HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
ועדות המינויים מינו למשרות רבות עובדים שהדרג שלהם נמוך מדרג המשרה שלה התמנו.
עוד עלה בביקורת הקודמת שמרבית תיאורי התפקיד של המשרות במשרד לא עודכנו מאז 1995 , ודרישות התפקיד פורטו רק במקצת תיאורי התפקיד.
משרד מבקר המדינה המליץ כי יעודכנו תיאורי התפקיד והדרישות, וכי הדרישות ותנאי הסף יצוינו בהודעות על משרות מתפנות.
: תנאי סף (א) בנוהל המעבר נקבעו תנאי סף לעובדים שכבר הועסקו במשרד במועד כניסת הנוהל לתוקף, המעוניינים להגיש מועמדות לתפקידים של קצין מינהלה וקונסול קונסולרי בחו"ל; תנאים אלה כוללים קורס הסמכה לשירות החוץ המינהלי, השכלה, ניסיון, ותק במשרד וידיעת שפה זרה (ראו להלן).
בנוהל גם נקבע שעובדים שכבר מועסקי ם במשרד ואשר יועברו לשירות המדיני, יוכלו להגיש מועמדות למשרות בשירות זה בחו"ל אם סיימו קורס צוערים.
כדי שיוכלו להגיש מועמדות לקורס עליהם להיות בעלי תואר ראשון לפחות, להצליח בבחינות המיון שנעשות בשלב א' של המכרז לקורס ולקבל אישור להשתתף בקורס מוועדת קבלה לקורס צוערים, שתוקם לצורך זה.
במעקב נמצא כי המשרד עדיין לא קבע תנאי סף, החלים על עובדים שכבר נמנים עם השירות המדיני או עם שירות החוץ המינהלי, ומבקשים להגיש מועמדות למשרות השייכות לסוג השירות שלהם.
עוד עלה שכמו בביקורת הקודמת בהודעות על משרות מתפנות לא צוינו תנאי סף להגשת מועמדות, וביותר ממחצית ההודעות על משרות מתפנות בארץ, מתפקיד מנהל מחלקה ועד סמנכ"ל, שהתפרסמו מיוני 2006 ועד יוני 2008 , לא צוין הדרג או מתח הדרגים של המשרה.
יצוין כי במסגרת שינוי התקנון באוגוסט 2008 נקבע שדרג המשרה יצוין בהודעות "ככל שיפורסם", דהיינו ככלל אין חובה לקבוע דרג כתנאי סף.
על פי נוסח ההודעות, הן מיועדות לעובדים "הרואים עצמם מתאימים".
המשרד הסביר בתשובתו שבשנת 2008 התנהל משא ומתן עם נציגי העובדים על קביעת תנאי סף לעובדים מהשירות המדיני ומשירות החוץ המינהלי המעוניינים להגיש מועמדות למשרות בארץ הנמנות עם אותו סוג שירות, אך הוא טרם נשא פרי.
(ב) על פי התקנון בנוסחו במועד הביקורת הקודמת, עובד יגיש מועמדות למשרה המתפרסמת בהודעה על משרות מתפנות המשובצת בסוג השירות שאליו הוא שייך, בהתאם להסכם מבנה התקן של המשרד שנחתם בין הנהלתו לוועד העובדים באוקטובר 1987 .
בביקורת הקודמת עלה שהמשרד לא יישם את הכלל, ובפועל עובדים השייכים לשירות מסוים הגישו מועמדות ומונו למשרות הנמנות עם סוג שירות אחר, ומכאן שההשתייכות לסוג השירות איבדה את משמעותה.
במעקב עלה כי כשעוגן נוהל המעבר בתקנון באוגוסט 2008 , נמחק מהתקנון כלל זה.
עקב כך עובד רשאי להגיש מועמדות אף אם אינו נמנה עם סוג השירות שבו משובצת המשרה, וועדות המינויים רשאיות להמשיך ולמנות עובדים, למשרות המשובצות בשירות אחר משלהם, אף כאלה שככלל, אין להם הכישורים והניסיון המתאימים.
עוד נמצא במעקב שבהודעות שפורסמו במשך שלושה חודשים, מאפריל עד יוני 2006 מהווה תנאי סף ]הכוונה לשיוך לסוג שירות [ , צוין כי "השיוך החטיבתי להגשת מועמדות.
במקרה בו, מכלל המשרות המתפרסמות.
לא יימצא מועמד מתאים למשרה מסוימת היא תפורסם בשנית בלוויית תנאי הסף המעודכנים (שיוך חטיבתי, דרג וכו')".
המנכ"ל, מר אהרון אברמוביץ, גם הודיע לוועד העובדים ביוני אותה שנה כי לפי "ההבנות שהגענו אליהן", "במכרזים עתידיים ייקבעו תנאי סף להגשת מועמדות.
לאחר חודש יוני לא צוין תנאי הסף זה, וכאמור, הוא אף הושמט מהתקנון.
מהמתואר לעיל עולה שהמשרד עמד על חיוניותו של סוג השירות כתנאי סף ועל הצורך בהתאמה של העובד לסוג השירות שבו משובצת משרתו, והמנכ"ל אף הגיע להבנות עם ועד העובדים בעניין זה.
