Administration : Préfecture de police de Paris
Type : Avis
Séance : 09/03/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Sens et motivation : Incompétence / Renseignement, Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Sauf comportement, Favorable / Sauf articles L311-5 et L311-6

Maître X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 janvier 2023, à la suite du refus opposé par le préfet de police de Paris à sa demande de communication des documents suivants, concernant la situation de travail de son client :
1) l’intégralité du registre de santé et sécurité au travail concernant les agissements de Monsieur X, son ancien responsable hiérarchique, entre 2019 et 2022 ;
2) l’intégralité des courriels, le concernant, échangés entre les agents de la DIE, plus particulièrement de Monsieur X, et les agents suivants : Madame X, MadameX, Monsieur X ;
3) les diligences effectuées pour satisfaire la demande de communication.

En l'absence de réponse du préfet de police de Paris à la date de sa séance, la commission estime, en premier lieu, que le registre de santé et de sécurité est ouvert dans chaque service et contient les observations et suggestions des agents relatives à la prévention des risques professionnels et à l'amélioration des conditions de travail. Il est tenu à la disposition de l'ensemble des agents, et ainsi consultable dans son intégralité par ces derniers. La commission estime que ce registre est un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve toutefois, dans ce cadre, de l'occultation préalable des mentions couvertes par le secret de la vie privée de tiers ou faisant apparaître le comportement de personnes dans des conditions susceptibles de leur porter préjudice, en application de l'article L311-6 du même code. 

La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication du document sollicité au point 1). 

En deuxième lieu, la commission rappelle que les courriels professionnels sont des documents administratifs en principe communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de la disjonction et de l'occultation des éléments couverts par les articles L311-5 et L311-6 du même code. Sous cette réserve, et à condition qu’un traitement automatisé d’usage courant permette techniquement d’en extraire les courriels sollicités, la commission émet un avis favorable à la communication des documents sollicités au point 2), s'ils existent. 

En troisième lieu, la commission rappelle que le droit d'accès prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, rec p. 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, n° 154125, et CE, 22 mai 1995, n° 154125), cette jurisprudence, fondée sur la loi du 17 juillet 1978, restant pertinente sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui en a repris les dispositions. 

La commission estime que le point 3) de la demande, qui n'identifie aucun document, ne peut qu'être regardé comme une demande de renseignements, n’entrant pas dans le champ de ces attributions. Par suite, la commission ne peut que se déclarer incompétente sur ce point.