Administration : Université de Bretagne occidentale (UBO)
Type : Avis
Séance : 20/07/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs
Mots clés : Etablissement supérieur
Sens et motivation : Favorable / Sauf appréciation, Défavorable / Vie privée, Favorable, Favorable / Sauf inexistant

Maître X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 juin 2023, à la suite du refus opposé par le président de l'université de Bretagne occidentale (UBO) à sa demande de communication, par courrier électronique, des documents suivants relatifs à la Licence Accès Santé (LAS) : 
1) la délibération de l’Université de Bretagne Occidentale fixant les capacités d’accueil pour l’année universitaire 2022‐2023 au sein des filières de santé (MMOPK) ;
2) la délibération de l’Université de Bretagne Occidentale fixant le nombre de places réservées aux étudiants des Licences Accès Santé 2 et 3, pour l’accès aux filières de santé (MMOPK) ;
3) la délibération fixant la composition du jury des concours d’accès aux filières de santé (MMOPK) ;
4) la délibération de l’Université de Bretagne Occidentale fixant la composition de la commission d’interclassement ainsi que les modalités de mise en œuvre de cet interclassement ;
5) la moyenne générale obtenue au titre du semestre 3 de l’année universitaire en cours des deuxièmes années de licence de la filière Langue Étrangère Appliquée ;
6) la moyenne la plus haute ainsi que la moyenne la plus basse obtenue au titre du semestre 3, avec la précision du nombre d’étudiants dans la filière ;
7) le nombre d’étudiants en Licence Accès Santé parmi les deuxièmes années de licence au sein de la filière Langue Étrangère Appliquée ;
8) la moyenne générale obtenue au titre des semestres 3 et 5 de l’année universitaire en cours des deuxièmes et troisièmes années de licences dans les filières suivantes :
a) sciences de la terre ;
b) mathématiques ;
c) biologie moléculaire, cellulaire et physiologie ;
9) la moyenne la plus haute ainsi que la moyenne la plus basse dans chacune des filières précitées, avec la précision du nombre d’étudiants dans chaque filière ;
10) le nombre d’étudiants en Licence Accès Santé parmi les deuxième et troisième années de licence dans chacune des filières précitées ;
11) la moyenne générale obtenue au titre du semestre 3 de l’année universitaire en cours des deuxièmes années de licence de la filière Économie‐Gestion ;
12) la moyenne la plus haute ainsi que la moyenne la plus basse obtenue au titre du semestre 3, avec la précision du nombre d’étudiants dans la filière ;
13) le nombre d’étudiants en Licence Accès Santé parmi les deuxièmes années de licence au sein de la filière Économie‐Gestion ;
14) la convention relative aux Licences Accès Santé conclue entre l’UFR médecine et l’UFR Sciences et techniques ;
15) la liste d’émargement des deuxièmes années de L.AS physique‐chimie au titre du semestre 4 dans les travaux pratiques suivants :
a) méthodes d’analyses spectroscopiques et séparatives ; 
b) cinétique chimique ; 
c) modélisation ; 
d) chimie organique ;
e) bases de la chimie inorganique.

En l'absence de réponse du président de l'université de Bretagne occidentale à la date de sa séance, la commission estime, en premier lieu, que les délibérations visées aux points 1) à 4) de la demande sont librement communicables à toute personne en faisant la demande en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission rappelle, en second lieu, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393)

En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

Elle émet donc un avis favorable aux points 5), 7), 8), 10), 11), 13) et 14) de la demande, sous réserve que les documents sollicités existent en l'état ou soient susceptibles d'être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant.

La commission rappelle, en troisième lieu, que les notes et appréciations portées sur un étudiant ou un candidat relèvent des mentions protégées au titre du 2° de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle estime que les moyennes les plus hautes et les plus basses, sollicitées aux points 6), 9) et 12), sont communicables au demandeur sous réserve qu’elles ne permettent pas la réidentification des étudiants concernés, notamment au regard des caractéristiques propres aux filières visées, en particulier, du nombre limité d’étudiants inscrits dans chaque filière et de leur caractère localisé.

La commission émet, par suite, un avis favorable aux points 6), 9) et 12) de la demande, sous cette réserve, et sous réserve que les documents sollicités existent en l'état ou soient susceptibles d'être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant dans les conditions précédemment rappelées.

En dernier lieu, la commission estime que les listes d’émargement des étudiants ayant participé à des travaux pratiques sont protégées par le secret de la vie privée protégé en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.
Elle émet donc un avis défavorable au point 15) de la demande.

Au surplus, la commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.