Administration : Université Paris Cité
Type : Avis
Séance : 08/09/2022
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable / Sauf inexistant

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 juillet 2022, à la suite du refus opposé par la présidente de l'Université de Paris à sa demande d' accès à l'intégralité de son dossier administratif :
1) d'une part par consultation sur place ;
2) d'autre part par délivrance d'une copie numérisée, ou à défaut une copie papier.

A titre liminaire, la commission comprend que si l'administration a communiqué à Monsieur X des pièces de son dossier administratif, sa demande portait sur l'intégralité de celui-ci dont certains documents ne lui auraient pas été transmis. Elle relève par ailleurs que, malgré plusieurs sollicitations, aucun rendez-vous ne lui a été proposé pour consulter sur place son dossier administratif.

En l'absence de réponse exprimée par la présidente de l'Université de Paris à la date de sa séance, la commission rappelle, d'une part, que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

D'autre part, la commission relève qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code.

La commission rappelle en outre qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

La commission rappelle toutefois également que, dans le cas de demandes de communication portant sur un volume important de documents, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l’administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n’excède pas les possibilités techniques et les moyens de l’administration, celle-ci est fondée à en échelonner l’envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l’intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d’un échéancier de communication. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. 

En l’espèce, la commission estime, en l'absence de difficulté technique particulière invoquée par l’administration ou ressortant des pièces du dossier, que le volume des documents manquants du dossier administratif sollicités par Monsieur X à reproduire, s'ils existent, reste compatible avec le bon fonctionnement des services de l'Université de Paris et n'appelle pas d'aménagement particulier de l'exercice du droit d'accès. Sous réserve qu’aucune procédure disciplinaire ne soit en cours, elle invite donc l’administration à lui communiquer ces documents par courrier électronique et sans frais si ces documents sont disponibles sous forme électronique ou par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui‐ci, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant devra être porté à la connaissance de l'intéressé. Par ailleurs, l'intégralité de son dossier administratif lui est également communicable, ainsi qu'il le souhaite, par consultation sur place, selon des modalités qui restent à préciser entre le demandeur et l'Université de Paris.

Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande d'avis.