在主文档中，点击打开邮件合并任务窗格。如果没找到，就打开工具菜单，在列表中选择邮件合并。 Office中的邮件合并是分步骤进行的，这样能准确、清晰地引导用户完成邮件合并。  首先选择文档类型。点击最切合的文档类型，然后点击下一步。 选择“开始文档”（即主文档）。如果你每一步都操作正确的话，这时应该能够看到“使用当前文档”的选项，单击该选择。然后点击下一步。 这就是你之前创建的数据文件，选择合适的单选按钮，点击下一步查找数据文件，然后将其与主文档连接起来。 如果你想用Outlook地址簿的话，就点击那个选项。 Office允许选择或取消选择整行数据，这样你就能在数据文件中自由选择想要与主文档合并的信息，当信息繁多的时候，数据文件带来的便捷就能进一步体现出来。选择完成后，点击下一步。 数据可通过每一列的名称来筛选。信息繁多的时候，通过名称筛选就会显得尤其快捷。 点击下一步后，程序会要求你创建数据文件（如果你还没有创建的话），同时提供一系列将数据从数据文件中插入到主文档中的选项。  用鼠标选中数据域，单击相应的按钮，插入数据。 与编辑普通信函或数字一样，按Delete键可删除错位或重复的数据。  预设选项根据你所选的文档类型不同也会稍有差异。Office会尽可能根据你所提供的数据插入正确的信息。例如，如果你在书写一封套用商务信函，那么你就会看到插入地址块的选项，其中包括了收信人的姓名及地址，分成几行整齐排列。  有些预设选项会弹出新窗口，要求你输入相应的信息，这些步骤也十分简单易懂。 如果你选择的预设选项没有找到相符的信息，那么你可以点击“匹配字段”，告诉程序哪一个名称应该与该标准名称相匹配。例如，你可以将数据文件中的“名字”一栏与地址块中的“名”相匹配。   要选择自己创建的数据域，就可以点击“其他选项”。这时你就能看到你起的每一栏的名称了。 邮件合并不会在主文档中显示出你选择的数据域的具体数据，而要等打印出来的时候才能看到。不过，Office也提供了预览功能，通过该功能，你就能检查相关信息是否插入正确。确认无误后，就可以进行下一步了。 邮件合并的最后一步会告诉你，合并已经完成，可以开始打印了。每打印一份文档，该文档的那组信息就会出现在屏幕上，程序会自动打完所有的信息。 如果你想单独编辑某一封信函，就可以单击“编辑单个信函”。
打开邮件合并任务窗格。 完成邮件合并向导。 选择要合并的文件。 选择要使用的数据。 插入数据域。 预览信函。 完成合并。
打开邮件合并任务窗格。 完成邮件合并向导。 选择要合并的文件。 选择要使用的数据。 插入数据域。 预览信函。 完成合并。