Administration : Assistance Publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP)
Type : Avis
Séance : 30/09/2020
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier médical personnel, Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable/Sauf loi spéciale

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 mai 2020, à la suite du refus opposé par le directeur général de l'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) à sa demande de copie, de préférence par voie dématérialisée ou à défaut par voie postale, des documents suivants, concernant sa cliente :
1) l'entier dossier individuel administratif ;
2) le dossier médical de la médecine préventive ;
3) les dossiers médicaux constitués pour être examinés par la commission de réforme et par le comité médical, inclus les lettres de convocations, les rapports, les expertises des médecins agréés et les procès‐verbaux de séances.

En l'absence de réponse du directeur général de l'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP), la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter.
Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant le déroulement d'une éventuelle procédure disciplinaire. Elle émet donc un avis favorable en l’état. 

S’agissant des points 2) et 3), la commission souligne ensuite que les documents qui se rapportent à la réunion d'une commission de réforme présentent le caractère de documents administratifs. Cependant, le régime qui leur est applicable est différent selon que la commission a ou non rendu son avis. 
 
Avant l'avis de la commission de réforme, la commission d'accès aux documents administratifs constate que la communication à l'agent du dossier soumis à la commission de réforme est prescrite par l'article 19 du décret n° 86-442 du 14 mars 1986 pris en application de l'article L31 du code des pensions civiles et militaires de retraite et conformément au principe général des droits de la défense. La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant la commission de réforme. La commission d'accès aux documents administratifs relève cependant que l'article L342-2 du code des relations entre le public et l'administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d'accès de l'agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, imposé par les textes précités, et s'estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que la commission de réforme n'ait rendu son avis. 

Une fois l'avis de la commission de réforme rendu, la commission estime que cet avis, le procès-verbal de la réunion de la commission de réforme ainsi que l'ensemble des pièces du dossier soumis à la commission de réforme sont des documents administratifs communicables à l'intéressé, en application cette fois des dispositions combinées de l'article L311-1 et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve d'en occulter d'éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l'égard de l'agent concerné par l'avis. 

Sous les réserves rappelées ci-dessus, elle émet donc un avis favorable à la communication à l'intéressée des documents sollicités.

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.