Administration : Mairie de Linthal
Type : Avis
Séance : 22/11/2012
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs/Archives
Mots clés : État civil
Sens et motivation : Favorable/Sauf vie privée, Irrecevable/Diffusion publique, Incompétence/Privé

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 octobre 2012, à la suite du refus opposé par le maire de Linthal à sa demande de copie des actes suivants :
1) l’acte de mariage sans filiation de XXX XXX, célébré le 15 juillet 1955 ;
2) l’acte de naissance de XXX, XXX XXX XXX, née le 2 août 1929 ;
3) l’acte de naissance de XXX XXX, né le 29 février 1928 ;
4) l’acte de décès de XXX XXX, décédée le 3 février 1926 ;
5) l’acte de décès de XXX XXX, décédé le 10 juin 1926 ;
6) l’acte de décès de XXX XXX, décédée le 10 août 1913 ;
7) l’acte de décès de XXX XXX, décédée le 23 janvier 1891 ;
8) l’acte de décès de XXX XXX, décédé le 16 janvier 1890 ;
9) l’acte de naissance de XXX XXX, née le 7 août 1873 ;
10) l’acte de décès de XXX XXX, décédée après novembre 1868 ;
11) l’acte de naissance de XXX XXX, né le 23 mai 1865 ;
12) l’acte de naissance de XXX XXX, née le 14 décembre 1859 ;
13) l’acte de décès de XXX XXX XXX, décédée le 12 avril 1858 ;
14) l’acte de décès de XXX-XXX XXX, décédé le 5 mars 1855 ;
15) l’acte de décès de XXX XXX, décédé le 12 novembre 1852 ;
16) l’acte de mariage de XXX XXX, célébré le 11 septembre 1851 ;
17) l’acte de naissance de XXX XXX, né le 25 mai 1849 ;
18) l’acte de naissance de XXX XXX, né le 22 mai 1840 ;
19) l’acte de décès de XXX XXX, décédé le 6 février 1839 ;
20) l’acte de décès de XXX XXX, décédé le 18 avril 1833 ;
21) l’acte de décès de XXX XXX, décédé le 9 juin 1833 ;
22) l’acte de naissance de XXX XXX, née le 25 novembre 1829 ;
23) l’acte de mariage de XXX XXX, célébré le 24 juillet 1828 ;
24) l’acte de naissance de XXX XXX, né le 7 mai 1827 ;
25) l’acte de décès de XXX-XXX XXX, décédée le 10 juillet 1824 ;
26) l’acte de décès de XXX XXX, décédé le 8 février 1818 ;
27) l’acte de décès de XXX-XXX XXX, décédée le 21 juin 1818 ;
28) l’acte de décès de XXX XXX, décédée le 1er décembre 1817 ;
29) l’acte de décès de XXX XXX XXX, décédée le 24 août 1814 ;
30) l’acte de naissance de XXX XXX, née le 12 mai 1808 ;
31) l’acte de décès de XXX XXX, décédé le 9 novembre 1807 ;
32) l’acte de mariage de XXX-XXX XXX, célébré le 20 mai 1806 ;
33) l’acte de naissance de XXX XXX, né le 12 mai 1803 ;
34) l’acte de naissance de XXX XXX XXX, née le 12 décembre 1803 ;
35) l’acte de décès de XXX XXX, décédée le 24 mars 1797 ;
36) l’acte de décès de XXX XXX, décédé le 9 mai 1792 ;
37) l’acte de décès de XXX XXX, décédée le 7 juillet 1791 ;
38) l’acte de décès de XXX-XXX XXX, décédée le 7 juillet1 788 ;
39) l’acte de décès de XXX-XXX XXX, décédée le 15 juin 1782 ;
40) l’acte de naissance de XXX-XXX XXX, né le 3 juillet 1780 ;
41) l’acte de naissance de XXX XXX XXX, née le 22 septembre 1778 ;
42) l’acte de décès de XXX XXX, décédé le 1er juillet 1771 ;
43) l’acte de naissance de XXX XXX, née le 24 mars 1764 ;
44) l’acte de naissance de XXX XXX, né le 10 novembre 1761 ;
45) l’acte de naissance de XXX XXX XXX, née le 3 octobre 1759 ;
46) l’acte de naissance de XXX XXX, né le 27 août 1750 ;
47) l’acte de naissance de XXX XXX, né le 16 octobre 1747 ;
48) l’acte de naissance de XXX-XXX XXX, née le 16 janvier 1745 ;
49) l’acte de naissance de XXX-XXX XXX, née vers 1745 ;
50) l’acte de naissance de XXX XXX, née le 28 juillet 1727 ;
51) l’acte de naissance de XXX XXX, née le 10 mars 1725 ;
52) l’acte de naissance de XXX XXX, né le 27 août 1723.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Linthal a informé la commission de ce que les documents visés aux points 7) à 35) sont diffusés en ligne sur le site des Archives départementales du Haut-Rhin (www.cg68.fr/archives). Les documents demandés ayant ainsi fait l'objet d'une diffusion publique, au sens de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, la demande présentée par Monsieur XXX est irrecevable sur ces points.

S'agissant du document visé au point 1), qui a moins de soixante-quinze ans, la commission rappelle que les actes d’état civil, qui relèvent de l'autorité judiciaire, ne sont pas des documents administratifs et n'entrent donc pas dans le champ d'application de la loi du 17 juillet 1978. Elle précise, à titre d'information, que l'article 10 du décret n°62-921 du 3 août 1962 modifié prévoit que « les dépositaires des registres seront tenus de délivrer à tout requérant des extraits des actes...de mariage. (...). Les extraits d'acte de mariage indiqueront, sans autres renseignements, l'année et le jour du mariage, ainsi que les noms et prénoms, dates et lieux de naissance des époux, tels qu'ils résulteront des énonciations de l'acte de mariage ou des mentions portées en marge de cet acte. En outre, ils reproduiront les énonciations et mentions relatives au régime matrimonial ainsi que mentions de divorce et de séparation de corps ». La commission constate, d'ailleurs, que le maire de Linthal a, dans sa réponse, proposé la communication d'un tel extrait.

S'agissant des documents visés aux autres points de la requête, la commission rappelle que ces actes d'état civil sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès lors qu'il ont plus de soixante-quinze ans, conformément au e) du 4° du I de l'article L. 213-2 du code du patrimoine. Elle relève que selon l’article L. 213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication.
Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. 
Conformément à l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, des frais correspondant au coût de reproduction, et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci, peuvent, en outre, être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Lorsque ces actes peuvent, eu égard à leur état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder 0,18 euros par page A4, en vertu de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. Lorsqu'il s'agit d'originaux reliés non susceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue à partie d'un microfilm, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Linthal a informé la commission de ce que les actes visés aux points 2) à 6) n'existent que sous forme de registre originaux qui ne peuvent être photocopiés et de ce que les actes visés aux points 36) à 52) étaient conservés sous forme de microfilm aux Archives départementales du Bas-Rhin.

La commission émet, par conséquent, un avis favorable à la consultation sur place des actes visés aux points 2) à 6) de la demande et à la communication d'une copie des actes visés aux points 36) à 52) de la demande. Elle rappelle au maire de Linthal qu’il lui appartient, en application du quatrième alinéa de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, en l’espèce les Archives départementales du Bas-Rhin, et d’en aviser Monsieur XXX.