HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
תלות של הנהלת המשרד בעובד או בעובדים מסוימים לאיתור מידע אינה מצב תקין61 .
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד המשפטים, לאגף למערכות מידע ולבעלי התפקיד בפרויקט כי תיעוד שיטתי וסדור של פרויקט, במיוחד בסדר גודל של תנופ"ה, הוא כלי הכרחי לניהולו התקין של פרויקט.
נוסף על כך, היכולת לבקר, להפיק לקחים, להעריך ולבחון מהלכים ותוכניות שמשרד המשפטים החליט לבצעם תלויה בנגישות לרשומות ולמסמכים.
על כן, על האגף ועל בעל י התפקיד בפרויקט להכין ללא דיחוי תיק פרויקט מלא כנדרש במהלך ניהול פרויקטים גדולים מסוג זה, אשר יכלול את כל המסמכים הרלוונטיים, לרבות מסמכים מהעבר.
60 תקנון שירות מדינה, סעיף 62.
14" , רשומות המצויות בלשכותיהם או ברשותם של עובדי המדינה".
61 ,מבקר המדינהדוח שנתי 61ב (2010 ,"), "ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן במשרדי ממשלה עמ' 551.
משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1921 .
מימוש יעדי מערכת תנופ"ה ומטרותיה .
כבר בעת שהחל תכנון הפרויקט נקבע כי היעד המרכזי של המערכת הוא להעמיד לרשות הפרקליטות תשתיות של מידע, נתונים, טכנולוגיה וכלים ממוחשבים, שיתמכו בתהליך רצוף של שיפור עבודת הפרקליטים.
זאת תוך ייעול עבודת הפרקליטים ושיפור איכותה, האחדה של שיטות -עבודה במחוזות השונים, ובניית יכולת בקרה ונ יתוח של עבודת הפרקליטות .
לפיכך הדרישות הפונקציונליות והטכנולוגיות שהציב משרד המשפטים בהגדרת תכולת המערכת נקבעו על סמך צרכים פונקציונליים, מערכתיים וארגוניים שגובשו בפרקליטות.
תכולה זו נועדה להשיג את היעדים והמטרות שהציבה הפרקליטות למערכת.
יעדיה של מערכת תנופ"ה ומטרותיה נגזרו מכמה בעיות בפרקליטות שמערכת המחשוב החדשה נועדה לפתור, ובהן: מחסור בכלים לניהול, למעקב ולבקרה של פרקליט המדינה ושל מנהלי המחלקות בפרקליטות; היעדר שיטות עבודה אחידות במחוזות השונים אשר גרמו לקשיים בניהול ולצווארי בקבוק בטיפול בתיקים בפרקליטות; היעדר ממשקים עם בתי המשפט ועם משרדי הממשלה ורשויות ציבוריות שהפרקליטות מייצגת בהליכים משפטיים; בעיות שמקורן בחוסר יכולתן של מערכות המחשוב הישנות לספק תמיכה מלאה בתהליכי העבודה של הפרקליטים, כגון קושי באיתור מידע פנים-ארגוני או מידע ממשלתי והיעדר מאגרי מידע; אובדן תיקים או קושי באיתורם; הי עדר שקיפות של נתונים, כגון מידע למתלוננים על מצב הטיפול בתלונתם וקושי באספקת נתונים ובהפקת דוחות.
אחת המטרות המרכזיות של מערכת תנופ"ה הייתה להחליף תיקים פיזיים בתיקים אלקטרוניים.
מערכת תנופ"ה תוכננה לאגור את כל המידע הנדרש לצורכי פעילות הפרקליטים באופן אלק טרוני ולנהל אותו, ולהכיל מסמכים, תמונות וקטעי הקלטה בקול ובווידיאו, ובכך להפוך לכלי העבודה העיקרי של הפרקליט.
לתיק אלקטרוני כמה תועלות ובהן: שיפור זמינות התיק - על כל מרכיביו - לכל דורש; מניעת אובדן מסמכים; קיצור זמני ההמתנה לקבלת הגישה למסמכים וחיסכון בשטחי אחסון; קיצור משך הטיפול בתיקים; העלאת רמת האמינות של הנתונים במערכת; הבטחת תקינות הנתונים ושלמותם.
פריסת המערכת והטמעתה ביחידות הפרקליטות .
אחת המטרות של מערכת המחשוב החדשה היא לתמוך בתהליכי העבודה המרכזיים של הפרקליטות בכל רמות הארגון לרבות פרקליט המדינה ומשניו, מנהלי המחלקות, פרקליטי המחוז, הפרקליטים, הממונים והמנהלים במחוזות, מתמחים ועובדים מינהליים.
עוד מטרה שהוצבה למערכת - להקים תשתית נתונים אמינה ואחידה לכל המשתמשים ולספק נתונים שוטפים שיוכלו לתת 1922 |דוח שנתי 69ב .
תמונת מצב עדכנית של הפעילות בפרקליטות על מחוזותיה ויחידותיה.
המסמכים הגדירו את פרקליטות המדינה (במשרד הראשי ובמחוזות) כלקוח של המערכת, והגדירו את הדרישה שהמערכת תהיה אחודה, משמע מערכת אחת (במקום כמה מערכות), שתשרת את פרקליטות המדינה כולה.
