HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
עוד מסר המשרד כי על פי נוהל מפת״ח, מנהל הפרויקט רשאי לקבל החלטה להמשיך או לסיים את הפיילוט ולהעבירו לייצור, וכן שמודגש ב נוהל כי אין לאפשר לעיכובים בביצוע הפיילוט לעכב את הטמעת המערכת כמתוכנן.
עוד ציין משרד החינוך כי " המשוב אשר התקבל מנציגי המכינות אשר כן עבדו על המערכת כנדרש, שימש את משרד החינוך לתהליך הפקת לקחים בנוגע להמשך פיתוח המערכת.
לקשיים אשר הועלו במשוב ניתן מענה במערכת בהתאם לצורך, בטרם עלייתה לאוויר".
משרד החינוך הפנה בתשובתו לטבלת שינויים ושיפורים (להלן - שו"שים) שבוצעו במערכת.
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החינוך כי קובץ המתעד שינויים שנעשו במערכת אינ ו בגדר תחליף למסמך מסכם של הפיילוט ושל המסקנות שהוסקו ממנו.
: הדרכה והטמעה הצלחת הקליטה וההטמעה של מערכת מושפעת בין היתר מהכשרת המשתמשים לקראת ההטמעה והשימוש וממתן תמיכה לאחר מכן.
ההדרכה צריכה להינתן לכל משתמשי המערכת, ותפקידה להקל עליהם להבין את עקרונות השימוש בה ואת דרך התפעול הנכונה.
בנוהל מפת"ח נקבע כי יש לבדוק את יעילות ההדרכה בהקדם האפשרי כדי להפיק לקחים וליישמם אם מתגלה צורך בשיפורים.
במכרז נקבע כי הספק ידריך את משתמשי המערכת ואת מומחי היישום ויפיק מדריך למשתמש, וכי תכנית ההדרכה תעסוק בעקרונות יישום נכון של העבודה, שלבים ואילוצים; באפשרויות כשל והתאוששות ובאבטחת מידע.
בדצמבר 2010 שלחה מ"מ מנהל האגף מכתבים למנהלי המכינות וציינה כי בינואר 2011 תושק תכנה חדשה לניהול התקצוב של המכינות והזמינה אותם לימי הדרכה בסוף החודש.
עם דחיית הפעלתה של המערכת החדשה לאחר שבוטל הפיילוט הראשון, בוטלו גם הדרכות אלה.
משרד החינוך כתב בתשובתו כי הוא " נתקל בהתנגדות גורפת מצד המכינות לעבוד במערכת כבר בשלב הפיילוט.
הודעת המכינות כי הן אינן מעוניינות לשתף משרד החינוך 1083 .
פעולה עם משרד החינוך בנושא והתקציב המוגבל אשר עמד לרשות משרד החינוך לצורך ביצוע ההדרכות, היוו את השיקולים להחלטה לדחות את ההדרכות".
ממסמכים שמסר משרד החינוך למשרד מבקר המדינה עולה כי במרץ 2011 התקיימו הדרכות על המערכת החדשה.
בתחילת אפריל 2011 החלה הפעלת המערכת, ומאז נעשו בה גם שו"שים.
מבירור שעשה משרד מבקר המדינה עלה כי מיום הפעלת המערכת הוציא הספק כמה מהדורות של מדריך למשתמש, אך עד מועד סיום הביקורת ביולי 2012 לא התקיימו הדרכות נוספות לנציגי 1084 דוח שנתי63ג .
עוד התברר מפגישות ומשיחות שקיימו נציגי משרד מבקר המדינה עם מנהלים ועובדים במכינות שחלקם לא היו ערים לשו"שים שנעשו, ורבים הפסיקו להשתמש במערכת ומצאו חלופות אחרות.
בתשובתו מספטמבר 2012 " הסביר משרד החינוך כילאחר עליית המערכת לאוויר ותחילת עבודת נציגי המכינות במערכת, החלו להתקבל במשרד תלונות מצד המכינות על קשיים ביכולת הקליטה וההטמעה של המערכת.
אולם, איתור קשיים אלה בטרם עליית המערכת לאוויר אינו אפשרי בהיעדר שיתוף פעולה מצד המכינות בשלב הפיילוט".
כמו כן ציין משרד החינוך כי נוהל מפת"ח אינו מחייב הדרכה נוספת לאחר ביצוע שינויים במערכת והפקת מהדורות חדשות, אך הוסיף שקיים הדרכות נקודתיות למשתמשים שהביעו נכונות להשתתף בהן.
משרד מבקר המדי נה מעיר למשרד החינוך כי נוכח הקשיים שהתגלו לאחר שהחלה הפעלת המערכת, ונוכח השו"שים הרבים שנעשו בה ממועד קיום ההדרכות הקודמות לפני יותר משנה, היה ראוי שמשרד החינוך יבצע - בד בבד עם הוצאת המדריך למשתמש - גם הדרכות נוספות, ובכלל זה בנושא השו"שים שבוצעו במערכת, כדי להפיג את החששות מפניה ולעודד את המכינות להשתמש בה.
יצוין כי הצלחתה של מערכת נמדדת בעיקר בתועלת המופקת ממנה ובשימוש המשתמשים בה.
