Administration : Etablissement public territorial Plaine Commune
Type : Avis
Séance : 31/12/2018
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 juin 2018, à la suite du refus opposé par le président de l'établissement public territorial Plaine Commune à sa demande de communication d'une copie de l’intégralité des pièces contenues dans le dossier administratif de son client.

A titre liminaire, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant une éventuelle procédure disciplinaire diligentée à l'encontre de Monsieur X. 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'établissement public territorial Plaine Commune a informé la commission qu'en raison du volume de ce dossier qui comprend environ mille pages, il avait fait le choix de proposer à Maître X de venir le consulter dans ses locaux plutôt que de lui en fournir une copie intégrale.

La commission rappelle en effet que le volume des documents demandés peut justifier un aménagement par l'administration des modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

La commission observe cependant en l'espèce que Maître X ne souhaite pas donner suite à la proposition qui lui a été faite de venir consulter le dossier de son client. Elle émet dès lors un avis favorable et invite le président de l'établissement public territorial Plaine Commune à procéder à l'envoi d'une copie de ce dossier au demandeur, à ses frais, dans les conditions ci-dessus rappelées.

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.