Administration : Conseil régional de Bourgogne Franche-Comté
Type : Avis
Séance : 31/12/2018
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Territoriale, Dossier personnel, Dossier médical personnel, Santé
Sens et motivation : Favorable, Sans objet/Communiqué, Sans objet/Inexistant, Favorable/Article L311-2 favorable par l'autorité compétente à laquelle vous auriez dû transmettre

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 juin 2018, à la suite du refus opposé par la présidente du conseil régional de Bourgogne Franche-Comté à sa demande de communication des documents suivants :
1) concernant sa cliente :
a) l’intégralité de son dossier individuel ;
b) l’intégralité de son dossier médical détenu par le service de médecine préventive, à communiquer directement à sa cliente ;
2) les déclarations desdits accidents de service réalisées par l’administration auprès du médecin de prévention ;
3) le rapport d’intervention de la société ayant sécurisé la barre du monte-charge ;
4) le rapport d’enquête établi par le comité d’hygiène et de sécurité ou le médecin de prévention à la suite desdits accidents de service ;
5) le registre santé et sécurité du service d’affectation de sa cliente depuis l’année 2010 ;
6) le registre coté et ouvert au timbre du comité d’hygiène et de sécurité relatif au lycée Pasteur de  Besançon depuis l’année 2010 ;
7) les rapports annuels du médecin de prévention pour les années 2011 et 2012 ;
8) le plan de maîtrise sanitaire du lycée Pasteur en vigueur au 13 décembre 2011 ;
9) la partie du document unique d'évaluation des risques professionnels concernant le service d’affectation de sa cliente, dans sa version au 13 décembre 2011 et celle en vigueur ;
10) la lettre de cadrage adressée aux agents de prévention du service de sa cliente en vigueur au 13 décembre 2011 et celles qui ont suivi jusqu’à ce jour ;
11) les fiches des risques professionnels établies par le médecin de prévention concernant le service de sa cliente depuis 2011 ;
12) la convention passée entre le conseil régional et le lycée Pasteur en vertu de l’article L421-23 du code de l’éducation.

En premier lieu, et en réponse à la demande qui lui a été adressée, la présidente du conseil régional de Bourgogne Franche-Comté a informé la commission que les documents visés aux points 2), 5), 7), 9), 10), 11) et 12) ont été transmis à Maître X  par un courrier du 28 juin 2018 et que les documents mentionnés aux points 3) , 4), 6) et 8) n'existaient pas ou n'avaient pas pu être identifiés. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d’avis sur ces points.

En deuxième lieu, la commission estime que les documents administratifs mentionnés au point 1) sont communicables à l'intéressée en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration s'agissant de son dossier individuel, et en application combinée de l'article L1111-7 du code de la santé publique et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration s'agissant de son dossier médical.

S'agissant du dossier médical, la présidente du conseil régional de Bourgogne Franche-Comté a informé la commission de ce qu’elle n’est pas en possession de celui-ci. La commission rappelle toutefois qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de le détenir, en l’espèce le service de médecine préventive du centre de gestion du Doubs, et d’en aviser le demandeur.

S'agissant du dossier administratif, la présidente du conseil régional de Bourgogne Franche-Comté a indiqué qu'en raison de son volume, il était disponible pour une consultation sur place, assortie de la possibilité d'en obtenir une copie. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents, soit par voie dématérialisée à l'adresse électronique de Maître X, soit par courrier postal à l'adresse de son cabinet. 

A cet égard, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.

La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents mentionnés au point 1) de la demande selon les modalités qui viennent d'être rappelées.

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.