واحدة من أدوارك كمدير للاجتماع هي الحفاظ على استمرارية النقاش وتركيزه حول النقاط أو المهام المطروحة، لكن لا ينتظر أن يكون دورك هو إبداء رأيك في كل قضية أو الحفاظ بهوس شديد على جدول زمني صارم ومحدد للاجتماع. ينصح دائمًا بأن تتحلى ببعض المرونة؛ اترك للحضور مساحة للتحدث بحرية واسمح للمواضيع الجديدة للظهور في دائرة النقاش حتى إذا لم تكن مسجلة في البرنامج. قد تحتاج لإنهاء أو تغيير بعض مواضيع المحادثة ببراعة لتحافظ على مسار الاجتماع الصحيح، لكن لا يجب أن تشعر أنك تتحكم في كل جانب من جوانب الاجتماع، ففي النهاية الاجتماع وسيلة تعاونية للنقاش وليست لفرد تحكم المدير. تابع جدول الأعمال وبرنامج الاجتماع مع استمرار الاجتماع نفسه. إذا كنت متأخرًا عن البرنامج، قد تضطر إلى تخطي بعض المواضيع أو تأجيلها لوقت لاحق توفيرًا للوقت. لا تخف من القيام بذلك إذا كانت المواضيع التي يتم مناقشتها هي المواضيع المهمة بشدة. الدور الأساسي لرئيس الاجتماع هو إجراء مناقشة مفتوحة ومثمرة. إذا لاحظت أن بعض الحضور لديهم معلومات ذات صلة بالقضايا المطروحة لكنهم لا يشاركون المجموعة، شجعهم على التحدث. لست مضطرًا لأن تتحداهم أو تناديهم مباشرة — يمكنك فقط أن تقول جملة بسيطة مثل: "أظن أن خبرة السيدة فلانة ستكون مفيدة بالنسبة لنا في هذه النقطة"، وهي طريقة مفيدة للغاية لإشراك الحضور الأقل نشاطًا. في لحظات احتدام النقاش، قد يكون من الصعب تذكر أنه بعض الحضور ليس لديهم الخبرة أو المعرفة الكاملة حول مواضيع المناقشة. احرص على انتهاز الفرصة وتبسيط القضايا أو الموضوعات المعقدة التي تُطرح باختصار، لتتأكد من أن كل من حضر الاجتماع لم يشرد باله ويعتبر حضوره مضيعة للوقت، وهو ما ينال تقدير كبير من الحاضرين ذوي المعرفة الأقل بلا شك. إذا لم يسيطر مدير مؤهل على الاجتماعات، فقد تصبح الاجتماعات غير منتجة على الإطلاق. حاول أن تتأكد من معالجة ونقاش كل موضوع مهم جئت لتناقشه. لا تسمح للحاضرين بإلقاء اللوم أو تقديم أعذار غامضة حول المشاكل التي لم تعالج أو تطرح. حاول توضيح الأمور والحصول على إجابات محددة حول الموضوعات التي لا يرغب أحد في مناقشتها أو معالجتها. على الرغم من أن هذا ليس بالضرورة ما يريده كل الحاضرين، إلا أن هذا النوع من الأسئلة المحرجة هي بالتحديد أكثر الأسئلة التي تحتاج لإجابات ليصبح الاجتماع مفيدًا ومؤثرًا قدر الإمكان. تأكد من أن القرارات الهامة موثقة (إذا كان هناك مدون رسمي للاجتماع أو مدون لمحاضر الاجتماعات، اطلب منه تولي عملية التدوين). سوف تتحمل خلال الاجتماع عناء طرح الأسئلة الصعبة، لذا من الضروري التأكد من توثيق الإجابات التي ستحصل عليها وتسجيلها جيدًا. يوجد سبب مهم للسمعة السيئة التي تمتلكها الاجتماعات — يعتقد الكثيرون أن الاجتماعات هي عبارة عن مضيعة كبيرة للوقت. لتجنب استهلاك اجتماع لوقت أطول من اللازم، استخدم سلطتك كمدير للاجتماع وحافظ على استمرارية النقاش ضمن الإطار الزمني المحدد مسبقًا. لا تخف من تأجيل القضايا والأمور أو المحادثات الحالية غير المهمة لوقت لاحق، خاصة إذا بدا أن اجتماعك سيستغرق وقتًا أطول من المتوقع. كن مستعدًا وراغبًا في تعديل جدولك على الفور لتتأكد من أنه لن يتم إهدار الوقت الثمين لأي من الحاضرين.
قد النقاش لكن لا تسيطر عليه. شجع جميع الحضور على المشاركة. تأكد من فهم الجميع للمواضيع التي تُناقش. لا تتجاهل الأسئلة الصعبة أو الغريبة. كن على دراية بالوقت.
قد النقاش لكن لا تسيطر عليه. شجع جميع الحضور على المشاركة. تأكد من فهم الجميع للمواضيع التي تُناقش. لا تتجاهل الأسئلة الصعبة أو الغريبة. كن على دراية بالوقت.