HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
נוסף על כך, בשל הוויתור במרבית המערכות על שלב תחקור המערכת נבצר ממנ"ט להפיק לקחים מתהליך הפיתוח, לשתף ידע עם מנהלי המערכות הקיימות ולשפר את תהליכי פיתוח המערכות בעתיד.
בתשובת משטרת ישראל מנובמבר 2015 (להלן- תשובת המשטרה) היא ציינה כי מערכות המידע שלה מפותחות לפי נוהל מפת"ח בד בבד עם התאמות המתבקשות מהסיבות האלו: המערכות מתאפיינות ב שונות רבה, עובדי המחלקה הם המפתחים את המערכות, ונוסף על כך דרישות חדשות מפותחות כמודולים במערכות קיימות.
26 דות"ן, מודול עבודה בשכר במערכת שירת הסירנה ומודול עבודה בשכר ב -ERP.
27 מודול המאפשר להדפיס דוחות תנועה מהניידות בשטח, הופעל במאי 2010.
28 ראו בהמשך הדוח את הפרק "בקרה על תהליכי הפיתוח והתחזוקה של מערכות המידע- ביצוע סקרים".
המשרד לביטחון הפנים 477 .
:שם הדוח המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 לעתים ניתן פחות משקל לאבן דרך אחת או יותר כנדרש בנוהל מפת"ח.
לדברי המשטרה, מנ"ט מקיים בקרה באמצעות פגישות עדכון לגבי עמידת המערכות בלוחות הזמנים שתוכננו להן, פגישות תיאום לבקרה על משימות שכמה מערכות מעורבות בביצוען ותהליך איסוף דרישות מוסדר.
נוסף על כך, פערים בלוחות הזמנים ובתכולה מדווחים ישירות להנהלת מנ"ט וללקוח וסמוך להפעלת המערכות מתבצעת בקרה על תהליך הפיתוח הכולל.
עוד מסרה המשטרה כי המודולים עבודה בשכר ב-ERP ובשירת הסירנהומודול חסיונות מופעלים רק זמן קצר ולכן טרם בוצעו בעניינם סקרי שביעות רצון.
משרד מבקר המדינה מעיר למשטרה כי כל עוד נוהל מפת"ח משמש למנ"ט כמתודולוגיה מנחה, עליו לבצע את כל השלבים הנדרשים על פי הנוהל.
אם מנ"ט יחליט שלא לפעול בהתאם לחלקים ניכרים ממתווה העבודה שמוגדר בנוהל מפת"ח, עליו לאמץ מתודולוגיה חלופית.
זאת ועוד, בסיום כל שלב במחזור חיי המערכת יש לבחון את תוצרי השלב ולקבוע אם אפשר לעבור לשלב הבא בפיתוח המערכת מבחינת היבטים רבים שאינם בהכרח מידת עמידתה של המערכת בלוחות זמנים ובתכולה שתוכננו, ובכלל זה יש לבחון את מספר התקלות החמורות ולהחליט אם להפעיל את המערכת לנוכח התקלות שהתגלו.
נוסף על כך, אם תתבצע בחינה כוללת של תהליך הפיתוח רק בשלב הסופי של הפעלת המערכת ייתכן שיהיה צורך בביצוע עבודה חוזרת, הגוזלת זמן ומשאבים.
כמו כן, נוכח העובדה שהמודולים עבודה בשכר ב- ERP .
ובשירת הסירנהומודול חסיונות הופעלו במחצית הראשונה של שנת 2015, ראוי שיבוצע בעניינם תהליך הפקת לקחים בהקדם - לפני גיבוש תכ נית העבודה השנתית של מערכות אלו.
עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי נוכח העובדה שמודול הוגדר בנוהל מפת"ח כמערכת הכוללת את כל שלבי מחזור החיים, ראוי שמנ"ט יפתח את המודולים על פי המתודולוגיה הסדורה של פיתוח מערכת מידע.
כתיבת מסמכים על פי עץ מערכת נוהל מפת"ח מגדיר מתכונת אחידה לכתיבת כל מסמכי המערכת במשך כל מחזור חייה, הכוללת חמישה מרכיבים עיקריים (להלן - עץ המערכת).
להלן פירוט חמשת המרכיבים: א.
יעדי המערכת : מרכיב זה כולל בין היתר את הנושאים האלה: לקוח המערכת29 , היעדים של המערכת, הבעיות שהמערכת אמורה לפתור, סיכונים בפיתוח המערכת, ניתוח עלות מול תועלת והמועד הצפוי שבו תפותח המערכת.
אופן היישום -מהות המערכת : מרכיב זה כולל בין היתר את הנושאים האלה: מאפייני המערכת, ממשק המשתמש30, פירוט התהליכיםשהמערכת תאפשר לבצע , אבטחת מידע , נפחים, עומסים וביצועים שהמערכת צריכה לעמוד בהם.
29 הגורם המזמין (והמממן) את המערכת אשר קובע אם לאשרה.
30 :(באנגלית User Interface או בקיצור UI )- )רכיב של המערכת (בעיקר מסכי המערכת שבאמצעותו מתקיים הקשר בין המשתמש ובין המערכת.
שם הדוח: המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 ג.
טכנולוגיה ותשתית : מרכיב זה כולל בין היתר את הנושאים האלה: הטכנולוגיה שתשמש לפיתוח המערכת, רכיבי תשתית, רכיבי חמרה, רכיבי תקשורת וכלי פיתוח.
מימוש המערכת : מרכיב זה כולל בין היתר את הנושאים האלה: הגורמים המעורבים בניהול המערכת, בפיתוחה ובבקרה עליה, ובפרט ועדות ההיגוי31, תכנית העבודה של המערכת ולוחות הזמנים, רשימת המסמכים המתעדים את המערכת ומדיניות אחריות ושירות.
העלות הכוללת של המערכת: מרכיב זה כולל בין היתר את הנושאים האלה: עלות הפיתוח וההקמה של המערכת, עלות תחזוקת המערכת למשך חמש שנים, מחירון ועלות כוללת.
מסמכי המערכת הכתובים בהתאם לעץ המערכת הם הבסיס למדידתה לאורך כל מחזור חיי המערכת.
כמו כן, מהבחינה הארגונית קל להשוות ולתאם בין המערכות אם כל המסמכים כתובים באופן אחיד.
להלן שמות מסמכי המערכת: ייזום, אפיון, עיצוב, בדיקות ותחזוקה.
הביקורת העלתה כי מסמכי המערכת של חמש משש המערכות שנבדקו לא נכתבו במתכונת אחידה ולא פורטו בהם כל מרכיבי עץ המערכת ובהם הטכנולוגיה שבה תפותח המערכת, אופן מימושה, לוחות הזמנים המתוכננים לפיתוחה והערכת עלותה.
אשר למערכת השישית, מערכת דרך המלך, נמצא כי במסמך הייזום שלה הייתה התייחסות חלקית לרכיבים האמורים.
יחד עם זאת, בפי"ם נכתבו מסמכים שונים והתקיימו דיונים רבים בנושאים ייעודיים, אך אלו לא רוכזו במסמך מערכת מתכלל שמתעדכן ומבוקר במשך כל שלבי מחזור החיים, כגון מסמך אפיון.
משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי כתיבת מסמכים במתכונת לא אחידה ושלא בהתאם לעץ המערכת גורמת לקושי בכל הנוגע לריכוז נתוני המערכות, לקבלת תמונת מצב מקיפה, לבקרה על המערכות ולתהליך קבלת ההחלטות.
נוסף על כך, הימנעות מהגדרה של מרכיבים מהותיים של עץ המערכת ובפרט טכנולוגיה, לוחות הזמנים ועלות המערכת, שהם הבסיס למדידת המערכת בהיבטי יעילות וכלכליות, גורמת לכך שאי אפשר לעקוב אחר מדדים אלו לאורך מחזור חיי המערכת ולזהות מבעוד מועד פערים בין הביצוע בפועל למתוכנן.
בתשובתה מסרה המשטרה כי ככלל מסמכי המערכות כתובים בהתאם לעץ המערכת, ופירטה את הסיבות לכך שלא מפורטים בהם כמה מרכיבים, כשם שהעלתה הביקורת: במודולים חדשים ובמהדורות במערכות קיימות לא פורטה הטכנולוגיה היות שהיא מבוססת על הטכנולוגיה של המערכות הקיימות אליהן מתווסף המודול או הפיתוח.
כמו כן במקרים שבהם ההיבט הטכנולוגי היה " במרכז השיח" כמו במודול חסיונות ובמחשוב נייד, התקיימו דיונים נפרדים בנושא; לוחות זמנים מפורטים בתכניות העבודה המנוהלות במסמכים נפרדים; עלות פיתוח מודולים חדשים ועלות פיתוח מהדורות במערכת דות"ן אינן מפורטות היות שאת הפיתוח מבצע כוח האדם הקיים העוסק בתחזוקת המערכות .
ועדות שמטרתן לקבוע אם לאשר ביצוע אבני דרך ומעבר לשלבים הבאים של פיתוח המערכת בראשן יעמוד בדרך כלל הממונה על המחשוב, ועם חבריה יימנו: הצוות המקצועי, נציגי משתמשים ויועצים.
:שם הדוח המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 הקיימות ולכל המערכות מוקצב תקציב שנתי.
זאת ועוד, לדברי המשטרה יש מסמכים רבים לכל מערכת, הנשמרים בכלים שונים: מערכת לניהול מסמכים, מערכת לניהול תצורה וספריות ייעודיות לכל מערכת, לפיכך המסמכים המתעדים כל מערכת והפעולות המבוצעות בה יוצרים מעטפת המאפשרת לבצע בקרה על הסיכונים שהוזכרו.
זאת ועוד, לדברי המשטרה לא נמצאו חריגות משמעותיות בלוחות הזמנים ובתקציב המערכות והיא פועלת רבות לבחינת יעילות המערכות ובחירת הטכנולוגיה והארכיטקטורה שבה הן ייבנו.
משרד מבקר המדינה מעיר למנ"ט כי בהיעדר מסמכי מערכת מרכזיים ומתכללים המפרטים את כל המרכיבים העיקריים של המערכת בשלבי חייה השונים, או לכל הפחות מפנים למסמכים הרלוונטיים כנדרש בנוהל מפת"ח, מתקשים הגורמים הרבים המעורבים בפיתוח המערכת ובבקרה עליה לאתר בפשטות ובנוחות את המידע הנחוץ ולקבל תמונה מקיפה בנושא סטטוס פיתוח המערכות.
כמו כן, ביזור המסמכים בכלים שונים מקשה להשוות את התקדמות תהליך הפיתוח של המערכת לנתוני התכנון.
זאת ועוד, היעדר הערכת עלויות לפיתוח מודולים במערכות הקיימות גורם לכך שאי אפשר לבצע בקרה על עלויות הפיתוח של מודולים אלו.
ניהול ובקרה נוהל מפת"ח מספק הגדרות וכלים לניהול מערכת מידע ולבקרה עליה, ובכלל זה: הגדרת הגורמים המעורבים בפיתוח המערכת, אופן הפיקוח על המערכת וכן הסקרים שיש לקיים בכל שלב במחזור חיי המערכת.
משרד מבקר המדינה העלה כי כל שש המערכות שנבדקו לא נוהלו ולא בוקרו כנדרש בנוהל מפת" ח (פירוט ראו בפרק "בקרה על תהליכי הפיתוח והתחזוקה של מערכות המידע").
תיעוד מערכת מידע תיעוד המערכת משמש להעברת מידע בין הגורמים המעורבים במערכת, לתכנון ולהערכה, לבקרה על המערכת ולשימור הידע של המערכת בארגון.
על פי נוהל מפת"ח יש לשמור את מסמכי המערכת בספריות לפי הקטגוריות האלה: א.
מסמכים בנושא מחזור החיים: כל המסמכים שהם תוצר ראשי של שלבי מחזור חיי המערכת, ובכללם: מסמך ייזום, מסמך אפיון, מסמכי שלב עיצוב ובנייה, מסמכי בדיקות, תכנית התקנת המערכת בייצור, תכנית הדרכות ותיק מערכת לאחר הפעלתה.
מסמכי עץ המערכת: מסמכים בנושאים מסוימים הכלולים בעץ המערכת שלרוב מטפל בהם גורם מסוים בארגון שנזקק לתמונת מצב מקיפה באותו הנושא, כגון: אבטחת מידע, ניהול סיכונים, ממשק המשתמש, מדריך למשתמש, חוזי שירות ותחזוקה.
מסמכים ניהוליים : כל המסמכים הקשורים לתהליכי ניהול ובקרה שאינם כלולים באחת הקטגוריות הקודמות, כגון: כתבי מינוי וסיכומי דיון של ועדות היגוי, תכניות עבודה, ממצאים של בקרות שונות וסקרי שביעות רצון.
שם הדוח: המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 משרד מבקר המדינה בחן את המסמכים הרבים שנשמרו בתיקיהן של שש מערכות המידע שנבדקו ומצא כי תיקי המערכות אינם מכילים את כל המסמכים הנדרשים על פי נוהל מפת"ח ואינם מאורגנים בתיקיות כנדרש בנוהל מפת"ח.
נוסף על כך, לעתים שמות הקבצים לא העידו על תוכנם, או ניתנו שמות דומים לכמה קבצים, דבר שמקשה לאתר מסמכים בעת הצורך.
משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי תיעוד סדור ומלא בנוגע למערכות הוא צורך מקצועי ומהותי וכי תיעוד חלקי ולא מאורגן מקשה את שימור הידע בארגון וגורם לתלות בעובדים, שמרביתם עובדי קבלן.
זאת ועוד, על מנ"ט להגדיר את סוגי המסמכים שיש לשמור בכל מערכת מידע ולפרסם הנחיות בנוגע לאופן שמירתם.
לאחר מועד סיום הביקורת, בדצמבר 2015 עדכן מנ"ט נוהל שפרסם בדצמבר 2001 המגדיר עבור כל מערכת מידע במחלקת פי"ם את שמות הספריות וסוגי המסמכים שיש לנהל בכל ספרייה.
זאת ועוד, המשטרה הודיעה כי תטפל בנושא שמות הקבצים שלא מעידים על תוכנם.
בתשובת המשטרה נמסר כי בפועל ביצועם של כלל הפרויקטים הטכנולוגיים במשטרה נחל הצלחה ראויה לציון, מבחינת היקף השימוש שעשו הלקוחות במערכות, העמידה בלוחות הזמנים לפיתוחן, העמידה בתקציב ודרישות הלקוחות לפיתוחים חדשים.
משרד מבקר המדינה מעיר למשטרה כי הממצאים שהועלו בנוגע לשש מערכות המידע שנבדקו משקפים ליקויים בהליכי התכנון והבקרה של פיתוח מערכות המידע במנ"ט ובקיום סקרי שביעות רצון, ויוצא אפוא ש אין בידיה תשתית נתונים המאפשרת לה לבחון את היקף השימוש במערכות שלה ולוודא שהיא עומדת בלוחות הזמנים שתוכננו ואינה חורגת מהתקציב , ולמותר לציין שלוחות הזמנים והתקציב לא הוגדרו כראוי מראש.
ניהול תכניות עבודה ובקרה עליהן .
הכנת תכנית עבודה לפיתוח מערכת מידע תכנית עבודה לפיתוח מערכת מידע צריכה להתבסס על כמה עקרונות יסוד היוצרים תשתית מתודולוגית מוסכמת המבטיחה כי התכנית משקפת את כל הפעילויות הדרושות להשלמת פיתוח המערכת במועד שתוכנן ואושר עבורה.
מדובר ב חמשת העקרונות האלו: הגדרת הפעילויות, קביעת רצף הפעילויות, הערכת המשאבים הנדרשים לביצוע כל פעילות, הערכת משך הפעילויות והכנת לוחות זמנים לפיתוח המערכת.
הארגון העולמי לניהול פרויקטים (להלן - PMI ) מפרסם משנת 1983 מדריך שמתעדכן מדי כמה שנים וסוקר את תהליכי ניהול הפרויקטים, ובהם פירוט של חמשת העקרונות האמורים (להלן - חמשת העקרונות).
משרד מבקר המדינה בחן באיזו מידה תכניות העבודה שמנהלת פי"ם עבור שש המערכות שנבדקו משקפות את חמשת העקרונות, ולהלן יפורטו ממצאי בדיקתו: 1.
הגדרת פעילויות בתכנית העבודה: התהליך כולל את זיהוי הפעילויות שיש לבצע בכל שלבי מחזור החיים של המערכת כדי להפיק את תוצריה (להלן - תכולת העבודה או תכולה).
בין הפעילויות האמורות: הגדרת התהליכים והשירותים שהמערכת המשרד לביטחון הפנים 481 .
:שם הדוח המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 ;תספקאילוצים ארגוניים; יישום לקחים שהופקו בעקבות הפעלתן של מערכות אחרות בארגון; אבני דרך32 .
ופעילויות בקרה בתכניות העבודה של שש המערכות שנבדקו לא פורטו כל הפעילויות הנדרשות במחזור חיי המערכת .
רק בשתיים משש המערכות שנבדקו (דרך המלך ודות"ן) פורטו פעילויות הקשורות לבדיקות של המערכות, אולם הן לא כללו את כל הפעילויות הנדרשות.
להלן דוגמה: בתכנית העבודה של מערכת דרך המלך לא פורטו פעילויות הקשורות לפיילוט ובפרט ביצוע הסקרים בקרב משתמשי המערכת ופעילויות פיתוח שבוצעו בעקבות נושאים שעלו בסקרים האמורים, וכן פעילויות הקשורות לפריסה הדרגתית של המערכת.
יצוין כי במועד סיום הביקורת, אוגוסט 2015 , עדיין לא הושלמה פריסת המערכת אף שעל פי תכנית העבודה הקמת המערכת הייתה אמורה להסתיים בינואר 2015.
בתשובתה מסרה המשטרה בהתייחס לכלל המערכות, שמחלקת מופ"ת אחראית ל ניהול תהליכי ההדרכה, ההטמעה והתמיכה במערכות המידע במנ"ט ולכן שלבים אל ו במחזור חיי המערכות אינם מופיעים בתכנית העבודה שלהן, אלא הם מנוהלים בתכניות עבודה נפרדות במחלקת מופ"ת.
אשר למערכת דרך המלך, נמסר כי תכנית העבודה אינה כוללת את הפיילוט היות שההחלטה לקיימו התקבלה בשלב מאוחר.
כמו כן מסרה המשטרה כי מועד הסיום של תכנית העבודה של מערכת דרך המלך מסמל את מועד ההפעלה הראשונית של המערכת בכמה מחוזות, וכי תכנית הפריסה המלאה של המערכת שתוכננה להימשך כשנה אינה מפורטת בתכנית העבודה היות שמדובר בתהליך ארוך, בעל אילוצי זמינות רבים של השטח, אך לדבריה תכנית הפריסה הוצג ה לפיקוד המשטרה בדיוני הסטטוס של המערכת.
בהתייחס לתשובת המשטרה, מעיר משרד מבקר המדינה למנ"ט כי הוא לא ניהל תכניות עבודה מתכללות ועדכניות לשש המערכות שנבדקו, אלא ניהל תכניות עבודה נפרדות - האחת לשלב הפיתוח, והשנייה לשלבים האחרים ובהם הדרכה והטמעה, פיילוט והקמת תשתיות.
