Administration : Ministère de l'intérieur
Type : Avis
Séance : 03/11/2022
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Santé, Support de communication, Dossier médical personnel
Sens et motivation : Favorable / Sauf inexistant

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 octobre 2022, à la suite du refus opposé par le ministre de l'intérieur et des outre-mer à sa demande de communication, par courrier électronique, du dossier médical présenté à la séance de la commission de réforme interdépartementale du 1er juillet 2021 concernant la demande d'imputabilité au service d'un accident du travail en date du 25 septembre 2020, au lieu de la consultation sur place comme proposé par l'administration.

La Commission, qui a pris connaissance des observations du ministre de l'intérieur en réponse à la demande qui lui a été adressée, rappelle qu'en matière de fonction publique, les documents qui se rapportent à la réunion d’une commission de réforme, désormais conseil médical, présentent le caractère de documents administratifs. Mais, le régime qui leur est applicable est différent selon que la commission a ou non rendu son avis.

Avant l’avis de la commission de réforme, la Commission d’accès aux documents administratifs constate que la communication à l’agent du dossier soumis à la commission de réforme est prescrite par l’article 12 du décret n° 86-442 du 14 mars 1986 pris en application de l’article L31 du code des pensions civiles et militaires de retraite et conformément au principe général des droits de la défense. La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant la commission de réforme. La Commission d’accès aux documents administratifs relève que le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d’accès de l’agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, imposé par les textes précités, et s’estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que la commission de réforme n’ait rendu son avis

Une fois l’avis de la commission de réforme rendu, la Commission d’accès aux documents administratifs estime que cet avis, le procès-verbal de la réunion de la commission de réforme ainsi que l’ensemble des pièces du dossier soumis à la commission de réforme sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application cette fois des dispositions combinées des articles L311-2 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l’égard de l’agent concerné par l’avis.

La Commission d’accès aux documents administratifs rappelle par ailleurs que l’article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet. Une fois l’avis de la commission de réforme rendu, les rapports des médecins qui ont examiné l’agent sont donc également communicables à ce dernier, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers.

La Commission d’accès aux documents administratifs en déduit que les documents demandés sont communicables, sous réserve que la commission de réforme ait bien rendu son avis et sous les réserves précitées.

En ce qui concerne les modalités de communication, la Commission relève qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code.

La Commission rappelle en outre qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

En l’espèce, la Commission estime, en l'absence de difficulté technique particulière invoquée par l’administration ou ressortant des pièces du dossier, que le volume des documents à reproduire, s'ils existent, reste compatible avec le bon fonctionnement de l'administration à laquelle cette reproduction incombe et n'appelle pas d'aménagement particulier de l'exercice du droit d'accès. 

Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande d'avis. Elle invite l’administration à communiquer ces documents au demandeur par courrier électronique et sans frais si ces documents sont disponibles sous forme électronique ou par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui‐ci, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant devra être porté à sa connaissance.