HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
עולה אפוא כי מרבית הסמנכ"לים למינהל בגופים הממשלתיים אשר התייחסו בשאלון משרד מבקר המדינה למתכונת שקבעה נש"ם לדיווח על תוכנית העבודה ועל ביצועה סבורים כי זו אינה נוחה לשימוש.
נש"ם השיבה כי בשנת 2019 בכוונתה לבחון לעומק את נושא חוסר נוחות השימוש במתכונות הדיווח, באמצעות דיאלוג עם גורמי ההדרכה בגופים הממשלתיים.
,מהתשובות לשאלונים עולה כי רובם המכריע של הסמנכ"לים למינהל שהשיבו לשאלות אלו וציינו כי העבירו את תוכניות העבודה והדיווחים לנש"ם, לא קיבלו התייחסות מהותית מנש"ם על תוכניות העבודה, דוחות הביצוע ודוחות הערכת האפקטיביות שהעבירו לנש"ם.
95% מהסמנכ"לים למינהל שציינו כי העבירו תוכניות עבודה לנש"ם בשנים 2016 ו-2017 ,והשיבו לשאלה זו ציינו כי הם לא קיבלו מאגף ההדרכה בנש"ם התייחס ות מהותית לתוכנית שהעבירו , ו -92% מהמשיבים ציינו כי לא קיבלו התייחסות כזו בשנת 2018.
95% מהסמנכ"לים למינהל שציינו כי העבירו דוחות ביצוע לנש"ם בשנת 2016 ,והשיבו לשאלה זוציינו כי הם לא קיבלו מאגף ההדרכה בנש"ם התייחסות מהותית לדיווח שהעבירו , ו-98% מהמשיביםציינו כי לא קיבלו התייחסות כזו בשנת 2017 .
90% מהסמנכ"לים למינהל שציינו כי העבירו דיווח על הערכת אפקטיביות פעולות ההדרכה לנש"ם בשנת 2016 ,והשיבו לשאלה זו ציינו כי הם לא קיבלו מאגף ההדרכה בנש"ם התייחסות מהותית לדיווח שהעבירו, ו -96% מהמשיביםציינו כי לא קיבלו התייחסות כזו בשנת 2017.
נש"ם מסרה בתשובתה כי לא ניתן משוב לגופים הממשלתיים על דיווחיהם בשל מגבלות כוח אדם וריבוי משימות.
עם זאת, נש"ם פיתחה מתכונת דיווח אחידה לבניית תוכניות עבודה ודוחות ביצוע, הכוללת מתודולוגיה סדורה וכלים בתחום זה.
נש"ם סבורה כי גם אם די ווחי הגופים הממשלתיים לא עובדו, יש במתכונת תוכנית העבודה כדי לסייע לגופים הממשלתיים בתכנון נכון התואם את המתודולוגיה המקובלת בעולם בנושא.
דוחות הביצוע מספקים לגוף הממשלתי מידע בנוגע להשקעתו בהדרכה.
משרד ראש הממשלה - נציבות שירות המדינה |409 .
עבודתם ואינן תורמות .
ואולם, תשובות הגופים הממשלתיים מעלות תמונה אחרת מזו העולה מתשובת נש"ם.
אשר לתועלת אפשרית שעשויה לצמוח לגופים הממשלתיים מעצם הכנתם של מסמכי הדיווח בהתאם להנחיות נש"ם, הרי שבנושא תוכניות העבודה, 67% מהסמנכ"לים למינהל שהשיבו לשאלה זו, ציינו כי תרומתו של הדיווח לתהליך תכנון ההדרכה מועטה מאוד או מועטה.
אשר לדוחות הבי צוע, 58% מהמשיביםלשאלה זו ציינו כי תרומת הדיווח להפקת לקחים או לתהליך תכנון הדרכה עתידי היא מועטה מאוד או מועטה.
מן האמור עולה כי רובם המוחלט של העומדים בראש מערכי ההדרכה בגופים הממשלתיים סבורים כי דרישות הדיווח של אגף ההדרכה מכבידות על עבודתם, תוך שאינן תורמות לה מהותית.
זאת, הן בנוגע להליך פנימי של תכנון ההדרכה והן בנוגע להליך הפקת לקחים לעתיד לבוא.
משרד מבקר המדינה מעיר לנש"ם כי בכך שהיא אינה מעבירה לגופים הממשלתיים כל התייחסות לדיווחים שהם העבירו לה, ואף אינה עושה שימוש ממשי בדיווחים אלה לצורך הפקת תובנות מערכתיות ושיקופן לגופים הממשלתיים, היא בהכרח פוגעת בחשיבות שמייחסים הגופים הממשלתיים לדרישות הדיווח המוטלות עליהם ולתרומתן ובמעמדה כרגולטור.
פיקוח ובקרה של נש"ם על יישום מדיניותה בנוגע להערכת אפקטיביות פעולות ההדרכה בגופים הממשלתיים .
נש"ם, כגוף האחראי לקביעת מדיניות ההדרכה בשירות המדינה ולהנחיית הגופים הממשלתיים בנוגע לתכנון ההדרכה וארגונה, מנחה א ת הגופים הממשלתיים בדבר אופן הערכת האפקטיביות של פעולות ההדרכה שהם מקיימים.
בהנחיות נציב שירות המדינה לגופים הממשלתיים בנוגע לתכנון בתחום ההון האנושי (להלן - הנחיות נש"ם לתכנון) נקבע: "לאור העובדה שמנגנוני ההדרכה והלמידה המשרדיים נדרשים להיות מסוגלים גם להראות את השיפור שהתרחש במקצועיות העובדים באמצעות פעולות ההדרכה והלמידה, וכן את החיבור והתרומה שבשיפור זה להשגת ולקידום יעדי הארגון, על המשרד להעריך את אפקטיביות פעולות ההדרכה שבוצעו".
אגף ההדרכה הורה לגופים הממשלתיים בחוזרים שפרסם כיצד להעריך את האפקטיביות של פעולות ההדרכה הפנימיות שמבצעת יחידת ההדרכה של הגוף הממשלתי, וכן הורה להם לדווח לו על היקף ההערכה ועל תובנות שהופקו ממנה מדי שנה.
כאמור, נש"ם אימצה מודל להערכת אפקטיביות ההדרכה הכול ל ארבע רמות של מדידה: (1 ;) שביעות רצון המשתתפים (2 ;) בדיקת הידע (3 ;) שביעות רצון המנהלים מיישום הנלמד (4 .
) התרומה לארגון 410 |דוח שנתי 69ב .
על פי הנחיות אגף ההדרכה בנש"ם לגופים הממשלתיים, יש לבצע את הערכת האפקטיביות באופן מדורג: בשנים 2015 עד2017 נדרשו הגופים הממשלתיים לבצע הערכת אפקטיביות ברמת המדידה הראשונה ב-80% מפעולות ההדרכה לפחות; הערכה ברמה השנייה ב -50% מפעולות ההדרכה לפחות; הערכה ברמה השלישית ב -20% מפעולות ההדרכה לפחות; והערכה ברמה הרביעית בפעולת הדרכה אחת לפחות.
בשנת 2018 , נדרשה הערכת אפקטיביות מקיפה יותר ברמת המדידה השלישית - ב-30% אחוז מהפעולות לפחות, וברמה הרביעית - בשתי פעולות הדרכה לפחות.
בין השנים 2015 ל-2018 פעל אגף ההדרכה להטמעת מודל הערכת האפקטיביות בגופים הממשלתיים.
זאת, בין היתר, באמצעות הפצת הנחיות מפורטות לגופים הממשלתיים; הפצת לומדה בנושא; הפצת מצג ת למנהלים לצורך הבהרתו; וייעוץ אישי לממונים על ההדרכה, בשנים 2016 ו-2017 .
על פי נתוני אגף ההדרכה בנש"ם, כ-30 .
ממונים על ההדרכה נעזרו בייעוץ זה דרישת אגף ההדרכה לדיווח של הגופים הממשלתיים לנש"ם על ביצוע הערכת אפקטיביות, נועדה בין היתר, "לבחון האם נדרשות התא מות נוספות ליישום המתודולוגיה והכלים להערכת אפקטיביות"62.
להלן תרשים המרכז את נתוני הביצוע של הערכת האפקטיביות בגופים הממשלתיים, כפי שעולה מהשאלונים שמילאו הסמנכ"לים למינהל: תרשים 12 : שאלונים- בדיקת אפקטיביות פעולות ההדרכה בגופים הממשלתיים בשנת 2017 .
* נתון זה אינו כולל גופים ממשלתיים אשר ביצעו הערכת אפקטיביות ב- 29%-20% מפעולות ההדרכה.
המקור: תשובות לשאלונים לסמנכ"לים למינהל בגופים הממשלתיים, בעיבוד משרד מבקר המדינה.
62 מכתב מנהל אגף ההדרכה לממונים על ההדרכה בנושא "דוח ביצוע בנושא הערכת אפקטיביות של הדרכה ולמידה שנת 2016.
" משרד ראש הממשלה - נציבות שירות המדינה |411 .
מן הנתונים עולה, כי רוב הגופים הממשלתיים אינם מעריכים את אפקטיביות פעולות ההדרכה כנדרש, ובשנת 2017 מרביתם ביצעו הערכת אפקטיביות כנדרש ברמה הראשונה בלבד.
במצב דברים זה, אי-אפשר לדעת האם המשאבים שהממשלה משקיעה מדי שנה בפעולות אלה משיגים את יעדם והאם יש מקום לשינויים במטרה להשיג תועלת רבה יותר.
השקעת משאבי מדינה בהיקף נרחב ללא בדיקת התועלת שהם מ שיגים עלולה להיות בבחינת בזבוז כספי ציבור.
כמו כן נמצא כי אגף ההדרכה אינו מעבד את הדיווחים שהוא מקבל מהגופים הממשלתיים, וממילא אינו מפיק מהם תובנות מערכתיות בדבר אפקטיביות פעולות ההדרכה.
נש"ם מסרה בתשובתה כי כיוון שפחות ממחצית ממשרדי הממשלה העבירו דיווח בנושא הערכת אפקטיביות ההדרכה לא ניתן היה להפיק תובנות משמעותיות מהדיווחים.
משרד מבקר המדינה מעיר כי דוחות הערכת האפקטיביות אשר הועברו לנש"ם כללו, לצד נתונים סטטיסטיים אשר הפקת התובנות מהם תלויה בהיקף הדיווח, גם מענה מילולי, אשר לא הייתה מניעה להפיק ממנו תובנות בזמן אמת בנוגע לקשיי הגופים הממשלתיים ביישום מודל הערכת האפקטיביות, כפי שיפורט להלן.
מהתשובות לשאלונים עלו הסיבות המרכזיות לאי -ביצוע הערכות אפקטיביות כנדרש, והן: מחסור במשאבים; קשיים לוגיסטיים; ואי-התאמה של סוג הבדיקה לחלק מפעולות ההדרכה.
בנוגע לבדיקת ידע צוין למשל כי היא אינה מתאימה להטמעת מיומנויות "רכות", לכנסים וימי עיון, לקורסי העצמה וכדומה.
עוד עולה מהתשובות כי קיים קושי ביישום רמת ההערכה הרביעית שעניינה תרומת פעולת ההדרכה לגוף הממשלתי, שכן, לא מדובר בהכרח בתרומה בעלת ערך כמותי מובהק.
מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה, כי בידי אגף ההדרכה היה מידע על קשיים ביישום מודל הערכת ה אפקטיביות, על אף הפעולות שהוא נקט במטרה להקל על הטמעתו.
בין היתר, היה האגף מודע למספרם הנמוך של הדיווחים על ממצאי ההערכה.
כמו כן, היו בידיו אמירות מפורשות של הגופים הממשלתיים כי הם מתקשים ביישום המודל, בייחוד בכל הנוגע לרמת ההערכה הרביעית.
בדוחות הערכת האפ קטיביות שהוגשו לאגף בשנת 2016 נכתב: "רמה4 עדיין לא כל כך נראית לי משמעותית במשרד כי להבנתי השיקולים העיקריים לקיום פעולת הדרכה הם לא שיקולים כלכליים אלא שיקולים התנהגותיים"; "ברמה 4 גם המנהל עצמו לא יודע להגיד איך הוא צופה את השינויים בתוצאות ובכלים מדידים אובייקטיביים.
בנוסף, תרומת ההדרכה אינה היחידה שבאה לידי ביטוי במידה ואכן יש שינוי בתוצאות משום שסביבת העבודה דינמית ואינה חיה בוואקום"; "הייעוץ לא סייע.
נפגשנו פעמיים עם היועצת.
היא הבינה שאנחנו מתמצאים מאד בנושא.
עיקר הקושי נבע משימוש בקובץ הערכת רמה 4 .
אינו ידידותי ואינו 412 |דוח שנתי 69ב .
אינטואיטיבי לשימוש"; "קושי גדול במדידת אפקטיביות ברמה 4 לנוכח עומסי העבודה הרבים".
זאת ועוד, אגף ההדרכה עצמו מסר למשרד מבקר המדינה במהלך הביקורת כי לא העריך את האפקטיביות של הכשרות רוחב שביצע ברמה השלישית והרביעית, וזאת בשל מחסור במשאבים באגף ותיעדוף משימות דחופות יותר.
בתשובתה למשרד מבקר המדינה ציינה נש"ם כי מנהל אגף ההדרכה מסכים שגם הגופים הממשלתיים מתקשים ביישום רמת ההערכה הרביעית, ביחס לרמות ההערכה האחרות.
נמצא כי אף על פי שאגף ההדרכה בנש"ם היה מודע לקשיים ביישום מודל הערכת האפקטיביות והצהיר כבר בשנת 2015 כי בכוונתו לגבש תובנות בנוגע ליישום המודל בגופים הממשלתיים ולבחון אם יש צורך לעדכן אותו, הוא לא ערך התאמות כלשהן במודל, ובשנת 2018 אף הרחיב את היקף היישום הנדרש מן הגופים הממשלתיים.
במצב הדברים האמור, היקפי הערכת האפקטיביות של פעולות ההדרכה נותרו מצומצמים ואין בידי הגופים הממשלתיים ונש"ם נתונים מלאים, מעודכנים ומהימנים בנוגע לאפקטיביות ההדרכה.
נש"ם מסרה בתשובתה כי מודל בחינת אפקטיביות פעולות ההדרכה נמצא ב"הרצה", ויש כוונה לשכללו ולעדכנו בעתיד.
עוד נמסר כי נש"ם סבורה שלמרות הקושי היחסי בהערכת אפקטיביות ברמה הרביעית, על הגופים הממשלתיים להתאמץ וליישמה, נוכח העובדה כי מדובר בבחינת תרומתן של ההכשרות לצי בור.
נש"ם אף ציינה כי היא השקיעה משאבים רבים במטרה לסייע לגופים הממשלתיים ביישום המודל.
משרד מבקר המדינה מעיר לנש"ם כי הצלחתה של פעולת "הרצה" כאמור תלויה בין היתר בהליכי פיקוח ובקרה יעילים, לרבות איסוף ועיבוד נתונים והפקת לקחים - דבר שלא נעשה בפועל.
בהיעדרם, נפגעת יכולתה של נש"ם לזהות בזמן אמת חסמים לייש ום המודל בגופים הממשלתיים ולהשקיע את משאביה באופן ממוקד בהסרתם.
נש"ם מסרה בתשובתה כי היא מתכננת לגבש מודל חדש לדיווח הגופים הממשלתיים על הערכת אפקטיביות החל משנת 2019 , לעבד את הדיווחים ולהפיק מהם לקחים לעתיד.
 משרד ראש הממשלה - נציבות שירות המדינה |413 .
