HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
לאור הסיכון המובנה בתהליך הקמ ה או שינוי פרטי ספקים והסיכון לביצוע מעילות, .
מומלץ כי חל"י והמועצה הישראלית לצרכנות ייבחנו יישום בקרות מפצות מתאימות.
תגובות הארגונים הממשלתיים לעניין תדירות ביצוע הבקרה על יומן השינויים: חמש חברות 197 .
השיבו כי הןמקבל ות את ההמלצה ו יפעלו ליישום בקרה על יומן השינויים בתדירות של לפחות .
חמש חברות198 השיבו כיהן מבצעות בקרות מפצות אשר מפחיתות את הסיכון .
המובנה בתהליך ועל כן ניתן לבצע את הבקרה על יומן השינויים בתדירות נמוכה יותר .
למורשת הכותל השיבה כי קיימות בקרות מפצות בתהליך, וכי נוסף על כך היא מתכננת להטמיע .
את הבקרה האמורה במסגרת יישום מערכת כספים עתידית הנמצאת בשלבי אפיון.
תגובות הארגונים הממשלתיים לעניין אי-ביצוע בקרה על יומן השינויים מול מסמכים מאמתים : .
שני משרדים ממשלתיים וחמש חברות ממשלתיות 199 השיבו כיכל שינוי בנתוני ספקים מצריך .
קבלת מסמכים מאמתים רלוונטיים מהספק.
שתי חברות200 השיבו כי הן מבצעות אתהבקרה .
מול מסמכים מאמתים באופן מדגמי.
דירה להשכיר השיבה כי קיימות אצלה בקרות מפצות .
מקווה ישראל השיבה כי היא מקבלת את ההמלצה ותפעל ליישום הבקרה האמורה.
הזמנת רכש בקרות בעת הזמנת רכש .
בארגונים רבים סעיף הוצאות הרכש הוא אחד הסעיפים התקציביים הגדולים ביותר.
כך קיימים גם פיתויים רבים יותר בקרב העובדים העוסקים בתחום לנסות לקבל טובות הנאה, .
דוגמת ביצוע מניפולציות בתהליכי הרכש כדי להיטיב עם ספק מסוים.
בארגונים שמטרתן למנוע מצבים אלה, וביניהן: קיום מסמך זכויות חתימה 201 לאישור הזמנת .
רכש; החתמת שני בעלי תפקידים לפחות על אישור הזמנת הרכש.
מהתשובות לשאלון עלה כי לשש (12% ) חברות ממשלתיות202 אין מסמך זכויות חתימה .
לאישור הזמנת רכש וכי נוסף על כך לא נדרשת בחברות אלו חתימה של שני בעלי .
תפקידים על אישור הזמנת הרכש.
משרד מבקר המדינה ממליץ לחברות הממשלתיות שלא ממלאות אחר בקרות לאישור .
197 חמ"ת; החברה לפיתוח חוף אילת; החברה לשירותי איכות הסביבה ; הכפר הירוק; מקווה ישראל .
198 דירה להשכיר; דואר ישראל; נתיבי איילון; מקורות פיתוח וייזום; נת"ע.
199 המשרד להגנת הסביבה; משרד העלייה והקליטה; החברה לשירותי איכות הסביבה; מקורות; נצר השרון; נת"ע; .
200 חברת הפחם; נתיבי איילון.
201 מסמך זכויות חתימה- מסמך החתום על ידי עורך דין, הכולל את שמות המוסמכים לחתום ולהתחייב בשם הארגון, .
תפקידם, מס' תעודת הזהות שלהם ודוגמת חתימתם.
האיגוד; הקרן למורשת הכותל; הרשות לחינוך והכשרה ימיים; חלד; חקר ימים ואגמים; מקווה ישראל .
מניעת מעילות במשרדי ממשלה ובחברות ממשלתיות תשובות הארגונים הממשלתיים : מקווה ישראל השיבה כי היא מקבלת את ההמלצה ותפעל .
הקרן למורשת הכותל השיבה כי כיום זכויות החתימה לאישור הזמנת רכש .
מעוגנות בנוהל, וכי הקרן תפעל לאישור מסמך זכויות חתימה לאישור הזמנת רכש.
כי יש לה רכש סטנדרטי של ציוד משרדי.
חקר ימים ואגמים השיבה שתהליך הרכש מבוצע .
במערכת רכש, ואישור הזמנת רכש נעשה באופן דיגיטלי.
ארגון שבו קיים בעל תפקיד שיש לו הרשאות לסגור מעגל רכש שלם - הכולל: הקמת הזמנת .
רכש במערכת; קליטת חשבונית; קליטת סחורה ואישור השירות - עלול לחשוף את הארגון .
הפרדת ההרשאות בין בעלי תפקידים שונים היא בקרה קריטית היכולה להפחית .
בכלל משרדי הממשלה העובדים במערכת מרכב "ה, תהליך הזמנת רכש מערב גורמים שונים .
(לצורכי הזנת נתונים, בדיק תם ואישור ם) מיחידות שונות (חשבות ויחידה מקצועית).
לשבעה אנשים מעורבים בהזמנה.
כלומר, אין אדם שיכול להקי ם הזמנת רכש באופן עצמאי, .
אלא נדרשים ארבעה אנשים לפחות.
בתרשים 36 שלהלן מפורטתהתפלגות החברות הממשלתיות מבחינת קיום מצב שבו יש בעל .
תפקיד עם הרשאות לסגירת מעגל רכש שלם, על פי תשובותיהם לשאלון בנושא רכש ומלאי.
תרשים 36: מצב שבו יש בעל תפקיד עם הרשאות לסגירת מעגל רכש שלם .
מתרשים 36 ( עולה כי חמש10% ) חברות ממשלתיות דיווחו שיש אצלם בעל תפקיד שיש .
לו הרשאות לביצוע כלל הפעולות הסוגרות את מעגל הרכש.
במצב זה, בעל התפקיד .
עלול לבצע פעולות אשר יחשפו את הארגון למקרי מעילה.
לוח 20: רשימתהחברות הממשלתיות שבהן קיים בעל תפקיד עם הרשאות .
לסגירת מעגל רכש שלם .
שונים בתהליך מעגל הרכש של הארגון.
תגובות החברות הממשלתיות: הקרן למורשת הכותל וחקר ימים ואגמים השיבו כי קיימות בקרות .
מפצות אשר מפחיתות את הסיכון המובנה בתהליך.
עוד מסרה הקרן למורשת הכותל כי .
במסגרת שדרוג המערכות שלה יינתן מענה לוגי גם לבקרה זו.
רותם השיבה כי היא קיבלה את .
ההמלצה ופעלה ליישום הבקרה.
כמו כן בוצעו עדכוני הרשאות במערכת שאינם מאפשרים .
סגירת מעגל רכש על ידי אדם אחד.
הכפר הירוק השיבה כי היא מקבלת את ההמלצה ופועלת .
קליטת חשבוניות ותשלומים .
בעת קליטת חשבוניות במערכת ובעת ביצוע התשלומים בגינן יש כמה בקרות נדרשות שמטרתן .
למנוע מקרי מעילה ופעולות לא מאושרות, כגון קליטת חשבוניות בערך כספי גבוה יותר מן .
ההזמנה; הזנת חשבוניות כפולות; ביצוע תשלום שאינו תואם את ההזמנה או את הסחורה .
החשכ"ל מסר בתשובתו כי על פי הוראת התכ"ם בנושא התחייבויות בשם המדינה 1.
פעילותם השוטפת של משרדי הממשלה ויחידות הסמך במסגרת ביצוע התקציב מצריכה יצירת .
בהתאם לאמור מערכת המרכב"ה עוצבה לביצוע התשלום עם קיומה של .
התחייבות לתשלום, כדוגמת הזמנת רכש וקיימת בקרה מובנית המחייבת קליטתה של חשבונית .
יצוין כי בהתאם להוראות התכ"ם 1.
1 , בפרק ביצוע התקציב, הוגדרו .
נושאי תשלום פרטניים לביצוע תשלום ללא התחייבות, קרי ללא הזמנה.
התחייבות נקלטים בהליך פיננסי שבו נדרש החשב או מי מטעמו לקיים בקרה הדוקה על קיום .
תקציב מול תקנה מתאימה וביצוע הבקרה הנדרשת על סכום התשלום.
עוד מסר החשכ"ל כי במערכת המרכב"ה קיימות בקרות מובנות אוטומטיות לחסימת תשלום .
בגין חשבוניות אשר חרגו במחיר .
לאחר בדיקת סיבת החריגה, החשבונית תאושר לתשלום רק .
אם יימצא כי החריגה מוצדקת.
מניעת מעילות במשרדי ממשלה ובחברות ממשלתיות בנוגע לחסימת הזמנת חשבונית כפולה - במהלך "אימות חשבונית" כפי שמבצע הקניין במערכת .
המרכב"ה, ציין חשכ"ל כי קיימת בקרה מובנית הכוללת התרעה כי הסימוכין (מספר החשבונית) .
הוזן בעבר במסגרת חשבונית אחרת של אותו ספק (באותה השנה התקציבית).
דרישה לשתי חתימות לפחות לאישור תשלום חשבונית - חשבוניות מאושרות בראש ובראשונה .
על ידי דורשי הרכש ונבדקות בעת קליטתן למערכת המרכב"ה על ידי משתמש לוגיסטי.
קליטת החשבונית במערכת המרכב"ה, מתבצע הליך אימות החשבונית שהוא מובנה ומוסדר .
במרכב"ה וכרוך באישורם של כמה גורמים.
ביצוע התאמה בין החשבונית שהתקבלה להזמנה ולתעודת המשלוח - קיימת בקרה מובנית .
במערכת המרכב"ה המאפשרת הצגה של יתרת הכמויות והפריטים בהזמנת רכש .
כמות הטובין המצוינת בחשבוניות הספק גדולה מהכמות שהתקבלה בפועל, החשבוניות .
להלן בתרשים 37 מפורטתהתפלגות החברות הממשלתיות מבחינת קיום בקרות שונות בתחום .
קליטת חשבוניות ואישורן לתשלום, על פי תשובותיהם לשאלון בנושא רכש ומלאי: .
תרשים 37: בקרות בתחום קליטת חשבוניות ואישורן לתשלום .
מתרשים 37 עולה כי על פי תשובות 50 החברותהממשלתיות שנבדקו יש בקרות חשובות אשר .
לא מיושמות בחלקן, כמפורט להלן: על חשבונית שנקלטת במערכת להיות מקושרת להזמנה : הבקרה לא מיושמת ב-14 .
(8%2 ) חברות ממשלתיות 203.
203 ;איסורדהאיגוד; חברת הפחם; החברה לפיתוח מזרח ירושלים; החברה לפיתוח עכו העתיקה ונצרת; החברה לשיקום .
ולפיתוח הרובע היהודי; החברה לשירותי איכות הסביבה; המועצה הישראלית לצרכנות; הקרן למורשת הכותל; .
הרשות לחינוך והכשרה ימיים; חלד; מקווה ישראל; מדרשת שדה בוקר; רותם.
כל חשבונית שנקלטת למערכת מקושרת להזמנה .
המערכת חוסמת הזנת חשבונית כפולה .
נדרשות שתי חתימות לפחות לאישור תשלום החשבונית .
לפני תשלום החשבונית מתבצעת התאמה בין החשבונית להזמנה ולתעודת המשלוח - Three Way Match .
תגובות החברות הממשלתיות: החברה לאספקת פחם, החברה לפיתוח עכו העתיקה ונצרת .
ורותם השיבו כי קיימות בקרות מפצות אשר מפחיתות את הסיכון המובנה בתהליך.
לשירותי איכות הסביבה השיבה כי חשבוניות מקושרות להזמנות רכ ש ובמקרים חריגים .
ונדירים ביותר , שבהם מתקבלות חשבוניות בלי שהוזנה תחילה הזמנת רכש במערכת, .
קיימות בקרות מפצות מספקות.
החברה לשיקום ולפיתוח הרובע היהודי ומקווה ישראל .
השיבו כי הן יפעלו ליישום הבקרה.
הקרן למורשת הכותל השיבה כי היא צמצמה את .
האפשרות לקלוט חשבונית ללא קישור להזמנה.
כמו כן החברה מסרה כי היא בתהליכי .
אפיון של מערכת כספים חדשה ובה תוטמע בקרה מתאימה.
ומספר ספקיה המועט, הטמעת התקשרויותיה במערכת הממוחשבת תביא להטלת נטל .
לנוכח הסיכון המובנה בתהליך קליטת חשבונית והסיכון לביצוע מעילות, מומלץ כי .
המועצה הישראלית לצרכנות תבחן את האפשרות ליישום בקרה ממוחשבת או .
חסימת קליטת חשבונית שערכה הכספי גבוה מעלות ההזמנה : לגבי החברות .
הממשלתיות שבהם החשבוניות מקוש רות להזמנה, בארבע (%8 ) חברות ממשלתיות204 .
המערכת מאפשרת לקלוט חשבונית שערכה הכספי גבוהיותר מעלות ההזמנה.
תגובות החברות הממשלתיות: דירה להשכיר והחברה לחקר מדעי החיים השיבו כי קיימות .
בקרות מפצות אשר מפחיתות את הסיכון המובנה בתהליך.
החברה לחינוך ימי מסרה כי .
ערים השיבה כי הדבר מחייב בחינה מחדש של תהליכי העבודה .
בחברה ושינוי בהם, וכי בשלב זה לא ניתן ליישם את הבקרה במערכת.
במסגרת שדרוג מערכות המחשב.
משרד מבקר המדינה מציע לערים לוודא כי עד לבחינה שתעשה במסגרת שדרוג .
המערכת, מתבצעות בה בקרות מפצות מתאימות להפחתת הסיכון המובנה .
חסימת הזנת חשבונית כפולה : הבקרה לא מיושמת ב שמונה (16% )מהחברות .
תגובות החברות הממשלתיות : החברה לשיקום ולפיתוח הרובע היהודי השיבה כי היא .
תעדכן ביצוע חסימה למניעת הזנת חשבונית כפולה.
החברה לחקר מדעי החיים, חל"י .
והחברה לפיתוח עכו העתיקה ונצרת השיבו כי קיימות בקרות ידניות או ממוכנות מפצות .
החברה לאספקת פחם וחלד השיבו כי אם .
נעשה ניסיון להזין חשבונית כפולה, המערכת אינה חוסמת את החשבונית אלא מתריעה.
204 דירה להשכיר; החברה לחקר מדעי החיים; החברה לחינוך ימי; ערים.
205 האיגוד; החברה לחקר מדעי החיים; חברת הפחם; חל"י; החברה לפיתוח עכו העתיקה ונצרת; החברה לשיקום .
ולפיתוח הרובע היהודי; הרשות לחינוך והכשרה ימיים; חלד.
מניעת מעילות במשרדי ממשלה ובחברות ממשלתיות משרד המבקר המדינה מציע לחברה לאספקת פחם ולחלד לבחון את האפשרות .
לחסום במערכת הזנה של חשבונית כפולה על מנת לצמצם את הסיכון המובנה .
נדרשות שתי חתימות לפחות לאישור תשלום חשבונית: הבקרה לא מיושמת בארבע .
(%8 ) חברות ממשלתיות 206.
תגובות החברות הממשלתיות: תש"ן השיבה כי מרבית החשבוניות בחברה עברו סבב של .
החברה יישמה תהליך אחיד לאישור כל חשבוניות המס באמצעות שתי .
עמידר השיבה כי בהתאם למדרג הסמכויות בחברה, בסכומים קטנים נדרשת .
חתימה אחת ובמקרים אחרים נדרשת חתימה של גורם נוסף בכיר יותר.
מומלץ לבחון יישום מנגנון של שתי חתימות על כל חשבונית לפני התשלום.
כי החתימה השנייה יכולה להיות של כל גורם בלתי תלוי ולא בהכרח של גורם בכיר .
לפני תשלום החשבונית מתבצעת התאמה בין החשבונית להזמנה ולתעודת .
המשלוח : הבקרה לא מיושמת בשלוש (%6 ) חברות ממשלתיות 207.
עמידר השיבהכי היא תיקנה את הליקוי.
לאור חשיבותן הרבה של בקרות אלה בהפחתת סיכוני מעילה, משרד מבקר המדינה .
ממליץ לחברות הממשלתיות שלא מיישמות את הבקרות שהוזכרו, ליישמן.
על פי התשובות לשאלון בנושא רכש ומלאי, 20 (87% ) משרדי ממשלה ו-20 (40% ) חברות .
ממשלתיות מנהלים מלאי.
בקרה על ניהול מלאי ומחסנים .
מקרי מעילה במלאי בדרך כלל כוללים פעולות הסתרה של גניבת מלאי על ידי ביצוע רישום .
כוזב במערכת לניהול מלאי.
מניעת מעילה בתחום זה מבוצעת באמצעות בקרה על העובדים .
העוסקים בניהול המלאי ובתהליכי העבודה הקשורים בו, לדוגמה: מניעת הפקת חשבונית על .
בתרשים 38 שלהלן מפורטתהתפלגות משרדי הממשלה והחברות הממשלתיות מבחינת קיום .
חולשות בפעולות הבקרה על ניהול המלאי, על פי תשובותיהם לשאלון בנושא רכש ומלאי.
206 האיגוד; הרשות לחינוך והכשרה ימיים; עמידר; תש"ן.
החברה למתנ"סים; המועצה הישראלית לצרכנות; חלד .
תרשים 38: חולשות בפעולות הבקרה על ניהול המלאי .
מתרשים 38 עולה כי על פי התשובות לשאלון, בחלק ממשרדי הממשלה ומהחברות .
הממשלתיות יש חולשות בפעולות בקרה חשובות, כמפורט להלן: מחסנאי יכול להפיק הזמנת רכש: כאשר מחסנאי יכול להפיק הזמנת רכש, נוצר מצב .
שבו בעל תפקיד יכול לבצע מעגל שלם של רכש, קליטת סחורה, רישומה וניפוקה.
הפרדת תפקידים נאותה יש סיכון מוגבר למעילה.
מצב זה קיים בארבע (20% ) חברות ממשלתיות208 .
תגובות החברות הממשלתיות: החברה לחינוך ימי, חברת החשמל ונת"ע השיבו כי קיימות .
מקווה ישראל השיבה כי היא .
תפעל ליישום בקרה מתאימה.
החשכ"ל מסר בתשובתו כי משרדי הממשלה אחראים להקצאת הרשאות בהליך מוסדר .
הבוחן סתירות מעין אלה.
גם בהינתן מצב שבו יש אפשרות למחסנאי להקים הזמנה, .
נדרשת מעורבות של לפחות ארבעה אנשים - חלקם מה יחידה הלוגיסטית וחלקם .
במסגרת המודול הלוגיסטי במערכת מרכב"ה קיימת הפרדה מובנית בין תהליך .
יצירת ההתחייבות לתהליך התשלום.
כלומר תהליך הקמת התחייבות אינו יוצר לכשעצמו .
תשלום בפועל אלא מסגרת הרשאתית לתשלום, חתומה על ידי המורשים לחייב את .
ריבוי המאשרים יוצרת בהכרח בק רה מניעתית והפחתת הסיכון למעילה.
תחקיר מלא לבחינת חוסר שנמצא בספירת מלאי: בעת מציאת חוסר בספירת מלאי .
ראוי לתחקר זאת כדי לעמוד על הסיבה לכך וכדי למנוע את הישנות המקרה.
עשויה להיות בקרה חשובה למניעת מקרי מעילה.
החברה לחינוך ימי; חברת החשמל; מקווה ישראל; נת"ע 048 .
מחסנאי יכול להפיק הזמנה .
אין תחקיר מלא לבחינת חוסר שנמצא בספירת המלאי .
אין נוהל להשמדת מלאי .
השמדת המלאי לא נעשית בליווי קב"ט או כל בעל תפקיד אחר .
מניעת מעילות במשרדי ממשלה ובחברות ממשלתיות בקרה זו לא מיושמת בשמונה ( 40% ) משרדי ממשלה 209 ( ובשתי10% ) חברות .
תגובות הארגונים הממשלתיים: המשרד לשירותי דת מסר כי הוא יתחיל בביצוע הבקרה .
בספירת המלאי הקרובה; משרד המדע ומשרד התרבות והספורט מסר ו כי המלאי המוחזק .
אצלם הוא ציוד משרדי לצריכה שוטפת אשר שוויו זניח, ולכן לא נכלל סעיף מלאי בדוחות .
הכספיים שלהם; משרד הפנים מסר כי חשבות המשרד מבצעת מפעם לפעם ביקורת על .
ניהול מלאי, וכי ממצאי הדוח נבדקים בקפידה והגורמים המקצועיים מביאים אותם בחשבון .
לצורך עדכון נהלים ושיפור הבקרות ; מקווה ישראל מסרה כי היא תפעל ליישום הבקרה.
משרד התחבורה השיב כי ספירות המלאי מתבצעות בנושא ציוד משרדי ומכיוון שמדובר .
בציוד שערך היחידה הבודד הוא נמוך לא נערך תחקיר לבחינת חוסרים.
קיום נוהל להשמדת מלאי: תהליך השמדת מלאי נעשה עקב בלאי, חוסר תועלת .
באחזקתו במחסנים וכדומה.
תהליך זה הוא רגיש מפני שייתכן שיש גורמים החפצים להימנע .
מביצועו במטרה לקחת את המלאי לרשותם.
כדי לבקר תהליך זה על כל שלביו - אישור .
להשמדה, הוצאה מן המחסן וביצוע ההשמדה - על הארגון לקבוע נוהל מסודר הקובע, בין .
היתר, את אופן אישור התהליך ווידוא ההשמדה של המלאי.
אי -סדרים בתהליך עלולים .
להעלות את הסיכון למעילה.
משרדי ממשלה: הוראת תכ"ם 9.
1 בנושא "ניהול עודפי טוב ין ובלאי" קובעת כי באחריות .
מנהל הרכש לפנות בלאי מהמשרד הממשלתי למיחזור או להטמנה, בהתאם להוראות .
במידת הצורך, גם על ממונה הסייבר במשרד להיות מעורב בתהליך השמדת הבלאי.
על פי תשובות החברות הממשלתיות, בחמש (25% ) חברות ממשלתיות211 אין נוהל .
תגובות החברות הממשלתיות : החברה לשירותי איכות הסביבה מסרה כי הממצא מקובל .
עליה, וכי תיקנה את הליקוי האמור במהלך שנת 2021 על ידי עדכון נוהל העבודה לטיפול .
בפסילה או במכירה של ציוד משומש ; מקווה ישראל, מדרשת שדה בוקר ורותם מסר ו כי .
הממצא מקובל עליהן וכי יפעלו לכתיבת נוהל בנושא.
השמדת המלאי צריכה להיעשות בליווי גורם מוסמך, כגון ועדת השמדות, קצין .
ביטחון או בעל תפקיד אחר: כדי למנוע מצב שבו בעת הוצאת המלאי להשמדה תילקח .
הסחורה על ידי גורם פנימי או חיצוני לצרכיו האישיים וכדומה, יש להקפיד שהתהליך יפוקח .
209 ;המשרד לפיתוח הפריפריה, הנגב והגליל; המשרד לשירותי דת; המשרד לשיתוף פעולה אזורי; משרד הבינוי והשיכון .
משרד המדע; משרד הפנים; משרד התחבורה; משרד התרבות והספורט.
החברה לחינוך ימי; החברה לשירותי איכות הסביבה; מקווה ישראל; מדרשת שדה בוקר; רותם .
( על פי תשובות משרדי הממשלה והחברות הממשלתיות, שלושה 15% ) משרדי .
ממשלה212 ( וחברה ממשלתית אחת5% )213 לא יישמו בקרה זו.
תגובות הארגונים הממשלתיים: משרד המדע מסר כי המלאי המוחזק אצלו הוא ציוד משרדי .
לצריכה שוטפת אשר שוויו זניח ולכן בדוחותיו הכספיים לא נכלל סעיף מלאי; משרד הפנים .
מסר כי חשבות המשרד מבצעת מפעם לפעם ביקורת על ניהול מלאי, וכי ממצאי הדוח .
נבדקים בקפידה והגורמים המקצועיים מביאים אותם בחשבון לצורך עדכון נהלים ושיפור .
הבקרות ; מקווה ישראל מסרה כי היא מקבלת את הממצא ותפעל ליישום בקרה מתאימה.
ממליץ למשרדי הממשלה ולחברות הממשלתיות שלא מיישמים את הבקרות שהוזכרו, .
כמו כן מומלץ כי החשכ"ל יעדכן את הוראת התכ"ם כך שתתייחס לצורך בליווי .
גורם מוסמך בכל תהליך השמדת מלאי.
שאלון בנושא גבייה214 .
בשלב הגבייה בפעילות העסקית של כל ארגון מתקבל תקבול מהלקוח בצורה ישירה באחד .
מאמצעי התשלום המקובלים, ובהם: מזומן, המחאה והעברה בנקאית.
על הארגון לרשום באופן .
נאות ובמועד את התקבול מהלקוח בספרי הארגון.
אופי הלקוחות משפיע בצורה ניכרת על .
הבקרות שהארגון מגדיר בתחום הגבייה.
יש לציין כי מעילה בתחום הגבייה יכולה להתרחש .
לפני רישום התקבול בספרים או לאחריו.
יש כמה דרכים נפוצות שבהן עובדי גבייה או עובדי קופה עשויים לבצע מעילות בכספי הארגון.
הדרכים הנפוצות ביותר הן: "גלגול" יתרות בין כרטיסים : העברת יתרת חוב בין כרטיסי לקוחות, ולבסוף סגירת .
החוב דרך כרטיס צדדי (כגון כרטיס הפרשי שער או כרטיס עמלות), תוך כדי מעילה .
בתקבולים המגיעים מלקוחות.
רישום זיכויים פיקטיביים : איפוס יתרת חוב של לקוח, תוך כדי מעילה בתקבול המגיע .
