HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
עוד ציין משרד רה"מ, כי העיכוב שחל בכתיבת המדריך נבע מאילוצי כוח אדם וכי היא תסתיים עד מחצית שנת 2012.
כלים לצמצום הנטל הביורוקרטי בישראל במדינות המפותחות מקובל לחלק את הטיפול בביורוקרטיה לשלושה תחומים עיקריים: בחינה של עלויות הנטל הביורוקרטי ה מוטלות על המגזר העסקי ועל האזרחים; בחינת איכות השירות לציבור - התוצר העיקרי של בחינה כזאת הוא שיפור בנגישות האזרח לשירותים שעל השירות הציבורי לספק לו; בחינת ההשפעה והיעילות של כל רגולציה.
להלן תיאור הכלים שממשלת ישראל הפעילה כדי לצמצם את הנטל הביורוקרטי: .
מדידה, הערכה וקביעה של יעדים להפחתת הנטל עד ספטמבר 2009 הציבו לעצמן מרבית המדינות החברות באיחוד האירופי- 27 מ-30 המדינות החברות בו - יעד כמותי להפחתת הנטל הביורוקרטי 94 .
שלב מקדמי והכרחי לקביעת היעדים ובקרה על עמידה ביעד הכמותי שנקבע הוא הכנת מסד נתונים, מ דידה והערכה כמותית.
ואכן, מרכיב מרכזי בתכנית הפעולה להפחתת הנטל במוסדות האיחוד האירופי (שאישרה נציבות האיחוד האירופי במרץ 2007 ), היה מדידת הנטל בקנה מידה רחב במדינות האיחוד, והדבר נעשה בשנים 2007 -2008 .
בישראל, לעומת זאת, כאמור לעיל, רק ביוני 2009 הטילה הממשלה על ועדת ההיגוי לקבוע "יעדים ומדדים כמותיים לבחינת תהליכי עשיית עסקים", וזאת על סמך מדדים שנקבעו על ידי הבנק העולמי ומדדים בין- לאומיים מקובלים אחרים.
רק כשנתיים לאחר מכן, ביולי 2011 , פרסם משרד האוצר מכרז פומבי לשירותי ייעוץ, לצורך מדידת הנטל הביורוקרטי על המגזר העסקי95 באמצעות שיטת ה- SCM96 ,.
עד מועד סיום הביקורת ספטמבר 2011 , טרם פותח מדד שכזה בישראל ועדיין לא החלה מדידת הנטל.
ראוי היה שגם הממשלה בישראל תקבע יעדים לאומיים להפחתת הנטל ותורה על עבודת מטה שתהיה אחראית גם לפיתוח שיטות מדידה ושיטות הערכה המותאמות לישראל.
94 מדינות נוספות החברות בארגון ה - OECD ,ואינן חברות באיחוד האירופי כמו קנדה ודרום קוריאה, הציבו לעצמן אף הן יעדים כאמור.
רוב המדינות שהציבו לעצמן יעד להפחתת הנטל הביורוקרטי העמידו אותו על כ -25% (מרמת הנטל טרם תחילת ההפחתה כפי שנמדד באמצעות המודלים המקובלים) בתוך שלוש עד שש שנים.
95 מועד הגשת ההצעות למכרז (אוגוסט 2011) הי ה סמוך למועד סיום הביקורת (ספטמבר 2011.
) 96 ה- SCM - Standard -Cost-Model הוא המודל הנפוץ ביותר למדידת נטל ביורוקרטי.
באמצעותו ניתן ל חשב את העלויות של הפעולות הנדרשות במסגרת ההליכים הביורוקרטיים.
המודל הוא גנרי, ופותח בהולנד באמצע שנות התשעים.
מדינות רבות, ובראשן החברות בארגון ה - OECD אימצו אותו, התאימו אותו לצורכיהן ומדדו באמצעותו את הנטל הביורוקרטי המוטל על אזרחים ועל עסקים.
הטיפול בצמצום הנטל הביורוקרטי בשירות הציבורי 33 .
הובלת פעולות הממשלה להפחתת הנטל לפני הממשלה עומדות כמה אפשרויות להוביל באמצעותן את נושא צמצום הנטל, כגון הקמת משרד או גוף ייעודי; הקמת פורום בין-משרדי ומינוי יו"ר לפורום; קביעה כי משרד מסוים אחראי להוביל את הנושא והסמכתו להורות על דרכי פעולה למשרדים האחרים.
יצוין כי מרבית מדינות ה- OECD בחרו גורם מסוים לטיפול בנושא - בכל מדינה משרד ממשלתי אחר.
בדרך כלל המשרדים המטפלים בנושא הם משרדי המטה העוסקים בקביעת מדיניות, במדידות ובתיאומים רוחביים - כמו משרד האוצר או משרד רה"מ.
כאמור, הממשלה כלל לא דנה בנושא כנושא בעל משמעות מערכתית ולפיכך טרם התקבלה החלטת ממשלה בדבר הגורם שיוביל את הטיפול הכולל בו 97 .
הבדיקה מצאה כי במועד סיום הביקורת, ספטמבר 2011 , היה משרד רה"מ בשלבים ראשוניים של עבודת מטה שנועדה לקבוע אם יהיה גורם מוביל אחד או יותר, ומי הוא יהיה.
עוד העלתה הבדיקה שלבד מהטיפול של משרד רה"מ בנושא, ובלי שהוא רוכז בידי גורם אחד, החלו גופים שונים בשירות הציבורי, למשל משרד האוצר98 ומשרד התמ"ת99 , בעבודת מטה לצמצום הנטל הביורוקרטי- כל אחד בתחום שהוא ראה לנכון לקדם.
לדעת משרד מבקר המדינה, נוכח הניסיון בעולם, ועל מנת שיהיה מנגנון אפקטיבי לטיפול כולל בתחום, מן הראוי שהממשלה תדון באפשרות לבחור גורם כזה שירכז את הטיפול בנושא וינחה את הפעולות של שאר המשרדים.
בתשובתו למבקר המדינה מדצמבר 2011 הודיע משרד רה"מ כי בכוונת הממשלה להקים ועדה מקצועית להפחתת הנטל הביורוקרטי ושי פור השירות.
כן מסר כי הוועדה תציב יעדים ממשלתיים ותתאם את כלל הפעולות הממשלתיות בנושא.
פעולותיהן של ממשלות ישראל לשיפור השירות לציבור בהתאם להחלטת ממשלה מאוגוסט 2010 (להלן- החלטה 2201)100 , החלה לפעול ועדה בין-משרדית לשיפור השירות הממשלתי לציבור בראשות ראש אגף התקציבים במשרד האוצר ונציג מטעם השר הממונה על השירות לציבור 101 .
במועד סיום הביקורת, ספטמבר 2011 , נמצאה הוועדה בתחילת עבודתה- ערכה מיפוי ראשוני .
97 בכל אחד מהנושאים שלגביהם קיבלה הממשלה החלטה נקודתית, היא גם קבעה גוף מוביל אחר.
98 משרד האוצר ריכז את עבודת ועדת ההיגוי בנושא עשיית עסקים.
99 ראו להלן בנוגע לפעולות משרד התמ"ת בתחום הערכת הרגולציה- RIA.
100 'החלטת ממשלה מס 2201 מ- 8.
101 חברי הוועדה מונו על ידי ועדת השרים לעניין שיפור השירות לציבור בראשותהשר הממונה על השירות לציבור.
של יחידות השירות ב-23 משרדי הממשלה המרכזיים, ודנה באופן מדידת השירות הממשלתי לציבור ובתפקידים של יחידת המטה לעניין שיפור השירות הממשלתי לציבור ושל מרכז השירות הממשלתי.
יוצא אפוא כי החלטה 2201 התחילה תהליך של מדידה, ניתוח ושיפור השירות לציבור, אולם העשייה בתחום זה היא רק בראשיתה.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מנובמבר 2011 ציין השר הממונה על השירות לציבור, ח"כ מיכאל איתן, כי מתבצעת עבודת מטה שנועדה לקבוע תורת מדידה לרמת השירות לציבור ואיכותו, להקים יחידת מטה ממשלתית לשירות לקוחות, ולהקים את קטלוג השירותים הממשלתי שיספק לציבור מידע על שירותי הממשלה.
כמו כן ציין השר כי ישראל נמצאת בתהליכי הצטרפות ליזמה הבין-לאומית לממשל פתוח שחברו לה כ -40 מדינות.
כחלק ממחויבותה לשותפות הצהירה מדינת ישראל על כוונתה לשפר את השירות הממשלתי לציבור ואת הגברת האמון הציבורי במוסדות השלטון.
)102 בחינת ההשפעה והיעילות של כל רגולציה כוללת בין היתר בחינה של יעילותן וכדאיותן של פ עולות האכיפה הכרוכות ברגולציה - תוצרי הבחינה בתחום זה עשויים להביא ליזמה לשינוי חקיקה.
כבר בשנת 1995 פרסמה מועצת השרים של ארגון ה - OECD המלצה בנוגע לשיפור איכות הרגולציה הממשלתית.
ההמלצה מורה על בדיקה של תהליכי הפיתוח, ההחלה, ההערכה והשינוי של הרגולציה.
משרד רה"מ דיווח למשרד מבקר המדינה בעניין זה, כי בעת שהארגון בחן את קבלתה של ישראל לארגון הייתה "הצהרת כוונות בפני הארגון על כוונת הממשלה לאמץ תהליכי R.
" כאמור, בהיעדר גורם שיוביל את הטיפול הכולל בנושא, פעל משרד התמ"ת לפיתוח נושא הערכת הרגולציה בישראל ביזמתו, מאחר שהוא כולל מספר רב של רגולטורים - כ-13 יחידות המפעילות כ -20 רגולטורים103 .
משרד התמ"ת דיווח למשרד מבקר המדינה כי בסיכום עם משרד רה"מ הוחלט שבשלב הראשון הוא יבצע הערכת רגולציות הקשורות בו - מעין "פיילוט" - ולאחר מכן יחליטו המשרדים הנוגעים בעניין כיצד ל המשיך ולטפל בנושא בכלל משרדי הממשלה.
נמצא כי באפריל 2011 קיבל משרד התמ"ת נייר עבודה שנעשה במימונו, הסוקר את העשייה בתחום בעולם וכולל המלצות ליישום בישראל.
בדצמבר 2011 , לאחר סיום הביקורת, החליטה הממשלה לפעול לייעול ולשיפור הרגולציה הממשלתית 104.
מתוקף זה הטיל ה הממשלה על משרד רה"מ בסיוע משרד התמ"ת לפעול לפיתוח תורת רגולציה ממשלתית, וקבעה כי עד ל- 30.
תוגש לה תכנית בעניין זה .
102 RIA - Regulatory Impact Assessment .
103 בעיקרבתחומי הסחר ההוגן והצרכנות, העבודה, הבטיחות, המעונות, האגודות השיתופיות והיטלי הסחר.
104 'החלטת ממשלה מס 4027 מ- 25.
הטיפול בצמצום הנטל הביורוקרטי בשירות הציבורי 35 .
יוצא אפוא כי גם בתחום זה החליטה הממשלה על התנעת תהליך, אולם העשייה היא רק בחיתוליה.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2011 ציין מנכ"ל משרד האוצר שכיהן עד יולי 2011 , מר חיים שני105 , כי "חסרה תכנית פעולה מקיפה בנושא הפחתת הנטל הביורוקרטי ואבני דרך ליישומה, לרבות קביעת גוף.
אחראי, בעל ראיה מערכתית", שירכז את האחריות והסמכות לפעולות לצמצום הנטל "במקום אחד".
גוף זה יעסוק "בכלל היבטי ייעול הביורוקרטיה ברמה הממשלתית, והוא יקבל את סמכויותיו מהדרג הפוליטי הבכיר.
המצב כיום בו קיימות ועדות נפרדות לטיפול בנושא הפחתת הביורוקרטיה.
מספיק לקידום נושאים נקודתיים.
הרחבת והעמקת הטיפול בנושא הפחתת הביורוקרטיה דורשים שינוי במבנה הקיים.
מדינות שהצליחו להפחית את הנטל הביורוקרטי פעלו דרך קביעת יעדים ברורים להפחתת הנטל הביורוקרטי והגדרת הכלים למדידת ההפחתה".
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2011 ציין משרד רה"מ, כי הדוגמאות שהציג בפניו משרד מבקר המדינה במסגרת דוח זה מדגישות את הצורך בפעולה נמרצת.
כן ציין כי המהל כים המתקיימים כיום לצמצום הנטל הביורוקרטי "הם בעצימות נמוכה ביחס למצב וביחס למתקיים במדינות ה - OECD ", וכי יש "צורך מהותי בשיפור".
עוד נמסר בתשובה כי "משרד ראש הממשלה רואה חשיבות רבה להובלת תהליך ממשלתי רחב להפחתת הנטל הביורוקרטי, לשם כך פעל.
ליצירת ממשקי עבודה מול כל גורמי המטה בממשלה הפועלים בתחום, ועל יצירת קשרים עם מומחי ה- OECD בתחומי הרגולציה והייעול לשם לימוד וביסוס פעולה מבוססת על ניסיונן של מדינות אחרות בתחום".
צמצום הנטל באמצעות טכנולוגיית מידע ותקשורת כפי שצוין, מילוי טפסים והגשתם וביצוע תשלומים הם מהביטויים המשמעותיים ביותר של הנטל הביורוקרטי על האזרחים.
השימוש בטכנולוגיית מידע ותקשורת106 הוא כלי חשוב המסייע להפחתת הנטל 107 , כיוון שהשימוש במחשב הביתי חוסך את הצורך להתייצב במשרד ממשלתי או בסניף דואר כדי לבצע תשלום או כדי להגיש טופס.
יצוין כי בחינת הצור ך בכל טופס ותשלום ובחינת הצורך בכל פריט מידע שנדרש בכל טופס - כשלב מכין לקראת שילוב הטפסים והתשלומים במערכות ממוחשבות - עשוי להפחית דרישות למידע מיותר, לייעל ולפשט את הטפסים ולמנוע כפילויות בטפסים ובתשלומים.
הניסיון בכמה מדינות בעולם הוכיח יתרונות אלה: בהו לנד, למשל, דווח כי 40% מהפעולות להפחתת הנטל הביורוקרטי על האזרחים נעשו באמצעות שימוש בטכנולוגיות כאלה.
יחידת ממשל זמין : בשנת 1997 החל אגף החשב הכללי במשרד האוצר להפעיל את פרויקט "תהיל"ה"108 , שמטרתו בין היתר היא ניצול טכנולוגיית .
105 כיהן כיו"רועדת ההיגוי בנושא עשיית עסקים .
106 Information and communication technology ICT -.
Working party on regulatory man agement and reform, Cutting red tape II, Draft analytical report, (2009), OECD, Public governance and territorial development directorate, Public governance committee .
תשתית הממשלה לעידן האינטרנט 36 דוח שנתי62 .
המידע והאינטרנט למתן מידע ושירותים ממשלתיים.
בשנת 1999 החל אגף החשב הכללי בביצוע תתי פרויקטים נוספים, כחלק ממה שנקרא לאחר מכן "פרויקט ממשל זמין" (להלן - הפרויקט או יחידת ממשל זמין).
במאי 2002, במהלך ביקורת של משרד מבקר המדינה בנושא השירות לציבור109 (להלן- דוח 53 ב), יזם משרד האוצר החלטת ממשלה בעניין הפרויקט 110 (להלן- החלטה 1812 ).
החלטת הממשלה קבעה, בין היתר, כי הפרויקט יכלול כמה מערכות, בהן "מערכת תשלומים ורכישת מוצרים מקוונת מרכזית מול הציבור" ומערכת טפסים.
ביוני 2003 , בעקבות דוח 53 ב, החליטה ועדת השרים לענייני ביקורת המדינה 111 כי משנת התקציב 2004 יוכלו אזרחי המדינה לשלם באופן מקוון באמצעות מערכת התשלומים הממשלתית את כלל שוברי התשלום לממשלה.
במאי 2004 החליטה הממשלה112 להנחות את אגף החשב הכללי לסיים את ביצוע הפרויקט עד סוף שנת 2006 - ושבמועד זה הוא כבר יכלול אפשרות לתשלום מקוון של כלל הקנסות והאגרות הממשלתיים והגשה מקוונת של 80% מהטפסים הממשלתיים.
על מנת לבצע את ההחלטות האמורות במלואן, היה על משרדי הממשלה - בראשות משרד האוצר שמונה כמוביל התהליך - למפות את כלל הטפסים והתשלומים בשירות הממשלתי, לבחון אותם, להתאימם לפורמט הממוחשב ולתעדף את שילובם במערכת המקוונת.
נכון לינואר 2012 , ניתן לשלם באמצעות שירות התשלומים הממשלתי 1,122 תשלומים ל-36 גופים ומשרדים ממשלתיים.
אולם אין בידי משרד האוצר מיפוי ואפיון של כל התשלומים הממשלתיים - תנאי הכרחי ליישום החלטות הממשלה במלואן.
כך אין בידי משרד האוצר נתונים מלאים לגבי שכיחות השימוש בכל אחד מהתשלומים הממשלתיים שמתבצעים כיום באופן בלתי מקוון.
נתונים כאלה היו מאפשרים ליחידת ממשל זמין ולמשרדי הממשלה הרלוונטיים לפעול ליישום ההחלטה לפי סדרי עדיפויות.
מכאן שיותר מתשע שנים לאחר החלטות הממשלה האמורות עדיין יש תשלומים לממשלה שאי -אפשר לשלם באופן מקוון.
תשלומים אלה מטילים על הציבור נטל ביורוקרטי, שכן לבד מפנייה לגוף הציבורי עליו לפנות לגוף נוסף - סניף בנק או דואר - כדי לבצע את התשלום.
בהחלטה 1812 ממאי 2002 החליטה הממשלה על הנהגת שירות טפסים שיאפשר "לכל אזרח למלא ולחתום אלקטרונית ובאופן מקוון על מרבית הטפסים הקיימים היום בממשלה".
לפיכך הורתה בהחלטה לבסס מערכות הזדהות וחתימה אלקטרונית שיכללו גם את שירות הטפסים.
בדוח 59ב113 נכתב שאת רובם המכריע של הטפסים באתר השירותים והמידע הממשלתי לא ניתן למלא ולשלוח למשרד הממשלתי באמצעות המחשב.
אמנם אפשר למצוא טפסים רבים באתר, אך האזרח נאלץ להדפיס חלק גדול מהטפסים ולמלאם, ואחר כך להטריח את עצמו כדי לשלוח אותם בדואר.
109 ,ראו מבקר המדינהדוח שנתי 53 ב( 2003) , 'עמ111 .
ואילך 110 'החלטת הממשלה מס 1812 מ- 12.
111 /החלטה מס' בק16 מ- 15.
112 'החלטת ממשלה מס 1912 /(חכ83) מ- 20.
113 ,ראו מבקר המדינהדוח שנתי 59ב ( 2009 '), עמ171 .
ואילך הטיפול בצמצום הנטל הביורוקרטי בשירות הציבורי 37 .
ועדת ההיגוי של הפרויקט114 החליטה באפריל 2011 לבקש מיחידת ממשל זמין להבהיר למשרדי הממשלה כי עד שנת 2013 יסתיים המימון המרכזי עבור פיתוח טפסים מקוונים.
היא גם ביקשה מהמשרדים לתת הערכה עדכנית של מספר הטפסים שבכוונתם להעביר לפורמט מקוון.
ועדת ההיגוי הורתה ליחידה להכין, בהתאם לדיווחי המשרדים, תכנית עבודה להאצת מחשוב הטפסים ולסיום ההליך עד למועד האמור.
בביקורת הנוכחית של משרד מבקר המדינה נמצא כי יחידת ממשל זמין איתרה כ- 3,200 טפסים באתרי הממשלה.
כמחצית מהם אמנם פותחו על ידיה כטפסים מקוונים, אך עד ינואר 2012 , התאפשר תהליך מילוי הטפסים המקוון רק עבור כ-475 מהם115 - זאת בעיקר בשל עיכובים הנובעים מהצורך של המשרדים לקלוט את הטפסים הדיגיטליים בתוך מערכות המידע המשרדיות ולשלב אותם בתהליכי העבודה ביחידות השונות, וכן בשל הצורך לפתח אמצעי הזדהות וחתימה דיגיטלית.
יצוין כי חלק מן הטפסים נועדו לצרכים פנים -ממשלתיים 116 או שנועדו לביצוע פעילות חד-פעמית, כגון הרשמה לכנס מסוים.
אף שחלפו יותר מתשע שנים ממועד החל טת הממשלה, יש גופים ממשלתיים רבים שמשרד האוצר לא הצליח לבסס ולהטמיע בהם מערכת חתימה אלקטרונית.
במועד סיום הביקורת, ספטמבר 2011 , טרם נעשו מיפוי ובחינה לכלל הטפסים במשרדי הממשלה.
יצוין כי ניסיונות שנעשו בעבר למפות את כלל הטפסים הממשלתיים לא צלחו, בעיקר מכיוון שלמשרדים עצמם אין מיפוי של כל הטפסים שלהם.
מממצאי הבדיקה עולה כי למרות שתי החלטות הממשלה האמורות 117 , החלטת ועדת השרים לביקורת המדינה 118 ודוחות מבקר המדינה, טרם הושלמו הפעולות להפחתת הנטל הביורוקרטי באמצעות שימוש בטכנולוגיות מתקדמות, ואף גורם ממשלתי לא אכף את ביצוע ההחלטות ולא קבע סדר עדיפויות כלל-ממשלתי לטיפול בנושא.
זאת ועוד, בהיעדר מיפוי של כלל התשלומים והטפסים הממשלתיים ובהיעדר תכנית הכוללת לוח זמנים להשלמת הפרויקט בהתאם להחלטות הממשלה, לא ניתן לדעת מתי תושלם העבודה.
114 הוועדה הוקמה, בין היתר, בעקבות הערות מבקר המדינה בדוח59.
ב 115 וכן בכ -185 טפסים של רשויות מקומיות.
לפי תשובת היחידה למבקר המדינה מדצמבר 2011 , חלק מהטפסים האלה - טפסים ממשלתיים וטפסים של רשויות מקומיות - ניתנים למילוי מקוון מלא רק על ידי בעלי כרטיסים חכמים (כגון עסקים) המאפשרים חתימה אלקטרונית.
116 הם אינם מיועדים לציבור הרחב או לבעלי עסקים - למשל איסוף מידע מיחידות ממשלתיות לצורך הפקת דוחות.
117 'החלטת ממשלה מס 1812 מ- 12.
02 'והחלטת ממשלה מס 1912 /(חכ83) מ - 20.
118 /החלטה מס' בק16 מ- 15.
ניהול מאגרי המידע כמרכיב בצמצום הנט ל: (א) במרץ 2011 החליטה הממשלה119 להקים במשרד האוצר יחידת מטה תקשוב ממשלתי (להלן - יחידת המטה), במטרה לקדם ולייעל את מערך התקשוב הממשלתי ואת שיתוף הפעולה בין המגזר הממשלתי לגופים ציבוריים נוספים בתחום המחשוב.
אלה נועדו לשפר את רמת השירות לאזרח.
הממשלה קבעה בהחלטתה כי אחת ממטרות העבודה של יחידת המטה תהיה קידום שיתוף מאגרי מידע בין גופי הממשלה.
מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי עד למועד סיום הביקורת, ספטמבר 2011 .
, טרם החלה לפעול יחידת המטה (ב) יצירת קשר - חיבור של מאגרי מידע בין גופים ציבוריים - יש בה כדי להקל את הנטל המוטל על אזרחים להשיג מידע מגוף ציבורי אחד ולהעבירו למשנהו.
העברת מידע בין גופים ציבוריים מוסדרת בחוק הפרטיות ובתקנות הגנת הפרטיות (תנאי החזקת מידע ושמירתו וסדרי העברת מידע בין גופים ציבוריים), התשמ"ו- 1986 .
בתקנות אלה נקבע כי על גוף ציבורי להקיםועדה להעברת מידע אשר תדון ותחליט אם ובאיזו מידה ייעתר אותו גוף לבקשות למסירת מידע המובאות לפניו, ואם לאשר הגשת בקשות לקבלת מידע מאת גוף ציבורי אחר.
העברת מידע בין גופים ציבוריים, שמירתו ואבטחתו, כרוכות בעלויות ותשומות נוספות המוטלות על הגופים הציבוריים.
אלה מהוות תמריץ שלילי להידוק שיתוף המידע ביניהם.
מכאן נובעת חשיבותו של גורם המטה שירכז את הטיפול בהפחתת הנטל הביורוקרטי: יהיה עליו לדאוג לקבל תמונת מצב כוללת בנוגע לשיתוף הקיים ולקדם תמריצים חיוביים על מנת להרחיב את שיתוף המידע באופן מבוקר ושקול, כדי להיטיב עם האזרח.
הבדיקה העלתה כי אין בידי אף גורם ממשלתי תמונת מצב מלאה בנוגע למצאי מאגרי המידע שיש בידי גופים ציבוריים, ובכלל זה אלה שאושר שיתוף המידע בהם עם גופים ציבוריים אחרים.
גופים ציבוריים חייבים לרשום את מאגרי המידע שלהם בפנקס שמנהלת הרשות למשפט, טכנולו גיה ומידע (להלן - רמו"ט) במשרד המשפטים 120 , ולמסור לה פרטים על אודות קבלת מידע דרך קבע מגוף ציבורי אחר121 .
