Administration : Ministère de la culture
Type : Avis
Séance : 23/11/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Culture
Mots clés : Musée
Sens et motivation : Favorable / Sauf secret des affaires, Favorable / Sauf articles L311-5 et L311-6, Favorable / Sauf inexistant, Favorable / Article L311-2 favorable par l'autorité compétente à laquelle vous auriez dû transmettre, Favorable / Sauf vie privée

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 octobre 2023, à la suite du refus opposé par la ministre de la culture à sa demande de communication, sous forme de texte modifiable, des documents complémentaires suivants, pour la période du 1er juillet 2007 au 31 décembre 2009, quel que soit leur objet, hors fichiers de numérisation 3D, relatifs au projet de documentation et de restauration de la sculpture « Les Trois Ombres »  :
1) l’ensemble des courriels et correspondances et contrats, échangés, envoyés ou reçus par le Fonds National d'Art Contemporain (FNAC), l’un de ses employés, représentants, ou un des membres de son équipe dirigeante, et tout représentant de la société X, incluant les co-gérants, Monsieur X et Monsieur X ;
2) l’ensemble des courriels, correspondances et contrats, échangés, envoyés ou reçus par le FNAC, l’un de ses employés, représentants, ou un des membres de son équipe dirigeante, et tout représentant du Musée des Beaux-Arts de Quimper ;
3) l'ensemble des courriels, correspondances et contrats, échangés, envoyés ou reçus par le FNAC, l’un de ses employés, représentants, ou un des membres de son équipe dirigeante, et tout représentant du Musée Rodin ;
4) l’ensemble des courriels, correspondances et contrats, échangés, envoyés ou reçus par le Centre de Recherche et de Restauration des Musées de France (C2RMF), l’un de ses employés, représentants, ou un des membres de son équipe dirigeante, et tout représentant de la société X, dont ses co-gérants, Monsieur X et Monsieur X ;
5) l’ensemble des courriels, correspondances et contrats, échangés, envoyés ou reçus par C2RMF, l’un de ses employés, représentants, ou l’un des membres de son équipe dirigeante, et tout représentant du Musée des Beaux-Arts de Quimper ;
6) l’ensemble des courriels, correspondances et contrats, échangés, envoyés ou reçus par C2RMF, l’un de ses employés, représentants, ou l’un des membres de son équipe dirigeante, et tout représentant du Musée Rodin.

En premier lieu, la commission rappelle que le droit d'accès aux documents administratifs régi par le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne contraint pas l'administration à effectuer des recherches pour répondre à une demande et que les administrations ne sont pas tenues de répondre aux demandes trop générales ou insuffisamment précises (CE, 27 septembre 1985, n° 56543, Lebon 267 ; CE, 30 juin 1989, n° 83477). 

Elle estime ainsi irrecevables, les demandes portant sur des échanges intervenus entre une ou des administrations et une autre administration ou une personne privée, lorsqu’elles sont trop imprécises quant à l'objet des documents demandés (avis n° 20216781 du 16 décembre 2021), quant à leur nature (avis n° 20195507 du 12 mars 2020), quant à l'administration et/ou ses composantes en cause (avis n° 20195507 du 12 mars 2020), quant à son ou ses interlocuteurs (avis n° 20194880 du 12 mars 2020 ; n° 20213868 du 15 juin 2021), quant au cadre d'élaboration du document (avis n° 20213868 du 15 juin 2021) ou encore quant à la période de temps visée (avis n° 20213868 du 15 juin 2021).

La commission précise en revanche que le fait de se référer à de simples mots ou expressions pour caractériser l’objet d’une demande ne conduit pas nécessairement à ce que celle-ci soit regardée comme imprécise dès lors que ces mots ou expressions s’avèrent suffisamment significatifs et distinctifs pour permettre à l'autorité saisie d’identifier les documents y répondant, sans avoir à effectuer, au préalable, des recherches d’une ampleur conséquente. 

En l'espèce, la commission relève que bien que formulée en termes génériques en tant que visant « tous les courriels,  correspondances et contrats échangés », la demande de Monsieur X a un objet précis assorti d'une borne temporelle, à savoir les documents relatifs au projet de documentation et de restauration d’une sculpture désignée, pour la période du 1er juillet 2007 au 31 décembre 2009, ce qui permet, d'une part, de circonscrire le nombre d'expéditeurs ou destinataires effectivement concernés et, d'autre part, d'identifier les documents répondant à la demande sans avoir à effectuer, au préalable, des recherches conséquentes. La commission estime, dès lors que la demande est recevable.

En deuxième lieu, la commission rappelle, d’une part, que les courriers détenus ou reçus par les agents publics, y compris sur leurs terminaux électroniques professionnels (avis n° 20184184 du 6 décembre 2018), constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions, communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du même code, s'ils sont en possession de l’administration et sont susceptibles de faire l’objet d’une extraction par un traitement automatisé d'usage courant, dans le respect des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 de ce code, et par suite, le cas échéant, après occultation des mentions relevant de ces derniers ou disjonction des documents qui en relèveraient entièrement en application des dispositions de l’article L311-7 dudit code. 

Elle rappelle, d’autre part, qu’une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 30 mars 2016, « Centre hospitalier de Perpignan » (n°375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret des affaires et faire ainsi obstacle à cette communication.

En application de ces principes, la commission considère que les documents sollicités, dont elle n’a pas pu prendre connaissance, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation, en vertu de l’article L311-6 du même code, des mentions qui seraient couvertes par le secret des affaires ou le secret de la vie privée. 

En dernier lieu, la commission rappelle que le droit d’accès aux documents administratifs doit rester compatible avec le bon fonctionnement des services et cède devant les demandes abusives, auxquelles les administrations ne sont pas tenues de répondre, en application du dernier alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne d’adresser soit plusieurs demandes à une même autorité soit des demandes multiples formulées à l’identique à plusieurs autorités, ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives.

Une demande ne peut, en effet, être regardée comme abusive que lorsqu'elle a pour objet de perturber le bon fonctionnement de l’administration sollicitée ou lorsqu'elle aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose (CE, 14 novembre 2018, n° 420055, 422500). 

La commission précise que c’est un faisceau d’indices qui permet de qualifier une demande d’abusive. Parmi les critères pouvant la conduire à considérer qu’une demande a pour objet de perturber le bon fonctionnement de l’administration, figurent notamment le nombre de demandes adressées par le demandeur à la même administration et leur fréquence, les termes employés dans la demande de communication ou encore la détention, par le demandeur, des documents demandés ou la connaissance qu'il a de leur inexistence. La commission fonde également son appréciation sur les éléments portés à sa connaissance par le demandeur et l'administration quant au contexte dans lequel s'inscrit la demande.

En l’espèce, il n’est pas apparu à la commission, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif.

Dans ces conditions et sous les réserves rappelées plus haut, la commission émet un avis favorable à la demande. Dans l’hypothèse où la ministre de la culture ne détiendrait pas l’ensemble des documents sollicités, la commission rappelle qu’il lui appartiendrait, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, en l’espèce le Centre national des arts plastiques, et d’en aviser Monsieur X.