חברת נמל אשדוד בע_מ/נסיעות לחו_ל של יו_ר הדירקטוריון - חברת נמל אשדוד בע_מ

 ♦ . .מבוא .במסגרת הרפורמה שבוצעה בנמלים הוקמה חברת נמל אשדוד בע"מ (להלן - החברה). החברה נועדה לנהל את נמל אשדוד, שעד הרפורמה נוהל על ידי רשות הנמלים והרכבות. במאי 2007 קבעה החברה נוהל נסיעות לחו"ל (להלן - נוהל הנסיעות או הנוהל), שהתבסס על נוהל דומה שהיה קיים ברשות הנמלים והרכבות והותאם לפעילותה של החברה כחברה ממשלתית ולמבנה הארגוני שלה. הנוהל דן בסדרי פניות, אישור, טיפול ומעקב אחר נסיעות לחו"ל של חברי דירקטוריון ועובדי החברה במסגרת תפקידם. בנוהל הנסיעות נקבע כי "פעולותיה של החברה מתבצעות על פי חוק חברות ממשלתיות, תשל"ה - 1975 להלן[ - על ידי ]החוק חברת נמל אשדוד בע"מ 1551 . מנכ"ל החברה ועובדים ולא על ידי חברי הדירקטוריון ואשר על כן נסיעת דירקטור לחו"ל מטעם החברה צריכה להיות בגין סיבה מיוחדת, המחייבת שדירקטור יהיה נוכח בחו"ל". 1552 דוח שנתי63ג .בחודשים אוקטובר-נובמבר 2011 בדק משרד מבקר המדינה, לסירוגין, את נושא הנסיעות לחו"ל של מר יעקב רז, יו"ר בשכר של דירקטוריון החברה (להלן יו"ר החברה). .נסיעות לחו"ל של יו"ר הדירקטוריון .1. בנוהל לקביעת הנהלים של החברה, העוסק בהליך הכנתם של נהליה ובאישור ם, נקבע כי המנכ"ל יאשר את הנהלים בחתימתו, אולם יש צורך לקבל את אישור הדירקטוריון לגבי נהלים העוסקים בדירקטורים או בעבודת הדירקטוריון. הביקורת העלתה כי נוהל הנסיעות, שנכנס לתוקף במאי 2007 , העוסק בין היתר בנסיעותיהם של חברי הדירקטוריון לחו"ל, לא הובא לאישור הדירקטוריון כפי שמתחייב מהנוהל לקביעת נהלי החברה. בתשובתה למשרד מבקר המדינה מסוף יוני 2012 הודיעה החברה כי בעקבות הביקורת תוקן הנוהל כולו ואושר בידי הדירקטוריון. 2. בנוהל נקבע כי לפי סעיף32()(א8 " ) לחוקיש להביא לאישור הדירקטוריון כל נסיעה של דירקטור שבועיים לפחות לפני ביצועה, כולל פירוט הסיבות המחייבות נסיעתו וכן להודיע על כך למנהל רשות החברות, לרבות הנימוקים והסיבות לנסיעה, באחריות רמ"ח מינהל ומ"א "1 . יצוין כי סעיפי נוהל אלה נקבעו בחוזר רשות החברות הממשלתיות על פי הנחיותיו של מנהל הרשות 2. יו"ר החברה כיהן בתפקידו במהלך התקופה ממאי 2008 עד מאי 2011 . בתקופת כהונתו נסע מר רז לחו"ל על חשבון החברה באישור הדירקטוריון תשע פעמים: פעמיים בחודשים מאי -דצמבר 2008 בעלות של כ - 57,000 ש"ח; שלוש פעמים בשנת 2009 בעלות של כ - 87,000 ש"ח; פעמיים בשנת 2010 בעלות של כ - 38,000 ש"ח; ופעמיים בחודשים ינואר -מאי 2011 בעלות של כ- 70,000 ש"ח. בשלוש שנות כהונתו של מר רז הסתכמה אפוא עלות נסיעותיו לחברה בכ- 252,000 .ש"ח הביקורת העלתה כי החברה לא הודיעה למנהל רשות החברות הממשלתיות על נס יעותיו של יו"ר הדירקטוריו ן לחו"ל. משרד מבקר המדינה מעיר כי היה על החברה להודיע למנהל הרשות על נסיעתו של יו"ר הדירקטוריון לחו"ל ולפרט את הסיבות המיוחדות לנסיעתו, כמתחייב מהנחיות רשות החברות הממשלתיות ומנוהל הנסיעות. 3. לפי ה חוק, תפקיד ו של יו"ר הדירקטוריון הוא לנהל את ישיבות הדירקטוריון בנושאים הנוגעים בין היתר לקביעת ה מדיניות הכללית של החברה, לתקציבה, לדוחות הכספיים שהיא מגישה ולפיקוח על פעולותיו של המנכ"ל. בנוהל החברה בנושא "תפקידיו של הדירקטוריון וסמכויותיו" נקבע כי תפקידי הדירקטוריון הם בין .__________________ .1 .ראש מחלקת מינהל ומשאבי אנוש 2 חוזר מס' א 4-97/3. חברת נמל אשדוד בע"מ 1553 .היתר להנחות, ל פקח ולבקר באופן שוטף את פעולות החברה ואת פעולות הנהלתה. 1554 דוח שנתי63ג .מבדיקה שעשה משרד מבקר המדינה במסמכים שהוגשו לדירקטוריון לשם אישור נסיעותיו של יו"ר דירקטוריון החברה לחו"ל עולה כי מטרתן הייתה קיום סיורים ופגישות בנמלים שונים ברחבי העולם, וכן השתתפות בכנס השתלמות ב תחום הביטוח ובכנסים שעסקו בין היתר בנושאים תפעוליים, כגון נתיבי הובלה קצרים באירופה ובמזרח התיכון; הובלה במשאיות וברכבות; מיכון ותחזוקה; סביבה ותעסוקה; תעשיית המכולות בעולם והמסחר בהן. במסמכים שהוגשו לדירקטוריון צוין כי מטרות הנסיעה הן בין היתר יצירת קשרי גומלין עסקיים, הכרת ההיבטים התפעוליים והעסקיים של נמלים בעולם וחיזוק הקשרים עם חברות ספנות, לקוחות וספקים ברחבי העולם. הביקורת העלתה כי דירקטוריון החברה לא בחן קודם אישור נסיעותיו של יו"ר הדירקטוריון לחו"ל אם יש סיבות מיוחדות לנסיעתו, כנדרש בחוזר רשות החברות הממשלתיות ובנוהל, וממילא לא צוינו הנימוקים להחלטתו לאשר את הנסיעות. בעקבות הביקורת הודיעה החברה בסוף יוני 2012 כי היא מקבלת את הערות הביקורת ותיקנה את נוהל הנסיעות בהתאם. 4. ,בנוהל הנסיעות, שחל כאמור הן על חברי הדירקטוריון והן על עובדי החברה נקבע כי בת וך שבועיים ממועד שובו לעבודה יגיש העובד לסמנכ"ל דוח מפורט בכתב על נסיעתו. בדוח יצוינו בין היתר יעדי הנסיעה, תאריכי השהייה בכל יעד, עיקרי הביקור, נתונים, מסקנות, תקציר ההרצאות העיקריות שניתנו וסיכום הסיורים שהתקיימו בכל יעד, מידת ההשגה של מטרות הנסיעה, לקחים, חידושים והצעות. הביקורת העלתה כי יו"ר הדירקטוריון לא הגיש דוח מפורט בכתב על נסיעותיו, כפי שנדרש בנוהל הנסיעות. בתשובתו למשרד מבקר המדינה ממאי 2012 טען יו"ר החברה, באמצעות בא כוחו, כי אין זה סביר שבכירים כגון מנכ"ל ויושב ראש דירקטוריון ידווחו על נסיעותיהם לחו"ל לדרג נמוך מהם. לדעת משרד מבקר המדינה, מטרת דיווח על נסיעה היא לסכם את התובנות והתועלות שהופקו ממנה במטרה לאפשר להסתייע בהן בכלל הארגון ולשמרן בזיכרון הארגוני. סדרי מינהל תקין מחייבים כי גם יו"ר הדירקטוריון יגיש דוח מפורט בכתב לדירקטוריון - הגוף שאי שר את נסיעותיו. 5. לפיתקנות מס הכנסה (ניכוי הוצאות מסוימות), התשל"ב - 1972 , ההוצאות על לינה בחו"ל המותרות בניכוי לשם חישוב ההכנסה החייבת במס מוגבלות בתקרה, והוצאה על לינה החורגת מהתקרה מוגדרת הוצאה עודפת3 . בדיקה שעשה משרד מבקר המדינה העלתה כי הוצאות הלינה של יו"ר הדירקטוריון בשלוש מנסיעותיו הסתכמו בכ - 55,000 ש"ח, והצאות אלה חרגו מהתקרה בכ- 23,000 .ש"ח .__________________ .3 כמוגדר בסעיף181 .ב(א) לפקודת מס הכנסה חברת נמל אשדוד בע"מ 1555 . הביקורת העלתה כי בניגוד למתחייב מסדרי מינהל תקין, אין בחברה נוהל הקובע את דמי הלינה המרביים (בהתאם לרמת האירוח) שהיא תשלם על לינת עובד השוהה בחו"ל מטעמה. 1556 דוח שנתי63ג .6. נוהל הנסיעות קובע כי כרטיס הטיסה של מנכ"ל החברה או של יו"ר הדירקטוריון יהיה למחלקת עסקים, ואכן, בכל טיסותיו לחו"ל טס יו"ר הדירקטוריון במחלקה זו. מחיר טיסה במחלקת עסקים גבוה פי שניים בקירוב ממחיר טיסה במחלקת תיירים. הביקורת העלתה כי רשות החברות הממשלתיות לא קבעה כללים בדבר המחלקה שבה יטוסו הדירקטורים, העובדים הבכירים והעובדים האחרים בחברה. 7. מבדיקה שעשה משרד מבקר המדינה עולה כי במהלך שלוש שנות כהונתו של יו"ר החברה הוא שהה בחו"ל בשליחות החברה 93 ימים- 77 מהם נחשבו ימי עבודה, ובהם שילמה לו החברה הוצאות לינה ואש"ל (הוצאות שהייה), ו -16 מהם הוגדרו חופשה פרטית. עוד עולה מהבדיקה כי ב-20 מ-77 הימים שנחשבו למר רז ימי עבודה, לא נרשמה ביומנו כל פעילות הקשורה לעסקי החברה. בתשובתו למשרד מבקר המדינה מ - 8.5.12 הסביר מר יעקב רז, באמצעות בא כוחו, כי הימים שבהם לא ביצע כל פעילות הקשורה לעסקי החברה היו בעיקר ימי שישי, שבת וראשון, ימי המתנה לטיסה או ימי המתנה להמשך פעילות, וכי הטיול במרוקו שעשה בימים שלישי עד חמישי היו בימי המתנה כאלה. ב- 28.2.11 טס מר רז מטעם החברה לברזיל ולפנמה ושהה בהן22 ימים- 17 ימים נחשבו לו ימי עבודה, והוא קיבל עבורם מהחברה הוצאות שהייה, ובחמישה ימים שהה בחופשה פרטית. אולם רק ב -10 מ-17 הימים שנחשבו למר רז ימי עבודה נרשמה ביומנו פעילות הקשורה לעסקי הנמל; בשבעה ימים אחרים (מהם ארבעה ימי סוף שבוע), לא נרשמה ביומנו כל פעילות הקשורה לעסקי הנמל; עלות נסיעה זו לחברה הייתה כ - 60,000 .ש"ח ב- 17.1.10 טס מר יעקב רז מטעם החברה למרוקו, בין היתר לביקור בנמל השייך לחברת ספנות גדולה הנמנית עם לקוחות החברה, ושהה בה עד 26.1.10 . מטרות הנסיעה שהוצגו במסמך שהוגש לדירקטוריון היו הידוק הקשרים עם חברת הספנות, שהיא לקוח חשוב של החברה; בחינת הדרכים להרחבת שיתוף הפעולה בין החברות; והכרת ההיבטים התפעוליים והעסקיים של הנמל. מרישומי פעילותו באותה נסיעה עולה כי מעשרת ימי הנסיעה יוחדו יומיים לטיסה למרוקו ולחזרה ממנה, יום אחד יוחד לסיור בנמל, ויום אחד יוחד לסיור בחברה העוסקת בהספקת ציוד שינוע. בששת הימים הנותרים, שנחשבו ליו"ר ימי עבודה והחברה שילמה לו עבורם שכר והוצאות שהייה, לא נמצא כי הוא עסק בפעילות הקשורה לעסקי הנמל. התברר כי בשלושה משישה ימים אלה ביקר היו"ר במקומות שונים באזור טנג'יר. מהתיאור שלעיל עולה כי בשתי נסיעות אלה, לברזיל ופנמה ו למרוקו, שהה מר יעקב רז בחו"ל 32 ימים, מהם 5 ימים שהוגדרו חופשה פרטית. מ -27 הימים הנותרים עסק מר רז בפעילות הקשורה לעסקי החברה רק ב -14 ימים, ובכללם הימים שנדרשו לו לטוס לחו"ל ולשוב ארצה. ב-13 הימים האחרים, שגם עבורם שולמו למר רז שכר והוצאות שהייה, לא נרשמה כל פעילות שלו הקשורה לקידום עסקי החברה. בתשובתו למשרד מבקר המדינה מ - 8.5.12 הסביר מר יעקב רז, באמצעות בא כוחו, כי ב -13 הימים שבהם לא פעל לקידום עסקי החברה היו שישה ימי סופי חברת נמל אשדוד בע"מ 1557 . שבוע. מר רז הוסיף כי שבעת הימים האחרים היו ימי המתנה לטיסה או לתחילת פעילות, וכי בשלושה מהם השתתף בטיול במרוקו. 1558 דוח שנתי63ג . הביקורת העלתה כי דירקטוריון החברה לא ביקש לקבל את לוח הזמנים המפורט של נסיעות היו"ר לחו"ל, אלא רק מידע על מטרת הנסיעה ועלותה. לדעת משרד מבקר המדינה, מספרם המועט של הימים שבהם עסק יו"ר הדירקטוריון בפעילות לקידום עסקי החברה בעת ששהה בחו"ל מטעמה, מחזק את הצורך שהדירקטוריון יבחן, קודם לאישור נסיעה, את מטרותיה ואת לוח הזמנים המפורט שלה. .סיכום .על דירקטוריון החברה והנהלתה להקפיד למלא את נוהלי החברה ואת ההנחיות של רשות החברות הממשלתיות ולאשר את נסיעותיו של יו"ר הדירקטוריון בשכר לחו" ל רק אם יש לכך סיבה מיוחדת. כמו כן על הדירקטוריון וההנהלה להקפיד על שקיפות מרבית בכל הנוגע למטרת הנסיעה, לוח הזמנים שלה, היקף ימי הפעילות ביחס למשך זמן הנסיעה, רמת האירוח וההוצאות המותרות ליו"ר דירקטוריון בשכר. משרד מבקר המדינה העיר לחברה כי על דירקטוריון החברה והנהלתה לקבוע כללים בדבר פעילות היו"ר, היקף נסיעותיו לחו"ל, חובת הדיווח לדירקטוריון, וכן בדבר דמי הלינה המרביים שהחברה תשלם על לינת עובד השוהה בחו"ל מטעמה. בעקבות הביקורת הודיעה החברה בסוף יוני 2012 כי היא מקבלת את הערות הביקורת, וכי היא כבר פעלה באישור הדירקטוריון, לתיקון הנוהל. על רשות החברות הממשלתיות לקבוע כללים בדבר סדרי הבקרה על נסיעות יו"ר דירקטוריון בשכר, ובכלל זה כללים בדבר המחלקה שבה יטוס יו"ר דירקטוריון בשכר, העובדים הבכירים והעובדים האחרים בחברות הממשלתיות.