Administration : Mairie de Montalieu-Vercieu
Type : Avis
Séance : 03/11/2022
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Défavorable

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 septembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire de X-Vercieu à sa demande de copie intégrale de l’acte de mariage de Monsieur X, né le X à X (38), fils de X, et X , née le X à X (38), fille de X célébré le X à X (38), l'administration opposant l’article 51 du règlement des archives communales qui prévoit que l’exécution de recherches généalogiques au profit des particuliers n’entre pas dans les attributions des services de la commune.

La commission, qui a pris connaissance des observations du maire de X-Vercieu, rappelle qu’elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui les conservent, des actes d’état civils, qui, s’ils ne revêtent pas le caractère d’un document administratif, présentent celui d’un document d’archives publiques, au sens de l’article L211-1 de ce même code.

Elle rappelle, en outre, qu'en application du e) du 4° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, les registres de naissance et de mariage de l'état civil sont librement communicables au bout d'un délai de soixante-quinze ans, à compter de leur clôture. L'acte de mariage sollicite est donc, en l’espèce, librement communicable.

En réponse à la demande de communication qui lui a été adressée, le maire de X-Vercieu a d’abord proposé à la demanderesse la consultation sur place de l'acte, dans la mesure où l'exécution de recherches généalogiques au profit de particuliers n'entre pas dans les attributions de ses services et où, en tout état de cause, il ne dispose pas de suffisamment de personnel pour les mener. La commission estime, toutefois, que la demande portant sur un acte précisément identifié, elle n'équivaut pas à une demande de recherche qui excèderait les obligations mises à la charge de l'administration en matière de communication des documents d'archives publique.

La commission rappelle, ensuite, qu’en vertu de l’article L213-1 du code du patrimoine, l’accès aux archives de l'état civil s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, c'est-à-dire, au choix du demandeur. Ce libre choix connaît, toutefois, plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. 

Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une consultation gratuite sur place, la reproduction, à ses frais, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds.

La commission, comme elle l'a précisé dans son avis n° 20174365 du 14 décembre 2017, estime que la photocopie des registres reliés d’état civil est, par principe, susceptible de nuire à leur bonne conservation et qu'il faut recourir à d'autres modes de reproduction, que ce soit par photographie numérique, pouvant ensuite être transmise par courriel ou par voie postale au moyen d'un support amovible, ou encore le cas échéant, au moyen d’une transcription manuelle complète de l’acte. Les frais susceptibles d'être générés par cette reproduction peuvent être supportés par le demandeur, dans le respect des dispositions de l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration. La commission rappelle, enfin, que l'administration n'est jamais tenue de numériser un document pour répondre à une demande de communication par voie électronique d'un document qu’elle détient uniquement sous format papier.

Au regard de ces diverses considérations et en l’état des informations portées à sa connaissance, la commission ne peut qu’émettre un avis défavorable à la demande. Elle s’étonne cependant que l'administration ne dispose d'aucun moyen de reproduction par photographie numérique dans ses services compte tenu du caractère répandu de ce type d'appareil.