English: The documents and files kept by a Directorate-General or equivalent department must therefore preserve the institution's memory, facilitate the exchange of information, provide proof of operations carried out and meet the department's legal obligations.
German: Deshalb müssen die Dokumente und Akten, die sich bei einer Generaldirektion bzw. einem gleichgestellten Dienst befinden, die Arbeit des Organs nachvollziehbar machen, den Informationsaustausch erleichtern, erfolgte Tätigkeiten belegen und den rechtlichen Verpflichtungen, denen die Dienste unterliegen, entsprechen.
Czech: Dokumenty a spisy uchovávané generálním ředitelstvím nebo jemu na roveň postavenou službou, proto musí zachovávat paměť této instituce, usnadňovat výměnu informací, sloužit jako doklady o provedených transakcích a plnit právní závazky útvarů.
Slovak: Dokumenty a súbory uchovávané určitým generálnym riaditeľstvom alebo zodpovedajúcim útvarom musia preto uchovávať pamäť tohto orgánu, uľahčovať výmenu informácií, poskytovať dôkazy o vykonávaných operáciách a musia byť v súlade s právnymi povinnosťami príslušného útvaru.
Polish: Dokumenty i akta przechowywane przez dyrekcję generalną lub równorzędną służbę muszą zatem utrwalać pamięć instytucjonalną, ułatwiać wymianę informacji, dostarczać dowodów przeprowadzenia działań i wychodzić naprzeciw zobowiązaniom prawnym służb.
Hungarian: Ezért egy főigazgatóság vagy annak megfelelő szervezeti egység dokumentumainak és aktáinak meg kell őrizniük az intézmény emlékezetét, az információcserét meg kell könnyíteniük, az elvégzett tevékenységek bizonyítékaiként kell szolgálniuk, és a szervezeti egység jogi kötelezettségeinek meg kell felelniük.
Slovenian: Dokumenti in spisi, ki jih hrani generalni direktorat ali druga služba, morajo torej odražati delo institucije v celotnem obdobju njenega delovanja, omogočati izmenjavo informacij, dokazovati opravljeno delo in ustrezati pristojnostim pravne narave službe.
Romanian: Astfel, documentele și dosarele ținute de o direcție generală sau de un departament echivalent trebuie să păstreze memoria instituției, să faciliteze schimbul de informații, să furnizeze dovada operațiunilor efectuate și să îndeplinească obligațiile legale ale departamentului.
Estonian: Peadirektoraadis või samaväärses talituses hoitavad dokumendid ja toimikud peavad seetõttu toimima institutsiooni mäluna, hõlbustama teabevahetust, tõendama läbiviidud toiminguid ning täitma talituse juriidilisi kohustusi.
Latvian: Tāpēc dokumentiem un lietām, kas ir ģenerāldirektorātu vai līdzvērtīgu departamentu rīcībā, jāsaglabā iestādes arhīvs, jāveicina informācijas apmaiņa, jāsniedz pierādījumi par veiktajām darbībām un jāpilda departamenta juridiskās saistības.
Lithuanian: Todėl Generalinių direktoratų ir analogiškų padalinių turimuose dokumentuose ir bylose turi būti saugoma informacija apie institucijos ankstesnę veiklą, dokumentai ir bylos turi palengvinti apsikeitimą informacija, pagrįsti atliktus veiksmus bei atitikti padalinio teisinius įsipareigojimus.
Maltese: Id-dokumenti u l-fajls miżmuma minn Direttorat Ġenerali jew dipartiment ekwivalenti għandhom għalhekk jippriservaw il-memorja ta'l-istituzzjoni, jiffaċilitaw l-iskambju ta' informazzjoni, u jipprovdu xhieda ta' l-operati mwettqa u jħarsu l-obbligi legali tad-dipartiment.