גם לאחר שבוטל ההסכם עם הספק והאחריות לביצוע הפרויקט הועברה לידי משרד המשפטים, נותרה המטרה בעינה.
מטרה זו באה לידי ביטוי במאי 2009 , במסגרת בחינת החלופות האפשרויות לביצוע הפרויקט, ובדיונים הראשונים של ועדת ההיגוי למחשוב הפרקליטות בעניין תנופ"ה.
מערכת תנופ"ה הופעלה ביחידות הפרקליטות בהדרגה, בכל יחידה בנפרד.
הפריסה במחוזות הפליליים החלה בשנת 2011 .
בפעם הראשונה עלתה המערכת לאוויר בפרקליטות מחוז ת"א פלילי (להלן - פמת"א פלילי) בחודש מרץ; במחוזות האזרחיים החלו להפ עילה בשנת 2014 , וביחידות נוספות בפרקליטות בשנת 2012 .
משרד מבקר המדינה מצא שבמועד סיום הביקורת הפריסה הגיאוגרפית והטמעת המערכת במחוזות וביחידות הפרקליטות טרם הושלמו.
התרשים שלהלן מציג את תמונת המצב של העלאת המערכת לאוויר ביחידות הפרקליטות השונ ות וההטמעה המחודשת שבוצעה בחלקן, לפי נתונים המעודכנים לאוגוסט 2017 .
משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1923 .
תרשים4 :עליית המערכת לאוויר והטמעתה ביחידות הפרקליטות נכון לאוגוסט 2017 התרשים ממחיש כי רבות מיחידות המטה בפרקליטות אינן פועלות כיום עם מערכת תנופ"ה.
עם זה, יש לציין כי המערכת עלתה ביחידות הגדולות בפרקליטות, שעובדים בהן כשני שלישים מעובדיה: ביחידות שעלתה בהן תנופ"ה לאוויר (מסומנות בירוק) מועסקים 844 עובדים (כ-42% מכלל עובדי הפרקליטות); וביחידות שתנופ"ה עלתה בהן לאוויר יותר מפעם אחת משום שההטמעה בקרב עובדי המחוז לא צלחה בפעם הראשונה (מסומנות 1924 |דוח שנתי 69ב .
ת"א (אזרחי ) המערכת .
בסגול) מועסקים 487 עובדים (כ -24% מכלל עובדי הפרקליטות), מספר העובדים ביחידות שמערכת תנופ"ה לא עלתה בהן לאוויר (מסומנות באדום עומד על 579 (כ-30% .
)מכלל עובדי הפרקליטות הפרקליטות והאגף למערכות מידע ציינו בתשובתם כי במהלך הפרויקט התגלתה שונות ניכרת בתהליכי העבודה של החטיבה הפלילית והחטיבה האזרחית, זאת בניגוד להערכה הראשונית שאפשר יהיה להסתפק בהתאמת מערכת תנופ"ה פלילית לצורך הקמת מערכת תנופ"ה אזרחית על ידי מיפוי פערים.
גילוי זה הוביל לפיתוח מערכת תנופ"ה אזרחי כמערכת נפרדת ממערכת תנופ"ה פלילי, והפריסה במחוזות האזרחיים החלה בשנת 2014 ונעצרה בשנת2015 בשל שביתת הפרקליטים.
עוד ציינו בתשובתם כי היחידות נבדלות בהיקף עבודתן וכי המערכת עלתה לאוויר ביחידות המחוזיות שמתבצעת בהן חלק ניכר מעבודת הפרקליטות.
נמצא כי באוגוסט 2017 לא הסתיימה הפריסה במחוזות האזרחיים, שהחלה תשע שנים לאחר השקת הפרויקט, ובפרקליטות מחוז צפון (מדור אזרחי) ובפרקליטות מחוז ת"א (אזרחי) המערכת לא עלתה לאוויר כלל.
חוץ מהפרקליטויות במחוזות, פועלות בפרקליטות19 יחידות מטה נוספות שנדרשת להן התאמה ייחודית של המערכת.
הביקורת העלתה כי הפריסה ביחידות המטה, אשר החלה בשנת 2012 נעצרה בשנת 2013 .
הפעלת מערכת תנופ"ה החלה רק ב -4 מתוך19 ( יחידות מטה 21% )- במחלקה הפלילית, במחלקה הכלכלית, בלשכת ה משנה לפרקליט המדינה (פלילי) וביחידה לעיכוב הליכים.
באוגוסט 2017 , אין תוכנית כוללת ומערכתית לפריסת המערכת ביחידות האחרות62 .
בתשובת משרד המשפטים צוין כי הטמעת מערכת מחשוב בארגון היא למעשה פרויקט של ניהול השינויים הטכנולוגיים התפיסתיים והתהליכ יים בארגון, והוא מורכב משלושה שלבים מרכזיים: (א) היערכות לפני העלייה לאוויר; (ב) הטמעה אחרי העלייה לאוויר; (ג) המשך ניהול השינוי הארגוני.
הליך ההטמעה משתנה מיחידה ליחידה בהתאם לתהליכי העבודה הנהוגים בה ולמידת השפעתה של התקנת המערכת עליה.
עלייה לאוויר של מערכת בכל פרקליטות מחוז לוותה בתוכנית הטמעה אשר שונתה ושוכללה במשך השנים.
62 למעט פריסתה של תנופ"ה במחלקת עררים ובמחלקת לחקירת שוטרים במהלך 2019.
משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1925 .
ערב עליית המערכת לאוויר במרץ2011 , התגלעו בין האגף למערכות מידע לבין הפרקליטות מחלוקות קשות בנוגע לאופן הטמעתה של מערכת תנופ"ה ולאופן פריסתה.
עלייתה לאוויר של מערכת תנופה בפרקליטות מחוז ת"א (פלילי) נעשתה מבלי שהייתה תוכנית הטמעה מוסכמת.
בחמש מבין היחידות שעלתה בהן המערכת לאוויר בוצעה עלייה מחודשת לאוויר והטמעה חוזרת.
הטמעות אלו בוצעו רק לאחר שוועדת ההיגוי החליטה לבצען בספטמבר 2015 , ומכאן שעד אותו מועד המערכות לא היו בשימוש כנדרש.
עוד עלה כי אף שבפרקליטות מחוז חיפה (פלילי) המערכת עלתה לאוויר במרץ 2012 לא נעשה בה שימוש.
במועד סיום הביקורת - הפרקליטים במחוז עדיין אינם משתמשים במערכת תנופ"ה.
יצוין שבמחלקה הפלילית ובפרקליטות מחוז ת"א (מיסוי וכלכלה) המערכת עלתה לאוויר בשלישית.
נגישות מרחוק למערכת תנופ"ה .
עבודת הפרקליט כרוכה בעבודה רבה מחוץ למשרדי הפרקליטות, בעיקר בבתי המשפט.
יכולתו של הפרקליט המנהל תיקים בבתי המשפט להיות מחובר למערכת תנופ"ה ולכל התיעוד הרלוונטי היא אפוא נדבך משמעותי שעשוי לשפר את עבודתו שיפור ניכר ולייעל אותה.
ואומנם, כבר במסמכי היסוד משנת 2005 תוכנן להעביר בקשה להתקנת "נקודות חמות" בבתי המשפט עבור רשת אלחוטית (Wi-Fi ) המקושרת לרשת של הפרקליטות.
מסמךתכולות העבודה אף קבע כי אחת ממטרות המערכת היא ליצור תשתית שתעמיד לרשות הפרקליט את האמצעים שיאפשרו לקיים התייעצות ולנהל עבודת צוות בלי שום מגבלה של מרחק וזמן נסיעה.
גם מסמך החלופות משנת 2009 קובע כי בשלב הרביעי של הפרויקט יבוצעו כל ההשלמות הנדרשות לאפיון המלא של תנופ"ה, לרבות התייעצות מרחוק ותמיכה מלאה בהופעה בבתי המשפט.
אף שמערכת תנופ"ה אמורה היתה לתמוך בעבודתו של הפרקליט בבית המשפט ולצמצם את הצורך שלו להשתמש בתיקים פיזיים על ידי יצירת גישה מרחוק למערכת הממוחשבת באמצעות רשת אלחוטית , נכון לנובמבר 2018 , מערכת תנופ"ה אינה תומכת בדיוני הפרקליטים בבתי המשפט ברחבי הארץ באמצעות רשת אלחוטית.
הצורך ברשת אלחוטית ובגישה לתנופ"ה שב ועלה במהלך השנים בכל דרגי הפרקליטות: 1926 |דוח שנתי 69ב .
כבר במהלך שנת 2009 בעלי תפקיד בפרקליטות פנו למספר גורמים בהב"ה על מנת לקדם את פריסתה של רשת אלחוטית בבתי המשפט.
בשנת 2011 התקיימו מגעים בין האגפים למערכות מידע במשרד המשפטים ובהב"ה.
במאי 2011 העביר מנהל האגף למערכות מידע של משרד המשפטים למנהל האגף למערכות מידע ומחשוב של הב"ה את התוכנית שביקשה הפרקליטות להוציא לפועל לפריסת רשת אלחוטית בבתי המשפט.
התוכנית מנתה את שמות בתי המשפט שמופיעים בהם פרקליטים בתיקים פליליים, את מספר האולמות ואת מועדי הפריסה הרצויים.
האגף ציין עוד כי הפר קליטות מבקשת שבעתיד תבוצע פריסה גם בבתי המשפט האזרחיים.
הנושא עלה גם בדיוני ועדת ההיגוי, אשר קיבלה דיווחים שוטפים על הפעולות שבוצעו על מנת לקדם את מיזם הקמת הרשת האלחוטית בבתי המשפט ועל הפעולות שנעשו בנושא מול הב"ה.
הוועדה אף בחנה מודלים שונים למיזם ואת העלויות הכרוכות בביצועו.
בדצמבר 2014 הדגיש פרקליט המדינה לפני מנכ"לית משרד המשפטים את החשיבות שהוא רואה ברישות אלחוטי של בתי המשפט, פעולה שתאפשר לפרקליטים לעבוד בזמן ההמתנה לדיונים.
במסגרת הפקת לקחים מהפעלת מערכת תנופ"ה בפרקליטות מחוז דרום (אזרחי) בנובמבר 2015 כתבה פרקליטת המחוז דאז לפרקליט המדינה ולמנהלי הפרויקט כי אחד מיתרונות המערכת הוא ריכוז החומר במערכת תנופ"ה באופן נוח שיחסוך מהפרקליטים את הצורך להשתרך עם תיקים עבי כרס שכן החומר נמצא במחשב הנייד, ואולם יתרון זה ניתן למימוש באופן חלקי ביותר ואינו מורגש כלל בבתי המשפט בשל היעדר רשת אלחוטית זמינה.
לפיכך הפרקליטים נאלצים לנהל תיק פיזי נוסף על התיק האלקטרוני, ויתרונות המערכת יורגשו רק לאחר שיבוצעו בה שיפורים ולאחר שתיפרס רשת אלחוטית בבתי המשפט - דבר שלדעת פרקליטת המחוז חייב להתבצע בהקדם.
פרקליטת מחוז מרכז (אזרחי) הלינה על היעדר רשת אלחוטית בבתי המשפט ש"לא מאפשר לנו להפטר לגמרי מתיק הנייר, אנחנו נדרשים להדפיס מסמכים עובר להופעות בדיונים .
]ו[ מחייבת אותנו עדיין לנהל תיקי נייר".
בשנת2014 , לאחר כמה שנים שבהן מיזם הרשת האלחוטית בבתי המשפט לא קודם, בכירי הפרק ליטות ומשרד המשפטים החלו לקדמו.
פרקליט המדינה פנה בעניין למנכ"לית משרד המשפטים.
בנובמבר 2014 מנהל הב"ה דאז עדכן את פרקליט המדינה בדבר העלויות המוערכות של החלופות השונות להתקנת רשת אלחוטית בבתי המשפט.
כעבור ימים מספר עדכן פרקליט המדינה את מנכ"לית משרד המשפט ים "כי העלות השנתית של רישות בתי המשפט ב- Wi-Fi היא 600,000 ש"ח".
המנכ"לית ציינה כי תפנה לשרת המשפטים כדי לקדם את הנושא.
כעבור כשבועיים הודיעה מנכ"לית המשרד כי "אפשר להגיד לפרקליטים שאנחנו נפעל בשנה הקרובה לרשת את בתי המשפט".
ואולם, הב"ה מסרה לצוות משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1927 .
הביקורת שסוגיית רישות בתי המשפט הועלתה בפעם הראשונה על ידי פרקליט המדינה באוגוסט 2014 בקשר למחוז ירושלים בלבד, ושהנושא הועלה בהמשך גם על ידי שרת המשפטים ומנכ"לית המשרד ומאז הוא "נמצא בסבב דיונים סביב שאלת העלויות ומימונם".
הב"ה מסרה עוד כי פנתה ללשכת עורכי הדין כדי לבחון את עמדת הלשכה בעניין השתתפות במימון, אולם היא נענתה שאין ללשכה דרישה להתקנת רשת אלחוטית.
בפברואר2016 עודכנה ועדת ההיגוי כי משרד המשפטים הקצה תקציב לקידום הנושא.
הביקורת העלתה כי במועד סיום הביקורת עדיין לא החל מהלך של פריסת רשת אלחוטית בבתי המשפ ט בישראל.
מדיוני ועדת ההיגוי עולה כי במשך השנים התנגדה הב"ה למיזם רישות בתי המשפטי ברשת אלחוטית.
גם בדיון ועדת ההיגוי שהתקיים בפברואר 2016 , כמעט שנתיים לאחר שהחלו שרת המשפטים ומנכ"לית המשרד להיות מעורבות בנושא, עלה כי הב"ה עדיין לא קידמה את המהלך.
לפנייתצוות הביקורת השיבה הב"ה באוקטובר 2017 כי מנהל בתי המשפט דאז כתב באותו יום למנכ"לית משרד המשפטים שהוא שוחח עם פרקליט המדינה בעניין רישות בתי המשפט, עדכן את המנכ"לית בעלויות של המהלך וביקש לקבל את אישורה לכך שמשרד המשפטים והב"ה ישאו בעלויות אלו בשווה.
בתשובה נוספת של הב"ה, מנובמבר 2018 , נכתב כי הב"ה מעוניינת לרשת את היכלות בתי המשפט ברשת אלחוטית וכי ישנו סיכום תקציבי המתואם עם משרד האוצר, ומשרד המשפטים הוא צד בסיכום הזה.
עוד נכתב כי הב"ה ממתינה למעלה משנתיים לפרסום מכרז מרכזי על ידי החשב הכללי לרישות אלחוטי ב משרדי הממשלה, אולם למרות פניות חוזרות מצידה המכרז טרם פורסם.
בתשובת הפרקליטות והאגף למערכות מידע נכתב כי הם סיפקו לפרקליטים תחליף לרשת אלחוטית בבתי המשפט באמצעים טכניים שאיפשרו להם להתחבר מרחוק למערכת תנופ"ה במחשב או בטלפון נייד חכם.
עולה אפוא כי רק בשנת 2018 הופעל פתרון המאפשר לפרקליטים גישה מקוונת לתנופ"ה.
משרד מבקר המדינה מעיר להנהלת בתי המשפט, כי במצב הקיים נפגע האינטרס הציבורי של גיוס הטכנולוגיה לשיפור עבודת המגזר הציבורי וכן לשיפור השירות שנותנת הב"ה לציבור המתדיינים ולציבור שפוקד את בתי המשפט.
כל זאת, בלי שהב"ה העלתה נימוקים של ממש המסבירים את העיכוב ארוך השנים בהקמת רשת אלחוטית באולמות בתי המשפט.
נוכח ההתפתחויות הטכנולוגיות של השנים האחרונות, נוכח המעבר לעבודה במערכות מחשוב, נוכח הזמינות הטכנולוגית של רשתות אלחוטיות ושכיחותן במרחב הציבורי ונוכח מטרו ת-העל של התוכנית האסטרטגית של רשות התקשוב - פיתוח מערכת מחשוב מתקדמת בעידן הנוכחי לציבור באי בתי המשפט ולכאלף פרקליטים שאינה מנגישה את המידע הנחוץ להם אינה מתקבלת על הדעת.
על הב"ה למצות את הכלים העומדים לרשותה לקידום מיזם הקמת הרשת האלחוטית בבתי המשפט.
על מנהל בתי המשפט, פרקליט המדינה ומנכ"לית משרד המשפטים לפעול בהקדם לזיהוי המכשולים המקשים את פריסת הרשת האלחוטית, ולהעלות פתרונות הולמים שיאפשרו להסירם, ובהתאם לצורך אף לפנות למשרד האוצר לקידום המכרז האמור.
מערכת מחשוב אחודה לכלל השימושים ביחידות .
על פי מסמכי היסוד של הפרויקט, מערכת תנופ"ה נועדה להיות כלי התפעול העיקרי של הפרקליטות ולספק שירותי מחשוב לכל רמות התפקוד וסוגי הפעילות של הפרקליטות.
היא נועדה לשמש את הפרקליט במהלך טיפולו בתיק מסויים; את דרג הניהול המקצועי; את דרג הניהול האסטרטגי; את דרג הניהול התפעולי ואת הדרג המינהלי (להלן - מערכת אחודה).
לפיכך תנופ"ה תוכננה לאגור ולנהל את כל המידע והמסמכים הנדרשים לצורכי פעילות הפרקליטים ולנהל אותם בצורה אלקטרונית.
במסמכי היסוד נקבע כי המערכת האחודה תשרת את כל הפרקליטות על מחלקותיה ומחוזותיה.
על דרישה זו שבה וחזרה ועדת ההיגוי לקראת עליית מערכת תנופ"ה לאוויר בשנת 2011 .
הדברים עלו אף בדיון של ועדת ההיגוי בתחילת שנת2011 ובו צוין כי "מערכת תנופ"ה היא מערכת אחודה האמורה לתת פתרון לכל צרכי הפרקליטות, על כל יחידותיה".
המערכת האחודה אמורה לכלול את כל התכולה הנדרשת ממנה כדי שתתאים לדרישות הפרקליטות, ובתוך כך: ת יק אלקטרוני ; ניהול תוכן (מסמכים ) מסוג WORD , TIFF ו-PDF וכןקובצי קול וקובצי וידאו; יומן; בקרת עומסים ( מנגנון לזיהוי מצבי עומס אצל פרקליטים וב יחידה הארגונית בפרקליטות); תוכניות עבודה ויעדים שנתיים לפרקליט; ממשקים - פיתוח של כ-30 ממשקים חדשים; פיתוח של עד35 דוחות63BI ; ניהול תהליכים (לפחות92 ;תהליכים שהוגדרו במסמך הדרישות); ניהול תיקיםניהול פניות שונות מגורמים "חיצוניים" לפרקליטות, כגון הגוף המיוצג, בית המשפט, המשטרה והציבור הרחב.
63 דוחות מידע המופקים לפי חיתוכי נתונים מהמערכת ומאפשרים שימוש במידע הגולמי להסקת מסקנות ואיתור דפוסים ומגמות.
משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1929 .
ובמועד סיום הביקורת .
(פלילי ואזרחי בלבד) .
משרד מבקר המדינה מצא כי במועד סיום הביקורת טרם הושגה המטרה ולפיה מערכת תנופ"ה תהיה מערכת אחודה.
המערכתאינה ממלאת את כל צורכיהם של כלל ה דרגים בפרקליטות ושל כלל יחידותיה, ובמועד סיום הביקורת היא מאפשרת בעיקר ניהול של תיק בית משפט אלקטרוני (פלילי ואזרחי בלבד) וניהול יומן פרקליט.
המערכת חסרה מודול לניהול כולל של תוכן ומסמכים של כל יחידות הפרקליטות, וניתן לשמור בה רק מסמכים המשויכים לתיק בהליך משפטי מסוים , על אף הדרישה כי תנופ"ה תאגור את כל המידע והמסמכים ותנהל אותם.
ביחידות שלא הותקנה בהם מערכת תנופ"ה הותקנה מערכת ניהול מסמכים.
מערכת תנופ"ה חסרה מודולים נוספים, ובהם: מודול ניהול פניות שהפרקליטות מקבלת מגורמים חיצוניים, מודול תוכניות עבודה ומודול יעדים שנתיים לפרקליט.
כמו כן יש מודולים שהוקמו בהיקף קטן מכפי שנקבע במסמכי היסוד כמו מודול ממשקים ומודול דוחות BI.
טרם בוצעו ה התאמות הנדרשות ליחידות בפרקליטות כמו מחלקת בג"צים, המחלקה הבין-לאומית ומחלקת משפט העבודה, העוסקות בתחומי משפט ייחודיים עם היבטים חוקיים ותהליכים שונים מהתחום הפלילי והאזרחי.
