Administration : Mairie de Brest
Type : Avis
Séance : 07/03/2024
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Article L311-9

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 février 2024, à la suite du refus opposé par le maire de Brest à sa demande de communication de la version numérique des tables décennales des naissances de Brest concernant la période 1993-2022.

En l'absence de réponse du maire de Brest à la date de sa séance, la commission rappelle que les tables annuelles et décennales de l’état civil sont des documents administratifs librement communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, à condition qu'elles ne comprennent pas d'autres informations personnelles que le nom des personnes concernées et la date ou le numéro de l'acte. 

Les autres mentions, s'il en existe, qui relèvent de la vie privée des personnes intéressées, ne sont communicables qu'à ces dernières chacune en ce qui la concerne en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et ne deviendront librement communicables, en application du 3° de l'article L213-2 du code du patrimoine, qu'à l'issue d'un délai de 50 ans à compter du dernier acte qui y est transcrit. Il appartient, dès lors, en application de l'article L311-7 du même code, à l'administration d'occulter ces mentions avant de communiquer les tables aux tiers. 

La commission estime en l’espèce que les documents sollicités sont communicables au demandeur, sous cette réserve.

S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

En application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

La commission considère de manière constante que les dispositions de l’article L311-9 précitées ne font pas obligation à l’administration de communiquer, sous forme électronique, les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document uniquement disponible en version papier. 

En l’espèce, la commission constate que le demandeur sollicite une copie des documents par voie électronique. Elle émet un avis favorable à cette demande, à condition que les documents soient effectivement disponibles sous format numérique. Si tel n’est pas le cas, la commission invite le maire à se rapprocher du demandeur pour lui proposer des modalités alternatives de communication, selon les principes qui viennent d’être rappelés.