HeTree/MevakerConcSen huggingface dataset:
עובדי הגנזך : העבודה של אנשי מחלקת רישום ומידע בגנזך, העוסקים בקליטת החומר שמגיע לגנזך ממוסדות המדינה, עדיין מתמקדת בקליטת רשומות פיזיות.
המחלקה כמעט ואינה קולטת רשומות אלקטרוניות ועובדיה לא הוכשרו לכך.
האחראים לרשומות במשרדי הממשלה : התקשי"ר קובע שהמנהל הכללי במשרד ממשלתי, או מי שיוסמך לכך מטעמו, יטיל על אחד העובדים להיות אחראי לרשומות במשרד .
מינויו יהיה בתיאום עם הגנז, והעובד יפעל בעניינים המקצועיים של ניהול הרשומות לפי הוראות הגנז ובפיקוח ו.
האחראי לרשומות יכוון וידריך את העובדים ב תיוק וייעץ לעובדי המשרד בעניינים מקצועיים של ניהול רשומות, יכין הוראות נוהל לעבודת הרשומות , ירכז את הוועדה לביעור חומר ארכיוני ויפעל לביעור חומר שאין עוד צורך בהחזקתו.
כמו כן ידאג האחראי משרד ראש הממשלה 559 .
להפקדת רשומות של חומר ארכיוני שערכו המינהלי , המשפטי או המחקרי יצדיק את שמירתו בגנזך.
עוד קובע התקשי"ר ש" תפקידי האחראי לרשומות במשרד יוטלו על עובד בעל השכלה אקדמית שיעמוד בדרישות שנקבעו והכוללות, בין השאר, ידע בתחום של ניהול הרשומות ; העובד שייקבע כאחראי לרשומות במשר ד יוכשר לתפקידו במסגרת פעולות ההדרכה מטעם נציבות שירות המדינה ".
דרישות הנציבות לתפקיד האחראי לרשומות נקבעו בשנות השבעים, כשרוב רשומות המשרדים היו רשומות נייר.
למרות השינוי הגדול שחל בתחום והפיכתן של רוב הרשומות לאלקטרוניות, לא שינתה הנציבות את דרישות התפקיד כדי להתאימן לעידן האלקטרוני ולא כללה בהן דרישה להכשרה טכנולוגית של העובד.
עקב כך משרדי ממשלה רבים מינו לתפקיד עובדים שאין להם יכולת מקצועית להתמודד עם רשומות העידן האלקטרוני.
בהערות ראש הממשלה לדוח מבקר המדינה משנת 2004 נאמר שהנציבות "פועלת לקידום תקנון מנהלי רשומות ו ליישם את 'מודל התפקוד' למנהלי הרשומות, שהציגה כבר במאי 2003 .
במטרה לזרז את יישום המודל פתחה נציבות שירות המדינה בפברואר 2007 קורסי הדרכה למנהלי רשומות אלקטרוניות, התואמים את מודל התפקוד.
אין מדובר בשינוי תיאור תפקיד בלבד, אלא בהגדרת תפקיד חדש, האמור להיגז ר משינוי חקיקה בחוק הארכיונים התשט"ו- 1955 .
", וזו הסיבה לעיכוב יישום המודל צוין בהערות ש"לאחר אישור הנציבות יוגדר המודל כתקן חדש, הנדרש למשרדי הממשלה.
התקן יחייב את משרדי הממשלה לקלוט עובדים בעלי השכלה המתאימה לפעולה ממוחשבת.
היערכות משרדי הממשלה לניהול ר שומות אלקטרוניות והמעבר למחשוב של שירות המדינה בכללו יביאו לשינויי חקיקה בחוק הארכיונים.
שינויים אלה יביאו לעדכון התקשי"ר.
הדן בהתכתבויות בדואר אלקטרוני, המתחייבות מהתפתחויות בנושא".
לפי ממצאי הביקורת הנוכחית, הנציבות לא קבעה תקן מחייב לתפ קיד האחראי לרשומות במשרד הממשלתי; היא לא עדכנה את דרישות התפקיד באופן שיחייב את משרדי הממשלה לקלוט עובדים בעלי השכלה המתאימה לעבודה ממוחשבת ולא עדכנה את הוראות התקשי"ר כדי שיתאימו להתנהלות עם רשומות אלקטרוניות ועם דואר אלקטרוני.
בתשובת הנציבות למשרד מבקר המדינה מנובמבר 2010 נאמר, כי "הבעיה אינה בעדכון דרישות התפקיד.
ראיה נכונה של מצבת כוח האדם בארכיונים במשרדי הממשלה מלמדת שכ"א הנוכחי אינו ברמה הנדרשת לדרישות ולכישורים הנגזרים משינויי המהפך הטכנולוגי שחל".
לדעת משרד מבקר המדינה, על הנציבות לעדכן את דרישות המשרה כדי שישובצו בה עובדים בעלי הכשרה מתאימה להתמודד עם אתגריו בעידן האלקטרוני.
אין מקום להשאיר דרישות תפקיד שאינן מתאימות לצרכים האמִתיים רק משום "שכ"א הנוכחי אינו ברמה הנדרשת", כפי שנאמר בתשובת הנציבות.
על הנציבות לפעול כדי שעובדים שמשובצים בתפקיד זה ואינם מסוגלים למלא אותו יוחלפו בעובדים שיכולים להתמודד עם אתגריו.
משרד מבקר המדינה אסף ועיבד נתונים על השכלתם והכשרתם המקצועית של האחראים לרשומות ב -21 יחידות ממשלתיות ובמשרדי ממשלה שונים.
הנתונים נאספו באמצעות תשאול, באמצעות יחידת ההדרכה והפיקוח של הגנזך ומתשובות משרד ראש הממשלה 561 .
של תריסר משרדי ממשלה לשאלון משרד ראש הממשלה, שהוזכר לעיל.
לדברי הממונה על יחידת ההדרכה והפיקוח על משרדי הממשלה בגנזך, משרדי ממשלה אינם מקפידים לתאם עם הגנז את מינוי העובדים האחראים לרשומות - בניגוד לאמור בתקשי"ר.
לדבריה, במקרים מסוימים משרדים מינו לתפקיד האחראי לרשומות עובד שעל פי דעתה המקצועית היה חסר כישורים ומוטיבציה למלא את המשימות הכרוכות בתפקידו.
ב-12 מ-21 משרדים (מעל50% ), העובדים האחראים לרשומות אינם בעלי השכלה אקדמית למרות דרישת התקשי"ר.
לא זו בלבד שמשרדים פעלו בעניין זה בניגוד להוראות התקשי"ר, אלא שגם בנציבות וגם במשרד ראש הממשלה האחראי לרשומות הוא עובד שאינו אקדמאי.
שניים מ -21 העובדים האחראים לרשומות במשרדים וביחידות הממשלתיות לא השתלמו כלל בתחום, ושישה השתתפו רק בקורס בסיסי של הנציבות בניהול רשומות.
מעיון בתכנית הלימודים של הקורס הבסיסי למדים כי היא מכוונת להכיר לעובד את תחום ניהול הרשומות בכללותו ואינה בנויה להכשירו להתמודד עם ניהול רשומות אלקטרוניות.
מתשובות של כתריסר משרדי ממשלה לשאלון משרד ראש הממשלה עלה כי רק בשלושה מהם (משרד האוצר, משרד המשפטים ומשרד החוץ) עוסקים האחראים לרש ומות בניהול הרשומות האלקטרוניות; כל היתר עוסקים רק בניהול הרשומות הפיזיות.
לדוגמה, העובדים האחראים לרשומות במשרד התחבורה, במשרד הפנים ובמשרד התשתיות הלאומיות ציינו לפני נציגי משרד מבקר המדינה שאין בידיהם ידע מקצועי שיאפשר להם לנהל רשומות אלקטרוניות.
האחראית לרשומות במשרד ראש הממשלה ציינה אף היא שאינה עוסקת בניהול רשומות אלקטרוניות אלא רק ברשומות הפיזיות.
ועדות שמינתה הנציבות לבחינת תפקידי האחראים לרשומות במשרדי הממשלה : (א) במרס 1998 מינתה הנציבות ועדה מקצועית לבחינת מערכת ניהול הרשומות במוסדות המדינה.
תפקידיה היו, בין השאר להגדיר מחדש את תפקידי האחראים לרשומות, את תחומי אחריותם ולבנות מסלולי קידום עבורם.
חברי הוועדה היו נציגים ממשרדי ממשלה ונכללו בה עובדי הנציבות והגנזך.
הוועדה הגישה מסמך סיכום והמלצות בשנת 2000 .
הוועדה ציינה ליקויים במשרדי הממשלה: "במרבית משרדי הממשלה אין מודעות מספקת לחשיבות הניהול התקין של הרשומות"; במספר רב של "משרדי הממשלה מועסקים מנהלי רשומות שאינם מקדישים את מלוא זמנם לניהול רשומות המשרד, במספר משרדים אין כלל מנהלי רשומות".
עובדי רשומות רבים "לא קיבלו הכשרה מתאימה שתאפשר להם למלא את תפקידיהם בצורה יעילה ומקצועית".
משרדים רבים מחזיקים ברשותם רשומות "המיועדות להפקדה בארכיון המדינה, דבר המונע מהציבור הרחב להשתמש בחומר לצורכי מחקר".
המלצות הוועדה היו, בין השאר, להכשיר את העובדים האחראים לנהל את הרשומות "להבין את הטכנולוגיות ולהקנות להם את הידע המתאים".
הוועדה הגישה הצעות להגדרות תפקיד מעודכנות לעובדים בניהול הרשומות.
הנציבות לא אישרה את המלצות הוועדה.
סגן נציב שירות המדינה, מר מוטי אהרוני, הסביר לנציגי משרד מבקר המדינה כי הסיבה לכך היא שהוועדה המליצה לתת דרגה גבוהה מדי לאחראי לרשומות.
משנת 2000 ,, כשהציגה הוועדה לנציבות את הליקויים המחייבים תיקון לא פעלה הנציבות לתקנם ואף לא עדכנה את תפקיד האחראי לרשומות במשרדי הממשלה.
לדעת משרד מבקר המדינה, החלטת הנציבות שלא לאשר את המלצות הוועדה לא הסירה ממנה את האחריות למצוא מתכונת אחרת להסדרת הנושא בתוך זמן סביר.
משרד ראש הממשלה 563 .
)(ב בעקבות ממצאי דוח מבקר המדינה משנת 2004 ודוח מעקב של מבקר המדינה משנת 2007 שהצביעו על ליקויים בניהול רשומות ושימורן במשרדי הממשלה ועל אי -היערכותם לניהול רשומות אלקטרוניות, מינתה הנציבות ביוני 200715 ועדה שנייה, הוועדה "לבחינת ניהול מערך .
15 ,מסמך סיכום הוועדה לבחינת מערך הרשומות במשרדי הממשלה וביחידות הסמך אפריל 2010.
הרשומות במשרדי הממשלה ויחידות הסמך ובחינת הגדרת תפקיד מנהלי הרשומות ועובדי התיקיונים" (להלן - הוועדה השנייה).
עבודתה נמשכה כשלוש שנים, ובאפריל 2010 .
הגישה לנציבות מסמך סיכום והמלצות עיון במסמך העלה כי אף שהוועדה מונתה כעשור לאחר מינוי הוועדה הקודמת, היא חזרה והעלתה את הליקויים שציינה קודמתה, והדבר מעיד כי הליקויים לא תוקנו.
הוועדה השנייה, כמו הראשונה, המליצה בין השאר להכשיר את האחראים לרשומות להתמודד עם ניהול רשומות אלקטרוניות והגישה הצעות מעודכנות לתיאורי תפקיד ודרגות לעובדים בתחום הרשומות.
מר מוטי אהרוני, סגן נציב שירות המדינה, שמינה את הוועדה השנייה, מסר ביולי 2010 לנציגי משרד מבקר המדינה כי המלצות הוועדה השנייה עדיין נלמדות על ידי הנציבות.
(ג) הוועדה השנייה המליצה על שתי הגדרות תפקיד שמקבילות לתפקידו של העובד הממונה על ניהול הרשומות במשרד - אחת של מנהל הרשומות שמנהל רק רשומות פיזיות, ואחת של מנהל הרשומות שמנהל גם רשומות אלקטרוניות.
לדעת משרד מבקר המדינה, מאחר שעיקר העבודה נעשית באמצעות מערכות ממוחשבות, יש להגדיר מנהל רשומות כאחראי לרשומות אלקטרוניות.
הגדרה של אחראי שמנהל רק רשומות פיזיות מנציחה את המצב בעבר.
עולה חשש שאם תתקבל המלצה לפיה יוגדר תפקיד של ממונה על ניהול רשומות שאינו מנהל רשומות אלקטרוניות, ייבחרו או יקודמו לתפקיד זה עובדים שאינם יכולים להתמודד עם דרישותיו הטכנולוגיות ויקובע המצב הקיים במשרדי ממשלה רבים של העדר ניהול מקצועי של הרשומות האלקטרוניות.
(ד) הוועדות שמינתה הנציבות לא התייחסו בדוחותיהן לצורך לעדכן את תיאור התפקיד של עובדי הגנזך, הממונים על הדרכת משרדי הממשלה והפיקוח עליהם.
עיון במסמך תיאור התפקיד למשרה "מרכז הדרכה ופיקוח" מעלה כי אין בו התייחסות לפיקוח על ניהול רשומות אלקטרוניות במשרדי הממשלה וביחידותיה ולהדרכה בתחום.
משרד מבקר המדינה מעיר שאין הצדקה לסחבת רבת שנים בטיפול הנציבות בנושא; בין שתחליט לאשר את המלצות הוועדה השנייה ובין שלא, עליה להחליט בתוך זמן קצר על שיטה מתאימה ולנקוט צעדים להפעילה.
הואיל ורוב הרשומות הנוצרות כיום על ידי העובדים במשרדי הממשלה הן אלקטרוניות, ראוי שהאחראים לרשומות יוכשרו לתפקידם או שמלכתחילה יידרשו להגיע אחרי הכשרה מתאימה לתפקיד.
הצבת עובדים חסרי ידע מקצועי די הצורך היא מחדל שעלול לפגוע בעבודה השוטפת של המשרדים ולגרום לאבדן מידע בעל ערך מקצועי והיסטורי.
על גופי המטה בממשלה ועל הנהלות המשרדים לוודא שלתפקידי האחראים לרשומות ימונו עובדים בעלי יכולת מקצועית מתאימה ומעמד הולם בהיררכיה של המשרד, כדי שיוכלו להדריך את עובדי המשרד ומנהליו.
משרד ראש הממשלה 565 .
המערכות הממוחשבות לניהול מסמכים במשרדי הממשלה ובגנזך .
תקנות חוק הארכיונים והנחיות הגנז קובעות את תקופות הזמן לשמירת מסמך ממשלתי בהתאם לסוגו 16 ולערכו הארכיוני.
על משרדי הממשלה להעביר לגנזך חומר ארכיוני שיש לשמרו לצמיתות.
המערכת הממוחשבת של הגנזך: הביקורת העלתה כי המערכת טעונה שדרוג, שכן היא אינה מאפשרת לקלוט רשומות אלקטרוניות רבות ולארגן אותן באופן שיאפשר לעיין בהן בעתיד ולאחזר את המידע האגור בהן.
המערכת אינה מסוגלת לקלוט את כל הרשומות האלקטרוניות שמשרדי הממשלה צריכים להפקיד בגנזך.
הגנז השיב למשרד מבקר המדינה בנובמבר 2010 ש"מערכת המחשוב הקיימת בגנזך ערוכה באופן חלקי לקליטת רשומות אלקטרוניות".
המערכת ערוכה לקליטה של חומר אלקטרוני סרוק ושל סוגים מסוימים של חומר אלקטרוני דיגיטלי.
"בימים אלה מגבשת מחלקת המחשוב של גנזך המדינה תכנית עבודה לשדרוג המערכת.
שינוי זה הוא פרק אחד בתכנית אסטרטגית שהוגשה ל מנהל הכללי של משרד ראש הממשלה בספטמבר 2010 .
" מערכות ממוחשבות לניהול מסמכים במשרדי ממשלה : נציגי משרד מבקר המדינה נפגשו עם מנהלי מערכות המידע או עם עובדיהם בחמשת משרדי הממשלה שנבדקו פרטנית, כדי לבדוק אם המערכת הממוחשבת שמשמשת כל אחד מהם מאפשרת לו למלא אחר ד רישות חוק הארכיונים ותקנותיו.
עוד בדק משרד מבקר המדינה אם נקבע "עץ נושאים"17 שנועד לשקף את נושאי העבודה של הארגון ואם המערכת הממוחשבת מתעדת את כל מסמכי העבודה ומאפשרת גישה אליהם, לרבות למסמכים שהועברו בדואר אלקטרוני.
במשרדים שנבדקו קיימות מערכות שונות לניהול מסמכים: במשרד הפנים ובמשרד האוצר פועלת מערכת "מאור", במשרד התחבורה - מערכת "שרדוקס" ( ShareDocs ), במשרד החוץ- מערכת "נשר" ובמשרד התשתיות הלאומיות פועלת מערכת המבוססת על Moss sharepoint.
נמצא כי למעט במערכת "נשר" של משרד החוץ, שהטמיע במערכת ניהול המסמכים שלו את הדרישה למיין מסמכים שונים לפי פרקי הזמן שנקבע בדין שיש לשמור אותם, במערכות של המשרדים לעיל לא נעשה מיון כזה.
כאשר מסמכים אינם ממוינים במהלך העבודה השוטפת, לפי ערכם הארכיוני, הדבר מקשה על המשרדים לקיים את הוראות חוק הארכיונים ותקנותיו; כלומר לסמן מסמכים שהמשרד אמור להעביר לגנזך לשמירה לצמיתות ולבער מסמכים שפרק הזמן שנקבע לשמירתם הסתיים.
16 על פי תקנות חוק הארכיונים והנחיות הגנז נקבעו תקופות שמירה שונות למסמכים שונים.
משרד האוצר השיב למשרד מבקר המדינה בנובמבר 2010 "כי מערכת "מאור פותחה בשנת 1997 , וייעודה המרכזי היה לשמש כלי ליצירת מסמכים וניהולם בסביבת "חלונות".
בתיאום עם הגנזך, יוטמע ניהול ארכיוני של רשומות במערכת מחשוב חדשה המתוכננת לפעול במשרדי הממשלה - מערכת סע"ר (סביבת עבודה רוחבית) שאת הקמתה מנהל החשב הכללי.
משרד ראש הממשלה 567 .
מבדיקת חמשת המשרדים עלה כי מסמכים אלקטרוניים שעל המשרדים לשמור לצמיתות אינם מועברים לגנזך, שכאמור ממילא אינו ערוך לקלוט מסמכים בהיקף גדול.
הבדיקה הפרטנית העלתה כי כאשר אין למשרד כללים לניהול רשומות אלקטרוניות, איתור מסמך מותנה לעתים בעובד שיצר אותו.
עניין זה עשוי לעלות, בין השאר, כשמסמך נשמר על ידי עובד מחוץ למערכת ניהול המסמכים של המשרד או כשהמסמך נמצא בתיבת הדואר האלקטרוני של העובד בנפרד ממנה.
בתשובת משרד האוצר למשרד מבקר המדינה נאמר כי הנושא יטופל כשתוקם מערכת סע"ר.
משרד הפנים ציין בתשובתו למשרד מבקר המדינה מנובמבר 2010 , כי "באשר לעניין העדר פונקציה למיון ארכיוני של מסמכים במערכות מאור וכן בעניין העדר הנגישות של כל ה עובדים והמנהלים למסמך מסוים בהתאם לנחיצותם וללא תלות בעובד שיצר את המסמך; כרגע אין אפשרות לשנות את המערכת" הקיימת במשרד בשל בניית מערכת סע"ר.
יודגש כי מסמכים הנוצרים במהלך עבודתם של עובדי השירות הציבורי הם מסמכים של המשרד.
הגישה אליהם צריכה להתאפשר לעובדי המשרד ולמנהליו לפי העניין בלא תלות בעובד שיצר את המסמך או קיבל אותו בדואר האלקטרוני.
מצב תלות של הנהלת המשרד בעובד או עובדים מסוימים לאיתור מידע איננה מצב תקין.
משרד מבקר המדינה מעיר, כי אמנם מערכת ממוחשבת חדשה אמורה לפתור באופן טכנולוגי את בעיית המיון ה ארכיוני, אולם את הליקוי של העדר נגישות של הנהלת המשרד למסמכים היה אפשר למנוע בעזרת נהלים שיחייבו את העובדים: להעביר מסמכים רשמיים מתיבות הדואר האלקטרוני שלהם אל המערכת הממוחשבת בזמן סביר; לשמור מסמכי עבודה במערכת הממוחשבת המשרדית ולא בכוננים שבמחשבי העובדים; לקבוע כללים לשיוך מסמכים על פי נושאי הליבה של עבודת הארגון כדי שיהיה אפשר לאתרם בקלות, גם ללא תלות בעובד שיצר אותם.
עוד מעיר משרד מבקר המדינה למשרדי הממשלה, כי מערכת ממוחשבת חדשה גם אם תהיה משוכללת יותר מהקיימות היום, צריכה להיות מלווה בנוהלי עבודה פרטניים.
השימוש בדואר האלקטרוני .
הדואר האלקטרוני (להלן - דוא"ל) משמש לתקשורת פנים -משרדית ולתקשורת חוץ-משרדית.
הודעת דוא"ל יכולה לכלול מידע בעל ערך על פעולות המשרד ועל החלטות שקיבלו מנהלים במשרד; תוכן כזה יכול להיכלל בהודעה עצמה או להופיע בצרופותיה ( attachmen ts .
) הדוא"ל כמו המרשתת (אינטרנט) הוא כלי עבודה שהממשלה החלה להשתמש בו שימוש ניכר בעשור הראשון של שנות האלפיים.
משעה שאומץ הכלי בידי משרדי 568 דוח שנתי61ב .
הממשלה, רבו הפעולות הנעשות באמצעותו, בקשרים שבין המשרדים ובין עצמם, במגעיהם עם גופים חיצוניים ובקשר עם הציבור: הנחיות עבודה, סיכומים של דיונים והחלטות, קביעת פגישות ועוד.
(א) הגנזך פרסם באפריל 2010 באתר האינטרנט שלו מסמך "הנחיות לניהול דואר אלקטרוני" שבו דברי הסבר, הנחיות והמלצות לניהול דוא"ל.
הגנזך ציין נושאים שלגביהם על המשרדים לקבוע כללים ובהם אלה: כללי כתיבה למס מך רשמי שנשלח בדוא"ל כדי להבדילו ממסמך פרטי משרד ראש הממשלה 569 .
שנשלח בדרך זו; הכרזה על הודעת דוא"ל רשמית "רשומה" וחסימת כל אפשרות לשנותה בדיעבד; לקבוע באילו תנאים שומרים הודעת דוא"ל - למשל, האם תשובה להודעת דוא"ל נשמרת עם ההודעה המקורית.
עוד נכתב במסמך הגנזך כי בארגונים שבהם יש מערכות לניהול מסמכים "העובד יעתיק את ההודעה ממערכת ניהול הדואר האלקטרוני ויתייק אותה במערכת ".
בארגונים שאין בהם מערכת כזו "העובד ידפיס כל הודעת ]לניהול המסמכים [ .
"דואר אלקטרוני שהיא רשומה ארגונית, ויתייק אותה בתיק פיזי משרד מבקר המדינה מעיר, מסמך הג נזך עוסק באופן מפורט ובהיר בסוגיות שונות הנוגעות לניהול הדוא"ל ויש לו חשיבות רבה עבור משרדי הממשלה כתשתית לניסוח נוהל מחייב לעובדים.
עם זאת, במועד סיום הביקורת, אוגוסט 2010 , הגנזך הסתפק בפרסום המסמך באתר האינטרנט שלו והוא לא עוּבד לנוהל מחייב.
נוהל מחייב צ ריך לקבוע באופן ברור את חובות העובדים ואת אחריות המנהלים בנושא שהנוהל עוסק בו ואת מועד כניסתו של הנוהל לתוקף.
מסמך הגנזך לא נוסח כנוהל מחייב ולא כלל את כל הפרטים הרלוונטיים לשם כך.
(ב) כשם שהנציבות קבעה כללים בעידן שבו השתמשו משרדי הממשלה במסמכי נייר, כך היה עליה לפעול כדי ליצור כללים הנוגעים לשימוש בדוא"ל.
נדרשת קביעת כללים אחידים למשרדי הממשלה וליחידותיה לניהול הדוא"ל ותיעודו.
בין השאר, נדרש לנסח כללים המציינים מה מכלל המסרים של הדוא"ל שייכים למשרד וכיצד על העובד לנהוג בהם כדי לתייקם במערכת המשרדית הממוח שבת לניהול מסמכים.
על הגנז ועל הנציבות לפעול עם ההנהלות של משרדי הממשלה לפרסום נוהל מחייב לניהול דוא"ל ולאחר מכן להטמיעו בתהליכי העבודה שלהם.
ללא כללי עבודה אין בקרה על מידע שמועבר באמצעות הדוא"ל וקיים חשש לאובדן מידע על פעולות שנעשו בארגון ועל הרקע להן, אם ההנחיות להן ניתנו באמצעות הדוא"ל והן לא נשמרו בצורה שיטתית.
נציגי משרד מבקר המדינה בדקו בחמישה משרדים האם העובדים נדרשים לשלב את המסמכים מן הדוא"ל לתוך המערכת הממוחשבת לניהול מסמכים; באין מערכת כללים ממשלתית, נבדק אם הנהלות המשרדים קבעו, כל אחת לעובדיה, נהלים מחייבים לעבודה עם דוא"ל.
יצוין כי הדוא"ל נמצא מחוץ למערכות ניהול המסמכים במשרדים שנבדקו, וכדי שמסמכיו ישולבו בה, על העובדים לתייק אותם במערכת ניהול המסמכים ולא להשאיר את ההודעות בתיבותיהם האישיות.
נמצא שלא נקבעו כללים לניהול דואר אלקטרוני במשרדי ם שנבדקו פרטנית, למעט משרד החוץ.
משרד האוצר השיב למשרד מבקר המדינה בנובמבר 2010 כי יש לו נוהל הנוגע למסמכים ולהרשאות דואר של עובד שעזב, והנהלת המשרד מקפידה על כללי עבודה ברורים.
לגבי ניהול מסמכים ושמירתם במערכת ניהול הדואר - יש הדרכה פרטנית לעובד בטרם כניסתו לתפקיד והנחיות.
משרד מבקר המדינה ביקש לקבל את ההנחיות, ובדצמבר 2010 שלח משרד האוצר את המסמך- "מדריך אבטחת מידע למשתמש".
עיון בו מלמד כי הוא דן רק בסודיות המידע שהעובד רשאי לשלוח בדוא"ל ולא בניהול המידע, בארגונו ובתיעודו, על פי תכלית חוק הארכיונים ותקנותיו.
הדואר האלקטרוני והמערכת הממוחשבת של המשרדים משמשים עובדים לא רק לצורכי הארגון ועבודתו אלא גם לצרכים פרטיים.
משרד ראש הממשלה 571 .
לדעת משרד מבקר המדינה, מן הראוי שהנציבות תקבע נהלים לעובדים בדבר הפרדת חומר ששייך למשרד מחומר פרטי ששייך לעובד, גם כאשר מדובר בחומר שנמצא במערכת הממוחשבת ובדוא"ל.
השימוש בדוא"ל לצרכים ממשלתיים שלא באמצעות השימוש בכתובת ממשלתית (( gov.
il אלא באמצעות כתובת של ספק מסחרי יכול לפגוע באבטחת המידע של המשרד, משום שכך נחשפים המסמכים לגורמים מן החוץ.
הדבר חמור במיוחד כשמדובר בעניינים שהסודיות יפה להם, כמו ענייני ביטחון, עניינים הנוגעים לצנעת הפרט או מסמכי מכרז שטרם פורסם.
מנכ"ל משרד המשפטים פרסם לעובדיו חוזר ובו נאמר ש"ספקי הדואר החיצוני .
מודיעים במפורש כי הם מנטרים את הדואר לצרכים עסקיים שלהם".
המנכ"ל הורה לעובדים כי "מתאריך ראשון במאי 2010 תיאסר העברת דוא"ל בצורה אוטומטית מדוא"ל המשרד לספקי דוא"ל חיצוניים" (ההדגשה במקור).
על המערכת הממשלתית לבחון ביסודיות את אבטחת המידע של הדוא"ל ולנסח נהלים לכל משרדי הממשלה שימנעו חשיפת מידע למי שאינו רשאי לעיין בו.
 מן המתואר לעיל עולה כי שלושת גופי המטה - משרד ראש הממשלה - הגוף האחראי לעבודת הממשלה, הגנזך והנציבות הכפופים לו - לא פעלו באפקטיביות כדי לטפל בניהול הרשומות האלקטרוניות מהבחינה המערכתית.
בשנת 2010 עדיין לא נוסדה תשתית להנחיות ולכללים אחידים לניהול הרשומות האלקטרוניות שבמשרדי הממשלה, והם נעדרי תשתית של כוח אדם מקצועי שהוכשר לטפל בנושא.
אמנם בגנזך החלו בפעולות להכנת תכנית אסטרטגית לקידום תחום זה, אולם עדיין אין בגנזך קליטה של רשומות אלקטרוניות ממשרדי הממשלה, למעט במקרים מסוימים ובהיקף קטן; הנציבות הקימה ועדות שתפקידן היה להמליץ על הטיפול בנושא, ב ייחוד במה שקשור להגדרת התפקיד של האחראי לרשומות במשרד הממשלתי; הוועדה הראשונה שהוקמה בשלהי שנות התשעים חשפה ליקויים במערכת הממשלתית, ואלה נותרו על כנם משך השנים וצפו ועלו שוב לאחר כעשור, עם הכנת המלצותיה של ועדה שנייה.
עובדה היא שבעשורים האחרונים מפיקים מ שרדי הממשלה רשומות אלקטרוניות רבות מבעבר.
כך נוצר בתחום זה פער מהותי בין האחריות המינהלית והמקצועית המוטלת על הגנז ועל משרדי הממשלה לבין האופן שבו הם מתמודדים עמה.
במצב הדברים הזה רשומות המתעדות את פעולות הממשל עלולות לרדת לטימיון.
לפיכך, חוקרים, הציבור הר חב ומוסדות המדינה לא יוכלו לעיין במסמכים האלה ולהיעזר בהם.
בנובמבר 2010 השיב מנכ"ל משרד ראש הממשלה, מר אייל גבאי, למשרד מבקר המדינה כי הוא "רואה חשיבות רבה בניהול נכון ויעיל של הרשומות האלקטרוניות ובהתאמת הטיפול ברשומות הממשלה ומשרדיה להתפתחות הטכנולוגיה.
