HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
כאמור, במסמך ההבנות הייתה התייחסות להחזר דמי ניהול בלבד, אולם לא הייתה כל התייחסות למענק ההצטיינות, נושא שצוין לראשונה בחוזה השליחים.
אילו החברות שהגישו את הצעותיהן למשרד ידעו שקיימת אפשרות לקבל את המענק, היו אולי מביאות אותה בחשבון בהצעותיהן.
דבר זה מדגיש את הקושי שהיה לוועדת המכרזים להשוות בין ההצעות.
מבדיקת ריכוז הדוחות שהעבירה החברה הישראלית למטה המשרד ולקונסוליה בשנים 2007 ו- 2008 עולה כי שיעור ההנחות הממוצע שעליו דיווחה היה גבוה מ - 50% .
כלומר על המש רד יהיה לשלם לה מענק הצטיינות בגין שנים אלה.
עוד נמצא כי עד מועד סיום הביקורת שום גורם בקונסוליה או במשרד לא בדק ולא אימת את שיעור ההנחות שעליו דיווחה החברה כדי לקבוע אם יש לדרוש ממנה החזר מדמי הניהול או אם יהיה על המשרד לשלם לה מענק הצטיינות ולכן לתקצב אותו.
בתשובתה מדצמבר 2009 הודיעה החברה הישראלית למשרד מבקר המדינה כי חישוב בגין מענק הצטיינות יישלח לקונסוליה בתום תקופת ההסכם.
לתשובה צורף תחשיב הנחות שהחברה השיגה מספקים עבור השירותים הרפואיים לשליחים, לעמ"י ולעמ"ז בשנים 2006 -2009 ולפיו, שיעור ההנחות הממו צע היה כ -60% ומענק ההצטיינות שמגיע לחברה מסתכם בכ- 536,000 דולר.
יוצא אפוא שחישוב מענק ההצטיינות המצטבר הוכן לקראת תום תקופת ההסכם8 .
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ ליצור מנגנון פיקוח הולם על הדיווחים ולבדוק את נתוני ההנחה מדי שנה כדי לוודא אם שיעור ההנחה הממוצע הוא יותר או פחות מ -50% , ובהתאם לתוצאות הבדיקה עליו להיערך מבחינה תקציבית לתשלום מענק הצטיינות לחברה הישראלית או לדרוש החזר מדמי הניהול.
8 תחשיב זה אינ ו סופי ויעודכן לאחר סיום ההתקשרות עם החברה הישראלית בשני החוזים.
בתשובתו הנוספת הודיע המשרד כי בעקבות הביקורת ביקש מהחברה הישראלית לקבל את מערכת בקרת החשבוניות שבאמצעותה יוכלו המטה והקונסוליה לפקח על ההוצאות ועל ההנחות, והחברה התחייבה לספקה.
בחוק נקבע כי הדרך הראויה והנכונה להתקשר עם ספק לקבלת שירותים היא באמצעות מכרז.
דרך זו מטרתה להבטיח הזדמנות שווה לכל המעוניין להשתתף במכרז ולהבטיח שייבחר הספק המתאים ביותר, במחיר ה ראוי ביותר ותוך מקסום התועלת הכלכלית.
בחירת חברה לביטוח בריאות של עובדי המשרד בחו"ל יכולה להיעשות גם באמצעות מכרז סגור - פנייה למספר ספקים ותחרות ביניהם.
התברר שהמשרד התקשר עם חברה ישראלית לניהול ביטוח הבריאות לשליחים לפי תקנת פטור שאינה מתאימה, ואילו לגבי עמ"י ועמ"ז - שלא על פי דיני המכרזים.
על המשרד להקפיד שכל התקשרות עם גוף חיצוני תיעשה על פי כל דין.
מהתנהלות המשרד עולה חשש להעדפה מגמתית של החברה הישראלית, בניגוד לדינים.
הקונסוליה ומטה המשרד לא קיימו בקרה מספקת על המידע שבדוחות החברה הישראלית ועל היקף ה הנחות שהחברה השיגה מספקיה, ולא נבדקה מפעם לפעם כדאיות המשך ההתקשרות עמה.
לכן עלול להיגרם נזק כספי למדינה.
על המשרד להקפיד לשמור על הקופה הציבורית בכל הנוגע להתקשרויות לרכישת שירותים רפואיים בעבור עובדיו ולהפעיל עליהן בקרה ופיקוח יעילים.
באוקטובר 2009 , מועד סיום הביקורת, היה משרד החוץ בעיצומה של בדיקת ביטוח הבריאות לעובדים בארה"ב.
עליו להביא בחשבון את הממצאים שעלו בדוח זה וליישם את ההמלצות בעניין זה בכל התקשרות עתידית.
ראוי שמשרד החוץ יבחן את יתר חוזי ההתקשרות שלו לביטוח בריאות לעובדי שאר הנציגויות בחו"ל בהתאם לנאמר בדוח זה.
למשרד החוץ (להלן - המשרד) יש שתי נציגויות בניו יורק: הקונסוליה הכללית (להלן - הקונסוליה) ונציגות הקבע ליד האו"ם (להלן - הנציגות באו"ם).
