Administration : Direction générale des patrimoines
Type : Avis
Séance : 08/07/2021
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Favorable/Article L311-9

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 décembre 2020, à la suite du refus opposé par la directrice chargée des Archives de France à sa demande de copie, soit par courrier postal soit sur une clé USB, à ses frais, l’administration proposant la seule consultation sur place, de l'intégralité des documents non encore librement communicables conservés à l'Office français de protection des réfugiés et apatrides, concernant sa famille paternelle, ses grands-parents, sa tante et son père réfugiés apatrides placés sous la protection de l'OFPRA en 1949.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, la directrice chargée des Archives de France a signalé à la commission que l'Office français de protection des réfugiés et apatrides lui a indiqué que la demande de reproduction présentée par Madame X portait sur deux dossiers, l'un librement communicable, et le second comprenant des informations non librement communicables en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, mais pour lequel Madame X a obtenu une autorisation de consultation par dérogation en application de l'article L213-3 du code du patrimoine. Le refus de reproduction opposé par  l'Office français de protection des réfugiés et apatrides est justifié par le volume des documents concernés et les limites des possibilités techniques de l'administration. 

La commission rappelle tout d'abord que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

En l'espèce, la commission estime que l'Office français de protection des réfugiés et apatrides est en droit de proposer à Madame X un échéancier afin d'adapter l'exercice du droit d'accès au bon fonctionnement de son service. 

La commission rappelle ensuite que les dispositions de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration ne sont pas applicables aux documents consultables par dérogation aux délais du code du patrimoine. En outre, la procédure établie par l'article L213-3 de ce code ne fait pas état d'une possibilité de reproduction des documents dont la consultation a ainsi été obtenue. En conséquence, les modalités de consultation et la possibilité de reproduction de ces informations sont soumises dans ce cas à l'appréciation de l'administration. En l'espèce, la commission estime que l'Office français de protection des réfugiés et apatrides n'est pas tenu d'accorder systématiquement la reproduction des documents demandés. Cependant, la commission note que Madame X a obtenu une autorisation de reproduction du dossier demandé. Elle estime par conséquent que Madame X est fondée à obtenir une copie de ce dossier, selon des modalités à définir en accord avec  l'Office français de protection des réfugiés et apatrides. 

La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable.