Administration : Mairie d'Auribeau-sur-Siagne
Type : Avis
Séance : 24/11/2022
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Dossier personnel, Territoriale
Sens et motivation : Favorable, Favorable / Sauf articles L311-5 et L311-6, Favorable / Sauf loi spéciale, Irrecevable / Imprécise

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 octobre 2022, à la suite du refus opposé par le maire d'Auribeau-sur-Siagne à sa demande de communication d'une copie numérique des documents suivants :
1) les copies des griefs dénoncés par écrit au maire et mentionnés dans le mémoire en défense de la commune ;
2) l'avertissement du 1er groupe rendu vraisemblablement le X ;  
3) le compte-rendu à l'issue de l'entretien préalable ;
4) le compte-rendu établi concernant la réunion de travail du X ;
5) le compte-rendu de la réunion d'X avec le couple X ;
6) le rapport hiérarchique relatif à sa maladie professionnelle découlant des conditions de travail.

La Commission, qui a pris connaissance de la réponse exprimée par le maire d'Auribeau-sur-Siagne, rappelle, en premier lieu, que les documents faisant apparaître le comportement d'une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, n'est communicable qu'à cette personne, conformément aux dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle considère que, sur ce fondement, les documents tels que les lettres de plainte ou de dénonciation ainsi que les témoignages, dès lors que leur auteur est identifiable, adressés à une administration, ne sont pas communicables à des tiers, y compris lorsque ceux-ci sont visés par la plainte ou la dénonciation en question. 

En l'espèce, il ressort des termes même de la demande préalable adressée par Monsieur X à l'administration que les auteurs des griefs mentionnés au point 1), le mettant personnellement en cause, sont identifiés par le demandeur. Elle en déduit que les documents dont s'agit ne sont communicables qu’à leurs auteurs. 

La Commission émet donc un avis défavorable sur ce point.

La Commission relève en deuxième lieu que la demande de communication de documents administratifs doit être suffisamment précise pour permettre à l'administration d'identifier clairement le ou les documents souhaités, sans l'obliger à procéder à des recherches. En effet, le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux administrations de répondre aux demandes trop générales ou insuffisamment précises (CE 27 sept. 1985, Ordre des avocats au barreau de Lyon c/X, req. n° 56543, Lebon 267. – CE 30 juin 1989, OPHLM de la Ville de Paris, req. n° 83477). 

En l'espèce, la Commission estime que le point 3) de la demande, qui vise un compte-rendu à l'issue d'un entretien préalable sans spécification particulière quant à l'objet et à la date de cet entretien, est trop imprécis pour permettre à l'administration d'identifier clairement le document dont la communication est demandée. Elle déclare, par suite, la demande irrecevable sur ce point et invite le demandeur, s'il le souhaite, à préciser la nature et l’objet du document dont il sollicite la communication à l'administration qu'il avait saisie en lui adressant une nouvelle demande.

La Commission relève en troisième lieu que chaque agent public a le droit d’obtenir communication des pièces qui le concernent, en vertu de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

Elle estime que le document mentionné au point 2), s'il existe, est communicable à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de même que les documents mentionnés aux points 4) et 5) sous réserve, pour ces derniers, de l'occultation préalable des éventuelles mentions qu’ils contiendraient susceptibles de porter atteinte à la vie privée de tiers, de celles révélant un jugement de valeur sur un tiers, personne physique nommément désignée ou facilement identifiable, ou qui feraient apparaître le comportement d'un tiers, personne physique, dès lors que sa révélation serait susceptible de lui porter préjudice.

Elle précise, à cet égard, que si, comme le relève l’administration, un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration, c'est à la condition que la décision administrative qu'il prépare ne soit pas intervenue ou que l'administration n'y ait pas manifestement renoncé à l'expiration d'un délai raisonnable, ce qui, à la lecture de la réponse du maire d'Auribeau-sur-Siagne, semble être le cas en l'espèce pour les documents mentionnés aux points 4) et 5) .

Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ces points.

La Commission souligne en dernier lieu qu'en matière de fonction publique, les documents qui se rapportent à la réunion du conseil médical présentent le caractère de documents administratifs. Mais, le régime qui leur est applicable est différent selon que le conseil a ou non rendu son avis. La Commission n'est pas compétente pour se prononcer sur leur communication tant que ce dernier ne s'est pas réuni et n'a pas rendu son avis. Une fois cette réunion intervenue et cet avis rendu, le rapport de la hiérarchie, la lettre de saisine de l’employeur, le procès-verbal de la réunion, ainsi que l'ensemble des pièces du dossier soumis au conseil médical, sont communicables à l'intéressé, en application des dispositions combinées de l'article L311-1 et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve d'en occulter d'éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l'égard de l'agent concerné par l'avis. 

La Commission rappelle par ailleurs que l’article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article du code de la santé publique et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur ou à son représentant, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Auribeau-sur-Siagne a transmis à la Commission une copie du rapport hiérarchique du 28 mars 2014 relatif à la maladie professionnelle de Monsieur X sollicité au point 6). Toutefois, la Commission rappelle qu'il ne lui appartient pas, conformément aux dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration, de procéder elle-même à la communication du document sollicité au demandeur mais de rendre un avis sur le caractère communicable ou non de ce document. 

En l'espèce, la Commission ne dispose pas d'informations précises sur la situation statutaire et médicale du demandeur. 

Elle émet donc un avis favorable, en l’état, à la communication de ce document, sous réserve cependant qu'aucune procédure devant un conseil médical ne soit en cours et sous réserve, le cas échéant, de l'occultation des mentions protégées.