Administration : Communauté de communes du pays de l'Orne
Type : Avis
Séance : 07/11/2013
Thème : Vie Publique/Vie Locale
Sens et motivation : Favorable, Favorable/Sauf appréciation, Sans objet/Inexistant

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 octobre 2013, à la suite du refus opposé par le président de la communauté de communes du pays de l'Orne à sa demande de communication des documents suivants : 
1) les délibérations du conseil depuis la création de la communauté de communes jusqu'en 2008, ainsi que les convocations et les pièces jointes ;
2) le dossier de demande d'implantation d'une entreprise en 2009 sur le site de l'ancienne usine EUROPIPE ; 
3) les montants des salaires bruts et les contrats de travail du personnel ;
4) le procès-verbal de la réunion du bureau ayant examiné la présente demande de communication de documents s'étant déroulée fin août ou début septembre 2013. 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la communauté de communes a informé la commission que cette collectivité n'a connaissance d'aucun dossier instruit par une autorité administrative relatif à l'implantation d'une entreprise sur le site de l'ancienne usine Europipe et qu'il n'est pas tenu de procès-verbal des délibérations du bureau de la communauté de communes. La commission déclare donc sans objet la demande en ce qui concerne les points 2) et 4).

S'agissant des documents visés au point 1), la commission rappelle qu'ils sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L. 5211-46 du code général des collectivités territoriales. Elle émet un avis favorable sur ce point, et prend note de l'accord du président de la communauté de communes. 

S'agissant des documents visés au point 3), le président de la communauté de communes a informé la commission qu'aucun agent de la communauté n'est recruté sur contrat, mais seulement par arrêté, et qu'il entend transmettre au demandeur un tableau récapitulatif des traitements bruts des agents fonction par fonction. La commission estime que ce document, dont la communication satisferait la demande de Monsieur XXX, compte tenu de la formulation de cette dernière, est communicable à toute personne qui le demande. La commission estime également que les arrêtés nommant les agents sont communicables à toute personne qui le demande, en application de l'article L. 5211-46 du code général des collectivités territoriales. La commission émet donc un avis favorable sur le point 3) de la demande.

A toutes fins utiles, la commission rappelle que la loi du 17 juillet 1978 n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. 

Enfin, la commission, qui prend note de la quantité des documents sollicités par le demandeur, invite celui-ci à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif. 

Par ailleurs, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. 

Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. 

Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. De plus, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.