Administration : Mairie de Montdidier
Type : Avis
Séance : 24/09/2020
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 juillet 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Montdidier à sa demande de copie de l'acte de décès de Monsieur X décédé le X dans la commune, sachant que l’administration impose de fournir une pièce d'identité ainsi qu'une enveloppe timbrée.

La commission rappelle que les copies intégrales d'actes de décès sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande. Toutefois, selon l'article 30 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 : « Lorsque la communication des informations figurant dans l'acte de décès est de nature à porter atteinte, compte tenu des circonstances du décès, à la sécurité des personnes désignées dans l'acte, le procureur de la République peut limiter la délivrance des copies intégrales de l'acte aux personnes mentionnées aux alinéas précédents ainsi qu'aux ayants droit du défunt, à la condition qu'ils justifient des nom et prénoms usuels des parents de celui-ci ». La commission en déduit que, sauf à ce que la communication des informations contenues dans l'acte de décès demandé soit de nature à porter atteinte, compte tenu des circonstances du décès, à la sécurité des personnes qui y sont désignées, auquel cas sa communication à des tiers est soumise aux dispositions du 3° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, à savoir un délai de cinquante ans à compter de la date de l'acte, le maire n'est pas fondé à exiger du demandeur la justification de son identité. 

La commission rappelle en outre que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication.

Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original ou encore une transcription manuelle complète de l'acte. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds.

La tarification doit être conforme à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, qui précise : « A l'occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ». La mairie est donc fondée à demander un règlement préalable des frais d'envois postaux de l'acte sollicité. 

La commission émet donc un avis favorable à la communication de l’intégralité de l’acte d’état civil sollicité, selon les modalités ainsi rappelées.