Administration : Mairie de Codognan
Type : Avis
Séance : 14/03/2013
Thème : Vie Publique/Vie Locale
Mots clés : Budgets et comptes, POS-PLU, Marché public, Eau
Sens et motivation : Favorable

Maître XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 février 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Codognan à sa demande de copie des documents suivants :
1) les délibérations du conseil municipal arrêtant les comptes au titre des exercices 2010 et 2011 ;
2) les comptes de gestion au titre des exercices 2010 et 2011 ;
3) les comptes administratifs au titre des exercices 2010 et 2011 ;
4) les budgets relatifs aux exercices 2010 à 2012 ;
5) les délibérations du conseil municipal prescrivant la révision du plan d’occupation des sols (POS) et sa transformation en plan local d’urbanisme (PLU), d’une part, et organisant les modalités de la concertation, d’autre part ;
6) les procès-verbaux des séances du conseil municipal au cours desquelles a été débattu le projet d’aménagement et de développement durable du futur PLU ;
7) le marché relatif à l’étude des eaux de ruissellement passé dans le cadre du groupement de commande Codognan-Vergeze ;
8) les marchés et les bons de commande relatifs à la fourniture de denrées alimentaires pour les manifestations organisées pour la fête nationale les 13 juillet des années 2009 à 2012, ainsi que les délibérations du conseil municipal en vertu desquelles le maire a passé ces marchés et bons de commande.

La commission estime que les documents demandés aux points 1) à 6) et les délibérations mentionnées au point 8) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. 

S'agissant des documents mentionnés aux points 7) et des documents mentionnés au point 8) autres que les délibérations, la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. 6 de la loi du 17 juillet 1978, et à ce titre communicables à toute personne qui le demande, sous réserve de l'occultation ou de la disjonction, le cas échéant, des mentions et des pièces dont la communication porterait atteinte au secret en matière commerciale et industrielle. 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Codognan a informé la commission, par ministère d'avocat, qu'il ne s'opposait pas à la communication des documents sollicités mais, eu égard à leur volume, qui couvre plusieurs centaines de pages, et aux moyens de la commune, il invitait le demandeur à en prendre connaissance sur place.

La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

La commission émet donc, sous les réserves rappelées plus haut, un avis favorable à la communication des documents sollicités, dans les conditions qui viennent d'être précisées.