Administration : Conseil départemental de la Dordogne
Type : Conseil
Séance : 14/12/2017
Thème : Vie Publique / Vie Locale
Mots clés : Budgets et comptes, Territoriale, Organisation des services, Rémunération
Sens et motivation : Favorable/Sauf diffusion publique, Favorable

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 14 décembre 2017 votre demande de conseil relative au caractère abusif de la demande de communication des éléments suivants formulée par un ancien agent et représentant syndical de la collectivité, sachant que ses fonctions syndicales lui avaient permis de disposer de connaissances sur les sujets de sa demande, que l'administration a initié une procédure contentieuse envers sa conjointe et que les délibérations évoquées ont fait l'objet d'une diffusion publique :
1) concernant l'utilisation des véhicules de service :
a) le nombre et les catégories fiscales des véhicules dont est propriétaire ou locataire la collectivité, de l'année 2015 au 1er septembre 2017 ;
b) le mode de calcul pour chaque catégorie de véhicule loué, tourisme et engins de travaux ;
c) le montant des frais d'assurances de ces véhicules, dont est propriétaire ou locataire la collectivité ;
2) les délibérations annuelles suivantes concernant :
a) les affectations et le nombre de véhicules de service par direction, service, au cabinet du président et pour tous les organismes associés ;
b) le nombre et les catégories fiscales des véhicules de fonction ;
c) le nombre, la nature de l'emploi et les catégories de personnels en bénéficiant ;
d) le nombre d'affectations de véhicules de service avec autorisation de remisage au domicile ;
e) le nombre d'agents assujettis à la déclaration d'avantages en nature ;
f) l'état des carnets de bord des véhicules par direction, service et pour le cabinet du président ;
g) les cartes de carburant et de péage par direction, service et pour le cabinet du président ;
h) la situation des dépenses et le nombre de kilomètres parcourus de l'année 2015 à la fin de l'année 2016 ;
i) les  autorisations d'usage de véhicules personnels et l'état des frais de remboursement à ce titre pour les années 2015 et 2016 ;
3) concernant la gestion du personnel :
a) le nombre d'heures avec le montant correspondant des heures supplémentaires et des astreintes accordées aux personnels, y compris ceux du cabinet de président et le nombre de personnels en bénéficiant de l'année 2015 au 1er septembre 2017 ;
b) le nombre de chargés de mission et la nature des missions exercées ;
c) le nombre de personnels rattachés aux groupes politiques par groupe depuis l'année 2015 ;
d) le nombre  de personnels contractuels à temps plein par catégorie et par affectation ;
e) le nombre d'emplois fonctionnels ;
4) concernant les élus de la collectivité :
a) les délibérations concernant l'indemnisation des élus ;
b) le tableau récapitulatif en euros des montants des indemnisations mensuelles des élus ;
c) consultation des arrêtés de délégation des élus et les représentations de ceux-ci dans les organismes et les instances départementales et nationales ;
d) les remboursements des frais de déplacements des élus du 1er janvier 2016 au 1er octobre 2017 ;
e) l'état des matériels multimédias, téléphones portables, tablettes, ordinateurs, remis aux conseillers départementaux ;
f) la délibération fixant les modalités d'attribution et d'usage professionnel de ces matériels ;
g) les frais de formation des élus et les subventions accordées aux organismes de formation de ces élus.

La commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant.

La commission rappelle également qu'il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle rappelle toutefois qu'en application du quatrième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication des documents administratifs ne s'exerce plus lorsque les documents sollicités font l'objet d'une diffusion publique. 

La commission rappelle en outre qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives.

En l'espèce, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, il n'apparaît pas à la commission que cette demande présente un caractère abusif. S'agissant d'une première demande, elle considère notamment que les documents sollicités, s'ils n'existent pas déjà, peuvent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant. Elle estime en outre que la circonstance selon laquelle le demandeur est un ancien agent et représentant syndical de la collectivité et le fait qu'une procédure contentieuse à l'encontre de son épouse soit en cours, ne suffisent pas pour considérer que la demande vise délibérément à perturber le fonctionnement de l'administration.

Par suite, elle considère que les délibérations et arrêtés municipaux sollicités sont communicables au demandeur en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, à l'exception de ceux qui auraient fait l'objet d'une diffusion publique.

S'agissant des autres points de la demande, la commission considère que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions couvertes par les secrets protégés par l'article L311-6 du même code.