Administration : Conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques (CD 64)
Type : Avis
Séance : 20/07/2023
Thème : Affaires sanitaires et sociales / Solidarités et prestations sociales
Sens et motivation : Favorable / Sauf établissement de document, Favorable / Sauf inexistant, Favorable / Sauf vie privée

Monsieur X X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 juin 2023, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques à sa demande de communication par courrier électronique des documents suivants dans leur version en vigueur au jour de leur communication effective : 
1) le programme départemental d’insertion et, le cas échéant, toute évaluation prévue dans de ce programme ;
2) le pacte territorial d’insertion et, le cas échéant, toute évaluation prévue dans ce pacte ;
3) la convention prévue à l’article L262-32 du code de l’action sociale et des familles et, le cas échéant, celle prévue à l’article L262-33 du même code ;
4) les annexes de la délibération du conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques adoptant le règlement intérieur des équipes pluridisciplinaires relatives au revenu de solidarité active ;
5) la liste, ou tout document en tenant lieu, des membres des équipes pluridisciplinaires relatives au revenu de solidarité active, comportant l’identité et la qualité des intéressés. 

En l’absence de réponse du président du conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques à la date de sa séance, la commission rappelle d’abord qu’il résulte de l’article L3121-17 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des séances publiques du conseil départemental, des budgets et des comptes du département ainsi que des arrêtés du président. L’ensemble des pièces annexées à ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. 

La commission considère par suite que les documents sollicités, s’ils ont fait l’objet d’une délibération, d’un arrêté ou ont été annexés à un tel acte, sont communicables à toute personne qui en fait la demande en vertu de cet article du code général des collectivités territoriales. Si tel n’est pas le cas, la commission précise qu’ils constituent en tout état de cause des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en vertu de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. 

La commission émet par suite un avis favorable à la communication des annexes à la délibération mentionnée au point 4). 

Pour ce qui concerne ensuite les documents mentionnés aux points 1) à 3), la commission comprend que la communication par message électronique du 2 juin 2023 ne satisfait pas Monsieur X dans la mesure où elle ne porte pas, selon lui, sur la version en vigueur de ces documents et ne comporte pas les évaluations prévues. 

En l’état des informations dont elle dispose, la commission émet un avis favorable à la demande de communication si les documents sollicités existent. 

Pour ce qui concerne enfin le document mentionné au point 5),  la commission rappelle, d’une part, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). Elle considère en revanche de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, que constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

Elle souligne, d’autre part, qu’une liste d'agents publics, qui ne fait apparaître que les noms, prénoms, date d'embauche, grade, échelon et affectation constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public. Elle précise qu'elle considère de manière constante que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Les fonctions et le statut de ces personnels justifient toutefois que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de l’affectation et du grade des agents. De la même manière, les documents qui décrivent les attributions attachées à un emploi indépendamment de la personne de l'agent, constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application des mêmes dispositions. 

En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.

La commission émet par suite un avis favorable à la demande de communication de la liste mentionnée au point 5), si ce document existe en l’état ou peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant et sous réserve de l’occultation de toute éventuelle mention relevant du secret de la vie privée des personnes y figurant.