Administration : Conseil départemental de la Seine-Maritime (CD 76)
Type : Avis
Séance : 26/01/2023
Thème : Modalités d’accès
Mots clés : Tarification des documents , Archives
Sens et motivation : Défavorable

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 novembre 2022, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de la Seine-Maritime à sa demande de communication d' une copie électronique du contrat de mariage de Monsieur X et Madame X signé le X devant Maître X, notaire à Rouen (coté 2 E 3/385), sachant que l’administration propose une reproduction numérique au prix de 3€ par prise de vue soit 21€ pour 7 images.

En premier lieu, la commission rappelle qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, du document sollicité qui constitue un document d'archive publique, au sens de l’article L211-1 de ce même code. 

Elle rappelle, ensuite, qu’en vertu de l’article L213-1 du code du patrimoine, l’accès aux archives de l'état civil s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, c'est-à-dire, au choix du demandeur. Ce libre choix s'exerce toutefois dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. Les frais susceptibles d'être générés par la reproduction d'un document peuvent être supportés par le demandeur, dans le respect des dispositions de l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration. 

En l'espèce, la commission comprend que le demandeur a sollicité une vue numérisée du contrat de mariage sollicité et non une photocopie sur support papier. Elle comprend toutefois des informations portées à sa connaissance que l'autorité saisie ne dispose pas d'une version numérisée de ce document. Elle rappelle que l'administration n'est jamais tenue de numériser un document qu’elle détient uniquement sous format papier pour répondre à une demande de communication par voie électronique. Elle ne peut, dès lors, qu'émettre un avis défavorable à la communication au format souhaité par le demandeur.

Elle relève, au surplus, d'une part, que l’administration a néanmoins proposé de répondre à sa demande sous réserve toutefois du paiement préalable d’une somme de 21 euros. Elle considère que ces modalités de tarification, qui correspondent aux frais de photographie puis de numérisation du document en atelier, sont conformes aux dispositions de l'article R311-1 du code des relations entre le public et l'administration (par analogie, avis de partie II, n° 20160328 dans lequel le tarif de 2,82 euros par page a été regardé comme étant dans la gamme des prix proposés). Elle constate, d'autre part, qu'une solution alternative a également été proposée à Monsieur X, à savoir l’envoi d’une photocopie couleur au format A4 au tarif de 40 centimes, que ce dernier a déclinée.