这样子它会被当作是次要键或备用键。如果没有索引，则必须依序扫描整个员工档案，以产生特定部门的所属员工列表。薪资领域通常不被视为可用的关键。索引是设计资料档时需考量的一个因素。
历史.记录的概念可从久远的会计使用中回溯到各种类型的表格和分类帐。现代计算机科学中的记录形式，具有明确的类型和大小的栏位，已经隐含在19世纪机械的计算器，如巴贝奇的分析机中。最初用于处理资料（与控制相反）的机器可读媒介，是在1890年美国人口普查中用于记录的打孔卡：每张打孔卡是单个记录。若将1895年的打孔