Administration : Mairie de Saint-Jean-de-Védas
Type : Avis
Séance : 31/03/2022
Thème : Vie publique / Vie locale
Mots clés : Institution scolaire, Territoriale, Carrière, Retraite, Subvention, Marché public , Budgets et comptes
Sens et motivation : Incompétence / Renseignement, Favorable, Favorable / Sauf secret des affaires

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 février 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Jean-de-Védas à sa demande de communication, par consultation en mairie, en sa qualité de conseillère municipale, des documents suivants :
1) les effectifs par écoles et par classes à la rentrée 2021 ;
2) l'effectif d'inscrits au centre jeunesse ;
3) le nombre de bénévoles inscrits sur la liste pour assurer le service minimum d'accueil en cas de grève dans les écoles ;
4) l’indication :
a) de l'organisation retenue pour appliquer le protocole sanitaire à la cantine ;
b) de la fréquence de service de repas froids ;
c) du prix auquel sont facturés les repas froids en comparaison avec les repas habituels ;
5) les arrêtés des recrutements anonymisés 2020 et 2021 ;
6) le nombre de départ à la retraite en 2020 et 2021 ;
7) les notifications de subventions obtenues pour les projets en cours ;
8) les documents relatifs aux projets en cours (centre jeunesse, végétalisation des cours et des terrains de tennis, maison de la nature, gymnase Roque Fraisse) : les études, les chiffrage estimatifs, les marchés passés ou en cours ;
9) l'audit social et financier de 2020 ;
10) les justificatifs de frais de représentation anonymisés ;
11) les justificatifs de frais anonymisés remboursés à l'occasion du congrès des maires ;
12) la carte de l'emplacement envisagé de l'aire de grands passages.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient.

La commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les points 1), 2), 3), 4) et 6) de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements.

S'agissant des points 5), 7), 10) et 11), de la demande, il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet donc un avis favorable sur ces quatre points.

S'agissant du point 8), la commission estime que les études et chiffrages estimatifs sont des documents administratifs, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'ils aient perdu leur caractère préparatoire. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable les concernant. 
Concernant les marchés également visés par ce point, la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. 
Il résulte de la décision du Conseil d’État du 30 mars 2016, Centre hospitalier de Perpignan (n°375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret des affaires et faire ainsi obstacle à cette communication.
Le Conseil d’État a en outre précisé qu’au regard des règles de la commande publique, doivent être regardées comme communicables, sous réserve des secrets protégés par la loi, l’ensemble des pièces d’un marché public et que, dans cette mesure, l’acte d’engagement, le prix global de l’offre et les prestations proposées par l’entreprise attributaire, notamment, sont en principe communicables. En revanche, les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret des affaires ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi du bordereau des prix unitaires.
L'examen de l’offre d’une entreprise attributaire au regard du respect du secret des affaires conduit ainsi la commission à considérer que l’offre de prix détaillée contenue dans le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif, ne sont pas communicables aux tiers, sans qu’il soit besoin de s’interroger sur le mode de passation, notamment répétitif, du marché ou du contrat, sa nature, sa durée ou son mode d’exécution.
L’examen de l’offre des entreprises non retenues au regard des mêmes principes conduit de même la commission à considérer que leur offre de prix globale est, en principe, communicable mais qu’en revanche, le détail technique et financier de cette offre ne l’est pas.
En outre, pour l’entreprise attributaire comme pour l’entreprise non retenue, les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent entraîner l’occultation des éléments suivants :
- les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics ;
- dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres), les mentions relatives aux détails techniques et financiers des offres de toutes les entreprises.
La commission précise enfin que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables.
La commission émet donc également un avis favorable sur le surplus du point 8), sous les réserves indiquées ci-dessus.

La commission estime que les documents administratifs mentionnés aux points 9) et 12) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ces deux points.

La commission, qui prend note de la réponse du maire de Saint-Jean-de-Védas à la demande qui lui a été adressée, rappelle également, à toutes fins utiles, qu'en vertu de l’article L321-1 du code des relations entre le public et l'administration, les informations publiques figurant dans des documents communiqués ou publiés par les administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L300-2, ou par les personnes privées exerçant une mission de service public, peuvent être utilisées par toute personne qui le souhaite à d'autres fins que celles de la mission de service public pour les besoins de laquelle les documents ont été produits ou reçus, les limites et conditions de cette réutilisation étant définies par le titre II du livre III de ce code. En application de l'article L321-2 de ce code, doivent être regardées comme des informations publiques, les informations contenues dans des documents administratifs communicables à toute personne qui en ferait la demande sur le fondement de l'article L311-1 du code. Dans ce cadre, l’article L322-1 du code des relations entre le public et l'administration prévoit que, sauf accord de l’administration, la réutilisation des informations publiques est soumise à la condition que ces dernières ne soient pas altérées, que leur sens ne soit pas dénaturé et que leurs sources et la date de leur dernière mise à jour soient mentionnées. L'article L322-2 de ce même code prévoit également que la réutilisation d'informations publiques comportant des données à caractère personnel est subordonnée au respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, laquelle s'applique aux traitements automatisés de données à caractère personnel, ainsi qu'aux traitements non automatisés de données à caractère personnel contenues ou appelées à figurer dans des fichiers.