如果你能使用正式的信头纸更好。否则在封面的中央顶部键入你的全名和你的公司或机构的地址。 在标题下和文档的其余部分之间至少留两个空白行。 你和收件人的联系信息应朝向页面的顶部标明。这两栏应该采用双倍行距。 每条信息应标注，并且每个标记应该是全部大写的，后面加上冒号。 标注日期为“DATE”，收件人为“TO”，你的名字为“FROM”，你的电话号码为“PHONE”。 每条信息应标注，并且每个标注应全部大写，后面加上冒号。  时间的标注为“TIME”，收件人的传真号码为“FAX”，你的传真号码标注也为“FAX”，你的电子邮件地址标注为“EMAIL”。 注意，收件人的名称和传真号码应放置在同一水平线上。同样，你的姓名和传真号码也放在一个相同的水平线了。 直接在你的左边栏信息下方标明包含在传真里的页数。  介绍此信息，如“包括封面编号的页数” 请注意，此行并不需要所有字母大写。 该信息几行之内足够。列明传真的文件的种类以及为什么要传真给收信人。  如果你之前和收件人提及有关此传真，列明这项信息。 用“MESSAGE：”注明你的信息。 在你的信息下方，通过电话或电子邮件联系收件人，请其核对收到的文件。 如果该信息是保密的，明确标明它只为预定的收件人所使用，并严禁其他接收者使用。
在抬头注明你的的姓名和地址。 将封面页设置为两栏格式。 在左栏列出日期、收件人姓名、寄件人的姓名和发送者的电话号码。 在右栏列出时间，双方传真号码，你的电子邮件地址。 标明页码数。 包括一条简短信息。 如果必要，写一个声明。
在抬头注明你的的姓名和地址。 将封面页设置为两栏格式。 在左栏列出日期、收件人姓名、寄件人的姓名和发送者的电话号码。 在右栏列出时间，双方传真号码，你的电子邮件地址。 标明页码数。 包括一条简短信息。 如果必要，写一个声明。