Administration : Ministère des armées
Type : Avis
Séance : 28/02/2021
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier personnel, Dossier médical personnel, Armée
Sens et motivation : Favorable/Sauf préparatoire, Favorable/Sauf loi spéciale

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 octobre 2020, à la suite du refus opposé par la ministre des armées à sa demande de communication des documents suivants concernant son client :
1) de préférence par courrier électronique et sans frais, à défaut au format papier :
a)  son entier dossier individuel, 1ère partie, 2ème partie et archives ;
b) ses bulletins de notations portant sur l'ensemble de ses années de services effectuées au sein de la Légion étrangère ;
2) les copies au format papier de l'intégralité des pièces contenues dans son dossier médical.

En l’absence de réponse exprimée par la ministre des armées, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

Elle précise en outre que les documents relatifs à la notation d’un agent public lui sont communicables à sa demande, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve d’être achevés.

S'agissant des pièces médicales mentionnées, la commission observe que l’article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet. Une fois l’avis du comité médical rendu, les rapports du médecin du travail et du médecin agréé qui a examiné l’agent sont donc également communicables à ce dernier, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. 

Toutefois, les documents qui se rapportent à la réunion d'une commission de réforme présentent le caractère de documents administratifs. Mais, le régime qui leur est applicable est différent selon que la commission a ou non rendu son avis. 

Avant l’avis de la commission de réforme, la commission d’accès aux documents administratifs constate que la communication à l’agent du dossier soumis à la commission de réforme est prescrite par l’article 19 du décret n° 86-442 du 16 mars 1986 pris en application de l’article L31 du code des pensions civiles et militaires de retraite et conformément au principe général des droits de la défense. La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant la commission de réforme. La commission d’accès aux documents administratifs relève cependant que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d’accès de l’agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, imposé par les textes précités, et s’estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que la commission de réforme n’ait rendu son avis. 

Une fois l’avis rendu, la commission estime que le rapport de la hiérarchie et la lettre de saisine de l’employeur sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l’égard de l’agent concerné par le rapport. En revanche, les documents émanant d'agents établis dans le cadre de leurs fonctions, notamment des autorités hiérarchiques de l’intéressé, ne sauraient être couverts par cette réserve. 

La commission émet donc un avis favorable à la communication des pièces de son dossier administratif à Maître X, sous réserve qu’aucune procédure disciplinaire ne soit en cours. Elle émet également un avis favorable à la communication de son dossier médical, sous réserve que la commission de réforme ait rendu son avis.

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.