HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
ישראל; נציג שירות הביטחון הכללי 27 .
עם הקמת משרד ההסברה והתפוצות צורף מנכ"ל משרד זה לפורום ההסברה הלאומי.
מדוחות ההערכה והמחקר האחרונים של משרד החוץ עולה כי למשרד ולגופים אחרים יש אינטרסים דומים בכל הנוגע לפעילותם בתחומי הדיפלומטיה הציבורית, ועם זאת הם אינם מ תואמים ואינם משתפים פעולה ביניהם באופן מיטבי.
ממצאי הביקורת, התומכים בממצאי הדוחות האמורים, מלמדים גם על פערי מידע בין הגופים השונים.
שלא כמו בתחום ההסברה המדינית, בתחום הדיפלומטיה הציבורית אין פורום קבוע שתפקידו לתאם בין כל הגופים הממלכתיים העוסקים בכך, ו כך נמנעת זרימה של מידע שוטף ביניהם.
לדעת משרד מבקר המדינה, לאור העקרונות שהובילו את הממשלה לייסד את פורום ההסברה הלאומי, מן הראוי לשקול לייסד בתחום הדיפלומטיה הציבורית פורום בין -משרדי קבוע לדיווח, עדכון, תיאום, איגום ושיתוף פעולה, שיעצים את היכולות של כל הגופים השותפים בו.
יצוין כי המשרדים האמורים הביעו בתשובותיהם תמיכה בהקמת פורום שיתאם בין המשרדים ויביא לידי הגברת שיתוף הפעולה ביניהם.
תערוכת אקספו העולמית 2010 .
"תערוכת אקספו העולמית" (להלן- תערוכת אקספו) הוא כינוי לתערוכות פומביות רחבות היקף, שבהן משתת פות מדינות רבות וגם ארגונים בין -לאומיים, המתקיימות אחת לכמה שנים מאז 1851 .
מוקד משיכה עיקרי בתערוכות אלה הוא הביתנים הלאומיים שמקימות המדינות המשתתפות, ובהם מוצגים, על פי רוב, הישגי המדינה המציגה בנושא הכללי של התערוכה שנקבע מראש בידי הוועדה המארגנת.
ישראל הצטרפה ללשכה לתערוכות בין-לאומיות ( BIE28 ) במאי1952 והשתתפה בעבר בכמה תערוכות.
בתערוכה שהתקיימה בשנת2000 בהאנובר שבגרמניה הציבה ישראל דוכן בתוך ביתן קבוצתי.
אחד היעדים בתכנית העבודה של המשרד לשנת 2010 היה השתתפות בתערוכת אקספו.
בשנת 2010 התקיימה התערוכהבעיר שנגחאי שבסין במשך חצי שנה (מאי-אוקטובר), והשתתפו בה 242 מדינות וארגונים בין-לאומיים ובהם ישראל.
נושא התערוכה היה "עיר טובה יותר - חיים טובים יותר" (" Better city - Better life "), ועל כן ביתני המדינות המשתתפות הציגו נושאים הנוגעים באיכות החיים העירונית בחברה העכשווית.
מיליון איש, מרביתם מסין ביתן ישראל בתערוכת אקספו הוא פרויקט המיישם את היבטי המיתוג הלכה למעשה.
על פי מסמכי המשרד, מטרת הביתן הייתה למצב ולמתג את ישראל כמרכז עולמי של מחקר ופיתוח בכל הנוגע לחידושים והמצאות בתחומים מגוונים המסייעים לשיפור איכות החיים - ברפואה, מדע, חקלאות ומזון, איכות הסביבה ותקשורת - וכן לחזק את הקשר בין ישראל לסין ולקדם את התיירות לישראל.
נציג השב"כ אינו חלק מההרכב הקבוע, אלא מוזמן לפי העניין .
28 Bureau International des Expositions משרד החוץ 945 .
הביתן השתרע על פני שטח של כ-2,000 מ"ר ונבנה במיקום מרכזי במתחם התערוכה וסמוך לביתן הלאומי הסיני.
ישראל הוצגה בו כמדינה מודרנית בעלת תרבות עתיקה וחברה דינמית המשלבת את ערכי המורשת עם חדשנות מתמדת ואת מכלול יכולותיה והישגיה תחת הכותרת "חדשנות לחיים טובים יותר" (" Innovation for better life" .
באוקטובר 2007 אישרה הממשלה את השתתפותה של ישראל בתערוכת אקספו בשנת 2010 " במסגרתביתן לאום" 29 .
על פי ההחלטה, השתתפותה של ישראל תמומן באמצעות תקציב רב-שנתי לשנים 2007 -2010 , בהיקף כולל של כ-34.
4 מיליון ש"ח, שיילקח מתקציבי משרד החוץ, האוצר, התמ"ת והתיירות, וירוכז בתקציב משרד החוץ.
עוד הוחלט על הקמת ועדת היגוי בראשות מנכ"ל משרד ראש הממשלה ובהשתתפות מנכ"ל משרד החוץ, מנכ"ל משרד התיירות, מנכ"ל משרד התמ"ת, מנכ"ל משרד החקלאות, מנכ"ל המכון הישראלי ליצוא והממונה על התקציבים במשרד האוצר.
ראש אגף כלכלה במשרד מונה לתפקיד נציב ישראל בתערוכה והוסמך לייצג את ישראל מול רשויות אקספו ולעמוד בראש צוות הביצוע.
במועד הביקורת היו ממונות על פרויקט אקספו מטעם המשרד הגב' אירית בן אבא, סמנכ"ל וראש אגף כלכלה במשרד ונציבת ישראל לאקספו 2010 (להלן- הנציבה), והגב' יפה בן ארי סגנית הנציבה ומנהלת הפרויקט מטעם משרד החוץ להשתתפות ישראל בתערוכת אקספו 2010 (להלן- סגנית הנציבה).
ואלה המדדים שקבע המשרד בתכנית העבודה לשנת 2010 לבחינת מידת הצלחתה של התערוכה: מספר המבקרים בביתן במשך חודשי התערוכה יהיה שני מיליון איש; הביתן של ישראל יהיה בין 20 הביתנים המבוקשים; ההשתתפות בתערוכה תקדם את הייצוא הישראלי לסין ותגדיל את היקף הסחר בין המדינות.
במועד עשיית הביקורת הייתה התערוכה בעיצומה ועל כן לא היה אפשר לאמוד את מידת הצלחתה.
משרד החוץ ביקש להדגיש בתשובתו מנובמבר 2010 למשרד מבקר המדינה כי בפעם הראשונה מדינת ישראל הקימה ביתן לאומי ייעודי בתערוכת אקספו, ביתן שתוכנן, עוצב ותופעל במלואו בידי המשרד.
המדינה הייתה ערוכה במועד לפתיחת התערוכה והביתן היה בין הראשונים שהיו ערוכים לקלוט קהל.
הגם שבמועד מתן התשובה התערוכה טרם הסתיימה, מסר המשרד כי בידיו כמה מדדים שעל פיהם אפשר לקבוע כי הפרויקט הצליח ועמד ביעדים שנקבעו לו: המדד העיקרי הוא האהדה הרבה שלה זכה הביתן הישראלי בקרב המבקרים - מבין כ-240 ביתני התערוכה הוא היה בין עשרת הביתנים המבוקשים; סך המבקרים עלה על תחזיות המשרד והסתכם בשלושה מיליון לערך, ובהם יותר מ-1,300 משלחות רשמיות של אנשי ממשל בכירים מסין ומשלחות אנשי עסקים; הביתן ואירועי התרבות שהפיק המשרד במסגרתו זכו לתהודה רחבה בתקשורת הסינית והעולמית שסיקרה את התערוכה30 ; החשיפה הרבה שניתנה למדע, לטכנולוגיה ולתרבותה של ישראל סייעה מאוד בקידום יעדי המיתוג של מדינת ישראל בזירה הבין-לאומית בכלל ובסין בפרט; המשרד מסר עוד כי נוסף על הצלחתו של הביתן, עלותו הייתה נמוכה לעומת ביתנים אחרים בתערוכה שבהם נכחו מספר דומה של מבקרים31.
גם מנכ"ל משרד רה"מ ציין בתגובתו למשרד מבקר המדינה כי הגם שטרם הושלם הסיכום הסופי של התערוכה, ברור כי ישראל זכתה להצלחה בולטת בכל קנה מידה אפשרי - רמת הפופולאריות הגבוהה, החשיפה התקשורתית, העברת מסרי המיתוג ובקשות שהתקבלו ממחוזות וערים בסין להקים בהן מחדש את הביתן לאחר פירוק התערוכה.
30 מתחשיב שעשתה החברה שסיפקה שירותי יחסי ציבור לביתן עולה כי השווי הפרסומי של החשיפה התקשורתית הכוללת עומד על כ-13 מיליון דולר.
לפי הערכותיה מספר האנשים שנחשפו לאמצעי התקשורת הכתובה בלבד מסתכם ב-780 .
31 על פי תחשיבי המשרד העלות למבקר בביתן היא3.
6 דולרים (עלות כוללת של11 מיליון דולר חלקי3 מיליון מבקרים), לעומת עלות של5.
5 דולרים למבקר בביתן האירי (עלות כוללת של 16.
5 מיליון דולר חלקי3 .
)מיליון מבקרים משרד החוץ 947 .
התקשרויות המשרד במסגרת הפרויקט .
כדי לנהל פרויקט גדול כמו תערוכת אקספו נדרש המשרד לרכוש שירותים מגורמי חוץ.
בין היתר נרכשו השירותים הללו: יועץ לארגון וניהול של הביתן (להלן - היועץ); "קבלן מפתח"32 .
וחברת יחסי ציבור משרד מבקר המדינה בדק ומצא ליקויים בפעולותיו של משרד החוץ, שבאו לידי ביטוי בעיקר בעת הטיפול בהתקשרויות עם גורמי החוץ שנתנו שירותים לפרויקט, כמפורט להלן במסגרת הליכי העסקת היועץ לארגון ולניהול התערוכה והליכי קבלת ההחלטות בעניין מתכונת גיוס החסויות לביתן.
הליכי העסקת היועץ לארגון ולניהול של התערוכה תקציב הפרויקט כלל סעיף של עלות העסקתו של "מנהל פרויקט ישראלי" בכל אחת משנות הפרויקט, בסך כולל של כמיליון ש"ח.
בינואר2008 פנה המשרד בהליך של בקשה לקבלת מידע (RFI ) אל גורמים העוסקים בתחום התערוכות ויכולים לספק מידע מקצועי לשם הכנת מכרז למינוי יועץ.
הליך RFI הוא דרך לעשיית חקר שוק, כאשר מדובר בהתקשרות מורכבת שהרשות אינה מומחית בה.
מסיכום הראיונות שעשה המשרד עם חברות ייעוץ חיצוניות עולה כי רוב החברות המליצו למנות מנהל לפרויקט שתפקידו, בין היתר, לנהל למעשה את הביתן כאשר על המנהל לשהות בשנגחאי במהלך התערוכה.
המשרד ציין בתשובתו כי המלצות חברות הייעוץ בנושא זה לא היו חד-משמעיות, וכי בעת הכנת מסמכי המכרז, שמר לעצמו המשרד את האפשרות לשלב בין תפקיד היועץ לבין תפקיד מנהל הביתן על ידי הגדרה רחבה וגמישה של המכרז והסכם השירותים.
לא נמצא במסמכי המשרד כי לשם הכנת המכרז נדונו הנושאים הללו: משמעות המלצתן של חברות הייעוץ בדבר הצורך למנות מנהל שישהה בשנגחאי בתקופת התערוכה, ההבדלים המהותיים בין מטלות הייעוץ לפרויקט במהלך תקופת התכנון וההקמה ומטלות ניהול הביתן בתקופת התערוכה.
כמו כן לא נדונו ההשלכות הנובעות מכך לעניין מתכונת ההעסקה והתנאים הנגזרים מכך במסגרת ההתקשרות בין הצדדים (ראו להלן).
בפברואר2008 פרסם המשרד מכרז לתפקיד "יועץ לארגון וניהול תערוכת ישראל ביריד אקספו 2010 בשנגחאי".
על פי תנאי המכרז, היועץ שייבחר יסייע למשרד "החל מטווח הזמן המיידי בקידום הפרויקט על כל שלביו, ועד סיומו בסוף 2010 ".
מרבית המטלות שנכללו במכרז נגעו לפעולות סיוע, ליווי ודיווח המתאימות על פי טיבן לפעולות יועץ לפרויקט.
בין היתר, נכתב במכרז כי מטלות היועץ כוללות "אפשרות לשהייה בחו"ל בתקופת ההתארגנות ובתקופת היריד עצמו", ורק .
32 הקבלן שזכה במכרז גיבש את רעיון העל של הביתן והתצוגה, עיצב ותכנן את הביתן, הפיק את תכניו, הקים אותו, תחזק אותו, את מתקניו ומערכותיו בתקופת התערוכה ופירק אותו בגמר התערוכה.
בסוגריים נכתב כי השהייה נעשית למטרות שונות, "לרבות לצורך ניהול התערוכה הישראלית בתקופת היריד".
לדעת משרד מבקר המדינה ניסיונו של המשרד ליצור אפשרות לשלב בין תפקיד היועץ לבין ת פקיד מנהל הביתן, כפי שעולה מתשובת המשרד, קיבל ביטוי מעורפל, מוצנע ומותנה במסמכי המכרז, באופן שאינו עולה בקנה אחד עם היקף המטלות הנדרשות ממנהל הביתן בתערוכה.
לאחר הליך מכרזי, ועדת המכרזים בחרה במרס2008 במועמד א' והוא החל בתפקידו כיועץ לארגון וניהול של תערוכת אקספו.
בחוזה ההעסקה של היועץ ממרס 2008 :נקבע, בין היתר, כי המטלות כוללות "נסיעות לאתר המתוכנן של היריד בשנגחאי לצורך תיאומים, עריכת סיכומים וכדומה כולל אפשרות לשהייה בחו"ל בתקופת ההתארגנות ובתקופת היריד עצמו, לרבות אפשרות של ניהול התערוכה הישראלית בתקופת היריד".
על פי החוזה, ההתקשרות הוגבלה ל-140 שעות עבודה חודשיות למשך שנה, על פי תעריפי החשב הכללי ואפשרה להאריך את ההתקשרות לפרקי זמן נוספים באותם תנאים, עד סיום התערוכה בשנת 2010 .
בחוזה נקבע עוד כי מלבד תשלום שכר עבודה יהיה זכאי היועץ לקבלת החזר מן ה משרד עבור הוצאות טיסה, אש"ל בחו"ל ונסיעות בחו"ל על פי התעריפים המקובלים במשרד בעניין יועצים חיצוניים.
נמצא כי החוזה לא עסק מפורשות בצורך להימצא פיזית בשנגחאי בכל ימי התערוכה לשם ניהול הביתן ובהשלכות של עניין זה על מרכיבי השכר וההוצאות.
(א) באוגוסט 2008 , כחצי שנה לאחר שנבחר במכרז לתפקידו, הציע היועץ למשרד להתחיל בהליכי מינוי מנהל ביתן וסגן לשם "ההיערכות הפיזית בשנגחאי".
בעקבות פניית היועץ כתב יועץ חיצוני המסייע לוועדת המכרזים של המשרד באוגוסט 2008 אל צוות המשרד הממונה על תערוכת אקספו כי המכרז שבו נבחר היועץ מאפשר למשרד להוסיף להעסיקו גם בזמן התערוכה עצמה וכי ה"מטלות מדבר עליהן לגבי תפקיד מנהל הביתן, כלולות בלאו הכי בתיאור תפקיד ]היועץ[ש ימלא את אותן מטלות במסגרת ]היועץ[היועץ, במכרז שבו זכה.
לכן אין מניעה ש תפקידו כיועץ".
הביקורת העלתה כי בעקבות הצעת היועץ החל המשרד לבחון את האפשרות להעסיק מנהל ביתן כתחליף ליועץ שנבחר.
מתשובת היועץ למשרד מבקר המדינה עולה כי המלצתו המקצועית למנות מנהל ביתן במועד מוקדם נבעה מההבנה כי אם המשרד ירצה למנות מנהל ביתן כדאי למנותו בהקדם כדי שיוכל להכשיר עצמו לתפקיד הניהולי מבעוד מועד וכדי שייווצ ר רצף מידע וסנכרון בין תכנון הפרויקט לבין מי שאמור לפקח על מימושו בשטח.
המשרד ציין בתשובתו כי "אין ספק, כי וועדת המכרזים העדיפה שהיועץ ימשיך בתפקידו כמנהל הביתן עד סוף התערוכה, על פי אותם תנאים שנקבעו במכרז הפומבי הראשוני, כלומר עבודה לפי מחירון חשכ"ל ובתוספת החזר הוצאות טיסה, מחייה וכדומה".
אולם "היועץ עצמו הוא זה שסרב להמשיך ולהגיש את השירות כמנהל הביתן על פי אותם התנאים ודרש לשנותם כתנאי להמשך העסקתו.
אין מחלוקת על כך שהמכרז אפשר למשרד להמשיך ולהעסיקו כמנהל ביתן אלא משרד החוץ 951 .
שהיועץ עצמו הביע התנגדות לכך לאור מספר סיבות, שלא נלקחו בחשבון בפרסום המכרז הפומבי המקורי".
לדעת משרד מבקר המדינה העדפת המשרד לשלב בין תפקיד היועץ לבין תפקיד מנהל הביתן, כפי שעולה מתשובת המשרד ומחוות דעתו של יועץ ועדת המכרזים, לא קיבלה ביטוי ברור וחד-משמעי גם בחוזה שנחתם עם היועץ.
לשם כך החוזה היה צריך לעסוק במפורש בנושא ניהול הביתן בתקופת התערוכה, ובכלל זה בשינויים הצפויים בשכר היועץ, לאור הגדלת היקף שעות עבודתו ותקופת השהייה הממושכת מחוץ לישראל.
(ב) בישיבות ועדת המכרזים שהתקיימו בפברואר, מרס ומאי 2009 דנה הוועדה באפשרות להעסיק את היועץ כמנהל הביתן ואף אישרה זאת.
ועדת המכרזים קבעה כי תנאי המכרז מאפשרים למשרד להעסיק את היועץ גם כמנהל הביתן, ולאחר שמנכ"ל המשרד אישר את היותו של היועץ "ספק יחיד", הכירה אף הוועדה בכך "לאור היכרותו הקרובה עם צרכי הפרויקט" ומפני ש"בזמן הקצר שנותר עד פתיחת התערוכה לא קיימת חלופה אחרת לגיוס והכשרת מנהל ביתן".
בעקבות זאת נחתם עם היועץ חוזה חדש ושכרו כמנהל הביתן הותאם להיקף הפעילות במהלך התערוכה ולצורך לשהות בשנגחאי במשך כמה חודשים תוך התנתקות מעסקיו בארץ, וכן גילם את ההוצאות הנוספות שיידרשו כגון כלכלה וכרטיסי טיסה.
לדעת משרד מבקר המדינה, בשלב הראשון של בחירת היועץ - שבו עשה משרד החוץ חקר שוק (RFI) כדי להגדיר את צורכי הפרויקט, ולאחר שכמה מהיועצים החיצוניים העלו את הצורך בתפקיד מנהל הביתן, תפקיד שהוא חשוב מאוד לארגון ולניהול של פרויקט גדול כל כך, היה על משרד החוץ לבחון את ההמלצה ואת האפשרות לפרסם מכרז לתפקיד זה.
משהחליט המשרד שהוא מעדיף לשלב בין שני התפקידים, היה עליו לעשות זאת באופן מפורש ומפורט, כדי שיהיה ברור שתפקיד היועץ מגלם בתוכו את ניהול הביתן במהלך התערוכה, על ההשלכות הנובעות מכך לעניין שינויים במ תכונת ההעסקה בתקופת התערוכה, שאפשר היה לצפות אותם כבר במועד כריתת החוזה.
המשרד ציין בתשובתו כי "הטענה שמציגה הביקורת בדיעבד כי יש מקום לצפות זאת מראש, מקובלת על המשרד (ההדגשה במקור) וכך נשאף לעשות להבא, בפרויקטים עתידיים בהיקפים דומים שינוהלו ע"י משרד החוץ".
המשרד הוסיף כי בניהול פרויקט בסדר גודל כזה, לראשונה, הוא נאלץ ללמוד ולהתמודד תוך כדי מימוש הפרויקט עם התפתחויות בלתי צפויות.
לפיכך השינויים בתנאי העסקת היועץ היו הכרחיים ונבעו משינוי מקום עבודתו.
המאמצים הרבים שהשקיע היועץ, שביעות הרצון מפעילותו ועצם הדבר שמדובר בתפקיד מקצועי ייחודי המצריך לימוד וניסיון של חודשים הקנו לו את המעמד של ספק יחיד.
מאחר שהמשרד לא פרסם מלכתחילה מכרז ברור ומפורש לתפקיד מנהל הביתן אלא נאלץ להתמודד עם סוגיית מינוי המנהל תוך כדי התקדמות הפרויקט ולקראת מימושו, נקלע המשרד למצוקת זמן ונקט הליכי התקשרות שעוררו סימני שאלה.
על המשרד, המתעתד להוסיף לנהל פרויקטים בהיקפים דומים, לבחון את ההליכים שהובילו לשרשרת אירועים זו ולקבוע מתכונת פעולה שתימנע בעתיד את הישנותם של הליקויים.
מכרז לגיוס חסויות ומתן שירותי יחסי ציבור כמו מדינות אחרות המגייסות כספים מחברות מקומיות למימון ביתנים לאומיים, גם המשרד תכנן לגייס חסויות מחברות ישראליות שיסייעו במימון הביתן הישראלי בתערוכת אקספו.
הכספים היו אמורים לסייע ב הקמת קומה לאירועים בביתן, בשדרוג מיצגי הדגמה טכנולוגיים, הרחבת תכנית 954 דוח שנתי61ב .
אירועי התרבות, תמיכה במפ גשים כלכליים ו רכישת מתנות ייצוגיות לחלוקה למבקרים בביתן ישראל.
משרד מבקר המדינה בדק את היערכותו של משרד החוץ לגיוס חסויות מסחריות.
להלן השתלשלות העניינים: 1.
בישיבת ועדת ההיגוי שהתקיימה באפריל2008 הציע מנכ"ל משרד רה"מ דאז שנציגי המשרד ייפגשו עם החשב הכל לי או סגנו ויקבעו כללים בעניין ההשתתפות של חברות ישראליות במימון הביתן באמצעות מתן חסויות.
תמורת ההשתתפות יקבלו נותני החסויות אמצעי חשיפה ופרסום שישולבו בפעילות הביתן בחודשי התערוכה.
מהפרוטוקולים של ועדת ההיגוי עולה שלאחר דיון זה ועד אוקטובר 2008 קיימה הוועדה עוד שלוש ישיבות, ומאוקטובר 2008 עד אפריל 2010 לא התקיימו ישיבות כלל.
את הדיון האחרון בנושא גיוס החסויות קיימה הוועדה ביולי 2008 .
יצוין כי במרס 2009 התחלפה הממשלה ויו"ר הוועדה החדש, מר אייל גבאי, מונה רק במאי 2009 לתפקיד מנכ"ל משרד ראש הממשלה.
אולם ממו עד מינויו ועד לישיבת ועדת ההיגוי הראשונה חלפו 11 .
לאחר מכן התקיימו שלוש ישיבות רצופות סך הכול התכנסה ועדת ההיגוי שבע פעמים בשנים 2008 -2010 .
מכאן שוועדת ההיגוי, שתפקידה היה לעקוב אחר התקדמות הפרויקט, לא התכנסה בפרק הזמן שמאוקטובר 2008 עד אפריל 2010, שבו נעשו רוב פעולות ההכנה לקראת התערוכה, ועל כן לא הייתה מעורבת בפרויקט כלל.
אי-מעורבותה של ועדת ההיגוי בלטה גם בהליכי קבלת ההחלטות הקשורים בגיוס החסויות, שכאמור, החל ביזמתה.
מאחר שהוועדה קיימה את הדיון האחרון בנושא גיוס החסויות ביולי 2008 היא לא ידעה כיחלו עיכובים בנושא זה (ראו להלן).
לאחר הדיון בוועדת ההיגוי פנה משרד החוץ אל הוועדה הבין-משרדית במשרד האוצר לאישור פרסומת מסחרית במשרדי הממשלה (להלן - הוועדה הבין - משרדית) לשם קביעת הכללים להשתתפות חברות במימון הביתן.
במאי 2008 אישרה הוועדה הבין-משרדית למשרד לקבל חסויות מסחריות מגופים ציבוריים ופרטיים לתערוכת אקספו, בתנאי שסך החסויות שיגויסו לא יעלה על 40% (כ-16 מיליון ש"ח) מהתקציב המאושר לפרויקט.
נוסף על כך דרשה הוועדה מהמשרד להקפיד לפנות אל גופים חיצוניים באופן שקוף ושוויוני ועל פי הנחיות הוועדה שיינתנו לאחר בחירת הזוכה במכרז קבלן המפתח.
לאחר בחירת קבלן המפתח פנה המשרד אל הוועדה הבין-משרדית לשם אישור המתווה לגיוס החסויות.
בדיון שהתקיים בנובמבר 2008 אישרה הוועדה את המתווה הזה: המשרד ינהל את גיוס החסויות ויגיש לאישורה טיוטת "קול קורא" לקבלת חסויות, ובה אמות מידה לבחירה ותמחור של המוצרים.
לאחר שיפורסם "קול קורא" יקים המשרד ועדת משנה לבדיקת ההצעות שיוגשו, והיא שתבחר את ההצעות שיאושרו.
בנובמבר 2008 התקבל אישורו הסופי של החשב הכללי על מתווה גיוס החסויות.
למרות זאת, בפברואר 2009 , כשלושה חודשים לאחר שהוועדה הבין - משרדית כבר אישרה מתווה לגיוס החסויות, דנה ועדת המכרזים של המשרד בחלופות לדרך השגת החסויות וניהולן.
סגנית הנציבה הציגה לוועדה שלוש חלופות לגיוס החסויות, ואחת מהן תאמה את המתווה שאישרה כאמור הוועדה הבין-משרדית.
ועדת המכרזים החליטה למנות צוות שימליץ לה כיצד לקדם את משרד החוץ 955 .
גיוס החסויות (להלן- צוות החסויות), צוות שהורכב מנציגי המחלקה המשפטית, אגף כספים ותקציבים וסגנית הנציבה.
בישיבתו בפברואר 2009 ,החליט צוות החסויות, לנוכח לוח הזמנים הדחוק להמליץ למשרד לפנות אל חברות ישראליות באמצעות "קול קורא", על פי המתווה שהוועדה הבין-משרדית כבר אישרה שלושה חודשים קודם לכן.
כשבועיים לאחר מכן דרשה הנציבה מצוות החסויות שהמשרד לא יטפל בחסויות.
על פי דרישתה המליץ הצוות במרס 2009 על מתווה שונה מזה שאישרה הוועדה הבין-משרדית, ועל פיו גורם חיצוני הוא שיגייס את החסויות במקום המשרד.
המשרד טען בתשובתו כי החשיבה המחודשת בעניין יעילות הטיפול של המשרד בנושא החסויות נעשתה על רקע ההכנות לאיתור חברת יחסי ציבור סינית, הדאגה מההשלכות של פעילות ישירה של המשרד מול חברות ישראליות לשם גיוס חסויות וחוסר היכולת המקצועית לעסוק בסינון החברות שהיו פונות אל המשרד במענה ל"קול קורא".
מהאמור עולה שמנובמבר 2008 , המועד שבו ניתן אישור הוועדה הבין - משרדית לגיוס החסויות באמצעות המשרד, ועד מרס 2009 התקיימו במשרד דיונים בעניין המתווה לגיוס החסויות.
לא נמצאה הצדקה מספקת להתלבטות של המשרד בנושא זה, שנמשכה כמה חודשים, לאחר שהוועדה הבין -משרדית כבר בחנה את הנושא והכריעה בעניינו ולנוכח לוח הזמנים הדחוק שחייב את המשרד להתחיל לפעול בנושא.
לדעת משרד מבקר המדינה אם אכן התעורר ספק של ממש בנוגע למתווה, היה מקום להעלות את הנושא לפני הוועדה הבין-משרדית מיד לאחר החלטתה, וכך לאפשר לה לקדם אותו ביעילות ובתכליתיות.
במרס2009 ( פרסם המשרד בקשה להגשת הצעות33PRF ) לשירותי יחסי ציבור ושיווק לביתן הישראלי.
מדוח על ביקור בשנגחאי שהכינה סגנית הנציבה במאי 2009 עולה שבסוף אפריל2009 נפגשו היא, היועץ ונציג מהקונסוליה עם שלוש חברות יחסי ציבור סיניות שהגישו את הצעותיהן למכרז.
במפגש נתבקשו שלוש החברות לתת הצעת מחיר משופרת לאור האפשרות לסייע למשרד בגיוס חסויות מסחריות.
בדיון שהתקיים אצל סגן החשב הכללי במאי 2009 ביקש המשרד אישור להחלטה האמורה של צוות החסויות, שלפיה החסויות יגויסו על ידי גוף חיצוני.
המשרד ביקש להרחיב את ההתקשרות שלו עם חברת יחסי הציבור הסינית שתיבחר, ולאשר לו לשלם לה תשלום יחסי (אחוזים מן הכספים שתגבה) תמורת עבודתה.
המשרד נימק זאת בכך שהחברה הסינית מכירה את השוק המקומי הסיני וכך תוכל לייעל את הפן התפעולי של גיוס החסויות.
כמו כן, החברה הזוכה תוכל להיעזר בנציגיה הישראלים כדי לאתר את נותני החסות בארץ, ליצור קשר עמם ולגייס את הכספים.
סגן החשב הכללי אישר את הרחבת ההתקשרות עם חברת יחסי הציבור הזוכה.
עולה מכאן שהמשרד הביא את הדברים לאישור רק לאחר ששינה בפועל את המתווה שנקבע ואף החל ליישמו באמצעות ניהול משא ומתן עם החברות הסיניות שהתמודדו במכרז על מתן שירותי יחסי הציבור לביתן.
33 Request For Proposal - תהליך פנייה לספקים שבמסגרתו מתקבלות ונבחנות הצעות מחיר במענה לבקשה למתן שירות ספציפי.
למחרת הדיון אצל סגן החשב הכללי בחרה ועדת המכרזים של המשרד בהצעה של חברת יחסי ציבור סינית שלה קשר עם חברת יחסי ציבור בארץ (להלן - החברה הישראלית) ואישרה את הצעת המחיר שהסתכמה ב-201,000 .
דולר נוסף על כך, הוועדה אישרה לחברת יחסי הציבור הסינית לעסוק גם בגיוס ובניהול של מערך החסויות בעזרת נציגיה בישראל.
בדיון נוסף של ועדת המכרזים הוצגה העמלה שתגבה החברה הישראלית, בסך 28% מהסכום שיגויס (כאמור, אושר לגייס עד16 מיליון ש"ח, ולפיכך העמלה תגיע לכ-4.
לנוכח השינוי המהותי בהיקף ההתקשרות, מ-201,000 דולר לסכום היכול להגיע לכ-4.
5 מיליון ש"ח, נדרש אישור של ועדת המכרזים והחשב הכללי להרחבת ההתקשרות.
אגף כלכלה ביקש מוועדת המכרזים לאשר את הבקשה להרחיב את ההתקשרות בנימוק שניהול שירותי החסויות בידי החברה הסינית שנבחרה לספק את יחסי הציבור חיוני מבחינה מקצועית ואי-אפשר להפריד בין השירותים.
עוד הוסיף שאילוצי לוח הזמנים לא מאפשרים לפרסם מכרז חדש לגיוס חסויות, ופרסום מכרז משמעותו ביטולו של נושא גיוס החסויות.
בספטמבר 2009 החליטה ועדת המכרזיםלהרחיב את ההתקשרות באמצעות מתן פטור ממכרז, על פי תקנה 3(4())(ב3 ) לתקנות חובת המכרזים, התשנ"ג-1993 , הדורשת את אישור החשב הכללי .
החשב הכללי אישר את בקשת הפטור באוקטובר 2009 .
בחודשים ספטמבר2009 - ינואר2010 גיבשו משרד החוץ ויועציה המשפטיים של החברה הסינית והחברה הישראלית את חוזה ההתקשרות בין הצדדים, את מסמך "קול קורא" ואת החוזים להתקשרויות עם נותני החסויות העתידיים.
רק בינואר 2010 ", כארבעה חודשים לפני פתיחת התערוכה, התפרסם "קול קורא לחברות מסחריות להצטרף כשותפות נותנות חסות לביתן הישראלי באקספו.
חבילות החסות שהוצעו לחברות הסתכמו בחצי מיליון ש"ח עד 2 .
מיליון ש"ח הביקורת העלתה כי התקבלה הצעת חסות של חברה ישראלית אחת בלבד על סך 100,000 ש"ח, סכום זניח לעומת ציפיות המשרד.
יתרה מכך, ההצעה לא יצאה בסופו של דבר לפועל וסכום זה אף לא נגבה.
חברת יחסי הציבור הישראלית השיבה למשרד מבקר המדינה בנובמבר 2010 כי "התנהלות המדינה היתה בבחינת 'מעט מדי, מאוחר מדי'" וכי החברה ניסתה לעזור בעניין גיוס החסויות אף שהבהירה שהתהליך היה צריך להתחיל לכל הפחות שנתיים לפני המועד שבו החל בפועל.
בתשובתו ציין המשרד כי השימוש בחברת יחסי הציבור הסינית נעשה בכוונה תחילה כדי להעניק חשיפה בסין לחברות הישראליות שיקנו חסות בביתן, וחברת יחסי הציבור הישראלית הייתה אמורה לסייע בפנייה לחברות בישראל.
רק בדיעבד התברר למשרד שבשל הסכום המרבי שבו יכולה לזכות חברת יחסי הציבור עבור שירותיה בתחום החסויות נדרש מכרז, ורוב העיכובים היו בשל כך.
עוד הוסיף המשרד כי סוגיית החסויות הייתה שולית, ולכן הפרויקט לא נפגע מהיעדר השתתפות הסקטור הפרטי.
יתרה מכך, המשרד למד כי ביתן ממלכתי אינו צריך לשלב פרסומת של גוף מסחרי, ולכן הוא ממליץ להימנע מגיוס חסויות באירועי אקספו עתידיים.
השתלשלות העניינים דלעיל מצביעה על הליך קבלת החלטות ארוך ובלתי יעיל, שיצא לפועל לאחר שהוועדה הבין -משרדית כבר קבעה שגיוס החסויות ייעשה על ידי המשרד.
הפרטתו של שירות גיוס החסויות לא הביאה לידי התוצאות המצופות.
חוסר ההחלטיות במשרד והדיונים הרבים שהתקיימו בדבר המתווה הרצוי לגיוס החסויות גררו פרסום מאוחר של "קול קורא", וייתכן שגם בשל כך לא נענו חברות רבות להצעת החסויות, ורק הצעת חסות אחת ניתנה למשרד.
בשל אילוצי הזמן לא משרד החוץ 959 .
,פרסם המשרד מכרז פומבי להעסקת חברה ישראלית לשם גיוס החסויות אלא עקף את הצורך בפרסום מכרז על ידי הרחבת ההתקשרות עם חברה סינית למתן יחסי ציבור.
ממלא מקום מנכ"ל המשרד ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה כי דוח הביקורת האיר נקודות רבות שלהן ייחד משרד החוץ תשומת לב בעתיד, וכי עם השלמת הפרויקט מתכוננת הנהלת המשרד לערוך תהליך הפקת לקחים סדור שישמש בעתיד לניהול פרויקטים בסדר גודל זה.
"בהקשר זה ישמש דו"ח מבקר המדינה מרכיב חשוב בכתיבת תורת העבודה והמלצותיו יהוו מקור לשיקול הדעת לו נידרש בתחומים הנדונים בו".
 פרויקט הקמת ביתן עצמאי בתערוכת אקספו העולמית והפעלתו במהלך כל התערוכה היה פרויקט שמשרד החוץ התנסה בו לראשונה.
על פי המדדים שהציג המשרד בתגובתו נראה כי המשרד אכן הצליח לעמוד ברוב היעדים שהציב לו ואף זכה להצלחה בהיבטים של חשיפה תקשורתית והעברת מסרי "מיתוג ישראל".
עם זאת, בשלב הסיכום, התחקיר והפקת הלקחים מן הפרויקט ממליץ משרד מבקר המדינה כי המשרד, המתעתד לנהל מיזמים דומים בעתיד, יבחן את הליקויים שעליהם הצביע דוח זה, ובכללם סדרי עבודת ועדת המכרזים, יפיק מהם את הלקחים הנדרשים ויקבע מתכונת פעולה שתימנע בעתיד את הישנותם של הליקויים.
משרד מבקר המדינה העיר לוועדת ההיגוי כי נוכח מיעוט התכנסויותיה של הוועדה והקפאת פעילותה במהלך שנת 2009 , על הוועדה להפיק את הלקחים מהממצאים שעלו כאן ולהקפיד על מעורבות ממשית בכל שלבי הפרויקט.
מ- 2004 ואילך נחשף משרד החוץ לממצאי מחקרים וסקרים שהעלו כי ההסברה המדינית הנעשית באמצעים שנקט עד תחילת שנות האלפיים אינה תורמת לתדמיתה של ישראל בדעת הקהל העולמית.
על יסוד ממצאים אלה המליצו דוחות הערכה פנימיים במשרד לעשות תפנית רעיונית ומעשית ולהחליף את תפיסת ההסברה הרווחת ב תפיסה של דיפלומטיה ציבורית חדשה, שתשרת את הצרכים הלאומיים של מדינת ישראל.
הפעילות בתחומי הדיפלומטיה הציבורית היא בעלת ח שיבות לקידום האינטרסים של ישראל בעולם.
משרד החוץ עסוק בשנים האחרונות בתהליכי גיבוש תורת העבודה בתחומים אלה, בין היתר באמצעות פרויקט "מיתוג ישראל".
נוכח אתגרי התקופה על הנהלת המשרד להאיץ את התהליכים האמורים ולפעול לתיקון הליקויים שהועלו.
משרד מבקר המדינה סבור שכדי לקדם את תהליך ההטמעה של התפיסה החדשה של הדיפלומטיה הציבורית, שעליה הודיע המשרד, יש צורך בניסוח נהלים משרד החוץ 961 .
מתאימים, בקביעת תכניות עבודה ברורות, באיגום החלקים הרלוונטיים בתקציבי האגפים התפקודיים הנוגעים לעניין ובהצבת לוח זמנים סדור למימוש הפעולות הנחוצות.
במסגרת זו יש להגדיר עד כמה שאפשר את הפעילויות הנכללות באופן מהותי בתחומי הדיפלומטיה הציבורית; את היחידות המשרדיות השותפות להן; את בעלי התפקידים שיקבלו את הסמכויות המתאימות ואת האחריות ליישום המדיניות החדשה.
יתר על כן, השלמת בחינת הליקויים שעלו ממסמכי המשרד יכולה לייעל ולהגביר את תהליך ההטמעה האמור.
ליישום המלצות הדוחות האמורים נודעת חשיבות גם לשם גיבוש אסטרטגיות פעולה ומימושן במגוון כלי התקשורת ההמונית.
בעת הזו - ועקב השימוש התכוף של קהלים נרחבים בעולם באמצעי המדיה החדשה - על המשרד להיערך ארגונית ומקצועית לפעילות במרחב המקוון.
ממצאי הביקורת מלמדים על היעדר חלוקת סמכויות, להלכה ולמעשה, בפעילויות של משרד החוץ ומשרד ההסברה והתפוצות בתחומי הדיפלומטיה הציבורית.
ממצאים דומים עלו גם בנוגע לפעילות של משרד החוץ ושל משרד התיירות ומשרד התעשייה המסחר והתעסוקה, בעיק ר בטיפול במשלחות של עיתונאים זרים.
בתחומים אלה, שבהם נדרש ריכוז של הידע והניסיון המקצועי כדי להגיע לתוצאות מועילות, יזמות בלתי מתואמות עלולות לגרור פעולות כפולות ומיותרות ובזבוז של המשאבים הקיימים.
משרד מבקר המדינה ממליץ למשרדים השונים המארגנים הבאת משלחות עיתונאים לארץ לבחון את האפשרות להקים מסגרת מתאימה משותפת לארגון המשלחות.
משרד מבקר המדינה ממליץ לכלל הגופים הממלכתיים העוסקים בדיפלומטיה ציבורית להקים פורום תיאום ויידוע משותף שיבחן גם ממשקי עבודה במרחב הבין-משרדי היכולים לקדם את דימויה התיירותי - מסחרי של ישראל בעולם.