HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
מהנתונים עולה כי הגם שהמכון מפרסם משרות פנויות באתר המרשתת שלו, כ - 61% מכלל העובדים שגייס המכון בשנים2013 - 2020 ואינם עוסקים במחקר עבדו קודם לכן במכון באמצעות חברות כוח האדם או ספקים אחרים שנתנו שירותים למכון.
| 947 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
כאמור, בהתאם להחלטת הממשלה, המכון הביולוגי, בהיותו מכון מחקר ביטחוני, פטור מחובת מכרז פומבי, לפי חוק המינויים, לאיוש משרות.
משרד מבקר המדינה ממליץ כי המכון יפעל בהתאם להוראות שנקבעו בהוראות התקשי"ר לעניין זה, בכל הנוגע לגיוס עובדים מנהליים וזוטרים.
בתגובת המכון על טיוטת דוח הביקורת הוא ציין כי הוא אינו רואה פסול בקליטת מועמדים לתפקידים מינהליים וזוטרים מקרב עובדי קבלן, עובדי חברת LSRI ומאבטחים, ובלבד שהם עומדים בקריטריונים הנדרשים.
עם זאת המכון הדגיש כי הוא ער "להערות לצורך בשוויון הזדמנויות בגיוס עובדים לשירות המדינה", וכי הוא "יפעל להרחבת המקורות לגיוס עובדים מנהליים וזוטרים".
נש"ם ציינה בתגוב תה על טיוטת דוח הביקורת כי הפטור ממכרז נדרש למכון "ככל יחידה ביטחונית מסווגת" אך יש מקום "שנש"ם תבחן ההליך הקיים במכון ותציע הליך חלופי לפטור ממכרז".
תיעוד תהליך בחירת העובדים .
על פי נוהל לאיתור עובדים של המכון, במחלקת כוח אדם 47 ינוהל רישום מרוכז של כל המועמדים.
בביקורת עלה כי אין במכון אסמכתאות מלאות המתעדות את שלבי איתור העובדים החדשים, את רשימת המועמדים שהתמודדו לתפקידים ואת תהליך הסינון הראשוני של קורות החיים.
כמו כן אין במכון מקורות מידע שניתן ללמוד מהם כיצד אותרו המועמדים.
מהאסמכתאות שהוצגו לצוות הביקורת עולה כי המכון אינו מתעד את פרטי המועמדים שהציעו את עצמם לתפקיד אלא רק את אלו שהופנו מהמכון לקבלת חוות דעת תעסוקתית ממכון הערכה חיצוני.
גם לגבי מועמדים אלו לא נמצא אם התקיימו ראיונות עימם ואין אסמכתאות המתעדות את אותם ראיונות והנימוקים לניפוי מועמדים בשלבי המיון.
על המכון לתעד את תהליך איתור העובדים ומיונם בדרך שתאפשר בקרה עליו ועל תקינות ההליך.
לצורך המחשת תהליך האיתור והגיוס המתקיים במכון , להלן דוגמה לתהליך גיוס למכון שבוצע בשנת 2020 במהלך הביקורת.
צוות הביקורת בחן את תהליך הקליטה לתפקיד "מרכז תשלומים" בחשבות: ראש שטח משאבי אנוש מסר לצוות הביקורת כי אין תיק המתעד את תהליך הבחירה לתפקיד, וכי בתיקה של העובדת שנבחרה לתפקיד מתועד תהליך בחירתה.
בתיעוד שנמסר לצוות הביקורת ביחס לתהליך הגיוס האמור היו המסמכים הבאים: תיק העובדת שנקלטה ופרטים אישיים של מועמדת נוספת.
בתיקה של העובדת לא היו ההמלצות על המועמדות לתפקיד.
47 כאמור לעיל, כיום שטח משאביאנוש.
| 948 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל שטח משאבי אנוש ציין כי מאחר שהמכון פטור מחובת מכרז אין לו תיק לכל תפקיד שמפורסם המאגד את הפונים המבקשים להגיש את מועמדותם למשרה שפורסמה, וכי המועמדים ששמותיהם מצוינים בטבלת הריכוז הם מועמדים שהשתתפו בתהליך מיון שבמסגרתו הם הופנו לחברת אבחון חיצונית לשם קבלת חוות דעת תעסוקתית.
בתיקה של המועמדת נמצא מסמך "סיכום ראיונות למועמד" שהוכן ב- 9.
20 וממנו עולה כי בשלב זה היו ארבע מועמדות לתפקיד ומסמך המסכם את הניקוד שניתן לכל אחת מהן לצד הנתון "הכרות/המלצות".
ממסמך זה עולה כי שלוש מהמועמדות קיבלו המלצות מעובדי המכון בשל היכרותן עימם על רקע "לימודים", וכן צוין במסמך כי לאחת המועמדות קרבת משפחה לאחת מעובדות לשכת מנהל המכון.
מומלץ כי המכון יבחן את האפשרות להסדיר בנהליו את סוגיית מעורבותם של ממליצים בתהליכי קבלת החלטות בנוגע לקליטת עובדים חדשים.
