהול התקצוב והבקרה של המכינות ממשרד החינוך לגוף אחר.
בדיון נידונה השאלה אם לנוכח דיוני ועדת אריאב יש להפסיק את הה תקשרות לפיתוח ולהקמה של המערכת החדשה ולהאריך את תקופת ההתקשרות עם חברה א'.
בסיכום הדיון החליט מנכ"ל משרד החינוך דאז כי חברה ב' תמשיך בפיתוח המערכת החדשה.
עוד החליט כי לאחר שיפורסמו ההחלטות של ועדת אריאב יציע משרד החינוך לגוף שייבחר לנהל את המכינות לרכוש את המערכת החדשה, באופן שיוחזר חלק מההשקעה הכספית במערכת.
משרד מבקר המדינה בירר עם משרד החינוך את סוגיית פיתוח המערכת ונענה על ידי מנהלת הפרויקט כי בוצע פיתוח של מערכת בסיסית (שלב א) והושלמה הפונקציונליות של המערכת כדי לענות על צרכים שעלו מאז, אך הוסיפה כי "ע"פ הוראת האגף לחינוך מבוגרים, לא ממשיכים בפיתוח נוסף".
משרד מבקר המדינה ביקש לקבל תיעוד להחלטה שלא להמשיך בפיתוח, ובתגובה שלחה מ"מ מנהל האגף דוא"ל למשרד מבקר המדינה ביולי 2012 שבו טענה ש לאחר קבלת דוח ועדת אריאב, שהחליטה שניהול המכינות יעבור לוות"ת, ולאחר פ גישה של מנכ"ל משרד החינוך עם מנכ"ל ות"ת בדצמבר 2010 , החליט משרד החינוך שאין מקום להמשיך בפיתוח שלב ב, "כי השקעה כספית זו הייתה באה על חשבון המכינות.
ולא ניתנה שום תוספת תקציבית לצורך זה".
משרד מבקר המדינה העיר למשרד החינוך כי ההסבר של מ"מ מנהל האגף אינו נתמך בתיעוד כלשהו.
מהמתואר לעיל עולה כי אף שבספטמבר 2010 החליט מנכ"ל משרד החינוך דאז להמשיך לפתח את המערכת החדשה, כעבור זמן הוחלט במשרד שאין מקום להמשיך בפיתוחה.
לא נמצאו מסמכים המתעדים את קבלת ההחלטה, ואף שהיא נוגדת את החלטתו הקודמת של מנכ"ל משרד החינוך, היא לא הובאה לאישורו.
בספטמבר 2012 השיב משרד החינוך למשרד מבקר המדינה כי "על אף העדר תיעוד מספק, ההחלטה התקבלה על ידי המשרד לאחר תהליך בדיקה מעמיק והתייעצות עם כלל הגורמים המקצועיים".
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החינוך שההחלטה לעצור את פיתוח השלב השני של המערכת החדשה, מערכת שהיא נדבך מרכזי בתפעול המינהלי של המכינות ושלהפעלתה יש השפעות כלכליות ניכרות, היא החלטה יסודית וחשובה.
משום כך היה מקום כי החלטה כזו תושתת על תהליך בחינה נאות שיכלול דיון מערכתי עם כלל הגורמים הרלוונטיים (משרד הביטחון, ות"ת ונציגי מנ הלי המכינות); ניתוח של ההשפעות הכלכליות, המשפטיות והמינהליות של עצירת הפיתוח על ידי הגורמים המקצועיים במשרד החינוך; הבאת סיכום הדברים לאישור מנכ"ל משרד החינוך, שהחלטה זו נוגדת את החלטתו הקודמת; ולבסוף תיעוד ההחלטה בצירוף הנימוקים שהובילו לקבלתה.
ועדת היגוי לפרויקט ההקמה של המערכת המערכת החדשה אמורה לשרת גורמים הן במשרד החינוך והן מחוצה לו - הקרן, ות"ת והמכינות - ולכן בהקמתה נדרשו מעורבות ושיתוף פעולה של כל הגורמים האלה.
על פי נוהל מפת"ח, הדרך להבטיח זאת היא מינוי ועדת היגוי לפרויקט ההקמה, שבה משתתפים מנהלי ם בכירים בעלי סמכות להכריע בנושאים עקרוניים.
על פי הנוהל, חברי הוועדה הם נציגי הנהלת הארגון, משתמשי המערכת ונציגי יחידת הפיתוח.
בנוהל נקבע כי המטרות העיקריות של ועדת ההיגוי הן לוודא שהמערכת תוכל למלא את ציפיות המשתמשים בה במסגרת האמצעים שהוקצו לפרויקט; ללבן בעיות שלא נפתרו בוועדות המשתמשים; לקבל החלטות על תכולת הפרויקט ועל המשאבים המוקצים לו; ולהכריע מחלוקות שלא נמצא להן פתרון.
נמצא שלא הוקמה ועדת היגוי לפרויקט, והובלתו נותרה בידי משרד החינוך בלי שהגורמים האחרים שיש להם זיקה למערכת - הקרן, ות"ת ונציגות מנהלי המכינות - היו שותפים לפיתוח המערכת ולליבון הקשיים והבעיות שעלו בעניינה, כפי שיפורט להלן.
לדעת משרד מבקר המדינה היה מקום להקים ועדת היגוי שתכלול את נציגי המשתמשים: נציג הקרן, נציג ות"ת ונציגּות של המכינות; שיתוף זה דרוש במיוחד נוכח הכוונה להעביר את המערכת ממשרד החינוך לגורם אחר.
אפיון המערכת על פי נוהל מפת"ח, מסמך האפיון מושתת על אפיון תהליכי העבודה של הלקוחות של מערכת המחשוב ועל אופן ייעול תהליכי עבודתם.
מעורבות המשתמש והשתתפותו בתהליך הפיתוח של מערכת ממוחשבת, בפרט בשלבים מרכזיים כמו אפיון ובדיקות מערכ ת, וקבלת אישורו הן נושאים חשובים ומרכזיים בתהליך האפיון.
כמו כן, הנוהל קובע כי "מומחה היישום", המייצג גורם בארגון או גורם חיצוני המעוניין ביותר במערכת, קרי המשתמש העיקרי, הוא גם הגורם המוסמך לאשר את אפיון המערכת, את בדיקתה, את התקנתה וכו'.
במכרז פורטו משתמשי המערכת, ובהם משתמשים פנים -ארגוניים - עובדי משרד החינוך ועובדי מינהלת הפרויקט - ומשתמשים חוץ -ארגוניים, שהם עובדי הקרן ועובדי המכינות.
כמו כן, נקבע במכרז שמומחי היישום יהיו סגנית מנהל האגף או משרד החינוך 1075 .
נציג מטעמה, נציגי מינהלת הפרויקט, ראש היחידה להשכלה והכשרה מקצו עית במשרד הביטחון (להלן - היחידה להשכלה והכשרה) או נציג מטעמה ומנהלי מכינות ויועצים או נציגים מטעמם.
עוד נקבע במכרז כי אישור לאפיון המפורט של כלל המערכת יהיה אבן הדרך הראשונה בפרויקט.
ביולי 2010 נתנה מנהלת הפרויקט אישור טכני למסמכי האפיון.
לדברי מנהלת הפרויקט ממאי 2012 , האפיון הראשוני של המערכת לפני פרסום המכרז נעשה על ידי נציגי מינהלת הפרויקט הקודמת, ולאחר בחירת הספק הזוכה השתתפו באפיון המפורט של המערכת, מלבד נציגי משרד החינוך, גם נציגים מארבע מכינות, ממינהלת הפרויקט הנוכחית, מהקרן ומוות"ת.
משרד החינוך צירף פרוטוקולים המתעדים את מקצת הפגישות שהתקיימו עם הגורמים שפירט בתשובתו.
מהפרוטוקולים האמורים עולה שפגישות אחדות התקיימו לאחר שאושר האפיון המפורט.
משרד מבקר המדינה פנה לכמה מהגורמים האמורים ובירר עמם את מידת מעורבותם באפיון המערכת.
אחדים מהם אישרו שאכן השתתפו בפגישות, אך ציינו שלא הובהר להם שמטרת הפגישה היא אפיון המערכת ובירור צורכי המשתמשים, אלא שהם התבקשו לתאר רק תהליכי עבודה קיימים במערכת הקודמת.
בתשובתו מספטמבר 2012 מסר משרד החינוך כי מנהלי המכינות אכן לא היו שותפים לאישור האפיון המפורט של המערכת, ש נעשה על ידי האגף לחינוך מבוגרים בהתייחס לצרכיו ובמסגרת המשאבים שהקצה משרד החינוך לצורך זה.
בתשובתה מספטמבר 2012 הודיעההקרן כי הנציג שלה לא היה שותף בפועל באפיון המערכת.
יוזכר כי במכרז שפרסם משרד החינוך נאמר כי מומחה היישום של המערכת יהיה גם ראש היחידה להשכלה ולהכשרה מקצועית במשרד הביטחון או נציג מטעמה.
בהתייחס למעורבות מינהלת הפרויקט הנוכחית באפיון המפורט, ממסמך שהכינו מ"מ מנהל האגף ומנהלת הפרויקט בנובמבר 2011 לקראת פגישה עם מנכ"לית משרד החינוך עולה כי מאחר שלא התבצעה חפיפה בין מינהלת הפרויקט הקודמת למינהלת ]מינהלת הפרויקט הנוכחית [ הפרויקט הנוכחית, לדבריהן, "חברה זו לומדת עד היום את תפקידה במערכת הממוחשבת.
יש לציין כי סיוע באפיון התוכנה החדשה אינו נכלל במכרז שבו זכתה כספק".
יוצא אפוא שנציגיהם של משרד הביטחון ושל מנהלי המכינות - שהוגדרו במכרז כמומחי יישום וכמש תמשים מרכזיים במערכת - לא היו שותפים של ממש בתהליך האפיון ובאישורו.
בתשובתו מסר משרד החינוך כי האגף לחינוך מבוגרים הוגדר במכרז כלקוח של המערכת וכמומחה יישום, וכי המערכת הוקמה כדי למלא את צורכי האגף בכל הנוגע לניהול התקציב ש הגורמים המממנים מקצים למכינות ולצורך בקרה על עמידתן של המכינות בקריטריונים שהציבו גורמים אלה.
עוד נכתב בתשובתו כי מנהלי המכינות אכן לא היו שותפים לאישור האפיון המפורט של המערכת אך השתתפו בשלבי אפיון של רכיבי המערכת הרלוונטיים לעבודתם.
לדברי משרד החינוך, לא היה מקום לשתף את מנהלי המכינות בשלבי האפיון של יתר רכיבי המערכת, שרובם המוחלט אינם רלוונטיים לעבודתם, וכי שיתופם אינו מתיישב עם מטרות המערכת, ובראשן בקרה ופיקוח על עמידת המכינות בקריטריונים שהוצבו להן.
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החינוך כי בפגישות שהתקיימו עם מנהלי המכינות לא הובהר להם שמטרת הפגישה היא אפיון מערכת, והם רק התבקשו לתאר את תהליכי העבודה הקיימים במערכת הקודמת.
עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי משרד החינוך אמנם הוגדר לקוח של המערכת ומומחה יישום, אך במכרז הוגדרו כאמור על ידי משרד החינוך עצמו גורמים נוספים כמומחי יישום, ולפיכך היה עליו לשתף אותם באפיון.
משרד מבקר המדינה מעיר עוד למשרד החינוך כי הטמעת צורכי המשתמשים בתהליך האפיון הוא מרכיב חיוני בהצלחת הפיתוח של המערכת וקליטתה, ומכאן החשיבות הרבה של שיתופם בתהליכי האפיון והפיתוח.
היעדר שיתוף מלא וממשי של כל מומחי היישום באפיון המערכת החדשה פגע ביכולתה להשיג את המטרה שלשמה הוקמה.
לעניין זה ראוי כי משרד החינוך יפיק את הלקחים הנדרשים ויחדד את הצורך לפעול על פי נוהל מפת"ח.
קבלת המערכת במכרז נקבע כאמור כי השלב הראשון יכלול אפיון מפורט של כל המערכת, פיתוח, בדיקות, הדרכות ופיילוט, ורק לאחריהם תופעל המערכת הבסיסית.
בדיקות קבלה : קליטה תקינה של מערכת חדשה מחייבת בדיקות קבלה, ובכלל זה בדיקות של תקינות הנתונים ושלמותם ושל פעולתה המלאה של המערכת.
לפי נוהל מפת"ח, בשלב בדיקות הקבלה משתמשי המערכת מדמים את האופן שבו הם צפויים להפעיל את המערכת בשגרה.
הם מזינים נתונים ומפעילים את המערכת לפי תרחישים שהוגדרו מראש או באקראי, ובודקים אם תגובת המערכת (התוצאה שהתקבלה) היא כמצופה.
מסמכי קבלה הם אישור רשמי שהפרויקט התבצע לפי דרישותיו של הלקוח והושלם לשביעות רצונו.
במכרז נקבע כי לכל נושא בדיקה יוכן מסמך שיפרט את נושא הבדיקה, שיטת הבדיקה, פריטים נבדקים וטבלת תוצאות צפויות ותוצאות בפועל.
משרד מבקר המדינה פנה למשרד החינוך בבקשה לקבל מסמכים המתעדים את בדיקות הקבלה של המערכת שביצע לפני שהחל להפעילה.
משרד החינוך מסר למשרד מבקר המדינה מסמך שכתבה חברה ב' בנובמבר 2010, המפרט תקלות שנמצאו במערכת וטופלו במהלך הבדיקה, וכן דרישות לביצוע שיפורים במערכת, כגון הוספת שדה של מספר חודשי המסלול.
כמו כן, מנהלת הפרויקט הודיעה למשרד מבקר המדינה במאי 2012 חברה ב [כי "אישור התשלום ל ' מהווה את ] "אישור משרד החינוך על קבלת שלב א' של המערכת.
היא אף צירפה דוא"ל שלפיו התשלום אושר במאי 2011.
משרד מבקר המדינה העיר למשרד החינוך כי המסמך שהוצג כמסמך הקבלה של המערכת אינו כולל פירוט של בדיקות שבוצעו על פי התרחישים שנקבעו במכרז אלא רשימה של תקלות שתוקנו ודרישות לשינויים במערכת.
כמו כן, לא צוין במסמך מי ביצע את הבדיקות והעלה את הדרישות הנוספות, ומי אישר מטעם משרד החינוך את המסמך האמור כמסמך קבלה.
לא נמצא שמשרד החינוך קיים בדיקות קבלה נוסף על הבדיקות האמורות.
עוד העיר משרד מבקר המדינה כי אישור התשלום לספק אינו יכול לשמש אסמכתה לכך שבדיקות הקבלה הסתיימו בהצלחה.
בספטמבר 2012 השיב משרד החינוך למשרד מבקר המדינה כי את בדיקות הקבלה ביצעו במשותף מנהלת הפרויקט, נציגי מינהלת הפרויקט ונציג הספק הזוכה [ חברה ב]', וכי הוכן מסמך המפרט את כל נושאי הבדיקה, שיטות הבדיקה ומפרטים נוספים.
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החינוך כי למרות בקשתו לא הומצאו אסמכתאות המלמדות כי בדיקות הקבלה בוצעו כהלכה, ולא הומצאו מסמכי בדיקה לכל נושא ונושא כנדרש במכרז.
: פיילוט אחת הדרכים לבדוק מערכת היא לבצע פיילוט מבוקר ומוגבל בהיקף המשתמשים, שבו ייבחנו מרכיבים שהוגדרו מראש.
לפי נוהל מפת"ח, הפיילוט מיועד לבחון את 1080 דוח שנתי63ג .
האופן שבו הפעלת המערכת משפיעה על הארגון, את ההתנסות של משתמשי הקצה, את ההשפעה של המערכת על תהליכי ארגון ושיטות (או"ש), את הערך המוסף שיפיק הארגון מהמערכת ועוד.
בסיומו של הפיילוט יש לבצע תהליך של הפקת לקחים.
במכרז נקבע ש סיום בדיקות הקבלה ישמש אישור לתחילת הפיילוט, וכי הפיילוט יסתיים כחודש וחצי לאחר סיום בדיקות הקבלה.
(א) בנובמבר 2010 התקיימה פגישה בין מנהלת הפרויקט לנציגי חברה ב', ובה סוכם שהפיילוט יבוצע בדצמבר 2010 , יימשך שלושה שבועות, וישתתפו בו עד ארבע מכינות.
עוד סוכם שבמהלך הפיילוט ישתמשו המכינות בשתי המערכות - הקודמת והחדשה - בה בעת.
בתחילת דצמבר 2010 שלחה מ"מ מנהל האגף פנייה לשלושה מנהלי מכינות וציינה כי משרד החינוך יפסיק את פעילותו במערכת הקודמת בסוף שנת 2010 , וכי המכינה שהם עומדים בראשה נבחרה להשתתף בפיילוט שיתקיים במשך שבועיים בדצמבר 2010 .
עוד כתבה כי המשוב שיקבלו מהם יאפשר להתאים את המערכת החדשה, ככל האפשר, למערכת שהופעלה באותה העת ולהיענות לבקשותיהם.
לבסוף הזמינה אותם ליום הדרכה.
כעבור זמן מה זומנו גם נציגי מכינה נוספת להשתתף בפיילוט.
ממכתב שכתב יו"ר ועד מנהלי המכינות למ"מ מנהל האגף בדצמבר 2010 עולה כי נציגי המכינות ששותפו בהדרכה לקראת הפיילוט סברו כי המערכת החדשה אינה מאפשרת למלא את צורכי המכינות, וכי היא חסרה מרכיבים רבים, ובהם פונקציות של ניהול מכינה, לרבות הניהול התקציבי.
