HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
באותו מועד אישר היו"ר את המלצת צוות פרויקט דישון שלא ליישמו באמצעות חבילת ה -ERP ואת הבחירה בחלופה לפיתוח עצמי, לרבות העברה של הנתונים הנדרשים למערכת ה-ERP .
הביקורת העלתה כי אף שנוהל אמ"ת ונוהל מפת"ח קובעים כי יש לבצע בדיקת ישימות בשלב מוקדם של הפרויקט, ואף שאמ"ת ביצע בדיקות ישימות לתחומים אחרים שנכללו בשלב ג' של הפרויקט כבר ב - 2006 , בדיקת הישימות לתחום הדלקים החלה רק במאי 2010 , כארבע שנים וחצי לאחר המועד המתוכנן להתחלתו של שלב ג' בפרויקט - אוקטובר 2005.
עוד העלתה הביקורת כי אמ"ת לא ביקש את אישורה של ועדת ההיגוי העליונה לדחיית בדיקת הישימות לניהול תחום הדלקים, ומשום כך גם לא הביא בפניה טעמים מהותיים המחייבים דחייה זו.
משרד מבקר המדינה מעיר כי נוכח מרכזיותו של תחום הדלקים בחח"י, מן הראוי היה שאמ"ת יבצע בדיקת ישימות לנושא במועדה - כפי שנקבע בלוח הזמנים של הפרויקט וכנדרש בנהליו.
העיכוב בביצוע בדיקת הישימות גרם לעיכוב בתהליך מחשוב תחום הדלקים כולו.
בתשובותיה מנובמבר 2013 ומינואר 2014 מסרה חח"י כי כל שינוי בתכניות העבודה יובא לוועדת ההיגוי העליונה לאישור.
עוד ציינה כי דחיית בדיקת הישימות של תחום הדל קים במערכת ה-ERP נבעה מהשבתת הפרויקט, שנמשכה כמעט שלוש שנים.
עקב הדחייה הייתה אי-התאמה בין גרסת מערכת ה -ERP לבין הגרסה הזמינה של מודול הדלקים, והדבר חייב שדרוג של מערכת ה-ERP , שנמשך כמה חודשים נוספים.
חח"י הוסיפה כי בדיקת הישימות של מודול הדלקים הייתה מותנ ית בהשלמת יישום המודול הלוגיסטי, אשר עלה לאוויר רק בסוף 2008 .
ורק אחרי מועד זה ועם סיום השדרוג ניתן היה להתחיל בבדיקה זו ההחלטה על פיתוח מערכת חדשה לניהול תחום הדלקים 1.
בישיבת הנהלה בדרג סמנכ"לים בראשות מנכ"ל חח"י, שהתקיימה בפברואר 2010 , קבע המנכ"ל כי צריך להיות ברור כי משהוחלט כי ERP היא הפלטפורמה המרכזית לתפעול המחשוב, הכול ירוכז בה; החברה צריכה להתאים עצמה ל -ERP ולפעול במסגרתה ככל שהדבר מתאפשר על פי יכולות המערכת.
הוא הוסיף כי חריגה מעיקרון זה מחייבת הצדקה מפורטת ותיעשה רק בנסיבות חריגות.
באותו מועד אישר המנכ"ל את תכנית העבודה לפרויקט ה-ERP לשנת 2010 , שכללה את נושא "ניהול משק דלקים".
במצגת אמ"ת שהוצגה בישיבה זו נכתב שהנהלת החברה מאשררת את גישת אמ"ת שלפיה מערכת ה-ERP היא כלי אסטרטגי לניהול כלל משאבי החברה.
במצגת נכללה גם מפת הדרכים ליישום ERP בחח"י ל- 2015- 2011 , שכללה את יישום מערך הדלקים ב-ERP עד אוקטובר 2012.
חברת החשמל לישראל בע"מ 1277 .
:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 כאמור, באוקטובר 2011 אישר יו"ר ועדת ההיגוי דישון את המלצת צוות פרויקט דישון שלא ליישמו באמצעות חבילת ה -ERP ואת הבחירה בחלופה לפיתוח עצמי.
חודש מאוחר יותר הוציא אמ"ת את "מסמך ייזום דישון - מערכת ממוח שבת לניהול דלקים לייצור חשמל ואנרגיה", ובו פירוט תכנית הפיתוח של מערכת מידע חדשה וייעודית לניהול משק הדלקים ויישומה.
על פי תכנית זו, למערכת החדשה יהיה מאגר נתונים אחד ויחיד והיא תקבל נתונים ותעביר אותם למערכת ה-ERP באמצעות מנשקים.
עוד על פי התכנית, המערכת תפותח בשלבים ועל פי נושאים ותיתן מענה לכלל סוגי הדלק בחח"י - החל בשלב התכנון, דרך הרכש והאספקה, ההתחשבנות וניהול ערך המלאי ותזרים המזומנים וכלה בניצול הדלקים לצורך ייצור החשמל וניהול הפסולת ותוצרי הלוואי של תהליך הייצור.
