Administration : Communauté de communes du pays de Hanau
Type : Avis
Séance : 24/09/2015
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Territoriale, Dossier personnel, Santé, Organisation des services
Sens et motivation : Irrecevable/Refus non établi, Défavorable/Comportement

Maître X, conseil de Madame X, agent titulaire de la fonction publique territoriale en poste à la communauté de communes du pays de Hanau, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 juillet 2015, à la suite du refus opposé par le président de la communauté de communes du pays de Hanau à sa demande de communication d'une copie des documents suivants :
1) le dossier administratif et médical de sa cliente, comprenant les deux rapports d'expertise médicale du docteur X élaborés dans le cadre de l'examen de sa demande de mise en congé longue maladie ;
2) le procès-verbal de la commission administrative paritaire qui a statué sur sa mutation d'office avec prise d'effet au 20 janvier 2015 ;
3) les différents courriers des agents du service la mettant en cause ;
4) le rapport d'enquête diligentée par la direction générale des services concernant les dysfonctionnements de la structure avant la mise en place d'un audit par le centre de gestion.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la communauté de communes du pays de Hanau a informé la commission que, par courrier du 13 mai 2015, il avait communiqué à Madame X une copie de son dossier administratif et médical, de l'avis de la commission administrative paritaire relatif à mutation ainsi que du rapport de l'enquête administrative interne menée par le centre de gestion, occulté des mentions couvertes par le secret de la vie privée des agents de la communauté de communes.

La commission précise, d'une part, qu'aux termes du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 : « Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs : …-faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice ». La commission, qui a pu prendre connaissance du rapport d'enquête sollicité, constate que les occultations pratiquées concernent les témoignages des agents du multi-accueil et de la micro-crèche au sujet, en particulier, de leurs relations avec Madame X. Elle estime que ces témoignages font apparaître le comportement de ces agents, que la divulgation de ce comportement pourrait leur porter préjudice, et qu'ainsi, ces occultations ont été pratiquées à bon droit. 

La commission relève, d'autre part, que le bordereau d'envoi du 13 mai 2015 qui lui a été communiqué, s'il fait mention du dossier médical de Madame X, ne mentionne en revanche pas son dossier administratif. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Dès lors qu'il ne ressort pas des pièces portées à sa connaissance qu'une procédure disciplinaire serait en cours, la commission estime que, dans l'hypothèse où le dossier administratif de Madame X ne lui aurait pas été communiqué le 13 mai 2015, celui-ci lui est communicable, en application des dispositions précitées. 

Par suite, sous cette dernière réserve, la commission estime que le refus de communication allégué n'est pas établi, en tant qu'il vise les documents mentionnés aux points 1), 2) et 4), et déclare donc la demande d'avis irrecevable sur ces points. 

La commission estime enfin que la divulgation des courriers mentionnés au point 3) révèlerait le comportement de leurs auteurs dans des conditions susceptibles de leur porter préjudice. Elle en déduit que ces courriers, qui émanent de personnes physiques, et non d’une autorité administrative agissant dans l’exercice de sa compétence pour diriger et organiser le service en édictant des actes en son nom, ne sont communicables qu’à leurs auteurs. Elle émet donc un avis défavorable sur ce point.