Administration : Mairie de Buanes
Type : Avis
Séance : 04/07/2013
Thème : Vie Publique/Vie Locale
Mots clés : Budgets et comptes, Vidéosurveillance
Sens et motivation : Favorable, Irrecevable/Imprécise

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 juin 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Buanes à sa demande de communication d'une copie des documents suivants :
1) les délibérations du conseil municipal du 8 septembre 2010 ;
2) les délibérations du conseil municipal du 8 juin 2011 ;
3) les délibérations du conseil municipal du 17 juin 2011 ;
4) les délibérations du conseil municipal du 13 mars 2013 ;
5) l'arrêté préfectoral portant autorisation d'installation d'un système de vidéosurveillance dans la commune en 2010 ; 
6) le journal des opérations comptables et les justificatifs comptables depuis l'exercice 2007, y compris ceux relatifs à l'exercice en cours.

La commission rappelle que l'article L.2121-26 du code général des collectivités territoriales, dont elle a compétence pour examiner les conditions d'application, dispose que « toute personne physique ou morale a le droit de demander communication et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. Chacun peut les publier sous sa responsabilité ». 

A ce titre, la commission estime que les documents administratifs demandés aux points 1 à 4 sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de ces dispositions et de celles de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, de même que le journal des opérations comptables mentionné au point 6.

La commission considère également que l'arrêté préfectoral mentionné au point 5 est communicable à toute personne qui le demande en application de ces dernières dispositions. Elle précise que la communication peut en être demandée tant à l'autorité dont il émane qu'à celle qui le détient, à laquelle il incombe alors d'y procéder.

La commission estime en revanche que la demande est formulée de manière trop imprécise, s'agissant des justificatifs mentionnés au point 6, pour permettre à l'administration les documents dont la communication est effectivement sollicitée.

La commission déclare donc irrecevable la demande en tant qu'elle porte sur ces justificatifs et émet un avis favorable à la communication des autres documents sollicités.

S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, auquel renvoie l'article  L.2121-26 du code général des collectivités territoriales, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission rappelle toutefois également que, dans le cas de demandes de communication portant sur un volume important de documents, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services.

La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l'administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n'excède pas les possibilités techniques et les moyens de l'administration, celle-ci est fondée à en échelonner l'envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l'intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d'un échéancier de communication. A cet égard, l'administration, qui doit statuer sur la demande de communication dans le délai d'un mois après sa saisine, au-delà duquel son silence vaut décision de refus en application de l'article 17 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, doit aussi, lorsque le document est communicable, s'efforcer de procéder à sa communication dans ce même délai, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle.

La commission estime en l'espèce, qu'eu égard à la faiblesse des moyens administratifs dont dispose la commune de Buanes et au volume important de documents que représenterait la reproduction intégrale du journal des opérations comptables depuis 2007 mentionnée au point 6, l'envoi par courrier d'une copie de ces documents excède les moyens de la commune. Elle considère donc que le maire de Buanes est fondé à inviter l'intéressé à venir consulter ces documents sur place, comme il l'a fait, et à prendre alors copie des parties qu'il aura sélectionnées.

La commission émet donc un avis favorable à l'envoi au demandeur de copies des délibérations et de l'arrêté mentionnés aux points 1 à 5 de la demande, sous réserve, si nécessaire, de l'étalement dans le temps de la réalisation des photocopies, et, si la commune le souhaite, du règlement préalable, par le demandeur, des frais de copie et d'envoi, et un avis défavorable à l'envoi de copies du journal des opérations comptables mentionné au point 6, qu'il appartiendra au demandeur de consulter en mairie.