Administration : Ministère des armées
Type : Avis
Séance : 09/03/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Carrière, Dossier personnel, Notation
Sens et motivation : Défavorable

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 février 2023, à la suite du refus opposé par le ministre des armées à sa demande de communication d'une copie, relative à son père, Monsieur X X, agent sous contrat au X, de :
1) sa notation ; 
2) ses états de service.

En l'absence de réponse exprimée par le ministre des armées à la date de sa séance, en l’état des informations dont elle dispose, la Commission comprend que le père de Monsieur X est décédé. 

La Commission rappelle, en premier lieu, que le dossier de Monsieur X X sera communicable à toute personne qui en fait la demande au terme d’un délai de vingt-cinq ans après son décès pour les documents dont la communication met en cause le secret médical, et au terme d’un délai de cinquante ans à compter de la date du document sollicité ou du dernier document inclus dans le dossier, en application des 2° et 3° de l’article L213-2 du code du patrimoine. En l’espèce, la Commission comprend que ces délais ne sont en l’espèce pas expirés. Elle relève, par ailleurs, que le demandeur ne justifie pas avoir sollicité un accès anticipé aux documents demandés, sur le fondement de l’article L213-3 du code du patrimoine.
La Commission précise, en second lieu, que le dossier d'un agent public n'est en principe communicable qu'au seul intéressé, en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, tant que les délais prévus au I de l'article L213-2 du code du patrimoine ne sont pas expirés. 

En cas de décès de l'intéressé, il y a lieu de distinguer selon la teneur des documents : 
- les documents comportant des informations à caractère médical sont communicables, en application du dernier alinéa de l'article L1110-4 du code de la santé publique, auquel renvoie l'article L1111-7 du même code, aux ayants droit qui justifient de leur qualité et dont la demande est motivée par le souci de connaître les causes de la mort, de défendre la mémoire du défunt ou de faire valoir des droits, sauf dans le cas où la personne décédée s'est opposée, de son vivant, à une telle communication ;
 - les autres documents ne sont en principe pas communicables aux ayants droit et proches, quels que soient les motifs de leur demande d’accès, à moins qu’ils ne soient directement concernés par tout ou partie de ces documents, ce qui leur confère dans ce cas à l’égard du ou des documents considérés la qualité d'« intéressé » au sens des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. 

Il ressort en effet de la décision du Conseil d'État du 17 avril 2013, n° 337194, mentionnée aux tables du Recueil Lebon, que l'intéressé, au sens de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, est la personne directement concernée par le document, c'est-à-dire, ainsi que les conclusions du rapporteur public sur cette affaire permettent de le comprendre, s'agissant d'un document contenant des informations qui se rapportent à une personne, soit cette personne elle-même, soit un ayant droit direct de cette personne, titulaire d'un droit dont il peut se prévaloir à raison du document dont il demande la communication.

En l'espèce, la Commission observe que le demandeur, qui souhaite rédiger un ouvrage sur son père, ne se prévaut dès lors d’aucun droit en application de l'article L311-6 précité.  Elle émet donc un avis défavorable à la communication des informations du dossier se rapportant à Monsieur X X mais précise au demandeur qu'il lui est possible de former une demande d'accès par dérogation aux archives sollicitées, sur le fondement de l'article L213-3 du code du patrimoine.