HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
הפנייה להגשת הצעות : על פי נוהל מפת"ח , פנייה להגשת הצעות נעשית בכתב, במסמך המבוסס על אפיון המערכת וערוך במתכונת עץ המערכת של נוהל מפת"ח.
המציעים אמורים להגיש את הצעתם על פי אותה המתכונת, .
19 ,בנושא זה ראו גם מבקר המדינהדוח שנתי 58א ( 2007 ,), בפרק "פרויקט מרכב"ה יישומו וניהולו".
ולהתייחס לכל הרכיבים המצויים במסמך הפנייה.
בנוסף אמור המשרד להכין מראש מפרט לבדיקת ההצעות, ולתעד בכתב את כל ההליך של בדיקת ההצעות ובחירת ההצעה הזוכה.
על כל התהליך אמורה לפקח ועדת המכרזים המשרדית לענ"א.
המשרד לא פעל במתכונת המתחייבת לפי נוהל מפת"ח, ולא פנה אל כל הספקים המועמדים במועד אחד ובמסמך אחיד המבוסס על אפיון המערכת.
אגף המחשוב פנה במועדים שונים לשלו ש חברות, וצירף לפנייתו רק חלק מהמסמך המפורט להגשת הצעות, שהמשרד הכין עוד באוגוסט 2003 .
המשרד גם לא המציא למשרד מבקר המדינה, על אף בקשתו, אף אחד מהמסמכים הבסיסיים שלדבריו הפנה אל החברות.
להלן פרטים: בפברואר 2004 הוגשה למשרד הצעה ראשונית של חברה ב'.
במאי 2004 הגיש מנהל תחום ERP בחברה ב' הצעה נוספת ליישום SAP באגף לגריאטריה.
במרס 2004 פנה אגף המחשוב לחברה ג'.
לבקשה צורפו שני פרקים מהפנייה להגשת ההצעות ושני דפים עם תרשים זרימת מידע כדי להקל על הבנת התכולה.
במאי 2004 פנה האגף בדואר האלקטרוני לחברה א' וביקש לקבלממנה הצעה למחשוב הנושא הגריאטרי.
לבקשה צורפו שני פרקים מהפנייה להגשת הצעות.
מן האמור לעיל עולה כי ההליך שנקט המשרד לבחירת הספק שיקים את המערכת לא עלה בקנה אחד עם החקיקה והוראות חשכ"ל שמסדירים את ההתקשרויות של משרד ממשלתי: ההתקשרות לא הובאה לאישור ועדת המכרזים המשרדית לענ"א; המשרד לא נימק מדוע פנה אל שלוש החברות ואליהן בלבד; הנוסח ומועד הפנייה לחברות לא היו אחידים; הליך הפנייה לא תועד; אין מסמכים המתעדים את תהליך הבחירה בספק הזוכה - ההצעות לא הוגשו במתכונת אחידה ומוגדרת מראש שאפשרה להשוות ביניהן, לא היה מפרט לבדיקת ההצעות, ואין מסמך המנמק את בחירת הספק.
בתשובתו מנובמבר 2008 למשרד מבקר המדינה טען המשרד כי כל הליך הבחירה בוצע באישורו של הסגן הבכיר לחשכ"ל ויו"ר ועדת ענ"א מרכזית דאז, ובפיקוחה של חשבות המשרד.
עוד הוסיף כי לאור לוחות הזמנים לפיתוח הפרויקט שהוכתבו על ידי הנהלת המשרד, בחן אגף המחשוב, על פי המלצת צוות פרויקט מרכב"ה, מספר חברות שזכו במכרז חשכ"ל למתן שירותי SAP .
המשרד פנה לחברות אלה כי באותה עת היה מחסור בשוק במיישמי SAP מנוסים, ומרבית החברות הועסקו בפרויקט מרכב"ה ולא יכלו להתפנות לפרויקט אג"ם.
צורכי המשרד הוצגו לחברות באמצעות שני הפרקים הראשונים של מסמך הפנייה להגשת הצעות.
הצעות החברות הוצגו לוועדה לנושא הגבייה במצגת שכללה את הפתרון המוצע, היתכנותו ואומדן עלותו.
בתשובתו מינואר 2009 למשרד מבקר המדינה טען הסגן הבכיר לחשכ"ל ויו"ר ועדת ענ"א מרכזית דאז כי הוא לא אישר פטור ממכרז משום שאין לוועדה שעמד בראשה סמכות לאשר פטור.
כמו כן ציין כי הוא לא אישר כל פעולה הקשורה לפרויקט בכלל ולתקציבו בפרט.
המשרד לא המציא למשרד מבקר המדינה, למרות בקשתו, מסמכים שישקפו את התהליך המתואר לעיל.
הפניות לספקים נעשו בדואר אלקטרוני ובמועדים שונים.
המשרד גם לא המציא העתק מהמסמכים שצורפו לפניות לספקים, בהם היה אמור להיכלל סעיף מינהלה המנחה את הספקים כיצד לענות.
ההצעות שהתקבלו משני הספקים, חברה א' וחברה ב', היו לקוניות, ולא הוכנו במבנה אחיד על פי סעיפי הפנייה להגשת הצעות, כנדרש בנוהל מפת"ח.
לפיכך לא ניתן היה להשוות ביניהן וללמוד על איכותן.
גם לא הומצאו מסמכים המעידים על אופן הבחינה של הצעות הספקים ונימוקי ההחלטה שהתקבלה.
: הארכת הסכם הפיתוח ההסכם לרכישת שירותי כוח אדם לפיתוח המערכת נחתם עם חברה ב' (להלן - הסכם הפיתוח) לתקופה ספטמבר 2004 - אפריל 2005 , ונאמר בו שהמשרד רשאי להאריך את תוקפו לתקופה נוספת.
לאור הרחבת הדרישות של המשרד מהמערכות, פנתה בפברואר 2005 מנהלת תחום הפיתוח לחשב המשרד, וביקשה ממנו להאריך את תוקף ההסכם עד סוף דצמבר 2005 .
הבקשה להארכת ההסכם לא נדונה ולא אושרה בוועדת המכרזים.
הארכת ההתקשרות אמורה הייתה להיעשות לפי תקנות חובת המכרזים, המאפשרות לחתום על התקשרות נוספת ללא מכרז, בתנאי שההתקשרות הנוספת היא או מטיבים עם ]להתקשרות הראשונה שנעשתה על פי מכרז[ "בתנאים זהים לה עורך המכרז, בנסיבות שבהן השמירה על האחידות נדרשת מטעמי יעיל ות או חיסכון".
בעקבות הבקשה הודיע החשב, במכתב שכתב במאי 2005 למנכ"ל חברה ב ', על הארכת תוקף הסכם הפיתוח "בשמונה חודשים עד 31.
באותם התנאים" (להלן- ההארכה ראשונה).
התברר שהמשרד האריך את הסכם הפיתוח פעם שנייה לתקופה ינואר-דצמבר 2006 (להלן- ההארכה השנייה).
יוצא אפוא שהמשרד האריך את הסכם הפיתוח פעמיים.
כאמור, ההסכם נחתם שלא בעקבות מכרז, לא הובא לאישור ועדת המכרזים המשרדית לענ"א ולא לאישור ועדת הפטור ממכרז.
גם שתי ההארכות של הסכם הפיתוח לא הובאו לאישור ועדת המכרזים המשרדית כמתחייב מתקנות חובת המכרזים, ולא סווגו בידי ועדת המכרזים כפטורות ממכרז, כנדרש בסעיף 9 לתקנות חובת המכרזים.
משרד מבקר המדינה לא קיבל, על אף שדרש, נוסחים של שתי ההארכות, חתומים בידי המוסמכים להתחייב בשם המשרד.
הסכם נוסף עם חברה ב' .
חתימת הסכם ההסבה : באפריל 2005 חתם המשרד הסכם נוסף עם חברה ב ' "להספקת שירותי הסבה, הדרכה והטמעה" למערכת אג"ם בתקופה אפריל - נובמבר 2005 (להלן- הסכם ההסבה).
בהסכם נאמר כי על החברה להעמיד לרשות המשרד צוות עובדים שיפעל בהתאם להנחיותיו.
פירוט השירותים המבוקשים במסגרת ההסכם, מספר השעות הנדרש לביצועם ועלותם, הוצג והוערך בהצעה שהגישה במרס 2005 חברה ב' למשרד, וצורפה כנספח להסכם.
החברה העריכה בהצעתה את עלות השירותים ב- 813,000 .
ש"ח לא כולל מע"מ 558 דוח שנתי59ב .
מנהל אגף המחשוב שהיה מורשה באותה עת לחתום בשם המדינה על עסקאות עד סכום של 750,000 .
ש"ח, חתם על הסכם ההסבה משרד מבקר המד ינה מעיר כי בחתימתו על ההסכם חרג מנהל אגף המחשוב מסמכותו על פי חוק נכסי המדינה, תשי"א- 1951 .
בתשובתו מנובמבר 2008 למשרד מבקר המדינה טען המשרד כי "על ההסכם הופיעו פרטי הסמנכ"ל למינהל אך בחתימה על ההסכם, מסיבות שלא זכורות לנו כיום במלואן מופיעה חתימתו של המנ.
בגוף ההסכם ]מנהל המחשוב הראשי[ מ"ר לא צוין סכום ההתקשרות.
כדי להסיר ספק על ההזמנה חתום חשב המשרד כנדרש".
בהתייחס לתשובת המשרד מעיר משרד מבקר המדינה כי בפתיח להסכם מצוין שהסמנכ"ל הבכיר למינהל הוא שחותם על ההסכם, לצד חשב המשרד, בשם משרד הבריאות וממשלת ישראל, אך פרטיו וחתימתו לא מופיעים בסוף ההסכם, ושם ישנם רק שמו, תפקידו וחתימתו של חשב המשרד וכן חתימתו של מנהל אגף המחשוב ללא ציון שמו ותפקידו.
המשרד לא פנה טרם חתימת ההסכם לחברות הרשומות במאגר יועצי .
ההתקשרות עם החברה לא הובאה לדיון בוועדת המכרזים המשרדית לענ"א לצורך סיווגה כפטורה ממכרז.
זאת ועוד, על ההסכם חתם חשב המשרד.
חשב המשרד הוא הזרוע הארוכה של החשכ"ל, ובתוקף הוראות התכ"ם נמנה עם חברי ועדת המכרזים במטרה לשמש "שומר סף" ולהבטיח שהתקשרויות המשרד יתנהלו בתקינות, על פי חוק נכסי המדינה, תשי"א- 1951 ותקנות חובת המכרזים.
אולם חשב המשרד לא הקפיד בעניין הסכם ההסבה על קיום הוראות החוק והתקנות, ובכך הוא לא מילא את תפקידו כ"שומר סף".
בתשובתו טען המשרד כי עד לחודשים מארס - אפריל 2005 לא ידע אגף המחשוב על המצב ה"קטסטרופאלי" כלשונו של איכות הנתונים שהיו טעונים הסבה וטיוב על סמך תיקי המאושפזים.
משנודע הדבר, היה צורך לבחור בדרך יעילה ומהירה להסב את הנתונים למערכת ולטייבם.
עומס העבודה על עובדי היחידות לגריאטריה בלשכות בריאות הציבור (להלן - היחידות לגריאטריה) מנע מלהטיל זאת עליהם, ולכן נבחרה חברה ב', שהיה לה י תרון ברור בכך שהכירה את הנהלים באשפוז הגריאטרי, את תהליכי העבודה המקצועיים והפיננסיים בלשכות ואת תפעול המערכת החדשה.
העסקת חברה אחרת הייתה מחייבת תקופת הכשרה ממושכת.
משרד מבקר המדינה מעיר כי המשרד היה אמור לדעת את מצב הנתונים לאשורו, הן מפני שעוד לפני שהחל בפרויקט עשה שימוש בנתונים אלה במערכות אחרות, ואף שילם תמורתן סכומים ניכרים, והן בשל העובדה שמהמחצית הראשונה של שנת 2004 .
פעלה במשרד הוועדה להעמקת הגבייה שנדרשה לנתונים האמורים משרד הבריאות 559 .
הנתונים הם חלק חיוני בכל מערכת מידע, ועמידה על טיבם הוא שלב הכרחי של לימוד המצב הקיים בעת אפיון מערכת חדשה20.
עוד טען המשרד כי הסגן הבכיר לחשכ"ל ויו"ר ועדת ענ"א מרכזית אישר התקשרות עם חברה ב' כי החברה זכתה במכרז יועצי SAP מטעם החשכ"ל.
משרד מבקר המדינה מעיר כי כאמור הודיע הסגן הבכיר לחשכ"ל ויו"ר ועדת ענ"א מרכזית דאז כי הוא לא אישר פטור ממכרז משום שאין לוועדה שעמד בראשה סמכות לאשר פטור.
עוד מעיר משרד מבקר המדינה, כי בהתקשרותו עם החברה לא פעל המשרד בהתאם להוראת השעה שפרסם החשכ"ל בעניין מאגר יועצי SAP.
הארכת הסכם ההסבה : עם תום התקופה של הסכם ההסבה האריך אותו המשרד לתקופה נוספת של תשעה ח ודשים, מדצמבר 2005 עד אוגוסט 2006 , בהיקף כספי של 406,000 ש"ח נוספים.
הארכת הסכם ההסבה אושרה בנובמבר 2005 על ידי ועדת המכרזים המשרדית לענ"א בתנאים הבאים: קיים מקור תקציבי; תקופת ההתקשרות הנוספת היא עד סוף אוגוסט 2006 או עד תום התקציב שאושר לכך, המוקדם מביני הם.
בהחלטתה לא סיווגה ועדת המכרזים המשרדית לענ"א את ההתקשרות כפטורה ממכרז.
למשרד מבקר המדינה הומצא עותק של הסכם ההסבה המוארך חתום על ידי החברה בלבד.
המשרד לא המציא למשרד מבקר המדינה, למרות פנייתו, נוסח הסכם החתום על ידי המוסמכים להתחייב בשמו.
המשך ההתקשרויות עם חברה ב ' בשנים 2007 -2008 .
תוקפם של הסכמי המשרד עם חברה ב ' פג בסוף 2006 .
הביקורת העלתה כי למרות זאת המשיך המשרד לרכוש מהחברה שירותים ולשלם עבורם ללא הסכמים תקפים.
האישורים להתקשרות עם החברה ניתנו בדיעבד.
מאותה עת ועד מועד סיום הביקורת רכש המשרד מהחברה שירותים ושילם לה תמורתם בלי שהתקשר אתה על פי הכללים המתחייבים מחוק חובת המכרזים, תקנותיו והוראות התכ"ם.
בינואר 2007 פנה המשרד לוועדה המרכזית לענייני תקשוב באגף החשכ"ל שבמשרד האוצר (בשמה הקודם - הוועדה המרכזית לענייני ענ"א) בבקשה להאריך ללא מכרז את ההתקשרות עם חברה ב', כדי שעובדיה ישולבו במרכז תמיכה למערכת אג"ם אשר יופעל באגף המחשוב.
היקף ההתקשרות המבוקשת היה 1.
המשרד נימק זאת בחיסכון רב בעלויות של לימוד והכשרה , ובמתן שירות סביר ומהיר לכל הגורמים המשתמשים במערכת.
הוועדה המרכזית לענייני תקשוב לא המליצה על התקשרות עם חברה ב' בפטור ממכרז, וכתבה בהחלטתה .
20 נוהל מפת"ח מחייב התייחסות לנושא הסבת הנתונים עוד בשלב האפיון.
לקבל הסיוע המבוקש ע"י פנייה לקבלת ]של גורמי משרד הבריאות[ כי "ביכולתם הצעות מול מאגר יועצי "SAP.
בפברואר 2007 החליטה ועדת המכרזים המשרדית לענ"א, בשתי החלטות נפרדות, להמליץ למנכ"ל המשר ד, פרופ' אבי ישראלי, על שתי התקשרויות עם חברה ב': האחת לתחזוקת מערכת אג"ם; השנייה להפעלת מרכז תמיכה.
הוועדה המליצה לאשר התקשרויות לתקופה של שישה חודשים עם חברה ב ' בפטור ממכרז בהתאם לתקנה 3(29 ) לתקנות חובת המכרזים- ספק יחיד, בנימוק שאין ספק אחר שמסוגל לבצע את העבודה ברמה הנדרשת ובלוח זמנים קצר.
הוועדה ציינה כי בתוך תקופת ההתקשרות המומלצת אפשר יהיה לקיים מכרז לבחירת חברה שתספק בהמשך את השירותים להפעלת מרכז תמיכה ולתחזוקת מערכת אג"ם.
במרס 2007 אישר מנכ"ל המשרד שתי התקשרויות עם חברה ב', לתקופה ינואר - יוני 2007 , האחת לתחזוקת מערכת אג"ם בעלות של כ- 553,000 ש"ח, והשנייה להפעלת מרכז תמיכה למערכת אג"ם בעלות של כ - 565,000 .
ש"ח תקנה 3(29 )) לתקנות חובת המכרזים קובעת דרישות למתן פטור ממכרז: (א התקשרות עם "מי שלפי זכויות מכוח דין או בהתאם למצב הדברים בפועל הוא היחיד ה מסוגל לבצע את נושא ההתקשרות"; (ב) בעל הסמכות המקצועית במשרד לאותו עניין חיווה את דעתו בכתב על כך שהספק הוא יחיד כאמור; (ג) המנהל הכללי של המשרד אישר את ההתקשרות.
בנוסף לכך, כאשר שווי ההתקשרות עולה על 700,000 ש"ח, ההחלטה על פטור ממכרז טעונה אישור של ועדת פטור ממכרז שמונתה בידי המנהל הכללי של משרד האוצר, לפי סעיף 11 .
לתקנות חובת המכרזים משרד מבקר המדינה מעיר כי המשרד לא נערך כראוי ומבעוד מועד לפיתוח ולהפעלה של מערכת אג"ם, ולא קיים מכרז להקמת המערכת, לרבות תחזוקתה והטמעתה.
במקום זאת השתמש בשירותים שרכש מחברה ב ', ובסמוך לתום תקופת ההתקשרות אתה, ביקש לאשר לו להתקשר אתה מיידית וללא מכרז לתחזוקת המערכת ולהטמעתה, בנימוק של ספק יחיד ושל דחיפות.
הטענה שהועלתה בוועדת המכרזים המשרדית לענ"א שחברה ב' היא "ספק יחיד" נדחתה בידי ועדת ענ"א מרכזית.
בתשובתו מנובמבר 2008 למשרד מבקר המדינה טען המשרד כי פעל בהתאם להוראות חוק חובת המכרזים ותקנותיו, וכי ועדת המכרזים של המשרד עשתה את המיטב בכך שהפטור שניתן היה למספר החודשים המינימאלי שנדרש כדי לאפשר את ההיערכות למכרז.
בהתייחס לתשובת המשרד חוזר ומעיר משרד מבקר המדינה כי מועד ת ום ההסכמים היה ידוע, וכי המשרד כשל בכך שלא הכין את מכרזי התחזוקה והתמיכה מבעוד מועד, בשנת 2006 , כך שניתן יהיה לקבל שירותים אלה מיד בתום תוקפם של המכרזים הקודמים.
ביום שבו הועברה ההמלצה האמורה למנכ"ל, אישרה ועדת המכרזים המשרדית לענ"א הקמת צוות לבדיקת הצעות של חברות הנכללות במאגר יועצי .
לשם כך הכין האגף למחשוב שתי פניות להגשת הצעות להעסקת יועצי SAP , ודרש מהספקים להגישן עד אוגוסט 2007 .
אחת הפניות הייתה לתחזוקה של משרד הבריאות 561 .
מערכת אג"ם (להלן - מכרז תחזוקה), והשנייה - להעסקת מדריכים/מטמיעים בתחום מערכות SAP (להלן- מכרז הטמעה ותמיכה).
בפרוטוקול מספטמבר 2007 של ועדת המכרזים המשרדית לענ"א שדנה בתוצאות כספק הזוכה במכרז היות ]'בחברה ב [ מכרז התחזוקה, נאמר שהוחלט "לבחור היחידה שהגישה את הצעתה מתוך ]'וחברה ב [6 .
חברות שפנינו אליהם לתחזוקת מערכת אג"מ".
המשרד חתם על הסכם עם חברה ב ' למתן שירותי כוח אדם "בתחום הקמה, תחזוקה והמשך פיתוח מערכות על פלטפורמה SAP " (להלן- הסכם תחזוקה ופיתוח).
התברר שבמכרז התחזוקה פורטו באריכות המטלות הנדרשות לתחזוקת המערכת, ונאמר ש"הפרויקט הינו פרויקט תחזוקה ומטרתו תחזוקת היישום הקיים".
בשולי הגדרת התחזוקה הנדרשת נאמר כי "על הספק להציג את היכולת להעמיד לרשות המשרד את היועצים בהיקפים גדולים יותר במידה ויידרש לבצע שינויים ותוספות מפעם לפעם במהלך חיי פרויקט".
לעומת זאת, בהסכם התחזוקה והפיתוח שחתם המשרד נקבע כאמור לעיל במפורש שבמסגרת ההתקשרות יימשך פיתוח המערכת.
משרד מבקר המדינה מעיר כי הצגת המכרז כמיועד בעיקרו לתחזוקה לא הייתה מלאה, שכן מהסכם התחזוקה והפיתוח עולה שהוא ישמש גם לרכש של שירותי פיתוח.
מן הראוי היה לכלול את המודולים המיועדים לפיתוח ופירוט הדרישות מהם בין מסמכי המכרז, ולצרף אליו את נוסח ההסכם.
בתשובתו מנובמבר 2008 טען המשרד כי בפנייה לספקים צוין במפורש כי יידרש פיתוח נוסף וכי "לכל ספק בתחום המחשוב ברור שבכל אפליקציה שפועלת ומתפקדת נדרש פיתוח לשינויים ותוספות כפועל יוצא של שינויים בתהליכי עבודה, וכי הפיתוחים שבוצעו בשנים 2006 -2008 היו פועל יוצא של המכרז לרכישת שירותי אשפוז גריאטרי".
משרד מבקר המדינה חוזר ומעיר כי אין במכרז התחזוקה אזכור לפיתוח תכנה מעבר לשינויים ותוספות כמצוטט לעיל.
זאת למרות שהמשרד התכוון להמשיך ולהשלים פיתוחם של רכיבים שתוכננו ולא מומשו במהדורה הראשונה של המערכת, כגון מודול בקרת המוסדות.
יש לציין כי המשרד עסק בבקרה על מוסדות האשפוז הסיעודי זמן רב טרם שהחלו בהכנות למכרז לרכישת שירותי אשפוז גריאטריים 21 .
מן הראוי היה כי בפנייה יובהר לספקים שהמכרז עוסק גם בפיתוח של מודול בקרת המוסדות, ושיצורף אליה אפיון שלו, על מנת שידעו שהוא אינו עוסק רק בתחזוקה וכדי שיתעדכנו בהיקפו הכספי של המכרז, מה שהיה הופך אותו אולי לאטרקטיבי לספקים נוספים, דבר שלא נעשה.
21 על ההכנות למכרז על האשפוז הגריאטרי והצורך בבקרה על המוסדות ראו גםמבקר המדינה, דוח שנתי 58 ב( 2008 ) בפרק על "מכרז חלוץ ("פיילוט") לרכישת שירותי אשפוז סיעודי בנפת פתח תקווה", עמ' 487.
ואכן, כבר בדצמבר 2007 , טרם שאושרה ההתקשרות עם חברה ב ', התבקש מנכ"ל המשרד לאשר התקשרות נוספת איתה.
ועדת המכרזים המשרדית לענ"א, שהסתמכה על פניית האגף למחשוב אליה מחודש קודם, המליצה בפני המנכ"ל "כי [ .
לפי סעיף]'חברה ב[ יש צורך בהמשך פיתוח מערכת אג"מ ע"י3(29 לתקנות]) חובת המכרזים- החברה שפיתחה ומתחזקת בפועל ]'חברה ב[ ספק יחיד .
שכן את המערכת ולה ידע רב בנושא .
להתקשרות המתבקשת בבקשה זו, לא פטור ממכרז".
ועדת המכרזים ביקשה לאשר ]כך במקור[ התקיים מכרז ומתבקשת עבודת פיתוח בעלות של כ- 579,000 .
ש"ח בדצמבר 2007 הוציא המשרד הזמנה לקבלת שירותים מחברה ב '.
ההזמנה הסתמכה על הצעה להספקת שירותים שהגישה החברה למשרד בנובמבר 2007 , ובו דרשה תשלום של כ - 580,000 ש"ח תמורת 251 ימי עבודה, החל ממועד ההזמנה.
בפברואר 2008 הגישה החברה חשבונית לתשלום בגין השירותים האמורים, והמשרד ביצע את התשלום.
משרד מבקר המדינה כבר העיר שההתקשרות ללא מכרז עם חברה ב', שהחלה בשנת 2004 ובאמצעותה הקים המשרד מערכת בעלות של כ-6 מיליון ש"ח, נעשתה בלי שקדם לה הליך תחרותי כמתחייב מהוראותיו של חוק חובת המכרזים.
והנה שוב המליצה ועדת המכרזים המשרדית לענ"א בפני המנכ"ל להתקשר עם חברה ב' בפטור ממכרז, אף שלא היה לכך כל עיגון בחוק ולא הוצגו תנאים לפיהם התקשרות כזו מיטיבה עם המשרד.
בתשובתו מנובמבר 2008 טען המשרד כי ההתקשרות נעשתה ללא מכרז כיוון שמדובר בפיתוח שנדרש באופן מיידי על מנת לבצע במערכת התאמות שנדרשו מתנאים של המכרז הארצי לרכישת שירותי אשפוז גריאטריים שפורסם בסוף שנת 2007 על ידי משרד האוצר ומשרד הבריאות.
לא היה ספק אחר שהיה מסוגל להתאים את היישום הקיים לתנאים החדשים, כי נדרשה לשם כך הכרה עמוקה של המערכת.
החלטת המשרד כי החברה המפתחת היא ספק יחיד לצורך ביצוע אותן עבודות הייתה מקצועית ועל פי כל כללי מינהל תקין.
משרד מבקר המדינה מעיר כי אחד הרכיבים המרכזיים בפיתוח הנדרש על מנת להתאים את המערכת לתנאי המכרז לשירותי אשפוז גריאטריים הוא מודול בקרת המוסדות, שהצורך בו הוכר עוד בפנייה להגשת הצעות משנת 2003 ,.
זאת ועוד למכרז לשירותי אשפוז גריאטריים קדם מכרז חלוץ (פיילוט) שהחל עוד בשנת 2006 .
, כך שהמשרד יכול היה לצפות את הצורך במודול בקרת המוסדות משני ההסכמים של המשרד עם חברה ב ' לשנים 2007 -2008 עולה כי אין בהם מנגנון לדיווח תקופתי על התכולה של השירותים שעובדי החברה מספקים לו, ושתמורתם התחייב לשלם לחברה.
ההסכמים צמצמו גם את הבקרה של המשרד על התמורה שקיבל בגין התשלומים ששלם לחברה ב': בהסכם מ - 2004 נקבע כי "בתום כל חודש תגיש החברה חשבונית מס תמורת שעות העבודה שבוצעו בחודש שחלף בצירוף דוח נוכחות לגבי נותני השירותים.
הדיווח יועבר לנציג המשרד האחראי על עבודתו של נותן השירותים ויאשרו בחתימה", ואילו בהסכמים לשנים 2007 ו- 2008 .
לא נכללה דרישה לדוחות נוכחות משרד הבריאות 563 .
ואמנם, בבדיקת התשלומים לחברה ב ' בתקופה יולי 2007 - יוני 2008 בחשבות המשרד העלה משרד מבקר המדינה, כי לחמש משש החשבוניות שהוגשו לגבי אותה תקופה, בסכום כולל של כ-2.
2 מיליון ש"ח, לא צורפו דיווחי הנוכחות ותכולת העבודה של עובדי חברה ב'.
גם באגף המחשוב לא נמצאו דיווחי נוכחות המפרטים את מספר שעות העבודה היומיות ואת תכולת העבודה של כל עובד מטעם החברה.
בתשובתו מנובמבר 2008 טען המשרד כי אגף המחשוב עוקב באופן תדיר אחר פעילות החברה ותוצריה, וכי מתנהל תיעוד של פניות של משתמשי המערכת, של הפעילויות שנעשות בעקבותיהן, של התקלות שאותרו ושל פתר ונן.
עוד טען המשרד כי בצורת ההתקשרות שנקבעה במכרזים -התקשרות על פי משימות - אין משמעות לדוחות נוכחות יומיים, ולמעקב יומי על ביצוע המשימות אלא לבקרת התוצרים הסופיים.
בהתייחס לתשובת המשרד מעיר משרד מבקר המדינה כי כפי שנקבע במכרזים, המשימות הן של תחזוקה כללית , כגון "תמיכה, טיפול ותיקון בעיות ותקלות", "תחזוקה שוטפת לסביבות הפיתוח, בקרת האיכות והייצור של המערכת" וכו', ובמסמכי המכרז ובהסכם אין פירוט של תוצרים סופיים.
לכן במקרה זה דווקא יש מקום לדווח על תכולת העבודה ולהפריד בין תחזוקה שוטפת ובין תיקון תקלות.
דיווח זה אמור להיות תקופתי ולספק נתונים על ביצועי העובדים ליחידת זמן, ועקרונותיו היו אמורים להיות מעוגנים בהסכם עם החברה.
משרד מבקר המדינה ביקש מהמשרד את הדיווחים שהעבירה לו חברה ב' על שעות העבודה של עובדי החברה מאז תחילת הפרויקט ב- 2004 ועד מועד סיום הביקורת בספטמבר 2008 .
מבדיקת הנתונים שבידי המשרד עולה כי בתקופה ספטמבר 2004 - דצמבר 2006 העבירה חברה ב' דיווחי שעות של רוב העובדים בפרויקט, ולכל עובד צוין מספר השעות שעבד בכל יום, בלי פירוט של תכולת העבודה שלו.
מאז ינואר 2007 כללו הדיווחים של חברה ב ' רק את הסך ה חודשי של שעות העבודה לעובד, ללא הפירוט היומי שהיה נהוג קודם לכן.
משרד מבקר המדינה מעיר כי מתכונת דיווחים ללא פירוט שעות עבודה יומיות וללא פירוט תכולות עבודה אינה מאפשרת בקרה נאותה על התמורה לתשלומים.
יצוין שלא הייתה לפרויקט תכנית עבודה מפורטת, ולכן אף אם היו מתקבלים דיווחים על תכולות העבודה, לא היה ניתן לבחון אותם אל מול התכנון.
לפיכך היה כאן כשל כפול של המשרד: הוא נמנע מלהכין תכנית עבודה מפורטת שתשמש בסיס להשוואת הביצוע מול התכנון והוא לא דרש דיווחים מפורטים על הפעילות של עובדי חברה ב', שעות עבודתם ותכולת ן.
אי לכך לא הייתה למשרד כל אפשרות לפקח על השירותים שתמורתם שילם.
משרד מבקר המדינה השווה בין הדיווחים של 12 עובדים בפרויקט ובין נתוני הכניסה והיציאה מהארץ של עובדים אלה ברישומי ביקורת הגבולות בשנים 2005 - 2006 , והעלה שני מקרים שבהם דיווחה חברה ב' על עבודתם של עובדים בשעה שלכאורה שהו בחו"ל.
להלן פרטים: 564 דוח שנתי59ב .
על עובד א', שעל פי נתוני ביקורת הגבולות יצא מהארץ ב - 14.
05 , דווח כי עבד בפרויקט9.
05, ו-10 שעות עבודה ב- 17.
, מועדים שבהם שהה בחו"ל ב.
על עובד ב', שעל פי נתוני ביקורת הגבולות יצא מהארץ ב- 14.
04 , דווח כי עבד בפרויקט9 שעות עבודה ביום 24.
04 , מועד שבו שהה בחו"ל.
בתשובתה למשרד מבקר המדינה מנובמבר 2008 מסרה חברה ב' בעניין עובד א' כי "מדיווחי מערכת רישום השעות ועל פי בדיקה עם העובד עולה כי הוא שהה בהשתלמות מקצועית בחו"ל וכחלק מתפקידו כמנהל התחום המקצועי עבד מחו"ל במהלך תקופה זו את כמות השעות המדווחות לטובת הפרויקט האמור".
בעניין עובד ב' היא מסרה כי "מבדיקה שערכנו מולו .
התברר כי אמנם שהה בחו"ל בזמן הנקוב וככל שיתברר כי הוא טעה בדיווח השעות, הוא י ]'חברה ב[ זכה את והיא מצידה תזכה את הלקוח".
משרד מבקר המדינה מעיר כי המקרים שתוארו מחזקים את הנאמר לעיל, שדיווחים חסרים אינם מאפשרים פיקוח נאות של המשרד על עבודתם של עובדי החברה בפרויקט.
מצב זה החמיר מאז ינואר 2007 , שבו החלה חברה ב' לדווח ברמה חודשית במקום יומית.
מהמקרים המתוארים לעיל עולה שהמשרד שילם לכאורה לחברה תמורת שירותים שלא סופקו לו.
בתשובתו מדצמבר 2008 למשרד מבקר המדינה טען המשרד כי מנהלת הפרויקט מטעמו עבדה מרבית הזמן בצמוד לצוות החברה, והכירה מקרוב את ההשקעה והתוצרים, כך שיכלה לעמוד על סבירות הדיו וחים.
הוא גם הוסיף ששאלת הסבירות והאמינות של דיווחי החברה נבחנה במועד אישור התשלום תמורת החשבוניות שהגישה.
עוד טען המשרד כי פיקוח מדוקדק יותר על שעות העבודה כפי שמשתמע מההערות של משרד מבקר המדינה, לא היה מייעל את ביצוע הפרויקט, ושהפיקוח היה עולה יותר מעלות שעות העבודה שהיו נחסכות לכאורה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי רמת הבקרה על התשומות שהושקעו בפרויקט מול התפוקות שהתקבלו לא הייתה מספקת.
לפרויקט חסרה מלכתחילה מסגרת כלשהי של תכנון כללי ופירוקו למטלות נפרדות, שלכל אחת מהן מוגדרים משאבים דרושים ולוחות זמנים, כמקובל בפרויקטים בסדר גודל כזה.
מסגרת כזו הייתה מאפשרת לגורמי בקרה למלא את תפקידם.
אין די בפיקוח של מנהלת הפרויקט על עובדי חברה ב'.
פיקוח נאות צריך להיות מלווה בדיווחים ואסמכתות, בייחוד כאשר חלק מהעובדים אינם עובדים במשרד אלא באתר מרוחק, ולראיה שהבקרה אינה מספק ת הובאו הדיווחים שהצהירו על עבודה של עובדים ששהו באותה שעה בחו"ל.
זאת ועוד, טענת המשרד כי "עלות הפיקוח גבוהה יותר מעלות שעות העבודה שהיו נחסכות לכאורה" דורשת הוכחה.
כשל כזה יכול להביא לתשלום הוצאות בלתי מוצדקות, ולגידול ניכר בעלויות הפרויקט.
משרד מבקר המדינה מעיר כי המשרד לא פעל על פי המתחייב מנוהל מפת"ח ומדיני המכרזים.
האופן שבו ניהל המשרד את ההתקשרות לרכישת פעולות הפיתוח, ואחר כך את ההתקשרות לרכישת תחזוקה ופיתוח, והעלויות הגבוהות שחרגו באופן ניכר מהאומדנים שהוצגו בתחילת הפרויקט, מעידים על ליקויים וכשלים בניהולו.
האחריות על הפעלה ותחזוקה של מערכת מידע בעלות הנקבעת מראש היא בדרך כלל חלק מדרישות של מכרז להקמה ולפיתוח מערכת.
המשרד לא קיים מכרז לפיתוח מערכת אג"ם, ובכך נטל על עצמו ללא הצדקה את סיכוני הפיתוח והתחזוקה של המערכת, בלי שהבטיח כראוי את יעילות הפיתוח.
על המשרד היה לבחון את הדרך המועדפת לפיתוח המערכת, תוך בדיקת חלופות ובחירה מנומקת של אחת מהן.
אם החליט לפתח את המערכת בעצמו ולא בשיטת Turn Key , היה על המשרד, לפני התקשרות עם חברה להספקת כוח אדם, לפרט את תכולת השירות שדרוש למשרד, כדי לאפשר בקרה על התכנון והביצוע ועל התמורה לתשלומים.
גם היה עליו לקבוע מנגנונים לצמצום עלויות עם התייעלות התחזוקה, ומעל לכל אלה היה עליו להגיע לפרויקט מיטבי בדרך של תחרות, דבר שלא נעשה.
המידע במערכת, שלמותו ומהימנותו .
משרד מבקר המדינה העלה, שלאחר הפעלת המערכת, חלק מהנתונים שהוזנו, כמה מהם חשובים, לא היו שלמים, ולמערכת לא הוכנסו אמצעי בקרה שיתריעו על כך.
כך לדוגמה, תאריך הלידה של מועמד לאשפוז הוא נתון חיוני לטיפול השוטף ולניתוחים סטטיסטיים בתחום הגריאטריה.
עד יוני 2007 הוזן אותו נתון בסיסי רק לכ-80% מהרשומים במאגר המידע של המע רכת.
להשלמת המידע היה צורך לבצע בדיעבד הזנה מרוכזת של תאריכי הלידה החסרים מתוך נתוני משרד הפנים.
נתון חשוב אחר הוא מקום הימצאו של הלקוח בעת הפנייה לאשפוז סעודי.
הלקוח יכול להימצא בקהילה, במוסד סיעודי, בבית חולים כללי, במוסדות הקשורים לבריאות הנפש או במוסדות של משרד הרווחה.
מידע כזה מסייע להבין את מצבו של הלקוח, ויש בו כדי להשפיע על העדיפות שתינתן לפנייתו בתנאים של מחסור במקומות או בתקציב האשפוז.
הנתון "מקום הלקוח" (מכונה גם "מיקום הפונה") אמור להיות מוזן על ידי הצוות ביחידה לגריאטריה.
מנתוני האגף לגריאטריה עולה כי בשנת 2007 נרשמו במערכת אג"ם כ- 7,000 פניות ללשכות הבריאות, וכי רק בכ -42% מהפניות הוזן מקום הלקוח.
ביוני 2008 הוכן באגף לגריאטריה דוח שבדק את ההתפלגות של מקום הלקוח לפי אזורים שונים בארץ, והמליץ להפוך נתון זה לנתון חובה, 566 דוח שנתי59ב .
עד מועד סיום הביקורת, ספטמבר 2008 , לא נדון הנושא בהנהלת האגף לגריאטריה, וממילא הוא לא נתן הנחיות לתיקון המצב.
ועדת הסיווג הבוחנת את מצבו של הפונה לאשפוז סיעודי, בוחנת מידע רפואי וסוציאלי המרוכז על ידי האחות הגריאטרית והעובדת הסוציאלית.
המידע הרפואי- סיעודי, שחלקו הרפואי ממולא על ידי רופא, נרשם בטופס בן ארבעה עמודים, ששלושה מהם אמורים להיות מוקלדים למערכת על ידי האחות הגריאטרית.
כמו כן אמורה האחות הגריאטרית להקליד למערכת סיכום קצר על מצב הפונה, וכן לציין אם ערכה אצלו ביקור בית או ביררה עליו פרטים נוספים.
באוגוסט 2008 פרסם האגף לגריאטריה דוח שמטרתו לאמוד את הפער בהזנת נתונים מהדוח הרפואי-סיעודי ומהדוח הסוציאלי, ואת השונות בין הלשכות בנושא זה.
מנתוני הדוח עולה כי השונות בין לשכות הבריאות בשיעור הנתונים החסרים גדולה מאוד.
כך לדוגמה, שיעור הפונים שלהם חסרו נתונים רפואיים-סיעודיים היה במחוז באר-שבע - 6.
4% , ובמחוז מרכז- 96.
בסיכום הדוח נאמר כי העובדה שיש לשכות ששיעור הנתונים החסרים בהן נמוך, מעידה שניתן להטמיע את הקלדת הנתונים, ולכן יש לאתר את החסמים בהזנת הנתונים ולפתוח אותם כדי להביא לשיפור השימוש במערכת.
בפועל, הגם שהנתונים הרפואיים -סיעודיים והסוציאליים מוקלדים למערכת זו השנה השלישית, לא נעשה בהם עד כה שימוש, לא לצרכים תפעוליים, כבסיס להחלטה של ועדת הסיווג, ולא לצרכי בקרה או לקביעת מדיניות.
נתונים אלה חסרים לכ-50% מאוכלוסיית הפונים.
גם שלמותם ואמינותם של הנתונים הקיימים אינן ודאיות, שכן האגף לגריאטריה החל לבדוק אותם רק במהלך הביקורת.
בדיקה כזו, שנעשית זמן רב אחרי שהנתונים הוזנו, מצריכה מאמצים חריגים, ואינה מבטיחה כי לרשות האגף ומשרד הבריאות עומד מאגר נתונים אמין, שלם וזמין בכל עת ולכל צורך.
בתשובתו מנובמבר 2008 מנמקהמשרד את חוסר השלמות בנתונים מסוימים בכך שהאגף לגריאטריה ביקש להקל על עובדי הלשכות את לימוד המערכת החדשה והמורכבת, ולכן צומצם מספר שדות החובה למינימום.
"בתחילת הדרך" הוחלט אפוא להגביל את שדות החובה לאלה החיוניים להתחשבנות מול המוסד הסיעודי ומול בני משפחת ה מאושפז.