English: Where documents (in paper or electronic form) relating to the claims authorised and controls effected are retained by other bodies, both those bodies and the agency shall set up procedures to ensure that the location of all such documents that are relevant to specific payments made by the agency is recorded.
French: Si des documents (sur papier ou sous forme électronique) concernant des demandes ordonnancées ou des contrôles réalisés sont conservés par d’autres entités, celles-ci, ainsi que l’organisme payeur, mettent en place des procédures garantissant que l’emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements déterminés effectués par l’organisme soit bien enregistré.
German: Werden Unterlagen (auf Papier oder in elektronischer Form) zu den bewilligten Anträgen und den Kontrollen bei anderen Einrichtungen aufbewahrt, so sehen sowohl diese Einrichtungen als auch die Zahlstelle geeignete Verfahren vor, um jederzeit feststellen zu können, wo die Dokumente, die sich auf die von der Zahlstelle getätigten Zahlungen beziehen, aufbewahrt werden.
Spanish: Cuando otros órganos guarden documentos (en papel o en formato electrónico) relativos a las solicitados autorizadas y los controles efectuados, tanto esos órganos como el organismo pagador establecerán procedimientos para garantizar el registro de la ubicación de todos los documentos que guarden relación con los pagos específicos realizados por el organismo pagador.
Italian: qualora i documenti (in formato cartaceo o elettronico) relativi alle domande autorizzate e ai controlli effettuati vengano conservati da altri organismi, questi ultimi e l’organismo pagatore devono mettere a punto procedure che consentano di registrare l’ubicazione di tutti i documenti pertinenti ai pagamenti specifici effettuati dall’organismo pagatore.
Portuguese: Quando os documentos (em papel ou em formato electrónico) relativos aos pedidos autorizados e controlos efectuados forem mantidos na posse de outros organismos, estes últimos e o organismo pagador estabelecerão os procedimentos que garantam que a localização de todos os documentos relevantes para os pagamentos efectuados pelo organismo pagador seja registada.
Dutch: In het geval dat stukken (op papier of in elektronische vorm) betreffende aanvragen waarvoor opdracht tot betaling is gegeven, en betreffende verrichte controles door andere instanties worden bewaard, moeten door die instanties en het betaalorgaan procedures worden ingesteld om ervoor te zorgen dat de locatie van alle dergelijke stukken die relevant zijn voor door het betaalorgaan verrichte specifieke betalingen, wordt geregistreerd.
Danish: Når dokumenter (på papir eller i elektronisk form), der vedrører anviste ansøgninger og foretagen kontrol, opbevares af andre organer, skal såvel disse organer som betalingsorganet fastlægge procedurer, der sikrer, at det registreres, hvor alle sådanne dokumenter, som er relevante for specifikke betalinger, der er foretaget af betalingsorganet, befinder sig.
Swedish: Om dokument (på papper eller i elektronisk form) som hänför sig till en godkänd begäran om utbetalning eller till genomförda kontroller förvaras av andra organ, skall både dessa organ och utbetalningsstället införa rutiner för att registrera var alla dokument som hänför sig till specifika utbetalningar förvaras.
Finnish: Jos hyväksyttyihin maksupyyntöihin ja tarkastusten suorittamiseen liittyvistä asiakirjoista (paperiversioista tai sähköisessä muodossa olevista) huolehtivat muut elimet, on sekä näiden elinten että maksajaviraston vahvistettava menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikkien sellaisten asiakirjojen sijainti, jotka ovat maksajaviraston suorittamien yksittäisten maksujen kannalta merkityksellisiä, kirjataan muistiin.
Greek: Εάν άλλοι οργανισμοί φυλάσσουν έγγραφα (σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή) σχετικά με τις αιτήσεις που εγκρίθηκαν και τους ελέγχους που διενεργήθηκαν, τόσο οι εν λόγω οργανισμοί, όσο και ο οργανισμός πληρωμών θεσπίζουν διαδικασίες προκειμένου να διασφαλίσουν ότι έχει καταγραφεί το σημείο φύλαξης όλων αυτών των εγγράφων που αφορούν τις ειδικές πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν από τον οργανισμό πληρωμών.
Czech: V případech, kdy jsou dokumenty (v tištěné nebo elektronické podobě) související se schválenými žádostmi a provedenými kontrolami v držení jiných subjektů, tyto subjekty i agentura zavedou postupy s cílem zajistit, aby bylo umístění všech takových dokumentů týkajících se konkrétních plateb uskutečněných agenturou zaznamenáno.
Slovak: Ak dokumenty (v papierovej alebo elektronickej forme) týkajúce sa schválených nárokov a uskutočnených kontrol uchovávajú iné orgány, tieto orgány aj agentúra stanovia postupy na zabezpečenie toho, aby bolo umiestnenie všetkých takých dokumentov, ktoré sa týkajú špecifických platieb uskutočnených agentúrou, zaznamenané.
Polish: W przypadku gdy dokumenty (w formie papierowej lub elektronicznej) dotyczące zatwierdzonych wniosków oraz przeprowadzonych kontroli znajdują się w posiadaniu innych organów, zarówno takie organy, jak i agencja ustanawiają procedury w celu zagwarantowania, że miejsce, w którym znajdują się wszystkie dokumenty istotne dla poszczególnych płatności dokonanych przez agencję, zostało zarejestrowane.
Hungarian: Amennyiben az engedélyezett kérelmekre és az elvégzett ellenőrzésekre vonatkozó (papír vagy elektronikus formátumú) okiratokat más testületek őrzik, akkor mind ezek a testületek, mind az ügynökség eljárást alakít ki annak biztosítására, hogy az ügynökség által teljesített kifizetésekre vonatkozó minden okirat elérhetőségi helyét nyilvántartsák.
Slovenian: Kadar dokumente (na papirju ali v elektronski obliki) v zvezi z odobrenimi zahtevki in opravljenimi kontrolami hranijo drugi organi, navedeni organi ter agencija določijo postopke za zagotovitev, da se evidentira lokacija vseh dokumentov, ki se nanašajo na posebna izplačila, ki jih je opravila agencija.
Estonian: kui heakskiidetud nõuete ja läbiviidud kontrollidega seotud dokumente (paberkandjal või elektroonilisel kujul) säilitavad teised asutused või organid, näevad nii kõnealused asutused või organid kui ka makseasutus ette korra, millega tagatakse, et makseasutuse tehtud makseid käsitlevate dokumentide asukoht registreeritakse.
Latvian: gadījumā, ja dokumentus (papīra vai elektroniskā formā), kas attiecas uz apstiprinātiem pieprasījumiem un veiktajām pārbaudēm, glabā citas struktūras, tad gan šīs struktūras, gan aģentūra nosaka procedūras, lai nodrošinātu, ka tiek reģistrēta visu ar konkrētiem aģentūras veiktiem maksājumiem saistītu dokumentu uzglabāšanas vieta.
Lithuanian: jei dokumentus (popierine arba elektronine forma), susijusius su leidimais išmokėti prašomas išmokas ir atlikta kontrole, pasilieka kitos įstaigos, tos įstaigos ir agentūra nustato procedūras, užtikrinančias, kad būtų įregistruota, kur šie dokumentai, kurie yra svarbūs konkrečių agentūros atliktų mokėjimų požiūriu, yra saugomi.