HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
3 דוח מבקר המדינה על היבטים בפעילות משרד החוץ ( 2006 ); בעניין רישום המתנות במשרדי הממשלה ראו דוח שנתי 51ב ( 2001 '), בפרק על משרד החוץ, עמ 225-227 ; בעניין קבלת מתנות בידי עובדי ציבור ראו דוח שנתי 57ב ( 2007 ,"), בפרק "היבטים בפעולות מפעל הפיס עמ' 947-949 ; בעניין גיוס תרומות ראודוח שנתי 57ב, ( 2007 ), בפרקעל שגרירות ישראל בבריטניה, עמ' 504 .
4 במדינות שבהן אין לישראל נציגות קבועה היא מיוצגת על ידי שגריריה במדינות סמוכות או שגרירים מואמנים להן שיושבים בישראל.
כמו כן נבדק התפקוד של כל אחת מהשגרירויות הללו בעיקר בענייני מינהל, כספים וניהול כוח האדם.
בשנת 1997 כוננו יחסים דיפלומטיים בין ישראל לקרואטיה, ובשנת 2004 החליט המשרד לפתוח שגרירות בזאגרב בירתה.
משנת 2003 ועד לפתיחת השגרירות באוגוסט 2005 , .
שגרירה לא תושבת הייתה אחראית, בין היתר, לענייני ישראל בקרואטיה באוגוסט 2007 שירתו בשגרירות בזאגרב שני שליחים: השגריר מר שמואל מירום, שהחל בתפקידו באוגוסט אותה שנה, וקצינת המינהלה וממלאת מקום השגריר הגב' ענת בן -שטרית, שהחלה בתפקידה ביולי אותה שנה.
כמו כן הועסקו בשגרירות מאבטח ישראלי בתפקיד קצין ביטחון, עובדת מקומית ישראלית (להלן - עמ"י) ושמונה עובדים מקומיים זרים (להלן - עמ"ז).
היחסים הדיפלומטיים בין ישראל לבין יוגוסלביה הושעו בשנת 1967 על פי החלטת יוגוסלביה וחודשו בשנת 1991 .
סרביה, שהייתה חלק מיוגוסלביה לשעבר, פתחה שגרירות בארץ בשנת 1992 , וממונה מטעם ישראל נשלח לסרביה.
שגרירות ישראל נפתחה בספטמבר 1997 בבירה בלגרד.
בספטמבר 2007 שירתו בשגרירות ארבעה שליחים: השגריר מר ארתור קול, מזכיר שני מדיני וממלא מקום השגריר, קצינת מינהלה הגב' רונית מזרחי וקצין ביטחון.
כמו כן הועסקו בשגרירות ארבעה עמ"י ו-13 עמ"ז.
בשנים 2003 -2007 כיהנה כשגרירה הגב' יפה בן-ארי (להלן - השגרירה הקודמת או השגרירה דאז).
בשנת 2005 החליט המשרד לפתוח שגרירות בברטיסלבה בירת סלובקיה.
לפני הקמת השגרירות הייתה שגרירה לא תושבת אחראית לענייני ישראל בסלובקיה.
באוקטובר 2006 החל השגריר התושב הראשון של ישראל את תפקידו בסלובקיה.
באוגוסט 2007 שירתו בשגרירות שלושה שליחים: השגריר מר זאב בוקר, קצין המינה לה וממלא מקום השגריר וקצין ביטחון.
כמו כן הועסקו בשגרירות שתי עמ"י ושישה עמ"ז.
היזמה לפתיחת נציגות חדשה בחו"ל היא בדרך כלל של סמנכ"ל האגף המרחבי, האחראי לכמה מדינות בחו"ל, שאותה מדינה היא בתחום אחריותו.
לאחר ששקל שיקולים שונים, בהם שיקולים מדיניים וכלכליים, והגיע למסקנה כי ראוי לפתוח את הנציגות, הוא מעלה זאת לפני מנכ"ל המשרד.
אם גם המנכ"ל סבור שיש נחיצות בפתיחת נציגות, הוא מביא זאת לפני שר החוץ.
לפי הנהוג במשרד, לאחר שאישר השר פתיחת נציגות, המשרד מודיע על כך למדינה שבה תיפתח הנציגות ומתחיל בהיערכות להקמתה.
המשרד מודיע גם לגופים שונים כמו משרד הביטחון, המשטרה ומשרד התעשייה, המסחר והתעסוקה על הכוונה לפתוח נציגות בחו"ל ומבקש לדעת אם בכוונתם לשלוח אליה שליחים מטעמם.
הסמנכ"ל למינהל, סמנכ"ל האגף המרחבי, ראש חטיבת תקצוב מרכזי, נציג חטיבת הביטחון, מנהל החטיבה למשאבים חומריים ואחרים מקיימים דיון בנושאים שונים הנוגעים לנציגות המתוכננת, כמו גודלה ומספר העובדים הנחוצים.
הביקורת העלתה כי ההחלטות המתקבלות בדיון זה אינן נרשמות בפרוטוקול על אף הצורך במעקב אחר יישומן.
גם אין במשרד תהליך מתועד של הפקת לקחים מפתיחת נציגויות, אף על פי שרוב הפעולות הכרוכות בכך צריכות להיעשות בהקמת כל נציגות.
משיחות שקיימו נציגי משרד מבקר המדינה עם חלק מהמשתתפים בדיון עולה שכל אחד מהם, בהתאם לתחום עיסוקו, מעביר את תוכן הדיון וההחלטות בכתב או בעל פה לגורמים האחראים לביצוען במשרד.
לדעת משרד מבקר המדינה יש חשיבות רבה להעלאה על הכתב של הדברים הנאמרים בדיונים מסוג זה ושל ההחלטות המתקבלות בהם ולהבאתם בצורה מסודרת לידיעת העובדים שיעסקו בהקמת הנציגות.
חשיבות יתרה יש לכך עקב התחלופה התכופה של בעלי התפקידים במשרד החוץ ובנציגויות והצורך שההחלטות יישאר ו בזיכרון הארגוני.
ריכוז ההחלטות בפרוטוקול יוכל לשמש כלי למעקב אחר יישומן, לסייע בפתיחת נציגויות בעתיד ואף לשמש בסיס לכתיבת נוהל להקמת נציגויות.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מינואר 2008 ,ציין משרד החוץ כי "הערת המבקר מקובלת מוסכם כי יש לתעד את הדיונים וההחלטות בביצוע פרויקט בינוי או הקמת נציגות חדשה ככלי מעקב ליישום ההחלטות".
לאחר קבלת אישור תקציבי ממשרד האוצר להקמת נציגות יוצאת משלחת מטעם המשרד למדינה שבה תיפתח הנציגות כדי להודיע על כך למשרד החוץ המקומי.
המשלחת גם מקיימת פגישות עם אישים בקהילה היהודית ועם בעלי תפקידים בנציגויות אחרות, כדי לקבל מידע ראשוני וחיוני בנושאים כמו מחירי הנדל"ן, סוכנויות תיווך ותנאי העסקה של עמ"ז, המלצות על עורכי דין ועוד.
המשרד משגר משלחות נוספות שתפקידן העיקרי הוא לאתר מבנים למשרדי הנציגות ולמגורי ראש הנציגות.
במקביל לחיפוש אחר מבנים לשכירות מחפש המשרד לעתים מבנים לרכישה שבהם ישוכנו הנציגות וראש הנציגות דרך קבע, או מגרש לרכישה כדי להקים עליו את מבני הקבע של הנציגות ושל בית ראש הנציגות (ראו בפרק על איתור מבנים למשרדי השגרירות ולבית השגריר).
הקמת השגרירויות בזאגרב, בבלגרד ובברטיסלבה .
כאמור, על המשרד למנות נציג מקרב עובדיו להכנת התשתית הראשונית להקמת נציגות חדשה.
הפעולות שעל הנציג לעשות מפורטות בתקנון.
הפעולות העיקריות נוגעות לתחומים אלה: 1 .
ענייני כספים- בחירת בנק שבו יופקד הכסף שקיבל למימון פעולותיו הראשונות; רישום ההוצאות עד להפעלת המערכת לניהול חשבונות וניהול תקציב.
מבנים- איתור מבנה המתאים לנציגות מבחינת השטח, המקום והעלויות.
כוח האדם- בדיקת תנאי ההעסקה המקובלים לגבי עובדים מקומיים ובדיקת תנאי השירות כמו השירותים הרפואיים ומערכת החינוך; 4 .
הצטיידות - בדיקת האפשרויות לרכישת ציוד משרדי, מכשירי חשמל, רהיטים, כלי רכב וחומרי בניין לצורכי שיפוצים.
הביקורת העלתה כי בתקנון לא מצוין שהנציג צריך לפעול לאיתור בית לראש הנציגות.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה הודיע משרד החוץ, כי הוא יוסיף לפעולות שעל הנציג לעשות על פי התקנון את החיפוש של דירת שרד לראש הנציגות.
הביקורת העלתה שהמשרד לא מינה נציג לטיפול בפתיחת כל אחת מהשגרירויות שנבדקו, כנדרש בתקנון.
חלק מהפעולות שעל הנציג לבצע נעשו בידי משלחות ששיגר המשרד לזאגרב ולברטיסלבה (ראו להלן) לפרקי זמן קצרים במשך כשנה עד לבואם של השליחים הקבועים למקום.
המשלחות לא הצליחו למלא את כל המשימות, ועקב כך, לאחר פתיחת השגרירויות הוטל על קציני המינהלה ביצוען של פעולות רבות בתחומי הכספים, כוח האדם וההצטיידות שלפי התקנון היו אמורות להסתיים לפני תחילת פעילותן.
בזאגרב נאלץ השגריר לשהות עם משפחתו בבית מלון זמן ממושך, ובברטיסלבה התמשכה השהייה של משרדי השגרירות בבית מלון (ראו להלן).
בתשובתו למשרד מבקר המדינה הודיע משרד החוץ כי לפני הקמת השגרירויות בזאגרב ובברטיסלבה שוגר לערים אלה נציג מטעמו, עובד החטיבה למשאבים חומריים.
משרד מבקר המדינה מעיר כי על פי דוחות סיכום הביקור שכתב העובד הוא עסק בעיקר באיתור מקום מגורים לשגרירויות ולשגרירים, תחום עיסוקו השוטף בחטיבה, ולא בתחומים הרבים שעל הנציג לעסוק בהם על פי התקנון.
איתור מבנים למשרדי השגרירות אחת המשימות הראשונות שעל המשרד למלא לאחר קבלת החלטה לפתוח נציגות היא איתור מבנים מתאימים לרכישה או לשכירות עבור משרדי הנציגות ולמגורי ראש הנציגות.
באיתור המבנים, בקבלת ההחלטות הנוגעות אליהם ובגיבוש חוזי ההתקשרות מעורבים עובדים רבים בכמה יחידות במשרד, בהן אגף הכספים, האגף המשפטי, החטיבה למשאבים חומריים, חטיבת הביטחון והחטיבה לתקצוב מרכזי.
: פעילות השגרירויות בבתי מלון המשרד החל בתהליך איתור מבנים למשרדי שלוש השגרירויות בסמוך למועד ההחלטה להקימן.
אולם התהליך התמשך, ולכן פעלו משרדי השגרירות פרק זמן מסוים בבית מלון, כמפורט להלן: משרד החוץ 667 .
)(א בשנת 2004 החליט המשרד על פתיח ת שגרירות בזאגרב.
משרדי השגרירות החלו לפעול בבית מלון באוגוסט 2005 , במחיר של 2,300 אירו לחודש.
כעבור כחודש הודיעו מנהלי בית המלון לשגריר כי אינם מעוניינים להמשיך ולהשכיר חדרים למשרדי השגרירות בשל הקשיים הביטחוניים וחוסר הנוחות הנגרמים לאורחים.
(ב) באוגוסט 2006 שכר המשרד חמישה חדרים בבית מלון בבעלות ממשלתית לשימוש זמני של משרדי השגרירות בברטיסלבה, במחיר של 9,000 אירו לחודש.
תקופת השכירות נקבעה לכשישה חודשים, מספטמבר 2006 ועד מרס 2007 .
בהיעדר מקום קבוע לשגרירות הוארך תוקפו של חוזה השכירות עד מרס 2008 .
בגלל פעילות משרדי השגרירות בבית המלון הותקנה בהם מערכת קשר בלתי מסווגת בלבד.
כדי לקבל ולשלוח דואר מסווג נסע השגריר בכל שבוע לשגרירות ישראל בווינה, מהלך נסיעה של כשעה, והשתמש באמצעי התקשורת של שגרירות זו.
לדברי השגריר, בהיעדר מערכת מסווגת הוא לא היה יכול לפעול בזמן אמת מול הסלובקים בעניינים מדיניים וביטחוניים, והדבר לא אפשר לו לתפקד כראוי.
(ג) משרדי השגרירות בבלגרד פעלו חמישה חודשים, מיוני ועד נובמבר 1997 , בבית מלון בעלות של 450 דולר ליום ובסך הכול כ- 67,000 .
: דיור קבוע לשגרירות בזאגרב ביוני 2005 אותרה קומה בבניין משרדים שהתאימה לשימוש משרדי השגרירות בזאגרב והמשרד שכר אותה.
הכוונה הייתה לעשות במשך שלושה חודשים פעולות להכשרת הקומה לשימוש משרדי השגרירות, ותוכנן שהם ייפעלו בבניין זה כשנתיים עד להקמת מתחם קבוע לשגרירות ולמגורי השגריר.
מאחר שבעלי בית המלון ביקשו בספטמבר 2005 לפנות את החדרים שבהם שכנו משרדי השגרירות, נאלצה השגרירות להעביר את משרדיה לקומה שנשכרה אף שעבודות השיפוץ רק החלו.
במשך שבעה חודשים פעלה השגרירות במקום בזמן השיפוצים.
המשרד הפסיק את החיפוש אחר מבנה קבע לשגרירות, והשכירות בבניין המשרדים הוארכה עד שנת 2009 תמורת כ- 7,100 אירו לחודש.
יצוין כי עוד ביוני 2005 , בעת חיפוש המבנה לשגרירות, העריכה החטיבה למשאבים חומריים ש"עקב מיעוט הנכסים הפוטנציאליים בזאגרב והתגברות התעניינותם של חברות זרות ומסחריות במקום המשלמות כמעט כל מחיר מבוקש.
כל עיכוב מצידנו אנו עלולים להפסיד את האפשרויות העומדות בפנינו עתה.
מצב זה יהווה פגיעה חמורה בתהליכי ההתארגנות של הנציגות ובשלבי הקמתה המתוכננים".
: דיור קבוע לשגרירות בבלגרד (א) כבר בפברואר 1996 איתר המשרד מבנה מתאים לשימושם של משרדי השגרירות בבלגרד (להלן - המבנה ה ראשון), ובנובמבר חתם המשרד עם בעל הנכס על זיכרון דברים ולפיו תשכור המדינה את הנכס עבור 4,500 דולר לחודש.
בינואר 1997 , כשנה לאחר שהנכס אותר, הודיע המשרד לבעלים כי אינו מעוניין בנכס, וכי זיכרון הדברים מבוטל.
המשרד נתן לבעל הנכס פיצוי על ביטול העסקה בסך 5,000 .
דולר החטיבה למשאבים חומריים המשיכה לחפש מבנה מתאים למשרדי השגרירות, ובאפריל 1997 חתם המשרד על חוזה עם חברה ממשלתית לשכירת מבנה אחר תמורת 5,300 .
