Administration : Conseil départemental de la Gironde
Type : Avis
Séance : 10/09/2015
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 avril 2015, à la suite du refus opposé par la directrice des archives départementales de la Gironde à sa demande de copie numérique des actes de mariage et de naissance ou, selon leur date, de baptême, des 18ème et 19ème siècles, détaillés dans sa demande, ainsi que d'un extrait de registre matricule de 1892.

La commission constate que tous les documents demandés sont, eu égard à leur date, librement communicables en application de l'article L213-2 du code du patrimoine, et, selon les indications données par le président du conseil départemental de la Gironde, qu'ils ne sont pas au nombre des documents dont une copie numérique a été mise en ligne sur l'internet.

La commission note également que le litige ne porte pas sur la communicabilité de ces documents mais sur les modalités de leur communication, la directrice des archives départementales ayant invité le demandeur à venir les consulter sur place.

La commission rappelle qu'en vertu de l'article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques s'exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. La commission souligne qu'il en résulte que l'accès aux archives publiques s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

La commission précise que l'envoi d'une copie d'un document, demandée de préférence à une consultation sur place, requiert que la demande soit formulée de manière suffisamment précise pour permettre à l'administration d'identifier et de retrouver le document sollicité sans besoin d'une recherche approfondie. En l'espèce, la commission considère que les précisions fournies par le demandeur doivent suffire à l'administration pour retrouver l'extrait de registre matricule sollicité, ainsi que l'acte d'état civil datant de l'année 1895. Elle estime, en revanche, que tel n'est pas nécessairement le cas des autres actes sollicités, datant de la fin du 18ème siècle et du début du 19ème siècle, époques pour lesquelles les registres n'ont pas été tenus puis conservés dans un ordonnancement uniforme. 

La commission estime en outre que les mêmes dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. 

En l'espèce, les documents n'étant pas encore disponibles sous forme électronique, la commission estime que Monsieur X n'est pas fondé à en solliciter l'envoi par courrier électronique et sans frais. En revanche, il peut légitimement demander la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci, à savoir le papier, par un procédé compatible avec la conservation des documents, si l'administration en dispose ou peut le faire mettre en œuvre par un prestataire extérieur. L'acquittement préalable des frais de reproduction et d'envoi peut être requis du demandeur. Afin de pallier le surcroît de charge de travail entrainé par cette demande portant sur de nombreux actes, le service d'archives départementales est, de son côté, fondé à étaler la reproduction des actes dans le temps.

La commission émet, sous l'ensemble de ces réserves, un avis favorable à la demande.