אולם המשרד נסוג מהדרישה להתאמה זו, והתוצאה הייתה שמינואר 2007 עד מרס 2008 הגישו עובדים מועמדות למשרות שאינן שייכות ל סוג השירות שלהם, מועמדותם לא נפסלה, וכ -27% מ-284 העובדים שמינתה ומ"ן השנייה משרד החוץ 595 .
באותו פרק זמן למשרות בחו"ל ובארץ מונו למשרות שאינן בסוג השירות שלהם, מרביתם מהשירות המינהלי.
: דרישות התפקיד במעקב נמצא כי מאז הביקורת הקודמת הכין המשרד את תיאורי התפקיד ואת דריש ות התפקיד למשרות בארץ שפורסמו בעניינן הודעות על משרות פנויות, והם פורסמו ברשת הממוחשבת של המשרד לידיעת העובדים.
לגבי המשרות בנציגויות, למעט משרת ראש נציגות (שגריר או קונסול כללי), לא נקבעו דרישות לכל משרה ומשרה אלא למשרות בכל תחום פעילות, כמו תרבות, תקשורת והסברה, עניינים מדיניים, כלכלה, מינהלה ותקשוב.
אף שהמשרד קבע את תיאורי התפקיד ואת דרישות התפקיד למשרות רבות והן פורסמו במערכת הממוחשבת, הן לא צוינו בהודעות על משרות מתפנות.
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ לקבוע בדחיפות תנאי סף להגשת מועמדות לכל המשר ות, לציין אותם ואת דרישות התפקיד בהודעות על משרות מתפנות ולאפשר רק לעובדים העומדים בהם להגיש מועמדות למשרות.
בדרך זו יצטמצם מספר המועמדים, תהליך המיון בוועדות המינויים יהיה יעיל יותר ויגבר הסיכוי לבחירת העובדים המתאימים לאיוש המשרות.
הגשת מועמדות למשרות .
המעקב העלה שמאוקטובר 2006 ועד מאי 2008 התמודד מועמד יחיד על כל אחת מכ-80 משרות בחו"ל ובארץ, מרביתן בשירות המדיני, והוא שמונה למשרה.
שלוש משרות היו לתפקידי שגרירים והשאר משרות שנדונו בוומ"ן השנייה.
מרבית המשרות בחו"ל היו במדינות המוגדרות קשות שירות.
ל-26% מ-80 המשרות האלה מונו עובדים הנמנים עם השירות המינהלי.
עוד נמצאו 37 ,משרות בחו"ל ובארץ מרביתן בשירות המדיני, שעל כל אחת מהן התמודדו שני מועמדים בלבד.
מקצת המשרות היו בנציגויות שאינן מוגדרות קשות שירות כמו אטלנטה, ליסבון, בריסל, לונדון ושטוקהולם, ורבות מהן היו משרות של מנהלי מחלקות, ולכן לא ברור מדוע התמודדו עליהן מספר כה קטן של מועמדים.
המשרד הסביר לנציג מבקר המדינה במועד המעקב כי הסיבות העיקריות לכך שמועמד אחד או שניים הגישו מועמדות למשרות הן אלה: (1 ) חלק מהמדינות אינן נחשבות אטרקטיביות, והנהלת המשרד ה חליטה להציב בהן צוער הנמצא בשלב ההתמחות שלו, שבו הצוערים אינם רשאים להגיש מועמדות למשרות; מאחר שנהוג במשרד שלא להגיש מועמדות למשרות שההנהלה החליטה להציב בהן צוערים כתפקיד ראשון בחו"ל, היה הצוער המועמד היחיד.
(2 ) יש שההנהלה מחליטה להעביר עובדים משירות במדינות קשות שירות למשרה בחו"ל במקום קשה פחות, ועקב כך לא ניגשו למשרה מועמדים נוספים.
(3 ) קיים מחסור בעובדים מהשירות המדיני כיוון שבשנים 2000 , 2003 , 2005 ו- 2007 לא נפתח קורס צוערים, ואין מספיק עובדים בשירות זה שיתמודדו על התפקידים.
מנהל אגף משאבי אנוש, מר שמעון רודד, הסביר לנציג משרד מבקר המדינה במועד המעקב כי ניהול משאבי האנוש במשרד החוץ הוא מורכב בהשוואה למשרדי ממשלה אחרים: קשה לאייש משרות במדינות המוגדרות קשות שירות שגם אינן נחשבות אטרקטיביות מבחינה כלכלית, משום שהפיצוי הכספי למשרתים בהן נשחק במשך השנים ואינו ממלא את הצרכים.
ואולם אי -אפשר לחייב עובדים להגיש את מועמדותם גם כאשר הם אינם משובצים בתפקיד.
לכן משרות אלה נשארות לעתים לא מאוישות זמן רב.
לדברי ראש האגף, לעתים הוא פנה ביזמתו לעובדים שלדעתו מתאימים לשמש במשרות שהיו פנויות, במטרה שיגישו את מועמדותם, אולם לא תמיד נשאה פנייתו פרי.
לדעת משרד מבקר המדינה על משרד החוץ לאתר דרכים אפקטיביות לממש את סמכותו לקבוע, לפי צורכי השירות, את מקום עבודתם של עובדים שאינם משובצים בשום תפקיד.
