HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
| 930 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל שלביצוען די בעמיתי מחקר עם תואר ראשון ובפועל התוכניות מאויש ות בכמה חוקרים 22 ; וכי קבוצת עבודה שבעבר מנתה בעיקר טכנאים שעסקו בפריסת ציוד, מאוישת היום גם בחוקרים.
כמו כן נמצא בביקורת כי חוקרים מבצעים תורנות לשטיפת בקבוקונים, בחינת ב קבוקונים, מילוים ואיסופם23 .
לטענת ראש היחידה מצב דברים זה גורם לבעיה כפולה- אי-העסקת חוקרים בתחום המחקר והגדלה שלא לצורך של הוצאות השכר של המכון.
בתגובת המכון על טיוטת דוח הביקורת מאוקטובר 2021 (להלן- תגובת המכון) הוא ציין כי חוקרים בעלי תוארh.
D P הם "הכח המוביל והמניע את התחום המחקרי כנדרש במכון מחקר ופיתוח" (ההדגשה במקור); כי היקף החוקרים במכון נקבע בהתאם להתפתחויות שחלו במכון במשך השנים; כי בשנים 2012 - 2015 המכון קיצץ את מספר החוקרים ועמיתי המחקר בשל הפחתת בשיאי כוח האדם שלו.
נוסף על כך המכון ציין כי הוא מודע "לכך שיתכן ובשוליים יכולה להיות יתירות בחוקרים (ויש לכך משמעות תקציבית), אך היא באה לענות לצורך בגמישות להתפתחויות מחקריות וליעדים העולים מעת לעת"; וכי "המכון יבחן מקצועית את התמהיל אל פרמטרים רלבנטיים שייקבעו ובאופן דיפרנציאלי בהתאם למהויות פעילות המחקר".
כאמור לעיל, באוקטובר 2018 הורה שר הביטחון דאז, בהמלצת עוזר השר, על הקמת ועדה כדי לבחון את הייעוד, התפקידים והמשימות של המכון, את מוקדי הידע המדעיים ותחומי המחקר ואת תמהיל כוח האדם במכון, אולם עבודת הוועדה טרם הושלמה והיא טרם הגישה דוח סופי.
מומלץ כי שר הביטחון יפעל לכך שהוועדה שהוקמה לצורך בחינה מקיפה של המכון תשלים את עבודתה.
מומלץ כי הוועדה תבחן גם את תמהיל כוח האדם של המכון ואת היחס הנכון בין חוקרים ועמיתי מחקר בשים לב לצרכים העולים מתוכניות העבודה של המכון.
עוד מומלץ כי לצד בחינת הנושא על ידי הוועדה, נש"ם תבחן את יחס התקינה של חוקרים - עמיתי מחקר במכון, בשים לב לפעילות הוועדה בעניין.
המבנה הארגוני של המכון ותקן כוח האדם בו .
מבנה ארגוני מאושר למכון .
המבנה הארגוני הוא כלי ניהולי בעל חשיבות עליונה שבאמצעותו פועל הארגון להשגת יעדיו ומטרותיו.
המבנה הארגוני אמור לשקף את מערך התפקידים בארגון ואת המדרג הניהולי בו; את יחסי הכפיפות וקשרי הגומלין בין בעלי התפקידים ואת תחומי האחריות של בעלי התפקידים.
כמו כן תפקידו להביא לידי ביטוי את יעוד הארגון ואת מטרותיו ולאפשר פיקוח על תהליכים .
22 לדוגמה, לדברי ראש היחידה, תכנית עבודה הכרוכה בפעולות בדיקה רוטיניות, מאוישת בארבעה או חמישה חוקרים אף שכדי לבצעה די בעמיתי מחקר.
23 במחלקה לביו-טכנולוגיה.
| 931 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
המתקיימים בארגון וכן ל אפשר שקיפות כלפי העובדים מבחינת המבנה הארגוני, בעלי התפקידים בו וסמכויותיהם.
חוק המינויים קובע כי השר הממונה על המשרד או מי שהוא הסמיך לכך יציע לנציב שירות המדינה את רשימת המשרות בכל יחידה מיחידות משרדו ואת הדרגות הצמודות להן (להלן - תקן); וכי "תקן טעון אישור נציב השירות" 24.
11 בתקשי"ר קובע כי על מנכ"ל הארגון, או על מי שהוא הסמיך לכך, להכין קובץ הוראות ארגון הקובעות את מבנה הארגון, את אופן חלוקת המשימות, את הגדרת הסמכויות ואת תחומי האחריות של כל דרג והגדרה מפורטת של התפקידים.
הוראת הארגון תכלול גם תרשימים של מבנה הארגון ושל אגפיו.
חלוקת התפקידים והסמכויות תתבצע על יסוד המבנה הארגוני שאישרה נש"ם לארגון, ועל מנהל הארגון להודיע לנש"ם על שינוי שיעשה בו.
11 להוראות התקשי"ר, אישור התקן טעון אישור של נציב שירות המדינה, על פי הצעה שמגיש כל משרד.
הצורך בקביעת מבנה הארגון והדרך לשינויו קבוע גם בנוהל "אישור מבנים ארגוניים" שחל במכון.
הנוהל נועד לאפשר להנהלת הארגון לקיים בחינה תקופתית של השינויים, "במטרה לוודא כללי מינהל תקין, חסכון במשאבים ויעילות תפקודית".
לפי הנוהל, "במסגרת מחזור התכנון השנתי.
יגובש מדי שנה, לקראת שנת העבודה הבאה" ומתאר ארגוני של הארגון.
ההצעה למבנה הארגוני תכלול תרשים ארגוני, ובכלל זה תפקידי מטה בדרגים השונים.
יצוינו בה השינויים המבוקשים לעומת המבנה הקודם וסיבת השינוי, פירוט מספרי לכל יחידה של היקף כוח אדם ופירוט לפי סוגים (אקדמאים, טכנאים וכו'), פירוט היקף כוח האדם והאחריות לגבי תפקידי ניהול פרויקטלי, ציון מספר המדורים הכפופים לכל יחידה בהתאם למבנה שאושר ומכסת ראשי מדורים נדרשת והגדרות של התפקידים החדשים.
לאחר בחינת ההצעה יפורסם המבנה הארגוני הסופי שיכלול את התרשים הארגוני המפרט את כל יחידות ותפקידי המטה ופירוט מילולי של השינויים המאושרים, וזאת במקום התרשים מהשנה הקודמת.
בביקורת עלה כי המכון פעל שלא בהתאם להוראות התקשי"ר ולנוהל אישור מבנים ארגוניים, ובכלל זה המכון לא הכין מדי שנה תרשים ארגוני המפרט את המבנה הארגוני, את השינויים שחלו בו ואת סיבת השינוי, את היקפי כוח האדם בכל יחידה, את האחריות הניהולית של בעלי התפקידים השונים, ואת מספר המדורים וכן את הגדרות התפקידים החדשים.
המכון לא קבע הוראת ארגון המגדירה את אופן חלוקת הסמכויות והתפקידים והמתווה את הדרך לייזום שינויים במבנה הארגוני.
הוראה כאמור נדרשת לטיוב התהליכים המתרחשים בו במהלך השנים ולביצוע בקרה על פעילותו.
במצב דברים זה המכון לא הגיש למעשה לנש"ם מבנה ארגוני, ונש"ם לא אישרה מבנה שכזה.
בתגובתו של המכון על טיוטת דוח הביקורת הוא ציין כי "המבנה הארגוני של המכון בא לידי ביטוי במכלול המשרות של המכון.
לכל משרה (ובפרט אם מדובר במשרה בעלת סמכות ניהולית) קיים תיאור תפקיד ובו פירוט הסמכויות והאחריות של נושא המשרה.
| 932 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל חדשה מועברת לאישור נש"ם.
בעת הגשת בקשה לאישור שינוי ארגוני מועבר לנש"ם גם תרשים ארגוני של המכון, בנוסף 'ספר התקן ', שמדווח אליהם בשוטף".
כמו כן ציין המכון כי לא בוצעו בו "שינויים רוחביים או משמעותיים.
אלא ברמה של עדכון תיאור תפקיד או הספה/ביטול תפקידים נקודתיים".
המכון הוסיף וציין כי ביוני 2020 :הוא פרסם נוהל בנושא "תיאור הארגון ההקשר, מבנה ארגוני תפקידים וסמכות", אך "יחד עם זאת .
[ הוא יבחן ]את הצורך בהכנת מסמך נפרד וייעודי - 'הוראת ארגון של המכון למחקר ביולוגי"'.
21 עלטיוטת דוח הביקורת (להלן - תגובת נש"ם) מדגישה את "הצורך באישור מחדש של המבנה הארגוני של המכון מול נש"ם"; והיא מציינת כי תנחה את המכון "לפעול להשלמת מבנה ארגוני מאושר נש"ם".
על המכון, לאחר תיאום עם עוזר השר וקבלת אישורו לכך, לפעול לגיבוש מבנה ארגוני סדור ולהביאו לאישור נש"ם.
בדרך זו יטויבו הבקרה והפיקוח על נושא כוח האדם במכון ועל השינויים המתרחשים בו.
כאמור, על פי חוק המינויים, תקן הוא רשימה של המשרות בשירות המדינה ושל הדרגות הצמודות להן.
כפי שעולה מחוק המינויים ומהתקשי"ר, התקן קובע את המבנה הארגוני ואת ההיררכיה הניהולית בו ואת מספר המשרות ומדרגן ומגדיר אותן.
תקן אמור להיקבע באופן מקצועי ואובייקטיבי, לפי צורכי השירות בלבד, בתהליך שנקבע בחוק המינויים ובמנותק מענייניו של העובד הממלא את התפקיד או העתיד למלאו.
התקן נועד להבטיח את פעילותו הקבועה של הארגון על פי מהותו וצרכיו ולא על פי צורכיהם של בעלי התפקידים בו.
שינוי בתקן יש לחולל בעקבות צורך בשינוי המבנה הארגוני ולא בשל צורכיהם של בעלי תפקיד בארגון.
