HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
שימורו של חומר ארכיוני כזה נחוץ כדי שלמדינה תהיה יכולת לשמור על זכויות אזרחיה ולהעניק להם שירותים שהיא מחויבת להם; שימור המידע נועד גם להקל על האזרחים להגן על זכויותיהם ועל נכסיהם.
מטבע הדברים יש הבדלים בין רשומות פיזיות, ובהן רשומות נייר, לבין רשומות אלקטרוניות.
לפיכך, צורת הניהול של רשומות פיזיות שונה מזו של רשומות אלקטרוניות.
לדוגמה, תיוק מסמך נייר לפי נושא בתיק פיזי משקף את הקשר של הרשומה לשאר הרשומות שבתיק וגם את ההקשר שבו נוצרה מבחינת הנושא והתוכן.
כדי שרשומה אלקטרונית תקושר לרשומות אלקטרוניות אחרות ותספק את ההקשר שבו נוצרה, נדרשת הקמתם של מנגנונים מקבילים - טכנולוגיים ונוהליים.
אם התיקים שמורים בצורה מסודרת, הגישה לרשומות פיזיות היא נוחה.
לעומת זאת, אחזור של רשומות אלקטרוניות ושימורן לאורך זמן מושפעים מהשינויים הטכנולוגיים התדירים בחמרה ובתכנות.
מבחינים בשני סוגי ש ימוש ברשומות אלקטרוניות: שימוש ראשוני - של יוצר המסמך ושל הארגון שבו הוא נוצר לצורכי עבודתם השוטפת.
שימוש שניוני - שימוש למטרות בקרה, מחקר או עיון של גורמים חיצוניים לארגון, בהם מבקרים, ועדות חקירה, חברי כנסת, היסטוריונים, חוקרים ומתעניינים אחרים.
היכולת להעריך ולבחון מהלכים, רפורמות ותכניות שהממשלה החליטה עליהן או עשתה תלויה באפשרות הגישה לרשומות של גורמים שיכולים להשתמש בהן שימוש שניוני.
ניהול מקצועי של רשומות אלקטרוניות במשרדי הממשלה וביחידותיה לפי כללי המינהל התקין מחייב תשתית מתאימה מהבחינה הנורמטיבית, הטכנולוגית והמקצועית.
תשתית זו צריכה לכלול הגדרה של כללים מינהליים למשרדי הממשלה לעניין ניהול רשומות אלקטרוניות; מערכות ממחושבות לניהול המידע, לניהול מסמכים ולניהול רשומות אלקטרוניות שיטמיעו את הכללים בתהליכי העבודה הממוחשבים; כוח אדם מיומן ומקצועי שיוכל להתמודד עם האחריות לניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן ולפקח על יישום הדרישות המינהליות והמקצועיות.
בחודשים ספטמבר 2009 - אוגוסט 2010 בדק משרד מבקר המדינה את פעולות המערכת הממשלתית לניהול רשומות אלקטרוניות ולשימורן.
בשלושת גופי המטה הרלוונטיים לנושא זה - משרד ראש הממשלה3 , נציבות שירות המדינה (להלן - הנציבות) וגנזך המדינה (להלן - הגנזך).
נבדק אם גופים אלה פעלו להכין למשרדי הממשלה הנחיות מקיפות לניהול רשומות אלקטרוניות בסביבת עבודה בת זמננו.
בחמישה משרדי ממשלה: משרד האוצר, משרד החוץ, מ שרד התחבורה, משרד הפנים והמשרד לתשתיות לאומיות (להלן - המשרדים שנבדקו פרטנית).
כמו כן נאספו נתונים על משרדי ממשלה נוספים בעזרת יחידת הפיקוח וההדרכה של הגנזך ובאמצעות חומר מהאגף לביקורת המדינה במשרד ראש הממשלה4 .
; הנתונים עובדו במשרד מבקר המדינה .
3 גנזך המדינה ונציבות שירות המדינה הן יחידות הכפופות מינהלית למשרד ראש הממשלה.
4 האגף לביקורת המדינה במשרד ראש הממשלה שלח בשלהי 2009 שאלונים על אבטחת מידע למשרדי ממשלה ובין השאר נשאל בהם אם קיימים אצלם נהלים לניהול רשומות אלקטרוניות.
משרד ראש הממשלה 543 .
העדר בסיס נורמטיבי לניהול רשומות אלקטרוניות במשרדי ממשלה .
לממשלה גופי מטה שתפקידם להוביל את עבודת משרדי הממשלה ולהנחותה ובמרכזם - משרד ראש הממשלה, המוביל רפורמות בשירות הציבורי ומקדם פרויקטים בעלי חשיבות לאומית.
הגופים המנחים את משרדי הממשלה בניהול רשומות הם הגנזך, המופקד על שמירת חומר ארכיוני, והנציבות המופקדת על קביעת הנחיות להתנהלות תקינה של משרדי הממשלה.
על הרשות המבצעת במדינת ישראל חלים כללי המשפט המינהלי ועקרונות המינהל התקין: עליה לפעול לפי הוראות הדין, המסמכים שברשותה צריכים להוות ביטוי נאמן למעשיה, פעולותיה צריכות להיות יעילות, אפקטיביות וחסכוניות, ועל החלטותיה להתקבל לאחר שנשקלו מכלול השיקולים הרלוונטיים.
על משרדי הממשלה לתעד את פעולותיהם, לארגן את המידע באופן מסודר ועקבי, להגן עליו מפני שיבוש, לאבטח מידע סודי מפני חשיפה למי שאינו מוסמך לכך ולשמר אותו; פעולות אלה מאפשרות לאחזר את המידע ולחזק את מעמדו המשפטי של מסמך ממשלתי כקביל.
נוסף על כך, נדרש ניהול תקין של רשומות כדי לקיים חוקים נוספים: א.
חוק חופש המידע, התשנ"ח- 1998 , מקנהלכל אזרח ישראלי או תושב את הזכות לקבל מידע מרשות ציבורית לפי הכללים שנקבעו בחוק.
כדי שיהיה אפשר לאתר את המידע ולהעבירו לעיון המבקשים, על הרשויות לארגן ולשמור את המידע באופן שיאפשר את איתורו.
מחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א - 1981 , שלפיו פגיעה בפרטיותו של אדם כוללת "פרסומו של ענין הנוגע לצנעת חייו האישיים ", נובעת גם חובתם של משרדי הממשלה לשמור על מידע פרטי המופיע ברשומות מחשיפה למי שאינו מורשה לעיין בו.
החובה לשמור על מידע ורשומות מחשיפה מוטלת גם מטעמים של ביטחון המדינה, וגם לתכלית זו נדרשות פעולות מתאימות.
חוק הארכיונים ותקנותיו מעניקים לגנז המדינה ובאמצעותו לעובדי הגנזך את הסמכות להדריך ולהנ חות את הגופים הממשלתיים בכל הנוגע לניהול הרשומות במוסדות המדינה ולניהול ארכיונים ואף ל סייע להם בכך ולפקח עליהם.
תפקידי הגנזך הם להדריך את משרדי הממשלה ולפקח עליהם בכל הנוגע לניהול רשומות, שימורן, ביעור רשומות שתקופת השמירה שנקבעה להן חלפה, והכנת רשומות המיועדות לשמירה לצמיתות להפקדה בארכיון הגנזך; קבלה של חומר בעל ערך ארכיוני ממשרדי הממשלה ויחידותיה, טיפול בו כדי שיישמר לצמיתות והעמדתו לעיון חוקרים והקהל הרחב , בכפוף לסייגים של סודיות.
תקנות הארכיונים והנחיות הגנזך קובעות את פרקי הזמן שנדרש לשמר סוגי רשומות שונים וכן כללים להפקדתן בגנזך ולביעורן.
בחקיקה אין התייחסות מיוחדת לרשומות אלקטרוניות לרבות דואר אלקטרוני, ונדרשים כללים מינהליים שינחו את עובדי הממשלה לעבודה עם רשומות מסוג זה.
כללים אלה צריכים להבטיח שיהיה אפשר לאתר רשומות אלקטרוניות הנוצרות במהלך פעילו תו של משרד ממשלתי על פי הנושאים שבהם עוסקת כל רשומה, במהימנות ובשלמות, באופן שישקף את הפעולות שננקטו ואת ההחלטות שהתקבלו; תכלית נוספת היא גישה נוחה למידע לשם עיון בו ולשם אחזורו המלא בזמן סביר.
ניהול ושימור לקויים של מידע ממשלתי עלולים לגרום למצב שמשרד ממשלתי לא יוכל בשעת הצורך לאתר את מסמכיו ולאחזרם; לדוגמה, בשנים 2004 -2005 544 דוח שנתי61ב .
הקצה משרד הפנים מענקי הבראה לרשויות מקומיות בסך של כ -1.
משרד הפנים לא הצליח להמציא למבקר המדינה משרד ראש הממשלה 545 .
מסמכים המתעדים את אמות המידה שלפיהן הוקצו המענקים או את ההחלטות שהתקבלו בהקשר זה והנימוקים להן5.
בתשובתו מפברואר 2009 למשרד מבקר המדינה הודיע משרד הפנים כי "לאור חלוף הזמן, חילופי שרים, מנכ"לים וכן גורמי המקצוע שטיפלו בנושא.
והעברתו ככל הנראה של החומר הנוגע בדבר לגנזך המדינה, אין בידי המשרד להמציא תיעוד בכתב על אופן הקצאתם של מענקי ההבראה".
משרד מבקר המדינה העיר כי משרד ממשלתי לא יוכל להסתתר "מאחורי 'חזקת כשרות פעולות המינהל' לאחר שאין .
להקצאה של מיליארדי ]הנוגע[ .
בידו להמציא לגורמי בקרה וביקורת חומר בסיסי ש"ח".
בעבר כבר התריע משרד מבקר המדינה שהממשלה אינה פועלת לנהל את הרשומות האלקטרוניות שלה ולשמר אותן6 .
בביקורת שממצאיה מוצגים בדוח זה בדק משרד מבקר המדינה מה עשו גופי המטה בממשלה כדי לנסח כללים מינהליים לעובדים בכל הנוגע לניהול רשומות אלקטרוניות ולתיקון ליקויים בתחום זה שהובאו לידיעתם בשנים קודמות.
