Administration : Ministère de la défense
Type : Avis
Séance : 20/12/2012
Thème : Travail Et Emploi/Emploi Public
Mots clés : Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable, Sans objet/Communiqué, Sans objet/Inexistant

Mademoiselle XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 novembre 2012, à la suite du refus opposé par le ministre de la défense à sa demande de communication des documents suivants concernant son dossier personnel qui ne lui ont pas été communiqués à la suite de ses demandes :
1) la « feuille de renseignements » avec pour sous-titre « traitements et salaires des personnels civils » modèle n° 356-0*/2, recto et verso, comportant au verso les organismes qui lui ont versé des prestations familiales et une signature à Paris du 19 juillet 2011 ;
2) la « fiche de renseignements » mentionnant son RIB, modèle 530.1, signé le 19 juillet 2011 ;
3) la copie de ses deux derniers diplômes (DEA et maîtrise) ;
4) la copie de ses deux derniers certificats de travail ;
5) les divers engagements de confidentialité que le ministère lui a demandé de signer lors de sa prise de poste ;
6) le récépissé du questionnaire relatif au recensement des bénéficiaires de l'obligation d'emploi ainsi que le document d'information signé le 19 juillet 2011 ;
7) le questionnaire de recensement des bénéficiaires de l'obligation d'emploi rempli par ses soins ;
8) l'arrêté de nomination, ou le contrat, de la personne handicapée qui a été recrutée comme responsable juridique en réponse à l'offre n° 033016L du 13 janvier 2011 parue sur le site internet Pôle emploi ;
9) l'ensemble des courriers électroniques qu’elle a échangés avec Messieurs XXX XXX XXX, XXX XXX, XXX BELXXXNCONTRE et XXX XXX et Mesdames XXX XXX et XXX XXX entre le 15 juin et le 28 juillet 2012 ;
10) les courriers électroniques relatifs à ses tâches entre le 15 juin et le 28 juillet 2012 ;
11) le courrier électronique du 17 mai 2011 envoyé à 14 h 34 par Madame XXX XXX lui réclamant la notification de la décision de reconnaissance en qualité de travailleur handicapé ;
12) le courrier électronique du 4 juillet 2011 envoyé à 17 h 47 par Monsieur XXX XXX XXX ; 
13) le courrier électronique du 5 juillet 2011 envoyé à 11 h 15 par Monsieur XXX XXX XXX la remerciant de lui envoyer un dictionnaire des sigles s'appliquant aux marchés de gardiennage par courrier électronique du 5 juillet 2011 ; 
14) le courrier électronique du 12 juillet 2011 envoyé à 15 h 25 par Monsieur XXX XXX XXX en réponse à son courrier électronique du 12 juillet 2011 ;
15) le courrier électronique du 19 juillet 2011 envoyé à 13 h 26 par Madame XXX XXX en réponse à son courrier électronique du 19 juillet ;
16) le courrier électronique du 19 juillet 2011 envoyé à 10 h 33 par Madame XXX R. en réponse à son courrier électronique du 19 juillet ;
17) le courrier électronique du 19 juillet 2011 envoyé à 10 h 42 par Madame XXX XXX en réponse à son courrier électronique du 15 juillet 2011 ;
18) les courriers électroniques du 24 juin 2011 envoyé à 8 h 56 et du 19 juillet 2011 envoyé à 9 h 07 par Madame XXX XXX lui demandant qu'un questionnaire et un récépissé, figurant en pièces jointes, lui soient remis ; 
19) le courrier électronique du 25 juillet 2011 envoyé à 8 h 25 par Monsieur XXX BELXXXNCONTRE en réponse à son courrier électronique du 22 juillet 2011 ;
20) les courriers électroniques envoyés le 27 juillet 2011 à 16 h 04 et le 28 juillet 2011 à 16 h 28 à Madame XXX XXX ;
21) le courrier électronique envoyé à Madame XXX XXX ainsi qu'à Messieurs XXX XXX XXX, XXX XXX et XXX BELXXXNCONTRE le 28 juillet 2011 à 11 h 47.

En réponse à la demande qui lui a été présentée, le ministre de la défense a indiqué à la commission que les documents mentionnés aux points 2), 3), 4), 5) et 8) n'existaient pas ou n'étaient pas détenus par l'administration. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ce point.

S'agissant des documents visés aux points 1), 6) et 7), le ministre de la défense a informé Mme XXX de ce que les documents sollicités lui seraient remis après règlement des frais de reproduction et d’envoi. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d'avis sans objet sur ces points.

S'agissant des documents visés aux points 9) à 21), le ministre a indiqué qu'ils étaient déjà en la possession de la requérante, comme en attesterait un courrier du 21 septembre 2011. La commission estime néanmoins que la circonstance que l'intéressée ait été en possession de ces documents n'est pas de nature à la priver du droit d'accès ouvert par la loi du 17 juillet 1978, sauf à ce que sa demande soit regardée comme abusive.

La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle invite toutefois Madame XXX à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'elle fait du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978.

La commission estime, par conséquent, que ces documents administratifs, s'ils existent toujours, sont communicables à l'intéressée, en application des articles 2 et 6-II de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable.