Administration : Conseil départemental de la Haute-Savoie
Type : Avis
Séance : 15/09/2016
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Tarification des documents, Archives, Etat civil
Sens et motivation : Défavorable/Article 4

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 juillet 2016, le président du conseil départemental de la Haute-Savoie lui réclament la somme de 3 euros pour la délivrance d'une copie d'un acte d'état civil.

La commission, qui a pris connaissance de la réponse faite par l'administration à la demande qui lui a été adressée, rappelle que l'accès aux archives publiques se fait dans les conditions prévues à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, auquel renvoie l'article L213-1 du code du patrimoine. Par conséquent, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie, aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001. 

À cet égard, lorsqu'il s'agit de photocopies sur support papier, le montant de la reproduction ne saurait excéder le tarif de 0,18 centimes par page A4. En revanche, lorsqu'il s'agit d'originaux dont l'état de conservation empêche leur photocopie, et dont la copie est obtenue par un autre moyen, généralement par photographie numérique, l'administration peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé, plus complexe. 

En l'espèce, la commission constate, d'après les informations transmises par l'administration, que la reproduction par photocopie du document sollicité, à savoir un acte d'état-civil de 1854, nuirait à sa conservation. Elle relève que la somme demandée représente le coût des photographies numériques à hauteur de 3 euros par page, prix qui comprend le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé et se trouve dans la gamme des tarifs pratiqués par les autres services d'archives publics. La commission constate également que les modalités de tarification adoptées par le conseil départemental de Haute-Savoie distinguent le tarif des photocopies, fixé à 0,15 euros pour une page en noir et blanc, de celui des prises de vue numériques.

La commission considère en conséquence que ces modalités de tarification sont conformes aux dispositions de l'article R311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis défavorable à la communication d'une copie des documents sollicités pour un tarif unitaire inférieur à celui pratiqué en l'espèce et invite le demandeur, s'il souhaite obtenir l'envoi des photographies dont la réalisation lui est proposée, à s'acquitter de ce paiement ou à attendre la numérisation des registres d'état civil de cette période dont les archives départementales lui ont précisé qu'elle serait faite d'ici la fin de l'année.