HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
עוד נמסר כי נבנתה תכנית ראשונית "ברמת על" עד לסיום שלב א', קרי, למשימות החל מסיום הפיתוח ועד לעלייה לאוויר בחודש אוקטובר 2015 , וכי זו הוצגה לוועדת הכספים ולוועדת ההיגוי בנובמבר 2013 ובינואר2014 בהתאמה.
כמו כן מסר המוסד כי בעיצומו של שלב א' היה נכון לרכז את כל המאמץ בקידומו של שלב א' ולא בתכנון פרטני של שלב ב'.
זאת ועוד, נמסר בתשובה, תכולת שלב ב' השתנתה לעומת התכולה המקורית באוגוסט 2014 , ולו היו משקיעים בכך משאבים בשלב מוקדם יותר הייתה העבודה יורדת לטמיון.
משרד מבקר המדינה מעיר למוסד כי אין די בהצגת תכנית עבודה ראשונית "ברמת על" וכי ביצוע הפרויקט בכל שלב, חייב להתבצע על בסיס תכנון מלא ומפורט של אותו שלב בכללותו.
דרישה זו מהווה תנאי לקיום הליכי ניהול, החלטה ובקרה נאותים.
בנוסף יש מקום לתכנן בעוד מועד את השלב הבא של הפרויקט והיות ששלב א' מתוכנן להסתיים באוקטובר 2015 , על תמ"מ להביא לאישור הגורמים המפקחים תכנית עבודה מפורטת גם לשלב ב'.
בין יוני2013 לאוגוסט2014 קיים תמ"מ חמש ישיבות עם ועדת ההיגוי ושלוש ישיבות עם ועדת הכספים בנושא הפרויקט, ובהן מסר כי תאריך ה"עלייה לאוויר" של מערכות הליבה (שלב א' בפרויקט) יהיה אוקטובר 2015, וכי החריגה בתקציב שלב א' עומדת באותה עת על כ-40 מיליון ש"ח; אי לכך נמסר כי התקציב המעודכן לשלב א' כולו מסתכם בכ-240 מיליון ש"ח.
כן דיווח תמ"מ כי התחזית לחריגה כוללת בתקציב שלב א' גדלה מ-40 מיליון ש"ח ל-70 .
מיליון ש"ח בדוח מיוני 2013 ציין היועץ כי על פי חישוביו העלות של ביצוע תכנית העבודה העדכנית של הפרויקט, אשר כוללת משימות עד סוף שנת 2014 בלבד, מסתכמת ב-260 מיליון ש"ח.
גם בדוח ממרץ 2014 ציין היועץ כי עלות ביצוע תכנית הבסיס המעודכנת של הפרויקט - שגם היא, כאמור, התייחסה רק למשימות עד סוף שנת 2014 - מסתכמת ב- 262 .
מיליון ש"ח מהאמור לעיל עולה כי אף שמנהלת הפרויקט דיווחה לגורמים המפקחים ביוני 2013 כי התקציב המעודכן של הפרויקט הוא 240 מיליון ש"ח, וכי קיים סיכוי בינוני לחריגה נוספת של 30 מיליון ש"ח, הסתכמה תכנית העבודה שהעביר תמ"מ ליועץ ועדת הכספים באותו מועד בכ -260 .
מיליון ש"ח לא נמצא כי תמ"מ החליט בהליך מסודר על הגדלת תקציב שלב א' ב -20 מיליון ש"ח, כפי שבא לידי ביטוי בתכנית העבודה שהועברה ליועץ, לרבות ניתוח של הכרחיות השינוי ותיעוד ההחלטה לגביו, כנדרש בנוהלי תמ"מ, וגם לא התבקש אישור להגדלת התקציב מהגורמים המפקחים.
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 עוד עולה מהאמור לעיל כי במשך למעלה משנה - מיוני 2013 עד אוגוסט 2014 - הציגו מנהל תמ"מ ומנהלת הפרויקט לגורמים המאשרים תקציב חסר לשלב א', ששיקף את העלות המתוכננת של הפרויקט רק עד סוף שנת 2014 אך לא את העלות הצפויה לפרק הזמןשבין ינואר 2015 לאוקטובר 2015 - המועד המתוכנן ל"עלייה לאוויר".
בתשובתו מאוקטובר 2014 טען המוסד כי אמנם תכנית העבודה התייחסה למשימות רק עד סוף 2014 , אולם נכללו בה גם חבילות עבודה ששיקפו רזרבה תקציבית.
עוד הוסיף המוסד כי יועץ ועדת הכספים קיבל ממנהלת הפרויקט נתונים אשר כללו "ערסלים עם משאבים", אשר טרם תוכננו בצורה מפורטת, תוך תיאום ביניהם שאלו יפורטו עם התקדמות הפרויקט.
כן טען המוסד כי בכל רגע נתון הועבר דיווח על התקציב המלא לכל הגורמים המאשרים, גם אם תכנית העבודה לא כללה עדיין את פירוט המשימות עד למועד העלייה לאוויר.
משרד מבקר המדינה חוזר ומעיר לתמ"מ כי נודעת חשיבות רבה מאוד להצגת תכנית עבודה מפורטת ומאושרת לשלב א' כולו, ובכלל זה פירוט של כל המשימות עד למועד העלייה לאוויר ושל תקציבן.
קיומה של רזרבה תקציבית אינה מייתרת את הצורך בגיבוש תכנית כזו ובקבלת אישור עבורה.
כמו כן על תמ"מ להביא לידיעת הגורמים המפקחים את עובדת קיומן של רזרבות תקציביות בסכומים של עשרות מיליוני ש"ח בתכנית העבודה.
במצגות האמורות לוועדת ההיגוי ולוועדת הכספים דיווח תמ"מ כי פרק הזמן המאושר לשלב א' הוא 42 חודשים (החל מסוף חודש אפריל2010 ), וכיהתחזית לחריגה כוללת מלוח הזמנים היא 18 חודשים, כך שפרק הזמן המעודכן לשלב זה הוא60 חודשים.
עם זאת, באותן המצגות ציין תמ"מ כי המועד המתוכנן ל"עלייה לאוויר" של מערכות הליבה הוא אוקטובר 2015 - ,היינו66 חודשים מאפריל2010.
מהאמור לעיל עולה כי במשך יותר משנה- מיוני 2013 עד אוגוסט 2014 - דיווחו מנהל תמ"מ ומנהלת הפרויקט לוועדת ההיגוי כי התחזית לחריגה בלוח הזמנים של שלב א' היא 18 חודשים, אף שבפועל כבר נצפתה חריגה של24 .
חודשים משרד מבקר המדינה מעיר למנהל תמ"מ ולמנהלת הפרויקט כי בדיווחיהם לוועדת ההיגוי ולוועדת הכספים בדבר עלויות שלב א' ולוח הזמנים שלו, לא היה משום הצגת תמונה מלאה וכוללת באשר לעלויות ולחריגות בלוח הזמנים הצפויות עד לתום הביצוע של שלב א'.
שינויים בתכולת הפרויקט .
"הגדרת התכולה " היא התהליך שבו מפורטים רכיביו השונים של הפרויקט ושל המוצר.
תהליך זה הוא אבן היסוד להצלחת הפרויקט מכיוון שעליו יישען רוב תהליך התכנון.
תיאור הרכיבים נועד למעשה לבסס הבנה בין כל הצדדים בפרויקט והסכמה לגבי הנדרש לביצוע.
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 ניהול תכולת הפרויקט הוא טיפול בכל התהליכים הדרושים להבטיח שהפרויקט יקיף את כל העבודה הדרושה, ורק את העבודה הדרושה, כדי לסיים את הפרויקט בהצלחה.
זהו אחד הנושאים החשובים בביצוע כל פרויקט.
יש לטפל בו לאורך כל מחזור חיי הפרויקט, החל בשלב הייזום, המשך בביצוע וכלה באישור תוצרי הפרויקט23.
נוהל תמ"מל"ועדת היגוי" קובע כאמור כי אחד מתפקידי ועדת ההיגוי הוא לאשר או לדחות שינויים בתכולת הפרויקט.
על מנהל הפרויקט מוטל כאמור לנהל את השינויים ולהעריך כיצד ישפיעו על הפרויקט - מבחינת עלות ומבחינת לוח הזמנים.
אם כלל השינויים מצטברים ל"שינוי המחייב אישור" (הקטנת תכולת הפרויקט; הארכת לוח הזמנים ביותר מ-10%; הגדלת התקציב ביותר מ -10%,) על מנהל הפרויקט לקבל אישור לכך מוועדת ההיגוי ומהממונים עליו.
שינויים בתכולת שלב א' בנושא מטה ותשתיות במסמך הייזום של הפרויקט כתב תמ"מ כי תכולת התכנית משקפת ראייה מקיפה של כלל הנושאים הנוגעים להקמה של מערך המידע העתידי.
באותו המסמך חילק תמ"מ את תכולות הפרויקט לחמישה רבדים מרכזיים: ארכיטקטורה ותשתיות יישומיות; מערכות ליבה; מערכות מטה; תשתיות טכנולוגיות; והון אנושי ומבנה תמ"מ, וכן הציג פירוט של התכולה בכל אחד מהתחומים האמורים.
לדוגמה, בנושא מערכות המטה ציין תמ"מ כי שלב א' כולל: רכישת רישיונות למערכת ה-ERP, הטמעת תשתיות פרויקט מרכב"ה 24 ויישום מודול משאבי אנוש במערך ה-ERP ; בחירה, רכישה והטמעה של תכנה לניהול החלטות ומשימות; וכן שלב ראשון של הקמת מאגר נתונים ופיתוח מערך תחקור וכריית נתונים לשם הפקת מידע לצורכי ניהול ומחקר.
תקציב הפרויקט חושב על פי אותם רבדים מרכזיים, בחלוקה לפי שלבי הפרויקט ולפי סוג ההוצאה (כוח אדם, רכש ורישוי).
במצגת לוועדת ההיגוי מינואר 2014 הציג תמ"מ את התכולות שלא ייכללו בגרסה הראשונה במערכות הליבה בלבד.