כפי שתואר לעיל, מכינות רבות הפסיקו להשתמש במערכת ומצאו חלופות, ומצב זה מעלה ספק בדבר התועלת של המערכת, הן לגורמים המממנים ולמכינות והן למשרד החינוך כגוף מבקר.
ביצוע שינויים ושיפורים במערכת החדשה שינויים מבוצעים במשך כל מחזור חייה של מערכת, הן בשלבי האפיון וההקמה והן בתקופת התחזוקה.
על פי נוהל מפת"ח, ניהול שינויים ( Change Management) הוא שיטה (טכניקה) לניהול שינויים או שיפורים במערכת ולבקרה עליהם.
במכרז נקבע כי תקופת ההתקשרות עם הספק שיזכה במכרז לפיתוח המערכת היא שלוש שנים, עם אפשרות להאריכה בשלוש תקופות נוספות של שנה כל אחת.
עוד נקבע במכרז היקף שעות אפשרי לשו"שים בכל שנה החל משנת ההתקשרות השלישית (כלומר מתחילת 2012 ) עד לשנת ההתקשרות השישית, ובסך הכול 1,450 .
שעות ממסמכים שהועברו לידי משרד מבקר המדינה עולה כי בעקבות דרישות והערות של משתמשים ממשרד החינוך, מהקרן, ממינהלת הפרויקט ומהמכינות החלו לבצע שו"שים במערכת החדשה עוד לפני שהופעלה14 .
עוד התברר כי עד יולי 2012 בוצעו במערכת121 שו"שים בהיקף כולל של 4,082 שעות עבודה, וכי התשלום בעד השו"שים נעשה מתקציב פיתוח השלב השני שכאמור עדיין לא בוצע במועד סיום הביקורת.
עד יולי 2012 הועברו לחברה ב' תשלומים בסך כ-624 אלף ש"ח (לא כולל מע"ם) בעבור ביצוע השלב הראשון לפי אבני הדרך, ועוד סך של כ-372 .
אלף ש"ח (לא כולל מע"ם) בעבור ביצוע השו"שים .
14 בין היתר בוצעו השו"שים האלה: הוספת עמודה של תאריך פתיחת מסלול, הוספת סטטוסים של סיום לימודים, אפשרות להזין חופשה של יום אחד בלבד, והוספת שדה שיציג את סך כל ההכנסות למשפחה.
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החינוך כי ביצוע שו"שים בעלות כספית ניכרת בהיקף של כ -37% מסך התשלומים ששולמו לספק בעד פיתוח המערכת ובהיקף שעות גדול פי שלושה מהיקף השעות שהוקצו במכרז לביצוע שו"שים, יש בו כדי להעי ד שהאפיון של המערכת לקה בחסר.
עניין זה הוא תוצאה, בין היתר, של אי -שיתופם של כלל מומחי היישום באפיון המערכת.
פיתוח ממשקי המערכת 1.
במכרז נקבעו שתי דרכים לשימוש במערכת החדשה: האחת- ניהול הנתונים ישירות באמצעות מערכת זו; השנייה - ניהול הנתונים במערכת נפרדת של המכינה או של מוסד האֵם והתקשרות למערכת החדשה באמצעות ממשקים.
עוד צוין במכרז כי חובה להתקין כמה מהממשקים כבר במערכת הבסיסית (בתום השלב הראשון של הפיתוח), כי כל הממשקים חייבים להיכלל בתצורה המלאה של המערכת (בתום השלב השני), וכי ממשקים למערכות קיימות יותאמ ו לפורמטים של מערכות אלו, וממשקים חדשים יפותחו בטכנולוגיות מתקדמות (ממשקים מבוססי XML15.
) במכרז פורטו הממשקים שחובה שייכללו בתצורה הבסיסית של המערכת (כגון נתוני תלמידים ונתוני סיוע) ורשימת הממשקים שאין חובה לכלול בתצורה הבסיסית.
כמו כן, נמנו הממשקים הנדרשי ם עם גופים נוספים: אגף הבחינות במשרד החינוך, הנהלת החשבונות של משרד החינוך, מערכות המחשוב של משרד הביטחון, המרכז הארצי לבחינות והערכה, משרד הפנים והלמ"ס.
לא צוין בנוגע לממשקים אלה שחובה לכלול אותם במערכת הבסיסית.
בחודשים יולי -נובמבר 2010 התקיימו במשרד ה חינוך כמה דיונים ושיחות, בהשתתפות מ"מ מנהל האגף לחינוך מבוגרים, נציגי מינהל התקשוב, מינהלת הפרויקט הנוכחית וחברה ב ', ומהם עולה כי משרד החינוך חזר בו מכמה מהדרישות שנקבעו במכרז בדבר יצירת ממשקים שיאפשרו למכינות להמשיך להשתמש במערכת הקודמת ובמערכות מחשוב אחרות, כמפורט להלן: ביולי 2010 .
"'התקיים במשרד החינוך דיון שעניינו "ישימות ממשקים לשלב א בסיכום הדיון צוין כי "כל המידע הדרוש לניהול המכינה יבוצע במערכת החדשה שתקום וכל המכינות תעבודנה איתה.
לפיכך, המוסדות האקדמיים שבצידם מכינות ייאלצו לעבוד עם יותר ממערכת אח ת".
עוד צוין כי כדי לאפשר אינטגרציה בין המערכות של המכינות יופעלו הממשקים האלה: ממשק תלמידים, ממשק נתוני סיוע וממשק שיעורים.
שאר הממשקים נדחו לשלב השני.
בסיכום שיחה טלפונית שהתקיימה בנובמבר 2010 בין מנהלת הפרויקט, מ"מ מנהל האגף ונציגת חברה ב' צוין שמ"מ מנהל האגף "עומדת בתוקף על החלטתה שלא לממש בשלב זה את הממשקים בין המערכת החדשה למערכת הישנה".
15 XML ( eXtensible Markup Language ) הוא תקן לייצוג נתונים במחשבים שהשימוש בו מקל את מעבר הנתונים בין מערכות שמתבססות על תשתיות שונות.
עולה אפוא כי אף שבמכרז נקבע שיעמדו בפני המכינות שתי חלופות - להשתמש ישירות במערכת החדשה או להשתמש במערכות אחרות ולהפעיל ממשקים בינן לבין המערכת החדשה - הרי שמ"מ מנהל האגף החליטה שלא לפתח ממשקים עם מערכות אחרות ושכל המכינות יחויבו להשתמש ישירות במערכת החדשה.
בתשובתו מסר משרד החינוך כידרישת המכינות לדווח רק באמצעות הממשקים, כלומר שלא באמצעות ניהול נתונים ישירות במערכת החדשה, לא עלתה בקנה אחד עם מטרות המערכת ועם חובתו של האגף לנהל את תקציב ה מכינות ואת הבקרה עליהן במסגרת המשאבים שהקצה לכך משרד החינוך.
לדברי משרד החינוך, בזכות ההחלטה החלו המכינות לנהל את הנתונים ישירות במערכת החדשה, וכך הוגברה שקיפות המידע והנתונים, והשתפרה יכולתו של משרד החינוך לפקח על התהליכים המתבצעים במערכת .
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החינוך כי העיקרון שהמערכת תאפשר שתי דרכי עבודה - ישירה ובאמצעות ממשקים - נקבע במכרז.
ביטול אחת מדרכי העבודה במערכת (באמצעות ממשקים) הוא עקרוני ויסודי.
ראוי היה שהחלטה בעניין זה תתקבל מתוך שיתוף של כלל הגורמים הנוגעים בד בר ועל יסוד הצגה מפורטת של כל ההשלכות והקשיים הנובעים ממנה.
מבירור שעשה משרד מבקר המדינה עם מנהלת הפרויקט עלה כי בעקבות פגישה של נציגי המכינות עם מ"מ מנהל האגף בדצמבר 2010 , וכן בעקבות תלונתם על אי-פיתוח הממשקים, התקיים בינואר 2011 סבב שיחות בהשתתפות מ"מ מנהל האגף ונציגים ממינהל התקשוב, ובכלל זה מנהלת מינהל התקשוב, ובו הוחלט לפתח את הממשקים.
מנהלת הפרויקט ציינה בעניין כי "לא התקיימה ישיבה ייעודית לנושא ולכן לא יצאה החלטה כתובה".
עולה אפוא כי כחצי שנה לאחר שהחליט משרד החינוך שלא לפתח את הממשקים, שונתה שוב החלטתו בלי שתועדו הליך ההחלטה והשיקולים שהביאו לקבלתה.
יצוין כי לבסוף פיתח המשרד, כפי שיתואר להלן, ממשקים רק למערכת הקודמת אך לא פיתח ממשקים למערכות מחשוב אחרות.
כאמור, הפעלת המערכת החדשה נדחתה לתחילת אפריל 2011 , והמכינות הוזמנו להדרכות קודם לכן.
בעקבות זאת שלח יו"ר ועד מנהלי המכינות בסוף מרץ 2011 מכתב למ"מ מנהל האגף וציין כי לאחר שנציגי המכינות השתתפו בהדרכות, הם מבקשים להביא לידיעתה שמוסדותיהם לא יוכלו להשתמש במערכת החדשה מהסיבות האלה: ממשקי המערכת החדשה לעבודה מול המכינות הממשיכות להשתמש במערכת הקודמת א ינם מוכנים ולא נוסו עדיין; יש במערכת החדשה מאפייני יסוד שגויים שגורמים להשמטתם של נתונים על תלמידים באופן שאי - אפשר לשחזרם; כל המוסדות יידרשו לבצע הקלדה כפולה של נתונים; המערכת עדיין אינה מוכנה להפקת דוחות אמינים ולהבטחת מהימנות המידע בנוגע למרכיבים כמו אימות מספרי זהות ומספרי חשבונות בנק.
בסיום מכתבו ציין יו"ר ועד מנהלי המכינות כי "צפוי כאוס מוחלט בכל מערך המידע של המכינות הקדם- אקדמיות מול כל המוסדות", וכי "משמעותו של כאוס צפוי זה בשלב המיידי, חוסר האפשרות להעביר את הסיוע שניתן לתלמידים לחשבונותיהם וכן להעביר את שכר הלימוד למוסדות עבור התלמידים הזכאים לסיוע".
לא נמצא שניתנה תשובה על מכתבו של יו"ר ועד מנהלי המכינות.
11 שלחה מ"מ מנהל האגף מכתב למנהלי המכינות, ובו כתבה כי הופעלה המערכת החדשה, כי בדיקת הממשקים תסתיים בימים הקרובים, וכי כל המכינות, לא רק אל ה המשתמשות במערכת הקודמת, יוכלו לשגר באמצעות הממשקים נתונים אל המערכת החדשה, וכבר לא יהיה צורך בהקלדה כפולה.
11 שלח יו"ר ועד מנהלי המכינות למנכ"ל משרד החינוך דאז מכתב "קריאה להתערבותך הדחופה", ובו כתב כי עדיין אין ממשק בין המערכת הקודמת לחדשה ובין המערכת החדשה למערכת של משרד הביטחון, וכי רק מכינה אחת משתמשת במערכת החדשה.
באותו החודש כתב משרד החינוך 1089 .
שוב למ"מ מנהל האגף וביקש לחדול לחלוטין מהניסיונות לעבור למערכת החדשה עד שיהיה ברור כי היא מאפשרת עבודה תקינה לחלוטין בכל הממשקים וכי השימוש בה אינו מחייב הקלדה כפולה כלשהי.
משרד החינוך בחר להפעיל את המערכת עוד בטרם פותחו הממשקים בין המערכת הקודמת למערכת החדשה ובינה לבין מערכות מחשוב אחרות.
במצב זה לא יכלו המכינות להעביר את הנתונים והדיווחים הנדרשים מהן לצורך קביעת זכאות תלמידיהן למלגות לימודים ומלגות קיום בלי להידרש להקלדה כפולה.
בתשובתו מספטמבר 2012 " מסר משרד החינוך כי המערכת עלתה לאוויר בהתאם לאפיון ובהתאם לדרישות המכרז.
גם לאחר שהתברר כי יש צורך לבצע מספר שינויים במערכת, לא היה בכך כדי לפגוע בפונקציונאליות המלאה של המערכת".
עוד מסר כי "להעברה או אי-העברה של ממשקים בין מערכות אין בה כדי למנוע מהמכינות לעבוד כמשתמשים במערכת באמצעות הזנה ישירה של הנתונים".
בחודשים יולי -אוקטובר 2011 הוציאו מ"מ מנהל האגף ומנהלת מינהל התקשוב כמה הודעות ועדכונים בדבר מוכנות המערכת החדשה להפעלה ויכולתן של המכינות לשלוח אליה ולקבל ממנה נתונים באמצעות ממשקים, כמפורט להלן: ביולי 2011 הודיעה מ"מ מנהל האגף למנהלי המכינות כי בתוך כמה ימים יוכלו מכינות שמפעילות את המערכת הקודמת להעביר נתונים אל המערכת החדשה וממנה באמצעות ממשקים; באותו החודש הודיעה מ"מ מנהל האגף למנכ"ל משרד החינוך דאז כי הופעלו הממשקים בין המערכת הקודמת למערכת החדשה.
מאוחר יותר באותו החודש התקיימה ישיבה בלשכת מנכ"ל משרד החינוך דאז, בהשתתפות מ"מ מנהל האגף, נציגי מינהל התקשוב ונציגי מנהלי המכינות, בעקבות תלונות ממנהלי המכינות בדבר אי -מוכנותה של המערכת החדשה, בין היתר בשל היעדר ממשקים עם המערכת הקודמת ועם מערכות מחשוב אחרות.
בישיבה סוכם כי תיעשה בדיקה מקיפה בכמה מכינות לבחינת טענותיהן.
ביולי 2011 שלח מנהל הקרן דאז מכתב למנכ"ל משרד החינוך, ובו ציין כי הקרן מסייעת לחיילים משוחררים הלומדים במכינות הן במתן מלגות לימודים והן במתן מלגות קיום חודשיות, וכי בלא ממשקים לקרן, אין הקרן יכולה לבצע תשלומים אלה.
בסיום מכתבו ביקש את התערבותו של מנכ"ל משרד החינוך במציאת פתרון כדי שאוכלוסיית החיילים המשוחררים לא תיפגע.
בסוף יולי 2011 שלחה מנהלת הפרויקט מכתב למ"מ מנהל האגף ולמנהלת מינהל התקשוב וכתבה כי התצורה של המערכת החדשה אינה נוחה למכינות, מפני שהיא מחייבת את עובדיהן לעדכן כמה מהנתונים גם במערכות של מוסדות האֵם, כלומר פעמיים.
היא ציינה שביולי 2010 החליט משרד החינוך לחייב את כל המכינות לעבוד אך ורק במערכת החדשה מתוך הנחה שמשרד החינוך יכול לדרוש זאת, "אך בנובמבר 2010 התברר שהחלטה זו אינה ישימה והתקבלה בטעות".
עוד נאמר במכתב כי בשלב זה נרתם משרד החינוך לפתח את הממשקים ההכרחיים כדי שיהיה אפשר להפעיל את המערכת החדשה באפריל 2011 , ולכן לא כל הממשקים פותחו בשלב הראשון, אך הם יושלמו בעתיד, ועד אז חייבות המכינות לעדכן נתונים גם במערכת החדשה.
באוגוסט 2011 שלח מנהל מכינה נוספת מכתב למנכ"ל משרד החינוך דאז, ובו כתב כי צוותי המחשוב במשרד, במינהלת הפרויקט, בחברה א' ובחברה ב' עשו מאמצים רבים להסדיר את הממשקים עם המערכת החדשה, אך מאחר שתכנון 1090 דוח שנתי63ג .
