HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
, רשאים לבקש השלמות, ]המינהלה[ השמאי הממשלתי הראשי או מי מטעמו או מבקש השומה הבהרות ועריכה מחדש וכיוצ"ב, על-פי שיקול דעתם הבלעדי, ולא יהא בכך כדי לזכות את הקבלן בתמורה נוספת".
(א) ביולי 2006 כתב השמאי הממשלתי למשנה ליועמ"ש שהשמאים אינם מוכנים כלל לשנות את שומתם על פי ההנחיות הנוספות, "זאת כאשר מדובר בשינוי בנתונים עובדתיים גרם לחשש ]עורך הדין המייצג תובעים [ ולא חלילה בשיקול דעת.
נדמה לי כי מכתבו של ופחד ניכר בין השמאים".
עד תחילת יולי 2006 עוכבו כ-200 שומות של שישה שמאי מאגר משום שהליכי הבקרה והתיקון בעניינן עדיין לא הסתיימו.
(ב) מינהלת סל"ע התקשרה עם שמאי ד' לשם הכנתן של כ -70 שומות פרטניות.
לאחר שהשמאי הממשלתי נתן את ההנחיות הנוספות, הוא דרש משמאי ד' לתקן כ-50 מהן על פי ההנחיות האלה, אולם השמאי סירב לתקנן.
המינהלה התקשרה עם שמאי ה', שהיה שותפו של שמאי ד', לשם הכנתן של 25 שומות, ועד יוני 2006 הוא הגיש למינהלה את כולן.
לדברי השמאי הממשלתי, שני השמאים לא ערכו את השומות לפי ההנחיות הנוספות.
בדצמבר 2006 מסרו שני השמאים בתשובתם כי שמאי המינהלה אישר את השומות שערכו.
הם הוסיפו שבאפריל 2006 התקיימה ישיבה שבה השתתפו השמאי הממשלתי, שמאי ", והוחלט שהם יגישו את ]הנוספות[ המינהלה והם עצמם.
בישיבה הועלתה "סוגיית ההנחיות שומותיהם לאגף השומה בלי לתקנן על פי ההנחיות האלה.
תכנית ההתנתקות 1101 נמצא שאגף השומה תיקן בעצמו את השומות של שני השמאים.
עד אמצע ספטמבר 2006 הוא מסר למינהלה 39 מ-75 .
השומות שהיה עליו לתקן מהאמור לעיל עולה שחסמים אחדים עיכבו את הכנת השומות הפרטניות: השמאי הממשלתי נאלץ לתת הנחיות נוספות, שהטמעתן ארכה זמן רב; והדעת נותנת שהמכתבים ששלח עורך הדין המייצג תובעים לשמאי האגף ולשמאי המאגר הרתיעו את השמאים, ומשום כך הם חששו לתקן את השומות על פי ההנחיות הנוספות.
המינהלה והשמאי הממשלתי היו צריכים לפעול להסרת החסמים האלה, כדי שתהיה אפשרות להשלים את הכנת השומות במועד שנקבע.
הם יכלו להציג את הבעיות לגורם בכיר יותר, כמו מנכ"ל משרד המשפטים.
מאחר שלא עשו זאת כמתבקש, התעכבה הכנת השומות הפרטניות עיכוב ניכר.
ההשפעות של העיכוב בהכנת השומות הפרטניות על תשלום הפיצויים לתובעים .
קבלת נתונים בסיסיים על ביתו של התובע על פי החוק, סכום הפיצוי בגין אבדן בית מגורים במסלול א' יחושב לפי סוג הבנייה של בית המגורים ולפי השטח הבנוי של הבית.
כך למשל, סכום הפיצוי בגין בית מגורים שנבנה בבנייה עצמית הוא 4,500 ש"ח למ"ר.
מסלול ב' מעניק תוספת לפיצוי הניתן במסלול א'.
את התוספת מקבל מפונה שמרכז החיים שלו9 היה ביישוב המפונה, והוא התגורר בו לפחות למשך פרק הזמן הקבוע בחוק.
ביוני 2005 החליטו ועדות הזכאות להתחיל לשלם לתובעים מקדמות על פיצויים בגין אבדן בתי מגורים: מקדמה של כ- 217,000 ש"ח בפרק הזמן שעד למועד הפינוי, כלומר עד אמצע אוגוסט 2005 , או מקדמה של כ- 290,000 ש"ח לאחר מועד הפינוי (להלן - מקדמה ראשונה).
המינהלה מסרה בתשובתה בינואר 2007 ש"מדיניות מתן המקדמות לתובעים במסלול השומות הפרטניות כונתה אצלנו מדיניות של קיצור טווחים היות שלכל אורך הדרך הקפידו הוועדות.
ככל האפשר לנוכ ]תובעים[ליתן החלטות על מקדמות.
מתוך שאיפה לסייע ל ח העיכובים המשמעותיים שחלו בהכנת שומות אלה.
מחד הקפידו ועדות הזכאות שלא להסיג את גבולו של השמאי הממשלתי הראשי, ויחד עם זאת פעלו כדי לקדם תשלום מקדמות".
בחודשים יוני-יולי 2005 החליטו ועדות הזכאות לשלם מקדמה למי שתבעו פיצויים במסלול של שומה פרטנית.
הוחלט שהמקדמה לא תהיה גדולה מסכום הפיצויים המחושב לפי מסלול א' (להלן - הסכום הנורמטיבי) לפי נתונים על שטח הבית ועל סוג הבנייה שלו.
בסוף יולי 2005 הודיע המשנה ליועץ המשפטי לממשלה (חקיקה) לראש ועדות הזכאות שאי -אפשר לשלם לתובעים מקדמה עד לגובה הסכום הנורמטיבי אם התביעה הוגשה במסלול של שומה פרטנית.
המשנה ליועץ המשפטי לממשלה (חקיקה) מסר בתשובתו למשרד מבקר המדינה בינואר 2007 ש"אחד מתפקידי השמאי, בעריכת שומה פרטנית, הוא לקבוע את גודל הבית ואת איכות .
9 ,על פי החוק, לשם קביעת מרכז חייו של תובע יובא בחשבון מכלול קשריו המשפחתיים הכלכליים והחברתיים, ובהם, בין השאר מקום המגורים שלו ושל בני משפחתו.
אין זה מתפקידה של ועדת הזכאות לקבוע קביעות בעניינים אלה.
על כן יכולה היתה ועדת הזכאות לאשר מקדמה, בשלב ראשון, לכל מי שהיה בעל זכות בבית מגורים, לפי הגודל המזערי של בית בדרגת הפיצוי של בניה טרומית.
אחרי שהשמאי קבע ממצאים בדבר גודל הבית וסוג הבניה - אף אם טרם ניתנה שומה סופית - לא היתה מניעה לתת מקדמה נוספת, בהתבסס על נתוני השמאי".
בתחילת אוגוסט 2005 החליט ראש ועדות הזכאות שלא לאשר מקדמה שנייה לתושבים שהגישו תביעה במסלול של שומה פרטנית, אלא רק מקדמה ראשונה, תוספת לזכאים לפיצויים במסלול ב' ומענקים שונים הנכללים בתביעה בגין אבדן בית המגורים - מענק עבור שכר דירה ומענק עבו ר הובלה (להלן - החלטה טרם שומה פרטנית).
ראש ועדות הזכאות העריך שסכום זה הסתכם ב- 800,000 ש"ח בממוצע לזכאים במסלול ב' וב- 450,000 .
'ש"ח בממוצע לזכאים במסלול א בנובמבר 2005 החליטה ועדת זכאות בפעם הראשונה שיש לשלם פיצויים לפי הסכום הנורמטיבי אם התובע נתון בקשיים כלכליים.
לשם כך דרשה הוועדה משמאי המינהלה לקבל נתונים על שטח הבית ועל סוג הבנייה.
ראש ועדות הזכאות הסביר שהחלטה זו התקבלה מאחר שהכנת השומות הפרטניות התעכבה.
לאחר קבלת הנתונים האמורים החלו הוועדות לשלם את הסכום הנורמטיבי לתובעים הנתונים בקשיים כלכליים.
משרד מבקר המדינה בדק את משך הזמן שעבר מאז ביקשו ועדות הזכאות לקבל מהשמאים את הנתונים האמורים ועד שאלה השיבו להן.
על פי נתוני ועדות הזכאות, עד אוגוסט 2006 קיבלו הוועדות נתונים מהשמאים ב-164 מ-672 תיקי שומה פרטנית.
התברר שהוועדות קיבלו את הנתונים המבוקשים רק כעבור 28 יום בממוצע, וגם מסיבה זו התעכב לעתים תשלום הסכום הנורמטיבי לתובעים שהיו נתונים בקשיים כלכליים.
התברר שוועדות הזכאות חזרו על בקשותיהן לקבל נתונים פעמים אחדות.
כך למשל במאי 2006 כתבה רכזת של ועדת זכאות לשמאי הממשלתי ולשמאי המינהלה בעניין הבקשה לקבל נתונים משמאי א'.
לדבריה, "מדובר במקרה דחוף ביותר, אני זקוקה לנתונים הר"מ בדחיפות, התובע נמצא במצוקה כלכלית!
המקרה הנ"ל נמצא בהתכתבות מולכם כבר למעלה מחודשיים".
במאי 2006 , כשהמינהלה קיבלה שומות ראשונות מהשמאים, הורה ראש ועדות הזכאות לכנס את ועדות הזכאות מהר ככל האפשר ולשלם מקדמה לפי הסכום הנורמטיבי עוד לפני שהסתיים הטיפול בשומה10.
,מהאמור לעיל עולה שלעתים לא הצליחה המינהלה, באמצעות שמאי המינהלה לקבל בתוך זמן סביר נתונים בסיסיים שנדרשו לה בדחיפות כדי שתוכל לקבוע את הסכום הנורמטיבי שעליה לשלם לתובעים הנתוני ם בקשיים כלכליים.
במקרים כאלה התעכב תשלום המקדמה.
10 הטיפול הסתיים רק לאחר שהשומה נשלחה לתובע והואהעיר את הערותיו בעניינה, אם היו לו הערות.
תכנית ההתנתקות 1103 המשמעות הכספית של העיכובים בהשלמת השומות לאחר שהמינהלה קיבלה שומות במאי 2006 , כונסו ועדות הזכאות כדי להחליט, בשלב ראשון, אם לאשר תשלום של הסכום הנורמטיבי.
בשלב השני, לאחר שהתקיים הליך שימוע לתובעים ולאחר שהתקבלו הערותיהם בעניין השומה הפרטנית, היה על הוועדה לבדוק אם יש להגדיל את סכום הפיצוי לפי השומה הפרטנית.
כאשר התעכב הטיפול בשומה התעכב גם חלק מהתשלום.
החלק שעוכב הוא לכל הפחות ההפרש בין המקדמה הראשונה או הסכום שהוחלט עליו בהחלטה טרם שומה פרטנית (לאחר ני כוי המענקים) לבין הסכום הנורמטיבי (להלן - הסכום שעוכב).
משרד מבקר המדינה בדק את העיכוב בהכנת השומות הפרטניות 11 .
לשם כך נערך מדגם אקראי של 45 תיקי תביעה שבהם הודיע התובע שהוא מעוניין בשומה פרטנית, שהם10% מתיקי התביעה שבהם נמסרו שומות פרטניות למינהלה ממאי 2006 ועד אמצע אוגוסט 2006 .
התיקים שולם לתובעים הסכום הנורמטיבי נמצא שב-16 מ-45 התיקים שבמדגם שולם הסכום הנורמטיבי עוד לפני מאי 2006 , לעתים בשל קשיים כלכליים של התובעים ולעתים משום שוועדות הזכאות דנו בתביעה עוד לפני אוגוסט 2005 , כשהוועדות עוד איש רו לשלם לתובעים את הסכום הנורמטיבי.
בארבעה מקרים נוספים היה אפשר לחשב את משך זמן העיכוב12 , אך לא את שיעור הסכום שעוכב מהסכום הנורמטיבי.
התברר שמשך הזמן הממוצע של העיכוב האמור ב -29 התיקים הנותרים היה כשלושה חודשים וחצי.
לפי החישוב שערך משרד מבקר המדינה היה ה סכום שעוכב בתיקים אלה כ- 693,000 ש"ח לתביעה בממוצע; שיעור הסכום שעוכב ב- 25 מהתיקים היה בממוצע 53% מהסכום הנורמטיבי בתיק.
למרות מדיניות "קיצור הטווחים" של ועדות הזכאות ולמרות המאמץ הניכר של ועדות הזכאות לשלם מקדמות למפונים, התעכב התשלום, גם משום שהכנתן של הש ומות הפרטניות התעכבה.
 למינהלת סל"ע הוגשו יותר מ- 5,000 תביעות לפיצוי לפי החוק, כ- 2,000 מהן בגין אבדן בית מגורים.
לשם הכנת מאות שומות פרטניות נרתמו השמאי הממשלתי ואגף השומה למשימה והשקיעו בכך מאמצים ניכרים.
הכנת השומות הפרטניות לא הייתה משימה שמאית שגרת ית, ולכן השמאי הממשלתי ומינהלת סל"ע נדרשו להיערך למשימה תוך שיתוף פעולה, ולחלק ביניהם סמכויות ותחומי אחריות.
11 החישוב נעשה על פי ההנחה שהסכום הנורמטיבי כולל מקדמה ראשונה ותוספת לפי מסלול ב' (על פי הנתונים הייחודיים של התובע), ללא מענקים על הוצאות הובלה ועל הוצאות שכר דירה.
12 השמאי הממשלתי הפיץ את ההנחיות הנוספות בתחילת פברואר 2006, כלומר על השמאי היה להשלים את הכנת השומה בתוך 14 יום ממועד זה.
בהנחה שנדרש שבוע ימים לבקרה על טיוטת השומה, ונדרשו שבועיים נוספים כדי שוועדת הזכאות תקבל החלטה, היה צריך לסיים את הכנת השומה ולקבל החלטה כזו בוועדת הזכאות עד אמצע מרס 2006.
אולם השמאי הממשלתי והמינהלה לא הגיעו להסכמה בעניין תפקידם בהכנת השומות, והמינהלה אף סברה שעל השמאי להכין את השומות ולהגישן לה כמוצר מוגמר.
המינהלה והשמאי הממשלתי לא הבהירו מראש מה הסמכויות ומה תחומי האחריות של כל אחד, ולא עשו זאת גם חודשים רבים לאחר שבתי המתיישבים פונו ונהרסו, וגם כאשר נוכחו שהכנתן של מרבית השומות לא נשלמה.
מנכ"ל משרד המשפטים דאז התערב בעניין פעמים אחדות, אולם גם אז לא הובהרו כהלכה התפקידים של שני הגופים.
בשל אי-בהירות זו התעכבה הכנת השומות הפרטניות עיכוב ניכר.
ועדות הזכאות אמנם העבירו מקדמות למרבית התובעים, ובייחוד לתובעים שנקלעו למצוקה כלכלית, ואף על פי כן יתרת התשלום לחלק מהתובעים התעכבה, לעתים במשך חודשים אחדים.
משרד ראש הממשלה 219 .
גנזך המדינה (להלן - הגנזך) הוא הארכיון של מדינת ישראל, והוא פועל מכוח חוק הארכיונים, התשט"ו- 1955 (להלן- החוק או חוק הארכיונים), והתקנות שהותקנו לפיו.
על פי החוק, "בגנזך יופקד כל חומר ארכיוני של מוסדות ממלכתיים שקדמו להקמת מדינת ישראל, וכל חומר ארכיוני של מוסד ממוסדות המדינה2 או של רשות מקומית שנפסק קיומם.
וכל חומר אחר של מוסד ממוסדות המדינה או של רשות מקומית שאינו צריך שימוש עוד ושלא ניתן לבערו לפי התקנות".
הגנזך הוא יחידה במשרד ראש הממשלה.
מנהל הגנזך הוא גנז המדינה (להלן - הגנז), והוא ממונה על ידי הממשלה לאחר התייעצות במועצת הארכיונים העליונה.
לפי החוק על הגנז לפקח על סדרי הארכיונים במוסדות המדינה וברשויות המקומיות, על שמירת החומר הארכיוני בהם ועל ביעורו.
לפי החוק חומר ארכיוני הוא "כל כתב על גבי נייר או על גבי חומר אחר וכל תרש ים, דיאגרמה, מפה, ציור, תו, תיק, תצלום, סרט, תקליט וכיוצא באלה - (1 ) המצויים ברשותו של מוסד ממוסדות המדינה או של רשות מקומית, להוציא חומר שאין לו ערך של מקור; (2 ) המצויים בכל מקום שהוא ושיש בהם עניין לחקר העבר, העם, המדינה או החברה, או שהם קשורים לזכרם או לפעולתם של אנשי שם".
בתקנון שירות המדינה (להלן - התקשי"ר)3 נקבעו ההנחיות בעניין ניהול רשומות במשרדי הממשלה וביחידות הממשלתיות4.
רשומה היא פיסת מידע ייחודית, שנוצרה או התקבלה בתחילתו, במהלכו או בסיומו של הליך או פעילות מוסדית, והמכילה מידע שחשוב לשמרו.
נוסף על כך, חשוב לשמור גם על מבנה הרשומה וההקשר שבו היא נתונה, שהם בגדר מידע שאפשר ללמוד ממנו על הפעילות שהרשומה מתעדת.
המגזר הציבורי פועל על פי הכלל שכל מסמך או חומר אחר שחובה לתייקו או לשמרו הוא בבחינת רשומה.
רק רשומה מקורית ואמינה המייצגת נאמנה פעילות מוסדית נחשבת ראיה שאפשר ללמוד ממנה על הפעילות.
כדי לוודא שהרשומה עומדת בתנאים הללו יש להבטיח שתישמר מהימנותה ושלמותה ושלא יהיה אפשר לשנותה בדיעבד, אלא באופן מבוקר ומתועד5 .
הגנז מדריך את הגופים הממשלתיים בכל הנוגע לטיפול ברשומות ואף מסייע להם ומפקח עליהם בעניין זה .
לפי התקשי"ר, המנהל הכללי של המשרד או האחראי בתיאום עם הגנז יטיל על אחד העובדים להיות אחראי לרשומות במשרד (להלן גם - האחראי לרשומות או מנהל הרשומות).
האחראי לרשומות יפעל בעניינים המקצועיים של ניהול הרשומות בכפיפות .
2 החוק חל גם על תאגיד ממלכתי או ממשלתי וכן על מוסד ממלכתי שהוקם על פי חיקוק שהממשלה, באישור ועדת החינוך והתרבות של הכנסת, הכריזה עליהם בצו כמוסד המדינה לעניין חוק זה.
3 התקשי"ר חל על משרדי ממשלה וגופים נוספים, כגון תאגידים סטטוטוריים שאימצו אותו בשינויים המחויבים.
4 תקשי"ר, תת -פרק 62.
5 לפי מסמך פנימי של גנזך המדינה: "ניהול ושימור אלקטרוני של רשומות - ראשי פרקים", המבוסס על מסמכים של הגנזך הבריטי, ראו: Management, appraisal and preservation of electronic records, Kew, Richmond, Surrey, Public Record Off ice, The National archives, 1999 .
uk/documents/principles.
להוראות גנז המדינה ובפיקוחו וינחה את יחידות התיוק והמגנזות בכל הנוגע ל ניהול הרשומות 6 .
המהפכה הטכנולוגית בתחום המידע לא פסחה על מוסדות המדינה, ורוב המסמכים ומאגרי המידע במוסדות אלה נוצרים ומטופלים במערכות מידע ממוחשבות.
רשומות אלקטרוניות הן יחידות המכילות מידע 7 ,המאוחסן, המעובד והמופק ביישומי מחשב (כגון מעבדי תמלילים תוכנה לניהול מסמכים, בסיסי נתונים, גיליונות אלקטרוניים ודואר אלקטרוני), והן בבחינת חומר ארכיוני לכל דבר ועניין.
לפיכך יש לנהוג בהן ובביעורן על פי הוראות החוק והתקנות שהותקנו מכוחו.
תפקידו של הגנז לבחון ולקבוע עבור מוסדות המדינה כיצד לטפל בשימורן ובביעורן של רשומות אלקטרוניות.
משרד מבקר המדינה בדק בשנת 20038 אם יש במוסדות המדינה תשתית לשימור הרשומות האלקטרוניות שנוצרו בהם, ואם משרד ראש הממשלה וגנז המדינה נערכו לגניזת רשומות אלקטרוניות לפי דרישות חוק הארכיונים (להלן - הביקורת הקודמת).
הביקורת הקודמת העלתה שבשנות ה-90 של המאה העשרים ואילך הוקמו בגנזך, במשרדי הממשלה ובנציבות שירות המדינה (להלן - נש"מ) ועדות שעסקו בהיבטים שונים של טיפול ברשומות אלקטרוניות ובנהלים לשימורן.
התברר שבפועל לא חלה התקדמות בעניין ולא ניתנו פתרונות לבעיות שהתעוררו.
בחודשים דצמבר 2005 - דצמבר 2006 עשה משרד מבקר המדינה, לסירוגין, בדיקתמעקב ביחידת הגנזך במשרד ראש הממשלה כדי לבחון אם תוקנו הליקויים העיקריים שהעלתה הביקורת הקודמת.
בדיקות השלמה נעשו באגף בכיר לביקורת המדינה שבמשרד ראש הממשלה (להלן - האגף במשרד ראש הממשלה), בנש"מ ובאגף החשכ"ל.
תשובות הגופים המבוקרים נמסרו בינואר 2007.
היעדר הנחיות מתאימות לשימור הרשומות והמסמכים האלקטרוניים .
הביקורת הקודמת העלתה שמשרדי הממשלה לא העבירו לגנזך כל חומר ארכיוני ממוחשב, אלא השאירו אותו ברשותם.
במשרדים אין הנחיות לשימור מסמכים אלקטרוניים לאורך ימים משתי סיבות: ראשית, משרדים רבים אינם משתמשים בתוכנות לניהול מסמכים ( Document .
Management Systems ), ולפיכך לאחר פרק זמן מסוים אין ביכולתם לאתרמסמך אלקטרוני באופן שיטתי, שכן במקרים רבים כדי לשלוף מסמך אין די בשמירה אלקטרונית של הרשומות אלא נדרשת שמירה על החומרה והתוכנה שיאפשרו את הגישה אליו.
שנית, משרדים רבים משמידים חומר אלקטרוני שאינו נחוץ עוד לצרכיהם השוטפים.
7 לפיחוק המחשבים, התשנ"ה- 1995 , מידע פירושו "נתונים, סימנים, מושגים או הוראות, למעט תוכנה, המובעים בשפה קריאת מחשב, והמאוחסנים במחשב או באמצעי אחסון אחר, ובלבד שהנתונים, הסימנים, המושגים או ההוראות אינם מיועדים לשימוש במחשב עזר בלבד".
8 דוח שנתי 54 ב של מבקר המדינה ( 2004), ב פרק "שימור רשומות אלקטרוניות", עמ' 87 .
ואילך משרד ראש הממשלה 221 .
המעקב העלה כי הליקויים שצוינו בבי קורת הקודמת לא תוקנו וכי ההמלצות שצוינו בה לא יושמו, בכלל זה ההמלצות לקביעת דרכי פעולה וכללים לשמירה, לגניזה ולביעור של רשומות אלקטרוניות ודואר אלקטרוני ולקביעת הנחיות בדבר הגדרת המבנה האחיד של הרשומות האלקטרוניות.
המעקב העלה שהגופים הממשלתיים לא העביר ו כל חומר ארכיוני דיגיטלי לגנזך, למעט במקרים מעטים, אף שזה שנים הם מפיקים רשומות אלקטרוניות ודואר אלקטרוני בכמות הולכת וגדלה, ואף שהם מעבירים לגנזך רשומות המודפסות על נייר כדבר שבשגרה.
ראוי לציין שממצא זה עולה גם מבדיקת רישומי הגנזך באשר לחומר ארכיוני שלשכ ות שרים הפקידו בגנזך בשנים האחרונות: החומר שהועבר לא כלל קבצים או מסמכים ממוחשבים, לרבות דואר אלקטרוני, על אף השימוש התכוף בכלים אלה (בעניין זה ראו גם בהמשך).
המעקב העלה גם שהגנזך אינו ערוך לקליטת רשומות אלקטרוניות ולהצגתן, ואף אינו ערוך לקלוט רשומות ממערכות מידע ייעודיות המכילות קובצי נתונים גדולים המנוהלים באופן ממוחשב בלבד, כגון מרשם האוכלוסין ורשם החברות.
הגנז השיב כי לאחרונה, לאחר שהתברר כי הפיתוח וההנהגה של מערכות ניהול רשומות אלקטרוניות במשרדו יתעכבו, הוא הורה לנציגי מחלקת הפיקוח בגנזך לאשר קבלת "חומרים ממוחשבים" על גבי מצע מגנטי כגון דיסקים, עד שיהיה אפשר לקלוט חומרים מסוג זה במחשבי הגנזך.
בביקורת הקודמת ציין משרד מבקר המדינה שרשומות אלקטרוניות נבדלות מהותית מעצם טבען מרשומות שנכתבו או הודפסו על נייר, ובשל מאפייניהן הייחודיים דרושות הנחיות מיוחדות לשימורן.
עוד ציין משרד מבקר המדינה שעל הגנז ומוסדות המדינה לפעול יחד כדי לבחון ולקבוע כיצד לנהל רשומות אלקטרוניות וכיצד לשמרן ולשדרגן, כדי שלא יאבד חומר ארכיוני חיוני הנחוץ הן לצורכי ההווה והן לצורכי מחקר היסטורי בעתיד.
