Administration : Université Bourgogne Europe
Type : Avis
Séance : 07/03/2024
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Enseignement professionnel
Mots clés : Examen et concours
Sens et motivation : Favorable / Sauf diffusion publique, Favorable / Sauf appréciation, Irrecevable / Imprécise, Favorable / Sauf secret, Favorable / Sauf inexistant, Favorable / Sauf articles L311-5 et L311-6, Favorable / Sauf établissement de document

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 janvier 2024, à la suite du refus opposé par le président de l'université de Bourgogne-Franche-Comté à sa demande de communication d'une copie des documents suivants :
1) les copies d'examen aux épreuves écrites, y compris la note de synthèse, avec mention lisible de l’appréciation du premier et du second correcteur ;
2) les fiches individuelles de notation et/ou d’annotation et/ou d’évaluation et/ou d’appréciation établies par les correcteurs portant sur l’intégralité de ses copies ainsi que sur l’épreuve du grand oral ;
3) les rapports du jury et les appréciations relatifs à l’épreuve du grand oral, notamment la prise de note du jury relative à sa prestation, et tout autre document écrit intéressant sa note de 5/20 ;
4) les notes anonymisées des différents candidats à l’épreuve du grand oral classées par jury du grand oral et faisant apparaître distinctement la spécialité choisie par le candidat aux écrits ainsi que le sujet ;
5) tout document ayant permis de désigner les membres du jury de l'examen d'entrée au centre régional de formation professionnelle des avocats (CRFPA) pour les six dernières années ;
6) l’intégralité des décisions relatives à la composition des jurys de l’examen d’entrée au CRFPA au titre des six années précédant la session 2023, à savoir :
a) celles portant sur la désignation de ces jurys ;
b) les décisions constitutives correspondantes ;
c).les extraits des procès‐verbaux sur lesquels apparaît la liste définitive ;
7) l'ensemble des décisions portant désignation des membres du jury conformément aux dispositions de l'article 53 du décret n° 91-1197 du 27 novembre 1991 organisant la profession d'avocat comprenant :
a) la décision du directeur de l’IEJ portant désignation des professeurs membres du jury de l’examen ;
b) la décision conjointe du premier président de la cour d'appel de Dijon ainsi que du procureur général près ladite cour portant désignation du magistrat judiciaire membre du jury de l’examen ;
c) la décision du président de la cour administrative d'appel de Lyon portant nomination d’un membre du corps des tribunaux administratifs et des cours administratives d'appel comme membre du jury de l’examen
d) la décision du ou des bâtonniers portant désignation des avocats membres du jury de l’examen ;
8) la nature de l'ensemble des fonctions exercées par les examinateurs et membres du jury au sein de la  faculté et en dehors pour les années 2022 et 2023, notamment dans les formations publiques et privées   préparant à l'examen d'accès aux CRFPA, y compris les contrats avec les maisons d’édition ;
9) le calendrier organisant l’enseignement au sein de l’IEJ de Dijon en vue de l’examen du CRFPA 2023 et détaillant la matière enseignée de façon précise ainsi que la qualité de l’intervenant ;
10) la date de prise de fonction de l'ensemble des membres du jury de l’examen ;
11) la liste du personnel administratif sous contrat avec l’Université le 23 novembre 2023 aux fins d’organisation et de surveillance de l’épreuve du grand oral ainsi qu’une copie de leur contrat ;
12) la décision de la Présidente du jury portant convocation du personnel administratif chargé du déroulement de l'épreuve du grand oral ;
13) l’ensemble des notices et/ou notes internes et/ou instructions données aux personnes assurant la surveillance des épreuves écrites et orales contenant les    directives/consignes à donner aux étudiants pour   assurer le bon déroulement des épreuves ;
14) l’ensemble des notices et/ou notes internes et/ou instructions relatives à la phase de “piochage” du sujet   du grand oral ;
15) les procès-verbaux de constat d'affichage des dates et lieux de toutes les épreuves, y compris les épreuves de remplacement ;
16) les procès-verbaux de déroulement des épreuves ;
17) la délibération du jury statuant sur la non-admission des candidats ;
18) le procès-verbal définitif de la délibération d’admission ;
19) les procès-verbaux de constat de résultats ;
20) tout autre procès-verbal de délibération le concernant directement ou indirectement ;
21) toute décision du jury le concernant directement ou indirectement ;
22) tout document mentionnant l’exercice de comparaison des moyennes obtenues par les candidats et des prévisions de réussite d’admissibilité et d’admission avec celles des autres centres d'examen ainsi que les éventuelles conséquences de cette comparaison ;
23) l’ensemble des directives écrites nationales organisant :
a) les dates de l’examen,
b) la phase de comparaison des moyennes obtenues par les candidats et des prévisions d’admissibilité et d'admission selon les différents centres d’examen ;
c) la restitution des résultats, y compris la date de celle‐ci ;
24) le règlement de l'institut d'études judiciaires concernant l’examen d’entrée au CRFPA ;
25) plus largement tous les documents nécessaires au contrôle de la régularité de la décision au regard de l’arrêté du 17 octobre 2016 fixant le programme et les modalités de l'examen d'accès au CRFPA et du décret n°91-1197 du 27 novembre 1991 organisant la profession d'avocat ;
26) plus largement tous les documents permettant d’apprécier si le principe d’égalité a été respecté entre les différents candidats.

En l'absence de réponse du président de l'université de Bourgogne-Franche-Comté à la date de sa séance, la commission estime, en premier lieu, que la demande est trop imprécise en son point 26) pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer cette demande irrecevable sur ce point et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents à l'administration qu'il avait saisie en lui adressant une nouvelle demande.

En deuxième lieu, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, n° 152393). En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, ceux qui sont susceptibles d'être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d'État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l'administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission émet, par suite, un avis favorable à la communication des documents susceptibles de contenir les informations sollicitées aux points 8), 10) et 11) de la demande, sous réserve que ces documents existent en l'état ou puissent être obtenus au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant. 

En troisième lieu, La commission rappelle qu'en application du quatrième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication des documents administratifs ne s'exerce plus lorsque les documents sollicités font l'objet d'une diffusion publique.

La commission, qui constate que le document visé au point 24) est supposé faire l'objet d'une diffusion publique, n'émet un avis favorable à la demande sur ce point que sous la réserve que cette diffusion publique n'ait pas été réalisée.

En quatrième lieu, la commission rappelle que par une décision n° 371453 du 17 février 2016, le Conseil d'État a jugé « qu’en prévoyant (...) la communication des documents administratifs, le législateur n’a pas entendu porter atteinte au principe d’indépendance des jurys d’où découle le secret de leurs délibérations et, par suite, permettre la communication tant des documents de leurs délibérations que de ceux élaborés préalablement par les jurys en vue de leurs délibérés ». Il en a déduit, après avoir relevé que les éléments de correction des sujets des épreuves d’admissibilité d'un concours, de valeur purement indicative et qui ne pouvaient avoir pour objet ni pour effet de déterminer les critères de l’appréciation par le jury de la performance individuelle des candidats, avaient été élaborés par l'administration dans le cadre de ses missions de service public, que le secret des délibérations des jurys ne faisait pas obstacle à la communication de ces éléments de correction. 

La commission estime que cette décision n'a pas pour effet d'interdire la communication à un candidat des notes que le jury lui a attribuées et des appréciations que ses membres ont, le cas échéant, portées, dès lors qu'elles ne font pas apparaître les critères de l’appréciation par le jury de sa performance individuelle et de l’établissement de la note souverainement attribuée. La commission considère que lorsque de telles appréciations ont été inscrites sur un document en relation avec la note attribuée, il est communicable au candidat, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable des mentions qui feraient apparaître les critères de l’appréciation par le jury de sa performance individuelle et de l’établissement de la note finale qui lui a été souverainement attribuée.

La commission émet, par conséquent, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, un avis favorable à la communication, à Monsieur X, des documents visés aux points 1), 2), 3), 17), 20) et 21) de la demande sous les réserves et dans les conditions ci-dessus rappelées, et, en tout état de cause, après occultation des mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur un autre candidat que le demandeur.

En cinquième et dernier lieu, la commission estime que les documents administratifs visés aux autres points de la demande sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation des éventuelles mentions couvertes par les secrets protégés aux articles L311-5 et L311-6 du même code. Elle émet donc un avis favorable à la demande sur ces points, sous cette réserve et sous réserve que les documents demandés existent.

La commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.