Administration : Mairie de Montereau-Fault-Yonne
Type : Avis
Séance : 31/12/2019
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 mars 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Montereau-Fault-Yonne à sa demande de copie, par voie électronique ou postale, de l'intégralité de son dossier administratif personnel.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Montereau-Fault-Yonne a informé la commission que ses services étaient dans l'impossibilité matérielle de satisfaire cette demande, compte tenu du volume de pièces à traiter ainsi que, pour certaines, de leur nature médicale. Il a précisé que par mesure de bienveillance, le demandeur avait été destinataire de plusieurs pièces par courrier électronique du 2 avril 2019 et qu'il avait également été invité à venir consulter son dossier administratif dans ses services et sur rendez-vous. 

La commission rappelle, d'une part, que chaque agent public a le droit d’obtenir communication des pièces qui le concernent, notamment son dossier personnel, en vertu de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle rappelle également que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet. 

En l'espèce, la commission estime que les documents contenus dans le dossier administratif de Monsieur X, y compris les pièces médicales, lui sont directement communicables, sur le fondement des dispositions précitées. Elle émet en conséquence un avis favorable à la demande. 

La commission rappelle, d'autre part, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

A cet égard, la commission précise que l'autorité saisie d'une demande de communication doit, autant que possible, satisfaire sans tarder les demandes dont elle est saisie. Elle est néanmoins fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'autorité saisie est ainsi en droit d'étaler dans le temps la réalisation des photocopies ou, le cas échéant, la numérisation et la mise en ligne des documents. Si elle n’est pas en mesure de reproduire aisément les documents compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est aussi en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission souligne que des modalités d’accès trop restrictives d'accès, compte tenu de l'ensemble des circonstances de l'espèce, sont analysées comme des refus, sauf à ce que la demande soit abusive au sens de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration. L'administration n'est en effet pas tenue de donner suite aux demandes abusives qui ont pour objet de perturber le bon fonctionnement de l'administration sollicitée ou qui aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. Tel peut être, notamment, le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès.

En l'espèce, la commission s'étonne que le maire de Montereau-Fault-Yonne ne soit pas en mesure de satisfaire la demande de Monsieur X. Elle l'invite en conséquence à procéder à la communication des documents sollicités, sous réserve de ceux ayant déjà été adressés au demandeur, par courrier électronique, si ceux-ci sont disponibles sous ce format ou, à défaut, par envoi postal, selon les modalités précédemment énoncées. 

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.