Administration : Vice-rectorat de la Nouvelle-Calédonie (AC 988)
Type : Avis
Séance : 15/04/2021
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier médical personnel, Dossier personnel, Territoriale
Sens et motivation : Favorable/Sauf vie privée

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 mars 2021, à la suite du refus opposé par le vice-recteur de la Nouvelle-Calédonie à sa demande de communication de l'intégralité des pièces administratives et médicales constituant le dossier administratif de son défunt mari :
1) les entretiens annuels et les fiches d'incidents ;
2) les fiches de notations et les échanges avec la hiérarchie ;
3) les éventuelles sanctions prononcées à son encontre ;
4) les documents communiqués par son mari lui-même faisant partie de son dossier médical ;
5) les résultats d'expertises, examen, diagnostics, établis par le médecin chargé du service médical ou transmis à la suite de la consultation de ses confrères et constituant un sous-dossier ;

Il ressort de la décision du Conseil d'État du 17 avril 2013, ministre de l'immigration nationale et du développement solidaire c/ M. X (n° 337194, mentionnée aux tables du recueil Lebon), que l'intéressé, au sens de ces dispositions, est la personne directement concernée par le document, c'est-à-dire, ainsi que les conclusions du rapporteur public sur cette affaire permettent de le comprendre, s'agissant d'un document contenant des informations qui se rapportent à une personne, soit cette personne elle-même, soit un ayant droit direct de cette personne, titulaire d'un droit dont il peut se prévaloir à raison du document dont il demande la communication.

En l'espèce, la commission relève que la demande de communication du dossier administratif du fonctionnaire décédé est expressément motivée par la volonté d'éclaircir les conditions de travail de l'intéressé avant sa mort et, plus généralement, les conditions de fonctionnement du service.

La commission en déduit que si le dossier administratif du fonctionnaire décédé ne contient que des informations qui se rapportent à ce dernier, et non à sa veuve, celle-ci, en qualité d'ayant droit direct, dans le cadre de l'engagement éventuel de la responsabilité de l'employeur du fait des circonstances ayant conduit à son décès, est susceptible de se prévaloir, à raison du contenu de ce dossier, de droits hérités du défunt, voire de droits propres nés du préjudice qu'ils subissent directement. La commission rappelle à cet égard qu'aucune disposition législative ou réglementaire ne subordonne l'exercice de ce droit à la reconnaissance préalable de l'imputabilité au service du décès de l'agent, qui ne constitue pas une condition indispensable à la reconnaissance de la responsabilité de l'Etat, alors-même que cette imputabilité est, précisément, susceptible d'être établie par les seuls éléments contenus au sein du dossier de l'agent.

La commission estime donc que les documents mentionnés aux 1) à 3) de Monsieur X susceptibles de répondre aux objectifs poursuivis par Madame X lui sont communicables ainsi qu'à son conseil, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc, sous réserve que Madame X justifie de sa qualité d'ayant droit, un avis favorable aux points 1) à 3) de la demande, dans cette mesure.

S'agissant du dossier médical, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L1111-7 du code de la santé publique  et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, le dossier médical d'un agent n'est en principe communicable qu'au seul intéressé, tant que les délais prévus au I de l'article L213-2 du code du patrimoine ne sont pas expirés. La commission précise cependant qu'en cas de décès de l'intéressé, les documents comportant des informations à caractère médical sont communicables, en application du dernier alinéa de l'article L. 1110-4 du code de la santé publique, dans sa version issue de l’article 96 de la loi n° 2016-41 du 26 janvier 2016, auquel renvoie l'article L. 1111-7 du même code, aux ayant droits qui justifient de leur qualité et dont la demande est motivée par le souci de connaître les causes de la mort, de défendre la mémoire du défunt ou de faire valoir des droits, sauf dans le cas où la personne décédée s'est opposée, de son vivant, à une telle communication. Les autres documents ne sont en principe pas communicables aux ayants droit et proches, quels que soient les motifs de leur demande d’accès, à moins qu’ils ne soient directement concernés par tout ou partie de ces documents, ce qui leur confère dans ce cas à l’égard du ou des documents considérés la qualité d'«intéressé » au sens des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. 

Dans tous les cas, la communication des documents devra nécessairement être précédée de l'occultation des éventuelles mentions relatives à des tiers et couvertes par le secret de la vie privée de ces derniers, ainsi que celles portant une appréciation ou un jugement de valeur sur ces tiers ou encore celles qui révèlent leur comportement dans des conditions susceptibles de leur porter préjudice. 

Au cas d'espèce, la commission estime que les pièces du dossier médical mentionnées aux points 4) et 5) qui sont susceptibles de répondre aux objectifs poursuivis par Madame X, à savoir de connaître les causes de la mort et faire valoir ses droits, lui sont communicables ainsi qu'à son conseil, sous réserve qu'elle justifie de sa qualité d'ayant droit. Elle émet dès lors un avis favorable sous cette réserve et dans cette mesure.