בינואר 2012 התקיימה ישיבת ועדתהיגוי דישון בראשות המשנה למנכ"ל, ובה הוצגו בפניו הסיבות להחלטה שלא לפתח את מערכת ניהול הדלקים ב-ERP והוצגה תכנית עבודה לפיתוח עצמי של מערכת ייעודית לניהול הדלקים.
באותו מועד אישר המשנה למנכ"ל את תכנית העבודה של המערכת החדשה, שלפיה פיתוח המערכת יושלם במועדי ם הבאים: גז - יוני 2013 ; פחם- יוני 2014 ; דלקים נוזליים- דצמבר 2014.
משרד מבקר המדינה מעיר כי לאור מרכזיותו של תחום הדלקים בחברה והיקפו הכספי הגבוה, ונוכח הנחיית מנכ"ל חח"י מפברואר 2010 שלפיה מערכת ה- ERP היא הפלטפורמה המרכזית לתפעול המחשוב וחריגה מכך מחייבת הצדקה מפורטת ותיעשה רק בנסיבות חריגות, ומאחר שמפת הדרכים שהציג אמ"ת באותו המועד כללה את יישום תחום הדלקים ב - ERP עד אוקטובר 2012 - היה ראוי שאמ"ת יביא לבחינה ולאישור של המנכ"ל ושל ועדת ההיגוי העליונה את החלטת ועדת היגוי דישון שלא לכלול את תחום הדלקים במערכת ה- ERP .
בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי אמ"ת פעל בהתאם להחלטת המנכ"ל, אשר הדגיש שרק בנסיבות מיוחדות ומוצדקות לא יבוצע היישום במערכת ה-ERP .
לאחר בדיקות התאמה מפורטות התברר שאין אפשרות להתבסס על מודול הדלקים במערכת ה-ERP .
הנושא הובא לאישור ועדת ההיגוי ליישום תחום הדלקים (ועדת היגוי דישון), בראשות המשנה למנכ"ל וסמנכ"ל ייצור והולכה, וזו אישרה את המלצות הצוות המקצועי, שאכן מתקיימות במקרה זה הסיבות המיוחדות שלא לכלול את תחום הדלקים במערכת ה-ERP.
על פי דוח ביקורת פנימית של חח"י מ - 2013 בנושא "אפקטיביות ויעילות של מודולים במערכת ה -ERP ", באפריל 2011 רכשה חח"י מחברה ב' (יצרן תכנת ה -ERP ) חבילת מוצרים ב-4.
2 מיליון ש"ח, וביניהם מודול של מערכת ה-ERP לניהול תחום הדלקים (להלן- מודול הדלקים).
עלות המודול הייתה כ- 550,000 ש"ח.
כמו כן התחייבה חח"י לשלם לחברה ב' כ- 93,000 ש"ח מדי שנה, עד שנת 2022 , בגין תחזוקת המודול.
לפיכך, העלות הכוללת של מודול הדלקים היא כ-1.
הרכישה בוצעה בטרם הסתיים הליך האפיון שעליו הוחלט בוועדת היגוי דישון בנובמבר 2010 .
הליך זה הסתיים כאמור באוקטובר 2011 , כשהוחלט שלא ליישם את תחום הדלקים ב-ERP .
אלא לפתח מערכת ייעודית לניהול תחום זה עולה אפוא כי מודול הדלקים נרכש כחצי שנה לפני סיום הליך האפיון המפורט לבדיקת התאמתו לצורכי חח"י.
שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי רכישת מודול הדלקים התבצעה לאחר בדיקת הישימות העקרונית, שממנה עלה שהמודול ניתן ליישום במערכת ה -ERP .
עוד ציינה כי רכישת מודול הדלקים הייתה חלק מעסקת רכש של סל מוצרים שבה קיימת לחח"י הזכות להחליף מוצר אחד במוצר אחר מהסל, אם מתברר שהמוצר שרכשה לא ניתן לשימוש או לא נדרש.
משרד מבקר המד ינה מעיר כי נוכח מורכבות תהליך בדיקת התאמתו של מודול הדלקים לצורכי חח"י ונוכח עלות המודול, היה ראוי לדחות את ההחלטה בעניין רכישתו עד תום הליך הבדיקה המלא, לרבות האפיון המפורט.
הערה זו מקבלת משנה תוקף לאור העובדה שמסיכומי ישיבות ועדת היגוי דישון מפברואר וממאי 2011 עולה כי במועד רכישת המודול, אפריל 2011 , לא הייתה ודאות לגבי התאמתו לצורכי חח"י.
תהליך רכש הדלקים בדיון בראשות המנכ"ל בספטמבר 2004 וכן בדיווח חצי -שנתי לוועדת הביקורת של הדירקטוריון באוקטובר 2004 ובישיבת דירקטוריון מאוגוסט 2008 בנושא פרויקט ה-ERP , הציג אמ"ת, בין היתר, את העיקרון שלפיו תחום הרכש וההתקשרויות ב-ERP אמור להיות מעטפת אחידה לכל סוגי הרכש.
עוד נאמר כי מערכת ה-ERP תיצור סטנדרטיזציה תהליכית ושפה ארגונית אחת ותגביר את האינטגרציה בין מערך הרכש ובין המערך הכספי.
מאז יישום המודול הכספי והמודול הלוגיסטי במערכת ה-ERP מנהלת חח"י את רכש הציוד והשירותים מִספקים, למעט דלקים, באמצעות תהליך המובנה במערכת.
התהליך האמור מתחיל בהקמת דרישה לרכש טובין ואישורה בסבב חתימות ממוחשב, המשכו בבקשה להצעות מחיר מספקים, בחירת ספק זוכה, הפקת הזמנת רכש ואישורה בסבב חתימות ממוחשב, וסיומו בקליטת החשבונית ותעודת המשלוח, בדיקתן ואישור החשבונית לתשלום.
בדוח ביקורת פנימית של חח"י מ - 2012 בנושא "ביצוע התאמה בין מערכת ERP למערכת מאיר בנושא תשלומים" נכתב כי תהליך הרכש הוטמע במערכת ה-ERP , משלב הקמת דרישת הרכש ועד הפקת הוראת התשלום, וכי היחידות משתמשות בבקרות המובנות במערכת ERP.
כאמור, באוקטובר 2011 הוחלט כי תחום הדלקים, לרבות תהליך רכש הדלקים, לא ינוהל במערכת ה-ERP אלא במערכת ייעודית חדשה- מערכת דישון.
על פי דיווח אמ"ת למשרד מבקר המדינה בנושא סטטוס יישום פרויקט דישון, עד יוני 2013 הוכנסו לשימוש חמישה רכיבים של המערכת, ו-23 רכיבים נוספים יעלו לאוויר באופן מדורג עד דצמבר 2014 .
בדוח ביקורת פנימית של חח"י מ- 2012 בנושא "רכישה ובקרה על שימוש בדלקים" נכתבה הערה שלפיה עד שיסתיים פיתוח מערכת הדלקים החדשה (דצמבר 2014 ) קיימות בקרות חסרות בתהליכי רכש הדלקים.
בדוח הומלץ כי חטיבת ייצור והולכה וחטיבת כספים וכלכלה יפעלו בשיתוף אמ"ת לקיצור לוח הזמנים להפעלת מערכת הדלקים החדשה, וכי בתקופת הביניים יפעלו להגברת הבקרה על תהליך הרכש.
חברת החשמל לישראל בע"מ 1279 .
:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 הביקורת העלתה כי אף שהוצאות הדלקים היו ההוצאה התפעולית הגדולה ביותר של חח"י בשנים 2011 ו- 2012 (12.
5 מיליארד ש"ח בהתאמה) ואף שכבר בשנת 2009 הומלץ בסקר הסיכונים להעביר את מערכת הדלקים לתשתית ה- ERP או לגבש פתרון מחשובי אחר- עד מועד סיום הביקורת, ספטמבר 2013 , לא יושם במלואו פתרון מחשובי כולל לתחום הדלקים, לרבות לניהול תהליך רכש הדלקים; זאת אף על פי שתהליך מובנה לרכש ציוד ושירותים, למעט דלקים, הוטמע במערכת ה- ERP , כחמש שנים לפני מועד סיום הביקורת.
יצוין כי תחום הדלקים נועד להיות מיושם עוד ב- 2006 .
בשלב ג' של הפרויקט בתשובתה מנובמבר 2013 ציינה חח"י כי תמיד הייתה בחברה מערכת מידע שתומכת בתחום הדלקים.
בהמשך להחלטה שאישר המשנה למנכ"ל, שלא ליישם את תחום הדלקים ב-ERP , .
הוחל בפיתוח מערכת חדשה לתחום זה .
חטיבת כספים וכלכלה בחח"י משמשת יחידת מטה לתכנון המערך הכספי של החברה ולניהולו, והיא כוללת שני אגפים: אגף חשבונא ות וכלכלה ואגף כספים.
מחלקת הגזברות שבאגף הכספים אחראית לניהול השוטף של כספי החברה.
היא עוסקת, בין היתר, בניהול ובבקרה של כ-80 חשבונות בנק של החברה, בארץ ובחו"ל, במטבע מקומי ובמט"ח, בהיקפים של עשרות מיליארדי ש"ח בשנה.
ההיקף הכולל של הפעילות התזרימית של החברה בשנת 2012 נאמד בכ-42 מיליארד ש"ח34 .
מחלקת הגזברות פועלת בעיקר באמצעות מערכת המידע "מאי"ר" (להלן- מערכת הגזברות), שפותחה בחח"י לפני כ -15 שנה ועברה התאמות ושינויים לאורך השנים.
במסמכי אמ"ת מופיעה מערכת הגזברות ברשימת המערכות הכספיות שיועדו להחלפה בשלב ג' של הפרויקט, שתוכנן להסתיים באפריל 2007 .
בדיקת ישימות לתחום הגזברות בשנת 2006 ,'ביצעה מחלקת הגזברות בדיקת ישימות בשיתוף עם אמ"ת ועם נציגי חברה א על מנת לבחון את מידת התאמת מודול הגזברות בתכנת ה-ERP לפעילות המחלקה.
מסקנות הבדיקה היו כי מחד, יש יתרונות ביישום מודול הגזברות ב -ERP , וביניהם יצירת תהליך אינטגרטיבי של ביצוע תשלומים ותחזוקת קובץ הספקים במערכת אחת; ומאידך, יש נושאים שאין להם מענה כלל במערכת ה-ERP , כגון ספר גזברות אוטונומי, ניהול ותפעול של אשראי דוקומנטרי35 וערבויות.
צוות בדיקת הישימות קבע כי מודול הגזברות ב-ERP "אינו נותן מענה הולם לצרכי הגזברות ולכן אינו ניתן ליישום".
עוד נכתב כי "אין ערך מוסף ביישום מערכת .
ERP בגזברות על מערכת הגזברות הקיימת " (ההדגשה במקור) וכי מומלץ לפתח מנשק .
34 על פי דוח ביניים "חברת החשמל לישראל בע"מ - מחסור תזרימי בגין עלויות דלקים ונושאים נוספים - בדיקה", מ - 25.
12 , שכתבה חברת Goren Capital Group Ltd בסיוע Ernst & Young ', עמ38.
35 אשראי דוקומנטרי הוא מסמך התחייבות של בנק לשלם למוטב האשראי סכום כסף נקוב כנגד הצגת מסמכים המוכיחים משלוח של סחורה וכדומה.
שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 ממערכת הגזברות למערכת ה -ERP לשם העברת נתוני הפעילות הגזברית (העברות בין בנקים, הפקדה לפיקדונות ומשיכה מהם, הלוואות, תשלום ריביות וכו'), וכן מנשק ממערכת ה-ERP למערכת הגזברות לשם ביצוע תשלומים (במס"ב36 .
), שיקים והעברות בנקאיות בדוח סיכום רבעוני של אמ"ת לסמנכ"ל החטיבה למשאבים אסטרטגיים מיולי 2006 , בנושא התקדמות פרויקט ה-ERP , נכתב כי בעקבות בדיקת הישימות הוחלט שלא ליישם את מודול הגזברות במערכת ה-ERP .
הביקורת העלתה כי אמ"ת לא הביא לאישורה ולבחינתה של ועדת ההיגוי העליונה את ההחלטה שלא ליישם את תחום הגזברות במערכת ה - ERP , לרבות ההמלצה לפתח מנשק בין מערכת הגזברות לבין מערכת ה- ERP להעברת הפעילות הגזברית ולביצוע תשלומים; זאת אף שתפקידי הוועדה כוללים בקרה שוטפת על ביצוע הפרויקט ואישור חריגות מהתכנון.
יודגש כי ההחלטה שלא ליישם את תחום הגזברות במערכת ה- ERP היא החלטה יסודית ומשמעותית שעל ועדת ההיגוי לדון בה ולבחון אותה.
זאת ועוד, רק ב- 2011 , לאחר כחמש שנים, הוחל באפיון המנשק (ראו להלן).
בתשובותיה מנובמבר 2013 ומינואר 2014 מסרה חח"י כי הערת הביקורת מקובלת עליה, וכי כל שינוי בתכניות העבודה יובא לוועדת ההיגוי העליונה לאישור.
תהליך התשלומים לספקים חח"י מבצעת תשלומים לספקים באמצעות העברות בנקאיות, המחאות ומערכת סליקה בנקאית (מס"ב).
על פי נתוני החברה, בשנת 2012 שולמו לספקים באמצעות העברות בנקאיות כ-29 מיליארדי ש"ח, ובאמצעות המחאות- 147 .
מיליוני ש"ח סקר הסיכונים שנעשה בחח"י ביוני 2009 קבע: "אף טרם הטמעת מערכת ה -ERP נוהלה הגזברות בסיוע מערכת מידע אוטונומית (מערכת הגזברות).
עובדה זו חושפת את החברה לתהליכים ידניים, אשר מעצם טבעם מבוקרים פחות טוב.
נוכח זאת, ולאור הנפח הכלכלי הרב שבפעילות הגזברות, מומלץ לפעול ליצירת שלמות של המערכת, אחידות והמשכיות של התהליכים ושקיפות מלאה לכל אורך תהליך התשלום , זאת על ידי ]ההדגשה במקור [ קישור הגזברות אל מערכת המידע שבשימוש החברה (מעבר למערכת ה -ERP או יצירת מנשק), תוך מתן דגש להלימות הקישור לסיכונים הנובעים מריבוי מערכות בחברה ולצרכים התפעוליים של הגזברות".
גם דוח ב יקורת פנימית של חח"י מ - 2010 בנושא "תהליכי עבודה והפרדת תפקידים באגף כספים" הגדיר את נושא "הנתק המיכוני בין הגזברות ובין יתר מערכות המידע" בחברה כממצא בדרגת חשיבות גבוהה, והוסיף: "מערכת מאי"ר היא למעשה מערכת אוטונומית שאינה מקושרת לבסיסי נתונים מבוקרים של מערכות אחרות רלוונטיות.
שיטת ניהול כפולה של בסיסי נתונים מאפשרת אי התאמה ביניהם ונטרול הפרדת תפקידים קיימת בין הגוף היוזם תשלום והגוף המבצע אותו.
מצב זה מחליש את הבקרה על הנתונים ומגביר את הסיכון לשימוש לא נאות במערכת אם בשוגג ואם במכוון ".
