Administration : Ecole polytechnique
Type : Avis
Séance : 09/03/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Enseignement supérieur
Mots clés : Etablissement supérieur
Sens et motivation : Favorable / Sauf secret des affaires, Favorable / Sauf vie privée

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 janvier 2023, à la suite du refus opposé par le directeur général de l'école polytechnique à sa demande de communication des documents suivants :
1) le procès‐verbal de la séance du 8 novembre 2022 du conseil d'administration de l'établissement ;
2) l'ensemble des documents annexes ayant été transmis aux administrateurs dans le cadre de cette séance.

En l'absence de réponse du directeur général de l'école Polytechnique à la date de sa séance, la commission relève qu’en vertu de l’article 1er du décret n° 2015-1176 du 24 septembre 2015, l’école Polytechnique est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel bénéficiant des responsabilités et compétences élargies, constitué sous la forme d'un grand établissement au sens de l'article L. 717-1 du code de l'éducation. Elle rappelle également qu’en application de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions ».

La commission en déduit que sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve le cas échéant de l’occultation préalable des mentions protégées par les secrets de l’article L311-6 du même code, les procès-verbaux des réunions des conseils d'administration des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche, une fois qu'ils ont été approuvés, et les documents adressés aux membres en vue des réunions dès lors qu'ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, c'est-à-dire une fois que la décision qu'ils préparaient a été soumise au vote du conseil d'administration ou que le conseil y a renoncé. 

La commission rappelle que ne sont pas communicables à un tiers, en application des dispositions du 1° de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, les mentions ou documents dont la communication porterait atteinte au secret de la vie priée ou au secret des affaires, lequel inclut le secret des procédés, celui des informations économiques et financières, ainsi que le secret des stratégies commerciales, qui couvre notamment le positionnement de l’organisme dans son environnement concurrentiel. 

La commission précise, s'agissant des personnes morales de droit public chargées d'une mission de service public et dont l'objet principal n'est ni industriel, ni commercial, que les documents administratifs et financiers relatifs aux conditions d’exercice de leurs missions sont intégralement communicables à toute personne, sans que puisse être opposé le secret des affaires et nonobstant le fait que leur activité s’inscrive dans un environnement concurrentiel. 

La commission relève à cet égard que les procès-verbaux des conseils d'administration de l'école polytechnique et les documents qui s'y rapportent ont pour vocation première de retracer les conditions dans lesquelles cet établissement exerce sa mission de service public. La commission en déduit que ces documents sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sans que puisse être opposé le secret des affaires. La protection du secret des affaires ne pourrait fonder le refus de communiquer tout ou partie du procès-verbal d'une séance du conseil d'administration de l'établissement ou des documents adressés aux membres en vue d'une réunion qu'en ce qui concerne les mentions qui dévoileraient la situation économique et financière, la stratégie commerciale ou le savoir-faire de personnes, autres que l'école polytechnique, dont l'activité s'exercerait dans un cadre concurrentiel.

En application de ces principes, la commission, qui constate en l'espèce que les documents visés au point 2) de la demande ont perdu leur caractère préparatoire, émet un avis favorable à la demande, après occultation préalable des éventuelles mentions protégées par les secrets de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.