ביטול עסקה במערכת: ביטול רי שום העסקה במערכת לאחר קבלת התקבול מהלקוח, .
תוך כדי מעילה בתקבול המגיע ממנו.
בהיעדר בקרות מתאימות, מעילות מסוג זה עלולות להימשך זמן רב ואף לערער את יציבות .
לכן, שמורה חשיבות רבה לקיומן של בקרות אשר יכולות למנוע או לאתר מעילות.
להלן כמה דוגמאות ליישום בקרות בתחום הגבייה: .
משרד הבינוי והשיכון; משרד המדע; משרד הפנים .
214 על שאלון גבייה ענו19 משרדי ממשלה ו-41 חברות ממשלתיות המקיימים תהליך גבייה.
מניעת מעילות במשרדי ממשלה ובחברות ממשלתיות התאמה שוטפת של כרטיסי הנהלת חשבונות של הלקוחות .
התאמה שוטפת של כרטיסי הנהלת חשבונות של לקוחות יכולה לגלות אי-סדרים ופעילויות .
חריגות בכרטיסי הלקוחות, כגון ריבוי זיכויים או ביטולים וגלגול יתרות.
את מידת יישום הבקרה במשרדי הממשלה ובחברות הממשלתיות, על פי תשובותיהם לשאלון: .
תרשים 39: יישום בקרה להתאמה שוטפת של יתרות לקוחות משרדי .
הממשלה והחברות הממשלתיות .
מתרשים 39 ( עולה כי ארבעה21% ( ) משרדי ממשלה וחמש12% ) חברות ממשלתיות ענו .
שהם לא מיישמים בקרה לביצוע התאמה שוטפת של יתרות כרטיסי הנהלת חשבונות של .
לוח 21: רשימתמשרדי הממשלה והחברות הממשלתיות שאינם מבצעים .
התאמה שוטפת של יתרת כרטיסי לקוחותיהם .
משרד מבקר המדינה ממליץ למשרדי ממשלה ולחברות ממשלתיות אלו, בהתאם לאופי .
פעילותם, לבצע התאמה שוטפת של יתרות כרטיסי הנהלת החשבונות של לקוחותיהם.
התאמה שוטפת תוכל לגלות אי-סדרים ופעילויות חריגות בכרטיסי הלקוחות, כגון ריבוי .
זיכויים או ביטולים וגלגול יתרות.
בתשובתו מסר החשכ"ל כי מערכת מרכב"ה מחייבת פעילות בקרה כפולה - תיקון של זיכוי זכאי .
לעומת זכאי אחר ותיקון חיוב של חייב לעומת חייב אחר .
פעולות אלה נעשות באמצעות חשבון .
מעבר ודורשות רישום של שתי פקודות יומן, ו חשבון המעבר מתאפס בעקבותיהן (לאחר ביצוע .
כמו כן, על הגורמים האחראים להנהלת החשבונות במשרד לסקור .
ולהתאים את חשבונות הלקוחות באופן שוטף.
מדובר בפעולה בסיסית הנדרשת באופן שוטף, .
ע"י מחלקת ההכנסות במשרד, ובעת סגירת תקופה חשבונאית.
תגובות הארגונים הממשלתיים: משרד האנרג ייה השיב כי הממצא מקובל.
כי חובות נרשמים במערכות על בסיס מערכות ייעודיות ומסמכים הנסרקים למערכת.
השיבה כי קיימת בקרה רבעונית ממוחשבת של דוחות גיול.
כמו כן מתקבלים בחברה עדכונים .
לפרטי לקוח בעקבות ביקור שנתי של מנהל תיקי לקוחות בבתי הדיירים בהתאם להסכם הניהול .
קבלת אישורי יתרה שנתית מלקוחות הארגון .
קבלת אישורי יתרה שנתית מלקוחות הארגון והשוואתם לרשום בספרי הארגון מסייעות לאתר .
רישומים לא תקינים בכרטיסי הלקוחות, אשר עלולים לנבוע ממעילה.
במידת הצורך, על ידי רואה החשבון המבקר של הארגון, בהתאם לתקן ביקורת (ישראל) 505 .
בדבר אישורים חיצוניים של לשכת רואי החשבון בישראל אשר פורסם באוגוסט2018 .
40 שלהלן מפרט את מידת יישום הבקרה במשרדי הממשלה ובחברות הממשלתיות, על פי .
מניעת מעילות במשרדי ממשלה ובחברות ממשלתיות תרשים 40 : יישום בקרה לקבלת אישור יתרה שנתית מלקוחות משרדי .
מתרשים 40 עולה כי15 (79% ) משרדי ממשלה ו-19 (46% ) חברות ממשלתיות ענו שהם .
לא מיישמים בקרה לקבלת אישור יתרה שנתי מלקוחותיהם.
לוח 22: רשימת משרדי הממשלה והחברות הממשלתיות אשר אינם מיישמים .
בקרה לקבלת אישור יתרה שנתי מלקוחותיהם חברות ממשלתיות .
•הקרן למורשת הכותל משרדי ממשלה .
•המשרד לביטחון הפנים 54%21% .
פעילותם, לבחון יישום בקרה לקבלת אישורי יתרה שנתית מלקוחותיהם כדי לוודא כי .
יתרת החשבון המופיעה בספרי הארגון מתאימה ליתרת החשבון המופיעה בספרי הלקוח.
