Administration : Mairie d'Apt
Type : Avis
Séance : 20/06/2013
Thème : Environnement, Développement Durable Et Transports/Assainissement
Mots clés : Eau
Sens et motivation : Favorable

Madame XXX B. XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 avril 2013, à la suite du refus opposé par le maire d'Apt à sa demande de copie, de préférence sous forme numérique ou de photocopies en couleurs, de l'intégralité du document, datant de 1875, répertorié sous la cote chemise 1O62, intitulé « Construction de la ligne Cavaillon à Apt - Projet de la conduite d'eau à établir pour l'alimentation des machines à la station d'Apt », qu'elle a pu consulter le 4 septembre 2012 et dont elle a pu obtenir une copie en noir et blanc, le 30 octobre 2012.

La commission rappelle que les archives sont conservées selon les termes de l'article L. 211-2 du code du patrimoine, « tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ». Aussi les archives sont-elles destinées à être communiquées aux personnes qui désirent les utiliser aux fins énumérées à cet article.

Dans le cas des archives publiques, le droit d'accès est fixé par les dispositions des articles L. 213-1 à L. 213.3 du code du patrimoine. Celles-ci prévoient, d'une part, que les documents librement communicables avant leur versement aux archives le restent, une fois ce versement intervenu, l'accès à ces archives s'exerçant dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, et d'autre part, que les documents susceptibles de mettre en cause des secrets de caractère individuel ou général deviennent communicables à toute personne à l'expiration d’un délai s'échelonnant entre 25 et 100 ans. Les services publics sont tenus de garantir l'accès à tout usager des archives librement communicables en application de ces dispositions.

En l'espèce, le document demandé est donc communicable.

La commission prend note que la demande de Madame XXX porte sur la communication d'une copie en couleur ou sous forme numérique du document, qu'elle a pu consulter et dont elle a auparavant obtenu du maire d'Apt la communication sous forme de copie en noir et blanc. A ce titre, la commission rappelle le principe du choix, par le demandeur, des formes dans lesquelles s'effectue la communication et prend note des raisons avancées par Madame XXX d'obtenir les plans sollicités sous l'un ou l'autre des formats demandés.

En l'absence de réponse du maire d'Apt, elle indique que le document sollicité est communicable à l'intéressée sous la forme demandée, à condition toutefois d'une part que cette communication soit compatible avec les moyens dont dispose le maire, d'autre part, que l'état de conservation du document permette la reproduction en couleur ou numérique.

Enfin, la commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.