דולר לחודש מנובמבר אותה שנה נמצאים משרדי השגרירות במבנה זה.
תוקף החוזה הוארך מדי שנה בשנה, ובשנת 2002 הוסכם שהוא יוארך בכל חמש שנים.
בפרק הזמן שבו שהו משרדי השגרירות בבית מלון שיפץ המשרד את המבנה ששכר כדי להתאימו לצורכי השגרירות בעלות של כ- 300,000 דולר.
משרדי השגרירות הועברו מבית המלון אל המבנה, אף שלדברי השגריר דאז וקצינת המינהלה דאז, המבנה לא היה מוכן, והיה צורך לתקן ליקויים שהתגלו בו.
מן המתואר לעיל עולה שהמשרד אמנם החל את פעולות איתור המבנה למשרדי השגרירות כשנה וחצי לפני שהשגרירות החלה לפעול, אך הוא נאלץ לשכן את המשרדים בבית מלון למשך כמה חודשים ולשלם על כך עשרות אלפי דולרים.
כמו כן, המבנה שנשכר עבור השגרירות אוכלס לפני שהיה מוכן לכך.
לא נמצא תיעוד ולא ניתנו הסברים מדוע שנה לאחר איתור המבנה הראשון חזר בו המשרד מהכוונה לשכור אותו, אף שאילו נשכר, סביר להניח שהיו נמנעות הוצאות מיותרות, השגרירות הייתה מתחילה את פעילותה במקומה הקבוע, והיה נחסך מעובדי השגרירות הצורך לפעול בבית מלון במשך חמישה חודשים, ולפעול במבנה השגרירות קודם שתוקנו כל הליקויים שהיו בו.
(ב) השגרירה הקודמת החלה את תפקידה בבלגרד בינואר 2003 .
זמן קצר לאחר מכן החל בעל הנכס, באישור המשרד, לבצע על חשבונו שיפוצים ניכרים הן בחלק החיצוני של המבנה והן בחלקו הפנימי.
השיפוצים הסתיימו בתחילת אוגוסט 2003 , והשגרירות המשיכה לפעול במבנה בזמן השיפוצים.
בספטמבר 2005 , כשנתיים לאחר סיום השיפוצים, הודיעה השגרירה למנהל החטיבה למשאבים חומריים כי קיימת "מצוקה בסביבת העבודה" - העמ"ז לענייני כלכלה ישבה במרתף הבניין מרוחקת מחדרה של השגרירה, ולארבעה עובדים הייתה בעיה של חוסר מקום ישיבה או ישיבה בצפיפות רבה.
בעל הנכס עשה במבנה שיפוצים כדי להגדיל את שטח השגרירות.
השיפוצים החלו בנובמבר 2006 והסתיימו בפברואר 2007 , והשגרירות המשיכה לפעול במבנה בחודשים אלה.
בביקורת שעשה משרד מבקר המדינה בשגרירות בספטמבר 2007 .
נמצא כי השיפוצים פתרו רק חלק מהבעיות שהעלתה השגרירה לפני ביצוע השיפוצים ב- 2003 היה על המשרד לתכנן את המבנה הפנימי של השגרירות עם השגרירה על פי מספר העובדים וצורכי העבודה.
אילו נעשה תכנון מראש, היה אפשר לעשות את השינויים במבנה בשלב הש יפוצים הראשון כבר בשנת 2003 .
במקום זאת נאלצה השגרירות לפעול שוב חודשים ארוכים בד בבד עם ביצוע עבודות שיפוץ שהפריעו למהלך התקין של פעילותה.
: דיור קבוע לשגרירות בברטיסלבה בחודשים ספטמבר 2005 עד יוני 2006 פעל המשרד לאיתור מקום דיור קבוע למשרדי השגרירות בברטיסלבה .
בין האפשרויות שנבדקו הייתה רכישת מגרש שעליו תיבנה השגרירות.
אולם בינואר 2006 המליצה החטיבה למשאבים חומריים שלא להמשיך בתהליך לרכישת המגרש בגלל ההוצאה הגבוהה הכרוכה ברכישה, משום שתהליך קבלת האישורים הנדרשים ומשך הבנייה ארוכים, ועקב כך לשגרירות לא יהיה מבנה קבע במשך שנתיים.
ביוני אותה שנה נמצא מבנה מתאים בשכירות למשרדי הקבע של השגרירות בבניין משרדים שהיה באותה עת בשלבי בנייה.
המשרד נשא ונתן על תנאי השכירות, אולם לא חתם על חוזה שכירות בגלל חילוקי דעות עם בעל הנכס על כמה מסעיפיו.
יצוין כי כבר במרס 2006 הודיע קצין הביטחון של השגרירות למשרד כי לדעתו "כל תהליך חיפוש אחר הנציגות הקבועה לוקה בחסר, אין שילוב בין המחלקות (ביטחון ונכסים) במשרד".
באוגוסט אותה שנה הודיעה חטיבת משאבים חומריים להנהלת המשרד שהיא ממתינה כבר חודשיים לאישור מגורי הקבע למשרדי השגרירות בידי חטיבת הביטחון במשרד.
היעדר תיאום בין שתי היחידות בכל הנוגע לבחירת מבנה מתאים לנציגות, והשתהות חטיבת הביטחון בנוגע לאישור המבנה, תרמו להתמשכות המשא ומתן.
בדצמבר 2006 , כשהמשא ומתן כבר היה בשלבים מתקדמים, הודיע בעל הנכס שהוא נסוג מהצעתו, בטענה שהוא נתקל בקשיים להשכיר את החדרים האחרים במבנה, משום ששוכרים משרד החוץ 669 .
פוטנציאליים חוששים שאמצעי הביטחון שתנקוט השגרירות יפריעו לפעילותם.
למרות הניסיונות של כמה אישים, חלקם בדרג המדיני הבכיר של סלובקיה, לשכנעו להשכיר שטח לשגרירות, הוא הודיע בפברואר 2007 .
שהחליט שלא לעשות כן בעקבות זאת החל קצין המינהלה לחפש מבנה אחר שיתאים לצורכי השגרירות.
בפברואר 2007 הוא דיווח לחטיבה למשאבים חומריים על כמה חלופות: שלוש הצעות לשכירת מבנים צמודי קרקע ושתי הצעות לשכירת שטח בבניין משרדים.
על פי חוות דעתו, שתי החלופות העדיפות היו אחד מהמבנים צמודי הקרקע או חצי קומה במבנה משרדים שחטיבת הביטחון במשרד פסלה בעבר.
בסופו של דבר החליט המשרד לשכור את חצי הקומה בבניין המשרדים, לאחר שחטיבת הביטחון השתכנעה כי ניתן להתגבר על הבעיה הביטחונית שמנעה את האישור קודם לכן.
ביוני 2007 נחתם חוזה שכירות עם בעלי הנכס למש ך עשר שנים תמורת שכר דירה בסך 7,150 אירו לחודש, הכולל תשלום הוצאות תחזוקה.
בסוף אוגוסט הוחל בעבודת השיפוץ וההתאמה לשגרירות, ובנובמבר אותה שנה עברו משרדי השגרירות אל דיור הקבע.
מן המתואר לעיל עולה שהמשרד בזבז זמן רב בניסיון לשכנע את בעלי הנכס שאותר ביוני 2006 להשכיר שטח למשרדי השגרירות ובניסיונות רבים לאתר מבנה מתאים אחר.
בעקבות זאת, השהייה בבית המלון התארכה מחצי שנה לכ-16 .
חודשים, אף שכאמור המקום לא התאים לתפקוד השוטף של השגרירות איתור מבנה למגורי השגריר דירת השרד של השגריר משמשת הן מקום מגורים לשגריר ולמ שפחתו והן מקום אירוח רשמי.
משרד מבקר המדינה בדק את פעולות משרד החוץ לאיתור מקום מגורים לשגרירים הנוכחיים בשלוש השגרירויות והעלה, כי לשגריר בברטיסלבה הכין המשרד דירה עוד לפני שהחל את שירותו במקום; השגריר בבלגרד התגורר בדירה ששימשה את השגרירים הקודמים; השגרי ר בזאגרב ומשפחתו נאלצו לשהות חודשים מספר בבית מלון עד שעברו למגורי הקבע.
להלן הממצאים שהועלו בבדיקת הטיפול של המשרד במגורי השגרירים בזאגרב ובבלגרד: 1.
(א) השגרירבזאגרב מונה לתפקידו בפברואר 2005 .
במאי אותה שנה טרם נמצא מבנה מתאים למגוריו, והוא הודיע שלא יצא לזאגרב לפני שיימצא מקום מגורים מתאים לו ולמשפחתו.
ביולי 2005 איתר צוות של המשרד בית בשכירות לשגריר שעמד בדרישות הביטחון של המשרד.
הצוות סיכם את תנאי השכירות עם בעל הבית בטיוטת חוזה: מחיר השכירות נקבע על 3,300 אירו לחודש, מחיר שעליו אמר עובד החטיבה למש אבים חומריים כי הוא הוגן מאוד; תקופת השכירות נקבעה לשנתיים החל מספטמבר 2005 .
סוכמו גם השיפוצים שיהיה על כל אחד מהצדדים לבצע במבנה עד לבוא השגריר ומשפחתו כדי שיוכלו להיכנס אליו ללא עיכובים.
אף שהחוזה טרם נחתם, החל המשרד בתחילת אוגוסט לטפל בשינויים הדרושים בבית השגריר.
ערב צאת השגריר לשליחות בזאגרב, בסוף אוגוסט, התברר כי בעל הבית החליט שלא לבצע את העסקה.
רק כשבוע לאחר שהגיעו השגריר ומשפחתו לעיר הודיעה קצינת המינהלה לחשב המשרד על ביטול העסקה.
להערכתה העסקה בוטלה מפני שבעל הבית "גילה" שסכום דמי השכירות שביקש נמוך יחסית למקובל בשוק והשכיר אותו לאחר במחיר גבוה יותר.
לא נמצא שהמשרד ניהל משא ומתן עם בעל הבית על סכום דמי השכירות, לאחר שהודיע על כוונתו לבטל את העסקה.
ייתכן שאילו עשה זאת המשרד, הוא אמנם היה משלם דמי שכירות גבוהים יותר, כמקובל בשוק הנדל"ן, אך היה חוסך הוצאות ניכרות בעיקר על אכסון השגריר ומשפחתו בבית מלון יותר מחמישה חודשים (ראו להלן).
זאת ועוד, המשרד ידע כבר בתחילת המשא ומתן עם בעל הנכס שדמי השכירות נמוכים, ולכן היה עליו למהר ולחתום על חוזה השכירות, כדי להקטין את הסיכויים שבעל הבית יתחרט ויבטל את העסקה.
(ב) המשרד הטיל על קצינת המינהלה לחפש מבנה אחר לבית השגריר, אולם קצין הביטחון והשגריר מסרו למשרד מבקר המדינה כי בפועל החיפוש נעשה על ידם.
קצינת המינהלה מסרה למשרד מבקר המדינה שההוראות שקיבלה מהחטיבה למשאבים חומריים לא עלו בקנה אחד עם אלה שקיבל קצין הביטחון של השגרירות מחטיבת הביטחון במשרד, והדבר הקשה עליה את עבודת האיתור.
באמצע נובמבר 2005 הודיעה קצינת המינהלה לחטיבה למשאבים חומריים כי נמצא בית "מתאים מבחינה ייצוגית וגם תקציבית".
הבית היה מוכר לחטיבה משום שנבדק בשלבי האיתור הקודמים.
בדצמבר נחתם החוזה לשכ ירתו במחיר של 6,000 אירו לחודש לשלוש שנים, עד סוף 2008 , והשגריר עבר להתגורר בבית בתחילת פברואר 2006.
)(ג הביקורת העלתה שעקב ביטול העסקה נאלצו השגריר ומשפחתו להתגורר בבית מלון יותר מחמישה חודשים.
עלות שהייתם בבית המלון הסתכמה בכ- 51,000 אירו, והייתה גבוהה בכ- 3,000 אירו לחודש מדמי השכירות של הבית שאותר עבורו.
עוד הועלה כי עבור חודש ינואר 2006 שילם המשרד תשלום כפול עבור מגורי השגריר: דמי שכירות בסך 6,000 אירו ועוד תשלום לבית המלון עד מועד המעבר לביתו בסך כ- 11,000 .
אירו לדעת משרד מבקר המדינה, השהייה של השליחים ושל משרדי השגרירות בבתי מלון במשך חודשים גורמת להוצאות כספיות מיותרות, אינה יאה לנציגות רשמית של המדינה ואף פוגמת במהלך התקין של פעילותה.
על המשרד להיערך בעוד מועד כדי שהשליחים ומשרדי השגרירויות ישוכנו מיד עם בואם במגורי קבע5 .
)(ד רהיטים וציוד לבית השגריר: משיחות עם השגריר עולה כי גם בעת שמשפחתו עברה להתגורר בבית הוא עדיין לא היה מוכן למגורים.
בין היתר, הבית לא היה נקי, חסרו מקומות לאחסון הבגדים וכלי האוכל הרשמיים, והמזוזות לבית הגיעו רק כעבור חודשיים.
הריהוט של בית השגריר הסתיים רק בדצמבר 2006.
יש לציין שמתוקף תפקידה ביקרה קצינת המינהלה בבית השגריר עוד לפני שמשפחתו החלה להתגורר בו במטרה לבחון אם הבית מוכן למגורים.
לא ברור אפוא מדוע אישרה את כניסת משפחת השגריר לבית אף על פי שהבית לא היה נקי ולא היו בו כל הפריטים הנחוצים לחיי היומיום הפרטיים והרשמיים.
משנת 1997 שוכר המשרד דירת שלושה חדרים לשימוש השגרירבבלגרד בעבור כ- 3,340 דולר לחודש.
הדירה קטנה יחסית ושטח האירוח בה מצומצם.
חוזה השכירות שלה הוארך בכל שנה, ומשנת 2004 הוא נחתם לתקופה של חמש שנים עם אפשרות לסיום ההתקשרות לפני תום תקופת החוזה.
5 'ראו את הפרק "הטיפול בנכסים בחו"ל, רכישות וניהול מצאי", עמ647.
השגרירות והחטיבה למשאבים חומריים חיפשו מאז שנת 1997 מבנה מתאים לרכישה עבור מגורי השגריר.
בדצמבר 2001 הודיעה החטיבה לקצין המינהלה דאז שלאחר שנבחנו כל אפשרויות הרכישה שהציעה השגרירות, הוחלט כי אין אפשרות מבחינה תקציבית להתחיל בפרויקט בינוי, ולכן יש לחפש בשכירות דירה גדולה יותר וחדשה שיידרשו בה שיפוצים מזעריים לשם התאמתה למגורי השגריר.
יצוין כי השגריר שכיהן עד 2003 דן עם המשרד בהחלפת הדירה במשך כשנתיים וחצי, אך הדבר לא נעשה.
בשנת 2003 , בזמן כהונת השגרירה דאז, הורחב שטח האירוח במקצת על חשבון חדרי המגורים וחודש המטבח על ידי בעל הנכס ועל חשבונו.
כיוון שלאחר ההרחבה עדיין היה שטח הדירה, ובייחוד השטח המיועד לאירוח, קטן מן הנדרש, הציע קצין המינהלה דאז בספטמבר 2004 , לפני שהחוזה חודש לחמש שנים נוספות, לחפש דירה מתאימה יותר.
