Administration : Université Toulouse III - Paul Sabatier
Type : Avis
Séance : 06/09/2018
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Archives
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 avril 2018, à la suite du refus opposé par le président de l'université Toulouse III - Paul Sabatier à sa demande de consultation, après que le travail de recherches ait été effectué par lui-même ou sa sœur, des archives concernant sa mère, Madame X, relatives à son parcours à la faculté de pharmacie de Toulouse de 1943 à 1948 comprenant notamment l'ensemble des informations afférentes aux stages obligatoires effectués par celle-ci.

La commission rappelle qu’en application de l’article L211-4 du code du patrimoine, les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d’une mission de service public dans le cadre de cette mission, ont le caractère d’archives publiques. Le régime de communication de ces dernières est fixé par les dispositions du chapitre 3, du titre Ier du livre II du code du patrimoine, dont l'application rentre dans le champ des attributions de la commission, telles que définies à l'article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration.  L'article L213-1 du code du patrimoine précise que les archives publiques sont communicables de plein droit  dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration et, pour les documents susceptibles de mettre en cause des secrets protégés par la loi,  dans le respect des délais fixés à l'article L213-2 de ce même code. 

La commission considère en l'espèce que les documents sollicités, produits et reçus dans le cadre du fonctionnement de la faculté de pharmacie de Toulouse entre 1943 et 1948 et relatifs à la vie scolaire de Madame X, constituent des documents d'archives publiques librement communicables à l'issue d'un délai de 50 ans, conformément aux dispositions du 3° du II) de l'article L213-2 du code du patrimoine, à l'exception d'éventuels documents portant atteinte au secret médical, communicables cent vingt ans à compter de la date de naissance de la personne en cause ou vingt-cinq ans à compter de sa date de décès.

La commission souligne que les services publics sont tenus de garantir à tout administré l'accès des archives librement communicables en application des dispositions précitées. Hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, ni le volume des documents demandés ni l'importance des manipulations engendrées par les recherches ne peuvent justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Elle est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place en fonction d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission émet donc un avis favorable.