Administration : Montélimar Agglomération
Type : Avis
Séance : 12/10/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Conditions de travail, Carrière
Sens et motivation : Favorable / Sauf comportement, Favorable / Sauf appréciation, Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Sauf préparatoire, Favorable / Sauf inachevé

Maître X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 août 2023, à la suite du refus opposé par le président de Montélimar Agglomération à sa demande de communication d'une copie de l'audit et du rapport réalisés après l'audition de sa cliente par le directeur général des services le 23 mars 2023  suite à des faits de harcèlement moral dont elle s'estime victime.

En l'absence de réponse du président de Montélimar Agglomération à la date de sa séance, la commission rappelle qu’un rapport d’enquête ou un audit réalisé par ou à la demande de l'autorité responsable du service public est un document administratif au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, communicable à toute personne qui en fait la demande en vertu de l'article L311-1 de ce code, à la condition qu'il soit achevé et qu’il ne revête pas ou plus de caractère préparatoire. 

La commission précise qu'un rapport revêt un caractère préparatoire au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, lorsqu'il est destiné à éclairer l'autorité administrative en vue de prendre une décision administrative déterminée et que cette décision n’est pas encore intervenue, ou que l’autorité administrative n’a pas manifestement renoncé à la prendre. 

La commission rappelle ensuite qu’en application de l'article L311-6 du même code, ne sont toutefois communicables qu'à l'intéressé les mentions qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, qui font apparaître un comportement d'une personne, physique ou morale, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, ou dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée. La communication à un tiers ne peut dès lors intervenir qu’après disjonction ou occultation de ces éléments, et sous la réserve qu’une telle disjonction ou occultation ne conduise pas à priver de son sens le document sollicité.

La commission considère que les rapports sur la manière de servir d'un agent ou les dysfonctionnements rencontrés dans un service révèlent de la part de leurs auteurs un comportement dont la divulgation pourrait leur porter préjudice. Ces documents ne sont donc communicables qu'à ces derniers, chacun pour ce qui le concerne au regard des dispositions de l'article L311-6.

La commission considère en outre, sur le fondement du 3° de l'article L311-6, que les documents tels que les témoignages recueillis dans le cadre d'une enquête administrative, tout comme les lettres de signalement, de plainte ou de dénonciation adressées à une administration, dès lors que leur auteur est identifiable, que ce soit directement ou par déduction, ne sont pas communicables à des tiers, y compris lorsque ceux-ci sont visés par le témoignage ou la lettre en question. A défaut de pouvoir rendre impossible l'identification de leur auteur, l’intégralité des propos tenus doit être occultée. Lorsqu'une telle occultation conduirait à priver de son sens le document sollicité, sa communication doit être refusée. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit d’une lettre anonyme, elle n’est communicable à la personne mise en cause, qu'à condition qu’elle ne soit pas manuscrite et que son auteur ne puisse pas être identifié. 

En revanche, les documents émanant d'agents établis dans le cadre de leurs fonctions, notamment des autorités hiérarchiques de l’intéressé, ne sont pas couverts par cette réserve (avis n° 20204111, du 10 décembre 2020). La commission considère également que les passages d'un rapport qui, sans mettre directement en cause une personne nommément désignée, analysent, même de façon critique, l'activité du service, sa gestion et sa situation financière, n'entrent pas dans le champ des mentions dont la divulgation serait contraire à l'article L311-6 et n’ont donc pas à être occultées.

La commission émet, sous l'ensemble de ces réserves, un avis favorable à la communication du document sollicité, dont elle n'a pas pu prendre connaissance.