HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
שרשרת זו מכונה" מחזור חיי הפרויקט", והגדרה מסודרת שלו היא יסוד מרכזי בניהול פרויקט מחשוב.
נוהל מתודולוגיית פיתוח ותחזוקה (להלן - נוהל מפת"ח) הוא נוהל מסגרת לטיפול כולל בתחום המחשוב בארגון, אשר חייב את כל משרדי הממשלה משנת 1991 ועד ינואר 2015.
השלבים העיקריים במחזור חיים של מערכת מחשוב כוללים את שלב הייזום, כלומר השלב שמועלית בו הדרישה לפתח מערכת חדשה ושנכתב בו מסמך הייזום - ההרשאה להתחיל בפיתוח המע רכת; שלב האפיון, ש מוגדרות בו מטרות המערכת ומהותה; שלב העיצוב והבנייה שמפתחים בו את המערכת; שלב הבדיקות ו תיקוף המערכת ; שלב הפעלת המערכת וייצובה; שלב התפעול והתחזוקה ; שלב התחקור והפקת הלקחים (להלן - מחזור החיים או מחזור חיי מערכת מחשוב) .
הנוהל מדגיש כי מחזור החיים הוא כלי מרכזי המאפשר לשלוט בפרויקט, לבצע בקרה עליו ולדעת היכן הוא נמצא או עתיד להימצא.
"אפיון-על" הוא ראשיתה של פעולת הגדרת המאפיינים של מערכת ממוחשבת.
הוא נועד לספק "תמונה כוללת" של המערכת המוצעת.
הוא מפרט את מטרות המערכת ואת התועלת שתופק ממנה, את תחומי המערכת וגבולותיה והוא עורך מיפוי כללי של עיקרי התהליכים, השירותים העסקיים והישויות המנוהלים במערכת.
"אפיון-על" משמש בסיס לתוכנית .
7 דוח ביקורת זה יתייחס לפרסום ה-PMI מדריך גוף הידע בניהול פרויקטים: ( PMBOK Guide) (2014 ), מהדורה חמישית (להלן: מדריך PMBOK) .
8 ניהול אינטגרציה כולל ומשלב את כל תהליכי התכנון, הביצוע והבקרה הנדרשים להכנתה של תוכנית מתואמת של כל הפרויקט ולביצועה, תוך תיאום מתמשך של כל התהליכים.
מתוך שלמה גלוברזון ואבי שטוב, ניהול פרוייקטים - תכנון ביצוע ובקרה (2004 '), עמ24 :(להלן גלוברזון ושטוב).
9 ניהול סיכונים הוא תהליך של זיהוי סיכוני הפרויקט, ניתוחם וניטורם וכן הפעולות הנדרשות להפחתתם.
העבודה של שלב האפיון המפורט ושל הפרויקט בכלל.
בתרשים 2 להלן מוצג מחזור החיים הטיפוסי של פרויקט מחשוב.
תרשים 2 : מחזור החיים של פרויקט מחשוב משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1897 .
עד מרץ 2011 היה תחום התקשוב הממשלתי באחריותה של"ועדה מרכזית לענייני תקשוב" במשרד האוצר.
באותו מועד החליטה הממשלה להקים מטה תקשוב במשרד האוצר, כדי לקדם את מערך התקשוב הממשלתי ואת שיתוף הפעולה בתחומי המחשוב ולייעל אותם.
באוקטובר 2014 התקבלה החלטת ממשלה10 ולפיה יורחבו תחומי פעילותו של מטה התקשוב, ובכלל זה המטה יפעל לייעול מערך התקשוב ולקידום חדשנות טכנולוגית במשרדי הממשלה ויחידותיהם וכן יעמיד טכנולוגיות מתקדמות לשיפור השירות לציבור המטה, במסגרת תפקידו, מפרסם הנחיות לאגפי מערכות המידע.
בהחלטת ממשלה נוספת 11 שונהשמו של המטה ל"רשות התקשוב הממשלתי" (להלן - רשות התקשוב), והרשות האמורה הועברה למשרד ראש הממשלה12.
פרויקט תנופ"ה מתנהל זה כ-13 שנים וניתן לחלקו לשתי תקופות: בשנים 2005-2008 נוהל הפרויקט באמצעות ספק חיצוני (להלן - התקופה הראשונה), ומשנת 2009 האחריות לפרויקט עברה למשרד המשפטים (להלן - התקופה השנייה) כמתואר להלן.
בינואר 2005 החל משרד המשפטים13 לפעול לפיתוח מערכת מחשוב ע בור הפרקליטות באמצעות הגדרת דרישות מהמערכת וכתיבת אפיון-העל שלה.
בהתאם לכך, מסמך הייזום "פרויקט האפיון של מערכת הפרקליטות - הגדרת דרישות" (להלן - מסמך הדרישות)14 ,הגדיר את הדרישות של הפרקליטות ממערכת תנופ"ה ואילו מסמך "פרויקט האפיון של מערכת הפרקליטות - אפיון-על" אפיין את המערכת.
מסמך הדרישות ומסמך אפיון -העל הם מסמכי היסוד של הפרויקט (להלן - מסמכי היסוד של הפרויקט).
באותה השנה החליטה הפרקליטות לפתח מערכת מחשוב על בסיס מערכת מחשוב קיימת - מערכת נט המשפט של הב"ה, אשר ייעשו בה התאמות לדרישות הפרקליטות.
בנובמבר 2005 התקשר משרד המשפטים בחוזה עם החברה שבאמצעותה ניהלה הב"ה את פרויקט מערכת נט המשפט (להלן - הספק) כדי לקבל מהחברה שירותי אפיון, פיתוח, אספקה והטמעה של המערכת בפרקליטות.
להסכם צורף נספח שהגדיר את תכולת המערכת ואת תוצריה (להלן - מסמך תכולות עבודה).
ואולם ע ד מהרה התגלעו בין הצדדים חילוקי דעות.
לאחר שהמחלוקת הגיעה לשיאה, ביולי 2008 .
, הודיע משרד המשפטים לספק על ביטול ההסכם עימו .
10 החלטת ממשלה2097 מ- 10.
14, הרחבת תחומי פעילות התקשוב הממשלתי, עידוד חדשנות במגזר הציבורי וקידום המיזם הלאומי 'ישראל דיגיטלית' , (להלן: החלטת הממשלה להרחבת תחומי פעילות התקשוב הממשלתי).
11 החלטת ממשלה 2099 מ- 10.
14 , העברת התחום ממשרד האוצר למשרד ראש הממשלה (אוקטובר 2014) .
)(להלן: החלטת הממשלה להעברת תחום התקשוב למשרד ראש הממשלה.
12 ,מבקר המדינהדוח שנתי 67 ב(2016 '), "התקשוב הממשלתי", עמ179.
בעזרת חברת ייעוץ 14 את מסמך הדרישות כתב האגף למערכות מידע במשרד המשפטים בסיוע חברות ייעוץ.
המסמך הוכן בשלב התחלתי לפני ההחלטה להתקשר עם הספק לביצוע הפרויקט כמסמך בקשה להציע הצעות ( Request for Information - RFI ) אשר על בסיסו, בין היתר, נקבע אם הפרויקט יבוצע באמצעות הגדרת ההתאמות שיש לבצע במערכת קיימת כדי למלא את צורכי הפרקליטות, או בפיתוח מערכת חדשה ייעודית לפרקליטות.
בפברואר 2009 הוגשו תביעות הדדיות בין המשרד לספק, ובשנת 2013 .
הגיעו הצדדים להסכם פשרה האחריות להפעלת מערכות מידע ממוחשבות והסמכות לקבל החלטות בתחום זה נתונות בידי המנכ"ל של כל משרד ממשלתי ובידי מנהלי יחידות הסמך15.
בשנת2009 התקיימו דיונים בראשות מנכ"ל משרד המשפטים דאז בנוגע לחלופות העומדות לפני המשרד לפיתוחה של מערכת תנופ"ה ולהקמתה.
המנכ"ל הנחה לבחור בחלופה שעליה המליץ מנהל האגף למערכות מידע דאז, בתנאי שיוצג מסמך עמדה שיכיל לוח זמנים ליישום אותה החלופה ועקרונות ברורים בעניינה.
במאי 2009 הציג מנהל האגף למנכ"ל מסמך המנתח שלוש חלופות להקמת מערכת תנופ"ה (להלן - מסמך החלופות), וה מליץ על אחת מהן "התקשרות למתן שירותי פיתוח מנוהלים", ולפיה האגף יכתיב את אופן האפיון של המערכת לספק חדש, והוא יפתח אותה.
חלופה זו, שכללה תכולות דומות לתכולות שנקבעו בתקופה הראשונה וכן לוחות זמנים וארבע אבני דרך עיקריות לביצוע, אושרה על ידי מנכ"ל משרד המשפט ים דאז.
משנת 2009 נוהל פרויקט תנופ"ה באחריות האגף, ולאחר שהסתיים פיתוח הגרסה הראשונה בשנת 2011 .
הועברו כל היבטי הפרויקט לאחריות של משרד המשפטים יחידות הפרקליטות למיניהן מטפלות במגוון רחב של עולמות תוכן משפטיים.
למחוזות הפליליים ישנם מאפיינים שונים לחלוטין מלמחוזות האזרחיים.
גם לכל אחת מיחידות המטה ישנם מאפיינים אחרים ותהליכי עבודה שונים הנגזרים מתפקידיהן הייחודיים.
פרויקט תנופ"ה הוגדר "מגה- פרויקט" שכן הוא כולל אוסף של מערכות הנפרדות זו מזו הן מן ההיבט המשפטי-מקצועי, הן מן ההיבט הארגוני והן מן ההיבט הטכנולו גי.
מדובר במערכת אחת המבוזרת על פני הפרקליטות מהבחינה הגיאוגרפית, ועם זאת היא הבסיס לצורכי המחשוב של הפרקליטות כולה.
על בסיס זה פותחו שתי מערכות ארגוניות מרכזיות ומורכבות: תנופ"ה פלילי ותנופ"ה אזרחי, ובנוסף פותחו מערכות תנופ"ה נוספות שעברו התאמות ליחידה מסוימת או לתחום מסוים.
גם מצד עלות הפרויקט עולה כי תנופ"ה עונה להגדרה של פרויקט מורכב בהיקף גדול מאוד על פי ההגדרות של רשות התקשוב, נוהל מפת"ח ונוהל ניהול פרויקטים, ועל כן הוא חייב בכל שלבי מחזור החיים המוגדרים בנוהל מפת"ח.
אף שפרויקטים בהיקף כה גדול ניתן לחלק לכמה יחידות מסירה, יש להבטיח כי יחידות המסירה יתמקדו בהשגת יעדי הפרויקט המקוריים ולחלופין יותאמו באופן מבוקר ומודע ליעדים המשתנים של הארגון16.
15 תקנון שירות המדינה, סעיף 65.
16 'הנחית ראש רשות התקשוב מס 1.
משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1899 .
נמצא כי במועד סיום הביקורת, פרויקט תנופ"ה עדיין לא הושלם.
בתקופה השנייה הפסיק משרד המשפטים לנהל את משימת פיתוח מערכת תנופ"ה כפרויקט אחוד, הכולל הגדרות פרויקטליות של תכולה, משאבים ולוחות זמנים.
תנופ"ה עברה מניהול פרויקט לניהול משימות פיתוח פרטניות במסגרת תוכנית העבודה השנתית של האגף למערכות מידע.
המעבר נעשה בלא שניתן מענה תכנוני ניהולי ובקרתי לפרויקט בכללותו, תוך ויתור על חלק משמעותי ממטרותיו המתוכננות של הפרויקט.
בפועל, הפרויקט אינו מנוהל על פי תוכנית פרויקט; הוא מתנהל ללא מסגרת של לוחות זמנים מתכללת הקובעת אבני דרך למסירת כל תכולת הפרויקט; אין לפרויקט תקציב ייעודי, כולל ומאושר, והמשרד אינו מנהל מעקב עלויות רב-שנתי; חלקים ניכרים מתכולות הפרויקט טרם נמסרו.
מניהול פרויקט עברה תנופ"ה לניהול של משימות פיתוח פרטניות במסגרת תוכנית העבודה השנתית של האגף למערכות מידע.
מתודולוגיה לניהול פרויקט תנופ"ה .
ניהול פרויקט הוא אוסף של תהליכים המבוצעים על מרכיבי הפרויקט (בהם מטרות, תכולות, תקציב, לוח הזמנים) ועל המבנה הארגוני של הפרויקט, וכן הגדרות תפקיד ותחומי אחריות של הגורמים הניהוליים המופקדים עליו אשר מתקיימים ביניהם יחסי גומלין.
תוכנית כוללת לפרויקט נדרשת להתייחס לאינטראקציה בין המרכיבים השונים ולהשפעה ההדדית ביניהם.
תהליכי ניהול הפרויקט עוסקים, בין היתר, בהגדרת המרכיבים ובתכנונם; בבחירת שיטות הביצוע של כל מרכיב וביישומן; בהגדרת מנגנוני הבקרה לכל מרכיב; בניהול הסיכונים הכרוכים בפעולת כל מרכיב.
תהליכים אלו שז ורים בכל שלבי מחזור החיים של הפרויקט, החל בשלבי הייזום, התכנון והביצוע, וכלה בשלבי הבדיקות, המסירה וההטמעה.
ככל ששלבי הביצוע של הפרויקט מתקדמים יותר מרכיבי הפרויקט מפורטים יותר, רמת הדיוק בתכנון שלהם גבוהה יותר ולפיכך תותאם גם מידת הבקרה על ניהולם.
נוהל מפת"ח הוא מסגרת מתודולוגית לניהול כולל של פרויקט בתחום המחשוב בארגון.
במישור המערכת הממוחשבת, הנוהל מגדיר כיצד לנהל מערכת מכל סוג ובכל היקף וכיצד לפתח אותה , לתחזק אותה ולתפעל אותה.
נוהל מפת"ח הוגדר, כאמור, כמתודולוגיה המנחה את משרדי הממשלה, אך הוא מותיר לארגון חופש פעולה לבחור לעצמו את הכלים ואת שיטות הניהול שיסתייע בהם.
בהחלטה של ועדת השרים לענייני כלכלה מאוקטובר 1991 נקבע כי נוהל מפת"ח הוא נוהל מחייב לפיתוח של 1900 |דוח שנתי 69ב .
כל מערכות המידע הממשלתיות ולתחזוקה שלהן 17 .
החלטות מאוקטובר 2014 ומינואר 201518 ביטלו את ההחלטה הקודמת והרחיבו את תחומי פעילותה של רשות התקשוב והגדירו אותם מחדש.
הביקורת העלתה כי משנת 2010, האגף למערכות מידע עבר לפתח פרויקטים על פי מתודולוגיה פנימית של משרד המשפטים, ואף שנוהל מפת"ח היה הנוהל המחייב לצורך הפיתוח והתחזוקה של מערכות מידע עד ינואר 2015 ,האגף לא ניהל לפיו את הפרויקט כנדרש בהחלטת הממשלה.
בתשובת האגף והפרקליטות למשרד מבקר המדינה מאוקטובר 2018 נכתב כי בשנת 2009 זיהה המשרד שנוהל מפת"ח אינו רלוונטי לניהול פרויקט מחשוב מודרני, שהמתודולוגיה הפנימית של המשרד מבוססת על נוהל מפת"ח ומממשת את השלבים הקלסיים במחזור החיים של פרויקט מחשוב וכי משנת 2011 .
האגף פועל על פיה משרד מבקר המדינה מעיר למשרד המשפטים כי גם אם סבר שנוהל מפת"ח אינו רלוונטי עבורו, לא היה בסמכותו להחליט לזנוח את הנוהל ולפעול בניגוד להחלטת הממשלה.
