HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
לאחר פחות מחודשיים נשלחה למבקש התראה למחיקת הבקשה מחוסר מעש ותגובתו התקבלה בתוך כעשרה ימים ממועד ההתראה.
חמישה חודשים לאחר מכן שלח ב"כ היועמ"ש דרישת פרטים נוספים וזו נענתה רק לאחר כשנה ושלושה חודשים.
למרות זאת, לא נשלחה התראה נוספת על חוסר מעש.
נמצא שהמערכת הממוחשבת של הרשם לענייני ירושה אינה מתריעה באופן אוטומטי בנוגע לתיקים שאין נרשמת בהם פעילות במשך תקופה מסוימת.
לעומת זאת, ה מערכת הממוחשבת בבתי הדין הרבניים מתריעה על חוסר מעש לאחר שישה חודשים מיום שלא נרשמה כל פעילות בתיק.
הגשת תעודת פטירה מקורית או העתק צילומי: חוק הירושה קובע כי ככלל, עובדת מותו של אדם וזמן מותו טעונים הוכחה בתעודת מוות או בהצהרת מוות.
ת קנות הירושה קובעות כי לא תתקבל בקשה לצו ירושה או לצו קיום צוואה אלא אם צורפה לה "תעודת פטירה או הצהרת מוות לאימות פטירתו של המוריש ושל כל אדם אחר שיש להוכיח את פטירתו וזמן מותו, מאושרת כדין".
בביקורת נמצא כי חלק מלשכות הרשם מקפידות על קבלת תעודת פטירה מקורית וחלק מהן מסתפקות בהעתק ממנה.
הגשת בקשה להוכחת צוואה בהעתק: חוק הירושה קובע כי בקשה לצו קיום צוואה טעונה הוכחה בהגשת צוואה מקורית, אלא אם בית המשפט התיר הוכחת הצוואה בהגשת העתק או באופן אחר.
הביקורת העלתה כי בכל לשכות הרשם הבקשה להוכחת צוואה מוגשת ללשכת הרשם ומשם היא מועברת לבית המשפט, למעט ב לשכת הרשם בחיפה בה יש להגיש את הבקשה ישירות לבית המשפט.
נוסח צו הירוש ה: בתוספת הראשונה לתקנות הירושה נקבע בין היתר נוסח לצו ירושה הכולל את פרטי הזוכים וחלקם בעיזבון24 .
לשכות הרשמים בירושלים ובבאר שבע נוהגים לכלול בצו הירושה את רשימת היורשים שהסתלקו.
פירוט רשימת המסתלקים בצו הירושה מסייע במתן תמונה שלמה בדבר חלוקת העיזבון ועשוי להיות לו חשיבות גם בעתיד בטיפול בבקשות קשורות.
בשאר לשכות הרשם אין נוהגים לכלול בצו הירושה את רשימת המסתלקים.
לעומת זאת, צו קיום צוואה מצהיר כי הצוואה תקפהמאחר שצו קיום צוואה אינו כולל את פרטי היורשים ואת חלקם בעיזבון, אם ישנם זוכים שהסתלקו מחלקם בצוואה, הם נרשמים בצו קיום הצוואה כדי לדעת למי לחלק את העיזבון ומה חלקו של כל זוכה.
:שם הדוח משרד המשפטים - האפוטרופוס הכללי - הטיפול בענייני ירושות וצוואות מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 חוסר אחידות בעניין זה ע לול ליצור מצג מטעה כלפי מי שאינו מודע לשוני בין לשכות הרשם, והוא עשוי להסיק שאם לא צוינו הסתלקויות בצו ירושה אזי לא היו כאלה.
המצב המתואר מלמד כי התנהלותן של לשכות הרשם לענייני ירושה בכל הנוגע לטיפול בבקשות אינה אחידה וקיימים פערים מהותיים בסדרי עבודתן, הפוגעים באיכות השירות הניתן לציבור ועלולים לפגוע בעיקרון השוויון בין מגישי הבקשות.
מצב זה עלול גם לגרום לתקלות וטעויות, בייחוד אצל מייצגים המטפלים בכמה תיקים בלשכות שונות.
נמצא כי על אף חשיבותו והתועלת הרבה הטמונה בנוהל עבודה מפורט ומגובש לצורך הסדרת עבודתו של מערך הרשם לענייני ירושה, רק במהלך השנים 2013 -2011 פעלההנהלת האפוטרופוס הכללי לגיבוש נוהל חדש ועדכני.
רק בעקבות הביקורת ולאחר סיומה הושלמה הכנת הנוהל החדש והוא נכנס לתוקף בנובמבר 2015 .
בתשובתו כתב האפוטרופוס הכללי כי במסגרת הנוהל החדש ניתן מענהלליקויים שעלו בפרק זה.
משרד מבקר המדינה מעיר לאפוטרופוס הכללי כי כדי להבטיח שלשכות הרשם יפעלו באופן אחיד ולמנוע הישנות הליקויים האמורים, עליו לוודא את הטמעת הנוהל החדש בכל לשכות הרשם ואת יישומו.
