הוועדה לענייני ביקורת המדינה, כנסת 15, פרוטוקול מספר 102, 2000-12-05 10:00

עוזי לנדאו: בוקר טוב, אני מתכבד לפתוח את הישיבה של הוועדה לענייני ביקורת המדינה.

עוזי לנדאו: הנושא על סדר היום – אגף מחשוב ומערכות מידע לניהול (מל"ן), שבכרך 51א של מבקר המדינה.

עוזי לנדאו: מר משה זעירא נמצא?

דב רמתי: מר זעירא הוא ראש האגף שמתואם על ידי ואני אייצג אותו, מכיוון שנבצר ממנו להגיע.

עוזי לנדאו: הוא "חתן השמחה" והוא צריך להיות כאן.

דב רמתי: אני הממונה עליו והבאתי עובד בכיר מהאגף שיציג את הפרטים.

עוזי לנדאו: אם הסיבה שהוא לא הגיע היא דבר פרטי ומוצנע, אני לא רוצה לשמוע את זה עכשיו, אבל האם יש סיבה סבירה שבגללה הוא לא הגיע?

דב רמתי: יש לו סיבה סבירה.

עוזי לנדאו: אני מבקש בתום הדיון לדעת מה הסיבה שבגללה מר זעירא לא הגיע.

עוזי לנדאו: הדוח מפרט נושאים רבים ומה שעולה מהן הוא שההגדרות של משרד הביטחון על מבנה מל"ן ושל נושאי התפקידים אינן מעודכנות.

עוזי לנדאו: כמו כן, תכנונו של התקציב אינו מוצג בתוכניות העבודה באופן מלא והמעקב אחר ביצוע תוכניות העבודה אינו שיטתי וסדור.

עוזי לנדאו: במילים אחרות, הסימפטומים כפי שנראים במחלקות שנבדקו הם כאלה שאין עובדים על פי הגדרות ותוכנית העבודה עצמה, כפי שהיא מקבלת ביטוי בתקציב, איננה מוצגת בו נכון.

עוזי לנדאו: על כן גם המעקב שלא נעשה כראוי לא נעשה, משום שקשה לעקוב על דבר שלא מוצג נכון בתוכניות העבודה.

עוזי לנדאו: ההערות הספציפיות של משרד מבקר המדינה היו שהמשרד צריך לעדכן את ההוראות שלו.

עוזי לנדאו: שנית, כאשר מדובר על תקציב, צריך שתכנונו יוצג במלואו ואין מקום להשאיר נתח לא מתוכנן בשיעור של כמחצית מהתקציב בלי להציגו.

עוזי לנדאו: שם היתה בעיה של פריטים ספציפיים שאתם הצגתם והם היו רק מחצית מהעבודה שלכם ושל חלק אחר שקשור בתחזוקה של מערכות ועבודה שוטפת.

עוזי לנדאו: הסוגיה השלישית שהמבקר מדבר עליה היא שתוכנית העבודה איננה אמורה רק להוות מסמך כוונות, אלא גם לשמש כלי ניהולי במשרד.

עוזי לנדאו: פעם אחת לצורך שקילת הנכונות ושקילה של רמת ההשוואה של היעילות מול התועלת המתקבלת בהפעלת היחידה, התוכנית להציג את המשימות המתוכננות שלה ולהעריך עד כמה שאפשר גם את הזמן וגם את העלות.

עוזי לנדאו: על זה צריך לעקוב וכשהדברים אינם קיימים, קשה מאוד לבצע מעקב.

עוזי לנדאו: יש חשיבות לקיום מעקב שיטתי וסדור, בתנאי שהדברים נקבעו כמו שצריך , שיהיו נתונים או שיהיו יעדים לא ל-50%, אלא לחלק המכריע של נושא העבודה ושהדברים האלה יהיו מוגדרים במועדים שבהם יסתיימו המשימות וגם בהערכות התקציביות שיש עליהם.

עוזי לנדאו: התגובה שלכם היתה שאתם מקבלים את ההערות של המבקר ואתם פועלים לתיקונם.

עוזי לנדאו: מעבר להערה של מבקר המדינה, שמציין בחיוב רב את התגובה המהירה של היחידה שלכם, אני מוכרח לומר שמה שאותי מטריד תמיד – אני מקווה שהפעם זה לא המקרה – שבדרך כלל, לפחות בעבר, כאשר אנחנו נתקלים בביקורת על משרד הביטחון ויותר מזה בצה"ל, התשובה היתה שהביקורת של המבקר מקובלת עלינו ואנחנו ניגש לכתוב נוהל חדש.

עוזי לנדאו: אבל כשנפגשים עם המבקר לאחר חמש שנים אז המבוקר כבר לא אותו אחד ואולי גם המבקר יהיה אחר.

עוזי לנדאו: מה קורה כרגע?

דב רמתי: למיטב הכרתנו אנחנו תיקנו את כל הליקויים.

דב רמתי: לקחנו ברצינות את המשימה, כפי שאנחנו מתייחסים תמיד להערות ביקורת המדינה, בפרט כאשר אנחנו משוכנעים במאה אחוז שהן מוצדקות.

דב רמתי: עדכנו גם את ההוראות הנוגעות בדבר וקבענו את הכללים להצגת התקציב במלואו עם העלויות, כולל השינויים בהגדרות.

דב רמתי: היתה למשל בעיה של עובדי ניהול עקיפים וגם בנושא הזה טיפלנו.

דב רמתי: נתנו ביטוי לכך בתוכנית העבודה, גם במדידים של זמן וסכום כספי.

דב רמתי: עדכנו את ההוראות הנוגעות לביצוע מעקב של תוכנית העבודה.

דב רמתי: אני מבקש שמר מאירי יציג את הפרטים בצורה מפורטת.

עוזי לנדאו: מה התפקיד של מר מאירי?

דב רמתי: הוא מבקר אגף מל"ן.

עוזי לנדאו: בדרך כלל, כאשר מדובר על הכנת תוכניות עבודה, זה פרשה נפרדת.

עוזי לנדאו: הכנת תוכניות עבודה והגדרת משימות ויעדים לכל אחת מהיחידות, הגדרת המטרה מה היחידה צריכה להשיג באותה שנה ואחר כך פירוט המטרות האלה ליעדים וליעדי משנה, הערכת זמנים והערכת תשומות של כוח אדם, הערכה תקציבית מעבר להשקעה במשאבי כוח אדם, היא פרוצדורה ארוכה ואינה פשוטה.

עוזי לנדאו: מר מאירי, אתה קשור בתכנון העבודה או שאתה קשור בביקורת על העבודה.

צבי מאירי: אני קשור לביקורת.

עוזי לנדאו: כמה זמן לקח מהרגע שהמבקר הגיש את הביקורת ועד זה שאתם התארגנתם להכין את המערך החדש?

דב רמתי: ההתארגנות היתה די מהירה.

צבי מאירי: היתה לנו הוראה פנימית באגף מל"ן לגבי ארגון נושא תוכנית עבודה.

צבי מאירי: מה שהיינו צריכים לעשות זה להכניס תיקונים לפי הערות המבקר בהוראה הפנימית שלנו.

צבי מאירי: החל משנת 2001 אנחנו נפעל לפי זה.

צבי מאירי: כלומר, התוכנית שמתהווה עכשיו לשנת 2001 נבנית על פי ההוראה הפנימית של האגף שלנו.

עוזי לנדאו: היתה הערה של המבקר על הפער שקיים בין ההוראות על מבנה וארגון לבין המצב הקיים בפועל בשטח.

עוזי לנדאו: מה שבעצם עשיתם הוא ששיניתם את ההוראה כדי שהיא תשווה למצב בשטח.

עוזי לנדאו: כך אני מבין את ההערה של המבקר.

צבי מאירי: עדכנו אותה.

עוזי לנדאו: איך קורה שיש הוראות מסוג מסוים ואתם על פני שנים פועלים לפי המצב בשטח?

עוזי לנדאו: אני מבין שלעיתים הצרכים מכתיבים את זה, אבל לעיתים נגררים ואתה מוצא את עצמך פתאום במקום שלא רצית.

עוזי לנדאו: צריך לשמור שלא תיסחף למחוזות כאלה.

עוזי לנדאו: אלה בדיוק ההוראות שקיימות וצריך לפעול לפי ההוראות.

עוזי לנדאו: אם רוצים להביא לשינוי בשטח, זה צריך לקבל מייד את הביטוי בהוראות, אחרת משהו משובש בדרך שבה הגוף מתנהל.

עוזי לנדאו: מה שאתם עשיתם – תקן אותי אם אני טועה – לקחתם את המצב בשטח ואמרתם ככה אנחנו עובדים ונשנה את ההוראות של משרד הביטחון.

עוזי לנדאו: צריך לבדוק אם השיטה או דרך העבודה החדשה בשטח זה באמת המצב המצוי.

עוזי לנדאו: מה שחשוב הוא לא שפורמלית יהיה שוויון בין ההוראות ובין המצב בשטח, אלא שאם מגדירים מצב שהוא נכון, אז ההוראות צריכות להיות כאלה וגם המצב בשטח צריך להיות כזה.

עוזי לנדאו: כמה זמן לקח מהרגע שקיבלתם את הביקורת של מבקר המדינה ועד שהתארגנתם למצב החדש?

צבי מאירי: אני חושב שזה לקח כארבעה חודשים.

עוזי לנדאו: ואתם יוצאים מתוך הנחה שהמצב כרגע בשטח הוא המצב הרצוי ולפי זה שיניתם את ההוראות?

צבי מאירי: מדובר על שתי הוראות שונות.

צבי מאירי: הוראה אחת היא הוראה של משרד הביטחון שמטפלת בארגון של אגף מל"ן.

צבי מאירי: לגבי ההוראה הזאת נעשתה עבודת מטה לעדכונה ולהתאמתה לשטח, בעקבות שינויים שחלו בהגדרות תפקיד של אנשים.

צבי מאירי: עולם המחשוב הוא עולם דינמי ויש שינויים רבים ומהירים.

צבי מאירי: עדכנו את ההוראה הזאת בשיתוף עבודת מטה משרדית ולא רק על ידי האגף שלנו.

צבי מאירי: ההוראה השניה שמדובר בה היא הוראה פנימית של האגף שלנו, שעשינו עבודת מטה באגף שלנו לפי ההערות של המבקר, כדי להכניס את התיקונים שהוא ביקש בהוראה שלנו שדנה בתוכנית העבודה השנתית של אגף מל"ן.

עוזי לנדאו: הדבר הפשוט והקצר יותר זה לקחת את המבנה הנוכחי ולהתאים את ההוראות של המבנה והארגון למצב הנוכחי.

עוזי לנדאו: זה דבר פשוט.

עוזי לנדאו: ירית כדור ואז אתה מצייר סביבו את המטרה.

עוזי לנדאו: הדבר היחיד שמטריד אותי הוא באיזה מידה המצב הקיים בשטח הוא המצב הנכון.

עוזי לנדאו: אתם אומרים לי שזה בסדר ולי אין ברירה, אני מוכרח לקבל את ה"כן" הזה שאתם אומרים לי.

דב רמתי: בשעה שאנחנו מעדכנים הוראה, אנחנו לא רק מתאימים אותה למצב בשטח, אלא גם מתייחסים לשאלה באיזו מידה המצב הנוכחי הוא הבריא.

דב רמתי: הנכון הוא שבדרך כלל המצב הנוכחי הוא המוביל באמת, אבל אנחנו לא מתעלמים מהשאלה הזאת בשעה שאנחנו מעדכנים הוראה.

דב רמתי: אני מעריך שיש בכך את התשובה התורתית הנכונה.

עוזי לנדאו: כשניגשת לעדכן את ההוראות הגעת למסקנה שצריך לבטל משרות או לאחד תפקידים או לשנות הגדרות עבודה של אנשים?

עוזי לנדאו: היה איזשהו מקרה כזה, או שבעצם כתבם הוראות שמשקפות את המצב שקיים ואז אין פער בין ההוראות לבין המצב.

דב רמתי: מה שקרה בפועל הוא שהותאמה הוראה למצב בשטח.

דב רמתי: וזאת מדוע?

דב רמתי: משום שהמצב בשטח נוצר עקב החלטות ייעוליות של צורכי העבודה, וזה המצב הרצוי.

דב רמתי: היה פיגור בעדכון ההוראה וזאת הנקודה המרכזית, אבל אנחנו נותנים את הדעת גם לשאלה האם אכן העניין הזה צריך להיות כך בשעה שאנחנו מעדכנים.

דב רמתי: כמובן כאשר עושים את הדברים במהירות רבה יותר, אפשר להקדיש פחות מחשבה לעניין הזה, אבל לא ניתן להתנער מזה.

עוזי לנדאו: בתחום הזה היו למבקר כמה הערות יותר יסודיות, כמו למשל ההגדרה בנתוני אב"מ של שתי משרות כתפקידי מטה והגדרת אחת מהן ככזו בהוראות משרד הביטחון אינה משקפת את הגדרת אותם תפקידים על פי קנה מידה מקצועי שקבע מל"ן.

עוזי לנדאו: במקום אחר מציין המבקר שהגדרת תפקידם של ראשי היחידות במל"ן כתפקידי קו אינה תואמת את הגדרות אחריותם.

עוזי לנדאו: החלוקה בנתוני מל"ן, בנתוני אב"מ ובהוראות משרד הביטחון בין תפקידי מטה לבין תפקידי קו, גם ההבחנה בין מי שעיסוקו העיקרי הוא ניהול לבין מי שעיסוקו העיקרי הוא ביצוע, אינה מבחינה באופן ברור בין הניהול, הכרוך באחריות מטה, לבין הביצוע בפועל.

עוזי לנדאו: זה אומר בעצם שהבעיה אינה כל כך בהוראות, אלא בעיה יותר מבנית.

עוזי לנדאו: בהגדרה של אנשים או נתח מסוים שהוא נתח מטה ונתח אחר שהוא נתח קו, זה לא עניין של מעבר מהוראות להוראות, אלא עניין של תפיסת ההפעלה של היחידה.

עוזי לנדאו: האם בהוראות החדשות שכתבתם ניסחתם מחדש את המטרה של היחידה, את תפיסת ההפעלה שלה?

עוזי לנדאו: איך זה מקבל ביטוי בהוראות החדשות שאתם מקבלים?

דב רמתי: אכן, הנושא הזה נבחן לעומקו וקיבל ביטוי בהמ"ב החדשה בדבר ארגון אגף מל"ן ב-1 בדצמבר 2000.

דב רמתי: הנושא הזה נלמד לעומקו וקיבל את הביטוי.

עוזי לנדאו: עשתה את זה חברה שעוסקת בניתוח עיסוקים ומתמחה בארגון או שעשיתם את זה באופן פנימי?

עוזי לנדאו: יחידת הראש שלכם עשתה את זה?

דב רמתי: היחידה שלנו עשתה את זה.

דב רמתי: אב"מ זה אגף ארגון בקרה ומינהל.

עוזי לנדאו: אני מבקש לעבור לעניין תוכניות העבודה, כי זה דבר שיותר קשה לעבור אליו, כלומר, המעבר אליו הוא לא מעבר של ארבעה חודשים.

עוזי לנדאו: מה הסטטוס של המעבר שלכם בעקבות הערות מבקר המדינה לגבי הכנת תוכניות עבודה שנתיות?

עוזי לנדאו: הכנת תוכנית עבודה היא גם שינוי ראש וגם שינוי דרך, שבה אתם עוקבים ובודקים את סטטוס המשימות שלכם.

עוזי לנדאו: אני מבקש לקבל תיאור איך אתם עושים מעקב על תוכנית העבודה.

צבי מאירי: עדכנו את ההוראה שלנו בנושא תוכנית עבודה שנתית והכנסנו לשם סעיפים שמחייבים את ראשי היחידות במל"ן לבצע מעקב רבעוני וגם הכתבנו איך יתבצע המעקב, דהיינו, תהיה פגישה עם כל אחד מהלקוחות של כל ראש יחידה.

צבי מאירי: הכתבנו גם בנוהל מה תהיה התפוקה של אותה פגישה.

צבי מאירי: התפוקה היא מסמך שהכותרת שלו היא מעקב תוכנית עבודה לרבעון X בשנה Y ומה הוא צריך לכלול.

עוזי לנדאו: יש לך דוגמה של חוברת המעקב?

צבי מאירי: עוד לא ביצענו מעקבים, אלא רק עדכנו את הנוהל.

צבי מאירי: החל מתוכנית 2001 אנחנו נתחיל לבצע את המעקב במתכונת הזאת שאני מדבר עליו.

עוזי לנדאו: מי קבע את עדכון הנוהל?

עוזי לנדאו: כלומר, מה היה התהליך שלפיו הגעתם לנוהל חדש?

צבי מאירי: כפי שהזכרתי, היה לנו נוהל קודם שדיבר על תהליך של הכנת תוכנית העבודה ותחולתה.

עוזי לנדאו: אני אשאל אחרת.

עוזי לנדאו: יש לכם ראש אגף, האם גם הוא צריך לדווח לך?

דב רמתי: הוא צריך לדווח אליי ואל המנכ"ל.

עוזי לנדאו: אחת לכמה זמן יש לך פגישות תקופתיות עם מנהל האגף?

דב רמתי: לפי הצורך או מידי מספר חודשים.

דב רמתי: הקשר הוא יותר קשר שוטף, קשר פנים.