הקונסוליה פועלת בתחומים מגוונים, ובהם ייצוג ענייני המדינה והסברתם; הידוק הקשרים עם הקהילות היהודיות ועם נבחרי ציבור (מושלים, חברי קונגרס, סנטורים, ראשי ערים ועוד) וקידום כלכלת ישראל ותרבותה בשלוש המדינות בארצות הברית (להלן - ארה"ב) שבאחריות הקונסוליה1 ; טיפוח הקשרים עם קבוצות אתניות ודתיותועם אנשי תקשורת בכירים; ומתן שירותים כספיים ומינהליים לנציגויות אחרות של ישראל ביבשת אמריקה.
הנציגות באו "ם פועלת בקרב המדינות החברות בו, בוועדותיו ובמוסדותיו.
מתפקידיה לרקום קשרים עם נציגי המדינות באו"ם, בכלל זה מדינות שאין להן יחסים דיפלומטיים עם ישראל, כדי להשפיע על המדיניות של מדינתם ולקרב לישראל קהלים שונים כמו התקשורת, הקהילה הפוליטית, הקהילה הכלכל ית- פיננסית והקהילה התרבותית; לזהות גורמים בעלי השפעה ובעלי אינטרסים משותפים; ולהשתמש באו"ם כזירה הסברתית.
ענייניה המינהליים והכספיים של הנציגות באו"ם מנוהלים בידי קצין המינהלה שבקונסוליה.
_____________ _____ .
ניו יורק, קונטיקט וניו ג'רזי 684 דוח שנתי60ב .
במאי 2009 שירתו11 עובדי המשרד (להלן - שליחים) בקונסוליה ו -6 שליחים בנציגות באו"ם, והועסקו בהן 74 עובדים מקומיים ישראלים (להלן- עמ"י), שהם אזרחים ישראלים השוהים בחו"ל באופן זמני ומועסקים על פי חוזה מיוחד, ו-20 עובדים מקומיים זרים (להלן- עמ"ז) שאינם אזרחי ישראל, המועסקים גם הם על פי חוזה מיוחד, ותנאי העסקתם נקבעים על פי חוקי העבודה והנהלים המקומיים.
מרבית העמ"י והעמ"ז הועסקו בקונסוליה, חלקם נתנו שירותים גם לנציגות באו"ם.
בחודשים אפריל -אוקטובר 2009 בדק משרד מבקר המדינה בניו יורק ובמשרד החוץ היבטים בפעילות הקונסוליה והנציגות באו "ם.
בעיקר נבדקו התיאום עם מטה המשרד בארץ (להלן - מטה המשרד) ודיווח שוטף למטה; תהליך כניסתו של שליח לתפקיד; ענייני מינהל ומשאבי אנוש, וענייני כספים.
בדיקות השלמה נעשו במשלחת הרכש של משרד הביטחון וצה"ל (להלן - המשלחת הביטחונית).
הכנת תכנית עבודה שנתית ודיווח שוטף למטה בארץ .
הקונסול הכללי העומד בראש הקונסוליה, מר אסי שריב (להלן - הקונכ"ל), והשגרירה באו"ם, פרופ' גבריאלה שלו, אינם חברי הסגל הקבוע של עובדי המשרד, ומינוים נעשה בהמלצת שרת החוץ לשעבר הגב' ציפי לבני ואושר בידי ועדה מיוחדת בראשות נציב שירות המדינה ובידי הממשלה 2 .
הקונכ"ל החל בתפקידו באוגוסט 2007 והשגרירה בספטמבר 2008 .
המשרד דורש מנציגויותיו בעולם להכין תכנית עבודה שנתית מפורטת על פי היעדים שקבע, ובה פירוט הפעולות שייעשו להשגת היעדים, והערכות בדבר התקציב הנחוץ ל ביצוען.
כל נציגות מגישה את תכנית העבודה השנתית לאגף המרחבי3 במטה המשרד האחראי לפעילותה.
לשנת 2009 ,אגף צפון אמריקה האחראי על הנציגויות באזור זה, קבע בין היתר את היעדים האלו: על הנציגויות להעמיק את מערכת היחסים בין ארה"ב לישראל ולטפחה; לפעול להצבת סוגיית האיום האירני בראש סדר היום המדיני האמריקני; לקדם תהליכים מדיניים עם הפלסטינים ועם הסורים בתיאום עם האמריקנים; לפעול כדי שמדינות צפון אמריקה יעודדו מדינות ערביות או מוסלמיות מתונות לתרום באופן פעיל לתהליך המדיני.
בפברואר 2009 הפיצה מנהלת מחלקת אסטרטגיה ניהולית בלשכת המנהל הכללי (להלן - המנכ"ל) הנחיות לכתיבת תכנית עבודה שנתית לאותה שנה.
בהנחיות נדרש לציין בפתיחת כל תכנית את "הרציונל" שבפעילות הנציגות על פי היעדים שקבעו אגף צפון אמריקה לנציגויות וכל נציגות בעצמה ובהתאם ליזמות ולמאפיינים מסוימים של כל נציגות.
עו ד יש לפרט את הכלים והאמצעים בהם מתכננים להשתמש להשגת היעדים.
על כל פעילות להיות מקושרת ליעד שהיא אמורה להשיג ולצדה יש לציין את התקציב הדרוש לביצועה ואת מועד ביצועה המתוכנן.
יש להוסיף אומדן של ביקורים ונסיעות המתוכננים בארץ ובחו"ל ולהציגם על פי סדר עדיפות.
2 מ- 1999 ועדה בראשות נציב שירות המדינה ממנה, לפי המלצת שר החוץ, עד 11 ראשי נציגויות שאינם מקרב עובדי המשרד בפטור ממכרז.
בעניין זה ראו גם מבקר המדינה, היבטים בפעילות משרד החוץ ( 2006 '), עמ 36-39.
3 כל אגף מרחבי במשרד אחראי לפעילותן של הנציגויות באזור מסוים בעולם.
הבדיקה העלתה כי סגן הקונכ"ל הכין תכנית עבודה שנתית לפעילות הקונסוליה ל - 2009 וצורפה אליה רשימה של ביקורים מתוכננים בציון התקציב הנדרש למימונם.
אולם הפעולות ונסיעות העבודה המתוכננות לא הוצגו בהקשר של היעד שהן אמורות להשיג; לצד הפעולות לא הוצג התקציב המתוכנן והנסיעות והביקורים המתוכננים לא הוצגו על פי סדר עדיפות.
התכנית גם לא כללה את הפעולות המתוכננות של הקונכ"ל ואת מכלול הפעילויות של הקונסוליה.
לדעת משרד מבקר המדינה, כיוון שבתכנית העבודה השנתית נקבעות הפעולות שתעשה הקונסוליה להשגת יעדי המשרד והאמצעים שישמשו למימונן, ועל בסיס התכנית אמור להתקיים דיאלוג בין הנציגות ובין המטה בארץ, מן הראוי שאגף צפון אמריקה יעמוד על כך שתוגש לו תכנית עבודה שנתית על פי המתכונת שנדרשה.
על התכנית להקיף את כל היבטי עבודת הנציגות, בכלל זה פעולות ראש הנציגות, לקבוע את חלוקת התקציב על פי סדר העדיפויות ולשמש לאגף כלי עבודה למעקב אחר ביצוע הפעולות הדרושות להשגת היעדים.
עבודת המשרד מבוססת במידה רבה על דיווח שוטף של הנציגויות למטה המשרד בעניינים מדיניים, בענייני הקהילה היהודית, תקשורת והסברה, תרבות, כלכלה ועוד, ועל המשוב וההנחיות שהמשר ד נותן לנציגויות בעקבות דיווחיהן.
תקנון שירות החוץ של המשרד (להלן - התקנון) קובע כי הצלחתו של ראש נציגות נמדדת בין היתר, ביכולתו לדווח ולשלוח הערכות מדיניות למטה המשרד ולממונים עליו כדי שהעובדים במטה המשרד המטפלים בתחומי עיסוקו יהיו בקיאים ככל שניתן "ברזי מדינת כהונתו".
מהבדיקה עלה כי דיווחי הקונכ"ל בכתב למשרד היו דלים במספרם ובהיקפם, וכי הוא המעיט לדווח על פגישותיו עם אישים מקומיים ולשלוח הערכות מצב למשרד.
דיווחיו לא היו בחתימתו אלא בחתימת עמ"י שהיה מנהל לשכתו.
מנהל הלשכה הכין גם את הדיווחים על פגישות שלא נכח בהן, וזאת על פי מה שמסר לו הקונכ"ל, והקונכ"ל אישר את תוכנם.
הקונכ"ל לא קיבל משוב מהגופים במשרד שאליהם נשלחו הדיווחים ומעט הערכות המצב.
מתשובתו של משרד החוץ למשרד מבקר המדינה בדצמבר 2009 (להלן- תשובת המשרד) עולה כי הקונכ"ל מסר הערכות מצב בעל פה בפגישו ת שקיים עם מבקרים רשמיים מישראל בניו יורק.
משרד מבקר המדינה העיר למשרד החוץ שראוי כי הערכות מצב יהיו מפורטות ומתועדות, וכי הן יועברו בצורה מסודרת ובאופן שוטף לבעלי התפקידים הנוגעים בדבר במטה המשרד, והעברתן לא תהיה תלויה בקיומם של ביקורים רשמיים בניו יורק.
זאת על מנת להבטיח שכל מי שאמור להתעדכן במשרד יקבל את ההערכות וינחה את הנציגויות בעניינים שבהם עוסקות ההערכות.
לדעת משרד מבקר המדינה, כיוון שכל נציגות היא הזרוע הארוכה של משרד החוץ באזור משכנה, יש חשיבות לדיווחים ולמשוב בכתב לשם 686 דוח שנתי60ב .
קיום קשר שוטף בין הנציגות ל משרד ושיח ביניהם, לשם עדכונים על המתרחש בארץ השירות ועל עמדותיהם של אישים עמם מנהלת הנציגות את השיח הדיפלומטי ולהעברת הנחיות מהמשרד על פי דיווחים אלה.
על המשרד אפוא, להקפיד ולדרוש משליחיו דיווח שוטף ומפורט, כדי שמהות הדיווחים ותדירותם לא יהיו נתונות לשיקול דעתו הבלעדי של ראש נציגות.
על המשרד גם להבהיר לעובדים במטה כי עליהם לתת לנציגויות משוב על הערכות המצב והדיווחים שהם מקבלים מהן.
ישיבות סגל נועדו למסירת מידע שוטף לעובדים ולעדכון הדדי, לדיון באירועים שוטפים, לתכנון הפעולות הנדרשות ולתיאומן בין חברי סגל הנציגות.
על פי התקנון על ראש נציגות או סגנו לקיים ישיבות סגל קבועות לפחות פעם בשבוע.
עוד נקבע כי פעם בשבוע יוזמנו להשתתף בישיבת סגל נציגים מכל המשלחות האחרות מטעם המדינה (להלן - המשלחות האחרות) השוכנות באותה עיר.
מהבדיקה עלה שהקונכ"ל וסגן ראש המשלחת באו"ם (להלן - סגן השגרירה באו"ם) הקפידו על קיום ישיבות סגל שבועיות, אולם כל אחד מהם לא הזמין את רעהו או נציג מטעמו והם לא הזמינו את נציגי ארבע המשלחות האחרות מטעם המדינה השוכנות באותו מבנה: המשלחת הביטחונית ומשלחות מטעם משרד האוצר ורשות המסים, משרד התיירות ומשרד התעשייה, המסחר והתעסוקה .
השתתפותם של נציגי המשלחות האחרות בישיבות אלה עשויה לתרום להתעדכנות הדדית, להחלטה על פעילות משותפת ולסיוע הדדי מול גורמי ממשל מקומיים, הקהילה היהודית ונציגי המדינות באו"ם.
בתקנון גם נקבע כי יש לרשום פרוטוקול של כל ישיבת סגל ולשלוח אותו למשתתפים בה, ולפי שיקול דעתו של ראש הנציגות גם למחלקות הנוגעות בדבר במטה המשרד.
פרוטוקול אמור לתת תמונה אמינה ומלאה של מה שהתרחש בדיון.
ככלל, יש לכלול בו את עיקרי הדברים, עיקרי המחלוקות, ההחלטות שהתקבלו, נימוקיהן, הצעדים האופרטיביים ה נדרשים, על מי מוטל ביצוע ההחלטות ולוח הזמנים לביצוען.
נמצא שבישיבות הסגל של הקונסוליה נרשם פרוטוקול, אולם לא הייתה אחידות ברישום, הפרוטוקולים לא נתנו תמונה מלאה ואמינה של מה שהתרחש בדיון והם לא נשלחו למשתתפים.
עוד נמצא כי בישיבות הסגל של הנציגות באו"ם לא נ רשמו פרוטוקולים.
בתשובתו הודיע המשרד כי הליקויים ברישום פרוטוקול יתוקנו לאלתר וכי תהיה הקפדה על משלוח הפרוטוקול לכל חברי הסגל בקונסוליה.
כניסתו של שליח לתפקיד .
ועדות המינויים של המשרד ממנות עובדים לתפקידים בחו"ל בדרך כלל כמה חודשים לפני מועד החילופין עם העובד המכהן.
בפרק הזמן שעד לחילופין אמורים העובדים המחליפים ללמוד את תחומי עיסוקם העתידיים.
על פי התקנון, כל עובד היוצא לשירות בחו"ל חייב לעבור מסלול הכשרה והדרכה קבוצתית באמצעות סמינרים, ימי עיון, קורסים, סיורים לימודיים ותרגילים מעשיים על פי התכנית שהכינה חטיבת ההדרכה.
עוד כולל המסלול הדרכה אישית באמצעות פגישות עם עובדים במשרד ועם אישים מחוצה לו העוסקים בתחומי עיסוקו העתידיים של העובד.
העובד רשאי להוסיף למסלול ההדרכה המחייב כל פעילות שנראית לו מתאימה.
התקנון קובע גם שכל שליח (חוץ מראש נציגות) זכאי לפני כניסתו לתפקיד החדש לנסוע למדינת השירות המיועדת לשבעה ימים לצורך התארגנות מוקדמת הכוללת מציאת דירת מגורים, רישום ילדים למוסדות חינוך וכד' ולשם ביצוע חפיפה עם השליח שהוא אמור להחליף.
החפיפה תיעשה במשך שלושה עד ארבעה ימי עבודה, ובמהלכה יכיר השליח את אנשי הקשר המרכזיים במקום השירות; ילמד את תחומי האחריות שלו, את תחומי הפעילות של הקונסוליה ואת הסוגיות הבולטות שעמן התמודד קודמו בתפקיד; יקבל דיווח על הנושאים שהטיפול בהם לא הסתיים כדי שיוכל להמשיך לטפל בהם.
התקנון גם קובע שהחפיפה היא מרכיב מרכזי בביקור כזה.
הבדיקה העלתה שאחדים מהשליחים לא עברו מסלול הכשרה והדרכה או שעברו מסלול הכשרה חלקי, לכמה מהם לא היה ניסיון קודם מתאים לתפקיד שלו מונו, ומרביתם יזמו פגישות עם עובדי המשרד המנוסים בתחומי התפקיד החדש ועם בעלי תפקידים מחוץ למשרד כדי להשלים מידע שלא קיבלו בהדרכה.
בהיעדר הכשרה מתאימה על השליח להקדיש פרק זמן ארוך, לעתים שנה, כדי להכיר את תחומי אחריותו, ורק כעבור אותו פרק זמן הוא יכול לתכנן את תפקידו ולהפיק יותר מעבודתו.
עוד נמצא שמקצת השליחים עסקו בחלק ניכר משבוע ההתארגנות המוקדמת בהתארגנות אישית, ולא נותר להם די זמן לחפיפ ה המקצועית.
חלק מהשליחים סברו שזמן ההתארגנות קצר מדי ואינו מספיק לחפיפה ראויה בעניינים המקצועיים.
בתשובתו הודיע המשרד שהוא תומך בהארכת פרק הזמן המיועד להתארגנות מוקדמת כאשר מדובר בנציגויות רחוקות, והוסיף כי הארכת פרק הזמן כפופה לאישור הוועדה הבין-משרדית ל שכר ולתנאי שירות בחו"ל שבמשרד האוצר (להלן - הוועדה הבין-משרדית) ולמגבלות התקציב.
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ להקפיד שכל עובד שמונה לתפקיד בחו"ל ישתתף בתכנית השתלמות מובנית ומותאמת לתפקיד ולמקום השירות שתקנה לו הבנה של התפקיד וכלים להתמודד עם סוגיות שעולות בעת השירות בחו"ל.
כמו כן, מן הראוי שהמשרד יקבע פרק זמן שיאפשר חפיפה מספקת בעניינים המקצועיים במובחן מפרק הזמן הדרוש להתארגנות אישית מוקדמת.
דוח סיום תפקיד התקנון מחייב ראש נציגות, עובד מדיני וכן עובד מינהלי שתחומי עיסוקו מצדיקים זאת להכין לקראת סיום שירותם דוח סיום תפקיד.
התקנון מפרט את הנושאים שיש לעסוק בהם בדוח ואת בעלי התפקידים שיש לשלוח להם עותק של הדוח.
עוד קובע התקנון כי מנהל המחלקה, הממונה על העובד מהבחינה המקצועית בעת שירותו בחו"ל, יתחקר את העובד לאחר שובו מחו"ל בנושאים שבהם עסק בנציגות ויכין סיכום של התחקיר; הסיכום יישלח אל לשכת המנכ"ל, אל המפקח הכללי במשרד4 (להלן- המפכ"ל), אל הסמנכ"ל למינהל ואל ראש הנציגות שבה כיהן העובד.
באוקטובר 2007 התריע המפכ"ל לפני עובדי המשרד כי אין הקפדה על מילוי הוראות התקנון בדבר הכנת דוח סיום תפקיד וכי המצב חמור יותר לגבי מילוי ההוראות בדבר תחקור העובדים החוזרים משליחות בחו"ל וביקש מציבור העובדים לפעול על פי התקנון.
במכתב שהופץ ביוני 2008 כתב ראש חטיבת התיאום במשרד לכל העובדים, כי לדוח סיום תפקיד נודעת חשיבות רבה לשליח המחליף את העובד שסיים את שירותו בחו"ל, שכן הוא משמש לו מדריך בעת הצורך.
כמו כן יש לדוח חשיבות לעבודתו של האגף המרחבי, האחראי לפעילות המדינית באזור השירות, ולעבודת אגפים אחרים כמו האגף לתקשורת והסברה והאגף לקשרי תרבות.
נמצא כי שלושה מ-12 השליחים ששירתו בקונסוליה ובנציגות באו"ם וסיימו את תפקידם בשנים 2005 -2007 לא הכינו דוח סיום תפקיד, למרות הוראות התקנון, ועקב כך חסַר לעובדים שהחליפו אותם כלי שהיה יכול לסייע להם להכיר ולהבין את עבודת הנציגות ומאפייניה הייחודיים ואת תפקידיהם ולקבל מידע על האישים הרלוונטיים לעבודתם בפרק זמן קצר יחסית.
המחלקות הרלבנטיות במשרד לא עמדו על כך שעובדים אלה יכינו דוח סיום תפקיד גם לאחר ששבו משליחותם בחו"ל.
עוד העלתה הבדיקה שמנהלי המחלקות לא תמיד תחקרו את העובדים שסיימו את שירותם בחו"ל, וגם כאשר נעשה תחקיר, הוא לא סוכם ולכן לא הועבר לגורמים במשרד שנקבעו בתקנון.
בכך נמנעה מהאגפים הרלוונטיים האפשרות לקבל סיכום על השירות ולחקור נושאים שבתחום אחריותם, לשם עדכון והשלמת מידע ולשם הפקת לקחים.
לדעת משרד מבקר המדינה, אי-ההקפדה על הכנת דוח סיום תפקיד ועל תחקור העובד המסיים את שירותו פוגעת בשימור הקשרים עם אישים מקומיים ותורמת לאבדן הזיכרון הארגוני בנציגות ובמשרד.
מן הראוי שהמשרד יקפיד שכל שליח המסיים את תפקידו יכין דוח ובו כל הפרטים הנדרשים לפני סיום תפקידו במקום השירות.
כמו כן על מנהלי המחלקות הרלוונטיות להקפיד על ביצוע התחקיר, סיכומו ומשלוח הסיכום לגורמים הנוגעים בדבר.
4 המפקח הכללי מופקד על מעקב אחר תפקודן של הנציגויות בחו"ל ויחידות המשרד בארץ ועל תחום ביקורת פנים.
ענייני מינהל ומשאבי אנוש - עובדים מקומיים .
כאמור, נוסף על שליחי המשרד מעסיקות הנציגויות בחו"ל עמ"י ועמ"ז על פי חוזה מיוחד.
בנציגויות נהוג להעסיק באופן זמני עמ"י שהם בני משפחה של שליחים מטעם המשרד ומטעם משרדי ממשלה אחרים וכן ישראלים אחרים השוהים ממילא במקום משכנה של הנציגות.
תקן המשרות ומצבת העובדים המשרד הקצה לקונסוליה ולנציגות באו "ם 44.
75 משרות בתקן העמ"י ו -16.
במאי 2009 הן היו מאוישות בידי 74 ו-20 ,עובדים בהתאמה.
כ-40% מהמשרות בתקן העמ"י וכ-20% מהמשרות בתקן העמ"ז אוישו בידי יותר מעובד אחד, כל אחד מהם בחלק מהמשרה.
לעתים הושלמה משרתו של עובד על ידי חלקיות ממשרה אחרת.
על ידי כך גדל כוח האדם המקומי שהועסק בנציגויות אלה.
בבדיקת הנתונים על מספר העמ"י שהועסקו בקונסוליה ובנציגות באו "ם עלו הבדלים בין נתוני מטה המשרד ובין נתוני הקונסוליה על שתי הנציגויות: לפי נתוני מטה המשרד הועסקו בהן 69 עמ"י, ואילו לפי נתוני הקונסוליה- 74 .
בבדיקה גם נמצאו כמה הבדלים בשמות העובדים המאיישים את המשרות, בתיאורי התפקיד ובשיעורי המשרה.
מכאן שהנתונים במטה המשרד לא עודכנו באופן שוטף בעקבות שינויים בתחום כוח האדם, ועקב כך לא הייתה למטה היכולת לדעת בוודאות באילו תפקידים הועסקו העמ"י, מה היה שיעור משרתם והאם העסקתם התאימה לתקן המשרות.
בתשובתו מסר המשרד כי הוא פועל למניעת חוסר ההתאמה בנתונים על ידי שיפור המערכת הממוחשבת ועדכונה באופן מקוון.
משרד מבקר המדינה העיר למשרד החוץ כי ע ד להכנסת השיפורים במערכת המחשוב עליו לנקוט את כל האמצעים הדרושים כדי שיהיה בידיו מידע מעודכן על איוש משרות העמ"י על מנת שיוכל לפקח על איושן.
עליו לקדם במהירות את שיפור מערכות המידע שבהן מנוהל מערך כוח האדם כך שהנתונים הנוגעים לעובדים בחו"ל יהיו אמינים, מלא ים ותואמים.
גיוס עובדים מקומיים 1.
המשרד אינו מחייב פרסום פומבי של משרות פנויות של עמ"י ועמ"ז.
ככלל העמ"י והעמ"ז נבחרים ממאגר של מועמדים שפנו ביזמתם לקונסוליה או למשרד.
בעקבות הערת צוות הביקורת לקצין המינהלה של הקונסוליה על היעדר פרסום פומבי של משרות פנו יות פורסמו ביולי 2009 שתי משרות בקונסוליה באתר האינטרנט של הנציגות ובאתר אחר שמפרסם משרות פנויות.
לדעת משרד מבקר המדינה, על משרד החוץ להנחות את הנציגויות בחו"ל לקלוט עובדים מקומיים בדרך של פרסום פומבי כדי לקיים הליך שוויוני - לתת הזדמנות לכל המעוניין להציע מועמדות למשרה ולבחור את המועמד המתאים ביותר לתפקיד.
כאמור, הנציגויות בחו"ל מגייסות את העמ"י בדרך כלל מקרב הישראלים הנמצאים במקום משכנן.
במקרים חריגים שבהם אי -אפשר לגייס בחו"ל עובדים מתאימים (כמו מאבטחים, עובדי מחשב, עובדי צופן, משפטנים) מאפשר התקנון לגייס עובדים בארץ במעמד של "עמ"י מועדף", המועסק לפי תנאי ההעסקה של עמ"י רגיל "בשינויים המתחייבים מעצם העסקתו כעמ"י מועדף".
עד לשנים האחרונות גייס המשרד עמ"י בארץ רק במקרים חריגים, וניתן להם מעמד של עמ"י מועדף.
אולם על פי נתוני הקונסוליה יותר מ -70% מהעמ"י שהועסקו בקונסוליה ובנציגות באו "ם במועד הביקורת גויסו באמצעות מטה המשרד בארץ, אף כי מעמדם לא הוגדר "עמ"י מועדף", בדרך כלל בעקבות פנייתם למשרד.
כלומר, המשרד השתמש באפשרות לגיוס עובדים בארץ לא רק במקרים חריגים5.
מנהל אגף משאבי אנוש והדרכה במשרד החוץ הסביר למשרד מבקר המדינה כי בשנים האחרונות יש קושי בגיוס עמ"י בארה"ב, ועל כן יש צורך בגיוסם בארץ, וזאת בעקבות ירידה במספר הסטודנטים הישראלים הלומדים בניו יורק, וכן בשל קשיים שמערים הממשל האמריקני בנוגע למתן אשרות עבודה.
לדעת משרד מבקר המדינה, הסברי מנהל אגף משאבי אנ וש והדרכה מצביעים אף הם על הצורך בפרסום פומבי.
על המשרד להקפיד לכוון את הפרסום לישראלים שממילא עתידים להעתיק מושבם לחו"ל, למשל בשל לימודים או בשל שליחות של בני משפחתם מטעם המדינה.
לשם כך עליו לפרסם את המשרות הפנויות באתר המשרד ובאתרי אינטרנט מתאימים אחרים.
משרת ספרן בלתי נחוצה בתקן המשרות של הקונסוליה והנציגות באו"ם יש משרה לספרן.
הבדיקה העלתה כי הספרייה אינה פעילה והיא מכילה ספרים ישנים שאין להם דורש.
במועד הביקורת שובצו במשרה זו עמ"ז ועמ"י, כל אחד בשיעור של 50% משרה.
שני העובדים הועסקו בנציגות באו"ם - העמ"ז עסק בארגון ובתיוק של מסמכי הנציגות והעמ"י שימשה מזכירה.
5 בעקבות הביקורת הוכנסו שינויים בתקנון שתוקפם החל ב - 1.
10 שבהם נקבעו התנאים המיוחדים של עמ"י מועדף.
עוד נקבע שכאשר קיים קושי מיוחד בגיוס עמ"י המשרד רשאי להעסיק עמ"י על פי חוזה שבו תקבע משכורתו בסכום קבוע.
לדעת משרד מבקר המדינה על משרד החוץ לבחון את נחיצות הספרייה ואת התאמתה לצורכי הנציגויות.
אם יתברר כי אין צורך בספרייה יש לבטל גם את המשרה בתקן לשם היעילות והחיסכון בכספי ציבור.
בתשובתו הודיע המשר ד כי היקף המשרה צומצם ל -50% .
ושובץ בה העמ"ז העמ"י שובצה במשרת מזכירה.
קביעת שיעור קצובת הייצוג 1.
על פי התקנון קצובת הייצוג שמקבלים עובדי המשרד המשרתים בחו"ל מיועדת לאירוח (קבלות פנים, ארוחות בבית, בבתי מלון או במסעדות) של זרים מקומיים ויהודי ם ולאירוח של משלחות מהארץ.
הקצובה אינה מיועדת לאירוח עובדי המשרד, ישראלים המבקרים במקום או עמיתים ישראלים מנציגויות אחרות הפוקדים את הנציגות בתפקיד או באופן פרטי.
שיעור הקצובה של ראשי הנציגויות יהיה על פי מקום השירות בחו"ל.
בקביעת שיעור הקצובה של בעלי תפקי דים שהדרג שלהם נמוך מזה של ראש הנציגות לא הובאו בחשבון לא מקום השירות ולא היקף האירוח המתחייב מתפקידם.
בהוראות שכר ותנאי שירות בחו"ל של הוועדה הבין-משרדית נקבע שקצובת הייצוג תינתן "כהחזר הוצאות", ושהיא תיקבע על פי שיעור מבסיס המשכורת בחו"ל ובהתאם לתפקיד העובד במקום השירות.
התקנון מפרט את ההוצאות שיוחזרו בקצובה זו, ובהן הוצאות על אירוח מחוץ לנציגות ואירוח בבית העובד.
הקצובה נועדה גם לממן הוצאות על מתנות, על תרומות ועל דמי חבר במועדונים.
לפי נוהל שקבעה הוועדה הבין-משרדית, החל בינואר 1994 שיעור קצובת הייצוג נקבע על פי הדרג של העובד6 (יועץ, ציר-יועץ וציר) או על פי התפקיד כשמדובר בעובדים שהדרג שלהם נמוך יותר או שאין להם דרג.
אין הבחנה בדרג ובשיעור הקצובה בין עובדים הנמנים עם שירות החוץ המדיני ובין הנמנים עם שירות החוץ המינהלי ואין מובאים בחשבון מקום השירות7, מהות התפקיד, המשימות העיקריות המוטלות על בעל תפקיד וצורכי האירוח במסגרת התפקיד.
עקב קביעת שיעור הקצובה על פי הדרג בלבד נוצר מצב בלתי סביר שבו עובדים מינהליים זכאים לשיעור קצובה גבוה מזה של עובדים מדיניים רק משום שהעובדים המינהליים בעלי דרג גבוה יותר, או שעובדים אלה זכאים לאותו שיעור קצובה רק משום שלהם אותו דרג.
להלן דוגמאות: (א) קצין המינהלה האזורי, שתפקידו נמנה עם שירות החוץ המינהלי, זכאי לקצובת ייצוג בשיעור 33% מבסיס השכר בחו"ל, שיעור גבוה מהשיעור שלו זכאים מרבית ראשי הנציגויות הבינוניות והקטנות באירופה, באסיה ובאפריקה, שתפקידם מחייב לארח, לקיים בביתם אירועים, לקנות מתנות למארחיהם וכד'.
(ב) קציני המינהלה והעובדים המדיניים בנציגויות בארה"ב שלהם אותו דרג, זכאים לאותו .
לעובדים בשירות החוץ המדיני ולעובדים בשירות החוץ המינהלי יש אותם דרגים ההבחנה ביניהם היא על ידי הוספת המילה "מינהלה" לדרג.
