HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
19 חבר ועדה אשר לא עבר הכשרה יועבר מכהונתו בתום שנה מהמועד שמונה, אלא אם כן פטר אותו החשכ"ל מהכשרה.
ההדרכה וקורסי הליבה השוטפים, המינהלה פועלת למימוש שתי תוכניות ליבה מרכזיות בתחום הרכש והלוגיסטיקה.
על חטיבת נכסים לוודא שבמסגרת מערך ההכשרות וההדרכות שהוקם בחטיבה יינתן מענה הולם להדרכות בתחום הרכש.
ראוי לפנות למנהלי הרכש במשרדים כדי לבדוק את צורכיהם בתחום זה.
לעניין הוראות התכ"ם המסדירות את הסמכת האנשים העוסקים בתחום הרכש במשרדי הממשלה מסר מינהל הרכש בתשובתו, כי "ההוראות בדבר ועדת המכרזים וועדת הפטור במשרד, מפרטות על אודות התפקידים השונים של הוועדות, הרכבם והכשרתם של חברי הוועדות, תפקידי מזכיר הוועדה וכן מתווה כללים וסדרי ניהול הוועדות.
כמו כן, במסגרת ההכשרות ב דיני המכרזים, מעבר לאוכלוסיית חברי הוועדות, נמנית גם אוכלוסיית העוסקים ברכש, לה מועבר קורס ממושך יותר".
משרד מבקר המדינה מעיר כי הוראות התכ"ם שמציין מינהל הרכש בתשובתו אינן עוסקות בהכשרתם ובהסמכתם של עובדי הרכש במשרדים, אלא בהרכב ועדות המכרזים במשרדים ובהכ שרת חברי הוועדות בלבד.
על מינהל הרכש לשמש גוף מנחה ומייעץ למשרדי הממשלה בתחום הרכש, ולשם כך עליו להיות בקשר רציף עם מנהלי הרכש במשרדים השונים.
נוסף על כך, על מינהל הרכש בשיתוף נש"ם לגבש מדיניות בנושא חובת ההכשרה וההסמכה לגורמי הרכש השונים במשרדים - מקניינים ועד מנהלי רכש - ולפתח מערך הכשרה בהתאם.
נש"ם מסרה בתשובתה כי נושא תפקיד הרכש והלוגיסטיקה במשרדי הממשלה וביחידות הסמך נדרש להיערכות מחודשת.
השינויים הרבים בתחומים אלו בשירות המדינה וההיקף הכספי הגדול של הרכש הממשלתי הביאו את נש"ם לפני כעשור להקים ועדה בין-משרדית שתבחן את הנושא ותקדם אותו.
נש"ם הוסיפה כי מינהל הרכש ביקש לנהל באופן עצמאי את ההכשרות המקצועיות בתחומי הרכש, הנכסים והלוגיסטיקה.
נש"ם נפגשה לצורך זה עם גורמים מקצועיים שונים כדי לקדם את נושא ההכשרות המקצועיות, הגם שבפועל המשרדים לא החלו בביצוע ההכשרות כנדרש.
נש"ם ציינה כי "מנהל אגף בכיר הדרכה בשירות המדינה, פנה כבר בנובמבר 2015 והתריע, בין היתר, על אי קיום ההכשרות ]דאז[ למנהלת מינהל הרכש כנדרש על פי חוזר 2009 ,שהוציאה נש"ם.
וכך כתב, בין היתר: 'לצערימאז 2009 , למרות ניסיונות חוזרים ונשנים להפעלת קורסי ההכשרה לעובדים בתחום הרכש והלוגיסטיקה במסגרת מינהל הרכש הממשלתי, כולל במסגרת ההתקשרות עם חברת פמ"י, לא התקיימה הכשרה כלשהי לעובדי שירות המדינה בתחום הרכש והלוגיסטיקה'" (ההדגשות במקור).
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי יבחן מחדש את תוכנית ההכשרה הקיימת ויפעל ליישום המלצות הביקורת.
מינהל הרכש הוסיף בתשובתו ביולי 2018 כי היות שמדובר בקורסי הכשרה בין-משרדיים רוחביים, והיות שקורסים אלה לא התקיימו זה זמן ממושך על ידי הגורם הרלוונטי, קיבלה על עצמה חטיבת נכסים לקיים קורסי הכשרה אלו על מנת לקדם הכשרות ייעודיות במשרדים בנושאים שבתחום אחריות החטיבה.
לעניין קורסי רכש ולוגיסטיקה, המינהל ציין כי ב -2014 , לאחר מיפוי צרכים עם צוות מנהלי רכש ולוגיסטיקה מהמשרדים, גובש סילבוס והחטיבה הפיצה חוזר למשרדים בדבר קורסי רכש ולוגיסטיקה.
השגת יעדי הממשלה באמצעות מדיניות הרכש .
מדיניות רכש ממשלתית היא כלי שיכול לסייע להשגת יעדים שהממשלה מעוניינת לקדם.
לדוגמה, ייעול תפעולם של משרדי הממשלה באמצעות קידום רכש ירוק, עידוד פעילותם של עסקים קטנים ובינוניים, קידום התעשייה המקומית וצמצום האבטלה באמצעות עידוד העדפת רכישות מתוצרת הארץ , שילוב אנשים עם מוגבלויות בשוק העבודה ועוד.
אחד הנושאים שאותם החליטה הממשלה לקדם בשנים האחרונות הוא עידוד פעילותם של עסקים קטנים ובינוניים בישראל.
זאת מפני שהגברת התחרות, הסרת חסמים ושילוב עסקים קטנים ובינוניים במכרזים הם אמצעים חש ובים ליצירת מקומות עבודה, להגדלת שיעור התעסוקה במשק ולהתפתחותה הכלכלית של המדינה.
בהחלטה מיולי 2011 קבעה הממשלה שיש להגדיל את השתתפות העסקים הקטנים והבינוניים ברכש הממשלתי באמצעות הגברת שילובם במכרזים הממשלתיים20 .
בדצמבר2009 פרסם אגף החשכ"ל הוראת תכ"ם21 זמנית, שמטרתה "להנחות את משרדי הממשלה בנושא הגברת שילוב העסקים הקטנים והבינוניים במכרזים ובהליכים תחרותיים ממשלתיים".
באוגוסט 2013 פורסמה הוראת תכ"ם קבועה המתבססת על ההוראה הזמנית, ובדצמבר 2013 נכנסו לתוקף טפסים המנחים את ועדת המכרזים לציין על גביהם אם ההתקשרות מותאמת לעניין שילוב עסקים קטנים ובינוניים במכרזים.
הוראת התכ"ם גם קבעה כי על משרדי הממשלה להעביר למינהל הרכש, אחת לחציון, דוח מפורט על יישום הנחיות ההוראה, וכי על מינהל הרכש לערוך דיון אחת לחציון בנושא הדוחות שהתקבלו ולפרסם את עיקרי הממצאים באתר האינטרנט הממשלתי.
במהלך 2014 ערכה יחידת הביקורת באגף החשכ"ל ביקורת רוחבית בנושא שילוב עסקים קטנים ובינוניים במכרזים ממשלתיים.
היחידה מצאה כי במינהל הרכש לא התקבלו דיווחים חציוניים משום משרד ממשלתי, וממילא לא דן בהם המינהל.
בתגובה לביקורת השיב המינהל כי הוא "בוחן מחדש את מדיניות .
20 הממשלה החליטה להטיל על שר האוצר, בתיאום עם שר הכלכלה, לקבוע הוראות לביצוע הליכי מעקב, בקרה ודיווח על שילוב עסקים קטנים ובינוניים במכרזים הממשלתיים.
הדיווחים, וזאת בשל עומס הדיווחים המוטל על החשבויות על ידי מינהל הרכש ויחידות מטה אחרות.
בהתאם לממצאי יחידת הביקורת, מינהל הרכש יבחן לעדכן את הוראת התכ"ם ולבטל את חובת הדיווח".
בינואר 2017 נכנסה לתוקף הוראה חדשה, שאינה כוללת חובת דיווח למינ הל הרכש על יישום הוראת התכ"ם על ידי המשרדים.
אחת ההמלצות של יחידת הביקורת הייתה כי מינהל הרכש יבצע מחקר מקיף "שיהווה בסיס נתונים רחב הבוחן את המצב הקיים בנושא של השתתפות עסקים קטנים ובינוניים במכרזי ממשלה ויהווה כלי ניהולי תומך החלטה לבדיקת אפקטיביות הורא ת התכ"ם".
מינהל הרכש ענה בתגובה ליחידת הביקורת כי "מינהל הרכש משווע לריכוז מידע תוך החלטות בנושאי מדיניות רכש, כדוגמת מידע על אחוז ההשתתפות של עסקים קטנים ובינוניים ברכש הממשלתי.
הקמת מאגר מידע כאמור מצריכה משאבים רבים, ומינהל הרכש בוחן את הדרכים לשילוב משימה זו בתוכניות העבודה העתידיות של המינהל".
בחינת מידת השתתפות עסקים קטנים ובינוניים ברכש הממשלתי הינה דוגמה ליכולת של מינהל הרכש לבחון את יישומן של החלטות הממשלה ואת קידום מדיניותה.
בביקורת נמצא, נכון לפברואר 2018 , שמינהל הרכש אינו בוחן אם הרכש הממשלתי עולה בקנה אחד עם החלטות הממשלה או תומך במדיניותה בתחומים רוחביים (כגון עידוד העסקים הקטנים).
זאת ועוד, אין בידי מינהל הרכש נתונים המאפשרים בחינה זו, וכאמור, המינהל אף ביטל את חובת הדיווח ב-2017 .
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי הוא פועל ליישום החלטות ממשלה הנוגעות לרכש הממשלתי, אבל קיים קושי לבחון את תוצאות הפעולות בשל היעדר נתונים.
המינהל פנה אל הוועדה למסירת מידע ברשות המסים, אשר מחזיקה בנתונים המאפשרים לסווג את ספקי הממשלה לפי גודל עסק ולנתח נתונים ומגמות אודות היקף הרכש הממשלתי מעסקים קטנים ובינוניים, אך נתקל בסירובה למסור את הנתונים.
רשות המיסים מסרה למשרד מבקר המדינה במאי 2018 (להלן- תשובת רשות המיסים), כי על פי הוראות דיני המיסים, חלה חובת סודיות על מידע שקיבלו עובדי רשות המיסים אגב ביצוע חוקי המס.
