Administration : Mairie de Lesperon
Type : Avis
Séance : 31/08/2019
Thème : Finances Publiques Et Fiscalité / Finances Locales
Mots clés : Budgets et comptes
Sens et motivation : Favorable/Sauf appréciation, Favorable/Sauf vie privée

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 janvier 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Lesperon à sa demande de copie des bordereaux comptables (recettes et dépenses) et des comptes annexes de la commune, ainsi que ceux concernant la section de Concoules, pour les cinq années échues.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Lesperon a informé la commission que la commune n'était pas en mesure de répondre favorablement à la demande compte tenu du volume des documents sollicités et de la confidentialité de certains éléments, notamment relatifs aux agents municipaux (rémunération, adresse administrative).

La commission en prend note et rappelle en premier lieu qu'aux termes du premier alinéa de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Elle estime que le droit à communication institué par ces dispositions porte sur l'ensemble des écritures et documents comptables de la commune, au fur et à mesure de leur élaboration, y compris les pièces justificatives. 

Elle rappelle en deuxième lieu que si les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, qui protègent notamment le secret de la vie privée, le secret des affaires, ou le secret des informations économiques et financières peuvent s’opposer à la communication de documents comportant le détail de rémunérations ou révélant des aspects de la vie privée, ces dispositions ne sont toutefois pas opposables quand la demande de communication a pour fondement l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En application de la décision du Conseil d’État du 10 mars 2010 n° 303814, doivent uniquement être occultées les mentions comportant des appréciations d’ordre individuel sur des agents ou susceptibles de porter atteinte à la vie privée de personnes physiques nommément désignées ou facilement identifiables. 

La commission rappelle en troisième lieu que si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, etc.) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande et précise que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.