四方科技集团股份有限公司
独立董事工作制度
第一章总则
第一条 为完善四方科技集团股份有限公司(以下简称“公司”)治理结构,促进公司规范运作,维护公司和股东的利益,根据《中华人民共和国公司法》(以下简称“《公司法》”)、《关于在上市公司建立独立董事制度的指导意见》(以下简称“《指导意见》”)以及《四方科技集团股份有限公司章程》(以下简称“《公司章程》”)的有关规定,并结合公司实际情况,制定本制度。
第二条 独立董事是指不在公司担任除董事外的其他职务,并与公司及其主要股东不存在可能妨碍其进行独立客观判断的关系的董事。
第三条 独立董事对公司及全体股东负有诚信与勤勉义务。独立董事应当按照有关法律、行政法规、规范性文件和《公司章程》的要求,认真履行职责,维护公司整体利益,尤其要关注中小股东的合法权益不受损害。
第四条 独立董事应当独立履行职责,不受公司主要股东、实际控制人或者其他与公司存在利害关系的单位或个人的影响。
第五条 独立董事对公司及全体股东负有诚信与勤勉义务。独立董事每年为公司工作时间不少于15个工作日,最多在5家上市公司兼任独立董事,并确保有足够的时间和精力有效地履行独立董事的职责。
第六条 公司董事会成员中应当至少包括三分之一独立董事。公司独立董事中至少包括一名会计专业人士(会计专业人士是指具有高级会计专业职称或注册会计师资格的人士)。
第七条 独立董事出现不符合独立性条件或其他不适宜履行独立董事职责的情形,由此造成公司独立董事达不到法定人数时,公司应当按规定补足独立董事人数。
第八条 独立董事及拟担任独立董事的人士应当按照有关主管部门的要求,参加其组织的培训。
第二章独立董事任职资格
第九条 担任公司独立董事的人士应当具备下列基本条件:
(一) 根据法律、行政法规及其他有关规定,具备担任公司董事的资格;(二) 具有中国证券监督管理委员会(以下简称“中国证监会”)颁布的《指导意见》所要求的独立性;
(三) 具备上市公司运作的基本知识,熟悉相关法律、行政法规、规章及规则;
(四) 具有五年以上法律、经济、管理、会计、财务或者其他履行独立董事职责所必需的工作经验;
(五) 《公司章程》规定的其他条件。
第十条 独立董事必须具有独立性,下列人员不得担任独立董事:
(一) 在公司或者公司的附属企业任职的人员及其直系亲属、主要社会关系(直系亲属是指配偶、父母、子女等;主要社会关系是指兄弟姐妹、岳父母、儿媳女婿、兄弟姐妹的配偶、配偶的兄弟姐妹等);
(二) 直接或间接持有公司已发行股份1%以上或者是公司前十名股东中的自然人股东及其直系亲属;
(三) 在直接或间接持有公司已发行股份5%以上的股东单位或者在公司前五名股东单位任职的人员及其直系亲属;
(四) 最近一年内曾经具有前三项所列举情形的人员;
(五) 为公司或者其附属企业提供财务、法律、咨询等服务的人员或在相关机构中任职的人员;
(六) 《公司章程》规定的其他人员;
(七) 中国证监会认定的其他人员。
第三章独立董事的提名、选举和更换
第十一条 公司董事会、监事会、单独或者合并持有公司已发行股份1%以上的股东(以下简称“提名人”)可以提出独立董事候选人,并经股东大会选举决定。
第十二条 独立董事的提名人在提名前应当征得被提名人的同意。独立董事在被提名前,应当取得中国证监会认可的独立董事资格证书。提名人应当充分了解被提名人职业、学历、职称、详细的工作经历、全部兼职等情况,并对其担任独立董事的资格和独立性发表意见,被提名人应当就其本人与公司之间不存在任何影响其独立客观判断的关系发表公开声明。在选举独立董事的股东大会召开前,公司董事会应当按照规定公布上述内容。
第十三条 独立董事每届任期与其他董事相同,任期届满,连选可以连任,但是连任时间不得超过六年。
第十四条 独立董事连续三次未亲自出席董事会会议的,由董事会提请股东大会予以撤换。除非出现上述情况及《公司法》规定的不得担任董事的情形,独立董事任期届满前不得无故被免职。提前免职的,公司应将其作为特别披露事项予以披露,被免职的独立董事认为公司的免职理由不当的,可以做出公开声明。
第十五条 独立董事在任期届满前可以提出辞职。独立董事辞职应向董事会提交书面辞职报告,对任何与其辞职有关或其认为有必要引起公司股东和债权人注意的情况进行说明。
第十六条 如因独立董事辞职导致公司董事会中独立董事所占的比例低于《指导意见》和《公司章程》规定的最低人数要求时,该独立董事的辞职报告应当在下任独立董事填补其缺额后生效。
除前款所列情形外,独立董事辞职自辞职报告送达董事会时生效。
第四章独立董事的权利和义务
第十七条 独立董事除应当具有《公司法》和其他相关法律、法规赋予董事的职权外,还具有以下特别权利:
(一) 重大关联交易(是指公司拟与关联人达成的总额高于 300万元或高于公司最近经审计净资产值的5%的关联交易)应由独立董事认可后,提交董事会讨论。独立董事做出判断前,可聘请中介机构出具独立财务顾问报告,作为其判断依据;
(二) 向董事会提议聘用或解聘会计师事务所;
(三) 向董事会提请召开临时股东大会;
(四) 提议召开董事会;
(五) 独立聘请外部审计机构或咨询机构;
(六) 在股东大会召开前公开向股东征集投票权。
独立董事行使上述职权应当取得全体独立董事的二分之一以上同意。
第十八条 独立董事应当在公司董事会下设的薪酬与考核、审计、提名等相关委员会中占有二分之一以上的比例,并担任召集人。
第十九条 独立董事除履行前条所述职权外,还对以下事项向董事会或股东大会发表独立意见:
(一) 提名、任免董事;
(二) 聘任或解聘高级管理人员;
(三) 确定或者调整公司董事、高级管理人员的薪酬;
(四) 公司的股东、实际控制人及其关联企业对公司现有或新发生的总额高于300万元或高于公司最近经审计净资产值的5%的借款或其他资金往来,以及公司是否采取有效措施回收欠款;
(五) 独立董事认为可能损害股东合法权益的事项;
(六) 《公司章程》规定的其他事项。
独立董事应当就上述事项发表以下几类意见之一;同意;保留意见及理由;反对意见及其理由;无法发表意见及其障碍,所发表的意见应当明确、清楚。
第二十条 独立董事对重大事项出具的独立意见至少应当包括下列内容:
(一) 重大事项的基本情况;
(二) 发表意见的依据,包括所履行的程序、核查的文件、现场检查的内容等;
(三) 重大事项的合法合规性;
(四) 对上市公司和中小股东权益的影响、可能存在的风险以及公司采取的措施是否有效;
(五) 发表的结论性意见。对重大事项提出保留意见、反对意见或无法发表意见的,相关独立董事应当明确说明理由。
第二十一条 独立董事应当对出具的独立意见签字确认,并将上述意见及时报告董事会,与公司相关公告同时披露。
第二十二条 如有关事项属于需要披露的事项,公司应当将独立董事的意见予以公告,独立董事出现意见分歧无法达成一致时,董事会应将各独立董事的意见分别披露。
第二十三条 为保证独立董事有效行使职权,公司应当为独立董事提供必要的条件:
(一) 公司应当保证独立董事享有与其他董事同等的知情权。凡须经董事会决策的事项,公司必须按法定的时间提前通知独立董事并同时提供足够的资料,独立董事认为资料不充分的,可以要求补充。当2名或2名以上独立董事认为资料不充分或论证不明确时,可联名书面向董事会提出延期召开董事会会议或延期审议该事项,董事会应予以采纳。公司向独立董事提供的资料,公司及独立董事本人应当至少保存五年;
(二) 公司应当提供独立董事履行职责所必需的工作条件。董事会秘书应积极为独立董事履行职责提供协助,如介绍情况、提供材料等。独立董事发表的独立意见、提案及书面说明应当公告的,董事会秘书应及时到公司上市的证券交易所办理公告事宜;
(三) 独立董事行使职权时,公司有关人员应当积极配合,不得拒绝、阻碍或隐瞒,不得干预其独立行使职权;
(四) 独立董事聘请中介机构的费用及其他行使职权时所需的费用由公司承担;
(五) 公司应当给予独立董事适当的津贴。津贴的标准应当由董事会制订预
案,股东大会审议通过,并在公司年报中进行披露。除上述津贴外,独立董事不应从公司及其主要股东或有利害关系的机构和人员取得额外、未予披露的其他利益;
(六) 公司可以建立必要的独立董事责任保险制度,以降低独立董事正常履行职责可能引致的风险。
第二十四条 公司独立董事应当按时出席董事会会议,了解公司的生产经营和运作情况,主动调查,获取做出决策所需要的情况和资料,独立董事应当向公司股东大会提交年度述职报告,对其履行职责的情况进行说明。
独立董事发现公司存在下列情形时,应当积极主动履行尽职调查义务,必要时应聘请中介机构进行专项调查:
(一) 重要事项未按规定提交董事会审议;
(二) 未及时履行信息披露义务;
(三) 公开信息中存在虚假记载、误导性陈述或重大遗漏;
(四) 其他涉嫌违法违规或损害股东权益的情形。
第二十五条 出现下列情形之一的,独立董事应当发表公开声明:
(一) 被公司免职,本人认为免职理由不当的;
(二) 由于公司存在妨碍独立董事依法行使职权的情形,致使独立董事辞职的;
(三) 董事会会议材料不充分时,两名以上独立董事书面要求延期召开董事会会议或延期审议相关事项的提议未被采纳的;
(四) 对公司涉嫌违法违规行为向董事会报告后,董事会未采取有效措施的;
(五) 严重妨碍独立董事履行职责的其他情形。
第二十六条 独立董事应当向公司年度股东大会提交述职报告,对其履行职责的情况进行说明。述职报告应报告以下内容:
(一) 全年出席董事会及股东大会次数及投票情况,列席股东大会次数;
(二) 发表独立意见的情况;
(三) 提议召开董事会、提议聘用或解聘会计师事务所、独立聘请外部审计机构和咨询机构、进行现场了解和检查等情况;
(四) 保护股东合法权益方面所做的工作。
第二十七条 独立董事提出辞职或任期届满,其对公司和股东负有的义务在辞职报告尚未生效或生效后的合理期间内,以及任期结束后的合理期间内并不当然解除,其对公司商业秘密保密的义务在其任职结束后仍然有效,直至该秘密成为公开信息。其他义务的持续期间应当根据公平的原则决定,视事件发生与离任之间时间的长短,以及与公司的关系在何种情况和条件下结束而定。
第五章附则
第二十八条 本制度所称“以上”都含本数;“超过”、“低于”不含本数。
第二十九条 本制度自公司股东大会审议通过之日起生效并实施,修改时亦同。本制度中适用于上市公司的规定待公司股票首次公开发行完成并在境内证券交易所上市之日起实施。
第三十条 本制度未尽事宜,按有关法律、法规及《公司章程》的规定执行;本制度如与日后颁布的法律、法规或经合法程序修改后的《公司章程》相抵触时,按有关法律、法规和《公司章程》的规定执行,并据以修订,报股东大会审议批准。
第三十一条 本制度由公司董事会负责制定并解释。