HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
תכניות העבודה השנתיות כללו רק את שמות מערכות המידע שבמחלקת פי"ם ו את התקציב השנתי המתוכנן לכל מערכת, אך לא כללו את פירוט הפעילויות שיבוצעו בכל מערכת.
זאת אף שבתכניות העבודה של מחלקת פי"ם לשנים אלו פורטו הפעילויות בכל מערכת.
תכניות העבודה כללו מידע חלקי בלבד על הפעילויות שנוהלו, שלא לפי הדרישות של נוהל מפת"ח.
בפעילויות לא פורטו הנתונים האלה: מועד התחלה וסיום מתוכננים, המשאבים הנדרשים לביצוע הפעילות ועלות ביצועה המתוכננת.
לצד פעילויות רבות בתכניות העבודה נכתב שנדרשת תוספת תקציב לצורך השלמתן, אך לא נכתב אם אפשר להשלים חלק מהפעילות במסגרת התקציב הקיים או שבהיעדר התוספת הפעילות לא תבוצע.
בשנת 2014 תוספת התקציב שנדרשה להשלמת כל הפעילויות בתכנית העבודה נאמדה בכ -200 מיליון ש"ח (כ -60% ,)מהתקציב השנתי ובשנת 2015 - בכ-182 .
מיליון ש"ח משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי תכנית העבודה השנתית שלו אינה משקפת את כל הפעילויות המתוכננות לשנת העבודה .
התכנית מכילה מידע חלקי בלבד על הפעילויות ואינה מפרטת את הערכת העלות ולוחות הזמנים המתוכננים.
עקב כך נפגמת יכולת מנ"ט להקצות משאבים ביעילות, לזהות חריגות בלוחות הזמנים, לפקח ביעילות על ביצוע התכנית ולעמוד במסגרת התקציבית.
בתשובתה מסרה המשטרה כי מנ"ט מנהל שני סוגים של תכניות עבודה שנתיות בעלות מטרות שונות: תכנית עבודה מחלקתית - שמטרתה לסנכרן את המשימות הפרויקטליות בין המדורים ולכונן בסיס משותף של עשייה על מנת לעמוד בלוחות הזמנים, ולכן ההיבט התקציבי פחות רלוונטי בה; תכנית עבודה מנ"טית - תכנית המפרטת את הפעילויות העיקריות של כל המחלקות במנ"ט הכתובה באוריינטציה תקציבית.
משרד מבקר המדינה מעיר למנ"ט כי תכנית העבודה השנתית צריכ ה לכלול את כל מרכיבי היסוד הנדרשים בנוהל מפת"ח ובפרט את התשומות, התפוקות ולוחות הזמנים של הפעילויות כדי שתוכל לשמש כלי עזר לבקרה על התקדמות הביצוע לעומת נתוני התכנון וכדי שתאפשר לו למדוד אם הוא מנהל את משאביו ביעילות ובאפקטיביות, וזאת בלי להיעזר בתכניות עבודה של תתי-היחידות.
זאת ועוד, ראוי שכל תכניות העבודה יהיו בעלות מבנה זהה וישקפו את מרכיבי היסוד.
בקרה על תכנית העבודה השנתית על פי נוהל מפת"ח, תהליך הבקרה על תכנית העבודה יכלול את הפעילויות האלה: דיווח על ההתקדמות בביצוע הפעילויות שנכללות בתכנית העבודה בתדירות שקבע הארגון; מעקב אחר סטטוס ביצוע הפעילויות והשוואת נתוני התכנון לנתוני הביצוע מבחינת לוח הזמנים, התקציב והתוצרים; זיהוי חריגות; ריכוז המידע ודיווח ללקוח ולהנהלה.
שם הדוח: המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 כמו כן על פי הנוהל, גורמי ההנהלה צריכים להגדיר את תהליך סיכום תכנית העבודה השנתית, וזאת בשני אופנים: האחד - הערכת מידת העמידה של גורמי הפיתוח ביעדי תכנית העבודה באמצעות השוואת נתוני התכנון לביצוע על פי מדדים מוגדרים מראש; והשני - הערכת משאבי כוח האדם שיידרשו בארגון בשנים הקרובות, על מנת לצמצם את הפערים בין הביצוע לתכנון שנצפו במסגרת פיתוח המערכות בשנה הקודמת, על פי הטכנולוגיות שהארגון צפוי להשתמש בהן.
בקרה על תכנית העבודה השנתית של פי"ם דיווחי ההתקדמות בביצוע הפעילויות של פי"ם בשנים 2014 ו- 2015 כללו את ריכוז הפעילויות שתוכננו לשנת העבודה ו סטטוס הביצוע של כל פעילות בסוף אותה שנה.
הביקורת העלתה כי דיווחי ההתקדמות של פי"ם לשנים 2014 ו- 2015 כללו מידע חלקי, שלא כנדרש בנוהל מפת"ח.
עוד הועלה כי המחלקה לא בחנה אם גורמי הפיתוח שלה עמדו ביעדים שנקבעו בתכנית העבודה השנתית .
מניתוח שביצע משרד מבקר המדינה עולה כי שיעור הפעילויות שלא הושלמו במרבית המדורים גדל בשנת 2015 לעומת 2014 , וכי בשנים האמורות שיעורו המזערי היה 18% ושיעורו המרבי היה 59% , כמפורט להלן.
שיעור הפעילויות שלא הושלמו במחלקת פי"ם ב שנים 2014 ו- 2015 , לפי מדורים36 .
המקור: על פי נתוני המשטרה בעיבוד משרד מבקר המדינה.
36 הנתונים בגרף חושבו על בסיס תכניות העבודה השנתיות של פי"ם לשנים 2014 ו- 2015 .
רק פעילויות בסטטוס "בוצע" נלקחו בחשבון ככאלו שהושלמו.
המשרד לביטחון הפנים 489 .
:שם הדוח המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי בהיעדר תהליך סדיר של השוואת נתוני התכנון לביצוע ושל בחינה לגבי מידת עמידתם של גורמי הפיתוח ביעדים שתוכננו להם, נבצר ממנו לאתר פערים בין תכנית העבודה המתוכננת ובין הביצוע בפועל, וכן נבצר ממנו להפיק לקחים מהשנה שעברה ולשפר את תהליכי העבודה.
עקב כך גם לא בוצע ניתוח שאפשר ללמוד ממנו על הסיבות להבדלים בין אופן יישום הפעילויות בשנת 2014 ובין אופן יישומן בשנת 2015 , כדי ש יינקטו פעולות לצמצום הפערים ביניהם.
בתשובתה מסרה המשטרה כי בעקבות מבצע "צוק איתן" (שהתקיים בחודשים יולי-אוגוסט 2014 ) נדרשו שינויים במשימות בכלל היחידות במשטרה וגם במנ"ט.
עוד מסרה כי יש משימות שתוכננו אך בסופו של דבר הוחלט שלא לבצען, מאחר שהלקוח שינה את דעתו בעניינן.
משרד מבקר המדינה מעיר למנ"ט כי בדיווחים על סטטוס התקדמות הפיתוח של פעילויות שונות עליו לציין את הסיבה לכך שזהו סטטוס הפעילות, באופן שבעת ניתוח נתוני הביצוע יוכל לנטרל פעולות שבוטלו או הוקפאו מסיבות מוצדקות בעיניו.
בקרה על תכנית העבודה השנתית של מנ"ט מדור תכנון מקבל מראשי המחלקות דיווחים חצי-שנתיים על הפעילויות שבוצעו ועל הסטטוס שלהן.
המדור מרכז את כל הנתונים בשני דוחות ומגיש אותם לראש מנ"ט ולסמפכ"ל המשטרה: דוח-חצי שנתי ודוח שנתי.
הדוח השנתי מו גש גם לראש אג"ת.
לא נמצאו מסמכים שאפשר ללמוד מהם כי התקיימו דיונים בנושא הדוחות החצי- שנתיים והשנתיים שמגיש מדור תכנון.
הביקורת העלתה כי שלא לפי נוהל מפת"ח, בדוחות החצי-שנתיים והשנתיים נכלל מידע חלקי בלבד על הפעילויות, שאפשר ללמוד ממנו רק על סטטוס הפעילות ולא נכללים בו פרטים מהותיים על הפעילויות, כגון: המשאבים שהושקעו בביצוען, העלות, מועדי התחלה וסיום, שיעורי הביצוע והסיבה להקפאת פעילות או לדחייתה.
כמו כן, הדוחות החצי-שנתיים אינם מפרטים את כל הפעילויות המבוצעות במערכות המידע והמפותחות במחלקת פי"ם.
זאת עוד, הועלה כי מנ"ט לא בחן אם גורמי הפיתוח עמדו ביעדים שתוכננו להם.
משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי עליו לכלול בכל הדוחות שלו את כל הפעילויות ה מבוצעות במערכות המידע ולהגיש דיווח על נתוני הביצוע שלהן כנדרש לפי נוהל מפת"ח, וזאת כדי לקיים בקרה נאותה על אופן ביצוען של הפעילויות ולוודא שהביצוע בפועל אינו חורג מהתכנית.
כמו כן, ראוי שמנ"ט יבחן באופן סדיר אם גורמי הפיתוח עמדו ביעדים שתוכננו להם.
שם הדוח: המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 ניהול עלויותהפיתוח והתחזוקה של המערכות ובקרה עליהן .
מרכיבי התקציב השנתי של מנ"ט תקציב מנ"ט בכל אחת מהשנים 2014 -2012 נאמד בכ -341 מיליוןש"ח בממוצע .
משנת 2012 ועד שנת 2014 חל גידול של כ -18% בתקציב: בשנים 2014 -2012 נאמד תקציב מנ"ט בכ-308, כ-351, וכ-364 מיליון ש"ח, בהתאמה.
להלן תרשים של תקציב מנ"ט לשנת 2014 :, לפי מרכיביו .
מרכיבי מסגרת התקציב של מנ"ט לשנת 2014 )(במיליוני ש"ח .
להלן פירוט מרכיבי התקציב: 1.
פיתוח מערכות חדשות: עלויות רכש ייעודי ועלויות שכר של עובדי קבלן המועסקים במערכות מידע הנמצאות בשלב פיתוח והקמה.
באוגוסט 2015 , מועד סיום הביקורת, היו במנ"ט חמש מערכות חדשות ששיעורן היה כ-10% מכלל המערכות ובהן מערכת דרך המלך.
פיתוח ותחזוקה של מערכות קיימות : עלויות השכר של עובדי קבלן המועסקים במערכות מידע הנמצאות בשלב תחזוקה.
פיתוח מודולים חדשים ממומן באמצעות מרכיב תקציבי זה.
כוח אדם פנימי : עלויות השכר של 232 שוטרים בחובה ובקבע המועסקים במנ"ט.
תשתיות : עלויות רכש של שרתים, מקום אחסון, מערכות הפעלה ורישוי תכנות.
המשרד לביטחון הפנים 491 .
:שם הדוח המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 5.
מחלקת קשר : עלויות פיתוח ותחזוקה של מערכות טלפוני יה וקשר המנוהלות במחלקה.
קרן בלאי : מימון של החלפת ציוד קיים, היות שערכו של הציוד יורד במשך הזמן.
מפא "ט: עלויות המחלקה לפיתוח אמצעים טכנולוגיים.
מהתרשים עולה כי רק 17% ,)מהתקציב מיועד להוצאות קבועות (שכר השוטריםכך שרוב התקציב גמיש ומיועד להוצאות משתנות ובהן שכר עובדי הקבלן ותשתיות.
אי-ביצוע תהליך הערכת עלויות של מערכות המידע הערכת עלויות של מערכת מידע היא אחת מחמשת נושאי היסוד בעץ המערכת בנוהל מפת"ח, ויש לבצעה עוד בשלב הייזום ולאמת את ההערכה שוב בשלב האפיון, הערכה זאת תשמש כתכנית בסיס ולעומתה יבחנו העלויות בפועל של המערכת.
במסגרת הערכת עלויות מערכת מחושבות עלויות שלב ההקמה והפיתוח שלה וכן עלויות התחזוקה השנתית שלה במשך חמש שנים.
בתהליך הערכת העלויות יש לכלול את עלויות כל סוגי המשאבים הנדרשים במסגרת מחזור חיי המערכת, בין שמדובר במשאבים ישירים כגון צוות הפיתוח והתחזוקה, ובין שמדובר במשאבים עקיפים כגון: הנהלת הארגון המלווה והמפקחת על המערכת, גורמי בקרה, גורמי הדרכה והטמעה, יועצים חיצוניים ואנשי תשתיות.
על מנת לחשב את העלויות של כל סוג משאב יש לכפול את התעריף לשעה במספר השעות המתוכננות לו במשך מחזור חיי המערכת.
מחלקת פי"ם פועלת על פי כמה הנחות יסוד, אחת מהן היא שדרישות חדשות יפותחו במידת האפשר כמודולים חדשים על בסיס המערכות הקיימות.
כאמור, על פי נוהל מפת"ח מודול נחשב למערכת חדשה הכוללת את כל שלבי מחזור החיים.
מחלקת פי"ם הכינה טבלה שמנחה כיצד לבצע הערכת עלויות לפיתוח מערכות מידע חדשות (להלן - נוהל הערכת עלויות).
בטבלה מפורטים כל רכיבי העלות שיש לכלול באומדן במשך מחזור חיי המערכת, לפי רכיבי תשתית ורכיבי כוח אדם ובכללם מנהל המערכת, מפתחים, אנשי בדיקות, מדריכים ומטמיעים.
כמו כן, יש לציין בטבלה את פריסת מרכיבי העלויות לשלוש שנים ואף לציין אם מדובר בעלויות פיתוח או תחזוקה.
הביקורת העלתה כי לא בוצעה הערכת עלויות של ארבעת המודולים שנבדקו, אף שלפי נוהל מפת"ח יש להתייחס למודול כמערכת מידע.
משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי בהיעדר הערכת עלויות ראשונית לפיתוח מודולים שבהם מושקעים מיליוני ש"ח, נבצר ממנו לבצע בקרה על התקדמות העלויות בפועל של פיתוח המודולים ולאתר חריגות בהקדם האפשרי, על מנת לחסוך בעלויות של ביצוע פעולות מתקנות.
בתשובתה מסרה המשטרה כי לפני פיתוח מודול חדש, מנ"ט מציג ללקוחותיו שתי אפשרויות פיתוח: באמצעות כוח האדם שמתחזק את המערכת אליה מתווסף המודול ללא הערכת עלות נפרדת, בהתבסס על תקציב תחזוקת המערכת הקיימת ; או באמצעות הקצאת כוח אדם נוסף, שעבורו מתבצע תמחור עבור תוספת זו.
שם הדוח: המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 משרד מבקר המדינה מעיר למנ"ט כי עליו לבצע הערכת עלויות נפרדת לפיתוח כל המודולים החדשים ללא תלות בגורם המבצע את הפיתוח, וזאת כדי שיוכל להשוות בין העלויות המתוכננות לעלויות בפועל.
חשוב במיוחד להעריך את עלויות המודולים לנוכח הנחת היסוד של מנ"ט שיש לפתח דרישות חדשות כמודולים במידת האפשר ולאור ההשקעה הכספית הגדולה בפיתוחם.
בינואר 2016 , בעקבות הערת הביקורת, העביר מנ"ט למשרד מבקר המדינה טבלת הערכת עלויות עבור ארבעת המודולים שנבדקו, אך הטבלה לא נכתבה בהתאם לנוהל הערכת העלויות של פי"ם.
במסמך הייזום של מערכת דרך המלך מפברואר 2013 נכללה טבלת הערכת עלויות ולפיה הקמת המערכת נאמדה בכ-40 מיליון ש"ח, ועלות תחזוקתה השנתית נאמדה בכ-9.
בטבלה זו לא פורטו מרכיבי העלות השונים.
באפריל 2013 הכינה פי"ם טבלת הערכת עלויות של מערכת דרך המלך ונכללו בה עלויות הקמה בלבד, בהן: שכר העבודה של חברה א' עבור ליווי תהליך ההקמה של המערכת; הקמת סביבות העבודה של המערכת; שכר כוח האדם שיגויס לפיתוח המערכת; רכש יחידות קצה; שעות ייעוץ ורכיבי תשתית ייעודיים.
הביקורת העלתה כי בהערכות העלויות של מערכת דרך המלך לא פורטו כל העלויות הנכללות במסגרת מחזור חיי המערכת, שלא כנדרש בנוהל מפת"ח ובנוהל הערכת עלויות.
לדוגמה: טבלת הערכת העלויות שהכינה פי"ם לא כללה את עלות התחזוקה הרב-שנתית ואף לא את עלויות השכר של חלק מבעלי התפקידים המעורבים בהקמת המערכת, ובהם מנהל המערכת, בודקי תכנה ו אנשי הדרכה והטמעה.
במועד סיום הביקורת עדיין לא התקבל תקציב מעודכן ומלא של המערכת הכולל את כל רכיביו.
מנהלי המדורים במחלקת פי"ם מעריכים את העלויות השנתיות של מערכות הנמצאות בשלב תחזוקה כמו מערכת דות"ן, בהתבסס על עלויות השכר של עובדי הקבלן המועסקים במערכות ועל עלויות הרכש הייעודי בהן.
הערכות אלו מועברות למדור תכנון, והוא אחראי לרכז את הנתונים ולהעביר את הצעות התקציב של כל אחת מהמערכות לאישורו של אג"ת.
הביקורת העלתה כי הערכת העלויות השנתית של כל מערכת הנמצאת בשלב תחזוקה לא כללה את עלות השכר של כוח האדם הפנימי העוסק בפיתוח ובתחזוקה של המערכות וכן לא נכללו בה עלויות השכר של עובדי קבלן מסוימים כגון: גורמי בקרה, יועצים המלווים את המערכת וגורמי הדרכה.
משרד מבקר המדינה מעיר למנ"ט כי במסגרת ביצוע הערכת עלויות שנתית ורב- שנתית עבור כל מערכת וכל מודול עליו להקפיד לפרט את כל המרכיבים הנכללים במחזור חיי המערכת ובייחוד עלויות השכר של כל העובדים המעורבים בפיתוחה, ולשמור אותה כתכנית בסיס באופן שיאפשר להשוות בין עלויות המערכת בפועל לעלויות תכנית הבסיס כדי לזהות חריגות.
בינואר 2016 מסר ראש מנ"ט למשרד מבקר המדינה כי הוא קיבל את הערת הביקורת, וכי הערכת העלות הראשונית של כל המערכות תישמר באופן שיאפשר להשוות בינה ובין העלויות בפועל.
:שם הדוח המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 תכנון תקציב שנתי של מערכות מידע בשלב התחזוקה על פי נוהל מפת"ח, יחידת ה-IT אחראית לאסוף מלקוחותיה את הדרישות לפיתוח מערכות המידע ואת לו חות הזמנים הרצויים לביצוע כל משימה.
על בסיס נתונים אלו יחידת ה -IT תעריך את העלות של כל מערכת מידע במשך כל מחזור חייה; תבחן את העלויות של כל מערכות המידע לעומת המסגרת התקציבית וסדר העדיפויות של הארגון; ותקבע לכל מערכת תכולה, לוחות זמנים ותקציב.
הביקורת העלתה כי במשטרה מתבצע תהליך הפוך מהנדרש בנוהל מפת"ח: אג"ת מאשר את התקציב השנתי של כל מערכת מידע הנמצאת בשלב תחזוקה, וזאת בהתבסס על עלויות השכר של עובדי הקבלן המועסקים בתחזוקת כל מערכת.
על פי תקציב זה מתבצעים במערכת עבודות תחזוקה וכן שינויים ושיפורים, שיאפ שרו לה לעמוד בדרישות חדשות של הלקוחות, ובכלל זה מפתחים בה מודולים חדשים בהיקף של מערכות שלמות, כמו מודול תמנון במערכת שירת הסירנה ומודול חסיונות במערכת פל"א.
בעניין זה, בחן משרד מבקר המדינה את תקציב מחלקת פי"ם בשנים 2015 -2012 ומצא כי התקציב השנתי של כל מערכות המידע הנמצאות בשלב תחזוקה היה קבוע מדי שנה.
להלן דוגמאות: תקציב מערכת פל"א היה כ-5 מיליון ש"ח בשנה; תקציב מערכת דות"ן - כ-2 ;מיליון ש"ח בשנה תקציב מערכת מלאכת מחשבת - כ-6 מיליון ש"ח בשנה; תקציב מערכת שירת הסירנה - כ-4 .
מיליון ש"ח בשנה משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי קביעת תקציב שנתי קבוע לתחזוקת המערכת, שבחלקו משמש לפיתוח מודולים חדשים, אינו משקף נכונה את עלויות התחזוקה של המערכת.
זאת ועוד, אמנם הדרישות שיפותחו בכל מערכת בהתאם לתקציבה השנתי מייצגות את סדר העדיפויות במישור המערכת הבודדת, אך הן אינן מייצגות את סדר העדיפויות הארגוני, ולכן זהו תהליך שגוי מיסודו.
לדעת משרד מבקר המדינה ראוי שמנ"ט יבחן את שיטת התקצוב הקבוע של מערכות בשלבי תחזוקה וכן יפריד בין עלויות התחזוקה ובין עלויות הפיתוח, באופן שההחלטות לגבי פיתוחים חדשים ייקבעו על פי סדר העדיפ ויות הארגוני ולא על פי היתרות שנותרו בתקציב שהוקצה לתחזוקת המערכות , כפי שהדבר מבוצע באוגוסט 2015 , מועד סיום הביקורת.
בקרת עלויות של מערכות מידע אי-יכולת לבצע בקרת עלויות במערכות מידע במחלקת פי"ם על פי ה-PMI , בקרת עלויות היא תהליך של מעקב אחר סטטוס התקדמות הפיתוח של המערכת לצורך עדכון עלויות המערכת וניהול השינויים בה לעומת תכנית הבסיס.
לתהליך יתרון חשוב - הוא מאפשר לזהות חריגה מתכנית הבסיס, על מנת לפעול להקטנת הסיכון לחריגה מיעד התקציב של המערכת ואף למנוע סיכון זה.
כאמור, אג"ת אחראי, במסגרת תפקידו, לקבוע אם לאשר את הצעות התקציב השנתיות לפיתוח ותחזוקה של מערכות מידע וכן תוספות תקציב, אם נדרשו.
אג"ת אינו אחראי לבקרת תקציב מערכות המידע במנ"ט, ואינו ער לחריגה מהתקציב השנתי שתוכנן למערכת כל עוד מנ"ט לא ביקש עבורה תוספת תקציב.
שם הדוח: המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 מדור תכנון אחראי, במסגרת תפקידיו, להשוות בין העלויות החודשיות של כל עובדי הקבלן המועסקים במנ"ט, המבוססות על התעריף השעתי של כל עובד ומספר שעות העבודה החודשיות שלו, לבין הסכומים המופיעים בחשבוניות השכר החודשיות של העובדים.
בתהליך זה נרשמות בקו בץ ייעודי עלויות השכר החודשי של כל עובד קבלן, לפי המדורים שבהם מועסקים העובדים.
נוסף על כך, המדור מבצע רישום של עלויות הרכש הייעודי בכל מערכת מידע חדשה ומוודא שעלויות אלו תואמות לתקציב שאושר לכך.
לאורך השנה מתקיימים דיוני סטטוס בראשות ראש מנ"ט שבמסגרתם מתבצע תהליך השוואת עלויות השכר בפועל של כל עובד קבלן מול העלות המתוכננת בתחילת השנה.
הביקורת העלתה כי מנ"ט לא הגדיר בקובץ של עלויות השכר החודשי של עובדי הקבלן את שם המערכת ובפרט את שם המודול שבפיתוחו ובתחזוקתו עוסק העובד, ולפיכך לא היה אפשר לסכום את העלויות המצטברות של כל מערכת ומודול.
כמו כן, הועלה כי בדיוני הסטטוס בראשות ראש מנ"ט לא הייתה התייחסות לעלות בפועל של כל מערכת ומודול, הכוללת בעיקר עלויות העסקה של כוח אדם.
עוד העלתה הביקורת שהעלויות בפועל של כל שש המערכות שנבדקו לא הוצגו בדיוני ועדות ההיגוי של המערכות.
לדעת משרד מבקר המדינה ראוי שמנ"ט יבצע מעקב שוטף אחר העלויות המצטברות של כל מודול ומערכת לעומת הערכת העלויות (תכניות הבסיס) ויציג נתונים אלו בדיוני הסטטוס ובישיבות של ועדות ההיגוי של המערכות באופן שמקבלי ההחלטות והמעורבים בפיתוח המערכות יהיו שותפים למידע זה.
בתשובתה מסרה המשטרה כי מנ"ט ישלב בתכנית העבודה של צוות ה-ERP משימהלהקמת מערכת למעקב אחר עלויות עובדי הקבלן המועסקים במערכות המידע, באופן שכל עלויות השכר של הפיתוח והתחזוקה של המערכות ייצברו ויירשמו.
זאת ועוד, בעקבות הערת הביקורת החל מנ"ט לרכז את הנתונים על עלויות שכר עובדי הקבלן לשנת 2015 עבור פיתוח חלק ממערכות המידע והמודולים.
לדעת משרד מבקר המדינה ראוי שבמערכת שתפותח יפורטו כל מרכיבי העלות לפיתוח כל מערכת וכל מודול במשך כל מחזור חייהם ולא רק עלויות השכר של עובדי הקבלן.
אי-יכולת להציג בנפרד את התקציב של כל מערכת במודול הפיננסי בתקציב מנ"ט שני סעיפים: סעיף שוטף (סעיף 07 ) המפרט עלויות בתחומי התחזוקה, הרישיונות, השרתים, הרכש והייעוץ; וסעיף פיתוח (סעיף 52 ) המפרט את עלויות המערכות הנמצאות בשלב פיתוח והקמה ואת עלויות המערכות הנמצאות בשלב התחזוקה37 .
עלותה של כל אחת ממערכות המידע החדשות, שנמצאות בשלבי פיתוח והקמה, מיוצגת בסעיף הפיתוח באמצעות תכנית תקציבית נפרדת.
37 ,תקציב מערכות הנמצאות בשלב תחזוקה נכלל בסעיף הפיתוח משום שבמסגרת התחזוקה מתבצע בין היתר, פיתוח של דרישות חדשות במערכות אלו.
המשרד לביטחון הפנים 495 .
:שם הדוח המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 בשנת 2010 פיתח מנ"ט מודול פיננסי במערכת ה-ERP שמטרתולהבטיח עמידה בכללי ההוצאה ובחוק התקציב.
במודול נרשם התקציב השנתי שהוקצה לכל סעיף תקציבי ולכל תכנית תקציבית וכן התקציב השנתי שהתקבל מאג"ת למימון כל סעיף וכל תכנית תקציבית.
לעתים משרד האוצר מקצה תקציב שמיועד לפיתוח ולתחזוקה של כמה מערכות מידע.
כאשר מוקצה תקציב כאמור, אג"ת מזי ן אותו למודול הפיננסי כתכנית תקציבית כללית ומנחה את מנ"ט כיצד לחלק את התקציב בין המערכות.
המודול הפיננסי אינו מאפשר לתעד הנחיות אלו, ועולה כי התקציבים אינם משויכים לכל מערכת בנפרד אף שהם ישמשו למימונה.
נוכח זאת, המידע במודול הפיננסי במישור המערכת הבודדת אי נו מייצג את כל התקציבים שהועברו אליה.
על מנת להתמודד עם הייצוג החלקי של התקציבים כמתואר לעיל, מדור תכנון מנהל קובץ אקסל לכל אחת ממערכות המידע שנמצאות בשלב פיתוח והקמה (ששיעורן כ -10% מכלל מערכות המידע במנ"ט), ובכל פעם שהוא מעדכן תקציבים במודול הפיננסי הרלו ונטיים למערכות אלו, הוא מעדכן גם את קובץ האקסל של אותה המערכת.
לאור האמור, במערכות אלו יש שונות בין המידע הפיננסי המנוהל במודול הפיננסי ובין המידע המנוהל בקובצי האקסל.
משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי המודול הפיננסי שהוא פיתח אין בו כדי למלא את כל צורכי המשתמשים, ובפרט את צורכי מדור תכנון, המופקד על ניהול תקציבה של כל מערכת.
אף שהפתרון שמצא מדור תכנון לבעיה - ניהול של קובצי אקסל בד בבד עם ניהול המודול הפיננסי - מאפשר לעדכן את נתוניהן של כ- 10% ממערכות המידעבמנ"ט, הרי שהוא אינו יעיל, גוזל משאבים רבים ואין התא מה בין הנתונים המנוהלים בו ובין הנתונים המנוהלים במודול הפיננסי.
יודגש כי הפתרון שהוצע הוא חלקי בלבד, שכן לא מעודכנים בו נתוניהם של יתר 55 .