כדי שנש"ם תוכל למלא את תפקידה, היא חייבת שיהיו בידיה נתונים מלאים ועדכניים על העובדים ועל תפקידיהם בשירות המדינה 25 .
המכון מגיש לנש"ם מדי שנה דוח תקן שנתי (להלן- דוח תקן), האמור לשקף את איוש המשרות בתקנים השונים.
המכון הציג לצוות הביקורת את דוחות התקן שהגיש לנש"ם לשנים 2018 - 2020 .
הפורמט של מסמך דוח התקן של המכון26 כולל את פרטי המשרה, ובכלל זה תיאור של המשרה, הדירוג שלה, דרגותיה ופרטים של העובד הממלא אותה.
מבדיקת דוחות התקן עולה כי למעט עשרה תפקידים - תפקיד מנהל המכון, שני תפקידי סמנכ"ל, ראש שטח אחד, ושישה תפקידי ראשי תחום - הם לא מציגים במסגרת תיאור המשרה את התפקיד הארגוני.
לדוגמה, חוקרים בתפקידי ראשי תחום, ראשי מחלקה או ראשי שטח מוגדרים כ"עובד מחקר אקדמי" ללא ציון התפקיד לאשורו.
25 ,מבקר המדינהדוח שנתי 55'ב (פורסם בשנת 2005) ," העסקה ותקינת כוחאדם במשרדי הממשלה ", עמ' 39 דוח שנתי 59'ב (פורסם בשנת 2009 '), "מינויים וקידום עובדים", עמ583.
קרי, הנושאים שהמסמך אמור לכלול על פי כותרות העמודות בו .
| 933 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
כמו כן, בדוח התקן של שנת 2020 נמצאה אי-התאמה בין הפרטים שצוינו בדוח לגבי שתי משרות לבין השיבוץ בפועל.
להלן הפירוט: מקרה א': הגם שבשנת 2016 אישרה ועדת דירוג מוסדית של המכון27 את העברתו של הווטרינר לדירוג המחקר, הוא נכלל בדוח התקן בדירוג מהנדסים.
מקרה ב': על פי תיאור המשרה של ראש יחידת הבטיחות בדוח התקן, המשרה צריכה להיות בדירוג מהנדסים28 , ולפי הדוח היא אינה מאוישת.
בפועל, מי שממלא את התקן של ראש יחידת הבטיחות הוא עובד בדירוג מחקר הרשום בדוח התקן בשורה נפרדת בתיאור המשרה של "עובד מחקר אקדמי" בדירוג מחקר29 .
על המכון לפרט בדוח התקן שהוא מגיש לנש"ם את רשימת המשרות שבמכון ולוודא כי פרטי בעלי התפקידים המצוינים בדוח תואמים לשיבוצם בפועל.
שינויים במבנה הארגוני ומינוי לתפקידים של סמנכ"ל, ראש שטח, ראש מחלקה וראש תחום .
כל ארגון צריך לבחון מפעם לפעם את המבנה הארגוני שלו, ובכלל זה בהתחשב בהשפעות חיצוניות הנוגעות לתחומי עיסוקו, או בפערים ביכולות הביצוע שעלולים לפגוע בתפקודו של ארגון בכללותו או בתפקודן של יחידות שלו.
לפיכך, על פי עקרונות מקצועיים הנהוגים30 בתחום הארגוני, לפני נקיטת יוזמה וקבלת החלטה לביצועם של שינויים כאלה דרוש ללבן, בין היתר, את הצורך בקיומם של השינויים, את מטרתם ואת מאפייני השינויים הרצויים, כגון: שינוי אסטרטגי, מינהלי, תפקודי או מבני, ובהתאם לכך נדרש להגדיר את עומקם והיקפם של השינויים הנדרשים.
הוראת משרד הביטחון בנושא המכון (להלן - המ"ב המכון) מגדירה את תחומי האחריות והסמכויות של המכון כיחידת סמך ואת יחסי הגומלין ונהלי העבודה העיקריים בינו לבין האגפים והיחידות של משרד הביטחון.
בסעיף 13 להמ"ב המכון נקבע כי בקשות לשינויים במכון במישור הארגוני יוגשו לנש"ם לאחר קבלת אישור מוקדם של עוזר השר.
עוזר השר ישקול אם לאשר בקשות אלו לאחר התייעצות עם גורמי משאבי אנוש וארגון במשהב"ט.
סעיף 8 להמ"ב המכון קובע כי כל ההוראות המקצועיות שיפרסמו ראשי אגפים או יחידות במשהב "ט והממלאים פונקציה של מטה מקצועי במשרד יחייבו את המכון.
בנובמבר 2017 פרסם משהב"ט את .
27 ההחלטות בדבר קידומם של עובדים במכון מתקבלת על ידי ועדות דירוג.
הרחבות בעניין זה ראו להלן בפרקים העוסקים בקידום עובדים.
255 בתקשי"ר בדירוג מהנדסים כלולים, בין היתר, עובדים בתחומי מדעי הטבע, מתמטיקה, מדע שימושי וטכנולוגי המועסקים במקצועם.
258 בתקשי"ר, עובדים המדורגים בדירוג המחקר הם עובדים העוסקים בביצוע או בניהול של מחקר ושל פיתוח במדעי הטבע והטכנולוגיה והמועסקים במוסדות מחקר, בתנאי שהם בעלי תואר מוסמך במדעי הטבע או תואר גבוה ממנו שניתן על ידי מוסד אקדמי מוכר.
30 ,מבקר המדינהדוח שנתי 64ב' (2013 ) "שינויים ארגוניים במשרד הביטחון", עמ' 43.
| 934 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל המ"ב 10.
17 בנושא "תהליכי שינוי ארגוני במשרד הביטחון" (להלן- המ"ב שינוי ארגוני) החל על כל השינויים הארגוניים המתבצעים במשהב"ט ובמכון.
ל פי ההמ"ב "שינוי ארגוני הוא מעבר מתצורה ארגונית קיימת לתצורה ארגונית חדשה" שתכליתו היא "להתאים את המבנה הארגוני ליעדי ומשימות משהב"ט ולאתגרים הניצבים מולו וכן להוביל להתייעלות ארגונית".
ההמ"ב מבחין בין שינוי ארגוני רחב31 לשינוי ארגוני מצומצם32 וקובע את השלבים לביצוע כל אחד מהם.
על פי המ"ב שינוי ארגוני, כאשר מדובר בשינוי ארגוני נרחב הכולל הקמה של אגפים או יחידות, היערכות מחודשת שלהם או הוספת משרות חדשות או איחוד יחידות ופעילויות, הרי שלפני ביצוע השינוי הארגוני יש לבצע עבודת מטה הכוללת שלבים אחדים: .
תרשים 3: שלבי עבודת המטה לביצוע שינוי ארגוני .
31 שינוי ארגוני רחב- הקמה או היערכות מחודשת של כמה אגפים, אגף אחד, כמה יחידות או חטיבות, יחידה או חטיבה אחת שבמסגרתן מתבצע שינוי במשרות רבות, או הוספת משרות חדשות או איחוד יחידות ופעילויות.
32 שינוי ארגוני מצומצם- שינויים במשרה אחת או במשרות ספורות ביחידה או באגף.
מדובר בשינויים בתכולת התפקיד, בתואר התפקיד, בכפיפות המשרה, בדירוג המשרה, ברמת המשרה או בדרישות המשרה, בלי לגרום לשינוי במהות ההיערכות והפעילות של היחידה או האגף.
| 935 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
על פי המ"ב שינוי ארגוני, בעיבוד משרד מבקר המדינה.
נוסף על כך נקבע בהמ"ב שינוי ארגוני, כי גם שינוי ארגוני מצומצם מחייב להגדיר את הצורך בו, לתאר את המצב הקיים, למפות את הבעיות שיש לפתור במצב הקיים תוך ציון עיקרי הפערים ולתאר את המצב המוצע.
לשם כך יש להגיש טבלה המרכזת מידע על כל המשרות הנדרשות לשינוי באופן זה: ( 1 ) המצב הקיים - תיאור המשרה, רמת המשרה, הכפיפות, ההשכלה או הדירוג.
(2 ) המצב הנדרש- תיאור המשרה, רמת המשרה, הכפיפות, ההשכלה או הדירוג.
נוהל מינויים33 מגדיר את הסמכויות והקריטריונים להענקת מינויים במכון ואת תהליך הענקתם (להלן - נוהל מינויים).
על פי הנוהל, המינויים לתפקידים נחלקים לשתי קבוצות: מינויים לתפקידים שהתנאי להענקתם הוא קיומם של התפקידים במבנה הארגוני (בכלל זה מינויים לתפקידים אלה: ראש שטח, ראש מחלקה (להלן - רמ"ח) וראש תחום (להלן - רת"ח)); ולעומתם מינויים לתפקידים זוטרים יותר, בהם תפקידים של ראש מדור (להלן - רמ"ד), טכנאי בכיר ומוביל טכני34.
יצוין כי בהתאם לנוהל מינויים, קידום בתפקיד כרוך גם בתוספת שכר (להלן- תוספת תפקיד) על השכר הבסיסי35 :, כמפורט להלן .
לוח 5: שיעור תוספת השכר לתפקיד .
התפקיד שיעור תוספת השכר לתפקיד .
טכנאי בכיר ומוביל טכני 6.
על פי נוהל מינויים, בעיבוד משרד מבקר המדינה .
כאמור לעיל, המ"ב המכון קובע כי לפני שיבוצעו שינויים במכון במישור הארגוני נדרש אישור של עוזר השר קודם הפנייה לנש"ם.
משנת 2015 נעשו במכון שינויים ארגוניים במסגרת .
34 לתפקידים מרמת רמ"ד ומעלה יש ניקוד העולה בהתאם למידת בכירותהתפקיד.
ככל שגדל הפער בין מכסת הניקוד המרבית לבין המימוש בפועל, המשקף את המבנה הארגוני המאושר, ניתן למנות על חשבון פער זה רמ"דים.
הרחבה בנושא ראו בהמשך דוח זה.
35 "שכר הבסיסי" משמעו השכר הכולל של העובד (לדוגמה: השכר הכולל שמקבל עובד בדירוג מחקר (בהתאם לדרגה שלו, לוותק שלו ולתוספות האישיות שמגיעות לו).
על שכר זה תתווסף תוספת התפקיד עם מינוי לאחד מהתפקידים המזכים בתוספת תפקיד.
36 נוהל מינויים אינו דן בתוספת שכר לתפקיד סמנכ"ל, אך בפועל המכון משלם תוספת שכר לתפקיד סמנכ"ל בדומה לתוספת שמקבל ראש שטח.
| 936 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל התפקידים הכפופים למנהל המכון.
יצוין כי במאי 2019 , בהודעה שהוציא מנהל המכון דאז לכלל העובדים, הוא כתב כי "אנו מבצעים רה ארגון משמעותי" שהוא יזם כדי "להטיב את עשיית המכון ולהתאימו לשינויי הסביבה".
להלן פרטים על השינויים שנעשו בתפקידים הכפופים למנהל המכון: .
| 937 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
לוח 6: שינויים ארגוניים בתפקידים הכפופים למנהל המכון (בתפקידי סמנכ"ל, ראש שטח ויועמ"ש המכון), 2015 - 2019 .
התפקיד בשנת 2015 התפקיד בשנת 2019 .
הגדרת התפקיד מהות התפקיד מהות השינוי התפקידים שנוספו .
ולמשאבי אנוש אחראי למחלקות כוח .
התפקיד בוטל ותכולותיו .
חולקו בין שלושה תפקידים .
חדשים בדרג של סמנכ"ל או .
ראש שטח: סמנכ"ל ביצוע .
ותשתיות (קיבל לאחריותו .
את תחומי התחבורה, ענף .
לתפקידים מיוחדים (קיבל .
לאחריותו את תחומי הרכש, .
אבטחת איכות ומחשוב); .
סגן לכספים ובקרה אחראי לנושאי כספים .
שונה ממעמד של סמנכ"ל .
סגן למו"פ אחראי לריכוז כלל .
ראש שטח סיוע אחראי לתחומי הבינוי .
ביצוע ותשתיות ונוספו .
לאחריותו ענף החי, מיכון, .
משאבי אנוש אחראי לנושאי משאבי .
שינוי התפקיד לראש שטח .
(להלן - קב"ט) אחראי לנושאי .
אחראי לנושאי הביטחון .
במכון, במעמד ראש שטח.
(להלן - יועמ"ש) יועמ"ש במעמד ראש .
| 938 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל כמו כן הוסיף המכון בשנים 2015 עד2019 תפקידיםבדרג ראשי מחלקות וראשי תחומים, שכולם מוגדרים כתפקידים השייכים למבנה הארגוני.
השינויים הובאו לאישורה של נש"ם כאשר נדרש אישורה להוספה או לשדרוג של תקן מסוים.
להלן פירוט השינויים שנעשו: .
לוח 7: ,)שינויים ארגוניים (בתפקידי רמ"ח ורת"ח 2015 - 2019 .
רמ"ח 3 11 בשנים2014 עד2019 שני תפקידי רמ"ח .
הפכו לתפקידי ראש שטח; שמונה .
תפקידי רת"ח בשטחי המחקר הפכו .
לתפקידי רמ"ח; חוקר נוסף מונה .
לתפקיד רמ"ח חדש; והיועמ"שית הפכה .
רת"ח 21 25 ,כאמור8 תפקידי רת"ח וכן תפקיד .
היועמ"ש (במעמד רת"ח) הפכו לתפקידי .
רמ"ח; עובד נוסף במעמד רת"ח פרש .
לתקצוב ובקרה בשטחי המחקר וכן .
עובד חשבות (כולם במעמד רמ"ד) מונו .
לתפקידי רת"ח חדשים; כמו כן נוצרו .
תשעה תפקידי רת"ח חדשים, בעיקר .
על פי נתוני המכון בעיבוד משרד מבקר המדינה.
| 939 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
תרשים 4: המכון הביולוגי- מבנה ארגוני, 2015 .
| 940 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל תרשים 5: המכון הביולוגי- מבנה ארגוני, 2020 .
בביקורת נמצא כי המכון לא יישם את המ"ב שינוי ארגוני במסגרת השינויים שבוצעו.
למשל, המכון לא הגדיר את הצורך בתפקידים שנוצרו ובכלל זה את מהות השינויים, את תכליתם הארגונית ואת הבעיות שיש לפתור, לא מיפה את הפערים ולא העריך את המשאבים הנדרשים לביצוע השינויים וזאת ביחס למצב הארגוני הקיים.
שינויים אלה לא לוו בפירוט טבלאי של כל משאבי כוח האדם במכון ולא בתרשים מבנה ארגוני הכולל את מדרג התפקידים ואת תמהיל העובדים.
כמו כן, השינויים לא הובאו לידיעתו ולאישורו של עוזר השר טרם ביצועם.
עוד נמצא בביקורת כי השינויים הובאו לאישורה של נש"ם בהדרגה החל משנת 2015 ובמשך השנים באמצעות שינויים בתקנים פרטניים כאשר נדרש אישורה להוספה או לשדרוג של תקן מסוים.
עקב כך לא עמדה לרשות נש"ם מבעוד מועד תמונת מצב מקיפה בנושא כלל השינויים ומטרתם.
| 941 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
המכון, בתגובתו על טיוטת דוח הביקורת , ציין כי השינויים בוצעו באישור נש"ם, רובם היו במסגרת "תיקון עיוותים", וכי שינויים שנגעו ל"משרות חדשות" בוצעו "לפי מתודולוגיה סדורה של הצגת צורך, תיאור תפקיד ומבנה ארגוני".
נש"ם בתגובתה על טיוטת דוח הביקורת ציינה כי קודם לביצוע שינויים ארגוניים "על מנהל המכון להקפיד לעבוד מול הממונה שלו, אך זה אינו תנאי לתהליך מבחינת נש"ם, שכן המכון הביולוגי הינו ככל יחידת סמך אחרת".
על המכון להביא לאישור עוזר השר שינויים ארגוניים קודם לביצועם כנדרש בהמ"ב המכון.
מומלץ כי נש"ם תוודא כי השינויים הארגוניים המבוקשים מובאים לידיעתו של עוזר השר ותקבל את עמדתו לפני שתקבל החלטה בנושא.
מומלץ כי שינויים ארגוניים יבוצעו כמכלול ולא לשיעורין, ולאחר שיהיה למכון מבנה ארגוני מאושר, זאת על מנת שיהיה בידי עוזר השר ונש"ם לראות את תמונת הארגון בשלמותה ובכך לאפשר לבחון את נחיצותו של השינוי וא ת המשתמע ממנו במישור הארגוני והתקציבי.
מטה עוזר השר בתגובתו מ- 3.
21 עלטיוטת דוח הביקורת (להלן - התייחסות מטה עוזר השר) ציין כי למכון יש מבנה ארגוני מאושר שלא חלו בו שינויים מהותיים; בהתאם להנחיית עוזר השר "אין שינוי ארגוני ללא אישורו" ; וכי "באשר לשינויי דרגה - הנושא יקבל תשומת לב, ויתוקן בהתאם".
עוד ציין מטה עוזר השר בתגובתו כי ב- 5.
21 הועברה הנחיית מטה עוזר השר העוסקת בדיווחי יחידות סמך, בין היתר בנושא שינויים ארגוניים; כי הם נמצאים בתהליך לעדכון המ"ב המכון ובטיוטת העדכון מצוין כי כל שינוי ארגוני נדרש באישור מטה עוזר השר; וכי ממאי 2021 המכון מעדכן את מטהעוזר השר בשינויים מתוכננים.
הליכים לאיוש משרות במכון הביולוגי .
איוש משרות בשירות המדינה - המסד הנורמטיבי .
על פי חוק המינויים, מינוי למשרה בשירות המדינה יתבצע ככלל באמצעות מכרז פומבי: סעיף 19 הכריז על]המדינה[ לחוק קובע כי "לא יתמנה אדם עובד המדינה אלא לאחר שנציב השירות המשרה בפומבי, על פי בקשת המנהל הכללי או מי שהוסמך לכך על ידיו, בין שהתפנתה המשרה ובין שהיא עשויה להתפנות".
בחוק המינויים הסדיר המחוקק פטור ממכרז של משרות בודדות וחריגות במ הותן; והוא גם הסמיך את הממשלה בסעיף 21 לחוק לקבוע משרות שלא תחול עליהן חובת מכרז פומבי, וזאת בסייגים ובתנאים מסוימים.
עיקרם של הסייגים היא הדרישה שהפטור ממכרז למשרה נתונה יהיה על פי הצעת ועדת השירות37 , ושזו תפעל על פי קריטריונים ברורים.
37 ועדת השירות היא ועדה סטטוטורית, המכהנת לפי סעיף7 לחוק המינויים.
ועדת השירות נועדה לשמש גוף מקצועי- ציבורי, המוסמך לקבל החלטה או להמליץ לממשלה לקבל החלטה בנושאים עקרוניים, מערכתיים ורגישים ובהם הענקת פטורים ממכרזים וקביעת הרכבי ועדות איתור.
| 942 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל מיועדת להבטיח כי הטעמים להוספת משרה מסוימת לרשימת המשרות הפטורות ממכרז יהיו ענייניים ואובייקטיביים.
בנובמבר 1960 החליטה הממשלה, מתוקף סמכותה לפי סעיף21 לחוק38 , שעל משרות וסוגי משרות שהציעה ועדת השירות המפורטות בהחלטה לא תחול חובת המכרז.
בין משרות אלה: משרות מסוימות במשהב "ט, "משרה בשירותי המודיעין והביטחון" ו"משרה במכוני מחקר ביטחוניים[39] ".
בשנת 2004 הוחל במשהב"ט ובנש "ם בביצוע עבודת מטה שבמסגרתה נבחן, בין היתר, אם הפטור הנרחב הקבוע בהחלטת הממשלה וההיגיון שבבסיסו עדיין רלוונטיים40.
על בסיס עבודת המטה של משהב"ט ונש"ם, ובהתאם להמלצה של ועדת השירות, החליטה הממשלה בינואר 201741 לפטור מחובת מכרז פומבי משרות, על פי הצעת משהב"ט ובאישור נש"ם.
במסגרת זאת ניתן פטור מחובת מכרז גם למשרות במכוני מחקר ביטחוניים.
בהתאם להחלטת הממשלה, המכון הביולוגי, בהיותו מכון מחקר ביטחוני, פטור מחובת מכרז פומבי, לפי חוק המינויים, לאיוש משרות.
המכון מבצע את הליכי האיתור והמיון של כוח אדם חדש, באמצעות שטח כוח אדם ללא מעורבות של נש"ם בתהליך.
בשנת 2017 העלתה נש"ם בפגישות עבודה עם ראש שטח משאבי אנוש במכון את הצורך להסדיר את הליכי גיוס כוח האדם בגופים הפטורים מחובת מכרז פומבי, ובכלל זה במכון.
ביולי 2019 פנתה נש"ם לסמנכ"לים ולראשי האגפים במערכת הביטחון והחוץ הפטורים מחובת מכרז פומבי, ובהם המכון, וביקשה לקבל מהם "נוהל המפרט את הליך הגיוס והמיון החלופי, תוך התייחסות, בין היתר, למקורות הגיוס, לכללי הפרסום, לשלבי המיון והמבחנים ולגורם בעל הסמכות לקבלת החלטה על גיוס עובד וכן למועד אישור הנוהל".
במכון קיים נוהל פנימי לאיתור, למיון ולגיוס של עובדים42 משנת1997 (להלן- נוהל איתור עובדים).
התהליך יכלול חמישה שלבים עיקריים: .
38 החלטת הממשלה 97 ( 20.
60 ) (להלן- החלטת הממשלה).
אין מדובר במשרה מוגדרת 40 ,דוח מבקר המדינהדוח שנתי 66ב (2016 '), "הליכים לאיוש משרות במשרד הביטחון", עמ209 ,217.
41 החלטת הממשלה2310 ( 19.
17 ), "פטור מחובת מכרז פומבי למשרות ביטחוניות במשהב"ט".
| 943 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
תרשים 6: תהליך איתור, מיון וגיוס של עובדים .
על פי סעיף 3 של הנוהל, איתור של מועמדים פוטנציאליים יבוצע על ידי שטחי המחקר ומחלקת כוח אדם43 על ידי שילוב פעילויות שונות בהם, פרסום מודעת דרושים בעיתוני סוף השבוע, פניות יזומות של ראשי השטחים לפקולטות באוניברסיטאות, פרסום המשרות לאיוש באתר המרשתת (האינטרנט) של המכון ושיתוף עובדי המכון באיתור מועמדים בשיטת "עובד מביא עובד".
הנוהל אינו דן בנושאים אלה: אופן העלאת הדרישה לאיוש המשרה מצד הגורם הרלוונטי במכון, הגדרת התפקיד, הגדרת הכישורים והניסיון הדרושים, התהליכים לאיתור כוח האדם, אמות המידה לבחינת מועמדים, תיעוד של ההליך וההחלטות, אפשרות ערעור של מועמדים על ההחלטה, מניעת ניגודי עניינים וכו'.
43 בשנת2016 מחלקת כוח אדם הפכה כאמור לשטח משאבי אנוש.
בדוח זה ייעשה שימוש בשני המונחים בהתאם להקשר הדברים.
| 944 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל בביקורת נמצא כי תהליך האיתור, המיון והגיוס של עובדים, שמבצע המכון בהתאם לנוהל שלו משנת 1997, הינו חלקי בכל הקשור להסדרת הליכי האיתור.
מומלץ כי המכון יפעל לעדכון הנוהל, כפי שנדרש על ידי נש"ם בשנים 2017 ו-2019 ; וכי נש"ם תוודא כי המכון מסדיר את הנוהל עלפי המאפיינים שהיא הגדירה, תוך התייחסות לשלבי האיתור , המיון, הגיוס והקליטה השונים.
מנהל שטח משאבי אנוש תיאר לפני צוות הביקורת את מקורות גיוס כוח האדם ואת תהליך מיונו כפי שמתקיים בשנים האחרונות במכון: משנת 2017 המכון מפרסם את המשרות הפנויות באתר המרשתת שלו.
איתור כוח אדם חדש למשרות במכון נחלק לשניים: (א) משרות בתקן הפתוח44 - האיתור נעשה באמצעות פרסום המשרה באתר המרשתת של המכון, באמצעות פרסום מודעת דרושים או באמצעות חיפוש במאגר קורות החיים שנמצא בידי המכון.
אשר לתפקידים בתחום המחקר, שטחי המחקר מכינים עתודות לקליטת עובדים חדשים באמצעות ראיונות עם מועמדים ששלחו למכון קורות חיי ם ובאמצעות היכרויות וקשרים עם האקדמיה; (ב) משרות בתקן סגור45 - בשלב הראשון מתבצע תהליך איתור בתוך המכון, ואם לא נמצא מועמד כשיר מתפרסם מכרז פנימי בקרב יחידות מסוימות במשהב"ט.
אם לא נמצא מועמד כשיר מתבצע תהליך איתור בדומה לזה של משרות בתקן הפתוח.
בביקורת נמצא כי המכון אינו מפרסם את כל המשרות באתר המרשתת שלו, וכי הוא אינו מנהל מאגר נתונים שניתן ללמוד ממנו כמה משרות פורסמו באתר, כמה מהמועמדים שנקלטו הגיעו בעקבות פרסום זה, ומה החלק היחסי שלהן מכלל המשרות המאוישות.
בתגובת המכון על טיוטת דוח הביקורת הוא ציין כי לא חלה עליו החובה לפרסם את כל המשרות הפנויות באתר המרשתת שלו; וכי המשרות מתפרסמות בכפוף לשיקול ענייני לגבי כל משרה.
עוד ציין המכון כי בשטח משאבי אנוש קיימים " תיקים" ובהם ריכוז כלל המסמכים הנוגעים לכל מועמד מתחילת תהליך הטיפול בו.
מומלץ כי המכון ינהל מסד נתונים (על בסיס המידע הנמצא בתיקי המועמדים) שיאפשר ללמוד מהו האפיק שבאמצעותו נקלטו העובדים.
בין השנים 2013 ועד יולי2020 גייס המכון85 עובדים חדשים, ששיעורם כ-25% מכלל עובדי המכון (להלן - העובדים החדשים).
39 ( מהעובדים החדשים עוסקים במחקר23 חוקרים ו-16 עמיתי מחקר).
נוסף על כך נקלטו אחות אחת, שתי וטרינריות ושני מהנדסים .
44 תקן פתוח- תקן משרה שלא נקבעה לה דרגה.
התקן קיים בדירוג המחקר, המהנדסים, הטכנאים, והמקצועות הטכניים (מקצ"ט).
ראו בהרחבה להלן בפרק על הליכי הקידום בדרגות בתקן הפתוח.
45 תקן סגור- משרה שצמודה לה דרגה והקידום נעשה בתוך טווח הדרגות הצמוד לה.
| 945 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
יתר 41 ( העובדים החדשים מדורגים בדירוגים האלה: מקצ"ט15 ,)עובדים דירוג מח"ר (15 .
)עובדים), טכנאים (שישה עובדים) ודירוג מינהלי (חמישה עובדים .
תרשים 7: התפלגות הדירוגים בקרב העובדים החדשים, 2013 - 2020 .
על פי הוראות התקשי"ר, חובת המכרז אינה חלה על משרות זוטרות בשירות המדינה46 , אולם בתקשי"ר נקבעו הוראות לאיתור עובדים שיאיישו משרות אלו, שמטרתן לשמור על העקרונות הכלליים של פומביות, שוויון הזדמנויות והגינות בגיוס עובדים לשירות המדינה, ובהן חובת פרסום המשרה, תנאי סף שוויוניים בהתאם לסוג המשרה, ריבוי מועמדים ולא פחות משלושה, תהליך מיון שוויוני ואובייקטיבי וקבלה באמצעות ועדת קבלה.
על פי נתונים שמסר ראש שטח משאבי אנוש לצוות הביקורת בנוגע למקורות הגיוס של 41 מהעובדים החדשים הנמנים עם דירוג הטכנאים, דירוג מקצ"ט, הדירוג המינהלי ודירוג מח"ר, ששיעורם כמחצית מכלל העובדים החדשים שנקלטו במכון, מקורות הגיוס של עובדים אלה נחלקים לכמה סוגים, כלהלן: .
46 עד דרגה17 בדירוג המינהלי, עד דרגה38 בדירוג הנדסאים או טכנאים או עד דרגה11 במקצ"ט (להלן- משרות זוטרות).
| 946 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל לוח 8: מקורות גיוס לעובדים חדשים בדירוג הטכנאים, המקצ"ט, המינהלי והמח"ר .
מקור הגיוס מספר העובדים .
חברות קבלן או קבלנים עצמאיים .
שעבדו בשטח המכון 12 .
חברה המספקת למכון שירותי .
חברתLSRI 4 שלושה מהם עבדו תחילה בשטח .
המכון באמצעות חברות קבלן.
בהמשך הם נקלטו כעובדים בחברת .
LSRI וממנה נקלטו כעובדים במכון .
נש"ם והמטה לביטחון לאומי 2 .
מניתוח הנתונים עולה כי 25 (כ-61% ) מהעובדים החדשים שנקלטו במכון ואינם נמנים עם עובדי המחקר עבדו במכון עוד לפני קליטתם בו באמצעות חברות המספקות למכון שירותים שונים.
עוד עולה מהנתונים כי כמחצית העובדים החדשים האמורים נקלטו במכון לתפקידים שונים מאלו שמילאו באמצעות אותן החברות.
לדוגמה, עובדי חברה א' שעסקו בתפקידי שמירה ומוקדנות נקלטו במכון למגוון תפקידים, בהם בתפקידים מינהלתיים בהנהלת המכון, בהנהלת שטח סיוע, בשטח משאבי אנוש, בבטיחות, ובתפקידים שונים בשטח סביבה.