יש להביא לידיעת הגורמים הקשורים לרשם לענייני ירושה (בתי המשפט ובתי הדין) את הוראות הנוהל הרלוונטיות כדי לתאם ולייעל את העבודה מולם ולפרסם הוראות רלוונטיות גם לידיעת הציבור.
ממשק ממוחשב בין הרשם לגורמים הקשורים אליו : לפי תקנות הירושה נדרשים בתי הדין הדתיים להעביר לרשם לענייני ירושה את הבקשות שהוגשו להם כדי לבדוק אם המנוח הפקיד צוואה או שהוגשו בקשות לרשם בעניינו, וכן להעביר אותן לב"כ יועמ"ש כדי לקבל את עמדתו.
כמו כן, בתי המשפט ובתי הדין הדתיים נדרשים להעביר לרשם צווים שנתנו כדי לעדכנם במרשם הארצי.
נמצא כי בבתי הדין הרבניים ובבתי המשפט העברת המידע נעשית באופן לא יעיל.
בית הדין הרבני בירושלים מעביר לרשם לענייני ירושה את הבקשות באמצעות דואר אלקטרוני .
ב ית הדין הרבני ב באר שבע מעביר אותן בעותק קשיח ובתי הדין הרבניים ב תל אביב ובחיפה מעבירים אותן באמצעות ממשק מקוון ובעותק קשיח.
התברר כי קיים ממשק מקוון מוגבל עם בית הדין הרבני בתל אביב, המאפשר רק העברת בקשות סרוקות.
עקב כך, מזכירות הרשם וב"כ היועמ"ש נדרשים להקליד מחדש את הנתונים הדרושים להם מתוך החומר הסרוק.
בתשובתה של הנהלת בתי הדין הרבניים נמסר כי מערכת המחשוב של בתי הדין מאפשרת לרשם לצפות 1120 דוח שנתי66ג .
שם הדוח: משרד המשפטים - האפוטרופוס הכללי - הטיפול בענייני ירושות וצוואות מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 באמצעות ממשק בכל הנתונים הרלוונטיים הקיימים בה ואם ישנה בעיה כלשהי בקליטת הנתונים אזי הבעיה היא במערכת הממוחשבת של הרשם.
האפוטרופוס הכללי מסר בתשובתו כי כיום נעשה שימוש חלקי בממשק ויש צורך לבצע פעולות נוספות להתאמה מלאה בין המערכות המחשוביות של שני הגופים.
בכל לשכות הרשם, לאחר קבלת החלטה להעביר תיק לבית המשפט, המזכירות מדפיסה את כל התיק הסרוק ומעבירה אותו בעותק קשיח לבית המשפט.
האפוטרופוס הכללי והנהלת בתי המשפט הודיעו בתשובתם כי בנובמבר 2015 התקיימה ישיבה ובה הוחלט שגורמי המחשוב בהנהלת בתי המשפט ובאפוטרופוס הכללי יפעלו בהקדם לאפיון והפעלה של ממשק להעברת תיקים באופן אלקטרוני, ואלה כבר החלו בעבודתם.
בסיס נתונים ממוחשב הוא כלי ניהולי חשוב המאפשר לארגן, לרכז ולנטר נתונים כדי להפיק מהמערכת מידע מדויק ואמין שישמש כלי ניהולי להשגת יעדי הארגון, לבקרה ולפיקוח.
המערכת הממוחשבת של הרשם לענייני ירושה כוללת אפשרויות רבות לביצוע ניתוחים סטטיסיטיים ו להפקת דוחות על פעילות היחידה, כגון סוגי הבקשות המוגשות, מספרן, אופן הגשתן ומשכי הטיפול ב הן בכל שלב.
בביקורת נמצא כי נתוני המערכת אינם מלאים ולכן הדוחות אינם משקפים את המצב בפועל.
בעקבות זאת , אין בידי האפוטרופוס הכללי נתונים בסיסיים שיאפשרו לו בין היתר לזהות את צווארי הבקבוק המאריכים את משך הטיפול בבקשות ולטפל בעיכובים אלה.
האפוטרופוס הכללי מסר בתשובתו כי במהלך השנים נקבעו חלק מהשדות במערכת הממוחשבת כשדות חובה ואם שדה כלשהו אינו ממולא לא ניתן להמשיך בטיפול בבקשה.
נוסף לכך, הוקמה מערכת משימות ונעשה מעבר לשיטת עבודה של תיק אלקטרוני המתעדת את שלבי הטיפול.
כמו כן, מנובמבר 2015 הוטמעה מערכת BI (Business Intelligence ) המאפשרת לנתח את הנתונים הנאספים במערכת הממוחשבת ולהפיק דוחות והתראות לצורך קבלת החלטות ניהוליות.
לדעת משרד מבקר המדינה, דוחות מהימנים הכוללים מידע שלם הם כלי ניהולי חשוב ויעיל בידי האפוטרופוס הכללי ובידי לשכות הרשם, לפיכך יש לפעול לטיוב הנתונים.
כמו כן, יש להנחות את עובדי הלשכות בדבר הזנת הנתונים באופן סדיר ומלא כדי שהדוחות ימלאו את תכליתם.
:שם הדוח משרד המשפטים - האפוטרופוס הכללי - הטיפול בענייני ירושות וצוואות מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 תכלית הוראותיו של נוהלעבודה היא לדאוג שיישמרו הוראות הדין המבטיחות את התקינות והתקפות של הצווים שהרשם לענייני ירושה נ ותן, לשמור על אחידות ועל שוויון בין כל הפונים לקבלת צווים מהרשם ולייעל את תהליך קבלתם.
כאמור, רק בנובמבר 2015 נכנס לתוקף נוהל חדש.
על האפוטרופוס הכללי לדאוג כי הנוהל יוטמע וייושם בכל לשכות הרשם גם כדי לפשט את התהליך וגם כדי לשפר את השירות הניתן לציבור.
כמו כן עליו לקדם יצירת ממשקי עבודה בין בתי הדין ובתי המשפט ובין הרשם לענייני ירושה.
שיפורים נוספים בשירות לציבור .
תפקידו של הרשם לענייני ירושה, כחלק מרשויות השלטון, הוא לספק ל ציבור שירות יעיל, שוויוני ואיכותי.
במכתבו של האפוטרופוס הכללי למנכ"לית משרד המשפטים מיולי 2014 , שכותרתו "רשם הירושה-סטטוס היערכות להשבחת השירות לאזרח", נכתב: "אנו ערים לכך שהשירות הניתן ברשם לענייני ירושה הוא אחד השירותים החשובים ביותר לאזרח ונדרש בו מתן מענה מהיר ואפקטיבי".
תפקידים נוספים של הרשם בתחום הצוואות .
הפקדת צוואה : חוק הירושה קובע כי אדם שעשה צוואה בכתב יד או בפני שני עדים רשאי להפקידה אצל הרשם לענייני ירושה.
משמעות ההפקדה היא שהצוואה שהופקדה תהיה ראיה לכאורה שהאדם הנקוב בה כמצווה עשה את הצוואה, והיא נעשתה לכל המאוחר ביום ההפקדה.
הפקדה כזו עשויה לצמצם את המחלוקות בין הזוכים על פי הצוואה וכן את האפשרות להסתרה של צוואות וזיופן.
יצוין כי לבתי הדין הדתיים אין סמכות מקבילה להפקדת צוואות.
בשנת 2014 הוגשו לרשם לענייני ירושה כ - 16,000 בקשות לצו קיום צוואה.
באותה שנה הופקדו 4,151 ,צוואות.
בשל היתרונות האמורים ראוי כי האפוטרופוס הכללי ינקוט פעולות על מנת להביא לידיעת הציבור את האפשרות להפקיד צוואה אצל הרשם.
בלשכות הרשם לענייני ירושה שמורות עשרות אלפי צוואות שהופקדו במהלך השנים שחלקן הועברו מבתי המשפט עם הקמת מוסד הרשם לענייני ירושה.
לפי תקנות הירושה, יש להפקיד את הצוואות במעטפה סגורה וחתומה ואין לצלמן או לסרוק אותן למערכת הממוחשבת של הרשם.
הצוואות נשמרות עד הגשת בקשה לצו קיום צוואה בעניינן או עד פתיחתן באופן יזום בידי הרשם (ראו להלן).
בנוהל הישן של הרשם לענייני ירושה נקבע כי הצוואות המופקדות והחומר הנוסף המצורף אליהן "יועברו למשמרת בכספת של הרשם".
בנוהל החדש לא נקבעה הוראה בעניין זה.
נוסף לצוואות המופקדות, בלשכות הרשם ובבתי הדין הדתיים מצויות צוואות שהוגשו לגביהן בקשות לצו קיום צוואה הנמצאות בטיפול שוטף.
שם הדוח: משרד המשפטים - האפוטרופוס הכללי - הטיפול בענייני ירושות וצוואות מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 בביקורת נמצא כי בכל לשכות הרשם אין כספת לשמירת הצוואות והן שמורות בחדר ים נעולים.
בלשכת הרשם בתל אביב הצוואות מאוחסנות בחדר הפתוח בשעות היום, אך לציבור אין כל גישה אליו.
בתשובתו מסר האפוטרופוס הכללי כי בכוונתו לפעול, בשיתוף משרד המשפטים, להסדרת תנאי האחסון והשמירה של הצוואות.
משרד מבקר המדינה מעיר לאוטרופוס הכללי כי לאובדן או השחתה של צוואות ישנן השלכות קשות על המצווים ועל הזוכים, ויש לפעול במטרה להבטיח שמירה על הצוואות, תוך מתן הדעת לכך שפעמים רבות הן מופקדות אצל הרשם למשך שנים ארוכות.
עליו לקבוע, בהתייעצות עם משרד המשפטים ועם גורמים רלוונטיים נוספים, הנחיות מתאימות הנוגעות לתנאי אחסון נאותים של הצוואות ואבטחתן ולמניעת נזקי אש, מים וכדומה.
במסגרת זו עליו לתת את הדעת גם לאופן שמירת הצוואות הנמצאות בטיפול שוטף, תוך כדי שמירה על איזון בין הצורך בעבודה יעילה ובין הצורך בשמירתן.
הועלה כי בעת עריכת צוואה בפני רשות בבית הדין השרעי ובבית הדין הדרוזי נשמר עותק מקורי של הצוואה בבית הדין, וזאת בניגוד לתקנות הירושה שלפיהן נוסח הצוואה לא יצורף לתיק; למעשה, הדבר דומה להפקדת צוואה ש אינה בסמכות בית הדין.
משרד מבקר המדינה מעיר להנהלת בתי הדין השרעייים ולהנהלת בתי הדין הדרוזיים כי כל זמן שלא הוקנתה להן הסמכות בחוק, עליהן להימנע מקבלת צוואות להפקדה.
כמו כן, עליהן לבחון עם משרד המשפטים כיצד לנהוג בנוגע לצוואות המצויות אצלן.
: הודעה לזוכים על צוואה שהופקדה חוק הירושה קובע כי אם הופקדה צוואה אצל הרשם לענ ייני ירושה או נמסרה לו צוואה לאחר פטירת המנוח , ולא הוגשה בקשה לקיום הצוואה בתוך שלושה חודשים לאחר מות המצווה או לאחר מסירת הצוואה , ימסור הרשם הודעה על כך לזכאים לפי הצוואה .
בתקנות הירושה נקבע כי בנסיבות האמורות יפתח הרשם לענייני ירושה את המעטפה, יעיין בצוואה וימסור עליה הודעה בדואר רשום לזוכים על פיה (להלן - פתיחת צוואות).
כדי להודיע לזוכים על צוואה שהופקדה, כל אחת מלשכות הרשם יכולה להפיק מהמערכת הממוחשבת של הרשם דוח נפטרים שהפקידו צוואה לפני מותם ולא הוגשה בקשה בעניינם.
:שם הדוח משרד המשפטים - האפוטרופוס הכללי - הטיפול בענייני ירושות וצוואות מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 הביקורת העלתה כי כל הלשכות, למעט הלשכה בבאר שבע, לא יישמו את התהליך הקבו ע בדין הנוגע להודעה לזוכים על צוואה שהופקדה, דהיינו הן אינן מטפלות בצוואות של נפטרים שלא הוגשה בקשה בעניינם; בלשכת הרשם בחיפה לא היו מודעים כלל לאפשרות להפיק דוח נפטרים; לשכות הרשם בירושלים ו בתל אביב מסרו למשרד מבקר המדינה כי הפרוצדורה לא בוצעה זה כמה שנים בשל עומס עבודה רב.
לשכת הרשם בתל אביב הוסיפה כי הנושא אינו נמצא בראש סדר העדיפויות שלה.
מנתוני האפוטרופוס הכללי עולה כי במאי 2015 היו רשומות במערכת הממוחשבת של הרשם 917 צוואות שהופקדו ולא נפתחו בתוך שלושה חודשים מפטירת המצווה.
בספטמבר 2015 היו רשומות 954 .
צוואות כאלה בתשובתו מסר האפוטרופוס הכללי כי במסגרת הנוהל החדש נקבעו הנחיות אחידות לכל לשכות הרשם ב דבר שליחת הודעות לזוכים על צוואה שהופקדה, תוך כדי שמירה על הוראות החוק לרבות המועד הקבוע בו.
בתשובת האפוטרופוס הכללי מינואר 2016 הוא הודיע כי בתכנית הע בודה לשנת 2016 נקבעה משימה מיוחדת לשם טיפול בפתיחת צוואות.
משרד מבקר המדינה מעיר לאפוטרופוס הכללי כי נכון למועד סיום הביקורת רוב לשכות הרשם לא קיימו את הוראות הדין בעניין זה.
לפיכך, וכדי לשפר את השירות הניתן לציבור, עליו לפעול לאלתר כדי להבטיח שבלשכות יתקיים התהליך הקבוע בהוראות הדין.
: צוואה בפני רשות חוק הירושה קובע כי ניתן לעשות צוואה בארבע דרכים, ובהן צוואה בעדים, שרבים נוהגים לעשותה בסיוע עורך דין, וצוואה בפני רשות, דהיינו שופט, רשם בית משפט, רשם לענייני ירושה, חבר של בית דין דתי ונוטריון25.
במועד סיום הביקורת, גובה האגרה לעריכת צוואה לפני הרשם לענייני ירושה הוא 235 .
ש"ח להלן בלוח 4 נתונים על מספר הצוואות שהופקדו אצל הרשם לענייני ירושה ומספר הצוואות שנערכו לפניו בשנת 2014 :, לפי לשכות .
ניתן לערוך צוואה גם בכתב יד וגם בעל פה לפי התנאים שנקבעו בחוק הירושה 1124 דוח שנתי66ג .
שם הדוח: משרד המשפטים - האפוטרופוס הכללי - הטיפול בענייני ירושות וצוואות מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 לוח 4 .
מספר הצוואות שהופקדו אצל הרשם ומספר הצוואות שנערכו לפניו בשנת 2014 .
לשכה צוואות שהופקדו עריכת צוואה בפני הרשם* .
על פי נתוני האפוטרופוס הכללי * קיימת סבירות שהנתונים אינם מלאים משום שבלשכות אין מקפידים להזין באופן מלא את הנתונים במערכת הממוחשבת.
מהלוח עולה שמספר הצוואות שנערכו בפני רשות נמוך מאוד ושיעורן כ - 1.
ממספר הצוואות שהופקדו, שגם שיעורן של אלה אינו גבוה, כאמור לדעת משרד מבקר המדינה, סביר להניח כי האפשרות לעשיית צוואה לפני רשם לענייני ירושה והיתרונות הנובעים מכך אינם ידוע ים מספיק לציבור.
לפיכך, ראוי שהאפוטרופוס הכללי ינקוט צעדים כדי להביא שירות זה לידיעת הציבור, וכך ירחיב את השירותים שהוא מספק לו.
אף שבחוק הירושה נקבע כי המצווה רשאי לעשות את הצוואה בפני רשות בעל פה או בהגשת דברי הצוואה בכתב , בכל לשכות הרשם נדרש המצווה להגיע ללשכת הרשם עם נוסח צוואה מוכן, והרשם רק מאשר אותה.
בתשובתו כתב האפוטרופוס הכללי כי בכוונתו לקדם חקיקה ובה תבוטל האפשרות לעריכת צוואה לפני רשם, משום שלמדינה אין כל ערך מוסף במתן שירות זה ומשום שפעולה זו אורכת זמן רב, או להסדיר תעריף אגרה בדומה לקבוע בכללי לשכת עורכי הדין (העומד כיום על 1,835 .
)ש"ח לדעת משרד מבקר המדינה , עריכת צוואה בפני רשות הקבועה בחוק היא שירות לציבור שיש להמשיך בו כל עוד לא תוקן החוק.
היבטים נוספים של שירות לציבור .
בתכנית העבודה של מערך הרשם לענייני ירושה לשנים 2014 -2013 נקבעו יעדים שעניינם קיצור משך הטיפול ושיפור השירות לאזרח - במאי 2015 החלה לפעול מערכת טלפונית משרד המשפטים 1125 .
:שם הדוח משרד המשפטים - האפוטרופוס הכללי - הטיפול בענייני ירושות וצוואות מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 ממוחשבת26 ; במאי 2015 ;הופחתה האגרה בגין הגשה מקוונת כדי לעודד שימוש בטופס מקוון בנובמבר 2015 החלה חובת הגשת בקשה מקוונת בידי עורכי דין; המעבר לתיקים אלקטרוניים יושם בכל לשכות הרשם.
מועדי קבלת קהל: כאמור, מתן צו ירושה וצו קיום צוואה הם שירותים חשובים שרבים נדרשים להם ומושפעים מהם מדי שנה.
זמינות השירות לציבור נמדדת בין היתר בכמות ובפריסה של שעות קבלת קהל במהלך השבוע.
קבלת הקהל במשרדי הרשם לענייני ירושה בכל הלשכות מתקיימת בימים ראשון, שני, רביעי וחמישי בשעות 12:30 -08:30 .
להלן בלוח5 נתונים על התפלגות אופן הגשת הבקשות והיקפן בשנת 2014: .
התפלגות אופן הגשת הבקשות והיקפן בשנת 2014 .
אופן ההגשה ירושלים תל אביב חיפה באר שבע נצרת .
תיבת שירות בלשכה 3% 21% 1% - - .
דואר 28% 51% 25% 34% 41% .
קבלת קהל 67% 25% 71% 64% 57% .
שירות מקוון* 3%** 3% 2%** 2% 2% .
המקור: תכנית העבודה של הרשם לענייני ירושה לשנת 2015 * ממרץ 2014 ניתן להגיש בקשה מקוונת לצו ירושה ומנובמבר 2014 ניתן להגיש גם בקשה מקוונת לצו קיום צוואה.
** האחוזים אינם מסתכמים ל- 100% , כך במקור.
מהלוח עולה כי בכל לשכות הרשם, פרט ללשכה בתל אביב, רוב הבקשות מוגשות בשעות קבלת קהל.
למרות זאת, לא נקבעה קבלת קהל בשעות אחר הצהריים, וציבור גדול הזקוק לשירותיהן נאלץ להיעדר מהעבודה כדי להגיע אליהן בשעות הבוקר.
האפוטרופוס הכללי מסר בתשובתו כי ההגשה המקוונת תפסה נפח רחב יותר בשנת 2015 ועמדה על כ-15% מכלל הבקשות שהוגשו, ובחודשים נובמבר -דצמבר 2015 ההגשה המקוונת עמדה על כ-51% .
הוא הוסיף כי המענה הטלפוני הממוחשב זמין במשך 24 שעות והמוקד האנושיזמין עד 17:00 .
כמו כן, ניתן להגיש בקשות באופן מקוון בכל עת או להכניסן לתיבות השירות בלשכות הרשם, הנגישות גם בשעות אחר הצהריים.
לדעת משרד מבקר המדינה, מן הראוי שהאפוטרופוס הכללי יקצה לפחות יום אחד בשבוע לקבלת קהל בשעות אחר הצהריים לטובת הציבור שאין באפשרותו להגיש בקשה באמצעות מייצג או באופן מקוון.
מדובר במערכת לזיהוי קולי המספקת נתונים ומידע באמצעות פקודות קוליות של המתקשר 1126 דוח שנתי66ג .
: מענה טלפוני בשנים 2014 -2012 הצטברועשרות תלונות במשרד .
מבקר המדינה ובמשרד המשפטים על היעדר מוחלט של מענה טלפוני, או על .
מענה טלפוני גרוע, בלשכות הרשם בכלל ובלשכת הרשם בתל אביב בפרט.
כאמור, במאי 2015 החלה לפעול מערכת חדשהשל מענה טלפוני בזיהוי קולי המספקת מידע כללי ומידע פרטני על הליכים פתוחים .
אם הפונה לא קיבל תשובה באמצעות המענה הממוחשב, יש באפשרותו לקבל תשובה מנציג אנושי במוקד השירות והמידע של משרד המשפטים.
לדברי האפוטרופוס הכללי, זמן ההמתנה הממוצע בחודשים יולי - אוקטובר 2015 לקבלת נציג אנושי עמד על13 שניות.
עוד ציין האפוטרופוס כי מאוגוסט 2015 ניתן שירות המאפשר שליחת הודעת טקסט באמצעות מערכת אוטומטית המיידעת את ציבור הלקוחות על סטטוס הטיפול.
יש לציין לחיוב את הפעולות שעשה האפוטרופוס הכללי לשיפור השירות לציבור בתחום המענה הטלפוני.
משרד מבקר המדינה סבור שעל האפוטרופוס לקיים סקרי שביעות רצון כדי לוודא שהמערכת אכן משיגה את מטרתה ומביאה לידי שיפור בשירות זה הניתן לציבור.
איכות המידע המוגש לציבור: בתקנות הירושה נקבע נוסח טופסי הבקשה לצו ירושה, לצו קיום צוואה ולצו ירושה וקיום צוואה יחד.
הטפסים מצויים באתר האינטרנט של הרשם.
ניתן למצוא באתר גם דפי מידע המיועדים לסייע בידי המבקש למלא את טופס הבקשה.
מעיון בדפי המידע, בטופסי הבקשות, בתיקים שבדק משרד מבקר המדינה בלשכות הרשם ובתלונות שהוגשו לנציבות תלונות הציבור ולמשרד המשפטים עולים הממצאים האלה: א.
דפי המידע למגיש בקשה לצו ירושה או לצו קיום צוואה אינם כוללים את כל ההסברים הנחוצים להבנת המונחים בטופס הבקשה, והם אינם מספקים מידע מלא והנחיות בנוגע לסוגיות מיוחדות הנוגעות להגשת הבקשה.
להלן דוגמאות למקרים שבהם נדרש המבקש להשלים פרטים ונתונים שסביר כי על ידי מתן הבהרות והסברים מפורטים בדפי המידע לא היה צורך בהם.
(1) הסתלקות מירושה או מצוואה: נמצאו כמה מקרים שבהם צורפה לבקשה הודעת הסתלקות של מי שאין באפשרותו להסתלק מהעיזבון, כגון פושט רגל, או הסתלקות לטובת מי שלא ניתן להסתלק עבורו, כגון מי שאינו קרוב מדרגה ראשונה.
(2) ראיות בדבר כתב היד של המנוח : בביקורת נמצאו כמה מקרים שהוגשה צוואה בכתב יד ללא ר איות שמדובר בכתב יד ו של המנוח , והמבקש נדרש להמציא ראיות כאלה; הדבר לא צוין בטופס הבקשה או בדף המידע.
:שם הדוח משרד המשפטים - האפוטרופוס הכללי - הטיפול בענייני ירושות וצוואות מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 (3) המצאת תמצית רישום ממרשם האוכלוסין: בדף המידע מצוין כי במקרה של תושב ישראל שנפטר בחו"ל, על המבקש להמציא תמצית רישום ובה תאריך הפטירה של המנוח.
רצוי שבדף המידע יצוין שאם מבקש התמצית אינו קרוב מדרגה ראשונה של המנוח, ייתכן שיהיה עליו לפעול להוצאת צו מבית המשפט לקבלת המסמך, ויש לברר את הנושא במשרד הפנים .
בעניין זה מסר האפוטרופוס הכללי כי ההערה מקובלת, ובדף המידע תירשם הבהרה בעניין זה.
תקנות הירושה קובעות כי בקשה לצו ירושה או לצו קיום צוואה תוגש בשני עותקים.
בשונה מכך, בדף המידע נכתב כי יש להגיש את הבקשה בארבעה עותקים (מקור ושלושה העתקים).
מאחר שכל הבקשות נסרקות לתוך המערכת הממוחשבת, כבר אין כל צורך לכאורה בארבעה עותקים ויש לבחון תיקון ההנחיה.
דברים ברוח זו עלו גם מלשכות הרשם.
האפוטרופוס הכללי הודיע בתשובתו מינואר 2016 כי פירסם הנחיה לציבור לפיה יש להגיש הבקשה בשלושה העתקים.
טופסי הבקשה לצו ירושה ולצו קיום צוואה מורכבים וחלק מההסברים למילוים אינם ברורים.
בבדיקה אקראית של בקשות, שערך משרד מבקר המדינה, נמצאו טעויות במילוי הטפסים שגרמו גם הן להתארכות הטיפול בבקשה.
קיימת סבירות גבוהה שהבהרות בטופס יקלו על הציבור למלא אותו ויתרמו לייעול התהליך ולפישוטו.
לדוגמה, המבקש נדרש לציין בטופס מי הם יורשי המנוח.
התברר כי כאשר אחד היורשים נפטר, לפני מותו של המוריש או לאחריו, נדרש המבקש להמציא צו קיום צוואה או צו ירושה של היורש שנפטר.
סביר להניח שהוספת הבהרה לטופס בדבר הצורך להמציא את המסמכים האמורים תייתר את הצורך בדרישת פרטים נוספים, וכך יתקצר התהליך.
האפוטרופוס הכללי מסר בתשובתו כי הערות הביקורת בדבר טופסי הבקשה ייבחנו, וככל שניתן למנוע תקלות הדברים יובהרו לציבור.
אופן הפנייה לרשם : הגשת בקשה לרשם לענייני ירושה נעשית בידי המבקש באופן עצמאי או באמצעות עורך דין המייצג אותו.
מספר הבקשות שהוגשו בשנים 2014 - 2012 היה 27,992 , 29,650 ו- 34,494 , בהתאמה.
להלן בתרשים8 נתונים על מספר הבקשות שהוגשו באמצעות מייצגים לכל לשכות הרשם בשנים אלה: 1128 דוח שנתי66ג .
שם הדוח: משרד המשפטים - האפוטרופוס הכללי - הטיפול בענייני ירושות וצוואות מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 תרשים7 .
מספר הבקשות שהוגשו באמצעות מייצגים לכל לשכות הרשם בשנים 2014 -2012 .
על פי נתוני האפוטרופוס הכללי .
לפי התרשים והנתונים בדבר מספר הבקשות שהוגשו, בשנת 2012 שיעור המבקשים המיוצגים באמצעות עורכי דין בכל הלשכות היה 83% ובשנים 2014 -2013 ירד ל - 81% .
יצוין כי על פיכללי לשכת עורכי הדין התעריף המינימלי המומלץ להגשת בקשה לצו ירושה, לצו קיום צוואה או למינוי מנהל עיזבון עומד על 1.
5% משווי העיזבון, והוא לא יפחת מ- 3,634 ש"ח.
אופן תשלום אגרות: התברר כי ניתן לשלם את כל אגרות הרשם ואת הוצאות הפרסום בעיתון באמצעות הדואר, האינטרנט (שירות התשלומים הממשלתי) ושוברי תשלום המצויים בלשכות הרשם או בעמדת תשלום המוצבת בכל לשכות הרשם, למעט בלשכת הרשם בנצרת.
לעומת זאת, בבתי הדין הרבניים ניתן לשלם את אגרת פתיחת התיק רק בבית הדין ואת הוצאות הפרסום בעיתון וברשומות נדרש המבקש לשלם בבנק הדואר בלבד באמצעות שוברים המצויים רק בבית הדין.
בבתי הדין השרעיים והדרוזיים את הוצאות הפרסום משלם המבקש ישירות לעיתונים.
בבתי הדין השרעיים התשלום בעבור הגשת הבקשות נעשה בבתי הדין בלבד.
יוצא אפוא שהשירות בבתי הדין הדתיים בכל הנוגע לתשלום אגרות אינו ניתן באופן מלא.
הנהלת בתי הדין הרבניים מסרה בתשובתה כי כיום כבר ישנם שני עיתונים שניתן לשלם להם באמצעות כרטיסי אשראי.
כמו כן, ההנהלה פועלת להצטרפות לפרויקט ממשל זמין ולהכנת תכנית עבודה להצבת עמדות תשלום בבתי הדין.
היא הוסיפה כי במסגרת פיתוח טופס בקשה מקוון לבית הדין יתאפשר גם תשלום מקוון.
:שם הדוח משרד המשפטים - האפוטרופוס הכללי - הטיפול בענייני ירושות וצוואות מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 משרד מבקר המדינה מעיר להנהלות בתי הדין הדתיים שכדי להקל על הציבור ולשפר את השירות הניתן לו, עליהן להחיש את הפעולות שיאפשרו לציבור הפונים לשלם את האגרות באופן דומה לזה הקיים בלשכות הרשם לענייני ירושה.
האמור לעיל מלמד שאף שהאפוטרופוס הכללי קבע את נושא שיפור השירות לציבור כאחד מהיעדי ם המרכזיים שלו ופעל לשיפור השירות לציבור באמצעים שונים, עליו לעשות עוד כברת דרך בכל הנושאים הקשורים לתחום זה.
בין היתר, עליו לפשט את טופסי הבקשות ולשפר את איכות דפי המידע לציבור ולייעלם.
שיפורים בנושאים אלה יקלו על הציבור ויפחיתו את העומסים בלשכות הרשם לענייני ירושה.
כמו כן, עליו לקבוע מדדים כמותיים בכל שנה בתחום השירות לציבור שישקפו שיפור מתמשך ברמת השירות.
גביית אגרות במסגרת הגשת בקשה לרשם או לבית הדין .
תקנות האגרות ותקנות אגרות בתי הדין קובעות את גובה האגרות שיש לשלם בעבור כל פעולה של הרשם לענייני ירושה ושל בתי הדין, בהתאמה.
