Administration : Mairie de Villebaudon
Type : Avis
Séance : 31/10/2018
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Réglementation, Permis de construire
Sens et motivation : Favorable

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 mai 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Villebaudon à sa demande de copie par courrier, de préférence électronique, alors qu'il n'est proposé que la consultation, des dossiers de deux déclarations préalables n° DP X du 8 juillet 2016 et DP X du 25 avril 2017 présentées par Monsieur X.

En l’absence de réponse du maire de Villebaudon, la commission rappelle, en premier lieu, que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, s'agissant des décisions expresses prises par le maire au nom de la commune ainsi que des pièces obligatoirement jointes au dossier au vu duquel elles sont prises, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Les autres pièces figurant au dossier sont communicables sous les réserves prévues aux articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.

En second lieu, la commission précise qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.

La commission estime cependant que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. 

Elle émet donc, sous les réserves susmentionnées, un avis favorable à la communication des documents demandés par courrier électronique si les documents existent sous forme électronique et si tel n'est pas le cas, par courrier postal.

Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.