בין היתר, עליו לשקול לקבוע מסלול שירות לעובדים חדשים המתאים למדיניותו שלפיה כל עובד שנקלט במשרד, ובכלל זה הצוערים, חייב לשרת במדינות קשות שירות ובמדינות הנחשבות פחות אטרקטיביות, ולהציב זאת כתנאי למינויו בעתיד למשרות במדינות המועדפות.
בתשובתו הודיע המשרד כי הוא מתכוון לפעול לגיבוש דרכים שיקלו עליו לשבץ עובדים במדינות קשות שירות ובתפקידים פחות אטרקטיביים.
כאמור, לאחר מועד פרסום הדוח הקודם פועלות במשרד שלוש ועדות מינויים: ומ"ן לראשי נציגויות, ומ"ן לסמנכ"לים ולראשי אגפים וומ"ן השנייה למינוי עובדים לשאר המשרות במשרד, בכללן משרות בשירות המינהלי.
בביקורת הקודמת נמצא כי התק נון לא קבע איסורים ומגבלות החלים על חברי ועדות המינויים, כמו איסור השתתפות של חבר ועדה בדיון על מועמד שהוא קרוב משפחה, ואף לא כללים בדבר סדרי עבודתן.
בעקבות הביקורת הקודמת גובש במשרד ועוגן בתקנון נוהל המינויים, הכולל גם איסורים ומגבלות החלים על חברי הוועדות וכללים בדבר סדרי עבודתן.
הרכב ועדות המינויים 1.
בביקורת הקודמת נמצא כי בתקנון נקבע הרכב קבוע ולכן גם ידוע של שתי ועדות המינויים שכלל את עובדי המשרד בלבד, בלא נציג ציבור מטעם נש"ם.
כל חברי הוועדות, המתמנים מכוח תפקידיהם, היו מהשירות המדיני, חוץ מנציג ועד העובדים, שיכול היה להיות גם משירות החוץ המינהלי.
המפקח הכללי של המשרד (להלן - מפכ"ל המשרד), האחראי גם לביקורת הפנימית ולבירור תלונות, היה חבר משרד החוץ 597 .
בוועדות ובעל זכות הצבעה, והיה מעורב באופן פעיל במינוי בעלי תפקידים במשרד, מעורבות שהיא בעלת אופי ביצועי מובהק ול כן מנוגדת לחוק הביקורת הפנימית, התשנ"ב- 1992.
שר החוץ (להלן- השר או השרה) כיהן לא רק כראש הוועדה למינוי ראשי נציגויות, כפי שנקבע בתקנון, אלא גם כיו"ר ומ"ן השנייה, ובכך השתתף במינוי עובדים מקצועיים למשרות שונות בארץ ובחו"ל, אף שהתקנון קובע כי בראשות ועדה זו יעמוד המנכ"ל.
המעקב העלה כי בוועדות המינויים חברים קבועים שנקבעו בנוהל המינויים, ובהם: השר (בוועדה לראשי נציגויות), המנכ"ל, המשנה למנכ"ל, ראש אגף משאבי אנוש והממונה על מעמד האישה.
עקב כך זהותם של כמחצית מחברי הוועדה ידועה מראש.
עם זאת תוקנו כמה ליקויים, ואלו הם: (א) לכל הוועדות נוסף נציג ציבור מטעם נש "ם (מתחלף).
(ב) לוועדת ראשי נציגויות, שנקבעו לה שמונה חברים, נוסף סמנכ"ל מדיני (מתחלף).
(ג) לוומ"ן השנייה (וכן לוומ"ן לסמנכ"לים, הזהה לה בהרכבה), שנקבעו לה שבעה חברים, נוסף בעל תפקיד מתחלף - סמנכ"ל, או ראש אגף או ראש חטיבה מדינית או מינהלית (לפי סוג השירות שבו מסווגת המשרה הנדונה).
(ד) מפכ"ל המשרד הפסיק לשמש חבר בוועדות המינויים.
(ה) שרת החוץ הגב' ציפי לבני הפסיקה לשמש יו"ר ומ"ן השנייה ושימשה יו"ר הוועדה לראשי נציגויות בלבד, בנימוק שהיא מביאה את המינויים לראשי נציגויות לאישור הממשלה ולכן עליה להשתתף בהליך בחירתם.
בנוהל המינויים נקבע גם שנציג היועץ המשפטי של המשרד יהיה נוכח בכל דיוני הוועדות "לשם מתן מענה מיידי לשאלות משפטיות המתעוררות במהלך הדיון", ובמעקב נמצא שאכן הוא נוכח בכל הדיונים.
יצוין ש המשרד הוסיף, כאמור, ועדה למינוי סמנכ"לים, אולם דיוניה ודיוני ומ"ן השנייה התקיימו לרוב באותו מועד ובאותו הרכב, ומכאן שבפועל הן לא פעלו כשתי ועדות נפרדות.
בתקנון בנוסחו בעת הביקורת הקודמת ובנוהל המינויים נקבע שנציג ועד עובדי השירות המדיני ונציג ועד עובדי שירות החוץ המינהלי יהיו נוכחים בעת הדיון על המשרות השייכות לסוג השירות שהם מייצגים או כאשר בקרב המועמדים יש כאלה הנמנים עם אותו סוג שירות.
בנוהל ניתנה אותה זכות גם לנציג העובדים המינהליים.
עוד נקבע בנוהל שלוועד העובדים יהיה קול אחד בהצבעה - של נציג עובדי השירות שבו משובצת המשרה הנדונה.
בעל תפקיד (כמו סמנכ"ל או ראש חטיבה) המייצג את השירות המדיני או את שירות החוץ המינהלי ייבחר במחזוריות מתוך מאגר בעלי תפקידים במשרד שיקבע אגף משאבי אנוש בהתאם לסוג הוועדה ולסוג השירות שאליו שייכת המשרה הנדונה.
המעקב העלה שבפרק הזמן שנבדק המשרד פעל באופן חלקי על פי הכללים שנקבעו בתקנון ובנוהל המינויים בדבר הרכב הוועדות.
מאוקטובר 2006 ועד מאי 2008 אפשר המשרד, בשונה ממה שנקבע בתקנון, לנציגי הוועד משלושת סוגי השירות להיות נוכחים כמעט בכל הדיונים על משרות, גם משרות שאינן שייכות לסוג השירות שייצגו ושלא התמודדו עליהן מועמדים מהשירות שייצגו.
נוסף עליהם נכחו בדיונים שני 598 דוח שנתי59ב .
בעלי תפקידים שהיו נציגי השירות המדיני ושירות החוץ המינהלי גם כאשר לא נדונה משרה מסוג השירות שלהם.
כתוצאה מכך הגיע מספר הנוכחים בכמה מישיבות ומ"ן השנייה ל -13 (כולל נציג הי ועץ המשפטי ומזכיר הוועדה), דבר המקטין את יעילות הדיון ופוגע ביכולת לשמור על פרטיות המועמדים.
בתשובתו מסר משרד החוץ כי לאחרונה הוחלט לשתף בדיוני ועדות המינויים את נציג העובדים הנוגע בדבר בלבד.
עוד הבהיר המשרד כי ההרכב של הוועדות אמור להיות מאוזן כדי ש"יוכל כלל הגורמים הרלבנטיים", וכי ]את[ להביא לכדי ביטוי צמצום או שינוי נוסף של הרכב הוועדות עלול לפגוע באיזון זה.
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ לפעול בהתאם לכללים שנקבעו בנוהל המינויים ולצמצם את מספר הנוכחים בדיוני הוועדות בלי לפגוע באיזון האמור, כך שבדיון על כל מועמד יהיו נוכחים רק החברים שתפקידם רלוונטי לדיון.
נוהל המינויים קובע כי נציגי הציבור מטעם נש "ם, שהם גמלאי המשרד, ייבחרו מרשימה שהכין המשרד ואישרה נש"ם.
מזכיר הוועדה יזמן את נציג הציבור שנבחר לוועדה מסוימת.
במעקב נמצא כי הרשימה כוללת חמישה נצ יגי ציבור בלבד, אף שבכל שנה מתקיימות יותר מ -20 ישיבות של ועדות המינויים.
בדיקת השתתפותם של נציגי הציבור בוועדות שהתכנסו מינואר 2007 ועד מאי 2008 העלתה כי אחד מנציגי הציבור כמעט לא השתתף בדיוני הוועדות ולכל ועדה הוזמנו בדרך כלל נציגים קבועים.
לדעת משרד מבק ר המדינה, עקב מספרם המצומצם של נציגי הציבור והאופן שבו שובצו בוועדות, המועמדים יכולים לצפות מראש מי יהיה נציג הציבור בוועדה שתבחן אותם.
על המשרד להגדיל את מספר נציגי הציבור כדי שתהיה תחלופה ממשית ביניהם.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מפברואר 2009 הודיע משרד החוץ כי הוא פועל להרחבת מאגר נציגי הציבור וכי פנה בעניין זה אל נש"ם.
: השתתפות ממונים ישירים בוועדות המינויים לפי הוראות התקשי"ר והודעות נש"ם 7 , החלות על כלל משרדי הממשלה, בוועדת הבוחנים יהיו שני נציגים של המשרד הנוגע בדבר, בהם מי שיהיה הממונה הישיר על המועמד שייבחר או מי מטעמו.
הוראה זו החליפה הוראה שהייתה בתקשי"ר במועד הביקורת הקודמת, ולפיה חבר ועדת הבוחנים לא יהיה אדם שהראה במפורש, בטרם התרשם מן המועמד במסגרת תהליך המכרז, כי יש לו דעה בדבר מידת התאמתו למשרה שהמכרז נועד לאיושה.
בהודעה צוין שהשינוי בתקשי"ר נועד לאפשר לממונה הישיר, שאמור לעבוד עם המועמד שנבחר לתפקיד, להשפיע על הליך הבחירה.
הודעה סז6 ""שינוי בהרכב ועדת הבוחנים במכרז פומבי מדצמבר 2006 /והודעה סז13 "ועדת בוחנים במכרז פומבי" מיוני 2007 .
נמצא כי רק החברים הקבועים, שהיו ממילא בדיונים, השתתפו בדיונים על מינוי עובדים שאמורים להיות כפופים להם, ויתר הממונים לא הוזמנו להשתתף בדיונים על משרות שבאחריותם.
בתשובתו הודיע המשרד כי בעקבות הביקורת הוא בוחן את האפשרות להזמין את הממונים הישירים לדיונים על משרות שבתחום אחריותם בוועדות המינויים.
עם זאת ציין המשרד כי הוספת חבר תגדיל את מספר חברי הוועדות ולא תצמצם אותו כפי שהומלץ לעיל.
משרד מבקר המדינה מעיר כי השתתפותו של מי שיהיה הממונה הישיר על המועמד שייבחר דרושה על פי התקשי"ר והודעות נש"ם ואינה חייבת להביא להוספת חבר לוועדה: הממונה יכול למשל להחליף בעל תפקיד המייצג אחד מסוגי השירות או להחליף אחד מהחברים הקבועים בוועדות.
הליך עבודתן של ועדות המינויים 1.
פרק הזמן המרבי לאי וש משרות פנויות: בביקורת הקודמת נמצא, שלכ-20% מהמשרות שההודעות על משרות מתפנות בעניינן פורסמו ב- 2004 , לא מונו עובדים עד יוני 2005 .
משרד מבקר המדינה המליץ שמשרד החוץ יפעל למניעת השארתן של משרות לא מאוישות פרק זמן ארוך, כיוון שהדבר עלול לפגוע בתפקודן של יחי דות במשרד ושל נציגויות.
עוד המליץ שהמשרד יקבע את פרק הזמן המרבי שמותר שיחלוף מפרסום ההודעות על משרות מתפנות ועד איושן.
בעקבות הביקורת הקודמת נקבע בנוהל המינויים, שהמשרד ישאף למנות עובדים למשרות בחו"ל עד סוף חודש מרס בכל שנה (מלבד מקרים חריגים הנובעים משינויים בצורכי המשרד ומהתפתחויות לא צפויות), כדי לאפשר למשרד ולעובדים פרק זמן נאות להיערך לתפקיד (מרבית חילופי השליחים נעשים בסוף הקיץ).
: מידע שלילי על המועמדים (א) בביקורת הקודמת נמצא שמועמד שננקט כלפיו אמצעי משמעתי והדבר צוין בתמצית קורות החיים שלו, ועדות המינויים לא דנו בפרטי העבירה המשמעתית שלו.
הוועדות מינו עובדים למשרות בחו"ל ובארץ זמן קצר לאחר שננקטו כלפיהם אמצעי משמעת על ידי בית הדין למשמעת של עובדי המדינה או על ידי המשרד.
המועמדים לא ידעו איזה מידע שלילי הנוגע להם עלה בעת הדיונים בוועדות המינויים, ולא ניתנה להם הזדמנות הולמת להגיב עליו, בניגוד לדין ולכללי הצדק הטבעי.
משרד מבקר המדינה המליץ אז שוועדת המינויים תקבל את מלוא המידע על עבירות משמעת של מועמדים למשרות.
עוד המליץ שדיון הוועדות בעבירות המשמעת של מועמדים, ההחלטות בעניין זה ונימוקיהן יירשמו בפרוטוקול.
בעקבות הדוח הקודם נקבעו בנוהל המינויים ובתקנון כללים בדבר הבאת מידע לחברי ועדת המינויים על הליכים משמעתיים או פליליים שהסתיימו ועל הליכים שטרם הסתיימו ובמועד המעקב המשרד כבר פעל לפיהם.
כיוון שהמידע על הליכים שטרם הסתיימו נמצא בחלקו בידי האגף למשאב י אנוש ובחלקו בידי המפכ"ל, נקבע בתקנון שראש האגף יגיש למפכ"ל את רשימת המועמדים, והמפכ"ל ימסור לו את המידע שבידיו על הליכים הנוגעים אליהם בתוך שלושה ימי עבודה.
אגף משאבי אנוש יכין תמצית של המידע ויעביר אותה למועמד לקבלת תגובתו בכתב.
לאחר קבלת התגובה יעביר מ נהל האגף ליו"ר ועדת המינויים, לנציג היועץ המשפטי בוועדה ולמזכיר הוועדה את כל החומר הנוגע בדבר.
עוד 600 דוח שנתי59ב .
נקבע שחברי הוועדה יקבלו, במהלך הדיון, רק את המידע על המועמדים שסיכוייהם להתמנות למשרה הנדונה הם הטובים יותר, וכי על יו"ר הוועדה להבהיר לחברי הוועדה שעליהם להביא בחשבון את המידע ואת התגובה במכלול השיקולים על התאמת המועמד למשרה הנדונה, בזיקה לתפקיד שבו מדובר.
מבדיקת הפרוטוקולים במסגרת המעקב עולה כי מידע שלילי על מועמד הנוגע לעבירה משמעתית או פלילית ותגובתו, שהיו בידי יו"ר ועדת המינויים, לא תמיד נמסרו לחברי הוועדה בשעת הדיון, בעיקר בדיוני ומ"ן השנייה, גם כאשר הדיון נסב על המועמדים בעלי הסיכויים הטובים יותר להתמנות.
גם לא תמיד ניתן לדעת, אם כאשר המידע נמסר הוא הובא בחשבון במכלול השיקולים בדבר התאמת מועמד למשרה נדונה, משום שבדרך כלל לא נכתבו הדברים בנימוקי הוועדה להחלטה בפרוטוקול.
