HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
רבים מהם לא התנסו קודם למינוים בעבודה בתחומים העיקריים שבהם עוסק קצין מינהלה וקונסול: כספים, משאבי אנוש ו פעילות קונסולרית.
נוכח תפקידם החשוב של קצין מינהלה וקונסול בנציגות המליץ משרד מבקר המדינה לקבוע תנאי סף למינוי לתפקיד זה.
(א) במעקב נמצא כי מיולי 2006 ועד מאי 2008 מינתה ועדת המינויים השנייה למשרות של קצין מינהלה וקונסול קונסולרי, הנמנות עם שירות החוץ המינהלי, כ -40 עובדים שהיו משובצים בשירות המינהלי, מרביתם חסרי השכלה אקדמית.
על מקצת העובדים שמונו הוטל גם תפקיד מדיני.
עוד נמצא במעקב, כמו בביקורת הקודמת, שלרבים מהעובדים ששימשו בתפקיד או מונו לו בפרק הזמן שנבדק לא היה ניסיון בתחומים העיקריים שבהם עוסק קצין מ ינהלה וקונסול קונסולרי, ורבים לא ידעו שפה זרה ברמה נאותה.
יצוין כי בכמה נציגויות, בעיקר בנציגויות קטנות במדינות המוגדרות קשות שירות, אף מילאו את תפקיד קצין המינהלה קצין הביטחון של הנציגות או עובד מקומי שאינם עובדי המשרד ואין להם הניסיון הדרוש למילוי התפקיד ; מינויים אלה לא נעשו בידי ועדות המינויים.
מהפרוטוקולים של דיוני ומ"ן השנייה עולה שהמועמדים לתפקידים האמורים בדרך כלל לא נבחנו על פי דרישות התפקיד שקבע המשרד.
במקצת הדיונים נעשה המינוי אף שהיו חברים בוועדה שסברו כי אין מועמד מתאים לתפקיד בקרב המועמדים, ובמעקב נמצא שאחדים מקציני המינהלה שמונו באותם דיונים הוחזרו לארץ זמן קצר לאחר שהחלו למלא את תפקידם.
לדעת משרד מבקר המדינה, על ועדת המינויים לא להירת ע מלשקול דחיית דיון במשרה אם לדעת חברים בוועדה אין בקרב המועמדים עובד בעל הכישורים הדרושים.
זאת בעיקר כדי שלא לפגוע בייצוג ישראל בחו"ל, וכדי שלא ייווצר מצב שבו העובד שייבחר ייכשל בתפקידו והמשרד ייאלץ להחזירו לארץ.
החזרת שליח לארץ מותירה נציגות ללא קצין מינהלה וקונסול קונסולרי ויוצרת בעיות הנוגעות לשליח ולבני משפחתו מבחינת מקום המגורים, מוסדות לחינוך הילדים וכד'.
(ב) כאמור, בנוהל המעבר נקבעו גם תנאי סף למועמדים לתפקידי קצין מינהלה וקונסול קונסולרי.
ככלל נקבע שיוכל להתמודד על תפקיד זה מי שעמד בהצלחה בבחינות הגמר של קורס הסמכה לשירות החוץ המינהלי שהמשרד מארגן ושהיקפו משרד החוץ 605 .
300 שעות לפחות (להלן- קורס הסמכה).
עם זאת ניתנה בנוהל האפשרות לפטור מקורס הסמכה עובדים שכיהנו בתפקיד זה במשך שנתיים לפחות.
בנוהל המעבר גם נקבעו התנאים להגשת מועמדות לקורס הסמכה, ואלו הם: ככלל, יוכלו להגיש מועמדות לקורס עובדים בעלי השכלה אקדמית שעמדו בהצלחה במבחן ידיעת שפה זרה.
עם זאת, עובדים חסרי השכלה אקדמית יוכלו להגיש את מועמדותם לקורס אם הם עומדים בתנאים המצטברים האלה: בעלי השכלה של 12 שנות לימוד לפחות, בעלי ותק במשרד הכפול מהוותק הדרוש להעברה לשירות החוץ המינהלי (דהיינו 14 שנים לפחות), שירתו בחו"ל בתפקיד השייך לשירות החוץ במשך שנתיים לפחות והצליחו במבחן ידיעת שפה זרה.
בנוהל לא פורטו המשרות בשירות החוץ שאליהן הכוונה.
אולם מאחר ששירות בחו"ל כקצין מינהלה וקונסול קונסולרי במשך שנתיים לפחות פוטר מהקורס, הוסבר למשרד מבקר המדינה שהכוונה היא למשרות אחרות בחו"ל כמו עוזרי מינהלה, עובדי קשר, נהגים וצפנים.
לפי נוהל המעבר, ההקלות האמורות בתנאים להגשת מועמדות לקורס הסמכה נועדו לעובדים ותיקים שהיו במשרד במועד כניסתו לתוקף.
ואולם מאחר שההקלות לא הוגבלו בזמן, הן יאפשרו גם בעתיד לעובדים שבאותו מועד הועסקו במשרד אך לא היו להם שנות הוותק הנדרשות, להגיש מועמדות לקורס לאח ר שיצברו את שנות הוותק הנדרשות, אף שהם בעלי השכלה של עד 12 שנות לימוד וניסיון שאינו רלוונטי לתפקידי קצין מינהלה וקונסול קונסולרי.
הדבר עלול לחזק את המגמה של מינוי עובדים בעלי כישורים נמוכים במקום לחתור למינוי עובדים בעלי כישורים גבוהים.
ראוי לציין שקציני ה מינהלה והקונסולים הקונסולריים הם דיפלומטים המייצגים את ישראל במגעים עם בעלי תפקידים במקום השירות.
לכן חשוב שהמשרד יפעל להעלאת רמתם, ובשיקולי ומ"ן השנייה למינוי עובדים למשרות אלה יובאו בחשבון, ככלל תנאי הסף הגבוהים ודרישות התפקיד הגבוהות שקבע המשרד, ובהקלות שנקבעו ישתמשו הוועדות במקרים חריגים בלבד.
(ג) בדוח הקודם העיר משרד מבקר המדינה שבתקנון לא נקבע הדרג של קצין מינהלה או קצין מינהלה וקונסול קונסולרי (בפועל עובדים ששירתו בחו"ל בתפקידים אלה היו בדרג מזכיר ראשון עד ציר).
משרד מבקר המדינה המליץ שמשרד החוץ יקבע את הדרג הראוי למשרת קצין מינהלה ויעגן זאת בתקנון, כפי שעשה לגבי תפקידים אחרים.
המעקב העלה כי המשרד פרסם בהודעות על משרות מתפנות את מתח הדרגים למשרות אלה.
למרות זאת, אחדים מהעובדים שמונו למשרות אלה היו בדרג נמוך מהדרג שפורסם בהודעות.
כמו כן, כאמור לעיל, המשיכה ומ"ן שנייה למנות עובדים השייכים לשירות המינהלי שהיו ללא דרג לתפקידי קצין מינהלה וקונסול קונסולרי.
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ למנות למשרת קצין מינהלה וקונסול קונסולרי עובדים שלהם הדרג המתאים ולהימנע מלמנות לתפקיד זה עובדים ללא דרג.
מינוי צוערים: (א) בביקורת הקודמת עלה שלמשרד יש קושי לאייש משרות ב-43 מדינות המוגדרות קשות שירות, ולכן הוא נוהג להציב בהן צוערים בתפקידם הראשון בחו"ל.
על מקום השירות ועל התפקיד מחליטים הנהלת המשרד ומנהל חטיבת ההדרכה, והחלטות אלה מובאות לאישור ומ"ן השנייה.
בדוח הקודם צוין שלא ברור מה השיקולים שהנחו את הנהלת המשרד ובעקבותיה את הוועדה בהחלטתן היכן להציב כל צוער, משום שהנימוקים להצבה לא נרשמו בפרוטוקולים.
ומ"ן השנייה מינתה צוערים לממלאי מקום של השגריר או הקונסול הכללי במדינות המוגדרות קשות שירות, אך גם במדינות באירופה ובצפון אמריקה שאינן מוגדרות כך.
משרד מבקר המדינה המליץ שייקבעו כללים להצבתם של צוערים בשליחותם הראשונה לחו"ל מבחינת דרישות התפקיד ומבחינת התאמתם לתפקיד.
המעקב העלה שעדיין לא נקבעו כללים להצבתם של צוערים בשליחותם הראשונה לחו"ל.
מאוקטובר 2006 עד פברואר 2008 מינתה ומ"ן השנייה 30 צוערים למשרות בחו"ל, מרביתם מתמחים שהחלו את קורס הצוערים באפריל 2006 .
ליותר ממחצית המשרות היו הצוערים המועמדים היחידים, ובמרבית החלטות ומ"ן השנייה על מינוים לא נרשמו נימוקים, כפי שנמצא בביקורת הקודמת.
מרבית הצוערים מונו לשירות במדי נות המוגדרות קשות שירות, ומקצתם מונו לנציגויות שאינן מוגדרות קשות שירות, כמו הנציגויות במיאמי, בסינגפור, בבואנוס איירס ובטוקיו.
בתשובתיו הודיע המשרד כי בפרוטוקולי ישיבות ומ"ן השנייה יפורטו השיקולים שהנחו את אגף משאבי אנוש בהצבת צוערים וכי יקבעו כללים להצבת צוערים.
(ב) בקורס הצוערים נקבע מי מהם יהיה במסלול המדיני ומי במסלול המינהלי.
הכשרת הצוערים לשני המסלולים דומה אך יש הבדלים בהדגשים.
במעקב נמצא ששישה צוערים משירות החוץ המינהלי, שהם מחצית הצוערים משירות זה שהשתתפו בקורס שהחל באפריל 2006 ", מונו למשרות בחו ל בשירות המדיני.
יוצא אפוא כי אף שיש צוערים שמיועדים לשמש בתפקידים בשירות החוץ המינהלי ולהתקדם במסלול זה, הם התמנו לתפקידים מדיניים וימשיכו להתקדם בו.
הדבר פוגע בהשגת היעד של גיוס עובדים בעלי כישורים מתאימים לשירות החוץ המינהלי.
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ למנות צוערים למשרות על פי תחום התמחותם (מדיני או חוץ מינהלי), וגם לקבוע כללים להצבה מבחינת הכישורים הנדרשים ומבחינת מקומות השירות ולתת נימוקים להצבה.
