HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
המשפטי החיצוני) מינואר 2005 ומקבל מהמכללה תשלום חודשי קבוע (להלן - ריטיינר) בגין ייעוץ משפטי שוטף וכן תשלומים נוספים עבור טיפול בנושאים משפטיים שונים.
חמישה עורכי דין חיצוניים נוספים נותנים למכללה שירותים בתחומים משפטיים ייחודיים, שלא על בסיס קבוע.
הביקורת העלתה ליקויים בהתקשרויות של המכללה לקבלת שירותים משפטיים: 1.
(א) אין ב מכללה מסמכים המתעדים את אופן הבחירה ביועץ המשפטי החיצוני לתפקידו בריטיינר ואת השיקולים שהביאו לבחירתו, ועל כן אי -אפשר לדעת כיצד התקבלה בזמנו ההחלטה בנושא זה ומהם הנתונים שהיו מונחים לפני מקבלי ההחלטה.
המכללה מסרה למשרד מבקר המדינה מסמך, ללא תאריך, שנושאו " טבלת השוואה עורכי דין", ובו רשימה של שישה משרדי עורכי דין, כתובתם, דרישות שכר הטרחה שלהם והערות לגבי תחומי התמחותם.
שמו של היועץ המשפטי החיצוני, שנבחר כאמור לתפקיד, אינו מצוין ברשימה זו.
מנהל הכספים של המכללה הסביר למשרד מבקר המדינה כי הטבלה נכתבה במועד סמוך להתקשרות.
באוגוסט 2011 הסביר היועץ המשפטי החיצוני למשרד מבקר המדינה כי קיבל מהמכללה פנייה בעל פה למתן שירותים משפטיים, וכי נבחר על ידי המכללה כיוון שהציע את המחיר הזול ביותר למתן לשירותים אלה.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2011 כתב היועץ המשפטי החיצוני כי בדצמבר 2004 הוא מסר למנהל הכספים דאז של המכללה הצעה כתובה (להלן - הצעה מ- 2004 ) לאספקת שירותים משפטיים וכי שכר הטרחה שביקש תמורת שירותים אלה היה כאמור נמוך ביותר בהשוואה למשרדים אחרים של עורכי דין.
בתשובת המכללה מדצמבר 2011 נכתב כי בשנת 2004 היא פנת ה למספר משרדים של עורכי דין ובכללם היועץ המשפטי החיצוני, שנמצאו ראויים לדעתה לתת לה שירותי יעוץ משפטי שוטף, וביקשה לקבל הצעות.
לאחר שבחנה את ההצעות העבירה את המלצתה לחבר הנאמנים, שאישר בישיבתו פה אחד את בחירתו של היועץ המשפטי החיצוני כיועץ משפטי למכללה.
כללי המינהל התקין מחייבים את המכללה לתעד בפירוט את מגוון התקשרויותיה.
תיעוד זה צריך לכלול, בין היתר, את הפניות למציעים שונים, את הסיבות לפנייה אל המציעים הללו, את ההחלטות שהתקבלו ואת הנימוקים להן.
היעדר התיעוד המפורט לגבי אופן הבחירה ביועץ המשפטי החיצוני לת פקידו יש בו כדי להצביע על סדרי מינהל לקויים במכללה.
(ב) אשר להספקת שירותים משפטיים מחמשת עורכי הדין הנוספים, בנושאים משפטיים ייחודיים ושלא על בסיס קבוע, נמצא כי התקבלו במכללה הצעות מחיר משלושה משרדי עורכי דין העוסקים באותם תחומים; אין בתיקי המכללה הצעות של שני עורכי הדין הנוספים כאמור שעמם התקשרה המכללה.
מנכ"ל המכללה מסר למשרד מבקר המדינה באוגוסט 2011 כי המכללה התקשרה במישרין ולפי הצורך עם משרדי עורכי דין המתמחים בנושאים משפטיים ייחודיים שעמדו על סדר היום שלה.
נמצא כי רק עם עורך דין אחד מבין החמישה חתמה המכללה על הסכם התקשרות.
מהנתונים במכללה עולה כי בגין קבלת ייעוץ משפטי בנושאים ייחודיים היא שילמה בין אפריל 2008 עד מאי 2011 כ- 370,000 ש"ח לחמשת עורכי הדין האמורים.
לדעת משרד מבקר המדינה על המכללה היה לערוך טבלת השוואה של הצעותיהם של עורכי הדין שאליהם פנתה לקבלת הצעות לייעוץ משפטי בנושאים משפטיים ייחודיים ולציין את הסכומים המבוקשים על ידם, את תחומי התמחותם ואת מאפייניהם המקצועיים כדי לוודא שהמכללה תקבל שירותים משפטיים ברמה הדרושה ובעלות המיטבית מבחינתה.
על המכללה לתעד את ההליך ולהתקשר בהסכם בכתב עם עורכי הדין שייבחרו.
בתשובה נוספת של המכללה מדצמבר 2011 היא הודיעה כי המכללה "תפעל להכנת הסכמי התקשרות מפורטים עם נותני השירות המשפטי.
בנוסף המכללה מבקר המדינה ]משרד[ המשפטי להכין, על בסיס הערות ]יועצה[ הנחתה את ובהתאם לחוק המכרזים, נוהל להעסקת עורכי דין ויועצים".
הביקורת העלתה כי אף שהמכללה החלה להעסיק כאמור את היועץ המשפטי החיצוני של המכללה כבר בראשית 2005 , היא לא הגדירה עמו עד אוגוסט 2011 , במסמך כתוב, את שירותי הייעוץ המשפטי השוטפים שעליו לספק במסגרת הריטיינר; את היקפם של השירותים הללו; את שירותי הייעוץ המשפטי הנוספים שעליו לספק ובכלל זאת את התמורה שתשלם לו המכללה בגינם.
כן הועלה כי הבסיס לתשלומים של המכללה ליועץ המשפטי החיצוני הוא ההצעה משנת 2004 כאמור למנהל הכספים דאז של המכללה, שבה ציין: "עבור יעוץ משפטי שוטף כמבוקש ע"י המכללה (לפי ההסבר שקיבלנו ממך בישיבה), השכר [ ננו מבקשים בסך של ]טרחה 1,000 דולר ארה"ב לחודש.
נושאים נוספים, כגון תביעות שכר [ משפטיות כנגד המכללה, עסקאות מקרקעין, יטופלו ע"י משרדנו תמורת כפי שיסוכם בנפרד".
יצוין כי אין במכללה מסמכים נוספים המתעדים את ]טרחה ההסדר שנקבע להעסקת היועץ המשפטי החיצוני.
הביקורת העלתה כי עקב היעדר קביעה מוסכמת בדבר היקף "הייעוץ המשפטי השוטף" ובדבר אופן חישוב שכר הטרחה ל"טיפול בנושאים נוספים", התגלעו במהלך השנים חילוקי דעות, לעתים חריפים, בין המכללה ליועץ המשפטי החיצוני להלן דוגמאות: (א) בעקבות בקשת היועץ המשפטי החיצוני לק בל מקדמה על סך 20,000 דולרים על חשבון שכר טרחה בנושא תקנון המכללה השיב לו מנכ"ל המכללה באוגוסט 2008 : "בתדהמה ובהפתעה קיבלנו את דרישתכם לתשלום.
הננו בין היתר מדובר[ מחזירים את החשבון תוך כדי מחאה שכן חלק ]בנושא שהוא אינטגרלי של עבודתכם השוטפת.
החשבון הנ"ל השאיר אצלנו טעם רע, וחבל".
(ב) בסוף אוגוסט 2008 כתב מנהל הכספים של המכללה ליועץ המשפטי במשרדנו בקשה לשכ"ט בתיק.
בסך ]ה[החיצוני: "התקבל 12,000 .
]דולרים[ בהתאם להחלטת הנהלת המכללה, אין באפשרותי להעביר חשבון זה ללא פירוט שעות ותעריפי שעה" (ראו להלן).
(ג) במענה למכתב של היועץ המשפטי החיצוני מפברואר 2009 לבקשת שכר טרחה בסך 5,000 דולרים השיב לו מנכ"ל המכללה: "נדהמנו מבקשתכם להמציא לכם שכ"ט בעבור טיפולכם.
; לא זכור לנו שמתברר הליך משפטי בנושא.
הן חלק אינטגרלי מהפעילות השוטפת; החשבון מ וחזר תוך מחאה".
מוסדות להשכלה גבוהה 1443 .
)(ד ביוני 2009 כתב, בין היתר, מנהל הכספים למנכ"ל המכללה בנושא שכר ]היועץ המשפטי החיצוני [ טרחה בתיק מסוים: "התלוננתי בעבר על כך שמשרד מחייב אותנו עפ"י שיטת ה'מצליח' ללא ניהול רישום שעות ובקרה על השקעה שביצעו בתיקים שהם מנהלים.
מנגנון תמחיר זה אינו יכול לעמוד במבחן בשום גוף עסקי או ציבורי".
היועץ המשפטי החיצוני הסכים "למען הסדר הטוב.
להפחית סך של 10,000 .
+ מע"מ מהיתרה" בטיפול שבתיק]דולרים[ הביקורת העלתה כי מרבית התשלומים אשר שילמה המכללה ליועץ המשפטי החיצוני מאז 2005 היו בגין "טיפול בנוש אים נוספים" שלא נכללו במסגרת הריטיינר.
אין במכללה תיעוד של אופן החישוב של תשלומים אלה ושל התעריף שלפיהם בוצעו.
בעקבות אי-קביעה מראש של אופן החישוב והתעריף בגין טיפולו של היועץ המשפטי החיצוני ב"נושאים נוספים" טופלה בנפרד כל בקשה שלו לקבלת שכר טרחה42 .
היועץהמשפטי החיצוני כתב בתשובתו מדצמבר 2011 למשרד מבקר המדינה כי הצעתו מ- 2004 והארכת ההתקשרות עמו אושרו מדי שנה על ידי חבר הנאמנים , מהווה ]ואישורה השנתי בידי חבר הנאמנים[ של המכללה וכי "עצם קבלת ההצעה התקשרות משפטית לכל דבר ועניין".
כן כתב כי שכר הטרחה שגבה תמורת ייעוץ משפטי שוטף למכללה ושכר הטרחה שגבה תמורת טיפול בנושאים שלא נכללו בהגדרה של ייעוץ משפטי שוטף, היה נמוך באופן משמעותי מהמקובל לשכר טרחה בנושאים אלה והוא אף נתן למכללה הנחות משמעותיות בשכר הטרחה.
