HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
,לפי נוהל מפת"ח קיימת חשיבות רבה לאבחון כל שינוי או תוספת במהלך הפיתוח ולקביעה אם מדובר בשינוי שאינו משפיע על אפיון המערכת או בשינוי כזה המהווה שינוי של ה"חוזה" בין מחלקת מערכות המידע ובין הלקוח.
הוועדה לבדיקת פרויקטים סקרה במסמך המסכם שלה בעיות מרכזיות בניהול פרויקטים של מערכות מידע, ובהן "שינויים תוך כדי פרויקט".
במסמך צוינו שני סוגים של שינויים במהלך יישום הפרויקט: הראשון - שינויים לא צפויים ובלתי נשלטים בדרישות המשתמשים תוך כדי ביצוע הפרויקט, המשפיעים על היקף הפרויקט, והשני - הוספת מאפיינים למערכת.
עוד נכתב באותו נושא כי יש המניחים בשוגג שהוספת מאפיין "קטן" לא תשפיע על העלויות של הפרויקט או על לוח הזמנים שלו, אך יש לבחון בקפידה כל תוספת או שינוי ולבדוק באיזה אופן השקעת המשאבים (זמן, כסף וכו') בביצועם תבוא על חשבון המשאבים המושקעים ברכיבים אחרים בפרויקט.
במצגת לוועדת ההיגוי מנובמבר 2013 כתב תמ"מ כי כדי לסיים את הפיתוח בשנת2014 נדרש למשל להאיץ בצורה משמעותית את תהליך האפיון, לבטל דרישות שאינן הכרחיות ולהימנע מפתיחה מחדש של אפיונים שכבר הושלמו, ובעיקר של תוצרים שכבר פותחו.
מנהל האיכות העיר בדוח מדצמבר 2013 כי "אין בקרה מסודרת על דרישות חדשות שמשתרבבות לאפיונים שאמורים היו להיסגר.
הוספת דרישות חדשות משפיעה לרעה על וקבלת אישור לביצוען ]הצגה[ הלו"ז של הפרויקט, ללא שעברו תהליך]על[התקציב ו .
31 רמת החשיפה לסיכון לפני יישום הבקרות הקיימות (אשר הוערכו במקרה זה כבעלות אפקטיביות בינונית).
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 על ידי הגורמים המוסמכים".
באותו הדוח כתב מנהל האיכות כי עם הפעולות הנדרשות לתיקון נמנית הפעלה מידית של תהליך לניהול שינויי אפיון.
משרד מבקר המדינה מצא כי תמ"מ ביצע שינויים באפיונים מפורטים אף שהכנתם כבר הושלמה.
בכל אחד משלושת השינויים שנבדקו גרר השינוי עיכוב של כשני חודשי עבודה במועד הסיום המתוכנן של האפיון: במקרה א' - אפיון מפורט ל"דרגת אי-כושר"32 - הוחלט לשנות את האפיון לאחר שכבר הסתיימה כתיבתו; במקרה ב' - אפיון מפורט ל"טופס תביעה" 33 - הוחלט לשנות את האפיון המפורט לאחר שהסתיימה כתיבתו ואף הסתיים שלב הפיתוח שלו34 .
'במקרה ג- אפיון מפורט של "עיסוקים והכנסות" במערכת "מבוטח" - נוספו נושאים לאפיון לאחר שכבר הסתיימה הכנתו, בעקבות שינויים במערכת "מבוטח" הקיימת.
הביקורת העלתה כי במועד ההחלטה על ביצוע השינויים באפיונים אלה לא הוצגה השפעתם על תקציב הפרויקט ועל לוח הזמנים לגורמים המוסמכים.
על פי נוהל מפת"ח, תהליך תחקור והפקת לקחים נועד לבדוק את התוצאה בפועל של פעילות מסוימת ואת פרטי ביצועה בהשוואה לתוצאה הרצויה, כלומר: הבנת הגורמים לפער והפקת לקחים לשם מניעת היווצרותם של פערים דומים בעתיד.
עוד קובע נוהל מפת"ח כי בסוף תהליך הפקת הלקחים יש לדווח על הלקחים או על התובנות לדרג הממונה ולהעביר את הדיווח האמור לגוף המקצועי (או הביצועי) כדי שיעבדם ויפיצם לכל הגורמים שעשויים להפיק מהם תועלת.
כחלק מסיכום פעילות התחקיר על המתחקר לעבד את ממצאיו למסקנות וללקחים ולפרסם סיכום שלהם.
הביקורת העלתה כי תמ"מ לא ביצע הפקת לקחים מסודרת לגבי הסיבות לשינויים המהותיים באפיונים האמורים.
בתשובתו מאוקטובר 2014 טען המוסד כי בפרויקט פיתוח תכנה בהיקף כה גדול לא ניתן להימנע משינויים בדרישות ובאפיונים.
עוד טען המוסד כי בבדיקה שערך נמצא כי היקף ההשקעה באפיון השינויים זניח לעומת כלל ההשקעה בפרויקט, ולפיכך לא נדרשת בחינת השפעה והפקת לקחים.