בשנות ה -90 של המאה העשרים קבע הגנ ז עבור מוסדות המדינה הנחיות להחזקת חומר ארכיוני, לשמירתו ולביעורו (להלן - ההנחיות) בהתבסס על החוק והתקנות שנקבעו לפיו.
הביקורת הקודמת העלתה שמשנת 1992 ואילך הגנזך לא הרחיב ולא עדכן את הפרק בהנחיות שעסק ברשומות אלקטרוניות, ואף לא קבע בהנחיות את השיטה שבאמצע ותה יש לשמר רשומות אלקטרוניות שנמצאו ראויות לגניזה ולא פרסם המלצות בעניין זה.
מהמעקב עולה שעד מועד סיום הביקורת לא נקבעו הנחיות וכללים בעניין זה.
רשומות דואר אלקטרוני .
בדואר האלקטרוני (להלן - דוא"ל) מועברים, בין היתר, החלטות ומסמכים, שחלקם נחשבים חומר ארכיוני באשר הם מכילים הוראות ורקע לתהליכי קבלת החלטות.
בביקורת הקודמת דווח כי בהיעדר הוראות מחייבות בעניין שמירתו של חומר הנשלח בדוא"ל, רוב 222 דוח שנתי57ב .
המידע הנשלח בדוא"ל אינו נגנז, והדבר אינו מתיישב עם מטרות חוק הארכיונים והוראות התקשי"ר.
במעקב נמצא כי עד מועד סיום הביקורת לא נקבעו הוראות מחייבות לשימור הדוא"ל הנחשב חומר ארכיוני ולגניזתו, וממילא לא נעשות פעולות פיקוח כדי לוודא שהגופים הממשלתיים גונזים את הדוא"ל שנוצר בהם.
בשנת 1983 הוציאה מזכירות הממשלה הנחיות לשרים באשר לטיפול ברשומות שבלשכותיהם ובאשר להעברתן לגנזך עם סיום תפקידם.
הנחיות אלה אינן עוסקות במפורש בדואר אלקטרוני, אולם הן חלות על כל חומר ארכיוני כהגדרתו הרחבה בחוק הארכיונים, לרבות דוא"ל של לשכות השרים.
המעקב העלה שלפי רישומי הגנזך לשכותיהם של שרים שסיימו את תפקידם בשנים האחרונות לא העבירו לגנזך חומר ארכיוני אלקטרוני שנשלח או התקבל בדוא"ל.
מן הראוי לציין שבמדינות אחרות נקבעו כללים ותקנים בעניין ניהול מערכות הדוא"ל הממשלתיות.
בארה"ב, למשל, נקבעו כללים המחייבים את לשכת הנשיא9 וגופים ממשלתיים לבחון אפשרות להעתקת דוא"ל למערכת נפרדת ולפורמט לא-מקוון ( Off-Line ) לשם שימור רשומות אלקטרוניות וגיבויין של רשומות ממערכות דוא"ל 10 .
ההנחיות מחייבות קליטת הודעות דוא"ל של משרד הנשיא ושל משרד סגן הנשיא במערכת ארכיב מיוחדת המיועדת לשימור הרשומות.
חובה שיהיה באפשרותו של גוף המאחסן רשומות במצע מגנטי או אופטי להמיר בכל עת את הרשומות הלא מקוונות לפורמט המחויב על פי הוראות גנזך המדינה.
גוף שאין בו מערכת גיבוי מתאימה נדרש להדפיס ולתייק את רישומי הדוא"ל והמידע הקשור לקבלתו או לשליחתו, כדי שהחומר האמור יישמר.
החלטות ועדת השרים לענייני ביקורת המדינה ומימושן .
בעקבות הביקורתהקודמת החליטה ועדת השרים לענייני ביקורת המדינה 11 במרס 2004 (להלן- החלטת ועדת השרים): (א) להקים צוות בראשות מנהל האגף במשרד ראש הממשלה (מר עוזי ברלינסקי), ובהשתתפות גנז המדינה ונציג מהחשב הכללי במשרד האוצר (להלן - החשכ"ל) שיופקד על .
9 ראו ממצאי ביקורת של מבקר המדינה בארה"ב (GAO) על ניהול מערכת הדוא"ל בלשכת הנשיא: President’s E -Mail System, Electronic Records: Clinton Administration’s Management of Executive Office of the GAO -01-446 ( 2001,) נצפה ב - 31.
10 מערכת לשימור רשומות היא מערכת ממוחשבת או ידנית שבה רשומות נאספות, מאורגנות ומסווגות כדי להקל על שימורן, שליפתן, על השימוש בהן ועל מחיקתן.
מאחר שאי-אפשר לבצע פעולות אלה בגיבויי מערכת, הגיבויים אינם משמשים מערכת לשימור רשומות בפני עצמם.
11 הערות ראש הממשלהלדוח מבקר המדינה 54ב ( 2004 ') עמ17 , /החלטה מס' בק54 .
משרד ראש הממשלה 223 .
שימור רשומות אלקטרוניותהמופקות במוסדות המדינה ויגבש הנחיות כדי לאפשר את שימור הרשומות האמורות ולהבטיח כי תתאפשר גישה אליהן לאורך ימים.
(ב) ההנחיות יוטמעו ב"פרויקטי ם רוחביים" של מחשוב הממשלה, שיבוצעו בכל משרדי הממשלה.
(ג) הצוות יבחן את היקף הרשומות האלקטרוניות שהצטברו במשרדי הממשלה ברבות השנים ושמועדות לכליה בהיעדר טיפול נאות, ויגבש תכנית מקיפה לשימורן.
הצוות כינס יותר מעשר ישיבות.
ראוי לציין ש בנובמבר 2004 התפטר הגנז דאז ורק באוקטובר 2005 .
)מונה גנז חדש (בעניין זה ראו להלן נמצא שעד מועד סיום המעקב לא גיבש הצוות הנחיות לטיפול ברשומות אלקטרוניות במשרדים ממשלתיים וביחידות ממשלתיות המפעילים מערכות ממוחשבות לניהול מסמכים.
נוסף על כך לא גובשו הנחיות לפרויקטים רוחביים של מחשוב בגופים ממשלתיים.
בסיכום ישיבת הצוות בפברואר 2006 נאמר כי הגנז יכין מסמך "ניהול רשומות ממוחשב במשרדי הממשל ה" ובו מוצגים עמדת הגנזך בנוגע לטיפול ברשומות וסיכום פעילות הצוות בתחום זה, וכי חברי הצוות יחתמו על המסמך.
המעקב העלה שהגנז טרם הכין את המסמך.
בחודשים נובמבר 2004 - ינואר 2005 הפיץ האגף במשרד ראש הממשלה לסמנכ"לים ולמנהלי מערכות מידע בממשלה (להלן - מנמ"רים) חמישה מסמכים שהכין.
המסמכים האמורים, המכונים "נהלי הצלה" לרשומות אלקטרוניות ממשלתיות12 (להלן- נוהלי ההצלה), עוסקים בכמה נושאים, ובהם: תחזוקה של אמצעים אופטיים, קביעת שם מסמך ושימור דואר אלקטרוני.
גנז המדינה הוא הגורם המוסמך לקבוע הנחיות ונהלים בנושא הטיפול ברשומות ושימורן, ומתפקידו לעשות כן.
לדעת משרד מבקר המדינה, מתוקף תפקיד זה היה נדרש שהגנז יבחן בחינה מקצועית את נוהלי ההצלה ויקנה מעמד מחייב לאלה שיימצאו מתאימים.
נוהלי ההצלה הופצו ללא אישור הגנזך, ולכן לא ניתן לראות בהם נהלים מחייבים.
ביולי 2006 נפגש הצוות עםהסגן הבכיר לחשכ"ל , מר יצחק כהן (להלן - הסגן הבכיר לחשכ"ל), ובעקבות זאת התבקשה מנהלת האגף למערכות מידע בנש"מ להכין מסמך ובו תיעשה בחינה ראשונית של ניהול רשומות אלקטרוניות.
במסמך שהגישה מנהלת האגף נבחן הנושא האמור והבעיות הכרוכות בו, והוצע כי יש לטפל טיפול מערכתי כולל ברשומות שבמשרדי הממשלה ובגנזך, וכי יהיה אשר יהיה הפתרון הממוחשב שייבחר יש לקבוע כללים ונהלים אחידים לטיפול ברשומות החל במועד יצירת הרשומה במשרד וכלה במועד שמירתה בגנזך.
12 הערות ראש הממשלה לדוח מבקר המדינה55ב ( 2005,) 'עמ407.
המעקב העלה שהצוות לא גיבש תכנית מקיפה לשימור רשומות אלקטרוניות שהצטברו במשרדי הממשלה במשך שנים והמועדות לכליה בהיעדר טיפול נאות, אף כי ועדת השרים הטילה עליו כאמור תפקיד זה, ואף לא נמצא שהיקף הנושא נבחן.
לדעת משרד מבקר המדינה, ביצועו של מהלך כזה מחייב מעורבות ושיתוף פעולה של כמה גורמים, בהם גורמי ניהול בכירים בעלי סמכות וגורמים מקצועיים בתחום הארכיונאות והמחשוב; קביעת הנחיות אחידות שיחייבו את כל המשרדים; גיבוש תכנית פעולה, היערכות להטמעתה ופיקוח על יישומה.
יש לראות בחומרה את אי -קביעתן של הנחיות אחידות לטיפול ברשומות הממוחשבות ולשימורן , בייחוד בהתחשב בכך שמשר די הממשלה הקימו ומוסיפים להקים מערכות ממוחשבות לטיפול במסמכים.
קביעת מדיניות אחידה לטיפול במסמכים במשרדי הממשלה .
בתקשי"ר מצוינים כללים בנושא יצירת מסמכים ושמירתם.
הכללים, המחייבים את שירות המדינה, נועדו להבטיח שתונהג אחידות בעניין זה.
לפיכך המערכות המ מוחשבות לטיפול במסמכים, המופעלות בגופים הממשלתיים, אמורות לספק פתרון העולה בקנה אחד עם הוראות התקשי"ר, והמבוסס על הנחיות הגנז וחוק הארכיונים.
החשכ"ל קובע הוראות וכללים מפורטים העוסקים בנושאי מינהל משקי ומינהל כספי, ואלה מתפרסמים בתקנון כספים ומשק (התכ"ם), בהוראות שעה ובחוזרי החשכ"ל; נוסף על כך החשכ"ל יזם את אישורו של נוהל מפת"ח13 - נוהלכולל לטיפול במחשוב בארגון , לרבות ניהול פרויקטים של מחשוב.
מדיונים של גורמים מקצועיים שעסקו בנושא עולה שכדי להתמודד עם הבעיות הכרוכות בטיפול ברשומות ממוחשבות ובשמירתן דרושה מדיניות אחידה בשני תחומים: האחד - תחום התקינה ומתן ההנחיות על ידי גנז המדינה, שהוא הגורם המקצועי העיקרי המוסמך לעשות כן, בכלל זה הנחיות לגבי הרשומות האלקטרוניות שטרם טופלו.
והשני - תחום ההיערכות הטכנולוגית לייצור רשומות אלקטרוניות ולניהולן בגופים הממשלתיים ולגיבוש תקנים מחייבים שייושמו במערכות הממוחשבות ויאפשרו לשמרן, לבערן או לגנזן בבוא העת.
לאחר שייקבעו התקנים וההנחיות תידרש פעולה להטמעתם בגופים הממשלתיים ובמערכות הממוחשבות, הן במערכות שכבר פועלות הן באלה שפיתוחן טרם הושלם.
מן הראוי שנש"מ והחשכ"ל ינחו את הגופים הממשלתיים שמפעילים מערכות ממוחשבות לטיפול במסמכים לפעול בדרך שתבטיח שהמערכות הממוחשבות שהם מפעילים והמערכות שיפתחו יספקו פתרון התואם את הנחיות הגנז.
זאת ועוד, ראוי לקבוע שמסמכי האפיון של המערכות יכללו דרישות בנושא שימור הרשומות האלקטרוניות.
13 נוהלמפת"ח - נוהל מסגרת שקבע החשכ"ל לטיפול כולל בניהול המחשוב בארגון הן במישור הפרויקט הן במישור הארגון בכללותו .
ה ממשלה החליטה שה נוהל יחול על כל המערכות הממוחשבות הממשלתיות , על מערכות שהמשרדים מפתחים ב עצמם ועל מערכות שמפתחים גורמי חוץ (ספקי חומרה ותוכנה).
משרד ראש הממשלה 225 .
במשרד האוצר פועלת ועדה מרכזית לענייני תקשוב ובראשה עומד הסגן הבכיר לחשכ"ל.
בין תפקידיה של הוועדה14: "4.
1 קביעת מדיניות לאסטרטגית התקשוב בממשלה, תוך הבחנה בין צרכים רוחביים לבין צרכים ייעודיים של המשרדים, בהתאם להתפתחויות בתחום טכנולוגית המידע.
2 מעקב ויצירת גשרים בין צרכים טכנולוגיים דומים של כמה משרדים.
3 קביעת מדיניות לפיתוח יישומים לאומיים ויישומים ייעודיים של משרדי ממשלה בנושאי תקשוב".
הביקורת העלתה שאף שלמשרדי הממשלה צרכים דומים, רוב המשרדים מפתחים או רוכשים בנפרד את המערכות הממוחשבות לטיפול ברשומות ובמסמכים הממוחשבים שלהם ועקב כך לא מנוצלים היתרונות לגודל במקטעי פעילות זו.
בין היתר, לא מנוצלים היתרונות לגודל בתחום הכנת המכרזים וההתקשרויות עם ספקי שירות ובניצול הידע שנצבר בגופים הממשלתיים.
מדיניות לפיתוח יישומים שמספקים צרכים משותפים לכל משרדי הממשלה במסגרת פעולה מערכתית רוחבית תאפשר גם לתכנן ביעילות את תהליכי יישום הנהלים, ההפקדה והגניזה של רשומות אלקטרוניות בגנזך, ואת הפתרון הטכנולוגי המתאים למטרה זו.
היה ראוי שהגורמים הממשלתיים המופקדים על ניהולו היעיל של משק המדינה והמינהל הממשלתי - במשרד ראש הממש לה ובמשרד האוצר - ייזמו ויממשו מהלך רוחבי ומקיף בתחום ניהול הרשומות ושימורן בסביבה דיגיטלית בכל הגופים הממשלתיים.
מהלך רוחבי זה דרוש כדי להטמיע שינויים טכנולוגיים בסביבת העבודה ולשפר את איכויות העבודה, הניהול והארגון הממשלתיים.
הגורמים האמורים לא קידמו מהלך כאמור, אף לא בעקבות הביקורת הקודמת או בעקבות החלטת ועדת השרים, וזאת יש לראות בחומרה.
ההשתהות בביצוע המהלך מונעת התייעלות וגורמת לנזקים נמשכים למשק המדינה.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מסר החשכ"ל ד"ר ירון זליכה, שבשנים 2005 ו- 2006 הוא עשה כמה פעולות ל"מימוש מדיניות רוחבית אחידה בנושא" ניהול מסמכים בממשלה: בשנת 2005 הוא הורה לסגנו הבכיר האחראי על מערכות מידע לתכנן פרויקט "סביבת עבודה רוחבית (סע"ר)" לכלל משרדי הממשלה, שתכלול מערכת לניהול מסמכים.