HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
העסקה ותקינה של כוח אדם היקף כוח האדם בלפ"ם, רמתו המקצועית ודרכי איוש המשרות הם נדבך מרכזי ביעילות תפעולה.
בשנת 2008 היוו כאמור עלויות כוח האדם בלפ "ם, שהן חלק ניכר מההו צאות הכספיות שלה, כ-54% .
)מתוך כל הוצאותיה (שאינן מכוסות באופן ישיר בידי לקוחותיה תקן כוח אדם ככלל, תקן כוח אדם (להלן - תקן או תקנים) מתאר את משרות הארגון, את המדרג הניהולי ואת מבנהו.
חוק שירות המדינה (מינויים), התשי"ט - 1959 (להלן- חוק המינויים), מסדיר ק בלת עובדים לשירות המדינה וקובע הליכים ליצירת תקן, לאישורו ולבחירת עובדים למשרות התקן.
233 לתקשי"ר יחידה מינהלית תפעל במסגרת סמכויותיה בענייני ניהול עובדים בפיקוחו ובהדרכתו של האחראי45.
כדי שהנהלת לפ"ם ומשרדי רה"ם והאוצר יוכלו לפקח עליה, היו צריכי ם .
מנהל היחידה המינהלית או סגנו למינהל ומשאבי אנוש משרד ההסברה והתפוצות 659 .
להיות בידיהם, בין היתר, נתונים מלאים ועדכניים על כל העובדים המועסקים במישרין ובעקיפין על ידה, תפקידיהם והיקף העסקתם לפי המפורט: (1 ) עובדים קבועים ועובדים זמניים לסוגיהם (להלן - עובדי מדינה); (2 ) עובדי חברות כוח אדם וקבלנים למיניהם שמועסקים בנוסף לתקן.
הביקורת העלתה כי בלפ "ם ובמשרד רה "ם לא היו נתונים מלאים ועדכניים על מצבת כוח האדם של כל עובדי לפ"ם והמועסקים על ידה, כמו היקף משרה, מועד תחילת ההעסקה, דירוג העובדים, דרגתם, סוג העסקה וכיוצא באלה.
בפברואר 2009 , בתשובה לבקשת משרד מבקר המדינה לקבל נתוניםמפורטים על עובדי לפ"ם, הסביר סגן מנהל לפ "ם, הממונה גם על תחום כוח אדם בלפ "ם, כי כל הנתונים על עובדיה מנוהלים ומרוכזים בפועל במחלקת כוח אדם של משרד רה"ם.
כמו כן הוא ציין כי לפ "ם מבצעת חלק ניכר ממטלותיה, כמו רעיונאות, פרסום ובניית אתרי אינטרנט ממשלתיים, באמצעות נותני שירות חיצוניים, לרבות שתי חברות כוח אדם.
ביוני 2009 פנתה מרכזת משאבי אנוש במשרד רה"ם אל סגן מנהל לפ "ם וחזרה וביקשה ממנו את הנתונים הנדרשים.
היא ציינה: "אני לא מדברת רק על עובדי כל העובדים, המועסקים בצורות שונות ]על[ מדינה אלא בלפ"מ (כפי שמפורט במתכונת הדיווח שצרפתי לפנייתי).
אבקש שתעביר אלי את מצבת האדם הכוללת נכון להיום.
אני מאמינה שאתם חייבים לנהל את הנתונים לפחות לצרכי תקציב.
לגבי שנים קודמות ( 2007 , 2008 )- אנא העבר לפחות את העובדים שאינם עובדי מדינה.
אני אשלים את השאר ממערכת נש"ם".
בתשובתו של סגן מנהל לפ"ם למרכזת משאבי אנוש נאמר כי "כל הרישומים של עובדי לפ "מ כולל שמות העובדים בשנים קודמות נמצאים במחלקת כוח אדם במשרד רה"ם.
הרישומים אצלנו אינם שיטתיים ואינם ממוחשבים".
מהאמור עולה, כי בלפ "ם ובמשרד רה "ם לא היה מידע מלא ועדכני על מצבת כוח האדם המועסק על ידי לפ "ם ועל הנתונים הקשורים בכך, לכן לא ניתן לדעת כיצד נוהל כל נושא כוח האדם.
לדעת משרד מבקר המדינה על לפ"ם ומשרד ההסברה והתפוצות, כאחראי לה במועד סיום הביקורת, לפעול ללא דיחוי ליצירת בסיס נתונים מקיף, מפורט ועדכני אצלם בכל הקשור למצבת כוח האדם של לפ"ם כנדרש מכל יחידה של משרד ממשלתי וממפעל עסקי.
מן הראוי שייקבע אילו נתונים יש לשמור ולעדכן בלפ "ם ואילו נתונים יהיו גם תחת ידם של משרד ההסברה והתפוצות, משרד האוצר ונש"ם.
ראוי שייקבע גורם האחראי לעדכונם השוטף של הנתונים ולשמירתם.
מהנתונים שריכז אגף משאבי א נוש במשרד רה "ם על פי בקשת משרד מבקר המדינה עולה, כי ביוני 2009 העסיקה לפ "ם 56 ,עובדים בתחומי התקציבאות הרכש, התקשורת, ההפקה, התכנון, הרעיונאות והגרפיקה (בכל אחת מהקבוצות האלה מועסקים גם עובדים מינהליים) - 42 עובדים בתקן של עובדי מדינה (כולל מנהל לפ "ם שמועס ק בשכר ובתנאים לפי חוזה מיוחד); 10 עובדי מחשוב שהם 660 דוח שנתי60ב .
עובדי חברת כוח אדם; ו -4 .
עובדים במיקור חוץ לצורך ביצוע מטלותיה לפ "ם מעסיקה מדי פעם בפעם גם יועצים חיצוניים "פרילנסרים" העובדים במשרדיה.
משרות מסגרת על פי חוק המינויים יש להעסיק עובדים קבועים כעובדים על פי תקן שיש להם כתב מינוי.
בעניין זה נכתב בדוח שנתי של מבקר המדינה משנת 200546 " כיעבודות מסוימות בשירות המדינה מוגבלות על פי טבען ואופיי ן בזמן.
בעבודות אלה מועסקים, בדרך כלל בתחומי תקציב מסוים, עובדים זמניים, ובכלל זה עובדים נש[ ללא כתב מינוי.
בניגוד לחוק המינויים, יצרו בפועל " ואג"ת משרות ]ם מסגרת למשימות אשר מטבען הן חלק מהפעילות המרכזית של המשרד ומחייבות העסקה לטווח ארוך" (ההדגשה במקור).
הועלה כי לפ"ם מעסיקה בתחומי תקציב מסוים, נוסף על עובדים קבועים על פי תקן, גם עובדים זמניים ללא כתב מינוי (להלן - עובדים במשרות מסגרת 47 ) המועסקים בפועל במשימות שהן חלק מהפעילות המרכזית של לפ"ם, ולכן תקופת העסקתם אינה מוגבלת בזמן48:.
להלן הפרטים לפי הנתונים הנזכרים לעיל, בשנת 2009 הועסקו בלפ"ם 42 עובדים במסגרת תקן של עובדי מדינה שהיקפו 42.
5 ;משרות14 מהם הועסקו כעובדים בלתי צמיתים במשרות מסגרת.
להלן דוגמה לעובדים כאלה שהועסקו בשנים 2005 -2008 : .
התפקיד/ים מספר העובדים .
הבלתי צמיתים שנת תחילת העבודה .
רכז בכיר (בינוי, נכסים, אפסנאות) 1 2005 .
)רכז בכיר (פרסומים 3 2006 .
)עוזרת פרסומאי ורכז בכיר (פרסומים 2 2007 .
רכזת לשכה, מנהל ענף (כספים), רכז .
בכיר (פרסומים) ועוזר פרסומאי 4 2008 מהאמור עולה כי בלפ "ם הועסקו במשך שנים עובדים בלתי צמיתים במשרות מסגרת שהן חלק בלתי נפרד מפעילותה המרכזית של לפ "ם, אף על פי שבמשרות אלה יש להעסיק עובדים על פי תקן עם כתב מינוי או עובדים במשרות בלתי צמיתות שמשרתם תוקצבה בחוק יסודות התקציב.
בתשובתה למשרד מבקר המדינה כתבה נש"ם בינואר 2010 , כי היא "הוציאה הנחיות לכלל משרדי הממשלה ויחידות הסמך ודרשה מכל היחידות כולל לפ "ם, להמציא לה מיפוי מדויק של כלל העובדים המועסקים שאינם מוגדרים כעובדי מדינה.
רק לאחר קבלת המיפוי המדויק תוכל נש"מ יחד עם שותפיה באוצר לקבוע מדיניות מתאימה לגבי המשך העסקתם של עובדים אלה ודרך העסקתם".
46 ראו מבקר המדינה, דוח שנתי 55 ב( 2005 '), עמ40.
47 לפי הגדרת נש"ם משרת מסגרת היא משרה שבה מועסק עובד מדינה במעמד זמני, בעבודה שמטבעה אינה צמיתה, בתחומי תקציב מסוים.
48 נמצאו עובדים שהועסקו באופן זהמאז 2005.
משרד ההסברה והתפוצות 661 .
אג"ת כתב בתשובתו למשרד מבקר המדינה בינואר 2010 , כי מתבצעת פעילות שבמסגרתה תתקיים בחינה גם בעניין תקני כוח אדם בלפ"ם.
לפ"ם הודיעה למשרד מבקר המדינה בתשובתה בינואר 2010 , כי "כחלק מהפעילות בכל שירות המדינה להפיכת עובדים במשרות מסגרת לעובדים עם כתבי מינוי, מקבלים השנה 5 מעובדי לפ"מ במשרות מסגרת כתבי מינוי".
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד ההסברה והתפוצות לוודא בהקדם שלפ"ם תפעל, בכל הקשור לנושא העסקת עובדים במשרות מסגרת, על פי הנחיות נש"ם ועל פי המתחייב מתוצאות הבחינה שיבצע אג"ת.
נמצא כי בלפ"ם ובמשרד רה "ם, שהיה אחראי לפעיל ותה בעבר, לא היה מידע ניהולי מפורט ומלא על כל מצבת כוח האדם של לפ "ם (עובדי מדינה, עובדי כוח אדם ומיקור חוץ).
על הגורמים המעורבים בניהול כוח האדם בלפ"ם - משרד ההסברה והתפוצות, משרד האוצר, נש"ם ולפ"ם - לפעול על פי חוק המינויים וחוק יסודות התקציב, באופן אחיד ומתואם, ולהטיל על גורם אחד את האחריות לריכוז כל הנתונים בנושא, וזאת כדי שתהיה בפני מקבלי ההחלטות והאחראים לפעילותה של לפ"ם, ובראשם משרד ההסברה והתפוצות, תמונה מלאה ומדויקת על כל המועסקים בלפ"ם לפי סוג העסקתם.
