Administration : Mairie d'Aubin
Type : Avis
Séance : 20/04/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 février 2023, à la suite du refus opposé par le maire d'Aubin à sa demande de communication, pour les besoins de recherches généalogiques, d'une copie des actes de naissances de :
1) Madame X née le X ;
2) Madame X née le X ;
3) Monsieur X né le X ;
4) Madame X née le X.

En l'absence de réponse du maire d'Aubin à la date de sa séance, la commission rappelle qu’elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, des actes d’état civils, qui, s’ils ne revêtent pas le caractère d’un document administratif, présentent celui d’un document d’archives publiques, au sens de l’article L211-4 de ce même code.

En application du e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine, les actes de naissance et les actes de mariage de mariage sont librement communicables au terme d'un délai de soixante-quinze ans après la date de clôture des registres, ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref, selon les dispositions de l'article L213-2 du code du patrimoine. Au cas présent, les documents sollicités sont donc librement communicables. 

La commission rappelle, ensuite, qu'en vertu de l'article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques s'exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. Elle souligne qu'il en résulte que l'accès aux archives publiques s'exerce, au choix du demandeur, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé.

Elle souligne que ce principe de libre choix souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds. La tarification doit être conforme à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission constate que certaines administrations détentrices encadrent les modalités de communication sur place des documents originaux d'archives publiques, en demandant par exemple aux personnes souhaitant les consulter de justifier de leur identité. La commission comprend que de telles dispositions visent à garantir la sécurité de documents originaux souvent uniques. Elle estime cependant que la mise en place de telles modalités pour la communication de copies par courrier électronique ou voie postale lorsque le demandeur n'a pas à justifier d'un intérêt particulier lié à son identité, ne se justifie pas et contrevient à aux dispositions de l'article L213-1 du code du patrimoine et de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration.

En application de ces principes, la commission estime que le demandeur est en l’espèce fondé à obtenir de la mairie d'Aubin l’envoi d’une copie des actes de naissance sollicités, sous réserve que les procédés de reproduction dont dispose la mairie ne nuisent pas à la conservation du document et sans avoir à justifier de son identité.

Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la demande.