它必须得是简单易用和有趣。即使是一张纸，如果你需要用来记录参考信息，如果不属于你已经有的一个目录，也要有自己的文件组织方式。Allen的建议是你可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统，这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息。Google的Gmail的用户可以用创建标签的方式来创建「待办事项」和「项目」，这种方式在Bryan Murdaugh的 「Getting Things Done with Gmail」 白皮书中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念，但是是在在线的电子邮件系统中实施。