Administration : Bibliothèque universitaire des langues et civilisations (BULAC)
Type : Avis
Séance : 18/07/2019
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Conditions de travail
Sens et motivation : Sans objet/Inexistant, Sans objet/Détruit, Incompétence/CNIL, Favorable/Sauf article L311-6

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 octobre 2018, à la suite du refus opposé par la directrice de la Bibliothèque universitaire des langues et civilisations à sa demande de communication des documents suivants :
1) le rapport de sécurité de l’incident du 18 juillet 2015 dans lequel il lui est reproché d’avoir refusé l’évacuation de l'établissement suite à une avarie électrique ou à défaut, sa mention sur la main courante de sécurité, indiquant les circonstances précises de l’incident ;
2) le rapport interne du même incident ;
3) « toutes les mentions de son nom sur le registre des objets perdus où il a signé pour récupérer ses objets laissés systématiquement dans les casiers de consignes, et ce, depuis l’ouverture du site des Grands Moulins » ;
4) tous les rapports internes le concernant pour des actes d’incivilité ou de propos discourtois ou agressifs à l’égard du personnel ;
5) le rapport de sécurité du contrôle ordonné par Madame X effectué par l’agent de sécurité de nuit et le chef de poste le soir du 21 mars 2017 et sa mention sur la main courante ;
6) les rapports relatifs à son refus de suivre des consignes verbales données par des agents de la bibliothèque ou de sécurité ;
7) l'avis de la CNIL saisie consécutivement au refus de lui donner accès à ses données personnelles stockées dans les systèmes d’information de l'établissement ;
8) la table des matières détaillée du référentiel de service public de l'établissement, et les fiches complètes du référentiel relatives à la procédure et au circuit de remplacement des ouvrages dégradés ou perdus depuis le constat jusqu’à leur remise dans les collections, incluant les versions en vigueur le 1er janvier 2015, celle en vigueur le 1er janvier 2016, et celle en vigueur le 1er janvier 2017 ;
9) la liste exhaustive des ouvrages acquis par l'établissement depuis le 1er janvier 2017 , incluant leur prix, leur date d’achat, et celle de mise dans les collections ;
10) la liste exhaustive des ouvrages perdus ou dégradés par des lecteurs ayant été remboursés par eux depuis le 1er janvier 2016, incluant leur prix, la date du constat de leur perte ou de dégradation, de remboursement, de rachat, de remise dans les collections ;
11) les fiches de suivi des deux ouvrages dégradés qu’il a  remboursés depuis la fiche du 18 février 2016, incluant tout le circuit de remise en collection (constat, suivi, paiement, traitement par les responsables du domaine, la commande, l’acquisition, le traitement et la remise dans les collections).

En premier lieu, en réponse à la demande qui lui a été adressée, la directrice de la Bibliothèque universitaire des langues et civilisations a informé la commission que les documents mentionnés aux points 2), 4), 5), 6), 9), 10) et 11)  n'existent pas et que les documents mentionnés aux points 3) et 8) n'ont pas été conservés. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ces points.

En deuxième lieu, la commission estime qu'il ressort des dispositions du chapitre IV de la loi du 6 janvier 1978 que les documents soumis à la CNIL par les responsables de traitements, dans le cadre des procédures de déclaration au d'autorisation prévues aux articles 23 et suivants de cette loi, font l'objet d'un régime particulier de communication, qui échappe au champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. L'article L342-2 de ce code n'ayant pas étendu ses compétences à ce régime, la commission se déclare en conséquence incompétente pour  se prononcer sur le point 7) de la demande d'avis.

En dernier lieu, la commission rappelle que le document mentionné au point 1) constitue un document administratif soumis au droit d'accès prévu par l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous les réserves notamment prévues par l'article L311-6 et, le cas échéant, dans les conditions prévues à l'article L311-7 du même code. En application de ces dispositions doivent notamment être disjoints ou occultés les éléments, autres que ceux concernant le demandeur, qui font apparaître d'une personne physique ou morale un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, sauf à ce que ces disjonctions ou occultations privent d'intérêt la communication de ce document. Sous cette réserve, la commission émet un avis favorable au point 1) de la demande.