并非所有和客服部门沟通的邮件都是为了投诉或抱怨，也有可能是对他们良好的服务进行感谢。客服部门对感谢邮件的重视程度和对投诉邮件的重视程度是完全一样的。 事实上很多时候，电话沟通会比邮件投诉更加高效直接。电子邮件非常适合于表示感谢，或咨询一个不需要立刻回复的问题。如果希望快速地解决问题，打电话才是最好的方法。 保证邮件的主题简明扼要。大家都希望客服部门在检查收件箱时，率先注意到自己的邮件，以便更快地得到回答。邮件的主题要简短，同时要包含邮件内容的概括，并表达希望得到回复的意愿。 比如：“终身保修卡被小狗咬坏，需要更换” 确定邮件的主题后，邮件的第一部分是向客服部门表示问候，而不是直接开始陈述问题。这就像在打电话时会先说一句“你好”。简单的“尊敬的客服团队”就足够了。  尽量在问候语中写出具体人名。一些小型公司可能会列出他们客服代表的称呼，加上这些称呼会使邮件显得更有风度，也更受欢迎。 可以在问候语后面使用逗号或冒号。比如：“尊敬的客服代表，”或“尊敬的客服代表：” 使用标准的书写习惯代表着尊重。写英文邮件时，不要全部使用大写字母，也不要用大小写混合或手写体。使用标准的标点符号、拼写和字体，这样才能让你的邮件被认真对待。 即便在抱怨或表达沮丧时，也要使用尊重的语气。这会传达出作为一名顾客的善意，同时也能得到更加礼貌的回复。 在问候之后进行自我介绍。告知对方自己的姓名，并解释自己属于哪类客户，这是第几封电子邮件。任何情况下，客服都会尽力去解决问题，如果是产品相关售后服务，可以告知对方地址，并要求上门服务。 在邮件中使用适当的语言。避免使用如“我的产品”之类的通用说法，详细描述产品及服务的具体内容，以及发送这封邮件的原因。描述与之相关的具体细节，这样客服人员可以更加准确地发现问题所在。在第一封邮件中就要提供这些信息，避免之后反复的邮件沟通。  如果可以，附上产品的网址，能让客服人员尽快找到邮件中描述的产品信息。  把订单号写在邮件中。大多数客服人员都会询问产品的订单号。这组号码是在整个销售系统中定位和追踪商品的关键。 不要拐弯抹角，要直奔主题。问候并介绍过后，另起一个新的段落，用前文提到的陈述方式，具体地告诉客服人员都发生了什么。 直接提出诉求。写邮件时，你可能会因为害羞而不好意思提出自己的要求。不要犹豫，直接告知对方自己希望得到补偿。 书写时，确保每段文字不要太长，每个段落最好不超过三句话，这样阅读起来更加轻松。简洁的段落能使客服人员快速浏览邮件，并作出优先排序。如果一封邮件只有一整段很长的文字，客服可能会把它排在处理列表的最底部，因为他们没有时间弄清楚这封邮件具体在说些什么。 邮件结尾时，用一句话总结你的请求或问候。使用“真诚地”这类词结尾效果就很不错，但也可以省略称呼，直接附上电子邮件签名。可以使用“急切地期盼着您的回复”等话语，表明这封邮件的紧急程度。 电子邮件签名是包含了你的姓名、职业和联系方式的一段简短文字。可以在邮件设置中设置好电子邮件签名，并且把它设置成自动出现在新文本中。 第一次发送邮件时，不要附加任何文件。许多网站都有垃圾邮件过滤器，专门针对带有附件的电子邮件，附件可能会导致邮件在被阅读之前就扔进了垃圾箱。  如果是通过电子邮件申请工作，被要求提供电子简历，那么就要添加附件。 不要在邮件中包含用户名、密码，或者信用卡号等个人信息。 完成一封电子邮件后，不要激动地直接点击发送按钮。发送之前要再检查一下，确保没有因粗心导致输入错误，而影响到邮件的内容。即使是用智能手机发的邮件，也不能成为有语法和标点错误的借口，这些错误会使你显得很不专业。 如果几天后还没有收到回复，这封邮件很可能被网站自动拦截，或者是被压在了一堆邮件下面。再次发送一封邮件，注明之前已经发送的邮件信息，并且询问对方是否收到了第一封邮件。
确定是要投诉，还是要表达感谢。 邮件的主题栏要写清楚。 用问候语开头。 使用标准的书写习惯。 保持尊重的语气。 告知对方自己的身份。 语言要准确。 把问题讲清楚。 保持段落的简洁。 结尾使用简洁的签名。 不要在邮件中添加附件。 发送邮件前进行校对。 及时跟进。
确定是要投诉，还是要表达感谢。 邮件的主题栏要写清楚。 用问候语开头。 使用标准的书写习惯。 保持尊重的语气。 告知对方自己的身份。 语言要准确。 把问题讲清楚。 保持段落的简洁。 结尾使用简洁的签名。 不要在邮件中添加附件。 发送邮件前进行校对。 及时跟进。