HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
ועדת המכרזים של הוועד המרכזי אמנם כוללת את מנכ"לית הוועד המרכזי, אך היא אינה יו"ר הוועדה (יו"ר הוועדה הוא חבר הוועד המרכזי); הוועדה כוללת את חשב הוועד המרכזי, אולם היא אינה כוללת את היועץ המשפטי של הלשכה או נציג מטעמו, מאחר שאין נושא משרה כזה בוועד המרכזי (ובלשכה בכלל) למרות נחיצותו 139.
אמנם עורך דין מהוועד המרכז י שתפקידו מוגדר כ"ממונה תחום משפטי" משמש גם כחבר ועדת המכרזים ומעין יועץ משפטי לוועדה, אך הוא אינו היועץ המשפטי של הוועד המרכזי.
אשר לוועדת המכרזים במחוז ת"א - זו כוללת חמישה חברים, ביניהם מנכ"ל ועד המחוז וגזבר ועד המחוז, ואולם מנכ"ל ועד המחוז אינו יו"ר הוועדה (יו"ר הוועדה הוא חבר ועד המחוז), ואף אחד מחבריה אינו היועץ .
137 חוות דעת בנושא חובת עריכת מכרז בהתקשרות של ועד מחוז עם קרן פנסיה, ששלח עו"ד רנאטו יאראק לעו"ד אלי נקר מלשכת עורכי הדין, 10.
138 ועד מחוז חיפה מסר בתשובתו כי בחר ועדת מכרזים בסוף פברואר 2011 .
"ראו פירוט להלן בפרק "נהלים, תכנון, יועץ משפטי וביקורת פנימית לשכת עורכי הדין 393 .
המשפטי של ועד המחוז או נציג מטעמו (משום שמשרת יועץ משפטי אינה קיימת במחוז).
(ב) ביצוע מכרזים : ככלל חייבו תקנות המכרזים שהיו בתוקף עד יוני 2009 עריכת מכרז בהתקשרויות עם ספקים בסכום העולה על 25,000 ,ש"ח ובכמה התקשרויות ביחד המתקיימות 394 קובץ דוחות ביקורת לשנת 2011 , התשע"ב .
באותה שנת תקציב עם ספק מסוים בסכום כולל העולה על 50,000 ש"ח140 .
לפי תקנות המכרזים הנוכחיות שנכנסו לתוקף ביוני 2009 - התקשרויות המחויבות בביצוע מכרז הן, ככלל, התקשרויות עם ספקים בסכום העולה על 50,000 ש"ח וכמה התקשרו יות ביחד המתקיימות בתוך שנים עשר חודשים ברציפות בסכום כולל העולה על 100,000 ש"ח141 .
בביקורת נבחנו התקשרויות עם ספקים שנעשו בלשכה בשנת 2009 .
שחייבו קיום מכרז על פי חוק חובת מכרזים הועלה כי הוועד המרכזי ביצע כמה התקשרויות שלא באמצעות מכרז, אף שעל פי היקפן נדרש קיום מכרז לפי החוק כמפורט להלן: שדרוג מרכזיות הטלפונים במשרדי הלשכה בתל אביב ובירושלים בסכום של כ- 267,000 ש"ח; התקנת מערכת לגילוי אש במשרדי הלשכה בתל אביב בכ- 78,000 ש"ח; התקנת מערכת לניהול מסמכים בכ - 92,000 ש"ח; שירותי ניקיון במשרדי הלשכה ב"בית אופקים" בתל אביב ובמשרדי הלשכה בירושלים בכ- 189,000 ש"ח; שירותי קייטרינג עבור פעילויות שנעשו במתקני הלשכה בכ- 200,000 .
ש"ח עוד הועלה כי להתקשרות של מחוז חיפה עם קבלן שיפוצים לצורך ביצוע עבודות שיפוץ במשרדי המחוז בכ - 147,000 ש"ח לא קדם הליך מכרזי התואם את דרישות החוק: ל א פורסמה בקשה פומבית לקבלת הצעות, והמחוז פנה לכמה קבלני שיפוץ כדי לקבל מהם הצעות; בחינת ההצעות והבחירה באחת מהן נעשו בידי חבר ועד שהוא יו"ר ועדת הכספים של המחוז שהוסמך בידי הוועד המחוזי לנהל את ההתקשרות.
(ג) הליך קבלת הצעות : (1 ) לפי תקנות המכרזים התקשרו יות ב - 30,000 -50,000 :ש"ח אינן מחויבות במכרז אך מחויבות בהליך קבלת הצעות "התקשרות משרד בחוזה לביצוע עסקה בטובין או במקרקעין, לביצוע עבודה או לרכישת שירותים, אינה טעונה מכרז, אם היא אחת מאלה: (1 ) התקשרות ששוויה אינו עולה על 50,000 שקלים חדשים ובלבד שהתקשרות ששוויה עולה על 30,000 ".
שקלים חדשים תיערך לאחר בדיקת מספר הצעות הבאות בחשבון142 .
במקרים אלה על ועדת המכרזים לפנות לקבלת הצעות, כמפורט בתקנות143 .
הועלה כי בוועד המרכזי ובוועדים המחוזיים מתבצע הליך הפנייה לקבלת הצעות, בהתקשרויות העומדות בקריטריונים הדורשים את ניהולו בידי ועדת המכרזים, בידי המנכ"לים (בסיוע העובדים האחראיים לתחומי הפעילות שבהם מבוצעות ההתקשרויות), ולא בידי ועדות המכרזים, והם אלו שבוחרים את ההצעה המועדפת144 .