אחד מתפקידיה החדשים של רשות התקשוב הוא לגבש מתודולוגיה לניהול מחזור חיים של מערכות מידע ולניהול יעיל של פרויקטים, תשתיות ותהליכים בתחום התקשוב.
על מנת להנחות את משרדי הממשלה כיצד לנהוג בתקופת הביניים שבין ביטול חובת העבודה בהתאם לנוהל מפת"ח ובין גיבוש מתודולוגיה חדשה, רשות התקשוב הוציאה הנחיה ולפיה משרד הפועל על פי מתודולוגיה סדורה יוכל להמשיך לפעול על פיה בסמכות וברשות עד שתוגדר המתודולוגיה הממשלתית החדשה.
מתודולוגיה סדורה עשויה להיות מתודולוגיה שפיתח המשרד, בתנאי שהיא כוללת פתרונות לנושאי החובה שהוגדרו בה נחיה.
למשל, מן ההיבט הניהולי - תכנון הפרויקט ומעקב אחר ביצועו, קביעת צומתי החלטה ונקודות בקרה בפרויקט וניהול סיכונים; מן ההיבט של הלקוח - אישור קבלת תכולה; מן ההיבט הכלכלי - בקרה על התכולה ועל מידת עמידתה בתקציב; וכמובן, מתן פתרון להיבטים הטכנולוגיים.
לפי ההנחיה, משרד שלא יגדיר את המתודולוגיה שמחייבת אותו יהיה כפוף לנוהל מפת"ח.
עוד קבעה רשות התקשוב בהנחיותיה עקרונות לניהול מחזור החיים של פרויקט, עקרונות הדומים בחלקם לנוהל מפת"ח.
17 'החלטת ממשלה מס 1981, מ - 28.
91 , "נוהל אחיד לפיתוח ותחזוקה של מערכות מידע בממשלה" (נוהל מפת"ח).
18 החלטת הממשלה להרחבת תחומי פעילות התקשוב הממשלתי; החלטת הממשלה להעברת תחום התקשוב למשרד ראש הממשלה.
משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1901 .
לעיתים נכללים במתודולוגיות לניהול פרויקט מונחים שונים המתארים את מחזור החיים של הפרויקט, ואף על פי כן, כל המתודולוגיות מציגות, פחות או יותר, את אותם מרכיבים בסיסיים במחזור החיים.
האגף למערכות מידע מסר למשרד מבקר המדינה כי פרויקט תנופ"ה מנוהל על פי מתודולוגיה פנימית שהוא עצמו כתב : "מדריך מתודולוגיה ותהליכים בדגש על TFS.
" המדריך אינוכולל את השיטה לניהול הפרויקט אלא מציג בעיקר עקרונות לפיתוח תהליכי עבודה ביחידת הפיתוח.
האגף מסר כי הפרויקט מנוהל גם על פי נוהל ניהול פרויקטים של האגף משנת 2011, אשר עוסק במחזור חייו של הפרויקט (להלן- נוהל ניהול פרויקטים) ואשר נועד להגדיר את השיטה לניהול פרויקט פיתוח באגף.
בדוח שפורסם בשנת 2016 העירמשרד מבקר המדינה לרשות התקשוב בעניינם של משרדי הממשלה שהצהירו כי פעלו לפי מתודולוגיה פנים - משרדית סדורה, כי הרשות לא בחנה אם המתודולוגיה כוללת את נושאי החובה שהוגדרו בהנחייתה, וכי הרשות נדרשת לבצע בחינה פרטנית של המתודולוגיות שנבחרו בכל משרד19 .
רק במחצית הראשונה של שנת 2018 בחנהרשות התקשוב את המתודולוגיה של משרד המשפטים לניהול פרויקטים ואישרה שהיא עומדת בדרישותיה בנושא מחזור החיים של מערכת מידע.
עולה מכך כי האגף למערכות מידע פעל במשך שמונה שנים לפי מתודולוגיה שלא אושרה.
תכנון הפרויקט וניהולו לפי אבני דרך .
תוכנית לניהול פרויקט היא מסמך המתאר כיצד יבוצע הפרויקט, כיצד ינוהלו השליטה והבקרה עליו וכיצד הוא יבוא לסיומו.
תוכנית ניהול הפרויקט משלבת את כל תוכניות המשנה, לרבות תוכניות הבסיס שהוכנו לתכולה, ללוח הזמנים ולעלויות (להלן - תוכנית פרויקט).
תוכנית פרויקט היא הבסיס למעקב אחר התקדמות הפרויקט ולבקרה עליו.
היא מאגדת את תהליכי התכנון של הפרויקט ומתעדת את הנחות הפרויקט, את ההחלטות, החלופות וההנחיות לביצוע.
כמו כן בתוכנית הפרויקט מוג דרות אבני דרך המאפשרות לבעלי עניין ולהנהלה לבחון אם הפרויקט מתקדם כמתוכנן.
תוכנית פרויקט לפיתוח מערכת ממוחשבת כוללת בין היתר את מבנה תכולת העבודה, כלומר: זיהוי הפעילויות שיש לבצע בכל שלבי מחזור החיים של המערכת כדי להפיק את תכולתה ותוצרי ה; קביעת רצף הפעילויות והגדרת יחסי התלות בין הפעילויות, כגון פעילות שיכולה להתחיל רק לאחר סיום פעילות אחרת; הערכת עלויות ומשאבי הפעילויות לרבות סוג כוח האדם הדרוש והיקפו, .