ראוי לציין שבסוף דצמבר 2008 פורסמו שני מכרזים פומביים נפרדים לקורס צוערים לשירות המדיני ולקורס צ וערים לשירות החוץ המינהלי והקורסים יחלו בדצמבר 2009 .
רישום פרוטוקול : (א) התקנון קובע שהחלטות ועדת המינויים יירשמו בפרוטוקול וייחתמו על ידי יו"ר הוועדה ומזכיר הוועדה, ושחברי הוועדה יוכלו לעיין בהן.
בדוח הקודם העיר משרד מבקר המדינה על כך שיש להתאים את הוראות התקנון לאמור בתקשי"ר כי כל חברי הוועדה יחתמו על המסקנות.
במעקב נמצא משרד החוץ 607 .
שעניין זה לא תוקן בתקנון.
משרד מבקר המדינה שב ומדגיש שמן הראוי שעל הפרוטוקול יחתמו כל חברי הוועדה כדי שיהיה ברור שהאמור בו הוא על דעתם ובאחריותם של כל החברים.
(ב) בביקורת הקודמת נמ צא כי לא נרשמו בפרוטוקול החלטות ועדות המינויים והנימוקים להן.
במעקב עלה כי מינואר 2007 נרשמו בפרוטוקול ההחלטות אך לא תמיד נרשמו הנימוקים.
הרישום בפרוטוקולים של הדיונים על משרות שהתמודדו עליהן מועמד אחד או שניים היה דל במיוחד, שכן בחלק מהם לא רק שלא נרשמו ה נימוקים, גם לא נרשמו עיקרי הדברים שנאמרו בדיון.
עקב כך אי-אפשר לדעת מה היו השיקולים למינוי והאם המועמד שמונה התאים לתפקיד.
לדעת משרד מבקר המדינה, על ועדות המינויים לרשום את עיקרי הדברים שנאמרו גם אם הדיון הוא על מועמד יחיד או על שני מועמדים, ולרשום את הנימוקים לכל החלטה.
(ג) בביקורת הקודמת ובמעקב עלה שלעתים הודיע יו"ר הוועדה בתחילת הדיון על ביטול הדיונים בכמה משרות שהיו על סדר היום ולא נרשם הסבר לדחייה.
בנוהל המינויים נקבע שאת סדר היום של דיוני הוועדות קובע יו"ר ועדת המינויים, ובסמכותו לשנותו - לבטל ולדחות דיון במשרות - אף בזמן דיון הוועדות, אולם לא נקבע כי עליו לנמק את השינוי וכי הנימוקים יירשמו בפרוטוקול.
לדעת משרד מבקר המדינה, אי -רישום נימוקים להסרת דיון במשרה מסדר היום לאחר שהוועדה התכנסה, מעורר חשש לקיומם של שיקולים לא ענייניים לדחייה.
על מנת למנוע זאת וכדי לשמור על תקינות הדיונים, מן הראוי שייקבע בתקנון כי על יו"ר הוועדה לנמק את הדחייה וכי הנימוקים יירשמו בפרוטוקול.
(ד) בביקורת הקודמת נמצא שכאשר נדונה מועמדות של עובד שיש לו קשר משפחתי או קשר אישי אחר לחבר בוועדה, או כאשר נדונה משרה שאחד מחברי הוועדה ה יה מועמד לה, לא נרשם בפרוטוקול שהחבר הנוגע בדבר יצא מחדר הדיונים, אף שמידע זה חשוב כדי להסיר כל חשש בדבר ניגוד עניינים.
המעקב העלה שכאשר יצא חבר ועדה מחדר הדיונים כשנדונה משרה שהתמודד עליה, צוין הדבר בפרוטוקול, והדבר אף עוגן בנוהל המינויים שקבע כי חבר ועדה המועמד למשרה או שהוא קרוב משפחה (כמוגדר בתקנון) של מועמד למשרה יימנע מלהשתתף בדיון בה, ויציאתו מהחדר תירשם בפרוטוקול.
(ה) המעקב גם העלה כי בסוף שנת 2007 גובש במשרד טופס לרישום פרוטוקול, אולם במועד הביקורת עדיין לא נעשה בו שימוש.
הטופס כולל, בין היתר, מקום לפירוט תוצאות ההצבעה ונימוקי הוועדה למינויו של המועמד הנבחר, ומקום לרישום הפרטים העיקריים של הליכי משמעת או הליכים פליליים שננקטו כלפי מועמד ותגובתו.
בטופס לא הוקצה מקום לרישום עיקרי הדברים שאמרו החברים, וגם אין מקום לדירוג המועמדים ולציון נימוקים לאי-מינוים של המועמדים שלא נבחרו.
יוצא אפוא שנוסח טופס הפרוטוקול אינו יכול לשקף את הדיון, ולא יהיה אפשר לדעת את הסיבות לאי -מינוים של מועמדים.
יצוין שבנוהל המינויים, 608 דוח שנתי59ב .
שכאמור שובץ בתקנון באוגוסט 2008 , נקבע שבפרוטוקול יירשמו עיקרי הדברים שהושמעו בדיון.
