Administration : Mairie de Wissous
Type : Avis
Séance : 21/09/2023
Thème : Urbanisme et aménagement du territoire / Urbanisme
Sens et motivation : Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Sauf secret des affaires, Favorable / Sauf articles L311-5 et L311-6, Favorable / Sauf préparatoire

Maître X, conseil de la Société X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 juillet 2023, à la suite du refus opposé par le maire X à sa demande de communication d’une copie, par courrier électronique, des documents suivants :
1) l'arrêté interruptif de travaux en date du 7 mars 2022 et la justification de sa notification à la société X ; 
2) tout document ou toute lettre adressée à cette société ou au propriétaire du terrain concerné (Madame X) relative à l'exploitation d'un parking de stationnement ; 
3) l'extrait du document graphique du POS approuvé le 11 juillet 1985 afin de connaître le classement des parcelles cadastrées section X et des parcelles mitoyennes.

En l'absence, à la date de sa séance, de réponse du maire X, la Commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet.

Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable s'agissant du point 1).

La Commission rappelle en outre qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration (CRPA) : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions ». Constituent notamment de tels documents, les correspondances ainsi que les minimessages textes (SMS) et les courriers électroniques émanant des autorités administratives ou de leurs services.

La Commission précise que dans sa décision du 3 juin 2022, n° 452218, le Conseil d’État a jugé que seules les correspondances émises ou reçues, dans le cadre des fonctions exercées au nom de la commune, par le maire, ses adjoints ou les membres du conseil municipal auxquels le maire a délégué une partie de ses fonctions, ont le caractère de documents administratifs au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration. Tel n’est en revanche pas le cas des correspondances des élus locaux qui ne peuvent être regardées comme émanant de la commune dès lors qu’elles expriment, notamment, des positions personnelles ou des positions prises dans le cadre du libre exercice de leur mandat électif. 

La Commission en a déduit, dans un avis n° 20226034, du 3 novembre 2022, que les documents produits par l’exécutif d’une commune revêtent un caractère administratif, dès lors que ces autorités sont réputées agir au nom de cette collectivité. L’utilisation d’une messagerie ou d’un téléphone personnel privé est, à cet égard, sans incidence, à condition que les échanges concernés ne soient pas détachables de ces fonctions. Les documents produits ou reçus par le conseil municipal constituent également des documents administratifs, dès lors que les élus délibèrent, à cette occasion, au nom de la commune. En revanche, échappent à la qualification de document administratif les messages des élus, y compris des membres de l’exécutif local, qui ne sont pas échangés au nom de la commune dans le cadre d’une fonction élective, mais qui le sont à titre personnel dans le cadre de leur fonction politique. Le caractère administratif ou politique des messages émanant des élus locaux s’apprécie ainsi, au cas par cas, notamment à partir d’un critère matériel, tenant à leur contenu et à leur objet, le critère organique et le critère formel constituant, pour leur part, de simples indices. 

En l’espèce, la Commission estime que les documents sollicités au point 2), sous réserve qu'il s'agisse de documents administratifs en application des principes rappelés ci-dessus, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions protégées par le secret de la vie privée ou le secret des affaires, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point sous ces réserves.

La Commission estime enfin que l'extrait demandé au point 3) est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce dernier point.