Thủ tục: Cấp, cấp lại giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ
Cơ quan thực hiện: Sở Nội vụ - TP.HCM

Trình tự thực hiện:
- Bước 1: Tổ chức đầu tư kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo quy định tại khoản 3 Điều 53 của Luật Lưu trữ năm 2024 gửi 01 bộ hồ sơ tới Sở Nội vụ nơi tổ chức đặt trụ sở để đề nghị cấp hoặc cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ. 
- Bước 2: Sở Nội vụ kiểm tra hồ sơ và cấp hoặc cấp lại Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ cho tổ chức đầu tư kinh doanh dịch vụ lưu trữ có hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện.

Cách thức thực hiện:
- Hình thức: Trực tiếp. Thời hạn: 03 Ngày. Phí: . Mô tả: b) Đối với cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện. Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh (qua bộ phận một cửa) hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
- Hình thức: Trực tiếp. Thời hạn: 10 Ngày. Phí: . Mô tả: a) Đối với cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện. Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh (qua bộ phận một cửa) hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
- Hình thức: Trực tuyến. Thời hạn: 10 Ngày. Phí: . Mô tả: a) Đối với cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện. Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh (qua bộ phận một cửa) hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
- Hình thức: Trực tuyến. Thời hạn: 03 Ngày. Phí: . Mô tả: b) Đối với cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện. Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh (qua bộ phận một cửa) hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
- Hình thức: Dịch vụ bưu chính. Thời hạn: 10 Ngày. Phí: . Mô tả: a) Đối với cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện. Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh (qua bộ phận một cửa) hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
- Hình thức: Dịch vụ bưu chính. Thời hạn: 03 Ngày. Phí: . Mô tả: b) Đối với cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện. Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh (qua bộ phận một cửa) hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Thành phần hồ sơ:
- Đối với kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác, hồ sơ bao gồm: + Đơn đề nghị. + Bản sao hợp lệ (bao gồm bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực hoặc bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao đối chiếu với bản chính) giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có). + Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật. + Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình theo quy định của pháp luật về xây dựng. + Bản vẽ hoàn công hạng mục công trình xây dựng khu vực kho bảo quản tài liệu, hệ thống điện, nước liên quan. + Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu phòng cháy, chữa cháy của cơ quan quản lý về phòng cháy, chữa cháy. + Danh mục các thiết bị bảo vệ, bảo quản theo quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ. + Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
- Đối với kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, hồ sơ bao gồm: + Đơn đề nghị. + Bản sao hợp lệ (bao gồm bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực hoặc bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao đối chiếu với bản chính) giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có). + Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật. + Giấy chứng nhận đăng ký cung cấp dịch vụ viễn thông do cơ quan có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ trung tâm dữ liệu theo quy định của pháp luật về viễn thông. + Danh mục thiết bị công nghệ thông tin. + Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Yêu cầu, điều kiện:
9.1. Đối với cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ 
a) Đối với kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác:
- Là doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp;
- Có hạ tầng kỹ thuật đáp ứng quy định tại Điều 8, Điều 10 Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ và đặt tại Việt Nam để phục vụ thanh tra, kiểm tra, lưu trữ, cung cấp thông tin khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và giải quyết khiếu nại của tổ chức, cá nhân về bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác theo yêu cầu của pháp luật. 
- Có tối thiểu 01 nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại một địa điểm lắp đặt hạ tầng kỹ thuật của kho lưu trữ. 
b) Đối với kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ: 
- Là doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.
- Có hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kinh doanh dịch vụ trung tâm dữ liệu theo quy định của pháp luật về viễn thông và đặt tại Việt Nam để phục vụ thanh tra, kiểm tra, lưu trữ, cung cấp thông tin khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và giải quyết khiếu nại của tổ chức, cá nhân về lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của pháp luật.
- Có tối thiểu 01 nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại một địa điểm lắp đặt hạ tầng kỹ thuật của kho lưu trữ số.
- Có biện pháp bảo vệ, bảo đảm an toàn vật lý khu vực lắp đặt hạ tầng kỹ thuật 24/7.
9.2. Đối với cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ
Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ được cấp lại trong các trường hợp sau đây: 
- Thay đổi tên doanh nghiệp được cấp phép theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.
- Thay đổi nhân sự chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Thay đổi lĩnh vực hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ.
- Giấy chứng nhận bị sai thông tin, bị hư hại không còn sử dụng được hoặc không xác thực được.
- Giấy chứng nhận bị mất.

Thủ tục liên quan: Không có thông tin