Ley 107-2025 art. 3 — Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI / Ley de Administración y Conservación de  / Art. 3
Artículo 3. Definiciones
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A los fines de esta Ley, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se expresa, a menos que del contexto en que sean utilizados claramente se desprenda otro: (a) Administración o gestión de documentos. — Es la planificación, control, dirección, organización, promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la creación, uso y conservación, así como la disposición de documentos para garantizar su producción, autenticidad, integridad, conservación, fiabilidad y disponibilidad para su mayor uso y mejor servicio. (b) Administrador de documentos. — Se refiere a aquel funcionario designado por esta Ley para ocuparse de la gestión de documentos bajo su jurisdicción según dicta la ley. (c) Archivero General. — Se refiere al Archivero General de Puerto Rico. (d) Archivo General. — Significa el Archivo General de Puerto Rico. (e) Archivo activo. — Dentro del ciclo de vida de los documentos, es el espacio destinado para los documentos que tienen vigencia administrativa, legal o fiscal y son utilizados con frecuencia por la administración. (f) Archivo inactivo o intermedio. — Dentro del ciclo de vida de los documentos, es el espacio destinado para los documentos que todavía tienen vigencia administrativa, legal o fiscal, pero son utilizados con poca frecuencia por la administración y están a la espera de su eliminación o de su transferencia al archivo histórico. (g) Archivo histórico. — Dentro del ciclo de vida de los documentos, es el espacio destinado para los documentos que tienen valor histórico cultural y deben conservarse. (h) Ciclo de vida. — Etapas o edades de un documento por las que sucesivamente se reconocen según su utilidad o vigencia. (i) Comisión Asesora. — Se refiere a la Comisión Asesora del Archivo General. (j) Coordinador de documentos. — Funcionario encargado de la gestión de los documentos públicos desde las oficinas en las dependencias. (k) Dependencia. — Incluye todo departamento, agencia o entidad corporativa, junta, comisión, cuerpo, negociado, corporación pública, oficina y todo otro organismo gubernamental de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico y los municipios. Rev. 14 de agosto de 2025 www.ogp.pr.gov Página 3 de 30 “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI” [Ley 107-2025] (l) Depósito. — Entrada de documentos para la custodia transitoria, sin la cesión de la propiedad. (m) Digitalización. — Es el proceso que consiste en transformar objetos análogos a un formato digital. (n) Disposición de documentos. — La destrucción final o la transferencia de los documentos a un archivo según su valoración. (ñ) Documento. — Es la palabra que comprenderá todo papel, encuadernado, folleto, fotografía, película, microforma, cinta magnetofónica, mapa, dibujo, plano, cinta magnética, disco, vídeo cinta o cualquier otro material leído por máquina y cualquier otro material informativo sin importar su forma o características físicas. Incluye también los generados de forma electrónica o digital, aunque nunca sean impresos en papel u otro medio distinto al creado originalmente. El material bibliográfico, o de museo, adquirido para propósitos de exposición, consulta u otros propósitos relacionados y las publicaciones no estarán incluidos en la definición del término “documento”. (o) Documento o colección privada. — Todo aquel documento que no se origina en una dependencia del Gobierno. (p) Documento público. — Se refiere a todo documento que se origina, conserve o reciba en cualquier dependencia del Gobierno de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos, incluyendo las publicaciones generadas por las dependencias gubernamentales, y que se tenga que conservar permanente o temporalmente como prueba de las transacciones por su utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o informativo, según sea el caso, o que se vaya a destruir por no tener valor permanente ni utilidad administrativa, legal, fiscal, cultural o informativa. Incluye aquellos producidos de forma electrónica o digital que cumplan con los requisitos establecidos por las leyes y reglamentos. (q) Entidad educativa o cultural. — Incluye, sin que se entienda como una limitación, una universidad, biblioteca, fundación, instituto, fideicomiso, asociación, sociedad o corporación sin fines lucrativos, dedicada a la enseñanza, estudio o fomento de la cultura, las artes y las ciencias. (r) Gobierno. — Significa el Gobierno de Puerto Rico, y en lo que respecta al Programa, las dependencias del Gobierno, según corresponda, entiéndase, las agencias, oficinas y departamentos de la Rama Ejecutiva, así como las corporaciones públicas y municipios. (s) Periodo de retención. — Instrumento oficial que sirve de referencia del momento adecuado para la transferencia, traslado o eliminación de documentos. Rev. 14 de agosto de 2025 www.ogp.pr.gov Página 4 de 30 “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI” [Ley 107-2025] (t) PRITS. — Se refiere a la Puerto Rico Innovation and Technology Service, según creada por la Ley Núm. 75-2019, o cualquier otra ley posterior. (u) Preservación digital. — El proceso específico para mantener los materiales digitales durante y a través de las diferentes generaciones de la tecnología durante el transcurso del tiempo, con independencia de donde residan. (v) Programa. — Se refiere al Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno creado por virtud de esta Ley. (w) Sistema de Archivos Históricos Públicos. — Se refiere al conjunto de instituciones, en su mayoría del Gobierno, a las cuales se les delegó la responsabilidad de preservar y proveer acceso a documentos públicos de valor histórico creados, recibidos o gestionados como resultado de las actividades llevadas a cabo por ellos y que deben conservarse por su valor administrativo, legal, fiscal, cultural o informativo.