Administration : Préfecture d'Eure-et-Loir
Type : Avis
Séance : 20/07/2023
Thème : Finances publiques et fiscalité / Finances publiques
Mots clés : Subvention, Budgets et comptes
Sens et motivation : Défavorable / Vie privée, Favorable / Sauf article L311-6, Favorable / Article L311-2 favorable par l'autorité compétente à laquelle vous auriez dû transmettre

Monsieur X X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 juin 2023, à la suite du refus opposé par le préfet d'Eure-et-Loir à sa demande de communication, par courrier électronique :
1) des documents suivants concernant les fonds de dotation « ROCK AND HEART » et « LA TANIERE »,  :
a) les déclarations initiales et de modification depuis la création ;
b) la liste des membres du Conseil d'administration et/ou du bureau depuis sa création à 2023 ;
c) les statuts et ses modifications depuis la création ;
d) le règlement intérieur et ses modifications depuis la création ;
e) les PV des organes délibérants depuis la création ;
f) les rapports d'activité depuis sa création à 2023 ;
g) le dossier d'instruction de la reconnaissance d'utilité publique s'il y a une transformation en fondation RUP ;
h) les demandes de subvention depuis la création à 2023 ;
i) les budgets et les comptes depuis sa création à 2023 ;
j) les comptes rendus financiers depuis sa création à 2023 ;
k) les rapports du commissaire aux comptes depuis sa création à 2023 ;
l) Les déclarations de libéralités consenties aux fonds de dotation ainsi que les demandes d’autorisation préalable d’acceptation d’une libéralité depuis sa création à 2023 ;
m) les appels à la générosité du public depuis sa création à 2023, à savoir tout document envoyé par la structure pour obtenir l'accord de l'administration afin d'appeler à la générosité du public ;
n) les dossiers de demande de subventions réalisés par l'une de ces entités ;
o) les accords et tous documents permettant d'évaluer une demande de subvention ;
2) des documents suivants concernant « X » (anciennement « X ») :
a) la liste des membres du bureau/conseil d'administration depuis la création de l'association (donc depuis le 26 décembre 2009, date à laquelle l'association s'appelait X), à savoir toutes les modifications du bureau/conseil d'administration de l'association ;
b) les statuts depuis la création de l'association (donc depuis le 26 décembre 2009, date à laquelle l'association s'appelait X), à savoir toutes les modifications des statuts ;
c) le rapport moral/financier/bilan comptable depuis la création de l'association (donc depuis le 26 décembre 2009, date à laquelle l'association s'appelait X) ;
d) la copie des appels à la générosité du public depuis la création, à savoir tout document envoyé par la structure pour obtenir l'accord de l'administration afin d'appeler à la générosité du public ;
3) des documents suivants concernant le SAS « X » :
a) le dossier envoyé par la structure pour demander l'ouverture de l'établissement accueillant des animaux sauvages ;
b) les documents issus de la préfecture donnant une autorisation à la structure d'accueillir des animaux sauvages, d'ouvrir l'établissement au public et de présenter des animaux au public ;
c) la déclaration de détention d’animaux d’espèces non domestiques, à savoir toutes les déclarations adressées à l'administration depuis la création de la structure ;
d) les dossiers (pièces principales et annexes) envoyés par la structure pour obtenir une subvention dans le cadre du plan de relance et d'autres dispositifs d'aides qui transiteraient par l'administration ;
e) les compte-rendus de subvention/d'aides adressés par la structure à l'administration ;
f) la liste des membres du comité de sélection constitué par votre administration pour attribuer une aide, les critères de sélection pour l'attribution d'une aide à la structure, la convention signée entre l'administration et la structure ;
g) si les aides attribuées dépassent les 200 000 € sur 3 exercices fiscaux, la dérogation sur laquelle l'administration a appliqué ce dépassement au regard de la règle des minimis, à savoir tout document de l'administration en lien avec cette décision ;
h) Les rapports d'inspections et les courriers d'accompagnement relatifs à la structure depuis la création.

1.	Communication des documents concernant les fonds de dotation « ROCK AND HEART » et « LA TANIERE »  ainsi que de ceux concernant l’association « X » : 

La commission rappelle, d’une part, qu’aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. (…) ». Constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, d’une part, les documents produits par l’administration et, d’autre part, les documents produits par un organisme de droit privé, qu’il soit ou non investi d’une mission de service public, dès lors qu’ils sont reçus par l’administration dans le cadre de sa mission de service public.

En application de ces principes, la commission estime que les documents sollicités en l’espèce, reçus par l’autorité préfectorale dans le cadre de sa mission de contrôle des associations et des fondations, revêtent le caractère de documents administratifs, soumis comme tels au droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration.

La commission précise, d’autre part, qu’aux termes de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration : « Sous réserve des dispositions des articles L311-5 et L311-6, les administrations mentionnées à l'article L300-2 sont tenues de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande, dans les conditions prévues par le présent livre ». Aux termes de l’article L311-6 du même code : « Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs : / 1° Dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée (…) ». 

La commission relève que le Conseil d’État, dans une décision du 7 octobre 2022, n° 443826, a jugé que ces dispositions doivent être entendues, s’agissant de leur application aux personnes morales de droit privé, comme excluant en principe, sous réserve qu’elle ne soit pas imposée ou impliquée par d’autres dispositions, la communication à des tiers, par l’autorité administrative qui les détient, des documents relatifs notamment à leur fonctionnement interne et à leur situation financière. La circonstance que de tels documents aient été transmis à l’administration afin de permettre à celle-ci d’exercer un contrôle sur l’activité de l’organisme concerné est sans incidence, par elle-même, sur les conditions dans lesquelles des tiers peuvent se les voir communiquer.

La commission précise, enfin, qu’en vertu de l’article L311-7 du même code : « Lorsque la demande porte sur un document comportant des mentions qui ne sont pas communicables en application des articles L311-5 et L311-6 mais qu'il est possible d'occulter ou de disjoindre, le document est communiqué au demandeur après occultation ou disjonction de ces mentions ».

1.1 En ce qui concerne les documents soumis à un régime particulier d’accès :

S’agissant en premier lieu des déclarations, des statuts et de la liste des membres du conseil d’administration et/ou du bureau des associations : 

La commission rappelle qu’aux termes des dispositions de l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association : « Toute association qui voudra obtenir la capacité juridique prévue par l'article 6 devra être rendue publique par les soins de ses fondateurs. La déclaration préalable en sera faite à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association aura son siège social. Elle fera connaître le titre et l'objet de l'association, le siège de ses établissements et les noms, professions et domiciles et nationalités de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés de son administration (…) ». L'article 2 du décret du 16 août 1901, pris pour l'application de la loi du 1er juillet 1901, prévoit que : « Toute personne a droit de prendre communication sans déplacement, auprès du préfet de département, des statuts et déclarations ainsi que des pièces faisant connaître les modifications de statuts et les changements survenus dans l'administration. Elle peut même s'en faire délivrer à ses frais expédition ou extrait ».

La commission estime qu'il résulte de la combinaison de ces dispositions que le droit d'accès aux statuts et déclarations prévu par l'article 2 du décret du 16 août 1901 ne peut s'exercer qu'à l'égard des seules informations qui sont énumérées à l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et qui doivent ainsi obligatoirement y figurer. Ces informations sont, dès lors, librement communicables à toute personne qui en fait la demande. 

Le caractère communicable des autres informations que contiendraient ces documents doit s'apprécier sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration, notamment son article L311-6, qui proscrit la communication aux tiers des informations dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, et, le cas échéant, celui d'autres textes garantissant un droit d'accès particulier, sans que les dispositions particulières du décret du 16 août 1901 y fassent obstacle. 

La commission considère, par suite, qu'il appartient à l'autorité administrative, saisie par des tiers d'une demande de communication portant sur les déclarations, les statuts et les listes des membres d’une association, de procéder à la communication de ces documents après occultation des mentions mettant en cause la vie privée au sens de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, tels que la date et le lieu de naissance des personnes nominativement désignées ou aisément identifiables.

S’agissant en second lieu des budgets, comptes et comptes rendus financiers des organismes qui reçoivent des subventions : 

La commission relève qu'il résulte de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 que le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention qui doit être obligatoirement conclue lorsque la subvention dépasse 23 000 euros, et le compte rendu financier de la subvention doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande auprès de l’autorité administrative qui les détient, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Les organismes de droit privé ayant reçu annuellement une subvention supérieure au montant précité doivent déposer à la préfecture du département où se trouve leur siège social leur budget, leurs comptes, les conventions prévues au présent article et, le cas échéant, les comptes rendus financiers des subventions reçues pour y être consultés.

La commission estime que le renvoi aux dispositions du code des relations entre le public et l’administration couvre tant les règles relatives aux modalités de communication que les règles de fond résultant de ce code. Elle considère, dès lors, que pour l’ensemble des organismes subventionnés, les documents entrant dans le champ des dispositions de l’article 10 de la loi précitée du 12 avril 2000 - à savoir le budget, le bilan et le compte de résultat, ainsi que la convention et le compte rendu financier de la subvention - sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l'occultation, en application de l’article L311-6 du même code, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée dont bénéficient l’organisme concerné (occultation des coordonnées bancaires) ainsi que ses membres (occultation des coordonnées personnelles). Devront également être occultées, sur le même fondement, les éventuelles mentions susceptibles de porter atteinte au secret des affaires et au secret de la vie privée de tiers.

Sous ces réserves, la commission estime que les budgets, les comptes et les comptes rendus financiers mentionnés se rapportant à des associations et fondations subventionnées sont librement communicables. 

1.2. En ce qui concerne les documents soumis au régime général d’accès :

S’agissant en premier lieu des déclarations, des statuts et de la liste des membres du conseil d’administration et/ou du bureau des fondations :

La commission estime que ces documents, en tant qu’ils se rapportent à des fondations, sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l’occultation, en application de l’article L311-6 du code précité, des mentions dont la divulgation porterait atteinte à la protection de la vie privée de personnes physiques intéressées.

S’agissant en deuxième lieu des règlements intérieurs :  

La commission considère que les règlements intérieurs et leurs modifications de tous les organismes sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. 

S’agissant en troisième lieu des documents relatifs à la reconnaissance d’utilité publique : 

La commission précise que les dossiers d'instruction de la reconnaissance d'utilité, dont le contenu est fixé par l’article 10 du décret du 16 août 2001, sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l’occultation, en application de l’article L311-6 du même code, des mentions dont la divulgation porterait atteinte à la protection de la vie privée de l’organisme concerné, ainsi qu’à celle de ses membres. Doivent notamment être occultés, l’état de l’actif mobilier et immobilier de l’organisme, le compte financier du dernier exercice, les mentions relatives à l’âge, la nationalité, la profession et le domicile de ses membres autres que ceux chargés de l’administration ainsi que les coordonnées bancaires de l’organisme et les coordonnées personnelles de ses membres. 

S’agissant en quatrième lieu des demandes de subvention : 

La commission souligne que les demandes de subvention sont, pour l’ensemble des organismes concernés, librement communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l’occultation, en application de l’article L311-6 du même code, des mentions dont la divulgation porterait atteinte à la protection de la vie privée de l’organisme concerné, ainsi qu’à celle de ses membres. Doivent notamment être occultés les coordonnées bancaires de l’organisme et les coordonnées personnelles de ses membres. 

S’agissant en cinquième lieu des procès-verbaux, des rapports d’activité, des budgets, des comptes, des comptes rendus financiers et des rapports du commissaire aux comptes : 

La commission considère, d’abord, que les rapports du commissaire aux comptes, pour les organismes ayant bénéficié de subventions publiques et dont les comptes eux-mêmes sont communicables en vertu de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000, sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. 

Pour les autres organismes, la commission estime en revanche que ces documents relèvent en principe de la vie privée des organismes concernés au sens des dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, telles qu’interprétées par le Conseil d’État dans sa décision du 7 octobre 20222, n° 443826 déjà citée, et ne sont, en l’absence de disposition législative le prévoyant expressément, pas communicables aux tiers. 

Il en va de même des budgets et des comptes des organismes qui ne reçoivent aucune subvention et, de manière générale, des procès-verbaux des organes délibérants et des rapports d’activité de l’ensemble des organismes.

La commission souligne toutefois qu’un sort particulier doit être réservé aux documents produits par les organismes investis d’une mission de service public. Elle rappelle, en effet, que les documents administratifs et comptables relatifs au fonctionnement d'un organisme de droit privé chargé d'une mission de service public qui retracent les conditions dans lesquelles il exerce la mission de service public qui lui a été confiée, présentent par leur nature et par leur objet le caractère de documents administratifs librement communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation préalable des mentions susceptibles de porter atteinte au secret des affaires et au secret de la vie privée de tiers, couvertes par l’article L311-6 de ce code, ou au secret de la vie privée de l’organisme lui-même et de ses membres (coordonnées bancaires de l’organisme ou coordonnées personnelles de ses membres). La commission observe que sont également communicables aux tiers les documents comptables comportant des données agrégées qui se rapportent pour partie à des activités étrangères aux missions de service public, lorsque les missions de service public constituent l'activité principale de l’organisme et que ce dernier n’est pas en mesure de produire, par une comptabilité analytique, les seules données s’y rapportant (conseil du 7 février 2008, n° 20080702).

S’agissant en sixième des déclarations de libéralités et des demandes d’autorisation préalable d’acceptation d’une libéralité : 

La commission rappelle que dans un conseil de partie II n° 20223371, du 7 juillet 2022, elle a considéré que dès lors qu’une donation s’inscrit a priori, pour une personne morale, dans le cadre de son objet social ou statutaire, la divulgation de son identité et de l’objet de son don, n’est pas de nature à méconnaître la protection de sa vie privée, qui ne saurait être appréhendée dans les mêmes termes que pour une personne physique.

Compte tenu de la décision du Conseil d’État du 7 octobre 2022, n° 443826, elle juge toutefois nécessaire de faire évoluer sa doctrine en retenant désormais que ces informations relèvent de la vie privée des donateurs, y compris s’il s’agit d’une personne morale. La commission estime, en outre, que ces documents, relatifs à l’utilisation des fonds, relèvent également de la vie privée des organismes qui bénéficient de la libéralité, au sens des dispositions de l’article L311 6 du code des relations entre le public et l’administration.

Elle considère par suite que des documents ne sont pas communicables aux tiers.

S’agissant en dernier lieu des appels à la générosité du public : 

La commission relève qu’en vertu de l’article 3 de la loi n°91-772 du 7 août 1991, les organismes qui souhaitent faire appel à la générosité du public sont tenus d’en faire la déclaration auprès du représentant de l’Etat dans le département lorsque le montant collecté excède le seuil de 153 000 euros. L’article 1er du décret n°92-1011 du 17 septembre 1992 relatif au contrôle des comptes des organismes faisant appel à la générosité publique prévoit que la déclaration doit préciser les objectifs mentionnés par l’appel et mentionner la dénomination de l'organisme, sa forme juridique, son siège, les noms, prénoms et domicile de ses représentants légaux, le numéro d'identification au répertoire national des associations ou, le cas échéant, le numéro d'identification du répertoire des entreprises.

L’article 140 de la loi n°2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l'économie dispose en outre que les fonds de dotation peuvent faire appel à la générosité du public après autorisation administrative. Le décret n°2009-158 du 11 février 2009 relatif aux fonds de dotation prévoit que la demande d’autorisation doit indiquer les objectifs poursuivis et énumère les cas dans lesquels l’autorité administrative peut refuser l’autorisation. 

La commission considère que les dossiers de demande de déclaration ou d’autorisation d’appel public à la générosité constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, après occultation des mentions relevant de la vie privée telle que le domicile personnel du représentant légal de l’organisme concerné. 

1.3 Application au cas d’espèce : 

Au bénéfice des développements qui précèdent, la commission émet ainsi un avis favorable à la communication des documents relatifs aux fonds de dotation « ROCK HEART » et « LA TANIERE » mentionnés aux points 1) a, b,  c, d, g, h, m, n et o, après occultation des mentions relevant de l’un des secrets protégés par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration . Sous la même réserve, elle émet également un avis favorable à la communication des documents relatifs à l’association « X » mentionnés aux points 2) a, b et d de la demande.

Elle émet en revanche un avis défavorable à la communication des documents relatifs aux libéralités mentionnés au point 2) l ainsi qu’à la communication des procès-verbaux et rapports d’activité mentionnés aux points 1) e et f ainsi qu’au point 2) c).

Pour ce qui concerne le surplus des documents demandés relatifs à l’association et aux fonds de dotation concernés (budgets et comptes, compte-rendu financiers, rapports de commissaire aux comptes et rapports financiers ou comptables), la commission émet un avis favorable, sous réserve le cas échéant des occultations nécessaires, dans la seule mesure où les organismes concernés bénéficieraient de subventions ou devraient être regardés comme chargés d’une mission de service public. Dans le cas contraire, ce que la commission n’est pas en mesure de déterminer en l’état des informations dont elle dispose, elle émettrait un avis défavorable.

2.	Communication des documents concernant la société « X » 

2.1 En ce qui concerne les documents relatifs à l’accueil d’espèces non domestiques : 

La commission relève qu’aux termes de l’article L413-3 du code de l’environnement : « Sans préjudice des dispositions en vigueur relatives aux installations classées pour la protection de l'environnement, l'ouverture des établissements d'élevage d'animaux d'espèces non domestiques, de vente, de location, de transit, ainsi que l'ouverture des établissements destinés à la présentation au public de spécimens vivants de la faune locale ou étrangère, doivent faire l'objet d'une autorisation délivrée dans les conditions et selon les modalités fixées par un décret en Conseil d'Etat ». 

La commission estime que l’arrêté portant autorisation d’ouverture d’un établissement mentionné à l’article L413-3 du code de l’environnement est librement communicable à toute personne qui en fait la demande, sur le fondement de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle observe, à cet égard, qu’en application des articles R413-13 et R413-19 du code de l’environnement, cet arrêté est pris à la demande de l’établissement concerné, sur le fondement d’un dossier mentionnant la liste des espèces et le nombre d'animaux de chaque espèce dont la détention est demandée, et fixe la liste des espèces ou groupe d'espèces et le nombre des animaux de chaque espèce ou groupe que l'établissement peut détenir. La commission estime que les arrêtés d’autorisation de détention des animaux présents dans l’établissement, s’ils existent, sont pareillement librement communicables.

La commission émet par suite un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 3) a, b et c. 

Elle relève enfin que les rapports d'inspection établis par les services préfectoraux sont, en principe, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, le cas échéant, des secrets protégés par l'article L311-6 de ce code, notamment de l'occultation préalable des mentions susceptibles de porter atteinte au secret de la vie privée, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ou faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.  

La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication des documents mentionnés au point 3) h. 

2.2 En ce qui concerne les documents relatifs aux subventions du plan de relance : 

Ainsi qu’il a été dit précédemment, il résulte de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 que pour tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention conclue et le compte rendu financier de la subvention sont librement communicables à tout personne qui en fait la demande

La commission précise que, dans le cas d’aides versées pour l’exercice d’une activité économique ou culturelle, le nom des bénéficiaires de ces aides, qu'il s'agisse de personnes physiques ou de personnes morales, n’est pas couvert par le secret de la vie privée ni par le secret des affaires. Il en va de même du montant de l’aide perçue, sous réserve que la révélation de ce montant ne permette pas d’en déduire une information couverte par le secret des affaires telle que le montant du chiffre d’affaires ou celui d’un investissement. Elle estime également que les coordonnées du bénéficiaire d’une subvention (adresse, courriel, ou numéro de téléphone) ne sont pas couvertes par le secret de la vie privée dès lors qu’elles sont distinctes des coordonnées personnelles des membres de l’association ou de l’entrepreneur. 

Le dossier de demande de subvention est également communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, après occultation, en application de l’article L311-6 du même code, des éventuelle mentions dont la divulgation porterait atteinte à la protection de la vie privée de l’organisme concerné ainsi qu’à celle de personnes physiques. 

La commission émet, par suite, un avis favorable à la communication des documents visés aux points 3) d, e et à la convention mentionnée au point 3) f), sous cette réserve.

Enfin, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). Elle considère en revanche de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, que constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

En l’espèce, la commission émet un avis favorable à la communication des documents relatifs à l’examen par l’administration des demandes de subvention mentionnés aux points 3) f et g, à la condition qu’ils existent en l’état ou puissent être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. 

III. Modalités de communication :

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le préfet d'Eure-et-Loire a informé la commission qu'il ne détenait pas l'ensemble des documents dont la communication est sollicitée. La commission rappelle toutefois qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l'autorité administrative susceptible de les détenir, et d’en aviser Monsieur X.

A toutes fins utiles, la commission rappelle que lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'autorité saisie est ainsi en droit d'étaler dans le temps la réalisation des photocopies ou, le cas échéant, la numérisation des documents. Si elle n’est pas en mesure de reproduire aisément les documents compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est aussi en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.