HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
בחודשים פברואר -אוגוסט 2016 בדק משרד מבקר המדינה את העסקת העובדים המקומיים בנציגויות ישראל בחו"ל מבחינת הנושאים האלה: משרות העובדים המקומיים בנציגויות בחו"ל; ניהול העו בדים המקומיים בנציגויות; מסגרת העסקת העמ"ז ותנאיה; היבטים ייחודיים להעסקת העמ"י.
הבדיקה נעשתה במטה המשרד ובנציגויות, ובמסגרתה התקיימה ביקורת ביוני 2016 בחמש נציגויות אלה: שגרירות ישראל בלונדון, בריטניה; שגרירות ישראל בפריס, צרפת; משלחת ישראל לארגונים הבין-לאומיים OECD ואונסק"ו בפריס; שגרירות ישראל בבריסל, בלגיה; משלחת ישראל למוסדות האיחוד האירופי ולארגון מדינות נאט"ו בבריסל.
בדיקות השלמה נעשו באגף הממונה על השכר במשרד האוצר, בנציבות שירות המדינה (להלן - נש"ם), במטה מינהל סחר חוץ במשרד הכלכלה והתעשייה (להלן - משרד הכלכלה) וביחידה למינהל וכוח אדם בחו"ל שבמשרד הביטחון.
5 בצוות השתתפונציגים ממשרדי החוץ, המשפטים, הביטחון, ראש הממשלה והאוצר .
משרות העובדים המקומיים בנציגויות בחו"ל .
תקנון שירות החוץ - האוגד את נוהלי משרד החוץ - קובע כי קליטת עובדים לשירות החוץ תתאפשר אך ורק באמצעות מכרז לקורס צוערים שיפרסמו נש"ם ומשרד החוץ6 .
עובד קבוע של משרד החוץ שהוא בוגר קורס צוערים רשאי להגיש מועמדות למינוי למשרות פנויות בשירות החוץ המדיני בנציגויות בחו"ל במעמד של שליח.
יתר העובדים הקבועים מורשים לאייש משרות בשירות החוץ המ ינהלי בחו"ל אם עמדו בתנאי הקבלה ועברו הכשרה בקורס ייעודי.
המשרות בשירות החוץ המדיני מקיפות, בין היתר, תפקידים בנושאים מדיניים, נושאי כלכלה, הסברה, תקשורת, ארגונים בין- לאומיים וקשרי תרבות ומדע.
המשרות בשירות החוץ המינהלי כוללות בעיקר תפקידים בתחומים האלה: ניהול כספי, ניהול משאבי אנוש, מ שאבים חומריים, תקשוב (קשר ומחשוב), ביטחון ועניינים קונסולריים.
בספטמבר 2014 החליטה ועדת חו"ל לאשר השתתפות של המדינה בהוצאות שבהן נושאים עמ"י הממלאים תפקידי ליבה בנציגויות.
בהחלטה זו, "תפקידי ליבה" הם התפקידים "ההכרחיים ביותר לצורך ההפעלה התקינה של מערך הנציגויות בחו"ל אשר משרד החוץ אינו מצליח לאיישם מבין הישראלים המתגוררים במקום ההעסקה, לרבות תפקידי אבטחה".
תפקידי הליבה כוללים בין היתר תפקידים בתחומי הדיפלומטיה הציבורית, המשפט, הכלכלה והמסחר.
ממסמכי הנציגויות עולה כי ניתן להבחין בין תפקידי ליבה מינהליים - בתחומי המינהלה, הארגון והביטחון - ובין תפקידי ליבה דיפלומטיים שהם תפקידים בתחומים המדיניים, הקונסולריים, התקשורתיים, הכלכליים והמסחריים.
בדצמבר 2016 כתב משרד החוץ למשרד מבקר המדינה כי העובדים המקומיים משמשים כוח עזר לשליחים בכל תחומי העשייה של הנציגויות.
עם זאת, הם אינם מחליפים ואינם יכולים להחליף את השליחים בתפקידם הדיפלומטי, ואין ברשותם סמכויות של שליחים.
העובדים המקומיים אינם קובעים את מ דיניות העבודה של הנציגות, לא ניתן להם מרחב שיקול הדעת המקצועי של השליחים, וככלל הם אינם הגורם המעביר את תמונת המצב המדינית למטה משרד החוץ.
גם הנחיות המטה נעשות באופן ישיר כלפי השליחים.
6 תהליך המיון לקורס צוערים נמשך כשמונה חודשים והוא כולל חמישה שלבי סינון עיקריים: (א) סינון ראשוני, שבו נש"ם בודקת את עמידתם של המועמדים בתנאי הסף לקבלה לקורס ואת התאמתם לתפקיד; (ב) מבחנים ממוחשבים של מכון מיון; (ג) מרכז הערכה של מכון המיון; (ד) מרכז הערכה של משרד החוץ; (ה) ריאיון אישי.
בנציגויות בניו יורק .
ממסמכי הנציגויות ומהבדיקה שנעשתה בחלק מהן עולה, כי הן מעסיקות מאות עובדים מקומיים בתפקידים הדורשים התמחות מקצועית בנושאי הליבה וכרוכים בניהול קשרי חוץ עם גורמים בפרלמנט7 , בממשל, בתקשורת, במגזר העסקי ובחברה האזרחית במדינות השירות (להלן - תפקידי ליבה ייצוגיים).
בטבלה מסכמת שהכין אגף מש"א בפברואר 2014 נכתב, כימשנת 2013 ,ואילך לא אוישו כמה תפקידים דיפלומטיים בתשע נציגויות אלה: וושינגטון ינגון, ניו-דלהי, אבוג'ה, אדיס אבבה, ברזיליה, קהיר, קטמנדו וקיטו.
בחמש נציגויות מתוכן מונו לתפקידים מדיניים ולתפקידי קציני מינהלה וקונסולים "עמ"י במקום שליח".
גם בשנת 2016 היו בשמ ונה נציגויות - באסיה, באפריקה ובאירופה - משרות שסווגו במרשם אגף מש"א "עמ"י במקום שליח".
במאי 2014 דיווח קצין המינהלה האזורי בארה"ב לראשי אגפי המינהל ומשאבי האנוש במטה המשרד, כי בנציגויות בניו יורק "משמשים עמ"י רבים הצורך לש ]את[ בתפקידי מפתח המייתרים לעתים גר שליחים נוספים לביצוע מטלותיהם" בתחומי ההסברה והתרבות ובמדור הקונסולרי, שהוא הגדול ביותר בנציגויות ישראל בעולם.
הוא ציין כי "אי אפשר היה שלא להתרשם מרמתם האישית וממסירותם המקצועית".
יתר על כן, במשלחות לאו"ם היושבות בניו יורק ובג'נבה וכן בשגרירות בהאג מועסקים עורכי דין ישראלים בתפקיד "עמ"י משפט".
החל בנובמבר 2014 הועסק עמ"י בשגרירות בלונדון במשרת"רכז בכיר - ייעודי".
בפברואר 2016 כתב שגריר ישראל בלונדון לשעבר על העמ"י האמור כי הוא ממלא בשגרירות תפקיד של עוזר מדיני בכיר: "תפקיד זה הינו אחד התפקידים החשובים והרגישים בשגרירות וכולל אחריות למעקב וניתוח אירועים פוליטיים בזירה הבריטית והיחסים של השגרירות עם חברי שני הבתים של הפרלמנט הבריטי".
בתפקידו האמור היה העמ"י גם עוזר סגן השגריר בלונדון.
יצוין כי באוקטובר 2016 מונה סגן השגריר לתפקיד השגריר לטורקיה, ועד ינואר 2017 .
לא אויש תפקידו בשגרירות ד.
משנת 2014 ואילך העסיקה משלחת ישראל למוסדות האיחוד האירופי ולמטה ארגון נאט"ו בבריסל עמ"י בתפקידי מחקר ובמשרה של ראשת ענף הסברה, המופקדת על ניהול תחומי הדיפלומטיה הציבורית.
במסגרת עבודתה הפיקה העמ"י אירועי חוץ שונים, ואף כתבה וערכה ספר שסוקר את התנהלות האיחוד האירופי עבור כלל השגרירים הישראלים למדינות האיחוד האירופי.
נצ יגות זו העסיקה עמ"י גם בתפקיד קצינת סחר, והיא ייצגה את ישראל בפורומים שונים, כגון בדיוני קבוצת מומחים של מדינות האיחוד האירופי בתחום הכימיקלים, שבהם הייתה משקיפה יחידה מטעם ישראל.
7 כגון עמ"יבתפקידי אנליסט קונגרס בשגרירות בוושינגטון .
בשנים 2016-2014 העסיקו כמה נציגויות ברחבי העולם עמ"י במקום שליחים .
בתפקידי דוברים רשמיים, כגון במשלחת למטה האו"ם בניו יורק ובשגרירות בוורשה ה.
בשנים 2016-2014 העסיקו כמה נציגויות ברחבי העולם עמ"י במקום שליחים בתפקידי דוברים רשמיים, כגון במשלחת למטה האו"ם בניו יורק ובשגרירות בוורשה.
בקשת התקציב לשנים 2016-2015 שהגיש אגף מש"א לחטיבת תקצוב מרכזי במשרד ביוני 2015 כללה תוספת של יותר מ-150 תקני משרות של עובדים מקומיים.
במכתב הנלווה לבקשה הסביר ראש אגף מש"א כי קיים מחסור של עובדים מקומיים בהיקף האמור בכלל הנציגויות, ומחסור זה נובע בין היתר מהסיבות האלה: ביטול משרות שליחים והמרתם במשרות עמ"י למילוי מקום השליחים (ההדגשה אינה במקור); והרחבת הפעילות הדיפלומטית-כלכלית בדרום מזרח אסיה.
בדצמבר 2016 כתב אגף מינהל וארגון במשרד החוץ למשרד מבקר המדינה כי ישנם עמ"י הממלאים תפקידים של שליח ומואמנים ברישו מי השלטונות המקומיים בתור דיפלומטים.
בתגובתו על ממצאי הביקורת כתב המשרד כי "אכן, הנציגויות מעסיקות מאות עובדים מקומיים בתפקידים הדורשים מקצועיות, במטרה ליצור כיסוי מקסימלי, אך הדבר נעשה תמיד בהנחיה, בניהול, בהכוונה ובהוראה של הדיפלומט הממונה על או]השליח[ .
