Administration : Mairie des Herbiers
Type : Avis
Séance : 11/05/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication, Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable / Article L311-9

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 avril 2023, à la suite du refus opposé par le maire des Herbiers à sa demande de communication, au format papier par voie postale, à ses frais, ou en version numérisée, par courrier électronique, de l'intégralité de son dossier personnel, au lieu de la consultation proposée par le centre communal d’action sociale.

La commission rappelle à titre liminaire qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. 

Par ailleurs, pour le calcul du coût de reproduction, ne peuvent être pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, que le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif. Selon l’article 1er de l’arrêté précité : « Le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d'un document administratif est fixé par l'autorité administrative qui assure la délivrance de la copie selon les modalités de calcul définies à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé. » Selon l’article 2 du même article : « Lorsque les copies de documents sont délivrées sur les supports papier et électronique cités ci-dessous, les frais mentionnés à l'article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé, autres que le coût d'envoi postal, ne peuvent excéder les montants suivants :/0,18 € par page de format A 4 en impression noir et blanc ;/1,83 € pour une disquette ;/2,75 € pour un cédérom. »

Lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, le barème fixé par l’arrêté précité ne s’applique pas. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. En cas de recours à un prestataire extérieur et d'acceptation par le demandeur après soumission du devis, il appartient à l'administration de faire exécuter les travaux en exigeant, si elle le souhaite, le règlement préalable des frais de reproduction (avis n° 20071101 du 22 mars 2007). L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie. Dans le cas où le montant du devis que l’administration a fait établir apparaîtrait manifestement excessif au regard de la nature des travaux de reproduction demandés à un prestataire extérieur, il lui appartiendrait de s’adresser à une autre entreprise pour l’établissement d’un second devis.

En réponse à la demande qui lui a été transmise, le maire et président du centre communal d'action sociale des Herbiers a informé la commission qu'un devis pour la réalisation par un prestataire d’une reproduction du dossier administratif de Madame X avait été établi le 21 janvier 2022 et adressé au conseil de l’intéressée, qui en a accusé réception par un message électronique du 24 janvier 2022, dont la copie est jointe. Le maire a précisé qu’aucune réponse n’avait été apportée à cette transmission par Madame X ou son conseil. 

La commission en prend note mais constate qu’alors que le dossier sollicité comporte 35 pages format A3 et 349 pages format A4, le devis adressé propose un montant de 348,20 euros HT, soit 417,84 euros TTC pour une reproduction en noir et blanc. Elle estime ainsi, qu’à supposer même que le centre d’action sociale soit tenu d’externaliser la prestation à raison de ses contraintes techniques, ce montant est manifestement excessif.  La commission considère par suite que les modalités d’accès qui ont été proposées à Madame X s’apparentent, en l’état, à un refus de communication. 

Elle émet par conséquent un avis favorable à la demande de communication à l’intéressée de son dossier personnel, dans le respect des principes rappelés ci-dessus. La commission invite le maire des Herbiers à adresser à Madame X un nouveau devis.