שימור הידע והזיכרון הארגוני הוא כלי חיוני ממדרגה ראשונה לחסכון, ליעילות, ומעל לכל למשילות.
לנוכח חשיבות הנושא וכפי שהבהרתי בפגישתי עם נציגי משרד המבקר מיום 18.
10 , בכוונתי לקחת על עצמי לטפל בנושא תחת מעקב ובקרה אישיים שלי, תוך מתן גיבוי וסיוע מלאים לגנז המדינה.
בכוונתי למנות בתקופה הקרובה יו"ר משרד ראש הממשלה 573 .
לועדת ההיגוי על מנת לקדם את התהליך שהחל במשרד וליזום הצעת החלטה לממשלה כנקודת מוצא להסדרת הנושא בקרב משרדי הממשלה".
פרויקט סביבת עבודה ממוחשבת רוחבית (מערכת סע"ר) .
בדוח מעקב מ - 200718 שפרסם מבקר המדינה על "שימ ור רשומות אלקטרוניות" נאמר שדרושה מדיניות אחידה בתחום ההיערכות הטכנולוגית לייצור רשומות אלקטרוניות ולניהולן בגופים הממשלתיים ולגיבוש תקנים מחייבים שייושמו במערכות הממוחשבות ויאפשרו לשמרן, לבערן או לגנזן בבוא העת.
לאחר שייקבעו התקנים וההנחיות תידרש פעולה להטמעתם בגופים הממשלתיים ובמערכות הממוחשבות.
החשב הכללי במשרד האוצר (להלן - החשכ"ל) הודיע בתשובתו לאותו דוח שעשה כמה פעולות למימוש מדיניות אחידה של ניהול מסמכים בממשלה; הוא הורה לתכנן פרויקט לסביבת עבודה רוחבית (סע"ר) למשרדי הממשלה, עם מערכת ממוחשבת לניהול מסמכים.
החשכ"ל מסר כי "מימוש פרויקט סע"ר הוגדר כיעד בעדיפות עליונה, במסגרת תוכנית העבודה השנתית של היחידה למערכות מידע, באגף החשב הכללי - לשנת 2007.
(א) הבדיקה העלתה שמשנת 2005 עד סיום הביקורת, אוגוסט 2010 , נעשו באגף החשכ"ל פעולות מסוימות לקידום הקמת מ ערכת סע"ר, אך למרות חלוף השנים עדיין לא הוחל בביצוע הפרויקט.
(ב) משרד מבקר המדינה בדק את העבודה על תכנון פרויקט סע"ר.
להלן עיקרי הממצאים: (1) על פי נוהל מפת"ח 19 , בשלב שבו יש דרישה למערכת ממוחשבת חדשה במשרד, יש לכתוב מסמך ייזום שאמור לפרט את יעדיה, פרטיה, הטכנולוגיה שלה, המועד המשוער להכנסתה לשימוש ואת עלותה הצפויה.
רק לאחר שהדרג המוסמך נותן לזה אישור, ניתן להתחיל במהלכים לביצוע ה פרויקט.
במסמך משנת 2005 שכותרתו "מסמך הייזום סע"ר- סביבת עבודה רוחבית" צוין, כי מטרות הפרויקט הן "כתיבה ופרסום מכרז לתשתית חדשה למשרד ממוחשב כולל תשתית למערכת ECM " (מערכת לניהול תוכן, להלן- המערכת).
לפי האמור במסמך, המערכת אמורה ליצור תשתית ממוחשבת אחידה למשרדי הממשלה לשם ניהול מסמכים, לאפשר העברת מסרים מיידיים לרבות בווידאו, להציג ספרי כתובות וליצור ממשק אחיד להעברת חומר ממשרדי הממשלה לגנזך.
התברר כי מסמך הייזום לא אושר, כנדרש על פי נוהל מפת"ח, ולמרות זאת המשיך החשב הכללי לקדם את הפרויקט.
במכתב ששלח בנובמבר 2010 משרד האוצר למשרד מבקר המדינה נאמר כי "משרד האוצר יזם הקמת CIO ממשלתי שירכז בין היתר]מינהל מערכות מידע[ פרויקטים כאלה בגוף מטה.
עד שיוקם גוף זה, החשב הכללי והממונה מטעמו (סגן .
18 לעיל הערה11 , 'עמ217.
19 מפת"ח הואנוהל מסגרת לטיפול כולל בניהול המחשוב, והוא עוסק בפרויקט ובארגון.
ממשלת ישראל הכריזה על מפת"ח כנוהל המחייב לכל המערכות הממוחשבות שבמשרדי הממשלה ויחידותיה.
בכיר לחשב הכללי) הינם בעלי הסמכות להקמת פרויקטים טכנולוגיים מרכזיים בממשלה כמוגדר בהוראת שעה .
בנושא עבודת ועדה מרכזית בנושא תקשוב".
משרד ראש הממשלה 575 .
לדעת משרד מבקר המדינה, מאחר שפרויקט סע"ר מתוכנן לספק מסגרת עבודה רוחבית למשרדי הממשלה, היה ראוי שהצעה להקמתה תובא לאישור הממשלה.
במקרה כזה היה על הממשלה לקבוע גוף מטה מרכזי שיהיה אחראי למימוש הפרויקט, לתיאום ולשיתוף הפעולה בין משרדי הממשלה.
(2) לוח הזמנים המתוכנן שהוצג במסמך הייזום היה כדלקמן: אישור מסמך הייזום - דצמבר 2005 ; הכנת מכרז, אישורו ופרסומו- ינואר-אפריל 2006 ; בחינת ההצעות ופרסום זוכה - מאי-יולי 2006 ; התקנה, פיתוח והתאמות- אוגוסט-דצמבר באותה שנה; ניסוי חלוץ (פיילוט) ותחילת הייצור - ינואר 2007 .
יוצא אפוא שלפי לוח הזמנים המתוכנן, המכרז למערכת סע"ר היה אמור להתפרסם בתחילת שנת 2006 , אך במועד סיום הביקורת, אוגוסט 2010 - מעל ארבע שנים לאחר המועד שנקבע- הוא טרם פורסם.
משרד האוצר הסביר למשרד מבקר המדינה, בנובמבר 2010 , כי פרסום המכרז נדחה בשל חילופי המנהלים בדרג מקבלי החלטות (החשכ"ל וסגניו הרלוונטיים) שהורו על בד יקה מקיפה של הנושא והגדרת הצרכים, ורק בשלהי 2008 הוקם הצוות לכתיבת המכרז.
(3) במרוצת השנים 2006 -2010 מינו סגני החשכ"ל שתי ועדות היגוי בין - משרדיות שדנו בהגדרת הדרישות למערכת הממוחשבת.
חברי ועדות ההיגוי היו עובדי מערכות המידע במשרדים, רובם מנמ"רים.
לוועדות סייעו בעבודת המטה עובדי המחשוב של משרד האוצר.
משרד מבקר המדינה מעיר כי על אנשי המחשוב לתת פתרונות טכנולוגיים למשרד הממשלתי.
הגורמים שצריכים להגדיר את הצרכים שמערכת המחשוב אמורה לספק הם מנהלים בשיתוף עובדים מקצועיים המשתמשים במחשב לעבודתם השוטפת ובקיאים גם בכללים הנורמטיביים שמחייבים את עבודתם.
הגדרת הדרישות למערכת הממוחשבת על ידי אנשי מחשבים ללא שיתוף המשתמשים וגורמים מינהליים אינה מתיישבת עם התכלית שלשמה מוקמת מערכת זו - שירות לעובדים שאמורים להשתמש בה.
במשרדים שנבדקו פרטנית, נמצא כי הסמנכ"לים לענייני מינהל (במשרד התחבורה, במשרד הפנים, במשרד החוץ ובמשרד התשתיות הלאומיות) וכן המשנה למנכ"ל, במשרד האוצר, המופקדים על ענייני מינהל לא היו שותפים לתכנון מערכת סע"ר.
הסמנכ"לים - במשרד הפנים, במשרד התחבורה ובמשרד התשתיות הלאומיות - אמרו לנציגי משרד מבקר המדינה כי אין הם מכירים כלל פרויקט כזה.
בתשובת משרד האוצר למשרד מבקר המדינה בנובמבר 2010 נאמר כי המנמ"ר שבמשרד הוא חבר הנהלה בארגון, והוא מייצג "נאמנה את הגורמים המנהליים של משרדו בוועדת ההיגוי של הפרויקט".
עוד נאמר כי "נציגי סמנכ"לים למינהל, ישולבו בשלב האיפיון המפ ורט" שיהיה מאוחר יותר; בשלב הראשון פעלו אנשי המחשבים במשרדים לגבש את "הדרישות הטכנולוגיות והפונקציונליות הנדרשות מהכלי שיהווה את התשתית למימוש הפרויקט".
עוד נאמר בתשובה כי "בפועל 576 דוח שנתי61ב .
ימלאו הסמנכ"לים למינהל תפקיד חשוב גם בשלב ההטמעה של מערכת המחשוב".
משרד ראש הממשלה 577 .
משרד מב קר המדינה מעיר, אמנם המנמ"רים יכולים למלא תפקיד של מתווכים בין ועדות ההיגוי למשרדים, אולם יש להקפיד כי הליכי התכנון המהותיים ייעשו במישרין בשיתוף מנהלי היחידות של משרדי הממשלה ועובדיהן.
דחיקת רגליהם של המשתמשים במערכות המחשב ושל הגורמים המופקדים על העבודה המינהלית במשרדי הממשלה בשלב התכנון של מערכת סע"ר מהווה ליקוי יסודי בתכנון המערכת הממוחשבת.
יצוין שהגדרת הדרישות למערכת צריכה להתבסס על סיווג של תהליכי העבודה ועל בחינה כיצד ניתן לייעלם ולהתאימם לצורכי המשרד.
תפקידם של הממונים על העבודה המינהלית נמשך לאחר הקמת מערכת המחשוב, בפעולות להטמעתה בקרב העובדים.
(4) משרד מבקר המדינה פנה באוגוסט 2010 לסגן החשכ"ל בבקשה לאסמכתאות להתחייבויות של המנהלים במשרדי הממשלה לשתף פעולה ביישומה של מערכת סע"ר לכשזו תפותח.
מתשובת סגן החשכ"ל מאותו חודש למשרד מבקר המדינה עולה כי לדעתו ההשתתפות של המנמ"רים בוועדת ההיגוי ובדיונים על מערכת סע"ר היא לעצמה התחייבות של משרדיהם.