Administration : Maison de retraite « Les Aulnes » de Hem
Type : Avis
Séance : 22/01/2015
Thème : Travail Et Emploi/Emploi Public
Mots clés : Dossier personnel, Dossier médical personnel
Sens et motivation : Favorable, Favorable/Article 2 favorable par l'autorité compétente à laquelle vous auriez dû transmettre...

Madame X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 décembre 2014, à la suite du refus opposé par la directrice de la maison de retraite « Les Aulnes » à sa demande de copie des documents suivants :
1) l'intégralité de son dossier personnel ;
2) son dossier médical à communiquer à son médecin traitant (Docteur X X).

La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978. En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant l'existence d'une procédure disciplinaire. Elle émet donc un avis favorable en l’état à la communication de son dossier à Madame X. 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, la directrice de la maison de retraite « Les Aulnes » a informé la commission que le dossier administratif de Madame X était consultable sur place avec copie des pièces administratives souhaitées contre paiement. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par l'intéressée. Elle invite donc la directrice de la maison de retraite « Les Aulnes » à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Madame X.

La commission rappelle par ailleurs que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet. 

Elle émet donc un avis favorable à la communication à Madame X de son dossier médical sous les réserves ainsi mentionnées. 

La directrice de la maison de retraite « Les Aulnes » a cependant indiqué qu’elle n’était pas en possession de ce dossier médical. La commission rappelle toutefois qu’il lui appartient, en application du quatrième alinéa de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de le détenir, en l’espèce le service de la médecine du travail, et d’en aviser Madame X.

A toutes fins utiles, la commission, qui relève que le comité médical a été saisi par l'EHPAD, rappelle qu'en matière de fonction publique, les documents qui se rapportent à la réunion d’un comité médical présentent le caractère de documents administratifs. Mais, le régime qui leur est applicable est différent selon que le comité a ou non rendu son avis. 

Avant l’avis du comité médical ou, le cas échéant, du comité médical supérieur, la commission constate que la communication à l’agent du dossier soumis au comité médical est prescrite par l’article 7 du décret n° 86-442 du 16 mars 1986 pris en application de l’article 35 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 et conformément au principe général des droits de la défense. Ce dossier doit comporter le rapport du médecin agréé qui a examiné le fonctionnaire ainsi que la saisine du comité médical par l’autorité compétente et toutes les pièces sur lesquelles cette saisine est fondée (CE 3 décembre 2010 ministère de l’intérieur, de l’outre-mer et des collectivités territoriales req. n° 325813). La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant le comité médical. La commission relève cependant que l’article 21 de la loi du 17 juillet 1978 ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d’accès de l’agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, régi sur le fondement de la loi du 11 janvier 1984 par le décret du 16 mars 1986 et s’estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que les comités médicaux n’aient rendu leur avis. 

Une fois l’avis du comité médical ou, le cas échéant, du comité médical supérieur rendu, la commission estime que le rapport de la hiérarchie et la lettre de saisine de l’employeur sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l’égard de l’agent concerné par le rapport. Sont également communicables à ce dernier, les rapports du médecin du travail et du médecin agréé qui l'ont examiné, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. 

Enfin, la commission est compétente pour émettre un avis préalable au recours contentieux pour les refus opposés à des demandes de communication postérieures à l’avis du comité médical, ou le cas échéant, du comité médical supérieur, sur lesquelles la décision de l’administration intervient, en application de la loi du 17 juillet 1978.

Eu égard aux informations dont elle dispose, la commission estime qu'elle n'est pas, à ce stade, compétente pour se prononcer sur le caractère communicable du dossier qui sera examiné par le comité médical.