هنگام تنظیم قرارداد یا مبایعه نامه چه اسناد و مدارکی را از طرف مقابل بخواهیم و چگونه از اصل بودن آنها اطمینان حاصل کنیم؟
بعدازاینکه مورد مناسبی را برای خرید یا فرد مناسبی را برای فروش ملک به او پیدا کردید در جلسه مذاکره و قبل از نوشتن قرارداد لازم است که دو طرف مدارک هویتی و مالکیتی یکدیگر را ازجمله کارت ملی، شناسنامه و سند ملک و بنچاق را ملاحظه کنند آن‌هم فقط از روی اصل مدارک نه کپی آن. اگر فروشنده گفت اصل مدارک همراهم نیست به‌هیچ‌وجه تا قبل از روئیت اصل سند مالکیت هیچ مبایعه‌نامه‌ای را امضاء نکنید. چون ممکن است سند ملک مفقودشده باشد که کار انتقال سند ملک به تعویق می‌افتد و یا شاید ملک در رهن بانک باشد و کپی صفحهٔ نقل‌وانتقال را به شما نشان ندهد و یا شاید هم در بازداشت باشد. بنابراین اگر خریدار هستید حتماً به این موضوع توجه کنید که آیا سند ملک به نام خود فروشنده است و آیا مشخصات کارت ملی و شناسنامه با مشخصات درج‌شده در سند تطبیق می‌کند یا خیر. اگر ملک در رهن بانک یا در بازداشت مرجع قضایی باشد در صفحه نقل و انتقالات (در خصوص اسناد منگوله‌دار) و یا پشت اسناد تک‌برگی در قسمت توضیحات درج‌شده است. برای اطمینان از صحت سند باید از سامانه استعلام الکترونیکی سند استفاده کنید.
سامانه استعلام الکترونیکی ملک با کد ملی، سامانه ای است که امکان استعلام الکترونیکی ملک با کد ملی و استعلام سند مالکیت با بارکد را برای استعلام کنندگان فراهم کرده است. این سامانه، بخشی از سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بوده که از طریق قسمت (پیگیری استعلام الکترونیکی ملک) به آدرس https://my.ssaa.ir/portal قابل دسترس می باشد.
بخش قابل توجهی از دعاوی مطرح شده در سیستم قضایی کشور ما مربوط به دعاوی ملکی اعم از دعاوی حقوقی مانند الزام به تنظیم سند رسمی و دعاوی کیفری مانند فروش مال غیر بوده که علت اصلی آن، آگاهی نداشتن اشخاص از عدم اعتبار سند طرف مقابل در هنگام انعقاد قراردادهای ملکی می باشد.

این در حالی است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، سامانه ای را راه اندازی نموده که با عنوان سامانه استعلام الکترونیکی ملک با کد ملی شناخته شده و امکان استعلام غیر حضوری ملک و استعلام سند مالکیت  با بارکد را برای کلیه افراد در سراسر کشور فراهم نموده است. بنابراین، استفاده از این سامانه و استعلام الکترونیکی ملک از طریق آن، قبل از انجام هرگونه معامله ملکی می تواند خطر مواجه شدن با کلاهبرداری های ملکی را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.
همچنین فروشنده باید مدارک هویتی خریدار را ملاحظه کند و مطمئن باشد همان فردی که خریدار احتمالی است ذیل قرارداد را امضاء کند و ازنظر سنی و عقلی دو طرف باید شرایط عادی را داشته باشند و به سن بلوغ و رشد رسیده باشند.
اگر شخص خریدار یا فروشنده وکالتا از طرف شخص دیگری معامله را انجام می دهد باید از معتبر بودن وکالت نامه مطمین شوید. برای این کار در روش مراجعه حضوری، متقاضی به دفترخانه تنظیم کننده سند، مراجعه کرده و با استفاده از اطلاعات مربوط به رمز تصدیق سند، برای استعلام وکالتنامه با رمز تصدیق، اقدام می کند. همچنین، در روش الکترونیکی و آنلاین نیز استعلام وکالت نامه با رمز تصدیق، از طریق سایت ثبت من، قسمت تصدیق اصالت سند، امکان پذیر می باشد.