140 תקנה3 לתקנות חובת המכרזים, התשנ"ג - 1993 (בגרסה שלפני התיקון משנת 2009 ).
התקנה הגדירהמצבים מסוימים שבהם התקשרויות כאלה פטורות ממכרז.
141 תקנה3 לתקנות חובת המכרזים, התשנ"ג- 1993 .
התקנה מגדירה מצבים מסוימים שבהם התקשרויות כאלה פטורות ממכרז.
לתקנות המכרזים 143 תקנה5 .
(ה) לתקנות המכרזים 144 במחוז חיפה המנכ"לית רק ריכזה את ההצעות והעבי רה אותן לוועדת הכספים המחוזית, וזו קיבלה את ההחלטה.
ההחלטות הובאו לאישור הוועד המחוזי.
לשכת עורכי הדין 395 .
(2) אחד מגילוייו הבעייתיים של אי-יישום תקנות המכרזים הוא ההתקשרות של מחוז ירושלים (להלן - המחוז) עם האחראי על מערכת המחשוב של המחוז, עו"ד א'.
בפברואר 2006 התמנה עו"ד א' ליו"ר ועדת המחשוב של מחוז ירושלים (להלן- ועדת המחשוב), ועסק גם בתמיכה ובפיתוח של תשתית המחשוב במחוז בהתנדבות.
בדצמבר 2007 'הציע עו"ד א 396 קובץ דוחות ביקורת לשנת 2011 , התשע"ב .
להמשיך לייעץ לוועד המחוז ולתחזק את מער כת המחשוב של ועד המחוז ובתי הדין המשמעתיים תמורת תשלום.
באפריל 2008 התפטר עו"ד א' מתפקיד יו"ר ועדת המחשוב, ובמאי 2008 מונה יו"ר חדש לוועדת המחשוב.
ביולי 2008 התקיימה ישיבה של ועדת המחשוב, ובה הציג עו"ד א' בפני הוועדה את הצעתו לתמיכה במערך המחשוב של המחוז ופיתוחו, תמורת תשלום חודשי של 5,000 .
הוועדה קיבלה את ההצעה לאחר אישורו של יו"ר ועד המחוז נחתם עמו חוזה, וביולי 2008 החל עו"ד א' לתת למחוז שירותי תחזוקה ופיתוח של מערכת המחשוב תמורת התשלום שנקבע.
ביולי 2009 חודשה ההתקשרות עמו באותם תנאים עד סוף אותה שנה .
נחתם עמו חוזה לשנה נוספת בתנאי התשלום הללו מחוז ירושלים התקשר עם עו"ד א' לקבלת שירותי מחשוב ללא מכרז, אף שהיקף ההתקשרות השנתי עמו - 60,000 ש"ח (לפי 5,000 )ש"ח לחודש - מחייב קיום מכרז.
גם אם עבודתו הוגדרה כעבודה הדורשת מומחיות מיוחדת ופטורה מ מכרז, עדיין היה על המחוז לנהל הליך של קבלת הצעות.
ואולם הליך כזה לא התקיים.
משרד מבקר המדינה סבור כי אף שפעילותו ההתנדבותית של עו"ד א' במחוז והסיוע הרב שהעניק לו ראויים להערכה, דווקא בנסיבות אלה היה על המחוז להקפיד, בעת המעבר לשירותים תמורת תשלום, על הליך התקשרות העומד בתנאי חוק חובת מכרזים.
(3) ביטוי נוסף לאי -יישום תקנות חובת המכרזים היה בהליך ההתקשרות של מחוז ירושלים עם מרכזת ההשתלמויות של המחוז, עו"ד ב', כמפורט להלן: מרכז ההשתלמויות במחוז ירושלים אחראי לארגון השתלמויות לחברי המחוז.
מחוז ירושלים התקשר בשנים האחרונות עם מרכזת השתלמויות כנותנת שירותים לארגון השתלמויות לחברי המחוז.
בדצמבר 2009 החליט ועד המחוז לסיים את ההתקשרות עם מרכזת ההשתלמויות הקודמת, והסמיך את יו"ר ועדת ההשתלמויות של המחוז לבחור מרכז/ת השתלמויות (להלן - מרכז השתלמויות).
כמו כן, פרסם המח וז בדצמבר 2009 בביטאון המחוז מודעה להגשת מועמדות לתפקיד זה - עד ליום 15.
10 - בה לא פורטו דרישות התפקיד.
ארבעה עשר מועמדים הגישו מועמדות ואותם ראיינה בינואר 2010 יו"ר ועדת ההשתלמויות ו/או סגניתה.
עו"ד ב' נבחרה לתפקיד וב - 21.
10 חתם עמה המחוז חוזה לקבלת שירותים מסוג "תיאום השתלמויות", תמורת תשלום חודשי של 6,000 .
ש"ח במהלך דצמבר 2009 , עוד לפני פרסום המודעה- פעל יו"ר ועד המחוז להתקשר עם מרכז השתלמויות זמני ולצורך כך סיכם דברים ותנאים עם עו"ד ב' - אותה מועמדת שבסופו של דבר נבחרה מאוחר יותר לתפקיד.
במסגרת הבד יקה מסר יו"ר ועד המחוז, עו"ד אשר אקסלרוד, למשרד מבקר המדינה כי לא הייתה כל היכרות מוקדמת בינו ובין עו"ד ב' ולא היה לו כל אינטרס אישי בקליטתה כמרכזת ההשתלמויות במחוז.
לדבריו, בשל המצוקה שנוצרה עם עזיבתה הפתאומית של מרכזת ההשתלמויות הקודמת, הוא הציע לעו"ד ב' למלא תפקיד זה באופן זמני כדי שהמחוז לא יוותר ללא עובד בתחום זה.
בשל קשיים שנוצרו בביצוע התקשרות זמנית למילוי התפקיד, הוחלט לבסוף להמתין לסיום הליך הבחירה של מרכז השתלמויות קבוע, שנוהל בידי ועדת איתור שנבחרה לצורך כך בידי ועד המחוז.
עוד מסר כי לא היה מעורב בהליך הבחירה לתפקיד שהתקיים בידי ועדת האיתור.
לשכת עורכי הדין 397 .
המתואר לעיל מלמד על פגמים שהיו בהליך הבחירה של מרכז ההשתלמויות: הפניה לקבלת הצעות ובחינתן היו צריכות להתבצע בידי ועדת מכרזים ולא בידי יו"ר ועדת ההשתלמויות.
אולם, כאמור, למחוז אין ועדת מכרזים; הגורם שראיין את המועמדים לא היה קבוע - חלק מהמועמדים ראיינה יו"ר ועדת ההשתלמויות, חלק - סגניתה, וחלק ראיינו שתיהן יחד - כך שלא נוצרה ראיה אחידה וברת השוואה של מכלול המועמדים; לא נקבעו הכישורים הנדרשים למילוי התפקיד לצורך בחירת נותן השירותים וגם לא נמצאו נימוקים בכתב להחלטה על בחירת עו"ד ב' לתפקיד ולא סיכומים בכתב של הראיונות שנערכו למועמדים.
אמנם לטענת מנכ"לית המחוז נערכו סיכומים כאלה, אולם הם אבדו.
גם בכך יש מחדל, כי יש בכך להצביע על הליכי מינהל בלתי תקינים, תוך אבדן של מידע חיוני.
לדעת משרד מבקר המדינה פגמים אלה ביחד ע ם ניסיונו של יו"ר ועד מחוז ירושלים, עו"ד אשר אקסלרוד, להתקשר עם עו"ד ב' כמרכזת השתלמויות זמנית, אף כי בסופו של דבר הוא לא יצא לפועל, עלולים לעורר חשש בקשר לתקינותו של ההליך מתחילתו.
בתשובתו מיוני 2011 למשרד מבקר המדינה ציין ועד המחוז שוועדת האיתור ראיינה 14 מועמדים שהגישו מועמדות לתפקיד; אחרי הריאיון הסירו מרבית המועמדים (למעט שתי מתמודדות, עליהן נמנית גם עו"ד ב') את מועמדותם משיקוליהם שלהם.
לאחר ריאיון נוסף שערכה ועדת האיתור לשתי המועמדות היא החליטה כי עו"ד ב' "מתאימה לתפקיד והעבירה את פרטיה לאישור ועדת ההשתלמויות.
עו"ד ב' נבחרה לתפקיד רכזת ההשתלמויות בשל ניסיונה המקצועי והמוטיבציה הבולטת אשר הפגינה ומשיקולים ענייניים ומוצדקים".
משרד מבקר המדינה מציין כי תשובת ועד המחוז מיוני 2011 בעניין הגורם שראיין את המועמדים ובעניין פרסום דרישות התפקיד במודעה אינה תואמות את ממצאי הביקורת המפורטים לעיל וועד המחוז אף לא המציא תיעוד התומך באמור בתשובתו בעניין זה.
עוד מציין משרד מבקר המדינה כי ועד המחוז לא המציא תיעוד בעניין הסרת המועמדות של רוב המועמדים לאחר הראיון שנערך להם.
לעומת זאת נמצא כי לכל אחד מהמועמדים נשלח, לא חר בחירת מרכזת ההשתלמויות מכתב המציין, בין היתר, כי "נבקש להודיעך כי נבחר מועמד למשרה שבנדון".
סביר הדבר כי מכתב בנוסח כזה יישלח למועמד שעדיין רואה את מועמדותו כרלוונטית, ולא הסיר אותה בטרם סיום הליך הבחירה.
לפיכך משרד מבקר המדינה סבור כי אין בתשובתו של ועד מחוז ירושלים בכדי לסתור את ממצאי הביקורת ומסקנותיה בדבר חשש לאי -תקינותו של הליך בחירת מרכז ההשתלמויות של המחוז.
398 קובץ דוחות ביקורת לשנת 2011 , התשע"ב .
תקצוב הלשכה, דוחות כספיים וועדות כספים והשקעות .
תקצוב הלשכה המועצה הארצית מאשרת את תקציב הלשכה בכל שנה.
התקציב כולל פירוט של הכנסות הלשכה והוצאותיה.
בפרק ההוצאות מפורטים סעיפי ההוצאה של הוועד המרכזי והסכום הכולל המועבר לכל אחד מהמחוזות.
תקציב הלשכה הכולל לשנת 2010 היה58.
מקור ההכנסות לשכת עורכי הדין 399 .
העיקרי הוא דמי החבר בסך 40.
6 מיליון ש"ח (כ -70% ).
מקורות נוספים הם הכנסות מאגרות145 בסך5.
5 מיליוןש"ח, מניצול כספי הרזרבה ( 2.
6 ,)מיליון ש"ח מייעוד כספי הרזרבה (5.
2 מיליון ש"ח) והכנסות אחרות146 בסך4.
מיליון ש"ח ההוצאות התקציביות העיקריות הן: ההוצאות השוטפות של הוועד המרכזי147 בסך 20.
6 מיליון ש"ח; הקצבות למחוזות בסך 20.
2 ,מיליון ש"ח; הוצאות התמחות בחינות והסמכה בסך 5.
2 מיליון ש"ח; הוצאות הממומנות מסעיפי הכנסה ייעודיים (כנס שנתי, ביטוח וצרכנות) והוצאות הממומנות מניצול כספי הרזרבה148 ומייעוד כספי הרזרבה149.
הוועד המרכזי והמחוזות מגבשים את הצעות התקציב שלהם המפרטות את הקצאתו לנושאי הפעילות השונים, ומעבירים אותן ל מועצה הארצית לאישור.
המועצה הארצית מאשרת את תקציב הלשכה הכולל את תקציב הוועד המרכזי (המאושר לפי סעיפיו), ואת תקציבי המחוזות (המאושרים כסכום כולל ללא פירוט לסעיפים).
לאחר אישור תקציב הלשכה המחוזות מעדכנים את תקציביהם לפי הסכום הכולל שאושר להם.
לפי עקרונות ה ממשל התאגידי ניהולו של הליך התקצוב בלשכה מחייב שקיפות כלפי חברי הלשכה ונציגותם הנבחרת (המועצה הארצית) המאשרת אותו, וכן הפעלת בקרה על יישומו.
זאת כדי להבטיח את זכותם של חברי הלשכה לקבל את מלוא המידע על השימוש בתשלומיהם ללשכה, לחזק את אחריותם של נבחרי הלשכה כלפי כל חברי הלשכה, ולהבטיח ניצול יעיל ואפקטיבי של התקציב.
בהקשר זה נבחנו שלושה היבטים: רמת האחידות והפירוט של הצעות התקציב המוגשות למועצה הארצית; המעקב אחר ביצוע התקציב בוועד המרכזי ובמחוזות ומידת שקיפותו של התקציב כלפי כל חברי הלשכה.
מבנה התקציב : לצורך אישור תקציב הלשכה מעבירים הוועד המרכזי והוועדים המחוזיים את הצעות התקציב שלהם למועצה הארצית בכל שנה בחודשים ספטמבר-אוקטובר 150 .
עד שנת התקציב 2010 העביר כל מחוז למועצה הארצית הצעת תקציב במתכונת שקבע לעצמו, רמת הפירוט של הצעות התקציב הללו הייתה נמוכה למדי, והיה שוני ניכר בין המחוזות בסעיפי התקציב, כך שאי- אפשר היה לבחון באופן השוואתי את הצעות התקציב של המחוזות.
ביוני 2009 אישרה ועדת הכספים של הלשכה נוהל להכנת תקציב ומעקב אחר ביצועו.
הנוהל פירט, בין היתר, את מתכונת התקציב שלפיה היה על הוועד המרכזי ועל המחוזות לבנות את הצעות התקציב שלהם.
סעיפי התקציב לפי מתכונת זו כללו פירוט ניכר של סעיפי משנה המאפשר שקיפות רבה יותר משהייתה בהצעות התקציב הקודמות.
הוועד המרכזי ומחוזות ירושלים, חיפה, צפון ודרום הגישו את הצעות התקציב שלהם לשנת 2010 לפי הסעיפים שקבע הנוהל.
145 אגרות מדמי רישום מתמחים, מהבחינות בכתב ובעל פה, מהבחינות בדיני מדינת ישראל ומדמי הסמכה.
146 הכנסות שוטפות מריבית על היתרות בבנק; משכר דירה של נכס בחיפה; מהפעולות של פו רום הצעירים; מהשתלמויות ואירועים; מהשמה; מתרומות; מהכנס השנתי; מתקבולים מחברות הביטוח ומצרכנות.
147 סעיפי ההוצאה העיקריים: שיפוט משמעתי ואתיקה; מנגנון ההנהלה והגזברות; תפעול בנייני הלשכה; ראש הלשכה; מועצה ארצית וועדות הלשכה; אירועי תרבות והשתלמויות; ביטאון הלשכה ופרסומים אחרים; שירותים משפטיים ותכנית שכר מצווה.
פרויקטים, שירותים ופעולות שונות שמתקיימים מעבר לתקציב הפעולות השוטף 149 .
בעיקר בינוי, שיפוצים, פיתוח תשתיות והוצאות פחת 150 ביוני 2009 אושר נוהל הכנת תקציב, ובו נקבע שהצעות התקציב יוגשו לוועדת הכספים עד ה -15 .
בספטמבר בכל שנה 400 קובץ דוחות ביקורת לשנת 2011 , התשע"ב .
מחוז ת"א על תקפותו של נוהל זה בטענה כי הליך אישורו היה בלתי תקין ותוכנו מנוגד לחוק ולכללים, והגיש את הצעת התקציב שלו לשנת 2010 במתכונת שבה הגיש אותה בשנים קודמות.
לאחר אישור תקציב הלשכה במועצה הארצית שלח מחוז ת"א הצעת תקציב חדשה המותאמת לשכת עורכי הדין 401 .
( לתקציב הלשכה שהיא למעשה גרסת התקציב הסופי של המחוז) במתכונת מפורטת, אם כי לא לפי המתכונת שנקבעה בנוהל.
הצעות תקציב מפורטות ושקופות חיוניות כדי לקיים דיון פורה ותהליך של קבלת החלטות מושכלות במועצה הארצית.
אף שמחוז ת"א חלק על תקפות הנוהל שבו נקבעה מתכונת התקציב החדש - לצורך דיוני התקציב במועצה הארצית היה עליו להגיש הצעת תקציב מפורטת ושקופה, התואמת את המתכונת האחידה שהתקבלה, ולפעול לשינוי ההחלטה לאחר מכן.
ביצוע התקציב : דוח ביצוע תקציב (להלן - דוח ביצוע) מופק בידי הוועד המרכזי והמחוזות, ובו נמדד שיעור ביצוע התקציב בפועל לעומת התכנון.
בשל כך משמש דוח הביצוע כלי בקרה חשוב להנהלת הוועד המרכזי ולמחוזות ומאפשר להם לנהל את פעילותם.
עליהם להימנע מחריגות תקציביות ניכרות העלולות להביא לעצירת הפעילות במהלך שנת העבודה, או מניצול לקוי של התקציב העלול להביא לידי תת-פעילות במשך השנה וניצולו בבת אחת בסופה.
לבקרה אפקטיבית על ביצוע התקציב יש להפיק באופן סדיר דוחות ביצוע לעתים תכופות.
הביקורת העלתה כי יש הבדלים ניכרים בין המחוזות בתכיפות הפקתם של דוחות הביצוע: הוועד המרכזי, מחוז ת"א ומחוז חיפה מפיקים דוח ביצוע מדי חודש; מחוז הצפון מקבל בכל רבעון דוח ביצוע מגזברות הוועד המרכזי (המספקת למחוז את שירותי הנהלת החשבונות וחשבות השכר); מחוז ירושלים ומחוז דרום מפיקים דוחות ביצוע לעתים רחוקות ובאופן בלתי סדיר.
משרד מבקר המדינה סבור כי על המחוזות כולם להקפיד על הפקת דוחות ביצוע חודשיים.
פרסום התקצ יב: התקציב (תקציב הלשכה הכולל ותקציבי המחוזות) כולל מידע בעל ערך רב בעבור כל חברי הלשכה שממנו הם יכולים ללמוד על סדרי העדיפויות של הלשכה ועל האופן שבו היא מתכוונת להשתמש בכספים הנגבים מהם.
לפיכך חשוב שתקציב הלשכה ותקציבי המחוזות, על כל סעיפיהם, יהיו שקופים לפני כל חברי הלשכה מיד עם אישורם.
הביקורת העלתה כי השקיפות התקציבית בלשכה נמוכה.
תקציב הלשכה מתפרסם בדוח הפעילות השנתי באתר האינטרנט של הלשכה במהלך החודשים ספטמבר -אוקטובר - כתשעה חודשים לאחר תחילת שנת התקציב; הפרסום אינו כולל דיווח על יישומו של תקציב השנה הקודמת.
תקציבי המחוזות אינם מתפרסמים באינטרנט או בכל פרסום ציבורי אחר.
משרד מבקר המדינה סבור כי על הוועד המרכזי לפרסם את תקציב הלשכה לאחר אישורו, וכן את דוח היישום של תקציב השנה הקודמת.
על המחוזות לפרסם את תקציביהם לאחר אישורם (או עדכונם), ואת דוחות היישום של תקציב השנה הקודמת באתר האינטרנט של הלשכה או באמצעי אחר שיגיע לידיעת חבריהם.
מכל האמור לעיל עולה כי אופן ניהולו של הליך התקצוב בלשכה אינו תואם את עקרונות הממשל התאגידי בכל הנוגע לשקיפותו של ההליך ותוצריו והבקרה על יישומו.
אמנם בשנה האחרונה חל שיפור ברמ ת האחידות והפירוט של הצעות התקציב המוגשות למועצה הארצית, ואולם 402 קובץ דוחות ביקורת לשנת 2011 , התשע"ב .
טרם הוסדרה החלתן המלאה בלשכה.
המעקב אחר ביצוע התקציב נעשה בוועד המרכזי ובחלק מהמחוזות בתדירות גבוהה יותר מאשר במחוזות אחרים; מידת שקיפותם של תקציבי המחוזות כלפי חברי הלשכה נמוכה ביותר.
לשכת עורכי הדין 403 .
דוחות כספיים הוועד המרכזי והמחוזות מכינים דוחות כספיים שנתיים המבוקרים בידי רואה חשבון.
יחד עם הדוח הכספי שלו הוועד המרכזי מכין גם דוח כספי מאוחד ללשכה, ובו נכללים תוצאות הדוחות הכספיים של הוועד המרכזי, המחוזות, המכון להשתלמות עורכי דין, ההוצאה לאור של לשכת עו רכי הדין וחברת שכר מצווה בע"מ (להלן - הדוח הכספי המאוחד).
כדי שאפשר יהיה לקיים דיון אפקטיבי במוסדות הלשכה בדוחות הכספיים המבוקרים של הוועד המרכזי ושל המחוזות יש לסיים את הכנת הדוחות הללו בתוך זמן סביר.
בכללי לשכת עורכי הדין לדוחות כספיים משנת 2009 (המתוארים להלן) שהוגשו למשרד המשפטים הוצע פרק זמן של עד שישה חודשים לסיום הכנת הדוחות הכספיים (עד ה-30 ביוני של השנה העוקבת), וחודש נוסף עד סיום הכנת הדוח הכספי המאוחד (בסך הכול עד שבעה חודשים - עד ה-31 ביולי של השנה העוקבת).
נבדקו פרקי הזמן שבהם הוכנו הדוחות הכספיים של המחוזות והוועד המרכזי וכן הדוח הכספי המאוחד151 לשנים 2009- 2006 .
הועלה כי רק מחוז ירושלים הגיש את כל דוחותיו הכספיים בשנים 2006 -2009 במהלך חצי השנה העוקבת לתקופת הדוח.
מחוזות חיפה, צפון ודרום הגישו את דוחותיהם הכספיים לשנים 2006- 2008 בפרקי זמן שנע ו בין שישה לעשרה חודשים לאחר תקופת הדוח; מחוז ת"א הגיש את דוחותיו לאותן שנים למעלה משנה לאחר תקופת הדוח; והוועד המרכזי הגיש את דוחותיו הכספיים ואת הדוח הכספי המאוחד לשנים 2006 ו- 2007 כשנה ורבע לאחר תקופת הדוח ובאוגוסט 2010 טרם הגיש את הדוח הכספי שלו ואת הדוח הכספי המאוחד לשנת 2008 .
יש לציין כי עד אוגוסט 2010 רק מחוזות ירושלים וחיפה הגישו את הדוח הכספי לשנת 2009 .
,מהאמור לעיל עולה כי פרקי הזמן שבהם הוגשו חלק מהדוחות הכספיים ובפרט הדוחות הכספיים של מחוז ת"א, הוועד המרכזי והדוח הכספי המאוחד, ארוכים מאוד ובלתי סבירים.
הדבר מפחית מאוד מהאפקטיביות שלהם ככלי ניהולי וכאמצעי של דיווח ושקיפות על מצבם הכספי, והופך אותם למעשה לבלתי רלוונטיים.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מסר מחוז ת"א כי הוא מספק לרואה החשבון בפרקי זמן סבירים וללא עיכוב את המסמכים הדרושים להכנת הדוח, וכן א ת ההשלמות וההבהרות הנדרשות לאחר מכן.
לקראת הכנת הדוחות הכספיים הבאים הוא יפנה לרואה החשבון ויבקשו לזרז את הכנת הדוחות.
משרד מבקר המדינה סבור כי על כל גוף מגופי הלשכה שמגיש דוח כספי מוטלת האחריות להגישו בתוך זמן סביר.
לשם כך עליו לוודא כי הגורם המקצועי המפיק את הדוח פועל ביעילות, ואם יתברר שאין הדבר כך עליו לנקוט כלפיו צעדים מתאימים.
במרץ 2009 החליטה המועצה הארצית על הגשת הצעה להתקנת כללים לדיווח כספי (להלן - ההצעה)152" :, ובהם 1 .
ועד מחוז, חברת בת ו/או תאגיד .
הבדיקה נעשתה לפי המועדים שבהם נחתמו הדוחות בידי רואה חשבון 404 קובץ דוחות ביקורת לשנת 2011 , התשע"ב .
בשליטת לשכת עורכי הדין יגישו דוח כספי מבוקר ע"י רואה חשבון עד ליום 30 .
ביוני בשנה שלאחר תום תקופת הדוח2 .
דוח כספי מאוחד של הלשכה, הוועדים המחוזיים, חברות בת ו/או תאגידים בשליטת הלשכה יוגשו עד ליום 31 ביולי .
152 טיוטה מוצעת- כללי לשכת עורכי הדין (דוחות כספיים), התשס"ט- 2009.
לשכת עורכי הדין 405 .
בשנה שלאחר תום תקופת הדוח3 .
לדוח כספי מאוחד של הלשכה תצורף כחלק ממנו הודעה ובה פירוט מלא ומדויק של כל התשלומים ששילמה הלשכה, לרבות ועד מחוז, חברת בת, ותאגיד בשליטתה, בשנה שלגביה מוגש הדוח הכספי, לכל אחד מחמשת מקבלי השכר הגבוה ביותר".
בדברי ההסבר להצעה נאמר: "בדוח מבקר המדינה 4/99 מאפריל 1999 הומלץ בין היתר כי הלשכה תפרסם אחת לשנה דוחות כספיים מבוקרים ע"י רואה חשבון.
כמו כן, מבקר המדינה סבר, כי ראוי שהלשכה תסדיר בכללים מתאימים הטלת חובה לתת גילוי נאות בדוחות הכספיים למשכורות ולתשלומים שהיא שילמה למקבלי השכר הגבוה בקרב מועסקיה.
באין כל הוראה בדין המחייבת את לשכת עורכי הדין או הוועדים המחוזיים וכן תאגידים בשליטת הלשכה להגיש דוח כספי מבוקר עד למועד מסוים, נגרמות תקלות בהגשת דוח מאוחד לרשויות המס במועד.
