Administration : Premier ministre
Type : Avis
Séance : 02/06/2022
Thème : Vie publique / Politique générale
Sens et motivation : Favorable / Sauf inexistant

Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 avril 2022, à la suite du refus opposé par le Premier ministre à sa demande de communication, sous format électronique par courriel, des documents suivants relatifs à l'usage de la dotation des frais de représentation de membres du Gouvernement :
1) les pièces justificatives du paiement des frais de représentation de la ministre déléguée auprès du ministère de l’Intérieur chargée de la Citoyenneté, et des membres de son cabinet, pour les années 2020, 2021, 2022 ;
2) les pièces justificatives du paiement des frais de représentation de la secrétaire d’État chargée de l’Égalité entre les femmes et les hommes, et des membres de son cabinet, depuis 2017 ;
3) l’ensemble des pièces justificatives du paiement des frais de représentation des ministres de la Justice, et des membres de leur cabinet, depuis 2017.

En l’absence de réponse du Premier ministre à la date de sa séance, la commission rappelle, comme elle l'a déjà fait dans un avis de partie II du 20 février 2020, n° 20200032, que par une série d'avis identiques, elle a estimé que le détail d’utilisation de la « dotation de frais de représentation des membres du Gouvernement », prise en charge par les ministères, ne pouvait être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant au regard des fonctionnalités qu'offre le logiciel CHORUS dès lors que cette base de données ne permet pas, d’une part, de traiter automatiquement, au sein des dépenses du programme portant les fonctions transversales et le secrétariat général du ministère, celles qui sont spécifiquement liées aux frais de représentation ni, d’autre part, d’identifier celles qui, au sein de ces dernières dépenses, sont imputables à l’administration ou au cabinet et qu'il existe des dépenses qui, n'étant pas divisibles, impliquent un prorata. 

En l'espèce, la commission constate que la présente demande porte non pas sur un document budgétaire de synthèse mais sur les pièces justificatives nécessaires au paiement des frais de représentation de plusieurs membres du Gouvernement et de leurs cabinets, c'est-à-dire les documents produits à l'agent comptable à l'appui des opérations de dépenses en vue du paiement. Elle estime que si ces documents sont identifiables et en possession de l'administration alors même qu'ils auraient été également versés dans CHORUS, ils constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. 

La commission précise que le code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique ou de publier en ligne les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier (conseil n° 20180003 du 17 mai 2018). 

Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable. Elle précise, en outre, que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. 

Elle rappelle enfin, à toutes fins utiles, qu'en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, une autorité administrative saisie d’une demande de communication de documents qu’elle ne détient pas est en principe tenue de transmettre cette demande accompagnée de l'avis rendu à l’autorité susceptible de les détenir et d'en aviser le demandeur.