Administration : Mairie de Casseuil
Type : Avis
Séance : 20/07/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Défavorable / Article 4

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 juin 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Casseuil à sa demande de copie, par courrier électronique, des originaux des procès‐verbaux du conseil municipal de la commune concernant les années 2019 à 2023, remis antérieurement au demandeur en mains propres, le maire lui en refusant alors la communication par courriel.

La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission relève que le différend porte en l'espèce sur les modalités de communication des documents. 

Elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit encore par diffusion publique. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. 

La commission précise que ces dispositions ne font toutefois pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de  Casseuil a indiqué à la commission que les documents sollicités avaient été remis en mains propres au demandeur le 29 mai 2023 et a précisé qu'il lui était impossible de transcrire ces documents sous forme numérique en raison d'un changement de  logiciel et de personnel du secrétariat.

En l'espèce, la commission comprend des informations ainsi portées à sa connaissance que l'envoi de ces documents sous format numérique est matériellement impossible, la commune de Casseuil ne disposant d'ailleurs pas d'un site Internet. 

Dans les circonstances de l'espèce, elle estime que la demande d'accès selon la modalité choisie par Monsieur X ne peut pas être matériellement satisfaite. Elle émet dès lors un avis défavorable à la demande. Elle relève, au surplus que ce dernier a été destinataire des documents demandés, qui ont été retranscrits sous forme papier avant de lui être remis en main propre.