HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
8 'בפרויקט היו מעורבות שבע חברות כמפורט להלן: חברה א- החברה שעמה חתם שב"ס על חוזה באוקטובר 2007 'להקמת המערכת; חברה ב- רכשה באוגוסט 2008 את חברה א'; חברה ג' - נשכרה לביצוע אפיון המערכת וכתיבת המכרז; חברה ד' - נשכרה בסוף 2009 כדי לבחון את מצב הפרויקט ולגבש המלצות לקראת שלביו הבאים וכדי לתחקר את מהלך העלייה לאוו יר של תת -מערכת מש"א; חברה ה' - בדקה את התכנה מטעם חברה א'; חברה ו ' - שב"ס שכר את שירותיה בנובמבר 2009 כדי שתבדוקאם פרויקט קידמה עתיד לעמוד במסגרת המשאבים שהוקצו לו; חברה ז' - בפברואר 2012 שכר המשרד לביטחון הפנים את שירותיה כדי שתחווה את דעתה בנוגע לסטטוס של מערכת קידמה ולעמידת הצדדים בהתחייבויותיהם.
המשרד לביטחון הפנים 339 .
,בנציבות שב"ס, במנ"ט, במינהל תכנון, באגף האסיר, במינהל משאבי אנוש בלשכת הייעוץ המשפטי ובחשבות - וכן במשרד לביטחון הפנים.
ההיערכות לפיתוח המערכת .
מערכת צוהר - מערכת לניהול אסירים - פועלת משנת 1982 , ובאמצעותה רושמים הגורמים השונים המטפלים באסירים את כל שלבי הטיפול באסירים ובעצירים מקליטתם ועד שחרורם ואת כל הנתונים הקשורים בכך.
זוהי המערכת החשובה והקריטית ביותר בשב"ס.
המידע שבמערכת כולל פרטים כגון העברות בין בתי סוהר, חופשות, הופעה לפני ועדות, הכשרה מקצועית וכיו צא באלה; מערכת מש"א - מערכת לניהול משאבי אנוש - סוהרים וגמלאים - פעלה משנת 1989 עד סוף 2009 ;"והוחלפה במערכת "יהלום מערכת מודיעין - מערכת לניהול מידע מודיעיני, פעלה משנת 1989 וביולי 2012 .
"הוחלפה במערכת "עין בוחנת בנובמבר 2003 פרסמה מחלקת מערכות מידע ותקשו ב מסמך שכותרתו "תכנון אסטרטגי בתחום הטכנולוגיה ומערכות המידע עבור שירות בתי הסוהר".
במסמך, שכלל תיאור של המצב הקיים, נכתב, בין היתר, כי מערכות הליבה בשב"ס הן "מערכות רישומיות" שאינן מנחות ומלוות את תהליכי העבודה, תהליכי הניהול וקבלת ההחלטות.
עוד נכתב כי מע רכות הליבה אינן משולבות זו בזו, וכי אין העברת מידע ממוחשבת בין גורמי האכיפה השונים (שב"ס, משטרת ישראל ובתי המשפט).
בנושא החמרה צוין כי החברה שסיפקה לשב"ס שירותי תמיכה למערכות הפעלה (חברה ב') תפסיק בשנת 2006 את התמיכה במערכות ההפעלה הישנות במחשבים המרכזיים, ולאחר מועד זה תהיה סכנה מוחשית של שיבושים חמורים בהפעלת המערכות.
לפיכך כל דחייה בהחלפת המערכות עלולה להביא לקריסתן ולפגיעה ביכולת שב"ס לבצע את משימותיו המבצעיות.
על בסיס מסקנות המסמך החליטה בדצמבר 2003 ועדת ההיגוי למערכות מידע בשב"ס כי יוקמו ארבע מערכות מרכזיות חדשות: אסירים, כוח אדם, מודיעין ובתי סוהר, וכי הפעלתן המבצעית תחל עד סוף 2006 .
במרץ 2004 הגישה המחלקה לרמ"ט מסמך שכותרתו "תכנית אסטרטגית למחשוב שב"ס", ובו נאמד תקציב הפיתוח של ארבע המערכות בכ-43 מיליון ש"ח.
משרדי ממשלה מחויבים לפעול בענייני פיתוח מערכות מידע ותחזוקתן לפי נוהל מפת"ח (נוהל מסגרת לפיתוח ולתחזוקה).
חובה זו נקבעה בהחלטת ועדת השרים לכלכלה מאוקטובר 1991 שקיבלה תוקף של החלטת ממשלה, וכן בהוראות התכ"ם שקבע החשב הכללי במשרד האוצר שעניינן פיתוח ותחזוקה של מערכות ממוחשבות בכל משרדי הממשלה.
נוהל מפת"ח מסדיר את ניהול המחשוב בארגון הן ברמת הפרויקט הן ברמת הארגון.
ברמת הפרויקט קובע ה נוהל כיצד לנהל, לפתח ולתחזק מערכת ממוחשבת בכל היקף ומכל סוג.
ברמת הארגון מגדיר הנוהל מגוון שיטות וכלים המיועדים לדרג הניהולי, החל בהכנת תכנית עבודה שנתית, דרך שיטות למעקב אחרי משימות ופרויקטים ובקרתם, וכלה במהלך כולל של רכישת שירותים מעובדי חוץ.
אפיון מערכת קידמה וכתיבת המכרז נעשו על ידי חברה ג', והיא גם סייעה בכתיבת המסמך בנושא התכנון האסטרטגי.
המערכת אופיינה בגישה המבוססת 340 דוח שנתי63ב .
על תהליכים ( BPM(9, והדרישה הייתה שהמערכת תהיה מבוססת בעיקר על תכנון תהליכים, ניהולם, הפעלתם, מעקב אחריהם ובקרה עליהם.
באוגוסט 2006 פרסם שב"ס מכרז להקמת המערכת החדשה - מערכת קידמה - שכללה שלוש תת-מערכות: מש"א, מערכת אסירים ומערכת לניהול בתי סוהר, שלא הייתה קיימת עד אז.
במכרז נקבע כי המערכת על כל מרכיבי ה תוקם בשיטת "פתרון מלא"10 ובמחיר סופי וקבוע11 .
עוד נקבע במכרז כי מאחר שהמערכת היא מערכת הליבה של הארגון, היא תשמש את מרבית הסגל של שב"ס בכל הדרגים.
ביולי 2007 הכריזה ועדת המכרזים של שב"ס על חברה א' כעל זוכה במכרז.
מיד לאחר ההכרזה הגישו שלוש החברות שהפסידו במכרז עתירה לבית המשפט ובעקבותיה נעצר הפרויקט.
באוקטובר 2007 הגיעו הצדדים לפשרה ולפיה הפכו החברות המפסידות לספקי משנה של חברה א '.
באותו חודש נחתם החוזה עם חברה א' והיא החלה בביצוע הפרויקט.
באוגוסט 2008 רכשה חברה ב' את חברה א' והתמזגה אתה.
באוגוסט 2009 חדלה חברה א ' מלהתקיים, וכל זכויותיה וחובותיה עברו לחברה ב', על פי ההסכם שנחתם ביניהן.
( על פי נוהל מפת"ח, אמידת עלויות Cost Estimation ) היא פעולה מורכבת שמטרתה לאמוד את עלות המערכת והמשאבים הנחוצים להקמתה, לתפעולה ולתחזוקתה השוטפים במשך תקופה מסוימת.
עלות התחזוקה המובאת בחשבון לצורך האומדן כוללת ביצוע תיקונים ותחזוקה שוטפת של המערכת למשך חמש שנים, והיא מוערכת בנוהל בכ-30% מעלות הפיתוח.
בתקציב של פרויקט יפורטו ההוצאות הכספיות הצפויות לפרק הזמן שנקבע והמקורות למימונן.
ניהול עלויות פרויקט כו לל את התהליכים הדרושים כדי להבטיח שהפרויקט יבוצע במסגרת התקציב שנקבע, לרבות תכנון המשאבים, הערכת העלויות ותקצובן ובקרת עלויות.
כאמור, בדצמבר 2003 החליטה ועדת ההיגוי למערכות מידע בשב"ס כי יוקמו ארבע מערכות מרכזיות חדשות: אסירים, כוח אדם, מודיעין ובתי סוהר, וכי הפעלתן המבצעית תחל עד סוף 2006 .
במסמך "תכנית אסטרטגית למחשוב שב"ס", שכאמור הוגש לרמ"ט במרץ 2004 , פורט התקציב הנדרש לפיתוח ארבע המערכות הכולל את אפיון המערכת, פיתוחה וכן מבדקי קבלה והטמעתה בשב"ס, והוא הסתכם בכ -43 מיליון ש"ח.
נוסף על כך תוקצבו רזרבה תקצי בית, חמרה, רכישת תחנות עבודה ותשתיות בכ -19.
סך כל התקציב הנדרש הסתכם בכ-62.
9 BPM - Business Process Management : שיטה לניתוח ולהגדרה של התהליכים העסקיים בארגון, בעיקר בקשר עם הלקוחות - מה הם השירותים שהארגון נותן ללקוחותיו וכיצד הם ניתנים.
10 Turnkey System Tailored : מערכת רחבת היקף המותאמת במיוחד לארגון.
11 Firm and Fixed Price המשרד לביטחון הפנים 341 .
הביקורת העלתה כי אומדן התקציב שנכלל במסמך האמור לא כלל את עלויות תחזוקתה של המערכת, המוערכת על פי נוהל מפת"ח בכ -30% .
מעלות הפיתוח, ולפיכך היה חלקי בלבד לנוכח היקף הפרויקט נדרש שב "ס לקבל את אישורה של הוועדה המרכזית לענייני תקשוב במשרד האוצר.
שב"ס הגיש באוגוסט 2004 לוועדה בקשה לאישור תקציב של 43.
2 מיליון ש"ח בתוספת של15% (6.
5 מיליון ש"ח) לרזרבה.
בבקשה לא נכללו עלויות החמרה, רכישת תחנות העבודה והתשתיות.
הוועדה אישרה תקציב של 43 מיליון ש "ח בלבד לפרויקט, דהיינו התקציב המאושר לא כלל גם רזרבה תקציבית.
משרד מבקר המדינה מעיר כי תקציב הפרויקט שביקש שב "ס לאשר בוועדה האמורה, 43.
5 ( מיליון ש"ח15% ,) לרזרבה היה חלקי מכיוון שלא כיסה את כל העלויות על פי האומדן, שהסתכמו ב- 62.
העלויות החסרות- ההפרש בין התקציב שאושר לבין האומדן - הן כמחצית התקציב שקיבל שב"ס לפרויקט.
במכרז שפרסם שב "ס בשנת 2006 נדרש כאמור פיתוחן של שלוש תת - מערכות בלבד (ללא מערכת מודיעין).
ההצעה הזוכה הייתה של חברה א ', שהציעה עלות נומינלית של כ -43.
6 מיליון ש"ח בעבור הקמת המערכת כולל שנת אחריות אחת, ושל כ -56.
6 מיליון ש"ח נוספים בעבור שירותי תמיכה ותחזוקה לתשע שנים; סך כל העלויות ל עשר שנים הסתכם בכ-100 מיליון ש"ח.
(א) במשך השנים נחתמו שלושה נספחים נוספים (נספחים ו', ז' ו-ח') שהגדילו את הסכום שהתחייב שב"ס לשלם עבור הקמת המערכת מכ -43 מיליון ש"ח לכ-58 :מיליון ש"ח.
להלן הפרטים השינויים בהתחייבות שב"ס לספק (בש"ח - ללא מע"ם) .
הסכום מועד החתימה המסמך .
43,614,724 10/2007 ההסכם המקורי לפיתוח מערכת קידמה .
9,747,310 3/2008 נספח ו' (ראובהמשך בטבלה "פירוט העלויות בנספח ו'") .
632,564 9/2009 )נספח ז' (שינויים ושיפורים .
2,232,680 1/2010 'נספח ח- פיתוח גל א' בלבד* וביצוע כמה שו"שים** .
57,958,970 'סה"כ כפי שמופיע בנספח ח .
* בנספח נקבע שהפעלתה המבצעית של מערכת קידמה תיעשה בשלבים שכונו "גלים".
** שו"שים - שינויים ושיפורים.
פירוט העלויות בנספח ו' .
העלות ללא מע"ם הנושא .
5,300,000 פיתוח מערכת מודיעין .
3,156,912 תוספת הדרכה .
2,937,000 תוספת בשל התארכות הפרויקט .
85,000 שינויים ושיפורים .
-1,731,602 כ-15% הנחה .
9,747,310 סה"כ כולל ההנחה נמצא כי בחוזה ובנספחים שצורפו אליו התחייב שב "ס לשלם כ -56.
2 מיליון ש"ח בעבור פיתוח המערכת, ואולם בנספח ח' צוין כי הסכום הכולל שהתחייב שב"ס לשלם הוא כ-57.
9 מיליון ש"ח, כלומר כ -1.
7 מיליון ש"ח יותר מהסכום שהתחייב לשלם בתחילה.
התברר כי הנחה של כ -15% שנקבעה בנספח ו', לא הובאה בחשבון בחישוב שצורף לנספח ח', ומשום כך התחייב שב"ס לשלם כ-1.
מיליון ש"ח שלא היה עליו לשלם (ב) בנספח ח' נקבע שתכולת תת-מערכת מש"א תצומצם לכדי מחצית מהתכולה שנקבעה בחוזה המקורי.
עוד נקבע בנספח שחברה ב' תבצע סדרה של שינויים ושיפורים (להלן - שו"שים), ותמורתם ישלם שב"ס עוד כ -2.
הביקורת העלתה כי שב "ס לא אמד את עלות התכולות שוויתר עליהן בנספח ח' ולא דרש לקזז את העלויות שנחסכו לספק בשל אי-פיתוחן.
משרד מבקר המדינה מעיר לשב"ס כי היה עליו לבצע אומדן כזה ולק זז על פיו את עלויות התכולות שוויתר עליהן מעלויות השו"שים שהזמין.
,)להלן טבלה המפרטת את השינויים בתקציב פרויקט קידמה (במיליוני ש"ח על פי נתוני מנ"ט: .
הגידול המצטבר הגידול בתקציב התקציב שאושר .
(במיליוני ש"ח) השנה .
226% 47% 140 2011 המשרד לביטחון הפנים 343 235% 9% 144 2012 .
כאמור, שב"ס ביקש לאשר תקציב של כ -50 מיליון ש"ח עבור הקמת מערכת קידמה, אך התקציב שאושר לו בשנת 2004 היה43 מיליון ש"ח.
בשנת 2007 הוגדל התקציב ל-73 מיליון ש"ח.
בשנת 2008 אישר הנציב תוספת של17 מיליון ש"ח, כלומר סך התקציב באותו מועד היה 90 מיליון ש"ח- פי שניים מהתקציב המקורי.
בשנת 2009 אושרה תוספת של30 מיליון ש"ח לפרויקט ממקורות שב"ס, והתקציב המאושר גדל ל-120 מיליון ש"ח12 - כמעט פי3 מהתקציב המקורי.
בשנת 2011 אישרה הנהלת שב"ס תוספת של 20 מיליוןש"ח ממקורותיו בעבור המשך פיתוחן של תת -מערכת מש"א ומערכת מודיעין "עין בוחנת" על ידי מנ "ט, ובסך הכול גדל תקציב הפרויקט ל-140 מיליון ש"ח.
בשנת 2012 אושרה תוספת של4 מיליון ש"ח להמשך הפיתוח בידי שב "ס, והתקציב המאושר עד אותו מועד היה 144 .
מיליון ש"ח יוצא אפוא שבשנים 2004 -2012 גדל תקציב הפרויקט מכ-43 מיליון ש"ח ל-144 מיליון ש"ח, יותר מפי שלושה מהתקציב המקורי.
על פי נתוני מנ"ט עד יוני 2012 הושקעו בפרויקט כ-102 מיליוןש"ח.
