Administration : Conseil régional d'Auvergne Rhône-Alpes
Type : Avis
Séance : 15/12/2022
Thème : Vie publique / Vie locale
Sens et motivation : Favorable / Sauf inexistant, Favorable / Sauf vie privée, Sans objet / Communiqué, Favorable / Sauf secret des affaires

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 novembre 2022, à la suite du refus opposé par le président du conseil régional d'Auvergne-Rhône-Alpes à sa demande de copie, en sa qualité de conseillère régionale, par courrier électronique, ou, à défaut, sur support papier, des documents suivants concernant l’organisation des « dîners des sommets » :
1) les actes pris par le président, le cabinet, la direction générale des services pour engager ces opérations ;
2) les devis, conventions, contrats d’engagement, cahiers des clauses particulières et factures afférents à ces événements, ainsi que leurs affectations aux comptes du budget ;
3) les demandes de participations aux frais, les titres de recettes, et leurs affectations comptables ;
4) les actes pris par le président ou ses délégués, pour demander à des personnels du conseil régional et à des membres élus du conseil régional, des actions pour la préparation, l’organisation, la participation à ces opérations ;
5) les cartons d’invitation, la liste des invités et la liste des convives présents à ces événements ;
6) les invitations adressées à des personnels et des membres élus du conseil régional ;
7) les programmes et menus de ces événements ;
8) la copie ou l'enregistrement des discours que Monsieur X y a prononcé.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers régionaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L4132-17 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil régional a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la région qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient.

En réponse à la demande d’observations qui lui a été adressée, le président du conseil régional d'Auvergne-Rhône-Alpes a informé la commission de ce qu'aucun document ne répondait au point 3) de la demande dès lors que le coût du repas a été intégralement pris en charge par la Région. La commission en prend acte et ne peut, par suite, que déclarer sans objet la demande sur ce point. 

S’agissant du point 2) de la demande, la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.

Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 30 mars 2016, Centre hospitalier de Perpignan (n°375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret des affaires et faire ainsi obstacle à cette communication.

Le Conseil d’État a en outre précisé qu’au regard des règles de la commande publique, doivent être regardées comme communicables, sous réserve des secrets protégés par la loi, l’ensemble des pièces d’un marché public et que, dans cette mesure, l’acte d’engagement, le prix global de l’offre et les prestations proposées par l’entreprise attributaire, notamment, sont en principe communicables. Sont également communicables les pièces constitutives du dossier de consultation des entreprises (règlement de consultation, cahier des clauses administratives particulières, cahier des clauses techniques particulières, etc.).

En revanche, les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité concurrentiel et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret des affaires ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi de l’offre de prix détaillée contenue dans le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif, ainsi que du mémoire technique, qui ne sont, de fait, pas communicables aux tiers. Revenant sur sa doctrine antérieure, la commission a également précisé dans son conseil n° 20221455 du 21 avril 2022, qu’il en va aussi désormais ainsi des factures, devis, bons de commande, états d’acompte, décomptes et autres pièces établies dans le cadre de l’exécution d’un marché public, qui ne sont communicables qu'après occultation des prix unitaires ou de la décomposition du prix forfaitaire, susceptibles, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé.

En outre, pour l’entreprise attributaire comme pour l’entreprise non retenue, les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent entraîner l’occultation des éléments suivants :
- les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics ;
- dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres), les mentions relatives aux détails techniques et financiers des offres de toutes les entreprises.

Le président du conseil régional d'Auvergne-Rhône-Alpes a informé la commission que l’organisation des « dîners des sommets » avait « mobilisé (…) les marchés classiques dont dispose la collectivité pour les prestations d’événementiel, de logistique ou de sécurité ».
La commission en prend note, mais souligne cependant que cette circonstance ne fait pas obstacle à la communication des pièces desdits marchés publics, des bons de commandes, des factures et des pièces comptables et budgétaires afférents à ces événements, dans les conditions et sous les réserves précitées.
La commission émet donc un avis favorable au point 2) de la demande, sous réserve de l’occultation des mentions couvertes par le secret des affaires.

La commission estime que les autres documents demandés, s'ils existent, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions couvertes par le secret de la vie privée, telles que des adresses personnelles figurant sur des cartons d'invitation ou certaines mentions du discours visé au point 8). 
Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable au surplus de la demande.