Administration : Mairie de Bohars
Type : Avis
Séance : 23/11/2023
Thème : Affaires sanitaires et sociales / Solidarités et prestations sociales
Mots clés : Assistants maternels et familiaux, crèches
Sens et motivation : Favorable / Sauf vie privée

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 octobre 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Bohars à sa demande de communication par courrier électronique ou par voie postale, d'une copie des documents préparatoires suivants relatifs aux commissions d'attributions de places au sein de la crèche X :
1) le nombre de points qui leur a été attribués ;
2) le nombre de places attribuées.

En l'absence de réponse du maire de Bohars à la date de sa séance, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393)

En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

Elle émet donc un avis favorable à la demande, sous réserve que le document sollicité existe en l'état ou soit susceptible d'être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant et sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions susceptibles de porter atteinte à la vie privée de tiers, telles que leur identité ou leur situation familiale, conformément aux dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.