בעקבות דוח מבקר המדינה משנת 1998 החליטה במרס אותה שנה ועדת שרים לענייני ביקורת המדינה7 כי "בכל משרד ממשלתי תוכן תכנית פעולה לטיפול ברשומות המשרדיות, על-פי הנחיות גנז המדינה, שתכלול הוראות בדבר.
ניהול הרשומות האלקטרוניות של המשרד וזיקתן לרשומות הנייר".
" הסמנכ"לים למינהל במשרדי הממשלה אחראים לביצוע התכניות שתוגשנה לגנז המדינה בתוך שלושה חודשים.
גנז המדינה ידווח בתוך שישה חודשים לאגף לביקורת המדינה על ביצוע ההחלטה".
ההחלטה קיבלה באפריל 1998 .
תוקף של החלטת ממשלה מממצאי הביקורת הנוכחית עולה, שמאז 1998 ועד אוגוסט 2010 , מועד סיום הביקורת, לא יושמה החלטת הממשלה.
רוב משרדי ממשלה לא הכינו תכניות פעולה לטיפול ברשומות אלקטרוניות ואין להם נהלים מחייבים לעובדיהם בנדון.
בעקבות ממצאי דוח מבקר המדינה מ- 2004 קיבלה במרס אותה שנה ועדת השרים לעני יני ביקורת המדינה החלטה 8 להקים צוות ובו מנהל האגף לביקורת המדינה במשרד ראש הממשלה, גנז המדינה ונציג החשב הכללי במשרד האוצר; על הצוות הוטל לגבש הנחיות מחייבות ברמה הטכנולוגית והארגונית כדי לאפשר את שימורן של רשומות אלקטרוניות הנוצרות על ידי רשויות המדינה ול הבטיח גישה אליהן לאורך זמן.
עוד הוטל על הצוות לבחון את היקף הרשומות .
5 ,מבקר המדינהדוחות על הביקורת בשלטון המקומי לשנת 2008 ( 2009 '), עמ37 ו-38 .
6 מבקר המדינה, דוח שנתי 48 ( 1998 ), "שימור מסמכים מלשכות של שרים ושל עובדי מדינה בכירים", עמ' 85 ; דוח שנתי54 ב( 2004 '), "ניהול רשומות אלקטרוניות", עמ 87; ודוח שנתי 57 ב( 2007 '), "ממצאי מעקב, שימור רשומות אלקטרוניות", עמ217.
7 /ועדת השרים לענייני ביקורת המדינה, החלטה מספר בק83 מ- 17.
האלקטרוניות שהצטברו במשרדי הממשלה השונים במרוצת השנים, והן נמצאות בסכנת הכחדה בגלל חוסר טיפול נאות, ולגבש תכנית לפעולה מקיפה להצלתן.
משרד ראש הממשלה 547 .
נמצא שגם החלטה זו של ועדת השרים לא נשאה פרי - במועד סיום הביקורת, אוגוסט 2010 ,, לא גובשו הנחיות מחייבות למשרדי הממשלה כאמור לעיל.
תפקידה של נציבות שירות המדינה .
תקנון שירות המדינה (להלן - התקשי"ר ) הוא קובץ של הוראות וכללים לשירות המדינה שמפרסמת הנציבות.
התקשי"ר קובע הוראות בדבר מעמדו של מסמך ממשלתי ובדבר ה צורך בארגונם ובשימורם של מסמכים.
במסמך שפרסם נציב שירות המדינה בשנת 2008 ניתן ביטוי לכללים שקבע בתקשי"ר בנוגע לניהול רשומות.
מהכללים עולה, בין השאר, כי כל מסמך הנוצר במהלך עבודתו של עובד המדינה, או מתקבל אצלו עקב עבודתו, שייך למדינה ועליו להיות מוחזק במשרד; מסמכים וחומר ארכיוני אחר (כגון תצלומים, הקלטות, סרטונים, קובצי מחשב) שהוחזקו בלשכתו או במשרדו של עובד המדינה אשר חדל לכהן בתפקידו, והם קשורים במישרין או בעקיפין לפעולותיו או לתפקידיו כעובד המדינה, הם רכוש המדינה.
יש להחזיר למשרד כל חומר ומסמכים המצויים ב ביתו של העובד או במקום אחר.
הכללים בתקשי"ר המתייחסים לניהול רשומות נכתבו בעבר, כשהרשומות היו פיזיות, והם אינם עוסקים בהיבטים הייחודיים של הרשומות האלקטרוניות.
אמנם, גנז המדינה אחראי להנחות את משרדי הממשלה בנושאים כגון סוגי המסמכים שיש לשמור ופרק הזמן שיש לשמור אותם, אך הנציבות מוסמכת לקבוע למשרדי הממשלה כללים לניהול תקין של עבודתם.
לכן היה על הנציבות לקבוע הוראות בנושא ניהול רשומות אלקטרוניות, אפילו כלליות או זמניות, ולא לאפשר עבודה בלא כללים.
נמצא, כי למרות השינויים הטכנולוגיים המפליגים שחלו משנות השמונים של המאה העשרים בסביבת העבודה הממשלתית, לא עדכנה הנציבות את הוראותיה למשרדי הממשלה ולא קבעה כללים לניהול רשומות אלקטרוניות ואף לא אימצה כללים המתאימים לפעילות משרדי הממשלה שקבעו בעניין זה גורמים אחרים.
לדעת משרד מבקר המדינה, היה על הנציבות לקבוע כללים לגבי רשומות אלקטרוניות לרבות לגבי ההתכתבות בדואר האלקטרוני, שימור התכתובת ותיוקה (בעניין השימוש בדואר אלקטרוני ראו להלן).
אחריותו של גנז המדינה .
ביקורת שעשה משרד מבקר המדינה בשנת 2007 העלתה שגנז המדינה (להלן- הגנז), בתוקף סמכותו לפי החוק, לא עדכן את ההנחיות העוסקות בניהול רשומות בעקבות ההתפתחויות הטכנולוגיות ולא פרסם הנחיות מחייבות בנוגע לניהול 548 דוח שנתי61ב .
משרד מבקר המדינה העיר בדוח מ - 2007 שהיה ראוי שהגנז ייערך לכתיבת הנחיות בנושא ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן עבור הגופים שלפי חוק הארכיונים ותקנותיו הוא אמור להנחותם.
ליקויים בענין הועלו משרד ראש הממשלה 549 .
כבר בדוח ביקורת משנת 20049 , שבו נאמר כי "בהיעדר הנחיות, מרבית משרדי הממשלה לא העבירו לגנזך כלל חומר ארכיוני ממוחשב אלא השאירו אותו אצלם".
עוד העלתה הביקורת דאז כי "השמירה במשרדים איננה לדורות משום שלמשרדים רבים אין יכולת לאתר ולשלוף מסמך לאחר פרק זמן מסוים; גם במשרדים שבהם נשמר המצע המגנטי המכיל את הרשומות, לא יהיה ניתן לעיין בהן אם לא נשמרו החומרה והתוכנה שאפשרו את הגישה אליהן.
בפועל, משרדים רבים משמידים חומר כאשר אינו נחוץ עוד לצורכיהם השוטפים".
הביקורת הנוכחית העלתה, כי עד שנת 2007 לא היה לגנזך מנהל מערכות מידע.
לכן חסר הגנזך את היכולת המקצועית להיערך להדרכת משרדי הממשלה בכל הנוגע לניהול הרשומות האלקטרוניות וכן את היכולת המקצועית להיערך להכנת תשתית טכנולוגית בגנזך לקליטת רשומות אלקטרוניות מהמשרדים.
בעקבות הממצאים שהועלו בדוחות הביקורת הקודמים של מבקר המדינה, אישר משרד ראש הממשלה לגנזך בשנת 2007 העסקת מנהלת מערכות מידע (להלן- מנמ"רית), ובשנת 2008 אישר העסקת עובדת מלשכתו המשפטית למתן ייעוץ משפטי לגנזך.
באמצעות המנמ"רית שמונתה בשנת 2007 החל הגנזך להיערך להתמודדותעם תפקידיו בעידן האלקטרוני: בשנת 2009 נרכשו שירותיו של יועץ (להלן- חברת הייעוץ) שאמור לספק לגנזך תשתית ידע בניהול הרשומות האלקטרוניות ולסייע לו בעיצוב תכנית אסטרטגית כדי להנחות את משרדי הממשלה, להדריכם ולהתוות להם את העקרונות לניהול של חומר דיגיטלי ארכיוני ושימורו (פרויקט "מגדלור").
בד בבד להכנת התכנית האסטרטגית הכריז הגנז ב- 2009 ,"על פרויקט "אבן פינה שמטרת ו יצירת כלים והנחיות עבור משרדי הממשלה ומוסדות המדינה ליצירה, לשמירה ולניהול שוטף של מסמכים אלקטרוניים ; הפרויקט התקדם, על פי גנז המדינה, רק לאחר שבשנת 2009 הוקצה לגנזך עובד מקצועי בעל הכשרה של מנתח מערכות מידע לטיפול בנושא.
הועלה, כי משנת 2009 סיפקה חברת הייעוץ לגנזך מידע על ההתמודדות של ארכיונים במדינות שונות עם ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן ועל תקנים בין - לאומיים בעניין והציגה לו מידע על מערכות ממוחשבות שמאפשרות ניהול רשומות.
בו בזמן, הידע המקצועי שנאסף בגנזך במסגרת פרויקט "אבן פינה" אפשר לפרסם באתר האינטרנט שלו מסמכים שאמורים לספק למשרדי הממשלה מידע והנחיות בסוגיות שונות הקשורות לניהול רשומות אלקטרוניות ודואר אלקטרוני (להלן - מסמכי "אבן פינה").
במסמכי הגנזך נאמר שהחומר התאורטי והמקצועי שבמסמכי "אבן פינה" מבוסס על תקן בין -לאומי לניהול רשומות 10 שאימץ הגנז ועל שיטות עבודה שפיתח הארכיון הלאומי הבריטי.
פרסום החומר המתודולוגי באתר האינטרנט של הגנזך מהווה, על פי המסמכים, צעד ראשון בדרך לניהול רשומות אלקטרוניות במשרדי הממשלה ויחידותיה.
9 ,מבקר המדינה דוח שנתי 54ב ( 2004 ,) '"שימור רשומות אלקטרוניות", עמ 87 .
10 תקן בין-לאומי ISO 15489 , שהוא מסגרת עבודה כללית הן לניהול רשומות מסורתיות (נייר, קלטות שמע, מיקרופילם וכו') והן לניהול רשומות אלקטרוניות.
התקן אומץ באוסטרליה, בבריטניה ובמדינות נוספות.
במסמכי "אבן פינה" נכתב כי בקהל היעד שלהם נמנים גורמים המופקדים על קביעת הנהלים במשרדי הממשלה וכן עובדי מערכות המידע במשרדים.
משרד ראש הממשלה 551 .
נמצא, כי עד למועד סיום הביקורת, אוגוסט 2010 , טרם הפנה הגנז את מסמכי "אבן פינה" להנהלות של משרדי הממשל ה ולסמנכ"לים לענייני מינהל - הגורמים המופקדים על קביעת הנהלים במשרדי הממשלה.
מפגישות שקיימו נציגי משרד מבקר המדינה עם מנהלים המופקדים על ענייני המינהל במשרדים שנבדקו פרטנית התברר שהמשרדים: האוצר, התחבורה, הפנים והתשתיות הלאומיות פועלים ללא נהלים בתחום הרשומות האלקטרוניות, והמנהלים לא קיבלו לידיהם את מסמכי "אבן פינה" שפרסם הגנזך.
הביקורת העלתה כי עבודת משרדי הממשלה לא השתפרה לאחר פרסום מסמכי "אבן פינה" באתר האינטרנט של הגנזך.
הדבר נבע, בין השאר, מכך שהמסמכים אינם מנוסחים כנוהל מחייב למשרדי הממשלה, אף שהם יכולים להוות תשתית בשלה לנוהל כזה בשל תוכנם.
משלא נוסחו למשרדי הממשלה נהלים מחייבים לניהול רשומות אלקטרוניות, ממילא לא הוטמעו העקרונות החשובים שהעלה הגנז במסמכיו, והעבודה במשרדים שונים המשיכה להתבצע בלא מערכת כללים מסוג זה.
משרד מבקר המדינה מעיר, כי על הגנז להגדיר למשרדי הממשלה את דרישותיו מבחינת המאפיינים שצריכים לכלול המסמכים האלקטרוניים שהם מנהלים במשרדיהם (כגון מחבר המסמך, תאריך ייצורו וכו').
הדבר נחוץ כדי שבעתיד תתאפשר בגנזך קליטתם של מסמכים אלקטרוניים ממשרדי הממשלה בצורה מהימנה ובאופן שיאפשר לנהל, לאחזר ולהציג אותם בהקשר שבו נוצרו.
לדעת משרד מבקר המדינה, מן הראוי שהמופקדים על ענייני המינהל במשרדי הממשלה בשיתוף הנציבות והגנז יעּבדו ממסמכי "אבן פינה" נהלים מחייבים למשרדי הממשלה.
על הנהלים להציג בצורה חד - משמעית את החובות החלות על העובדים ואת מועד כניסתם ל תוקף.
לאחר שיגובשו נהלים, יהיה על המנהלים המופקדים על המשרדים לפעול עם הגנז להטמעתם בעבודת המשרדים.
עובדה היא שהגנזך לבדו אינו יכול להוביל מהלך שישפיע על העבודה הממשלתית כולה בתחום ניהול הרשומות האלקטרוניות.
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד ראש הממשלה לרתום לפעולה מערכתית את הנציבות ואת הסמנכ"לים לענייני מינהל שבמשרדי הממשלה כדי שיהפכו עם הגנזך את התשתית המקצועית שבמסמכי "אבן פינה" לנהלים שיחייבו את משרדי הממשלה, ואלה ייכנסו לתוקף בתוך זמן קצר.
לאחר מכן יהיה צורך להדריך את העובדים שבמשרדי הממשלה כדי לאפשר הטמעה של הנהלים, וכן תידרש מעורבות של מנהלי יחידות המחשב במשרדים כדי שהנהלים יוטמעו במערכות הממוחשבות לניהול מסמכים.
בתשובת הגנז למשרד מבקר המדינה מנובמבר 2010 הוא אישר שמסמכי "אבן פינה" לא הועברו לדרגי הניהול במשרדי הממשלה; עם זאת ציין כי הם הועברו למנהלי הרשומות ולאנשי המחשוב בכמה מהם.
ועדת היגוי שמינה משרד ראש הממשלה .
בעקבות ממצאי דוח מבקר המדינה מ- 200711 , הודיע מר רענן דינור, מנכ"ל משרד ראש הממשלה דאז, למשרד מבקר המדינה כי מינה סמנכ"ל בכיר למינהל ולמשאבי אנוש במשרד להכין תכנית פעולה כדי להתמודד עם הבעיות בנושא ניהול הרשומות האלקטרוניות ושימורן.
התכנית הייתה אמורה להיכלל בתכניות העבודה של משרד ראש הממשלה כבר בשנת 2007 אולם הביקורת העלתה, כי אין תכנית כזאת.
בעקבות פעולות של הגנז לשיפור התמודדותו עם משימותיו בעידן האלקטרוני, פרסם משרד ראש הממשלה בשלהי שנת 2008 מכרז לבחירת יועץ להספקת שירותי ייעוץ אסטרטגי למחשוב עבור הגנזך בעניין "ניהול רשומות אלקטרוניות במדינת ישראל" (להלן - פרויקט "מגדלור").
במסמכי המכרז נאמר ש"מדובר בפרויקט עם משמעות רחבה ביותר" לפעילות בתחום ניהול רשומות אלקטרוניות בפרט וניהול רשומות בכ לל, במדינה - במשרדי ממשלה, במוסדות מדינה, בתאגידים סטטוטוריים וברשויות מקומיות.
באתר הגנזך באינטרנט פורסם בנובמבר 2009 כי מדובר בתכנית רב -שנתית ש"תשמש כבסיס להיערכות גנזך המדינה לקליטת הפקדות אלקטרוניות של רשומות, לניהולן ולשימורן בגנזך, ותנחה את משרדי הממשלה בתחום ניהול ושימור הרשומות האלקטרוניות ".
בפרק המכרז שדן ביעדי הייעוץ צוינו חולשות הגנזך ואי -יכולתו להתמודד עם תפקידיו בעידן הדיגיטלי: המערכת המרכזית המשרתת את הגנזך אינה ערוכה לקליטה ולניהול של רשומות אלקטרוניות וגם לא לניהול מסמכים; הגנזך אינו ערוך לפעולות כגון קליטת רשומות אלקטרוניות ממוסדות המדינה לשמירה לצמיתות, לרבות קליטת חומר גאוגרפי וקליטת בסיסי נתונים כגון מרשם האוכלוסין או מפקד האוכלוסין; הגנזך אינו ערוך לטפל בשימור המידע שבפרסומי מוסדות המדינה באתרי האינטרנט שלהם.
חברת הייעוץ שנבחרה במכרז התבקשה להציג פתרונות ולספק תשובות בעניינים שונים, בהם אחסון רשומות אלקטרוניות לטווח ארוך; "המלצות לשימור של חומר טקסטואלי וחומר מכל סוג אחר (תמונות, מפות, חומר אור -קולי).
בידיעה שהטכנולוגיות והפורמטים משתנים"; שימור בסיסי נתונים לאומיים (כגון מרשם אוכלוסין, מפקדי אוכלוסין); שימור מערכות גאוגרפיות של מוסדות המדינה; התייחסות לחקיקה ולתקינה בנושא רשומות אלקטרוניות; המלצות ל"הצלת" חומר הקיים על מצע מגנטי בגנזך; היערכות לקליטת חומר רב של רשומות אלקטרוניות (בניית תהליכים המבוססים על תקשורת נתונים, בכפוף לדרישות הצפנה וסודיות) וקליטתן בגנזך, בקרת איכות ההעברה והקליטה, אחסון הרשומות וניהולן בגנזך.
במרס 2009 פנה הגנז, ד"ר יהושע פרוינדליך, במכתב למשנה למנהל הכללי במשרד ראש הממשלה, וביקש ממנו לעמוד בראש ועדת היגוי לביצוע התכנית האסטרטגית של פרויקט "מגדלור".
במכתב נאמר כי הגנזך מבקש לקדם מהלך "בעל השפעה על כלל משרדי הממשלה ומוסדות המדינה, והוא נובע מצורכי השעה הדוחקים, כפי שאף הוזכר בדו"ח מבקר המדינה.
התפקיד העיקרי של הועדה יהיה מיצוב הפרויקט במקום גבוה יותר בסדר היום הממשלתי.
נושא ניהול הרשומות לא מטופל ולא מתוקצב כיום כראוי; בצד זה, לגנזך המדינה אין העוצמה הנדרשת על מנת שיוכל להוביל לבדו את פרויקט ניהול ושימור הרשומות האלקטרוניות הכלל ממשלתי.
אנו סבורים כי ועדת היגוי מכובדת, בהובלתך, .
11 ,מבקר המדינה דוח שנתי 57 ב( 2007 ), "שימור רשומות אלקטרוניות, ממצאי מעקב".
משרד ראש הממשלה 553 .
ובהשתתפות הגופים המתקצבים ומובילים את המיחשוב הממשלתי - במשרד האוצר, תיתן לפרויקט תהודה נאותה" (ההדגשה במקור).
בספטמבר 2009 מינה המשנה דאז למנהל הכללי במשרד ראש הממשלה ועדת היגוי ל"ייעוץ אסטרטגי בתחום ניהול ושימור רשומות אלקטרוניות במשרדי ממשלה ובגנזך המדינה", והוא עמד 554 דוח שנתי61ב .
בראשה (להלן - יו"ר הוועדה או היו"ר); לחברי הוועדה מונו נציגים ממשרד י ממשלה, מהגנזך ומהאקדמיה.
מטרת הקמתה הייתה לרתום את משרדי הממשלה לשנות את מתכונת העבודה הממשלתית בהתאם לתכנית האסטרטגית שאותה מבקש הגנז לקדם.
במכתב מאותו חודש ששלח יו"ר הוועדה לחבריה ולמנכ"לים של משרדי ממשלה הוא הציג את יעדיה: "הוועדה תוודא קיומו של דיון מקיף ומעמיק בסוגיית ניהול רשומות אלקטרוניות במסגרת עבודת הייעוץ האסטרטגי, התווית עקרונות לניהול ושימור חומר דיגיטלי ארכיוני במדינת ישראל; וכן תוודא כי בסיומו של המהלך יציגו היועצים דרכי פעולה במסגרת תקציבית רב שנתית בני מימוש".
הוועדה גם תוודא התייחסות לנ ושאים האלה: הקמת תשתית לניהול רשומות אלקטרוניות בכל משרדי הממשלה ובגנזך; שימור בסיסי נתונים לאומיים הכוללים מידע מסוגים שונים: מינהלי, משפטי וגאוגרפי (כגון מרשם האוכלוסין); ופעולות לשימור ול"הצלה" של חומר שנוצר במשרדי הממשלה בעשורים האחרונים על גבי מצע דיגיטלי.
בישיבה הראשונה של הוועדה בנובמבר 2009 הציג נציג חברת הייעוץ לחברי הוועדה את סיכום עבודת הייעוץ האסטרטגי עד אותה עת.
בסיכום הישיבה קיבלה הוועדה החלטות לביצוע, ביניהן: הגנזך יגיש בתוך שבוע מסמך שיעסוק בהיבט התקציבי של הפרויקט; הגנזך, משרד המשפטים ומשרד האוצר יכינו ניירות עמדה לגבי מימוש סמכויותיו של הגנז בנוגע לפיקוח על הרשומות האלקטרוניות ושמירתן במשרדי הממשלה.
התברר שכחודש לאחר הישיבה הראשונה פרש יו"ר הוועדה מתפקידו, לאחר שמונה בדצמבר 2009 .
לתפקיד במשרד ממשלתי אחר, ולא מונה אחר במקומו אמנם בפברואר 2010 מינה מר איל גבאי, מנכ"ל משרד ראש הממשלה, את גנז המדינה, לתפקיד ממלא מקום יו"ר ועדת ההיגוי, אולם מאז ישיבת הפתיחה של הוועדה שהתקיימה בנובמבר 2009 ועד סיום הביקורת, אוגוסט 2010 , היא לא התכנסה שוב.
אף על פי שבישיבת הוועדה הוצהר כי צורכי השעה דוחקים והוטלו על משרדי הממשלה משימות שאת תוצריהן היה עליהם להגיש ליו"ר הוועדה, משרד ראש הממשלה לא מינה לה יו"ר חדש, שיעמוד על דעתו ויבקש שהתוצרים יוגשו לו כדי להמשיך את שיתוף הפעולה הבין-משרדי.
הגנז שמונה למלא את מקום יו"ר הוועדה לא כינס מחדש את נציגי המשרדים לישיבה משותפת.
במחצית הראשונה של שנת 2010 ,הציגה חברת הייעוץ לגנז המלצות לפעולה לרבות שדרוג של מערכת המחשוב של הגנזך לטווח הקצר ורכישת מערכת חדשה לטווח הארוך שתאפשר ניהול של רשומות אלקטרוניות; קליטה של עובדים בגנזך, בעלי הכשרה מקצועית מתאימה להתמודד הן עם הפקדה של חומר דיגיטלי ממשרדי הממשלה והן עם מתן שירות לציבור באמצעים אלקטרוניים; קליטת עובדים ליחידת מערכות המידע שלו, כדי שיוכל להתמודד עם שדרוג או עם קליטה של מערכת ממוחשבת שתאפשר לו לנהל רשומות אלקטרוניות.
מאחר שהוועדה לא התכנסה מאז ישיבתה הראשונה ועד למועד סיו ם הביקורת, אוגוסט 2010 , היא ממילא לא דנה בהמלצות שהגישה חברת הייעוץ.
משרד ראש הממשלה 555 .
הגנז ציין בתשובתו מינואר 2011 כי המתין לדוח הסופי של הניתוח האסטרטגי שנעשה בגנזך והוגש לו בסוף 2010 .
הוא הודיע שבכוונתו לכנס את ועדת ההיגוי "בחודשיים הקרובים", לשתף אותה במסקנות הדוח והמלצותיו ולפעול ליישמן.
לדעת משרד מבקר המדינה, היה על משרד ראש הממשלה להמשיך את שיתוף הפעולה הבין -משרדי שהחל בישיבה הראשונה.
מהלכים שמשפיעים על פעולת כל משרדי הממשלה, כמו אלה שהגנז מתכנן, דורשים שיתוף פעולה ביניהם ומחויבות של הממשלה כולה לקידום המהלך.
האחריות של הנהלות משרדי הממשלה .
על פי התקשי"ר, " האחריות לקיום מערכת הוראות משרדיות מוטלת על המנהל הכללי, והוא יקבע מי האחראי לביצוע ".
את ההוראות יערוך, בהתאם לתנאים המיוחדים לכל משרד, אחד מ אלה: גורם מרכזי הכפוף במישרין למנהל הכללי ; "גורם מרכזי כפוף לסגן מנהל כללי בכיר למינהל ומשאבי אנוש במסגרת יחידת האו"ש ]ארגון ושיטות [ שבמשרד"; " גורמים נפרדים לכל אגף ולכל יחידת סמך באישורו של המנהל הכללי"12.
משרד מבקר המדינה בדק במשרדים שנבדקו פרטנית (האוצר , התחבורה, הפנים, התשתיות הלאומיות והחוץ), המפעילים זה שנים מערכות ממוחשבות לניהול מסמכים, את פעולות ההנהלה לקבוע כללים לעובדים להסדרת ניהול הרשומות האלקטרוניות במשרדים.
המנהלים המופקדים על ענייני המינהל בהם, למעט אנשי משרד החוץ, השיבו שאין למשרדיהם הוראות בדבר ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן ונהלים בעניין דואר אלקטרוני.
מהשיחות עמם עלה שהם לא היו ערים לכך שקביעת הוראות מחייבות לעובדי המשרד בעניינים אלה היא באחריותם.
משרד החוץ הוא היחיד שפרסם נוהל לארגון רשומות אלקטרוניות ולשמירתן.
התברר שהנוהל פורסם עוד בראשית שנות האלפיים.
במערכת הממוחשבת שלו הוגדרו "עצי נושאים" 13 שאליהם משויכים המסמכים על פי נושאי הליבה הרלוונטיים למשרד; במערכת יש פונקציה לקטלוג מסמכים על פי תקופות שמירתם, לפי חוק הארכיונים ותקנותיו 14 .
מנהל הרשומות במשרד החוץ פעל לפיתוח הנוהל ולהטמעתו במערכת הממוחשבת של המשרד, ופעולותיו התבססו על הכשרתו המקצועית המשלבת ניסיון בתחומי מחשוב עם ידע בארכיונאות.
יש לציין לטובה פעולות מקצועיות אלה כדי שהמערכת הממשלתית תוכל ללמוד מהן ולהפיק מהן תועלת.
בשלהי 2009 שלח האגף לביקורת המדינה במשרד ראש הממשלה למשרדי הממשלה שאלון שכותרתו "אבטחת מידע במשרדי ממשלה".
בין השאר עסק השאלון בניהול רשומות אלקטרוניות.
משרד מבקר המדינה בחן את התשובות .
13 "עץ נושאים" או "עץ תיוק" משמש כלי לארגון רשומות אלקטרוניות במערכת הממוחשבת.
הוא כולל קטגוריות ותת -קטגוריות של נושאים הקשורים לעבודת הארגון.
14 יש מסמכים שצריכים להישמר על פי הדרישות הנורמטיביות חודשים, שנים או לצמיתות.
משרד ראש הממשלה 557 .
לשאלון של תריסר משרדי ממשלה (משרד ראש הממשלה, משרד האוצר, משרד הגנת הסביבה, משרד הבינוי והשיכון, משרד החוץ, משרד החקלאות, משרד המשפטים, משרד הפנים, משרד התחבורה, משרד התעשייה, המסחר והתעסוקה, משרד התקשורת והמשרד לתשתיות לאומיות).
עשרה משרדים מן התריסר ציינו שאין להם נהלים בתחום הרשומות האלקטרוניות.
משמעות הדבר היא שמשרדים אלה לא קבעו לעובדים כללים מחייבים בתחום זה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי מן הראוי שאת ההוראות לניהול מסמכים אלקטרוניים המשרתים את צורכי משרדי הממשלה יכינו גורמי המטה בממשלה - הנציבות והגנזך עליהם ממונה משרד ראש הממשלה.
על גופי המטה לגבש נוהל עבודה אחיד ומחייב לניהול הרשומות ושימורן.
על סמך נוהל כללי זה יגבש כל משרד נוהל פנימי על פי מבנה המשרד וצרכיו הייחודיים.
עם זאת, במציאות שבה סיכומו של הנוהל הממשלתי מתמשך כבר זמן רב, נדרשות ההנהלות של משרדי הממשלה לנסח כללי עבודה זמניים כדי לצמצם את הנזק האפשרי מהתנהלות ללא תשתית נורמטיבית.
בתשובתו מנובמבר 2010 למשרד מבקר המדינה כתב הגנז כי "צוות הגנזך החל בבניית תכנית השתלמות לסמנכ"לים בנושא ניה ול רשומות אלקטרוניות.
מטרת הגנזך לממש את התכנית בשיתוף פעולה עם נציבות שרות המדינה".
משרד התחבורה השיב כי "אין לנו אלא לקוות כי באמצעות דו"ח זה תתבצע פעילות כלל ממשלתית מקיפה ויסודית לשיפור המצב, ובמסגרת זו אף יינתן דגש מיוחד להטמעת נהלים כלל ממשלתיים ברורים ואחידים".
משרד הפנים השיב כי "סמנכ"ל המשרד הורה לממונה על הנדסת ייצור לפעול לניסוח נהלים ברורים ואחידים בעניין".
עובדים מקצועיים לניהול רשומות אלקטרוניות .
מילוי תפקיד של אחראי לרשומות בעידן האלקטרוני מחייב הכשרה במתודולוגיה של ניהול רשומות וגם בתחום הטכנולוגי של מערכות ממוחשבות לניהול מסמכים.
על האחראי לרשומות לעבוד בתיאום עם הנהלת המשרד ועם עובדי מערכות המידע כדי להדריך את עובדי המשרד ולפקח עליהם וכדי שהעקרונות לניהול רשומות יוטמעו במערכת הממוחשבת לניהול מסמכים שבמשרד ובעבודה השוטפת.
משרד מבקר המדינה בחן את נתוני ההכשרה של העוסקים בניהול הרשומות במשרדי הממשלה ובגנזך.