בתשובתו מנובמבר 2012 מסר שב"ס כי בשנות הפרויקט הפך שב"ס ל"ארגון הכליאה הלאומי" של מדינת ישראל, תחום אחריותו הורחב במידה ניכרת, והוא קיבל לרשותו את כל מתקני הכליאה ואת מערך הליווי לבית המשפט, שהיו עד אז באחריות צה"ל ומשטרת ישראל.
תוספת המשימות הביאה לגידול ניכר בפעילותו, וחלו שינויים של ממש באופי הפעילות, במבנה הארגוני ובתהליכי העבודה המבצעיים, המודיעיניים והניהוליים, ואלה הגדילו באופן דרמטי את צורכי המידע, את מספר המשתמשים בטכנולוגיה ממוחשבת, את מגוון הממשקים הפנימיים והחיצוניים ואת התשתיות התומכות.
התמורות המתוארות חייבו את שב"ס לעדכן את מרכיבי התכולה שנקבעו ב- 2004 ,לקבל תוספות תקציב בגין הגדלת העלויות הישירות והעקיפות של הפרויקט החל משנת 2005 ולהאריך את לוח הזמנים.
גם לעובדה שהפרויקט נמשך אחרי 2007 היו השפעות תקציביות משמעותיות, וחלק מהפעולות שנדרשו לצורך השלמת הפרויקט (כגון טיוב נתונים) לא נצפו בשלב התכנון ודרשו תקצוב נוסף.
משרד מבקר המדינה מעיר כי הרחבת משימות שב"ס נוכח הפיכתו לארגון כליאה לאומי יש בה הסבר לחלק מתוספת העלות של הפרויקט, כמו הגדלת מספר הסוהרים שנדרשו לקבל הדרכה במערכת מש"א או תוספת של תהליכים במערכת.
אולם עיקר העלויות שנוספו הן עלויות המשך הפיתוח של תת-מערכות מש"א ומודיעין על ידי שב"ס ופרויקטים נלווים לפרויקט קידמה, כמו הקמת חדר מחשב, פעולות שבחלקן לא נצפו בשלב התכנון כאמור בתשובת שב"ס.
12 :התקציב התחלק כדלקמן73 מיליון ש"ח לפיתוח ארבע תת-מערכות; 5 מיליון ש"ח להקמת חדר המחשב; 21 ;מיליון ש"ח לפרויקטים תומכי קידמה14 מיליון ש"ח לכוח אדם במינהלת הפרויקט; ו-7 מיליון ש"ח לאפיון ראשוני וכתיבת המכרז.
לוח הזמנים לביצוע הפרויקט .
ניהול זמן בפרויקט כולל חמישה תהליכים, המבטיחים כי הפרויקט יסתיים במועד הנדרש: הגדרת הפעילויות שיש לבצע; קביעת סדר הפעילויות; הערכת משך כל פעילות; קביעת לוח זמנים הכולל מועדי התחלה וסיום לכל פעילות; ובקרת לוח הזמנים13.
על פי התכנית שהוכנה לפרויקט קידמה, הוא היה אמור לכלול את פיתוח המערכת, את אספקתה ואת הפעלתה בכל הארגון, תוך כדי ביצוע כל הפעילויות הנלוות הנדרשות לעלייה לאוויר14 ולתפעול שוטף - התקנה, הסבת נתונים 15 , מבדקי קבלה, הדרכת משתמשים, ליווי והטמעה 16 ותקופת הרצה.
לוח הזמנים שנקבע לביצוע מכלול הפעולות הוא 23 חודשים ממועד חתימת החוזה.
יוצא כי חברה א' התחייבה במעמד חתימת החוזה, באוקטובר 2007 , להקים את מערכת קידמה הכוללת א ת שלוש תת -המערכות מש"א, אסירים וניהול בתי סוהר עד אוקטובר 2009.
להלן עיקר לוח הזמנים למימוש הפרויקט אשר נקבע בהסכם שנחתם באוקטובר 2007 : מאי 2008 - השלמתהאפיון המפורט ; מרץ 2009 - סיום המימוש (פיתוח התכנה, כתיבת התיעוד17, ביצוע מבדקי הקבלה והתקנת המערכת); תחילת סבבי עלייה לאוויר בהדרגה ביחידות שב"ס (כל סבב יכלול הסבת נתונים, הדרכה, עלייה לאוויר והטמעה); אוגוסט 2009 - סיום פריסת המערכת והפעלתה בכל יחידות שב"ס ותחילת תקופת הרצה; אוקטובר 2009 - סיום ההרצה, מסירת המערכת ותחילת תקופת התמיכה והתחזוקה.
בהסכם עם חברה א' נקבע כי "בגין כל שבוע איחור באבני הדרך המפורטות בחוזה ובהצעת החברה והמתייחסות לתקופה שטרם שלבי ההפעלה המבצעית… תופחת התמורה המגיעה לחברה (בדרך של קיזוז), או תחויב החברה (לרבות בדרך של חילוט הערבות), ב- 0.
25% מסך תמורת פרויקט ההקמה".
עוד נקבע כי "בגין כל שבוע איחור באבני הדרך המפורטות בחוזה ובהצעת החברה והמתייחסות לתקופת ההפעלה המבצעית … תופחת התמורה המגיעה לחברה (בדרך של קיזוז), או תחויב החברה (לרבות בדרך של חילוט הערבות), ב- 0.
5% מסך תמורת פרויקט ההקמה".
13 ,שלמה גלוברזון ואבי שטובניהול פרויקטים, תכנון ביצוע ובקרה ( 2004 '), עמ-28 29.
14 שלב העלייה לאוויר הוא השלב שבו מתנתקים מהמערכת הישנה ועוברים למערכת החדשה.
15 ( ""הסבת נתונים Data Conversion ) היא פעולה המתבצעת בעת החלפת מערכת ממוחשבת ישנה בחדשה ואשר נועדה לקלוט את הנתונים מהמערכת הישנה במערכת החדשה כדי שיהיה אפשר לעבד אותם.
16 הטמעת המערכת או השתלבות בארגון היא מכלול הפעולות הנדרשות כדי להביא לידי כך שהמערכת תוכנס לשימוש מסודר ותקני בארגון ותשולב בעבודה הכוללת שלו.
17 ,תיעוד מערכת הוא אוסף מאורגן של קטעי טקסט או גרפיקה (תרשימים, מצגות תמונות וכו') המספק מידע על המערכת או הפרויקט.
המשרד לביטחון הפנים 345 .
מתרשים גאנט18 שהעבירה חברה א ' לשב"ס בתחילת יולי 0820 עולה כי מועד מסירת המערכת נקבע לסוף מרץ 2010 , דהיינו חצי שנה אחרי המועד שנקבע בחוזה - אוקטובר 2009 .
בדיון שהתקיים בלשכת הנציב ביולי 2008 טען הנציב כי על פי תמונת המצב באותו מועד, כבר מסתמן איחור של כשישה חודשים במסירת הפרויקט לעומת לוח הזמנים המקורי.
הנציב לא פסל באותו דיון את "ביטול המכרז כתוצאה מההפרה ויציאה למכרז חדש לנוכח אי עמידת חברה א' בהתחייבויותיה".
הביקורת העלתה כי אף שבאותו מועד הסתמן כי חברה א' אינה צפויה לעמוד בהתחייבויותיה על פי לוח הזמנים שנקבע, שב"ס לא התריע על כך לפניה ולא הפעיל את מנגנון הקיזוזים או הקנסות לאחר שהחברה, לטענת שב"ס, חרגה מלוח הזמנים.
בתשובתו מנובמבר 2012 מסר שב"ס כי "בוועדת ההיגוי העליונה עלתה האופציה לביטול המכרז כתוצאה מההפרה, ויציאה למכרז חדש נוכח אי עמידת החברה בהתחייבויותיה.
עם זאת, ההחלטה שנתקבלה הייתה להמשיך בפ רויקט ולא לדרוש מהחברה את הפיצוי החוזי המגיע לשב"ס עקב האיחור.
שב"ס קיבל החלטה מודעת שלא להפעיל את מנגנון הקיזוזים והקנסות למרות שנושא זה נשקל בדיון מתחילת יולי 2008 .
ההחלטה שהתקבלה בסופו של דבר, באה מתוך תחושה כי יש עתיד לפרויקט וכי האיחור הינו כזה שניתן להתגבר עליו.
היה ברור כי הטלת קנסות תביא את הפרויקט לסיום – דבר ששב"ס לא רצה לעשות באותה עת".
בדצמבר 2008 , לאחר שכבר הסתמןאיחור בלוח הזמנים שנקבע בחוזה, בין היתר עקב פיגור באישור מסמכי אפיון בידי שב"ס ועקב שינויים בתהליכים שאופיינו, חתמו שב"ס וחברה א ' על נספח ו' לפיתוח תת-מערכת מודיעין, לפיתוח תהליכים נוספים ול תוספת הדרכה והטמעה של כ- 1,900 משתמשים נוספים.
בנספח נקבע לוח זמנים מעודכן לעלייה לאוויר של תת-המערכות: ה עלייה לאוויר של תת -מערכת מש"א נדחתה ל אוקטובר 2009 ; העלייה של השתיים האחרות - לדצמבר 2009 ; מסירת מערכת קידמה במלואה, לאחר תום תקופת ההרצה, נקבעה למרץ 2010 - .
כחצי שנה לאחר המועד המקורי באותו נספח ויתר שב"ס על זכותו לקנוס את חברה א' על האיחור בלוח הזמנים עד אותו מועד והתחייב לשאת במחצית מהעלויות הנוספות שנגרמו לחברה עד מועד החתימה על הנספח עקב התארכות הפרויקט.
נמצא כי תת-מערכת מש"א עלתה לאוויר בסוף דצמבר 2009 , שלושה חודשים לאחר המועד שנקבע בנספח ו'.
בינואר 2010 חתמו שב "ס וחברה ב ' על נספח ח ', ובו שוב עודכן לוח הזמנים ונקבע כי העלייה לאוויר של מערכת קידמה תדחה ביותר משנה ותהיה בשלבים שכונו "גלים".
בד בבד חולקו התהליכים, הדוחות, השאילתות והממשקים של כל אחת מתת -המערכות אסירים, מודיעין ובתי סוהר (להלן יכונו שלושתן יחד - מערכת אמ"ב) לארבע "מהדורות".
בתכנית עבודה שצורפה לנספח ח ' נכתב כי העלייה לאוויר של המהדורה האחרונה של מערכת אמ"ב תהיה בסוף פברואר 2011 .
18 ( תרשים גאנט Gantt chart ) הוא טכניקה נפוצה להצגה גרפית של תכנית עבודה על פני לוח השנה, שבה מודגשים משך הפעילות (המשימה), סוגה, תלותה ב פעילויות אחרות, סטטוס הביצוע שלה, הקבצה לקבוצת פעילויות ועוד.
בתשובתו מנובמבר 2012 ,מסר שב"ס כי "יש כאן ויתור משמעותי מצד שב"ס אולם הברירה הייתה בין הפסקת התכנית באופן חד צדדי ע"י הספק לאור ההפסדים הצפויים לו, ואי קבלת אף רכיב מערכת בשב"ס, לבין פשרה כלשהי בין הצדדים .
ההסכם שגובש כלל מצד שב"ס ויתור על תכולות, קנסות והנחות, ללא ויתור על זכויותיו .
ההסכם היה קשה מאוד לשב"ס, אך בעת ההיא נראה כמוצא יחיד להשלמת התכנית".
לא נמצאו מסמכים המלמדים שנעשתה בחינה מעמיקה של כדאיות המשך ההתקשרות עם הספק ושל כדאיות המשך הפרויקט קודם החתימה על נספחים ו' ו-ח'.
משרד מבקר המדינה מעי ר כי נוכח העובדה שהספק שקל לבטל את הפרויקט לאור ההפסדים הצפויים לו, כאמור בתשובת שב"ס, ונוכח היקף התכולות הניכר והקנסות שעליהם ויתר שב"ס, לטענתו, בנספחים ו' ו -ח', מן הראוי היה ששב"ס יקיים בחינה מעמיקה של כדאיות המשך ההתקשרות ושל כדאיות המשך הפרויקט קודם חתימתו על הנספחים האמורים.
בתשובתו מנובמבר 2012 טען שב"ס כי ההחלטה להוסיף שנה לפרויקט התקבלה מחוסר ברירה, משום שהספק לא עמד בהתחייבותו ועקב טענותיו החוזרות ונשנות כי שב"ס שותף לאחריות לכך.
בדיונים שהתקיימו עם נציגי החברה הועלו בעיות המעכבות את קידום הפרויקט שחלקן היה באחריות שב"ס.
על מנת לקדם את הפרויקט ולהימנע מדיונים משפטיים העלולים לסכל לחלוטין את התקדמות התהליך ובמסגרת ניהול הסיכונים הוחלט להאריך את לוח הזמנים ולוותר על הקנסות ועל ההנחה.
רק בפברואר 2012 , שנה לאחר המועד שבו הייתה אמורה מערכת אמ"ב לעלות לאוויר, הודיעה חברה ב' לשב"ס כי סיימה את שלב ה - FAT19 (להלן- בדיקות מסירה) בפיתוח מערכת אמ"ב.
עד מועד סיום הביקורת בספטמבר 2012 לא הותקנה מערכת זו בשב"ס בגלל חילוקי דעות בין שב "ס לחברה בעניין מוכנות המערכת לעלות לאוויר.
הפרויקט היה אמור להסתיים בתוך כשנתיים ממועד חתימת החוזה.
עד מועד סיום הביקורת, כשלוש שנים לאחר הזמן שבו היה אמור הפרויקט להסתיים, עלתה לאוויר רק תת -מערכת מש"א בתצורה חלקית.
שלוש תת -המערכות האחרות - אסירים, ניהול בתי הסוהר ומודיעין - טרם סופקו בשל המחלוקת בין שב"ס ובין חברה ב' על מידת מוכנותן.
19 FAT )(בדיקות מסירה- מכלול הבדיקות שנעשות אצל הספק לפני התקנת המערכת אצל המזמין.
המשרד לביטחון הפנים 347 .
החתימה על נספח ו ': כאמור, בין ארבע המערכות שעל הקמתן החליטה ועדת ההיגוי למערכות מידע בשב"ס בדצמבר 2003 .
הייתה מערכת מודיעין בנובמבר 2005 ,, עוד בטרם פורסם המכרז לפיתוחה והקמתה של מערכת קידמה חתמו שב "ס ומשטרת ישראל על הסכם עקרונות לשיתוף פעולה ביניהם לצורך הקמת מערכת מודיעין לשב"ס על בסיס מערכת המודיעין של המשטרה - "מלאכת מחשבת".
מכיוון שהמשטרה מימנה את פיתוח המערכת ויש לה זכויות הקניין עליה, הוחלט ששב "ס ישלם לה 5 מיליון ש"ח בעבור זכויות שימוש בה.
בשלב הראשון שילם שב "ס למשטרה בסוף שנת 2005 מיליון ש"ח לצורך "התנעת התהליך".
לנוכח ההחלטה להקים מערכת מודיעין על בסיס מערכת המודיעין של המשטרה לא כלל המכרז למערכת קידמה, שפורסם בשנת 2006 , את הפיתוח של תת - מערכת מודיעין.
ואולם בינואר 2007 התקיימו אצל הרמ"ט שני דיונים בנושא פיתוח מערכת מודיעין לשב"ס, וסוכם כי "לא תהיה אפשרות לפעול באמצעות מלאכת מחשבת".
בתשובתו מנובמבר 2012 מסר שב"ס כי מאחר שהסבת מערכת "מלאכת מחשבת" לשב"ס הייתה יקרה, הוחלט שלא לממשה ולבחון חלופות אחרות, ולכן ביולי 2008 החליט הנציב דאז להוסיף את מערכת המודיעין לתכולת פרויקט "קידמה".
בדצמבר 2008 נחתם בין שב"ס לחברה א ' נספח ו', שעניינו פיתוח תת -מערכת מודיעין, פיתוח תהליכים נוספים ו תוספת הדרכה והטמעה עבור כ - 1,900 משתמשים נוספים.
תמורת התוספות האמורות התחייב שב "ס לשלם כ -9.
8 מיליון ש"ח ללא מע"ם.
בתשובתו מנובמבר 2012 הסביר שב"ס כי הגיע למסקנה שאינו יכול להמשיך ולפעול על בסיס מערכת המודיעין הישנה, וכי הפתרון הסביר מהבחינה הטכנולוגית והעסקית ומבחינת לוח הזמנים בעת ההיא היה פיתוח מערכת מודיעין במסגרת פרויקט קידמה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי אף שבאותה עת היו עיכובים בפיתוח הפרויקט, הזמין שב"ס מהחברה פיתוח תת -מערכת נוספת ובכך הגדיל את תכולת הפרויקט.
החתימה על נספח ז ': בספטמבר 2009 חתמו שב"ס וחברה ב' על נספח ז', ובו נוספו להסכם ארבעה תהליכים חדשים.
עלות התוספת הסתכמה ב כ- 630,000 .
ש"ח החתימה על נספח ח ' וההחלטה על פיתוח ב"גלים": בספטמבר 2009 הוחלט בשב"ס על העלאת תת-המערכות לאוויר בהדרגה - תת- מערכת מש"א בשני גלים ותת-מערכות אסירים, מודיעין ובתי סוהר - בשלושה גלים.
בדיון שהתקיים בינואר 2010 בין נציגי שב"ס ובין נציגי חברה ב ' סוכם כי עד סוף 2010 יעלו לאוויר כל תת-המערכות בגל א', לאח ר מכן יפותחו בתוך חודשיים עד 348 דוח שנתי63ב .
20 ממשקים, והשאר יפותחו אחרי כן.
עוד נקבע כי עם השלמת אבן הדרך FAT בספטמבר 2010 יושלם התשלום ל-75% .
מתקציב הפרויקט על בסיס הדיון האמור נחתם בינואר 2010 נספח ח' לחוזה, ובו הביעו הצדדים את רצונם "לשנות את תכולות המערכת ולשנות את אבני הדרך לביצוע ומועדי התשלומים".
בנספח נקבע כי תכולת המערכת המוסכמת היא גל א' בלבד - הווי אומר, רק התהליכים שהיו קיימים במערכת הישנה, שהיוו פחות משני שלישים מהתהליכים שאופיינו בהסכם מאוקטובר 2007 ; "יתר הגלים, באם יידרשו ע"י שב"ס, יבוצעו בעתיד ע"פ תכולות, הצעות מחיר ולוחות זמנים שיוסכמו בין הצדדים".
עוד הוסכם בנספח כי "המזמין מוותר על זכותו לקנסות בגין האיחור בלו"ז עד למועד חתימת נספח ח'".
מנ"ט העריך כי התארכות הפרויקט בחמישה חודשים תעלה לשב"ס כ -2.
4 מיליון ש"ח - תשלום בעבור העסקת עובדים חיצוניים ויועצים, טיוב נתונים, בדיקות ואבטחת איכות וממשקים עם מערכות פנימיות וחיצוניות.
מנספח ח' עולה כי שב"ס ויתר על פיתוח כשליש מהתכולה שהתחייבה חברה א' בחוזה לפתח, ולא קיזז את העלויות שנחסכו ממנה עקב כך.
זאת ועוד, על אף צמצום התכולה, ועל אף העלויות הנוספות שיישא בהן שב"ס בשל התארכות הפרויקט, עלויות שהסתכמו על פי אומדנו בכ-2.
4 מיליון ש"ח, הוא התחייב לשלם לחברה עוד2.
23 מיליון ש"ח עבור פיתוח שו"שים.
לדעת משרד מבקר המדינה, על שב"ס היה לנהל משא ומתן עם החברה בנושא קיזוז התשלום עבור שו"שים כנגד העלות שנחסכה לחברה בגין צמצום התכולה.
בתשובתו מנובמבר 2012 ( מסר שב"ס לעניין עלות ההתארכות המוערכת 2.
4 מיליון ש"ח), כי הוסכם כי שני הצדדים יישאו בעלויות אלה- כל אחד בשלו.
כאמור, אף שזמן ביצוע הפרויקט נקבע ל-23 חודשים והוארך ל -40 חודשים, במועד סיום הביקורת, כחמש שנים (כ -60 חודשים) מתחילת הפרויקט, הוא טרם הסתיים.
בתשובתו מנובמבר 2012 מסר שב"ס כי הוא הפסיק ביזמתו את ההתקשרות עם החברה, וכיום יש בשב"ס שתי תת -מערכות פעילות: יהלום (מש"א) ועין בוחנת (מודיעין), "זאת בשל פעילותו העצמאית של שב"ס לצמצום נזקיו מהפרויקט"20.
20 יצוין כי את תת-מערכת המודיעין פיתח שב"ס ולא הספק.
המשרד לביטחון הפנים 349 .
עלפי נוהל מפת"ח, אפיון הוא שלב מרכזי במחזור החיים של מערכת מידע שבו מוגדרת מהות המערכת הנדרשת, ונבנה לראשונה עץ מערכת מסודר כמעט מלא שמשמש בסיס לכל דיון בתכניה של המערכת ובהמשך הפרויקט.
מסמך אפיון כולל, בין היתר, תיחום מלא של המערכת ואפיון הצרכים של הארגון.
קיימת חשיבות רבה ל כתיבת האפיונים בשפה המובנת למשתמש , ונדרשת חשיפה מוקדמת ככל האפשר של המערכת המתוכננת למשתמש.
במכרז נאמר כי "פירוט המידע והנתונים הכלולים במפרט הנו כזה שאין צורך (למעט אם יתגלו מקרים חריגים, שידונו אז לגופו של עניין), לשוב ולראיין את המשתמשים בארגון.
כל מחסור שיתגלה בנתונים ובמידע (אם יהיה כזה) יופנה למינהלת התכנית (זו תשלים את המידע, לפי שיקול דעתה, בדרך כלל ממחלקת מערכות מידע ותקשוב ובמקרים חריגים - מן המשתמשים עצמם)".
מהאמור לעיל עולה כי מלכתחילה לא תכנן שב"ס לשתף באפיון המפורט של המערכת את המשתמשים המכירים באופן מעמיק את תהליכי העבודה בשב"ס.
בתשובתו מנובמבר 2012 מסר שב"ס כי הפירוט במכרז היה רחב ומעמיק דיו, על מנת לאפשר לספק לכתוב את האפיון המפורט ללא צורך לפנות שוב למשתמשים בארגון.
הוא הוסיף כי לא היה בניסוח המצוטט כדי למנוע את הפנייה למשתמשים.
לדעת משרד מבקר המדינה, היה מקום לשתף גם באפיון המפורט של המערכת משתמשים המכירים באופן מעמיק את תהליכי העבודה בשב"ס, כדי לאפשר חשיפה מוקדמת ככל האפשר של המערכת המתוכננת למשתמשים, כנדרש בנוהל מפת"ח.
חברה א' העירה בעניין זה למנ"ט כבר בינואר 2009, ו קבעה שקיימים סיכונים באישור מסמכי אפיון בגלל מחסור במומחי יישום 21 .
עוד העירה החברה כי עקב שינויים רבים שהיו בתהליכי העבודה במהלך האפיון המפורט של המערכת היה צורך בשינויים באפיון המקורי.
בדצמבר 2009 ביקש הנציב מרמ"ט שב"ס להקים צוות בראשותו, בשיתוף יועצים חיצוניים, שיתחקר את מהלך העלייה לאוויר של תת -מערכת מש"א, יבחן את מצב הפרויקט ויגבש המלצות לקראת השלבים הבאים בפרויקט.
לצורך זה נשכרה חברה ד'.
בפברואר 2010 הגישו נציגי החברה לנציב את ממצאי בדיקתם ולפיהם במהלך השקת המערכת הועלו כמה בעיות, בנושאים כמו הסבה וטיוב של נתונים, בדיקות של המערכת, תכנית העלייה לאוויר, ניהול סיכונים והתאמת המערכת לציפיות המשתמשים; בעיות אלה פגעו באמינות המערכת וביכולת הטמעתה והביאו ל ידי .
21 ,מומחה היישום, הנקרא גם הלקוחמייצג יחידה בארגון או גורם חיצוני שהוא המעוניין ביותר במערכת.
הוא "המשתמש העיקרי", והוא הגורם המוסמך לאשר, בין היתר, את אפיון המערכת, את בדיקתה ואת התקנתה.
חברה ד' מצאה בין היתר כי מסמכי האפיון המפורט של הפרויקט נכתבו בשפה טכנולוגית ש לא הייתה מובנת ל משתמשים, ואישור המסמכים האלה נעשה ללא הבנה מלאה של התוצר הצפוי.
כאמור, אפיון המערכת לצורך פרסום המכרז נעשה בידי חברה ג ' בשנת 2006 .
חברה א ' חתמה על החוזה בסוף אוקטובר 2007 , ותת -מערכת מש"א עלתה לאוויר בדצמבר 2009 .
מאז נעשה האפיון חלו שינויים רבים בשב"ס ובהם: הוצאו נהלים חדשים, חלו שינויים בחוק שחייבו גם הם שינוי בנהלים, וכן שב"ס קיבל כאמור מידי צה״ל את ה אחריות להחזקת אסירים ביטחוניים ומידי משטרת ישראל את האחריות להחזקת עצורים .
אולם התהליכים שאופיינו כמעט לא עודכנו, בין היתר משום שהמשתמשים במערכת לא היו מעורבים דיים בתהליך פיתוחה.
( על פי נוהל מפת"ח, לפני הכנסת מערכת תהליכית (BPM לארגון נדרשת היערכות הכוללת את הצעדים האלה: קביעת מתודולוגיה לעיצוב של תהליכים ( Modeling ), תיעוד תהליכים ותכנונם והכשרת עובדים לעבודה במערכת המבוססת על תהליכים.
עוד נקבע בנוהל מפת"ח, כי התחלת המימוש מחייבת התמקדות במספר מועט של תהליכים קריטיים לארגון.
היערכות ארגונית נאותה היא המפתח להצלחתו של פרויקט מסוג זה, והיעדרה עלול להיות הסיבה העיקרית לכישלונו.
בממצאיה ציינה חברה ד ' כי במערכת קידמה הוכתבו נוהלי עבודה, בהם גם תהליכים קשיחים, במקום שבו לא היו תהליכים כאלה בעבר.