2003年墨西哥坎昆举行的第五次部长级会议上取得是次会议的主办权，而筹备工作由工业贸易署负责。为此该署于2004年8月成立了「香港部长级会议统筹办事处督导委员会」，主席为工商及科技局常任秘书长俞宗怡女士，负责跨部门的协调工作及落实工作。督导委员会下有工业贸易署的「香港部长级会议统筹办事处」，总监为王荣珍女士。办事处下分七个工作小组，分别为：其他政府部门及组织，如保安局、香港警务处、香港旅游发展局、境外经济贸易办事处等，均会协助会议的筹备工作。筹备办事处亦为传媒举行工作坊，以便传媒能熟习会议详情。会议