HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
המאושרת של תוכנית העבודה ושל הפרויקט, ואפשר לשנות את תוכנה רק באמצעות .
גרסה זו היא הבסיס להשוואה לביצוע בפועל.
בנוהל נכללות כמה הגדרות הנוגעות לבקרה על הפרויקטים: בקרת לוחות הזמנים, בקרת .
המשאבים ובקרת התכולה.
כל הבקרות נעשות ביחס לנתונים של תוכנית הבסיס.
נמצא כי שלא בהתאם לנדרש על פי נוהל המתודולוגיה והנחיית רשות התקשוב, .
לכל 16 הפרויקטים שאינם אסטרטגיים שנדגמו על ידי צוות הביקורת אין תוכנית .
בסיס הכוללת את הגדרת הפעולות, לוחות הזמנים, המשאבים, ו העלויות.
בהבהרות שנתנה הרשות לתשובתה ביום ב-19.
22 (להלן- הבהרות הרשות) נמסר כי .
מנהלי הפרויקטים הונחו לקבוע תוכניות בסיס, בהתאם לנוהל המתודולוגיה, לצורך בקרה .
על השלישון הראשון של שנת 2022.
במערכת לפיד יש שדות להזנת הנתונים, ובין היתר תאריך התחלה, תאריך סיום, עלות, .
תחילה וסיום תוכנית הבסיס.
נתונים אלו נדרש היה להזינם בתחילת הפרויקט.
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים בביקורת נמצא כי, שלא בהתאם לנוהל מתודולוגיה תאריך סיום הפרויקט המעודכן .
במערכת אינו בהכרח מועד הסיום שנקבע לפרויקט כולו בתחילת הפרויקט, מכיוון .
שבכל עת שמוזן מועד מאוחר יותר באחת ממשימות הפרויקט או שנוספת משימה .
נוספת לפרויקט, תאריך סיום הפרויקט במערכת מתעדכן.
תוכנית בסיס גם הוא אינו מעודכן בהתאם לתוכנית בסיס סדורה ואף העלות המוזנת .
במערכת (ימי עבודה) מתעדכנת בכל עת בהתאם למשימות שהוזנו.
בביקורת נמצא כי אין בשע"ם דרך לדעת אילו מהפרויקטים במערכת לפיד כוללים את כל .
המשימות הנדרשות עד לסיומן, ובאילו מהם הוזנו רק חלק מהמשימות.
אם תאריך הסיום במערכת ועלות הפרויקט מתייחסים לכל הפרויקט או רק לחלקו.
נמצא כי לא ניתן לדעת מהו תאריך ההתחלה המתוכנן הואיל ובתחילת שנת 2021 המירו .
מנהלי הפרויקטים את כל הדרישות לפרויקטים גם אם לא הוחל בפועל בביצועם.
הדבר גורם לכך שלא ניתן לבצע בקרה אחר פרמטרים מהותיים בניהול פרויקטים: .
העמידה בזמנים ועלות הפרויקטים.
תוכנית בסיס בפרויקטים אסטרטגיים .
מערכת לפיד כוללת 16 .
תוכניות המוגדרות כפרויקטים אסטרטגייםמשע"ם נמסר כי עשר מהן .
הן פרויקטים אסטרטגיים של רשות המיסים ושתיים הן פרויקטים אסטרטגיים פנימיים של .
שתי תוכניות הן פרויקטים שאינם אסטרטגיים 43, ושתי תוכניות אינן פרויקטים אלא נועדו .
שישה מנהלי פרויקטים אסטרטגיים מסרו לצוות הביקורת כי לפרויקטים שלהלן אין תוכניות .
בסיס: (א) מוקד רשות המיסים; (ב) דוח שנתי מקוון מלא; (ג) שומת מסמ"ק; (ד) הקצאת .
חשבוניות ישראל; (ה) הנגשת נתונים (מו"ח); (ו) אתר DR (פנימי).
חשיבותה של תוכנית בסיס רבה עוד יותר כאשר מדובר בפרויקטים אסטרטגיים, שכן פרויקטים .
אלה מתפרסים על פני כמה שנים, הם מורכבים משלבים רבים, לעיתים משלבים עבודה של .
כמה אגפים ונדרשים להם משאבי כוח אדם רבים (כ-2,200 ימי עבודה בממוצע לפרויקט).
נמצא כי שלא בהתאם להנחיות רשות התקשוב ולנוהלי שע"ם, לפרויקטים האסטרטגיים .
שפורטו לעיל אין נתונים הנוגעים לתוכניות בסיס, לרבות תאריכי סיום משוערים ועלויות .
משאבי כוח אדם משוערים ורכש 45 .
43 ""תוכנית לפיד" ו"מענקי קורונה.
""תוכנית פרויקטים חדשה עבור דוגמה" ו"פרויקט רשות המיסים הדגמה .
45 לפרויקט שומת מסמ"ק התקבלהתוכנית המפרטת לוחות זמנים, אך היא אינה כוללת עלויות רכש ועלויות כוח אדם .
כנדרש בנוהל המתודולוגיה בשע"ם ובהנחיית רשות התקשוב.
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים בהיעדר נתוני תוכנית בסיס כאמור, לא ניתן לבצע מעקב ובקרה כנדרש בהנחיות רשות .
התקשוב וב נוהל המתודולוגיה, ואין ביכולתה של הנהלת הארגון לקבל תמונת מצב .
עדכנית על התקדמות הפרויקטים, על השינויים שנוצרו בהם ועל השפעתם ביחס לתכנון .
נוסף על כך, לאחר סיום הפרויקטים לא ניתן לקבל נתונים לצורך תחקור .
הפרויקטים, להפקת לקחים ולגיבוש מאגר ידע הנדרש לצורך קביעת העלות הצפויה של .
פרויקטים בשנים הבאות.
על שע"ם להכין תוכניות בסיס לכל הפרויקטים עם תחילת ביצוע הפרויקט, בהתאם לנוהל .
המתודולוגיה והנחית רשות התקשוב.
כאמור, רשות המסים מסרה בהבהרתה כי החל משנת 2022 הפרויקטים יכללו את כל הנדרש .
עמידה בלוחות זמנים מערכת פרופר .
כאמור, עד שנת 2019 הוזנומפרטי הפרויקטים שאושרו למערכת פרופר וכללו את מספר הימים .
הנדרש לביצוע כל פרויקט.
הנתונים על ימי העבודה שהושקעו בפועל הוזנו למערכת במהלך .
כמו כן הוזנו למערכת תאריכי יעד מתוכננים לתחילת ההזמנות ולסיומן.
נמצא כי עד שנת 2019 לא הוזנו למערכת פרופר תאריכי תחילה וסיום של הפרויקטים .
בהיעדר נתוני תחילה וסיום בפועל ובהיעדר בקרה על תאריכים אלו, מקבלי ההחלטות .
לא קיבלו תמונת מצב עדכנית על התקדמות הפרויקטים ביחס לתאריכי הביצוע שתוכננו.
צוות הביקורת בחן את התאריכים המעודכנים של סיום הפרויקטים במערכת לפיד בתוכנית .
העבודה לשנת 2021 ואת השינויים שנעשו בהם.
כאמור , תאריך זה אינו משקף בהכרח את .
התאריך לסיום הפרויקט הואיל ותאריכים אל ה מתעדכנים בכל פעם שמנהל פרויקט מוסיף .
לפרויקט משימה שתאריך הסיום שלה מאוחר מתאריך הסיום שנקבע למשימות המעודכנות .
במערכת או מעדכון תאריכי הסיום של משימות שכבר הוזנו קודם לכן למערכת לפיד.
נמצא כי בתאריכי הסיום ל-12 הפרויקטים האסטרטגיים (35 תתי- פרויקטים) נעשו 597 עדכונים: .
מעל 49 עדכונים בממוצע לכל פרויקט, כ-16 עדכונים לכל תת-פרויקט.
ב-32 מתתי-הפרויקטים .
נרשמו תאריכי סיום מאוחרים יותר, בשניים נרשמו תאריכים מוקדמים יותר ובתת-פרויקט אחד .
בלבד לא נעשה שינוי במהלך השנה.
בלוח 3 להלן מפורטים הפרשי הימים בין תאריך הסיום .
הראשון לבין תאריך הסיום העדכני ב-32 תתי-הפרויקטים שבהם נדחו תאריכי הסיום.
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים לוח 3: הפרשי הימים בין תאריך הסיום הראשון לבין תאריך הסיום בתתי- .
הפרויקטים האסטרטגיים שבהם נדחו תאריכי הסיום .
מספר תתי-הפרויקטים האסטרטגיים השינוי בין התאריכים .
על פי נתוני שע"ם , בעיבוד משרד מבקר המדינה.
נמצא כי תאריכי הסיום ל-221 פרויקטים שוטפים וחדשים עודכנו מעל חמש פעמים .
בממוצע במהלך שנת 2021 וב-154 מהם נרשמו תאריכי סיום מאוחרים יותר .
מהנותריםנרשמו תאריכים מוקדמים יותר .
בחמישה פרויקטים בלבד לא עודכן התאריך .
בלוח 4 להלן מפורטיםהפרשי הימים בין תאריך הסיום הראשון לבין .
תאריך הסיום העדכני ב-154 הפרויקטיםשבהם נדחו תאריכי הסיום .
לוח 4: הפרשי הימים בין תאריך הסיום הראשון לבין תאריך הסיום העדכני .
בפרויקטים שוטפים וחדשים שבהם נדחו תאריכי הסיום .
מספר הפרויקטים השינוי בין התאריכים .
על פי נתוני שע"ם , בעיבוד משרד מב קר המדינה .
נמצא כי תאריכי הסיום של 119 פרויקטים של שו"ש עודכנו מעל 3.
במהלך שנת 2021; ב-59 מה ם נרשמו תאריכי סיום מאוחרים יותר, וב-54 מהנותרים נרשמו .
תאריכים מוקדמים יותר .
בשישה פרויקטי שו"ש בלבד לא עודכן התאריך במהלך השנה.
בלוח 5 להלן מפורטים הפרשי הימים בין תאריך הסיום הראשון לבין תאריך הסיום העדכני .
ב-59 פרויקטי השו"ששבהם נדחו תאריכי הסיום .
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים לוח 5: הפרשי הימים בין תאריך הסיום הראשון לבין תאריך הסיום העדכני .
בפרויקטים של שו"ש שבהם נדחו תאריכי הסיום .
מהנתונים עולה כי נדחה תאריך הסיום של 64% מהפרויקטים.
נתון זה מעיד כי היו עיכובים .
בפרויקטים או שבשלב ההמרה לא הוזנו כל המשימות בפרויקטים.
הסיום ובשל היעדר תאריך סיום מקורי מתוכנן מתחילת הפרויקט לסופו, לא ניתן להסתמך .
על תאריכי הסיום במערכת לצורך מעקב אחר התקדמות הפרויקטים בכללותם.
הימים מעל 200 ימים בין תאריכי הסיום המעודכנים במערכת ב-108 פרויקטים שוטפים .
וחדשים וב- 37 פרויקטי שו"שים מצביע על כך שמעט משימות נכללו בלפיד בשלבי .
ההתחלה של הפרויקט או על עיכוב של ממש בהתקדמות הפרויקט.
יצוין כי בדוח ביקורת קודם של משרד מבקר המדינה 46 עלהכי "חלק ניכר מתוכניות העבודה .
בגין עבודות עבור הרשות [.
] לא היו מפורטות ואף חסרו בהן תאריכי יעד [.
מאפשרת מעקב אחר הזמנות עבודה ואינה כוללת לוחות זמנים, קישור לתקציב, הצגת תכנון .
בתשובתה של רשות המיסים לדוח הקודם נמסר כי בשע"ם נבנית מערכת חדשה .
אשר תשמש כלי ניהול לפיקוח על ביצוע העבודות, וכי המערכת תכלול גם רמה מסוימת של .
בביקורת עלה כי בהיעדר תוכנית בסיס ובשל העדכון שנעשה באופן תדיר לתאריכי היעד .
של הפרויקטים, לא ניתן להציג תכנון מול ביצוע של הפרויקטים במערכת לפיד בכל הנוגע .
לעמידה בלוחות הזמנים.
משרד מבקר המדינה ממליץ כי בעת ההמרה לפרויקט שע"ם ינחה להזין את המשימות .
לביצוע הפרויקט כולו, למעט שינויים בלתי צפויים.
אם יהיו כאלה, הם יוזנו כשיידרשו, וכך .
נתוני סיום הפרויקטים במערכת יהיו שלמים.
בהתאם לכך תיקבע לכל פרויקט תוכנית .
בסיס כנדרש, וכך ניתן יהיה לבצע מעקב ובקרה על נתוני התוכנית, על השינויים בה ועל .
השפעתם על תאריכי הסיום של הפרויקטים.
עוד מומלץ לבצע מעקב על תאריכי תחילת .
הביצוע בפועל למול תאריכי ההתחלה בתוכניות הבסיס.
46 מבקר המדינה, דוח שנתי 59ב (2008 ,) "פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים (שע"ם)", עמוד233 .
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים עמידה בעלויות המתוכננות של הפרויקטים .
6 של רשות התקשוב, "ניהול עלויות פעילויות תקשוב" שבתוקףמ-1.
"על יחידת מחשוב ממשלתית לנהל באופן אפקטיבי את כלל עלויותיה - עלויות השקעה, עלויות .
תחזוקה ועלויות של שירותים רוחביים, על ידי שיוך כלל העלויות של היחידה לפעילויות שהוגדרו .
בתוכניות העבודה או התווספו במהלך השנה", וכי "יחידת התקשוב המשרדית תבצע בקרת .
עוד נקבע בהנחיה כי "המרת הת שומות לעלות, לגבי עובדים קבועים תתבצע .
לפי עלות העובד או לפי תעריף ממוצע אחיד לעובדים קבועים והמרת התשומות לעלות לגבי .
נותני שירותים תתבצע לפי תעריף השעה של נותן השירותים או לפי עלותו החודשית או לפי .
העלות הממוצעת של התפקיד המדובר .
העלויות הנוספות מלבד תשומות כוח האדם ישויכו .
לפעילויות לצרכי שלמות הדיווח".
בדוח הביקורת הפנימית של רשות המיסים משנת 201947 נאמר כי "לא נמצא תמחור פרויקט .
הכולל את מכלול הגורמים כגון תקציב, ניצול התקשרויות עם ספקים ונותני שירותים.
הכרחי לשם הערכה ריאלית של עלותו עבור רשות המיסים, התאמת התקציב לתוכנית העבודה .
והקמת מבנה עלויות ריאלי לשע"ם".
עוד נאמר בדוח כי המעקב אחר ביצוע תוכנית העבודה .
נעשה על סמך נתוני ימי כוח האדם המושקעים בפועל שהמתכנתים מזינים לפרופר (כ-300 .
נתונים אלה אינם כוללים את עובדי המינהל ואחרים (כ-200 עובדים) ונתוניהם מנוהלים .
עוד בדוח קודם של משרד מבקר המדינה48 " עלה כיהמערכת אינה מאפשרת מעקב אחר הזמנות .
[ קישור לתקציב, הצגת תכנון מול ביצוע [.
עלה כי הנתונים הקיימים במערכת לפיד לכל פרויקט כוללים את מספר ימי העבודה של .
עובדי אגפי היישומים בשע"ם ו של נותני שירותים חיצוניים המועסקים באגפים אלה, ללא .
יצוין כי עלויות ימי העבודה אינן אחידות, והן מושפעות מתפקידי כוח .
האדם המשויך לפרויקטים (מתכנתים, מטמיעים, מפתחי מערכות וכו') ומסוג ההעסקה .
(עובד קבוע או נותני שירותים או סטודנטים).
בביקורת עלה כי שלא בהתאם להנחיית רשות התקשוב בנושא ניהול עלויות פעילויות .
תקשוב, בשע"ם אין חישוב המציג את עלות כוח האדם המושקעת בפרויקטים השונים .
בהתאם לתפקיד ולסוג ההעסקה.
כמו כן, במערכת אין קישור לתקציב הכולל נתונים על .
עלויות יועצים חיצוניים ואין נתונים על רכש תשתיות רלוונטיות או על העמסה של חלק .
עוד נמצא כי התקציבים של הפרויקטים האסטרטגיים מנוהלים בחטיבת מערכות המינהל .
באמצעות גיליונות אקסל הכוללים תכנון מול ביצוע של התקציבים.
כוללים רכש ייעודי לפרויקטים האסטרטגיים וכן את מספר העובדים העוסקים בפרויקט, .
אך לא אומדן של עלות העסקתם.
גיליונות אקסל אלו אינם נמצא ים במערכת לפיד ואינם .
מוצגים כחלק מהמעקב אחר התקדמות הפרויקטים.
47 דוח ביקורת בנושא מעגל בקרתתוכניות עבודה וה - Project Management of Operation בשע"ם, יולי2019 , חטיבת .
48 מבקר המדינה, דוח שנתי 59ב (2008 ,) "פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים (שע"ם)", עמוד233.
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים לניהול התקציב של הפרויקטים האסטרטגיים חשיבות יתירה הואיל ומדובר בפרויקטים .
עתירי תקציב49 וכוח אדם המועסק באגפים השונים בשע"ם במשך כמה שנים.
משכך, בהיעדר תמחור של כל עלויות כוח האדם הספציפי ושל יתר העלויות החיצוניות .
אשר מושקעות בכל פרויקט, אין בידי רשות המיסים מידע על העלויות הריאליות של כלל .
הפרויקטים המבוצעים בשע"ם ולא ניתן לבצע מעקב עליהן ולהתאימן לתקציב של .
תוכניות העבודה של שע"ם.
משרד מבקר המדינה ממליץ לכלול במערכת לפיד את כל עלויות הפרויקט, לרבות עלויות .
יועצים חיצוניים, ולכלול את תמחור העלויות המושפע מתפקידי כוח האדם המשויך .
לפרויקטים ומסוג ההעסקה.
עוד מומלץ כי ניהול תקציב הפרויקטים האסטרטגיים יבוצע .
במערכת לפיד, ולכל הפחות יקושר אליה.
רשות המיסים מסרה בתשובתה כי שע"ם פועל לכלול במערכת לפיד את כל עלויות הפרויקט.
מהלך זה צפוי להסתיים עד סוף שנת 2023 .
עמידה במספר המתוכנן של ימי כוח האדם .
צוות הביקורת בחן את העמידה בעלויות המתוכננות של כוח האדם, אף שכאמור מדובר בעלויות .
תוכניות העבודה לשנים 2016 - 2019 .
לצורך בחינת העמידה בתכנון עד שנת2019 (ועד בכלל) הוצאו בשע"ם דוחות חודשיים על .
חריגות של מעל 30% בין מספר הימים שהוקצו מראש להזמנות עבודה לבין מספר הימים .
שהושקעו בפועל בפרויקטים אלה.
בדוחות אלה מצוינות הערותיו של מנהל העבודה לאחר .
קבלת תגובותיהם של מנהלי הפר ויקטים על החריגות.
יצוין כי בשע"ם אין דוחות על החריגות .
לחודשים האחרונים בכל שנה עד שנת 2019 .
וניתוחהנתונים שערך צוות הביקורת נעשה על .
סמך דוח החריגויות האחרון הקיים לכל שנה.
משרד מבקר המדינה בחן את הערותיו של מנהל תוכניות העבודה הנוגעות לחריגות בין מספר .
הימים שהוקצו להזמנות עבודה לבין מספר הימים שהושקעו בפועל בהזמנות אלה.
סיבות לחריגות: מחסור בכוח אדם (לרבות עובדות שיצאו לחופשת לידה ועובדים שהושאלו .
לפרויקטים אחרים), הערכה לא נכונה של מספר הימים הנחוץ, שינויי תכולה (תוספות להזמנה .
ובקשות קשורות שלא נפתחה בגינן הזמנה חדשה), טעויות (דיווח עובדים בהזמנה לא נכונה) .
ותקלות שנגרמו במהלך הפיתוח.
על פי דוח החריגות לחודש ספטמבר 201950, נמצאו חריגות ב-30% ומעלה ב-141 פרויקטים .
