سيتم استخدام رموز معينة لتحديد البيانات التي توضع في كل خلية من خلايا جدول بيانات إكسل إن كنت ترغب باستيراد مستند وورد إلى إكسل، ويمكنك إجراء بعض خطوات التنسيق البسيطة قبل عملية الاستيراد لتتمكن من التحكم في مظهر جدول البيانات النهائي وتقليل التنسيق اليدوي الذي ستحتاج إليه. هذا الأمر مفيد على وجه الخصوص عند استيراد قائمة من مستند وورد إلى جدول بيانات إكسل. تقدم هذه الطريقة أفضل نتيجة عند امتلاك قائمة تحتوي على عدة مدخلات منسقة بنفس الطريقة (قائمة عناوين أو أرقام هواتف أو عناوين بريد إلكتروني... وما إلى ذلك). يجب التأكد من تنسيق كل المدخلات بنفس الطريقة قبل بدء عملية التحويل. يعني ذلك تصحيح أخطاء علامات الترقيم أو إعادة تنظيم المدخلات غير المطابقة لبقية المدخلات حتى تتمكن من نقل البيانات بصورة مناسبة. يؤدي عرض الرموز المخفية عادة إلى مساعدتك على تحديد الطريقة الأفضل لتقسيم المدخلات، ويمكنك عرض هذه الرموز عن طريق النقر على زر "إظهار/ إخفاء علامات الفقرات" من لسان التبويب الرئيسي أو عن طريق استخدام اختصار لوحة المفاتيح Ctrl+⇧ Shift+* تحتوي معظم القوائم على علامة فقرة واحدة في نهاية كل سطر أو علامة في نهاية السطر وعلامة في السطر الفارغ بين المدخلات، وستستخدم هذه العلامات لإدراج رموز تقسيم الخلايا في برنامج إكسل. يعمل برنامج إكسل على استخدام المسافة بين المدخلات لتحديد الصفوف، إلا أنك ستحتاج إلى التخلص من هذا الرمز الآن لمساعدتك في عملية التنسيق. لا تقلق، ستضيف هذه الرموز مجددًا بعد قليل. تعمل هذه الطريقة على النحو الأمثل عند وجود رمز فقرة واحد في نهاية المدخل ورمز فقرة آخر في المسافة بين المدخلات (اثنين في صف واحد).  استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl+H لفتح نافذة البحث والاستبدال. اكتب ^p^p في حقل البحث. هذا هو رمز علامتي فقرة متتاليين. استخدم الرمز ^p عوضًا عن ذلك إن كان كل مدخل في سطر واحد مع عدم وجود سطور فارغة بينها. أدخل رمز فصل في حقل الاستبدال. احرص على عدم استخدام رمز يظهر في أي مكان بداخل المستند (استخدم الرمز ~ مثلًا). انقر على خيار استبدال الكل Replace All. قد تلاحظ أن المدخلات تجمع بعضها، ولكن لا حاجة للقلق بشأن ذلك الآن طالما أن الرمز الفاصل في المكان الصحيح (بين كل مدخل وآخر). يجب بعد فصل المدخلات لتظهر في صفوف متتالية تحديد البيانات التي ستظهر في كل حقل. يمكنك تنفيذ الخطوات التالية على سبيل المثال إن كان كل مدخل يتكون من اسم في السطر الأول وعنوان شارع في السطر الثاني واسم محافظة ورمز بريدي في السطر الثالث:  استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl+H لفتح نافذة البحث والاستبدال. احذف أحد رموز ^p في حقل البحث. غيّر الرمز في حقل الاستبدال ليصبح ,. انقر على خيار استبدال الكل Replace All. يُؤدي ذلك إلى استبدال رموز الفقرة الباقية برمز فاصلة مما يُؤدي إلى فصل كل سطر في حقل منفصل. لن تظهر قائمتك على شكل قائمة الآن بعد إنهاء خطوتي البحث والاستبدال الموضحتين أعلاه، وستظهر كل البيانات في نفس السطر مع وجود فاصلة بين أجزاء البيانات. تهدف خطوة البحث والاستبدال الأخيرة لإرجاع البيانات إلى شكل القائمة مع الحفاظ على الفواصل التي تحدد الحقول.  استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl+H لفتح نافذة البحث والاستبدال. اكتب ~ (أو رمز الفصل الذي اخترته في البداية) في حقل البحث. اكتب ^p في حقل الاستبدال. انقر على خيار استبدال الكل Replace All. سيؤدي ذلك إلى تقسيم المدخلات إلى مجموعات فردية مفصولة بعلامات فاصلة. يمكنك بعد أن أنهيت عملية التنسيق حفظ المستند كملف نصي حتى يسمح ذلك لبرنامج إكسل بقراءة وتمثيل كل البيانات حتى تنقل إلى الحقول الصحيحة.  افتح لسان التبويب ملف وانقر على خيار "حفظ باسم". انقر على قائمة "حفظ بنوع" واختر خيار "نص عادي". اختر اسمًا للملف حسب رغبتك ثم انقر على خيار الحفظ Save. انقر على زر    OK    إن ظهرت نافذة تحويل الملف. يمكنك بعد أن حفظت الملف كملف نصي عادي فتحه في برنامج إكسل.  افتح لسان التبويب "ملف" واختر "فتح". انقر على قائمة "كل ملفات إكسل" المنسدلة واختر "ملفات نصية". انقر على زر التالي Next > في نافذة مساعد استيراد النصوص. حدد رمز "الفاصلة" في قائمة الفصل. يمكنك الاطلاع على كيفية فصل المدخلات في المعاينة الظاهرة أسفل النافذة ومن ثم النقر على زر المتابعة Next >. حدد صيغة البيانات لكل الأعمدة ثم انقر على خيار الإنهاء Finish.
افهم كيفية تحويل المستند. ابحث عن أي أخطاء تنسيق في المستند. اعرض رموز التنسيق في مستند وورد. غيّر علامات الفقرة بين كل مدخل وآخر للتخلص من المسافات الزائدة. افصل كل مدخل في حقل منفصل. غيّر رمز الفصل لإنهاء عملية التنسيق. احفظ الملف كملف نصي عادي. افتح الملف في برنامج إكسل.
افهم كيفية تحويل المستند. ابحث عن أي أخطاء تنسيق في المستند. اعرض رموز التنسيق في مستند وورد. غيّر علامات الفقرة بين كل مدخل وآخر للتخلص من المسافات الزائدة. افصل كل مدخل في حقل منفصل. غيّر رمز الفصل لإنهاء عملية التنسيق. احفظ الملف كملف نصي عادي. افتح الملف في برنامج إكسل.