Administration : Ministère des Outre-mer
Type : Avis
Séance : 27/09/2018
Thème : Vie Publique / Politique Générale
Sens et motivation : Favorable, Irrecevable/Diffusion publique

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 juillet 2018, à la suite du refus opposé par la ministre des Outre-Mer à sa demande de publication en ligne, de manière régulière, dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé, des agendas effectifs et non prévisionnels de la ministre des outre-mer.

La commission rappelle, en premier lieu, qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». 

Elle précise qu’elle distingue les agendas personnels des représentants ou agents des autorités administratives, de ceux qu’ils tiennent ou sont tenus pour eux dans le cadre de leurs missions de service public, qui seuls revêtent le caractère de document administratif. Ces derniers sont communicables, en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration après occultation préalable, le cas échéant, des mentions relevant des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, et notamment de la vie privée de tiers. Il en va, notamment, ainsi des noms et des coordonnées des personnes figurant, à titre personnel, dans ces agendas. 

S’agissant des agendas objet de la demande, la commission relève qu’il s’agit des agendas rendus publics par les ministres, ce dont elle déduit qu’ils ont été élaborés dans le cadre de leurs fonctions ministérielles et qu’ils ne comportent aucune mention relative à un secret protégé.

Elle rappelle également qu’en application de l’article L300-4 de ce code, « toute mise à disposition effectuée sous forme électronique (…) se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé » et qu'en application de l'article L311-9 du même code, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, notamment, par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé.

Elle souligne, en second lieu, qu'aux termes des dispositions de l'article L312-1-1 du même code, qui entrent en vigueur le 7 octobre 2018, sous réserve des articles L. 311-5 et L. 311-6, et lorsque ces documents sont disponibles sous forme électronique, les administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L. 300-2, à l'exception des personnes morales dont le nombre d'agents ou de salariés est inférieur à cinquante agents et des collectivités territoriales de moins de 3 500 habitants, publient en ligne les documents qu'elles communiquent en application des procédures prévues au présent titre, ainsi que leurs versions mises à jour et les données, mises à jour de façon régulière, dont la publication présente un intérêt économique, social, sanitaire ou environnemental.

La commission considère que la demande doit être regardée comme portant sur une demande de mise en ligne des agendas publics hebdomadaires de certains membres du Gouvernement, actualisé si des modifications interviennent au cours de la semaine au regard de l'agenda prévisionnel rendu public à la fin de l'année précédente ou en tout début de semaine, dans un format ouvert, aisément réutilisable et exploitable. Au regard des principes qui viennent d'être rappelés, la commission estime que la demande doit recevoir, dans son principe, un avis favorable.

En l'espèce, la commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration, constate que l'agenda public sollicité est accessibles en ligne sur le site du ministère à l’adresse suivante : http://www.outre-mer.gouv.fr/agenda au format "HTML". Elle comprend également de la réponse de l'administration que cet agenda est actualisé en cas de modification et que le ministère avait entrepris des modifications afin qu'il soit également mis en ligne dans un format ouvert, aisément réutilisable et eploitable à compter du 1er novembre 2018.

La commission émet en conséquence un avis favorable à la demande sur ce point, le surplus de la demande, qui a fait l'objet d'une diffusion publique étant irrecevable.

Elle estime également souhaitable que les agendas ainsi mis en ligne puissent demeurer accessibles sur le même site, comme le propose d'ailleurs déjà le ministère.