HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
בתשובתו למשרד מבקר המדינה הודיע המשרד כי המפקח הכללי במשרד (להלן - המפכ"ל) הפיץ באוקטובר 2007 לכל הנציגויות תזכורת בדבר החובה המוטלת על שליח המסיים את תפקידו בחו"ל להכין דוח סיום שירות.
יחסי העבודה בשגרירות בזאגרב התקנון דן במעמדו של ראש נציגות, באחריות ו, בתפקידיו ובתחומי פעילותו.
לפי התקנון, "מיצוי יעיל ובר תוצאות של ראש הנציגות הינו פונקציה של עבודת צוות הנציגות על כל תחומיו, ותפקידו של ראש הנציגות הוא לנצח על עבודת הצוות.
הכושר והמסירות של אנשי משרד החוץ הם המרכיבים העיקריים של יכולת ראש הנציגות להש חשוב ]לכן[ .
יג את יעדיו לטפח את אנשי סגל הנציגות ולתרום להרגשתם הטובה".
עוד קובע התקנון כי ענייני מינהלה 674 דוח שנתי58ב .
וכספים "אינם מופקעים מתחום אחריותו הכוללת של ראש הנציגות.
ראש הנציגות ביחד עם קצין המינהלה אחראים לשמירת המסגרת התקציבית של הנציגות".
כבר בחודשי הפעילות הראשונים של השגרירות נוצרה מתיחות בין השגריר לבין קצינת המינהלה, והדבר גרם לחוסר שיתוף פעולה ביניהם בכל הנוגע להכנת המבנים למשרדי השגרירות ולמגורי השגריר ולפעילות השוטפת.
בזמן מעבר משפחת השגריר לבית השגריר הידרדרו יחסי העבודה ביניהם עד לנתק מוחלט כמעט, והדבר התבטא בחוסר תיאום בעבודה היומיומית.
לדוגמה, כל אחד מהם התכתב עם המשרד בנושאים הנוגעים לשגרירות בלי לשתף את האחר.
ישיבות של הסגל בנציגות, לתיאום פעולות, תדרוך והעברת מידע אמורות להיות חלק מהעבודה השוטפת של כל נציגות.
לפי התקנון "יש לקיים בנצ יגויות ישיבות סגל קבועות בראשות ראש הנציגות.
במועדים שייקבעו על ידי ראש הנציגות בהתאם לצורכי העבודה ולתנאיה ולפחות פעם בשבוע.
יירשם פרוטוקול הישיבה והוא יופץ בין המשתתפים, ולפי שיקול דעתו של ראש הנציגות, גם למחלקות הנוגעות בדבר בארץ".
הבדיקה העלתה שבחודשים הראשונים שלאחר כניסתו לתפקיד קיים השגריר כמה ישיבות עם קצינת המינהלה וקצין הביטחון, אולם פרוטוקול נרשם מישיבה אחת בלבד, שהתקיימה במאי 2006.
מאותה ישיבה ועד מועד סיום הביקורת, נובמבר 2007 , לא דיברו השגריר וקצינת המינהלה זה עם זה, אף על פי שתפקידם מחייב עבודה משותפת וסיוע הדדי.
במקום זה הם הסתייעו בעובדים המקומיים בשגרירות ששימשו מתווכים ביניהם או שהם תקשרו בהתכתבות.
בעקבות התערערות היחסים האישיים ויחסי העבודה בין השליחים, לא קיים השגריר כלל ישיבות נוספות.
נוסף על המתיחות בין קצינת המינהלה לשגריר, היו יחסי עבודה מעורערים ונתק בינה לבין עובדים אחרים בשגרירות (מזכירת השגריר, קצין הביטחון דאז ורעייתו, שעבדה כמנהלת חשבונות והייתה כפופה לקצינת המינהלה) כבר חודשים אחדים לאחר בואם לזאגרב.
המשרד ידע על מערכת היחסים העכורה בשגרירות ושלח אליה כמה בעלי תפקידים על מנת לעמוד על הבעיות ולמצוא את הדרך לפתרונן.
(א) בפברואר 2006 הגיע קצין המינהלה האזורי דאז של אסיה, אפריקה והפריפריה לשגרירות להנחות את קצינת המינהלה ולסייע לה בענייני השגרירות שבתחום אחריותה.
בדוח סיכום הביקור פירט קצין המינהלה האזורי ליקויים רבים בתחומים המינהליים והכספיים שבאחריותה, אך שיבח אותה על עבודתה עם הספקים.
בדוח הכתוב לא נאמר דבר על מערכת היחסים העכורה ששררה באותה עת בשגרירות, אך קצין המינהלה האזורי דיווח על כך בעל פה לסמנכ"ל מרכז אירופה ואירו-אסיה דאז.
(ב) באותו חודש ביקרו בשגרירות מנכ"ל המשרד דאז מר רון פרושאור וסמנכ"ל מרכז אירופה ואירו -אסיה.
באפריל 2006 כתב הסמנכ"ל למנכ"ל הנוכחי: "לדאבוני, ועל רקע בקרואטיה, אני ]קצין המינהלה האזורי[ הדיווחים השונים המגיעים מזאגרב, ביקורנו וביקור מתרשם שהמצב בתוך השגרירות החדשה הזו בכי רע.
