Administration : Mairie de Savigny-sur-Orge
Type : Avis
Séance : 15/02/2024
Thème : Vie publique / Vie locale
Sens et motivation : Sans objet / Détruit

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 janvier 2024, à la suite du refus opposé par le maire de Savigny-sur-Orge à sa demande de communication, puis publication sur le site internet de la commune, en sa qualité de conseiller municipal, des enregistrements audio et vidéo de la séance du conseil municipal du 28 septembre 2023.

La commission estime que l'enregistrement sollicité est un document administratif en principe librement communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'il a perdu son caractère préparatoire, c'est-à-dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès-verbal de la commission réalisé à partir de ces enregistrements, ce qui est le cas en l'espèce. 

En l'espèce, le maire de Savigny-sur-Orge a cependant informé la commission que cet enregistrement n'a pas été conservé, de tels enregistrements ne servant qu’à la rédaction des procès-verbaux et étant détruits dès que ces derniers perdent leur caractère préparatoire, soit à compter de leur adoption. La commission observe cependant à cet égard que le demandeur indique le procès-verbal de la séance en cause a été approuvé le 23 novembre 2023 et qu’il a présenté sa demande tendant à la communication des enregistrements dès le 24 novembre 2023. 

La commission rappelle qu'aux termes des dispositions combinées des articles R311-12, R311-13, R311-15 et R343-3 du code des relations entre le public et l’administration, lorsqu’elle est saisie d'une demande de communication de documents, l’administration dispose d'un délai d'un mois pour y répondre, son silence au terme de ce délai valant refus. En présence d'un tel refus, le demandeur dispose alors d'un délai de deux mois pour saisir la Commission d'accès aux documents administratifs, qui dispose à son tour d'un délai d'un mois à compter de l'enregistrement de la demande pour notifier son avis. En vertu des articles R343-4 et R343-5 du même code, le silence gardé par l’administration pendant plus de deux mois à compter de l’enregistrement de la demande de l’intéressé par la commission vaut décision de refus. Cette décision implicite de refus ou la décision expresse de l’administration confirmant son refus de communiquer le document sollicité peuvent être contestées devant la juridiction administrative dans le délai de recours contentieux de deux mois prévu aux articles R421-1 et R421-2 du code de justice administrative. 

S'inspirant de la solution dégagée par le Conseil d’État dans sa décision du 17 mars 2022, n° 452034, la commission estime que l’administration, dès lors qu'elle a été saisie d'une demande de communication d'un document administratif qui existe à la date de sa saisine, ne peut en aucun cas procéder à la destruction délibérée de ce document avant l’expiration des délais dont dispose le demandeur pour saisir la CADA. Lorsque le demandeur a effectivement exercé ce recours préalable obligatoire, la commission considère que l’administration ne peut davantage procéder à la destruction délibérée du document avant l’expiration des délais dont dispose le demandeur pour saisir le juge administratif, ni lorsque ce dernier a été saisi, avant l’intervention d’une décision juridictionnelle définitive. La circonstance que la réglementation n’imposerait pas à l’administration de conserver certains documents est, à cet égard, sans incidence. Si l’administration saisie procède à la destruction d'un document avant l'expiration de ces délais, elle est tenue d'accomplir toutes les diligences nécessaires pour le reconstituer, sous réserve d’une charge de travail manifestement disproportionnée, sans préjudice de l'engagement de sa responsabilité. 

En l’espèce, la commission, tout en le regrettant, ne peut que constater que l’enregistrement sollicité, compte tenu de sa nature particulière, ne peut pas être reconstitué par l'autorité saisie. Elle ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis. 

Elle appelle toutefois la mairie de Savigny-sur-Orge à veiller à l'avenir au respect des principes ci-dessus énoncés, en soulignant que de tels agissements sont constitutifs d'une faute susceptible d'engager sa responsabilité.