HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
בביקורת שערך משרד מבקר המדינה ביחידת אט"ל האמורה כעבור כעשרה חודשים (נובמבר 2007) עלה, כי על אף ההנחיה דלעיל, היחידה לא מינתה ועדה פנימית לחקירת הגירעון, כנדרש בהוראות.
בהתייחסותו מינואר 2009 ,לממצאי הביקורת הודיע צה"ל למשרד מבקר המדינה כי לאחר בדיקה מחודשת ומעמיקה של הגירעון על ידי מחלקת מופ"ת נמחק בשנת 2008 הגירעון מרישומי היחידה.
משרד מבקר המדינה מעיר, כי זמן הטיפול בגירעון על ידי היחידה ועל ידי מחלקת מופ"ת חרג ביותר מחצי שנה מהמועד הקבוע בהוראות.
(2) במהלך בדיקה שערך מדור היחת"שים בדצמבר2007 בדוחות הכספיים ביחידה מסוימת של פיקוד הצפון נמצא, כי בקופה הכללית קיים גירעון בסך 2,200 .
ש"ח על פי הוראת מופ"ת, פרק הזמן המרבי לחקירת סיבות לקיום הגירעון בסכום האמור וזיכויו בספרים הוא עד ארבעה חודשים.
על אף זאת, בביקורת שערך .
11 במקרה של חשד לפלילים, על מפקד היחידה להודיע מיידית למשטרה הצבאית החוקרת לצורך פתיחת חקירה בנושא.
צבא הגנה לישראל- צה"ל 1511 .
משרד מבקר המדינה ביחידה כעבור כעשרה חודשים, באוקטובר 2008 , עלה, כי הגירעון טרם זוכה.
בהוראת מופ"ת צוין, כי "יחידה שלא תדאג לזיכוי הגירעונות בהתאם לזמן שנקבע .
יינקטו כנגדה סנקציות", כפי שהתפרסמו על ידי מחלקת מופ"ת.
בפ"מ ובהוראה לא פורטו סמכויות של מחלקת מופ"ת בכל הקשור לטיפול ביחידות המאחרות בזיכוי גירעונות ביחת"שים, וממילא גם לא נקבעו הצעדים שהיא רשאית לנקוט במסגרת אותן ה"סנקציות".
נוכח התופעה הרחבה של גירעונות בקופות יחת"שים כמתואר לעיל, קיימה ראש מחלקת מופ"ת (להלן - רמ"ח מופ"ת) בדצמבר 2007 דיון בנושא, ובסיכומו החליטה על מחיקת גירעונות ב-41 קופות מזומנים ומש"כים.
החלטה זו התייחסה לקופות שביחת"שים שנסגרו בעבר 12 , לקופות שבהן לא נמצאו מסמכים המאפשרים לשחזר את הסיבות להיווצרות הגירעונות, ולקופות שהתחלפו בהן בעלי תפקידים, דבר שיצר קושי בחקירתם של אלה שמילאו בעבר תפקידים ביחידה.
בסיכום אותו דיון ציינה רמ"ח מופ"ת, כי "בנושאי הכספים והגירעונות אין מנוס מלהפגין קשיחות כלפי היחידות ובמידה ויש חוסר שיתוף פעולה, נדרש לערב את מפקדי היחידות ואת הפיקודים".
בפברואר 2008 הודיעה מחלקת מופ"ת למשרד מבקר המדינה, כי הקפיאה העברת כספים לקופות של 91 יחת"שיםעד שאלה יסיימו את הטיפול בגירעונות.
בהתייחסותו לממצאי הביקורת הודיע צה"ל בינואר 2009 , כי בשנים 2007 -2008 פעלה מחלקת מופ"ת לצמצום הגירעונות, בין היתר על ידי "הפעלת סנקציות למיניהן כלפי היחידות", כגון הקפאת רווחי קנטינות ואי-העברת כספים.
עוד הודיע צה"ל, כי הטיפול בגירעונות הוא באחריות מפקדי היחידות ומפקדי היחת"שים, ואין בידי מחלקת מופ"ת סמכויות לאכוף על היחידות עמידה בלוחות זמנים לטיפול בגירעונות; עם זאת, החל מינואר 2009 תפעל מחלקת מופ"ת על פי הנחיות ראש מטה אכ"א מול קציני שלישות פיקודיים וראשי מחלקות כוח אדם בגופי צה"ל במטרה לאכוף את הטיפול בגירעונות ביחידות אשר תחת פיקודם; במסגרת זו יבוצעו החל מינואר 2009 בירורים לכלל הפיקודים והזרועות שיש ליחידותיהם גירעונות.
משרד מבקר המדינה מעיר, כי אין להשלים עם מצב, שבו קיימת תופעה רחבת היקף של גירעונות בקופות היחידות, בלי שמפקדי היחידות נוקטים את הפעולות הנדרשות לאכיפת המשמעת ולהסדרת התופעה.
כאשר אחריות-העל לניהול התקין של הקופות מוטלת על מפקדי היחידות, נדרש צה"ל לוודא שהם אכן יממשו אותה, למניעת הגירעונות ולהסדרת אלה שהתגלו.
עוד מעיר משרד מבקר המדינה, כי מן הראוי שעם גילויו של גירעון תיזום מחלקת מופ"ת, בהתאם לנסיבות המקרה, פעולות כגון: מינוי גורם חוקר ונקיטת צעדים משמעתיים נגד גורמים הנושאים באחריות לניהול לקוי, .
12 נוכח הצרכים המשתנים, רשאים מפקדה ממונה על יחת"ש או אג"ת להכריז על סגירתו.
בכל הרמות; כל זאת, בלוח זמנים נתון ותוך בקרה מתמדת על התקדמות הטיפול.
בהקשר לכך מן הראוי, שאכ"א יבחן הצורך בקביעת סמכותה של מחלקת מופ"ת לנקוט ולאכוף פעולות אלה.
ליקויים מנהלתיים בניהול הקופות .
במסגרת ביקורות שעורך מדור ביקורת ביחת"שים עולים מדי שנה בשנה, בנוסף לגירעונות, מאות ליקויים בניהול הקופות, כגון פגמים בניהול ספרים, ביצוע הוצאות האסורות על פי הוראת מופ"ת ומינויים לא תקינים של בעלי תפקידים ביחת"שים.
הליקויים נרשמים ונאגרים במערכת ממוחשבת במחלקת מופ"ת.
משרד מבקר המדינה העלה, כי פ"מ, פקודות מטכ"ל נוספות בענייני כספים שפורטו לעיל והוראת מופ"ת אינן קובעות את פרקי הזמן המרביים לתיקון הליקויים המנהלתיים שעלו בביקורות של מדור ביקורת, לרבות ביצוע פעולות שמטרתן למנוע הישנותם של הליקויים בעתיד.
כמו כן, ההוראות אינן מתייחסות לטיפול מערכתי בליקויים דומים, "חוצי-ארגון", שהתגלו במספר רב של יחת"שים.
עוד העלה משרד מבקר המדינה, כי בהיעדר הוראות כאמור, לעתים מתקנות היחת"שים את הליקויים שהתגלו בתוך פרק זמן ארוך מאוד או שכלל אינן מתקנות אותם.
כך לדוגמה, בביקורת של מדור ביקורת שנערכה ביחת"ש של אחד מבסיסי ההדרכה של צה"ל בינואר 2007 נמצא, כי בניגוד לפ"מ ולהוראת מופ"ת, אפסנאות היחידה לא חויבה בגין פריט בר-קיימא שנרכש מכספי הקופות, כנדרש.
ממסמכי מחלקת מופ"ת עולה, כי ליקוי זה הוא ליקוי חוזר שנמצא כבר בביקורת קודמת שערך המדור ביחת"ש זה בפברואר 2006 .
מנתוני מחלקת מופ"ת עולה, כי בין ינואר ליוני2008 עשה מדור ביקורת כ-140 ביקורות.
ממסמכי מחלקת מופ"ת עולה, כי נוכח היעדר התייחסות של חלק מהיחת"שים לממצאים שעלו בביקורות אלה, הקפיאה מחלקת מופ"ת העברת כספים אליהם.
באוקטובר 2008 היו37 יחת"שים כאלה (כ-26% .
)מהיחת"שים שנבדקו אשר לליקויים "חוצי-ארגון", הדורשים טיפול מערכתי, יצוין, כי חלק ניכר מהם חוזרים על עצמם במספר רב של יחת"שים.
כך לדוגמה, ב-42 יחת"שים מתוך כ- 200 (כ-21% ), שבהם ביצע מדור ביקורת בדיקות בין ינואר לספטמבר2007 , לא נמצאו חתימות של מפקדי היחת"שים על קבלות המאשרות ביצוע קניות, וזאת בניגוד לנדרש.
יצוין, כי גם בבדיקות שביצע מדור ביקורת בתקופה המקבילה בשנת 2008 נמצאו קבלות לא חתומות ב-42 .
יחת"שים משרד מבקר המדינה העלה, כי מחלקת מופ"ת אמנם מעבירה לכלל היחת"שים פירוט ליקויים שעלו בביקורות שביצע מדור ביקורת, לרבות ליקויים "חוצי-ארגון", אך היא אינה מקיימת מעקב אחר הצעדים שנוקטים היחת"שים כדי למנוע בעתיד ליקויים מהסוגים שהתגלו ביחידות אחרות.
צבא הגנה לישראל- צה"ל 1513 .
בהקשר לאמור לעיל ראוי לציין, כי במחלקת מופ"ת קיים בסיס נתונים, ובו פירוט הליקויים בניהול הקופות, שעלו בביקורות של מדור ביקורת בשנים 2006 עד 2008 .
עם זאת נמצא, כי המחלקה אינה עושה שימוש בנתונים שברשותה כדי להסיק מסקנות על מאפייני הליקויים בניהול הקופות (כגו ן על פי סוגם וסוגי היחת"שים).
עוד העלה משרד מבקר המדינה, כי מחלקת מופ"ת אינה מנתחת את הליקויים שעלו בביקורות של מדור ביקורת כדי לעמוד על הסיבות שהביאו לקיומם; ממילא, היא אינה מקשרת בין הסיבות לבין מאפייני פעילות היחת"שים.
משרד מבקר המדינה מעיר, כי בהיעדר נ יתוח כאמור, עוסקת מחלקת מופ"ת בטיפול נקודתי בליקויים שנמצאו בכל אחת מהיחת"שים, וגם זאת בצורה חלקית.
בהתייחסותו לממצאי הביקורת הודיע צה"ל, כי מחלקת מופ"ת תפעל לעדכון הוראת מופ"ת בנוגע להגדרת פרקי הזמן לתיקון הליקויים המנהלתיים, וכן תגדיר בהוראות דרכי טיפול מערכתיים בליקויים "חוצי-ארגון" שהתגלו במספר רב של יחת"שים; בנוסף לזאת, החל מינואר 2009 ,"תפעיל המחלקה "מערכת ביקורת אינטרנטית אשר תאפשר לה לבצע מעקב אחר תיקון הליקויים ביחת"שים.
הכשרת כוח אדם מקצועי ביחת"שים .
ניהול הקופות מחייב ידע מקצועי בתחומים של ניהול כספים ושל עריכת דוחות כספיים, וכן התמצאות בהוראות הנוגעות לניהול כספים בצה"ל.
חלק מהידע ניתן להקנות לעוסקים בדבר באמצעות הדרכה אישית קצרה על ידי גורמים מקצועיים במחלקת מופ"ת וחלק אחר מחייב לימוד במסגרת קורס ייעודי.
הוראת מופ"ת קובעת, כי מפקד יחידה בצה"ל שהוכרה על ידי אג"ת כיחת"ש ימנה את עצמו או את אחד מקציני היחידה בדרגת סרן ומעלה כמפקד היחת"ש.
בנוסף לכך, רשאי מפקד היחת"ש למנות קצין מיופה כוח בדרגת קצין או נגד או אזרח עובד צה"ל אשר ייצג את היחת"ש בפני מחלקת מופ"ת13 ; כן רשאי למנות רכז תשלומים (להלן - שַל ם), שהוא "חייל בסדיר או אזרח עובד צה"ל"14, לשמש כפקיד טכני ומקצועי בנושא ניהול הקופות ביחת"ש.
מפקד היחת"ש והקצין מיופה הכוח אחראים, בין היתר, לשמירת כספי הקופות ולפיקוח ובקרה אחר כל הפעולות הכספיות המתנהלות ביחת"ש.
על פי הוראת מופ"ת, עם כניסתם לתפקיד יקבלו מפקד היחת"ש והקצין מיופה הכוח הדרכה מראש מדור היחת"שים (להלן - רמ"ד יחת"שים).
רמ"ד יחת"שים מסר למשרד מבקר המדינה, כי הכשרת מפקדי היחת"שים והקצינים מיופי הכוח כוללת השתלמות מקצועית של מספר שעות, שמעביר מדור היחת"שים.
13 קצין מיופה כוח אחראי, בין היתר, על שמירת הכספים, על בקרת יתרות מזומנים ועל ניהול חשבונות.
על פי הקבוע בפ"מ 1514 דוח שנתי59ב .
אשר להכשרת שַל מִים נקבע בהוראה, כי "באחריות מפקד היחת"ש לדאוג להכשרה מקצועית בסיסית לרכז התשלומים הנעשית באמצעות קורס המועבר באחד מבסיסי הדרכה של צה"ל".
רמ"ד יחת"שים רשאי לאשר מינוי שַל ם שאינו בעל הכשרה מקצועית, כמינוי זמני לשלושה חודשים, כאשר בתוך פרק זמן זה על מפקד היחת"ש לוודא, כי יעבור קורס רכזי תשלומים.
בהקשר זה יצוין, כי בתחילת 2007 בוטל בצה"ל תקן ה"שַל ם", ומאותו מועד הטלת תפקיד זה על חיילים נעשתה ביוזמת מפקדי היחידות, בהתאם להערכת צורך.
במטרה להכשיר שַל מִים לניהול הקופות, העביר צה"ל קורס רכזי תשלומים באחד מבסיסי ההדרכה שלו, שנמשך כחודש וחצי.
בתחילת 2007 , במקביל לביטול תקן ה"שַל ם", ביטל צה"ל קורס זה.
מחלקת מופ"ת הודיעה למשרד מבקר המדינה, כי מאז, מעביר מדור היחת"שים השתלמות מקצועית לחיילים שממלאים בפועל תפקיד שַל ם, של מספר שעות עד יום או יומיים; עוד הודיעה, כי השתלמות זו אינה חלופית מבחינת תכניה לקורס רכזי התשלומים האמור.
אף שהתבקש, צה"ל לא הבהיר למשרד מבקר המדינה את השיקולים שהיו ביסוד ההחלטה לבטל את תקן ה"שַלָּ ּם" ואת קורס רכזי התשלומים; כמו כן, לא מסר אם נבחנה התאמת המסגרת החלופית להדרכת חיילים כמתואר לעיל, לצרכיו.
ביולי 2008 פנה רמ"ד יחת"שים לקצין השלישות הראשי ולגורמים נוספים בצה"ל בבקשה לבחון מחדש את ההחלטה לבטל את תקן ה"שַל ם" ואת קורס רכזי התשלומים.
במכתבו ציין, כי ביטול התקן והקורס גרמו, בין היתר, לפגיעה ברמת השירות והטיפול בזכויות הפרט, לפגיעה בבקרת כספי היחידות, לגידול בגירעונות בקופות ולחוסר הכשרה של בעלי התפקידים ביחת"שים.
בהתייחסותו לממצאי הביקורת הודיע צה"ל, כי "ראש חטיבת אכ"א הנחה את ראש חטיבת תכנון ומינהל של כוח האדם להוביל עבודת מטה בנושא הכשרת שַל ם ליחידות".
מנתוני מחלקת מופ"ת עולה, כי בשנת2007 ובמחצית הראשונה של 2008 העביר מדור היחת"שים השתלמויות ל-59 מפקדי יחת"שים ול-121 קצינים מיופי כוח ושַל מִים.
בנוסף לכך, הוא העביר 267 הדרכות של מספר שעות בהפעלת מערכת מחשוב לניהול הקופות שמפעילה מחלקת מופ"ת.
משרד מבקר המדינה העלה, כי מחלקת מופ"ת לא בחנה את האפקטיביות של פעולות ההכשרה שהיא מקיימת.
בין היתר לא בדקה המחלקה אם מסגרת ההשתלמויות שנקבעה מספיקה, ואם קיים קשר בין ההיקף והתכנים של ההכשרה לבין היקף הליקויים בניהול הקופות, כפי שעולה מביקורות של מדור ביקורת.
עוד עלה, כי המחלקה לא בחנה את השפעת השינוי שבוצע במתכונת הכשרת השַל מִים כמתואר לעיל, על איכות ניהול הקופות ביחידות השונות.
במצב זה לא ניתן לדעת אם המתכונת החדשה עונה לצרכים, וממילא לא ניתן ללמוד על השינויים שייתכן שנדרשים במתכונת ובתוכני ההדרכה של ההשתלמות.
צבא הגנה לישראל- צה"ל 1515 .
מדור היחת"שים מארגן לבעלי תפקידים העוסקים בניהול הקופות כנסים מקצועיים לקראת המועד שבו הם נדרשים לערוך דוחות כספיים לסגירת שנת כספים.
כמו כן, מעת לעת מעביר להם המדור השתלמויות קצרות של מספר שעות לצורך רענון הוראות ודרכי פעולה המתייחסים לניהול הקופות.
בביקורת עלה, כי למדור אין סמכות לחייב את בעלי התפקידים להתייצב לקבלת הדרכה או הכשרה שהוא מארגן.
מנתוני מחלקת מופ"ת עולה, כי בהיעדר סמכות כאמור, ההשתתפות בכנסים חלקית.
כך לדוגמה עולה מהנתונים, כי לארבעה כנסים שארגן המדור באוקטובר 2007 בנושא היערכות לקראת סגירת שנת הכספים, התייצבו רק כ-70% מבעלי התפקידים שהוזמנו.
בהקשר זה יצוין, כי בגלל השתתפות חלקית של בעלי התפקידים ביטל מדור היחת"שים בשנת 2007 שתי השתלמויות רענון, שנהג לקיים מדי שנה בשנה לבעלי התפקידים ביחת"שים.
בהתייחסותו לממצאי הביקורת ציין צה"ל, כי בשנת 2008 הגיעו לכנסים שנערכו באוקטובר ובנובמבר כ- 81% .
מנציגי היחת"שים משרד מבקר המדינה מעיר, כי הכנסים שמארגנת מחלקת מופ"ת חיוניים להכשרת בעלי התפקידים ביחת"שים.
על כן, על צה"ל לנקוט את הצעדים הדרושים כדי להבטיח ככלל את התייצבותם של כל אלה שהוזמנו.
במטרה לבדוק את אופן ניהול הקופות, ערך משרד מבקר המדינה בדצמבר 2007 ובחודשים ספטמבר ואוקטובר 2008 ביקורות ב -16 יחת"שים בגזרות המרכז, הצפון והדרום, שנבחרו אקראית.
בעשרה מהם נמצאו ליקויים מסוגים שונים.
להלן, דוגמה של ליקוי בתחום איוש בעלי תפקידים והכשרתם: ביחידה מסוימת של אט"ל ובאחת מיחידות של פיקוד הצפון מילאו תפקיד של שַל ם חיילות בשירות חובה, בלי שקיבלו הכשרה מקצועית במסגרת השתלמות כלשהי.
בעניין הפגמים בהכשרת כוח האדם ביחת"שים ניתן ללמוד גם ממסקנות ועדת חקירה, שמינה קצין השלישות במפקדת זרוע היבשה בדצמבר 2006 , כדי לחקור סיבות לקיום גירעונות הן בקופת יחידה והן במש"כים באחת מהחטיבות שהוצבו באותה עת בפיקוד הצפון.
ועדת החקירה ציינה בין מסקנותיה, כי מפקד היחת"ש וקצין מיופה כוח לא עברו הכשרה מקצועית לתפקידם; כי הם למדו את תפקידם בכוחות עצמם תוך כדי עבודה; וכי דרך לימוד זו אינה יעילה.
הוועדה גם ציינה, כי "מציאת דרך נכונה לביצוע הכשרה מקצועית ואף פרטנית במידת הצורך לפני כניסה לתפקיד ולפני העברת תפקידים - מחויב במציאות הקיימת" (ההדגשה במקור).
לדעת משרד מבקר המדינה, נוכח המתואר לעיל, מן הראוי שמחלקת מופ"ת תבחן ותקבע את סוגי ההכשרות הנדרשות, שהעמידה בהן תהווה תנאי למינוי בעלי תפקידים ביחת"שים; תערוך מיפוי הכשרתם המקצועית של בעלי התפקידים השונים בכלל היחת"שים; ותפעל לסגירת הפערים בתחום ההכשרות, במסגרת תכנית מפורטת ובלוח זמנים נתון.
מעבר לאמור לעיל, מן הראוי, כי להוציא מקרים חריגים שייקבעו בנהלים, צה"ל יחייב בעלי תפקידים ביחת"שים להתייצב להדרכות ולהכשרות שמארגנת מחלקת מופ"ת.
טיפול בכסף מזומן - שהוא עניין רגיש - מחייב קביעת כללים ברורים לניהולו, הקפדת העוסקים בדבר על קיום כללים אלה ומערכת בקרה על תקינות הפעילות הכספית.
קל וחומר הדברים תקפים כאשר הכסף מנוהל על ידי גוף ממלכתי כמו צה"ל, שאינו עוסק לרוב בניהול כסף מזומן, וכאשר כסף זה מיועד לשימושם ולרווחתם של החיילים.
הביקורת של משרד מבקר המדינה העלתה ליקויים רבים המחייבים תיקון בניהול הקופות ובבקרה של צה"ל על כך.
מן הראוי, שאכ"א יבחן ביסודיות את הסיבות לגירעונות בקופות ולליקויים המנהלתיים ביחת"שים, בדגש על מאפייניה ועל תפקודה של מערכת בקרה שאמורה לבקר ולהבטיח תקינות הפעולות הכספיות; כן ראוי שיגבש דרך פעולה מעשית לטיפול בהם, ברציפות וביעילות.
לצורך כך, יש בראש ובראשונה להטמיע בניהול כספים ברמת היחידה את האחריות של המפקדים לעניין זה.
מעבר לכך, יש לתת דגש מיוחד על קבלת תמונה כוללת של היקף הבעיה ועל בחינתה של סוגיית הכשרת כוח אדם מקצועי בתחום ניהול כספי היחת"שים.
אשר לטיפול בגירעונות, מן הראוי שאכ"א יבחן את הצורך בקביעת סמכותה של מחלקת מופ"ת לנקוט ולאכוף פעולות ל מניעת גירעונות ולזיכוים של אלה שהתגלו, בלוח הזמנים שנקבע בפקודות צה"ל.
אופייה המיוחד של עבודת משרד החוץ (להלן גם: המשרד) ותפקידי המשרד מחייבים מבנה וארגון משאבי אנוש שונים מאלה של יתר משרדי הממשלה.
הדבר בא לידי ביטוי בתקנון שירות החוץ (להלן - התקנון).
עם זאת, כיוון שהמשרד הוא חלק משירות המדינה, הוא פועל לפי התקשי"ר, בשינויים שנקבעו.
כוח האדם במשרד ממוין על פי שלושה סוגי שירות: שירות החוץ המדיני (להלן - השירות המדיני), שירות החוץ המינהלי והשירות המינהלי, הכולל עובדים בארץ שאינם מיועדים לשרת בחו"ל.
בשירות המדיני משובצים, בין היתר, עובדים העוסקים בעניינים מדיניים, בענייני כלכלה, בהסברה ותקש ורת, בקשרי תרבות ומדע ובנושאים בין-לאומיים שונים.
במשרות של שירות החוץ המינהלי משובצים, בין היתר, עובדים העוסקים במשאבי אנוש, במשאבים חומריים, בענייני כספים ובנושאים קונסולריים, כמו טיפול בדרכונים ואשרות ובישראלים בחו"ל.
במשרות של השירות המינהלי משובצים, בין היתר, עוזרים ורכזים מינהליים, עובדי מחשב, עובדי תחזוקה, משק ותחבורה, עובדי דואר דיפלומטי, עובדי רשומות, עובדי ביטחון, עובדי לשכת היועץ המשפטי וחוקרים במרכז למחקר מדיני.
בשירות המדיני ובשירות החוץ המינהלי יש שישה דרגים: שגריר, ציר, ציר-יועץ, יועץ, מזכיר ראשון ומזכיר שני.
ההבחנה בין הדרגים בשני סוגי השירות נעשית על ידי הוספת המילה "מינהלה" לדרג בשירות החוץ המינהלי.
לכל עובד המשובץ באחד משני סוגי השירות האלה מוענקים דרג ודרגה על פי הוותק וההשכלה שלו.
על פי נתוני המשרד, במרס 2008 הועסקו בו כ- 1,020 עובדים2 ,690 בארץ ו-330 בנציגויות בחו"ל.
נוסף עליהם (לפי נתוניו מיוני 2008) כ -700 עובדים מקומיים ישראליים (עמ"י) איישו כ -800 משרות בתקן, וכ - 1,360 עובדים מקומיים זרים (עמ"ז) איישו כ- 1,430 .
משרות בתקן בנציגויות בחו"ל 2.
בחודשים מרס -אוגוסט 2008 עשה משרד מבקר המדינה ב יקורת מעקב מורחבת (להלן - המעקב) באגף למשאבי אנוש והדרכה שבמשרד החוץ (להלן - אגף משאבי אנוש) כדי לבדוק כיצד תוקנו הליקויים שהועלו בביקורת הקודמת .
2 מספר זה אינו כולל נספחים מטעם משרדי ממשלה אחרים המאיישים תקנים של המשרד ואינו כולל את אנשי הביטחון בנציגויות.
שנעשתה בשנת 2005 (להלן- הביקורת הקודמת) ופורסמו בדוח מיוחד3 .
במעקב נבדקו סוגיות שונות הנוגעות להגשת מועמדות ול מינוי עובדים בידי ועדות המינויים; הרכב ועדות המינויים והליך עבודתן; איוש התקן; מעבר עובדים לשירות החוץ המינהלי ולשירות המדיני; וקידום עובדים בדרג.
בעקבות הביקורת הקודמת גיבש המשרד נוהל בדבר הכללים למעבר של עובדים מהשירות המינהלי לשירות החוץ המינהלי ולשי רות המדיני ובדבר תנאי הסף להגשת מועמדות למשרות בחו"ל (להלן - נוהל המעבר).
הנוהל אושר בידי ההנהלה, הסתדרות העובדים החדשה, הממונה על השכר במשרד האוצר ונציב שירות המדינה, והוא נכנס לתוקף באפריל 2008 ועוגן בתקנון באוגוסט 2008 .
באותו מועד עוגן בתקנון גם נוהל מינויים בשירות החוץ (להלן - נוהל המינויים), שנוסח בתיאום עם היועץ המשפטי לממשלה ועם נציבות שירות המדינה (להלן - נש"ם), ובו נקבעו כללים הנוגעים, בין היתר, להגשת מועמדות למשרות, להרכב ועדות המינויים, לסדרי עבודתן ולאיסורים ומגבלות החלים על חבריהן.
מינוי עובדים לתפקידים בשירות המדיני ובשירות החוץ המינהלי הוא בסמכותן של ועדות המינויים הפנימיות של המשרד.
בעת הביקורת הקודמת פעלו במשרד שתי ועדות מינויים, ומאז הביקורת הקודמת פועלות בו שלוש ועדות שנקבעו בנוהל המינויים: ועדת מינויים לראשי נציגויות בחו"ל, שמינוים טע ון אישור הממשלה (להלן - ומ"ן לראשי נציגויות); ועדת מינויים עליונה למינוי סמנכ"לים וראשי אגפים (להלן - ומ"ן לסמנכ"לים) וועדת מינויים שנייה (להלן - ומ"ן השנייה) למינוי עובדים לשאר התפקידים במשרד.
המבנה הארגוני של המשרד .
1 בביקורת הקודמת נמצא כי בשנים 2005- 2000 נוספו למשרד אגף 4 , שלוש חטיבות ו-35 .
מחלקות ביחידות שונות; לכל אחת מהיחידות החדשות מונה מנהל בשנת 2005 במחלקות רבות היה מספר קטן של עובדים: בשמונה מחלקות היה עובד אחד בלבד, וב -34 מחלקות היו שניים או שלושה עובדים, ברובן מנהל מחלקה וסגנו, ובחלקן גם עובד מינהלי או עובד מדיני.
בסך הכול היו במשרד 16 ;אגפים, שבראש כל אחד מהם סמנכ"ל18 חטיבות ו-110 .
מחלקות משרד מבקר המדינה ציין בדוח הקודם שיש ספקות לגבי הזיקה שבין מבנה משרד החוץ ובין המערך התפעולי הדרוש לו להשגת יעדיו.
משרד מבקר המדינה המליץ שמשרד החוץ ונש"ם יבחנו מחדש את מבנהו הארגוני של המשרד.
במעקב נמצא שהמבנה הארגוני של המשרד לא נבחן ולא נעשו שינויים מבניים לצמצום מספר היחידות הארגוניות ומספר משרות הניהול.
3 ,מבקר המדינהדוח ביקורת על היבטים בפעילות משרד החוץ (יוני 2006 '), עמ11- 40.
4 אגף הוא היחידה הארגונית הגדולה ביותר במשרד; מתחתיו חטיבה ומתחתיה מחלקה.
הביקורת הקודמת5 ,שודרגו שלוש חטיבות והפכו לאגפים: אגף הכספים אגף תקשוב ואגף משאבי אנוש והדרכה.
א גף משאבי אנוש הוכפף למנכ"ל.
המספר הכולל של המחלקות אמנם לא השתנה.
אולם מספר המחלקות הקטנות לא פחת, אלא הוא אף גדל מ -42 ל-54 - ב-15 מחלקות היה עובד אחד בלבד, וב -39 מחלקות היו שניים או שלושה עובדים.
בתשובתו מדצמבר 2008 למשרד מבקר המדינה (להלן- תשובת המשרד) הודיע משרד החוץ כי הופקו לקחים, ובעקבות הביקורת הקודמת הוצאה החטיבה למשאבי אנוש מאגף מינהל והוכפפה למנכ"ל לשם צמצום הסמכויות שהיו בידי הסמנכ"ל למינהל.
משרד מבקר המדינה מעיר, שהשינוי המבני האמור אינו תוצאת בחינה של המבנה הארגוני הכולל, והוא לא נועד לפתור את בעיית ריבוי היחידות הארגוניות במשרד, אלא בעיה מסוג אחר - ריכוז סמכויות רבות מדי בידי מנהל אחד.
מאז פרסום הדוח הקודם נעשו שינויים ארגוניים נוספים: (א) בוטלה משרת המשנה המינהלי למנכ"ל ונותרה משרת המשנה המדיני למנכ"ל.
(ב) מספר המשרות של קציני המינהלה האזוריים גדל משלושה לחמישה על ידי פיצולן של שתיים מהן: (1 ) משרת קצין מינהלה אזורי ליבשות אסיה, אפריקה ולמדינות פריפריה של יבשות אלה, שאוישה בידי עובד אחד ששהה בארץ, פוצלה לשניים, ובינואר ובמאי 2008 מונו שני קציני מינהלה אזוריים - האחד השוהה בבנגקוק ואחראי לנציגויות ביבשת אסיה והאחר נמצא בארץ ואחראי לנציגויות ביבשת אפריקה.
( 2 ) משרת קצין המינהלה האזורי באירופה פוצלה למשרת קצין מינהלה אזורי למערב אירופה, שמקום מושבו בפריז, ולמשרת קצין מינהלה אזורי למרכז אירופה ומזרחה, שמקום מושבו בברלין.
בתשובתו הודיע המשרד כי בעבר הוחלט שבאופן זמני לא יאוישו כל המשרות של קציני המינהלה האזוריים.
אולם, מספר הנציגויות שהוכפפו עקב כך לכל קצין מינהלה אזורי היה גדול מדי והקשה עליו לפקח על קציני המינהלה והקונסולים לעניינים קונסולריים (להלן - קונסולים קונסולריים) ולהדריכם כנדרש.
לכן הוחלט לחזור למתכונת הקודמת של חמישה קציני מינהלה אזוריים.
משרד מבקר המדינה מעיר כי לאחר שנצבר ניסיון בפעילות קצין מינהלה אזורי בארץ ובחו"ל, ראוי שהמשרד יבחן את הכדאיות שבפעילותם מהארץ מול פעילותם מחו"ל הן מבחינת עלות ההחזקה והן מבחינת יעילות העבודה.
להגדלת מספר האגפים, לגידול במספר המחלקות הקטנות וליצירת משרות חדשות על ידי פיצולן של משרות קיימות יש השפעה על הקופה הציבורית, בעיקר בשל הגידול בהוצאות השכר והגמלאות.
לכן לדעת משרד מבקר המדינה, ראוי שמשרד החוץ יבחן את צמצום מספר היחידות הארגוניות ומספר משרות הניהול.
המשרד מסר בתשובתו כי סיים לאחרונה בדיקה מערכתית של יעדיו, ותוצאותיה ישמשו בסיס לקביעת המבנה הארגוני.
משרד מבקר המדינה מעיר כי ראוי שנוסף על יעדי המשרד יובאו בחשבון גם שיקולים של יעילות וחיסכון.
5 עדכון אחרון מנובמבר 2007.
תקן המשרות ומצבת העובדים .
תקן כוח האדם של המ שרד קובע את המבנה הארגוני שלו ואת המדרג הניהולי בו, והוא כולל משרות בארץ ומשרות בחו"ל.
לכל משרה נקבעו תיאור, דרג ומתח דרגות.
להלן נתונים על תקן המשרות בארץ ובחו"ל ומצבת העובדים במרס 2008 על פי השיוך לסוג שירות*: .
חוסר/עודף מצבה תקן סוג השירות .
67- 425 492** השירות המדיני .
187- 214 401 שירות החוץ המינהלי .
279 365 86 השירות המינהלי .
* הנתונים אינם כוללים את עובדי האבטחה בנציגויות.
הנתונים כוללים צוערים - שישה מהם איישו משרות בארץ ו-21 .
בחו"ל ** הנתונים כוללים 11 משרות למינויים חיצוניים פטורים ממכרז ואינם כוללים 29 משרות לנספחים מחו"ל מטעם גופים ממשלתיים.
מהנתונים עולה תמונה חמורה של מחסור ב-254 עובדים בשירות המדיני ובשירות החוץ המינהלי לאיוש המשרות שבתקן של כל אחד מסוגי השירות האלה.
כנגד מחסור זה יש עודף של 279 עובדים בשירות המינהלי.
זאת ועוד, כפי שיפורט להלן, המעקב העלה, שבמקום שהמשרד יכשיר עובדים למלא משרות בשירות המדיני ובשירות החוץ המינהלי באמצעות קורס צוערים, מונו למשרות רבות בשני סוגי שירות אלה עובדים בשירות המינהלי שלא הוכשרו לשמש דיפלומטים ורבים מהם חסרי השכלה אקדמית, ללא ידיעת שפה זרה ברמה נאותה וחסרי הניסיון הנדרש בתפקידים אלה, כפי שהועלה גם בביקורת הקודמת.
המשרד הסביר בתשובתו שלמצב המתואר לעיל גרמו, בין היתר, קיצוץ מצטבר בכוח האדם עקב קיצוצים בתקציב של כל משרדי הממשלה ו"שיתוק" הליך העברת העובדים משירות לשירות במשך שנים (ראו להלן).
המשרד הוסיף שכדי לצמצם את מספר העובדים בשירות המינהלי המתמנים למשרות בשני סוגי השירות האחרים, החל בדצמבר 2008 קורס ל-35 צוערים מדיניים ומינהליים, וקורס נוסף ייפתח בסוף שנת 2009 .
המשרד מעריך ששילוב צוערים חדשים במשרד והעברתם של עובדים לשירות החוץ בהליך שנקב ע יקטינו את הפערים שצוינו בטבלה.
במרס 2008 הועסקו כ-110 עובדים במשרות שאינן כלולות בתקן: כ-90 מהם הוגדרו פעילים 592 דוח שנתי59ב .
וכ-20 ,בחופשה ללא תשלום.
מקרב הפעילים 57 הוצבו באופן זמני בתפקידים שונים ביחידות המשרד בארץ 6, ו -19 מונו בידי ועדות המינויים לתפקידים שונים בארץ ובחו"ל, בהם השגרירים וקציני המינהלה בפנמה, בזאגרב ובברטיסלבה; קצין המינהלה והקונסול הקונסולרי בקייב; המזכיר המדיני בפרטוריה; ראש המטה המדיני ורכזת הלשכה בלשכת שרת החוץ; רכזת הקורסים במרכז לשיתוף בין - לאומי.
העובדים הנותרים לא שובצו בתפקיד כלשהו בתשובתו הודיע המשרד כי הוא פועל להסדרת התקינה כדי שעובדים לא ישובצו במשרות שאינן כלולות בתקן.
על פי התקנון, תפקיד של ראש תחום הוא בכיר יותר מתפקיד של מנהל מחלקה.
במעקב נמצא שעל פי נתוני המשרד, כשליש ממנהלי המחלקות איישו משרות שלפי התקן היו משרות של ראש תחום, ורק לכשליש מהם היה דרג ציר, הדרג של ראש תחום.
השיעור הניכר של משרות המאוישות בידי עובדים בעלי תפקיד שונה ודרג זוטר יותר מאלה שנקבעו לאותן משרות בתקן אינו תקין.
לדעת משרד מבקר המדינה, על המשרד לבחון עם נש"ם את התקן והמצבה של מנהלי מחלקות ושל ראשי תחום ולהתאימם לצרכיו.
קליטת עובדים חדשים בשירות המדיני ובשירות החוץ המינהלי אמורה להיעשות לאחר הכשרתם בקורס צוערים, שהוא קורס ייחודי להכשרת דיפלומטים.
הכשרת המועמדים נמשכת חמש שנים וכוללת לימודים במשך ארבעה חודשים וחצי בקורס בסיסי שמארגנת החטיבה להדרכה במשרד, ולאחר מכן התמחות הכרוכה בעבודה ביחידות המשרד בארץ ובנציגויות בחו"ל.
בדוח הקודם נמצא כי אחדים מעובדי המשרד נקלטו בשירות המדיני בלי שהשתתפו בקורס צוערים וגם מונו עובדים למשרות בשירות המדיני עד לתפקיד של שגריר בלי שסיימו קורס זה.
בעקבות זאת נקבע בנוהל המעבר שככלל, קליטת עובדים חדשים בשירות המדיני ובשירות החוץ המינהלי תתאפשר רק באמצעות מכרז למועמדים לקורס הצוערים שמפרסמים נש"ם והמשרד.
פרסום הודעות על משרות מתפנות .
חטיבת משאבי אנוש מפרסמת ברשת התקשורת הפנימית של המשרד "תחזיות למשרות מתפנות" בארץ ובחו"ל, שהן הודעות על משרות שאמורות להתפנות או .
6 בעיקר עובדים ששבו משירות בחו"ל וטרם מונו לתפקיד בארץ.
שהתפנו (להלן - הודעות על משרות מתפנות), המקבילות למכרזים פנימיים במשרדי ממשלה אחרים.
על פי התקנון, על חטיבת משאבי אנוש לפרסם עד 31 בדצמבר בכל שנה תחזית שנתית של התפקידים העומדים להתפנות בחו"ל בשנה שלאחריה, ועד 31 במאי עליה לפרסם תחזית שנתית של התפקידים העומדים להתפנות בארץ.
הביקורת הקודמת העלתה שבשנת 2004 לא עמד המשרד במועד האחרון לפרסום הודעות על משרות מתפנות בארץ (סוף מאי), וכשני שלישים מההודעות התפרסמו לאחר מועד זה, מקצתן רק בסוף השנה.
המעקב העלה שחל שי פור בתחום זה, ועד סוף מאי 2007 התפרסמו כשני שלישים מההודעות על המשרות בארץ אולם עדיין, כשליש מההודעות ( 30 ,) התפרסמו מיוני ועד דצמבר.
עוד נמצא שמיוני ועד דצמבר 2006 פרסם האגף137 הודעות על משרות מתפנות בחו"ל, אולם 47 מאותן משרות נועדו לאיוש ואוישו עוד בשנת 2006 .
רבים מהעובדים שמונו החלו בתפקידם חודש עד שלושה חודשים לאחר מועד מינוים, ולכן עמד לרשותם זמן קצר להתארגנות לקראת השליחות בחו"ל.
עם זאת, את מרבית המשרות בחו"ל שנועדו לאיוש בשנת 2007 פרסם המשרד עד דצמבר 2006 .
קביעה ופרסום של תנאי הסף ודרישות התפקיד .
הביקורת הקודמת העלתה כי לא נקבעו תנאי סף להגשת מועמדות למשרות כמו השכלה, ותק במשרד, ניסיון וסוג השירות, שאמורים למיין את המועמדים מיון ראשוני, ולכן הם גם לא התפרסמו בהודעות על משרות מתפנות.
בהודעות על משרות מתפנות הנוגעות לתפקידים בכירים בארץ כמו ראש י חטיבות, סגנים ומנהלי מחלקות ולמשרות של ראשי נציגויות - שגרירים וקונסולים כלליים - ושל קציני מינהלה בחו"ל לא צוין גם דרג המשרה, אף שהדבר נדרש בתקנון.