HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
ב-11 ממסמכי הייזום לא צוין מועד הכתיבה, ורק תשעה מבין 53 מסמכי ייזום (כ-17% ) נכתבו בהתאם לתבנית מסמך הייזום שבנספח למסמך המנחה.
משרד מבקר המדינה מעיר לאגף המחשוב כי כתיבת מסמכי ייזום שלא על פי המתכונת המחייבת ובלא נתונים מהותיים מעוררת קושי בתהליך קבלת ההחלטות על הצורך בפיתוח מערכת חדשה ועל חיוניותה בהיבטי היעילות ו הכלכליות.
בתשובתו מסר המשרד כי הוא מקבל את הערת משרד מבקר המדינה ויקפיד לוודא כי עבור פרויקט חדש אשר ידרוש הכנת מסמך ייזום יצוין כל המידע הנדרש הידוע באותה עת.
עוד מסר כי אינו כותב מסמכי ייזום לפרויקטים של שינויים ושיפורים (להלן - שו"שים) במערכת מידע קיימת או לשימוש במודול משרד הבריאות |715 .
בתוך פלטפורמה רוחבית במשרד, כגון BI .
בתשובתו מפברואר 2018 מסר המשרד כי הוא מקיים ימי ייזום בשיתוף הנהלת האגף ויועצים חיצוניים, אשר מאפשרים להוציא לפועל פרויקטים טכנולוגיים חדשים הנמצאים בסיכון נמוך עקב הגישה "האג'ילית" לניהול פרויקטים.
לדבריו, ימי הייזום בחלק מהמקרים הם תחליף לתיעוד ממוסמך במסמך ייזום.
משרד מבקר המדינה מעיר לאגף המחשוב כי עליו לקיים תהליך ייזום מלא גם עבור הרחבת מערכת קיימת (שו"ש של ממש) או הקמת מודול חדש על תשתית קיימת, כנדרש בהנחיית רשות התקשוב.
כמו כן, במקרים שבהם התקיים יום ייזום יש להוציא מסמך מסכם סדור שיכלול את כל נושאי החובה שעל מסמך הייזום לכלול לצורך תיעוד.
הקמת כלי לניהול פרויקטים - מערכת עופר .
במרץ 2014 פרסם המשרד מכרז פומבילהקמת כלי לניהול פרויקטים עבור אגף המחשוב, שיאפשר לנהל את פרויקטי האגף בהיבטי לוחות הזמנים, המשאבים ו התקציבים, וכן לנהל את תיקי הפרויקטים (פורטפוליו22 ) תוך תעדוף הפרויקטים, משאבי האגף, פעילויות התחזוקה ודרישות הלקוחות.
כמו כן המערכת הייתה אמורה לתמוך בניהול תקלות, פרטי עלות ומשתמשים.
בספטמבר 2014 החל האגף בהקמת מערכת עופר.
המערכת עלתה לאוויר ב-2015 .
עלותה עד תחילת דצמבר2017 .
הסתכמה בכמיליון ש"ח א.
הועלה כי עד מועד סיום הביקורת, אוקטובר 2017 , שנתייםמאז עליית מערכת עופר לאוויר, חלק מ התכולות שתוכננו ל-2016 טרם הוקמו או שהוקמו באופן חלקי או שהיה פיגור גדול במועד הקמתן ביחס לתכנון.
לדוגמה: ניהול התקציב הוקם שנה לאחר המועד המתוכנן; ניהול הפורטפוליו וניהול הדרישות - חלקם הוקמו שנה לאחר המועד המתוכנן וחלקם טרם בוצע ונדחה למועד התקנת גרסה חדשה.
במסמך המנחה נכתב כי מנהל פרויקט נדרש לעדכן את מנהל הלקוח בסטאטוס הפרויקט אחת לחודש או בכל השלמת אבן דרך או בכל שינוי בתכנית הפרויקט ואם התעוררו בעיות חריגות.
מכאן שיש לעדכן את תכנית העבודה במערכת עופר לפחות פעם בחודש כדי להעריך אם הפרויקט עומד בלוחות הזמנים ובאבני הדרך שנקבעו לו.
22 פורטפוליו- קבוצה של פרויקטים, תכניות וכל פעילות נוספת בארגון, המקובצים ומנוהלים יחד כדי להשיג יעילות מירבית בניהולם ולהתאימם לאסטרטגיה הארגונית.
הביקורת העלתה כי מחצית מ מנהלי הפרויקטים לא השתמשו במערכת עופר בעבודתם לפחות אחת לחודש.
על פי דוח שהפיק אגף המחשוב בתחילת נובמבר 2017 , שלושה מנהלים (כ -4% ) ;לא נכנסו למערכת יותר משנה11 (כ-14% ) לא נכנסו למערכת מחצי שנה עד שנה; 25 (כ-32% ) לא נכנסו מחודש עד חצי שנה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי על אגף המחשוב לדרוש מכל מנהלי הפרויקטים להשתמש במערכת לפחות אחת לחודש, כדי שהיא תשקף נאמנה את מצב הפרויקטים בפועל ותהיה כלי שימושי בקבלת החלטות.
בתשובתו מסר משרד הבריאות כי הוא מקבל את הערת משרד מבקר המדינה וכי ימשיך לבחון ולהעריך את תוצרי הפיתוח ולוודא את דיווחם השוטף של הנתונים למערכת.
לדברי המשרד, אגף המחשוב משקיע מאמצים בהטמעה ויש מגמת עלייה ברמת השימוש במערכת.
המסמך המנחה קבע מהן אמות המידה להצלחת פרויקט: השלמת תכולתו; עמידה בלוחות הזמנים; עמידה באילוצי עלויות; איכות תוצרי ו ושביעות רצון בעלי העניין בו.
מערכת עופר כוללת תרשימים המסייעים במעקב אחר ביצוע הפרויקטים (תרשימי גאנט23.
) המנוהלים באגף, וכוללת את תיאור המשימות בהם התברר כי אגף המחשוב קבע שהמשימות בפרויקטים יירשמו במערכת רק ממועד עלייתה לאוויר - תחילת 2015 , וכתוצאה מכך לא הוזנו במערכת נתונים על מועד ההתחלה של פרויקטים שהותנעו לפני 2015 ואף לא הוזנו נתונים על אבני דרך שהושלמו לפני שנה זו .
לדוגמה, על פי הרישום במערכת עופר האפיון העסקי של המערכת למניעת זיהומים החל בתחילת 2015 ,אף שמסמך אפיון-על נכתב כבר בנובמבר 2012 .
החלטה זו גרמה להצגה לא נכונה של לוחות הזמנים של פרויקטים רבים המנוהלים באגף ושל המשימות שבוצעו עד 2015 , ופגמה ביכולת להעריך את עמידת הפרויקטים ביעדיהם המקוריים, ובהם לוחות הזמנים והתכולות.
עוד נמצא כי עד מועד סיום הביקורת, אוקטובר 2017, לא היה אפשר לקבל באמצעות מערכת עופר תמונת מצב כוללת על יותר מ -300 הפרויקטים המנוהלים באגף, לרבות עמידתם בלוחות הזמנים ובתקציבים, אלא נדרש להיכנס לנתוני כל פרויקט בנפרד.
משרד מבקר המדינה מעיר כי מערכת עופר, המשמשת מערכת מרכזית לניהול הפרויקטים באגף המחשוב, צריכה לספק כלים למעקב ובקרה של כלל הפרויקטים, ולא רק לכל פרויקט בנפרד.
23 תרשים המתאר פעילויות בפרויקט עם הקשרים ביניהן ואת הזמן של כל פעילות.
בתשובתו מסר המשרד כי המערכת הוקמה בשלבים, ובשלב הראשון ניתנו כלים למעקב ולבקרה על כל פרויקט בנפרד, ולהפקת דוחות בנושאים מסוימים הנוגעים לכלל הפרויקטים.
בשלבים הבאים מתוכנן יישום יכולות מורכבות יותר של כלי מעקב ובקרה על כלל הפרויקטים וכן אפיון מפורט של דוחות ניהול פורטפוליו.
בדצמבר2014 מינה מנכ"ל המשרד דאז ועדת היגוי לפרויקט עופר בראשות מנהלת האגף ובהשתתפות נציג רשות התקשוב ועובדים בכירים באגף.
הוא הודיע כי הוועדה תתכנס לפחות פעם בשנה כדי להבטיח ניהול תקין של הפרויקט.
במאי 2015 התקיים הדיון הראשון של ועדת ההיגוי לפרויקט עופר.
בדיון ניתנה סקירה כללית על המערכת והמודולים שהיו קיימים בה באותו מועד, ונאמר כי בשלב הבא יתמקדו במתודולוגיה, דרישות, סיכונים, תקציבים, ממשקים, נהלים ועבודה מול משאבי רוחב24.
עוד צוין כי מערכת עופר הוטמעה בתהליך של "החלפת גלגל תוך כדי תנועה" וחלק מהסיכונים התממשו, וכי במערכת תנוהל כל הפעילות, לאו דווקא פעילות פרויקטלית.
הועלה כי מאז התכנסה ועדת ההיגוי ועד מועד סיום הביקורת באוקטובר 2017 , במשך יותר משנתיים, לא התקיים בה דיון נוסף בעניין מערכת עופר; זאת בניגוד להנחיית המנכ"ל, ואף שהמערכת עלתה לאוויר עם תכולות חסרות וחרגה בלוחות הזמנים המתוכננים - ליקויים שמעורבות ועדת היגוי עשויה הייתה למנוע את חלקם.
ליקויים בתכניות עבודה של פרויקטים .
תכנית עבודה לפרויקט להקמת מערכת מידע צריכה להתבסס על חמישה עקרונות יסוד היוצרים תשתית מתודולוגית מוסכמת25: (א) הגדרת הפעילויות שיש לבצע בכל שלבי מחזור החיים של המערכת כדי להפיק את תוצרי ה; (ב) קביעת רצף הפעילויות, למשל איזו פעילות יכולה להתחיל רק בסיום פעילות אחרת; (ג) הערכת המשאבים הנדרשים לביצוע כל פעילות; (ד) הערכת משך הפעילויות; (ה) הכנת לוחות זמנים כוללים לפיתוח המערכת בהתבסס על תאריכי ההתחלה והסיום שנקבעו לכל פעילות .
לוח הזמנים הראשוני לפיתוח מערכת מאושר במסמך הייזום ומכונה תכנית בסיס.
במסמך המנחה נאמר כי מטרת ניהול הזמן של פרויקט היא להבטיח שיעמוד ביעדי לוחות הזמנים, ולהבין את השלכותיה של חריגה בלוח הזמנים של .
24 משאבי רוחב- מתן שירותים לכמה פרויקטים במקביל כגון ייעוץ, ארכיטקטורה, אבטחת מידע ותמיכה.
25 ( הארגון העולמי לניהול פרויקטים PMI ) מפרסם משנת 1983 ומעדכן מדי כמה שנים מדריך הסוקר את תהליכי ניהול הפרויקטים, לרבות פירוט של חמשת העקרונות האמורים.
פעילות מסוימת על פעילויות אחרות ועל מועד סיום הפרויקט או אבני הדרך שלו.
באחריות מנהל הפרויקט לבנות את תכנית העבודה כך שתכלול אבני דרך, משימות והגדרת תלויות, ועבור כל משימה יוגדרו תאריך התחלה וסיום, משך זמן וקדימות ביחס למשימות אחרות.
להלן ליקויים שהעלה משרד מבקר המדינה בתכניות העבודה של 24 :הפרויקטים שנבדקו 1.
לחלק מהפרויקטים לא הוכנו תכניות עבודה לכל השנים.
למשל למערכת דיווח על פטירות ורישיונות קבורה, שהפיתוח שלה החל ב-2013, הוכנו תכניות עבודה ל-2013 ול-2015 אך לא ל-2014.
בכל תכניות העבודה של המערכות שנבדקו דווחו במערכת עופר לכל פרויקט רק מועדי התחלה וסיום בפועל ולא הוגדרו מועדי ההתחלה והסיום המתוכננים; מכאן שאי אפשר לעקוב אחר לוחות הזמנים לעומת נתוני התכנון ולזהות פערים.
מבין24 הפרויקטים שנבדק ו, רק ב -14 (58% ) תכניות העבודה מעודכנות.
משרד מבקר המדינה מעיר ל אגף המחשוב לגבי כלל הפרויקטים שבניהולו, כי עליו לשמור את התכני ות הראשוני ות המאושר ות של כלל הפרויקטים כתכניות בסיס, לעדכן את תכני ות העבודה ביחס להתקדמות הפרויקט ולפקח על התקדמותו כיאות למול תכנית הבסיס.
עמידה בלוחות הזמנים .
משרד מבקר המדינה ב חן את מידת עמידתם של 24 הפרויקטים שנבדקו בלוחות הזמנים שנקבעו להם.
הועלה כי בחמישה מהפרויקטים שנבדקו (כ-21% ) משך ההקמההתארך בשנה עד שנתיים מעבר למתוכנן, דבר שעשוי לגרום ל עלות גדולה מהמתוכנן.
לוח 4 : פרויקטים שפרק הזמן להקמתם התארך * .
הפרויקט מועד מתוכנן .
לעלייה לאוויר שלב הפרויקט הנוכחי מספר שנות החריגה .
הלאומי 2012 סוף2015 שלב ראשון בתחזוקה, שלב .
מניעת זיהומים 2011 סוף2015 - תחילת2016 הפסקת הפרויקט לפני .
העלייה לאוויר, במחצית .
2017 כשנה וחצי עד ההחלטה על .
ורישיונות קבורה 2013 אוקטובר2013 שלב א' בתחזוקה, חיבור .
לבתי החולים בהקמה שנתיים .
שיקום נכים 2014 דצמבר2015 ""תקוע שנתיים - הוקפא בשל .
עד סוף 2016 - עלייה .
הכלולים בשלב ב' בבית .
ביתחולים בני ציון טרם .
לאוויר של שלבים א' וב' .
בבית החולים בני ציון.
** ראה פירוט על לוחות הזמנים בפרק על העלייה לאוויר של פרויקט מזור .
משרד מבקר המדינה מעיר למשרד הבריאות כי עיכוב ניכר בלוחות הזמנים של פרויקט מגדיל את עלותו ועשוי לסכן את הצלחתו, מאחר שהאפיון המקורי עשוי להתיישן ולא לענות לצרכים העדכניים של המשתמשים ולהשפיע על קידום משימות אחרות.
זאת ועוד, העיכוב עשוי לפגוע בטיב השירותים שהציבור אמור לקבל ממשרד הבריאות.
נוכח האמור לעיל, על אגף המחשוב לעקוב אחר עמידת הפרויקטים בלוחות הזמנים שתוכננו באמצעות ועדות היגוי שילוו את הפרויקטים באופן שוטף.
כשמתגלה חריגה מלוחות הזמנים העשויה להשפיע על לוחות הזמנים הכוללים של הפרויקט, על הוועדה לנהל זאת כסיכון ולנקוט צעדים להפחתתו, וכן לשקף את החריגה בדוחות הביצוע השנתיים של האגף.
תחלופת מנהלי פרויקטים .
מנהל פרויקט אחראי לסיום פיתוחה של מערכת בהצלחה, תוך עמידה בלוחות הזמנים, בתקציב, בתכולה ובאיכות שהוגדרו ולשביעות רצון הלקוחות.
משרד מבקר המדינה מצא כי ב-11 מבין 24 פרויקטים שנבדקו (46% )היה יותר ממנהל פרויקט אחד מתחילת הפרויקט ועד מועד סיום הביקורת, אוקטובר 2017 , ובממוצע שלושה מנהלי פרויקטים מתחילת הפרויקט, וכ-2.
יצוין כי בסקר שביעות הרצון שערך המשרד ב-2016 הביעו המנהלים אי -שביעות רצון משירותי פיתוח מערכות המחשוב , בין היתר עקב תחלופה מהירה של מנהלי פרויקטים .
לוח5 : מספר המנהלים שניהלו את הפרויקטים .
1 מניעת זיהומים- ניהול לאומי למניעת .
זיהומים 2013 הפיתוח הופסק .
2 דיווח פטירות ורישיונות קבורה דצמבר 2013 בהקמה 5 4 .
3 תמחור שירותים לאומיים- .
רגולציית מחירים במערכת הבריאות 2014 בהקמה 4 2 .
4 מחשוב תהליכי העבודהבמרכזים .
לרפואה דחופה (מלר"דים) דצמבר 2014 בהקמה 3 3 .
5 שיבולים 2014 בתחזוקה 3 3 .
6 עוסקים 2014 בהקמה 2 2 משרד הבריאות |721 שם הפרויקט מועד תחילת הפרויקט סטטוס פרויקט מספר מנהלי הפרויקט משלב הייזום* מספר מנהלי הפרויקט לאחר שלב הייזום 7 מטמון 2011 בתחזוקה 2 2 8 עופר מרץ 2013 בתחזוקה 2 1 9 BIG DATA - איסוף, ניהול ואנליזה של מידע מובנה ובלתי מובנה אוקטובר 2015 במבחני קבלה 2 1 10 מזור - ניהול ותפעול בתי החולים הממשלתיים מרץ 2015 עלייה לאוויר של שלב א' בבית החולים רמב"ם 2 2 11 מחשוב מערך השיקום 2013 בהקמה 2 2 .
* שלב הייזום מבוצע במרבית המקרים בידי מטהבריאות דיגיטלית וארכיטקטורה , לאחר אישור הפרויקט הוא מועבר לניהולו של אחד התחומים באגף.
משרד מבקר המדינה מעיר לאגף המחשוב כי הנתונים האמורים מצביעים על תחלופה תדירה של מנהלי פרויקטים במהלך הפרויקט.
על האגף לבחון נתונ ים בעניין זה לגבי כלל הפרויקטים שהוא מנהל בשנים האחרונות כדי שיוכל לנתחם ולעמוד על הגורמים לתחלופה הרבה בקרב מנהלי הפרויקטים.
בתשובתו מסר המשרד כי הגידול הניכר במספר הפרויקטים שאושרו בתכניות העבודה דרש מאגף המחשוב להגדיל את היקף נותני השירותים באגף ולבצע שינויים ב מבנה הארגוני ב-2014 וב-2016 .
בעקבות זאת הועברו פרויקטים לתחומים אחרים ולעתים גם למנהלי פרויקטים אחרים ב תהליך חפיפה מסודר.
המשרד הוסיף כי לפעמים החלפת מנהל פרויקט מקורה בבקשת היחידה במשרד עקב חוסר התאמה, ולפעמים מחליטים על הפסקת קבלת השירות ממנהל הפרויקט.
משרד מבקר המדינה מעיר לאגף המחשוב כי תחלופה גבוהה של מנהלי פרויקטים, גם אם נעשית בחפיפה מלאה, עשויה לפגוע בפרויקט: להוביל לאובדן ידע שנרכש בתהליך, ולהשפיע על מועד סיום פיתוח המערכת, איכותה ושביעות רצון הלקוחות.
הקמת המערכת למניעת זיהומים .
מטרות המערכת לניהול זיהומים כפי שתכננה ב-2012 היחידה הארצית למניעת זיהומים (להלן - היחידה) היו בין היתר: הקמת מאגר שיתופי ארצי של תוצאות בדיקות המבוצעות במעבדות המיקרוביולוגיה; הקמת מאגר ארצי של דיווח רפואי מכל בתי החולים על נתוני החולים, החיידקים, הבדיקות ודרכי הטיפול; החלפת הדיווח הידני בדיווח ממוחשב, אמין ונוח להפעלה; הקמת תשתית שתאפשר יצירת דוחות בחתכים שונים שיהיו נגישים לא רק ליחידה הארצית אלא גם לגורמים מורשים בבתי החולים וביחידות.
אגף המחשוב ניהל את הפרויקט באמצעות ספק חיצוני - חברה ב' - שזכה בנובמבר 2013 במכרז סגור לפיתוח מערכת למחשוב היחידה בעלות של כ- 570,000 .
ש"ח לא כולל מע"ם המכרז הכיל פירוט על התהליכים והתכולות שהמערכת צריכה לתמוך בהם בהתבסס על דרישות שנאספו מהיחידה.
אולם בשלב האפיון העלתה היחידה דרישות חדשות שחייבו אפיון ופיתוח אלגוריתמיקה מורכ בת לזיהוי כל סוגי האירועים ומנגנון להמרת קודים מבתי החולים לקוד אחיד - נושא שלא נכלל במכרז המקורי והצריך תוספת של כ- 365,000 ש"ח לתקציב הפרויקט.
בפרויקט חלו עיכובים נוספים והוחלט לבצעו בשלבים ובפעימות.
רק בפברואר 2017 השלימה חברה ב' את פיתוח החלק הראשון על פי התכולה החדשה שאופיינה ומסר למשרד הבריאות את תוצריו לבדיקה.
הועלה כי התוצרים לא עמדו בציפיות היחידה - בעקבות סוגיות כמו חוסר במסכים ובעיה במיפוי קודים, שמנעו את התחלת השימוש במערכת.
לצורך השלמת חלק מהפערים דרשה חברה ב' תשלום נוסף.
בתשובת חברה ב' מפברואר 2018 מסרה החברה כי המערכת הותקנה באיחור בשל עיכובים רבים מצד המשרד לאורך כל הפרויקט; לדבריה המערכת הותקנה בתכולות שהוזמנו, אך הפערים נבעו משינויים בציפיות הלקוח.
באפריל 2017 ,ביצע אגף המחשוב תחקיר פנימי והפקת לקחים בנוגע לפרויקט בלא השתתפות נציגי היחידה ונציגי הספק.
בין היתר עלה כי מעורבות הלקוח בפרויקט הייתה גבוהה מאוד ואילו מעורבות האגף בצוות האפיון הייתה נמוכה, וצוות חברה ב' פעל בעיקר ישירות מול הלקוח; עוד עלה כי פעמיים נעתר האגף לבקשות הלקוח אף שלדבריו עמדתו המקצועית הובהרה, ועל פיה היה ברור כי הפרויקט ייקלע למשבר בנקודות שהוא צפה.
בתשובתו מסר המשרד כי התחקיר הפנימי בוצע ביוזמת אגף המחשוב כביטוי לתפיסה שהוא מוביל אשר לשיפור וייעול תהליכי העבודה.
המשרד קיבל את הערת משרד מבקר המדינה כי בעתיד נכון יהיה לשקול לשלב בתחקיר את נציגי הלקוח ולעתים גם את נציגי הספק.
בדיון על הפרויקט במאי 2017 ,בהשתתפות המשנה למנכ"ל ראשת מינהל הרפואה, מנהל היחידה ומנהלת אגף המחשוב, המליץ האגף לעצור את המשך פיתוח הפרויקט ולבחון פתרון חליפי הולם לצורכי היחידה.
המשנה למנכ"ל הנחה כי לנוכח מצב הפרויקט יש "לחשב מסלול מחדש" ולעצור את העבודה במערכת הנוכחית עד גיבוש מתווה מומלץ.
עוד הנחה שיורכב צוות ייעודי לבחינת חלופות, בהשתתפות נציגי אגף המחשוב והיחידה.
ביולי 2017 התקיים משרד הבריאות |723 .
המערכת, וכ-2 מיליון .
דיון ראשון של הצוות האמור, בו היחידה אישרה את ההחלטה להפסי ק את פיתוח הפרויקט בידי חברה ב' ולהפנות את כל המשאבים הנדרשים לחלופה על בסיס תשתית מערכת איתן, ש מטרתה בניית פלטפורמה לאומית מאובטחת לשיתוף וניהול של מידע רפואי בין קופות החולים ובתי החולים .
עד מועד ההחלטה על הפסקת פרויקט המערכת לניהול זיהומים, יולי 2017, שולמו עבור פיתוח השלב הראשון של הפרויקט כ -2 ,מיליון ש"ח מהם כ - 820,000 ש"ח לחברה ב', אף שהמערכת טרם עלתה לאוויר ופיתוחה בוטל.
יוצא אפוא שלאחר שלוש שנים שבהן התקיים אפיון והוחל בפיתוח המערכת למניעת זיהומים, ירדו לטמיון השקעת הכסף וזמן העבודה.
מדובר בכספי ציבו ר, ועל משרד הבריאות לנהוג באחריות המתבקשת.
בתשובתו מסר המשרד כי הוא מעריך שהמשך הפעילות בפרויקט היה מביא לתוצר לא מתאים, ובסופו של דבר היה עולה למדינה הרבה יותר כסף.
לדברי המשרד, שאיפתו היא להצליח לקבל החלטה כזו בשלב מוקדם יותר, במצבים שבהם היא נדרשת.
בשנים 2017-2012 מונו לפרויקט שישה מנהלים; בממוצע התחלף מנהל הפרויקט כל חצי שנה.
משרד מבקר המדינה מעיר כי בחילופים תדירים של מנהלי פרויקט יש כדי להביא לאי -עמידת הפרויקט ביעדי התכולה, במשך זמן הפיתוח ובאיכות המוצר, וגדל הסיכון לאובדן ידע מהותי - כפי שאכן אירע בפיתוח המערכת, שכאמור הופסק.
בתשובתו מסר המשרד כי על אגף המחשוב לשאוף לצמצם את החלפת מנהלי הפרויקטים ככל האפשר כאשר הדבר נתון להחלטתו, ורק במצבים שבהם ההחלפה תיטיב עם הפרויקט.
משרד מבקר המדינה מעיר לאגף המחשוב כי עליו לוודא לפני פרסום המכרז שרמת פירוט הדרישות מהמערכת המתוכ ננת תהיה גבוהה ושהלקוחות הראשיים יאשרו את הדרישות, פעולה אשר תבטיח שכל הגורמים המעורבים - הלקוח, אגף המחשוב והספק - מבינים את הדרישות וכך יימנעו תקלות באשר למוצר המצופה.
עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי כאשר ספק חיצוני מבצע פרויקט, הכרחי שתהא נציגות משמעותית של אגף המחשוב, ושהנציג יפגין מעורבות רבה ויתכלל באופן מקצועי בין דרישות הלקוח לבין טענות הספק.
כמו כן, על האגף לבצע מבחני איכות לתוצרים שמעביר הספק בכל שלב במחזור החיים, כך שהפערים יטופלו מבעוד מועד ולא יקרה מצב שרק במועד בדיקות המערכת, לפני העלייה לאוויר, יתברר שאינה מתאימה לצורכי הלקוח עד כדי כך שצריך לבטלה.
למרות התפתחות תחומי התברואה והרפואה המונעת, החיסונים והטיפול התרופתי האנטיביוטי, המחלות הזיהומיות הן עדיין גורם משמעותי לתחלואה ולתמותה בעולם בכלל ובישראל בפרט26 .
פיתוחה של מערכת ממוחשבת היה אמור לתרום לפעולה המאומצת של מערכת הבריאות למניעת זיהומים באמצעות בקרה אחר המידע בנושא מכלל המוסדות הרפואיים.
על כן נודעת חשיבות לנקיט ת פעולות הדרושות להשלמת הפרויקט, שכן תרומתו לבריאות הציבור היא משמעותית.
היעדר הערכת עלויות מפורטת של פרויקטים באגף המחשוב .
על פי נוהל מפת"ח, יש לבצע הערכת עלויות של מערכת מידע עוד בשלב הייזום ולאמת אותה בשלב האפיון.
הערכה זו תשמש תכנית בסיס, ולעומתה ייבחנו עלויות המערכת בפועל.
במסגרת הערכת העלויות יחושבו עלויות שלב ההקמה והפיתוח שלה וכן עלויות תחזוקתה השנתית במשך חמש שנים.
בהערכת העלויות יש לכלול את כל סוגי המשאבים הנדרשים במחזור חיי המערכת - הן משאבים ישירים, כצוות הפיתוח והתחזוקה, הן משאבים עקיפים ובכללם גורמי בקרה, גורמי הדרכה והטמעה, יועצים חיצוניים ואנשי תשתיות.
כדי לחשב את עלות כל משאב יש לכפול את התעריף לשעה במספר השעות המתוכננות לו במשך מחזור חיי המערכת .
יצוין , כי חלק גדול מהפרויקטים באגף החלו לפני אוקטובר 2014 , מועד שבו בוטלהההחלטה לגבי נוהל מפת"ח כנוהל מחייב.
על פי המסמך המנחה, תקציב פרויקט מחשוב הוא חלק מתקציב המשרד, וביצוע פרויקט מחשוב מחייב הליך מפורט ומתוכ נן של גיבוש התקציב .
מטרת ניהול תקציב הפרויקט להבטיח כי יבוצע במסגרת התקציבית אשר אושרה, ולטפל מבעוד מועד בחריגות צפויות.
באחריות מנהל הפרויקט להעריך ולבנות את התקציב הכולל של הפרויקט בהתבסס על חבילות העבודה שלו ובהביאו בחשבון היבטים שונים - שעות עבודה, תשת יות, רישוי, רכש וכיו"ב .
מנהל הפרויקט נדרש ל קיים בקרה שוטפת על סטטוס ניצול התקציב אל מול ההתקדמות במימוש תכולות העבודה.
כאמור, אגף המחשוב מנהל יותר מ-300 פרויקטים בשלבים שונים במחזור חיי המערכת, חלקם פרויקטים מורכבים רב -שנתיים שהיקפם הכספי יותר ממאה מיליוני ש"ח, לא כולל עלויות תחזוקה.
למשל: פרויקט איתן - שיתוף מידע, .
26 מבקר המדינה, דוח שנתי63( ג 2013 ,) '"ריבוי זיהומים במוסדות האשפוז ובקהילה", עמ671- 715 .
הנאמד בכ -138 מיליון ש"ח; פרויקט תיק קליני, הנאמד בכ -186 ;מיליון ש"ח ופרויקט מזור, הנאמד בכ-250 מיליון ש"ח27.
במאי 2014 פרסם מבקר המדינה דוח עלמחשוב מערך החיסונים בישראל 28 .
הדוח העלה כי ב -2013 לאהיה בידי משרד הבריאות מסמך תקציבי מפורט שאושר לכל פרויקט לפני התחלת ביצועו.
גם לא היו בידיו דוחות הביצוע התקציביים שאמורים היו לשמשו בעת ביצוע הפרויקטים למעקב ובקרה תקציביים שוטפים למול התקציב המאושר.
משרד מבקר המדינה העיר בדוח האמור למשרד הבריאות כי קיומו של מסמך מאושר שמפורט בו תקציב הפעולות הכרוכות בביצוע פרויקט, וכן קיומו של מסמך ביצוע תקציבי מפורט ומעודכן, הם תנאים יסודיים לניהול סדור ותקין של כל פרויקט מחשוב.
משרד מבקר המדינה הוסיף כי יש להקפיד על קיום מסמכים אלו גם כאשר הפרויקט מקודם במקטעים של שנות תקציב, וכן להניח, לגבי כל שנה, מסמך תכנון תקציבי מפורט ומסמך ביצוע תקציבי המתעדכן במשך השנה למול מסמך התקציב שאושר.
