Administration : Mairie de Savigny-sur-Orge
Type : Avis
Séance : 11/05/2023
Thème : Modalités d’accès
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 avril 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Savigny-sur-Orge à sa demande de publication, en sa qualité de conseiller municipal, sur le site internet de la ville en format ouvert, des documents suivants :
1) les procès-verbaux du conseil municipal des 17 décembre 2021, 13 janvier 2022, 17 février 2022, 24 mars 2022, 19 mai 2022 et 23 juin 2022 ;
2) le procès-verbal du 24 octobre 2022 (re-publication) sous un format ouvert et exploitable, qui permet notamment la réutilisation par copier-coller.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient.

En l'absence de réponse du maire de Savigny-sur-Orge à la date de sa séance, la commission estime que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article de l’article L2121-26 précité et publiables en ligne en application des dispositions de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet dès lors un avis favorable.

Elle observe, de plus, que le procès-verbal mentionné au point 2) a fait l'objet d'une diffusion sur le site internet de la commune de Savigny-sur-Orge et que la demande porte sur le format de mise en ligne de ce document.

S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'aux termes de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L. 311-6. »

Elle précise, par ailleurs, qu'aux termes de l'article L312-1 du code des relations entre le public et l'administration, « Les administrations mentionnées à l'article L300-2 peuvent rendre publics les documents administratifs qu'elles produisent ou reçoivent ».  L'article L300-4 du même code dispose par ailleurs que : « Toute mise à disposition effectuée sous forme électronique en application du présent livre se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé ». Aux termes de l'article 4 de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique : « On entend par standard ouvert tout protocole de communication, d'interconnexion ou d'échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre ». 

La commission estime que, lorsqu'un demandeur demande la communication d'un document en ligne ou dans un standard ouvert aisément réutilisable, ces dispositions font obligation à l'administration d'en fournir une copie en format ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé dès lors qu'elle en dispose déjà ou qu'elle est susceptible d'en disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante.

A cet égard, elle considère que la mise en ligne de documents administratifs numérisés dans un format PDF image ne permet ni la réutilisation et ni l'exploitation des données fournies par un système de traitement automatisé et ne saurait être regardée comme une diffusion publique au sens des articles L312-1 et du quatrième alinéa 4 de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration. En revanche, elle estime que les formats excel, csv, xml constituent des standards ouverts et aisément réutilisables au sens de l'article L300-4 du code des relations entre le public et l'administration.

Elle émet donc un avis favorable à la communication de ces documents selon les modalités mentionnées ci-dessus.