HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
בבאר שבע נכון לסוף יוני 2010 , נמצאו מאות תיקים שדרשו את טיפולם של עורכי הדין המחליטים, אולם במערכת נמצא כי הם לא טופלו מעל 90 ימים: בלשכת חיפה 303 תיקים35 , בלשכת ירושלים209 תיקים, ובלשכת באר שבע12 .
תיקים משרד מבקר המדינה מעיר כי עיכוב בטיפול על ידי עורכי הדין המחליטים עלול לפגוע בטיב השירות הניתן לפונים.
האגף מסר בתשובתו כי לנוכח העומס הרב בלשכות הסיוע, קיים קושי לטפל במהירות בכל התיקים ויש צורך לתעדוף הטיפול.
יש מקרים שבהם עורך הדין המחליט טיפל בתיק, למשל שוחח טלפונית עם הפונה, ואולם לא הזין את פרטי הטיפול במערכת המחשוב; כמו כן במקרים אחדים מדובר בעיכוב מכוון מצד עורך הדין המחליט אשר נועד לצרכים מקצועיים.
לפיכך, היקף התיקים בפועל שבהם חל עיכוב מצד עורך הדין בטיפול בתיק, נמוך הרבה יותר מן האמור בדוח הביקורת.
משרד מבקר המדינה סבור כי טיפול בתיק, ללא תיעוד הפעולה באמצעות מחשב, פוגע ביכולת האגף לדעת אם אכן חל עיכוב בטיפול, לזהות את הגורם המעכב ואת סיבת העיכוב.
כך נמנעת מהאגף האפשרות לנטר את הטיפול בתיקים ולבצע בקרה ומעקב עליהם.
על האגף להנחות את עובדיו לתעד במערכת הממוחשבת כל פעול ה שהם עושים בתיק.
רק כך יתאפשר לנטר את הגורמים המעכבים ולטפל בהם.
התמשכות זמן הטיפול על ידי עובדי המינהלה : בתחנות הטיפול השונות שבהן עובר תיק של פונה מבצעים עובדי המינהלה מגוון פעולות, לדוגמה: קבלת טופס הבקשה וקביעת מועד הריאיון; חישוב שכר הטרחה לעורכי הדין; הגשת בקשות לקבלת מסמכים מהמוסד; סגירת התיק בתום הטיפול המשפטי.
בלשכות חיפה וירושלים גם ממליצים עובדי המינהלה לעורך הדין המחליט על מינוי עורך הדין החיצוני המתאים לתיק.
הבדיקה העלתה כי בתיקים רבים נדרש טיפול מינהלי, אולם במערכת נמצא כי הם לא טופלו מעל 90 ימים.
בלשכת חיפה 1,141 תיקים מתוך 17,043 התיקים הפתוחים (כ-7% ), ובלשכת באר שבע595 תיקים מתוך 6,777 (כ-9%.
) בתשובתו מסר האגף כי ברוב התיקים שבהם חלו עיכובים בטיפול על ידי עובדי המינהלה לא היה צורך בטיפול משפטי נוסף, כך שלא נגרם כל נזק לפונה.
35 לשכת חיפה החלה לטפל בתיקים אלה אחרי שהביקורת הסבה את תשומת לבה לתיקים הדורשים טיפול של עורך הדין המחליט בלשכה.
הוסיף האגף שעקב העומס הרב ולמען היעילות תועדפו תיקים אלה בעדיפות נמוכה בהשוואה לתיקים אחרים המצריכים טיפול משפטי 1166 דוח שנתי61ב .
בדצמבר 2010 העביר האגף למשרד מבקר המדינה רשימות עם הסבריו לעיכוב מעל ל-90 יום בטיפול בתיקים.
הרשימות התייחסו ל-27 תיקים בלשכת חיפה.
בחינת הסברי האגף העלתה כי ב -13 מהתיקים האמורים של לשכת חיפה (כ-48% ) לא עדכנה הלשכה את המערכת הממוחשבת בפסקי דין שהתקבלו.
על כן היא לא סיפקה לעורכי הדין המחליטים, האמורים להנחות ולכוון את עורכי הדין החיצוניים לגבי המשך הטיפול המשפטי בתיקים אלה, את המידע הדרוש למילוי משימתם זו.
אי-עדכון המערכת הממוחשבת בזמן אמת פוגע ביכולת הפיקוח והבקרה של האגף על ניהול התיקים שבאחריותו ובמקרים מסוימים אף עלולים להיפגע מכך הפונים.
משרד מבקר המדינה סבור כי על האגף לבדוק את הסיבות לעיכובים אלה ולפעול להפחתתם.
השימוש בטלפון מאפשר טיפול מהיר ויעיל בפונה ומקל את עומס הפונים ללשכות בהיותו משמש לעתים תחליף להתייצבות אישית של פונים בלשכות.
זהו כלי זמין ונוח לשימוש שעלותו נמוכה יחסית.
כדי לנצל את יתרונותיו בשיפור השירות לציבור חשוב שיינתן מענה טלפוני ושזמן ההמתנה למענה יהיה קצר.
כדי לתת שירות טלפוני הולם ראוי להפעיל מרכזת ממוחשבת ידידותית לפונים.
רצוי שהמרכזת תאפשר בקרת שיחות באמצעות הפקת דוחות סטטיסטיים על משך ההמתנה למענה בכל התקשרות ועל עומס הפונים בשעות השונות של היום.
כדי לאפשר קשר טלפוני זמין עם הציבור יש צורך בהיערכות מינהלית של האגף.
אתר האינטרנט של האגף מפרט את דרכי הפנייה ללשכות, כולל ציון שעות קבלת הקהל בהן ואת מספרי הטלפון ליצירת קשר.
כבר בנובמבר2007 העלה מנהל האגף, בפגישה שקיים עם מנכ"ל משרד המשפטים דאז מר משה שילה, את הצורך בהקמת מוקד טלפוני ארצי, במיקור חוץ.
בישיבה נוספת שהתקיימה בלשכת מנכ"ל משרד המשפטים מר שילה באפריל 2009 ביקש שוב מנהל אגף הסיוע להקים מוקד טלפוני בעלות שנתית מוערכת של כ-1 מיליון ש"ח.
בישיבה סוכם כי המנכ"ל תומך עקרונית בנושא, אולם לצורך גיבוש החלטה הוא מבקש לערוך בדיקה לפילוח מאפייני השיחות שמתקבלות באגף הסיוע: כמה שיחות טכניות שיכולים לנהל אותן נותני שירות שיוכשרו לכך וכמה שיחות הדורשות מתן מידע מהותי, ולפיכך נדרשים לנהל אותן עורכי דין.
רק לאחר סיכום הביקורת, בסוף ינואר 2011 , גיבש משרד המשפטים בדיקה לפילוח מאפייני השיחות המתקבלות בהתאם להחל טת המנכ"ל; האגף טרם הקים מוקד טלפוני ארצי.
אגף הסיוע קבע כי ההמתנה למענה טלפוני ב-90% מהפניות הטלפוניות שיתקבלו תהיה, לכל היותר, 2-3 דקות, החל בדצמבר2009.
בדיווח הנהלת האגף על ביצוע יעדי תכנית העבודה לשנים 2009- 200836 צוין כי יעד זה נמצא בתהליכי ביצוע , אולם לאור מורכבותו והאילוצים הכרוכים בו יהיה קושי לעמוד בו במועד שנקבע.
נכון למועד סיום הביקורת, בספטמבר 2010 , טרם גיבש האגף כלי למדידת פרקי זמן המענה לשיחות.
לפיכך אין לאגף מידע על טיב השירות הטלפוני שהוא מספק לציבור.
במרס2009 קבעה הנהלת האגף נוהל כוננות (להלן - נוהל הכוננות) לטיפול במקרים המחייבים טיפול דחוף.
הנוהל קבע כי בכל לשכה ישובץ מדי יום עורך דין כונן לצורך מתן מענה למקרים דחופים וכי יהיה קו טלפון המיועד להשארת הודעות קוליות בשעות 16:00 -24:00 .
מדי שעה ימשוך עורך הדין הכונן את ההודעות מן המענה הקולי ויחזור לפונים שלפי שיקול דעתו עניינם מחייב טיפול משפטי דחוף.
צוות משרד מבקר המדינה התקשר כמה פעמים למספרי הטלפון שפורסמו באתר האינטרנט של אגף הסיוע כמספרי הטלפון של לשכות הסיוע בירושלים, בחיפה ובבאר שבע.
הוא עשה זאת הן בשעות הפעילות והן בשעות שבהן הלשכות אינן פעילות.
נמצא כי: (א) בלשכת ירושלים, בכל הפעמים שבהן התקשר צוות משרד מבקר המדינה, לא ניתן מענה טלפוני בשעות פעילות הלשכה ואי -אפשר היה להשאיר הודעה קולית.
בשעות שאינן שעות פעילות הלשכה היה מענה קולי מוקלט שפירט את שעות קבלת הקהל בלשכה אך אי -אפשר ה יה להשאיר הודעה קולית, ולא הושאר מספר טלפון לצורך קבלת מענה במקרים דחופים כפי שקבע נוהל הכוננות.
(ב) בלשכת חיפה עונות בנות השירות הלאומי לטלפונים בשעות פעילות הלשכה.
בשעות שאינן שעות פעילות הלשכה מפנה מענה קולי מוקלט מקרים דחופים לטלפון של עורך הדין התורן.
צוות משרד מבקר המדינה התקשר למספר זה, וקיבל מענה מיידי מטעם עורך הדין.
(ג) גם בלשכת באר שבע עונות בנות השירות הלאומי לטלפונים בשעת פעילות הלשכה.
בשעות שאינן שעות פעילות הלשכה לא היה מענה קולי ולא הושאר מספר טלפון לצורך קבלת מענה במקרים דחופים כפי שקבע נוהל הכוננות.
במקום זאת תלתה הלשכה על דלת הכניסה ללשכה מודעה, ובה טלפונים ניידים אישיים של עורכי דין כוננים.
ספק אם ההסדר שקבע ראש לשכת באר שבע נותן מענה לפונים, מפני שמודעה על דלת הכניסה אינה תחליף למענה קולי שבו נמסר מספר טלפון של עורך דין שניתן לפנות אליו.
היעדר מענה טלפוני והיעדר אפשרות לפנות ללשכות הסיוע בשעת הצורך פוגעים באיכות השירות לפונים, ביעילות הטיפול ובמהירותו: אין מענה למקרים דחופים שלא בשעות העבודה המקובלות; הפונים נאלצים להתייצב אישית בלשכות ומגדילים בכך את העומס בלשכות.
36 הדיווח הוא מאוקטובר2009.
 משרד המשפטים 1169 .
האגף מסר בתשובתו כי החוק והתקנות מעניקים את הסמכויות למתן סיוע משפטי לראשי הלשכות, ואלה הם האחראים בפועל להענקת הסיוע המשפטי במגוון ההיבטים לקהל הפונים אליהן.
בשל כך, הנהלת האגף, שהוקמה לאחר החקיקה ולאחר התחלת פעילות הלשכות, מינתה בעבר עורך דין אחד בלבד, הוא הממונה על האגף, וכוח אדם אחר הופנה אל הלשכות.
התנהלות זו גרמה לחוסר אחידות בפעילות הלשכות השונות.
עם מינויו של מנהל האגף הנוכחי בשנת 2007 , עלתה התובנה שיש צורך בשינוי מהותי בדרכי הפעולה של האגף בכלל ושל הלשכות בפרט, לרבות יצירת ההאחדה הנדרשת ומתוקף זאת גם שינוי סמכותו של הממונה על האגף.
לפיכך פועל האגף להאחדה מדורגת של דרכי פעולת הלשכות, הגם שזה שנים רבות ובהתאם לדין פעלו הלשכות עצמאית כמעט.
הממצאים שהעלתה ביקורת משרד מבקר המדינה מלמדים על פרקי זמן ארוכים עד קביעת ריאיון לפונה בלשכות בתיקים שעניינם המוסד, עד מינוי עורך די ן ועד מתן תשובה לפונה אם בקשתו נדחית.
אולם, בידי האגף אין היכולות להפיק מהמערכות הממוחשבות את המידע הניהולי הנחוץ כדי לקדם בצורה המיטבית את הטיפול בפניות לקבלת סיוע משפטי.
גם טיב השירות המסופק לפונים ללשכות באמצעות מענה טלפוני לוקה בחסר.
סדרי האיתור והגיוס של עורכי הדין החיצוניים, מינויָם והפיקוח עליהם .
מאגר עורכי דין חיצוניים התקנות מסמיכות את ראש לשכת הסיוע למנות עורכי דין חיצוניים לתת שירות למבקשי סיוע משפטי37 .
כאמור, רובו של הסיוע המשפטי ניתן על ידי עורכי דין חיצוניים, וביוני 2010 העסיקו לשכות הסיוע 1,170 עורכי דין חיצוניים.
כל ראש לשכת סיוע עורך רשימה של עורכי דין, מבין אלה שביקשו להתמנות כעורך דין חיצוני ונמצאו כשירים להעניק שירות לפונים, ומעביר להם תיקים של פונים בהתאם להתמחותם (להלן - המאגר, מאגר עורכי הדין).
כדי להבטיח שוויון הזדמנויות לכל עורכי הדין העשויים להתעניין במתן שירותים אלה, וכדי להבטיח שנותני השירות יהיו המתאימים ביותר, נדרש הליך פומבי ותחרותי לבחירתם.
על פי תקנות חובת המכרזים, התשנ"ג-1993 אין הכרח למנות עורכי דין בהליך של מכרז38.
ואולם, בתקנות אלה נקבע כי גוף ציבורי, שהחליט לבצע התקשרות שלא באמצעות מכרז, ינהל את ההליכים לקראת ההתקשרות האמורה "באופן שקוף ככל הניתן בנסיבות העניין , הוגן ושוויוני, המבטיח את מרב .
) לתקנות הסיוע המשפטי .
38 סעיף5()(א2 ) לתקנות חובת המכרזים, התשנ"ג-1993 מאפשר למשרד ממשלתי להתקשר בפטור ממכרז לביצוע עבודה הדורשת יחסי אמון מיוחדים, לרבות עריכת דין.
היתרונות לגוף הציבורי"39 .
עלההליך להבטיח מתן הזדמנות שווה להתמודדות על התפקיד לכל מי שמתאים לדרישותיו ולבחור במועמד המתאים ביותר40.
הליך זה אמור לכלול: פרסום פומבי של .
39 סעיף1 א, תיקון מינואר2009 שהחליף את תקנה 42 בתקנות חובת המכרזים; תקנה 42 לתקנות קבעה כי על משרד להעדיף, ככל שמוצדק וסביר בנסיבות העניין, לעשות בדרך של מכרז גם את ההתקשרויות שאפשר לפטור ממכרז או שאינן חייבות במכרז.
40 ,מבקר המדינהדוח שנתי 60ב (2010 ), בפרק "היבטים בעבודת הוועדות הרפואיות לקביעת זכויות נכים", עמ' 1145 .
האפשרות להיכלל במאגר עורכי הדין; פרסום דרישות הסף הנדרשות מעורכי הדין הרואים את עצמם כשירים להיכלל במאגר; מתן מענה, מנומק במידת האפשר, לעורכי הדין שאינם נבחרים למאגר.
כך למשל הסניגוריה הציבורית קבעה עוד בשנת 2006 בנוהל (להלן- נוהל גיוס סניגורים) עקרונות לרישום עורכי דין ברשימת הסניגורים הציבוריים, ופרסמה את הנוהל באתר האינטרנט שלה.
