HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
נמצא כי תשומות הניהול וכוח האדם של מחלקת הפיקוח בתקופת הביקורת היו פחותות במידה ניכרת מהתשומות שהוקצו לה בתקן הארכיון 16 : ביולי 2011 פרשה מנהלת המחלקה דאז; במשך כשנתיים וחצי - מיוני 2011 ועד ינואר 2013 , ומסוף יוני 2014 ועד מועד סיום הביקורת ביוני 2015 - לא אוישה המשרה; גנז המדינה מסר כי הוא וסגניתו חולקים ביניהם את ניהול המחלקה אך יש להם משימות אחרות, וניהול המחלקה אינו בעדיפות גבוהה; ביוני 2015 כלל תקן הארכיון8.
75 משרות במחלקת הפיקוח, אולם רק 3.
75 מהן היו מאוישות; אחת המשרות שלא אוישו נוספה לארכיון20 שנה לפני כן אך מעולם לא אוישה, ומשרה אחרת של סגן מנהל המחלקה אינה מאוישת זה כשנה וחצי - מתחילת שנת 2014 .
16 רשימת משרות בצירוף הדרגות של כל משרה, אשר נקבעת עבור כל יחידה מיחידותיו של גוף ממשלתי.
עוד בנוגע לתקן הארכיון - ראו להלן.
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 ארכיון המדינה אינו ממלא את חובתו לפקח על גופי ממשל: אין בידיו רשימה מלאה וממצה של גופי ממשל; לא נקבעו אמות מידה לגבי מספר הביקורים שעל המפקח לקיים בגופי הממשל ולגבי תדירותם ולא בוצעה בחינה לבדיקת האפקטיביות של ביקורים אלה; תשומות הניהול וכוח האדם של מחלקת הפיקוח פחותות מהתשומות שהוקצו לה לפי תקן הארכיון, ואף על פי כן - הגנז הורה לעובדיה לצמצם את פעולותיהם בתחום זה.
הגנז הנוכחי הטיל ספק באפקטיביות של פעולות הפיקוח, אך לא גיבש דרכי פיקוח חלופיות.
עקב הליקויים האמורים בנושא הפיקוח עלולים להיגרם נזקים כגון אבדן של רשומות שלא נשמרו כראוי ואף החזקה של מסמכים ממלכתיים בידיים פרטיות, בלא שננקטות פעולות פיקוח מתאימות.
במהלך הביקורת גנז המדינה מסר למשרד מבקר המדינה כי לדעתו המחוקקים מעולם לא התכוונו שארכיון המדינה יבצע את משימות הפיקוח שנקבעו בחוק ובתקנות, ואף לא התכוונו שיבצע אותן גורם אחר.
בתשובתו למשרד מבקר המדינה הוא כתב כי בחוק הארכיונים ניתנה בידיו הסמכות להפעיל שיקול דעת ולקבל החלטות בעניינים מקצועיים; כבר -הסמכא הסטטוטורי הוא גיבש תפיסה מקצועית שונה, בין היתר על רקע המעבר מעולם ניירי לעולם דיגיטלי, המבקשת להגשים את סמכויותיו בתחום הפיקוח.
על פי תפיסתו את תפקיד הפיקוח של הארכיון, עליו למפות את גופי הממשל ולהנחות את עובדיהם כיצד יש לנהל מסמכים, אילו מסמכים יש להעביר לארכיון המדינה ואילו מסמכים אפשר לבער.
הגנז הדגיש בתשובתו כי הארכיון לא נדרש "לעסוק בדבר מעורפל וקשה למדידה הקרוי פיקוח והדרכה".
גנז המדינה מוסמך לקבוע כללים ודרכים ליישום סמכויותיו בתחום הפיקוח ובתשובתו פירט את תפיסתו המקצועית בנושא.
אולם לדעת משרד מבקר המדינה אין בתפיסה מקצועית זו כדי לאפשר התמודדות עם משימות הפיקוח על סדרי הארכיונים ושמירת החומרים במוסדות המדינה, אשר הוטלו על הגנז בדין באופן מפורש.
בהתאם לחובה זו האחראים לרשומות ב משרדי הממשלה אף הוכפפו, על פי התקשי"ר, לגנז מהבחינה המקצועית.
משרדי ממשלה משמשים כמפקחים על גורמי ביצוע במגוון של תחומים, כגון פיקוח מינהלי ופדגוגי של משרד החינוך על מוסדות חינוך ופיקוח מינהלי ורפואי של משרד הבריאות על מוסדות בריאות.
לצורך מילוי תפקיד הפיקוח, נדרש המשרד הממשלתי להפיץ את כללי העבודה בקרב הגופים המפוקחים, לבדוק את מידת יישומם ולנקוט פעולות שבתחום סמכותו כלפי גוף שהפר את הכללים.
כך גם בתחום הפיקוח של ארכיון המדינה על ניהול הרשומות בגופי הממשל.
הפצת כללי העבודה כפי שציין הגנז בתשובתו חיונית לצורך פיקוח, אולם אין בה כדי לאפשר למשרד ממשלתי לעמוד באופן מלא בדרישה שהציב החוק ולפיה עליו לפעול כמפקח.
