Administration : Mairie de Domène
Type : Conseil
Séance : 23/06/2022
Thème : Vie publique / Vie locale
Sens et motivation : Favorable, Incompétence / CNIL, Incompétence / Renseignement, Irrecevable / Imprécise, Favorable / Sauf articles L311-5 et L311-6

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 23 juin 2022 votre demande de conseil relative au caractère communicable à Monsieur X des éléments suivants :
1) les données le concernant depuis le 1er janvier 2022 contenues dans des fichiers informatiques détenus par la commune ou par une société hébergeur ;
2) les enregistrements réalisés sans son consentement et les autres données enregistrées sur tous supports depuis le 1er janvier 2022 ;
3) les administrations publiques centralisées, territoriales, de sécurité sociale et autres qui auraient accès aux fichiers et informations détenus par la commune sur tous les supports existants ou qui partageraient avec la commune des données en réseau ;
4) les moyens d'information des citoyens sur les éléments mentionnés au point précédent;
5) les échanges et données partagées avec les services du conseil départemental de l'Isère et toute autre administration "en découlant" ;
6) les notes, courriers et courriels échangés entre les services de la commune et entre la commune et des administrations publiques, centralisées, décentralisée ou territoriale, ou des tiers, associations ou toute autre personne susceptible d'en connaître ou d'avoir un intérêt quelconque connu par les services municipaux (personnes publiques ou privées, morales ou physiques) ;
7) les déclarations obligatoires d'emploi des travailleurs handicapés (DOETH) effectuées depuis les vingt dernières années, avec leurs pièces comptables;
8) le nombre de personnes handicapées en fonction au sein du réseau communal d'action sociale et de l'ensemble des services municipaux, aujourd'hui et au cours des vingt dernières années ;
9) le nombre total de personnes employées au sens des DOETH durant les vingt dernières années ;
10) les prénom et nom du référent handicap et du délégué à la protection des données ;
11) les contrats conclus par la commune, à l'issue d'une procédure d'appel d'offres, au cours des dix dernières années relatifs à l'hébergement des données, l'amélioration des infrastructures, les demandes de financement, la sécurité, la vidéosurveillance, etc ;
12) les déclarations réalisées auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) et celles réalisées auprès des autorités européennes relatives au traitement et à la conservation des données informatiques, à la conservation d'enregistrements de vidéosurveillance ou d'enregistrement audio ;
13) la déclaration concernant le maire effectuée en application du règlement général sur la protection des données;
14) les coordonnées et le nom du responsable de traitement pour le site internet de la commune;
15) les emplacements des caméras et du dispositif de conservation des données ;
16) le nombre de réfugiés et de sans-papiers "intégrés" par décision de la préfecture ou du conseil départemental au cours des vingt dernières années ;
17) le nombre de logements attribués aux fonctionnaires par réquisition de la préfecture (contingent) et d'autres administrations.

En premier lieu, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. La Commission estime que les éléments mentionnés aux points 3), 4), 8), 9), 10), 14), 15), 16) et 17) portent sur des renseignements et qu'ils ne constituent pas, dès lors, des documents administratifs au sens de l'article L300-2 de ce code.

En deuxième lieu, la commission rappelle qu’elle n’a pas reçu compétence pour connaître des questions relatives à l'accès des personnes aux données à caractère personnel qui les concernent dans des fichiers, questions qui sont exclusivement régies par les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Seuls les tiers, c'est-à-dire les personnes non autorisées à consulter les fichiers en vertu des textes qui les créent, peuvent se prévaloir du livre III du code des relations entre le public et l’administration pour obtenir communication, le cas échéant, des documents extraits de ces fichiers et la saisir pour avis en cas de refus. En application de ces principes, la Commission se déclare incompétente pour connaître des points 1) et 2) de la demande.

En troisième lieu, la commission estime que les éléments mentionnés aux points 5), 6) et 11) ne sont pas définis avec une précision suffisante pour vous permettre d'identifier les documents souhaités. La Commission estime qu'il incombe au demandeur, s’il le souhaite, de préciser la nature et l’objet de ces documents, en vous adressant une nouvelle demande.

En quatrième lieu, la commission relève qu'en vertu de l'article L351-1 du code général de la fonction publique, les collectivités territoriales, lorsqu'elles comptent au moins vingt agents à temps plein ou leur équivalent, sont assujetties à l'obligation d'emploi prévue à l'article L5212-2 du code du travail dans les conditions fixées par les articles L5212-7 et L5212-10 du même code et doivent notamment, comme le prévoit l'article L5212-5 de ce code, déclarer leur situation au regard de cette obligation d'emploi au moyen de la déclaration prévue à l'article L133-5-3 du code de la sécurité sociale.

La commission considère ainsi que les déclarations mentionnées au point 7) constituent, si elles existent, des documents administratifs communicables, sous réserve que soient préalablement occultées les mentions portant atteinte aux intérêts protégés par les articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, en particulier celles qui porteraient atteinte à la protection de la vie privée.

En cinquième lieu, la commission considère qu'à l'exception des documents dont la communication est soumise à un régime particulier défini par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, les documents adressés à la CNIL en application de cette loi constituent des documents administratifs communicables en application du livre III du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation préalable des mentions portant atteinte aux intérêts protégés par les articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La Commission souligne néanmoins que les documents soumis à la CNIL par les responsables de traitements dans le cadre des procédures d'autorisation mentionnées à l'article 31 de cette loi, de même que les décisions prises par cette commission au terme de ces procédures, font l'objet d'un régime particulier de communication qui échappe au champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La Commission estime ainsi, sous ces réserves, que les déclarations mentionnées au point 12) et 13), si elles existent, sont communicables au demandeur.

En dernier lieu, la commission rappelle qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle a pour objet de perturber le bon fonctionnement de l'administration sollicitée ou qu'elle aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. 

En l'espèce, il n'est pas apparu à la commission, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle relève toutefois que Monsieur X a sollicité auprès de la commune de Domène de nombreux documents de nature diverse. Ce dernier pourrait donc, le cas échéant, être invité à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu’il fait du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.