HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
לכל משרה יש שלושה מאפיינים: תואר המשרה - שמה הרשמי; דרישות המשרה - תנאים שונים, כגון ההשכלה והניסיון הנדרשים מן האדם הממלא את המשרה; ותיאור התפקיד - המטלות שעל נושא המשרה למלא, סמכויותיו וסביבת העבודה שלו.
תקן במשרד ממשלתי צריך להיקבע על פי דרישות העיסוק של כל משרה ולפי התכונות והכישורים הנדרשים לביצוע יעיל של התפקיד.
היקף כוח האדם התקני בשירות המדינה מוסדר מכוח חוק יסודות התקציב, התשמ"ה- 1985 .
הסמכות להסדיר את ההיבטים הנוגעים למספר המרבי של משרות שהממשלה רשאיתלאייש (שיא כוח האדם) ניתנה בחוק זה לשר האוצר, והוא אצל אותה לממונה על התקציבים במשרד האוצר.
יש להבחין בין תקן כוח האדם של גוף ממשלתי ובין מצבת העובדים בו בפועל, דהיינו מספר המשרות המאוישות בתקן.
בתרשים 3 שלהלן מוצגים נתונים של משרד רה"םעל מספר המשרות - של עובדים קבועים ושל סטודנטים - שנקבעו בתקן הארכיון , ועל מספר המשרות שהיו מאוישות בפועל במאי 2015 .
)(לא כולל מתנדבים גנזך המדינה 295 .
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 תרשים3 .
מספר המשרות שבתקן הארכיון ומספר המשרות שהיו מאוישות במאי 2015 .
המקור: משרד ראש הממשלה .
מהתרשים עולה שעל פי נתוני משרד רה"ם, 18.
5 משרות בתקן כוח האדם של הארכיון, שהן קרוב לרבע המשרות שבו, לא היו מאוישות במאי 2015 :10.
5 ממשרות העובדים ו -8 ממשרות הסטודנט.
חלק ממשרות העובדים לא אוישו זה שנים, האחת לא אוישה מדצמבר 1975 , השנייה- משנת 1995 , השלישית- משנת 2007 , משרה וחצי נוספות לא אוישו מפברואר 2012.
ביוני 2015 סיכם משרד רה"ם עם הגנז כי אפשר לאייש 7.
15 ,משרות פנויות בארכיון ובנובמבר 2015 נמצא כי הליכי מכרז לאיוש שתיים מהן נמצאים בעיצומם.
על פי תשובת ארכיון המדינה, בדצמבר 2015 .
עדיין לא אוישה שום משרה מהמשרות הפנויות .
בשנים 2014 ו- 2015 , לפני מועד סיום הביקורת, היה כאמור הארכיון בשלבים ראשונים של יישום רפורמה שעיקרה שינוי מדיניות והצבת יעדים חדשים לפעילותו, כמפורט לעיל.
כמו כן עמד הארכיון לפני שינוי ארגוני שיזם, תכנן והוביל גנז המדינה, ובמסגרתו תוכננו שינויים נרחבים במבנה הארג וני שלו.
כפי שיוסבר להלן, שני תהליכים אלה היו שלובים זה בזה: השינוי הארגוני נועד, על פי הגנז, להתאים את המבנה הארגוני של הארכיון ליעדים החדשים שהותוו ברפורמה.
באפריל 2015 אישרה נש"ם את השינוי הארגוני.
בתרשימים שלהלן יוצגו המבנה הארגוני של ארכיון המדינה עד אמצע שנת 2015 והמבנה הארגוני שאישרה נש"ם באפריל 2015.
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 תרשים4 .
המבנה הארגוני של הארכיון (עד אמצע שנת 2015) .
המקור: ארכיון המדינה.
המבנה הארגוני שאושר לארכיון בשנת 2015 .
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 שינוי ארגוני עשוי לכלול שינויים בתוארי משרות, במתחי דרגות, בכפיפויות, בהגדרות תפקידים ובתנאי שכר.
במסגרת שינוי כזה יש המתקדמים לתפקיד בכיר ומתגמל יותר ויש שעלולים להיפגע.
מטבע הדברים, שינוי כזה, ואף שינוי ביעדים ובמשימות הארגון, עשויים לעורר התנגדות של עובדים - רובם או מקצתם.
שני התהליכים האמורים שבוצעו בארכיון - רפורמה שכוללת גיבוש יעדים חדשים לארכיון ושינוי נרחב במבנה הארגוני - עוררו התנגדות של חלק ניכר מהעובדים והמנהלים בארכיון.
להלן יובאו פרטים בדבר גיבוש השינוי הארגוני והשפעותיו על כמה מיחידות הארכיון.
הצעות לשינוי המבנה הארגוני ואישורו גוף ממשלתי שמבקש לבצע שינוי ארגוני נדרש לפעול על פי מודל כללי לעיצוב שינוי ארגוני שקבעה נש"ם, לראשונה בשנת 2002 , שעיקרו רשימת מסמכים שהגוף האמור נדרש להציג לה.
כדי שיאושר למשרד ממשלתי לבצע שינוי ארגוני, אשר פועל יוצא ממנו הוא שינוי בתקן, על המשרד לפרט בין היתר את המטרות והיעדים של המבנה הארגוני המוצע ולהגדיר את התפוקות הצפויות מהיחידה שבה עתיד השינוי להתבצע ואת ההשפעות הרוחביות הצפויות של מרכיבי השינוי.
הצעה ראשונה בספטמבר 2012 גיבשה סגנית הגנז נוסח ראשוני של הצעה לשינוי ארגוני בארכיון, בסיוע יועץ ארגוני אשר שכר משרד רה"ם.
באוקטובר 2013 גיבשה הסגנית בשיתוף מנהלי מחלקות בארכיון, לאחר עבודת מטה עם אגף משאבי אנוש במשרד רה"ם (להלן – אגף משא"ן), נוסח מעודכן של ההצעה שבמסגרתו גובשו תיאורי תפקיד חדשים בתקן הארכיון.
בנוסח מעודכן זה כבר הוטמעו הערות של נציגת נש"ם, הוא גובש על דעת הגנז והוטמעו בו גם הערותיו.
בסך הכול ארכה תקופת גיבוש הנוסח המעודכן כשנתיים וחצי, ולצורך ביצועו נדרש אישור נש"ם.
בנוסח המעודכן פורטו תפקידי ארכיון המדינה, לרבות פיקוח והדרכה, והוא כלל את עיקרי המדיניות שהתווה הגנז, לרבות שינויים מהותיים בתפיסת ההפעלה של הארכיון: מעבר מארכיון פיזי לארכיון מקוון, פתיחת הארכיון לציבור הרחב, פרויקט סריקת מסמכים "תעשייתי" ופרויקט הנגשה של המסמכים לציבור.
המבנה הארגוני המוצע נועד לאפשר מתן שני סוגים עיקריים של שירותים: שירותי הנגשה לציבור ושירותי מידע וקליטה מגופי הממשל, ובכלל זה פיקוח, רישום והעשרה של החומרים המתקבלים מהגופים.
בנובמבר 2013 , חודש לאחר גיבוש הנוסח המעודכן, הודיע הגנז לסגניתו שהוא מתנגד לקידומו וליישומו של שינוי ארגוני על פי הנוסח המעודכן שהיא גיבשה והוא מקבל על יו לקדם מתווה אחר לשינוי ארגוני.
הגנז הודיע גם על כוונתו לגבש תיאורי תפקיד אשר כוללים משימות מסוימות שלגביהן התגלעה מחלוקת בינו ובין כמה מהמנהלים בארכיון.
בעניין זה מסר הגנז למשרד מבקר המדינה כי גיבוש השינוי הארגוני "אותחל מחדש בסוף 2013 " לנוכח החלטת הממשלה מנובמבר 2013 .
וסירוב של עובדים לעסוק במשימות החדשות ממסמכי הארכיון, ובהם תכתובות ענפות בדואר האלקטרוני, עולה מחלוקת עמוקה בין הגנז ובין סגניתו ומנהלים אחרים בארכיון בנוגע למבנה הארגוני המתאים לארכיון ותפקידיהם של חלק מעובדיו.
ניסוח המסמכים מעלה שבאותה עת שררו בארכיון יחסי עבודה עכורים שהגיעו לעתים לכדי אי-אמון הדדי.
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 הצעה שנייה בפברואר 2014 גיבש הגנז הצעה שנייה למבנה ארגוני חדש לארכיון, ובספטמבר 2014 הוא עדכן את הצעתו.
לצורך אישור המבנה הארגוני החדש נעשתה עבודת מטה שבה השתתפו נציג נש"ם הגנז ולעתים גם סגניתו, ובאפריל 2015 אישרה נש"ם את השינוי הארגוני המבוסס על הצעת הגנז.
גנז המדינה השיב למשרד מבקר המדינה כי הצעתו למבנה ארגוני התבססה על הצעתה של סגניתו למבנה ארגוני, ולצד זאת הוא הוביל תפיסה מקצועית חדשה.
על פי תפיסה זו, הסביר הגנז, כל ארכיונאי יוכשר לבצע מגוון משימות הנוגעות לתפקידי הליבה של הארכיון.
עוד טען הגנז כי אפשר יהיה לפשט את תהליכי קבלת העובדים לארכיון.
הגנז הוסיף כי הוא הקפיד לעדכן את ועד העובדים של משרד רה"ם בנוגע לשינויים הללו.
: הגדרת תפקידי הארכיון בהצעות למבנה ארגוני נדרש מגיש ההצעה, על פי המודל שקבעה נש"ם, לפרט את עיקרי תפקיד היחידה שבה מוצע לעשות שינוי.
בחוק הארכיונים הוגדרו כאמור שני תפקידיו העיקריים של הארכיון: הטיפול בחומר ארכיוני, והעמדתו לרשות הציבור בכפוף למגבלות החוק, וכן הפעלת ממשקי עבודה עם מאות גופי ממשל, בהתאם לסמכויות הרחבות של הגנז על פי החוק.
הפעלת הממשק עם גופי הממשל כוללת גם פיקוח על סדרי הארכיונים בגופים, על שמירת החומר בהם ועל ביעורו.
חוק הארכיונים ותקנות שהותקנו מכוחו מגדירים את היקף פעולותיו של הארכיון במישור הלאומי ואת מגוון קשרי הגומלין שלו עם מאות גופים21 .
,בהצעתו ציין הגנז שמשימות הארכיון הוגדרו מחדש לצורך ביצוע החלטת הממשלה לדוגמה זיהוי רשומות בעלות ערך היסטורי והבאתן להפקדה בארכיון; סריקת רשומות הנייר שנאספו מקום המדינה ועד סוף "עידן הנייר"; והכנת רשומות לצורך הנגשתן לציבור על ידי רישום, קטלוג וחשיפה.
נמצא שהצעתו של הגנז לשינוי המבנה הארגוני התמקדה בעיקר בתפקידיו של הארכיון בתחום התיעוד.
תפקידי הארכיון בנוגע לגופי הממשל צוינו בקצרה, באופן שמשקף צמצום ניכר ומהותי בכל הנוגע לתפקיד הארכיון בתחום הפיקוח על שמירת חומרים במשרדי הממשלה והעברתם לארכיון22 .
בהצעת הגנז לא צוין במפורש תפקיד הארכיון כמפקח על סדרי הארכיונים במוסדות המדינה וברשויות המקומיות, ולא בא לידי ביטוי ההיקף הרחב של סמכויות הארכיון בנוגע למאות גופי ממשל.
באפריל 2015 העביר נציג נש"ם לסמנכ"ל בכיר למינהל ולמשאבי אנוש במשרד רה"ם (להלן - הסמנכ"ל למינהל) סיכום של השינוי הארגוני המתוכנן בארכיון המדינה, ובכך ניתן אישור לביצוע השינוי.
גם בסיכום זה פורטו המשימות של הארכיון, בדגש על .
21 לדוגמה: "הגנז רשאי לבדוק כל חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות, לצלמו ולהעתיקו"; "הגנז ינהל פנקס חומר ארכיוני הנמצא בידי בעלים פרטיים"; "הגנז רשאי לדרוש מכל אדם ידיעות על חומר ארכיוני הנמצא בבעלותו או בהחזקתו"; "הגנז רשאי לצוות על צילומו והעתקתו של כל חומר ארכיוני כאמור לפני ביעורו, ועל הפקדת התצלום וההעתק בגנזך"; לא יוצא חומר ארכיוני מישראל אלא אם כן התקיים לגביו אחד מכמה תנאים שפורטו בחוק, שמשמעם כי הגנז נתן אישור מסוים לצורך ההוצאה.
22 "לזהות ולאס וף ממוסדות המדינה תיעוד הנוצר אצלם ושיש לו ערך היסטורי; לשמור ולשמר אותו; לפתוח אותו לעיון הציבור הרחב".
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 תפקידי הארכיון בתחום התיעוד, והפחתה ניכרת של תפקידיו מול גופי הממשל, לרבות משימת הפיקוח שהוטלה עליו לפי חוק.
: תפקידי עובדי הארכיון בתחום הפיקוח אחד מתפקידי הארכיון, על פי חוק הארכיונים, הוא כאמור הפעלת ממשקי עבודה עם מאות גופים (מוסדות המדינה ורשויות מקומיות) לצורך פיקוח על סדרי הארכיונים שלהם, על שמירת החומר בהם ועל ביעורו.
בהתאם לכך כלל המבנה הארגוני הקודם יחידת פיקוח, כפי שמוצג לעיל, ועל עובדיה הוטלו כאמור כמה משימות פיקוח.
במהלך הדיונים של אגף משא"ן במשרד רה"ם עם הגנז, העיר האגף כי לפי המבנה הארגוני המוצע של הארכיון לא יוכל גוף זה למלא כנדרש את תפקידיו בתחום הפיקוח.
נמצא כי במבנה הארגוני החדש שאישרה נש"ם באפריל 2015 , בידיעה ובהסכמה של הסמנכ"ל למינהל במשרד רה"ם, לא נכללה י חידת פיקוח, ותיאורי התפקידים של ארכיונאים לא כללו משימות פיקוח.
רק בעקבות הביקורת, משעלתה שאלת העובדים שיבצעו תפקידי פיקוח, הורתה נש"ם לארכיון להביא לידי ביטוי את תפקידי הפיקוח במבנה הארגוני החדש של הארכיון, כפי שיפורט להלן.
הגנז מסר למשרד מבקר המדינה כי ע ל פי תכנית השינוי הארגוני שגיבש ושאישרה נש"ם, במבנה הארגוני החדש לא תפעל מחלקת פיקוח והדרכה ולא יועסקו מפקחים.
זאת בהתאם לתפיסתו שארכיונאי ממשל באגף ממשל יפעלו כדי להקים את אוספי הארכיון.
הוא הוסיף שעל האגף הזה מוטל להקים את אוספי הארכיון ולא לעסוק בפיקוח ובהדרכה.
בעקבות הביקורת כתב נציג נש"ם לגנז ולאגף משא"ן במשרד רה"ם כי תפקיד הפיקוח מוטל על הארכיון על פי חוק וחשוב לבצעו, ויש לשנות בהתאם לכך את תיאור התפקיד של ארכיונאי ממשל, וכן הורה לעכב ביצוע מכרזים לאיוש משרות עד שיאושר מחדש המבנה הארגוני לארכיון.
בתגובה על כך הגיש משרד רה"ם לנש"ם תיאור תפקיד מתוקן, ובו נכללה בתיאור העיסוק של ארכיונאי ממשל גם משימת פיקוח.
השינוי הארגוני המתוכנן בארכיון המדינה, שקיבל את אישור נש"ם, שיקף אפוא מערך תפקודי שאינו מתיישב עם כלל תפקידי הארכיון שנקבעו בחוק.
נש"ם השיבה למשרד מבקר המדינה כי במבנה הארגוני החדש נקראת מחלקת פיקוח והדרכה "תחום הפקדות", ועיקר כוח האדם של אגף הממשל אמור להיות מוקצה לתחום ההפקדות; תחום זה אמור לעסוק בליווי ובהנחיה של הגופים בתחום התיעוד וכן בהטמעת נהלים בנושא זה; באגף הממשל כבר יש תשתית ארגונית לתפקידי פיקוח, וגם לו יוחלט על הגברת פעילויות הפיקוח הדבר ייעשה במסגרת המבנה הארגוני המאושר.
משרד מבקר המדינה מעיר לנש"ם כי תפקידי הארכיון הם אחד הנדבכים המרכזיים בגיבוש מבנה ארגוני, גם על פי הוראות נש"ם עצמה.
כיוון שתפקיד הפיקוח מוטל על הארכיו ן מכוח חוק הארכיונים, הרי שבמסגרת גיבוש מבנה ארגוני צריך היה להביא בחשבון גם את משאבי כוח האדם שנדרשים לצורך מילוי תפקיד זה, על מרכיביו השונים כמפורט לעיל.
על נש"ם, הסמנכ"ל למינהל וגנז המדינה לוודא שבמבנה הארגוני שיזם הגנז הוקצו תשומות מתאימות, גם בתחום הניהול, לצורך ביצוע תפקידי הפיקוח של הארכיון.
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 קיום התייעצויות בנוגע ליישום הרפורמה 1.
מתכתובות פנימיות של הארכיון בשנים 2014 ו- 2015 , פרק הזמן שבו גובש המבנה הארגוני החדש, עולים חילוקי דעות בין כמה מעובדי הארכיון ובין הגנז.
בהצעה לשינוי ארגוני, אשר הועברה לעיונם של גורמים רבים, בהם כל עובדי הארכיון, עובדים ביחידות אחרות של משרד רה"ם ועובדים בנש"ם, פירט הגנז חולשות שהוא ראה במאפייני עבודתם של רוב עובדי הארכיון ובכישוריהם של רוב המנהלים בארכיון.
בספטמבר 2014 הגיש הגנז לעובדי הארכיון את הצעתו לשינוי המבנה הארגוני של הארכיון, וציין שלא צפויים לחול בה שינויים עקרוניים.
במבנה הארגוני שהציע הגנז לא נכללה אחת מיחידותיו של הארכיון - מחלקת תיעוד והנצחה.
מחלקה זו נועדה למלא את התפקידים שהוטלו על גנז המדינה בחוק הנצחת זכרם של נשיאי ישראל וראשי ממשלותיה, התשמ"ו- 198623.
נמצא כי החלטת הגנז בעניין זה התקבלה בלא שהתייעץ עם מנהל המחלקה ובלא שהביא את הדבר לידיעת עובדי המחלקה.
באוקטובר 2014 נפגשו כמה מעובדי הארכיון עם המשנה למנכ"ל משרד רה"ם והעלו טענות לגבי החלטות שקיבל הגנז בנושאים שונים שבתחום עיסוקו של הארכיון, כמו פיקוח על מוסדות ציבור, חשיפת חומר ארכיוני והפעלת אולם קריאה.
הם הציעו למנות צוות שיבדוק את הנעשה בארכיון.
על פי מכתב שכתבו שבעה מעובדי הארכיון, בהם מנהלי יחידות, בנובמבר 2014 למשנה למנכ"ל, עובדי הארכיון לא התנגדו לעיקרי השינויים שביקש הגנז לקדם, אולם הם התנגדו לה צעתו לשינוי ארגוני כיוון שהיא גובשה, לדבריהם, ללא שיתוף מנהלי המחלקות וללא התייעצות עמם.
המשנה למנכ"ל קיים שני דיונים שבהם השתתף בין היתר גנז המדינה - בנובמבר 2014 ובינואר 2015 .
בדיון הראשון ציין המשנה למנכ"ל כי לעובדי הארכיון טענות בהיבט המקצועי, הנוגעות להחלטות הגנז בנושא שינוי ביעדי הארכיון ובמשימותיו, וכן טענות בהיבט הניהולי, בין השאר בנושא יחסי עבודה עכורים ואי-שיתוף של הנהלת הארכיון בקביעת המדיניות ובקבלת החלטות.
בדיון הוחלט בין השאר כי הגנז יבהיר לעובדים את מדיניותו המקצועית; כי ייבחנו דרכים להקמת מנגנוני ניהול ובקרה אשר יסייעו לגנז לקדם את עבודת הארכיון בכלל, ואת תכניתו לרפורמה בפרט.
בדיון השני הסביר הגנז שהוא אינו מכנס את פורום ההנהלה של הארכ יון מסיבות ניהוליות.
המשנה למנכ"ל החליט, בנוגע להיבט המקצועי, להקים צוות תומך לקידום תהליך הרפורמה, אשר יתכנס בתדירות גבוהה (לפחות אחת לחודשיים) ו"יבקר קבלת החלטות משמעותיות תוך מתן ביטוי למגוון דעות".
עוד החליט שעד תחילת פברואר 2015 יגיש משרד רה"ם כתב מינוי שיפרט את רשימת החברים בצוות, את סמכויותיו ואת תחומי אחריותו.
23 במסגרת הפעולות להנצחת זכרו של מי שכיהן כנשיא המדינה או כראש הממשלה, רשאית הממשלה להורות לגנז לבצע פעולות שפורטו בחוק - כולן או מקצתן - ובכלל זה לכנס את החומר התיעודי על פעולותיו של בעל התפקיד האמור, לפרסם את מבחר נאומיו, הרצאותיו וכתביו ולהציג בפומבי את כתביו.
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 נמצא כי רק באוגוסט 2015 מינה מנכ"ל משרד רה"ם את הצוות שנועד על פי כתב המינוי ללוות את תהליכי יישום הרפורמה הדיגיטלית בארכיון המדינה ולייעץ לגנז בנוגע לסוגיות מרכזיות הנוגעות לביצוע הרפורמה, כדי לטייב את תהליכי קבלת ההחלטות ולהעצים את מנגנוני הבקרה.
הצוות מנה שישה חברים והוא קיים דיון ראשון בנובמבר 2015 .
משרד רה"ם מסר במהלך הביקורת כי מקור העיכוב של כחצי שנה במינוי הצוות היה הצורך לקיים התייעצויות שונות בנוגע להרכבו ולתפקידו, לרבות ניגודי עניינים של המועמדים להיות חברים בו.
משרד רה"ם מסר בתשובתו כי הקמת הצוות התעכבה גם בשל פיזור הכנסת בדצמבר 2014 והנחיית היועץ המשפטי לממשלה האוסרת על ביצוע מינויים בתקופת בחירות; באמצע מאי 2015 הושבעה הממשלה החדשה, ובסמוך לאחר מכן חידש המשרד את עבודת הקמתו של הצוות, לרבות ביצוע הבדיקות הנדרשות בנושא ניגוד העניינים.
הלשכה המשפטית של משרד רה"ם מסרה למשרד מבקר המדינה כי העיכוב בהקמת הצוות עד לאחר הבחירות נעשה בהתאם לעמדת משרד המשפטים, כפי שנמסרה באופן עקבי במהלך תקופת הבחירות האחרונה בכמה מקרים.
בתשובתה התייחסה הלשכ ה המשפטית לסעיף מסוים בהנחיית היועמ"ש לממשלה, הנוגע למינויים הנחתמים בידי שר, ולפיו לא נאסר על מנכ"ל המשרד להיות מעורב בהליכי מינוי, וציינה כי בהתאם לעמדת משרד המשפטים, המגבלות החלות על מינוי ועדות ציבוריות בתקופת בחירות בידי שר חלות בהתאמות הרלוונטיות גם על מינוין בידי מנכ"ל משרדו.
בתשובת משרד המשפטים מינואר 2016 צוין כי מטבע הדברים, ההנחיה האמורה אינה יכולה לעסוק באופן ספציפי בכל סוגי המינויים האפשריים, שכן אלו הם רבים ומגוונים, ועל כן היא דנה באופן ספציפי בסוגי המינויים השכיחים וכן מתווה עקרונות כלליים בנושא זה.
המשרד הוסיף כי אף שמרבית סעיפי ההנחיה עוסקים במינויים ששרים מוסמכים לבצעם, עמדת המשרד היא שככלל גם במינויים שמבצעים מנכ"לים של משרדי ממשלה יש כדי לעורר באופן פוטנציאלי את החשש מפני כריכת שיקולים מפלגתיים ואישיים בהליכי מינוי ערב בחירות ואף מראית עין של כריכתם זה בזה, וכן את החשש להצבת עובדות מוגמרות אשר עלולות לגרום להעמדת הממשלה הנבחרת לפני מצב בלתי הפיך.
משרד המשפטים הוסיף בנוגע למינוי הצוות האמור כי ההחלטה בעניינו לא הובאה לבחינת משרד המשפטים; נראה כי אם היה נטען שמינוי הצוות חיוני ודחוף, ניתן היה לבחור דרכים אפשריות למנותו באופן שיעלה בקנה אחד עם העקרונות הקבועים בהנחיה.
המשרד ציין כי בכוונתו לבחון אם אכן יש צורך בביצוע תיקונים שונים בהנחיית היועמ"ש לממשלה, בין היתר על מנת להבהיר ולחדד את ההיבטים האלה.
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 לצורך מינוי הצוות התומך בתקופת בחירות נדרש איזון בין הצורך הדחוף לקדם את הרפורמה בארכיון המדינה ולעשות ביקורת על קבלת החלטות משמעותיות, ובין הצורך למנוע את החששות האמורים.
עם זאת, מעיר משרד מבקר המדינה, לנוכח הקשיים המשמעותיים שהתעוררו בארכיון כאמור, הן בהיבט המקצועי והן בהיבט הניהולי, כי לפני שהחליט משרד רה"ם לעכב את מינוי הצוות בשל הבחירות, היה עליו להביא לפני משרד המשפטים את מלוא המידע הנוגע לצורך למנות בדחיפות את הצוות ולברר מהי עמדתו בנוגע למינוי ספציפי זה.
מאחר שמשרד רה"ם לא עשה זאת, הוא עיכב את מינוי הצוות בחצי שנה.
גנז המדינה השיב למשרד מבקר המדינה כי בעקבות קבלת החלטות הממשלה חל בארכיון לראשונה מהלך רחב היקף של שידוד מע רכות שחייב ביצוע שינויים מסוגים שונים, לרבות שינוי שיטות עבודה, ולמעשה הוגדרה מחדש כל תפיסת העולם המקצועית של הארכיון.
הוא הוסיף כי בשל נסיבות אלו התגלעו חילוקי דעות בין גורמים שונים בארכיון.
על פי תשובתו, לאחר סיום הביקורת, בתחילת אוקטובר 2015 , גיבשו הגורמים בארכיון החלוקים ביניהם מתווה עבודה מוסכם.
הרפורמה בארכיון המדינה והשינוי הארגוני כרוכים כאמור זה בזה, והם משפיעים על רוב תחומי פעילותו של הארכיון, על עבודתם של רוב העובדים בו ולעתים אף על תנאי העסקתם.
שינויים שכאלה ראוי לגבש גם בהתייעצויות מקצועיות עם מנהלים ועובדים בארגון, שעשויים לתרום להליכי הבחינה וההחלטה בנושא, ואמורים ליישם הלכה למעשה את הרפורמה.
על פי ממצאי הביקורת, לא התקיימה התייעצות בנוגע לשינוי הארגוני עם רוב המנהלים והעובדים בארכיון המדינה, וכמה מהם העלו זאת לפני המשנה למנכ"ל משרד רה"ם.
הפתרון שקבע המשנה למנכ"ל - מינוי צוות תומך לתהליך הרפורמה - יושם באיחור.
על משרד רה"ם, בהיותו האחראי מהבחינה המינהלית לעבודת הארכיון, לוודא שהמחלוקות המקצועיות והאחרות שהתגלעו בין הגנז לחלק ממנהלי הארכיון ועובדיו לא יהיו תשתית רעועה ליישום הרפורמה ולביצוע השי נוי הארגוני וכן להמשך תפקודו של ארכיון המדינה.
קידום עובדים במסגרת השינוי הארגוני המתוכנן חוק שירות המדינה (מינויים) והוראות התקשי"ר מתווים את דרך המלך לגיוס ולקידום של עובדים בשירות המדינה: הכרזה על משרה פנויה ואיושה באמצעות מכרזים.
מטרת החוק וההוראות היא להבטיח שהליך מיון המועמדים ואיוש המשרה יהיה מיטבי, כי תינתן הזדמנות שווה לכל מועמד, וכי ייבחר המועמד המתאים ביותר לתפקיד.
בסיכום השינוי הארגוני של נש"ם, אשר אושר כאמור באפריל 2015 , נקבע המבנה הארגוני החדש, פורטו ענייני כוח האדם הנלווים לו ושלבי יישומו, ובין השאר הועלה מתח הדרגות של משרות מסוימות.
במסגרת עבודת המטה לגיבוש מבנה ארגוני חדש ציין הגנז במכתבו לנש"ם שמות עובדים ה"נראים מתאימים לתפקידי ניהול חדשים", וכן ציין את שמות העובדים המועמדים להשתתף במכרזים שעתידים להתפרסם.
בספטמבר 2014 ובדצמבר 2014 הציעהגנז לשני מנהלים בארכיון להתמנות לתפקיד בכיר אשר עתיד להתווסף במסגרת יישום השינוי הארגוני בכפוף למכרז.
שני העובדים האלה סירבו להצעותיו.
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 הצעותיו אלה של הגנז לעובדים מסוימים, וכן ציון העובדים שמתאימים לדעתו לקידום לתפקידי ניהול חדשים, מרמזים על "סימון" מועמ דים מסוימים לקידום בידי הגנז, אשר אינו עולה בקנה אחד עם המטרה שלשמה מתקיימים המכרזים: איוש משרות באופן הוגן ושוויוני.
נש"ם השיבה כי בחינת שינוי של מבנה ארגוני קיים כרוכה בין היתר בבחינת אפשרויות היישום של שינוי זה וכי במסגרת זו עלו בדיונים שמות עובדי הארכיון, וזאת על מנת להבין את אפשרות יישום השינוי ולא על מנת לסמן מועמדים.
