Administration : Mairie de Mollkirch
Type : Avis
Séance : 02/11/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Favorable / Sauf secret

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 septembre 2023, à la suite du refus opposé par le maire X à sa demande de communication, par publication en ligne sur le site internet de la commune, des procès-verbaux des conseils municipaux depuis janvier 2023, la commune ne proposant que l’affichage des comptes rendus devant la mairie.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire X a indiqué à la commission que les procès-verbaux sollicités sont consultables sur son site internet, à l'adresse suivante : https://www.mollkirch.fr/Mairie/Conseils‐municipaux.html.

La commission comprend toutefois, d'une part, que l'intégralité des documents sollicités pourrait ne pas être effectivement accessible en ligne. D'autre part, elle constate que les PV consultables en ligne sont des documents numérisés dans un format PDF image, ne permettant ni la réutilisation, et ni l'exploitation des données fournies par un système de traitement automatisé et ne pouvant ainsi être regardés comme faisant l'objet d'une diffusion publique au sens des articles L312-1 et du quatrième alinéa 4 de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration. Elle estime, dès lors, que la demande est recevable. 

La commission, qui a pris connaissance des observations du maire X, relève, à titre liminaire, que depuis le 1er juillet 2022, l'article L2121-15 du code général des collectivités territoriales impose au communes de publier sous forme électronique de manière permanente et gratuite sur leur site internet, lorsqu'ils existent, les procès-verbaux du conseil municipal, dans la semaine suivant la séance au cours de la quelle ils ont été arrêtés. Ces dispositions détaillent en outre le contenu de ces documents en prévoyant qu'ils indiquent « la date et l'heure de la séance, les noms du président, des membres du conseil municipal présents ou représentés et du ou des secrétaires de séance, le quorum, l'ordre du jour de la séance, les délibérations adoptées et les rapports au vu desquels elles ont été adoptées, les demandes de scrutin particulier, le résultat des scrutins précisant, s'agissant des scrutins publics, le nom des votants et le sens de leur vote, et la teneur des discussions au cours de la séance ». Comme elle l'a fait dans son conseil n° 20180965 du 31 mai 2018, la commission relève toutefois qu'elle n'a pas été rendue compétente pour se prononcer sur l’application de ces dispositions particulières.  

En revanche, la commission relève qu'aux termes de l'article L2121-26 du même code, qu'elle est compétente pour interpréter en application de l'article L342-2 du code des relations entre le public et l'administration, « toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des délibérations et des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. (...) La communication des documents mentionnés au premier alinéa, qui peut être obtenue aussi bien du maire que des services déconcentrés de l'Etat, intervient dans les conditions prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration ». L’ensemble des pièces annexées à ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. 

La commission souligne que si l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales a institué un régime spécifique d'accès aux documents des communes, distinct du régime général d'accès aux documents administratifs organisé par les dispositions du code des relations entre le public et l'administration, et si les exceptions au droit d'accès prévues aux articles L311-5 et L311-6 de ce code ne sont pas opposables à une demande présentée sur le fondement de ces dispositions spéciales, l'exercice de ce droit d'accès particulier ne saurait faire obstacle, par principe, à la protection de secrets protégés par la loi sur d'autres fondements, tels que le secret de la vie privée (CE 10 mars 2010, n° 303814, commune de Sète ; conseil n° 20121509 du 19 avril 2012 et conseil n° 20123242 du 27 septembre 2012), le secret médical (conseil n° 20122788 du 26 juillet 2012), le secret des correspondances échangées entre le client et son avocat (avis n° 20111095 du 14 avril 2011), ou le secret industriel et commercial (CE, 17 mars 2022, n° 449620).

La commission estime par suite, que les procès-verbaux sollicités sont communicables à toute personne en faisant la demande sur le fondement de ces dispositions, sous réserve de l’occultation préalable des éventuelles mentions couvertes par un secret protégé par la loi.

S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle, d'une part, que l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA) dispose que : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : (…) 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. ».

La commission précise que la publication en ligne de documents administratifs par l’administration ne peut toutefois s’effectuer que sous réserve du respect des conditions posées à l’article L312-1-2 du code des relations entre le public et l’administration, qui dispose que : « Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. Sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, lorsque les documents et les données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes. Une liste des catégories de documents pouvant être rendus publics sans avoir fait l'objet du traitement susmentionné est fixée par décret pris après avis motivé et publié de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. (...) ». Cette liste figure à l'article D312-1-3 du même code.  

La commission rappelle enfin que l'article L300-4 du même code dispose que : « Toute mise à disposition effectuée sous forme électronique en application du présent livre se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé ». Aux termes de l'article 4 de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique : « On entend par standard ouvert tout protocole de communication, d'interconnexion ou d'échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre ». A cet égard, elle considère que la mise en ligne de documents administratifs numérisés dans un format PDF image ne saurait être regardée comme une diffusion publique au sens des articles L312-1 et du quatrième alinéa 4 de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration. En revanche, elle estime que les formats excel, csv, xml constituent des standards ouverts et aisément réutilisables au sens de l'article L300-4 du code des relations entre le public et l'administration.

La commission émet dès lors un avis favorable à la communication des documents sollicités, selon les modalités précitées.