Administration : Centre de long séjour Bellevaux
Type : Conseil
Séance : 08/09/2022
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Organisation des services, Hospitalière
Sens et motivation : Sans objet / Inexistant, Incompétence

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné lors de sa séance du 8 septembre 2022 votre demande de conseil portant sur la possibilité, afin de satisfaire une demande formulée par les représentants des familles d’usagers de l'établissement, d'afficher l’organigramme détaillé de l’ensemble des agents de l’établissement (environ 300) sachant que ce document n’existe pas.

 La commission observe à titre liminaire que le centre de long séjour Bellevaux est un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes. 

La commission relève en outre qu'elle est chargée, aux termes de l'article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, d'émettre des avis lorsqu'elle est saisie par une personne à qui est opposé un refus de communication ou un refus de publication d'un document administratif en application du titre Ier, un refus de consultation ou de communication des documents d'archives publiques, à l'exception des documents mentionnés au c) de l'article L211-4 du code du patrimoine et des actes et documents produits ou reçus par les assemblées parlementaires, ou une décision défavorable en matière de réutilisation d'informations publiques. Elle est également compétente, en application des dispositions de l'article L342-2 du même code, pour connaître des questions relatives à l'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques relevant des dispositions de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. 

S’agissant de l’organigramme détaillé des agents de l’établissement, la commission vous précise que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, X, n° 152393).

En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable laquelle doit être interprétée de façon objective. 

La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant. Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

Compte tenu des précisions que vous avez bien voulu apporter quant aux difficultés rencontrées pour l’élaboration d’un organigramme de l’ensemble des agents de votre établissement, la commission estime que le document ne peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant, de sorte que la demande qui vous a été présentée, relative à l'affichage d'un tel organigramme, est sans objet et ne peut, dès lors, être satisfaite.