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ לשנות את הטופס ולהקצות בו מקום לפירוט עיקרי הדיון וההנמקה לבחירה, לרבות אמות המידה, וכן כימות הכישורים והשקלול הסופי של ציונו של כל מועמד בשיטה שתיקבע.
בתשובתו הודיע המשרד כי יתקן את נוסח הטופס ויקצה בו מקום לרישום עיקרי הדברים שנא מרו בדיון, וכי יוחל בשימוש בו בהקדם.
עוד הודיע המשרד כי כל חברי הוועדה יחתמו על הפרוטוקול.
משך השירות בחו"ל ובארץ .
: משך השירות בחו"ל התקנון בנוסחו בעת הביקורת הקודמת קבע כי תקופת שירותו של עובד בחו"ל לא תפחת משנתיים ולא תהיה ארוכה מארבע שנים.
מנכ"ל המשרד רשאי להאריכה לחמש שנים לפי שיקול דעתו בשל נסיבות אישיות.
בתקנון לא נקבע במפורש אם מותר לפצל את תקופת שירותו של עובד בחו"ל לשתי נציגויות, והאם במקרה זה משך השירות המזערי והמרבי שנקבע יחול על כל אחד מהתפקידים או על שניהם יחד.
משרד מבקר המדינה המליץ בדוח הקודם כי משרד החוץ יעשה ככל הניתן לקביעת מספר שנות השירות המדויק מראש, וכי הארכת השירות או קיצורו ייעשו לפי אמות מידה שייקבעו.
עוד הומלץ כי באמות המידה ייקבעו, נוסף על נסיבות אישיות, גם אמות מידה תפקודיות ומקצועיות (כמו הצלחה בתפקיד, הצורך לסיים פעולה שהוחל בה, החלפת שליחים במועד שלא יפגע ביחסים הדיפלומטיים עם מדינת השירות), וכי אמות המידה יובאו לידיעת העובדים.
משרד מבקר המדינה המליץ גם לבחון אם יש מקום לפיצול תקופת השירות בין נציגויות שונות, ואם יוחלט בחיוב, לקבוע את הנסיבות שבהן ייעשה הדבר ואת מספר השנים המזערי והמרבי של תקופת שירות מפוצלת.
המעקב העלה כי בהודעת אגף משאבי אנוש לעובדים על מינוים לתפקיד חדש בחו"ל מצוין מועד תחילת כהונתם ומועד סיומה - כעבור שלוש שנים.
עם זאת, המעקב העלה שהמשרד לא קבע נסיבות נוספות על אלה שנקבעו בתקנון להארכת שירות בחו"ל, כמו נ סיבות מקצועיות ותפקודיות, ובאישורים להארכת תקופת השירות בחו"ל לשנה החמישית שנתן המנכ"ל במועד המעקב לא פורטו הנימוקים להארכה.
המשרד גם לא קבע באילו נסיבות תפוצל תקופת שירותו של עובד בין נציגויות שונות, ומה יהיה מספר השנים הכולל של תקופת שירות מפוצלת.
ואכן, לעתים פסלו הוועדות את מועמדותם של עובדים למשרה בחו"ל משום ששירתו בחו"ל במועד הדיון, ולעתים אישרו את העברתו של עובד מנציגות לנציגות בלי שניתנו נימוקים בפרוטוקולים לפיצול השירות.
אחד מחברי ומ"ן השנייה ציין בדיון שהתקיים במרס 2007 : "מדובר בסיטואציה החוזרת על עצמה.
אנשים מבקשים לעבור מנציגות לנציגות ואם לא ניתן הם מודיעים על סיום שרותם וחזרתם ארצה.
יש להיות ערים לבעיה המתפשטת.
עמדת המשרד בעניין זה כפי שבאה לידי ביטוי בתשובתו היא שאין מקום לקבוע נוהל מחייב בדבר משך השירות בחו"ל של מועמדים ששירותם טרם הסתיים במועד הדיון, כיוון שיש מקרים חריגים שבהם נסיבות מקצועיות מובהקות מצדיקות העברה של עובד המכהן בנציגות מסוימת לנציגות אחרת.
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ לקבוע באילו נסיבות יש הצדקה להארכת השירות בחו"ל, ובאילו תנאים יש הצדקה לפיצול השירות בין שתי נציגויות, ולהביא את קביעתו לידיעת העובדים.
בנימוקי ועדות המינויים יש לציין את הנסיבות שבגללן הוחלט על העברה לנציגות אחרת.
זאת ועוד, קיומם של מקרים חריגים אינו מצדיק אי-קביעת כללים שיבהירו כיצד יש לפעול דרך שגרה וכיצד יש לפעול בנסיבות חריגות.
משך השירות באר ץ: ב תקנון לא נקבע פרק הזמן המזערי והמרבי של שירות בתפקיד בארץ.
בביקורת הקודמת נמצא שעובדים מונו לתפקידים חדשים (בארץ או בחו"ל) זמן קצר - כמה חודשים עד שנה - לאחר שהחלו למלא תפקיד בארץ.
יש לציין שרוב המינויים האלה לא היו למשרות בחטיבה, במחלקה או בתחום שהעוב ד היה משובץ בו לפני המינוי לתפקיד החדש.
משרד מבקר המדינה העיר שהצבת עובד לתקופות קצרות בארץ היא בזבוז משאבי ההון האנושי והמליץ שייקבע בנוהל פרק הזמן המזערי לשהייה בתפקיד בארץ לפני שליחות לחו"ל.
כבר במהלך הביקורת הקודמת הודיע המשרד שקבע נוהל חדש ולפיו עובד החוזר משירות בחו"ל ישהה בארץ שלוש שנים לפחות וישובץ בתפקיד בארץ במשך שנתיים לפחות.
המעקב העלה כי לא קיים נוהל כזה.
בפועל היו ועדות מינויים שלא דנו במועמד משום שבאותו זמן כיהן בתפקיד בארץ קרוב לשנתיים, אך אחרות לא נהגו כך ומינו עובדים שממועד תחילת כהונתם ב תפקיד הקודם חלפו מארבעה חודשים ועד פחות משנתיים.
בתשובתו הודיע המשרד כי משך השירות בארץ הוא אחת מאמות מידה רבות לבחינת מועמדים, ולדעתו אין מקום לקבוע כלל קשיח בעניין זה.
משרד מבקר 610 דוח שנתי59ב .
המדינה מעיר שיש לקבוע את אמת המידה הזו באופן מחייב בנוהל ולקבוע את מספר השנ ים המזערי בתפקיד בארץ לפני מינוי לתפקיד אחר, כדי שוועדות המינויים יבחנו את כל המועמדים גם על פיה.
כפי שהדגיש משרד מבקר המדינה בדוח הקודם, הצבת עובד לתקופה קצרה בארץ פוגעת ביעילות עבודת המטה במשרד ויש בה משום בזבוז של משאבי ההון האנושי של המשרד.
בדוח הקודם צוין שעובדים יכלו לעבור מהשירות המינהלי לשירות החוץ המינהלי ומשירות החוץ המינהלי לשירות המדיני בהמלצת ועדת הערכה שבראשה ראש חטיבת משאבי אנוש ובאישור ומ"ן השנייה.
נמצא אז שמשנת 1999 לא התכנסה ועדת ההערכה, ולא נעשה תהליך מסודר של העב רת עובדים משירות לשירות.
למרות זאת עובדים רבים בשירות המינהלי מונו למשרות בשירות המדיני ובשירות החוץ המינהלי, ועובדים בשירות החוץ המינהלי מונו למשרות בשירות המדיני ועקב כך איבד השיבוץ בסוג השירות את משמעותו.
חלק מהם הועדפו על מועמדים המסווגים בשירות שבו כל ולה המשרה, בלי שנבדק אם הם עומדים לפחות בתנאי הסף שנקבעו בתקנון למעבר משירות לשירות.
המשרד הסביר בתשובתו על ממצאי הביקורת הקודמת, כי ועדת הערכה לא כונסה מאז 1999 .
בשל הצורך לקבוע אמות מידה חדשות וברורות למעבר משירות לשירות במעקב נמצא שעד יולי 2008 לא הייתה העברה מסודרת של עובדים משירות לשירות, משום שאמות המידה למעבר זה נקבעו רק בנוהל המעבר, שכאמור נכנס לתוקף באפריל 2008 .
בנוהל נקבע, שהעברת עובדים משירות לשירות תיעשה בידי שתי ועדות שהוקמו לצורך זה, האחת להעברה מהשירות המינהלי לשירות החוץ המינהלי והאחרת להעבר ה משירות החוץ המינהלי ומהשירות המינהלי לשירות המדיני.
יו"ר שתי הוועדות הוא ראש אגף משאבי אנוש.
בנוהל פורטו תנאי הסף להגשת מועמדות להעברה, ונקבע כי בהחלטות יתחשבו הוועדות בהערכות שניתנו על המועמד, בהשכלה, בידע בשפות, בוותק ובניסיון רלוונטי, ויביאו את הדבר לידי ביטוי בנימוקיהן להחלטות.
מעבר עובדים בשירות המינהלי : (א) בנוהל המעבר נקבע כי ככלל, עובדים חדשים יתקבלו לשירות החוץ רק באמצעות קורס צוערים, אולם 210 עובדים בשירות המינהלי שעבדו במשרד לפני מועד כניסת הנוהל לתוקף (להלן- עובדים מינהליים ותיקים) יעברו לשירות החוץ המינהלי או לשירות המדיני עד שנת 2011 .
בנוהל הודגש כי לאחר מכן יהיה המשרד רשאי אך לא חייב להעביר עובדים בשירות המינהלי לשירות אחר.
(ב) בנוהל נקבע שעובדים מינהליים ותיקים שרוצים להגיש את מועמדותם למעבר מהשירות המינהלי לשירות החוץ המינהלי ולשירות המדיני, חייבים לעמוד בכל תנאי הסף האלה: (1) לשירות החוץ המינהלי- ותק של שבע שנים לפחות במשרד; השכלה של 12 שנות לימוד לפחות ולחלופין ניסיון בתפקיד בשירות החוץ המינהלי בחו"ל במשך שנתיים לפחות (הכוונה לקצין מינהלה וקונסול קונסולרי); ניסיון של שלוש שנים לפחות בתפקיד בשירות החוץ (כגון ראש דואר דיפלומטי, נהג, עובד תקשוב וקצין ביטחון).
א עובדים משירות החוץ המינהלי רשאים להגיש מועמדות למשרות של קצין מינהלה וקונסול קונסולרי בחו"ל.
לכן לאחר העברת עובדים מינהליים ותיקים לשירות החוץ המינהלי על פי התנאים שנקבעו בנוהל המעבר יתאפשר למנות לתפקידים האמורים לעיל עובדים חסרי השכלה אקדמית, שחלקם אף לא עברו קורס הסמכה, והדבר יקשה על המשרד לשמור על רמה נאותה של בעלי תפקידים אלה.
ביולי 2008 התכנסה לראשונה הוועדה להעברה מהשירות המינהלי לשירות החוץ המינהלי ואישרה את העברתם של 42 עובדים.
בדיקת נתוניהם העלתה ש-14 ( מהם33% ) בעלי השכלה של עד12 ,שנות לימוד וכמחציתם לא יחויבו לסיים קורס הסמכה משום ששירתו בעבר בתפקיד קצין מינהלה בחו"ל במשך שנתיים לפחות.
עוד עולה שבין מי שהועברו לשירות החוץ המינהלי היו עובדים שכל ניסיונם היה טיפול בדואר דיפלומטי בחו"ל, או ששימשו בתפקידים שונים בארץ בחטיבת הביטחון, בענייני מחשוב או בשיגור מטענים.
כאמור, במעקב נבדקו המינויים שנעשו בידי ומ"ן השנייה מאוקטובר 2006 ועד מאי 2008 .
התברר כי גם לאחר הביקורת הקודמת מינתה הוועדה כ-100 עובדים למשרות השייכות לסוג שירות שונה מזה שבו הם משובצים בלי העברה מסודרת משירות לשירות.
מקצתם מונו אף לאחר שנוהל המעבר נכנס לתוקף (אפריל 2008 ), בעיקר לתפקיד קצין מינהלה וקונסול קונסולרי.
יצוין כי על פי התקנון, עובד בשירות המינהלי שממלא תפקיד בשירות החוץ מקודם לפי מתח הדרגות של המשרה שהוא ממלא.
התוצאה היא לא רק שנוצר פיגור בהעברת עובדים רבים משירות לשירות משום שוועדת ההערכה לא התכנסה זמן רב, אלא שמאז הביקורת הקודמת נוספו עוד עובדים בשירות המינהלי שמונו למשרות המסווגות בשני סוגי השירות האחרים ועל ידי כך צברו ותק וניסיון בתפקידים אלה, הנדרשים בתנאי המעבר לשירות אחר.
אי לכך גדל מספר העובדים שאפשר שיועברו לשירות המדיני או לשירות החוץ המינהלי על פי התנאים המקלים בנוהל המעבר.
(2) לשירות המדיני - ותק של שבע שנות עבודה לפחות במשרד; השכלה אקדמית מושלמת של תואר ראשון לפחות; ניסיון של שלוש שנים לפחות במשרה בשירות המדיני; הצלחה במבחן באחת השפות הזרות שייקבע המשרד.
: מעבר עובדים בשירות החוץ המינהלי תנאי הסף להגשת מועמדות למעבר משירות החוץ המינהלי לשירות המדיני נשארו כפי שהיו בתקנון במועד הביקורת הקודמת.
על פי התקנון, עובד משירות החוץ המינהל י רשאי להגיש מועמדות למעבר לשירות המדיני אם הוא עובד קבוע בשירות המדינה, בעל ניסיון מוצלח במשך שלוש שנים בשירות החוץ המינהלי וגם ניסיון בעבודה בחו"ל; בעל השכלה אקדמית; בעל ידיעה טובה באחת השפות הזרות הנחוצות לעבודת המשרד.
במקרים יוצאים מן הכלל אפשר להעביר עובד משירות החוץ המינהלי לשירות המדיני אם הוא בעל תעודת בגרות; בעל ניסיון של שש שנים יותר מהנדרש במשרה אליה הועבר; עבר השתלמות של מחלקת ההדרכה ועבר בהצלחה מבחן על החומר הנלמד; ונבחנו ידיעותיו בעברית ובשפה זרה אחת (אנגלית, צרפתית, ספרדית או גרמנית).
מהמתואר לעיל עולה שלעובדים משירות החוץ המינהלי ניתנה האפשרות לעבור לשירות המדיני גם אם אינם בעלי השכלה אקדמית ולא שימשו כלל בתפקיד בשירות המדיני.
הקלות אלה עלולות להביא לכך שבתפקידים דיפלומטיים מדיניים יכהנו עובדים שהשכלתם וניסיונם אינם מספקים.
נוהל המעבר מא פריל 2008 בא לתקן חלק מהשיבושים שנגרמו מכך שבמשך שנים מונו עובדים בשירות המינהלי למשרות המשובצות בסוג שירות אחר.
השיפור העיקרי שנעשה הוא שעובדים חדשים יתקבלו לשירות החוץ רק באמצעות קורס צוערים.
עם זאת, לדעת משרד מבקר המדינה, נוכח תנאי הסף המקלים שנקבעו בנו הל המעבר הוחמצה ההזדמנות לקבוע תנאי סף ראויים למעבר של העובדים המינהליים הוותיקים לשירות החוץ המינהלי.
יתר על כן, המשרד לא פעל להעלאת תנאי הסף שבהם יידרשו לעמוד העובדים משירות החוץ המינהלי המעוניינים לעבור לשירות המדיני.
מן הראוי שהמשרד יפעל להעלאת תנאי הסף.
בתקנון נקבע שאופיו המיוחד של שירות החוץ מחייב שיבוץ של העובדים במשרות בחו"ל שלהן דירוג מיוחד.
לשם כך נקבעה מערכת דרגים החופפת את שלבי המדרג בתפקידים בנציגויות.
ככלל אין בתקנון הבחנה בין הדרגים של עובדים המשרתים בנציגויות גדולות, בינונ יות וקטנות.
דרג נקבע גם למשרות בארץ המשובצות בשירות המדיני ובשירות החוץ המינהלי.
לכל דרג יש מתח של שלוש דרגות ונקבעה לו מכסה של משרות.
לדרג העובד יש השפעה על מעמדו הדיפלומטי בעת שירותו בחו"ל ועל שכרו בחו"ל ובארץ.
על פי התקנון ניתן לקדם עובדים בדרג אם התמל או התנאים האלה: יש משרה פנויה בדרג זה בתקן הדרגים של המשרד; דרגת העובד מתאימה לדרג המומלץ; העובד שהה פרק זמן מזערי בדרג שלו כמפורט בתקנון: שלוש שנים בדרג מזכיר שני; ארבע שנים בדרג מזכיר ראשון; חמש שנים בכל שאר הדרגים.
העלאה בדרג טעונה אישור ומ"ן השנייה בתפ קידה כ"ועדת דרגים" בראשות המנכ"ל (להלן - ועדת דרגים).
בביקורת הקודמת נמצא שהוועדה התכנסה פעמיים בשנה, ולקראת כל כינוס היא קיבלה מחטיבת משאבי אנוש מידע על מספר המשרות הפנויות בכל דרג, רשימה של מועמדים לכל דרג ומספר השנים ששהה כל מועמד בדרג שלו.
להלן בטבלה נתונים על הדרגים בתקן המשרד ב - 2008 * ועל איושם (מצבת כוח האדם)** בארץ ובחו"ל, על פי סוג השירות: .
סה"כ שירות החוץ המנהלי השירות המדיני .
עודף המצבה התקן חוסר/ .
עודף המצבה התקן משרד החוץ 613 8+ 52 44 4+ 12 8 4+ 40*** 36 שגריר 7- 119 126 5- 26 31 2- 93 95 ציר 10- 168 178 2- 55 57 8- 113 121 ציר-יועץ 66- 174 240 18- 85 103 48- 89 137 יועץ 226- 55 281 168- 16 184 58- 39 97 מזכיר ראשון 30+ 37 7 0 7 7 30+ 30 0 מזכיר שני 271- 605 876 189- 201 390 82- 404 486 סה"כ * נכון ל- 25.
הנתונים אינם כוללים צוערים.
המספר אינו כולל ראשי נציגויות שאינם עובדי המשרד .
מן הטבלה עולה ש-82 דרגים בשירות המדיני ו-189 דרגים בשירות החוץ המינהלי לכאורה, לא אוישו.
אולם במעקב נמצא שמרבית הדרגים האלה אוישו בידי עובדים בשירות המינהלי: 238 דרגים שבתקן, ממזכיר ראשון ועד לציר, בשני סוגי השירות אוישו בידי עובדים בשירות המינהלי, וכ-30 דרגים אחרים שבתקן השירות המדיני אוישו בידי עובדים בשירות החוץ המינהלי.
שאר הדרגים נותרו פנויים.
: ועדת הדרגים (א) בביקורת הקודמת התברר כי ועדת הדרגים אינה מקבלת מחטיבת משאבי אנוש מידע על דרגות המועמדים, ולכן אינה יודעת אם דרגת המועמד מתאימה לדרג המומלץ, כנדרש בתקנון.
במעקב נמצא כי לא חל שינוי, והוועדה עדיין אינה מקבלת מידע זה.
בתשובתו הודיע המשרד כי המידע שיימסר לוועדת דרגים יכלול גם את דרגת העובד.
(ב) עוד נמצא בביקורת הקודמת שלא נרשמו בפרוטוקול נוסח החלטת הוועדה ונימוקיה, ולא היה אפשר לדעת מדוע הועדף מועמד אחד מאחרים שעמדו בתנאים לקידום בדרג.
נמצא גם כי הוועדה לא דנה בכל המועמדים אלא רק בשניים עד שלושה מהם.
בדיקת המעקב של הפרוטוקולים מאפריל 2006 ועד יוני 2008 העלתה שנרשמו ההחלטות על העלאה בדרג, אולם לא תמיד נרשמו נימוקיהן.
הוועדה גם לא דנה בכל המועמדים; כאשר מספר המועמדים היה זהה למספר הדרגים הפנויים, היא אישרה את קידומם בלא שדנה בזכאותם לקידום.
כאשר היה מספר המועמדים גדול ממספר הדרגים הפנויים, דנה הוועדה בדרך כלל במועמדים שמספרם כמספר הדרגים הפנויים, ובפרוטוקולים לא הובהר לפי אילו אמות מידה נבחרו המועמדים שנדונו.