מערכת תנופ"ה אינה יכולה למלא את כל הצרכים הנדרשים לניהול התיק האלקטרוני, מאחר שלא פותחו בה יכולות מסוימות.
תנופ"ה אינה מאפשרת הפעלה וניהול של קובצי קול ווידאו, הנכללים תדיר בחומרי החקירה המועברים לתיק בפרקליטות, אף שמרכיב זה נמצא במסמכי היסוד.
במחוז תל אביב (מיסוי וכלכלה), שבו מתנהלים תיקים מורכבים במיוחד, ובהם מסמכים בהיקפים ניכרים, ממשיכים הפרקליטים להשתמש בכונן הרשת היחידתי בד בבד עם השימוש במערכת תנופ"ה, מכיוון שאין היא מאפשרת ניהול תיק באופן מלא בהיקף המסמכים הנדרש64 .
בפרקליטות מחוז מרכז (אזרחי) הוחלט כי כאשר מתקבל חומר רב הוא יתויק בתיק הפיזי בלבד.
במחלקה הכלכלית, שם עלתה תנופ"ה באופן הדרגתי, אושר שימוש מקביל בכונן הרשת.
64 במועד סיום הביקורת, המסמכים בתיקים של מיסוי וכלכלה מוגשים לבית המשפט על גבי תקליטור בצירוף מסמך עיקרי (בדרך כלל כתב אישום) המפנה למסמכים ולראיות באמצעות hyper link .
עולה אפוא כי מערכת תנופ"ה לא פותחה כמערכת אחודה המספקת את הצרכים המחשוביים לכל מערכות התפקוד שבפרקליטות, אף שמלכתחילה הוגדרה תוצאה זו במסמכי היסוד כתוצאה נדרשת.
משום כך יש יחידות בפרקליטות שמשתמשות במערכת תנופ"ה ובד בבד במערכות מקבילות.
גם בתשובת הפרקליטות והאגף למערכות מידע צוין כי מערכת תנופ"ה היא אוסף של כמה מערכות נפרדות ליחידות שונות בפרקליטות, וכל פרויקט להתאמת מערכת ייעודית כזו מחייב היערכות ותוכנית עבודה ייעודית.
ואולם, מכיוון שקיימות מגבלות במשאבי הניהול והמחשוב של פרויקט תנופ"ה, הוחלט במשרד המשפטים שלא ניתן לבצע במקביל את כל הפרויקטים הללו.
בה בעת צוין כי מעבר לניהול תיק אלקטרוני באופן מלא איננו המטרה הבסיסית של תנופ"ה, וכי המערכת לא אמורה לספק את כל צור כי הפרקליטות באשר הם; המערכת פותחה כמערכת אחודה המורכבת משנ י חלקים, פלילי ואזרחי, וכי ביחידות מסוימות קיימות מערכות נוספות, אך הן אינן משמשות לניהול תיקים, וכי תנופ"ה מספקת כלים משמעותיים לשגרת העבודה של הפרקליט והפרקליטות.
על משרד המשפטים להשלים את פיתוחה של המערכת באופן שי אפשר לשמור ולנהל בה את הקבצים הקשורים לתיק, לרבות קובצי קול ווידאו.
עליית תנופ"ה לאוויר לוותה, כאמור, בקשיים טכנולוגיים ובבעיות ניכרות בהטמעה.
מפרק זה עולה כי בחלוף השנים לא הושגה המטרה הבסיסית שהציבה הפרקליטות במלואה - מעבר מלא ומחייב לניהול תיק אלקטרוני, וכי חלק מהתיקים עדיין מתנהלים בתיק פיזי.
עוד עולה כי יש בפרקליטות מחוזות ויחידות מטה שעדיין לא עברו לעבוד עם מערכת תנופ"ה, ובכך המטרה לסייע לעבודת הפרקליטות ולייעל אותה לא קודמה די הצורך.
משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1931 .
מערכת תנופ"ה הביאה לשינוי בתהליכי עבודת המזכירות ביחידות בהן היא עלתה לאוויר, והיא תרמ ה לקידום האחדת דפוסי העבודה של הפרקליטים.
בשנת 2009 אשרר האגף לערכות מידע את עיקרי תכולת מערכת תנופ"ה כפי שנקבעו במסמכי היסוד ועדכן את מסגרת לוחות הזמנים לביצוע הפרויקט ואת מסירת תכולותיו, תכנון שאישר מנכ"ל המשרד דאז.
ואולם, משנת 2009 , במהלך התקופה השנייה של פרויקט תנופ"ה, נפרצה מסגרת הפרויקט שהוגדרה במסמכי היסוד, נפרצה מסגרת לוחות הזמנים שלו, ותכולת הפרויקט צומצמה במידה ניכרת.
שינויים אלו לא בוצעו באמצעות תהליך סדור ומודע של עדכון המטרות ועדכון של לוחות הזמנים ושל תכולות המערכת כפי שנדרש בנוהל מפת"ח, בהנחיות רשות התקשוב ובנהלי האגף למערכות מידע.
הם אף לא תוקפו מצד גורמי הניהול והבקרה, לרבות מנכ"לי משרד המשפטים.
