Administration : Conseil départemental des Pyrénées-Orientales (CD 66)
Type : Avis
Séance : 25/01/2024
Thème : Finances publiques et fiscalité / Finances locales
Mots clés : Budgets et comptes
Sens et motivation : Favorable / Sauf articles L311-5 et L311-6, Favorable / Sauf secret des affaires

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 décembre 2023, à la suite du refus opposé par la présidente du conseil départemental des Pyrénées-Orientales à sa demande de communication, sous forme électronique, dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé, par courrier électronique, des documents suivants :
1) les notes de frais et reçus de déplacements ainsi que les notes de frais de restauration et reçus de frais de représentation, avec listes des invités, de la présidente du conseil départemental des Pyrénées-Orientales du 1er janvier 2021 jusqu’au 16 novembre 2023 ;
2) les notes de frais et reçus de déplacements ainsi que les notes de frais de restauration et reçus de frais de représentation, avec listes des invités, de l’ensemble des vice-présidents du conseil départemental des Pyrénées-Orientales du 1er janvier 2021 jusqu’au 16 novembre 2023 ;
3) les notes de frais et reçus de déplacements ainsi que les notes de frais de restauration, avec listes des personnes concernées, du cabinet de la présidente du conseil départemental ainsi que de ses membres, du 1er janvier 2021 jusqu’au 16 novembre 2023 ;
4) les notes de frais, factures et reçus relatifs aux dépenses de fonctionnement des groupes d'élus « Socialiste Écologiste Républicain », « Les Indépendants Unis pour agir en pays Catalan » et « Communiste et Apparenté.e.s » depuis le dernier renouvellement général des assemblées départementales. Ces dépenses comprennent entre autres les dépenses relatives à l’affectation d’un local, à l’achat de matériel de bureau ou à la prise en charge des frais de documentation, de courrier et de télécommunications de chaque groupe d’élus et apparaissent au chapitre budgétaire 6586.

La commission rappelle, en premier lieu, que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande ou à répondre à une demande de renseignement sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant.

La commission précise, en second lieu, qu’il se déduit de la décision du Conseil d’État n° 452521 du 8 février 2023 que les reçus, justificatifs, factures et notes de frais de séjour, frais de déplacement, frais de carburant, frais de péage, frais de restauration et autres frais de représentation d’élus locaux ou d’agents publics sont des pièces justificatives de dépenses qui constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande dans les conditions et sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. 

La décision précise également que, sur le fondement de ces dispositions, la communication des notes de frais et des reçus des déplacements, des notes de frais de restauration ainsi que des reçus des autres frais de représentation engagés qui ont trait à l’activité d’un élu local dans le cadre de son mandat et des membres de son cabinet dans le cadre de leurs fonctions, ne saurait être regardée comme mettant en cause la vie privée de ces personnes. En outre, la communication des mentions faisant le cas échéant apparaître l’identité et les fonctions des personnes invitées ne porte pas davantage atteinte, par principe, à la protection de la vie privée de ces autres personnes. Enfin, il appartient à l’autorité administrative d’apprécier, au cas par cas, à la date à laquelle elle se prononce sur une demande de communication, si, eu égard à certaines circonstances particulières tenant au contexte de l’événement auquel un document se rapporte, la communication de ces dernières informations ou celle du motif de la dépense serait de nature, par exception, à porter atteinte aux secrets et intérêts protégés par les articles L311-5 et L311-6 précités, justifiant alors leur occultation.

La commission précise, par ailleurs, que si le prix global d’une prestation apparaissant sur une facture est communicable à toute personne qui en fait la demande sur le fondement des dispositions précitées, il en va autrement du détail des prix unitaires, qui est susceptible, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé, et doit donc être occulté avant toute communication (avis n° 20221246 et n° 20221455 du 21 avril 2022).

La commission émet, dès lors, un avis favorable à la communication des documents sollicités, sous les réserves ainsi rappelées.