HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
רשות האוכלוסין מעסיקה אפוא עשרות בקרי גבול על פי תיאור תפקיד של בקר, ואילו בפועל הם משמשים כאחמ"שים.
ההבדל בין שני התפקידים ובין רמת בכירותם של הממלאים אותם עשוי להתבטא גם בתנאי שכר שונים.
מלבד היבטים אלה של העסקת העובדים, הועלה גם קושי תפעולי, שכן על פי דברי מנהל המינהל, המחסור בכוח אדם במעברי הגבול יצר בעיה מבצעית קשה.
:שם הדוח משרד הפנים - רשות האוכלוסין וההגירה - ניהול משאבי האנוש ברשות האוכלוסין וההגירה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 על מנכ"ל רשות האוכלוסין לבחון עםנש"ם את אופן העסקתם של עובדים אלה כאחמ"שים, שלא לפי הגדרת תפקידם בתקן, וכן לבחון את סוגיית הפער בשכר המשולם לעובדים המשמשים כאחמ"שים, אך על פי התקן הם בקרי גבול.
מן הראוי כי בכל הסדר שיגובש לא יפגעו זכויותיהם של בקרי הגבול המשמשים כאחמ"שים.
מינהל האכיפה והזרים 1.
באוגוסט 2011 אישרה נש"ם באופן עקרוני מבנה ארגוני למינהל האכיפה והזרים ובו ראשי צוותים.
באישור זה של נש"ם לא נקבע כמה ראשי צוותים יהיו במינהל.
ראש הצוות אחראי בין היתר להפעלת צוות האכיפה כנגד שוהים בלתי חוקיים וכנגד מעסיקי עובדים זרים.
לראש הצוות כפופים מפקחי ההגירה, המוציאים לפועל את משימות האכיפה וביניהן איתור מפרי חוק, עיכובם וגביית עדות מהם.
נמצא כי במשך ארבע השנים מאז אישרה נש"ם את המבנה הארגוני ועד למועד סיום הביקורת לא הגישה רשות האוכלוסין לנש"ם בקשה לכלול בתקן הרשות משרות של ראשי צוותים; מי נהל האכיפה והזרים לא פנה בעניין למטה הרשות, והמטה לא פנה בעניין לנש"ם.
על רמת הבכירות של משרה בתקן אפשר ללמוד ממתח הדרגות שלה: על פי הצעת רשות האוכלוסין מיולי 2014 , מתח הדרגות של משרת ראש הצוות יהיה 19-17 בדירוג המינהלי, ואילו מתח הדרגות של מפקח ההגירה הוא 17-15 בדירוג המנהלי גם כן.
מכאן שראש צוות בכיר יותר ממפקח הגירה.
נמצא כי רשות האוכלוסין העסיקה הלכה למעשה בתפקיד של ראש צוות 50 מפקחי הגירה באופן קבוע ובמשרה מלאה, ללא שנבחרו לתפקיד זה בהליך המקובל בשירות המדינה.
תנאי השכר של 50 עובדים אלה נותרו כשל מפקחי הגירה במתח דרגות 17-15 בדירוג המינהלי.
רשות האוכלוסין מעסיקה אפוא עשרות מפקחי הגירה, אשר בפועל הם משמשים בתפקיד בכיר יותר, כראשי צוותים.
ההבדל בין שני התפקידים ובין רמת הבכירות של העובדים עשוי להתבטא גם בתנאי שכר שונים.
הרשות השיבה כי על מנת להסדיר את הנושא היא פנתה בבקשה לנש"ם.
יצוין כי משרד מבקר המדינה ביקש מהרשות לקבל מסמכים המתעדים את פנייתה לנש"ם, אולם בידי הרשות לא היו מסמכים כאלה.
על מנכ"ל רשות האוכלוסין לבחון עם נש"ם את אופן העסקתם של מפקחי הגירה אלה כראשי צוותים שלא על פי הגדרת תפקידם בתקן, וכן לבחון את סוגיית הפער בשכר המשולם למפקחי הגירה המשמשים כראשי צוותים, אך על פי התקן הם מפקחי הגירה.
מן הראוי כי בכל הסדר שיגובש לא תיפגענה זכויותיהם של מפקחי הגירה המשמשים כראשי צוותים.
שם הדוח: משרד הפנים - רשות האוכלוסין וההגירה - ניהול משאבי האנוש ברשות האוכלוסין וההגירה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 מינהל השירות למעסיקים ולעובדים הזרים במינהל השירות למעסיקים ולעובדים הזרים 130 עובדים.
רובם היו בעבר עובדי משרד התמ"ת, ועם העברתם לרשות האוכלוסין ב- 2008 .
לא נעשה שינוי בתיאור תפקידם מנהל המינהל מסר שחלק מהעובדים במינהל עוסקים במשימות שאינן תואמות את תיאור תפקידם.
למשל בתקן כוח האדם של מינהל השירות למעסיקים שתי משרות של מנה לי מחלקות, אולם העובדות שמאיישות משרות אלה מועסקות בפועל ביחידות אחרות.
הרשות השיבה כי היא תתאים את תיאורי התפקיד של העובדים לתפקידם בפועל.
משרות שהרשות החליטה למחקן 1.
בלוח מס' 1 מוצגים נתוני רשות האוכלוסין על מספר המשרות בתקן כוח האדם שלה, על מספר המשרות המאוישות ועל מספר המשרות שהתקציב שהוקצה לה נועד לממן (לרבות משרות של סטודנטים) .
הנתונים על המשרות בתקן והמשרות במצבת העובדים נכונים לאפריל 2015 ; הנתונים על המשרות על פי התקציב נכונים לשנת 20148.
מספר המשרות בתקן, מספר המשרות המאוישותומספר המשרות על פי תקציב הרשות .
מספר משרות בתקן כוח .
מאוישות מספר משרות על פי תקציב .
על פי נתוני רשות האוכלוסין וההגירה בעיבוד משרד מבקר המדינה .
מלוח מס' 1 עולה כי נמצא פער של יותר מ-600 משרות בין תקן כוח האדם של רשות האוכלוסין לבין מצבת העובדים שלה (המשרות המאוישות) והתקציב שעמד לרשותה.
המשרות הלא מאוישות נחלקו למשרות שלא אוישו באופן זמני ( 119 ( משרות) ומשרות שלא אוישו באופן קבוע 525 .
)משרות עולה אפוא כי 22% ( מהמשרות בתקן הרשות525 משרות) לא היו מאוישות באופן קבוע.
כמו כן עולה כי הרשות לא ניצלה 68 מהמשרות שבגינן תוקצבה (בנוגע לעמדת הרשות בדבר היכולת לאייש משרות אלה - ראו להלן).
בתרשים2 מוצגות525 המשרות שלא היו מאוישות ברשות באפריל 2015 על פי הפילוח הזה 9 : משרות פנויות שטרם הוחל בהליכים לאיושן, משרות פנויות שהוחל .
8 הנתונים על התקציב נכונים ל - 2014 , כיוון שהתקציב השנתי על שינוייו גדול משמעותית מהתקציב המתוכנן.
9 בכל פלח צוין מספר המשרות שבו, ובסוגריים שיעורן מכלל המשרות הפנויות בתקן רשות האוכלוסין.
:שם הדוח משרד הפנים - רשות האוכלוסין וההגירה - ניהול משאבי האנוש ברשות האוכלוסין וההגירה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 בהליכים לאיושן ומשרות פנויות שבעקבות הביקורת קבעה הרשות שיש למחקן מתקן כוח האדם.
פילוח המשרות שלא אוישו ברשות האוכלוסין באפריל 2015 .
במהלך הביקורת החלה הרשות בפעולות לתיקון תקן כוח האדם שלה.
לאחר סיום הביקורת בספטמבר 2015 הודיעה הרשות לנש"ם כי החליטה להסיר מהתקן280 משרות מתוך כ-510 משרות שעל פי התקן היו פנויות באותה העת10 ; היא ציינה כי החלה בהליכי מכרז לאיוש 87 משרות11 ;143 .
משרות נותרו פנויות בתרשים 3 מוצג פילוח דומה של 510 משרות שלא היו מאוישות ברשות בספטמבר 2015 .
, כחצי שנה לאחר תחילת הביקורת .
10 על64 מהן התקבלה כאמור החלטה עוד באפריל 2015 .
11 על פי נתוני הרשות, עד ינואר 2016 אוישו11 מ-87 .
המשרות 1230 דוח שנתי66ג .
שם הדוח: משרד הפנים - רשות האוכלוסין וההגירה - ניהול משאבי האנוש ברשות האוכלוסין וההגירה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 תרשים3 פילוח המשרות שלא אוישו ברשות האוכלוסין בספטמבר 2015 .
הרשות החליטה למחוק מתקן כוח האדם שלה מאות משרות, יותר ממחצית המשרות הלא מאוישות בספטמבר 2015 .
כאשר תקן כולל בתוכו מאות משרות שיש למחוק ממנו (על פי החלטת הרשות), פוחתת במידה ניכרת היכולת של הרשות להשתמש בו ככלי ניהולי ופוחתת היכולת של נש"ם להשתמש בו ככלי לבקרה.
באוקטובר 2015 השיבה רשות האוכלוסין למשרד מבקר המדינה כי חלק מהמשרות הפנויות נועדו לממן את הגדלת היקפי המשרה של בקרי הגבול במינהל מעברי הגבול בתקופות העומס (ראו להלן).
הרשות ציינה שהיא עוסקת כעת במיפוי המשרות במינהל זה כדי שכל עובד יאייש משרה אחת בלבד.
עוד הוסיפה הרשות שכמה משרות פנויות נועדו לאפשר לה "גמישות ניהולית".
הביקורת העלתה כי נש"ם פרסמה החל בינואר 2014 כמה הנחיות שעניינן יישום החלטות ממשלה לצמצום כוח האדם במשרדי ממשלה, ובין השאר הנחיה להיערך להתאמת מספר תקני כוח האדם לתקציב כוח האדם.
בדצמבר 2014 דרשה ועדת חריגים בנש"ם, אשר עסקה ביישום ההנחיות, מרשות האוכלוסין להתאים את מספר המשרות שבתקן כוח האדם (במערכת מרכב"ה) למספר המשרות המאושרות בתקציב הרשות.
בדצמבר 2015 הציגה הרשות לפני ועדת החריגים בנש"ם את נתוניה, ולפיהם התקן כלל משרות לא מאוישות ומשרות עודפות שיש למחוק מן התקן.
בעקבות זאת החליטה ועדת החריגים להקפיא קליטת עובדים חדשים ברשות עד לביצוע השינויים הנדרשים.
בדיון פנימי בנש"ם הסביר הנציב בנוגע לתכלית עבודתה של ועדת חריגים, כי תקן כוח אדם שבו מספר משרות גבוה ממספר המשרות על פי התקציב המאושר גורם לכמה בעיות, לרבות במערכות המידע של המשרד, וכן "גמישות יתר שיכולה להיות בעייתית".
:שם הדוח משרד הפנים - רשות האוכלוסין וההגירה - ניהול משאבי האנוש ברשות האוכלוסין וההגירה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 נש"ם ציינה בתשובתה בנוגע לאי -ההלימה בין שיאי כוח אדם למספר התקנים ולאיוש המשרות, כי היא פועלת לטפל בשורש הבעיות ובהסדרה מערכתית של מנגנוני ניהול ההון האנושי בכל משרדי הממשלה.
תשובת רשות האוכלוסין מלמדת על שימוש לקוי בתקן כוח האדם שלה.
גם אם בין המשרות הפנויות יש כמה משרות שנועדו לספק לה "גמישות ניהולית" כאמור בתשובת הרשות, הרי שאין בכך כדי להסביר מאות משרות לא מאוישות.
תקן שאינו תואם את המבנה הארגוני הנדרש ואת המשאבים התקציביים העומדים לִרשּות רָשּות האוכלוסין, ואשר כולל מאות משרות שיש למחוק ממנו, עלול לפגוע באופן ניכר ביכולת הרשות לנהל כראוי את כוח האדם שלה ולהקשות על נש"ם לקיים בקרה ראויה.
משרד מבקר המדינה מעיר לרשות האוכלוסין שעליה לפעול לגיבוש תקן כוח אדם עדכני ומהימן התואם את המשאבים שהוקצו לה, ולהביאו לאישור נש"ם.
היעדר תיעוד להחלטות הרשות בנושאי כוח אדם על פי כללי המינהל התקין על המינהל הציבורי רובצת חובת התיעוד בכתב של פעילותו.
הדבר נדרש כדי למנוע אי הבנות וחילוקי דעות מיותרים, וכן יש בכך כדי לאפשר לפקח על פעולות המינהל ולבקרן.
מנכ"ל רשות האוכלוסין מסר למשרד מבקר המדינה כי במשך שמונה שנות קיומה של הרשות נעשו פעולות לגיבוש כוח האדם שבה ולאיוש המשרות הנדרשות, וכי פעולות כאלה מתקיימות גם בימים אלה.
לדעתו פרק הזמן הנדרש לשם הקמת הרשות וביסוסה צריך להיות ארוך אף יותר.
רשות האוכלוסין ציינה בתשובתה כי התפיסה הארגונית שלפיה הוקמה הרשות הייתה בנייה וביסוס הדרגתי של ארבעה מינהלים, כך שיוסדרו תחילה משרות הליבה הבכירות בכל מינהל, ולאחר מכן יוסדרו כלל המשרות.
עוד נאמר בתגובה שהרכבת תקן הרשות נעשתה "תוך כדי תנועה" ובעת ובעונה אחת עם העבודה השוטפת.
כמו כן נטען שסברו ברשות כי איוש מקביל של כלל המשרות במינהלים יביא לאי סדר בבניית המינהלים, ולכן כדי למנוע פגיעה בתפקודה של הרשות ניתנה עדיפות להסדרת המינהלים.
עוד צוין בתשובת הרשות כי נש"ם תמכה בתפיסה זו וצידדה בה ובהתאם לכך אישרה לה לנהל באופן זה את סדר איוש המשרות.
לשאלת משרד מבקר המדינה השיבה רשות האוכלוסין כי הציגה את תפיסתה זו לפני נש"ם בעל פה וכי הסיכומים בין הרשות ובין נש"ם בדבר אישור התפיסה הארגונית הכוללת בידי נש"ם לא הועלו על הכתב.
משרד מבקר המדינה מעיר לרשות האוכלוסין ולנש"ם, כי היעד ר מסמכים המתעדים החלטות מהותיות בתחום משאבי האנוש יש בו כדי לפגוע בסדרי המינהל התקין וביכולת הבקרה על תהליכי בניית הרשות ועל ניהול משאבי האנוש שלה.
זאת ועוד, בהיעדר מסמכים מתעדים כאמור אי אפשר לדעת מה היו נימוקי הרשות אשר הוצגו לנש"ם לקיום אותה תפיסה ארגונית אשר השלכותיה ניכרות בממצאי הביקורת, כגון העסקה על פי הגדרת תפקיד שאינה תואמת את התקן ומדרג שאינו תואם את התקן, וכן הימנעות מבחירת מנהל למינהל האוכלוסין.
כמו כן אי אפשר לדעת האם נש"ם אישרה לפעול כך ומה היו נימוקיה.
שם הדוח: משרד הפנים - רשות האוכלוסין וההגירה - ניהול משאבי האנוש ברשות האוכלוסין וההגירה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 ניהול משאבי האנוש לפי תוצאות הליכי מדידה והערכה הרשות היא גוף ממשלתי המספק שירות לכלל תושבי המדינה: לאזרחים, לתושבי הקבע, לעוברים במעברי הגבול ולעובדים הזרים בישראל , ומדי שנה פונים אליה מאות אלפים לצורך קבלת מענה בעניינים שעליהם היא מופקדת.
מרבית עובדי הרשות בארבעת מינהליה עוסקים במתן שירות לציבור.
משום כך ניהול מערך כוח האדם של הרשות ראוי שיהיה כרוך בהליכי מדידה והערכה של השירותים שמעניקה הרשות.
קבלת החלטות בתחום משאבי האנוש על יסוד הערכה שוטפת של רמת השירות במגזרי הפעילות השונים היא תנאי לשיפור האפקטיביות במילוי תפקידי הרשות.
משרד מבקר המדינה בחן את המידע המשמש את הרשות למדידת רמת השירות שהיא מעניקה בתחומי פעילותה השונים, בין היתר כדי לנתח את צורכי כוח האדם ולבדוק אילו התאמות נדרשות לאור נתוני השירות.
נמצא כי לרשות אין נתונים כוללים על רמת השירות שנותן מינהל השירות למעסיקים.
נתוניה על השירות שנותן מינהל מעברי הגבול לציבור הם חלקיים: ברשותה נתונים של רשות שדות התעופה (להלן - רש"ת) על השירות שניתן לציבור במעבר הגבול בנתב"ג, שהעוברים בו הם כ-70% מכלל העוברים במעברי הגבול , ואין בידה נתונים על השירות בשאר 22 מעברי הגבול (אוויריים, יבשתיים וימיים).
לדוגמה, נתוני רש"ת על נתב"ג בתקופת הפסח ב- 2015 , בהשוואה ל - 2014 , מלמדים על עלייה בשביעות רצון הציבור מרמת השירות שניתנה לו בפרמטרים מסוימים, וירידה באחרים.
על פי נתוני רשות האוכלוסין מינואר 2015 על השירות שנותן מינהל האוכלוסין לציבור, עבודת לשכות האוכלוסין מתאפיינת ככלל בעומס עבודה, וכתוצאה מכך, על פי הרשות, זמן ההמתנה הארצי הממוצע לקבלת שירות הוא ארוך.
לדוגמה, 50% מהאנשים שביקשו לקבל שירות בלשכות בקיץ 2012 נדרשו להמתין יותר משעתיים ל צורך קבלת השירות; זמן ההמתנה השנתי הממוצע ב- 2014 היה97 דקות: בחודשים מרץ עד ספטמבר היה זמן ההמתנה הממוצע 123 דקות, ובלשכותמסוימות המתינו האנשים אפילו ארבע שעות; בשאר החודשים – זמן ההמתנה הממוצע הוא 72 דקות.
נוסף על כך, על פי נתוני הרשות, החלה מלאה של חוק הכללת אמצעי זיהוי ביומטריים ונתוני זיהוי ביומטריים במסמכי זיהוי ובמאגר מידע, התש"ע- 2009 , צפויה להחריף את העומס על עבודת הלשכות12 .
הרשות השיבה כי בשנתיים האחרונות גובשה מדיניות שירות כוללת והוגדרו מדדי שירות המביאים לידי ביטוי מדיניות זאת, ובשלב הראשון תצא מדיניות זו לפועל במינהל האוכלוסין.
בתשובתה ציינה הרשות כי היא מפתחת מערכת ממוחשבת לצורך מדידה של חלק ממרכיבי השירות לציבור.
הליכי מדידה והערכה שוטפים לצורך ריכוז מידע מקיף וכולל המגובה בנתונים סטטיסטיים על השירות שמעניקה רשות האוכלוסין לציבור הם חיוניים כדי שיהיה אפשר לבחון את צורכי כוח האדם של הרשות ולקבל החלטות בדבר שינויים במבנה הארגוני ובהיקף כוח האדם העומד לרשות היחידות השונות.
החלטות כאלה, יש בכוחן להשפיע על הציבור המקבל את השירות מרשות האוכלוסין.
על מנכ"ל הרשות לפעול לריכוז מידע כזה בנוגע לארבעת מינהלי הרשות, גם כתשתית לקבלת החלטות בדבר תקן כוח האדם שלה.
12 עוד בנוגע להחלת חוק זה, ראו מבקר המדינה, תיעוד לאומי ביומטרי - תקופת המבחן ( 2015.
:שם הדוח משרד הפנים - רשות האוכלוסין וההגירה - ניהול משאבי האנוש ברשות האוכלוסין וההגירה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 .
פערים בין התקצוב לבין התקן .
משרד מבקר המדינה עיבד נתונים של רשות האוכלוסין מאפריל 2015 על מספר המשרות בתקן הרשות, ועל מספר המשרות ברשות בפועל13 ועל התקציב המאושר לה לשנת 2014 .
במונחי משרות מעיבוד זה, כמפורט בלוח מס' 1 עולה כאמור כי התקציב העומד לִרשּות רָשּות האוכלוסין לצורך מימון כוח האדם ( 1,854 משרות) אינו יכול לממן את המשרות שבתקן שלה ( 2,430 משרות), וזאת גם לאחר שהרשות הפחיתה ממנו280 משרות כאמור.
לאחר ההפחתה נותרו בתקן 2,150 משרות, ואילו התקציב מספיק למימון 1,854 משרות בלבד.
כמו כן נמצא כי נש"ם, אשר מתפקידה לבקר את השימוש בתקן, הותירה על כנו במשך כמה שנים תקן כוח אדם שגוי שאינו הולם את צורכי הרשות, ולא ביקרה אותו כנדרש.
עם זאת החל בנובמבר 2014 נש"ם התריעה על הפערים בין התקן לתקציב הרשות, דרשה ממנה לערוך את התיקונים הנדרשים ואף הגבילה את יכולתה לקלוט עובדים חדשים.
הבקרה שערכה נש"ם בכל הנוגע למדרג שגוי של התקן הייתה לקויה, ובכך לא מנעה מהרשות לנהל את משאבי האנוש שלה באופן לקוי.
האחריות על אישור תקן רש ות האוכלוסין ועל הבקרה על השימוש בתקן הוטלה על סגן הנציב, וזה לא פעל על פי הנדרש מתפקידו.
בנובמבר 2015 השיב אג"ת למשרד מבקר המדינה כי תקציב הרשות למימון המשרות כפי שבא לידי ביטוי בחוק התקציב הלם באופן מלא את הסיכומים התקציביים עמה ואת החלטות הממשלה.
אג"ת הוסיף כי בכל השנים, התקציב לא מוצה באופן מלא.
בדיון שהתקיים בפברואר 2016 במשרד מבקר המדינה נדונה האפשרות שעמדה לפני הרשות לאייש משרות פנויות בתקן, אשר התקציב למימונן אושר זה מכבר.
נציג אג"ת אמר בדיון כי לרשות כ-60 משרות פנויות, חלקן בעבודה בלתי צמיתה (ראולהלן) - דבר המאפשר גמישות גדולה.
על אף היותן של חלק מהמשרות מיועדות לתפקידים מסוימים, אג"ת מצפה מהרשות להשתמש במשרות הפנויות לפי צרכיה וזאת תוך עמידה בחוק התקציב ותוך ביצוע הסטות תקציביות ומבלי שהדבר יסתור החלטות ממשלה בתוקף, בטרם תבוא הרשות לבקש תוספת תקציב, כאשר בידיה מספר שהוא גדול יחסית של משרות לא מאוישות.
מנהל תחום תקצוב ותכנון ברשות אמר כי הסטות של משרות פנויות מיחידה אחת ליחידה אחרת אינן מתבצעות כדבר שבשגרה, ואין כללים מנחים מטעם אג"ת מתי אפשר לבצע הסטה.
עוד אמר כי נתוני האוצר אינם משקפים מידע נוסף כמו מכרזים רבים שהיו בשלבי ביצוע ואשר נרשמו באותה עת כמשרות פנויות.
הוא ציין, כי מרבית המשרות ברשות הן משרות של נותני שירותים, ועל פי הקווים המנחים שהתווה מנכ"ל הרשות יש לתת דגש לגיוס תקנים לטובת שירות לציבור, ולפיכך אין לבצע הסטה ממשרות אלו.
נציג אג"ת הסביר כי אכן אין אפשרות כללית לבצע הסטות מבלי להצביע על טעמים ענייניים, מאחר שהדבר מנוגד להחלטות ממשלה.
אולם נקודתית ובלבד שהדבר לא סותר החלטות .
)נתונים אלה כוללים את המשרות בשיא כוח האדם של הרשות ובעבודה בלתי צמיתה (ראו להלן 1234 דוח שנתי66ג .
שם הדוח: משרד הפנים - רשות האוכלוסין וההגירה - ניהול משאבי האנוש ברשות האוכלוסין וההגירה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 ממשלה תקפות, למשל משרות שלא יאוישו באותה שנת תקציב, קיימת אפשרות לבצע הסטות, שאותה אג"ת גם אישר.
על רשות ה אוכלוסין לאתר בתקן משרות שאין להן גיבוי בתקציב הרשות, אך חיוניות לשם תפקוד יחידות הרשות על פי חוות דעתם של גורמי המקצוע המתאימים.
אם יימצאו משרות כאלה יש להעביר את המידע על כך, לרבות הנימוקים לצורך במשרות אלה, לנש"ם ולאג"ת במשרד האוצר, וזאת כדי לקבל החלטה משותפת בנוגע לכל משרה, האם יש לבטלה או להקצות בעבורה מהתקציב.
ליקויים בהליכי איוש משרות .
כאשר משרה בתקן כוח האדם עומדת להתפנות ולדעת הסמנכ"ל למינהל ולמשאבי אנוש יש לאייש אותה, עליו להתחיל בהליך מבעוד מועד כדי להשלימו עם התפנות המשרה.
דרך המלך לאיוש משרה בשירות המדינה היא באמצעות מכרז, והכללים לביצועו מפורטים בחוק המינויים ובהוראות התקשי"ר.
נמצא שרשות האוכלוסין לא איישה את כל המשרות הפנויות שבתקן כוח האדם שלה.
גם לאחר שהרשות פעלה לעדכון התקן לאחר סיום הביקורת, נותרו 143 .
משרות פנויות בשנת 2013 פרסמה הרשות 41 מכרזים ל-69 משרות בסך הכול; בשנת 2014 פרסמה38 מכרזים ל-60 משרות; לאחר מכן עד 30.
15 פרסמה21 מכרזים ל-35 .
משרות איוש תפקיד הסמנכ"ל למינהל ולמשאבי אנוש תהליך גיבוש רשות האוכלוסין נעשה כאמור בהדרגה: ב - 2008 הועבר מינהל האוכלוסין ממשרד הפנים לרשות האו כלוסין; ב - 2010 ,שולבה ברשות יחידת סמך של משרד התמ"ת והיא היוותה בהמשך את התשתית למינהל האכיפה והזרים, שהמבנה הארגוני שלו גובש ב- 2012; ב- 2011 שולבה ברשות יחידת ביקורת הגבולות ממשטרת ישראל שהיוותה את הבסיס למינהל מעברי הגבול.
תהליך זה טעון מילוי משימות רחבות היקף בתחום משאבי האנוש, כמו גיוס עובדים חדשים וקליטת עובדים ותיקים, בין היתר מהמשטרה, אשר מאפייני העסקתם שונים בתכלית ממאפייני העסקתם של פקידים עובדי המדינה.
עד אוגוסט 2011 איישה הרשות את המשרות של שלושה מנהלי מינהלים: מינהל האכיפה והזרים, מינהל השירות למעסיקים ולעובדים הזרים ומינהל מעברי הגבול.
הסמנכ"ל למינהל ולמשאבי האנוש הוא זרוע של נש"ם להטמעה של מינהל תקין ולחיזוק יסודות שירות המדינה.
הוא נושא באחריות כוללת לניהול משאבי האנוש, ובכלל זה לגיבוש תקן כוח האדם.
הוא כפוף מינהלית למנכ"ל, ומקצועית לנציב שירות המדינה.
נש"ם תיארה משרד הפנים 1235 .
:שם הדוח משרד הפנים - רשות האוכלוסין וההגירה - ניהול משאבי האנוש ברשות האוכלוסין וההגירה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 ,את תפיסת התפקיד של הסמנכ"ל למינהל ולמשאבי האנוש כך: גורם מתכנן, מתכלל ויוזם המסייע להובלת הארגון בהגשמת מטרותיו.
הסמנכ"ל למינהל משמש גם שומר סף14 .
ביולי 2009 מונה סמנכ"ל למינהל לרשות האוכלוסין והוא כיהן בתפקיד זה במשך שנתיים, עד יולי 2011 .
נמצאכי במשך יותר משלוש שנים, מאז יולי 2011 , לא אוישה משרת הסמנכ"ל.
רק כעבור שלוש שנים מיום שהתפנתה המשרה, ביולי 2014 , פרסמה הרשות מכרז לשם איושה, ובנובמבר 2014 נבחר במכרז סמנכ"ל חדש.
על פי מסמכי נש"ם עד דצמבר 2013 , סגן הנציב היה מופקד כאמור על הנחיה ובקרה של משרדי הממשלה ו של יחידות הסמך באשר לאופן הטיפול במשאב האנושי.
נמצא כי במשך יותר משנתיים, מאז סיים הסמנכ"ל לשעבר את תפקידו, סגן הנציב לא פנה בכתב למנכ"ל רשות האוכלוסין בכל הנוגע לאי-איוש משרת הסמנכ"ל למינהל, לא דרש לקבל הסברים בנושא, לא דרש לאיישה ולא התריע בכתב לפני נציב שירות המדינה על שהמשרה אינה מאוישת במשך שנים.
יצוין כי בדצמבר 2013 הטיל נציב שירות המדינה את משימת איוש המשרות הבכירות על מי ששימש עד ינואר 2015 ראש מינהל הסגל הבכיר, אולם מתשובות נש"ם עולה כי עדיין קיימת מחלוקת באשר לגורם הנושא באחריות לאיוש משרות בכירות.
על נציב שירות המדינה להבהיר מה הם תחומי האחריות המוטלים על הגורמים השונים בנש"ם בכל הנוגע לאיוש משרות במשרדי הממשלה, לרבות משרות בכירות.
בישיבת פורום הנהלת רשות האוכלוסין שנערכה ביולי 2011 הודיע מנכ"ל הרשות כי עד לבחירת מחליף לסמנכ"ל ישמש הוא כמחליפו, וציין את קיומם של "פערים אדירים" בתחום משאבי האנוש בנושאים כגון השירות לעובדים ותנאי העסקתם.
המנכ"ל אָצל חלק מסמכויות הסמנכ"ל למינהל בתחום משאבי האנוש לשני עובדים, בהם עובדת בתפקיד של פרויקטורית.
יתר הסמכויות נותרו בידי המנכ"ל, ובהן קביעת המדיניות הקשורה לכוח האדם ואחריות על תחומי ההדרכה והרווחה.
מתשובתה של העובדת לשעבר ששימשה כפרויקטורית למשרד מבקר המדינה עולה כי מנכ"ל הרשות אמנם אָצל לה כמה מסמכויות הסמנכ"ל למינהל, אולם את ההחלטות בתחומים שבאחריותה קיבל בסופו של דבר המנכ"ל.
היא הדגישה שכל משרה פנויה אוישה רק על פי החלטה ואישור של מנכ"ל הרשות.
מנכ"ל הרשות השיב כי החלטות עקרוניות בנוגע למבנה הארגוני של הרשות, אישור תהליכי עבודה ואיוש משרות בכירות במינהלים התקבלו על ידיו, בשיתוף מנהל המינהל הרלוונטי ואגף משאבי האנוש.
ניהול כוח האדם של רשות האוכלוסין הוא כאמור משימה מורכבת ובלתי שגרתית בשירות המדינה.
לצורך מילוי משימה זו נדרש מערך מנוסה ומיומן בתחום ניהול כוח האדם בשירות המדינה, שבראשו עומד סמנכ"ל למינהל.
14 בכל הנוגע להיות הסמנכ"ל למ ינהל שומר סף ראה גם מבקר המדינה, דוח מיוחד ( 2004 ,) .
""מינויים פוליטיים ומינויים בלתי תקינים במשרד לאיכות הסביבה 1236 דוח שנתי66ג .
שם הדוח: משרד הפנים - רשות האוכלוסין וההגירה - ניהול משאבי האנוש ברשות האוכלוסין וההגירה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 אולם בתקופה הקריטית לבניית הרשות, שבה נעשו שינויים יסודיים במבנה הרשות ונקלטו עובדים רבים מיחידות שונות, פעלה הרשות במשך שלוש שנים ללא סמנכ"ל למינהל - תפקיד המקנה סמכויות ותחומי אחריות רחבים שנקבעו בתקשי"ר, לרבות אחריות על ניהול תקן כוח האדם.
מנכ"ל הרשות היה אמון על איוש המשרה.
בהותרת מצב זה על כנו תקופה ממושכת כל כך נפגעה יכולת הרשות לנהל את כוח האדם שלה ביעילות, כמפורט לעיל בפרק על המבנה הארגוני ותקן כוח האדם, ובפרט לפגוע ביכולתה לבנות את יחידותיה כראוי.
איוש משרות ניהוליות במינהלי רשות האוכלוסין 1.
מנהל לשכה של רשות האוכלוסין מופקד על צוות עובדים המבצע פעולות בתחומי המרשם, המעמד, האזרחות וההגירה.
בין השאר הוא מנחה את עובדי הלשכה, מבקר את תפקודם ואת ביצועיהם ומשמש כסמכות ערעור על החלטות הכפיפים לו.
פעילות מינהל האוכלוסין מאופיינת בעומסי עבודה כבדים: מספר הפונים ללשכות גדל במידה רבה בשנים 2015 -2012 .
פרטים על שלוש משרות של מנהלי לשכות אשר לא אוישו במשך זמן ממושך .
הליכים לאיוש שלוש משרות של מנהלי לשכות ברשות האוכלוסין .
המקור: נתוני רשות האוכלוסין וההגירה .
מלוח 2 עולה כי משך הזמן לאיוש משרת מנהל לשכת בני ברק ארך שש שנים, ובלשכת רמת גן ארך הדבר כמעט שנה וחצי; רשות האוכלוסין פרסמה מכרז לאיוש משרת מנהל לשכת תל אביב רק עשרה חודשים אחרי שהתפנתה משרה זו, ורק כעבור עשרה חודשים נוספים היא כינסה ועדת בוחנים.
כתוצאה מכך משך הזמן לאיוש משרה זו ארך כמעט שנתיים.
יצוין כי לפי החלטת ממשלה ממאי 2013 , הוקפאה קליטת עובדים חדשים במשרדי הממשלה בשנת 2014 .
משרד שביקש לאייש משרות, נדרש לקבל לצורך זה את אישורה משרד הפנים 1237 .
:שם הדוח משרד הפנים - רשות האוכלוסין וההגירה - ניהול משאבי האנוש ברשות האוכלוסין וההגירה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 של ועדת החריגים15 .
נמצא שרק כשמונה חודשים לאחר שהתפנתה משרת מנהל לשכת רמת גן, פנתה הרשות לוועדת החריגים לצורך קבלת האישור לפרסם מכרז.
עיכוב דומה נמצא בנוגע למשרת מנהל לשכת בני ברק.
כאמור, במשך כארבע שנים, מהקמת מינהל מעברי הגבול ב- 2011 ועדאפריל 2015 , לא איישה הרשות17 משרות פנויות שלאחמ"ש .
משרד מבקר המדינה מעיר לרשות האוכלוסין שהעיכוב הממושך באיוש המשרות בלשכות האוכלוסין ובמינהל מעברי הגבול עלול לפגוע בתפקודה התקין של הרשות.
הצורך באיוש משרות אלה עולה ביתר שאת לנוכח ממצאים שהעלתה רשות האוכלוסין, שלפיהם עבודת הלשכות מתאפיינת ככלל בעומס עבודה ובזמן המתנה ארצי ממוצע ארוך לקבלת שירות (כמפורט לעיל).
איוש משרות במטה רשות האוכלוסין 1.
לפי הנחיות התקשי"ר בכל משרד ממשלתי ימונה ממונה על ההדרכה שחלק מתפקידיו הם בדיקת צורכי ההדרכה, תכנון מפורט של פעולות ההדרכה, והשתתפות בהכנת תקציב ההדרכה.
משרת ממונה על ההדרכה ברשות האוכלוסין לא הייתה מאוישת החל בנובמבר 2014 אולם רק כעבור יותר מתשעה חודשים, ביולי 2015 , פרסמה הרשות מכרז פנימי לאיוש המשרה.
יחידת פניות הציבור ברשות האוכלוסין מקבלת פניות ותלונות מהציבור ומגורמי ממשל שונים.
על היחידה מוטל למיין את התלונות, לברר את פרטיהן ולרכז את ממצאי הבירורים לצורך איתור בעיות מערכתיות.
מנהלת היחידה כפופה למנכ"ל המשרד.
במאי 2015 היו ביחידה שתי משרות מאוישות בתקן, ובהן משרת מנהלת היחידה.
בינואר 2012 פנתה המבקרת הפנימית של הרשות אל יועצת בכירה למנכ"ל והעלתה לפניה את הצורך בכוח אדם נוסף ביחידה לפניות הציבור.
בפברואר 2013 הוחלט להוסיף ליחידה משרה בתקן בשל גידול של 30% במספר התלונות שהתקבלו ובשל קשיי היחידה לבררן.
נמצא כי במשך יותר משנתיים, עד למועד סיום הביקורת ביולי 2015 , לא אוישה המשרה חרף פניות חוזרות ונשנות של מנהלת היחידה לאגף משאבי האנוש לאייש את המשרה.
יצוין כי ככלל לא נענו הפניות האמורות16.
רשות האוכלוסין השיבה: "הוחלט כי נוכח העדר תקנים, וקביעת סדריעדיפויות ברשות על פיהם יוקצו בתקופה הקרובה התקנים לטובת רשות האוכלוסין המקבלת קהל, יטופל נושא התקינה באגף לביקורת פנים ותלונות הציבור, בד בבד עם הסדרת המבנה הארגוני של מטה הרשות".
15 בהחלטת הממשלה 214 מ- 13.
13 הוחלט להטיל על נציב שירות המדינה, על מנכ"ל משרד רה"מ ועל הממונה על התקציבים במשרד האוצר (ועדת החריגים) לגבש בתוך 30 יום מתכונת לאישור התכניות המותאמות שיגישו משרדי הממשלה להסדרת מקרים חריגים לקליטת עובדים חדשים במשרדי הממשלה וביחידות הסמך.
16 בחלק מתקופה זו, עד 1.
14 , הועסקה ביחידה סטודנטית.
שם הדוח: משרד הפנים - רשות האוכלוסין וההגירה - ניהול משאבי האנוש ברשות האוכלוסין וההגירה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 יצוין כי לא נמצאו מסמכים המתעדים את ההחלטה האמורה בתשובת רשות האוכלוסין.
לנוכח תשובת אג"ת למשרד מבקר המדינה, לפיה נאמר כי "בכל השנים התקציב לא מוצה באופן מלא", על רשות האוכלוסין לבחון שוב את הצורך בתוספת משרה ליחידה זו, לתעד את ההחלטה על נימוקיה ולפעול בהתאם.
שמונה שנים אחרי שהוקמה רשות האוכלוסין וארבע שנים אחרי שהועברה אליה יחידה מהמשטרה, ראוי שתפעל הרשות עם תקן המשקף נכונה את משאבי כוח האדם שעומדים לרשותה, את המשימות שהיא הטילה על עובדיה ואת המבנה הארגוני שלה.
כמו כן עליה להבטיח כי עובדי הרשות שנדרשו למלא תפקידים ניהוליים ימונו בהליך תקין תוך הסדרת העסקתם.
ממצאי הביקורת מלמדים על ליקויים יסודיים בניהול מערך כוח האדם של הרשות ועל ליקויים בפעולותיה לאיוש משרות פנויות בתקן, ובהן משרות מפתח בניהול יחידות הרשות: סמנכ"ל למינהל ומנהלי לשכות האוכלוסין.
הרשות אחראית לקיומם של ליקויים אלה ונש"ם אחראית לבקרה הלקויה על פעולות הרשות, אם כי בסוף 2014 החלה בפעולות שתכליתן גיבוש תקן כוח אדם רלוונטי.
ה רשות מנהלת ומפעילה את מערך כוח האדם שברשותה בסטייה ניכרת מהתקן שאושר לה על ידי נש"ם.
סטייה זו באה לידי ביטוי בשורה של תחומים, ביניהם: היקף כוח האדם המועסק ביחידות השונות; המבנה הארגוני של הרשות; התפקידים שממלאים העובדים בפועל.