Administration : Mairie de Norroy
Type : Avis
Séance : 21/04/2022
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Favorable / Article L311-9

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 février 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Norroy à sa demande de communication, par voie postale ou éventuellement par voie électronique, d'une copie du procès-verbal et du compte-rendu (avec toutes les annexes) se rapportant à la séance de la réunion du conseil municipal du jeudi 3 février 2022.

En l'absence, à la date de sa séance, de réponse du maire de Norroy, la Commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes telles les factures, sont communicables à toute personne qui en fait la demande.

Elle précise, en outre, que si le code général des collectivités territoriales ne définit pas la portée du procès-verbal pour ce qui concerne les communes, en ce qui concerne les conseils départementaux et les conseils régionaux, les articles L3121-13 et L4132-12 du code prévoient, en des termes identiques, que « Le procès-verbal de chaque séance, rédigé par un des secrétaires, est arrêté au commencement de la séance suivante, et signé par le président et le secrétaire. Il contient les rapports, les noms des membres qui ont pris part à la discussion et l'analyse de leurs opinions. » 

La commission en déduit que le procès-verbal du conseil municipal, qui a pour objet d'établir et de conserver les faits et décisions des séances du conseil municipal dans une visée d’information du public et du préfet chargé du contrôle de légalité, se distingue du compte rendu, document a priori plus succinct, qui retrace les décisions prises par le conseil municipal sur les affaires inscrites à l'ordre du jour, sans détailler les débats, qui doit être affiché dans les huit jours du conseil municipal en application des dispositions de l'article L2121-25 de ce code, le compte rendu pouvant néanmoins tenir lieu de procès-verbal s’il est suffisamment précis (Voir ce en ce sens CE, 5 décembre 2007, Cne de Forcalqueire).

En l'espèce, la commission estime que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ou, s'ils tiennent lieu de procès-verbaux du conseil municipal, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, sous réserve qu’ils n’aient pas fait l’objet d’une diffusion publique au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande.

Par ailleurs, la commission observe que la demande porte, en l’espèce, sur les modalités de communication, le demandeur ayant sollicité l’envoi et l’administration lui ayant proposé de consulter sur place les documents demandés.

Elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. 

La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

La commission émet donc un avis favorable à la communication d'une copie des documents demandés à Monsieur X, selon les modalités précédemment rappelées.