19 ,מבקר המדינהדוח שנתי 67 ב(2016 '), "התקשוב הממשלתי", עמ93.
וכן הציוד הדרוש לביצוע כל הפעילויות בפרויקט; הערכת משך הזמן שיידרש להשלמת הפעילויות, לרבות תאריכי ההתחלה ותאריכי הסיום המתוכננים, וכן לוחות הזמנים לפיתוח מערכת ; קביעת אבני דרך מרכזיות ומועד השלמתן 20 ; סיכונים עיקריים ודרכי ההתמודדות עימם; תיאור האסטרטגיה של ניהול הפרויקט21.
הנחיית רשות התקשוב בנושא "מחזור חיי מערכת מידע" קובעת כי במחזור החיים של מערכת, לאחר שלב הייזום נכלל שלב התכנון, הכולל בין היתר הכנה של תוכנית לניהול הפרויקט שבה נוצר בסיס רחב לביצוע הפרויקט ולגיבוש הסכמה בדבר תכולתו של הפרויקט, שלבי ביצועו, לוחות הזמנים לביצועו והיקפו התקציבי.
כמו כן, ההנחיה קובעת כי בשלב התכנון קובעים תכולה מפורטת יותר של הפרויקט ואת הדרך להשגתה.
נוהל ניהול פרויקטים קובע בהגדרת המונח "פרויקט" כי הוא "מאורגן בתוכנית עבודה המכילה לוחות זמנים, אבני דרך, קשרים בין פעילויות וכו'".
עוד קובע הנוהל כי בשלב הייזום של הפרויקט וההתנעה שלו תיקבע תוכנית עבודה עקרונית עם אבני דרך.
בשלב הה יערכות לפיתוח תיבנה תוכנית בשיתוף כל הגורמים הרלוונטיים.
התוכנית תורחב ותשופר ולבסוף תובא לאישורם של כל הגורמים המעורבים בפרויקט.
ביצוע שלב הייזום ושלב אפיון-העל בפרויקט תנופ"ה החלו בשלב מקדמי.
תוכנית העבודה מפברואר 2005 כללה תוכנית מפורטת לביצוע ולוחות זמנים.
עם העברת האחריות לפרויקט לידי האגף למערכות מידע בשנת 2009 .
, עלה הצורך לסיים את אפיון המערכת ולעבור לשלבי הביצוע כאמור, לפי הנחיית מנכ"ל המשרד דאז, נבחרה חלופה שעליה המליץ מנהל האגף למערכות מידע במשרד המשפטים ולפיה ביצוע הפרויקט ייחלק לארבעה שלבים הכול לים לוחות זמנים משוערים וסקירת סיכונים קצרה לכל חלופה.
הועלה כי במסמך החלופות חסר מידע בסיסי.
למשל, אף שהתכולה המתוארת במסמך תואמת בעיקרה את תכולת המערכת שהוגדרה במסמכי היסוד של הפרויקט, המסמך אינו מפרט את כל תכולת הפרויקט: אילו ממשקים ממוחשבים ואילו מודו לים ייכללו בה, אילו פעילויות דרושות להשגתה ומהו סדר ביצוען.
המסמך חסר גם פירוט מלא של עלויות ותקציב, ניתוח סיכונים אפשריים והתייחסות מפורטת להיבטים הנוגעים לניהול הפרויקט כמו הנחיות ביצוע, אופן ביצוע, אינטגרציה בין כל התהליכים בפרויקט והבהרה כיצד יתנהלו השליטה והבקרה עליו, כנדרש בתוכנית פרויקט.
20 פעילויות שנעשות במהלך מחזור חיי פרויקט ומטרתן לבחון את הפרויקט ולשקול כיצד להמשיכו.
בדרך כלל במסגרת אבן דרך מתבצע סקר, מופק תוצר מסוים, ואם מפתח המערכת הוא גוף חיצוני, גם נמסר לו תשלום.
21 ,מבקר המדינהדוח שנתי 66ג (2015" ,) פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל", עמ' 481-480 '.
גלוברזון ושטוב, עמ24-25 ; מדריך PMBOK ', עמ74 ,76-78 , 'עמ559.
משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1903 .
תוכנית פרויקט, ולכן .
גופי ההיגוי, מנכ"לית .
נמצא כי משנת 2009 ,הפרויקט אינו מנוהל על סמך תוכנית פרויקט וכי האגף למערכות מידע והפרקליטות כלל לא הכינו תוכנית עבודה רב-שנתית לביצועו, אף שהדבר נדרש לפי נוהל מפת"ח ולפי הנחיות רשות התקשוב ונוהל ניהול פרויקטים של האגף.
גם מסמך החלופות אינו מהווה תחליף לתוכנית פרויקט מלאה, בין היתר משום שהוא אינו כולל מידע בסיסי על החלופה שנבחרה.
מסמך החלופות כלל לא נמצא בידי האגף, וממילא הוא לא הסתמך עליו בניהול הפרויקט.
האגף למערכות מידע הציג לצוות הביקורת תוכניות עבודה שנתיות שלו, שכללו תכנון עבודה שנתי של כל הפרויקטים שבאחריותו, ובהם תנופ"ה.
