HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
התיאור הוא נדבך מרכזי שעל פיו נבחנת מידת ההתאמה בין תחומי האחריות, הסמכות והאתגרים הנובעים מייעוד המשרה ובין יכולות העובד שיועסק בה.
הגדרה נכונה של התפקיד, ובייחוד קביעת הדרישות למימושו, עשויות להבטיח איוש הולם של המשרה ואת מיצוי הפוטנציאל שלה32 .
כאשר משרד מבקש לפרסם מכרז פנימי, עליו להגיש בקשה לרפרנט בנש"ם.
הרפרנט בודק את פרטי המכרז הכוללים גם את דרישות התפקיד - השכלה, כישורים שונים, ניסיון בתחום המקצועי ועוד.
הצורך לשנות את תיאור התפקיד נובע גם מההתפתחות של יחידה ממשלתית, משינויים בסביבת העבודה שלה ומשינוי תחומי אחריותה וסמכויותיה.
שינוי בתיאור התפקיד ובהתאם לכך העלאת הדרישות מהמועמדים, עשויים לקדם גיוס כוח אדם בעל כישורים, השכלה וניסיון טובים יותר.
משום כך קבעה נש"ם בין היתר שתיאור התפקיד ודרישות המשרה תקפים לחמש שנים מיום אישורם, והם יחודשו או יעודכנו אך ורק לאחר שהמשרד יגיש בקשה ובאישור נש"ם.
עם זאת, בקשה לשינוי תיאור תפקיד יש לבחון בתשומת לב יתרה, כדי לוודא שלא נועדה להעניק יתרון בלתי הוגן למועמד מסוים.
32 'דוח ועדת הרפורמה, עמ202.
נציבות שירות המדינה 213 .
:שם הדוח נציבות שירות המדינה - מינוי עובדים בכירים בשירות המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 נמצא כי נש"ם לא קבעה הנחיות לאופן שבו יש לבחון ולתעד את בקשות המשרדים, וכן לא קבעה הנחיות בנוגע לבדיקות שנעשות בה ולשיקולים שמנחים את הרפרנטים בבואם לאשר או לדחות את הבקשות.
עם זאת, במדריך למשתמש במרכב"ה נקבע כי לאחר שמשרד מגיש לרפרנט בקשה לשינוי תיאור משרה, הוא יבדוק את המשרה, יציין מהם הנימוקים לבקשה, ויגיש את המלצתו לממונה עליו כדי שיאשר אותה.
משרד מבקר המדינה בדק ומצא שככלל הבקשות של המשרדים לשינוי תיאורי תפקיד והנימוקים של נש"ם לאישור או לדחיית הבקשות אינם מפורטים: העבודה המשותפת של נש"ם והמשרדים נעשתה בעיקר בעל פה ולא תועדה באופן שיטתי; נתוני נש"ם ממרכב"ה על הבקשות האלה כללו עמודה הנקראת "נימוקים", אולם הוקלדו בה בין השאר אמירות שאין בהן נימוקים כלל: "שינוי תואר המשרה", "שינוי עיסוק" ו"שינוי משרה לצורך פרסום מכרז".
ממרכב"ה כמו גם ממסמכי נש"ם אי-אפשר לדעת אפוא מדוע אושרו או נדחו אותן בקשות.
בחינה עיתית של תיאור תפקיד, בין היתר, לאור שינויים בסביבת העבודה ושינויים בתחומי אחריות וסמכות, עשויה להידרש לשם איוש מיטבי של המשרה.
עם זאת משרד מבקר המדינה מעיר כי הבחינה של נוסח הגדרות תפקיד במכרזי כוח אדם וההחלטה בעניינו הן רגישות, שכן הן עלולות לשנות הגדרות קיימות משיקולים זרים ולקדם מועמדים מסוימים.
על כן, על נציב שירות המדינה לקבוע כללים לבדיקת בקשות לשינוי תיאורי תפקיד ולתיעודן, ולוודא שהרפרנטים מיישמים אותם.
כללים אלה נחוצים כדי לוודא שיבחנו את בקשות המשרדים באופן מקצועי ושיטתי, כדי לוודא שנחוץ שינוי שאינו נועד לשם מתן יתרון לא הוגן למועמד מסוים במכרז, וכדי לפעול בשקיפות, כנדרש מכללי המינהל התקין.
פרסום המכרז בתקופת ניסיון כאשר עובד מתוך שירות המדינה נבחר לאייש משרה פנויה, תחילה הוא עובד בתקופת ניסיון של שישה חודשים, שאפשר להאריך על פי בקשת האחראי ובהסכמת העובד עד לשנה.
בתום תקופת הניסיון, אם לא עבר בהצלחה את תקופת הניסיון או על פי בקשתו, הוא חוזר למשרתו הקודמת, השמורה לו עד סיום תקופת הניסיון.
על פי נתונים ממרכב"ה, רק עובד אחד במשרה בכירה (מתוך 470 עובדים שהיו בתקופת ניסיון) בשירות המדינה לא עמד בהצלחה בתקופת הניסיון במהלך חמש שנים ( 2014 -2010 .
) נמצא כי נש"ם לא קבעה בכתב אם משרד ממשלתי צריך לאייש משרה שממלאה עבר לתפקיד חדש ולכן הוא בתקופת ניסיון.
כמו כן נמצא כי האופן שבו נוהגים רפרנטים בנש"ם בנושא אינו אחיד - יש המאפשרים ואף מעודדים את המשרדים לפרסם מכרז לאיוש המשרה עוד בתקופת הניסיון של ממלאה במשרה אחרת, שבו ייכתב שהמשרה תתפנה סופית לאחר סיום תקופת הניסיון, ויש המאשרים לפרסם מכרז רק לאחר תום תקופת הניסיון.
על נש"ם לקבוע בכתב כללים ברורים למועד שבו יש להתחיל בהליך המכרזי, לפרסמם ולוודא שהמשרדים נוהגים בהתאם.
כמו כן, עליה לקבוע בכתב מדיניות אחידה וברורה בדבר איוש משרות השמורות לעובדים בתקופת ניסיון.
שם הדוח: נציבות שירות המדינה - מינוי עובדים בכירים בשירות המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 נש"ם מסרה בתשובתה מדצמבר 2015 כי מדיניות הנציב היא חד-משמעית, ולפיה יש לפרסם מכרז בתקופת ניסיון, וכי מדיניות זו הועברה לידיעת כלל הנוגעים בדבר.
קביעת תנאי הסף פרטי המכרז המתפרסמים צריכים לכלול בין היתר את דרישות התפקיד למילוי המשרה - דרישות סף למילוי המשרה (להלן - תנאי סף) ודרישות רצויות למילוי המשרה.
תנאי הסף הם שער הכניסה למכרז33 והם כוללים דרישות השכלה, ניסיון בתחום המקצועי, כישורים שונים ועוד.
על פי הוראות הת קשי"ר, כדי לקבוע אם מועמד למשרה זכאי להתמודד עליה, עליו למלא אחר תנאי הסף, אם אפשר לקבוע באופן אובייקטיבי שהוא מילא תנאים אלה.
משרד מבקר המדינה מצא כי ישנם מכרזים למשרות בכירים שבהם הוגדרו תנאי הסף באופן סובייקטיבי, כך שההחלטה אם המועמד עומד בתנאים אלו מחייבת את אב"ם (במכרזים בין - משרדיים ופומביים) ואת משרדי הממשלה (במכרזים פנימיים) להעריך את המצב ולהפעיל שיקול דעת.
נמצאו מכרזים במשרדים שונים, שבהם הוגדרו תנאי סף סובייקטיביים, ולכן נדרש שיקול דעת רחב כשנבחנה העמידה בתנאים אלה.
במכרזים אלה הגישו מועמדים שנש"ם קבעה שאינם עומדים בתנאי הסף (שיצוינו להלן) עררים על קביעתה.
לדוגמה: "הטמעת פרוייקטים רוחביים"; "נסיון ניהולי בהיקף נרחב"; " תהליכי עבודה ובקרה"; "נסיון בתחומי תכנון אסטרטגי מערכתי ארוך טווח".
במכרזים נוספים הועלה כי תנאי הסף דרשו הבהרה, לצורך ניסוחם כאובייקטיביים.
לדוגמה: "ניסיון ניהולי בכיר" - המושג "בכיר" בשירות המדינה מוגדר בתקשי"ר, אולם יש להבהירו למועמדים מחוץ לשירות המדינה - ו"ניהול או פיקוח על מערכות כלכליות בהיקפים גדולים" -לא מובהר כיצ ד תימדד מערכת כלכלית בהיקף גדול.
תנאי סף סובייקטיביים, הטעונים הערכה של הגורם הממיין, אינם עולים בקנה אחד עם הוראות התקשי"ר.
תנאי סף סובייקטיביים עלולים לפגוע בעקרון השוויון, שכן הם תלויים בהערכה של הבודק.
לדעת משרד מבקר המדינה, ככלל, על נש"ם להקפיד לאשר תנאי סף אובייקטיביים, בהתבסס על ניתוח מאפייני המשרה.
נש"ם מסרה בתשובתה מדצמבר 2015 כי נושא תנאי הסף גדול בהיקפו, ומטופל במסגרת הרפורמה.
במצב הביניים הנוכחי, הנחה הנציב את הממונים על כך לדייק בניסוחים כדי למנוע פרשנויות.
הטיפול בעררי ם כאמור לעיל, במכרזים פנימיים בכל הדרגות, האחראי במשרד בודק אם המועמד עומד בתנאי הסף.
במכרזים בין -משרדיים ופומביים למשרות בכירות, אב "ם בודק זאת .
לפי התקשי"ר, עובד רשאי להגיש למנהל אב"ם ערר על פסילת מועמדותו בגין אי-עמידה בתנאי הסף, בתוך שבעה ימים מהתאריך שבו הודיע המשרד שמועמדותו נפסלה.
33 )בית משפט מחוזי (ת"א 2330/99 אברהם יצחק בע"מ נ' הרשות לשמירת הטבע והגנים הלאומיים (פורסם במאגר ממוחשב, 20.
) נציבות שירות המדינה 215 .
:שם הדוח נציבות שירות המדינה - מינוי עובדים בכירים בשירות המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 סדרי מינהל תקי ן מחייבים כי הגורם שידון בערר על החלטה מינהלית לא יהיה הגורם שהחליט.
עובדת באב "ם ושני עובדי היחידה הכפופים לה מוסמכים לבדוק אם מועמדים עמדו בתנאי הסף שנקבעו במכרזים למשרות בכירות - בין-משרדיים ופומביים - ולהחליט בעניינם.
נמצא כי אותם עובדים בוחנים גם את העררים של המועמדים על אי-עמידתם בתנאי הסף, ומחליטים אם לקבל את הערר או לדחותו.
משרד מבקר המדינה מעיר לנש "ם כי הגורם הבוחן אם המועמדים עמדו בתנאי הסף אינו יכול לטפל בה בעת בעררים על ההחלטות, ויש בזה יותר מטעם לפגם.
על נש"ם להטיל אפוא את בדיקת העררים על גורם בכיר יותר מזה שהחליט.
נש"ם מסרה בתשובתה מדצמבר 2015 כי לאור הערת משרד מבקר המדינה, הטיפול בעררים הועבר לגורם בכיר יותר באב"ם.
תדריך לחברי ועדות הבוחנים הוראות התקשי"ר קובעות כי כל חבר בוועדת בוחנים יבחר את המועמד המתאים ביותר וזאת על פי האינטרס הציבורי.
חבר הוועדה יימנע מניגוד עניינים, ישמור על כללי יושר והגינות כלפי כל המועמדים, ויבחן אותם לפי תנאים שווים ומתוך חובה לנהוג ללא דעה קדומה, ללא פניות וללא משוא פנים.
הוראות אלה דורשות עצמאות בשיקול הדעת של כל אחד מחברי הוועדה.
ככלל הרכב ועדת הבוחנים במכרז פומבי למשרות בכירות צריך לכלול ארבעה חברים: יו"ר הוועדה הוא נציב שירות המדינה או נציגו שאינו מועסק במשרד הנוגע בדבר 34; שני חברים הם נציגים של המשרד הנוגע בדבר, אשר אחד מהם הוא הממונה הישיר של העובד שימונה למשרה המוכרזת או מי מטעמו; וחבר שהוא נציג הציבור - איש אקדמיה או מקצוע בתחום הרלוונטי, שאינו עובד המדינה35.
ליו"ר ועדת הבוחנים יש כמה תפקידים חשובים בעבודת הוועדה : (א) לפסול כל שאלה של חבר ועדה העלולה להתפרש כמפלה מטעמי גיל, גזע דת וכו'; (ב) לרשום את מסקנות הוועדה והנימוקים להן על גבי טופס הפרוטוקול; (ג) אם הוועדה מחליטה לפנות לממונה הנוכחי ולממונים קודמים על המועמד, וכן לממליצים הרשומים בטופס הגשת המועמדות, יו"ר הוועדה חייב ליידע את הממליץ בתחילת השיחה שנרשמים עיקרי הדברים וכי ייתכן שיהיה צורך לפנות למועמד ולבקש את התייחסותו.
אם חוות הדעת של הממליץ מהווה נימוק שלא לבחור במועמד, על יו"ר הוועדה לאפשר למועמד להגיב עליה; (ד) אם דעות חברי ועדת הבוחנים שקולות - תכריע דעתו של היו"ר.
34 בכללים למכרז פנימי או בין-משרדי לא נקבע כי נציג הנציב אינו יכול להיות נציג המשרד הנוגע בדבר, אולם בפועל אין נוהגים בשונה מהכללים שנקבעו בנוגע למכרז פומבי.
לכלל זה יש חריג: בוועדות בוחנים למשרות רופאים, היו"ר מתמנה מרשימה מוסכמת של רופאים.
35 ההרכב נקבע בכללי שירות המדינה (מינויים) (מכרזים, בחינות ומבחנים), התשכ"א- 1961 (להלן - כללי המכרזים) ובתקשי"ר.
לכלל זה יש כמה חריגים, אם במכרזים למשרות מסוימות הרכב הוועדה או מספר חברי ה וועדה שונה.
למשל למשרות של רופאים תמונה ועדת בוחנים של שלושה חברים בהרכב שונה.
שם הדוח: נציבות שירות המדינה - מינוי עובדים בכירים בשירות המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 הבדיקה העלתה שמתוך 301 ועדות בוחנים למשרות בכירות, שכונסו בין מרץ 2013 למאי 2015 ,בכ-14% (41 ועדות) יו"ר הוועדה היה נציב שירות המד ינה או אחד מהעובדים הבכירים בנש"ם, וביתר המקרים (260 ועדות, כ-86%) שימשו עובדים בכירים ממשרדים אחרים כיו"ר מטעם הנציב; כשליש מהם (83) שימשו בתפקיד יו"ר ועדה רק פעם אחת.
מנהלת אב"ם אחראית לתדריך ייעודי לנציג נש"ם, המשמש כחבר ועדה.
בתדריך עליה לכלול את כל הכ ללים הרלוונטיים לעבודת הוועדה, לרבות איסור שאלות שעלולות להתפרש כמפלות, רישום מסקנות והחלטות הוועדה, פניות לממליצים וסמכות יו"ר הוועדה להכריע אם דעות החברים שקולות.
נש"ם לא נוהגת להעביר כללים אלה מראש לחברי הוועדה.
נמצא כי נש"ם מקיימת תדריך לחברי הוועדה בעל פה, ובו נכללים הכללים הרלוונטיים לעבודת הוועדה.
לתדריך בעל פה ולבחינת מסמכי המועמדים (כמפורט להלן), מקצה נש"ם כחצי שעה.
לדעת משרד מבקר המדינה, אין בפרק זמן כזה כדי להבטיח התמצאות טובה של יו"ר הוועדה ושאר חבריה בכללים לעבודה של ועדת הבוחנים, בייחוד אם ר בים מנציגיה אינם מהסגל הקבוע של נש"ם.
נש"ם מסרה בתשובתה מדצמבר 2015 כי חברי הוועדה הבכירים בדרך כלל מיומנים בכללים ובהנחיות, והוסיפה כי בימים הקרובים תפרסם נוהל המאגד את הכללים ואת ההנחיות לביצוע מכרזים בשירות המדינה שיכלול בין היתר הנחיות ברורות לחברי הוועדה.
נוסף על כך אב "ם נערך להדרכות למרכזי המכרזים ולנציגי ועדות בוחנים במשרדי הממשלה.
הדרכה תהווה הסמכה להשתתפות נציגים בוועדות בוחנים.
, טרם פורסם הנוהל מסירת מסמכי המועמדים לחברי ועדת הבוחנים בשנים 2014 -2013 פורסמו344 מכרזים לתפקידים בכירים, מתוכם225 מכרזים פנימיים (כ-65% )ו-119 מכרזים בין-משרדיים ופומביים (כ-35%) .
במכרזים פנימיים הבחינה בעל פה היא כלי המיון העיקרי 36 לבחירת המועמד המתאים למילוי המשרה, ובמכרזים בין - משרדיים ופומביים זהו בדרך כלל השלב השני והאחרון שאליו מ גיעים שמונת המועמדים שקיבלו את הציונים הגבוהים ביותר במבחני המיון.
טופס המועמדות והחומר שמצרף אליו המועמד - קורות החיים, ההערכות עובד וההמלצות (להלן - מסמכי המועמדים) - הם בסיס המידע המרכזי על מועמד במכרז פנימי, טרם הבחינה בעל פה.
במכרזים בין-משרדיים ופומב יים עומדים לרשות הוועדה גם ממצאי המיון: חוות דעת של פסיכולוג, תוצאות מבחנים ועוד.
מועד העברת מסמכי המועמדים לחברי ועדת הבוחנים, שבו כמובן נחשפת זהותם, צריך להיקבע באופן שמאזן בין הצורך לקבוע פרק זמן ארוך מספיק שיאפשר לחברי הוועדה לעיין באופן יסודי במסמכים, ובין הצורך לקבוע פרק זמן קצר על מנת לצמצם את הסיכוי שהיכרות חברי הוועדה את המועמדים תפגע במכרז ההוגן והשוויוני.
לדוגמה: הפצת רשימת המועמדים .
36 בתקשי"ר נקבע כי אם יש שמונה מועמדים או יותר במכרז פנימי, יש לזמנם למבחנים או למרכז הערכה.
בפועל, אין מיונים במכרזים פנימיים.
נציבות שירות המדינה 217 .
:שם הדוח נציבות שירות המדינה - מינוי עובדים בכירים בשירות המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 ותכנון מהלך הראיון אשר ייתנו יתרון למועמד שבו תומך נציג המשרד, או הפעלת לחץ ישיר או עקיף מטעם מועמד על אחד מחברי הוועדה.
בדוח הקודם עלה שוועדות הבוחנים לא ייחדו זמן לעיון מעמיק בנתוני המועמדים.
מבקר המדינה כתב: "חשוב מאוד לאפשר לבוחנים לעיין בטופסי הבקשה ובנספחיהם ולהעמיק בהם לפני התכנסות הוועדה".
נש"ם ציינה בתשובתה לדוח זה כי המצב המיטבי הוא שהבוחנים יבואו למקום הבח ינה לפני מועד הבחינה, אולם זה יגביר את הקושי לשכנע בוחנים רבים להיעדר מעבודתם.
נוסף על כך ציינה נש"ם כי נציגי הציבור בוועדה הם מתנדבים, וזימונם לזמן ארוך ללא תמורה כספית הוא בעייתי.
לאחר פרסום הדוח הקודם, קבעה נש"ם שיש לזמן את חברי ועדת הבוחנים כחצי שעה לפני תחילת המועד שנקבע לכינוס הוועדה כדי שיודרכו על ידי מרכז הוועדה באשר לכללים לעבודת הוועדה וכדי שיעיינו במסמכי המועמדים.
החל משנת 2012 נציגי הציבור מקבלים תגמול כספי עבור השתתפותם בוועדה37.
נמצא שאב"ם נוהג להעביר את מסמכי המועמדים לנציג המשרד בוועדת הבוחנים כמה שבועות טרם כינוס ועדת הבוחנים, ואילו לשאר חברי הוועדה הוא מעביר את המסמכים על פי הכלל שקבע - רק חצי שעה לפני הכינוס.
נציגי אב"ם מחתימים את נציג המשרד על התחייבות שלא להפיץ את תוכן המסמכים ולא לדון בבחירת מועמד טרם כינוס ועדת הבוחנים.
יוצא אפוא שדווקא במכרזים פנימיים נציג המשרד בוועדת הבוחנים, שהיכרותו עם המועמדים ועם פועלם המקצועי עשויה להיות טובה יותר מזו של שאר חברי הוועדה, כיוון שהם עובדים באותו משרד, מקבל יותר זמן ללימוד מסמכי המועמדים.
בתשובתה למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2015 מסרה נש"ם כי נושא זה מצוי במחלוקת מקצועית בתוך נש"ם.
עמדת אב"ם היא שאין למסור מסמכים למי מחברי הוועדה, ובכלל זה גם לנציג המשרד בוועדה.
עמדת היועמ"ש בנש"ם היא שכדי להפיק תועלת מקסימלית מההליך המכרזי וכדי שייבחר המועמד המתאים ביותר מהבחינה המקצועית, יש להעצים את יכולתו של הממונה הישיר בוועדה.
לפיכך הוחלט בעבר כי חברי הוועדה יגיעו למכרז ללא מידע מוקדם, אך הממונה הישיר יקבל את מלוא המידע הדרוש לו כדי לבחור את המועמד המתאים ביותר, בין היתר באמצעות פנייה מוקדמת לממליצים.
מידע זה יועבר ליתר חברי הוועדה ויתועד בפרוטוקול הוועדה.
גם אם נציג המשרד גיבש את עמדתו קודם לדיון, יהיה עליו לשכנע את יתר חברי הוועדה.
הנציב נוטה לחשוב כי יש למסור את המסמכים, או לפחות את חלקם, לחברי הוועדה טרם הדיון בוועדה וביקש לבחון את הנושא.
37 'הוראות סגן החשב הכללי במשרד האוצר מס 13.
שם הדוח: נציבות שירות המדינה - מינוי עובדים בכירים בשירות המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 לצורך התנהלות תקינה, הוגנת ושוויונית של המכרז הנהיגה אפוא נש"ם כלל לפיו מסמכי המועמדים מועברים לחברי הוועדה רק חצי שעה לפני הדיון.
את הכלל הזה לא החילה על נציג המשרד שבו תאויש המשרה.
לדעת משרד מבקר המדינה, חצי השעה שניתנה לרוב חברי הוועדה לצורך עיון במסמכי המועמדים, שחלקה מיועד כאמור להדרכת חברי הוועדה, אינה מספיקה לבחינה מעמיקה של המסמכים ואין זה סביר להניח כי בפרק זמן זה יוכלו חברי הוועדה להכיר את נתוני המועמדים.
כיוון שכך עולה חשש כי ועדות הבוחנים מחליטות מיהם הזוכים במכרזים שלא על סמך היכרות טובה מספיק עם נתוני המועמדים שהוצגו במסמכים, תוך שיש יתרון בולט ומובנה לנציג המשרד, ומופר האיזון שעמד בבסיס הרכב.
העברה מוקדמת של מסמכי המועמדים לנציג המשרד עלולה לפגוע במידת ההוגנות של המכרז כלפי כלל המועמדים.
משרד מבקר המדינה מעיר לאב "ם על שהוא מאפשר לנציג המשרד לקבל את מסמכי המועמדים זמן רב טרם כינוס הוועדה, בייחוד משום שיתר חברי הוועדה אינם מקבלים אותם.
על מנת להגביר את האפקטיביות של עבודת ועדות הבוחנים ולהבטיח שהן יבחנו באופן מעמיק את נתוני המועמדים אשר הובאו במסמכים, על נש"ם לקבוע פרק זמן מספק לצורך היכרות טובה עם נתוני המועמדים שמוצגים במסמכים ולהקפיד להקצות פרק זמן זה לכל חברי הוועדה.
בדיקת ההמלצות על המועמד מועמד רשאי לרשום בטופס המועמדות רשימת ממליצים.
על פי הוראות התקשי"ר במכרזים פנימיים ובין -משרדיים האחראי במשרד או מי מטעמו רשאים להתקשר לממליצים שציין המועמד טרם התכנסות ועדת הבוחנים, ובלבד שיתקשרו לממליץ אחד לפחות של כל מועמד ויתעדו את השיחה בפירוט.
תרשומות השיחה עם כל אחד מהממליצים יוצגו לפני חברי ועדת הבוחנים.
במועד התכנסות הוועדה, רשאים חברי הוועדה להתקשר בפורום כולל לממונה הנוכחי על המועמד, לממונים קודמים ולממליצים שהציג המועמד.
במכרזים פומביים, נציב שירות המדינה או מי מטעמו רשאים, ביוזמת הנציב או על פי בקשת ועדת הבוחנים, לבדוק את הנתונים האישיים והמקצועיים של המועמד, לרבות קבלת חוות דעת על מועמד ממעסיקו הנוכחי או ממעסיקים קודמים, מהמשטרה, ממוסדות הביטחון ומממליצים שציין המועמד.
על רקע ממצאי הביקורת כתב מבקר המדינה בדוח הקודם: "ללא מערך שיטתי של פנייה לממליצים ולמעסיקים של כל המועמדים ותיעוד הולם, נמנעת מוועדת הבוחנים האפשרות לקבלת משוב אמין יחסית מסביבת עבודתו של המועמד שישלים את כלי המיון האחרים".
עוד נכתב בדוח: "ראוי שבדיקה עם ממליצים תהיה בגדר חובה לפחות במכרזים על תפקידי ניהול בכירים".
בתשובתה הודיעה נש"ם כי תאמץ המלצה זו 38.
על פי דבריה של מנהלת אב"ם למשרד מבקר המדינה ממאי 2015 , גם היום, כעשר שנים לאחר שפורסם הדוח הקודם, נש"ם והמשרדים אינם פונים אל ממליצים לפני הדיון של ועדת הבוחנים, ולעתים הוועדה פונה לממליצים במהלך הדיון.
38 'הדוח הקודם, עמ268.
נציבות שירות המדינה 219 .
:שם הדוח נציבות שירות המדינה - מינוי עובדים בכירים בשירות המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 נש"ם מסרה בתשובתה מינואר 2016 כיבמכרז לבחירת מכוני מיון נקבע, שראיונות הממליצים ישמשו ככלי למיון המועמדים.
לדבריה עד כה השתמשו בראיונות ממליצים במכרז צוערים בשירות המדינה, ועתידים להשתמש בכלי זה במכרזים נוספים.
משרד מבקר המדינה שב ומדגיש כי על נש"ם להנהיג פנייה למ מליצים ולמעסיקים קודמים אשר הציג המועמד, בייחוד במכרזי בכירים, לצורך השלמת המידע בעניינו וכתשתית להחלטת ועדת הבוחנים.
מקצועיות הבחינה בעל פה בהוראת ביצוע של נש"ם לאיוש משרות באמצעות מכרזים בשירות המדינה מ- 2006 , נקבע כי תפקידה של ועדת הבוחנים לבחון את המועמדים באמצעות ראיון מובנה.
הדוח הקודם העלה כי ועדות הבוחנים לא קבעו לפני בחינת המועמדים שאלות אחידות לנבחנים, הנוגעות למצבים הנגזרים מעולם התוכן של העיסוק ולהתאמתו של המועמד למשרה.
בדוח ועדת הרפורמה נכתב כי ראיון המועמדים אינו מתקיים באופן מובנה ומקצועי דיו, ונערך על ידי חברי ועדה שאינם מומחים בהליכי מיון והערכה.
בין השאר אין סטנדרטיזציה של הראיון מבחינת הנושאים שבהם יש להתמקד ומבחינת סדר העלאתם לפני המועמד.
בדוח ועדת הרפורמה נקבע כי בשל כל אלה, קשה להשוות בין המועמדים.
הדוח מפרט את השינויים הנדרשים בנושא זה, והוצע לפצל את עבודת הוועדה לשני תהליכים נפרדים: ועדה מראיינת שתראיין באופן מקצועי לפני הוועדה המחליטה.
הוועדה המחליטה תהיה בהרכב רחב יותר, ותחליט מיהו המועמד המתאים ביותר על סמך עיון במכלול הנתונים הכתובים לגבי המועמדים, לרבות הממצאים משלב הראיון המקצועי.
על פי מתווה הרפורמה, במהלך שנת 2014 נדרשה נש"ם להחליט בנוגע לפיצול ועדות הבוחנים לוועדת ראיון ולוועדת בחירה.
נש"ם מסרה בתשובתה מדצמבר 2015 למשרד מבקר המדינה, כי אב"ם הוציא לפועל פיילוט בנושא פיצול ועדות הבוחנים בשתי משרות (שאינן משרות בכירות) באחד ממשרד י הממשלה.
לאחר דיונים הופקו לקחים שעל בסיסם יחליטו בהמשך.
על נש"ם לגבש את התפיסה האמורה, שבמסגרתה ראיון מובנה של המועמדים, לקבל החלטות ולהטמיע אותן בעבודתם של משרדי הממשלה ושל יחידות הסמך.
החלטות ועדת הבוחנים כללי המכרזים קובעים כי יו"ר ועדת הבוחנים ירשום את מסקנותיה של הוועדה ואת הנימוקים להן וכן את שמות הכשירים, לפי מידת כשירותם.
בג"ץ פסק כי על הוועדה לנהל פרוטוקול שישקף למצער את עיקרי הדברים שהיו בדיוני הוועדה ואת נימוקיה להחלטתה39 .
בהנחיית היועמ"ש לממשלה40 נכתב כי פרטים בנוגע להיקף חובת ההנמקה של ועדת הבוחנים ולאופן רישום הפרוטוקול ייקבעו על ידי נש"ם ויפורסמו בתקשי"ר.
39 בג"ץ 3751/03 אילן נ' עיריית תל-אביב-יפו, פ"ד נט( 3 ,)817 , פסקה23 ( 2004 .
) 40 הנחיית היועמ"ש לממשלה 1.
859 ), מעודכנת למרץ 2013.
שם הדוח: נציבות שירות המדינה - מינוי עובדים בכירים בשירות המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 משרד מבקר המדינה מצא כי עד מועד סיום הביקורת, נש"ם לא פירטה בתקשי"ר את היקף חובת ההנמקה.
הוראות התקשי"ר קובעות כי ועדת הבוחנים תציין את שמות המועמדים שמצאה ככשירים למשרה הפנויה לפי סדר העדיפות שלה, וכי החלטת הוועדה צריכה להיות מנומקת היטב.
בחוזר שפרסמה נש"ם ביולי 2013 , צוין שבמסגרת הטיפול בהשגות על מכרזי כוח אדם נמצאו פגמים מהותיים בהתנהלות ועדות הבוחנים, בין היתר בשל היעדר נימוק ראוי של החלטת הוועדה בפרוטוקול.
לפי החוזר יש להקפיד שהפרוטוקול יהיה מנומק היטב ויצוין בו מדוע נבחרו הזוכים, ובין היתר יפורטו בו כישוריהם ביחס למועמדים שלא נבחרו, בשים לב לנושאים כגון העדפה מתקנת ואירועים חריגים.
משרד מבקר המדינה מצא שבשישה מכרזים (כ-%7 מהפרוטוקולים שנבדקו)41 - שלושה מהם במשרד המשפטים, שניים ברשות המסים ואחד במשרד התקשורת - ועדת הבוחנים במכרזי בכירים לא ציינה בפרוטוקול מדוע נבחרו הזוכים או שלא פירטה את כישוריהם ביחס למועמדים שלא נבחרו, לבד מציון לקוני שהמועמד התבלט או נמצא מתאים יותר מאחרים.
רשות המסים מסרה בתשובתה למשרד מבקר המדינה מנובמבר 2015 כי אף שהיא סבורה שהפרוטוקולים מנומקים דיים ביחס לבחירת המועמד שזכה, תדאג לרענן את ההוראות בדבר נימוק ההחלטה של ועדת בוחנים לגורמים הרלוונטיים במשרד ובכלל זה מרכזי הוועדות ויושבי הראש של ועדות הבוחנים.
משרד המשפטים השיב כי ועדות הבוחנים למשרות בכירות מתנהלות באחריות נש"ם ובסמכותה, וכי מדובר במקרים מועטים.
עוד ציין המשרד כי המנכ"לית הנחתה את אגף ניהול ההון האנושי לרענן את ההנחיות לגורמים המנהלים את ועדות הבוחנים ולהקפיד לתדרך את חברי הוועדות על אודות תפקידם, ובפרט על אופן קבלת ההחלטות ותיעוד הנימוקים לקבלתן, וכן להקפיד לקיים את ההנחיות ולבקר אותן.
נש"ם ציינה בתשובתה מדצמבר 2015 כי אב"ם מיישם את כללי ההנמקה בוועדות הבוחנים ובהתאם מנחה את חברי הוועדה.
לדבריה המקרים שהוצגו הם חלק מזערי מכלל המכרזים שנוהלו בנש"ם בעת הביקורת (רובם ב- 2013 .
) ואין להסיק מהם על הכלל על נש"ם ליישם את הנחיית היועמ"ש לממשלה ולקבוע במסגרת התקשי"ר וכנדרש על פי החלטת היועמ"ש לממשלה, פרטים בנוגע להיקף חובת ההנמקה.
בד בבד נדרשת נש"ם להדגיש בהדרכות של חברי ועדות הבוחנים את החובה לפרט את כלל הנימוקים שעמדו ביסוד החלטותיהם ואת החובה לשקף את יתרונותיו של המועמד הנבחר מול שאר המועמדים, בהתייחס לתנא י המכרז, בכל המכרזים.
הנמקה מפורטת כזו תשקף כראוי את שיקולי ועדת הבוחנים, כנדרש מכללי המינהל התקין.
היא גם תסייע לבחון את ההחלטה לאחר מכן: אם היא סבירה, אם אינה שרירותית ואם לא התקבלה משיקולים זרים.
פרוטוקולים של ועדות בוחנים שנבדקו נציבות שירות המדינה 221 .
:שם הדוח נציבות שירות המדינה - מינוי עובדים בכירים בשירות המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 השגות על החלטות ועדות הבוחנים .
הוראות התקשי"ר קובעות כי השגה על החלטה של ועדת בוחנים תוגש על ידי מועמד למשרה המוכרזת במועד שבו נודע למשיג על הנסיבות המבססות את ההשגה, וכי איחור בהגשת השגה צריך להיות מנומק.
לאחר שמועמד הגיש השגה, אב"ם מודיע לזוכה במכרז כי הוגשה השגה וכי איוש המשרה כפוף לכל החלטה של נציב שירות המדינה.
במכרזים פנימיים ובין - משרדיים, אם ועדת הבוחנים בחרה במועמד ככשיר למילוי התפקיד, הוא משובץ לתפקיד, אלא אם מנהל אב"ם הורה להקפיא את הליכי המכרז.
במכרזים פומביים לא משובץ המועמד שנבחר, אלא אם מנהל אב"ם מורה אחרת.
לאחר הגשת ההשגה, אב"ם פונה למרכז הוועדה42 כדי שזה ירכז חומרים שונים כגון פרוטוקול ועדה חתום ומודפס וגיליון ציונים וכן עמדתו לטענות המועלות בהשגה, עמדת נציג המשרד הרלוונטי, ובהתאם לסוג הטענות המועלות בהשגה, העמדות של חבר י ועדה נוספים.
לאחר שהתקבלו העמדות של חברי הוועדה, הן מועברות עם החומרים שנאספו ליועמ"ש של נש"ם לשם קבלת חוות דעת משפטית, כדי שנציב שירות המדינה יחליט אם לקבל את ההשגה או לדחותה.
משרד מבקר המדינה בדק את11 ההשגות הנוגעות למכרזי בכירים שבדקאב"ם בשנת 2014 ואשר הנציב החליט בעניינן עד אפריל 201543 .
בלוח הבא מפורט משך זמן הטיפול בימים בהשגות שנבדקו, בחלוקה לשלבים בתהליך: .
42 במקרה של מכרזי בכירים, מרכז הוועדה הוא עובד אב"ם.
43 נש"ם העבירה רשימה של 18 השגות ב - 2014 .
הטיפול בחמש מהן לא הסתיים, השגה אחת נמשכה לפני חוות הדעת המשפטית, והשגה אחת טופלה בשנת 2015.
שם הדוח: נציבות שירות המדינה - מינוי עובדים בכירים בשירות המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 לוח 1 .
משך זמן הטיפול (בימים) בהשגות שנבחנו בשנת 2014 .
דעת משפטית משך הטיפול .
פנימי 49 11 13 24 66 .
פנימי 25 39 17 55 141 .
פנימי 40 124 39 54 231 .
פנימי 15 6 26 אין נתונים 119 .
פנימי-קיבוצי 109 אין נתונים 62 37 112 .
פנימי 27 27 58 21 110 .
פומבי 24 37 5 45 101 .
פומבי 76 85 0 57 162 .
פומבי 38 27 27 135 210 .
ממוצע 37 34 23 46 124 .
משך זמן הטיפול הממוצע בהשגות שנבדקו עמד אפוא על 124 ימים.
מהלוח עולה כי משך הזמן הממוצע הארוך ביותר הוא בין קבלת התייחסות חברי הוועדה לקבלת חוות דעת משפטית של נש"ם; משך הזמן שבין מועד ההחלטה של ועדת הבוחנים ועד הגשת ההשגה נע משלושה ימים ועד שלושה חודשים וחצי; ופרק הזמן שנדרש לנש"ם לשלוח את הבקשה לחברי ועדות הבוחנים כדי שיתייחסו לטענות שבהשגה נע משלושה ימים ועד ארבעה חודשים, ובממוצע 33 ימים.
כמו כן נמצא כי תשע מתוך 11 המשרות שבמכרזים שנבדקו אוישו לפני שבוררה ההשגה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי טיפול ממושך מדי בהשגה עלול לעורר קשיים: קבלת ההשגה עשויה לבטל את זכיית העובד שכבר החל במילוי תפקידו; בתקופה זו עלול להיפגע תפקודה התקין של היחידה הנדונה המצויה באי - ודאות כל עוד לא התקבלה החלטה.
כמו כן חברי הוועדה יתקשו לשחזר את פרטי הדיון ואת הדברים שנאמרו קודם להחלטה כדי לברר את ההשגה וכדי שהנציב יחליט.
לפי חוזר של נש"ם משנת 2013 , מרכזי ועדות הבוחנים של המשרדים הנוגעים בדבר צריכים להעביר לאב"ם את ההשגה עם התייחסותם ובצירוף מסמכים הנוגעים לבירורה נציבות שירות המדינה 223 .
:שם הדוח נציבות שירות המדינה - מינוי עובדים בכירים בשירות המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 בתוך14 יום מהמו עד שבו התקבלה.
כאמור, מכרזי בכירים מנוהלים ב אב"ם ומרכז הוועדה הוא עובד האגף.
מהנתונים שבלוח עולה כי רק בחמש מ-11 ההשגות שנבדקו משך הזמןלאיסוף החומר ארך פחות מ-14 יום.
על נש"ם לקבוע פרק זמן מרבי לכל שלב משלבי הליך הטיפול בהשגה, ועליה ליידע את חברי ועדות הבוחנים בפרקי הזמן.
בקביעת פרקי זמן אלה על נש"ם להביא בחשבון את הצורך בבירור יסודי של ההשגה, אך גם את הצורך לסיים את הבירור בהקדם כדי למנוע עיכוב גדול באיוש המשרה.
על אב"ם להבטיח כי הטיפול בהשגות ייעשה בהתאם לפרקי הזמן המרביים שייקבעו.
נש"ם מסרה בתשובתה מדצמבר 2015 כי בשנים 2015 -2014 עלה מספר ההשגות בכ-50% לעומת השנים 2013 -2012 , ואילו מצבת כוח האדם לא השתנתה.
נש"ם ציינה גם כי היא אמנם אחראית לתהליך, אולם חלק מהעיכובים נגרמים גם כיוון שהמשרדים או חברי הוועדה אינם מגיבים להשגות בזמן, והוסיפה כי היא מרחיבה את אמנת השירות גם לנושא ההשגות.