מתוך 950 ( פרויקטים15%), ב-98 פרויקטים נמצאה חריגה בשיעור של50% ומעלה וב-43 מהם .
הייתה חריגה של מעל 100% .
בתרשים3 להלן מוצגת התפלגות פרויקטים אלה לפי שיעורי .
49 אומדן התקציבלפרויקטים אסטרטגיים לשנים 2019 - 2020 היה כ-140 .
בשנה זו אין דוחות על החריגות בחודשים אוקטובר עד דצמבר .
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים תרשים 3: התפלגותהפרויקטים לפי שיעורי ה חריגות מדוח ספטמבר 2019 .
בתרשים 4 להלן מוצגת התפלגות הערותיו של מנהל תוכניות העבודה עלהחריגות בשנת 2019 .
תרשים 4: התפלגות הערותיו של מנהל תוכניות העבודה על החריגות .
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים על פי דוח החריגות לחודש אוקטובר 201851 נמצאו חריגות בשיעור של מעל30% ב-198 .
פרויקטים מתוך1,114 ( פרויקטים18%), ב-147 פרויקטים נמצאה חריגה בשיעור של 50% .
ומעלה וב-69 מהם שיעור חריגה של100% ומעלה.
בתרשים5 להלן מוצגת התפלגות פרויקטים .
אלה לפי שיעור י החריגות.
תרשים 5: התפלגותהפרויקטים לפי שיעורי ה חריגות מדוח .
51 בשנת2018 אין דוחות לחודשים נובמבר ודצמבר.
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים בתרשים 6 להלן מוצגת התפלגות הערותיו של מנהל תוכניות העבודה על החריגות בשנת2018 .
תרשים 6: התפלגות הערותיו של מנהל תוכניות העבודה על החריגות .
מניתוח נתוני הפרויקטים עולה כי שיעור החריגות ממספר ימי העבודה המתוכנן בשיעור .
של מעל 30% בכלל הפרויקטים52 היה24% בשנת2016 ,18% בשנת2017 ,18% בשנת .
2018 ו- 15% בשנת2019 .
עוד עולה כי שיעור החריגות בימים המושקעים בפרויקטים העולה על 100% מסך .
הפרויקטים שחרגו היה 37% בשנת2016 ,31% בשנת2017 ,35% בשנת2018 ו-31% .
כמו כן, ב-67% וב-49% מהפרויקטים בשנים2018 ו-2019 בהתאמה, שבהם נמצאה חריגה .
העולה על 30% ממספר הימים שהוקצו לפרויקטים לא קיבל מנהל תוכניות העבודה את .
תגובותיהם של מנהלי הפרויקטים בעת ביצוע הבקרה.
הדבר פוגם בשקיפות כלפי הנהלת .
הרשות וביכולת הפקת הלקחים הנדרשת לשם קביעת הגורמים העיקריים לחריגות .
מהמספר המתוכנן של ימי העבודה.
מניתוח הערותיו של מנהל תוכנית העבודה עולה כי .
הסיבה השכיחה ביותר לחריגות במספר ימי העבודה לפרויקט בשנים 2016 - 2018 היא .
הערכה לא נכונה של מספר הימים 53 .
הסיבה השכיחה ביותר לחריגות בימי עבודה .
לפרויקט בשנת 2019 היא טעויות והסיבה השנייה בשכיחותה היא הערכה לא נכונה של .
החישוב התבצע ללא פרויקטים לתחזוקה ועל נתוני הביצוע בפועל .
53 בשנת2018 שכיחות זו זהה להערת מנהל תוכניות עבודה "שינוי תכולה".
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים משרד מבקר המדינה ממליץ לרשות המיסים ולשע"ם לחייב את מנהלי הפרויקטים להעביר .
למנהל תוכניות העבודה דיווחים שוטפים בדבר חריגות ולערוך תהליך של הפקת לקחים .
בנוגע לסיבות השכיחות לחריגות ולדרכים לפתרונן.
רשות המיסים מסרה בתשובתה כי החל מהשלישון השני של שנת 2022 מנהלי הפרויקטים .
מדווחים למנהל תוכניות העבודה על חריגות בפרויקטים שבפיתוח .
דיווח זה כולל דיווח על .
הסיכונים ו החסמים בביצוע הפרויקט.
עוד מסרה הרשות כי בישיבות הבקרה על תוכניות .
העבודה מתבצע מעקב אחר דיווחים אלו.
תוכניות העבודה לשנים 2020 - 2021 .
6 של רשות התקשוב, "ניהול עלויות פעילויות תקשוב", שבתוקףמ-1.
המוגדר ב"מדריך התכנון הממשלתי" , על מנהל מערכות המידע הראשי לבקר את אופן ניצול .
המשאבים לצורך קבלת החלטות מושכלת.
עוד נקבע בהנחיה כי לצורך דיווח של תשומות .
העבודה מול הפעילויות ייאסף המידע על תשומות כוח האדם ברמה שמית ו הוא יסּווג על פי .
שעות העבודה של העובדים או על פי שיעור משר תם.
כאמור, לכל פרויקט מוזנות משימות ולכל משימה מוקצ ים העובד שיבצע אותה, לוח הזמנים .
לביצועה וימי העבודה הנדרשים לסיומה .
עלה כי במערכת לפיד אין עדכון של הימים שהעובדים משקיעים בפועל בפרויקטים .
אחת לתקופה מעדכנים מנהלי הפרויקטים את הערכת שיעורי הביצוע במשימות .
מערכת לפיד משקללת את שיעורי הביצוע של המשימות וקובעת את .
שיעור הביצוע לכל פרויקט.
נוסף על כך, החל משנת 2020 בתוכניות העבודה המנוהלות .
במערכת לפיד, אין דיווח על מספר ימי הביצוע בפועל של העובדים; שיעור הביצוע מחושב .
על פי ההערכה של שיעור ביצוע המשימה שנעשית בידי מנהלי הפרויקטים, והוא מוכפל .
במספר הימים שנקבעו מלכתחילה למשימות שהוזנו ללפיד.
עלה כי הדיווח בשע"ם כולל הערכות על שיעור הביצוע של המשימות בפרויקט ולא דיווח .
של שיעור ביצוע מספר ימי העבודה שהושקעו בפועל לפרויקט (על פי ימי העבודה בפועל .
של העובדים, על פי שיעור משרתם או בסכום כולל של ימי עבודה לפרויקט ).
היעדר דיווחים על מספר הימים המושקעים בפועל בפרויקטים כפי שנקבע בהנחייתה של .
רשות התקשוב, עלול לפגוע ביכולת הנהלת הרשות ושע"ם לדעת מה עלויותיהם .
האמיתיות של הפרויקטים, לנהלם בצורה מיטבית ולבצע בקרה מדויקת על הביצוע לעומת .
רשות התקשוב מסרה בתשובתה מ-8.
22 (להלן- תשובת רשות התקשוב) כי הנחייה זו "אשר .
עוסקת באיסוף, דיווח ובקרה על תשומות כוח אדם ברמה שמית ושעתית.
ברוב המוחלט של המקרים המשרדים אינם מצליחים לעמוד בהן.
חשיבה מחדש על הוראה זו".
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים בהנחיה 1.
6 " ,של רשות התקשובאמידה ובקרת עלויות במחזור חיי מערכת תקשוב ", נקבעו .
בין היתר הגדרות אלה: ETC54 = העלות המשוערת שתידרש עד לסיום הפרויקט (להלן - ETC ,) .
ו-EAC55 = העלות המשוערת הכוללת בעת סיום הפרויקט , המחושבת כעלות עד ליום החישוב .
עלהכי במערכת לפיד יש שדה EAC ובו נתונים, אך בשלב המרת הדרישה לפרויקט לא .
נעשית הערכת ימים כוללת ולכן שדה זה אינו מעודכן.
הנתונים הקיימים במערכת לפיד .
כ-ETC הםסך הימים שהזינו מנהלי הפרויקטים למשימות הפרויקט.
מתעדכן מפעם לפעם, כאמור , על פי המשימות שהוס יפו מנהלי הפרויקטים למערכת או .
בהתאם לשינויים בהערכה של סך כל הימים המושקעים בפרויקט.
לא ניתן לדעת אם הנתון המעודכן של ה-ETC במערכת משמעו הימים המעודכנים .
לפרויקט כולו, הואיל וכאמור אין ביכולתו של שע "ם לדעת אם התכנון נעשה לכל .
הפרויקט או שמא הוזנו רק חלק מהמשימות.
הואיל וכך, ניתן לבצע מעקב אחר חריגה .
ממספר הימים בפרויקט רק על פי המשימות שהוזנו במערכת, ולא ניתן לדעת אם מדובר .
בחריגה של הפרויקט כולו ממספר הימים המתוכנן או בחריגה של חלקו בלבד.
משרד מבקר המדינה ממליץ לשע"ם כי בשלב המרת הדרישה לפרויקט יוזנו למערכת .
לפיד כל המשימות הנדרשות לביצועו ותיקבע הערכת ימים כוללת הנדרשת עד לסיום .
הפרויקט, וכי ימי העבודה המושקעים בפרויקטים ידווחו בהתאם לביצועם בפועל.
לצורך קבלת מידע על עלויותיהם של הפרויקטים ולצורך מעקב אחר ביצועם.
צוות הביקורת בחן את החריגות בין הימים שהוערכו לפרויקטים לקראת ישיבת התיעדוף לבין .
נמצא כיב-80 פרויקטים מתוך183 פרויקטים רגילים בשנת202157 (44% ) היהגידול בין .
הימים המשוערים לפרויקט לצורך פגישות התיעדוף לבין מספר הימים לפרויקט המעודכן .
ב-59 מה ם (32% מסך הפרויקטים) היה שיעור ההפרש בין הימים גבוה .
Estimate To Complete - ETC .
55 Estimate At Completion - EAC .
56 בהסתייגויות , כי ייתכן שמדובר בביצוע של חלק ממשימות הפרויקט ולא של כולן, וכי מספר הימים לא עודכן על פי .
מספר ימי העבודה בפועל אלא כהכפלה של שיעור הביצוע שהזין מנהל הפרויקט למשימות במספר הימים שהוקצו .
