Administration : Université Paris-Saclay
Type : Avis
Séance : 22/07/2021
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Support de communication, Envoi des documents, Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 juin 2021, à la suite du refus opposé par la présidente de l'Université Paris-Saclay à sa demande de copie, par courrier postal ou par voie électronique, de l'intégralité des documents contenus dans son dossier administratif, l’administration proposant la seule consultation sur place.

A titre liminaire, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet donc un avis favorable à la communication de son dossier à Madame X, sous réserve qu’aucune procédure disciplinaire ne soit en cours.

La commission prend note des observations de la présidente de l'Université Paris-Saclay mais rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Cependant, l’administration est fondée, dans le cas de demandes présentant un caractère volumineux, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. 

Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. 

Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. 

La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 de ce code, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. 

Toutefois, la commission souligne que le principe de la liberté de choix du demandeur s'oppose à ce que l'administration limite la communication des documents à la seule forme électronique dès lors que d'autres possibilités s'offrent à elle afin de répondre à la demande compte tenu des moyens techniques dont elle dispose. 

Au cas d'espèce, la commission relève que la demande porte sur l’envoi d’une copie des documents de manière postale ou électronique à l’adresse indiquée par Madame X. La commission invite la présidente de l'Université Paris-Saclay à procéder à cet envoi, conformément aux modalités précitées, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Madame X.