HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
משרד מבקר המדינה מעיר לאגף החשכ"ל וללשכה המשפטית במשרד האוצר כי עליהם לפעול לכך שמינהל הרכש יקבל את הייעוץ המשפטי הדרוש לו בתחום ניהול ההתקשרויות כדי שיוכל לפעול באופן סדיר ורציף ובלוחות זמנים סבירים.
המצב הקיים פוגע בעבודת מינהל הרכש, בהוצאת מכרזים חדשים וברכש של משרדי הממשלה.
ניהול ההתקשרות וביצוע תהליכי פיקוח, בקרה והפקת לקחים .
אחד מתפקידי מינהל הרכש הוא לוודא כי לאחר שזכה ספק במכרז מרכזי, ההתקשרות של משרדי הממשלה עימו מתבצעת באופן תקין וכי הוא עומד בתנאי ההתקשרות מבחינת איכות המוצרים, לוחות הזמנים, איכות השירות וכד'.
כמו כן, על מינהל הרכש לוודא שמשרדי הממשלה רוכשים רק מספקים שזכו במכרז המרכזי בתחום הספציפי ולא מספקים אחרים.
1 קובעת כי "רכישת טובין, שירותים או עבודות על פי מכרז מרכזי תתבצע מהספקים שזכו במכרז המרכזי בלבד, וזאת כל עוד החוזה עמם עומד בתוקף, על פי הודעת מכרז מרכזי יעודית שפורסמה באתר האינטרנט הממשלתי"28 .
תהליכי הפקת הלקחים נחוצים בייחוד כאשר מינהל הרכש עומד לפני סיום תקופת מימוש אופצייה או סיום ההתקשרות עם הספק ונדרש לקבל החלטה לגבי המשך ההתקשרות.
המחלקה לניהול התקשרויות במינהל הרכש אחראית לניהול השוטף של ההתקשרות, שכולל בין היתר מתן מענה לפניות המשרדים וה ספקים, ריכוז פניות שהתקבלו לצורכי תיעוד, שימור ידע והפקת לקחים, ביצוע עדכונים בהודעת המכרז לפי הצורך, והכנת דוח סיכום התקשרות שעל פיו תתקבל ההחלטה לגבי המשך ההתקשרות.
בבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי אין במינהל הרכש נוהל המסדיר את הפעולות שיש לבצע בתהליכי ניהול ההתקשרות, הפיקוח, הבקרה והפקת הלקחים מביצוע מכרזים מרכזיים.
עוד עולה כי אין הור את תכ"ם שקובעת כי על המשרדים להעביר למינהל הרכש אחת לתקופה חוות דעת על הספקים הזוכים במכרז מרכזי ומידע על אודות עמידת הספקים בתנאי ההתקשרות מבחינת איכות המוצרים, לוחות הזמנים, איכות השירות ועוד .
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי נכתבה טיוטה לנוהל פיקוח ובקרה והיא עומדת להיות מוצגת למנהל המינהל.
כמו כן, בנוגע לחוות דעת על הספקים הזוכים, נוהל הכנת סקרים ופרסומם נמצא בשלבי כתיבה.
אתר האינטרנט של מינהל הרכש 128 |דוח שנתי 69א .
יוצא אפוא ש מינהל הרכש עוסק בעיקר ב"כיבוי שריפות" , כלומר, במתן פתרונות לסוגיות ולתלונות שעולות מהשטח בנוגע להתקשרויות פעילות .
המינהל אינו מקבל משוב קבוע מהמשרדים ומהספקים, ואינו מבצע פיקוח ובקרה שוטפים על ביצוע ההתקשרות בפועל כדי להבטיח את קבלת המוצר או השירות כנדרש במכרז, וכדי לוודא שהמשרדים רוכשים אך ור ק מהספקים שזכו במכרזים המרכזיים.
המינהל מסר בתשובתו כי "מחלקת ניהול התקשרויות הוקמה בחודש מרץ 2017 , ובין היתר נקבעו במחלקה תפקידים של אחראית קשרי חוץ (קשרי לקוחות), אחראי פיקוח ובקרה, אחראי קידום פרוייקטים טכנולוגיים, ואחראי הקמת מסד נתונים.
לאור אילוצי כוח אדם, כל הנ"ל מבצעים את תפקידם ב היקף של כרבע משרה בנוסף לתפקידם העיקרי שהוא ניהול התקשרויות".
929 , נדרשים המשרדים לדווח למינהל הרכש על אירועים חריגים או תקלות שאירעו במסגרת הליכי רכש מכוח תקנות חובת המכרזים.
למהלך זה שתי מטרות עיקריות: ביצוע הפקת לקחים מרכזית - למידה מאירועים ומתקלות שהתרחשו במשרדים אחרים על מנת לצמצם טעויות במכרזים עתידיים; שימור הידע - שיתוף אירועים שהתרחשו במשרדים אחרים יאפשר שיפור וייעול כלל הליכי הרכש במשרדי הממשלה באמצעות גיבוש נוהלי עבודה מובנים ואחידים.
על פי ההוראה, "מינהל הרכש הממשלתי יערוך דיון אחת לתקופה בנושא דוחות הפקת הלקחים שהתקבלו, ויפרסם באתר האינטרנט הממשלתי את עיקרי הלקחים שהופקו".
בבדיקת משרד מבקר המדינה עלה כי הוראת תכ"ם 7.
9 אינה מיושמת במלואה, וכי מינהל הרכש אינו מקיים דיונים בעניין דוחות הפקת הלקחים שהתקבלו, ואינו מפרסם באתר ה אינטרנט שלו את עיקרי הלקחים שהופקו.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי מצא שקיום הנוהל בעבר לא הניב תוצאות, וכי פניות המשרדים לא כללו מידע מהותי אשר הצדיק את השקעת הזמן הנדרש לקיום מעקב ודיונים תקופתיים בממצאים.
המינהל בוחן אפשרות לבטל את ההנחיה הקיימת נוכח התועלת המועטה ואילוצי כוח האדם.
ב"נוהל עבודה לקראת תום תוקף מכרז קיים " נקבע כי שנה לפני סיום תוקף מכרז יכין מנהל ההתקשרות בשיתוף המחלקה הכלכלית דוח סיכום, ובו יוצגו נתונים על אודות המכרז שיכללו, בין היתר, את שביעות רצון משרדי הממשלה מהמוצר או השירות שניתנו על ידי הספק ומתנאי המכרז.
29 "שימור ידע והפקת לקחים בעבודת ועדת המכרזים", בתוקףמיום 15.
על בסיס התמונה העולה מדוח זה יגבשו מנהל ההתקשרות, עורך המכרז וכלכלן מהמחלקה הכלכלית המלצות בנוגע להמשך ההתקשרות.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי "במסגרת המבנה הארגוני החדש של המינהל מוגדר בעל תפקיד במחלקה הכלכלית המבצע ניתוחי שוק ומוגדר בעל תפקיד במחלקת ניהול התקשרויות אשר בין יתר תפקידיו, אמון על איסוף, ריכוז וניתוח נתוני רכש ממקורות שונים כגון דיווחי ספקים או הפקת דוחות במערכת מרכב"ה.
התפקיד הינו חדש והוגדר לפני פחות משנה, ונוכח אילוצי כוח אדם, מבוצע בסדר גודל של רבע משרה ביחד עם תפקידים נ וספים.
העובד שאייש את התפקיד והחל באפיון ותכנון מסד נתונים עזב את מינהל הרכש בינואר 2018 , והתפקיד מאויש כרגע על ידי ממלאת מקום, אשר ממשיכה את שלב האפיון".
נמצא כי דוחות סיכום ההתקשרות שהכין מינהל הרכש אינם כוללים סקירה וניתוח של נתונים על אודות היקפי הרכש של המשרדים.
נוסף על כך, הדוחות גובשו מספר חודשים מצומצם לפני סיום תקופת ההתקשרות המקורית ולא שנה לפני תום המכרז, כפי שקובע הנוהל, דבר שמצמצם את זמן ההחלטה בנוגע להמשך ההתקשרות.
מעבר למענה שנותן מינהל הרכש לפניות ולתלונות של המשרדים במהלך תקופת ההתקשרות, מן הראוי כי יגבש תוכנית בקרה מסודרת.
תוכנית זו תכלול למשל ביצוע ביקורות עומק וסקרי שביעות רצון על מכרזים מרכזיים אחת לתקופה , קיום פורומים קבועים עם מנהלי הרכש ועם ספקים כדי לשמוע את דעתם בנוגע למכרזים קיימים ועתידיים, וכדומה.
סעיף14 ב(א) לתקנות חובת המכרזים קובע כי "ערך החשב הכללי מכרז מרכזי בעבור משרדי הממשלה, או הודיע שישה חודשים מראש על כוונה לפרסם מכרז כאמור, לא יערוך משרד מכרז ולא יתקשר בכל דרך אחרת בהתקשרות נושא המכרז המרכזי אלא באמצעות המכרז המרכזי או באישור ועדת הפטור".
בתהליך הרכש הקיים ישנו חשש לביצוע רכש על ידי קנייני המשרדים הממשלתיים בניגוד לתקנות, על ידי עקיפת מכרז מרכזי קיים.
להלן מספר דוגמאות שמסר מינהל הרכש למשרד מבקר המדינה בינואר 2018 על ניסיון לביצוע רכש כזה: א.
מכרז 2-2013 :לאספקת מכונות להפקת מסמכים רשות המיסים ביקשה להתקשר בדרך של פטור ממכרז לספק יחיד עבור שני ספקים מהמכרז המרכזי הקודם.
במסגרת הבקרה השוטפת לבקשות פטור, גורם פנימי במ ינהל הרכש מצא זאת והעביר את המידע למנהל ההתקשרות.
מנהל ההתקשרות פנה לחשב המשרד ולגופים המקצועיים על מנת שיבטלו את הפנ ייה, וישתמשו בשירותי המכרז המרכזי.
מכרז ממשלתי מרכזי 11-2015 לאספקת מערכות ושירותים בתחום אבטחת המידע והסייבר: לאחר פרסום הוראת שעה המפרטת את הזוכים והמוצרים בתחום האנטי-וירוס, יזם משרד הבריאות מהלך נוסף ועצמאי בתחום ולא פנה לזוכה במכרז המרכזי, כנדרש בתקנות ו בהוראת השעה.
מינהל הרכש פנה בכתב לגורמים במשרד בבקשה לבטל את ההליך העצמאי ולרכוש במסגרת המכרז המרכזי.
משרד הבריאות מסר למשרד מבקר המדינה במאי 2018 (להלן- תשובת משרד הבריאות), שלא התאפשר לו לרכוש את המוצר הנחוץ עבורו במסגרת המכרז המרכזי, ולכן פרסם מכרז עצמאי לשם כך.
שכן, המוצרים הדרושים לו לא היו ברשימת המוצרים הסגורה שנכללה במכרז המרכזי, ומצד שני, על פי המכרז "לא ניתן יהיה להזמין פריט אשר אינו ברשימה מכל סיבה שהיא".
משרד הבריאות פרס בתשובתו טענות עקרוניות בדבר ליקויים בפעילות מינהל הרכש.
לדבריו, לעיתים מינהל הרכש משתמש בכותרות "גרנדיוזיות" למכרז, המונעות התקשרויות בתחום רחב מאוד, בעוד בפועל תכולת המכרז קטנה בהרבה.
נוכח זאת, על מינהל הרכש "למקד את נושא המכרז אך עבור השירות/המוצר הפרטני נשוא המכרז, ללא כותרות גרנדיוזיות שאין מאחוריהן ולא כלום, תוך שיוותר מ קום, ולו צר, לחופש פעולה עבור משרדי הממשלה, שיאפשר התקשרות התואמת צרכיהם ודרישותיהם".
עוד טען משרד הבריאות בתשובתו כי במכרזים אחדים מינהל הרכש מודיע שהוא עומד לצאת למכרז מרכזי, ובפועל המכרז יוצא לאחר זמן רב.
התוצאה היא שבמשך תקופת זמן ארוכה נמנעת מהמשרד האפשרות לבצע התקשרות.
משרד מבקר המדינה מעיר כי על מינהל הרכש להקפיד שפרק הזמן שבין פרסום הכוונה להוצאת המכרז לבין מועד פרסומו יהיה קצר, שאם לא כן, נמנעת מהמשרדים השונים האפשרות לרכוש את השירותים או המוצרים הנחוצים להם במשך תקופה ארוכה.
כמו כן, עליו להתאים את כותרות המכרזים לתכולתם, אחרת כותרת המכרז בפני עצמה תמנע ממשרד ממשלתי לערוך התקשרות ולרכוש מוצרים או שירותים על פי צרכיו, אף שאין כוונה לעורכי המכרז ליצור מצב מסוג זה.
מינהל הרכש מסר בתשובתו למשרד מבקר המדינה ביוני 2018 כי הוא עושה כל שביכולתו לעמוד בלוחות זמנים מוגדרים מראש ומקפיד לפרסם הודעות על פרסום מכרזים עתידיים רק כאשר קיימת הערכה לפיה הזמן מפרסום ההודעה עד פרסום המכרז לא יעלה על שישה חודשים.
המינהל הוסיף שהוא נדרש לגורמים חיצוניים לצורך אישור פרסום המכרז, ובשלב בדיקת הצעות המכרז ייתכנו סוגיות משפטיות ואחרות המאריכות את פרק הזמן עד הכרזה על זוכה, לרבות עתירות משפטיות של מציעים.
לגרסת מינהל הרכש, הוא מקפיד להגדיר את כותרת המכרז לתוכן הרלוונטי, משרד האוצר |131 .
באופן שתכולת המכרז תהי ה ברורה למשרדים.
עם זאת, לא יהיה נכון להתאים את כותרות המכרזים לתכולתם באורח דקדקני.
ייתכן שפריט לא יימצא בתכולת המכרז אך ייכלל בנושא המכרז.
לפיכך נכון יהיה שעל פי ברירת המחדל ייאסר על המשרדים לרכוש פריט זה באופן עצמאי.
כמו כן, סעיף 14 ב לתקנות חובת המכרזים יוצר הליך מאוזן, ובו כאשר משרד מבקש להתקשר בנושא מכרז מרכזי, באפשרותו לפנות לאישור ועדת הפטור המרכזית.
ככלל, הליכי הרכש המרכזיים כרוכים ב"מדיניות רכש" שמכתיב מינהל הרכש, הקובעת את המהות והאופי של הפריטים שיוצעו למשרדים, תוך ראייה רוחבית של ההוצאה הכספית של משרדי הממשלה ורמת המוצר או השירות שהם ירכשו.
המינהל הוסיף כי חלק מההתקשרויות שלו מאפשרות גמישות בהוספת מוצרים, לדוגמה עיבוי מוצרים מתוך מחירון היצרן ועל בסיס ההנחה שניתנה במכרז.
לכן אם משרד יפנה למינהל הרכש בדבר צורך במוצר שאינו קיים במכרז המרכזי, יהיה ניתן לבחון הצעת פתרון למשרד תוך מתן הסבר על "מדיניות הרכש".
לחלופין, יהיה ניתן להמליץ לוועדת הפטור לפטור את המשרד מההתקשרות המרכזית.
כל זאת תוך איסוף מידע על צורכי המשרדים כדי לבחון פתרונות רוחביים עתידיים ולממשם.
המינהל ציין כי משרד הבריאות לא פנה אליו ל בחינת פתרונות לצרכיו, וסוגיית פרסום המכרז לרכש עצמאי של משרד הבריאות הובאה לראשונה לפני מינהל הרכש על ידי הספק הזוכה.
מינהל הרכש אינו מקבל את עמדת משרד הבריאות ונשאר איתן בעמדתו כי על המשרד היה לפנות למינהל הרכש לצורך בחינת צרכיו בתחום אבטחת המידע.
משרד מבקר המדינה רואה בחומרה רכש עצמאי על ידי משרד שעה שקיים מכרז מרכזי בתוקף, דבר המהווה הפרה ברגל גסה של חובות הקבועות בתקנות חובת המכרזים.
גם כאשר משרד סבור כי המוצר הדרוש לו אינו נכלל ברשימת המוצרים שניתן לרכוש במסגרת המכרז המרכזי הרלוונטי, אין כל מקום לבצע התקשרות עצמאית לרכישתו.
על המשרד להעלות את הסוגיה לפני מינהל הרכש ולבקש להכניס את המוצר למכרז.
לחלופין, עליו לפנות לוועדת הפטור ולבקש פטור מרכישת המוצר באמצעות המכרז המרכזי.
סקר הסיכונים הצביע על הסיכון וציין כי "הפוטנציאל להתרחשות הסיכון כאמור עלול לנבוע בין היתר מהגורמים הבאים: 1 ) תיאום של הקניינים עם ספקי השירות לשימוש במכרז מרכזי לצרכים לא נאותים; 2 ) קיום אפשרות לביצוע שינויים בתיאור המק"טים על ידי קנייני המשרדים שאינם רלוונטיים להסכם המרכזי; 3 ) חוסר יכולת לבצע בקרה ופיקוח של צוות הקטלוג על השימוש במכרזי הרכש המרכזי, בין היתר לאור השימוש במק"טים גנריים".
מינהל הרכש מסר למשרד מבקר המדינה בינואר 2018 כי ישנםמשרדים ממשלתיים שמפרסמים מכרזים בתחום המשיק למכרז מרכזי , ולמינהל הרכש אין דרך לזהות את התופעה .
מערכת מרכב"ה מאפשרת לעקוף 132 |דוח שנתי 69א .
מכרזים מרכזיים על ידי הקלדת מק"ט אחר למוצר קיים, וכך להימנע מלהזמין מוצר עם חובת מכרז.
במערכת מרכב"ה קיימים עשרות מק"טים לכל נושא, וניתן להזין מק"ט שאינו מקושר להסכם מרכזי כלשהו ולשנות את תיאור המוצר ואת המחיר, ובאופן זה ליצור הזמנה לספק אחר הפעיל במערכת, שלא באה דרך ההסכם המרכזי.
יצוין כי מינהל הרכש נמצא בתהליך לטיוב הקטלוג, וב -2018 הוא עתיד לבצע ניסוי מקדים במכרז לציוד משרדי, שבמסגרתו יפתח מרכז הקטלוג מק"טים ייעודיים ומפורטים לכל פריט בהסכם המכרז המרכזי .
ככל שיהיו יותר מק"טים ייעודיים ומפורטים, יהיה קשה יותר לעקוף מכרזים מרכזיים.
יצוין כי לא כל גורמי הממשלה עובדים עם מערכת מרכב"ה (למשל, משטרת ישראל ובתי החולים), וכי ישנם משרדים הפותחים בעצמם מק"טים הייחודיים לפעילותם.
לפיכך אין למינהל הרכש דרך לפקח על משרדים אלו בתחום הקטלוג ופתיחת המק"טים.
בבדיקת משרד מבקר המדינה עלה כי אין למינהל הרכש מנגנון קבוע ומובנה לאיתור עקיפות של מכרזים מרכזיים על ידי משרדי הממשלה, והוא מסתמך בעיקר על חשבי המשרדים או על ספקים שיתריעו במקרים אלו.
מינהל הרכש הסביר למשרד מבקר המדינה כי נכון לסוף 2017 , "מתבצעת עבודה לטיוב אופן הקיטלוג בקטלוג הממשלתי.
בין היתר, מניעת שינויים במק"טים וכתיבת מוצרים תחת מק"טים אחרים, נועדה למניעת רכישות שלא בהתאם לתקנות.
מינהל הרכש מבצע מעקב ובקרה אחר פרסומי המשרדים באתר מינהל הרכש לעניין רכישות בנושאים בהם קיים מכרז מרכזי.
פעילות לסיכול התקשרויות חיצוניות מבוצעת על ידי מנהלי ההתקשרויות במכרזים מרכזיים, כאשר מתקבל מידע על כך מספקים או מכל גורם אחר".
לא נמצא כי מינהל הרכש פועל כנגד משרדים ויחידות סמך ה"עוקפים" את ההתקשרויות שנעשו באמצעות המכרזים המרכזיים ללא קבלת פטור כנדרש על פי התקנות.
המינהל מסתפק בשליחת מכתבים בלבד לאותם משרדים המפירים את תקנות חובת המכרזים והוראות התכ"ם.
משרד מבקר המדינה מעיר למינהל הרכש כי עליו לבחון את דרכי ההתמודדות עם הגופים המפירים על מנת להבטיח את קיום הוראות הדין ולוודא שימוש אפקטיבי במכרזים המרכזיים וכדי למנוע הפרות שיש בהן כדי לפגוע ביעילות הרכש ואף פותחות פתח לגלישה במדרון חלקלק, העלול להביא למעשי שחיתות.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי במינהל "קיים תפקיד של מעקב אחר מכרזים המתפרסמים על ידי המשרדים בנושא מכרז מרכזי.
במקרה של משרד האוצר |133 .
איתור מכרז כאמור, מובא הדבר לידיעת נציג המשרד, במכתב עם העתק לחשב המשרד או לסגנו.
עבודת הבקרה של מינהל הרכש אינה באה להחליף את עבודת החשב, וככל ומשרד בחר להתקשר שלא דרך מכרז מרכזי ובניגוד לקבוע בתקנות (תקנה 14 ב(א)), הדבר הוא בראש ובראשונה באחריות המשרד, כמו בכל מקרה אחר בו פועל המשרד בניגוד לחוק, לתקנה או להוראות מינהל.
עם זאת, מינהל הרכש הממשלתי מקבל את הערת המבקר לעניין פיקוח על 'עקיפת' מכרזים מרכזיים, אך כאמור אין לו את המשאבים הדרושים לביצוע אכיפה זו.
כמו כן, נבחנת הצעה לתיקון תקנות חובת המכרזים לעניין זה, על מנת לאפשר בקרה טובה יותר של מינהל הרכש על בקשות חריגות לעניין מכרזים מרכזיים וכן על הצטרפות של גופים נלווים למכרזי חשכ"ל".
ניהול פניות המשרדים למינהל הרכש באמצעות מערכת CRM .
על מנת לשפר ולייעל את תהליך העבודה של מינהל הרכש מול משרדי הממשלה, השיק המינהל בינואר 2017 מערכתלניהול קשרי לקוחות (להלן - מערכת CRM) .
מטרת המערכת לאפשר מעקב יעיל אחר פניות המשרדים למינהל הרכש ולאפשר קבלת משוב על התקשרויות קיימות ביעילות ובמהירות.
בדואר אלקטרוני שהעביר מינהל הרכש למשרדים בינואר 2018 הוא צירף קישור לסרטון קצר הממחיש את המערכת ו נותן הדרכה ראשונית לפתיחת פנייה, וכן הודיע למשרדים כי מאותו רגע עליהם לפנות אליו באמצעות מערכת ה-CRM בלבד.
משאלון משרד מבקר המדינה עולה כי מתוך 29 המשרדים שענו על השאלה, רק 19 ציינו שהם מכירים את מערכת ה-CRM .
מתוכם העידו שישה כי הםלא עושים בה שימוש.
הנימוקים שהתקבלו הם בין היתר: " מערכת זו לא קיימת במשרדנו"; "המערכת מסורבלת להפעלה "; "לא מקבלים תשובה שלא באמצעות המערכת ואין ביטחון במערכת כזו "; "מערכת לא ידידותית במיוחד "; "טרם נזקקתי לה "; "עושה בה שימוש, אך לדעתי היא מסורבלת ולא נוחה לשימוש, גם מבחינת הממשק "; "לא עושה שימוש במערכת מאחר שפניות יי הישירות לעורכי המכרזים נענות מיידי ובזמן אמת "; "מעדיף תקשורת באמצעות המייל / ה טלפון"; "ישנן בעיות טכניות בחיבור למערכת "; "לא מכירים את המערכת".
בבדיקת משרד מבקר המדינה עלה כי מינהל הרכש לא ביצע תהליך של הדרכה והטמעה במשרדי הממשלה קודם השקת מערכת ה -CRM , שבמהלכו יכול היה להדגיש את הצורך במערכת ואת חשיבותה לייעול תהליכי הבקרה ולטיפול בתלונ ות על ספקים.
זאת מכיוון שהמערכת מאפשרת לוודא שפניות מטופלות, ומאפשרת לנהל מעקב אחר כל פנייה ולמדוד את זמני המענה.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי "הוחלט לפתח מערכת CRM בידיעה כי בשלב הראשון תיתן המערכת מענה שאינו מלא לצורכי קשרי הלקוחות.
לצד 134 |דוח שנתי 69א .
החסרונות של הקמת מער כת לא מושלמת, יודגש היתרון של הקמת מערכת טכנולוגית והשקתה בזמן שיא (תוך מספר חודשים מהייזום להשקה).
עוד יודגש כי התפיסה הגמישה לפיתוח פרויקטים דוגלת בהקמת מערכות באופן מהיר ותוך מתן מענה חלקי ולא מלא, ולאחר מכן ביצוע פיתוח ושיפור של המערכת, תוך כדי עריכת משוב משתמשים.
הביקורת הנוגעת למערכת מתייחסת לקשיים מובנים מאליהם של מערכת בשנה הראשונה להשקתה.
במהלך 2017 תוכנן לעלות לאוויר השלב השני אשר כולל, בין היתר, ממשק אינטרנטי ידידותי יותר לפתיחת פנייה.
הביצוע התעכב לאור פערי כ"א במרכב"ה.
בימים אלו מתחיל הפיתוח".
המינהל הוסיף כי "קודם העלייה לאוויר הופץ למשתמשים מנשר עם הסבר על המערכת ומדריך למשתמש (הזמין גם באתר מינהל הרכש).
מתוך שיקול של יעילות ואפקטיביות לאורך זמן, הוחלט כחלופה להליך הטמעה רחב במשרדים, לפרסם סרטון קצר המסביר על השימוש במערכת.
סרטון הזמין למשתמשים כל העת ולא רק במסגרת הדרכה ראשונית תיאורטית.
לאור פניות משרדים, הוחלט בנוסף לפרסם למשרדים מדריך כתוב קצר (טוטוריאל) המרכז מענה לשאלות חוזרות מצד המשרדים.
הפצת הטוטוריאל זכתה לתגובות חיוביות מצד המשרדים".
משרד מבקר המדינה מעיר כי על מינהל הרכש לפעול למצ יאת דרכים להגברת שיתוף הפעולה של המשרדים עם המערכות שהוא משיק.
לוחות הזמנים בתהליך ההכנה של מכרז מרכזי .
אחד השלבים בתהליך העבודה על מכרז מרכזי הינו קביעת לוחות זמנים לשלבים השונים במכרז כגון גיבוש עקרונות המכרז, כתיבת טיוטת המכרז, אישור לפרסם את המכרז בוועדת המכרזים, פרסום המכרז וכדומה.
דוח הביקורת הפנימית ממרץ 2014 מצא כי "פרק הזמן לביצוע מכרז, משלב בו התקבלה החלטה בוועדת מכרזים על יציאה למכרז עד קבלת החלטה על הזוכים, נע בטווח של לכל הפחות שנה ולעתים שנתיים ויותר.
פרק זמן זה הינו בלתי סביר, מסרבל את העבודה וגורם להארכת חוזים קיימים בנסיבות חריגות".
אחת ההמלצות של הביקורת הפנימית הייתה "לקבוע יעדים ולוחות זמנים לפי שלבי המכרז או לפי מפתח אחר שייקבע על ידי מינהל הרכש, כך שפרק הזמן המקסימלי של ביצוע מכרז לא יעלה על 9 .
"חודשים בתהליך העבודה על מכרז מרכזי פועל מינהל הרכש על פי תרשים גאנט, המפרט את השלבים לביצוע ואת לוחות הזמנים.
התרשים נבנה ומותאם לכל מכרז על פי מאפייניו הייחודיים, וכך גם נקבעים לוחות הזמנים לאותו מכרז.
נמצא כי בשנים2014 - 2017 פרקי הזמן משלב פרסום המכרז המרכזי ועד לכניסתו לתוקף ופרסום הוראת תכ"ם היו ארוכים מאוד, ולעיתים נעו בין שנה וחצי לשנתיים; ב -15 מכרזיםמתוך 30 שנבדקו, ארכו פרקי זמן אלו יותר משנה30.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי "מדובר במכרזים מורכבים מאוד הדורשים זמן היערכות.
ביקורת הנוגעת לזמן הנדרש לפרסום מכרז מחייבת השוואה לזמן הממוצע הנדרש לכתיבת מכרזים בסדרי גודל דומים בגופים אחרים הפועלים תחת אותה מסגרת רגולטורית, ואין זה נכון לציין נתון זה במנותק מהקשרו.
זמני התגובה של גורמים נוספים המעורבים בהליכי כתיבת המכרזים הינם ארוכים.
ביניהם הלשכה המשפטית במשרד האוצר".
פרק זמן של שנה וחצי עד שנתיים מפרסום מכרז ועד לכניסתו לתוקף הינו ארוך מאוד, ועל מינהל הרכש לפעול לצמצמו ככל הניתן.
בשאלון של משרד מבקר המדינה נשאלו המשרדים " באיזו מידה מינהל הרכש עומד בלוחות הזמנים לפרסום המכרזים עליהם הוא מדווח?
" מתוך 28 ,המשרדים שענו על השאלה6 השיבו "במידה גבוהה" ו"במידה גבוהה מאוד", 12 ,"השיבו "במידה בינונית8 "במידה נמוכה" ו-2 .
""בכלל לא מפגישות של משרד מבקר המדינה עם מנהלי הרכש במשרדי הממשלה עלה נושא הפיגורים בפרסום מכרזים עתידיים ובהארכת תוקפם של מכרזים קיימים.
כשנשאלו בשאלון "האם הודעה מוקדמת על יציאה למכרז עתידי ניתנת בפרק זמן מספק?
" 8 משרדים בלבד השיבו באופן חיובי (מתוך29 " שענו על השאלה).
על השאלהבאיזו מידה הודעה מראש על הארכת/אי - הארכת תוקף מכרז ניתנת בזמן מוקדם מספיק להיערכות משרדך?
", רק 7 משרדים מתוך 28 ( שענו על השאלה השיבו "במידה גבוהה".
השאר 21 ( "משרדים) השיבו "במידה בינונית7 ( "), "במידה נמוכה8 ( ") ו"בכלל לא6 .
) נמצא שמינהל הרכש לא האריך את תוקפם של מכרזים מרכזיים ולא פרסם מכרזים אחרים במקומם בזמן המתאים, ולכן המשרדים לא נערכו בהתאם.
מכרז מרכזי לאספקת מסכי מחשב למשרדי ממשלה : תוקף המכרז פג בנובמבר 2017, ועדמאי 2018 לא פורסם מכרז חדש במקומו.
ואולם, מינהל הרכש לא הודיע למשרדים שמכרז חדש מתעכב.
נוכח זאת, משרדי הממשלה אינם יכולים לרכוש מסכי מחשב חדשים במשך זמן ממושך.
30 יצוין כי הסיבה להתמשכות התהליך בשישה מהמכרזים שנבדקו היא הליכים משפטיים ועתירות לבית המשפט של מציעים שהשתתפו במכרזים.
מכרז מרכזי לאבטחת מידע ואנטי וירוס : תוקף המכרז פג בפברואר 2017 והוראת השעה פורסמה בספטמבר 2017 .
הדבר מנע מהמשרדים לרכוש את התוכנות והכלים הדרושים לאבטחת המידע של מערכותיהם , על כל המשתמע מכך.
מכרז מרכזי למוצרי אחסון : מינהל הרכש הודיע על כוונתו לפרסם מכרז ב -2012 , אך המכרז פורסם בפועל רק ב -2015 , והוראת השעה המאפשרת לרכוש את המוצרים על פיו נכנסה לתוקף רק בתחילת 2016 .
, יותר משלוש שנים לאחר מועד ההודעה מנתונים שמסר מינהל הרכש למשרד מבקר המדינה עולה כי בחמש השנים האחרונות בוטלו או לא חודשו 12 מכרזים מרכזיים בשלבים שונים בתהליך הכנתם.
בעשרה מכרזים הוחלט עם סיום ההתקשרות שלא לצאת במכרז חדש בנושא.
שני מכרזים בוטלו בטרם החלה ההתקשרות ופורסמו במקומם מכרזים חדשים.
מתשובות מנהלי הרכש במשרדים עולה כי מינהל הרכש אינו עומד בלוחות הזמנים שהוא קובע לפרסום מכרזים מרכזיים, ואינו מודיע למשרדים די זמן מראש על יציאה למכרז עתידי או על כוונתו שלא לחדש מכרזים מרכזיים קיימים.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי "ככל שישנן טענות של המשרדים באשר לעמידה בלוחות זמנים, יופקו הלקחים בהתאם".
מן הראוי כי מינהל הרכש ייערך מבעוד מועד להוציא מכרז חדש חלף מכרז קיים כדי ליצור רצף בין המכרזים, ללא תקופות "מתות" שבהן המשרדים אינם יכולים, בהיעדר מכרז בתוקף, לרכוש את המוצר או השירות.
נוסף על כך, מן הראוי כי מינהל הרכש יגדיר בנהליו מהם פרקי הזמן המינימליים להודעות על אי מימוש אופציות במכרזים קיימים או על ביטול מכרזים.
זאת כדי לאפשר למשרדים להיערך לרכישת המוצרים או השירותים הנדרשים להם, מבלי להשאירם בפני "שוקת שבורה" כשפג תוקפו של המכרז או כשהוא מתבטל.
מינהל הרכש מסר בתשובתו מיוני 2018 כי הוא פועל ליצירת "רצף התקשרויות" ככל הניתן וכי בשיעור ניכר מתוך עשרות רבות של התקשרויות בנושאים מגוונים מתקיים עיקרון זה.
בעת סיום התקשרות קיימת וכאשר לא הוכרז זוכה חדש, המינהל נותן מענה לפניות המשרדים, לרוב בהמלצה נקודתית לוועדת הפטור.
כאמור, למינהל הרכש יש נוהל עבודה שגובש בשנת 2017 ומסדיר את הפעולות שיש לבצע לקראת היציאה למכרז - "נוהל עבודה לקראת תום תוקף מכרז קיים".
הנוהל קובע כי שנה לפני סיום תוקפו של מכרז יכין מנהל ההתקשרות בשיתוף המחלקה הכלכלית דוח סיכום, ובו יוצגו נתונים על המכרז, שיכללו בין היתר את שביעות רצון משרדי הממשלה מהמוצר או משרד האוצר |137 .
השירות שניתן על ידי הספק ומתנאי המכרז.
על בסיס התמונה העולה מדוח זה, מנהל ההתקשרות, עורך המכרז וכלכלן מהמחלקה הכלכלית יגבשו המלצות בנוגע להמשך ההתקשרות.
נמצא כי בניגוד לנוהל, מינהל הרכש לא הכין דוחות סיכום התקשרות לגבי 12 .
המכרזים שנבדקו לעיל מינהל הרכש מסר למשרד מבקר המדינה בפברואר 2018 כי לפי הנוהל החדש נדרש להכין מסמך לקראת סיום ההתקשרות.
אולם, הדגיש המינהל, כי אף שהדבר אפשרי, אין הוא מבטל מכרז אלא ממתין שיסתיים, ואינו מפרסם מכרז חדש במקומו.
מכיוון שהחלטות ועדת המכרזים נוגעות למימוש אופצייה או ליציאה למכרז חדש, עד שהתקבל הנוהל החדש לא היה תיעוד מסודר של החלטות שלא לצאת למכרז חדש.
כמו כן, המינהל אינו מודיע על מימוש אופצייה אלא על סטטוס המכרז (תוקף, מועד סיום, כוונה לפרסם מכרז חדש) בטב לה המצורפת להודעת סטטוס מכרזים המתפרסמת אחת לתקופה באתר האינטרנט שלו.
משרדי הממשלה יכולים להירשם לרשימת תפוצה של מחלקת הפרסומים כדי לקבל את ההודעה בעדכון למייל.
עוד מסר המינהל בתשובתו כי המגמה של כתיבת נהלים והטמעתם בהליך העבודה של המינהל מקודמת על אף הקושי הרב הנובע מעומס המשימות השוטפות, וזאת במטרה לייצר סטנדרטיזציה והאחדה בתהליכי העבודה של המינהל.
להערכתו, הנוהל יגיע ליישום מלא כבר במהלך השנה הנוכחית.
כן מסר מינהל הרכש בתשובתו כי מדובר במקרים ספורים בהם הוחלט שלא לממש אופציה ולא לפרסם מכרז מרכזי חדש.
בטר ם מתקבלת החלטה כאמור, מבוצע במרבית המקרים הליך היוועצות עם המשרדים או סקר צרכים והיקף שימושים וניתן מספיק זמן מראש.
גם כשיש החלטה של המינהל שלא לממש אופצייה במכרז קיים שעומד להסתיים, עליו להכין דוח סיכום התקשרות המפרט את הסיבות להפסקת המכרז או לאי-חידושו, אשר יתרום לתהליכי הפקת הלקחים.
כמו כן, על מינהל הרכש להודיע למשרדי הממשלה די זמן מראש על אי-מימוש אופצייה במכרז קיים כדי לאפשר להם להתארגן בהתאם לכך (למשל, פרסום מכרז בעצמם).
מערכות מידע במינהל הרכש .
מינהל הרכש נעזר במערכות מידע אחדות לניהול תהליכי הרכש ולפרסום מכרזים מרכזיים - מערכת מרכב"ה, מערכת מנו"ף (לניהול ולפרסום החלטות 138 |דוח שנתי 69א .
פטור ממכרז על ידי המשרדים והחשכ"ל), מערכת כרוז (המאפשרת לבצע תהליך מתועד ומנוהל של תיחור דינמי מקוון).
אחד החסמים המרכזיים בניהול תהליכי הרכש בממשלה שעליו הצביעה ועדת המשילות הוא ריבוי המערכות הטכנולוגיות, אשר מייצר סרבול ואינו משפר או מייעל תהליכים.
לכן המליצה הוועדה שתוקם תשתית טכנולוגית מרכזית לניהול כל תהליך הרכש מתחילתו ועד סופו.
בשנת 2005 יזם המינהל את הקמתה של מערכת מנור"ה(מערכת ניהול ותיעוד הרכש הממשלתי), שנועדה לאפשר ניהול מקוון של כלל ההליך המכרזי, החל בשלב הייזום ועד לניהול ההתקשרות עם הספק לאחר סיום המכרז.
המערכת נועדה לפתור את הבעיה של ריבוי כלים טכנולוגיים מרכזיים שבהם נעשה שימוש בהליכי הרכש.
המערכת אופיינה על ידי מינהל הרכש, פותחה על ידי ממשל זמין31 והושקה בתחילת201132.
בדוח ועדת המשילות נכתב כי "מבין המערכות שהוצגו בפני הצוות, סבור הצוות כי מערכת מנור"ה היא המערכת המיטבית לניהול כל תהליך הרכש מתחילתו ועד סופו.
עם זאת, עקב בעיות תקציב, ומשום שעלויות פיתוח ותפעול המערכת גבוהות מן המתוכנן, תהליך המשך פיתוח המערכת נעצר בשלב זה.
הצוות ממליץ למצוא מקורות אפשריים להמשך פיתוח המערכת, עקב חיוניותה לתהליכי הרכש".
בספטמבר 2013 ערכה יחידת הביקורת באגף החשכ"ל ביקורת עומק במינהל הרכש.
דוח הביקורת הקיף בין היתר את תהליך הקמתה של מערכת מנור"ה, ובכלל זאת שלבי הפיתוח, בחינת חלופות, מעקב תקציבי, שלבי האפיון ועמידה בלוחות הזמנים.
הדוח העלה כי לאחר שעלתה המערכת לאוויר במתכונת חלקית בינואר 2011 ולאחר שהוטמעה במספר משרדים, החליט בספטמבר 2013 הממונה על התקשוב הממשלתי דאז לעצור את התקציב למערכת.
זאת נוכח בעיות אחדות, וביניהן בעיות טכניות ובעיות ביישום שלב ב', ונוכח בחינת כדאיות המשך פיתוח המערכת ויישומה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי אף שהושקעו כ-17 מיליון ש"ח בפרויקט מנור"ה, הוא הוקפא וכספי ציבור ירדו לטמיון.
משכך, למינהל הרכש יש כמה מערכות מחשוב, אולם עדיין אין מערכת טכנולוגית אחת מתכללת לניהול כל שלבי המכרז - הייזום, עבודת ועדת המכרזים וההתקשרות עם הספקים הזוכים.
מינהל הרכש ציין במעקב לתיקון הליקויים שעלו בדוח הביקורת הפנימית, כי "לאחר בחינת הנושא נמצא כי יש להתקדם להקמת מערכת רכש חלופית .
31 יחידת ממשל זמין הוקמה באגף החשכ"ל בשנת 1997 לשם הקמת תשתיות כלל -ממשלתיות המסייעות למשרדי הממשלה להעניק שירותים לציבור במגוון ערוצים, תוך צמצום הבירוקרטיה וייעול תהליכי העבודה בתוך המשרד.
החל בינואר 2015 פועלת יחידת ממשל זמין ברשות התקשוב הממשלתי שבמשרד ראש הממשלה.
32 הוטמעהבמשרדי ממשלה אחדים.