HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
: בדיקה נוספת בעקבות התערבות היו"ר בדצמבר 2005 , כארבעה חודשים לאחר שהמנכ"ל הורה למבקר הפנים שלא להמשיך בבדיקת נושא ביטוח הזכיינים, קיבל היו"ר תלונה אנונימית ממי שהציגו עצמם כקבוצת זכיינים של משווקים א' וב'.
בתלונה הובאו לידיעת היו"ר המכתבים האנונימיים וההבטחה של המנכ"ל לבדוק את הטענות שהועלו במכתבים אלה.
המתלוננים טענו כי הם פנו פעמים רבות למשרדי המשווקים ולמפעל לקבלת תשובה בעניין ממצאי הבדיקה אך נדחו בכל מיני תירוצים 62 , וכי הם פונים ליו"ר בתקווה שיעזור להם וישיב להם "את הכספים שנגנבו מאיתנו על ידי המשווקים בחסות מפעל הפיס".
ביום קבלת התלונה פנה היו"ר למנכ"ל בכתב וביקש לקבל בדחיפות את תגובתו.
לא נמצאו מסמכים המלמדים מה השיב המנכ"ל ליו"ר.
עם זאת נמצא כי בעקבות התערבותו של היו"ר בנושא פנה המנכ"ל בינואר 2006 לכל המשווקים הנוכחיים וביקש לקבל מהם מסמכים ומידע באשר לסכומים שגבו מהזכיינים בגין ביטוח הכספים בתקופת הסכם השיווק החדש.
את כל החומר שקיבל מהם העביר למבקר הפנים לבדיקתו.
חלק מהמשווקים השיבו למנכ"ל כבר באותו החודש, כי בעקבות פנייתו הם בדקו ומצאו שגבו מהזכיינים סכומים עודפים וכי הם פעלו מיד לתיקון הדבר.
לטענתם, הסיבה לגבייה העודפת היא שהם המשיכו את פעילות הגבייה במתכונת שעשו קודמיהם בתפקיד בלא שבדקו אותה.
תשובות המשווקים למנכ"ל מעלות גם הן את החשש שגם המשווקים לשעבר שלא נבדקו על ידי מבקר הפנים גבו סכומי יתר מהזכיינים.
למרות זאת, גם בשלב זה לא בחן המנכ"ל את האפשרות לקבל מהמשווקים לשעבר מידע לגבי הגבייה שעשו.
61 על בעיותעקרוניות בפעילות ועדת הביקורת ראו להלן.
62 על תשובות משווקים א' ו-ב' למשרד מבקר המדינה בעניין זה ראו להלן.
במאי 2006 הודיע המנכ"ל למשווקים הנוכחיים בכתב על ממצאי מבקר הפנים בעניין גביית דמי הביטוח מהזכיינים שביצע כל אחד מהם וביקש לקבל את תגובותיהם עד סוף החודש.
ממכתבים אלה עולה כי בתקופת הסכם השיווק החדש חרגו לכאורה שישה משמונת המשווקים הנוכחיים ממגבלת ה-75% בעשרות אלפי ש"ח למשווק.
משווק נוסף חרג לכאורה ביותר מ - 100,000 ש"ח.
ממסמכים במפעל עולה כי המשווקים המציאו את תגובותיהם למנכ"ל והן הועברו למבקר הפנים.
השלמת הבדיקות בעקבות הביקורת של משרד מבקר המדינה: (א) בפגישה שהתקיימה בתחילת אוגוסט 2006 בהשתתפות נציגי משרד מבקר המדינה, היו"ר, המנכ"ל ונציג מבקר הפנים (להלן - הפגישה) הועלה כי עד אותו מועד לא הודיע המנכ"ל ליו"ר שבבדיקת מבקר הפנים נמצא שלכאורה מרבית המשווקים הנוכחיים גבו סכומים עודפים מהזכיינים, וכי היו"ר לא דרש מהמנכ"ל לעדכן אותו על תוצאות הבדיקה האמורה, אף שעברו כשמונה חודשים מאז ביקש ממנו הבהרות בנושא.
בפגישה הועלה גם כי המנכ"ל לא דיווח ליו"ר על הבדיקה שעשה מבקר הפנים בנושא בשנת 2005 , ובה נמצא שמשווקים א' וב' גבו לכאורה מהזכיינים סכומים עודפים, וכי גם לאחר התערבות היו"ר בנושא, לא הורה המנכ"ל למבקר הפני ם להשלים בדיקה זו.
בעקבות הפגישה (כשבוע לאחר שהתקיימה) העביר המנכ"ל למבקר הפנים כמה מסמכים הנוגעים לטיוטת הדוח שהכין ביוני 2005 והורה לו לעדכן אותה לפיהם.
בין היתר העביר לו תגובה של משווק א' על הממצאים וסיכום דיון שהתקיים במפעל.
אף שתאריכי שני מסמכים אלה קדמו למועד תגובת המנכ"ל על הטיוטה, הוא שלח אותם למבקר הפנים רק לאחר הפגישה.
כשבועיים לאחר הפגישה הגיש מבקר הפנים ליו"ר ולמנכ"ל טיוטות של שני דוחות בנושא ביטוח זכיינים.
בטיוטה אחת, שהייתה עדכון של הטיוטה מיוני 2005 , נקבע כי חישוב נוסף העלה שההחזר שביצע משווק ב' בדצמבר 2004 הביא לקיזוז הגבייה העודפת שביצע בשנים 2000 -2004 .