אשר על כן ועל פי המלצת ועדת הכספים וחשב הלשכה מוצע להתקין כללים המסדירים הגשת דוחות מבוקרים".
בדברי ההסבר למועדים המוצעים להגשת הדוחות נאמר: "המועדים נק בעו ברוח תיקון מס' 6 ,לחוק החברות התשנ"ט- 1999 , הקובע הסדר בעניין זה ביחס לחברות לתועלת הציבור ולעמותות".
במרץ 2009 ,שלחה מנכ"לית הוועד המרכזי את ההצעה לשר המשפטים דאז פרופ' דניאל פרידמן, וביקשה לאשר את הכללים ולהביאם לפרסום ברשומות.
רק שנה וחצי לאחר מכן, ב ספטמבר 2010 , שלח משרד המשפטים ללשכה רשימת שאלות בנוגע להצעה לצורך קבלת תגובות והבהרות מהלשכה.
משרד מבקר המדינה סבור כי משך הטיפול הראשוני של משרד המשפטים בהצעת הלשכה לכללי הדיווח הכספי, מקבלתה ועד בקשת ההבהרות בעניינה, התארך יתר על המידה ועיכב את הסדרת הד יווח הכספי של הלשכה.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מסר משרד המשפטים כי ברשימת השאלות ששלח ללשכה מפורטים למעשה הקשיים שרואה משרד המשפטים בהצעת הכללים, המעכבים את קידומה.
עוד ציין משרד המשפטים כי קיבל מהלשכה תגובות והבהרות לרשימת השאלות, אך הן לא הניחו את דעתו, ולכן תיערך בקרוב פגישת עבודה בינו ובין הלשכה בניסיון לגבש פיתרון מוסכם.
משרד מבקר המדינה מדגיש כי על כל הגורמים הנוגעים בדבר - ומשרד המשפטים בפרט - להאיץ את טיפולם בנושא ולהביא להתקנת הכללים הנדרשים.
ועדות כספים והשקעות 1.
ועדות כספים : הזרוע האופרטיבית של המועצה הארצית בכל הנוגע לבחינת הצעת התקציב של הלשכה היא ועדת הכספים של הלשכה הנבחרת בידי המועצה הארצית וכפופה לה (להלן - ועדת הכספים).
לפי כללי הלשכה תפקידה לבדוק ולאשר את הצעת התקציב של הלשכה המוגשת לה בידי גזבר הלשכה, ולהעבירה לאחר מכן לאישור המועצה הארצית.
נוסף על בדיקת התקציב ואישורו דנה ועדת הכספים בדוחות הכספיים של הלשכה ובעניינים כספיים שונים הכרוכים בפעילות הלשכה.
406 קובץ דוחות ביקורת לשנת 2011 , התשע"ב .
למחוזות ירושלים, חיפה, צפון ודרום יש ועדות כספים (להלן - ועדת כספים מחוזית) הכפופות לוועד המחוז ונבחרות על ידו.
ועדת הכספים המחוזית מגבשת את הצעת התקציב של המחוז ומגישה אותה לאישורו של ועד המחוז, בוחנת את ניצול התקציב במהלך השנה ודנה בהיבטים הכספיים של מינהל המחוז ותחומי פעילותו השונים.
למחוז ת"א אין ועדת כספים מחוזית - התקציב מגובש בידי המנכ"ל ומועבר לאישור ועד המחוז.
לשכת עורכי הדין 407 .
הביקורת העלתה כ י לוועד המרכזי יש נוהל הקובע את תפקידי ועדת הכספים ואת סדרי עבודתה, ואולם למחוזות שפועלות בהם ועדות כספים מחוזיות - ירושלים, חיפה צפון ודרום - אין נהלים המסדירים את פעילותן של ועדות הכספים שלהם.
משרד מבקר המדינה סבור כי בשל חשיבותן של ועדות הכספים, על המחוזות לגבש נהלים מתאימים המגדירים את תחומי הסמכות והאחריות ואת סדרי העבודה של ועדות הכספים שלהם.
עוד סבור משרד מבקר המדינה כי ראוי שמחוז ת"א, שהיקף תקציבו גדול באופן ניכר בהשוואה למחוזות האחרים, יכונן ועדת כספים מחוזית.
אמנם אין חובה חוקית על מחוז לעשות זאת, אך הסבירות המינהלית מצדיקה כי מחוז ת"א יפעל בעניין זה כמו המחוזות האחרים, היות שוועדה כזו יכולה לשמש לוועד המחוז כלי חשוב לשקיפות, לבקרה ולפיקוח על הפעילות הכספית והתקציבית.
ועדות השקעות : הוועד המרכזי והוועדים המחוזיים מנהלים בנפרד את יתרותיהם הכספיות בחשבונות בנק משלהם.
חלק מהיתרות הללו הן כספי רזרבה תקציבית של כל אחד מהגופים שהצטברו במהלך השנים, והם משמשים יתרות כספיות לטווח ארוך.
חלק אחר הן יתרות כספיות לטווח קצר שמקורן בהכנסות השנתיות השוטפות והן מיועדות להוצאות השנתיות השוטפות.
ככלל, היתרות הכספיות של הוועד המרכזי ושל המחוזות מושקעות באפיקים סולידיים, בעיקר בפיקדונות שקליים, באגרות חוב ממשלתיות ובאגרות חוב קונצרניות בדירוג גבוה.
