Administration : Centre hospitalier Charles Perrens de Bordeaux
Type : Avis
Séance : 17/10/2019
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Support de communication, Envoi des documents, Mise en ligne, Dossier médical personnel
Sens et motivation : Favorable/Sauf article L311-6, Irrecevable/Refus non établi

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 février 2019, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier Charles-Perrens de Bordeaux à sa demande de communication des pièces suivantes, par lettre recommandée électronique avec accusé de réception pour les points 1), 2), 3), 5), 12), 14), 15), 17) et 18), et par publication en ligne pour les points 6) à 11) ,13) et 16) :
1) les pièces comptables, les justificatifs ou reçus de paiement, relatifs à la facturation des photocopies de son dossier médical, correspondant à sa demande de communication du 27 juillet 2016 ;
2) l’ensemble des enregistrements complets et circonstanciés des pièces fournies par l’établissement (dates des remises, noms des auteurs médecins ou professionnels de santé, nombre de pages, nature et dates des documents transmis…) en lien avec cette même demande du 27 juillet 2016 ;
3) les réponses que l’administration affirme lui avoir données plusieurs fois concernant la partie manquante de son dossier médical, le suivi par le Dr X de 2008 à 2012 ;
4) XXXX X (ce point n’est apparemment pas repris par la requérante) ;
5) les réponses que l’administration a faites à la CADA en réponse à sa saisine du 21 novembre 2016 ;
6) l’ensemble des informations communiquées par l’établissement à la commission des usagers, nécessaires à l’exercice de ses missions, conformément à l’art R1112‐80 du code de la santé publique, depuis 2016 ;
7) les rapports annuels de la CDU transmis au conseil d’administration et à l’ARS depuis 2016 ;
8) l’ensemble des conclusions et des rapports des délibérations du conseil de surveillance de l’administration sur la politique de l’établissement en ce qui concerne les droits des usagers et de la qualité de l’accueil et de la prise en charge tel que le prévoit l’article L1112‐3 du code de la santé publique, depuis 2016 ;
9) l’ensemble des conclusions du comité éthique depuis 2016 ;
10) le compte qualité définitif transmis à la Haute Autorité de Santé relatif à son rapport de certification d’avril 2017 ;
11) le document définissant la procédure valable depuis 2016 de remise du dossier médical au patient qui l’a demandé, en main propre, au sein de l’établissement ;
12) les localisations des lieux de consultation du professeur X depuis 2008 ;
13) l’ordre du jour, le procès ‐verbal ou les conclusions de la commission des usagers qui a suivi le mois de février 2017 ;

concernant sa réclamation relative à sa demande de communication de son entier dossier médical du 27 juillet 2016 :
14) tout document faisant état de sa saisine et de son référencement au sein du registre des réclamations et des plaintes ;
15) tout document faisant état de la démarche de l’administration afin de saisir un médiateur tel que le prévoit l’article 214‐2 du règlement du centre hospitalier ainsi que l’article R1112‐94 du code de la santé publique ;
16) Le procès‐verbal de la CDU évoquant sa réclamation conformément à l’article 214‐3 du règlement et de l’article R1112‐94 du code de la santé publique.
17) son dossier médical tenu par les deux psychologues vers lesquelles le Professeur X l’a orienté entre 2008 et 2012 ;
18) tout document précisant le nom et la présence des professionnels qui lui ont été présentés comme des psychologues en formation, et qui ont assisté et sont intervenus lors de chaque consultation avec le Docteur X.

La commission ayant déjà émis un avis sur la communication des documents sollicités aux points 1) à 9), aucune demande n’étant formalisée pour le point 4) non plus que sur la communication des documents sollicités aux points 11) à 17), elle ne peut que déclarer irrecevable cette nouvelle demande de communication sur ces points et rappeler à la demanderesse qu'il lui appartient, si elle s'y croit fondée, de saisir le tribunal administratif.

S’agissant des autres documents, soit le point 10) qui porte sur un compte qualité relatif à un rapport d’avril 2017 et non d’avril 2016 comme dans la précédente demande, ainsi que le point 18) qui n’avait précédemment pas été sollicité, la commission estime que ces documents administratifs, s'ils existent, sont communicables à l'intéressée en application des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à leur communication et prend note de l'intention manifestée, conformément à la réponse du directeur du centre hospitalier Charles-Perrens de Bordeaux de procéder prochainement à cette communication. 

S’agissant de la demande de communication par lettre recommandée électronique avec accusé de réception, la commission rappelle que l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA), dans sa rédaction issue de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, dispose que : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. » La commission en déduit que l'administration n'est pas tenue de communiquer par voie postale les documents par lettre recommandée électronique avec accusé de réception et que s'il accède à cette demande, elle est fondée à en faire supporter le coût au demandeur.

S’agissant de la demande de publication en ligne, la commission précise qu’en complément de la possibilité de demander la consultation ou l’envoi d’un document administratif sous format papier ou numérique, la loi sur une République numérique citée au paragraphe précédent a désormais introduit une quatrième modalité de communication par la mise en ligne sur internet du document sollicité. La commission rappelle également  qu'aux termes de l'article L312-1-1-1 du même code : « Sous réserve des articles L311-5 et L. 311-6 et lorsque ces documents sont disponibles sous forme électronique, les administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L. 300-2, à l'exception des personnes morales dont le nombre d'agents ou de salariés est inférieur à un seuil fixé par décret, publient en ligne les documents administratifs suivants : 1° Les documents qu'elles communiquent en application des procédures prévues au présent titre, ainsi que leurs versions mises à jour ; 2° Les documents qui figurent dans le répertoire mentionné au premier alinéa de l'article L. 322-6 ; 3° Les bases de données, mises à jour de façon régulière, qu'elles produisent ou qu'elles reçoivent et qui ne font pas l'objet d'une diffusion publique par ailleurs ; 4° Les données, mises à jour de façon régulière, dont la publication présente un intérêt économique, social, sanitaire ou environnemental. Le présent article ne s'applique pas aux collectivités territoriales de moins de 3 500 habitants ». En application de l'article D312-1-1-1 du même code, ce seuil est fixé à 50 agents ou salariés exprimé en équivalents temps plein. 

La commission rappelle en outre qu'en vertu de l'article L300-4 du code des relations entre le public et l'administration, lorsque l'administration dispose d'un document sous format numérique et que le demandeur en demande la communication par courriel ou par publication en ligne, l'administration doit s'assurer que la mise à disposition se fait « dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé », que l'article 4 de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique définit comme « tout protocole de communication, d'interconnexion ou d'échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre ». Dans l'hypothèse où le document sollicité est effectivement disponible sous un format répondant aux exigences de l'article L300-4, la commission estime que ce code n'impose pas à l'administration de transmettre le document sous un format différent de celui qu’elle utilise déjà, pour satisfaire une demande de communication (cf avis N° 20180003). En revanche, dans l'hypothèse où le document n'est pas disponible sous un format conforme aux dispositions de l'article L300-4 précité, l'administration doit procéder aux conversions nécessaires pour répondre aux exigences de cet article, le format utilisé n'étant toutefois pas nécessairement celui souhaité par le demandeur (cf avis N° 20180003). 

Par suite, la commission émet, sous les réserves précitées, un avis favorable à la publication en ligne des documents 6) à 11) ,13) et 16).