Administration : Préfecture des Hauts-de-Seine
Type : Avis
Séance : 07/01/2021
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Réglementation, Support de communication
Sens et motivation : Favorable, Défavorable

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 novembre 2020, à la suite du refus opposé par le préfet des Hauts-de-Seine à sa demande de communication, par courrier électronique, du relevé d’information intégral concernant le permis de conduire de son client faisant apparaître ses codes d’accès internet, l’administration imposant que cette demande soit adressée par courrier postal accompagnée d'une enveloppe affranchie au tarif recommandé avec demande d'avis de réception.

En l’absence de réponse du préfet des Hauts-de-Seine à la date de sas séance, la commission rappelle qu’aux termes de l’article L225-3 du code de la route, « Le titulaire du permis de conduire et le conducteur mentionné au I de l'article L. 223-10 ont droit à la communication du relevé intégral des mentions le concernant. Cette communication s'exerce dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. »

La commission rappelle sa position constante selon laquelle, en adoptant l’ordonnance n° 2005-650 du 6 juin 2005 relative à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, et en remplaçant à cette occasion l’interdiction préexistante pour le demandeur de disposer d’une copie par un renvoi au droit commun de la communication des documents administratifs, le législateur a entendu lever toute restriction dans les conditions d'accès au relevé intégral des informations du permis de conduire, tant dans les modalités de délivrance du document que dans la possibilité de former cette demande par l’intermédiaire d’un mandataire.
 
Ainsi, d’une part, la demande peut-elle être formée, selon les règles de droit commun, par une personne disposant d’un mandat exprès dûment justifié ou par l’intermédiaire d’un avocat qui, en application des dispositions des articles 4 et 6 de la loi du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques, sous réserve des dispositions législatives et réglementaires l'excluant dans les cas particuliers qu'elles déterminent, a qualité pour représenter ses clients devant les administrations publiques sans avoir à justifier du mandat qu'il est réputé avoir reçu de ces derniers dès lors qu'il déclare agir pour leur compte (CE, n° 227373, 5 juin 2002, au recueil).

D’autre part, la communication est effectuée selon les formalités prévues par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration. 

Elle rappelle qu’aux termes de l’article L311-9 de ce code, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : « 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L. 311-6. »

Les dispositions réglementaires, prises pour l’application de ces dispositions, disposent, notamment, que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur est supporté par ce dernier (art. R311-11 du CRPA). 

La commission constate que de multiples demandes dont elle est saisie sont relatives aux modalités d’accès au relevé intégral des mentions du permis de conduire. 

Elle relève que les différends portent sur la demande de pièces que ne prévoit pas le cadre juridique qui vient d’être rappelé et sur les limitations imposées au demandeur quant au choix des modalités de communication. 

En ce qui concerne les justificatifs susceptibles d’être sollicités à l’appui d’une demande : 

La commission relève, en premier lieu, que le relevé intégral des mentions relatives au permis de conduire est communicable au titulaire du permis de conduire (art. L225-3 du code de la route). Elle estime en conséquence qu’il appartient à ce dernier, ou à son mandataire, de produire, à l’appui de sa demande, une copie de son permis de conduire ainsi qu’une copie d’un document d’identité. 

En second lieu, elle estime en revanche que n’est pas justifiée la fourniture d’un justificatif de domicile récent. Si, en effet, il n’appartient qu’à la préfecture du lieu du domicile du demandeur de répondre à la demande de communication (article 9 de l'arrêté du 29 juin 1992 portant création du système national des permis de conduire), l’article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration dispose, en son sixième alinéa, que lorsqu’une administration est saisie d’une demande de communication portant sur un document administratif qu’elle ne détient pas mais qui est détenu par une autre administration, elle la transmet à cette dernière et en avise l’intéressé. En d’autres termes, à supposer que la préfecture saisie ne soit pas en mesure de répondre favorablement à une demande en raison du lieu du domicile du demandeur, ce qui est peu probable dans la mesure où le système des permis de conduire est national, il lui appartient de transmettre cette demande à la préfecture qu’elle estime compétente et non de considérer que la demande n’est pas recevable. La commission relève d’ailleurs que la circulaire du ministre de l’intérieur du 28 décembre 2005 relative à la communication du relevé intégral des mentions relatives au permis de conduire, publiée en 2009 au bulletin officiel du ministère, ne prévoit pas cette formalité et invite, à l’inverse, les préfectures à répondre aux demandes dont elles sont saisies, indépendamment du lieu du domicile du demandeur. 