משרד מבקר המדינה מעיר למכללה כי לפי עקרונות המינהל התקין היה עליה להגדיר, לפני תחילת העסקתו של היועץ המשפטי החיצוני, בהסכם כתוב, את סוג שירותי הייעוץ המשפטי השוטף אשר היה עליו לספק למכללה כריטיינר.
כמו כן היה עליה לקבוע במסמך הנזכר את היקף השירותים ולקבוע את אופן חישוב שכר טרחתו בגין הטיפול בנושאים נוספים.
זא ת כדי שישולמו לו התשלומים הנאותים וללא צורך בחילוקי דעות ואי-הבנות בנוגע לתשלומים, כפי שקרה בפועל.
לדעת משרד מבקר המדינה לא ניתן לראות במכתב ההצעה מ - 2004 של היועץ המשפטי החיצוני תחליף להסכם התקשרות כאמור.
הביקורת העלתה כי במשך כשבע שנות ההתקשרות עם היועץ המשפטי החיצוני לא בחנה המכללה את הפעולות שביצע מול התשלום שקיבל ואף לא בחנה את גובה התשלום בהשוואה למקובל בעניין זה בענף הייעוץ המשפטי.
בתיקי המכללה יש בעניין זה רק מכתב אחד, מדצמבר 2005 , ששלח היועץ המשפטי החיצוני אל מנכ"ל המכללה, ובו פירוט הנושאים שבהם טיפל מתחילת אותה שנה ואומדן שלו על אודות היקף השעות שהקדיש לכל נושא.
אין בתיקי המכללה מסמכים כאלה מתאריך מאוחר יותר וזאת על אף שבאוגוסט 2008 החליטה הנהלת המכללה לדרוש ממנו לספק לה פירוט של שעות עבודה בטרם יאושר לו התשלום החודשי.
יצוין כי במרוצת השנים הועלה סכום הריטיינר ליועץ המשפטי החיצוני בגין הייעוץ המשפטי השוטף פעמים מספר, ובאוגוסט 2011 הגיע התשלום לכדי פי שניים וחצי .
42 מהמסמכים שהומצאו למשרד מבקר המדינה עולה כי התשלומיםשהעבירה המכללה ליועץ המשפטי החיצוני מאז ינואר 2005 ועד סוף אוגוסט 2011 הסתכמו בסך של כ- 1.
סכום זה כולל ריטיינר, שכר טרחה בגין טיפול בתביעות נגד המכללה, החזר הוצאות משלוח, כתבי הגנה ומע"ם.
מהסכום המקורי (בערכים דולריים), כך שעמד על 2,500 דולרים לחודש בתוספת מע"ם.
לדעת משרד מבקר המדינה, על המכללה לבחון בהקדם את נושא קבלת השירותים המשפטיים על היבטיו השונים ולפעול בעניין זה על פי המתחייב מחוק חובת המכרזים והתקנות על פיו.
על המכללה לחתום עם עורך הדין שיספק את השירותים המשפטיים למכללה הסכם מפורט שיוגדרו בו השירותים שיספק, וכן לקבוע את המנגנון לחישוב השכר ועדכונו, את סדרי הדיווח השוטפ ים שיימסרו על ידו ואת הליכי אישור החשבונות בגין שכר טרחתו.
היבטים של ביקורת, פיקוח ובקרה .
ביקורת פנימית במכללה ביקורת פנימית היא "פעילות בלתי תלויה ואובייקטיבית של הבטחה וייעוץ אשר מיועדת להוסיף ערך ולשפר את פעולות הארגון.
היא מסייעת לארגון להשיג את יעדיו בהבאת גישה שיטתית ו ממוסדת, לשם הערכה ושיפור האפקטיביות של תהליכי ניהול סיכונים, בקרה וממשל תאגידי"43 .
עבודת הביקורת הפנימית מוסדרת, בין היתר, בחוק הביקורת הפנימית, התשנ"ב - 1992 (להלן- חוק הביקורת הפנימית), אשר חלק מהוראותיו הוחלו על מוסדות להשכלה גבוהה מכוח סעיף 15 א לחוק המועצה להשכלה גבוהה, התשי"ח- 1958, ובחוק החברות, התשנ"ט- 1999 (להלן- חוק החברות).
המכללה היא כאמור חל"ץ, ועל פי חוק החברות חלה עליה חובת מינוי מבקר פנים (כיוון שמחזורה השנתי עולה על 10 מיליון ש"ח )44 .
הוראות החוק הנזכרות קובעות, בין היתר, כי בכל גוף ציבורי ת יעשה ביקורת פנימית על ידי מבקר פנים ומפרטות, בין השאר, את ההיבטים האלה: הדרישות מממלא המשרה; ציון תפקידיו של מבקר הפנים והגדרת סמכויותיו ומעמדו; הגורמים שלהם יגיש את דיווחיו; וסדרי אישור תכנית העבודה שלו.
נוסף על כך על המכללה, בתוקף היותה גוף ציבורי הנתמך בכספי מדינה, להקפיד להתנהל בחיסכון, ביעילות ובטוהר מידות, ועל כן ראוי שתקיים ביקורת פנימית המאפשרת להנהלה העומדת בראשה לקבל הערכה בלתי תלויה בנושא תפקוד המכללה במגוון תחומי פעילותה.
מאחר שארגונים נבדלים זה מזה בכל הנוגע לסביבת העבודה של מבקר הפנים, רצוי לקבוע בכל ארגון נוהל פנימי המגדיר בבירור את מקומו ואת מעמדו של מבקר הפנים בארגון.
על הנוהל להגדיר את יחסי הגומלין בין מבקר הפנים לבין נושאי המשרה בדרגים השונים של הארגון ולעגן את אי -תלותו כדי שיוכל למלא את .
43 ראו "הגדרת מקצוע הביקורת הפנימית" באתר הבית של לשכת המבקרים הפנימיים בישראל: http://www.
44 יצוין כי ב - 1998 הייתה המכללה חברה פרטית; דרך הפיקוח על עבודת הביקורת מפורטת בסעיף א שבנוהל המכללה לגבי סדרי העבודה של ועדת הביקורת שכבר היה בתוקף באותה עת ונשאר בתוקף כשהמכללה נרשמה כחל"ץ.
מוסדות להשכלה גבוהה 1445 .
במאי 2003 אישרהועדת הביקורת של המכללה נוהל ביקורת פנימית (להלן - על ]חלה[ הנוהל), ובו נקבע, בין היתר, כי "אחריות ליישום הנוהל המנכ"ל ועל המבקר לפי העניין".
המכללה מקיימת ביקורת פנימית באמצעות מבקר פנים (ראו להלן).
ועדת הביקורת ועדת הביקורת היא המוסד המנהל העליון במכללה האמון על קיום ביקורת פנימית שוטפת ויעילה.
על הוועדה להיות בלתי תלויה , לדון בליקויים שעליהם דיווח מבקר הפנים בדוחותיו ולפקח על תיקונם באמצעות העברת מסקנותיה והמלצותיה ליו"ר הוועד המנהל, לנשיא המכללה, למנכ"ל המכללה ולמבקר הפנים.
המכללה מאוגדת כיום כחל"ץ, והאספה הכללית שלה היא הגוף המוסמך על פי חוק החברות למנות את ועדת הביקורת; כך גם לפי התקנון המצוי שקבעה המל"ג בשנת 1999 לצורך התנהלותם של מוסדות להשכלה גבוהה (כאמור, לפי תקנון המכללה "חבר הנאמנים הוא האספה הכללית של החברה").
הביקורת העלתה כי חרף האמור העניקה המכללה בתקנון שלה לוועד המנהל את הסמכויות הנוגעות ל"מינוי ועדת הביקורת וקביעת סמכויותיה", תוך כדי שהיא מעניקה לחבר הנאמנים סמכות של "אשרור" המינוי וקביעת הסמכות של המבקר הפנימי.
יצוין כי בסעיף אחר בתקנון מוצגת בצורה שונה חלוקת הסמכויות בין המוסדות המנ הלים הללו בעניין מינוי ועדת הביקורת: "חבר הנאמנים ימנה את ועדת הביקורת עפ"י המלצת הועד המנהל".
מהאמור לעיל עולה כי סמכות חבר הנאמנים לגבי מינוי ועדת הביקורת נמסרה לידי הוועד המנהל שלא בהתאם להוראות חוק החברות ולתקנון המצוי של מל"ג.
ממסמכי המכללה עולה כי ש לא על פי תקנון המכללה פעל בעצמו יו"ר ועדת הביקורת לאיתור מועמדים לוועדת הביקורת ולקביעת הרכב הוועדה.
מנכ"ל המכללה, הממלא תפקיד ניהולי מרכזי בה והכפוף להחלטותיה של ועדת הביקורת, אף אישר מהלך זה.
משרד מבקר המדינה העיר למכללה כי עליה להתאים בהקדם את הוראות התקנון שלה 45 ,בנושא מינוי ועדת הביקורת להוראות המחייבות על פי דין לנהוג על פי הוראות המל"ג בנושא הביקורת הפנימית במוסדות להשכלה גבוהה, ולקיים הליך אשר ימנע מעורבות של בעלי תפקידים הכפופים לביקורת של מבקר הפנים, בעניין מינוי הוועדה.
כיוון שהמכללה מאוגדת כ אמור על פי חוק החברות כחל"ץ, חייבת ועדת הביקורת שלה להתכנס "לפחות אחת לשלושה חודשים"46 , והמניין החוקי לפתיחת .
בעניין חוסר ההתאמה בנושאים אחרים ראו הפרק על התאגדות המכללה ותקנוניה 46 .
על פי חוק החברות לגבי ועדת ביקורת בחברה לתועלת הציבור 1446 דוחשנתי 62 .
ישיבה של הוועדה הוא רוב חבריה 47 .
בנוהל נקבע כי: "ועדת הביקורת תתכנס לפחות 3 הועדה לעקוב אחר ביצוע תוכנית עבודה של מבקר]ועל[ פעמים בשנה הפנים, לקבל א ת דוחותיו באורח שוטף, לפחות אחת ל -3 חודשים, לדון בהם וביישום התיקונים והשיפורים המתחייבים מן הממצאים, המסקנות וההמלצות של מבקר הפנים".
הביקורת העלתה כי מתחילת 2007 ועד אפריל 2011 (למעלה מחמש שנים) התכנסה ועדת הביקורת חמש פעמים בלבד48 .
בסוף 2007 פרשה מהוועדה אחת מחמשת החברים בה, ועד חודש מאי 2011 לא מונה חבר אחר במקומה.
יצוין כי ביוני 2010 התכנסה הוועדה בהשתתפות שניים מחבריה בלבד.
על המכללה ומוסדותיה לנקוט את צעדים הנדרשים כדי להבטיח שהביקורת הפנימית במכללה תיעשה כראוי, ובכלל זאת להקפיד שוועדת הביקורת תתכנס בתדירות שנקבעה בחוק החברות ובמניין החוקי האמור.
,בתקנון המכללה נקבע, בין היתר, כי תפקידי ועדת הביקורת הם, בין היתר .
]המכללה[ "להציע לוועד המנהל וחבר הנאמנים דרכים לתיקון הליקויים בניהול .
להביא לפני הוועד המנהל]המכללה[ לבדוק כל נושא.
הקשור בפעילות וחבר הנאמנים את מסקנותיה לאור הבדיקה".
על פי הסמכויות ונוהלי העבודה במכללה שאישר חבר הנאמנים "ועדת הביקורת תמסור דיווח מלא על פעילותה לפחות פעם בשנה, והוועד המנהל ידון בדוח ".
]הביקורת[ הועלה כי בשנים 2007 עד ינואר 2011 , שבמהלכן התכנס הוועד המנהל 14 פעמים, דיווחה ועדת הביקורת לוועד המנהל רק פעם אחת, בנובמבר 2008 , על תוצאות בדיקה של נושא מסוים.
בשנים 2007 ועד דצמבר 2010 , שבמהלכן התכנס חבר הנאמנים שש פעמים, דיווח יו"ר ועדת הביקורת לחבר הנאמנים שלוש פעמים בלבד על ממצאי דוחות מבקר הפנים.
לדעת משרד מבקר המדינה על ועדת הביקורת להקפיד למלא את תפקידה כנקבע בתקנון המכללה ולדווח על פעילותה, לפחות אחת לשנה, לחבר הנאמנים ולוועד המנהל.
העסקת מבקר פנים מינוי מבקר הפנים הנוכחי .
47 ""אלא אם כן נקבע אחרת בתקנון – הכול כאמור בחוק החברות שהוחל בשינויים המחויבים גם על ועדת ביקורת בחל"ץ.
48 בדרך כלל פעם בשנהופעמיים בשנת 2008.
מוסדות להשכלה גבוהה 1447 .
לפי חוק החברות, מבקר הפנים אמור להתמנות על ידי המוסד המנהל המשמש דירקטוריון החברה ולפי הצע ת ועדת הביקורת.
לפי תקנון המכללה, הוועד המנהל של המכללה הוא דירקטוריון החברה.
יוצא אפוא שהוועד המנהל הוא המוסמך למנות את מבקר הפנים, כפי שאף עולה מהתקנון המצוי.
המכללה קבעה בתקנון שלה כי ועדת הביקורת אמורה להביא את מינוי מבקר הפנים לאישור הוועד המנהל וחבר הנאמנים בנוהל שייקבע על ידה; לפי התקנון, סמכותו של הוועד המנהל בנושא מצטמצמת לכדי "אישור מינוי מבקר הפנים לאחר היוועצות עם ועדת הביקורת, עם הנשיא ועם המנכ"ל".
לדעת משרד מבקר המדינה על המכללה להתאים את התקנון שלה להוראות החוקיות החלות עליה בנושא הליך מינוי מבקר הפנים, ולמנוע מעורבות בהליך זה מצד ממלאי תפקידים במכללה העומדים לביקורת של מבקר הפנים, כגון מנכ"ל המכללה.
בתשובתה מדצמבר 2011 הודיעה המכללה כי הנחתה את היועץ המשפטי שלה להכין נוהל בנושא מינוי מבקר הפנים בהתאם להמלצת משרד מבקר המדינה.
בדצמבר 2010 ציין מנכ"ל המכללה לפני חבר הנאמנים: "בשנת 2007 אישרנו את בחירת ועדת הביקורת ואת מבקר הפנים, באמצעות מכתב ששלחנו לחברי חבר הנאמנים וקבלת הסכמתם.
היינו חייבים בישיבה העוקבת לאשרר את בחירתם אך הדבר נשכח מאיתנו ועל כן באיחור אנו מביאים לאשרור את בחירתו של מבקר הפנים .
ואת חברי ועדת הביקורת".
בהמשך לכך החליט חבר הנאמנים כי הוא "מאשרר פה אחד את בחירתו של מבקר הפנים וחברי ועדת הביקורת".
הביקורת העלתה כי במכתב שהזכיר המנכ"ל בדבריו אלה התבקשו החברים לאשר הן מינוי של יו"ר חדש לוועדת הביקורת והן צירוף חבר נוסף לוועדה, אולם מבקר הפנים המוצע לא נזכר במכתב כלל וממילא לא התבקשו החברים להסכים למינויו.
משרד מבקר המדינה מסב את תשומת לב המכללה לכך שראוי להבטיח את עצמאותו של מבקר הפנים למול הגופים הביצועיים במכללה, ובכלל זה למנוע מעורבות מצד גורמים מינהליים במכללה בתהליך הבחירה או האישור של חברי ועדת הביקורת ושל מבקר הפנים.
הפסקת העסקתו של מבקר הפנים הקודם בחוק הביקורת הפנימית 49 , נקבע כי "לא תופסק כהונתו של מבקר פנימי שלא בגוף [ בהסכמתו לפני תום התקופה אשר לה נתמנה, והוא לא יושעה מתפקידו ]ציבורי שאינו משרד ממשלתי או בנק ישראל אלא אם כן החליט על כך הדירקטוריון או הגוף הממלא תפקיד הדומה לתפקיד הדירקטוריון.
, לאחר שניתנה הודעה כדין לכל חברי הדירקטוריון שדבר הפסקת הכהונה או ההשעיה יידון באותה ישיבה, ובאישור הדירקטוריון ברוב של שני שלישים מחבריו לאחר .
49 חוק הביקורת הוחל על מבקרי פנים במוסדות להשכלה גבוהה לפי סעיף15 א לחוק המועצה להשכלה גבוהה.
שניתנה למבקר הפנימי אפשרות לשאת לפני הדירקטוריון את דברו בעניין".
יצוין כי ההליך הנזכר נועד להבטיח את אי -תלותו של מבקר הפנים בממלאי תפקידים הנתונים לביקורתו.
בפברואר 2004 התבקשה היועצת המשפטית דאז של המכללה לחוות את דעתה באשר להליך הדרוש לסיום כהונתו של מבקר הפנים הקודם.
בחוות הדעת שהכינה היועצת, שהעתק ממנה נשלח למנכ"ל המכללה, צוין כי כדי להפסיק את כהונת מבקר הפנים על הוועד המנהל של המכללה50 לקבל החלטה מתאימה ברוב של שני שלישים מחבריו.
כן צוין כי על ההחלטה להתקבל בישיבת הוועד המנהל אחרי שניתנה הודעה כדין לכל חברי הוועד שדבר הפסקת הכהונה יידון באותה ישיבה ואחרי שניתנה זכות טיעון למבקר במהלך הישיבה.
הביקורת העלתה כי באוגוסט 2006 הודיע מנכ"ל המכללה למבקר הפנים הקודם על החלטת ההנהלה הפעילה51 .
של המכללה לסיים את תפקידו כמבקר המכללה בישיבת ועדת הביקורת, שהתקיימה בחודש לאחר מכן, ביקש מנכ"ל המכללה לבחון את המשך העסקתו של מבקר הפנים וועדת הביקורת החליטה להפסיק את העסקתו ולאתר מבקר פנים חדש; למחרת הישיבה הודיע היו"ר דאז של הוועדה במכתב למבקר הקודם על החלטת הוועדה בנושא.
רק כעבור כחודש דיווחה יו"ר ועדת הביקורת דאז לוועד המנהל על סיום כהונתו של מבקר הפ נים ועל פנייה ללשכת המבקרים הפנימיים לקבלת שמות של מועמדים לתפקיד; ובדצמבר 2006 היא דיווחה לחבר הנאמנים על סיום כהונתו של מבקר הפנים ועל פרסום מכרז לבחירת מבקר פנים חדש; במרץ 2007 הודיעה יו"ר ועדת הביקורת לוועד המנהל על בחירת מבקר פנים חדש (המבקר הנוכחי), והוועד המנהל אישר את הבחירה.
מהשתלשלות העניינים המתוארת לעיל עולה כי ועדת הביקורת, אשר אינה הגוף המוסמך להחליט על הפסקת כהונתו של המבקר הפנימי, הייתה הגורם שקיבל הלכה למעשה את ההחלטה על סיום העסקתו של המבקר הקודם.
על חבר הנאמנים, הוועד המנהל וועדת הביקורת היה לפעול בעניין הפסקת כהונתו של מבקר הפנים כמתחייב על פי החוק וחוות הדעת המשפטית האמורה.
על שלושת הגורמים הללו להפיק מהשתלשלות עניינים זו את הלקחים הנדרשים כדי להבטיח את עצמאותו של מבקר הפנים.
יש לראות בחומרה את מעורבותה של ההנהלה הפעילה של המכללה, המורכ בת מממלאי תפקידים הנתונים לביקורת מבקר הפנים, בתהליך זה.
הסכם ההתקשרות עם מבקר הפנים הנוכחי לאחר הפסקת כהונתו של מבקר הפנים הקודם, פרסום מכרז פומבי לתפקיד ובחירת המועמד המועדף, נחתם בפברואר 2007 הסכם התקשרות עם מבקר הפנים הנוכחי.
המשמש כדירקטוריון החברה 51 על פי תקנון המכללה "הוועד המנהל ימנה הנהלה פעילה שתורכב מנושאי תפקידים "; בשנת ]בכירים במכללה[ 2006 כללה ההנהלה הפעילה את הנשיאה, את המנכ"ל, את מנהל אגף הכספים ואת מנהל הרכש.
מוסדות להשכלה גבוהה 1449 .
הביקורת העלתה כי המבקר מועסק על ידי המכללה מאז ינואר 2009 ללא הסכם התקשרות בר-תוקף, לאחר שתוקף ההסכם הראשוני שנחתם עמו פג, וכי הנהלת המכללה לא פעלה מאז לחידוש ההסכם.