"תם עובדים בדיקת משרד מבקר המדינה בחמש הנציגויות בלונדון, בפריס ובבריסל ביוני 2016 העלתה כי באותה עת העסיקו הנציגויות בפועל עובדים מקומיים בתפקידי ליבה ייצוגיים בייעוץ המדיני ובתחומי הדיפלומטיה הציבורית והדיפלומטיה הכלכלית.
חלק מתפקידים אלה הוגדרו מראש כתפקידים דיפלומטיים של שליחים.
כך לדוגמה, בשגרירות בלונדון הועסקה עמ"י במשרה המוגדרת במאגרי מש"א "מזכירה בכירה" , אך בפועל מילאה תפקיד ליבה ייצוגי במחלקת הדיפלומטיה הציבורית בשגרירות .
במסגרת תפקידה ערכה פגישות עם גורמי התקשורת המקומית, הממשל והחברה האזרחית בבריטניה ובהן ייצגה את השגרירות.
בשגרירות בפריס הועסקה עמ"י בתפקיד נספחת התרבות של ישראל.
בשגרירות בבריסל מילאו שלושה עמ"ז תפקידי ליבה יצוגיים באופן עצמאי וללא הנחיה ישירה של שליחים - עמ"ז הסברה המתדרך עיתונאים, עמ"ז דיפלומטיה ציבורית המרצה לפני קהלי יעד שונים ללא פיקוח ועמ"ז תרבות, הממלאת בפועל את תפקיד נספח התרבות של השגרירות - תפקיד של שליח.
זאת ועוד, השגרירות העסיקה עמ"י בתפקיד סגן קונסול, הגם שבעבר התפקיד היה בתקן של משרת שליח.
בסיכומו של דבר, העובדים המקומיים אינם עומדים בתנאי הכשירות הקבועים בתקנון שירות החוץ למילוי משרות דיפלומטיות בנציגויות בחו"ל, אולם בפועל חלק מהם ממלאים חלק מתפקידי השליחים החסרים בנציגויות; אף על פי שלעובדים המקומיים לא ניתנת הכשרה ייעודית למלא תפקידי ליבה ייצוגיים.
בשנת 2016 לא הגישו עובדי המשרד מועמדות לאיוש 39 משרות שליחים .
העתידות להתפנות בנציגויות בקיץ 2017 בתגובתו על ממצאי הביקורת כתב המשרד כי הוא מתמודד בשנים האחרונות "עם קיצוצים משמעותיים ביותר בתקציבים ובכוח אדם".
המשרד מצוי במשבר המונע ממנו לתכנן את כוח האדם שלו באופן ראוי אפילו לתקופה קצרה, והוא נאלץ איפוא למצוא "פתרונות זמניים על מנת להמשיך ולמלא את הי עדים והמשימות המוטלים עליו עבור מדינת ישראל".
זאת ועוד, המשרד נתקל בקשיים בגיוס שליחים לנציגויות מסוימות, המצויות "לרוב במקומות קשי שירות ומורכבים מאוד".
שיטת המינויים למשרות שליחים בנציגויות היא על יסוד מכרזים, באופן שהעובדים מגישים את מועמדותם לאיוש המשר ות הפנויות בחו"ל על פי בחירתם שלהם.
ואולם, "שיטה זו, במהותה, אינה מאפשרת להנהלת המשרד לקיים תכנון לטווח ארוך ולבצע התאמה מיטבית של ההון האנושי לצרכי הארגון ולטובת השגת היעדים המדיניים של מדינת ישראל".
כאמור, מילוי תפקידי ליבה ייצוגיים בנציגויות בידי עובדים מקומיים נובע בעיקר ממחסור בשליחים.
לפיכך ראוי שהמשרד יגדיר מחדש את תקן המשרות של העובדים המקומיים, לרבות תיאורי תפקיד ודרישות תפקיד, על פי צורכי הנציגויות.
במסגרת זו עליו לשנות את התקנון, כדי להתאים אותו לתנאי המציאות המחייבים העסקת עובדים מקומיים בתפקיד י עזר מקצועיים לשליחים ובתפקידי ליבה נוספים, ולהכשיר את העובדים באופן ייעודי, ההולם את דרישותיו של כל תפקיד ותפקיד.
יצוין כי בתגובתו האמורה הוסיף משרד החוץ, כי לנוכח הקשיים שיש לו באיוש משרות השליחים בנציגויות, "קיימות שתי אפשרויות מציאותיות.
שלא לתמוך ולסייע כלל בעבודת השליחים שנותרו במקום.
ולפגוע בתפקוד הנציגות, או.
עמ"י, וזאת לתקופה זמנית, ותחת סמכותו ואחריותו, ניהולו ופיקוחו של דיפלומט, לרוב.
ראוי אפוא שאגף מש"א יציג לפני הנהלת המשרד תמונת מצב עדכנית ושלמה של נתוני איוש כלל המשרות בחו"ל על ידי השליחים ועל ידי העובדים המקומיים, כדי שההנהלה תוכל לגבש מדיניות ארוכת טווח בנוגע לתכנון משאבי האנוש בנציגויות, לקביעת תנאי הכשירות למילוי תפקידי הליבה הייצוגיים ולמיסוד הליך הגיוס של המועמדים שיעמדו בתנאים אלה.
יצוין כי בדוח משנת 2015 כבר עמד מבקר המדינה על הקושי של משרד החוץ לאייש משרות פנויות בנציגויות בחו"ל8 .
מדיווח של אגף מש"א בעניין זה עלה, כי אף בשנת 2016 לא הגישו עובדי המשרד מועמדות לאיוש39 משרות שליחים העתידות להתפנות בנציגויות בקיץ 2017 .
8 מבקר המדינה, דוח שנתי 65ג (2015) ,עמ' 767.
המשבר התפעולי שבו מצוי משרד החוץ עלול לפגוע ביכולתו לייצג באופן הולם את האינטרסים המדיניים, ההסברתיים, הכלכליים והקונסולריים של מדינת ישראל באמצעות נציגויותיה ברחבי העולם.
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החוץ כי המשך העסקתם של עובדים מקומיים בתפקידי ליבה יצוגיים בחו"ל, הגם שעל פי נהליו הם בלתי כשירים לכך, אינו יכול להוות תחליף למילוי משרות אלו בידי עובדים שעברו הכשרות מקצועיות ייעודיות, ואף עלול להסב נזק תדמיתי משמעותי למדינת ישראל וליחסי החוץ שלה.
התיקנון של משרות העובדים המקומיים בנציגויות .
תקן המשרות של משרד החוץ בנציגויות בחו"ל מתוכנן ומנוהל על ידי אגף מש"א.
התקן האמור מאושר על ידי נש"ם בהתאם להחלטות הממשלה, והוא כולל את אלה: תקני משרות השליחים, לרבות משרות הכלולות בתקן משרות החוץ המיועדות לאיוש בידי שליחים ממשרדי ממשלה אחרים, בעיקר ממשרד ה כלכלה; ותקן לעובדים מקומיים (המגולם בסכום כולל של חודשי עבודת אדם).
בשנת 2016 העסיקמשרד החוץ 3,286 עובדים מקומיים בכ- 2,300 משרות ב- 103 נציגויות ברחבי העולם בצורות העסקה שונות.
אולם לא נמצאו מסמכים המעידים על ניתוח הצרכים של הנציגויות בנוגע ליחס הנדרש בין התפקידים המיועדים לשליחים ובין התפקידים המיועדים לעובדים המקומיים, המסביר את הגידול במספר המשרות של העובדים המקומיים.
איוש תקן המשרות בנציגויות: בשנים 2016-2014 כלל שיא כוח האדם בנציגויות משרד החוץ את תקני המשרות המפורטים בלוח 1 .
לוח 1 : שיא כוח האדם ומצבת העובדים שבתקן המשרות של משרד החוץ בחו"ל בשנים 2016 -2014 .
מצבה תקן מצבה תקן מצבה תקן מעמד העובדים .
418 422 347 421 396 430 שליחים .
1,908 2,064 1,835 2,082 1,759 1,992 עובדים מקומיים .
2,326 2,486 2,182 2,503 2,155 2,422 סך הכול .
פיזורו בין הנציגויות .
והיחס הרצוי בין כמות .
אחת מהנציגויות נתוני לוח 1 מעלים כי למעלה מ -80% בממוצע מכלל המועסקים בנציגויות ישראל בחו"ל הם במעמד של עובדים מקומיים.
מ - 2014 עד 2016 חל גידול של כ -4% במשרות התקן של העובדים המקומיים בנציגויות, ובמשרות התקן של שליחי משרד החוץ חל קיטון של כ-2% .
תכנון משאבי האנוש בנציגויות: את התכנון ואת הניהול של תקן משרות העובדים המקומיים עושים אגף מש"א והאגפים הגאוגרפיים המדיניים במטה משרד החוץ.
ממסמכי אגף מש"א עולה כי כשנפתחת נציגות חדשה בחו"ל , ברירת המחדל לתיקנון המשרות של העובדים המקומיים היא של 12 עמ"י ועמ"ז (להלן - מפתח התיקנון).
ביוני 2009 הציג צוות מנהלים במשרד החוץ - שמונה על ידי מנכ"ל המשרד דאז, את המלצותיו לאיוש המשרות בנציגויות בחו"ל.
בדוח צוין כי "במקרים רבים נראה שמספר השליחים בכל נציגות הינו תוצאה של גורמים היסטוריים ושיקולים זמניים אשר התמסדו עם הזמן, אך אינם בהכרח רלבנטיים יותר".
לנוכח ממצאיו המליץ צוות המנהלים למנכ"ל המשרד לגבש קריטריונים ברורים בנוגע לחלוקת השליחים בין הנציגויות, ובעקבותיהם תיבדק התאמת כוח האדם הדיפלומטי ליעדים שהוצבו בפניו בכל אחת מהנציגויות.
בדצמבר 2016 כתב משרד החוץ למשרד מבקר המדינה כי מדי שנת תקציב הוא מגיש למשרד האוצר בקשות להגדלת מצבת כוח האדם, אך נענה בשלילה.
