Administration : Conseil régional de Haute-Normandie
Type : Avis
Séance : 10/09/2015
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Support de communication, Territoriale, Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 juillet 2015, à la suite du refus opposé par le président du conseil régional de Haute-Normandie à sa demande de communication d'une copie de l’intégralité de son dossier administratif depuis son affectation en avril 2008.

La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En application de l'article 4 de cette même loi, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration soit par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret soit, enfin, par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

La commission émet donc un avis favorable à la demande et prend acte de ce que le président du conseil régional de Haute-Normandie, revenant sur sa proposition initiale consistant à inviter Monsieur X à venir consulter son dossier administratif dans les locaux du conseil régional, ce qui ne répondait pas au choix de ce dernier, allait lui adresser une copie des documents sollicités. 

La commission précise, par ailleurs, bien que la demande ne porte pas précisément sur ce point, que les documents qui se rapportent à la réunion de la commission de réforme présentent le caractère de documents administratifs. Mais, le régime qui leur est applicable est différent selon que la commission a ou non rendu son avis. 

Avant l’avis de la commission de réforme, la commission d’accès aux documents administratifs se considère incompétente se prononcer sur les refus de communication des pièces composant le dossier élaboré en vue de la commission de réforme d'un agent, la communication de ces pièces étant régie par l’article 19 du décret n° 86-442 du 16 mars 1986 pris en application de l’article L31 du code des pensions civiles et militaires de retraite sur lesquels la compétence de la commission n'a pas été étendue. 

Une fois l’avis de la commission de réforme rendu, la commission d’accès aux documents administratifs estime que cet avis, le procès-verbal de la réunion de la commission de réforme ainsi que l’ensemble des pièces du dossier soumis à la commission de réforme sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application cette fois des dispositions combinées de l’article 2 et du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l’égard de l’agent concerné par l’avis. 

La commission d’accès aux documents administratifs rappelle enfin que l’article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet. Une fois l’avis de la commission de réforme rendu, les rapports des médecins qui ont examiné l’agent sont donc également communicables à ce dernier, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers.