股票代码：002454 公司简称：松芝股份 公告号： 2014-024关于上海加冷松芝汽车空调股份有限公司
2013年度内部控制自我评价报告的公告
本公司及董事会全体成员保证信息披露的内容真实、准确、完整，没有虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。
按照深圳证券交易所《关于做好上市公司2013年年度报告披露工作的通知》的要求,根据财政部、证监会等部门联合发布的《企业内部控制基本规范》,以及深圳证券交易所发布的《中小企业板上市公司内部审计工作指引》等规定,以加强和规范公司内部控制,提高上海加冷松芝汽车空调股份有限公司(以下简称“公司”)的管理水平和风险防范能力,促进公司规范化运作和健康可持续发展,保护投资者合
法权益为宗旨,公司董事会及其审计委员会、公司内部审计部对公司目前的内部控制及运行情况进行了全面检查,现将公司2013年度有关内部控制情况报告如下:
第一部分、公司基本情况
上海加冷松芝汽车空调股份有限公司(以下简称“公司”或“本公司)前身为上海加冷松芝汽车空调有限公司,系外商独资企业,于
2002年 5月 15日经上海市对闵行区人民政府上闵外经发
(2002)368号文批准设立。2010年 6月 13日,公司经中国证券监督管理委员会以证监许可[2010]829号《关于核准上海加冷松芝汽车空调股份有限公司首次公开发行股票的批复》核准 ,向社会公开发行人民币普通股(A股)60,000,000.00股,增加注册资本 60,000,000.00元,变更后的注册资本为人民币
240,000,000.00元。经深圳证券交易所《关于上海加冷松芝汽车空
调股份有限公司人民币普通股票上市的通知》(深证上[2010]234号文)同意,公司股票于 2010年 7月 20日起在深圳证券交易所上市交易,股票简称“松芝股份”,股票代码“002454”。截至 2010年 12月 31日,本公司累计发行股本总数240,000,000.00股,公司注册资本为 240,000,000.00元。根据本公司2010年年度股东大会决议，本公司以2010年12月31日股本24，000.00万股为基数，按每10股由资本公积金转增3股，共计转增72，000，000.00股，并于2011年6月实施。转增后，注册资本增至人民币312，000，000.00元。
公司经营范围为:生产、研究开发各类车辆空调器及相关配件,
销售自产产品(涉及许可经营的凭许可证经营)。主要产品为各类车辆空调器及相关配件。
公司建立了股东大会、董事会和监事会等相关职能机构,公司组织架构中设置的部门有人力资源管理部、财务部、投资发展部、审计部、市场部、采购部、研发部、生产管理部等。
第二部分、公司建立内部控制制度的目标和遵循的原则
(一)、公司建立内部控制制度的目标
1、建立和完善符合现代管理要求的内部组织结构,形成科学的决策机制、执行机制和监督机制,保证公司经营管理目标的实现;
2、建立行之有效的风险控制系统,强化风险管理,保证公司各项业务活动的健康运行;
3、避免或降低风险,堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现和纠正各种错误、舞弊行为,保护公司财产的安全完整;
4、规范公司会计行为,保证会计资料真实、完整,提高会计信息质量;
5、确保国家有关法律法规和规章制度及公司内部控制制度的贯彻执行。
(二)、公司内部控制制度的建立遵循了以下基本原则
1、内部会计控制符合国家有关法律法规以及公司的实际情况;
2、内部控制制度约束公司内部所有人员,全体员工必须遵照执行,任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力;
3、内部控制制度涵盖公司内部的各项经济业务及相关岗位,并针对业务处理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节;
4、内部控制制度保证公司机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分
明、相互制约、相互监督;
5、内部控制制度遵循成本效益原则,以合理的控制成本达到最佳的控制效果;
6、内部控制制度随着外部环境的变化、公司业务职能的调整和管理要求的提高,不断修订和完善。
第三部分于截止 2013年 12月 31日财务报表及资产安全相关的内部控制制度及其有效性说明
一、内部控制管理
1、公司内部控制的目标:
(1)保证经营的合法合规及公司内部规章制度的贯彻执行。
(2)保障公司资产的安全、完整。
(3)保证公司信息的可靠、完整、及时。
(4)提高公司经营效率和效果。
(5)促进公司实现发展战略.
2、公司内部控制的要素:
(1)内部环境:指规定公司的纪律和组织构架，影响公司内部控制制度制定、塑造企业文化氛围并影响员工的控制意识，是公司建立和
实施内部控制的基础。它包括公司组织结构、企业文化、风险理念、经营风格、人事管理政策等。
(2)目标设定:公司管理层根据风险控制情况来设定公司战略目
标,并制定生产、销售、财务等相关业务目标,在公司内层层分解和落实。
(3)事项识别:公司管理层对影响公司目标实现的内外事件进行
识别,分清风险和机会。设立可辨认、分析和管理相关的风险机制，以了解来自内部和外部的各种不同风险。
(4)风险评估:公司管理层对影响其目标实现的内、外各种风险进行分析,考虑其可能性和影响程度,来制定公司必要的对策。
(5)风险对策:公司管理层按照公司的风险控制情况和风险承受
能力,编写内控风险防范手册，采取规避、降低、分担或接受的风险应对方式,制定相应的风险控制措施。
(6)控制活动:公司管理层为确保风险对策有效执行和落实所采
取的措施和程序,主要包括批准、授权、验证、协调、复核、定期盘点、记录核对、财产的保护、职责的分离、绩效考核等内容。
(7)信息与沟通:指识别、采集来自于公司内部和外部的相关信息,并及时向相关人员有效传递，使信息在公司内部与外部之间有效的沟通，确保内部控制工作顺利进行。
(8)检查监督:指对公司内部控制的效果进行监督、评价的过程,它通过持续性监督活动、专项监督评价或者两者的结合进行，不断纠正公司内部控制的缺陷，来评估内部控制的有效性。
二、公司主要的内部控制
主要包括:环境控制、业务控制、会计系统控制、信息传递控制、内部审计控制等。
(一)内部控制环境
1、治理结构
公司自成立以来,已建立了完整、有效的治理结构,并形成相关制度:包括股东大会议事规则、董事会议事规则、监事会议事规则、对外担保管理制度、对外投资管理制度、关联交易管理办法等相关制度。
在公司章程中明确了总经理与公司董事会的权利与义务,为公司实施内部控制制度提供了基础。根据公司章程,公司设立监事会,代表全体股东监督董事会对企业的经营管理,履行诚信和勤勉的义务,监事会
履行工作正常。根据公司章程,公司配备了专职审计人员,对公司财务收支和经济活动进行内部审计监督,确保公司生产经营管理活动处于严格有效的控制中。
2、组织机构
公司总裁负责公司正常的生产经营业务。根据公司经营业务特点和管理需要,设置小车空调事业部,下设销售公司、工艺规划部、质量保证部、生产物流部;大巴空调事业部,下设技术部、质量部、生产管理部、销售公司;零件事业部下设销售公司、技术部、质量管理部、生产管理部、风机部、铝管项目部、注塑项目部、线束项目部、压缩机项目部;轨道事业部,下设销售公司、技术部、质量管理部、生产管理部;以及职能部门投资发展部,审计部,财务部,人力资源部,采购部等,同时制定了各部门的管理岗位职责、业务管理程序、管理办法,以划分各部门职责权限及指导各部门的工作。为有效地计划、协调和控制经营活动,公司已合理确定了适合公司的组织形式,并贯彻不相
容职务相分离的原则,较科学地划分了公司内各部门的责任权限,形
成相互制衡机制。各部门分工合作,各行其责,没有相互重叠,保证公司的业务顺利开展。
3、管理制度
公司制定了完整的管理制度,内容包括行政管理、人力资源管理、
内部会计控制、生产管理、营销管理、技术管理、安全管理、计算机信息控制、综合管理等方面。其中内部会计控制中包括了资金使用管理制度、采购控制程序、存货管理制度、对外投资管理制度、设备管理控制程序、不良应收款管理规定、交付-对账管理规定、人力资源管理程序、发票开票管理规定、公司报销流程等。为对授权使用情况进行有效控制及对公司的活动实行监督,公司建立了预算控制制度,
能较及时地按照生产经营情况的变化修改会计系统的控制政策。为规范募集资金的使用,公司建立了募集资金管理制度,通过对募集资金
的审计，能及时有效的监控募集资金的使用。
4、外部影响
影响公司外部控制环境的主要因素是相关管理监督机构的监督、审查以及国家经济形势及行业动态等。公司能适时地根据外部环境的变化不断提高控制意识,强化和改进内部控制政策及程序。
(二)会计系统
会计系统的主要职能有:记录所有真实交易;及时详细地描述交
易;计量交易的价值;确定交易的期间;在会计报表中适当地表达交易和披露相关事项,对交易成果进行预测、分析和考核。公司已按《公司法》、《会计法》、新《企业会计准则》和新《企业财务通则》等法律法规及其补充规定的要求制定了适合公司的会计制度和财务管
理制度,并明确制订了会计凭证、会计账簿和会计报告的处理程序,
以达到以下目的:
1、较合理地保证业务活动按照适当的授权进行;
2、较合理地保证交易和事项能以正确的金额,在恰当的会计期间及时地记录于恰当的账户,使会计报表的编制符合会计准则和相关要求;
3、较合理地保证对资产和记录的接触、处理均经过适当的授权;
4、较合理地保证账面资产与实存资产定期核对相符。公司切实实行会计人员岗位责任制,且已聘用了较充足的会计人员并给予足够的资源,使其能完成所分配的任务。
三、控制程序
公司主要控制程序包括:
(一)对外投资决策
公司股东大会、董事会、总裁办公会为公司对外投资的决策机构,各自在其权限范围内,对公司的对外投资作出决策。
1、公司的对外投资应严格按照如下审批权限进行审批:
(1)公司对外投资金额单项标的占公司最近一期经审计的净资产30%以上的,须经公司股东大会审批。
(2)公司对外投资金额单项标的占公司最近一期经审计的净资产3%至30%以下的,须经公司董事会审批。
(3)公司对外投资金额单项标的占公司最近一期经审计的净资产3%以下的,须经公司总裁办公会审批。
2、公司对外投资涉及关联交易的,应当严格按照有关法律法规
的规定,具体审批权限按关联方交易审批权限进行。
3、公司在 12个月内连续对同一或相关项目分次投资的,以其累计数计算对外投资的数额。
4、由公司股东大会审议的对外投资项目,应当由有证券从业资格的会计师事务所或资产评估机构进行审计或评估。
5、公司投资决策的管理
公司总裁为对外投资实施的主要负责人,负责对新项目实施的
人、财、物进行计划、组织、监控,并应及时向董事会汇报投资进展情况,提出调整建议,以利于董事会及股东大会、总裁办公会及时对投资作出修订。
公司股东大会负责审批的对外投资项目,应当首先由董事会授权总裁组织投资发展部编制对外投资项目的可行性研究报告,提交董事会审议。
公司投资发展部牵头编制对外投资项目的可行性研究报告和项
目建议书,负责对外投资项目投资效益评估。
公司财务部负责筹措资金,办理出资手续等,做好公司对外投资
的收益管理,对投资收益和公司依法投资债券等项目的投资收益应及时返回本公司账户。财务部要及时掌握各投资项目的财务状况和经营成果,对投资风险、投资回收等进行评价考核并向公司决策层提出改进经营管理的意见。
公司内部审计部门负责对项目的事前效益进行审计,以及对对外投资进行定期审计,并向公司提交报告。公司的投资业务实行职务分离,投资计划编制人员与审批人员分离;投资经办人员与会计人员分
离。
(二)对外担保决策
公司对外担保必须经董事会或股东大会审议。公司下列对外担保行为,须经股东大会审议通过:
1、本公司及本公司控股子公司的对外担保总额,达到或超过最近一期经审计净资产的50%以后提供的任何担保;
2、公司的对外担保总额,达到或超过最近一期经审计总资产的
30%以后提供的任何担保;
3、为资产负债率超过70%的担保对象提供的担保;
4、单笔担保额超过最近一期经审计净资产10%的担保;
5、对股东、实际控制人及其关联方提供的担保。对于董事会权限范围内的担保事项,除应当经全体董事的过半数通过外,还应当经
出席董事会会议的三分之二以上董事同意。公司在一年内担保金额超
过公司最近一期经审计总资产的30%的,应由股东大会作出特殊决议,并由出席股东大会的股东(包括股东代理人)所持表决权的 2/3以上通过。
(三)关联交易决策
1、公司在审议关联交易事项应遵循以下规定:
(1)公司与关联人发生的交易(公司获赠现金资产和提供担保除
外)金额在 3,000万元以上,且占公司最近一期经审计净资产绝对值5%以上的关联交易,报经股东大会审议批准。
(2)公司与关联人发生的交易金额低于公司最近一期经审计净资产值的0.5%且低于 300万的关联方交易协议,由总裁办公会审批。
(3)公司与关联人签署的一次性协议,所涉及的金额占公司最近
一期经审计的净资产的0.5%以上或者 300万以上(以孰低为准),占公司最近一期经审计的净资产的5%以下或者 3,000万以下(以孰高为准);由董事会审批。
(4)公司与同一个关联人在 12个月内签署的不同协议,所涉及
的金额占公司最近一期经审计的净资产的0.5%以上或者 300万以
上(以孰低为准),占公司最近一期经审计的净资产的5%以下或者
3000万以下(以孰高为准);由董事会审批。
(5)公司与关联人的交易超过上述(3)、(4)规定的金额进行的关联交易,应当按照相关规定聘请具有执行证券、期货相关业务资格的中介机构,对交易标的进行评估或审计,由董事会审议后提交股东大
会审议批准。
(6)公司为关联人提供担保的,不论数额大小,均应当在董事会审议过后提交股东大会审议。重大关联交易(指公司拟与关联人达成的总额高于三百万元或高于公司最近一期经审计净资产值5%的关联交易)应由独立董事认可后,提交董事会讨论;独立董事作出判断前,可
以聘请中介机构出具独立财务顾问报告,作为其判断的依据。
2、董事会在对有关关联交易的合同、交易、安排进行审议时,
有关联关系的董事应当回避,而不应该参加表决;董事会作出决议,应当在不将有关联关系的董事计入法定人数的情况下,由有表决权董事的过半数通过。
3、股东大会审议有关关联交易事项时,关联股东不应参与投票表决,且应当回避,其所代表的有表决的股份数不计入有效表决总数;如有特殊情况关联股东无法回避时,公司在征得有关部门的同意后,可
以按照正常程序进行表决。公司应当在股东大会决议公告中作出详细说明,同时对非关联方的股东投票情况进行专门统计,股东大会决议
的公告应当充分披露非关联股东的表决情况。
(四)货币资金控制程序
公司根据《现金管理暂行条例》和《银行结算办法》制定了《货币资金管理办法》。
公司建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,公司财务部设置:出纳岗位、成本会计、税务会计、稽核会计、总账会计、财务部部长。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作,记账凭证需经稽核会计复核,财务部部长批准,所有经审核过的收付记账凭证由总账会计输
入电脑记账,进入财务账务处理系统。公司不得由一人办理货币资金业务的全过程。
办法规定了现金使用范围包括职工工资、津贴;个人劳务报酬;
根据国家和上级有关规定颁发给个人的科学技术等各类奖金;出差人员必须随身携带的差旅费和结算起点(1000元)以下的零星支出;中
国人民银行规定可以用现金支付的其他支出。
公司按规定,库存现金限额一般为三天的日常零星开支需要,超
过限额的部分要及时存入银行。
公司定期和不定期地进行现金盘点(每年每季度 1次),确保现
金账面余额与实际库存相符。公司对货币资金业务建立严格的授权批准制度,明确费用开支项目分为 7大类,每一大类对支款部门、经办人、部门主管、单位主管签字审核求进和报销流程要行了明确规定,并标明了注意事项。
出纳办理银行存款收付业务,必须经常掌握各个银行账户的收支和结余情况,并按照规定正确使用汇票、本票、支票等各种结算方式,对日常银行存款的收付事项,都必须由经办人员签字和有关领导审核批准,手续齐全;
办理银行结算,必须遵守国家的法律、法规和银行结算纪律。不准出租、出借账户,不准签发空头和远期支票,不准套取银行信用;
制度还对印章保管进行了规定:支票与财务印鉴由不同人员分开保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。
对货币资金日记账的编制以及其它与货币资金管理相关的内容亦有详细规定。
(五)采购业务控制程序
1、公司生产按销售订单进行,采用 ERP系统进行库存管理。当出现库存低于安全库存量时,系统自动生成采购申请单提醒采购员下达采购订单。
2、采购合同正式签订前,必须填制采购合同审批单,采购员签字后确认后,送交采购部长审核,主管副总批准后,方可签订采购合同;
特殊物资的采购,按图纸及相关资料由采购员请购,采购员须拟定采
购合同审批单,由采购部长审核,主管副总批准后生效执行。
3、采购部根据采购申请单的内容要求,必须在经公司认证的合格供应商中选用正规、名牌产品,杜绝假冒伪劣产品流入本公司。
4、采购部对非独家供货的产品采取比价采购的方式进行,独家供货的产品采用议价的方式确定采购价格,与供货单位签订采购合同、办理订货事宜。建立包括事前询价和事后的价格分析的采购制度和供应商日常的管理制度。
5、办公用品、其他材料及固定资产的采购应由各部门提出申购要求,填写申购单,由部门主管和公司领导批准并签署意见后,交采购部或相关人员办理采购。
6、财务负责人对采购部门提出的已由公司领导签批的付款通知单,进行审核后,交由财务部办理付款手续。
(六)存货控制程序
1、公司存货的预算与职能分工
(1)公司按客户的订单承接的生产项目,由市场部进行全年的销
售计划,由采购部按照计划和库存情况进行物料的采购。经公司分管副总经理审核后,订立采购合同。公司技术部门对每批订单的产品均在 ERP系统建立每批产品的标准材料表,采购合同签订后,由采购部相关人员将应采购的品种、数量、规格导入 ERP系统,仓库人员按该数量等信息组织货物的验收。
(2)公司存货管理实行职务分离制度,采购计划的编制与审批相
分离;采购计划的审批和执行相分离;存货的验检与入库相分离;存货的验收与记录相分离;存货的盘点与保管、记录相分离。
2、存货外购入库管理
(1)存货采购入库在 ERP系统中办理采购申请,列明拟采购物资的品种、规格、数量,并按照采购订单流程进行操作。
(2)采购物资运抵公司后,应先入待验区,由仓库验收人员按送货单对物资数量、品种规格进行物资的签收和简单检测,确认无误后,
填写送检单,由质管部门进行质量检验。
(3)采购的物资由质管部门负责对物资质量进行验收和检测,在
送检单签字后交还仓库入库,对检验后的不合格产品,报采购部按不
合格产品控制程序进行处理。
(4)生管部根据采购申请单、验收单在 ERP系统中办理入库审核手续完毕后打印入库单。
(5)公司仓库管理人员依据入库单与相关仓库管理人员办理交接手续,按指定区域进行堆放,并由仓库入录人员直接在 ERP系统中入库单据进行审核。
(6)仓库保管人员根据入库单在仓库物资卡片中进行登记,同时
输入 ERP系统。
(7)财务部对审批齐全的采购申请单、入库单、购销合同、购买发票进行财务审核,在审核无误后按公司规定的流程办理付款手续。
3、存货领用管理
(1)公司按生产任务单下推领料单并按仓库进行下发。由仓库保管人员在 2小时内按件号和实发数量进行配料。
(2)仓库人员根据领料单、在实物卡上进行登记,做到账、卡、物一致。
(3)物料与车间人员交接并签字确认将领料单交审单员,按实际
领料单输入 ERP系统并进行审核。
(4)对生产中领用的产成品,由生管部根据市场部审核后的销售订单下推 GQ任务单,再生成产成品领料单,依据领料单在 ERP系统中办理出库手续,打印领料单。仓库管理员依据领料单与发货员交接,并办理实物领用手续。
(5)对销售领用的产品,由生管部根据市场部审核后的发货通知
单下推 GQ调拨单,依据调拨单在 ERP系统中办理出库手续,打印调拨单。仓库发货员依据调拨单与承运商交接,并办理实物领用手续。
(6)承运商与市场部外埠人员依据调拨单办理移交手续,确认无
误后,信息回传公司市场部,市场部相关人员对该数量进行确认。
(7)财务部对审批齐全的领料单、发货通知单进行财务审核,并进行财务处理,在审核无误后进行的会计处理。
4、存货库存盘点管理
(1)仓库管理部门应每日进行存货收发存明细账登记,每月编制
存货收发存汇总表和库存明细表,必须做到日清月结。
(2)公司建立定期存货盘点制度,每年至少进行两次全面盘点,做到账实、账账相符。
(3)存货盘点工作由财务部、生产部门、仓库管理部门负责进行,详细制订盘点计划、合理安排人员,盘点完毕后填写存货盘点表。
(4)公司存放在外库的产品,由市场部组织外埠人员进行盘点,由财务部与生管部组织人员进行不定期检查。
(5)财务部应根据财务账册上核算的存货品种、规格、数量与仓库台账上的存货品种、规格、数量以及实际盘点结果进行核对分析,编制盘点情况汇总表,列明差异情况和差异原因,报公司领导。公司领导应根据财务部编制的盘点情况汇总表进行分析讨论,确定差异处理的决定和对相关责任人的处罚决定。
5、存货处置管理
(1)公司对在盘点清查中发现的盘盈、盘亏、毁损以及经过技术鉴定需报废的存货,报公司主管领导批准后执行。
(2)公司对 3个月未使用过的物料或一年内有使用但存量多,用量少的物料,按呆滞品处理规程进行,由采购部、财务部、生产部门、技术质量部等共同组成的联合小组评审后,提出防范措施及处置意
见。
(3)对于重大存货资产处置(单笔原值金额在 50万元以上),应
经总经理办公会讨论并形成书面决议,并报财务部进行备案。
6、存货期末减值管理
期末,公司应当根据实际情况认定存货是否有发生减值的迹象,
如有确凿证据表明资产存在减值迹象的,应当在资产负债表日进行减值测试,估计存货的预计可变现净值。
(七)经营、销售业务控制程序
1、销售业务一般要经过签订销售合同、填写发货单通知仓库发货、办理发货、办理货款结算四个环节。
2、建立职务分离制度。
接受客户订单人员不能同时是负责最后核准付款条件的人;发货通知单的编制人员不能同时负责货款的收取;办理退货验收的人员必须同退货账务记录分离。
3、业务控制程序
(1)公司对每个产品均有价格型谱表对其产品均有配置规定,并
每年初对其进行销售价格的测算,制定统一的地区销售价格。
(2)市场部根据公司的统一定价来签订销售合同,未经授权不得
随意降低销售价格;特殊情况,销售价格、销售条件、运费、销售折扣的变更以及产品赊销必须经过总经理审批。
(3)市场部根据客户历年客户经营记录、市场情况及客户综合评级情况,每年年初编制全年销售预算,并下达到各片区的销售经理。公司每月对销售额进行统计并考核。
(4)合同鉴定后,由市场部在 ERP系统中输入销售订单,由市场
部输入产品型号,数量及交货日期,由采购部来组织生产和供货。
(5)市场部在交货日期当日与采购部确认后,在 ERP系统中输入发货通知单,由采购部组织发货。
(6)外埠人员收到货物后,信息回传市场部进行确认。市场部人员
与 ERP系统中发出数进行核对。
(7)外埠人员依据客户实际情况填写开票信息单,市场部依据开
票通知单输入 ERP系统,对外埠库存进行核销并打印开票通知单,报市场部主管审核后交财务部复核并开票。
(8)销售退回时有外埠人员填写成品退回审批处理单,市场部对
其组织评审报财务及公司总经理审批。依据审批情况由销售员与客户签订退货协议传回市场部。实物到公司由相关部门进行现场评审后进行处理。
(9)上述业务控制各项流程,均通过公司 ERP管理系统全程控
制。
4、应收账款和预收账款按照客户名称建立明细账核算,定期寄送对账单,进行往来账核对;应收账款建立账龄分析制度,针对不同信用级别和不同拖欠期的客户采用差别政策,加大销售回款力度,加快资
金周转。对于不良应收账款按公司不良应收账款管理规定执行。
5、公司外埠存货由市场部统一归口管理,实物由外埠人员保管及每月进行盘点。地区的服务中心经理为实物管理的第一责任人,由片区经理对其管理的存货进行抽查。公司市场部、财务部不定期进行专人不定期的检查,进行实物盘点工作。
(八)费用报销控制程序
1、公司费用支付实行分级授权管理,遵循统一核算、职权分明、归口管理、分级审批的原则。对不同的管理层次授予一定的费用审批权,并相应地负有费用控制和管理的责任。公司总经理及分管副总经理对公司费用支付执行情况总体负责。
2、根据分级和归口管理原则,具有费用审批权人员不得对自己工作范围的费用进行自我审批,或者由下级审批,而必须将其交由具有
费用审批权的上一级人员,或者特定领导进行审批。
3、公司在组织生产和管理过程中发生的所有物料采购,全部纳入采购部,集中管理,由采购部办理请款、入库、验收、及付款申请,同时按相应的付款审批级次进行审批。
4、物料采购预付款、行政事务费用支付、生产经营过程流动资金的贷款、对外投资、坏账核销等审批级次,按照制度中规定的进行操作。
5、费用报销时,经办人应提供完整、真实的原始凭证,经办人、部门领导应依次在报销单证上签字。财务部报销人员应认真审核原始凭证的合法性、真实性、完整性,并按照有关费用报销制度的规定标准予以报销付款。
(九)长期资产管理制度
为规范长期资产管理,保证资产核算的真实性,保护公司财产的
安全与完整,制定了长期资产管理制度(包括:设备管理控制程序)。
管理制度规定了固定资产的范围、计价方法;明确了固定资产管理部门;对固定资产的购置、验收、使用、维修、保养、内部转移、处置、报废、损毁、盘点以及保险等日常管理工作均有详细规定。
1、公司设备管理的职责分工
公司设备管理实行统一领导、分级管理。公司生产工艺部门具体负责设备的归口管理,负责生产设备及工艺装备的相关技术工作的确认和技术协议的签订。公司各部门承担对所辖范围内设备的管理、使用、运行、保养、维护等职责。
设备采购应根据公司长远发展规划和年度生产需求制定采购计
划,由生产工艺部门按部门需求提出申请,由采购部和生产工艺部门
及申请部门共同进行合同评审并由采购部报批后采购。对设备采购由相关部门进行预验收,设备安装调试完毕,由生产工艺部门组织各部
门进行全面验收,并填写设备验收单。
生产工艺部门设备管理人员对所有设备进行分类管理,并登记设备台账、并对设备的巡检记录进行登记。
将设备管理各项任务层层分解,落到实处。建立和完善岗位责任制度,推行岗位责任制,以保证设备管理工作目标的实现。
公司建立健全设备台账和设备卡片,各类设备要铭牌编号,用“完好、维护中、停用、报废”四种状态来标识生产设备状况,做到账账相符,账物相符。
生产工艺部门定期检查公司各部门设备运行情况,财务部检查各部门设备管理的有关记录(原始资料)是否完整;按年度考核各单位设备的完好率。每年年底财务部组织设备清点工作。
2、设备报废制度
生产工艺部门维修员在日常对设备进行维修过程中,若发现设备已无法正常使用或维修费用大于该设备残值时告知生产工艺部门领
导;由生产工艺部门领导出具初步的鉴定意见后报管理层;由财务部
经理汇同相关技术部门,以及分管副总和总经理审核批复后,使用部
门方可进行报废处理。
相关流程为使用部门填写设备报废申请表,生产工艺部门组织
有关部门进行鉴定,如确实报废报总经理批准,财务部办理注销设备
资产手续,报废设备出公司,统一由生管部开货物出门证方能离开。
(十)电算化会计档案管理制度