En ce qui concerne les voies de communication : 

La commission a déjà eu l’occasion de constater que le système national du permis de conduire ne permettait pas, pour des raisons techniques, de générer les relevés sollicités par voie électronique (avis 20184470 du 21 mars 2019). Le droit d’accès aux documents administratifs ne prévoyant pas l’obligation pour les administrations de scanner les documents pour répondre à une demande, la commission a estimé que l’envoi électronique n’était pas juridiquement obligatoire. 

Il en résulte que, bien que la forme de la demande ne soit pas précisée dans le cadre du droit d’accès aux documents administratifs, dès lors que la demande ne pouvait recevoir qu’une réponse par voie postale et dans la mesure où les frais d’envoi sont à la charge du demandeur, il était possible pour les administrations de demander aux demandeurs de les saisir par voie postale afin que puisse être joint à l’appui de la demande, outre les justificatifs, l’enveloppe préaffranchie destinée à la transmission du document dont la communication est sollicitée.

Cela exclut en conséquence les demandes adressées uniquement par voie électronique ou à tout le moins, justifie qu’après une demande adressée par courrier électronique, elle soit complétée d’une demande d’envoi par voie postale d’une enveloppe préaffranchie. 

Toutefois, ce cas de figure ne recouvre pas la situation des préfectures qui, alors qu’elles n’y sont pas tenues, ont choisi de scanner les relevés d’information issus du système national des permis de conduire. Dans cette hypothèse, il y a lieu de considérer que le document sollicité est disponible sous forme électronique. Il est donc communicable, en application du 3° de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, par courrier électronique et sans frais, à l’adresse électronique fournie par le demandeur qui formule une demande en ce sens, sans que des exigences particulières autres que la fourniture des justificatifs précédemment évoqués lui soient imposées. Il n’y a pas davantage lieu, dans cette hypothèse, d’exclure que les demandes soient adressées à l’administration par voie électronique. 

La commission relève, en dernier lieu, que les préfectures imposent systématiquement que la transmission par voie postale ait lieu par lettre avec demande d’avis d’accusé de réception préaffranchie. Si la commission comprend que cette formalité répond à la préoccupation de sécuriser les envois d’un document dont les mentions sont sensibles à la personne qui est seule habilitée à les recevoir, elle estime qu’elle n’est pas la garantie absolue d’une remise exclusive au destinataire et relève, en tout état de cause, que le droit commun de l’accès aux documents administratifs ne prévoit pas que puisse être imposée une telle contrainte, matérielle et financière, au demandeur qui dispose, selon les termes de l’article R311-1, du choix des modalités d'envoi postal. Elle note d’ailleurs que la notification par l’administration des pertes de points aux conducteurs infractionnistes se fait par courrier simple à l’exclusion du seul cas où le solde de points est nul. La commission estime en conséquence qu’il n’est pas justifié d’imposer au demandeur l’envoi d’un relevé d’information par lettre avec demande d’avis d’accusé de réception et qu’il appartient à ce dernier de faire le choix des modalités d’envoi postal, par lettre simple ou avec demande d’avis d’accusé de réception.

En l'espèce, la commission constate que le préfet des Hauts-de-Seine était fondé à demander une saisine par voie postale dès lors que l'envoi du document sollicité, qui n'existe pas initialement sous forme électronique, ne peut être adressé au demandeur que sous cette forme. En revanche, il n'est pas fondé à demander l'envoi d'une enveloppe lettre avec demande d’avis d’accusé de réception préaffranchie. La commission émet par suite un avis favorable à la demande selon les modalités de communication qui viennent d'être rappelées.