HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה בתשובתה באוגוסט 2021 כי היא תבחן את הצורך לקיים סקרים בקרב המשתמשים הפני מיים ואת האופן שישולבו בתוכנית העבודה התובנות שיועלו באמצעותם.
אשר למשתמשים חיצוניים ציינה הב"ה כי יש כמה ערוצים להעלאת צורכיהם , ובהם: פניות לאגפים שונים בהב"ה , כגון תלונות הציבור ומרכז המידע , ופניות באמצעות היישומון.
עוד הוסיפה הב"ה כי תבחן את האפשרות לערוך סקרים למשתמשים חיצוניים.
235 מבקר המדינה, דוח שנתי 62ב (2012 ), "הליכים ופעולות למחשוב בתי המשפט- ממצאי מעקב", עמ' 858.
| 902 | ניהול תהליכים באמצעות מערכת נט המשפט ניהול השינויים והשיפורים במערכת נט המשפט .
מתודולוגיית ניהול הפרויקטים .
לפי נוהל הב"ה "מחזור חיי מערכת תקשוב" (להלן - נוהל מחזור חיי מערכת), פרויקט הוא משימה חד -פעמית, שמטרתו להשיג את התפוקה הנדרשת במסגרת משאבים ולוח זמנים מוגדרים מראש, והוא נועד לסייע לארגון לבצע משימה או להשיג יעד.
שינויים ושיפורים (להלן - שו"ש) הן משימה או אוסף משימות חד פעמיות שמטרתן מענה לדרישות ושיפור מערכת קיימת הנמצאת בשלב התחזוקה (בו נמצאת מערכת נט המשפט כיום).
על פי הנוהל האמור, מחזור חיי מערכת תקשוב כולל כמה שלבים: ייזום, תכנון, ביצוע, עלייה לאוויר, ייצוב, תחזוקת המערכת והסרתה.
יצוין כי ב -2015 החלה רשות התקשוב בפר סום מתודולוגיה לניהול מחזור חיי מערכת מידע שכוללת אוסף הנחיות לשימוש משרדי הממשלה, ביניהן הנחיות בנושא ניהול פרויקטים.
הב"ה, שאינה מונחית ע"י רשות התקשוב, בחרה להתאים את נוהליה בנושא זה להנחיות רשות התקשוב, אשר ערכה מצדה לבקשת הב"ה שתי בקרות על כך בשנים 2017 - 2019.
לפי נוהל מחזור חיי מערכת, בשלב התחזוקה מבוצעים תהליכים ו/או פעילויות המבוצעים לשם תפעול שוטף, תמיכה, תחזוקה, ושו"שים במערכת שעלתה לאוויר, כאשר שלב זה מסתיים עם החלפת המערכת במערכת אחרת או בהורדתה מפעילות מסיבה כלשהי.
הנוהל מפרט כי במקרה של הרחבה משמעותית של המערכת, ההרחבה תנוהל כפרויקט חדש בעוד שהמערכת הקיימת תמשיך להתנהל כמערכת בתחזוקה.
כל זאת, עד להעברת תכולת ההרחבה מפרויקט לתחזוקה.
הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה במאי 2021 כי בהב"ה לא קיימת הגדרה פורמלית של תבחינים המגדירים מהי "הרחבה משמעותית" וכ י הקביעות בעניין מתבצעות בכפוף למידת המרכזיות של הפעילות האמורה בראיה הארגונית, ובהתחשב בהיקפה.
יצוין כי הנחיית רשות התקשוב בנושא זה236 קובעת כי שו"ש בודד שעלותו מעל150 אלפי ש"ח או שהמאמץ שכרוך בו עולה על חצי שנת אדם - יוגדר כפרויקט.
כן קובעת ההנחיה כי לגבי הרחבת מערכת מידע קיימת - כל משרד יגדיר לעצמו את ההבחנה שבין הרחבה משמעותית של מערכת קיימת, שתנוהל כפרויקט, לבין שו"שים במערכת שהם חלק מפעילות התחזוקה.
236 הנחיה "מחזור חיי מערכת תקשוב", גרסה1.
| 903 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
מומלץ כי הב"ה תאמץ את הנחיית רשות התקשוב בנוגע ל"הרחבה משמעותית" ותגדיר בנוהליה את ההבחנה בין שו"שים שוטפים לבין הרחבה משמעותית של מערכת קיימת, זאת באמצעות תבחין כמותי משלה או על פי הנחיית רשות התקשוב.
במצב הדברים הנוכחי בו אין הגדרה לכך, לא ניתן להבטיח ניהול שו"שים כפרויקטים, גם אם מדובר בשו"שים עתירי תקציבים או מורכבים במיוחד.
הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה בתשובתה באוגוסט 2021 כיהיא אימצה את הנחיית רשות התקשוב, וכעת ה "הרחבה המשמעותית" כפו פה למידת המרכזיות של כל פעילות בראייה הארגונית ובהיקפה.
בתשובה נוספת, מאוקטובר 2021, )הוסיפה הב"ה כי גרסה (מספר שו"שים מנוהלת במתווה של פרויקט.
מתשובת הב"ה עולה כי היא לא הגדירה תבחין לקביעת מידת המרכזיות של פעילות כזו או אחרת, ומשכך - אין היא עומדת בהנחיית רשות התקשוב הנוגעת לצורך להבחין בין הרחבה משמעותית ובין פעילות תחזוקה.
הסתפקות בניהול גרסה כפרויקט אינה עונה על הצורך של הגדרה וזיהוי של השו"שים שיש לנהל כפרויקט נפרד.
מומלץ כי הב"ה תקבע תבחין כמותי משלה להגדרת שו"ש כפרויקט או תאמץ את הגדרות רשות התקשוב.
ניהול תקציב השינויים והשיפורים .
הבקשות לשו"שים במערכת נט המשפט מוגשות על ידי גורמים שונים בארגון ומחוצה לו, בהם: שופטים, עובדי חטיבת המזכירויות, אגף מערכות מידע, גורמים מחוץ לארגון ועוד.
הבקשות עוסקות בנושאים שונים, כגון תיקון תקנות וחקיקת חוקים, טיוב תהליכי עבודה, שיפור חוויית משתמשים, שינויים ושיפורים בממשקי עבודה פנימיים, ממשקים עם גורמי חוץ, וכן שינויים טכנולוגיים נדרשים.
בהב"ה כל שו"ש משויך לגרסה מסוימת.
בעבר היו נוצרות שלוש עד ארבע גרסאות בשנה, אך בשנים האחרונות עברה הב"ה להעלות לאוויר גרסאות קטנות יותר לעיתים תכופות יותר237 , וזאת משני טעמים עיקריים: הרצון לזעזע כמה שפחות את המערכת עם כל הפצת גרסה, שהרי גרסה קטנה הכוללת שינויים מועטים מביאה לפחות זעזועים; מענה מהיר יותר לדרישות הלקוחות, במיוחד לדרישות הנובעות משינויי חקיקה.
נוהל הב"ה "ניהול גרסאות תוכנה" (להלן - נוהל ניהול גרסאות), מסדיר את תהליך ניהול הגרסאות, כאשר גרסה היא קבוצת שו"שים שעולה לאוויר יחד.
נוהל זה מפרט את הפעולות הנדרשות במגוון תחומים, בהם: לוח הזמנים, המשאבים והסיכונים.
בנוהל מוגדרות הפעילויות הנדרשות לצורך תכנון, בנייה, בדיקה, העברה לייצור ובקרת תהליך ניהול גרסאות תוכנה של מערכת נט המשפט, החל בשלב העלאת השינויים שאישר מנהל הפרויקט מטעם הלקוח כמועמדים להיכלל בגרסה ועד שהגרסה הועברה לסביבת הייצור238.
237 בהתאם לגישת הפיתוח "האג'ילי" (הזריז) - .
Agile Software Developmet 238 .
סביבת הייצור היא סביבת העבודה של משתמשי המערכת .
| 904 | ניהול תהליכים באמצעות מערכת נט המשפט בהב"ה מנוהלת תכולת השו"שים באמצעות מערכת לניהול גרסאות, שבה מתועד מידע רלוונטי לכל שו"ש, ובו דרישות ראשוניות מצד הלקוח, מסמכי אפיון, קוד פיתוח, מסמכי בדיקות ומסמכי עלייה לאוויר.
כן מצורפות לכל שו"ש ההתכתבויות והדיונים השונים סביבו.
מערכת נוספת שהב"ה משתמשת בה היא מערכת לניהול פרויקטים המסופקת על ידי חברת תוכנה בין-לאומית כמוצר מדף נפוץ.
מערכת זו מאפשרת לנהל את הפעילויות השונות הנדרשות להשלמת כל פרויקט (או גרסה במקרה זה), להקצות להן משאבים, ליצור את קשרי הגומלין ביניהן ולתקצבן.
במערכת זו מנוהלים בפועל לוחות הזמנים ברמת גרסה ולא ברמת שו"ש, כאשר לכל גרסה יש סדר פעילויות גנרי לביצוע.
תקציב המחשוב בהב"ה בשנים 2017 - 2019 היה כ-106 מיליון ש"ח בממוצע, כ-5% מתוך תקציב הב"ה כולו, שהוא כאמור כ-2 מיליארד ש"ח בשנה.
תקציב זה כולל את תפעול המערכות השונות ותחזוקתן, פיתוח מערכות חדשות, אבטחת מידע, רישוי תוכנה, ציוד מחשוב ועוד.
לפי נוהל ניהול גרסאות, בשלב ייזום ותכנון הגרסה תבוצע הערכה ראשונית - אם כל הדרישות המיועדות יכולות להיכלל בגרסה בהיבט של משאבים נדרשים, עלויות ולוח זמנים מתוכנן לגרסה.
לאחר מכן תוכן תוכנית עבודה לביצוע הגרסה, ולפי הצורך תעודכן תכולת הגרסה וניהול הסיכונים.
על פי הנוהל, "הערכת משאבים" היא פעילות שבמסגרתה יעריכו יחד מנהל הפרויקט מטעם הספק ומנהל הפיתוח מטעם הספק את המשאבים הנדרשים למימוש הדרישות שמעבירה הב"ה (כולל דרישות רכש - למשל, רכש ציוד מחשוב).
לאחר מכן, בפעילות "הערכת תכולת גרסה", יבצע מנהל הפיתוח מטעם הספק, בעזרת מומחים טכניים מצוותי הפיתוח הפנימיים והחיצוניים ובהתאם לתכולה, הערכה של עלות המשאבים והרכש, ויעביר את ההערכה למנהל הפרויקט מטעם הב"ה.
הב"ה התקשרה בחוזה עם שני ספקים ראשיים שנבחרו במכרזים לצורך הפיתוח והתחזוקה של נט המשפט: 1.
פיתוח היישומים לנט המשפט, לרבות השו"שים, נעשה באמצעות ספק שירותי תוכנה (להלן - חברה א').
עלות ההזמנה השנתית מחברה א' במסגרת החוזה היתה בשנים 2017 - 2020 כ-20 .
תחזוקת התשתיות לנט המשפט נעשית באמצעות ספק שירותיתשתיות (להלן - חברה ב').
עלות ההזמנה השנתית מחברה ב' במסגרת החוזה היה בשנים 2017 - 2020 כ-6 מיליון ש"ח בשנה.
להלן תרשים המציג את אומדן משרד מבקר המדינה לתקציב נט המשפט לשנים 2017 - 2020 , על בסיס הנתונים שהועברו מהב"ה.
יובהר כי תקציב זה הוא הערכה239, המציגה את סעיפי התקציב המוקצים לנט המשפט בלבד.
239 הב"ה טענה כי אין ביכולתה לבודד את ההוצאות על נט המשפט מתוך כלל הוצאות המחשוב.
לכן החלוקה המוצגת היא עיבוד של משרד מבקר המדינה על בסיס הנתונים שהעבירה הב"ה, וייתכנו בה אי -דיוקים.
| 905 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
תרשים 20 : ,תקציב מאושר מערכת נט המשפט 2017 - 2020 )(במיליוני ש"ח .
המקור: נתוני הב"ה, בעיבוד משרד מבקר המדינה.
כעולה מהתרשים, לצורך שו"שים הדורשים מומחיות מיוחדת קיים סעיף בתקציב הב"ה הנקרא "שינויים טכנולוגיים".
תחת סעיף זה בוצעו תשלומים של כ -5 מיליון ש"ח בשנה בממוצע בשנים 2017 - 2019 ,לחברה א' עבור מומחים למשימות מיוחדות בעלות מורכבות טכנולוגית גבוהה בהתאם לצורך.
הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה באוגוסט 2020 כי נוכח מרכזיותה של מערכת נט המשפט והצורך בתמיכה מיטבית בהליכים ה משפטיים, נקבע שיש לאפשר ביצוע שינויים והתאמות במערכת על פי צורכי הארגון באופן שוטף.
לצורך כך פורסם מכרז המגדיר באופן ברור את היקף התשומות שהב"ה החליטה להשקיע מדי חודש בתחזוקת המערכת ובתפעולה לצורך הבטחת פעילותה התקינה והרציפה בהתאם לאמור, ולצורך קיום ההליכים המשפטיים כסדרם, לרבות ביצוע השינויים וההתאמות כמתחייב.
לפיכך, לדברי הב"ה, אין צורך בניהול תקציב פרטני לכל שו"ש, שכן מסגרת התקציב נתונה ומוגדרת, ומתבססת על ההתקשרות המכרזית.
עם זאת, מבוצעים מעקב וניהול תשומות עבור גרסאות, לרבות תקורות ברמת הגרסה (כגון ניהול, בקרה, בדיקות, וכיו"ב).
לדעת משרד מבקר המדינה, כיוון ש הב"ה לא קבעה תבחין ל"הגדרה משמעותית" , ולפיכך אינה מנהלת תקציב פרטני לשו"שים העומדים בתבחין זה אלא מסתפקת בניהול מעקב על מסגרת ההתקשרות השנתית עם ספקי היישומים והתשתיות, אי אפשר לעקוב אחר ביצוע התקציב ברמת הגרסה, שכן גרסה היא אוסף שו"שים.
במצב זה אף אי אפשר לזהות חריגות תקציביות.
יצוין כי יש באפשרותה של הב"ה לתקצב שו"ש בצורה פרטנית.
כך בדצמבר 2014 רכשה רשות האוכלוסין מהב"ה פיתוח ממשק בנושא צווי עיכוב יציאה מן הארץ בסכום של 187,000 .
| 906 | ניהול תהליכים באמצעות מערכת נט המשפט במקרה זה ביססה הב"ה את חישוביה על כ -100 ימי עבודה לאפיון, פיתוח, בדיקות הקמת התשתית והאינטגרציה.
עולה מכך שבידי הב"ה קיימות היכולות הנדרשות להערכת עלויות פרטניות לשו"ש, אך היא משתמשת בהן כאשר היא נדרשת לחייב גופים אחרים בעלויות אלה, ולא כאשר מדובר בעלויות שהיא עצמה נושאת בהן.
בכל הנוגע לפרוט מרכיבים של תקציב נט המשפט מסרה הב"ה למשרד מבקר המדינה כי פרויקט נט המשפט הסתיים כאמור בשנת 2010 , עם הטמעתה המלאה של המערכת.
מאז ואילך מנוהלת מערכת נט המשפט כשירות נוסף במכלול השירותים שמספק אגף מערכות מידע, והתקציב לתפעולה אינו מנוהל במתווה של תקציב פרויקטאלי.
המערכת משתמשת ברכיבים תשתיתיים רבים המשרתים את הארגון לצרכים שונים.
התקציב הנדרש לתחזוקה ולתפעול של הרכיבים הללו מנוהל בנפרד, ואינו משויך באופן פרטני לנט המשפט או לשירותים אחרים.
ההבחנה בין פרויקט, בו נדרש לנהל לוח זמנים, תקציב ומשאבים לבין פעילות שוטפת בשלב התחזוקה הינה חשובה.
בבקרת יישום הנחיות רשות התקשוב שנערכה בשנת 2017 ,בהב"ה חלקה רשות התקשוב על עמדת הב"ה בנושא שלב ההעברה לתחזוקה וציינה כי לתפיסתה, "הפרויקט יעבור לתחזוקה לאחר שהמודול 240 הראשון עבר לתחזוקה ויתר המודולים יחשבו לפרויקטים המתבצעים על מערכת בתחזוקה".
רשות התקשוב הדגישה עוד כי "מערכת נט המשפט היא מערכת בתחזוקה (מעל 10 שנים) וכל מודול חדש שמתווסף למערכת הוא פרויקט המתבצע על מערכת בתחזוקה".
הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה בתשוב תה באוגוסט 2021 ובדצמבר2021 כיכל שו"ש מנוהל כמשימה ולעיתים אף כפרויקט לרבות משאבים, תכולה, לוח זמנים, אחריות, תלות בין פעילויות וביצוע מול תכנון, וכי כל שו"ש וכל גרסה, מתומחרים בהיקף תשומות נדרש ומבוצעת בקרה קפדנית אחר הביצוע יחס ית לתכנון.
הב"ה הוסיפה כי התקציב הכולל הו א ברמת ההתקשרות וכי הוא מתורגם לסל המשאבים הנתון עבור תקופת ההתקשרות.
יצוין כי מהתיעוד שהעבירה הב"ה עולה כי בעוד הגרסאות מנוהלות כפרויקטים, השו"שים המרכיבים אותן אינם מנוהלים בצורה מפורטת דיה (מבחינת לוחות הזמנים, הקשרים בין הפעילויות, משכי הפעילויות והמשאב ים הנדרשים).
שו"שים בתוכנית העבודה הפרויקטלית (של הגרסה) כוללים משימה אחת או שתיים, ולעיתים מנוהלים כפרויקטים בפני עצמם (לרבות משאבים, תכולה, לוח זמנים, אחריות ועוד) - ללא תבחין הקובע מתי שו"ש ינוהל כפרויקט ומתי כמשימה.
לדעת משרד מבקר המדינה, מומלץ כי הב"ה תנהל את השו"שים בהתאם לנוהליה המבוססים על הנחיות רשות התקשוב, תוך זיהוי הרחבות המערכת המשמעותיות אותן יש לנהל כפרויקט ולא כפעילויות שוטפות בשלב התחזוקה.
במסגרת זו מומלץ כי אומדני עלויות יוכנו גם לעלויות שהב"ה נושאת מתקציבה.
240 מודול- תת מערכת המהווה חלק מתוכנית מחשב.
במקרה של נט המשפט - מודול הוא שו"ש או גרסה (אוסף שו"שים).
| 907 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
דיוני הבקרה על תקציב המחשוב ועל תוכניות העבודה .
ייסדה הב"ה דיוני הנהלה רבעוניים בנושא תקציב המחשוב ובקרת תוכנית העבודה בביקורת עלה כי מנובמבר 2019 ועד מועד סיום הביקורת באוגוסט2020 לא התקיימו דיוני בקרה בנושא תקציב המחשוב ובקרת תוכנית העבודה.
הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה באוגוסט 2020 כי בשנת2020 טרם התקיימו דיונים אלו, הן בשל משבר הקורונה והן נוכח המציאות התקציבית (לאור ריבוי מערכות הבחירות בשנים 2019 - 2020 .
)והעיכובים באישור תקציב המדינה הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה בתשובתה מאוגוסט 2021 כימנובמבר 2019, ובשים לב להיעדר תקציב מדינה, לא התקיימו דיוני בקרה במתכונת הרגילה, זאת מאחר שבתקופה של תקציב המשכי, כל הוצאה כספית אושרה בוועדת החריגים המשרדית, והבקרה על מימוש התקציב התקיימה במסגרת הוועדה האמורה; כי התקדמות בתוכנית העבודה מוצגת מדי חודש בחודשו בדיוני ועדת מעקב מחשוב וכי בקרה אחר ניצול התקציב מבוצעת באופן שוטף.
הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה בתשובתה הנוספת, מאוקטובר 2021, כיועדת החריגים המשרדית אינה ועדה סטטוטורית, והיא הוקמה ככלי עבודה תומך פנים משרדי כדי לסייע לגורמי המינהל בהנהלת בתי המשפט.
לדבריה, כיוון שכל נושאי הרכש והתקציב במשרד מנוהלים באמצעות מערכת שרו"ת (שקיפות רכש ותקציב), ודרישות הרכש והתקציב מוזנות באמצעותה, לא נדרש לנהל פרוטוקול החלטות, שכן אלו עודכנו ישירות במערכת.
משרד מבקר המדינה ממליץ כי הב"ה תחזור לקיים דיוני בקרה כדי לפקח כראוי על ניצול התקציב הקיים ועל ביצוע תוכנית העבודה.
הב"ה מנהלת את תקציבה במערכת מרכב"ה241 .
נוסף על מרכב"ה משתמשת הב"ה במערכת פנימית בשם שרו"ת242 , שבה מנוהל התקציב השוטף.
לאחר אישור התקציב והזנתו במרכב"ה מועתקים נתוני התקציב לשרו"ת.
התקציב המוזן במרכב"ה מנוהל ברמה כללית.
לעומת זאת, מערכת שרו"ת מאפשרת שימור ידע, שקיפות לגבי מימוש תוכניות העבודה, תהליך סדור להתקשרויות על ידי פתיחת דרישת רכש, יכולת צירוף מסמכים, פרוטוקולים של ועדת המכרזים, ניהול הדרישות מבחינת התמשכות הטיפול בכל דרישה, וקישור ההזמנה שנפתחת במערכת מרכב"ה לכל משימת תקציב.
לדברי הב"ה, ניהול התקציב ברמת הארגון מאפשר יכולת מיידית לביצוע תחשיבים ליתרת תקציב ברמת-על, זיהוי צווארי בקבוק בתהליכי העבודה של יחידות הרכש והחשָּבות, מעקב ובקרה על מכרזים במערכת ואפשרות לבצע תכנון רב-שנתי בתחום זה.
241 מערכת רוחבית כוללת במשרדי הממשלה לניהול נכסי המדינה ומשאביה בדרך אחידה ומשולבת בין המשרדים ובתוכם.
המערכת בנויה ממספר רכיבים המשמשים לניהול נושאים שונים, כגון תקציב, לוגיסטיקה, משאבי אנוש, ניהול סיכונים ועוד.
242 מערכת שרו"ת היא מערכת אחודה לניהול התקציב וההתקשרויות על ידי אגפי התקציבים והרכש בהב"ה.
במערכת זו מנוהלות דרישות התקציב והרכש החל משלב ייזום דרישות התקציב לאישורי תקציבי היחידות, הַמְשך בדרישות רכש למימוש התקציבים, דרך תהליך הסדרת ההתקשרויות על כל שלביה, עד לסיום אישור דרישות הרכש.
| 908 | ניהול תהליכים באמצעות מערכת נט המשפט באוגוסט 2020 מסרה הב"ה למשרד מבקר המדינה כי התקציב המוקצה במערכת שרו"ת תואם למקור התקציבי במערכת מרכב"ה, אך מערכת שרו"ת אינה מתממשקת עם מרכב"ה.
הב"ה הוסיפה כי למרות זאת נגזרים נתונים ממערכת מרכב"ה באופנים שונים (לא באמצעות ממשק), מועברים למערכת שרו"ת, ומנוהלים בה לצורך הבטחת תאימות בין המערכות.
איכות הבקרה התקציבית שמקיימת הב"ה אינה מיטבית שכן מערכת הבקרה שמשרתת אותה - מערכת שרו"ת אינה מתממשקת עם מערכת מרכב"ה, דבר המונע מהב"ה להציג את הביצוע התקציבי שלה מול התכנון.
כך, למשל, כאשר ביקש משרד מבקר המדינה מהב"ה נתונים בדבר תקציב המחשוב לשנים 2015 - 2018 , השיבה האחרונה כי "הפקת דוחות ביצוע לשנים2015 - 2018 בפירוט הנדרש כרוכה בעבודת נמלים, שכן המידע לא נוהל באופן מלא במערכת שרו"ת".
הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה בתשובתה מאוגוסט 2021 כי היא ממשיכה לפעול להעברת המידע הנדרש ממערכת מרכב"ה למערכת שרו"ת וכי הדבר נעשה לעת עתה באמצעי זמני.
עוד ציינה כי מבוצעת התאמה מלאה בין תקצוב בתקנת המחשוב לתקציב המאושר במערכת שרו"ת וכי החלטות ועדת המכרזים בנוגע לאישור התקשרויות מנוהלות באמצעות מערכת השרו"ת.
הב"ה הוסיפה כי מרכב"ה דחתה בקשה שהגישה לפיתוח ממשק, כי אי-קיומו של ממשק בין שתי המערכות אינו מלמד על איכות הבקרה התקציבית, וכי מבוצע מעקב על ביצוע התקציב אל מול התכנון לכל פעילות במרכב"ה.
מתיעוד שהעבירה הב"ה בתשובתה הנוספת, באוקטובר 2021, עולה כי הסיבה לסירוב לפתח את הממשק היא העובדה כי "מדובר במערכות להן קיים או יהיה פתרון במרכבה".
משרד מבקר המדינה ממליץ כי כדי למנוע כפילות מערכות , הב"ה תבחן מחדש את הפתרונות המוצעים במסגרת מרכב"ה.
ככל שתמצא הב"ה שמערכת מרכב"ה אינה עונה לצרכיה, מומלץ כי תטמיע במערכת שרו"ת דוחות ביצוע אשר יאפשרו הצגה של אומדן התקציב המקורי של כל פעילות מול הביצוע בפועל, זאת כדי להבטיח זיהוי של חריגות תקציביות וטיפול בהן מבעוד מועד.
בניהול פרויקטים, בדומה לניהול שוטף של מערכות, קיימים סיכונים.
הליך ניהול הסיכונים הוא חלק בלתי נפרד מניהול פרויקט, ומהווה כלי מרכזי עבור מנהל הפרויקט ועבור יתר הגורמים המעורבים בו.
כלי זה מסייע באיתור נקודות תורפה וכשלים אפשריים העלולים לגרום לחריגות ניכרות מלוחות הזמנים, מהעלויות שנקבעו ומתכולת הפרויקט, עד כדי הפסקתו וכישלונו.
ניהול סיכונים מאפשר לאתר נקודות תורפה אלו מבעוד מועד, להעריכן ולנתחן, להציגן לפני הדרג .
| 909 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
הניהולי, ולנקוט פעולות מתקנות מתאימות.
לפיכך, ניהול הסיכונים הוא פעילות חוזרת, אשר צריכה להתבצע במשך כל מחזור החיים של הפרויקט243.
ב"נוהל ניהול גרסאות" של הב"ה מצוין כי יש לזהות סיכונים ולפעול למזעורם בהערכת תכולת הגרסה (בשלב ייזום ותכנון גרסה); במעקב התקדמות; בהעברה לייצור; ובתהליך העלייה לאוויר ויישום הגרסה.
נוהל מחזור חיי מערכת מפרט כי במקרה של הרחבה משמעותית של המערכת, ההרחבה תנוהל כפרויקט חדש (בו נדרש לנהל בין היתר את נושא הסיכונים) בעוד שהמערכת הקיימת תמשיך להתנהל כמערכת בתחזוקה.
לפי "נוהל ניהול סיכונים במערכות הב"ה" "בעת תכנון מעקב ובקרה אחר פרויקטים המוגדרים כפרויקטים משמעותיים באגף244 יש לנהל סיכונים ע"פ נוהל זה.
הסיכונים יוגדרו על פי סבירות וחומרה.
לכל סיכון תינתן במידת האפשר פעולות מניעה ויתנהל מעקב קבוע אחר שינויים בניהול הסיכונים.
" הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה במאי 2021 כי לא קיימת הגדרה פורמלית של תבחינים המגדירים מהם "פרויקטים משמעותיים" וכי הקביעות בעניין מתבצעות בכפוף למידת המרכזיות של הפעילות האמורה בראיה הארגונית, ובהתחשב בהיקפה.
יצוין כי גורמים שונים עשויים להשפיע על הגדרת שו"ש כפרויקט משמעותי.
למשל, עלותו המשוערת של השו"ש, כפי שנעשה בפיתוח הממשק בנושא צווי עיכוב יציאה מהארץ בעלות של כ-190 אלף ש"ח; משך הזמן הצפוי לפיתוח השו"ש, אשר במספר מקרים התבצע בפועל במשך למעלה משנתיים (ממשקי הדיונים מול משרד המשפטים, הגדרת הסנגוריה הציבורית כגורם מסייע בתיקים וממשק צווי עיכוב יציאה מהארץ); או איגוד מספר שו"שים הנערכים למול אותו לקוח אסטרטגי, כגון משרד המשפטים, משטרת ישראל ושב"ס.
כאמור, הב"ה לא הגדירה תבחין עבור "הרחבה משמעותית" של עבודת תחזוקה (שו"ש) כפרויקט או "פרויקט משמעותי" וממילא אינה מבצעת ניהול סיכונים פרויקטלי לשו"שים שהיו אמורים לעמוד בתבחין האמור.
כמו כן, הב"ה לא מבצעת ניהול סיכונים לפני העלאת כל גרסה חדשה, שלא בהתאם לנוהל שלה.
הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה באוגוסט 2020 כי השו"שים אינם מנוהלים כפרויקטים אלא כפעילות שוטפת.
הב"ה הוסיפה כי ניהול סיכונים פרויקטאלי מבוצע עבור גרסאות מרכזיות ועבור שינויים תשתיתיים מרכזיים.
משאין מדובר בטכנולוגיה חדשה או בתהליכי רכש, אלא בתהליכי פיתוח גרידא, הסיכונים מתמקדים בתהליכי העבודה, כגון זמינות של סביבת בדיקות, תהליך העברה בין סביבות, היערכות לבדיקות ממשקים ועוד.
עוד מסרה הב"ה למשרד מבקר המדינה בתשובתה באוגוסט 2021 כיהיא מבצעת ניהול סיכונים כמתחייב ובהתאם לנהלים.
243 ,שלמה גלוברזון ואבי שטובניהול פרויקטים, תכנון, ביצוע ובקרה (2004 '), עמ321.
| 910 | ניהול תהליכים באמצעות מערכת נט המשפט לדעת משרד מבקר המדינה, בהיעדר ניהול סיכונים ברמת השו"שים וברמת הגרסאות, לא ניתן לזהות את הסיכונים בהם ולא ניתן לצמצם את הסיכוי להתרחשותם ואת מידת השפעתם אם יתממשו.
משרד מבקר המדינה, ממליץ כי הב"ה תבצע תהליך ניהול סיכונים סדור עבור תהליכי פיתוח שו"שים בהתאם לנוהליה, שכן הרחבה משמעותית של המערכת אמורה להתנהל כפרויקט חדש (שבו נדרש בין היתר לבצע נ יהול סיכונים).
הסתפקות בביצוע ניהול סיכונים רק בגרסאות מרכזיות ובשינויים תשתיתיים מרכזיים, ללא תבחין ברור להיותם כאלה, עלולה להביא לחריגות ניכרות מלוחות הזמנים, מהעלויות ומהתכולה, שנקבעו לביצוע השו"שים.
פעולות הפיקוח והבקרה של ועדת ההיגוי ומינהלת הפרויקט .
לפי נוהל ניהול גרסאות של הב"ה, תהליך אישור השינויים כולל אישור ראשוני לאפיון, אישור האפיון ואישור העברה לייצור.
מנהל הפרויקט מטעם הב"ה, הינו הגורם המוסמך להעביר את כל האישורים הדרושים לצוות הפרויקט של ספק שירותי התוכנה.
לפי הנוהל האמור, ניתן להתניע תהליך טיפול בשינויים במספר צורות: ( 1 ) הקצאת עבודה לצוות האפיון והפיתוח ללא קשר לגרסה - עבור שינויים מתוכננים שעדיין לא נקבעה עבורם גרסה; (2 ;) כחלק מתכנון גרסה (3 .
) כתוצאה מתקלה משנת 2010 , עת הופעלה מערכת נט המשפט, ועד תחילת שנת2020 , נדונו הצורך בפיתוח שו"שים והאישורים לכך במסגרת "ועדת מעקב מחשוב".
במהלך השנים 2015 - 2020 כונסה בהב"ה ועדה זו בתדירות של כפעם בחודש עד פעם ברבעון.
ועדה זו עוסקת במגוון נושאים בתחום המחשוב בהב"ה שנמצאים על סדר היום, ובהם מערכת נט המשפט.
במהלך השנים לא קיימה ועדת מעקב מחשוב דיונים לבחינה ואישור של שו"שים.
מהאסמכתאות שהעבירה הב"ה למשרד מבקר המדינה עולה כי בשנים 2015 - 2020 הוצגו לוועדת מעקב מחשוב פעם אחת, בחודש אוקטובר2016 , השו"שים המתוכננים לביצוע במהלך גרסה מסוימת.
בפברואר 2020 גיבשה הב "ה "מתווה שו"שים כללי" לתהליך קבלת החלטות עבור תִעדוף שו"שים בנט המשפט245.
לצורך כך הקימה הב"ה את ועדת השו"שים, שמורכבת מוועדת-על ותחתיה שלוש ועדות משנה: ועדת משנה "שופטים"; ועדת משנה "מינהל"; ועדת משנה בנושאים טכנולוגיים.
245 במתווה צוין כי הבקשות לשו"שיםמוגשות על ידי גורמים שונים בארגון ומטעמים שונים, כגון תיקון תקנות וחקיקת חוקים, טיוב תהליכי עבודה, שיפור חוויית משתמשים, שו"שים בממשקי עבודה פנימיים, ממשקים עם גורמי חוץ, וכן שינויים טכנולוגיים נדרשים.
| 911 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
לפי מתווה השו"שים שגובש, בשלב הראשון מועלים צרכים מן השטח אל ועדות המשנה, שבהן מתקיים דיון ראשוני עם גורמים רלוונטיים, אפיון ראשוני (תוך היוועצות עם גורמי מחשוב) וקביעת סדר עדיפויות.
בשלב השני אמורה כל אחת מוועדות המשנה לבצע אפיון של התהליך (בהתאמה לסדר העדיפות והדחיפות), קרי, פירוק התהליך לרמת פירוט גבוהה.
לאחריו מבוצעת "הפגשה טכנולוגית" על ידי אגף מערכות מידע.
מטרת ההפגשה הטכנולוגית היא בדיקה של האפיונים המפורטים במטרה לאמוד את היקף השינוי הנדרש אל מול השינויים הנוספים שנתבקשו והמשאבים הזמינים לגרסה.
נוסף על כך, ככל שנדרש, נבחנות ההשלכות וההשפעות בין צוותי המשנה השונים.
בשלב השלישי והאחרון אמורה ועדת -העל לדון בכל הבקשות לשו"שים שהובאו בפניה, ובכלל זה לשקול את החשיבות, הדחיפות וההיקף לגרסה המתוכננת, ולקבוע את סדר העדיפויות לגרסה הקרובה ולזו שאחריה.
בנובמבר 2020 מסרה הב"ה למשרד מבקר המדינה כי לאחרונה הסתיים פיתוחה של מערכת חדשה לניהול בקשות לשו"שים בנט המשפט, וכי לאחר ביצוע תקופת מבחן בהשתתפות צוות משתמשים מצומצם, תושק המערכת.
הב"ה הוסיפה כי המערכת החדשה כוללת מידע עבור כל בקשה לשו"ש המנוהלת באמצעותה, לרבות אומדן ראשוני ביחס למידת מורכבות השו"ש, והערכה באיזה רבעון הוא צפוי ליישום.
מידע זה יוזן למערכת לאחר שהבקשה תאושר על ידי ועדת-העל (ובכפוף לכך שתבוצע הגדרת הדרישה באופן מפורט).
בשלב הראשון המערכת עצמאית וללא ממשקים למערכות אחרות.
בעתיד ייבחנו הדברים, ותבוצענה הרחבות והתאמות ככל שיהיה בהן צורך.
הביקורת העלתה כי בינואר 2020 הוקמה בהב"ה ועדת שו"שים המרכזת את כלל המידע הנדרש בנושא פיתוח שו"שים, מתעדפת אותו, ומאשרת אותו בהתאם לנתונים שהוצגו בפניה.
עם זאת, עלה בביקורת כי אגף מערכות מידע אינו מציג לוועדת-העל לניהול השו"שים את הערכת שעות העבודה לביצוע שו"ש, אלא רק את רמת מורכבותו .
הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה באוגוסט 2020 כי ועדת-העל לניהול שו"שים מתעדפת צרכים ולא משימות.
כאשר הצורך מאושר ומתועדף, מתבצעת הגדרת דרישות, ובהמשך אִפיון פונקציונאלי מפורט, ורק על בסיסם ניתן להעריך את היקף השעות הנדרש למימוש.
עד אז ניתן לאמוד רק את מידת מורכבותו של הצורך המועלה.
עוד הוסיפה כי ועדת-העל אינה אמורה לקבל מידע על הערכת שעות העבודה או לבצע בקרה ביחס לעניין זה246.
הב"ה מסרה למשרד מבקר המדינה בתשובתה מאוגוסט2021 כי ועדת-העל א ינה אמונה על ניהול משאבי הפיתוח אלא על אישור ותיעדוף צרכים.
הב"ה הוסיפה כי היא בוחנת עתה את מתווה הפעילות של ועדות השו"שים לאור ההתנסות עד כה וכי תבחן אילו שינויים והתאמות יש לבצע כדי לשפר את התהליכים.
246 כפי שמצוין בכתב המינוי- "תפקידה של ועדת-העל הוא לק בל אליה את הפניות שיועברו על ידי ועדות המשנה, לתעדפן ולקבוע לוח זמנים לביצוע השינויים והשיפורים, והכל בהתאם למתווה העבודה המצורף כנספח לכתב מינוי זה".
וכן, כפי שמצוין במסמך מתווה העבודה - "ועדת העל תדון בבקשות שיועלו מטעם וועדות המשנה (בהתאם למסמך שיוגש) לצורך קביעת סדר עדיפויות ולוח זמנים אִרגוני לביצוע שינויים ושיפורים במערכת נט המשפט".
| 912 | ניהול תהליכים באמצעות מערכת נט המשפט יודגש כי מהתיעוד שהעבירה הב"ה בתשובתה מאוגוסט 2021 עולה כי למעשה, מתווה השו"שים הכללי אינו מתקיים , ואף אינו מוכר לחלק מהגורמים בתוך הב"ה.
במציאות זו, כאשר נתונים רבים אינם גלויים לוועדת-העל, אין באפשרותה לבחון את פרטי בקשות השינויים, להעריך את סבירות המשאבים הנדרשים של עבודות הפיתוח, ולקבל החלטות לגבי המשך הפעילות.
משרד מבקר המדינה ממליץ להציג לוועדת -העל אומדן בדבר התשומות הנדרשות לביצוע כל שו"ש, על מנת שתהיה בפניה תמונה מלאה בדבר המשמעויות הכרוכות בביצוע השו"שים.
עוד מומלץ לשקול לשלב את ועדת -העל גם בשלב מתקדם יותר בתהליך (לאחר הגדרת דרישות ואִפיון פונקציונאלי מפורט), כדי שתיתן אישור סופי לביצוע.
| 913 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
ניהול מקוון של הליכים משפטיים משמעו כי בתיק בית המשפט נעשות פעולות באמצעי ממוחשב, ללא הגשה פיזית או שימוש באמצעים טכנולוגיים מיושנים.
הנהלת בתי המשפט קבעה בשנת 2004 את תכלית המערכת- ניהול בית משפט ללא נייר.
בעקבות הביקורת הדגישה הב"ה כי היום היא סבורה שעל מערכת המשפט לשאוף לקיים מערכת היברידית , המשלבת בין דיגיטציה והליכים מקוונים לשימוש בנייר והליכים פרונטליים - כלומר, ניהול בית משפט עם פחות נייר.
מימוש תכלית המערכת לניהול תיקים באופן אלקטרוני דורש העברה וקבלה של מידע, מסמכים וקבצים בין מזכירויות בתי המשפט ובין הציבור הרחב, עורכי הדין וגופי הממשל השונים באופן מקוון.
הקמת מערכת נט המשפט הביאה לשיפור בהיקף המידע ובשירותים לניהול תיקי בית המשפט.
בין היתר, הוקם אתר נט המשפט, אתר המבוסס על המערכת, ובו אזור אישי לבעלי הדין והמייצגים; פותחו אפשרויות לניהול מקוון של ההליך המשפטי; פותחו יישומונים לשירות עורכי הדין, בעלי הדין והציבור הרחב.
אף בסקרי שביעות הרצון שביצע משרד מבקר המדינה עלה כי רוב המשתמשים במערכת, הן החיצוניים הן הפנימיים, הביעו שביעות רצון גבוהה מהמערכת בהיבטים שנבדקו.