עוד ציין כי הם מבקשים להאריך את תקופת ההתקשרות עם חברה א' למשך הזמן הדרוש להכנת התכנה החדשה להפעלה כנדרש.
בעקבות המכתב האמור ונוכח חוות דעתם של נציגי המכינות שהשתתפו בהדרכה לקראת הפיילוט, התקיימה בדצמבר 2010 ישיבה של ועד מנהלי המכינות ומנהלי מכינות נוספים עם נציגי משרד החינוך.
מסיכום פגישה שכתב יו"ר ועד מנהלי המכינות עולה כי נוכח אי-מוכנותה של המערכת, לרבות ממשקים שיאפשרו את העברת הנתונים, הציעו נציגי המכינות בפגישה לממן את הארכת תקופת ההתקשרות עם חברה א' בחודשיים נוספים כדי למנוע נזקים.
מ"מ מנהל האגף הודיעה להם כי היא מקבלת את הצעתם.
בספטמבר 2012 מסר משרד החינוך כי "לאור היעדר שיתוף פעולה מצד המכינות להשתתף בפיילוט לא היה מנוס מדחייתו".
(ב) בסוף ינואר 2011 התקיים במשרד החינוך דיון, ובו אמרו נציגי חברה ב' כי "הם ביצעו את כל הנדרש להצלחת הפיילוט ושהפיילוט בוצע בהצלחה".
מ"מ מנהל האגף אמרה בתגובה שניתנה הדרכה לנציגי ארבע מכינות, אך גם לאחריה נציגים אלה כמעט לא השתמשו במערכת, ולכן "לא ניתן להגדיר זאת כפיילוט".
בסיכום הדיון נקבע כי לבקשת משרד החינוך תקיים חברה ב ' פיילוט נוסף, וכי תבוצע בהקדם הדרכה למכינות המעוניינות להשתמש במערכת החדשה, ומיד לאחריה יחל הפיילוט ויתקיים מעקב אחר אופן השימוש של המכינות במערכת.
מבירור שעשה משרד מבקר המדינה עם מנהלת הפרויקט עולה כי משרד החינוך פנה לכל המכינות בבקשה שישתתפו בפיילוט הנוסף, ישתמשו במערכת החדשה (בד בבד עם העלאת הנתונים גם למערכת הקודמת) ויחוו את דעתם בעניינה, אך רק מכינות אחדות הביעו נכונות לעשות זאת, ונציגיהן השתתפו בהדרכה בפברואר 2011 .
נוסף על כך, מרשימת המשתמשים שהחלו להפעיל את המערכת החדשה מפברואר עד מרץ 2011 עולה כי רק שמונה מכינות החלו להשתמש בה, ומקצתן העירו למשרד החינוך על בעיות וליקויים שמצאו במערכת והציעו לעשות בה משרד החינוך 1081 .
משרד מבקר המדינה ביקש לקבל דוח מסכם של הפיילוט הנוסף וסיכום של הערות נציגי המכינות שהשתתפו בו, אך לדברי מנהלת הפרויקט לא הוצא דוח מסכם מתועד בעניין זה.
נמצא כי אף שבמכרז נקבע שהפיילוט אמור להימשך כחודש וחצי, מ"מ מנהל האגף החליטה בשיתוף נציגי מינהל התקשוב על קיצורו לשלושה שבועות, ובסופו של דבר הוא לא בוצע.
עוד נמצא כי גם הפיילוט הנוסף שביצע משרד החינוך בהשתתפות מכינות אחדות לא סוכם במסמך מפרט את הערות המשתמשים ואת שביעות רצונם מהמערכת, ולא הופקו לקחים בדבר המשך הפיתוח של המערכת והכשרת המשתמשים.
לדעת משרד מבקר המדינה, בהתחשב בהיקף הפרויקט, ומאחר שנקבע מלכתחילה במכרז שיתקיים פיילוט, הרי שאי -קיומו של פיילוט מלא כמתוכנן, וכן אי-ביצוע של תהליכי הפקת לקחים בעקבותיו ואי -הכנת דוח מסכם של הפיילוט, יש בהם כדי לפגוע ביכולת הקליטה וההטמעה של המערכת החדשה.
בתשובתו מספטמבר 2012 " מסר משרד החינוך כיפניית משרד החינוך למכינות בבקשה להשתתף בפיילוט, נתקלה בסירוב גורף מצד המכינות.
היעדר שיתוף פעולה מצד המכינות בביצוע הפיילוט היה בניגוד לאחריות שחלה עליהן בנושא".