Tillsynsmyndighetens verkställande direktör, Leslie Titcomb, sade i måndags att hon hade fått reda på försäljningen av BHS, då en del av Sir Philips Arcadia-handelsgrupp, genom att läsa tidningarna.
Arcadias företagssekreterare har skrivit på Sir Philips vägnar att hon fick förvarning om försäljningen.
Tillsynsmyndighetens talesman sade att hon hade känt till men med för få detaljer.
Talaren sade: "Vi diskuterade de föreslagna villkoren för ett eventuellt avtal med förvaltare och arbetsgivaren, men vi fick inte tillräcklig information vid den tidpunkten för att bedöma den potentiella inverkan på BHS pensionssystem."
Han tillade: "När vi har inlett en anti-undvikande utredning måste vi se till att inte fördomar vårt fall."
BHS såldes för en Â£1 i mars 2015 till en liten känd grupp affärsmän som heter Retail Acquisitions.
Den kollapsade i administrationen för två veckor sedan med skulder på 1,3 miljarder pund och två parlamentsutskott undersöker den.
Brevet till arbets- och pensionskommittén och kommittén för företags-, innovations- och kompetensval sade att tillsynsmyndigheten hade underrättats via e-post den 6 februari 2015 om att ett beslut hade fattats om att marknadsföra försäljningen av BHS.
Hon informerades också om att "två parter redan hade uttryckt intresse för en lösningsmedelstransaktion och att förhandlingar pågick med dem båda", enligt skrivelsen.
Det sägs vidare att BHS pensionsförvaltare och deras rådgivare senare i februari 2015 informerades om villkoren för den föreslagna försäljningen och träffade den föreslagna köparen.
I brevet anges också att Sir Philip förstod att förvaltarna hade diskussioner om försäljningen med tillsynsmyndigheten i början av mars.
Tillsynsmyndigheten sökte därefter ett brådskande möte för att ta reda på hur den föreslagna försäljningen skulle kunna påverka BHS pensionssystem.
I brevet stod det att ett möte mellan Sir Philip och Pensions Regulatorn ägde rum den 4 mars, där de informerades om "nyckelvillkoren" för försäljningen.
Tillsynsmyndighetens talesman sade: "När vi vände oss till Arbets- och Pensions Select Committee sade Lesley Titcomb att vi inte informerades om bekräftelsen av den faktiska försäljningen av BHS till Retail Acquisitions Ltd förrän den 11 mars.
"Hon förklarade att vi var engagerade med förvaltarna och arbetsgivaren under veckorna som ledde fram till försäljningen, och att vi var medvetna om att en försäljning var en möjlighet."
Under den långa parlamentssessionen sade Titcomb att hon inte kunde svara på specifika frågor om BHS på grund av sin fortsatta utredning.
Hennes team undersöker om BHS tidigare ägare hade undvikit sina ekonomiska skyldigheter mot pensionssystemen.
Brevet svarade också på frågor från vissa parlamentsledamöter om det utdelningsbelopp som BHS betalade ut.
I brevet stod det att sammanlagt 423 miljoner pund hade tilldelats direktörer men att det inte hade gjorts några betalningar under de senaste 12 åren.
Betalningarna återspeglade de "betydande" vinster som företaget hade gjort under de tre åren fram till slutet av 2004.
Tidigare förvaltare av BHS-pensionssystemet ska infinna sig hos riksdagsledamöterna senare denna månad.
Sir Philip Green, den tidigare BHS chefen, säger chefen för Pensions Regulator gav MPs "okorrekt" bevis.