Administration : Mairie de Vernines
Type : Conseil
Séance : 08/09/2022
Thème : Vie publique / Vie locale
Mots clés : Budgets et comptes, Cadastre, Taxe d’habitation et taxes foncières
Sens et motivation : Favorable / Sauf vie privée, Favorable

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné, dans sa séance du 8 septembre 2022, votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents suivants :
1) la liste des membres de la section de Vernines ayant leur domicile réel et fixe au bourg de Vernines, dressée par le conseil municipal lors de la délibération n° 2020_089 ;
2) la liste des membres de la section de Bessat et Vernines ayant leur domicile réel et fixe au bourg de Vernines et au village de Bessat, dressée par le conseil municipal lors de la délibération n° 2020_090 ;
3) les comptes administratifs des états spéciaux des sections de Vernines et de Bessat, pour les années 2009 à 2015 ;
4) les avis d'imposition à la taxe foncière des sections de Vernines et de Bessat, pour les années 2019 et 2020 ;
5) les relevés de propriété des sections de Vernines et de Bessat ;
6) les bordereaux de titres de recette, pour les années 2009 à 2020 ;
7) les bordereaux de mandats de paiement, pour les années 2009 à 2020.

A titre liminaire, la commission précise que l'entrée en vigueur du RGPD n'a, par elle-même, pas entraîné de modification des dispositions du code des relations entre le public et l'administration relatives au droit d'accès aux documents administratifs comportant des données personnelles, ainsi que le prévoit d'ailleurs l'article 86 du RGPD. Ainsi, si la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition portant sur des données à caractère personnel constitue un traitement de données au sens de l'article 2 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (« loi CNIL ») et de l’article 4 du RGPD, et si une administration répondant à une demande d’accès à un document administratif contenant des données de cette nature est regardée comme un responsable de traitement, elle est toutefois dispensée de requérir, ainsi que l'ont déjà relevé la commission d'accès aux documents administratifs et la commission nationale de l'informatique et des libertés, le consentement préalable des personnes concernées (conseil n° 20180650 du 13 septembre 2018).

La commission rappelle qu’aux termes du I de l’article L2411-1 du code général des collectivités territoriales, « constitue une section de commune toute partie d'une commune possédant à titre permanent et exclusif des biens ou des droits distincts de ceux de la commune. / La section de commune est une personne morale de droit public. / Sont membres de la section de commune les habitants ayant leur domicile réel et fixe sur son territoire. » L'article L2411-3 du même code prévoit que les membres de la commission syndicale sont élus selon des règles similaires à celles applicables à l'élection des conseillers municipaux. Il résulte du même article qu'après chaque renouvellement général des conseils municipaux, la moitié des électeurs de la section ou le conseil municipal peuvent adresser au préfet du département une demande tendant à l'organisation de l'élection de la commission syndicale. Le représentant de l’État est alors tenu de convoquer les électeurs de la section dans les trois mois suivant la réception de la demande. Sont électeurs de la section, les propriétaires de biens fonciers situés sur le territoire de la section, ainsi que les habitants ayant un domicile réel et fixe sur le territoire de la section. La commission relève ensuite que l'article D2411-2 du même code prévoit que, « pour l'application de l'article L28 du code électoral, la liste des électeurs de la section est tenue en mairie et en préfecture à la disposition des personnes intéressées ». Elle en déduit qu'à l'instar des listes d'électeurs aux élections des députés, des conseillers généraux et municipaux dont la communication est régie par les articles L28 et R16 du code électoral, les listes des électeurs des sections sont communicables, de plein droit et à toute époque, à tout candidat, parti ou groupement politique, ainsi qu'à tout électeur. La commission rappelle également que le conseil municipal dresse, par délibération, la liste des ayants droit qui pourront profiter des biens de la section en application de l'article L2411-10 du code général des collectivités territoriales, le Conseil d’État ayant jugé, dans une décision du 22 novembre 1996 X (n° 147888), que les ayants droits d'une section sont obligatoirement des habitants de celle-ci. 

La commission considère par conséquent que les listes visées aux points 1) et 2) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l’occultation préalable des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, telles l'adresse exacte, en application des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.. Elle émet sous cette réserve un avis favorable sur ces points.

La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle estime par suite que les documents mentionnés aux points 3) à 7) sont communicables à tout demandeur en application de cette disposition et de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, s'agissant des documents mentionnés aux points 6) et 7) , des mentions susceptibles de porter atteinte à la vie privée de personnes physiques nommément désignées ou facilement identifiables. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable.

La commission comprend toutefois qu'il est demandé à la commune une copie numérique des documents mentionnés aux points 6) et 7) qui n'existent que sur papier. A cet égard, elle considère que les dispositions de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration  ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.

Par ailleurs, la commission rappelle que, dans les cas où le volume des documents demandés est important, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.