يفترض أن يبدأ تواجد الموظف الذي سوف يخلفك في الوظيفة وأنت ما زلت متواجدًا بدورك، وهي الفترة التي يتم فيها عملية نقل المسؤوليات عمليًا منك إليه. لا يوجد حد زمني ثابت لتلك الفترة، لكنها تعتمد على ظروف العمل والوظيفة وغيرها من المتغيرات، والغرض الأهم هو أن تنجح في مساعدة الموظف الجديد على الإلمام كليًا بمهام الوظيفة ومعرفة المشاريع الجارية، سواء استغرق ذلك عدة أيام أو شهر كامل. والقاعدة المؤكدة أنه كلما أتيح لك فرصة أطول للانتهاء من تسليم المهام، كلما قدرت على نقل أكبر قدر ممكن من المعلومات للطرف الآخر.  من المؤكد أنك نسيت بعض الأمور لا محالة عند إعدادك لمستند تسليم المسؤوليات الرسمي، وهو ما يفترض علاجه خلال فترة وجود الموظف الجديد تحت التمرين في حضورك، حيث يمكنك أن تنقل له بشكل عملي ومباشر أكثر كل ما يتعلق بالمهام اليومية للوظيفة. خلال مرحلة تسليم المسؤوليات يفترض أن تتأكد من تسليم كل البيانات والمستندات الهامة بشكل يدوي وشخصي للموظف الجديد. يضمن لك ذلك التأكد من أنك نقلت كل شيء للطرف الآخر بطريقة صحيحة، وهو ما يخلي مسؤوليتك مستقبلًا تجاه أي خطأ أو إعاقة في العمل بعد غيابك. تأكد من توضيح كل المعلومات المتعلقة والتأكيد على الأولويات والقواعد المنظمة للعمل. يتيح ذلك للطرف الآخر بدوره أن يستغل تسلمه للمستندات شخصيًا في الاطلاع عليها في حضورك، ومن ثم مناقشة أي أمور معقدة أو غير واضحة بالنسبة له، وهو ما قد لا يكون ممكنًا بعد رحيلك وانشغالك بوظيفة جديدة أو مسؤوليات منصب أعلى.   استغل هذه الفرصة لشرح كل المعلومات الهامة والأساسية حول الوظيفة. يجب كذلك أن تجيب باستفاضة ووضوح حول أية أسئلة يطرحها الموظف البديل. تختلف المحادثات الشخصية كثيرًا عن المستندات المكتوبة، وتتيح الفرصة لتغطية جوانب لا تتضح من النصوص وتوفر الفرصة لك وللطرف الآخر لسد فراغات الأفكار غير المفهومة أو المنسية. كلما تحدثت معه أكثر، كلما ضمنت أنك تنفذ عملية تسليم المسؤوليات بكفاءة أفضل. يجب أن ترحب بحرارة بالموظف الجديد منذ اللحظة الأولى أيًا كان انطباعك الشخصي تجاه عملية نقل المسؤوليات تلك، ثم أظهر الكثير من الحماس والمبادرة في التعاون والتواصل معه. اشرح بوضوح كل ما يتعلق بمهام الوظيفة أو أيًا من القضايا المعلقة التي سوف تتركها ورائك على عاتق الموظف الجديد. توقع أن يكون بدوره شاعرًا بالقليل من الحرج أو التوتر في أيامه الأولى في الوظيفة الجديدة وأنه قد لا يكون متحمسًا لطرح الكثير من الأسئلة، لذا قد تحتاج إلى كسر ذلك الحاجز الثلجي وضمان ثقته أنك لن تتأخر ثانية واحدة عن تقديم أي مساعدة يحتاج إليها.   أظهر له ترحيبك الدائم بتقديم المساعدة وتحمسك للإجابة على استفساراته. يعزز هذا السلوك الطيب من وضعية تشاركك أنت والطرف الآخر لمسؤولية نقل المهام والمسؤوليات ومن ثم يسهل من التحدي الصعب الواقع على الطرفين ويجعل تلك الأيام خفيفة الظل وهينة، على الرغم من أهميتها الكبيرة لمسار عمل المؤسسة أو الشركة. آخر شيء يُطلب منك القيام به قبل المغادرة النهائية من الوظيفة هي إتمام عملية نقل المسؤوليات عن طريق إجراء اجتماع رسمي للختام والمراجعة مع خليفتك في الوظيفة. اطلب منه أن يجهز بشكل مسبق أي أسئلة معلقة لم يجد لها إجابة حتى الآن، وشجعه كذلك على مشاركة التعليقات والملاحظات حول أي شيء. يكون هذا الاجتماع بمثابة الفرصة الأخيرة للطرفين لضمان أن كل شيء تم بشكل صحيح وأن الموظف الجديد أصبح على معرفة واضحة ودقيقة بمهام ومسؤوليات وظيفته.   يجب أن يتم توضيح وشرح أي أمور معلقة وغير واضحة خلال هذا الاجتماع. يختلف ما يلي باختلاف قواعد وآداب تنظيم العمل من مكان لآخر، لكن يظل من المقترح دائمًا أن تقوم بدعوة مديرك أو مشرف العمل المباشر عليك لحضور هذا الاجتماع. أطلع مديرك في العمل على موعد ومكان إقامة هذا الاجتماع المصغر النهائي مع الموظف الجديد. يضمن لك حضوره أن يرى بنفسه إتمام عملية نقل المسؤوليات منك إلى الموظف الجديد، كما قد يدلي بدلوه بخصوص بعض الأمور بالغة الأهمية كذلك.
امنح الأمر أكبر فترة ممكنة من الوقت. سلم المستندات بالغة الأهمية للطرف الآخر بشكل شخصي. ابذل كل ما بوسعك لتقديم المساعدة. احرص على إجراء اجتماع نهائي لتسليم المسؤوليات.
امنح الأمر أكبر فترة ممكنة من الوقت. سلم المستندات بالغة الأهمية للطرف الآخر بشكل شخصي. ابذل كل ما بوسعك لتقديم المساعدة. احرص على إجراء اجتماع نهائي لتسليم المسؤوليات.