Administration : Mairie de Saint-Mandrier-sur-Mer
Type : Conseil
Séance : 22/06/2023
Thème : Vie publique / Vie locale
Sens et motivation : Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Sauf comportement, Favorable / Sauf établissement de document

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné lors de sa séance du 22 juin 2023 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un administré, de la liste recensant le nombre de véhicules mis en fourrière dans sa copropriété.

En premier lieu, la commission vous rappelle qu’en vertu de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, sont considérés comme documents administratifs, « quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. »

Elle précise que les documents produits ou reçus dans le cadre et pour les besoins d’une procédure juridictionnelle, qu'elle soit de nature civile, pénale ou commerciale, ne présentent pas un caractère administratif et n'entrent donc pas dans le champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. Il en va ainsi, notamment, des jugements, ordonnances, décisions ou arrêts rendus par les juridictions de l'ordre judiciaire ou administratif. C'est aussi le cas, plus largement, de toutes les pièces établies pour les besoins et au cours d'une procédure juridictionnelle, concourant à l'instruction des affaires ou à la formation des jugements, telles que les dossiers d'instruction, ou les procès-verbaux de constat ou d'audition. 

En l’espèce, la commission considère que la liste qui recenserait le nombre de véhicules mis en fourrière, qui n’a pas établie pour les besoins ou en vue d’une procédure juridictionnelle, revêt le caractère d’un document administratif dès lors que vous la détenez dans le cadre de vos missions de service public. Ce document est communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Doivent en particulier être occultées avant communication les éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée des propriétaires des véhicules ou faisant apparaître leur comportement dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait leur porter préjudice. 

En second lieu, la commission vous rappelle que si le livre III du même code garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, il ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Elle considère ainsi que sont regardées comme des documents administratifs existants les informations qui sont contenues dans des fichiers informatiques et peuvent en être extraites par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, que constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission souligne, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

Elle vous invite donc à faire droit à la demande de communication dont vous êtes saisis, si la liste sollicitée existe en l’état ou peut être obtenue par un traitement automatisé d’usage courant, sous les réserves qui ont été rappelées.