Administration : Conseil départemental de la Sarthe
Type : Avis
Séance : 12/05/2016
Thème : Travail Et Emploi/Emploi Public
Mots clés : Dossier personnel, Hospitalière
Sens et motivation : Favorable/Sauf judiciaire

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 mars 2016, à la suite du refus opposé par le président du conseil général de la Sarthe à sa demande de communication, de préférence par consultation sur place, ou à défaut par envoi d'un exemplaire par courrier électronique, d'une copie de l'intégralité du dossier de placement concernant son fils, X. 

En l'absence de réponse du président du conseil départemental de la Sarthe à la date de sa séance, la commission rappelle que le caractère communicable des pièces qui composent le dossier d’aide sociale à l’enfance dépend de l’état de la procédure et de l’objet en vue duquel elles ont été élaborées. 

L’ensemble des pièces qui composent le dossier détenu par les services d’aide sociale à l’enfance avant que le juge des enfants soit saisi ou que le procureur de la République soit avisé en application des articles L226-4 du code de l’action sociale et des familles et de l’article 375-5 du code civil, revêtent un caractère administratif. Il en va ainsi, en particulier, des documents relatifs au placement administratif du mineur. 

Lorsque le juge des enfants a été saisi ou que le procureur de la République a été avisé, les documents élaborés dans le cadre de la procédure ainsi ouverte, y compris le courrier de saisine ou d’information et la décision du juge des enfants ou du procureur de la République, constituent des documents judiciaires exclus du champ d’application de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, abrogée et remplacée, à compter du 1er janvier 2016, par le code des relations entre le public et l'administration. La commission n’est donc pas compétente pour se prononcer sur leur caractère communicable. 

En cas de placement judiciaire du mineur, les documents établis par le juge, qu’il s’agisse de ses décisions (renouvellement du placement, modifications des mesures d’assistance éducative…) ou de courriers qu’il adresse aux services d’aide sociale à l’enfance, ainsi que ceux qui ont été élaborés à l’attention de ce dernier par l’administration, dans le cadre du mandat judiciaire qui lui a été confié, revêtent un caractère judiciaire. Il en va ainsi, en particulier, des rapports périodiques sur la situation et l’évolution du mineur obligatoirement adressés au juge des enfants en vertu de l’article 1199-1 du code de procédure civile et du dernier alinéa de l’article 375 du code civil. Il n’appartient qu’au juge de procéder à la communication de tels documents s’il l’estime opportun. 

En revanche, les autres documents élaborés par les autorités administratives (en particulier les services d’aide sociale à l’enfance) dans le cadre du placement judiciaire du mineur revêtent un caractère administratif et le conservent alors même qu’ils auraient été transmis au juge pour information. Il en va ainsi des correspondances entre les services intéressés, des rapports et notes établis pour les besoins de l’administration, des pièces retraçant les échanges entre le président du conseil départemental et les parents du mineur ou les accueillants familiaux. 

Les documents qui, en application de ces règles, revêtent un caractère administratif sont communicables dans les conditions et sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. Doivent ainsi être soustraits à la communication ou occultés les documents et mentions faisant apparaître le comportement de tierces personnes (en particulier le ou les mineurs concernés) et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice (plaintes, dénonciations…), en application de l'article L311-6 de ce code.

En l'espèce et en l'absence de réponse du président du conseil départemental à la date de sa séance, la commission n'a pas pu s'assurer du caractère administratif ou judiciaire des documents demandés. 

La commission estime donc qu'en application des principes qui précèdent, il y a lieu de distinguer les documents élaborés à l'intention de l'autorité judiciaire, qui ne revêtent pas de caractère administratif et sur la communication desquels la commission est incompétente pour se prononcer, des autres documents élaborés par les autorités administratives qui, même s'ils ont été transmis au juge pour information, conservent un caractère administratif. 

La commission émet donc un avis favorable à la communication, s'ils existent, des documents, qui, soit, n'ont pas été transmis à l'autorité judiciaire soit, bien que transmis à l'autorité judiciaire, n'avaient pas été élaborés en vue de cette transmission, sous réserve de la disjonction des pièces ou de l'occultation des mentions qui révèleraient de la part de personnes physiques nommément désignées ou facilement identifiables, autres que Madame X elle-même, un comportement dont la divulgation leur porterait préjudice ainsi que des mentions dont la communication porterait atteinte au secret professionnel garanti par l'article L221-6 du code de l'action sociale et des familles. La commission se déclare en revanche incompétente pour se prononcer sur la communication des pièces qui présentent effectivement un caractère judiciaire.