Administration : Ministère de la Justice
Type : Avis
Séance : 31/12/2020
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier personnel, Notation, Discipline, Carrière
Sens et motivation : Favorable, Favorable/Sauf loi spéciale

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 septembre 2020, à la suite du refus opposé par le garde des sceaux, ministre de la justice à sa demande de communication de l'entier dossier administratif de sa cliente, et notamment des documents suivants :
1) les pièces relatives à l'état civil de l'agent ;
2) ses dossiers de candidature, les entrées sur titres ou sur concours, ses relevés de notes ;
3) ses correspondances administratives : les demandes de rapports, les procès-verbaux des commissions administratives paritaires, la correspondance de l'agent et le double de la correspondance qui lui a été adressée ;
4) ses feuilles de notes et les appréciations sur l'agent, et éventuellement les rapports sur sa manière de servir ; 
5) la copie des décisions individuelles le concernant ;
6) les documents relatifs aux positions administratives de l'agent (les arrêtés de nomination et de titularisation, les arrêtés d'avancement d'échelon, de mutation, détachement ou de mise en disponibilité) ;
7) un état général des services de l'agent, incluant tous les arrêtés de situation ;
8) son dossier de formation continue : les demandes de stages et la validation des périodes de stages ;
9) son dossier disciplinaire ;
10) son dossier médical.

En l’absence de réponse exprimée par le garde des sceaux, ministre de la justice, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressée, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve qu'elle ne soit visée par aucune procédure disciplinaire en cours.

S’agissant du dossier médical, la commission rappelle que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet.

En l'absence de précisions sur le contexte de la demande, la commission, qui comprend qu'une action est ouverte devant le tribunal administration de Paris, rappelle qu'en ce qui concerne les pièces soumises à la commission de réforme et au comité médical, les documents qui s'y rapportent présentent le caractère de documents administratifs. Cependant, le régime qui leur est applicable est différent selon que la commission a ou non rendu son avis.
 
Avant l'avis de la commission de réforme, la commission d'accès aux documents administratifs constate que la communication à l'agent du dossier soumis à la commission de réforme est prescrite par l'article 19 du décret n° 86-442 du 14 mars 1986 pris en application de l'article L31 du code des pensions civiles et militaires de retraite et conformément au principe général des droits de la défense. La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant la commission de réforme. La commission d'accès aux documents administratifs relève cependant que l'article L342-2 du code des relations entre le public et l'administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d'accès de l'agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, imposé par les textes précités, et s'estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que la commission de réforme n'ait rendu son avis. 

Une fois l'avis de la commission de réforme rendu, la commission estime que cet avis, le procès-verbal de la réunion de la commission de réforme ainsi que l'ensemble des pièces du dossier soumis à la commission de réforme sont des documents administratifs communicables à l'intéressé, en application cette fois des dispositions combinées de l'article L311-1 et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve d'en occulter d'éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l'égard de l'agent concerné par l'avis. 

La commission émet donc un avis favorable à la demande, sous les réserves ainsi mentionnées. 

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.