Administration : Université Toulouse 1-Capitole
Type : Avis
Séance : 01/06/2023
Thème : Finances publiques et fiscalité / Finances publiques
Sens et motivation : Favorable / Sauf établissement de document, Favorable / Sauf articles L311-5 et L311-6

Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 avril 2023, à la suite du refus opposé par le président de l'université Toulouse 1-Capitole à sa demande de communication de documents suivants, relatifs aux divers frais de l’université Toulouse capitole :
1) l'état complet des dépenses générées par la venue de Monsieur X, procureur général près la Cour de cassation, le X à l’université ;
2) l'état complet des dépenses générées par l’organisation du « 500e anniversaire de X », le X à l’université ;
3) l'état complet des frais de restauration, de déplacement et d'hébergement de Monsieur X, en sa qualité de président de l’université depuis le X ;
4) l'état complet des frais de restauration, de déplacement et d'hébergement de Monsieur X, en sa qualité de doyen de la faculté de droit et de science politique de l'université au cours de la période X ; 
5) l'état complet des frais de restauration, de déplacement et d'hébergement de Monsieur X, en sa qualité de doyen de la faculté de droit et de science politique de l'université depuis le X ;
6) l'état complet des frais de bouche, de déplacement et d'hébergement de Monsieur X, en sa qualité de directeur de l’institut des études juridiques de l'urbanisme, de la construction et de l'environnement de la faculté de droit et de science politique de l'université au cours de la période X.

En l'absence de réponse du président de l'université Toulouse 1-Capitole à la date de sa séance, la commission rappelle, d’une part, d’autre part, qu’en vertu de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration sont considérés comme des documents administratifs « les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission ». 

La commission estime que les documents retraçant les dépenses exposées par un établissement universitaire en vue de l’organisation de colloques ou de rencontres constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu de l’article L311-1 du même code, dans les conditions et sous les réserves prévues par les articles L311-5 et L311-6. Elle considère de même que les notes de frais d’agents publics constituent également des documents administratifs communicables dans les mêmes conditions et sous les mêmes réserves. 

Elle précise que, dans sa décision du 8 février 2023, n°452521, le Conseil d’Etat a jugé que les notes et frais de restauration ou de représentation d’élus locaux, qui ont trait à l’activité des élus dans le cadre de leur mandat, comme celles d’agents publics, qui ont trait à leur activité dans le cadre de leurs fonctions, ne sauraient être regardés comme mettant en cause la vie privée de ces personnes. Il appartient à l’autorité administrative d’apprécier au cas par cas, à la date à laquelle elle se prononce sur une demande de communication, si, eu égard à certaines circonstances particulières tenant au contexte de l’évènement auquel un document se rapporte, la communication des informations relatives à des tiers invités ou celle du motif de la dépense serait de nature, par exception, à porter atteinte aux secrets et intérêts protégés par les articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, justifiant alors leur occultation.

La commission rappelle, d’autre part, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). Elle considère en revanche de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n°432832, que constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission souligne, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

En application de ces principes, la commission estime que les documents administratifs sollicités, s’ils existent ou peuvent être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l’occultation des éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte, en particulier, au secret de la vie privée. Elle émet par suite un avis favorable à la demande dans cette mesure et sous cette réserve. 

Elle précise enfin que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.