מכל האמור עולה כי נש"ם לא מילאה את תפקידה כנדרש בתחום הפיקוח על פעולות הגופים הממשלתיים בתחום ההדרכה ובקרתן: היא לא עמדה על חובת הגופים הממשלתיים למסור לה מידע תשתיתי, לרבות על תוכניות העבודה שלהם, ולכן אין בידיה תמונת מצב מלאה בנוגע לפעילות ההדרכה בשירות המדינה; המידע החלקי שקיבלה לא עובד באופן שיטתי ולא נעשה בו שימוש על פי ייעודו; קשיים בדיווח בהתאם למתכונת שקבעה נש"ם נותרו ללא מענה; הגופים הממשלתיים שדיווחו כנדרש לא קיבלו משוב כלשהו על דיווחיהם והדבר פגם בהערכתם את תרומתה וחשיבותה ש ל חובת הדיווח; וברוב הגופים הממשלתיים לא הוערכה אפקטיביות פעולות ההדרכה כנדרש.
מצב דברים זה פוגע, בין היתר, בהשגת אחת התכליות המרכזיות בדוח הרפורמה - חיזוק מעמדה של נש"ם ומיצובה אל מול יחידות השטח, כרגולטור המתווה מדיניות ומוודא כי מדיניותו אכן מיושמת ומשיגה את מטרותיה.
על נש"ם לעדכן את מנגנון הפיקוח והבקרה על תחום ההדרכה בגופים הממשלתיים ולפעול בנחישות ליישומו.
זאת, בין השאר, תוך בחינה מחודשת של דרישות הדיווח והיקפן, ועמידה על חובת הגופים הממשלתיים לעמוד בהן; איסוף נתונים מלא מכלל הגופים הממשלתיים; עיבוד ה מידע שבדיווחי הגופים הממשלתיים; והפקת לקחים באופן שיספק ערך מוסף הן לעבודת הגופים הממשלתיים והן לעבודת המטה בנש"ם.
כמו כן, על נש"ם לבחון את מודל ארבע הרמות להערכת האפקטיביות של פעולות ההדרכה ולבצע בו את ההתאמות הנדרשות.
נש"ם מסרה בתשובתה כי בחלק מתקופת הביקורת עמדו לרשות אגף ההדרכה משאבים מוגבלים: מצבת כוח האדם באגף כללה שישה תקנים ובהם תקן המיועד לטיפול בתחום הרווחה בלבד.
בין ינואר 2013 ליולי2017 הועבר תקן סגן מנהל האגף למטה יישום הרפורמה בשירות המדינה.
בתקופה זו, ביקש מנהל אגף ההדרכה שהתקן יוחזר לאגף כדי שהוא יוכל למלא את משימותיו, הפנה להמלצות דוח ועדת שמחון בדבר הגדלת כוח האדם באגף וציין כי דרושים לאגף עובדים בעלי כישורים מתאימים לביצוע משימות האגף.
נש"ם הוסיפה כי בחלק מתקופה זו היה תקציב אגף ההדרכה מותנה באופן מלא בהכנסה.
בשנת 2017 הסתכם תקציב האגף ב-5.
במחצית השנייה של 2017 הועברו לאחריותו של אגף ההדרכה משימות שהיו קודם לכן באחריות מטה יישום הרפורמה, הוחזר לאגף תקן סגן מנהל האגף וכן ניתנה לאגף אפשרות להסתייע לקידום משימותיו בחברה חיצונית, בסכום כולל של כ- 300,000 ש"ח בשנת2017 וכ-2 מיליון ש"ח בשנת 2018 .
נש"ם הוסיפה כי נציב שירות המדינה ידון בסוגיית כוח האדם החסר באגף ההדרכה, בהתאם לבקשתו של מנהל האגף.
הנציב דאז השיב כי הרפורמה המקיפה שהייתה במוקד עשיית הנציבות בתקופת כהונתו דרשה משאבים, וחלק מהתקנים שהוקצו לשם מימושה הועברו מיחידות קיימות.
העברת התקן מאגף ההדרכה בנש"ם למטה יישום הרפורמה נעשתה על דעתו ובהסכמתו של מנהל האגף, והוכיחה את עצמה, שכן, במסגרת הרפורמה בוצעו פעולות הדרכה בהיקף חסר תקדים.
בשלב מאוחר 414 |דוח שנתי 69ב .
יותר, לצורך יישום חלק מהמלצות דוח ועדת שמחון, החליט הנציב דאז להחזיר את התקן לאגף ההדרכה בנש"ם.
יישום החלטה זו התעכב מספר חודשים בשל הליכי מכרז ואיוש.
כמו כן החליט הנציב דאז להעביר לאגף ההדרכה בנש"ם סכום של כ- 300,000 .
ש"ח לצורך ביצוע משימות הנובעות מדוח ועדת שמחון מ"מ הנציב לשעבר השיב כי באגף ההדרכה בנש"ם חסר עובד אחד ולכל היותר שני עובדים.
החזרת תקן סגן מנהל האגף היא חלק מן המענה הנדרש, והוא המליץ לנציב הנוכחי להוסיף עובד אחד, בעיקר לתחום הפיתוח.
כמו כן מסר מ"מ הנציב לשעבר כי תקציבי הפיתוח של אגף ההדרכה סבירים למדי ביחס לגודלו של שירות המדינה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי תקציב אגף ההדרכה אומנם מותנה ברובו בהכנסה מהגופים הממשלתיים, אולם והדבר מאפשר לו לפתח ולבצע פעולות הדרכה רוחביות, ככל שהוא מוצא לנכון ובהתאם לצורכי הגופים הממשלתיים ובלא שעומדת לפניו מגבלה תקציבית.
כמו כן, לאגף תקציב ייעודי למימוש משימות נוספות שהעביר אליו נציב שירות המדינה דאז ממטה יישום הרפורמה.
יש לציין עוד, כי תקציב השכר של עובדי האגף אינו נכלל בתקציב ההדרכה של האגף.
נוכח התשובות האמורות, על נציב שירות המדינה לבחון את משאביו של אגף ההדרכה בהשוואה לתפקידיו ולוודא כי הם מספקים ומנוצלים באופן מיטבי.
נש"ם מסרה בתשובתה כי נציב שירות המדינה יבחן את משאבי אגף ההדרכה בהשוואה לייעודו ותפקידיו.
משרד ראש הממשלה - נציבות שירות המדינה |415 .
מערכת ממוחשבת לניהול הלמידה וההדרכה .
מערכת לניהול למידה ( LMS - Learning Management System ) היא שם כולל לסביבה ממוחשבת, הנותנת מענה לפעולות הקשורות בתהליך הלמידה וההדרכה.
המערכת מאפשרת ניהול לוגיסטי של פעולות ההדרכה; ניהול תקציב; איגום משאבים; פיקוח על ביצוע פעולות ההדרכה ובקרתן; ריכוז נתונים, עיבודם והפקת דוחות; ניהול ידע ופערי ידע והתאמה אישית של ידע לעובד; שימוש כפלטפורמה ללמידה מקוונת, שיתוף והפצת ידע, הפעלת קהילות למידה; וכן יצירת ממשקי ע בודה עם גורמים רלוונטיים בארגון, כגון רכש, משאבי אנוש וכדומה63.
דוח ועדת שמחון קבע כי עבור ארגונים גדולים דוגמת נש"ם, מערכת ממוחשבת לניהול למידה היא כלי חיוני לקבלת החלטות מושכלת ומבוססת נתונים, המאפשר ריכוז מידע רב מכמה מקורות וגיבוש תמונת מצב רוחבית של מערך ההדרכה.
דוח הוועדה קבע כי בנוסף דרושה המערכת לשם מימוש תפיסת ההפעלה של מערך הלמידה, לניהול אחיד של הלמידה על ידי המטה והפקת תובנות ברמה ארגונית וכן כתשתית ללמידה מקוונת ומתקדמת.
דוח הרפורמה לא עסק במישרין בתחום ההדרכה בהקשר זה, אך גם הוא עמד על חשיבותה של מערכת ממוחשבת כזו והדגיש את הצורך בניהול הון אנושי מבוסס יעדים וכן בהנגשת ידע ושיתופו, יצירת קהילות ידע ולמידה מרחוק.
כבר לפני כ-15 שנה, בשנת2004 , דנה נש"ם בצורך בניהול מערך הלמידה הארצי והמשרדי באמצעות מערכת ממוחשבת כוללת והוכן עבורה מסמך תכנון ראשוני בנושא.
בשנת 2012 , הוכן עבור נש"ם מסמך נוסף שמטרתו ניתוח צורכי מערכת הלמידה הממוחשבת64.
המסמך גובש על בסיס דרישות שהגדירו נש"ם ושמונה גופים ממשלתיים מייצגים.
ממסמך הניתוח עלה, כי מערכת המחשוב הממשלתית הקיימת - מרכב"ה (מערכת רוחבית כוללת בשירות המדינה), לא נותנת מענה מספק לניהול מערך ההדרכה.
בהיעדר מערכת מרכזית יעילה, נוצרה שונות רבה בין הגופים הממשלתיים - חלקם הטמיעו מע רכות ממוחשבות שונות לצרכים מסוימים, ומרביתם המשיכו לנהל את תחום ההדרכה באמצעות טבלאות אקסל וטפסים שיצרו.
עוד עלה מן המסמך כי אין מערכת המרכזת את נתוני כל הגופים הממשלתיים בתחום ההדרכה וכתוצאה מכך אין לנש"ם גישה לנתוני הגופים הממשלתיים בזמן אמת, והיא נסמכת על נתונים המועברים אליה בטבלאות אחת לשנה.
כמו כן צוין במסמך כי במרבית .
63 מסמך שהכינה חברת ייעוץ בנושא "מערכת ניהול למידה עבור נציבות שירות המדינה"; טיוטת מסמך אפיון שהכין אגף ההדרכה בנש"ם אוקטובר 2013 .
; דוח ועדת שמחון 64 .
"מסמך שהכינה חברת יעוץ בנושא "מערכת ניהול למידה עבור נציבות שירות המדינה 416 |דוח שנתי 69ב .
הגופים הממשלתיים לא מיושמות שיטות הדרכה מתקדמות כגון למידה מקוונת והלמידה מתמקדת בקורסים פרונטליים.
על בסיס תמונת המצב האמורה הגדירה נש"ם את הדרישות הבאות מן המערכת: מתן אפשרות להקצאת ש עות לימוד לפעולות הדרכה ומעקב אחר השתתפות העובדים בהן; רישום עובדים לפעולות הדרכה; ניהול מאגר ספקים; ממשק תפעולי ללומד; קטלוג קורסים המאפשר ליצור מסלול למידה; הפרדת תכנים לכל משרד ואפשרות להגבלת גישה לתוכן פנים-משרדי מסווג; וממשק עם מערכת מרכב"ה בתחומי משא בי אנוש, תקציב, נוכחות ולוגיסטיקה.
