HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
בתשובה שמסרה נת"א למשרד מבקר המדינה ביוני 2015 (להלן- תשובת החברה) צוין כי מכיוון שמספר הדירקטורים בחברה מצומצם, הוטל על הדירקטורים המכהנים עול כבד ביותר, שבשלו נתקלה החברה בקשיים לְזַמן ישיבות דירקטוריון וישיבות של ועדות הדירקטוריון.
על פי חוק החברות הממשלתיות, יו"ר הדירקטוריון של חברה ממשלתית חייב למסור לשרים הרלוונטיים ולרשות החברות אחת לשישה חודשים, או לפי דרישת השרים והרשות, דוח בכתב על פעולות החברה ועל עבודת הדירקטוריון (להלן - דוח הדירקטוריון).
על פי חוזר נוהל ביקורת פנימית של רשות החברות14 (להלן- חוזר נוהל ביקורת פנימית), על יו"ר הדירקטוריון לפרט בדוח הדירקטוריון מידע בנוגע לביקורת הפנימית, ובכלל זה לציין "האם ומתי במשך התקופה המדווחת ביצעו המבקר הפנימי, ועדת הביקורת והדירקטוריון את התפקידים המוטלים עליהם בחוזר זה ומה היו ההחלטות שנתקבלו ע"י ועדת הביקורת והדירקטוריון בהקשר זה .
האם ישנן המלצות ועדת הביקורת בנוגע לליקויים שטרם תוקנו ומהן הסיבות לאי תיקון הליקויים".
משרד מבקר המדינה בדק את דוחות הדירקטוריון של החברה לשנים 2013 - 2011 ומצא כי הדירקטוריון ציין פרטים הנוגעים למבקר הפנימי של החברה, כגון השכלתו, הכשרתו המקצועית וניסיונו, וכן תקן השעות שהועמד לרשותו.
אולם הדירקטוריון לא כלל בדוחות פירוט על הנושאים שהוזכרו לעיל, כגון מועדי ההתכנסות של ועדת הביקורת, הדיונים שקיים בנוגע לדוחות הביקורת, החלטות בנושאי ביקורת שהתקבלו בדירקטוריון ובוועדת הביקורת שלו , המלצות ועדת הביקורת, ודיווח על אי-תיקון ליקויים.
החברה כתבה בתשובתה כי היא מקבלת את הממצא ופועלת לתיקונו.
המבקר הפנימי על פי סעיף 48 ,לחוק החברות הממשלתיותהדירקטוריון של חברה ממשלתית נדרש למנות לחברה מבקר פנימי.
על פי חוזר נוהל ביקורת פנימית, רשות החברות מאפשרת לחברות ממשלתיות להעסיק מבקר פנימי שאינו עובד החברה "במקרים מיוחדים בהם היקפי פעילות החברה והמבקר הפנימי אינם מצדיקים העסקתו כעובד החברה".
סעיף 49 לחוקהחברות הממשלתיות קובע כי הדירקטוריון יקבע את תפקידיו וסמכויותיו של המבקר הפנימי, וכי המבקר הפנימי יהיה כפוף ליו"ר הדירקטוריון ולמנכ"ל החברה ויגיש את דוחותיו והצעותיו .
14 חוזר מס' ב92/3-3 משנת1992.
חברת נתיבי איילון בע"מ 701 .
:שם הדוח חברת נתיבי איילון בע"מ - ניהול פרויקטים והעסקת יועצים מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66א שנת פרסום: התשע"ו-2015 .
לדירקטוריוןהמבקר הפנימי אמור אפוא לשמש זרוע של הדירקטוריון בכל הנוגע לבקרה על החברה הממשלתית.
בשנת2008 מינהדירקטוריון נת"א למבקר הפנימי שלה עובד של משרד רואי חשבון חיצוני.
בדצמבר 2012 , בטרם הגיעה תקופת כהונתו שלהמבקר הפנימי לסיומה, הוא הודיע לחברה כי יסיים את תפקידו בעקבות פרישתו ממשרד רואי החשבון.
בפברואר 2013 החליטה ועדת הביקורת של הדירקטוריון למנות עובד אחר של אותו משרד רואי חשבון לממלא מקום של המבקר הפנימי.
המינוי היה זמני, עד להשלמת הליך מינויו של מבקר פנימי חדש לחברה.
באפריל 2013 אישר דירקטוריון החברה את המינוי הזמני.
הועלה כי הדירקטוריון ניהל את הליך האיתור והמינוי של המבקר הפנימי החדש של החברה באטיות; ההליך נמשך כשנתיים, ובסופו, בדצמבר 2014, מונה המבקר הפנימי הזמני למבקר פנימי קבוע במיקור חוץ.
החברה כתבה בתשובתה כי גיבוש רשימת מבקרי הפנים המומלצים הן על ידי רשות החברות והן על ידי עיריית ת"א וההליך של אישור נוהל הבחירה בתיאום עם רשות החברות ארכו זמן ממושך, וכי התמשכות הליכים אלה בחלקה לא הייתה בשליטת החברה.
סעיף 4 לחוק הביקורת הפנימית, התשנ"ב-1992 ,וחוזר נוהל ביקורת פנימית קובעים כי תפקידיו של המבקר הפנימי הם בין היתר לבדוק אם הפעולות של החברה הממשלתית ושל נושאי המשרה וממלאי התפקידים בה תקינות מבחינת השמירה על החוק, על הניהול התקין, על טוהר המידות ועל החיסכון והיעילות, ואם פעולותיהם מועילות להשגת היעדים שנקבעו לחברה; אם ההחלטות בחברה הממשלתית התקבלו על פי נהלים תקינים; אם פעולות החברה הממשלתית נעשו כדין בידי המוסמך לעשותן; אם המידע הפיננסי והניהולי של החברה הממשלתית הוא אמין ואיכותי; ואם נוהלי ההתקשרויות של החברה הממשלתית הם תקינים ויעילים.
נת"א ציינה בפני משרד מבקר המדינה כי בשנים 2014 -2012 הגיש המבקר הפנימי כ- 12 דוחות ביקורת שעסקו בניהול פרויקטים והתקשרויות.
דוחות אלה נידונו בוועדת הביקורת של הדירקטוריון והחלטות הוועדה הובאו לידיעת הדירקטוריון.
נציגי משרד מבקר המדינה עיי נו בדוחות ביקורת הפנים מהשנים האחרונות שעסקו בניהול פרויקטים ובהתקשרויות.
נמצאו מקרים שבהם צוינו בדוחות הביקורת עובדות המצביעות לכאורה על ליקויים, אולם המבקר הפנימי לא בדק עובדות אלה לעומקן ולא העיר על הליקויים.
בדוח ביקורת מיולי 2013 בנושא "מנהל ביצוע- פרויקט הפרדה מפלסית 139 " ציין המבקר הפנימי כי צו התחלת עבודה ניתן לקבלן ב-11.
11, ונקבע בושהעבודה תחל בתאריך זה; כי הקבלן החל בביצוע העבודות בפועל ב-20.
11 ; וכיההסכם עם הקבלן נחתם ב-28.
ואולם דוח הביקורת לא מציין כליקוי את מתן צו התחלת העבודה לקבלן כעשרה חודשים לפני חתימת ההסכם עמו, ואת האפשרות שנתנה החברה לקבלן להתחיל בעבודות בלי שנחתם עמו הסכם.
בכמה דוחות ביקורת פנימית צוינו הסכמים עם נותני שירותים שנחתמו לפני שנים רבות - חלקם אף לפני יותר מעשר שנים - ואשר החברה מחדשת אותם בכל תקופה 702 דוח שנתי66א .
שם הדוח: חברת נתיבי איילון בע"מ - ניהול פרויקטים והעסקת יועצים מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66א שנת פרסום: התשע"ו-2015 תוך הגדלת סכומי ההתקשרות עם נותני השירותים15 .
במרבית המקרים אף מדובר בהתקשרויות שנעשו בפטור ממכרז.
המבקר הפנימי לא התריע על הבעייתיות שבכך (ראו להלן בפרק "התקשרויות המשך").
מדוחות הביקורת שנבדקו עולה כי המבקר הפנימי לא בדק לעומק מרכיבים מרכזיים הקשורים בתחומים של ניהול פרויקטים והתקשרויות , כגון ניהול מכרזים לביצוע עבודות קבלניות, ביצוע שינויים בהסכמים עם קבלנים, תהליך מסירת עבודות למנהלי פרויקטים, הארכת התקשרויות עם נותני שירותים והגדלת היקפן.
על פי חוזר רשות החברות בנושא "מינוי מבקר פנימי ובדיקת איכות הביקורת הפנימית בחברות הממשלתיות"16 שהתפרסם במאי2014 , על דירקטוריוןשל חברה ממשלתית לבדוק לפחות אחת לשלוש שנים את איכות הביקורת הפנימית17 באמצעות בודק חיצוני.
על פי החוזר, הליך זה הוא "ההליך המרכזי שבו ייבחן באופן שיטתי, מקצועי ובלתי תלוי תפקודה של הביקורת הפנימית", ו"כתוצאה ממנו יתקבלו החלטות לצורך שיפור איכות הביקורת הפנימית בחברה".
בחוזר אף נקבע כי על הדירקטוריונים של החברות הממשלתיות לקיים דיון בנושא חוזר זה בתוך 30 יוםממועד פרסומו, להחליט על יישומו ולהגיש בתוך 45 יוםדוח מצב ראשון לגבי היישום.
כן נכתב בחוזר כי חבר ה ממשלתית שלא ביצעה בדיקה של איכות הביקורת הפנימית בה בשלוש השנים האחרונות, תפעל לביצוע הבדיקה כבר באותה שנה, וכי הבודק החיצוני יגיש את ממצאיו עד 28.
נמצא כי דירקטוריון החברה לא הגיש לרשות החברות דוח מצב לגבי יישום החוזר ולא פעל כדי לבדוק את איכות הביקורת הפנימית בחברה.
רשות החברות כתבה בתשובתה כי החברה ביקשה לקבל דחייה של בדיקת איכות הביקורת הפנימית, וכי בינואר 2015 אישרה רשות החברות לחברה לדחות את הגשת ממצאי הבדיקה עד לפברואר 2016 , בין היתר כיוון שהמבקר הפנימי החדש מונה רק בסוף שנת 2014 .
כן כתבה רשות החברות כי היא בוחנת בימים אלה את הממשל התאגידי של החברה, במטרה להסדירו, לרבות את יישום נוהלי הרשות בעניין הבקרה הפנימית בחברה.
החברה כתבה בתשובתה כי תביא עניין זה לפני דירקטוריון הח ברה על מנת לפעול בהקדם לביצוע הבדיקה האמורה בחוזר רשות החברות.
משרד מבקר המדינה מעיר כי לנוכח מצבה של החברה היה על הדירקטוריון לפעול ביעילות למינוי מבקר פנימי קבוע לחברה, להנחות את המבקר הפנימי לפעול לביצוע ביקורת אפקטיבית ולבדוק את איכותה.
15 לדוגמה, בדוח ביקורת מאוגוסט2013 בנושא "רכשוהתקשרויות"; דוח ביקורת מנובמבר 2014 בנושא "מינהל תכנון- בדיקה מיוחדת - העסקת יועצים".
16 'חוזר מס2014 -4-4 מ-22.
חוזר זה החליף חוזר אחר בעל אותו שם שמספרו2011 -4-2 מ-12.
חִייב לבצע את הבדיקה אחת לחמש שנים לפחות חברת נתיבי איילון בע"מ 703 .
:שם הדוח חברת נתיבי איילון בע"מ - ניהול פרויקטים והעסקת יועצים מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66א שנת פרסום: התשע"ו-2015 פיקוח מטעם רשות החברות ופעילות רואי החשבון המבקרים על פי סעיף 45 לחוק החברות הממשלתיות, "רואה החשבון של חברה ממשלתית חייב, על אף , לפי דרישתם, ]החברות הממשלתיות[ כל דין אחר, למסור לדירקטוריון, לשרים ולרשות ידיעות על עניני החברה, לערוך בחברה ביקורת מיוחדת ולמסור להם דו"ח על תוצאותיה".
כאמור, בינואר 2013 ביקשה רשות החברות מרואי החשבון המבקרים לבצע בחברה ביקורת מיוחדת לפי סעיף זה.
בביקורת האמורה בדקו רואי החשבון המבקרים את מעורבותם של גורמים מסוימים בביצוע פרויקטים בחברה, ובפרט בחנו הליכי מכרז ושינויים שנעשו בנוגע לשני פרויקטים שבהם היו מעורבים גורמים אלה.
באוגוסט 2013, ,בטרם הסתיימה הבדיקה הגישו רואי החשבון המבקרים לרשות החברות דוח סטטוס שכלל ריכוז ממצאי ביניים וכן טיוטות ראשוניות של ממצאי הביקורת לגבי כל אחד מהפרויקטים שנבדקו ולגבי מעורבותם של הגורמים האמורים בפרויקטים אלה.
מאוחר יותר ביצעו רואי החשבון המבקרים גם בדיקות הנדסיות בנוגע לאחד הפרויקטים, ובדצמבר 2014 הכינו דוח ביניים בעניין.
השלמת הביקורת המיוחדת התארכה נוכח ממצאים שעלו בזמן ביצועה, ובמרץ 2015 היא עדיין לא הסתיימה.
חלק מהליקויים שנמצאו בביקורת המיוחדת קיבלו ביטוי בהערות כלליות שכללו, כאמור לעיל, רואי החשבון המבקרים בדוחות הכספיים של החברה ל-31.
לדעת משרד מבקר המדינה, מאחר שרשות החברות הגיעה למסקנה שיש לבצע ביקורת מיוחדת בחברה, ונוכח התמשכות תהליך הביקורת, עליה לדרוש את הגשתם של דוחות סופיים בנושאים שבדיקתם בידי רואי החשבון המבקרים כבר הסתיימה, על מנת שיהיה אפשר לפעול בהקדם לתיקון הליקויים ולהגברת הפיקוח של הרשות על החברה.
נת"א מתפקדת בפועל כחברה מנהלת, בעלת מספר עובדים קטן יחסית, המנהלת את הפרויקטים שבאחריותה בעיקר באמצעות מיקור חוץ.
לשם ניהול הפרויקטים שבאחריותה רוכשת החברה שירותים ממספר רב של מתכננים, מנהלי פרויקטים, יועצים וקבלנים.
על מנת שהחברה תוכל לבצע את תפקידיה וכן לצבור ניסיון בתחומי פעילותה ולשמר את הידע הארגוני שלה, נדרש ממנה להקפיד באופן שיטתי על ניהול המידע ועל שימורו.
בביקורת נמצאו מקרים שבהם לא מסרו מנהלי הפרויקטים לחברה את החומר על הפרויקטים, אף לאחר שהפרויקטים הסתיימו.
גם רואי החשבון המבקרים העירו בדוח הסטטוס שהכינו שלחברה היה חסר חלק מהחומר שהיה דרוש להם לביצוע הבדיקות.
החברה הסבירה כי היא רואה במנהלי הפרויקטים זרוע ארוכה שלה, שבין היתר מרכזת ושומרת עבורה את כל התכניות ויתר המידע הנוגע לפרויקט ושאינו נמצא בחזקת החברה.
החברה סבורה כי עליה לרכז את המסמכים הנוגעים לפרויקטים, תוך הבחנה בין עיקר לטפל.
שם הדוח: חברת נתיבי איילון בע"מ - ניהול פרויקטים והעסקת יועצים מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66א שנת פרסום: התשע"ו-2015 משרד מבקר המדינה כבר העיר בעבר בביקורות שערך בגופים אחרים כי כאשר נשכר שירותו של גורם חיצוני לניהול הארגון, התכנון וההנדסה של פרויקט, ראוי להקפיד שהחברה תשמ ור בידיה את השליטה בליבת הפעילות, בין היתר כדי לאפשר לה להפסיק את ההתקשרות עם נותן השירות בעת הצורך וכדי לא לפתח בו תלות יתר18.
משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי עליה לוודא שהיא מקבלת מהגורמים החיצוניים הנותנים לה שירותים את כל החומר על הפרויקטים שבטיפולם.
על מנת לנהל מספר רב של פרויקטים ולקיים מעקב ובקרה אחר ביצועם, נדרשת מערכת מידע הכוללת בין היתר את תיאורו של כל פרויקט, סטטוס הפרויקט, לוחות הזמנים המקוריים, לוחות הזמנים המעודכנים, העלויות המתוכננות בתחילת הפרויקט, מקורות התקצוב, סכום ההשקעה המצטבר בפועל, תחזית העלויות המעודכנת ופריסתה הצפויה, וההתקשרויות בגין הפרויקט.
מערכת כזאת יכולה לספק מידע במהלך מחזור חיי הפרויקטים, ובכלל זה לאפשר מעקב אחר התקדמותם, ביצוע בקרה תקציבית והפקת מידע ניהולי במגוון חתכים על כלל הפרויקטים - ובכך גם לספק תמונה כוללת של תפקוד החברה.
משרד מבקר המדינה העלה כי לא קיימת בחברה מערכת מידע המרכזת מידע ניהולי לגבי כלל הפרויקטים שבאחריות החברה.
עוד נמצא כי משנת 2014 החברה מגישה למשרד התחבורה דוחות תקופתיים הכוללים מידע על פרויקטים בשלבי תכנון וביצוע שמשרד התחבורה משתתף במימונם.
ואולם החברה אינה מפיקה ומגישה דוחות זהים לגבי פרויקטים שהיא אחראית להם, ושממומנים ממקורות אחרים.
החברה כתבה בתשובתה כי היא נמצאת בתהליכי איתור ואפיון ראשוניים של מערכת מידע מאוחדת המרכזת את כל המידע על פרויקטים, וכי תבחן את העלויות הכרוכות בכך.
משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי עליה לפעול ביתר שאת כדי להשלים את המידע הניהולי החסר לה על הפרויקטים שהיא מנהלת.
העסקת יועצים, מתכננים ומנהלי פרויקטים .
מתוקף היות החברה חברה ממשלתית היא כפופה להוראות חוק חובת המכרזים, התשנ"ב- 1992, ולהוראות מסוימות של תקנות חובת המכרזים, התשנ"ג-1993 .
תקנה 5 א לתקנות חובת המכרזים שעניינה "התקשרות עם מתכננים" מגדירה "מתכנן" באופן הבא: "בעל מקצוע בענף התכנון שהוא אחד מאלה: אדריכל, מהנדס, מתכנן, יועץ, מנהל פרויקט, מפקח, שמאי מקרקעין ומודד".
על פי תקנה זו, התקשרות עם מתכנן לביצוע עבודה מקצועית הדורשת ידע ומומחיות מיוחדים בענף התכנון עד לסכום של 1.
5 מיליוןש"ח תיעשה בדרך של בחירה .
18 ,מבקר המדינהדוח שנתי 61ב (2011 ), בפרק "חברת כביש חוצה ישראל בע"מ- ניהול החברה ותפקודה", עמ' 1682.
חברת נתיבי איילון בע"מ 705 .
:שם הדוח חברת נתיבי איילון בע"מ - ניהול פרויקטים והעסקת יועצים מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66א שנת פרסום: התשע"ו-2015 ממאגר מתכננים ועל פי אמות מידה המנויות בתקנה22; התקשרות בסכום שבין 1.
5 מיליון ש"ח ל-3 מיליון ש"ח תיעשה בדרך של פנייה תחרותית לקבלת הצעות; התקשרות מסכום של 3 מיליון ש"ח ומעלה תיעשה בדרך של מכרז פומבי.
נוסף על תקנה זו, בתקנה 5 לתקנות חובת המכרזים שעניינה "התקשרות עם בעל מקצוע מומחה" נקבע כי התקשרות לביצוע עבודה מקצועית הדורשת ידע ומומחיות מיוחדים במקצועות התכנון, העיצוב, הגרפיקה, ההנדסה, האדריכלות, המדידה או שמאות המקרקעין אינה טעונה מכרז.
התקשרות כז את צריכה להיעשות, ככל הניתן, בדרך של פנייה תחרותית לקבלת הצעות.
נוסף על תקנות אלה, תקנה 1 ב קובעת כי יש להעדיף לבצע התקשרויותבאמצעות מכרז פומבי רגיל, גם במקום שהתקנות מתירות לבצע התקשרויות בדרכים אחרות.
