Ley 107-2025 art. 7 — Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI / Ley de Administración y Conservación de  / Art. 7
Artículo 7. Composición del Archivo General de Puerto Rico
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El Archivo General tendrá las siguientes funciones para asegurar la conservación y acceso a los documentos públicos con valor histórico bajo su custodia: (a) Comisión Asesora. i. Para la formulación de normas generales que regirán el Archivo y manejo de documentos históricos, así como la coordinación con las distintas dependencias y el trabajo de proyectos especializados con documentos históricos, se establece una única Comisión Asesora que se conocerá como la Comisión Asesora del Archivo General. ii. La Comisión Asesora se compondrá de cinco (5) profesionales que constituirán un grupo de trabajo diverso con conocimiento especializado en las siguientes áreas: administración de documentos, documentos históricos, conservación y disposición de documentos, valorización, búsqueda de fondos externos, investigación, leyes, redacción de informes, propuestas y proyectos, entre otras áreas de especialidad que apoyen el funcionamiento óptimo del Archivo General. Estos serán nombrados por el director ejecutivo y confirmados por la Junta de Directores del Instituto de Cultura Puertorriqueña por un término de tres (3) años. Una vez concluido su término, cada integrante podrá permanecer en la Comisión Asesora hasta que su sustituto sea nombrado. Cada integrante de la Comisión Asesora podrá ser nombrado un máximo de tres (3) veces. El director de la Comisión será el Archivero General, pero no tendrá voto. iii. La Comisión Asesora se reunirá dos (2) veces al año en sesión ordinaria, y en sesión extraordinaria, todas aquellas veces que lo crea conveniente el Archivero General o lo soliciten sus integrantes. iv. La Comisión Asesora tendrá las siguientes responsabilidades: 1. Redactar las normas que regirán el funcionamiento de la Comisión Asesora, a ser aprobadas por la Junta de Directores del Instituto de Cultura Puertorriqueña. 2. Establecer las normas de uso y consulta de los documentos bajo custodia del Archivo General y del Sistema de Archivos Históricos Públicos. 3. Estandarizar los trámites que se seguirán para disponer de los documentos en poder del Archivo General si los mismos resultasen inservibles, duplicados o carentes de interés histórico; correspondieren mejor a otra dependencia, Rama del Gobierno de Puerto Rico o entidad educativa o cultural, o si por cualquiera otra razón análoga no se ameritase su continuada conservación en el Archivo General. 4. Apoyar la identificación de colecciones privadas que deban ser conservadas. 5. Desarrollar proyectos, publicaciones, investigaciones, estudios de necesidades, propuestas y planes de trabajo para con los documentos históricos. Rev. 14 de agosto de 2025 www.ogp.pr.gov Página 6 de 30 “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI” [Ley 107-2025] 6. Ser enlace con la Comisión Nacional de Publicaciones y Documentos Históricos y revisar y someter planes para proyectos de documentos históricos de acuerdo con las prioridades establecidas por la misma y revisar mediante informes o de cualquier otra forma, el funcionamiento y progreso de los proyectos financiados por la referida Comisión Nacional. 7. Ejecutar cualquier otro proyecto solicitado por el Archivero General para asegurar la conservación y acceso a los documentos históricos. (b) Administración del Archivo General. i. Enlace – La Administración del Archivo General realizará todo trámite administrativo y servirá de enlace con el Instituto de Cultura Puertorriqueña, el Programa, la Rama Ejecutiva y los municipios del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (en lo que respecta al Programa), la Comisión Asesora y cualquier otro cuerpo rector relacionado a la gestión de documentos. ii. Accesiones, evaluación y fiscalización de documentos — La Administración del Archivo General se encargará de trabajar junto al Programa los periodos de retención y el recibo y evaluación de las listas de disposición para identificar documentos de valor histórico; proveer orientación sobre valorización documental y la identificación de documentos de valor histórico; evaluar las colecciones privadas que sean recomendadas para su conservación y proveer instrucciones sobre el traslado al Archivo General u otra dependencia o entidad privada; recibir los documentos públicos y colecciones que serán ingresadas al Archivo General y coordinar la entrega de aquellas que serán trasladadas a otras instituciones con la debida autorización; realizar