Administration : Mairie de Le Roux
Type : Avis
Séance : 12/01/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Favorable / Sauf secret des affaires, Favorable / Sauf vie privée

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 novembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Le Roux à sa demande de communication d’une copie, par courrier électronique sous format « Bandizit » ou clé USB que le demandeur peut fournir, des documents comptables budgétaires, bordereaux (mandats et titres) et délibérations de conseils municipaux pour les années 2017 à 2022, le maire lui refusant la communication de ces documents sous cette forme au motif qu'ils ne peuvent être envoyés directement en format numérique en raison de la protection des logiciels de comptabilité.

En l’absence de réponse du maire de Le Roux à la demande qui lui a été adressée, la Commission rappelle qu'aux termes du premier alinéa de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration.

La Commission précise que si l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales a institué un régime spécifique d'accès aux documents des communes, distinct du régime général d'accès aux documents administratifs organisé par les dispositions du code des relations entre le public et l'administration, et si les exceptions au droit d'accès prévues à l'article L311-6 de ce code ne sont pas opposables à une demande présentée sur le fondement de ces dispositions spéciales, l'exercice de ce droit d'accès particulier ne saurait faire obstacle, par principe, à la protection de secrets protégés par la loi sur d'autres fondements, tels que le secret de la vie privée (CE 10 mars 2010, n° 303814, commune de Sète ; conseil n° 20121509 du 19 avril 2012 et conseil n° 20123242 du 27 septembre 2012, le secret médical (conseil n° 20122788 du 26 juillet 2012) ou le secret industriel et commercial (CE, 17 mars 2022, n° 449620).

La Commission estime, par suite, que les documents demandés sont des documents administratifs communicables à toute personne en faisant la demande sur le fondement de ces dispositions, sous réserve de l’occultation préalable des éventuelles mentions couvertes par le secret des affaires, le secret de la vie privée ou de tous autres secrets protégés par la loi (CE, 27 septembre 2022, n° 452614).

La Commission émet, dès lors et sous ces réserves, un avis favorable à la demande.

Enfin, la Commission rappelle à toutes fins utiles qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. 

La Commission comprend des éléments portés à sa connaissance que les protections du système de comptabilité de la commune font obstacle à ce que les documents puissent être directement transmis sous forme numérique. Elle ne peut qu'inviter le demandeur et l'administration à convenir d'un autre mode de communication et inciter la commune de Le Roux à mettre à disposition du demandeur les moyens nécessaire à l'effectivité de son droit d'accès.