על פי תקנה 16 לתקנות חובת המכרזים, על ועדת המכרזים לנהל רשימות של ספקים מתאימים בכוח, הערוכות לפי סוגי התקשרות ויש לעדכן רשימות אלה אחת לשנה לפחות.
משנת 2011 מנהלת נת"א מאגרמתכננים ויועצים (מאגר הספקים), אשר כולל את רשימת בעלי המקצוע שאושרו לעבוד עם החברה, בחלוקה להתמחויות.
החברה אישרה באפריל 2014 "נוהל מסירת עבודות תכנון", הקובע בין היתר הנחיות לגבי תהליך הכנסת ספקים למאגר וריענונו.
כדי להתקשר עם בעלי מקצוע מהתמחויות הכלולות במאגר הספקים הנוהל מחייב את החברה לבחור בספקים הכלולים במאגר באמצעות הוועדה למסירת עבודות תכנון19 ( או ועדת משנה שלה בהתאם ל סכום ההתקשרות).
תקנה 22 לתקנות חובת המכרזיםקובעת את אמות המידה לבחירת ההצעה המעניקה את מרב היתרונות לעורך המכרז (או הפנייה לקבלת הצעות, לפי העניין).
בתקנה מצוין כי על עורך המכרז לבחור בחלק מאמות המידה המוזכרות או בכולן.
באמות המידה האלה נכללת גם מידת שביעות הרצון של המזמין מאופן הביצוע של התקשרויות קודמות עם המציע.
על פי נוהל מסירת עבודות תכנון, לצורך התקשרות עם מתכנן מתוך המאגר על הוועדה למסירת עבודות תכנון לבחור ממאגר הספקים שלושה עד חמישה מועמדים פוטנציאליים, על פי המומחיות הנדרשת.
בחירת המתכנן שעמו תבוצע ההתקשרות מבין מועמדים אלה תיעשה על פי אמות המידה המפורטות בנוהל, הכוללות גם הן את מידת שביעות הרצון מאופן הביצוע של התקשרויות קודמות עם המועמד.
כמו כן, יש למסור לוועדה למסירת עבודות תכנון מידע לגבי מסירת עבודות למתכננים או יועצים שונים בתחום זה בעבר.
המבקר הפנימי של החברה כבר העיר בדוח ביקורת שכתב בשנת 201020 שאין בחברה מנגנון הערכת ספקים.
המבקר הפנימי ציין בדוח כי בתקופה שבה ביצע את הביקורת הייתה החברה מצויה בעיצומה של הכנת נוהל מסירת עבודות תכנון, "המפרט בין השאר את נושא הערכת הספק", והוסיף כי אף בדק את הסעיפים בטיוטת הנוהל שעסקו בכך.
19 חברי הוועדה הם מנכ"ל החברה (משמש יו"ר הוועדה), ראש מינהל תכנון, ראש מינהל ביצוע וראש מינהל כספים.
בדיוני הוועדה נוכח גם יועץ משפטי.
20 דוח ביקורת בנושא "ספר ספקים, אמות מידה והערכת ספקים - מתכננים, יועצים ומנהלי פרויקטים במנהל תכנון" מספטמבר 2010 .
שם הדוח: חברת נתיבי איילון בע"מ - ניהול פרויקטים והעסקת יועצים מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66א שנת פרסום: התשע"ו-2015 משרד מבקר המדינה מצא כי בנוהל מסירת עבודות תכנון שאושר בסופו של דבר אין כלל התייחסות לנושא של הערכת ספקים.
משרד מבקר המדינה מעיר לחברה על כך שבהליכי בחירת ספקים היא אינה מתחשבת בניסיון העבר שצברה.
בשנת 2013 הנחתה ועדת הביקורת של הדירקטוריון21 את ראש מינהל תכנוןבחברה לתעד תקלות מהותיות בעבודתם של הספקים השונים שעמם עובד המינהל.
הוועדה נימקה את ההנחיה בכך שהחברה קשורה עם עשרות ספקים שונים, וקיים קושי לזכור את מערכת היחסים עם כל ספק וספק.
ההנחיה נועדה לחזק את הזיכרון הארגוני בעבודה עם הספקים.
ראש מינהל תכנון קיבל את הנחיית הוועדה וציין כי החל מאותו מועד ינחה לתעד תקלות מהותיות הנוגעות לספקים השונים שעמם קשורה החברה.
החברה ציינה בתשובתה כי בדיונים פנימיים שקיימה בנושא הערכת ספקים עלה החשש שתהליך הערכת ספקים יכלול הסתמכות על הערכות סובייקטיביות וידרוש מהחברה תשומות גבוהות.
על כן החליטה החברה להסתפק בתיעוד של כשלים מהותיים בעבודתם של נותני השירותים.
עוד כתבה החברה כי לפני שהיא מוסרת עבודות תכנון לספקים, מנהל מינהל התכנון מתייעץ עם העובדים הרלוונטיים בחברה בנוגע לניסיון העבר שלהם עם המועמדים הפוטנציאליים מתוך מאגר הספקים ומעביר לוועדה למסירת עבודות תכנון המלצה בכתב לגבי המועמדים שהוא מציע.
הביקורת העלתה כי המלצות אלה של מנהל מינהל התכנון אינן מפרטות את ניסיון העבר של החברה עם הספק, אלא לעתים מופיעה אמירה כללית על כך שהספק עבד בעבר עם החברה לשביעות רצונה.
משרד מבקר המדינה מעיר לחברה על כך שהיא אינה מבצעת תהליך של הערכת הספקים שהיא מתקשרת עמם, וכ י במאגר הספקים שלה אין מידע לגבי עבודות קודמות שנמסרו לכל ספק, איכות הביצוע ומידת שביעות הרצון של החברה משירותיו של הספק.
בפועל, תהליך העבודה המתואר לעיל, שבו ראש מינהל התכנון מעביר את המלצותיו לוועדה למסירת עבודות תכנון, נשען גם הוא על מידע סוביקטיבי ועל זיכרון של עובדי החברה.
תהליך זה אינו מתבסס על הערכה מנומקת שתועדה מיד עם סיום העבודה עם הספק ומפרטת את נקודות החזקה והחולשה שלו, ויש חשש שעם עזיבת העובדים את החברה יאבד גם הזיכרון הארגוני הנוגע לעבודה עם הספקים.
עוד עלה בביקורת כי בפרוטוקולים של ישיבות הוועדה למסירת עבודות תכנון מצוינים רק שמותיהם של הספקים שהוועדה בחרה בהם ואופן קביעת תעריף התשלום.
משרד מבקר המדינה מעיר כי על החברה לציין פרטים מלאים לגבי החלטתה, ובין היתר את הנימוקים לבחירת הספקים ואת סכום ההתקשרות הצפוי.
החברה כתבה בתשובתה כי לכל דיון של הוועדה מצורף חומר רקע לגבי המועמדים, וכי בעקבות ממצאי הביקורת בכוונתה לכלול בפרוטוקול גם את חומר הרקע המוגש לוועדה.
על פי תקנה 16 לתקנות חובת המכרזים, יש לבחור ספקים מהמאגר באופן המבטיח קיומו של סבב מחזורי, שוויוני והוגן בין הספקים הכלולים ברשימה, והמעניק את מרב .
21 'על פי פרוטוקול של ישיבת ועדת הביקורת מס1/2013 שהתקיימה ב-14.
חברת נתיבי איילון בע"מ 707 .
:שם הדוח חברת נתיבי איילון בע"מ - ניהול פרויקטים והעסקת יועצים מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66א שנת פרסום: התשע"ו-2015 היתרונותלמפרסם המכרז.
גם נוהל מסירת עבודות תכנון מציין שבעת בחירת מועמדים פוטנציאליים מתוך המאגר יש להקפיד ככל הניתן על עריכת סבב מחזורי בין המתכננים הרשומים במאגר, בהתאמה למומחיות הנדרשת.
בהיעדר מידע במאגר על עבודות קודמות שנמסרו לספקים הכלולים בו ועל היסטוריית הפניות של החברה אליהם, לא ניתן להבטיח שהפניות אליהם ייעשו על פי סבב מחזורי, שוויוני והוגן, כפי שנדרש בתקנה 16 .
על החברה לפעול להכללת מידע על ניסיון העבר שלה עם ספקים במאגר, גם על מנת להבטיח את תקינות השימוש במאגר.
מנהלי פרויקטים מינהל התכנון בחברה אחראי לתכנון הפרויקטים על כל שלביו: ייזום הפרויקט, ניהול הפרויקט בשלב התכנון והכנת מסמכי המכרז לבחירת הקבלן המבצע.
מינהל התכנון מתכנן את הפרויקט בכמה שלבים ומכין את מסמכי המכרז, התכניות ההנדסיות, האומדן לעלויות הפרויקט ולוח הזמנים לביצועו.
לשם כך הוא נעזר במגוון מתכננים ויועצים חיצוניים.
לכל פרויקט נבחר מנהל פרויקט חיצוני, שמלווה את תהליך התכנון ומרכז את כל עבודת התכנון.
מינהל הביצוע בחברה אחראי לביצוע הפרויקט - משלב פרסום המכרז ועד לסיום ביצוע הפרויקט ומסירתו לידי הגוף המזמין, לרבות ביצוע הליך הבֶּדֶּק.
לרוב, מנהל הפרויקט שנבחר בשלב התכנון ממשיך לנהל אותו גם בשלב הביצוע22 .
בשלב זה תפקידו לבצע פיקוח הנדסי על ביצוע העבודות הקבלניות ולאשר חשבונות ביצוע שמגיש הקבלן.
מנהל הפרויקט הוא האחראי המרכזי לעמידה בכל יעדי הפרויקט, לרבות בתקציב שהוקצה לו, בדרישות האיכות, בלוח הזמנים ולכך ש תכולת הפרויקט תבוצע במלואה .
בהסכמים שחותמת נת"א עם מנהלי הפרויקטים בשלב התכנון קיים סעיף הקובע שאם יוחלט על ביצוע הפרויקט, ייחתם בין הצדדים הסכם נפרד לניהול הביצוע (פיקוח הנדסי).
מנהלי הפרויקטים ממלאים אפוא תפקיד מרכזי ורגיש ביותר ושותפים לליבת פעילותה של החברה , והחלטות בעניין ניהול הפרויקטים והתשלומים לקבלנים נסמכות על עבודתם המקצועית ועל שיקול דעתם.
אף שעל פי נוהל מסירת עבודות תכנון מאגר הספקים של החברה אמור לכלול גם רשימה של מנהלי פרויקטים, המאגר עדיין אינו כולל רשימה כזאת.
החברה בוחרת מנהלי פרויקטים מרשימה אחרת שיש ברשותה, שלא נקבעו תנאי סף להכללת מנהלי הפרויקטים בה.
כמו כן אין מתקיים הליך מוסדר לריענון הרשימה.
מדובר בהליך בלתי תקין, שפוגע בשוויון הזדמנויות של מנהלי פרויקטים לקבל עבודות מהחברה.
החברה כתבה בתשובתה כי היא מתכוונת להקים מאגר של מנהלי פרויקטים ואף הכינה טיוטה של תנאי סף לכניסה למאגר.
ואולם, היא ממתינה לסיום הפרדת ההחזקות בחברה כדי להשלים את הקמת המאגר, מכיוון שלטענתה תנאי הסף להכללת מנהלי פרויקטים במאגר צריכים להיגזר מסוג הפרויקטים שיימסרו לטיפולה ומהיקפם.
כן כתבה החברה כי אם יתעכב תהליך הפרדת ההחזקות, היא תשלים את קביעת תנאי הסף ותפרסם קול קורא להצטרפות למאגר עד סוף השנה.
לעתים נבחר לכך עובד אחר מאותה חברה לניהול פרויקטים 708 דוח שנתי66א .
שם הדוח: חברת נתיבי איילון בע"מ - ניהול פרויקטים והעסקת יועצים מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66א שנת פרסום: התשע"ו-2015 משרד מבקר המדינה מעיר לנת"א כי עליה לפעול ללא דיחוי להקמת מאגר מנהלי הפרויקטים, ולא להמתין לסיום תהליך הפרדת ההחזקות בחברה.
בביקורת נמצאו מקרים שבהם נחתמו ההסכמים עם מנהלי פרויקטים בשלב הביצוע, לאחר שכבר החלו העבודות הקבלניות, ולאחר ש מנהל הפרויקט כבר החל בעבודת הפיקוח על ביצוע העבודות.
לדוגמה, ההסכם עם מנהל הפרויקט בפרויקט "לולאת וולובלסקי"23 נחתםביוני 201324 , בעודשעל פי נספח לאותו הסכם, מועד תחילת העבודות היה חודש מרץ באותה שנה.
ההסכם עם מנהל פרויקט הפרדה מפלסית 127 )בלוד (ראו להלן פירוט על הפרויקט בנוגע לשלב הביצוע נחתם בדצמבר 2014 ,אף שהקבלן החל את העבודות לביצוע הפרויקט כבר במאי אותה שנה.
החברה כתבה בתשובתה כי מדובר במקרים חריגים, וכי בעקבות מקרים אלה היא קיימה תהליך הפקת לקחים ובסופו החליטה כי חתימת הסכם עם מנהל פרויקט בשלב הביצוע יחל בשלב מוקדם יותר.
משרד מבקר המדינה רואה בחומרה מקרים אלה ו מעיר לחברה כי על יה להקפיד על מינהל תקין ולדאוג לעגן במועד את ההתקשרויות שלה עם ספקים חיצוניים בהסכמים.
חשוב בעיקר שאחריות מנהלי הפרויקטים כלפי החברה תהיה מעוגנת בהסכם משפטי מרגע תחילת העבודה של החברה עמם.
משרד התחבורה כתב בתשובתו כי הוא מקדם תכנית לשיפור האיכות בחברות שמשמשות זרועות ביצוע שלו, ובתכנית זו יגובשו המלצות לנהלים, אמות מידה ודרישות בסוגיות אלה, לדוגמה: אמות מידה ותנאי סף למינוי מנהלי פרויקטים, נוהל לבקרת איכות בחברות, הגדרת מדדי איכות לספקים והקמת מאגר ספקים.
התקשרויות המשך תקנה 3(4 ) לתקנות חובת המכרזים (להלן - תקנה 3(4 ))מגדירה "התקשרות המשך" כהתקשרות הנעשית להרחבת ההתקשרות הראשונה, כלומר הגדלת העבודה או השירותים שמספק הספק, או להארכת תוקפה של ההתקשרות הראשונה, שלא מכוח זכות בררה הנתונה למזמין בהתקשרות זו.
התקנה מאפשרת לבצע התקשרות המשך בפטור ממכרז, אם היא נעשית בתנאים הזהים לתנאי ההתקשרות הראשונה או בתנאים המיטיבים עם מזמין העבודה או השירות, "בנסיבות שבהן השמירה על האחידות נדרשת מטעמי חיסכון או יעילות".
ועדת המכרזים מוסמכת לאשר התקשרות המשך בפטור ממכרז אם מתקיימים כל התנאים האלה: "(א) היא נעשית במהלך תקופת ההתקשרות הראשונה או סמוך לאחריה; (ב) היא התקשרות המשך בלא עלות נוספת, או אם שוויין 25 המצטבר של כל התקשרויות ההמשך שנעשו לאותה התקשרות ראשונה לרבות התקשרות ההמשך הנוכחית, אינו עולה על 50,000 ש"ח ואם .