המידע ברמו"ט על מאגרי המידע של הגופים הציבוריים יכול להוות בסיס לתמונת מצב בנוגע למצאי הקיים של מאגרי המידע הציבוריים ולרמת שיתוף המידע ביניהם.
119 החלטה מס' 3058 מ- 27.
120 רמו"ט הוקמה בספטמבר 2006 'מכוח החלטת ממשלה מס 4660 /(חכ195) מ - 19.
על פי החלטה זו, הרשות מאגדת תחתיה את הפעילויות, כוח האדם והמשאבים של רשם מאגרי המידע לפי חוק הגנת הפרטיות, של רשם הגורמים המאשרים לפי חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א- 2001 , ורשם שירות נתוני אשראי ושירותי מידע על עוסקים לפי חוק שירותי נתוני אשראי, התשס"ב - 2002.
הקמת הרשות לא עוגנה בחקיקה אולם סמכויות רשם מאגרי המידע עוגנו בחוק והן כוללות, בין היתר, סמכויות פיקוח, חקירה, קביעת הוראות וייעוץ למשרדי הממשלה בעניין מאגרי המידע.
לחוק הפרטיות הטיפול בצמצום הנטל הביורוקרטי בשירות הציבורי 39 .
במרץ 2007 פנתה רמו"ט לכל הגופים הציבוריים כדי שירשמו את מאגרי המידע שברשותם בפנקס שהיא מנהלת.
בפברואר 2010 ביצעה רמו"ט סקר מדגמי שהראה כי גופים ציבוריים רבים לא מדווחים לה על מאגרי המידע שברשותם או על קבלה דרך קבע של מידע.
במועד סיום הביקורת, ספטמבר 2011 , לא היית ה בידי רמו"ט תמונת מצב מלאה בנוגע לכלל מאגרי המידע המנוהלים על ידי הגופים הציבוריים ובנוגע להעברות המידע המתבצעות ביניהם דרך קבע.
בתשובתה למשרד מבקר המדינה מנובמבר 2011 ציינה רמו"ט, כי קידום העברת המידע בין גופים ציבוריים אינו בגדר חובותיה מכוח חוק הפרטיות.
נהפוך הוא, תפקידה הוא לפקח על אופן העברת המידע בין גופים ציבוריים, במצבים שהיא אכן מתקיימת: לפקח שהיא נעשית כחוק, במידה שאינה עולה על הנדרש ותוך שמירה על עקרונות אבטחת המידע.
כן השיבה רמו"ט כי הליך הפיקוח שהיא קיימה בפברואר 2010 לא נגע לדיווח על העברות מידע בין גופים ציבוריים, אלא עסק במינוי ממונה אבטחת מידע, מינוי ועדה להעברת מידע בין גופים ציבוריים ובחינת אופן עבודת הוועדה, ופרסום לציבור על אודות העברות מידע בין גופים ציבוריים כמתחייב בתקנות.
כדי שרמו"ט תוכל לממש את תפקידה, הכולל גם בקרה על מינוי ועדות להעברת מידע בין גופים ציבוריים, בחינת אופן עבודתן ופרסום לציבור על אודות העברות המידע בין גופים ציבוריים, היא זקוקה למידע על המצאי הקיים של מאגרי המידע שיש בידי הגופים הציבוריים ואלו שאושר שיתוף שלהם עם גופים ציבוריים אחרים.
לכן ראוי שהמידע יהיה ברשותה, כנדרש בחוק הפרטיות; מידע כזה עשוי לסייע גם לגורם המטה הממשלתי שעליו יוטל לנהל את הפעולות לצמצום הנטל הביורוקרטי.
פעולות הגופים הציבוריים להפחתת הנטל .
גם בהיעדר מדיניות ממשלתית, מן הראוי כי גופים ציבוריים יפעלו להפחתת הנטל כיוון שכל גוף ציבורי, בהיותו חלק מהשירות הציבורי, מחויב לשפר באופן מתמיד את איכות השירות שהוא נותן לציבור.
עליו לבחון את ההליכים שהוא מקיים כדי לראות אם ניתן לצמצם את הנטל המוטל על אזרחי המדינה המשתמשים בשירותיו.
בהקשר זה על כל גוף בשירות הציבורי לבחון את פעולותיו כחלק מהתנהלותו השוטפת, זאת מכיוון שהצרכים של הציבור משתנים תדיר וצריך לתת להם מענה במטרה להקל את הנטל.
כאמור, משרד מבקר המדינה העביר למנכ"לים של 25 גופים ציבוריים, ובכללם משרדי ממשלה, שאלון ובו הם התבקשו לספק מידע על פעולותיהם לצמצום הנטל.
17 :מנכ"לים השיבו על השאלון.
להלן הממצאים 40 דוח שנתי62 .
: הקמת צוותים לטיפול בנושא שלושה מ -17 המנכ"לים (המנכ"לים של משרדי האנרגיה והמים 122 , החינוך והתחבורה) ציינו בתשובתם כי לא הקימו צוותים קבועים לאיתור הליכים מכבידים או להפחתת הנטל מתהליכים שאיתרו; שישה מ -17 המנכ"לים דיווחו שהקימו צוותים "אד הוק" לטיפול בהליכים מסוימים.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מנובמבר 2011 ציין משרד האנרגיה והמים, כי הוא פועל כגוף מטה המופקד על ענפים מקצועיים מוגדרים שהשירות שהם נותנים מסופק על ידי מגוון רחב של גורמים (חברות ממשלתיות ופרטיות, רשויות ועוד), וכי הטיפול השוטף באזרחים מוטל בדרך כלל על גורמים אלה.
עוד ציין כי לאור ממצאי הביקורת, בחנו יחידות ספציפיות במשרד את הטיפול שלהן בפניות של אזרחים וכי בעקבות המלצת הביקורת תיבחן מידת הצורך בהקמת צוותים קבועים לאיתור הליכים מכבידים.
כן הוא ישקול הקמת צוותים "אד הוק" בתחומים מסוימים להפחתת הנטל בהליכים מוגדרים.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2011 ציין משרד התחבורה, כי שיפור השירות לציבור הוא אחד מיעדיו ובכוונתו להקים צוות משרדי שמטרתו העיקרית צמצום הנטל הביורוקרטי ובחינת כלל השירותים הניתנים לאזרח על ידי יחידות המשרד.
שלושה מנכ"לים דיווחו למשרד מבקר המדינה כי הם הקימו צוותים קבועים ייעודיים לטיפול בנושא.
עם זאת, אף שהמנכ"לים שקיבלו את השאלון התבקשו לצרף מסמכים המתעדים את פעולות הצוותים ודיוניהם בנושא, שניים מהשלושה לא עשו זאת.
הצוות בגוף הציבורי השלישי טרם החל לעסוק בייעול ההליכים, נכון למועד סיום הביקורת בספטמבר 2011 .
: מינוי גורם לריכוז הטיפול בנושא שמונה מ -17 המנכ"לים שהשיבו על השאלון לא הציגו לפני משרד מבקר המדינה גורם במשרדם המרכז את הטיפול בנושא.
חמישה מהמנכ"לים אשר דיווחו, ציינו כי הגורם המרכז אצלם הוא בעל תפקיד בכיר ביותר - סמנכ"ל במשרד.
בשאר הגופים דיווחו המנכ"לים כי בעלי תפקידים בדרגים נמוכים יותר מילאו את התפקיד, כגון מנהל תחום מעקב ובקרה, מנהל תחום מינהל והדרכה.
122 'לפי החלטת ממשלה מס 3943 מ- 15.
11 שונה שמו של משרד התשתיות הלאומיות למשרד האנרגיה והמים.
הטיפול בצמצום הנטל הביורוקרטי בשירות הציבורי 41 .
: עבודת מטה מתשובות המנכ"לים על השאלון עולה כי עבודת המטה שעליה התבססו כאשר ביצעו פעולות לצמצום הנטל הביורוקרטי, לא נעשתה באופן שיטתי ומאורגן ולא כללה את כל השלבים הדרושים לעבודת מטה ראויה, ולהלן הפרטים: הפעולות לצמצום הנטל נעשו ברוב המקרים בלי שהגופים הציבוריים ערכו, טרם ביצוען, מיפוי של ההליכים הביורוקרטיים המתקיימים בהם; רק שבעה מ-17 המנכ"ליםדיווחו שערכו מיפוי או סקר של ההליכים במשרד; ברוב המקרים לא התבססו הפעולות לצמצום הנטל על מדד שממנו ניתן להסיק על סדרי עדיפויות ועל מידת האפקטיביות של הפעולות שננקטו; שלושה מנכ"לים בלבד דיווחו על שימוש במדד כלשהו, כל אחד מהם דיווח על שימוש במדד אחר.
מניתוח התשובות עולה גם כי המנכ"לים פעלו בשיטות שונות לאיתור הליכים ביורוקרטיים המטילים נטל מיותר.
11 מ-17 המנכ"לים שהשיבו על השאלונים דיווחו כי הנהלת הגוף הציבורי קיימה ישיבות מטה או "סיעורי מוחות" בנושא זה.
לפרוטוקולים המתעדים דיונים ולמסמכים אחרים חשיבות בפרט בכל הנוגע לשימור הידע הארגוני כיוון שהם מהווים בסיס להטמעה בארגון של מסקנות, הנחיות וסדרי עבודה.
נמצא כי אף שהמנכ"לים של הגופים הציבוריים התבקשו בשאלון במפורש לצרף מסמכים המתעדים את דיוני ההנהלה בעניין זה, רק ארבעה מהם עשו זאת.
היעדר פרוטוקולים ומסמכים הכוללים מידע, מסקנות, הנחיות וסדרי עבודה, פוגע בשימור ידע וניסיון הנצברים בארגון ופוגע בשיתוף כלל היחידות בארגון.
הפחתת הנטל הביורוקרטי בהליכים שהובחנו כמכבידים .
גופים ציבוריים המפעילים הליכי רגולציה נמצאים בקשר מתמיד עם הציבור שמקבל מהם שירות - אזרחים ובעלי עסקים.
בגופים ציבוריים קיימים בעלי תפקיד הממונים על הטיפול בתלונות המתקבלות מצרכני השירות.
כך ניתן לזהות מקרים שבהם מוטל על הציבור נטל עודף.
תלונות ואינדיקציות בנוגע לנטל עודף נצברות גם בידי עמותות וגופים מייצגים שאינם חלק מהשירות הציבורי.
גם תלונות שמתקבלות ביחידה של נציבות תלונות ה ציבור במשרד מבקר המדינה וממצאי דוחות ביקורת עשויים להיות אינדיקציות לנטל כזה.
מכאן שלגופים ציבוריים יש דרכים רבות - ישירות ועקיפות - ללמוד על מידת הנטל הביורוקרטי המוטל על צרכני השירות שהם מספקים, ולפעול לבחינת הנושא ולביצוע שינויים מתאימים לשם הפחתת הנטל ולשיפור השירות.
ואולם למרות זמינותו של מידע שכזה, נמצאו שלושה מקרים123 הנוגעים לציבור רחב שבהם לא נעשו די פעולות - או לא נעשו פעולות כלל - להפחתת הנטל בהליכים אשר לגביהם התקבלו אינדיקציות שיש בהם נטל עודף.
להלן פירוט בנוגע לאחד המקרים - טיפול משרד הבריאות בהליכים לקבלת אישור לייבוא אביזרים ומכשירים רפואיים: כל טובין שמשרד הבריאות מגדירם כמכשיר או אביזר רפואי, וכך הם מסווגים לצורכי מכס, טעונים את אישורה של היחידה לאישור ייבוא אביזרים ומכשירים רפואיים במשרד הבריאות (להלן - יחידת האמ"ר) לצורך ייבואם124 .
בבדיקת משרד מבקר המדינה נמצא כי במרץ 2004 החל איגוד לשכות המסחר (להלן - האיגוד) - המייצג בין היתר את יבואני האמ"ר - להעביר תלונות למשרד הבריאות על קשיים בהליכים שמפעילה יחידת האמ"ר.
האיגוד טען בין היתר כי לאור ההתפתחות הטכנולוגית המואצת בתחומי הרפואה , חל גידול ניכר בכמות האביזרים והמכשירים הרפואיים המוגשים לאישור יחידת האמ"ר, וכי יבואני האמ"ר ממתינים זמן רב לקבלת אישורי הייבוא, לעתים אף בין חצי שנה לתשעה חודשים.
לדברי האיגוד, עיכוב זה גורם נזק לציבור ונזקים כספיים ניכרים ליבואנים ולמערכת הבריאות כולה: מאחר שבתי ה חולים דורשים אישור של יחידת האמ"ר לפני שהם בודקים או קונים מוצרים חדשים, לא יכולים היבואנים למכור להם ציוד ומוצרים רפואיים.
האיגוד טען כי בשל העיכוב בקבלת אישורי יחידת האמ"ר נמנע מהציבור טיפול ב טכנולוגיות רפואיות מתקדמות , ונשללת מהיבואנים האפשרות להציע למע רכת הבריאות מוצרים מיובאים במחירים אשר היו יכולים להוזיל את עלויות הרכש שלה.
האיגוד ביקש ממשרד הבריאות לפעול לקיצור משך הטיפול, על ידי ייעול ההליכים ביחידת האמ"ר ותגבור כוח האדם בה.
היה ראוי כי בעקבות התלונות יקיים משרד הבריאות בחינה מקיפה של ההליכים ביחידת האמ"ר.
בחינה זו הייתה צריכה לכלול, בין היתר, את מספר הבקשות המוגשות לסוגיהן ולוח הזמנים הנדרש לטיפול בהן, הסיבות לעיכובים - אם הם קיימים - ובדיקת המשאבים הנתונים (כוח אדם, מערכת מחשב).
על בסיס בחינה כזאת היה על המשרד לתכנן ולבצע פעולות להפחתת הנטל - אם הוא קיים.
123 שני מקרים כבר הובאו לעיל - ההליך לקבלת תג חניה לנכים שלגביו התקבלו אינדיקציות לנטל ביורוקרטי בנציבות תלונות הציבור שבמשרד מבקר המדינה (ראו בסעיף "נטל ביורוקרטי בשל אי-שימוש בתחנה אחת - הליכים לקבלת תג חניה לנכים"); ההליך לקב לת "סל שיקום" לנכי נפש שלגביו התקבלו אינדיקציות כאמור בדוחות קודמים של מבקר המדינה (ראו בסעיף "נטל ביורוקרטי בשל החובה למלא טופס מסובך ובשל המחסור בכוח אדם - הליך לקבלת 'סל שיקום' לנכי נפש").
124 אביזרים מסוימים טעונים גם אישור של יחידת האמ"ר וגם בדיקה במכו ן התקנים הישראלי כדי לדעת אם הם עומדים בתקנים רשמיים.
כדי למנוע פיקוח כפול קיים הסדר בין משרד הבריאות למשרד התמ"ת, ולפיו שר התמ"ת רשאי לפטור מבדיקה במכון התקנים ציוד הרשום בפנקס האמ"ר.
ניתן לשווק ציוד רפואי ללא אישור היחידה אם הציוד יוצר בארץ, הורכב בארץ או יובא לארץ אולם לא סווג כציוד רפואי.