משרד מבקר המדינה כבר העיר בדוח האמור משנת 2005 כי העסקת עובדים במשרות מסגרת בעבודה קבועה ומתמשכת פסולה מעצם טבעה, משום שהיא עומדת בסתירה לחוק המינויים ומגדילה את ההסתברות שעובדים שהועסקו באופן הזה יהפכו עובדים קבועים אף אם לממונים עליהם לא הייתה כל כוונה כזאת או אם הממונים עליהם לא קיבלו אישור מהמשרד האחראי להם, ממשרד האוצר ומנש"ם.
שיא כוח האדם על פי הגדרות חוק יסודות התקציב, שיא כוח האדם הוא "מספר מרבי של משרות שבהן ניתן להעסיק עובדים קבועים, זמניים וארעיים, למעט עובדים ארעיים למשימה חולפת המועסקים עד מאה ועשרים ימים".
תקציב לפ "ם הנכלל בספר תקציב המדינה נועד, בין היתר, להציג בפני מקבלי ההחלטות - הנהלת משרדי רה"ם49 והאוצר והנהלת לפ"ם - מידע מדויק על היקף כוח האדם המועסק בה ועל תקציב השכר שלו.
כיום משרד ההסברה והתפוצות 662 דוח שנתי60ב .
בספרי תקציב המדינה, בשנים 2007 -2009 , צוין כי שיא כוח האדם של לפ"ם הוא 23 משרות בלבד בכל שנה, ובנוסף22.
5 משרות בלתי צמיתות (בהתאמה).
עוד הועלה, כי ברשימת העובדים של לפ "ם שהייתה מצויה באגף משאבי אנוש במשרד רה "ם לא נכללו כל העובדים שלפ "ם מעסיקה במישרין (מתקציבה), ומספרם היה בכל אחת מהשנים 2007 -2009 :כמפורט7 ,11 ו-10 עובדי קבלן וכן 2 ,1 ו-1 עובדי מיקור חוץ המועסקים כעובדי מחשוב (בהתאמה).
נמצא כי הנתונים בנוגע לשיא כוח האדם בהצעות התקציב של לפ"ם לשנים 2007 - 2009 לא כללו את העובדים שהועסקו במישרין על ידי לפ "ם.
בין העובדים שהועסקו כאמור במשרות מסגרת, במסגרת שיא כוח האדם, היו עובדים שהועסקו במשך תקופה ארוכה מהתקופה המותרת.
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד ההסברה והתפוצות, משרד האוצר, נש"ם ולפ "ם לבחון גם את ההיקף הרחב של מספר המועסקים בלפ"ם במשרות בלתי צמיתות ולוודא שרוב עובדי לפ "ם יועסקו במסגרת שיא כוח אדם ובכך תהיה שקיפות לגבי הוצאות לפ"ם לשכר.
דיווחים על הוצאות השכר הביקורת העלתה כי שכרם של מקצת העובדים שהועסקו על ידי לפ "ם שולם ישירות על ידה ולא על ידי משרד רה"ם: 15 בשנת 2008 (3 במיקור חוץ) ו-14 ב- 2009 (4 .
)במיקור חוץ ביוני 2009 הסבירה לפ"ם למשרד מבקר המדינה כי היא "יצאה במכרז למיקור חוץ של עובדים מקצועיי ]הקבלנית[ ם בענף הפרסום.
במסגרת זו מספקת החברה ללפ"מ עובדים מקצועיים לפי הצורך".
שכר העובדים במיקור חוץ הסתכם בשנת 2008 בכ-1.
הועלה כי הוצאה זו בגין העסקת עובדים במיקור חוץ מוצגת בתקציב לפ "ם ובדוחות ביצוע התקציב בסעיף הוצאות (פעולות הלשכה) ולא בסעיף שכר.
לדעת משרד מבקר המדינה, כדי למנוע אפשרות לחריגה בהעסקת כוח האדם, על לפ "ם להציג את כל ההוצאות הקשורות להעסקת עובדים לסוגיהם השונים רק בסעיף שכר שיחולק להוצאות בגין עובדים רגילים והוצאות בגין עובדים המועסקים במיקור חוץ.
לדיוק ולמהימנות שלהדיווח על הוצאות בגין כוח אדם של כל ארגון יש חשיבות רבה, בייחוד כשמדובר במפעל עסקי כמו לפ"ם.
מידע זה משמש משרד ההסברה והתפוצות 663 .
כלי חיוני לניהול, לביצוע ולפיקוח ובקרה על העסקה תקינה של עובדים במסגרת התקציב שנקבע.
לצורך זה על לפ "ם ועל משרד ההסברה והתפוצות לרכז את כל המידע הנוגע להוצאות השכר של לפ "ם ושל המועסקים בה כדי למנוע חריגות משיא כוח האדם שלה.
באופן הזה ניתן יהיה למנוע גם העסקה לאורך זמן של עובדים במשרות מסגרת שמעצם הגדרתן הן משרות לזמן קצוב וקצר.
על לפ "ם, על משרד ההסברה והתפוצות ועל נש "ם לבחון בהקדם את נושא ניהול כוח האדם בלפ"ם והיבטיו השונים ולנקוט את הצעדים הדרושים להסדרתו ולרישומו באופן שיאפשר לקבל תמונה כוללת של כל ההוצאות הקשורות בו ולהימנע מחריגות.