ההשמצות ההדדיות בין ה שגריר לקצינת המינהלה והטענות ההדדיות פוגעות בצורה קשה בתפקוד הנציגות".
הסמנכ"ל הוסיף כי "עברנו את נקודת האל - ]קצינת המינהלה [ חזור", ומסקנתו הייתה: "אין מנוס מהעברת לנציגות אחרת, אף.
שאין לראות במסקנתי זו בהכרח הטלת האשמה רק בה".
הסמנכ"ל הציע כי המפכ"ל או מנהל מחלקת עובדי חו"ל יבקר בזאגרב, "ובעקבות דוח הביקור יוחלט סופית על הצעד הבא".
(ג) במאי 2006 )ביקרו המפכ"ל דאז ומנהל מבדק פנים (מר נחום אברהמיבזאגרב "כדי לטפל במערכת היחסים" בין השגריר לבין קצינת המינהלה.
מסקנתם שהובאה בדוח שמסרו משרד החוץ 675 .
למנכ"ל הייתה ש"המצב בשג רירות קשה לכל המעורבים", אולם "לא מצאנו שתפקוד השגרירות נפגע בצורה משמעותית כתוצאה ממערכת היחסים הקיימת".
לדעתם, "יהיה לא לשרת במדינה ]קצינת המינהלה [ .
הם סברו כי "יש סיכוי להשגת מצב של תפקוד סביר" של השגרירות כשכל צד יעשה מאמץ בכיוון זה.
הדבר ינוסה כמה חודשים תוך מעקב צמוד של המפכ"ל ושל מנהל מבדק פנים.
יצוין כי בדוח הובאו גרסותיהם של רוב העובדים בשגרירות כפי שעלו משיחות עמם, אך לא הובאה גרסתם של קצין הביטחון ורעייתו, אף על פי שהמפכ"ל ומנהל מבדק פנים שוחחו אתם, והם העלו טענות רבות וקשות על קצינת המינהלה.
(ד) במאי 2007 , שנה לאחר הביקור האמור, בחנה מחלקת מבדק פנים פעם נוספת את מערכת היחסים בשגרירות, ועובד המחלקה ביקר בשגרירות.
בדוח סיכום הביקור שהגיש למנכ"ל המשרד הוא ציין כי שנתיים לאחר הקמת השגרירות הוא מצא "מערכת יחסים שקשה להשלים עימה" בין השגריר לקצינת המינהלה ובינה לבין קצין הביטחון.
לדעתו, לשלושתם "חלק גדול במצב הבלתי אפשרי שנוצר בשגרירות", והוא ציין כי "מערכת היחסים הידרדרה מאוד", ומאז הביקור הקודם של עובדי המחלקה "המצב רק הוחרף".
העובד הדגיש "כי קשה להשלים עם המצב" והציע לשלוח לזאגרב גורם שיוסמך לקבוע לוח זמנים ברור "להשתפרות או לקבלת החלטה שיש בה היבטים חריפים יותר".
עד מועד סיום הביקורת, נובמבר 2007 , לא פעל המשרד לפי המלצה זו ואף לא נקט פעולה ממשית לפתרון הבעיות ביחסי העבודה בשגרירות.
מהמתואר לעיל עולה כי עקב היחסים העכורים שנוצרו בשגרירות בזאגרב שיגר המשרד לשגרירות עובדים מן הארץ לבחינת המצב, אך לא צייד אותם בהנחיות או בסמכויות לפעולות לשינוי המצב.
הדיווחים שמסרו בעקבות ביקוריהם בשגרירות ציירו תמונה עגומה של מערכת יחסי העבודה בשגרירות, אך המשרד שהיה מודע לבעיה לא הביא לפתרונה במשך כשנה וחצי, הסתפק במעקב ולא נקט צעדים ממשיים.
כבר בדוח קודם6 העיר מבקר המדינה על כך שבתנאים המיוחדים שבהם פועלים השליחים, יש משנה חשיבות לקשרים תקינים ביניהם.
לדעת משרד מבקר המדינה, היה על משרד החוץ להביא בחשבון את התקלות שעלולות להיגרם מהשארת המצב על כנו, להיות נחרץ יותר בטיפולו במערכת יחסי העבודה הגרועים ששררו בשגרירות ולנקוט כל צעד אפשרי לשינוי המצב.
פעילות לקידום העסקים הישראליים בבלגרד .
בדוח סיום התפקיד מאוגוסט 2007 הדגישה השגרירה הקודמת כי היעד המרכזי של פעילותה היה פיתוח קשרי הכלכלה בין ישראל לבין סרביה.
לשם כך, בין היתר, היא ייסדה בנובמבר 2003 פורום של אנשי עסקים ישראלים, נציגים מקומיים של חברות ישראליות ונציגי חברות סרביות שיש להן קשרים עסקיים עם ישראל (להלן - הפורום).
הפורום קיים מפגשים שנועדו להביא את הפעילות הכלכלית הישראלית לידיעת השוק המקומי, לחזק את מעמדו של הלובי הכלכלי הישראלי בסרביה, ליצור קשרים בין נציגי החברות השונות ולאפשר להם לדון באופן בלתי אמצעי בנושאים כלכליים עם בכירי הכלכלה הסרבית.
מקרב כ-80 החברות הישראליות הפועלות בסרביה, כמחצית רשומות כחברות בפורום.
6 דוח מבקר המדינה על היבטים בפעילות משרד החוץ (יוני 2006 ), בפרק העוסק בשגרירות ישראל בקנדה, עמ' 49.
הפורום קיים עשרה מפגשים בשנת 2006 ,, אולם בשנה שלאחריה הצטמצמה פעילותו מאוד ומינואר ועד אוגוסט 2007 .
, המועד שבו התחלפו השגרירים, התקיימו שלושה מפגשים בלבד בדיקת סיכומי המפגשים שהתקיימו בחודשים ינואר 2006 עד יוני 2007 העלתה כי מספר המשתתפים הממוצע במפגש היה 20 , להוציא השתתפות חריגה של 51 משתתפים באחד מהמפגשים.
במפגשים היו מיוצגות רק תשע חברות ישראליות בממוצע (כ -23% מכלל החברות בפורום), ובדרך כלל השתתפו בו נציגי אותן חברות.
השגריר הנוכחי מסר למשרד מבקר המדינה שיש בין המשתתפים בפורום הסבורים כי לאחר כארבע שנים של פעילות הוא מיצה את הפוטנציאל הגלום בו, והדבר בא לידי ביטוי גם במספר המשתתפים המצומצם במפגשי הפורום.
לדעת משרד מבקר המדינה, הקמת הפורום היא פעולה חיובית, אולם לאחר כארבע שנים של פעילות משותפת לפורום ולשגרירות באותה מתכונת, רצוי שהשגרירות והמשרד יבחנו את מתכונת פעילותו וישקלו באילו דרכים אפשר לשפר ולהרחיב את שיתוף הפעולה בין אנשי העסקים לבין השגרירות לקידום ענייניה הכלכליים של ישראל.
מסיבת פרדה לשגרירה בבלגרד על פי התקנון נציגות בחו"ל אינה רשאית להקים קרנות ולקבל תרומות מגורם חיצוני למימון כל פעולה שהיא.
על אף זאת התקנון מאפשר לנציגות לעודד גוף חיצוני לתת חסות ולממן אירועי הסברה ותרבות מיוחדים שלהם נדרש מימון חריג בתנאים ובמגבלות המפורטים בתקנון.
לכל פעולת חסות וקבלת תרומות יש לקבל מראש אישור מאגף הכספים, מאגף התקשורת ומאגף קשרי תרבות.
יוצא אפוא שאין בתקנון היתר לקבל תרומות מגורמים חיצוניים למימון אירועים שאינם אירועי הסברה ותרבות.
שליחים של המשרד בחו"ל, ובייחוד ראשי נציגויות, יוצרים קשרים עם אישים בעלי השפעה במקום השירות ונוהגים לעשות מסיבת פרדה עם סיום כהונתם.
ביולי 2007 התקיימה מסיבת קוקטיל לפרדה מהשגרירה הקודמת לקראת סיום תפקידה בבלגרד.
במסיבה השתתפו כ -200 איש, בהם אישים ממוסדות השלטון הסרביים ומשגרירויות בבלגרד וחברים בפורום.
המסיבה אורגנה בידי השגרירה, והיא אף קבעה את רשימת המוזמנים.
אף שאין מדובר באירוע הסברה או תרבות התקיימה המסיבה תחת חסותם של שלושה חברים בפורום - שני ישראלים בעלי חברות הפועלות בסרביה ואשת עסקים סרבית המייצגת חברות היי-טק ישראליות בסרביה.
למשרד מבקר המדינה נמסר כי כל אחד משלושת החברים האלה, שיש להם עניין בקשרים טובים עם השגרירות ועם אישים מקומיים כדי לקדם את עניינם, תרם 1,000 אירו למימון האירוע, ובסך הכול הם תרמו 3,000 אירו.
מתקציב השגרירות הוצאו כ -100 דולר בלבד עבור בולים למשלוח ההזמנות.
לדעת משרד מבקר המדינה, כיוון ששגרירים נוהגים להיפרד מאישים ומבעלי תפקידים במקום שירותם עם סיום תפקידם, כל אחד על פי דרכו, מן הראוי שהמשרד יבחן עניין זה ויחליט אם מימון מסיבת הפרדה ייעשה מתקציבו בלבד או מותר לגייס תרומות לשם כך, ואם כן, ממי ומה הסכום המרבי שמותר לגייס.
על המשרד להסדיר זאת בהנחיות מפורטות.
מתנות לעובד ציבור כלל יסוד הוא שעובד ציבור פועל בתור נאמן של הציבור.
בעניין זה קבע בג"ץ: " עובדי הציבור, משלהם אין להם ולא כלום.
כל שיש להם, למען הציבור יש להם" 7 .
מעיקרון זה נובע, בין השאר, האיסור על עובדי ציבור לקבל טובות הנאה ממי שבא עמם במגע במסגרת תפקידם.
חוק שירות הציבור (מתנות), התש"ם- 1979 (להלן- חוק המתנות), קובע כי אם ניתנה מתנה8 לעובדציבור באשר הוא עובד ציבור 9 עליו לסרב לקבלה, ואם לא סירב לקבלה ולא החזירה לנותנה לאלתר, תקום המתנה לקניי ן המדינה.
עובד הציבור חייב להודיע על קבלת מתנה במועד ובדרך שנקבעו בתקנות שירות הציבור (מתנות), התש"ם- 1980 (להלן- התקנות).
עוד קובע חוק המתנות כי הפרה ביודעין של חובת ההודעה על קבלת מתנה דינה קנס.
בתקנות גם נקבע כי לא תוקנה מתנה למקבלה אם יש בהקנייתה משום חשש לפגיעה בטוהר המידות.
עוד נקבע בהן שבכל משרד ממשלתי תמונה ועדה לטיפול במתנות (להלן - ועדת מתנות) ומצוין הרכב הוועדה; עובד ציבור חייב להודיע לוועדה על מתנה שקיבל ולהפקיד אותה בידיה, והוועדה תרשום הודעות ומתנות שקיבלה.
האיסור על עובד ציבור לקבל מתנות במסגרת תפקידו עוגן גם בתקשי"ר.
נקבע בו, בין היתר, כי "מתנה קטנת ערך" היא "מתנה שאינה עולה בערכה בשקלים על שווה ערך ל-300 ,ש"ח למעט מתנה הניתנת בכסף".
עובד ציבור חייב לדווח לוועדת המתנות במשרדו על כל מתנה, אף אם לדעתו היא קטנת ערך.
הוועדה רשאית לבקש ממקבל המתנה ראיות לשווייה, ואם הוכח לה שהמתנה אכן קטנת ערך וסבירה ושאין בנתינתה טובת הנאה אסורה, עליה להורות על הקניית המתנה למקבלה 10.
בתקנון מצוין כי בתקשי"ר מובאי ם כל ההוראות והאיסורים בדבר קבלת טובת הנאה לרבות מתנה, וכי בתקנון מובאים מקצת הדברים העיקריים שבתקשי"ר.
הבדיקה העלתה כי המשרד לא פעל לפי ההוראות המחייבות ולא מינה ועדת מתנות.
במקום מינוי ועדת מתנות קבע המשרד בתקנון כי יש להודיע בכתב למנהל מחלקת המשק ולמנהל מחלקת מבדק פנים במשרד על קבלת מתנה שאינה מסווגת בין המתנות המותרות, המפורטות בתקנון, בתוך 15 ימים ממועד קבלתה.
על מנהל מחלקת המשק לנהל רישום של כל המתנות שניתנו ולהעביר את הפרטים לאפוטרופוס הכללי11 .
נמסר למשרד מבקר המדינה כי השגרירה הקודמת קיבלה מהמשתתפים במסיבת הפרדה מתנות רבות, בהן כדורי קריסטל, תמונות, כלי חרס וכלי עץ.
השגרירה מסרה למשרד מבקר המדינה כי לדעתה פעלה על פי הוראות התקנון.
בבדיקה לא נמצאו מסמכים המעידים כי השגרירה והמשרד פעלו לפי הוראות חוק המתנות.
7 בג"ץ 7074/93 'סויסא נ' היועץ המשפטי לממשלה ואח, פ"ד מח( 2 )749 ,774 (להלן- פסק דין סויסא).
8 "מתנה" מוגדרת בחוק המתנות (סעיף 1 ) "הקניית נכס שלא בתמורה או מתן שירות או טובת הנאה אחרת שלא בתמורה".
9 לפי פסק דין סויסא, "באשר הוא עובד ציבור" פירושו שהיותו של המקבל עובד ציבור הוא הטעם היחיד או העיקרי להענקת המתנה.
10 ממצאים קודמים של משרד מבקר המדינה בעניין קבלת מתנות בידי עובדי ציבור ראו בדוח שנתי 57ב ( 2007 '), בפרק "היבטים בפעולות מפעל הפיס", עמ 947-949 .
11 ממצאים של משרד מבקר המדינה בעניין רישום המתנות במשרדי הממשלה ראו בדוח שנתי 51ב, ( 2001 '), בפרק על משרד החוץ, עמ 225-227 .
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ לפעול ע ל פי התקנות והתקשי"ר ולמנות לאלתר ועדת מתנות שתפעל לפי ההוראות.
במשרד החוץ יש חשיבות מיוחדת לקיומה של ועדה כזו, מאחר שלפני שליחים נקרות הזדמנויות רבות למפגשים שבהם אפשר שיינתנו להם מתנות.
על המשרד להנחות את שליחיו בחו"ל לנהוג במתנות שקיבלו על פי כל דין ולדאוג לכך שהשליחים ידווחו לו על קבלתן.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מסר משרד החוץ כי יבוצע רענון של ההנחיות בנוגע לקבלת מתנות בידי שליחי המשרד בחו"ל.
נציגויות ישראל בחו"ל חוגגות מדי שנה בשנה את יום העצמאות של ישראל בקבלת פנים רשמית ולעתים גם במופע תרבותי.
אירועים אלה נועדו לאישים בכירים בארץ השרות, לקהילה הדיפלומטית, לקהילה הישראלית ולקהילה היהודית במקום.
,אופן מימון קבלת הפנים ליום העצמאות מפורט בתקנון: המשרד מקצה תקציב למימונה ונוסף על כך השגרירות רשאית לקבל תרומות מחברות וממוסדות ישר אליים ומגופים לא ישראליים שיש להם זיקה לישראל.
בתקנון לא הוגבל סכום התרומות שמותר לגייס למטרה זו.
עוד קובע התקנון, כי "אין להתחייב מראש לגבי הוצאות לאירועי יום העצמאות אלא בסכום ההקצבה של המשרד ובסכומי התרומות שכבר נתקבלו בפועל", ולפיכך אין להוציא כספים לפני שהם התקבלו.
,נציגויות נוהגות בדרך כלל לקיים אירוע תרבות כחלק מאירועי יום העצמאות.
כאמור התקנון מאפשר לנציגות לעודד גוף חיצוני לתת חסות ולממן אירועי הסברה ותרבות מיוחדים.
אולם המימון צריך להיעשות בידי ארגון ציבורי, והכספים יופקדו בחשבון הבנק שלו.
אם הסכום שאסף הארגון גדול מ - 20,000 דולר, על השגרירות לקבל אישור מהמשרד לפני השימוש בו.
גיוס תרומות לאירועי תרבות שהנציגויות מקיימות לרגל יום העצמאות צריך להיעשות לפי הוראות אלה.
עם סיום האירועים וביצוע כל התשלומים בגינם, על השגרירות להגיש לאגף הכספים דוח ביצוע המפרט את ההוצאות וההכנסות של האירועים (להלן - דוח הסיכום) חתום בידי קצין המינהלה והשגריר (ראו להלן).
בשנת 2007 חגגה השגרירותבזאגרב את יום העצמאות ה-59 של ישראל בשני אירועים מרכזיים: קבלת פנים בהשתתפות 400 מוזמנים והופעה של להקת המחול הקיבוצית באולם תיאטרון בעיר בהשתתפות 1,800 צופים.
דולר למימון קבלת הפנים לקראת שני האירועים אספה השגרירות תרומות מעשרה תורמים שהסתכמו ב- 21,300 .
דולר התרומות הופקדו בחשבון הבנק של השגרירות.
במכתבו למשרד ממאי 2007 הודיע השגריר שידוע לו "כי חלק מהפעולות שביצענו לקראת אירוע יום העצמאות אינן עומדות במגבלות שהוכתבו על ידי ההוראות".
כוונתו הייתה שאסור היה לשגרירות לאסוף תרומות לצורך מימון הופעת להקת המחול אלא באמצעות ארגון ציבורי.
לכן הוסיף השגריר ש"בינתיים, משרד החוץ 679 .
התארגנה קבוצת אנשי עסקים ישראלית (להלן - העמותה) לסיוע לפעולות תרבות של ישראל.
עוד ציין שהעמותה "מטפלת ביחד עם הנהלת התיאטרון בחלק המסחרי והפרסומי של ההופעה".
נמצא כי השגרירות בזאגרב מימנה חלק מההוצאות על הופעת להקת המחול מתקציב המשרד שיועד לקבלת הפנים ולא למימון אירוע תרבותי, בניגוד לתקנון.
עוד נמצא, שהשגרירות לא הפרידה ברישומיה בין התרומות שגויסו לקבלת הפנים לבין אלה שגויסו לאירוע התרבות, ולכן לא ניתן לעקוב אחר ההכנסות וההוצאות הקשורות לכל אירוע.
יתר על כן, אסור היה לשגרירות לאסוף תרומות שלא באמצעות ארגון ציבורי ולהפקיד אותן בחשבון הבנק שלה; העמותה הוקמה לאחר שהשגרירות גייסה את התרומות.
לאחר אירועי יום העצמאות 2007 הפקידו שתי חברות לא ישראליות בחשבון השגרירות בזאגרב שתי תרומות בסכום של 2,365 דולר.
על פי הנחיית מנהל המחלקה למשפט דיפלומטי ואזרחי במשרד הוחזרו שתי התרומות לתורמים משום שמדובר היה בחברות שאין להן זיקה לישראל.
ההתרמה מחברות אלה נעשתה על ידי עמ"ז בשגרירות.
לדעת משרד מבקר המדינה, היה על השגריר לדעת כי אין לקבל תרומות מחברות שאין להן זיקה לישראל ולהנחות את עובדי השגרירות בהתאם.
זאת גם משום שהחזרת התרומות עלולה לפגוע בתורמים.
השגרירותבבלגרד קיימה בשנים 2006 ו- 2007 את חגיגות יום העצמאות בשני אירועים מרכזיים: קבלת פנים שהשתתפו בה כ -800 וכ- 1,000 אורחים וקונצרט חגיגי בהשתתפות כ - 2,500 וכ- 3,000 מוזמנים, בהתאמה.
המשרד הקציב 6,000 דולר למימון קבלת הפנים ביום העצמאות בשנת 2006 ו- 5,000 דולר בשנת 2007 .
שאר הכסף למימון האירועים נתרם על ידי הקרן לתמיכה בקידום פעילות תרבות ישראל בסרביה (להלן - הקרן), שהקימו חברי הפורום לעסקים (ראו לעיל).
לדברי השגרירה הקודמת, הקרן "רשומה כחוק תומכת בעיקר באירו]והיא[ .
'כ'ארגון ללא מטרות רווחעי יום העצמאות".
בשנת 2006 נרשמו בחשבון יום העצמאות של השגרירות בבלגרד הכנסות מתרומות בסך כ- 48,000 דולר, מזה הכנסות מתרומות הקרן בסך כ- 42,000 דולר ומתרומות אחרות בסך כ- 6,000 דולר.
בשנת 2007 נרשמו בחשבון יום העצמאות הכנסות מתרומות בסך כ- 47,500 דולר, ונוסף על כך מימנה הקרן מכספה הוצאות בסך 9,000 דולר.
השגרירות לא ביקשה את אישור המשרד לפני השימוש בתרומות כנדרש בתקנון, אף על פי שהן הסתכמו ביותר מ - 20,000 .
דולר מבקר המדינה כבר התריע בדוח קודם12 על כך שגיוס תרומות בידי נציגויות ישראל למימון אירועים הוא בעייתי, משום "שלא תמיד ברור מה המניעים של התורמים למתן התרומה, והאם הם עולים בקנה אחד עם האינטרסים של המדינה".
מבקר המדינה קבע ש"מימון קבלות הפנים בכל הנציגויות צריך להיעשות מתקציב המשרד בלבד וראוי ששרת החוץ תיתן את הדעת על כך".
12 דוח ביקורת על היבטים בפעילות משרד החוץ ( 2006 '), עמ55.
בעקבות פרסום הדוח הקודם הודיעה החטיבה לתקצוב מרכזי במשרד בפברואר 2007 לכל ראשי הנציגויות כי החל בשנת 2008 ,יאמץ המשרד "באופן מלא" את המלצת המבקר ו"יופסק לחלוטין גיוס הכספים מגורמים חיצוניים לצורך ביצוע או השתתפות באירועי יום העצמאות הנערכים בנציגויות המשרד בחו"ל".
עוד הודיעה החטיבה כי ייעש ה מאמץ גדול להגדיל את תקציב המשרד למימון האירועים, כדי ש"נוכל לבצע את האירועים באופן ייצוגי ומכובד".
יצוין כי במסגרת עדכון התקנון שנעשה לאחרונה בנובמבר 2007 לא שונו ההוראות לגיוס תרומות לאירועי יום העצמאות.
לדעת משרד מבקר המדינה, גם ההיתר לגיוס תרומות לאיר ועי תרבות לרגל יום העצמאות אינו ראוי ואינו יאה למדינת ישראל, ועל המשרד להסדיר עניין זה בכללים ולאכפם.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מסר משרד החוץ, כי בשנת 2008 הוא מיישם נוהל חדש למימון אירועי יום העצמאות ובו הנחיות ברורות לנציגויות בדבר איסור השימוש בכספים מגורמים חיצוניים למימון האירועים.
הוצאות ללא כיסוי : (א) בשנת 2006 , ארגנה השגרירותבזאגרב לרגל יום העצמאות קבלת פנים לכ -400 אורחים שכללה גם הופעת זמרת מישראל.
המשרד הקציב לאירוע 10,000 דולר, ונוסף על כך נאספו תרומות בסכום של כ - 8,100 דולר.
הביקורת העלתה שתרומות של שתי חברות, בסכומים של 500 ו- 1,000 דולר, התקבלו כשלושה שבועות וכארבעה חודשים, בהתאמה, אחרי שהתקיים האירוע ולאחר שכל ההוצאות בסך כ- 18,000 דולר בגין האירוע שולמו.
יוצא אפוא שהשגרירות התחייבה להוציא כספים ואף הוציאה אותם לפני שהתקבלו כל התרומות, בניגוד לתקנון.
עוד העלתה הביקורת שבמסמך שהכין המשרד ביוני 2006 , כחודש לאחר האירוע, הוא פירט את ההוצאות וההכנסות הנוגעות לאירועי יום העצמאות של השגרירות וציין שצפויה להתקבל תרומה נוספת.
המשרד ידע אפוא שלא התקבלו כל התרומות שבגינן הוצאו כספים, אך הוא התעלם מכך ואף לא העיר על כך לקצינת המנהלה או לשגריר.
(ב) בינואר 2007 העביר המשרד לשגרירותבבלגרד את סכום ההקצבה המיועד למימון קבלת הפנים לרגל יום העצמאות, ובחודשים מרס-מאי הוציאה השגרירות כספים מחשבונה למימון אירועי יום העצמאות.
נמצא כי ההוצאות היו גדולות מסכום ההקצבה, ובכל פעם שנוצר גירעון העבירה הקרן תרומות לכיסויו.
מן המתואר לעיל עולה כי השגרירויות בזאגרב ובבלגרד הוציאו כספים למימון קבלת הפנים לרגל יום העצמאות עוד בטרם התקבלו התרומות למימון ההוצאות בניגוד לתקנון.
המשרד מסר בתשובתו לגבי השגר ירות בבלגרד כי הכספים לאירועי יום העצמאות הוצאו כנגד התחייבות לקבלת התרומה, וכי התרומה התקבלה לא יותר מ"מספר ימים" אחרי ביצוע ההוצאה.
המשרד הוסיף שהנוהל המיושם מתחילת שנת 2008 אמור למנוע את המצב של הוצאת כספים ללא כיסוי.
אי-דיווח על הכנסות: השגריר בזאגרב דיווח למשרד שאולם התיאטרון שבו הועלה מופע להקת המחול באירועי יום העצמאות ה -59 , הועמד לרשות השגרירות ללא תשלום על ידי עיריית זאגרב, וכי באולם 1,800 מקומות.
השגרירות הזמינה למופע כ-400 מוזמנים בלבד ותכננה ששאר הכרטיסים יימכרו, וההכנסות יתחלקו בין העמותה לב ין התיאטרון.
לבסוף נכחו בהופעת המחול 1,850 ,איש800 מהם היו אורחי השגרירות והיתר רכשו את הכרטיסים.
גם לאירועי יום העצמאות שקיימה השגרירות בבלגרד בשנים 2006 ו- 2007 .
נמכרו כרטיסים ב- 2006 השתתפו 2,500 אורחים, כ -325 מהם רכשו כרטיסים וב - 2007 השתתפו 3,000 אורחים, כ-200 מהם רכשו כרטיסים.
ההכנסות ממכירת הכרטיסים נותרו בידי האולם ונועדו לממן את השימוש בו.
מהאמור לעיל עולה שהתשלום עבור השימוש באולמות מומן מהתמורה שהתקבלה ממכירת הכרטיסים.
השגרירויות לא דיווחו למשרד על מימון השימוש באולמות אף על פי שגם התמורה ממכירת הכרטיסים לקהל הרחב סייעה במימון האירועים.
: דוחות הסיכום כאמור, עם סיום אירועי יום העצמאות וביצוע כל התשלומים בגינם, על השגרירות להגיש דוח סיכום המפרט את ההוצאות וההכנסות של האירועים.
(א) הביקורת העלתה כי דוח הסיכום שהגישה השגרירות בזאגרב למשרד על אירוע יום העצמאות לשנת 2006 היה חלקי ולא צוינו בו כל ההוצאות על האירוע.
כמו כן, סכום התרומות שהתקבל בשגרירות לפי כרטיסי החשבונות שלה אינו הסכום שהשגרירות ציינה בדוח הסיכום.
(ב) בעת הביקורת בבלגרד לא היו בשגרירות דוחות סיכום על האירועים שהתקיימו לרגל יום העצמ אות ב - 2006 וב- 2007 .
קצינת המינהלה המציאה למשרד מבקר המדינה על פי בקשתו את הדוחות לשתי השנים רק בנובמבר 2007 .
מעיון בהם עלה שהובאו בהם נתונים הנוגעים לקבלות הפנים בלבד ולא לקונצרטים; נמצאו בהם טעויות ואי -התאמות לנתונים שנרשמו בדוחות הפנימיים ובכרטיסי החשבונ ות של השגרירות בנוגע לתרומות שקיבלה ולהוצאותיה; נמצאה גם אי -התאמה בין דוח הסיכום לבין הרישום בכרטיסי החשבונות של השגרירות בנוגע ליתרות הזכות שנותרו בשגרירות והוחזרו לקרן.
הדוחות לא היו חתומים על ידי השגרירה דאז כפי שמחייב התקנון.
בעקבות שאלות שהפנה משרד מבקר המדינה למשרד בנוגע לטעויות בדוחות הסיכום הכינה קצינת המינהלה של השגרירות בבלגרד, עוד באותו היום, שני דוחות סיכום חדשים לשנים 2006 ו- 2007 שכללו גם נתונים על הקונצרטים שהתקיימו בשנים 2006 ו- 2007 , אך גם בהם נמצאו נתונים שגויים הנוגעים להוצאות ולהכנסות של השגרירות ולהקצבה שנתן המשרד.
לדוגמה, בדוח הסיכום החדש לשנת 2006 נרשמו הוצאות בסך כ- 41,000 דולר, אף שההוצאות בפועל הסתכמו בכ - 63,000 דולר.
בדוח הסיכום החדש לשנת 2007 נרשמו הוצאות בסך כ- 46,000 דולר, אף שההוצאות בפועל הסתכמו בכ- 56,000 .
דולר בעקבות הטעויות הרבו ת שהתגלו בדוחות הסיכום שהגישה קצינת המינהלה בבלגרד, פנה משרד מבקר המדינה אל משרד החוץ וקיבל את דוחות הסיכום ששלחה לו השגרירות לאותן שנים.
מעיון בדוחות אלה עלה שלא כל הנתונים בהם זהים לאלה שנרשמו בדוחות הפנימיים ובכרטיסי החשבונות של השגרירות.
גם הדוחות שנשל חו למשרד לא היו חתומים בידי השגרירה דאז כנדרש בתקנון.
מן המתואר לעיל עולה ששתי קצינות המינהלה לא דייקו בדיווחיהן למשרד.
לדעת משרד מבקר המדינה דוחות הסיכום, ככל דוח כספי, אמורים להיות מדויקים ולתעד את הפעילות הכספית של השגרירות, כדי שישמשו כלי בקרה בידי משרד החוץ.
לכן היה על המשרד להעיר על הליקויים בדוחות לשגרירויות ולדרוש את תיקונם גם כדי למנוע חזרה על הטעויות בדוחות הסיכום הבאים.
ביוני 2006 קיימה השגרירותבזאגרב שני אירועים: ערב לאדינו וערב לחסידי אומות עולם.