הה ]ההדגשה במקור [ מלצה באותו הדוח הייתה: "יש לשקול שוב את האפשרות ליישם מערכת הגזברות ב-ERP .
36 מס"ב- תשלום באמצעות מערכת סליקה בנקאית על ידי שליחת קובץ עם פרטי התשלומים לבנק.
חברת החשמל לישראל בע"מ 1281 .
:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 לשקול הגדרת מנשק לפיו רשימת הספקים במערכת מאי"ר ועדכונם יבוצע רק ממערכת ה- .
ממסמכי אגף חשבונאות וכלכלה עולה כי ב - 2011 הוחל באפיון מנשק דו -צדדי בין מערכת ה-ERP למערכת הגזברות בנושא תשלומים (להלן- המנשק).
בסיכום ישיבה בנושא סטטוס פרויקט ה-ERP שהתקיימה בנובמבר 2011 במשרדו של מנהל אגף חשבונאות וכלכלה נכתב שבניית המנשק בשלבי סיום, אך הפתרון אינו נותן מענה לדרישות ה - SOX37 ; זאת משום שלא ניתן יהיה להעביר במנשק את מכלול התשלומים ממערכת הגזברות ל-ERP.
הביקורת העלתה כי בעוד שההחלטה מ- 2006 שלא לכלול את תחום הגזברות ב- .
ERP יושמה מיד, אפיון המנשק בין מערכת הגזברות לבין מערכת ה- ERP לביצוע תשלומים החל רק ב - 2011 - חמש שנים מאוחר יותר.
בעקבות זאת חלה דחייה ניכרת בגיבוש המענה המחשובי בנושא ביצוע התשלומים.
תהליך העבודה על המנשק הופסק בעקבות דוח ביקורת פנימית של חח"י מ - 2012 בנושא "ביצוע התאמה בין מערכתERP למערכת מאי"ר בנושא תשלומים", שהמליץ ליישם בהקדם את פעילות התשלומים לספקים בגזברות במערכת ה -ERP .
בדוח האמור נכתב כי הנתונים מוזנים ומועברים באופן ידני בין מערכת ה -ERP למערכת מאי"ר ובשל כך, ובשל היקפי התשלומים הגבוהים, קיים סיכון שיבוצעו תשלומים שגויים או שאינם מורשים.
בדצמבר 2012 החליט מנהל אגף חשבונאות וכלכלה, ששימש באותה העת מ"מ סמנכ"ל כספים וכלכלה, להקים צוות בהשתתפות נציגי אגף חשבונאות וכלכלה, אגף כספים ואמ"ת, שיחליט על חלופה שתיתן מענה נאות לבעיות שבמצב הקיים.
החלופה הראשונה הייתה יישום כל פעילות התשלומים במערכת ה -ERP והעברת נתונים למערכת הגזברות באמצעות "מנשק קטן לצרכי תפעול גזברי".
החלופה השנייה הייתה הקמת מנשק דו- צדדי מלא, הנותן מענה למכלול התשלומים (בניגוד למנשק החלקי שהוחל בפיתוחו ב- 2011 ,) בין מערכת ה-ERP .
למערכת הגזברות בינואר 2013 התקיימה ישיבה בנושא "התאמה בין מערכת ERP למערכת מאיר בנושא תשלומים" במשרדו של מ"מ סמנכ"ל כספים וכלכלה, ובה הוא קיבל את המלצת הצוות האמור ליישם את כל פעילות התשלומים במערכת ה-ERP .
, כחלופה מועדפת על פני חלופת המנשקים משרד מבקר המדינה מעיר כי החלטת חח"י מ- 2013 לפעול באופן שונה מהמלצת בדיקת הישימות מ - 2006 וליישם את כל פעילות התשלומים ב - ERP , מעמידה בספק את המסקנה הכוללת שאליה הגיע בשעתו צוות הבדיקה, שלפיה אין ערך מוסף ביישום מערכת ה- ERP בגזברות על מערכת הגזברות הקיימת.
לאור החלטה זו, מוצע לבחון נושאים אחרים בתחום הגזברות, נוסף על נושא התשלומים, אשר בעקבות בדיקת הישימות ב- 2006 הוחלט שלא ינוהלו במערכת ה- ERP .
37 SOX - ( חוק סרבנס אוקסלי Sarbanes -Oxley ), שנחקק בארה"ב ביולי 2002 ושימש בסיס לתקנות ה- SOX הישראלי- תקנות ני"ע התשס"ט- 2009 מ- 24.
התקנות מחייבות יישום בקרות פנימיות בארגון לשם איתור ומניעה של טעויות ואי-סדרים בתהליך הפקת הדוחות הכספיים, וכן פיקוח ובקרה אחר כלל התהליכים העסקיים המהותיים לדיווח הכספי בארגון.
שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 בתשובתה מנובמבר 2013 טענה חח"י כי ביצוע התשלומים וניהול הגזברות הם שני תהליכים שונים ונפרדים, וכי הפונקציונליות הנדרשת בתחום הגזברות עדיין אינה קיימת במערכת ה- .
עוד מעיר משרד מבקר המדינה על כך שבתקופה שבין 2006 (אז התקבלה ההחלטה שלא ליישם את מערכת הגזברות ב - ERP ) לבין 2011 לאהחלה חח"י באפיון המנשק בין מערכת הגזברות לבין מערכת ה- ERP לביצוע תשלומים.
אילו עשתה כן, אפשר כי הדבר היה מזרז במידה ניכרת את קבלת ההחלטה בדבר יישום כל פעילות התשלומים ב- ERP .
ואת מימושה בתשובתה מינואר 2014 מסרה חח"י כי עקב עיצומי ועד העובדים בשנים 2008 -2006 היא לא ביצעה באותן שנים עבודות בנושא המערכת הפיננסית (להבדיל מבדיקת הישימות במערכת הגזברות).
עם עליית המערכת לאוויר ולאחר תקופת התייצבות המערכת החלה החברה בתחילת 2011 באפיון המנשק בין מערכת הגזברות לבין מערכת ה-ERP .
אחת ממטרות פרויקט ה-ERP הייתה שילוב פתרון מחשובי כולל ואינטגרטיבי לניהול המשאבים הפנימיים בחברה.
על פי נוהל מפת"ח, במערכת ERP כל המקטעים משולבים בצורה הדוקה ביניהם; הזנת נתון במקטע אחד משפיעה על כל המערכת.
על עיקרון זה עמד מנהל אמ"ת בעת הצגת פרויקט ה-ERP לדירקטוריון במאי 2002, באמרו כי במערכת ה-ERP כל נתון מוזן פעם אחת על ידי הגורם האחראי לו ועומד לרשות כל המשתמשים והמערכות הזקוקות לו.
כאמור, תהליך התשלומים לספקים בחח"י כולל העברה של נתונים בין מערכת ה -ERP למערכת הגזברות באופן ידני.
כמו כן, רישום תנועות התשלום והתאמות הבנק38 שלתשלומים לספקים המבוצעים בהעברות בנקאיות ובהמחאות נעשה בשתי מערכות במקביל - מערכת ה- .
ומערכת הגזברות משרד מבקר המדינה מעיר כי תהליך התשלום לספקים באמצעות העברות בנקאיות והמחאות, שהסתכמו בשנת 2012 בכ-29 מיליארדי ש"ח, כרוך בהעברה ידנית של נתוני תשלומים ורישומם בשתי מערכות - מערכת ה- ERP ומערכת הגזברות.
הדבר אינו עולה בקנה אחד עם עיקרון האינטגרטיביות של הקמת מערכת ה- ERP , שלפיו כל מקטעי המערכת משולבים בצורה הדוקה והזנת נתון במקטע אחד משפיעה על כל המערכת.
כמו כן, הדבר יוצר כפילות בעבודה ומגדיל את הסיכון לטעויות.
בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי הערת הביקורת מקובלת עליה וכי בימים אלה החברה נמצאת בעיצומו של פרויקט ליישום תשלומי הגזברות במערכת ה-ERP.
בישיבת ועדת הביקורת של הדירקטוריון בפברואר 2013 הציג אמ"ת לוח זמנים ליישום נושא התשלומים במערכת ה -ERP הבנוי משנ י שלבים, שיושלמו בינואר 2014 ובינואר 2015 .
החלטת הוועדה במועד זה הייתה: ".
זמן זה הינו הרבה מעבר לנדרש.
תיעשה בדיקה מחודשת לקצר את המועד באופן משמעותי".
38 התאמת בנק היא תנועת התאמה בין היתרה בחשבונות הבנק של החברה כפי שמדווחת על ידי הבנק לבין היתרה המדווחת בספרי החברה.
חברת החשמל לישראל בע"מ 1283 .
:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 באוגוסט 2013 העביר אמ"ת לוועדת הביקורת של הדירקטוריון לוח זמנים מעודכן ליישום נושא התשלומים במערכת ה-ERP כדלקמן: ביצוע תשלומי גזברות בהעברות בנקאיות במאי 2014 וביצוע הפקת המחאות מה-ERP באוקטובר 2014.
משרד מבקר המדינה מעיר כי אף שכבר ב- 2009 הומלץ בסקר הסיכונים "לפעול ליצירת שלמות של המערכת" בכל הנוגע לתהליך התשלום לספקים, רק בפברואר 2013 ,, לאחר כארבע שניםהוחל בפעולות ממשיות ליישום הדבר במערכת ה - ERP באופן העומד בדרישות הבקרה על פי כללי ה- SOX.
עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי נוכח ההיקף הכספי הגדול של תשלומי חח"י לספקיה, עליה לפעול באופן שיבטיח את יישום הנושא על פי לוח הזמנים שנקבע ואת הבאתו לידי גמר.
בתשובתה מנובמבר 2013 .
הפקת הלקחים מהפרויקט .
הפקת לקחים משלב הפעלת המערכת תהליך הפקת לקחים מאפשר למעצבי המדיניות ללמוד על מידת העמידה ביעדים שהותוו, ומאפשר לארגון על כל דרגיו להסיק מסקנות בנוגע לשיפור תפקודו, לרבות בתחום היעילות והחיסכון39.
