HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
להלן בטבלה תקציבי השגרירויות בדולרים לפי סוגי ההוצאות לשנים 2006 ו- 2007 : .
ברטיסלבה בלגרד זאגרב השגרירות .
2007 2006** 2007 2006 2007 2006 השנה .
309,000 78,000 390,000 421,000 567,000 575,000 הוצאות שוטפות .
49,000* 62,000 32,482* 50,000 63,500* 165,000 הוצאות לא צפויות .
* לחודשים ינואר-יולי ** לחודשים ספטמבר-דצמבר .
מלבד תקציבים אלה המשרד מעביר לשגרירויות תקציב להוצאות חד-פעמיות כגון רכישת רהיטים ושיפוצים המפוצל בין תקנות תקציב שונות.
הבדיקה העלתה כי 684 דוח שנתי58ב .
בידי המשרד אין סיכום כולל של ההוצאות השנתיות של כל אחת מהשגרירויות.
לדעת משרד מבקר המדינה מן הראוי שיהיו בידיו נתונים על כל ההוצאות של כל שגרירות בנפרד כדי שישמשו לו כלי בקרה ופיקוח.
מימון המשרד יש נציגויות המנהלות את ענייניהן הכספיים באמצעות שני חשבונות בנק: חשבון במטבע מקומי וחשבון דולרי.
המשרד מעביר לנציגות את המימון לפ עולותיה לחשבון הדולרי, והנציגות ממירה אותו למטבע המקומי, שבאמצעותו נעשות רוב הפעולות.
באוגוסט 2005 ביטל המשרד את ההסדר הקבוע בתקנון שלפיו שלחו לו קציני המינהלה בקשות למימון חודשי, והחל לקבוע את סכום המימון לנציגות לפי ממוצעים רב-שנתיים (להלן - מימון קבוע) ולהעביר לנציגויות סכום קבוע בכל חודש.
כמו כן הוחלט שהמשרד יקיים בקרה שוטפת על היתרות בחשבונות הבנק של הנציגויות וישנה את סכום המימון החודשי מפעם לפעם כדי למנוע צבירת יתרות גדולות בחשבונות הבנק.
בעקבות השינוי הועברה האחריות ליתרות בחשבונות הבנק מקצין המינהלה של הנציגות למשרד.
השינוי הופעל באורח ניסיוני בכמה נציגויות ובהן השגרירות בבלגרד.
בדצמבר 2006 ,הודיע המשרד לכל הנציגויות, על הפעלת השיטה של מימון קבוע אולם נמצא שאף שהיא פועלת בכל הנציגויות זה כשנה, לא עדכן המשרד את התקנון לגבי השינוי בשיטת המימון.
להלן פירוט הסכומים שהעביר משרד החוץ לשגרירויות למימון פעילותן ושיעור המימון שנוצל: 1.
מאוגוסט 2005 ועד יולי 2007 העביר המשרד לחשבון השגרירותבזאגרב כ-2 מיליון דולר עבור הוצאות שוטפות (כולל משכורות שליחים), הוצאות לא צפויות והוצאות חד - פעמיות (להלן - מימון כולל).
מספטמבר 200614 ועד יולי 2007 העביר המשרד לחשבון השגרירות בברטיסלבה כ- 800,000 דולר למימון כולל, ומינואר 2006 ועד דצמבר 2007 העביר לחשבון השגרירות בבלגרד כ-1.
הכספים הופקדו בחשבון הבנק הדולרי של כל אחת מהשגרירויות.
נמצא כי השגרירויות לא השתמשו בכל המימון שהמשרד העביר לחשבונן, ובסוף כל שנה היו יתרות בחשבון הבנק שלהן: (א) בחשבונות הבנק של השגרירות בזאגרב נותרו בסוף 2005 כ- 40,000 דולר, שהם כ-10% מהמימון הכולל באותה שנה, וב- 2006 - כ- 93,000 ,דולר שהם כ-8% מהמימון הכולל באותה שנה.
היתרות הועברו לתקציב השגרירות לשנה הבאה.
בסוף יולי 2007 הסתכמה היתרה בחשבון השגרירות בכ- 131,000 .
דולר (ב) בסוף שנת 2006 הייתה בחשבונות הבנק של השגרירותבברטיסלבה יתרה בסך כ- 81,000 דולר, כ -28% מהמימון הכולל באותה שנה, ובסוף יולי 2007 הסתכמה היתרה בחשבונות הבנק שלה בכ - 180,00 0 דולר.
כלומר היתרה הלא מנוצלת גדלה במשך שבעת החודשים בכ- 100,000 .
מועד הקמת השגרירות משרד החוץ 685 .
)(ג יתרת הפתיחה לשנת 2006 בחשבונות הבנק של השגרירות בבלגרד הייתה כ - 130,000 דולר שנותרו משנת 2005 .
בסוף 2006 הייתה היתרה כ- 108,000 דולר, כ-20% מסכום המימון לאותה שנה, והיא הועברה לשימוש השגרירות לשנת 2007 .
עד יולי 2007 העביר המשרד לשגרירות סכום כולל של 350,000 דולר, ובסוף אותו חודש הסתכמה היתרה בחשבונות הבנק שלה בכ- 63,000 .
דולר מהנתונים שהובאו לעיל עולה שהמשרד המשיך להעביר לשגרירויות סכום קבוע בכל חודש בלי להתחשב ביתרות שנוצרו בחשבונות הבנק שלהן.
יתרה מזו, היתרות בחשבונות הבנק של השגרירויות בזאגרב ובברטיסלבה גדלו משנה לשנה.
יוצא אפוא שהמשרד מימן את השגרירויות בסכומים גדולים מהנדרש לפעילותן.
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ לבדוק מפעם לפעם את היתרות בחשבונות של השגרירויות כדי שישמשו בס יס לקביעת היקף המימון על פי צורכיהן, כפי שקבע עם הפעלת המימון הקבוע.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה ציין משרד החוץ, כי לכל נציגות יש יתרות בסכום של מימון לכחודש אחד לכיסוי הוצאות בלתי צפויות.
ואולם מהממצאים שהובאו לעיל עולה כי היקף היתרות בחשבונות השגרירויות היו גדולות מסכום המימון החודשי.
המשרד הוסיף בתשובתו כי אכן על אגף הכספים לבצע מעקב שוטף על סכום היתרות בחשבונות הנציגויות.
הניהול הכספי והטיפול בכוח אדם בשגרירויות קצין המינהלה מופקד על ניהול השגרירות בעיקר בתחום הכספים וניהול כוח האדם.
משרד מבקר המדינה בדק את תפקודם של קציני המינהלה בשלוש השגרירויות בתחומים אלה ולהלן הממצאים: כספים פיקדונו ת: עם החתימה על הסכמי השכירות של משרדי השגרירות ושל בית השגריר, שילמה השגרירות בזאגרב לבעלי הנכסים שני פיקדונות בסכום שכר הדירה החודשי: האחד בסך כ- 7,000 אירו והאחר בסך 6,000 אירו, כערבות לתשלום שכר הדירה.
גם השגרירות בבלגרד שילמה לבעלי הנכסים המושכרים שני פיקדונות בסכום שכר הדירה החודשי, האחד בסך 5,300 דולר והאחר בסך 6,700 .
דולר שתי השגרירויות לא דרשו מבעלי הנכסים בחוזי ההתקשרות לשמור את סכומי הפיקדונות בתכניות נושאות ריבית אף שהסכומים הופקדו בידיהם לתקופות של שנים מספר.
עוד בשנת 2002 , לפני חידוש חוזה השכירות של משרדי השגרירותבבלגרד , פנתה מחלקת התקשרויות במשרד אל ראש ענף תקציב ובקרה בחטיבה למשאבים חומריים בדרישה כי בחוזה ההתקשרות ייקבע שכספי הפיקדון יופקדו בבנק, כדי שבס יום תקופת השכירות יקבלו השגרירות או המשרד את הקרן בתוספת ריבית.
הביקורת העלתה כי אף שהמשרד הכיר בצורך להפקיד את כספי הפיקדונות בתכניות נושאות ריבית, הוא לא הנחה את השגרירויות לעשות כן, והן עצמן לא פעלו לקבוע בחוזה שכספי הפיקדון יופקדו בתכנית כזאת.
בתשובתו מסר המשרד, כי הוא מקבל את הערת משרד מבקר המדינה, וכי הוא ישלח הנחיות מתאימות לכל הנציגויות.
: רישומי הנהלת החשבונות בשל החשיבות הרבה של רישום נכון של ההוצאות בסעיפי התקציב המתאימים, נקבע בתקנון כי לאחר רישומן בידי מנהל החשבונות, מחובתו של קצין המינהלה לוודא, שכל הוצאה נרשמה בסעיף שאליו היא שייכת.
משרד מבקר המדינה בדק את אופן ניהול החשבונות בשלוש השגרירויות והעלה כי הרישום בכרטיסי הנהלת חשבונות בשגרירות בברטיסלבה היה תקין, ואילו בשגרירויות בזאגרב ובבלגרד לא נעשה הרישום כנדרש על פי התקנון.
לא כ ל ההכנסות וההוצאות נרשמו בכרטיסים המתאימים, ועקב כך נתוני הנהלת החשבונות לא תמיד שיקפו את היקף הפעילות.
כמו כן נמצאו טעויות בהקלדת הסכומים, התשלומים והתקבולים נרשמו באיחור, והוצאות והכנסות נרשמו ללא פירוט בצדן או עם פירוט חלקי, ולכן לא ניתן לזהות את מהות הפעולה.
לדוגמה, בשגרירות בזאגרב נרשמו הוצאות ריפוי בכרטיס חשבון המיועד לאש"ל ונסיעות; תשלומים לעובדים מקומיים זרים נרשמו בכרטיס חשבון המיועד לתשלומים לעובדים מקומיים ישראלים; והכנסות מתרומות נרשמו בכרטיסי החשבון שלושה ואף ארבעה חודשים לאחר שהתקבלו בחשבון הבנק של השגרירות.
בשגרירות בבלגרד נרשמה הריבית ששילם לה הבנק על יתרות זכות בכרטיס חשבון המיועד להוצאות ארגוניות שונות, במקום בכרטיס שיועד לכך.
עוד העלתה הביקורת, כי על פי הנחיות המשרד נרשמו הוצאות שונות בכרטיסי החשבונות של שלוש השגרירויות שלא לפי התקנון.
לדוגמה, המשרד הנחה את השגרירויות לרשום את רוב התשלומים עבור רהיטים שנקנו לבית השגריר ולמשרדי השגרירות ואת התשלומים עבור שכר הדירה של משרדי השגרירות בזאגרב ועבור שיפוצם בחשבון כללי במקום בחשבונות המיועדים להם.
בעקבות ההנחיות שנתן המשרד נוצר אי -סדר ברישומי ה נהלת החשבונות של השגרירות, ולא ניתן לבדוק את ההוצאות בכל תחום פעילות בהשוואה לתקציב שהוקצה לתחום פעילות זה.
יש לציין שטעויות שאותרו על ידי אגף הכספים של המשרד ובביקורת כספים שנעשתה בשגרירויות ביוני 2007 תוקנו בחלקן, אולם עדיין נמצאו טעויות מהותיות.
במועד הביקורת קצינות המינהלה של שתי השגרירויות כבר היו בתפקידן כשנתיים, ולדעת משרד מבקר המדינה היה צפוי שטעויות מעין אלה לא יימצאו ברישומים החשבונאיים.
: איחור בתשלומים הביקורת העלתה שהשגרירות בבלגרד איחרה בתשלום בעבור השימוש בטלפונים הניידים והנייחים והיא אף נקנסה על כך.
האיחור בתשלומים, שחזר ונשנה בשנים 2006 ו- 2007 .
, מעיד שניהול תשלומי השגרירות היה לא תקין בתשובתו למשרד מבקר המדינה ציין משרד החוץ כי שלח לנציגויות תזכורת בדבר ההנחיות להימנע מאיחור בתשלומים.
המשרד הוסיף כי בעקבות הביקורת העיר אגף הכספים לקצינת המינהלה בבלגרד והנחה אותה להקפיד לבצע את התשלומים במועד.
: קופה קונסולרית השגרירויות נותנות שירותים קונסולריים וגובות עבורם אגרות שסכומן נקבע בכל שנה על ידי משרד הפנים.
ההכנסות מהאגרות נרשמות לזכות חשבון המיועד לכך.
לפי התקנון, על השגרירות לסכם את הפעו לות הקונסולריות ואת ההכנסות שהתקבלו בגינן ממועד הסיכום הקודם (להלן - סגירת קופה).
לפי התקנון יועברו ההכנסות הקונסולריות לקופת הנציגות או לחשבונה בבנק, לפי היקף הפעילות, בכל יום או פעם בשבוע.
מבדיקת החשבון שבו נרשמו ההכנסות בשגרירות בבלגרד עלה שבשנת 2006 עשתה השגרירות 15 .
פעמים סגירת קופה, וההכנסות הופקדו בחשבון הבנק פעם או פעמיים בחודש לעומת זאת, מינואר עד סוף אוגוסט 2007 סגרה השגרירות קופה ארבע פעמים בלבד והפקידה את ההכנסות בבנק שלוש פעמים בלבד.
סכומי הכסף במזומן שהצטברו בקופה הקונסולרית בטרם הופקדו בבנק ה גיעו עד כ- 1,300 .
דולר לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ לקבוע את הסכום המרבי שאפשר לצבור בקופה הקונסולרית.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מסר משרד החוץ כי "השאיפה" היא להימנע מהצטברות סכומי כסף גדולים, והוסיף כי אגף הכספים שלח לכל הנציגויות בחו"ל תזכורת בדבר הוראות הנוהל בעניין זה.
: החזר כספי המע"מ בתשלומים עבור פעילות משרדי השגרירות ושהיית משפחת השגריר בבית מלון בזאגרב כלול מע"מ, מס שאינו חל על דיפלומטים, ועל קצינת המינהלה היה לפעול להחזר כספי המע"מ לשגרירות.
על פי חישובי משרד מבקר המדינה, המס ששולם לבית המלון הסתכם בכ - 5,460 אירו, אולם על פי הרישומים בכרטיס הנהלת החשבונות של השגרירות הוחזרו לה כ- 2,865 אירו בלבד.
לא נמצא שקצינת המינהלה פעלה לקבלת החזר של יתרת המס.
: ניהול רשימות מצאי בעקבות השיפוץ אישר המשרד לשגרירות בבלגרד לרכוש רהיטים, בהם פינת ישיבה לחדר השגרירה, והם נרכשו בפברואר ובאפריל 2007 , בעלות כוללת של כ- 6,800 דולר.
נמצא כי עד מועד הביקורת לא נרשמו ברשימת המצאי של השגרירות רהיטים אלה וציוד אחר שנרכש מאז החלה קצינת המינהלה בתפקידה ב- 2005.
כוח אדם עמ"ז הוא עובד שאינו אזרח ישראלי שהתקבל לעבודה בנציגות ישראל בחו"ל.
לפי התקנון יש להעסיקו על פי חוזה מיוחד (להלן - חוזה) שעקרונותיו מובאים בנספח בתקנון.
: חוזי העסקת עמ"זים עוד בשנת 1999 החליט המשרד למסד את העסקת העמ"זים בנציגויות והכין טיוטת חוזה מסגרת שכללה את הסעיפים העיקריים שהחוזה יכלול.
המשרד ב יקש בספטמבר 2002 מכמה נציגויות להזדרז לחתום על חוזה עם העמ"זים, כדי לעשות מאמץ ולסיים בכל הנציגויות את הטיפול בחתימת החוזים.
בעקבות ביקורת של החשב הכללי שבמשרד האוצר פנה משרד החוץ במאי 2005 במסמך רענון לכל הנציגויות ובו ציין כי עמ"זים יועסקו על פי חוזה העסקה רשמי, וכי יימסר דיווח על העסקתם לשלטונות המקומיים, ישולם מס אמת ויופרשו הפרשות מעביד כדין.
(א) במועד הביקורת הועסקו בשגרירות בבלגרד 13 עמ"זים בתפקידים שונים.
בדיקת תיקיהם האישיים העלתה כי עם שלושה מהם, שהחלו לעבוד בשנים 2004 עד 2007 , לא נחתם חוזה העסקה כלל.
עוד נמצא שארבעה עמ"זים הועסקו במשך שנים ללא חוזה העסקה, וכשנחתם עמם חוזה בסופו של דבר, לא צוין בו מועד תחילת עבודתם.
(ב) (1 ) בשגרירותבזאגרב הועסקו במועד הביקורת שמונה עמ"זים, ארבעה מהם החלו את עבודתם בשגרירות סמוך להקמתה באוגוסט 2005 .
הביקורת העלתה שעם תחילת עבודתם לא נחתמו עמם חוזים.
בנובמבר 2005 התקשרה השגרירות עם חברת רואי חשבון מקומית לקבלת ייעוץ בנושא שכרם של העמ"זים וזכויותיהם הסוציאליות.
בדצמבר אותה שנה הגישו רואי החשבון נייר עבודה ובו רוכז המידע על סוגי התשלומים שבהם מחויבים השגרירות והעמ"זים לפי חוקי המס והעבודה בקרואטיה.
בסוף פברואר 2006 פנתה קצינת המינהלה למשרד בבקשה לזרז את הכנת החוזים וציינה כי העבירה למשרד את נייר העבודה של חברת רואי החשבון ובו המידע על תנאי העסקת העמ"זים ובהם התנאים הסוציאליים.
אף על פי שחוזי העסקה של העמ"זים היו מוכנים כבר אז במשרד, הם נחתמו רק באפריל 2006 .
, כחודש וחצי לאחר מכן בשיחות שקיימו נציגי משרד מבקר המדינה בשגרירות בזאגרב ציינו העמ"זים שביום החתימה על החוזים הודיעה להם קצינת המינהלה שעליהם לחתום על החוזים בתוך כחצי שעה, ולא - לא יוכלו לחתום עליהם כלל, דהיינו יפוטרו.
עקב כך נאלצו העמ"זים לחתום על החוזים בלא שניתנה להם שהות מספקת ללמוד את תנאיהם.
עוד ציינו העמ"זים שהחוק הקרואטי אינו מאפשר לדווח על העסקת עובדים ולשלם תשלומים סוציאליים בדיעבד.
(2) כל אחד מהעמ"זים בשגרירותבזאגרב חתם על שני חוזים: חוזה בשפה האנגלית שנועד למשרד, ובו צוין תאריך תחילת עבודתו בפועל בשגרירות, וחוזה בשפה הקרואטית שנועד לרשויות השלטון המקומיות, ובו צוין תאריך החתימה על החוזה כתאריך תחילת העבודה בשגרירות.
מבדיקת החוזים באנגלית עולה כי ארבעה מהעמ"זים הועסקו בשגרירות חמישה עד שמונה חודשים בלי חוזה העסקה ובלי שהיא דיווחה לרשויות השלטון שם על העסקתם.
לפי התקנון, הנציגויות אינן צריכות לנכות מסים משכרו של עמ"ז, ואולם במדינות שבהן החוק מחייב זאת יש לפעול על פיו.
בקרואטיה השגרירות נחשבת מעסיק מקומי לכל דבר, ועליה להפריש מהשכר מס בריאות, מס מעביד ו ביטוח תאונות עבודה.
כמו כן, על העובד חלים תשלומי חובה למס הכנסה ולביטוח הלאומי.
בחודשים שבהם הועסקו העובדים בשגרירות בזאגרב שלא על פי חוזה, לא נוכה המס משכרם, והשגרירות לא הפרישה עבורם תשלומים סוציאליים.
בפרק בתקנון העוסק בתנאי העסקתם של העמ"זים צוין, בין היתר, ש"המטרה העיקרית היא להיות מעבידים הוגנים".
ההגינות אמורה להיות הן כלפי העובדים שמעסיקה השגרירות והן כלפי המדינה שהיא נמצאת בה.
כאמור, החוק הקרואטי אינו מאפשר לדווח על העסקת עובדים ולשלם תשלומים סוציאליים, בדיעבד.
משמעות האיחור בחתימה על החוזים ובדיוו ח לרשויות השלטון בקרואטיה על תחילת עבודתם בשגרירות היא אפוא כפולה.
ראשית, העובדים איבדו זכויות סוציאליות בגין החודשים שבהם לא דיווחה השגרירות על עבודתם לרשויות ולא הפרישה עבורם תשלומים סוציאליים.
שנית, השגרירות פעלה בניגוד לתקנון.
לדעת משרד מבקר המדינה קצינות המינהלה בשתי השגרירויות פעלו באורח לא תקין בכל הנוגע לחוזים.
זאת ועוד, המשרד ידע על הצורך בחתימה על החוזים, ואף שהיה בידיו המידע הנדרש להכנתם, הוא לא פעל די לזירוז החתימה.
על המשרד להקפיד שהשגרירויות לא יעסיקו עמ"זים בלא לחתום עמם על חוזה העסקה ובלא לתת להם את כל הזכויות הסוציאליות המתחייבות על פי דין מקומי.
: ניהול תקן המשרות על פי התקנון, קצין המינהלה אחראי לניהול תקן המשרות של העובדים המקומיים, ועליו לוודא שלא יועסק עובד בחריגה מהתקן המאושר או שישובץ עובד שלא במשרה המתאימה בתקן.
אם קצין המינהלה רו אה לנכון לשנות משרה משרד החוץ 689 .
בתקן או את הגדרת התפקיד של עובד עליו לפנות למחלקת עובדים חו"ל בהצעה מפורטת ומנומקת.
(א) בדיקת דוח איוש התקן של משרות העמ"זים בשגרירות בבלגרד מספטמבר 2007 העלתה שהרישום בדוח לא תאם את מצבת העובדים בפועל.
שתי עמ"זיות שעבדו בעבר בשגרירות, האחת עזבה בשנת 2002 והאחרת ב - 2004 , היו רשומות בדוח אף שקצינת המינהלה פנתה למשרד פעמיים בבקשה למחוק אותן.
לעומת זאת, על משרת שומר שהחל לעבוד ביולי 2007 .
צוין בדוח שאינה מאוישת (ב) בדיקת דוח איוש התקן של משרות העמ"זים בשגרירות בזאגרב מאוגוסט 2007 העלתה כישתי עמ"זיות שובצו במשרות שאינן מתאימות לתפקידן: עמ"זית שעוסקת בנושאי הסברה ותרבות שובצה במשרה של עוזרת לקצינת המינהלה, ועמ"זית המשמשת בתפקיד עוזרת לקצינת המינהלה בענייני כספים, שובצה במשרה של מזכירה לועזית.
עוד העלתה הביקורת כי שני עמ"זים המועסקים כמאבטחים אינם רשומים כלל בדוח, וכי עמ"י שסיימה את עבודתה בשגרירות בתחילת שנת 2007 .
לא נגרעה ממצבת העובדים של השגרירות בסוף מאי 2005 החליט המשרד שמחלקת עובדים תבנה את תקן משרות העובדים של השגרירות בזאגרב.
בדיקת דוח איוש התקן העלתה שהוקצו שתי משרות שלא אוישו עד אוגוסט 2007 .
, מועד הביקורת: משרת נהג שירותים ומשרת מזכירה קונסולרית במועד הביקורת הועסקה בשגרירות בזאגרב עמ"י בתפקיד עוזרת קונסולרית.
היא הוצבה לעבודה בשגרירות בדצמבר 2005 .
קודם להצבתה הובהר לה שהיא מיועדת לתפקיד עוזרת קונסולרית, ולכן עברה הדרכה בעניינים קונ סולריים במשך שבוע בארץ.
הפעילות הקונסולרית בשגרירות החלה רק כעבור חצי שנה, עקב השיפוצים במשרדי השגרירות, ובינתיים הועסקה העובדת בשגרירות בעבודות מזדמנות בלבד במשרה מלאה.
רק ביוני 2006 צומצם לבקשתה היקף משרתה ל-80% .
יצוין שהפעילות הקונסולרית הייתה מועטה ביותר - מיוני 2006 ועד סוף אוגוסט 2007 טופלו כעשר פניות בממוצע לחודש.
מן הראוי היה שהמשרד יבחן מחדש את היקף העסקתה של העובדת נוכח היקף העבודה הקונסולרית בשגרירות.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה הודיע משרד החוץ שממרס 2008 תאויש משרת העובדת ב- 50% משרה בלבד.
(ג) באפריל 2007 החל עמ"י את עבודתו בתפקיד עוזר לקצין הביטחון בשגרירותבבלגרד .
עד אוגוסט, יותר מארבעה חודשים לאחר מכן, שולם שכרו על ידי מקדמות בלבד.
כלומר, מבחינת המשרד הוא עדיין לא נקלט כעובד מן המניין.
(ד) לפי התקנון יש לשבץ עמ"י באחת הדרגות על פי הגדרת תפקידו.
בהגדרת התפקידים של עמ"י בתקנון מצוין שמתח הדרגות של תפקיד מנהל חשבונות הוא 7-10 , ואילו מתח הדרגות של מזכירה הוא 7-9 .
הביקורת העלתה שהעוזרת לקצינת המינהלהבזאגרב ששימשה מנהלת חשבונות שובצה במשרה של מזכירה עברית.
העובדת הגיעה לדרגת השיא של המשרה שבה שובצה (9 ( ), אך נמנעה ממנה הענקת דרגת השיא של המשרה שמילאה בפועל 10 .
) קצינת המינהלה לא דיווחה למשרד שהעמ"י שימשה מנהלת חשבונות ולא תיקנה את הטעות בשיבוצה, וכתוצאה מכך נפגעו זכויותיה של העובדת.