הממשקים היה לקוי מלכתחילה ולא התחשב בצרכים האמתיים של המכינות ובהיותן משתמשות קצה16 , יש תלמידים רבים שמשרד הביטחון אינו יכול להעביר להם את מלגתם בשל בעיות בתכנה המונעות את העברת הנתונים מהמכינות.
16 משתמש קצה הוא הגורם שמשתמש בפועל במוצר ואשר המוצר מיועד לו (מילון "רב מילים").
בפגישה עם נציגי מכינה נוספת ביקשו נציגי המכינה שמשרד החינוך יטפל בממשקים בין מערכות שונות שהמכינות עובדות בהן ובין המערכת החדשה, ולא רק בממשקים מול המערכת הקודמת.
נציגי משרד החינוך אמרו שאפיונם של ממשקים אלה אמור להתחיל בנובמבר 2011 .
בספטמבר 2011 שלחה מנהלת מינהל התקשוב דוא"ל ליועץ מנכ"ל משרד החינוך, ובו כתבה שבפגישה שהתקיימה בלשכת המנכ" ל ביולי 2011 הוחלט שמנהלת הפרויקט תבקר בשתי מכינות "על מנת ללמוד על הבעיות הקשורות במערכת ואשר הועלו על ידי נציגי המכינות".
כעבור זמן מה התקיימו שני ביקורים משותפים של מנהלת הפרויקט ושל נציגי מינהלת הפרויקט הנוכחית בשתי מכינות, ולבקשת מנכ"ל משרד החינוך התקיים ביקור נוסף במכינה שלישית בהשתתפותן של מנהלת מינהל התקשוב, מ"מ מנהל האגף ומנהלת הפרויקט.
בדוא"ל צוין כי "הביקורים איששו את ההערכות המוקדמות שלנו שעל אף שיש מספר בעיות, המערכת מתפקדת ומאפשרת עבודה שוטפת" (ההדגשה במקור).
לדבריה של מנהלת מינהל התקשוב הטענה שהעלו נציגי המכינות בדבר בעיה דחופה שבגינה אינם יכולים לקבל ממשרד הביטחון סיוע לסטודנטים, התבררה כלא נכונה, ולראיה, יש מכינות (היא פירטה את שמותיהן) המשתמשות הן במערכת החדשה והן במערכת הקודמת שהצליחו לשלוח נתונים באמצעות הממשקים.
לסיכום ציינה כי "לא קיימת כל סכנה לפתיחת שנה"ל.
באפשרותן של המכינות המעוניינות להרחיב את האפשרויות במערכת החדשה, מעבר לתכנים שהוגדרו במכרז, להזמין הרחבת שירותים נוספים אלו על חשבונן".
יצוין כי באוקטובר 2011 פנתה מ"מ מנהל האגף אל ועדת המכרזים וביקשה לאשר התקשרות חד-פעמית עם חברה א' לצורך הפעלה מחודשת של המערכת הקודמת עבור 20 המכינות שבחרו להמשיך להשתמש בה ולהעביר נתונים לגופים המממנים באמצעות ממשקים, מכיוון שפיתוח הממשקים נמשך מעבר למצופה וכדי למנוע עיכוב בהעברת מלגות לימודים ומלגות קיום לתלמידים.
עולה אפוא כי למרות הודעות חוזרות ונשנות ממשרד החינוך שניתנו מחודש אפריל ואילך בדבר היכולת לשלוח נתונים באמצעות ממשקים אל המערכת החדשה וממנה, ולמרות עדכונים דומים שנמסרו למנכ"ל משרד החינוך דאז בנושא זה, לרבות הדיווח של מנהלת מינהל התקשוב מספטמבר 2011 , הרי שבאוקטובר 2011 נאמר לוועדת המכרזים מפורשות שפיתוח הממשקים טרם הושלם ושיש לאשר התקשרות עם חברה א ' כדי למנוע עיכוב של מלגות לימודים ומלגות קיום לתלמידי המכינות.
בתשובתו מסר משרד החינוך כי פיתוח הממשקים נמשך מעבר למצופה בין היתר בגלל ההחלטות שקיבל המשרד וכי לאחר שפותחו הממשקים נמצא שכל מכינה שיגרה נתונים למערכת החדשה וקלטה ממנה נתונים.
עוד ציין המשרד כי לאחר פיתוח הממשקים במערכת החדשה בוצעו מפעם לפעם שינויים בממשקי המערכת הישנה, ולכן ביצע משרד החינוך שינויים חוזרים ונשנים בממשקי המערכת החדשה גם לאחר סיום פיתוחם לפי האפיון.
כאמור, באוקטובר 2011 פנתה מ"מ מנהל האגף אל ועדת המכרזים וציינה כי פיתוח הממשקים נמשך מעבר למצופה.
על כן, וכדי למנוע עיכוב בהעברת מלגות לימודים ומלגות קיום לתלמידים, ובעיקר כדי למנוע נזק שאין לו תקנה לגופים המממנים (שלא יוכלו להגיע לביצוע תקציבי מלא בגין תשלומים אלה, וינוכה בשל כך חלק מתקציבם העתידי), היא מבקשת לאשר התקשרות חד-פעמית עם חברה 1092 דוח שנתי63ג .