ביוני 2010 החליטה הנהלת המכללה להעלות את התשלום בגין שעת עבודה של המבקר.
יצוין כי בדרך כלל אושרה למבקר הפנים של המ כללה עבודה בהיקף של כ -200 שעות בשנה שהן כ -10% מהיקף השעות של משרה מלאה.
בתשובתה מדצמבר 2011 ציינה המכללה כי "שכרו של מבקר הפנים הוצמד על פי [ בקשתו לשכר מבקרי פנים בחברות הממשלתיות וכך גם נקבע מנגנון עדכון אובייקטיבי ושקוף".
]לשכרו על המכללה לעגן את העסקת ו של מבקר הפנים בהסכם.
בעת גיבוש ההסכם רצוי כי ייבחן היקף ההעסקה של מבקר הפנים העומד היום על כ- 10% .
מהיקף השעות של משרה מלאה אי-תלות מבקר הפנים 1.
בדוח ביקורת על מערכת ההשכלה הגבוהה52 שהתפרסם במרץ 2009 :נכתב להגדיר את יחסי הגומלין ב]נוהל מבקר הפנים[ "עלין המבקר הפנימי ובין נושאי המשרה בדרגים השונים של הארגון ולעגן את אי -תלותו כדי שיוכל למלא את תפקידו ללא חשש".
בהסכם ההתקשרות עם מבקר הפנים הנוכחי, אשר תוקפו נקבע עד דצמבר 2008 ,, נכתב כי התשלום עבור שירותיו של מבקר הפנים, שאיננו עובד המכללה ייעשה לפי מכסה של שעות עבודה, שהיקפה לא נקבע בהסכם, והוא עדיין נתון למשא ומתן בין מבקר הפנים לוועדת הביקורת ומנכ"ל המכללה.
כן נקבע בהסכם כי שעות עבודה החורגות ממכסה זו יאושרו מראש על ידי מנכ"ל המכללה.
היקף מכסת שעות העבודה האמור לא נקבע בהסכם אלא נותר פתוח למשא ומתן בין מבקר הפנים למכללה.
,בנוהל המכללה לגבי ועדת הביקורת (סמכויות, כהונה, סדרי עבודה) נקבע בין היתר, כי בסמכות ועדת הביקורת "לאשר את תוכנית העבודה של מבקר הפנים, לאחר התייעצות עימו ולהמליץ בפני הנשיא על התקציב הנכון לביצוע התוכנית לאישור במסגרת תקציב המכללה".
הביקורת העלתה כי הנהלת המכללה הייתה מעורבת בהקצאת שעות העבודה של מבקר הפנים: באוגוסט 2010 הציע מבקר הפנים לוועדת הביקורת היקף שעות שנתי הנדרש לבדיקת שישה נושאים שהציע לביצוע בשנת 2011 .
בספטמבר אותה שנה המליץ מנכ"ל המכללה למבקר הפנים על ביצוע ביקורת בשני נושאים מבין אלה שהציע המבקר.
במכתבו הוא הציע חלוקת שעות עבודה שונה מזו שהציע מבקר הפנים: 150 שעות שנתיות לנושא אחד (במקום180 שעות שהציע .
52 ,ראו מבקר המדינה דוח ביקורת על מערכת ההשכלה הגבוהה ( 2009 ), בפרק "המכללה האקדמית צפת - היבטים מינהליים", עמ' 234.
המבקר) ו -50 שעות לנושא אחר (במקום 40 שעות שהציע המבקר).
כשבוע מאוחר יותר כתב יו"ר ועדת הביקורת למנכ"ל המכללה כי הוא מסכים להצעת הנושאים שלו אך בחלוקת שעות שונה.
משרד מבקר המדינה מעיר למכללה כי מעורבותו של מנכ"ל המכללה, שהוא מבוקר על ידי מבקר הפנים, בקביעת היקף שעות העבודה של מבקר הפנים עלולה לפגוע באי -תלותו של המבקר.
המוסד המנהל המוסמך לקבוע את תכנית העבודה של מבקר הפנים ולכן גם את היקף שעות העבודה הנדרש לביצוע התכנית, הוא, על פי נוהל המכללה, ועדת הביקורת.
חלוקת שעות העבודה לביצוע והנושאים הכלולים בתכנית הביקורת יכולה להיקבע אגב התחשבות בעמדת הנהלת המכללה, אך ראוי שהדבר ייעשה באמצעות מכתב מפורט שתשלח ההנהלה לוועדת הביקורת ואשר יכלול את הטעמים המקצועיים לדרישתה.
באופן זה אפשר יהיה לשמור באופן טוב יותר על עצמאותם המקצועית של המבקר הפנימי ושל ועדת הביקורת בבואם לקבל החלטות.
מעקב אחר תיקון ליקויים בנוהל הביקורת הפנימית של המכללה הנזכר לעיל נקבע כי: "כחלק מהתוכנית השנתית, יקיים המבקר מעקב מתמיד כדי לוודא כי היחידות המבוקרות נקטו יישום [ באמצעים הדרושים ליישום המלצות ומסקנות כאמור, וידווח בכתב על אופן למנכ"ל ולועדת הביקורת".
]ההמלצות והמסקנות של דוחות הביקורת הביקורת העלתה כי מבקר הפנים לא דיווח בכתב למנכ"ל ולוועדת הביקורת על תיקון הליקויים שעליהם הצביע בדוחות שהגיש למכללה מאז 2007 , וכי גם ועדת הביקורת לא דרשה מהמבקר דיווח כזה.
למעקב של מבקר הפנים וועדת הביקורת, ובאמצעותם של הוועד המנהל, אחר תיקון הליקויים בדוחות הביקורת יש חשיבות מרובה.
על ועדת הביקורת לבצע בהקדם מעקב כזה ולוודא שהליקויים שעליהם הצביע מבקר הפנים בדוחותיו יבואו על תיקונם.
יש מקום כי מבקר הפנים ימסור לוועדת הביקורת ולמנכ"ל דיווח תקופתי על סיכום תוצאות הפעולות לתיקון הליקויים שהועלו בדוחותיו.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה בסוף נובמבר 2011 כתב מבקר הפנים כי בחודש ינואר 2012 הוא יציג בפני חברי ועדת הביקורת, בישיבה שתתקיים, דוח אודות מצב תיקון הליקויים עליהם הצביע בדוחות קודמים.
שימוש בכרטיסי אשראי .
המכללה הפקידה בידי נשיאת המכללה (להלן - הנשיאה) והמנכ"ל כרטיסי אשראי בנקאיים שלה (להלן - כרטיסי אשראי) לתשלום הוצאות בתפקיד.
חשבון הבנק של המכללה מחויב ישירות בהוצאות המשולמות באמצעות כרטיסי אשראי אלה.
הועלה כי כרטיס האשראי של הנשיאה משמש את המכללה גם לרכישות ולהוצאות מוסדות להשכלה גבוהה 1451 .
יצוין כי במכללה נהוגה גם קופה קטנה להחזר הוצאות לעובדי המכללה בסכומים נמוכים, ונמצא שגם הנשיאה והמנכ"ל משתמשים בה.
הביקורת העלתה כי אין במכללה נוהל או הנחיות להסדרת השימוש שעושים נושאי התפקידים האמורים בכרטיסי האשראי שהעמידה המכללה לרשותם.
ממילא לא נקבע אילו הוצאות מותר לבעלי התפקידים לבצע בכרטיסים, מהו גובה הסכומים המותרים להוצאה, מי הגורם המאשר את ההוצאות ומהן האסמכתאות וההסברים הדרושים לאישור ההוצאות.
מדי חודש הנשיאה והמנכ"ל מקבלים, כל אחד, מחברת כרטיסי האשראי דוח המפרט את הרכישות שביצעו בכרטיס שהפקידה המכללה בידיהם, את מועד הרכישה ואת סכום ההוצאה.
בהמשך לכך הם מעבירים את הדוח בצירוף הקבלות והחשבוניות של ההוצאות (להלן - אסמכתאות להוצאות) ליחידת הנהלת החשבונות שבאגף הכספים של המכללה.
אחת מעובדות היחידה רושמת - על גבי הדוח ליד כל סכום הוצאה בהתאם לקבלות ולחשבוניות שהומצאו - את ההסבר להוצאות על סמך המידע הקיים באסמכתאות אלה.
בדרך כלל ציינה העובדת כי ההוצאות היו בגין אכילה, שתייה, לינה (להלן - אש"ל), אירוח וקשרי ציבור.
הביקורת העלתה כי הנשיאה והמנכ"ל לא נהגו לצרף לדוח שהגישו פירוט והסברים להוצאות שביצעו באמצעות כרטיס האשראי מעבר לחשבוניות ולקבלות.
כמו כן במקצת מהמקרים הם גם לא צירפו אסמכתות להוצאות אלה.
עקב היעדר פירוט והסברים לאסמכתאות, לא היה אגף הכספים במכללה יכול לדעת, במקרים מסוימים 53 , פרטים מהותיים כגון סוג ההוצאה, מטרת ההוצאה, שמות הסועדים, תפקידם או עיסוקם.
מידע זה רלוונטי לצורך בחינת ההוצאה ואישורה.
כך למשל על פי אסמכתאות אחדות חויב כרטיס המנכ"ל בגין ארוחות עם אנשים אחדים; המנכ"ל לא פירט את שמות הסועדים ולא ברור אם היו אלה עובדים מהמכללה, אורחים שלה או אנשים אחרים.
הביקורת העלתה כי אגף הכספים ייחס מקרים כאלה להחזר הוצאות אש"ל, אף שהוצאות מסוג זה מותרות למנכ"ל רק בגין הוצאות שביצע עבור עצמו ולא עבור אחרים 54 .
בנובמבר 2008 ,כתב מנהל הכספים לנשיאה ולמנכ"ל: "למרות פניותינו בעבר עדין אינם עומדים בהתאם לסדרי מינהל ]בדבר הוצאות בכרטיסי אשראי[ הדיווחים תקינים ולתקנות מס הכנסה".
לנוכח האמור הציע מנהל הכספים לנשיאה ולמנכ"ל להפקיד את "כרטיסי האשראי בכספת שימוש ]לעשות[לצורך נסיעות חו"ל בלבד ו בכרטיס אשראי פרטי וקבלת החזר הוצאות בשכר".
ממסמכי המכללה אין עולה כי עמדתו האמורה של מנהל הכספים נבחנה כראוי על ידי בעלי התפקידים האמורים או שננקטו בעקבותיה פעולות כלשהן.