HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
המסמך כולל הנחיה מפורשת ולפיה כאשר נציגות מתבקשת להעניק חסות לאירוע עליה לפנות לוועדת החסויות, בהתאם להוראת תכ"ם.
כאמור, מנוסח ההזמנה לאירוע כ"ט בנובמבר עולה כי הן השגריר והן המשלחת לאו"ם נתנו את חסותם לאירוע.
כך לדוגמה, סמליל המשלחת לאו"ם הופיע בתחתית ההזמנה לאירוע, לצד סמלילי הגופים החיצוניים, המארגנים ונותני החסות.
המשלחת לאו"ם והשגריר באו"ם נתנו את חסותם - ביחד ו לחוד - לאירוע כ"ט בנובמבר שהתקיים בניו יורק בנובמבר 2017 ,.
עם זאת בדיקת משרד מבקר המדינה העלתה, כי השגריר באו"ם ועוזרו, שהיו בקשר עם מארגני האירוע המיוחד, לא הגישו לוועדת החסויות בקשה לאישור מתן החסות לאירוע.
תחקור האירוע והפקת לקחים .
כאמור, גיוס תרומות וקבלתן שלא באישור הממשלה נאסרו בחוק הסיוג.
היקף האיסור וחומרתו הובהרו לגורמים בהנהלת משרד החוץ ובאגף הכספים של המשרד במברק ששלחה להם בינואר 2017 המשנָה ליועץ המשפטי של המשרד25.
24 תקנון שירות החוץ, פרק24 .
, נספח טו 25 המברק נשלח בין היתר לנמענים אלה: המנכ"ל, המשנה למנכ"ל, ראש המערך המדיני וחשבת המשרד.
עם פרסום קיומו של אירוע כ"ט בנובמבר באמצעי התקשורת התבקש משרד החוץ להגיב על כך.
בכ תבה במרשתת מדצמבר 2017 הובאה תגובת דובר משרד החוץ, ובה נאמר כי "המטה לא קיבל פנייה בנושא, כולל בהיבטי החסויות, והנושא ייבדק".
על אף הודעת דובר משרד החוץ כאמור, לא בדק המשרד את הנושא בהיבטיו הפרטניים והמערכתיים, ולא הפיק ממנו לקחים.
האיסור הסטטוטורי על עובד ציבור לקבל תרומות, שהורחב בהנחיית היועמ"ש, בתקשי"ר, בהוראת תכ"ם ובתקנון שירות החוץ והוחל גם על נציגויות ישראל בחו"ל באופן גורף, מונע מהנציגויות לקבל תרומות ולתת חסויות ללא קבלת אישור מיוחד.
בשנים האחרונות פעלה הממשלה לריכוך ההגבלות המינהליות באמצעות מתן אישורים לנציגויות לגיוס וקבלת תרומות לשם קיום פעילויות הקשורות ל יום העצמאות ולאירועי שנת היובלות.
עם זאת, מדובר בהוראות מיוחדות שהן חריג לאיסור, והשלמת תהליך גיבושו של נוסח סופי לנוהל בין-משרדי כללי ומחייב בעניין זה לא הסתיימה ומתעכבת זה כ-16 שנה.
על משרד המשפטים והגורמים השותפים לו להשלים את ההסדרה בנושא זה ללא דיחוי נוסף, כדי לאפשר לנציגויות לקבל כדין תרומות מגורמים חיצוניים.
נוכח ממצאי ביקורת זו בנוגע לתפקודן הלקוי והחסר של ועדות החסויות המשרדיות, ראוי שאגף החשכ"ל ייתן את הדעת על אי-ישומן של הוראות תכ"ם, כפי שהדבר השתקף בהתנהלותה של ועדת החסויות של המשרד ובחוסר המעש של הוועדה הבין -משרדית, ויבחן את הצורך בקביעת הוראות מיוחדות למשרד החוץ.
התלונה שבעקבותיה נעשתה הביקורת, נמצאה מוצדקת באופן חלקי.
האירוע שהיה בניו יורק לציון יובל השבעים לכ"ט בנובמבר נתרם למשלחת ישראל לאו"ם על ידי גופים חיצוניים, בחריגה מהנחיית היועמ"ש ומנוהלי משרד החוץ, למעט נוהל שנת היובלות שהוחל על הנציגויות רק בדצמבר 2018 , לאחר קיום האירוע האמור.
החסות שניתנה לאירוע המיוחד על ידי המשלחת לאו"ם והשגריר באו"ם לא קיבלה את אישור ועדת החסויות.
על משרד החוץ לבדוק אפוא את נסיבות קיומו של האירוע ולהפיק את הלקחים הנדרשים.
משרד החוץ הוא המשרד הממשלתי המחזיק במספר הנכסים הגדול ביותר בחו"ל מבין כלל משרדי הממשלה.
למשרד 103 נציגויותבחו"ל 1 וכן147 נכסים נוספים2 :ובהם100 ,דירות של ראשי נציגויות 21 דירות של צירים וסגל ו -26 דירות שרד3 :בבעלות המדינה ובשכירות כמתואר בתרשים הבא תרשים 1 : הנכסים בחו"ל- בבעלות המדינה ובשכירות .
מקור: על פי נתוני החטיבה למשאבים חומריים במשרד החוץ בעיבוד של משרד מבקר המדינה .
האגף למשאבים חומריים במשרד החוץ (להלן גם - האגף), על מחלקותיו, מופקד על ניהול נכסי המדינה בחו"ל.
מתפקידו ליזום בדיקות צרכים ולהמליץ על דרכי פתרון בנושאי השימוש, התחזוקה, הרכישה והמכירה של נכסים בחו"ל ותכולתם וכן לנהל את מצאי הריהוט והציוד של הנציגויות ובתי השרד בחו"ל.
1 מבין103 הנציגויות, שישה מבנים אינם פעילים ושלושה מבנים משמשים את המשלחות לארגונים בין -לאומיים: אונסק"ו, מוסדות האו"ם ומדינות ה - OECD .
מבנה נוסף משמש את השגרירות לוותיקן.
2 ישנם שישה נכסים נוספים בבעלות המדינה שאינם משמשים את משרד החוץ: ארבעה מושכרים ושניים אינם פעילים.
דירת שירות הניתנת לממלא תפקיד מדיני או לפקיד בכיר בתקופת שירותו 908 |דוח שנתי 69ב .
האגף מורכב מארבע מחלקות: מחלקת פרויקטים ואמצעים מיוחדים, מחלקת תכנון ובינוי בחו"ל, מחלקת תקצוב ובקרת פרויקטים, ומחלקת נכסים בחו"ל.
האגף מבצע את פעולות התחזוקה של הנכסים באמצעות מחלקת הנכסים בחו"ל (להלן - המחלקה) שתחת אחריותה לרכוש, להשכיר ולנהל את נכסי המדינה בחו"ל, את מצאי הציוד הבלתי מתכלה בהם, את שיפוצם ואת תחזוקתם.
משרד מבקר המדינה בדק בחודשים מרץ עד אוגוסט 2018 את מערך התחזוקה והניהול של נכסי המדינה בחו"ל באגף למשאבים חומריים במשרד החוץ ובמחלקת הנכסים בחו"ל שבאגף.
בדיקות השלמה נעשו באגף התקציבים במשרד האוצר.
תכנון מערך תחזוקת הנכסים בחוץ לארץ ותקצובו .
המראה והייצוגיות של הנציגויות בחו"ל ובתי השרד של שליחי המשרד הם נדבך חשוב של העבודה הדיפלומט ית, הכוללת גם אירוח וקיום אירועים.
המחלקה אחראית לניהול ולתחזוקה של הנכסים בחו"ל, ובין השאר היא מאשרת רכישת ציוד וריהוט לנציגויות ולבתי השרד.
קצין המינהלה בכל נציגות מחויב לדווח למחלקה על המצאי ועל התשתיות שבנכסים ולשמור על תחזוקתם התקינה.
מערך נכסי המדינ ה בחו"ל בניהולו של משרד החוץ כולל מבנים בעלי מגוון מאפיינים ממגוון תקופות.
משאב יקר זה משמש בין השאר חזית ייצוגית כלפי מקבלי השירותים ונותני השירותים.
מקצת המבנים הם חלק מבית משותף ואחרים הם מבנים נפרדים; מקצתם בבעלות ואחרים בשכירות.
מצב תחזוקתם התקין חיונ י לתפקוד תקין של הנציגויות ובתי השרד והסגל בחו"ל.
הזנחה ותחזוקה לקויה של המבנים עלולות להביא לעלויות שיפוץ גבוהות ולקריסת מערכות חיוניות בהם4.
המבנים מפוזרים על פני אזורים ותנאי אקלים שונים בעולם ועל כן חשוב להקפיד על טיפול מונע מחזורי בתחזוקת המבנים כדי ל מנוע מקרים של תחזוקת "שבר" או "כשל"5.
באופן זה, תימנע פגיעה בנכסים6 ואף ייחסכו הוצאות כספיות למשרד.
לתחזוקת המבנים בחו"ל שלושה יעדים מרכזיים: לאפשר סביבה עבודה נאותה וברמה ראויה לעובדים בנציגויות שמספקים שירותים ולמקבלי השירותים בנציגויות; לתמוך בתשתיות ובמערכות שונות במבנים; לשמור על ערך הנכסים וחזותם החיצונית תוך כדי ניצול מיטבי של המשאבים העומדים לרשו ת המחלקה.
טיפול במאות נכסים הוא משימה מורכבת המחייבת היערכות סדורה ותכנון מתאים, הן כדי להאריך את חיי הנכסים ואת תחזוקתם התקינה והן כדי לאפשר ניהול יעיל של המשאבים המוקצים למטרה זו ושימוש נכון בהם.
4 תקנון שירות החוץ, פרק32 - נכסי המדינה בחוץ לארץ, אחזקת מבנים ומערכות.
5 :על פי הוראות תכ"ם תיקון תקלות שאירעו באופן פתאומי או בלתי צפוי המחייבות טיפול.
6 תקנון שירות החוץ, פרק32 .
, שם 910 |דוח שנתי 69ב .
תכנון ותקצוב שנתיים ורב-שנתיים של תחזוקת הנכסים בחו"ל .
מדריך התכנון הממשלתי קובע כיצדמשרד י הממשל ה צריכים לבנות את תוכניות העבודה שלהם ולתכנן את התקציב הדרוש כדי להוציאן אל הפועל.
על פי המדריך, תו כנית עבודה שנתית צריכה לשקף את כל הפעולות המתוכננות לביצוע בתקופה נתונה כדי להגיע מהמצב הקיים למצב שאליו שואפים ויכולים להגיע7 .
מדריך התכנון קובע כי גם אם משימות מתמשכות מעבר לשנת עבודה אחת, יש להציב נקודות ציון שנתיות מדידות להשלמת היעדים והמשימו ת המשתרעים מעבר למהלך שנת העבודה.
עוד נקבע במדריך כי יש להגדיר בתוכנית יעדים ומשימות מתוך התחשבות במצב הביצוע העדכני של המשימות שנקבעו בשנה הקודמת 8 .
בשנים2017 - 2018 תכננה המחלקה פעולות תחזוקה לביצוע בנכסים בחו"ל, העריכה את העלות הדרושה לכך וגיבשה את הנתונים בתוכניות עבודה שנתיות לשיפוץ, לתחזוקת מבנים ולרכישת ציוד לנציגויות ולדירות השרד (הכוללת, בין השאר, ריהוט, תמונות, שטיחים, מכשירי חשמל ורכבי שרד).
בביקורת נמצא שתוכניות העבודה לניהול מערך התחזוקה שגיבש האגף לשנים 2017 - 2018 חלקיות וחסרות: מדובר בתוכניות שנתיות בלבד, החסרות התייחסות רב-שנתית, שהינה הכרחית, גם נוכח היקף מערך הנכסים המנוהל ומתוחזק ע"י משרד החוץ בחו"ל.
התוכניות אינן כוללות התייחסות סד ורה לתכנון ולניהול תחזוקה של כל הנכסים המטופלים על ידי משרד החוץ בחו"ל, והן אינן כוללות תיאור של פעולות התחזוקה שיש לבצע בכל אחד מהנכסים בהתאם למצבו התחזוקתי.
במקום זאת התוכניות מתייחסות לנכסים מסוימים בלבד ולשנה אחת בלבד והן חסרות ראייה כוללת ותכנון ארוך טווח.
משרד החוץ לא גיבש את מכלול הנתונים ביחס למצב התחזוקה בכלל הנכסים, מידת הדחיפות לטפל בנכסים, והערכת עלויות התחזוקה של נכסים אלה.
תכנון חסר זה פוגע ביכולת ההיערכות לניהול של מערך תחזוקת הנכסים בטווח הארוך והקצר.
בתשובתו של משרד החוץ מנובמבר 2018 למשרד מבקר המדינה נכתב, כי צורכי התחזוקה של הנכסים עולים על התקציב, עובדה שאינה מאפשרת תכנון לטווח ארוך וכי לא ניתן ליישם את תוכניות העבודה במסגרת תקציבית הנמצאת במגמה רב -שנתית מתמדת של הפחתה.
אמנם עדיף לבנות תוכנית תקציבית מותאמת לתוכניות עבודה רב -שנתיות, אך במצב העניינים הקיים תוכנית העבודה נבנית בכפוף למגבלות תקציביות לפי "הדחוף קודם והחיוני ראשון".
המשרד הוסיף כי יש להבחין בין נכסי ם .
7 מדריך התכנון הממשלתי, גרסה מעודכנת4.
8 'מדריך התכנון הממשלתי, שם, עמ 43-42 , 93-92 .
בבעלות המדינה, שהוצאות התחזוקה שלהם מושתות על המשרד, ובין נכסים שכורים שבהם "אנו משתדלים לחייב את הבעלים בהוצאות", ונכסים בבניינים רבי קומות, שבהם תחזוקת המערכות היא באחריות הנהלות הבניינים.
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החוץ כי בהינתן תקציב מצומצם, יש לפ יקוח ולמעקב על מצב התחזוקה משנה חשיבות.
פיקוח זה, והיכולת לחזור ולתעדף את ההוצאות על פי תבחינים של עלות - תועלת, תלויים בקיומו של מיפוי מלא וארוך טווח של כלל צורכי התחזוקה בכל המבנים, שיסייע לגבש תוכניות עבודה מתועדפות.
עוד יוער כי על משרד החוץ לכלול בתוכניו ת העבודה התייחסות לכל הנכסים, כולל נכסים שכורים, שכן על המשרד מוטלת האחריות לוודא שהתחזוקה בוצעה לפי דרישותיו גם אם הגורם המתחזק הוא בעלי הנכס.
באגף החשב הכללי במשרד האוצר ישנה תורה סדורה בכל הנוגע לניהול ותכנון אופן תחזוקת נכסים, המפורטת בהוראות תקנון כספים ומשק של מדינת ישראל (להלן - הוראות תכ"ם)9.
ההוראות מגדירות כללים, עקרונות ותחומי אחריות בתחום תחזוקת הנכסים של הדיור הממשלתי בשטחי מדינת ישראל.
ההוראות מגדירות תחזוקה מונעת: פעילויות שגרתיות שמתבצעות בפרקי זמן קבועים כדי לשמר את המבנה במצב תקין; ותחזוקת שבר: תיקון תקלות שאירעו באופן פתאומי ובלתי צפוי.
יצוין כי הוראות תכ"ם חלות על נכסי המדינה הנמצאים בשטחי מדינת ישראל ואינן חלות על נכסי המדינה מחוץ לישראל.
ההוראות כוללות שורה ארוכה של נהלים שמסדירים מכלול היבטים בנושא תחזוקת הנכסים ובהם: .
עקרונות ניהול של תחזוקת נכסים - האחריות המוטלת על משרד המחזיק בנכסים לשמור על תחזוקתו הנאותה של הנכס, בין השאר כדי להבטיח את הארכת חיי הנכס ושימורו וכן ניהול וניצול יעילים של המשאבים המושקעים בנכס; אחריות המשרד להבטיח שפעולות תחזוקה מונעת יתבצעו במועד; חוב ת המשרד לנהל מידע על כל הנכסים ומערכותיהם ולהגדיר רמות תחזוקה לכל נכס; אחריות המשרד להכין תוכנית תחזוקה שנתית ותוכנית עבודה רב-שנתית, על פי מצב המבנים בפועל; אחריות המשרד לבצע פיקוח ובקרה על ביצוע עבודות התחזוקה ולקבל תקציב לכל עבודות התחזוקה10 .
הוראות תכ" ם קובעות את העקרונות להכנת תוכנית תחזוקה.
לפי הוראות אלה, כל מנהל משאבים חומריים נדרש לגבש את תוכניות התחזוקה השנתיות והרב-שנתיות לפרק זמן של שלוש שנים עבור כל .
9 מתוקף חוק נכסי המדינה, התשי"א -1951 , כוללות הנחיות אופרטיביות, מקצועיות ועדכניות המחייבות את משרדי הממשלה ואת יחידות הסמך השונות של משרדים אלו.
10 כללים, עקרונות ותחומי אחריות וסמכות בתחזוקת הדיור הממשלתי הוראות תכ"ם 12.
מבנה, על פי סדרי העדיפויות והשיקולים המנחים המפורטים בהוראות.
מנהל משאבים חומריים יגבש את התוכנית בהתאם לתדירות הנדרשת לטיפול המונע במערכות ובמתקנים של המבנים ויעדכן את התוכנית הרב-שנתית בכל שנה 11 .
משרד החוץ קבע בתקנון שירות החוץ הנחיות פנימיות לאחזקת מבנים ומערכות בחו"ל (להלן - הנחיות לאחזקת מבנים בחו"ל).
ההנחיות האמורות מחלקות את פעולות התחזוקה לשל ושה סוגים - פעולות אחזקה מונעת: עבודות מתוך רשימה קבועה, בכל המבנים, בתדירות חצי שנתית כהכנה לעונות החורף והקיץ; עבודות אחזקה יזומה: עבודות אחזקה מונעת שאינן חלק מרשימה קבועה, בנכסים שבהם הדבר נדרש; עבודות אחזקת שבר: עבודות במקרים של בלאי בתשתית או פריט המ חייב טיפול והחלפה, בנכסים שבהם הדבר נדרש.
ההנחיות הפנימיות שעל פיהן פועל משרד החוץ נעדרות תורה סדורה ומפורטת לתכנון עבודות התחזוקה של כלל הנכסים בחו"ל, ובעיקר הנחיות לגיבוש תוכנית עבודה שנתית ורב-שנתית.
בתשובתו כתב משרד החוץ כי הנחיות המשרד כוללות הוראות תחזוקה מפורטות, אשר מועברות גם לקציני המינהלה שאחראים על ביצוע התחזוקה בנציגויות בחו"ל.
עוד כתב המשרד, כי במערכת המחשוב שלו ובתקנון שירות החוץ, המבוסס בין השאר על הוראות תכ"ם, נכללות הוראות לתכנון שנתי ורב שנתי, וכי אין נושא שמוסדר ב הוראות התכ״ ם שאינו מוסדר בהוראות התחזוקה של משרד החוץ.
ההנחיות לאחזקת מבנים בחו"ל עוסקות רק בחובות התחזוקה בפועל של הנכסים.
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החוץ שההנחיות אינן כוללות הוראות הנוגעות לאופן תכנון עבודות התחזוקה לאורך שנים, בראייה מתכללת של כלל הנכסים.
מן הראוי שמשרד החוץ ישלים את החסר האמור של הוראות לתכנון שנתי ורב -שנתי של תחזוקת נכסים בחו"ל.
הדבר יכול להיעשות באמצעות אימוץ הוראות התכ"ם או באמצעות גיבוש הוראות פנימיות הכוללות גם את היבטי התכנון וההנחיות המוסדרים בהוראות תכ"ם.
מינהל הדיור הממשלתי הפועל באגף החשב הכללי במשרד האוצר12 מופקד על הקצאת הדיור הממשלתי לשימוש משרדי הממשלה השונים 13 .
מינהל הדיור אחראי לניהול מאגר נכסי המדינה; ומשרדי הממשלה המשתמשים .
11 עקרונות להכנת תוכנית תחזוקה, הוראת תכ"ם מס' 12.
יחידה המופקדת מטעם משרד האוצר על הקצאת נכסים לשימוש משרדי הממשלה השונים 13 .
נכסים המוחזקים על ידי משרד ממשלתי והם בבעלות המדינה או שכורים על ידה משרד החוץ |913 .
בנכסי הדיור הממשלתי אחראים לתפעול ולתחזוקה השוטפים, בהתאם להוראות תכ"ם והנחיות מינהל הדיור הממשלתי14 .
ועדת מקרקעי חו"ל, הפועלת באגף החשב הכללי במשרד האוצר, מופקדת על הפיקוח על נכסי המדינה בחו"ל וניהולם.
הוועדה מוסמכת, בין היתר, לאשר פעולות בתחום המקרקעין, ובהן רכישה, מכירה ושיפוץ של המבנים בחו"ל.
ועדת מקרקעי חו"ל מסרה לצוות הביקורת שחבריה הדגישו בכמה דיונים את חשיבות התחזוקה השוטפת של המבנים, והוועדה אף ה תנתה אישור לפרויקטים חדשים בקבלת הערכת עלויות התחזוקה הצפויות בהם.
כך לדוגמה, בדיון מינואר 2018 הנחתה הוועדה את משרד החוץ להשקיע בתחזוקה שוטפת של המבנים שהיא דנה בהם לפי שיעור של 4% .
מהאמור לעיל עולה הצורך במסגרת שיטתית, תקציבית ותכנונית להקצאת משאבים לנושא התחזוקה.
משנת 2014 ואילך החל האגף לבחון את אופן הערכת העלויות הדרושות לתחזוקה השוטפת של כלל נכסי המדינה בחו"ל.
באותה שנה גיבש האגף מודל לתחזוקת נכסים בחו"ל של נציגויות ודירות שרד (להלן - מודל התחזוקה) בהתבסס על מחקרים אקדמיים ועל הנוסחה המקובלת בתחום זה.
על פי המודל, כדי לשמור על רמת תחזוקה תקינה של הנציגויות ובתי השרד יש להקצות תקציב בגובה של 2% מעלות בינוי הנכסים לשנה15 לתחזוקה שוטפת, אשר תאפשר את שימור המבנים במצב תקין ואת התחזוקה של כל מערכותיהם (כגון חשמל ומים).
יצוין כי עלויות "תחזוקה מונעת" יהיו על פי רוב נמוכות יותר מעלויות תיקונים.
כך לדוגמה האגף הציג מקרה שבו הפכה תקלה בצינור ניקוז, שבדיקה וטיפול תקופתיים שלו בעלות של 50 דולר היו מונעים הוצאה של 5,000 דולר.
זאת משום שהתקלה גר מה לנזק שהצריך החלפה של כל תקרת המבנה.
מחישוב שערך האגף בשנת 2014 , על בסיס מודל התחזוקה ועל בסיס בחינת הנכסים בחו"ל שבניהולו (בשכירות ובבעלות) עלה, שבכדי להחזיר את הנכסים למצב כשיר ותקין נדרש תקציב של כ-65 מיליון ש"ח, שאפשר לפרוס לחמש שנים, המסתכם בכ-13 מיליון ש"ח לשנה.
נוסף על כך, כדי לשמר את מצב התחזוקה התקין של הנכסים, יידרש תקציב של כ -5.
3 מיליון ש"ח לתחזוקה השוטפת של הנכסים בכל שנה, ולשם התחזוקה השוטפת של הציוד בנכסים יידרש תקציב של כ -4 .
מיליון ש"ח בשנה משמע במשך חמש שנים יידרש בכל שנה תקציב של כ-22 מיליון ש"ח.
ראש האגף הציגה לפני גורמים שונים במשרד החוץ את הירידה ב מצבם התחזוקתי של הנכסים ואת שיטת החישוב להערכת עלויות התחזוקה שתביא לשינוי המצב, המתבססת בין השאר על מודל התחזוקה: .
14 רישום נכסי הדיור הממשלתי, הוראת תכ"ם 2.
15 עלות בינוי ממוצעת היא כ- 1,000 .
דולר למ"ר 914 |דוח שנתי 69ב .
בינואר 2014 כתבה ראש האגף לראש חטיבת תקצוב מרכזי במשרד החוץ: "לא אחת חזרתי והתרעתי כי בשל חוסר בתקציב לתחזוקה שוטפת של מבנים אנו מתכנסים למצב בו האגף מטפל בתחזוקת שבר בלבד.
חשוב לציין כי התכנון הנכון והמקובל לתחזוקת מבנים מצריך אותנו לתוכנית עבודה המתבססת על 2% משווי הנכסים.
הטיפול המתבסס על תחזוקת שבר גורם לפגיעה בתנאים בסיסיים של עבודה בנציגויות, בתנאים הארגונומיים, גהותיים וברמת הבטיחות של אנשינו".
באפריל 2017 הודיעה ראש האגף למנכ"ל המשרד כי בשל היעדר תקציב לתחזוקת נציגויות ובתי שרד, הגיע האגף למצב של "תחזוקת שבר".
האגף הסביר למנכ"ל המשרד כי נוסחה מקובלת לחישוב עלות תחזוקתה תקינה של נכסים היא 2.
5% משוויים, ואילו בתקציב המשרד מוקצה לתחזוקה 0.
1% בלבד משווי הנכסים.
האגף ביקש תוספת קבועה לבסיס התקציב של 13.
5 מיליון ש"ח ותוספת חד פעמית בגובה 22.
מיליון ש"ח במסגרת תכנון התקציב לשנת 2019 האגף שב וציין כי שווי הנכסים של המשרד עומד על 3.
42 מיליארד ש"ח, וכי על פי הנוסחה המקובלת דרושים לו 85 מיליון ש"ח לתחזוקה.
בבקשת התקציב שהעביר המשרד לאגף התקציבים במשרד האוצר לשנת 2019 צוין כי אחד מיעדיו לאותה שנה הוא שיפור מצב נציגויותיה של ישראל בעולם.
לראשונה התבקשה תוספת קבועה לבסיס התקציב של ה אגף בסך של 15 מיליון ש"ח.
ב מרץ 2018 תוגבר תקציב האגף בתוספת חד פעמית של 11.
5 מיליון ש"ח, המיועדים לתחזוקת הנכסים בחו"ל.
עולה אפוא כי בתקציב שהוקצה למחלקה לשנים 2014 עד2018 אין כל התייחסות למודל התחזוקה.
משרד מבקר המדינה מעיר להנהלת משרד החוץ כי מודל תמחור עקרוני של הוצאות תחזוקה שוטפות נחוץ לקיום הליכי תכנון ותקצוב נאותים וכן לטיפול סדור ומבוקר בנכסים שבבעלות המשרד.
בביקורת נמצא כי היוזמה של החטיבה בנושא זה לא הבשילה: גורמי המשרד לא אימצו במלואו או בחלקו את המודל שהכין האגף.
כך, המודל שהציעו הגורמים המקצועיים באגף לא שימש כלי מקצועי לתכנון התקציב ולביצועו.
בתשובתו של משרד החוץ נכתב שנעשה שימוש מושכל בתקציב המצומצם המוקצה לנושא ושחל שיפור בתחזוקת המבנים בשנים האחרונות.
בה בעת, כתב המשרד בתשובה, כי בשל תקצוב חסר של משרד החוץ, המודל לא אומץ והאגף לא תוקצב לצורך יישומו.
עוד נכתב שבשנים האחרונות תגברה הנהלת המשרד את האגף בתקציבים חד -פעמיים ובתקציבים למימון פרויקטים דחופים ושלעיתים מופנים תקציבים לעבודות תחזוקה שהוקצו לבינוי, "אך ברור לכל כי אין זה המצב הרצוי".
משרד החוץ הוסיף גם כי מודל התחזוקה הוצג לאגף התקציבים, והאחרון השיב שעל משרד החוץ לקבוע סדרי עדיפויות ולממן את הדרוש מהתקציב הקיים.
אגף התקציבים במשרד האוצר כתב למשרד מבקר המדינה בינואר 2019 , שקביעת סדרי העדיפויות של משרד החוץ בנוגע לתקציבו הינה בסמכות הנהלת המשרד, כפי שהמשרד נוהג בעת חלוקת תקציב חד פעמי.
נתוני התקציב של המחלקה לשנים 2014 - 2017 מפרטים את הדרישה - גובה התקציב שדרשה המחלקה לקראת אותה שנה; תקציב הבסיס - גובה התקציב שהוקצה למחלקה בתחילת השנה; והתקציב המתוגבר - גובה התקציב שניתן בפועל (לרוב לאחר תוספות תקציביות), כמפורט בלוח 1 :שלהלן לוח 1 : דרישת תקציב, תקציב הבסיס, והתקציב המתוגבר של המחלקה 2014 - 2017 )(באלפי ש"ח .
מקור: עיבוד של משרד מבקר המדינה לנתונים מתכניות העבודה של האגף למשאבים חומריים.
מהנתונים שרוכזו ב לוח עולה כי בין השנים 2014 ו-2015 ובין השנים 2016 ו-2017 ירדבסיס התקציב בכ-46% .
בין השנים 2014 ל-2017 חלה ירידה בתקציב המתוגבר בשיעור של כ -40% .
יצוין כי התקציב שנדרש בכל השנים היה נמוך אף מהעלות הכספית הנדרשת לתחזוקה שוטפת על פי מודל התחזוקה (9.
3 ,)מיליון ש"ח ואין בו התייחסות ל עלות הנדרש ת להחזרת כלל הנכסים למצב כשיר ותקין.
בספטמבר 2016 כתב מנהל המחלקה לנציגויות: "הקיצוץ פגע קשות בפעילות השוטפת של אגף משאבים חומריים וביכולתו לאשר משימות שוטפות בכל תחומי האחריות של האגף, כגון: תחזוקת שבר, רכישות, הוצאות שוטפות, רכישת ריהוט, אחזקה שוטפת ועוד.
לפיכך, אבקש לחדול מהעברת דרישות לביצוע משימות חדשות בשנת התקציב הנוכחית".
מבני הנציגויות ובתי .
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד החוץ , כי עליו לאמץ דרך לחישוב עלויות התחזוקה השוטפת של הנכסים בחו"ל שתאפשר גיבוש מסגרת תכנונית ותקציבית ראויה.
מאחר שדרך חישוב כזאת לא אומצה, הנושא ממשיך להיות מנוהל ללא המסגרת התכנונית והתקציבית הנדרשת.
כך נפגעת יכולתם של האגף והמחלקה לבצע את תפקידם באופן מיטבי ולנהל את פעולות התחזוקה השוטפת בצורה שתיתן מענה לצורכי הנציגויות.
מצב התחזוקה של נכסים בחוץ לארץ .
בביקורת נמצא כי בין השנים 2013 ו-2018 הגיעו31 נכסים (נציגויות ובתי שרד) למצב של תחזוקת שבר: תיקון תקלות שאירעו באופן פתאומי או בלתי צפוי המחייבות טיפול.
מבין נכסים אלה נעשה שיפוץ מלא ב -10 מבנים, שיפוץ חלקי ב-10 מבנים וב-11 .
מבנים לא בוצע שיפוץ כלל מצב התחזוקה בנציגויות לעיתים קשה, והעובדים נאלצים לפנות למטה המשרד ולהתריע על מצבם הרעוע של מבני הנציגויות ובתי השרד.
ניגריה: במתחם השגרירות באבוג'ה ישנם כמה מבנים: הנציגות, בית השגריר ומגורי המאבטחים.
בתמונות שלהלן מתועדים מצבם של חדר הרחצה בבית השגריר והחדר שהוקצה לשומרים.
תמונה1 : תקרת חדר האמבטיה בבית השגריר תמונה 2 : חדר השומרים 918 |דוח שנתי 69ב .
בשנת 2013 ,התעוררו כמה בעיות מבניות בבית השגריר, ובהן חורים בגגות בעיות באיטום הגג ונזקי רטיבות.
קצין המינהלה האזורי, נציג מטה המשרד ביקר בנציגות בשנת 2014 ובסיכומו כתב: "המצב הנוכחי בלתי נסבל, בלתי סביר, לא מכובד (אפילו מביש), לא ייצוגי, והחמור מכל לא בטיחותי".
הוא ציין כי במהלך השנים נדחו בקשות לשיפוצים מקיפים ולא קודמו מהלכים לרכישת נכס או השכרת נכס חלופי.
בדוח הביקורת שהגיש הביקורת הפנימית למנכ"ל המשרד באותה שנה, נמצא שחרף ניסיונות לתחזק את המבנה, "חלקים ממנו מוזנחים באופן מחפיר.
מזוהמים ומוזנחים עד כדי סכנה בריאותית ומצבם מביש.
המתחם אינו מתאים לייעודו, אינו ייצוגי וסובל מבעיות תשתית רבות ומתמשכות.
מבנה השגרירות אינו משמש אכסניה ראויה לעובדיה ואינו מכבד את מבקריו.
ריהוט השגרירות מיושן ומרופט בחלקו וניכר כי ראוי היה להחליפו לפני שנים רבות".
השגריר באבוג'ה כתב ליחידת ביקורת הפנים במטה המשרד כי "אי מתן חשיבות מספקת לתשתיות השגרירות ובית השגריר.
יש בכך להשפיע מהותית על תפקוד השגרירות והשגריר.
הדבר מהותי מאד בהשפעתו על חייו האישיים של השגריר.
חברתי לחיים הגיעה לביקור וחזרה מזועזעת.
היא לא חוזרת לכאן יותר שלא לציין את העכברושים שהסתובבו לנו מעל הראש והשבוע שלקח לה להפטר מהכינים".
עד מועד סיום הביקורת, בחלוף כמעט חמש שנים מאז הועלו הליקויים התברואתיים והבטיחותיים, לא שופצו המבנים בשגרירות באבוג'ה.
בתשובתו הסביר משרד החוץ שמצב בית השגריר באב וג'ה "אכן גרוע מאוד ", שמדובר בבית ישן והפתרון שנמצא הוא בניית מבנה חדש.
עוד הוסיף המשרד כי הנושא נכנס לתוכנית העבודה שלו ושהכוונה היא להתרכז ביבשת אפריקה ולשפר את מצבם של כלל הנכסים ביבשת .
הונגריה: בשנת 2005 החלו להופיע סדקים בבית השגריר בבודפשט.
מהנדס שנשלח מהמטה בישראל בשנת 2008 ,מצא בין ה שאר, סדקים ברצפת חדר האירוח ובריצוף הקומות העליונות של הבית, שאירעו עקב שקיעה של המילוי שמתחת לריצוף ו שקיעה של הבניין.
משנת 2010 ,החלו הסדקים להתרחב ובדיקת מהנדס נוסף ב -2014 קבעה כי אין סכנת קריסה אך ציינה שיש להמשיך לבדוק את התרחבות הסדקים.
ב-2015 הם התרחבו לגודל של סנטימטר.
התמונות שלהלן מתעדות את הסדקים בבית השגריר.
תמונה3 : סדקים בבית השגריר בבודפשט תמונה 4 : סדקים בבית השגריר 920 |דוח שנתי 69ב .
רק ב-2018, כ-13 שנה לאחר שהחלו הסדקים להופיע, הודיע משרד החוץ על התחלת פעולות לתיקונם.
חוף השנהב: מדינת ישראל היא הבעלים של מבנה בית השגריר באבידג'אן.
במאי 2018 כתב מנהל המחלקה למנהלת האגף: "המבנה ישן מאוד ובמצב תחזוקתי ירוד (לרבות, אך לא רק בנושאי: ריצוף, חשמל, מטבח, שירותים, דלתות, חלונות ועוד).
מכיל תשתיות ישנות ורעועות אשר לא אפשרו את המשך השהיה והמגורים בו, בצורה הראויה והמכובדת".
ביוני 2016 הוחלט שהבית יפונה והשגריר יתגורר בדירה חלופית בשכירות.
ניסיונות להשכיר את המבנה מאז לא נשאו פרי, בין השאר בשל הצורך להכשירו ברמה סבירה למגורים.
במאי 2018 יצא מנהל המחלקה לביקור במקום, כהכנה לעבודת שיפוץ במבנה.
התמונה שלהלן מציגה את תקרת החצר בבית השגריר.
תמונה 5 : התקרה בחצר בית השגריר .
ברזיל: בינואר 2015 פנה שגריר ישראל בברזיליה לאגף וביקש אישור לשפץ את בית השגריר שבו התגורר עם משפחתו, כולל החלפת רהיטים בלויים, תיקון רצפת עץ מתפוררת וצביעה של מעטפת הבית הסדוקה והמתקלפת.
השגריר כתב שהבית מוזנח, שיש בעיות בתשתית החשמל, שאין בו רהיטים ושמזה כחצי שנה הוא "ישן על מזרון" והבגדים שלו "תלויים לידי על מוטות ברזל".
הוא הוסיף, כי "אם לא נעשה בו פרויקט אחד לפחות בשנה.
הבית לא יהיה בקרוב ראוי למגורים".
האגף דחה את בקשת השגריר והשיב: "בשלב זה איננו יכולים לאשר דבר!
אין כסף ואנחנו עוסקים אך ורק בתחזוקת שבר".
ארצות הברית: בחודשים ספטמבר ואוקטובר 2016 פנה הקונסול בשיקגו למחלקה וביקש אישור לרכוש פריטי ציוד "ההכרחיים לתפקודו של ראש הנציגות כמארח ולתפקוד המשפחה", ובהם רהיטים לבית כגון כיסאות, טלוויזיה, מקרר ושטיחים בשווי של 4,800 דולר.
הבקשה נדחתה בשל מגבלות התקציב, והוצע לקונסול "לשוב ולנסות לקראת סוף שנת הכספים הנוכחית".
משרד החוץ מסר בתשובתו כי עד מועד סיום הביקורת שופצו אחדים מהנכסים ואחרים נתונים בתהליך שיפוץ.
המשרד הוסיף שמרבית דירות השרד שופצו ומצבן טוב וכי במעט נציגויות נאלץ המשרד להעביר את פעילותו ממבנה אחד לאחר, בשל מצב התחזוקה הירוד של המבנים, או לשכור מבנה חלופי.
המקרים המתוארים ממחישים שתי תוצאות בעייתיות הנובעות מהתחזוקה החסרה של נכסים שמשרד החוץ מנהל בחו"ל: האחת, תחזוקה חסרה של נכסים פוגעת במקרים מסוימים ביכולתם של הנציגים למלא את תפקידם כיאות.
השנייה, תחזוקה חסרה הובילה למצב שבו קיים ספק אם ניתן להמשיך ולהשתמש בנכסים מסוימים שמצבם קרוב למצב של שבר.
כך, למעשה, האגף אינו מסוגל למעשה לתת מענה ממשי לצרכים דחופים.
המשך התנהלות זו עלול להוביל בסופו של דבר להידרדרות נוספת במצב התחזוקה של נכסים נוספים בחו"ל, ובסופו של דבר לנקודת שבר שבה יידרש המשרד להקצות תקציב גדול יותר מהתקציב הדרוש היום כדי להחזיר את הנכסים למצב תחזוקה ושימוש תקינים.
בתשובתו ציין משרד החוץ כי ישנם נכסים אחדים שמצבם עלול לפגוע ביכולות הפעילות של המשרד ואלו מקבלים קדימות בטיפול.
עוד ציין שאין הצדקה לשיפוצים נרחבים של נכסים שכורים שאינם בבעלות המדינה, וישנם מקרים מעטים שבהם מועתקות הנציגויות או הדירות למבנים חלופיים - אך התהליך ארוך ודורש זמן ומשאבים.
במקרים אחרים בוצעו במבנה השכור "תיקוני שבר ושיפוצים קוסמטיים".
מצבם של נכסים אחדים המשמשים את נציגויות ישראל בחו"ל גרוע מאוד ולא ראוי שנציגי המדינה ישוכנו בהם.
במצב הקיים מתקשה הנהלת המשרד לספק את כל צורכי התחזוקה והדבר מוביל לכך שעם חלוף הזמן יוסיף ויידרדר מצבם של נכסים נוספים.
לפיכך על הנהלת המשרד לבחון דרכי פעולה שיאפשרו שיפור של מערך התחזוקה הקיים, לעבור לתחזוקה מונעת ולבלום הישנות של ליקויים, כפי שתואר לעיל.
לנוכח העלויות של פעולות תיקון לעומת פעולות מניעה, על הנהלת המשר ד לשוב ולבחון בשיתוף אגף התקציבים במשרד האוצר פתרונות אפשריים ליישום.
מקוריות רבות ניזוקו .
טיפול ביצירות אמנות ושמירה עליהן .
בנוהלי המשרד מפברואר 2005 נקבע כי כחלק מעיצוב הפנים של הנכסים בחו"ל יוצגו בהם יצירות אמנות: בבית ראש הנציגות ישולבו יצירות של אומנים ישראלים ובמקרים מיוחדים יצירות אומנות מקומיות כמחווה למדינה המארחת.
בנציגויות ישולבו הדפסים של יצירות אומנות, תמונות נוף אמ נותיות, תמונות פנורמה של ישראל ומעט יצירות אומנות מקורית.
בשנים 2016 - 2018 היה תקציב ה אגף שיועד לרכישה של יצירות אומנות ושיקומן כ- 300,000 .