Administration : Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA)
Type : Avis
Séance : 03/11/2022
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Dossier personnel, Rémunération, Carrière, Discipline
Sens et motivation : Incompétence / Renseignement, Favorable, Favorable / Sauf appréciation

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 septembre 2022, à la suite du refus opposé par la directrice générale de l’École nationale supérieure de techniques avancées (ENSTA) à sa demande de communication des élements suivants relatifs à son dossier administratif de fonctionnaire d’État :
1) le niveau de complément indemnitaire annuel (CIA) proposé par le supérieur hiérarchique direct (Madame X), au comité « RH », notamment le tableau Excel transmis à la division des ressources humaines ;
2) les minutes de la décision du CRH concernant le niveau de CIA définitivement attribué à titre personnel (uniquement), après les échanges  : extrait du procès-verbal de CIA, compte rendu du CRH ou annexes ;
3) toute information motivant la diminution de 70 % du montant du CIA attribué au titre de l'année 2022 par rapport à l'année 2021 ;
4) son dossier disciplinaire ou la démarche disciplinaire formalisée, en cas d'existence ;
5) le fondement juridique conduisant l'ENSTA Paris à le contraindre à une mobilité à la fonction de X ;
6) la démarche administrative accompagnant et formalisant cette mobilité fonctionnelle (décision, arrêté d'affectation, etc.) ;
7) la fiche de poste de X ;
8) le compte rendu d'évaluation intermédiaire du supérieur hiérarchique direct, du service d'affectation jusqu'au 13 juin ;
9) le compte rendu de formalisation des nouveaux objectifs professionnels fixés dans le cadre de la nouvelle affectation à compter du 13 juin.

En l'absence de réponse exprimée par la directrice générale de l’École nationale supérieure de techniques avancées (ENSTA), la commission rappelle, en premier lieu, que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant l'engagement d'une éventuelle procédure disciplinaire diligentée à l'encontre de Monsieur X. Elle émet cependant, en l'état, un avis favorable sur le point 4) de la demande, si le document existe.

Elle estime, en deuxième lieu, que sont communicables à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, les documents mentionnés aux points 1), 2), 6), 8) et 9), en tant qu'ils le concernent. Elle précise que, s'agissant des points 1) et 2), les parties de ces documents ne concernant pas l'intéressé ne sont pas communicables dès lors qu'ils sont de nature à révéler une appréciation portée sur des tiers. Elle émet donc, dans cette mesure, un avis favorable sur ces cinq points. 

En troisième lieu, s'agissant du document mentionné au point 7) de la demande, la commission rappelle que, si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, les fiches de postes des agents publics, qui décrivent les attributions attachées à un emploi indépendamment de la personne de l'agent, constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application des mêmes dispositions. Elle émet donc un avis favorable à la communication de la fiche de poste sollicitée au point 7)

La commission rappelle, en quatrième et dernier lieu, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. La commission estime que les demandes visées aux points 3) et 5), compte tenu de leur formulation, constituent une demande de renseignements à laquelle l’autorité administrative n’est pas tenue de répondre. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur ces deux points.