Ley 107-2025 art. 21 — Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI / Ley de Administración y Conservación de  / Art. 21
Artículo 21. Disposición de documentos públicos
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(a) La única manera legal de disposición de documentos públicos se realizará mediante las listas de disposición o dispensas de emergencia. i. No se destruirá, enajenará, obsequiará, alterará o dispondrá de ningún documento perteneciente a cualquier dependencia, a menos que sea de conformidad con lo dispuesto en esta Ley. Toda persona que ejecute cualquiera de estas acciones sobre cualquier documento público estará sujeto a las disposiciones de los Artículos 256, 257 y 258 de la Ley Núm. 146-2012, según enmendada, denominada “Código Penal de Puerto Rico”. (b) Para realizar un control adecuado de los documentos generados diariamente y que no se consideran documentos públicos, cada dependencia deberá contar con zafacones de reciclaje destinados para este propósito. Rev. 14 de agosto de 2025 www.ogp.pr.gov Página 22 de 30 “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI” [Ley 107-2025] i. Se prohíbe echar documentos o documentos públicos en los zafacones o contenedores regulares. ii. Los documentos públicos que sean copias, impresiones de trabajo y otras versiones como borradores, deberán ser compilados por los administradores de documentos y dispuestos, acorde con los periodos de retención para este tipo de documentos. (c) Ninguna dependencia podrá tomar acción con los documentos públicos que estén siendo evaluados para su conservación o disposición, hasta recibir de parte del Programa y el Archivo General la determinación oficial correspondiente. i. Aquellos documentos no reclamados por el Archivero General, sujeto a la previa autorización expresa del Programa, podrán ser destruidos, según los métodos establecidos en esta Ley o la reglamentación adoptada en su virtud. (d) Se coordinará con el Archivo General el traslado autorizado de los documentos. i. El Archivo General será la única entidad autorizada para aprobar el traslado de documentos públicos a otra dependencia o entidad privada. De esta ser la determinación, se seguirán las disposiciones del Capítulo II, Artículo 10 de esta Ley. ii. Al completar el traslado, se entregará un formulario que deberá ser cumplimentado en su totalidad y presentado al Programa. (e) Los documentos cuya destrucción haya sido aprobada deberán cumplir con las leyes y reglamentos aplicables de política pública, asegurándose en todo momento que estos no sean reproducidos ni puedan reconstruirse. i. Para documentos en papel o medios audiovisuales, su disposición será en contenedores designados para este propósito, lo cual deberá ser coordinado a través de la Oficina de Reciclaje y la Oficina de Tecnología para audiovisuales. ii. Para documentos digitales, la Oficina de Tecnología establecerá los procedimientos para destruir y eliminar del disco duro la información, según dispuesto por el PRITS. Esta información no deberá ser recuperable, una vez designada su destrucción. iii. Además, se instaurarán mecanismos para proteger y recuperar aquella documentación cuya destrucción no haya sido aprobada pero que se haya perdido por haberse dispuesto de esta de manera ilícita. (f) En caso de ocurrir una emergencia con los documentos públicos bajo su custodia, el jefe de una dependencia podrá solicitar una dispensa de emergencia, la cual solamente aplicará cuando los documentos hayan sido afectados por un evento natural o un accidente que pone en peligro su integridad y pueda afectar la salud. Rev. 14 de agosto de 2025 www.ogp.pr.gov Página 23 de 30 “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI” [Ley 107-2025] i. Se solicitará, mediante una carta que detalle la emergencia, la fecha en que ocurrió, las series documentales afectadas, los años inclusivos, y los daños que afectan los documentos. ii. El Programa y el Archivo General tendrán la potestad de aprobar o denegar una dispensa y emitir multas a la dependencia si determina que el acontecimiento fue ocasionado por la negligencia de la dependencia o debido a que esta no atendió la situación con premura.