23 הפרויקט כוללעבודות סלילה, בנייה, הקמת תשתיות והקמת מערכות תאורה בדרך בגין בתל אביב.
24 בהסכם לא צוין תאריך החתימה, אולם ממסמכים אחרים עולה כי מועד החתימה עליו היה ביוני 2013.
על פי התקנות, "שווי התקשרות" כולל מסים חברת נתיבי איילון בע"מ 709 .
:שם הדוח חברת נתיבי איילון בע"מ - ניהול פרויקטים והעסקת יועצים מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66א שנת פרסום: התשע"ו-2015 ,ההתקשרות הראשונה נעשתה בעקבות מכרז או בעקבות פנייה תחרותית לקבלת הצעות שוויין המצטבר של כל התקשרויות ההמשך כאמור אינו עולה על 150,000 ש"ח".
אם התנאים האמורים אינם מתקיימים, התקנה מאפשרת למנכ"ל של חברה ממשלתית לאשר התקשרות בפטור ממכרז, "בנסיבות מיוחדות ומטעמים מיוחדים שיירשמו".
התקשרויות המשך בנת"א מאושרות בוועדת המכרזים של החברה.
בדיקת מדגם של פרוטוקולים של ועדת המכרזים בשנים 2012-201426 העלתה כיועדת המכרזים בנת"א מאשרת במקרים רבים שינויים ותוספות בהסכמים עם יועצים, מתכננים ומנהלי פרויקטים שנבחרו על ידי הוועדה למסירת עבודות תכנון, וכן עם נותני שירותים נוספים, באמצעות שימוש נרחב בתקנה 3(4)27.
בנוגע לרובן המכריע של התקשרויות ההמשך שמאשרת ועדת המכרזים28 , מצוין בפרוטוקול הוועדה כי התקבל אישור מנכ"ל נת"א למתן הפטור ממכרז על פי תקנה 3(4).
במקרים רבים שנבדקו הועלה כי מדובר בהגדלת סכומי ההתקשרויות ובהארכת תוקפן הרבה מעבר לסמכויות של ועדת המכרזים על פי התקנה.
לגבי חלק גדול מהם, שנחתמו לפני שנים, נת"א מאריכה את תוקפם מדי שנה בשנה באמצעות שימוש בתקנה 3(4 .
) יצוין כי גם בדוח ביקורת פנימית בנושא רכש והתקשרויות משנת 2013 נכתב כי לחברה יש הסכמי מסגרת עם יועצי הסדרי תנועה ויועצי בטיחות בעבודה שנחתמו לפני שנים רבות, וכי החברה אינה מתקשרת זה כמה שנים עם יועצים חדשים בתחומים אלה ולא בוצע ריענון של יועצים אלה בשנים האחרונות.
הביקורת העלתה כי חלק מההסכמים שנת"א מאשרת את הארכתם מדי שנה בשנה נחתמו לפני שנים רבות - לעתים אף לפני יותר מעשר שנים.
לגבי חלק מהם, השווי המצטבר של התקשרויות ההמשך שאושרו ברבות השנים מגיע למיליוני ש"ח, ובמקרים רבים עולה בהרבה על שווי ההתקשרות הראשונה, לעתים אף יותר מפי עשרה.
בלוח שלהלן מובאות כמה דוגמאות להתקשרויות המשך אלה: .
דוגמאות להתקשרויות המשך* .
פיקוח על שילוט, תמרור וסימון 2004 27.
ייעוץ ובדיקה של חריגים .
בעבודות קבלניות 2003 7.
26 המדגם כלל כ-20 פרוטוקולים, מרביתם משנת2014.
27 למעלה ממחצית הנושאים שנידונו בישיבות של ועדות המכרזים שנבדקו היו בנושא אישור התקשרות המשך.
28 בפרוטוקולים שנבדקו מדובר בכ-85% .
מהתקשרויות ההמשך שאושרו 710 דוח שנתי66א .
שם הדוח: חברת נתיבי איילון בע"מ - ניהול פרויקטים והעסקת יועצים מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66א שנת פרסום: התשע"ו-2015 התפקיד השנה .
תיאום, ניהול ופיקוח בנושא .
הבטחת איכות בפרויקטים .
יועץ להסדרי תנועה בשלבי .
תיאום, ניהול ובקרה של .
פיקוח על תחזוקת גינון בדרך .
פיקוח וייעוץ בנושא תחזוקת .
מערכת התאורה בדרך נתיבי .
* כל הסכומיםבלוח הם ללא מע"ם ובאלפי ש"ח.
ברוב ההסכמים של נת"א עם ספקים יש סעיף המאפשר לה להאריך מדי פעם בפעם את ההתקשרות.
משרד מבקר המדינה מעיר לחברה כי ראוי שתימנע מהכללת סעיף בהסכמים המאפשר את הארכת תוקפם ללא סייג , בין היתר כדי לאפשר מתן הזדמנות לספקים חדשים נוספים להתקשר עם החברה .
במקרים שבהם נדרש מתן אופציה להארכת התקשרות, יש להגדיר את האופציה ו את תנאיה מראש , ובייחוד להגביל את תקופת תוקפה.