Administration : Mairie d'Ambilly
Type : Conseil
Séance : 27/06/2019
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Moyens et fonctionnement
Sens et motivation : Favorable

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 27 juin 2019 votre demande de conseil relative à la communication des grands livres de comptes de la commune sur les exercices 2016, 2017 et 2018 ainsi que de toutes les pièces annexes de ces grands livres. Votre interrogation porte sur le point de savoir s’il existe pour des raisons d’obstruction des services ou d’entrave à la bonne marche de l’administration, des moyens de circonscrire ou de conditionner le devoir de communication, très lourd en temps et en personnel pour la commune, de ces documents administratifs volumineux.

En premier lieu, la commission rappelle, d'une part, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. 

Le Conseil d'État a jugé, dans sa décision Commune de Sète n° 303814 du 10 mars 2010, que les dispositions de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, dont la portée n'est pas limitée aux arrêtés réglementaires, ne sauraient être interprétées, eu égard à leur objectif d'information du public sur la gestion municipale, comme prescrivant la communication des arrêtés portant des appréciations d'ordre individuel sur les fonctionnaires communaux. La  commission a estimé que les objectifs de transparence de la vie locale ne justifiaient pas non plus qu'il soit dérogé au secret médical (conseil n° 20122788 du 26 juillet 2012), au secret de la vie privée (conseil n° 20121509 du 19 avril 2012 et conseil n° 20123242 du 27 septembre 2012), ou au secret des correspondances échangées entre le client et son avocat (avis n° 20111095 du 14 avril 2011).

La commission rappelle également, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. 

A cet égard, la commission précise qu'en vertu de l'article L311-2 du même code, l'administration n'est pas tenue de donner suite aux demandes abusives qui ont pour objet de perturber le bon fonctionnement de l'administration sollicitée ou qui auraient pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. Tel peut être, notamment, le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès.

En l'état des éléments d'information dont la commission dispose, il apparaît, d'une part, que la commune d'Ambilly, qui comporte 6388 habitants, dispose de deux agents au service finances-comptabilité et, d'autre part, que quand bien même le nombre de documents sollicités est élevé, ils ne nécessitent pour la plupart aucune manipulation liée à l’occultation du secret précité. La commission estime dès lors que la consultation de ces documents sur place, permettant le cas échéant au demandeur de préciser celles des pièces justificatives dont il souhaite obtenir la copie, ne constitue pas une demande abusive. 

La commission rappelle enfin que les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.