如果你们公司使用Outlook这样有内置日历的通信数据库，就用它来召开会议。这通常是你共事者的首选联系方式。 如果你们公司没有使用Outlook或类似程序，你可以用工作邮箱发送邀请。 创建新会议后，Outlook会弹出日历窗口。点击“计划”，选中一个有空的时间和日期，来召开会议。 确保你和预定的参会者在预定时间都有空。根据你们公司使用的应用程序，你可能需要调整查看设置，来显示除你以外所有人的日程安排。 点击文本栏，手动输入姓名，或在通讯录中滚动浏览，从列表中选择他们的姓名。使用“计划”功能来检查其他人是否有空。 没有空的人，姓名会高亮显示。这个功能甚至会根据你和与会者的日程安排，来显示建议的时间段。 确保会议日期是你之前选择的日期，如果有必要，你可以点击“日历”按钮，来做出更改。然后使用时间列表右侧的下拉箭头，来选择正确的开始时间和结束时间。 添加结束时间是对他人时间的一种尊重，这样他们就知道会议要开多长时间，能够规划自己会议前后的通勤或工作。 点击此按钮，Outlook会返回约会总界面，你可以看到已经安排好的条目。在这个界面，你可以添加主题、位置和注释。 如果你在约会界面没有看到自己安排好的条目，就回过头去重复以上步骤，直到它出现为止。 用几句简短的话语，让收件人知道会议的内容，比如“新品测试”。地点要说得具体一点，如果平时的会议不是在该地点举行，或者该地点比较难找，就提供路线信息。添加与会议有关的附加注释，比如任何准备工作。  写出会议地点的地址，即使你认为收件人已经知道，也不要省略。 完成后，点击“发送”。
点击Outlook开始选项卡下的“新建会议”。 在“计划”窗口中选择时间和日期。 输入与会者的姓名或使用通讯录，来添加与会人员。 设置会议开始和结束的时间。 点击屏幕顶部“会议”选项卡下的“约会”。 输入主题、位置和注释时要明确。
点击Outlook开始选项卡下的“新建会议”。 在“计划”窗口中选择时间和日期。 输入与会者的姓名或使用通讯录，来添加与会人员。 设置会议开始和结束的时间。 点击屏幕顶部“会议”选项卡下的“约会”。 输入主题、位置和注释时要明确。