تسمح بعض الشركات لموظفيها بنشر المعلومات الأساسية فقط عن الموظفين بشكل شفهي، بينما البعض الآخر يسمح فقط بالمراجع المكتوبة. يوفر التأكد من السياسة الخاصة برسائل التوصية من الشركة فرصة أفضل في الحصول على توصية شفهية جيدة. إذا طلب منك أحد الزملاء إعطاء تقييم إيجابي عن فترة عمله السابقة معك، فتأكد أولًا من قدرتك على إعطاء ذلك الانطباع الإيجابي المطلوب. إن كان لديك تجربة جيدة مع الشخص ويمكن أن تساعده في طلبه، فوافق على التحدث مع صاحب العمل المحتمل هاتفيًا أو وجهًا لوجه لتقديم رسالة توصية شفهية، والتي يكون لوقعها أفضلية أكثر كذلك من التوصية المكتوبة.  لا توافق على تقديم التوصية الشفوية إن لم يكن باستطاعتك قول تقييم إيجابي صادق. ارفض بلباقة بدلًا من الإدعاء أو قول تقييم سلبي عن زميلك السابق، والأفضل أن تحتفظ بتلك الآراء السلبية لنفسك.   لا توافق على التحدث مع صاحب العمل المحتمل إن لم تكن قد عملت مع الشخص محل التوصية لفترة طويلة. قد تواجه بعض الصعوبات في التحدث عن مهارات زميل عمل لم تعرفه إلا لبضعة أشهر.  تأكد من أنك الشخص الصحيح لتقديم تلك التوصية، وذلك قد يتم التأكد منه إما عن طريق رئيسك في العمل أو مراجعة سياسات الشركة. ستحتاج إلى بعض المعلومات الأساسية عن الوظيفة المتقدم لها وأيّة بيانات أخرى ذات صلة يتوجب عليك معرفتها.  اطلب معلومات حول الوظيفة المحتملة للمرشح وسيرة ذاتية حديثة. قد تحتاج أيضًا إلى أن تسأله إلى أي مدى يعتقد أنه أفاد الشركة أثناء فترة عمله وما الذي استفاده وكيف يرى أن تلك الاستفادة ستساعده في عمله الجديد.  تحتاج لتجميع أي معلومات ذات صلة بعمل الشخص، مثل: ملفات تقييم الأداء.  اقرأ مراسلاتك مع زميلك السابق في العمل لتقييم مدى مهنيته وكيفية عمله. يمكنك أيضًا الاطلاع على ملفات تقييم الأداء لنفس الغرض. يتم عادة تقديم التوصيات الشفوية عن طريق الهاتف، وستحتاج إلى تحديد موعد للتحدث مع صاحب العمل المحتمل للمرشح. يمكن أن يساعد تخصيص وقت محدد لمناقشة مهارات المرشح في ضمان قدرتك على تقديم توصية مهنية شاملة وإيجابية.  يمكن للموظف المرشح أن يعطي معلومات الاتصال الخاصة بك إلى صاحب العمل المحتمل، أو يطلب من المرشح أن يحصل على المعلومات من الشركة الجديدة. تأكد من تحديد موعد في وقت تكون فيه مسترخيًا ولا تشعر بأي ضغط. بعد تحديد موعد المحادثة الهاتفية، دوِّن بعض الملاحظات عن المرشح. يمكن أن تساعدك تلك الخطوة في عدم نسيان أيّة معلومات مهمة أو مهارات أو سلوكيات تخص المرشح أثناء المحادثة. تأكد من تدوين ملاحظات حول الجوانب المختلفة للمرشح، بما في ذلك كيفية معرفتك بالشخص وبأي صفة عملت معه وتقييمك لمهارات عمله. ستحتاج هذه الملاحظات إلى جانبك نظرًا لأنك على غير دراية بنوعية الأسئلة التي ستُطرح عليك. ستحتاج لأن تقدم الإجابات للأسئلة التي تجول بخاطر صاحب العمل المحتمل، تُعتبر أنسب طريقة لإجابتك أن تتحلى بالصدق والتفصيل قدر الإمكان، فهذا يساعد المرشح في الحصول على الوظيفة.  تأكد من أنك لا تبالغ أثناء حديثك عن مؤهلات الشخص. لا يجب عليك أن تقول "أنه الأعظم" لكن يمكنك أن تتحدث بشكل موضوعي وتقول "هو أحد أفضل الزملاء" أو "هو أحد أفضل الموظفين الذين تعاملت معهم." تذكر أن التردد في تقديم الإجابات قد يجعلها تبدو غير صادقة. عند الإجابة على أسئلة صاحب العمل، تأكد من تضمين الكلمات التي تجعل المرشح يبدو جذابًا على الجانب العملي، وهو ما يعطي المرشح ميزة عن باقي الأفراد الآخرين.  يمكنك أن تستخدم مجموعة متنوعة من الأفعال والأسماء والصفات لوصف الشخص، كلما كان وصفك أكثر وضوحًا كلما كان مفيدًا لصاحب العمل وللمرشح.  على سبيل المثال، يمكنك ان تقول "أدهم مبدع في حل مشكلات العمل." أو "يقوم بتوصيل أفكاره للجميع بوضوح."  تأكد من اختيار صيغة كتابة تعبر بوضوح عن امتلاك المُرشح للمهارات اللازمة للعمل في الوظيفة المتقدم إليها. تحدث فقط عن الأمور التي تتعلق بالعمل وبالأداء الوظيفي للمرشح، مثل: مهاراته القيادية وقدرته على حل النزاعات بين الزملاء. لا تتحدث عن حياته الشخصية، لكي لا تتسبب في أن يبدو زميلك أقل احترافية في نظر أصحاب العمل المحتملين، وللحفاظ على صورتك المهنية كذلك.  لا تناقش أي من الأمور الشخصية، بما في ذلك الدين أو الحالة الاجتماعية أو السن أو الصحة. قد يؤدي الإدلاء بمعلومات شخصية في تهديد فرص المرشح في الحصول على الوظيفة، كما قد يكون ذلك غير قانوني بدوره بناء على نوع المعلومات التي تنشرها. اختم المكالمة الهاتفية بعد الرد على جميع أسئلة صاحب العمل المحتمل. يمكنك بدورك طرح بعض الأسئلة التي تعتقد أنها ضرورية أو تُلقي المزيد من الضوء على مميزات الموظف المرشح للوظيفة. في النهاية، تأكد من توجيه الشكر لصاحب العمل واعرض تقديم المزيد من المساعدة والمعلومات إن لزم الأمر.
راجع سياسة شركتك فيما يتعلق بالتوصيات اللفظية. وافق على تقديم توصية شفوية. اطلب معرفة كل المعلومات التي تحتاجها. حدد جدول زمني للمكالمة الهاتفية. دوّن الملاحظات للتوصية الشفوية. أجب الأسئلة بدقة وأمانة. أضف الكلمات والعبارات الإيجابية والوصفية. تجنب الموضوعات الشخصية. أنهِ رسالة التوصية الشفهية.
راجع سياسة شركتك فيما يتعلق بالتوصيات اللفظية. وافق على تقديم توصية شفوية. اطلب معرفة كل المعلومات التي تحتاجها. حدد جدول زمني للمكالمة الهاتفية. دوّن الملاحظات للتوصية الشفوية. أجب الأسئلة بدقة وأمانة. أضف الكلمات والعبارات الإيجابية والوصفية. تجنب الموضوعات الشخصية. أنهِ رسالة التوصية الشفهية.