HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
17 ,שלמה גלוברזון ואבי שטובניהול פרויקטים, תכנון ביצוע ובקרה (2006 .
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 על פי נוהלי תמ"מ, ההגדרה ל"שינוי המחייב אישור" היא: "שינוי בתכולה ו/או בלו"ז ו/או בתקציב של הפרויקט, המקיים אחד או יותר מהתנאים הבאים: הקטנת תכולת הפרויקט; הארכת הלו"ז ביותר מ-10% (במקרים שבהם יש אילוצי לו"ז- כל הארכה); הגדלת התקציב ביותר מ-10%.
" במצגתתמ"מ לוועדת ההיגוי מיוני 2011 צויןכי אחד מסיכוני הפרויקט הוא "שהפרויקט מתוקצב שנתי]ת[ ולא רב-שנתי"]ת[ , דבר הגורם עיכובים בתהליכי רכש ובגיוס כוח אדם בתחילת כל שנה, וכמו כן "מהווה איום על המשכיות הפרויקט ".
עוד צוין באותה מצגת כי כדי להתמודד עם בעיה זו מתבקשת ועדת ההיגוי "לאשר הגשת תקציב תלת -שנתי ( 2014 -2012 ) "הנדרש להשלמת שלב א' של הפרויקט, וכי אם תאשר הוועדה תקציב כזה, הוא יובא לדיון בוועדת ההיגוי הבאה כהכנה לדיון בוועדת הכספים של המועצה.
בסיכום ישיבת ועדת ההיגוי מאותו מועד נכתב כי "אושרה עריכת תקציב תלת שנתי להגשה לאוצר".
ועדת ההיגוי התכנסה שוב רק כעבור שמונה חודשים - בפברואר 2012.
בספטמבר2011 פרסם תמ"מ את המסמך "פרויקט תבל תקציב רב -שנתי" (להלן - מסמך עדכון התקציב).
במסמך הציג תמ"מ תקציב מעודכן לשלב א' של הפרויקט וכן תקציב רב- שנתי מעודכן לפרויקט כולו (לשנים 2020 -2011 ).
בנובמבר2011 התקיימה ישיבת ועדת הכספים בעניין פרויקט תבל ובה הציג תמ"מ, בין היתר, את העדכונים שביצע בתקציב הפרויקט.
באותו מועד הסביר תמ"מ כי במסגרת הכנת התקציב התלת-שנתי לשנים 2014 - 2012 , הוחלט לעדכןגם את התכנית הרב-שנתית של הפרויקט.
בסיכום הישיבה ביקש יו"ר ועדת הכספים לקבל מסמך מפורט המבהיר אילו מרכיבים גרמו להגדלת תקציב הפרויקט; בדצמבר 2011 התקיימה ישיבה נוספת של ועדת הכספים באותו נושא, שבה פירט תמ"מ את הסיבות לעדכון התקציב וביניהן: התייקרויות, הערכת עלות נמוכה מדי לפרויקט ה-ERP .
וצמצום בהיקף כוח האדם התקני שגויס 1.
על פי מצגת תמ"מ למינהלת המוסד מ-6.
09 - המועד שבו אישרה המינהלה את הפרויקט - התקציב הרב-שנתי (לשנים 2020 -2010 ) המתוכנן של הפרויקט היה477 מיליון ש"ח.
לדבריתמ"מ, במהלך דיון ועדת הכספים ב -10.
09 בנושא תקציב תמ"מ לשנת 2010 , ביקש יו"ר ועדת הכספים לכלול בכל פרויקט חדש את ההשקעה הנדרשת בו עבור המחשב המרכזי.
10 שלחה מנהלת הפרויקט ליו"ר ועדת הכספים "תכנית אסטרטגית למערך טכנולוגיות המידע (תכנית תבל)" שבה מופיע, בין היתר, אומדן תקציב מעודכן לפרויקט בסך 510 מיליון ש"ח (גידול של 33 מיליון ש"ח בהשוואה לתקציב המקורי של הפרויקט).
באותו מסמך כתב תמ"מ כי אומדן התקציב המעודכן כולל תוספת של משאבי עיבוד למחשב המרכזי, עבור תמיכה שוטפת וכן עבור תמיכה בפרויקטים, במערכות החדשות ובמחשב באתר ה -18DRP .
10 שלחה מנהלת הפרויקט לאגף התקציבים במשרד האוצר ניתוח של החזר ההשקעה של הפרויקט, המבוסס על התקציב הרב-שנתי לפרויקט בסכום של 510 מיליון ש"ח.
לא נמצא כי העדכון על הגידול בתקציב הפרויקט בסך 33 מיליון ש"ח הועבר לאישור המינהלה.
במסמך עדכון התקציב וכן במצגות תמ"מ לוועדת הכספים מנובמבר ומדצמבר 2011 , ציין תמ"מ כי התקציב הרב-שנתי של הפרויקט אשר מינהלת המוסד וועדת הכספים אישרו בתחילת 2010 היה510 מיליון ש"ח, וכי יש להגדילו ב-137 מיליון ש"ח, היינו ל-647 .
)מיליון ש"ח (ראו להלן .
18 DRP Disaster Recovery Plan) )- תכנית להתאוששות מאסון המשבית לזמן לא קצר את התשתית הטכנולוגית החיונית לפעילותו של ארגון.
המוסד לביטוח לאומי 1309 .
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 הביקורת ה עלתה כי מנהל תמ"מ לא הביא לבחינתה של מינהלת המוסד ולאישורה את הגידול בתקציב בסך 33 .
משרד מבקר המדינה השווה את נתוני התקציב המקורי של הפרויקט מדצמבר2009 , המועד שבו אישרה אותו מינהלת המוסד, לנתוני התקציב לאחר עדכונו הראשון בינואר 2010 , ולנתוני התקציב לאחר עדכונו השני בספטמבר 2011 (על פי מסמך עדכון התקציב ועל פי מצגות שהציגה תמ"מ לוועדת הכספים בנובמבר ובדצמבר 2011 ).
להלן ההשוואה: 1310 דוח שנתי65ג .
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 לוח1 .
ריכוז השינוייםשנעשו בתקציב הפרויקט בספטמבר 2011 (במיליוני ש"ח) .
השני(3) סך ההפרש בין התקציב .
לתקציב לאחר עדכונו השני .
במיליוני ש"ח באחוזים .
תקציב הפרויקט 477 510 647 137 27% .
'תקציב שלב א 127 127 199 72 57% .
התקציב השנתי לשנת 2012 (4) 38 38 70 32 84% .
התקציבהמקורי שהוצג למינהלה ב -6.
09 ולוועדת הכספים ב-7.
התקציב לאחר עדכונו בינואר2010 .
עקב תוספת משאבי עיבוד למחשב המרכזי 3.
התקציב המעודכן כלל תוספת עבור התייקרויות על בסיס הצמדה בשיעור2.
5% בכל שנה עד לשנת 2020.
לדברי תמ"מ, בשנים 2011 -2010 היה ניצול התקציב נמוך בכ-14 ,מיליון ש"ח בהשוואה לתכנון ומכאן נובע חלק מהגידול בתקציב בשנת 2012.
הביקורת העלתה כי אף שכבר בספטמבר 2011 הוציא תמ"מ מסמך ולפיו נדרש עדכון ניכר בתקציב הפרויק ט - בכלל זה גידול של 27% בתקציב הרב- שנתי; גידול של 57% בתקציב שלב א'; וגידו ל של 84% בתקציב השנתי לשנת 2012 - הוצגו על ידו נתוני העדכון לוועדת ההיגוי רק כחצי שנה לאחר מכן - בפברואר 2012 , ולאחר שהוצגו לוועדת הכספים בנובמבר 2011 - .
שלושה חודשים קודם לכן משרד מבקר המדינה מעיר לתמ"מ על שלא הביא את פרטי עדכון התקציב לבחינתה של ועדת ההיגוי ולאישורה לפני שהציג אותם לוועדת הכספים, אף שנוהל תמ"מ קובע כי הגדלת תקציב הפרויקט ביותר מ - 10% מותנית בכך שמנהל הפרויקט יקבל את אישור ועדת ההיגוי להגדלתו, ואף שבישיבת ועדת ההיגוי ביוני 2011 הוחלט כיהוועדה תדון ב עדכון התקציב כהכנה לדיון של ועדת הכספים בנושא.
בתשובתו מאוקטובר 2014 מסר המוסד כי עדכון התקציב בוצע בתיאום עם מנכ"לית המוסד דאז ובאישורה, בישיבה משותפת שלא תועדה עם סמנכ"ל תמ"מ ועם מנהלת הפרויקט.
משרד מבקר המדינה מעיר כי אישור להגדלת תקציב בסך 137 ,מיליון ש"ח שניתן לטענת המוסד בעל -פה על ידי מנכ"לית המוסד דאז בדיון שאף לא תועד, אינו יכול להוות אישור שמחליף בחינה ואישור של ועדת ההיגוי, כמתחייב גם מנוהל תמ"מ.
זאת ועוד, נוכח הגידול הניכר בתקציב הכולל של הפרויקט, מן הראוי היה שפרטיו יובאו גם לפני מועצת המוסד ולפני משרד האוצר.
המוסד לביטוח לאומי 1311 .
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 רזרבה להתייקרויות בעת הכנת תקציב לפרויקט יש להתחשב בגורמים כגון האינפלציה ושימוש בסוגי מטבע שונים.
רזרבה תקציבית מוגדרת לכלל הפרויקט.
רזרבה זו נקבעת, בדרך כלל, על פי הערכת אי-הוודאות בביצוע הפרויקט ובתקציב המתוכנן 19 ,.
התקציב המינהלי השנתי של המוסד המשמש למימון הוצאות התפעול השוטף, כולל סעיף לרזרבה כללית, שנועדה לממן הוצאות חריגות ובלתי צפויות במהלך שנת העבודה, ובכללן התייקרויות.
במסמך עדכון התקציב הרב-שנתי של הפרויקט מספטמבר 2011 ובמצגת תמ"מ לוועדת הכספים מנובמבר 2011 נכתב כי אישור הפרויקט בשנת2010 ,היה על בסיס אומדן ראשוני ובעת הצגת תקציב ו הודגשו שני עקרונות חשובים: (א) התקציב התבסס על הערכות ראשוניות ועל ההנחה שבהמשך יידרשו התאמות בעקבות עדכונים בתכנית הפרויקט, ובהתאם לניסיון שיצטבר במהלך הפיתוח ולתוצאות בפועל של תהליכי הרכש בפרויקט.
(ב) התקציב שאושר הוא "תקציב נומינלי אשר לא כלל הצמדות והתייקרויות, אשר היה ברור לכולם שיידרשו במסגרת מימוש המתפרס על עשר שנים" (ההדגשה אינה במקור).
באותה המצגת כתב תמ"מ כי עדכן את התקציב הרב-שנתי כך שיכלול התייקרויות על בסיס הצמדה בשיעור 2.
5% בכל שנה עד שנת2020 , וכי עדכון זה הסתכם ב-74 מיליון ש"ח (ההפרש בין התקציב הרב-שנתי המקורי הריאלי בתוספת התייקרויות, המסתכם ב -584 מיליון ש"ח, ובין התקציב הרב-שנתי המקורי הנומינלי בסך 510 .
)מיליון ש"ח יוצא אפוא שהתקציב הרב -שנתי הראשוני שאושר לפרויקט בשנת 2010 היה תקציב נומינלי שלא כלל רזרבה להתייקרויות בסך 74 מיליון ש"ח, אף שהמוסד נוהג לכלול בתקציבו המינהלי רזרבה כללית, המשמשת גם למימון התייקרויות במהלך שנת העבודה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי תקציב רזרבה להתייקרויות בפרויקט רב -שנתי המתוכנן לביצוע במשך אחת עשרה שנה, הנו נדבך הכרחי שיש לחשבו ולשקפו כבר בשלב התכנון הראשוני של תקציב הפרויקט.
האישור שנתנו מינהלת המוסד וועדת הכספים לתקציב הראשוני של הפרויקט התבסס על תקציב נומינלי, שלא כלל רזרבה להתייקרויות, ולפיכך לא שיקף את התמונה המלאה לגבי כלל העלויות הצפויות.
בתשובתו מאוקטובר 2014 מסר המוסד כי הערת הביקורת מקובלת וכי בעדכון התקציב בשנת 2011 .
תוקן הליקוי עדכונים נוספים בתקציב שלב א' (יולי 2012 - יולי 2013) מידת הפירוט של תקציב לפרויקט נקבעת לפי טווח התכנון של תקציב זה.
תקציב לטווח הארוך מגדיר את נפח הפעילות הכולל שהנהלת הארגון שואפת להשיג בטווח של כמה שנים.
בכל פרויקט מתחוללים שינויים בתכולת עבודתו.
הטיפול בשינויים מחייב עדכון של התקציב לטווח הארוך.
תוך כדי הביצוע ואיסוף המידע על התקדמות הפרויקט משמש התקציב אמצעי ראשון במעלה להשוואה בין התכנון ובין הביצוע, לאיתור חריגות ולטיפול בהן20.
19 ,שלמה גלוברזון ואבי שטובניהול פרויקטים, תכנון ביצוע ובקרה (2006.
) 20 ,שלמה גלוברזון ואבי שטובניהול פרויקטים, תכנון ביצוע ובקרה (2006.
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 תפקידי ועדת ההיגוי הם לבחון את מידת העמידה בלוח הזמנים, בתקציב ובתכולת הפרויקט ולאשר או לדחות שינויים בפרויקט.
כאמור, בספטמבר 2011 עדכן תמ"מ את התקציב הרב-שנתי של הפרויקט ל -647 מיליון ש"ח ואת תקציב שלב א' של הפרויקט ל-199 מיליון ש"ח.
במצגות לוועדת הכספים מדצמבר 2011 ולוועדת ההיגוי מפברואר2012 פירטתמ"מ את הגורמים לגידול בתקציב שלב א' מ - 127 מיליון ש"ח ל-199 .
מיליון ש"ח כאמור, וכן הציג פירוט של חישוב העלות הכספית עבור כל גורם מיולי 2012 ועד יוני2013 , דיווח תמ"מ פעמים אחדות לוועדת ההיגוי ולוועדת הכספים על סטטוס התקציב ועל לוח הזמנים של שלב א'.
בדיווחים אלו הציג תמ"מ, בין היתר, את החריגה הנוכחית (למועד הדיווח) בתקציב ובלוח הזמנים וכן הציג תחזית לחריגה נוספת בתקציב ובלוח הזמנים של שלב א', אשר לדבריו משקפת את הנזק הפוטנציאלי שייתכן ויתממש ברמת סיכון בינונית.
בתרשימים 2 ו-3 להלן מוצגים, בהתאמה, הדיווחים שמסר תמ"מ לוועדת ההיגוי לגבי התקציב של שלב א' (במיליוני ש"ח) ולגבי לוח הזמנים לסיומו (בחודשים), מתחילת הפרויקט ועד מועד סיום הביקורת.
המוסד לביטוח לאומי 1313 .
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 במצגת לוועדת הכספים ביולי2013 מסר תמ"מ, בין היתר, הסבר כללי לחריגה בפועל בתקציב שלב א' בסכום של 40 מיליון ש"חולעיכוב של 12 חודשים בלוח הזמנים.
בהסבר ציין תמ"מ כי שישה חודשי עיכוב נגרמו בשל עיצומי העובדים ושישה חודשים נוספים בשל גורמים ארגוניים וטכנולוגיים אחרים (אי-זמינות של עובדי המוסד הנדרשים לאפיון, מורכבות טכנולוגית וקצב אטי של קבלת החלטות), וכי העלות של העיכובים האלה מסתכמת ב -40 .
מיליון ש"ח הביקורת העלתה כי אף שמיולי 2012 ועד יוני 2013 הגדיל תמ"מ את התחזית לחריגה בתקציב שלב א' שלוש פעמים בסכום מצטבר של 70 מיליון ש"ח, ואף שעדכן את התחזית לחריגה מלוח הזמנים של שלב א' ל -18 חודשים, לא הציג מנהל תמ"מ לוועדת ההיגוי ולוועדת הכספים הסבר מלא ומפורט בדבר הגורמים לחריגות, ואף לא הסביר איזו השפעה תהיה להן על התכנית הרב -שנתית של הפרויקט, כפי שעשה במועד העדכון הראשון של תקציב הפרויקט בספטמבר 2011 .
זאת ועוד, גם הגורמים המפקחים- ועדת ההיגוי וועדת הכספים - לא דרשו לקבל הסבר מפורט לחריגה מהתקציב, אף שמדובר בעשרות מיליוני ש"ח, וכן לא בחנו את השפעתה על התכנית הכוללת של הפרויקט.
בתשובתו מאוקטובר 2014 מסר המוסד כי "ההסבר לוועדת הכספים משקף את הגורמים שהובילו לחריגה הנוכחית בהיקף של 40 מיליון ש"ח (שהרי לא ניתן לספק הסברים לחריגה צפויה שלא התממשה)".
עוד נמסר כי הנהלת הפרויקט מציגה בכל דיוני ועדת ההיגוי וועדת הכספים את הסטטוס המעודכן של הפרויקט תוך דגש על שינויים בתכנית העבודה, בתקציב ובלוח הזמנים ופירוט הגורמים לשינויים אלו.
כמו כן מסר המוסד בתשובתו כי במועד עדכון התקציב, העריכה הנהלת הפרויקט כי הגורמים המרכזיים שהובילו לחריגות בתקציב (עיצומי העובדים ועקומת הלמידה של שיטת הפיתוח בטכנולוגיות חדשות) אינם אמורים להשפיע על המשך מימוש התכנית הרב-שנתית, ולפיכך לא עודכנה התכנית כולה כמו בשנת 2011 .
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 משרד מבקר המדינה מעיר לתמ"מ כי לא הביא לבחינ ת הגורמים המפקחים ולאישורם הסבר מפורט ומלא לחריגה בתקציב בסך 40 מיליון ש"ח.
עוד מעיר משרד מבקר המדינה לתמ"מ כי גיבוש תחזית שלפיה צפוי הפרויקט לחריגה נוספת בסך עשרות מיליוני ש"ח, מחייב את תמ"מ להציג לוועדת ההיגוי, בצד תחזית זו, גם את הסיבות לחריגה הצפויה.
ב פועל, תמ"מ לא סיפק הסבר לתחזית החריגה הנוספת בסך 30 מיליון ש"ח.
בהיעדר מידע מפורט באשר לסיבות שהובילו לשינויים הנרחבים בתקציב שלב א' ובלוח הזמנים שלו, ובלא בחינה של השפעתם על התכנית הכוללת שלו, לא ניתן היה לפקח באופן מיטבי על ניהול הפרויקט.
משרד מבקר המדינה מעיר כי הגידול הניכר בתקציב הפרויקט בספטמבר 2011 - שנה ותשעה חודשים בלבד לאחר שניתן האישור התקציבי לפרויקט, וכן השינויים התכופים שחלו בו מיולי 2012 עד יוני 2013 - מחייבים תחקור והפקת לקחים, שכן לא מן הנמנע שביסוד השינויים, או לפחות בחלקם, עומדים כשלים בהליכי התכנון של הפרויקט.
ניהול תקציב מערכת ה- ERP והמעקב אחריו ועדת ההיגוי נדרשת, בין היתר, לקבוע אם לאשר הגדלה בתקציב הפרויקט או הסטת תקציבים בין סעיפי הפרויקט.
התכנית למימוש הפרויקט כללה על פי מסמך הייזום כמה סעיפים מרכזיים, ובהם מערכות ליבה ומערכות מטה ותשתיות, אשר על פיהם הוכן גם התקציב הרב- שנתי של הפרויקט.
כאמור, פרויקט תבל כולל שדרוג הדרגתי של כלל המערכות במוסד בתחומי הליבה (גמלאות וגבייה) וכן בתחומי המטה.