נוהל גיוס הסניגורים קובע קריטריונים לבחירתם של עורכי הדין החיצוניים, ובהם41 : יכולת הייצוג בהליך הפלילי; מידת השקעת עבודה ומאמץ בטיפול בתיק ובלקוח; מידת התאמה לצרכים מיוחדים; יכולת ארגונית- ניהולית; והתרשמות כללית.
עוד קובע נוהל גיוס סניגורים כי עורך דין המעוניין להיכלל במאגר עורכי הדין יגיש בקשה בכתב באמצעות טופס שיפורסם באתר האינטרנט של הסניגוריה הציבורית; עורך דין שנמצא מתאים יוזמן לריאיון בלשכת הסניגור המחוזי לגיבוש התרשמות מכישוריו ומאישיותו.
לצורך בדיקת עמידתו בקריטריונים שנקבעו מתבקש עורך הדין להביא לריאיון פרוטוקולים של דיונים שבהם הופיע, המלצות ואסמכתאות על שנות ניסיון.
הנוהל קובע כי המראיין יערוך תרשומת מהריאיון, וכי לא יאוחר מ-60 .
יום מיום הריאיון יודיע הסניגור המחוזי למועמד על החלטתו אגף הסיוע לא קבע נהלים לאיתור עורכי דין ואמות מידה לבחירתם ולא פרסם פומבית מידע רלוונטי לעורכי דין המעוניינים להיכלל במאגר.
נמצא שלשכות הסיוע מוסיפות עורכי דין למאגר על בסיס פנייה יזומה מצד עורך דין .
ראש לשכת הסיוע בוחר מבין המועמדים את אלה שלדעתו הם המתאימים ביותר, וכולל אותם במאגר עורכי הדין.
פעולת האגף לאיתור עורכי דין אינה נעשית אפוא בהליך פומבי ואינה שקופה.
כך אינם מובטחים שוויון ההזדמנויות ובחירת עורכי הדין המתאימים ביותר.
יוער עוד כי בשנת 2007 הכין אגף הסיוע טיוטת הזמנה לציבור עורכי הדין "להגיש מועמדות להצטרף למאגר עורכי הדין של לשכת הסיוע המשפטי מחוז צפון או באר שבע".
בטיוטה נקבעו תנאי הסף הנדרשים לתפקיד42 .
במועד סיום הביקורת טרם אישרה הלשכה המשפטית במשרד המשפטים את הטיוטה.
על משרד המשפטי ם לוודא שאגף הסיוע יכין נוהל לאיתור עורכי דין, שיכלול אמות מידה לבחירתם.
נוסף על כך עליו לפרסם פומבית את האפשרות להיכלל במאגר עורכי הדין.
האגף מסר בתשובתו כי יפעל לקבוע נוהל לגיוס עורכי דין חיצוניים ולפרסמו בקרב ציבור עורכי הדין.
"נוהל "עריכתה של רשימת הסניגורים הציבוריים .
42 בין תנאי הסף שנקבעו בטיוטת ההזמנה: על המועמד להחזיק ברישיון עריכת דין או בתעודת הסמכה כטוען דתי במשך שנתיים לפחות, נכון למועד האחר ון להגשת ההצעות; על המועמד להיות בעל ניסיון של שנה לפחות בטיפול באחד או ביותר מן התחומים האלה: מעמד אישי, אזרחי, ביטוח לאומי, דיני עבודה או הוצאה לפועל.
מתן מענה למועמדים להיכלל במאגר כללי מינהל תקין מחייבים מתן מענה בתוך זמן סביר לפניות המופנות לרשות ציבורית.
כך לדוגמה נוהל גיוס הסניגורים של הסניגוריה הציבורית קבע כי על הסניגור המחוזי לשלוח למגיש הבקשה, במהלך 30 ימים מיום קבלתה, אישור על כך שבקשתו התקבלה וכן התייחסות להמשך תהליך משרד המשפטים 1173 .
הנוהל אף מחייב לציין במכתב התשובה לעורך הדין שבקשתו נדחתה כי הוא רשאי להגיש בקשה נוספת כעבור שנה וחצי מסיום הטיפול בבקשתו הקודמת.
אשר לאגף הסיוע: בפברואר 2006 הנחה מנהל האגף דאז עו"ד אלחנן זוכוביצקי את ראשי הלשכות כי כאשר מתקבלת פנייה מעורך דין, בזמן שללשכה אין צורך בעורכי דין, עליהם להשיב לו במכתב האומר שהלשכה קיבלה את פנייתו אך לעת עתה אין לה צורך בעורך דין.
אם יש צורך בעורכי דין, אך הפונה אינו מתאים, יש להודיעו על כך במכתב.
בהנחיה לא נקבע זמן מרבי למענה לפניות של עורכי דין.
משרד מבקר המדינה בדק את אופן טיפולן של הלשכות שנבדקו, בפניות של עורכי דין להיכלל במאגר עורכי הדין החיצוניים.
נמצא כי פניותיהם של עורכי הדין לא זכו למכתבי תשובה במהלך פרק זמן סביר, ולעתים לא זכו לכך כלל: 1.
בלשכת חיפה נבדקו7 מתוך96 העתקים למכתבי תשובה שנשלחו לעורכי דין, בחודש ים ספטמבר 2009 עד מאי 2010 , שעל סמך קורות חייהם נמצאו לא מתאימים לקבל תיקים מהלשכה, ולכן לא הוזמנו לריאיון.
