text: BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 151/BTNMT-TCCB Hà Nội
V/v tăng cường công tác quản lý Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2022
hồ sơ công chức, viên chức
Kính gửi: Các đơn vị trực thuộc Bộ
Để tiếp tục thực hiện nghiêm túc, hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công
chức, viên chức theo quy định, Bộ Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi tắt là
Bộ) đề nghị Thủ trưởng các đơn vị chỉ đạo, tổ chức phổ biến, quán triệt và thực
hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật, của Bộ liên quan tới công tác quản
lý hồ sơ công chức, viên chức (các Thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, gồm:
Thông tư số 11/2012-TT-BNV ngày 17/12/2012 quy định về chế độ báo cáo
thống kê và quản lý hồ sơ công chức, đã được sửa đổi bổ sung tại Thông tư số
06/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019; Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019
quy định về việc quy định chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức.
Quy chế quản lý công chức, viên chức của Bộ, của đơn vị và các văn bản liên
quan khác), trong đó cần lưu ý một số nội dung, yêu cầu cụ thể như sau:
1. Xác định rõ Hồ sơ công chức, viên chức là tài liệu quan trọng trong
công tác tổ chức cán bộ. Hồ sơ công chức, viên chức phản ánh đầy đủ và trung
thực lịch sử bản thân, quá trình công tác từ khi được tuyển dụng, trình độ đào
tạo, các mối quan hệ xã hội, quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm
chức vụ, chức danh, nâng lương, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật,… và
các thông tin cần thiết khác. Việc quản lý hồ sơ công chức, viên chức cần được
thực hiện một cách thống nhất, khoa học, đầy đủ và chính xác nhằm đáp ứng tốt
yêu cầu khi cần khai thác thông tin phục vụ nhiệm vụ được giao.
2. Rà soát, xây dựng, hoàn thiện quy định nội bộ trong quản lý, sử dụng
hồ sơ công chức, viên chức. Trong đó lưu ý, chỉ người được giao nhiệm vụ quản
lý hồ sơ công chức, viên chức mới được khai thác tài liệu hồ sơ; các tổ chức, cá
nhân khác khi có nhu cầu khai thác hồ sơ công chức, viên chức phải được sự
đồng ý của người có thẩm quyền và chỉ được khai thác tại chỗ; không được đưa
hồ sơ ra khỏi cơ quan, đơn vị, trừ trường hợp có lý do chính đáng và phải được
sự đồng ý của người có thẩm quyền; mọi quy trình, thủ tục về quản lý, khai thác
hồ sơ công chức, viên chức cần bảm đảo đúng nguyên tắc bảo mật hồ sơ và
thông tin liên quan theo quy định.

2
3. Quan tâm lựa chọn, bố trí công chức, viên chức có đủ phẩm chất, năng
lực làm công tác tổ chức cán bộ, trong đó phân công công chức, viên chức quản
lý hồ sơ phải thực sự tâm huyết với công việc, cẩn thận và ngăn nắp; định kỳ
hoặc đột xuất kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, qua đó kịp thời chấn chỉnh, khắc
phục những hạn chế, thiếu sót trong công tác này.
4. Chỉ đạo, tổ chức rà soát, chỉnh lý hồ sơ công chức, viên chức theo quy
định. Trong đó cần lưu ý, hồ sơ mỗi công chức, viên chức phải được đựng trong
túi hồ sơ riêng, trong đó chia từng bìa kẹp liên quan, có danh mục, bản kê tài
liệu kèm theo và xếp theo trình tự thời gian của tài liệu. Công chức, viên chức
được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ phải kịp thời cập nhật, lưu trữ vào hồ sơ công
chức, viên chức (những quyết định, văn bản, tài liệu… liên quan đến công chức,
viên chức do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền ban hành) nhằm tránh tình
trạng làm thất lạc, mất mát. Khi phát hiện quyết định, văn bản, tài liệu thất lạc,
mất mát thì cần yêu cầu công chức, viên chức kịp thời bổ sung và báo cáo cấp
có thẩm quyền để chỉ đạo, tổ chức kiểm tra, làm rõ trách nhiệm của tổ chức, cá
nhân có liên quan trong quản lý hồ sơ.
5. Chỉ đạo, tổ chức quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ công chức, viên chức
theo quy định, cụ thể:
- Khi tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ công chức, viên chức phải kiểm tra kỹ
hồ sơ, hướng dẫn công chức, viên chức bổ sung những tài liệu còn thiếu, những
thông tin liên quan chưa đầy đủ, đảm bảo đúng, đủ và chính xác.
- Đối với công chức, viên chức chuyển ngành phải sao lưu tài liệu có liên
quan trong công tác tuyển dụng, bổ nhiệm và những thông tin cần thiết khác, có
sự giao, nhận hồ sơ bằng văn bản giữa các đơn vị được phân công làm công tác
tổ chức cán bộ liên quan đến công chức, viên chức đó.
- Đối với những trường hợp mới bổ nhiệm công chức, viên chức lãnh đạo
quản lý thuộc thẩm quyền Bộ Tài nguyên và Môi trường quản lý, các đơn vị
phải gửi toàn bộ hồ sơ gốc của công chức, viên chức đã đầy đủ thành phần hồ sơ
theo quy định tại về Bộ (qua Vụ Tổ chức cán bộ) để quản lý theo quy định.
- Thực hiện nghiêm việc khai, nộp Phiếu bổ sung lý lịch hằng năm theo
quy định. Đối với những trường hợp Bộ Tài nguyên và Môi trường đang quản lý
hồ sơ công chức, viên chức, các đơn vị phải gửi Phiếu bổ sung lý lịch hằng năm
của công chức, viên chức về Bộ (qua Vụ Tổ chức cán bộ) theo quy định (Trường
hợp các thông tin phát sinh do công chức, viên chức tự kê khai trong Phiếu bổ
sung lý lịch đề nghị bổ sung các bản sao y công chứng theo quy định.).
6. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý thông tin
về công chức, viên chức. Thường xuyên cập nhật những thông tin của công

3
chức, viên chức lên Hệ thống thông tin công chức, viên chức theo Quy chế quản
lý, khai thác Hệ thống thông tin công chức, viên chức Bộ Tài nguyên và Môi
trường (ban hành theo Quyết định số 2715/QĐ-BTNMT ngày 25/11/2016 của
Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường).
Bộ Tài nguyên và Môi trường đề nghị Thủ trưởng các đơn vị chỉ đạo, tổ
chức thực hiện nghiêm túc các nội dung, yêu cầu nêu trên./.
KT. BỘ TRƯỞNG
Nơi nhận: THỨ TRƯỞNG
- Như trên;
- Bộ trưởng Trần Hồng Hà (để báo cáo);
- Các Thứ trưởng;
- Đảng ủy Bộ;
- Công đoàn Bộ,
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Bộ;
- Lưu: VT, TCCB.HT40.
Nguyễn Thị Phương Hoa