עוד העיר כי על אגף המחשוב לקבוע סדרי עבודה אשר יבטיחו כי הניהול התקציבי של כל פרויקט יתבסס על מסמכי תקציב מפורטים שאישרה ועדת ההיגוי.
על ועדת ההיגוי של הפרויקט ועל אגף המחשוב לעקוב אחר כלל ההוצאות הקשורות לביצוע פרויקט בהתאם לתקציב שאושר לכל שנה ולפרויקט בכללותו.
משרד מבקר המדינה קיבל הערכת עלויות של 23 מבין 24 הפרויקטים שנבדקו.
הועלה כי הערכות אלו לא נכתבו במתכונת אחידה, ולא היו בהן נתונים על מועד ביצוע הערכת העלויות וזהות היוצר, מנגנון האישורים שעברה הערכת העלות ועדכונים שבוצעו במסמך.
משרד מבקר המדינה מעיר לאגף המחשוב כי עליו להקפיד שבכל המסמכים, ובהם תכניות עבודה, הערכת עלויות ומסמכי הבקרה, ייכתבו מועד ביצוע הערכת העלות , מועד האישור והגור מים המאשרים, מספר גרסת המסמך ופירוט קצר על טיב השינויים שנעשו בכל גרסה.
ללא הפרטים האמורים אי-אפשר לדעת אם מדובר בטיוטה או במסמך מאושר תקף ומחייב.
בהערכת העלויות שהתקבלו נמצאו הליקויים האלה: 1.
לשישה מהפרויקטים שנבדקו ( כ-26% ) הוכנה הערכת עלויות רק לחלק מהשנים שבהן פותחה המערכת.
למשל: למערכת עופר אין הערכת עלויות כוללת משנת 2013 , מועד התחלתהפרויקט , אלא הערכת עלויות לכל אחת מהשנים 2016 ו-2017 .
כמו כן בהערכת העלויות של שנים אלו לא הוגדרו התכולות שיפותחו בהן אלא נכתבו נושאים כמו "כללי".
לכן קשה לקיים בקרה על העלויות בפועל של תכולות המערכת ביחס למתוכנן.
מקור הנתונים הכספיים בקובצי הערכת עלויות שמסר אגף המחשוב 28 ,מבקר המדינהדוח שנתי 64)(ג ( 2014 '), "מחשוב מערך החיסונים בישראל", עמ 699-679.
ליתר הפרויקטים (כ-74% ) היו הערכות עלות חלקיות - פורטו בהן רק רכיבים כלליים ולא כל סוגי העלויות הנכללות במחזור חיי המערכת, כנדרש בנוהל מפת"ח ובמסמך המנחה.
כמו כן, כל סעיף הוערך במאות אלפי ש"ח עד עשרות מיליוני ש"ח, ללא פירוט מרכיבי כל עלות, כך שקשה לקיים בקרה על העלויות בפו על לעומת הסעיפים הכלליים.
פרויקט שיתוף מידע רפואי לאומי (אופק-איתן) .
אופק: הערכת העלות לפרויקט הסתכמה בכ-25 ( מיליון ש"ח 2013-2011 ) והכילה תשעה נושאים בלבד שעלות כל אחד מהם הייתה בשווי מיליוני ש"ח; איתן: הערכת העלות לפרויקט הסתכמה בכ-138 מיליון ש"ח לשלוש שנים וחצי והכילה 15 נושאים בלבד שעלות כל אחד מהם ממיליון ש"ח ועד 33 .
מיליוני ש"ח לגבי איתן לא היה פירוט של העלויות הצפויות בכל שנה.
פרויקט מזור לניהול ותפעול של בתי החולים (ראו להלן) - הערכת העלות הכוללת לפרויקט הסתכמה בכ-250 מיליון ש"ח לשנים 2019- 2014 עבור שלב ההקמה והכילה שמונה נושאים בלבד בעשרות מיליוני ש"ח לכל סעיף; כמו כן הוערכה התחזוקה לשנים אלו בכ-119 מיליון ש"ח נוספים לשמונה נושאים בלבד.
פרויקט תיק קליני ממוחשב 29 - מרבית ה נושאים שנכללו בהערכת העלויות היו בהיקף כספי ניכר אך ללא פירוט.
כמו כן, לכל נושא חושבה הערכת עלות מזערית ומירבית .
ההערכה המזערית לכל הפרויקט הסתכמה בכ-186 מיליוןש"ח, והמירבית - בכ-313 מיליון ש"ח (פער של כ-67%.
כאמור, ל -13 מ-24 הפרויקטים שנבדקו לא חושבו כלל עלויות תחזוקה, ולשלושה חושבו עלויות תחזוקה חלקיות שנכתבו במתכונת שונה זו מזו.
יצוין כי ביתר הפרויקטים חושבו עלויות התחזוקה השנתית בשיעורים של 32%-18% מהעלות הכוללת של הם, שהסתכמו בחלק מהפרויקטים בעשרות מיליוני ש"ח.
29 התיק הקליני הממוחשב יכלול בין היתר מוצר שישמש את כלל היחידות הרפואיות בבתי החולים הכלליים.
המוצר יתמוך בחיבור למגוון מכשירים רפואיים, בניהול פרוטוקולים של טיפול בתחום האונקולוגיה, בתרגום קול למידע וכן בניהול יחידות דימות.
משרד מבקר המדינה מעיר לאגף המחשוב כי עליו ל הגדיר מתכונת אחידה לכתיבת הערכת עלויות ולבקרת עלויות.
זאת ועוד, עליו ל בצע לכל הפרויקטים החדשים הערכת עלויות מפורטת שתכיל את עלויות שלב ההקמה ועלויות התחזוקה השנתיות .
את הערכ ת העלות יש לבצע עוד בשלב הייזום ולעדכן אותה בשלב האפיון.
עליו לשמור אותה כתכנית בסיס במערכת לניהול תקציב פרויקטלי, ולבחון לעומתה את עלויות המערכת בפועל.
כמו כן, על משרד הבריאות להימנע ככל האפשר מהגדרת עלויות מזעריות ומירביות לכל פרויקט שנבדלות מאוד זו מזו בהיקפן.
בתשובתו מסר המשרד כי בעקבות הביקורת הגדיר אגף המחשוב קווים מנחים שיאפשרו לסווג ולתקצב פרויקטים באופן מיטבי, בין היתר מן ההיבטים האלה: 1.
עלות פיתוח/הקמה - האגף פירט את כלל המרכיבים הנדרשים להקמת מערכת עד העלאתה לאוויר והכין רשימת תיוג של הרכיבים שיש להביא בחשבון בתכנון תקציבה.
עלות תחזוקה ותפעול - האגף פירט את כלל מרכיבי העלות הנדרשים לתפעול השוטף של המערכת וקבע כי בשלב ההערכות התקציביות תוערך תחזוקת כל אחד ממרכיבי הפרויקט בשלבים שלאחר הקמתו.
משרד מבקר המדינה מציין לחיוב את כתיבת הקווים המנחים שהגדיר אגף המחשוב ואת שילובם במסמך המנחה.
עם זאת, ראוי שהאגף יכתוב תבניות מתאימות כדי שהנחיותיו יוטמעו בקלות ושהמתודולוגיה שלו תהיה מלאה.
על האגף גם לכתוב קווים מנחים לביצוע בקרת עלויות ולשלבם במסמך המנחה.
עוד מעיר משרד מבקר המדינה לאגף המחשוב ולאגף התקציבים במשרד כי נוכח הערכות שלא כללו את כל המרכיבים הנדרשים לקיום בקרה נאותה, בהם עלויות תחזוקה שנתית המוערכת בכשליש מעלות הקמת המערכת; ולנוכח היקפם הכספי הגדול של הפרויקטים - עליהם להכין הערכות עלות חדשות ועדכניות לכל פרויקט.
על בסיס ההערכות החדשות עליהם לבחון את המקורות התקציביים של כל פרויקט, ואם יש פערים - להעלות זאת בפני מנכ"ל המשרד.
עוד מעיר משרד מבקר המדינה לאגף המחשוב ולאגף התקציבים כי עליהם לקבוע מנגנון משותף שיוודא כי מתקיימת בקרה שוטפת על עלויות פרויקטים ביחס להערכות, ויוודא שממצאיה יוצגו בוועדות ההיגוי של כל פרויקט, כדי שצוות הפרויקט יפעל למזעור החריגות מבעוד מועד.
הערכות עלות של פרויקט הלב .
במאי 2016 הוחל בפרויקט הלב (המטופ ל במרכז).
התהליכים העיקריים בפרויקט הם טופס 17 .
דיגיטלי וזימון תורים מקוון ביולי 2016 כתב ראש רשות התקשוב לוועדת המכרזים במשרד חוות דעת לקראת פרסום מכרז פומבי עבור פרויקט הלב.
בחוות הדעת נכתב כי המשרד העריך שעלות ההקמה, האינטגרציה והפריסה תהיה בהיקף כספי של כ- 60-40 מיליון ש"ח (בהתאם להיקף הפריסה והשימוש) (להלן - ההערכה הראשונה).
לבקשת רשות התקשוב לקבל פירוט על לוחות הזמנים והערכת העלות של הפרויקט, המשרד הציג בפניה הערכת עלות אחרת לשנים 2019-2016 - בין 10.
בהערכה היו ארבעה רכיבים בלבד: טופס 17 , זימון תורים לוקאלי, זימון תורים לאומי ויכולת תיאום לאומי (להלן - ההערכה השנייה).
בכל שנה פירט האגף סכום מזערי וסכום מירבי.
בתשובתו מפברואר 2018 מסר המשרד מסמך המפרט את הרכיבים שנכללו בהערכה הראשונה.
משרד מבקר המדינה השווה בין עלויות הרכיבים שנכללו בשתי ההערכות שהוגשו כאמור לרשות התקשוב, להלן בלוח פירוט הפערים: לוח 6: פערים בין שתי הערכות העלות שהוגשו לרשות התקשוב (באלפי ש"ח) .
סה"כ מזערי שיעור הפער .
- סה"כ מירבי ההערכה .
סה"כ מירבי שיעור הפער .
טופס 17 19,510 5,758 239% 32,038 15,201 111% .
זימון תורים לוקאלי 2,311 1,155 100% 3,264 2,860 14% .
זימון תורים לאומי 3,648 2,433 50% 6,269 5,040 24% .
יכולות תיאוםלאומי 9,854 890 1007% 14,871 6,708 122% .