ממצאיו של פרק זה משקפים אפוא, בראש ובראשונה, פער ניכר בין הפעולות המתחייבות מתפקידו של הארכיון לפקח על גופי הממשל, כנדרש בחוק הארכיונים , ובין תפיסת תפקידו של ארכיון המדינה בתחום זה, שאותה מקדם הגנז.
פער ניכר זה עומד ביסוד מגמה ברורה, המתחזקת בשנים האחרונות ביתר שאת, של צמצום בתשומות ובתפוקות של מערך הפיקוח בארכיון המדינה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי אין להשלים עם הפער הזה.
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 לדעת משרד מבקר המדינה מילוי תפק יד הפיקוח הכרחי משני טעמים עיקריים: האחד הוא עצם קביעתה המפורשת של חובה זו בהוראות הדין.
והשני - אי-מילוי החובה מביא במידה רבה לניתוק בין עבודת הגנז ובין סדרי הטיפול המתקיימים הלכה למעשה במאות גופי ממשל הממשיכים לי יצר מדי שנה מיליוני רשומות הטעונות טיפול.
ניתוק כזה לא יכול להתקיים גם ל נוכח ההתנהלות בתחום זה בעשור האחרון אשר כבר גרמה, ככל הנראה, לאבדן של מיליוני רשומות שלא טופלו בגופים השונים כנדרש.
בנסיבות אלה אי-ביצוע תפקיד הפיקוח אינו מתקבל על הדעת.
על הגנז לפעול לכך שתפיסת הארכיון לעניין אופן החלת סמכויו תיו בתחום הפיקוח, תאפשר להפעיל באופן הולם ושלם את סמכות הפיקוח הקבועה בחוק.
על הגנז לקבוע דרכים שבאמצעותן יפקח הארכיון על גופי הממשל, וכן עליו לגבש תכנית עבודה לביצוע משימות הפיקוח של ארכיון המדינה ולקביעת מדדים כדי לבחון אם הן בוצעו בהצלחה.
הרפורמה בארכיון המדינה .
במשך עשרות שנים נוצר כאמור פער גדול בין מספרן המצטבר של הרשומות האלקטרוניות שנוצרו בגופי הממשל ואשר נדרש להפקידן בארכיון המדינה ובין מספר הרשומות שהופקדו בו בפועל.
בשנים 2014 -2012 ,התווה גנז המדינה רפורמה מקיפה בעבודת ארכיון המדינה והיא אושרה בהחלטות ממשלה, וכן גיבש תכנית רב -שנתית לביצועה.
במסגרת הרפורמה נעשה שינוי במדיניות הארכיון, הוצבו יעדים חדשים לפעילותו ואושר שינוי ארגוני רחב היקף (כמפורט להלן).
אין חולק על הצורך ברפורמה בארכיון, בין היתר כדי לייעל את טיפולו ברשומות האלקטרוניות.
שני תהליכים אלה - שינוי מדיניות ושינוי ארגוני - היו שלובים זה בזה: השינוי הארגוני נועד, על פי הגנז, להתאים את המבנה הארגוני של הארכיון ליעדים החדשים שהותוו לו במסגרת המדיניות החדשה.
כמו כן יזם הגנז תיקון של חוק הארכיונים, כדי לקבוע הסדרים נורמטיביים מעודכנים, המשקפים את סדרי העבודה העדכניים של ארכיון בעידן התיעוד הדיגיטלי.
הגנז רואה בשלוש המשימות הרחבות האלה: ביצוע הרפורמה, השינוי הארגוני בארכיון וכן תיקון חוק הארכיונים, מהלך כולל להתמודדות ארכיון המדינה עם אתגרי "העידן הדיגיטלי".
להלן אבני הדרך המרכזיות של הרפורמה: .
 מרץ 2012 : קבלת החלטת ממשלה 4473 בדבר רפורמה בתיעוד עבודת הממשל והקמת אתר גניזה; .
 אפריל 2013 : אישור תכנית אב לביצוע החלטת ממשלה 4473 (להלן- תכנית האב הראשונה); .
 נובמבר 2013 : סיכום תקציבי הארכיון לשנים 2029 -2015 ; .
 נובמבר 2013 : קבלת החלטת ממשלה 911 בדבר הרחבת תכנית הרפורמה הדיגיטלית בארכיון המדינה; .
 אפריל 2014 : אישור תכנית אב לביצוע החלטת ממשלה911 (להלן- אישור תכנית האב השנייה); גנזך המדינה 287 .
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016  אפריל 2015 .
: אישור נש"ם לביצוע שינוי ארגוני בארכיון .
החלטות הממשלה בדבר הרפורמה .
בהחלטת ממשלה 4473 ממרץ 2012 אושרה רפורמה בתיעוד עבודת הממשל והקמת אתר גניזה, מתוך הכרה בכך כי רשומות המתעדות את עבודת הממשלה הן נכס של אזרחי המדינה, והעמדתן לרשות האזרחים היא משימה לאומית.
בהחלטה נכתב כי הגנז יגבש ויביא לאישורו של ראש הממשלה תכנית אב שיישומה יארך שמונה שנים המיועדת להתאים את עבודת גופי הממשל לעידן הדיגיטלי.
התכנית תהיה מבוססת על המרכיבים האלה: ביצוע פעולות להצלת רשומות דיגיטליות אשר יאבדו אם לא יטופלו; ביצוע פעולות דיגיטציה של תיעוד ניירי 17 על מנת לאפשר את צירופו לסביבת העבודה הדיגיטלית; חש יפה לקהל של מרבית המידע והרשומות שלא חלה מגבלה חוקית על העמדתם לעיון הקהל; ופיתוח כלי חיפוש וידע שיאפשרו מתן שירות מיטבי לציבור.
בהחלטה נקבע כי התכנית תוחל בהדרגה על כל גופי הממשל אשר חוק הארכיונים מחייב לשמור את הרשומות המתעדות את פעילותם, וכי ארכיון המדינה ינהל אותה והיא תיושם בשלבים.
באפריל 2013 הגיש הגנז הצעה לתכנית אב, ובאותו חודש הודיע המנכ"ל דאז של משרד רה"ם לגנז כי התכנית אושרה.
התכנית המאושרת כללה את המשימות האלה: קליטת רשומות דיגיטליות ממשרדי הממשלה; סריקה של רשומות הנייר; הנגשה של חומר ארכיוני לצ יבור; חשיפה לקהל של רשומות שכבר לא חלה מגבלה חוקית להעמידן לעיונו.
בהמשך בוטלה התכנית להקמת מתקן הגניזה.
בעקבות זאת חתמו הגנז, משרד רה"ם, אגף התקציבים במשרד האוצר ואחרים בנובמבר 2013 על סיכום תקציבי, ובו פורטו תקציבים שיעמדו לרשות ארכיון המדינה בשנים 2029 -2015 לצורך הקמה והפעלה של ארכיון דיגיטלי והקמת מתקן גניזה מצומצם בהיקפו מזה שבתכנית המבוטלת.
תקציב הארכיון לכל אחת מהשנים האלה, על פי הסיכום התקציבי, הוא כ -51 מיליון ש"ח בממוצע, והוא גדול ב-24% מהתקציב לשנת 2015 (שהסתכם בכ-41 מיליון ש"ח).
כמו כן סוכם על תוספת כוח אדם לארכיון.
בסיכום נכתב שמדובר בתכנית סופית ומוחלטת בנושא פרויקט הארכיון הדיגיטלי, הקמת מתקן הגניזה וכן דרישות התקציב וכוח האדם של הארכיון לשנים 2030 -2015 .
בנובמבר 2013 , שבעה חודשים לאחר שאושרה תכנית האב, החליטה הממשלה על הרחבת תכנית הרפורמה הדיג יטלית בארכיון המדינה, והגנז התבקש להגיש למנכ"ל משרד רה"ם תכנית עבודה מפורטת ליישום תכנית הרפורמה המורחבת.
בהחלטה נקבע כי הגנז יבסס את התכנית על חמישה דגשים, בעיקר כאלה שמביאים לצמצום ניכר ברשומות הנייר שבידי הממשלה, ובהם: קידום שיתופי פעולה בין משרדי הממשל ה ובין ארכיון המדינה לשם הגברת ביעור חומר שאינו מיועד לשמירה לצמיתות; צמצום היקפי החומר המוחזק במגנזות; והקמת מערכות דיגיטליות המייתרות צורך ברשומות נייר.
17 סריקה של החומר הארכיוני הניירי למדיה ממוחשבת כדי לשמור עליו ולאפשר את הנגשתו לציבור באמצעות חיפוש ממוחשב.
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 ביוני 2014 אישר מנכ"ל משרד רה"ם דאז תכנית אב מורחבת לארכיון המדינה לשנים 2029 -2015 שהגיש הגנז, בהתבסס גם על הסיכום התקציבי .
השוואה בין שתי תכניות האב העלתה כי בתכנית האב השנייה נוספה משימה אחת: צמצום היקפן של רשומות הנייר הנמצאות במשרדי הממשלה, בין היתר באמצעות איתור מכלים שכבר הגיע זמן ביעורם וביעור מסמכים שנסרקו ונשמרו במערכות הממוחשבות.
אולם נמצא כי בשתי תכניות האב המאושרות לתיעוד עבודת הממשל לא נכללה משימה שהוטלה על הארכיון בחוק הארכיונים והיא פיקוח על סדרי הארכיונים של גופי הממשל, בפרט בכל הנוגע לאיסוף רשומות נייר.
מממצאי הביקורת עולה כי על אף חשיבותה של משימת הפיקוח היא נזנחה במידה מסוימת במשך השנ ים והארכיון ביצע אותה באופן לא מספק, ולכן ראוי היה לכלול אף אותה בתכנית האב.
זאת ועוד, בתכנית האב הראשונה מאפריל 2013 לא נכללה גם משימת הטיפול בביעור חומר ארכיוני.
משרד רה"ם אישר אפוא תכניות אב לארכיון המדינה, אף על פי שלא צוין בהן אחד מתפקידיו המרכזיים של הארכיון שנקבעו בחוק: פיקוח על סדרי הארכיונים, שמירת החומר בהם וביעורו.
גנז המדינה ומשרד רה"ם השיבו למשרד מבקר המדינה כי תכנית האב לא נועדה להסדיר את כל עבודת הארכיון בכל מחלקותיו ותחומי פעולתו אלא לחולל שינויים עקרוניים רחבי היקף וארוכי טווח בעבודתו.
כל תחום פעולה שתכנית האב לא חוללה בו שינוי, עתיד גם לאחר הרפורמה להמשיך להתבצע כסדרו ולפעול לפי המתודולוגיה הנוכחית.
במשך שנים הועלו בדוחות מבקר המדינה ליקויים בנוגע לאופן שבו גופי הממשל השונים תיעדו את הרשומות הפיזיות והאלקטרוניות שברשותם, לצד חולשה של ממש באופן שבו פיקח הגנז על פעולתם של גופי הממשל.
לדעת משרד מבקר המדינה, אף שתכנית אב אינה מחויבת להסדיר את כל תחומי עבודתו של הארכיון, הרי ש הנחת התשתית לפעולה סדורה של גופי הממשל לשמירת הרשומות שברשותם היא נדבך יסודי ביכולת לחולל בממשל שינוי מערכתי בתחום זה , ו על כן ראוי היה לכלול אף אותה בתכנית .
ללא הטמעה של סדרי שימור בקרב מאות הגופים שבמסגרתם נוצרות הרשומות לא ניתן יהיה להוביל רפורמה כוללת ואפקטיבית.
לפיכך נודעת חשיבות לכך שכל תכנית רפורמה שתיושם בנושא זה תאפשר להתמודד בין היתר עם סוגיות אלה: גיבוש תשתית נוהלית, קיום פעולות הדרכה והטמעה וקיום פיקוח אפקטיבי על גופי הממשל השונים.
פיקוח על ביצוע תכנית האב .
בהחלטת הממשלה משנת 2012 נקבע שתוקם ועדת היגוי בין -משרדית, שתפקידה לפקח באופן שוטף על ביצוע תכנית האב, וישתתפו בה 12 חברים ובהם גנז המדינה, נציב שירות המדינה, כמה מנכ"לים של משרדי ממשלה ונציגי ארכיון צה"ל ומערכת הביטחון.
נמצא כי ועדת ההיגוי לא כונסה ולא פעלה כלל, ולמותר לציין שלא פיקחה על ביצוע תכנית האב.
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 מתשובות של כמה מחברי ועדת ההיגוי למשרד מבקר המדינה עולה כי הגנז זימן אותם לדיון ראשון של ועדת ההיגוי, אולם בהמשך ביטל את הדיון ולא זימן אותם עוד.
הגנז מסר למשרד מבקר המדינה שהוא לא ראה טעם בכינוס הוועדה, כיוון שלאחר אישור תכנית האב באפריל 2013 כבר החלודיונים לקראת החלט ת ממשלה נוספת והרחבת הרפורמה; לאחר שהתקבלה החלטת הממשלה הנוספת בנובמבר 2013 היה עליו לפעול לכנס את ועדת ההיגוי אולם הוא לא התפנה לכך.
הגנז השיב למשרד מבקר המדינה כי הוא פועל על מנת לכנס את ועדת ההיגוי בקרוב.
על גנז המדינה לפעול לאלתר להקמת ו עדת ההיגוי ולקיום דיונים, ועליו להביא לפניה את כל המידע הנדרש לצורך פיקוח על ביצוע הרפורמה בארכיון המדינה.
האישור להרחבת הרפורמה .
המשנה למנכ"ל משרד רה"ם מופקד מטעם מנכ"ל המשרד על ארכיון המדינה.
בחודשים יולי- אוקטובר 2013 בחן צוות בין -משרדי את הצעת גנז המד ינה ל שלב בין בניית מתקן גניזה בהיקף מצומצם מהמתוכנן ובין המשך הפרויקט הדיגיטלי.
עם חברי הצוות נמנו נציגי משרד רה"ם, משרד האוצר ומשרד המשפטים.
בדיון שקיים באוקטובר 2013 המשנה למנכ"ל עם הגנז וחברי הצוות הבין-משרדי , אמר הגנז כי הקמת המתקן לא תאפשר לבצע את כל משימות הארכיון, וכי היקפי הגניזה של רשומות נייר צפויים להצטמצם.
כמו כן צוין בדיון כי המכרז להקמת מתקן הגניזה עתיד להתבטל18 .
לפיכך, נאמר בדיון, גובשה חלופה המשלבת הקמת מתקן גניזה בהיקף מצומצם, פעולות לדיגיטציה של הארכיון וביצוע פרויקט לחשיפת חומרים בארכיון לעיון הציבור, בהתבסס על מתנדבי שירות לאומי-אזרחי.
המשנה למנכ"ל החליט, על דעת כלל המשתתפים בדיון, לאמץ את החלופה הזאת ואת התכנית ליישומה שהציג הגנז, ולגבש הצעה להחלטת ממשלה מתוקנת שתאפשר את ביצוע התכנית המורחבת.
כאמור, בנובמבר 2013 , שבעה חודשים לאחר שאושרה תכנית האב, החליטה הממשלה על הרחבת תכנית הרפורמה הדיגיטלית בארכיון המדינה.
בתקנון עבודת הממשלה ה-33 נקבע כי בהצעה להחלטת הממשלה יש להבהיר מדוע יש צורך בקבלת ההחלטה ומהן הנסיבות שבעטיין מוגשת ההצעה.
הצורך בהרחבת ה רפורמה, אשר מטבע הדברים דורשת השקעת משאבים נוספים של הממשלה, טעון אפוא הסבר בדבר התקדמות הארכיון בביצוע הרפורמה שכבר אושרה והסבר בדבר ההרחבה הנדרשת.
תכנית האב הראשונה כללה כאמור קליטת רשומות דיגיטליות ממשרדי הממשלה; סריקה של רשומות הנייר; הנגשה של חומר ארכיוני לציבור; וחשיפה לקהל של רשומות שכבר לא חלה מגבלה חוקית להעמידן לעיונו.
בהחלטת הממשלה מנובמבר 2013 נכתב שהיא התקבלה "בהתבסס על ההצלחה עד כה ביישום התכנית לקידום רפורמה בתיעוד עבודת הממשל שהוגשה על ידי הגנז , בהתאם להחלטה מס' 4473 ואושרה(להלן - תכנית הרפורמה ) ובהתחשב בכך שהמציאות הטכנולוגית מחייבת ריכוז מאמצים ומשאבים בהיערכות לטיפול בתיעוד הדיגיטלי".
18 המכרז בוטל לאחר שהתברר שיש פער מהותי בין הערכה מוקדמת בדבר ההוצאה הצפויה של הממשלה עבור הקמת המתקן ובין ההצעה היחידה שהוגשה במסגרת המכרז.
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 נמצא כי בדברי ההסבר להצעת ההחלטה נאמר בקצרה שחלקים מתכנית האב כבר יושמו בהצלחה בשנה האחרונה, וזאת בעיקר בתחומים אלה: פרויקט סריקת מסמכים רחב היקף, אפיון והקמה של מערכת מחשוב מרכזית המותאמת למשימות וביצוע צעדים ראשונים בתחום ההנגשה.
בדברי ההסבר לא הובא כל מידע ולא הוצגו נתונים המבהירים את ההצלחה כביכול ביישום תכנית האב.
על סמך ההצעה הזאת אישרה הממשלה להרחיב את הרפורמה ולהקצות לה משאבים נוספים.
משרד רה"ם וגנ ז המדינה השיבו כי החלטת הממשלה התקבלה לאחר ביצוע עבודת מטה מקיפה לבדיקת התכנות הרפורמה המורחבת הכלולה בהחלטת הממשלה; במסגרת עבודת המטה דיווח הארכיון להנהלת משרד רה"ם על ההתקדמות בביצוע כלל מרכיבי תכנית האב.
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד רה"ם, כי להבהרת מידת ההצלחה, שנזכרה בדברי ההסבר, נודעת חשיבות לנוכח הליקויים האמורים בפעילותו של הארכיון והפעולות הנדרשות לצורך תיקונם : החסר ברשימה מלאה וממצה של גופים שעליהם הוא נדרש לפקח ומהם אמורים להתקבל מסמכים שיש להפקיד בארכיון; העיכוב בהפצת כללים מחייבים עבור גופי ממשל לניהול רשומות אלקטרוניות; ואי-יישום רכיב מרכזי שעליו החליטה הממשלה - פיקוח של ועדת היגוי על ביצוע התכנית.
כוח אדם שתפקידו לחשוף חומר ארכיוני לעיון הציבור .
בהחלטת הממשלה ממרץ 2012 ובתכנית האב הראשונה נכללה כאמור ההחלטה להעמיד לעיון הציבור חומר ארכיוני רב ככל האפשר, בהתאם למגבלות שנקבעו בהוראות הדין.
בהחלטת הממשלה מנובמבר 2013 הושם דגש על הקמת מערך של עובדים לשם חשיפת חומר ארכיוני.
תקנות הארכיונים (עיון בחומר ארכיוני המופקד בגנזך), התש"ע - 2010 (להלן- תקנות העיון), מסדירות את סדרי העיון בחומר ארכיוני הנמצא בארכיון המדינה, וכן קובעות כמה שנים לאחר מועד היווצרותו של החומר הארכיוני יותר לחשפו לציבור19 .
בתקנות נקבע כי חומר מוגבל שטרם נבדק לא ייחשף לעיון הקהל.
בשנת 2015 עסקו בבדיקות כאלה שישה אנשים שהועסקו בארכיון, בחצי משרה כל אחד, ובסך הכול בשלוש משרות.
הגנז ציין בתכנית האב הראשונה כי עד אפריל 2013 נחשפו לציבור פחות מ-5% מהרשומות שבארכיון.
הוא העריך שבקצב העבודה הזה חשיפת החומרים שבארכיון תארך כ - 1,700 .
