Administration : Communauté d'agglomération du pays de Grasse
Type : Avis
Séance : 20/04/2023
Thème : Vie publique / Vie locale
Sens et motivation : Irrecevable / Diffusion publique, Sans objet / Détruit

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 mars 2023, à la suite du refus opposé par le président de la communauté d'agglomération du pays de Grasse à sa demande de communication, en sa qualité de conseillère municipale, des documents suivants :
1) l'enregistrement de la commission communautaire « GEMAPI et risques majeurs », du 14 février 2023 à laquelle participait la demandeuse ;
2) le règlement intérieur des commissions non communiqué lors de la première réunion.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers communautaires tirent, en cette qualité, de textes particuliers et en particulier des dispositions combinées des articles L2121-13 et L5211-1 du code général des collectivités territoriales. Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient.

La commission considère, en premier lieu, s'agissant du point 2), qu'un règlement intérieur est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle relève, toutefois, qu'en réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la communauté d'agglomération du pays de Grasse a précisé qu'il n'existe pas de règlement intérieur spécifique aux commissions thématiques et que les règles de fonctionnement de ces commissions sont prévues dans le règlement intérieur de la communauté d'agglomération (articles 34 et 35), qui fait l'objet d'une diffusion publique. La commission déduit de ces éléments que le seul document en possession de l'administration, correspondant au point 2) de la demande, fait l'objet d'une diffusion publique. Elle déclare, dès lors, la demande d'avis irrecevable sur ce point. 

S'agissant, en second lieu, du point 1), la commission estime que l'enregistrement sollicité est un document administratif en principe librement communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'il a perdu son caractère préparatoire, c'est à dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès-verbal de la commission réalisé à partir de ces enregistrements, ce qui est le cas en l'espèce. 

En l'espèce, le président de la communauté d'agglomération du pays de Grasse a cependant informé la commission que cet enregistrement n'a pas été conservé. La commission comprend toutefois de la chronologie des faits que cet enregistrement a été volontairement détruit par l'autorité saisie après que Madame X en a demandé la communication et avant que la CADA, saisie à la suite du refus opposé par l'administration, n'émette son avis. 

La commission relève qu'aux termes des dispositions combinées des articles R311-12, R311-13, R311-15 et R343-3 du code des relations entre le public et l’administration, lorsqu’elle est saisie d'une demande de communication de documents, l’administration dispose d'un délai d'un mois pour y répondre, son silence au terme de ce délai valant refus. En présence d'un tel refus, le demandeur dispose alors d'un délai de deux mois pour saisir la Commission d'accès aux documents administratifs, qui dispose à son tour d'un délai d'un mois à compter de l'enregistrement de la demande pour notifier son avis.  En vertu des articles R343-4 et R343-5 du même code, le silence gardé par l’administration pendant plus de deux mois à compter de l’enregistrement de la demande de l’intéressé par la commission vaut décision de refus. Cette décision implicite de refus ou la décision expresse de l’administration confirmant son refus de communiquer le document sollicité peuvent être contestées devant la juridiction administrative dans le délai de recours contentieux de deux mois prévu aux articles R421-1 et R421-2 du code de justice administrative. 

S'inspirant de la solution dégagée par le Conseil d’État dans sa décision du 17 mars 2022, n° 452034, la commission estime que l’administration, dès lors qu'elle a été saisie d'une demande de communication d'un document administratif qui existe à la date de sa saisine, ne peut en aucun cas procéder à la destruction délibérée de ce document avant l’expiration des délais dont dispose le demandeur pour saisir la CADA. Lorsque le demandeur a effectivement exercé ce recours préalable obligatoire, la commission considère que l’administration ne peut davantage procéder à la destruction délibérée du document avant l’expiration des délais dont dispose le demandeur pour saisir le juge administratif, ni lorsque ce dernier a été saisi, avant l’intervention d’une décision juridictionnelle définitive. La circonstance que la réglementation n’imposerait pas à l’administration de conserver certains documents est, à cet égard, sans incidence. Si l’administration saisie procède à la destruction d'un document avant l'expiration de ces délais, elle est tenue d'accomplir toutes les diligences nécessaires pour le reconstituer, sous réserve d’une charge de travail manifestement disproportionnée, sans préjudice de l'engagement de sa responsabilité. 

En l’espèce,  la commission, tout en le regrettant, ne peut que constater que l’enregistrement sollicité, compte tenu de sa nature particulière, ne peut pas être reconstitué par l'autorité saisie. Elle ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis. 

Elle appelle toutefois la communauté d'agglomération du pays de Grasse à veiller à l'avenir au respect des principes ci-dessus énoncés, en soulignant que de tels agissements sont constitutifs d'une faute susceptible d'engager sa responsabilité.