Administration : Mairie de Villars-en-Pons
Type : Avis
Séance : 21/03/2019
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable/Article L311-9

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 novembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Villars-en-Pons à sa demande de copie, et non consultation sur place comme le propose l’administration, de l'acte de décès de Madame X le 26 octobre 1938.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L.213-1 à L.213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, des documents sollicités qui constituent des documents d’archives publiques, au sens de l’article L.211-1 de ce même code.

La commission relève que la demande ne porte pas sur le caractère librement communicable des actes de décès de l’état civil, mais sur les modalités de communication de ceux-ci.

La commission rappelle que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication.

Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée.

La commission estime que si le choix des modalités d’accès est laissé au demandeur, la question de l’état de conservation des documents sollicités est laissée à l’appréciation de l’administration détentrice. Celle-ci peut le cas échéant se faire conseiller par un professionnel de la conservation du patrimoine, par exemple le service des archives départementales territorialement compétent. Or, en raison du risque induit pour la conservation des documents, l’administration des archives proscrit la photocopie des registres d’état civil depuis sa note AD/14114/3244 du 16 juin 1983.

Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds.

En l’espèce, la commission estime que la photocopie des registres reliés d’état civil est, par principe, susceptible de nuire à leur bonne conservation. Elle émet donc un avis favorable à la communication de l’intégralité de l’acte d’état civil sollicité, dans les conditions qui viennent d’être rappelées, le cas échéant, au moyen d’une transcription manuelle complète de l’acte.