Administration : Ministère de l'intérieur et des outre-mer
Type : Avis
Séance : 23/09/2021
Thème : Vie Publique / Politique Générale
Mots clés : Action du gouvernement
Sens et motivation : Sans objet/Détruit, Favorable/Sauf articles L311-5 et L311-6, Favorable/Sauf établissement de document

Madame X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 juillet 2021, à la suite du refus opposé par le ministre de l'intérieur à sa demande de communication, par envoi électronique, sous format PDF ou tout autre format ouvert, après occultation des identités des personnes physiques évoquées, des courriels échangés entre les personnels du ministère de l'intérieur suivants, depuis leur adresse mail professionnelle, entre le 1er décembre 2018 et le 1er avril 2019 :
1) Monsieur X (X), X et Monsieur X (X), X ;
2) Monsieur X (X), X et Monsieur X (X), alors X.

1. La Commission d’accès aux documents administratifs a demandé au ministère de l’intérieur de produire ses observations sur cette demande, qu’elle a transmise le 9 août 2021 à la personne responsable de l’accès aux documents administratifs et des questions relatives à la réutilisation des informations publiques (PRADA), désignée pour ce ministère conformément à l’article R330-2 du code des relations entre le public et l’administration et qui est, en cette qualité, notamment chargée, selon l’article R330-4 du même code de : « 1° Réceptionner les demandes d'accès aux documents administratifs et de licence de réutilisation des informations publiques ainsi que les éventuelles réclamations et de veiller à leur instruction ; / 2° Assurer la liaison entre l'autorité auprès de laquelle elle est désignée et la commission d'accès aux documents administratifs. »

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre de l’intérieur, par l’intermédiaire de la direction générale de la police nationale (DGPN), a maintenu son refus de communication des documents sollicités au point 2) de la demande, cette direction rappelant que le point 1) se situait en dehors de son domaine de compétence. Il est regrettable que, bien que la PRADA ministérielle ait été en copie du courriel de la DGPN, la commission n’ait reçu aucune réponse relative aux documents mentionnés au point 1), en dépit d’une relance.

2. S’agissant du point 2) de la demande et de la messagerie de Monsieur X, la commission a été informée que ces documents, constitués de courriels échangés il y a plus de deux ans entre des fonctionnaires ayant depuis lors changé d’affectation, n’existent pas en l’état et ne peuvent être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En réponse à une demande d’information complémentaire, il lui a par ailleurs été précisé qu’à l’occasion du départ d’un agent, quel qu’en soit le motif, sa messagerie professionnelle est supprimée, tout comme l’intégralité de son contenu. Or Monsieur X a changé de poste en 2019.

Les termes des messages de la DGPN ne permettent pas à la commission de comprendre clairement s’il en est de même pour la messagerie de Monsieur X, qui a également quitté ses fonctions en 2019. 

La commission rappelle que ne relèvent du droit d’accès aux documents administratifs que les documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant.

La commission prend acte des informations fournies par la DGPN et de ce que les courriels reçus ou envoyés par Monsieur X ont en l’espèce été détruits. Elle déclare dès lors, dans cette mesure, la demande d’avis sans objet, sous réserve toutefois que la suppression de la boîte mail concernée se soit par ailleurs accompagnée d’une suppression de toute sauvegarde qui aurait pu en être faite dans un fichier informatique ou sous format papier, et que la boîte mail de Monsieur X et son éventuelle sauvegarde aient également été supprimées, ce qui ne lui a pas été confirmé. 

3. S’agissant du point 1) de la demande, en l’absence d’information sur l’éventuelle suppression de la messagerie professionnelle de Monsieur X, après son départ X, non plus que sur celle de la messagerie de Monsieur X après son départ de ses fonctions de X ni sur celle de leurs éventuelles sauvegardes, la commission rappelle que les courriels professionnels sont des documents administratifs en principe communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de la disjonction et de l'occultation des éléments couverts par les articles L311-5 et L311-6 du même code. 

La commission rappelle également qu’un traitement automatisé d’usage courant s’entend d’une opération qui ne présente pas de difficultés techniques particulières, c’est-à-dire qui se réalise à l’aide d’une fonctionnalité contenue dans le traitement et qui ne requiert donc pas un investissement technologique pour y parvenir (avis n° 20181269 du 13 septembre 2018, par exemple). Elle précise qu’il y a lieu de tenir compte de la charge de travail que le traitement de la demande implique pour l’administration (par analogie, s’agissant de documents administratifs susceptibles d’être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose : CE, 13 novembre 2020, n° 432832), ce qui suppose de procéder à une balance entre les moyens dont l’autorité saisie dispose et l'intérêt que présenterait, pour le demandeur, le fait de bénéficier de la communication des documents occultés eux-mêmes (CE, n° 426623, Association contre l'extension et les nuisances de l'aéroport de Lyon-St-Exupéry du 27 mars 2020, confirmé par CE 19 juin 2020, Syndicat mixte Haute-Saône numérique, n° 431293).

En l’espèce, la commission estime que les documents sollicités sont communicables à la demanderesse, le cas échéant après occultation des éléments mentionnés aux articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve d’une part, que la messagerie professionnelle de Monsieur X, X (X), ou celle de Monsieur X (X), en sa qualité de X, ou leurs sauvegardes éventuelles, aient été conservées par l’administration, d’autre part, qu’un traitement automatisé d’usage courant permette techniquement d’en extraire les courriels sollicités. Aucun élément ne permet de penser en l’état actuel du dossier, compte tenu de la courte période en cause, que cette communication ferait peser sur le ministère une charge de travail excessive au regard des moyens dont il dispose. 

La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande mentionnée au point 1).