English: The competent authority shall establish a system of record-keeping that allows adequate traceability of the process to issue, maintain, amend, suspend or revoke each individual letter of agreement.
French: L'autorité compétente doit établir un système d'archivage qui permette une traçabilité adéquate du processus pour délivrer, maintenir, modifier, suspendre ou retirer chaque lettre d'agrément individuelle.
German: Die zuständigen Behörden haben Aufzeichnungssysteme einzurichten, durch die sämtliche Vorgänge für Ausstellung, Beibehaltung, Ergänzung, Aussetzung oder Widerruf einer Einzelzulassung verfolgt werden können.
Spanish: La autoridad competente deberá crear un sistema de conservación de registros que permita un adecuado seguimiento del proceso para expedir, renovar, modificar, suspender o revocar cada documento de consentimiento.
Italian: L’autorità competente deve istituire un sistema di archiviazione dei documenti che consenta un’adeguata tracciabilità dell’iter di emissione, riconferma, emendamento, sospensione e revoca delle singole autorizzazioni.
Portuguese: A autoridade competente deve criar um sistema de arquivamento de registos, que permita efetuar o rastreio adequado de cada processo relativo à emissão, revalidação, alteração, suspensão ou revogação de cada carta de acordo.
Dutch: De bevoegde autoriteit moet een administratiesysteem instellen dat het mogelijk maakt om vlot het proces van afgifte, behoud, wijziging, opschorting of intrekking van elke afzonderlijke akkoordverklaring toegankelijk te maken.
Danish: Den kompetente myndighed skal oprette et system til opbevaring af dokumentation, som på hensigtsmæssig måde gør det muligt at spore, hvor i processen det enkelte godkendelsesbrev befinder sig med hensyn til udstedelse, opretholdelse, ændring, inddragelse eller tilbagekaldelse.
Swedish: Den behöriga myndigheten ska upprätta ett dokumentationssystem som möjliggör en tillräcklig spårbarhet i förfarandena för utfärdande, upprätthållande, ändring, upphävande eller återkallande av varje enskilt godkännandebrev.
Finnish: Toimivaltaisen viranomaisen on perustettava tietojärjestelmä, jonka avulla jokaisen hyväksymiskirjeen antamiseen, ylläpitämiseen, muuttamiseen, voimassaolon keskeyttämiseen tai peruuttamiseen liittyvä menettely pystytään selvittämään riittävän tarkasti.
Greek: Η αρμόδια αρχή καθιερώνει ένα σύστημα τήρησης αρχείων που παρέχει τη δυνατότητα επαρκούς παρακολούθησης της διαδικασίας έκδοσης, διατήρησης, τροποποίησης, αναστολής ή ανάκλησης κάθε μεμονωμένου εγγράφου συμφωνίας.
Czech: Příslušný úřad je povinen zavést systém vedení záznamů, který umožňuje dostatečnou vysledovatelnost postupu vydávání, zachovávání, změny, pozastavování nebo rušení platnosti každého jednotlivého schvalovacího dopisu.
Slovak: Príslušný orgán zriadi systém vedenia záznamov, ktorý umožní primerané sledovanie procesu vydávania, zachovávania, zmeny alebo doplnenia, pozastavenia platnosti alebo zrušenia každého jednotlivého písomného súhlasu.
Polish: Właściwy organ ustanowi system przechowywania dokumentacji umożliwiający odpowiednie śledzenie procesu wydawania, utrzymywania w mocy, wprowadzania zmian, zawieszania lub cofania poszczególnych zezwoleń.
Hungarian: Az illetékes hatóság olyan nyilvántartási rendszert alakít ki, amely lehetővé teszi az eseti engedélyek kiállításának, érvényben tartásának, módosításának, felfüggesztésének vagy visszavonásának megfelelő nyomon követését.
Slovenian: Pristojni organ določi sistem vodenja evidenc, ki omogoča ustrezno sledljivost postopka za izdajo, vzdrževanje, spreminjanje, začasno razveljavitev in preklic posamezne izjave o soglasju.
Romanian: Autoritatea competentă stabilește un sistem de păstrare a documentelor care permite urmărirea adecvată a procesului de eliberare, menținere, modificare, suspendare sau retragere a fiecărei scrisori de aprobare.
Bulgarian: Компетентният орган създава система за архивиране, която позволява адекватно проследяване на процеса на издаване, поддръжка, изменение, спиране на действието или отнемане на всеки индивидуален документ за съгласие.
Estonian: Pädev asutus kehtestab andmete säilitamise süsteemi, mis võimaldab iga üksiku heakskiidukirja väljaandmise, pikendamise, muutmise, peatamise või kehtetuks tunnistamise menetluste piisavat jälgimist.
Latvian: Kompetentā iestāde izveido uzskaites sistēmu, kas ļauj pietiekami labi izsekot katra atsevišķa vienošanās dokumenta izdošanas, saglabāšanas, grozīšanas, apturēšanas vai atsaukšanas procesam.
Lithuanian: Kompetentinga institucija įdiegia dokumentų tvarkymo sistemą, leidžiančią pagal nustatytus reikalavimus atsekti kiekvieno atskirojo leidimo išdavimo, išlaikymo, dalinio pakeitimo, galiojimo sustabdymo arba panaikinimo procesą.
Maltese: L-awtorità kompetenti għandha tistabbilixxi sistema ta’ żamma tar-rekords li tippermetti t-traċċabbiltà adegwata tal-proċess tal-ħruġ, taż-żamma, tal-emenda, tas-sospensjoni jew tar-revoka ta’ kull ittra ta’ ftehim individwali.