Administration : Mairie d'Ozoir-la-Ferrière
Type : Avis
Séance : 10/12/2020
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Archives
Sens et motivation : Favorable/Sauf articles L311-5 et L311-6, Favorable/Article L311-9

Monsieur X, en sa qualité de X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 octobre 2020, à la suite du refus opposé par le maire d'Ozoir-la-Ferrière à sa demande de : 
1) communication, par courrier électronique, du règlement des archives de la ville ;
2) publication, sur le site internet de la commune, du catalogue des archives précisant leurs noms, descriptions, mots clés, dates et communication du lien permettant d'y accéder.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les élus du conseil municipal peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents.

En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission note que les documents demandés aux points 1) et 2) sont des documents administratifs en vertu des dispositions de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, et à ce titre qu'ils sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l'occultation des mentions susceptibles, le cas échéant, de porter atteinte aux secrets mentionnés aux articles L311-5 et 6 de ce même code. 

S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par  publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L. 311-6.

S'agissant du document mentionné au point 1), la commission considère que le réglement sollicité est communicable à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable et invite le maire d'Ozoir-la-Ferrière à communiquer ce document par courrier électronique ou, si le document n'existe que sous format papier, par envoi d'une reproduction sur support identique aux frais du demandeur. 

S'agissant du document mentionné au point 2), la commission rappelle, que la publication en ligne de documents administratifs par l’administration ne peut s’effectuer que sous réserve du respect des conditions posées à l’article L312-1-2 du CRPA, qui dispose que : « Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. Sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, lorsque les documents et les données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes. Une liste des catégories de documents pouvant être rendus publics sans avoir fait l'objet du traitement susmentionné est fixée par décret pris après avis motivé et publié de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. (...) ». Sur ce dernier point, le 9° de l'article D312-1-3 du code des relations entre le public et l'administration, pris pour l'application de ces dispositions, prévoit que peuvent être publiés en ligne, sans anonymisation : "9° Les documents administratifs conservés par les services publics d'archives et les autres organismes chargés d'une mission de service public d'archivage : a) lorsqu'ils sont librement communicables en application des articles L. 213-1 et L. 213-2 du code du patrimoine, sauf lorsqu'ils comportent des données mentionnées au I de l'article 8 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ou des données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes au sens de l'article 9 de la même loi ; / b) lorsqu'ils comportent des données mentionnées au I de l'article 8 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ou des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes au sens de l'article 9 de la même loi, à l'expiration d'un délai de 100 ans calculé à compter de la date des documents, sauf si le délai de communicabilité fixé par le code du patrimoine est plus long. Dans ce cas, c'est ce dernier délai qui s'applique ; / c) lorsqu'ils sont librement communicables en application des articles L. 213-1 et L. 213-2 du code du patrimoine, les instruments de recherche décrivant les fonds d'archives, sauf s'ils comportent des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes au sens de l'article 9 de la loi du 6 janvier 1978 précitée. Dans ce cas, ils peuvent être publiés à l'issue d'un délai de 100 ans à compter de la date des documents décrits par l'instrument de recherche."

La commission estime, en conséquence, que l'inventaire des archives conservées par la commune, s'il existe ou peut être obtenu par un traitement d'usage courant, peut être publié sous les réserves qui viennent d'être rappelées. Elle émet donc un avis favorable sous ces réserves. 

Par ailleurs, la commission relève les nombreuses sollicitations adressées à la mairie d'Ozoir-la-Ferrière par le demandeur, dont plusieurs ont donné lieu à une saisine de la commission. Elle considère que les sollicitations de Monsieur X, qui ne peut, en sa qualité de X raisonnablement ignorer les contraintes qui pèsent sur les services de la commune, sont susceptibles, s'il devait persister dans ses nombreuses demandes, d’excéder les sujétions que le législateur a entendu faire peser sur l'administration. Elle l'invite en conséquence à faire preuve de mesure et de modération dans l'usage du droit d'accès aux documents administratifs garanti par le Livre III du code des relations entre le public et l'administration.