מתוכם נמצאו 6 מכתבי תשובה לפניות שהתקבלו בלשכה עוד בשנים 2007 ו- 2008 , כלומר במקרים האמורים השיבה הלשכה לפונים רק שנה עד שנתיים לאחר קבלת הפנייה.
בחינת רשימות עורכי הדין, שזומנו לריאיון בלשכה לפני יוני 2009 אך לא נמצאו מתאימים, העלתה כי לשכת חיפה לא יידעה אותם בכתב על אי- התאמתם, בניגוד להנחיה; רק מיוני 2009 החלה לשלוח מכתבי תשובה לפונים על פי הנחיית ראש הלשכה.
בלשכת ירושלים נבדקו 13 מתוך44 העתקים ש ל מכתבי תשובה שנשלחו לעורכי דין במאי 2010 שנמצאו לא מתאימים.
מתוכם נמצאו2 מכתבי תשובה לפניות שהתקבלו עוד משנת 2008 , כלומר במקרים האמורים השיבה הלשכה לפונים רק שנה עד שנתיים לאחר קבלת הפנייה.
בלשכת באר שבע פניותיהם של עורכי הדין שנמצאו לא מתאימים אינן מקבלות מענה.
לשכות הסיוע נדרשות לנהוג לפי כללי המינהל התקין, ובין היתר: להתייחס בתוך פרק זמן סביר לפניותיהם של עורכי דין, לתעד את נימוקי בחירתם או אי -בחירתם ולשלוח מענה לפונים בפרק זמן סביר, בין שנבחרו בין שלאו.
בתשובתו ציין האגף כי בכוונתו לוודא כי עורכי דין הפונים לאגף יקבלו מענה ובמועד.
ניהול המאגר רענון המאגר : ניהול המאגר מחייב את רענונו מעת לעת: ניפוי והוצאה של עורכי דין שאינם עונים על אמות המידה של הייצוג האיכותי, או כאלה אשר אינם מעוניינים לספק שירותים לאגף, וקליטת עורכי דין חדשים בהתחשב בצורכי לשכות אגף הסיוע.
הליכי הרענון, ובכלל זה הליך הפסקת ההתקשרות עם עורך הדין, 1174 דוח שנתי61ב .
צריכים להיות שקופים, מנומקים ומתועדים.
כמו כן צריכה להינתן הזדמנות לעורך הדין, המועמד להיות מוצא מהמאגר, להשמיע את טיעוניו.
יצוין, שנוהל גיוס הסניגורים מטעם הסניגוריה הציבורית קובע כי מעת לעת יש לפתוח את רשימת הסניגורים לבחינה מחודשת ולבחון פניות חדשות של עורכי דין מדי שישה חודשים לפחות.
כמו כן משרד המשפטים 1175 .
יש לתעד את הפרטים הדרושים לגבי כל עורכי הדין המבקשים לשמש סניגורים חיצוניים, לרבות עורכי דין שפנו אך נדחו.
הבדיקה העלתה כי אגף הסיוע לא קבע נוהל לרענון המאגר ואף אינו פועל שיטתית להוצאת עורכי דין שאינם מתאימים מן המאגר.
הפסקת הפניית תיקים לעורכי הדין : מנהלי הלשכות נוהגים להפסיק להפנות תיקים לעורכי דין, לעתים מפאת אי -שביעות רצון מתפקודם ולעתים בעקבות בקשתם של עורכי הדין עצמם.
אם מנהל לשכה מחליט להפסיק להעביר תיקים לעורך דין מסוים, עורך הדין אמור להיות מסומן במערכת המחשוב של האגף בתור "ללא מינויים" או בתור "לא פעיל".
בנובמבר 2009 הנחה מנהל האגף את ראשי הלשכות להנהיג הליך של שימוע, או הליך הדומה לו, במקרים שבהם יחליטו שלא להעביר לטיפולו של עורך הדין תיקים נוספים או להפחית במידה רבה את כמות התיקים המועברת לטיפולו.
הליך השימוע אמור היה לכלול מתן הודעה מנומקת בכתב לעורך הדין על החלטת ראש הלשכה ומתן אפשרות לעורך הדין להגיב על הטענות שהועלו כנגדו, בין בכתב ובין בפגישה עמו.
בסיום ההליך אמור לקבל עורך הדין החל טה מנומקת, בצירוף התייחסות לטענותיו.
בלשכת ירושלים נמצאו 9 עורכי דין מכלל 322 עורכי הדין החיצוניים המועסקים על ידי הלשכה שסומנו במאגר כפעילים, אולם בפועל לא קיבלו תיקים מאז שנת 2008 .
עורכי דין אלה הם הלכה למעשה בחזקת עורכי דין לא פעילים.
לשכת ירושלים לא הודיעה לאותם עורכי הדין על שינוי מעמדם ל"לא פעילים".
ראש לשכת באר שבע אינו מקיים הליך של שימוע לעורכי דין לפני הפסקת העברת תיקים לטיפולם ואינו מודיע להם על הפסקת העברת תיקים לטיפולם או על הפחתה משמעותית של תיקים המועברת לטיפולם.
בלשכת חיפה, עד יוני 2010 , לא נמצא תיעוד להודעות על הפסקת העברת תיקים לטיפולם של עורכי הדין, ומאותו מועד נמצאו הודעות כאמור.
על הלשכות לקבוע את פרק הזמן המרבי שלאחריו יוגדר עורך דין כלא פעיל.
בחלוף מועד זה ייערך דיון ויוחלט אם להוציאם מן המאגר, ויירשמו הסיבות להוצאתם ממנו.
כמו כן, על ה לשכות להודיע לעורכי הדין שהן מפסיקות להעביר להם תיקים, אחרי שנתנו להם זכות טיעון באמצעות שימוע.
סדרי הפיקוח והבקרה על עורכי הדין החיצוניים: הערכת טיב השירות .
סדרי מינהל תקין מחייבים לפקח על עבודתם של עורכי הדין החיצוניים ולהעריך את טיבה.
על בסיס נתוני הפיקוח והבקרה על עבודתם יש ליצור כלי הערכה שיאפשרו את דירוג עורכי הדין, ובהתאם את ויסות מספר התיקים המועברים לטיפולם.
הדבר אמור גם לסייע בניהול מאגר עורכי הדין כך שיוצאו ממנו אלה בעלי רמת תפקוד נמוכה.
רכיבי הפיקוח על פי התקנות התקנות מחייבות את עורכי הדין החיצוניים להעביר לראש לשכת הסיוע דין וחשבון על המשך טיפולם בתיקים.
עליהם לעשות זאת מדי שלושה חודשים או בכל מועד אחר שיקבע ראש הלשכה.
עמידה בדרישת הדיווח על פי התקנות נועדה לאפשר לראשי הלשכות לעמוד על מהותו ועל טיבו של הטיפול ולוודא שעורכי הדין אכן מספקים שירות הולם ללקוחותיהם.
אם לא התקבל דיווח מעורך דין במועד המתאים, המערכת הממוחשבת מתריעה על כך ויוזמת שליחת תזכורת אליו.
אם אינה מתקבלת תגובה מעורך הדין, שולחת אליו הלשכה תזכורת נוספת.
אם לאחר שתי התזכורות אין מתקבל מענה מעורך הדין, שולחת אליו הלשכה התראה.
הנהלת האגף לא הנחתה כיצד לנהוג במקרה שאין מתקבל דיווח מעורך הדין גם אחרי שנשלחה אליו התראה.
לפיכך כל לשכה פועלת, בצורה שונה, על פי הנחיותיו של העומד בראשה: לשכת הסיוע בירושלים : 1 .
ראש הלשכה בירושלים דאז פרסם בשנת 2001 קובץ הנחיות לעורכי דין המקבלים מינויים מהלשכה (להלן - הנחיית עורכי הדין).
בהקשר של חובת הדיווח הנחה את עורכי הדין החיצוניים להעביר ללשכה את כל הפעולות הנעשות בתיק בצירוף כתבי בית דין, פרוטוקולים, החלטות ופסקי דין וכן מועדי הדיונים.
בהנחייתו א פשר מנהל הלשכה דאז לצרף את הדיווח האמור לטופס בקשה לשכר טרחה.
נמצא שהדיווחים שצורפו לבקשת שכר הטרחה לא הועברו לעורכי הדין הפנימיים שהם אנשי הקשר באותם התיקים.
האגף בתשובתו מסר כי לדעתו אין צורך שכל דיווח של עורך דין חיצוני יועבר לעורך דין בלשכה והדבר אף עלול להיות לא יעיל, לנוכח אילוצי כוח האדם.
הדיווח מבוצע בעיקר במסגרת הבקשה לשכר טרחה.
עובדי מחלקת שכר הטרחה, שהם עובדי מינהלה, הם בעלי ניסיון במסמכים משפטיים וערוכים לבחון באילו מקרים ראוי להעביר את הדיווח לעורכי הדין הרלוונטיים.
משרד מבקר המדינה סבור כי אי -העברת דיווחיהם של עורכי הדין החיצוניים לעורכי הדין הפנימיים, שהם אנשי הקשר באותם התיקים, אינה מאפשרת להם לבצע בקרה שגרתית על אופן טיפולם של עורכי הדין החיצוניים בתיקים אלה.
לעובדי מחלקת שכר הטרחה אין הידע המקצועי לבחינת טיב הייצוג המשפטי שמספקים עורכי הדין החיצוניים.
בהנחיית עורכי הדין צוין כי ראש הלשכ ה רואה באי-דיווח של עורך הדין החיצוני ללשכה סימן לכך שזמנו של עורך הדין אינו מאפשר לו התייחסות לפניותיה וכי הוא אינו פנוי לקבלת מינויים ממנה.
לכן לא יועברו לו מינויים חדשים.
לשכת ירושלים מנהלת תיקי מעקב לעורכי דין חיצוניים, בצורה של תיקיות ממוחשבות, שבהן מרוכזים, למשל: התראות, תלונות ותשבחות של פונים ומכתבי ביקורת.
תיקי מעקב של עורכי דין חיצוניים 1178 דוח שנתי61ב .
בשנים 2008 -2009 , מתוך 197 ,תיקים שנבדקו 117 עורכי דין קיבלו 1-5 התראות, ו-50 עורכי דין קיבלו מעל5 התראות43.
,עולה מהנתונים כי כרבע מעורכי הדין50 במספר, צברו מעל5 התראות בשנים 2008 -2009 .
מתוך 50 עורכי דין שקיבלו מעל 5 ,התראות11 קיבלו בשנת 2009 לטיפולם מספר תיקים גבוה יותר מזה שקיבלו בשנת 2008 .
זאת על אף הנחיית ראש הלשכה, ולפיה עורך דין שאינו מדווח כנדרש לא יקבל מינויים חדשים.
בתשובתו ציין האגף כי הדיווחים מטעם עורך הדין הם רק אחד הקריטריונים המשפיעים על מספר התיקים שהוא מקבל.
משרד מבקר המדינה מציין כי ככלל לא נמצאו בתיעוד שמסר האגף הקריטריונים האחרים שלפיהם מחליטות הלשכות להקצות תיקים לעורכי הדין, שצברו מספר רב של התראות; בפרט לא נמצאו הנימוקים להקצאת מספר רב של תיקים לאותם עורכי הדין שעלו בביקורת.
לשכות הסיוע בבאר שבע ובחיפה : 1 .
שתי לשכות אלה דורשות מעורכי הדין החיצוניים לצרף את הדיווחים לטופס בקשת שכר הטרחה.
אולם, בדומה ללשכת ירושלים, הדיווחים המצורפים לבקשת שכר הטרחה אינם מועברים לעורכי הדין הפנימיים שהם אנשי הקשר באותם התיקים, ובכך נמנע מהם לבצע בקרה שגרתית על אופן טיפולם של עורכי הדין החיצוניים במקרים אלה.
כדי שדיווחי עורכי הדין ישמשו כלי פיקוח יעיל, על ראשי הלשכות לקבוע הנחיות בעניין עורכי הדין שאינם מדווחים, ובכלל זה: שליחת התראות, תיעוד המקרים בתיקי מעקב וקבלת החלטה בשאלת הוצאת עורכי דין מהמאגר.
לשכות באר שבע וחיפה אינן מנהלות תיקי מעקב לעורכי הדין החיצוניים; התזכורות וההתראות שנשלחו לעורכי הדין החיצוניים, על כך שלא דיווחו בזמן כנדרש בתקנות, תויקו בתיקי הפונים.
תיעוד ההתראות בגין אי-דיווח בתיקי הפונים ולא בתיקי מעקב עורכי דין מקשה את הבקרה על תפקודו של עורך הדין: בדיקת מספר ההתראות שקיבל עורך דין מסוים, מחייבת עיון בעשרות תיקי פונים, שבהם טיפל אותו עורך דין.
כך קשה להסיק מסקנות ניהוליות לגבי מספר התיקים שיועברו לטיפולו בעתיד.
האגף בתשובתו מסר כי לאחרונה הוא א פיין מערכת ממוחשבת שתאפשר להנפיק דוחות BI לקבלת מידע רוחבי על אודות עורכי הדין, ובכלל זה על אודות תלונות והתראות.
43 25 עורכי דין קיבלו6-10 ,התראות13 קיבלו11-20 ,התראות3 עורכי דין קיבלו21- 30 ,התראות7 עורכי דין קי בלו 31-40 התראות, ו -2 עורכי דין קיבלו 41-50 .
התראות משרד המשפטים 1179 .
כדי להביא לניצול טוב יותר של משאבי כוח האדם המוגבלים העומדים לרשות האגף, ראוי לקבוע שיטת פיקוח על עבודתם של עורכי הדין.
שיטה זו תגדיר סדר עדיפויות המתחשב, בין היתר, בהבחנה בין סוגי התיקים בהתאם לרמת הקושי שלהם ובהבחנה בין עורכי הדין, בהתאם לנתוניהם ולניסיון המצטבר בעבודה אתם.
קביעת מידת הפיקוח - אם הפיקוח יהיה צמוד, תוך כדי ליווי שוטף לכל התפתחות בתיק או אם הוא יתבצע על סמך בדיקת התוצאה הסופית של ההליך המשפטי בלבד - עשויה לסייע בניהול רשימת עורכי הדין החיצוניים.
לדוגמה, במחוז תל אביב -מרכז של הסניגוריה הציבורית, מחלקת המינויים, האחראית לניתוב התיק ולמינוי סניגור חיצוני מתאים, קובעת גם את מידת הפיקוח שתופעל עליו.
קביעת מידת הפיקוח מתבססת על מיון התיקים לשתי קבוצות: א.
תיקים שבהם יבוצע פיקוח במהלך הטיפול המשפטי בתיק; ב.
תיקים שבהם יבוצע פיקוח לאחר תום הטיפול המשפטי בתיק.
קביעת מידת הפיקוח נובעת מסוג ההליך או מסוג התיק וכן מניסיונו של עורך הדין המטפל בו.
המערכת הממוחשבת של האגף מאפשרת לעורכי הדין המחליטים לסמן תיקים על פי מידת הפיקוח הנחוצה להם.
נמצא שאגף הסיוע לא קבע מדדים לפיקוח על עבודתם של עורכי הדין החיצוניים להבטחת עמידתו של השירות המשפטי באמות מידה של איכות השירות, והועלה כי כל לשכה פועלת בצורה שונה.
