Administration : Direction générale des finances publiques (DGFIP)
Type : Avis
Séance : 20/04/2023
Thème : Finances publiques et fiscalité / Finances locales
Mots clés : Budgets et comptes
Sens et motivation : Favorable / Article L311-2 favorable par l'autorité compétente à laquelle vous auriez dû transmettre, Favorable / Sauf établissement de document, Sans objet / Inexistant

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 mars 2023, à la suite du refus opposé par le directeur général des finances publiques à sa demande de communication des documents suivants :
1) les décisions d’autorisations d’ester en justice concernant les requêtes du demandeur suivantes figurant sur l'avis à tiers détenteur n° d’acte X:
a) n° X (titre de paiement X émis le 5/8/2022) ;
b) n° X (titre de paiement X émis le 5/6/2022) ;
c) n° X(titre de paiement X émis le 5/8/2022) ;
d) n° X (titre de paiement X émis le 5/8/2022) ;
2) les justificatifs comptables, mandats, émis pour régler les honoraires de divers avocats du demandeur ;
3) le décompte comptable précis de la somme de 3 454 euros qui a été réglé sur le dernier bulletin de salaire du demandeur de janvier 2020 (radiation), la ligne budgétaire détaillée, concernant la nomenclature 580R IND, faisant apparaitre son objet, et sa quantité, fournie par l’ordonnateur pour le contrôle des services de la Direction générale des finances publiques (DGFIP), à défaut, un document comptable certifiant à quoi ce montant correspond, tant en quantité qu’en mode de calcul, la direction des ressources humaines (DRH) certifiant que ce montant correspond à des CP et 5 CET cumulés, alors que les lignes d’enregistrement comptables de ces 2 charges sont nécessairement distinctes, les CET faisant l'objet d’un traitement comptable indépendant ;
4) un relevé de tous les mandats émis en faveur du cabinet X & Associés concernant toutes les procédures du demandeur certifiant représenter le coût exact et intégral au budget de la ville ;
5) les documents comptables ou administratifs où apparait le référencement de la DAJA par n° de requête, ce même référencement apparaissant sur un document comptable des mandats émis pour l’avocat X, à défaut, en reprenant l’inventaire de la collectivité, les acomptes et mandats émis par procédure, certifiés sincères ;
6) les mandats émis pour ces 5 contentieux en cours (1900816 - 2006007 - 200640 - 2103641- 2200919), la date de règlement de ces mandats ;
7) la totalité des mandats émis respectivement pour ces 2 procédures - La requête n° 1900816 et la requête indemnitaire conjointe n° 220919.

En premier lieu, la commission, qui a pris connaissance de la réponse du directeur général des finances publiques, rappelle, en premier lieu, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission relève qu'en vertu des dispositions de l'article L2132-2 du code général des collectivités territoriales, le maire représente la commune en justice en vertu de la délibération du conseil municipal. Elle émet donc un avis favorable à la communication des autorisations mentionnées au point 1), qui procèdent nécessairement d'une délibération du conseil municipal ou d'une décision du maire. 

Pour ce qui concerne en deuxième lieu les documents mentionnés aux points 2) et 4) à 7), le directeur général des finances publiques a informé la commission que les frais d’avocat faisant l’objet d’un marché global, il n’existe pas de mandat ou d'autre document permettant d’identifier les frais exposés pour une procédure en particulier. La commission, qui comprend qu’il n’existe donc pas de document susceptible de répondre à la demande de Madame X, ne peut dès lors que déclarer la demande d’avis sans objet sur ce point. 

Pour ce qui concerne en troisième lieu le décompte mentionné au point 3), la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393)

En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

La commission estime par suite que le document mentionné au point 3), s'il existe en l'état ou est susceptible d’être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant, est communicable à l’intéressée en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point, sous cette réserve. 

Elle rappelle enfin qu’en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, il appartient à l’autorité saisie d’une demande portant sur des documents qu’elle ne détient pas de transmettre la demande, accompagnée du présent avis, à l’autorité susceptible de les détenir, en l'espèce la mairie de Toulouse, et d’en aviser la demanderesse.