גם על פי נתוני המועמדים לא ברור מה היו אמות המידה, שכן לעיתים קודמו מועמדים ששהו בדרג במשך פרק זמן קצר ממועמדים שלא קודמו, או שציוני ההערכה שלהם היו נמוכים מאלה של מועמדים אחרים שלא קודמו.
לדעת משרד מבקר המדינה, על פי כללי מינהל תקין יש לדון בכל המועמדים ויש לרשום נימוקים להחלטות.
חשיבות של מתן נימוקים 614 דוח שנתי59ב .
גדולה במיוחד כאשר מספר המועמדים להעלאה בדרג גדול ממספר הדרגים הפנויים.
: העלאה לדרג שגריר בעת הביקורת הקודמת, השר הוא שהחליט למי להעניק דרג זה, אף על פי שבתקנון נקבע שאישור לקידום בדרג הוא בסמכות ומ"ן השנייה.
משרד מבקר המדינה העיר על כך שלא ברור לפי אילו אמות מידה החליטו השרים למי להעניק את דרג השגריר, ומדוע החליטו הם בעניין זה ולא הוועדה.
עמדת מש רד מבקר המדינה הייתה, שכיוון שמדובר בדרג המקצועי הבכיר ביותר ומספר דרגי שגריר מוגבל, וכדי למנוע את התערבותו של הדרג הפוליטי בהליך מקצועי, הסמכות להעניקו צריכה להיות של הדרג המקצועי במשרד, והחלטות בעניין זה צריכות להיות מבוססות על אמות מידה ברורות.
במעקב נמצא שהדבר בא על תיקונו, ובקידום לדרג שגריר דנה, כנדרש, ומ"ן שנייה בתפקידה כוועדת דרגים.
: תוספת שלב ב' לדרג התקנון קובע כי אם שהה עובד פרק זמן מזערי בדרג שלו ואין תקן פנוי בדרג גבוה יותר, הוא יועלה לשלב ב' של הדרג שלו.
בתקנון אף נקבעו פרקי הזמן המקוצרים לקידום לשלב ב' של דרג לעובדים מצטיינים9 .
וכן לבעלי תעודה, תואר מוסמך ותואר דוקטור הביקורת הקודמת העלתה שמרבית העובדים מקרב 200 העובדים שאין להם השכלה אקדמית או שהם בעלי תואר בוגר קודמו לשלב ב' כעבור פרק זמן קצר מהדרוש בתקנון; יותר ממחציתם כעבור שלוש שנים במקום כעבור חמש שנים.
במעקב נמצא כי מ-170 עובדים שקודמו מינואר 2006 ועד נובמבר 2007 לשלב ב' של הדרג שלהם, ל-81 (כ-47% ) אין השכלה אקדמית או שהם בעלי תואר בוגר בלבד והם קודמו כעבור פרק זמן קצר מהקבוע בתקנון.
הוסבר לנציג מבקר המדינה שהקידום ניתן משום היותם מצטיינים על פי הציון המשוקלל שקיבלו בגיליון ההערכה (מ-4.
) לדעת משרד מבקר המדינה, נוכח המספר הגבוה של עובדים שקודמו לשלב ב' של הדרג שבו נמצאו, על המשרד לבחון את השיטה לפיה הוא מקדם לשלב ב' של הדרג בפרקי זמן מקוצרים.
בעניין זה יש לציין שהמשרד החליט ל בחון מחדש את שיטת הערכת העובדים הנהוגה בו.
לשם כך התקשר המשרד עם חברה חיצונית לייעוץ ארגוני, והיא הגישה לו באוגוסט 2007 הצעה לתהליך הערכה המתאים לצרכיו ולתרבות הארגונית שלו.
המשרד מסר כי לאחר עיבוד ההצעה היא תיושם במהלך שנת 2009 .
9 בתקנון מוגדר עובד מצטיין מי שציונו המשוקלל בגיליון ההערכה השנתי הוא בין 4.
מינוי ראשי נציגויות שאינם עובדי המשרד בפטור ממכרז .
על פי הסכם בין הנהלת המשרד, בין ועד עובדי המשרד ובין נש"ם משנת 1969 , רשאית ההנהלה למנות ראשי נציגויות שלא מקרב עובדי המשרד.
במשך השנים מרבית המינויים היו של בעלי זיקה פוליטית לשר החוץ שכיהן במועד המינוי.
בהחלטות הממשלה משנת 1999 ומשנת 2002 נקבע כי לפי סעיף21 לחוק שירות המדינה (מינויים), התשי"ט - 1959 , יהיו 11 משרות של ראשי נציגויות פטורות ממכרז פומבי ומהליכי אישור המינויים הנהוגים במשרד החוץ.
עוד החליטה הממשלה שוועדה בראשות נציב שירות המדינה תחווה את דעתה על המועמדים שהמליץ השר למנות למשרות האלה.
בדוח הקודם העיר משרד מבקר המדינה על כך שמינוי של 11 דיפלומטים בלתי מקצועיים שלא קיבלו הכשרה מתאימה לתפקיד של ראש נציגות, אינו עולה בקנה אחד עם השאיפה להתמקצעות השירות הדיפלומטי.