Administration : Mairie de Blevaincourt
Type : Conseil
Séance : 08/09/2022
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 8 septembre 2022 votre demande de conseil relative :
1) au caractère communicable des actes de décès des personnes qui ont été enterrées dans la commune sous « X », sous « Personne non identifiée », sous « Non identifié(e) », sous « Personne inconnue », ou sous « Inconnu(e) » depuis 1985 jusqu’à ce jour ;
2) à la possibilité, au regard de la charge de travail, d'autoriser la seule consultation de ces documents.

La commission rappelle qu’elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui les conservent, des actes d’état civils, qui, s’ils ne revêtent pas le caractère d’un document administratif, présentent celui d’un document d’archives publiques, au sens de l’article L211-1 de ce même code.

S’agissant du point 1), la commission précise qu’en application du e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine, les registres des actes de décès sont en principe immédiatement communicables à compter de leur date de clôture. En application de ces principes, la commission estime que les actes sur lesquels vous l’interrogez sont communicables de plein droit à toute personne qui en ferait la demande.

S’agissant du point 2), la commission rappelle que la communication des actes d'état civil est régie d'une part par le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil et, d'autre part, par les dispositions du chapitre III du titre Ier du livre II du code du patrimoine auquel il renvoie.

Elle précise qu’en vertu de l’article L213-1 du code du patrimoine, l’accès aux archives de l'état civil s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, c'est-à-dire, au choix du demandeur :
- soit par consultation gratuite sur place, 
- soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique,
- soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation et à l'intégrité physique du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4, dispositions qui s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics, 
- soit par publication des informations en ligne, dans le respect des délais prévus par l'article L213-2 du code du patrimoine ainsi que l'article 4-1 de la délibération n°2012-113 du 12 avril 2012, dans laquelle la commission nationale de l'informatique et des libertés explicite des délais différents de publication sur Internet selon que les mentions marginales (unions, désunions, naturalisations, changements de nom, adoptions, reconnaissances, légitimations, ou encore abandons) sont occultées ou non.

La commission rappelle que le principe de libre choix connaît cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. 

Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction doit être envisagée. La commission estime que la photocopie des registres reliés d’état civil est, par principe, susceptible de nuire à leur bonne conservation et qu'il faut ici recourir à une reproduction par photographie numérique, pouvant ensuite être transmise par courriel ou par voie postale au moyen d'un support amovible, ou encore le cas échéant, au moyen d’une transcription manuelle complète de l’acte. 

La commission rappelle qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.
 
La commission ajoute que hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.