Administration : Université d'Artois
Type : Conseil
Séance : 09/03/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Enseignement supérieur
Mots clés : Etablissement supérieur, Support de communication
Sens et motivation : Favorable / Sauf appréciation

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné lors de sa séance du 9 mars 2023 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à toute personne, conformément à l’article D312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration créé par le décret n°2018-1117 du 10 décembre 2018 relatif aux catégories de documents administratifs pouvant être rendus publics sans faire l'objet d'un processus d'anonymisation, de la liste des étudiants ayant été reçus à un diplôme universitaire, en précisant le périmètre des informations entrant en particulier dans le champ d’application du 4° de l'article précité :
I - l’établissement est-il autorisé à communiquer les informations :
1) par voie d’affichage physique ?
2) et/ou sur le web ?
3) et/ ou à communiquer à un tiers ?
II) l'information peut-elle comprendre, sous forme de liste, les mentions suivantes :
4) les nom prénom ;
5) le résultat : diplôme obtenu, diplôme non obtenu ;
6) la mention (TB, AB ... ) ;
7) les notes.
III) le cas échéant, la communication concerne-t-elle chaque diplôme (exemple licence) ou chaque année constituant un diplôme (exemple première, deuxième année de licence) ?

A titre liminaire, la commission vous rappelle que les dispositions du livre III du code des relations entre le public et l’administration qu’elle est compétente pour interpréter régissent l’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques. Ces règles sont distinctes des formalités de notification rendant une décision individuelle opposable à son destinataire ou des formalités de publicité, publication ou affichage, nécessaires à l’entrée en vigueur d’un acte réglementaire ou d’une décision ni réglementaire ni individuelle. 

La commission vous précise ensuite que l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration prévoit que l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : « 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur (…) ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 ».

La publication en ligne de documents administratifs par l’administration ne peut toutefois s’effectuer que sous réserve du respect des conditions posées à l’article L312-1-2 du même code, qui dispose que : « Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. Sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, lorsque les documents et les données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes. Une liste des catégories de documents pouvant être rendus publics sans avoir fait l'objet du traitement susmentionné est fixée par décret pris après avis motivé et publié de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. (...) ». 

Le 4° de cet article D312-1-3 du même code, sur lequel vous l’interrogez, dispose que : « Les documents et informations mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 et qui sont communicables ou accessibles à toute personne, sous réserve des articles L311-5 et L311-6 et d'autres dispositions législatives ou réglementaires en vigueur, peuvent être rendus publics sans avoir fait l'objet du traitement prévu au deuxième alinéa de l'article L312-1-2, lorsqu'ils relèvent de l'une des catégories suivantes : (...) 4° Les documents nécessaires à l'information du public relatifs à l'enseignement et la recherche et notamment les résultats obtenus par les candidats aux examens et concours administratifs ou conduisant à la délivrance des diplômes nationaux (...) ».

La commission vous précise qu’elle estime, au vu notamment de l'avis rendu par la Commission nationale de l'informatique et des libertés dans sa délibération n° 2018-101 du 15 mars 2018, que, par les dispositions de l'article D312-1-3 du code des relations entre le public et l'administration, le Gouvernement a entendu exclure explicitement du champ d'application de ces dispositions les mentions non occultées relevant des dispositions des articles L311-5 et L311-6 du même code qui prohibent, notamment, la communication des documents qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique.

Ainsi, si les documents nécessaires à l'information du public relatifs à l'enseignement et la recherche, notamment les résultats obtenus conduisant à la délivrance des diplômes nationaux, peuvent être rendus publics par mise en ligne sans traitement permettant de rendre impossible l’identification des personnes concernées, ils ne doivent pour ce faire comporter aucune mention qui ne serait communicable qu’à la personne intéressée, telle une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique identifiée ou identifiable. 

La commission considère à cet égard que les notes et appréciations sur un étudiant ou un candidat relèvent des mentions protégées au titre du 2° de l’article L311-6. Il en va de même, en l’état de la doctrine de la commission, des mentions relatives à la non-admission d’un étudiant ou d’un candidat. Elles ne sont donc pas communicables à un tiers, de sorte ces mentions ne peuvent pas davantage être rendues publiques en vertu de l’article D312-1-3 du code des relations entre le public et l'administration. 

En revanche, la commission vous rappelle sa doctrine constante selon laquelle une liste d'admission à un examen, un concours ou un processus de sélection administratif, qui ne fait apparaître ni notes, ni appréciations littérales – quand bien même, par ailleurs, elle ferait apparaître le classement des candidats par ordre de mérite –  est un classement relatif, recognitif d'un processus d'évaluation préalable. Elle estime que cette liste ne porte donc pas, en elle-même, une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions du 2° de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration mais constate, objectivement, le résultat de ce processus.

Dès lors, la commission considère en l’espèce que les nom et prénom ainsi que le résultat final aux examens des étudiants (diplôme obtenu) sont librement communicables à des tiers et peuvent être rendus publics par publication en ligne dans les conditions prévues par le 4° de l’article D312-1-3. Les notes et mentions des candidats ainsi que les mentions relatives à la non-admission ne sont, quant à elles, communicables qu’aux seules personnes intéressées, chacune pour ce qui la concerne et ne sont, dès lors, pas diffusables.

La commission est enfin d’avis que le 4° de l’article D312-1-3 du code des relations entre le public et l'administration ne régit la diffusion publique par mise en ligne que des seuls résultats conduisant à l’obtention des diplômes nationaux et non aux résultats intermédiaires. 

Ces derniers sont toutefois susceptibles d’être communiqués à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions prévues à l’article L311-9, sous réserve de l’occultation de toutes les mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur les étudiants, en application des principes qui viennent d’être rappelés, et après un traitement permettant de rendre impossible l’identification de ces personnes.
 
Tels sont, en l'état des informations que vous avez portées à sa connaissance, les éléments de réponse que la commission est susceptible de vous apporter.