משרד מב קר המדינה מעיר כי ביצוע שינויים באפיונים מפורטים לאחר שהכנתם כבר הסתיימה, עשוי ללמד על חולשה בהליכי הניתוח שהתקיימו בשלבים הראשונים של האפיון המקורי, כגון היעדר בחינה אינטגרטיבית ואי- ניתוח הצרכים של אוכלוסיות היעד השונות (משתמשי המערכת ו"לקוחות" המוסד).
נו כח מספרם הרב של האפיונים המפורטים בפרויקט והמשאבים הרבים המושקעים בהכנתם, תמ"מ נדרש ליישם תהליך מסודר לניהול ולבקרה .
32 אפיון לתהליך קבלת ההחלטה בנושא אבדן כושרהשתכרות (דרגת "אי -כושר") של התובע.
33 אפיון לתהליך קבלת תביעה (חדשה או חוזרת), שבו מוזן טופס התביעה למערכת ונבחנת זכאות התובע בהתאם לנתונים שהגיש ובהתאם למידע המוזן במערכת.
שלב הפיתוח הוא תהליך בניית המערכת לאחר אפיונה, במקביל לשלבי עיצובה ובנייתהבתהליך זה המערכת מוגדרת סופית ונבנית הלכה למעשה בין היתר על ידי פירוט של הקלטים, הפלטים והמנשקים של המערכת; עיצוב מסד הנתונים, מבני הקבצים ורכיבי התכנה; וכתיבת קוד התכנה.
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 של שינויים באפיונים מפורטים, כפי שהעיר גם מבקר האיכות של הפרויקט בשנת 2013.
'שינויים ושיפורים (שו"שים) במערכות המיועדות להחלפה בשלב א נוהל תמ"מ בנושא תכנון ובנייה של תכנית עבודה שנתית, התקף מיוני 2010 , מפרט את שלבי התהליך של הכנת תכנית העבודה והתקציב השנתי של תמ"מ.
אחד השלבים הוא שלב התיאום והניפוי של דרישות ה"לקוחות" שבתמ"מ ושמחוצה לו.
בשלב זה מבוצעים אינטגרציה ותעדוף של משימות, וצמצום של רשימת המשימות לתכנית בת ביצוע בהתאם להנחיות ההנהלה ולאילוצי התקציב.
על פי הנוהל האמור, מנהלי האגפים או החטיבות יכינו מצגת לדיון בפורום תכנית עבודה תמ"מ; התכנית והתקציב יידונו בפורום תכנית עבודה בתמ"מ בראשות סמנכ"ל תמ"מ; והפורום יקבל החלטות על תיקונים שיש לה כניס בתכנית ובתקציב ויסמן את הפרויקטים המרכזיים בשנה הבאה.
תכנית העבודה השנתית של תמ"מ כוללת, בין היתר, שיפורים ושינויים (להלן - שו"שים) במערכות המידע הפועלות במוסד, הנדרשים עקב שינויי חקיקה, עקב שינויים במדיניות המוסד, בשל שיפור השירות לאזרח ולצורך תחזוקה שוטפת.
במצגת לוועדת ההיגוי מינואר 2013 כתב תמ"מ בנושא "סיכונים וחסמים מרכזיים בפרויקט ה-ERP " כי "הכנסת שינויים .
במערכת הנוכחית מובילה למצב של 'מטרה נעה' וחוסר יכולת לסיים את פיתוח שלב א' של המערכת".
בישיבת ועדת ההיגוי מינואר 2014 הציגה הנהלת תמ"מ, בין היתר, "מפת סיכונים" לפרויקט הליבה, ולפיה אחד מגורמי הסיכון המרכזיים בפרויקט הוא שינויים שוטפים בנוהלי העבודה במינהל גמלאות, לרבות העברת דרישות לשינויים במערכות הקיימות.
עקב שינויים אלה נוצרת "מטרה נעה", ובהתאם לכך נדרשים שינויים תכופים בתוכן הפרויקט וכן מוצגות דרישות חדשות בתחום הפיתוח.
במצגת שהציגה הנהלת תמ"מ לוועדת ההיגוי במאי 2014 תוארו הסיכונים והחסמים המרכזיים בפרויקט הליבה, ובין היתר צוין כי "היקף המשימות לצוותי תמ"מ בשוטף מהווה חסם ליכולתם להיענות לדרישות הפיתוח לתקופת הדו-קיום"35 וכי "היקף המשימות בשוטף במינהל גמלאות, במקביל לדרישות הגוברות למעורבות בפרויקט (אפיונים, בדיקות קבלה) גוזר עומס יתר על נציגי הלקוחות".
עוד כתב תמ"מ כי הדבר עלול להביא לעיכוב הפיתוחים הנדרשים בפרויקט תבל, לפגיעה בקצב ההתקדמות של הפרויקט ולפיכך לחריגה בלוח הזמנים להפעלת המערכת.
הביקורת העלתה כי תמ"מ לא תיאם בין המשימות בתכנית השו"שים השנתית של המערכות הקיימות המיועדות להחלפה בשלב א' ובין תכנית העבודה של אותן המערכות ב"תבל".
זאת אף שנוהל תמ"מ קובע כי הכנת תכנית העבודה השנתית תיעשה בתיאום עם משימות אחרות של כלל תמ"מ.
35 תקופת הדו-קיום היא פרק הזמן שבו פועלות בעת ובעונה אחת מערכות המידע החדשות בפרויקט תבל לצד המערכות הקיימות כבר, אשר עדיין לא הוצאו משימוש.
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 גיוס העובדים לפרויקט .
המוסד לביטוח לאומי הוא כאמור תאגיד הפועל על פי חוק.
בפרק ו' לתקנות חובת המכרזים, התשנ"ג-1993 (להלן- התקנות), בנושא התקשרויות של תאגיד, מוגדר כי לעניינו של פרק זה "תאגיד" הוא תאגיד שהוקם בחוק, ובכפוף להוראות פרק זה חלות עליו בין היתר תקנות 8 ,א10 ו-17 .
, בשינויים המחויבים התקנות מפרטות את תפקידי ועדת המכרזים, ובהם: קביעת סוג המכרז; החלטה על פרסום מכרז ואישור מסמכי המכרז; ובחינת הצעות שהוגשו במכרז או בעקבות פנייה לקבלת הצעות.
סעיפים 10(א) ו-10 (ב) לתקנות קובעים כי החלטות ועדת המכרזים יתקבלו ברוב קולות של חברי הוועדה, יהיו מנומקות ויירשמו בפרוטוקול שייחתם בידי חברי הוועדה הנוכחים בישיבה.
על פי התקנות, מכרז מסגרת הוא מכרז פומבי36 שנבחר בו יותר מספק אחד (להלן- ספק מכרז מסגרת), ועם כל אחד מאותם ספקים יש לחתום הסכמי מסגרת על פי תנאי המכרז.
עוד נקבע בסעיפים האמורים כי זהות הספק שיבצע בפועל כל הזמנה של טובין, עבודה או שירותים, תיקבע מפעם לפעם בתקופת הסכם המסגרת, לפי תנאי מכרז המסגרת.
סעיף 17 ו(ה) לתקנות קובע: "נערך מכרז כמכרז מסגרת, תבוצע כל הזמנה של טובין, עבודה או שירותים בעקבותיו, כך: ( 1 ) ועדת המכרזים תפנה לקבלת הצעות מכל ספקי מכרז המסגרת, בדרך שנקבעה לכך במכרז המסגרת, ככל שנקבעו בו הוראות כאמור (בתקנה זו - פנייה פרטנית); (2 ) ספקי מכרז המסגרת יגישו את הצעותיהם במענה לפנייה הפרטנית על פי תנאי ההתקשרות שנקבעו במכרז המסגרת; מחיר ההצעה לכל פריט או יחידה שהוזמנה, לא יעלה על מחיר ההצעה לפריט או ליחידה, כאמור במכרז המסגרת, אם נקבע מחיר כאמור (ההדגשה אינה במקור); (3 ) ועדת המכרזים תבחר בספק שיספק את ההזמנה הפרטנית בהתאם לתנאי מכרז המסגרת".
בדצמבר 2004 פרסם המוסד מכרז לקבלת שירותי כוח אדם ושירותים מקצועיים בתחום טכנולוגיות המידע והתקשוב (להלן - מכרז המוסד מ-2004 או המכרז).
מטרת המכרז הייתה הקמת מאגר ספקים שאליהם יפנה המוסד על פי הצורך לקבלת שירותי ניהול, תכנון, פיתוח ותחזוקה של מערכות המידע שלו, ושל תשתיות המחשוב ואבטחת המידע שבבעלותו.
במכרז הציעו הספקים המשתתפים תעריפים לשעת עבודה עבור עובדים שסווגו לפי רמתם ולפי תקופת עבודתם.
מכרז זה, כפי שעולה ממהותו, הוא מכרז מסגרת.
באותה עת פרסם המוסד נוהל לקבלת שירותי כוח אדם ושירותים מקצועיים בתחום טכנולוגיות המידע והתקשוב (להלן - הנוהל הקבוע), שמטרתו להסדיר תהליך של קבלת שירותים במסגרת מכרז המוסד מ-2004 , ומפורטות בו הפעולות הנדרשות לשם העסקת ספק בפרויקט או במשימה מוגדרת.
הנוהל עודכן באוגוסט 2007.
על פי הנוהל הקבוע, מנהל אגף בתמ"מ המעוניין בסיוע גורם חיצוני לביצוע פרויקט או משימה שנכללו במכרז, יפנה לקבלת אישור מסמנכ"ל תמ"מ ולקבלת אישור לתקציב, ורק לאחר מכן ימשיך בתהליך על ידי הכנת נוסח פנייה לספקים (להלן - פנייה פרטנית).
בפנייה הפרטנית יתוארו, בין היתר, המשרות הנדרשות, תכונות המועמדים, תנאי הסף וכללי הגשת ההצעות.
כמו כן תיכלל בפנייה זו בקשה להציע תעריף מעודכן ליום הגשת ההצעה לשעת .
36 מכרז שבו הפנייה לקבלת הצעות נעשית באמצעות הודעה לציבור המתפרסמת לפי תקנה15 בתקנות חובת המכרזים, התשנ"ג-1993.
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 עבודה לכל מועמד, שלא יעלה על התעריף לשעה שהוצע כמענה למכרז המוסד לרמת המועמד.
10 שלחה מנהלת פרויקט תבל מכתב לוועדת המכרזים העליונה של המוסד37 בנושא "בניית 'מסלול ירוק' לגיוס כוח אדם להקמת המערכת האסטרטגית", ובו כתבה כי כדי לקצר את תהליך גיוס כוח האדם מבתי תכנה לפרויקט ולאפשר איתור אפקטיבי של עובדים מקצועיים ואיכותיים, מוצע כי הגיוס יתבצע באופן מרוכז - בהתאם לשלבי ההתקדמות בפרויקט; כי את כל הקשרים עם הספקים ינהל רכז גיוס באמצעות הדואר האלקטרוני; וכי כל התהליך יתועד, ומסמכי התיעוד יישמרו לצורך בקרה והפקת לקחים.
באותו מכתב פירטה מנהלת הפרויקט את שלבי תהליך הגיוס, ובהם: העברת רשימת תחומי המיומנויות המבוקשים לאישור ועדת המכרזים לפני תחילת הגיוס; לאחר האישור הפצת הפנייה לכל הספקים הזוכים שמעסיקים עובדים בתחום המיומנות הנדרשת; ולכל סוג מיומנות מינוי צוות למיון המגויסים על ידי סמנכ"ל תמ"מ.
עוד הוסיפה מנהלת הפרויקט כי "המחיר לשעה שייקבע יהיה בהתאם למחיר שנקבע במכרז המוסד".
מכאן עולה שעל פי המתווה שנקבע, הספקים לא נדרשו להציע תעריף נמוך מהתעריף שהציעו לשעת עבודה כשניגשו למכרז המוסד מ -2004 .
באותו יום התקיימה ישיבה של ועדת המכרזים לדיון ב"מסלול הירוק" והוחלט כי "תמ"מ יביא נוהל ומכתב פנייה לאישור הוועדה".
בעקבות ההחלטה פרסם תמ"מ ב-17.
10 נוהל לקבלת שירותי כוח אדם בתחום טכנולוגיות המידע והתקשוב לפרויקט תבל (להלן - הנוהל המקוצר), שמטרתו הייתה להסדיר תהליך מקוצר לרכישת שירותים במסגרת המכרז מ-2004 , לצורך פרויקט תבל.
הנוהל מפרט תהליך גיוס מהיר של עובדי בתי תכנה לפרויקט, החל בהכנת פנייה פרטנית לספקים וכלה בשילובו של העובד בעבודה.
הנוהל קובע, בין היתר, כי לצורך חישוב דירוג העלות יובא בחשבון התעריף לשעה שבו זכה הספק במכרז המוסד מ-2004 , בתוספת עדכונים על פי ההסכם שנחתם עמו.
באותו יום שלחה מנהלת פרויקט תבל מכתב נוסף לוועדת המכרזים, שבו ביקשה לאשר את גיוסם של 39 עובדים לפרויקט, ובהם: מהנדסי תכנה; מומחים לאבטחת מידע; מהנדסי תעשייה וניהול ומנתחי מערכות.
10 התקיימה ישיבת ועדת המכרזים בנושא "מתן שירותי כוח אדם ושירותים מקצועיים בתחום טכנולוגיות המידע והתקשוב, יועצים תמ"מ - נוהל מעודכן".
המסמכים שנדונו בישיבה היו המכתב האמור והנוהל המקוצר.
בישיבה הוחלט כי במקום הנוהל הקבוע לקבלת שירותי כוח אדם במכרז, שעודכן כאמור באוגוסט 2007 , יופעל לצורך הקמת המערכת האסטרטגית הנוהל המקוצר.
בנובמבר 2010 אישרה ועדת המכרזים לגייס 50 עובדים נוספים לפרויקט לפי הנוהל המקוצר, וביוני 2012 אישרה לגייס עוד20 עובדים.
בסך הכול אישרה ועדת המכרזים לגייס 109 עובדים על פי הנוהל המקוצר, שכאמור לא כלל דרישה להצעת מחיר בשלב הפנייה הפרטנית לספקים.
37 שעם חבריה נמנו מנהל תמ"מ, חשב המוסד, היועצת המשפטית של המוסד, סגן ראש מינהל משאבי אנוש במוסד ונציג אגף גמלאות.
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 נמצא אפוא כי ועדת המכרזים אישרה לגייס109 עובדים, שהם מרבית העובדים בפרויקט, לפי הנוהל המקוצר, אשר אִפשר התקשרות ללא בקשה להצעת מחיר מעודכנת מספקים, אף שבקשה כזו נכללת בנוהל הקבוע של המוסד, לפיו עבד המוסד כל השנים, ואף שאין הדבר עולה בקנה אחד עם ההתנהלות הרגילה במכרזי מסגרת על פי תקנות חובת המכרזים.