כאמור, כבר ב- 2001 ,הכיר המשרד בצורך להחליף את דירת השגריר ולמרות זאת הוא לא אישר את הצעת קצין המינהלה, ובמועד הביקורת, בספטמבר 2007 , .
עדיין התגוררה משפחת השגריר באותה דירה יש לציין שתנאי המגורים של השגריר הנוכחי קשים יותר, כיוון שהוא מתגורר בדירה עם רעייתו ובנו, ואילו השגרירים הקודמים גרו בה בגפם או עם בני זוג ללא ילדים.
עוד יצוין שדמי השכירות עבור בתים בבלגרד האמירו בשנים האחרונות.
קצינת המינהלה הגישה לחטיבה למשאבים חומריים כמה הצעות לשכירת דירות, שאישרו השגריר וקצין הביטחון, אולם המשרד דחה אותן, בעיקר בגלל דמי השכירות הגבוהים.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה הודיע משרד החוץ כי נמצא בית מתאים למשפחת השגריר, הוא נשכר תמורת 4,300 אירו לחודש, והמשפחה תוכל לעבור להתגורר בו בפברואר 2008 .
שיגור צוותים מהארץ כאמור, כאשר המשרד מחליט להקים נציגות חדשה הוא משגר צוותים למדינה שבה היא תוקם כדי לבחון את השוק המקומי מבחינת מחירי הנד ל"ן, לאתר מבנים לשכירה או לרכישה ולעתים גם לאתר מגרש לרכישה עבור בניית משרדי הנציגות ובית ראש הנציגות.
כאשר הצוותים אינם מצליחים לאתר מקומות מתאימים למשרדי הנציגות ולדירות השרד לפני בוא השליחים הקבועים למקום השירות, המשרד משגר צוותים נוספים לאחר בוא השליחים כדי שישלימו את המשימות, בשיתוף קצין המינהלה, קצין הביטחון והשגריר.
המשרד גם משגר עובדים להכוונה של קציני המינהלה, ולעתים גם כדי לנסות לסייע בפתרון בעיות מיוחדות.
הבדיקה העלתה כי במשך כשנה וחצי, מאוקטובר 2004 ועד מרס 2006 , ביקרו בזאגרב 13 צוותים של עובדי מטה במשרד, ובסך הכול 35 עובדים, ובמשך כשנה וחצי, מספטמבר 2005 ועד מרס 2007 , ביקרו בברטיסלבה שמונה צוותים, ובסך הכול 20 עובדים, כדי לטפל בעניינים הנוגעים לאיתור מבנים עבור השגרירויות ועבור מגורי השגרירים ובהכנתם לאכלוס.
מקצת העובדים ביקרו בערים אלה יותר מפעם אחת.
למרות מספר העובדים הגדול שנשלחו ומספר הביקורים הגדול שנעשו בתוך פרק זמן קצר, בסופו של דבר התקשה המשרד לשכור בית מתאים למגורי השגריר ולא רכש מגרש במחיר זול בזאגרב, ולא הצליח לשכור חדרים למשרדי השגרירות בברטיסלבה לפני בוא השליחים.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה הסביר משרד החוץ כי הקמתה של נציגות חדשה כרוכה בעבודת שטח מאומצת, ביצירת מארג קשרים ובהבנת התנאים השוררים במדינת היעד, במשך 672 דוח שנתי58ב .
זמן קצר ובלי כל תשתית במקום.
לשם כך נדרש ביצוע סקר מקיף לאיתור מבנים מן ההיבטים הפונקציונלי, ההנדסי, הביטחוני, הכלכלי, התקציב י וכד'.
לדעת משרד מבקר המדינה, פעולות איתור מבנים והכנת תשתית מתאימה צריך שייעשו בשלב מוקדם ככל האפשר לפני בוא השליחים, על ידי הנציג, כפי שנדרש בתקנון.
פעולות הכנה והיערכות מרביות לפני בוא השליחים עשויות להביא לפתיחה מוצלחת של הנציגות בפרק זמן קצר יחסית, ב לי שיהיה צורך במגורי השליחים ובשיכון משרדי הנציגות בבתי מלון.
כדי שהביקורים של המשלחות יהיו תכליתיים ויביאו לתוצאות ממשיות, יש מקום לקבוע באילו נסיבות ובאיזה שלב משלבי הקמתה של נציגות ישוגרו עובדים מהמשרד.
יתר על כן, אם הנציג אינו יכול למלא את כל המשימות ה כרוכות בהקמת נציגות ויש צורך לשגר עובדים נוספים, מן הראוי שהדבר יוסדר בתקנון ותהיה הגדרה ברורה של בעלי התפקידים שיש לשגר ושל המשימות המוטלות עליהם.
תכנית עבודה שנתית כבר שנים רבות נהוג במשרד שכל נציגות מכינה לקראת כל שנה תכנית עבודה שנתית.
תכנית העבודה מאפשרת העברת מידע ותיאום בין המשרד ובין הנציגויות, והכנתה היא נדבך בהכנת התקציב של הנציגות ושל האגף במשרד האחראי לה.
