Administration : Ministère des armées
Type : Avis
Séance : 19/11/2020
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Armée, Notation
Sens et motivation : Sans objet/Inexistant

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 septembre 2020, à la suite du refus opposé par la ministre des armées à sa demande de communication, par voie électronique de préférence, par extraction de données du système d’information des ressources humaines (SIRH) nommé « outil de réalisation du capital humain structurel air » (ORCHESTRA), auxquelles seront associés des éléments permettant de différencier les populations à observer tels que la spécialité (en code et en clair), les lieux géographiques, les organismes et les unités d’emploi (en code et en clair) ou encore l’ancienneté de grade lors de l’année de notation, des données nécessaires à la réalisation d’une observation sur les années 2011 à 2019, en dehors de toute mention nominative, des cotations attribuées lors de la notation aux officiers des trois corps de l’armée de l’air (air, mécaniciens, bases) : 
1) la cotation chiffrée de la qualité du service rendu (QSR) proposée ;
2) la QSR définitive (ex : A=Excellent, B=Très bon, etc.) ;
3) les cotations en aptitudes et compétences (de 1 à 5).

La commission rappelle que sont regardés comme des documents administratifs existants, les informations qui sont contenues dans des fichiers informatiques et peuvent en être extraites par un traitement automatisé d’usage courant. Il n’en va autrement que lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel ce fichier a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne pouvant alors être regardé comme constituant un document administratif existant. Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document. (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013). 

La commission constate que les documents dont Monsieur X constituent des extractions du système d’information des ressources humaines du ministère des armées, dénommé ORCHESTRA. 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, la ministre des armées a informé la commission qu'il n'existait pas, en l'état, de document répondant à la demande et que l’extraction des données demandées de 2011 à 2019 imposerait un retraitement manuel important afin d’occulter de la base de données existante, celles qui sont couvertes par un secret protégé en application des dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, la pseudonymisation ne permettant pas à elle-seule d'éviter l'identification des officiers concernés.  

Au regard de ces informations, la commission considère, en l'état des informations en sa possession, que la présente demande doit être regardée comme tendant en réalité à la constitution d’un nouveau document.

Elle déclare par suite la demande sans objet, en tant qu'elle porte sur un document qui n'existe pas et ne peut-être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant.