不要试图在一张流程图表里表示你所有的工作，一系列分别记述每个任务的简短文档会更容易处理。 如果你需要记录一个大范围的流程，例如从设想到销售一件产品的整个流程，你需要使用简短的名字来记述该流程中的每个任务。如果有必要的话，可以附加文档来详细解释每个具体任务。 所谓子流程，就是在整个流程中实施的关键任务。如果你对于要记录的流程不是非常熟悉，你可以找项目经理或者其他专家来获取信息，以便对整个流程有更好的理解。 总体来说，如果你的流程中有一个步骤包含多个动词，或者“并且”，那么这个步骤就很可能可以被分解成两个步骤。比如说，“将面包和肉饼放在烤架上”，就可以分解成“将面包放在烤架上”和“将肉饼放在烤架上”。 如果你要记述的流程的每一步都比较类似，并且涉及到的判定和变量数目都不多，你也可以只简单地把步骤写成一个列表。你可以使用电子文档（如微软的Word文档）或是稿纸。 正如下文即将介绍的一样，一个简单的图表可以非常直观地展示流程。要构造更为复杂的图表也是可以的，但是大多数流程并不需要。你可以考虑按照介绍复杂图表的部分来制作，但是只有当你的流程包含多于十个步骤，或者涉及至少三个人来实施流程中的不同步骤时，你才需要这样做。 长度保持在一页纸是非常理想的，但是即便是记录非常复杂的流程，也尽量精简到五页或更短。只有专业的或者是复杂的任务才需要更长的篇幅，但是也只有当真的有人拿着这些记录来实施工作时，才可能会用到那么长的篇幅。  举个例子，如果你的文档是要指导医生来诊断癌症，你就会提及所有可能被用到的诊断性检验。然而，如果这篇文档是要给主管们看，你就需要删除太过具体的步骤，例如如何决定特定仪器上的设定。 去除任务名称前的形容词。这些名称应当是简短并且清晰的。例如，记下“给顾客发送账单”，而不是“给订购产品的顾客发送写有所有服务收费的账单。” 有些人对于图形化表示的信息能够理解得更好，尤其是主管、经理或是其他对于你记述的流程没有切身体验的人。图形化信息可以是图表、照片或者是截图，但是要确保它们是简单清晰的。  只有当图片有助于理解流程记录时才能使用它们。举个例子，如果工作流程要求读者能够区分两种机器的不同，就应该提供这些机器的清晰的图表或照片。 不要使用没有实际用途的剪贴画或其他图片。 一份记录的保存时间可能会超过人的寿命。不要写“将会议时间发送给张先生”，而要写“将会议时间发送给主席”。如果你认为姓名对于帮助读者理解到底该联系谁是有必要的，那就把职位和姓名都记录下来。 举个例子，一份题为《安排时事通讯》的流程文件可能会在结尾写着“结果会被送去编辑，具体内容请参阅《编辑时事通讯》”。而题为《编辑时事通讯》的文档可能会这样开头：“本文是以《安排时事通讯》为先导的。”然后会这样结尾：“现在文档将被送去出版，请参阅《出版时事通讯》”。 给其他人一些复印件，以便他们能够阅读和学习。留存一份可编辑的电子版文档，以便日后如果有需要的话能随时修改。  PDF文档不是可编辑文档。如果你使用专业的制图软件，在存储可编辑文档的时候就会有一种不同的、独特的文件格式。其他人有可能需要下载或者购买相同的软件才能编辑这篇文档。 对于只有文字的文档，使用常见的文件格式如.doc、.docx、.txt或者 .rtf。如果你预期这篇文档会被经常修改，你可以使用线上文档主机服务，如Google Docs，以便别人能够及时看到该文档的最新版本。 在每一篇文档的显眼的位置写上该文档的创建日期和最后一次编辑的日期，比如说写在页眉处。如果有很多人在编辑这篇文档，你应当在编辑日期的后面写上姓名或是缩写。最后，写上标题和文档名称，以便能够方便地识别出哪个流程被记录下来了。
一次只处理一个流程。 把大的流程分解成子流程。 确定流程是否足够简单，能否用文字记述。 考虑制作一个流程图表。 尽量精简。 如果有助于流程的展示，使用图形。 提到人时，不要使用姓名，使用他的职位。 把流程之间的联系记述清楚。 让你的文档是可编辑的、可查看的。 标注文档的时候请谨慎。
一次只处理一个流程。 把大的流程分解成子流程。 确定流程是否足够简单，能否用文字记述。 考虑制作一个流程图表。 尽量精简。 如果有助于流程的展示，使用图形。 提到人时，不要使用姓名，使用他的职位。 把流程之间的联系记述清楚。 让你的文档是可编辑的、可查看的。 标注文档的时候请谨慎。