Administration : Conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques (CD 64)
Type : Avis
Séance : 21/09/2023
Thème : Vie publique / Vie locale
Mots clés : Budgets et comptes
Sens et motivation : Favorable, Favorable / Sauf articles L311-5 et L311-6

Monsieur X X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 juillet 2023, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques à sa demande de communication, par publication en ligne sur le site du Département des documents suivants :
1) les comptes rendus de mission, ou tout document en tenant lieu, relatifs au mandat spécial donné, par délibération n° 05-002 du 10 mars 2023, à la délégation de l’assemblée départementale pour découvrir la mise en place de politiques publiques et les expériences innovantes en Aragon, les 30 et 31 mars 2023 ;
2) les justificatifs des dépenses engagées par la délégation précitée dans le cadre de ce mandat spécial.

La commission estime, en premier lieu, que les documents sollicités au point 1), s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de  l’article L3121-17 du code général des collectivités territoriales et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. 

S'agissant, en second lieu, des justificatifs des dépenses sollicités au point 2), la commission estime que ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l’occultation, le cas échéant, des mentions dont la communication porterait atteinte au secret des affaires ou au secret de la vie privée, protégés par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle précise que, dans sa décision du 8 février 2023, n°452521, le Conseil d’État a jugé que les notes et frais de de restauration ou de représentation d’élus locaux, qui ont trait à l’activité des élus dans le cadre de leur mandat, ne sauraient être regardés comme mettant en cause la vie privée de ces personnes. Il appartient à l’autorité administrative d’apprécier au cas par cas, à la date à laquelle elle se prononce sur une demande de communication, si, eu égard à certaines circonstances particulières tenant au contexte de l’évènement auquel un document se rapporte, la communication des informations relatives à des tiers invités ou celle du motif de la dépense serait de nature, par exception, à porter atteinte aux secrets et intérêts protégés par les articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, justifiant alors leur occultation. La commission émet, par suite, un avis favorable sur ce point, sous ces réserves. 

En troisième et dernier lieu, la commission constate que la demande tend à la publication en ligne sur le site internet du Département des documents sollicités. Elle rappelle qu'aux termes de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 ».

La commission déduit de ces dispositions que le code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. En revanche, lorsque l'administration dispose d'un document sous format numérique qu’elle doit publier en ligne en application des dispositions précitées du code des relations entre le public et l'administration, cette diffusion en ligne doit être assurée dans un format ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé dans la limite des possibilités techniques de l’administration dès lors qu'elle en dispose déjà sous ce format ou qu'elle est susceptible d'en disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante.

La commission rappelle, en outre, que l’article L312-1 du même code prévoit que les administrations peuvent rendre publics les documents administratifs qu’elles produisent ou reçoivent. Le législateur leur a par ailleurs imposé l’obligation de publier en ligne certaines catégories particulières de documents. Le 1° de l'article L312-1-1 prévoit ainsi que les collectivités territoriales de plus de 3 500 habitants et les administrations dont le nombre d'agents est supérieur à 50 équivalents temps plein doivent publier les documents qu'elles communiquent en application des procédures prévues au titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration, à condition que ces documents soient effectivement disponibles sous forme électronique.

La publication en ligne de documents administratifs par l’administration ne peut toutefois s’effectuer que sous réserve du respect des conditions posées à l’article L312-1-2 du code des relations entre le public et l'administration, qui dispose que : « Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. / Sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, lorsque les documents et les données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes. Une liste des catégories de documents pouvant être rendus publics sans avoir fait l'objet du traitement susmentionné est fixée par décret pris après avis motivé et publié de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. (...) ». Cette liste est fixée à l'article D312-1-3 du même code. 

En l'espèce, et en application de ces principes, la commission émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités, par voie de publication en ligne, selon les modalités mentionnées ci-dessus.