לבסוף, המסמך המליץ על התקשרות עם החברה המפעילה את מרכב"ה, בשל היתרון שיש לחברה זו בקיום ממשקים עם המערכת הקיימת.
בהתאם לאמור, אושרה בדצמבר 2013 .
ביוני2013 ", במסגרת יישום דוח הרפורמה, גיבש מטה הרפורמה בנש ם מסמך שעניינו הגדרת צרכים עבור מערכת ממוחשבת אשר תתמוך בתכנון כוח האדם בשירות המדינה.
בין היתר, צוין במסמך כי המערכת הממוחשבת נדרשת כדי לתת מענה הדרכתי להשלמת פערי ידע של עובדים בתחום המקצועי כחלק מפיתוח ההון האנושי.
באוקטובר 2013 גיבש אגף ההדרכה בנש"ם, טיוטת מסמך שעניינו אפיון מערכת ממוחשבת בתחום ההדרכה.
במסגרת מסמך זה הוגדרו יעדי המערכת הממוחשבת: "ניהול ממוחשב של כל מערכת הלמידה וההדרכה בשירות המדינה; מתן אפשרות לאיגום משאבים ולשיתופי פעולה בין משרדיים; אפשרות פיקוח ובקרה של המטה (נש"ם) על פעילות המשרדים בתחום ההדרכה והלמידה".
כמו כן צוין כי על המערכת לתמוך בתפיסת ההפעלה של מערך ההדרכה וכן לאפשר מתן מענה רוחבי של אגף ההדרכה ליחידות ההדרכה בגופים הממשלתיים.
בהמשך לאמור, בתוכנית העבודה של נש"ם לשנת 2015 נכללה משימה שעניינה "בניית מערכת הדרכה וניהול למידה- LMS ".
משימה זו הוטלה על שלוש מיחידות נש"ם: אגף ההדרכה, אגף בכיר למערכות מידע ומטה יישום הרפורמה.
בתוכנית העבודה נקבע כי עד סוף שנת 2015 יושלמו הגדרת והתאמת המערכת לצורכי ההדרכה של שירות המדינה ובכלל זה אפיון המערכת, הכנת מסמך תשתית לפיתוח ( Blueprint) ופיתוח המערכת.
מבדיקת משרד מבקר המדינה עולה כי אף שנש"ם הייתה מודעת במשך זמן רב לצורך החיוני בהטמעת מערכת LMS כוללת לשירות המדינה , וכבר לפני כחמש שנים התקשרה בהסכם בנושא, היא טרם גיבשה מסמך אפיון כתשתית לפיתוח המערכת הכוללת, וממילא טרם הוחל בפיתוחה.
אומנם, מערכת שנועדה לתת מענה לצרכים של שתי יחידות בשירות המדינה מצויה בשלבי פיתוח, אולם זו אינה מותאמת באופן מלא לצרכים של שירות המדינה בכללותו, כמפורט להלן: משרד ראש הממשלה - נציבות שירות המדינה |417 .
המשימה לאפיון הצרכים וגיבושם במסמך אפיון נדחתה מאז שנת 2013 .
משנה לשנה ועדיין לא בוצעה מלכתחילה נקבע ב תוכניות העבודה של נש"ם כי מסמך אפיון יוכן עד לסוף שנת 2015, החלטה זו לא יושמה, והיישום נדחה במסגרת ת וכנית העבודה של אגף ההדרכה בנש"ם לסוף שנת 2016.
לאחר שמשימה זו לא בוצעה גם בשנת2016 היא נדחתה שוב בתוכנית העבודה ל סוף שנת 2017 ,ובתוכנית העבודה של שנת 2018 נדחתה המשימהפעם נוספת עד לאמצע שנת 202065 .
אשר לפיתוח המערכת הממוחשבת, אף שבתוכנית העבודה של נש"ם לשנת 2015 ,הוחלט שהמערכת תפותח עבור כלל שירות המדינה בפועל עסקה נש"ם עד כה באפיון ובפיתוח מערכת ניהול הדרכה ממוחשבת עבור שני גופים בלבד - רשות הכבאות וההצלה והמדרשה הלאומית למנהיגות, ממשל וניהול, שהיא חלק מנש"ם.
שני גופים אלה מתאפיינים בצרכים ייחודיים, שכן, הם פועלים כבתי ספר ולא כמשרדי ממשלה.
לפיכך, מסמכי האפיון שגובשו עבורם אינם מתאימים לכלל מערך ההדרכה וטעונים התאמות ושינויים.
נש"ם שקלה את האפשרות להשתמש במערכת אשר תפותח עבור שני הגופים האמורים, כאשר בשלב ראשון תוטמע המערכת באגף ההדרכה בנש"ם ובגופים ממשלתיים שיביעו עניין בכך, ובהמשך יבוצעו התאמות באופן שיאפשר את הטמעתה בכלל הגופים הממשלתיים.
בחודש מרץ 2018 אף ארגנה נש"ם כנס חשיפה בנושא מערכת ה -LMS , ,בהשתתפות מנהלי יחידות ההדרכה בחלק מן הגופים הממשלתיים ובמסגרתו הוצגה להם האפשרות להטמיע את המערכת ביחידותיהם.
אולם, לבסוף הוחלט להסתפק בשנים הקרובות בהטמעת המערכת ברשות הכבאות וההצלה ובמדרשה בלבד.
גם בהטמעת המערכת במתכונתה המצומצמת, ברשות הכבאות ובמדרשה, חל עיכוב משמעותי.
בעוד שבתוכנית העבודה של נש"ם הוחלט מלכתחילה על גיבוש מסמך אפיון למערכת כוללת עד סוף שנת 2015 , בפועל, מסמך אפיון עבור שני הגופים בלבד גובש רק בסוף שנת 2016 .
בעוד שבתוכנית העבודה של נש"ם נקבע כי עד סוף שנת 2017 תהיה המערכת לניהול ההדרכה בשני בתי הספר "מוטמעת ופעילה", בפועל, בסוף שנת 2018 , הייתה המערכת עדיין בשלבי פיתוח.
כאמור לעיל, כיום חסרים נתונים בנוגע להיקף עלויות פעולות ההדרכה כמו כן, קיים חסר בדיווח של הגופים הממשלתיים לנש"ם בנוגע לתכנון, לביצוע ולמדידת האפקטיביות של פעולות ההדרכה.
65 במועד האמור מתוכנן גם ביצועו של שלב הפיילוט להטמעת המערכת, אך זאת בכשלושה גופים ממשלתיים בלבד.
מן השאלונים עולה, כי רק בכמחצית (51% ) מןהגופים הממשלתיים שהשיבו (כ-70 )גופים קיים כלי מחשובי כלשהו שנועד לסייע בתכנון ההדרכה ובביצועה.
הכלים הממוחשבים המשמשים את הגופים הממשלתיים בניהול ההדרכה אינם אחידים - חלק מן הגופים הממשלתיים מסתפקים בגיליון אלקטרוני, רובם נעזרים בכלי ייעודי שפיתחו או שרכשו ובמיעוטם מדובר בחלק ממערכת רוחבית.
לעתים נדרש גוף ממשלתי להיעזר במספר מערכות נפרדות לצורך ניהול ההדרכה.
עוד עולה מממצאי השאלונים כי גם מהות והיקף השימוש בכלי המחשובי משתנים מגוף ממשלתי אחד למשנהו.
רובם המכריע של הגופים הממשלתיים שהשיבו משתמשים בכלי המחשובי לצורך ניהול לוגיסטי של ההדרכה, וגופים ממשלתיים מעטים בלבד משתמשים בו ככלי לממשק עם גורמי רכש לרכישת שירותי הדרכה, ממשק עם מנהלים להגדרת צורכי הדרכה וממשק עם תיקים אישיים של העובדים לצורך מעקב אחר הכשרות שעברו.
גופים ממשלתיים מסוימים הוסיפו כי המערכת משמשת אותם לניהול תוכנית ההדרכה אל מול הביצוע, הכשרה באמצעות לומדות, איסוף נתונים, הפקת דוחות, עריכת מבחנים ועוד.
מן השאלונים עולה עוד כי סמנכ"לים רבים למינהל רואים צורך בהטמעת מערכת LMS בגוף הממשלתי שא ליו הם משתייכים.
כך, במענה לשאלה פתוחה בנוגע לשינויים הנדרשים במערך ההדרכה, כ-33% מהמשיבים ציינו במפורש כי זהו אחד הנושאים המרכזיים לשיפור אצלם.
סמנכ"לים נוספים העלו קשיים שונים שמערכת LMS יכולה לסייע בפתרונם, כגון מחסור במשאבים לוגיסטיים לניהול ההדרכה; מעקב אחר ניצול תקציבי ההדרכה; מעקב אחר ניצול ימי עבודה לצורכי הדרכה; קשיי נגישות של גופים ממשלתיים בפריפריה להכשרות רוחביות של נש"ם שאותם אפשר לפתור חלקית בלמידה מקוונת על גבי תשתית LMS משותפת; וצורך בפיתוח מערכי הדרכה מקוונים.
נש"ם, ועדת הרפורמה וועדת שמחו ן ראו חשיבות רבה בקיום מערכת ממוחשבת לקידום תהליכים, בתחום שיפור ההון האנושי בכלל ובתחום ההדרכה בפרט.
ואולם נש"ם לא הצליחה בחמש השנים האחרונות לגבש מסמך אפיון לצורך פיתוח המערכת ולהתחיל בפעולות פיתוח.
נכון לעת הזו, מערך ההדרכה בשירות המדינה פועל ללא מערכת ממוחשבת כוללת לניהול למידה וללא הערכת זמן בנוגע להטמעת מערכת כזו בשנים הקרובות.
קיימת שונות רבה בין הגופים הממשלתיים בכל הנוגע לשימוש במערכת ממוחשבת לניהול ההדרכה, ועל אף הצורך החיוני במערכת, בכמחצית מן הגופים הממשלתיים אין פתרון מחשובי כלל ובחלקם קיימים פתרונות נקודתיים בלבד, וכמו כן חסר ממשק בין המערכות בתוך הגופים הממשלתיים עצמם ובינם ובין יחידת המטה - אגף ההדרכה בנש"ם.
משרד ראש הממשלה - נציבות שירות המדינה |419 .
מממצאי הביקורת על הנתונים החסרים שבידי נש"ם ועל הדיווחים החלקיים של הגופים הממשלתיים, וכן על היעדר מערכת LMS כוללת המשותפת לאגף ההדרכה בנש"ם כיחידת מטה ולכלל יחידות ההדרכה בגופים הממשלתיים, עולה כי תפקוד מערך ההדרכה נפגע כתוצאה מהיעדר מערכת LMS , בין היתר בהיבטים הבאים: בידי נש"ם אין נתונים ותמונת מצב מלאה, אמינה ומעודכנת בנוגע לעלויות ההדרכה הישירות והנלוות בשירות המדינה; בהיעדר ממשק ממוח שב עם יחידות ההדרכה בגופים הממשלתיים אין בידי נש"ם נתונים עדכניים המאפשרים בקרה ופיקוח על יישום תפיסת ההפעלה שהתוותה; נש"ם מוגבלת ביכולתה לבצע עיבוד יעיל של נתונים המתקבלים מן הגופים הממשלתיים לשם הפקת תובנות מערכתיות ומתן מענה לצרכים רוחביים; נש"ם והגופים הממשלתיים מתקשים ליזום בזמן אמת שיתופי פעולה בין משרדיים לצורך איגום משאבים; חסרים ממשקים מתאימים עם יישומים נוספים במרכב"ה לצורך ייעול הניהול הלוגיסטי של ההדרכה וחיסכון במשאבי זמן וכוח אדם, הן במטה והן בגופים הממשלתיים; ואין בידי נש"ם תשתית מיטבית לתמיכה בשיטות למידה מתקדמות כגון למידה מקוונת ושיתוף ידע בין- משרדי.
נש"ם מסרה בתשובתה כי חלק ניכר מן העיכובים הנוגעים לפיתוח והטמעת מערכת LMS כוללת, נובעים מ"צוואר בקבוק" שנוצר ביחידת מרכב"ה שבאגף החשכ"ל (להלן - יחידת מרכב"ה), אשר לא סיפקה תמיכה מתאימה לתהליכים אלה, בשל מחסור במשאבים ותיעדוף נמוך של היחידה.
כתוצאה מכך, בין היתר, התעכבה כתיבתו של מסמך אפיון למערכת; התעכב פיתוח המערכת עבור רשות הכבאות וההצלה והמדרשה; והמערכת לא הוטמעה בחלק מן הגופים הממשלתיים, בשל קושי של יחידת מרכב"ה לתמוך בביצוע ההתאמות הנדרשות.
נש"ם הוסיפה כי המערכת הממוחשבת שפותחה עבור רשות הכבאות וההצלה והמדרשה צפויה "לעלות לאוויר" בינואר 2019.
,עוד מסרה נש"ם כי מהכנס שבו השתתפו עשרה גופים ממשלתיים עולה להערכתה, כי המערכת שפותחה עבור רשות הכבאות וההצלה והמדרשה אומנם כוללת אפיונים המתאימים לצורכיהם הייחודיים של גופים אלה, אך היא מסוגלת לתת מענה לכ-70% מצורכיהם של הגופים הממשלתיים.
בהתאם לכך החליטה נש"ם בנובמבר 2018 כי במהלך הרבעון הראשון של שנת 2019 , ,תוטמע המערכת כפי שהיא וללא התאמות נוספות במשרד אחד וביחידת סמך ולאחר מכן תיבחן הטמעתה בגופים ממשלתיים נוספים .
אגף החשכ"ל, שבמסגרתו פועלת יחידת מרכב"ה, מסר בתשובתו כי המקור התקציבי למשאבים המושקעים כיום במימוש מערכת ה-LMS בגרסה המותאמת לרשות הכבאות וההצלה והמדרשה הוא של גופים אלה, ולפיכך תוכנית העבודה להטמעת המערכת נקבעת בהתאם לצרכים שהם הגדירו.
אגף החשכ"ל הוסיף כי הסיבה לעיכוב בפיתוח המערכת עבור רשות הכבאות וההצלה והמדרשה היא הוספת דרישות מהמערכת במהלך הפיתוח, בעיקר מטעם רשות הכבאות וההצלה.
אגף החשכ"ל הוסיף, כי על פי סיכום עם נש"ם, 420 |דוח שנתי 69ב .
מיד לאחר הטמעת המערכת בגופים האמורים, יוחל באפיון דרישות והטמעה הדרגתית בגופים הממשלתיים.
רשות הכבאות וההצלה השיבה כי פיתוח המערכת הממוחשבת נעשה בהתאם לאפיון שעוגן במסמך התשתית לפיתוח ( Blueprint ) והתמחור נקבע בהתאם, וכי היא לא הוסיפה דרישות לאחר מכן.
העיכוב בלוח הזמנים נבע בעיקר מבעיות הקשורות במוכנות הטכנולוגית של מרכב"ה למימוש הפרויקט ובניהול הפרויקט.
הרשות ציינה עוד, כי חילופי אישים ב"ניהול מרכב"ה" ובצוות הפרויקט קידמו את הפעלת הפרויקט.
על נש"ם, בשיתוף יחידת מרכב"ה, לפעול ללא דיחוי נוסף לפיתוח מערכת LMS ולהטמעתה במערך ההדרכה בשירות המדינה כולו, ולא להסתפק בהטמעה ראשונית ביחידות מסוימות.