Administration : Ministère de l'intérieur et des outre-mer
Type : Avis
Séance : 02/09/2021
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Favorable, Défavorable/Défense

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 juin 2021, à la suite du refus opposé par le ministre de l'Intérieur à sa demande de copie, et non seulement consultation sur place comme proposé par l'administration, des documents suivants concernant son client :
1) l'intégralité des pièces contenues dans son dossier administratif individuel ;
2) la  note X par laquelle il semblerait que le directeur de la DGSI ait pris position sur la situation professionnelle de son client en réponse à un courriel du 16 janvier 2018 dont il a été saisi sur ce sujet par le syndicat X ;
3) tout document écrit (note, courrier, courriel, rapport) sur lequel aura été consigné l'avis porté par le sous-directeur des finances, des achats et de la logistique, portant sur l'appréciation de l'évolution du périmètre de responsabilité de son client et sur sa manière de servir au cours des trois dernières années.

La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration, rappelle à titre liminaire, que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre de l'intérieur a informé la commission qu'il avait proposé à l'intéressé de venir consulter son dossier sur place compte tenu du caractère volumineux de son dossier administratif, non disponible sous format numérique. 

La commission souligne toutefois qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur. La commission relève qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

La commission rappelle toutefois également que, dans le cas de demandes de communication portant sur un volume important de documents, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l’administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n’excède pas les possibilités techniques et les moyens de l’administration, celle-ci est fondée à en échelonner l’envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l’intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d’un échéancier de communication. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. 

La commission souligne que l'administration dois s'efforcer de statuer sur une demande de communication selon les modalités choisies par le demandeur, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle, ce qui, en l'état des information portées à sa connaissance, ne semble pas être le cas en l'espèce, s'agissant des points 1) et 3). Elle émet, dès lors, un avis favorable à la communication de ces documents.

S'agissant du point 2), la commission relève que le document sollicité est une note classifiée du directeur général de la sécurité intérieur protégée par le secret de la défense nationale. Elle estime que le ministre de l'intérieur est dès lors en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ce document sur place, en prenant note que cette modalité d'accès est l'unique moyen permettant de concilier le droit à la communication et la protection de ce secret. Elle émet, dès lors, un avis défavorable à la communication de ce document.