Administration : Direction départementale de la cohésion sociale de la Haute-Garonne (DDCS 31)
Type : Avis
Séance : 14/06/2018
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier personnel, Dossier médical personnel
Sens et motivation : Favorable/Sauf comportement, Favorable, Incompétence/Renseignement

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 mars 2018, à la suite du refus opposé par le directeur départemental de la cohésion sociale de la Haute-Garonne à sa demande de copie des éléments suivants :
1) la ou les questions précises sur lesquelles l'autorité souhaite obtenir un avis de la commission de réforme ;
2) son entier dossier médical ;
3) son entier dossier administratif ;
4) l'ordre du jour envoyé à son employeur ;
5) le procès-verbal de la séance de la commission de réforme qui a statué sur son dossier médical, indiquant la qualité des participants ;
6) la liste des membres permanents de la commission de réforme ;
7) les conclusions fournies à l'administration par la commission de réforme ;
8) l'avis motivé rendu par la commission de réforme ;
9) les délais et voies de recours possibles devant le comité médical supérieur.

En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle que le dossier administratif de l'agent lui est communicable en application de l'article L. 311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable au point 3) de la demande.  

S'agissant des points 2) et 4) à 8) de la demande, la commission souligne qu'en matière de fonction publique, les documents qui se rapportent à la réunion d’une commission de réforme présentent le caractère de documents administratifs. Mais, le régime qui leur est applicable est différent selon que la commission a ou non rendu son avis.

Avant l’avis de la commission de réforme, la commission d’accès aux documents administratifs constate que la communication à l’agent du dossier soumis à la commission de réforme est prescrite par l’article 19 du décret n° 86-442 du 14 mars 1986 pris en application de l’article L. 31 du code des pensions civiles et militaires de retraite et conformément au principe général des droits de la défense. La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant la commission de réforme. La commission d’accès aux documents administratifs relève que le titre I du Livre III du code des relations entre le public et l'administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d’accès de l’agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, imposé par les textes précités, et s’estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que la commission de réforme n’ait rendu son avis.

Une fois l’avis de la commission de réforme rendu, la commission d’accès aux documents administratifs estime que cet avis, le procès-verbal de la réunion de la commission de réforme ainsi que l’ensemble des pièces du dossier soumis à la commission de réforme sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application cette fois des dispositions combinées L. 311-2 et L. 311-6 du code des relations entre le public et l'administration sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l’égard de l’agent concerné par l’avis.

La commission d’accès aux documents administratifs rappelle par ailleurs que l’article L. 1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet. Une fois l’avis de la commission de réforme rendu, les rapports des médecins qui ont examiné l’agent sont donc également communicables à ce dernier, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers.

La commission d’accès aux documents administratifs en déduit que l'ensemble des documents visés dans la demande relatifs à la réunion de la commission de réforme sont communicables, sous réserve que la commission de réforme ait bien rendu son avis et sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice.

Elle émet donc un avis favorable sous les réserves précédemment mentionnées.

La commission rappelle enfin, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les points 1) et 9) de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements.