Administration : président de l'association des maires de Saône-et-Loire (AMSL)
Type : Conseil
Séance : 16/03/2006
Thème : Vie Publique/Vie Locale
Sens et motivation : Irrecevable/Imprécise, Favorable/Sauf vie privée

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 16 mars 2006 votre demande de conseil relative au :

1) caractère communicable par un maire d'une commune de 529 habitants, adhérent de l'AMSL, des documents suivants, importants en nombre et en volume et dont la mise à disposition nécessiterait un travail important de la secrétaire de mairie employée à temps partiel :
- les archives relatives aux différents marchés et appels d'offres passés sous ses mandats (depuis 1995),
- les appels de candidature relatifs aux postes à pourvoir à la mairie,
- la comptabilité complète de la mairie depuis le début de ses mandats (1995),
- le dossier eau et assainissement de la commune ;

2) caractère communicable à la SACEM (délégation régionale de Saône-et-Loire), par tous les maires du département, des dates et lieux des manifestations prévues dans chacune des communes au cours de l'année 2006 ainsi que des coordonnées des organisateurs responsables.

La commission a d'abord rappelé que tous les documents visés au point 1) de la demande sont des documents administratifs communicables de plein droit à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve qu'ils n'aient plus un caractère préparatoire. Elle rappelle cependant que les demandes doivent être suffisamment précises pour être recevables et que l'administration ne doit pas être contrainte à de nombreuses recherches pour identifier les documents demandés. Or, la demande de communication du " dossier eau et assainissement " peut être qualifiée d'imprécise, en l'absence de date et d'identification de la nature des documents souhaités. 

Concernant les modalités de communication de ces documents et les difficultés que vous soulevez, liées à la taille et la capacité de la commune concernée, la commission rappelle en premier lieu que pour qualifier d'abusive une demande, celle-ci doit porter sur un grand nombre de documents, ce qui est le cas en l'espèce, mais également révéler de la part de son auteur un souci de nuire à l'administration, en tentant de perturber de façon délibérée son fonctionnement. Le seul critère du volume des documents demandés ne peut suffire pour qualifier d'abusive la demande. 

Toutefois, l'administration, et plus particulièrement une petite commune, est fondée à demander des délais afin de ne pas perturber le fonctionnement de ses services. En effet, l'objectif de transparence administrative poursuivie par la loi du 17 juillet 1978 doit être conciliée avec le principe à valeur constitutionnelle de la continuité du service public. Il est manifeste que la commune dont il est fait état dans la présente affaire serait fondée à procéder de la sorte en invitant notamment le demandeur à venir consulter les pièces sur place afin de lui délivrer copie des seuls éléments qui lui sont réellement utiles. 

S'agissant du caractère communicable, à la SACEM, par plusieurs maires, des dates et lieux des manifestations musicales prévues dans chacune des communes au cours de l'année 2006 ainsi que des coordonnées des organisateurs responsables, la commission estime que si les administrations disposent d'un tel document, ou si celui-ci peut être obtenu à partir d'un traitement automatisé d'usage courant, il est communicable de plein droit à toute personne qui en fait la demande, sous réserve cependant de l'occulation des mentions protégées par le secret de la vie privée (adresse personnelle, coordonnées téléphoniques, et, le cas échéant, date de naissance des organisateurs).