Administration : Mairie de Belfort
Type : Avis
Séance : 02/11/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Territoriale, Carrière
Sens et motivation : Favorable / Sauf article L311-6

Monsieur X, pour l'Union syndicale professionnelle des policiers municipaux (USPPM) intervenant au nom et pour le compte de Monsieur X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 septembre 2023, à la suite du refus opposé par le maire X à sa demande de  communication d'une copie des documents suivants :
1) les formulaires renseignés par les « supposées » victimes de Monsieur X auditionnées et des témoins éventuels dans le cadre de la procédure prévue aux dispositions du décret X du X en préservant leur anonymat ;
2) le rapport prévue à la note explicative, ainsi que les procès-verbaux des auditions de toutes les personnes entendues dans le cadre de l'enquête administrative concernant les agissements prêtés à Monsieur X, en préservant le principe de l'anonymat prévu au décret précité.

En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, il ressort des éléments transmis par le demandeur qu'aucune procédure disciplinaire n'est en cours. La commission se déclare, en conséquence, compétente pour se prononcer sur cette demande.

La commission rappelle ensuite que doivent être occultées avant communication, en application des dispositions de l'article L311-6 du même code, les mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée ou au secret médical de tiers, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable autre que le demandeur, ou faisant apparaître le comportement d'une personne autre que ce dernier, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait compte tenu de leurs termes et du contexte dans lequel elles s’inscrivent, lui porter préjudice, sous réserve que ces occultations ne dénaturent pas le sens des documents concernés ni ne privent d’intérêt leur communication.

La commission considère, sur ce fondement, que les documents tels que les témoignages recueillis dans le cadre d'une enquête administrative, tout comme les lettres de signalement, de plainte ou de dénonciation adressées à une administration, dès lors que leur auteur est identifiable, que ce soit directement ou par déduction, ne sont pas communicables à des tiers, y compris lorsque ceux-ci sont visés par le témoignage ou la lettre en question. A défaut de pouvoir rendre impossible l'identification de leur auteur, l’intégralité des propos tenus doit être occultée. Lorsqu'une telle occultation conduirait à priver de son sens le document sollicité, sa communication doit être refusée. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit d’une lettre anonyme, elle n’est communicable qu’à la personne mise en cause, à condition qu’elle ne soit pas manuscrite et que son auteur ne puisse pas être identifié. 

En revanche, les documents émanant d'agents établis dans le cadre de leurs fonctions, notamment des autorités hiérarchiques de l’intéressé, ne sont pas couverts par cette réserve (avis n° 20204111, du 10 décembre 2020). La commission considère également que les passages d'un rapport qui, sans mettre directement en cause une personne physique nommément désignée et sans révéler de manquements graves, analysent, même de façon critique, l'activité du service, sa gestion et sa situation financière, n'entrent pas dans le champ des mentions dont la divulgation serait contraire à l'article L311-6 et n’ont donc pas à être occultées. La communication ne peut donc intervenir qu’après disjonction ou occultation des mentions qui porteraient atteinte à l’un de ces intérêts et sous la réserve qu’une telle disjonction ou occultation ne conduise pas à priver de son sens le document sollicité.

La commission estime en application de ces principes que les documents sollicités, dont elle n'a pas pris connaissance, ne sont communicables au demandeur que si une anonymisation complète est possible, dans les conditions rappelées ci-dessus. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable.