الخطوة الأولى في كتابة الخطاب هي أن تعرف ما هو نوع عملية الهجرة المشارك فيها صاحب الطلب. على سبيل المثال، الخطابات المرجعية قد تستخدم أثناء عملية إبعاد المهاجرين أو ترحيلهم، وقد تستخدم أيضًا كجزء من طلب أحد الأشخاص للتجنيس في دولة معينة.  قد تتضمن أسباب كتابة الخطاب أسباب أخرى، مثل:  لإثبات الصلة، مثل: الزواج حسن السمعة، حيث يتعين عليك تقديم ما يفيد أن زواجك مبني على أسس الحياة الزوجية السليمة، وليس لمجرد الحصول على جنسية معينة أو إقامة في بلد معين. كتأكيد على وظيفة أو محل إقامة. كدليل على تعرضك للعنف، سواء نفسي أو عاطفي أو جسدي. للتحقق من مصداقية شعور أحد الأشخاص المتقدمين على طلب لجوء بسبب الاضطهاد. اشعر بالحرية لسؤاله عن أي شيء. اطلب منه كذلك وضع قائمة بالأشياء التي يريد التركيز عليها في الخطاب، مثل: هل يريد صاحب الطلب أن يتضمن الخطاب خبرته في العمل بأحد المشروعات أو شغفه حول تاريخ البلد المتقدم إليها أو حتى طرفة وحكاية شخصية عنه.  بالإضافة إلى ذلك، يمكنك سؤال صاحب الطلب إرسال سيرته الذاتية أو أى معلومات أخرى عنه. استخدم تلك المعلومات لإرشادك أثناء كتابة الخطاب. يمكنك الحصول على نماذج من خطابات مرجعية على الإنترنت بسهولة شديدة. لكن احرص على مراجعة النموذج الذى تجده ليكون ملائمًا لغرضك. يجب أن يتسم خطابك بالصدق والموضوعية. يمكنك إيجاد عينة أو نموج لخطاب مرجعي خاص بالموظفين في الموقع التالي: https://www.hashdoc.com/documents/14183/employer-support-of-immigration-application-sample-letter.
تحقق من نوع عملية الهجرة المتقدم لها صاحب الطلب. تحدث مع صاحب الطلب. ابحث عن نماذج مسبقة.
تحقق من نوع عملية الهجرة المتقدم لها صاحب الطلب. تحدث مع صاحب الطلب. ابحث عن نماذج مسبقة.