Administration : Conseil départemental du Lot
Type : Avis
Séance : 30/01/2020
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Archives par dérogation
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 décembre 2019, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental du Lot à sa demande de copie, dans le cadre de recherches généalogiques, du jugement prononcé le 10 octobre 1947 par le tribunal correctionnel de Cahors à l’encontre son oncle, Monsieur X, né le X, conservé aux archives départementales du Lot sous la cote 1187 W 202.

La commission rappelle que les minutes de jugement constituent des documents d'archives publiques dont la communicabilité, conformément au c) du 4° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, est immédiate à l'exception des minutes des jugements prononcés à l'issue d'audiences tenues à huis clos. Dans ce dernier cas, le délai est de 75 ans à compter de la date du jugement, et peut être porté à 100 ans, notamment si les documents se rapportent à une personne mineure ou portent atteinte à l'intimité de la vie sexuelle des personnes. 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil départemental du Lot a informé la commission que le document demandé est librement communicable, dans la mesure où le jugement a été rendu en audience publique. La commission émet, par suite, un avis favorable à la communication de ce document. 

En ce qui concerne la tarification de la reproduction, la commission rappelle que les modalités d'accès aux archives publiques sont fixées à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration auquel renvoie l'article L213-1 du code du patrimoine. En application de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001. La commission précise qu'aux termes de l'article R311-1 de ce même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur ». 

Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ». La commission en déduit que lorsque un document administratif peut, eu égard à son état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001. En revanche, lorsqu'il s'agit d'originaux non susceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue par photographie, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document.