Administration : Mairie de Villeneuve-sur-Lot
Type : Conseil
Séance : 24/09/2020
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 24 septembre 2020 votre demande de conseil relative à la possibilité d'adresser par courrier électronique l'acte de décès de Monsieur X survenu le X, à Monsieur X, résidant en Malaisie, sachant que cet acte n'est pas numérisé et que par ailleurs le demandeur ne souhaite pas que « cet acte lui soit adressé authentifié ». 

Les modalités de publicité des actes d'état civil sont régies par l'article 29 du décret n°2017-890 relatif à l'état civil, qui précise que « les copies intégrales et les extraits d'acte sont remis ou adressés directement par courrier au demandeur par l'officier de l'état civil dépositaire des actes ». Si les courriers électroniques ne sont pas explicitement cités, la commission estime que le terme « courrier » doit être entendu au sens large. 

La commission vous rappelle également qu’en vertu de l’article L213-1 du code du patrimoine, l’accès aux archives de l'état civil s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, c'est-à-dire, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :
a) soit par consultation gratuite sur place ;
b) soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ;
c) soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation et à l'intégrité physique du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4, dispositions qui s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics ;
d) soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L. 311-6.

L'application de cette dernière modalité de communication doit donc être articulée avec les dispositions de l'article L213-2 du code du patrimoine qui prévoient le délai dans lequel les documents protégés deviennent librement communicables au titre des archives publiques. 

Le libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication connaît plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds.

La commission, comme elle l'a précisé dans son avis n° 20174365 du 14 décembre 2017, estime que la photocopie des registres reliés d’état civil est, par principe, susceptible de nuire à leur bonne conservation et qu'il faut recourir à d'autres modes de reproduction, que ce soit par photographie numérique, pouvant ensuite être transmise par courriel ou par voie postale au moyen d'un support amovible, ou encore le cas échéant, au moyen d’une transcription manuelle complète de l’acte. De manière générale, la commission estime peu probable que l'administration ne dispose d'aucun moyen de reproduction par photographie numérique dans ses services compte tenu du caractère répandu de ce type d'appareil. Les frais susceptibles d'être générés par cette reproduction peuvent être supportés par le demandeur, dans le respect des dispositions de l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration.

La commission rappelle, enfin, que l'administration n'est jamais tenue de numériser un document pour répondre à une demande de communication par voie électronique d'un document qu’elle détient uniquement sous forme papier. 

Au regard de ces diverses considérations, la commission estime que nous n'êtes pas tenus de répondre favorablement à la demande dont vous avez été saisis d'une transmission par voie électronique d'un document qui n'existe qu'en format papier. Il vous est toutefois loisible de le faire, dans des conditions permettant la bonne conservation des documents d'archives, l'acte de décès sollicité étant communicable à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l'article L213-2 du code du patrimoine. Il serait alors également publiable en ligne, en application du 9° de l'article D312-1-3 du code des relations entre le public et l'administration.