לפיכך לא הייתה בידי מנ"ט תשתית נתונים מלאה היכולה לשמש כלי עזר למנהל המערכת ו לשקף את לוח הזמנים הכולל לפיתוח המערכת ולהפעלתה וכן היכולה לשקף את התלויות שבין הפעילויות .
כמו כן, תכנית עבודה חלקית אינה מייצגת כראוי את המשאבים הנדרשים להקמתה ואת עלותה בפועל.
תהליך קביעת רצף הפעילויות: התהליך כולל הגדרת יחסי התלות בין הפעילויות, כגון: פעילות שיכולה להתחיל רק לאחר סיום פעילות אחרת.
בשלוש משש המערכות שנבדקו (מודול תמנון, מודול חסיונות ומודול עבודה בשכר ב- ERP .
) לא הוגדרו יחסי התלות בין הפעילויות .
32 פעילויות שנעשות במהלך מחזור חיי פרויקט ומטרתן לבחון את הפרויקט ולשקול כיצד להמשיכו.
בדרך כלל במסגרת אבן דרך מתבצע סקר, מופק תוצר מסוים, ואם מפתח המערכת חיצוני, נמסר לו תשלום.
שם הדוח: המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 בתשובתה מסרה המשטרה כי יש תלות מובנית בין הפעילויות בתכנית עבודה מעצם תהליך הפיתוח, לדוגמ ה: יש קשר בין פעילויות מסוג בדיקות ובין סיום הפיתוח.
משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי תכנית עבודה ללא הגדרת יחסי התלות בין הפעילויות עלולה להביא להצגת לוחות זמנים שאינם ישימים, להיווצרות "צווארי בקבוק" במסגרת פיתוח המערכות ואף לחריגה מלוחות הזמנים להקמת המערכות.
לכן על מנ"ט לנהל בתכנית העבודה גם יחסי תלות המובנים מעצם תהליך הפיתוח, וזאת כדי שתכנית העבודה תייצג את השפעת יחסי תלות אלו על לוחות הזמנים הכוללים של פיתוח המערכת ועל תהליך הקצאת המשאב לביצוע הפעילות.
תהליך הערכת משאבי הפעילויות: בתהליך זה מוערך הסוג וההיקף של כוח האדם הדרוש, וכן הציוד הדרוש לביצוע כל הפעילויות בפרויקט, על פי לוח הזמנים שהוגדר.
נמצא כי במודול עבודה בשכר ב- ERP הוגדרו משאבים לביצוע כ- 13% בלבד מהפעילויות הנכללות בתכנית העבודה.
כמו כן, בתכנית העבודה של מערכת דרך המלך לא הוגדר לכל פעילות שם העובד האחראי לביצועה אלא רק תפקידו (לדוגמה : מנתח מערכות, מתכנת), דבר המקשה לבצע בקרה על קצב התקדמות הביצוע של הפעילויות.
משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי עקב כך שהוגדרו משאבים רק לחלק מהפעילויות ולא הוגדרו שמות העובדים האחראים לביצוע הפעילויות, תכנית העבודה אינה משקפת את כל המשאבים הנדרשים לפיתוח המערכת ולהקמתה, דבר העלול לפגום בסדרי הקצאת משאבים או לגרום לדחיית מועד סיום הפיתוח עקב מחסור במשאבים.
בתשובתה מסרה המשטרה כי ככלל לכל הפעילויות בתכניות העבודה מוגדר אחראי על פי שם או תפקיד.
עוד מסרה המשטרה כי בעת הכנת תכניות עבודה לא כל בעלי התפקידים אוישו ולכן לא תמיד הוגדר שמו של בעל התפקיד.
זאת ועוד, ניהול הפעילות באמצעות הגדרת התפקיד הנדרש להשלמתה מאפשר לבצע תחלופה בין עובדים שממלאים את אותו תפקיד בהתאם לאילוצים.
לדעת משרד מבקר המדינה ראוי ש בפעילויות שכבר בוצעו או שעדיין מבוצעות יצוינו שמות העובדים המבצעים אותן, היות שפרק הזמן שנדרש לכל עובד לבצע את הפעילות משתנה בהתאם לניסיון שלו וליכולותיו.
כמו כן, הקצאת פעילות לעובד משפיעה על פעילויות נוספות שהוקצו לו.
עקרון הפרדת סמכויות הוא עיקרון שעניינו הפרדה בין הגורמים השונים האחראים לביצוען של פעולות בארגון, כגון הפרדה בין גורם מבצע, מאשר ומבקר.
מטרותיה העיקריות של הפרדת התפקידים בארגון הן מניעת טעויות ומעשי מרמה, הימנעות מיצירת תלות בפונקציה עיקרית אחת ושליטת גורם יחיד בתהליך שלם.
:שם הדוח המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 הביקורת העלתה שלגבי חלק מהפעילויות שנכללות בתכנית העבודה של מערכת דות"ן, הגורם המפתח את המערכת הוא גם הגורם שאחראי לבדיקתה, דבר שאינו מתיישב עם עקרון הפרדת הסמכויות וכן עלול לפגוע באיכות הבדיקה של המערכת.
עוד העלתה הביקורת שהקצאת שעות פיתוח לבדיקות מערכת גורמת לבזבוז כספים, היות שבמנ"ט עלות שעת עבודה לפיתוח מערכת יקרה ב- 40% משעת עבודה לבדיקתה.
בתשובתה מסרה המשטרה כי ככלל יש הפרדה מוחלטת בין אנשי הבדיקות ואנשי הפיתוח.
עם זאת יש מקרים מעטים שעקב אילוצי כוח אדם מתבצע תגבור זמני של אנשי פיתוח לבדיקות.
לדעת משרד מבקר המדינה ראוי שבמקרים שבהם אנשי פיתוח בודקים את המערכות יוודא מנ"ט שהגורם שהוקצה לבדיקת הפעילות לא יהיה הגורם שפיתח אותה.
תהליך הערכת משך הפעילויות: בתהליך זה מוערך משך הזמן שיידרש להשלמת הפעילויות בהתאם למאפיינים אלה: לוחות הזמנים שהוגדרו; המשאבים שהוקצו לכל פעילות; ניתוח סיכונים; לקיחת מקדמי ביטחון; ניסיון קודם בניהול פרויקטים דומים.
עלות הפעילות נקבעת בהתחשב במשך הפעילות ו בעלות המשאב המבצע אותה, ומכאן שסיכום עלויות הפעילויות מגדיר את התקציב המתוכנן לפיתוח המערכת.
במודול עבודה בשכר ב- ERP לא הוגדרו משכי הפעילויות וכן במודול תמנון הוגדר לכל אחת מהפעילויות בתכנית העבודה רק תאריך היעד לסיום הפעילות, אך לא משכה.
כמו כן, במערכת דר ך המלך כ - 20% מהפעילויות צפויות להימשך זמן ממושך מאוד, יותר מ -20 ,)ימי עבודה (כחודש ימים וחלקן אף צפוי להימשך כ-100 ימי עבודה, דבר שפוגע ביכולת לבצע בקרה על ההתקדמות של אותן פעילויות.
משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי הכנת תכנית עבודה בלא ציון משך זמן הביצוע של כל הפעילויות פוגע ביכולת התכנית להציג באופן נכון את לוחות הזמנים ותהליך הקצאת המשאבים.
כמו כן, בלא הגדרת משך הפעילות לא ניתן לחשב את התקציב הנדרש לפיתוח המערכת.
זאת ועוד, הגדרה ולפיה פעילויות מסוימות בתכנית נמשכות יותר מחודש מקשה לנהל פעילויות אלה ולבקר אותן, ולכן ראוי שהן יחולקו לתת-פעילויות.
בתשובתה מסרה המשטרה כי בתכנית העבודה לא תמיד מנוהל משך הפעילות, וכי היא מכירה בצורך בפירוק פעילות ארוכה לתתי-פעילויות , והודיעה כי שני הנושאים יטופלו.
תהליך הכנת לוחות הזמנים לפיתוח מערכת: בתהליך זה נקבעים תאריכי ההתחלה ו תאריכי הסיום המתוכננים של כל פעילות בהתבסס על נתונים שהתקבלו בתהליכים הקודמים (הגדרת רצף הפעילויות, משכן, הקשרים ביניהן והמשאבים הדרושים לביצוען).
לוח הזמנים הראשוני של מערכת מאושר במסמך הייזום ומכונה "תכנית בסיס".
שם הדוח: המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 נמצא כי תכניות העבודה של כל שש המערכות שנבדקו לא שיקפו את לוחות הזמנים הכוללים של פיתוח המערכות, כיוון ש כאמור בתכניות העבודה שלהן חסרו נתונים רלוונטיים לחישובם ולא נכללו בהן כל הפעילויות הרלוונטיות.
זאת ועוד, לכל המערכות שנבדקו, למעט מערכת דרך המלך, לא נשמרו לוחות הזמנים הראשוניים המכונים תכניות בסיס, נוכח העובדה שלוחות הזמנים עודכנו על גבי תכנית העבודה המקורית.
לכן לא היה אפשר להשוות בין לוחות הזמנים הראשוניים ללוחות הזמנים העדכניים לפיתוח כל מערכת ולהתריע על החריגות.
משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי לוח זמנים לפיתוח מערכת הוא כלי עזר למנהליה המאפשר לעקוב אחר התקדמות הפיתוח לעומת לוחות הזמנים שנקבעו בתכנית הבסיס, וכל זאת על מנת שתוצרי המערכת יהיו מוכנים במועדים שנקבעו בתכנית הבסיס.
לפיכך עליו לשמור את תכנית הבסיס של כל מערכת כדי שיוכל להשוות בין קצב פיתוח המערכת בפועל ללוחות הזמנים שנקבעו ואושרו בתכנית.
בעקבות הערת הביקורת מסר מנ"ט , בינואר 2016, כי בתכניות העבודה יפורטו כל הפעילויות וכי תכניות העבודה הראשוניות ישמרו כתכנית בסיס.
עוד הוא מסר, כי תכניות העבודה יעובו במידת הצורך במשימות נוספות (כמו סקרים) ותתבצע הקפדה יתרה על מילוי הנתונים.
בקרה על תכנית עבודה לפיתוח מערכת מידע 1.
תהליך בקרת הפעילויות: על פי PMI , בתהליך בקרה על לוחות זמנים לפיתוח מערכת ייבחנו חריגות בלוח הזמנים של פיתוח המערכת לעומת תכנית הבסיס, ואם אותרו חריגות ניכרות בלוחות הזמנים יימסר דיווח על כך להנהלה וללקוח על מנת שינקטו פעולות מתקנות.
תהליך הבקרה מתבסס על קבלת דיווחי התקדמות על מצב המערכת ובכלל זה תאריכי ההתחלה והסיום בפועל של כל הפעילויות, הערכת משך הזמן הנותר לפעילויות שטרם הסתיימו ושיעורי הביצוע של פעילויות אלו והשוואת נתונים אלו ללוחות הזמנים שצוינו בתכנית הבסיס.
אם אותרו חריגות וסוכם על ביצוע שינויים, הם ינוהלו בהתאם להנחיות הארגון.
נמצא כי בתכניות העבודה של כל המערכות שנבדקו הוזנו נתונים חלקיים בלבד בנושא ביצוע הפעילויות, ולכן לא עמדה לרשות המחלקה תשתית נתונים שתאפשר לנתח חריגות מלוחות הזמנים המתוכננים.
לדוגמה, דיווחי ההתקדמות בארבע33 משש המערכות כללו רק עדכון של שיעורי הביצוע של הפעילויות בתכנית העבודה או עדכון סטטוס הפעילות ("בוצע", "בתהליך", או "נדחה"), ולא כללו תאריכי התחלה וסיום של פעילויות והערכת משך הזמן שנותר להשלמתן.
33 מודול תמנון, מודול עבודה בשכר במערכתERP .
, מערכת דרך המלך, מערכת דות"ן המשרד לביטחון הפנים 485 .
בקשות לשינויים : בקשה לשינוי על פי PMI היא הצעה רשמית לשנות מסמך, תוצר או תכנית בסיס.
מילוי הבקשות לשינויים עשוי להשפיע, בין היתר, על תכולת הפרויקט, על עלותו או תקציבו, ועל לוח הזמנים ואיכותו.
נמצא כי אין במנ"ט נוהל בנושא בקשות לשינויים.
נוסף על כך, לא התקבלו מסמכים המעידים שהועברו לאישור הנהלת מנ"ט בקשות לשינויים בלוחות הזמנים ובתכולות ש בוצעו בשתי מערכות : דרך המלך ודות"ן.
לדוגמה, בתכנית העבודה העדכנית של מערכת דרך המלך לא צוינו פעילויות בהיקף של 182 ימים שנכללו בתכנית הבסיס, בלי שהיו אישורים לכך.
משרד מבקר המדינה העיר למנ"ט כי בהיעדר דיווח על מועדי ההתחלה והסיום של הפעילויות בתכניות העבודה נבצר ממנו להשוות בין נתוני התכנון לנתוני הביצוע של הפעילויות ולזהות פערים בלוחות הזמנים כדי לבצע פעולות מתקנות, וכן נבצר ממנו לנתח את עלות הפעילויות הנקבעת לפי משכן.
כמו כן, אם תכניות העבודה עודכנו וזוהתה חריגה מלוחות הזמנים של ח לק מהפעילויות, עליו לנתח את מידת השפעת החריגה על לוח הזמנים הכולל של המערכת ולהציג את הנתונים למקבלי ההחלטות כדי שיפעלו למניעתה או לביצוע פעולות אחרות המתבקשות לצורך טיפול בנושא.
לדעת משרד מבקר המדינה, ראוי שמנ"ט יפרסם הנחיות בנוגע לאישור שינויים בתכולה ובלוחות הזמנים ובנוגע לאופן הדיווח עליהם להנהלה.
בתשובתה מסרה המשטרה כי ככלל תאריך הסיום של כל משימות הפיתוח נקבע לפי מועד סיום המהדורה שאינו ניתן לשינוי, ולכן הפרמטר העיקרי למעקב אחר ביצוע המשימות הוא שיעור התקדמות הביצוע.
בתשובה נוספת מדצמבר 2015 מסרה המשטרה כי מנ"ט מקיים דיוני סטטוס בכל המערכות בהן מוצג אופן התקדמות הפיתוח של כל מערכת.
לדעת משרד מבקר המדינה קיום דיוני סטטוס לכל מערכת אינו מייתר את הצורך לבקר את אופן התקדמות פיתוח המערכות ביחס לנתוני התכנון וראוי שמידע זה יוצג למקבלי ההחלטות.