✰ משרד מבקר המדינה ממליץ כי בכל הנוגע לכ-130 (40% ) מ-330 עובדי המכון העוסקים במקצועות טכניים, וכן בדירוגי מח"ר מינהלי ומשפטי, נש"ם תוביל עבודת מטה בשיתוף ועדת השירות ומטה עוזר השר , לבחינת נחיצותו של הפטור מחובת המכרז בגיוס כוח אדם למכון במשרות אלו, ותציע במידת הצורך הליך חלופי לפטור ממכרז במקרים הרלוונטיים.
עוד מומלץ כי המכון ינהל במסגרת כל תהליך גיוס שהוא מקיים תיק ובו מלוא המסמכים הנדרשים ויעבד נתונים הנוגעים לתהליך הגיוס שיאפש רו לו למפות מגמות עיקריות בהקשר זה.
הליכי הקידום בדרגות בתקן הפתוח .
תקן פתוח הוא תקן למשרה שלא נקבע ה לה דרגה, ולכן הקידום אינו תחום במתח דרגות הצמוד לתפקיד אלא מותנה בהישגיו ובתרומתו של העובד ולא במעמדו ההיררכי מהבחינה הארגונית, זאת להבדיל מ"תקן סגור" שבו הקידום מתבצע במסגרת טווח הדרגות הצמוד לתפקיד.
| 949 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
לוח 9: חלוקת העובדים בתקן הפתוח ובתקן הסגור, אוגוסט 2020 .
דירוג תקן פתוח תקן סגור .
(שאינם עוסקים במחקר) 3 6 .
מח"ר, מינהלי ומשפטי 2 36 .
(כ- 86% )מעובדי המכון 47 .
כ- 14% )מעובדי המכון .
תהליך קידום בדרגה הוא בעל משמעויות ארגוניות ואישיות ארוכות טווח.
השיקולים למתן דרגה והתהליך שמתבצע לשם כך טומנים בחובם מסרים ארגוניים ומשפיעים על מעמד העובד בארגון.
כמו כן, לקידום בדרגה יש משמעויות תקציביות, שכן העלאה בדרגה כרוכה בגידול בעלות השכר לעובד ולמעביד.
ההחלטות בדבר קידומם של עובדים בתקן הפתוח במכון מתקבלות על ידי ועדות ד ירוג, הבוחנות את נתוני העובדים בהתבסס על עבודות שביצעו, פרסומים ודוחות שהגישו והמלצות של הממונה הישיר ואחרים.
הוועדות העוסקות בכך הן ועדה מוסדית (פנימית) במכון המסתייעת בוועדה מייעצת פנימית , וועדה עליונה חיצונית הפועלת מטעם נש"ם הדנה בקידום עובדים לדרגות הבכירות ובפיקוח על הוועדה המוסדית.
להלן תיאור של הליכי הקידום בתקן הפתוח וסמכויות הוועדות השונות: .
| 950 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל תרשים 8: קידום בתקן הפתוח- סגל אקדמי .
תרשים 9: קידום בתקן הפתוח- סגל טכני .
| 951 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
הוועדה העליונה לדירוג עובדי מחקר .
137 (כמחצית) מ -28348 עובדי המכון בתקן הפתוח הם חוקרים בדירוג מחקר.
3 לתקשי"ר עוסק, בין השאר, בעובדים המדורגים בדירוג מחקר ובתהליך קידומם.
בהתאם לאמור בפרק, נציב שירות המדינה ממנה שתי ועדות דירוג עליונות ואת יושבי הראש שלהן: ועדה לגופי מערכת הביטחון וועדה נוספת לשאר עובדי המחקר המשובצים במשרדי הממשלה וביחידות הסמך האחרות, ותפקידן של הוועדות הוא לדון בדרגותיהם של עובדים בדירוג מחקר ולקבוע אותן.
הפרק האמור בתקשי"ר עוסק גם בתהליך המינוי של חברי הוועדות המוסדיות ובתפקידיהן.
ביוני 2004 פרסמה נציבות שירות המדינה מסמך "עקרונו ת וקריטריונים לדירוג עובדי מחקר בכירים" הקובע את סמכויות הוועדה העליונה לדירוג עובדי מחקר במערכת הביטחון (להלן - הוועדה העליונה) ותחומי פעילותה (להלן - תקנון הוועדה העליונה)49 .
הוועדה העליונה מנוהלת על ידי היחידה בנש"ם הממונה על מערכת הביטחון והחוץ.
על פי תקנון הוועדה העליונה, תפקידיה הם: לקבוע אם עובדים חדשים זכאים להיקלט בדירוג מחקר בדרגות א ו-א+50; לקבוע זכאות לקידום עובדי מחקר ביחידות מערכת הביטחון לדרגות א ו-א+; לקיים בקרה על עבודת ועדות הדירוג המוסדיות; ולייעץ לנציב שירות המדינה בנושאים כלליים הקשורים לדירוג המחקר51.
נושא עבודתה של הוועדה העליונה בנש"ם נבדק על ידי משרד מבקר המדינה בשנת2003 "במסגרת דוח בנושא "דירוג עובדי המחקר בצה"ל ובמערכת הביטחון52.
הוראות התקשי"ר ותקנון הוועדה העליונה קובעים את אמות המידה לקידום חוקרים, שמטרתן שמירה על רמת מחקר גבוהה במוסדות המחקר הביטחוניים, וכמו כן נקבעו בהוראות ובתקנון הרכבה של הוועדה העליונה, משך כהונתם של חבריה והבקרות שעליה לבצע על עבודת הוועדות המוסדיות.
הנחת המוצא של התקנון היא כי מרבית העבודות במוסדות מערכת הביטחון שונות במהותן מאלו של האוניברסיטאות ומוסדות מחקר אחרים, בכך שהן יותר יישומיות ומכוונות לנושאים קונקרטיים.
כמו כן, הן רב-תחומיות, מורכבות מהבחינה המערכתית וכוללות טכנולוגיות ונושאים נוספים הקשורים בייצור מוצרי הפיתוח ובניסויים בעניינם.
על פי תקנון הוועדה העליונה לקידום בדירוג המחקר, אמת המידה לקידום בדרגה בדירוג המחקר היא איכותית, ונבחנות רמתו המקצועית של המועמד ותרומתו לתחום נושאי העבודה שבהם עסק.
תיק הבקשה לקידום של המועמד צריך לכלול בין היתר פירוט מסלול ההתקדמות המקצועית של המועמד, תרומתו המקצועית, מכתבי המלצה וחוות דעת של גורמים מקצועיים .
48 הנתונים עדכניים לאוגוסט2020.
49 הוא מחליף את התקנון הקודם שאישרה נש"ם באוקטובר 1996.
50 בנוגע לעובדים בעלי ניסיון קודם שהתקבלו לעבודה במערכת הביטחון.
51 כמו כן, הוועדה זכאית לקבוע אם לקדם עובדי מחקר לדרגות נמוכות מדרגה א, במוסדות שבהם אין ועדה מוסדית; ולקבוע אם טכנאים ומהנדסים המשובצים במשרות בתקן הפתוח זכאים לקבל קידום לדרגות הגבוהות בסולם (מהנדסים וטכנאים מדרגה 43 ומעלה; ודירוג מקצ"ט מדרגה16 ומעלה.
המכון לא הגיש בעבר בקשות לקידום לדרגות אלו).
52 ,מבקר המדינהדוח שנתי 54 'א (2003) ', עמ105.
| 952 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל על רמתו המקצועית, תרומתו לתחום נושאי העבודה שבהם עסק, יכולת מוכחת לפתח מגמות חדשות במו"פ, בעלות תרומה משמעותית לפוטנציאל הטכנולוגי של המוסד או לידע הכללי בתחום פעילותם.
כמו כן, תיק הבקשה צריך לכלול עבודות של המועמד שפורסמו בתקופת שהותו בדרגה הנוכחית - דוחות טכניים, דוחות ניסויים, מאמרים שהוצגו בכנסים או פורסמו וכו'.
נספח א' של תקנון הוועדה העליונה מפרט את הדרישות לקידום לגבי כל אחת מהדרגות בדירוג המחקר.
ככל שדרגת המועמד בכירה יותר, עולות הדרישות להוכחת הישגיו המקצועיים.
להלן יוצגו אמות המידה לקידום בדירוג המחקר בדרגות ב' עד א+53 : .
53 חוקרים המתקבלים למכון נקלטים לכל הפחות בדרגה ג' בדירוג המחקר.
| 953 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
לוח 10: +אמות המידה לקידום בדירוג המחקר בדרגות ב' עד א .
הדרגה לקידום זמן שהיה .
המניין) לא נקבע זמן .
עובדים שהישגיהם המדעיים והטכנולוגים הוכרו והוכחו .
בתרומות מקצועיות בולטות ואשר תרמו לבנייתו של .
הפוטנציאל המחקרי והטכנולוגי של המוסד.
עובדים שניסיונם המדעי והטכנולוגי, מנהיגותם וכושר .
שיפוטם הם מקור השראה מקצועי; ופעילותם באה .
לידי ביטוי באופן בולט ומוכר בארגון ובהנחיה של .
צוותי מחקר ופיתוח בביצוע משימות.
לפרופסור חבר) לא נקבע זמן .
הוכיח בהישגיו המקצועיים את יכולתו לפתח מגמות .
הישגיהם המדעיים והטכניים הם בגדר תרומה .
משמעותית לפיתוח הפוטנציאל הטכנולוגי של המוסד .
או לידע הכללי בתחום פעילותם.
נושאים באחריות העיקרית בעיצוב תוכנית העבודה.
משמשים סמכות מקצועית קובעת.
ההישגים המדעיים והטכניים הקנו למועמדים סמכות .
מקצועית, על פי מנהיגותם מהבחינה המדעית.
והטכנולוגית וכושרם להכשיר ולהנחות עובדים בכירים.
בכיר) שהייה של לפחות .
בעלי יכולת לקחת חלק פעיל בגיבוש תוכניות עבודה.
בעלי יכולת לקיים מגעים מקצועיים עם גורמי חוץ.
ביכולתםלהציע משימות מדעיות וטכניות.
בעלי יכולת להתוות דרכי פתרון ושיטות עבודה.
בעלי הישגים עצמאיים במחקר ופיתוח.
בעליכושר להפעיל צוותים מקצועיים.
בעלי יוזמה וכושר לקבוע ולהגדיר משימות .
בעליכושר לקיים ולפתח מגעים מקצועיים עם גורמי .
חוץ ועם מוסדות מחקר ותעשייה בארץ ובחו"ל.
| 954 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל הרכב הוועדה העליונה .
על פי הוראות התקשי"ר, חברי הוועדה העליונה הם לפחות חמישה מדענים בכירים בדרגה א+ או בדרגת פרופסור מן המניין באחת האוניברסיטאות הישראליות המוכרות.
סמכות מינויים של חברי הוועדה העליונה נתונה בידיו של נציב שירות המדינה, על פי המלצת יו"ר הוועדה העליונה ובא כוחו של נציב שירות המדינה (הממונה על מערכת הביטחון והחוץ), ומשך תקופת כהונתה של הוועדה העליונה הוא שלוש שנים.
עוד קובע התקשי"ר כי נציב שירות המדינה רשאי לחרוג מדרך המינוי ולקבוע כי הרכב הוועדה ומשך תקופת כהונתה יהיו שונים מכפי שנקבע בתקשי"ר.
בתקנון הוועדה העליונה, שהובא לידיעת נציב ש ירות המדינה דאז ב - 26.
04 , נקבעו הוראות שונות מאלו שבתקשי"ר בנוגע להרכב הוועדה העליונה ולמשך כהונת חבריה.
על פי תקנון הוועדה העליונה חברי הוועדה העליונה נבחרים על ידי מנכ"ל משהב"ט מתוך רשימות מועמדים שיגישו מנהלי גופי המחקר הביטחוניים למרכז הוועדה.
המועמדים שייבחרו על ידי מנכ"ל משהב"ט יובאו לאישור נציב שירות המדינה.
יו"ר הוועדה יומלץ על ידי מנכ"ל משהב"ט ויאושר על ידי הנציב.
חברי הוועדה העליונה מתמנים לתקופה של שלוש שנים, וניתן להאריכה בשלוש שנים נוספות (סה"כ שש שנים).
הרוטציה של חברי הוועדה תתבצע בהדרגה ובמחזוריות שבמסגרתה יוחלפו חלק מחברי הוועדה בכל שנה.
כל הארכת כהונה מעבר לשש שנים מחייבת אישור חריג של נציב שירות המדינה.
אשר להרכב הוועדה, התקנון קובע כי יכהנו בה תשעה חברים: נציג נציב שירות המדינה - המשמש יו"ר הוועדה, חבר אחד מכל אחד ממוסדות המחקר, ראש אגף משאבי אנוש במשהב"ט והממונה על מערכת הביטחון בנש"ם המשמש חבר הוועדה ומרכז עבודתה.
בביקורת נמצא כי תקופת כהונתם של שבעה משמונת חברי הוועדה ארכה יותר משלוש שנים, ותקופת כהונתם של חמישה משמונת החברים חורגת מהתקופה המרבית של שש שנים, וזאת ללא האישור החריג שנדרש לכך מאת נציב שירות המדינה.
כמו כן, לא בוצעה ההחלפה ההדרגתית מדי שנה של חלק מחברי הוועדה כנדרש בתקנון הוועדה העליונה.
להלן הפרטים בנוגע למשך הכהונה של חברי הוועדה54 : .
54 למעט נציג נש"ם המכהן כחבר בוועדה וכמרכז עבודתה.
| 955 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
לוח 11: שנות כהונת חברי הוועדה העליונה .
הוועדה שנת המינוי מספר שנות .
שנות כהונה חריגה משש .
עוד נמצא כי הרכב הוועדה אינו עולה בקנה אחד עם ההרכב הנדרש בתקנון הוועדה העליונה, וכי בוועדה לא מכהן ראש אגף משאבי אנוש במשהב"ט, ואילו למוסד מחקר ביטחוני אחר יש שני חברים בוועדה במקום חבר אחד.
על נש"ם להתאים את הרכב חברי הוועדה ואת משך כהונתם לכללים שנקבעו בתקנון.
הבקרה של הוועדה העליונה על עבודת הוועדות המוסדיות .
על פי התקשי"ר , על הוועדה העליונה לקיים ביקורת ובקרה על עבודת הוועדות המוסדיות הפועלות בגופי המחקר השונים של מערכת הביטחון.
תקנון הוועדה העליונה קובע כי על מנת לאפשר לחברי הוועדה העליונה תחושה ישירה לגבי הנעשה בשטח בכל הקשור לתחום פעילותה תקיים הוועדה, לפי קביעת היו"ר: (א) סיורים בחטיבות המחקר השונות של מערכת הביטחון ובהם תקבל הסברים לגבי נושאי העבודה ותחומי הפעילות של אותה חטיבה; (ב) פגישות עם הנהלת מוסדות המחקר, ובהן יימסרו לחברי הוועדה סקירות כלליות על תוכניות העבודה ומגמות התפתחות בעתיד, וכן נתונים על מגזר עובדי המחקר במסגרת כוח האדם של המוסד, תוך התמקדות בנושאי הדרכה, השתלמויות, שבתונים ותוכניות קידום מקצועיות; (ג) מפגש תקופתי משותף עם הוועדות המוסדיות של כל מוסדות המו"פ של מערכת הביטחון, על מנת לאפשר החלפת דעות וליצור מכנה משותף בין כל הגורמים העוסקים בדירוג עובדי המחקר.
| 956 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל עוד קובע התקנון כי הוועדה העליונה תקיים בקרה ותבצע ביקורת על עבודתן של הוועדות המוסדיות של גופי המחקר על ידי ביקורים מזדמנים, מעקב מזדמן אחר סיכומים מהדיונים ובחינת הסיכומים השנתיים שלהן.
בד בבד, על כל ועדה מוסדית למסור לוועדה העליונה ולממונה על מערכת הביטחון בנש"ם העתק של הפרוטוקול של כל דיון פנימי, ובכל סוף שנה דוח סטטיסטי השנתי.
במענה על שאלות משרד מבקר המדינה בנוגע לבקרה שעושה הוועדה העליונה על הוועדות המוסדיות השיבה נש"ם בפברואר 2021 כי משנת2010 הפסיקה הוועדה העליונה לקיים בקרה על עבודת הוועדו ת המוסדיות במוסדות המחקר הביטחוניים: הוועדות המוסדיות לא הגישו לוועדה העליונה פרוטוקולים של דיוניהם ולא דוחות סטטיסטיים שנתיים.
יתרה מזו, משנת 2010 .
הוועדה העליונה לא קיימה ביקורים במוסדות המחקר הנתונים לביקורתה בביקורת עלה כי שלא בהתאם לתקנון הוועדה העליונה ולמרות היותה גורם הבקרה היחיד על פעולת הוועדות המוסדיות, הוועדה העליונה לא ביצעה הליכי בקרה על עבודת הוועדות המוסדיות בגופי המחקר הביטחוניים.
כמו כן, הוועדה העליונה לא קיימה מפגשים עם הוועדות המוסדיות בגופי המחקר ובכך לא מומשה האפשרות ליצור החלפת דעות ומכנה משותף בין הגורמים העוסקים בקידום עובדי מחקר במוסדות המחקר של מערכת הביטחון.
יצוין כי ליקויים דומים נמצאו גם בביקורת הקודמת אולם בביקורת הנוכחית נמצא כי הם עדיין לא תוקנו.
על הוועדה העליונה, לקיים בקרה על עבודת הוועדות המוסדיות הפועלות בגופי המחקר השונים של מערכת הביטחון כפי שנקבע בתקנון הוועדה.
תיעוד דיוני הוועדה העליונה ועריכת דוחות סטטיסטיים .
כאמור, קביעת הזכאות והמועד לקידומם של עובדי המחקר ביחידות מערכת הביטחון לדרגות הבכירות - א' ו-א+ היא בסמכותה של הוועדה העליונה.
הוועדה פועלת במתכונת של "גוף שיפוטי".
היא דנה בנושאים המובאים לפניה ומחווה דעה עליהם.
החלטות הוועדה משפיעות במישרין על עבודת המו"פ בגופי המחקר במערכת הביטחון, על הרכב העובדים הבכירים במו"פ וכן גם על דרבון החוקרים להישגים בתחומי המו"פ.
על פי תקנון הוועדה העליונה דיוני הוועדה ושיקוליה הם חסויים.
בהתאם לתקנון, על הוועדה להעביר לכל מוסד מחקר העתק הנוגע לו מהפרוטוקול של דיוניה.
כמו כן, עליה לנמק בכתב החלטה שקיבלה שלא לקדם מועמד שהומלץ לוועדה לקדמו, ועליה להעביר נימוקים אלה לגוף הממליץ כדי שיוכל ללמוד מהם באילו נושאים הישגי המועמד אינם מספיקים לקבלת הדרגה.
סדרי מינהל תקין מחייבים שוועדה בשירות הציבורי תיתן ביטוי בכתב לדיוניה בפרוטוקולים.
עקרון השקיפות מחייב כתיבת פרוטוקול אשר ישקף את עיקרי הדברים הנאמרים בוועדה ובכללם את כל העמדות שהובעו בוועדה, לרבות את חילוקי דעות בין חבריה.
אשר לחשיבות של עקרון השקיפות ושל הכנת פרוטוקולים ודרך רישומם נקבע בבג"ץ יוסי אילן נ' עיריית תל- .
| 957 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
אביב יפו ואח'55 (להלן- בג"ץ אילן) כי: "ללא תיעוד עלולה חובת הגילוי להתרוקן מתוכן של ממש"; כי הפרוטוקול משמש אמצעי להגברת הפיקוח והבקרה והוא מבטא את זכות הציבור וזכותם של המועמדים לדעת "כיצד ועל יסוד איזה מידע נתקבלו החלטות שנתקבלו".
בבג"ץ כהן נ' ראש לשכת עורכי הדין56 נקבע, כי חשיבותו של הפרוטוקול מתעצמת כאשר ישיבות הוועדה סגורות וממילא אין הציבור יכול לעקוב אחר דיוניהן.
בנוסף בג"ץ אוניברסיטת בר-אילן נ' בית הדין הארצי לעבודה ירוש לים57 (להלן- בג"ץ בר-אילן), קבע כי תניות סודיות גורפות בתקנוני מוסדות אקדמיים "אינן נותנות משקל מספיק לזכויותיו של מועמד לקבל מידע"; וכי "התפתחויות חברתיות, ערכיות ומשפטיות אשר באו לידי ביטוי, בין היתר, בחקיקת חופש המידע, מחייבות הגברה של דרגת השקיפות בפעילותן".
עם זאת בג"ץ בר - לשקול באופן פרטני את חשיפת ]אוניברסיטאות שונות[ אילן קבע כי "אין לחייב את העותרות פרוטוקול הדיון.
כל אימת שמתבקש גילוי כזה"; כי ניתן לסייג הוראות סודיות גורפות בתקנונים אקדמאיים "בהתאם להנחיות המשקפות נקודת איזון שעניינה גילוי המידע הרלוונטי.
מבלי להקנות לו זכות עיון בפרוטוקול מילולי של הדיון".
בג"ץ בר-אילן דן בנוסף בפריטי מידע מתוך ישיבות ועדות מינוי או קידום שניתן יהיה למסור למועמד: ציון שמות חברי הוועדה שהשתתפו בדיון, אלא אם כן מדובר בוועדה מקצועית, ו"מבלי שצוינו שמות מחווי הדע ה"; "פירוט התשתית העובדתית שעמדה בבסיס קביעת ההחלטה.
כלומר מהות החומר שהונח בפני הוועדה לצורך הדיון.
וציון עיקר התוכן של חוות הדעת ללא חשיפת שמות כותביהן או כל פרט מזהה ביחס אליהם"; התחומים שבהם נבחנה איכותו האקדמית של המועמד ומידת התאמתו של המועמד בכל א חד מהם.
"ככל שנשמעו דעות סותרות בהיבט זה - יש לציינן"; "הנימוקים שהועלו לקראת קבלת ההחלטה, כלומר העניינים שבהם דנה הוועדה"; "השיקולים שהנחו את הוועדה לגבי ההחלטה הסופית תוך התייחסות לתחומים השונים שבהם נבחנה התאמתו האקדמית של המועמד למשרה ופירוט הדעות שהושמעו בדיון בעד ונגד קידומו"; "השורה התחתונה של ההחלטה".
סיכום הדיון יערך על בסיס תרשומת שנרשמה במהלך הדיון ויו"ר הוועדה או המזכיר האקדמי יחתום עליו ויהיה אחראי לכך שהסיכום משקף נאמנה את מהלך הדיון.
מנתונים שהעבירה נש"ם למשרד מבקר המדינה בפברואר 2021 עולהכי בשנים 2015 - 2020 התכנסה הוועדה העליונה 35 פעמים ודנה בממוצע ב -3 עד7 תיקים לבקשות קידום בכל התכנסות.
בסך הכול דנה הוועדה באותן השנים ב-205 תיקי קידום, ו-29 .
מהם לא אושרו לקידום דיוני הוועדה לא תועדו, ותועדה רק ההחלטה הסופית (דהיינו נרשם "אושרה" או "לא אושרה"), למעט מכתב הנמקה שנשלח לבקשת מוסד המחקר.
משנת 2021 נרשמת הנמקה לאישור או לאי-אישור של הקידום בפרוטוקול הוועדה.
דיוני הוועדה מתועדים באמצעות תרשומת ובה מצוינים שמות חברי הוועדה שנכחו בדיון או נעדרו ממנו, נציגי גופי המחקר המציגים את תיק הבקשה, רשימת המועמדים לקידום עם פרטים על השכלתם, מומחיותם ומועד קבלת הדרגה הנוכחית, ההמלצה לדרגה המבוקשת והחלטת הוועדה לדחות או לאשר את הבקשה.
עוד נמסר מנש"ם כי "לא קיים סיכום סטטיסטי שנתי לעבודת הוועדה העליונה" .
55 בג"ץ 3751/03 יוסי אילן נ' עיריית תל-אביב יפו ואח' , פ"ד נט(3.
) 56 בג"ץ 954/97 כהן נ' ראש לשכת עורכי הדין, פ"ד נב( 3 )486 .
הרחבה בעניין עריכתפרוטוקולים ראו בהמשך דוח זה.
57 בג"ץ 7793/05 אוניברסיטת בר-אילן נ' בית הדין הארצי לעבודה ירושלים , פ"ד סד(3 )204( ,2011.
| 958 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל בביקורת עלה כי הוועדה העליונה לא נימקה ולא תיעדה את החלט ותיה בפרוטוקול.
להחלטות הוועדה ולנימוקיה יש חשיבות רבה מהבחינה הארגונית, והאישית וכן יש לה השפעות תקציביות ארוכות טווח.
חשיבותו של הפרוטוקול מתעצמת כאשר ישיבות הוועדה סגורות.
מומלץ כי נש"ם תבחן את המתכונת המתאימה לתיעוד עבודת הוועדה ולהצגת שיקוליה ונימוקיה.
בכלל זה יש מקום שנש"ם תביא בחשבון את העקרונות שנקבעו בבג"ץ בעניין אוניברסיטת בר-אילן בהתייחס לפרטי מידע שצוינו בישיבות ועדות מינוי או ועדות קידום שניתן יהיה למסור למועמד.
נדרש שפרטי מידע אלו, למצער, ייכללו בפרוטוקול של הוועדה העליונה.
על פי תקנון הוועדה העליונה, בתום כל שנת פעילות על יו"ר הוועדה העליונה להכין סיכום סטטיסטי וסיכום לקחים ולהגיש עותקים שלהם לנציב שירות המדינה, למנכ"ל משהב"ט, למנהלי מוסדות המחקר במערכת הביטחון ליו"ר הוועדות המוסדיות במוסדות המחקר הביטחוניים ולכל אחד מחברי הוועדה העליונה.
בביקורת נמצא כי יו"ר הוועדה לא הכין סיכום סטטיסטי שנתי וסיכום של הלקחים שהופקו מעבודת הוועדה.
בכך נפגע מנגנון הבקרה על עבודת הוועדה העליונה.
על יו"ר הוועדה להכין דוח סטטיסטי שנתי כפי שנקבע בהוראות התקנון.
בתשובתה האמורה של נש"ם מפברואר 2021 על שאלות משרד מבקר המדינה היא מסרה כי אחד היעדים המרכזיים בתוכנית העבודה לשנת 2021 , שאישר נציב שירות המדינה, הוא עדכון חוברת עקרונות וקריטריונים לדירוג עובדי מחקר בכירים, על כל המשתמע מכך.
אופן תפקודן של הוועדות המייעצות והוועדה המוסדית במכון .
הסמכות לאשר או לדחות בקשה לקידום בדרגה לעובדי המכון בתקן הפתוח נתונה לוועדת דירוג מוסדית, המסתייעת לשם כך בשתי ועדות מייעצות - ועדה מייעצת לסגל האקדמי וועדה מייעצת לסגל הטכני.
עניין זה מוסדר בכמה הוראות, כמפורט להלן: הוראות משהב"ט: על פי המ"ב המכון, קידום עובדים בתקן הפתוח ייעשה באמצעות ועדות הדירוג האלה: ועדה מייעצת לסגל האקדמי, שבסמכותה לדון בקידום בדירוגי המחקר (עד לדרגה ב') ובדירוג מהנדסים58 (להלן - הוועדה המייעצת לסגל האקדמי), וועדה לסגל הטכני שבסמכותה לדון בקידום בדירוגי הטכנאים ומקצ"ט59 (להלן - ועדה מייעצת לסגל הטכני).
בסמכות ועדות אלו לייעץ לוועדת הדירוג המוסדית.
הוועדה המוסדית מוסמכת לאשר או לדחות את המלצות הוועדות המייעצות לסגל האקדמי והטכני.
כמו כן הוועדה המוסדית משמשת הגורם .
59 בדירוגי הטכנאים עד לדרגה 43 ובדירוג מקצ"ט עד לדרגה 16.
| 959 | דוחמבקר המדינה | אדר ב התשפ״ב | מרץ2022 .
הממליץ לוועדת הדירוג העליונה של נש"ם לקידום לדרגות א' ו-א+ בדירוג המחקר ומדרגה 44 בדירוג המהנדסים והטכנאים ומדרגה 17 בדירוג המקצ"ט.
נוהל המכון: באוקטובר 2003 פרסם המכון נוהל בנושא "ועדות הדירוג הפנימית לקידום עובדי המחקר במכון" (להלן - נוהל המכון לוועדת דירוג).
נציבות שירות המדינה אישרה את הנוהל ובכפוף לו אישרה למכון להפעיל את עבודת ועדת הדירוג הפנימית בהתאם להוראותיו.
הנוהל מאמץ את הקריטריונים והעקרונות לקידום עובדי מחקר כפי שנקבעו על ידי נש"ם ובתקשי"ר.
בהתאם לסעיף 18 לנוהל, ועדת הדירוג הפנימית מוסמכת גם לדון בהמלצות לקידומם של עובדים בדירוג המהנדסים והטכנאים המשובצים בתקן הפתוח ולקבוע אם לאשרן.
נוהל המכון לוועדת דירוג קובע את אופן מינויה והרכבה של ועדת הדירוג המוסדית המוסמכת לאשר קידום בדרגה לעובד בתקן הפתוח: מנהל המכון ממנה את הוועדה, ועותק של המינוי יועבר לנציב שירות המדינה וליו"ר הוועדה העליונה לדירוג עובדי המחקר הפועלת מטעם נציבות שירות המדינה.
בראש הוועדה המוסדית יכהן מנהל המכון, ולצידו יכהנו חמישה חוקרים בכירים (בדרגה א+), ובהם שלושת ראשי שטחי המחקר (ביולוגיה , כימיה ומדעי הסביבה).
מזכיר הוועדה יהיה מנהל כוח אדם במכון.
תפקידן של הוועדות המייעצות הוא לבחון לפרטי פרטים את מידת עמידתו של העובד באמות המידה המקצועיות הנדרשות לשם קידומו לדרגה ובהתאם לכך להמליץ לוועדת הד ירוג המוסדית אם לתת לו דרגה או לסרב לבקשה.
המלצתה של הוועדה המייעצת מצוינת במסמך "המלצה לקידום" בחתימתו של יו"ר הוועדה, המועבר לוועדת הדירוג המוסדית.
כמו כן, במעמד התכנסות ועדת הד ירוג המוסדית מציגים לפניה יושבי ראש הוועדות המייעצות את המלצת הוועדה ונימוקי החלטתה ביחס לכל אחד מהתיקים בהם דנה.
בביקורת עלה כי המכון לא הסדיר את פעילותן של הוועדות המייעצות בהוראות או בנהלים הקובעים בין היתר את הרכבן, תפקידיהן, סמכויותיהן, את אופן תיעוד עבודתן בפרוטוקול המשקף את עמדותיהם של חברי הועדות, ואת אופן הצגת המלצותיהן לפני הוועדה המוסדית.
מומלץ כי המכון יפעל להסדיר את פעילות הוועדות המייעצות.
המכון ציין בתגובתו על טיוטת דוח הביקורת כי לוועדות תפקיד מרכזי וחשוב בהליך הקידום במכון; וכי המכון יפעל "לעיגון פעילות זו בנוהל".
מעובדי המכון מועסקים בתקן הפתוח משמע שלמכון נתונה הסמכות לקדם את עובדיו בדרגות, ללא מגבלות הקידום בדרגה של התקן הסגור, על ידי ועדת הדירוג הפנימית, למעט קידום לדרגה א' ו- א+, שלגביו נתונה למכון סמכות המלצה בלבד.
כאמור, שורשיה של החובה לתעד את הדיונים בפרוטוקולים נעוצים במשפט המינהלי ובעקרון שקיפות פעילותו של המינהל הציבורי - שהיא כלי לפיקוח ובקרה על פעולותיו והחלטותיו.
| 960 | ניהול כוח אדם במכון למחקר ביולוגי בישראל השקיפות מחייב כתיבת פרוטוקול אשר ישקף את עיקרי הדברים הנאמרים בוועדה ובכללם את כל העמדות שהוצגו בוועדה לרבות את חילוקי דעות בין חבריה, אם היו60.
בג"ץ בר-אילן קבע, כאמור לעיל, פרטי מידע מתוך ישיבות של ועדות מינוי או קידום שניתן יהיה למסור למועמד ולפיכך נידרש שפרטי מידע אלו, למצער, ייכללו בפרוטוקול ים של ועדות העוסקות בתהליכי מינוי וקידום.
הוראות התקשי"ר קובעות אף הן כי כל החלטה, המלצה או סיכום של ועדה יירשמו בנוסח מדויק.
כמו כן יירשמו שמות החברים שנכחו בכל ישיבה ועיקרי הדעות שהושמעו במהלך הדיון.
הסתייגות של מי מחברי הוועדה צריכה להיות מפורטת יחד עם שמות המסתייגים.
נוהל המכון לוועדות דירוג קובע כי "דיוני ועדת הד ירוג הפנימית של המכון יתועדו בפרוטוקול" והפרוטוקול המסכם יופץ למשנה לנציב שירות המדינה ויו"ר ועדת הדירוג העליונה בנש"ם.
בדיקת תיקי ועדת דירוג בשנים 2013 - 2019 העלתה כי בשנים אלה דנה הוועדה המוסדית ב- 291 בקשות לקידום בדרגה בתקן הפתוח61 .
בביקורת נבחנו כלל התיקיםונמצא כי הוועדה המוסדית אישרה 270 (כ-93% ) מכלל 291 הבקשות שהובאו לפניה לקידום בדרגה בתקן הפתוח.
אשר ל-21 ,הבקשות שלא אושרול-16 מהן ניתן אישור בישיבות של ועדות שהתקיימו לאחר מכן, ומכאן שבסופו של דבר רק חמש בקשות לקידום לא אושרו.
לוח 12 : נתונים על תיעוד שנכלל בפרוטוקולים של ועדות הד ירוג השונות .
סה"כ תיקים מספר התיקים .
והמוסדית מספר התיקים .
המייעצת בלבד מספר התיקים .
המוסדית בלבד מספר התיקים .
על פי נתונים שהופקו מתיקי הדירוג במכון ובעיבוד משרד מבקר המדינה.
מהנתונים שלעיל עולה כי ברובם המכריע של התיקים שהוגשו לוועדה המוסדית לא היו נימוקים להחלטת הוועדה המייעצת ואף לא להחלטת הוועדה המוסדית, ובכלל זה ביחס לב חינת עמידתו של המועמד בקריטריונים והשיקולים אותם שקלה.
כמו כן בביקורת עלה כי המלצות הוועדה המייעצת והחלטות הוועדה המוסדית נחתמו על ידי יושבי ראש הוועדה בלבד, בלא שניתן לדעת מיהם חברי הוועדה, האם השתתפו בדיון ומה הייתה עמדתם, האם התקיים דיון ומה נשקל במסגרתו.
גם בתיקים המעטים (שבעה תיקים) ש בהם נמצא פרוטוקול של דיוני הוועדה המוסדית וממנו עולה כי היו חילוקי דעות בין חברי הוועדה, נחתמה ההחלטה, בסופו של דבר, רק בחתימתו של יו"ר הוועדה, הוא מנהל המכון דאז, בלי שפורט אם התקיימה הצבעה, אם .
בג"ץ אילן 61 13 מבקשות אלה נגעו למתן דרגות פרישה.
הוועדה המייעצת לא נדרשת לקיים דיון באישור דרגות אלה.