Administration : Mairie Les Premiers Sapins
Type : Avis
Séance : 15/12/2022
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable / Article L311-9

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 novembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire des Premiers Sapins à sa demande de communication d'une copie intégrale des actes de l'état civil de la commune de Hautepierre :
1) l'acte de décès de Madame X survenu le X ;
2) l'acte de décès de Monsieur X, survenu le X ;
3) l'acte de décès de Monsieur X survenu en X ;
4) l'acte de naissance de Madame X le X ;
5) l'acte de mariage de Monsieur X et de Madame X célébré le X ;
6) l'acte de mariage de Monsieur X et de Madame Marie X célébré le X.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire des Premiers Sapins a indiqué à la commission qu'aucun refus n'avait été opposé dès lors qu'il avait été proposé au demandeur de venir consulter les actes sur place, l'administration se trouvant dans l'impossibilité de fournir les copies demandées pour cause d'effectif réduit. 

La commission rappelle qu’elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, des actes d’état civils, qui, s’ils ne revêtent pas le caractère d’un document administratif, présentent celui d’un document d’archives publiques, au sens de l’article L211-4 de ce même code.

En application du e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine, les registres d’état civil contenant les actes de naissance, de reconnaissance et de mariage sont librement communicables à l’issue d’un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture, c'est à dire à compter du 31 décembre de l'année du registre, ou d'un délai de vingt-cinq ans à compter du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref. Les registres des actes de décès sont, quant à eux, en principe immédiatement communicables à compter de leur date de clôture.

La commission rappelle, en outre, que les conditions énoncées à l’article 29 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil pour obtenir des copies intégrales d’actes ne concernent que les actes de moins de soixante-quinze ans. La communication des actes de plus de soixante-quinze ans s’effectue selon les modalités pratiques prévues à l’article L213-1 du code du patrimoine et L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication, dans la limite des possibilités techniques de l'administration.

Le principe du libre choix connaît cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une consultation gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. La commission estime que la photocopie des registres reliés d’état civil est, par principe, susceptible de nuire à leur bonne conservation et qu'il faut ici recourir à une reproduction par photographie numérique, pouvant ensuite être transmise par courriel ou par voie postale au moyen d'un support amovible, ou encore le cas échéant, au moyen d’une transcription manuelle complète de l’acte.

La commission ajoute que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En l'espèce, la commission constate que la demande ne porte que sur quelques actes d'état civil, et estime par conséquent que l'administration n'est pas ici en droit de ne proposer que la consultation sur place, cet argument n'étant invoqué que si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles. 

En l'espèce, la commission émet un avis favorable à la demande, sous ces réserves et dans ces conditions. Elle invite l'administration à fournir au demandeur une copie des documents demandés, tout en rappelant qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur.