Administration : Université Côte d'Azur
Type : Avis
Séance : 20/07/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Enseignement supérieur
Mots clés : Etablissement supérieur
Sens et motivation : Favorable / Sauf inexistant

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 juin 2023, à la suite du refus opposé par le président de l'Université Côte d'Azur à sa demande de communication, par courrier électronique à son adresse professionnelle, des documents suivants, relatifs aux extraits du système de gestion des tickets GLPI couvrant la période du 1er mai 2021 au 31 août 2022 :
1) la liste des tickets pris en charge par le groupe « CAP », sous format CSV, un ticket par ligne, avec les champs suivants dans les colonnes :
a) le numéro d'identification ;
b) le statut ;
c) le titre ;
d) la date de création ;
e) la date de la dernière modification ;
f) le(s) nom(s) du/des technicien(s) attribué(s) ;
g) le(s) nom(s) du/des groupes attribué(s) ;
2) le graphique d'évolution mensuelle, sous format pdf, du nombre des tickets du groupe « CAP », selon les différents statuts ;
3) le graphique d'évolution mensuelle, sous format pdf, du nombre des tickets du groupe « LMS », selon les différents statuts ;
4) le tableau récapitulatif, sous format csv, des statistiques (nombre de tickets par statut, temps moyen de prise en charge, de résolution, de clôture) de l'ensemble des groupes GLPI ;
5) l'export de l'ensemble des suivis (les échanges) qu'il a traités personnellement en tant que technicien, un fichier pdf par ticket, dont l'extraction demanderait le plugin pdf : https://plugins.glpi-project.org/#/plugin/pdf, à savoir les ID des tickets suivants :
151306
151932
153728
154704
154975
155203
155461
155484
155518
155731
155964
156141
156623
156649
156869
157059
159292
159306
159791
159836
160366
160714
160732
162258
162260
162419
162765
162910
162940
163009
163014
163522
163584
166413
166434
167394
170450
171397
171684
171700
172002
172290
172969
173057
173338
173536
173726
173871
174085
174371
174807
176871
176899
176941
178170
178183
178323
178400
179168
181098
181405
182297
182647
182870
183970
184506
186381
187042
188127
188284
188367

La commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant.	

En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

La commission, qui n'a pas pu prendre connaissance des documents sollicités, estime que ces documents administratifs, s'ils existent en l'état ou peuvent être obtenus au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant dans les conditions précédemment rappelées, sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable.

En réponse à la demande d'observations qui lui a été adressée, le président de l’Université Côte d'Azur a indiqué à la commission qu’elle considérait la demande de Monsieur X comme abusive.

La commission considère que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.

La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives.

En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle invite toutefois Monsieur X à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'il fait du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.