השגריר העריך כי ההוצאה הכספ ית על הערב הראשון תסתכם ב - 6,675 דולר ועל הערב השני ב- 2,000 .
דולר הבדיקה העלתה כי למימון ערב הלאדינו גייסה השגרירות במישרין, שלא באמצעות ארגון ציבורי, שש תרומות בסכום כולל של כ- 9,000 דולר ללא אישור מראש של המשרד, בניגוד לתקנון.
עוד התברר, שכל התרומות התקב לו לאחר שהתקיים הערב, ומכאן שהשגרירות התחייבה להוציא כספים ואף הוציאה אותם קודם שהתקבלו כל התרומות.
יצוין כי סכום התרומות שנאספו היה גדול מעלות האירוע בכ-900 .
למימון ערב חסידי אומות העולם גייסה השגרירות תרומה בסך כ -630 דולר בלי שביקשה את אישור המשרד לכך; עלויות הערב הסתכמו בכ - 1,200 דולר; בשל כך נוצרה יתרה שלילית של כ-570 דולר בחשבון האירוע, והיא כוסתה אחר כך, באישור המשרד, על ידי עודף התרומות בסך 900 דולר שהתקבלו לערב הלאדינו.
נקבע שהיתרה בסך כ-320 דולר תשמש למימון אירועי יד ושם בשנת 2007 , אולם האירועים לא התקיימו בסופו של דבר, ונקבע שהסכום ישמש למימון שוטף של פעולות ההסברה של השגרירות.
הביקורת העלתה שבסופו של דבר השתמשה השגרירות בכספים אלה לתשלום עבור קו אינטרנט ולא למטרה שלשמה נתרמו.
לדעת משרד מבקר המדינה השגרירות פעלה בניגוד לתקנון בכך שגייסה תרומות ללא אישור מראש של המשרד.
זאת ועוד, השימוש בכספי תרומות שלא למטרה שלשמה נתרמו וללא קבלת הסכמתם של התורמים אינו תקין.
המשרד ידע, גם אם בדיעבד, על גיוס התרומות בניגוד לנהלים, ולמרות זאת אישר להעביר את יתרתן לשימוש שוטף של השגרירות, ובכך פעל בניגוד לנוהל שהוא עצמו קבע.
משרד מבקר המדינה כבר התריע לפני משרד החוץ על אופן השימוש בתרומות, בדוח הביקורת על השגרירות בלונדון 13 .
משרד החוץ השיב אז למשרד מבקר המדינה כי "יחדד את ההנחיות הקיימות בנושא".
בתשובתו מינואר 2008 חזר המשרד וציין כי הוא מקבל את הערת המבקר בענ יין גיוס התרומות למימון אירועי תרבות, והוסיף כי כבר במאי 2007 הוא שלח לכל ראשי הנציגויות וקציני המינהלה תזכורת בדבר הוראות התקנון בעניין זה.
13 דוח שנתי57 ב של מבקר המדינה ( 2007 '), עמ504 .
שבוע הסרט הישראלי התקיים בזאגרב בתחילת מאי 2007 .
ארבעה חודשים לפני כן ביקש השגריר מהמשרד לאשר לשגרירות תקציב עבור האירוע; הוא העריך שעלות ההפקה תסתכם בכ- 8,750 דולר וציין שהתשלום עבור זכויות היוצרים ייעשה באמצעות תרומות שבכוונתו לגייס מחברות ישראליות הפועלות בקרואטיה.
אגף הכספים - תחום חו"ל במשרד לא הגיב על הודעת השגריר בעניין גיוס התרומות.
אף שלא התקבל אישור המשרד לגיוס התרומות, דיווח השגריר בסוף מרס 2007 על תרומות שהתקבלו בסך 2,030 .
דולר הביקורת העלתה שבגלל מערכת היחסים שתוארה לעיל, לא הודיע השגריר לקצינת המינהלה על גיוס התרומות, ונודע לה עליהן רק כשהן הופקדו בחשבון הבנק של השגרירות.
מקרה זה משמש דוגמה להשפעה של ה נתק בין השגריר לקצינת המינהלה על תפקוד השגרירות.
יום לפני פתיחת האירוע דיווחה קצינת המינהלה לאגף הכספים - תחום חו"ל במשרד על קבלת התרומות.
המשרד אישר להשתמש בהן למימון האירוע "כחריג חד -פעמי" מפאת סמיכות הזמנים לקיום האירוע, אך העיר לשגריר ולקצינת המינהלה כי היה עליהם לפעול לפי הוראות התקנון ולבקש מראש אישור לגיוס תרומות מגופים חיצוניים.
מהאמור לעיל עולה שאף שהשגריר הודיע למשרד מראש על תרומות שגויסו עבור האירוע, התעלם המשרד מהודעתו; על אף זאת, בעקבות הודעת קצינת המינהלה הוא העיר לשגריר על שפעל בניגוד לנהלים.
תקציב, מינהל וכספים .
תקציב הנציגויות נקבע בדולרים, והוא מיועד למימון הוצאות שוטפות של השגרירות.
נוסף על הוצאות אלה יש לשגרירות הוצאות שהיקפן בלתי צפוי, כגון הוצאות ריפוי של השליחים (להלן - הוצאות לא צפויות), והן ממומנות ישירות בידי המשרד.