HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
במצב זה, אופי הממשק נקבע בעיקר על פי שיקול דעתם של הגורמים השונים במפא"ת ובצה"ל, ולא קיימת תשתית שמבטיחה כי יקוימו קשרי עבודה סדירים מיטביים בתחום המו"פ.
בכלל זה, לא קיימת מסגרת נורמטיבית המסדירה את היקף המעורבות ואופן המעורבות הנדרשים מצה"ל בתהליך גיבוש תוכניות העבודה של מפא"ת בתחום המו"פ המרכזי ובבקרה עליהן.
במצב הקיים, רמת ההשפעה של גופי צה"ל על תוכניות המו"פ של מפא"ת היא נמוכה, ובפועל - מפא"ת הוא שקובע את סדר העדיפויות בתחום המו"פ, ללא מעורבות והכוונה מיטביות של צה"ל.
במצב זה יש כדי להביא לחוסר יעילות בתהליכי בניין הכוח.
עוד עלה בביקורת כי קיימת חולשה בצה"ל בכל הנוגע למיפוי הצרכים המבצעיים ולגיבוש כיווני בניין הכוח בטווח הזמן הארוך, וכפועל יוצא מכך - במיקוד של מפא"ת בטווח זמן זה.
כמו כן נמצא כי צה"ל אינו מעביר למפא"ת בצורה שיטתית וממוסדת את דגשיו בנוגע לצרכיו העתידיים ואינו פועל מולו לקבלת היזון חוזר לפעולות מו"פ שלהערכת מפא"ת ניתן לבצע כדי לתת מענה אפשרי על הצרכים האלה.
אשר על כן, על צה"ל לקיים עבודת מטה במטרה לאפיין בגופי צה"ל תהליכים שיאפשרו את הכוונת מפא"ת בכל הנוגע לצורכי בניין הכוח של צה"ל בטווחים הבינוני והארוך.
בכלל זה, על אג"ת לקיים עבודת מטה לבחינה של תהליכי אישור תוכניות המו"פ המרכזי והבקרה עליהן בצה"ל.
נוסף על כך, על סגן הרמטכ"ל לקבוע מיהו הגורם במטכ"ל שיישא באחריות לחיבור כלל מערכתי של הצרכים המבצעיים של צה"ל לתוכניות המו"פ שמפא"ת מקדם, לרבות המלצה על סדר העדיפויות המטכ"לי.
כמו כן, על מפא"ת וצה"ל לגבש במשותף מסגרת נורמטיבית למיסוד קשרי הגומלין ביניהם בתחום המו"פ, על סמך עבודות המטה דלעיל ונוכח ממצאי ביקורת זו.
עליהם גם לקיים מעקב ובקרה אחר אפקטיביות תוכניות המו"פ שמבצע מפא"ת, לרב ות בחינת היקף תוכניות המו"פ שצה"ל החליט לקדם את תוצריהן לפיתוח מלא ולהצטיידות מכלל התוכניות שהגיעו לשלב קדם-פיתוח, ניתוח הסיבות שהביאו להחלטות שלא לקדמן, ונקיטת צעדים לשיפור הישגי המו"פ ותרומתו להתעצמותו של צה"ל.
ניהול ושימור של המידע במפא"ת .
אחד המשאבים החשובים לארגון הוא המידע שנצבר בו, המשמש לצורכי תכנון, בקרה, לימוד והפקת לקחים.
מידע זה, הנוצר במהלך עבודתם של בעלי התפקידים השונים, חיוני להבטחת תפקודו המיטבי של הארגון, ומחייב את שימורו וניהולו באופן שיאפשר את אחזורו ואת השימוש בו לתועלת הארגון.
על מנת שהמידע יישמר וישמש את הארגון במילוי יעדיו, יש לאחסנו, לנהלו ולעבדו, וכן לאפשר את שליפתו, באופן מלא או תוך ביצוע חתכים מסוימים, בקלות וביעילות.
הפתרונות השונים לניהול המידע ולשימורו משלבים כלים ממוחשבים, תהליכי עבודה תומכים וקיום סביבה תרבותית -ארגונית תומכת.
בארגונים גדולים ומורכבים דוגמת מפא"ת, העוסק בטכנולוגיה שבחזית הידע ובניהול מאות רבות של תוכניות בו זמנית, על מנת שניהול המידע ושימורו יהיו אפקטיביים ויעילים, חיוני להשתמש באמצעים כלל -מערכתיים מתקדמים ולהגדיר תהליכי עבודה שיטתיים ומקיפים לשימור ואחזור הידע.
מתפקידי מחלקת תוכ"ן103 ;לייצג את מפא"ת בתחום המחשוב מול משהב"ט וצה"ל לשאת באחריות לריכוז נתונים ודיווח כולל במפא"ת; ולשאת באחריות לאפיון, שדרוג ותחזוקת מערכות המידע והמחשוב הפנימיות במפא"ת, כנדרש מצורכי הניהול של מפא"ת.
על פי פקודת הארגון של מפא"ת 748 |דוח שנתי 69א .
ומורכבותן - האמצעים .
לניהולן אינם יעילים, .
במסגרת פעילותו בתחום המו"פ, משתמש מפא"ת בכמה מערכות מידע, חלקן משמשות את כלל גופי משהב"ט וחלקן מערכות ייעודיות של מפא"ת, שאמורות לתת מענה על צרכיו, וביניהן מערכת מידע ייעודית לתכנון ולניהול של תוכניות המו"פ (פרויקטי מו"פ), הנמצאת בשימוש משנת 2012 (להלן- מערכת מידע א').
ניהול נתוני תוכניות המחקר והפיתוח במפא"ת .
על פי הוראת משהב"ט שעניינה "מעקב אחר פרויקטים", ניהול פרויקט כולל שלושה תחומים: תכנון, בקרה ושליטה, כלהלן: תכנון - תהליך שתכליתו הגדרת היעדים, קביעת הדרך להשגתם, לוח זמנים ואמצעים להשגתם; בקרה - התהליכים והאמצעים שיאפשרו לדעת, בכל נקודת זמן, מהו מצב הפרויקט ביחס ליעדים ולתוכנית, על מנת שניתן יהיה להשפיע על התהליך בעת הצורך; ושליטה - היכולת להשפיע על מצבו של הפרויקט.
כל פרויקט מאופיין על ידי שלושה מדדים, התלויים בקשרי גומלין ביניהם: עלויות, לוח זמנים וביצועים, שלפיהם יש לבסס את התכנון של הפרויקט ואת הבקרה והשליטה עליו.
תוכנית העבודה השנתית של המו"פ המרכזי כוללת מאות רבות של תוכניות (פרויקטי מו"פ) - מרביתן תוכניות המשך משנים קודמות, והיתר חדשות 104 .
הענפים במחלקות המו"פ במפא"ת מנהלים עשרות תוכניות מו"פ, נוסף על פעילויות אחרות המתנהלות במחלקות המו"פ, ובעיקר - ניהול תוכניות פיתוח מלא וכן הסכמי שת"פ חו"ל ( GTG ) בסכומים ניכרים.
במצב זה, להעמדת אמצעים מתקדמים לניהול הפעילות בידי ראשי הענפים, ראשי המחלקות וראשי היחידות במפא"ת, בדגש על מערכות מידע, יש כדי לסייע בתהליכי התכנון, הניהול והבקרה של תוכנית העבודה.
זאת, בין היתר, באמצעות עיבוד מידע לשם הצגת תמונה רחבה של המו"פ, כמו גם פילוחו לפילוחים שונים, לצורך תכנון וניהול מיטביים.
נוסף על כך, באפשרות מערכות אלו לסייע למפא"ת בהצגה של נתוני תוכניות המו"פ לדרגים בכירים בצה"ל ובמשהב"ט וכן לגורמים מחוץ למעהב"ט.
אולם בביקורת עלה כי על אף המספר הרב של תוכניות המו"פ ומורכבותן - האמצעים הקיימים במפא"ת לניהולן אינם יעילים, אינם מהימנים ואינם מספקים.
מערכת מידע א' אינה מאפשרת ניהול נתונים ברמת פרויקטים ולא ניתן לקבל באמצעותה את תמונת המצב הפרויקטלית הכוללת, לרבות עמידה באבני דרך ובלוחות זמנים.
אי לכך, על אף ייעודה, מערכת זו אינה משמשת את בעלי התפקידים ביחידת המו"פ וביחידת מת"ט לתכלית זו, אלא לניהול תקציב תוכניות המו"פ.
גורמים מיחידת המו"פ מסרו לצוות הביקורת כי "לא .
104 לפי נתוני מפא"ת, בשנים2014 - 2016 שיעור הפרויקטים החדשים שנפתחו מדי שנה עמד על כ- 17%-14% .
קיים מאגר פרויקטים במסד נתונים מסודר, ולא ניתן לדעת ברגע נתון בצורה ממוכנת את סטאטוס ההתקדמות של כל פרויקט".
על מנת לספק לבעלי התפקידים במפא"ת כלים לניהול של תוכניות המו"פ ולבקרה על ביצוען, נכללו במערכת מידע א' שדות שונים, שבהם ניתן להזין מידע משמעותי.
אולם בפועל - בחלק מהשדות נעשה שימוש בהתאם לסיווגים לא מעודכנים ולא רלוונטיים.
למשל, בעקבות בקשת צוות הביקורת לקבל פילוח של תוכניות המו"פ לפי "יכולות", כפי שהוגדרו במפא"ת105 , העלו הגורמים הרלוונטיים במפא"ת כי הערכים שהוזנו בשדה זה היו מתוך רשימה לא מעודכנת של "יכולות", שלא תאמה את רשימת דגשי ראש מו"פ לתכנון תוכנית העבודה.
גורמים במחלקת תוכ"ן הסבירו לצוות הביקורת כי בשל מגבלות מערכת מידע א', לא הייתה אפשרות להתאים את דגשי ראש מו"פ שהוזנו בשנים האחרונות במערכת לדגשים עדכניים, ועקב כך הפילוח במערכת אינו משקף את דגשי הפעילות של מפא"ת בפועל.
נוכח זאת, הנחה ראש מו"פ את מחלקות המו"פ לחשב מחדש ידנית את פילוח התוכניות לפי "יכולות" בהתאם לדגשיו.
מלכתחילה לא הוגדרו במ ערכת מידע א' שדות ייעודיים לכמה נתונים מהותיים לתכנון ולניהול של תוכניות המו"פ, דוגמת סכומי ההשתתפות של התעשיות ושל הזרועות בכל תוכנית וסטטוס התוכניות106 .
במצב זה יש לבצע מעקב אחר נתונים אלה באופן פרטני.
נדבכי פעילות שונים, לרבות בתחום המו"פ, מרוכזים במפא"ת באופן ידני ומקומי, מחוץ למערכות המידע הממוכנות.
למשל, בעלי התפקידים במחלקות המו"פ מנהלים ידנית, שלא באמצעות מערכת מידע א', את המו"פ המוכוון: הזמנות במסגרת זו, שערך תכולתן מגיע לעיתים לסכומים גדולים מאוד, יוצאות לתעשיות הרלוונטיות בסכום של 1 ש"ח, ואילו קצין הפרויקט מנהל מול התעשייה את ההתחשבנות מחוץ למערכות הממוכנות של מפא"ת ומאשר בהתאם לרישומיו את סגירת אותן ההזמנות107 .
כמו כן מחלקת תוכ"ן מנהלת את הרישומים של הסכמי GTG במערכת מקומית נפרדת, שאליה מוזנים ידנ ית נתוני העסקאות בהתאם לדיווחי מחלקות המו"פ, אף כי מדובר בסכומים של מאות מיליוני ש"ח.
היעדרו של מעקב ממוכן במשהב"ט אחר כל שלבי האישור והמימוש של עסקאות GTG , לרבות במישור הכספי, פוגע מהותית ביכולת הניהול שלהן ובבקרה עליהן.
105 על פי הסברשנתנו גורמים במפא"ת, ה"יכולות" מבטאות את דגשי הנהלת מפא"ת לצורכי השקעה במו"פ ובתשתית טכנולוגית.
106 כגון תוכניות שבוטלו, תוכניות שהסתיימו בהצלחה ותוכניות שהתפתחו לפיתוח מלא.
פעולה זו מייצגת את קבלת התמורה בהזמנות האמורות 750 |דוח שנתי 69א .
קיימות פעילויות נוספות במפא"ת, אש ר בהיעדר מערכות מידע מובנות לניהולן - מנוהלות ידנית.
למשל, ועדת מפתחים108 מנהלת ידנית את נתוני המכרזים שהיא מקיימת, לרבות בתחום תוכניות המו"פ, כיוון שטרם שולב מודול תומך במערכת המשמשת את הוועדה109; ומינהלות מפא"ת מנהלות את תוכניותיהן באמצעות גיליונות אלקטרוניים.
בהיעדרה של מערכת מידע ממוכנת, הנותנת מענה ראוי לניהול פעילויות המו"פ, מפא"ת עושה, כאמור, שימוש באמצעים ידניים משלימים.
לא זו אף זו - מפא"ת לא הנהיג שיטה מבוקרת ואחידה לניהול נתוני תוכניות המו"פ במחלקות המו"פ, ולמעשה כל מחלקה מנהלת את תוכניותיה באופן שונה.
למשל, הקצינים המקצועיים במחלקות המו"פ מנהלים את תוכניות המו"פ שבאחריותם בשיטות שאימצו לעצמם ובכלים העומדים לרשותם, לרבות גיליונות אלקטרוניים המנוהלים מקומית.
גורמים מיחידת המו"פ מסרו לצוות הביקורת כי "הדוחות בהם משתמשים במחלקות המו"פ אינם אחידים, והם מנוהלים לפי שיקול דעתן של המחלקות".
עוד מסרו כי " המו"פ צריך להתבצע ב'אווירה מו"פית ', שאינה כוללת מערכת ממוכנת".
נוכח בקשת צוות הביקורת לקבל נתונים בנוגע לתוכניות המו"פ110 , הכינו גורמים במחלקות המו"פ חלק מהנתונים ידנית תוך בדיקה פרטנית בכל תוכנית ותוכנית, בהליך שארך שבועות.
בנתונים אשר הועברו לידי צוות הביקורת נמצאו פערים וחוסר אחידות, ולא ניתן היה לחברם לכדי תמונה של כלל פעילות המו"פ באותם הפילוחים111 .
נוסף על כך, לא היה בידי מחלקת תוכ"ן להפיק פילוחים מסוימים לבקשת צוות הביקורת, כגון משך הזמן הממוצע של ביצוע תוכניות המו"פ 112 וסכום ההשתתפות הכולל של התעשיות בתוכניות מפא"ת (ראו גם בפרק בנושא ניהול נתוני תקציב המו"פ המרכזי הכולל במפא"ת).
אשר למערכת מידע א', נציגי מחלקת תוכ"ן הסבירו לצוות הביקורת כי המערכת צפויה לצאת משימוש נוכח הפסקת התמיכה של החברה המפתחת.
יצוין כי במועד סיום הביקורת לא הייתה למפא"ת מערכת אחרת לניהול התכנון והמימוש של תוכניות המו"פ ולבקרה עליהן.
108 בהתאם להוראת משהב"ט בעניין "בחירת מפתחים ואישורם לביצוע עבודות מפא"ת", במפא"ת פועלת ועדה המאשרת את רשימת המפתחים שאליהם תיעשה פנייה להשתתף במכרז ומשמשת ועדת מכרזים מיוחדים לבחירת מפתחים או ועדת פטור ממכרז לגבי מפתחים.
109 לדברי מפא"ת, מודול זה צפוי להיות בשימוש משנת2018 .
110 כגון פירוט נתוני התוכניותלפי סוגי המו"פ , לפי תעשיות, לפי זרועות, ולפי סטטוס הפרויקטים.
111 לדוגמה, מחלקות מסוימות הציגו נתונים לגבי סטטוס הפרויקטים ולגבי שיעור השתתפות התעשיות בתוכניות השונות, ואילו מחלקות אחרות לא הציגו נתונים כאמור.
112 בנתון זה היה כדי לספק מידע תומך לניהול תוכניות המו"פ (לפי טווחי זמן - קצר, בינוני וארוך) ולבקרה על מימוש התוכניות השונות.
משרד מבקר המדינה מעיר למפא"ת, כי אף שהוא מנהל מאות רבות של תוכניות מו"פ מסוגים שונים מול מגוון תעשיות ובשלל תחומים, בסכומים מצטברים המגיעים למאות רבות של מיליוני ש"ח - אין לראשי היחידות ולראשי המחלקות כלים מספקים לצורכי ניהול התוכניות שבאחריותם, ובכלל זה לצורך בקרה ומעקב אחר סטטוס התוכניות והתקדמותן.
מערכות המידע במפא"ת, שאמורות לסייע לבעלי התפקידים בתחום המו"פ לנהל את עבודתם, הן חסרות ואינן מותאמות לספק מידע חיוני בצורה זמינה ושוטפת.
מצב זה נמשך לאורך שנים רבות, ויש בו כדי לפגוע ביעילות ובאפקטיביות של תהליכי התכנון, הניהול והבקרה של תוכניות המו"פ.
עוד מעיר משרד מבקר המדינה למפא"ת כי ניהול בלתי אחיד של נתוני תוכניות המו"פ, שימוש באמצעים בלתי ממוכנים, אי-שימוש בשדות של נתונים או שימוש בשדות לא מעודכנים, עלולים לפגום בשלמות הנתונים ובמהימנותם, להקשות על ניתוחם ולהפוך את המידע הנצבר במערכת ללא רלוונטי ולא שימושי.
זאת ועוד - בהיעדר מערכת מידע הנותנת מענה על מכלול צורכי הניהול של תוכניות המו"פ, יש כדי להביא לשיבוש המידע הנצבר ביחידות מפא"ת, ואף לאיבודו.
יתר על כן, הדבר אף עלול להקשות על מקבלי ההחלטות במפא"ת, בצה"ל ובמשהב"ט, בבואם לבחון את פעילות המו"פ הנעשית במפא"ת, ולגבש מסקנות והכוונה להמשך.
ניהול נתוני כלל פעילות המחקר והפיתוח במפא"ת .
כאמור, מפא"ת מרכז בידיו, נוסף על תוכניות המו"פ, גם את ניהול כל פרויקטי הפיתוח המלא במעהב"ט בנושאים וב תחומים שונים ומגוונים, שחלקם אף עשויים לכלול מרכיבי מו"פ113 .
למרות זאת עלה בביקורת כי אין בידי מפא"ת מערכות מידע מתקדמות לניהול כלל פעילותו - תוכניות מו"פ ופרויקטי פיתוח מלא.
משרד מבקר המדינה מעיר למפא"ת כי ממצאי הביקורת מדגישים את הצורך לאפיין ולפתח מערכת, אשר תתמוך בכל פעילויות המו"פ והפיתוח המלא אותן הוא מנהל, תוך בחינת היכולת לשיתוף כלל גורמי המו"פ במעהב"ט במידע שירוכז במערכת זו, במגבלות המתחייבות, לשם יצירת אינטגרציה בנושאים ובתחומים השונים של המחקר והפיתוח הביטחוני.
רמ"חית תוכ"ן מסרה לצוות הביקורת כי מפא"ת החל בפיתוחה של מערכת חדשה, לרבות התאמתה לצורכי כלל פעילות מפא״ת, ובכלל זה המינהלות.
משהב"ט מסר בתגובתו כי המערכת החדשה תכנס לשימוש כבר בשנת 2018 , .
113 חלק מפרויקטים אלהמנוהלים כאמור ביחידות המו"פ וחלקם במינהלות מפא"ת .
יאופיינו בה כלל התהליכים בהתאם לנדרש במפא"ת, והיא תאפשר שליפת נתונים לפי חתכים שונים.
משרד מבקר המדינה ר ואה בחיוב את כוונת מפא"ת לאפיין ולפתח מערכת מידע חדשה, והוא סבור כי בעת איפיון המערכת על מפא"ת להביא בחשבון הן את המידע הנחוץ לו לצורך הניהול השוטף של תוכניות המו"פ, לרבות נתחי פעילות המו"פ הנעשים מתקציבי ההשתתפות של התעשיות, והן את המידע שיוחלט כי נדרש בצה"ל ובמשהב"ט לצורכי מעקב ובקרה אחר פעילות המו"פ (על כך ראו גם בפרק "קשרי הגומלין בתחום המו"פ בין מפא"ת לצה"ל").
שימור המידע הנוגע לתוכניות מו"פ ואחזורו .
כאמור, תוכניות העבודה השנתיות של מפא"ת כוללות מאות רבות של תוכניות מו"פ פרטניות בסכומים הנעים לרוב בין מאות אלפי ש"ח לכמה מיליוני ש"ח בשנה.
תוכניות אלו, אשר מנוהלות במחלקות המו"פ השונות, הן בתחומים טכנולוגיים רבים ומגוונים ורובן נמשכות מספר שנים.
חלק מהתוכניות מסתיים בחוסר הצלחה או נפסק מסיבות שונות.
ככלל, מדובר בפעילות היוצרת היקפי מידע גדולים בתחומים טכנולוגיים ואחרים.
לשימור מידע זה, בדגש על המידע הטכנולוגי, וליכולת אחזורו, חשיבות רבה בכל הנוגע לייעול פעילות המו"פ של מפא"ת ובכלל זה למיצוי יכולות טכנולוגיות, הימנעות מכפילויות בפיתוח ושימוש מושכל בתוצרי המו"פ שהושגו.
שימור המידע, המהווה את עיקר "הזיכרון הארגוני", מקבל חשיבות יתרה כאשר מדובר בפעילויות רחבות היקף, מורכבות וייחודיות, ובתחומים המתאפיינים בדינמיקה גבוהה; כאשר בעלי התפקידים בגוף מטפלים בקשת רחבה של משימות; כאשר מתקיימת תחלופה גבוהה יחסית של כוח אדם - כפי שמתקיים במפא"ת114 ;וכאשר מושגים תוצרי מו"פ שלא קודמו לתוכניות פיתוח מלא, כמתואר לעיל, אך יכול שישולבו בפיתוחים עתידיים.
על אף האמור לעיל, בביקורת עלה כי במפא"ת אין מערכת המרכזת את המידע הטכנולוגי אשר נצבר במהלך ביצוע תוכניות המו"פ, בדגש על התוכניות שבוצעו בעבר.
גורמים במפא"ת מסרו לצוות הביקורת כי בהיעדר מערכת ממוכנת לשימור הידע שנצבר בתוכניות המו"פ ונוכח תחלופת כוח האדם הגבוהה במפא"ת ובזרועות, יכול להתרחש מצב שכאשר מסתיימת תוכנית מו"פ, אשר תוצריה לא נדרשו על ידי הצבא, הידע ייעלם ולא ניתן יהיה לשחזר אותו כעבור כמה שנים.
עוד מסרו כי נוכח היעדר מסד נתונים המתעד את התוצרים של תוכניות המו"פ .
כוח האדם הצבאי, שהוא מרכיב עיקרי בכוח האדם במפא"ת משרד הביטחון |753 .
בשיטתיות מידע בנוגע .
לתוכניות מו"פ שצלחו .
שבוצעו בעבר, לא מן הנמנע שייעשו פיתוחים "כפולים".
לדבריהם, יתכן שאם תגיע "דרישה לטכנולוגיה אשר פותחה בעבר ", לא יהיה מי שיזכור שטכנולוגיה זו כבר פותחה.
רמ"חית תוכ"ן מסרה לצוות הביקורת כי מיכון ו"פישוט" ניהול הידע במפא״ת דורשים שיפור, וכי אף שכל הידע קיים במערכות הממוכנות, לא קיימת כיום מערכת אחת אחודה אשר עוסקת בשימור הידע שנוצר בתוכניות , וכן לא קיימת מערכת ממוכנת לתיעוד התחקירים המתבצעים בתוכניות השונות.
בפועל, מפא"ת אינו שומר בשיטתיות מידע בנוגע לתהל יכי פיתוח שהופסקו או נכשלו; ואף לא מידע בנוגע לתוכניות מו"פ שצלחו מהבחינה הטכנולוגית אך צה"ל החליט שלא לפתח על בסיסן אמל"ח, לרבות הסיבות לכך.
בהיעדר מערכת מידע כאמור, אין באפשרות מפא"ת לוודא כי מתקיים שימוש מיטבי ויעיל במשאבי המו"פ, וגם אין ביכולתו לקיים תהליך שיטתי וסדור של הפקת לקחים לצורכי לימוד, ניתוח מגמות והסקת מסקנות מפעילות שנעשתה בעבר, לצורך שיפור וייעול תהליכי תכנון עתידיים.
הידע הטכנולוגי שנצבר בתהליך פעילותו של מפא"ת הוא אחד הנכסים העיקריים שברשותו.
שימורו של נכס זה, עדכונו השוטף ונגישותו מאפשרים לארגון למנוע מצבים של בזבוז משאבים בשל אובדן ידע וביצוע פעילות כפולה כתוצאה מכך, ויש בהם כדי לאפשר קידום פעילויות על בסיס יכולות שפותחו בעבר, תוך שיתוף פעולה בין כלל הגורמים הנוגעים בדבר.
הזיכרון הארגוני ושימור הידע בתחום המו"פ מקבלים משנה חשיבות נוכח המשאבים הרבים המושקעים בתחום זה במשך שנים.
משרד מבקר המדינה מעיר למפא"ת כי במצב הנוכחי, שבו מרבית הידע אשר נצבר בתוכניות המו"פ נמצא בידי בעלי התפקידים השונים, בעודם משמשים בתפקידיהם, ובידי התעשיות המפתחות, יש כדי לפגוע בזיכרון הארגוני ולהביא לאובדן ידע שנצבר ביחידות השונות בעמל ובהשקעה רבים, ויש בכך כדי לגרום לחוסר יעילות בפעילות המו"פ של מפא"ת.
משהב"ט ציין בתגובתו כי מפא"ת מסכים שיש מקום לשיפור בנושא שימור הידע ובנושא תיעוד של החלטות שמתקבלות במהלך חיי תוכנית המו"פ.
עוד ציין כי בעיית שמירת המידע והזיכרון הארגוני המתוארת בדוח הביקורת מטופלת בימים אלה עם כניסת כלל מפא"ת למערכת שתסייע לשמירת הידע לאורך זמן בצורה מסודרת וממוחשבת.
משרד מבקר המדינה רואה בחיוב את העובדה שמפא"ת מכיר בצורך בשיפור הניהול, התיעוד ושימור המידע והידע בתחום המו"פ.
על ראש מפא"ת לוודא כי יושלמו כל התהליכים הנדרשים למימוש יעדים אלה.
 754 |דוח שנתי 69א .
לוודא כי מפא"ת יחיש .
מערכות המידע שבהן משתמש מפא"ת אינן מספקות מידע ניהולי וטכנולוגי שלם ומדויק לגבי תוכניות המו"פ שהוא מנהל בהווה או ניהל בעבר, ואין ביכולתן לתמוך בצורה מיטבית בתהליכי עבודה מרכזיים בתחום המו"פ - תכנונו, ניהולו ובקרת מימושו וכן בפעילותו לקידום תוכניות פיתוח מלא.
אשר על כן , על מפא"ת לפעול בהקדם לאפיון ולהקמה של מערכות מידע, שיתמכו בתהליכי התכנון והמימוש של תוכניות המו"פ ופרויקטי הפיתוח המלא והבקרה עליהם.
בין היתר, ראוי לבחון הקמה של מערכת מידע מרכזית, אשר תכיל את כלל נתוני התוכניות, לרבות אלו שהסתיימו או הופסקו, ותאפשר הפקת דוחות לצורכי מעקב ובקרה, תוך מיון ופילוח של הנתונים בהתאם למדדי ניהול רלוונטיים, כפי שייקבעו.
כמו כן, על מפא"ת לבחון את האפשרות לשתף במידע שייצבר במערכות אלו את גופי מעהב"ט העוסקים במו"פ ובפיתוח מלא, במגבלות המתחייבות.
משהב"ט מסר בתגובתו כי יש מקום לשיפורים ושדרוגים רבים במערכות המידע של מפא"ת, לרבות במערכת ממוחשבת לניהול, תיעוד ושימור המידע והידע בתהליכי המו"פ השונים, וכי מפא"ת מכיר בחשיבות השיפור המתמשך במערכות המידע על מנת לנהל טוב יותר את פעילותו ולמצות עד תום את משאביו.
עוד ציין משהב"ט כי מחלקת תוכ"ן פועלת לפיתוח ולשדרוג מערכות המידע במפא"ת בהתאם לתוכנית עבודה רב-שנתית, וזאת בכפוף למגבלות כוח האדם שבצוות הפיתוח, אשר אינן מאפשרות מתן פתרון מיידי לכל הצרכים.
משרד מבקר המדינה מעיר למשהב"ט כי לאורך שנים מפא"ת לא קידם במידה הראויה את פיתוח מערכות המידע כדי שיתאימו בצורה מיטבית לצורכי ניהול תוכניות המו"פ ותוכניות הפיתוח המלא, ולצורכי הניהול והשימור של המידע הנוגע להן.
זאת על אף היותו גוף העוסק בניהול מאות רבות של תוכניות מחקר ופיתוח, המחייב ריכוז ואחזור מידע טכנולוגי, ניהולי וכספי בהיקף רב ביותר.
אשר על כן, על ראש מפא"ת לוודא כי מפא"ת יחיש צעדיו וירכז מאמץ לאפיון ולהקמה של מערכות מידע, אשר יענו על הצרכים האמורים ויאפשרו ניהול יעיל יותר של תחום המחקר והפיתוח במעהב"ט, תוך חיסכון במשאבי כוח אדם ותקציב.
הסדרה נורמטיבית של תחום המחקר והפיתוח במעהב"ט .
על מנת להסדיר את הגדרת תפקידיו וסמכויותיו של גוף, את תהליכי העבודה שעליהם הוא אחראי או בהם הוא משולב, ואת הבקרה שיש לעשות על פעילותו - יש לקיים מערכת של הוראות ונהלים.
על פי תקנון שירות המדינה (להלן - התקשי"ר), מטרותיהן העיקריות של ההוראות המשרדיות הן להבטיח שיטת משרד הביטחון |755 .
ביצוע אחידה, מוסמכת ויעילה; להבטיח חלוקה ברורה של סמכויות, תחומי עבודה ותחומי אחריות; לאפשר בקרה; לצמצם את האפשרויות לפעולות בלתי רצויות; ולשמש מדריך יעיל לעובדים.
בהיות מפא"ת גוף משותף למשהב"ט ולצה"ל, הוא פועל הן בהתאם להוראות משהב"ט והן בהתאם לפקודות הצבא.
משרד מבקר המדינה בחן את הסדרת פעילותו של מפא"ת בכלל ובתחום המו"פ בפרט בהוראות משהב"ט ובפקודות הצבא, כמפורט להלן.
מסד נורמטיבי במשהב"ט לפעילות המו"פ .
פעילותו של מפא"ת מוסדרת, בין היתר, במסגרת הוראות משהב"ט, המתפרסמות מטעם המנכ"ל115.
הוראות אלו מחייבות את כלל אגפי המשרד ויחידותיו, והן הבסיס לפעילות המשרד ועובדיו באגפים וביחידות השונות ולבקרה על פעילות זו.
