部、接待部及场地部，分别进行各项准备工作，事前会先经由工作小组成员组成的会议通过，然后才由各部门执行。
2009年.第二届中文维基年会于2009年12月26日至12月27日在澳门旅游学院举行。 年会由澳门维基媒体协会主办，香港维基媒体协会协办。2008年4月，澳门维基编辑人士表示有意申请是届中文维基年会的主办权；同年7月26日，会上表决通过申办中文维基年会，并拟定于2009年年底举办；而泉州于12月12日提出申办。两个申办城市于2008年12月31日提交了申办报告。2009