עוזי לנדאו: אני בכוונה מתעקש לשאול על החלק המסודר התקופתי.

עוזי לנדאו: אתה למשל יכול לספר על פגישות המעקב של ראש האגף עם הכפופים לו - ראשי החטיבות?

עוזי לנדאו: כמה חטיבות יש?

צבי מאירי: כעשר חטיבות.

עוזי לנדאו: עשר חטיבות שכולן קשורות איתו באופן ישיר?

צבי מאירי: כן.

צבי מאירי: יש 117 עובדים ויש עוד עובדים חיצוניים.

עוזי לנדאו: ביחידה של 117 איש יש עשר חטיבות שכולן כפופות ישר לראש האגף?

דב רמתי: כן.

עוזי לנדאו: תחושת הבטן שלי אומרת שזה דורש טיפול שורש.

עוזי לנדאו: זה הרבה.

עוזי לנדאו: הוא צריך לעבוד עם משהו כמו שישה-שבעה אנשים מכסימום.

עוזי ברלינסקי: תורת המינהל השתנתה.

עוזי ברלינסקי: היתה תפיסה לגבי מוטת שליטה, שלימדו אותה באוניברסיטה בשנות ה-60 וה-70.

עוזי ברלינסקי: הכלל המקצועי שהיה נכון בשנות ה-60 וה-70 באמת דיבר על סדרי גודל שהיושב ראש מזכיר אותם.

עוזי ברלינסקי: כיום, בייחוד ביחידות מחשוב, כשהבקרות יכולות להיות און-ליין על העבודה של כולם, זה מאפשר שליטה של קודקוד אחד על הרבה יותר אנשים.

עוזי לנדאו: נניח שאני צריך לשבת עם ראש חטיבה, הוא צריך לבוא עם חוברת.

עוזי לנדאו: בחוברת הזאת מצד ימין רשימה של היעדים שהוא צריך למלא, ומול כל יעד יש תאריכים.

עוזי לנדאו: כלומר, מול משימה יש תאריך סיום העבודה.

עוזי לנדאו: דרך אחת למעקב אחר תוכנית עבודה היא על ידי זה שיושבים עם ראש חטיבה, עוברים על תוכנית העבודה ושומעים מה קורה שם.

עוזי לנדאו: אפשר לשבת פעם בחודש או פעם בשלושה חודשים.

עוזי לנדאו: את הדברים האלה צריך להגדיר.

עוזי לנדאו: כשיש לראש האגף עשר חטיבות, זה מקטין את מספר הפגישות שהוא יכול לקיים איתם.

עוזי לנדאו: יש דיונים שצריך לשבת בהם אחת לחודש ויש סוגי דיונים אחרים שמספיק לשבת בהם אחת לכמה חודשים.

עוזי לנדאו: מה שחשוב הוא המכניזם הזה, דווקא החלק המסודר ולא החלק השוטף – אחת לכמה זמן יש דיונים על תוכנית העבודה.

עוזי לנדאו: לדברים האלה יש חשיבות רבה.

דב רמתי: יש את הפורומים הפנימיים הניהוליים בתוך האגף, שיושבים לעיתים מאוד תכופות על מכלול הדברים, גם על הנושאים השוטפים וגם על תוכניות העבודה.

דב רמתי: לזה אני מבקש לכוון את מר מאירי, שיציג את הפורומים.

עוזי לנדאו: איזה סוגי דיונים ראש האגף מקיים?

עוזי לנדאו: יש דיוני החלפת אינפורמציה ויש דיוני בקרת תוכנית העבודה.

עוזי לנדאו: יש דיונים שהוא עושה רק עם ראש חטיבה מסוימת ויש דיונים שצריך לעשות עם מספר חטיבות, כשמספר חטיבות משתפות פעולה על פרוייקטים.

עוזי לנדאו: איך זה נעשה?

צבי מאירי: ראש האגף שלנו יושב עם כל אחד מראשי החטיבות שלו לפחות אחת לשבועיים.

צבי מאירי: אם לא בתדירות שבועית, אז בתדירות דו-שבועית.

צבי מאירי: אלה דיונים שוטפים שבהם מתבצע מעקב על ההתקדמות של החטיבה בכל הנושאים שעומדים, וזה הפורום שבו ראש החטיבה מדווח ומעלה בעיות.

צבי מאירי: אלה דיוני הניהול.

צבי מאירי: כשיש פרוייקטים שמעורבת בהם יותר מחטיבה אחת, מתקיימים דיונים - בהתאם לצורך של מעקב אחרי הפרוייקטים האלה - אצל ראש האגף, בדרך כלל בתדירות חודשית.

צבי מאירי: כשיש פרוייקטים כאלה, נקבעים להם דיוני מעקב בתדירות חודשית.

עוזי לנדאו: יש ישיבות שוטפות שעניינן ניהול, כמו שיש לראש האגף עם הסמנכ"ל.

עוזי לנדאו: אם יש דברים שמתעוררים, אתה מרים טלפון ואתה מבקש הנחיה.

עוזי לנדאו: בחיל האוויר למשל, דיוני סטטוס או מעקב בדרך אחרת נעשים פר פרוייקט.

עוזי לנדאו: בפרוייקטים גדולים יושבים אחת לחצי שנה ורואים מה קורה בפרוייקט הזה.

עוזי לנדאו: יש דיונים אחרים שהם מול חטיבה, כדי לראות איך עומדת תוכנית העבודה שלהם.

עוזי לנדאו: צריך להחליט על שיטה.

צבי מאירי: לפי הנוהל החדש שגיבשנו בעבודת מטה באגף, יתקיימו דיוני מעקב רבעוניים של ראשי החטיבות עם הלקוחות שלהם, ואחר כך הם צריכים לבוא ולדווח לראש האגף.

צבי מאירי: אלה דיוני מעקב על תוכנית העבודה, שאמורים להתבצע בתדירות רבעונית.

צבי מאירי: לגבי כלי העבודה למעקב - תכנית העבודה שלנו היא ממוחשבת וכמובן גם המעקב הוא ממוחשב.

עוזי לנדאו: מחשב הוא כלי.

עוזי לנדאו: התוכנית הממוחשבת עובדת אם מקפידים להכניס אליה פנימה את הנתונים.

צבי מאירי: מקפידים.

עוזי לנדאו: ואם מקפידים לשנות כל פעם את ההערכות.

עוזי לנדאו: מה שטוב בתוכנית ממוחשבת הוא שהיא יכולה להקפיץ לך בקלות חריגות שאתה צופה שיהיו, אבל היא לא יכולה לבוא במקום תפיסה ניהולית, תפיסה שבה המעקב הוא כלי ניהול חשוב.

עוזי לנדאו: את זה אני לא תופס אצלכם, חוץ ממה שאתם אומרים לי שקיים דבר כזה, אבל אין לי תמונה ברורה שלו.

עוזי לנדאו: כאשר מעיר המבקר על כך שבתכנון המשימות בעצם ביצעתם רק כ-50% מהמשימות הספציפיות, איך יכולתם לדעת באיזו מידה יש למשל שימוש לא נכון של כוח אדם, שכוח אדם לא מנוצל ושמסוגלים לעשות הרבה יותר מול סך כל שנות האדם שיש לכם מול שנות האדם שאתם משקיעים בביצוע המשימות?

עוזי לנדאו: היה לכם איזשהו כלי שיכולתם לבדוק באמצעותו?

צבי מאירי: אנחנו לקחנו את ההערה הזאת של מבקר המדינה לתשומת לבנו ובתוכנית העבודה של 2001, שאנחנו מכינים אותה עכשיו, הוספנו את נושא התחזוקה פר כל מערכת שקיימת אצלנו.

צבי מאירי: התחזוקה הזאת היא נוספת לתוכנית העבודה כמשימה ומוטלת על אנשים מסוימים לבצע אותה.

עוזי לנדאו: תחזוקה זה לא תמיד תקורה.

עוזי לנדאו: זה יכול להיחשב אצלכם תקורה?

עוזי לנדאו: כל מערכת צריך לתחזק.

עוזי לנדאו: כדי לתחזק כביש, צריך להשקיע בין 5 ל-8% מעלות הכביש בכל שנה, זאת רק כדי לשמור על רמה נאותה.

עוזי לנדאו: לגבי מכונית, רואי חשבון שמים גם כן בין 5 ל-8% השקעה רק על הטיפולים השוטפים, ואני לא מדבר על הבלאי ועל ירידת הערך של המכונית.

עוזי לנדאו: לכל מערכת יש את הדברים הנכונים שלה.

עוזי לנדאו: יש לך מערכות שהתחזוקה שלהם גבוהה במיוחד ולכן צריך לתמחר את זה, ולתעדף את זה ולהקצות לזה כוח אדם מיוחד.

עוזי לנדאו: יש דברים שהם שוטפים וצריך להחזיק אנשי תחזוקה במערכת – חשמלאי או אינסטלטור – שנותנים שירות לכל היחידות.

עוזי לנדאו: איך זה מוגדר אצלכם?

צבי מאירי: כיוון שהמערכות הממוחשבות דורשות התמחות והכרה שלהם, אנחנו חייבים להצמיד לכל מערכת X חודשי אדם של אדם שמכיר את המערכת לצורך ביצוע התחזוקה.

צבי מאירי: בתחזוקה כוללים שני דברים: יש תחזוקה שוטפת, שזה תיקונים קטנים שאנחנו מבצעים.

צבי מאירי: יש גם תחזוקת שבר, שאם יש איזושהי תקלה במערכת, שזה דבר בלתי צפוי, צריך להכין לזה איזושהי רזרבה של זמן ותקן.

צבי מאירי: לכן מצאנו בתוכנית העבודה את הדרך להצמיד לכל מערכת X חודשי אדם של בן-אדם ספציפי שמכיר את המערכת לצורך תחזוקה.

עוזי לנדאו: עבדת פעם ביחידה של תכנון ופיקוח ייצור באגף שלכם?

צבי מאירי: לא.

עוזי לנדאו: מה היה המסלול שלך בתוך היחידה עד שהגעת לתפקיד מבקר?

צבי מאירי: הייתי מתכנת, מנתח מערכות ומנהל פרוייקט.

עוזי לנדאו: אתה גם יודע איך דיווחת ואיך עקבו אחרי העבודה שלך?

צבי מאירי: עכשיו יש לנו נוהל חדש לפיקוח.

דב רמתי: אני נושא באחריות ל"אשמה" שצבי מאירי נמצא בתפקידו זה.

דב רמתי: כשנכנסתי לתפקידי יזמתי את התפקיד של מבקר האגף.

עוזי לנדאו: למי הוא מדווח?

דב רמתי: הוא מדווח לראש האגף.

דב רמתי: זה מביא אותנו במידה מסוימת לנושא של הדיון הבא.

עוזי לנדאו: היתה עוד הערה של המבקר בדוח השני, שלוקחים אנשי ביקורת ומעסיקים אותם בדברים אחרים.

עוזי לנדאו: כלומר, לא רק בדבר הביקורת נטו שהולכים לעשות.

עוזי לנדאו: השאלה היא אם הדבר הזה שציינת לגבי המינוי של מר רמתי זה לא ביטוי לדבר שלא היינו צריכים לראות אותו.

דב רמתי: מבחינתנו זה אותם אנשים, למעט מבקר מל"ן.

דב רמתי: אני מבקש להוסיף שלמעשה אנחנו דיווחנו על הביצוע של המשימות הללו גם למפקח הכללי במשרד ראש הממשלה, שיושב איתנו פה.

דב רמתי: הדיווח האחרון שלנו היה מ-19 בנובמבר 2000.

דב רמתי: הדיווח הזה היה דיווח משלים.

דב רמתי: הודענו שאגף מל"ן הפיץ ב-7 באוגוסט 2000 עדכון להוראה הפנימית שדנה בתוכנית העבודה השנתית למחשוב בכלל ובשיטת המעקב אחר התקדמות הביצוע של תוכנית העבודה בפרט.

דב רמתי: כאמור, כפי שהבינונו, הביצוע של ההוראה הזאת יהיה למעשה בתוכנית 2001.

דב רמתי: כמו כן, פיתחנו באגף מל"ן תוכנה שמאפשרת מעקב אחר הביצוע בפועל של תוכנית העבודה השנתית.

דב רמתי: דיווח ביצוע ומעקב ביצוע בכל הרמות של תפקידי הקו במל"ן יעבור לראש האגף.

דב רמתי: במסגרת תוכנית העבודה שמגיש אגף מל"ן להנהלת המשרד זה יכלול החל מתוכנית 2001, שמגבשים אותה בימים אלה להעברה, את ההיערכות שלו בנוגע לעלויות ולזמני הביצוע של המשימות שמפורטות בהם.

דב רמתי: בנוסף לזה, כפי שנאמר על ידי צבי מאירי, הוראת משרד הביטחון בדבר מבנה מל"ן עודכנה והותאמה למצב בפועל.

דב רמתי: תאריך העדכון הפורמלי הוא 1 בדצמבר, אבל התחלת העבודה על פי הקווים האלה תהיה בתוכנית 2001.

עוזי לנדאו: אתם משנים את שיטת העבודה גם במבנה וארגון.

עוזי לנדאו: באיזו דרך אתם מורידים את זה לשטח?

עוזי לנדאו: איך העובדים יידעו שעכשיו הסיפור הוא אחר?

דב רמתי: אנחנו מעבירים דרך ראשי החטיבות.

עוזי לנדאו: היה יום עיון שהציג את המבנה החדש?

צבי מאירי: היה יום עיון להצגה של המבנה החדש לפני כחודשיים.

צבי מאירי: כשהתחלנו להכין את תוכנית העבודה לשנת 2001 ראש האגף כינס את כל ראשי היחידות והסביר להם את השיטה החדשה.

עוזי לנדאו: השיטה החדשה מחייבת ניירת שונה?

צבי מאירי: לא.

עוזי לנדאו: אחת ההערות של מבקר המדינה היתה על אי דיווח לגבי משכי ביצוע ועל עלויות.

עוזי לנדאו: התשובה שלכם היתה שזה בגלל שהטופס מתוכנן כפי שהוא מתוכנן.

צבי מאירי: אתה מדבר עכשיו על טופס שאנחנו מגישים למנכ"ל ולא על תוכנית העבודה שלנו.

עוזי לנדאו: היה שינוי בטופס שעליו אתם מתכננים את תוכנית העבודה?

עוזי לנדאו: היו תוכנות או שיטות אחרות שבהם אתם עובדים?

צבי מאירי: היה שינוי ברישום.

צבי מאירי: בעקבות ההערות של המבקר אנחנו מקפידים היום לרשום בתוכנית העבודה שלנו ליד כל משימה אם היא שייכת לפרוייקט מסוים.

צבי מאירי: כך שאפשר גם באמצעים ממוחשבים וגם בעין, למי שמעיין בתוכנית העבודה, לראות מה היקף אותו פרוייקט.

צבי מאירי: זה למעשה שינוי בשיטת הרישום.

עוזי לנדאו: יש גם תוכנה חדשה שלוקחת בחשבון את כל הדברים האלה ואתם צריכים אותה כי שיטת העבודה שלכם משתנה.

צבי מאירי: לא היה צריך לעשות שינוי בתוכנה.

עוזי לנדאו: באותה תוכנה שהיתה אפשר לקחת בחשבון נתונים של זמן ונתונים של עלות?

צבי מאירי: אני רוצה להבהיר – יש תוכנית עבודה של אגף מל"ן, שאגף מל"ן מסכם עם האגפים האחרים, והיא מאוד מפורטת.

צבי מאירי: מדובר בספר עבה.

צבי מאירי: כמו כן יש תוכנית משימות המטה שאנחנו מגישים למנכ"ל.

צבי מאירי: בתוכנית הזאת שמגישים למנכ"ל הוספנו את נושא העלות והערכת הזמן.

צבי מאירי: בתוכנית העבודה הפנימית שלנו, שמופצת בין מל"ן לאגפים האחרים, היה מראש הנושא של העלות והלו"ז, כך שלא היה צריך שם שינוי.

צבי מאירי: אחד השינויים שהזכרתי הוא השינוי בשיטת הקיבוץ של המשימות הפרטניות לתמונה של פרוייקט כולל.

צבי מאירי: נושא אחר ששונה הוא רישום כל נושא התחזוקה בתור משימות פרטניות לפי אנשים מסוימים.

עוזי לנדאו: אני מוכרח לומר שההערות של המבקר סבירות לגמרי, ענייניות וצודקות.

עוזי לנדאו: צריך לראות בפועל איך הדברים האלה נעשים עכשיו לפי השיטה החדשה.

מבקר המדינה אליעזר גולדברג: אנחנו לא מעודכנים לגבי המצב כרגע.

מבקר המדינה אליעזר גולדברג: אנחנו חיים מפי האנשים באגף.

דב רמתי: אני מציע שאנחנו נזמין את אנשי ביקורת המדינה ונעדכן אותם במפורט.

דב רמתי: אני חושב שזו אחת הדוגמאות הטובות שמקבלים את הערות הביקורת ומבצעים אותן במהירות רבה יחסית.

עוזי לנדאו: למי המבקר כפוף?

דב רמתי: המבקר כפוף לראש האגף.

דב רמתי: זו בעצם משרה חדשה.

עוזי לנדאו: אני מודה לכולם, הישיבה נעולה.

עוזי לנדאו: - - - - - - - -