הפרקליטות והאגף למערכות מידע כתבו בתשובתם כי מטבעה של מערכת מורכבת ומתפתחת כמערכת תנופ"ה, הצרכים והדרישות מתעדכנים "תוך כדי תנועה", ואין בכך כדי לה צביע על כשל במערכת.
מנגד, בתשובת הנהלת משרד המשפטים נכתב כי היא רואה בפרויקט תנופ"ה "מגה פרויקט" של מחשוב תיקי הפרקליטות - אף על פי שמדובר בפרויקט רחב היקף שחלקים ממנו נבדלים מהותית זה מזה, וכי עמדה זו עשויה להביא לכך שלא תינתן תשומת לב ל"תמונה הגדולה" ולק צב התקדמות הפרויקט בהתאם לצורכי הפרקליטות ולהנהלת המשרד.
משרד מבקר המדינה מעיר לפרקליטות ולאגף למערכות מידע כי פריצות מסגרת לוחות הזמנים וצמצומי תכולות המערכת הצטברו לשינויים שהיו כה משמעותיים, שראוי היה לתקפם במסמכי ייזום חדשים, שיגדירו מחדש את מטרות המע רכת, את יעדיה, את מסגרת לוחות הזמנים שלה ואת תכולותיה.
משלא הוגדרו מחדש מסמכי יסוד למערכת, בשום שלב, ובהיעדר תהליך קבלת החלטות סדור בדבר שינוי היבטים אלו, אין אלא להסתמך על האמור במסמכי היסוד של הפרויקט ובמסמך החלופות.
הנהלת המשרד ציינה כי בכוונת מנכ"לית המשרד להנחות את הפרקליטות והאגף למערכות מידע להגיש תוכנית רב שנתית להמשך הפרויקט אשר תידון בוועדת המשנה העתידית, ובכך תוגבר הבקרה של הנהלת המשרד על הפרויקט - לרבות על היבטיו התקציביים.
בתוכנית הרב-שנתית יינתן דגש על קידום פריסת תנופ"ה ביחידות הפרקליטות תוך ניהול סיכונים הכרוכים בעיצומי הפרקליטים.
עוד נכתב, כי המנכ"לית תנחה את הפרקליטות לגבש מסמך תפיסה אסטרטגי של פרויקט תנופ"ה שיגלם א ת התפיסה העכשווית של מטרות הפרויקט ותכליותיו אשר השתנו באופן משמעותי לאורך הפרויקט.
מסמך זה יידון בוועדת המשנה העתידית ויובא לאישורה.
על הנהלת משרד המשפטים לוודא כי מסמך התפיסה האסטרטגי והתוכנית הרב -שנתית יכללו: מטרות ויעדים שמערכת תנופ"ה צריכה לממשם; מסגרת לוחות זמנים עם אבני דרך עיקריות ומועד משוער לסיום הפרויקט; תכולות למסירה - לרבות יחידות שבהן תעלה תנופ"ה, השלמת מודולים ויכולות של המערכת וכן יצירת ממשקים עם גורמים חיצוניים לפרקליטות; תקציב רב-שנתי להשלמת המערכת; מדדים ברורים למעקב אחר התקדמות הפרויקט ולהטמעתו.
עוד עליה להחיש את השלמת הפריסה של המערכת בכל המחוזות והיחידות בפרקליטות, ולזרז את השגת יתר המטרות והיעדים שלשמם היא הוקמה.
משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1933 .
שיפור תהליכי עבודה ודרכי ניהול בפרקליטות באמצעות תנופ"ה .
הטמעת התורה המקצועית באמצעות תנופ"ה .
ממסמכים המגדירים את הדרישות מהמערכת עלה שיעד מרכזי של תנופ"ה הוא להעמיד לרשות הפרקליטות תשתית של מידע, נתונים, טכנולוגיה וכלים ממוחשבים שיתמכו בתהליכי עבודתה ובתהליך מתמיד של שיפור עבודת הפרקליטים.
זאת תוך ייעולה, שיפור איכות ה, האחדה של שיטות העבודה במחוזות השונים ועל ידי הקניית יכולת בקרה על עבודת הפרקליטות וניתוחה לצורך תכנון יעדים אלו ולצורך שיפורם בעתיד.
ניהול הידע המקצועי בפרקליטות .
עבודת הפרקליטות מתבצעת בהתאם לכמה מקורות נורמטיביים: חוקי מדינת ישראל, פסיקת בתי המשפט, הנחיותיהם של היועץ המשפטי לממשלה ופרקליט המדינה, הנחיות ונהלים פנימיים של הארגון והיחידה, תקשי"ר והנחיות לעובדי המדינה וכן חוק לשכת עורכי הדין, התשכ"א-1961 .
זיהה כמה צרכים בתחומים מקצועיים של הפרקליטות הדוח ציין כי לפרקליטות יש "תורה", כלומר תרבות ומסורת שנבנו נדבך על גבי נדבך על ידי יועצים משפטיים לממשלה, פרקליטי מדינה ופרקליטים.
תורה זו נחלקת ל"תורה שבעל פה" הנלמדת בדיונים אצל היועמ"ש ואצל פרקליט המדינה, ול"תורה שבכתב" הכוללת את הנחיותיהם.
הדוח קבע כי ראוי לגבש את "תורת הפרקליטות" באופן זמין ושמיש כדי להטמיעה ולהקנותה לפרקליטים, וכי יש לייחד לכך משאבים וכוח אדם 65 .
בדוח נקבע כי יש צורך דחוף וחיוני במאגר מידע שישקף את הידע הארגוני של מערכת בעלת מומחיות, ולצורך כך הומלץ בו להקים מאגר מידע מסודר ומקצועי שיכלול פסיקה, כתבי אישום, סיכומים, לקחים ומסמכים העוסקים בסוגיות משפטיות שונות66.
כמו כן צוין בדוח כי נמצא שיש צורך דחוף במערכת מחשוב שתאפשר לנהל תיקים באופן שיטתי ואחיד בכל הפרקליטויות ותאפשר לעבד נתונים ולמדוד תפוקות.
עוד נקבע בדוח כי יש לפתח מערכת לניהול מידע שתאפשר להקים בה מאגר מידע מסודר ומקצועי של נהלים ושיטות עבודה אחידות, וכי בד בבד יש לקבוע נוהלי דיווח אחידים ושיטות עבודה אחידות ולמחשב אותן.
65 "דוח פרקליטות2000 '", עמ35 .
באופן דומה המליצה הוועדה בדוח לקבוע דרכים לריכוז מדיניות והחלטות עקרוניות של מדיניות היועמ"ש ופרקליט המדינה, לרישומם, לעדכונם ולתיעודם.
תכנון דומה בנוגעלשיפור היבטים מקצועיים בעבודת הפרקליטות עלה גם בעת הגדרת הדרישות למערכת תנופ"ה.
לשם כך, וכחלק מתכולתה, הוגדרו למערכת דרישות אשר יאפשרו לנהל ידע ב כמה רבדים.
למשל, נקבע כי המערכת תאפשר בכל עת להציג נהלים והנחיות של הפרקליטות לפי נושאים וסוגים של כתבי טענות.
בשנת 2005 קבעה הפרקליטות במסמכי היסוד כי "תנאי הכרחי להצלחה בהטמעת הנושא הוא הקמה ותפעול של מחלקה י יעודית, אשר תהיה אחראית על מכלול 'תורת העבודה ' של הפרקליטות; מחלקה זו תהיה אחראית, בין השאר, גם על נושא ניהול הידע המקצועי".
בשנת2009 נקבע במסמך החלופות כי האפיון המלא של המערכת יכלול בשלב האחרון ניהול ידע מלא בתנופ"ה, זאת עד שנת 2012 , בהנחה שהפרויקט יבוצע ביעילות המרבית, ובכל מקרה לא יאוחר ממאי 2014 .
בשנים 2015-2011 כללה יחידת הניהול בעל תפקידשהוגדר " ראש תחום ידע מקצועי, משפטי וטכנולוגי" שעסק, בין היתר, ב פיתוח של מאגר ידע פלילי במערכת ניהול המסמכים "דוקסנטר" ובניהולו.
בשנת 2015 אף עלה הצורך שראש תחום ידע יעשה סדר בכל ההנחיות של פרקליט מדינה.
אולם באוגוסט 2015 הוגדר תפקידו מחדש והוא הפך "מנהל יחידת הסייבר (בהקמה)" ותחומי אחריותו שונו.
בשנת 2017 נוסד ביחידת הניהול תחום אחריות חדש - התחום המקצועי - האחראי לתכלול הידע המקצועי והמידע להכשרות , לתכנון ו למדיניות של הפרקליטות, לתהליכי עבודה ולניהול מבוסס על נתונים.
התחום המקצועי החל בתהליך מיפוי צורכיהן של כל היחידות בפרקליטות.
הפרקליטות והאגף למערכות מידע כתבו בתשובתם כי בסיס הנתונים של מערכת תנופ"ה אינו מערכת לניהול מידע אלא מערכת תפעולית בלבד, אך היא תשמש מאגר עיקרי שממנו ניתן יהיה לשלוף מידע, לצד מאג רים נוספים כמו מאגרי חקיקה.
עוד כתבו כי בשנים האחרונות נעשה במשרד המשפטים מהלך של ריענון הנחיות וניהול ידע, והוא נפרד מפרויקט המחשוב.
בתשובות צוין עוד כי כלי ניהול הידע שהמשרד מתעתד לפתח צפויים להתממשק עם תנופ"ה, זאת כדי להעמיד לעובדים תשתית יעילה של ניהול ידע, לאחזר מידע ולשתפו, וכן להנגיש ידע בצורה נוחה ויעילה.
משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1935 .
אותו ולהזינו למערכת .
מן האמור לעיל עולה כי אף שהתעורר צורך לגבש את הידע המקצועי בפרקליטות, לאחד אותו, לנהל אותו ולהזינו למערכת ממוחשבת, הרי שבמשך השנים נעשו רק פעולות נקודתיות להסדרה חלקית של הנושא, וכיום הפרקליטות אינה מייעדת את תנופ"ה לניהול מקיף של מידע מקצועי כלל.
גם במועד סיום הביקורת, 18 שנים לאחר שבכירי הפרקליטות הסבו את תשומת הלב לצורך לבצע הסדרה כוללת של הנושא, הדבר לא נעשה ואף לא הושלם פרויקט הסדרת הנחיות פרקליט המדינה שהוחלט לבצעו כבר בשנת 2015 .