"חמור מכך, אגף תקציבים מכביד ומשית קיצוצים רוחביים על משרד החוץ בנושאי כוח אדם".
נמצא כי בשנת 2009 עלה הצורך לבחון את הרלוונטיות של מפתח התיקנון, אך אגף מש"א לא עשה זאת ולא גיבש קריטריונים ברורים לחלוקת משרות השליחים והעובדים המקומיים בין כל הנציגויות בחו"ל.
במצב זה אין לאגף מש"א יכולת לקבוע אם הקצאת כוח האדם, פיזורו בין הנציגויות והיחס הרצוי בין כמות השליחים לכמות העובדים המקומיים אכן תואמים את יעדי משרד החוץ ואת ה יקף העבודה של כל אחת מהנציגויות.
ממסמכי הנציגויות בארה"ב עולה כי הקונסוליה הכללית בניו יורק, משלחת הקבע לאו"ם והשגרירות בוושינגטון ערכו ביוזמתן מיפוי של כל משרות העובדים המקומיים בהן, הכולל הגדרות מפורטות של תיאור התפקיד ודרישות התפקיד במשרות האמורות.
מסמכי המיפוי מאגמים את צורכי הנציגויות בנוגע למשאבי האנוש המקומיים.
נמצא כי אגף מש"א לא הנחה את יתר הנציגויות הגדולות בחו"ל למפות את משרות העובדים המקומיים, כפי שנעשה בנציגויות בניו יורק ובוושינגטון.
על אגף מש"א למפות את כלל המשרות המיועדות לאיוש בידי העובדים המקומיים בחו"ל לפי המאפיינים הייחודיים של כל אחת מהנציגויות ובהתאם לצרכיה.
במסגרת זו ראוי שהאגף ישקול להנחות את הנציגויות ברחבי העולם למפות בעצמן משרות אלה על פי עקרונות מנחים שיקבעו את צורכיהן ואת תקני המשרות הנדרשות, כפי שעשו הנציגויות האמורות בארה"ב.
בתגובתו על ממצאי הביקורת כתב משרד החוץ כי יפעל ליישם את ההמלצה האמורה בשנים 2018-2017 .
מערכת מידע היא מערכת ממוחשבת שתפקידה העיקרי הוא לספק שירותי מידע לארגון.
מערכת כאמור המאפשרת חיפוש ושליפה מהירים היא כלי ניהולי ממדרגה ראשונה בכל ארגון מורכב; והיא גם מאפשרת שקיפות בנוגע ליישום מדיניותו של הגוף הציבורי, לרבות בנוגע לשמירתו על זכויות העובדים שפרטי העסקתם נאגרים במסד הנתונים שלה.
נוהל החטיבה לתקצוב מרכזי במשרד החוץ קובע כי ניהול תקני כוח האדם להעסקת עובדים מקומיים בנציגויות בחו"ל ייעשה בידי ראשי האגפים המדיניים (הגאוגרפיים) במטה המשרד בתיאום עם אגף מש"א, המופקד על ריכוז נתוני כוח האדם ועיבודם.
במרץ 2015 הגיש ראש אגף מש"א לראש אגף תקשוב במשרד את ממצאיה של הבדיקה שהזמין המשרד מגורם חיצוני בעניין המערכת הממוחשבת לניהול עובדים מקומיים.
בבדיקה נמצאו ליקויים המשבשים "באופן מהותי את יכולתו של אגף משאבי אנוש לנהל מצבת נתוני אמת של העמ"י והעמ"ז, לרבות אל מול נציבות שירות המדינה, ובחלקם קשורים להלנת שכר ופגיעה בשכר עובדים" (ההדגשה במקור).
לטענת ראש אגף מש"א, ליקויים אלה מונעים מהאגף לתת מענה לנציגויות המצויות במצוקת כוח אדם, והדבר מתבטא באופן תפקודן ובמילוי משימותיהן.
בדיקה של דוחות תקן ומצבה שונים שהפיקה המערכת הממוחשבת של אגף מש"א בשנת 2016 .
העלתה סתירות בין הנתונים ביוני 2015 כתב אגף מש"א למשרד מבקר המדינה כי "יש אפשרות לשלוף דוח אקסל של העמ"י והעמ"ז.
הפילוח נעשה באופן ידני בלבד.
המערכת לא בנויה לנהל/להפיק נתוני]הממוחשבת[ ם רוחביים".
באפריל2016 כתב ראש אגף מש"א למשרד מבקר המדינה כי שירותי המחשוב שמקבל האגף בראשותו מאגף תקשוב הם "ללא שום יכולת לקדם את עבודת האגף והשליטה בכוח אדם".
בהתייחסו לניהול הממוחשב של מצבת העובדים בנציגויות כתב ראש אגף מש"א, כי "בחו"ל עדיין מתנהלת עבודה ידנית".
2016 לא ניתן היה להפיק מהמערכת .
הממוחשבת של אגף מש"א דוחות מפולחים ומדויקים על אודות התקן והמצבה של העובדים המקומיים בכלל הנציגויות הנתונים שעליהם מתבסס אגף מש"א הם אומדנים משוערים של מצבת כוח האדם בנציגויות.
יוצא אפוא כי עד מועד תום הביקורת באוגוסט 2016 לא ניתן היה להפיק מהמערכת הממוחשבת של אגף מש"א דוחות מפולחים ומדויקים על אודות התקן והמצבה של העובדים המקומיים בכלל הנציגו יות, לרבות דוחות רוחביים לפי נושאים, כגון איוש תקנים ביתר ואיוש התפקידים השונים שממלאים העובדים המקומיים - מדיניים, הסברתיים, קונסולריים ומינהליים.
בתגובתו על ממצאי הביקורת כתב משרד החוץ, כי אגף מש"א משקיע משאבים רבים בתכנון מערכות מידע חדשות שיהיו כלי ניהולי שקוף להנהלת המשרד.
הוא הוסיף כי עקב מגבלות תקציביות, קצב ההתקדמות של אגף התקשוב ביישום מערכות המידע הממוחשבות "אינו עומד בדרישות".
משרד מבקר המ דינה מעיר למשרד החוץ כי היעדרה של מערכת מידע מהימנה, המסוגלת לספק את הנתונים הדרושים לעבודה, ובהם סך התקינה של המשרות המיועדות לעובדים מקומיים בנציגויות והמצב העדכני של היקף איושן, מקשה על האגפים הגאוגרפיים ועל אגף מש"א לתכנן את משאבי העובדים המקומיים ולפקח על ניהולם בנציגויות.
לפיכך, על אגפי התקשוב ומש"א לקדם את הקמתה של מערכת מידע חדשה, שתיתן מענה מהיר ומועיל לפערים שנמצאו כדי לחזק את יכולת הבקרה, ההכוונה והפיקוח של אגפי המטה בעניין איוש תקני העובדים, אופן פעילותם וניצול התקציב.
תיאורי התפקידים בתקן המשר ות: במרץ 2016 העסיק המשרד 871 עמ"י בנציגויות בחו"ל בהיקפי משרה משתנים, ומלבדם כ -500 עמ"י בתפקידי אבטחה.
כבר בפברואר 2008 כתב סגן הממונה על השכר במשרד האוצר לנש"ם כי "בדרך כלל משרה כוללת: תואר משרה, תקן, מקום, דירוג, מתח דרגות, תאור תפקיד, דרישות משרה.
הוב אין תקינה וכן אין ]העמ"י[ הר לנו כי בעניין הנדון תאור תפקיד ודרישות משרה.
כמו כן, אין התייחסות למקום העבודה - המשרד, גודל הנציגות וחשיבותה.
עובדים משובצים בצורה שרירותית ב'תפקידים' ובדרגות.
מי קובע אם עובד יקבל שכר לפי מזכירה, או מנהל חשבונות, או רכז ח שבונות, או ראש ענף חשבונות?
וכנ"ל לגבי כל יתר התפקידים".
חרף הערתו של סגן הממונה על השכר במשרד האוצר בשנת 2008 , עד מועד תום הביקורת אין בתקן משרות העמ"י תיאורי תפקיד ודרישות תפקיד ההולמים את התפקידים שמבצעים העמ"י בנציגויות.
בינואר 2017 המציאה נש"ם למשרד מבקר המדינה טיוטה עדכנית של נוהל .
העסקת העמ"י, המקבעת את המצב הקיים ומאפשרת להלכה ולמעשה להעסיק עמ"י בתפקידי ליבה ייצוגיים בהתייחס לכך נכתב בתגובת משרד החוץ, כי לאחר סיום עבודת צוות ההסדרה בנוגע ל מבנה העסקת העמ"י, יתנהל תהליך של הגדרה מחדש של תפקיד העמ"י ותיאורו.
בדצמבר 2016 כתב נציב שירות המדינה למשרד מבקר המדינה כי בטיוטת נוהל העסקת העמ"י שגיבש צוות ההסדרה נקבע כי העמ"י יועדו לבצע "תפקידי עזר" לעבודת הנציגות, והם אינם דיפלומטים או שליחים.
יוער, כי טיוטת נוהל העסקת העמ"י אינה כוללת הגדרות של "תפקידי העזר" האמורים.
יתר על כן, בטיוטת הנוהל נכתב כי "עמ"י מבצע עבודתו בהתאם להוראות הדיפלומט הממונה עליו", ללא הגבלת הוראות הממונה לתפקידים שאינם תפקידי ליבה ייצוגיים.
בתגובת משרד החוץ על ממצאי הביקו רת נכתב, כי ניתן להשוות את המשימות שמבצעים העובדים המקומיים בתחומים המדיניים והקונסולריים למשימות המוטלות על מתמחים במשפטים וברפואה בתחומים אלה, הגם שהן למראית עין משימות המוטלות על עורכי דין ורופאים בכירים.
זאת בהינתן שאלה ואלה אינם נושאים באחריות, בסמכות, בשיקול הדעת, בפיקוח ובקבלת ההחלטות.
משרד החוץ כבר מעסיק במשרות שליחים בנציגויות בחו"ל צוערים בשירות החוץ בתקופת הכשרתם.
אולם עובדים מקומיים אינם צוערים המתלמדים בתחומי הדיפלומטיה לסוגיה.
אי לכך, לא ניתן להשוות בין מעמדם המקצועי והתעסוקתי ובין מעמדם של הצ וערים המשרתים בחו"ל או של "מתמחים" בתחומים מקצועיים אחרים.
מכל מקום, על פי תגובת משרד החוץ הם אינם נושאים באחריות לפעילותם הייצוגית, ולכן על המשרד להגדיר בבירור את תפקידי העובדים המקומיים, את דרישותיהם ואת תיאוריהם, ובתוך כך לפרט אילו משימות ניתן להטיל עלי הם ואילו משימות לא ניתן להטיל עליהם במסגרת העסקתם בנציגויות.
יצוין כי בינואר 2017 המציאה נש"ם למשרד מבקר המדינה טיוטה עדכנית של נוהל העסקת העמ"י ולפיה ניתן יהיה להעסיק עמ"י במעמד של "נציג דיפלומטי או פקיד קונסולרי" לצורך מילוי תפקידו: "האישור יכול להינתן בין בדרך כלל ובין במקרים מיוחדים".
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החוץ כי טיוטת הנוהל האמורה מקבעת את המצב הקיים ומאפשרת להלכה ולמעשה להעסיק עמ"י בתפקידי ליבה ייצוגיים.
הרגולציה של תיקנון המשרות .
רגולציה עצמית: משרד החוץ מקיים אסדרה עצמית ענפה בנוגע לפעילות יחידות הקצה שלו, אסדרה החלה בעיקר על הניהול הארגוני והכספי של הנציגויות בחו"ל.
על פי התקנון, האחריות ליישום המדיניות המשרדית בנוגע לניהולם של ענייני השליחים וענייני העובדים המקומיים בכלל הנציגויות מוטלת על חטיבת משאבי אנוש חו"ל באגף מש"א (להלן - מש"א חו"ל), והיא מקיימת ביקורי מטה עתיים בנציגויות לשם פיקוח, מעקב ובקרה על הטיפול בענייני העובדים.
כן נוסעים מדי שנה לביקורים קצרים בנציגויות צוותי בדיקה וביקורת פנים מטעם אגפי המטה השונים: המפכ"ל, הכספים, המינהל והארגון ועניינים קונסולריים.
בד בבד, קציני המינהלה האזוריים, המוצבים דרך קבע בשבע נציג ויות מרכזיות בחו"ל, מקיימים ביקורות והדרכות לנציגויות המצויות בפיקוחם המינהלי.
דוחות הביקורת העתיים שמכינים מפכ"ל המשרד וקציני המינהלה האזוריים כוללים המלצות פרטניות ואופרטיביות בתחום תכנון משאבי האנוש של הנציגויות, לרבות בנוגע לתיקנון המשרות של העובדים המקומיים.
משרד מבקר המדינה העלה כי ההמלצות של מפכ"ל המשרד ושל קציני המינהלה האזוריים בנוגע לתכנון משאבי האנוש בחו"ל הן לרוב המלצות מקומיות, נקודתיות, הנוגעות לצרכים המסוימים של הנציגות שבה נערכה ביקורת הפנים של הגורמים האמורים.
חלק ניכר מן ההמלצות בתחום זה מופנות לאגף מש"א לבחינה וליישום.
אגף מש"א מופקד על ניהול כוח האדם ועל תכנון משאבי האנוש של כלל יחידות המשרד להיבטיהם השונים, אולם ממסמכי האגף לא ניתן ללמוד על הפעילות שהוא מקיים בעקבות דוחות המפכ"ל וקציני המינהלה האזוריים.
בתשובתו מדצמבר 2016 כתב המשרד כ י הוא שואף לממש את המלצות דוחות הביקורת של המפכ"ל ככל שניתן, אך המימוש תלוי בתקציבים ובתקנים שמצוקתם ידועה.
התברר, כי המלצות המפכ"ל וקציני המינהלה להוסיף כוח אדם מקצועי של עובדים מקומיים לא הניעו את אגף מש"א לערוך בדיקה כוללת של צורכי הנציגויות ולווסת את עומס העבודה ביניהן; זאת בשים לב לכך שבחלק מהנציגויות יש תת-איוש של המשרות הקיימות בתקן.
רגולציה חיצונית: את תקן המשרות של השליחים מטעם משרד החוץ ומטעם יתר משרדי הממשלה ואת תיאוריהן מאשרת נש"ם על פי הוראות התקשי"ר.
אולם נש"ם אינה מאשרת ואף אינה מתעדת את תקן העובדים המקומיים בנציגויות, וניהולו אינו מפוקח על ידה.
בשנת 2007 כינס נציב שירות המדינה דאז פורום מקצועי בין -משרדי בראשות המשנה לנציב שירות המדינה דאז לצורך עבודת מטה וגיבוש המלצות בנוגע 568 |דוח שנתי 67ב .
למעמדם ולתנאי עבודתם של העמ"י (להלן - ועדת ברגר).
יצוין כי גם הלשכה המשפטית בנש"ם הייתה מיוצגת בוועדת ברגר.
במסמך ההמלצות שהגישה ועדת ברגר לנציב שירות המדינה ביוני 2008 נכתב כי אין עוררין על כך שבכל משרד ממשלתי חייב להיות שיא תקינה מאושר להעסקת עמ"י.
ניהול שיא כוח האדם, לרבות השיבוץ השמי של העובדים למשרות השונות, יבוצע על ידי המשרדים במסגרת מאגרי משאבי אנוש הקיימים, המאושרים על ידי נש"ם.
ביוני 2008 :אישר נציב שירות המדינה את המלצות ועדת ברגר ובהן (א) משרות העמ"י יאושרו על ידי נש"ם פעם אחת, ולאחר מכן בהתאם לצורך; (ב) המשרדים יורשו לבצע שינויים בתקינה במסגרת השיא הכולל, ובלבד שהשינויים המבוצעים לא יגרמו להעלאה ברמת המשרות; (ג) ניהול שיא כוח האדם, לרבות השינויים המבוצעים ופירוט השיבוץ השמי, ינוהלו במאגרי המידע של נש"ם או במערכת מרכב"ה9 .
ההמלצה בנוגע לאישור תקן משרות העמ"י בידי נש"ם לא יושמה כלל המסמך המסכם של המלצות ועדת ברגר קובע כי לאחר אישורן כאמור "יהא צורך בביצוע תיקונים בתקשי"ר", בשות"ש ובנוהלי העבודה הקיימים "בכל אחד מהמשרדים המעסיקים עמ"י על פי סוגיהם השונים".
בעניין זה הוסיף יו"ר הוועדה במכתבו ליועץ המשפטי של נש"ם ביולי 2008 , כי לנש"ם הזכות והחובה "לקיים בקרה על השימוש בתקציבים המיועדים לאיוש כלל סוגי המשרות, על עצם קביעת המשרות ובכלל זה רמתן, על פי אמות מידה מקצועיות תוך שמירה על אחידות ושוויוניות בין כל הגופים המעסיקים עמ"י" (ההדגשה במקור).
הגם שהמלצות ועדת ברגר אושרו בידי נציב שירות המדינה, הן לא עוגנו בתקשי"ר, בשות"ש ובנוהלי המשרדים הרלוונטיים.
9 מערכת לניהול מידע ארגוני; מרכב"ה- מערכת רוחבית כוללת במשרדי הממשלה.
העובדים המקומיים ניהול העובדים המקומיים בנציגויות .
הערכת עובדים וטיפול ברווחתם .
משרד החוץ מייחס חשיבות להערכות ביצועי העובדים על ידי הממונים עליהם על פי התקנון, הערכת העובדים נעשית אחת לשנה, והיא משמשת כלי עזר במערכת השיקולים של הנהלת המשרד ושל אגף מש"א בקבלת החלטות בתכנון כוח אדם.
התקנון אינו מסדיר באופן מפורש את ביצוע הערכת העובדים המקומיים בנציגויות.
בפועל, רוב השליחים, לרבות קציני המ ינהלה וראשי הנציגויות , אינם מקיימים הליך יזום של הערכות שנתיות לעובדים המקומיים.
בתגובתו על ממצאי הביקורת כתב משרד החוץ כי הערכת העובדים המקומיים מצריכה "בניית פתרונות מחשוביים שעלותם גבוהה", אולם הוא "מקווה שניתן יהיה להשתמש במערכות הקיימות במרכב"ה להערכת עובדים".
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החוץ כי הערכת עובדים היא כלי ניהולי למדידת תפקודם, שנועד לשקף לממונים עליהם ולהנהלת המשרד את יכולותיהם המקצועיות בכוח ובפועל, את האפשרות לקדמם ולחלופין, את הצורך לסיים את העסקתם.
לכן עליו לבחון כיצד ניתן ליישם את הוראות התקנון העוסקות בהערכת עו בדים גם באמצעים העומדים לרשותו.
החטיבה לפרט ורווחה במטה המשרד מופקדת על הטיפול בתנאי השירות של עובדי המשרד ומשפחותיהם וברווחתם בנציגויות בחו"ל.
החטיבה אינה מטפלת ברווחת העובדים המקומיים.
בתגובתו כתב משרד החוץ כי תקציב הרווחה נקבע בהתבסס על הטיפול ב- 1,000 עובדים קבועים במטה ובחו"ל, ולא ניתן להרחיב את השימוש בו לעובדים נוספים מבלי לפגוע בעובדים הקיימים.
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החוץ כי לא ניתן להפלות בין קבוצות שונות של עובדים המועסקים על ידו ואין להדיר את הפרט מקבלת מענה למצוקותיו.
ראוי אפוא שהמשרד יבחן חלופות לטיפול ברווחת העובדים המקומיים.
קצין המינהלה בנציגויות מתדרך את העובדים בכל הקשור לזכויותיהם ולחובותיהם.
עליו להביא לידיעתם כל שינוי שחל בזכויות או בחובות ולהעמיד לרשותם את כל ההוראות, ההנחיות והנהלים הרלוונטיים בתקנון וכן כל חוזר 570 |דוח שנתי 67ב .
הנציגויות אינן נוהגות .
חובותיהם בענייני מינהלה, כספים ותנאי שירות הנוגעים אליהם.
התקנון אף מחייב את הנהלת הנציגות לפעול בשקיפות ולשתף את העובדים בכל המידע, לרבות בהתכתבות הפנים-משרדית הנוגעת להם.