בדרך זו ניתן יהיה לגלות אי-סדרים ברישום תקבולים אשר עלולים לנבוע גם ממעילה.
החשכ"ל מסר בתשובתו כי מדובר בנוהל ביקורת שמטרתו לאמת יתרות מהותי ות בדוחות .
כל משרד אחראי לדוחותיו הכספיים ורואה החשבון אחראי ליישום נ והלי ביקורת .
והעמקת הביקורת לצורך אימות יתרות מהותיות, ככל הנדרש.
אגף החשכ"ל מייחס חשיבות .
רבה ליישומה של ביקורת מלאה ויחדד את ההנחיות בהתאם לצורך.
תגובות הארגונים הממשלתיים: שמונה משרדי ממשלה וחמש חברות ממשלתיות 215 השיבו כי .
לדעתם אופי הפעילות או היקפה אינם מצדיקים יישום בקרה של בקשת אישור יתרה שנתי .
תשע חברות ממשלתיות 216 השיבו כי לדעתן הן מיישמות בקרות מפצות אשר .
משיגות את מטרת הבקרה, ולכן לא נדרש לבקש אישור יתרה שנתית מכלל הלקוחות .
משרד ממשלתי אחד ושתי חברות ממשלתיות 217 השיבו כירואה החשבון המבקר של כל אחד .
מהם מבצע בהם בקרה בנושא.
הקרן למורשת הכותל השיבה כי מבוצעת פעילות גבייה שוטפת .
מול לקוחות חייבים, אשר כוללת פנייה ללקוחות לתשלום החוב לרבות ציון סכום החוב.
הלקוח משיג על סכום החוב הוא שולח מכתב אלקטרוני חוזר , באופן שבפועל נעשית פעילות .
התאמת יתרות מול הלקוחות.
האחריות לתהליך הגבייה ונאותות היתרות הרשומות בכרטיסי הלקוחות מונחת בראש .
ובראשונה על הארגון, ולכן לא ניתן להסתמך על הבקרה המבוצעת על ידי רואה החשבון .
המבקר או על תהליך גבייה שוטף בלבד.
מומלץ למשרד הבריאות, לחברה לפיתוח עכו .
העתיקה ונצרת, לפארק אריאל שרון ולקרן למורשת הכותל לבחון שנית ביצוע בקרה .
יזומה של קבלת אישורי יתרה שנתיים מלקוחותיהם על מנת להקט ין את הסיכון למעילות.
הגבלת הרשאת רישום פקודות יומן לעובד המקבל תקבולים בארגון .
אחת משיטות המעילה הנפוצות בתחום הגבייה היא גלגול יתרות חייבים עד סגירת החוב כנגד .
אחת הבקרות החשובות למניעת מעילות בדרך זו היא הגבלת הרשאות רישום .
פקודות יומן למקבל התקבול, כך שעובד לא יוכל לבצע את התהליך מתחילתו ועד סופו.
יישום הבקרה עלול להביא לרישומים כוזבים ולמעילה בכספי הארגון על ידי העובד.
215 המשרד לביטחון הפנים; המשרד לשירותי דת ; משרד הבינוי והשיכון ; משרד החינוך ; משרד החקלאות ; משרד .
המשפטים; משרד העלייה והקליטה; משרד התחבורה; האגודה לתרבות הדיור; חל"י; חמ"ת; החברה לחינוך ימי; .
216 אלתא; התעשייה האווירית ; דואר ישראל; נמל אשדוד; נמל חיפה; מקורות פיתוח וייזום; נתיבי ישראל; שחם; תש"ן.
217 משרד הבריאות; החברה לפיתוח עכו העתיקה ונצרת; פארק אריאל שרון.
מניעת מעילות במשרדי ממשלה ובחברות ממשלתיות במערכת מרכב"ה הנמצאת בשימוש משרדי הממשלה קיימת בקרה מובנית אשר מגבילה את .
האפשרות למקבל תקבול לרשום פקודת יומן - כל פקודת יומן חייבת להיות מאושרת בידי שני .
כמו כן, המערכת מאפשרת הפקת דוח שניתן ללמוד ממנו על פערים בין מקבל .
התקבול למבצע התאמת הלקוח (פקודת היומן).
תרשים 41 שלהלן מפרט את מידת יישום הבקרה להגבלת הרשאות לעריכת פקודות יומן .
למקבל התקבול בחברות הממשלתיות, על פי תשובותיהן לשאלון.
תרשים 41 : יישום בקרת הגבלת הרשאות לעריכת פקודות יומן למקבל .
מתרשים 41 עולה כי14 (34% ) חברות ממשלתיות ענו שהן לא מיישמות בקרה המגבילה .
את מקבל התקבול מלבצע פקודות יומן במערכת.
לוח 23 : רשימתהחברות הממשלתיות אשר לא מיישמ ות בקרה להגבלת .
הרשאות לעריכת פקודות יומן למקבל התקבול .
משרד מבקר המדינה ממליץ לחברות ממשלתיות א לו ליישם בקרה להגבלת העובד .
מקבל התקבול מביצוע פקודות יומן במערכת.
בדרך זו ניתן יהיה למנוע הסתרה של .
מעילות המבוצעות דרך גלגול חוב מכרטיס אחד למשנהו.
תגובות החברות הממשלתיות : חמש חברות ממשלתיות 218 השיבו כי לדעתן הן מיישמות בקרות .
