HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
לחלופין, עליו לעודד פרסום מכרזים משותפים לכמה משרדים (ראו להלן בפרקים "היעדר שיתוף פעולה בין -משרדי במכרזים בנושא התקשוב" ו"היעדר מנגנון של שיתוף ידע שנצבר במשרדי הממשלה במסגרת ביצוע התקשרויות בתחום התקשוב").
בתקופה ינואר 2015 - אוגוסט2018 פרסם מינהל הרכש 17 מכרזים מרכזיים בתחום התקשוב, בהם מכרז להספקת מכשירים סלולריים.
רובם היו בתחומים שלגביהם פורסם מכרז קודם בעבר, ועיקרם בנושאי תשתיות, חומרה ותקשורת.
נמצא כי משנת 2015 ועד מועד סיום הביקורת, אוגוסט 2018 , לא פרסם מינהל הרכש כל מכרז בנושא פיתוח מערכות מידע, אף שהמנמ"רים הצביעו על הצורך בכך, לדוגמה מכרז בנוגע לפיתוח מערכת לניהול פניות עובדים, למתן שירותי תמיכה או לניהול פניות הציבור.
משרד מבקר המדינה מעיר כי לאור היקף הנושאים שבהם המשרדים דורשים לפרסם מכרזים מרכזיים ונוכח ההיקף הכספי הגדול בגין פעילות התקשוב הממשלתי - כ-3.
5 מיליארד ש"ח בשנה- מן הראוי שהחשכ"ל ישקול את הצורך בפרסום מכרזים מ רכזיים לפיתוח מערכות מידע כדי לנצל את היתרון לגודל של גופי הממשלה.
משרד האוצר – אגף החשב הכללי |453 .
בדיון שקיים צוות בין-משרדי לאימוץ חדשנות בממשלה עם ראש רשות התקשוב ביוני 2018 ציין ראש רשות התקשוב, כי תהליך הרכש כיום הפך ללא רלוונטי בתחום החדשנות והטכנולוגיה.
לדעתו, אחת הסיבות למצב זה היא אי-היכולת של רשות התקשוב להוציא מכרזים מרכזיים.
לכן הציע שהחשכ"ל יאציל סמכויות לגופים כגון רשות התקשוב לביצוע מכרזים מרכזיים לטובת כלל משרדי הממשלה, ובהמשך יעקוב אחר ביצועם.
לדעת משרד מבקר המדינה, נכון יהיה שהחשכ"ל יבחן אפשרות לפרסם בשיתוף רשות התקשוב, המשמשת מרכז ידע ויועץ מקצועי לממשלה בתחום התקשוב, מכרזים מרכזיים לפיתוח מערכות מידע הדרושות לרוב המשרדים.
בתשובתו הודיע החשכ"ל כי יבחן את הנושא בהתאם לאמצעים העומדים לרשותו כדי לפרסם מכרזים מרכזיים רלוונטיים בתחומים העולים בפניו בכלל ובתחום התקשוב בפרט.
היעדר שיתוף פעולה בין-משרדי במכרזים בנושא התקשוב .
רשימת מציעים משותפת לכמה משרדים .
בהתאם לתח"ם ועל פי הוראות תכ"ם, ועדת מכרזים שמבקשת לפרסם מכרז המיועד לקבוצת משתתפים מסוימת ולא לציבור הרחב כולו ("מכרז סגור"), או לבצע פנייה תחרותית לצורך התקשרות עם בעל מקצוע מומחה או עם בעל מקצוע בתחום בינוי, תשתיות ותכנון מתארי, תעשה זאת באמצעות "רשימת מציעים" (מאגר ס פקים), שתנוהל בידי ועדת המכרזים.
על פי הוראות תכ"ם, משרד יהיה רשאי לאפשר שימוש של משרדים אחרים במאגר ספקים המנוהל על ידו , בכפוף לפרסום הודעה כי המאגר עשוי לשמש משרדים נוספים בממשלה ולאישור כל ספק הנמצא במאגר כי הוא מסכים שפרטיו יעברו למשרד אחר.
ועדת המכרזים במשרד הפונה תאשר פנייה למאגר של משרד אחר בהתקיים שני התנאים הבאים: (א) כאשר הטובין, המקצוע או השירות מתאימים להתקשרות באמצעות הליך של מכרז סגור או פנייה תחרותית לקבלת הצעות.
(ב) כאשר הנסיבות מצדיקות פנייה למאגר של משרד אחר, כגון שתדירות ההתקשרויות והיקפ ן במקצוע או בשירות נמוכים מכדי להצדיק הקמת מאגר ספקים על ידי המשרד הפונה; קיימת דחיפות לביצוע ההתקשרות , אשר אינה מאפשרת להקים מאגר עד שתבוצע; מדובר בתחומי עיסוק המרוכזים בממשלה בעיקר בידי משרדים מסוימים, המנהלים את אותם מאגרים רלוונטיים.
רק שלושה (6%) מהמנמ"רים שהשיבו על שאלון הביקורת ציינו כי משרדם ביקש להשתמש ברשימת מציעים שהכין משרד אחר בשלוש השנים האחרונות.
מאלו, שתי בקשות היו של גופים הכפופים למשרד אחד.
רק בקשה אחת הייתה בין-משרדית, ובה משרד התיירות ביקש - ואושר לו - לעשות שימוש ברשימה של משרד החינוך.
ב-2017 הקים מינהל הרכש את הקניון הדיגיטלי הממשלתי20 , פלטפורמה אינטרנטית שמטרתה לאפשר גישה ישירה לרכש הממשלתי לאלפי ספקים חדשים, לפשט את תהליך הרכש ו לקדם רכש ישיר מעסקים קטנים ובינוניים.
בינואר 2018 העלהמינהל הרכש לקניון הדיגיטלי רשימת מציעים אחת - בנושא מתן שירותי ייעוץ בתחום נגישות השירות עבור המשרדים.
ממועד זה המשרדים יכולים לבקש הצעות מחיר עבור עבודות ייעוץ מהרשימה האמורה בהיקף כספי של עד 50,000 .
ש"חיצוין כי מדובר בניסוי.
20 לפירוט על הקניון הדיגיטלי הממשלתי ראושם, עמ' 139 - 141.
משרד האוצר – אגף החשב הכללי |455 .
מאז הוקם לא הועלו לקניון הדיגיטל י רשימות מציעים בנושא התקשוב לשימוש כלל המשרדים, להוציא הרשימה בנושא נגישות השירות.
בתשובתו ציין החשכ"ל כי הקניון הדיגיטלי עלה לאוויר כפיילוט, כפי שתוכנן מלכתחילה.
רק לאחר קבלת הממצאים יוחלט אם להמשיך במתכונת פעולתו הנוכחית.
אם כן, תישקל הרחבתו לתחומים נוספים.
שימוש בתוצאות מכרזים של משרדים אחרים .
על פי התח"ם, בקשות המשרד או יחידות המשרד לביצוע התקשרות מובאות לאישור ועדת המכרזים.
מכאן שגופים ויחידות סמך הכפופים לאותו המשרד יכולים, באישור הוועדה, לעשות שימוש בהתקשרויות המשרד וליהנות מהיתרון לגודל של המשרדים.
למשל, הרשות הארצית לכבאות והצלה, הכפופה למשרד לביטחון הפנים ; 24 בתי החולים הממשלתיים , הכפופים ל משרד הבריאות; מספר רב של גופים הפועלים במשרד ראש הממשלה (להלן - משרד רה"ם), ובהם המטה לביטחון לאומי, רשות התקשוב ומערך ההסברה הלאומי.
מבין 47 המנמ"רים שהשיבו על שאלון הביקורת ציינו 17 (36% ) כי משרדם ביקש בעבר להתקשר עם ספק על סמך תוצאות מכרז שפרסם משרד אחר.
מהשאלון עולה שבקשות אלה הניבו 11 התקשרויות.
שש מהבקשות ( 35% ) נגעו למכרזים של יחידותהכפופות למשרדו של מגיש הבקשה.
למשל: רשות התקשוב שבמשרד רה"ם ביקשה להתקשר עם הספק שזכה במכרז שפרסם מערך הסייבר הלאומי שבאותו משרד; שלוש בקשות ( 18% ) היו לשימוש במכרזי יחידת ממשל זמין (להלן - ממשל זמין) ברשות התקשוב, האמורים לשמש את כלל המשרדים, אך רק אחת מהן בוצעה; ויתר שמונה הבקשות (47% ) היו של משרדים שביקשו להתקשר עם הספקים שזכו במכרזים של משרדים אחרים - ורק ארבע מהן בוצעו.
להלן שתי דוגמאות לבקשות של משרדים להתקשר עם הספק שזכה במכרזים של משרדים אחרים.
המשרדים הפונים ביקשו להשתמש בהסכמי הרישוי שחתמו משרדים אלו כדי ליהנות מהנחות ניכרות, שאפשר שלא היו ניתנות להם אילו ביצעו התקשרות נפרדת: 1.
משרד החינוך התקשר ביוני2016 עם חברה א' באמצעות מכרז סגור למכירת כ-1.
5 מיליון רישיונות שימוש שנתיים בתוכנה עבור תלמידים21 לתקופה של שלוש שנים.
בדצמבר 2016 קיבל משרד הכלכלה אישור ממשרד החינוך ומחברה א' לרכוש מחברה א' כ - 3,000 רישיונות ש ימוש בתוכנה עבור התלמידים בבתי הספר המקצועיים שלו, וזאת על פי תנאי ההסכם בין משרד החינוך לבין חברה א'.
לדברי מנמ"ר משרד הכלכלה, מתן האישור שאיפשר לבצע את הרכש של רישיונות השימוש הביא לחיסכון שנתי של כ- 120,000 .
דולר בשנה לעומת ביצוע התקשרות נפרדת .
רישיונות עבור תלמידים הם במחיר מיוחד 456 |דוח שנתי 69ב .
מוצר מחיר גבוה יותר .
מינהל הרכ ש חתם ב -2013 'על הסכם מחירים מרביים עם חברה א להסדרת רכישת זכות שימוש בתוכנות החברה ולזכאות לשדרג את גרסאות התוכנות (להלן - ההסכם עם חברה א').
כל יחידת סמך או משרד ממשלתי יכולים היו להצטרף להסכם, ובלבד שירכשו במסגרתו יותר מ-250 רישיונות עבור משתמשים.
נוכח ההתניה, שלא איפשרה למשרדים קטנים להתקשר עם החברה באופן נפרד, חתם משרד רה"ם ב-2013 'על הסכם עם חברה א עבורו ועבור תשעה גופים נוספים ובהם אלו: ארכיון המדינה, בית הנשיא, המטה הקיברנטי הממשלתי והמשרד לשוויון חברתי.
ההסכם נחתם באישור ועדת הפטור המרכזית שבמשרד האוצר.
ב-2016 האריךמינהל הרכש את תוקף ההסכם עם חברה א' בשלוש שנים נוספות.
בדומה להסכם הקודם, משרד רה"ם ביקש שוב את אישורה של ועדת הפטור המרכזית לרכוש את הרישיונות האמורים עבורו ועבור הגופים הנוספים, אך הוועדה אישרה לו הפעם לבצע את הרכש רק עבורו ועבור הגופים הכפופים לו.
במצב החדש, שבו המשרד לשוויון חברתי ביקש לרכוש פחות מ -250 ,רישיונות וכבר לא היה כפוף למשרד רה"ם נדרש להתקשר עם החברה באופן נפרד במחירים שלדברי החברה יקרים במידה ניכרת מהמחירים הנקובים בהסכם עם הממשלה.
במאי 2016 פנה המשרד לשוויון חברתי למינהל הרכש בבקשה לבצע התקשרות עם חברה א' בפטור ממכרז במחירים שנקבעו לרכש של משרד רה"ם.
מינהל הרכש ביקש מהמשרד לשוויון חברתי לגבש פתרון בשיתוף החשבות והלשכה המשפטית של ו, ו באותו חודש אישרה ועדת הפטור של המשרד לשוויון חברתי את הבקשה.
מהאמור לעיל עולה כי לגופים שכפופים למשרדים גדולים מתאפשר הלכה למעשה להתקשר עם הספקים באותם התנאים של המשרדים הגדולים, כך שהם נהנים ממיצוי יתרון גודלו של המשרד הן מבחינת כוח הקנייה והחיסכון בעלויות והן מבחינת איגום המשאבים.
לעומת זאת, משרדים קטנים, שהיקפי הרכש שלהם קטנים יחסית, לפעמים אינם יכולים להתקשר עם הספקים בתנאים שזכו לקבל משרדים גדולים בהסכם מחירים מרביים של מינהל הרכש או בהסכמים אחרים, ולעיתים אף נאלצים לשלם עבור אותו מוצר מחיר גבוה יותר במידה ניכרת מהמחיר שמשלמים המשרדים הגדולים.
יוצא אפוא כי להתקשרות של משרד מסוים על פי תנאי מכרז שביצע משרד אחר יש יתרונות, בין היתר בהיבטי עלות -תועלת ברמה הממשלתית, כגון צמצום הליכי מכרז כפולים בנושאים דומים והגדלת הסיכויים של הממשלה לזכות במחירים זולים בזכות יתרון הגודל, בדומה למכרזים המרכזיים.
לצד היתרונות, יש להביא בחשבון גם את החסרונות הטמונים בדרך הפעולה הזאת, כגון חשש לפגיעה בשוויון מול מציעים אחרים בכוח ובפועל, חשש לתרומה לריכוזיות השוק, חשש לפגיעה בעסקים בינוניים וקטנים, והחמצת השאיפה של צמצום התקשרויות בפטור ממכרז.
משרד האוצר – אגף החשב הכללי |457 .
בתשובתו ציין החשכ"ל כי סוגיית השימוש בתוצאות של מכרז על ידי משרד אחר שלא ערך את המכרז נבחנת במסגרת צוות תיקון תקנות חובת המכרזים.
כן ציין החשכ"ל כי קיים פתרון למקרים אלו בתקנות חובת המכרזים על ידי הקמת ועדות מכרזים בין-משרדיות.
בתשובתה ציינה רשות התקשוב כי ניתן לבחון את האפשרות לאפשר למשרדים להשתמש בתוצאות המכרזים שפרסם משרד אחר, ואולם הבחינה צריכה להביא בחשבון את ההסתמכות הלגיטימית של מציעים על היקף ההתקשרות הצפוי מול מפרסם המכרז, ויש לייצר מנגנון המאפשר לעדכן את תמחור המוצר או השירות בעקבות היקף התקשרות השונה מזה שהוכרז לכתחילה.
כן יש להביא בחשבון את העיקרון שבבסיס דיני המכרזים - לאפשר לספקים רבים ככל האפשר להתחרות באופן הוגן במכרזים ממשלתיים.
בנוגע ל הסכמים למחירים מרביים שעליהם חותם מינהל הרכש לטובת כלל משרדי הממשלה, ראוי לפעול לכך ש לא תוטל בהסכם כזה מגבלה המונעת ממשרדים קטנים להשתמש בו עקב היקפי שימוש נמוכים, בכפוף למשא ומתן עם הספקים ולתנאי השוק.
בתשובתו ציין החשכ"ל כי נושא זה אינו תלוי בשיקול דעת מינהל הרכש בלבד, וכפוף למשא ומתן מסחרי ולתנאי השוק באותה העת.
בתשובתו מאוקטובר 2018 צייןהמשרד לשוויון חברתי כי הוא תומך בכך שיינתן מענה למשרדים שאינם גדולים בכל הליכי הרכש, לרבות מכוח המכרזים המרכזיים.
כן הוא תומך בשיתוף פעולה עם משרדים גדולים בהליכי הפטור ובמכרזים על מנת למצות את היתרון לגודל ולהקטין עלויות ישירות ועקיפות.
שיתוף הפעולה עשוי להקטין את העלויות גם למשרד גדול מאחר שהספקים יתחרו על היקף שירותים גדול יותר.
ועדות מכרזים בין-משרדיות .
בתח"ם נקבע כי החשכ"ל רשאי למנות ועדות מכרזים בין -משרדיות נפרדות לנושאים המשותפים למשרדים אחדים.
בראש ועדה כאמור יעמוד החשכ"ל או סגנו, ובין חבריה יהיו המנהלים הכלליים של המשרדים הנוגעים בדבר, היועץ המשפטי של אחד המשרדים הנוגעים בדבר, חשב של אחד המשרדים כאמור, או נציגו של כל אחד מאלה.
בשאלון עלה כי רק שלושה מנמ"רים ( 6% ) השיבו כי משרדם ניסה לפרסם מכרז בשיתוף עם משרד אחר או משרדים אחרים.
במסגרת שיתופים אלה, שני בתי חולים ממשלתיים השתמשו במכרז שפרסם משרד הבריאות, ומדובר אפוא באותו המשרד.
מהתשובות על שאלון הביקורת עולה כי בשלוש השנים האחרונות היו מוצרים ושירותים רבים בתחום התקשוב שנדרשו בכמה משרדים, אבל המנמ"רים במשרדים השונים ביצעו עבורם התקשרויות נפרדות, בהיעדר מכרז מרכזי.
עוד עלה מהתשובות כי המשרדים לא ביקשו מהחשכ"ל להקים ועדות מכרזים בין-משרדיות כדי לבצע התקשרויות משותפות.
יתר על כן, חלק מהמשרדים אף לא היו מודעים לאפשרות זו, שיש בה כדי לחסוך במשאבים - הן בתכנון ובניהול של ההתקשרו ת והן כאמצעי להשגת תנאים טובים יותר מהספק באמצעות השימוש ביתרון לגודל של משרדי הממשלה.
בתשובתו ציין החשכ"ל כי האפשרות להקים ועדת מכרזים בין-משרדית נלמדת במסגרת קורס דיני מכרזים, שהוא חלק מתוכנית ההכשרה השנתית של חטיבת נכסים ולוגיסטיקה22.
נוכח השימוש המועט שעושים המנמ"רים באפשרות להקים ועדות מכרזים משותפות בתחום התקשוב, על מינהל הרכש לחזור ולהצביע בפניהם על האפשרות להעלות לפני החשכ"ל את הצורך בהקמת ועדות אלה.
על מינהל הרכש ורשות התקשוב לנקוט פעולות לעידוד משרדי ממשלה להקים ועדות מכרזים בין-משרדיות בהתאם לתקנות במקרים שבהם למשרדים אחדים נדרש רכש דומה.
הדברים אמורים בפרט כאשר מדובר במשרדים קטנים, מאחר שמהלך כזה יתרום למיצוי היתרון לגודל ויביא לחיסכון בעלויות.
22 ,בעניין זה ראו מבקר המדינהדוח שנתי 69א (2018 '), "מינהל הרכש הממשלתי", עמ114 - 116.
משרד האוצר – אגף החשב הכללי |459 .
היעדר מנגנון של שיתוף ידע שנצבר במשרדי הממשלה במסגרת ביצוע התקשרויות בתחום התקשוב .
איסוף נתונים לפני פרסום מכרז: משרד המעוניין לרכוש טובין או עבודה או שירות מבצע תהליך איסוף נתונים נרחב על התחום שבו נדרש הרכש .
במסגרת זו הוא אוסף דרישות מהיחידות המקצועיות בנוגע לרכש המבוקש, מבצע סקר שוק לצורכי לימוד האפשרויות הקיימות ופונה לספקים לקבלת מידע טרם ביצוע ההתקשרות (להלן - RFI אופנייה מוקדמת לקבלת מידע23 .
)על פי הוראות תכ"ם, המשרד מפרסם בפומבי את הפנייה המוקדמת לקבלת מידע באמצעות אתר האינטרנט של מינהל הרכש (להלן - אתר האינטרנט הממשלתי).
כמו כן, ועדת המכרזים המשרדית (להלן - ועדת המכרזים) מתעדת כל מידע שהתקבל וכל דיון או שיחה שהתקיימו עם מי שהגיש מענה לפנייה מוקדמת לקבלת מידע.
פרסום מכרז: על פי הוראת תכ"ם בנושא פרסום מכרז, ועדת המכרזים אחראית לפרסם לציבור מכרזים בעיתונות ובאתר ה אינטרנט הממשלתי.
בנוסח ההודעה יפורטו בין היתר הנושאים הבאים: מהות ההתקשרות המוצעת, נושאה ותקופת ה, לרבות כל זכות ברירה (אופצייה) להרחבת ההתקשרות ומסגרת הזמן למסירת הטובין או השירותים; תנאים מוקדמים להשתתפות במכרז; מסמכי המכרז וסוג המכרז.
