Administration : Direction académique des services départementaux de l'éducation nationale du Cantal (DSDEN 15)
Type : Avis
Séance : 06/07/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Enseignement scolaire
Mots clés : Institution scolaire
Sens et motivation : Favorable / Sauf établissement de document, Favorable / Sauf vie privée

Madame X, pour l'association X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 mai 2023, à la suite du refus opposé par la directrice académique des services départementaux de l'éducation nationale du Cantal à sa demande de communication d'une copie du document recensant, par collège, les communes de résidence des collégiens du Cantal.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents.

La commission précise ensuite que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). Elle considère en revanche de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, que constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission souligne, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

En l’absence de réponse de la directrice académique des services départementaux de l'éducation nationale du Cantal à la date de sa séance, la commission estime que le document demandé, s’il existe en l’état ou est susceptible d’être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant, au sens des principes qui viennent d’être rappelés, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l’occultation ou de la disjonction de tout élément qui permettrait d’identifier le lieu de résidence d’un élève en particulier. 

Elle émet par suite un avis favorable, sous ces réserves.