HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
ש"ח עוד נמצא כי רק בספטמבר 2017 , בעת ביצוע הביקורת, הודיע משרד החוץ לשגריר כי ועדת הייצוג 136 של משרד החוץ החליטה על הפסקת תשלום קצובת הייצוג לשגריר ועל גביית יתרת התשלומים של קצובות הייצוג שלא דווח עליהם.
בתשובת משרד החוץ צוין כי הליקוי בדבר התחשבנות שנתית עם השגריר תוקן137.
כמו כן, המשרד הפסיק לשלם לו את קצובת הייצוג החל מחודש ספטמבר 2017.
136 לפי תקנון משרד החוץ נושא הייצוג נתון לסמכותה של ועדת ייצוג שהוקמה על ידי מנכ"ל המשרד.
137 משיחה עם מנהלת מחלקת בקרת תנאי שירות בחו"ל במשרד החוץ וממסמך שמסר משרד החוץ למשרד מבקר המדינה לאחר קבלת התשובה עולה כי בינואר 2018 הודיע משרד החוץ לשגריר כי יתרת התשלומים של קצובות הייצוג שלא דווח עליהם תנוכה משכרו ב-12 תשלומים שווים החל מינואר 2018.
לחלק מהנציגים יש גם תפקיד בפעילות לשעת חירום.
שמירת יתרות מט"ח נזילות ברמה מספקת חיונית לצורך היערכות הממשלה לשעת חירום.
מממצאי דוח זה עולה כי התיאום ושיתוף הפעולה בין בנק ישראל לאגף החשכ"ל בכל הקשור לפעילות הנדרשת לשעת חירום לוקים בחסר, ובכלל זה התיאום הקשור לגובה היתרות הנזילות הנדרשות לשעת חירום.
עוד עולה כי אין במשרד האוצר גורם אחד שלו ראייה כוללת ומתכללת על תפקיד נציגי משרד האוצר בצפון אמריקה.
כן עולה כי המשלחת ל - OECD אינה מתפקדת כיחידה אורגנית אחת, וכי שיתוף הפעולה והתיאום בין נציגויות המשרדים השונים במשלחת לקוי.
לצורך ניהול יעיל של כרית הנזילות של הממשלה המשמשת לשעת חירום, על אגף החשכ"ל ובנק ישראל ל פעול לשיפור התיאום ושיתוף הפעולה ביניהם.
על אגף החשכ"ל בחישובו את היתרה הנזילה העומדת לרשות הממשלה, הכוללת את כרית הנזילות ב -FED וקווי אשראי מבנק ישראל, להביא בחשבון את כלל החשיפות הפיננסיות של הממשלה, ובכלל זה את החשיפה הפיננסית בשעת מלחמה.
כמו כן, עליו ל קבוע מנגנון תיאום אפקטיבי יחד עם בנק ישראל לצורך ניהול יעיל של כרית הנזילות של הממשלה.
בנוסף, בהמשך לשינוי הארגוני שבוצע בנציגות משרד האוצר בניו יורק, על הממשלה לבחון בחינה כוללת של היעילות והמועילות של יתר הנציגויות בניו יורק בפרט ובחו"ל בכלל.
כמו כן על הממשלה לשקול למנות כנציגים לארגונים בעלי אופי כלכלי אנשי מקצוע מתאימים בעלי אוריינטציה כלכלית מובהקת בכדי שיוכלו להגשים באופן מיטבי את מימוש המטרות שבחברות באותם ארגונים.
מינהל הרכש הממשלתי (להלן - מינהל הרכש או המינהל) הוא גוף מטה שהוקם בדצמבר 2004 בחטיבת נכסים, רכש ולוגיסטיקה (להלן- חטיבת נכסים או החטיבה) שבאגף החשב הכללי (להלן - החשכ"ל) במשרד האוצר.
המינהל אחראי לתכנונה וליישומה של מדיניות הרכש הממשלתית וכן אמון על הסיוע לגופים ממשלתיים בביצועה של מדיניות הרכש במשרדם.
אחת מפעולותיו העיקריות של מינהל הרכש היא עריכת מכרזים מרכזיים3 והסכמי מחירים מרביים4 עבור כלל משרדי הממשלה, אשר מביאים לחיסכון בתקציבי הרכש של המשרדים.
מכרזים מרכזיים של מינהל הרכש משמשים כלי למיצוי היתרון לגודל של הממשלה הן מבחינת כוח הקנייה והן מבחינת איגום משאבים וחיסכון בעלויות התפעול, לעומת ביצוע מכרזים על ידי כל יחידה ממשלתית בנפרד.
ההיקף הכספי של הרכש הממשלתי עומד על כ-30 מיליארד ש"ח בשנה.
מהם בין 2 ל-5 מיליארד ש"ח במסגרת המכרזים המרכזיים.
בשנת2017 טיפל מינהל הרכש בכ -105 התקשרויות במסגרת 54 מכרזים ו -17 .
הסכמי מחירים מרביים מרכיב הרכש הוא אחד ממרכיבי תקציב ההוצאה שאינו קשיח וניתן לייעל אותו.
פעילות מינהל הרכש כפופה לחוק חובת המכרזים, התשנ"ב -1992 (להלן- חוק חובת המכרזים), ולתקנות חובת המכרזים, התשנ"ג -1993 (להלן- תקנות חובת המכרזים).
כמו כן, החשכ"ל מפרסם הוראות תקנון כספים ומשק5 (להלן - הוראות תכ"ם), שכוללות הנחיות אופרטיביות, מקצועי ות ועדכניות, בין היתר בנושא הרכש, המחייבות את משרדי הממשלה ואת יחידות הסמך השונות של משרדים אלו.
הוראות התכ"ם6 משמשות כנוהלי עבודה של מינהל הרכש, והמינהל אף מפרסם הוראות תכ"ם והודעות7 ספציפיות שמהותן הנחיית ביצוע למכרז ספציפי שהסתיים ונבחרו לגביו זוכים8 .
3 מכרז מרכזי הואמכרז הנערך מטעם החשכ"ל בעבור המשרדים הממשלתיים.
4 הסכם מחירים מרביים הוא כלי עזר למשרדי הממשלה ואינו מחייב אותם להתקשרות זו או אחרת עם הספק.
מטרתו של ההסכם היא להגדיר את המחירים המרביים עבור המוצרים והשירותים שכלולים במסגרת ההסכם וכן להסדיר את סדרי העבודה מול הספק אם החליט המשרד, בהתאם לחוק חובת המכרזים ותקנותיו, על התקשרות עם הספק.
5 אגףהחשכ"ל במשרד האוצר הוא הגוף האחראי לכתיבה ולפרסום של הוראות התכ"ם מתוקף חוק נכסי המדינה, התשי"א-1951.
6 סעיף24 (א) לתקנות חובת המכרזים קובע כי "מבלי לגרוע מסמכויותיו על פי כל דין רשאי החשכ"ל לקבוע בתקנון כספים ומשק הוראות מינהל לענין ביצועם של החוק ותקנות אלה".
7 הודעה: מסמך המתפרסם לצורך מתן הנחיה משלימה להוראת תכ"ם שתוקפה מוגבל בזמן, פרסום מידע רלוונטי לעבודת המשרדים המשתנה מעת לעת, או הנחיות לביצוע הקשורות לעבודה עם ספק מסוים אשר זכה במכרז מרכזי.
8 יצוין כי בימים אלו פועלת ועדה באגף החשכ"ל (הוועדה לשיפור הסביבה העסקית), הבוחנת גם היבטים ברכש הממשלתי ובקידומו.
בחודשים אוגוסט 2017 - פברואר2018 בדק משרד מבקר המדינה את פעילות מינהל הרכש באגף החשכ"ל.
הבדיקה כללה את תפקידי מינהל הרכש ומטרותיו, את המכרזים המרכזיים שמפרסם המינהל, לרבות שלבי העבודה על המכרז, ואת העבודה מול מנהלי הרכש בגופים הממשלתיים.
בדיקות השלמה נעשו בלשכה המשפטית במשרד האוצר, בנציבות שירות המדינה (להלן - נש"ם או הנציבות) ובכמה משרדים ממשלתיים ויחידות סמך.
על מנת לבדוק את שיתוף הפעולה ואת שביעות רצון היחידות מהעבודה מול מינהל הרכש, שלח משרד מבקר המדינה שאלון בן 43 שאלות ל -50 מנהלי יחידות רכש ולוגיסטיקה במשרדים הממשלתיים וביחידות הסמך (להלן - שאלון משרד מבקר המדינה).
מתוך 50 היחידות שהתבקשו לענות על השאלון השיבו 29.
החזון והמבנה של מינהל הרכש .
הרכש הממשלתי הוא נדבך מרכזי בפעילות משרדי הממשלה, וכמעט כל פעילות ממשלתית תלויה בביצוע רכש ש ל טובין או שירותים.
ההיקף הכספי של הרכש הממשלתי כולו בשנת 2016 עמד על כ-32 מיליארד ש"ח9 ,.
לפיכך למערכת רכש ממשלתית יעילה ולתפיסת ניהול משק רוחבית, סדורה ואחידה יש תפקיד אסטרטגי במניעת ניהול רכש כושל ובזבוז כספי ציבור.
בדצמבר 2011 , מתוך כוונה להביא לשיפור בעבודת הממשלה, הוקם "הצוות לשיפור עבודת המטה ויכולות הביצוע של משרדי הממשלה" (להלן - ועדת המשילות), בראשותו של מנכ"ל משרד ראש הממשלה דאז מר הראל לוקר10 .
לצורך גיבוש המלצותיה חולקה עבודת הוועדה לפי נושאי ליבה מרכזיים המשפיעים על עבודת הממשלה, וביניהם תחום הרכש וההתקשרויות.
הוועדה הגישה את המלצותיה לממשלה במרץ 2013 , והיא אימצה אותם ביוני201311 .
,ועדת המשילות מיפתה את החסמים המרכזיים בתהליכי הרכש בממשלה וביניהם חוסר בתורה מרכזית של ניהול תהליך הרכש וחלוקת העבודה, חוסר בפורמטים משותפים לכתיבת מכרזים ואי -שיתוף ידע בין -משרדי.
אחת מהמלצותיה הייתה מיסוד גוף מרכזי בחשכ"ל בעל התפקידים האלה: ליווי משרדי ה ממשלה בתהליכי הרכש, בדגש על ייזום תהליכי בחינת המבנה .
לא כולל מערכת הביטחון 10 ועדת המשילות הוקמה בהמשך להמלצות הוועדה לשינ וי כלכלי -חברתי (ועדת טרכטנברג) בנושא משילות ועל בסיס החלטת הממשלה מס' 4028 מדצמבר2011 .
ועדת המשילות הורכבה מנציגי כלל גופי המטה המרכזיים בממשלה (משרד המשפטים, נש"ם, אגף התקציבים במשרד האוצר, החשכ"ל, המועצה הלאומית לכלכלה, מזכירות הממשלה), מנכ"לים של משרדי ממשלה מרכזיים וכן נציגי ציבור.
11 'החלטת ממשלה מס482.
הארגוני המשרדי; פיתוח תורת ניהול תהליכי רכש, שתכלול פיתוח מערכי הכשרה והתוויית מדיניות בנושא חובת הכשרה לגורמים השונים במשרדים; קידום יעילות הליכי הרכש; איסוף מידע בין -משרדי והנגשתו למשרדים; וכן הובלה של פורומים בין-משרדיים של אנשי מקצוע משרדיים, בדגש על מנהלי יחידות הרכש המשרדיות, על מנת לפתח כלים משותפים והכשרות בתחום הרכש.
באתר האינטרנט של מינהל הרכש מצוין כי הוא "מתמחה בביצוע רכש מרכזי, בגיבוש מדיניות לביצוע רכש במגזר הממשלתי ובסיוע לגופים ממשלתיים בביצוע ויישום מדיניות הרכש במשרדם", וכי "תפקידו הוא לבצע ולהתוות את מדיניות הרכש והלוגיסטיקה הממשלתית ".
סגן בכיר לחשכ"ל וראש חטיבת נכסים באגף החשכ"ל, מר גבי שוחט (להלן - ראש חטיבת נכסים), מסר למשרד מבקר המדינה בדצמבר 2017 כי לדעתו, מינהל הרכש צריך לתפקד כסמכות המקצועית העליונה שמנחה את מדיניות הרכש במשרדי הממשלה.
בשנת 2011 ערכה חברה חיצונית סקר סיכונים במינהל הרכש12 (להלן- סקר הסיכונים).
אחת ההמלצות בסקר הייתה להגדיר את תפקיד מינהל הרכש.
בדוח נכתב כי "יש להגדיר מהו תפקיד מינהל הרכש הממשלתי בנוגע לניהול המשק הממשלתי.
מומלץ לבנות מסמך מדיניות לתפיסת המשק הממשלתי אשר תכיל: תפקידי וסמכויות מינהל הרכש הממשלתי בנוגע למשק הממשלתי; ממשקים (מקצועיים ומנהלתיים) וכפיפות אל מול גופים שונים; כלי מעקב, פיקוח ובקרה אחר יישום הוראות התכ"ם ומדיניות תפיסת המשק הממשלתי; מערכות תומכות במדיניות ויישומה".
החזון ו תוכניות העבודה של משרד ממשלתי ויחידותיו משמשים כלי מרכזי למימוש יעדי ם ומטרות ארוכי טווח .
תוכניות העבודה השנתיות והרב -שנתיות אמורות להציג את יעדי פעילותו לתקופה המוגדרת, את פעילותו המתוכננת ואת השינויים והתוצאות המצופים בעקבותיה.
בעבודה של יועץ חיצוני עבור מינהל הרכש באוקטובר 2014 (להלן- מסמך היועץ החיצוני) נמצא, בין היתר, כי "לא קיימת ולא הייתה קיימת בעת הקמת מינהל הרכש תפיסה כוללנית של מדיניות 'מנהל המשק הממשלתי' שבה הרכש הממשלתי הוא הזרוע הביצועית של המדיניו ת הכוללת".
על פי מסמך היועץ החיצוני, מנהל המשק הממשלתי אמור, בין היתר, לראות את כל הפעילות המשקית הממשלתית, לתכנן ולבצע פעילויות בראייה רב -שנתית ובראייה שנתית שוטפת, להנחות את משרדי הממשלה איך לבצע את הצריכה על ידי הוראות, נהלים, הדרכות והכשרות, לפקח עליהם בניהול הצריכה (רכש, תחזוקה, מלאים, בלאים, ויסות) ולשמש הגורם המקצועי ביישום חוק חובת המכרזים.
12 במהלך החודשים אוגוסט -דצמבר 2011 ביצעה חברת אנטרופי יועצים בע"מ סקר סיכונים תפעוליים בחטיבת הנכסים בחשכ"ל .
אותו בהתוויה וביישום .
בתחום ניהול המשק פרסם מינהל הרכש הוראות תכ"ם העוסקות בניהול מלאי ומצאי במשרדי ממשלה והקים מערכת לוויסות טובין13.
עם זאת, בביקורת פנימית שערכה יחידת הביקורת באגף ה חשכ"ל בספטמבר 2013 נמצא, כי 44% .
מהמשרדים אינם מודעים למערכת וכי רמת השימוש בה נמוכה מאוד מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי למרות החשיבות שבקביעת חזון ויעדים, מינהל הרכש לא גיבש חזון ויעדים רב-שנתיים שינחו אותו בהתוויה וביישום של מדיניות הרכש הממשלתית וביציר ת מערכת רכש יעילה שתמנע בזבוז כספי ציבור.
עוד עולה כי תוכניות העבודה של מינהל הרכש הממשלתי לשנים 2015 - 2017 אינן נגזרות מת וכנית אסטרטגית רב - שנתית.
משרד מבקר המדינה מעיר כי מן הראוי שמינהל הרכש , כגוף המנחה את מדיניות הרכש במשרדי הממשלה, יגבש חזון ותוכנית אסטרטגית ארוכת טווח, שמתוכה י יגזרו תוכניות העבודה השנתיות שלו בהתאם למדיניות הרכש הממשלתית , וזאת כחלק מתפיסה מערכתית בדבר ניהול משק המדינה בכללותו.
סגן בכיר לחשכ"ל וראש חטיבת נכסים, מר גבי שוחט, כתב למשרד מבקר המדינה באפריל 2018 (להלן- תשובת מינהל הרכש), כי תוכניות העבודה של מינהל הרכש מאושרות על ידי החשכ"ל בסופו של תהליך ודיונים פנימיים הנערכים בחטיבה.
עם כניסתו של מנהל חדש לתפקיד מנהל מינהל הרכש, בכוונת המינהל לבחון מחדש את התוכנית האסטרטגית ואת מבנה היחידה על תחומי פעולותיו וסמכויותיו, בהתאמה, ושינויים ותמורות שחלו בתחום זה בשנים האחרונות בסביבת העבודה על מעגליה השונים ובכלל זה להגדיר א ת החזון ככל שיידרש ובהתאם את היעדים והמטרות החדשות הנגזרים מכך.
המבנה הארגוני של מינהל הרכש .
בעשור האחרון חלו ברחבי העולם שינויים רבים בתחומי הרכש והלוגיסטיקה בארגונים בכלל ובשירות המדינה בפרט, ופונקציית הרכש הפכה לנכס אסטרטגי בשל השפעתה על הוצאות הארגון ועל יכולתו לנצל את משאביו.
לפיכך הקמת מסגרת רכש מקצועית ומרכזית בממשלה, העוסקת ומתמחה בתחום הרכש, והעסקת כוח אדם מקצועי שבקיא בתחום הרכש, הינן פעולות בסיסיות להשגת מטרות הממשלה ולייעול תהליכים.
ניהול תהליכי הרכש והלוגיסטיקה הפך עם השנים למקצוע בעל קריטריונים מוגדרים14 .
13 מערכת ממוחשבת על-גבי האינטרנט, המאפשרת ניהול יעיל ומהיר של הציוד העודף, תוך שליטה ובקרה מלא ות.
המערכת מסייעת למשרדים להציע את הציוד העודף למשרדי ממשלה אחרים, ובכך לחסוך לשני הצדדים את העלויות הכספיות הכרוכות ב תחזוקתו, בהובלתו או ברכישתו.
14 Benchmarking Public Procurement 2016: Assessing Public Procurement Systems in 77 Economies, Washington, DC: World Bank.
org/gov/public -procurement .
התפקידים במערך הלוגיסטי נדרשים להיות עובדים בעלי ידע מקצועי נרחב, שרכשו הסמכה שיטתית בתחומים אלו.
על יסוד ההבנה שהמערכת הלוגיסטית, הכוללת את תחומי הרכש והקניינות, היא בעלת חשיבות רבה לתפקודה התקין של הממשלה, ועל מנת לייעל את תהליכי הרכש, הקימו מדינות מובילות בעולם יחידות רכש נפרדות שמטפלות ברכש הממשלתי.
מדינות אחדות, כדוגמת ארצות הברית, דרום קוריאה ובריטניה, הקימו סוכנות ממשלתית עצמאית האחראית לרכש הממשלתי15 .
לפני הקמתו של מינהל הרכש הייתה באגף החשכ"ל יחידת פיקוח משקי, אשר מנתה שלוש משרות תקן וטיפלה בכ-20 .
מכרזים מרכזיים במשך שלוש שנים כאמור, המינהל הוקם בדצמבר 2004 בחטיבת הנכסים של האגף, ובשנת 2011 הקיף 11 משרות תקן ו -12 עובדים במיקור חוץ.
בשנה זו הוא טיפל בכ -150 .
התקשרויות עם השנים והרחבת היקף הפעילות של המינהל בפרט ושל החטיבה בכלל עלתה סוגיית כוח האדם לדיונים בחשכ"ל ובהנהלת משרד האוצר, ובהם הוצגו דרישות לתוספת כוח אד ם לחטיבה.
בסיכום דיון ממרץ 2011 , שנערך אצל החשכ"ל דאז מר שוקי אורן, נכתב כי "בהמשך לישיבות שהתקיימו אצל מנכ"ל המשרד בנושא, חטיבת הנכסים העבירה מסמך המפרט את כלל צורכי כוח האדם".
עוד נכתב בסיכום כי המצב הקיים אינו מאפשר פעילות תקינה וביצוע הנדרש (כמשתקף בדו חות ביקורת חמורים של מבקר המדינה, מבקר הפנים ויחידת הביקורת), שכן מצד אחד לא ניתן להעסיק עובדים במיקור חוץ כבעבר ומצד שני אין משרות תקן לעובדים.
במצב שנוצר, לא ניתן למלא את מקומם של נותני שירות שעזבו, ולכן פעולות חיוניות מבוצעות חלקית או אינן מבוצעות כלל.
ראש חטיבת נכסים מסר למשרד מבקר המדינה בדצמבר 2017 כי על מנת להתמודד עם היקפי הפעילות ההולכים ומתרחבים של החטיבה, בשנים 2011 ו-2012 הוא הגיש בקשה לתוספת משרות תקן וכן גיבש הצעה לשינוי המבנה הארגוני של החטיבה.
המבנה הארגוני החדש שהוצע כלל את העסקתה או הקמתה של חברה מנהלת חיצונית, שתהיה אחראית (בתחום הרכש) לתחומי הפיקוח, הבקרה, התקשורת והמחשוב.
במסמך ההצעה נכתב כי "בשנים האחרונות קוצצו תקנים בשיעורים גבוהים ללא כל יחס להיקף וגידול בפעילות החטיבה על יחידותיה (.
במינהל הרכש הממשלתי כ-40% ).
במצב המתואר, פעילויות רבות אינן מתבצעות, מתבצעות חלקית או מתבצעות ללא בקרה מספקת עד כדי חוסר יכולת התמודדות עם משימות ומטלות שבתחום אחריות החטיבה.
לאחר דיונים ממושכים בהנהלת משרד האוצר, ניתן מענה חלקי על ידי הקצאת תקנים לחטיבה על מנת להביא להסדרת העסקת כוח האדם ככל שניתן וצמצום מסגרות העסקה בהתאם.
כבר עתה יובהר כי אין בהסדרה החלקית שניתנה כדי להביא לפתרון מקיף ומלא של אופן ההעסקה המתבססת על מתן שירותי יעוץ ותמיכה שוטפים".
15 :בארה"בה- The General Services Administration (GSA) :; בבריטניה Crown Commercial Service :; בדרום קוריאה Public Procurement Service.
ב-2014 גיבש היועץ החיצוני עבור מינהל הרכש תוכנית אסטרטגית לשינוי המבנה הארגוני, והיא אומצה על ידי החשבת הכללית דאז הגב' מיכל עבאדי- בויאנג'ו (להלן - החשבת הכללית דאז).
במצגת שהציג היועץ בדיון ממרץ 2015 הוא תיאר את המבנה של מינהל הרכש באותה תקופה כמבנה מפוזר, ללא היררכיה מדורגת וחלוקה לתתי -קבוצות, ולכן המליץ על בניית מבנה היררכי מקצועי ועל העברת כל העובדים שאינם עובדי מדינה להעסקה באמצעות ענבל חברה לביטוח בע"מ (להלן - ענבל)16 .
על יסוד ההמלצות האמורות עבר מינהל הרכש בשנת 2015 ממבנה ארגוני שטוח, שבו כלל העובדים כפופים ישירות למנהל מינהל הרכש, למבנה היררכי.
שינוי זה היה כרוך בהקמתן של שלוש מחלקות - המחלקה הכלכלית, המחלקה לניהול התקשרויות והמחלקה לכתיבת מכרזים - האחראיות לשלבי המכרז כמפורט להלן: (א) המחלקה הכלכלית אחראית לכלל העבודה קודם פרסום המכרז ועד פרסומו ובחירת הזוכה, לביצוע ניתוחי שוק וקביעת המודל הכלכלי במכרז, לביצוע אנליזה ומחקר בין -לאומי ולייעוץ למשרדי ה ממשלה; (ב) המחלקה לכתיבת מכרזים אחראית בכל שלבי הטיפול במכרז לכתיבתו, לניהול היועצים החיצוניים ולניהול הצדדים המשפטיים והטכניים הקשורים במכרז; (ג) המחלקה לניהול התקשרויות אחראית לכלל העבודה לאחר בחירת הזוכה במכרז, ובכלל זה ניהול הקשר בין הספקים למשרדים, פיקוח ובקרה על יישום תנאי המכרז והפקת לקחים מהמכרז.
נמצא כי אף שנתח גדול מההתקשרויות של משרדי הממשלה נעשה שלא באמצעות מכרזים מרכזיים, אין במבנה הארגוני החדש של מינהל הרכש גורם האחראי לליווי ו להדרכה של משרדי הממשלה בתהליכי הרכש ופרסום המכרזים.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי "נושא ליווי והדרכה הינו חלק מתפקידי המחלקה הכלכלית.
תקן מנהל התחום שאמור להוביל את הנושא לא מאויש כבר 3 .
כלל פעילות ההדרכה מרוכזת ב .
כיום מונה מינהל הרכש 24 ,עובדים: מנהל מינהל הרכש 5 עובדים במחלקה הכלכלית, 5 עובדים במחלקה לניהול התקשרויות ו -13 עובדים במחלקה לכתיבת מכרזים, שמועסקים בענבל.
ממסמכים ומפגישות שקיימו נציגי משרד מבקר המדינה עם החשכ"ל, ראש חטיבת נכסים ומנהלת מינהל הרכש דאז עולה, כי אגף החשכ"ל נתקל בקשיים מול הנציבות בגיוס עובדים לאגף בכלל ולמינהל הרכש בפרט.
16 ענבל הינה חברה ממשלתית בבעלות מלאה של המדינה, המשמשת זרוע מקצועית ומובילה של ממשלת ישראל ושל גופים ציבוריים.
החברה מתמחה במתן שירותי ייעוץ וכיסוי ביטוחי ושירותי ניהול מגוונים, ומסייעת למשרד האוצר במימוש יעדיו.
מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי משך הזמן הנדרש על מנת לאייש משרות תקן במינהל הרכש הוא ארוך מאוד, עד כדי שנים אחדות לעיתים.
זאת בין היתר נוכח התמשכות ההליכים מול נציבות שירות המדינה בעניין זה.
למשל, התפקיד של מנהל תחום מתודולוגיה, הכשרה והדרכה במינהל הרכש אינו מאויש יותר משנתיים בשל קשיים שבהם נתקל המינהל בגיוס כוח אדם ובעבודה מול הנציבות.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי תהליך איוש תפקיד מנהל מינהל הרכש הוא באחריות נש"ם, וכי בהיוועצות פנימית שהתקיימה עם החשכ"ל התקבלה החלטה לפרסם מכרז על מנת לבחור מועמד ראוי בעל ידע נחוץ אשר התמחה בתחומי הרכש והלוגיסטיקה.
נש"ם מסרה למשרד מבקר המדינה במאי 2018 (להלן- תשובת נש"ם), כי הטענה לפיה היא מערימה קשיים בתהליכי איוש משרות במינהל הרכש אינה מקובלת, וככלל מאז הרפורמה בגיוסו ובמיונו של כוח האדם הביאה נש"ם לצמצום משמעותי בטווחי הזמן הנדרשים לאיוש משרות.
עם זאת, לעתים מתעכבים הליכי איוש המשרות מסיבות שאינן תלו יות בנש"ם.
כך, עיון בתהליכי איוש המשרה של מנהל תחום מתודולוגי ה הכשרה והדרכה מלמד, כי העיכוב באיוש המשרה לא נבע ממדיניות נש"ם אלא מהשתלשלות עניינים בלתי צפויה.
בסוף חודש מאי 2017 סיימה את תפקידה מנהלת מינהל הרכש ועד למועד סיום הביקורת - פברואר 2018 - טרם מונה לה מחליף קבוע.
משרד מבקר המדינה רואה בחומרה את השארתו של מינהל הרכש ללא מנהל במשך זמן כה רב.
יצוין כי גם במענה לשאלון משרד מבקר המדינה השיבו חלק ניכר מהמשרדים כי היעדרו של מנהל קבוע למינהל הרכש משפיע על עבודתם.
עוד עולה כי לרוב מתמנ ה לתפקיד מנהל מינהל הרכש חשב כחלק מסבב חשבים 17 ,למספר מצומצם של שנים, ובדרך כלל ללא ידע נחוץ וללא התמחות בתחומי הרכש והלוגיסטיקה.
נוסף על כך, קצב תחלופת מנהלי מינהל הרכש בעשור האחרון הינו גבוה, ו משנת 2005 עמדה תקופת האיוש הארוכה ביותר של תפקיד זה על ארבע שנים.
שאר המנהלים התמנו לתקופות של שלושה חודשים, עשרה חודשים, שנה וחצי, שנתיים וארבעה חודשים, ושלוש שנים ושלושה חודשים.
התחלופה הגבוה ה של מנהלי מינהל הרכש והעובדה שבדרך כלל אין הם מגיעים מתחום הרכש מקש ות על תפקוד רציף ויעיל, על למידת התפקיד ועל השלמת רפורמות במינהל הרכש ובמשרדי הממשלה, ופוגעות ביכולת לגבש חזון ולהתוות מדיניות בתחום הרכש הממשלתי.
על אגף החשכ"ל לבחון האם ראוי להשאיר את תפקיד מנהל מינהל הרכש במסגרת סבב החשבים, או שמא יש להעדיף למנות מנהל המתמחה בתחום הרכש.
נש"ם מסרה בתשובתה כי היא "ערה לבעייתיות הקיימת באיוש משרת מנהל מינהל הרכש על ידי חשב במסגרת סבב חשבים אותו מבצע החשכ"ל שמבחינתו אך טבעי הוא למנות לתפקיד חשב במסגרת רוטציה מקובלת.
נש"מ רואה עין בעין עם המבקר את הקושי הקיים באיוש משרה על ידי חשבים שאינם באים בהכרח מתחום הרכש והלוגיסטיקה.
נש"מ בוחנת בימים אלה את תפקוד הרכש והלוגיסטיקה במשרדים ובמסגרת זו גם סוגיה זו תיבחן לעומקה.
אשר לאיוש המשרה, נכון להיום נבחר עובד במכרז בין משרדי.
שיכנס לתפקידו ביום ה- 1.
כאמור, כחלק מהרפורמה במבנה מינהל הרכש הועברו מספר עובדים לחברת ענבל והוקמה שם יחידת רכש.
כפיפותה המקצועית של היחידה בענבל היא למנהל מינהל הרכש וכפיפותה המינהלית היא למנכ"ל ענבל.
ביחידה מועסקי ם 13 עובדים, והיא נעזרת ביועצים חיצוניים מתוקף מכרז פומבי המתפרסם מעת לעת על ידי ענבל לגיוס יועצים למינהל הרכש.
אחת מהסיבות להקמת הי חידה בענבל הייתה הבעייתיות שבהעסקת יועצים חיצוניים קבועים בתחומים מסוימים למשך זמן רב, בלי שחלות עליהן ההגבלות החלות על עובדי מדינה או על עובדי חברות ממשלתיות.
השינוי הארגוני הביא לכך שהיועצים הקבועים הפכו להיות עובדי חברה ממשלתית, וממילא חלות עליהן החובות שחלות על עובדי חברה ממשלתית.
17 רוטציה שעושה החשכ"ל בין החשבים במשרדי הממשלה על מנת שחשב לא יכהן במשרד ממשלתי מסוים מעבר לתקופה מוגדרת.
מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי בטרם הועברו חלק מעובדי מינהל הרכש לחברת ענבל לא שקל אגף החשכ"ל פתרונות נוספים למבנה מינהל הרכש, כגון הפיכת ו ליחידת סמך או לחברה ממשלתית שמתמחה ברכש , כפי שנעשה במדינות מובילות בעולם וכפי שהמליצה ועדת המשילות .
השינוי הארגוני במינהל הרכש למעשה פתח יחידה שלמה של המינהל בחברת ענבל, שעובדיה מנותקים פיזית ומקצועית ממינהל הרכש.
הדבר מתבטא, בין היתר, בשייכות ארגונית שונה ובמתכונת העסקה שונה.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי "במסגרת בדיקה מחודשת.
ועם איוש יבחנו החלופות השונות כמובן לאור ]של מנהל מינהל הרכש [ התפקיד האילוצים והתנאים שיאפשרו תפקוד הולם בעיקר בכל הנוגע לאיוש תפקידים מקצועיים וזמינות השירותים המשפטיים".
נש"ם מסרה בתשובתה כי יחידת סמך היא יחידה בעלת אוטונומיה מסוימת ושהוענקו לה סמכויות מינהליות מהסמכויות של המשרד, ובכלל זה ניהול משאבי אנוש וניהול תקציב עצמאי והסמכות לעמוד בקשר ישיר עם נש"ם.
לנציב שירות המדינה הסמכות והאחריות להפוך גוף ממשלתי ליחידת סמך על בסיס בקשת מנהל כללי בכתב.
נש"ם הוסיפה כי "מינהל הרכש אינו עונה על אף אחד מהשיקולים המצדיקים יחידת סמך עצמאית.
יתרה מזאת מתן מעמד של יחידת סמך מצריך תשומות ותגבור של משרות המטה התומכות (כגון משאבי אנוש, ייעוץ משפטי ועוד), ויש בכך כדי להסיט את משאבי מינהל הרכש מתחומי פעילותו המרכזיים.
בנסיבות אלו נש"מ אינה מוצאת מקום לאפשרות המוצעת בטיוטת הדוח להפיכת מינהל הרכש ליחידת סמך".
לאור המלצות הוועדות השונות, סקר הסיכונים והניסיון בעולם, על אגף החשכ"ל ונש"ם לבחון יחד את הפתרון המיטבי למבנה מינהל הרכש שיאפשר ניהול רכש ממשלתי יעיל וחסכוני.
ליווי משרדי הממשלה בתהליכי הרכש .
אחד מתפקידיו של מינהל הרכש הינו ליווי משרדי הממשלה בתהליכי הרכש, בין היתר, באמצעות הדרכות וייעוץ בנושאים שונים, כגון חוק חובת המכרזים, כתיבת מכרזים ועוד.
באתר האינטרנט של מינהל הרכש נכתב כי המינהל "מקדיש מאמץ רב ע ל מנת להנחיל ולהנגיש לעובדי הרכש במשרדי הממשלה את הידע המקצועי המתקדם ביותר בתחום.
לשם כך נבנה מערך הכשרה מגוון ומתקדם להדרכת עובדי המדינה בתחום הרכש.
מערך ההכשרה מלווה את משרד האוצר |113 .
אנשי הרכש בשלבים השונים של קידומם המקצועי תוך התאמת התכנים לתפקידים השונים".
,כאמורבמהלך הביקורת שלח משרד מבקר המדינה ל -50 מנהלי יחידות רכש ולוגיסטיקה במשרדים הממשלתיים וביחידות הסמך שאלונים על מנת לבדוק את שיתוף הפעולה עם מינהל הרכש ואת שביעות רצון היחידות מהעבודה מולו.
לצורך שליחת השאלון למשרדים ביקש משרד מבקר המדינה ממינהל הרכש את הרשימה המעודכנת ואת פרטי ההתקשרות של מנהלי יחידות הרכש במשרדי הממשלה.
נמצא כי רשימת השמות של מנהלי הרכש שמסר מינהל הרכש אינה מעודכנת, ולא כללה שמות ופרטי התקשרות עדכניים עם מנהלי הרכש.
משרד מבקר המדינה מעיר כי אחד מתפקידיו הבסיסיים של מינהל הרכש הוא יצירת ממשק עם מנהלי הרכש במשרדים הממשלתיים וביחידות הסמך כדי להדריכם, לבחון את צורכיהם ולאסוף נתונים על אודות הרכש הממשלתי.
היעדר נתונים עדכניים מונע ממינהל הרכש למלא את תפקידו זה.
על מינהל הרכש לעדכן באופן מיידי את רשימת פרטי מנהלי יחידות הרכש שברשותו, מאחר שהיא מהווה את התשתית לפעילותו מול משרדי הממשלה ויחידות הסמך, ולדאוג לעדכנה באופן סדיר ושוטף.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי עם הקמת מחלקת ניהול התקשרויות בחודש מרץ 2017 ,, הוגדר תפקיד אחראי קשרי לקוחות.
כמו כןטיוטת נוהל קשרי לקוחות נמצאת בשלבי כתיבה ותכלול בין היתר תחזוקה שוטפת של נציגי משרדים.
כמו כן, אויש לאחרונה תקן אחראית קשרי לקוחות שבין תפקידיה, בניית נהלים וממשקים לניהול ותיקוף רשימות אנשי הקשר באגפי הרכש שבמשרדים.
מניתוח המענה לשאלון משרד מבקר המדינה ע ולה כי משרדי הממשלה אינם נוהגים להתייעץ עם מינהל הרכש בעניין כתיבת מכרזים ותקנות חובת המכרזים, אלא רק לעיתים נדירות, אם בכלל.
מתוך 27 המשרדים שהשיבו על שאלה זו, 9 ,משרדים ענו כי הם נוהגים להתייעץ עם המינהל מידי פעם 8 ,השיבו כי אף פעם9 השיבו שלעיתים נדירות ורק משרד אחד השיב כי הוא נוהג להתייעץ לעיתים קרובות עם מינהל הרכש.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי אין חובה להתייעץ עימו, אך יחד עם זאת, בשנה האחרונה בוצע מהלך שנועד לחלוק את הידע שנצבר במחלקה הכלכלית בנושא מכרזים עם משרדי הממשלה.
במסגרת זו, המינהל קיים פגישות התייעצות עם נציגי משרדים לפני שפורסמו מכרזים ומצא כי הייתה שביעות רצון רבה בקרב המשרדים מקיום הפגישות.
אולם, לאור מחסור במשאבי בכוח אדם לא הרחיב המינהל את המהלך.
אחת מהמלצות ועדת המשילות הייתה למסד גוף מרכזי באגף החשכ"ל שאחד מתפקידיו יהיה לפתח תורת ניהול תהליכי רכש, שתכלול פיתוח מערכי הכשרה ותתווה מדיניות בנושא חובת הכשרה לגורמים השונים במשרדים.
במסגרת עבודתה מינתה הוועדה צוות מקצועי המורכב מנציגי משרדי הממשלה ואגף החשכ"ל, שעסק בנושא "התקשרויות המשרד הממשלתי", במטרה לשפר ולייעל הליכים אלו.
הצוות מיפה את הפערים העיקריים בין תהליכי העבודה בתחום הרכש לבין אלו הרצויים לצורך ייעול התהליך והגיש עקרונות מנחים לגיבוש שיטת הדרכה והכשרה.
גם חוזר נש"ם משנת 200918 לעניין "תפקוד הרכש והלוגיסטיקה במשרדי הממשלה וביחידות הסמך" קבע כי נדרשת הגדרה מחדש של מערך ההכשרה בתחום הרכש, הנכסים והלוגיסטיקה, וכי האגף הבכיר להדרכה השכלה ורווחה והאגף הבכיר למשרדי הממשלה וליחידות הסמך בנציבות שירות המדינה, בשיתוף חטיבת הרכש הנכסים והלוגיסטיקה בחשב הכללי, יפעלו להגדרת תוכניות הקורסים ויפרסמו הנחיות מפורטות.
מינהל הרכש מעביר הדרכות וקורסים למשרדי הממשלה באמצעות חברה חיצונית, וביניהם הדרכות בנושא ועדות מכרזים.
על פי הוראות תקנה 42 ב לתקנות חובת המכרזים, נקבעה חובת הכשרה בדיני מכרזים לחברי ועדת המכרזים ּוועדות הפטור המשרדיות בתוך שנה מיום מינוים 19 .
שאלון משרד מבקר המדינה כלל את השאלה, באיזו מידה ההדרכות שמעביר מינהל הרכש עונות על צורכי המשרד.
מתוך 28 המשרדים שענו על השאלה, 7 ,השיבו כי הן עונות על צורכיהם במידה גבוהה וגבוהה מאוד 6 ,"השיבו "במידה בינונית9 השיבו "במידה נמוכה" ו-6 משרדים השיבו כי ההדרכות כלל אינן עונות על צורכיהם.
נמצא כי פרט לקורסים בעניין ועדות מכרזים, מינהל הרכש כמעט שאינו מקיים הדרכות למשרדי הממשלה בתחומי הרכש השונים.
זאת ועוד, המינהל אינו מכשיר ואינו מסמיך אנשי רכש במשרדי הממשלה בתפקידים שונים - מקניינים ועד מנהלי רכש.
אף אין הוראות תכ"ם או כללים המסדירים את הסמכת האנשים העוסקים בתחום הרכש במשרדי הממשלה.
מינהל הרכש מסר בתשובתו כי על רקע המלצות ועדת המשילות, בד בבד עם חובת ההכשרה של חברי ועדות המכרזים והפטור המשרדיות, הוקם מערך הכשרות והדרכות עבור משרדי הממשלה ויחידות הסמך באמצעות מינהלת הדרכה.
המערך כולל הכשרות בתחומי עיסוק החטיבה, בעולמות תוכן ליבתיים, כגון דיני מכרזים, רכש ותשלומים ובנייה ירוקה.
ההכשרות כוללות הדרכה, ימי עיון ופורומים מקצועיים.
בשנת 2018 , נוסף על פעילויות .
18 חוזר 6/2009 מיום 17.