הנחה או פטור מתשלום אגרה : בתקנות האמורות נקבע כי יהיו פטורות מאגרה בקשות של מי שהוא בן זוג, ילד, אב או אם של אדם שנפטר עקב פעולת מלחמה או בפעולת איבה או במסגרת שירותו הצבאי, וכן בקשות לתיקון טעות סופר בהחלטת הרשם או בהחלטה של בית הדין שהתבקש לתקנן בתוך 30 .
יום מיום הוצאתן בשנת 2013 הוגשה תלונה להנהלת בתי הדין הרבניים ולמשרד המשפטים, ובהמשך גם לנציבות תלונות הציבור במשרד מבקר המדינה, בעניין הצורך לשלם אגרה בגין טעות סופר בצו של בית הדין שהתגלתה לאחר שנים רבות.
במענה לפונה מדצמבר 2013 כתבה לשכת שרת המשפטים כי לא ניתן להעניק פטור מאגרה במקרה כזה והוסיפה: "עם זאת בעקבות פנייתך אנו נפעל לקדם הסדר לפטור מאגרה במקרים ראויים".
יצוין כי גם לשכות הרשם לענייני ירושה העלו את הצורך במתן פטור במקרים מתאימים.
עד מועד סיום הביקורת לא טופל הנושא ולא נקבע כל הסדר למתן פטורים מאגרה או הנחה במקרים ראויים.
שם הדוח: משרד המשפטים - האפוטרופוס הכללי - הטיפול בענייני ירושות וצוואות מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 לדעת משרד מבקר המדינה, מן הראוי שמשרד המשפטים יבחן את האפשרות להעניק הנחה או פטור מתשלום אגרה במקרים נוספים.
אגרת התנגדות לצו : תקנות האגרות אינן כוללות אגרה להגשת התנגדות למתן צו.
האגרה להגשת התנגדות לצו קבועה בתקנות בית המשפט לעניני משפחה (אגרות), התשנ"ו- 1995 (להלן- תקנות אגרות בית המשפט), והיא עומדת על 955 .
ש"ח הגשת התנגדות לצו מוגשת לרשם לענייני ירושה והאגרה בגינה משולמת לאפוטרופוס הכללי, אף שעיקר הטיפול בתיקים אלה מתקיים בסופו של דבר בבית המשפט לענייני משפחה.
התברר כי האגרות להגשת התנגדות שלשכות הרשם גובות אינן מועברות לאוצר המדינה, כמו כל אגרה אחרת של בתי המשפט, אלא הן מתווספות לתקציב האפוטרופוס הכללי .
בנוסף, תקנות אגרות בית המשפט מאפשרות מתן פטור מאגרה, ובכלל זה מאגרה להגשת התנגדות, מטעמים סוציאליים.
נמצא כי חרף האמור בתקנות אגרות בתי המשפט, בפועל אין אפשרות להגיש לרשם לענייני ירושה בקשה לפטור מאגרה מטעמים סוציאליים במקרה של הגשת התנגדות לצו.
האפוטרופוס הכללי מסר בתשובתו כי בית המשפט יכול להורות על השבת האגרה ששולמה לאפוטרופוס, וכך אכן נעשה מדי פעם בפעם.
משרד המשפטים כתב בתשובתו כי לאחרונה הוקם צוות משרדי שתפקידו להגדיר ולקבוע מדיניות אחידה הנוגעת לנושא האגרות.
הצוות יבחן בין היתר גם נושאים אלה: מתן פטור מתשלום אגרות, פערים בגובה האגרות השונות, אגרות בגין העתקי מסמכים והחזרי אגרות.
היעדר אחידות בגביית אגרות .
לפי תקנות האגרות, תקנות אגרות בית המשפט ותקנות אגרות בתי הדין גובה האגרות להגשת התנגדות לצו ולעיון בתיק שונה בין לשכות הרשם ובין בתי הדין הדתיים.
גובה האגרה להגשת התנגדות ל רשם לענייני ירושה הוא 955 ש"ח ולעיון בתיק המצוי בארכיון 27 .
ש"ח גובה האגרה להגשת התנגדות בבתי הדין הדתיים הוא 503 ש"חועיון בתיק המצוי בארכיון אינו כרוך בתשלום אגרה.
בתשובתה של הנהלת בתי הדין הרבניים נמסר כי "גובה האגרה נקבע ביחס ובהתאם לרכיב השירות שניתן לאזרח ולגודל הקצאת המשאבים הנדרשים לשירות האזרח הפונה.
בבוא שר המשפטים לקבוע את גובה האגרה לקח בחשבון את עלות השירות הנמוכה יותר, את העובדה כי ההליכים בבית הדין הרבני הינם קצרים יותר.
כמו גם, המערך תומך השיפוט המצומצם יותר בבית הדין הרבני משפיע גם הוא על גובה האגרה הנמוך ומצדיק אותו".
משרד מבקר המדינה העלה כי גם כאשר גובה האגרות על פי התקנות זהה בין לשכות הרשם ובין בתי הדין הרבניים, נמצאו לעתים הבדלים בין הסכומים שהם גבו בפועל.