使用的会计核算软件及其生成的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料,符合我国法律、法规、规章的规定,配有专门或者主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端,并配有熟练的专职人员。
在 ERP服务器检查制度中,明确了软件运行操作制度、日常管理制度、计算机硬、软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度。
在 ERP系统岗位与职责定义等相关制度中明确规定上机操作对会计软件的操作工作内容和权限,对操作密码要严格管理,指定专人定期
更换密码,杜绝未经授权人员操作会计软件。
原始凭证和记账凭证由专人进行合法性审核;错误的记账凭证,
应由原录入人员负责修改,并重新复核;计算机人员不得担任现金和
银行存款原始凭证的录入;当日凭证及时录入。日记账当日余额不能出现红字,日记账日结月清。
已记账凭证和已结账账簿不得任意修改,如需修改则应报请主管批准,并留下修改记录;打印输出后的账、证、表不能以人工修改。
电算化会计档案按年打印输出,交财务负责人核对无误后装订成册,按会计档案管理的职责存档保管。由专人负责对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计数据经常进行硬盘双份准备,存放在两个不同的地点。每年对全年会计数据数据建立2张光盘备份,并在光盘上填写备份信息再外加封套后存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,以保证数据的安全。
对会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作,须经财务经理同意,报财务总监或主管财务的副总经理批准;在软件升级和
硬件更换过程中,要保证实际会计数据的连续和安全,并由财务部经
理指定专人进行监督。健全计算机病毒防范措施,未经允许不得在记账电脑上安装、拷贝无关软件、文件。
公司目前制定的管理制度基本涵盖公司日常经营所涉及的各业
务类型、各部门和各岗位;主要控制程序基本完整、合理和有效。
(十一)募集资金管理
公司根据《公司法》、《证券法》、《上市公司证券发行管理办法》、《关于进一步规范上市公司募集资金使用的通知》、《深圳证券交易所股票上市规则》、《深圳证券交易所中小板块上市公司特别
规定》,《中小板上市公司募集资金管理细则》及《公司章程》对募集资金管理的规定,制定了《募集资金管理制度》。
公司募集资金实行专户存储制度,以保证募集资金的安全性和专用性。公司已按规定,结合公司实际情况与中国农业银行股份有限公司上海莘庄工业区支行、交通银行股份有限公司上海闵行支行、中国民生银行股份有限公司上海闵行支行以及保荐人国元信证券股份有
限责任公司签订了募集资金三方监管协议。
公司对募集资金的使用做出明确规定,规定应按照发行申请文件中承诺的募集资金投资计划使用募集资金。使用募集资金应按规定审批流程办理支付手续。并对用募集资金补充流动资金及归还银行借款事项履行了相关审批及公告程序。
公司财务部门和项目管理负责人就投资项目的进度情况与资金
运用情况进行跟踪管理,并定期向公司总经理汇报。
公司审计部每年每季对募集资金的投放、使用及收益进行专项审计，并向董事会审计委员会定期报告。
公司拟进一步完善对客户进行资信评估的内部控制程序。
综上所述,公司目前的治理结构和现有内部控制制度能够适应公司管理的要求,能够对编制真实、完整、公允的财务报表提供合理的保证,能够对公司各项业务活动的健康运行及国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行提供保证,并且得到了较为有效的执行。
上海加冷松芝汽车空调股份有限公司董事会
2014年4月22日