Administration : Mairie de Chartres
Type : Avis
Séance : 16/02/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Sans objet / Communiqué, Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Sauf secret des affaires, Sans objet / Inexistant, Irrecevable / Préalable

Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 décembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Chartres à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal, par voie électronique, la commune proposant la seule consultation sur place sur un ordinateur mis à disposition sans possibilité de copie sur clé USB ou photos, des documents suivants :
1) les justificatifs des dépenses (note de frais, frais de déplacements, frais de restauration, nom des personnes invitées et objet de l’invitation, factures, etc) engagées par le président de la communauté d’agglomération Chartres Métropole ainsi que le par le maire de Chartres pour le paiement de ses indemnités de frais de représentation du 1er juillet 2020 au 1er octobre 2022 ;
2) l'étude du BRGM réalisée pour la ville concernant le jardin de l'évêché et en particulier l’étude commandée par l’agglomération Chartres Métropole ou par la ville de Chartres au BRGM et à tout autre prestataire suite à l’effondrement d’une partie des jardins en 2021 ;
3) les conventions, avenants, dossiers de subvention et les pièces justificatives et obligatoires jointes à ces dossiers (budgets prévisionnels, rapport des commissaires aux comptes, bureau, statuts, rapports d’activités) demandés par les associations CFSD, Cosmetic Valley, à la ville de Chartres et à la communauté d’agglomération Chartres Métropole avant 2017 ;
4) tous les éléments relatifs à des aides apportés par la ville de Chartres ou Chartres Métropole aux sociétés « X » et « X » ainsi que tous les documents en la possession des collectivités et les délibérations relatifs à des projets dans les locaux situés X à Chartres ; 
5) l’ensemble des cahiers des charges, contrats et avenants, factures ainsi que les études réalisées avec l’entreprise « X » entre 2010 et octobre 2022 concernant les abords de la cathédrale de Chartres ;
6) l’ensemble des cahiers des charges, contrats et avenants, factures ainsi que les études réalisées entre 2020 et octobre 2022 concernant les jardins de l’évêché à Chartres, ainsi qu’une copie des documents concernant le projet d’un parking sous ces jardins datant des années 60 et évoqués par le maire et le président d’agglomération ;
7) l’ensemble des cahiers des charges, contrats et avenants, factures ainsi que les études réalisées dans le cadre des projets de parking sous la butte des charbonniers et sous la place Morard évoqués dans une interview dans la presse locale (https://www.lechorepublicain.fr/chartres‐28000/actualites/un‐parking‐souterrain‐dans‐les‐jardins‐de‐levecheparmi‐ les‐5‐priorites‐de‐rentree‐de‐jean‐pierre‐gorges‐maire‐de‐chartres_14183964/).

Après avoir pris connaissance de la réponse du maire de Chartres , la commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient.

Pour ce qui concerne les documents mentionnés au point 1), le maire de Chartres a indiqué à la commission que dès lors que l’indemnité en cause est versée sous une forme forfaitaire, la seule pièce justificative consiste dans la délibération de l’organe délibérant instituant cette somme forfaitaire, délibération qui a été transmise à Monsieur X par courrier du 10 novembre 2022. La commission ne peut dès lors que prendre acte de que les notes de frais, factures et autres documents mentionnés au point 1) n’existent pas et déclarer sans objet la demande d’avis sur ce point. 

Pour ce qui concerne les documents relatifs à des projets dans des locaux situés au 12 rue Saint-Michel mentionnés au point 4) de la demande, la commission constate qu’ils n'ont pas fait l'objet d'une demande préalable, la demande initiale adressée au maire de Chartres visant la rue Saint-Martin. Elle ne peut dès lors que déclarer la demande d'avis irrecevable dans cette mesure. 

Pour ce qui concerne enfin les documents mentionnés aux points 2), 3), 5), 6) et 7), la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code.  

La commission rappelle toutefois également que, dans le cas de demandes de communication portant sur un volume important de documents, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l’administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n’excède pas les possibilités techniques et les moyens de l’administration, celle-ci est fondée à en échelonner l’envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l’intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d’un échéancier de communication. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

En l’espèce, le maire de Chartres a informé la commission avoir satisfait à la demande de l'intéressé en lui proposant de consulter ces documents nombreux et volumineux sur place le 2 décembre 2022, ce qu'il a fait, en obtenant par ailleurs la reproduction à sa demande et à ses frais de l'ensemble des documents mentionnés au point 3) et en ayant été, en outre, mis en mesure de récupérer les autres documents soit par reproduction papier, soit par clé USB. 

Dans ces conditions et en l’état des informations dont elle dispose, la commission estime que la demande a été en partie satisfaite et ne peut que déclarer irrecevable la demande d'avis dans cette mesure.

Elle émet enfin un avis favorable à la communication, au choix du demandeur et selon les modalités ci-dessus précisées, des documents mentionnés aux points 2), 3), 5), 6) et 7) qui n’auraient pas déjà été communiqués, sous réserve de l'occultation préalable des mentions couvertes par le secret de la vie privée ou le secret des affaires.