此类信件应该简短、礼貌。事务繁忙的人很少会理会超过一页或者态度恶劣的来信。不要内容冗长，尽量使用清楚、简洁的语句。不要跑题或者提到不相关、不必要的事情。  避免句子过长，要使用有力的陈述句。行文应简明扼要，通俗易懂。 不要把段落写得太长。囊括过多的信息会使你偏离要点，或者让对方难以理解你的观点。每个段落要只专注于一项内容，开始写新的内容时应另起一段。 以友好的开场白开头，然后直奔主题。在前两句话中就应点明你的需求（要点）。 这个段落的长度应控制在2-4句话之间。 在本段中列出你的顾虑、请求或需求。你不需要在这里给出具体的理由、论据或观点。详细解释你的立场、请求的特点，以及为什么它值得对方帮忙。 要陈述事实，应始终符合逻辑，措辞礼貌。避免使用过于情绪化的语言，不要强硬地要求对方采取行动，也不要对对方或者与你持相反意见的人无礼。 在随后的几段中提供背景信息和细节。这些内容要合理合法，符合逻辑且尊重事实。要迅速准确地切中要害，不要长篇大论，也不要试图靠情感、信仰或者表达你的渴望来达到目的。你可以使用以下几种策略：  引用事实和统计数据来说服对方。引用的内容应可信、可靠，并注明来源，不要断章取义。 引用支持你的立场，或者反对对立立场的专家的言论。选择的专家应该在其专业领域中颇具名望，且有资格就该问题发表意见。  给出对方应该满足你的要求的理由。直接告诉对方需要做什么并不是说服对方的好方式。应该向他们解释为什么要这么做，这样有助于改变他们的想法。 说明一下现在的情况，以及为什么应该做出改变。 提供详细信息、相关证据、目前你所遇到的困境以及请求。告诉对方你已经为此做了哪些努力或者还需要做哪些工作。 列出几个证明材料。想想任何其他能够说明问题的重要性的证据。  记得控制段落的长度。简述你的情况，交代重点即可。应选择最相关的数据、专家及证明材料，不要事无巨细一一列出。 驳斥对立观点是有效的游说方式。思考一下对方可能有怎样的反对意见或疑问，然后你就可以在信中提前解答了。要找出与对立立场的共同点，或者为自己的立场提供强有力的支持。  一定要坦率言明你的立场和对立方的不同。试图隐藏这些差异会削弱说服力，应该强调共同的理念、经验以及对方存在的问题。 避免使用论断性论述。论断性论述会夹杂过多的个人情感，削弱逻辑性。同时，过分否定对立方可能会降低反对者认同你的可能性。 在结尾处重申你的请求或意见。你可以在本段中提出解决方案或者请求对方做出特定的行动。记得告诉对方你会通过电话、电子邮件或者直接与他见面跟进处理相关事务。  以强有力的句子结尾有助于说服读者站在你这边，或者至少使对方更明白你的立场。 提出你自己的解决方案或者能做出的努力。你可以表明愿折中妥协，预先做了哪些准备来处理这种情况。
行文应简明扼要。 在开头几句话中点明要点。 在第二段中强调你的要求的重要性。 接下来，提出论据来支撑你的观点。 反驳对立观点。 最后，以重申请求结束。
行文应简明扼要。 在开头几句话中点明要点。 在第二段中强调你的要求的重要性。 接下来，提出论据来支撑你的观点。 反驳对立观点。 最后，以重申请求结束。