Greek: 35.Οι αντιπροσωπείες πραγματοποιούν αυτοαξιολόγηση του εσωτερικού ελέγχου αλλά, σε αντίθεση με την προαναφερθείσα αρχή της ιεραρχικής οργάνωσης, οι προϊστάμενοι των αντιπροσωπειών δεν λογοδοτούν σχετικά στον διευθυντή της EuropeAid αλλά σε έναν διευθυντή της Γενικής Διεύθυνσης Εξωτερικών Σχέσεων, στον οποίο υπάγονται ιεραρχικά όλοι οι υπάλληλοι των αντιπροσωπειών για διοικητικούς σκοπούς. Ο λόγος είναι ότι ο εσωτερικός έλεγχος μιας αντιπροσωπείας καλύπτει όχι μόνον τις επιχειρησιακές (οι οποίες αποτελούν το σημαντικότερο τμήμα) αλλά και τις διοικητικές δαπάνες, και οι υπάλληλοι των αντιπροσωπειών ενδέχεται να λαμβάνουν οδηγίες από άλλες Γενικές Διευθύνσεις, ιδίως τις ΓΔ Ανάπτυξη και Εμπόριο. Συνεπώς, δεδομένου ότι η EuropeAid είναι υπεύθυνη για την εφαρμογή του εσωτερικού ελέγχου στις αντιπροσωπείες χωρίς να έχει την ευθύνη της λογοδοσίας σχετικά, ενδέχεται οι σχετικές αδυναμίες να μην αντιμετωπίζονται κατάλληλα. | 35.Λόγω του επιμερισμού των αρμοδιοτήτων μεταξύ διαφόρων ΓΔ, η τρέχουσα ρύθμιση για τον εσωτερικό έλεγχο αυτοαξιολόγησης εξασφαλίζει μοναδικό και συνεπές σύνολο οδηγιών προς τις αντιπροσωπείες.Η μεθοδολογία αυτοαξιολόγησης του εσωτερικού ελέγχου των αντιπροσωπειών αποφασίστηκε από τη ΓΔ "Εξωτερικές Σχέσεις" με την υποστήριξη της κεντρικής δημοσιονομικής υπηρεσίας και βασίστηκε στο έργο της διυπηρεσιακής ομάδας στην οποία συμμετείχε η EuropeAid. Τα αποτελέσματα του εγχειρήματος ανακοινώνονται σε όλες τις ενδιαφερόμενες υπηρεσίες (ΓΔ Εξωτερικές Σχέσεις, EuropeAid, ΓΔ Ανάπτυξη…) για την κατάλληλη συνέχεια.Το ετήσιο έργο της αυτοαξιολόγησης δεν αποτελεί το μόνο στοιχείο που στηρίζει τη λογοδοσία του προϊστάμενου αντιπροσωπείας, ως δευτερεύοντος διατάκτη, προς τον αρμόδιο διευθυντή της EuropeAid.Σύμφωνα με τις διατάξεις που ορίζονται στο χάρτη των δευτερεύοντων διατακτών, ο προϊστάμενος αντιπροσωπείας έχει την υποχρέωση να ενημερώνει τακτικά την έδρα για την εκτέλεση των δραστηριοτήτων και των πόρων για την οποία του έχει μεταβιβαστεί η εξουσία, καθώς και για οποιαδήποτε προβλήματα ανακύπτουν κατά τη λειτουργία των μηχανισμών διαχείρισης και ελέγχου που δημιούργησε για την απαλλαγή από τις ευθύνες του. Η EuropeAid παρακολουθεί τον εσωτερικό έλεγχο στις αντιπροσωπείες και είναι υπόλογη για την αντιμετώπιση ενδεχόμενων αδυναμιών σε σχέση με την υλοποίηση της εξωτερικής βοήθειας. |
French: 35.Les délégations réalisent elles-mêmes une évaluation du contrôle interne mais, contrairement au principe susmentionné d'organisation hiérarchique, les chefs de délégation ne doivent pas en rendre compte au directeur d'EuropeAid mais à un directeur de la direction générale "Relations extérieures", à laquelle est hiérarchiquement et administrativement rattaché l'ensemble du personnel des délégations. La raison en est que le contrôle interne d'une délégation couvre non seulement les dépenses opérationnelles (qui sont les plus importantes), mais également les dépenses administratives, et que le personnel des délégations peut recevoir des instructions d'autres directions générales, notamment des directions générales "Développement" et "Commerce". Dès lors, dans la mesure où EuropeAid est responsable de la mise en œuvre du contrôle interne dans les délégations mais où elle n'est pas chargée d'en rendre compte, les déficiences en la matière ne peuvent pas toujours être traitées de manière appropriée. | 35.En raison du partage des responsabilités entre les différentes DG, les dispositions actuelles de l'exercice d'autoévaluation du contrôle interne assure un ensemble unique et cohérent d'instructions aux délégations.La méthode prévue pour l'autoévaluation du contrôle interne des délégations a été décidée par la DG Relations extérieures avec l'aide du Service financier central et repose sur le travail d’un groupe interservices auquel EuropeAid a participé. Les résultats de l'exercice sont communiqués à tous les services concernés (DG Relations extérieures, EuropeAid, DG Développement, etc.) pour le suivi approprié.L'exercice annuel d’autoévaluation n'est pas le seul élément justifiant la responsabilité du chef de délégation, en tant qu'ordonnateur par subdélégation, vis-à-vis du directeur compétent à EuropeAid.Selon les dispositions prévues dans la charte des ordonnateurs par subdélégation, le chef de délégation a l'obligation d'informer le siège régulièrement de la mise en œuvre des activités et des ressources pour lesquelles il a sous-délégué des pouvoirs, ainsi que de tout problème surgissant dans le fonctionnement des mécanismes de gestion et de contrôle qu’il a mis en place pour s’acquitter de ses responsabilités. EuropeAid assure le suivi du contrôle interne dans les délégations et a pour tâche de remédier aux lacunes potentielles concernant la mise en œuvre de l'aide extérieure. |