Administration : maire de Pollestres
Type : Avis
Séance : 14/04/2005
Thème : Urbanisme Et Aménagement Du Territoire/Urbanisme, Urbanisme Et Aménagement Du Territoire, Modalités D’Accès
Mots clés : Tarification des documents, Enquête publique, POS-PLU
Sens et motivation : Favorable

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 14 avril 2005 la demande d'avis citée en objet relative à la communication à Monsieur B. (Association de défense des citoyens contre les abus des administrations - Adéccaa), par vous-même, de la copie des documents suivants concernant la 8° révision du plan local d’urbanisme (PLU) de la commune :

- délibération du conseil municipal décidant de la révision ;
- dossier soumis à l'enquête ;
- rapport d'enquête ;
- annexes au rapport d'enquête ;
- conclusions du commissaire enquêteur ;
- délibération du conseil municipal approuvant la révision ;
- notification aux personnes publiques et leurs réponses ;
- PV d'affichage de l'arrêté municipal ;
- PV d'affichage de la délibération du conseil municipal approuvant la procédure ;

La commission a indiqué qu’en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de PLU, soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens de loi du 17 juillet 1978. Mais les modalités du droit d'accès varient au cours du temps, en fonction de l’état d’avancement de la procédure en cause selon le calendrier suivant. 

1.Pendant la préparation du PLU par un groupe de travail

La communication des documents directement liés à la préparation du projet relève de la loi du 17 juillet 1978 modifiée, sur le fondement de laquelle ils revêtent un caractère préparatoire et ne sont donc pas, temporairement, communicables. Ainsi, les documents du groupe de travail chargé de préparer le PLU, et notamment ses procès-verbaux, ne sont pas communicables jusqu'à l'achèvement de sa mission. Il en va de même, au cours de cette période, pour la plupart des documents détenus par l'administration locale, comme l'avant-projet de PLU dans ses différentes composantes (rapport de présentation, projet d'aménagement et de développement durable, orientations d'aménagement relatives à des quartiers ou à des secteurs, règlement, documents graphiques et annexes) et versions successives, mais également du « porter à connaissance » adressé par les services de l’État.

En revanche, durant la même période, tous les autres documents restent communicables, qu’il s’agisse du dossier relatif à l'ancien POS ou PLU toujours en vigueur, de la délibération du conseil municipal décidant de l'adoption ou de la révision du PLU (ainsi que la mention éventuelle de cette délibération dans les journaux régionaux), de la convention éventuellement passée par la commune avec l'Etat afin de mettre à sa disposition les services de la DDE pour l'élaboration du PLU, des échanges de courriers que le projet a pu susciter entre la municipalité et les services de l'État.

2. Entre l’adoption du projet par le groupe de travail et la délibération du conseil municipal « arrêtant » ce projet

Les procès-verbaux du groupe de travail deviennent alors communicables. En revanche, les documents contenus dans le dossier d'élaboration ou de révision du PLU présenté au conseil municipal, demeurent préparatoires et ne sont pas communicables tant que le conseil municipal ne s'est pas prononcé.

3. Après l’adoption cette délibération et avant l’ouverture de l’enquête publique

Deviennent communicables le projet de PLU et les prescriptions préfectorales, en particulier le« porter à connaissance ». 

4. Pendant le déroulement de l’enquête publique

Pendant cette phase, les documents du dossier soumis à l'enquête publique (rapport de présentation, documents graphiques, registres mis à la disposition du public) ne sont communicables que suivant les règles spéciales définies aux articles L.123-1 à L.123-12 du code de l'urbanisme, et non suivant celles de la loi du 17 juillet 1978. La CADA est alors incompétente pour donner un avis sur la communication d'un de ces documents. Toutefois, certaines pièces détachables du dossier d'enquête publique demeurent communicables, au titre de la loi du 17 juillet 1978. Il en est notamment ainsi de l'ancien POS ou PLU toujours en vigueur (annexes comprises), de la délibération du conseil municipal décidant de l'adoption ou de la révision du PLU, de l'arrêté du maire ouvrant l'enquête publique.

5. Après la clôture de l’enquête publique et avant l’approbation par le conseil municipal 

Sont communicables les documents soumis à l’enquête publique ainsi que ceux qui résultent de cette enquête, notamment le rapport et ses annexes, les conclusions du commissaire enquêteur (dès leur remise à l'autorité compétente) et les registres mis à la disposition du public sous réserve de l'occultation préalable des éléments pouvant porter atteinte à la vie privée.

6. Après approbation du PLU (ou de sa révision) par le conseil municipal :

L'approbation du PLU lève tout secret sur les pièces du dossier qui n'ont pas été révélées au public lors des précédentes phases de la procédure.

En l’espèce et en l’absence de toute réponse de votre part en particulier sur l’état d’avancement de la procédure de révision, la commission a émis un avis favorable à la communication des documents demandés sous réserve qu’ils soient achevés et que la phase de déroulement de la procédure permette cette communication compte tenu des précisions qui précédent. 

Sur le second point de la demande d’avis qui concerne le coût de facturation des documents, la commission a rappelé qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur, par consultation gratuite sur place ou par remise ou envoi de copies sur « un support identique à celui utilisé par l'administration ou sur papier » - c'est-à-dire essentiellement sur papier, disquette ou cédérom. Le choix d’une copie se fait aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de la reproduction et le cas échéant de l’envoi, dans les conditions prévues par le décret n° 2001-493 du 6 juin 2001. L’article 2 du décret prévoit ainsi que « pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ».

Enfin, l’article 3 du décret dispose que les frais ainsi mentionnés autres que le coût de l'envoi postal, ne peuvent excéder des montants définis par arrêté du Premier ministre. Sur cette base, l'arrêté du Premier ministre du 1er octobre 2001 a précisé que les copies ne peuvent être facturées plus de 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom.

L’ensemble de ces dispositions s’applique aussi bien aux collectivités territoriales qu’à l’État et à ses établissements publics.

La commission a cependant souligné que l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 prévoit que le choix du demandeur s’exerce « dans la limite des possibilités techniques de l'administration ». Elle en a déduit que le barème fixé par l’arrêté du Premier ministre n’est applicable que pour autant que la reproduction des documents est effectuée par l’administration sollicitée. Lorsque la reproduction excède ses possibilités techniques et qu��elle doit faire appel à un prestataire extérieur, par exemple pour des documents en couleur ou des plans de grand format, l’administration est fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des pièces en cause. Un devis doit cependant être préalablement soumis au demandeur pour accord et, en cas de refus de celui-ci, la communication ne peut alors intervenir que selon les possibilités techniques de l’administration.