7 יוצאים מהכלל הם העובדים בנציגויות בארה"ב, שלהם נקבעו שיעורים גבוהים יותר בשלושת הדרגים.
שיעור של קצובת ייצוג, למרות שאופי עבודתם וצורכי האירוח שלהם אינם שווים.
(ג) קצין המינ הלה והקונסול לעניינים קונסולריים בקונסוליה זכאים לקצובת ייצוג ששיעורה גדול ב-3% משיעור הקצובה שזכאים לו שלושה בעלי תפקידים מדיניים בעלי דרג נמוך יותר.
(ד) עובד בדרג יועץ בשירות החוץ המינהלי שתפקידו מנהל תחנת קשר בקונסוליה זכאי לאותו שיעור של קצובת ייצוג שזכאים לו שלושה עובדים בעלי אותו דרג שמילאו תפקידים מדיניים.
לדעת משרד מבקר המדינה, מאחר שקצובת הייצוג נקבעת על פי הדרג בלבד בלי שמובאים בחשבון מהות התפקיד, המשימות העיקריות המוטלות על בעל התפקיד, צורכי האירוח במסגרת התפקיד ומקום השירות, ונוכח העובדה שהדיווחים על הוצאות אירוח אינם מפורטים דיים והקבלות המצורפות אליהם לא נבדקו (ראו להלן), נהפכה הקצובה למעשה להטבת שכר.
על המשרד לבחון מחדש את אמות המידה שלפיהן נקבע שיעור קצובת הייצוג ולהביא לדיון בוועדה הבין-משרדית ולאישורה אמות מידה המותאמות לצורכי התפקידים ולמקום השירות.
דיווח על הוצאות ייצוג קצובת הייצוג משולמת לעובד בכל חודש מראש באמצעות שכרו.
על העובד לדווח למשרד על הוצאות הייצוג בכל שלושה חודשים.
עליו לציין בדיווח עבור מה הייתה ההוצאה (כמו קבלת פנים, ארוחה ומתנות), מספר האירועים ומספר המשתתפים בכל אירוע וסכום ההוצאה.
ראש הנציגות מאשר בחתימתו את הדיווח של העובד.
ההתחשבנות הסופית של העובד עם המשרד נעשית בסוף השנה; אם מתברר שהעובד לא ניצל את מלוא הקצובה ששולמה לו במשך השנה, המשרד מנכה משכרו את ההפרש.
כל הוצאה החורגת מסכום הקצובה היא על חשבון העובד.
העובד נדרש לצרף קבלות רק לגבי אירוח המתקיים מחוץ לביתו.
על קצין המינהלה לבדוק אם יש התאמה בין הסכומים הנקובים בקבלות ובין הסכומים הרשומים בטופס הדיווח.
נמצא שכמעט כל העובדים דיווחו בשנת 2008 על הוצאות גבוהות באופן ניכר מהקצובה שהם זכאים לה בשנה, בסכומים שבין כ -600 דולר ל - 8,000 דולר, ואילו המשרד שילם להם את סכום הקצובה בלבד.
עוד נמצא כי הדיווח של השליחים על הוצאות ייצוג לא כלל מספיק פרטים.
כך למשל לא צוינו בדיווחים שמות האורחים ותפקידם, ולכן אי -אפשר לבדוק אם ההוצאות הוצאו במסגרת התפקיד ועל פי הוראות התקנון.
עוד נמצא שקצין המינהלה לא בדק את הקבלות המצורפות לדיווח, משום שלא היו מפורטות ועל פיהן אי -אפשר לדעת עבור מה היו ההוצאות.
משרד מבקר המדינה העמיד את משרד החוץ על החובה לאשר תשלומים רק על סמך קבלות ובהן מידע מלא ומפורט שיאפשר הבחנה בין אירוח שבוצע במסגרת התפקיד לאירוח פרטי.
אישור תשלום על סמך קבלות לא מפורטות ודיווח חסר, עושה פל סתר את המטרה שבבסיס תשלום דמי הייצוג.
אשר לתשלום דמי ייצוג בגין הוצאות אירוח בבית, על הוועדה הבין-משרדית לגבש הסדרים מידתיים להחזר הוצאות אלה הניתנים לפיקוח ולבקרה.
בעקבות הביקורת הודיע סגן הממונה על השכר והסכמי עבודה שבמשרד האוצר בתשובתו למשרד מבקר המדינה מדצמבר 2009 (להלן- תשובת משרד האוצר) שהממונה על השכר והסכמי עבודה, שהוא יו"ר הוועדה הבין-משרדית, הנחה את חבריה לקבוע כללים ברורים וישימים בכל הנוגע לדמי הייצוג של שליחי המדינה בחו"ל ואת שיעורי דמי הייצוג לפי התפקידים השונים בכל משרד ממשלתי.
הכללים יחולו על העובדים שיצאו לשליחות בחו"ל לאחר המועד שייקבע לראשית החלתם.
על החשב הכללי הוטל לאכוף את הוראות הוועדה הבין -משרדית, לתת הנחיות בעניין הדיווח על הוצאות לצורך קבלת דמי ייצוג ולפקח על ביצוען.
משרד מבקר המדינה ימשיך לעקוב אחר קביעת ההנחיות ויישומן.