Administration : Centre hospitalier de la Loupe
Type : Avis
Séance : 26/09/2019
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier personnel, Hospitalière
Sens et motivation : Favorable/Sauf vie privée, Favorable, Incompétence/Privé

Maître X, conseil de Monsieur X TARANNE, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 janvier 2019, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier de la Loupe à sa demande de communication des documents suivants, relatifs à son client :
1) son dossier administratif individuel ;
2) l’intégralité des documents à caractère personnel stockés sur le disque dur de son poste informatique de travail ;
3) l’intégralité de ses mails ;
4) ses dossiers informatisés stockés sur le réseau informatique du centre hospitalier, à savoir : « Bureau QGDR », « Carto processus », « X », « Dir com qualité », « Doc X », « ECP », « Email X préparation V3 », « Gestion des risques », « Iqualis », « Patients traceurs », « CODIR », « PAQ », « V2014 », « Fiche de fonction responsable qualité », « Fiche de fonction Gestionnaire des risques », « Identito vigilance Chartres », « NLR et La Loupe ».

La commission précise, à titre liminaire, que les dispositions du f) du 2° de l’article L311-5 du code des relations entre le public et l’administration ne font obstacle à la communication de documents, au cours d’une procédure juridictionnelle, que dans l'hypothèse où celle-ci serait de nature à porter atteinte au déroulement de l'instruction, à retarder le jugement de l'affaire, à compliquer l'office du juge ou à empiéter sur ses compétences et prérogatives. En revanche, la seule circonstance que des documents administratifs aient été transmis au juge ou que la communication de tels documents serait de nature à affecter les intérêts d'une partie à la procédure, qu'il s'agisse d'une personne publique ou de tout autre personne, ne saurait légalement justifier un refus de communication sur ce fondement.

En l'absence de réponse du directeur du centre hospitalier de la Loupe à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires auxquelles la compétence de la commission ne s'étend pas. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du code précité. La commission, qui n'a pas connaissance d'une procédure disciplinaire en cours, émet un avis favorable sur le point 1) de la demande. 

La commission rappelle, en second lieu, qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». Elle considère que tout ensemble cohérent d’informations, quels que soient sa forme et son support, répond à la définition d’un document administratif au sens de ces dispositions. Il peut ainsi s’agir d’écrits, dactylographiés et manuscrits, d’enregistrements audio et vidéo, de photographies, de radiographies, de fichiers informatiques, de bases de données, de courriers électroniques. 

La commission en déduit, d'une part, qu'un message électronique adressé à une autorité administrative ou émanant de cette dernière revêt en principe le caractère d'un document administratif, au sens de ces dispositions, et entre dans le champ du droit d'accès garanti par l'article L311-1 du même code. 

La commission précise que ne saurait faire obstacle à l'exercice de ce droit d'accès ni la protection de la vie privée, qui n'est pas en cause s'agissant d'une demande de communication présentée par la personne directement concernée, ni le secret des correspondances, qui ne protège pas, vis-à-vis de leur employeur, les correspondances à caractère professionnel de ses agents. 

La commission estime ainsi que les messages électroniques professionnels archivés sur l’ordinateur professionnel de Monsieur X sont communicables à l'intéressé, conformément à l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable sur le point 3) de la demande. 

D'autre part, la commission déduit de l'article L300-2 de ce code que les dossiers et fichiers créés par un agent public pour les besoins de ses fonctions, à l'aide d'un outil informatique mis à sa disposition par son employeur revêtent un caractère administratif. Elle émet en conséquence un avis favorable sur le point 4) de la demande, sous réserve de l'occultation ou de la disjonction éventuelle des mentions couvertes par le secret de la vie privée. 

La commission estime enfin que les documents identifiés comme personnels, stockés sur le disque dur du poste informatique professionnel d'un agent public, ne présentent pas de lien direct avec un mission de service public et ne revêtent, en conséquence, pas le caractère de document administratif. La commission se déclare, en conséquence, incompétente pour se prononcer sur le point 2) de la demande.