היא הוסיפה כי כל עוד הדברים נעשים בזהירות הראויה ומתוך הקפדה על כללי המכרז ועקרונותיו, היא אינה רואה בכך פגם אלא עיסוק במתחייב מהבחינה המקצועית.
סימון עובדים מסוימים למשרות מסוימות על ידי הגנז עלול לגרום לפגיעה מהותית ביכולת לקיים הליך בחירה תחרותי ושוויוני.
הוא עלול גם למנוע מהגנז להיות מעורב בעתיד, בדרך כלשהי, בבחירת המועמדים המתאימים לתפקידים אלה.
העסקת עובדי חברות פרטיות בתפקידים ניהוליים בארכיון .
במשך השנים הרחיבו משרדי הממשלה את היקף ההתקשרויות עם גופים חיצוניים לצורך העסקת עובדים בתפקידים מרכזיים, לעתים גם רגישים, בתחום המחשוב.
התגלה כי הדבר בעייתי מהיבטים שונים, בין השאר בשל כך שאותם עובדים הפעילו סמכויות שלטוניות וכן משום שלא חלות על עובדים אלה מגבלות תקנון שירות המדינה (להלן - התקשי"ר) בנושא העסקת קרובי משפחה, עבודה פרטית והגבלות לאחר פרישה.
כדי לטפל בבעיות הכרוכות בשיטת העסקה זו פרסמה נש"ם בשנת 2011 חוזר המבוסס על המלצותיה של ועדה בין -משרדית, ובו פורטה ההחלטה להוסיף לתקן משרות של ארבעה בעלי תפקידים מרכזיים כתפקידי ליבה בכל אגף מערכות מידע במשרדי הממשלה וביחידות הסמך, אשר יאוישו אך ורק בידי עובדי מדינה.
בין התפקידים האמורים: מנהל מערכות מידע (מנמ"ר), אשר מנהל את היחידה למערכות מידע בארגון, יוזם תכניות רב- שנתיות, מופקד על תכנון התקציב השנתי והרב -שנתי ועוד; ומנהל טכנולוגיות ופיתוח ( CTO ), הממלא תפקיד בכיר בתחום ניהול טכנולוגיות המידע בארגון, ובין השאר משמש כאחראי לארכיטקטורה של מערכות המידע וכשותף לקביעת המדיניות הנוגעת למערכות המידע24.
בארכיון המדינה אין יחידה למחשוב, אולם תשעה עובדים בתחום המחשוב פועלים בארכיון במסגרת אגף מערכות מידע במשרד רה"ם - אחד מהם הוא עובד מדינה והשאר עובדי קבלן שההתקשרות אתם בוצעה באמצעות הסכמים עם חברות.
בספטמבר 2011 ,כתב הגנז למנהלת אגף משא"ן במשרד רה"ם כי יש למנות מנמ"ר לארכיון, עובד מדינה שכן יש חשש כי מינוי עובד קבלן לתפקיד זה לא יבטיח את שימור הידע בשירות המדינה.
עם זאת, במהלך גיבוש השינוי הארגוני בשנת 2014 החליטו הגנז, מנהלת אגף משא"ן במשרד רה"ם ונציג נש"ם שלא יועסקו בארכיון עובדי מדינה בתפקידי ליבה בתחום .
24 " תפקוד יחידות מערכות המידע במשרדי הממשלה וביחידות הסמך", חוזר נש"ם, 21.
שם הדוח: גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 המחשוב.
לנוכח זאת, האחריות לפן המקצועי והסמכות בנושא נתונים בידי מנמ"ר משרד רה"ם, גם אם אינו עוסק בנושא באופן שוטף.
על פי רישומי הארכיון, העובד המבצע את התפקיד הבכיר בתחום המחשוב בארכיון הוא עובד חברה א.
במסגרת הליך תחרותי שקיים משרד רה"ם, הוא ביקש מכמה חברות ("בתי תכנה") להציע מועמדים לתפקיד מנמ"ר לארכיון המדינה.
בעקבות זאת התקשר המשרד עם חברה פרטית, לצורך העסקת עובד חברה א כמנמ"ר.
העובד מועסק בארכיון מתחילת שנת 2013.
על פי דברים שמסר מנמ"ר משרד רה"ם למשרד מבקר המדינה, עובד חברה א מנהל את המחשוב של הארכיון באופן יומיומי וממלא את כל התפקידים והעיסוקים המפורטים בתיאור העיסוק של מנמ"ר, כמפורט בחוזר נש"ם 25 .
מנמ"ר משרד רה"ם הדגיש שהוא אינו מעורב בקביעת מדיניות בנושאי מחשוב בארכיון.
יוצא אפוא שעובד חברה א ממלא את משימותיו של מנמ"ר: יוזם תכניות רב- שנתיות לפיתוח טכנולוגיות מידע ומחשוב ומיישם את תכניות העבודה השנתיות; מופקד על תכנון התקציב של שירותי המידע והמחשוב; יוזם רכש ופיתוח של חומרה ותכנה; מייצג את המשרד בוועדות ובפורומים מקצועיים; יוזם חוזי התקשרות עם גורמי חוץ ועוד.
גנז המדינה השיב כי בישיבות עם נש"ם בשנת 2014 הוא הטיל ספק ביכולתו של ארכיון המדינה להוציא מן הכוח אל הפועל את הרפורמה לו תידרש "תקופת תפר" ממושכת, שבה תבוטל ההתקשרות הקיימת מחד גיסא ויתמהמה גיוסו של עובד בתקן מאידך גיסא.
הגנז הוסיף כי לאחר מועד סיום הביקורת הוא פנה לגורמים המוסמכים וביקש הנחייתם בסוגיית מינויו של עובד מדינה בתקן לתפקיד מנמ"ר.
נש"ם השיבה למשרד מבקר המדינה כי בהתאם למידע שמסר לה מנמ"ר משרד רה"ם בשנת 2011 , הוא אחראי, בין היתר, לתקציב יחידת המחשוב של ארכיון המדינה וכן לפרויקטים ולתכנות שבארכיון המדינה.
כאשר הוחל בגיבוש המבנה הארגוני בספטמבר 2014 הוחלט לדחות את נושא הקמת יחידת מחשוב בארכיון ואיושהבעובדי מדינה עד לגיבוש המבנה הארגוני, מאחר שהזמן שעמד לרשות הארכיון לא הספיק להיערכות לשינוי הנדרש להעסקת עובד מדינה בתפקיד.
נש"ם הוסיפה שאם בוצעו שינויים בתהליכי העבודה של יחידת המחשוב בארכיון מול מנמ"ר משרד רה"ם היה עליו לפנות לסמנכ"ל למינהל על מנת שיפנה לנש"ם לצורך הסדרת יחידת מחשוב עצמאית בארכיון, אך הדבר לא נעשה.
נש"ם ציינה שהיא תפעל בשיתוף משרד רה"ם, להסדיר נושא זה בהקדם.
25 למעט תפקיד הנוגע לבקרה על הפעילות הכוללת של הארכיון בתחום הטכנולוגי, תפקיד שממלא עובד אחר בארגון.
:שם הדוח גנזך המדינה - היבטים בניהול ארכיון המדינה מסגרת הפרסום: דוח שנתי 66ג שנת פרסום: התשע"ו- 2016 העסקת עובד חברה א בארכיון בידיעתם של נש"ם ומנהלת אגף משא"ן במשרד רה"ם אינה עולה בקנה אחד עם תכלית הוראות חוזר נש"ם האמורות, שהיא להבטיח שסמכויות שלטוניות יוטלו על עובדי המדינה בלבד26 .
על הגנז והסמנכ"ל למינהל להטיל את ביצוע תפקיד מנמ"ר הארכיון רק על עובד מדינה, שיפעל במסגרת מטה משרד רה"ם, או במסגרת הארכיון.
כמו כן עליהם לבחון אם יש להעסיק עובדי מדינה בשאר תפקידי הליבה שפורטו בחוזר נש"ם.
חוזר נש"ם מספטמבר 2009 מפרט את המגבלות החלות על עובדי חברות פרטיות המועסקים במסגרת גופים ממשלתיים, כדי להסדיר ולהגביר את הפיקוח על אופני העסקת כוח אדם חיצוני במשרדי הממשלה ולמנוע העסקות שאינן תקינות המביאות ליצירת יחסי עובד-מעסיק עם המדינה ואשר אינן מתיישבות עם חוק שירות המדינה (מנויים) וכן למנוע העסקה של עובד שאינו עובד המדינה בתפקיד ניהולי או בתפקיד שבמסגרתו נקבעת מדיניות המשרד.
בחוזר כתוב: "קבלן או עובד חברת כ"א המועסק על ידי משרד לא יהיה מעורב בפעולות הביצוע הייעודיות של המשרד; הוא לא ישתלב בהיררכיה של המשרד ולא יעביר הוראות לעובדים אלא באמצעות הנהלת המשרד או על ידי עובד אחראי שנקבע לכך.
הוא לא ייצג את המשרד כלפי חוץ ולא ישתמש בנייר הרשמי של המשרד לצרכי התכתבות".
נש"ם החריגה מתחולת הוראות חוזר זה עובדי מחשוב המועסקים בידי חברות מחשוב (אשר נקראות "בתי תכנה").
נמצא כי עובד חברה א שימש גם כחבר בהנהלת הארכיון, ובמסגרת תפקידו כפי שהגדיר אותו הארכיון הוא נתן הוראות לעובד מדינה.
כאמור, על פי המבנה הארגוני של הארכיון, לפני השינוי הארגוני שאושר באפריל 2015 , יחידת הפיקוח וההדרכה הייתה מופקדת על ביצוע תפקיד י הפיקוח בארכיון.
בין יוני 2011 לאפריל 2015 ,לא אוישה משרת מנהל היחידה.
משרד רה"ם הסביר כי בהמשך במסגרת השינוי הארגוני, נעשה שינוי מהותי במשרה זו.