Administration : Mairie de Céaux-d'Allègre
Type : Avis
Séance : 22/11/2012
Thème : Finances Publiques Et Fiscalité/Finances Locales
Mots clés : Budgets et comptes
Sens et motivation : Favorable

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 octobre 2012, à la suite du refus opposé par le maire du Céaux-d'Allègre à sa demande de communication, d'abord sous forme écrite puis sous forme électronique, de la copie des comptes administratifs et de leurs pièces annexées pour les années 2008 à 2011. 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, la maire du Céaux-d'Allègre a indiqué qu'il communiquerait prochainement les comptes administratifs sous forme écrite, après paiement des frais de copie et d'envoi, mais qu'en raison de la charge de travail que la communication des pièces annexées entraîne pour ses services, il a demandé à Monsieur XXX de lui préciser les pièces qu'il souhaite se voir communiquer et est toujours en attente de sa réponse.

La commission estime que les documents demandés sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales.

Elle émet donc un avis favorable et prend note de l'intention exprimée par le maire du Céaux d'Allègre de communiquer prochainement les comptes administratifs.

Concernant les modalités de communication de ces comptes adminitsratifs, la commission rappelle que l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 ne fait pas obligation à l’administration de copier un document sur un support fourni par le demandeur (CD-Rom, clé USB…).

Concernant les modalités de communication des pièces annexées, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.