בהתאם להוראות התקשי"ר, הוראות משהב"ט נחלקות לשני סוגים: הוראות ארגון, המגדירות את הייעוד, התפקידים, הסמכויות והמבנה הארגוני של אגפי המשרד ויחידותיו; והוראות תהליכיות תפעוליות, המגדירות את תהליכי העבודה ואת תחומי האחריות והסמכות של כל אגף או יחידה הנוגעים לנושא שבו דנה ההוראה.
הוראות משהב"ט קובעות שני סוגי אחריות: אחריות מטה - אחריות המוטלת על הגוף הרלוונטי ביותר לתכולת ההוראה, ולפיה הוא נדרש ליזום הצעות לעדכון ההוראה לאור שינויים שחלו ואשר נוגעים לתכולתה; ואחריות ביצוע - אחריות המוטלת על גופים למימוש תהליכים ושיטות המפורטים בהוראה, כל גוף בתחום אחריותו, וכן האחריות להטמעת ההוראה הרלוונטית בקרב עובדיהם.
על פי הוראת משהב"ט116 , על כל גוף במשרד לבחון באופן שוטף את השינויים שחלו בתחומי פעילותו הייעודיים והמקצועיים, בזיקה להוראות הרלוונטיות, ולהציע הצעות להכנת הוראות משהב"ט חדשות, לעדכון הוראות קיימות או לביטולן.
עוד על פי ההוראה, יש להעדיף שחזור117 של הוראות שפורסמו לפני יותר מחמש שנים על פני ביצוע תיקון בהן.
על פי הוראת הארגון של גית"ם, בין תפקידיו לקבוע את מדיניות הטיפול בהוראות משהב"ט; לבצע עבודת מטה משרדית לייזום, תיאום, הכנה ופרסום של הוראות משהב"ט; לנהל ולהתאים את הוראות משהב"ט למבנה הארגוני העדכני של משהב"ט ולתהליכי העבודה העדכניים של אגפיו ויחידותיו, על מנת שיהיו בסיס יעיל לפעילות המשרד ועובדיו ולביצוע בקרה על פעילות זו; לתכנן .
115 על פי התקשי"ר, על המנכ"ל או מי שהוסמך על ידו לקבוע מערכת מלאה של הוראות אשר תכלול הוראות ארגון וכן הוראות המגדירות את אופן ביצוע המשימות והפעולות שהמשרד ממונה על ביצוען.
116 הוראת משהב"ט שעניינה "הוראות משרד הביטחון ונהלים אגפיים/יחידתיים- כתיבה, תיאום ופרסום".
שחזור מוגדר בהוראה זו כהכנת מהדורה חדשה ועדכנית 756 |דוח שנתי 69א .
ועדיין יש הוראות לא .
ולגבש את תוכניות העבודה של אגפי המשרד ויחידותיו בכל הנוגע לטיפול בהוראות משהב"ט, בהתאם לאחריות המטה המוטלת עליהם בהוראה, ולבצע בקרה ומעקב אחר מימושן.
על פי פקודת הארגון של מפא"ת, מחלקת תוכ"ן היא הגורם האחראי לביצוע עבודות מטה במפא"ת ומול גופי מעהב"ט בתחום הנהלים.
בביקורת נמצא כי חלק ניכר מההוראות הנוגעות למפא"ת ולתחומי המחקר והפיתוח במעהב"ט היו לאורך שנים לא מעודכנות, וכי עדיין יש הוראות לא מעודכנות בנושאים מהותיים.
זאת, על אף השינויים שחלו במשך השנים בתחומים אלה במפא"ת, בצה"ל ובתעשיות הביטחוניות.
נוסף על כך, בפעילות מפא"ת, לרבות ממשקי עבודתו עם גופי צה"ל ונושאים נוספים שהובאו בדוח ביקורת זה, יש תחומים שעדיין לא הוסדרו בהוראות משהב"ט (על כך ראו גם בפרק "קשרי הגומלין בתחום המו"פ בין מפא"ת לצה"ל").
יצוין כי במהלך הביקורת פעלו מפא"ת וגית"ם לסיים את עדכונן של הוראות מסוימות, אשר היו מיושנות מאוד.
משרד מבקר המדינה מעיר למפא"ת כי תחומי פעילותו, ובייחוד תחום המו"פ, הם מורכבים ודינמיים, וכי דבר זה מחייב בחינה עיתית סדורה של דפוסי הפעילות, התאמתם לצרכים וע דכון ההוראות בהתאם.
המצב הקיים במשך שנים - שבו מפא"ת פועל ופעל שלא על פי תשתית נורמטיבית מלאה ועדכנית - הוא לקוי, מנוגד לכללי מינהל תקין, ויש בו כדי לפגוע בתקינות תהליכי עבודתו ובבקרה עליהם.
מסד נורמטיבי במפא"ת לפעילות המו"פ .
על פי הוראת משהב"ט הנוגעת לענ יין, על ראשי אגפים וראשי יחידות במשהב"ט לפרסם מטעמם נהלים המחייבים את עובדי האגף או היחידה.
נהלים אלה נועדו להביא לידיעת העובדים את תחומי הסמכויות, התהליכים והפעילות הנוגעים להם, ואינם מפורטים בהוראות המשרד, ואת שיטות העבודה הפנימיות בנושא מסוים או לגבי תפקיד מסוים או בשגרת ניהול ועבודת מטה פנימית, שאינן נובעות מהוראות המשרד.
על פי ההוראה, קיימת חשיבות שנהלים אגפיים יהיו מעודכנים וישקפו את המצב בפועל.
על פי הוראת הארגון של מפא"ת, עליו לפרסם נהלים בתחומי אחריותו, התואמים את הוראות משהב"ט ואת פקודות הצבא.
נוס ף על כך, בהוראות משהב"ט מסוימות, הנוגעות לתחומי פעילות מפא"ת, הוטל על מפא"ת לפרסם נהלים פנימיים מפורטים לשם יישום אותן ההוראות, למשל, בהוראה העוסקת בהקמת מתקני תשתית וניסויי אמל"ח במעהב"ט, בהוראה העוסקת בתוכנית הפיתוח הביטחוני הכוללת ובהוראה העוסקת בבחירת מפתחים ואישורם לביצוע עבודות מפא"ת.
הנורמטיבית לפעילותו .
לתחומי פעילותו, וכן .
על אף זאת עלה בביקורת כי שום גורם במפא"ת, בדגש על מחלקת תוכ"ן - האחראית לנושא ההוראות, אינו מרכז את נושא הנהלים בגוף; כי אין במפא"ת מערכת מרוכזת, סדורה ומקיפה של נהלים; וכי יש תחומים בפעילותו שלא הוסדרו בנהליו הפנימיים.
משרד מבקר המדינה מעיר למפא"ת כי הוראות משהב"ט והנהלים האגפיים אמורים להיות הבסיס הניהולי, התפעולי והארגוני של פעילותו, ולהתוות לכל בעלי התפקידים את דרכי פעולתם.
עדכון הוראות, ובמיוחד שחזורן, הוא הליך המתבסס על עבודת מטה מקיפה להגדרה ולניסוח של תהליכי עבודה נאותים וממשקי עבודה מועילים בין כל הגורמים המעורבים בפעילות הנדונה.
הוראות ונהלים בלתי מעודכנים או חסרים עלולים לפגום בתקינות פעולותיו של מפא"ת ובנאותות הבקרה עליהן.
אשר על כן, על מפא"ת לקדם את הסדרת המסגרת הנורמטיבית לפעילותו ו לפעול בהקדם להשלמתן ולעדכונן של ההוראות הנוגעות לתחומי פעילותו, וכן להשלמתם ועדכונם של נהליו הפנימיים.
לפיכך, עליו ליזום בהקדם עבודות מטה בכלל תחומי פעילותו הייעודיים והמקצועיים של מפא"ת ולרכז הצעות להכנת הוראות משהב"ט חדשות ולעדכון הוראות קיימות , כמתחייב בהוראות התקשי"ר ובהוראות משהב"ט.
זאת, גם בכל הנוגע לתחום המחקר והפיתוח, לרבות ממשקי העבודה הנדרשים מול גופי צה"ל, תוך מתן ביטוי לשינויים הנדרשים נוכח הליקויים שעלו בביקורת והמלצותיה.
כמו כן על ראש היחידה להוראות משהב"ט בגית"ם לוודא את שחזורן ועדכונן של ההוראות האמורות, ככל שיידרש, ואת השלמתן של הוראות חסרות, וכל זאת בתיאום עם הגורמים הרלוונטיים בצה"ל.
מסד נורמטיבי בצה"ל לפעילות המו"פ .
מפא"ת פועל כמסגרת המשלבת את האחריות והסמכות של משהב"ט עם האחריות והסמכות של צה"ל בתחומי המחקר והפיתוח של אמל"ח והתשתית הטכנולוגית.
נוכח ייעודו ותפקידיו, מתקיימת כאמור בין מפא"ת ובין גופי צה"ל מערכת משולבת של ממשקי עבודה בתחומים ובנושאים מגוונים, אשר אמורים להיות מוסדרים בפקודות הצבא118 .
118 פקודות הצבא- הוראות הפיקוד העליון, פקודות מטכ"ל והוראות הקבע של אגפי המטכ"ל.
על פי הוראת קבע אג"ת119, 120 , פקודה צבאית והוראת משהב"ט, העוסקות בנושא שבו קיימת פעילות משותפת של צה"ל ומשהב"ט וכוללות הוראות המתייחסות גם למשהב"ט או לצה"ל בהתאמה (להלן - פקודות מקבילות), מחייבות קיום עבודת מטה משותפת טרם פרסומן.
עוד על פי הוראה זו, האמור בהוראות משהב"ט יחול על צה"ל אם הנושא עוגן בפקודות הצבא בד בבד עם קביעתו בהוראות משהב"ט121.
"גם על פי הוראת משהבט122 , הוראות המשרד ופקודות הצבא העוסקות בנושאים הנוגעים לשני הגופים מחייבות קיום עבודת מטה משותפת, שבמהלכה מתאם כל אחד מהגופים את הוראותיו עם הגוף האחר טרם פרסומן123 .
ההוראה קובעת כי ככלל, משהב"ט וצה"ל יפרסמו, בעת ובעונה אחת ככל הניתן, הוראות ופקודות מקבילות בנושאים המשותפים.
עוד על פי ההוראה - בתהליך עבודת המטה מתברר לעיתים שההוראות, המיועדות לפרסום אצל אחד משני הגופים, כוללות חבויות המוטלות על הגוף האחר.