יעדיה של רשות התקשוב, כפי שפרסמה באפריל 201824 :, הם בין היתר אלו חשיפה, עזרה הדדית ושיתוף ידע וניסיון בין מנהלי מערכות המידע הממשלתיות; קבלת מבט רוחבי על הפעילויות בארגונים השונים לצורך איתור פעילויות רוחביות פוטנציאליות ; איתור סיכונים רוחביים , כפילויות ופוטנציאל לחיסכון; איתור פוטנציאל לשיתוף פעולה ו לסינרגיה בין המשרדים ויחידות הסמך.
שיתוף ידע בין משרדים בנושא רכש בתחום התקשוב מתבצע בערוצים הבאים: 1.
פורומים וקהילות ידע שמובילה רשות התקשוב: פורום מנמ"רים, המתכנס אחת לחודש ומנהל קבוצת וואטסאפ, שחברי הפורום יכולים להתייעץ באמצעותה; ופורום מנהלי רכש טכנולוגי, המתכנס אחת לרבעון.
קטלוג מערכות ממשלתי וקטלוג ספקים ממשלתי: רשות התקשוב הקימה ב -2016 את שני הקטלוגים ומעדכנת אותם בכל שנה, במטרה לאפשר למשרדים למצוא קשרים ושיתופי פעולה בין -משרדיים ולהציף מגמות ואמות מידה ממשלתיות.
23 RFI (Request for Information) - מסמך אשר תכליתו השגת מידע כתוב אודות יכולות של ספקים לביצוע תכולת עבודה או לספק מוצר העונה להגדרות מסוימות.
24 תקשוב ממשלתי- מבט על פעילות 2018.
קטלוג המערכות כולל מידע על המערכות העיקריות הקיימות בכל משרד ובכללו תיאור המערכת, התשתית שעליה היא בנויה, שם הספק וסטטוס המערכת.
במ אי 2018 כלל הקטלוג נתונים על כ - 1,200 .
קטלוג הספקים כולל מידע על החברה, המוצרים שהיא מספקת ורשימת המשרדים להם היא נותנת שירות .
במאי 2018 כלל הקטלוג נתונים על כ-190 .
אתרהאינטרנט הממשלתי של מינהל הרכש: באתר מפורסמות הודעות בדבר מכרזים משרד יים, פניות מוקדמות של משרדים לקבלת מידע, מכרזים מרכזיים והסכמי מחירים מרביים.
מהתשובות לשאלון הביקורת עולה, בין היתר, כי מרבית המשרדים מבררים אם משרדים אחרים פרסמו מכרז בנושאים שמשרדם מתעניין בהם באמצעות פורום מנמ"רים (87% ) או באמצעות חיפוש מכרזים דומים באתר האינטרנט הממשלתי (64% ).
עוד עלה כי89% מהמנמ"רים שענו על השאלון השיבו שהיו מפיקים תועלת ממאגר מידע זמין וכולל על המכרזים שפרסמו משרדים אחרים, משימוש במסמכים שלהם ומהידע שנצבר בתהליך, וציינו שהנתונים הבאים צריכים להיכלל במאגר: תובנות המשרד מהמכרז (85% ); סקרי שוק (כולל RFI ) (85%) ; הספק שזכה במכרז (77% ); ורשימתהמציעים לכל מכרז (60% .
) המנמ"רים ציינו נתונים נוספים שצריכים להיכלל במאגר ובהם אלו: מידת שביעות הרצון מהספק, הצעות מחיר שנפסלו וכן תבניות ל מכרזים לפי סוגי שירותים או מוצרים, שיקלו על עריכת מכרז חדש.
עוד עלה משאלון הביקורת כי שניים מששת הנושאים העיקריים שלדעת מנמ"רים גורמים להתמשכות תהליך המכרז וביצוע ההתקשרות הם אלו: איסוף דרישות מהלקוחות ( 43% ) וביצוע סקר שוק(כולל RFI( )32%) .
משרד מבקר המדינה מעיר לרשות התקשוב ולמינהל הרכש כי הערוצים לשיתוף ידע ממשלתי שבהם משתמשים המנמ"רים על מנת לברר אם משרדים אחרים פרסמו או עומדים לפרסם מכרז בנושאים שמשרדם מתעניין בהם לוקים בחסר.
בירור בפורומים מקצועיים, לרבות פורום מנמ"רים וק בוצות הווטסאפ, מותנה בתגובות המשתתפים סמוך למועד הפנייה.
זאת ועוד, המידע בפורומים ובקבוצות אינו מתועד ואינו מנוהל באופן המאפשר את אחזורו וניתוחו במועד אחר על מנת לאתר צרכים משותפים לכלל המשרדים.
בירור באתר האינטרנט הממשלתי מניב רק את המידע שהמשרד פרסם לציבור, ואינו כולל מידע רב שהמשרד צבר בתהליך פרסום המכרז ובהתקשרות עצמה.
ואולם, המידע שנצבר עשוי לקצר את תהליך המכרז של המשרד האחר , כגון סקר שוק, איסוף דרישות הלקוח ותובנות מהמכרז.
משרד האוצר – אגף החשב הכללי |461 .
קטלוג המערכות מכיל נתונים כלליים החלים רק על המערכות העיקריות הקיימות בכל משרד, ואינו כולל מידע על כל ההתקשרויות שביצע כל אחד מהמשרדים ואת מסמכי ההתקשרות.
בתשובה שנייה של רשות התקשוב מדצמבר 2018 מסרה הרשות, כי בכוונתה להוסיף כלי לשיתוף ידע שיסייע בפעילויות הפורומים וקהילות הידע ויאפשר את תיעודו, אחזורו וניתוחו של המידע.
במהלך 2019 יבוצע פיילוט בכלי זה מול שתי קהילות ידע, ועל בסיסו יוחלט בדבר המשך השימוש בו.
בנוגע לאתר האינטרנט הממשלתי מסרה רשות התקשוב, כי זמינות המידע אכן חשובה ויכולה להועיל בקיצור תהליכי מכרזים דומים, ולכן היא תשמח לסייע למינהל הרכש לבחון כלי מתאים לאיסוף מידע כאמור.
בנושא הקטלוגים מסרה רשות התקשוב כי רמת הפירוט של הקטלוגים מספקת, ומאפשרת לה לקשור באופן יעיל בין תחומים ונושאים דומים שהמשרדים מתמודדים מולם לבין משרדים שכבר התמודדו עם הנושא בעבר.
לכן אין בכוונתה להעמיס על קטלוג המערכות מידע נוסף שאינו משרת את התכלית שלשמה נוצר.
במענה לשאלון הציעו המנמ"רים דרכים נוספות לשיפור שיתוף הידע ביניהם ובהן אלו: הגדרת רפרנטים ברשות התקשוב ובמינהל הרכש שתפקיד ם יהיה לסייע למשרדים למצוא שיתופי פעולה ושיתופי ידע; פרסום על הכוונה של משרד לפרסם מכרז; ובחינת האפשרות שמשרד ים יוכלו ל השתמש בתוצאות מכרזים של משרדים אחרים.
המשרד לביטחון הפנים הקים ב-2017 פורטן (המונח העברי ל- portal) בשיתוף משטרת ישראל , שירותי בתי הסוהר והרשות הארצית לכבאות והצלה, אש ר מרכז נתונים על מכרזים קיימים, ספקים ותוכניות למכרזים ולרכש עתידיים.
בבסיס המערכת טמונה האפשרות של כל גוף לבצע רכש על סמך מכרזים שפרסמ ו הגופים האחרים באותו המשרד.
אלו הן מטרות הפורטן25 : לשפר את הממשק בין המשרד לגופיו, במטרה לייצר תמונה טובה ומקיפה של המכרזים הקיימים ושל ת וכניות העבודה למכרזים ו לרכש עתידיים; לייעל את עבודת המשרד וזרועותיו תוך קידום שיתוף המידע והרכש ההדדי; לחסוך יציאה מיותרת למכרזים ש מקיימים גופים אחרים באמצעות ביצוע רכש משותף במחירים המנצלים את היתרון לגודל , לתועלת כל המשתמשים; לשתף פעולה בכתיבת מפרטי מכרזים ובגיבוש מכרזים משותפים.
מינהל הרכש הקים בתחילת 2018 את מערכת נעמ"ה לניהול עבודת ועדות המכרזים המשרדיות ובכללה הפעולות האלה: ניהול מסמכי ההתקשרות ובפרט המסמכים המוצגים בפני הוועדה, ניהול החלטות הוועדה, הפקת הפרוטוקולים של הוועדה באופן אוטומטי, אפשרות לפרסם באופן אוטומטי באתר האינטרנט הממשלתי הודעה בדבר המכרז ולצרף מסמכים רלוונטיים מהמערכת.
במועד סיום הביקורת נמצאה המערכת בשלב הבדיקה המקדימה (פיילוט), והיא צפויה להיפרס במשרדים בסוף 2018 .
25 מטרות הפורטן הוצגו בידי אגף תכנון, תקצוב ובקרה של המשרד לביטחון הפנים להנהלת המשרד.
משרד מבקר המדינה מעיר לחשכ"ל ולרשות התקשוב כי אף שמערכת נעמ"ה חשובה, היא לא מספקת את מלוא הצרכים.
בהיעדר מאגר מידע בנושא המכרזים שמפרסמים משרדי הממשלה, הכולל תמונה מקיפה על המכרזים ועל תוכניות עבודה למכרזים ורכש עתידיים, משרד ממשלתי אינו יכול לדעת בעוד מועד על כוונת משרדים אחרים לפרסם מכרזים דומים למכרז שהוא מתכנן לפרסם, ידע שהיה מאפשר לגבש מכרזים משותפים, ליזום יציאה ל מכרז מרכזי וכן להשתמש בידע שנצבר בתהליך ההתקשרות של משרדים אחרים .
על מינהל הרכש לבחון את הצורך להקים מאגר מידע, בדומה לפורטן הקיים במשרד לביטחון הפנים.
אם יוחלט לאחר הבחינה להקים את המאגר, ראוי לבחון אם אפשר להקימו על בסיס הפורטן האמור או כתוספת למערכת נעמ"ה.
בתשובתו ציין החשכ"ל כי מקובלות עליו הערות משרד מבקר המדינה, והנושא ייבחן על המשמעויות הנלוות לכך.
בתשובתה ציינה רשות התקשוב כי תשמח לסייע למינהל הרכש ולשתף פעולה - ככל שיוחלט ליצור מאגר מידע מובנה במינהל הרכש הכולל מידע אודות מכרזים, פיתוחים ואיכות ספקים - ולרכז את העברת המידע מאגפי מערכות המידע אל המאגר המובנה שיוקם.
התחשבות בביצועים הקודמים של הספקים בהתקשרויות עם הממשלה כאמת מידה לבחינת התקשרויות חדשות של הממשלה .
הדין בישראל בנוגע לתנאים להשתתפות במכרז: בתח"ם נקבעו תנאים מוקדמים להשתתפות במכרז, כגון עמידה בדרישות תקן ישראלי רשמי (אם הוא קיים).
ניתן להתנות את ההשתתפות במכרז בתנאים ענייניי ם נוספים ובהם הניסיון של המעוניין להשתתף במכרז, כישוריו, היקף פעילותו וקיום המלצות על אודותיו.
כמו כן, בתח"ם נקבעו אמות מידה - שאפשר להעמידן בין תנאי המכרז - לבחירת ההצעה שתעניק את מרב היתרונות לעורך המכרז, ובהן מידת שביעות הרצון מאופן ביצוען של התקשרויות קודמות.
אם עורך המכרז החליט לקבוע אמת מידה זו, עליו לציין זאת במסמכי המכרז ולהגדיר כיצד תתבצע ההערכה.
הדין בארצות הברית : החוק האמריקאי לייעול הרכש הפ דרלי ( FASA)26 .
חוק זה הפך את ההתחשבות בביצועי העבר של המציע מאמת מידה אסורה לאמת מידה מרכזית וחיונית בכל התקשרות פדרלית.
26 Federal Acquisition Streamlining Act משרד האוצר – אגף החשב הכללי |463 .
"הוטלה חובה לכלול אמת מידה זו בכל מכרז "גמיש27 שערכו צפוי לעלות על 100,000 דולר.
נוסף על כך, הרשויות הפדרליות הונחו לאסוף מידע בדבר ביצועי הספקים שהן מעסיקות, ועל כל אחת להקים מאגר מידע פדרלי המעניק ציון לכל ספק שערך ההתקשרות שלו עם הרשות הפדרלית גבוה מ- 100,000 דולר.
מאגרים כאלו הוקמו ובמועד סיום הביקורת, אוגוסט 2018 , הם היו בשימוש.
הממשל הפ דרלי פרסם ב -2000 מסמך מדיניות 28 שעניינו בחינת ביצועי העבר של הספקים בהתקשרויות קודמות.
מסמך זה מפרט שורה של הנחיות בנוגע לאופן הערכתן של ההצעות שמוגשות למכרז וכן לאופן הערכת ביצועיו של הספק שנבחר.
מסמך המדיניות מדגיש כי הערכת ביצועי הספק שנבחר משרתת שתי מטר ות: יצירת "בנק הערכות", שיאפשר לבחור את הספקים הטובים ביותר בהתקשרויות עתידיות, ושימוש במנגנון ההערכה ככלי ניהולי, שימריץ את הספק לשפר את ביצועיו כדי לזכות עליהם בהערכה חיובית.
על פי תקנות הרכש של הממשל הפדרלי ( FAR ), יש להעריך רק התקשרויות שהסתיימו שלוש שנ ים או פחות מכך לפני מועד עריכת המכרז.
לכן מסמך המדיניות הפדרלי ממליץ כי במסמכי המכרז יידרש המציע לציין בהצעתו בין חמש לעשר התקשרויות שהסתיימו בשלוש השנים האחרונות, ובכללן - שלא עם הממשל הפדרלי.
כמו כן, מומלץ שאמת המידה בדבר ביצועי הספק תישקל ברמה של 25% לפחות מההערכה הכללית של ההצעה, על פי אופי ההתקשרות.
שקלול ביצועי העבר במכרזים הממשלתיים: מהתשובות לשאלון הביקורת עולה כי 74% מהמנמ"רים שענו עליו נוהגים לשקלל בציון האיכות של המציע את הניסיון שלו עם משרדים אחרים או ניסיון קודם בפרויקטים דומים.
נוסף על כך, לדעת 87% מהמשיבים, כדאי לנהל מאגר מידע ממשלתי שיהיה אפשר ללמוד ממנו על ניסיון העבר עם ספקים שביצעו פרויקטים עבור גורמי ממשלה כדי שמידע זה יובא בחשבון בעת בחירת הספק.
מינהל הרכש ומשרדים אחדים כתבו מכרזים ובהם התייחסו לפסילה של מציע בעקבות חוות דעת שלילית מגורם ממשלתי אחר.
לדוגמה, במכרז מרכזי 7-2016 להספקת מערכת ניהול ואבטחת מכשירים ניידים נכתב, כי "עורך המכרז שומר לעצמו את הזכות לפסול על הסף מציע אשר עבד בעבר עם עורך המכרז או עם גורם ממשלתי אחר, כספק ציוד או שירותים ונמצא כי לא עמד בסטנדרטים של הציוד או השירות הנדרש, או שנמצא כי קיימת בעיה באמינותו או שקיימת לגביו חוות דעת שלילית בכתב על טיב עבודתו.
כן שומר לעצמו עורך המכרז את הזכות לפסול על הסף מציע אשר הגיש הצעה למכרז קודם של עורך המכרז או של גורם ממשלתי אחר ונמצא כי הגיש הצעה או הצהרה שקרית".
27 מכרז גמיש בארצות הברית - מכרז ש בו מתקיים הליך ניהול מו"מ עם המציעים שהצעותיהם נמצאו מתאימות.
28 Best Practices for Collecting and Using Current and Past Performance Information :.
ראו https://obamawhitehouse.
gov/omb/best_practice_re_past_perf 464 |דוח שנתי 69ב .
מרבית המנמ"רים נוהגים לתת מש קל בקביעת ציון האיכות של המציע לניסיון העבר שלו עימם או עם משרדים אחרים.
ואולם, המידע בנושא זה אינו מנוהל בממשלה במרוכז - בין במינהל הרכש ובין ברשות התקשוב.
בהיעדר ניהול של המידע, בכל הצעה למכרז אמור המשרד לאמת את המידע שמסר מגיש ההצעה בדבר ניסיונו הקודם עם משרדים אחרים.
זאת ועוד, ייתכן שלמשרד לא יהיה מידע על ניסיון קודם כושל שהיה למציע עם משרד אחר, מאחר שהמציע לא ציין בהצעתו את התקשרו תו עם אותו משרד בעבר.
על רשות התקשוב והחשכ"ל לשקול להקים מאגר מידע ממשלתי שבו יירשמו חוות הדעת של המנמ"רים על טיב עבודת הספקים, בדומה למאגרים שהוקמו בארצות הברית.
מאגר כזה יכול לתרום לשיפור רמת השירות של הספקים בהתקשרויות הקיימות ולסייע בבחירת הספקים הטובים ביותר בהתקשרויות עתידיות.
ככל שיוקם מאגר מידע בנושא, מומלץ להרחיב אותו גם להתקשרויות שאינן בהכרח בתחום התקשוב.
בתשובתו הודיע החשכ"ל כי ההערה מקובלת וכי הנושא ייבחן מול רשות התקשוב, על המשמעויות הנלוות לכך.
שיתוף כלל המשרדים בקוד תוכנה שפותח עבור הממשלה .
2 (להלן- הוראת ההסדרה) חלה על "הסדרת קניין רוחני בתחום המחשוב בממשלה", והיא עוסקת בעיקר בתוכנות שאינן מוצרי מדף ונוצרות עבור המדינה לפי דרישותיה - בידי נותני שירותים או בידי חברות חיצוניות המפיקות תוצרים במסגרת התקשרויותיהן עם המדינה.
מטרת הוראת ההסדרה היא לפרט הנחיות לעיגון הבעלות של הממשלה על תוצרי הידע שנוצרים על ידה או עבורה בעקבות הסכם בתחום התקשוב, וכן כדי להבטיח את זכות השימוש עבור יחידות ממשלה אחרות.
בהוראת ההסדרה מצוין כי ב רירת המחדל בפרויקט שהמדינה מזמינה היא שהבעלות על תוצרי הפרויקט, לרבות זכויות הקניין הרוחני, היא של המדינה , וכי המש רד המזמין יהיה רשאי לעשות שימוש בלתי מוגבל בפרויקט (לרבות העברת הפרויקט בין היחידות הממשלתיות השונות, ביצוע פיתוחים עתידיים וכיוצא באלו).
אם יש רכיבים בפרויקט שהם מוצרי מדף וסוגיית הבעלות אינה ברורה בהם, יקפיד המשרד לקבל רישיון שימוש בהיקף הנדרש לצורך הפרויקט או בהיקף רחב יותר.
שימוש של משרד אחד במערכת מידע שפיתח משרד אחר: בשאלון הביקורת ציינו 45% מהמנמ"רים שהשיבו עליו, כי משרדם ביקש בשלוש השנים האחרונות להשתמש במערכת מידע או בכלים אחרים שפיתח משרד אחר , וכי משרד האוצר – אגף החשב הכללי |465 .
רק שלוש בקשות מ-21 (14% ) לא נענו.
להלן דוגמאות למשרדים שעשו שימוש במערכות שפיתחו משרדים אחרים: משרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים (להלן - משרד העבודה), הכנסת, משרד הפנים, המשרד להגנת הסביבה והרשות הממשלתית למים ולביוב (להלן - רשות המים) עשו שימוש במערכת "נועם" שפיתח משרד העלייה והקליטה (להלן - משרד הקליטה) לניהול כל סוגי הפניות לוועדת מכרזים באמצעות עובדי מדינה ונותני שירותים; משרד החינוך והמשרד להגנת הסביבה עשו שימוש במערכת תו"ת לתכנון ולניהול תקציב המשרד שפיתח משרד הקליטה; רשות האכיפה והגבייה עשתה שימוש במודול ניטור ממשקים שפיתח משרד המשפטים; רשות התקשוב עשתה שימוש במערכת שרו"ת לניהול תהליכי רכש ותקציב שפיתחה הנהלת בתי המשפט.
מהאמור לעיל עולה כי קיימים צרכים דומים במשרדים השונים, וכי משרדים מפיקים תועלת משימוש במערכות שפותחו במשרדים אחרים גם בהיבט של חסכון בכספי ציבור.