Administration : Conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques (CD 64)
Type : Avis
Séance : 20/07/2023
Thème : Finances publiques et fiscalité / Finances locales
Mots clés : Subvention
Sens et motivation : Favorable / Sauf article L311-6, Irrecevable / Abonnement

Monsieur X, pour l’association « X », a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 juin 2023, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques à sa demande de 
1) copie, par courrier électronique, des documents suivants : 
a) l'intégralité des dossiers de subvention déposés au département par l'Association X, au titre des exercices 2020, 2021, 2022 et 2023 ;
b) les décisions attributives de ces subventions, pour les mêmes exercices, votées par le département ;
c) les comptes rendus d'activité, ou tout document en tenant lieu, relatifs à ces subventions, pour les mêmes exercices ;
2) publication en ligne des documents suivants sur le site officiel du conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques :
a) les conventions signées entre le département et cette association dans le cadre de ces subventions, pour les mêmes exercices ;
b) les comptes rendus financiers relatifs à ces subventions, pour les mêmes exercices, portant non pas sur les documents comptables de l’association (bilan, compte de résultat ou autres, etc.) mais sur le compte rendu financier prévu à l’article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations ;
3) copie, par courrier électronique, des URL des pages des documents qui seront publiés sur le site du département.

En l’absence de réponse du président du conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, qu’aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. (…) ». Constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, d’une part, les documents produits par l’administration et, d’autre part, les documents produits par un organisme de droit privé, qu’il soit ou non investi d’une mission de service public, dès lors qu’ils sont reçus par l’administration dans le cadre de sa mission de service public. 

En application de ces principes, la commission estime que les documents sollicités en l’espèce, reçus par le président du conseil département des Pyrénées-Atlantiques dans le cadre de sa mission de service public, revêtent le caractère de documents administratifs, soumis comme tels au droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration.

En deuxième lieu, la commission précise, d’une part, qu'il résulte de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 que le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention qui doit être obligatoirement conclue lorsque la subvention dépasse 23 000 euros, et le compte rendu financier de la subvention doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande auprès de l’autorité administrative qui les détient, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Les organismes de droit privé ayant reçu annuellement une subvention supérieure au montant précité doivent déposer à la préfecture du département où se trouve leur siège social leur budget, leurs comptes, les conventions prévues au présent article et, le cas échéant, les comptes rendus financiers des subventions reçues pour y être consultés.

La commission estime que le renvoi aux dispositions du code des relations entre le public et l’administration couvre tant les règles relatives aux modalités de communication que les règles de fond résultant de ce code. Elle considère, dès lors, que les documents entrant dans le champ des dispositions de l’article 10 de la loi précitée du 12 avril 2000 - à savoir le budget, le bilan et le compte de résultat, ainsi que la convention et le compte rendu financier de la subvention - sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l'occultation, en application de l’article L311 6 du même code, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée dont bénéficient l’organisme concerné (occultation des coordonnées bancaires) ainsi que ses membres (occultation des coordonnées personnelles). Devront également être occultées, sur le même fondement, les éventuelles mentions susceptibles de porter atteinte au secret des affaires et au secret de la vie privée de tiers.

D’autre part, la commission considère que les dossiers de demandes de subvention et les comptes rendus d’activités relatifs aux subventions accordées sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l’occultation, en application de l’article L311-6 du même code, des mentions dont la divulgation porterait atteinte à la protection de la vie privée de l’organisme concerné, ainsi qu’à celle de ses membres. Doivent notamment être occultées les coordonnées bancaires de l’organisme et les coordonnées personnelles de ses membres. 

Enfin, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L3121-17 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des séances publiques du conseil départemental, des délibérations de la commission permanente, des budgets et des comptes du département ainsi que des arrêtés du président. L’ensemble des pièces annexées à ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration.

En application de ces principes, la commission émet un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 1) et 2) : décisions du conseil départemental accordant des subventions à l’Association X, dossiers de demandes de subvention, conventions signées, comptes rendus d’activités et comptes rendus financiers, après occultation, le cas échéant, des mentions couvertes par l’un des secrets protégés par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. 

Pour ce qui concerne en troisième lieu la demande de publication en ligne de certains de ces documents, la commission rappelle d'une part, que l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, dans sa rédaction issue de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, dispose que : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. » . 

La publication en ligne de documents administratifs par l’administration ne peut toutefois s’effectuer que sous réserve du respect des conditions posées à l’article L312-1-2 du même code, qui dispose que : « Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. / Sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, lorsque les documents et les données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes.(…) ».

En l’espèce, la commission, qui n’a pas pu prendre connaissance des conventions et comptes financiers mentionnés au point 2), émet un avis favorable à leur publication en ligne après occultation des mentions couvertes par l’un des secrets protégés par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et, le cas échéant, des données à caractère personnel qu’ils contiendraient. 

En dernier lieu, s'agissant du point 3), la commission souligne que le livre III du code des relations entre le public et l’administration garantit un droit d’accès aux documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne permet pas aux demandeurs d’exiger pour l’avenir qu’ils soient rendus systématiquement destinataires de documents au fur et à mesure de leur élaboration. La commission déclare par conséquent irrecevable la demande en tant qu’elle porte sur la communication des URL des pages des documents qui seront publiés sur le site du département.