这个文件可以是表格文件、数据库文件，甚至可以是具有一定格式的文本文件。其中表格文件是最常用的，本指南将以表格文件为例。  数据文件中应包含所有的变化信息。例如，如果你创建的是套用信函，那么数据文件中就应该包含所有收信人的姓名及地址。 同一组信息要填在同一行上的单元格里，这样，同一种类的信息（姓、名、称谓等）就会出现在同一列上了。  给每一列都起一个合理的名称。邮件合并是按列来读取数据的，而每一列的第一项则被默认为是这一列信息的总称，所以要给每一列信息起一个合理的名称。 例如，名字这一列就可以叫做“名字”，这一列下面就全部是名字。这样，当软件询问你要在信中插入哪一部分数据时，就会出现“名字”这一选项，这就一目了然了。  Microsoft Outlook用户可以将Outlook中的地址簿用作数据文件。 把文件保存在容易找到的地方，起一个容易记忆的文件名。 主文档就是保存主要信息的文档。例如，如果你要写一封套用信函，那么主文档就是一封信函。其中，凡是有变动的信息（如姓名）都要暂时留空。
建立数据文件。 保存数据文件。 创建主文档。
建立数据文件。 保存数据文件。 创建主文档。