בין היתר יש לקבוע בתכנית העבודה יעדים ולפרט בה את הפעולות המתוכננות לקידום הקשרים והאינטרסים של ישראל בחו"ל בעניינים מדיניי ם, כלכליים, תרבותיים, תקשורתיים וכד'.
החל משנת 2006 על הנציגויות לציין בתכניות העבודה גם את אומדני ההוצאות הצפויות.
לעתים הנציגויות גם מדווחות למשרד על ביצוע המשימות ועל השגת היעדים שפורטו בתכניות.
אין בתקנון הנחיות הנוגעות לתכניות העבודה השנתיות, ובכלל זה הנחיות בדבר מתכונת התכניות, מידת הפירוט הנדרשת בהן ובדיקת ביצוען.
הנהלת המשרד מוציאה הנחיות בעניין זה מפעם לפעם.
למשל, לקראת שנת 2006 הוציא סמנכ"ל האגף למרכז אירופה ולאירו-אסיה הנחיות בעניין תכנית העבודה השנתית לנציגויות שבתחום אחריותו.
הוא הודיע לנציגויות אלה כי התכניות שהן מכינות שונות זו מזו במידת הפירוט, במבנה ובהתייחסות להיבט התקציבי, ולכן קבע האגף מתכונת להכנת תכנית העבודה השנתית, ולפיה יש לציין בתכנית כל פעולה ואומדן של ההוצאה בגינה.
הסמנכ"ל הורה לנציגויות להכין את התכנית במתכונת האמורה ולציין בה גם את היעדים שיש להשיג ואת סדרי העדיפויות של הפעולות המתוכננות.
בנובמבר 2006 הודיע סמנכ"ל תיאום במשרד לכל ראשי הנציגויות כי המנכ"ל הורה לפרט בתכנית העבודה לשנת 2007 את נסיעות העבודה המתוכננות של העובדים בנציגות.
הם התבקשו למלא "טופס משימות" שבו יצוינו מטרתה של כל נסיעה, תכנית מפורטת של המפגשים, מספר המשתתפים בנסיעה וכד'.
משרד מבקר המדינה בדק את תכניות העבודה לשנת 2007 שהכינו שלוש השגרירויות ומצא כי הן הוכנו במתכונת שנקבעה באגף, אולם בתכניות של השגרירויות בזאגרב ובבלגרד לא צוינו היעדים שהציבו וסדר העדיפויות של הפעילויות המתוכננות.
רק בתכנית העבודה של השגרירות בזאגרב צוינו המקומות שאליהם ייסע השגריר ברחבי קרואטיה, אך לא המקומות שאליהם ייסעו עובדים אחרים בשגרירות, ולא פורטו מטרות הנסיעה של השגריר כנדרש משרד החוץ 673 .
בתכניות של שתי השגרירויות האחרות שנבדקו לא הייתה כלל התייחסות להוראת המנכ"ל בעניין זה.
בתכנית העבודה של השגרירות בזאגרב לא צוינו המשימות המדיניות, אלא רק שלושה ביקורים של שרים קרואטים בישראל.
לעומת זאת, מספר המשימות הגדול ביותר היה בתחום התרבות.
בתחום הכלכלי נרשמה משימה אחת בלבד, אף שהשגריר אמר למשר ד מבקר המדינה כי הוא סבר שהתחום הכלכלי יהיה "נושא הדגל" בקשרים בין ישראל לקרואטיה, ושתחום זה היה "אחד המניעים העיקריים בהקמת הנציגות".
לדעת משרד מבקר המדינה, היה מקום שהשגריר ייתן לעניינים כלכליים ביטוי רב יותר בתכנית העבודה.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה הוד יע משרד החוץ כי הנחה את הנציגויות לציין בתכנית העבודה לשנת 2008 נתונים כמותיים ותקציביים ומועדים לביצוע המשימות, כתנאי לאישור התכנית ולהקצאת תקציבים.
לדעת משרד מבקר המדינה, במקום שיחידות שונות במשרד יוציאו הנחיות מפעם לפעם, על המשרד לקבוע הנחיות ברורות להכנת תכנית עבודה שנתית ולדיווח על ביצועה, שיחולו על כל הנציגויות, ולהקפיד על ביצוען.
דוח סיום שירות בחו"ל לפי התקנון, על ראשי נציגויות ועל נציגים מדיניים בנציגויות להכין "דוח סיום שירות" לקראת סיום שירותם בחו"ל.
התקנון גם מפרט את הנושאים שהדוח צריך לכלול, בהם נושאים בתחומים המדיני, הכלכלי והתקשורתי וקהילת היהודים במקום.
האחריות למילוי חובה זו בידי השליחים עם סיום כהונתם מוטלת, על פי התקנון, על חטיבת התיאום.
נמצא כי השגרירה הלא תושבת לסלובקיה ולקרואטיה והמזכירה המדינית בשגרירות בווינה, שהיו אחראיות לקשרים עם מדינות אלה לפני הקמת השגרירויות, לא הכינו דוח סיום שירות כנדרש בתקנון.
לדעת משרד מבקר המדינה, היה חשוב במיוחד שהמשרד יעמוד על כך שבעלות התפקיד האמורות יכינו את דוחות סיום השירות, משום ששגרירות חדשה זקוקה במיוחד למידע מוקדם ולסיוע ביצירת הקשרים הראשונים.