לגבי משווק א' שוב הודגש כי הוא גבה סכומים הגבוהים מעלות הביטוח, ונקבע כי הסכומים העודפים שגבה בשנים 2000 -2005 מסתכמים בכמה עשרות אלפי ש"ח.
חישוב זה כלל גבייה בחסר שעשה בשנים 2004 -2005 .
מבקרהפנים ציין כי יש להחזיר סכומים שנגבו ביתר מיד עם גילוי הגבייה העודפת ולא באמצעות גבייה בחסר.
ההמלצות שנכללו בטיוטה מיוני 2005 .
נותרו ללא שינוי מהטיוטה השנייה, שעסקה בגבייה בתקופת הסכם השיווק החדש, עולה כי כל המשווקים הנוכחיים חרגו בשנים 2004 -2005 ממגבלת250 הדולר בסך של מאות ש"ח עד עשרות אלפי ש"ח למשווק.
עוד עולה, כי חמישה מהם חרגו ממגבלת ה-75% בעשרות אלפי ש"ח למשווק, ומשווק שישי חרג ממנה ביותר מ- 100,000 ש"ח.
חישוב זה כלל סכומים עודפים שהשיבו חלק מהמשווקים במהלך בדיקת מבקר הפנים וגבייה בחסר שעשו חלקם במהלך הבדיקה.
גם בטיוטה זו הומלץ לפעול להשבה מידית של הכספים שנגבו ביתר, לבחון את האפשרות לקבל מידע לגבי הגבייה מהמשווקים לשעבר ולנקוט צעדים שיבטיחו שהחריגות לא יישנו.
לקראת סוף אוגוסט 2006 , דיווח המנכ"ל ליו"ר, על פי בקשתו, כי משווק א' משיב לזכיינים את הסכומים שעליו להשיב, וכי לכל המשווקים הנוכחיים נשלחו מכתבים ובהם פירוט הסכומים שעליהם להשיב לזכיינים עד סוף אותו החודש.
בסוף אותו החודש דיווח מבקר 976 דוח שנתי57ב .
הפנים לוועדת הביקורת על עיקרי הממצאים שהעלה בבדיקות שעשה לגבי ביטוח הזכיינים והמלצותיו בנושא.
בתשובת המפעל מינואר 2007 מאשרת שכל ]של המפעל [ נמסר כי "הביקורת הפנימית החזירו לזכיינים מה שנמצא שחויב ביתר".
]'המשווקים הנוכחיים, לרבות משווקים א' וב[ )(ב בתשובתו למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2006 הסביר משווק א', כי גביית היתר שעשה נבעה מפרשנות שלו למגבלת ה-75% , וכי לאחר דיונים במפעל שבהם התקבלו חלק מטענותיו, נקבע הסכום שעליו להשיב לזכיינים והוא השיב סכום זה במלואו.
משווק א' הדגיש כי מעולם לא פנה אליו זכיין כלשהו בטענה על גביית יתר וכי בזכות פעולות שביצע, שילמו הזכיינים באזורו את הסכום הנמוך ביותר עבור ביטוח.
לטענתו, לא היה כל דופי בפעולותיו.
משווק ב' מסר בתשובתו למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2006 כי עד לקבלת טיוטת דוח מבקר המדינה באותו חודש, הוא לא ידע על טיוטות דוח מבקר הפנים שעסקו בגבייה שביצע בתקופת הסכם השיווק הקודם, וכי המפעל שלל ממנו את זכות הטיעון לגבי טיוטות אלה שלא כדין.
לדבריו, לאחר שפנה למפעל וקיבל את הדוח הסופי מאוגוסט 2006 , הוא חלק לפני מבקר הפנים על כמה נתונים שצוינו בו, ומבקר הפנים השיב לו כי בדוח האמור נקבע כי בסופו של דבר הגבייה באזורו היא כשורה.
משווק ב' הדגיש בתשובתו למשרד מבקר המדינה כי חרג ממגבלת ה-75% .
בטעות ובתום לב לדבריו, הוא מצא את הטעות בבדיקה שגרתית שעשה ותיקן אותה באמצעות ההחזר שביצע בדצמבר 2004 , בלי קשר למכתבים האנונימיים ולפני בדיקת מבקר הפנים.
לגבי מגבלת ה-250 דולר טען כי באוגוסט 2006 הוא הגיש השגות בנושא למפעל, ובספטמבר 2006 קבע מבקר הפנים כי הסכומים שעליו להשיב קטנים בכמחצית מאלה שצוינו בדוח הסופי מאוגוסט 2006 .
לדברי משווק ב', סכומים אלה נגבו ביתר עקב כשל במערכת המחשוב של המפעל (שאינה מזהה זכיינים המפעילים כמה תחנות, ולכן חויבו זכיינים אלה ביתר).
משווק ב' הדגיש כי הוא "נותן את כל מרצו ונשמתו" לזכיינים שבאזורו, נוהג עמם בהגינות ובשקיפות ומשיב מיד על כל פנייה שלהם.
משווקים אחרים הדגישו בתשובתם למשרד מבקר המדינה כי הסכומים העודפים נגבו מהזכיינים בתום לב.
חלקם הסבירו כי הסעיפים בהסכם השיווק הנוגעים למגבלת ה -75% אינם ברורים דיים, וכי לפי פרשנות שלהם להסכם לא נעשתה גביית יתר.
