Administration : Conseil départemental des Ardennes (CD 08)
Type : Avis
Séance : 14/12/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Tarification des documents 
Sens et motivation : Défavorable / Article 4

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 octobre 2023, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental des Ardennes à sa demande de communication, à son adresse postale, sous format papier, sachant qu'elle conteste les frais de reproduction que l'administration exige, de son dossier médico-administratif comprenant notamment :
1) l'intégralité des documents composant son dossier établi par la Maison Départementale des Personnes Handicapés (MDPH) des Ardennes ;
2) son dossier technique de demande d'une personne adulte handicapée ;
3) l'intégralité des pièces médicales sur lesquelles la MDPH s'est fondée pour statuer sur son cas ;
4) l'ensemble des décisions et des procès-verbaux de délibérations de la Commission des Droits et de l'autonomie des personnes handicapées (CDAPH)  la concernant ;
5) l'ensemble des courriers électroniques y compris, les texto ou SMS,  envoyés ou reçus à l'aide du téléphone mis à disposition des  agents pour les besoins de leur travail et échangés par les agents de la MDPH des Ardennes avec tout autre agent de la MDPH des Ardennes ou tout tiers ayant eu à connaître de son dossier ;
6) l'arrêté portant constitution de la CDAPH des Ardennes ayant eu à statuer sur mon dossier ;
7) la décision de désignation de la personne qualifiée chargée de la conciliation à la demande de l'usager, ainsi que le rapport de mission éventuellement produit ;
8) le prénom, le nom, les coordonnées administratives et la qualité des agents ayant été chargés d'instruire chacune de ses demandes ainsi que la décision de désignation de ces agents.

1. Principe de communication :

La commission, qui a pris connaissance de la réponse du président du conseil départemental des Ardennes, estime, en premier lieu, que les documents sollicités aux points 1) à 5) sont communicables à l'intéressée, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et de l'article L1111-7 du code de la santé publique pour les données de santé qu'ils comportent et en tant qu'ils concernent Madame X, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, doivent, en outre, être occultées les éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la vie privée de tiers, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, autre que Madame X ou faisant apparaître le comportement d'une personne tierce, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. 

En second lieu, la commission estime que les arrêtés portant nomination des membres de la commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées prévue par l'article L241-5 du code de l'action sociale et des familles visés au point 6) et les actes déterminant la composition de l'équipe ayant instruit sa demande visés au point 7) et 8), sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des éléments susceptibles de porter atteinte à la vie privée des intéressés.

2. Modalités de communication :

La Commission constate toutefois que la demande ne porte pas sur le principe de la communication des documents sollicités au regard des dispositions législatives précédemment mentionnées mais sur le principe même d’une tarification demandée par l'établissement pour obtenir des copies de ces documents.

La Commission rappelle que si elle considère qu’une demande tendant à ce qu’elle apprécie in abstracto, c’est-à-dire en dehors d’une demande de communication, les tarifs pratiqués par une autorité administrative en contrepartie de la communication de documents administratifs est irrecevable, elle s’estime en revanche compétente pour se prononcer sur une demande de paiement intervenant à l’occasion d’une demande de communication d’un document et considère que les tarifs pratiqués, lorsqu’ils ne répondent pas à la réglementation applicable, doivent être assimilés à des refus de communication (avis n° 20164876 du 12 janvier 2017).

La commission rappelle qu'aux termes de l'article L311-9  du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. 

Elle ajoute qu'en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

Lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, la commission considère que le barème fixé par l’arrêté ne s’applique pas, cet arrêté ne s’appliquant que pour autant que la reproduction des documents est effectuée par l’administration elle-même. Dans ce cas, l’administration est alors fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des pièces en cause. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. 

Enfin, lorsque les supports ne sont pas prévus par les dispositions de l'arrêté mentionné plus haut et qu’elle assure elle-même la prestation, la commission considère qu’il appartient à l’administration de fixer elle-même le tarif, dans le respect des dispositions de l’article R311-1 du code des relations entre le public et l’administration rappelées ci-dessus. Elle apprécie alors également si le prix ne paraît pas excessif.

La commission relève qu'en vertu de ces dispositions, l'administration est en droit de facturer au demandeur le montant des frais de reproduction et d'envoi de documents administratifs, dans les conditions posées par l'article R311-11 du code des relations entre le public et l'administration. 

S'agissant plus précisément des dossiers médicaux, comme elle l'a fait dans son avis n° 20221110, du 31 mars 2022, la commission relève que le II de l’article 14 de la loi du 2 août 2021 relative à la bioéthique a supprimé de l’article L1111-7 du code de la santé publique, la phrase prévoyant la possibilité d’exiger des frais pour la délivrance (reproduction et envoi) de copies, ne laissant que le début de l’alinéa relatif à la gratuité de la consultation sur place.

La commission constate que, pour autant, le législateur n’a pas expressément institué un régime de gratuité en la matière. Elle constate également qu’aucune intention de la sorte du législateur ou du Gouvernement ne résulte des travaux préparatoires disponibles à ce jour de cette loi, de l’étude d’impact ou encore de l’avis du Conseil d’État sur le projet de loi. 

La commission en déduit qu’en supprimant cette disposition spéciale, le législateur n’a pas nécessairement écarté l’application des dispositions générales de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission ajoute que la circonstance, relevée dans son conseil n° 20184657du 17 mai 2019, qu’il résulte de l’article 12 paragraphe 5 du règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) que la communication initiale des données à caractère personnel à la personne intéressée ne peut être conditionnée à un paiement, est sans incidence sur l’application de ces dispositions, le droit d’accès aux documents administratifs ne relevant pas de ce règlement et la demande n’ayant, en l’espèce, pas été présentée sur le fondement de ce dernier.

Au total, les dispositions qui viennent d'être rappelées n'interdisent pas en elles-mêmes la mise en place d'une politique tarifaire. Elles n'imposent d’ailleurs pas à l'administration de facturer les frais de reproduction ou d'envoi mais seulement, lorsqu'elle facture ces frais et qu'elle assure elle-même la reproduction, de ne pas excéder les plafonds fixés par l'arrêté du 1er octobre 2001, le cas échéant en y ajoutant le coût d'affranchissement. La commission en déduit qu'une politique tarifaire forfaitaire de reproduction que mettrait en place une administration ne doit pas excéder, pour chaque dossier, le tarif résultant de cet arrêté pour les supports qu'il prévoit et le prix réel de reproduction dans les conditions qui viennent d'être rappelées pour les autres supports.

En l'espèce, dès lors qu’il n'apparaît pas que les tarifs demandés seraient excessifs au regard des exigences sus rappelées, la commission ne peut, en l'état, qu’émettre un avis défavorable à la délivrance d'une copie gratuite des documents sollicités, sauf à ce que cet envoi ait lieu sous format électronique, pour les documents qui existeraient sous ce format, si cette modalité convient à Madame X.