Administration : Mairie de Soing-Cubry-Charentenay
Type : Avis
Séance : 20/12/2018
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil, Archives
Sens et motivation : Favorable

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 septembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Soing-Cubry-Charentenay à sa demande de communication de l’acte de naissance de Monsieur X né le 10 décembre 1918 dans la commune de Charentenay.

La commission rappelle, à titre liminaire, que les actes d'état civil, s'ils ne constituent pas des document administratifs, constituent des documents d’archives publiques, au sens de l'article L211-4 du code du patrimoine. Aux termes des articles L213-1 et L213-2 du même code, les actes de décès sont immédiatement communicables au public. Le délai à l'issue duquel les actes de naissance et les actes de mariage deviennent librement communicables est, quant à lui et conformément au e) du 4° du I) de l'article L213-2 de ce code, de 75 ans à compter de la date de clôture du registre qui les contient.

La commission en déduit que l'acte de naissance de Monsieur X dans la mesure où il est contenu dans un registre clos avant le 31 décembre 1918, est librement communicable depuis le 1er janvier 1994. En l’absence de toute disposition légale ou réglementaire permettant d’occulter d’un registre de l’état civil, en vue de sa communication au-delà du délai ainsi compté, l’une des mentions que comporte ce registre, la commission ajoute que l’acte est communicable avec l’ensemble des mentions marginales qui y sont apposées.

S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Il s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. En outre, l'article R311-11 de ce code prévoit que les charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document ne peuvent être facturées au demandeur. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.

Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original ou encore une transcription manuelle complète de l'acte.

En réponse à la demande qui lui a été adressée,  le maire de Soing a informé la commission qu'en raison du grand nombre de demandes d'actes d'état civil adressées à la commune pour des motifs généalogiques, le conseil municipal avait décidé, par une délibération du 4 juillet 2007, de fixer un tarif pour recherche et copie intégrale à 12 euros. La commission qui a pris connaissance de cette délibération considère qu'elle est contraire aux dispositions ci-dessus rappelées.

Elle émet dès lors un avis favorable à la délivrance à Madame X d'une copie intégrale de l'acte de naissance demandé, dans les conditions énoncées plus haut.