חוק חובת המכרזים, התשנ"ב - 1992 ותקנות חובת המכרזים, התשנ"ג - 1993 (להלן- תקנות חובת המכרזים או התקנות), מסדירים את ההתקשרויות של משרדי ממשלה, של תאגידים ממשלתיים ושל גופים אחרים שנמנו בחוק לביצוע עסקאות בטובין או במקרקעין, לביצוע עבודה או לרכישת שירותים, לרבות התנאים לקבלת פטור ממכרז.
שיטת המכרזים נועדה להבטיח למפרסם מכרז התקשרות בתנאים המיטביים, ולמציעים בכוח - שוויון הזדמנויות.
השיטה אמורה למנוע את האפשרות של פגיעה בטוהר מידות ושל משוא פנים.
על לפ"ם חלות הוראות החוק והתקנות 50 , תקנון כספים ומשק והוראות החשכ"ל המתפרסמות מדי פעם בפעם.
לפ "ם מפרסמת בכלי התקשורת למיניהם עבור משרדי ממשלה וגופים ציבוריים אחרים, והיא עושה זאת לעתים קרובות באמצעות ספקים חיצוניים.
סיווג התקשרויות בלפ"ם פועלת ועדת מכרזים פנימית.
משרד מבקר המדינה בדק את האופן שבו לפ"ם מוסרת עבודות לספקים חיצוניים באמצעות פרסום מכרזים ופניות לקבלת הצעות (להלן - התקשרויות).
נבדקו התקשרויות שבוצעו בסוף שנת 2007 , בשנת 2008 ובתחילת שנת 2009 :.
להלן הממצאים העיקריים על פי סעיף 2 (א) לחוק, התקשרות של המדינה לביצוע עסקה, לרבות התקשרות של גופים כמו לפ"ם, תיעשה "על פי מכרז פומבי הנותן לכל אדם הזדמנות שווה להשתתף בו", למעט במקרים שהתקנות מאפשרות קבלת פטור ממכרז.
בתקנות חובת המכרזים מפורטים סוגי ההתקשרויות הפטורות ממכרז ובהן ההתקשרות על פי תקנה 3(12)51 - העוסקת באופן ייחודי בהתקשרויות של לפ"ם .
50 בתקנות חובת המכרזים נעשה תיקון מקיף הכולל נוסח לתקופת מעבר מיום 1.
11 , וכן נוסח ממועד זה והלאה.
הנוסח שמשרד מבקר המדינה התייחס אליו הוא הנוסח שהיה תקף למקרה הנבדק.
51 על פי תקנה זו: לפ"ם פטורה ממכרז לשם התקשרות לפרסום בכלי התקשורת.
לפרסום בכלי התקשורת52; לפ"ם עשתה שימוש בתקנת משנה זו ובתקנות משנה נוספות לקבלת פטור ממכרז, לפי העניין.
יצוין כי במסגרת תיקון מקיף שנעשה בתקנות חובת המכרזים, שתוקפן מיוני 2009 , עודכנה תקנה 3(12 ,), ובעקבות העדכון התקשרותה של לפ"ם לפרסום בכלי התקשורת תיעשה ככל הניתן, לאחר בדיקת כמה הצעות הבאות בחשבון.
לפי תקנה 9 (א) "כל החלטה של יחידה מזמינה בדבר ביצוע התקשרות ללא מכרז או בדרך של מכרז סגור וכן כל החלטה בדבר ניהול משא ומתן עם מציעים במכרז, תובא לדיון בוועדת המכרזים לצורך סיווג ההתקשרות".
הביקורת העלתה כי לפ "ם לא הקפידה להעביר התקשרויות הפטורות ממכרז פומבי לוועדת המכרזים לצורך סיווגן וקביעת אופן ביצוען בין במכרז סגור בין במתן פטור, על פי הנדרש בתקנות.
בתשובתה למשרד מבקר המדינה מינואר 2010 כתבה לפ"ם כי "החל מ - 1.
09 עודכנו עובדי לפ"מ בחידושים העיקריים שבתקנות, גם בעל פה וגם בכתב.
מאז יש הקפדה מלאה בנושא זה".
לדעת משרד מבקר המדינה על לפ "ם להקפיד להביא לדיון בוועדת המכרזים את כל ההתקשרויות שהיא מבקשת לפטור ממכרז, לצורך סיווגן כפטורות מחובת מכרז.
עליה גם להקפיד לציין בפרוטוקול דיון הוועדה את ההסבר למתן הפטור ואת הסעיף הרלוונטי בתקנות שבגינו הוא ניתן.
התנהלות כזאת תאפשר את ניהולן התקין של ההתקשרויות של לפ"ם.
על משרד ההסברה והתפוצות לוודא כי לפ "ם ממלאת כנדרש אחר ההוראות בתקנות הנוגעות לביצוע התקשרויות.
יתרה מזאת, גם בהתקשרויות המסווגות כפטורות מחובת מכרז על לפ "ם לבדוק, ככל שניתן, כמה הצעות אפשריות.
סוגי התקשרויות התקשרות במכרז סגור 1.
הכנת רשימת מציעים: כאמור, ועדת מכרזים יכולה לסווג התקשרות כפטורה ממכרז פומבי ולקבוע כי יש לבצעה בדרך של מכרז סגור ולפנות לכמה מציעים.
תקנה 16 לתקנות קובעת: "רצה משרד להתקשר בחוזה הטעון מכרז סגור, תפנה ועדת המכרזים בשם המשרד למספר גורמים מתוך רשימה מסווגת של מציעים מתאימים בכוח (להלן רשימת המציעים); רשימת המציעים תהיה ערוכה לפי סוגי ההתקשרויות, תעודכן מזמן לזמן והיא תפורסם, או תהיה פתוחה לעין הציבור, במועד ובאופן שייקבעו בתקנון כספים ומשק".
52 לפי פרק 3 , שכותרתו רכישות, בהוראות תכ "ם שתוקפן מפברואר 2006 , "כלי תקשורת" הם ערוצי טלוויזיה, כבלים, לוויין, רדיו, עיתונים, אינטרנט וכיוצא באלה.
משרד ההסברה והתפוצות 665 .
בשנת 2008 בדק רואה חשבון, לבקשתה של לפ "ם, מכרזים שביצעה בשנת 2007 .
במרס 2009 מסר לה רואה החשבון טיוטתדוח ביקורת ובה ציין בין היתר, לא מצאה בתקופה הנבדקת, עדות לקיומן של רשימות מציעים לפניה ]ביקורתו[" כי במסגרת מכרזים סגורים וכן לא מצאה כל מנגנון או נוהל שיבטיח כי הפניות להשתתפות במכרזים הסגורים נעשו עפ"י סבב מחזורי כלשהו, וזאת לנוכח העובדה שנמצאו מציעים אליהם בוצעו פניות חוזרות ונשנות ברצף".
נמצא כי לאחר קבלת טיוטת דוח הביקורת של רואה החשבון, אישרה ועדת המכרזים באפריל 2008 רשימת מציעים מתוך מאגר ספקים ונותני שירותים שלפ"ם כבר עבדה אתם בעבר, אבל לפ"ם לא פרסמה את הרשימה לציבור הרחב, כנדרש בתקנות.
09 מחייבות תקנות חובת המכרזים לפרסם את רשימת המציעים באינטרנט.
בינואר 2010 השיבו מנהל לפ "ם וגזבר לפ "ם למשרד מבקר המדינה כי ללפ "ם רשימות מציעים לכל סוגי ההתקשרויות העיקריים שלה, ובכוונתה "להעלות את כל הרשימות לאינטרנט על מנת לאפשר לספקים נוספים להיכנס לרשימה".
מנהל לפ"ם הוסיף כי "רשימת כלי התקשורת עם מחיריהם נמצאת במאגר וכי זו מתעדכנת בצורה שוטפת".
משרד מבקר המדינה מעיר כי על לפ "ם לפעול על פי התיקון לתקנות חובת המכרזים ולפרסם ללא דיחוי את רשימת המציעים באינטרנט ולכלול בה כמה שיותר סוכנויות ובעלי מקצוע בכל תחומי הפרסום.
כמו כן עליה להקפיד שפנייה למציעים תיעשה ככל הניתן באופן שווה ובסבב מחזורי.
אומדן : בתקנה 19 (ג) לתקנות נכתב כי"נעשה אומדן של שווי ההתקשרות, קודם פרסום, המכרז, יישמר האומדן בתיבת המכרז עד לפתיחתה"53 .
על פי נוסח התקנה הכנת אומדן אמנם אינה חובה, אבל יש חשיבות רבה בהכנתו משום שהוא משקף הערכה של עלות השירות או המוצר שמבקשים לרכשו במכרז, והוא משמש כלי חשוב לבחינת הסבירות של מחירי ההצעות המוגשות.
הבדל מהותי בין מחירי ההצעות לאומדן מעיד שהאומדן לא נעשה כהלכה.
יתרה מזאת, הצעות גבוהות מהאומדן או נמוכות ממנו באופן משמעותי מראות על חוסר סבירות קיצוני המחייב בחינה של ועדת המכרזים אם להמשיך בהליך המכרז או לבטלו54 .
)(א להלן דוגמאות הממחישות את הצורך והחשיבות בעשיית אומדן, גם אם אין חובה לעשותו: .
53 בתיקון האחרון של התקנות מפברואר 2009 שנכנס לתוקפו ב- 1.
09 צוין בתקנה 17א בדבר "אמדן שווי ההתקשרות" כי "אמדן שווי ההתקשרות ייערך בידי גורם מקצועי שהוסמך לכך בידי ועדת המכרזים, וייחתם בידיו ובידי יושב ראש ועדת המכרזים; אמדן שווי ההתקשרות ייערך ויופקד בתיבת המכרזים לפני המועד האחרון להגשת ההצעות במכרז ויישמר בתיבה עד לפתיחתה".
54 מסיבה זו על הודעת פרסום המכרז לכלול הודעה כי אין חובה לקבל הצעה כלשהי ולא בהכרח תתקבל ההצעה הנמוכה ביותר.
(1) במאי 2008 פרסמה לפ"ם מכרז סגור להסעות של קבוצות לאירוע (להלן - מכרז ההסעות) 55 .
ופנתה לשש חברות הסעה.
חברה אחת בלבד הגישה הצעה נמצא כי בתיק מסמכי המכרז לא היה אומדן של עלות ההתקשרות עם חב רת הסעות, ובפרוטוקול ישיבת ועדת המכרזים צוין כי "לאחר בדיקת ההצעה, והשוואת המחירים למחירי השוק ולמחירים בשנים קודמות הגיעה הועדה למסקנה כי הינם סבירים".
הביקורת העלתה כי לוועדה לא ]החברה[ .
המחירים שהגישה הוצגה טבלה של השוואת המחירים.
בהיעדר אומדן של מחירי הסעות ובהיעדר הצעות נוספות לא ניתן לדעת אם ההצעה שהתקבלה סבירה ואם לפ"ם אכן השיגה את המחיר הסביר ביותר בהתקשרות זו.
(2) בפברואר 2009 פרסמה לפ "ם מכרז סגור להפצת פוסטרים עבור רשות מסוימת ומשרד ממשלתי ופנתה לשבע חברות שליחויות.
החברות התבקשו לתת הצעת מח יר כוללת להפצה של כ - 4,000 חבילות פוסטרים בזמן קצוב.
חמש חברות הגישו הצעות, שלוש מהן נפסלו בשל אי -עמידה בתנאי המכרז.
מתוך השתיים הנותרות בחרה ועדת המכרזים בחברה שהגישה הצעה בסך של 99,242 ש"ח בתוספת מע"ם מכיוון שהייתה הזולה ביותר.
נמצא כי בתיק מסמכי המכרז אין אומדן להזמנת שירות זה.
בהיעדר אומדן של מחירי הפצה לא ניתן לדעת אם הצעת המחיר שהתקבלה ולפיה בוצעה ההתקשרות, אכן סבירה.
(ב) הביקורת מצאה שני מקרים שבהם אמנם נעשה אומדן, אך בינו לבין מחירי ההצעות שהתקבלו נרשם פער גדול המעיד על חוסר סבירותו של האומדן .
להלן הפרטים: (1) בדצמבר 2007 פרסמה לפ"ם מכרז סגור להפקת מוצרי פרסום עבור יחידה במשרד ממשלתי.
אומדן לפ"ם היה 138,500 ש"ח ואילו ההצעה שנבחרה עמדה על 88,600 ש"ח.
כלומר, אומדן לפ"ם היה גבוה בכ -55% .
מההצעה (2) בינואר 2008 פרסמה לפ"ם מכרז לשכפול תקליטורים לסרטי ועדו ת רפואיות עבור גוף ציבורי מסוים.
אומדן לפ"ם היה 130,000 ש"ח, ואילו ההצעה שנבחרה הייתה נמוכה ממנו באופן משמעותי ועמדה על 73,600 ש"ח.
כלומר, אומדן לפ"ם היה גבוה בכ-75% .
מההצעה בתשובתה למשרד מבקר המדינה מינואר 2010 כתבה לפ"ם: "אנו רושמים לפנינו את הערת הדוח ל הקפיד במידת האפשר על הכנת אומדנים".
גזבר לפ "ם כתב למשרד מבקר המדינה בתשובתו מאותו חודש כי "לפ "ם תבחן מקרים שבהם אומדן יסייע בידה לקבלת החלטה".
בעניין מכרז זה ראו גם בהמשך משרד ההסברה והתפוצות 667 .
משרד מבקר המדינה העיר כי על לפ "ם לבחון באופן יסודי את דרכי העשייה של האומדנים למכרזיה ולהקפיד על עשיית אומדנים ריאליים כדי שתוכל לבחור בהצעה הטובה ובמחיר הסביר ביותר.
התקשרות עם בעל מקצוע מומחה התקשרות עם בעל מקצוע מומחה לרכישת שירותים כמפורט בתקנות יכולה להיות פטורה ממכרז.
רשימת מציעים : על פי הוראות תקנה 5 לתקנות, התקשרות לביצוע עבודה מקצועית הדורשת ידע ומומחיות מיוחדים במקצועות התכנון, העיצוב והגרפיקה פטורה מהליך תחרותי.
התקשרות כזאת תיעשה לאחר בדיקת כמה הצעות אפשריות, והפנייה למציעים תיעשה, ככל הניתן, בסבב מחזורי ובאופן הוגן, המעניק את מרב היתרונות למשרד.
הביקורת העלתה כי לפ"ם לא פנתה לבעלי מקצוע מומחים בהצעה להיכלל במאגר המציעים שלה, וזאת כדי שתהיה בידה האפשרות לפנות בשעת הצורך למציע המתאים ביותר.
לפ"ם כתבה בתשובתה מינואר 2010 למשרד מבקר המדינה, בין היתר, כי רשימות המציעים, הספקים והיועצים שלה יפורסמו באינטרנט, וכי היא פועלת להסדרת נושא רשימות המציעים על פי התיקון לתקנות.
משרד מבקר המדינה מעיר כי על לפ "ם לבצע את הנדרש בהקדם האפשרי על פי התקנות.
ניהול משא ומתן עם מציעים במכרז על פי תקנה 7 לתקנות, ניהול משא ומתן עם מתמודדים יכול להיעשות רק במקרים שהוגדרו בתקנות ובכלל זה כאשר ניתנה הודעה על כך במסמכי המכרז.
המשא ומתן ייעשה עם המתמודדים שהצעותיהם נמצאו מתאימות תוך כדי הקפדה על מתן הזדמנות הוגנת לכל המציעים שעמם מתנהל המשא ומתן.
עוד נקבע כי המשא ומתן ינוהל על ידי ועדת המכרזים ותוכנו יירשם בפרוטוקול.
לדעת משרד מבקר המדינה, ראוי לעשות שימוש בהוראות אלה המתייחסות לניהול משא ומתן עם מציעים במכרז פומבי, ומשקפות כללי מינהל תקין, גם במקרים בהם מנהלים משא ומתן עם מציעים להתקשרות פטורה ממכרז.
מכאן, מן הראוי שלפ "ם תתעד את כל הליך הטיפול בהצעות הפט ורות ממכרז כדי להציג לוועדת המכרזים תמונה כוללת שתשקף גם את תוכנו של המשא ומתן.
מהפרוטוקולים של ישיבות ועדת המכרזים עולה כי המפיקה האחראית בלפ"ם לביצוע העבודה פונה למציעים לקביעת התנאים והמחיר.
מתיקי 668 דוח שנתי60ב .
המכרזים עולה, שהמסמכים הנוגעים למשא ומתן שמנהלת המפיקה האחראית לביצוע העבודה לא אושרו על ידי הממונים עליה, לא הוצגו לוועדת המכרזים ולא צורפו לפרוטוקול ישיבת הוועדה.
לדעת משרד מבקר המדינה בהתנהלות הנהוגה בלפ "ם בכל הקשור לניהול משא ומתן עם ספקים ונותני שירות ובסופו של הליך גם במסירת העבודה למציע, ניתן משקל רב ליכולת ההחלטה של בעלי תפקיד בודדים בלי שוועדת המכרזים תבקר החלטות אלה, מצב העלול לפגוע בשוויון בין המציעים עד כדי חשש למשוא פנים.
משרד מבקר המדינה מעיר כי כללי מינהל תקין מחייבים שניהול המשא ומתן ייעשה על ידי יותר מאדם אחד, כי ינוהל משא ומן עם כלל המציעים שהצעותיהם מתאימות ושהוא יתועד.
דרך פעולה זו תסייע בידיה של ועדת המכרזים לקבל את ההחלטה הראויה ולמסור את העבודה למציע הראוי ביותר ובמחיר הסביר ביותר.
כמו כן יאפשר הדבר לוודא קיומו של הליך הוגן כלפי המתמודדים במכרזים וימנע חשש למשוא פנים משיקולים פסולים.
בינואר 2010 כתבו מנהל לפ"ם וגזבר לפ "ם בתשובותיהם למשרד מבקר המדינה כי " .
מתקבלת, והמפיקות ]ו[המלצתיתעדו את ניהול המשא ומתן במידה ויאושר כזה על ידי ועדת המכרזים" (ההדגשה במקור).
התקשרות דחופה בתקנה 42 , חברה ]ממשלתי[ שבתקנות חובת המכרזים נקבע כי "משרד ממשלתית, חברת -בת ממשלתית.
יעדיפו, ככל שמוצדק וסביר בנסיבות העניין, המפורטות בתקנות החוק [ לבצע אף את ההתקשרויות- שאינן מתנהלות בדרך של בדרך של מכרז וכן יעשה כל שניתן כדי שההתקשרות לא תהפוך ]מכרז פומבי דחופה בהתאם לתקנה 3(2 "]בתקנות[ )56.
בהוראות התכ"ם נקבע : "כמועד להגשת הצעות יש לקבוע תקופה שלא תפחת מ -14 ימי עבודה ממועד פרסום המודעה".
הביקורת העלתה כי מכרז ההסעות הנזכר לעיל פורסם ב - 21.
08 והאירוע שבגללו נדרשו ההסעות נקבע ל - 4.
את ההצעות נדרשו המציעים להגיש עד ל - 29.
08 , כלומר בתוך שמונה ימים מפרסום המכרז.
מפרוטוקול ישיבת ועדת המכרזים עולה, כי הפנייה להגשת הצעות נשלחה לשש חברות הסעה גדולות, מכיוון שנדרשו כ-70 אוטובוסים להסעת כ- 1,500 .
08 (היום האחרון להגשת הצעות המחיר) התכנסה ועדת המכרזים, ובדיון התברר, כאמור, כי התקבלה רק הצעה אחת.
ועדת המכרזים החליטה כי עריכת מכרז נוסף לא תביא תועלת, משום שמדובר בעונה הבוערת וגם בשנים קודמות .
56 על פי תקנה3(2 ) שבתקנות, "התקשרות הנדרשת בדחיפות למניעת נזק של ממש ובלבד שהחשב הכללי, ובהעדרו - מי שהוא הסמיכו, אישר זאת; ולעניין התקשרות אשר הדחיפות לה הינה של ארבעים ושמונה שעות או פחות - אם המנהל הכללי של המשרד המתקשר אישר זאת".
משרד ההסברה והתפוצות 669 .
הוועדה אישרה את ההתקשרות עם חברת ההסעות לאור זה שהתהליך נמצא בשלב מתקדם של ההכנות והזמנות עבודה כבר נשלחו לספקים שונים, ובשל הנזק התדמיתי שלטענתה צפוי ללפ "ם ולמשרד הממשלתי.
ההחלטה אושרה בכפוף לאישור ועדת הפטור באגף החשכ"ל לפי תקנה 23 )(א לתקנות חובת המכרזים57.
ביום המכרז פנתה לפ"ם במכתב דחוף לחשכ"ל, עם העתק למשרד רה"ם, וצירפה לו את פרוטוקול ישיבת ועדת המכרזים שבו פורטו נימוקיה לקבלת פטור ממכרז נוסף.
08 החליטה ועדת הפטור שבמשרד האוצר על מתן הפטור, בהסתמך על הנימוקים שהעלתה ועדת המכרזים.
משרד מבקר המדינה העיר ללפ"ם כי לנוכח תקנה 42 הנזכרת והוראת התכ"ם האמורה, היה על לפ "ם להיערך מבעוד מועד ולפרסם מכרז פומבי שבו תינתן האפשרות להגיש הצעות בתוך 14 יום ל פחות לפני האירוע, ולא לנקוט כלל הליך של מכרז סגור.
מאחר שמדובר באירוע שהתקיים בשנים קודמות והצורך בארגונו ידוע מראש, לא הייתה כל סיבה נראית לעין שלא להיערך לו מבעוד מועד.
יתרה מזאת, לפי פרוטוקול ישיבת ועדת המכרזים ידעה לפ"ם שמדובר "בעונה הבוערת" וגם הייתה מודעת לעובדה שגם בשנים הקודמות התעוררו קשיים דומים, אף שאז היה מדובר במספר קטן יותר של אוטובוסים.
בשל האמור, היה על לפ"ם לפרסם את המכרז מוקדם ככל האפשר, ואופן התנהלותה בעניין לא היה תקין.
על לפ "ם לעשות את כל המאמצים כדי שהתקשרות לא תהפוך דחופה ולהשתמש בפט ור רק בנסיבות הראויות לכך.
התיקון לתקנות מאפשר בנסיבות מסוימות לערוך "מכרז ממוכן מהיר", כמפורט בתקנות במקרים של התקשרות דחופה.
במקרים שהיקף העבודה הנדרש גדול ניתן לשקול פיצול העבודה לכמה ספקים.
בינואר 2010 כתבה לפ"ם בתשובתה למשרד מבקר המדינה כי "כעקרון מקבלת לפ" ]עמדתו בנושא וכי [ מ את יש להיערך מוקדם ככל הניתן לקבלת תוצאות המטיבות עם הממשלה".
באותו חודש השיב גזבר לפ"ם למשרד מבקר המדינה כי ההערה "מתקבלת, ולפ "מ להבא תעשה מאמץ לא להגיע למצב של התקשרות דחופה, אלא לפרסם מכרז פומבי מוקדם ככל האפשר".
פרסום חובר ת עבור המשרד להגנת הסביבה באוגוסט 2009 פרסמה רשת עיתונים מסוימת (להלן- המו"ל) עבור לפ"ם חוברת של כ -130 עמודים ובה מידע על כ -90 חופי רחצה ותצלומים שלהם (להלן - החוברת).
להלן הליקויים שהועלו בעניין זה: .
57 תקנה23 ,(א) בתקנות קובעת: "נתקיים מכרז פומבי, רשאית ועדת המכרזים מנימוקים שיירשמו, להחליט על בחירת הצעה גם אם הייתה זו הצעה יחידה שהוגשה או שנותרה יחידה לדיון בפניה; הוועדה אינה רשאית לעשות כן מקום שנתקיים מכרז סגור, אלא באישור ועדת הפטור אם זו נוכחה לדעת שעריכת מכרז נוסף לא תביא תועלת".
פנייה לספק יחיד : בעקבות פנייתו של המשרד להגנת הסביבה אל לפ"ם פנתה לפ"ם למו"ל אחד בלבד וסיכמה אתו כי המידע יפורסם בחוברת שתופץ ב - 100,000 עותקים.
בתמורה ישולמו למו"ל 127,000 ש"ח בתוספת מע"ם.
ועדת המכרזים נתנה פטור להתקשרות לפי תקנות 3(11) ו-3(12 .
) שבתקנות חובת המכרזים לפ"ם כתבה למשרד מבקר המדינה בתשובותיה כי בחרה במו"ל משיקולים מקצועיים: הוא "ידוע בהפקת מדריכים איכותיים.
פופולאריות וניסיון רב בהפקה והפצה", וכי "מדובר במותג ייחודי שאין לו מקבילה ברשתות תקשורת אחרות, והוא נמצא כמתאים במדוייק לפרסום המבוקש".
לדעת משרד מבקר המדינה, היה על לפ"ם לפנות לכמה מציעים לקבלת הצעות מחיר כדי שתוכל לבחון אם הצעת המו"ל היא הטובה והמתאימה ביותר.
אם סברה לפ "ם שהמו"ל הוא היחיד המסוגל לבצע את ההתקשרות, מן הראוי היה שתקבל פטור להתקשרות מכוח תקנה 3(29 ,) המחייבתאישור בדבר מעמד זה.
מתכונת הפרסום : נמצא כי הפרסום של המשרד הוצג בחוברת כפרסום מטעם המו"ל המשתמש במידע של המשרד להגנת הסביבה, ולא כפי שסוכם במפרט העבודה, שהמידע יפורסם כמודעה של המשרד להגנת הסביבה.
זאת ועוד, שלא כמו בפרסומים אחרים של לפ "ם, בחוברת לא צוי ן שמה ולא הוזכרה מעורבותה בהפקתה.
כל אלה עשויים ליצור רושם בעיני הקוראים שמדובר בפרסום של המו"ל, המתמחה בפרסום חוברות בנושאי בילוי ופנאי, ולא בפרסום של המשרד להגנת הסביבה.
לדעת משרד מבקר המדינה, אין זה ראוי ואין זה תקין שלפ "ם ומשרד ממשלתי יפרסמו מידע לציבו ר ללא ציון העובדה שהפרסום נעשה מטעמם.
הפרסום במוסף מיוחד: על פי הוראות התכ"ם "אין לפרסם במוספים מיוחדים, אלא באישור.