Administration : Métropole de Lyon
Type : Avis
Séance : 21/09/2023
Thème : Affaires sanitaires et sociales / Solidarités et prestations sociales
Mots clés : Aide sociale
Sens et motivation : Favorable / Sauf article L311-6, Incompétence / CNIL, Favorable, Favorable / Sauf inexistant

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 août 2023, à la suite du refus opposé par le président de la Métropole de Lyon à sa demande de communication d'une copie des documents suivants concernant sa cliente :
1) les actes de désignation et de convocation des membres de la commission de recours amiable ; 
2) la feuille d'émargement de la séance au cours de laquelle le présent recours sera examiné en commission ; 
3) le procès verbal de séance de la commission ;
4) la convention de gestion applicable en matière de RSA ;
5) le plan départemental d'action sociale ;
6) le procès-verbal de prestation de serment de l'agent de contrôle ayant rédigé le rapport d'enquête, son agrément, sa carte de contrôleur et sa délégation à fin de contrôle ;
7) l'avis de passage qui lui a été remis par l'agent de contrôle ;
8) le courrier de procédure contradictoire qui lui a été adressé dans le cadre du contrôle ;
9) l'ensemble des documents obtenus et des copies d'écran des applications informatiques consultées par l'agent de contrôle sur le fondement, d'une part, des articles L114 et suivants du CSS et, d'autre part, des articles L114-19 et suivants du même code ;
10) l'ensemble des éléments relatifs à son dossier, déclarations, courriers et tous échanges y compris les annotations et autres commentaires des agents de la Métropole de Lyon (productions entrantes) ;
11) l'ensemble des documents sur le fondement desquels ont été calculés les droits et prononcées des décisions de quelque nature à son encontre, sanction, fichage, suspension, radiation, indus ou autre ;
12) l'ensemble des pièces sur lesquelles l'administration entend fonder les indus ;
13) ses relevés de données de connexion informatique.

1. Questions préalables : 

La commission rappelle, d'une part, que le droit d'accès aux documents administratifs régi par le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne contraint pas l'administration à effectuer des recherches pour répondre à une demande et que les administrations ne sont pas tenues de répondre aux demandes trop générales ou insuffisamment précises (CE 27 sept. 1985, Ordre des avocats au barreau de Lyon n° 56543 ; CE 30 juin 1989, OPHLM de la Ville de Paris, n° 83477). Elle estime ainsi irrecevables les demandes portant sur des échanges intervenus entre une ou des administrations et une autre administration ou une personne privée, lorsqu’elles sont trop imprécises quant à l'objet des documents demandés (avis n° 20216781 du 16 décembre 2021), quant à leur nature (avis n° 20195507 du 12 mars 2020), quant à l'administration et/ou ses composantes en cause (avis n° 20195507 du 12 mars 2020), quant à son ou ses interlocuteurs (avis n° 20194880 du 12 mars 2020 ; n° 20213868 du 15 juin 2021), quant au cadre d'élaboration du document (avis n° 20213868 du 15 juin 2021) ou encore quant à la période de temps visée (avis n° 20213868 du 15 juin 2021).

La commission relève en l'espèce que la demande porte sur une quantité très importante de documents de nature différente. Elle relève toutefois qu’il n’est fait état d’aucun grief relatif au caractère insuffisamment précis de la demande ou à la charge de travail induite par son ampleur, griefs dont elle estime qu’il ne lui appartient pas de les relever d’office. Elle considère par suite que cette demande est recevable.

La commission rappelle, d'autre part, qu’elle n’a pas reçu compétence pour connaître des questions relatives à l'accès des personnes aux données à caractère personnel qui les concernent dans des fichiers, questions qui sont exclusivement régies par les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Seuls les tiers, c'est-à-dire les personnes non autorisées à consulter les fichiers en vertu des textes qui les créent, peuvent se prévaloir du livre III du code des relations entre le public et l’administration pour obtenir communication, le cas échéant, des documents extraits de ces fichiers et la saisir pour avis en cas de refus. En application de ces principes, la commission se déclare incompétente pour connaître du point 13) qui concerne les relevés de données de connexion informatique de Madame X.

2. Sur les principes de communication :

La commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

La commission estime, en application de ces principes que les documents sollicités ne seront regardés comme communicables en application du code des relations entre le public et l’administration, que sous réserve qu'ils existent en l'état ou soient susceptibles d'être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant.

Sous cette réserve, la commission précise, en deuxième lieu, que le dossier d'un allocataire, et notamment tout rapport d'enquête dont il aurait fait l'objet, lui est communicable en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation préalable des mentions couvertes par le secret de la vie privée de tiers ainsi que celles portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable ou faisant apparaître le comportement d’une personne autre que le demandeur, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui causer préjudice, comme un témoignage ou une dénonciation. 

La commission précise que la vie privée des fonctionnaires et agents publics bénéficie de la même protection que celle des autres citoyens. Toutefois, les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime.

3. Application au cas d'espèce:

En application de ces principes, la commission estime que les documents sollicités, s'ils existent, obéissent aux règles de communication suivantes:
- les documents sollicités aux points 1), 2), 4) et 5) sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ;
- les documents sollicités au point 6) sont également librement communicables, sous réserve de l'occultation des mentions relevant de la vie privée de l'agent concerné protégées par l'article L311-6 du même code ;
- les autres documents sollicités sont communicables à l’intéressée et à son conseil, sous réserve de l'occultation ou de la disjonction des mentions se rapportant à des tiers protégées par les mêmes dispositions et à condition que ces occultations ou disjonctions ne privent pas d'intérêt la communication. 

Après avoir pris connaissance de la réponse du président de la métropole de Lyon, la commission rappelle par ailleurs que la circonstance que le demandeur aurait déjà pu antérieurement prendre connaissance de documents ne fait pas obstacle, par elle-même, à ce qu’il saisisse l’administration d’une demande de communication des mêmes documents sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

La commission prend enfin note que le président de la métropole de Lyon a transmis à Maître X certains documents par un courrier en date du 17 août 2023. N’étant toutefois pas en mesure de s’assurer, en l’état des informations portées à sa connaissance, que cette transmission répondrait à l’ensemble de la demande, elle émet un avis favorable à la communication, sous les réserves qui viennent d’être précisées, des documents sollicités qui n’auraient pas été déjà communiqués.