מערכות המידע הנמצאות בשלב תחזוקה לדעת משרד מבקר המדינה, ראוי שמנ"ט ישלים את פיתוח המודול באופן שהוא ישקף את התקציבים שהתקבלו עבור כל מערכת מידע ויהיה אפשר לנהל באמצעות כלי פיננסי אחד את התקציב של כל מערכת מידע.
בתשובתה מסרה המשטרה כי בכוונת מנ"ט לגבש דרך פעולה לתכנון תקציבי ומעקב ביצוע מול תכנון של כלל פע ילויות המשטרה.
בתכנית העבודה המאושרת לשנת העבודה 2016 נכללת הצטיידות במודול תכנון תקציבי המשתלב במערכת ה-ERP .
גורמי התקצוב והתכנון פועלים על מנת לסכם דרך פעולה ונוהל ליישום הנושא.
הסבת מערכות מידע - התקשרות באמצעות הסכם למחירים מרביים .
מחלקת פי"ם פועלת על פי כמה הנחות יסוד, ובהן ההנחה שמערכות המידע של המשטרה מבוססות בעיקר על התשתיות וכלי הפיתוח של חברה א'.
המערכות אד"ם38 ,דות"ן ופל"א פותחו במנ"ט בשנים 2000 , 2004 ו- 2006 בהתאמה, בשפת תכנות של חברה א' שהייתה .
שם הדוח: המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 מקובלת באותן שנים .
בשנת 2008 'הופסקה תמיכת חברה א בשפת התכנות ונוצר צורך להחליף את המערכות או להסב אותן לשפת תכנות מתקדמת יותר.
ביוני 2009 הזמין מנ"ט מחברה א' נייר עמדה לבחינת אופן הסבת מערכתפל"א (להלן - נייר עמדה).
בנייר העמדה נכתב שתהליך הסבת המערכות ארוך וכרוך בסיכונים אך סיבותיו מוצדקות, וכדי למזער סיכונים ולקצר את משך ההסבה הוצע לבצע את ההסבה בשני שלבים .
בינואר 2011 הגישו שלוש חברות בהן חברה א' הצעת מחיר משותפת למנ"ט לביצוע ה סבת שלב א' באמצעות כלי אוטומטי.
2 מיליון ש"ח, ומשך ההסבה הוערך בכשמונה חודשים.
הצעת המחיר התבססה על כך ששמונה עובדים של מנ"ט ישתתפו בתהליך הסבת המערכת (ארבעה אנשי בדיקות, שלושה מפתחים ומנהל פרויקט).
כל גוף ציבורי מחויב לבצע את התקשרויותיו לביצוע עבודה או לרכישת שירותים על פי חוק חובת המכרזים, התשנ"ב- 1992 (להלן- חוק חובת המכרזים), ועל פי תקנות חובת המכרזים, התשנ"ג- 1993 (להלן- תקנות חובת המכרזים).
התקשרות באמצעות המכרז נועדה להבטיח למפרסם המכרז התקשרות יעילה בתנאים מיטביים, ולמציעים בכוח - שוויון הזדמנויות.
על פי הוראות תכ"ם בנושא ועדת המכרזים, בכל התקשרות בנושא תקשוב ששוויה עולה על 2.
5 מיליון ש"ח, על ועדת המכרזים של המשרד הממשלתי הנוגע בדבר לפנות לקבלת חוות דעת מקצועית מהממונה על רשות התקשוב הממשלתי.
כמו כן, על פי הוראות תכ"ם בנושא פטור ממכרז, אם משרד ממשלתי מבקש לבצע התקשרות בפטור ממכרז עם ספק יחיד בשווי של מעל 4 מיליון ש"ח, הוא נדרש לקבל אישור לכךמוועדת הפטור במשרד האוצר.
מינהל הרכש במשרד האוצר (להלן - מינהל הרכש) אחראי במסגרת תפקידו גם לניהול משא ומתן מול ספקים גדולים במשק לקביעת הסכמים למחירים מרביים עבור המוצרים והשירותים שלהם.
ההסכמים נועדו לשמש את כל משרדי הממשלה ולהבטיח מחירים אטרקטיביים גם למשרדי הממשלה הקטנים.
השימוש בהסכמים אלו כפוף לחוק חובת המכרזים ולתקנות חובת המכרזים, ואם משרד ממשלתי מבצע התקשרות שלא באמצעות מכרז, הרי שההתקשרות מותנית בכך שיקבל פטור ממכרז על פי הוראות החוק הרלוונטיות ואת אישורה של ועדת המכרזים.
בינואר 2010 נחתם הסכם ביןמינהל הרכש לחברה א' לקביעת מחירים מרביים עבור מוצרי החברה, שהיה תקף עד דצמבר 2012 .
בשנת 2013 נחתם הסכם נוסף בין מינהל הרכש לחברה א' שתוקפו עד דצמבר 2015 .
מנ"ט בחר בחלופה להסבת שלב א' של מערכת פל"א ובה שלוש החברות יבצעו הסבה באמצעות הכלי האוטומטי.
כאמור הצעת המחיר לחלופה זו הסתכמה בכ-4.
מיליון ש"ח ביולי 2014 'הגישה חברה א למנ"ט הצעת מחיר עבור שלב ב' של הסבת המערכות פל"א ואד"ם שבמסגרתה יוסב ממשק המשתמש של מערכות אלו.
עלות ההצעה נאמדה בכ -5 מיליון ש"ח והוצע כי גם במסגרתה חברה א' תבצע את התהליך בשיתוף שתי החברות שביצעו את שלב א'.
לאחר קבלת הצעת המחיר החל מנ"ט בהסבת ממשק המשתמש של מערכת אד"ם באמצעות החברות האמורות, ונקבע שאם ההסבה תצליח ימשיכו החברות בהסבת ממשק המשתמש של מערכת פל"א.
המשרד לביטחון הפנים 497 .
:שם הדוח המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 משרד מבקר המדינה העלה כי מנ"ט התקשר עם חברה א' לביצוע ההסבות בהתבסס על ההסכם למחירים מרביים של מינהל הרכש במשרד האוצר, בלי שביקש מוועדת המכרזים במשטרה אישור לסווג את ההתקשרות כפטורה ממכרז בשל היותה של החברה ספק יחיד או בשל סיבה אחרת המצדיקה קבלת פטור, ובלי שקיבל מוועדת הפטור המשרדית אישור לכך, שלא כנדרש בתקנות חובת המכרזים.
עוד העלה משרד מבקר המדינה כי היות שכל אחת מהצעות המחיר היו בסך של יותר מ-4 מיליון ש"ח, לפני ביצוע ההתקשרות היה על מנ"ט לקבל אישור מוועדת הפטור במשרד האוצר וכן היה עליו לקבל חוות דעת בנושא מהממונה על רשות התקשוב הממשלתי.
משרד מבקר המדינה העיר למשטרה כי התקשרויות עם ספק שלא כנדרש על פי חוק חובת המכרזים ותקנותיו פוגעות בשוויון ההזדמנויות של מציעים בכוח, וכן פוגעות בתחרות וביכולת המשטרה להשיג את המחיר המיטבי האפשרי.
בתשובת מחלקת רכישות ומכירות במשטרה (להלן - מרו"ם) נמסר כי נציגי מרו"ם הציגו את ההתקשרות בפני ועדת המכרזים כפי שמוצגת כל התקשרות על בסיס מכרז מרכזי של החשב הכללי, ולא ראו לנכון לסווג תחילה את חברה א' כספק יחיד.
עוד הוסיפה מרו"ם, כי היות וכל מערכות המחשוב שלה מבוססות על מוצרי חברה א', לא נגרמה פגיעה בעקרון השוויון.
משרד מבקר המדינה העיר למרו"ם כי על אף בעיות הניסוח שבהסכם (ראו להלן), האופן שבו פירשה את ההסכם למחירים מרביים, כאילו מדובר במכרז מרכזי, אינו עולה בקנה אחד עם האמור בהסכם בכללותו, וככל שהיו לה ספקות בנושא היה עליה לפנות למינהל הרכש לקבל הבהרות.
זאת, על מנת לוודא כי התנהלות ה בנושא מתיישבת עם ההוראות הקבועות בחוק חובת המכרזים ובתקנות חובת המכרזים.
כמו כן, אם הייתה המשטרה מבצעת הליך סדור להתקשרות עם ספק יתכן שהיו משתתפים בו מתמודדים פוטנציאליים אחרים, מה גם שאין לשלול את האפשרות שחברות ב' וג' שהיו שותפות לביצוע ההסבה לא היו מוצאות לנכון להתמודד במכרז באופן עצמאי.
משרד מבקר המדינה בחן את ההסכם למחירים מרביים שבין מינהל הרכש לחברה א' ומצא שנוסחו עשוי להתפרש באופן שגוי, כמפורט להלן: 1.
כותרת ההסכם: נוסח הכותרת אינו מלמד שמדובר בהסכם למחירים מרביים.
להלן הנוסח: "הסכם ארגוני לשימוש במוצרי ושירותי חברה א' על ידי משרדי הממשלה".
תוכן ההסכם : בתוכן ההסכם לא מוסברת מטרת ההסכם; לא מוגדר שמדובר בהסכם למחירים מרביים ולא מוסברת מטרת ההסכם, דהיינו הגדרת המחירים המרביים עבור המוצרים והשירותים שתספק חברה א' לכל המשרדים הממשלתיים, בייחוד כדי להגן על משרדים ממשלתיים קטנים שאינם צורכים מוצרים ושירותים רבים.
בתוכן ההסכם לא הוגדר שהשימוש בו אינו חובה : בתוכן ההסכם לא נכתב במפורש שכל משרד ממשלתי רשאי לקבוע בעצמו אם להחיל אותו, ושהוא רשאי לבחור לרכוש את השירותים והמוצרים המפורטים בהסכם גם מחברות אחרות, כל עוד הוא פועל בהתאם לחוק חובת המכרזים ולתקנות חובת המכרזים.