Administration : Conseil départemental de la Guadeloupe
Type : Avis
Séance : 27/06/2019
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Sans objet/Inexistant, Favorable/Article L311-2 favorable par l'autorité compétente à laquelle vous auriez dû transmettre, Favorable/Sauf inexistant, Favorable/Article L311-9

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 mai 2019, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de la Guadeloupe à sa demande de communication des documents suivants :
1) la copie de la table de successions et absences, de la déclaration de mutation par décès, de l'enregistrement de la déclaration de succession faite suite au décès de :
a) Madame X épouse de Monsieur X, décédée le X ;
b) Monsieur X, décédé le X ;
c) Madame X, décédée le X, épouse de Monsieur X ;
d) Monsieur X, décédé le X ;
2) les copies des tables de succession et absences de 1893 à 1894, de 1929 à 1946 ;
3) les copies du registre de mutation par décès de 1893 à 1910 et de 1910 à 1947.

En ce qui concerne le point 1) a), le président du conseil départemental de la Guadeloupe a informé la commission avoir procédé à des recherches dans les trois registres des mutations par décès du bureau de Capesterre couvrant la période 1881-1904, conservés aux Archives départementales de la Guadeloupe sous les cotes 3 Q 316-318, recherches qui se sont révélées infructueuses.

Sur ce point, la commission ne peut donc que déclarer la demande d’avis sans objet.

En ce qui concerne les points 1) b), c) et d), le président du conseil départemental de la Guadeloupe a informé la commission de ce qu’il n’est pas en possession des documents sollicités, ceux-ci n’ayant pas encore été versés aux Archives départementales de la Guadeloupe et étant encore conservés dans les services fiscaux. Il en est de même pour les tables de successions et absences correspondant à la période 1929-1946 et visées au point 2) de la demande, qui n’ont pas encore été versés et sont encore conservés par les services de la direction régionale des finances publiques de la Guadeloupe ; ainsi que pour les registres des mutations par décès du bureau de Capesterre/Belle-Eau postérieurs à 1904, visés au point 3).

La commission rappelle qu’il s’agit de documents administratifs librement communicables, et qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, en l’espèce la direction régionale des finances publiques de la Guadeloupe (centre de Capesterre/Belle-Eau), et d’en aviser Madame X.

En ce qui concerne les points 2) (copies des tables de succession et absences de 1893 à 1894) et 3) (copies du registre de mutation par décès de 1893 à 1910), le président du conseil départemental de la Guadeloupe a informé la commission de ce que les tables de successions et absences du bureau de Capesterre/Belle-Eau couvrant la période de 1893 à 1896 sont disponibles en salle de lecture des Archives départementales, celles-ci invitant les lecteurs à effectuer eux-mêmes les reproductions des documents précis qu’ils souhaitent. Il en est de même pour les registres des mutations par décès du bureau de Capesterre/Belle-Eau de 1881 à 1904, qui sont accessibles en salle de lecture.

En revanche, les tables de successions et absences correspondant à la période 1929-1946 n’ont pas encore été versés et sont encore conservés par les services de la direction régionale des finances publiques de la Guadeloupe ; il en va de même pour les registres des mutations par décès du bureau de Capesterre/Belle-Eau postérieurs à 1904. Il appartient donc là encore au président du conseil départemental de la Guadeloupe de transmettre la demande de Madame X à l’autorité administrative susceptible de détenir ces documents, en l’espèce la Direction régionale des finances publiques de la Guadeloupe (centre de Capesterre/Belle-Eau), et d’en aviser Madame X.

Enfin, la commission rappelle que le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

Sous la réserve que les documents existent dans les faits, ce qui reste à établir, la commission donne un avis favorable à leur communication par le service qui en assure aujourd’hui la conservation, selon les modalités exprimées ci-dessus.