有一种组织档案的方式（具体而言是透过目录与档案名称）。因档案系统完全不知其所存资料，应用程式常使用本身的档案格式（通常为专属格式）。这阻碍在多个应用程式之间共用的资料。建立可处理来自多种档案类型之资讯的应用程式变得很困难，因程式设计师须了解所有档案的结构与。使用常见档案格式是解决此问题的暂时方案，但非治本；因无法确保所有应用程式都会使用预期的格式。具有标准化结构描述的资料（例如，XML文件与关联式资料）无此问题，因为它们具有标准化的结构与执行阶段需求。此外，传统档案系统只能根据档案名称来撷取与搜寻资