מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע_ר)/היבטים בהתנהלות המכון הטכנולוגי בחולון

 ♦ . .__________________ .5 ,ראו מבקר המדינה דוח שנתי 61 ב( 2010 ), בפרק "אוניברסיטת תל -אביב: הוועד המנהל - מינויים, בחינת זיקות והליך סיום כהונת הנשיא", עמ' 1410 . 6 על פי חישובי צוות הביקורת, המכון שילם כ - 124,500 ש"ח עבור נסיעותיו של המנכ"ל לחו"ל ועלות ימי ההיעדרות של המנכ"ל שלא נרשמו כימי חופשה מוערכת בכ- 148,800 ש"ח. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1291 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 מבוא .1. המכון הטכנולוגי בחולון הוקם בשנת 1969 ביזמתה של עיריית חולון. עד 1999 פעל המכון במסגרת תאגיד עצמאי מהבחינה הניהולית והתקציבית; אוניברסיטת תל אביב נתנה לו את חסותה האקדמית ומשרד החינוך השתתף במימון תקציבו. מאוקטובר 1999 הוא פועל באופן עצמאי במסגרת תאגיד חדש, עמותה שאליה הועברה כל הפעילות האקדמית, ובשנת 2005 שונה שמו ל- מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) - (להלן - המכון). המכון פועל בתחום האקדמי מול המועצה להשכלה גבוהה (להלן - המל"ג), והוועדה לתכנון ולתקצוב של המל"ג (להלן - הוות"ת) משתתפת בתקציבו. המכון הוא מוסד להשכלה גבוהה - מכללה7 - המוסמך להעניק באמצעות המל"ג תארים אקדמיים בתחומי הנדסת חשמל ואלקטרוניקה, מתמטיקה שימושית, מדעי המחשב, עיצוב, טכנולוגיות למידה וניהול הטכנולוגיה, והוא עוסק במחקר עיוני ויישומי. על פי תקנון המכון, מוסדותיו יכללו, בין היתר, חבר נאמנים, שישמש גם כאסיפה הכללית של העמותה, וועד מנהל, שישמש גם כוועד העמותה. חברי הוועד המנהל חברים גם בחבר הנאמנים. סמכויותיו של חבר הנאמנים, בין היתר, לבחור את הוועד המנהל, לבחור את נשיא המכון לפי המלצת הוועד המנהל ולאשר תוכניות ותכנון לטווח ארוך שיובאו לדיון בו על ידי הוועד המנהל. 2. זה כ-14 שנה, מאז הפך המכון לעמותה בשנת 1999 , משמשים ד"ר שוקי גלייטמן, ד"ר משה בר-לב ומר דב פלג בתפקידי מפתח במכון 8. )(א מ- 18.9.099 יו"ר הוועד המנהל הוא ד"ר שוקי גלייטמן (להלן- ד"ר גלייטמן או יו"ר הוועד המנהל). בשנים 2009 -2007 שימש יו"ר חבר הנאמנים של המכון, ומשנת 1999 הוא חבר בחבר הנאמנים וחבר בוועד המנהל. (ב) מ- 18.9.09 יו"ר חבר הנאמנים הוא ד"ר משה בר-לב (להלן - ד"ר בר-לב או יו"ר חב ר הנאמנים). בשנים 1999- 2009 כיהן כיו"ר הוועד המנהל10 . )(ג מנכ"ל המכון הוא מר דב פלג המכהן בתפקיד כ-14 שנים, משנת 1999 (להלן- מר פלג או המנכ"ל). 3. מאז הפך המכון לעמותה שימשו בו כמה נשיאים. מ- 14.4.13 פרופ' אדוארד יעקובוב מכהן כנשיא המכון11 (להלן- פרופ' יעקובוב או הנשיא המכהן). בתקופה 19.3.13- 1.10.11 כיהן בתפקיד פרופ' גדי גולן (להלן - פרופ' גולן או הנשיא היוצא) ובתקופה 1.10.07 - 30.09.11 כיהן פרופ' גדעון לנגהולץ (להלן - פרופ' לנגהולץ או הנשיא הקודם). בשנים 2007 -1999 היה פרופ' דוד מרון נשיא המכון (להלן- הנשיא דאז). .__________________ .7 על פי חוק המועצה להשכלה גבוהה, התשי"ח - 1958 , מכללה אקדמית היא מוסד שביקש להשתמש בכינוי זה, והוא מוסד להשכלה גבוהה שאינו אונ יברסיטה שהוסמך להעניק לבוגריו תואר מוכר. 8 ד"ר גלייטמן וד"ר בר-לב ממלאים את תפקידיהם במכון בהתנדבות. 9 בחודשים מרץ-ספטמבר 2009 .שימש ד"ר גלייטמן יו"ר זמני של הוועד המנהל 10 לרבות התקופה מאוקטובר 2007 עד אוגוסט 2008 שבה שימש ד"ר בר -לב בתפקיד זה "בחפיפה" עם אדם אחר; וזאת לאחר שמל"ג והוות"ת הודיעו למכון שאין להאריך את כהונתו של ד"ר בר -לב מעבר לספטמבר 2007 . בפועל כהונתו של ד"ר בר -לב נמשכה עד 2009 , עת התחלפו ד"ר גלייטמן וד"ר בר-לב בתפקידיהם. 11 בתקופה 13.11.13 -14.4.13 כיהן פרופ' יעקובוב כנשיא בפועל ובסיומה הפך נשיא המכון. לפני כן שימש ממלא מקום הנשיא ( 13.4.13 -18.12.12 .) 1292 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 4. על פי נתוני המכון12( , בשנת הלימודים התשע"ב 2011- 2012)13 למדו במכון כ- 3,100 סטודנטים לתואר ראשון וכ-300 .סטודנטים לתואר שני מדוחותיו הכספיים של המכון לשנות הלימודים התשע"א -התשע"ב ( 2012 -2010 ) ניתן לראות כי פעילותו השוטפת בשנים אלו הייתה מאוזנת מהבחי נה הפיננסית, ואת שנת הלימודים התשע"ב סיים עם עודפים צבורים של כ-16 .מיליון ש"ח 5. בחודשים מרץ -ספטמבר 2013 בדק משרד מבקר המדינה היבטים בניהול של המכון הנוגעים לממשל התאגידי של המכון, לרבות התנהלותם של הוועד המנהל ושל חבר הנאמנים (להלן - המוסדות המנהלים), תהליך בחירת הנשיא היוצא ותהליך סיום כהונתו, תקציב המכון והתנהלותו המינהלית, מעורבותו של המנכ"ל בעניינים אקדמיים ונסיעותיו לחו"ל וכן נושאים נוספים. בדיקות משלימות נעשו במל"ג ובוות"ת. .תקנון המכון, הנחיות הוות"ת ותפקוד המוסדות המנהלים .בשנת 1999 פרסמה הוות"ת הנחיות למוסדות להשכלה גבוהה שהיא מתקצבת (להלן - הנחיות הוות"ת). בהנחיות אלה נקבע כי הפעילות האקדמית של מכללה אקדמית תהיה במסגרת עמותה שהתקנון שלה יתבסס על תקנון שצורף כנספח להנחיות הוות"ת (להלן - תקנון הוות"ת). בשנים 2007 -2006 חזרוודרשו המל"ג והוות"ת מהמכון, שהפך לעמותה לפני פרסום תקנון הוות"ת, לתקן את תקנונו על פי הנחיותיהן. בספטמבר 2007 קבעה הוות"ת כי נוסח התקנון שהציע המכון באותו חודש ובו בוצעו חלק מהתיקונים, אינו עולה בקנה אחד עם הנחיותיה וכי יידרשו תיקונים נוספים. למרות זאת, חב ר הנאמנים של המכון אישר את שינוי התקנון, ובפברואר 2010 אישר את השינוי גם רשם העמותות (להלן- תקנון המכון או התקנון). אף שהמל"ג והוות"ת ידעו כי אין תקנון המכון תואם את הנחיותיהן ודרשו את תיקונו בהתאם, הן לא פירטו אילו תיקונים נוספים נדרשו ולא וידאו את תיקונו לפי הנחיותיהן. הביקורת העלתה כי נמצאו אי-התאמות רבות בין תקנון המכון ובין תקנון הוות"ת. עוד נמצא כי המכון חרג מהוראות התקנון שלו עצמו. להלן כמה דוגמאות: 1. לפי תקנון הוות"ת יתכנס הוועד המנהל בדרך כלל אחת לחודש, ולא פחות משמונה פעמים בשנה. תקנון המכון קובע כי הוועד המנהל יתכנס לישיבות רגילות לפחות שלוש פעמים בשנה. בביקורת עלה כי בשנת 2009 התכנס הוועד המנהל פעמיים, אף פחות מחובתו על פי תקנון המכון, ובוודאי גם לא על פי הקבוע בתקנון הוות"ת, בשנים 2011 -2010 התכנס שלוש פעמים בכל שנה ובשנת 2012 .התכנס ארבע פעמים .__________________ .12 על פי הצהרה שמנכ"ל המכון וסמנכ"ל המכון למחשוב ומערכות שלחו לוות"ת ב- 13.5.12. 13 .שנת לימודים אקדמית מתחילה באוקטובר ומסתיימת בספטמבר מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1293 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 2. )(א בביקורת עלה כי מספטמבר 2010 הוועד המנהל של המכון מונה חמישה חברים בלבד14 , כשתקנון הוות"ת ותקנון המכון קובעים הרכב מינימלי של תשעה או עשרה חברים, בהתא מה. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועד המנהל כי מדובר בהרכב חסר שאינו עולה בקנה אחד לא עם הקבוע בתקנון הוות"ת ולא עם הקבוע בתקנון המכון. (ב) על פי תקנון המכון רשאים כמה גורמים, ובכללם נשיא המכון, להציע מועמדים לחברות בחבר הנאמנים, וכל הצעה תובא לדיון בוועד המנהל. בינואר 2012 פנה פרופ' גולן ליו"ר חבר הנאמנים וליו"ר הוועד המנהל והציע לצרף שישה מועמדים לחבר הנאמנים ולוועד המנהל. ביוני 2012 ביקש יו"ר הוועד המנהל מחברי הוועד לשלוח אליו את המלצותיהם לגבי ארבעה מהמועמדים וציין כי צירופם יהיה בכפוף לאישורו של חבר הנאמנים. הביקורת העלתה כי אף שחברי הוועד המנהל היו תמימי דעים בנוגע להתאמתם ולצירופם של שניים מהמועמדים, לא הועלה הנושא בישיבותיהם של הוועד המנהל או של חבר הנאמנים, שהתקיימו לאחר מכן, וממילא הם לא צורפו לוועד המנהל ולחבר הנאמנים. משרד מבקר המדינה מעיר ליו" ר הוועד המנהל וליו"ר חבר הנאמנים כי אי - צירופם של חברים חדשים פגם בתהליכי קבלת ההחלטות. לנוכח הרכבו החסר של הוועד המנהל, היה על יו"ר הוועד המנהל לפעול להגדלת מספר החברים בוועד המנהל ולוודא כי הרכבו תואם להנחיותיה של הוות"ת ומקובל עליה. 3. תקנון המכון קובעכי הוועד המנהל ימנה שני חברים שייבחרו לפי המלצת ראש עיריית חולון. עוד התקנון קובע כי שיעור הגורמים החיצוניים15 בחבר הנאמנים ובוועד המנהל לא יעלה על 20% .. גם הנחיות הוות"ת אינן מאפשרות ייצוג חיצוני העולה על שיעור זה בביקורת עלה כי עקב המספר המועט של חברי הוועד המנהל, 40% מחבריו (שניים מתוך חמשת החברים שהוועד המנהל מונה מ- 1.9.10 ) הם נציגי עיריית חולון. מכאן שייצוג העירייה בוועד המנהל הוא כפול מהמותר. בחבר הנאמנים ייצוג העירייה הוא 25% (4 מתוך16 .) 4. )(א תקנון הוות"ת קובע כי תקופת כהונתו של חבר בחבר הנאמנים או בוועד המנהל היא שלוש שנים, וניתן לשוב ולבחור עד שני שלישים מהחברים לשתי תקופות כהונה נוספות, דהיינו ניתן לכהן עד תשע שנים. ההנחיות16 קובעות גם כי עמותה תוכל לקבוע במסגרת תקנונה כי הוועד המנהל יוכל להאריך את תקופות הכהונה של מייסדיה החברים באספה הכללית לתקופה של שלוש שנים בכל פעם, בכפוף לתיקון תקנונה ולתנאים שנקבעו, ובין היתר שיו"ר חבר הנאמנים, יו"ר הוועד המנהל וחברי ועדת הביקורת לא יהי ו מקרב המייסדים (להלן - הנחיית המייסדים). עוד נקבע כי .__________________ .14 .בתחילת אותה השנה מנה הוועד המנהל שמונה חברים 15 עלפי הנחיות הוות"ת, גורם פנימי הוא עובד התאגיד, דהיינו סגל אקדמי, טכני, מינהלי ואחר, סטודנטים ועוד. גורם חיצוני הוא אישים או גופים המייצגים גופים, מוסדות ותאגידים חיצוניים למוסד להשכלה גבוהה, לרבות רשויות מוניציפליות. 16 תיקון להנחיות הוות"ת האמורות שמספרו 1277/11 מ- 14.6.11. 1294 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 לעמותה שתקנונה אינו עומד בהנחיית המייסדים באופן מלא לא תוענק הכרה שמייסדיה רשאים לכהן באספה הכללית ללא מגבלה של מספר תקופות הכהונה. הועלה כי תקנון המכון לא תוקן בהתאם לאמור ואין הוא עומד בהוראותיה של הנחיית המייסדים. לדוגמה, אין הוא כולל את ההוראה שלפיה הוועד המנהל יוכל להאריך את תקופות הכהונה של מייסדיה לתקופה של שלוש שנים בכל פעם. יוצא אפוא שהנחיית המייסדים אינה חלה לכאורה על המכון. (ב) תקנון המכון קובע כי אחת לארבע שנים יפרשו מכהונתם שליש מחברי חבר הנאמנים (להלן - סבב פרישה). בכל סבב יפרשו תחילה מי שהאריכו בכהונתם יותר מאחרים. ניתן למנות חבר לתקופת כהונה שלישית במקרים מיוחדים. לכן, על פי תקנון המכון, בתקופה של 12 שנות הפעילות הראשונות של המכון, דהיינו מיום הקמתו באוקטובר 1999 , היו אמורים להיות שלושה ס בבי פרישה שבמסגרתם היו אמורים כל החברים המכהנים ממועד זה להתחלף. ב- 9.11.10 כתבה היועצת המשפטית של המכון (להלן - היועמ"ש) למנכ"ל כי הכהונה השלישית של ד"ר בר -לב כחבר בחבר הנאמנים מסתיימת ב - 1.10.11 , והוא יוכל לכהן כיו"ר חבר הנאמנים עד ליום זה. כאמור, במועד הביקורת, שלוש שנים לאחר מכן, ד"ר משה בר-לב עדיין מכהן כיו"ר חבר הנאמנים. כך גם לגבי יו"ר הוועד המנהל ויו"ר ועדת הביקורת. יצוין כי גם אם הנחיית המייסדים הייתה חלה על המכון, עדיין לא היו יכולים שלושת היו"רים להמשיך לכהן בתפקידם לאחר 1.10.11 . הביקורת העלתה כי נכון לנובמבר 2013 ,11 מתוך16 החברים בחבר הנאמנים מכהנים משנת 199917 ,, לרבות יו"ר חבר הנאמנים ויו"ר הוועד המנהל. לפיכך חברותם המתמשכת של 11 חברים אלה בחבר הנאמנים היא בניגוד לתקנונים ולהנחיות המחייבות, והיה עליהם לפרוש מחברותם בחבר הנאמנים ומיתר מוסדות המכון. .משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר חבר הנאמנים כי מאחר שלא נעשו סבבי פרישה כנדרש, לרבות פרישתו שלו עצמו, כ - 70% מחברי חבר הנאמנים מכהנים בתפקידם בניגוד להנחיות כאמור. לדעת משרד מבקר המדינה, על יו"ר חבר הנאמנים ועל יו"ר הוועד המנהל, החברים בחבר הנאמנים מעבר לזמ ן המותר, לפרוש לאלתר מחברותם ומכהונתם במוסדותיו של המכון כמתחייב מתקנונו ומהנחיות הוות"ת. על חבר הנאמנים לקבוע סדרי פרישה הדרגתיים ליתר החברים המכהנים גם הם בניגוד להנחיות ולתקנון. בתשובתו מדצמבר 2013 למשרד מבקר המדינה מסר ראש עיריית חולון (להלן - תשובת ראש עיריית חולון), המכהן בחבר הנאמנים מעבר לזמן המותר, כי משהבין כי תקופת חברותו בחבר הנאמנים נמשכה מעבר לתקופה הקבועה בתקנון ובהנחיות הוות"ת, הוא הודיע על רצונו לפרוש מחבר הנאמנים. .__________________ .17 על פי נתונים ממסמכי ההקמה של העמותה שהוגשו למשרד הפנים ב- 12.10.99. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1295 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 5. כבר באוגוסט 200918 מסר מנכ"ל המל"ג והוות"ת למשרד מבקר המדינה כי "עקב ריבוי התופעות של חריגות מוסדות להשכלה גבוהה מהחלטות ות"ת ומל"ג... הוקמה ועדת קבע אשר הוסמכה לדון בכל סוגי החריגות של מוסדות להשכלה גבוהה... ולקבוע סנקציות בגינן" (להלן - הוועדה לפיקוח ואכיפה). הוועדה אמורה לבדוק את התנהלותן של המכללות על פי תקנונים שאימצו ולהמליץ למל"ג ולוות"ת על דרכי טיפול בהפרות של התקנונים. משרד מבקר המדינה מעיר כי היה על הוועדה לפיקוח ואכיפה לפעול באופן אקטיבי ולוודא שתקנוני המוסדות, לרבות תקנון המכון, תואמים להנחיותיה של הוות"ת ולתקנונה; אך דבר זה לא נעשה, וממילא הוועדה גם לא אכפה את יישום התקנונים. אי קיומן של ההנחיות במכון תרם, בין השאר, לליקויים הרבים בתפקוד המוסדות המנהלים, כפי שיפורט בהמשך הדוח. בתשובתן מדצמבר 2013 מסרו המל"ג והוות"ת (להלן - תשובת מל"ג וות"ת) כי בעקבות קבלת ממצאי הביקורת בנובמבר 2013 התקיימה תכתובת נרחבת בין המכון ובין המל"ג והוות"ת בנושא. בסיכומה של התכתובת התחייב המכון לפעול לתיקון הרכב המוסדות המנהלים שלו ולתיקון תקנונו, על פי ההנחיות של המל"ג והוות"ת "ככתבן וכלשונן", עד אפריל 2014 . עוד מסרו כי בגלל מקרים המעידים לכאורה על בעיות מהותיות במשילות המוסדות להשכלה גבוהה, הוחלט להקים ועדה (להלן - ועדת המשילות) שתמליץ בנושא המבנה הניהולי של המוסדות. הן ציינו כי חל עיכוב בעבודת הוועדה, אבל היא עתידה לחדש את פעילותה בקרוב. לאחר שהוועדה תסיים את עבודתה ויעודכנו ההנחיות בנושא, הן יפעלו ליישום ההחלטות והשינויים הנדרשים במוסדות להשכלה גבוהה. 6. ועדת ביקורת : תקנון המכון קובע כי חבר הנאמנים ימנה מוסד ביקורת (להלן - ועדת ביקורת) שחבריו ייבחרו לתקופה שלא תפחת משנה ולא תעלה על שלוש שנים. חבר הנאמנים יוכל לשוב ולבחור חברים שכיהנו בוועדת הביקורת לשתי תקופות כהונה, ובמקרים חריגים יהיה ניתן להיבחר לתקופות כהונה נוספות. נמצא כי חבר הנאמנים לא שב ובחר את חברי ועדת הביקורת לאחר שלוש שנות כהונה, כנדרש בתקנון, ושניים מהם סיימו תקופת כהונה שנייה ב - 1.10.13 בלי שנבחרו. יתרה מזאת, הם התחילו את כהונתם השלישית וגם אז עדיין לא נבחרו על פי הנדרש. בתשובת יו"ר ועדת הביקורת מדצמבר 2013 (להלן- תשובת יו"ר ועדת הביקורת) ובתשובת המכון מדצמבר 2013 (להלן- תשובת המכון) נטען כי נושא זה מוסדר בדוח המילולי שהוגש לרשם העמותות ואושר בחבר הנאמנים. לדעת משרד מבקר המדינה, אין בדיווח האמור לרשם העמותות משום בחירה מחדש של חברי ועדת הביקורת לתקופת כהונה נוספת. בתקנון המכון נקבע כי ועדת הביקורת תבדוק את העניינים הכספיים והמשקיים של המכון, תפעל להבטחת קיום סדרי בקרה נאותים ותבדוק את הדוחות הכספיים לפני הגשתם לאישורו .__________________ .18 ,ראו מבקר המדינהדוח שנתי 60 ב( 2009 ), בפרק "שנקר- בית ספר גבוה להנדסה ועיצוב", עמ' 1404. 1296 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 של חבר הנאמנים. עוד נקבע כי ועדת הביקורת תכין דוח שנתי שיכלול את הנושאים שבדקה ותגיש אותו לחבר הנאמנים 19 ., בצירוף תגובתו של נשיא המכון (א) מפרוטוקולים שהמציא יו"ר ועדת הביקורת למשרד מבקר המדינה עלה כי ועדת הביקורת כלל לא התכנסה בשנת 2012 , וממילא לא בדקה בה את העניינים הכספיים והמשקיים של המכון, כנדרש בתקנון וכמתחייב מתוקף תפקידה20. יו"ר ועדת הביקורת טען בתשובתו כי ועדת הביקורת התכנסה פעם אחת בשנת 2012 , אולם לא המציא למשרד מבקר המדינה פרוטוקול של הישיבה. משרד מבקר המדינה מעיר כי על יו"ר ועדת הביקורת לכנס את הוועדה באופן סדיר כדי שתוכל לבצע את המוטל עליה. כמו כן, עליו לדאוג להכנת פרוטוקולים לכל ישיבותיה. (ב) ב- 18.10.10 הגישה היועמ"ש למנכ"ל חוות דעת ולפיה על הנשיא ועל המנכ"ל להעלות את דוחות המבקר הפנימי לדיון בוועדת הביקורת. עוד לפיה, על ועדת הביקורת להציג את הדוחות לדיון בפני הוועד המנהל בצירוף סיכומיה והערותיה, ואת התוצאות יציגו הוועד המנהל או ועדת הביקורת לחבר הנאמנים. מפרוטוקולים של ישיבות ועדת הביקורת, של הוועד המנהל ושל חבר הנאמנים עלה כי שניים מתוך שבעה דוחות ביקורת פנימיים שהגישו המבקרים הפנימיים לוועדת הביקורת ולהנהלת המכון במהלך השנים 2013 -2009 כלל לא נדונו בוועדת הביקורת ובוועד המנהל. עוד עולה כי בשנים 2007- 2011 ובשנת 201321 לא הגישה ועדת הביקורת דוח שנתי לחבר הנאמנים על הנושאים שבדקה, וזאת בניגוד לקבוע בתקנון. רק ב- 22.3.12 .הובא לאישור חבר הנאמנים דוח ביקורת פנימי יו"ר ועדת הביקורת טען בתשובתו כי כל דוחותיו של המבקר הפנימי נדונו בוועדת הביקורת, אך לא המציא למשרד מבקר המדינה את העתקי הפרוטוקולים שבהם נדונו שני הדוחות האמורים. עוד טענו המכון ויו"ר ועדת הביקורת בתשובתם כי הדוחות המילוליים השנתיים שהוגשו לרשם העמותות ושאושרו על ידי חבר הנאמנים, כוללים את ממצאי ועדת הביקורת ומיושמת בהם הדרישה של מתן דו"ח שנתי של ועדת הביקורת לחבר הנאמנים. .__________________ .19 על פי פרוטוקול ישיבת חבר הנאמנים שהתקיימה ב - 2.12.10 הוצגה בישיבה חוות דע תה של היועצת המשפטית, שגם יו"ר ועדת הביקורת תמך בה, ולפיה אין להפיץ מחוץ לכותלי המכון דוחות ביקורת פנימיים לחבר הנאמנים. אולם נמסר כי יו"ר ועדת הביקורת יכול לדווח לחבר הנאמנים על דוחות ביקורת פנימיים ועל הנעשה במכון כדי לתקן את הטעון תיקון. 20 הדבר אף נוגד את ההנחיות בתקנון הוות"ת, ולפיהן על ועדת הביקורת להכין דוח כספי ולדון בו לפני העברתו לאספה הכללית. 21 נבדק עד 30.9.13. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1297 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 משרד מבקר המדינה מעיר כי בדוחות אלו אין כל פירוט של הנושאים שבדקה הוועדה, ובכלל זה נושאי הביקורת הפנימית שנעשתה, הממצאים, הערות ועדת הביקורת וסיכומיה והערות נשיא המכון. לכן, אין הם בגדר הדיווח הנדרש על פי התקנון. על יו"ר ועדת הביקורת, יו"ר הוועד המנהל ויו"ר חבר הנאמנים היה להביא לדיון בוועד המנהל ובחבר הנאמנים את ממצאי כל הדוחות שהגיש המבקר הפנימי ולוודא שוועדת הביקורת תגיש לחבר הנאמנים דוח שנתי כנדרש. 7. המועצה האקדמית : החלטת המל"ג בעניין הניהול האקדמי של ה מכללות22 קובעת כי המועצה האקדמית היא הגוף האקדמי העליון של מכללה אקדמית. המועצה תתכנס באופן סדיר, לפחות שלוש פעמים בשנה. במסגרת תפקידיה תעסוק המועצה בהכנת תכניות לפיתוח אקדמי, באישור תכניות לימודים, בקביעת כללים ותקנונים רלוונטיים, בבחירת ועדת מינויים מוסדי ת ובקבלת דיווח על המלצותיה הנוגעות למינויים שבסמכותה וכן בטיפול בנושאים אקדמיים נוספים. תקנון המכון קובע כי בראש המועצה האקדמית יעמוד נשיא המכון או סגן הנשיא לעניינים אקדמיים, והיא תקיים ישיבות רגילות לפחות ארבע פעמים בשנה. בביקורת נמצא כי המועצה האקדמית ב מכון כלל לא התכנסה מאפריל 2008 עד פברואר 2012 , כארבע שנים. לאחר מכן, התכנסה במאי 201323. בתשובתו מדצמבר 2013 למשרד מבקר המדינה ציין הנשיא המכהן כי בדעתו להחזיר את המועצה האקדמית לתפקוד מלא ולהיערך לקיום ישיבותיה כקבוע בתקנון ובהנחיות של המל"ג. . . החריגותבתקנון המכון מהנחיותיה של הוות"ת והליקויים הרבים בתפקודם של המוסדות המנהלים (ראו להלן בפרק "תהליך בחירת הנשיא היוצא" ובפרק "תהליך סיום כהונת הנשיא היוצא") מחייבים את המכון ואת הוות"ת לעשות שידוד מערכות יסודי למוסדות המנהלים של המכון ולדאוג שיתנהלו באופן המתיישב עם הנחיות הוות"ת. כאמור, בעקבות קבלת ממצאי הביקורת התחייב המכון בפני המל"ג והוות"ת לפעול עד אפריל 2014 ."לתיקון הרכב המוסדות המנהלים ולתיקון תקנונו על פי הנחיותיהן "ככתבן וכלשונן .__________________ .22 'החלטת המל"ג מס 356/10 מ- 4.11.03 בעניין הניהול האקדמי של המכללות האקדמיות (כפי שתוקנה ב- 15.2.05 ) (להלן- החלטת המל"ג 356/10.) 23 ב- 6.4.08 כונסה המועצה האקדמית בראשותו של הנשיא הקודם, ב - 21.2.12 בראשותו של הנשיא היוצא וב- 6.5.13 .בראשותו של הנשיא המכהן 1298 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 תהליך בחירת הנשיא היוצא .בשנת 2011 נבחר הנשיא היוצא 24 לתפקיד נשיא המכו ן. הועד המנהל החליט לבחור אותו, וכן את הנשיא הקודם ואת הנשיא המכהן, באמצעות ועדת איתור. בביקורת הועלה כי אין המכון מחזיק בכללים ובהנחיות הנוגעים להקמת ועדת איתור, למספר חבריה, להרכבה ולסדרי עבודתה של ועדת איתור לבחירת נשיא. עוד עלה כי קודם לבחירתו של הנשיא היוצא לא התקיים תהליך מובנה, שקוף וקבוע מראש שיבטיח שבסופו של יום ייבחר המועמד המיטבי. היעדר כללים והנחיות כאמור עלול להביא לידי התנהלות לא אחידה בהקמת ועדות איתור שונות ולהתנהלות בלתי תקינה, ואף כושלת, בכל הנוגע לתהליך בחירת נשיא של מוסד אקדמי. זאת ועוד, מנכ"ל המכון העובד בכפוף לנשיא המכון, התערב בתהליך בחירת הנשיא היוצא ופעל למינויו. להלן הפרטים: כללים לבחירת הנשיא היוצא בהחלטת המל"ג 356/10 נקבע כי מינוי ובחירה של הנשיא או פיטוריו יהיו בידי הגוף הניהולי העליון של המוסד על פי תקנונו, ללא כל התערבות של איזה גורם מחוץ למוסד. תקנון המכון קובע כי את נשיא המכון יבחר חבר הנאמנים, לפי המלצת הוועד המנהל. הנשיא ייבחר לכהונה אחת (ארבע שנים) ויוכל לשוב ולהיבחר לעוד כהונה אחת. יצוין כי לפי הנחיות המל"ג ממרץ 2004 , אוניברסיטאות נדרשות להקים ועדת חיפוש לאיתור נשיא, אךעד כה לא נקבעה הנחיה מחייבת כאמור בקשר למוסדות אקדמיים שאינם אוניברסיטאות. בינואר 2010 הודיעה הוועדה לפיקוח ואכיפה של הוות"ת על כוונתה להמליץ למל"ג להחיל על המכללות את ההוראות הקיימות לאוניברסיטאות לעניין אופן בחירת הנשיא, לרבות ההוראה בדבר הקמת ועדת חיפוש שיישבו בה שישה אנשי ציבור ושלושה נציגים של המועצה האקדמית. בביקורת עלה כי המלצה זו לא הועלתה לדיון במל"ג עד דצמבר 2013 , כארבע שנים לאחר משלוח ההודעה. המל"ג והוות"ת מסרו בתשובתם כי החלטת הוועדה הייתה בגדר המלצה שלא נקבעה באותה עת כמדיניות מחייבת. הן הוסיפו כי עבודת ועדת המשילות צפויה להתחדש בתקופה הקרובה ונושא זה ידון על ידה. לדעת משרד מבקר המדינה, "הצהרת הכוונות" של הוות"ת עלולה ליצור בלבול במוסדות אלו בדבר הכללים החלים עליהם וכן חוסר אחידות בהתנהלותם; וכל זאת במציאות שבה קיימות מכללות רבות ומספר הסטודנטים הלומדים בהן לתואר ראשון גדול ממספר הסטודנטים הלומדים באוניברסיטאות. על הוועדה לפיקוח ואכיפה של הוות"ת לדון לאלתר בנושא ולהביא לאישורה של המל"ג את המלצתה בדבר התהליכים הנדרשים למינוי ראשי מכללות. עליהן לבחון אם אכן ישנה הצדקה כלשהי לגבש מערכת כללים אחרת שת חול על המכללות, כאשר בפועל ות"ת מתקצבת באופן דומה הן את האוניברסיטאות הן את המכללות. .__________________ .24 .עד מועד היבחרו לנשיא כיהן הנשיא היוצא כדקן הפקולטה להנדסה מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1299 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 חוסר האחידות בא לידי ביטוי בוועדות איתור שהמכון הקים לבחירת נשיא, כמפורט להלן (ראו גם להלן בפרק "תהליך סיום כהונת הנשיא היוצא" - ועדת איתור לנשיא חדש). הרכב ועדת האיתור 1. לקראת בחירתו של הנשיא הקודם החליט הוועד המנהל ביולי 2007 על הקמת ועדת איתור ועל הרכבה (להלן - ועדת האיתור משנת 2007 ). הוועדה מנתה חמישה חברים- יו"ר הוועד המנהל דאז שמונה גם ליו"ר הוועדה; נציגת עיריית חולון וחברת הוועד המנהל; יו"ר אגודת הסטודנטים דאז כנצ יג הסטודנטים; יו"ר ועד הסגל האקדמי דאז כנציג הסגל; ונציג ציבור שלא היה חבר במוסדות המכון. הוועד המנהל הזמין גם את סגן יו"ר המל"ג ואת היועמ"ש של משרד החינוך להשתתף כחברים בוועדה, אך בסופו של דבר הם לא השתתפו בה. מודעת הדרושים לחיפוש נשיא פורסמה ארבע פעמים בשלושה עיתונים יומיים ובסך הכול 12 פעמים. פניות התקבלו משבעה מועמדים והוועדה ראיינה ארבעה מהם. בסופו של תהליך בחרה הוועדה להמליץ על פרופ' גדעון לנגהולץ שכיהן קודם לכן כמנכ"ל אוניברסיטת תל אביב לכהונת נשיא המכון. את המלצתה אישרו הוועד המנהל וחבר הנאמנים. לעומת זאת, לצורך בחירת הנשיא היוצא החליט הוועד המנהל ביולי 2011 על הקמתה של ועדה לאיתור והמלצה בדבר נשיא חדש (להלן - ועדת האיתור משנת 2011 .)או ועדת האיתור הוועד המנהל קבע כי חבריה יהיו יו"ר חבר הנאמנים שישמש גם יו"ר הוועדה, ראש עיריית חולון, יו"ר ועדת הביקורת ויו"ר הוועד המנהל. להרכב זה צורפה חברת ועדה נוספת מקרב הסגל האקדמי הבכיר (להלן - פרופ' ר'). הועלה כי שלא כמו בוועדת האיתור משנת 2007 , לא ישבו לא נציג ציבור ולא נציג סטודנטים בוועדת האיתור משנת 2011 . נוסף לכך, ארבעה מתוך חמשת חבריה הם חברי חבר הנאמנים, לעומת שני חברים מתוך חמישה בוועדה הקודמת. בישיבותיה של ועדת האיתור משנת 2007 .נכחו שני יועצים משפטיים ומשקיף לעומת זאת, בוועדת האיתור משנת 2011 .ישבו חמשת החברים האמורים בלבד זאת ועוד, יו"ר הוועדה סירב לבקשת חבר בחבר הנאמנים לשמש משקיף25 . 2. עוד הועלה בביקורת כי מודעת דרושים לחיפוש נשיא פורסמה בעיתונות רק פעם אחת ובעיתון אחד בלבד, שלא כמו בשנת 2007 - ארבע פעמים בשלושה עיתונים יומיים, ובסך הכול 12 פעמים. משרד מבקר המדינה מעיר כי משמעות הדבר היא צמצום היחשפותם של מועמדים ראויים ומתאימים לתהליך האיתור. הקמת ועדת איתור מצומצמת ללא נציגים או משקיפים חיצוניים ופרסום מודעת דרושים אחת ויחידה מראים שהתהליך שהתקיים בשנת 2011 לצורך איתור נשיא היה מצומצם ונחות יותר מהתהליך בשנת 2007 שהמכון בעצמו קיים לאיוש אותו התפקיד. .__________________ .25 באוגוסט 2011 כתב החבר לד"ר בר -לב, יו"ר ועדת האיתור משנת 2011 , כי ביקש להיות משקיף בוועדה אך בקשתו לא נענתה. ד"ר בר-לב השיב לו כי הוועד המנהל החליט שלא ישותפו משקיפים בדיוניה של ועדת האיתור. 1300 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 התנהלותה של ועדת האיתור דוח שפרסם משרד מבקר המדינה בשנת 2011 (להלן- דוח על אוניברסיטת ת"א) קבע26 כי על האוניברסיטה לקבוע נוהל שבו יפורטו בין היתר סדרי העבודה של ועדות החיפוש, אופן קבלת ההחלטות וחובת תיעוד ישיבותיהן בפרוטוקולים מסודרים. בפרוטוקולים יתוארו עיקרי הדברים שנאמרו, המחלוקות שהתגלעו, ההחלטות שהתק בלו ונימוקיהן. עוד נקבע כי ככל שהעניין חשוב ורגיש יותר, רמת הפירוט הנדרשת בפרוטוקול גבוהה יותר. נוהל ועדות המכון מ - 1.6.09 (להלן- נוהל ועדות המכון) קובע את תהליכי המינוי, את העבודה ואת הדיווח של הוועדות. בנוהל נקבע כי דיוני ועדה והחלטותיה יירשמו בפרוטוקול. ועדת האיתור משנת 2011 קיימה חמש ישיבות ששתיים מהן התקיימו לאחר סבב הראיונות. אולם המכון המציא לצוות הביקורת פרוטוקולים לארבע מישיבותיה, ובהם פרוטוקול של ישיבה אחת בלבד שהתקיימה בתום סבב הראיונות, וציין כי לישיבה האחרת לא הוכן פרוטוקול. בביקורת עלה כי פרופ' גולן הופיע פעמיים לפני ועדת האיתור. אולם בפרוטוקולים של הוועדה מתועד כי הופיע פעם בלבד, ב- 25.8.11 ., עם כל שאר המועמדים משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועדה על היעדר חלק מהפרוטוקולים ועל כך שהפרוטוקולים הקיימים אינם שלמים ואינם משקפים את עיקרי דיוני הוועדה, וזאת בניגוד לנוהל של המכון ולאמור בדוחות מבקר המדינה בעבר. עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי תיעוד חלקי בעייתי בכלל, ובתהליכים חשובים ורגישים מעין אלה, בפרט. סדרי העבודה של הוועד המנהל ושל חבר הנאמנים 1. תקנון המכון קובע כי הקוורום הנדרש בישיבות הוועד המנהל הוא מחצית ממספר חבריו, כאשר הוועד המנהל אמור למנות בין עשרה לשנים-עשר חברים. יוצא אפוא כי לפי הקבוע בתקנון המכון נדרשים בין חמישה לשישה חברים לתהליך קבלת החלטות. אין בתקנון או בנוהל ועדות המכון הוראה מפורשת המאפשרת ייצוג חבר ועדה חסר באמצעות ייפוי כ וח וקובעת תנאים ודרכי ביצוע לכך. כאמור, מספטמבר 2010 מונה הוועד המנהל חמישה חברים בלבד בניגוד לתקנון המכון. ב- 31.8.11 דן הוועד המנהל בהמלצתה של ועדת האיתור למינויו של פרופ' גולן לנשיא המכון, אף בהרכב חסר יותר. שני חברים לא נכחו בישיבה ומסרו ייפויי כוח לידיו של אדם שאינו חבר בוועד המנהל אך הוזמן כאורח לישיבה. חבר שלישי לא נכח, אך בפרוטוקול נכתב ש"בשיחת ועידה הסכים עם בחירת ועדת האיתור". יוצא אפוא כי בדיון האמור, מתוך חמשת חברי הוועד המנהל נכחו במקום רק שניים, כשאחד מהם הוא יו"ר הוועד המנהל שהיה חבר בוועדת האיתור. .__________________ .26 ,ראו מבקר המדינה דוח שנתי 61ב ( 2010 ), בפרק "אוניברסיטת תל -אביב: הוועד המנהל - מינויים, בחינת זיקות והליך סיום כהונת הנשיא", עמ' 1361. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1301 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועד המנהל כי ייצוג חברי ועדה חסרים באמצעות ייפוי כוח אינו אפשרי על פי תקנון המכון ונהליו, ולא היה כל מקום להתירו בייחוד בדיון בנושא מהותי כל כך. 2. בפרוטוקול דיון הוועד המנהל מ- 31.8.11 נכתב כי "הוחלט פה אחד לקבל את המלצות ועדת האיתור ולהמליץ בפני חבר הנאמנים על מינויו של פרופ' גדי גולן לתפקיד נשיא המכון". ב- 5.9.11 .התכנס חבר הנאמנים כדי לדון בהחלטתו של הוועד המנהל לבחירת נשיא למכון במסמך ששלח יו"ר הוועד המנהל לחברי חבר הנאמנים לפני הדיון, שכותרתו "החלטת ועדת האיתור - 28.8.2011 ", נכתב כי "הוחלט פה אחד להמליץ בפני המוסדות המנהלים לאשר את מינויו של פרופ' גדי גולן לתפקיד נשיא המכון הטכנולוגי חולון" (להלן - המסמך המסכם). ד"ר גלייטמן, יו"ר הוועד המנהל, הציג את המסמך בישיבת חבר הנאמנים וציין כי ועדת האיתור הגישה המלצתה "פה אחד לוועד המנהל" שבחן את "תהליכי ועדת האיתור ואימץ, פה אחד, את המלצתה". המסמך המסכם אינו חתום, והוא לא הועבר לאישורם של כל חברי ועדת האיתור בטרם הוצג לחבר הנאמנים. 3. .בביקורת עלה כי בוועדת האיתור התגלעו חילוקי דעות בין חבריה בנוגע למועמדים חברת הוועדה פרופ' ר' מסרה לצוות הביקורת במאי 2013 כי בתחילה התנגדה לבחירתו של פרופ' גולן והוסיפה כי ד"ר בר-לב השפיע על בחירתו של פרופ' גולן לתפקיד. מפרוטוקול ישיבת ועדת האיתור מ- 28.8.11 עולה כי התגלעו חילוקי דעות בין החברים, שמיעוטם לא תמכו במועמדותו של פרופ' גולן אלא בזו של מועמד אחר. המכון מסר בתשובתו שחברי הוועדה החליטו לאמץ את הצעתו של היו"ר ד"ר בר-לב והצביעו "פה אחד" בעד פרופ' גולן. בתשובתו כתב ראש עיריית חולון: "במסגרת ועדת האיתור הבעתי דעתי כנגד המינוי. בהמשך, משהתבררה דעת הרוב הצעתי לבחור במועמד פה אחד, כדי ליתן לו גיבוי מלא בבחירה. כך, למיטב ידיעתי, גם הוצגה החלטת ועדת האיתור לוועד המנהל". עוד טען שסבר "כי המידע המלא נמסר לחברי הועד המנהל עוד טרם הישיבה" ו"את דעתי האישית הבעתי גם במסגרת ישיבת הוועד המנהל, אם כי הדברים לא באו לידי ביטוי בכתב". אולם מדברי חברי הוועד המנהל לצוות הביקורת עולה כי לא נמסר להם מידע מלא וגם לא נמסר להם שהיו חילוקי דעות בוועדת האיתור. באפריל 2013 מסר חבר בוועד המנהל, שנכח בישיבת הוועד המנהל ב - 31.8.11 , לצוות הביקורת כי בעת אישור מינויו של פרופ' גולן בוועד המנהל, הוא סמך על בחירתם עקב היכרותו רבת השנים עם ד"ר גלייטמן ועם ד"ר בר-לב שישבו בוועדת האיתור. הוא הוסיף כי מאחר שנמסר בישיבה שוועדת האיתור בחרה בפרופ' גולן פה אחד, הוא סמך על בחירתה והסכים גם הוא. הוא ציין כי רק בישיבת חבר הנאמנים ב- 8.4.13 שדנה בסיום כהונתו של פרופ' גולן התברר לו ולאחרים שחברי ועדת האיתור לא היו תמימי דעים בעניין בחירתו של פרופ' גולן לנשיא, אבל חבריה רצו לתת לו גיבוי והוסכם שההחלטה תינתן פה אחד. חבר ועד הסכים עם בחירת ועדת ]בטלפון[ מנהל אחר, שנכתב בפרוטוקול עליו ש"בשיחת ועידה האיתור", אמר באפריל 2013 לצוות הביקורת כי הוא קיבל בזמנו את דעת ועדת האיתור אבל הסתבר לו בדיעבד שהם לא קיבלו אז דיווח מלא על תהליך בחירתו של גולן. הוא מסר כי נאמר להם בזמנו שוועדת האיתור המליצה פה אחד על מינויו, אבל הסתבר לו רק לאחרונה 1302 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 שבישיבה הראשונה של ועדת האיתור היו חילוקי דעות, שההמלצה הייתה רק בישיבה השנייה ומי שדחף את המינוי של פרופ' גולן היה ד"ר בר-לב. מהאמור ומפרוטוקול הדיון עולה כי יו"ר הוועד המנהל ד"ר גלייטמן ויו"ר ועדת האיתור וחבר הנאמנים ד"ר בר-לב, שפירטו לפני חברי הוועד המנהל את עבודת הוועדה, לא הביאו לידיעתם של חברי הוועד המנהל, כשדנו בהמ לצותיה, מידע שהיה נחוץ לשיקול דעתם ושהיה אמור לסייע בידם לקבל החלטה מושכלת; מידע כמו המחלוקות שהתגלעו בדיון, התנגדויות של מי מהחברים לבחירתו של פרופ' גולן ונימוקי ההחלטות שהתקבלו. 4. אחד מחברי חבר הנאמניםביקש לקבל לפני ישיבת חבר הנאמנים ב- 5.9.11 את קורות החיים של כל המועמדים ואת פרוטוקול ישיבת הוועד המנהל שהמליץ על המועמד והנימוקים להמלצה, אבל אלו לא נמסרו לחברים. בדיון אמר החבר: "האם חבר הנאמנים הוא בבחינת חותמת גומי? לחבר הנאמנים יש שיקול דעת ואני לא קיבלתי את הנתונים הדרושים על מנת להפעיל שיקול דעת ולבחור איש ראוי". בתשובתו מסר המכון כי "יש גבול לרזולוציה בה צריך נציג ועדת האיתור לפרט את הדיונים שהתקיימו בוועדת האיתור בפני הוועד המנהל ובפני חבר הנאמנים... חבר הנאמנים אינו מחליף את הועד המנהל או את ועדת האיתור בשיקול דעתה של ועדת האיתור במסגרת המנדט שקיבלה". משרד מבקר המדינה מעיר כי חבר הנאמנים הוא הגוף המוסמך לקבל החלטה בדבר מינוי נשיא, ולצורך קבלת ההחלטה נדרשים נתונים להתבסס עליהם, וכך גם כשבאים להחליט אם לקבל או לדחות את ההמלצות של ועדת האיתור ושל הוועד המנהל. מתפקידו של יו"ר חבר הנאמנים היה לוודא שנת ונים אלה יוצגו למשתתפים בישיבה. מתן מידע שלם והתנהלות בשקיפות מלאה הם שניים מבין העקרונות הבסיסיים של מינהל תקין. לא כל המסמכים והמידע הרלוונטיים הונחו לפני הגורמים המכריעים בבואם לשקול ולבחור נשיא, לרבות קורות חיים של המועמדים ופרוטוקולים של ועדת האיתור (שמהם ניתן להסיק כי היו דעות חלוקות קודם להחלטה להפוך את ההצבעה ל'פה אחד'). משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועד המנהל וליו"ר חבר הנאמנים כי בהתנהלותם זו מנעו מחברי חבר הנאמנים מידע חיוני שעשוי היה להשפיע על החלטתם. 5. משרד מבקר המדינה העיר בעבר 27 כי בבואם של דירקטורים לאשר עסקה מהותית ראוי שיקיימו פגישה ויקבלו החלטות תוך כדי שימוש ב"תבונתם הקיבוצית". עליהם להחליף דעות ולקיים דיון פורה, מקיף ומעמיק, ובדרך זו להפיק את מלוא התועלת מהניסיון, מהידע ומהתבונה המצטברים של כל אחד מהחברים. הביקורת העלתה כי לצורך הדיון ב- 5.9.11 בחבר הנאמנים חתמו ארבעה מחבריו על ייפויי כוח וקבעו את עמדתם מראש בלי ששמעו את הנימוקים שהועלו בדיון, בלי שקיימו דיון מקיף ומעמיק וכאמור אף בלי שקיבלו טרם הדיון את הנתונים הדרושים. יו"ר חבר הנאמנים צריך היה למנוע את הדבר ולא לאפשר "ייצ וג" כאמור שאינו עולה בקנה אחד עם נוהלי המכון. .__________________ .27 ,ראו מבקר המדינהדוח ביקורת על רכישת מניות אלישרא על ידי אלתא , 18.12.05. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1303 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 מעורבות המנכ"ל במינוי הנשיא היוצא כאמור, מנכ"ל המכון מכהן בתפקידו זה כ-14 שנים. במאי 2013 מסר יו"ר חבר הנאמנים לצוות הביקורת כי הוא הביא למכון את המנכ"ל שאותו הכיר בעבודתו הקודמת, כדי לטפל בנושא הניהולי, וכי יש לו קשרים חברתיים רופפים עמו. הסכם ההעסקה של המנכ"ל עם המכון קובע כי המנכ"ל יהיה כפוף במישרין לנשיא המכון ויפעל על פי הנחיותיו. 1. כאמור, מונתה ועדה לצורך איתור נשיא מיועד והמלצה עליו למוסדות המנהלים של המכון. אף שהמנכ"ל לא היה חבר בוועדת האיתור, מטעמים מובנים, עלה בביקורת כי הוא חרג מתפקידו, היה מעורב באופן פעיל ובלתי תקין במינויו של פרופ' גולן לתפקיד נשיא המכון, ואף דאג ליידע אותו על כך. פרופ' גולן מסר לצוות הביקורת במרץ ובאפריל 2013 ,כי המנכ"ל פעל לבחירתו כנשיא עדכן, הדריך אותו וסייע לבחירתו. מתכתובות בדואר אלקטרוני עלה עניין מעורבותו הפעילה והמכוונת של המנכ"ל להשפיע על בחירתו של הנשיא היוצא בוועדת האיתור. ב - 23.7.11 כתב המנכ"ל לפרופ' גולן בתגובה קיימתי שיחה שנייה ]'פרופ' ר[ לשאלתו אם ריכך את פרופ' ר' (חברת ועדת האיתור): "עם והשבוע אשוחח אתה שוב רק שמור על איפוק מכסימאלי ולא לעשות שגיאות". ב- 24.7.11 .תיקן המנכ"ל את טיוטת מכתב המועמדות שהעביר לעיונו פרופ' גולן כמה ימים קודם לכן נוסף על כך, באותו היום סייע המנכ"ל לגורם שפרש מהמכון להכין מכתב המלצה שעניינו פרופ' גולן, וביקש ממנו לשלוח אותו לד"ר בר-לב, יו"ר ועדת האיתור ויו"ר חבר הנאמנים, ללא התכתובת שהתנהלה ביניהם בנושא זה. ב - 27.7.11 שלח ד"ר בר -לב למנכ"ל את פרוטוקול ישיבת ועדת האיתור מ - 19.7.11. ב - 5.8.11 , במהלך עבודת ועדת האיתור, כתב המנכ"ל לפרופ' גולן: "אני בקשר קבוע על המתרחש... משום מה חשוב לטפל דווקא בראש העיר... חשוב שתכין מצגת על משהו כמו 'תכנית 100 הימים' אנסה גם אני להכין מתווה ואשלח לך". ב - 7.8.11 ,העיר המנכ"ל על תכנית כזו שהכין פרופ' גולן ב- 8.8.11 הוא כתב לו: "אני בתמונה" וב- 21.8.11 שלח לו טיוטה של מסמך מתווה פעילות למאה הימים הראשונים. ב - 24.8.11, יום לפני הראיונות של כל המועמדים בפני ועדת האיתור, כתב המנכ"ל לפרופ' גולן: "שוחחתי עם בר-לב והכל בסדר בעניין המועמד מת"א... ". ב]מאוחר[ יותר מאוחד]'פרופ' ר[ ארגיע את- 27.8.11 לאחר קיום הריאיון בוועדת האיתור כתב המנכ"ל לפרופ' גולן: "אני ממשיך להיות עם היד על הדופק. אנא שלח אלי את המסמך ]'פרופ' ר[ שהשארת בידי חברי הועדה". פרופ' גולן שאל אז את המנכ"ל: "האם החזית של סגורה היטב?" ונענה: "אני מטפל בנושא. אני חייב לגרום לבר -לב להמשיך ולהיות בטוח אני מטפל ולדעתי אתה הנושא כבר כמעט סגור סופית. מחר א]'פרופ' ר[בעמדתו. בני מתכוונן ללכת ולפגוש את בר-לב פנים אל פנים על מנת למנוע הפתעות". ב- 12.3.12 , כמה חודשים לאחר מינויו של פרופ' גולן לנשיא ולאחר שהתגלעו חילוקי דעות ביניהם, כתב לו המנכ"ל: "לא הייתה ואין לי שום אג'נדה כשפעלתי בנחרצות בסמכותיות על מנת שתתמנה לנשיא המכון, למר ות קואליציה שהתגבשה כנגד ובכלל זה ראש העיר והמנכ"לית יחד עם עוד אחרים". המכון טען בתשובתו כי כל המועמדים ביקשו את תמיכתו של המנכ"ל במועמדותם בפני הגורמים המנהלים, כי המנכ"ל פעל "על פי עמדה אובייקטיבית שלו שלא הוסתרה מאיש" וכי המנכ"ל סבר באותה העת שפרופ' גולן הוא האיש המתאים ביותר לשמש כנשיא המכון. המכון 1304 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 טען כי למנכ"ל הזכות לומר את דעתו, ובהיעדר נציג הסגל המינהלי בוועדת האיתור מן הראוי היה שוועדת האיתור תיוועץ גם בגורמים מינהליים רלוונטיים או לכל הפחות תשמע את דעותיהם. בנוסף טען, כי שיחות המנכ"ל עם גורמים בוועדת האיתור, לרבות עם ד"ר בר -לב, נעשו ביזמתם במסגרת איסוף המידע של חברי ועדת האיתור על המועמדים. עוד טען המכון בתשובתו כי לא חל כל איסור על יו"ר ועדת האיתור לשמוע את עמדתם של בעלי תפקיד בצוות המינהלי של המכון, והוסיף כי זו זכותם ואף חובתם של יו"ר ועדת האיתור ושל יו"ר הועד המנהל לאסוף את כל המידע הרלוונטי. משרד מבקר המדינה מעיר למנכ"ל ולחברי ועדת האיתור כי מעורבותו הפעילה של בעל תפקיד במינויו של בעל תפקיד אחר האמור להיות ממונה עליו פסולה ויוצרת מראית עין של ניסיון לזכות למצער באהדתו של הממונה, לכשיתמנה; בייחוד כאשר האדם המקדם את המינוי דואג לעדכן את המועמד הלוך וחזור על פעולותיו בנדון, ואף להזכיר זאת בזמן שהמועמד כבר מכהן בתפקיד וממונה עליו. משרד מבקר המדינה מעיר לד"ר בר-לב - יו"ר ועדת האיתור ויו"ר חבר הנאמנים, על שאיפשר את מעורבותו הבלתי תקינה של המנכ"ל בנושא. 2. לאחר מינויו של פרופ' גולן הוא נדרש לשאלת העלאת שכרו של המנכ"ל וקידומו. הביקורת העלתה כי ב- 2.2.12 , ארבעה חודשים לאחר כניסתו של הנשיא היוצא לתפקידו ולאחר שהמנכ"ל סייע לו בהליכי בחירתו, ביקש המנכ"ל מפרופ' גולן להרחיב את תפקידו לתפקיד סגן נשיא ומנכ"ל ולהעלות את שכרו בהתאם. באפריל 2013 מסר פרופ' גולן לצוות הביקורת כי המנכ"ל העביר לו טיוטת חוזה שנדונה לטענתו בינו לבין הנשיא הקודם וביקש שיפעל לקדמה. על פי טיוטת החוזה ימונה המנכ"ל לסגן נשיא ולמנכ"ל ופרט לשכרו כמנכ"ל יקבל גם תוספת תפקיד בשיעור 25% בגין תפקידו כסגן נשיא. פרופ' גולן מסר כי נמנע מלהיענות לבקשת המנכ"ל. המכון מסר בתשובתו כי את העלאת שכרו של המנכ"ל אישר הנשיא הקודם בשלהי כהונתו, אבל המנכ"ל סבר כי מן הראוי להמתין לכניסתו של נשיא חדש לתפקיד ולהותיר את העניין לשיקולו, ורק חודשיים לאחר כניסתו של פרופ' גולן לתפקיד הנשיא העלה בפניו את העניין. ממסמכי המכון עלה כי ביוני 2011 אישר הנשיא הקודם להעלות את שכרו של המנכ"ל. אולם מתכתובות בדואר אלקטרוני בין המנכ"ל לפרופ' גולן עלה כאמור כי ב - 2.2.12 ביקש ממנו המנכ"ל להרחיב את תכולת תפקידו לתפקיד סגן נשיא ומנכ"ל ולהעלות את שכרו בהתאם. יצוין כי העלאת השכר שאישר הנשיא הקודם לא כללה את הרחבת התפקיד המבוקשת. עוד יצוין כי באותה העת כיהנו במכון שני סגני נשיא שנכנסו לתפקידם זמן קצר לפני כן (ראו להלן), כך שמצבת הסגנים במכון28 הייתה מלאה ולא היה צורך במינוי סגן נשיא נוסף. על כל פנים, עצם העובדה שסוגיות כאלו מונחות לפתחו של הנשיא בתור הממונה על המנכ"ל מוכיחה מדוע כה חשוב שאדם אכן יימנע מלהתערב במינוי הממונה עליו. .__________________ .28 .מינוי סגן נשיא נוסף מחייב את אישורה של הוות"ת מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1305 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 תהליך בחירת משנים לנשיא 1. תקנון המכון קובע כי הסגנים של נשיא המכון ימונו על פי המלצתו. תקנון הוות"ת קובע כי ראש המוסד יעביר לאישור הוועד המנהל את מינוי סגניו. אולם, למרות האמור, בהחלטת ועדת האיתור מ- 28.8.11 'שבה המליצה על מינויו של פרופ גולן, הוסיפה הוועדה כי היא ממליצה לפרופ' גולן, אם יאשרו המוסדות המנהלים את מינויו, למנות את פרופ' א, אחד המתמודדים שלא נבחר, כמשנה וממלא מקום לנשיא המכון; וכך גם נכתב בפרוטוקול ועד המנהל מ - 31.8.11 . בדיון חבר הנאמנים ב - 5.9.11 חזרו יו"ר הוועד המנהל ויו"ר חבר הנאמנים על המלצתם זו לפרופ' גולן. ועדת האיתור מונתה כדי לאתר ולהמליץ על נשיא ולא על משנה לנשיא. הוועד המנהל אמור היה לאשר את המלצ ת הנשיא למינוי משנה או סגן ולא להמליץ לנשיא את מי למנות כסגנו. יתרה מזאת, באותה העת כיהן משנה לנשיא ולא התקיימו תהליכים כלשהם להדחתו. לדעת משרד מבקר המדינה, המלצות כאלו לנשיא שטרם מונה, שהגורמים שבוחרים בו נותנים לו במסגרת ההמלצות למינויו, לא מאפשרות באמת לנשיא לבחור את סגנו, והן בגדר "המלצה מחייבת" עבורו. התערבותם של ועדת האיתור, של הוועד המנהל ושל יו"ר חבר הנאמנים בעניין הנתון על פי תקנון המכון ותקנון הוות"ת לשיקולו של הנשיא חורגת מסמכותם, אינה תקינה והיא תולדה נוספת של התהליך הפגום שהביא למינוי הנשיא היוצא. 2. כאמור, באותה העת כיהן פרופ' ל' כמשנה לנשיא לעניינים אקדמיים (להלן- משנה לנשיא). חוזה ההעסקה שלו היה תקף לתקופה 1.10.09 -30.9.13 , לכן משלא הועלתה בוועדת האיתור, בוועד המנהל ובחבר הנאמנים טענה המצדיקה מהבחינה העניינית להחליף את המשנה המכהן, לא היה כל צורך להמליץ לפרופ' גולן למנות משנה אחר לנשיא. 3. אף שההמלצות שהוזכרו הנחו את פרופ' גולן למנות את פרופ' א כמשנה לנשיא, התברר כי פרופ' גולן, כפי שמסר למשרד מבקר המדינה במרץ 2013 , קיבל המלצה מיו"ר חבר הנאמנים ומיו"ר הוועד המנהל, עם ההודעה על בחירתו, למנות במקום המשנה לנשיא שני סגני נשיא, אחד לעניינים אקדמיים (פרופ' א) והאחר לענייני מחקר (פרופ' ב). פרופ' גולן הוסיף כי בישר על כך בעל פה למחרת היום לסגנים המיועדים. ביוני 2013 מסר יו"ר הוועד המנהל לצוות הביקורת: "המלצנו פרופ' ב[ כסגן לגדי ואת]פרופ' א[ בוועדה על כסגן נוסף". ] 4. מתכתובות בדואר אלקטרוני עלה כי ב- 11.10.11 ', כמה ימים לאחר כניסתו של פרופ גולן לתפקיד נשיא המכון, כתב המנכ"ל לפרופ' גולן הצעה מפורטת למתווה לשיחה של פרופ' גולן עם פרופ' ל'. בהצעה פירט ונימק המנכ"ל את הסיבות שבגללן פרופ' גולן לא מעוניין בהמשך כהונתו של פרופ' ל' כמשנה לנשיא. ב- 13.11.11 , כחודש לאחר מכן, העביר משרד עורכי דין שהמכון מעסיק למנכ"ל טיוטת מכתב שעליו היה אמור לחתום פרופ' גולן ועניינו הצעה להזמנה לשימוע לפרופ' ל' טרם קבלת החלטה בדבר הפסקת כהונתו במכון. המנכ"ל התבקש להעיר את הערותיו לטיוטת המכתב. בטיוטת המכתב פורטו הסיבות להפסקת הכהונה שהמנכ"ל הציע לפרופ' גולן לשוחח עליהן עם פרופ' ל'. בתשובתו מסר המכון כי "מעורבותו של המנכ"ל בעניין זה מצאה ביטוי בסיוע לנשיא היוצא. כמשנה וביקש את סיועו של המנכ"]'פרופ' ל[ גולן ביקש להפסיק את כהונתו שלל בריכוז החומר בעניין זה". 1306 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 משרד מבקר המדינה מעיר כי הדעת נותנת שאם הנשיא מבקש למצוא סיבות כדי להפסיק את כהונתו של המשנה לנשיא, הוא יפנה לראשי האקדמיה במכון ולא למנכ"ל; הרי הסיבות שפורטו בעיקרן אקדמיות, ואין להן כל נגיעה לנושאים המינהליים שהמנכ"ל אחראי להם. יו"ר הוועד המנהל טען בפני צוות הביקורת: "לוועדת האיתור לא היה חלק בהפסקת עבודתו , אני לא הייתי מעורב ]'פרופ' ל[ . גדי היה זה שהוביל את תהליך העזיבה של]'פרופ' ל[ של ימשיך ואנו ]'פרופ' ל[. גדי לא היה מוכן ש]'פרופ' ל[ בכך, ולא אנו החלטנו על פיטוריו של רצינו לגבות את הדרישה של גדי". המכון טען בתשובתו כי היה זה פרופ' גולן שיזם את הפנייה ליו"ר חבר הנאמנים וליו"ר הוועד המנהל בעניין הפסקת כהונתו של פרופ' ל' וביקש את סיועם. משרד מבקר המדינה מעיר כי האמור לא עולה בקנה אחד עם ההמלצות עליהם מסר יו"ר הוועד המנהל למינוי שני סגנים, פרופ' א ופרופ' ב. את ההמלצות האלה לא ניתן היה ליישם כל עוד פרופ' ל' מכהן כמשנה לנשיא, משום שמינוי שני סגני נשיא נוספים היה מגדיל את מצבת המשנה והסגנים של המכון לשלושה אנשים. 5. ב- 17.1.12 חתמו פרופ' גולן והמנכ"ל על הסכם עם פרופ' ל' על סיום עבו דתו ב - 31.1.12 , וזאת בטרם הסתיים חוזה ההעסקה שלו, והגיעו אתו לידי הסדר פיצויים כולל בסך של 1.2 מיליון שקלים. יו"ר חבר הנאמנים ויו"ר הוועד המנהל אישרו לפרופ' גולן להציע לפרופ' ל' את ההסדר האמור, לרבות גובה סכום הפיצויים. משרד מבקר המדינה מעיר כי ניתן היה להימנע מהעלויות הרבות הכרוכות בהסדר זה שהוטלו על קופת המכון הממומנת מכספי הציבור. יו"ר הוועד המנהל ויו"ר חבר הנאמנים היו אמורים, כנאמני ציבור, להבטיח את ניצולם הנכון של כספי הציבור שהועמדו לרשותו של המכון. תחת זאת, בהתנהלותם זו הם גרמו להוצאה למכון: מתן פיצויים נוספים לפרופ' ל' ש"נדחף" לסיים את תפקידו בטרם הסתיים חוזה ההעסקה שלו, ומינוי שני סגני נשיא במקום משנה לנשיא, כשעלות העסקתו של סגן נשיא נוסף מסתכמת בכמה מאות אלפי שקלים בשנה. בהתנהלותם זו התערבו בנושא הנתון לסמכותו הבלעדית של הנשיא ו"תרמו" להטלת התחייבות כספית ניכרת על קופת המכון הממומנת מכספי ציבור. .ניהול התקציב .תקציב הוא כלי ניהולי באמצעותו מדיניות הארגון, תכניותיו, צרכיו ותחזיותיו לתקופה מסוימת מתורגמים למונחים כספיים באופן שיאפשר את ביצועם. מטרות התקציב הן הקצאת משאבים לכל אחת מיחידות הארגון ותכנון יעיל ובקרה על פעילות הארגון. כאמור, למכון עודפים צבורים ותקציבו אינו גירעוני. משרד מבקר המדינה בדק את התנהלות המכון ומוסדותיו ואת הממשל התאגידי בכל הנוגע להכנתו, לאישורו ולניהולו של התקציב בשנים 2013 -2010 . מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1307 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 התנהלותם של המוסדות המנהלים תקנון הוות"ת קובע כי ראש המוסד יכין את תקציב העמותה ויביאו לאישורו של הוועד המנהל. ראש המוסד ייזום, יכין, וירכז את ביצוע התכניות לקידום העמותה ולפיתוחה, לרבות מימון תקציביה, גיוס אמצעים, תכנון אקדמי ופיתוח פיזי. הוועד המנהל מוסמך לדון בתקציב העמותה שראש המוסד מגיש, לאשרו או להחליט על שינויים בו. הגשת התקציב והפעילות במסגרתו והגשת הדיווחים לוות"ת יהיו על פי החלטותיה, הנחיותיה והוראותיה. תקנון המכון קובע כי "עיקר סמכויות הוועד המנהל יהיו: א. לדון ולאשר את תקציב העמותה ואת תקן העובדים שיוגשו על ידי נשיא המכון. ב. להחליט על שינויים בתקציב". מהאמור עולה שאת התקציב המוצע יכין הנשיא ויגיש לוועד המנהל שידון בו ויאשר אותו, בטרם יוגש התקציב לוות"ת ובטרם יופעל. אולם בביקורת עלו הממצאים האלה: 1. מהפרוטוקולים של הוועד המנהל עולה כי בשנים 2013 -2010 לא הגישו הנשיא הקודם, הנשיא היוצא והנשיא המכהן, כל אחד בכהונתו שלו, את תקציב המכון המוצע ואת תקן העובדים הכלולים בו לאישור הוועד המנהל. הוועד המנהל מצדו לא ביקש את התכניות התקציביות השנתיות, וממילא גם לא דן בהן ולא אישר אותן. 2. עוד עולה מהפרוטוקולים של הוועד המנהל כי בשנים האמורות הוא לא דן בדוחות מעקב תקציביים שוטפים במהלך השנה, וממילא לא דן אם נדרשים שינויים תקציביים במהלך שנת התקציב. הוועד המנהל קיבל דיווח מרואה החשבון החיצוני ומהמנכ"ל על ההכנסות וההוצאות לאחר תום השנה, בעת הדיון והאישור של הדוחות הכספיים של השנה החולפת. משרד מבקר המדינה מעיר כי דיווח כזה הנעשה לאחר סיום השנה, אינו תחליף לדיון בתקציב לפני תחילת השנה ובמהלכה. המכון ציין בתשובתו כי בכל הקשור לקביעת התקציב, שיקול הדעת המצוי בידיו מצומצם ביותר, מפאת היותו מוסד שהוות"ת מתקצבת. הוא טען כי לפיכך ההנחה שעליו לעקוב במהלך השנה אחר שינויים בתקציב אינה נכונה. 1308 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 משרד מבקר המדינה מעיר כי למעקב שוטף אחר מצבו הכספי והתקציבי של כל ארגון יש חשיבות רבה. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועד המנהל ולחברי הוועד המנהל כי גם אם סברו שיש מקום מצומצם בלבד לשיקול דעתם בנוגע לתקציב, חובתם הייתה לבקש מהנשיא להביא לאישורם את תקציב המכון המוצע ואת תקן העובדים הכלולים בו ולהניח על שולחנם דיווחים תקופתיים על ההוצאות בפועל מול התקציב, כנדרש. דיווח ודיון לאחר סיום השנה, במסגרת אישור הדוחות הכספיים, אינו תחליף לדיונים כאמור במהלך השנה. עוד מעיר משרד מבקר המדינה ליו" ר הוועד המנהל כי תקציב המכון לא נדון ולא אושר בוועד המנהל בכל שנות כהונתו29 בתפקיד זה. מאחר שעל פי תקנון המכון נושא זה מצוי בתחומי סמכותו העיקריים של הוועד המנהל בכל הנוגע להתנהלות המכון, הרי שהוא, יו"ר הוועד המנהל, התרשל ולא מילא את תפקידו העיקרי. סדרי עבודה נשיא -מנכ"ל 1. הגשת תקציב לוות"ת : בכל שנה הוות"ת שולחת למנכ"לי המוסדות להשכלה גבוהה את הנחיותיה להגשת התקציב לשנה הבאה, הכוללות גם את המבנה הטבלאי שבו עליהם להגיש את התקציב ולכלול בו את ריכוזי פעילות המוסד, את סך ההכנסות וההוצאות ואת פירוט ההוצאות שאינן שכר לפי סעיפים ראשיים 30 (להלן- הצעות תקציב לוות"ת). בביקורת נמצא כי המכון הגיש לוות"ת הצעות תקציב אף שהתקציב לא אושר קודם לכן כנדרש. יתרה מזאת, המכון שלח לוות"ת הצעות תקציב31 הנושאות את חתימתם של המנכ"ל ושל מנהל הכספים, בלי שנשיא המכון שכהן באותה עת - הנשיא הקודם והנשיא היוצא - חתם עליהן, בלי שהיה מכותב להן ובלי שקיבל עותק מהן. לעומת זאת, יצוין כי בתקופת כהונתו של הנשיא דאז הוא חתם על הצעות התקציב שנשלחו לוות"ת. המכון ציין בתשובתו כי "אין הנחיות ות"ת שמחייבות לשלוח לוות"ת את הצעת התקציב עם עותק לנשיא ואין גם כל דין אחר שמחייב זאת". המכון הוסיף כי אין צורך לכתב את הנשיא מפני שהוא אישר את הגשת התקציב. המל"ג והוות"ת מסרו בתשובתם כי צוות התקצוב בוות"ת עובד אמנם מול הדרג המקצועי במוסדות, אך שולח עותקים גם לנשיאים ולגורמים רלוונטיים אחרים במוסדות. לדעת משרד מבק ר המדינה, התנהלות שבה המוסד שולח לוות"ת את התקציב המוצע ללא חתימתו של ראש המוסד - הנשיא - אינה עולה בקנה אחד עם סדרי מינהל תקין, בייחוד כאשר נקבע בתקנון הוות"ת כי הכנתה של הצעת תקציב מוטלת על ראש המוסד. מן הראוי שהוות"ת תנחה את המוסדות להגיש לה את הצעות התקציב לאחר שאושרו בידי הוועד המנהל וכשהן נושאות את חתימתו של ראש המוסד. .__________________ .29 יו"ר הוועד המנהל מכהן בתפקידו מספטמבר 2009 . הביקורת בדקה ממועד זה עד אוקטובר 2013. 30 רכישות ציוד ומחשבים, הוצאות שוטפותואחזקה ועוד. 31 .לשנות הלימודים התשע"ב והתשע"ג מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1309 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 2. תהליך הכנת התקציב : (א) על פי סדרי מינהל תקין ראוי שבמכון יתקיים נוהל להכנת תקציב ואישורו, וזאת משום חשיבותו וחיוניותו של תקציב לארגון בכלל ולמוסד אקדמי בפרט. בביקורת הועלה כי אין במכון נוהל להכנת תקציב ואישורו. (ב) בביקורת נמצא כי בתקופת כהונתם של הנשיא הקודם ושל הנשיא היוצא הגישו יחידות המכון דרישות תקציב למחלקת הכספים או למנכ"ל, ובמקרים רבים ללא העתק לנשיא או לסגנו, גם כשמדובר בתקציבים אקדמיים. מחלקת כספים שלחה הודעות לדקנים ולמ נהלי מחלקות על התקציב השוטף שאושר לפקולטה או למחלקה שלהם, ללא העתק לנשיא ולסגנו שבסופו של יום לא ידעו מהם סכומי התקציב השוטף שאושרו למחלקות אלה32 ,. לעומת זאת ממסמכי המכון עלה כי בתקופת כהונתו של הנשיא דאז בקשות לתקצוב הופנו אליו. המכון ומנהל הכספים מסרו בתשובתם כי המכון פועל בעניין זה על פי נוהג ותהליך עבודה סדור שהטמיע לטענתם הנשיא הקודם. על פי תהליך העבודה, "מרכז התקציב הוא המנכ"ל שבו ]כך במקור [ )ומעורבות הנשיא פחותה בנושא זה. בהתאם לכך נוצר מצב (לגיטימי המחלקות עובדות ישירות מול מחלקת הכספים והמנכ"ל בבניית התקציב". (ג) במאי 2013 מסר מנהל הכספים למשרד מבקר המדינה כי אחרי שהוכנה והושלמה הצעת תקציב מאוזנת, המנכ"ל מציג אותה לנשיא המכון. עוד מסר כי לצורך הצגת התקציב לנשיא הם מכינים את הלוחות המרכזים שנשלחים לאחר מכן לוות"ת, ללא פירוטים. יצוין כי הלוחות והצעות התקציב המוגשות לוות"ת אינם כוללים את פירוט תקציבי המחלקות והפקולטות במוסד, לרבות את פירוט תקציבי היחידות האקדמיות והמינהליות ופעולותיהן המתוקצבות (להלן - התקציב המפורט). יוצא אפוא כי התקציב המפורט הוא התקציב שלפיו אמורות יחידות המכון להתנהל. בביקורת עלה כי תקציב המכון המפורט לא הועבר לעיונו ולאישורו של הנשיא היוצא. (ד) יצוין כי כבר ב- 31.7.08 הכין מנהל הכספים דאז למנכ"ל דוח בנושא תהליכי עבודה פיננסיים ועסקיים במכון. על פי הדוח, תכנון תכניות עבודה ותקציב אינו מוגדר בנוהל עבודה מפורט המערב ומשתף את יחידות המכון באופן שקוף. מנהל הכספים הצביע על הצורך לשנות מצב זה ולהתנהל אחרת, והעלה את הצורך בהכנת נוהל כאמור. אולם נכון לסוף 2013 , המכון עדיין מתנהל ללא נוהל להכנת תקציב. משרד מבקר המדינה מעיר למכון כי עליו להכין נוהל המסדיר את הפעולות הנדרשות לתהליך הכנת התקצי ב ואישורו, ובכלל זה את שיתופם של המחלקות האקדמיות, של סגן הנשיא לעניינים אקדמיים ושל הנשיא בתהליך. (ה) ב- 22.11.12 כתב סגן הנשיא לעניינים אקדמיים לנשיא היוצא: "לפי המבנה הארגוני של המכון יש מתחת לנשיא שלושה כפיפים - סגן נשיא לעניינים אקדמיים האחראי על היחידות האקדמיות ועל המרכז לקידום ההוראה, סגן נשיא למחקר האחראי על רשות המחקר, ומנכ"ל האחראי על יחידות המנהלה לתפעול שוטף של המכון. לפי תפיסתי לכל אחד משלושת אלה צריכים להיות האמצעים, מסגרת התקציב והסמכויות לנהל את ראשי היחידות הכפופים .__________________ .32 .למעט מכתבי יידוע על תקציבי הפיתוח וההצטיידות שנשלחו גם לנשיא המכון 1310 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 המנ[ אליו. כל התנהגותו של מעידה על כך שהוא איננו מכיר במבנה היררכי זה ועל כך ]כ"ל חזר והצהיר בחודשים האחרונים... הוא מנהל בשנים האחרונות את תקציב המכון באופן לא נכון ולא בשקיפות הנדרשת". מתכתובת בדואר אלקטרוני עולה כי ב- 17.11.12 , לקראת דיון בנושא התקציב, שלח הנשיא היוצא למנכ"ל מסמכ י עקרונות ניהול תקציב שנתי, משאבי אנוש ובינוי (להלן - מסמכי עקרונות ניהול). בעקרונות אלו כלולים, בין היתר, ההנחיות הבאות: הנשיא יוציא פנייה לבעלי התקציב במכון הכוללת בקשה לתכנית תקציב; הנשיא יקיים דיון בהשתתפותם של סגן הנשיא, של המנכ"ל ושל מנהל הכספים לצור ך חלוקת התקציב בין האקדמיה והמינהלה ולצורך הקצאת רזרבה וקביעת תכנית תקציב; ספר התקציב יופץ לחברי הנהלת המכון והמוסדות המנהלים; כל הוצאה מתקציב פיתוח תחייב חתימות של שניים מבין בעלי התפקידים: נשיא, מנכ"ל וסגן נשיא; בסיום כל סמסטר יגיש כל בעל תקציב לממונה עליו דוח ניצול תקציב; הנשיא יקבל ממחלקת הכספים דוח ריכוז תקופתי מעודכן. בתגובה למסמכי עקרונות הניהול כתב המנכ"ל: "אני לא אוכל לקבל שום שינוי בדרכי עבודתי ובניהול המערך המנהלי של המכון אותו אני מוביל זו השנה ה-14 ברמת שביעות רצון גבוהה במיוחד מכל מקבלי השירו ת ובכלל זה אתה עצמך ולאורך שנים רבות, ללא ברור יסודי במסגרות המחייבות". המכון מסר בתשובתו כי באותו מועד, ערב הפסקת כהונתו של הנשיא היוצא, צפה תסיסה בתוך המכון נגד התנהלות הנשיא היוצא הן מצד הסגל האקדמי הן מצד בעלי תפקידים במינהלה. לכן, דרש המנכ"ל שהשינוי בהתנהלות המכון שביקש הנשיא היוצא לבצע יעבור ליבון ובירור במוסדות הנוגעים בדבר; וזאת משום שהמכון מאוזן מהבחינה התקציבית ומבנה ניהול התקציב כבר הוכיח את עצמו לעומת המבנה שהציע הנשיא היוצא ושבו לדעת המנכ"ל חסרו שליטה ובקרה מרכזיים. משרד מבקר המדינה מעיר כי טענתו של המכון שבמסמכי עקרונות הניהול חסרו שליטה ובקרה מרכזיים אינה עולה בקנה אחד עם הצעתו של הנשיא היוצא המבוססת על שקיפות בקבלת ההחלטות ועל אישורם של הנהלת המכון ושל הוועד המנהל כגורמי בקרה מרכזיים. יצוין כי תגובת המנכ"ל למסמכי עקרונות הניהול, ולפיה הוא -המנכ"ל- לא יקבל שינוי בדרכי עבודתו שעל פיהן הוא פועל 14 ,שנה מצביעה על אי הכרה שלו בסמכות הנשיא, דהיינו בסמכותו של הממונה עליו. (ו) כאמור, תקנון הוות"ת קובע כי הנשיא יכין את התקציב ויביאו לאישורו של הוועד המנהל. בישיבת הוועד המנהל וועדת הביקורת ב- 20.8.13 אמר מר ל', שהתבקש על ידי הוועד המנהל לערוך ביקורת מיוחדת במכון (להלן - הבודק המיוחד) כי יש לאפשר לנשיא, כדמות הבכירה במכון, לאשר את התקציב ולהחליט על חלוקתו, וזאת במקום ההחלטות המתקבלות כיום בלשכת המנכ"ל. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1311 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 משרד מבקר המדינה מעיר כי התנהלות שבה אין הנשיא שותף ל החלטות על חלוקת התקציב ולאישורו אינה תקינה ואינה עולה בקנה אחד עם סדרי מינהל תקין. התנהלות כזאת אינה מאפשרת לנשיא להטמיע את מדיניותו ואת סדרי העדיפות שלו הנוגעים לניהול המוסד. התנהלותו של המנכ"ל בנושא - בכך שהחליט כפוסק אחרון לגבי חלוקת התקציב ובכך שהגיש לוות"ת תקציב שהנשיא לא היה שותף לו ושלא נדון ולא אושר בוועד המנהל - מהווה למעשה עקיפה של סמכויות הנשיא ושל הוועד המנהל הקבועות בתקנון הוות"ת ובתקנון המכון. 3. רזרבה תקציבית : תקציב המכון כולל רזרבה כחלק מובנה מתקציב רכש ותשתיות הוראה (להלן - רזרבה). התקציב הכולל לסעיף זה גדל בשנות הלימודים התשע"א- התשע"ג ( 2011- 2013 ), ובשנת התשע"ג עמד על כ -10 מיליון ש"ח 33 שהם כ -%7.5 .מהתקציב מנהל הכספים מסר לצוות הביקורת כי כדי לסגור חריגות תקציביות הוא מעביר, באישורו של המנכ"ל, תקציב מהרזרבה34. הוא הוסיף כי את ההוראות בנוגע להעברות מהרזרבה הוא מקבל מהמנכ"ל, ובידי הנשיא או סגנו אין לא רזרבה תקציבית ולא תקציבים, הנמצאים בשליטתם. המכון ומנהל הכספים מסרו בתשובתם כי "הביטוי 'רזרבת מנכ"ל' הוא ביטוי לרזרבות כספיות של המכון ולא של המנכ"ל באופן אישי. המנכ"ל לא משתמש ברזרבה לצרכיו שלו". משרד מבקר המדינה מעיר כי מהאמור עולה כי המנכ"ל הוא היחידי שיכול להחליט על הגדלות ועל העברות לתקציבים במהלך השנה. לפיכך, כל בקשה לממן מהרזרבה פעילות אקדמית או מינהלית שלא תוקצבה מראש צריכה לקבל את אישורו של המנכ"ל. יוצא אפוא שההחלטה נתונה אך ורק בידיו של ה מנכ"ל. משרד מבקר המדינה מעיר כי גם פעולות אלו של המנכ"ל מהוות עקיפה למעשה של סמכויות נשיא המכון. התקשרויות ונוהל מורשי חתימה הנחיות הוות"ת קובעות כי ראש המוסד ובעלי התפקידים הכפופים לו - "משנה/סגנים (אקדמי, " ]ועוד[ מינהלי ואחר), חשב- הם אלה המוסמכים לייצג את העמותה ולהתחייב בשמה. את נוהל מורשי חתימה של המכון אישר הוועד המנהל ומדי פעם בפעם הוחלפו מורשי החתימה בתחילה או בסיום כהונה של בעלי תפקידים, כמו הנשיא או סגנו. הנוהל קובע סמכות חתימה כללית ללא מגבלת סכום על מסמכים כספיים ואחרים לנשיא או למנכ"ל בצירוף חתימתו של מנהל הכספים. יוצא אפוא שהמנכ"ל ומנהל הכספים הכפוף לו יכולים לחתום בשם המכון על כל מסמך ולהתחייב לכל סכום, וחתימתם המשותפת תחייב את המכון בלי שתידרש גם חתימתו של הנשיא. .__________________ .33 מנתונים שהתקבלו ממחלקת הכספים של המכון ב - 1.8.13 , במיליוני ש"ח, פירוט תקציבי הרזרבה לשנות הלימודים התשע"א -התשע"ג. לשם נוחיות ניתן פירוט הביצוע בסוגריים: התשע"א - 5.4 (2.3 ); התשע"ב- 6.5 (6.2 ); התשע"ג- 10 (התשע"ג טרם הסתיימה במועד הביקורת). 34 .העברה תקציבית מהרזרבה לתקציב אחר 1312 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 .הביקורת העלתה כי נעשו החלטות והתקשרויות ללא ידיעתו של הנשיא היוצא להלן הפרטים: (א) בשנים 2012 -2009 הוציא המנכ"ל מדי שנה הזמנת מסגרת להתקשרות עם יועץ למערכות אנוש (להלן - הספק) לצורך מתן ייעוץ לצוות הניהול הבכיר. לפי רישומי המכון שולמו לספק באותן שנים כ - 327,000 ש"ח. הזמנת המסגרת לספק לשנה העוקבת, שנת הלימודים התשע"ג, עמדה על 90,000 .ש"ח נוהל רכש ומכרזים של המכון35 (להלן- נוהל הרכש) קובע כי ברכישת טובין בסכומים הנעים בין 50,000 ש"ח ל - 100,000 )ש"ח יש לקיים מכרז לקבלת הצעות מחיר (לפחות שלוש ולקבל את אישורה של ועדת מכרזים להצעה הנבחרת. בביקורת הועלה כי בכל שנה מנפיק המכון לספק הזמנ ת רכש באישורם של המנכ"ל ושל מנהל הכספים, ללא כל מכרז. לדבריו של הנשיא היוצא, הוצאות אלו בוצעו ללא אישורו ובלי שדווח לו על ההתקשרות המתמשכת. דהיינו, היה זה המנכ"ל ולא הנשיא היוצא שהחליט אלו מנהלים מהאקדמיה יקבלו ייעוץ. המכון טען בתשובתו כי הנוהל האמור אינו מתייחס לרכישת ייעוץ ממומחים וכי הנשיא היוצא ידע על שכירת שירותי הספק ואף נהנה מהייעוץ שקיבל ממנו. משרד מבקר המדינה מעיר למכון כי בניגוד לטענותיו אלה, נוהל הרכש נוגע גם לשירות ולביצוע עבודה. זאת ועוד, על פי הנוהל יינתן פטור ממכרז לספק שהוכר כבלעדי לאספקת ס וג השירות או בהתקבל המלצה מקצועית על רכישת שירות מספק מסוים, והמלצה כזאת כאמור לא התקבלה. עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי ממסמכי המכון עלה שהנשיא היוצא לא קיבל ייעוץ מהספק בתקופת כהונתו אלא כמה שנים לפני כן, וגם אז בהיקף שולי36. )(ב דוגמה נוספת להתנהלות הזאת ניתן לראות גם בנושא יציאה של עובדים ללימודים במימון המכון. המכון טען כי ההחלטות בנושא זה היו על דעת הנשיא, גם אם בחלק מהמקרים אין לכך עיגון בכתב. אולם בישיבת הוועד המנהל וועדת הביקורת מאוגוסט 2013 ציין הבודק המיוחד כי "נשיא המכון אמור להיות הגורם המאשר את היציאה ללימודים של עובדי המכון במימון תקציבי של המכון... עובדות מינהליות א ו[ לימודיהן של- ]ב מהווים הוצאה כספית שנשיא המכון לא נטל חלק בתהליך קביעתה". יצוין כי לפי חישובי צוות הביקורת סכום ההוצאה, לרבות הגילום, הוא כ- 300,000 ש"ח37 . )(ג בישיבת חבר הנאמנים ב- 8.4.13 אמר מר יהודה לשמן, חבר לשעבר בוועדת הביקורת ובחבר הנאמנים: "ההרגשה היא שבמכון המינהל השתלט על האקדמיה. אני החלטתי שלא אמשיך בתפקידי במכון". בפגישה עם צוות הביקורת ציין כי "מי שצריך לקבוע את המדיניות .__________________ .35 'נוהל מס 07-102 ; הנוהל פורסם ב- 15.1.06 ועודכן ב- 10.3.08. 36 ממסמכים שמסר המכון בדצמבר 2013 עלה כי מדצמבר 2008 עד מרץ 2009 קיבל פרופ' גולן ייעוץ בהיקף של כעשר שעות לעומת כ - 1,340 שעות ייעוץ שניתנו למכון מדצמבר 2008 עד ספטמבר 2013. 37 ."ראו גם בפרק "איוש משרות ניהוליות במכון ללא תהליך מובנה על פי נוהל קבוע מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1313 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 ומי שצריך להיות הדמות המרכזית במכון זה הנשיא... י ש במכון תהליך התחזקות של פלג המתמשך כבר מספר שנים ושהביא לשליטת יתר שלו. כך נוצר מצב שבו פלג הוא הדמות המרכזית, הוא זה ששולט על התקציבים ועל הכסף, והשליטה על הכסף גורמת לכל מי שצריך במכון משהו לפנות אליו, כי מי ששולט על הכסף שולט על הכול ויש לו יותר כוח. לדוגמה, אנשים במכון לא יכולים לקבל מחשב אם דובי לא מאשר להם... זו לא רק בעיה של שליטה, אלא גם של פעולות שבוצעו שלא על דעת הנשיא". משרד מבקר המדינה מעיר לוועד המנהל שההוראה בנוהל מורשי חתימה שאישר, ועל פיה חתימתם המשותפת של המנכ"ל ושל מנהל הכספים יש בה די כדי לחייב את המכון לכל התקשרות ובכל סכום, היא אחת מהסיבות שהביאו לידי מצב זה שבו הנשיא אינו שותף להוצאות משמעותיות ומתמשכות (כאמור לעיל), ושבו המנכ"ל הפך לדמות מרכזית במכון השולטת על תקציביו ועל ניצולם, עם מנהל הכספים הכפוף לו. לדעת משרד מבקר המדינה, יש לבח ון כיצד ניתן לערב את הנשיא או נציג מטעמו בתהליכים האלה או לפחות ליצור איזון ובקרה ראויים בנושא. למשל, מן הראוי לשקול אפשרות לפצל את מורשי החתימה לשתי קבוצות, קבוצה אקדמית וקבוצה מינהלית, ולקבוע מדרג כלשהו. לפעולות הנוגעות לאקדמיה או לפעולות הכרוכות בהוצאה כספית שהוועד המנהל יקבע את גובהה, תידרש חתימתם המשותפת של שני מורשי חתימה, אחד אקדמי ואחד מינהלי. להוצאות הכרוכות בהוצאה גבוהה יותר תידרש גם חתימתו של הנשיא. התייחסות בעלי תפקידים בכירים במכון לעניין התקציב 1. על הבעייתיות בהתנהלות התקציבית בתקופת כהונתו של הנשיא היוצא ניתן ללמוד מתרשומות של שיחות שצוות הביקורת קיים עם בעלי תפקידים במכון ומתכתובות ביניהם. 2. בנוסף לאמור לעיל, בביקורת עלה כי בשל הוראתו של המנכ"ל נמנע אחראי מחשוב מלהתקין לנשיא היוצא גישה למערכת מ מוחשבת לריכוז נתוני שכר ועלויות שכר, אף שהנשיא ביקש את התקנתה. אחראי המחשוב מסר בתשובתו מנובמבר 2013 כי המנכ"ל הנחה אותו שלא להתקין לנשיא היוצא את המערכת הזאת, המיועדת בעיקר לאנשים מקצועיים שהודרכו בתחום ופחות לגורמי הניהול, וציין כי מעולם לא הותקנה לנשיא המכון מערכת כזו. עוד מסר כי מעולם לא התנגד לבקשה כלשהי של הנשיא ופעל תמיד לפי הנחיות הממונים עליו. לדעת משרד מבקר המדינה, לנשיא ולסגניו שהם הגורמים האקדמיים הבכירים במכון, צריכה להינתן גישה בלתי מוגבלת לצפייה בכל המערכות הממוחשבות המרכזות את נתוני המכון, בפרט כאשר הם מבקשים זאת. מן הראוי היה שהגורמים המינהליים במכון, ובראשם המנכ"ל, יאפשרו זאת. 3. בישיבת הוועד המנהל וועדת הביקורת מאוגוסט 2013 המליץ הבודק המיוחד כי "יש להבטיח שקיפות תקציבית. ספר התקציב אמור להיות מסמך נגיש לכל דיקני הפקולטות. זאת כדי למנוע את הטענה שהועלתה בפני ע"י דיקנים וסגני הנשיא, אשר לא ראו את ספר התקציב של המכון". 1314 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 4. בדצמבר 2013 מסר הנשיא המכהן למשרד מבקר המדינה כי לאחרונה פעל בעניין, וכעת חוברת התקציב זמינה לעיונם של כל הדקנים. עוד מסר כי אף שהביקורת נוגעת לנשיאים הקודמים ולא אליו, הוא מעולם לא נתקל במידור המתואר וכי המנכ"ל אינו עוקף אותו, אינו ממדר אותו ואינו פולש לתחומי סמכותו. הוא כתב כי מיום כניסתו לתפקיד הוא מקיים ישיבות סדורות ושבועיות עם המנכ"ל ועם מנהל הכספים על התקציב השוטף ועל הניהול השוטף, הנעשים תוך שיתוף מלא עמו ובאישורו. בנוסף ציין כי התקציב לשנת הלימודים התשע"ד ( 2014 -2013 .) נדון עמו והוא אישר אותו בטרם הוגש לוות"ת . . מהאמור עולה תמונה עגומה המגלה ועד מנהל שלא פעל כלל בכל הנוגע להפעלת סמכותו העיקרית, ושל מנכ"ל שבתחום של תכנון התקציב, ניהולו וניצולו, פעל למעשה תוך כדי עקיפה של הנשיא אליו הוא כפוף, של הדרג האקדמי הבכיר ושל הוועד המנהל. לכן, על המל"ג והוות"ת לדאוג שכשל זה יתוקן. עליהן לוודא שהוועד המנהל והנשיא מאשרים את התקציבים המוגשים להן ולדרוש מהמכון לקיים תהליך קבלת החלטות ששותפים לו גם הדרג האקדמי וגם הדרג המינהלי. .מעורבות המנכ"ל בעניינים אקדמיים ומערכת היחסים שלו עם ראשי האקדמיה .הוות"ת קבעה כי ראש המוסד האקדמי הוא הנשיא, וסמכויותיו ייקבעו בתקנון המוסד38 . תקנון המכון קובע כי בראש המכון יעמוד נשיא. בהסכם ההעסקה של המנכ"ל עם המכון נקבע כי הוא יטפל בנושאים המינהליים ויהיה כפוף במישרין לנשיא המכון ויפעל על פי הנחיותיו. בישיבת חבר הנאמנים ב- 5.9.11 אמר היו"ר כי ה"מנכ"ל עוסק רק בעניינים מינהלים והמשנה בנושאים אקדמיים".]לנשיא[ 1. מינוי דקן : התקנון האקדמי של פקולטה (להלן - התקנון האקדמי) קובע בין היתר כי נשיא המכון ימנה דקן בהתייעצות עם מועצת הפקולטה הרלוונטית. בטרם התמנה פרופ' גולן לנשיא, הוא כיהן כדקן הפקולטה להנדסה ולפני כן כראש מחלקה במכון. ב - 12.3.12 כתב המנכ"ל לפרופ' גולן: "לא הייתה לי שום אג'נדה כשפעל תי באופן נמרץ וסמכותי לגרום לכך שתתמנה לתפקיד דיקן הפקולטה להנדסה". ממכתבו של המנכ"ל עולה כי הוא התערב במינוי זה. .__________________ .38 לפי החלטת המל"ג 356/10. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1315 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 2. תקנון הלימודים : תקנון הלימודים לתואר ראשון ותקנון הלימודים לתואר שני הם חלק מהתקנון האקדמי. תקנונים אלו קובעים בין השאר את כללי הרישום והקב לה ללימודים ואת זהות הגורמים המוסמכים להחליט בעניינים הנוגעים לכך, למשל ועדת קבלה. תקנון הלימודים לתואר ראשון קובע כי במקרים חריגים ועדת הקבלה רשאית לקבל ללימודים גם מועמד שאינו עומד בכל דרישות הקבלה, ותציין את התנאים שעל הסטודנט לעמוד בהם במהלך שנה א. הנשיא הקודם מסר במאי 2013 היה מעורב בקבלת תלמידים]המנכ"ל[" לצוות הביקורת כי למכון - גם כשלא עמדו ברף הנדרש. במוסדות להשכלה גבוהה אחרים מינהל הסטודנטים כפוף בדרך כלל לרקטור - , אבל ]'פרופ' ל[ ולכאורה היה צריך להיות כפוף למשנה לנשיא המ[ . השתלט גם על זה]המנכ"ל[ שהיה אז ראש מינהל הסטודנטים]ד"ז[ נתן הוראות ל]נכ"ל ]המנכ"ל[ .והיה בזמנו המזכיר האקדמי, והוראות אלו אינן צריכות להיות במסגרת תפקידו התערב גם במקרים של החלטה על הפסקת/אי הפסקת לימודים". המכון מסר בתשובתו כי מינהל הסטודנטים הוכפף למנכ"ל בעקבות החלטתה של ועדה לתכנון אסטרטגי שהנשיא הקודם עמד בראשה, וכי המנכ"ל היה בקשר קבוע עם המינהל בנושאים המינהליים אך לא האקדמיים. בביקורת עלה39 כי מנכ"ל המכון ביקש ממנהלת המרכז לייעוץ והרשמה לפגוש את בנו של עובד המכון, שביקש להתקבל ללימודי תואר ראשון אך לא עמד בתנאי הקבלה. בעקבות פנייתו של המנכ"ל נפגשה המנהלת עם בנו של העובד והעבירה לשיקולו של המנכ"ל המלצה לשלבו בתכנית לתמיכה לימודית, והמנכ"ל אישר את הדבר. משרד מבקר המדינה מעיר למנכ"ל כי בזה שנתן אישור לשלב מועמד בתכנית לתמיכה לימודית הוא התערב בנושא אקדמי שאינו מצוי בתחום סמכותו. 3. קורסי בחירה כלליים : כל סטודנט במכון נדרש למכסה מוגדרת של קורסי בחירה כלליים לשם קבלת תואר אקדמי, שעליהם מופקדת המחלקה ללימודים כלליים. על פי התקנון האקדמי, ועדת הוראה תטפל בסדרי ההוראה וועדת קוריקולום תדון ותאשר שינויים בקורסים ובתכניות הלימודים. כלומר, בנוגע לכל קורס בחירה נבדק תוכנו והצורך האקדמי בו כדי לוודא שהוא עונה על הדרישות האקדמיות של קורס הנלמד במכון. החליט בעצמו לפתוח קורסים כלליים ]המנכ"ל[" :הנשיא הקודם מסר לצוות הביקורת- כמו לגבי רב שנתן שיעורי דת. ביטלתי את זה ואחרי שעזבתי את המכון הוא החזיר אותו בחזרה". באוקטובר 2011 , לאחר תום כהונתו של הנשיא הקודם, כתב המנכ"ל אל סגן ראש מינהל ללמד קורס בחירה במכון. לפני שאני מטפל ]'א[ הסטודנטים: "אני מבקש להחזיר את הרב בחלק האקדמי אני מבקש לדעת האם יש אפשרות לקבץ קבוצת לומדים ביום ראשון... אנא בדוק הנושא בראיה חיובית מכסימלית. יש לי עניין רב שזה יתקיים". סגן ראש מינהל הסטודנטים ענה למנכ"ל: "פנה בבקשה לראש המינהל או לסגן הנשיא". מהאמור עולה כי המנכ"ל ניסה להשפיע על תכנית הלימודים האקדמית ולהוסיף קורס בחירה אקדמי. בכך עולה חשש כי ניסה להתערב בנושא אקדמ י, בניגוד לסמכותו. .__________________ .39 תכתובת בדואר אלקטרוני מ- 11.10.1 1 .בין המנכ"ל למנהלת המרכז לייעוץ והרשמה 1316 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 המכון מסר בתגובתו כי לנוכח הצלחתו של הקורס קיבל המנכ"ל פניות בבקשה להחזירו, והוא ביקש לברר אם ישנם עוד כאלה המתעניינים בקורס. לאחר שהתברר שישנה קבוצת לומדים שיש בה די לפתיחת קורס, הועבר הנושא למערכות האקדמיות לקבלת החלטה. 4. פרסום : נוהל שימוש בשם המכון ובסמלו קובע כללים לפרסומים הנושאים את שם המכון ולפרסומים משותפים עם גורמים חיצוניים. על פי הנוהל, הסמכות למתן אישור לפרסום מצויה בידי נשיא המכון או בידיו של ראש מערך השיווק ויחסי ציבור. בדצמבר 2009 חתמו המנכ"ל ומנהל הכספים על השתתפות המכוןבסכום של 11,500 אירו במימון הוצאה לאור והפצה של ספר שמחברו הוא איש סגל אקדמי במכון. הוסכם כי הספר ישא את שיוכו האקדמי של המחבר למכון. במסמכי המכון לא נמצא אישורו של הנשיא או של סגנו לפרסום זה. לדעת משרד מבקר המדינה, גם אם נוהל מורשי חתימה מאפשר למנכ"ל להחליט על השתתפותו של המכון במימון פרסום אקדמי, על חוזה ההשתתפות צריך לחתום גם גורם אקדמי במוסד. 5. תקצוב מחלקות אקדמיות : הביקורת העלתה כי תקציב מעבדה א40 - מחלקה אקדמית השייכת לפקולטה א, כך לדבריה של ראש המעבדה- אינו מנוהל בידי המנהל האדמיניסטרטיבי של הפקול טה כיתר תקציבי פקולטה א, ואין הוא חלק מתקציביה. נמצא כי מעבדה א מתנהלת כמחלקה חיצונית ועצמאית; המנכ"ל קובע את תקציבה וראש המעבדה אמונה על ניהולו וניצולו. בספטמבר 2013 מסרה ראש המעבדה לצוות הביקורת כי המעבדה היא ישות בין -תחומית השייכת לפקולטה לעיצוב, אבל נותנת שירותים ומעבירה קורסים גם לסטודנטים מפקולטות אחרות. עוד מסרה כי היא מנהלת את המעבדה מהבחינה האקדמית. מהאמור עולה כי המנכ"ל עקף את ניהול פקולטה א בכל הנוגע לתקצובה של מחלקה אקדמית - מעבדה א. .6. מערכת היחסים בין ראשי האקדמיה למנכ"ל : כאמור, בהסכם ההעסקה של המנכ"ל עם המכון נקבע כי הוא יטפל בנושאים מינהליים ויהיה כפוף במישרין לנשיא המכון ויפעל על פי הנחיותיו. למרות זאת, מממצאי הביקורת מצטיירת תמונה עגומה המגלה מערכת יחסים בעייתית של המנכ"ל עם הנשיא הקודם, עם הנשיא היוצא, עם המשנה לנשיא ועם סגן הנשיא לעניינים אקדמיים. בתכתובות ובתרשומות חוזרות ועולות טענות של בעלי תפקידים אלו על נטרולם ומידורם בנושאים המצויים בסמכותם, על השתלטותו, התערבותו ופלישתו של המנכ"ל לתחומים אקדמיים המצויים בתחומי אחריותם ועל פעולות של המנכ"ל הנעשות ללא שיתוף וללא שקיפות, לרבות בתחום האקדמי, כאילו היה מנהל יחיד. באפריל 2013 מסר אחד מחברי הוועד המנהל לצוות הביקורת כי בישיבותיהם עלו מדי פעם בפעם תלונות שהמנכ"ל אינו משתף פעולה עם נשיא המכון, בעיקר בתקופתו של הנשיא .__________________ .40 על פי תקציב המכון לשנת הלימודים התשע"ג, תקציב המעבדה עומד על 70,000 ש"ח ומוצג בנפרד מתקציבה של פקולטה א. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1317 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 היוצא, אבל גם בתקופת הנשיא הקודם. לדעתו, למנכ"ל יש כוח יתר בגלל שהובא על ידי ד"ר בר- לב. . .תהליך סיום כהונתו של הנשיא היוצא .כאמור, בהנחיות המל"ג בעניין הניהול האקדמי של המכללות 41 צוין כי מינוי ובחירה של הנשיא או פיטוריו יהיו בידי הגוף הניהולי העליון של המוסד על פי תקנונו. הנשיא יכהן בתפקידו על בסיס קדנציאלי ואת משך הכהונה יקבע המוסד, והוא יהיה חלק מתקנונו. תקנון הוות"ת קובע כי את ראש המוסד תבחר האספה הכללית, לפי המלצת הוועד המנהל, לתקופה של ארבע שנים, וכך קובע גם התקנון של המכון42 . כלומר, נשיא נבחר לארבע שנים והסמכות למינויו או לסיום כהונתו מצויה בידי חבר הנאמנים. כשנה וחצי לאחר בחירתו של פרופ' גולן לנשיא המכון וכניסתו לתפקיד, ב - 12.3.13 , לאחר משא ומתן, חתמו פרופ' גולן ויו"ר חבר הנאמנים (שחתם בשם יו"ר הוועד המנהל) על הסכם שלפיו מסתיימת בהסכמה כהונתו של פרופ' גולן כנשיא המכון. ב- 17.3.13 התקיימה ישיבת הוועד המנהל ובה דיווח יו"ר הוועד המנהל כי פרופ' גולן מסיים את תפקידו כנשיא המכון באופן מידי, וההסכם עמו על סיום תפקידו קיבל את אישור הוות"ת שהייתה שותפה למהלך. המכון טען בתשובתו כי סיום כהונתו של הנשיא היוצא נבע מאופן תפקודו הלקוי כנשיא ומאופן התנהלותו שעוררו אצל בעלי התפקידים חשש לגורל המכון. משרד מבקר המדינה מבהיר כי לא בדק בביקורת זו את אופן תפקודו של פרופ' גולן כנשיא, ואין לראות בדוח זה משום חוות דעת כלשהי על מידת הצלחתו במילוי התפקיד. השאלה אם הייתה הצדקה לסיום כהונתו לאחר כשנה וחצי נמצאת בתחום שיקול הדעת, ומשרד מבקר המדינה לא מצא מקום לעסוק בכך. בביקורת זו נבדק התהליך שבעקבותיו הסתיימה כהונתו של פרופ' גולן. 1. משך כהונת נשיא : כאמור, בתקנון הוות"ת ובתקנון המכון נקבע כי משך כהונתו של נשיא הוא ארבע שנים. אולם מסיכום ישיבת הוועד המנהל שהתקיימה ב - 19.11.12 (ראו להלן), שנה לאחר בחירתו של הנשיא היוצא, עולה כי יו"ר חבר הנאמנים ויו"ר הוועד המנהל (להלן - היו"רים) אמרו באותה ישיבה כי לפרופ' גולן הובהר עם כניסתו לתפקיד שהמשך העסקתו תיבחן לאחר שנת ניסיון ושחוזה העסקתו יכלול סעיף כזה. היו"רים הוסיפו כי הנשיא היוצא לא חתם על חוזה כאמור. במאי 2013 מסר חבר הוועד המנהל למשרד מבקר המדינה: "רצו לכתוב את נושא שנת הניסיון בהסכם איתו, אבל הוא לא הסכים ולא חתם, לכן אין הסכם חתום איתו. במשך שנה הוא עבד בלי הסכם חתום והיו"רים לא דיווחו על זה". .__________________ .41 (סעיף א2 ) בהחלטת המל"ג 356/10. 42 בסעיף51 לתקנון המכון נקבע כי את נשיא המכון יבחר חבר הנאמנים לפי המלצת הוועד המנהל. הנשיא ייבחר לארבע שנים ויוכל לשוב ולהיבחר לתקופת כהונה נוספת אחת. 1318 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 משרד מבקר המדינה מעיר ליו"רים כי דבריהם בישיבה האמורה, בנוגע לקיומה של שנת ניסיון לכהונתו של פרופ' גולן, אינם נתמכים בפרוטוקולים של ועדת האיתור, של הוועד המנהל ושל חבר הנאמנים, שהחליטו לבחור בפרופ' גולן לתפקיד נשיא המכון, וכן בהודעתם לוות"ת על מינויו. יתרה מזאת, על פי הנחיות המל"ג והוות"ת ולפי תקנון המכון נשיא נבחר ל ארבע שנים, ואין לפיהם כל אפשרות להתנות ולקבוע מראש תקופת כהונה אחרת או "שנת ניסיון". העמדת נשיא בניסיון עלולה לפגוע בעצמאותו של הנשיא וביכולתו למלא את התפקידים המוטלים עליו ללא מורא ובלי שירגיש תלות בגורמים אחרים במוסד. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"רים כי בפרוטוקולים של הוועד המנהל ושל חבר הנאמנים לא תועד כי דיווחו לחברי הוועד המנהל או לחבר הנאמנים על קיומה של מחלוקת עם הנשיא היוצא בנושא זה, שבעטייה הנשיא היוצא לא חתם על הסכם ההעסקה שלו, והיה עליהם לדווח על כך. 2. )(א התנהלותו של המנכ"ל : מתכתובות בדואר אלקטרוני שבמכון עולה כי בתקופת כהונתו של הנשיא היוצא התגלעו בינו לבין המנכ"ל מחלוקות שהלכו והחריפו. מהאמור בפרקים הקודמים 43 עולה כי נוצר מצב שבו המנכ"ל התערב בנושאים שאינם בתחום סמכותו, בניגוד למנגנוני הסמכות וההיררכיה האקדמיים, ולא הסכים לקבל את השינויים בדרכי העבודה שהנשיא היוצא החליט עליהן. מתכתובות בדואר אלקטרוני עלה כי ב- 8.11.12 ,כתב המנכ"ל, ששהה באותה העת בחו"ל הולך ]במכון[ ליו"ר חבר הנאמנים דוא"ל שנושאו "מתחיל להיות בלתי נסבל": "לצערי המצב ומחריף, בהיעדרותי הוא ממש משתולל. מתחילה אוירה המזכירה את החודשים האחרונים של . אני מקבל מיילים וטלפונים לא טובים מאנשים. אנא השלימו את המהלך. זה ]הנשיא דאז[ לבקשתו את שמות חברי הועד]ליו"ר הוועד המנהל[ מתחיל להיות קשה יותר ויותר. העברתי המנהל. אני חוזר ביום ... אנא". כמה ימים לאחר מכן, ב - 18.11.12 , יום לפני ישיבת הוועד המנהל שבה הוחלט לפעול להפסקת העסקתו של פרופ' גולן כנשיא, שלח פרופ' ב (שהתמנה לאחר מכן לנשיא בפועל, ראו להלן) למנכ"ל דוא"ל ופרש בפניו טענות נגד ניהולו של הנשיא היוצא. למחרת בבוקר, ב- 19.11.12 , נשלח מסמך בדואר אלקטרוני מהמנכ"ל למנהלת לשכתו לשעבר, שנושאו "נושאים לשיחה משה", ובו פורטו טענות נגד ניהולו של הנשיא היוצא וליקויים בהתנהלותו. מנהלת הלשכה לשעבר כתבה למנכ"ל: "המסמך מצוין... מדוע רשמת את המסמך על לוגו של לשכת המנכ"ל? הרי אתה לא חותם על זה. לא הייתי רוצה שהמסמך יתגלגל כאשר אתה נושא את הדגל". בישיבת הוועד המנהל שהתקיימה מאוחר יותר באותו היום הקריא ד"ר משה בר - לב רשימה של בעיות בתפקודו של פרופ' גולן, מעין "כתב אישום" כפי שכינה זאת אחד הנוכחים. לדעת משרד מבקר המדינה, הדברים מעלים חשש שהמנכ"ל, שכשנה קודם לכן פעל למינויו של פרופ' גולן הממונה עליו, היה למעשה "נושא הדגל" - גורם מרכזי שפעל גם בתהליך סיום כהונתו. .__________________ .43 בפרק על ניהול התקציב - סדרי עבודה נשיא -מנכ"ל, ובפרק על מעורבות המנכ"ל בעניינים אקדמיים ומערכת היחסים שלו עם ראשי האקדמיה. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1319 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 המכון מסר בתשובתו כי לגורמים רבים במכון, אקדמיים ואחרים, היו טענות נגד ניהולו של הנשיא היוצא. פרופ' ב חש שעליו לומר את הדברים בשל חובתו כלפי המכון. המכון ציין כי את המסמך שפורטו בו הליקויים הכין המנכ"ל בעקבו ת פניות של אנשי אקדמיה ומינהל, ומכיוון שהיה זה מסמך מרכז של אנשי הסגל, הסבה מנהלת הלשכה לשעבר את תשומת לבו של המנכ"ל לכך שלא יעלה את הכתוב על נייר "סמליל" (לוגו) של לשכתו. המכון טען, כי המנכ"ל לא היה נושא הדגל במהלך - אלא היה זה ביטוי לתסיסה שהייתה במכון כנגד הנשיא היוצא. משרד מבקר המדינה מעיר כי עד לאותו מועד לא נמצא שהוגשו תלונות בכתב על תפקודו של פרופ' גולן כנשיא. פרופ' ב, שכיהן באותה העת כסגן נשיא, היה צריך לפנות למוסדות המנהלים ולא למנכ"ל. עצם הפנייה למנכ"ל מצביעה על כך שהמנכ"ל הוא הגורם המשפיע במכון והמעורב גם בנושאים אקדמיים גם בגלל קשריו עם יו"ר חבר הנאמנים, וכי כל נושא שמועלה צריך לעבור דרכו. (ב) החלטתו של הוועד המנהל על סיום כהונת הנשיא היוצא : ב- 19.11.12 התקיימה ישיבה של הוועד המנהל במשרדי עיריית חולון ובה נכחו ארבעה חברי ועד מנהל בלבד. יו"ר חבר הנאמנים וחבר נוסף בחבר הנאמנים הוזמנו כמשקיפים. במועד זה הועלה לראשונה בישיבת הוועד המנהל נושא חוסר שביעות הרצון מהתנהלותו של הנשיא היוצא. מסיכומה של הישיבה עולה כי נטען בה שבמהלך השנה התגלו פגמים בפעולותיו של הנשיא היוצא. בישיבה נדון גם המשך העסקתו של פרופ' גולן כנשיא, ולפי המלצת היו"רים הוחלט שיש מקום לשקול את הפסקת העסקתו, בכפוף לשמיעת עמדתו. הוחלט כי לאחר שמיעת עמדתו יוצעו לו שתי אפשרויות - להתפטר מתפקידו או לחתום על הסכם לסיום תפקידו באופן מידי. עוד סוכם שאם פרופ' גולן לא יבחר באחת מהאפשרויות שיוצעו לו , ייערך שימוע בעניינו ולפי תוצאותיו יוחלט מה תהיה המלצתו של הוועד המנהל לחבר הנאמנים. משרד מבקר המדינה מעיר שהקוורום שנכח בישיבה אינו תואם לנדרש בתקנון המכון, ולפיכך אין להחלטותיו כל תוקף משפטי. (ג) התנהלות יו"ר הועד המנהל : (1) בביקורת עלה כי הוועד המנהל לא בדק את תפקודו של הנשיא היוצא ואף לא התכנס ולא דן בעניין לפני הישיבה בעיריית חולון. חברים בוועד המנהל אף מסרו למשרד מבקר המדינה שכלל לא היה ידוע להם על בעיות בתפקודו של הנשיא היוצא עד סמוך לישיבה זו. (2) עוד עלה בביקורת כי באותו יום התקיימה פגישהמקדימה לישיבה של הוועד המנהל בעירייה (להלן - הפגישה המקדימה). בפגישה המקדימה נכחו רק חלק מחברי הוועד המנהל וכן כמה בעלי תפקידים במכון שהיו"רים הזמינו לפגישה. 1320 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועד המנהל כי לא שיתף את חברי הוועד המנהל בטענות שהיו לו וליו"ר חבר הנאמנים הנוגעות לתפקודו של הנשיא היוצא עד סמוך לפגישת הוועד המנהל האמורה. כמו כן, הוא לא שיתף את כל חברי הוועד המנהל בפגישה המקדימה שבה אותם בעלי תפקידים שהוזמנו שטחו את טענותיהם בנוגע לתפקודו של הנשיא היוצא. יוצא אפוא שחברי הוועד המנהל נאלצו לקבל החלטות ב ישיבת הוועד בעניין "הדחתו" של בעל התפקיד העליון במוסד, בלי שהוכנו לכך וחלקם אף בלי ששמעו את הטענות שהעלו בעלי התפקידים במכון משום שלא נכחו באותה פגישה מקדימה. (3) משרד מבקר המדינה קבע בעבר44 כי רישום ראוי של פרוטוקולים מגביר את שקיפות הדיונים, וניתן ללמוד מהם מה היו העמדות שהובעו, אלו החלטות התקבלו ומה היה חלקו של כל אחד מהחברים בתהליך קבלת ההחלטות בנושא. מדברי אחדים מהמשתתפים בפגישה המקדימה עולה כי הם לא קיבלו פרוטוקול. בביקורת עלה כי גם במסמכי הוועד המנהל לא נמצאו פרוטוקולים לא של הפגישה הזאת ולא של ישיבה נוספת של הוועד המנהל שהתכנסה במועד מאוחר יותר במשרדו של עורך דין. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועד המנהל על כך שלא הקפיד על הכנת פרוטוקולים לישיבות האלו ועל הפצתם למשתתפים. (ד) התנהלות היו"רים : לדבריו של הנשיא היוצא, ב - 25.11.12 הודיעו לו היו"רים כי התקבלה החלטה להדיחו מכהונתו כנשיא והם מציעים לו להתפטר. הוא הוסיף כי ההחלטה התקבלה בלי שהתקיימו הליכים מוקדמים כלשהם ובלי שניתנה לו זכות טיעון בפני כל חברי הוועד המנהל. השגות על ]יו"ר חבר הנאמנים [ יו"ר הוועד המנהל אמר לצוות הביקורת: "היו לי ולמשה הן בקטע הניהולי והן בקטע האקדמי [ תפקודו של גדי. היו מספר בעיות -... הודענו ]מחקרי ב[ לגדי רק אחרי ישיבת הוועד המנהל שהתכנסה בלשכתו של ראש העיר- 19.11.12 , ללא שב]נוכחותו של ראש העירה ביקשנו מהדיקנים שיתנו את תפיסת עולמם, ולא דיברנו עם גדי על כך לפני כן". בניגוד לכך, ובניגוד לדבריו של הנשיא היוצא, טען המכון בתשובתו כי היו"רים קיימו ישיבות שבועיות עם הנשיא היוצא ובהן עלו הסתייגויות מדרכי ניהולו והוצעו דרכים לתיקונן; משלא תוקן המצב, הו עלה הנושא לדיון בפני הוועד המנהל. לא נמצאו מסמכים כלשהם התומכים בטענות אלו. .__________________ .44 ,ראו מבקר המדינה דוח שנתי 61 ב( 2010 ), בפרק "אונ יברסיטת תל -אביב: הוועד המנהל - מינויים, בחינת זיקות והליך סיום כהונת הנשיא", עמ' 1403. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1321 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 לדעת משרד מבקר המדינה, אם היו ליו"רים טענות הנוגעות לפעילותו ולהתנהלותו של פרופ' גולן כנשיא, אפשר היה לצפות מהם שייתנו לכך ביטוי כלשהו בישיבות הוועד המנהל וחבר הנאמנים שהתקיימו במ הלך כהונתו. אולם במקום זאת, כפי שעולה מהפרוטוקולים הם רק שיבחו אותו. כל התנהלות אחרת, לרבות בקשה מבעל תפקיד להתפטר בלי ליידע אותו על הטענות נגדו ובלי לאפשר לו להתייחס אליהן, אינה הגיונית ומנוגדת לכללי ההגינות המחייבים. (ה) התנהלותם של יו"ר חבר הנאמנים ושל המנכ"ל : ב- 12.12.12 שלחו בכירים במכון מכתב לחברי הוועד המנהל ולחברי חבר הנאמנים, והעתקו נשלח למנכ"לית המל"ג והוות"ת וליו"ר הוות"ת (להלן - המכתב מדצמבר 2012 ). במכתב הביעו הבכירים את מורת רוחם מתפקודו של פרופ' גולן ואת אובדן אמונם ביכולתו לכהן כנשיא המכון. הם התריעו כי התנהלותו פוגעת במכון, במטרותיו, ביעדיו ובשמו הטוב, ואין היא יאה למנהיג אקדמי. הם הוסיפו שהם חרדים מנזקים בלתי הפיכים שייגרמו למכון, אם ימשיך הנשיא בתפקידו, וביקשו מהנמענים לפעול להפסקת כהונתו של פרופ' גולן לאלתר. משיחות שקיים צוות הביקורת עם בכירים במכון ומתכתובות בדואר אלקטרוני שקיימו עמו, עלה כי יו"ר חבר הנאמנים היה מעורב בארגון כותבי המכתב מדצמבר 2012 ). הוא הזמין אותם לביתו (לטענתו, בעקבות פניות אנשי סגל אליו והציע להם, לדברי אחד מהנוכחים, "אם אתם רוצים לעזור לנו - כתבו את דעתכם". עוד עלה כי יו"ר חבר הנאמנים היה מעורב גם בקביעת נמעני המכתב, אך לא בניסוחו; את המכתב ניסחו החתומים עליו שלא בנוכחות היו"ר. כמו כן עלה כי המנכ"ל היה מעורב בשליחת המכתב. באותו היום אף כתב המנכ"ל לאחד מהנוכחים בישיבה: "אדאג לכך שהמכתב לא יכנס לדגירה או למחשבות נוספות או להתלבטויות אלא יצא מידית לכל המכותבים". 3. התנהלות המל"ג והוות"ת : ב- 28.11.12 , כשנה וחודשיים לאחר שנכנס לתפקיד, כתב הנשיא היוצא למל"ג ולוות"ת: "לפני יומיים, ב- 25.11.12 , נכנסו לחדרי יו"ר חבר הנאמנים ויו"ר הוועד המנהל, והודיעו לי להפתעתי כי התקבלה החלטה להדיחני מכהונתי כנשיא המכון, וכמוצא של כבוד הם מציעים לי להתפטר מתפקידי... לא התקיימו הליכים מוקדמים כלשהם, לא ניתנה לי זכות טיעון, ואפילו מהן הטענות כנגדי, אם יש כאלה - אינני יודע! בישיבות ועד מנהל וחבר נאמנים שהתקיימו השנה התבטאו יו"ר חבר הנאמנים ויו"ר הוועד המנהל בשבחי ואף הגדילו בשבחי העשייה האקדמית במכון". יום לאחר קבלת מכתבו האמור של פרופ' גולן כתבה מנכ"לית המל"ג והוות"ת ליו"ר הוועד המנהל וביקשה את התייחסותו לטענותיו של פרופ' גולן. בתשובתו מ - 2.12.12 למנכ"לית כתב יו"ר הוועד המנהל כי הוועד המנהל החליט על פתיחה בהליך זימון לשימוע בפני נציגות של חברי הוועד המנהל, שלאחריו יועבר הנושא לוועד המנהל שיחליט מה תהיה המלצתו לחבר הנאמנים בעניין המשך כהונתו של פרופ' גולן כנשיא המכון. הוא ציין כי ב- 25.11.12 נפגשו היו"רים עם פרופ' גולן והציגו לפניו את עמדת הוועד המנהלואת נימוקיו בדבר פתיחה בהליכים כאמור, ובהתחשב במעמדו של פרופ' גולן נעשה ניסיון לבחון דרכי פעולה חלופיות. ב- 18.12.12 השיבה מנכ"לית המל"ג והוות"ת לפנייתם של ועד ראשי המכללות האקדמיות הציבוריות (להלן - הוור"ם) בדבר בקשתם לבירור בעניין "הליך המכוון להדחת פרופ' גדי גולן". בתשובתה כתבה המנכ"לית כי הם "מתעתדים לבחון את נושא המשילות במוסדות האקדמיים ובין היתר תיבחן המשילות גם במכון". 1322 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 משרד מבקר המדינה מעיר כי למרות מכתבה של מנכ"לית המל"ג והוות"ת לוור"ם בעניין תהליך הפסקת כהונתו של פרופ' גולן, לא נבחנה בפועל המשילות במכון עד מועד סיום הביקורת, והבירור שהחל במל"ג ובוות"ת בעניין הופסק בלי שהגיע לידי מיצוי; הדבר התבקש גם בלי שתוקם ועדה לצורך זה. . הסכם לסיום כהונתו של הנשיא היוצא ב- 12.3.13 , לאחר משא ומתן, חתמו פרופ' גולן ויו"ר חבר הנאמנים בשם יו"ר הוועד המנהל על הסכם שלפיו כהונתו של פרופ' גולן כנשיא המכון מסתיימת בהסכמה, והוא ימונה לתפקיד סגן נשיא ליזמות אקדמית (להלן - ההסכם עם פרופ' גולן). ב- 17.3.13 התקיימה ישיבת הוועד המנהל, ובה דיווח יו"ר הוועד המנהל כי פרופ' גולן מסיים באופן מידי את תפקידו כנשיא המכון. הוא ציין כי ההסכם עם פרופ' גולן קיבל את אישורה של הוות"ת שהייתה שותפה למהלך. ב - 8.4.13 נערכה ישיבת חבר הנאמנים ובמהלכה הציגו היו"רים את התהליכים שקדמו להסכם עם פרופ' גולן ואת עקרונותיו של ההסכם שנחתם. נמצא כי חבר הנאמנים, שהוא הגוף המוסמך להחליט על סיום כהונתו של נשיא המוסד ולאשר את הסכם הפסקת כהונתו, לא התבקש לאשר את ההסכם עם פרופ' גולן, וממילא גם לא אישר אותו. המכון טען בתשובתו כי "אין חובה להביא זאת לחבר הנאמנים (כיוון שלא הייתה החלטה על הדחה אלא סיכום דברים בהסכמה)". משרד מבקר המדינה מעיר כי היה על היו"רים להביא את ההסכם עם פרופ' גולן לאישורו של חבר הנאמנים, כנדרש בהוראות המל"ג, הוות"ת ותקנון המכון. משלא עשו זאת, ההסכם למעשה לא אושר באופן פורמלי, ואף לא ברור כלל מהו המועד הפורמלי של הפסקת כהונתו של פרופ' גולן כנשיא המכון45 . מינוי נשיא בפועל 1. ב- 28.1.13 כתב יו"ר ה וועד המנהל בדואר אלקטרוני לפרופ' יעקובוב שהוא ממונה לנשיא בפועל. העתק של הדוא"ל נשלח לחברי הוועד המנהל וליו"ר חבר הנאמנים. 2. רק בישיבה שהתקיימה ב- 17.3.13 אישר הוועד המנהל את מינויו של פרופ' יעקובוב לתפקיד נשיא בפועל. עוד החליט הוועד המנהל כי היועמ"ש תעדכן את תקנון העמותה בנושא נשיא בפועל. אולם עד מועד סיום הביקורת לא עודכן התקנון. בישיבת חבר הנאמנים ב - 8.4.13 דיווח יו"ר חבר הנאמנים כי "פרופ' יעקובוב מונה ע"י הוועד המנהל בשלב זה כנשיא בפועל". חבר הנאמנים לא התבקש לאשר את מינויו של פרופ' יעקובוב, וממילא גם לא אישר זאת. .__________________ .45 בהיעדר מועד כאמור התייחס משרד מבקר המדינה ליום 19.3.13 כאל מועד סיום כהונתו; ביום זה הסתיימו 48 .השעות ממועד ישיבת הוועד המנהל שבה אושר ההסכם עם פרופ' גולן מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1323 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 משרד מבקר המדינה מעיר ליו"רים ולחברי הוועד המנהל כי בתקנון המכון אין כל הנחיות הנוגעות למינוי "נשיא בפועל", ומונח זה כלל אינו קיים בו; כך גם בהנחיות המל"ג ובתקנון הוות"ת. על כן הליך כזה אינו תקף על פי התקנונים וההנחיות. המכון מסר בתשובתו כי מינוי נשיא בפועל נעשה כדי שלא ליצור ואקום בראש הפירמידה. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר הוועד המנהל כי לא היה זה בסמכותו למנות את פרופ' יעקובוב לנשיא בפועל, והיה עליו להביא קודם לכן את הנושא לדיון בפני הוועד המנהל המוסמך להמליץ על מינוי נשיא, ולאישורו של חבר הנא מנים המוסמך לאשר בחירה ומינוי של נשיא. התנהלותו זו הביאה לידי מצב שבו תוקף המינוי של פרופ' יעקובוב לנשיא בפועל מוטל בספק. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"רים על כי התעלמו מסמכויותיו של חבר הנאמנים בכל הנוגע לאישור הפסקת כהונתו של פרופ' גולן ולאישור מינויו של פרופ' יעקובוב כנשיא בפועל. 3 . מתכתובות בדואר אלקטרוני עלה כי במהלך ספטמבר 2012 , לפני שהיו"רים הציגו לוועד המנהל את טענותיהם בנוגע לנשיא היוצא ולפני שביקשו מפרופ' גולן להתפטר, התנהלה תכתובת בין המנכ"ל לפרופ' יעקובוב שכיהן אז כסגן נשיא לענייני מחקר והתמנה, כאמור, כחצי שנה מאוחר יותר לנשיא בפועל. במסגרת התכתובת שלח המנכ"ל להערותיו של פרופ' יעקובוב מסמך שכותרתו "הגדרות תפקידים" ובו פורטו והוגדרו תפקידיהם וסמכויותיהם של נשיא המכון, של המנכ"ל, של סגן הנשיא לעניינים אקדמיים ושל סגן הנשיא לענייני מחקר. המנכ"ל כתב לפרופ' יעקובוב: "אני שולח גירסא נוספת למסמך. השינויים הם בעיקר בחלק של עקרונות הניהול והגדרת התפקידים. אתה כמובן מוזמן להוסיף ולשנות כרצונך. לאחר ". בתגובה שלח פרופ' ]יו"ר חבר הנאמנים[ שתעדכן את מה שאתה חושב שצריך אשלח למשה יעקובוב למנכ"ל את התייחסותו למסמך. מהתכתובת עלה שהמסמך לא הועבר להתייחסותם של הנשיא היוצא שכיהן באותה עת ושל סגנו לעניינים אקדמיים פרופ' א, אף שפורטו בו גם הגדרות תפקידיהם וסמכויותיהם. המכון ופרופ' יעקובוב טענו בתשובתם כי התנהלות הנשיא היוצא בתקופת כהונתו הייתה בעייתית וכללה גם התעלמות מחלוקת הסמכויות בין גורמי המכון, לרבות תחומי סמכותו של פרופ' יעקובוב כסגן נשיא למחקר. עוד טענו כי מקיץ 2012 ניסה פרופ' יעקובוב לפעול מול פרופ' גולן לתקן את המצב, אך ניסיונותיו לא צלחו. לכן, ניסה פרופ' יעקובוב להגדיר ולבנות מערך מוסכם של סמכויות באמצעות ניסוח מסמך בנושא, ורצה לקבל משוב לגביו מהתחום המנהלי. פרופ' יעקובוב טען כי מטרת המסמך הייתה "לתקן - ובוודאי לא לחתור תחת הנשיא , שהרי פרופ' גולן בעצמו התבטא שברצונו שייעשה מסמך ארגון כאמור". הוא הוסיף ]היוצא[ כי לא היו לו שאיפות לרשת את הנשיא היוצא או לפעול להדחתו. המכון טען בתשובתו כי "הנשיא היוצא היה הבעיה, ולכן ברור שלא היה מקום לשתף אותו בתלונות שהוגשו כנגדו". 1324 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 המסמך שריכז המנכ"ל מסכם הגדרות, תפקידים וסמכויות של נשיא המכון ושל המנכ"ל, שנקבעו בתיאום בין המנכ"ל ובין האדם שהתמנה לאחר מכן לנשיא בפועל, עוד לפני שהוועד המנהל דן בטענות שהועלו נגד הנשיא היוצא, ובוודאי לפני שהחליט על התהליכים להפסקת כהונתו ועל מינויו של פרופ' יעקובוב. לדעת משרד מבקר המדינה, העובדה שהיה זה המנכ"ל שהכין את המסמך מעלה שוב את החשש כי גם במינוי זה, מינוי נוסף של גורם הממונה עליו, היה המנכ"ל מעורב. הדברים האלה מעידים על מעורבותו ושליטתו של המנכ"ל גם בתחום ניהול בעלי תפקידים באקדמיה ובנושאים אקדמיים במכון. ועדת איתור לנשיא חדש 1. ב- 20.8.13 , כשישה חודשים לאחר סיום כהונתו של הנשיא היוצא, החליט הוועד המנהל על הקמת ועדת איתור לחיפוש מועמדים לתפקיד נשיא המכון (להלן - ועדת האיתור משנת 2013 או ועדת האיתור). ב- 22.8.13 .פרסם המכון מודעת דרושים בביקורת עלה כי מודעת הדרושים פורסמה בעיתון אחד ופעם אחת בלבד. מלוחות הזמנים שצוינו במודעה עלה כי למועמדים העומדים בדרישות ניתנו שמונה ימי עבודה בלבד להגשת מועמדות והיה עליהם להיות זמינים לראיונות ולהעסקה מידית במכון בתוך עשרה ימי עבודה. לוועדת האיתור, לוועד המנהל ולחבר הנאמנים גם יחד ניתנו אותם עשרה ימי עבודה, שבמהלכם היה על ועדת האיתור להזמין ולראיין את המועמדים ולהחליט על המועמד המומלץ, על הוועד המנהל לדון בהמלצה ולאשרה ועל חבר הנאמנים לדון ולאשר את המלצת הוועד המנהל, וכל זאת במהלך תקופת חגי תשרי. לדעת משרד מבקר המדינה, לוח הזמנים האמור העמיד בספק את יכולתם של מועמדים מתאימים וראויים להגיש בתוך זמן כה קצר את מועמדותם לתפקיד המבוקש. כמו כן עלה ספק שוועדת האיתור, הוועד המנהל וחבר הנאמנים יוכלו להתכנס בפרק זמן קצר מאוד ויצליחו לקיים תהליך תקין ומושכל לבחירת נשיא למכון. לוח הזמנים הצפוף העלה גם את החשש להישנותם של הליקויים שהתגלו בתהליך בחירתו של פרופ' גולן לנשיא, בפרט משום האמור כי במשך חמישה חודשים לא פעל הוועד המנ הל להקמתה של ועדת איתור. נוסף לכך, עלה חשש שתהליך בחירה זה הוא למראית עין, ומטרתו להכשיר את בחירתו של הנשיא בפועל פרופ' יעקובוב לתפקיד נשיא המכון. בהמשך לדברים אלה פנה משרד מבקר המדינה ב - 29.8.13 ליו"ר הוועד המנהל ולוות"ת בבקשה לשקול בשנית את התהליך לבחירת נשיא. משרד מבקר המדינה ציין כי מן הראוי שהוועד המנהל ינחה את עצמו לפעול לפי העקרונות להתאגדות מוסדות להשכלה גבוהה שהם אוניברסיטאות, שעליהם החליטה המל"ג ב- 9.3.04 , בכל הנוגע להקמת ועדת איתור לבחירת נשיא. לאחר פניית משרד מבקר המדינה פרסם מחדש הוועד המנהל את מודעת הדרושים 46 , ובה האריך את מועד הגשת המועמדות בעשרה ימי עבודה נוספים בלבד, דהיינו עד 30.9.13 . .__________________ .46 המודעהפורסמה בשני עיתונים יומיים ובאתר האינטרנט של המכון. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1325 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 2. )(א למחרת, ב- 1.10.13 , התכנסה ועדת האיתור ושישה מועמדים הופיעו לפניה. נעדרו מן הישיבה ארבעה מתוך שמונת חברי הוועדה. כמו כן נעדר גם נציג ועד הסגל האקדמי, שהוזמן כמשקיף לדיוני הוועדה. משרד מבקר המדינה מעיר כי הרכבה של ועדת האיתור משנת 2013 היה חסר עוד יותר מזה של קודמותיה. לא היה חבר בה נציג סגל, ולא היו חברים בה נציג ציבור שאינו חבר במוסדות המנהלים ולא נציג סטודנטים כפי שהיה בוועדת האיתור משנת 2007 . בפרוטוקול של ועדת האיתור לא פורטו הדברים שנאמרו בישיבה, דבריהם של המועמדים, השאלות שנשאלו ודברי חבריה. משרד מבקר המדינה מעיר ליו"ר ועדת האיתור ד"ר גלייטמן כי הדבר עומד בניגוד להמלצותיו של מבקר המדינה. 3. ב- 3.10.13 כתב בדואר אלקטרוני ד"ר בר-לב, יו"ר חבר הנאמנים וחב ר ועדת האיתור, לד"ר גלייטמן, יו"ר הוועד המנהל ויו"ר ועדת האיתור, כי הוא ממליץ לבחור בפרופ' יעקובוב לתפקיד נשיא המכון, וזאת על בסיס החומר שהועבר לחברי הוועדה. יש לציין כי ד"ר בר-לב לא נכח בדיון שבו רואיינו המועמדים משום ששהה בחו"ל באותה העת. כאמור, על פי נוהל ועדות המכון "במקרים מיוחדים יתקיים דיון הועדה באמצעים אלקטרוניים ובלבד שכל חברי הועדה יראו ו/או ישמעו את דעת שאר החברים המשתתפים בדיון". משרד מבקר המדינה מעיר כי רצוי היה שד"ר בר -לב היה נותן את חוות דעתו בעניין המועמד המתאים לאחר שנכח בישיבה, אפילו באו פן אלקטרוני; כך הוא יכול היה להתרשם גם מהראיונות שנערכו למועמדים ולא רק מהחומר הכתוב שקיבל, בפרט שרואיינו גם מועמדים חיצוניים למכון. 4. 'בהמשך היום קיימה ועדת האיתור ישיבה נוספת ובה החליטה פה אחד לבחור בפרופ יעקובוב לתפקיד נשיא המכון. משרד מבקר המדינה מע יר ליו"ר ועדת האיתור ד"ר גלייטמן כי גם בפרוטוקול הישיבה השנייה לא נכתבו הדברים שנאמרו בה והנימוקים לבחירתו של פרופ' יעקובוב לנשיא. עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי הליקויים שהתגלו בפעילותה של ועדת האיתור הקודמת עולים ושבים ביתר שאת. המכון מסר בתשובתו כי מינוי ועדת איתור הוא מעבר לקבוע בתקנון המכון ובהנחיותיה של הוות"ת. משרד מבקר המדינה חוזר ומדגיש כי כדי למנוע שונות ותהליכי בחירה פגומים במכון או במכללה אקדמית אחרת, על המל"ג ועל הוות"ת להחיל על המכללות הוראות ברורות הנוגעות לאופן בחירת נשיא. 5. ב- 13.11.13 התכנס חבר הנאמנים לדון בהמלצה למינוי פרופ' יעקובוב לנשיא המכון. בדיון אמר חבר בחבר הנאמנים: "לחבר הנאמנים אין מספיק זמן לבדוק את כל הנימוקים בעד ונגד. ראוי היה אף שנקבל את ה -CV של המועמד הנבחר, כי אנו נדרשים להצביע מבלי להכירו. לכן אנו נאלצים, בהליך מקוצר ולא ראוי, לבחור את הנשיא". 1326 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 מהאמור עולה כי גם בישיבה זו, כמו בישיבת חבר הנאמנים הקודמת ב - 5.9.11 שבה נבחר הנשיא היוצא, לא סיפק יו"ר חבר הנאמנים נתונים מספיקים למשתתפים בישיבה. בסופו של יום אישר חבר הנאמנים פה אחד את בחירתו של פרופ' יעקובוב לנשיא. 6. כאמור, בנובמבר 2013 , בין היתר בעקבות הערותיו של משרד מבקר המדינה, התקיימה תכתובת ארוכה בין המל"ג והוות"ת ובין המכון בעניין תהליך המינוי וחריגות המכון מהנחיות הוות"ת. בהמשך לכך, ב- 12.11.13 , התחייב המכון כי יתקן את הרכב מוסדותיו ותקנונו על פי הנחיותיהן עד אפריל 2014 . . . בפרק זה הועלו ליקויים מהותיים מאוד בפעולות היו"רים הנוגעות לתהליך סיום כהונתו של הנשיא היוצא. התנהלותם הביאה לידי מצב שבו הפסקת כהונתו של הנשיא היוצא ומועד סיום כהונתו לא אושרו פורמלית, והעמידה בספק את תוקף מינויו של הנשיא בפועל שמונה תחתיו. בעניין זה פעלו היו"רים תוך התעלמות מההנחיות והכללים, ואף אם היו"רים סברו כי בהתנהלותם זו הם מסייעים למכון, הם ניהלו את תהליך סיום כהונת הנשיא היוצא באופן כושל ופגום. .נסיעות המנכ"ל לחו"ל .נסיעות לחו"ל כרוכות בדרך כלל בהוצאות רבות וגבוהות, לרבות בגין הנסי עה עצמה ותשלומי אש"ל למיניהם. מכאן החשיבות המרובה שנועדה לריסון עצמי של גוף הניזון ממימון ציבורי בקשר למימון נסיעות לחו"ל, והגבלתן למקרים שבהם התמורה שהגוף זוכה לה בגינן מצדיקה את רמת ההוצאות הנלוות להן. במסגרת נוהל נסיעות בתפקיד לחו"ל מאוקטובר 200447 (להלן - נוהל הנסיעות) קבע המכון הוראות בדבר התנאים המוקדמים לאישור נסיעות לחו"ל בתפקיד, תהליכי האישור, הסדרי הנסיעות והדיווח עליהן. הנוהל מאפשר אישור של נסיעה לחו"ל בתפקיד רק לצורך אחת מארבע המטרות האלה: משימה מינהלית בשם המכון או למענו; פעילות לגיוס תרומות בחו"ל, להקמת אגודות ידידים ולקשר עמהן; השתתפות בכנסים מקצועיים מסוימים; וכן "השתלמות להתבצע בארץ ]ה[ יכול]ה[בנושאים מקצועיים, טכניים או מינהליים החיוניים למכון, שאינ או שקיים יתרון מובהק לקיומה בחו"ל", בכפוף למגבלות נוספות. בשנים 2012 -2008 נסע מנכ"ל המכון תשע פעמים לחו"ל, בעיקר לצפון אמריקה, למטרת "השתלמות ועדכון ידע", כפי שכתב בבקשותיו. .__________________ .47 'נוהל מס 01-002 ; הנוהל פורסם ב- 14.10.04 ועודכן ב- 20.2.08 . מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1327 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 :בביקורת הועלו ליקויים רבים בקשר לנסיעות האלו. להלן הפרטים 1. היעדר פרטים על ה"השתלמות" בחו"ל ונחיצותה : כאמור, לפי נוהל הנסיעות ניתן לבקש אישור ומימון של השתלמות בחו"ל, ובלבד שהיא מתייחדת לנושא החיוני למכון, ואין היא יכולה להיעשות בארץ או שקיים יתרון מובהק לקיומה בחו"ל. בנוהל הנסיעות נקבע גם כי כל בקשה (לרבות למטרה אחרת, מלבד השתלמות) תכלול פרטים מהותיים, כמו יעדי הנסיעה ומטרותיה, תקופת שהייה מתוכננת ותאריכי יציאה וחזרה, וכן "תכנית מפורטת ונימוקים לנחיצותה". עוד נקבע בנוהל כי הגורם המוסמך לאשר בקשה לנסיעה לחו"ל של עובד המכון הוא נשיא המכון. (א) הועלה כי אף שביקש המנכ"ל בבקשותיו "אישור יציאה להשתלמות שנתית ועדכון ידע בחו"ל", הוא לא כלל בבקשותיו פרטים מהותיים שמהם ניתן להסיק מהי אותה "השתלמות" שלמטרתה התבקש המימון; מהו אותו "נושא חיוני למכון" של כל השתלמות; ומה היתרון המובהק בכך שהיא תיעשה דווקא בחו"ל ולא בארץ. עוד נמצא כי בקשותיו לא כללו "תכנית מפורטת" אלא רק רשימה קצרה של כמה אוניברסיטאות בארה"ב ובקנדה, ללא ציון גורם כלשהו באותן אוניברסיטאות שעמו המנכ"ל היה בקשר או שנוגע להשתלמותו של המנכ"ל במקום. יצוין גם שלא צורפו לבקשות מסמכים כלשהם המלמדים על הפרטים החסרים כמו הזמנות מטעם האוניברסיטאות שבהן ביקש המנכ"ל לקיים את ה"השתלמות ועדכון הידע". עוד נמצא כי רוב הבקשות שהגיש המנכ"ל היו עבור השתלמות באותן האוניברסיטאות, והן מצויות בסמוך למקום מגוריהם של ילדיו. יש להוסיף כי מהבקשות עצמן היה ברור שחלק מהנסיעה יועדה לכאורה לחופשה פרטית של המנכ"ל; בכל בקשה התבקש אישור לכמה ימי השתלמות, לרבות "אש"ל/ לינה", מתוך הימים שהמנכ"ל ישהה בחו"ל. בתשובתו מדצמבר 2013 מסר המנכ"ל למשרד מבקר המדינה כי אילו היו הנשיא הקודם והנשיא היוצא סבורים שאינם מבינים די הצורך את הנסיעה, את מהותה, את מטרותיה ואת תוכנה, הם לא היו מאשרים אותה או שהיו דורשים פירוט רב יותר. אישורם מעיד על כך שהם סברו כי הבקשה מפורטת די והותר. המנכ"ל הוסיף: "הנשיא הכיר היטב את מהותן של נסיעותיי המקצועיות, הן היו על דעתו ובאישורו המלא... מדובר בנסיעות חוזרות ודומות במהותן. אי אפשר להתייחס לכל נסיעה כאילו מדובר בענין חדש העומד בפני עצמו ודורש הסברים מרובים בכל פעם מחדש... מדובר בתוכנית ביקור משוערת, בהתחשב באופין של הנסיעות". הוא ציין כי לא מדובר בהשתלמויות רשמיות או פגישות עם גורמים רשמיים אלא ב"ביקור וסיור מקיף במוסד ובמתקניו", ולא מעבר לכך. הוא ציין עוד כי הנשיא הוא זה שהיה צריך לבחון אם הנסיעה הייתה נחוצה או לא. הנשיא הקודם מסר בינואר 2014 למשרד מבקר המדינה כי המנכ"ל בתשובתו "אינו נרתע מלשקר במצח נחושה כאילו ידע הממונה עליו - הנשיא הקודם - את פרטי ומטרות נסיעות הסרק שלו לחו"ל, במסווה של השתלמות לטובת המוסד, וכאילו דברים אלה נידונו בהרחבה ובפירוט לפני כל נסיעה ועם שובו ממנה. אמירות אלה שזורות בסעיפים שונים של הפרק הנוכחי ולגבי כולם תגובתי הינה - להד"ם". 1328 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 הנשיא היוצא כתב בתשובתו בדצמבר 2013 : "אישרתי את הנסיעה בהנחיה להמשך פיתוח קשרים עם אוניברסיטאות בארה"ב וביקשתי לקבל דיווח על הישגיו עם שובו לארץ. בשובו לארץ פניתי אליו פעמים רבות לקבלת הדיווח, בכתב או בע"פ, אך לא נעניתי". לדעת משרד מבקר המדינה, שימוש מושכל בכספי המכון מחייב מילוי אחר כל הוראותיו של נוהל הנסיעות; יישום מלא של הנוהל יאפשר גם שקיפות מלאה ובקרה מיטבית על הבקשות ועל אישורן. מתוקף תפקידם ואחריותם לניהולו התקין של המכון, היה על המנכ"ל למלא באופן מדויק אחר הוראות הנוהל. כמו כן היה על הנשיא הקודם ועל הנשיא היוצא לדרוש ממנו לעמוד בכולן, לרבות פירוט הנימוקים לנחיצותן של הנסיעות. עצם העובדה שהנסיעות היו "חוזרות ודומות במהותן", כדברי המנכ"ל, מעלה ספק רב בעניין נחיצותן ותרומתן למכון שהיו אמורות להצדיק את מימונן. לנוכח זאת, הייתה גם חשיבות מיוחדת לצירוף "תכנית מפורטת" ופירוט של "הנושאים החיוניים" שיידונו בנסיעות חוזרות לאותם המקומות. הכול נכון גם אילולא התברר שילדיו של המנכ"ל מתגוררים בסמוך לאותן אוניברסיטאות. (ב) לבד מהיעדר אסמכתה או ראיה כלשהי לכך שהמנכ"ל אכן ביקר באוניברסיטאות שרשם בתכנית שאושרה לו, נמצא כי ב -57 מתוך109 הימים ( 52% ) שבהם המנכ"ל דיווח שיהיה בהשתלמות הוא כלל לא שהה במקום המתוכנן שנרשם בבקשה. הדבר עולה מהמסמכים שהגיש המנכ"ל למחלקת כספים בתום הנסיעה ומחזק את החשש שמדובר בנסיעות פרטיות. בתשובתו מסר המנכ"ל כי התכניות שהוגשו לנשיא הקודם ולנשיא היוצא לצורך אישור הנסיעות היו תכניות משוערות, ומדובר "בסך הכל בהבדלים בין התוכנית המשוערת לבין התנהלות הביקור בפועלהבדלים בין תכנון משוער לבין האופן ]ו[ ... בו מתרחשים הדברים בסופו של דבר הם עניין טבעי, רגיל, לגיטימי ואף שכיח" (ההדגשה במקור). משרד מבקר המדינה מעיר כי הדעת נותנת שאם המנכ"ל אכן יצר קשר עם גורמים רשמיים במוסדות בחו"ל וקבע עמם מראש מועדים לפגישות, לביקורים ולהשתלמות, בוודאי לא היתה אמורה להיות סטייה של יותר מ -%50 מהתכניות המתוכננות, בייחוד כאשר הנסיעות נעשו בסמוך לאחר הגשת הבקשות עם "התכנית" לאישור הנשיא. על כל פנים, לפי סדרי מינהל תקין, ואף לפי הכללים הקבועים בנוהל הנסיעות, אין לקבל מצב שבו אדם המשמש בתפקיד בכיר יגיש את אותן התכניות לנסיעות לחו"ל ללא לוח זמנים מוגדר ותחום וללא ציון אף לא שם של אדם אחד שהוא מתכוון להיפגש עמו במסגרת השתלמות ממומנת האורכת כמה שבועות. ברור שהכינוי "תכנית משוערת" לתכנית המרוקנת מכל תוכן ממשי, אין בו די כדי לתת מענה כלשהו לעניין ליקוי חמור זה. משרד מבקר המדינה רואה בחומרה את העובדה שהנשיא הקודם והנשיא היוצא לא קיימו את חובתם מתוקף תפקידם לבדוק את יעדי הנסיעות החוזרים בכל הבקשות ואת לוחות הזמנים שלהן. היה עליהם לסרב לבקשות לנסיעות לחו"ל המרוקנות מכל תוכן ממשי כאמור, ובוודאי שלא הייתה "תכנית מפורטת", כנדרש לפי נוהל הנסיעות. מילוי חובתם זו היה בו די לכאורה כדי לאשר ולממן רק נסיעות בתפקיד המועילות למכון. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1329 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 להלן שתי דוגמאות לפערים בין המועדים שצוינו בבקשה לנסיעה ובין הביצוע בפועל: (1) בדצמבר 2008 הגיש המנכ"ל בקשה ובה ביקש את אישורו של הנשיא הקודם לעשרה ימי השתלמות בתקופה 16.1.09 -1.1.09 . ההשתלמות הייתה אמורה להיעשות באוניברסיטת .N.Y.I.T , באוניברסיטה בניוארק ובאוניברסיטה בניו המפשייר. בחזרתו דיווח המנכ"ל למשאבי אנוש על שמונה ימי השתלמות בלבד ועל שלושה ימי חופשה ( 1.1.09 , 11.1.09 , 18.1.09 .) מהדיווח של המנכ"ל למחלקת הכספים נמצא שב- 31.12.08 הוא היה בניו יורק (שלא לפי הבקשה שהגיש עובר לנסיעה), אך הוא לא דיווח למשאבי אנוש על יום זה כיום השתלמות וגם לא כיום חופשה ולכן קיבל עבורו תשלום תמורת יום עבודה. חרף זאת, דרש המנכ"ל החזר בסך 395 ש"ח עבור שכירת רכב באותו יום48 על שמו ועל שם בנו שגר בניו ג'רזי. עוד נמצא כי המנכ"ל הגיש קבלה למחלקת כספים על סך 1,186 ( ש"ח312 )דולר עבור רכב שכור לתקופה 11.1.09 -4.1.09 . הרכב נשכר בנמל התעופה הבין-לאומי של מקסיקו ועל טופס השכרת הרכב חתום המנכ"ל עצמו, אך שם הנהג, כתובתו, מספר רישיון הנהיגה שלו וכרטיס האשראי שבאמצעותו נעשה התשלום הם של בנו. הרכב השכור היה רכב גדול עם שבעה מקומות ישיבה, שלאדם אחד או לזוג אין כל צורך בו. לקבלה בגין שכירת הרכב צורפה חשבונית מ- 10.1.09 על סך247 ש"ח עבור גלישה באינטרנט בשני חדרים במלון49 במקסיקו שבו שהה. יוצא איפה שהמנכ"ל היה בחופשה מ - 31.12.08 עד 11.1.09 , דהיינו12 יום מתוך התקופה ששהה בחו"ל. כאמור תמורת תקופה זאת קיבל המנכ"ל החזר הוצאות, ובעד חלק גדול מהימים קיבל תשלום תמורת ימי עבודה. מן הראוי לציין כי על פי הבקשה לנסיעה שהמנכ"ל הגיש לאישור הנשיא, הוא היה אמור להיות בהשתלמות באוניברסיטה בניוארק במשך כל שבוע העסקים, מ- 5.1.09 עד 9.1.09 . אולם מן הקבלות ניתן לראות כי הוא שהה במקסיקו במשך כל השבוע הזה בחופשה משפחתית. לפי חישובי הביקורת המנכ"ל יכול היה להשתתף בכל התקופה האמורה בארבעה ימי השתלמות לכל היותר. עוד ראוי לציין כי מדור שכר שבמחלקת כספים זיכה אותו בסך של 1,110 דולר בגין אש"ל לעשרה ימי השתלמות כפי שהנשיא אישר בבקשה לנסיעה; וזאת למרות העובדה שבחזרתו לארץ דיווח המנכ"ל, רק ליחידת משאבי אנוש ולא למחלקת כספים, על שמונה ימי השתלמות בלבד. א. בתשובתו מסר המנכ"ל כי לדיווח ליחידת משאבי אנוש על ימי ההשתלמות בחו"ל לאחר הנסיעה אין כל משמעות כי אלה ימי עבודה רגילים. במהלך התקופה שבה שהה בחו"ל הוא גם נסע לחופשה פרטית במקסיקו בתאריכים 11.1.09 -4.1.09 , דהיינו באמצע תקופת ההשתלמות. הוא הוסיף כי לא ניסה להסתיר את החופשה הפרטית, ולעניין זה המציא הודעת .__________________ .48 שכירת רכב לשלושה ימים, לרבות 1.1.09 שעליו דיווח המנכ"ל ליחידת משאבי אנוש כאמור כיום חופש. 49 מלון Bercelo הנמצא בעיר Cancun שבמקסיקו. יצוין כי המנכ"ל לא הגיש למכון את החשבונית עבור הלינה בבית המלון. 1330 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 דוא"ל ששלח לנשיא דאז, שבו כתב "אנחנו ממשיכים 'לצבור כח' כאן במקסיקו. נשוב לארה"ב ביום ראשון". לדעת משרד מבקר המדינה, אם המנכ"ל מבקש להמיר תקופה של השתלמות מקצועית בחו"ל בחופשה פרטית, עליו לבקש אישור לכך מהגורם המאשר, ובוודאי אין כל הצדקה שעבור תקופה זו יקבל החזר הוצאות מהמכון. חמור מכך, הועלה כי במסגרת דיווחיו לשלושה גורמים במכון (לנשיא, ליחידת משאבי אנוש ולמחלקת כספים) דיווח המנכ"ל לכל אחד מהם על מספר ימי השתלמות אחר ללא כל הסבר ובלי שצירף פירוט על מקומות ההשתלמות בפועל, אם בכלל דיווח. ב. המנכ"ל כתב בתשובתו כי הוא הגיש למחלקת כספים את הקבלות עבור הוצאות הרכב השכור בתקופת החופשה הפרטית, מכיוון שבימי ההשתלמות הוא השתמש ברכב הפרטי של בנו (שמונה ימים). מאחר שהוא לא יכול היה להמציא קבלות עבור הוצאות שכירת רכב, הוא הגיש את ההוצאות עבור שכירת הרכב בחופשה הפרטית כדי לקבל החזר לצורך השתתפות בהוצאות הרכב של בנו. משרד מבקר המדינה מעיר כי המנכ"ל לא צירף כל הוכחה כי אכן השתמש ברכב הפרטי של בנו במשך שמונה ימים לצורכי ההשתלמות. יתרה מכך, באחד מימי ההשתלמות, ב- 13.1.09 , הוא הגיש קבלה על נסיעה במונית, דהיינו הוא לא השתמש ברכב של בנו. עוד מעיר משרד מבקר המדינה כי אין להסכים למצב שבו מנכ"ל של מוסד עושה דין לעצמו ומגיש חשבוניות לצורך החזר, שאין להן כל נגיעה להוצאותיו בתפקיד; ובוודאי כשהן מוגשות ללא כל הסבר או פירוט המצדיקים כביכול הגשת חשבוניות עבור הוצאות פרטיות, ובלי להוכיח את הבסיס לתשלומן. מחלקת הכספים זיכתה את המנכ"ל עבור ההוצאות האמורות והייתה אמורה לבקש ממנו הס בר על הקבלות שהגיש עבור הוצאות רכב שכור ושימוש באינטרנט במקסיקו. אולם ההוצאות נרשמו כאילו הן הוצאות לצורכי ההשתלמות, בלי שצורף הסבר כלשהו. משרד מבקר המדינה רואה בחומרה את התנהלותה של מחלקת הכספים בעניין זה. מחלקת הכספים אמורה להיות שומר הסף ולא הגורם "המכשיר" הוצאות פרטיות. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1331 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 (2) ב- 13.7.10 הגיש המנכ"ל בקשה להשתלמות של 14 יום באוניברסיטאות במונטריאול, בבוסטון ובניו המפשייר. לפי הבקשה, ההשתלמות הייתה אמורה להתקיים בימים 14.8.10 -20.7.10 . לאחר שחזר ארצה, המנכ"ל דיווח ליחידת משאבי אנוש כי תאריך חזרתו היה 18.8.10 . אולם מהקבלות שהמנכ"ל הגיש למחלקת כספים, שישה חודשים לאחר שובו מהנסיעה, עולה כי בניגוד לדיווח שמסר הוא שהה שבועיים באירלנד ( 24.8.10 -12.8.10 ) וחזר לארץ רק ב- 25.8.10 . המנכ"ל גם הגיש קבלה בסך של כ- 1,230 ( ש"ח עבור שהייה של יומיים בבית מלון באירלנד 24.8.10 -23.8.10 ) כהוצאה עבור ימי השתלמות. יוצא אפוא כי המכון מימן למנכ"ל את הטיסה לאירלנד, שני ימי אש"ל והוצאות אחרות, כשמדובר בנסיעה בתפקיד שהנשיא לא אישר ולכאורה היה המנכ"ל בחופשה פרטית. כמו כן, על פי רישומי ביקורת הגבולות שבמשרד הפנים חזר המנכ"ל מדבלין לארץ ב- 25.8.10 , ולא כמו שדיווח כאמור, דהיינו ב- 18.8.10 . יתרה מזאת, עבור ימים אלה קיבל המנכ"ל שכר ולא נוכו לו ימי חופשה כנדרש. בתשובתו מסר המנכ"ל כי אין הוא נדרש לדווח ליחידת משאבי אנוש על חזרתו מההשתלמות ועל ימי ההשתלמות שהיו בפועל. עוד מסר כי בדיווחים ליחידה לא נעשה כל שימוש, וגם אם נפלה טעות אין לדבר כל משמעות. המנכ"ל הוסיף כי הנסיעה כללה "ביקור מקצועי" של יומיים ( 24.8.10 -23.8.10 ) באוניברסיטהבדבלין. משרד מבקר המדינה מעיר כי המנכ"ל נדרש להעביר ליחידת משאבי אנוש דיווח אמת על ימי ההשתלמות ועל ימי החופשה, ובייחוד אם מדובר בהשתלמות המשלבת גם חופשה. יתרה מכך, למרות דבריו של המנכ"ל בנושא, דיווח שגוי ליחידת משאבי אנוש בהחלט עשוי לגרור בעקבותיו טעויות בנוגע לתשלומים ולימי חופשה. כל זאת, כאשר המנכ"ל נדרש להצהיר מדי חודש אך ורק על הימים שהחסיר מפאת מחלה , יציאה למילואים או לח ופשה; אם אין הוא מצהיר על חופשה, הוא זוכה לתשלום שכר כאילו ביום עבודה עסקינן (ראו להלן בפרק "דיווחי נוכחות של בכירים במכון"). המנכ"ל מסר בתשובתו כי המכון לא מימן עבורו "את הטיסה לאירלנד שכן עצירות ביניים מארה"ב לישראל אינן מייקרות את עלות הכרטיס". משרד מ בקר המדינה מעיר כי אין עוררין על כך שהמכון מימן את הטיסה לאירלנד; את כרטיס הטיסה הזמין המנכ"ל מראש אף שלא הוגשה בקשה לנסיעה, וממילא הנשיא גם לא אישר אותה. יצוין כי מהשוואה שעשה משרד מבקר המדינה עולה כי טיסותיו הקודמות לארה"ב ולקנדה היו זולות בכ-350 דולר ויותר לעומת הטיסה שכללה את חופשתו של המנכ"ל באירלנד. (ג) בחלק מן המקרים כללה הנסיעה שהייה במדינות בארה"ב שהמנכ"ל לא ציין כי ישהה בהן, ובחלקם אף שהייה מחוץ לארה"ב, בקנדה למשל, כאשר יעד הנסיעה היה ארה"ב. בתום הנסיעה לא נתן המנכ"ל כל הסבר הנוגע לשינויים במקומות ששהה בהם. המנכ"ל מסר בתשובתו: "נוהל נסיעות אינו מחייב הגשת הסבר לשינויים שהיו במקומות השהייה והסיבות לכך, אלא דיווח על הנסיעה בלבד... עוד אזכיר כי לאחר כל נסיעה קיימתי עם הנשיא ישיבה בה דיווחתי לו אודות ביקוריי ועדכנתי אותו בכל פרטיהם" . 1332 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 לדעת משרד מבקר המדינה המנכ"ל כפוף לנשיא המכון, לכן הוא חייב בדיווח בכתב לנשיא כמתחייב מנוהל הנסיעות (ראו להלן בתת-פרק "דוח סיכום ביקור"). 2. אישור הנסיעה בתפקיד : בנוהל הנסיעות נקבע כי הגורם המוסמך לאשר בקשה לנסיעה לחו"ל של עובד המכון הוא נשיא המכון. עוד נקבע כי לא תובטח נסיעה לחו"ל ולא ייעשו סידורים לנסיעה בטרם התקבל אישורו של הנשיא. לאחר שהנשיא החליט לאשר את הנסיעה הוא יפרט בהחלטתו את הפרטים האלה: הערות או הגבלות בקשר לתכנית הנסיעה, למשך הנסיעה, לסוג כרטיס הטיסה, להוצאות שכר הלימוד של ההשתלמות או של הכנס, לקצובת אש"ל, להוצאות מיוחדות וחלקיות ולמימון הנסיעה מתקציב המכון. עוד נקבע בנוהל כי את הבקשה יש להגיש לפחות ארבעה שבועות לפני מועד הנסיעה. (א) משרד מבקר המדינה העלה כי באחת מהנסיעות (ינואר 2011 ) לא נמצא במסמכי המכון אישורו של הנשיא הקודם לנסיעה, כנדרש בנוהל. חרף האמור, מחלקת כספים אישרה את החזר הוצאותיו של המנכ"ל בנסיעה זו - כ- 17,500 ש"ח. על הגורמים המוסמכים במכון לבחון את הנושא על כל היבטיו, לרבות השאלה אם נדרשת החזרת ההוצאות שקיבל המנכ"ל עבור נסיעה זו, ולנקוט את הצעדים הנדרשים בנושא. המנכ"ל מסר בתשובתו כי הנסיעה בינואר 2011 הייתה על דעתו ובאישורו המלא של הנשיא הקודם שאף היה מעורב בתכנית הנסיעה וביעדיה. המנכ"ל אף ציין במפורש על פני עותק הבקשה שהותיר בידיו את דבר אישורה בידי הנשיא הקודם. הוא הוסיף כי הנשיא הקודם פנה אליו בעת שהותו בחו"ל וביקש ממנו לבקר באוניברסיטה מסוימת, כך שהנשיא ידע על נסיעתו לחו"ל. משרד מבקר המדינה מעיר כי רישום כלשהו של מבקש האישור בוודאי שאינו יכול לבוא במקום האישור של הגורם האמור לתת אותו, ואישור בכתב של הנשיא היה אמור להישלח למחלקת כספים, המשמשת גורם הבקרה המאשר את תשלום ההוצאות לפי טופס אישור הנסי עה שהנשיא אישר, ולהישאר במחלקה. טופס אישור הנסיעה החתום בידי הנשיא לא הומצא לצוות הביקורת. (ב) בביקורת נמצא כי כל הבקשות שהוגשו לאישור הנשיא הוגשו בפרק זמן הקצר מארבעה שבועות. לדוגמה, בקשה אחת הוגשה שעות אחדות לפני הנסיעה, בבחינת עובדה מוגמרת, ואחרת הוגשה יומיים לפני מועד הנסיעה. בתשובתו מסר המנכ"ל: "סעיף הנוהל ... הוא סעיף פנימי... אני לעומת זאת כמנכ"ל, כפוף ישירות לנשיא וכאמור נמצא עמו בקשר צמוד ויומיומי... כך שמבחינה מעשית לא הייתה משמעות שהבקשה הכתובה נמסרה על ידי פחות מארבעה שבועות לפני הנסיעה". בתשובתו בדצמבר 2013 מסר הנשיא היוצא: "בחודש אוקטובר, זמן קצר לפני הדחתי (שהייתה כבר ידועה לו) הוא ביקש את חתימתי אחר הצהרים כאשר הנסיעה הייתה באותו לילה ולמעשה לא השאיר לי כל אפשרות לפעולה אחרת. חתמתי לו אך הדגשתי עוד באותה שיחה שמרגע זה ואילך נשנה לחלוטין את כל מערך הניהול וההתנהלות במכון, בצורה ממוסדת ומסודרת". מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1333 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 משרד מבקר המדינה מעיר לנשיא הקודם ולנשיא היוצא על כך שאישרו את בקשות המנכ"ל בסמוך למועדי הנסיעות, ובלי שהעירו לו על כך שלא קיבלו את הבקשה במועד הנדרש למען יוכלו לקבל פרטים בנוגע לנסיעה ולבדוק את נחיצותה. משרד מבקר המדינה מעיר למנכ"ל כי עליו להיות דוגמה להתנהלות תקינה במכון, ובייחוד להתנהלות על פי נוהלי המוסד. אין להסכים למצב שבו הוא מרשה לעצמו להעביר את בקשותיו לאישור נסיעות לחו"ל שלא לפי המועד הקבוע בנוהל הנסיעות. (ג) עוד עלה כי ב-6 מתוך9 הנסיעות הזמין המנכ"ל את כרטיס הטיסה בטרם הגיש את הבקשה בכתב לנשיא, וגם זאת בניגוד לקבוע בנוהל. לדעת משרד מבקר המדינה, מתוקף תפקידו היה על המנכ"ל לדאוג להכין טופס אישור נסיעה מובנה ומפורט דיו, הכולל בתוכו את כל הסעיפים הרלוונטיים שנשיא המכון אמור לשקול בבואו לאשר נסיעה, ולוודא שיהיה בשימוש המכון. היעדר שימוש בטפסים מובנים ומפורטים אפשר למנכ"ל להגיש בקשות שלא ניתן ללמוד מהן פרטים מהותיים על מהות הנסיעה. אישורם של הנשיא הקודם ושל הנשיא היוצא שניתן לבקשות כאלה כמוהו כמתן יד חופשית למנכ"ל לפעול לפי שיקול דעתו, ללא כל אפשרות לבקר בקרה של ממש את פעולותיו; והכול במימונו של המכון הניזון כאמור מתקצוב ציבורי. 3. תדירות הנסיעות וימי השהייה בחו"ל : נסיעות לחו"ל מלוות כאמור בהוצאות מרובות, לכן יש לנהוג בריסון בעת הגשת בקשות למימונן ולאישורן של הוצאות כאלו. בנוהל הנסיעות נקבע כי נסיעה להשתלמות בנושאים מקצועיים במימון המכון תהיה אחת לשנתיים ולא יותר משבעה ימים. כל חריגה מסעיף זה דורשת את אישורו מראש של נשיא המכון. יוצא אפוא כי על פי הנוהל, במהלך השנים 2012 -2008 ניתן היה לאשר לא יותר מ-21 ימי השתלמות לעובד ולשלם עבורם, ללא חריגה מאושרת. נמצא כי בשנים האלו הגיש המנכ"ל תשע בקשות לנסיעות לחו"ל בתפקיד וקיבל החזרי הוצאות בסך של כ- 124,500 ש"ח עבור109 ימי שהייה בחו"ל, דהיינו פי- 5 ויותר ביחס לתקרה הקבועה בנוהל. בכל אחת מתשע הבקשות הגיש המנכ"ל מספר ימים החורג מהנוהל, ללא ציון נימוקים מיוחדים כלשהם המצדיקים אישור חורג (בעצם בלי שצוין כלל שאכן מדובר בבקשה לאישור חורג) . הנשיא מצדו אישר בלי שנימק את החריגה. המנכ"ל כתב בתשובתו "אין גם כל פגם בכך שהנשיא לא נימק את ה'אישור' שנתן - נוהל נסיעות אינו דורש מהנשיא לפרט בכתב 'נימוקים' או 'הסברים' להחלטתו לאשר נסיעה". 1334 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 לדעת משרד מבקר המדינה, דבריו של המנכ"ל מרוקנים מכל תוכן את ההוראה בנוהל הנוגעת לתקרת מספר הנסיעות ומספר ימי ההשתלמות ומשקפים זלזול מופגן בהוראות הנוהל שנועדו לשמור על הכספים של המוסד שהוא מנהל, לרבות כספי הציבור המועברים אליו בנאמנות. הביקורת רואה בחומרה הן את עצם ההגשה של הבקשות החריגות כדבר שבשגרה וללא נימוקים מיוחדים הנעשית דווקא בידי המנכ"ל האמון , בין היתר , על התנהלות יעילה וחסכונית של המכון, והן את אישורם של הנשיא הקודם ושל הנשיא היוצא בלי שבדקו את הבקשות האלו באופן מעמיק. בהתנהלותם זו נפרצו כליל גדרות הנוהל, ולמנכ"ל אושר שוב ושוב מספר ימי השתלמות החורג באופן קיצוני מהוראות הנוהל, בלי שנבחן ונקבע אם חריגה דרסטית כזו אכן מוצדקת. 4. דוח סיכום ביקור : בנוהל הנסיעות נקבע שעל הנוסע להגיש לנשיא המכון "דוח ענייני בכתב" לאחר הנסיעה. הדוח האמור יוגש לא יאוחר משבועיים מיום החזרה לארץ. בביקורת נמצא כי אף שנסע לחו"ל תשע פעמים בשנים 2012 -2008 לא הגיש המנכ"ל אף לא דוח אחד על ההשתלמות לנשיא המכון. מצד אחד בבקשות לא נכללו הפרטים הנדרשים על מהות הנסיעה ולא נמסרו שמות של גורמים שהמנכ"ל ביקש להיפגש עמם, ומצד אחר לא הוגש אף לא דוח אחד על ההשתלמות לאחר הנסיעה. מכיוון שכך, אין בנמצא מסמכים המעידים שהמנכ"ל אכן עשה/עבר השתלמויות במקומות שנסע אליהם על חשבון המכון. בתשובתו כתב המנכ"ל כי לאחר כל נסיעה "ישבתי עם הנשיא ודיווחתי לו בפירוט אודות נסיעתי. הנשיא עצמו סבר שהדיווח שמסרתי לו בעל פה הוא ראוי ומספק ולא ראה טעם או תועלת בהגשת דו"ח כתוב". הוא הוסיף: "נסיעותיי היו לביקור באוניברסיטאות מובילות בתחומן, כגון הרווארד ו- M.I.T . על מנת להתרשם וללמוד מפעילותן המינהלית. כך בדיוק כתבתי בבקשותיי, כך סיכמתי ותיאמתי עם הנשיא, וע ל כך שוחחתי ודנתי רבות עם הנשיא גם לאחר חזרתי - ובמקרים רבים גם תוך כדי נסיעתי". משרד מבקר המדינה מעיר למנכ"ל כי היה עליו להגיש לנשיא דוחות מסודרים בכתב לאחר כל נסיעה, כפי שנקבע בנוהל הנסיעות. יתרה מזאת, הנוהל אינו קובע איזושהי אפשרות לקבל פטור מחובה זו. יש להוסיף ולהעיר כי התנהלות על פי הנוהל הייתה מבהירה מן הסתם עם מי נפגש המנכ"ל ביו תר מ -100 ימי ההשתלמות בחו"ל שמימן לו המכון, אם אכן נפגש עם גורמים רשמיים כלשהם בנסיעותיו, והייתה מאפשרת את הבקרה הראויה והנדרשת בתחום זה. משרד מבקר המדינה מעיר גם כי המנכ"ל ציין שהוא נסע לצורך התרשמות ולימוד מפעילותן המינהלית של האוניברסיטאות, לכן ביקר בא וניברסיטאות מובילות. אולם ברוב נסיעותיו ציין המנכ"ל את אותן האוניברסיטאות. לדוגמה, ב-8 מתוך9 נסיעות הוא דיווח כי יבקר באוניברסיטת ANTIOCH בארה"ב- כ-30 ימי ביקור לעומת יום ביקור אחד בלבד באוניברסיטת הרווארד. זאת ועוד, לדעת משרד מבקר המדינה, האוניברסיטה האמורה שלומדים בה כ - 1,000 סטודנטים בלבד, אינה עונה לכאורה על ההגדרה המקובלת של אוניברסיטה מובילה בתחומה שיש לחזור אליה שוב ושוב. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1335 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 5. דוח החזר הוצאות : בנוהל הנסיעות נקבע כי הנוסע יגיש למחלקת כספים דוח הוצאות כספי על טופס המיועד לכך, לא יאוחר מ-15 יום מיום החזרה לארץ. לדוח יצורפו שוברי כרטיסי טיסה מקוריים, צילום דרכון וקבלות מתאימות. מאחר שהמנכ"ל קיבל את רוב הוצאותיו הצפויות עוד בטרם נסע, לא היה לו כל תמריץ להגיש את דוח ההוצאות הכספי במועד שנקבע לכך, והוא אכן הגיש אותו באיחור. במקרה אחד הגיש המנכ"ל את המסמכים באיחור של כ -10 ,חודשים ובכמה מקרים היו חסרים מסמכים שאף לא הוגשו. עוד נמצא כי במכון לא הוכן טופס לדיווח כזה, כך שדוח ההוצאות הכספי כלל לא הוגש או שנכתב בכתב ידו של המנכ"ל. בתשובתו ציין המנכ"ל כי הנפגע היחידי מאי-הגשת הקבלות בזמן שנקבע בנוהל זה הוא עצמו, מכיוון שההחזר שהיה זכאי לו התעכב ברוב המקרים. עוד ציין כי אין בשימושו של המכון טופס יעודי לצורך הדיווח, ומחלקת כספים מעולם לא פנתה אליו בטענות בנושא זה. לדעת משרד מבקר המדינה, כאחד מהעובדים הבכירים במכון המנכ"ל צריך לשמש דוגמה לשאר העובדים. מתוקף תפקידו עליו לוודא שהטופס שנקבע בנוהל יוכן ויהיה בשימוש שוטף במכון. היעדר תלונות מצד מחלקת כספים אין בו כדי להכשיר את המצב הקיים ולמנוע את תיקון הטעון שיפור בהתנהלות, בוודאי לא כאשר מדובר במנכ"ל שמתוקף תפקידו אמור לדאוג להתנהלותו התקינה של המכון, גם כאשר אין מגיעות אליו תלונות בנושא. 6. :מבדיקת החזרי ההוצאות שהגיש המנכ"ל עולים הממצאים האלה (א) כאמור, מתוך 109 ימים שבהם שהה המנכ"ל בחו"ל, ב -57 ימים נמצאה אי-התאמה בין מקום השהייה המתוכנן שדווח בבקשה ובין מקום השהייה בפועל. הביקורת העלתה כי הדיווח ליחידת משאבי אנוש והד יווח למחלקת כספים היו אחרים. ליחידת משאבי אנוש דיווח המנכ"ל על 50 ימי השתלמות ועל 7 ימי חופשה, אך בדיווח למחלקת כספים דרש המנכ"ל אש"ל עבור כל הימים ( 57 .) מחלקת כספים שילמה למנכ"ל שלא כדין הוצאות אש"ל עבור ימי חופשה. העלות של שבעת הימים היא 2,660 .ש"ח בתשובתו כתב המנכ"ל: "אין כל משמעות למספר הימים בהם בסופו של דבר בפועל שהיתי במקום אחר מן המתוכנן בתוכנית המשוערת... בכל הנסיעות נותר מספר ימי הביקור המקצועיים כמתוכנן וכמאושר, גם אם סדר הביקור השתנה בהתאם לנסיבות". לדעת משרד מבקר המדינה תשובתו של המנכ"ל מאפשרת להעלות טענות ל"שינויים בתכנית", בכל פעם שהממצאים אינם מתיישבים עם המסמכים שהגיש המנכ"ל עצמו. מכל מקום, אין בה כדי לתת מענה כלשהו לחשש שנוצר, שלפיו לא הייתה שום מטרה מוגדרת - ובוודאי לא נושא חיוני למכון - ב'השתלמויות' חוזרות וחריגות אלה, מלבד לשמש אמצעי לנסוע לחופשות פרטיות. 1336 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 )(ב נמצא כי המנכ"ל הגיש קבלות על הוצאות אישיות גם עבור הימים שדיווח שהיה בחופשה פרטית. לדוגמה, באחת הנסיעות דיווח המנכ"ל ליחידת משאבי אנוש על שהייה בחופשה בימים 31.7.11 ו- 21.8.11 והגיש קבלות בסך של כ-570 ש"ח עבור נסיעות במוניות, כאשר קבלה אחת הייתה על שם בנו ו היא שולמה בכרטיס האשראי של הבן. המנכ"ל הסביר בתשובתו כי הדבר נעשה בטעות והוא החזיר את הסכום האמור. (ג) עוד נמצא כי המנכ"ל הגיש קבלות, שלא ברור מה טיבן או אם הן נוגעות לו, גם עבור ימים שבהם כלל לא דיווח לנשיא המכון כי ישהה בחו"ל. לדוגמה, בנסיעה באפריל 2008 הגיש המנכ"ל למחלקת כספים את פירוט כרטיס האשראי של בנו והצביע על חיוב בסך של כ -770 ש"ח ביום 23.4.08 עבור לילה בבית מלון, בלי שצירף כל הסבר או פירוט לחיוב כמו מספר החדרים, תאריך השהייה ומקום השהייה. כמו כן, הוא הגיש קבלה בסך של כ-630 ש"ח עבור שכירת רכב בימים 26.4.08 -24.4.08 , וזאת כאשר ההשתלמות החלה רק ב- 27.4.08 . .בתשובתו ציין המנכ"ל כי הוא התחיל את הביקור המקצועי יומיים לפני המועד המתוכנן בנושא בית המלון לא סיפק המנכ"ל כל הסבר. משרד מבקר המדינה מעיר כי ההסבר של המנכ"ל כי החל את ההשתלמות קודם למועד המתוכנן א ינו מתיישב עם מסמכים שהגיש בקשר לתקופה זו. הימים 25.4.08 -24.4.08 , שלטענת המנכ"ל הם ימי העבודה בפועל, היו ימי החג השני של פסח (ימים חמישי ושישי), ובשובו לארץ בתחילת מאי 2008 הוא דיווח ליחידת משאבי אנוש כי בחול המועד פסח ( 26.4.08 -20.4.08 ) ועד סוף החודש שהה בחופשה. דיווחו זה של המנכ"ל סותר את תשובתו שהיה בימי השתלמות. על סמך דיווח זה חויב מאזן ימי חופשתו המופיע בתלוש השכר שלו ב-6 ימי חופשה באפריל 2008 . )(ד אשר לנסיעה שאישר הנשיא היוצא למנכ"ל בתאריכים 29.2.12 -9.2.12 רשם המנכ"ל, בכתב ידו, בדיווח שהעביר למחלקת כספים כי שהה בקנדה עשרה ימים לצורך השתלמות, בבוסטון שהה יומיים ובניו יורק יומיים נוספים, והכול בלי שציין את התאריכים. בבקשה שהגיש המנכ"ל לנשיא רשם המנכ"ל כי יבקר רק שמונה ימים בקנדה, ומעבר לימים בבוסטון ובניו יורק הוא ביקש יומיים נוספים ( 24.2.12 -23.2.12 ) לב יקור בניו המפשייר. שלוש מן הקבלות שהגיש למחלקת כספים נשאו תאריכים בין 26.2.12 -22.2.12 , ומכיוון שהמנכ"ל דיווח למחלקת כספים כי שהה בקנדה עשרה ימים, כלל מדור שכר את שני ימי הביקור בניו המפשייר בתוך עשרת הימים בקנדה, ואף נרשם על הקבלות כי מקורן בקנדה; וזאת למרות העובדה ששלוש הקבלות מקורן בארה"ב ולמרות השוני במטבע ואי - ההתאמה בתאריכים. כל זאת לכאורה כדי לאפשר למנכ"ל לקבל את התעריף הגבוה יותר של הוצאות האש"ל הנהוג עבור השתלמות בקנדה. בתשובתו מסר המנכ"ל כי "אין כל קשר בין הקבלות המוגשות למחלקת הכספים לבין תשלום ימי אש"ל. הרישום ע"ג הקבלות נועד לכל היותר לשייך אותן באופן כללי לנסיעה ואין לכך משמעות כספית כלשהי". עוד מסר כי לאחר בדיקה של העניין מתברר כי אכן דובר בטעות ועם גילוי הטעות השיב המנכ"ל באופן מיידי את הסכום האמור . מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1337 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 משרד מבקר המדינה מעיר למנכ"ל על שדיווח על שהייה של עשרה ימים בקנדה וביקש לקבל תשלום אש"ל עבורם (בתעריף הגבוה), בזמן שהקבלות הרלוונטיות מקורן בארה"ב (תעריף נמוך יותר). (ה) ישנן קבלות שמדור שכר במחלקת כספים שינה את סוג המטבע על גבי הקבלות, ללא כל הסבר לשינוי. בתשובתו מסר המנכ"ל כי משהתגלו לו הטעויו ת שמחלקת כספים עשתה, הוא השיב את הסכום שניתן לו בטעות ביתר. (ו) בגין נסיעה ביולי -אוגוסט 2011 הגיש המנכ"ל למחלקת כספים קבלה על חיוב כרטיס האשראי ביום 17.8.11 על סך 2,280 ( ש"ח 664.9 דולר), שעליו נכתב בכתב יד כי הוא עבור שני לילות בחדר אחד בבית מלון. על הקבלה לא צוינו סוג החדר, עלותו ללילה ומספר ימי השהייה וכן פירוט הסכומים; כל שנכתב היה רק הסכום הכולל ששולם. הביקורת העלתה ספק בדבר המחיר הגבוה שחויב עבור שני לילות במלון דרכים. בבדיקה שערך משרד מבקר המדינה עולה כי המחיר ששולם אינו תואם את רמת המחירים הנהוגה כיום במלון האמור לחדר זוגי - עד 89 דולר ללילה בתקופת הקיץ שהיא העונה הבוערת, ו -150 דולר ללילה עבור החדר היקר ביותר במלון50 . מתכתובות בדואר האלקטרוני שנאספו בנושא זה נמצא כי באותו מועד שהה המנכ"ל בארה"ב יחד עם משפחתו המורחבת. בתשובתו כתב המנכ"ל כי ההחזר בסך 490 דולר עבור שני הלילות (המקסימום המוכר) סביר בעיניו, "יחד עם זאת, אכן נראה כי המחיר כיום לחדר באותו מלון נמוך מן המחיר הנקוב בקבלה". הוא הוסיף כי החזיר את ההפרש בין הסכום ששולם לו ובין מחירו של חדר רגיל ליומיים, שלטענתו עומד כיום על כ- 313.9 .דולר .המנכ"ל בתשובתו לא סיפק כל הסבר למחיר הגבוה שהוא חויב בו; המחיר גבוה באופן ניכר מן התשלום שהוא היה משלם עבור שני לילות לּו לקח את החדר היקר ביותר בבית המלון. כמו כן, הוא לא הכחיש כי באותה העת שהתה משפחתו המורחבת יחד אתו באותו המלון. (ז) מקרה נוסף שבו עלה ספק בנוגע לאמיתות הדיווחים של המנכ"ל הוא בקשה להחזר הוצאות דלק. במהלך הנסיעה ביולי-אוגוסט 2011 הגיש המנכ"ל למחלקת כספים קבלות להחזר הוצאות דלק לתקופה של תשעה ימים ( 9.8.11 -1.8.11 ) שבהם ביצע שבעה תדלוקים (כ-390 ליטרים) בסך של432 דולר. מדיווחי המנכ"ל למחלקת כספים עולה כי מדובר בתדלוק של שני רכבים של בני משפחתו. מהקבלות שהגיש המנכ"ל התברר כי כל התדלוקים היו באזור העיר בוסטון שבה הייתה אמורה להיות ההשתלמות. לא ברור כיצד תדלוקים אלו ובהיקף כזה קשורים להוצאות ההשתלמות. בתשובתו לא הסביר המנכ"ל להיכן נסע ומדוע נדרש להוצאות רכב כה גבוהות בזמן ששהה בקרבת האוניברסיטאות שלטענתו ביקר בהן. .__________________ .50 .סוויטה לשבעה אנשים 1338 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 לדעת משרד מבקר המדינה, מחלקת כספים, בראשותו של מנהל הכספים הכפוף ישירות למנכ"ל, האמורה לשמש גם גורם בקרה ושומר סף, צריכה לבצע בקרה על המסמכים המוגשים לה לצורך החזרי הוצאות ולבחון את מהות ההוצאות. בהתאם לכך, היה עליה לבדוק שמקום השהייה בפועל תואם לבקשה ולהשוות את היקף ימי השהות בחו"ל לזה הקבוע בנוהל. עוד היה על מחלקת כספים לדרוש את האישורים המתאימים בטרם אישרה למנכ"ל החזר של הוצאות החורגות מן הקבוע בנוהל, אך היא לא מילאה נאמנה את תפקידה. יתרה מכך, היא אישרה כאמור החזר הוצאות לנסיעות שעבורן טרם התקבל במחלקה אישורו של נשיא המכון. לדוגמה, בנוגע לאחת הנסיעות, מפירוט המסמכים שבידי משרד מבקר המדינה עולה כי מנהל הכספים אישר תשלום מקדמה בסך 2,000 דולר על חשבון הנסיעה, וזאת בלי לראות את אישורו של הנשיא לנסיעה. לדעת משרד מבקר המדינה, מחלקת כספים "הכשירה" חלק מההוצאות שאינן מסוג ההוצאות שהמכון אמור לשאת בהן. בתשובתו מסר מנהל הכספים כי מחלקת כספים אינה אמורה לעסוק בפן של התנהלות הביקור. הוא הוסיף: "מחלקת הכספים או אני איננו מאשרים נסיעות... כי אם הנשיא בלבד... ימי השהות כולם אושרו ע"י הנשיא בדיוק בהתאם לנוהל... המנכ"ל מעולם לא דרש הוצאות החורגות מן הקבוע בנוהל וכי כל הנסיעות אושרו ע"י הנשיא בדיוק עפ"י הנוהל". לדעת משרד מבקר המדינה, על מחלקת כספים, בראשותו של מנהל הכספים, לבצע בקרה על המסמכים המוגשים לה בגין התנהלות הנסיעות בפועל ולבקש הסברים לדרישות החזר שאינן היגיוניות. למשל, הגשת קבלות עבור הוצאות במקסיקו בימים מסוימים בד בבד עם דיווח ליחידת משאבי אנוש ולנשיא שההשתלמות התקיימה באותם הימים ממש בארה"ב. יתרה מכך, בנוהל גם נקבעה מעורבותה של מחלקת כספים. נש יא המכון, בבואו לאשר בקשה לנסיעה לחו"ל בתפקיד, צריך לבדוק אם ניתן בכלל מהבחינה התקציבית לאשר אותה. על מחלקת כספים, כגורם האחראי לנושא, להאיר את עיניו בעניין החריגה מהוראות הנוהל הדורשת את אישורו בנפרד. משרד מבקר המדינה מעיר כי מתשובתו של מנהל הכספים עולה כי הוא מעביר את האחריות לדבר לנשיא המכון. אולם תפקידה של מחלקת כספים, שגם מעורבותה קבועה בנוהל הנסיעות, הוא לקבל מסמכים ולבדוק אותם, בייחוד כשהם מוגשים באיחור רב, לאמת אותם עם דיווחי המנכ"ל ליחידת משאבי אנוש על ימי חופשה ולעדכן את הנשיא על כל חריגה. מנהל הכספים חוטא לתפקידו כאשר הוא טוען כי אין זה מתפקידו לבדוק ולאשר את היקף הנסיעות ואת עלותן. 7. במהלך הביקורת, ב- 30.4.13 , העביר המנכ"ל לנשיא המכהן מסמך ובו הוא ציין כי בשל ההתרחשויות האחרונות במכון שבהן הועלה בין השאר גם שמו בקשר לנסיעות לחו"ל בתפקיד, הוא מעוניין להבהיר מה היו מטרות נסיעותיו. המנכ"ל ציין במסמך את התפוקות של המכון מביקורים אלה - לימוד ויצירה של נגישות פיזית במכון, יצירת "תנאים חושיים לבעלי מוגבלויות", פארק מדע, שיפור חזות המכון, רעיונות לאמצעים טכנולוגיים להוראה ולמינהל, רווחת הסטודנט ושיפור טקסים ואירועים. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1339 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 לדעת משרד מבקר המדינה, ספק רב אם המנכ"ל היה צריך להרחיק עד ארה"ב ל"השתלמויות" של יותר מ-22 יום בשנה כדי לקבל תובנות בנושאים אלה. אפשר היה להסתפק בביקורים ובפגישות במוסדות בארץ, ובמידת הצורך לקיים פגישות בחו"ל במקומות קרובים יותר, למשל באיר ופה. זאת ועוד, הנושאים האלה לא צוינו מבעוד מועד בבקשותיו, ולו ברמז, כמטרות ההשתלמויות. ברוב הבקשות צוין שמטרת ההשתלמות הייתה "על מנת להתרשם וללמוד מפעילותם המינהלית" וגם "לשמור על קשרי עמהן". על כל פנים, המנכ"ל כתב את המסמך בדיעבד, ב- 30.4.13 , לאחר שהחלה הביקורת של משרד מבקר המדינה, ובוודאי אין בו די כדי להיות בסיס לאישור מלכתחילה של הנסיעות לחו"ל, שחלקן נעשו לפני שנים רבות. יתרה מזאת, כמה מהנושאים אף אינם קשורים לתפקידו כמנכ"ל, והם נוגעים לתחום האקדמיה וההוראה, למשל לימוד על שימוש באמצעי הוראה. מעבר לכך, ל א נמצאו מסמכים כלשהם התומכים במצג שהמנכ"ל הציג בפני הנשיאים השונים בנוגע לנסיעותיו המקצועיות ולקשריו המקצועיים עם האוניברסיטאות השונות שבהן לטענתו ביקר51 . הביקורת העלתה כי אין המנכ"ל מקיים קשר מקצועי מתועד עם אף לא גורם אחד באוניברסיטאות שבהן הוא מבקר באופן תדיר במשך הרבה שנים. באף לא אחת מנסיעותיו תיאם מראש את בואו ולא נמצאו מסמכים המעידים שנפגש עם גורם מקצועי כלשהו בביקוריו באוניברסיטאות. בתשובתו ציין המנכ"ל כי הסמכות המקצועית היחידה היכולה להחליט בדבר התועלת והטעם שבנסיעות מקצועיות לחו"ל היא נשיא המכון. לדבריו, עובדה היא שנשיא המכון סבר שישנם טעם ותועלת בביקורים המקצועיים, כפי שנערכו וביעדים שבהם נערכו. ככל שלמשרד מבקר המדינה ישנן טענות של ממש בנוגע לשיקול דעתו של נשיא המכון בעניין זה, הן אינן צריכות להיות מופנות אליו, דהיינו למנכ"ל. בתשובתו מסר הנשיא הקודם כי "אכן, הנשיא הקודם אישר את נסיעותיו של המנכ"ל לחו"ל, והיה עליו לבדוק ולוודא שהכול תקין ועומד בנהלי המכון, אך מסתבר שהאמון שהוא נתן במנכ"ל... 'עיוור' את עיניו". כאמור, בכל נסיעותיו לאורך השנים המנכ"ל קבע את יעדי הנסיעה, את מספר ימי הביקור בכל אוניברסיטה ואת המדינות שאליהן נסע. זאת ועוד, בקשותיו הוגשו סמוך למועד הנסיעה, ובכך לא השאיר המנכ"ל די זמן ומקום לשינויים. לדעת משרד מבקר המדינה, בהתנהלותו זו יצר המנכ"ל מציאות שבה הנשיא לא בחן את הבקשה לעומק אלא אישר אותה ואת מימונה (שלרוב המכון כבר חויב בו) באופן אוטומטי. גם אם נשיאי המכון אישרו את הנסיעות במגבלות אלה, אין זה מוריד מאחריותו של המנכ"ל למלא אחר הנהלים, לנהוג באופן יעיל וחסכוני, ובוודאי להקפיד שלא לפגוע בטוהר מידות. . .__________________ .51 ."בכל הבקשות לנסיעה בתפקיד לחו"ל כתב המנכ"ל "וחשוב לי לשמור על קשרי עמהן 1340 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 לנוכח כל האמור, בהתנהלותו של המנכ"ל בכל הנוגע לנסיעות לחו"ל עולה חשש לפגיעה בטוהר המידות. מן הראוי שהמנכ"ל, כמי שאמון על התנהלותו התקינה של המכון ואחראי לשמירה על כספי המוסד, ישקול בחיוב את החזרתם של הכספים שקיבל באופן שאינו עולה בקנה אחד עם נוהלי המכון. אילולא ינהג המנכ"ל כאמור, על המכון לבחון את כל הנושא לעומק, לרבות את האפשרות לדרוש מהמנכ"ל להשיב את החזרי ההוצאות שקיבל עבור נסיעותיו לחו"ל לכאורה בתפקיד; וכן את עלות ימי ההיעדרות בגין נסיעותיו, שנרשמו כהשתלמות ולא כחופשה. .מכירת הרכבים של המכון .במכון ארבעה רכבים העומדים לרשותם של נושאי משרות מסוימות; שניים בבעלותו של המכון ושניים בחכירה (ליסינג). בנוהלי המכון אין בנמצא נוהל המסדיר את נושא מכירת ציוד המכון. בבדיקתו הסתמך משרד מבקר המדינה על חוק חובת המכרזים, התשנ"ב- 1992 (להלן - חוק חובת המכרזים), ועל תקנות חובת המכרזים (התקשרויות של מוסד להשכלה גבוהה), התש"ע- 2010 (להלן- תקנות חובת המכרזים). תקנה 3(1 ) לתקנות חובת המכרזים פוטרת מחובת מכרז התקשרות שעלותה נמוכה מ - 100,000 ש"ח, אך מחייבת קבלת כמה הצעות בגין התקשרות שעלותה נעה בין 60,000 ש"ח ל- 100,000 ש"ח. במכתבה למשרד מבקר המדינה ממרץ 200852 מסרה הוות"ת "כי נוכח הפסיקה בדבר החלת עקרונות יסוד של המשפט הציבורי גם על גופים של המשפט הפרטי, אשר יש להם מהות של גוף ציבורי... ניתן לראות גם את המוסדות להשכלה גבוהה הנתמכים מתקציב המדינה ועל כן עליהם לפעול עפ"י כללי מינהל תקין... ולפעול על מנת להביא לחסכון וליעילות מחד ומאידך למנוע התקשרויות שיש להן ניגוד עניינים. חובה זו חלה על המוסדות להשכלה גבוהה ובאחריותם". להלן ממצאי הביקורת בנוגע לתהליך מכירתם של שני רכבים בשנים 2012 -2011 : הרכב של הנשיא הקודם : בפרוטוקול שרשם מנהל מערך הלוגיסטיקה (להלן - מנהל הלוגיסטיקה) של המכון המתעד את תהליך המכירה צוין כי מחיר המחירון של הרכב היה באותה תקופה כ- 95,000 ש"ח, וכי התקבלו שלוש הצעות מחיר שנעו בין 67,000 ש"ח ל- 71,000 ש"ח. עוד צוין כי ממחיר המחירון בוצע "קיזוז 20% בגין רכב חברה" וכי הרכב נמכר לקונה פרטי, מציע ההצעה הגבוהה ביותר. .__________________ .52 ,ראו מבקר המדינהדוח ביקורת על מערכת ההשכלה הגבוהה ( 2009) - המכללה האקדמית צפת, היבטים מינהליים, עמ' 254 . מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1341 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 נמצא כי בידו של מנהל הלוגיסטיקה לא הייתה מצויה הערכה של שווי הרכב שנמכר ובעצם לא ידע אם סכום המכירה חייב במכרז או פטור ממנו. המכון לא פנה בכתב למציעים בבקשה לקבל הצעות מחיר כנדרש בתקנות חובת המכרזים. עוד נמצא כי הצעות המחיר שנרשמו בפרוטוקול לא נתקבלו בכתב. לדבריו של מנהל הלוגיסטיקה, הצעות המחיר שהתקבלו היו הצעות של סוכנויות רכב שממילא משאירות לעצמן מרווח מסוים כדי להרוויח מהמכירה, ומראש מגישות הצעות מחיר נמוכות. יתרה מזאת, הצעת המחיר שהגיש הקונה הפרטי ונרשמה בפרוטוקול היא הצעתו של קרוב משפחתו של המנכ"ל והיא הייתה ההצעה הגבוהה ביותר. זאת ועוד, מנהל הלוגיסטיקה לבדו החליט על מכירת הרכב לקונה הפרטי. משרד מבקר המדינה מעיר כי מאחר שדבר מכירת הרכב לא פורסם ברבים, נראה שהפנייה לקרוב משפחה של המנכ"ל נעשתה לכאורה בתיווכ ו של המנכ"ל ; השתתפותו של קרוב משפחתו של המנכ"ל בהליך המכירה פסולה, ועל המנכ"ל היה להימנע מכך. מאחר שלא נהג כך, העמיד המנכ"ל את מנהל הלוגיסטיקה של המכון במצב של חשש לניגוד עניינים משום שהוא הממונה עליו. זאת ועוד, בבדיקה שעשה משרד מבקר המדינה נמצא כי עבור ר כב של עמותה שנהג בו נהג יחיד נדרשת הפחתה של 14%-10% מהמחיר במחירון ולא של 20% כפי שניתנה במכירת הרכב האמור. על פי חישובי צוות הביקורת, הרכב נמכר במחיר הנמוך בכ- 8,500 .ש"ח משוויו על פי המחירון באותה העת הרכב של מנכ"ל המכון : את המכירה ניהל מנהל המשק והאחזקה הכפוף ישירות למנהל הלוגיסטיקה. בפרוטוקול שרשם המתעד את תהליך המכירה צוין כי מחיר המחירון של הרכב היה באותה תקופה כ- 100,000 ש"ח, וכי התקבלו שלוש הצעות מחיר מסוכנויות רכב שנעו בין 60,000 ש"ח ל- 67,000 ש"ח. עוד צוין כי ממחיר המחירון בוצע "קיזוז 22% בגין רכב חברה" וכי הרכב נמכר לקונה פרטי. במכירה הזאת נמצא כי מנהל המשק והאחזקה לא החזיק בהערכה של שווי הרכב שנמכר ובעצם לא ידע אם סכום המכירה חייב במכרז או פטור ממנו. הצעות המחיר שנרשמו בפרוטוקול התקבלו מסוכנויות רכב שממילא משאירות לע צמן מרווח מסוים כדי להרוויח מהמכירה, ומראש מגישות הצעות מחיר נמוכות. יתרה מזאת, הצעת המחיר שהגיש הקונה הפרטי ונרשמה בפרוטוקול היא הצעתו של מנהל הלוגיסטיקה במכון והיא הייתה ההצעה הגבוהה ביותר. לא נמצאו מסמכים המעידים על קיומה בכתב של ההצעה הזאת. זאת ועוד, מ נהל הלוגיסטיקה הוא מנהלו הישיר של מנהל המשק והאחזקה שניהל את המכירה. גם כאן היה זה הגורם שניהל את המכירה, דהיינו מנהל המשק והאחזקה, שהחליט לבדו על מכירת הרכב לקונה הפרטי. בתשובתו כתב מנהל הלוגיסטיקה כי לא ראה כל הוראה או נוהל האוסרים עליו לרכוש את הרכב של המוסד. לדעת משרד מבקר המדינה היה על מנהל הלוגיסטיקה, שמתוקף תפקידו מנהל את מכירת הציוד במכון, להימנע מהשתתפות במכירה, בייחוד כאשר עובד הכפוף לו ישירות ניהל לבדו את המכירה. בהתנהלות הזאת עולה החשש להימצאותו של מנהל המשק והאחזקה בניגוד עניינים בכל הנוגע לניהול תהליך מכירה תקין. 1342 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 זאת ועוד, בבדיקה שעשה משרד מבקר המדינה נמצא כי עבור רכב של עמותה שנהג בו נהג יחיד נדרשת הפחתה של 14%-10% מהמחיר במחירון ולא של 22% כפי שניתנה במכירת הרכב האמור. על פי חישובי צוות הביקורת, הרכב נמכר במחיר הנמוך בכ- 10,500 ש"ח משוויו עלפי המחירון באותה עת. רכוש המכון הוא רכוש הנקנה בכספי ציבור, וככזה הטיפול בקנייתו ובמכירתו מחייב חובת נאמנות גבוהה ביותר. לדעת משרד מבקר המדינה, ליקויים אלו מעלים את החשש כי הרכבים נמכרו תוך כדי ניגוד עניינים חמור, במחיר הנמוך משוויים האמתי, והזכות לרכישתם במחירים אלו שימשה טובת הנאה בידי הנוגעים בדבר. על המכון לבחון את הנושא ולקבוע נוהל מתאים כדי למנוע הישנותם של מקרים כאלה בעתיד. כמו כן, המכון צריך לשקול את הצעדים שעליו לנקוט בנוגע למקרים המתוארים כדי לצמצם כמה שיותר את ההפסד הכספי שספג. .דיווחי נוכחות של בכירים במכון .משנת 2008 קיים במכון נוהל עדכון ודיווח על נוכחות באמצעות מערכות ממוחשבות (להלן- נוהל דיווח נוכחות). הנוהל מסדיר את כל הקשור לנושא ימי העבודה ושעות העבודה של עובדים מינהליים במכון. בנוהל נקבע כי על כל עובד לדווח בכל יום עבודה על שעת התחלתו ושעת סיומו באמצעות המערכת הממוחשבת ולאשר את נוכחותו בכל חודש עד לחמישה בחודש העוקב. בנוהל לא הוגדרו משרות מינהליות שאינן חייבות בדיווח נוכחות כאמור. נמצא כי עובדים אחדים המשתייכים לצוות הניהול הבכיר אינם נוהגים כשאר העובדים המינהליים, ואין הם מדווחים במער כת הממוחשבת על שעת התחלת עבודתם ושעת סיומה. דיווח הנוכחות של צוות הניהול הבכיר נעשה באופן אחר. בתחילת כל חודש הם מקבלים ממנהל יחידת משאבי אנוש ומינהל טופס, ובו הם נדרשים להצהיר על הימים שהחסירו בחודש הקודם מפאת מחלה או יציאה למילואים או לחופשה (להלן - טופס היעדרות). לאחר מילוי הטופס הוא מועבר ליחידת משאבי אנוש ומינהל (להלן - יחידת משאבי אנוש) לצורך רישום, וזו מעבירה את הדיווח החודשי למדור שכר שביחידת הכספים (להלן - מדור שכר) להמשך הטיפול ולעדכון של ימי החופשה וימי המחלה שנצברו בתלוש השכר (להלן - הרישום הידני). גם המנכ"ל מדווח על נוכחותו ברישום ידני באמצעות טופס היעדרות שבו הוא מדווח על ימי החופשה וימי המחלה החודשיים שלו. בביקורת עלו ליקויים רבים ברישום ימי חופשה וימי מחלה של צוות הניהול הבכיר, הנובעים מהרישום הידני. להלן הפרטים: 1. מנהל יחידת משאבי אנוש והמנכ"ל ממלאים טופס היעדרות עבור עצמם, מאשרים אותו בחתימתם ומעבירים אותו ללא בקרה של הממונה עליהם למדור שכר לעדכון תלוש השכר; וזאת שלא לפי הקבוע בנוהל דיווח נוכחות, שלפיו על המנהל לאשר בכל חודש את דיווחי עובדיו. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1343 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 2. הדיווחים הידניים המוגשים ליחידת משאביאנוש מועברים כמו שהם למדור שכר, דבר התורם לטעויות ברישום זכויות העובדים, כפי שיפורט להלן. 3. מדור שכר מעדכן את תלוש השכר רק לפי הדיווחים החודשיים שיחידת משאבי אנוש מגישה לו. נמצא כי כל דיווח חודשי ידני שלא הוגש במועדו, לא עודכן באותו החודש לא בתלוש השכר ו לא במערכת השכר, ואף לא בחודשים העוקבים. זאת ועוד, במקרים רבים דיווחים שהועברו למנהל יחידת משאבי אנוש לא עודכנו בתלושי השכר של המנכ"ל ושל עובדים אחרים המדווחים באופן ידני. בבדיקת דיווחי המנכ"ל לתקופה ינואר 2004 - אפריל 2013 נמצא כי נרשם פער של 57 ימי חופשהו-6 ימי מחלה שחלקם לא דווחו למנהל יחידת משאבי אנוש וחלקם דווחו ולא עודכנו לא במערכת השכר של המכון ולא בתלוש השכר של המנכ"ל. עוד נמצא כי ב -14 מהמקרים היו דיווחיו של המנכ"ל הגורם לרישום השגוי או לאי -הרישום בכלל. למשל, בספטמבר 2008 , בתאריכים 17.9.08 - 7.9.08, י צא המנכ"ל לחופשה פרטית בחו"ל שלא במסגרת נסיעותיו שדווחו כנסיעות "השתלמות ועדכון ידע" (ראו לעיל), אך בדיווח החודשי שהגיש למנהל יחידת משאבי אנוש לא רשם המנכ"ל כי נעדר מעבודתו באותו החודש. מבדיקת דיווחיהם של עובדים המדווחים באופן ידני לתקופה ינואר 2009 - דצמבר 2012 נמצא כי גם בדיווחים שלהם נרשמו פערים. בדיווחים של עובד אחד נרשם פער של 6 ימי חופשה ויום מחלה אחד, ובאלה של עובד אחר- 11 ימי חופשה ויום מחלה אחד. בנוגע לשניהם נמצא כי כל ימי ההיעדרות דווחו בטופס הידני, אך לא עודכנו לא במערכת השכר של המכון ולא בתלושי השכר שלהם. מנהל יחידת משאבי אנוש במכון מבצע ריכוז נוסף של ימי החופשה וימי המחלה של צוות הניהול הבכיר שאינו מדווח על נוכחותו במערכת הממוחשבת. בשיחה עם צוות הביקורת הוא אמר כי הנתונים המרוכזים אצלו הם הנתונים הנכונים ולא אלה המופיעים בתלושי השכר של צוות הניהול הבכיר. משרד מבקר המדינה בדק את רישומיו של מנהל יחידת משאבי אנוש בנוגע לארבעת העובדים האמורים לתקופה אוקטובר 2004 - ספטמבר 2012 :. להלן הממצאים ברישומיו של מנהל יחידת משאבי אנוש נמצאו טעויות ביתרות ימי החופשה וימי המחלה של כל אחד מחברי צוות הניהול הבכיר. למשל, בנוגע למנכ"ל נמצא כי ב - 30.9.12 עמדה לזכותו יתרה של460 ימי מחלה. היתרה הזאת גבוהה ב-70 ימים מהמספר המקסימלי של ימי מחלה ( 390 ) שאליו יכול היה המנכ"ל להגיע לולא החסיר יום עבודה אחד בגין מחלה במהלך 13 .שנות עבודתו במכון; דבר שלא קרה לפי חישובי צוות הביקורת יתרת ימי המחלה שאמורה הייתה לעמוד לזכותו של המנכ"ל על פי דיווחיו היא 368 יום. גם יתרת ימי החופשה של המנכ"ל המופיעה ברישומים אלה גדולה ב-37 ימים מהיתרה לפי חישובי צוות הביקורת53 . .__________________ .53 הפער הזה נוגע אך ורק לטעויות חישוביות של מנהל יחידת משאבי אנוש. אין הוא נוגע לדיווחים שלא דווחו כראוי או שלא עודכנו וכן לימי חופשה בחו"ל שדווחו כימי השתלמות. 1344 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 יוצא אפוא שמנהל יחידת משאבי אנוש לא מבצע את רישומיו באופן מדויק. לדעת משרד מבקר המדינה, התנהלות רק על פי ריכוז ימי החופשה וימי המחלה של מנהל יחידת משאבי אנוש עלולה להוביל לטעויות חמורות בפידיון עתידי של ימי מחלה וימי חופשה עבור עובדים אלו. על נשיא המכון להורות למנהל יחידת משאבי אנוש לתקן את הטעויות ברישומי ימי החופשה וימי המ חלה בתלושי השכר של צוות הניהול הבכיר, וכן לתקן את רישומיו שלו עצמו במסגרת הרישום הנעשה ביחידת משאבי אנוש. בתשובות מנובמבר - דצמבר 2013 של חלק מהעובדים נכתב כי אופן הדיווח שלהם נקבע בהסדרים עמם שקדמו לפרסום הנוהל, ועל פי החוזים שנחתמו אתם אין הם נדרשים לדווח במסגרת המערכת הממוחשבת. בתשובתו מדצמבר 2013 כתב מנהל יחידת משאבי אנוש: "כל הצוות הבכיר כולל המנכ"ל מדווחים באותו האופן, ללא אישור ממונה על תוכן הדיווח ואין פסול בכך... אכן נתגלו אי התאמות מסוימות בין הדיווח הידני לבין הדיווח שנרשם בתלושי השכר או בתחשיב שערכתי... בדעתי לפעול לקיום מערכת בדיקה קפדנית ומסודרת בעניין". .משרד מבקר המדינה מעיר כי על המכון, כמוסד המקבל תקצוב נדיב מקופת הציבור, מוטלת החובה להתנהל באופן אחראי וחסכוני ובשקיפות מלאה בכל הקשור לדיווח נוכחות ולתשלום שכר לעובדיו. לכן, מן הראוי שכל עובדי המכון המינהליים ידווחו מדי יום, ככל הניתן, על שעות עבודתם באמצעות המערכת הממוחשבת. כמו כן, ובייחוד לנוכח הטעויות הרבות ברישומים הידניים הנוגעים למנכ"ל, על הנשיא לאשר את דיווחיו הידניים של המנכ"ל ואת הרישומים הנעשים ביחידת משאבי אנוש על ימי החופשה ועל ימי המחלה של המנכ"ל. .איוש משרות ניהוליות במכון ללא תהליך מובנה על פי נוהל קבוע .המכון אמור לפעול בעת מינוי עובדים וקידומם באופן מסודר ולפי נוהל התואם לנורמות החלות על גופים ציבוריים, לרבות הגינות, שקיפות ושוויון ובכלל זה שוויון הזדמנויות. גם בדוחות שפרסם במשך השנים הדגיש משרד מבקר המדינה כי המוסדות להשכלה גבוהה מחויבים לפעול על פי כללים מתחום המשפט הציבורי54. הועלה כי המכון לא הכין נוהל לקבלת עובדים ולקידומם, והמנכ"ל קידם עובדים ואייש את המשרות הניהוליות ללא כל תהליך מובנה על פי נוהל כאמור. לפי מכתבו של המנכ"ל לנשיא בפועל 55 "הוחלט" בשנים האחרונות על איושן של כמה משרות ללא תהליך תחרותי כלשהו. לדבריו, העובדים האלה הוכשרו במהלך השנים אם בהכשרה אקדמית אם תוך כדי מילוי תפקידים אחרים שלדעתו יש בהם די כדי להכשירם לתפקידים האמורים. .__________________ .54 בתחומים שנבדקו בביקורת משרד מבקר המדינה ובעיקרם תחומים מינהליים. 55 תכנית איוש משרות ובניית עתודה ניהולית למכון מ- 25.6.13. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1345 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 לדעת משרד מבקר המדינה, אין זה ראוי שבגוף הנתמך מכספי המדינה, אדם אחד (במקרה זה המנכ"ל) יקבע אילו עובדים יקודמו למשרות ניהוליות ללא כל תהליך תחרותי שנועד למקסם את התועלות למוסד ולהבטיח את קליטתו או קידומו של העובד העונה על צורכי המוסד באופן מיטבי. באיוש משרותיו, בפרט משרות ניהוליות שחשיבותן הרבה מקבלת משנה תוקף, על המכון לפעול לקליטת עובדים ולקידום עובדיו בדרך של מתן שוויון הזדמנויות ושל תחרות הוגנת. אין זה מתקבל על הדעת שבמוסד הנהנה מתקצוב ציבורי נדיב, כמו המכון, אין בנמצא נוהל קבלת עובדים וקידומם הנשען על נורמות ציבוריות. על הוות"ת, המתקצבת גופים מעין אלה, לעמוד על כך שייכתב נוהל מסודר של קבלת עובדים וקידומם התואם לנורמות הציבוריות הרלוונטיות. המכון כתב בתשובתו כי "יש לזכור שהמנכ"ל עומד בראש הפירמידה הפנימית שעוסקת בנושא קליטת וקידום של עובדים מנהליים... לא הייתה כל החלטה בתחום קבלת עובדים או קידומם שנתקבלה על ידי המנכ"ל לבדו... מנהל משאבי אנוש יושב עם המנכ"ל, במטרה לסכם את תכנית העבודה השנתית". משרד מבקר המדינה מעיר כי קבלת עובדים וקידומם צריכים להיעשות על פי נורמות ציבוריות מקובלות. 1. משרד מבקר המדינה בדק את נושא מתן אישור ללימודיםאקדמיים והתשלום עבורם. הבדיקה נעשתה בעניינן של שתי עובדות מינהליות במכון. בנוהלי המכון ישנו נוהל הקובע כללים להשתלמות עובדים מינהליים 56 (להלן- נוהל השתלמות עובדים). הנוהל נועד לצורך שיפור רמתם המקצועית של העובדים, פיתוח מיומנויות והכשרת עובדים למילוי תפקי דים בכירים יותר. הנוהל קובע את שיעור המענק שיקבל העובד לצורך ההשתלמות. עוד נקבע כי במקרים שמדובר בעלות של אלפי שקלים, רק ועדת השתלמויות זכאית לאשר את המימון הכספי של המכון ללימודים. הנוהל אינו חל על לימודים לקראת תואר אקדמי. יוצא אפוא שחסר במכון נוהל הקובע כללים ללימודי תואר אקדמי. בביקורת נמצא כי בשנת 2009 אישר המנכ"ל הוצאה בסך של כ- 234,000 ש"ח עבור לימודי תואר ראשון של שתי עובדות מינהליות ועבור עלות הגילום של התשלומים בשכרן. יתרה מכך, נמצא כי בשנת 2011 אישר המנכ"ל את מימון לימודי התואר השני של אחת מהעובדות האמורות ואת עלות הגילום של התשלום בשכרה; בסך הכול כ- 62,000 ש"ח נוספים. ההוצאות אושרו על פי בקשת המנהל הישיר של העובדות, אך זאת כאמור באמצעות גורם מאשר אחד - המנכ"ל. משרד מבקר המדינה מעיר כי המנכ"ל אישר לבדו את ההוצאות האמורות. מן הראוי שאת ההחלטות על הו צאות בסדרי גודל החורגים מכמה אלפי שקלים בודדים יקבלו כמה גורמים, כפי שנהוג בנוהל השתלמות עובדים, תוך כדי שימת דגש על שקיפות מלאה ועל בקרה ופיקוח. .__________________ .56 נוהל 04-001 מאוקטובר 2004. 1346 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 בתשובתו כתב מנהל יחידת משאבי אנוש כי "כל האישורים האלה... היו על דעת ובהסכמת הנשיאים הרלוונטיים". משרד מבקר המדינה מעיר כי בביקורת לא נמצאו האישורים שמנהל יחידת משאבי אנוש מזכיר בתשובתו. מאחר שהוא לא הציג את האישורים האמורים ואף לא צירפם לתשובתו, מן המסמכים שהוצגו בפני הביקורת, שהיו אלה כאמור רק אישוריו של המנכ"ל, עולה כי המנכ"ל לבדו הוא שאישר את ההוצאות האמורות. 2. נוהל שעניינו לימודים אקדמיים נדרש לא רק לנושא תהליך אישור הלימודים והתשלום עבורם אלא גם לאופן ביצוע התשלום למוסד האקדמי ולהתייחסות לענייני המיסוי הנגזרים מכך. לדוגמה, בנוהל הנהוג בנושא זה באוניברסיטת תל אביב57 , שכותרתו "נוהל פטור משכר לימוד"58 , נקבע כיהחזר שכר הלימוד ייעשה באמצעות משכורתו של העובד וכנגד המצאת קבלות בדבר תשלום שכר הלימוד. כאמור, אין למכון נוהל בנושאים אלה. בביקורת נמצא כי המנכ"ל אישר שהמכון יעביר את התשלומים ישירות למוסד האקדמי. עוד נמצא כי לשתי העובדות לא נרשמה זקיפת הטבה שבגינה הן חייבות במס (ראו להלן). בביקורת נמצא כי המנכ"ל הנחה את מחלקת כספים לגלם59 את ההוצאה של שתי העובדות, כך שהמכון ישא בנטל המס ולא הן. זאת ועוד, בחמישה מתוך תשעה תשלומים שהעביר המכון עבור שכר הלימוד של שתי העובדות, לא נרשמה הכנסה זקופה בתלושי השכר שלהן בגין תשלומים אלו, ולא שולם מס כנדרש בפקודת מס הכנסה. כמו כן לא בוצע גילום להכנסות זקופות אלו, שעל פי חישובי צוות הביקורת עומד על כ- 50,000 .ש"ח בעקבות הביקורת גילם המכון סכום של כ- 22,500 ש"ח. משרד מבקר המדינה מעיר כי אף על פי שחישוביו של צוות הביקורת הועברו למחלקת הכספים במכון, ולפיהם סכום הגילום הוא גבוה יותר, לא גולם הסכום המלא. ממצאי הביקורת בנושא זה מצביעים על כך שמחלקת כספים והעומד בראשה משמשים למעשה גורם המכשיר את פעילותו והחלטותיו של המנכ"ל. על המכון לקבוע נוהל בעניין תשלומי שכר הלימוד, כפי שנעשה באוניברסיטת ת ל אביב. נוהל כזה עשוי לסייע בידי המכון לצמצם את האפשרות שיוצאו כספים רבים רק על פי החלטתו של אדם אחד ולהבטיח כי התהליך כולו יהיה תואם לנורמות ציבוריות רצויות. מנהל יחידת משאבי אנוש כתב בתשובתו כי שתי העובדות נשלחו ללימודים ביזמתו של המכון, ואין כל פגם בכך שהוא ישא בעלויות הכרוכות בכך. בתשובתם של המכון ושל מנהל הכספים צוין כי בחוות דעת מיום 22.5.13 ,שהזמין המכון בנושא זה ממשרד רואי חשבון .__________________ .57 .לדברי המנכ"ל, בהיעדר נוהל בתחום מסוים המכון מסתמך על נוהלי אוניברסיטת תל אביב 58 .הנוהל עוסק בהליכים ובהסדרה של הזכאות לפטור משכר לימוד באוניברסיטת תל אביב 59 .גילום משמעו שהחברה מחזירה לעובד את מלוא המס נטו שהעובד שילם עבור ההטבה מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1347 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 נכתב כי "שאלת גילום ההטבה או קביעת שווי למס יכול שתשתנה בין מקרה אחד למשנהו והיא נתונה להחלטת המכון על פי קריטריונים שנמסרו ודווחו להנהלת המכון". משרד מבקר המדינה מעיר כי גם אם יחליט המכון לשאת בעלויות גבוהות הכרוכות בלימודים אקדמיים של עובדיו, הרי יש לעגן את התנהלותו בנושא בנוהל סדור שבו נלקחים בחשבון כל ההיבטים הציבוריים של העניין. אשר לחוות הדעת בנושא זה, הרי זו ניתנה ארבע שנים ויותר לאחר מועד קבלת ההחלטה בנושא זה. יתרה מכך, חוות הדעת אף מטילה את ההחלטה בנושא זה על קבוצת אנשים, במקרה זה הנהלת המכון, ולא כפי שקרה בפועל, דהיינו המנכ"ל לבדו הוא שהחליט בנושא זה. .גמול הצטיינות בהוראה לחברי סגל אקדמי בכיר .משנת הלימודים התשס"ה ( 2005 -2004 ) מוענק לחברי הסגל האקדמי הבכיר במכון גמול עבור הצטיינות בהוראה (להלן - גמול הצטיינות), וזאת על פי נוהל שקבע המכון בנושא "גמול הצטיינות בהוראה - סגל אקדמי בכיר" 60 (להלן- נוהל הצטיינות) ולפי הנחיות הוות"ת בעניין61 . בשנת 2011 נחתם הסכם קיבוצי מיוחד בין המועצה המתאמת של ארגוני הסגל האקדמי הבכיר ובין ועד ראשי המכללות (להלן - ההסכם הקיבוצי) בנוגע לענייני תגמול שונים. בין היתר עוגן בהסכם נושא גמול ההצטיינות משנת הלימודים התשע"ב ( 2012 - 2011 ), ונקבע התקציב שהמכללה תעמיד ותחלק מדי שנה לצורך מתן הגמול 62. בעקב ות חתימת ההסכם הקיבוצי התחייבה הוות"ת לתת תקצוב נוסף למכללות למימון עלויות ההסכם, ובכלל זה גמול הצטיינות. לחברי הסגל האקדמי במכון אין ארגון יציג, כך שההסכם הקיבוצי מעולם לא נחתם מטעמם. חרף האמור, במכתבו לוות"ת מ - 26.1.12 התחייב המנכ"ל כי "המכון יקיים את הכ תוב בהסכם הקיבוצי ואת הנחיות ות"ת כלשונן", וזאת כתנאי לקבלת ההקצבה השנתית הנוספת מהוות"ת בגין ההסכם המיועדת בין השאר למתן גמול הצטיינות63 . משרד מבקר המדינה בדק את סדרי מתן גמול הצטיינות במכון בשנים 2013 -2009 . יישום נוהל גמולהצטיינות בהוראה וההסכם הקיבוצי 1. בנוהל הצטיינות נקבע כי במכון תוקם ועדה פנימית לקביעת גמול ההצטיינות (להלן- הוועדה הפנימית). את הוועדה הפנימית תבחר המועצה האקדמית לתקופה של שנתיים, והיא תמנה חמישה חברים כאשר ארבעה מתוכם הם חברי המועצה האקדמית. עוד נקבע כי הוועדה .__________________ .60 'נוהל מס 10-002 ; הנוהל פורסם ב- 9.5.02 ועודכן ב- 4.11.09. 61 .תנאי העסקה ודירוג במוסדות להשכלה גבוהה שאינם אוניברסיטאות ובמכללות אקדמיות 62 בסעיף9 ב להסכם הקיבוצי משנת 2011 נקבע כי מו סד יעמיד עבור גמול ההצטיינות תקציב בהיקף של 5% , אך לא יותר מסך עלות השכר של הסגל במינוי, ויעניק מדי שנה את מלוא הסכום. 63 הקצבת הוות"ת היא עבור שלושה נושאים: גמול הצטיינות בהוראה, המרת שעות הוראה בשעות מחקר והשתלמות ממושכת. 1348 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 הפנימית תעביר לוות"ת בכל שנה, לאחר סיום עבודתה, את דירוג הסגל לפי רמת קבוצות המצטיינים במכון. בביקורת נמצא כי המועצה האקדמית במכון כלל לא התכנסה בשנות הלימודים התשס"ט-התשע"א ( 2011 -2009 ), וממילא לא נבחרה ועדה פנימית מטעמה לנושא גמול הצטיינות. בשנים אלו פעלה במכון ועדה פנימית שמ נתה שלושה חברים בלבד ובראשה עמד הנשיא הקודם. בשנת הלימודים התשע"ב פעלה במכון ועדה פנימית חדשה בראשותו של סגן הנשיא. ועדות אלה לא דיווחו לוות"ת כנדרש בנוהל. 2. )(א בנוהל הצטיינות ובהסכם הקיבוצי נקבע כי את חברי הסגל תדרג הוועדה הפנימית בארבע קבוצות הצטיינות , וגמולי הצטיינות ישולמו באופן מדורג. גמול ההצטיינות ישולם כתוספת לשכר החודשי של המרצה המצטיין במשך שנה אחת, ובגינה אף יופרשו כספים לקרן הפנסיה (חלק העובד וחלק המעביד). .בביקורת נמצא כי באוגוסט 2009 החליטה הוועדה הפנימית במכון על ביטול דירוג קבוצות ההצטיינ ות וקבעה כי תהיה קבוצת מצטיינים אחת הזכאית לגמול הצטיינות שישולם בתשלום חד -פעמי שווה לכל מצטיין; החלטה זו של הוועדה הפנימית עומדת בניגוד לקבוע בנוהל בנוגע לשנים אלו התשס"ט-התשע"א ולשנת הלימודים התשע"ב ואף בניגוד להסכם הקיבוצי שבו הוסכם כי ייקבע תגמול חודשי על פי דירוג ארבע הקבוצות. לדעת משרד מבקר המדינה, כל שינוי מהוראות ההסכם הקיבוצי צריך לקבל אישור מיוחד של הוות"ת שכאמור העבירה למכון תוספת הקצבה לעניין זה; אולם הדבר לא נעשה. כאמור, המכון קיבל מהוות"ת את תוספת ההקצבה שחלק ממנה נועד לתשלום גמול הצטיינות בשנת הלימודים התשע"ב. כמו כן, המנכ"ל התחייב כי המכון ימלא אחר הוראותיו של ההסכם הקיבוצי ואחר הוראות הוות"ת כלשונן. משרד מבקר המדינה מעיר כי למרות האמור לא שולמו בפועל גמולי הצטיינות בשנת הלימודים התשע"ב לא באופן שנקבע בנוהל ההצטיינות ובהסכם הקיבוצי ולא לפי הסכומים שנקבעו. משרד מבקר המדינה רואה בחומרה את התנהלותו של המכון, בייחוד לנוכח התחייבותו של המנכ"ל לוות"ת בעניין זה. (ב) בנוהל הצטיינות נקבע כי חבר סגל אקדמי הוא אדם המחזיק במינוי אקדמי במכון ועבר תהליך של מינוי אקדמי על פי תקנון המינויים של המכון. בתקנון המינויים נקבע מיהו חבר סגל אקדמי ומהי דרגתו. נמצא כי בשנות הלימודים התשס"ט-התשע"ב בחרה הוועדה הפנימית 4-3 מרצים מצטיינים שאינם חברי סגל אקדמי במכון, ומעולם לא עברו את ועדת המינויים של המכון. עוד נמצא כי לשניים מהמרצים האמורים אף אין תקן, והם מועסקים בחוזה אישי; הכול בניגוד לנוהל הצטיינות. מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1349 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 בתשובתה של הוות"ת נמסר כי המכון דיווח על מרצים אלה כחברי סגל אקדמי בכיר בדוח מאגר הסגל הממוחשב, דהיינו הם דווחו כאילו עברו את ועדת המינויים הפנימית של המוסד או את ועדת המינויים של המל"ג. משרד מבקר המדינה מעיר כי דיווחי המכון לוות"ת לא היו מדויקים בלשון המעטה. המכון נמנע מלדווח לוות"ת שהוא מעסיק מרצים, שלא עברו ועדת מינויים כנדרש, בתנאי העסקה של סגל אקדמי בכיר ואף העניק להם גמול הצטיינות בניגוד לנוהל. .התקשרות עם חברה לבניית מעונות סטודנטים וחניון .באוקטובר 2002 אישרהמועצת עיריית חולון חוזה לחכירת מקרקעין בין עיריית חולון (להלן - העירייה) ובין המכון בנוגע לשטחי המכון, ובפברואר 2003 .הוא נחתם בשנת 2003 החל הנשיא דאז במהלך להקמת מעונות בשטח המכון עבור הסטודנטים הלומדים בו. הוא פנה למשקיעים חיצוניים לצורך גיוס כספים לבניית המעונות ובתמורה הבטיח המכון למשקיעים את תפוסת המעונות וכן הכנסות מדמי השכירות64 . בתקופה הזאת דיווח הנשיא דאז לוות"ת על כוונתו של המכון לבנות מעונות לסטודנטים וציין כי למכון אין כל מחויבות כספית לפרויקט האמור. 1. ב- 3.11.05 נחתם חוזה לבניית מעונות לסטודנטים (להלן - חוזה ההפעלה) בין המכון (מטעם המכון חתמו הנשיא דאז ויו"ר הוועד המנהל דאז) ובין חברת בנייה (להלן - המפעיל). לפי החוזה המעונות כוללים בין השאר חניון תת -קרקעי לכ -200 מקומות חניה (להלן - הפרויקט). בחוזה ההפעלה נקבעו כמה תנאים מתלים ובין השאר קבלת אישור מהוועד המנהל של המכון ומהמל"ג או מהוות"ת. בישיבה של הוועד המנהל ב- 14.12.05 הציג הנשיא דאז את תכנית העבודה הכוללת לבנייה בקמפוס. בין השאר ציין כי כשתחל בנייתם של המעונות ושל מרכז הסטודנטים, ייבנה גם חניון תת -קרקעי ובו 500 מקומות חניה - 200 על חשבון המפעיל והיתר על חשבון המכון. באותו מועד הוועד המנהל החליט שאם לא יתקבלו הערות נוספות בתוך עשרה ימים מיום קבלת פרוטוקול הדיון חוזה ההפעלה יאושר. מאחר שלא התקבלו הערות נוספות אישר הוועד המנהל את החוזה. .__________________ .64 התקשרות בשיטת BOT (בנה-הפעל-העבר): ההתקשרות נעשית באמצעות חוזה למימון פרויקט שבו גוף פרטי מקבל זיכיון מגוף ציבורי כדי לממן, לתכנן, לבנות ולהפעיל מתקן ציבורי לתקופה קצובה. בישראל משך ההסכם הוא לרוב 35-25 שנים (כולל תקופת ההקמה). בתום תקופת ההסכם נמסר המתקן לידי הגוף הציבורי. הבעלות על המתקן נמצאת בידי הגוף הציבורי, אך במשך תקופת הזיכיון המפעיל מקבל זכות לגבות תשלום ממשתמשי המתקן, על פי התנאים האמורים בחוזה וזאת כדי להשיב לעצמו את ההשקעה בבניית המתקן ובאחזקתו וגם להרוויח. 1350 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 בסיום הדיון התקבלה החלטה בוועד המנהל כי תיבחן האפשרות לבנות את רוב החניות בחניון התת-קרקעי, אך לא התקבלה כל החלטה בעניין המימון לבניית 300 מקומות חניה שייצא מתקציב המכון. כמו כן לא התקיים כל דיון בקשר לעלות הבנייה ולא הועלתה השאלה אם בתקציב המכון אכן יימצא מימון לצורך הזה. יו"ר הוועד המנהל דאז הציג בדיון את חוזה ההפעלה וביקש מהוועד המנהל לאשר אותו. לא הנשיא דאז ולא יו"ר הוועד המנהל ציינו בפני הוועד המנהל כי המכון יידרש למימון בנייתם של 300 מקומות חניה. יוצא אפוא כי הוועד המנהל אישר את חוזה ההפעלה בלי שהתבקש במפורש לאשר את המימון הנוסף ולקבוע הוראות או תנאים הנוגעים להיקף המימון האמור ולמקורותיו. 2. בהנחיות הוות"ת למכללות משנת 1999 נקבע כי "העמותה לא תבצע עסקה כלכלית משמעותית (לרבות רכישה או מכירה של נכס), להיכנס לשותפות... לתת ערבויות וכיו"ב, ללא קבלת אישור מראש ובכתב של ות"ת". נמצא כי הוות"ת לא אישרה את חוזה ההפעלה וביקשה במהלך 2006 הבהרות ותיקון של סעיפים שונים בחוזה. את הערותיה של הוות"ת ואת היעדר אישורה את חוזה ההפעלה שנחתם היו אמורים הנשיא דאז ויו"ר הוועד המנהל דאז להניח על שולחנו של הוועד המנהל, אך הדבר לא נעשה עד יולי 2007 עת התכנס הוועד המנהל. עד דצמבר 2013 לא אישרה הוות"ת את חוזה ההפעלה (ראו להלן). הנשיא דאז ויו"ר הוועד המנהל דאז היו אמורים לעדכן את הוועד המנהל גם בנוגע לכך שהמכון אמור לממן מתקציבו את בנייתו של חלק הארי של החניון, ולשם כך נדרש אישורה של הוות"ת; אולם גם דבר זה לא נעשה. בתשובתה של הוות"ת נכתב: "לאחר כ-6 שנים, בשנת 2012 , פנתה הנהלת המכון לוות"ת וטענה שנקלעה למצב בו היא מחויבת לבצע השקעה כספית משמעותית בהשתתפות במימון החניונים שייבנו במסגרת הפרויקט". 3. בחוזה ההפעלה נקבע כי אם לא יתקיימו התנאים המתלים, כולם או חלקם, עד 30.6.06 , לא ייכנס החוזה לתוקפו ולא תהיה למי מהצדדים כל טענה או דרישה או תביעה על פיו, לרבות עקב אי-כניסתו לתוקף. הצדדים יהיו רשאים להאריך את תקופת ההמתנה לתקופות נוספות לאחר 31.12.06 . ואכן באותו המועד ערכו המכון והמפעיל נספח לחוזה ההפעלה ובו הוארכה תקופת ההמתנה עד 31.3.07 . בנובמבר 2006 נתנה הוועדה המקומית לתכנון ובניה חולון היתר בנייה להקמת המבנה ולשתי קומות מרתף לצורך חניה. כלומר, היה ברור שהחניון התת -קרקעי הוא חלק בלתי נפרד מהקמת המעונות ונדרשים כ-500 .מקומות חניה אולם הנשיא דאז ויו"ר הוועד המנהל דאז לא עשו דבר כדי לשקול אם המכון אכן יעמוד, מהבחינה הכלכלית, בתנאי היתר הבנייה בנושא החניות וכדי להציג את הבעייתיות לפני המוסדות המנהלים של המכון, דהיינו הוועד המנהל וחבר הנאמנים. נוסף לכך, האפשרות לסגת מחוזה ההפעלה ולבטלו, שהייתה בת השגה באותו מועד, אפילו לא נשקלה עד 31.3.07 . 4. בספטמבר 2007 נבחר הנשיא הקודם לתפקיד נשיא המכון. לנשיא הקודם היו השגות בנוגע לחוזה ההפעלה והוא דרש לעשות בו תיקונים. המפעיל התנגד לדרישות המכון ומשנת מכון טכנולוגי חולון- מ.ט.ח (ע"ר) 1351 .:שם הדוח דוח שנתי 64ג מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 2008 ועד דצמבר 2013 נערכו דיונים בין המכון למפ עיל, כאשר המפעיל מאיים בתביעה לשיפוי בגין נזקים שנגרמו לו עקב אי-ביצוע הפרויקט. מנכ"ל הוות"ת לשעבר התנגד בשנת 2012 .לבקשתו של המכון להשתמש בעודפיו הכספיים לצורך הקמת החניון בתשובתה כתבה הוות"ת: "בחודשים האחרונים פנה אלינו נשיא המכון בפועל, באותה העת, בבקשה שנאפשר למכון לנסות להגיע להסכמות עם היזם באמצעות מו"מ, זאת על מנת שלא להגיע לפתיחת הליכים משפטיים נגד המכון... וכי מתוך כוונה לפעול כדי לצמצם בשלב זה למינימום את הנזק והפגיעה ביציבות המכון, הוחלט לאשר למכון לנהל מו"מ... ולהביא נוסח הסכם מעודכן ומוסכם לאישורנו". בבקשה להתקשרות חדשה עם חברת הבנייה, שהועברה לוות"ת כתב המכון: "בין השינויים שידרשו והידועים למכון, אנו מצפים כי ידרש המכון לשלם ליזם, במסגרת ההתקשרות עמו, מענק להקמת הפרויקט בגובה של עד 16 מיליון ש"ח ובנוסף להתחייב כלפי היזם לתשלום בגובה של עד 2 מיליון ש"ח לכל שנה קלנדרית... וזאת עד לסכום כולל בגובה 22 מיליון ש"ח. מקור המימון יגיע מקרנות ייעודיות של המכון ומתקציבו השוטף". על הנשיא דאז ועל יו"ר הוועד המנהל דאז היה לנהוג בשקיפות מרבית ובאופן המאפשר לכל בעלי התפקידים האחראים להתנהלותו של המכון לקבל את כל המידע הנדרש כדי למלא כיאות את תפקידם. הדבר היה עשוי להביא לידי כך שהנושאים הרלוונטיים - לרבות מקורות המימון לפרויקט - יידונו, ייבחנו וייקבעו מראש, ככל שהדבר ניתן. .סיכום .הליקויים שהועלו בביקורת מצביעים על כך שהמוסדות המנהלים של המכון, יו"ר חבר הנאמנים, יו"ר הוועד המנהל והמנכ"ל לא פעלו על פי סדרי מינהל תקין ובשקיפות הראויה ופעולותיהם נעשו ללא פיקוח ובקרה הולמים. מהממצאים עולים ליקויים בנוגע לתהליך מינויו של הנשיא היוצא ולתהליך סיום כהונתו. על הוות"ת ועל המוסדות המנהלים של המכון לפעול לתיקון כל הליקויים שהועלו בדוח זה. כמו כן עולה כי היו"רים נמנעו מהחלפת החברים היושבים בחבר הנאמנים, לרבות החלפתם שלהם עצמם, תוך כדי הפרה של התקנון; באופן הזה הם נותרו בתפקידי מפתח במכון לאורך שנים. לדעת משרד מבקר המדינה, על יו"ר חבר הנאמנים ועל יו"ר הוועד המנהל, החברים בחבר הנאמנים מעבר לזמן המותר לפרוש לאלתר מחברותם בו ומכהונתם במוסדותיו כמתחייב מהתקנון. על חבר הנאמנים לקבוע הסדרי פרישה הדרגתיים ליתר החברים שחברותם בו עומדת בניגוד לקבוע בתקנון. על המכון ועל הוות"ת לעשות שידוד מערכות יסודי למוסדות המנהלים של המכון ולדאוג שפעילותם של מוסדות אלה תהיה תקינה ותיעשה על פי הוראותיה והנחיותיה של הוות"ת. על המל"ג ועל הוות"ת לוודא שנשיא המכון והוועד המנהל מאשרים את התקציבים המוגשים להן. 1352 דוח שנתי64ג .שם הדוח: מכון טכנולוגי חולון - מ.ט.ח (ע"ר) מסגרת הפרסום: דוח שנתי 64ג שנת פרסום: התשע"ד- 2014 מבקר המדינה כבר קבע בעבר כי לנוכח חשיבותו הרבה של תפקיד הנשיא, ומאחר שתהליך סיום כהונתו של נשיא נוגע גם בהיבטים אישיים, ראוי היה שתהליך כזה ייעשה לא רק לפי הנדרש וכמתחייב, אלא גם בזהירות המרבית ובשקיפות הראויה. בגלל הישנותם של מקרים המעידים על התנהלות בלתי תקינה של מוסדות מנהלים במוסד אקדמי בתהליך סיום כהונת נשיא, לרבות התנהלותם הבלתי תקינה של היו"רים במכון בתהליך לסיום כהונת הנשיא היוצא, מוטל על המל"ג ועל הוות"ת לוודא תקינותם של תהליכים כאלו ולהשלים את עבודת הוועדה לבדיקת המשילות במוסדות להשכלה גבוהה. זאת ועוד, על המל"ג והוות"ת לדון בהחלתן של ההוראות הקיימות לאוניברסיטאות, שעניינן אופן בחירת נשיא, על המכללות ללא כל דיחוי נוסף. כל זאת כדי למנוע קיומם של תהליכים פגומים נוספים במכון או בכל מוסד אקדמי אחר. ליקויים חמורים הועלו בהתנהלותו של מנכ"ל המכון המכהן בתפקידו כ-14 .שנים המנכ"ל פעל לעתים תוך כדי עקיפה של הדרגים שמעליו, לרבות בעניין תקציב המכון, ופעל כפוסק אחרון בעניינים המצויים בתחומי אחריותם. המנכ"ל חרג מתפקידו ופעל באופן בלתי תקין למינויו של נשיא המכון האמור להיות הממונה עליו. המנכ"ל גם התערב בנושאים אקדמיים שאין לו כל נגיעה אליהם מתוקף תפקידו המינהלי. מהתנהלותו בעניין נסיעותיו לחו"ל עולה חשש לפגיעה בטוהר המידות. לדעת משרד מבקר המדינה, הליקויים האלה פוגעים בהתנהלותו השוטפת של המכון הן מהבחינה המינהלית והן מהבחינה האקדמית, לכן על המוסדות המנהלים של המכון לבחון את המשך כהונתו של המנכ"ל. זאת ועוד, על המכון לבחון את הדרכים להביא לכך שהמנכ"ל ישיב למכון כספים שקיבל כ החזרי ההוצאות בגין הנסיעות לחו"ל המתוארות בדוח וכן את עלות ימי ההיעדרות בגין נסיעותיו, שנרשמו כהשתלמות ולא כחופשה. .