על פי נוהל אמ"ת בנושא הפקת לקחים מפרויקטי מחשוב ותקשוב, מינואר 2006 (להלן- נוהל הפקת הלקחים), במסגרת תהליך הפקת לקחים ממערכת שפותחה, תבוצע הערכה של תוצרי הפרויקט על סמך תוצאות מבחני הקבלה וסקר משתמשים שיבצעו נציגי אבטחת איכות40.
תוצרי שלב זה יאפשרו קבלת תמונה טובה יותר של איכות תוצרי הפרויקט ונקיטת צעדים לשיפורם.
בדוח ביקורת פנים של חח"י מיולי 2013 בנושא "אפקטיביות ויעילות של מודולים במערכת ה-ERP " נבדק בין היתר הנושא "בדיקת תועלות והפקת לקחים".
בדוח נאמר שכבר בדוחות קודמים הודגשה החשיב ות בקיומו של תהליך הפקת לקחים בפרויקטי מחשוב גדולים, ושוועדת הביקורת של הדירקטוריון קבעה ביוני 2000 כי ככלל יש לקיים תהליך של הפקת לקחים מפרויקטים בתחום מערכות המידע הממוחשבות.
עוד נכתב בדוח הביקורת כי "כמתבקש מן הנהלים ומהחלטת ועדת הביקורת, בפרויקט רב -מערכתי ועתיר עלויות, כמו [ 'פרויקט 'מאור ERP , יש לבצע הליך סדור של בחינת התועלות של הפרויקט והפקת ] .
"הלקחים ממנו כאמור, בינואר 2008 העלה אמ"ת לאוויר את מודול משאבי אנוש עבור 200 ,משתמשים ובאוקטובר 2008 העלה לאוויר את המודול הכספי והמודול הלוגיסטי עבור 3,400 משתמשים.
39 ,מבקר המדינהדוח שנתי 53ב ( 2003 '), בפרק "עבודת המטה במשרדי הממשלה", עמ5 ,54- 53 ,108.
)השייכים לאגף בחטיבה אחרת בחח"י (אגף ארגון, איכות ובטיחות 1284 דוח שנתי64ג .
שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 באוגוסט 2010 מונה צוות הפקת לקחים לפרויקט ה -ERP , שהיה אמור להפיק לקחים מהתקופה שבין קבלת האישור להפעלת המודולים הפיננסי והלוגיסטי (אפריל 2008 ) לבין סיום שלב הפעלה זו (סוף שנת 2008 ).
בכתב המינוי נאמר כי הצוות יעבוד בהתאם לנוהל הפקת הלקחים מפרויקטים באמ"ת, ויעסוק באיתור וזיהוי של לקחים משלב הפעלת הפרויקט ובהעלאת פתרונות והמלצות לשיפור תהליכי העבודה בפרויקטי יישום חבילות תכנה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי מאחר שהצוות מונה כשנתיים לאחר עליית המערכת לאוויר, וזמן רב עבר מאז שלב הפעלת המערכת ב- 2008 ועד ביצוע הפקת הלקחים לגביו, יש חשש שלא דווחו בעיות שהיו קיימות בעת העלאת המערכת לאוויר ונפתרו זמן מה לאחר מכן, כך שהלקחים משלב הפעלת המערכת לא שיקפו את מכלול הבעיות שהיו בה.
במרץ 2011 פרסם צוות הפקת הלקחים מסמך מסכם שכונה "מסקנות, לקחים והמלצות מהפעלת פרויקט מאור [ERP ".
בסיכום המסמך נאמר כי הפעלת מערכת ה ]-ERP הייתה סיפור הצלחה בנסיבות שנוצרו, ובהן היקף הפרויקט והשינוי העצום שנגרם בתהליכי העבודה.
עוד נכתב בסיכום כי חח"י לא השכילה להבין שהפעלת מערכת ERP היא שינוי תרבותי תהליכי, ורואה בה הפעלת עוד מערכת תכנה של אמ"ת.
עוד נטען במסמך כי הנהלת החברה ולקוחות המערכת לא הפנימו את התפיסה הבסיסית של יישום מערכת ERP , שלפיה "הארגון צריך להתאים את עצמו למערכת ולא להיפך".
ממסקנות המסמך עולה בין היתר כי לא היה שיתוף פעולה מספק של משתמשי המערכת בתהליכי בדיקות המערכת (כולל ההסבות), ההדרכה וההטמעה.
המערכת "הונחתה" על הרוב המוחלט של המשתמשים "ללא הכנה 'שיווקית' מספקת.
הינה טבעית - אך עוצמת הקושי וההתנגדות הפתיעה.
לא היה תהליך של ניהול השינוי.
תהליך השיווק של המערכת התבצע ברמות ההנהלה הבכירה (עד דרג הנהלות אגף כולל).
לא הייתה ירידה לדרג מנהלי המחלקות".
עוד נאמר במסמך כי המשתמשים טענו ש"אמ"ת 'דוהר' בהכנסת נושאים חדשים למערכת, במקום להתמקד תחילה בייצוב המערכת על תכולתה הנוכחית".
סקר שביעות רצון משתמשים שאלון שביעות רצון של המשתמשים הוא מרכיב חשוב בתחקור מערכת והערכת ה.
עם זאת, הכנת שאלון כזה והפעלת ו אינן פשוטות, וכרוכות לא רק ב השקעת משאבים רבים אלא גם ב"רגישויות ארגוניות".
ההחלטה אם ל כלול את השאלון בתהליך התחקור נתונה בידי ועדת ההיגוי של התהליך41 .
על פי נוהל הפקת הלקחים, ארבעה עד שישה חודשים לאחר סיום שלב הטמעת המערכת יש לבצע סקר בקרב המשתמשים כדי להעריך את מידת שביעות רצונם מהמערכת וכדי לבדוק אם המערכת עומדת במטרות וביעדים שהוצבו לה.
41 ההגדרה על פי נוהל מפת"ח.
חברת החשמל לישראל בע"מ 1285 .
:שם הדוח חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 הבדיקה העלתה כי בניגוד לנוהל הפקת הלקחים, ואף שהמודולים העיקריים של מערכת ה- ERP יושמו כבר ב- 2008 ומקצתם בתחילת 2010 , התקיים בחח"יסקר שביעות רצון מהמערכת רק באוגוסט 2012 - כארבע שנים לאחר העלאת החלק הראשון שלה לאוויר וכשנתיים וחצי לאחר העלאת החלק השני לאוויר.
זאת ועוד, אחת מהמלצות מסמך הפקת הלקחים ממרץ 2011 הייתה שיש לבצע סקר שביעות רצון לקוחות, אך בסופו של דבר הוא בוצע רק שנה וחצי לאחר פרסום המסמך.
בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי בשל מורכבות המערכת והיקף הפעלתה, הפקת לקחים היא אפקטיבית רק לאחר פרק זמן המאפשר ייצוב, הטמעה ומעבר לשימוש שוטף תוך מיתון ההתנגדות הטבעית שמעוררת כל מערכת חדשה במשתמשים בה.
סקר שביעות הרצון (להלן - הסקר) החל בתשאול שבוצע במהלך אוגוסט 2012 במכון הסקרים הטלפוני של המחלקה לסטטיסטיקה וחקר שווקים בחח"י.
הסקר הקיף שבעה מודולים של מערכת ה-ERP : מכירות, משאבי אנוש, ניהול פרויקטים, איסוף שעות לפקודת עבודה, פיננסי, תחזוקה ולוגיסטי.
הדגימה נעשתה מקובץ שבו נרשמו נתוני כניסות העובדים למערכת ה-ERP (ללא הבחנה בין המודולים) והתבססה גם על רשימות המשתמשים או המורשים לפי מודולים.
ממצאי הסקר פורסמו בנובמבר 2012.
על פי נתוני אמ"ת, בשנת 2012 היו במערכתERP כ- 5,800 משתמשים.
בסקר נדגמו612 עובדים (כ -11% .
)מהמשתמשים225 מהמשתמשים (כ -37% מהנדגמים) ציינו כי אינם עובדים באף אחד מהמודולים ב-ERP או שהם עובדים במידה מועטה, וכשנשאלו לסיבות לכך השיבו מרביתם שעבודתם הנוכחית אינה מצריכה שימוש במודול, שהמודול אינו עונה לצורכי עבודתם או שעובדיהם משתמשים במודולים.
ביניהם היו גם כאלה שידעו כי הם משתמשים ב- .
ERP אבל לא ידעו לציין באיזה מודול הם משתמשים, והיו גם עובדים שציינו כי אינם משתמשים ב-ERP , אך בדיעבד התברר כי הם משתמשים במערכת בלי להיות מודעים לכך.
מממצאי הסקר עולה כי יותר משליש מהעובדים שנדגמו המורשים להשתמש במערכת ה- ERP .
אינם משתמשים בה או שמשתמשים בה במידה מועטה משרד מבקר המדינה מעיר כי על אמ"ת לתחקר את הסיבות לחוסר השימוש במערכת - האם הוא נובע מחוסר שביעות רצון או חוסר ידע, או שניתנו הרשאות שימוש במערכת לעובדים שלא נדרשים לעבוד בה.
על אמ"ת גם לבחון אילו מודולים אינם עונים לצורכי העבודה ולטפל בשיפורם, ולנקוט צעדים להגברת השימוש במערכת, כדי להבטיח שיושגו מטרות פיתוחה.
בתשובתה מנובמבר 2013 מסרה חח"י כי אמ"ת פועל באופן רציף, בתהליך העבודה השוטף, לניטור מידת השימוש במערכת ולשיפורה.
חח"י הוסיפה כי אמ"ת דן בממצאי הסקר, הפיק לקחים והציג את הנושא להנהלת החברה, וכי הנושאים שצוינו בסקר מטופלים באופן שוטף.
שם הדוח: חברת החשמל לישראל בע"מ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 סיכום .
פרויקט הקמת מערכת ה- ERP הוא פרויקט אסטרטגי של חברת החשמל לישראל בע"מ, שבמסגרתו הוקמה המערכת לשם ניהול תהליכים עסקיים מרכזיים בחברה, לרבות בתחומי הכספים, הלוגיסטיקה, משאבי האנוש, התחזוקה וניהול הפרויקטים.
עלותו של הפרויקט עד סוף 2012 הסתכמה בכ -442 מיליון ש"ח והוא טרם הסתיים.