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user: 3. OA办公系统分析 3.1. 研究背景 在国外，办公自动化于50年代在美国和日本首先兴起，这在起初只是具有电子数据处理(EDP)的簿记功能，在60年代被管理信息系统(MIS)取代，直到 70 年代后期才形成涉及多种技术的新型综合学科一办公自动化(OA)系统。到80年代，国外的办公自动化已经得到了飞速发展，许多著名的计算机软硬件公司都跻身于这一巨大的市场 [ 7 ]。 对于我国的OA系统的发展，已经从单纯的“传统办公”到“协同办公”软件，再到“协同管理”软件，乃至集多种软件功能于一身的“协同软件”。在协同管理理念的良好市场环境下，我国的协同管理软件市场已经全面进入了快速发展期 [ 8 ]。根据数据显示，2016年，OA系统软件市场规模达到89.4亿元，2017年OA系统软件市场总规模超过了103.7亿元，同比增长15.99%，连续三年增长率超过15%，OA办公软件市场已经进入稳定发展期。 在近些年，随着大量的中小企业加入市场，OA系统也经历了快速发展的阶段，尤其是疫情期间，有很多公司初期采取远程办公的方式，这对于OA系统也有了更高的要求，同时与此而来的，市面上的厂商迎合这一时期，快速产出适合企业多种办公方式的OA系统，已适应绝大多数企业的基本日常需求，解决了流程优化，信息同步，移动办公等问题，但对于许多中小企业而言，由于模式的不适用或价格的高昂原因，仍在使用较为不完善的OA系统，因此本文着重对于此类小企业的OA办公系统，采取面向对象的分析方法对其进行分析和设计研究，达到对此系统的全面了解及对面向对象分析方法的掌握 [ 9 ]。 3.2. 系统特点 3.2.1. 管理员可以实时的观察员工的工作状态，及时发现问题并解决问题 方便管理员工信息，对员工新进入和员工离职都有合理、有序、统一的流程。辅助对员工绩效考评做出正确的分析。 3.2.2. 不同的角色拥有不同的权限 登入系统，管理员和普通员工看到的菜单不同，管理员可以根据员工职位的调整动态分配相应的权限，员工可以随时查看个人信息，比如是否存在异常打卡、是否有未完成的任务、请假申请是否通过等。 3.2.3. 提供企业内部的沟通交流通道 登录系统，打开在线聊天工具，可以群聊，也可以和指定的人聊。员工有什么问题可以及时反馈。 3.2.4. 人性化特点 根据中小企业实际情况，实施合理的请假、出差、加班等的流程定义，保证流程合理。 3.3. 初步调查 首先为合理分析系统，对当前的中小企业系统进行调查和总结，得出了目前中小型企业办公系统的现状： 1) 员工可以管理自己的基本信息，只是页面响应缓慢，页面不友好，操作复杂，用户体验不好。 2) 拥有简单的审批流程，只是流程定义单一，适用性低。 3) 大部分OA系统都实现了通用的功能，只是缺少个性化，市场占有率低。 3.4. 可行性分析与研究 3.4.1. 经济可行性 从成本上分析：系统的成本费用主要包括软硬件的费用、服务器域名费用、系统设计开发费用和系统后期维护费用。系统操作简单，不需要专门培训，所以不存在培训费用。企业每个人都会配备一台电脑，企业只需要将系统部署在服务器上，员工通过域名即可访问系统。 从效益上分析：使用OA办公系统简化了审批流程，沟通交流通道畅通，页面设计友好，操作简单，便于维护，从而提高了工作效率，节省了大量的人力物力财力。助力企业信息化，提升企业的管理水平和综合竞争力，无形中为企业带来更多经济效益 [ 10 ]。 总体来说，成本费用是固定的，使用OA办公系统对企业带来的效益却是源源不断的。成本费用综合起来相对于整体效益而言只是很小的一部分，所以经济上来说是可行的。 3.4.2. 技术可行性 对于OA系统来说，可以采用java开发的方式，系统所涉及的技术点包括：Activiti工作流引擎、SSM框架、AJAX等。在技术上，基本所有的功能都可实现，技术要求均可达到。 Activiti是一个开源的工作流引擎，它实现了BPMN 2.0规范，可以发布设计好的流程定义，并通过API进行流程调度。其核心是基于JAVA的超快速、超稳定的BPMN2.0流程引擎，强调流程服务的可嵌入性和可扩展性。将Activiti流程引擎应用于OA办公系统，能够构建出功能丰富、轻便且高效的审批流程 [ 11 ]。 SSM (Spring + SpringMVC + MyBatis)框架由Spring、SpringMVC、MyBatis三个开源框架整合而成，常用作简单的web项目的框架。其中spring是一个轻量级的控制反转(IoC)和面向切面(AOP)的容器框架。SpringMVC分离了控制器、模型对象、分派器以及处理程序对象的角色，这种分离让它们更容易进行定制。MyBatis是一个支持普通SQL查询，存储过程和高级映射的优秀持久层框架。 AJAX最大的特点是页面无刷新，使用异步方式与服务器通信，不需要打断用户的操作，具有更加迅速的响应能力，在OA办公系统上使用AJAX可以很好的提高用户体验。 [ 6 ] 可以结合以往OA系统的研发案例，参考一些学习视频，学习Activiti5工作流引擎的工作原理以及掌握SSM框架的搭建与配置，熟悉AJAX的使用，并结合目前OA办公系统的新需求，所以OA办公系统的实现在技术上是可行的 [ 12 ]。 3.4.3. 管理可行性 系统的使用对象主要是管理员和普通员工。系统界面友好，操作简单，对于一些稍微复杂的审批流程都进行了形象化处理，并配以文字说明和提示，辅助理解。系统在企业安装配置完成后，员工只需要通过网址进行访问即可。管理员对企业资源可以进行实时的监控和管理，提高管理水平。因此OA办公系统的实现在管理方面是可行的 [ 13 ]。 3.5. 业务分析 3.5.1. 用例图 系统角色主要分成三种，系统管理员、普通管理员和员工，其中系统管理员的用例图如图1所示，系统管理员主要负责系统的维护、系统的基础配置和系统升级三个方面。 图1. 系统管理员用例图 普通管理员和员工的用例图如图2所示。普通管理员与员工作为OA办公系统的使用者，拥有共同的模块，包括：工作日程、工作总结、个人信息、消息管理、我的任务、备忘录、客户管理，普通管理员与员工对这些模块都可以进行增删改查操作。 不同的模块包括，普通管理员拥有组织结构、角色管理、员工管理、考勤管理、资料管理、会议、公告等模块，而员工对于会议和公告只有查看功能，没有编辑权限。 整个审批(请假、加班、出差等)流程的开始到结束，是由管理员和员工共同完成的。对于考勤，无论是管理员还是普通员工都要进行考勤签到，并且只有管理员针对一些异常打卡情况进行备注处理，月末进行考勤统计，管理员可以导出考勤报表。对于公司组织结构、角色权限分配、员工职位调动、资料管理，只有管理员拥有这些模块的权限。公告通知和会议记录，管理员拥有增删改查所有权限，普通员工只可以查看。 3.5.2. 活动图 在工作流中涉及的业务很多，比如请假申请、加班申请、出差申请、报销申请等。 请假申请的活动图如图3所示。员工向部门负责人提交请假申请，部门负责人进行审批，部门负责人同意请假申请，则继续向人事提交请假申请，人事同意请假申请，则请假申请通过，流程结束。其中部门领导审批和人事审批只要有一个不同意，则请假申请不予批准。 加班申请的活动图如图4所示。员工提出加班申请，部门负责人审批，部门负责人同意则人事审批，人事审批同意，则判断是正常加班还是异常加班，如果是正常加班，则无需总经理审批，加班申请通过；如果是异常加班，则还要经过总经理审批，总经理审批通过，加班申请才被批准。 出差申请的活动图如图5所示。员工提交出差申请，部门负责人审批，部门负责人同意，则总经理审批，不同意则流程结束，总经理审批同意，则人事部进行备案，并且财务部预支差旅费，流程结束，总经理审批不同意，则流程直接结束。 图2. 普通管理员和员工的用例图 图3. 请假申请活动图 图4. 加班申请的活动图 图5. 出差申请的活动图 经费报销的活动图如图6所示。这个活动是其中最为复杂的一部分。 首先经办人填写报销单据，部门领导审批，部门领导同意，则财务预审判断是否超出预算，超出预算则需要部门主管、总会计师和总经理三级审批，没有超出预算，则直接到人事审批，在人事审批到财务审批的中间，会有金额限制的判断流程，判断是否超过1000元，超过1000元，则由财务经理审批，没有超过1000元，则由预算主管审批，再判断是否超过5000元，超过5000元需要总会计师审批，然后是银行付款，没有超过5000元，直接银行付款，最后由会计和出纳进行记账和归档操作。 图6. 经费报销的活动图 通过对OA系统的用例图的分析，成功定位该系统所拥有的角色、属性及角色之间的状态交互，理清各角色的职能所在，每个角色都为一个对象，通过对每个对象的分析，理解面向对象，理解业务层面的角色表现。通过对活动图的分析，很好的把握了实际主要业务场景的活动表现，通过活动梳理流程，并通过分析结果最终将重新反馈到系统，达到实现的目的。