Administration : Mairie de la Mulatière
Type : Conseil
Séance : 12/01/2023
Thème : Vie publique / Vie locale
Sens et motivation : Favorable, Favorable / Sauf article L311-6

La Commission d’accès aux documents administratifs a examiné, dans sa séance du 12 janvier 2023, votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents suivants :
1) à un conseiller municipal, l'intégralité des comptes rendus de réunion, passés et à venir, de la conférence territoriale des maires (CTM) de la métropole de Lyon dont sa commune est membre ;
2) l'intégralité des courriels que contient la messagerie Internet municipale de la maire.

A titre liminaire, la commission vous rappelle qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par les dispositions des articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. 

En premier lieu, s’agissant des comptes rendus de réunion de la CTM de la métropole de Lyon passés, la commission estime qu'ils constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'ils ont été validés dans les conditions prévues par le règlement intérieur du conseil de la métropole prévu à l’article L3633-1 du code général des collectivités territoriales, et ce alors même qu'il en serait fait un usage de « document de travail ».

La commission rappelle en revanche, s'agissant de la demande des comptes rendus de réunion de la CTM à venir, que si le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit un droit d’accès aux documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, il ne permet pas aux demandeurs d’exiger pour l’avenir qu’ils soient rendus systématiquement destinataires de documents au fur et à mesure de leur élaboration. 

En second lieu, s’agissant du point 2), la commission estime tout d'abord qu'une demande ne saurait être regardée comme suffisamment précise que si elle vise une période de temps déterminée et/ou des expéditeurs et destinataires identifiés. A défaut, une telle demande ne saurait être regardée comme recevable. 

La commission relève, ensuite, comme elle l'a indiqué dans son avis n° 20184184 du 6 décembre 2018, que les courriers électroniques détenus ou reçus par les agents publics dans le cadre de leurs missions sur leurs terminaux professionnels, ce qui exclut les messages identifiés comme étant personnels, s’ils sont en possession de l’administration et sont susceptibles de faire l’objet d’une extraction par un traitement automatisé d'usage courant, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, dans le respect des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 de ce code, et par suite, le cas échéant, après occultation de ces derniers ou disjonctions des documents qui en relèveraient entièrement en application des dispositions de l’article L311-7 du même code.

Elle estime, par suite, que les courriels sollicités, à l'exception de ceux revêtant éventuellement un caractère privé, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande sous réserve de l'occultation ou de la disjonction préalable de mentions ou éléments relevant des secrets susmentionnées. Elle précise qu'il appartient à l'administration de procéder en conséquence à l'examen de chacun de ces courriels. 

La commission rappelle enfin que, néanmoins, aux termes de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration : « L’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique. »

Elle précise que, par sa décision du 14 novembre 2018 dite Ministre de la culture c/ Société pour la protection des paysages et l’esthétique de la France (n°s 420055, 422500), le Conseil d’État a jugé que revêt un caractère abusif la demande qui a pour objet de perturber le bon fonctionnement de l’administration sollicitée ou qui aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. Par sa décision du 17 mars 2022 dite M. K… M… (n° 449620), il a précisé que, pour apprécier le caractère excessif d’une telle charge, il convient de prendre en compte « l’intérêt qui s’attache à [la] communication pour le demandeur ainsi, le cas échéant, que pour le public ». Par sa décision du 27 septembre 2022 dite Association Mormal Forêt Agir (n° 451627), il a estimé qu’une charge disproportionnée pouvait provenir de l’ampleur d’occultations à effectuer au sein d’un même document. 

Elle estime que, dans l'hypothèse où la demande impliquerait la consultation et le traitement d'un nombre très important de documents, elle pourrait être le cas échéant regardée comme revêtant un caractère abusif, en fonction des moyens de l'administration, de ses capacités d'identification et d'extraction des documents, des opérations à mener, des difficultés effectivement rencontrées ou encore de l'ampleur du travail induit. 

Elle ajoute que si tel n'était pas le cas, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des copies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services.