Administration : Mairie de Semur-en-Auxois
Type : Avis
Séance : 30/04/2021
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable/Sauf loi spéciale, Défavorable/Comportement, Favorable/Sauf comportement

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 janvier 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Semur-en-Auxois à sa demande de communication des documents suivants:
1) l'entier dossier administratif individuel de sa cliente ;
2) l'entier dossier sur la base duquel la décision de suspension en date du 12 novembre 2020 a été prononcée.

La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

La commission relève que si Madame X a bien fait l'objet d'une mesure de suspension, portée par l'arrêté n°2020-193 du 12 novembre 2020 du maire de Semur-en-Auxois, elle n'est en revanche pas visée, au jour du présent avis, par une procédure disciplinaire en cours.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire a informé la commission que les documents pouvaient être consultés dans ses services. La commission précise donc qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit par envoi postal.

Dès lors, la commission, qui relève que le demandeur a sollicité l'envoi postal des documents sollicités, ne saurait regarder la demande comme ayant été satisfaite et émet, en conséquence, un avis favorable à la communication à Maître X du dossier administratif de sa cliente, selon la modalité qu'elle aura choisie, sans qu'une consultation sur place puisse lui est imposée.

La commission note cependant, s'agissant du point 2), que le maire de Semur-en-Auxois estime que le dossier fondant la décision de suspension infligée à Madame X revêt encore un caractère préparatoire, l'enquête administrative diligentée n'étant pas achevée. La commission ne peut que relever, en l'espèce, que les pièces du dossier sollicité ne saurait revêtir un caractère préparatoire dans la mesure où la décision qu'il prépare est déjà intervenue. Tel est le cas de la décision de suspension infligée à Madame X. La commission, qui comprend toutefois que les pièces contenues dans ce dossier consistent en un ensemble de témoignages et d'échanges de SMS, souligne qu'aux termes de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration : « Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs : / 1° Dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée (...) 3° Faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice (...) ».

La commission souligne donc que la divulgation du dossier contenant les témoignages formulés par des tiers révèle le comportement de leurs auteurs dans des conditions susceptibles de leur porter préjudice. La commission émet donc un avis défavorable dans cette mesure. Elle estime cependant que si le dossier mentionné contient d'autres pièces que celles faisant apparaitre le comportement d'une personne, ces pièces sont communicables, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l'occultation des mentions intéressant l'article précité.

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.