代办处的一名职员负责领导、协助建立邮政所。1898年1月26日部队到达青岛当天，收到了一封来自“青坦要塞”（）的电报，通知海军战地邮政所开始营业。战地邮政所及后来的邮政代办处的初期营业地点设于青岛口的一栋中式平房内，其具体位置位于总兵衙门西侧、今欧人监狱旧址南侧附近，其门前的村落道路也曾被短暂地命名为“邮局街”（）。1898年5月，时任德国海军东亚分舰队司令普鲁士亲王海因里希访问了临时邮政代办处，对邮政职员表示邮政设施对贸易发展很重要，并强调了德国邮政所对于青岛与外界有序联系的意义，要求建造一个独立的邮