Administration : Mairie de Liévin
Type : Avis
Séance : 25/01/2024
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 décembre 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Liévin à sa demande de communication des documents suivants sachant que la mairie exige l'envoi d'une enveloppe timbrée pour répondre :
1) une copie numérique de l'acte de décès de Madame X décédée le X 2010 à Liévin ;
2) une copie numérique ou par voie postale de l'acte de naissance de Monsieur X né le X 1926 à Liévin .

En l’absence de réponse du maire de Liévin à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu,  qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, des documents sollicités qui constituent des documents d’archives publiques, au sens de l’article L211-1 de ce même code.

La commission précise que les actes d’état civil (naissances et mariages) sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès lors qu’ils ont plus de soixante-quinze ans, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine. Les actes d’état civil (décès) sont quant à eux librement communicables sans délai. 

La commission déduit de ces dispositions que l’acte de décès visé au point 1) est par conséquent librement communicable, de même que l’acte de naissance visé au point 2), daté de 1926, dont le délai de libre communicabilité qui lui est applicable est désormais échu.

La commission émet donc un avis favorable à la demande de communication. 

S'agissant, en second lieu, des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques s'exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. Elle souligne qu'il en résulte que l'accès aux archives publiques s'exerce, au choix du demandeur, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé.

La commission précise que, si l'administration n'est pas tenue de numériser un document pour répondre à une demande de communication par voie électronique d'un document qu’elle détient uniquement sous forme papier, il lui est toutefois loisible de le faire, dans des conditions permettant la bonne conservation des documents d'archives. 

Enfin, la commission rappelle qu'en cas d'envoi d’une reproduction par voie postale, l’administration peut exiger du demandeur le paiement préalable des frais de reproduction et des frais d’envoi.

Sous ces conditions, la commission émet donc un avis favorable à la demande de Monsieur X.