Administration : Mairie de Thérouanne
Type : Avis
Séance : 21/09/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable, Irrecevable / Imprécise

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 juillet 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Thérouanne à sa demande de communication d'une copie numérique intégrale des documents suivants :
1) l'acte de naissance de Monsieur X en date du X.
2) l' acte de décès de Monsieur X entre le X X et le X X tout en sachant qu’il est recensé chez son fils en X.

En l’absence de réponse du maire de Thérouanne à la date de sa séance, la commission rappelle qu’elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l’administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, des documents sollicités qui constituent des documents d’archives publiques au sens de l’article L211-1 de ce même code.

La commission précise que les actes d’état civil (naissances et mariages) sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès lors qu’ils ont plus de soixante-quinze ans, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine, cité à l’article 26 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil. Les actes d’état civil (décès) sont quant à eux librement communicables sans délai.

La commission rappelle que la communication des actes d'état civil est régie d'une part par le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil et, d'autre part, par les dispositions du chapitre III du titre Ier du livre II du code du patrimoine auquel il renvoie. Il résulte de ces dispositions qu’une demande ayant pour objet un acte d’état civil devenu communicable de plein droit en application du code du patrimoine doit être regardée comme tendant à la communication d’un document d’archives publiques, dont l'accès se fait dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration.

Cet article dispose que l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration soit par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions définies par décret, soit enfin par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.
Ainsi, une commune ne peut pas imposer à un demandeur une communication par courrier d'une copie d'un acte d'état civil librement communicable, si ce document existe sous forme électronique. La commission rappelle qu’elle considère également de manière constante que l’administration n’est pas tenue de numériser un document disponible en version papier.

Pour ce qui concerne l’acte de naissance visé au point 1), la commission constate qu’étant est daté de 1947, le délai de libre communicabilité qui lui est applicable est échu. La commission estime donc que cet acte d’état civil est librement communicable à toute personne qui en fait la demande, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine, et émet sur ce point un avis favorable.

Pour ce qui concerne l’acte visé au point 2), la commission rappelle que le droit d'accès aux documents administratifs et aux archives publiques prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration impose que les demandes dont l'administration est saisie soient suffisamment précises pour permettre à l’administration d’identifier clairement le ou les documents souhaités, sans l’obliger à procéder à des recherches. En effet, la loi du 17 juillet 1978, désormais codifiée, ne fait pas obligation aux administrations de répondre aux demandes trop générales ou insuffisamment précises (CE, 27 septembre 1985, Ordre des avocats au barreau de Lyon c/ X, n° 56543 ; CE, 30 juin 1989, OPHLM de la Ville de Paris, n° 83477). Le régime du droit d'accès ne fait pas davantage obligation à l’administration de répondre aux demandes de renseignements. Un service d'archives est donc fondé, au regard du droit d'accès, à ne pas répondre à un demandeur qui se bornerait à faire référence à une information, à charge pour le service des archives de procéder à des recherches approfondies afin d'identifier lui-même le document pouvant répondre à la demande imprécise

En l’espèce, le demandeur situe la date du décès de Monsieur X entre X et X. Compte tenu de l’importance de cette période chronologique, la commission estime que la demande est trop imprécise pour permettre à l’administration d’identifier l’acte souhaité. 

Elle ne peut donc que déclarer la demande irrecevable sur ce point et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser sa demande auprès de l’administration.