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主办单位.香港旅游发展局需要在事前策划好游行的路线、时间等事宜，另外它亦需要安排于巡游开始的地方安排观众的座位以及开幕及闭幕礼的事宜。
香港政府.警方将会封闭巡游队伍所途经的街道以便巡游队伍经过，而消防处亦会提高戒备，以便有突发事故发生时也可迅速应变。
表演团体.主办团体会在巡游前数天，让表演团体在演出场地内练习，以便表演者熟习表演时的环境。
花车装饰承办商.花车装饰的承办商会把货车改装成花车以供巡游之用，