Administration : Ministère des armées
Type : Avis
Séance : 20/07/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Santé, Dossier personnel
Sens et motivation : Incompétence / Renseignement, Favorable, Favorable / Sauf articles L311-5 et L311-6, Favorable / Sauf inexistant, Incompétence / CNIL

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 avril 2023, à la suite du refus opposé par le ministre des armées à sa demande de communication des documents suivants relatifs au compte-rendu administratif de référence le concernant :
1) les informations médicales personnelles relatives à sa santé qu'il a lui-même fournies à son employeur, figurant dans son compte-rendu administratif, accompagnées des pièces jointes ;
2) l’intégralité des correspondances ou dossier relatif à la rédaction, circuit de validation et destinataires du compte rendu administratif de référence ;
3) la qualité et fonction de l’auteur du compte-rendu administratif de référence ou des co-auteurs ainsi que l’effectivité de leurs droits à traiter ces données ;
4) l’autorisation donnée pour le traitement de ces données ;
5) la transmission du registre des traitements de ces données.

Pour ce qui concerne le point 3) de la demande, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. 

Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 3) de la demande, qui s'apparente, par sa formulation, à une demande de renseignements.

Pour ce qui concerne les points 1) et 2) de la demande : 

En l’absence de réponse du ministre des armées à la date de sa séance, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En application de ces dispositions, doivent toutefois être occultées les éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la vie privée de tiers, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, autre que Monsieur X ou faisant apparaître le comportement d'une personne tierce, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Les documents émanant d'agents établis dans le cadre de leurs fonctions, notamment des autorités hiérarchiques d'un agent, ne sauraient, en revanche, être couverts par la réserve prévue par les dispositions de cet article tenant au comportement des personnes. La commission précise enfin que lorsque l'ampleur des occultations à opérer en application de ces dispositions prive d'intérêt la communication du document sollicité, l'administration est alors fondée, en vertu de l'article L311-7 du même code à refuser sa communication.

Elle rappelle par ailleurs, que l’article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers.

La commission estime par suite que les documents mentionnés aux points 1) et 2) de la demande, s'ils existent, sont communicables à Monsieur X en vertu des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, le cas échéant, de l’occultation des éventuelles mentions mettant en cause un tiers dans les conditions qui viennent d’être rappelées. Elle émet donc un avis favorable sur ces points sous les réserves et dans les conditions précédemment rappelées.

Pour ce qui concerne les points 4) et 5) de la demande : 

La commission comprend que Monsieur X considère que des informations médicales le concernant ont fait l’objet d’un traitement de données. Elle relève en outre qu’il a demandé la suppression de données et la prise en compte de son opposition au traitement de données personnelles le concernant en invoquant le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit règlement général sur la protection des données (RGPD). 

La commission rappelle qu'elle n’a pas reçu compétence pour connaître des dispositions de l'article 15 du RGPD et de l'article 49 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés qui y renvoie, qui régissent de manière exclusive l'accès aux données à caractère personnel contenues dans les fichiers par la personne concernée. Elle ne peut, par suite, que se déclarer incompétente pour connaître de la présente demande en tant qu’elle vise à l’exercice par Monsieur X de son droit d’accès dans ce cadre. 

En revanche, si le demandeur a entendu demander accès au registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité que doivent tenir les responsables de traitement de données à caractère personnel, en application de l’article 30 du RGPD, la commission estime qu’un tel registre tenu par une administration est un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation, le cas échéant, de toute information dont la divulgation pourrait porter atteinte aux secrets protégés par la loi, et notamment à la sécurité des systèmes d’information ou à la protection de la vie privée. 

La commission émet, dans cette hypothèse et sous ces réserves, un avis favorable à la demande de communication du registre mentionné au point 5).