Administration : Mairie d'Etaples-sur-Mer
Type : Conseil
Séance : 09/03/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Territoriale
Sens et motivation : Favorable / Sauf comportement, Favorable / Sauf vie privée

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné, lors de sa séance du 9 mars 2023, votre demande de conseil relative au caractère communicable à un agent contractuel de droit privé, licencié pour cause réelle et sérieuse suite à un incident avec un jeune mineur, des documents suivants relatifs à cet incident :
1) un rapport d'incidence en date du X rédigé par son responsable hiérarchique ;
2) le compte rendu de l'entretien préalable à son licenciement ayant eu lieu le X ;
3) une fiche de correspondance de la gendarmerie nationale en date du X relatant l'incident ayant eu lieu le X aux abords du collège où est scolarisé le jeune mineur ;
4) un courrier électronique adressé le X à la mairie par le principal adjoint du collège relatant l'incident ;
5) un rapport de constatation de la police municipale en date du X relatant l'incident.

A titre liminaire, la commission observe que l’agent a été recruté par un contrat dit « adultes-relais ». Aux termes de l’article L5134-100 du code du travail : « Le contrat relatif aux activités d'adultes-relais a pour objet d'améliorer, dans les quartiers prioritaires de la politique de la ville et les autres territoires prioritaires des contrats de ville, les relations entre les habitants de ces quartiers et les services publics, ainsi que les rapports sociaux dans les espaces publics ou collectifs. ». Selon l’article L5134-103 du même code : « Le contrat relatif à des activités d'adultes-relais est un contrat de travail de droit privé à durée indéterminée ou à durée déterminée conclu en application du 1° de l'article L. 1242-3 dans la limite d'une durée de trois ans renouvelable une fois. ». La commission précise que la circonstance que l’agent ait été titulaire d'un contrat de droit privé ne fait pas obstacle à ce que les documents relatifs à son emploi soient qualifiés, dès lors qu’ils ont été produits par l’administration dans l’exercice de ses missions de service public, de documents administratifs (voir pour les contrats de travail notamment, avis 20153514 du 8 octobre 2015) et puissent ainsi être communiqués dans les mêmes conditions et sous les mêmes réserves que ceux concernant des agents publics.

En ce qui concerne les documents sollicités aux points 1), 2) et 3), la commission considère que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires auxquelles la compétence de la commission ne s'étend pas. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement de l’article L311-6 précité, après occultation, le cas échéant, des mentions dont la divulgation porterait atteinte à la protection de la vie privée des tiers, contiendrait une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique autre que le demandeur, ou ferait apparaître le comportement d'une personne tierce, physique ou morale, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, conformément aux dispositions du même article. Relèvent notamment de cette réserve, les propos tenus par des tiers ainsi que les éventuels témoignages et attestations.

La commission rappelle en effet que les lettres de plainte ou de dénonciation, dès lors que leur auteur est identifiable, ou encore les témoignages recueillis par une administration dans le cadre d’une enquête administrative, ne sont pas communicables à des tiers, y compris lorsque ceux-ci sont visés par le document en question. A défaut de pouvoir rendre impossible l'identification de leur auteur, l'intégralité de ces propos doit être occultée. Lorsqu'une telle occultation conduirait à priver de son sens le document sollicité, sa communication doit être refusée. La commission précise également que lorsqu'il s'agit d'une lettre anonyme, celle-ci n'est communicable à la personne mise en cause que si elle n'est pas manuscrite et que son auteur ne peut pas être identifié. La commission rappelle, enfin, que les documents émanant d'agents établis dans le cadre de leurs fonctions ne sauraient être couverts par cette réserve.

La commission observe que l'agent concerné a été licencié. Au vu de ce qui précède, et après avoir pris connaissance des documents sollicités, la commission estime que ces derniers sont communicables à l’intéressé selon les modalités suivantes :  
- S’agissant du rapport d'incidence en date du X rédigé par son responsable hiérarchique visé au point 1) : ce dernier est communicable sous réserve de l’occultation de l’avant-dernière phrase commençant par « Après une vérification » ;
- S’agissant du compte rendu de l'entretien préalable au licenciement du X visé au point 2) : ce dernier est communicable sans occultation ;
- S’agissant du courrier électronique du X du principal adjoint du collège visé au point 4), ce dernier est communicable sous réserve de l’occultation du nom de l’élève et de la personne présente lors de l’altercation. 

En ce qui concerne les documents sollicités aux points 3) et 5) de la demande, la commission rappelle que les documents produits ou reçus dans le cadre et pour les besoins d’une procédure juridictionnelle, qu'elle soit de nature civile, pénale ou commerciale, ne présentent pas un caractère administratif et n'entrent donc pas dans le champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. Il peut en aller ainsi des procès-verbaux de police, qui constituent des documents judiciaires dans la mesure où ils sont établis pour être transmis au procureur de la République. Ces documents n'entrant pas dans le champ d'application des articles L300-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration, la commission n'est pas compétente pour se prononcer sur leur communication. En revanche, si le rapport d’intervention et la fiche de correspondance ne sont pas des procès-verbaux établis pour être transmis au procureur de la République et n’ont pas donné lieu à l’engagement d’une procédure judiciaire, la commission estime qu’ils sont, dans ce cas, de nature administrative au sens des articles L300-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration.

Au cas présent, il ne résulte d'aucune information portée à la connaissance de la commission que les documents soumis à son examen auraient été transmis au procureur de la République, ni qu'ils aient donné lieu à l’engagement d’une procédure judiciaire devant les juridictions répressives. La commission se déclare, dès lors, compétente pour se prononcer sur la présente demande d'avis. Elle précise toutefois qu’en vertu de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, de tels rapports d’intervention ne sont communicables qu'aux seules personnes intéressées et après occultation des mentions révélant le comportement de tiers identifiables dans des conditions susceptibles de porter préjudice à la ou les personnes mises en cause.

Après avoir pris connaissance de ces deux documents, la commission estime qu’ils sont communicables au demandeur, sous réserve de l’occultation préalable du nom de l’élève.