דוח איוש התקן אמור להתעדכן בזמן אמת כדי שישקף את מצבת העובדים בשגרירות.
קצינות המינהלה בזאגרב ובבלגרד, שעליהן מוטלת האחריות לניהול תקין של תקן העובדים המקומיים, לא עדכנו במשך שנתיים את דוח איוש התקן.
לדעת משרד מבקר המדינה היה ראוי שהמשרד יעקוב אחר השינויים בנציגויות וידאג לעדכון הדוחות.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מסר משרד החוץ שהוא החל בעדכון בזמן אמת של דוח איוש תקן המשרות של עובדי הנציגויות באמצעים ממוחשבים.
ייעוץ משפטי בשגרירות בזאגרב הנציגויות מעסיקות עורכי דין מקומיים הנותנים להן שירותי ייעוץ משפטי בעניינים הנוגעים לדין המקומי.
התקנון קובע כמה דרכים להעסקת יועץ משפ טי בנציגות, ובהן התקשרות לקבלת ייעוץ משפטי בעניין מסוים (להלן - העסקה לפי אירוע) או העסקה על בסיס קבוע ותשלום משכורת חודשית או שנתית.
עוד נקבע בתקנון שבנציגויות קטנות יש להעדיף העסקה לפי אירוע, ואילו בנציגויות גדולות ייבחנו דרכי ההעסקה האחרות.
השגרירות בזאגרב, המוגדרת נציגות קטנה, התקשרה עם עורכת דין מקומית לקבלת ייעוץ משפטי.
השגרירות חתמה על חוזה התקשרות עימה על בסיס תשלום חודשי קבוע ולא לפי אירוע, שלא כנדרש בתקנון משגרירות קטנה.
לכן גם לא נדרשה עורכת הדין לדווח על מספר שעות העבודה שייחדה לטיפול בענייני השגרירות ועל הנושאים שבהם טיפלה, ולשגרירות לא הייתה אפשרות לבדוק אם העסקתה על בסיס תשלום חודשי כדאית ומוצדקת.
בחוזה ההתקשרות נקבע שהתשלום במטבע מקומי יהיה שווה ערך לכ- 1,000 אירו לחודש עבור ייעוץ, משא ומתן וחוות דעת משפטיות כתובות.
כמו כן נקבע בחוזה שכל אחד מהצדדים יוכל לסיים את ההתקשרות לאחר מתן התראה 30 יום מראש.
השגרירות שילמה לעורכת הדין במשך שנה, החל מיולי 2005 , סמוך למועד הקמת השגרירות, ועד יולי 2006, כ- 12,000 .
אירו הביקורת העלתה כי ממועד הקמת השגרירות ועד סוף דצמבר 2005 התמקדה הפעילות המשפטית בשגרירות בחתימה על חוזי השכירות של בית השגריר ומשרדי השגרירות, ובתחילת אפריל 2006 - בחתימתו החוזים עם העמ"זים.
אף על פי שמאותו מועד לא ניתנו שירותים משפטיים, המשיכה השגרירות לשלם שכר לעורכת הדין במשך שלושה חודשים אף שלא הייתה מניעה חוקית להפסיק את ההתקשרות אתה.
עלו ת העסקתה בחודשים אלה הסתכמה ב- 3,000 אירו.
באוגוסט 2006 הפסיקה השגרירות את ההתקשרות אתה, ומאז לא העסיקה עורך דין.
לדעת משרד מבקר המדינה, במקום שבו ההתקשרות עם עורך דין היא על בסיס קבוע, על השגרירות לבחון מפעם לפעם אם ההתקשרות עדיין נחוצה ולשקול את הפסקתה.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מסר המשרד כי בעקבות הביקורת הוצאה הנחיה שעל פיה מתבקשות בעיקר הנציגויות הקטנות שאינן נזקקות לייעוץ משפטי תכוף לבצע התקשרויות מוגבלות עם עורכי דין מקומיים ולקבל את אישור מטה המשרד לכך.
מינוי קציני המינהלה .
כמתואר לעיל הביקורת ב שגרירויות בזאגרב ובבלגרד העלתה שקצינות המינהלה בשגרירויות אלה לא מילאו כראוי את המשימות שהוטלו עליהן מתוקף תפקידן, וטיפולן בתחומי הכספים וניהול החשבונות וכן בכוח האדם היה לקוי.
(א) בשלב ההקמה של השגרירות בזאגרב הייתה, כאמור, עבודה רבה בעיקר בכל הנוגע להכנת משרדי השגרירות ומגורי השגריר, לשיפוצם, לרכישות שונות עבור השגרירות והשגריר, להתקשרויות עם גופים מקומיים, לשכירת עובדים מקומיים ועוד.
למרות זאת מינה המשרד לתפקיד קצינת מינהלה שניסיונה הסתכם בתפקידי מזכירות במשרד.
לאחר מינויה השתתפה קצינת המינהלה בקורס קצר בנושאים שעליהם מופקד קצין המינהלה, אך לא היה לה ניסיון ניהולי וניסיון בתחום הכספי, בנושאי נדל"ן ורכישות ובענייני כוח אדם.
ביקרו המפכ"ל ומנהל מבדק הפנים בשגרירות בבלגרד בסיכום הביקור המליץ המפכ"ל שקצין המינהלה שיחליף את קצין המינהלה דאז יתאים לדרישות התפקיד ויהיה מנוסה דיו.
נוסף על כך, לאחר מינויה אך בטרם נכנסה קצינת המינהלה המיועדת לתפקידה, התריע קצין המינהלה האזורי היושב בפריז, במכתבו למנהל מחלקת מבדק פנים באפריל 2005 ,, כי היא חסרת ניסיון ובלי הכשרה מתאימה לבצע את התפקיד של קצינת מינהלה.
קצינת המינהלה בשגרירות בבלגרד החלה בתפקידה באוגוסט 2005 .
קודם למינוי היא עבדה במחלקת עובדים חו"ל במשרד - ניסיון שיש בו כדי לסייע לה בתחום העסקת העובדים.
אולם בשאר תחומי העיסוק של קצין המינהלה כמו הנהלת חשבונות, כספים ועניינים קונסולריים לא היה לה ניסיון קודם.
לאחר שנה של פעילות השגרירות בברטיסלבה, נראה שככלל היא פועלת בצורה מסודרת ומקצועית.
קצין המינהלה של השגרירות שירת בחו"ל קודם לתפקידו זה, ובתפקידיו במשרד היה אחראי לענייני הביטחון בכמה נציגויות.
הוא שולט בעניינים שבתחום אחריותו, ולא נמצאו ליקויים מהותיים בעניינים אלה.
מבקר המדינה כבר התריע בדוח קודם15 ,רבים מהם לא התנסו]ש[" על מינוי קציני מינהלה קודם למינויים לתפקידים אלה, בעבודה בתחומים העיקריים שבהם עוסק קצין מינהלה".
המבקר העיר ש"נוכח תפקידו החשוב של קצין המינהלה.
מן הראוי לקבוע תנאי סף למינוי לתפקיד זה".
לדעת משרד מבקר המדינה, על המשרד להפיק לקחים מהליקויים בתפקודן של שתי קצינות המינהלה בשגרירויות בזאגרב ובבלגרד ולמנות לנציגויות קציני .
15 דוח ביקורת על היבטים בפעילות משרד החוץ ( 2006 '), עמ28.
מינהלה בעלי ניסיון וכישורים מתאימים, שיוכלו להתמודד עם המשימות הכרוכות הן בהקמת נציגות חדשה והן בניהול השוטף של נציגות.
רצוי שהלקחים שיופקו יבואו לידי ביטוי בנוהל להקמת נציגות חדשה.
 משרד החוץ לא קבע נוהלי עבודה מפורטים הנוגעים לכל שלבי ההקמה של נציגויות חדשות.
על המשרד להפיק לקחים מהשתלשלות האירועים בהקמת השגרירויות שנבדקו, לתעדם וליישמם בהקמת נציגויות חדשות.
עליו לקבוע נוהל הכולל את כל שלבי הקמתה של נציגות חדשה.
מינוי קציני מינהלה שאין להם הכישורים והניסיון הדרושים עלול לפגוע בפעולת הנציגות, ובמיוחד בנציגויות הנמצאות בתהליכי הקמה.
על המשרד למנות לתפקיד זה עובדים בעלי היכולות הדרושות לביצוע התפקיד.
כמו כן עליו לטפל באופן נחרץ בבעיות הנוגעות למערכות היחסים בין השליחים ולהבטיח שתפקוד השגרירות לא ייפגע.
הקשרים שנרקמים בין השגרירות לבין אנשי עסקים ישראלים הם חשובים לקידום היחסים הכלכליים עם מדינת השירות אולם על השגרירות להקפיד על הפרדה מוחלטת בין פעולותיה לקידום אינטרסים של חברות ישראליות לבין גיוס תרומות מהן למימון אירועים.
השגרירויות הן שלוחות המדינה בחו"ל, ומחובתו של המשרד להיות מעורב בכל הנעשה בהן.
המשרד לא פיקח דיו על ניהולן בעיקר בתחומי המינהל והכספים וניהול כוח האדם.
מבקר המדינה כבר העיר בדוחותיו הקודמי ם על ליקויים דומים לאלה שהועלו בדוח זה.
מן הראוי שהמשרד יפיק לקחים מהערות המבקר בדוחות אלה ויישמם לגבי כלל השגרירויות.
משרד החוץ (להלן - המשרד) מופקד על נכסי המדינה בחו"ל שבהם משוכנים משרדי הנציגויות ומתגוררים ראשי נציגויות ושליחים אחרים (להלן - נכסי המדינה).
בשנת 2006 היו לישראל בחו"ל 97 שגרירויות שבהן כיהנו שגרירים תושבים, קונסוליות, משלחות ומשרדי אינטרסים (להלן - נציגויות).
37 מהן שכנו במבנים בבעלות המדינה והשאר במבנים שכורים.
בבעלות המדינה היו גם 46 מבנים או דירות למגורי שליחים (להלן- דירות שרד).
1 קציני מינהלה בנציגויות אחראים לפעולות המינהלה, הכספים והמשק ולעיתים גם לפעולות הקונסולריות.
נוסף על אלה היו בבעלות המדינה 11 מבנים במדינות שנציגויות ישראל נסגרו בהן.
נציגות ודירת שרד יכולות להיות במבנה בודד ויכולות להיות בקומה של בניין משרדים או של בניין דירות.
המשרד מרהט, מצייד ומתחזק את המבנים שבבעלות המדינה ואת מרבית המבנים השכורים - משרדי נצ יגויות או דירות שרד.
החטיבה למשאבים חומריים שבמשרד (להלן - החטיבה) מופקדת, בין היתר, על הספקת הרהיטים והציוד לנציגויות ולדירות השרד ועל ניהול המצאי שלהם.
בשנת 2005 קבעה החטיבה תקנים לריהוט ולציוד בחו"ל כדי ליצור אחידות בנציגויות ובדירות השרד.
החטיבה אחראית לתחזוקה שוטפת ולשיפוץ נכסי המדינה וגם לרכישת כלי רכב לשימוש הנציגויות וכפופה לסמנכ"ל האגף למינהל, ארגון ואמרכלות.
האחריות לטיפול בנכסים בחו"ל משותפת לה ולאגף הכספים, שבראשו החשב של המשרד.
בשנים 2005 ו- 2006 היה תקציב החטיבה להספקת ריהוט וציוד ולשיפוץ מבנים כ-23 מיליון ש"ח וכ-21 מיליון ש"ח, וההוצאות היו כ-22 מיליון ש"ח וכ-20 .
מיליון ש"ח, בהתאמה בחטיבה שש מחלקות, ובהן מחלקת נכסים בחו"ל (להלן - מחלקת נכסים) ומחלקת תכנון ובינוי בחו"ל (להלן - מחלקת בינוי).
מחלקת נכסים עוסקת בטיפול שוטף בנכסי המדינה בחו"ל ובתחזוקתם: שיפוצים קלים במבנים (למשל צביעה וסיוד) והספקת ציוד וריהוט לנציגויות ולבתי השרד.
מחלקת בינוי עוסקת בתכנון ובהקמת מבנים, בהתאמתם לשימושם של משרדי הנציגויות והשליחים ובשיפוץ יסודי של נכסים בחו"ל.
בחודשים פברואר-יולי 2007 בדק משרד מבקר המדינה, לסירוגין, רכישות של רהיטים וציוד לנציגויות ולדירות שרד בחו"ל ורישומם ברשימת המצאי, עניינים תקציביים ותכניות העבודה השנתיות של מחלקת נכסים ושל מחלקת תכנון ובינוי שבחטיבה לשנים 2006 ו- 2007 .
עוד נבדקו שיפוץ, מכירה ורכישה של נכסים בחו"ל תוך התמקדות ברכישת מגרש לבני ית שגרירות ומגורי שליחים באבוג'ה שבניגריה.
תכניות עבודה שנתיות .
יחידות המשרד מכינות בדרך כלל תכניות עבודה שנתיות לפני כל שנת כספים חדשה, ובהן מצוינים הפעולות והיעדים לשנת העבודה הבאה.
למחלקת נכסים ארבעה ראשי ענפים, וכל אחד מופקד על טיפול בנכסים באזורים מסוי מים בחו"ל.
לקראת סוף שנת עבודה מכין כל ראש ענף במחלקה את תכנית העבודה השנתית בתחומו לשנה העוקבת; ותכניות אלה הן היסוד לתכנית העבודה של המחלקה, ועל פיה נקבע גם תקציבה.
בדרך כלל חלים שינויים בתכנית, שכן במשך השנה מתעוררים צרכים שלא נצפו בתחילתה ולכן היא מתעדכנת במשך השנה.
בשנת 2006 הפיצה מחלקת נכסים לנציגויות שאלון בנושא תחזוקת נכסים כדי לקבל מידע על צורכיהן שישמש להכנת תכניות עבודה שנתיות.
השאלון הורכב מרשימה של פריטים שאמורים להיות במבנים של הנציגויות ובדירות השרד (סורגים, דלתות ביטחון, מטפים ועוד), והנציגויות התבקשו לסמן לגבי כל פריט ופריט אם הוא מצוי בנציגות או בדירות השרד ואם תחזוקתו באחריות המחלקה 2 ולציין את המועד המתאים לבדיקת מצבו.
הנתונים שהועברו מהנציגויות הוזנו למערכת הממוחשבת של המחלקה, ועל פיהם היא אמורה לבנות תכנית לתחזוקה שוטפת.
לדברי המשרד, בגלל מגבלות מבנה המערכת לא היה אפשר לקבל נתונים מרוכזים על צורכי הנציגויות כמו רשימת הנציגויות שבהן יש צורך בבדיקת המצב הפיזי של אותם פריטים ורשימת הבעיות השכיחות ביותר בנציגויות.
משרד מבקר המדינה בדק אם מחלקת בינוי ומחלקת נכסים הכינו תכניות עבודהשנתיות לשנים 2006 ו- 2007 ואם הן הוכנו על פי ההנחיות והעלה ממצאים המובאים להלן.
2 במבניםשכורים יש פריטים שהם באחריות המשכיר.
)(א למחלקת הבינוי אין תכנית עבודה שנתית.
המחלקה מכינה מפעם לפעם במהלך השנה רשימה של מיזמים בביצוע ומיזמים מתוכננים.