19 לפי תקנה8 ,לתקנות, המפקיד רשאי שלא לחשוף חומר ארכיוני אף אם תמה תקופת ההגבלה שלו אם נמצא שחשיפת החומר המוגבל עלולה לפגוע בביטחון המדינה, ביחסי החוץ שלה, בביטחון הציבור או בביטחונו או בשלומו של אדם.
וכן הוא רשאי שלא לחשוף חומר אשר חשיפתו עלולה לגרום לפגיעה בפרטיות, כמשמעותה בחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א- 1981 , אלא אם כן הגילוי מותר על פי דין.
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 על פי חוק שירות לאומי אזרחי, התשע"ד- 2014 (סעיף3 ), חשיפת חומר ארכיוני השמור]א[ בארכיון המדינה היא אחד התחומים שאפשר להעסיק בהם מתנדבים בשירות לאומי -אזרחי.
ביצוע החלטות הממשלה בעניין חשיפת חומר ארכיוני לעיון הציבור התבסס, על פי תכנית האב השנייה של הגנז, על ההנחה שאפשר יהיה להעסיק 110 אנשים בשירות לאומי-אזרחי במשימות של חשיפת חומר ארכיוני.
עוד נקבע שהם ייקלטו ל אחר הכנת התשתית הפיזית והטכנולוגית הנדרשת לכך ולאחר סריקת החומר הארכיוני.
בסיכום התקציבי מנובמבר 2013 הובהר שאם גיוס אנשים בשירות לאומי-אזרחי לא יצלח, לא יינתנו לארכיון משאבים לצורך העסקת כוח אדם חלופי.
על פי נוהלי רשות השירות הלאומי -אזרחי, אשר הוקמה לפי החוק האמור, גוף המעוניין להפעיל שירות כזה יגיש לרשות בקשה, על פי כללים שהיא קבעה.
נמצא כי אף על פי שביצוע תכנית האב בכל הנוגע לחשיפת חומר ארכיוני היה אמור להתבסס על העסקת מתנדבי שירות אזרחי, הארכיון לא נקט פעולות מעשיות להעסקתם, ואף לא הסדיר את ההתקשרות בינו ובין הרשות.
הגנז קיים פגישות עם מנכ"ל הרשות, אולם אין מסמכים המתעדים את התייחסותו של מנכ"ל הרשות לתכנית של הגנז בפגישות אלה, ובכלל זה לשאלה אם ניתן ליישם את ההצעה לאתר 110 מתנדבי שירות אזרחי לצורך ביצוע משימה זו, ופגישות אלה לא הניבו תוצאות.
הגנז הסביר כי לא בוצעו פעולות מעשיות, מכיוון שהארכיון אינו בשל לקליטת קבוצה כזאת של מתנדבים; מדובר בהעסקת מתנדבים, ולכן יש לוודא שהם יהיו מעוניינים לבצע משימות כאלה; הארכיון יפעל לגיוס מתנדבים רק לקראת סוף שנת 2015.
מנכ"ל רשות השירות האזרחי-לאומי מסר למשרד מבקר המדי נה באוגוסט 2015 כי יש סבירות נמוכה בלבד לכך שמתנדבים בשירות לאומי -אזרחי יתנדבו בארכיון המדינה, משום ש העיסוק בארכיון אינו אטרקטיבי דיו.
הוא הוסיף שגם אם גיוס המתנדבים לארכיון יצליח, מספרם יהיה קטן בהרבה מהמבוקש .
דברים אלו הוא מסר גם לגנז המדינה.
גנז המדינה השיב למשרד מבקר המדינה כי הוא חולק על ההערכה האמורה בנוגע לסבירות גיוס מתנדבים לארכיון המדינה.
לפי הערכתו, המבוססת על גיוס סטודנטים לארכיון בשנת 2015 , העבודה בארכיון צפויה למשוך מתנדבים רבים.
הוא הוסיף כי הוא התייעץ בנושא עם גורמים רלוונטיים שונים, לרבות ג ורמים העוסקים בהשמה של אוכלוסיות פוטנציאליות להתנדבות בארכיון המדינה.
הגנז כלל אפוא בתכנית האב השנייה, אשר אושרה בידי משרד רה"ם באפריל 2014 , משימה מרכזית של חשיפת חומר ארכיוני על בסיס הכוונה לגייס 110 מתנדבים בשירות אזרחי.
זאת אף על פי שמנכ"ל רשות השירות האזרחי-לאומי הטיל ספק ממשי ביכולת לגייסם.
על פי הסיכום התקציבי שעליו חתם הגנז, אם לא יצליח הארכיון לגייס מתנדבים בשירות אזרחי, לא יוקצה לו כוח אדם חלופי לצורך כך.
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 במשך השנים, בתקופות כהונתם של כמה גנזים, גדל היקף החומר הארכיוני שנדרשו גופי הממשל להפקיד בארכיון המדינה, אולם החומר לא הופקד בארכיון.
בד בבד צמצם הארכיון בהדרגה את היקף הפיקוח שלו על האופן שבו שמרו גופי הממשל רשומות פיזיות ואלקטרוניות.
לנוכח האמור לעיל גיבש גנז המדינה תכנית רפורמה בארכיון המדינה, וזו הובאה לאישור ראש הממשלה, כנדרש, ולאחר מכן גיבש תכנית רפורמה מורחבת והגישה לאישור מנכ"ל משרד רה"ם, כנדרש בהחלטת הממשלה.
אין חולק על הצורך ברפורמה בארכיון, בין היתר כדי לייעל את טיפולו ברשומות אלקטרוניות.
יש לתת את הדעת על הממצאים שפורטו בפרק זה בנוגע לאופן שבו גובשה הרפורמה ולבקרה שנדרשה על יישומה.
תכנית האב השנייה, כמו תכנית האב הראשונה, לא אפשרה להתמודד עם כל תפקי די הארכיון על פי חוק הארכיונים ובכלל זה עם תפקידים מהותיים; ועדת היגוי שנועדה, על פי החלטת הממשלה, לעקוב אחר יישום הרפורמה לא פעלה כלל.
הגנז כלל ברפורמה מרכיב מרכזי הנוגע לחשיפת חומר ארכיוני, אשר ספק אם יש לארכיון משאבים לצורך ביצועו.
על הגנז לגבש הצעה לע דכון תכנית האב הרב -שנתית לארכיון, אשר תביא לידי ביטוי את כלל תפקידי הארכיון על פי הדין, ותגובש, בין היתר, בהתאם לתקציבים שהוקצו לו ולכוח האדם שעומד לרשותו.
יש לוודא שהטלת תפקידים על הארכיון מעבר לדרישות חוק הארכיונים לא תבוצע על חשבון ביצוע התפקידים המוטלים עליו מכוח החוק.
את ההצעה הזאת על הגנז להביא לפני משרד רה"ם, לצורך בחינה ואישור.
על הגנז לנקוט את הפעולות הנדרשות כדי שוועדת ההיגוי תפקח על ביצוע התכנית המעודכנת, כנדרש בהחלטת הממשלה.
חשיפת תיקי חקירה של חשודים בשיתוף פעולה עם הנאצים .
בתוספת הראשונה לתקנות העיון מפורטים סוגי חומרים שחשיפתם לציבור מוגבלת ותקופת ההגבלה שנקבעה לכל סוג.
למשל, חומר בענייני ביטחון הפנים, לרבות חומר ארכיוני של המשרד לביטחון הפנים, משטרת ישראל ושירות בתי הסוהר, יועמד לעיון הציבור רק 30 שנה לאחר היווצרו.
בתוספת הראשונה נקבע גם כי חומר בעניינים פרטיים של אדם ומסמכים אישיים, אף אם הם נמנים עם סוגי החומר המוגבל של כל גוף המנוי בתוספת הראשונה, ייחשפו לציבור רק 70 .
שנה לאחר שנוצרו יצוין כי לפי נוסח תקנות העיון שהיה תקף עד שנת 201020 , חומר מוגבל לא ייחשף לעיון הקהל לפנ י שייבדק, אף אם עברה התקופה הנקובה בתוספת הראשונה לתקנות; המפקיד יחשוף חומר מוגבל בהתייעצות עם הגנז, במקרים שפורטו בתקנות.
בשנת 2010 תוקנו תקנות העיון, ובין היתר נקבע בהן בסעיף 8 (ד) כי אם מצא המפקיד כי אין לחשוף חומר מוגבל במקרים אשר פורטו בתקנות, או אם החליט שלא לחשוף חומר מוגבל לעיון הקהל בהתאם למקרים שפורטו בתקנות, ותמה תקופת ההגבלה שנקבעה בתוספת לתקנות, יפנה המפקיד לגנז .
20 תקנות הארכיונים (עיון בחומר ארכיוני המופקד בגנזך), התשכ"ז - 1966.
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 בבקשה שיפעיל את סמכותו לפי סעיף 10 ,(ג) לחוק הארכיונים בנוגע לאותו חומר מוגבל דהיינו יביא את הפנייה להמשיך ולהגביל את חשיפת החומר לפני ועדה של שלושה שרים, לצורך החלטה אם לאשרה.
בשנת 1957 הפקידה משטרת ישראל בארכיון תיקים, ובהם תיקי חקירה בנושא "עבירות נגד העם - עשיית דין בנאצים ועוזריהם".
בתיקי חקירה אלה יש מידע בדבר עולים חדשים ניצולי שואה שנחשדו בשנים 1950 ו- 1951 בשיתוף פעולה עם הנאצים בז מן מלחמת העולם השנייה.
לצורך קבלת החלטה אם לחשוף תיקים כאלה יש לשקול זה מול זה שני אינטרסים מנוגדים: זכותו של הציבור לדעת, לפי סעיף 10 ,לחוק הארכיונים לעומת החשש לפגיעה בצנעת הפרט.
בשנת 1995 קבעה המשטרה שתיקים אלה ייחשפו 70 שנה לאחר מועד היווצרותו של המסמך האחרון בתיק.
בספטמבר 1995 בדק נציג משטרת ישראל 115 מהתיקים האלה והחליט שכל התיקים יהיו חסויים, מנימוקי צנעת הפרט, עד שנת 2020 .
בתחילת שנת 2014 פנה עיתונאי וחוקר שואה לארכיון המדינה בבקשה לעיין בתיקי החקירה האמורים של המשטרה.
בנוגע לבקשה זו כתב מנהל מחלקת חשיפה לגנז באפריל 2014 שהסמכות לחשוף תיקים של משטרת ישראל היא בידי המפקיד בהתייעצות עם הגנז, וכי המשטרה לא נתנה היתר לחשוף אותם.
ביוני 2014 כתב גנז המדינה למפכ"ל המשטרה דאז בנוגע לבקשת העיתונאי לחשוף את התיקים שהפקידה המשטרה, כי הוא בדק בעצמו כ-90 תיקי חקירה שנסגרו בשל חוסר אשמה, חוסר ראיות או חוסר עניין לציבור, מהם 75 תיקים העוסקים באנשים שכבר אינם בין החיים.
הגנז ציין כי לא מצא סיבה להשאירם חסויים, ולדעתו יש לחשוף אותם.
בדיון שקיימו הגנז, נציגת המשטרה ואחרים בספטמבר 2014 סוכם כי המשטרה תחליט אם אפשר לחש וף לציבור את התיקים, תוך הסתרת פרטים מסוימים, כדי שלא לפגוע בצנעת הפרט של מי שנחשדו בסיוע לנאצים.
בהמשך העביר הארכיון את התיקים למשטרה, לצורך הבדיקה.
עד תחילת מאי 2015 בדקה המשטרה כ -400 מ- 4,300 .
המסמכים שבתיקים נמצא כי עוד לפני שהסתיימה בדיק ת המשטרה העביר הגנז לעיתונאי 53 תיקי חקירה.
מכאן שהגנז חשף תיקים של המשטרה בלי שהיא החליטה לחשפם, שלא כנדרש בתקנות העיון.
באפריל 2015 פרסם העיתונאי כתבה בנושא וצוין בה כי נפתחו לעיון בארכיון המדינה 53 תיקים של יהודים שנחשדו בשיתוף פעולה עם הנאצים.
בכתבה הובאו נתונים על מספר התיקים שנסגרו לפי עילת הסגירה, וכן הובאו שתי דוגמאות שבהן צוינו שמות החשודים בראשי תיבות, וכן צוין תפקידו של האחד ומקום פעולתו של השני.
הגנז אף לא הביא לידיעת המשטרה כי בכוונתו לאפשר לעיתונאי לעיין בתיקי החקירה.
לטענת גנז המדינה, ספק אם ה משטרה מוסמכת למנוע את חשיפת התיקים, שכן " העילה היחידה לא לפתוח אותם היא הגנת הפרטיות, ובכך עמדת המשטרה איננה טובה מעמדתנו".
הגנז ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה כי תקופת ההגבלה המרבית היא 30 שנה, ולכן היה על המשטרה לחשוף את התיקים בשנת 1980 לכל המאוחר, ולחלופין- לבקש מן הגנז שיפנה את הסוגיה לוועדת שרים כדי שתחליט אם לחשוף את התיקים.
הגנז הוסיף שהוא בדק את כל תיקי החקירה והחליט באילו תיקים הוא יאפשר לעיתונאי לעיין, לפי שיקולים הנוגעים להגנה על פרטיותם.
למשל, לא נפתחו תיקים של חשודים שעדיין חיים.
עמדה זו של הגנז אינה עולה בקנה אחד עם עמדת היועצת המשפטית של הארכיון, אשר הבהירה כי גם לאחר תיקון תקנות העיון, המוסד המפקיד הוא בעל הסמכות לקבל החלטות 294 דוח שנתי66ג .
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 בעניין חשיפת תיקים וקיצור תקופת החיסיון , בהתייעצות עם הגנז, גם כאשר החלטת המוסד המפקיד מתקבלת מטעמים של הגנת הפרטיות ולא מטעמים מקצועיים הנוגעים לתחום עיסוקו.
מכל מקום, החלטת המשטרה בשנת 1995 להטיל חיסיון על התיקים נעשתה על דעת ובשיתוף ארכיון המדינה.
משרד מבקר המדינה מעיר לגנז על שהעביר לעיתונאי מידע הכולל פרטים אישיים של החשודים, בלא שקיבל אישור לכך מהמשטרה, שהיא הגורם המפקיד אשר מוסמך לאשר זאת, ועל שהעביר את המידע באופן שעלול היה לפגוע בפרטיותם של החשודים, שלא בהתאם לעמדתה של היועצת המשפטית של הארכיון.
סוגיות בניהול משאבי האנוש של הארכיון .
חוק שירות המדינה (מינויים), התשי"ט- 1959 ,, קובע כי שר, או מי שהוא הסמיך לכך יציע לנציב שירות המדינה תקן למשרד שעליו הוא מופקד, וכי התקן טעון אישור של הנציב.
תקן הוא רשימת משרות ודרגותיהן, אשר נקבעת עבור כל יחידה מיחידותיו של גוף ממשלתי.