Administration : Gouvernement de la Nouvelle-Calédonie
Type : Avis
Séance : 03/11/2022
Thème : Vie publique / Vie locale
Sens et motivation : Favorable / Sauf vie privée

Madame X, pour l'association « X », a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 septembre 2022, à la suite du refus opposé par le secrétaire général du Gouvernement de la Nouvelle-Calédonie à sa demande de copie, de préférence par courrier électronique, de l'agenda des membres du gouvernement de la Nouvelle-Calédonie ainsi que celui du président depuis sa prise de fonction.

En réponse à la demande d'observations qui lui a été adressée, le secrétaire général du Gouvernement de la Nouvelle-Calédonie a informé la Commission que les agendas des membres du gouvernement sont directement tenus par ces dernier et apparaissent, dès lors, revêtir un caractère privé les excluant du droit d'accès aux documents administratifs prévu par le code des relations entre le public et l'administration.

La Commission rappelle qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ».

La Commission précise ensuite qu’elle distingue les agendas personnels des représentants ou agents des autorités administratives, de ceux qu’ils tiennent ou sont tenus pour eux dans le cadre de leurs missions de service public, qui seuls revêtent le caractère de document administratif.

La Commission souligne cependant que la circonstance qu'un agenda soit tenu directement par un représentant ou un agent d’une autorité administrative dans un document recensant tant les activités personnelles de ces derniers que leurs activités en lien avec leurs missions de service public, ne permet pas, par elle-même, de le soustraire intégralement au droit d'accès aux documents administratifs régi par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. Elle considère, en effet, que les extraits de cet agenda relatifs à l’exercice de leurs missions de service public constituent des documents administratifs au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, communicables sur le fondement de ce code.

En application de ces principes, la Commission estime que les agendas tenus par ou pour des représentants ou agents des autorités administratives dans le cadre de leurs missions de service public, sont communicables, en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration après occultation préalable, le cas échéant, des mentions relevant des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, et notamment de la vie privée de tiers. Il en va, notamment, ainsi des noms et des coordonnées des personnes figurant, à titre personnel, dans ces agendas. 

La Commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable.