当你将文档导入Excel时，将使用某些字符来确定哪些数据导入Excel电子表格中的每个单元格。通过在导入前进行格式化，你就可以控制最终电子表格如何显示，并尽量减少必须执行的手动格式化。如果你要将一个大型列表从Word文档导入到Excel时，这一点尤其有用。 当列表包含多个条目，每个条目的格式都相同（地址、电话号码、电子邮件地址等）时，这个方法效果最好。 在开始转换之前，你需要确保每个条目的格式都是相同的。这意味着你需要修复任何标点错误，或重新整理任何与其他条目不匹配的条目。这样可以确保数据转移无误。 显示通常隐藏的格式化字符有助于你确定分割条目的最佳方式。你可以通过点击“主页”选项卡中的“显示/隐藏段落标记”按钮，或者按Ctrl+⇧ Shift+*来显示它们。 大多数列表要么在每行的末尾有一个段落标记，要么在每行的末尾和条目之间的空白行同时都有一个段落标记。你将使用这些标记来插入字符，Excel使用这些字符来区分单元格。 Excel将使用条目之间的空格来确定行，但是现在你需要删除空格来完成格式化过程。别担心，稍后会把它加回去的。当一个条目的末尾和条目（一行两个）之间空格中有一个段落标记时，这种方法最有效。  按Ctrl+H打开“查找和替换”窗口。 在“查找”字段中输入^p^p。这个代码代表一行中有两个段落标记。如果每个条目都是只有一行，并且它们之间没有空行，那就使用^p。 在“替换”字段中输入分隔字符。确保它不是文档中很多地方都出现过的字符，比如~。 点击全部替换。你会注意到条目可能会组合在一起，但只要分隔字符在正确的位置（在每个条目之间），这就不是问题。 现在条目已经被分隔开来，以便它们出现在随后的行中，你需要定义每个字段中将出现什么数据。例如，如果每个条目第一行是名称，第二行是街道地址，第三行是州和邮政编码，你可以：  按Ctrl+H打开“查找和替换”窗口。 在“查找”字段中移除一个^p标记。 将“替换”字段中的字符更改为逗号,。 点击全部替换。这样将会用逗号分隔符替换其余的段落符号，逗号分隔符将会把每一行分隔为一个字段。 当你完成了上面的两个“查找和替换”步骤后，你的列表看起来不再像是一个列表了。所有内容都在同一行上，每个数据之间都有逗号。最后的“查找和替换”步骤将会把数据返回到一个列表中，同时保留定义字段的逗号。  按Ctrl+H打开“查找和替换”窗口。 在“查找”字段中输入~（或者你最初选择的任何字符）。 在“替换”字段中输入^p。 点击全部替换。这样将会把条目拆分成由逗号分隔的单个分组。 现在已经完成了格式化，可以将文档保存为文本文件。这样将允许Excel读取和解析你的数据，以便它归入正确的字段。  点击“文件”选项卡，并选择“另存为”。 点击“保存类型”下拉菜单，并选择“纯文本”。 命名文件并点击保存。 如果出现“文件转换”窗口，直接点击   确定   。 现在你已经将文件保存为纯文本格式，你可以在Excel中打开它。  点击“文件”选项卡，并选择“打开”。 点击“所有Excel文件”下拉菜单，并选择“文本文件”。 点击“文本导入向导”窗口中的下一步>。 在分隔符号列表中选择“逗号”。你可以在底部的预览中看到条目是如何分隔的。点击下一步>。 选择各列的数据格式，并点击完成。
了解文档将如何转换。 扫描文档中的格式错误。 在Word文档中显示格式化字符。 替换每个条目之间的段落标记，从而去掉多余的空格。 将每个条目分隔到不同的字段中。 替换分隔字符以完成格式化过程。 将文件保存为纯文本文件。 在Excel中打开文件。
了解文档将如何转换。 扫描文档中的格式错误。 在Word文档中显示格式化字符。 替换每个条目之间的段落标记，从而去掉多余的空格。 将每个条目分隔到不同的字段中。 替换分隔字符以完成格式化过程。 将文件保存为纯文本文件。 在Excel中打开文件。