Administration : Ministère de l'éducation de la Polynésie française
Type : Avis
Séance : 22/09/2022
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Budgets et comptes, Organisation des services, Carrière
Sens et motivation : Favorable / Sauf article L311-6, Favorable

Maître X, conseil de Madame X X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 août 2022, à la suite du refus opposé par la ministre de l'éducation de la Polynésie française à sa demande de communication d'une copie des documents suivants :
1) la copie de tous les documents relatifs aux exercices incendies réalisés au sein du lycée hôtelier de Tahiti de septembre 2021 jusqu'à ce jour ;
2) la copie de la liste des mandats rejetés ayant fait l'objet d'ordres de réquisition, liste que Monsieur X aurait rédigée à l'attention de Madame X, ainsi que la copie des mandats en question ;
3) la copie des courriers, courriels et correspondances adressés par Monsieur X à l'autorité académique dans le cadre des réquisitions en application des dispositions de l'article L233-3 du code des juridictions financières ;
4) la copie des arrêtés et documents relatifs à l'agent comptable recruté en remplacement de Madame X depuis son placement en congé de maladie leX X ;
5) la copie des documents relatifs aux fonctions de Madame X à savoir le classeur de contrôle interne comptable, le classeur des fiches de procédures et le classeur comptable ;
6) la copie des avenants à la convention entre le Conservatoire national des arts et métiers et le lycée hôtelier de Tahiti portant hébergement du CNAM de Polynésie française figurant au sein du dossier administratif de Madame X ;
7) la copie des relevés de la direction générale des finances publiques du lycée hôtelier de Tahiti du 1er août 2021 auX X ;
8) la copie des comptes rendus de réunion hebdomadaire de l'équipe de direction du lycée hôtelier depuis le 1er octobre 2021 ;
9) la copie des ordres de recettes réalisés par Monsieur X depuis le 1er août 2021, accompagnés de la situation des ordres de recettes, des développements de soldes et des bordereaux des ordres de recettes ;
10) la copie de la situation des dépenses du lycée hôtelier de Tahiti accompagnée des développements de soldes et de bordereaux des mandats ;
11) la copie des bordereaux de dépôts de fonds effectués par Madame X depuis le 1er août 2021 au sein du lycée hôtelier de Tahiti ;
12) la copie des brouillards comptables réalisés par Madame X depuis le 1er août 2021 au lycée hôtelier de Tahiti ;
13) la copie de l'autorisation ou de l'habilitation donnée à Monsieur X dans le cadre du contrôle de l'agence comptable du lycée hôtelier de Tahiti ;
14) la copie des mandats de l'ordonnateur, Monsieur X, présentés à Madame X pour le contrôle des factures à régler.

En l'absence de réponse de la ministre de l'éducation de la Polynésie française à la date de sa séance, la Commission rappelle, à titre liminaire, que les documents faisant apparaître le comportement d'une personne nommément désignée ou aisément identifiable, dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, n'est communicable qu'à cette personne, conformément aux dispositions de l’article L311-6. En application de ces dispositions doivent notamment être disjoints ou occultés d'un document administratif les éléments qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, qui font apparaître d'une personne physique ou morale un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ou dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, sauf à ce que ces disjonctions ou occultations privent d'intérêt la communication de ce document. 

En premier lieu, la Commission estime que les documents sollicités aux points 1), 2), 3), 7), 8), 9), 10), 11), 12), 13) et 14), sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, s'agissant du point 2), de l'occultation des mentions couvertes par les dispositions des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc sous ces réserves un avis favorable à la demande sur ces différents points.

En deuxième lieu, s'agissant des documents visés au point 4), la Commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, heures supplémentaires, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (notation, éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

La Commission émet donc un avis favorable à la communication de la copie des arrêtés et documents relatifs à l'agent comptable recruté en remplacement de Madame X depuis son placement en congé de maladie leX X, sous la réserve susmentionnée. 

En troisième et dernier lieu, s'agissant des documents visés aux points 5) et 6) de la demande, la Commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la Commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

En l’espèce, la Commission ne dispose d’aucune information concernant une procédure disciplinaire, elle émet donc un avis favorable en l’état à la communication de son dossier à Madame X, sous réserve cependant que la procédure soit achevée.