Administration : Communauté d'Agglomération Pau Béarn Pyrénées - CAPBP
Type : Conseil
Séance : 19/11/2020
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Archives, Délai
Sens et motivation : Favorable

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 19 novembre 2020 votre demande de conseil relative aux délais applicables à la communication de deux actes de vente présents dans des dossiers détenus par le service communautaire des archives de Pau, à savoir :
- du 17 et 18 décembre 1956 passé entre la ville de Pau (acheteur) et le Révérend X agissant au nom du comité « The colonial and continental church society » (vendeur) ;
- du 10 et 11 décembre 1970, concernant la vente d'un immeuble par la  société nationale des pétroles d'Aquitaine  à la ville de Pau sachant que cet acte reprend l'origine de propriété précédemment établie sur un acte notarié de 1949 mentionnant les noms, adresse, profession, dates et lieux de naissances des différents propriétaires.

La commission rappelle que si, en principe, les actes notariés et d'état civil ne revêtent pas le caractère de documents administratifs entrant dans le champ d'application de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 (CE, 9 février 1983, X, n° 35292, rec. p. 53), devenu article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, la commission, revenant partiellement sur sa doctrine antérieure, considère désormais que la seule circonstance qu'une convention soit passée en la forme authentique ne saurait la soustraire au droit d'accès prévu par ce code et que lorsqu'une convention passée en la forme authentique a, d'une part, pour co-contractante une administration au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration et a, d'autre part, un objet en rapport direct avec l'exercice de missions de service public ou en relation avec la gestion du domaine privé de l'Etat ou d'une collectivité territoriale, à laquelle s'appliquent, aux termes de l'article L300-3 du code des relations entre le public et l'administration issu de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016, les titres Ier, II et IV du livre III du même code, cette convention entre dans les prévisions de ce code, dans la mesure qu'il détermine.

La commission estime ainsi, désormais, que seuls revêtent un caractère privé les soustrayant à sa compétence, les actes notariés ayant pour objet d'authentifier l'acte d'une personne physique ou morale de droit privé ou une convention conclue entre de telles personnes. 

Les actes notariés sollicités constituent donc des documents administratifs communicables sur le fondement des dispositions du code des relations entre le public et l'administration. 

En application des dispositions de l'article L311-6 de ce code, ne sont communicables qu'aux anciens propriétaires concernés, à l'exclusion des tiers, les informations qu'ils contiennent et qui relèvent de leur vie privée : adresse, date et lieu de naissance, statut marital et nom du conjoint, déclaration des parties sur leur capacité.

Eu égard à leur nature, ces documents ne deviendront intégralement communicables, sans occultations, en application des dispositions de l’article L213-2 du code du patrimoine, non pas au terme d'un délai de 50 ans, qui protège la vie privée, mais d'un délai de 75 ans qui s'applique aux actes des officiers publics et ministériels (d) du 4°).