إن أحد طرق الحفاظ على نبرة مهذبة التي قد لا تدركها يتضمن استخدام قواعد النحو والإملاء السليمة. يُظهر اهتمامك بكيفية التعبير عن نفسك بوضوح أنك تحترم الطرف الآخر بالإضافة إلى توضيح كونك شخصًا مهذبًا بشكل عام. لا تكن متغطرسًا، ولكن اجعل كلماتك معبرة عن مستوى تعليمك من خلال استخدام الكلمات اللائقة. كذلك إن كنت تصفحت موقع الشركة وعرفت بعضًا من سياستهم فاذكر أنك قرأتها ورغم ذلك لم تجد حلًا لمشكلتك. رسالة البريد الإلكتروني المرجو أخذها على محمل الجد ليست بمكان مناسب لإلقاء النكات، على الأقل في أول مراسلة. يمكن النظر إلى تلك الطريقة في الكتابة على أنها غير لائقة، وهو أمر يجدر بك تجنبها عند التعامل مع أي شركة.  ما أن تتوطد صلتك بممثل خدمة العملاء عبر سلسلة من الرسائل فسيكون المزاح حينها مقبولًا ومفهومًا. حتى وإن كنت غاضبًا تجاه أحد المنتجات أو الخدمات فإن التعبير عن ذلك في رسالة البريد الإلكتروني لن يأتيك بالنتائج المرجوة. إن التعبير عن مشكلتك بتهذيب واحترام سيمنحك ما هو أكثر مقارنة باستخدام أسلوب عدواني.  تذكر أنه لا يمكنك التعبير عن المشاعر بشكل لائق باستخدام النصوص. إن كنت متضايقًا بما يكفي حيال مشكلتك او أردت اهتمامًا فوريًا فقد يكون اللجوء للمكالمات الهاتفية هو الحل الأكثر فعالية. في نهاية المطاف، يعد التعبير عن مدى ولائك للشركة وامتنانك لخدماتهم في الماضي وسيلة مثالية لنيل تقدير ممثلي خدمة العملاء لرسالتك وسرعة ردهم.
التزم بقواعد النحو والإملاء. أوضح مستوى تعليمك ومعرفتك. تجنب المزاح. عبر عن نفسك دون عدوانية. عبر عن ولائك وامتنانك.
التزم بقواعد النحو والإملاء. أوضح مستوى تعليمك ومعرفتك. تجنب المزاح. عبر عن نفسك دون عدوانية. عبر عن ولائك وامتنانك.