HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
משרד ראש הממשלה |199 .
פרויקט שייבדק, מידת .
שלו על הרשות לנהל תהליך מובנה לבחירת פרויקטים מרכזיים, וכן עליה לקבוע מדדים בעבור כל קריטריון, כמו ההיקף הכספי המינימלי של כל פרויקט שי יבדק, מידת הסיכונים הכרוכים בביצועו, והסטטוס שלו (כדי שניתן יהיה ליישם את ההמלצות).
כמו כן על הרשות לתעד את תהליך קבלת ההחלטות ובכלל זה לתעד את שיקוליו של ראש הרשות, כדי להבטיח שהמשאבים של הרשות יושקעו בפרויקטים הראויים ביותר לליווי.
אחד הפרויקטים שרשות התקשוב הגדירה כמרכזי הוא פרויקט שער עולמי משרד מבקר המדינה בדק בדוח ביקורת אחר את ביצוע הפרויקט33.
לצורך הביצוע התקשרה רשות המסים עם ספק חיצוני להקמת המערכת ולתחזוקתה למשך עשר שנים בהיקף כספי של כ-384 מיליון ש"ח34.
המערכת תוכננה לעלות לאוויר ביולי 2011 ,, אך בעקבות מחלוקות ועיכובים בפרויקט שהגיעו עד הליך בוררות צפוי הפרויקט להסתיים רק בספטמבר 2018 .
בעקבות פסק הבוררות נדרשה רשות המסים לשלם עשרות מיליוני ש"ח נוספים כדי להשלים את פיתוח המערכת.
משרד מבקר המדינה בדק, בין היתר, את מעורבותם של מטה התקשוב ורשות התקשוב בפרויקט מינואר 2013 ,שבו הסתיים הליך הבוררות עד סוף שנת 2015 .
הביקורת בדוח האמור העלתה כי באפריל 2013 מינתה ראשת מטה התקשוב דאז יועץ לייצגּה במשא ומתן עם הספק.
היועץ סיים את עבודתו במטה התקשוב כחצי שנה מאוחר יותר, בסוף ספטמבר 2013 , אךעד מרץ 2016 .
, כשנתיים וחצי לאחר מכן, לא מונה יועץ אחר במקומו עוד עלה בדוח, כי בשנים 2014-2013 קיים מטה התקשוב בכל שנה שתי ישיבות בנושא הפרויקט, ובשנת 2015 .
קיימה רשות התקשוב שלוש ישיבות משרד מבקר המדינה העיר לרשות התקשוב באותו דוח כי בשל היות הפרויקט אחד הפרויקטים היקרים והמורכבים בתחום המחשוב בממשלה, והעיכובים הרבים שחלו בביצועו מסיום הבוררות בינואר 2013 עד מועד סיום הביקורת - היה ראוי שרשות התקשוב תמנה גורם מטעמה שירכז את הליווי המקצועי של הפרויקט באופן הדוק ושוטף, כדי לסייע בניהולו ובפיקוח עליו.
עוד העיר משרד מבקר המדינה לרשות התקשוב, כי בעקבות הסמכות שניתנה לה בהחלטת הממשלה מאוקטובר 2014 ללוות פרויקטים מרכזיים בתחום התקשוב ו לקיים עליהם בקרה, והעובדה שבפרויקט חלו קשיים ועיכובים רבים גם בשנת 2015 - על רשות התקשוב להגדיל את התשומות הניהוליות שלה בפיקוח עליו ולהיכנס לעובי הקורה, כדי להבין לעומק את הקשיים שהתעוררו בביצועו, לסייע בפתרונם ולהביאו לסיומו המוצלח בהקדם.
33 ,ראו מבקר המדינהדוח שנתי 67 א(2016 ,) "פרויקט שער עולמי להקמת מערכת סחר חוץ חדשה ברשות המסים", עמ' 301 .
34 מהם 56 מיליון ש"חבעבור אופציה שניתנה לרשות להאריך את משך התחזוקה בשלוש שנים.
מיליוני ש"ח הדוגמה שלעיל מצביעה על חשיבות הליווי המקצועי של רשות התקשוב בפרויקטים עתירי תקציב.
על רשות התקשוב ללוות ולבקר בהתמדה את הפרויקטים המרכזיים שהגדירה ולא להסתפק בדיוני סטטוס.
זאת - בשל העובדה שהם פרויקטים מורכבים בהיקף של מאות מיליוני ש"ח, וחלקם אף נמצא בסיכון או שלא עמד בתכולות, בזמנים ובתקציב שתוכננו להם.
בתשובתה מסרה רשות התקשוב כי לאחר שיגויסו יועצים ייעודיים לליווי פרויקטים מורכבים יוגדל היקף המשאבים המושקעים בפרויקטים שנבחרו מעבר לדיוני סטטוס תקופתיים.
הרשות הדגישה, כי האחריות ליישם ולהטמיע את הנחיותיה ואת ההמלצות המקצועיות של ועדת התקשוב העליונה במהלך ליווי פרויקטים מרכזיים, חלה על המשרדים ולא עליה.
בהחלטת הממשלה 2097 מאוקטובר 2014 נקבע כי על הממונה על התקשוב הממשלתי להנחות את מנכ״ל י המשרדים לבחון את הקמתה של ועדת היגוי משרדית לתחום התקשוב שתפעל לרתימת מערכות המידע ו הטכנולוגיות המתקדמות להשגת יעדי המשרד ושיפור תהליכי הליבה העסקיים המתקיימים בו.
זאת - תוך דיון בתכנית העבודה של אגף מערכות המידע ועריכת מעקב שוטף אחר ביצועה.
בינואר 2016 פרסמה רשות התקשוב הנחיה בנושא "ועדות היגוי משרדיות לתקשוב" בנוגע להקמתן ולאופן פעילותן של ועדות אלו.
על פי ההנחיה יהיה נציג של רשות התקשוב כמשקיף בכל ועדה.
הביקורת העלתה כי עד מועד סיום הביקורת בספטמבר 2016 לא היו בידי רשות התקשוב נתונים מלאים בדבר המשרדים שבהם פועלות ועדות היגוי משרדיות בתחום התקשוב , וממילא לא היה בהן משקיף מטעם הרשות.
בתשובתה מסרה רשות התקשוב כי היא פועלת לגבש ולפרסם לקראת שנת 2017 , מיפוי מלא של ועדות ההיגוי שהוקמו במשרדים.
נכון לנובמבר2016 ידוע לה רק על כמה משרדים כגון רשות האוכלוסין וההגירה, רשות מקרקעי ישראל ומשרד התחבורה שבהם מונתה ועדה וכן מונה נציג מטעמה כחבר בוועדה.
משרד ראש הממשלה |201 .
בהתחשב בעובדה שמשרדי הממשלה מנהלים פרויקטים ומערכות מידע בהיקפים כספיים ניכרים שעשויים להסתכם בעשרות ואף במאות מיליוני שקלים בשנה - מן הראוי שהרשות תבחן את הצורך ליזום שינוי בהחלטת הממשלה שיחייב את המשרדים להקים ועדות היגוי משרדיות בתחום התקשוב, ולא תשאיר למשרדים את ההחלטה אם להקים ועדה כזאת.
כמו כן, ראוי שרשות התקשוב תיישם את הנחייתה בנושא "ועדות היגוי משרדיות לתקשוב" על פיה יהיה נציג של הרשות כמשקיף בכל ועדה, ולפחות תמנה משקיף מטעמה לוועדות שעוסקות בפרויקטים מורכבים בהיקפים כספיים גדולים.
זאת - כדי לקבל תמונה רוחבית ועדכנית של מצב התקשוב במשרדים, לשפר את הפיקוח והמעורבות שלה בפעילותם ולממש את ייעודה כמרכז ידע ויועץ בתחום התקשוב הממשלתי.
בתשובתה מסרה רשות התקשוב כי תבחן את האפשרות לחייב את המשרדים להקים ועדות היגוי משרדיות בתחום התקשוב.
ניהול סיכונים בתחום התקשוב .
באפריל 2014 פרסם מטה התקשוב הנחיה בנושא: "עקרונות לניהול סיכוני ה -IT במשרדי הממשלה".
בהנחיה נאמר כיארגונים ממשלתיים חשופים לסיכונים מגוונים שהתממשותם עלולה לגרום נזקים (לרבות נזקים כספיים) ולפגוע ביעדי הארגון ובאיכות השירות הניתן לאזרחי המדינה.
בהנחיה נאמר עוד כי ניהול טכנולוגיות המידע מכיל "סיכוני IT" (להלן גם- סיכוני תקשוב35) .
ניהולסיכוני תקשוב באגפים של מערכות המידע במשרדי ם יתבצע תוך שימוש בכלים ובמתודולוגיה ש פיתח התקשוב הממשלתי.
המתודולוגיה מבוססת על מודלים מקובלים לניהול סיכונים תוך ביצוע ההתאמות הנדרשות ליישומם במגזר הממשלתי.
עוד נאמר בהנחיה, כי השלבים בתהליך ניהול סיכוני IT הם: קביעת המדיניות המשרדית לניהול סיכוני IT ; עריכת סקר סיכוניIT שיכלול מיפויהנכסים, הפעילויות והפרויקטים; הגדרת יעדי יחידת ה -IT ופעילותה ; מיפוי וניתוח סיכונים ותגובות קיימות, והכנת תכנית להפחתת הסיכונים הכוללת תגובות מומלצות; והשלב האחרון - מעקב, פיקוח ועדכון.
כמו כן נקבע שיחידת ניהול סיכוני IT, בראשות מנהל סיכוני IT ראשי ב אגף ה תקשוב הממשלתי (כתוארו אז בהנחיה), יהיה הגורם המקצועי המנחה שיספק מענה לסוגיות בתחום ניהול סיכוני ה -IT במשרדים.
החלטת הממשלה 2097 מאוקטובר2014 הטילה על הממונה על התקשוב הממשלתי למנות מנהל סיכוני תקשוב ראשי במטה התקשוב הממשלתי, ולהנחות את המנכ״לים של המשרדים למנות אחראי לניהול סיכוני תקשוב ביחידותיהם.
תפקידיו של מנהל סיכוני תקשוב ראשי הם: הנחיה מקצועית של מנהלי סיכוני .
35 סיכון תקשוב - חשיפת תשתיות התקשוב, תהליכי התקשוב ופרויקטים בתחום התקשוב לאירוע כשל שיגרום פגיעה ביעדי הארגון, במידע, ברמת השירות או לאי -עמידה בתקנים מחייבים.
בספטמבר 2016 , כשנתיים לאחר החלטת הממשלה, טרם הוקמה יחידת .
ניהול סיכוני תקשוב ברשות התקשוב, והרשות לא הנחתה את מנכ״לי המשרדים למנות אחראי לניהול סיכוני תקשוב ביחידותיהם התקשוב באגפי מערכות המידע וסיוע בהטמעת המתודולוגיה הממשלתית בתחום; סיוע למשרדים בהנעת סקרי סיכוני תקשוב וביישום תכניות להפחתתם; ריכוז תמונת מצב ממשלתית בנושא סיכוני התקשוב וייזום פעילות רוחבית להפחתת ם.
בתכנית העבודה של חטיבת המשילות לשנת 2015 נאמר כי בשנה זאת תטמיע החטיבה את השיטה לניהול סיכוני תקשוב בחמישה משרדים, ותכין תכנית ליישומה בעשרה משרדים נוספים.
בתכנית לשנת 2016 נאמר כי הרשות תגייס "מרכז" לניהול סיכוני תקשוב; תפרסם תקנים ממשלתיים בנושא סיכוני תקשוב ותיישם אותם בשבעה משרדים.
הבדיקה העלתה, כי עד מועד סיום הביקורת בספטמבר 2016 , כשנתיים לאחר החלטת הממשלה, וכשנתיים וחצי לאחר פרסום ההנחיות בנושא ניהול הסיכונים - טרם הוקמה יחידת ניהול סיכוני תקשוב ברשות התקשוב; לא מונה מנהל סיכוני תקשוב ראשי; והרשות לא הנחתה את מנכ״לי המשרדים למנות אחראי לניהול סיכוני תקשוב ביחידותיהם.
עוד העלתה הביקורת כי עד מועד סיום הביקורת בספטמבר 2016 , הרשות לא הטמיעה את ההנחיה מאפריל 2014 בנושא ניהול סיכוני תקשוב במשרד כלשהו, ואף לא הכינה תכנית ליישומה ; היא לא התחילה בפיקוח, בקרה ומעקב אחר יישום הנחייתה במשרדים; ואף לא גיבשה תמונת מצב ממשלתית בעניין הסיכונים.
בתשובתה מסרה רשות התקשוב כי היא פעלה למינוי מנהל סיכונים ראשי, ואולם עד כה לא עלה בידה להשלים תהליך זה.
בהיעדר מנהל סיכונים ראשי, שאמור לשמש גורם מנחה למשרדים בתחום ניהול סיכוני תקשוב, לא היה מקום לפרסם הנחיה גורפת ומחייבת של הרשות למינוי מנהל סיכונים במשרדי הממשלה וביחידות הסמך.
משרד מבקר המדינה מעיר לרשות התקשוב, כי אין כל טעם בפרסומה של הנחיה בנושא ניהול סיכוני IT ללא הקמת היחידה לניהול סיכוני תקשוב וללא מינוי של מנהל.
על הרשות להקים את היחידה, למנות לה מנהל, לאכוף על המשרדים לטפל בנושא על פי הנחייתה ולגבש תמונת מצב ממשלתית בעניין הסיכונים.
בקרה על תכניות העבודה השנתיות של המשרדים בתחום התקשוב .
בהחלטת הממשלה 3058 ממרץ2011 נקבע כי כלל משרדי הממשלה יוכפפו להוראותיו המקצועיות של המנמ"ר הממשלתי, והם יחויבו להיוועץ עמו בכל הקשור לתכניות העבודה בתחום התקשוב ולתקציב המחשוב המשרדי.
גם החלטת משרד ראש הממשלה |203 .
הממשלה2097 מאוקטובר2014 קבעה כי לצורך מימוש תפקידי רשות התקשוב, על מנכ"לי המשרדים והמנהלים של אגפי מערכות המידע במשרדים, להיוועץ בממונה על התקשוב הממשלתי ולפעול בהתחשב בחוות דעתו לפני אישור תכנית עבודה שנתית של אגף מערכות המידע ותקצובה.
כאמור, בספטמבר 2015 ,פרסמה רשות התקשוב נוהל תכניות עבודה שנתיות שמטרתו הייתה להנחות את המנכ"לים והמנמ"רים של המשרדים בנוגע לממשקים שבין הארגונים הממשלתיים לרשות התקשוב, במסגרת של גיבוש תכניות העבודה השנתיות בתחום התקשוב והבקרה אחר ביצוען.
מטרות הנוהל הוגדרו כדלקמן: עזרה לארגונים הממשלתיים בתהליך התכנון על ידי מתן חוות דעת מקצועית המשקפת ניסיון רב בתחום התקשוב בכלל והתקשוב הממשלתי בפרט; חשיפה, עזרה הדדית ושיתוף בידע ובניסיון הרב בין המנמ"רים הממשלתיים; איתור פרויקטים מורכבים או בעלי סיכון גבוה והתארגנות לסיוע ולקביעת רמת מעורבות של רשות התקשוב; קבלת מבט רוחבי על הפעילויות בארגונים שונים לאיתור פעילויות רוחביות פוטנציאליות; איתו ר סיכונים רוחביים, כפילויות, ופוטנציאל לשיתוף פעולה וסינרגיה בין משרדים; יישום ואיסוף מידע על מימוש המטרות והיעדים של הממשלה בתחום התקשוב; וגיבוש תמונת מצב כלל ממשלתית על הפעילות בתחום התקשוב.
לקראת שנת 2016 , לאחר פרסום נוהל תכניות עבודה שנתיות, הפעילה רשות התקשוב לראשונה תהליך של ריכוז תכניות העבודה.
40 מתוך44 משרדים שאליהם פנתה, העבירו לה את תכניות העבודה שלהם לשנת 2016 ,והיא קיימה דיונים בנושא עם חלק מהמנמ"רים והגישה למנכ"לי המשרדים את הערותיה והמלצותיה בנוגע לתכניות ששלחו.
בסיום התהליך האמו ר פרסמה רשות התקשוב באוגוסט 2016 ספר - "תקשוב ממשלתי - מבט על פעילות 2016 " המשקף את הפעילות הממשלתית ביחידות המונחות על ידה.
רשות התקשוב לא דרשה מארבעת המשרדים שלא שלחו לה את תכניות העבודה שלהם, להעבירן אליה.
כמו כן, לא דרשה מ -25 בתי החולים הממשלתיים שבתחום הנחייתה את תכניות העבודה שלהם.
בתשובתה מסרה רשות התקשוב כי בשלוש יחידות שלא ד יווחו טרם מונה מנמ"ר באותה עת.
בנוגע לבתי החולים הממשלתיים מסרה, כי הוחלט בתיאום עם משרד הבריאות שתפקידי רשות התקשוב ימומשו באמצעות משרד הבריאות כגורם מתכלל, תוך בקרה וסיוע של הרשות, ובאופן הדרגתי.
לדברי הרשות, בתי החולים הממשלתיים לא הונחו מעולם בתחום התקשוב על ידי יחידת מטה ממשלתית מקצועית.
משרד מבקר המדינה מעיר לרשות התקשוב כי גם יחידות שבהן לא מונה מנמ"ר אמורות להכין תכניות עבודה שנתיות בנושא תקשוב.
על הרשות לדרוש שהתכניות י ועברו אליה כדי שתקבל תמונה מלאה בנושא תכניות העבודה של כלל המשרדים.
כמו כן, על רשות התקשוב לברר אם משרד הבריאות קיבל את תכניות העבודה של בתי החולים ומה היו מסקנותיו.
ניהול פרויקטים ברשות התקשוב .
על פי הגדרת ה -PMI36 , פרויקט הוא מאמץ לשם ייצור מוצר, שירות או תוצאה ייחודיים שיש לו התחלה וסיום מוגדרים.
ניהול פרויקט הוא יישום של ידע, מיומנויות, כלים ושיטות כדי לעמוד במטרות הפרויקט.
בניהול פרויקט מתקיים איזון בין אילוצים שונים ובהם: התכולה המתוכננת של הפרויקט, לוח הזמנים שנקבע לו, התקציב והמשאבים האחרים שהוקצו לו, דרישות איכות וסיכונים.
"פרויקט מחשוב גדול" מוגדר בהוראות תכ"ם כפרויקט שתקציבו הרב-שנתי עולה על 1.
2 מיליון ש"ח, בין אם יבוצע בהליך של מכרז (מיקור חוץ או אחר) ובין אם יבוצע באמצעות כוח אדם מקצועי פנימי.
נוהל מפת"ח מגדיר את שלבי תהליך הפיתוח והתחזוקה של מערכת מידע ואת התוצרים המצופים בכל שלב במחזור החיים של המערכת.
השלב הראשון הוא שלב הייזום - שלב חובה שבו מועלית, במסמך ייזום, דרישה לפתח מערכת חדשה או לבצע שינוי של ממש במערכת פועלת.
אישור מסמך הייזום הוא בגדר הרשאה להתחיל בפיתוח המערכת החדשה.
כאמור, התקשוב הממשלתי קבע בהנחיה מפברואר 2015 כי על המשרדים להצהיר באיזו מתודולוגיה הם עובדים, ואם לא יתקבל מהם דיווח יהיה המשרד כפוף לנוהל מפת"ח עד קביעת מתודולוגיה ממשלתית חדשה.
על פי ההנחיה האמורה, רשות התקשוב כפופה לנוהל מפת"ח.
בהנחיית ראש רשות התקשוב מינואר 2016 בכותרת "שלב הייזום ושער הכניסה לפרויקט תקשוב" (להלן - נוהל שלב הייזום) נקבע אלו תפוקות יש להשלים בשלב הייזום שהוא השלב המקדים וההכרחי בכל אחד מפרויקטי התקשוב המתבצעים בממשלה.
עוד נ קבע בהנחיה שמסמך ייזום מאושר על ידי גורמים מוסמכים הוא תנאי הכרחי למעבר לשלבי הרכש, התכנון והביצוע של הפרויקט.
להלן נושאים שהופיעו בהנחיה כחלק מהתכולה הנדרשת במסמך הייזום: מטרות ויעדי הפרויקט, מדדי תפוקה ומדדי הצלחה לפרויקט, אומדן עלויות, תמצית התקציב והשפעתו על התחזוקה, הערכת זמן ראשונית, תמצית לוח הזמנים ואבני דרך עיקריות וכן סיכוני הפרויקט.
בהחלטת ממשלה 2097 מאוקטובר2014 נקבע כי רשות התקשוב אחראית, בין היתר, להובלת ארבעה פרויקטים בתחום התקשוב: הקמת אתר אחוד, הקמת רשת .
36 PMI - מדריך לניהול פרויקטים שמפרסם הארגון העולמי לניהול פרויקטים משנת1983 ומתעדכן אחת לכמה שנים.
הוא נחשב לאחת המתודולוגיות המקובלות בישראל ובעולם בתחום הניהול של מחזור חיי מערכת מידע.
משרד ראש הממשלה |205 .
תקשורת פנים-ממשלתית, העברת תשתיות התקשוב של המשרדים למודל "מחשוב ענן" ותכנית ההאצה.
הקמת אתר אחוד : אתר האינטרנט ה אחוד לכלל משרדי הממשלה יפותח מתוך תפיסה שמעמידה את צ ורכי המשתמש במרכז , וינגיש את המידע הממשלתי לציבור בצורה נוחה ופשוטה .
לשם כך הוטל על רשות התקשוב, בתיאום עם ראש מטה ישראל דיגיטלית, לגבש תכנית מפורטת לביצוע האתר האחוד ולהציגה לפני ועדת ההיגוי למיזם הלאומי ישראל דיגיטלית לא יאוחר מסוף המחצית הראשונה של שנת 2015 .
כמו כן נקבע כי משרד האוצר יקצה לרשות התקשוב תקציב בסך 44.
5 מיליון ש"ח לשנים 2017-2015 , וכן תקציב בסך 14.
6 מיליון ש"ח לשנת 2018 ואילך.
הקמת האתר האחוד החלה בשנת 2015 , אך עד מועד סיום הביקורת בספטמבר2016 צורפו רק חמישה משרדים לאתר האחוד.
הקמת רשת תקשורת פנים-ממשלתית : הרשת תאפשר מתן שירותי תקשוב רוחביים ותביא לידי ייעול וחסכון בהשוואה לרשתות הקיימות.
לשם כך הוטל על רשות התקשוב להכין תכנית מפורטת ולהציגה לפני ועדת השרים לתקשוב עד סוף הרבעון הראשון של שנת 2015 .
הקמת הרשת החלה בסוף שנת2015 אך עד מועד סיום הביקורת בספטמבר 2016 עדיין לא הוכנה תכנית עבודה מפורטת לחיבור כלל המשרדים לרשת.
העברת תשתיות התקשוב שלהמשרדים למודל "מחשוב ענן" (להלן גם - הענן הממשלתי): המודל יאפשר גישה מקוונת לתשתיות, פלטפורמות ויישומים וכן תשלום על פי השימוש בהם.
לשם כך הוטל על רשות התקשוב בתיאום ובהתייעצות עם גורמים אחרים , להכין תכנית למעבר למודל "מחשוב ענן" ולהציגה לפני ועדת השרים לתקשוב עד סוף הרבעון הראשון של שנת 2015.
עוד נקבע כימשרד האוצר יקצה לתקשוב הממשלתי תקציב חד פעמי בסך 2.
6 מיליון ש"ח לשנת 2015 וכן תקציב בסךמיליון ש"ח לשנת 2016 לתכנון המפורט של העברת תשתיות התקשוב למודל "מחשוב ענן" ולהקמת הרשת הפנים - ממשלתית.
במועד סיום הביקורת בספטמבר 2016 , מתכננת רשות התקשוב לפרסם מכרז לתכנון הקמתו של הענן הממשלתי.
תכנית האצה להרחבת היקף השירותים המקוונים (להלן - תכנית ההאצה): כדי לשפר את מתן השירותים הממשלתיים לציבור, על מנהל יחידת ממשל זמין לבצע את תכנית ההאצה עד מחצית שנת 2017 , ולהנח ות את מנכ״לי המשרדים להתאים את תכניות העבודה ו את הקצאת המשאבים בתחום אגפי מערכות המידע לתכנית זו .
ליישום תכנית ההאצה הקצה משרד האוצר ליחידת ממשל זמין תקציב פיתוח בסכום של כ -54 מיליון ש"ח לשנים 2017- 2015 , ותקציב שנתי שוטף החל בשנת2018 בסכום של כ-10 מיליוןש"ח.
פיתוח תכנית ההאצה החל בשנת 2015 (ראו להלן בפרק "תכנית ההאצה להרחבת היקף השירותים המקוונים הממשלתיים").
בעבורם הביקורת העלתה כי רשות התקשוב לא הכינה מסמכי ייזום לשלושה מארבעת הפרויקטים שהיא מובילה - אתר אחוד, מחשוב ענן ותכנית ההאצה - היא לא קבעה לכל פרויקט א ת מדדי ההצלחה שלו, לא הכינה תכניות עבודה רב - שנתיות בעבורם, ואף לא ניהלה סיכונים37 .
בעבורם משרד מבקר המדינה מעיר לרשות התקשוב כי עליה לפעול בהתאם לנוהל הייזום שכתבה ולהגדיר לכל פרויקט שהיא מובילה - מטרות, מדדי הצלחה רב-שנתיים, הערכת לוחות זמנים כוללת, הערכת עלויות כוללת וניהול סיכונים - שישקפו את העמידה ביעדיו.
הדבר יאפשר לה לבחון מדי שנה את עמידתה בביצוע הפרויקט לעומת התכנון, לזהות פערים בעוד מועד ולפעול לצמצומם.
בתשובתה מסרה רשות התקשוב כי היעדים הכמותיים של תכנית ההאצה נקבעו בהחלטת הממשלה 2097 , וההערכות התקציביות הנגזרות מהם עוגנו בסיכום תקציבי תלת-שנתי שצורף להחלטת המ משלה הנ"ל.
כמו כן מסרה רשות התקשוב כי במהלך שנת 2017 היא מתכוונת לפעול להטמעת נוהל הייזום בפרויקטי מחשוב שבפרויקטים המתבצעים ברשות, וכי מכאן ואילך יהיו מסמכי הייזום של פרויקטים בהלימה מלאה עם הנוהל שהיא פרסמה.
ניהול תכניות עבודה של הפרויקטים .
על פי הוראות ה-PMI - תכנית עבודה להקמת פרויקט תקשוב או לפיתוח מערכת מידע צריכה להתבסס על חמישה עקרונות יסוד שמבטיחים כי התכנית משקפת את כל הפעילויות הדרושות להשלמת הפרויקט (שעשוי להימשך מספר שנים), במועד שתוכנן ואושר בעבורו.
על פי מדריך התכנון הממשלתי שמפרסם האגף לתכנון מדיניות במשרד רה"ם בעבור כלל המשרדים - תכנית עבודה שנתית של משרד ממשלתי משקפת את כלל הפעולות שהוא מתכנן לבצע בתקופה נתונה.
תכנית העבודה כוללת שלושה רבדים: מטרות, יעדים הכוללים מדדי תוצאה ומשימות.
תכנית העבודה השנתית של רשות התקשוב מנוהלת בהתאם למדריך התכנון הממשלתי.
תכנית העבודה השנתית שלה מכילה כ-60 משימות של פרויקטים שונים שמנוהלים ביחידות שונות, ללא ציון שם הפרויקט שלו שייכת כל משימה.
37 ניהול סיכונים- תהליך שמטרתו לאתר סיכונים, להעריך את עצמת הפגיעה או הנזק שלהם, לתעדף את הטיפול בהם על פי עצמתם ולהגדיר את השיפור וההשקעה הנדרש ים.
ניהול סיכונים הוא חלק מניהול פרויקטים המתבצע בהכנת תכנית הפרויקט ולכל אורך חיי ו.
הוא נועד להפחית את השפעת הסיכונים על השגת יעדי הפרויקט במהלכו ובסופו.
משרד ראש הממשלה |207 .
התכנון הביקורת העלתה כי בניגוד להחלטת הממשלה שקבעה כי על התקשוב הממשלתי לגבש עד סוף יוני 2015 תכניות מפורטות לביצוע הפרויקטים הקמת אתר אחוד, הקמת הענן הממשלתי והקמת רשת פנים-ממשלתית , שהם כולם פרויקטים רב-שנתיים - עד מועד סיום הביקורת בספטמבר 2016, לא הכינה רשות התקשוב תכניות עבודה מפורטות ורב-שנתיות ייעודיות לכל פרויקט, ואף לא תכניות עבודה שנתיות ייעודיות ל ביצוע כל פרויקט.
הדבר מונע ממנה לנהל את לוחות הזמנים של כל פרויקט בהתאם לפעילויות הנעשות במסגרתו, לקבוע את סדר הפעילויות ו את התלות בי ניהן ולהעריך את משך הזמן של ביצוע כל פעילות ואת המשאבים הנדרשים לביצוע.
לדוגמה, בתכנית העבודה של הרשות לשנת 2016 נכללו שלוש משימות בלבד הנוגעות לפרויקט הקמת אתר אחוד: השקת האתר, הסבת 30 יישומים וצירוף 11 משרדים.
לא נכלל פירוט נוסף לגבי משימות אלה, אף שכל משימה כזאת כוללת עשרות תתי- משימות.
משרד מבקר המדינה מעיר לרשות התקשוב כי תכניות העבודה של פרויקטים רב-שנתיים, מורכבים ו עתירי תקציבים, כחלק מזערי מתכנית העבודה השנתית של הרשות, לא משקפות את לוח הזמנים הכולל הדרוש להקמת כל פרויקט ולהפעלתו, וכן את המשאבים הנדרשים להקמתו.
היעדרה של תכנית עבודה מפורטת לכל פרויקט שבה יוגדרו פעילויות ו יחסי התלות שביניהן, עלול להביא ל ידי הצגת לוחו ת זמנים שאינם ישימים, להיווצרות "צווארי בקבוק" בפיתוח המערכות ואף לחריגה מלוחות הזמנים שנקבעו לביצוע הפעילויות האמורות.
לפיכך על רשות התקשוב לגבש תכנית עבודה רב-שנתית מפורטת בעבור כל פרויקט ולבצע בקרה על מידת התקדמותו של הפרויקט לעומת התכנון.
רק לאחר שקיבלה רשות התקשוב את טיוטת דוח מבקר המדינה והתבקשה להגיב עליה, היא העבירה למשרד מבקר המדינה תכנית עבודה מפורטת חצי שנתית לאתר האחוד (לתקופה שבין יוני 2016 - סוף ינואר2017 ) וכן תכנית עבודה מפורטת שנתית לרשת התקשורת הפנימית לשנת 2016 .
