Administration : Ministère de l'Europe et des affaires étrangères
Type : Avis
Séance : 26/01/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Enseignement scolaire
Mots clés : Institution scolaire, Algorithme, code source
Sens et motivation : Irrecevable / Imprécise, Favorable / Sauf vie privée, Défavorable, Favorable / Sauf préparatoire, Favorable / Sauf comportement, Favorable / Sauf appréciation

Monsieur X a saisi la Commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 décembre 2022, à la suite du refus opposé par le ministre de l’Europe et des affaires étrangères à sa demande de communication des documents suivants, formulés auprès du consulat de l'ambassade de France en Ethiopie, relatifs au traitement des demandes de bourses des Français à l'étranger :
1) tous les procès-verbaux, initiaux et non pas ceux diffusés sur le site de l'ambassade, envoyés aux commissions nationales d'attribution des bourses scolaires (1 et 2) concernant les personnes résidant à l'étranger, en ce compris, les avis détaillés de chacun des membres intervenus lors des commissions consulaires d'attribution des bourses scolaires (1 et 2) pour les Français résidant à l'étranger ainsi que celui de la dernière commission consulaire d'attribution des bourses scolaires 2 pour les Français résidant à l'étranger ;
2) la dernière décision prise, concernant sa fille X, lors de la commission consulaire d'attribution des bourses scolaires 2 pour les Français résidant à l'étranger ;
3) les convocations des membres du conseil consulaire relatives à toutes les commissions consulaires d'attribution des bourses scolaires pour les Français résidant à l'étranger depuis la commission consulaire d'attribution des bourses 2 fin 2018 ;
4) les courriers entre le chef de poste consulaire ou diplomatique et le président des conseils consulaires et qui concernent les ordres du jour des commissions consulaires d'attribution des bourses scolaires pour les Français résidant à l'étranger ;
5) les courriers entre le chef de poste consulaire ou diplomatique et/ou les autres membres de la commission consulaire, relatifs aux commissions consulaires d'attribution des bourses scolaires (1 et 2) pour les Français résidant à l'étranger ;
6) les feuilles de présence signées par les différents membres à ces commissions, ainsi que tout autre document nécessaire à la tenue des commissions consulaires d'attribution des bourses scolaires pour les Français résidant à l'étranger ;
7) et, dans le cas où les décisions de la commission consulaire d'attribution des bourses scolaires sont fondées sur un traitement algorithmique de leurs informations à caractère personnel, communication, sous une forme intelligible, des informations aux questions suivantes :
7.1) quel est le degré et le mode de contribution du traitement algorithmique à la prise de décision ;
7.2) quelles sont les données traitées et leurs sources ?
7.3) quels sont les paramètres de traitement et, le cas échéant, leur pondération, appliquée à la situation de l'intéressé ?
7.4) quelles sont les opérations effectuées par le traitement ?

En l’absence de réponse du ministre de l’Europe et des affaires étrangères à la date de sa séance, la commission précise qu’en vertu de l’article D531-45 du code de l’éducation, « les bourses accordées par l'Agence pour l'enseignement français à l'étranger (…) sont proposées par des commissions locales instituées auprès des postes diplomatiques ou consulaires et attribuées après avis d'une commission nationale instituée auprès du directeur de l'agence ». L’article D531-48 prévoit que les « commissions locales examinent et présentent à la commission nationale les demandes de bourses scolaires dont peuvent bénéficier les élèves français établis hors de France (..) » avant que la commission nationale, conformément à l’article D531-51 du même code, « examine les critères d’attribution et donne son avis sur les propositions de bourses des commissions locales ». Il résulte enfin de l’article D531-47 du même code que les conseils consulaires institués par l'article 3 de la loi n° 2013-659 du 22 juillet 2013 exercent les attributions des commissions locales, dans les conditions prévues par le décret n° 2014-144 du 18 février 2014. 

En premier lieu, la commission estime que les demandes visées aux points 1), 4), 5) et 6) sont trop imprécises pour permettre à l'administration d’y répondre. Elle ne peut donc que déclarer ces demandes irrecevables et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la date de ces documents ou la période souhaitée à l'administration qu'il avait saisie en lui adressant une nouvelle demande.

En deuxième lieu, la commission considère que les documents visés aux points 2) et 3) de la demande sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. 

Elle précise toutefois, d’une part, qu’un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. En l’espèce, la présentation de la demande de bourse de la fille de Monsieur X par le conseil consulaire revêt un caractère préparatoire tant qu’une décision du directeur de l’AEFE sur cette demande n’est pas intervenue. 

Elle rappelle d’autre part, qu’en application de l’article L311-6 du code, ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents dont la communication porterait atteinte à la vie privée, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ou faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.

 Elle émet par conséquent un avis favorable à la demande de communication des documents visés aux points 2) et 3) sous réserve qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire et après occultation, le cas échéant, des éléments dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers.

En ce qui concerne enfin la demande visée au point 7), la commission rappelle que l’article L311-3-1 du code des relations entre le public et l’administration dispose que, sous réserve des secrets protégés en application du 2° de l'article L311-5 du même code, : « (...) une décision individuelle prise sur le fondement d'un traitement algorithmique comporte une mention explicite en informant l'intéressé. Les règles définissant ce traitement ainsi que les principales caractéristiques de sa mise en œuvre sont communiquées par l'administration à l'intéressé s'il en fait la demande ».

Dès lors que le conseil consulaire statuant en tant que commission locale pour l’application des articles D531-5 et suivants du code de l’éducation ne prend pas de décision d’attribution ou de refus d’attribution d’une bourse, la proposition qu’il émet ne constitue pas une décision individuelle au sens des dispositions précitées. La commission ne peut dès lors qu’émettre un avis défavorable à la demande de communication des informations relatives à un traitement algorithmique.