Administration : Mairie de Villeurbanne
Type : Avis
Séance : 20/04/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication, Tarification des documents 
Sens et motivation : Favorable / Article L311-9

Maître X, conseil de Monsieur X et Madame X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 mars 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Villeurbanne à sa demande de communication d'une copie, prioritairement par voie électronique, ou, à défaut, sous la forme d’impression A4 en noir et blanc, de l'entier dossier de permis de construire PC n° X délivré par la commune le 17 août 2022 au bénéfice de la société X, alors que la mairie, préalablement à la transmission de ces documents, a transmis au demandeur un devis réalisé auprès d’un prestataire privé, pour un coût de 85,70 euros HT, soit 102,84 euros TTC, jugé excessif au regard des montants définis  par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001.

En l'absence de réponse du maire de Villeurbanne à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les déclarations de travaux, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code.

La Commission précise, également, que lorsque le maire statue, au nom de la commune, par une décision expresse (favorable ou défavorable) sur une demande d’autorisation individuelle d’urbanisme, celle-ci est alors communicable sur le fondement de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, aux termes duquel : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des pièces annexées à ces actes (Conseil d’État, 11 janvier 1978, n° 04258 Commune de Muret, recueil Lebon p. 5). La Commission estime que, s’agissant d’un arrêté portant permis de construire, doivent être regardées comme annexées à l’arrêté les seules pièces qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier soumis au maire, en application des articles R431-5 à R431-34-1 du code de l’urbanisme. Les autres pièces, s’il en existe, relèvent du régime du code des relations entre le public et l'administration exposé ci-dessus.

En l'espèce, la commission relève toutefois que la demande ne porte pas sur le principe de communication des documents sollicités mais sur les modalités d'accès à ces documents. 

Elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. 

Par ailleurs, pour le calcul du coût de reproduction, ne peuvent être pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, que le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif. Selon l’article 1er de l’arrêté précité : « Le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d'un document administratif est fixé par l'autorité administrative qui assure la délivrance de la copie selon les modalités de calcul définies à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé. » Selon l’article 2 du même article : « Lorsque les copies de documents sont délivrées sur les supports papier et électronique cités ci-dessous, les frais mentionnés à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé, autres que le coût d'envoi postal, ne peuvent excéder les montants suivants :/0,18 € par page de format A 4 en impression noir et blanc ;/1,83 € pour une disquette ;/2,75 € pour un cédérom. »

Lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, le barème fixé par l’arrêté précité ne s’applique pas. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. En cas de recours à un prestataire extérieur et d'acceptation par le demandeur après soumission du devis, il appartient à l'administration de faire exécuter les travaux en exigeant, si elle le souhaite, le règlement préalable des frais de reproduction (avis n° 20071101 du 22 mars 2007). L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie. Dans le cas où le montant du devis que l’administration a fait établir apparaîtrait manifestement excessif au regard de la nature des travaux de reproduction demandés à un prestataire extérieur, il lui appartiendrait de s’adresser à une autre entreprise pour l’établissement d’un second devis.  

En l’espèce, la commission comprend des termes de la demande que le dossier sollicité comporte 45 pages au format A4 et 26 pages au format A3. Elle relève également que le maire de Villeurbanne a proposé au demandeur de recourir à un prestataire extérieur pour répondre à sa demande de communication et lui a adressé un devis d'un montant total de 85,70 euros HT, soit 102,84 euros TTC, correspondant à une impression couleur des documents. 

La commission en prend note mais relève, d'une part, que la demande porte en priorité sur une demande de copie, par courrier électronique. La commission estime que si les documents sollicités existent sous format numérique, ce qu'elle n'est pas en mesure de s'assurer, cette modalité d'envoi devrait être privilégiée. La commission relève, d'autre part, que le demandeur a sollicité à défaut une copie du dossier papier en impression noir et blanc et non pas en couleur. 

La commission estime, par suite, que les modalités d'accès qui ont été proposées à Maître X s'apparentent, en l'état, à un refus de communication.

Elle émet donc un avis favorable à la demande, dans le respect des principes rappelés ci-dessus. En supposant que les documents sollicités ne soient pas disponibles au format numérique, la commission invite le maire de Villeurbanne à adresser un nouveau devis à Maître X, correspondant à l'objet de sa demande.