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English: Commission Decision of 23 January 2002 amending its Rules of Procedure
French: Décision de la Commission du 23 janvier 2002 modifiant son règlement intérieur
Swedish: Kommissionens beslut av den 23 januari 2002 om ändring av dess arbetsordning
English: (notified under document number C(2002) 99)
French: [notifiée sous le numéro C(2002) 99]
Swedish: [delgivet med nr K(2002) 99]
English: (2002/47/EC, ECSC, Euratom)
French: (2002/47/CE, CECA, Euratom)
Swedish: (2002/47/EG, EKSG, Euratom)
English: THE COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES,
French: LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
Swedish: EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR FATTAT DETTA BESLUT
English: Having regard to the Treaty establishing the European Community, and in particular Article 218(2) thereof,
French: vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 218, paragraphe 2,
Swedish: med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 218.2 i detta,
English: Having regard to the Treaty establishing the European Coal and Steel Community, and in particular Article 16 thereof,
French: vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier, et notamment son article 16,
Swedish: med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen, särskilt artikel 16 i detta,
English: Having regard to the Treaty establishing the European Atomic Energy Community, and in particular Article 131 thereof,
French: vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, et notamment son article 131,
Swedish: med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 131 i detta, och
English: Having regard to the Treaty on European Union, and in particular Article 28(1) and Article 41(1) thereof,
French: vu le traité sur l'Union européenne, et notamment son article 28, paragraphe 1, et son article 41, paragraphe 1,
Swedish: med beaktande av Fördraget om Europeiska unionen, särskilt artiklarna 28.1 och 41.1 i detta.
English: The provisions on document management, the text of which is annexed to this Decision, are hereby added to the Commission's Rules of Procedure(1) as an annex.
French: Les dispositions concernant l'administration des documents, dont le texte figure à l'annexe de la présente décision, sont ajoutées en annexe au règlement intérieur de la Commission(1).
Swedish: Artikel 1 De bestämmelser för dokumenthantering som återges i bilagan till detta beslut skall läggas som bilaga till kommissionens arbetsordning(1).
English: The Commission's Decision of 18 March 1986 on document management(2) is repealed.
French: La décision de la Commission du 18 mars 1986 portant sur l'administration des documents(2) est abrogée.
Swedish: Kommissionens beslut av den 18 mars 1986 om dokumenthantering(2) skall upphöra att gälla.
English: This Regulation shall enter into force on the day of its publication in the Official Journal of the European Communities.
French: La présente décision entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.
Swedish: Detta beslut träder i kraft samma dag som det offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.
English: Done at Brussels, 23 January 2002.
French: Fait à Bruxelles, le 23 janvier 2002.
Swedish: Utfärdat i Bryssel den 23 januari 2002.
English: The President
French: Le président
Swedish: Romano Prodi
English: Romano Prodi
French: Romano Prodi
Swedish: Ordförande
English: SEC(86) 388.
French: SEC(86) 388.
Swedish: SEK(86) 388
English: PROVISIONS ON DOCUMENT MANAGEMENT
French: DISPOSITIONS CONCERNANT L'ADMINISTRATION DES DOCUMENTS Considérant ce qui suit:
English: All the Commission's activities and decisions in the political, legislative, technical, financial and administrative fields ultimately lead to the production of documents.
French: Les activités et les décisions de la Commission dans les domaines politique, législatif, technique, financier et administratif se concrétisent toutes, à un moment donné, par la production de documents.
Swedish: Kommissionens politiska, lagstiftande, tekniska, finansiella och administrativa verksamhet och beslut leder alltid vid en viss tidpunkt till att handlingar upprättas.
English: Those documents must be managed on the basis of rules applicable to all Directorates-General and equivalent departments, as they form a direct link with activities in progress and also reflect the Commission's past activities in its dual capacity as a European institution and European public administration.
French: Ces documents doivent être administrés selon des règles applicables à l'ensemble des directions générales et des services assimilés, car ils constituent à la fois le lien direct vers les activités en cours et le miroir des activités passées de la Commission en sa double qualité d'institution et d'administration publique européenne.
Swedish: Dessa handlingar bör hanteras enligt regler som gäller för alla generaldirektorat och därmed likställda avdelningar, eftersom de samtidigt är en direkt koppling till den pågående verksamheten, och en återspegling av kommissionens verksamhet i det förflutna, i sin dubbla egenskap av institution och offentlig europeisk förvaltning.
English: Those standard rules must ensure that the Commission is able, at any time, to provide information on the matters for which it is accountable.
French: Ces règles homogènes doivent garantir que la Commission pourra à tout moment rendre compte de ce dont elle est redevable.
Swedish: Dessa enhetliga regler bör säkerställa att kommissionen när som helst skall kunna redogöra för de uppgifter den är ansvarig för.
English: The documents and files kept by a Directorate-General or equivalent department must therefore preserve the institution's memory, facilitate the exchange of information, provide proof of operations carried out and meet the department's legal obligations.
French: En conséquence, les documents et les dossiers tenus par une direction générale ou un service assimilé doivent préserver la mémoire de l'institution, faciliter l'échange d'informations, fournir les preuves des transactions effectuées et répondre aux obligations juridiques qui incombent aux services.
Swedish: Följaktligen bör ett generaldirektorats eller en därmed likställd avdelnings handlingar och akter utgöra institutionens minne, underlätta informationsutbyte, utgöra bevis för utförda åtgärder och uppfylla avdelningarnas rättsliga åligganden.
English: Implementation of the abovementioned rules requires the establishment of a sound and reliable organisational structure within each Directorate-General or equivalent department, at interdepartmental level and at Commission level.
French: La mise en oeuvre des règles susmentionnées nécessite la mise en place d'une architecture organisationnelle adéquate et solide, à la fois au niveau de chaque direction générale ou service assimilé, au niveau interservices et au niveau de la Commission.
Swedish: För att dessa regler skall kunna genomföras krävs det att en rationell och stabil organisationsstruktur inrättas, inom generaldirektoraten och de därmed likställda avdelningarna, mellan de olika avdelningarna, och inom kommissionen som helhet.
English: The establishment and implementation of a filing plan associated with a common nomenclature for all the Commission's departments, which will form part of the institution's activity-based management, will make it possible to organise files and improve openness and access to documents.
French: L'établissement et la mise en place d'un plan de classement relié à une nomenclature qui sera commune à l'ensemble des services de la Commission et s'inscrira dans le cadre de la gestion par activités de l'institution permettront d'organiser les dossiers et faciliteront l'accès aux documents et la transparence.
Swedish: Utarbetandet och genomförandet av en arkiveringsplan med ett klassificeringssystem som kommer att vara gemensamt för samtliga kommissionens avdelningar och som kommer att ingå i institutionens verksamhetsbaserade förvaltning kommer att göra det möjligt att ordna akterna och att underlätta insyn och tillgång till handlingar.
English: Efficient document management is an essential prerequisite for an effective policy of public access to Commission documents.
French: L'administration efficace des documents constitue un préalable indispensable à une politique efficace d'accès du public aux documents de la Commission.
Swedish: En effektiv dokumenthantering är en nödvändig förutsättning för en effektiv politik för allmänhetens tillgång till kommissionens handlingar.
English: The establishment of registers containing the references of documents drawn up or received by the Commission will help citizens to exercise their right of access,
French: L'exercice de ce droit d'accès par les citoyens sera facilité par l'établissement de registres contenant les références des documents établis ou reçus par la Commission,
Swedish: Medborgarnas utövande av denna rätt till tillgång kommer att underlättas genom att det upprättas register med hänvisningar till handlingar som upprättats eller mottagits av kommissionen.
English: Definitions
French: Définitions
Swedish: Definitioner
English: For the purposes of these provisions:
French: Aux fins des présentes dispositions on entend par:
Swedish: I dessa bestämmelser avses med
English: document shall mean any content drawn up or received by the Commission concerning a matter relating to the policies, activities and decisions falling within the institution's competence and in the framework of its official tasks, in whatever medium (written on paper or stored in electronic form or as a sound, visual or audio-visual recording),
French: document: tout contenu établi ou reçu par la Commission concernant une matière relative aux politiques, aux activités et aux décisions relevant de la compétence de l'institution dans le cadre de ses missions officielles et quel que soit son support (écrit sur support papier ou stocké sous forme électronique, enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel),
English: file shall mean the core around which the documents are organised in line with the institution's activities, for reasons of proof, justification or information and to guarantee efficiency in the work.
French: dossier: le noyau autour duquel sont organisés les documents en fonction des activités de l'institution pour des raisons de preuve, de justification ou d'information et pour garantir l'efficacité dans le travail.
English: Object
French: Objet
Swedish: Syfte
English: These provisions set out the principles for document management.
French: Les présentes dispositions définissent les principes de l'administration des documents.
Swedish: I dessa bestämmelser fastställs principerna för dokumenthantering.
English: Document management must ensure:
French: L'administration des documents doit garantir:
Swedish: Dokumenthanteringen skall säkerställa att
English: the due creation, receipt and storage of documents,
French: la création, la réception et la conservation en bonne et due forme des documents,
Swedish: handlingarna upprättas, mottas och bevaras på ett korrekt sätt,
English: the identification of each document by means of appropriate signs enabling it to be filed, searched for and easily referred to,
French: l'identification de chaque document au moyen de signes appropriés permettant de le classer, de le rechercher et de s'y référer aisément,
Swedish: alla handlingar ges en identitet genom en lämplig beteckning så att de är lätta att arkivera, söka och hänvisa till,
English: the preservation of the institution's memory, retention of proof of activities undertaken and fulfilment of the department's legal obligations,
French: la préservation de la mémoire de l'institution, le maintien des preuves des activités gérées, le respect des obligations juridiques qui incombent aux services,
Swedish: institutionens minne och bevis för den verksamhet som bedrivits bevaras, samt att avdelningarnas rättsliga åligganden respekteras,
English: easy exchange of information,
French: l'échange aisé d'informations,
Swedish: informationsutbytet fungerar smidigt,
English: compliance with the Commission's obligations as regards openness.
French: le respect des obligations de transparence de l'institution.
Swedish: institutionens skyldigheter i fråga om insyn respekteras.
English: Standard rules
French: Règles homogènes
Swedish: Enhetliga regler
English: Documents shall undergo the following operations:
French: Les documents font l'objet des opérations suivantes:
Swedish: Handlingar skall
English: registration,
French: enregistrement,
Swedish: registreras,
English: filing,
French: classement,
Swedish: arkiveras,
English: storage,
French: conservation,
Swedish: bevaras,
English: transfer of files to the Historical Archives.
French: transfert des dossiers aux archives historiques.
Swedish: överlämnas till de historiska arkiven, när det gäller akter.
English: These operations shall be carried out in accordance with a set of standard rules, which shall apply uniformly to all the Commission's Directorates-General and equivalent departments.
French: Ces opérations sont effectuées dans le cadre de règles homogènes uniformément applicables à l'ensemble des directions générales et des services assimilés de la Commission.
Swedish: Detta skall ske enligt enhetliga regler som skall tillämpas på samma sätt inom samtliga generaldirektorat och därmed likställda avdelningar inom kommissionen.
English: Registration
French: Enregistrement
Swedish: Registrering
English: As soon as a document is received or formally drawn up within a department, in whatever medium, it shall be analysed with a view to determining what is to be done with it and thus whether or not it must be registered.
French: Dès sa réception ou son établissement formel au sein d'un service, un document, quel que soit son support, fait l'objet d'une analyse visant à déterminer le traitement qui lui sera réservé et, par conséquent, l'obligation de l'enregistrer ou pas.
Swedish: Så snart en handling mottagits eller formellt upprättats av en avdelning, skall den, oberoende av medium, granskas för att det skall kunna fastställas hur den skall behandlas och därmed, om den skall registreras eller ej.
English: A document drawn up or received by a Commission department must be registered if it contains important information which is not short-lived and/or may involve action or follow-up by the Commission or one of its departments.