בתשובת הפרקליטות והאגף הוסבר כי תוכנית עבודה שנתית דווקא היא איפשרה המשך בקרה ופיקוח כנדרש, כמו גם העלאת תוצרים והתחלת עבודה ביחידות הפרקליטות עם המערכת החדשה, תוך הפקת לקחים ותיקונם בזמן קצר.
יוער לבעלי התפקיד בפרויקט כי תוכניות עבודה שנתיות מוגבלות להשגת יעדים שנתיים של האגף ואין בהן די לניהול פרויקט מורכב בהיקף גדול כמו פרויקט תנופ"ה.
לעומתן, תוכנית פרויקט מכוונת להשגת כלל המטרות והיעדים של הפרויקט, ועל כן מאפשרת פרספקטיבה פרויקטלית רחבת טווח על תכולת הפרויקט, על מסגרת לוחות הזמנים שלו, על עלויותיו ועל יחסי הגומלין ביניהם, מתוך שמירה על גמישות בכל הקשור לסדר מסירת יחידות הפרויקט.
לא מן הנמנע שהיעדר תוכנית פרויקט רב שנתית תרמה לאי השלמתו.
משרד מבקר המדינה מעיר להנהלות משרד המשפטים ו הפרקליטות כי בהיעדר תוכנית פרויקט, הרי שגופי ההיגוי, מנכ"לית המשרד ופרקליט המדינה אינם יכולים לפקח עליו ביסודיות.
לפיכך, מאחר שלפרויקט תנופ"ה היקף גדול ועלויות משמעותיות, עליהן לוודא שתוכן תוכנית רב- שנתית להמשך הפרויקט, ושהיא תובא לאישורן של הנהלת המשרד ושל הפרקליטות.
הנהלת משרד המשפטים מסרה בתשובתה מאוקטובר 2018 כי מנכ"לית המשרד תנחה את הפרקליטות ואת האגף למערכות מידע להגיש תוכנית רב שנתית להמשך הפרויקט.
מנגנוני היגוי ובקרה של תנופ"ה .
פרויקט פיתוח מערכת מידע מחייב מינוי של בעלי תפקידים שיוטלו עליהם נושאים לביצוע ותחומי אחריות, מינוי של מינהלת פרויקט ושל ועדת היגוי וועדות משנה לנושאים מסוימים בהתאם להיק ף הפרויקט ולמידת חשיבותו.
לאחר שיוחל בביצוע הפרויקט ובמסגרת ההתארגנות למימושו, ייקבעו - במסגרת כתב המינוי לבעלי תפקידים - הרכבי הוועדות והפורומים, תדירות התכנסותם ומועדי ההתכנסות 22.
,כאמורהאחריות להפעלת מערכות מידע ממוחשבות והסמכות לקבלת החלטות בתחום זה נתונות בידי מנכ"לית המשרד 23.
בעלי תפקידים בפרויקט .
בפרויקט גדול נדרש למנות מנהל פרויקט מטעם המשתמש, אשר יעבוד בשיתוף פעולה עם מנהל הפרויקט לקידום מטרות הפרויקט.
כמו כן נדרש לתעד את שמות חברי הצוות המקצועי במסמכי הפרויקט24 .
בשנת2005 , בשלבי הייזום ואפיון-העל של תנופ"ה, מונו לפרויקט מנהל כללי, צוות היגוי, מומחי יישום מטעם המשתמשים לפי התחום המשפטי הרלוונטי וכן חברי צוות נוספים במנגנוני ההיגוי והבקרה אשר שימשו בתפקידם במהלך התקופה הראשונה.
עוד נקבעו להם תחומי אחריות וסמכויות, אולם עם ביטול ההסכם עם הספק בשנת 2008 .
הם חדלו לשמש בתפקידם נכון למועד סיום הביקורת בין בעלי התפקידים נכללו מנהל פרויקט מטעם הפרקליטות ומנהל ת פרויקט מטעם האגף למערכות מידע הפועלים בשיתוף, וכל אחד מהם אחראי לתחומים אחרים בפרויקט.
מנהל האגף, הממונה על מנהלת הפרויקט מטעם האגף, אחראי לתוכניות העבודה השנתיות ולהצגתן לפני ועדות ההיגוי והבקרה של הפרויקט (להלן - בעלי תפקידים בפרויקט).
תחומי האחריות של בעלי התפקידים בפרויקט וסמכותם לא הוסדרו.
כמו כן, במסמכי המשרד לא נמצאו כתבי מינוי למנהל הפרויקט מטעם הפרקליטות ולמנהלת הפרויקט מטעם האגף למערכות מידע.
הפרקליטות והאגף למערכות מידע כתבו בתשובתם כי לא נדרשים כתבי מינוי בפרויקטים של מחשוב בפרקליטות, וכי תחומי האחריות של בעלי התפקידים בפרויקט מוסדרים בהגדרת תפקידים כמו " מנהל פרויקט", "מנהל יחידה", ו"מנתח מערכות".
22 '"מדריך ועדות הפרויקט" בנוהל מפת"ח, עמ3-1 .
23 תקנון שירות המדינה, סעיף 65.
24 '"מדריך ועדות הפרויקט" בנוהל מפת"ח, עמ3-1 ; "מודל מפת"ח - מדריך" בנוהל מפת"ח, עמ' 33-23.
משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1905 .
משרד מבקר המדינה מעיר לאגף למערכות מידע כי כתבי המינוי נועדו להגדיר לכל בעל תפקיד בפרויקט את תחומי אחריותו, את סמכויותיו ואת חובותיו בפרויקט תנופ"ה.
על פי נוהל מפת"ח, ועדת ההיגוי היא הגורם הניהולי הבכיר המפקח על בעלי התפקידים ב פרויקט.
תפקידיה העיקריים של ועדת ההיגוי הם: לקבוע אם לאשר את ביצוע אבני הדרך ואת המעבר לשלבים הבאים של פיתוח המערכת; ללוות את הפרויקט מן ההיבט המקצועי והניהולי; לוודא שהמערכת תואמת את ציפיות המשתמשים במסגרת האמצעים שה וקצו לפרויקט; ללבן בעיות שלא נפתרו במסגרת ועדות המשתמשים; לקבל החלטות בנושא תכולה, היקף ומשאבי הפיתוח.
ועדת היגוי מוקמת עם ייזום פרויקט פיתוח שמהותו הקמת מערכת ממוחשבת25 .
בכל הנוגע לפרויקט תנופ"ה, משמשת בתפקיד זה ועדת ההיגוי למחשוב הפרקליטות (להלן - ועדת ההיגוי).
בביקורת נמצאו 29 סיכומי דיון שהכינה הוועדה משנת 2011 ועד יולי2017.
:מינוי ועדת היגוי רשות התקשוב קבעה כי בעת ניהול פרויקט בהיקף בינוני ומעלה או פרויקט מורכב, חובה למנות ועדת היגוי26.
על פי נוהל מפת"ח, ועדת ההיגוי המשרדית למ חשוב (ראו להלן) תמנה ועדת היגוי לפרויקט ותפעל כוועדת משנה שלה.
עוד נקבע בנוהל כי יוגדרו תפקידי הוועדה ותפקידי חבריה.
ועדת ההיגוי של הפרויקט פעלה ללא כתבי מינוי ובלא שהוגדרו תחומי אחריותה, סמכויותיה וסדרי עבודתה .
במצב זה לא ברורה גם חלוקת האחריות בין ועדת ההיגוי ובין מנגנוני ההיגוי והבקרה האחרים של הפרויקט הנדונים בפרק זה.
מינוי יושב ראש: נוהל מפת"ח קובע כי בראש ועדת היגוי לפרויקט יעמוד בדרך כלל הממונה על המחשוב במשרד 27 .
לעומת זאת, רשות התקשוב קובעת שבראש ועדת היגוי יעמוד נציג בכיר של היחידה העסקית, קרי הלקוח28.
נמצא כי לוועדת ההיגוי לא מונה יושב ראש, לא מהאגף למערכות מידע ולא מהפרקליטות.
25 ,ראו הגדרת נוהל מפת"ח ל"ועדת היגוי לפרויקט" וגם "מדריך ועדות הפרויקט" בנוהל מפת"ח עמ' 4 .
26 '"מחזור חיי מערכת מחשוב", הנחיות ראש רשות התקשוב הממשלתי מס 1.
)(להלן: מחזור חיי מערכת מחשוב 27 "מודל מפת"ח - מדריך" בנוהל מפת"ח, עמ' 26.
מחזור חיי מערכת מחשוב 1906 |דוח שנתי 69ב .
תדירות הדיונים: נוהל מפת"ח קובע כי ועדת ההיגוי תתכנס במועדים שנקבעו מראש בלוח הזמנים של הפרויקט או בעקבות אירועים מיוחדים בחיי הפרויקט, למשל בשל חריגות וסיכונים שהתגלו.
נוהל ניהול פרויקטים קובע כי לצורך דיון בפרויקטים המרכזיים ביותר, כמו תנופ"ה, תתכנס ועדת ההיגוי פעם בחודש באופן מסודר וקבוע מראש.
באחד מהדיונים הראשונים של ועדת ההיגוי בשנת 2011 הוחלט שהיא תתכנס בתדירות של פעם בחודש.
בשנת 2014 הוועדה שבה וקיבלה את אותה ההחלטה בעניין תדירות דיוניה.
עניין זה אף עלה בדיון בראשות פרקליט המדינה בינואר 2015 בנושא הקשיים שעלו בנוגע לאופן ניהולו של פרויקט תנופ"ה, ובדיון האמור נקבע כי הוועדה תתכנס מדי חודש בחודש.
הביקורת העלתה כי ועדת ההיגוי לא התכנסה בתדירות שקבעה לעצמה ושנקבעה בנוהל .
בין השנים 2017-2011 , התכנסה הוועדה 29 פעמים בלבד, פחות משליש ממספר המפגשים שהיו אמורים להתקיים בתדירות שקבעה לעצמה.
במאי 2014 אף צוין באחד ממפגשי הוועדה כי תדירות מפגשיה לא הייתה מספקת וכך נוצר "צוואר בקבוק" של נושאים הממתינים לדיון בוועדה.
זאת ועוד, לא נמצאו מסמכים שתועד בהם כי ועדת ההיגוי קיימה את התכנסויותיה ממאי 2009 , מועד ההחלטה על אופן ביצוע הפרויקט, ועד ינואר 2011.
ועדת היגוי משרדית למחשוב .
בהחלטת ממשלה מאפריל 1997 נקבע כי המנהל הכללי בכל משרד ממשלתי יקים ועדת היגוי לכל פעולות המחשוב במשרד, שבין תפקידיה: להנחות את פעילות המחשוב והתקשורת; לגבש סדרי תכנון, בקרה ופיקוח על פיתוח ורכש מערכות מידע במשרד ; לגבש לוחות זמנים , תקציבים ותפיסות בנושא המחשוב בעבודת המשרד 29 .
החלטה זו בוטלה בהחלטת ממשלה מאוחרת יותר מאוקטובר 201430.
עד פברואר 2015 רוכזה ועדת ההיגוי המשרדית בתחום מערכות מידע בלשכת המשנה למנכ"ל משרד המשפטים.
29 החלטת ממשלה1886 מ- 9.
97 : הקמת ועדת היגוי לנושאי מחשוב בכל משרד ממשלתי".
30 החלטת ממשלה בדברהרחבת תחומי פעילות התקשוב הממשלתי מסמיכה את רשות התקשוב להנחות את מנכ"לי משרדי הממשלה לבחון את נושא הקמת ועדת היגוי משרדית לתקשוב ולקבוע את סדרי עבודתה.
משרד המשפטים - מייצגי המדינה בערכאות | 1907 .
לוחות זמנים ועלויות .
בביקורת נמצא כי הוועדה המשרדית למחשוב מעולם לא עסקה בנושא מערכת תנופ"ה לא בהיבטים של תכנון, גיבוש לוחות זמנים ועלויות, ולא בהיבטים של בקרה על ביצוע הפרויקט, אף על פי שהדבר היה בתחום אחריותה עד אוקטובר 2014 .
לפיכך נותר הפרויקט כמעט ללא מעורבות של הנהלת משרד המשפטים בשלבי תכנון הפרויקט והבקרה עלי ו, אף שהיא זו שהגדירה את הצורך בהקמת מערכת תנופ"ה, החליטה להקימה ותקצבה אותה.
בינואר2016 קבעה רשות התקשוב כי ועדת ההיגוי המשרדי ת למחשוב היא הגורם הניהולי הבכיר ביותר , שתפקידו וסמכותו לאשר ולהכריע בסוגיות מרכזיות בנושא התקשו ב.
לפיכך הוועדה: תקבע את ה אסטרטגיה של המשרד ואת המדיניות שלו בנושא התקשוב ; תקבע אם ל אשר את יעדי האגף למערכות מידע ותוודא שהם מתאימים ליעדי המשרד; תקבע אם לאשר את תוכניות העבודה ו את התקציבים הרב-שנתיים והשנתיים של כל פעילויות המשרד בתחום התקשוב ; תקבע את סדרי העדיפו יות ואת אופן חלוקת המשאבי ם ותאשרר אותם; תבצע מעקב כדי לוודא שהתוכניות מיושמות; תקבע אם לאשר שינויים מהותיים בתקציב ו בתוכניות העבודה במהלך השנה.
רשות התקשוב אף קבעה כי הוועדה תוודא שמתבצע הליך ניהולי ראוי בפעילויות התקשוב (לרבות משילות, בקרה, זיהוי סיכונים , ניהולם והובלת תהליכי שינוי )31.
על פי הנחיית רשות התקשוב, בכ ל דיוני ועדת המחשוב המשרדית תדון הוועדה, בין היתר, בנושאים האלה: ביצוע הפרויקטים שאושרו במסגרת תוכנית העבודה השנתית ובחינת התקדמותם; דיווח על ביצוע לעומת התכנון המאושר (לרבות תקציבי אגפים אחרים שהוקצו למשימות התקשוב); סוגיות עקרוניות - סיכונים עיקריים , אתגרים, חסמים ומקורות תקציביים32 .
בפברואר2015 הוקמה במשרד המשפטים ועדת היגוי משרדית חדשה לתחום התקשוב והגנת המידע.
בראש הוועדה עומדת מנכ"לית משרד המשפטים, וחברים בה, בין היתר, שני סמנכ"לים, מנהל האגף למערכות מידע, חשב המשרד, מנהל אגף בכיר תקציבים וכלכלה ומנהל יחידת הניהול.
ממועד הקמתה עסקה הוועדה המשרדית החדשה למחשוב בפרויקט תנופ"ה בשני דיונים: בפברואר 2016 נדונה השפעת עיצומי הפרקליטים על פריסת המערכת ועל תיק החקירה הדיגיטלי; בינואר 2017 .
נדונה הפריסה ביחידות האזרחיות .
31 '"ועדות היגוי משרדיות לתקשוב", הנחיית ראש רשות התקשוב מס 1.
וכן "מודל מפת"ח- מדריך", נוהל מפת"ח, עמ' 23-33.
32 '"ועדות היגוי משרדיות לתקשוב", הנחיית ראש רשות התקשוב מס 1.
עד ינואר 2016 לא עסקה הוועדה המשרדית למחשוב בהתקדמות הפרויקט ובעיקרי הנושאים הנוגעים לאופן ניהולו כלל.
גם בדיונים שהתקיימו בפברואר 2016 ובינואר2017 הוועדה לא קיימה דיון בנושאים יסודיים כמו מצב הביצוע הכולל של פרויקט תנופ"ה והתקדמותו לעומת התכנון שאושר, או בסוגיות העקרוניות כמו מסירת תכולת הפרויקט לפרקליטות, פריצת מסגרת לוחות הזמנים המצוינת במסמך החלופות ומקורות תקציביים לפרויקט.