Administration : Conseil régional d'Auvergne Rhône-Alpes
Type : Avis
Séance : 11/05/2023
Thème : Vie publique / Vie locale
Mots clés : Marché public , Budgets et comptes
Sens et motivation : Favorable, Favorable / Sauf articles L311-5 et L311-6, Favorable / Sauf secret des affaires

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 mars 2023, à la suite du refus opposé par le président du conseil régional d'Auvergne-Rhône-Alpes à sa demande de communication, en sa qualité de conseillère régionale, des documents suivants concernant la délibération X relative aux mandats spéciaux autorisant les élus de la région et leurs accompagnants à se rendre à Las Vegas au salon « Consumer Electronics show » du 4 au 9 janvier 2023, et précisant que leurs déplacements seraient pris en charge aux frais réels :
1) les actes pris par le président, le cabinet, la direction générale des services pour engager ces opérations ;
2) les actes pris par le président ou ses délégués, pour demander à des personnels du conseil régional et à des membres élus du conseil régional, des actions pour la préparation, l'organisation, la participation à ces opérations ;
3) les devis, conventions, contrats d'engagement, cahiers des clauses particulières et factures afférents à cet événement, ainsi que leurs affectations aux comptes du budget ;
4) les demandes de participations aux frais, les titres de recettes, et leurs affectations comptables ;
5) les programmes et menus de restauration des participants pris en charge par la région ;
6) la liste des personnes ou entreprises pour lesquelles des dépenses ont été engagées par la région pour ces opérations ;
7) l'ensemble des factures payées et notes de frais remboursées par la région relatives à ces opérations.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers régionaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L4132-17 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil régional a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la région qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient.

En l’absence de réponse exprimée par le président du conseil régional d'Auvergne-Rhône-Alpes à la date de sa séance, la commission rappelle tout d'abord qu’il résulte de l’article L4132-16 du code général des collectivités territoriales que toute personne a le droit de demander communication des délibérations et procès-verbaux des séances publiques du conseil régional, des délibérations de la commission permanente, des budgets et des comptes de la région ainsi que des arrêtés du président. L’ensemble des pièces annexées à ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission prend en revanche acte de la décision du 8 février 2023 n° 452521 par laquelle le Conseil d’État a jugé que le droit de communication qu’instituent ces dispositions ne s’étend pas aux pièces justificatives des opérations et documents de comptabilité qu’il appartient à l’ordonnateur et au comptable public de conserver, en vertu des dispositions de l’article 52 du décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. 

Elle en déduit que les reçus, justificatifs, devis, factures et notes de frais de séjour, frais de déplacement, frais de carburant, frais de péage et frais de restauration sont des pièces justificatives de dépenses qui constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande dans les conditions et sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration (CE 8 février 2023, n° 452521, Ville de Paris). Elle précise que si le prix global d'une prestation apparaissant sur une facture ou un devis est communicable à toute personne qui en fait la demande sur le fondement des dispositions précitées, il en va autrement du détail des prix unitaires, qui est susceptible, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé, et doit donc être occulté avant toute communication, pour préserver le secret des affaires (avis n° 20221246 et n° 20221455 du 21 avril 2022).

La commission relève ensuite que les notes de frais et reçus de déplacements ainsi que les notes de frais de restauration et reçus de frais de représentation d’élus locaux ou d’agents publics constituent des documents administratifs, communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. La commission précise que la communication des mentions faisant le cas échéant apparaître l’identité et les fonctions des personnes invitées ne porte pas atteinte, par principe, à la protection de vie privée de ces autres personnes. Il appartient à l’autorité administrative d’apprécier au cas par cas, à la date à laquelle elle se prononce sur une demande de communication, si, eu égard à certaines circonstances particulières tenant au contexte de l’évènement auquel un document se rapporte, la communication de ces dernières informations ou celle du motif de la dépense serait de nature, par exception, à porter atteinte aux secrets et intérêts protégés par les articles L311-5 et L311‑6 du code des relations entre le public et l’administration, justifiant alors leur occultation.

En l'espèce, la commission estime, en premier lieu, que les actes visés aux points 1) et 2), s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ou, s'ils prennent la forme d'une délibération du conseil régional ou d'un arrêté du président, de l'article L4132-16 du code général des collectivités territoriales.

Elle émet donc un avis favorable sur ces points.

En second lieu, elle considère que les documents et informations visés aux points 3) à 7), s'ils existent ou sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration après occultation, le cas échéant, des mentions protégées par les articles L311-5 et L311-6 du même code et notamment, s'agissant des factures, devis, conventions, contrats d'engagement, notes de frais et menus de restauration, des mentions relatives au secret des affaires ou, par exception, s'agissant de l'ensemble des documents, aux autres secrets et intérêts protégés par ces articles.

Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points.