לדוגמה, לגבי מערכת ועדות רפואיות נמסר כי לא ייכללו בה, בין היתר, הנושאים האלה: דיונים שמקיימת הוועדה לענייני ילדים בעלי נכויות, דיוני הוועדה לענייני נפגעי פעולות איבה, התייעצות רפואית והחזרים ללקוח.
משרד מבקר המדינה בדק את סטטוס ביצוע המשימות בתחומי מערכות המטה, התשתית הטכנולוגית ותשתית היישומים על פי פירוט התכולה שתוקצבה במקור לשלב א' של הפרויקט.
בבדיקה נמצא כי מתוך 38 משימות בתכנית המימוש המקורית של שלב א' בתחום מטה ותשתיות, שתוקצבו ב-54.
5 מיליון ש"ח, ביטל תמ"מ ארבע משימות בהיקף של4.
2 מיליוני ש"ח ודחה לשלב ב' שש משימות בהיקף של 7.
יוצא אפוא כי היקף המשימות שבוטלו או נדחו הסתכם ב-11.
8 מיליון ש"ח- כ-22% מסך תקציב משימות המטה והתשתית בשלב א'.
כך למשל בוטלה הטמעת תכנה לניהול משימות ולמעקב אחר החלטות במערכות המטה שתוקצבה ב-2.
2 מיליוני ש"ח, ואילו פיתוח יישום להזדהות משתמשים חיצוניים באתר האינטרנט של המוסד, שנכלל בתשתיות הטכנולוגיות ותוקצב ב-2.
3 מיליוני ש"ח, נדחה לשלב ב'.
בתשובתו מאוקטובר 2014 ציין המוסד כי במקביל הוקדמו גם משלב ב' לשלב א' רכש והטמעה של מרכיבי תשתית, בסכום כולל של מיליוני ש"ח, וכי אלה לא נכללו בחישוב הביקורת.
23 ,שלמה גלוברזון ואבי שטובניהול פרויקטים, תכנון ביצוע ובקרה (2006.
) 24 פרויקט מרכב"ה- פרויקט הקמת מערכת מחשוב אחידה למשרדי הממשלה באמצעות תכנת ERP.
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 הביקורת העלתה כי מנהלת הפרויקט לא הציגה לוועדת ההיגוי את השינויים בתכולות שלב א' של הפרויקט בתחום מטה ותשתיות בהיקף של מיליוני ש"ח, וממילא לא ביקשה את אישורה לשינויים אלה.
לפיכך לא היה לפני הוועדה מלוא המידע לגבי שינויים בתכולות ולגבי ה שפעתם על תקציב הפרויקט ועל לוח הזמנים לביצועו.
בתשובתו מאוקטובר 2014 ציין המוסד כי אינו מקבל את הקביעה כי על מנהלת הפרויקט היה להציג בפני ועדת ההיגוי החלטות על שינויים בתכולת התשתיות של שלב א', היות שמדובר במרכיבים טכניים עבור תמ"מ אשר נגזרים מהארכיטקטורה של מערכות הליבה ושל מערכות המטה ומאופן פיתוחן.
עוד טען המוסד כי תמ"מ מקפיד לשמור על מסגרת התקציב של מרכיבי התשתית וכי שמורה לו האפשרות להחליט על תזמון הרכש וההטמעה של מרכיבים אלו.
משרד מבקר המדינה מעיר כי נוכח ההיקף הכספי המשמעותי של השינויים בתכולת הפרויקט בתחומי המטה והתשתית, ראוי היה להביאם לבחינתה של ועדת ההיגוי ולאישורה.
ההחלטה על פיתוח מערכת "מבוטח " חדשה על פי נוהל מפת"ח, חלופה היא האפשרות להגדיר ולבנות רכיב מסוים במערכת, או אוסף רכיבים או את המערכת כולה בדרך שונה.
ניתוח חלופות הוא השוואה בין החלופות השונות מבחינה טכנית, מבחינת התועלות והאיכויות שלהן, ומבחינת עלות לעומת תועלת.
כאמור, אחד מתפקידי ועדת ההיגוי הוא לאשר או לדחות שינויים בתכולת הפרויקט.
כמו כן, נוהל תמ"מ קובע כי על מנהל הפרויקט לנהל את השינויים (מבחינת תכולה, טכנולוגיה וכו'), להעריך את השפעתם על הפרויקט מבחינת עלות ומבחינת לוח הזמנים לביצוע, לנתח את חשיבותם ולבחון - בשיתוף עם הלקוח ועם הממונה על מנהל הפרויקט - אם הם אכן הכרחיים.
מערכת "מבוטח" היא מערכת מידע שפיתח המוסד בשנת 1996 ושעברה התאמות ושינויים במשך השנים.
על פי מסמך תמ"מ בנושא "מערכות המחשוב במוסד לביטוח לאומי", מערכת מבוטח מרכזת מידע מגוון ממקורות רבים על כלל האוכלוסייה בישראל ועל אוכלוסיות נוספות הקשורות למוסד (בעלי דרכונים זרים ותושבי השטחים), כגון מידע דמוגרפי, מידע על כניסות לארץ ויציאות ממנה, ומידע על תעסוקה, הכנסות, שירות בצה"ל ולימודים.
כמו כן מרוכז במערכת מידע לגבי סטטוס המבוטח כתושב - המהותי לקביעת חובותיו וזכויותיו.
המערכת מנתחת את המידע בהתאם לחוק הביטוח הלאומי ובוחנת את השפעתו על מעמד המבוטח, על כיסוי הביטוח שלו בתחומים השונים ועל התשלומים שיש לגבות ממנו.
נוסף על כך, במערכת מרוכזים נתוני חשבונות הבנק של כל המבוטחים ופרטי ההתקשרות עמם.
למערכת מבוטח יש מנשקים עם כ-25 מערכות חוץ-ארגוניות, ובהן ביקורת הגבולות, מרשם האוכלוסין, משרד הרישוי, מס הכנסה, צה"ל, משרד החינוך, בנקים וחברות אשראי, וכן עם כ-30 מערכות ליבה (מערכות בתחומי גמלאות וגבייה) בתוך המוסד.
במסמך הייזום של תמ"מ מ-2009 נכתב כי מערך הביטוח והגבייה במוסד אחראי לשלמות סטטוס הביטוח של לקוחות המוסד ולניהול התשלומים למבוטחים והתקבולים מהם.
עוד נכתב כי בשנים האחרונות הושקעו משאבים רבים בפיתוח מערכות הביטוח והגבייה, ובכלל זה בהקמה של מערכת מבוטח המשמשת לניהול מרכזי של חלק מנתוני המבוטחים, ומהווה תשתית ליישום אינטגרציית נתונים בין כלל מערכות הליבה.
כמו כן הודגש במסמך כי המוסד לביטוח לאומי 1323 .
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 "העובדה שפיתוח מערכת מבוטח, כמו גם הפיתוחים והשינויים במערכות גל"ש[25] ,ומעסיקים בוצעו כבר בגישה מוכוונת שירותים, היוותה שיקול בבחינת החלופות למימוש מערך ביטוח וגבייה חדש".
תכנית המימוש של שלב א', המצוינת באותו המסמך, כללה "התאמה של מערכת מבוטח והקמת מערך נתונים מרכזי".
במסמך אפיון-העל26 של מערכת מבוטח מ-26.
10 " :נכתבהכוונה אינה לכתוב את מודול מבוטח מחדש אלא לארגן את המידע ולערוך התאמות לטובת ארכיטקטורת SOA ]ארכיטקטורה מוכוונת שירותים[ שתיושם בפרויקט תבל, בנוסףלמתיחת פנים בדמות User Interface (ממשק משתמש) חדש".
באוגוסט 2011 התקיימה ישיבה בהשתתפות מנהלת פרויקט תבל, מנהלת פרויקט "מבוטח" ואחרים, על מנת לדון בחלופות שעלו במפגשים קודמים לניהול מערכת מבוטח בעידן פרויקט תבל: חלופה א' התבססה על הפעלתה של מערכת מבוטח הקיימת, שתותאם על פי הצורך לתמוך במערכות החדשות שיפותחו במסגרת הפרויקט, כפי שתוכנן במקור.
חלופה ב' הייתה פיתוח מערכת מבוטח חדשה, שתופעל בד בבד עם מערכת מבוטח הקיימת, כל עוד הדבר נדרש ("תקופת הדו-קיום"), ואילו סנכרון הנתונים בין המערכת הקיימת לחדשה יבוצע באמצעות מנשק שיפותח לשם כך.
לפי חלופה זו, עם התקדמות הפרויקט, וכאשר הדבר יתאפשר, תבוטל המערכת הקיימת.
ההחלטה שהתקבלה באותו המועד הייתה לבחור בחלופה ב'.
בתקציב המקורי של הפרויקט נכללה משימה בנושא "מערכת מבוטח - שלב א'", שתיאורה היה: "התאמה של שירותים עסקיים קיימים למערכות החדשות המפותחות בשלב א' והרחבת תכולת הנתונים המנוהלים במערכת (נתונים שנדרשים לטובת המערכות החדשות בשלב א')".
3 מיליוני ש"ח (תקציב פיתוח, לא כולל רכש ותחזוקה) והיקפה היה כ- 15 שנות אדם27, מכלל זה כ-8 .
שנות אדם עבור עבודת האפיון והפיתוח משרד מבקר המדינה ניתח את נתוני תכנית העבודה המעודכנת של שלב א' מיוני 2014 ומצא כי לעבודת האפיון והפיתוח של מערכת מבוטח בשלב א' נוספו שעות עבודה בהיקף של כ-4 שנות אדם- תוספת של 50% .
לעבודת האפיון והפיתוח שהוקצתה לצורך כך במקור הביקורת העלתה כי תמ"מ לא הכין השוואה כוללת בין החלופות למערכת מבוטח לפי עלות לעומת תועלת; לא בחן את ההשפעות על התקציב של החלטתו לפתח מערכת מבוטח חדשה, בהשוואה לתקציב המקורי שאושר למימון עדכונה של מערכת "מבוטח" הקיימת, וכן לא בחן כיצד תשפיע ההחלטה על לוח הזמנים של הפרויקט כנדרש בנהליו.
עוד העלתה הביקורת כי תמ"מ לא הביא לאישורן של ועדת ההיגוי ושל ועדת הכספים ולבחינתן את החלטתו מאוגוסט 2011 לפתח מערכת מבוטח חדשה- שלא לפי התכנית המקורית ולפיה יש להשתמש במערכת "מבוטח" הקיימת - וממילא לא הציג בפניהן כיצד תשפיע ההחלטה על תקציב הפרויקט ועל לוח הזמנים שלו; זאת אף שמתפקיד ועדת ההיגוי לאשר או לדחות שינויים בתכולה, בתקציב ובלוח הזמנים של הפרויקט, וא ף שוועדת הכספים ביקשה לקבל דיווחים על הפרויקט ולהיות מעורבת בבקרה עליו.
25 גל"ש- מערכת גבייה מלא שכירים, אשר מחשבת הכנסה של לא-שכירים ומחייבת אותם בדמי הביטוח.
26 מטרת אפיון-העל להציג את המערכת המוצעת באופן כללי.
27 שנת עבודה של עובד תכנה בפרויקט הכוללת1,960 .
שעות 1324 דוח שנתי65ג .
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 בתשובתו מאוקטובר2014 טען המוסד כי בדיון על החלופות נבחנו היתרונות והחסרונות של כל חלופה וכי הוא משוכנע שהחלופה שנבחרה לא גררה חריגה מלוח הזמנים ומהתקציב אלא אף הובילה לקיצור בזמנים ולחיסכון כספי.
עוד נטען בתשובה כי לו נבחרה החלופה האחרת, הייתה תוספת עבודת האפיון והפיתוח גדולה בהרבה.
המוסד מסר גם כי החריגה שנמצאה נבעה מאומדן חסר בהערכה המקורית של המשימה, ולא מההחלטה על אופן המימוש של מערכת מבוטח.
כן טען המוסד כי מאחר שמדובר בנושא טכני (אופן המימוש ולא תוכן המימוש), אשר ההחלטה לגביו לא גררה שינוי בתכולות הפרויקט, בתקציב או בלוח הזמנים, הרי שלא נדרש דיווח לוועדת ההיגוי ואישור שלה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי הערכותיו של המוסד, המובאות כמענה לממצאי הביקורת בדוח זה, אין בהן כדי לייתר את הליכי הבחינה, הבקרה והאישור של ועדת ההיגוי להחלטות ולשינויים משמעותיים לעומת התכניות והתכולות המאושרות.
ההקפדה בעניינים אלו נדרשת במיוחד בפרויקט המאופיין בחריגות ניכרות מלוח הזמנים ומהתקציב למול התכנון המקורי.
נוכח חשיבותה ומרכזיותה של מערכת מבוטח בפרויקט תבל, ע ל תמ"מ היה להביא את ההחלטה על שינוי אופן מימושה, לרבות ההשוואה הכלכלית בין החלופות השונות, לפני ועדת ההיגוי, לבחינה ולאישור.
הבטחת האיכות בפרויקט .
הבטחת איכות נועדה לכך שהפרויקט יעמוד ביעדי האיכות שנקבעו עבורו.
הבטחת האיכות בודקת את אופן תכנון התהליכים בפרויקט, את אופן ביצועם ואת אופן בקרתם.
לשם השגת יעדי האיכות יש לבצע הבטחת איכות לאורך כל מחזור חיי הפרויקט28 .
נוהל תמ"מ ל"הבטחת איכות בפיתוח ותחזוקת מערכת מידע" קובע כי את פעילויות הבטחת האיכות בפרויקט מבצעים כל המעורבים בו, החל במנהלו ובצוות הפיתוח וכלה במשתמשי המערכת ובתומכי האיכות, וכי מטרת פעילויות אלה היא לנתב את הפרויקט ליעדיו.
כמו כן קובע הנוהל כי לכל פרויקט יישומי תוגדר מראש (בשלב ההיערכות לפרויקט) תכנית הבטחת איכות, אשר תפרט את כל פעילויות הבטחת האיכות הנדרשות ותכמת אותן.
על פי הנוהל האמור, מנהל אגף ניהול איכות ותכניות עבודה יקצה את תומכי האיכות הנדרשים להבטחת האיכות בפרויקט.
ביולי 2010 מינה תמ"מ מנהל הבטחת איכות לפרויקט (להלן- מבקר האיכות).
במרץ 2011 פרסם תמ"מ "תכנית הבטחת איכות- פרויקט בניית הליבה שלב א'".
מתחילת הפרויקט ועד מועד סיום הביקורת באוגוסט 2014 פרסם מבקר האיכות ארבעה דוחות בנושא "הבטחת איכות ליבה ותבל כללי", ובהם הציג את הליקויים שהעלתה בדיקת התקדמותו של פרויקט מערכות הליבה ואת הפעולות הנדרשות לטיפול בהם.
בדוח מדצמבר 2012 כתב מבקר האיכות כי אין אותו דוח כולל בקרה על תכנית העבודה שלפרויקט ה- .
ביולי2014 פרסם מבקר האיכות דוח הבטחת איכות ראשון בפרויקט ה-ERP.
28 ,שלמה גלוברזון ואבי שטובניהול פרויקטים, תכנון ביצוע ובקרה (2006.
) המוסד לביטוח לאומי 1325 .
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 במצגת לוועדת ההיגוי ממאי2014 דיווח תמ"מ כי המועד המתוכנן לעלייתו לאוויר של שלב א' של מערכת ה-ERP הוא נובמבר-דצמבר 2014 - כשנה וחצי לאחר המועד המקורי (שנקבע ליוני 2013,).
כמו כן בדוח הבטחת האיכות של פרויקט ה-ERP נכתב, בין היתר, לגבי "ניהול משאבי הפרויקט" כי "לאחר חודשים רבים של פיגור גדול בתהליך הבדיקות הוקם צוות בדיקות של ארבעה בודקים".
לגבי "תהליך האפיון והפקת מסמכי האפיון" נכתב בדוח כי רק לאחר קשיים שהתמשכו חודשים הופקו מסמכי אפיון שאושרו על ידי הלקוח.
הביקורת העלתה כי אף שנוהל תמ"מ קובע כי לכל פרויקט תוגדר מראש תכנית הבטחת איכות, ואף שתמ"מ חיבר עד למועד סיום הביקורת (אוגוסט 2014 ) ארבעה דוחות בנושא פרויקט הליבה, פרסם תמ"מ דוח ראשון על הבטחת האיכות בפרויקט ה - ERP רק ביולי 2014 - יותר מארבע שנים לאחר תחילת הפרויקט וכחצי שנה לפני המועד המתוכנן ל"עלייה לאוויר" - דצמבר 2014 .
משרד מבקר המדינה מעיר כי לקיום פעילות הבטחת איכות סדירה ורציפה נודעת בכל פרויקט חשיבות רבה.
הפעלת מערך הבטחת איכות בפרויקט ה - ERP כבר מתחילתו, ייתכן שהייתה מקטינה את העיכוב בביצועו.
בתשובתו מאוקטובר 2014 מסר המוסד כי ההערה לגבי חשיבותה של פעילות הבטחת האיכות בפרויקט מקובלת וכי מיולי 2014 אכן הופעלה בקרת איכות גם בפרויקט ה-ERP .
תהליך אפיון הפרויקט .
אפיון הוא שלב מרכזי במחזור החיים של מערכת ממוחשבת, שבו מוגדרת המער כת ונבנה, לראשונה, עץ מערכת מסודר המהווה בסיס לכל דיון בתוכני המערכת ובהמשך הפרויקט.
האפיון הוא "פרויקט בפני עצמו" המצריך משאבים לא מעטים, מיומנות מקצועית גבוהה, הכרה טובה של הנושא ובקרה הדוקה של הדרג המינהלי (ועדת ההיגוי).
התוצר הראשי של האפיון הוא "תיק אפיון" אשר מכיל את הגדרת דרישות המערכת ואת הגדרות מהותה ותכניה, בפרט מנקודת ראות המשתמש.
על פי נוהל מפת"ח, בפרויקט פיתוח אשר מתבסס על מחזורי [ חיים דינמיים (לדוגמה בשיטת אג'ייל Agile]29:), האפיון נעשה בשני שלבים שלב "אפיון- העל" המהווה שלב מקדים לפיתוח, ושלב "האפיון המפורט", שמתבצע במסגרת סבבי הפיתוח.
אפיון-על הוא ביצוע חלקי של פעולת האפיון שנועד לספק "תמונה כוללת" של המערכת המוצעת.
על פי נוהל תמ"מ ל"אפיון-על", מטרות שלב זה הן בין היתר: פירוט מטרות המערכת והתועלות המופקות ממנה; הגדרת תחומי המערכת וגבולותיה; מיפוי כללי של עיקרי התהליכים, השירותים העסקיים והישויות המנוהלים במערכת - כבסיס לתכנית העבודה של שלב האפיון המפורט (ושל הפרויקט בכלל); והכנת תכנית עבודה לשלב האפיון המפורט.
שלב האפיון המפורט הוא מחד הרחבה והשלמה של אפיון -העל ומאידך התחלה של עיצוב המערכת.
על פי נוהל תמ"מ ל"אפיון מפורט", מטרת שלב זה היא תכנון לפרטים של המערכת העתידית ותיעודו במסמך שישמש בסיס לפיתוח עצמי של המערכת או למפרט לבחינת .
מתודולוגיה לפיתוח מזורז של תכנה אשר מתאפיינת ביכולת גבוהה להתאים את התכנה לשינויים דגש רב בשיטה זו מושם על עבודה בצוותים ובסבבי פיתוח קצרים.
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 פתרונות מוכנים (אם הוחלט להתבסס על מוצר קיים).
עוד קובע הנוהל כי מסמך האפיון המפורט ייכתב על בסיס מסמך אפיון-העל וישמש הרחבה ו"עיבוי" שלו.
החל במחצית שנת 2010 ועד תחילת2011 פרסם תמ"מ ארבעה אפיוני-על של מערכות הליבה שנכללו בשלב א' של הפרויקט בנושאים הבאים: מערכת "מבוטח"; מערכת ועדות רפואיות; מערכת שירותים כספיים; ומערכת גמלאות.
כמו כן, במהלך הפרויקט ועד מאי 2014 חיבר תמ"מ65 אפיונים מפורטים של מערכות הליבה: 35 "אפיונים מפורטים עבור מערכת "מבוטח30 ;16 אפיונים מפורטים עבור מערכת שירותים כספיים; שמונה למערכת גמלאות; ושישה למערכת ועדות רפואיות.
מינוי נציגי לקוחות של המערכת בשלב האפיון על פי נוהל מפת"ח, ה"לקוח" של המערכת, המכונה גם "משתמש עיקרי", הוא הגורם המזמין את המערכת והמאשר בין היתר את הגדרת הדרישות, את נכונות המפרט, את סיכום הבדיקות ואת העברת המערכת לביצוע.
גם הוועדה לבדיקת פרויקטים ציינה בהמלצותיה במסמך הפרויקטים כי גיוס המשתמשים חשוב מאוד, בייחוד בשלב האפיון, ועשוי להשפיע רבות על הצלחת הפרויקט, וכי "על הארגון להתארגן כיאות ולגייס את הנציגים הנכונים של המשתמשים ומי שיודעים לאפיין נכון".
נוהל תמ"מ "היערכות לפרויקט יישומי", שמטרתו להגדיר את פעולות ההיערכות הנדרשות לקראת ביצוע הפרויקט - קובע כי אחד השלבים בתהליך ההיערכות הוא "מינויים והכנות", ובכלל זה מינויים של בעלי תפקידים בפרויקט על ידי תמ"מ, על ידי הלקוח ועל ידי ההנהלה, כגון מינוי מנהל פרויקט בתמ"מ, קביעת מבנה ארגוני לפרויקט, מינוי מנהל פרויקט ומומחי יישום מצד הלקוח.
מדריך תמ"מ ל"מחזור חיי מערכת" קובע כי כחלק מההיערכות לפרויקט יש, בין היתר , למנות ועדת היגוי לפרויקט ומנהלי פרויקט (מצד הלקוח ומצד תמ"מ), ולאייש את צוותי העבודה (של המתכננים והמאפיינים) מצד ה "לקוחות" ומצד תמ"מ.
עוד קובע המדריך כי התוצרים של שלב ההיערכות לפרויקט צריכים לכלול, בין היתר, כתבי מינוי לבעלי התפקידים בפרויקט.
מטרת פרסום כתבי המינוי לבעלי התפקידים בפרויקט, לרבות לצוותי האפיון, היא הגדרה ברורה של נושא האפיון, תיחומו, לוח הזמנים לביצועו, זהות המשתתפים בו ובעלי התפקידים הנדרשים לאשרו.
במשך כשנה, בפני שלוש ועדות היגוי - ביולי 2010 , בדצמבר2010 וביוני2011 - טען תמ"מ כי אחת הבעיות בפרויקט היא אי -זמינות מספקת של ה"לקוחות" (נציגי סניפים ומנהלים), שעלולה להביא לחריגה מלוח הזמנים ולפגיעה בתכנון המערכת.
הפתרון שהציע תמ"מ לבעיה זו היה הכנת רשימה שתוצג לוועדת ההיגוי של נציגי לקוחות בסניפים ובמטה לפי תחום מקצועי, שישמשו הגורם האחראי מצד ה"לקוחות" בשלב האפיון, ושיהיו מחויבים להיות זמינים יומיים מלאים בשבוע עבור הפרויקט.
במצגת לוועדת ההיגוי מיוני 2011 צייןתמ"מ כי יש להבטיח את מעורבותם של נציגים קבועים בתהליך האפיון, הבקיאים בתהליכי העבודה במוסד, כדי לשמור על רצף האפיון.
באותה מצגת הציג תמ"מ רשימה של העובדים המבוקשים לצוותי האפיון, והציע למנות יו"ר מקצועי (נציג מטעם ה"לקוחות") לכל צוות, אשר לו תוקנה הסמכות המקצועית להכריע .
30 האפיונים המפורטים עבור מערכת "מבוטח" נוגעים לחוקת הנתונים של המוסד (הקובעת מה תקין מבחינת מבנה הנתון ומבחינת תוכנו) ולאופן הצגתם, וכן למנשקים בפרויקט תבל.
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 בחילוקי דעות בתהליך האפיון.
באותו מועד אישרה ועדת ההיגוי את מינוי הצוותים על פי הצעת תמ"מ, וכן אישרה מינוי יושבי ראש לצוותים, למעט לצוות הכספים.
ועדת ההיגוי אישרה אפוא את רשימת נציגי ה"לקוחות" לצוותי האפיון רק ביוני 2011 , לאחר שהכנתם של ארבעת אפיוני -העל בפר ויקט כבר הסתיימה ובזמן שתהליך האפיון המפורט כבר היה בשלבי ביצוע.
בתשובתו מאוקטובר 2014 מסר המוסד כי ההערה על העיכוב הפרוצדורלי באישור צוותי האפיון בוועדת ההיגוי מקובלת, אך הדגיש כי בפועל תואמו רשימות צוותי האפיון עם ה"לקוחות" ונציגיהם השתתפו בכל שלבי האפיון וכן בהכנת מסמכי אפיון -העל שהושלמו טרם אישור הצוותים באופן רשמי בוועדת ההיגוי.
עוד העלתה הביקורת כי לא פורסמו כתבי מינוי למשתתפים בצוותי האפיון בפרויקט - נציגי לקוחות ותמ"מ - כנדרש בנוהלי תמ"מ, למעט בשישה מקרים בתחום הגמלאות.
עקב אי-פרסום כתבי המינוי נו צר חוסר בהירות לגבי בעלי התפקידים הנדרשים לאשר את האפיונים בפרויקט (ראו להלן).
אישור האפיונים נוהל תמ"מ לגבי "אפיון -על" קובע כי מסמך אפיון -העל יאושר על ידי תמ"מ ועל ידי ה"לקוח".
נוהל תמ"מ ל"אפיון מפורט" קובע כי רכיבי מסמך האפיון המפורט יועברו לאישור הגורמים הנדרשים (נציגי הלקוחות, נציגי היחידות הרלוונטיות בתמ"מ כגון הנהלת תמ"מ, וכן גורמים העוסקים ביישומים משיקים, בתשתיות, בבקרה, בתפעול, באבטחת מידע וכדומה), וכי מנהל הפרויקט ידאג לקבלת האישורים הנדרשים בכתב בהקדם האפשרי, וכן יאשר מצדו את האפיון המפורט.
כאמור, בשלב האפיון מוגדרת מהות המערכת הנדרשת ונבנה הבסיס להמשך הפרויקט.
בדוח מנהל האיכות מדצמבר 2013 נכתב, בין היתר, לגבי קבלת אישורים לאפיונים, כי לקוח לאפיונים לוקה בחסר.
האישור האחרון היה באוגוסט ]ה[ "תהליך אישור2013 בתחום גמלאות.
בשאר התחומים לא בוצעו אישורי לקוחות מאפריל 2013.
" משרד מבקר המדינה בדק את האישורים לאפיונים המפורטים שהכנתם הסתיימה עד מאי 2014 ומצא כי נציגי הלקוחות ונציגי היחידות הרלוונטיות בתמ"מ לא אישרו בכתב את מרבית מסמכי האפיון של הפרויקט, כנדרש בנוהלי תמ"מ: מתוך 35 ,"אפיונים למערכת "מבוטח אושרו בכתב רק חמישה ( 14% ); מתוך 16 ( אפיונים לתחום השירותים הכספיים אושרו בכתב רק שניים 13% ); מתוך שמונה אפיונים לתחום הגמלאות אושרו בכתב שישה ( 75% ); ומתוך שישה אפיונים לתחום הוועדות הרפואיות אושר בכתב אפיון אחד בלבד ( 17% .
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 גם בסקר סיכונים שהכינה חברה חיצונית עבור המוסד בשנת 2013 (להלן- הסקר) עלה נושא אישור האפיונים בפרויקט.
בסקר צוין סיכון ברמת חשיפה שורשית31 גבוהה: "קביעה חלקית של סטנדרטים בתהליך האפיון והפיתוח חושפת לפיתוחים שאינם תואמים את הדרישות דרישות החוק .
ההמלצות בסקר למניעת או]את[המקצועיות ותו הסיכון היו: "להקפיד לעבוד על פי נהלי העבודה של פרויקטי הפיתוח, ולהקפיד על: אישור האפיונים על ידי הלקוח העסקי; תיעוד האפיונים והאישורים; עדכון האפיונים במידת הצורך וניהול שינויים של מסמך האפיון; וליווי של מנהל פרויקט, אשר יוודא קיומם של תהליכים אלו במלואם".
החלטת ההנהלה הייתה לאמץ המלצות אלה בביצוע פרויקט תבל.
בתשובתו מאוקטובר 2014 מסר המוסד כי בפרויקט תבל הוקמה תשתית מתקדמת לאפיון, על בסיס תכנה שבה מתועדות כל תפוקות האפיון אשר משמשות הן את הפיתוח והן את בודקי התכנה.
בתשובה נמסר עוד כי תהליך האפיון ושיטת העבודה סוכמו עם ה"לקוחות", וכי לכל אפיון התקבל אישורם או שהוטמעו השינויים שבוקשו על ידם, אם כי לא בכל המקרים ניתן אישור בכתב.
משרד מבקר המדינה מעיר כי כדי להקטין את הסיכון של פיתוח תכנה שאינה תואמת את הדרישות המקצועיות של המוסד או את דרישות החוק, על תמ"מ להקפיד על אישור האפיונים בכתב על ידי הלקוח ועל ידי נציגי תמ"מ ועל תיעוד האישורים, כפי שהומלץ בסקר הסיכונים של המוסד משנת 2013 .
וכנדרש בנהליו ניהול שינויים באפיונים 1.