Administration : Collectivité européenne d'Alsace
Type : Avis
Séance : 27/01/2022
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Tarification des documents, Archives
Sens et motivation : Irrecevable/Refus non établi

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 décembre 2021, à la suite du refus opposé par le président de la Collectivité européenne d'Alsace à sa demande de conformité à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration du tarif unitaire de 3,00 euros appliqué à la prise de vue numérique en vue d'une délivrance par courrier électronique d'une copie des actes paroissiaux suivants :
1) Monsieur X né X et marié le X, avec Madame X, décédé le X ;
2)  Madame X née le Xet décédée le X.

La commission rappelle que les modalités d'accès aux archives publiques sont fixées à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration auquel renvoie l'article L213-1 du code du patrimoine. En application de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001.

La commission précise qu'aux termes de l'article R311-1 de ce même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ».

La commission en déduit que lorsqu'un document administratif peut, eu égard à son état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001. En revanche, lorsqu'il s'agit d'originaux non susceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue à partir d'un microfilm ou par photographie, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. 

En l'espèce, la commission comprend que pour éviter toute manipulation et tout risque de détérioration des registres d'état civil les plus anciens et conformément aux recommandations des Archives de France, la commune privilégie d'autres moyens de reproduction que la photocopie. Elle constate, après avoir pris connaissance de la réponse de l'administration à la demande qui lui a été adressée, que les modalités de tarification adoptées par le conseil départemental du Haut-Rhin, auquel a succédé la collectivité européenne d'Alsace, distinguent le tarif des photocopies, fixé à 0,15 euros, de celui des prises de vue et tirages numériques, fixé à 3 euros, lequel comprend le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé. La commission estime que cette tarification, qui n'est pas excessive au regard de la gamme de prix pratiquée habituellement par les services publics d'archives, est conforme aux dispositions de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, de l'article 35 du décret du 30 décembre 2005 et de l'arrêté du 1er octobre 2001. Elle invite donc Madame  X, si elle souhaite obtenir les copies dont la réalisation lui est proposée, à s'acquitter de ce paiement et déclare sa demande irrecevable.