推导需求的过程中，开发者需要对要开发的产品非常清楚，有透澈的了解。这是靠专案团队和客户在产品开发过程中很详细且持续的沟通达成的。软件需求说明可能是承包商中的一项，也有可能是其他组织要求文件中的一部份。软件需求说明多半是由技术写作人员、系统架构师或程序员所撰写。
传统的软件需求说明书.中国大陆对软件需求说明是根据 GB8567-88《计算机软件产品开发文件编制指南》进行编写的，虽然此标准到2008年就已经废止，但其影响深远，至今各组织的软件需求说明书模板虽然经过使用后历经调整，