تتألف إجراءات التشغيل التقنية في العموم من أربعة عناصر، إضافة للعملية نفسها:   "عنوان الصفحة". يشمل هذا 1) عنوان الإجراء 2) الرقم التعريفي لإجراءات التشغيل القياسية 3) تاريخ الإصدار أو المراجعة 4) اسم الوكالة/ الشعبة/ الفرع الذي تنطبق عليه إجراءات التشغيل 5) توقيع معدي إجراءات التشغيل والموافقين عليها. يمكن تنسيق هذا بأي طريقة تفضلها ما دامت المعلومات واضحة. "فهرس محتويات". ضروري فقط إذا كان مستند إجراءات التشغيل القياسية طويلًا جدًا ما يوفر مرجعًا سهلًا. ما تجده هنا في الغالب هو توضيح قياسي بسيط. "ضمان الجودة/ مراقبة الجودة". لا يكون الإجراء جيدًا إذا لم يكن تفقده ممكنًا. قدم المواد والتفاصيل الضرورية حتى يتأكد القارئ من حصوله على النتائج المرغوبة. قد يشمل هذا المستندات الأخرى أو لا يشملها كعينات تقييم الأداء. "مرجع". احرص على ذكر كل المراجع الهامة أو المقتبس منها. احرص على إرفاق المعلومات اللازمة في الملحق إذا كان مرجعك هو إجراءات تشغيل أخرى. قد يختلف بروتوكول منظمتك عن هذا. يمكنك مراجعة إجراءات التشغيل الموجودة مسبقًا إذا كانت متاحة وتخل عن هذه الفكرة والتزم بالموجود في مكانك. النطاق والانطباق. بعبارة أخرى، صف هدف العملية وحدودها وكيفية استخدامها. ضمن المعايير والمتطلبات التنظيمية والأدوار والمسؤوليات والمدخلات والمخرجات.  المنهجية والإجراءات. لب المسألة، اذكر كل الخطوات مع التفاصيل الضرورية بما فيها المعدات المطلوبة. غطِ الإجراءات التسلسلية وعوامل اتخاذ القرار. وضح الاحتمالات الممكنة والتداخلات المحتملة أو اعتبارات السلامة.  توضيح المصطلحات. حدد المصطلحات والاختصارات وجميع العبارات غير الشائعة في الكلام المتداول.  تحذيرات الصحة والسلامة. تذكر في قسم مستقل ومع الخطوات التي تشكل مشكلة. لا تتغافل عن هذا القسم.  المعدات واللوازم لائحة كاملة بالمطلوب ومتى وأين يمكن إيجاد المعدات ومعاييرها الخ.  الاحتراس والمشكلات. هو في الأساس قسم لحل المشكلات. غط ما يمكن أن يسير على نحو خاطئ وما يجب الاحتراس منه وما قد يتعارض مع المنتج النهائي المثالي.  خصص لكل من هذه المواضيع قسمه الخاص (يرمز له بالأرقام أو الحروف غالبًا) لمنع إجراءات التشغيل من أن تكون طويلة ومربكة، ما يضمن لك أن تمثل مرجعًا سهلًا. لا تعتبر هذه القائمة شاملة بأي حال وإنما مجرد رؤوس أقلام. قد تحدد منظمتك جوانب أخرى تتطلب الاهتمام. لن يلجأ قراءك لقراءتها طلبًا للمتعة في الغالب. عليك إبقاؤها قصيرة وواضحة وإلا سوف يتشتت انتباههم أو سيجدون المستند ضخمًا وصعب الفهم. حافظ على قصر الجمل قدر الإمكان إذا أمكنك.    إليك مثال سلبي: احرص على تنظيف الغبار من الأعمدة الهوائية قبل أن تبدأ باستخدامها.  إليك مثال إيجابي: نظف الغبار من الأعمدة الهوائية قبل الاستخدام. لا تستخدم "أنت" في العموم إذ يجب أن يكون هذا ضمنيًا. تحدث بنبرة فعالة وابدأ جملك بأفعال أمر. إن آخر ما تريده هو كتابة إجراءات تشغيل قياسية غير دقيقة. إنك تخاطر بسلامة فريقك وفعاليته ووقته وتنفذ عملية محددة دون أدنى اهتمام وهو أمر قد يجده زملاءك مزعجًا بعض الشيء. اطرح الأسئلة إذا احتجت لذلك! سترغب في أن يكون الأمر صحيحًا.  اسأل عدة مصادر بالطبع إذا لم تعرف لتغطية جميع الأدوار والمسؤوليات. قد لا يتبع أحد أفراد الفريق إجراءات التشغيل القياسية أو يختص سواه بجزء من المهمة فقط. سهل الأمر على قرائك بإضافة نوع ما من المخططات أو الرسوم إذا كانت هناك خطوة مهيبة على نحو خاص أو اثنتين. هذا يسهل القراءة ويعطي الذهن فاصلًا قصيرًا من محاولة فهم المستند كله وسيبدو لك أكثر اكتمالًا وأفضل كتابة.  الهدف مما سبق ليس تكبير حجم إجراءات التشغيل القياسية بدون طائل حقيقي، لذا افعله إذا كان ضروريًا فقط أو عند محاولة تخطي فجوة لغوية. إن مستندك هو واحد من العديد من إجراءات التشغيل القياسية لهذا السبب غالبًا، نأمل أن يكون هناك نوع من قواعد البيانات الكبيرة بمنظمتك تصنف كل شيء بنظام مرجعي محدد. مستندك جزء من هذا النظام المرجعي لذا يتطلب نوعًا من الترميز لإيجاده وهنا يأتي دور الترقيم.  يجب أن يكون هناك عنوان قصير لكل صفحة ورقم تعريفي ورقم مراجعة وتاريخ و"الصفحة # من #" في الزاوية اليمنى العلوية (في معظم صور التنسيقات). قد لا تحتاج لتذييل (أو تجعل التفاصيل السابقة في تذييل الصفحة) حسب تفضيلات منظمتك.
غطِ المادة الضرورية. أما بالنسبة للإجراء نفسه، فاحرص على تغطية الآتي: اجعل كتابتك موجزة وسهلة القراءة. قابل الشخصيات التي تشملها العملية لمعرفة كيفية تنفيذهم للمهمة إذا لزم الأمر. وضح الكتل النصية الكبيرة من خلال تقسيمها إلى مخططات تدفقية ورسوم بيانية. احرص على وجود ترميز للتحكم بالمستند لكل صفحة.
غطِ المادة الضرورية. أما بالنسبة للإجراء نفسه، فاحرص على تغطية الآتي: اجعل كتابتك موجزة وسهلة القراءة. قابل الشخصيات التي تشملها العملية لمعرفة كيفية تنفيذهم للمهمة إذا لزم الأمر. وضح الكتل النصية الكبيرة من خلال تقسيمها إلى مخططات تدفقية ورسوم بيانية. احرص على وجود ترميز للتحكم بالمستند لكل صفحة.