Administration : Mairie de Saint-Hilaire-la-Croix
Type : Avis
Séance : 22/09/2022
Thème : Vie publique / Vie locale
Mots clés : Liste électorale, Budgets et comptes
Sens et motivation : Irrecevable / Refus non établi

Monsieur X pour l'association X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 août 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Hilaire-la-Croix à sa demande de communication des documents suivants :
1) la liste électorale de la commune ;
2) les convocations et procès-verbaux des conseils municipaux des cinq dernières années ;
3) les comptes détaillés depuis 2017.

La Commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La Commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.

La Commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la Commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante.

En l'espèce, le maire de Saint-Hilaire-la-Croix a indiqué à la Commission, d'une part, que les documents sollicités ont été mis à disposition de l'association selon deux modalités (consultation sur place aux jours et heures habituels d'accueil du public, ou copie papier à retirer aux jours et heures habituels d'accueil du public, moyennant le paiement des copies), notifiées au demandeur dans le délai d'un mois suivant la réception de la demande, et d'autre part, que ces documents ne sont pas disponibles dans la forme électronique souhaitée par le demandeur. 

La Commission, qui constate que le maire de Saint-Hilaire-la-Croix a proposé, conformément aux principes rappelés, une consultation gratuite sur place, ou la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, estime que le refus de communication allégué n'est pas établi et déclare, en conséquence, la demande d'avis irrecevable.

La Commission souligne à toutes fins utiles qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle invite toutefois Monsieur X à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'il fait du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.