HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
אגף מידע הכין תכניות עבודה לשנים 2007 -2009 , אך הנהלת המינהל דנה רק בחלק מהתכניות לשנים 2007 ו-2008 .
לא נמצא כי היא דנה בתכנית העבודה של אגף מידע לשנת 2009 ,וגם לא היה מעקב אחר ביצועה.
עד מועד תום הביקורת אוגוסט 2010 , אף לא הכין אגף מידע תכנית עבודה שנתית לשנת2010 .
משרד מבקר המדינה העיר למינהל, כי באין תכנית עב ודה שנתית אין להנהלת המינהל בסיס לבניית תקציב שנתי, ואין באפשרותה לבצע את עבודתה כראוי.
עוד העיר לו משרד מבקר המדינה, כי מלבד העובדה שהדבר נוגד את דרישות נוהל מפת"ח והוראות תכ"ם, היעדר תכנית שנתית למחשוב הוא כשל יסודי בניהול מערכות המידע במינהל שכן בהיעדר תכנית עבודה שנתית לא ניתן לדעת מהן התשומות הדרושות לאגף, מהם התקציבים הנדרשים לו, מהם לוחות הזמנים לכל פרויקט ועוד.
נוהל מפת"ח קובע כי בתכנית העבודה השנתית יש לציין סוג, מטרה ועדיפות לכל משימה; את פירוט הבעיות במצב הקיים ; את היחס עלות-תועלת; פירוט כללי, 720 דוח שנתי61ב .
משתמשים צפויים וממשקים למערכות אחרות ; את זהות המעורבים בפיתוח, לוחות הזמנים לביצוע התכנית, דרכי הטמעתה והמקור התקציבי לביצוע ה.
משרד הבינוי והשיכון 721 .
הביקורת העלתה כי תכניות העבודה של אגף מידע בשנים 2007 -2009 לא היו מפורטות דיין ולא התאימו לדרישות נוהל מפת"ח: נרשמו בהן רק שמות המשימות ללא כל פירוט; כ"אחראי לביצוע, שותפים, ואחראי בקרה" הוגדרו אגף מידע ולפעמים גם אגף אחר בלי ציון פרטי הצוות האחראי לפיתוח באגף; כמו כן לא הוגדר תקציב לכל משימה; לא נקבע מועד התחלתה, אלא רק מועד סיומה, וגם לא הוגדרו משתמשים צפויים וממשקים למערכות אחר ות.
ממסמך שהכין אגף מידע בנובמבר 2008 התברר כי תכניות העבודה של אגף מידע אינן משקפות במלואן את המשימות המבוצעות בו; צוינו בו עשרות משימות בנושאים של תשתיות, מערכות מידע וטכנולוגיות שיושמו ב- 2008 ולא נכללו בתכנית העבודה של אותה שנה.
בתשובת המינהל למשרד מבקר המדינה מנובמבר 2010 טענה מנהלת אגף מידע כי "התכנית נערכת ומוגשת בהתאם לדרישות מנהל המינהל מכל מנהלי האגפים".
משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי על אגף מידע להכין תכניות עבודה שנתיות מפורטות, כנדרש בנוהל מפת"ח, שישקפו את מלוא פעילותו.
על ההנהלה לדון בתכניות ולאשר אותן, ועל המינהל לפעול לפיהן.
בדרך זו גם יתאפשר לקיים בקרה נאותה על ביצוע תכניות העבודה.
מערכת עסקות , כספים, וארכיב (עכ"א) .
מערכת עכ״א היא מערכת מידע מרכזית בעבודת המינהל שהחלה לפעול בשנת .
המערכת מתחלקת לארבע תת-מערכות: 1.
מערכת עסקות (משולבת במערכת מידע גאוגרפית ) - מלווה את הקצאת הקרקע במחוז ובכללה תהליך הכנת העסקה, אישורה, הפקת מכתבים וחוזים ומעקב אחר ביצועה.
מערכת כספים - מטפלת בכל ההיבטים הכספיים של הקצאות הקרקע והפעולות העסקיות ובכללן דרישות תשלום, מעקב אחר גבייה, ניהול חובות, קליטת תקבולים והתאמת בנקים, ניהול תקציב וניהול הפרשה לרשויות המקומיות.
מערכת ארכיב - מטפלת בארכיב של תיקים זמניים עד סריקתם.
מערכת חוכרים (או משתכנים) - מטפלת בכל הפעילויות העסקיות בתקופת חוזה החכירה - העברת זכויות, היוון, תוספת בניה, תוספת שטח, אכלוס ועוד.
כל עובד במינהל המתחבר למערכת עכ"א מקבל תפריט רלוונטי, האמור להיקבע .
בהתאם לתפקידו ולסמכויותיו, וביכולתו לבצע רק את הפעולות המופיעות בתפריט.
נתוני התיקים מאוחסנים בבסיס נתונים של התכנה ובקבצים נוספים.
בקרת פעילויות : מערכת בקרת פעילויות אמורה לשמש למעקב, לבדיקה, לשחזור ולהפקת דוחות.
במערכת זו נרשמת כל פעילות שמבוצעת 722 דוח שנתי61ב .
במערכת עכ"א, וכפעילות "חריגה" נרשמים שינויים בנתונים שאינם נשמרים בבסיס הנתונים, עיבודי אצווה14 וכל פעולה שמבוצעת .
14 אצווה ( Batch) - עיבוד מספר רב שלעסקות או הפקה של מספר דוחות "כבדים" מבסיס הנתונים.
משרד הבינוי והשיכון 723 .
( ידנית ולא אוטומטיתכגון - שינוי פרטי אישיות משפטית, שינויים בפרטי עסקה, חיובים וזיכויים) .
הקביעה כי זוהי פעולה חריגה נובעת מהעובדה שהמערכת אמורה לחשב בעצמה הנחות, עדכון סכומים וכיו"ב, ולכן הפעולות הידניות הוגדרו "חריגות" ומחייבות בקרה של המנהלים.
הביקורת העלתה כי גורמי ניהול במינהל ובכללם מנהלי המחוזות אינם משתמשים במערכת בקרת הפע ילויות, והפעולות הידניות אינן נבדקות.
התברר כי מערכת בקרת פעילויות אופיינה ונכתב ה ביזמת אגף מידע ככלי בקרה לגורמי ניהול במינהל בלי שבוצע ניתוח צרכים עם המשתמשים, ולדעתם המערכת אינה מתאימה להם.
כל חודש נרשמות כ- 40,000 פעולות חריגות חדשות, וריבוי ן מקשה את בדיקתן.
שנים רבות לא עשה אפוא המינהל שימוש בכלי לבקרת פעולות חריגות שפיתח אגף מידע, והוא מונח כאבן שאין לה הופכין.
הנהלת המינהל המודעת זה שנים להימנעות מהשימוש במערכת בקרת פעילויות לא עשתה דבר בנדון.
בתשובתו מינואר 2011 הודיע מנהל המינהל למשרד מבקר המדינה כי במאי 2010 הנחה "לבצע אחת לחודש בקרה מדגמית בשיעור של 10% מסה"כ הפעילויות המבוצעות במחוז".
התברר, כי ההנחיה בוצעה באופן חלקי.
משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי אי -קיום בקרה על הפעולות הנעשות באמצעות המערכת הממוחשבת מונע גילוי של טעויות או שימוש לרעה.
לפי כך על הנהלת המינהל ליזום בדיקה באשר לסיבות לאי - השימוש במערכת ולפעול לתיקונה או לאפיונה מחדש בשיתוף עם המשתמשים; לחילופין, אם יתברר שאי -השימוש נובע מאי -הטמעה כנדרש - עליה לפעול לאלתר להטמעתה ולשימוש בה ככלי בקרה.
איחור בהזנת הוראות למערכת : הוראות המינהל משפיעות על .
התברר כי לעתים הן הוזנו לעכ״א באיחור רב, ובפרק הזמן .
שחלף משינוי ההוראה עד הזנתה במערכת חישוב התשלום לא התעדכן.
אלו תוקן החישוב באופן ידני על ידי פקיד.
לדוגמה, עד מועד סיום הביקורת, אוגוסט 2010 , טרם הוזן תיקון ההחלטה של מועצת מינהל מקרקעי ישראל מינואר 2006 בנושא "ביטול עסקות ומתן ארכות לביצוען", אף שעברו כארבע שנים וחצי ממועד ההחלטה ושלוש שנים וחצי ממועד עדכון הנוהל בנושא.
התוצאה היא שהפעולה בוצעה ידנית.
בתשובת המינהל מנובמבר 2010 הסבירה מנהלת אגף מידע כי האיחורים בהזנת ההוראות נובעים לרוב מאי -הטמעת ההחלטה בנוהל או בהוראת אגף מסודרת שאגף מידע הוא האמור למכן אותן.
כמו כן טענה כי "אין התייחסות או לוקח זמן רב עד שבאגף מידע מתקבלות תשובות לשאלות המתעוררות במהלך עדכון המערכת".
משרד מבקר המדינה העיר להנהלת המינהל כי עליה להקפיד ולהטמיע .
בנהליה את כל החלטות המועצה והחלטות אחרות המשפיעות על .
החישובים במועד סמוך לקבלתן ולעדכן מיד לאחר מכן את מערכת עכ"א.
אי-עדכון המערכת עלול לגרום לחישובים לא נכונים לפי ההוראות התקפות .
ולשמש פתח לניצול לרעה.
אי-התאמה בין המסמכים בתיק לבין הרישום הממוח שב: לנתונים שהוקלדו באופן שגוי כגון הערכת שמאי, התשלום השנתי שעל החוכר לשלם למינהל ועוד עשויה להיות השפעה על התשלומים למינהל.
ייתכנו הפרשים בסכומים ניכרים שניתן יהיה לגלותם רק לאחר שתתקיים ביקורת שבה יושוו המסמכים בתיק לרישום הממוחשב; כמו כן ייתכן שבשל משרד הבינוי והשיכון 725 .
טעויות כאלה ייגבו תשלומי יתר מהציבור, ובכך יש חשש לפגיעה בזכויות של המדינה ושל הציבור.
חברה פרטית (להלן - חברה א') התריעה על הבעיה כבר ב- 2001 בדוח שהכינה למינהל על "פרויקט טיוב יישום רישום פעולות חריגות" והציעה פתרונות לבעיות שהועלו, ביניהם הכנסת בקרה ממוחשבת שתאפשר מתן התרעות במצבים מסוימים והוספת פרטים לקובץ "בקרת פעילויות" לגבי פעולות שבוצעו.
הביקורת העלתה כי רוב ההמלצות של חברה א' לא יושמו; לא נמצאו לכך נימוקים.
הפרדה ממוחשבת בין הגורם המקליד שינוי או עדכון לתיק לבין הגורם המאשר אותו : אחת ההמלצות הייתה הפרדת הגורם המקליד שינוי או עדכון לתיק מהגורם המאשר אותו.
הביקורת העלתה כי המלצה זו יושמה רק בחלקים ממערכת עכ"א ולא בכולה.
בחלקים שבהם לא יושמה אין פיקוח ובקרה, והדבר יכול לשמש פתח לטעויות או לשימוש לרעה.
: סכומים חריגים שאינם ניתנים לאיתור הביקורת העלתה כי הנתון על סכום פעולה במערכת בקרת פעילויות מוצג כחלק מהערה15 .
מתכונת זו אינה מאפשרת למיין או לעבד נתונים לפי סכומים.
כמו כן אין היא מאפשרת למנהל או לגורם פיקוח אחר לאתר פעולות חריגות בסכום מסוים.
על אגף מידע לתקן מצב זה בדחיפות ולהגדיר שדה מספרי לסכו מים הכספיים, כדי שניתן יהיה לאתר פעולות לפי סכומיהן.
: הגדרת פעולות חריגות בעכ"א בעכ"א יש 78 תכניות מחשב שבאמצעותן מופק קובץ פעילויות חריגות.
חריגים הוגדרו בעכ"א לפני כ-30 שנה וההגדרות לא עודכנו מאז.
בהיעדר מסמכים עם נימוקים להגדרת החריגים אז, לא ניתן לדעת מה הטעם לכך.
בשל הזמן הרב שחלף מהגדרת החריגים ובגלל העובדה שבמינהל לא ניתן היה לברר את הסיבות לכך - על מנהלים ועל גורמי פיקוח ובקרה במינהל לבחון את הרלוונטיות של הרשימה ולעדכנה ולבחון אמצעים אוטומטיים להתרעה על חריגים חמורים במיוחד לפי מידת חומרתם, על פי קריטריונים שייקבעו מראש בידי גורמי הפיקוח.
כמו כן יש להגדיר את הפעולות החריגות בכל המערכות החדשות.
: מספר הפעולות החריגות לבקשת משרד מבקר המדינה הפיק המינהל קובץ ובו כל הפעולות שבוצעו בעכ"א מינואר 2008 ועד אפריל2010 .
הקובץ כלל נתונים לגבי כ-8.
הביקורת העלתה כי כ -860,000 פעולות- יותר מ-10% - .
15 " :לדוגמההערות: הע.
מ -708 ל-608 :בסכום1160.
לת 16/12/09" 726 דוח שנתי61ב .
בתשובת המינהל מנובמבר 2010 טענה מנהלת אגף מידע כי "מספר הפעילויות החריגות.
נובע מהגדרה לא מדויקת של הנושא בקובץ בקרת פעילויות".
עוד טענה כי חלק מהפעילויות שהוגדרו כחריגות "הינם עיבודי אצווה של תכניות שבאות לתקן ולטייב נתונים".
הועלה כי גם מספר הפעולות החריגות הידניות בניכוי עיבודי אצווה גדול מאוד - כ-360,000.
משרד הבינוי והשיכון 727 .
משרד מבקר המדינה בדק את סוגי הפעולות החריגות והתפלגותן.
הבדיקה העלתה כי כ -31% ( מהן מקורם באימות פרטים והשלמתם 18.
3% ), בהז נת "חיובים וזיכויים" (להלן - חו"ז) (9% ( ) ובהעברת סכומים3.
אלה מבוצעות על ידי פקיד ללא צורך באישור פקיד בכיר יותר, ובלי שהמערכת מתריעה על שינוי הנתון.
מספר הפעולות החריגות הרב מקשה את הבקרה ופותח פתח ל שגיאות ולשימוש לרעה במערכת.
משרד מבקר המדינה העיר ל מינהל כי עליו לעקוב באופן שוטף אחר התפלגות הפעולות החריגות, לנקוט צעדים לצמצמן, לנתח את הגורמים להן ואת שכיחותן ולקבוע מהן הפעולות החריגות שעליהן תקוים בקרה כדי שתובטח בדיקתן הכוללת.
כמו כן על המינהל לבדוק לעומק את הגדרת הפעולות החריגות הקיימת, לעדכנה במיד ת הצורך ולבנו ת תכניות ממוחשבות שיאפשרו לטייב את הנתונים, להקטין את מספר הפעולות החריגות ולייעל בכך את המעקב.
) חיובים וזיכויים (חו"זים : (א) חו"זים הן פעולות ידניות המאפשרות לפקיד להזין אחד מארבעת הערכים הבאים: חיוב, זיכוי, ביטול חיוב או ביטול זיכוי בסכום כלשהו.
את הפעולה עושים פקידי המינהל ואין היא מחייבת אישור ממונה.
התברר כי כבר במרס 1988 פרסם סגן חשב המינהל חוזר בנושא "בקרת פעילות כספית ידנית במערכת עכ"א", ובו קבע כי חובה לפרט את סיבת השינוי בחו"ז, להחתים את האחראי לנושא ולתעד את המסמך בתיק החוכר.
הביקורת העלתה כי האמור בחוזר לא יושם במינהל.
התברר כי כל פעולה של שינוי חיוב וזיכוי לא תועדה בתיק החוכר, ולא התקיימה בקרה כלשהי על סיווגה של הפעולה.
עניין הסיווג יכול להיות כרוך בסכומי כסף ניכרים, ובהיעדר אסמכתה המלווה את הפעולה - אם בטעות בוצע זיכוי במקום חיוב או חיוב במקום זיכוי אין כל אפשרות לגלות את הטעות.
משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי יש לראות בחומרה את אי -קיום הוראות החוזר שעליהן ניתן לבסס מערך בקרה כדי למנוע שימוש לרעה, ועל המינהל לקיים את ההנחיות המפורטות בו.
בעקבות הביקורת הנהיג המינהל בנובמבר 2010 שינוי בתכנה: אם נעשית פעולה של הזנת חו"ז, היא מועברת אוטומטית למערכת הדמיה ונשמרת כאסמכתה.
ואולם המינהל טרם טיפל בנושא הבקרה על פעולות החו"ז.
(ב) מינואר 2008 ועד אפריל2010 בוצעו כ-77,000 פעולות חו"ז ידניות.
במחוז המרכז היה שיעור פעולות החו"ז הידניות הגבוה ביותר ( 25.
) משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי עליו לצמצם במידה רבה את פעולות החו"ז הידניות החריגות של העובדים במחוזות, למחשב את כל ההוראות החדשות ולבחון את הסיבות לריבוי פעולות החו"ז הידניות בכלל ובמחוז מרכז בפרט.
לאחר תוצאות הבחינה יש לנקוט את הצעדים הנדרשים להקטנת מספר הפעולות הידניות.
(ג) משרד מבקר המדינה ניתח את פעולות החו"ז שסכום כל אחת מהן גדול מ- 5,000 ש"ח.
מהניתוח עולה כי סכום כל פעולות הזיכוי וביטול החיוב היה גדול מעשרה מיליארד ש"ח.
לדעת משרד מבקר המדינה - בשל המספר הגדול של פעולות החו"ז הידניות וערכן הגבוה ובהיעדר בקרה מספקת על כך - מחובתו של המינהל לפתח כלים ממוחשבים שיתריעו באופן שוטף על פעולות חו"ז ידניות בסכומי כסף גדולים.
(ד) על פי חוזר חשב המינהל מינואר 2001 בעניין "פעולות חו"ז ידניות בחשבונות המנוהלים במערכת עכ"א", נדרשו עובדי המחוז ות שלא להשתמש בפעולת חו"ז ידנית לעדכון חשבונות החוכרים, אלא אם כן אין פעילות ממוחשבת מתאימה במערכת, ובמקרה כזה "פעולה זו תתבצע אך ורק ע"י עובד גזברות".
חשב המינהל דאז, מר אבי ברף, קבע גם ש"הודעה זו תקבל ביטוי לוגי במערכת עכ"א לאחר עבודת מטה המבוצעת ע"י מחל קת ביקורת כספים בחשבות והמלצותיה בנדון".
הביקורת העלתה כי המערכת הממוחשבת מאפשרת לעובדים במינהל שאינם עובדי הגזברות לבצע פעולות חו"ז ידניות בניגוד לחוזר החשב.
עובדה זו מתבטאת גם בהרשאות גישה הניתנות לעובדים במחלקות שמחוץ לגזברות.
נמצא שמינואר 2008 ועד אפריל 2010 נעשו יותר מ- 20% מפעולות החו"ז בידי עובדי מחלקות אחרות - עובדי מחלקות עסקות, חוזים, משפטים ואף עובדי אגף מידע.
משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי ביצוע פעולות חו"ז בידי עובדים שאינם עובדי גזברות עומד בניגוד מוחלט להוראת חוזר החשב הנזכרת לעיל, ויש לפעו ל לאלתר להפסקת התופעה על ידי חסימת האפשרות לביצוע פעולות חו"ז במערכת הממוחשבת בידי עובדים שאינם עובדי גזברות.
הפרדת תפקידים : (א) הפרדת תפקידים ( Segregation of Duties ) וסמכויות היא אחד מסוגי הבקרה החשובים למניעת טעויות, השמטות ושימוש לרעה במערכת.
היא מבוססת על חלוקת פעולה לכמה פעולות כך שאת הפעולה מתחילתה ועד סופה עושים כמה אנשים.
כך ניתן למנוע טעויות בשוגג או שימוש לרעה בהיעדר עובד שיאתר פעולות כאלה בתהליך העשייה כגורם מפקח ומבקר.
כדי להבטיח את הפרדת התפקידים יש לקבוע תחומי פעילות של כל בעל תפקיד.
פירוש הדבר הוא שלכל עובד לא יהיה יותר מתפקיד אחד: ניהול, אחזקת נכסים, רישום חשבונאי ובקרה ופיקוח.
כתנאי לעשיית פעולה כספית במערכת כספית ממוחשבת יש להגדיר במערכת רמה נוספת של אישור , כנדרש על פי סדרי בידוק מתאימים ועקרון הפרדת תפקידים, בייחוד במקרים שבהם הסכום של החיוב או של הזיכוי גבוה.
תת- מערכת "חוכרים" שבמערכת עכ"א, תומכת בין היתר בפעולות הבאות: העברת זכויות; תוספת בנייה או שטח; היוון דמי חכירה שנתיים; ה תחייבות לרישום משכנתה; אימות והשלמה של פרטים; אכלוס משתכנים.
הביקורת העלתה כי עקרון הפרדת התפקידים לא מתקי ים במערכת חוכרים - בפעולות כספיות רבות הנעשות במערכת יכול אותו פקיד גם לבצע עסקה וגם לאשרה, והמערכת אינה דורשת אישור בדרג גבוה יותר כתנאי לביצוע.
הדבר יכול לשמש פתח לטעויות או לשימוש לרעה.
לדוגמה: בעסקה מסוימת התברר שאישור העסקה והחיוב הכספי בוצעו משרד הבינוי והשיכון 729 .
ברמת הרש אה אחת, והדבר אפשר טעות שבה חויב החוכר רק בגין הקרקע בסך כ -10 מיליון ש "ח, בלי שחויב בגין המבנים הממוקמים שעליה ב-31 מיליון ש"ח נוספים16 .
16 ,בעניין זה ראו מבקר המדינה דוחות ביקורת, המכללה האקדמית להנדסה ירושלים, האגודה למען החייל (2009 .
בתשובתו מנובמבר 2010 אישר המינהל, כי אף שבמערכת יש אפשרות להפריד בין פעולות ביצוע לפעולות אישור, "עקרון הפרדת התפקידים לא קיים בפועל במינהל ולכן גם לא בא לידי ביטוי במערכת".
משרד מבקר המדינה העיר להנהלת המינהל כי כדי להבטיח פיקוח ובקרה על העסקות שיש להן השפעה ניכרת על הקופה הציבורית, בייחוד במקרים שבהם סכום החיוב או הזיכוי גבוה, על המינהל לקבוע שכל פעילות עסקית וכספית במערכת עכ"א תבוצע בשני דרגים - גורם מבצע וגורם מאשר, כנדרש על פי סדרי בידוק מתאימים, זאת - למעט פעולות מינוריות וטכניות שייקבעו על ידי הגורמים המקצועיים במינהל ובאישור הנהלתו.
עוד העיר משרד מבקר המדינה, כי על הנהלת המינהל לקבוע בנוהל את עקרון הפרדת תפקידים בין הגורם המבצע לגורם המאשר בכל מערכות המידע שלו ולהקפיד על אכיפתו.
(ב) מנהל תחום ביקורת חשבויות באגף הכספים של המינהל הכין בשנת 2003 :תכנית עבודה משותפת לאגף הכספים ולאגף מידע שתטפל בנושאים הבאים יצירת שתי רמות - עורך ובודק - בפעולות חו"ז ידני (לפי גודל הסכום), אימות והשלמה של פרטים (בשדות שלשינוי נתוניהם יש משמעות כספית ניכרת; למשל אם משנים ציון מקום של נכס מרחוב שמחירי הנדל"ן בו גבוהים לרחוב שמחיריו נמוכים), ובפעולות עסקיות (כגון העברת זכויות, היוון, תוספת בנייה, תוספת שטח); כמו כן נדרשו בה מיפוי הרשאות לפי תפקיד ויצירת מערך הרשאות חדש וטיפול בשוברים שהם חשבוניות מס (בעניין ניהול הרשאות גישה ראה להלן).
התכנית הוכנה על דעת החשב דאז.
משטרת ישראל חקרה במהלך 2008 חשדות בדבר ביצוע עברות פליליות לכאורה הנוגעות לטוהר המידות של כמה בעלי תפקידים במינהל (בעניין זה ראו להלן).
בעקבות החקירה פנה מנהל המינהל, מר ירון ביבי, בנובמבר 2008 במכתב לכל מנהלי המחוזות וביקש מהם הצעות התייעלות כדי לצלוח את המשבר שאליו נקלע המינהל עקב התוצאות של חקירת המשטרה.
מנהל תחום ביקורת חשבויות שלח לו את תכנית העבודה והסביר לו שהיא תואמה בזמנו עם אגף מידע שהתחייב לבצעה, אך היא לא יושמה.
הוא הוסיף ש"כל עוד לא יהיה אגף שיתאם את [ ]התכנית, יעקוב אחר ביצוע ה, ויבקר online הכל יישאר בגדר עוד נייר ועוד דוח".
הביקורת העלתה כי גם במהלך השנתיים שחלפו מאז הפנייה לא יישם המינהל את התכנית שנועדה לשפר את הבקרה על פעולות עובדיו.
(ג) הביקורת העלתה כי בשלוש השנים שלפני הביקורת היה משובץ בתחום של ביקורת חשבויות עובד אחד בלבד, הממונה על התחום.
באחריותו מגוון משימות ובכללן בקרה על פעילויות עסקיות וכספיות שמתקיימות במחוזות המינהל; תיאום בין המחוזות והאגפים לבין אגף מידע; אחריות למחשוב החלטות המועצה ולקליטת נהלים והוראות במערכת עכ"א; בקרה על עסקות המאושרות בוועדת עסקות מחוזית ועוד.
לדעת משרד מבקר המדינה - נוכח ריבוי הליקויים שהועלו מן הראוי שהמינהל יבחן את היקף כוח האדם הנדרש לביצוע ביקורת בחשבויות, כדי להבטיח קיום בקרה נאותה על פעולותיו.
משרד הבינוי והשיכון 731 .
: מערכת הדמיה עד ראשית שנות האלפיים היו למעלה ממיליון תיקים בארכיב המינהל, ובכל שנה נוספו עוד עשרות אלפי תיקים.
במינהל הוחלט לסרוק את התיקים באמצעות מערכת הדמיה.
עד מועד הביקורת נסרקו כ-1.
1 מיליון תיקים ובהם כ-60 .
מיליון דפים 732 דוח שנתי61ב .
הביקורת העלתה כי לא כל הפעולות שנעשו במערכת עכ"א מתועדות, ולא כל סוגי המסמכים המופקים במערכת מועברים למערכת הדמיה באופן אוטומטי ומתויקים בתיק החוכר, בכללם מסמכים המתעדים פעולות כספיות.
התברר כי ב - 2006 מונתה ועדה בראשות היועץ המשפטי של המינהל שקבעה אילו מסמכים יועברו אוטומטית למערכת, אילו יודפסו ויועברו אליה לאחר חתימה, ואילו לא יועברו מכיוון שאינם משמשים אסמכתה או מתעדים פעילות.
על פי החלטת הוועדה, רק 40% מסוגי המסמכים אמורים להיסרק אוטומטית, ו -20% מהם אינם אמורים להיסרק כלל.
40% הנותרים- ההחלטה אם לסרוק אותם היא בסמכות של פקיד מינהל.
משרד מבקר המדינה העיר למינהל כי כל פעולה כספית חייבת להיות מתועדת במערכת הדמיה לצורך בקרה עתידית.
כמו כן יש לסרוק את כל המסמכים הנוגעים לענייני כספים, מאחר שהמסמך הסרוק הוא אסמכתה לפעולה במערכת.
בעת קליטת נתון על קבלת מסמך במערכת הממוחשבת, מן הראוי לסרוק את המסמך ולציין את מועד הגעתו ברישום ממוחשב.
בדרך זו לא ניתן יהיה להגיש מסמכים ולטעון כי הוגשו מוקדם יותר או מאוחר יותר.
מתשובת המינהל מנובמבר 2010 עולה כי הוא החל בהעברה אוטומטית של חלק מהמסמכים למערכת, וביניהם העברת סכומים בין תיקים של אותו חוכר ופעולות חו"ז ידניות.
מערכת מרכב"ה ומחשוב מערכות כספיות במינהל פרויקט "מרכב "ה" הוא פרויקט שיזם אגף החשכ "ל בשנת 2000 להקמתה ולהטמעתה של מערכת מחשוב רוחבית, כוללת ואחידה במשרדי הממשלה, לניהול המשאבים בתחומים: כספים, כוח אדם, רכש (לוגיסטיקה) ונכסים ולביצוע פעולות נוספות כגון פניות לקבלת תמיכות והקצאתן.
המערכת נועדה לשפר את יכולת הממשלה לממש את מטרותיה, ליצור סטנדרטיזצי ה בניהול המשאבים במגזר הממשלתי, להקטין את ההוצאות בנושא רכש ולנהל נכסים וכוח אדם ברמה כלל- ממשלתית.
אגף החשכ"ל החליט ל יישם את מרכב "ה באמצעות תכנה לניהול משאבי הארגון .
באמצע שנת 2004 הובאה מרכב "ה לאישור הממשלה.
עד נובמבר 2006 הופעלה ("עלתה לאוויר") מערכת מרכב"ה ב-22 יחידות ומשרדים ממשלתיים.
בתכנית שאושרה בהחלטת הממשלה 17 ב-2004 פורטו היחידות והמשרדים הממשלתיים שבהם תוטמע מר כב"ה בשנים 2003 -2006 .
, לרבות המינהל הטמעתה במינהל והחלפת המערכת הכספית ששימשה אותו עד אז הייתה אמורה להסתיים עד סוף שנת 2006 .
בפברואר2006 החליט חשב המינהל שמערכות המידע החדשות יפותחו במסגרת מרכב"ה או יועברו אליה.
17 'החלטה מס1912 /(חכ83) מ-4.
משרד הבינוי והשיכון 733 .
הביקורת העלתה כי עד מועד תום הביקורת, אוג וסט 2010 , שש שנים מאז החלטת הממשלה האמורה, לא צלחו הניסיונות לשלב את מערכת מרכב"ה או חלקים ממנה במינהל.
להלן פרטים: ב-2005 החלו בדיקות ודיונים בין החשכ"ל ונציגיו לבין המינהל - אגף מידע ואגף כספים, כדי ליישם את מודול הנדל״ן של מרכב"ה במינהל.
ביוני 2005 הכין צוות מטעם פרויקט מרכב"ה 734 דוח שנתי61ב .
במשרד האוצר מסמך שכותרתו "בחינת היתכנות ליישום מודול הנדל"ן של מערכת מרכב׳׳ה במינהל מקרקעי ישראל".
על פי המסמך תהיה מערכת מרכב"ה הפלטפורמה העיקרית של המינהל לניהול הנתונים והמידע ביישומים המשמשים אותו, וה מודולים השונים שלה יותאמו לצרכיו ויחליפו את המערכות שיוחלט להחליפן.
במסמך נקבע שהמינהל ישתמש גם במודולים הבאים: ניהול הקרקעות, ניהול העסקות וניהול נכסי דיור.
עוד נכתב במסמך, כי ה זמן המשוער ליישום הפרויקט (כולל האפיון המפורט) יהיה כשנתיים וחצי מהתחלת עבודת הצוותים.
בנובמבר 2005 מינה מנהל המינהל דאז ועדת היגוי משרדית בראש ותו כדי להתחיל את תהליך שילובו של פרויקט מרכב"ה במינהל.
בנובמבר 2007 פרסם החשכ"ל בקשה בינלאומית לקבלת הצעות ( RFP ) לייעוץ בעניין מערכת מידע משולבת לנדל"ן Consulting Services Integrated Land) Information System ).
הבקשה הוגשה לתשעה גורמי ייעוץ בינלאומיים.
מן המסמכים עולה כי ההליך הסתיים ללא תוצאות: רוב החברות הודיעו כי לא עלה בידן לאתר יועצים מתאימים לנושא.
יועץ החשכ"ל שהיה המנהל הקודם של אגף מידע הציע להטיל על האגף להקים את המערכת העתידית שתשולב במרכב"ה.
באוגוסט 2008 כתב חשב המינהל דאז לסגן החשכ"ל כי "ניהול מקרקעין טומן בחובו שורה ארוכה של פעולות כספיות ו/או פעולות בעלות שווי כספי ובהן הוצאות והכנסות שיש לנכס לקרקע המסוימת, חישובי התמורה בגין הקרקע, תשלומים שוטפים.
אין זה סביר שפעולות כספיות מהותיות כל כך יבוצעו במערכת שאינה מערכת כספית".
הוא העריך כי יישום מרכב "ה במינהל יביא לפיקוח ובקרה איכותיים ואפקטיביים של אגף הכספים על הפעולות הכספיות של המינהל.
בהחלטת הנהלת המינהל מספטמבר 2008 נאמר, כי סוכם עם החשכ"ל ש"מערכת מרכב"ה תוכנס למינהל במתכונת המקובלת בכ ל המשרדים, כלומר בתחום הלוגיסטי, הפיננסי ומשאבי אנוש.
המערכות הייעודיות האחרות יפותחו על ידי אגף מידע של המינהל".
במרס 2009 החליט מנהל המינהל ש"כל נושא הקרקע יתנהל במערכות הייעודיות ומערכת המרכב"ה תהווה את התמיכה הכספית".
כמו כן מינה ועדת היגוי למערכת המרכב"ה וצוותי היגוי לקליטת שלושה מודולים שלה במינהל: מודול פיננסי, מודול לוגיסטי ומודול פרויקטים.
בספטמבר ובנובמבר 2009 התקיימו דיונים בנושא אצל סגן בכיר לחשכ"ל, וסוכם בהם כי תגובש רשימת התהליכים הכספיים במינהל על בסיס המסמך שהכין הצוות, שימשיך במיפוי עד יוני 2010 .
לאחר מכן יועמד לרשות המאפיינים את המערכת במינהל צוות של מרכב"ה ופעילותו תשמש בסיס גם לדרישות החשכ"ל למודול הגבייה במרכב"ה.
הביקורת העלתה, כי לא התפרסמו סיכומים לדיונים אחרים של הצוות.
באוגוסט 2010 הודיעה סגנית החשב של המינהל שבספטמבר אמורות להיות עוד ישיבות "במטרה להגדיר מה תכלול מרכב "ה".
בתשובת המינהל מנובמבר 2010 נאמר כי "מסוף שנת2005 , במשך3 שנים, לא ניסו לשלב חלקים ממערכת מרכב"ה במינהל כי חשב המינהל סבר שאין להפעיל את מערכת המרכב"ה במתכונתה הרגילה, אלא יש להעביר את כל המערכות הייעודיות של המינה ל למרכב "ה".
כתוצאה מכך ממשיך מערך הכספים שלו להתנהל באמצעות מערכת מחשוב מיושנת בת עשרות שנים.
בתשובת החשכ"ל מנובמבר 2010 הסביר מר אושיק בן-עטר, סגן בכיר לחשב הכללי, שהדיונים בנוגע לתיחום (מרכב "ה קרקעית או תמיכה כספית בלבד) התנהלו משנת 2005 ועד ספטמבר2008 ולא הגיעו לכלל סיכום.
זאת- עקב מחלוקות מקצועיות הנובעות בין היתר מהקושי האמִתי להגדיר את הגבול שבין מערכות ייעודיות-מקצועיות לבין מערכות כספיות.
הוא הוסיף כי אנשי מרכב "ה שוקדים יחד עם אנשי מינהל מקרקעי ישראל למצוא פתרון איכותי ונכון.
משרד הבינוי והשיכון 735 .
לדעת משרד מבקר המ דינה, נוכח ההיקף הכספי הנרחב של פעולות המינהל, היה ראוי להעלות לראש סדר העדיפויות את פיתוח המערכת הכספית כדי שהפעולות יפוקחו ויבוקרו באופן יעיל.
על החשכ"ל ועל המינהל לנקוט את כל הצעדים הדרושים ולהטמיע במינהל מערכת כספית באמצעות מרכב"ה או מערכת אחרת ולסיים את הסחבת בעניין שנמשכת כבר למעלה מחמש שנים.
השימוש במערכת הממוחשבת לגביית חובות .
משרד מבקר המדינה העלה כי המינהל לא השכיל להשתמש באפשרויות הגלומות במערכת הממוחשבת ובמידע האגור בה למעקב אחר גביית חובות ולייעול הטיפול בתיקים.
להלן פרטים: הכנסות המינהל מתחלקות ל"הכנסות שוטפות" - הכוללות הכנסות מניהול נכסים ומדמי חכירה שנתיים (להלן - דח"ש) ול"הכנסות הון" - הכוללות הכנסות מדמי היוון, ממכירת נכסים ומפיתוח.
החובות למינהל נובעים מאי-תשלום דמי חכירה ומאי-עמידה בהסכמים שנחתמו בין המינהל לבין החוכרים.
המינהל גובה חובות באמצעות משלוח התראות לחייבים והגשת תביעות משפטיות נגדם על ידי עורכי דין חיצוניים.
החובות מתחלקים לשני סוגים: חוב שגילו נמוך משבע שנים - הניתן לגבייה, וחוב ישן שגילו גבוה משבע שנים אשר התיישן מבחינה משפטית, אך לגביו קבע המינהל כי ניתן לגבותו18.
אגף הכספים התריע בתכנית העבודה לשנת 2006 כי מערכת עכ"א, המנהלת, בין היתר, את מאגר החייבים, "ישנה ומורכבת, בת למעלה מ-30 שנה ונבנתה טלאי על טלאי, והשימוש בה לצרכים ניהוליים סטטיסטיים מסורבל, יש עיכובים בהפקת דוחות, תורי עבודה ארוכים, זמני שימוש מוגבלים, מסכים לא ידידותיים למשתמש, והיעדר מחולל דוחות הגורם לתלות גבוהה באנשי אגף מידע".
ביולי 2008 הגיש רואה חשבון פרטי מטעם החשכ"ל לחשב המינהל ולמנהל יחידת הביקורת של החשכ"ל דוח על ביקורת כספים במינהל לשנת 2007 שעסק גם בטיפול בהכנסות ובגביית חובות.
הדוח קבע שיש לדאוג באופן דחוף להחלפת המערכת או לשדרוגה בנושאים הנוגעים לניהול החובות של המינהל.
הביקורת העלתה כי עד אוגוסט 2010 .
לא שדרג המינהל את המערכת מנהלת אגף מידע הסבירה ביולי 2010 למשרד מבקר המדינה, כי "שדרוג או החלפת המערכת הכספית לא בוצעו, מאחר שחשב המינהל סבר החל מסוף שנת .
23 של המינהל שפורסם באפריל 2006 , "תקופת ההתיישנות לעניין דרישה כספית, שלא הוגשה בגינה תביעה, היא שבע שנים.
אף שניתן להגיש תביעה משפטית רק בגין חובות שטרם עברו שבע שנים ממועד גיבושם, אין משמעות הדבר כי לא ניתן לגבותם.
" בביצוע עסקות מסוימות "יש להתנות את ביצוע העסקה בתשלום חובות דמי חכירה וחובות אחרים גם אם חלפו למעלה משבע שנים מיום גיבוש החוב".
2005 שכל הניהול יתבצע במערכת מרכב"ה ", ואולם הדבר לא התממש (ראו לעיל).
משרד הבינוי והשיכון 737 .
על פי תכנית העבודה של חשבות המינהל לשנת2009 , החוב של חוכרים שלא שילמו דמי חכירה שנתיים (דח"ש) למינהל היה כמיליארד ש"ח בכ-61 .
אלף תיקים החשבות קבעה יעד בתכנית העבודה לשנת 2009 - צמצום חובות בגין דח"ש ב - 15% לעומת סכומם בינואר2009 .
היא תכננה להגיע ליעד זה באמצעות נקיטת מספר צעדים, וביניהם בניית מרכז מידע ממוחשב עד יוני 2009 שיכלול את המידע הרלוונטי לגבי החובות ויאפשר הפקת דוחות בחתכים שונים.
ביולי 2010 הסתכם החוב למינהל בכ-926 מיליון ש"ח בכ-47 אלף תיקים- סכום המשקף שינוי מזערי לעומת סכום החוב בשנת 2009 ,.
על פי נתוני המינהל71% ( מסכום החוב חייבים חוכרים במחוזות תל אביב, מרכז וחיפה26% ,24% ו-21% - בהתאמה).
זאת ועוד, על פי דוח שהפיק המינהל במועד הביקורת המפרט את התפלגות החובות לפי מחוזות, הסתכם החוב הכולל למינהל בכמיליארד ש "ח; %41 ממנו הוא חוב שאי-אפשר לגבות (חוב אבוד) 19 .
עד מועד תום הביקורת, אוגוסט 2010 , טרם סיים המינהל את בניית מרכז המידע האמור.