Administration : Conseil départemental de Seine-et-Marne
Type : Avis
Séance : 06/07/2017
Thème : Modalités D’Accès
Mots clés : Support de communication, Archives
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 avril 2017, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de Seine-et-Marne à sa demande de communication, par reproduction en couleur et numérisée, des documents relatifs aux actes notariés suivants, les Archives départementales l'invitant à effectuer ses recherches sur leur site internet et à se déplacer en salle de lecture : 
1) l'acte de vente à l'endroit de Maître X passé devant Maître X, notaire à Meaux le 17 mai 1867 ;
2) la quittance à l'endroit de Maître X passé devant Maître X, notaire à Meaux le 28 juillet 1867.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil départemental de Seine-et-Marne a informé la commission qu'il n'opposait pas de refus de communication au demandeur mais qu'il invitait ce dernier à venir effectuer lui-même la reproduction des documents en salle de lecture des Archives départementales, mettant en avant le nombre important de demandes de recherche d'ordre généalogique et de reproductions de documents auquel les Archives départementales doivent faire face. La commission en prend note et souligne que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Monsieur X.

Elle constate en effet que le demandeur, dans son message du 6 mars 2017, a indiqué aux Archives départementales les cotes où sont conservés les deux documents qui l'intéressent. Les dates de ces actes notariés, le nom du notaire et des parties ont été également fournis à l'administration. Elle en déduit que la demande ne saurait être entendue comme une demande de recherche personnelle, l'intéressé ayant manifestement effectué le travail préalable de repérage des informations d’identification, et estime qu'elle ne peut être non plus considérée comme imprécise.

Elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, le choix des modalités de communication appartient en principe au demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Elle considère en l'espèce que la demande de reproduction par numérisation porte sur deux minutes notariales : ce volume ne saurait en faire une demande abusive et ne peut justifier le refus de communiquer selon les modalités choisies par le demandeur. Elle estime également que l'administration dispose des moyens techniques pour effectuer une reproduction par numérisation.

Elle invite donc le président du conseil départemental de Seine-et-Marne à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Monsieur X.