לצורך ניהול מושכל של השקעת היתרות הכספיות רצוי שיפעלו בוועד המרכזי ובמחוזות גופים בעלי יכולת מקצועית בתחום ההשקעות הפיננ סיות - ועדות השקעות.
ואכן לוועד המרכזי ולמחוזות ת"א ודרום יש ועדות השקעות, ואילו במחוזות ירושלים, חיפה וצפון מתפקדות ועדות הכספים המחוזיות גם כוועדות השקעות.
לוועדות ההשקעות של הוועד המרכזי ושל מחוז ת"א יש נוהל המסדיר את סמכויותיהן ודרכי עבודתן בניהול ההשקעות, ואולם ועדת ההשקעות של מחוז דרום פועלת ללא נוהל.
לוועדת הכספים המחוזית של מחוז חיפה יש נוהל לניהול השקעות המחוז, ואולם לוועדות הכספים המחוזיות של מחוזות ירושלים וצפון אין נוהל כזה.
יש לציין כי אף שמבקר הלשכה ציין בדוחות ביקורת על ניהול כספים והשקעות שפרסם באפריל 2009 , כי למחוזות דרום, ירושלים וצפון של הלשכה אין נהלים לניהול השקעותיהם והמליץ על התקנתם, לא נמצא שהמחוזות עשו כן עד מועד סיום הביקורת בדצמבר 2010.
על הוועדים של מחוזות דרום, ירושלים וצפון לגבש נהלים להסדרת פעילות ההשקעות של יתרותיהם הכספיות.
משרד מבקר המדינה סבור, כי רצוי שגם במחוזות ירושלים, חיפה וצפון יפעלו, בנפרד מוועדות הכספים המחוזיות, ועדות השקעה שחבריהן עורכי דין בעלי רקע מקצועי בתחום ההשקעות, והן יתמקדו בניהול ההשקעות של המחוז.
408 קובץ דוחות ביקורת לשנת 2011 , התשע"ב .
ניהול כוח אדם בלשכה .
לוועד המרכזי ולכל אחד מוועדי המחוזות יש מנגנון של כוח אדם משלו, וכל אחד מהם אוטונומי לחלוטין בכל הנוגע לניהול כוח האדם במנגנונו: הוא קובע בעצמו, בנפרד מהמוסדות האחרים, את המשרות הדרושות לו, את אופן קבלת העובדים ודרך העסקתם, את הגדרת תפקידם ואת שכרם.
מבקר הפנים של הלשכה ציין בדוח הביקורת הפנימית בנושא ניהול משאבי אנוש ומערכת השכר בוועד המרכזי מינואר 2009 כי "לא קיימת אחידות בין מחוזות הלשכה, ולמעשה כל מחוז פועל לשכת עורכי הדין 409 .
באופן עצמאי, הן בנוהלי המינהל והן בקביעת תנאי ההעסקה.
נדרש, להערכת הביקורת, לקיים דיון מעמיק ולקבוע אמות מידה אחידות (בשינויים המתבקשים) לניהול מערך השכר וכוח האדם בלשכה ובמחוזותיה, לבחון אמצעים לייעול וחסכון במשאבים, ולקבוע כלים לבקרה ופיקוח של הנהלת הלשכה על המתבצע בכל אתריה".
תקן כוח אדם : כללי מינהל תקין מחייבים כי לכל ארגון יוכן תקן לכוח אדם הקובע את מבנהו של הארגון - המשרות, דרגותיהן והיחס ביניהן.
על התקן לכלול רשימת משרות ולפרט את תואר המשרה, דרישותיה ותיאור התפקיד כלומר - תפקידיהם של העובדים בארגון והכישורים הנחוצים לביצועם.
להגדרה ברורה ומפורטת של תפקידי העובדים נודעת חשיבות רבה: ממנה נגזרת חלוקת הסמכויות והאחריות ביניהם, ובהסתמך עליה ניתן לפקח על עבודתם ביתר קלות.
הדבר גם מסייע להתאמת העובדים לתפקיד על פי כישוריהם153.
:להלן פירוט המשרות ואופן העסקת העובדים בוועד המרכזי ובמחוזות (א) מנגנון הוועד המרכזי מונה 68 עובדים בשכר וביניהם: מנכ"לית; סמנכ"ל האחראי לתחומי מינהל, חקיקה ופ רויקטים; סמנכ"ל כספים האחראי לתחום הגזברות; סמנכ"לית האחראית לתחום מערך ההתמחות וסמנכ"ל ארגון ותפעול האחראי לתחום המחשוב והתשתיות; עוזרת לראש הלשכה; רכזי הוועדות שליד הוועד המרכזי; וכן עובדים בתחומי האתיקה והדין המשמעתי, הגזברות, המזכירות והמינהל, הדוברות וקשרי הממשל, ההתמחות והתכניות שמפעילה הלשכה (שכר מצווה, מרכז ההשמה, המוסד לגישור, המוסד לבוררות, ביטוח עורכי הדין).
למרות המנגנון המסועף שמפעיל הוועד המרכזי ותחומי פעילותו הרבים והמקצועיים, לא קבע הוועד תקנים למשרות הנדרשות לו ולא הגדיר בפירוט את תחומי הפעילות, הסמכות והאחריות של כל אחת מהמשרות הללו.