חובת הסודיות נועדה להגן על זכותו של הנישום ולהבטיח כי נתונים שמסר לרשות המיסים לא ישמ שו לכל עניין אחר מלבד גביית מיסים.
בנוסף, היא נועדה להגן על אינטרס הרשות להבטיח שיתוף פעולה מלא מצד נישומים לצורך ביצוע הוראות דיני המיסים וגביית מס אמת.
מסירת המידע המבוקש למינהל הרכש עומדת בניגוד לחובת הסודיות, והרשות מנועה מלמסור מידע זה.
על מנת לסייע כ כל הניתן למינהל הרכש, נעתרה רשות המיסים לבקשתו לקבלת מידע כלכלי אגרגטיבי ומסרה לידיו מידע שהתבקש על ידו, הגם שהדבר חייב את הרשות לבצע עיבוד נתונים מורכב והקצאת משאבים לא מעטה.
באופן זה הושג איזון בין הצורך של המינהל לקבל את המידע ובין החובה החקוקה החלה על רשות המיסים לשמור על סודיות המידע.
עם זאת, הדגישה הרשות כי במצב המשפטי הקיים היא מנועה מלמסור לידי מינהל הרכש מידע נוסף מעבר למידע שנמסר.
רשות המיסים הוסיפה בתשובתה כי "קיים קושי אובייקטיבי לסווג עסקים על בסיס פרמטרים כלליים של מחזור ומספר עובדים וייתכנו מצבים בהם המידע המצוי בידי רשות המסים הינו חסר.
למותר לציין כי ביום 16.
2016 פורסם תיקון מספר 25 לחוק חובת המכרזים.
על פי תיקון זה, יחויבו גופים ציבוריים מסוימים לפרסם מדי שנה נתונים על שילוב עסקים קטנים ובינוניים בהתקשרויותיהם.
מכאן, שעם כניסתו של תיקו ן החוק לתוקף, יוכל מינהל הרכש הממשלתי לקבל את המידע הדרוש לו מאת הגופים הציבוריים הרלוונטיים".
משרד מבקר המדינה מעיר כי על מינהל הרכש לדאוג שיהיו בידיו כלים שיאפשרו לו לבחון אם הרכש הממשלתי תומך ביישום החלטות הממשלה ומדיניותה.
ההיקף הכספי של הרכש הממשלתי הוא עשרות מיליארדי ש"ח בשנה.
לכן יש להבטיח כי סכומים גדולים אלה ישמשו, ככל הניתן, גם לתמיכה במדיניות הממשלה בנושאים שונים.
איסוף נתונים על אודות הרכש הממשלתי .
על פי "נוהל עבודה למכרז בנושא חדש", אחת הפעולות שעל המחלקה הכלכלית במינהל הרכש לבצע לפני היציאה למכרז חדש היא ניסוח דוח בדיקה והמלצות הכולל, בין היתר, בדיקה מעמיקה של הוצאות הממשלה בנושא המכרז על בסיס דוחות מרכב"ה.
מערכת מרכב"ה היא מערכת תכנון משאבים (ERP ) רוחביתהמשמשת במשרדי הממשלה, ובה מודולים אחדים התומכים בניהול הרכש.
המודולים הלוגיסטיים מאפשרים הפקת הזמנות רכש, קליטת טובין, קליטת חשבוניות מס וביצוע תשלומים לספקים.
כל רכישה של משרדי הממשלה מתוך מכרז מרכזי אמורה להתבצע באמצעות מספר קטלוגי (להלן - מק"ט) מובנה וקבוע במערכת מרכב"ה, אשר מנוהל על ידי המינהל ברמת הסכם הרכש.
הלכה למעשה, במינהל הרכש קיים מרַכז קטלוג 22, והוא הגורם היחיד אשר בסמכותו להקים מק"טים חדשים ולשנות מק"טים קיימים.
כאשר מתפרסם מכרז מרכזי חדש ונחתם הסכם עם הספק/ים, אחראי מרכז הקטלוג לפתיחת מק"טים למוצרים על פי הסכם זה.
דוח סקר הסיכונים מצא כי במינהל הרכש לא קיימת מדיניות קטלוג.
בדוח נכתב כי "מרכז הקטלוג עובד על פי ועדת היגוי ייעודית לנושא", וכי "הוראות התכ"ם קובעות כי יש למנות בכל משרד מנהל קטלוג משרדי אשר ירכז את כל הבקשות לקטלוג במשרד ויפעל בתיאום מקצועי עם מרכז הקטלוג.
בפועל לא קיימת פונקציה כזו בחלק מהמשרדים".
מערכת רוחבית המאפשרת ביצוע רכש וניהול מלאי למשרדי הממשלה משרד האוצר |119 .
נמצא כי במועד הביקורת לא מונתה במינהל הרכש ועדת היגוי ייעודית לקטלוג.
כמו כן, אין הוראת תכ"ם המנחה את משרדי הממשלה ומסדירה את עבודתם בנוגע לממשק מול מרכז הקטלוג.
למינהל הרכש יש נוהל פנימי שמסדיר את עבודת מרכז הקטלוג בתהליך העבודה על מכרזי המינהל.
כמו כן, מינהל הרכש מסר למשרד מבקר המדינה בפברואר 2018 כי ישנה עובדת העוברת תהליך של חפיפה עם מרכז הקטלוג כדי שתוכל להחליפו במקרה הצורך.
נמצא כי הנוהל הפנימי הקיים מצומצם ואינו מתייחס לכלל ההיבטים.
על מנת לאפשר רצף עבודה ושימור ידע בנושא הקטלוג, על מינהל הרכש לגבש נוהל מפורט המגדיר את תפקיד מרכז הקטלוג, את סמכויותיו ואת הרשאותיו והמפרט, בין היתר, את הפעולות שבאחריותו, את אופן פתיחתם של מק"טים חדשים ואופן עדכונם של מק"טים קיימים, את לוחות הזמנים לביצוע הפעולות השונות, את הממשק עם משרדי הממשלה ועוד.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי "הוכן מסמך בנושא הסדרת הקטלוג, ויושק פיילוט על בסיס המסמך, אשר אמור להביא לפתרון מערכתי בנושא".
בדוח ביקורת ממרץ2014 בנושא "ביצוע מכרזי רכש", שערך מבקר הפנים במשרד האוצר (להלן - דוח הביקורת הפנימית ממרץ 2014 ), נמצא כי מינהל הרכש אינו עושה שימוש בנתוני צריכה ממערכת מרכב"ה כדי ללמוד את השוק, וגם לא הגדיר במערכת דוחות רוחביים שיסייעו בהליך זה.
מבקר הפנים המליץ למינהל הרכש "להגדיר דוחות במערכת מרכב"ה, אשר יאפשרו הפקת נתוני ביצוע בחתכים שונים, הנדרשים לצורך לימוד השוק והרגלי הצריכה".
מהביקורת הנוכחית עולה כי אין במינהל הרכש תהליך מוסדר של חקר מקדים, הכולל איסוף ועיבוד של נתונים על אודות סוג הרכש והיקף הרכש של משרדי הממשלה, שישמשו בסיס לקבלת החלטות בעניין פרסום מכרז מרכזי חדש או הארכת מכרז מרכזי קיים.
עוד נמצא כי המינהל אינו משתמש במרכב"ה ככלי לניתוחו ולתכנונו של הרכש הממשלתי, וכי קטלוג המוצרים במרכב"ה אינו מאפשר לנתח את כלל הרכש הממשלתי לפי פילוחים שונים, ניתוח שיסייע לקביעת מדיניות הרכש הממשלתית.
למשל, טיוב הקטלוג היה מאפשר לשלוף מידע על היקף העסקים הקטנים המועסקים בממשל ה23, עלעמידת המשרדים ביעדי הממשלה לרכש ציבורי ירוק 24 ולקידום תוצרת הארץ ועל אודות מינוף הרכישות לטובת הגדלת התעסוקה25 .
מינהל הרכש הסביר למשרד מבקר המדינה כי נכון לסוף2017 , במרכב"ה מוטמעת מערכת ש"באמצעותה ניתן להפיק דוחות רוחביים אודות הרכש הממשלתי, אשר אופיינו בשיתוף גורמים במינהל הרכש הממשלתי ומתאימים לצרכיו.
נוסף על כך, בימים אלה מינהל הרכש הממשלתי מקדם פרויקט של טיוב ה קטלוג הממשלתי שמטרתו עריכת סדר בשיטות הקטלוג, במק"טים הקיימים, פתיחת מק"טים חדשים כנדרש ובחינת חסימה של האפשרות לשינוי מק"טים על ידי הקניינים".
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי בעת עבודה על ניתוח נתונים ממערכת מרכב"ה נמצא כי אחד הקשיים הוא ה'רעש' הנובע מהזנת נתונים למערכת באופן שגוי על ידי קניינים.
לאור זאת, מסוף 2017 מצטרף מינהל הרכש לקורס קניינים המועבר על ידי אנשי מרכב"ה כדי להעלות את מודעות הקניינים לחשיבות הזנת הנתונים התקינה ולשפר את המצב, עד כי יהיה ניתן בעתיד להסתמך טוב יותר על נתונים המופקים ממערכת מרכב"ה.
מינהל הרכש הוסיף כי, בהינתן המצב הקיים, לפני כל מכרז נעשה ניתוח מעמיק של נתוני הביצוע של המכרז היוצא על בסיס דוחות ביצוע של ספקים ודוחות מרכב" ה, תוך השוואה ונטרול שגיאות ככל הניתן.
בנוסף, נעשית הערכה של ההיקף הצפוי במכרז חדש לאור שינויים שחלים במשק ובצורכי הממשלה.
המינהל ציין כי למכרזי מינהל הרכש לקוחות רבים אשר אינם עובדים עם מערכת מרכב"ה, ועל כן לא ניתן להתבסס על נתונים חלקיים.
מינהל הרכש שואב את נתוני הרכש מהספקים הקיימים, ונתונים אלו משמשים, בין היתר, כבסיס לניתוח הצריכה של משרדי הממשלה.
עם זאת, המינהל יבחן עם מרכב"ה אפיון דוחות להרחבת התמיכה בפעולותיו.
עוד מסר המינהל בתשובתו כי במהלך שנת 2017 החל מינהל הרכש לפעול באמצעות מערכת סקרים26.
בתקופה זו ההיערכות למימוש אופצייה או ליציאה למכרז חדש נעשתה על סמך תוצאות שאלונים שמילאו .
23 'החלטת ממשלה מס3409 מיום 3.
24 'החלטת ממשלה מס1057 מיום 13.
25 'החלטת ממשלה מס727 מיום 30.
סקרים ששולח מינהל הרכש למשרדים על מנת להבין את צורכיהם משרד האוצר |121 .
המשרדים במכרזים אחדים.
כשיושלמו נוהלי קשרי הלקוחות יגדל היקף השימוש בשאלונים אלו.
כמו כן, במכרזים טכנולוגיים קיים קשר רציף עם גורמי מקצוע במשרדים מובילים החל משלב גיבוש המכ רז, בקביעת עקרונותיו ובשילוב הנציגים בבדיקת ההצעות.
על מנת לתת מענה מתאים לצורכי משרדי הממשלה באמצעות המכרזים המרכזיים ולהתאימם למדיניות הרכש הממשלתית, על מינהל הרכש להמשיך לפעול לאיסוף מידע ולניתוחו וכן לקיים שיח שוטף עם המשרדים בנוגע לצורכיהם.
1 קובעת כי "במקרים שבהם מצא מינהל הרכש כי מרבית משרדי הממשלה רוכשים טובין/שירותים/עבודות, שחלקם ברי תחרות וחלקם לא, יבחן עריכת מכרז מרכזי או חתי מה על התחייבות ספק למחירים מירביים, במטרה להסדיר את תנאי ההתקשרות ולנצל את יתרון הגודל של כלל המשרדים".
תהליך הכנתו של מכרז מרכזי כולל את ייזום המכרז; כתיבת המכרז ופרסומו; ניהול ההתקשרות לאחר שנחתם הסכם עם הספק הזוכה וביצוע פיקוח ובקרה ; וביצוע הפקת לקחים לאחר סיום המכרז.
נמצא כי אין למינהל הרכש מתודולוגיה סדורה ונהלים מפורטים ומתוארכים לגבי כל השלבים בתהליך הכנת המכרזים – החל משלב טרם הוצאת המכרז, דרך ניהול ההתקשרות והבקרה עליה ועד הפקת הלקחים שלאחר סיום המכרז.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי "בעניין פיקוח ובקרה - בוצע פיילוט בשנת 2017 ;ועל בסיסו נכתבה טיוטת נוהל, הנמצאת לקראת הצגה למנהל מינהל הרכש בעניין הפקת לקחים - קיים נוהל עבודה לקראת סיום תקופת התקשרות".
ההחלטה על יציאה למכרז חדש במינהל הרכש נקבעת כאשר נוצר צורך חדש בשירות או במוצר, והיא מתקבלת בעקבות ישיבות צוות פנימיות במינהל הרכש ולפי ביקוש מצד משרדי הממשלה.
כאשר עומדת להסתיים תקופת ההתקשרות במכרז קיים קיימות שתי אפשרויות.
האחת היא לממש את תקופות האופצי יה האמורות בחוזה, בהתאם להחלטת ועדת המכרזים, והאחרת היא לצאת למכרז לבחירת ספק חדש.
אם הסתיימו תקופות האופצייה הנקובות בחוזה, אין אלא לצאת למכרז חדש.
כשמינהל הרכש שוקל אם לצאת למכרז חדש או לממש אופצייה במכרז קיים, הוא בוחן את צורכי הרכש של משרדי הממשלה ומנתח את השוק, ופעולות אלו מסייעות לו לקבל החלטה בדבר הצורך במכרז המרכזי.
למינהל הרכש שני נוהלי עבודה שגובשו בשנת 2017 , המסדירים את הפעולות שיש לבצע לקראת היציאה למכרז, ומטרתם לאפשר עבודה שוטפת וסדירה: "נוהל עבודה למכרז בנושא חדש" ו"נוהל עבודה לקראת תום תוקף מכרז קיים".
נמצא כי הנהלים אינם כוללים תבנית לכתיבת דוח תוצאות הבחינה וניתוח שוק.
תבנית זו אמורה לפרט את הנקודות אליהן יש להתייחס בבדיקה, כגון החלטות ממשלה רלוונטיות, תיאור מכרזים קיימים, הצגת נתונים על צריכת משרדי הממשלה וכד'.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי בעלי התפקידים האמונים על דוח תוצאות וניתוח שוק חדשים בתפקידם.
מטרת המינהל לבנות תבנית ונהלים מסודרים לאחר תקופה מסוימת על בסיס עבודתם של בעלי התפקידים.
עוד נמצא כי אין שיח שוטף בין מינהל הרכש ליחידות הרכש ב משרדי הממשלה.
מינהל הרכ ש אינו נוהג לקיים מפגשים תקופתיים עם מנהלי הרכש ואינו מקיים פורומים משותפים שבהם יכולים המשרדים לשתף את המינהל בצורכיהם בתחום הרכש.
מינהל הרכש גם אינו נוהג להתייעץ עם מנהלי הרכש במשרדים קודם הוצאת מכרז חדש או מימוש אופציות במכרז קיים.
היעדר שיח שוטף עלול לגרום לכך שמכרזי מינהל הרכש לא יעלו בקנה אחד עם צורכי המשרדים, להמשך התקשרויות עם ספקים במכרזים המרכזיים למרות אי -שביעות רצונם של המשרדים ולאי -שיתוף פעולה של משרדי הממשלה עם מערכות חדשות שמשיק מינהל הרכש.
משאלון משרד מבקר המדינה עולה כי שביעות רצונם של המשרדים משיתוף הפעולה עם מינהל הרכש ומהבנת צורכיהם על ידו אינה גבוהה.
מתוך 29 ,משרדים4 ,השיבו כי המינהל בכלל אינו מודע לצורכיהם 8 השיבו "במידה נמוכה" ו -11 ,ב"מידה בינונית".
כלומר 41% מהמשרדים השיב ו כי מודעות המינהל לצורכיהם נמוכה או אינה קיימת.
עוד עולה מהשאלון כי מינהל הרכש אינו נוהג לבקש את חוות דעתם של המשרדים או להתייעץ עימם בכל הנוגע להארכת תוקף מכרז מרכזי ולמימוש אופצייה עם ספק זוכה במכרז קיים, וכן לפני היציאה למכרז חדש וקודם בניית מפרט למכרז מרכזי חדש.
מנהלי הרכש במשרדים ציינו בשאלון כי לדעתם יש מקום לשיפור הקשר של מינהל הרכש עימם ואת ההתייעצויות איתם בנושאים מקצועיים רוחביים, וכי הם רואים צורך בהקמת פורומים תקופתיים לשם כך.
גם בשאלון איסוף צרכים 27 ממשרדי ממשלה שערך מינהל הרכש ב-2017 ציינו המשרדים כי לדעתם חסרה תקשורת שוטפת בין מינהל הרכש למשרדים (קיום פורומים מקצועיים, היוועצות על בסיס קבוע בנושאי רוחב ועוד), ויש צורך ב ימי עיון לקבלת עדכונים שוטפים והכוונה לשיפור תהליכי העבודה היום-יומיים .
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי הוא מקיים עשרות פגישות עם גורמי המקצוע במשרדים בנוגע למכרזים מרכזיים לפני פרסומם ואחרי כן.
גורמים אלו אף חברים בצוותי המשנה הבודקים את הצעות המציעים ומנקדים אותן.
קיים במינהל תפקיד חדש של אחראית קשרי לקוחות ומטרתו להפוך את הפרקטיקה הקיימת של קשר שוטף עם המשרדים לפרקטיקה מוסדרת ומאורגנת.
כמו כן, שני חברי ועדת המכרזים של מינהל הרכש הינם מנהלי רכש במשרדי הממשלה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי מפגישות שקיים עם מנהלי רכש במשרדים הממשלתיים ומהמענה לשאלון שהופץ עולה כי שיתוף הפעולה בין המינהל למשרדים לוקה בחסר.
על מינהל הרכש להמשיך לפעול לשיפור הקשר עם המשרדים, לחיזוק השיח השוטף מולם ולהגברת שיתוף הפעולה עימם.
לאחר שאושר פרסום המכרז בוועדת המכרזים של מינהל הרכש, מתחיל שלב הכנת מסמכי המכרז וכתיבת טיוטת המכרז.
היחידה לכתיבת מכרזים בחברת ענבל כותבת את הטיוטה בשיתוף עם יועץ חיצוני שנבחר ועם הלשכה המשפטית של משרד האוצר, המלווה את התהליך לכל אורך הדרך.
בין המלצותיה של ועדת המשילות הייתה "יצירת 'מכרז סטנדרטי' - פיתוח מספר מודלים של מכרזים גנריים שיאפשרו לגורמים המקצועיים במשרדים השונים להתבסס על פורמט מוגדר לכתיבת מכרזים באופן פשוט".
גם בסקר הסיכונים הומלץ למינהל הרכש "לשקול הגדרת תבנית מכרז מרכזי, אשר תקבל את אישור הייעוץ המשפטי".
הביקורת העלתה כי, אף שמדובר בעשרות התקשרויות מידי שנה, מינהל הרכש טרם גיבש תבניות לכתיבת מכרז וחוזה התקשרות עם ספקים , שבהן יוכלו המשרדים הממשלתיים להיעזר על מנת לחסוך בזמן ובמשאבים ולייעל את עבודתם.
27 סקר שערך מינהל הרכש בקרב משרדי הממשלה על מנת לקבל מידע על אודות נושאים שבהם יש דרישה לקיים מכרז מרכזי, בעניין עזרה וייעוץ של המינהל למשרדים ועל נושאי מדיניות שבאחריות המינהל שיש צורך לעדכנם.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי כתיבת התבניות "החלה עוד ב -2016 והייתה אמורה להסתיים ב -2017 ומאז לא הושלמה לאור היעדר זמינות הלשכה המשפטית".
לעניין טענה זו והתייחסותה של הלשכה המשפטית, ראו להלן.
על פי שאלון משרד מבקר המדינה, 19 משרדים מתוך ה -28 שהשיבו על השאלה ע נו כי תבניות למכרזים ולחוזי התקשרות היו מסייעים לעבודתם השוטפת במידה גבוהה או במידה גבוהה מאוד.
משרד מבקר המדינה מעיר כי גיבוש תבניות מסמכים אחידות להכנת מכרז וחוזה התקשרות יקצרו את הזמן הדרוש להכנת מסמכים אלו על ידי המשרדים, ובכך יביא ו לייעול ולקיצור תהליכי הכנתם ופרסומם של מכרזים במשרדי הממשלה.
על מינהל הרכש בשיתוף הלשכה המשפטית לפעול בהקדם להשלמת כתיבת התבניות.
ייעוץ משפטי בשלב כתיבת המכרז .
בדוח הביקורת הפנימית נכתב כי "למינהל הרכש קיימת תלות מוחלטת בלשכה המשפטית של משרד האוצר, לגבי כל שלב בטיפול במכרז, עד כדי כך שרוב הפעולות אותן מבקשים לבצע בנושא מכרז זה או אחר תלויות בייעוץ המשפטי.
לדברי אנשי מינהל הרכש, מצב זה הינו אחד הגורמים המרכזיים להתארכות של הליכי מכרז על פני שנים ואינו מאפשר למינהל הרכש לפעול באופן סדיר ורציף ובלוחות זמנים סבירים".
לפיכך, הביקורת הפנימית המליצה להגדיל את היקף השעות ומספר היועצים המשפטיים בלשכה המשפטית של משרד האוצר שיוכלו לטפל בסוגיות משפטיות שוטפות במכרזים מול אנ שי מינהל הרכש הממשלתי.
כן הומלץ לתגבר את הצוות המטפל על פי העומסים במינהל ומספר המכרזים והסוגיות המשפטיות המטופלים במקביל, תוך מעקב אחר פרקי הזמן שבהם הלשכה המשפטית נותנת מענה שוטף לסוגיות העולות במהלך הטיפול במכרזים.
מינהל הרכש מסר למשרד מבקר המדינה במהלך הביקורת, כי העומס בלשכה המשפטית של משרד האוצר והתלות של המינהל בה מעכבים את תהליך העבודה על מכרזים, מאריכים מכרזים קיימים וגורמים לבזבוז כספים.
להלן דוגמאות אחדות לעיכובים אלו: 1.
:מכרז ציוד היקפי למחשב הועבר ללשכה המשפטית באוגוסט 2017, ובאוקטובר 2017 מונהעורך דין לטפל בו.
בחודש ינואר 2018 טרם התקבלו הערות או אישור למסמכי המכרז, חרף תזכורות חוזרות ונשנות של מינהל הרכש.
בדצמבר 2017 החל לטפל במכרז עורך דין אחר בלשכה המשפטית, והוא אושר לפרסום בסוף פברואר 2018.
:מכרזי מחשבים ומסכי מחשב לאחר עזיבתה של עורכת דין ותיקה בסוף דצמבר 2017 , טרם ניתן מענה למכרז זה על ידי עורך דין אחר.
מדובר בקידום הליך מכרזי והליכי תיחור ועל כן אין כרגע התקשרות מרכזית בנושא, והמשרדים אינם יכולים לבצע הזמנות.
חומרים הועברו לעורכת דין משרד האוצר |125 .
ייעודית בלשכה המשפטית בינואר 2018 ולאטופלו.
במחצית פבר ואר שובצה עורכת דין חדשה, והיא החלה לתת מענה .
נכון למרץ 2018, הסוגיות נדונו בוועדת המכרזים.
:תחום אבטחת מידע עקב עזיבתה של עורכת דין ותיקה בלשכה המשפטית בסוף דצמבר 2017 , טרם מונה גורם מחליף אשר התפנה לתת מענה לסוגיות הקשורות בתחום, דבר היוצר עיכוב בקידום ה ליכי התיחור מתוקף מכרז מרכזי זה ועל כן המשרדים אינם יכולים לרכוש.
בינואר 2018 שובצהעורכת דין חדשה וחומרים הועברו אליה.
בחודש מרץ 2018 הסוגיות נדונו בוועדת המכרזים.
מכרז כ יסאות אורח: באוגוסט 2017 הועברהמכרז ללשכה המשפטית.
מעבר ראשון על מסמכי המכרז התקיים באוקטובר 2017, והוא פורסם בנובמבר 2017 .
,לטענת מינהל הרכש העיכוב נבע מחוסר בהירות מי בלשכה המשפטית יטפל במכרז.
במרץ 2018 החל עורך דין בלשכה לטפל במכרז, העומד בשלב של בדיקת ההצעות שהוגשו.
:מכרז אינטגרציה מולטימדיה הועבר ללשכה המשפטית בתחילת דצמבר 2017.
עדינואר 2018 טרם התפנה עו רך הדין המטפל לפגוש גורמים מטע ם מינהל הרכש או לעבור על מסמכי המכרז (ההתקשרות הנוכחית היא בפטור).
כמו כן, בוטלו פגישות רבות שנקבעו על ידי גורם מטעם מינהל הרכש עם עורך דין מהלשכה המשפטית, ועד מרץ 2018 טרם קיבל המינהל מענה או התייחסות מהלשכה המשפטית.
היועץ המשפטי של משרד האוצר, עו"ד אסי מסינג, כתב למשרד מבקר המדינה באפריל 2018 (להלן- תשובת הלשכה המשפטית), כי הביקורת מביאה כדוגמאות "מכרזים ספורים בלבד מתוך מכרזים רבים המטופלים על ידינו באופן מסור ומקצועי, ומתייחסת רק לתקופה שבין אוגוסט 2017 ועד פברואר2018 .
במהלך תקופה זו היו לא מעט שינויים בלשכה המשפטית בכלל ובפרט לגבי עורכי הדין שטיפלו במכרזי מינהל הרכש.
כך עזבו את הלשכה המשפטית 2 עורכי דין שטיפלו במכרזי מינהל הרכש וכן ממונה שטיפלה במכרזי מינהל הרכש והייתה אחראית על תחום המכרזים בכל לותו.
בנוסף, בחודש אוגוסט חלה חופשת הקיץ, בספטמבר -אוקטובר היו מעט ימי עבודה בגלל החגים, ומחודש נובמבר 2017 ועד חודש מרץ 2018 עבדה הלשכה המשפטית באינטנסיביות עצומה על התכנית הכלכלית לשנת 2019 , אשר השנה נחקקה בלוחות זמנים שונים וקצרים מהרגיל.
עוד נציין כי במקרים לא מעטים איכות המסמכים שמועברים לטיפול הלשכה המשפטית אינה מספקת ונדרשת עבודה רבה שהיא אינה בהכרח משפטית ואולם היא מתחייבת על מנת שניתן יהיה לפרסם את המכרז.
בעניין זה שיפור איכות העבודה המבוצעת במינהל הרכש תקטין את העומס המוטל על הלשכה המשפטית שלא לצורך".
מינהל הרכש מסר בתשובתו למשרד מבקר המדינה ביולי 2018 כי טענות המינהל כלפי הטיפול של הלשכה המשפטית מתייחסות לתקופת זמן של שנים, וטענות אלה קיבלו ביטוי בסיכומי דיון בין החשבים הכלליים ליועצים המשפטיים.
בתשובה נאמר עוד כי "הניסיון להטיל דופי באיכות המסמכ ים 126 |דוח שנתי 69א .
שמועברים לטיפול הלשכה המשפטית כסיבה לעיכובים הרבים, מעמיד בספק את ההסברים" המופיעים בתשובתה של הלשכה המשפטית.
ראש חטיבת נכסים מסר למשרד מבקר המדינה ב - 14.
17 כי בעקבות דוח הביקורת הפנימית והעלאת הסוגיה לפני החשכ"לית דאז, התחייבה הלשכה המשפטית במשרד האוצר להקצות מספר שעות ייעוץ שבועיות קבועות למינהל הרכש.
בסיכום דיון שנערך אצל החשכ"ל ביום באפריל 2017 עדכן ראש חטיבת נכסים כי על אף דיונים קודמים שהתקיימו בנושא בין החשבת הכללית דאז ובין היועץ המשפטי, הלשכה המשפטית אינה נותנת מענה לדרישות המקצועיות של החטיבה, עד כדי פגיעה בעבודה עם נותני שירותים חיצוניים.
לדבריו, לאחרונה המצב אף הוחמר.
נמצא כי למרות התחייבותה של הלשכה המשפטית במשרד האוצר להקצות מספר שעות ייעוץ שבועיות קבועות למינהל הרכש, עד מועד סיום הביקורת לא נעשה הדבר.
מינהל הרכש ציין בתשובתו כי "מלבד שעות הייעוץ השבועיות, נדרשת מחויבות של הלשכה המשפטית לליווי שוטף של מינהל הרכש הממשלתי וזמינות גבוהה על מנת לאפשר עמידה בלוחות זמנים בהליכי המכרזים וקידום משימות היחידה".
הלשכה המשפטית מסרה בתשובתה כי היא נותנת ליווי משפטי לעשרות ועדות מכרזים בתחומים שונים, וזאת לצד ליווי משפטי בתחומים מגוונים רבים אחרים של עבודת משרד האוצר.
העומסים בעבודתה הם רבים והיא נדרשת לתת מענה לכל הצרכים, בשים לב לסדרי העדיפות של משרד האוצר בכל רגע נתון.
אגף החשכ"ל ובפרט מינהל הרכש אינם שונים מיתר הגורמים במשרד האוצר, המקבלים שירות מ הלשכה המשפטית, ואין כל מקום להעמיד דווקא לרשות המינהל ייעוץ משפטי ייעודי נפרד (הגם שיהיה כפוף ליועץ המשפטי של המשרד).
במבנה הנוכחי, הלשכה המשפטית מהווה גורם מתכלל בין אגפי המשרד השונים, בהיותה צומת שאליו מתנקזים עניינים שונים של אגפי המשרד, וזהו אחד מיתרונותיה.
נוסף על כך, יש יתרון ניהולי גדול בכך שכל עורך דין בלשכה מטפל במגוון של נושאים, מקבל פרספקטיבה מקצועית רחבה, וזוכה לעניין ומגוון בעבודתו, באופן שמאפשר ללשכה המשפטית לגייס ולשמר עורכי דין ברמה המקצועית הגבוהה ביותר.
הלשכה המשפטית הוסיפה בתשובתה כי על מנת להבטיח מענה מקצועי מיטבי למינהל הרכש לאורך זמן, גדל לאחרונה הצוות המטפל במכרזי המינהל לשבעה עורכי דין, הפועלים בהנחייתה המקצועית של המשנה ליועץ המשפטי של משרד האוצר.
בכוונת הלשכה המשפטית לערוך בעניין זה בחינה עיתית עם מינהל הרכש על מנת לוודא שניתן מענה לצורכיהם.