French: Un document établi ou reçu par un service de la Commission doit être enregistré lorsqu'il contient une information substantielle non éphémère et/ou est susceptible d'impliquer une action ou un suivi de la Commission ou de l'un de ses services.
Swedish: En handling som upprättats eller mottagits av en avdelning inom kommissionen skall registreras om den innehåller viktig information av inte helt tillfällig karaktär, eller om den kan ge upphov till en åtgärd eller uppföljning från kommissionens eller någon av dess avdelningars sida.
English: If the document is drawn up within the Commission, it shall be registered by the originating department in its own system.
French: S'il s'agit d'un document établi, l'enregistrement est effectué par le service auteur dans le système dont il relève.
Swedish: En handling som upprättats skall registreras av den avdelning som upprättat den, i det system den tillhör.
English: If the document is received by the Commission, it shall be registered by the recipient department.
French: S'il s'agit d'un document reçu, l'enregistrement est effectué par le service destinataire.
Swedish: En handling som mottas skall registreras av den mottagande avdelningen.
English: Any subsequent processing of documents registered in this way shall refer to their original registration.
French: Tout traitement ultérieur des documents enregistrés de la sorte fait référence à leur enregistrement initial.
Swedish: Vid all senare hantering av en handling som registrerats på detta sätt skall det hänvisas till den ursprungliga registreringen.
English: Registration must make it possible clearly and definitely to identify the documents drawn up or received by the Commission or one of its departments so that they can be traced throughout their life cycle.
French: L'enregistrement doit permettre d'identifier clairement et sûrement les documents établis ou reçus par la Commission ou l'un de ses services de manière à garantir la traçabilité des documents concernés tout au long de leur cycle de vie.
Swedish: Registreringen skall göra det möjligt att klart och säkert identifiera handlingar som upprättats eller mottagits av kommissionen eller någon av dess avdelningar, på ett sådant sätt att handlingarna kan spåras under hela deras livslängd.
English: Registers shall be kept containing document references.
French: Il donne lieu à l'établissement de registres qui contiennent les références des documents.
Swedish: Det skall upprättas register som innehåller hänvisningar till handlingarna.
English: Filing
French: Classement
Swedish: Arkivering
English: Directorates-General and equivalent departments shall draw up a filing plan adapted to their specific needs.
French: Les directions générales et les services assimilés établissent un plan de classement adapté à leurs besoins spécifiques.
Swedish: Generaldirektoraten och de därmed likställda avdelningarna skall upprätta en arkiveringsplan som är anpassad till deras särskilda behov.
English: This filing plan, which shall be accessible by computer, shall be associated with a common nomenclature defined by the Secretariat-General for all the Commission's departments.
French: Ce plan de classement, accessible par voie informatique, est relié à une nomenclature commune définie par le secrétariat général pour l'ensemble des services de la Commission.
Swedish: Arkiveringsplanen som skall vara databaserad, skall följa ett gemensamt klassificeringssystem som fastställs av generalsekretariatet för kommissionens samtliga avdelningar.
English: This nomenclature shall form part of the Commission's activity-based management.
French: Cette nomenclature s'intègre dans le cadre de la gestion par activités de la Commission.
Swedish: Detta klassificeringssystem skall ingå i kommissionens verksamhetsbaserade förvaltning.
English: Registered documents shall be organised in files.
French: Les documents enregistrés sont organisés en dossiers.
Swedish: Registrerade handlingar skall samlas i akter.
English: For each matter falling within the competence of the Directorate-General or equivalent department, a single official file shall be constituted.
French: Pour chaque affaire relevant de la compétence de la direction générale ou du service assimilé, un seul dossier officiel est constitué.
Swedish: För varje ärende som faller under ett generaldirektorats eller en därmed likställd avdelnings behörighet skall en enda officiell akt läggas upp.
English: Each official file must be complete and must correspond to the activities of the department on the matter in question.
French: Chaque dossier officiel doit être complet et correspondre aux activités du service sur l'affaire en question.
Swedish: Varje officiell akt skall vara fullständig och motsvara avdelningens åtgärder i ärendet i fråga.
English: The creation of a file and its attachment to the filing plan of a Directorate-General or equivalent department shall be the responsibility of the department responsible for the activity covered by the file in accordance with practical arrangements to be set out in each Directorate-General or equivalent department.
French: La création d'un dossier et son rattachement au plan de classement d'une direction générale ou d'un service assimilé relève de la responsabilité du service responsable du domaine couvert par le dossier selon des modalités pratiques à définir dans chaque direction générale ou service assimilé.
Swedish: Ansvaret för att lägga upp en akt och för att föra in den i ett generaldirektorats eller en därmed likställd avdelnings arkiveringsplan åligger den avdelning som är ansvarig för det område akten gäller, i enlighet med de praktiska regler som fastställs av varje generaldirektorat och varje därmed likställd avdelning.
English: Storage
French: Conservation
Swedish: Bevarande
English: Each Directorate-General or equivalent department shall ensure the physical protection and the short- and medium-term accessibility of the documents for which it is responsible, and must be in a position to produce or reconstruct the files to which they belong.
French: Chaque direction générale ou service assimilé assure la protection matérielle des documents qui se trouvent sous sa responsabilité ainsi que leur accessibilité à court et moyen terme et doit être en mesure de produire ou restituer les dossiers auxquels ils appartiennent.
Swedish: Varje generaldirektorat eller därmed likställd avdelning skall säkerställa att de handlingar de ansvarar för skyddas fysiskt, samt att de finns tillgängliga på kort och medellång sikt och skall kunna ta fram eller återställa de akter de ingår i.
English: The administrative rules and legal obligations shall determine the minimum period for which a document must be kept.
French: Les règles administratives et les obligations juridiques déterminent la durée minimale de conservation d'un document.
Swedish: Administrativa regler och rättsliga åligganden skall vara avgörande för hur länge en handling minst skall bevaras.
English: Each Directorate-General or equivalent department shall determine its internal organisational structure for the storage of its files.
French: Chaque direction générale ou service assimilé définit sa structure d'organisation interne visant la conservation de ses dossiers.
Swedish: Varje generaldirektorat eller därmed likställd avdelning skall fastställa en egen intern struktur för hur akterna skall bevaras.
English: The minimum storage period within its departments shall take account of a common list, drawn up in accordance with the implementing rules referred to in Article 12, for the whole of the Commission.
French: La durée minimale de conservation au sein de ses services tient compte d'une liste commune établie, conformément aux modalités d'application visées à l'article 12, pour l'ensemble de la Commission.
Swedish: Den minsta tidslängden för bevarande på avdelningarna skall ta hänsyn till en gemensam förteckning som upprättas för kommissionens samtliga avdelningar i enlighet med de tillämpningsföreskrifter som avses i artikel 12
English: Appraisal and transfer to the Historical Archives
French: Présélection et transfert aux archives historiques
Swedish: Urval och överföring till de historiska arkiven
English: Without prejudice to the minimum storage periods referred to in Article 6, the document management centre(s) referred to in Article 9 shall carry out, at regular intervals, in cooperation with the departments responsible for the files, an appraisal of the documents and files which could be transferred to the Commission's Historical Archives.
French: Sans préjudice des délais de conservation minimaux visés à l'article 6, le ou les centres d'administration des documents visés à l'article 9 effectuent à intervalles réguliers, en coopération avec les services responsables des dossiers, des présélections des documents et des dossiers susceptibles d'être transférés ultérieurement aux archives historiques de la Commission.
Swedish: Utan att det påverkar de minsta tidslängder för bevarande som avses i artikel 6, skall det eller de dokumenthanteringscentrum som avses i artikel 9 regelbundet och i samverkan med de avdelningar som ansvarar för akterna göra ett första urval av de handlingar och akter som senare kan komma att överföras till kommissionens historiska arkiv.
English: After evaluating the proposals, the Historical Archives may refuse the transfer of documents or files.
French: Après évaluation des propositions, les archives historiques peuvent refuser le transfert de documents ou dossiers.
Swedish: Efter bedömning av förslagen far de historiska arkiven vägra att överföra handlingar eller akter.