Administration : Centre hospitalier spécialisé Montperrin
Type : Avis
Séance : 07/03/2024
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Hospitalière, Effectif
Sens et motivation : Sans objet / Inexistant, Défavorable / Inachevé, Favorable / Sauf inexistant, Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Sauf appréciation

Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 janvier 2024, à la suite du refus opposé par la directrice du centre hospitalier Montperrin à sa demande de communication d'une copie des documents suivants :
1) les tableaux des effectifs théoriques et nominatifs de tous les services, et particulièrement ceux du pôle médico-social, de la crèche, des unités de soins intensifs, des services techniques et logistiques, des services administratifs et du  groupement de coopération sanitaire du pays d'Aix (GCSP A) ;
2) les fiches de poste relevant des fonctions occupées par chaque agent du centre hospitalier, et particulièrement celles concernant le pôle médico-social, la crèche, le GCSP A et les personnels techniques et administratifs ;
3) la convention cadre départementale, qui implique et justifie le fonctionnement en dispositif du pôle médico-social du centre hospitalier, signée entre la maison départementale des personnes handicapés (MDPH), l'agence régionale de santé  (ARS) de la région PACA, les organismes de protection sociale, les services académiques, et le centre hospitalier MONTPERRIN en tant que gestionnaire de l'institut thérapeutiques éducatifs et pédagogiques (ITEP) et du service d'éducation spéciale et de soins à domicile (SESSAD) ;
4) les procédures du centre hospitalier concernant la commande publique, avec d'une part les achats inférieurs à 40000 euros, et d'autre part, les achats supérieurs à 40000 euros ;
5) les tableaux d'avancement et de promotion théoriques et nominatifs des agents du centre hospitalier.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents.

La commission observe, en premier lieu, qu'en réponse à la demande qui lui a été adressée, la directrice du centre hospitalier Montperrin lui a indiqué qu'il n’existe pas de tableaux d’avancement et de promotion théoriques.

Par suite, elle ne peut que déclarer, dans cette mesure, sans objet le point 5) de la demande.

Elle rappelle, en deuxième lieu, qu'aux termes des deux premiers alinéas de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue ainsi deux types de documents :
- les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant ;
- les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent.

En application de ces dispositions, la commission ne peut qu'émettre un avis défavorable à la communication de tableaux des effectifs théoriques, qui revêtent, en l'état, un caractère inachevé. Pour ce même motif, elle émet un avis défavorable sur le point 3) de la demande, l'administration ayant indiqué à la commission que la convention cadre départementale sollicitée à ce point était en cours d'actualisation. Elle précise qu'une fois achevé, ce document sera communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, à la condition qu'il ne revête pas ou plus de caractère préparatoire à une décision administrative en cours d'élaboration et sous réserve de l'occultation des mentions couvertes par un des secrets énumérés à l'article L311-6 de ce code.

La commission rappelle, en troisième lieu, qu’une liste des agents d'une collectivité publique qui ne fait apparaître que les noms, prénoms, services et dates d'embauche de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public. En outre, la commission considère que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés,etc.) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.

Elle rappelle, en outre, qu’un tableau d’avancement, qui met en œuvre dans le cadre d’un corps ou d’un cadre d’emploi le principe d’égal accès aux emplois publics en faisant apparaître l’ordre dans lequel les promotions doivent s’effectuer sans faire apparaître ni notes, ni appréciations, n’est pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et constitue donc un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration (avis de partie II n° 20123835 du 22 novembre 2012). 

La commission émet, dans les conditions et limites ci-dessus rappelées, un avis favorable à la communication du tableau des effectifs nominatif, des tableaux d'avancement et des tableaux de promotion nominatifs des agents du centre hospitalier.

En quatrième et dernier lieu, la commission estime que les documents administratifs visés aux points 2) et 4) de la demande, s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable à la demande sur ces points.

La commission précise enfin que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.