Reference number : 129-2019-2020-Q1-00035, amendment number : , agreement type : C, recipient legal name : Rossland Historical Museum Association, recipient country : CA, recipient province : BC, recipient city : Rossland, recipient postal code : V0G 1Y0, program name english : Documentary Heritage Communities Program, program name french : Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire, program purpose english : The Documentary Heritage Communities Program supports the development of Canada's local archival and library communities by increasing their capacity to preserve, provide access to and promote local documentary heritage., program purpose french : Le Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire favorise l'épanouissement des collectivités des bibliothèques et des archives en développant leur capacité à préserver, à rendre accessible et à promouvoir le patrimoine documentaire local., agreement title english : Map Preservation/Digitization, agreement title french : Préservation et numérisation de cartes, agreement number : 1920-0969, agreement value : 15249.0, agreement start date : 2019-04-10, agreement end date : 2020-03-31, description english : In this project, the Rossland Historical Museum Association will rehouse and digitize the organization’s extensive map collection, including mine tunnel layouts, town site plans, building plans, ski run maps, and more. The majority of the collection is currently rolled and stored in cardboard boxes (not acid-free), or rolled with rubber bands and stored in cubbies, or standing in rolled storage, all of which are not suitable for preservation. The organization will digitize the maps to ensure long-term preservation and access for staff, researchers and the public. To complete this project, the organization will hire an archivist to train staff and volunteers to carry out the work. The training will be offered in the form of two workshops, which will be open to interested members of the public., description french : Dans le cadre de ce projet, la  « Rossland Historical Museum Association » relogera et numérisera la vaste collection de cartes de l'organisme, y compris les plans des tunnels miniers, les plans des sites urbains, les plans des bâtiments, les plans des pistes de ski, et plus. La plus grande partie de la collection est actuellement roulée et stockée dans des boîtes en carton (non exemptes d'acide), ou roulée à l'aide d'élastiques et stockée dans des cubes, ou debout dans des entrepôts roulés, qui ne conviennent pas tous à la conservation. L'organisme numérisera les cartes afin d'en assurer la préservation à long terme et l'accès pour le personnel, les chercheurs et le public. Pour mener à bien ce projet, l'organisme embauchera un archiviste pour former le personnel et les bénévoles qui effectueront le travail. La formation sera offerte sous forme de deux ateliers qui seront ouverts au public intéressé., expected results english : Expected results for this project include data updates and increased public access; two public workshops; 400 digitized maps and 427 flattened and re-housed maps; and volunteers trained on key processes, including basic archival care with a focus on flattening, re-housing, and data gathering for finding aids and a database. Short-term outcomes include updated MemoryBC entries for the entire map collection; finding aids prepared for Research Room, populating MemoryBC, and further public access and knowledge; and a scanned map collection (minimum 400 maps) for additional access and less handling. Long-term results include populating map information into the open-source database for long-term use by staff and trained volunteers; a trained set of volunteers to continue other data gathering/entry for finding aids, online public acess, etc.; a trained set of volunteers to continue similar tasks in the archives for digitization, artwork collection, other documentary heritage collections; and long-term preservation of the map collection, with safer location and access. Also, with the availability of digital files, the organization can populate an online "community portal" planned for 2020, in which the community can view the collection and contribute content and memories to further enhance the collection., expected results french : Les résultats escomptés de ce projet comprennent des mises à jour des données et un accès accru du public ; deux ateliers publics ; 400 cartes numérisées et 427 cartes aplaties et relogées ; et des bénévoles formés sur les processus clés, y compris les soins archivistiques de base, l'accent étant mis sur la mise à plat, le relogement, la collecte de données pour les instruments de recherche et une base de données. Les résultats à court terme comprennent la mise à jour des entrées MemoryBC pour l'ensemble de la collection de cartes ; la préparation d'instruments de recherche pour la salle de recherche, l'alimentation de MemoryBC et un accès public et des connaissances supplémentaires ; et une collection de cartes numérisées (minimum 400 cartes) pour un accès supplémentaire et moins de manipulation. Les résultats à long terme comprennent l'intégration d'information cartographique dans la base de données à code source libre pour une utilisation à long terme par le personnel et les bénévoles formés ; un groupe de bénévoles formés pour poursuivre la collecte et l'entrée d'autres données pour les instruments de recherche, l'accès public en ligne, etc. ; un groupe de bénévoles formés pour poursuivre des tâches semblables dans les archives pour la numérisation, la collection d'illustrations et autres collections du patrimoine documentaire et la préservation à long terme des cartes, en plus grand nombre et dans des endroits et des accès sécuritaires. De plus, avec la disponibilité des fichiers numériques, l'organisation peut alimenter un « portail communautaire » en ligne prévu pour 2020, dans lequel la communauté peut visualiser la collection et contribuer au contenu et aux souvenirs pour améliorer encore la collection., additional information english : nan, additional information french : nan, owner organization : lac-bac, owner organization title : Library and Archives Canada | Bibliothèque et Archives Canada