סעיף מערכות המטה כלל, בין היתר, הטמעת מערכת ERP : בשלב א' של הפרויקט תוכנן יישום של מודול משאבי אנוש; בשלב ב' - יישום מודול כספים; ובשלב ג' - מודול לוגיסטיקה.
התקציב שהקצה תמ"מ להחלפת מערכת משאבי האנוש בשלב א' של הפרויקט היה 4.
7 מיליוני ש"ח עבור פיתוח, וכ-1.
8 מיליון ש"ח עבור רישיונות ותשתית).
בהצעת תקציב המוסד לשנת 2012 מינואר2012 נכתב כי בשנת2011 הוקצו ליישומה של מערכת ERP לתחום משאבי האנוש כ-3 מיליוני ש"ח, לצורך גיוס כוח אדם ותחילת ביצוע ההתאמות הנדרשות, וכי במהלך דיוני התקציב לשנת 2012 התגלה פער גדול, בסך כ-3 מיליוני ש"ח, בין ההשקעה הנדרשת בפועל ובין התקציב המקורי.
פער זה, נכתב בהצעה, הצריך עדכון משמעותי של התקציב.
עוד נכתב באותו מסמך כי בוועדת הכספים נשקלה האפשרות להפסיק את יישומה של מערכת משאבי האנוש החדשה ולהמשיך להשתמש במערכת הקיימת, ולקדם רק את תחום הליבה של הפרויקט.
אולם לבסוף הוחלט להקציב למערכת 12 מיליון ש"ח, כדי להמשיך לפעול לפי תכנית העבודה המקורית.
המסקנה במסמך הייתה כי גילוי פער זה מחייב את המוסד וועדת הכספים להגביר את הפיקוח והבקרה השוטפת על ביצוע הפרויקט כדי למנוע עיכובים בלוח הזמנים ובתקציב.
מסקנה זו צוינה גם בהצעה לתקציב המוסד לשנת 2013 מדצמבר2012.
המוסד לביטוח לאומי 1315 .
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 בדיווחים התקופתיים של תמ"מ לוועדת ההיגוי ולוועדת הכספים באשר לפרויקט הציג תמ"מ תכניות עבודה נפרדות לפרויקט הליבה ולפרויקט ה-ERP .
לדוגמה, במצגת לוועדת ההיגוי מינואר 2014 הציג תמ"מ את סטטוס תכנית העבודה ואת התכולות של כל נושא: ליבה ו- .
ERP , וכן עדכן כי תאריך עלייתן לאוויר21 של מערכות הליבה הוא אוקטובר2015 ושל מערכת ה-ERP - ספטמבר2014 .
עם זאת התקציב שהציג תמ"מ באותה מצגת היה תקציב עבור כלל הפרויקט ללא הפרדה בין הנושאים.
הביקורת העלתה כי תמ"מ הציג ל וועדת ההיגוי ולוועדת הכספים תקציב אחד לפרויקט הליבה ולפרויקט ה - ERP ,גם יחד אף שמדובר בפרויקטים שונים המנוהלים על בסיס תכניות עבודה נפרדות, ולהם מועדים שונים לעלייה לאוויר.
כתוצאה מכך לא ניתן היה לפקח באופן נאות על התקציב המתוכנן לכל פרויקט ועל ביצועו.
בתשובתו מאוקטובר 2014 .
מסר המוסד כי הערת הביקורת מקובלת וכי יפעל לתיקון הליקוי עוד הדגיש המוסד כי בניהול השוטף של הפרויקט מתקיימת הפרדה ברורה בין מערכות הליבה לבין מערכת ה-ERP ), וכי גם נתוני הדיווח ליועץ שמינתה ועדת הכספים (על כך ראו להלן מועברים תוך הפרדה בין המשאבים המושקעים בפרויקט ה-ERP .
ובפרויקט הליבה בדיקות כדאיות הפרויקט במסמך המסכם של הוועדה לבדיקת פרויקטים גובשו כאמור 17 המלצות המסכמות את ממצאי יעשה ]י[ בדיקתה.
אחת מהמלצות הוועדה הייתה כי "לכל פרויקט מערכות מידע בממשלה ניתוח עלות-אשר יצטרף למערך ]ו[ תועלת, שייקח בחשבון היבטים מוחשיים ובלתי מוחשיים השיקולים לאישור הפרויקט.
לכל פרויקט יהיו שירותי כלכלן שיבחן את הכדאיות לפני ובמהלך הפרויקט".
במסמך הייזום מנובמבר 2009 הציג תמ"מ, בין היתר, את עלות ההשקעה בתכנית, לרבות עלות התחזוקה, לעומת עלות התפעול של המערכות הקיימות.
באותו מסמך כתב תמ"מ כי לאחר השלמת התכנית (בשנת 2020), תצטמצם עלות התפעול השוטפת של מערכות המידע במוסד ב-25% לעומת עלות התפעול הנוכחית, וכמו כן צפוי חיסכון בזכות השיפור בתהליכי השירות ובתהליכי המטה.
בינואר 2010 העביר תמ"מ למשרד האוצר ניתוח של החזר השקעה של הפרויקט, שכלל גם מרכיב של חיסכון עתידי הודות למניעת תשלומי יתר של המוסד למבוטחים.
בניתוח זה פירט תמ"מ את התקציב הכולל שיושקע במערכות המידע של המוסד בכל שנה עד לשנת 2022 , לרבות התקציב למימוש פרויקט תבל ולתפעול המערכות הקיימות והחדשות (להלן- התקציב הכולל).
כמו כן הציג תמ"מ את ההפרש השנתי בין התקציב הכולל ובין התקציב הנוכחי המושקע בתפעול המערכות הקיימות, והראה כי החל משנת 202022 סכום תשלומי היתר שהמערכת תחסוך בשנה יהיה גדול מההפרש האמור.
לדוגמה, לגבי שנת 2020 טען תמ"מ באותו ניתוח כי ההפרש בין התקציב הכולל לתקציב הקיים באותה שנה הוא 30 ,מיליון ש"ח ואילו סכום תשלומי היתר שייחסך באותה שנה יעמוד על כ -32 מיליון ש"ח.
ניתוח החזר ההשקעה הסתמך על ההיקף הכספי המתוכנן של הפרויקט באותו מועד - כחצי מיליארד ש"ח - .
21 העלייה לאוויר היא השלב במחזור החיים של מערכת מידע שבו מתחילים לעבוד במערכת החדשה.
22 בתרחיש על פי ניתוח החזר ההשקעה של תמ"מ כי0.
מהתשלומים היום הם תשלומי יתר 1316 דוח שנתי65ג .
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 ועל לוח זמנים ליישומו שהתפרס על פני 11 שנה ( 2020 -2010 .
) הביקורת העלתה כי על אף השינויים הרבים בתקציב הפרויקט ובלוח הזמנים שלו, תמ"מ לא עדכן את ניתוח הכדאיות של הפרויקט.
לעניין זה התייחס יו"ר ועדת הכספים עוד בנובמבר 2011 , כאשר ביקש לראות ניתוח מעודכן המציג את עלות הפרויקט לעומת התועלת שבהפעלתו, וכן את הכספים שיחסוך המוסד בעקבות הפעלת המערכות בפרויקט.
משרד מבקר המדינה מעיר כי נוכח השינויים הרבים והנרחבים שחלו בתקציב הפרויקט ובלוח הזמנים שלו, היה מקום שתמ"מ יציג לוועדת ההיגוי, לוועדת הכספים ולמשרד האוצר ניתוח כדאיות מעודכן של הפרויקט, כפי שהמליצה הוועדה לבדיקת פרויקטים וכפי שעלה גם מדרישתו של יו"ר ועדת הכספים.
בתשובתו מאוקטובר 2014 טען המוסד כי ניתוח הכדאיות משלב הייזום של הפרויקט הוכיח מובהקות שאינה יכולה להיות מושפעת מהגדלת התקציב בסכומים המצוינים בדוח, ואף בסכומים גבוהים יותר, ולפיכך אין להערכתו תועלת בעדכון תחשיב החזר ההשקעה עם כל עדכון תקציב.
משרד מבקר המדינה שב ומעיר כ י בהגדלת תקציב הפרויקט בעשרות אחוזים ובדחייה ניכרת בביצוע מרכיביו, יש כדי להשפיע באופן ישיר על מרכיבים מרכזיים בניתוח החזר ההשקעה, ובהם: דחייה במועד החזר ההשקעה; הארכת משך הזמן הנדרש לתחזוקת המערכות הישנות, ומכאן עלות נוספת בהשוואה לתכנון המקורי; וגידול בעלות הישירה של הפרויקט.
על כן קיימת חשיבות רבה במסירת נתונים מעודכנים למקבלי ההחלטות במוסד ולמשרד האוצר, ואין להסתפק בהישענות על מובהקות הניתוח המקורי שנעשה בינואר 2010 .
זאת על אחת כמה וכמה בפרויקט רב-שנתי המצוי עדיין בשלב הראשון של יישומו.
ניהול תכנית העבודה של הפרויקט .
"נוהל כללי למנהל פרויקט" של תמ"מ מאוגוסט 2010 קובע כי החל במועד מינויו יתחיל מנהל הפרויקט לנהל את תכנית העבודה של הפרויקט באמצעות תכנה ייעודית לניהול פרויקטים.
עוד קובע הנוהל כי "התכנית בנה]י[ת על בסיס שלד מוכן מראש (גלופת תכנית העבודה), לכל הפרויקט, ברמת הפירוט הידועה.
התכנית תכלול את כל המשימות שאמורות להתבצע במסגרת הפרויקט, לרבות אלו של יחידות אחרות בתמ"מ ושל יחידות שמחוץ לתמ"מ".
בהתאם לאמור לעיל, תמ"מ מנהל את תכנית העבודה המפורטת של הפרויקט באמצעות תכנה לניהול פרויקטים (להלן - תכנת הניהול).
בתכנת הניהול קיימות שתי גרסאות של תכנית העבודה של הפרויקט: האחת היא הגרסה המאושרת, המכונה גם "תכנית הבסיס המאושרת", והיא משמשת לבקרה על התקדמות הפרויקט בהתאם לאבני הדרך שנקבעו.
השנייה היא המוסד לביטוח לאומי 1317 .
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 הגרסה "תכנית עבודה מעודכנת", שבה משימות חדשות שלא נכללו בתכנית הבסיס במועד אישורה.
תמ"מ הכין את תכנית הבסיס הראשונה של שלב א' של הפרויקט בתכנת הניהול באוקטובר 2011 .
באוגוסט2012 עדכן תמ"מ לראשונה את תכנית הבסיס המאושרת, ובינואר 2014 .
עדכן אותה שוב בשנת 2010 מינתה ועדת הכספים יועץ חיצוני (להלן- היועץ) לשם בקרה על תקציב הפרויקט ועל לוח הזמנים שלו.
בדוחות שפרסם, התייחס היועץ גם לנתוני תכנית העבודה של הפרויקט, המנוהלים באמצעות תכנת הניהול (ראו להלן).
עדכון תכנית הבסיס בינואר 2014 בשנת2013 ,ביצע תמ"מ שני עדכונים משמעותיים בתכנית העבודה של שלב א' של הפרויקט שהתבטאו בהגדלת תקציבו ובדחיית לוח הזמנים שלו: במרץ 2013 דיווח תמ"מ לוועדת ההיגוי כי החריגה בתקציב שלב א' היא כ-20 מיליון ש"ח, וכי החריגה בלוח הזמנים היא9 חודשים.
ביוני2013 דיווח תמ"מ לוועדת ההיגוי כי החריגה בתקציב שלב א' גדלה ל-40 מיליון ש"ח, וכי החריגה בלוח הזמנים גדלה ל-12 חודשים, כך שהתקציב המעודכן של הפרויקט באותו מועד היה 240 מיליון ש"ח והיעד המעודכן להשלמת השלב- 54 .
חודשים בדוח שחיבר ביוני 2013 העיר היועץ כי יש הבדל משמעותי בין נתוני התכנון המובאים בדוח זה ובין אלו שהובאו בדוחותיו הקודמים, וכי הדבר תואם את הודעת הנהלת הפרויקט ולפיה תכנית העבודה עודכנה באופן מהותי לעומת תכניות קודמות והושלמו חלקים שחסרו בה.
עוד העיר היועץ כי הנתונים בדוח מבוססים על התכנון העדכני של הפרויקט, וכי אין זה התכנון שאושר להנהלת הפרויקט בעבר "אלא עדכון שלו שנעשה על ידי הנהלת הפרויקט", וכי "לאחר אישורו על ידי הגורם המוסמך יש להפכו לתכנון המאושר, מולו ייבדק הפרויקט בעתיד".
במכתב מיולי 2013 ,למנכ"ל המוסד ציין יו"ר ועדת הכספים כי תכנית העבודה הבסיסית שהנהלת המוסד אישרה ובעקבות כך אישרה אותה גם ועדת הכספים, אינה רלוונטית עוד לנוכח השינויים הרבים שבוצעו בה, ולכן הוא מבקש להכין תכנית עבודה מעודכנת, שבה יובאו בחשבון כל השינויים.
יו"ר ועדת הכספים הוסיף וכתב: "למותר לציין, כי תכנית מעודכנת מבוקשת זו תאפשר הן למוסד והן לוועדת הכספים לבחון באופן מעשי ואפקטיבי את הביצוע מול התכנון".
בדוח היועץ בנושא הפרויקט מאוקטובר 2013 נכתב: "כדאי לאשר את התכנון העדכני ולקבוע שהוא תכנון הבסיס מולו נמדד הפרויקט.
אם הוא לא נראה למקבלי ההחלטות כתכנון ראוי, יש להנחות את הנהלת הפרויקט להכין תכנון שיתקבל כראוי ולאשר תכנון זה כתכנון הבסיס".
בישיבת ועדת הכספים בנובמבר 2013 שוב העלה היועץ את הנושא ואמר: "אני היום נמצא במצב מוזר - השוואות שאני עושה, אני ]ה[ לפרויקט אין תכנית מאושרת.
כל משווה את התכנון הנוכחי מול התכנון מלפני ארבעה חודשים".
באותו מועד המליץ היועץ כי ועדת ההיגוי תגדיר באופן רשמי שתכנית העבודה המעודכנת תשמש מעתה תכנית הבסיס.
ועדת ההיגוי התכנסה לאחר כחודשיים, בינואר 2014 , וקבעה כי תכנית העבודה המעודכנת אושרה ותחליף את תכנית הבסיס.
עוד צוין כי "עדכון זה אושר גם בוועדת הכספים".
הביקורת העלתה כי תכנית בסיס מעודכנת לפרויקט, המושתתת על הגדלת תקציב שלב א' ב-40 מיליון ש "ח ועל דחיית מועד סיום השלב בשנה, הובאה לאישור ועדת ההיגוי רק בינואר 2014 .
יוצא אפוא שמיוני 2013 ועד לינואר 2014 לא הייתה לפרויקט תכנית בסיס מאושרת עדכנית, ובשל כך נפגעה בעיקר יכולתן של 1318 דוח שנתי65ג .
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 ועדת ההיגוי ושל ועדת הכספים לעקוב אחר התקדמות הפרויקט בהתאם לאבני הדרך שנקבעו ולפקח עליה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי אין לקבל מצב כזה בפרויקטים בכלל ובפרויקט גדול ומורכב כגון זה בפרט.
טווח התכנון של תכנית העבודה 1.
כאמור, על פי נוהל תמ"מ, תכנית העבודה של הפרויקט תכלול את כל המשימות שאמורות להתבצע במסגרתו.
בדוח היועץ מדצמבר 2012 נכתב: "תכנון הפרויקט כיום מגיע לשנת2013 ובנושאים בודדים למחצית הראשונה של שנת 2014 .
נראה לי שזה הזמן להתחיל לתכנן את השנים הבאות כך שיהיה אופק זמן מספיק בתכנון הפרויקט".
גם בישיבת ועדת הכספים באותו מועד העיר היועץ כי "צריך להיות תכנון לפרויקט שמסתכל קדימה לפחות שלוש שנים".
עוד הוא המליץ להתחיל בתכנון ההמשך ולא לחכות עד סוף שנת 2013 , שכן מועד זה מאוחר מדי.
באותה ישיבה הוסיף נציג ועדת הכספים: "התכנון המפורט נכנס לתוך 2014 , ובאיזה שהוא מקום נעלם שם.
איך אפשר לתכנן תקציב ל-10 שנים, כשהתכנון נגמר ב-2014.
גם ועדת הכספים עמדה באותו חודש על הצורך "לפעול כבר עתה ולתכנן את השנים הבאות, כך שיהיה אופק זמן מספיק בתכנון הפרויקט".
בתשובתו מאוקטובר 2014 הסביר המוסד כי ממרץ2012 ועד מרץ2013 חזרו ונשנו עיצומים שפגעו קשות בהתקדמות הפרויקט ובניהולו, ועל כן לא התאפשר לתחזק תכנית עבודה עדכנית.
בישיבת ועדת הכספים ביולי 2013 העיר יו"ר הוועדה כי הוא ביקש בעבר לתכנן את המתווה של שלב ב'.
כמו כן, בהצעת תקציב המוסד לשנת 2014 , מדצמבר2013 , חזרה ועדת הכספים על המלצתה להנהלת המוסד לפעול כבר עתה לתכנון השנים הבאות כך שיהיה אופק מספיק רחב בתכנון הפרויקט.
גם בדוח היועץ ממרץ 2014 נכתב כי "תכנון העבודה הנוכחי מסתיים בסוף 2014 .
נראה לי שמתאימה השעה לתכנן את המשך העבודה ולהיערך לקראתה".
במרץ 2014 שלח יו"ר ועדת הכספים מכתב למנכ"ל המוסד בנושא דוח ביקורת על פרויקט תבל, המעודכן לסוף שנת 2013 .
במכתב הדגיש היו"ר כי "אין זה סביר לחלוטין כי כיום אנו נמצאים באמצע חודש מרץ 2014 כאשר התכנית מסתיימת בסוף2014 ללא אופק אפילו לשנת 2015 , כאשר מקובל ורצוי לתכנן תכנית אב כללית עם תכנית משאבים ותוצרים תלת שנתית ברזולוציה כפי שהוגשה במקור עם תחילת התכנית.
ממליץ להיערך לכך בדחיפות".
על פי מצגת תמ"מ לוועדת ההיגוי מ-12.
14 , המועד המתוכנן להפעלת מערכת הליבה בשני הסניפים הראשונים הוא אפריל 2015 ", והמועד המתוכנן להשלמת ה"עלייה לאוויר הוא אוקטובר 2015 .
הביקורת העלתה כי תמ"מ התקדם בביצוע שלב א' בלא שהייתה בידיו תכנית עבודה מפורטת ליישום שלב זה בכללותו.
בפועל, תכנית הבסיס המעודכנת לשלב א' שאישרה ועדת ההיגוי בינואר 2014 , כללה פעילויות עד לסוף שנת 2014 בלבד, עלאף שהמועד המתוכנן לסיום שלב א' נקבע לאוקטובר 2015 .
זאת ועוד, עד אוגוסט 2014 ,מועד סיום הביקורת, לא הביא תמ"מ לגורמים המפקחים - ועדת ההיגוי וועדת הכספים - לבחינתם ולאישורם, תכנית עבודה המוסד לביטוח לאומי 1319 .
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 ,'מפורטת לכל שלב אכנדרש בנהליו, וזאת למרות הערות חוזרות ונשנות של ועדת הכספים ושל היועץ מטעמה.
בתשובתו מאוקטובר 2014 מסר המוסד כי תכנית העבודה שנבנתה בתחילת2014 פירטה משימות לשנה הקרובה ובכלל זה כל המשימות עד גמר הפיתוח.