להלן דוגמאות: מנהל לשכת ירושלים דאז, פרסם בשנת 2007 הנחיה ובה קבע מאפיינים לתיקים הדורשים "מעקב צמוד" ואשר יסומנו ככאלה במערכת המחשוב44 .
ההנחיה קבעה כי בתיקים אלה כל עדכון וכל מסמך הקשור לתיק יועברו לעיונו של עורך הדין המחליט לצורך מעקב, בקרה והנחיות לפעולה.
ההנחיה קבעה כי שיעורם של תיקים אלה לא יעלה על 5%-10% מסך התיקים המועברים לטיפולו של עורך הדין המחליט.
לעומת זאת, בלשכות חיפה ובאר שבע לא נקבעו אמות מידה לסיווג תיקים על פי מידת הפיקוח הנחוצה, ועורכי הדין המחליטים אינם מסווגים תיקים על פי מידת הפיקוח.
הערכת תפקודם של עורכי הדין : קביעת מדדי הערכה אחידים לבחינת תפקודם של עורכי הדין היא כלי חשוב של פיקוח המאפשר את דירוגם ועריכת השוואה ביניהם.
נמצא כי אגף הסיוע לא קבע מדדי הערכה לבחינת תפקודם של עורכי הדין.
בעניין זה יצוין כי לשכת הסיוע בחיפה החלה בראשית שנת 2010 בניסיון להעריך את עורכי הדין החיצוניים על בסיס קביעת מדדי הערכה.
מבין עורכי הדין המחליטים מונו ארבעה ראשי מדורים האחראים לגיבוש ההערכות על פי מגוון מדדים, דוגמת: תלונות על עורכי הדין החיצוניים; התראות בגין אי-מילוי הנחיות; .
44 ההנחיה קבעה כי תיקים העונים על אחד לפחות מן התנאים האלה יסומנו כתיקי "מעקב צמוד": התיק מורכב במיוחד; התיק בעל חשיבות משפטית מיוחדת; עורך הדין החיצוני שמונה לטפל בו חדש בתפקידו; תפקודו של עורך הדין מחייב בדיקה.
התרשמות מקריאת פרוטוקולים ש ל דיונים שבהם השתתפו.
על סמך תוצרי ההערכות נוקטת הלשכה פעולות המשך מול עורך הדין.
כך למשל עורך דין שקיבל הערכות נמוכות מוזמן לשיחת בירור לדיון לגבי המשך העסקתו בלשכה.
משרד מבקר המדינה מציין לחיוב את הניסיון לביצוע הערכת עורכי הדין החיצוניים כפי שנעשה בלשכת חיפה, אך מציין כי מדובר ביזמה מקומית הנמצאת עדיין בראשיתה.
בשנים 2005 -2006 עשתה יחידת הביקורת הפנימית של משרד המשפטים (להלן - הביקורת הפנימית) ביקורת בנושא "מינוי עורכי דין חיצוניים באגף הסיוע המשפטי" שבה נמצא כי רמת הפיקוח על עורכי הדין החיצוניים "אינה ברורה" וכי אין תיעוד לגבי איכות עבודתם.
באפריל 2007 נידונו בלשכת המנכ"ל ממצאי הדוח, ובסיום הדיון הוחלט כי תיקבע ישיבת המשך להצגת הדוח ולקבלת החלטות.
נמצא כי לא נקבעה הישיבה האמורה.
אגף הסיוע דן בנובמבר 2007 בדוח הביקורת הפנימית, והסכים עם ממצאיו.
האגף סבר כי יש לשפר ולשכלל את אמצעי הפיקוח.
בהמשך לכך פנה אגף הסיוע להנהלת משרד המשפטים בבקשה לשינוי מבנה ארגוני ולהקמת יחידת ביקורת לפיקוח.
רק כעבור למעלה משלוש שנים, באוגוסט 2010 , התקשר משרד המשפטים עם חברת ייעוץ לצורך ייעוץ ארגוני בעבור אגף הסיוע המשפטי.
עד מועד סיום הביקורת טרם נערך המשרד לקיום בקרה על עבודתם של עורכי הדין החיצוניים.
ממצאי הביקורת של משרד מבקר המדינה, כפי שתוארו לעיל, מצביעים על כך כי הליקויים שמצאה הביקורת הפנימית של משרד המשפטים לא טופלו כראוי על ידי הנהלת המשרד.
חמש שנים לאחר ביצוע ביקורת זו ושלוש שנים אחרי שהוכר הצורך בביצוע בקרה על עורכי הדין החיצוניים - טרם החל המשרד להיערך לביצועה.
שימוש בתוצרי הפיקוח בהליך הקצאת התיקים לעורכי הדין החיצוניים 1,170 עורכי הדין החיצוניים שהאגף מעסיק לשם מתן סיוע לפונים נבדלים זה מזה בתחומי התמחותם וניסיונם, במאפייניהם האישיים וביכולותיהם.
כללי המינהל התקין מחייבים כי הליך ניתוב התיקים לעורכי הדין הללו - דהיינו, הליך המינוי של עורך דין לתיק ספציפי - ישמור על שקיפות ועל שוויוניות בין עורכי הדין בעלי כישורים דומים, אגב הקפדה על מתן ייצוג הולם ללקוחות אגף הסיוע והספקת השירות הטוב ביותר עבורם.
משרד מבקר המדינה סקר את הליכי המינוי של עורכי הדין החיצוניים.