משרד מבקר המדינה רואה בחיוב גיבוש כללים להבאת מידע שלילי על מועמדים לפני חברי ועדות המינויים.
עם זאת, ההסדר שלפיו המידע מובא רק לגבי חלק מהמועמדים הוא בעייתי, משום שהמידע השלילי, למרות הרלוונטיות שלו, אינו משמש שיקול בקרב מי שממיין את כלל המועמדים וקובע את סיכויי המינוי.
יתר על כן, העובדה שהמידע השלילי נחשף לאחר שמועמד הוגדר כבעל סיכוי גבוה להתמנות למשרה הנדונה, עלולה ליצור תמריץ בקרב חברי הוועדה לפיחות בחשיבותו של המידע השלילי.
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ ונש"ם לבחון שוב את הכללים להבאת מידע שלילי לפני ועדות המינויים.
(ב) בביקורת הקודמת עלה שבמשרד הוחלט כי תחול התיישנות על עבירת משמעת והיא לא תצוין בקורות החיים של העובד כעבור שנים מספר (התראה - ארבע שנים; נזיפה - שש שנים; הרשעה בבית דין - עשר שנים).
המעקב העלה כי ההחלטה בוטלה, וכי יש להביא את כל המידע בענייני משמעת לפני ועדות המינויים.
(ג) נוסף על המידע על הליכים פליליים ומשמעתיים, נצבר בידי המפכ"ל מידע רב על תפקודם של בעלי תפקידים שונים במשרד מן ההיבטים המקצועיים והניהוליים ומהיבט של יחסי אנוש - במסגרת הביקורת הפנימית ובירור התלונות שהוא מקיים.
בביקורת הקודמת נמצא שמידע זה לא הובא לידיעת חברי הוועדות כאשר הם דנו במועמדותם של עובדים שהמידע נוגע אליהם.
משרד מבקר המדינה המליץ שייקבע מנגנון שיבטיח שמידע על אודות המועמדים שהגיע לידי המפכ"ל במהלך פעולות ביקורת שעשה במשרד, יובא לפני חברי הוועדות ולפני המועמדים בדרך ראויה, ולמועמדים תינתן הזדמנות ראויה להגיב עליו.
בביקורת המעקב נמצא שליקוי זה לא תוקן.
לדעת משרד מבקר המדינה, למידע האמור ערך רב ויש להביא גם אותו לידיעת חברי ועדות המינויים כאשר הן דנות במועמדים שהמידע נוגע אליהם.
משרד מבקר המ דינה חוזר וממליץ שמשרד החוץ יקבע כללים להעברת המידע הנוגע להיבטים משרד החוץ 601 .
שונים של תפקוד המועמדים לחברי הוועדות תוך שמירה קפדנית על זכויות העובדים, לרבות הבאת תגובת העובד לידיעת חברי הוועדה.
בתשובתו מפברואר 2009 הודיע המשרד כי הוא פועל לגיבוש נוהל להבאת המידע האמור המצוי בידי המפכ"ל לידיעת חברי ועדות המינויים.
: הדיון במועמדים בביקורת הקודמת נמצא שלא נקבעו אמות מידה לבחינת התאמתו של מועמד למשרה ואף לא משקלות לשקלול הציון הסופי שעל פיו ידורגו המועמדים.
אמנם צוינו נימוקים שונים שאמרו חברי הוועדות בעד מועמד או נגדו, אולם נימוקים אלה לא הועלו בעניין כל המועמדים שלגביהם הם היו רלוונטיים.
בנוהל המינויים, שכאמור עוגן בתקנון, נקבע שוועדת המינויים תבחר את המועמד המתאים ביותר למשרה בהליך מנומק בהתאם למאפייני התפקיד ודרישותיו ולפי אמות מידה נוספות.
עוד נקבע בנוהל שאם נקבעו למשרה תנאי סף, ידונו ועדות המינויים רק במועמדים העומדים בהם.
(א) המעקב העלה שבדיון ועדת ראשי נציגויות שהתקיים ביוני 2006 קבעה שרת החוץ, בתפקידה כיו"ר הוועדה, שיש לבחון את התאמתו של מועמד למשרה על פי כמה אמות מידה כלליות שפירטה בתחילת הדיון ושבה וציינה אותן מפעם לפעם בדיוני הוועדה הבאים, ואלו הן: (1) משך הזמן שמועמד שוהה בארץ- תינתן עדיפות למועמד ששהה בארץ פרק זמן ארוך יותר ומילא תפקיד ביחידת מטה במשך פרק זמן סביר (בעניין משך השירות בארץ ראו להלן).
(2 ) ידיעת שפות - כאשר לידיעת השפה המדוברת במקום השירות יש חשיבות קריטית למילוי התפקיד, יצוין הדבר בדיון.
( 3 ) השתייכות המועמד לסוג השירות שבו משובצת המשרה - תנאי זה לא נקבע כתנאי סף, אך אי-השתייכות לשירות המתאים יהיה חיסרון, ורק במקרים חריגים (קיומו של מועמד בולט במיוחד או היעדר מועמדים מהשירות המתאים) ימונה מועמד משירות אחר, והדבר ינומק בפרוטוקול.
(4 ) נתוניו של המועמד- דרגו, ניסיונו, יכולותיו ועוד.
(5 ) כללי העדפה מתקנת לעניין מינוי נשים, בני מיעוטים, מועמדים ממוצא אתיופי ומועמדים הסובלים ממוגבלויות.
( 6 ) צורכי המטה הבכיר בארץ (בפרוטוקולים לא נמצא פירוט בעניין זה).
(ב) חברי הוועדות העלו במהלך הדיונים אמות מידה נוספות ששימשו מפעם לפעם לבחינת המועמדים, ואלו הן: (1) מועמד למשרה בחו"ל שכבר משרת בנציגות אחרת - שרת החוץ ביקשה, בדיון שהתקיים בדצמבר 2007 , שלא לדון במועמדים המשרתים בחו"ל.
בדיון של ומ"ן השנייה שהתקיים באותו חודש, המנכ"ל, בתפקידו כיו"ר הוועדה, סייג כלל זה וקבע כי רק במקרים חריגים יועבר עובד המשרת בחו"ל לתפקיד אחר בחו"ל.
(2) משך ההצבה הזמנית של עובד- עובדים ששבו משליחות בחו"ל ולא מונו לתפקיד בארץ משובצים בתפקיד בדרך כלל באופן זמני.
בדיון ומ"ן השנייה בפברואר 2007 הודיע המנכ"ל כי הצבה בתפקיד זמני "אינה קריטריון".
לעומת זאת ציינה שרת החוץ בדיון של ומ"ן לראשי נציגויות ביולי אותה שנה כי אחת מאמות המידה היא מילוי תפקיד זמני.
לא ברור אפוא אם אמת מידה זו אמורה לשמש את ועדות המינויים אם לאו.
(3) הערכת העובד בגיליון ההערכה - הממונים הישירים והעקיפים על כל עובד ממלאים בכל שנה גיליון הערכה של העובד, ובו הערכה מילולית, ציונים בכמה תחומים וציון משוקלל.
לפני כל חבר ועדה מונח הציון המשוקלל שקיבל כל מועמד בארבע או בחמש השנים שקדמו לדיון.
המעקב העלה כי מפעם לפעם ביקש חבר ועדה, בעיקר בדיוני ומ"ן לראשי נציגויות, כי יובא לפני חברי הוועדה גם החלק המילולי של ההערכות.
במעקב נמצא כי אמות מידה אלה לבחינת המועמדים למשרות לא עוגנו בנוהל ובתקנון, וכי הן היו בשימוש ומ"ן לראשי נציגויות בראשות שרת החוץ ופחות בשימושן של הוועדה ל סמנכ"לים וומ"ן שנייה.
עוד נמצא, שהוועדות לא פעלו בעקביות בכל הנוגע לאמות מידה אובייקטיביות כמו ניסיון, דרג ותפקידים קודמים: אמות המידה השתנו מדיון לדיון, ובדיונים שונים ניתן להן משקל שונה, גם אם הוועדות עסקו במינוי לאותו תפקיד במועדים שונים.
סיכום הנימוקים להחלטות של הוועדה לסמנכ"לים וומ"ן שנייה נוסח לא אחת באופן כללי וסתמי, כמו "יכולות וכישורים של העובד".
(ג) בנוהל המינויים נקבע כי בתחילת הדיון בכל משרה תוצג המשרה "בהתאם לדרישות התפקיד המופיעות במערכת הממוחשבת של המשרד, לאמות המידה הכלליות שנקבעו ולאמות המידה המיוחדות למשרה הנדונה".
מבדיקת הפרוטוקולים במועד המעקב עלה שהמשרד פעל על פי הנוהל באופן חלקי, שכן תיאור התפקיד לא הוצג בדיון על כל המשרות; לרוב הוצגו תיאורי התפקידים למשרות בארץ בלבד.
לעתים צוינו בתחילת הדיון הדרישות מהמועמדים לתפקיד, אמות מידה כלליות או אמות מידה ייחודיות למשרה הנדונה, אולם לרוב לא בחנו הוועדות את המועמדים לפיהן, ונמצאו מקרים שמונו עובדים חסרי הכישורים הנדרשים לתפקיד.
(ד) עוד נמצא במעקב שלא נקבעה שיטה לדירוג המועמדים על פי עמידתם באמות המידה ובדרישות הייחודיות של כל תפקיד.
הדבר עלול להביא להליך לא תקין של מיון המועמדים ושל מינויָם בידי ועדות המינויים.
ואכן, בדיקת המעקב, שהתבססה על הדברים שנרשמו בפרוטוקולים, העלתה ליקויים שהיו יכולים להימנע או להצטמצם אילו השתמשו כל הוועדות בשיטת דירוג ובאמות מידה אובייקטיביות ואחידות למיון המועמדים.
להלן הפירוט: (1) הביקורת הקודמת העלתה שבדרך כלל נהג המשנה למנכ"ל וסמנכ"ל בכיר למינהל להציג לחברי הוועדה רק חלק מהמועמדים ולרוב נסב הדיון עליהם בלבד ולעתים אף על מקצתם, ורבים מהם אכן מונו.
חברים בוועדות הציעו לעתים מועמד נוסף, אולם עובד שלא הוצג בידי איש מהם, מועמדותו לא נדונה כלל.
בנוהל המינויים נקבע שלאחר הצגת דרישות התפקיד בתחילת הדיון יוצגו כל המועמדים למשרה והוועדה תדון בהתאמתם למשרה.
במעקב נמצא משרד החוץ 603 .
שאכן כל המועמדים למשרה הוצגו בתחילת הדיון בה וצוינו פרטים מקורות החיים של כל אחד מהם.
אולם לאחר הצגתם נהג המש נה למנכ"ל וסמנכ"ל בכיר למינהל באותה עת (עד לעזיבתו את התפקיד בסוף יולי 2007 ) לציין שניים עד שלושה שמות של המועמדים המועדפים בעיניו, ולאחר מכן נהגו כך המשנה המדיני למנכ"ל, מר יוסי גל, או ראש אגף משאבי אנוש, מר שמעון רודד.
לעתים העלו חברים אחרים בוועדה שמות נוספים של מועמדים, אולם נמצא, כמו בביקורת הקודמת, שהדיון התמקד בעיקר במועמדים המועדפים, ולמעט מקרים חריגים מונה אחד מהמועמדים האלה.
(2) מהפרוטוקולים גם עולה שבשלב הסופי של בחירת המועמד למשרה הנדונה ההתמודדות הייתה לרוב בין שני מועמדים, ולעתים שניהם לא עמדו בכל הדרישות למשרה שהוועדה הדגישה בפתיחת הדיון, אף שלפי קורות החיים של המועמדים האחרים היו ביניהם שעמדו בדרישות.
לדעת משרד מבקר המדינה, כיוון שהמועמדים נבדלים זה מזה בכישוריהם, יש חשיבות רבה לכך שבתחילת הדיון על כל משרה ייקבעו אמות המידה הכלליות ודרישות הת פקיד שלפיהן ייבחנו כל המועמדים כדי שבחינתם תהיה אחידה, שוויונית ואובייקטיבית יותר.
המועמדים ידורגו על פי התאמתם לאמות המידה ולדרישות, כדי שיהיה ברור במה עדיף המועמד שמונה על המועמדים האחרים.
בתשובתו שלל המשרד את שיטת הדירוג באמצעות מתן ציונים למועמדים ונת ן נימוקים שונים, ובהם שהצורך לדרג את המועמדים יקשה על חברי הוועדה לקיים "דיון אמיתי על המשרה, על המועמדים ועל התאמתם לתפקיד".
לדבריו, "עבודת ומ"ן תתרכז איפה בדירוג מועמדים על גבי גיליון ציונים", ויש בכך "כדי לפגוע בשיקול הדעת של הוועדה וחבריה, לנוכח מורכבות השיקולים העומדים על הפרק בנסיבות הייחודיות של עבודת המשרד".
עם זאת, המשרד הודיע שכדי לשפר את עבודת ועדת המינויים יבחן אותה גורם מקצועי שהתמחה בהליכי מיון עובדים.
משרד מבקר המדינה מעיר כי דרושה שיטה לדירוג המועמדים כדי להשתית את הליכי המיון על אדנים אובייקטיביים ושוויוניים.
על עניין זה העיר גם בית הדין האזורי לעבודה בירושלים 8 כשדן בעניינו של עובד המשרד.
בית הדין קבע כי "יש במקרה שלפנינו סטייה של ממש, היורדת לשורשו של ההליך.
בפס"ד כרמי ניתנו לפחות ציונים למועמדים, במקרה שלפנינו לא נעשה כל מדרג ולא נומקה כל הנמקה.
במצטבר לשאלת הקריטריונים והציונים עולה עניין כישורי הסף.
יש מקום אפוא שהמשרד יפעל לקבל החלטות על בסיס אמות מידה אובייקטיביות, בכלל זה כימות כישורים באופן מדיד ושקלולם בדרך שתיקבע מראש, כפי שהמשרד נוהג לעשות בגיליונות ההערכה של עובדים, תוך הת חשבות בנסיבות המיוחדות לכל מקרה.
8 עב 1332/05 גלעד נ' משרד החוץ ואחרים, תקדין.
מינוי קציני מינהלה וקונסולים קונסולריי ם: על פי התקנון, קצין המינהלה אחראי לפעילות המינהלית התקינה של הנציגות, והוא משמש בה כנציג חשבות המשרד.
יצוין כי לפי דרישות התפקיד שקבע המשרד לאחר הביקורת הקודמת, תפקיד של קצין מינהל ה וקונסול קונסולרי דורש ניסיון דיפלומטי מוכח, שליטה נאותה בתוכני התפקיד, שליטה נאותה בשפת העבודה שבמקום השירות, ניסיון ניהולי מוצלח, היכרות עם התרבות המקומית ויכולת עבודה בצוות.
בבדיקה הקודמת נמצא כי בין העובדים שמונו לקציני מינהלה או לתפקיד משולב של קצין מינהלה וקונסול קונסולרי היו עשרות עובדים חסרי תעודת בגרות, שהחלו את עבודתם במשרד בתפקידים זוטרים כמו נהגים, מפעילי מחשב, ארכיברים, מזכירות ועובדי משק.