evaluaciones periódicas, estudios e informes sobre la conservación de documentos en instituciones custodias de documentos públicos, coordinar la devolución al Archivo General de aquellos documentos que ya no puedan ser custodiados por instituciones solicitantes para asegurar su conservación y acceso; y recomendar al Archivero General la remoción de documentos si la institución incumple con su responsabilidad, además de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General. iii. Conservación — La Administración del Archivo General llevará a cabo las prácticas necesarias para la conservación preventiva de la documentación histórica custodiada por el Archivo General; realizará la preparación de los documentos para asegurar el mínimo deterioro durante su uso, consulta, exhibición o digitalización; y efectuará los tratamientos de conservación, siguiendo las mejores prácticas, a documentos que así lo requieran, además de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General. iv. Organización y descripción –La Administración del Archivo General procesará las colecciones físicas mediante su organización y descripción; y creará los instrumentos de acceso necesarios para facilitar la búsqueda a los documentos, además de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General. Rev. 14 de agosto de 2025 www.ogp.pr.gov Página 7 de 30 “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI” [Ley 107-2025] v. Digitalización — La Administración del Archivo General llevará a cabo la captura, digitalización, transferencia, migración, post-procesamiento, control de calidad, metadatos y cualquier otro método necesario para facilitar la conversión digital para su conservación y acceso, tanto para proyectos internos como para servicios a la comunidad; coordinará, de ser necesario, los servicios de digitalización con proveedores externos; y ejecutará cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General. vi. Documentos digitales y preservación digital — La Administración del Archivo General trabajará junto al Programa la conservación y disposición de documentos públicos digitales de valor histórico y recibirá en transferencia aquellos documentos que deban conservarse permanentemente; coordinará la evaluación, selección y transferencia de colecciones digitales de índole privada que deban ser conservadas en el Archivo General; en colaboración con la Oficina de Sistemas de Información y PRITS, establecerá los sistemas de transferencia entre las dependencias y el Archivo General de los documentos digitales a ser preservados a largo plazo; gestionará, en colaboración con la Oficina de Sistemas de Información y PRITS, el almacenamiento y custodia de los documentos digitales trasferidos; ejecutará los procedimientos adecuados para asegurar la preservación digital a largo plazo de los documentos digitales en custodia del Archivo General; realizará el procesamiento de los documentos digitales para proveer acceso a los mismos; llevará a cabo las gestiones necesarias a lo largo del ciclo de vida de los documentos digitales para asegurar su reproducción a largo plazo o salvaguardar la información contenida, mediante estrategias de migración, transferencia u otras facilitadas por la tecnología; y mantendrá, en colaboración con la Oficina de Sistemas de Información, los sistemas de acceso a los documentos digitales, además de encargarse de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General. vii. Referencia y acceso a la información — La Administración del Archivo General facilitará los servicios referentes a la consulta y acceso a los documentos históricos; y proveerá orientación a la comunidad sobre el uso y manejo de documentos históricos, además de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General. viii. Servicios a la comunidad y difusión –La Administración del Archivo General desarrollará y llevará a cabo una diversidad de actividades que apoyen la difusión y uso de los documentos históricos; en colaboración con la Oficina de Sistemas de Información, mantendrá los sistemas y plataformas de difusión de contenido; colaborará con otras instituciones que custodian documentos históricos en el país; coordinará actividades educativas y de desarrollo profesional para la comunidad archivística y en general; y fungirá como enlace con las organizaciones profesionales locales e internacionales para colaborar en las diversas iniciativas de difusión de documentos históricos, además de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General. Rev. 14 de agosto de 2025 www.ogp.pr.gov Página 8 de 30 “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI” [Ley 107-2025]