Administration : Mairie de Fleury-les-Aubrais
Type : Avis
Séance : 06/07/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Archives
Mots clés : Archives, Etat civil
Sens et motivation : Favorable / Article L311-9

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 mai 2023, à la suite du refus opposé par la maire de Fleury-les-Aubrais à sa demande de communication, sous format électronique, d’une copie intégrale de l'acte de naissance de Madame X, née le X.

En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, des documents sollicités qui constituent des documents d’archives publiques, au sens de l’article L.211-1 de ce même code.

La commission précise que les actes d’état civil (naissances et mariages) sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès lors qu’ils ont plus de soixante-quinze ans, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine, cité à l’article 26 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil. Les actes d’état civil (décès) sont quant à eux librement communicables sans délai. 

En l'espèce, la commission relève que l'acte de naissance de Madame X est librement communicable à toute personne qui en fait la demande, le délai de soixante-quinze ans étant échu. 

La commission rappelle que la communication des actes d'état civil est régie d'une part par le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil et, d'autre part, par les dispositions du chapitre III du titre Ier du livre II du code du patrimoine auquel il renvoie. Il résulte de ces dispositions qu’une demande ayant pour objet un acte d’état civil devenu communicable de plein droit en application du code du patrimoine doit être regardée comme tendant à la communication d’un document d’archives publiques, dont l'accès se fait dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration.

Cet article dispose que l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration soit par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions définies par décret, soit enfin par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

Ainsi, une commune ne peut pas imposer à un demandeur une communication par courrier d'une copie d'un acte d'état civil librement communicable, si ce document existe sous forme électronique. La commission rappelle qu’elle considère également de manière constante que l’administration n’est pas tenue de numériser un document disponible en version papier.

Par suite, la commission émet un avis favorable à la communication du document sollicité, par voie électronique, sous réserve qu'il existe sous cette forme.