Administration : Préfecture des Pyrénées-Orientales
Type : Avis
Séance : 20/04/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Conditions de travail, Dossier personnel
Sens et motivation : Sans objet / Inexistant, Favorable / Sauf article L311-6, Favorable / Sauf inexistant, Favorable / Sauf loi spéciale

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 février 2023, à la suite du refus opposé par le préfet des Pyrénées-Orientales à sa demande de communication des documents suivants, la concernant :
1) tout échange de courriels ou tout autre support, relatif à sa personne, intervenus entre sa hiérarchie directe et son administration ;
2) les comptes rendus des réunions ;
3) le « dossier » de Monsieur X établi à son encontre ;
4) la copie des ordre du jour/et ou du procès-verbal du CHSCT (CSE) réuni le 13 mai 2022.

En l’absence de réponse du préfet des Pyrénées-Orientales à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission émet donc un avis favorable à la communication à Madame X, des documents visés aux points 1) et 3) de la demande, sous réserve que ces documents existent et qu’aucune procédure disciplinaire ne soit en cours.

La commission rappelle en effet que le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

En deuxième lieu, la commission relève qu'il résulte des informations portées à sa connaissance que les documents visés au point 2) de la demande n'existent pas. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande sans objet sur ce point.

En troisième lieu, s'agissant du point 4), la commission rappelle que l'ordre du jour de la réunion d'une instance des représentants du personnel est un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc, sous réserve que ce document existe ou puisse être obtenu au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant, un avis favorable à la demande dans cette mesure.

En quatrième et dernier lieu, la commission rappelle que l’article 4 de la loi n° 2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique a prévu la fusion des comités techniques et des comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), à l'issue du prochain renouvellement général des instances de dialogue social dans la fonction publique, au sein d'une nouvelle instance dénommée comité social territorial. 

La commission estime que les procès-verbaux des réunions de ces comités, dès lors qu'ils ont été validés, sont communicables à Madame X en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation préalable des mentions relevant du secret de la vie privée, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable ou faisant apparaître le comportement d'une personne autre que la demanderesse, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, conformément à l'article L311-6 du même code. 

La commission, qui n’a pu prendre connaissance des documents sollicités, émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la demande dans cette mesure.