Administration : Mairie de Vernines
Type : Avis
Séance : 08/09/2022
Thème : Vie publique / Vie locale
Mots clés : Budgets et comptes, Taxe d’habitation et taxes foncières, Cadastre
Sens et motivation : Favorable / Sauf vie privée, Sans objet / Communiqué, Sans objet / Inexistant

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 juin 2022, à la suite du refus opposé par la maire de Vernines à sa demande de communication des documents suivants :
1) sous forme de copie papier :
a) la liste des membres de la section de Vernines ayant leur domicile réel et fixe au bourg de Vernines, annexée à la délibération 2020-089 du 17 novembre 2020 du conseil municipal ;
b) la liste des membres de la section de Bessat et Vernines ayant leur domicile réel et fixe au bourg de Vernines et au village de Bessat, annexée à la délibération 2020-090 du 17 novembre 2020 du conseil municipal ;
c) les comptes administratifs des états spéciaux des sections de Vernines et de Bessat et Vernines, pour les années 2009 à 2015, annexés aux budgets principaux de la commune ;
d) la reconstitution des comptes administratifs des états spéciaux des sections de Vernines et de Bessat et Vernines, pour les années 2016 et 2017 ;
e) les avis d'imposition à la taxe foncière des sections de Vernines et de Bessat et Vernines, pour les années 2019 et 2020 ;
f) les relevés de propriété des sections de Vernines et de Bessat et Vernines ;
2) sous forme électronique, sur clé USB : 
a) les bordereaux de titres de recette concernant la commune de Vernines, pour les années 2009 à 2020 ;
b) les bordereaux de mandats de paiement concernant la commune de Vernines, pour les années 2009 à 2020.

A titre liminaire, la commission précise que l'entrée en vigueur du RGPD n'a, par elle-même, pas entraîné de modification des dispositions du code des relations entre le public et l'administration relatives au droit d'accès aux documents administratifs comportant des données personnelles, ainsi que le prévoit d'ailleurs l'article 86 du RGPD. Ainsi, si la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition portant sur des données à caractère personnel constitue un traitement de données au sens de l'article 2 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (« loi CNIL ») et de l’article 4 du RGPD, et si une administration répondant à une demande d’accès à un document administratif contenant des données de cette nature est regardée comme un responsable de traitement, elle est toutefois dispensée de requérir, ainsi que l'ont déjà relevé la Commission d'accès aux documents administratifs et la Commission nationale de l'informatique et des libertés, le consentement préalable des personnes concernées (conseil n° 20180650 du 13 septembre 2018).

La commission comprend de la réponse de l'administration à la demande qui lui a été adressée que des arrêtés de transfert comportant en annexe les listes de membres mentionnées aux points 1) a) et 1) b) ont été communiqués par la préfecture à la demanderesse le 13 septembre 2021. Elle estime toutefois que cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que celle-ci exerce son droit d'accès directement auprès de la commune. A cet égard, elle rappelle qu'aux termes du troisième alinéa de l'article L2411-1 du code général des collectivités territoriales : « Sont membres de la section de commune les habitants ayant leur domicile réel et fixe sur son territoire ». Elle estime que ces listes sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l’occultation préalable des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, telles l'adresse exacte, en application des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable sur ces deux points.

La commission comprend également de cette réponse qu'aucun état spécial pour la section de Bessat et Vernines n'a été établi et que les états spéciaux de la section de Vervines ont été transmis à Madame X en annexe d'un mémoire en défense en date du 7 octobre 2021 dans le cadre d'une procédure devant le tribunal administratif de Clermont-Ferrand. La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet les points 1) c) et 1) d) de la demande d'avis.

L'administration a également fait savoir à la commission que le relevé de propriété de la section de Vernines était également joint à ce mémoire et que le relevé de propriété de la section de Vernines et Besssat ainsi que les avis d'imposition n'étaient pas encore en possession de la mairie. La commission ne peut donc également que déclarer sans objet les points 1 )e) et 1) f) de la demande d'avis.

La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle estime par suite que les documents mentionnés aux points 2) a) et 2) b) sont communicables à tout demandeur en application de cette disposition et de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, des mentions susceptibles de porter atteinte à la vie privée de personnes physiques nommément désignées ou facilement identifiables. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points.

La commission comprend toutefois qu'il est demandé à la commune une copie numérique des documents mentionnés aux points 2) a) et 2) b) qui n'existent que sur papier. A cet égard, elle considère que les dispositions de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.

Par ailleurs, la commission rappelle que, dans les cas où le volume des documents demandés est important, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. 

Enfin, la commission précise qu'une demande peut être considérée comme abusive lorsqu'elle vise, de façon délibérée, à perturber le fonctionnement d'une administration. Tel peut être le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auxquels le demandeur a déjà eu accès. La commission fonde également son appréciation sur les éléments portés à sa connaissance par le demandeur et l'administration quant au contexte dans lequel s'inscrit la demande et aux motivations qui la sous-tendent. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, la commission considère que les sollicitations de Madame X n'excèdent pas les sujétions que le législateur a entendu faire peser sur l'administration mais elle l'invite, à l'avenir, à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'elle fait du droit d'accès prévu par le titre III du code des relations entre le public et l'administration et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif.