GENIAC-Team-Ozaki/JaGovFaqs-22k huggingface dataset:
質問: 言葉の誤解はどのような場合に起こりやすいのでしょうか。具体的に教えてください。
回答: 音の似ている言葉や同音異義語に関する場合，文の組立ての理解の仕方による場合，言葉の意味の理解がそれぞれ異なっている場合，送り手と受け手の主観や価値観の違いによる場合などが挙げられます。誤解が起こりやすい場合の具体例を考える言葉の誤解が起こりがちな典型的な例としては，次のようなものが考えられます。
◆ 音に関わる場合話し言葉では，音の似た言葉が同じような文脈で用いられると誤解が生じやすくなります。例えば「１時」と「７時」，「市長」と「首長」などは音が似ているので，それぞれ後者を「ななじ」，「くびちょう」のようにあえて本来とは違うように言うこともあります。同様に，同じ音で意味の違う「市立」と「私立」，「科学」と「化学」なども，「いちりつ」と「わたくしりつ」，「化学」を「ばけがく」などと言って混乱を避ける場合があります。日本語には，同音異義語がたくさんあり，特に注意が必要です。「この計画にはイギがありません。」と言った場合，「異議」なのか「意義」なのかによって，全く意味が変わってしまいます。「この計画には大賛成です。」，「この計画には重要性を感じられません。」などと，別の表現に言い換えて誤解を避けることもできるでしょう。
◆ 文の組立てや文法に関わる場合文の組立てや文法的な問題により誤解が生じる場合があります。例えば「東京へ行く鈴木さんの妹さん」や「高級な紅茶とケーキ」，「姉のように速く泳げない」などは，意味が一つに決められません。どこで区切るのか，意味のまとまりはどうなっているか，それぞれの言葉がどこに掛かっているのかなどが分かるようにする必要があります。また，日本語では主語や目的語が省略されることが少なくありません。省略する場合には，文意がきちんと伝わるかどうかをよく確かめましょう。
◆ 言葉の意味の受け取り方が文脈，状況などによって異なる場合ふだん何げなく用いている言葉が，専門用語として用いるときや厳密に使おうとするときに，別の意味を帯びるような場合もあります。例えば，「学生」という言葉は，学校教育を受けている年代の人たち全体を指して使われることもありますが，法令の用語として使う場合には，大学生と高等専門学校生を対象とし，小学生は「児童」，中高生や専修学校生は「生徒」と使い分けられます。また，状況によっては意味が曖昧になる表現があります。レストランで皿を下げてよいかを聞かれたとき，「結構です。」，「いいです。」といった答えでは，下げるべきかどうか迷うかもしれません。「まだ結構です。」，「もういいです。」などと一言加えるだけで取り違いは防げますし，「待ってください。」や「下げてください。」などとはっきり言えばより確実です。さらに，Ｑ８，９でも見たように，「役不足」，「おもむろに」など，言葉の意味に揺れが生じているものについては，送り手と受け手の間で理解が異なることもあるでしょう。別の言い方を工夫した方が良い場合もありそうです。
◆ 送り手と受け手の主観や価値観の違いによる場合「数日」，「近いうち」，「大きい」などが意味するところは曖昧で，使う人の主観によって解釈が変わります。送り手は２，３日程度のつもりで「数日」と言ったのに，受け手は５，６日くらいと受け止めるかもしれません。場合によっては，はっきりと数字を示す必要があるでしょう。また，それぞれの人の価値観が表れる「おいしい」，「面白い」などの言葉も，同じように意味を共有できるとは限りません。「先週君と行った店よりおいしいと感じた。」や「山田さんや高橋さんも面白いと言っていた。」など，他の判断材料や客観的な観点を添えるなどの工夫が期待されます。
◆ 地域の言葉に関する場合例えば，「ニシ（沖縄方言）」＝「北」，「ホカス（関西方言），ナゲル（北海道・東北方言）」＝「捨てる」などのように，地域の言葉の意味が分からずに生じる誤解があります。地域の言葉と共通語それぞれが持つ機能と効果を考えた上で，使い分けをする必要があるでしょう。
（出典: 文化庁）
質問: 相手の気持ちに配慮したつもりの言い方が，誤解を引き起こしてしまう場合があるというのは，どういうことでしょうか。
回答: 相手の気持ちを害することがないようにと気を配った結果，曖昧な言い方や遠慮し過ぎの表現になって，伝えるべきことが伝わらないような場合のことです。相手の気持ちに配慮する場合にも，情報が正確に理解されているかどうかに留意し，誤解を招かないようにしましょう。気持ちを優先し過ぎると大事なことが伝わらない場合もふだんから私たちは，人間関係を壊さないように，相手に気を使いながら言葉を選んでいます。そうした気遣いのうちの一つに，物事をはっきり言わず，曖昧にぼかす場合があります。例えば，同窓会を開くことになり，その幹事の一人になるよう依頼されたとします。断りたいと思いますが，「お断りします。」や「私はできません。」などとはっきり言うのははばかられるかもしれません。そんなとき，「ちょっと難しいのですが…。」などといった言い方で断ろうとすることはないでしょうか。「事実上不可能」という意味で「ちょっと難しい」と言っているとしても，「難しいけれど可能」と解釈されることもあり得ない話ではありません。また，語尾をぼやかしていることによって，どちらとも付かない印象になり，期待を持たせてしまうおそれもあるでしょう。何かを依頼する際にも，遠慮した言い方によって，伝えるべきことが伝わらないことがあります。月末までに必要な書類の提出を求めるときに，「今月中に御提出くださると幸いです。」と書いたとします。強制的な言い方を避け，配慮のつもりで「幸い」という言い方をしたのに，相手はその意図に気付かず，来月に入ってからでもいいのだろうと考えるかもしれません。「有り難い」，「助かる」といった言い方をしたときにも，同様の誤解が生じる場合があります。断りを入れるときや，相手に必ず果たしてもらう必要のある事柄を伝えるときなどには，その趣旨が相手に伝わり理解されているか，十分に留意する必要があります。正確さを犠牲にして，相手の気持ちに寄り添うことが互いにとって有効に働くことはありますが，言語コミュニケーションの目的を達するためには，自分の考えや意見の趣旨をきちんと表明し，誤解を避ける必要があります。受け取る側に立ったときにも，相手の言おうとしていることがはっきり分からないような場合にはそのまま曖昧にせず，質問したり聞き直したりすべきでしょう。気持ちや感情の行き違いから誤解が生じることも相手への配慮よりも正確に伝えることの方を優先し，はっきりと物事を言ったために，感情的な行き違いが生じる場合もあります。部下が作成した書類の内容が十分でなかったときに，「このままでは受け取れない。」と言うだけでなく，「こことここを修正したらもっと良くなるよ。」や「このまま預かってしまってもいいんだが，もう少し手を入れてみないか。」など，相手の気持ちに寄り添った言い方を工夫できます。部下の仕事が大ざっぱ過ぎると感じたときには，「もっと丁寧に。」と言うだけで終わらせずに，「スピード感のある仕事ぶりは頼もしいね。これからは，細かいところにも目が届くと更にレベルアップできるよ。」などと励ましの言葉を加えれば，相手は指摘を受け入れやすいでしょう。同じ言葉を使う場合にも，伝え方によって，温かく感じたりきつく感じたりすることがあります。例えば，話し言葉で「だめ。」と言う場合，発音の仕方や表情によって，伝わり方は大きく変わるでしょう。くだけた書き言葉なら「ダメー。」など表記を変えることで柔らかな印象にでき，｢打ち言葉」なら絵文字などを添えることで，言葉の奥にあるちょっとした感情を表すこともできます。また，率直な言い方をする前に，相手の気持ちを和らげる一言を添えるといった工夫もできるでしょう。特に目上の人に対してなど，いきなり自分の意見を述べるのではなく，その前に「私がまだ問題の本質を理解できていないのかもしれませんが」や「御判断には深い理由があるのだろうと思いますが」などと加えれば，相手を尊重しつつ，自分の考えを伝えられるかもしれません
（出典: 文化庁）
質問: 伝えようとする事柄の信頼性を高めるには，どうしたらいいでしょうか。
回答: 意見とそれ以外の情報とをしっかり分けて示すことが必要です。その上で，意見以外の情報，例えば具体例として示す事実やデータ，文献などからの引用，他の人が述べた言葉などを示す場合には，それらの出所や典拠などを確認し合い，信頼性を高めましょう。意見と意見以外の情報を区別する仲の良い友人や家族とのちょっとした会話においても，また，大勢の人を対象として何かを説明するような場合にも，互いが話題に挙げる情報が正確なものであることを確かめ合いながら，コミュニケーションを進めることが必要なときがあります。その際には，具体例として示す事実やデータと，互いの主張しようとする意見とを，きちんと区別することがまず必要です。例として，次の文章について考えてみましょう。「交通死亡事故を減らすためには，高齢者の交通事故の防止について検討し，対策を推進していくべきである。」ここには，意見が示されていますが，意見の根拠となる事実が示されていません。裏付けとなる情報がなければ，主張の正当性は伝わりません。次はどうでしょうか。「交通死亡事故を減らすためには，減少傾向にある死亡者のうち，過半数を占めその割合が高まる傾向にある高齢者の交通事故の防止について検討し，対策を推進していくべきである。」意見に加えて，「交通事故による死亡者は減少傾向にある」，「死亡者数の過半数を占め，その割合が高まる傾向にある高齢者」という事実が示されました。これによって，意見が何を根拠としているのかがうかがえます。しかし，意見と事実がしっかりと書き分けられておらず，読み取りにくくなっています。直してみましょう。「交通死亡事故を減らすためには，高齢者の交通事故の防止について検討し，対策を推進していくべきである。なぜなら，交通事故による死亡者は減少傾向にあるが，死亡者数のうち高齢者が全体の過半数を占め，その割合は増加傾向にあるからである。」一つめの文でテーマと意見が示され，二つ目の文で意見の根拠となる事実関係が整理されています。取り上げた具体例や事実の信頼性を高める納得してもらえる意見にするにはどうしたらよいでしょうか。裏付けとして示す情報の信頼性を高めることができれば，説得力のある正当な意見として受け取られるでしょう。まず，根拠となる具体例や事実などの情報をどのように得たのかを示しましょう。さらに，その情報源が信頼できるかどうかも問題になります。公的な機関や学術論文が示すデータなどであれば，比較的，安心して受け止めてもらえるかもしれません。そして，情報の正確さを更に高めるためには，データの具体的な数値などを用いるという方法もあります。それらの工夫を反映してみましょう。「交通死亡事故を減らすためには，高齢者の交通事故の防止について検討し，対策を推進していくべきである。内閣府の「平成 29 年版高齢社会白書」によれば，交通事故による死亡者は減少傾向にあるものの，平成 28 年中の死亡者数のうち65 歳以上の高齢者が全体の54.8％と過半数を占め，その割合は高まる傾向にある（平成 26 年中は53.3％，27 年中は54.6％）からである。」また，誰かの発言，書籍や論文などから，必要な部分をそのまま引用するという方法もあります。話し言葉であれば，誰が，いつ，どのような場でした発言であるのかを付け加えましょう。書き言葉であれば，著者（筆者），書名（論文のタイトル），発行年，出版元，該当ページなど，出典を明確に分かるように示しておくことが必要です。受け取る側に立った場合にも，送り手からの情報についてよく吟味しましょう。意見と事実が区別されているか，述べられていることに根拠があるのか，引用先や典拠が正確であるかなどに留意し，質問などによって確かめることが必要です。信頼が置けないと判断される場合には，その情報を受け入れることに慎重であるべきでしょう。
（出典: 文化庁）
質問: 言語コミュニケーションの上で「分かりやすさ」に配慮するとは，どういうことでしょうか。
回答: 話し手が聞き手に伝えている言葉が，聞き手の持つ知識や洞察力の範囲で，十分に理解できるものになっていることです。「分かりやすさ」を確保するには，必要な言い換えを用いて，難しい表現や独りよがりの言い方を避けることが大切です。難しい表現や独りよがりの表現を避ける難しい表現や独りよがりの表現は「分かりやすさ」を妨げる原因となります。難しい表現とは，その内容について知識を持っている一部の人しか理解できない表現のことです。例えば，「そんな広告の仕方だと，ステマと受け取られかねない。」と言ったとき，「ステマ」という言葉が聞き手に分からないこともあるでしょう。「ステマ」とは「ステルス・マーケティング」の略で，関係者が関係者でないふりをして，商品の良さなどをアピールすること，という意味があります。「ステルス・マーケティング」は問題のある行為であり，それが発覚すれば，その商品や商品を製造する会社に対する社会的信頼が失われます。そこで，知識がない人にも，「そんな広告の仕方だと，関係者であることを隠して宣伝していると思われて，社会的な信頼が失われかねないよね。」などと言い換えて説明し，理解してもらうことが必要になるでしょう。「ステルス・マーケティング」は新しい片仮名語である上に，「ステマ」はそれを略した形です。このような言葉には，特に注意しましょう。書き言葉でそのまま用いる場合には，注記をしておくなどの配慮も必要です。一方，独りよがりの表現として，自分が伝えたい事柄を，前提となる背景の情報などを共有しないまま話すことが挙げられます。