Administration : Rectorat de l'académie de Créteil (AC 94)
Type : Avis
Séance : 15/02/2024
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Envoi des documents
Sens et motivation : Favorable / Article L311-9, Favorable / Sauf article L311-6

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 janvier 2024, à la suite du refus opposé par la rectrice de l'académie de Créteil à sa demande de communication, par voie électronique ou postale, d'une copie de son dossier administratif.

En l’absence de réponse la rectrice de l'académie de Créteil à la date de sa séance, la Commission rappelle, en premier lieu, que les documents composant le dossier d'un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

La commission précise, dans l'hypothèse où - comme le suggère Monsieur X - une lettre de dénonciation figurerait au sein de son dossier administratif, qu'en application de l'article L311-6 susmentionné, ne sont pas communicables des documents dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée ou qui feraient apparaître de la part de tiers un comportement dont la divulgation pourrait leur porter préjudice. Par suite, une lettre de dénonciation, qui fait apparaître de la part de son auteur un tel comportement, n'est communicable qu'à celui-ci. Lorsqu'il s'agit d'une lettre anonyme, elle n'est communicable à la personne mise en cause que si elle n'est pas manuscrite et que son auteur ne peut pas être identifié. 

Par suite, la commission, qui n'a pas connaissance d'une procédure disciplinaire en cours visant Monsieur X, émet un avis favorable à la communication des documents sollicités, après occultation d'éventuelles mentions ou documents relatifs à des tiers relevant d'un secret protégé par l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. 

La commission rappelle, en second lieu, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.

La commission rappelle en outre qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

La commission rappelle toutefois également que, dans le cas de demandes de communication portant sur un volume important de documents, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La Commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l’administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n’excède pas les possibilités techniques et les moyens de l’administration, celle-ci est fondée à en échelonner l’envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l’intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d’un échéancier de communication. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. 

En l'espèce, la commission comprend que le volume des documents à reproduire resterait compatible avec le bon fonctionnement des services du rectorat de l'académie de Créteil et n'appellerait pas d'aménagement particulier de l'exercice du droit d'accès. Elle invite donc l’administration à procéder à la transmission de cette copie, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant devra être porté à la connaissance de l'intéressé.