将重要档案和文件数码化不但帮助减少杂物，迈向无纸化生活，也能保障文件的长期安全。  Doxie和Neat都是新款的扫描仪，专门用于快速、方便地扫描大量文件。这些手持式扫描仪外观时尚，如果你本身没有扫描仪，不妨考虑购买它们。如果你已经拥有一台扫描仪，这些附带普通扫描仪的打印机足以应付你的需求。 你不必将扫描图像的分辨率设置太高，只要能清晰复制原始文件，确保扫描图像可用就好，以免文件太大。除非你要保存照片，否则300的分辨率通常已足够。使用灰度扫描能节省更多内存。 扫描了重要、敏感或私人文件后，你不必为了保障文件安全或复制它们，而将文件打印出来。反之，你可以选择“打印到PDF”，创建安全且不能编辑的高质量文件。给文件命名，井井有条地将重要文件整理好。 给文件取个明确的名字，把它们整理好，以免电脑桌面和你真正的桌面一样凌乱不堪。  每次将新扫描的文件添加到数据库时，用有意义的关键字给文件取个名字，比如“08年7月房贷还款”、“2008.12.23笔记本电脑收据” 或是“20090201汽车保险结单”。如果你需要用到某些文件，就能搜索关键字，找出文件的所在位置。 如有必要，你也可以考虑使用数据库程序，帮助你按关键字整理扫描的文件。Doxo、FileThis和Neat均有提供这类服务。 购买外接硬盘，定期将电脑里的资料备份到外接硬盘中，以复制你不想要失去的资料。至少备份最重要的资料，并将其中一份保存在电脑以外的另一个地点，比如银行保险箱、朋友家或在线备份服务。 如果你担心有人会控制你的电脑，盗窃所有经过数位化的文件，可以把它们保存在USB外部硬盘或USB闪存盘，然后切断硬盘与电脑的连接。这个过程被称为“网闸”，能确保你最敏感的资料安全。无论骇客再有才能，也无法从未连接到任何设备的硬盘中偷窃数据。 将资料备份到云端硬盘，就不必担心文件损坏、遗失或在火灾中被烧毁。把敏感资料上传到云端，你就能时刻保留它们。
购买质量好的扫描仪。 打印到PDF。 保持井然有序。 备份文件。 通过物理隔离网闸保护重要资料。 考虑云端储存。
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