יש שחזרו וטענו, כי הסיבה לגבייה העודפת היא שהם המשיכו את הגבייה במתכונת של קודמיהם בתפקיד בלא לבדוק אותה.
המשווקים הדגישו, כי משהבהיר להם המפעל את עמדתו באשר לאופן יישום מגבלת ה-75% .
, הם החזירו את הסכומים העודפים לאלתר .
(ג) קודם שזכיינים ומש ווקים מתחילים לעבוד, דורש מהם המפעל לחתום על הסכמים, שבהם הוא קובע את תנאי העיסוק שלהם, לרבות ההתחשבנות בין המשווקים לזכיינים.
המפעל אף עומד על כך שמלוא המידע לגבי התחשבנות זו יהיה בידו.
לשם כך, מכוח הסכם שלו עמם, חייבים המשווקים למסור לו דוחות כספיים הכול לים גילוי נאות של כל ההתחשבנות עם הזכיינים ושל כל עלויות הביטוח ששילמו המשווקים.
נוסף על כך, כאמור, את ההתחשבנות עם הזכיינים מבצעים המשווקים במערכת המחשוב של המפעל.
יצוין כי כבר בשנת 1998 העלתה בדיקה של רואי חשבון של המפעל כי אחד ממשווקי המפעל דאז גבה סכו מי יתר מהזכיינים באזורו בגין ביטוח כרטיסים ומזומנים.
לא נמצאו מסמכים המעידים כיצד טיפלה ההנהלה דאז של המפעל בעניין זה.
אולם ממצאי מבקר הפנים על הגבייה בשנים 2000 -2005 מלמדים כי לא ננקטו הפעולות הדרושות על מנת להבטיח כי הדבר לא יישנה.
בשתי טיוטות הדוח שהכין מבקר הפנים בנושא הוא המליץ, כאמור על פעולות שיבטיחו שהמשווקים לא יחרגו מהסכומים שמותר להם לגבות מהזכיינים עבור ביטוח הכספים.
לדעת משרד מבקר המדינה, הייתה זו חובתו של המפעל לבדוק מפעם לפעם, עוד קודם שנשלחו המכתבים האנונימיים, אם המשווקים עומדים במגבלות שקב ע בעניין הגבייה מהזכיינים, כשם שהוא בודק מפעם לפעם אם כללים אחרים שהוא קבע מיושמים על ידי עובדיו ומשווקיו.
זאת במיוחד מאחר שהמידע בנושא היה בידיו ולכל הפחות זמין.
על פי המתואר לעיל נראה, כי אלמלא המכתבים האנונימיים ואלמלא הביקורת של משרד מבקר המדינה לא הייתה הנהלת המפעל בודקת את נושא הגבייה העודפת מהזכיינים במלואו ומטפלת בו כראוי.
לדעת משרד מבקר המדינה, על המפעל למצות את האפשרות לקבל מידע גם מהמשווקים לשעבר על הגבייה שעשו ולפעול על פי המתחייב מהממצאים.
מן הראוי שהמפעל ישקול להטיל על המשווקים בהסכם שלו עמם חובה להמציא לו לפי דרישתו נתונים הנוגעים לפעילותם בו, גם תקופה סבירה לאחר שיפסיקו לעבוד עמו.
עוד ראוי, כפי שהמליץ מבקר הפנים, כי המפעל ינקוט באופן שוטף פעולות שיבטיחו כי הסכומים שהמשווקים גובים מהזכיינים עבור הביטוח אינם חורגים מהקבוע בהסכם עמם.
חשד לפעולות בלתי תקינות של מנהל במפעל .
בסוף שנת 2000 התעורר חשש כי אחד מעובדי המפעל שעסק בקידום מכירות (להלן- מנהל ב') צירף לרשימת ספקי המפעל חברה שיש לו קשרי חברות עם בעליה (להלן - החברה), בלי להודיע להנהלת המפעל על קשרים אלה.
אחר כך פעל בניגוד עניינים כשרכש מהחברה שירותים עבור המפעל ואף עזר לה בביצוע העבודה עצמה, בלי שגילה זאת למנהליו.
חשדות אלה הועלו במסגרת בדיקה שעשו הקב"ט והיועץ הביטחוני בעניין החברה.
היועץ הביטחוני והקב"ט מסרו למשרד מבקר המדינה באפריל וביוני 2006 , בהתאמה, כי כל חומר הבדיקה והממצאים שהועלו בה הועברו למנכ"לית המפעל דאז (להלן - המנכ"ל לשעבר), בצירוף המלצה להמשיך את הבדיקה, אך למעשה הבדיקה הופסקה.
אם החשדות נכונים (ולמשרד מבקר המדינה לא הוצגו מסמכים שיש בהם לאשש או להפריך חשדות אלה), מדובר בהפרה של חובת הנאמנות של מנהל ב' כלפי המפעל.
על כן היה על המפעל למצות את בדיקת הנושא, ובכלל זה לברר אם מנהל ב' ניצל את תפקידו על מנת שהחברה תקבל עבודה מהמפעל, ואם קיבל טובת הנאה בתמורה לכך ובתמורה להשתתפותו לכאורה בביצוע העבודה.
לפי הממצאים היה 978 דוח שנתי57ב .
על המפעל להחליט כיצד לנהוג במנהל ב'.
מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי גם הבדיקה של פרשה זו לא מוצתה על ידי המפעל.
בתשובתה למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2006 העלתה המנכ"ל לשעבר ספק האם דוחות הבדיקה בנושא נמסרו לה והדגישה כי הבדיקה בנושא נעשתה לפני שהיא התחילה לעבוד במפעל (ינואר 2001 ), אך אישרה שידעה על החשדות בנושא בעקבות מידע שהגיעה אליה מכמה מקורות במפעל.
לטענתה, היא קיימה שיחה עם מנהל ב', ובה הוא הכחיש את החשדות מכול וכול, ולזכותו עמדה גם העובדה שההתקשרות אושרה לפי נוהלי המפעל.
עם זאת, בעקבות המקרה היא סברה שתחום הרכש מנוהל שלא בקפדנות, ונקטה צעדים לתיקון הפגמים בנושא בנוהלי המפעל.
לדעת משרד מבקר המדינה, היה על המנכ"ל לשעבר להורות על ביצוע בדיקה יסודית של הנושא.
לא מן הנמנע כי הבדיקה הייתה מעלה שמנהל ב' נהג כשורה ולא היה לו קשר לחברה.
אולם החשד לא נבדק, ובכך יש טעם לפגם.
היעדר טיפול בחשד האמור גם העביר מסר שלילי לעובד י המפעל (שלפי תשובת המנכ"ל לשעבר, חלקם ידעו על החשד) ופגם בהרתעה מפני ביצוע פעולות בלתי תקינות.
בתשובותיו למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2006 ומינואר 2007 הכחיש מנהל ב' בתוקף את כל החשדות בעניין החברה והדגיש כי כל ההתקשרויות עם ספקים בוצעו לפי נוהלי המפעל.
הוא טען כי רק מטיוטת דוח מבקר המדינה נודע לו שהנושא נבדק.
כמו כן הוא הכחיש את קיום השיחה שהמנכ"ל לשעבר טענה שקיימה אתו.
כמו בפרשות האחרות המתוארות לעיל, המסמכים הקשורים בנושא לא תויקו בתיקו האישי של מנהל ב' או בתיק אחר של המפעל, ולא הוכנה תרשומת של שיחת הבירור שלטענת המנכ"ל לשעבר היא קיימה עם מנהל ב', ולטענת מנהל ב' לא התקיימה.
מבדיקת תיקו האישי של מנהל ב' עלה כי במרס 2001 נזפה בו המנכ"ל לשעבר על שני מקרים אחרים שבהם חרג מסמכותו והתקשר עם ספקים בלי שהזמנות עבודה אושרו ונחתמו כנדרש בנוהלי המפעל.
המנכ"ל לשעבר הזהירה כי אם יחזור על מעשים אלה הוא יובא לפני ועדת משמעת.
עוד עלה מהתיק האישי, כי חמש שנים קודם לכן, בשנת 1996 , קרה מקרה אחר שבו חרג מנהל ב' מסמכותו ופעל בניגוד עניינים, משום שטיפל בעניין הקשור בגיסתו שהייתה זכיינית של המפעל.
בבירור שהתקיים עמו אז התחייב מנהל ב' כי מקרה כגון זה לא יקרה שוב.
על גבי תרשומת של הבירור כתב אחד ממנהלי המפעל דאז: "השערורייה חוזרת על עצמה פעם אחר פעם.
הדעת אינה סובלת התנהגות כנ"ל".
ממסמכי המפעל עולה אפוא כי מנהל ב' חרג כמה פעמים מסמכויותיו ומנוהלי המפעל.
הנהלות המפעל השונות נהגו בחריגות אלה בסלחנות ולכל היותר באמצעות מתן אזהרות.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה בעניין ההתקשרויות שנעשו ללא אישור, טען מנהל ב' בין היתר כי למיטב זיכרונו עקב לוח זמנים צפוף ומורכבות תהליך החתימה על ההזמנות, דרשו ממנו הממונים עליו להטיל על ספקים שנבחרו "בהליך רכש מבוקר" את ביצוען של משימות דחופות קודם שתהליך החתימה על ההזמנות לביצוע אותן משימות הושלם.
בעניין המקרה משנת 1996 מפעל הפיס 979 .
טען מנהל ב' בין היתר כי רק לאחר הבירור שנעשה עמו נודע לו על מדיניות המפעל בעניין קרובי משפחה, ולטענתו, זה 11 שנים הוא עומד בהתחייבות שנתן באותו בירור.
בתשובתו ביקש מנהל ב' לציין כי בתיקו האישי מצויים מספר לא מועט של מכתבים מהממונים עליו המעריכים מאוד את פועלו ללא לאות לטובת יוקרתו של המפעל.
בתשובת המפעל מינואר 2007 נמסר בין היתר כי האירועים הנוגעים לחשדות שהועלו לגבי מנהל ב' בשנת 2000 אינם קשורים בהנהלת , כפי שעולה מתיקו האישי, ]'ממנהל ב[ המפעל הנוכחית, וכי "התרשמותה של ההנהלה הנוכחית היא חיובית לחלוטין, ולא היו כל תלונות נגדו, להיפך".
לדעת משרד מבקר המדינה, מהפרשות הנוגעות למנהל ב' ניתן ללמוד הן על גישת המפעל לבירור חשדות לפעולות בלתי תקינות ועל טיפולו בחריגות מנהליו והן על הבעייתיות הנובעת מטיפול לא רציף, לא שיטתי ולא מתועד כדבעי בפרשות שכאלה.
מן הראוי שהמפעל יפעל לתיקון הליקויים בנושא63.
בעיות עקרוניות בתהליכי הבקרה והביקורת במפעל .
נוסף על הבעיות הספציפיות שהועלו בעניין טיפול המפעל בפרשות המתו ארות לעיל, העלה משרד מבקר המדינה גם בעיות עקרוניות הנוגעות לתהליכי הבקרה והביקורת במפעל.
להלן פירוט הדברים: 1.
)(א במפעל אין נהלים הקובעים את סמכויותיהם, תפקידיהם, סדרי עבודתם ומעמדם של מבקר הפנים, החברה הנותנת למפעל שירותי ייעוץ וכוח אדם לצורכי ביטחון (ל הלן - החברה לייעוץ ביטחוני) והקב"ט, שהוא עובד שלה.
חלק מנושאים אלה מוסדרים במידה מסוימת בהסכמי המפעל עם מבקר הפנים ועם החברה לייעוץ ביטחוני.
לדעת משרד מבקר המדינה ראוי להסדיר נושאים אלה בנוהלי המפעל ולא להסתפק בהסדרתם החלקית והמוגבלת בהסכמים עם נותני השירותים.
זאת, בין היתר, כדי שלהסדרים יהיה מעמד מחייב והם יהיו ידועים לכל עובדי המפעל ומנהליו.
(ב) כאמור, בדיקותיהם של חלק מהחשדות המתוארים לעיל הופסקו בהוראת המנכ"ל בטרם הושלמו.
נוסף על כך, בעת שמבקר הפנים בדק את ביטוח הזכיינים, את מרבית המידע מהמשווקים הוא קיבל באמצעות המנכ"ל; את תגובת משווק א' בנושא לא העביר המנכ"ל למבקר הפנים, אלא רק לאחר התערבות היו"ר ומשרד מבקר המדינה בפרשה.
לדעת משרד מבקר המדינה, על מנת שמבקר הפנים, הקב"ט והיועץ הביטחוני ימלאו את תפקידיהם ביעילות המרבית וללא חשש, יש לחזק את מעמדם בנהלים ולמנוע את תלותם בבעלי תפקידים במפעל.
לשם כך, בין היתר, ראוי לקבוע שהם יוכלו לקבל מידע במישרין ממבוקרים, לרבות עובדי המפעל ומשווקיו, ולהקפיד על קיומן של הוראות הדין בנושא.
63 ראודוח מבקר המדינה 56ב' ( 2006 '), עמ105 , בעניין הליכי משמעת בתאגידים סטטוטוריים ובבנק ישראל, והדברים יפים למפעל, בהתאמות המחויבות.
(ג) מתשובות מנהל א', משווק א', משווק ב' והעובדת למשרד מבקר המדינה עולה כי הם לא קיבלו את הדוחות בעניינם כדי שיוכלו להגיב על האמור בהם.
למרות זאת דוחות אלה (למעט הדוח בעניינה של העובדת, שהיה דוח ביניים) הוגשו להנהלת המפעל כדוחות סופיים.
כאמור, בהתבסס על הדוח בעניין מנהל א' ומשווק א' החליט המפעל להפסיק את עבודתם במפעל.
לפי כללי היסוד של מקצוע הביקורת, יש למסור למבוקר טיוטה של דוח הביקורת לפני גיבושו הסופי, כדי לתת לו את זכות התגובה ולהציג תמונה שלמה ומדויקת של הממצאים.
לפיכך, על המפעל לקבוע בנהליו כי מבקר הפנים, היועץ הביטחוני והקב"ט ימסרו את טיוטות דוחותיהם למבוקרים ויתייחסו לתגובותיהם בד וחות, לפני הגשתם למפעל.
הדבר חשוב במיוחד כאשר הדוח מטיל ספק ביושרו או באמינותו של המבוקר כפי שקרה בפרשות המפורטות לעיל.
באוגוסט 2006 מסר היו"ר למשרד מבקר המדינה כי בכוונתו "להביא לאישור הדירקטוריון ".
עד ינואר ]ביקורת פנימית[ נוהל 2007 לא הוגש נוהל בנושא לדירקטוריון לאישורו.
על פי חוק הביקורת הפנימית, התשנ"ב- 1992 , הממונה על מבקר הפנים, שלו בין היתר צריך מבקר הפנים לדווח על ממצאיו ולפניו הוא נושא באחריות ישירה, יכול שיהיה היו"ר או המנכ"ל, הכול כפי שיקבע הדירקטוריון.
הועלה כי דירקטוריון המפעל לא דן בשאלה מי יהיה הממונה על מבקר הפנים.
אמנם בהסכם עמו נקבע כי מבקר הפנים יהיה כפוף ליו"ר הדירקטוריון, יגיש את דוחותיו ליו"ר ועדת הביקורת, ליו"ר הדירקטוריון ולמנכ"ל לפי נוהל שתקבע ועדת הביקורת ויעמוד בקשר הדוק עם נושאי המשרה האלה.
אולם ועדת הביקורת לא קבעה נוהל בעניין הגשת הדוחות.
נוסף על כך, בפועל הכפיף המנכ"ל את מבקר הפנים אליו, בלי שהיו"ר התערב בכך, ומבקר הפנים נמצא בקשר הדוק רק עם המנכ"ל.
חוק החברות, התשנ"ט- 1999 , מטיל על דירקטורים את חובת הזהירות.
משמעות הדבר היא כי על כל דירקטור לנקוט אמצעים סבירים על מנת למלא את תפקידו בחברה ובכלל זה לקבל מידע בעל חשיבות להחלטות שעליו לקבל במסגרת תפקידו64.
משרד מבקר המדינה העלה כי בכל הנוגע לעבודתם עם מבקר הפנים, לא יו"ר הדירקטוריון ולא חברי ועדת הביקורת מילאו כהלכה את חובותיהם ותפקידיהם כדלהלן: (א) אף שלפי ההסכם עם המפעל, מבק ר הפנים אמור להיות כפוף ליו"ר הדירקטוריון, היו"ר לא התעדכן באופן שוטף בעבודת מבקר הפנים ועל פי רוב לא דרש לקבל את דוחותיו.
(ב) גם ועדת הביקורת לא התעדכנה באופן שוטף בעניין עבודת מבקר הפנים, אף שמתפקידה לעשות כן - מתחילת שנת 2003 ועד אוגוסט 2006 התכנסה הוועדה שש פעמים בלבד: שלוש פעמים בשנת 2003 , פעמיים בשנת 2004 ופעם .
64 בת"א (י -ם) 400/89 'כונס הנכסים הרשמי בתפקידו כמפרק בנק צפון אמריקה בע"מ נ ארווין זוסמן ואח', פ"ד נ"ד( 2 )3 ', עמ 180 , פירט בית משפט את הנורמות שלפיהן נדרש דירקטור לפעול.
דברים אלה כוחם יפה גם לדירקטורים במפעל.
אחת בשנת 2005 , תמיד בנוכחות חלקית.
אחד מחמשת חברי הוועדה לא השתתף בשום ישיבה של הוועדה באותן שנים, וחבר אחר השתתף בישיבה אחת בלבד.
רק בשתיים מהישיבות האמורות (בנובמבר 2003 ובספטמבר 2005 ) ניתן ד יווח על ממצאי הביקורת הפנימית.
דיווחים אלה נרשמו בפרוטוקול בקצרה, ולכן לא ניתן לדעת אם התקיים דיון לגביהם כפי שראוי שייעשה.
ביתר הישיבות לא התעדכנה הוועדה בדבר עבודת מבקר הפנים.
רק בפרוטוקול ישיבת הוועדה שהתקיימה באוגוסט 2006 , סמוך לאחר סיום בדיקת משרד מבקר המדינה, פורטו דיוני הוועדה במידה מסוימת.
לדעת משרד מבקר המדינה, על דירקטוריון המפעל לקבוע מי יהיה הממונה על מבקר הפנים ולהסדיר זאת בנוהל.
תהא אשר תהא ההחלטה בעניין זה, ראוי לקבוע שכל דוחות הביקורת הפנימית יוגשו ליו"ר הדירקטוריון, למנכ"ל ולחברי ועדת הביקורת, וכי בתדירות שתיקבע ייפגש מבקר הפנים עם היו"ר והמנכ"ל ויעדכן אותם על אודות עבודתו.
על הדירקטוריון גם לקבל החלטות באשר לעבודת ועדת הביקורת אשר יבטיחו כי הוועדה תדון באופן שוטף בממצאי מבקר הפנים ותציע לדירקטוריון דרכים לתיקונם, כפי שמחובתה לעשות.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2006 מסר מבקר הפנים בין היתר כי בעקבות הערות משרד מבקר המדינה בנושא, הוא יזם מהלך למיסוד ערוצי התקשרות בינו לבין ועדת הביקורת, ובמסגרתו הציג לה עקרונות לפעולה בנושא.
עקרונות אלה, העוסקים בין השאר באופן הדיווח שלו לוועדת הביקורת, ל מנכ"ל וליו"ר על בדיקות שעשה ובמועדי הדיונים בדיווחים, אושרו על ידי הוועדה והדירקטוריון, והחל מאוגוסט 2006 .
הוא נוהג על פיהם בתשובותיהם למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2006 מסרו שני דירקטורים שנעדרו מישיבות ועדת הביקורת כי לא ידעו שהם חברים בוועדה זו.
אחד מהם טען כי מעולם לא קיבל פנייה מהמפעל על אי -השתתפותו בישיבות הוועדה, וכי בפעם היחידה שבה השתתף בישיבת הוועדה, הוא השלים קוורום בלי שידע כי הוא חבר בוועדה.
לדבריו, הוא אינו יכול לכהן בוועדת הביקורת בשל חשש לניגוד עניינים, מאחר שהוא מכהן בשתי ועדות אחרות במפעל העוסקות בעניינים ביצועיים.
בעקבות הערת משרד מבקר המדינה, ביקש אותו דירקטור מהמפעל להפסיק את חברותו בוועדת הביקורת.
דירקטור שלישי הסביר בתשובתו למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2006 כי נעדר מחלק מישיבות הוועדה מכורח נסיבות שהיו בימים שבהם התכנסה.
בלי להסיר אחריות מהדי רקטורים יצוין כי אם דירקטור נעדר כמה פעמים מישיבות ועדה שהוא חבר בה, על המפעל ויושבי הראש של אותה ועדה מוטלת החובה לברר את סיבת ההעדרות, ולוודא כי הדירקטור ממלא את חובתו ואת אחריותו, ואם דירקטור אינו יכול לכהן מטעם כלשהו בוועדה מסוימת, יש להחליפו מיד.
עניין זה חשוב במיוחד בוועדת ביקורת, שנועדה בין השאר להבטיח קיומם של סידרי מינהל תקינים.
הדירקטור הרביעי בוועדת הביקורת ויו"ר הוועדה מסרו למשרד מבקר המדינה בדצמבר 2006 ובינואר 2007 כי הוועדה פועלת באופן יעיל, וכי אף שהדברים אינם משתקפים בפרוטוקול, היא קיימה דיונים ערים בנושאים שהיו על סדר יומה.
עם זאת, הדירקטור ציין כי רצוי שיותקן נוהל שלפיו תפעל הוועדה, ויו"ר הוועדה מסר כי יפעל "לשיפור התפקוד בתחום 982 דוח שנתי57ב .
וקביעת ערוצי תקשורת ישירים וברורים בין ועדת ]במפעל[ עבודתם של מנגנוני הבקרה הביקורת למבקר הפנים".
לדעת משרד מבקר המדינה, התיעוד החסר של ישיבות ועדת ביקורת אינו עולה בקנה אחד עם כללי מינהל תקין.
על הוועדה להקפיד כי פרוטוקולי ישיבותיה ישקפו באופן אמין את שהתרחש בהן ויכילו את עיקרי הדברים שנאמרו, ההחלטות שהתקבלו ונימוקיהן.
ככל שהעניין הנדון חשוב ורגיש יותר, גדלה מידת הפירוט הנדרשת.
על המפעל לקבוע בנהליו כללים ברורים כמפורט לעיל בעניין רישום פרוטוקולי ישיבות ועדת ביקורת.
באוגוסט 2006 מסר היו"ר למשרד מבקר המדינה כי הוא או המנכ"ל יכולים להורות למבקר הפנימי לעשות בדיקות נוסף על אלה שאושרו בתוכנית העבודה השנתית שלו (להלן - בדיקות מיוחדות) וכי "המבקר הפנימי מדווח על ממצאי הבדיקות המיוחדות לגורם שהזמין אותן בסמוך לסיומן.
כמו כן, אם הממצאים רגישים וכיו"ב, מדווח עליהם המבקר הפנימי גם ליו"ר/למנכ"ל, אף אם לא הזמין את הבדיקה".
מבקר הפנים מסר למשרד מבקר המדינה באוגוסט 2006 כי הבדיקה בעניין ביטוח הזכיינים הייתה בדיקה מיוחדת שביקש ממנו המנכ"ל לעשות, ועל כן הוא הגיש את הטיוטה בעניינה למנכ"ל בלבד.
בהסכם עם מבקר הפנים לא נאמר דבר במפורש בעניין בדיקות מיוחדות.
לדעת משרד מבקר המדינה, על המפעל להסדיר גם נושא זה בנוהל ולהטיל על מבקר הפנים חובה לדווח גם על ממצאי הבדיקות המיוחדות למנכ"ל, ליו"ר ולחברי ועדת הביקורת, ולא רק למזמין הבדיקה, ללא קשר למהות הבדיקה ולרגישות ממצאיה.
ההחלטה אם ממצאים הם רגישים עשויה להיות סובייקטיבית, ולא רצוי שהעברת ממצאי בדיקה מיוחדת לבעלי התפקידים האמורים, שמחובתם להבטיח כי ליקויים במפעל יימצאו ויטופלו, תהיה תלויה בהחלטה שכזו.
בהסכם בין המפעל לחברה לייעוץ ביטחוני נקבע כי היועץ הביטחוני והקב"ט יגישו את דוחותיהם וחוות דעתם "ליו"ר הדירקטוריון ו/או למנכ"ל ו/או לגורמי המפעל לפי הוראותיהם של היו"ר והמנכ"ל, לפי העניין", וכן יעמדו בקשר שוטף עם נושאי המשרה אלה.
נמצא כי על פי רוב המנכ"ל נותן הוראות לקב"ט וליועץ הביטחוני והם מוסרים לו את דוחותיהם.
לא נמצא כי הקב"ט והיועץ הביטחוני עומדים בקשר שוטף עם היו"ר, וגם היו"ר ביוזמתו אינו מתעדכן בעניין עבודתם.
עקב כך, בין היתר, לא ידע היו"ר על בדיקתם בעניין ההדלפה מקובץ הזכיינים ועל הוראת המנכ"ל שלא להמשיכה.
לדעת משרד מבקר המדינה, לאור רגישות הנושאים שבהם מטפלים היועץ הביטחוני והקב"ט, מן הראוי לקבוע בנוהלי המפעל כי העתקי כל דוח וחוות דעת שלהם, לרבות דוחות ביניים, יועברו הן למנכ"ל והן ליו"ר ללא קשר לתוכנם ולזהות הגורם שהזמין אותם, ואלה ישקלו האם יש מקום להביאם בפני גורמים נוספים, דוגמת הדירקטוריון.
עוד ראוי כי בתדירות שתיקבע ייפגשו הקב"ט והיועץ הביטחוני עם היו"ר והמנכ"ל ויעדכנו אותם על אודות עבודתם.
בתקנון ההתאגדות של המפעל הוטלה על היו"ר החובה לקיים, מטעם הדירקטוריון, פיקוח על ניהול עסקי החברה ופעולותיה ולדווח עליהן לדירקטוריון.
כאמור, על קיומן של חלק מהפרשות המתוארות לעיל לא ידע היו"ר כלל, ובאחת מהפרשות שעליהן ידע והטיפול בה חודש בעקבות התערבותו, הוא לא התעדכן דיו.
משרד מבקר המדינה העיר ליו"ר כי גם לשם מילוי חובתו על פי התקנון, עליו להתעדכן ביוזמתו באופן שוטף בדבר הבדיקות שעושים מבקר הפנים, הקב"ט והיועץ הביטחוני, ובמידת הצורך לדווח עליהן לדירקטוריון.
בתשובת המפעל מינואר 2007 נמסר כי הערות משרד מבקר המדינה בעניין בעיות עקרוניות בתהליכי הבקרה והביקורת במפעל "נלקחו לתשומת לב ההנהלה.
ההערות נלמדות, במטרה משרד [ מצוי בעיצומו.
יהיה צורך בהכנת נהלים התואמים את המלצות ]והתהליך[ ,ליישמן ".
מתשובה זו עולה עוד, כי בהתאם להמלצת מבקר הפנים בדוח בעניין מנהל ]מבקר המדינה א' ומשווק א', אישר דירקטוריון המפעל באוקטובר 2006 קוד אתי שמטרתו לקבוע נורמות התנהגות ראויות שלאורן על המפעל לפעול ולקבל החלטות.
בקוד האתי נקבע כי "הקוד פונה , לעובדיו, ללקוחותיו, לספקים, לסביבה ולקהילה.
כללי האתיקה של ]המפעל[ לכלל חברי מסמנים רף התנהגות שמשמעותו מעבר לציות לח ]המפעל[ ,וק, כגון: כבוד, יושר, אמינות מעלה את סטנדרט ]המפעל[ הוגנות, שמירת סודיות וניקיון כפיים.
אימוץ קוד אתי על ידי ההתנהגות שלו, הן כלפי פנים והן כלפי חוץ, ומגביר את תחושת המחויבות החברתית שלו למען הקהילה".
בתשובתו מינואר 2007 טען המפעל כי הוא "חרד.
ל טוהר המידות של עובדיו, ואולם עדיין מחובתו להימנע מפעילויות - ודאי פומביות או הצפויות להתפרסם - שיכולות לפגוע קשה בגיוס הכספים על ידו.
אם הציבור יסלוד מהשקעת כספו במפעלי ההגרלות ולא יגיע כסף מההגרלות, מפעל הפיס לא יוכל ולהקצות כספים למטרות ציבוריות ש[ לתפקד.
חשש זה עומד ]לקידומן הוא הוקם כל העת לנגד עיני ההנהלה, כאשר עליה להכריע - כמובן במסגרת החוק - כיצד להגיב על תופעות פסולות המתגלות בפעילות עובדים, משווקים או זכיינים.
ההכרעה הניהולית, שאיננה קלה, ניזונה בראש וראשונה מן השיקול מה מחייבת ]המפעל[ טובת (כל ע וד היא במסגרת החוק).
וטובה זו מחייבת לתקן תופעות ובדרך ]המפעל[ ולעקור את הטעון עקירה מן השורש, ככל הניתן, בתוך כתלי שקטה" (ההדגשות במקור).
מתשובה זו עולה כי בעת שהנהלת המפעל שקלה כיצד לנהוג בחשדות לביצוע פעולות בלתי תקינות של עובדים ומשווקים, היא נתנה משקל מכריע לפגיעה האפשרית ביכולתו של המפעל לגייס כספים לטובת הציבור.
לדעת משרד מבקר המדינה, על המפעל לשקול קשת רחבה יותר של אינטרסים ציבוריים.
כדי להחליט באופן מושכל מה מחייבים האינטרסים הציבוריים מחד גיסא וטובת המפעל מאידך גיסא כשמתגלים חשדות מסוימים, היה על הנהלת המפעל לוודא כי בידיה מלוא המידע הרלוונטי, ועל פי הצורך גם לבקש את הנחיית הדירקטוריון.
ייתכנו מקרים שנסיבותיהם ומאפייניהם יחייבו את המפעל, מכוח היותו נאמן הציבור, להגיש 984 דוח שנתי57ב .
תלונה במשטרה או להביא למיצוי הבירור והחקירה באמצעות גורם חיצוני אחר, גם אם בדיקה זו אינה מחויבת לפי החוק, וגם אם כתוצאה מכך עלולים המקרים להתפרסם.
סדרי מינהל תקין מחייבים שהגורמים המוסמכים במפעל ייתנו את הדעת על כל מקרה ויכריעו באשר לטיפול בו.
תהליך הטיפול חייב להיות מנומק ומתועד.
מממצאי הביקורת עולה כי בין היתר מחשש לפרסום שליל י, נהגה הנהלת המפעל בשנים האחרונות, ללא יוצא מן הכלל, לסיים בתוך המפעל, בחיפזון רב את הטיפול במקרים שבהם עובדים ומשווקים נחשדו בביצוע פעולות בלתי תקינות בקשר לעבודתם במפעל, בלי לבדוק (אפילו לא בבדיקה פנימית) את החשדות במלואם ובלי לבחון את ההשפעה על המפעל במקרים אלה.