Administration : Préfecture de la Loire-Atlantique
Type : Avis
Séance : 30/03/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Sans objet / Communiqué

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la Commission d’accès aux documents administratifs, par un courrier enregistré à son secrétariat le 2 mars 2023, à la suite du refus opposé par le préfet de Loire-Atlantique à sa demande de communication d’une copie, par courrier électronique, de l'entier dossier de son client relatif à une demande de titre de séjour du X, rejetée par le préfet de Loire-Atlantique dans une décision du X, notifiée le X, alors que les services de cette dernière ne lui en propose que la consultation sur place.

La commission rappelle que les documents constituant le dossier détenu par les services de la préfecture, dans le cadre de l’instruction d'une décision relative au droit au séjour d'un étranger, incluant les pièces produites par le demandeur, sont des documents administratifs, communicables à l'intéressé ou à son conseil, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation, sur le fondement de cette même disposition, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers, ou qui feraient apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, ainsi que des mentions dont la communication porterait atteinte à la sécurité publique ou la sécurité des personnes, en application du d) du 2° de l'article L311-5 du même code. La commission émet un avis favorable à la demande sous ces réserves.

Elle observe par ailleurs que cette demande porte sur les modalités de communication, Maître X ayant sollicité une copie des documents, par courrier électronique, et l’administration lui ayant proposé une consultation sur place.

La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Elle indique, en outre, que ces dispositions ne font toutefois pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. 

En réponse à la demande d'observations qui lui a été adressée, le préfet de Loire-Atlantique a informé la commission que les documents sollicités ont été communiqués au demandeur par quatre courriers électroniques du 21 mars 2023. Au soutien de son propos, il a produit, devant la commission, ces courriels de transmission.

La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis.