Administration : Etablissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes « Les Jardins de Matisse » (EHPAD 76)
Type : Avis
Séance : 30/01/2020
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Tarification des documents, Ayant droit
Sens et motivation : Favorable

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 juillet 2019, à la suite du refus opposé par le directeur de l'établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes « Les Jardins de Matisse » à sa demande de copie, à ses frais, pour un montant total de 175 euros, sans qu'il y soit ajouté la somme de 100 euros pour frais administratifs divers, de l'intégralité du dossier médical, en tant qu'ayant droit, de sa mère, Madame X, décédée le X, comprenant notamment :
1) les comptes rendus d'hospitalisation ;
2) l'ensemble des examens de laboratoire ;
3) les dossiers infirmiers avec les feuilles journalières de soins ;
4) le double du cahier de transmission des consignes thérapeutiques ;
5) toutes les correspondances échangées avec le docteur X, son médecin traitant ou les autres spécialistes.

Concernant la demande de communication du dossier médical : 

La commission rappelle que le dernier alinéa de l'article L1110-4 du code de la santé publique, auquel renvoie l'article L1111-7 du même code, prévoit que le secret médical ne fait pas obstacle à ce que les informations médicales concernant une personne décédée soient délivrées à ses ayants droit, dans la mesure où elles leur sont nécessaires pour leur permettre de connaître les causes de la mort, défendre la mémoire du défunt ou faire valoir leurs droits, sauf volonté contraire opposée par la personne avant son décès. Ces dispositions n'instaurent donc au profit des ayants droit d'une personne décédée qu'un droit d'accès limité à certaines informations médicales, et non à l’entier dossier médical.  

La commission précise ensuite que l’application de ces dispositions à chaque dossier d’espèce relève de l’équipe médicale qui a suivi le patient décédé, ou, à défaut, d’autres médecins compétents pour apprécier si l’ensemble du dossier médical ou seulement certaines pièces se rattachent à l’objectif invoqué, quel qu’il soit (causes du décès, mémoire du défunt, défense de droits). Il n’appartient pas aux médecins chargés de cet examen du dossier d’apprécier l’opportunité de la communication de tout ou partie du dossier, mais seulement l’adéquation des pièces communiquées aux motifs légaux de communication invoqués par le demandeur. L’établissement peut ainsi être conduit, selon les cas, à transmettre l’ensemble du dossier ou bien à se limiter à la communication des pièces répondant strictement à l’objectif poursuivi. L’équipe médicale n’est, en outre, nullement liée par une éventuelle liste de pièces réclamées par le demandeur. 

A cette fin, la commission souligne que si l’objectif relatif aux causes de la mort n’appelle, en général, pas de précisions supplémentaires de la part du demandeur, il en va différemment des deux autres objectifs. Invoqués tels quels, ils ne sauraient ouvrir droit à communication d’un document médical. Le demandeur doit ainsi préciser les circonstances qui le conduisent à défendre la mémoire du défunt ou la nature des droits qu’il souhaite faire valoir, afin de permettre à l’équipe médicale d’identifier le ou les documents nécessaires à la poursuite de l’objectif correspondant. 

En l’espèce, la commission relève que la demanderesse, Madame X, a la qualité d’ayant droit de sa mère défunte. A condition qu'elle ait précisé l'objectif de sa demande, conformément aux dispositions de l’article L1110-4 du code de la santé public, la commission, qui n'est pas en mesure de s'en assurer, émet donc un avis favorable à la demande.

Concernant le tarif de reproduction : 

La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. 

La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif. Selon l’article 1er de l’arrêté précité : « Le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d'un document administratif est fixé par l'autorité administrative qui assure la délivrance de la copie selon les modalités de calcul définies à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé. » Selon l’article 2 du même article : « Lorsque les copies de documents sont délivrées sur les supports papier et électronique cités ci-dessous, les frais mentionnés à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé, autres que le coût d'envoi postal, ne peuvent excéder les montants suivants :/0,18 € par page de format A 4 en impression noir et blanc ;/1,83 € pour une disquette ;/2,75 € pour un cédérom. »

L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.
 
En l’espèce, la commission observe que l’établissement a indiqué à Madame X que les frais pour la copie du dossier médicale de sa mère défunte s’élèvent à 175 euros correspondant à 350 photocopies à 50 centimes auxquels s’ajoutent 100 euros de frais administratifs (archives, photocopies). 

La commission en déduit que les frais  facturés par l’établissement hospitalier ne sont pas en conformité avec les principes rappelés ci-dessous, notamment pour ce qui concerne les frais d’administration qui ne sauraient être assimilés aux seuls frais de reproduction et d’envoi dont le législateur a prévu qu’ils puissent être mis à la charge du demandeur en application des dispositions de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. La commission invite, par conséquent, l'établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes à mettre ses modalités de tarification en conformité avec la réglementation.