א' לצורך הפעלה מחודשת של המערכת הקודמת עבור המכינות המשתמשות בה.
לדבריה, התקשרות זו תאפשר להעביר את התשלומים ללומדים ולמוסדות, וכן תקל את ההיערכות לשימוש במערכת החדשה.
עלות ההתקשרות לצורך זה היא 5,000 .
ש"ח בתוספת מע"ם עוד באותו החודש אישרה ועדת המכרזים את ההתקשרות עם חברה א' בסכום של 5,000 ש"ח כדי להפעיל שוב את מרכז המידע של המערכת הקודמת.
חברה א' קישרה למרכז המידע מכינה אחת משרד החינוך 1093 .
בלבד, ולצורך חיבורן של שאר המכינות עד סוף ינואר 2012 דרשה עוד 114,000 .
ש"ח בתוספת מע"ם בנובמבר 2011 דנה ועדת המכרזים בבקשה נוספת של האגף להתקשר מחדש עם חברה א' עד סוף החודש.
בבקשה צוין כי הממשקים עדיין אינם עובדים כנדרש, וקשה להעריך אם בעיה זו תיפתר בתוך כמה ימים; עקב הקשיים בשימוש בממשקים, הגופים המממנים את המלגות א ינם יכולים לבצע את התשלומים כסדרם, ויש חשש שייגרם להם נזק כאמור.
ועדת המכרזים דחתה את הבקשה ונימקה את החלטתה בכך שהמכינות שאינן משתמשות במערכת החדשה יכולות בכל עת לקבלה חינם אין כסף ולהטמיעה אצלן בפרק זמן קצר.
בדצמבר 2011 הודיעו מ"מ מנהל האגף וראש היחידהלהשכלה והכשרה במשרד הביטחון למנהלי המכינות כי בשל הליקויים במערכות המחשוב, ינהלו המכינות ועדות פנימיות שידונו בעניינם של תלמידים שהם חיילים משוחררים ויעבירו לקרן בקובץ אקסל (כלומר לא באמצעות המערכת החדשה) את נתוני התלמידים ואת ההחלטות בדבר הסיוע המגיע להם.
מדוח מצב ששלח ועד מנהלי המכינות למשרד החינוך בפברואר 2012 עולה שהמכינות המשיכו לדווח לקרן באמצעות קובצי אקסל גם במועד זה.
עוד עלה כי במועד הביקורת, באפריל 2012 , עדיין נמשכו הקשיים בשליחת נתונים באמצעות הממשקים ובקליטתם התקינה.
משיחות שקיימו נציגי משרד מב קר המדינה עם נציגי מכינות עולה כי בחודשים מאי-יוני 2012 חל שיפור בשליחה ובקליטה של נתונים באמצעות הממשקים, אך עדיין היו מקרים בהם שיבשו הממשקים את הנתונים, ולכן עובדי המכינות נדרשו לבצע בקרה מתמדת ומעקב אחר נתוניו של כל תלמיד ותלמיד ולתקן ידנית את הנתונים השגויים על ידי נציגי מינהלת הפרויקט או על ידי נציג המכינה.
בתשובתו מסר משרד החינוך כי המערכת הישנה אינה מחשבת בשיטתי ות את הניקוד המקנה סיוע לזכאים, וכי כל עוד ל א ייעשו ההתאמות הנדרשות בתכנה, ייוותר הפער בין שתי המערכות מבחינת חישוב הניקוד .
עוד הוסיף כי על המכינות להקפיד על דיוק בהזנת הנתונים למערכת, בייחוד הנתונים על מספר חשבון הבנק של התלמיד.
מהמתואר לעיל עולה כי נמצאו כשלים בפיתוח הממשקים בין המערכת הישנה למערכת החדשה כפי שנקבעו במכרז.
המערכת החדשה הופעלה עוד לפני שפותחו ממשקים שהוגדרו במכרז כממשקי חובה ב מערכת הבסיסית, ולכן המכינות נדרשו לממן בעצמן ובעלות ניכרת את המשך הפעלת המערכת הקודמת לפרק זמן של ארבעה חודשים.
גם לאחר פרק הזמן האמור, לאחר שהתברר כי פיתוח הממשקים טרם הושלם, החליט משרד החינוך להתחיל בהפעלת המערכת החדשה, ולכן נאלצו המכינות להקצות זמן, כוח אדם ותקציב לצורך הקלדה כפולה של נתונים והכנת קובצי אקסל לצורך דיווח למשרד החינוך ולקרן.
במועד סיום הביקורת, יותר משנה לאחר הפעלת המערכת החדשה, ואף שהועברו הודעות ועדכונים על כך שפיתוח הממשקים עומד להסתיים, טרם הושלם פיתוחם של כמה מהממשקים, ולא נקבע מועד להשלמתם, אף שהייתה זו אחת הדרישות בתכולת המכרז.
בתשובתו מספטמבר 2012 מסר משרד החינוך כי מטרת הקמתה של המערכת הייתה לתת מענה לצרכים של האגף לחינוך מבוגרים בכל הקשור לביצוע חובותיו כמנהל התקצוב המועבר למכינות מהגורמים המממנים.
עוד צוין בתשובתו כי "משרד החינוך היה קשוב לצרכי כלל המשתמשים במערכת, לרבות המכינות.
עם זאת, המכינות לא היוו את הלקוח של המערכת או המשתמש המרכזי בה.
רובן 1094 דוח שנתי63ג .
המוחלט של טענות המכינות לעניין כשלים ותקלות כביכול, נגעו לדרישות המכינות לפתח עבורן רכיבים נוספים, מעבר לאלה שתוכננו במערכת.
לא היה מקום לפתח עבורן מערכת אשר תענה על כל הצרכים של ניהול המכינה".
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החינוך כי אם המערכת החדשה אכן פותחה כדי לתת מענה לצרכיו של האגף לחינוך מבוגרים ולא כדי לתת מענה לצורכי המכינות, הרי שהיה ברור לו כי המכינות תידרשנה להשתמש במערכות אח רות על מנת למצוא מענה מלא לניהול המכינה ומכאן שעל משרד החינוך הייתה מוטלת החובה לפעול לפיתוחם של הממשקים בעוד מועד, חובה שכאמור לא מולאה.
הממשקים למערכת הקודמת פותחו רק כעבור זמן מה, וממשקים למערכות מחשוב אחרות לא פותחו עד מועד סיום הביקורת.
כתוצאה מכך הוט לו על כתפי המכינות עבודה רבה ונטל תקציבי ניכר.
זאת ועוד, עקב הכשלים בפיתוח הממשקים קיים חשש לפגיעה בשלמות הנתונים, בעדכניותם ובמהימנותם.
 בדיקת תהליכי ההקמה של המערכת החדשה העלתה ליקויים בשלבי האפיון, הפיתוח וההטמעה.
אף שהמערכת עדיין לא הייתה בשלה בעת הפעלתה, לא ניתן מענה של ממש לבעיות ולהתרעות שהעלו משתמשים מרכזיים במערכת, קרי מנהלי המכינות ועובדיהן, ורבות מהבעיות אכן התגשמו.
ההחלטה לחייב את המכינות להשתמש במערכת החדשה בלבד היא החלטה יסודית וחשובה, והיה מקום לבחון אותה ביסודיות כבר בשלבים מוקדמים מתוך ניתוח של מכלול ההיבטים, אך בחינה כזאת לא נעשתה.
לפיכך על משרד החינוך להפיק מאופן הקמתה של המערכת לקחים בדבר קיום הערכות מצב מקצועיות ומפורטות, בעיקר בשלבי האפיון, הפיתוח וההטמעה של מערכת מחשוב, כדי שיוכל לטפל בעוד מועד בליקויים ובקשיים שעתידים להתעורר ואף למנוע אותם.
תוצאות המעבר לשימוש במערכת החדשה .
מימוש תקציב הקרן לסיוע נוסף בחוק חיילים משוחררים נקבע כי הקרן לסיוע נוסף תתוקצב מתקציב המדינה מדי שנה בסכום של 80 מיליון ש"ח (מתעדכן לפי המדד).
עוד נקבע בחוק שרק אם בשנת כספים מסוימת ניצלה הקרן לסיוע נוסף סכום העולה על 85% ,מתקציבה תועבר היתרה שלא נוצלה לשנה שאחריה, כלומר תתווסף לסכום שיוקצב לשנה הבאה.
בעקבות הבעיות שהיו במערכת החדשה ובממשקיה, לרבות חוסר היכולת להנפיק חשבוניות שכר לימוד, שלחה הקרן בדצמבר 2011 מכתב למנהלי המכינות 1096 דוח שנתי63ג .
וביקשה שמכינות שסיימו את תהליך נעילת המסלולים 17 ישלחו את חשבוניות שכר הלימוד בהקדם באמצעות כל תכנה אפשרית ( Word, Excel וכו') כדי שיוכלו לנצל את מרב התקציב עד סוף שנת הכספים הנוכחית.
17 נעילת מסלול- הקפאת שינויים במסלולי לימוד.
הנעילה מתבצעת לאחר התכנסותה של ועדת המלגות והזנת החלטותיה למערכת.
הבדיקה העלתה כי בפברואר 2012 חשבוניות שכר הלימוד שהונפקו במערכת החדשה עדיין לא עמדו בדרישות משרד הביטחון , וכי אפיון הנושא עדיין נמשך.
לפיכך לא יכלו כמה מהמכינות להנפיק חשבוניות במערכת החדשה ונדרשו לעשות זאת בדרכים אחרות.
בתחילת אפריל 2012 שלחה מנהלת הקרן וראש היחידה להכוונת חיילים משוחררים (להלן - מנהלת הקרן) מכתב למנכ"לית משרד החינוך, ובו ציינה כי מאז המעבר למערכת החדשה חלו שיבושים בהעברת הנתונים לקרן, וכי התברר שהמכינות לא יכלו להפיק חשבוניות שכר לימוד בשל אי -הלימה בין ממשקי המערכת הקודמת למערכת החדשה.
עקב כך חל עיכוב בהעברת שכר הלימוד למכינות, והקרן לסיוע נוסף לא עמדה בהתחייבויותיה התקציביות השנתיות ונדרשה להחזיר למשרד האוצר כ -4 מיליון ש"ח מפני שלא ניצלה את הסכום הדרוש מתקציבה לשנת 2011 .