בתשובתו מאוקטובר 2014 טען המוסד כי מטרת ועדת המכרזים הייתה שהחברות המציעות יתמקדו באיתור מועמדים איכותיים ביותר, מבלי לתת דגש נוסף לתעריפים מעבר לתיחור הראשוני שבמכרז המסגרת, וכי כדי להגיע לעובדים באזור המרכז ובאזורים נרחבים יותר ולהבטיח רציפות ויציבות של מצבת כוח האדם שגויסה, מצאה ועדת המכרזים לנכון להסתפק בתיחור המקורי של מכרז המסגרת.
עוד מסר המוסד בתשובתו כי גיוס העובדים בנוהל המקוצר כלל שלושה מרכיבים: מתן אישורים מרוכזים של ועדת המכרזים; פניות לחברות וקבלת הצעות באמצעות אינטרנט (במקום בדואר); וויתור על בקשת הצעת מחיר נוספת (תיחור), וכי גיוס העובדים על פי ההליכים הרגילים ולא בנוהל המקוצר עלול היה להביא להארכה ניכרת של גיוס העובדים וכתוצאה לעיכוב משמעותי בתחילת העבודה על הפרויקט ובהתקדמות הפיתוח.
משרד מבקר המדינה מעיר למוסד כי בקשה להצעת מחיר בשלב הפנייה הפרטנית לספקים היא מנגנון שמטרותיו, בין היתר, הוזלת עלות ההתקשרות ומתן הזדמנות לספקים לשפר את הצעתם.
נוכח העובדה כי מנגנון כזה הנו חלק מההתנהלות הרגילה במכרז מסגרת לפי תקנות חובת המכרזים וכן מופיע בנוהל הקבוע של המוסד, ונוכח העובדה שעלות העסקת העובדים בפרויקט, אשר מוערכת בכ-505 מיליון ש"ח38 , היא המרכיב העיקרי בתקציבו- היה על המוסד ליישם מנגנון כזה בתהליך גיוס העובדים לפרויקט, כדי לנסות להוזיל את עלויותיו.
זאת ועוד, לא נמצאה הוכחה לכך שבקשה להצעת מחיר נוספת הייתה מאטה בהרבה את תהליך הגיוס ומביאה לעיכוב משמעותי בתחילת העבודה על הפרויקט, כפי שטוען המוסד.
עוד העלתה הביקורת כי אף שתקנות חובת המכרזים קובעות שהחלטות ועדת המכרזים יהיו מנומקות ויירשמו בפרוטוקול, לא נימקה ועדת המכרזים כלל את החלטתה לאשר נוהל מקוצר לפרויקט.
בתשובתו טען המוסד כי בדיוני ועדת המכרזים נדונו בהרחבה כל הצרכים והשיקולים להפעלת ההליך המקוצר, וכי תמציתם מוזכרת בקצרה במכתבי מנהלת הפרויקט שהוצגו בוועדת המכרזים.
הרחבת הנימוקים נעשתה בעל פה בפני הוועדה על ידי הנהלת הפרויקט ועל ידי סמנכ"ל תמ"מ.
משרד מבקר המדינה מעיר למוסד כי ההחלטה לסטות מההתנהלות הרגילה המקובלת על פי הנוהל הקבוע של המוסד ועל פי תקנות חובת המכרזים באשר להליכים הנדרשים במכרז מסגרת, חייבת להיות מנומקת, מתועדת ומלווה בחוות דעת משפטית.
38 78% מסך התקציב הרב-שנתי של הפרויקט, שבספטמבר 2011 נקבע על647 .
מיליון ש"ח 1334 דוח שנתי65ג .
שם הדוח: המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 מתחילת שלב א' של הפרויקט ועד יוני2012 גייס תמ"מ90 עובדים ללא בקשה להצעת מחיר בשלב הפנייה לספקים.
ביוני 2012 החל תמ"מ לגייס עובדים בתהליך שכלל בקשה כזו, ועד מועד סיום הביקורת באוגוסט 2014 הועברו בשיטה זו תשע פניות לספקים.
משרד מבקר המדינה בדק את הצעות המחיר של הספקים עבור תשעה עובדים שגויסו לפרויקט בפרק הזמן שבין אוקטובר 2012 ליוני2014.
נמצא כי ב-9 מקרים שבהם גויסו מועמדים לפרויקט בתהליך שכלל בקשה להצעת מחיר נוספת מספקים, היו הצעות המחיר שהתקבלו מספקים בשלב הפנייה הפרטנית נמוכות מהתעריפים שנקבעו במכרז המוסד משנת 2004 עבור אותם ספקים (בתוספת עדכונים על פי ההסכם) בכ-2% בממוצע.
ניתן להניח כי גם עד יוני 2012 הייתה בקשת הצעת מחיר מעודכנת עשויה להניב הוזלה בשיעור דומה (היות שעלות העסקת העובדים עד יוני 2014 הייתה כ -140 מיליון ש"ח, היה חסכון של כ-2% מסתכם בכ-2.
)מיליוני ש"ח הביקורת העלתה כי במועד אישור הנוהל המקוצר ועדת המכרזים כלל לא בחנה מה תהיה המשמעות הכספית של הוויתור על הבקשה להצעת מחיר בשלב הפנייה הפרטנית לספקים.
משרד מבקר המדינה מעיר כי ככלל, נוכח העובדה שההתנהלות הרגילה במכרז מסגרת על פי תקנות חובת המכרזים ועל פי הנוהל הקבוע של המוסד כוללת בקשת הצעת מחיר נוספת מספקים, ונוכח היקפו הכספי הנרחב של הפרויקט, היה על המוסד להימנע מגיוס עובדים לפרויקט בתהליך שאינו כולל בקשה להצעת מחיר מספקים.
כמו כן יוער כי החלטת ועדת המכרזים לאמץ הליך מקוצר של התקשרות, תוך דילוג על שלב שעשוי לצמצם הוצאות, וזאת בפרויקט רב-שנתי אשר עלויות העסקת כוח האדם בו מגיעות למאות מיליוני ש"ח, היא החלטה יסודית ומשמעותית שהיה על ועדת ההיגוי ועל ועדת הכספים, בהיותם הגורמים המפקחים של הפרויקט, לדון בה ולבחון אותה.
פרויקט תבל הוא פרויקט המחשוב הגדול והמקיף ביותר של המוסד בשנים האחרונות, ומט רתו להקים מערך טכנולוגיות מידע מתקדם תוך יישום התפיסה שמעמידה את המבוטח ואת מיצוי זכויותיו במרכז.
הפרויקט שהחל בשנת 2010 , תוכנן להימשך11 שנה (מתחילת 2010 ועד סוף 2020 ) ותקציבו הכולל עומד על 647 מיליון ש"ח.
שלב א' בפרויקט תוכנן להימשך שלוש שנים וחצי- עד יוני 2013 , בהיקף של127 מיליון ש"ח, ואולם במועד סיום הביקורת, אוגוסט 2014 , טרם הושלם שלב זה; מועד סיומו נדחה לאוקטובר 2015 - יותר משנתיים לאחר מועד הסיום המקורי שנקבע לו - ותקציבו הוגדל ב- 89% , מ-127 מיליון ש"ח ל- 240 מיליון ש"ח.
על פי הערכת תמ"מ, עד מועד סיום שלב א' ייתכן שהתקציב הנדרש יגדל אף לכ-270 .
מיליון ש"ח המוסד לביטוח לאומי 1335 .
:שם הדוח המוסד לביטוח לאומי - פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 בביקורת נמצאו ליקויים בתהליך בחינת החלופות ליישום הפרויקט ובתהליך הצגתו בפני משרד האוצר.
כמו כן נמצאו ליקויים בביצוע הפרויקט, ובכלל זה: במידת המעורבות של ועדת ההיגוי בניהול הפרויקט; באופן ניהול התקציב ותכנית העבודה של הפרויקט, לרבות שינויים בתקציב, בתכולה ובלוח הזמנים; בפעילות להבטחת האיכות בפרויקט; בתהליך האפיון של הפרויקט; ובתהליך גיוס העובדים לפרויקט.
על המוסד לתקן את הליקויים שצוינו בדוח, ובכלל זה: להקפיד כי ועדת ההיגוי תתכנס בתדירות שתאפשר בקרה מיטבית על ביצוע הפרויקט; להקפיד כי הנהלת הפרויקט תביא לבחינתם ולאישורם של הגורמים המפקחים - ועדת ההיגוי וועדת הכספים - שינויים בתקציב הפרויקט, בלוח הזמנים ובתכולה הכוללת שלו, תוך מתן הסבר מפורט בנוגע לכל שינוי ולהשפעותיו על תכנית העבודה הכוללת של הפרויקט וע ל תקציבו; לבצע הליך של תחקור והפקת לקחים עקב השינויים הניכרים והתכופים שחלו בתקציב הפרויקט; להעביר לוועדת ההיגוי ולוועדת הכספים תקציבים מפורטים נפרדים לפרויקט הליבה ולפרויקט ה- ERP ; להכין תכנית רב -שנתית מעודכנת לפרויקט כולו וכן ניתוח כדאיות מעודכן ולהציגם לוועדת ההיגוי, לוועדת הכספים ולמשרד האוצר; להביא לאישור הגורמים המפקחים תכנית עבודה מפורטת ומלאה לשלב א' של הפרויקט ובכלל זה פירוט של כל המשימות עד למועד העלייה לאוויר; להציג תכנית עבודה מפורטת לשלב ב'; לפרסם כתבי מינוי לצוותי האפיון בפרויקט ולוודא שיתקבלו אישורים בכתב למסמכי האפיון; לנהל באופן מסודר שינויים באפיונים מפורטים ולהפיק לקחים משינויים מהותיים באפיונים לאחר שהכנתם הסתיימה; לתאם בין תכנית השו"שים השנתית של המערכות הקיימות ובין תכנית העבודה של המערכות המקבילות החדשות בתבל; ולגייס עובדים לפרויקט בתהליך הכולל בקשה להצעת מחיר מעודכנת מספקים.
בתיקון הליקויים שהועלו בדוח יהיה כדי לשפר את ניהול השלבים הבאים בפרויקט וכן פרויקטים עתידיים במוסד.
היות שאחד היעדים המרכזיים בפרויקט הוא לשפר את מיצוי זכויות המבוטח - קיימת חשיבות רבה להשלמתו ללא עיכובים נוספים.
החריגות שחלו עד כה בתקציב הפרויקט ובלוח הזמנים שלו מחייבות פעולה תכליתית לתיקון הליקויים שהועלו בדוח זה, כדי להבטיח כי המשך יישום הפרויקט בשנים הבאות יהיה בהתאם לתכניות ולתכולות שאושרו.
שם הדוח: משרד החוץ - התכנון והניהול של משאבי האנוש במשרד החוץ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 מבוא .
התקן וארגון משאבי האנוש של יחידות המטה ב משרד החוץ וב -106 נציגויותיו בחו"ל מקבלים ביטוי בהסכמי עבודה שנחתמו בין ממשלת ישראל והנהלת המשרד ובין הסתדרות העובדים הכללית .
על פי הוראותיו של הסכם קיבוצי מיוחד משנת 1993 שעוגנו בתקנון שירות החוץ4, תקן העובדים הקבועים במשרד נחלק כך: (א) משרות בדירוג שירות החוץ הכוללות את שירות החוץ המדיני ושירות החוץ המינהלי; (ב) משרות בדירוג האחיד בשירות המדינה (השירות המינהלי).
בהתאם לאמור בתקנון, מינוי עובדים לתפקידי ניהול בשירות החוץ, לרבות תפקידים בנציגויות, נעשה על ידי ועדות מינויים פנימיות של המשרד, הפועלות על יסוד הוראות ייחודיות לשירות החוץ.
בעקבות הצעות קודמות לביצוע רפורמות ושינויים במבנה הארגוני של משרד החוץ גיבשו בשנים 2010 -2008 צוותי עבודה של מנהלים במשרד בליווי יועצים ארגוניים חיצוניים תכנית רפורמה ארגונית כוללת, שנועדה לחזק את יכולתו של המשרד לממש את ייעודו כשותף מרכזי לעיצוב מדיניות החוץ של ישראל וגורם חשוב ביישומה ברחבי העולם, ולמלא את התפקידים הדיפלומטיים, הקונסולריים והמינהליים שעליהם הוא אמון.
חלק מהותי בתכנית הרפורמה מתמקד בנושאי התכנון והניהול של משאבי האנוש במשרד החוץ.
תכנית הרפורמה הוגשה להנהלת המשרד באוגוסט 2010 , והיא אימצה את עיקרי התכנית בשנת 2011 .
בראשית מרץ 2013 פרץ סכסוך עבודה במשרד החוץ.
במהלך השנה העוקבת נקט ועד העובדים של המשרד עיצומים בעצמות משתנות, לרבות שביתה כללית של עובדי יחידות המטה והנציגויות.
בנובמבר 2014 נחתם בין נציגי הממשלה ובין נ ציגי הסתדרות העובדים הכללית הסכם קיבוצי חדש שכלל רכיבים מתכנית הרפורמה.
אגף משאבי אנוש במשרד החוץ מופקד על ניהול כוח האדם ועל תכנון היבטי משאבי האנוש של המשרד, על הטיפול השוטף בעובדי המשרד בארץ ובחו"ל, על הכשרת צוערים, הסמכת עובדים לשליחות בחו"ל ועל הדרכתם לקראת שירות בנציגויות ובמשך שירותם.
באגף פועלות שתי חטיבות תפקודיות - חטיבת משאבי אנוש חו"ל (להלן - מש"א חו"ל) וחטיבת ההדרכה; וכן מינהל תחום משאבי אנוש פנים (להלן - מש"א פנים) ומינהלת תחום תכנון והערכה.
תקציב הפעולות של האגף בשנת 2014 , המיועד ברובו למתן ה כשרה מקצועית, הסתכם בכ-9.
בחודשים פברואר-אוגוסט 2014 בדק משרד מבקר המדינה את התכנון והניהול של משאבי האנוש במשרד החוץ, ובנובמבר-דצמבר אותה שנה עודכנו חלק מן הנתונים.
הבדיקה נעשתה במטה המשרד ובדיקות השלמה נעשו בנש"ם ובאגף הממונה על השכר והסכמי העבודה במשרד האוצר.
בביקורת נבדקו הנושאים שלהלן: ניהול תקן המשרות ומצבת כוח האדם במשרד החוץ, תכנון רב-שנתי של ההון האנושי וטיפול שוטף בענייני העובדים.
:שם הדוח משרד החוץ - התכנון והניהול של משאבי האנוש במשרד החוץ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 היישום של חלק מהמלצות הביקורת שפורסמו בדוחות מבקר המדינה מהשנים 2006 ו- 20095.
ניהול תקן המשרות ומצבת כוח האדם במשרד החוץ .
תקן המשרד ואופן רישומו באגף מש"א .
תרשים 1 להלן מתאר את מבנה תקן המשרות של העובדים הקבועים במשרד החוץ: .
מבנה תקן המשרות של העובדים הקבועים במשרד על פי התקנון, משרות תקן שירות החוץ המדיני הן משרות לעובדים המופקדים, בין היתר, על נושאים מדיניים, נושאי כלכלה, הסברה, תקשורת, ארגונים בין-לאומיים וקשרי תרבות ומדע.
משרות תקן שירות החוץ המינהלי הן משרות ניהול כספי, משאבי אנוש, משאבים חומריים, תקשוב (קשר ומחשוב), ביטחון, עניינים קונסולריים, דואר דיפלומטי וכיוצא באלה.
בשירות המינהלי נכללים בעלי תפקידים שאינם משויכים לשירות החוץ והם מדורגים בדירוג האחיד בשירות המדינה, וכן עובדים מקצועיים באגף המשפטי, חוקרים במרכז למחקר מדיני .
שם הדוח: משרד החוץ - התכנון והניהול של משאבי האנוש במשרד החוץ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 ובחטיבה לתכנון מדיני ובעלי מקצועות הדורשים מיומנות מקצועית ייחודית, ששכרם משולם בהתאם לדירוג השכר המקצועי הרלוונטי.
בדומה לסולמות דירוג אחרים בשירות המדינה, דרגות השכר בשירות החוץ המכונות "דרגים" כוללות מדרג היררכי המפורט להלן מן הנמוך לגבוה: מזכיר שני, מזכיר ראשון, יועץ, ציר- יועץ, ציר, ציר בכיר, שגריר ושגריר בכיר.
הדרג של עובד בשירות החוץ קובע את השכר שמשולם לו בארץ ובחו"ל.
דוח תקן ומצבת העובדים במשרד החוץ מופק בכל עת במערכת הממוחשבת של אגף מש"א (להלן - מח"ע 2000 ) ומפורטות בו המשרות במטה בארץ ובנציגויות בחו"ל (להלן - דוח תקן ומצבה).
לכל משרה נקבעו בין היתר מספר, תיאור המשרה ודרג התקן על פי הוראות חוק שירות המדינה (מינויים), התשי"ט - 1959 (להלן - חוק המינויים), ותקנון שרות המדינה (להלן - התקשי"ר).
דוח תקן ומצבה מפרט את שמות העובדים המאיישים את המשרות במשרד, הדרג האישי שלהם ותיאור המשרה על פי כתב המינוי שהם קיבלו.
בשנת 2014 כלל שיא כוח האדם במשרד החוץ שאושר על ידי משרד האוצר מכוח חוק התקציב והחלטות הממשלה הרלוונטיות 1,162 :משרות תקניות 994 ,משרות קבועות 128 משרות בלתי צמיתות 6 ו-41 משרות שבהן מועסקים עובדים חיצוניים.
לרשות המשרד 1,634 משרות נוספות בתקן משרו ת עובדים מקומיים - ישראלים וזרים - בנציגויות בחו"ל.
את תקן המשרות במשרד החוץ ואת תיאוריהן מאשרת נש"ם.
התקן נרשם במערכת מרכב"ה7 .
על פי הנחיות נש"ם והוראות התקשי"ר בדצמבר 2014 כלל תקן המשרות הרשום במערכת מרכב"ה 1,162 .
משרות כאמור על פי דוח תקן ומצבה מאותה עת עמדו לרשות המשרד 1,171 משרות בתקן כמפורט בלוח 1 :שלהלן .
דוח תקן ומצבה, נובמבר 2014 .
הנציגויות בחו"ל יחידות המטה בארץ סוג המשרות .
269 234 שירות החוץ המדיני .
113 286 שירות החוץ המינהלי .
3 86 השירות המינהלי .
0 34 צוערים לשירות החוץ .
0 4 מתמחים באגף היועץ המשפטי .
העסקת עובדים למשך תקופה מוגבלת בזמן באמצעות התקשרות בחוזה אישי 7 מערכת רוחבית כוללת במשרדי הממשלה.
:שם הדוח משרד החוץ - התכנון והניהול של משאבי האנוש במשרד החוץ מסגרת הפרסום: דוח שנתי 65ג שנת פרסום: התשע"ה- 2015 11 0 מינויי ממשלה .
30 0 נספחים ממשרדי ממשלה .
426 745 סך כל המשרות .
* מדובר במסגרת העסקת עובדים בחוזים אישיים באישור נש"ם.
ביוני 2012 כתב מנהל מש"א פנים במשרד החוץ דאז לראש אגף מש"א דאז כי אין התאמה בין רישום מצבת העובדים במח"ע 2000 ובין הרישום המופיע במערכתמרכב"ה.
ביולי 2014 כתב ראש אגף מש"א לראש אגף תקשוב במשרד כי תפעולן של שתי מערכות המחשוב האמורות " הינו כורח המציאות, זאת בהיעדר יכולת לעבוד בהתאמה מלאה בין מערכות המחשוב של מרכב"ה עם המערכות הנדרשות לעבודת האגף" (ההדגשה במקור).
בתשובה שמסרה נש"ם למשרד מבקר המדינה בדצמבר 2014 (להלן- תשובת נש"ם) נכתב כי נתוני הרישום בדוחות תקן ומצבה של המשרד חייבים להיות זהים לנתוני התקן של נש"ם במערכת מרכב"ה.
הביקורת העלתה כי אין התאמה מלאה בין רישום המשרות במערכת מרכב"ה ובין הרישום במח"ע 2000 .