זאת ועוד, מעקב מנ"ט רק אחר נתוני הביצוע של כל פעילות מונע ממנו להפיק מידע ערכי רב על כל פעילות ובכללו: משך הפעילות, עלותה ומועד הסיום הצפוי לה שמשפיע על פעילויות אחרות בתכנית העבודה ולכן ראוי שדיווחי הביצוע יכילו נתונים אלו.
בתשובתה מסרה המשטרה כי מנ"ט הח ליט לשלב 34PMO לתמיכה בנושא בקרת פעילויות.
הכנת תכנית עבודה שנתית תכנית עבודה שנתית היא המכשיר המרכזי של היחידה בארגון האחראית לטכנולוגיית המידע (להלן - יחידת IT ) לתכנון ולניהול של הפעילות הכוללת והשוטפת של היחידה ולמעקב אחר ביצועה.
מטרת תכנית העבודה השנתית היא לבחון אם יחידת ה-IT פועלת בהתאם ליעדי .
34 Project Management Office - משרד לניהול פרויקטים הוא גוף שמטרותיו תמיכה, בקרה ומעקב ותפקידו העיקרי הוא למסד את התשתית הניהולית, האנושית והטכנולוגית של תורת ניהול פרויקטים בארגון.
שם הדוח: המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 הארגון ואם היא מנהלת את משאביה באפקטיביות וביעילות תוך התחשבות באילוצי התקציב ובלוחות הזמנים.
נוהל מפת"ח מנחה כיצד להכין תכנית עבודה שנתית, לבצע בקרה בנושא התקדמותה ולסכמה.
על פי נוהל מפת"ח, בתכנית העבודה השנתית יוגדרו כל הפעילויות המתוכננות ליחידת ה-IT לשנת העבודה, לפי גורמי פיתוח, ובהלימה לתקציב הכולל של היחידה.
תכנית העבודה השנתית של פי"ם משרד מבקר המדינה בחן את תכניות העבודה של מחלקת פי"ם לשנים 2015 - 2012 ומצא כי צוין בהן רק מידע חלקי על הפעילויות שנכללו בהן, שלא כנדרש בנוהל מפת"ח.
להלן פירוט: הועלה כי בתכניות העבודה לשנים 2012 ו- 2013 לא נכללו קישור לדרישת הלקוח והעלות המתוכננת לביצועה; בתכניות העבודה לשנים 2013 ו- 2014 לא צוין עבור שום פעילות מועד התחלתה המתוכנן ; ובתכניות העבודה לשנים 2014 ו- 2015 לא פורטו פעילויות של שנ יים35 משמונת מדורי המחלקה.
משרד מבקר המדינה העיר למחלקת פי"ם כי מאחר שהיא אינה מנהלת את הנתונים כנדרש בנוהל מפת"ח נפגעת יכולת התכנון שלה.
לדוגמה: מאחר שלא עומדים לרשות מחלקת פי"ם נתוני עלות של כל פעילות, נפגעת יכולתה לוודא שסכומן הכולל של העלויות של כל הפע ילויות בתכנית העבודה אינו חורג מהמסגרת התקציבית של המחלקה.
למשל, עלותן של הפעילויות המתוכננות במסגרת תכנית העבודה שלה לשנת 2013 חרגה בכ-10 מיליון ש"ח מתקציב המחלקה.
המשטרה מסרה בתשובתה לגבי החריגה לכאורה בסך 10 מיליון ש"ח שהוצגה בתכנית העבודה של מחלקת פי"ם כי אין מדובר בחריגה אלא בפער בין המשימות הנדרשות על ידי הלקוח למשימות שאושרו בפועל.
לדעת משרד מבקר המדינה ראוי שתכניות העבודה י כללו את הפעילויות המאושרות לביצוע ולא את דרישות הלקוח.
תכנית העבודה השנתית של מנ"ט המדור לתכנון וניהול משאבים טכנולוגיים הכפוף למטה מנ"ט (להלן - מדור תכנון) אחראי להכנת תכניות העבודה השנתיות של מנ"ט.
כדי להכינן מרכז המדור את הפעילויות המתוכננות לשנה הקרובה על פי נתונים שמוסרים לו ראשי המחלקות.
תכנית העבודה השנתית מוצגת לאישור ראש מנ"ט, ראש אג"ת וסמפכ"ל המשטרה, ואם הם מאשרים אותה היא מפורסמת בדצמבר ונשמרת כתכנית בסיס.
המשרד לביטחון הפנים 487 .
:שם הדוח המשרד לביטחון הפנים - משטרת ישראל - פיתוח ותחזוקה של מערכות מידע במינהל טכנולוגיות במשטרת ישראל מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 משרד מבקר המדינה בחן את תכניות העבודה השנתיות של מנ"ט לשנים 2014 ו- 2015 שהכין מדור תכנון ומצא כי הן לא עלו בקנה אחד עם עקרונות נוהל מפת"ח.