Administration : Communauté de communes Rhône-Lez-Provence
Type : Avis
Séance : 01/06/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Territoriale, Effectif
Sens et motivation : Favorable / Sauf appréciation, Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Sauf diffusion publique, Favorable / Sauf inexistant, Irrecevable / Abonnement, Défavorable / Appréciation

Madame X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 avril 2023, à la suite du refus opposé par le président de la communauté de communes Rhône-Lez-Provence à sa demande de communication des documents suivants :
1) les lignes directrices de gestion ;
2) la délibération fixant les ratios d’avancement de grade ;
3) le Rapport Social Unique 2021 ;
4) le tableau des effectifs des années 2020, 2021, 2022 et celui à jour pour 2023 ;
5) le document unique d’évaluation des risques professionnels ;
6) l’organigramme de chaque service ;
7) les tableaux des agents promouvables des années 2020, 2021, 2022 et 2023 ;
8) la liste nominative des agents proposés à la promotion interne des années 2020, 2021, 2022 et 2023 quand elle sera définie ;
9) la liste nominative des agents proposés aux avancements de grades des années 2020, 2021, 2022 et 2023 quand elle sera définie ;
10) la liste nominative des agents ayant bénéficié de promotion interne et/ou avancement de grade des années 2020, 2021, 2022.

En l'absence de réponse du président de la communauté de communes Rhône-Lez-Provence à la date de sa séance, la commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents.

En premier lieu, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration garantit un droit d’accès aux documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne permet pas aux demandeurs d’exiger pour l’avenir qu’ils soient rendus systématiquement destinataires de documents au fur et à mesure de leur élaboration. La commission déclare donc irrecevable la présente demande en tant qu'elle porte sur des listes d'agents promus ou proposés à la promotion ou à l'avancement de grade non encore élaborées.

En deuxième lieu, la commission estime que les documents administratifs visés aux point 1), 2), 3), 4), 5) et 6) de la demande, s'ils n'ont fait l'objet d'aucune diffusion publique, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, s'agissant de la délibération mentionnée au point 2), de l’article L5211-46 du code général des collectivités territoriales. Elle estime qu'il en va de même s'agissant de la liste visée au point 10) de la demande, sous réserve que ce document existe ou puisse être obtenu au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande sur ces points.

En troisième lieu, la commission considère que les listes des agents promouvables, c'est-à-dire remplissant les conditions réglementaires pour être promus, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'elles ne comportent aucune notation, appréciation, ou avis sur les différents agents et leur manière de servir, ni aucune information relative à la vie privée. Ces listes sont différentes de celles des agents proposés par leur administration à la promotion, qui en elles-mêmes comportent nécessairement une appréciation et qui ne sont, à ce titre communicables qu'aux intéressés, chacun pour ce qui les concerne, conformément aux dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Ce n'est que dans l'hypothèse où la promotion se ferait exclusivement à l'ancienneté que ces listes pourraient être communiquées à toute personne qui en ferait la demande, en application de l'article L311-1 du code, dès lors qu'il s'agit d'agents de droit public. Cette communication devrait toutefois s'effectuer sous réserve de l'occultation préalable d'éventuelles mentions relevant de la vie privée des agents concernés.

La commission émet donc, dans les conditions et sous les réserves ci-dessus rappelées, et à l'exception des listes non encore élaborées évoquées ci-dessus, un avis favorable à la demande en ses points 7), 8) et 9). Dans l'hypothèse où la promotion des agents en cause ne se ferait pas selon un critère unique d'ancienneté, elle ne pourrait alors qu'émettre un avis défavorable à la demande en ses points 8) et 9), conformément à l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.

Enfin, la commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.