בנוגע לתכנית ההאצה טענה ה רשות, כי תכנית ההאצה אינה פרויקט אלא אוסף של פרויקטים.
בתשובתה מסרה רשות התקשוב כי דיווחי סטטוס תקופתיים ובקרת ביצוע על תכניות העבודה מתקיימים כלפי הנהלת משרד רה"ם, לרבות היבטי תקציב וניהול סיכונים.
עוד מסרה הרשות, כי ישנו קושי לבצע תכנון רב-שנתי מדוקדק בפרויקטים אתר אחוד ותכנית ההאצה.
זאת, בשל העובדה שתכניות אלו תלויות במידה רבה בשיתוף פעולה של משרדי ממשלה רבים ובתהליך תכנון שמתבצע כלפי משרדי הממשלה לקראת כל סוף שנה לשנה העוקבת, מאחר שהתכנון הממשלתי הפרטני מתבצע כתכנון שנתי ולא כתכנון רב-שנתי.
עוד השיבה רשות התקשוב כי בימים אלו היא שוקדת על גיבושה של תכנית עבודה רב -שנתית לצירוף המשרדים לאתר האחוד ולרשת התקשורת הפנים -ממשלתית.
כדי להבטיח שיתוף פעולה חוצה משרדים ביישום הפרויקטים, תובא התכנית המפורטת לאישור הממשלה אם יהיה בכך צורך.
משרד מבקר המדינה מעיר כי נוכח העובדה שהפרויקטים שמנהלת רשות התקשוב הם מורכבים ומעורבים בהם משרדים רבים, יש צורך בתיאום ובשיתוף פעולה לגיבושן של תכניות עבודה רב-שנתיות ייעודיות לכל פרויקט.
יש ליידע את כל הגורמים המעורבים בהליכי גיבוש התכניות באופן שוטף, כדי שיוכלו להיערך מראש לביצוע שינויים בתכניות שלהם אם יהיה בכך צורך.
הערכת העלויות של הפרויקטים והבקרה עליהן .
על פי נוהל מפת"ח יש להעריך עלויות של מערכת מידע או פרויקט עוד בשלב הייזום.
הערכה זאת תשמש כבסיס, ולעומתה ייבחנו העלויות בפועל.
בתהליך זה יש לכלול את העלויות של כל סוגי המשאבים הנדרשים: משאבים ישירים, כגון צוות הפיתוח והתחזוקה, ומשאבים עקיפים, כמו הנהלת הארגון המלווה את המערכת ומפקחת עליה, גורמי בקרה, גורמי הדרכה והטמעה, יועצים חיצוניים ואנשי תשתיות.
הביקורת העלתה כי לגבי פרויקט אתר אחוד ופרויקט תכנית ההאצה ביצעה רשות התקשוב אומדן עלויות חלקי בלבד: 1.
לגביעלויות הביצוע של פרויקט אתר אחוד בוצע אומדן לשנים 2016-2015 ,בלבדעל אף שבמועד סיום הביקורת, ספטמבר 2016 ,עדיין היה הפרויקט בשלבי הקמה.
כמו כן העלתה הביקורת כי אומדן העלויות האמור כלל רק את סך העלויות הנוגעות לתחום כוח האדם ולתחום התשתיות, שעל פי האומדן מסתכמות בעשרות מיליוני ש"ח.
באומדן לא פורטו ההקצאות הנדרשות לכל אחד מהרכיבים הקשורים לתחומים אלה ואף לא העלויות בגין השלמת הפרויקט והתחזוקה העתידית.
אומדן העלויות של פרויקט תכנית ההאצה כלל רק את סך העלויות הנוגעות לתחום כוח האדם ולתחום הרכש , שעל פי האומדן מסתכמות בעשרות מיליוני ש"ח.
באומדן לא פורטו ההקצאות הנדרשות לכל אחד מהרכיבים הקשורים לתחומים אלה.
עוד העלתה הביקורת שרשות התקשוב לא ביצעה בקרה על העלויות בפועל לעומת עלויות התכנון בפרויקטים הבאים: הענן הממשלתי ותכנית ההאצה.
משרד מבקר המדינה מעיר לרשות התקשוב, כי עליה לכלול בהערכת העלויות של כל פרויקט שהיא מנהלת את כל מרכיבי העלויות בשלב הפיתוח ובשלב התחזוקה במשך חמש שנים.
כמו כן עליה לרכז נתונים מפורטים על העלויות בפועל.
זאת, כדי שתוכל לנהל את תקציבי הפרויקטים הרב-שנתיים ביעילות ובשקיפות, לקיים בקרה על התקדמות העלויות בפועל לעומת התכנון ולאתר חריגות בהקדם האפשרי, כדי לחסוך בעלויות של פעולות מתקנות.
משרד ראש הממשלה |209 .
יותר מ-40% מכלל אתרי האינטרנט של המשרדים לא עברו להתארח בחוות .
השרתים הממשלתית כנדרש בהחלטת הממשלה.
אי-המעבר עלול לפגום באבטחת המידע הממשלתי ולגרום כפילויות ועלויות תחזוקה מיותרות העברת אתרי אינטרנט ממשלתיים לחווה הממשלתית .
כדי לשפר את ההגנה על המידע הממשלתי ולהביא לידי התייעלות וחסכון, נקבע בהחלטת ממשלה 2097 מאוקטובר2014 , כי עד תחילת מרץ2016 יעברו כלל אתרי האינטרנט של המשרדים להתארח בחוות השרתים הממשלתית38 .
כמו כן נקבע כי תוקם ועדת חריגים בראשות מנכ״ל משרד רה"ם ובהשתתפות הממונה על התקשוב הממשלתי, והיא תוסמך להחריג משרדים מהאמור לעיל.
בנוסף נקבע כי ועדת חריגים זו רשאית להנחות את הממונה על התקציבים במשרד האוצר להפחית מתקציבם של משרדים שלא יפעלו בהתאם לאמור בכפוף להוראות כל דין.
רשות התקשוב מסרה למשרד מבקר המדינה כי במשרדים קיימים כ - 1,200 אתרי אינטרנט, אך עד מועד סיום הביקורת בספטמבר 2016 , הועברו כ-700 אתריםבלבד (58% ) לחווה הממשלתית.
בשנת 2015 פנתה רשות התקשוב פעמיים למנכ"לי המשרדים שטרם העבירו את אתריהם כדי שיעשו זאת, אך בהיעדר מענה מהמשרדים היא לא גיבשה תכנית עבודה לפרויקט זה.
עולה אפוא, כי יותר מ-40% מכלל אתרי האינטרנט של המשרדים לא עברו להתארח בחוות השרתים הממשלתית כנדרש בהחלטת הממשלה, והאחראים על אתרים אלו אף לא פנו לוועדת החריגים בבקשה להחריגם מהמעבר.
ועדת החריגים אף לא הנחתה את הממונה על התקציבים במשרד האוצר להפחית מתקציב המשרדים שלא העבירו את אתריהם לחווה הממשלתית כנדרש.
בתשובתה מסרה רשות התקשוב כי בימים אלו מתבצעת עבודת מטה בתיאום עם מטה הסייבר הלאומי לקידום תהליך המעבר של האתרים לאירוח בחוות השרתים בממשל זמין, תוך הנחיית המנכ"לים של המשרדים.
אי-המעבר של אתרי אינטרנט רבים לחוות השרתים הממשלתית עלול לפגום באבטחת המידע הממשלתי ולגרום כפילויות ועלויות תחזוקה מיותרות.
על רשות התקשוב לכנס את ועדת החריגים ולהפעיל לאלתר את המנגנון שנקבע בהחלטת הממשלה - להנחות את הממונה על התקציבים במשרד האוצר להפחית את תקציבי המשרדים שיסרבו להעביר את אתריהם לחווה הממשלתית.
38 אירוח של אתר אינטרנט פירושו אספקת תשתיות החומרה והתוכנה הדרושות לאחסון דפי האינטרנט והקבצים המשמשים את האתר.
הטיפול של רשות התקשוב בהרחבת השירותים המקוונים .
עד לפני כעשר שנים סיפקו גופים ציבוריים שירותים פרונטליים בלבד שחייבו הגעה פיזית למשרדים בשעות קבלת קהל קבועות.
בעשור האחרון החלו הגופים לספק שירותים גם בערוצים נוספים: באמצעות הערוץ הטלפוני והמענה הקולי האינטראקטיבי (להלן - IVR39 ), וכן באמצעות האינטרנט - במחשב או בטלפון הנייד.
ממסמך שהכינה רשות התקשוב בשנת 201440 עלה כי צריכת שירותים בערוצים שאינם פרונטאליים מוזילה באופן ניכר את העלויות של הארגון: עלותה של פעולה טלפונית זולה בכ-50% מעלות פעולה פיזית, ועלות פעולה מקוונת זולה בכ-70% מעלות פעולה פיזית.
יתרונות הערוצים הלא פיזיים בעבור הלקוח הם: שיפור חווית השירות והאפשרות לקבלו בכל שעות היממה, חסכון רב בזמן ובהוצאות בעבור נסיעות וחניה.
היתרונות לארגון הם: שיפור חווית הלקוח והוזלת העלויות.
בדוח שפרסמה רשות התקשוב בשנת 2015 עלה כי כ -30% מהאוכלוסייה בישראל נדרשים לנסוע זמן רב יחסית כדי להגיע לסניפי היחידות הממשלתיות ולקבל בהם את השירות הנדרש.
מנתונים של הרשות משנת 2016 עלה כי כ- 40% מהפניות לסניפים הן פניות חוזרות באותו נושא.
כלומר- אותו אדם נדרש לחזור לסניף כמה פעמים עד שהשיג את מבוקשו.
זוהי דוגמה מוחשית לחשיבות של פיתוח שירותים ממשלתיים וציבוריים בערוצים שאינם פרונטאליים שיקלו על נגישות הציבור למשרדים.
על פי החלטת ממשלה 2097 אחראית יחידת ממשל זמין לייזום, פיתוח ותפעול יישומים מרכזיים וייעודיים להנגשת המידע והשירותים הממשלתיים לציבור והפעלתם, לרבות התאמתם למכשירים ניידים.
בדצמבר 2013 פרסמה יחידת ממשל זמין מסמך ובו הוצג מיפוי של שירותי הממשלה המקוונים המכונה "טבלת שירותים מלאה".