Administration : Rectorat de l'académie de Caen (AC 14)
Type : Avis
Séance : 31/08/2019
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier médical personnel, Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 février 2019, à la suite du refus opposé par la rectrice de l'académie de Caen à sa demande de copie des documents suivants la concernant :
1) le dossier médical transmis à la commission de réforme et au comité médical accompagné de son bordereau d'envoi ;
2) le dossier comprenant les éléments juridictionnels et médicaux, transmis au docteur X, dans le cadre de sa demande de reconnaissance de maladie professionnelle avec le bordereau d'envoi ;
3) les deux lettres de mission adressées au docteur X en 2012 et 2014 à des fins d'expertises ;
4) les conclusions de l'enquête administrative menée par le service des ressources humaines du rectorat, objet du bordereau de pièces du 25 mai 2012.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, la rectrice de l'académie de Caen a indiqué à la commission qu’elle considérait que la demande était abusive. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique n’est pas nécessairement assimilable à une demande abusive. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés et du destinataire de la demande que cette demande présenterait un caractère abusif.

La commission rappelle en outre que chaque agent public a le droit d’obtenir communication des pièces qui le concernent, notamment son dossier personnel, en vertu de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission rappelle également que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur ou à son conseil, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet.

La commission précise par ailleurs que les règles de communication des pièces du dossier soumis au comité médical ou à la commission de réforme diffèrent selon que ces comités ont ou non rendu leur avis. Avant l'avis du comité médical ou de la commission de réforme ou, le cas échéant, du comité médical supérieur, la commission constate que la communication à l'agent du dossier soumis au comité médical est prescrite par l'article 7 du décret n° 86-442 du 16 mars 1986 pris en application de l'article 35 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 et conformément au principe général des droits de la défense. Ce dossier doit comporter le rapport du médecin agréé qui a examiné le fonctionnaire ainsi que la saisine du comité médical ou de la commission de réforme par l'autorité compétente et toutes les pièces sur lesquelles cette saisine est fondée (CE 3 décembre 2010, ministère de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales req. n° 325813). La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant le comité médical ou de réforme. La commission relève cependant que l'article L342-2 du code des relations entre le public et l'administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d'accès de l'agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, régi sur le fondement de la loi du 11 janvier 1984 par le décret du 16 mars 1986 et s'estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que les comités médicaux n'aient rendu leur avis. Une fois l'avis du comité médical ou de la commission de réforme ou, le cas échéant, du comité médical supérieur rendu, la commission estime que le rapport de la hiérarchie et la lettre de saisine de l'employeur sont des documents administratifs communicables à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve d'en occulter d'éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l'égard de l'agent concerné par le rapport.

La commission précise, enfin, que la communication de documents dans le cadre d'une instance juridictionnelle ne délie pas l'administration de l'obligation de communication que lui impose le livre III du code des relations entre le public et l'administration et  rappelle que la circonstance qu'une procédure soit engagée devant les tribunaux ne suffit pas à justifier un refus de communication. La commission recherche au cas par cas dans quelle mesure la communication du document demandé porterait atteinte ou non au déroulement des procédures ou de leurs préliminaires, soit en mettant en cause l'égalité des armes entre les parties, soit en retardant l'issue de l'instance en cours. 

La commission émet donc, sous les réserves et dans les conditions qui viennent d'être rappelées, un avis favorable à la communication des documents sollicités

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.