他们外交访问或其它事务时，会随身携带一些文件以便处理行政工作，也导致了部分文献的丢失。而最初开始放置这些文献的地方是位于罗马的拉特朗宫，后来则存放在各任教宗的住所。直至11世纪，众多的文件才被分配至至少三个地点存放，分别是拉特朗宫、圣伯多禄大殿和弗拉维安宫，但在11至13世纪间，遗失了很大一部份的文献，有一部份说法是因教廷曾经从罗马迁至法国亚维侬，且前后共有七位教宗在亚维侬教廷生活，期间在搬迁档案文件耗费约20年，导致文件分散各地。1378年天主教会大分裂（亚维侬分裂）后，对立教宗和教宗各自保存自身