מפצות אשר משיגות את מטרת הבקרה.
שקמונה השיבה כי היא מקבלת את ההמלצה ותחסום .
עובדים שיכולים לבצע פקודות יומן מהוצאת קבלות.
החברה לפיתוח עכו העתיקה ונצרת השיבה כי מספר העובדים המצומצם אינו מאפשר ביצוע .
הפרדה בין מקבל התקבול למבצע פקודת היומן.
משרד מבקר המדינה ממליץ לחברה לפיתוח עכו העתיקה ונצרת לבחון את האפשרות .
לביצוע בקרות מפצות על מנת להקטין את הסיכון הגלום בכך שמקבל התקבול יכול .
חל"י והחברה למתנ"סים השיבו כי הן מקבלות את כלל תקבוליהן באמצעות העברות בנקאיות, .
ולכן בקרה זו אינה נדרשת בהן.
אי-יישום בקרות נאותות בקבלת המחאות עלול להביא להסטה של תקבול המגיע מלקוח אל .
כיסו של המועל הפוטנציאלי.
להלן כמה דוגמאות למעילות אפשריות בעת קבלת המחאות: .
218 דואר ישראל; חקר ימים ואגמים; נתג"ז; נתיבי ישראל; תש"ן.
מתרשים42 עולה כי על אף הוראת התכ"ם 6 (32% ,) משרדי ממשלה, ובהם משרד האוצר .
ענו שניתן לקבל המחאות שאינן "למוטב בלבד", ומשרד האוצר אף השיב כי ניתן לקבל .
המחאות ללא ציון שם המוטב; 18 (44% ) חברות ממשלתיות ענו שהן מאפשרות לקבל .
המחאות שאינן "למוטב בלבד", ו-4 (10% ) חברות ממשלתיות ענו שניתן לקבל המחאות .
מצבים אלו חושפים את משרדי הממשלה והחברות הממשלתיות .
להסטת התקבולים המתקבלים מלקוחותיהם.
לוח 24: רשימתמשרדי הממשלה והחברות הממשלתיות בחלוקה על פי קיומן .
על ששת משרדי הממשלה לפעול ליישום הוראת תכ"ם בנושא המחאות.
המדינה ממליץ גם לחברות הממשלתיות ליישם פעולות בקרה על קבלת המחאות, כדי .
לצמצם את הסיכון ממעילה באמצעי זה.
החשכ"ל מסר בתשובתו כי הוא בוחן מעבר לאמצעים דיגיטליים בכל הנוגע לתקבולים, וניתן .
לזהות כי קיימת מגמה להפחתת השימוש בהמחאות, תהליך אשר צפוי להימשך זמן מה עד אשר .
יוסדר באמצעות הבנקים מכשיר דיגיטלי חלופי כדוגמת הוראת תשלום דיגיטלית.
•קבלת המחאות ללא "למוטב בלבד " .
•קבלת המחאות ללא ציון מוטב .
•רכבת ישראל משרדי ממשלה .
מניעת מעילות במשרדי ממשלה ובחברות ממשלתיות תגובות הארגונים הממשלתיים בנוגע לקבלת המחאות שאינן "למוטב בלבד" - שני משרדי .
ממשלה ושלוש חברות ממשלתיות 220 השיבו כי מספר הלקוחות והיקף הפעילות בהמחאות אינו .
שני משרדי ממשלה ושלוש חברות ממשלתיות אחרים 221 השיבו כי אם מתקבלתהמחאה .
ללא ציון "למוטב בלבד", על מקבל ההמחאה לציין עליה באופן מיידי "למוטב בלבד", באופן .
שתי חברות ממשלתיות 222 השיבו כי הוגדרה בקרה מפצה למקרים החריגים .
שבהם מגיעה המחאה ללא ציון "למוטב בלבד".
שלוש חברות ממשלתיות 223 השיבו כיהן קיבלו .
את ההמלצה ויפעלו לשינוי מדיניות התקבולים בגוף בהתאם לכך.
אשר להמחאות ללא ציון המוטב - שלוש חברות ממשלתיות 224 השיבו כי אם מתקבלת המחאה .
ללא ציון המוטב, על מקבל ההמחאה להטביע על ההמחאה את חותמת החברה באופן מיידי.
רכבת ישראל השיבה כי היקף הפעילות בהמחאות אינו מהותי.
על הארגונים הממשלתיים להקפיד על קבלת המחאות עם ציון שם המוטב וציון "למוטב .
בלבד", גם אם היקף הלקוחות או ההמחאות אינו מהותי.
כמו כן, אם אין אפשרות למנוע .
את קבלת המחאות ללא ציון מוטב או ציון "למוטב בלבד", יש להגדיר בקרות מפצות .
מספקות על מנת להקטין את הסיכון לשימוש לא ראוי בהמחאה שהתקבלה.
בקרת קליטת התקבולים בקופות הארגון באמצעות לקוח סמוי 225 .
מעילה בתחום הגבייה בארגון יכולה להתרחש, בין היתר, לפני רישום התקבול במערכות .
במצב זה התקבול נשאר מחוץ לספרי הארגון, והמעילה לא משאירה עקבות.
כאלו נפוצות כאשר לקוחות (בעיקר מזדמנים) משלמים את סכום הקנייה במדויק ואינם דורשים .
אסמכתה לתשלום או כאשר יש עומס על עמדות הקופה.