57 הבדיקהחלה על פרויקטים שלהם מסד נתונים מלא הכולל את המספר המשוער של הימים לפרויקט לצורך פגישות .
התיעדוף, את מספר הימים לפרויקט בעת ההמרה לפרויקט ( EAC) ואת מספר ה ימים המעודכן לפרויקט (ETC .
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים בתרשים 7 להלן מוצגת התפלגות פרויקטים אלה לפי שיעורי החריגות בשנת202158 .
תרשים 7: התפלגות פרויקטיםשבהם שיעור החריגות עולה על 20% בשנת .
בשנת 2021 נסבו הערותיו של מנהל תוכניות העבודה על החריגה מלוח הזמנים ולא על החריגה .
בתרשים 8 להלן מוצגת התפלגות הערותיו של מנהל תוכניותהעבודה על החריגות .
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים תרשים 8: התפלגות הערותיו של מנהל תוכניות העבודה על החריגות .
משרד מבקר המדינה בחן גם את החריגות בין לוחות הזמנים שהוערכו לשו"שים טרם ישיבת .
התיעדוף לבין ה-ETC של השו"שים.
נמצא כי ב-32 (27% ) מתוך119 שו"שים בשנת 2021 היהגידול בין מספר הימים המשוער .
לפרויקט לצורך פגישות התיעדוף לבין המספר של הימים לפרויקט המעודכן במערכת .
ב-25 מה ם (22% )מהשו"שים היה שיעור ההפרש בין הימים גבוה מ-20% .
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים בתרשים 9 להלןמוצגת התפלגות שו"שים אלה לפי שיעורי החריגות בשנת 202159.
תרשים 9: התפלגות שו"שיםששיעור ה חריגות בהם גבוה מ- 20% .
כאמור , נתון ה-ETC המופיע במערכת לפיד כולל רק את המשימות שהוזנו לפרויקטים ואין .
אפשרות לוודא לאילו פרויקטים נעשה תכנון מלא הכולל את כל המשימות הנדרשות עד .
הואיל וכך, מספר החריגות בחלק מהפרויקטים גדול עוד יותר מהמצוין לעיל.
השיעור הגבוה של החריגות (37% )60 מעידשלא נעשה תכנון ראשוני מספק טרם הערכת .
מספר הימים הנדרש לביצוע הפרויקטים.
הערכה שגויה טרם ישיבות התיעדוף עלולה .
להוביל להחלטות שגויות ולשיבוש בתיעדוף הפרויקטים.
( עלה כי במרבית הפרויקטים55% ) בהם היו חריגות במספר ימי הפרויקט, החריגות היו .
גבוהות ביותר מ-100% , ובמרביתהשו"שים (56%) החריגות היו בין 20% ל-100% .
עוד עלה כי הערותיו של מנהל תוכניות העבודה בשנת2021 נסבו רק על החריגה מלוחות .
מניתוח ההערות עולה כי הסיבות השכיחות ביותר לחריגות מלוח הזמנים לפרויקטים .
היו מחסור בכוח אדם ותלות בגורמים אחרים.
שיעור הפרויקטים הרגילים והשו"שים בהם נמצאו חריגויות מתוך כלל הפרויקטים .
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים חריגות בפרויקטים גור מות לכך שבכל שנה יחסרו ימים לצורך השלמת הפרויקטים בשל .
החריגות מתוכנית העבודה.
חריגות מהותיות בפרויקטים רבים לאורך שנים אינן מאפשר ות .
לתכנן את תוכניות העבודה בצורה מיטבית, והמשך החריגות בשנים הבאות לא יאפשר .
לסיים את הפרויקטים המתוכננים על פי הערכת התשומות שיועדה להם ו הדבר עלול .
לגרום לכך ש פרויקטים עתידיים יידחו.
מומלץ כי שע"ם יבחן את החריגות במספר ימי הפרויקט בכלל הפרויקטים ויפעל להפחתת .
החריגות על מנת לעמוד בתוכניות העבודה.
עמידה בתכולה שנקבעה לפרויקטים .
עד שנת 2019 במערכת פרופראין נתונים על החריגות מהתכולות ומלוחות הזמנים של ההזמנות .
שבוצעו במסגרת תוכניות העבודה.
בחלק מהערותיו של מנהל תוכניות העבודה שנרשמו בדוחות .
על החריגות ממספר ימי העבודה המתוכננים לפרויקטים נרשם כי החריגות נבעו משינויים .
בתכולה של הפרויקט, אך אין מידע על חריגות בתכולה שהיו בשנים אלה בפרויקטים שבהם .
לא הייתה חריגה ממספר הימים המתוכננים לפרויקטים.
על פי נתוני סטטוס פרויקטים ב מערכת לפיד לשנת 202161 , 34 מתוך 221 פרויקטים נמצאו .
ב סטטוס "חריגה" או "צפי לחריגה" בתכולה , 29 מה ם בסטטוס "חריגה" או "צפי לחריגה" גם .
עוד עולה מנתוני מערכת לפיד כי 11 מתוך120 שו"שים נמצאו בסטטוס "חריגה" או .
"צפי לחריגה" בתכולה , שבעה מ ה ם ב סטטוס "חריגה" או "צפי לחריגה" גם בלו חות הזמנים .
צוות הביקורת בחן את הערותיו של מנהל תוכניות העבודה ב- 164 פרויקטים מתוכנית .
העבודה לשנת 2021 שבהם סטטוס הפרויקט מבחינת התכולה נרשם "כמתוכנן".
כי ב-17 מתוך 164 הפרויקטים שנבחנו סטטוס העמידה בתכולת הפרויקט אינו משקף את .
לדוגמה, בפרויקט "דוח פוטנציאל - הטלת עיצום כספי על אי-הגשת הדוח על עסקת רווח הון " .
היה סטטוס התכולה המעודכן במערכת "כמתוכנן", אך בהערתו של מנהל תוכניות העבודה .
נרשם "אושר באמצע שנה בנוסף לתוכנית העבודה.
נדרשו יותר ימים לפרויקט זה בגלל שינויים .
באיפיון"; בפרויקט "רשימת עבודה - בקרה בנושא עיקולים שנשלחו ולא נקלטו או שגויים" היה .
סטטוס התכולה המעודכן במערכת "כמתוכנן", אך בהערותיו של מנהל תוכניות העבודה נכתב .
"יש צורך ביותר ימים בגלל שינויים בתכולה/איפיון שהיו לדרישה זו".
מבקר המדינה מציין כי לצורך בקרה אחר הפרויקטים ולשם הפקת לקחים מומלץ כי .
בשע"ם יקפידו על עדכון המערכת בחריגות מתכולות.
61 נתוני סטטוס הפרויקטים לשנת2021 .
מעודכנים לסוף השלישון השני .
פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים בקרות בשע"ם .
6 של רשות התקשוב, "ניהול עלויות פעילויות תקשוב" שבתוקף מ -1.
למוגדר ב"מדריך התכנון הממשלתי", נאמר כי יחידת התקשוב המשרדית תבצע בקרת ביצוע .
מול תכנון פעמיים לפחות בשנת עבודה, וכי על מנהל מערכות המידע הראשי לבקר את אופן .
ניצול המשאבים לצורך קבלת החלטות מושכלת.
בשנת 2012 הוקם אגף תוכניות עבודה בכפיפות למטה מנהל שע"ם.
בשנת2014 הוקמה חטיבת .
Project Management Office (PMO ) לצורך מעקב אחרהתקדמות פרויקטים רוחביים או חוצי ארגון.
בקרה על הפרויקטים האסטרטגיים .
על פי נוהל המתודולוגיה , ה-PMO מספק תמיכה למנהלי הפרויקטים, משקף את מצב הפרויקטים .
להנהלה, מבצע בקרה על ביצוע הפרויקטים ומציף חריגות.
התמיכה במנהלי הפרויקטים .
מתבטאת בסיוע לבניית תוכניות העבודה, בהכנת סטטוס ובפתיחת "צווארי בקבוק".
בנוהל המתודולוגיה נמנה ה-PMO כגורם מסייע בשלבים השונים של חיי הפרויקט.
מפורטים התהליכים שבהם מסייע ה-PMO .
בהתאם לשלבי הפרויקט .
לוח 6 : התהליכים שבהם מסייע ה- PMO בהתאם לשלבי הפרויקט .
המקור: נוהל המתודולוגיה של שע "ם.
שלב הפרויקט התהליכים שבהם ה - PMO מסייע .
טרום ייזום בחינת האומדן והכנה לתיעדוף, פגישת התיעדוף .
ייזום בניית תוכנית עבודה ותיקוף האומדן הראשוני, הקמת הזמנת עבודה .
תכנון ואפיון מפורט סקר אפיון (אישור סיום אפיון), תכנון מפורט, תיקוף תוכנית הביקורת ועיבויה, .
סקר אפיון (אישור הסיום של תכנון הפרויקט) .
עיצוב סקר עיצוב (אישור הסיום של עיצוב המערכת) .
קידוד תכנון והכנה לתהליך הקידוד, בקרת תהליך הקידוד, סקר הקידוד .
בדיקת מסירה בקרת התהליך של בדיקת המסירה, סקר בדיקת המסירה (אישור סיום בדיקות) .
בדיקת קבלה בקרת התהליך של בדיקת הקבלה, סקר הסיום של בדיקות ה קבלה .
העברה לייצור בקרת תהליך ההעברה לייצור, סקר הסיום של ההעברה לייצור .
הדרכה תכנון הדרכות, הכנה לביצוע ההדרכות , בקרה על ביצוע ההדרכות , סקר סיום .
(פיילוט) בקרת תהליך ההרצה הראשונית, סקר סיום ההרצה הראשונית .
וסגירתו בקרת תהליך ההטמעה .
ה | פעילות יחידת שירות עיבודים ממוכנים ברשות המיסים על פי נוהל המתודולוגיה, אגף ה- PMO .
אמור לספק תמיכה לכל הפרויקטים המתבצעים בשע"ם .
כיום מועסקים באגף שני עובדים והם מלווים תשעה מתוך 12 הפרויקטים האסטרטגיים 62 .
הקיימים כיום במערכת לפיד .