Administration : Mairie de La Motte-Servolex
Type : Conseil
Séance : 20/07/2023
Thème : Finances publiques et fiscalité / Finances locales
Mots clés : Budgets et comptes
Sens et motivation : Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Sauf secret des affaires

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné lors de sa séance du 20 juillet 2023 votre demande de conseil relative au caractère communicable à un administré des notes de frais du maire depuis sa première élection (à savoir en mars 2008) à aujourd'hui, et notamment, du caractère abusif de cette demande sur une borne temporelle de 15 ans.

La commission vous rappelle, en premier lieu, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission prend en revanche acte de la décision du 8 février 2023 n° 452521 par laquelle le Conseil d’État a jugé que s’agissant des budgets et des comptes des communes, le droit de communication qu’instituent les dispositions de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales ne s’étend pas aux pièces justificatives des opérations et documents de comptabilité qu’il appartient à l’ordonnateur et au comptable public de conserver, en vertu des dispositions de l’article 52 du décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Par cette décision, le Conseil d’État a jugé que des notes de frais et reçus de déplacements ainsi que des notes de frais de restauration et reçus de frais de représentation d’élus locaux ou d’agents publics constituent des documents administratifs, communicables à toute personne qui en fait la demande dans les conditions et sous les réserves prévues par les articles L300-2, L311-1, L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA). 

La décision précise également que sur le fondement de ces dispositions, la communication des notes de frais et des reçus des déplacements, des notes de frais de restauration ainsi que des reçus des autres frais de représentations engagés qui ont trait à l’activité d’un élu local dans le cadre de son mandat et des membres de son cabinet dans le cadre de leurs fonctions, ne saurait être regardée comme mettant en cause la vie privée de ces personnes. En outre, la communication des mentions faisant le cas échéant apparaître l’identité et les fonctions des personnes invitées ne porte pas davantage atteinte, par principe, à la protection de vie privée de ces autres personnes. Enfin, il appartient à l’autorité administrative d’apprécier au cas par cas, à la date à laquelle elle se prononce sur une demande de communication, si, eu égard à certaines circonstances particulières tenant au contexte de l’évènement auquel un document se rapporte, la communication de ces dernières informations ou celle du motif de la dépense serait de nature, par exception, à porter atteinte aux secrets et intérêts protégés par les articles L311-5 et L311-6 du CRPA, justifiant alors leur occultation.

La commission en déduit que les reçus, justificatifs, factures et notes de frais de séjour, frais de déplacement, frais de carburant, frais de péage et frais de restauration sont des pièces justificatives de dépenses qui constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande dans les conditions et sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. 

La commission précise que si le prix global d'une prestation apparaissant sur une facture est communicable à toute personne qui en fait la demande sur le fondement des dispositions précitées, il en va autrement du détail des prix unitaires, qui est susceptible, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé, et doit donc être occulté avant toute communication (avis n° 20221246 et n° 20221455 du 21 avril 2022).

La commission relève, par ailleurs, qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration ou à faire peser sur elle une charge excessive au regard des moyens dont elle dispose. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui apparaît pas, compte tenu du nombre et de la nature des documents demandés ainsi que des éléments que vous avez porté à sa connaissance et des points à examiner compte tenu des exigences susmentionnées, que la demande dont vous êtes saisi viserait de façon délibérée à perturber le fonctionnement de l'administration ou que la détermination des factures relatives aux frais de représentation du maire depuis l'année 2008, en les recoupant au besoin avec son agenda, impliquerait, pour vos services, une charge de travail disproportionnée et que la demande présenterait, par suite, un caractère abusif. 

La commission vous rappelle par ailleurs que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.

La commission vous invite donc, en conséquence de ce qui précède, à communiquer les documents sollicités, sous réserve, le cas échéant de l’occultation des mentions relevant des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 de ce code, en particulier le secret des affaires. S'agissant de l'atteinte à la vie privée, la commission qui n'a pas eu connaissance des documents sollicités, estime en l'état de la décision du Conseil d’État et des pièces transmises dans le cadre de la présente demande de conseil, qu'il n'y a pas lieu de procéder à des occultations à ce titre.