Administration : Préfecture d'Ille-et-Vilaine
Type : Avis
Séance : 11/01/2024
Thème : Vie publique / Vie locale
Sens et motivation : Favorable / Sauf article L311-6, Favorable / Environnement

Monsieur X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 novembre 2023, à la suite du refus opposé par le préfet d'Ille-et-Vilaine à sa demande de communication des documents suivants :
1) toutes les renditions (procès-verbal, compte-rendu, verbatim, etc.) du rendez-vous du 15 décembre 2022 évoqué dans sa demande ;
2) toutes les renditions (procès-verbal, compte-rendu, verbatim, etc.) du rendez-vous du 10 mars 2023 évoqué dans sa demande.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le préfet d'Ille-et-Vilaine a informé la commission que les documents sollicités ne sont en l'état pas communicables à Monsieur X, dans la mesure où ils revêtent un caractère préparatoire à une prochaine décision préfectorale. 

La commission rappelle qu'aux termes des 1er et 2e alinéas de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». 

En application de ces dispositions, la commission distingue deux types de documents :
- les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant ;
- les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent.

La commission précise qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable.

En l'espèce, en l'état des informations dont elle dispose, la commission estime qu'elle ne dispose pas d'élément suffisant lui permettant de retenir le caractère préparatoire des documents sollicités. Elle relève, à cet égard, qu'aucune information ne lui a été fournie quant à l'objet exact de la décision concernée, à la date à laquelle cette dernière interviendra, ou encore quant au lien entre les documents sollicités et cette décision. 

 Elle considère, par suite, que les documents sollicités, dont elle n'a pas pu prendre connaissance, sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public, sous réserve de l'occultation préalable des mentions protégées par l'article L311-6 du même code, en particulier celles qui sont couvertes par le secret de la vie privée et celles qui font apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable.

La commission ajoute que si ces documents contiennent des informations relatives à l'environnement, ces dernières seraient communicables à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions posées par les articles L124-1 et suivants du code de l'environnement. Le caractère préparatoire d'un document ne peut en particulier fonder le refus de communiquer les informations relatives à l'environnement qu'il comporte, conformément aux articles L124-4 et L124-5 du code de l'environnement.