בסיום מכתבה ביקשה מנהלת הקרן ממנכ"לית משרד החינוך להתערב במחלוקת בינה לבין משרד האוצר שמקורה בדרישתו כי הקרן תחזיר לו את הסכום האמור, שכן הקרן אינה אשמה באי-ניצול סכום זה.
בתשובתה למשרד מבקר המדינה מספטמבר 2012 מסרה הקרן כי בשל קשיים בשימוש במערכת החדשה היא לא העבירה למכינות בשנת 2011 תשלום בסך כ- 4 מיליון ש"ח בגין שכר הלימוד של אותה השנה, והתשלומים הועברו רק ב- 2012 .
בשל האיחור נבצר ממנה לנצל85% מתקציבה לשנת 2011 , וכך נמחקה יתרת התקציב שלא נוצלה - שהסתכמה בכ-14 מיליון ש"ח- והקרן לסיוע נוסף הפסידה סכום זה.
בסוף אפריל 2012 שלחו מ"מ מנהל האגף ומנהלת מינהל התקשוב תגובה בנושא זה למנכ"לית משרד החינוך.
במכתבן נאמר כי הקושי של משרד הביטחון היה בקליטת המידע מקובצי האקסל ובמתן הנחיו ת להעברת כספים לתלמידים ולמכינות.
במאי 2012 שלחה מנכ"לית משרד החינוך מכתב למנהלת הקרן, ובו סיכמה את תשובתם האמורה של הגורמים המקצועיים במשרדה וביקשה "לקבל לבדיקתנו רשימות מפורטות של תלמידים ומכינות שלא קיבלו מלגות לשנת 2011 .
" בתשובתה של מנהלת הקרן מיולי 2012 למנכ"לית משרד החינוך נכתב כי אף שהיו במערכת הממוחשבת במשרד הביטחון הנתונים האמורים, נבצר מהקרן לבצע תשלומים משום שהיא לא קיבלה מהמכינה חשבוניות לתשלום.
לדבריה, "בעיית התשלומים ע"ב מערכת המידע החדשה.
החלה לתת מענה החל מחודש מאי-יוני 2012 .
"בלבד ממכתבים ומדוא"ל ששלחו מנהלי מכינות באפריל 2012 לקרן עולה כי בשל הקשיים בעבודה במערכת החדשה חלו עיכובים בהנפקת חשבוניות שכר לימוד לקרן, והופקו חיובים באמצעות חישובים בתכנת אקסל.
מצב זה הכביד על המערכות, הוסיף עלויות מיותרות, וייתכן שאף פגם באיכות הנתונים.
בפגישה שקיימו נציגי משרד מבקר המדינה עם נציגי הקרן התברר כי ביוני 2012 עדיין היו תקלות בתהליך הפקת החשבוניות שהוגשו לה, ולכן היא נדרשה לבצע עבודת בקרה מאומצת כדי לאשר את התשלומים.
למשל, הגיעו אליה חשבוניות הכוללות את כל תלמידי המסלול, גם אלה שאינם זכאים לתשלומים מהקרן לסיוע נוסף, וכן חשבוניות הכוללות תשלום בעבור תלמידים שבמערכת צוין כי הם נשרו מהלימודים.
בתשובתו כתב משרד החינוך כי התקלות בהפקת החשבוניות שהעלו נציגי הקרן הוסדרו ואינן קיימות עוד.
משרד מבקר המדינה ביקש וקיבל מהקרן רשימה של חשבוניות שכר לימוד לשנת 2011 שדרישת התשלום בגינן הגיעה לאחר תחילת שנת 2012 .
התשלומים שנדרשו באיחור התקבלו מ-20 מכינות, וסכומן הכולל הוא כ-4 מיליון ש"ח.
אילו הוגשו במועדן כל חשבוניות שכר הלימוד של המכינות, היה שיעור ניצול התקציב של הקרן לסיוע נוסף עולה על 85% , והיתרה הייתה מועברת לשנה הבאה על פי חוק.
משרד מבקר המדינה מעיר כי בשל הבעיות במערכת החדשה ובממשקיה עם המערכת הקודמת, מכינות רבות לא הצליחו להנפיק חשבוניות שכר לימוד למשרד הביטחון ונאלצו להנפיקן ידנית ולהשקיע רבות בבקרה עליהן מתוך חשש לטעויות אנוש ולאי -דיוקים בחישוב.
עוד מעיר משרד מבקר המדינה למשרד החינוך כי האיחור בהגשת החשבוניות הביא למחיקת כ -14 מיליון ש"ח מתקציב הקרן לסיוע נוסף שהיו אמורים להתווסף לתקציב שנת 2012 לצורך סיוע לחיילים משוחררים.
לאי-ניצול תקציבי זה יש השפעות ארוכות טווח, לרבות הקטנת תקציב הקרן לסיוע נוסף ופגיעה בזכויות חיילים משוחררים ממעמד חברתי-כלכלי קשה.
בתשובתה מספטמבר 2012 הודיעההקרן כי קלטה נתונים שנשלחו לה באמצעות קובצי אקסל ועל פיהם שילמה דמי קיום לחיילים המשוחררים הזכאים לכך, מהלך שבוצע כבררת מחדל נוכח הכישלון בהפעלת המערכת החדשה.