例えば，あなたの友人が突然，「「プレミアム」という言葉についてどう思う？」と話し掛けてきたとします。とっさには，きっと曖昧な返答しかできないのではないでしょうか。相手がなぜそのような話をするのか，前提となる情報が分からないからです。「大学で取っている経営学の授業で，周りの人から聞き取り調査をするという課題が出ていて聞くのだけれど，商品名によく使われる「プレミアム」という言葉についてどう思う？」と言ってくれれば，友人がなぜそのような質問をするのか意図が分かります。プレミアムという言葉の印象について，「高級感があるよね。」や「希少価値を感じるよね。」などと，相手の求めに応じた答えができるでしょう。このように，聞き手の知識に配慮した易しい言葉を使い，前提となる背景の情報などを共有するように心掛けることが，「分かりやすい」表現につながります。「正確さ」や「ふさわしさ」との両立の難しさ伝え合うことを目指すやり取りにおいて「分かりやすさ」は重要ですが，万能ではありません。「分かりやすさ」を重視すると，「正確さ」や「ふさわしさ」が損なわれることがあるからです。例えば，八ヶ岳の最高峰である赤岳に登頂してきた人が，どこに行ってきたのかを聞かれたとします。八ヶ岳は赤岳をはじめ，権現岳，阿弥陀あみだ岳，横岳など，長野県から山梨県にかけての幾つもの山々を総称する言い方ですが，相手が特に登山を趣味としていないような人であれば，「八ヶ岳に登ってきました。」と答えれば分かりやすく，情報としても十分でしょう。しかし，登山を趣味としている人に対してであれば，「赤岳です。権現岳から入りました。」などと答えた方が話は弾むかもしれません。また，登山の途中でけがをしている人を見つけ緊急連絡をするような場合であれば，「八ヶ岳に負傷者がいます。」と言っても場所は特定できません。どの山のどの辺りにいるのかを正確に伝える必要があります。また，分かりやすくても，受け入れにくく，状況にふさわしくない言葉もあります。試験の合否を本人に知らせる際，「落ちました。」，「不合格です。」と言えば誤解の余地はありません。しかし，相手の気持ちに寄り添おうと思ったときには「残念ながら…。」，「次で頑張ろう。」などと遠回しに言う方がいい場合もあるでしょう。伝統的に「桜散る」といったたとえが使われることもあります。表現を和らげることで受け入れやすくなるなど，ふさわしい言葉の選択になることがあります。
（出典: 文化庁）
質問: 分かりやすさに配慮する上で，書き言葉と話し言葉では，それぞれどのようなことに注意するといいでしょうか。
回答: 書き言葉は文字で書かれており，繰り返し読むことができます。一方，話し言葉は音声が用いられており，繰り返し聞くことは困難です。そこで，書き言葉は，目で見て意味の取りやすい文字遣いにすること，話し言葉は耳で聞いて意味の取りやすい言葉選びをすることが大切です。漢字の言葉に気を付ける書き言葉の場合，文字の選択が重要になります。漢字は音を表すための平仮名に比べて，意味が取りやすい文字です。そこで，実質的な内容を表す言葉は漢字，それだけでは具体的な意味を表せない言葉は平仮名で表すと意味が取りやすくなります。「視界がわるい時，飛行機はちゃくりくする事ができない。」と書くと，「わるい」，「ちゃくりく」という実質的な内容を表す語が平仮名である一方，「時」，「事」という具体的な時刻や事柄を表すのではない名詞が漢字であるため，読みにくい印象があります。「視界が悪いとき，飛行機は着陸することができない。」とすると，実質的な意味を知るのに漢字を追えばよくなるので読みやすくなります。公用文では，「お祝いを頂く」，「小遣いを下さい」，「冬が来る」など，実質的な意味を持つ動詞として下線部のような語を用いるときには漢字を使いますが，「理解していただく」，「書いてください」，「寒くなってくる」など，動詞を補助するように用いる場合には仮名で表記します。同様に，「とき」，「こと」なども，「時の記念日」，「事を起こす」など，実質的な内容がある場合には漢字を用いますが，それ以外では仮名を用いることになっています。一方，話し言葉の場合，漢語を用いるのは控え目にした方が伝わりやすいでしょう。漢語は漢字の字面から意味を理解するものなので，耳から聞いたとき，一旦漢字に置き換える必要があるからです。特に，同じ音に複数の漢語が対応する同音異義語を使うのは，避けた方が賢明です。例えば，「明日は，好天が予想されます。」という文を耳で聞いただけの場合，「荒天」や「好転」と区別できないかもしれません。同音異義語のある漢語を避け，「良い天気になりそうです」や「晴れるでしょう」などと和語を使って言い換えた方が，誤解は減るでしょう。言葉に隙間を作る書き言葉の場合，視覚から入ってくる情報に気を付けるのが重要ですが，漢字だけでなく，読点の使い方も「分かりやすさ」を左右します。読点は文の中に意味のまとまりを作る働きがあるので，読点のそうした視覚効果を利用することも大切です。例えば，次の文に１か所だけ読点を打ってもよいとするならば，どこに打つでしょうか。「自分を演出するのは自分しかいないと最近よく感じます。」話題や主語をはっきりさせることを意識すると，一般的には次のように，助詞の「は」の後に打ってしまいがちです。「自分を演出するのは，自分しかいないと最近よく感じます。」しかし，「分かりやすさ」を重視するなら，考えていることを引用するように独立させた方が読みやすくなります。「自分を演出するのは自分しかいない，と最近よく感じます。」一方，話し言葉の場合，話すときの間まが重要になります。原稿に書かれたことをそのまま読み上げると頭に入らないのは，話すときの間が失われ，聞き手が十分に考える時間がなく，話が次に進んでしまうからです。人前で発表や講演などをするのであれば，原稿にあらかじめ「ここで間を置く」といったことをメモしておくといった工夫ができるでしょう。また，原稿に頼らずに話すような場合は，冒頭で話の枠を設定し，その枠に従って間を設ける方法があります。例えば，ある商品の良さを説明する場合，「この商品を是非お勧めしたい理由は三つです。」というように枠を決めた上で，「一つ目は…。」と順に理由を説明していきます。一つの枠を話し終えるたびに間を取り，話のまとまりを明確にすると，話し手の言うことを聞き取りやすく，また，頭に入れやすくなります。大切な事柄を話す直前に間を取れば，内容を強調する効果もあるでしょう。
（出典: 文化庁）
質問: 人の話を十分に理解できないことが多いと感じています。受け手の立場で，相手の話をきちんと理解するためには，どのようなことに気を付けたらいいでしょうか。
回答: まずは，注意して聞くための工夫をしましょう。それでも理解できないなら，相手の話に明確でないところがあるか，話の内容が自分にとって新しい情報であるために，推測することが難しいのかもしれません。理解できた部分とできなかった部分を相手に伝え，質問するといいでしょう。注意して話を聞くために注意を集中することは，誰にとっても簡単なことではありません。特に，多くの聞き手がいる中で，自分に直接関係のない一般的な話題を聞いているような場面では，集中が途切れがちです。相手の話が，現在の自分にどのような意味があるのかに注目し，話題を自分に引き付けて考えてみると注意を持続させることができ，かつ内容も覚えられます。また，話を聞いているときにメモを取ることなども注意を持続するための方法として有効です。メモを取る場合には，全てのことではなく，何が重要で何が重要でないか，自分が何を知っていて何を知らなかったのかを判断して書きます。つまり，メモを取るには，聞きながら判断し書くといった高い水準の知的活動を自身の内面で活発に行うことが必要になり，自然と話に集中できます。相手の協力を得るためにしっかり注意して相手の話を聞いていたのにもかかわらず，相手の話の内容が理解できないこともあるでしょう。一つは，話し手の配慮が足らない場合です。そのようなとき，相手の話し方のせいにしてしまうのは簡単ですが，それでは円滑な伝え合いは成り立ちません。話し手と聞き手双方の努力があってこそ，望ましい伝え合いは実現します。話し手の協力を引き出すために，話をしている途中で自分がどこまで理解しているかを相づちやうなずき，首をかしげることなどによって相手に伝えましょう。話し手がそれらに気付けば，話す内容をより適切に変えてくれる可能性が出てきます。一方，相づちなどの効果がない場合には，話が一段落したときに言葉を使ってはっきりと質問してみましょう。その際には，自分にとって必要な情報を相手から引き出すように尋ねます。例えば，正確に理解する必要がある会話の場合など，一部でも分かったことがあるときには，「ここまではよく分かりました。」，「この部分は理解できました。」と相手に伝え，きちんと話を聞いていたことをアピールします。そうすれば，相手もどこまで理解されているかを把握できるでしょう。また，相手は最初から説明し直す必要がなくなり，精神的な負担が少なくなります。そして，分からなかった点を質問すれば，相手はその点のみ答えればいいので，積極的に対応してくれるでしょう。また，自分にとって新しい話題であるために理解が難しい場合には，「この件についてはよく知らないので，一つずつ確かめてもいいですか。」といったように，相手に配慮を求める発言をすることもできます。どちらの場合にも，自分が努力して行っていること，話を傾聴していることを見せて，相手の協力を得ることが重要です。そのために，メモを取りながら相手の話を聞き，そのメモを見ながら相手に質問をすることなどによって，自分はこの話合いを重要だと考え，理解しようとしているという態度を示せます。そのような態度によって，相手の協力や配慮を引き出すことができるでしょう。このように，円滑な伝え合いのためには，話し手だけなく聞き手の傾聴する態度や工夫が必要です。また，会話では話し手と聞き手は目まぐるしく役割を交代します。聞き手は常に聞き手の立場であるというわけではありません。分からないことがあったら，話し手の立場に立って尋ねてみましょう。さらに，送り手，受け手という役割を果たすだけでなく，伝え合っている状況そのものを客観的に観察する視点を持つよう努めることも大切です。伝え合いがどのような段階にあるのか，自分の理解がどこまで進んでいるか，そのことを相手がどれくらい分かっているかなどを，第三者的な視点から把握するよう心掛けることが伝え合いを助けるでしょう。
（出典: 文化庁）
質問: 「話が難しい」とか「話が飛ぶ」などとよく言われてしまいます。送り手の立場で，きちんと話を伝えるには，どのようなことに気を付けたらいいのでしょうか。
回答: 話がうまく伝わらない理由には，語彙や文法，文脈の問題などがありますが，話題やその前提となる情報が十分に共有できていないことも考えられます。話が飛ぶと言われるのは，送り手であるあなたが分かっていても，受け手には前と今の話題のつながりが理解できないためかもしれません。話題を共有する私たちは，よく知っている人たちや同じくらいの年代，同じ地域に住んでいる人たち，同じ職場の人たち，家族などとの間では，余り滞ることなく円滑に話ができます。言い換えると，伝え合っている話題に関して，情報が共有できている人たちとは，言葉を重ねなくとも物事は通じます。例えば，ある会社で，試作中の新製品について，耐久能力のデータを取っている部署があるとします。その中では，「あのデータ，どうだったかな？」と尋ねただけで，「あのデータ」が皆で取り組んでいる耐久能力のデータであることは容易に聞き手に通じ，相手はきちんと答えてくれるでしょう。円滑な言語コミュニケーションとして成立し，ストレスを感じることはありません。しかし，ふだんの様々な人たちとの伝え合いは，話題が元々共有されているような場合ばかりではありません。むしろ，話題を共有することに多くの言葉を費やさなくては，伝え合うことができない場合の方が多いのです。面倒なことですが，それをしないと言語コミュニケーションはうまくいきません。相手への歩み寄りを心掛ける話題を共有するのは面倒なことです。なぜなら，既に自分が知っていることを言葉に表現しなくてはならないからです。しかし，円滑な伝え合いを実現するためには，言いたいことを言うだけではうまくいきません。相手に歩み寄ることを意識して言葉を使うことが求められます。私たちそれぞれの知識は，元々同じではありません。例えば，大人と子供や教師と生徒，上司と部下，医者と患者，説明する人とされる人などでは，一般的に前者の方が知識量は多いでしょう。そうすると，知識量が多い立場の人は，少ない人と話題を共有するために，相手に合わせた説明をする必要があります。また，私たちは自分の頭の中に話したいアイデアがあって，それらを言葉によって表現します。その際，自分では「誰が何をどうした」ということをよく分かっているなら，つい省略したくなるかもしれません。しかし，相手の頭の中は自分と違います。例えば，自分が見てきたことを「花をもらってうれしそうだったよ。」と話しても，同じものを見ていない相手には「誰が誰に花を贈って，誰がうれしそうにしていた」のか分かりません。相手の知識や理解に配慮して，自分の伝えたい情報を，過不足なく言葉に表現することによって円滑な伝え合いが成立します。そして，人間の知識は一つ一つの情報がばらばらに並んで保存されているのではありません。情報同士は，それぞれ網目のように（ネットワーク状に）つながっています。また，そのつながり方には個人差があります。話している当人の頭の中ではＡという事柄がＢという事柄とつながっていても，聞き手の中で同じようにつながっているとは限りません。聞き手は，話し手が考えているのとは全く別の方向に話が進むと予想しながら話を聞いている可能性もあります。そのつながりを，その都度言葉で説明し，相手の予想をうまく修正しつつ進めないと「話が飛ぶ」ことになってしまいます。もし，話題を変えるのであれば，「ところで」，「それはそうと」などの接続詞を使って，別の話題に移ることを知らせる必要もあるでしょう。うまく伝え合うためには，相手がどこまで理解しているのかを推測する必要があります。相手の言葉や様子からだけでは分からない場合には，「ここまではいいですか。」や「何か質問がありますか。」などと確認してみましょう。あなたの確認をきっかけに，相手は理解していない箇所について質問しやすくなるでしょう。歩み寄るとは，これらの工夫を重ねることです。
（出典: 文化庁）
質問: 相手の持っている知識や情報が十分でないと感じられたり，相手の理解の程度が分からなかったりするような場合，どのような工夫ができるでしょうか。
回答: 相手の知識や情報の不足を補うには，相手の反応や確認の質問などを手掛かりとして，自分の伝えている言葉を聞き手がどこまで理解できているかを確かめようと努めることが必要です。聞き手の理解の度合いが確認できたら，それに合わせて知識や情報を示すことも大切です。「理解が難しい」という合図を察知し，対応する相手が「分かりません」，「詳しく教えてください」などと言ってくれれば理想的です。しかし，相手がはっきりと言わない場合でも，互いの知識や情報の差を埋めるためには，相手の反応を知ることが重要になります。対面での伝え合いの場合なら，相手の反応が直接的に分かるので，首をひねったり，うなずきが止まったり，目が泳いだり，相づちがぎこちなくなったりするなど，何らかの手掛かりがあるものです。話し手は，聞き手のそうした合図，言わば「理解困難シグナル」を察知し，相手に不足していそうな知識や情報がないかどうか，質問によって確認し，知らないようであればそれを補充する必要があります。言葉そのものではない，言葉の周辺にある様々な情報が，言語コミュニケーションを円滑に進める上で役に立ちます。相手の知識が不足していることが分かった場合には，「昨日，聞香の体験に行ったんだ。あっ，聞香って知ってる？「こう」はいい匂いの｢お香｣，のこと。｢新聞｣の｢聞｣と書いて，「ぶんこう」とか「もんこう」とかって言うんだ。お香をたいて，その香りをかぎ分けたりして味わう伝統的な遊びなんだ。「香を聞く」って表現するらしいよ。」といったように，質問したり知識を示したりして，相手が理解できるよう助けるとよいでしょう。また，話題に関する情報が不足していることが分かった場合には，「あの書類はどうなっているかな？あの書類って，昨日頼んでおいた税金の申告書のことだけど。」といったように前提となる背景の情報を補足すると聞き手の理解も進むでしょう。このように，相手の「理解困難シグナル」を敏感に察知し，その原因となっている知識や情報を相手に確認し，伝え合いを進めていく必要があります。疑問文を活用するさらに，対面であるかないかに限らず，相手が知らないであろうと予想される知識を示すとき，それを最初に疑問文で提示してしまうのも一つの方法です。「聞香ってやったことある？ないんだね。実は，私もついこの間までやったことがなかったんだけど，お香をたいて，その香りをかぎ分けたりして味わう伝統的な遊びなんだ。それでね…。」といったように，相手が知らないと思われる，あるいは，知っているかどうか分からない「聞香」という言葉を先に疑問文で確認してしまうと，そのあとの話の展開が楽になります。また，相手に考えさせるのも，一つの方法です。「あの書類はどうなっているかな？あれだよ，あれ。そう，昨日頼んでおいた税金の申告書のこと。あの書類，もう処理してくれた？」といったようにです。相手がどのように理解しているか分からないからといって，一方向的に情報提供をすると，どうしても話し手自身の情報を表現することに熱中してしまいがちになります。その結果，聞き手がどのように理解しているかの確認がおろそかになりかねません。そこで，話している言葉に意識的に疑問文を挟むことによって，相手の理解を確かめる習慣もでき，知識や情報の差が自然と埋まるようになります。相手にとっても，ただ受け止めるだけではなく，自ら考えて情報を整理し，送り手の側に立つ必要が生じますから，話題に対してより積極的に関わることができるでしょう。
（出典: 文化庁）
質問: 広く知られていない片仮名語は使わないよう努めていますが，「ガバナンス」や「インキュベーション」など，言い換えると正確な意味合いが表せないものはどう扱うべきでしょうか。
回答: 広く定着しているものは別として，外来語や外国語などの片仮名語を安易に使わず，分かりやすい表現を用いることが大切です。ほかの言葉に置き換えることが難しく，余り一般的でない片仮名語を用いる必要がある場合には，その言葉の前か後に意味を添えたり注を付けたりしましょう。「インキュベーション」が分かる人は１割に満たない世論調査⑲⑳で120 の外来語の理解度や使用度を調査したところ，「意味が分かる（計）」と回答した人は「ガバナンス」で20.0％，「インキュベーション」で9.2％でした。これらの言葉を理解できる人は限られています。相手が理解できるかどうかを十分に意識して，慎重に用いる必要があるでしょう。どうしても使用しなければならないときには，「組織をまとめる上での管理・監督等の機能を指すガバナンス」，「インキュベーション（起業家の育成や新しいビジネスの支援）」といったように，説明を併記したり，注を付けたりするなどの工夫が求められますもちろん，広く定着している片仮名語もあります。同じ調査では，９割以上の人が「意味が分かる（計）」と回答した語が「ストレス」，「ボランティア」，「リサイクル」，「サンプル」など14 ありました。こうした語は，相手の理解に配慮した上で，そのまま用いても問題ないでしょう。不特定多数の人を対象とするときや話し言葉では特に注意を日本語は，古くから外国の言葉を取り込んで豊かになってきた言葉です。近代以降，一気に増加した片仮名語も，表現の幅を広げ，スポーツや音楽，料理に関する言葉などによって生活を活性化してきました。また，専門家同士では，片仮名語を用いた方がより的確に伝え合えるかもしれません。しかし，片仮名語には，円滑な伝え合いを阻む側面があります。世論調査㉔Ｑ7 で「日頃，読んだり聞いたりする言葉の中に出てくる外来語や外国語などの片仮名語の意味が分からずに困ることがあるか」を尋ねたところ，「よくある」（21.0％）と「たまにはある」（57.5％）を合わせた「ある（計）」は78.5％という結果でした。特に，公の機関が一般の人々に向ける情報には，十分な注意が払われるべきです。世論調査㉒Ｑ15 で，「官公庁の広報やパンフレットなどを，分かりやすいものにするために，外来語・外国語については，どのようにするのが良いか」を尋ねたところ，「積極的に使う」は7.1％にとどまっています（グラフ）。現在，国の府省による白書などにも，一般に認知度の低い，あるいは，使う必然性に欠ける片仮名語が使われる傾向があります。片仮名語でないと正確さや微妙なニュアンスが表現できないと感じる場合であっても，安易には用いずに，できるだけ分かりやすい漢語や和語に言い換えるよう努めましょう。言い換えが難しい場合には，説明や注釈を付けることが必要です。なお，書かれたものを読んでいて分からない言葉にぶつかったときであれば辞書などで調べられるかもしれませんが，話を聞いている場合にはそれができません。意味の分からない片仮名語は耳慣れないことも多く，一度聞いただけでは，言葉そのものを聞き過ごしてしまうおそれもあります。特に，一方的に話すような説明や講演などでの片仮名語の使用には，より慎重になった方がいいでしょう。「外来語言い換え提案」（平成 18 年 国立国語研究所）「外来語言い換え」で検索「ガバナンス」は「統治」，「インキュベーション」は「起業支援」等に言い換えています。
（出典: 文化庁）
質問: 互いが聞き取りやすい，また，読みやすい情報にするには，話し方や文書の作り方などにおいて，どのようなことに気を付けたらいいでしょうか。
回答: 伝えたいことを絞り込み，要点が分かりにくくならないように，文の長さに注意し，簡潔な表現を心掛けます。話し言葉では，間の取り方や話す速度，声の大きさや抑揚などに，書き言葉では，文字の大きさや読みやすさ，字間，行間などのレイアウト，符号の使い方などに工夫ができます。一文を簡潔にし，接続詞を活用するまず，あらかじめ伝えたいことを絞り込みましょう。その上で一文が長くなり過ぎないようにする工夫が効果的です。これは，話し言葉，書き言葉に通じることです。例として，次の文を見てみましょう。「昨日御報告したとおり，Ａ社の担当の方から，一昨日行われた会議で，当社には工事を発注できないという結果になったと聞いて，大変残念に思っておりましたが，もう少し詳しく事情を尋ねたところ，必ずしも最終的な決定ではないということが判明しましたので，どうしたら我が社で受注できるのか，もう一度対策を練り直して，課を挙げて受注の実現に努力してまいります。」一度にこのように話されたら，一文の中に幾つもの情報があるため，意味がつかみにくく感じられるのではないでしょうか。日本語では，動詞の連用形や，接続助詞の「が」，「ので」，「て（で）」などを用いることにで，文を切らずに長く続けることができます。しかしそうなると，何を言おうとしているのかが分かりにくくなることも少なくありません。また，必ずしも伝える必要のない内容も含まれています。余計な情報を落として一文を簡潔にし，接続詞等で結ぶことによって，より意味の取りやすい言い方を工夫できます。もちろん，文を短くするからといって，必要な情報を落とすことがないように気を付けましょう。上記の文であれば，例えば次のように直せるでしょう。「昨日，Ａ社から当社には工事を発注できないという連絡があったと御報告しました。しかし，これは必ずしも最終的な決定ではないとのことです。ついては，対策を練り直し，課を挙げて受注の実現に努力してまいります。」受け取る側の立場を想像して小さな子供に向かって，大人に対するのと同じような話し方はしないでしょう。言葉と言葉との間隔を長めに取り，ゆっくりと，少し大きく，高めの声で話し掛けるよう意識するかもしれません。相手が子供でなくても，ふだんから受け取る側に合わせた話し方を心掛け，間の取り方，話す速度，声の大きさ，抑揚などを意識することが必要です。相手の年齢や人数，どのような人たちか，打ち解けた場面か，かしこまった場面かなどによって，話し方は変わります。大切なことを伝える部分では，その手前で間を取ったり，話す速度を緩めたり，声を大きくして，前後と声の高さを変えたり，何度か繰り返して伝えたりするなどの工夫ができるでしょう。同様に，書き言葉においても，受け取る側にとって読みやすくなるよう工夫しましょう。文書や印刷物のレイアウトやデザインに，絶対的な基準はありません。目的と対象を意識して，文字の大きさ，フォントの種類，１行当たりの文字数，１ページ当たりの行数などを調整します。次の行に目を移しやすい１行の長さと行間になっているか，一つの数字が２行に分かれていないかなどを意識しましょう。子供やお年寄りが対象であれば，文字を大きくし行間を広めにとる方がいいかもしれません。手書きの場合には，字に誤りがないか，また，相手が読み取りやすい文字になっているかを意識しながら書きましょう。内容によっては，図やグラフ，イラストなどを挿入するのも効果的です。複数の色が使える場合には，配色によって読みやすくも読み取りにくくもなることに注意しましょう。また，符号の使い方などにも工夫が必要です。特に，様々な括弧（〈〉【】〔〕「」『』），コロン（：），セミコロン（；），ダッシュ（―）などの符号については，文書の中で，統一的な使い方を定めて，効果的に活用しましょう。
（出典: 文化庁）
質問: 「論理的」な伝え合いとはどういうことでしょうか。また，論理的に伝え合うには，どのようなことを心掛ければいいでしょうか。
回答: 論理的な伝え合いとは，互いに伝えるべき結論を明確にし，具体的な根拠と共に筋道を立てて示すことです。根拠は，結論と正しく結び付くものにすべきです。互いに納得できるよう，自身の経験や見聞，データなどから見いだした意義を根拠として，意見を裏付けましょう。結論と正しく結び付く根拠を示す論理的な伝え合いには，主張となる「結論」が必要です。しかし，言いたいことを言い合うだけでは，単なる意見表明にすぎず，異なる意見を持つ人との間で理解を図ることは難しいでしょう。例えば，「来月，野菜の価格は高騰する。」とだけ言われても，真偽は不明です。理由が全く示されておらず，「根拠の明確でない推測」にとどまっているからです。根拠を示す必要があります。「昨日，スーパーで田中さんという人がそう言っていた。」これは，自分が経験した事実を示しているものの，「田中さん」という人物の情報がない上に，その言葉にも裏付けとなるものがありません。根拠としての妥当性を欠いています。「昨日，スーパーで，野菜売場担当の田中さんがそう言っていた。」こうなると，少し説得力があるかもしれません。野菜売場の担当者であれば，野菜の価格のことに詳しいはずであるということが常識的に考えられるからです。専門家の発言などは，根拠として有効に用いることができる場合があります。ただし，その人の言うことに信頼が置ける，ということが前提となるでしょう。この例の場合，スーパーの店員である田中さんは，その日に野菜をたくさん売るためにそう言ったのかもしれません。中立な立場からの発言でなければ，十分とは言えません。もっと信頼性が高く，結論を正しく導き出す根拠を示す方法はないでしょうか。例えば，より具体的なデータや過去の経験，記録などを示すのが効果的です。「昨日，スーパーで，野菜売場担当の田中さんがそう言っていたので調べてみたところ，今月は，天候不良のために，野菜の主な産地での日照時間が例年の5 割を切っていた。過去，同様の場合にはほとんど例外なく，翌月になると野菜の価格が高騰している。」このように言えば，信頼度の高い根拠になるでしょう。さらに，気象庁の発表したデータや，具体的な野菜の種類と産地，過去の価格高騰との数値による比較などを加えれば，より信頼性の高い裏付けになりそうです。データなどを示す図やグラフなどを用いれば，もっと説得力が上がるでしょう。ただし，日照時間と野菜の価格に連動が認められるとしても，日照時間が短かった翌月には，必ず野菜が高騰するという関係を証明することは，容易ではありません。データが示していることを読み取る際には，「Ａが生じることで，必ずＢが生じる」といった因果関係と，「ＡとＢとの間には関係があり，連動する」といった相関関係とを混同しないように留意しましょう。論理的な伝え合いを支える経験や感性，想像力「来月，野菜の価格は高騰する。」という意見が根拠となって，次に取るべき行動や考え方を促す新たな意見が生まれることもあります。例えば「野菜は，今のうちに買っておいた方が良い。」といったように，更なる主張につなげることもできるでしょう。論理的な伝え合いは，意見とそれを正しく導き出す根拠の組合せを積み上げながら，行われるものです。しかし，同じ事実や推測から，いつも一つの意見だけが導き出されるわけではありません。例えば，上記のほかにも，「より安価な海外の野菜を輸入しておくべきである。」や「冷凍野菜を積極的に活用すべきである。」など，あるいは，「日照時間に生育を左右されないよう野菜の品種改良を進めるべきである。」や「野菜は諦めて，肉や魚，穀類を食べよう。」といった，様々な意見に結び付く可能性があります。論理的でさえあれば説得力のある意見になる，というわけでありません。実際に論理的な思考を展開していく際には，その人の経験や感性，想像力などが影響するということも覚えておきましょう。
（出典: 文化庁）
質問: 文章や話を分かりやすくするための組立ての例を教えてください。
回答: 最初に結論を簡潔に述べるか，結論を引き出すような問題提起をします。その上で，根拠となる具体的な論点を幾つか挙げて説明し，結論が妥当であるということを段階的に明らかにすることで，納得してもらえるようにしていくという方法があります。段階的に具体性を高めるように文章や話を組み立てる論理的な伝え合いを行う上での表現方法は，目的や相手によって，その都度選ばれるもので，様々な組立て方があります。ここでは，効果的な表現手法の一つとして，最初に結論となる意見や考えを抽象的に示した上で，段階的に具体性を高めていくという表現手法を取り上げます。そのうち，分かりやすい組立ての例として，４段階での表現手法を紹介しましょう。例えば，ある映画が面白いことを文章や話で伝えたい場合，最初に「面白い」という結論を伝えます。抽象的なキーワードですが，明確な結論を示すことで相手に「そうなのか」と関心を持ってもらいましょう（第１段階）。次に結論の根拠として，相手が「なるほど」と理解を示してくれるような「面白かった場面」を具体的に幾つか挙げます（第２段階）。そして面白かった場面について詳しく分析し，「どこがどのように面白かったかの説明」を加えることで，相手から「それもそうだ」という共感を引き出すよう試みます（第３段階）。さらに，「それは間違いない」と相手に確信を持ってもらうためには，「多くの人が支持している面白い場面」を客観的な裏付けとして加えます（第４段階）。主張となる「結論」を話の冒頭で伝える方法は，分かりやすく論理的に伝え合うためのコツの一つです。日本では，伝統的に「序論・本論・結論」，「起承転結」といった構成の考え方が用いられてきたため，文章や話の最初に結論を述べるのは，ためらいがあるかもしれません。一方，聞き手や読み手の立場になると，結論を最初に知ることによって，その後の話も関心を持って聞いたり読んだりできるでしょう。その際に，聞き手や読み手が「関心」→「理解」→「共感」→「確信」と段階的に納得できるように工夫すれば，その後の話も興味を持って聞いたり読んだりしてもらえるでしょう。こうした４段階での表現手法が使われている場として，国民の誰もが関わる可能性のある裁判員裁判を挙げることができます。論理的な伝え合いが行われる典型的な場の一つである裁判では，「起訴状朗読」，「冒頭陳述」，「証拠調べ」，「論告・弁論」の順に，具体性を４段階で高めていく表現手法が用いられています。組立てを考える前に文章や話を分かりやすい内容にするには，まず，対象となる相手が誰であるのか，伝える目的は何であるのか，どれくらいの量や時間で伝えるのかを見極めることが大切です。これらの条件によって，この後の組立てが左右されるからです。伝える相手がどんな人で，何を知りたいと考えているのか，また，どのくらい詳しく知らせる必要があるのかによって，具体性の深め方は変わるでしょう。また，少ない字数や紙面で伝えるような場合や，僅かな時間で説明しなくてはならないようなときには，先に紹介した４段階での表現手法であれば，「共感」や「確信」を得る第３，４段階までにはなかなか進めないかもしれません。条件によっては，初めから相手の「関心」と「理解」を得る第１，２段階までを意識するなど，組み立て方を工夫した方が効果的です。なお，表現手法には，先に紹介した４段階で具体性を高めるもののほか，主張・データ・論拠の３点を結ぶように論を展開する方法などがあります。「特定の課題に関する調査」（平成 25 年 国立教育政策研究所）「特定の課題に関する調査」で検索「論理的に思考する力の育成状況」に着目した調査報告書で，裁判審理と国語力について関連項目があります。
（出典: 文化庁）
質問: 言語コミュニケーションの上で「ふさわしさ」に配慮するとは，どういうことでしょうか。
回答: 言語コミュニケーションを円滑に行うには，伝え合う相手の気持ちに配慮する必要があります。敬語や親しみを込めた言葉遣いを用いることとは別に，伝える情報そのものについても，相手や状況・場面に合った「ふさわしい話題や言葉」を選ぶことが大切です。相手の気持ちを思いやる想像力をその言葉や表現自体には問題がなくても，使用する場面や状況によっては，不快な思いをさせたり，違和感を抱かせたりする場合があります。台風が多い年を「台風の当たり年」と言うことがあります。本来「当たり年」は農作物や果実などの収穫が多い年を指します。それを自然災害に関して用いるのは，比喩表現として適切でないというだけでなく，台風の被害に苦しんでいる地域の人の心情を傷つけるおそれがあります。「自殺の名所」というたとえはどうでしょうか。美しい風景や有名な古跡をいう「名所」を「自殺」と組み合わせるのには，違和感を覚える人も少なくないはずです。こうした言い回しは，人を傷つけるために意図的に使われているわけではありません。単にデータとして捉えたり，反語的に用いたりする分にはむしろ効果的なこともあるでしょう。ただ，その場合にも，文脈などを慎重に考慮する必要があります。そのほかにも，球技などで器用な技術を持っている選手に対し，「○○選手は，小細工がうまいですね。」などと言うことがあります。「小細工」は「細々こまごまとした手先の仕事」という意味ですが，「根本的でないその場だけの策略」といった意味で用いられることもあります。褒めているつもりでいても，本人が後者の意味で受け取ったら，余りいい気持ちはしないでしょう。言葉の意味には広がりがあります。自分の意図とは異なった意味で受け取られないか，注意する必要があります。特定の言い回しをリストアップしておき，それさえ避ければよいというものではありません。言語コミュニケーションは，相手（聞き手・読み手）の気持ちにどこまで寄り添えるかが常に試されているとも言えます。ふさわしい言葉・表現を選択するには，相手を思いやる想像力が不可欠です。なお，冠婚葬祭の場面など，社会的な慣用に沿った言葉遣いが必要となるときもあります。書き言葉においても，手紙，書類などでは，定型に合わせて書くことが求められるときがあるでしょう。型に沿った言葉遣いをすることが，ふさわしさの要になる場合も少なくありません。「正確さ」や「分かりやすさ」との両立言語コミュニケーションにおいては，相手にとってそもそも受け入れにくい内容を伝えなければならないことも少なくありません。仕事上の評価，経済状況，病状など，相手が置かれている深刻な状況をありのままに伝えると，伝え合いを拒否されるような事態が予想される場合もあります。そんなときは，伝えるべき事柄を少し曖昧に表現したり，部分的に省略したりして受け入れやすくし，衝撃を和らげる手立てを講じたいものです。正確さを抑えることによって受け入れやすくする工夫です。ただ，受け入れやすさばかりを優先すると，その状況を乗り切るために必要な情報が伝えられません。最も大切な事柄がぼやけてしまうこともあります。相手の反応を見ながら，徐々に正確さを高めていく努力を怠らないようにしましょう。また，分かりやすい表現を使おうとすると，ふさわしさを欠いてしまうような場合があります。「台風の当たり年」，「自殺の名所」といったたとえがよく使われるのは，それが分かりやすいからです。たとえ（比喩表現）を使った説明は，分かりやすさを向上させます。しかし，そうした効果を求めた結果，相手や場面に対してふさわしさを欠いた表現につながることがあるのです。分かりやすさを求めてエピソードやたとえを使うときは，古過ぎる価値観や型にはまった捉え方，人を蔑む意識など，誰かを傷つけてしまうような偏った内容がないか，相手や場面にふさわしくない考え方が含まれていないか，よく吟味することが肝要です。
（出典: 文化庁）
質問: 相手に受け入れてもらいやすく，感じ良く伝えるには，どのような言葉の選び方をすればいいでしょうか。
回答: 文法や意味の面で誤りがなく，また適度な距離をとるための敬語をきちんと使っていても，結果的に相手の気分を害してしまうことがあります。ある言い方を自分が聞き手として受け止めたときに誤解してしまう余地はないかどうか，客観的に捉え直してみる習慣を付けましょう。自分の言葉を客観的に捉え直す言葉には，気持ちが反映されます。気持ちのない言葉は，時として軽く，また冷たく感じられます。では，自分が感じたことや思ったことをそのまま誠実に，文法的な誤りのない形で，かつ適切な敬語を用いて表現すれば，何の問題も生じないのでしょうか。それは確かにとても大事なことではあるのですが，しかし不十分な場合があります。言葉には常に誤解の余地があり，感じの良さ・悪さについても，誠意を込めて話したのにもかかわらず，思わぬ誤解を与えてしまうことがあります。万能の解決策は残念ながらありませんが，ある言い方を自分が聞き手として受け止めたときに誤解してしまう余地はないかどうか，客観的に捉え直してみる習慣を付けるのが，一つの方法でしょう。「近くまで参りましたので，ついでに寄らせていただきました。」と発言した話し手の心の中には，ある別の用事が優先順位１番目で，こちらへの訪問は２番目，という自分なりの現実的なランク付けが実際にあったのかもしれません。あるいは，この訪問のためだけにわざわざ来ましたと伝えると相手が負担に感じてしまうかもしれないから，あえて「ついでに」を用いて表現するという気遣いが働いたのかもしれないでしょう。しかし仮に，自分のところへの訪問が「ついでに」という扱いで報告されたらどう感じるか，一度立ち止まって考えてみてもよいのではないでしょうか。ただし言語コミュニケーションは，話し手と聞き手の両方で作り上げていくものです。たとえこのような言い方をされた場合でも，「きっと相手に悪気はないのだろう」という聞き手としての寛容な心を，一方では持ち続けていたいものです。相手の個人的な領域に入り込み過ぎない日本語を使うときの習慣の一つとして，相手（特に目上）の心の中の願望や欲求を直接的に表現したり尋ねたりすることは避けるというものがあります。世論調査⑨Ｑ19(1)では，上司に対して「コーヒーがお飲みになりたいですか」と尋ねることに対して「失礼だと思う」と回答した人が52.0％でした。自分の気持ちを「コーヒーが飲みたい」と表すことはできても，相手に対して同様の形で尋ねることは，はばかられるのです。このような場合，「コーヒーをお飲みになりますか。」や「コーヒーはいかがですか。」など，「…たい」を用いない言い方をすれば，受け入れられやすいでしょう。「敬語の指針」では，敬語の形自体に問題がないとしても，目上の人に対して，その能力，意思，願望などを直接尋ねることは避けるよう勧めています。「部長は，フランス語もお話しになれるんですか。」や「課長は，夏休みにはどこへいらっしゃるつもりですか。」などを避けておく方がいい言い方として示しています。また言葉の言い回し以前に，そもそもそのようなことを尋ねるのは失礼だという場合もあります。世論調査⑨Ｑ19(2)では，上司に対して「いい時計ですね。幾らしましたか」と尋ねることに対して「失礼だと思う」という回答が，77.5％にも上りました。場面や状況，相手との関係にもよりますが，かなり親しい間柄でない限り，相手が買ったものの値段をあからさまに尋ねることは，多くの人が避けようとしています。願望や欲求，そして持ち物の値段などは，個人的な領域に関わることと言えるでしょう。相手の個人的な領域に入り込み過ぎると，失礼な印象が生じてしまうのです。
（出典: 文化庁）