Administration : Mairie d'Aire-sur-la-Lys
Type : Avis
Séance : 12/05/2022
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Etat civil, Tarification des documents 
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 mars 2022, à la suite du refus opposé par le maire d'Aire-sur-la-Lys à sa demande de communication d'une copie intégrale de l'acte de naissance de X, né en 1942 dans la commune sachant que la mairie exige préalablement le paiement de la somme de cinq euros pour la délivrance de cet acte.

En l'absence de réponse du maire d'Aire-sur-la-Lys  à la date de sa séance, la commission rappelle que les modalités d'accès aux archives publiques sont fixées à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration auquel renvoie l'article L213-1 du code du patrimoine. En application de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001.

La commission précise qu'aux termes de l'article R311-1 de ce même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ».

La commission en déduit que lorsque un document administratif peut, eu égard à son état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001. En revanche, lorsqu'il s'agit d'originaux non susceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue à partir d'un microfilm ou par photographie, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. 

En l'espèce, la commission comprend que, pour éviter toute manipulation et tout risque de détérioration des registres d'état civil les plus anciens et conformément aux recommandations des Archives de France, la commune privilégie d'autres moyens de reproduction que la photocopie. Elle estime par conséquent que le tarif de 0,18 euro par page A4 fixé par l'arrêté de 2001 ne s'applique pas. Elle constate toutefois que le tarif de cinq euros demandé à Monsieur X comprend non seulement les frais de copie mais également les frais de la recherche du document sollicité, recherche qui, en application des principes rappelés ci-dessus, n'a pas à être facturée. Elle invite dès lors la municipalité à revoir sa délibération du 22 novembre 2021 de façon à appliquer aux demandeurs un tarif correspondant aux seuls frais de copie conformément aux textes en vigueur.

La commission émet, en l'espèce, un avis favorable à la communication au demandeur du document sollicité, facturé selon un tarif correspondant aux seuls frais de copie.