Administration : Ministère des Armées
Type : Avis
Séance : 09/03/2017
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Archives, Support de communication, Tarification des documents
Sens et motivation : Irrecevable/Refus non établi

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 décembre 2016, à la suite du refus opposé par le ministre de la défense à sa demande de communication de l'intégralité, et non seulement des extraits, du dossier administratif de résistant de Monsieur X X, son grand-père, né le 28 octobre 1904 à Bélâbre (Cote : GR 16 P 93716), sous forme de copies couleurs, et non seulement noir et blanc comme déjà obtenues en 2013, avec application des tarifs résultant de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 et de l’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 et non sur ceux résultant de l'arrêté du ministre de la défense en date du 28 juin 2006.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre de la défense a informé la commission de ce que s'agissant des dossiers de résistants, la pratique observée par le service historique de la défense est de ne reproduire que les pièces principales et que le tarif de la confection de copies en couleur du dossier sollicité ne pouvait être aligné sur celui défini par l'arrêté du 1er octobre 2001 mais sur celui du 28 juin 2006 que le ministère de la défense a pris pour la rémunération de certaines prestations de reproduction du service historique et des centres d'archives qui lui sont rattachés.

S'agissant de la reproduction en intégralité du dossier, la commission observe que par la facture datée du 14 décembre 2013, la famille du demandeur a déjà obtenu en intégralité la reproduction du dossier sollicité, soit 18 pages au format A4 supplémentaires par rapport au devis du 22 septembre 2016 expédié au demandeur. Elle estime par conséquent que l'administration est en mesure de lui proposer de nouveau un devis comportant la reproduction complète du dossier.

En ce qui concerne la tarification de la reproduction, la commission rappelle que les modalités d'accès aux archives publiques sont fixées à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration auquel renvoie l'article L213-1 du code du patrimoine. En application de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001.

La commission précise qu'aux termes de l'article R311-1 de ce même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ».

La commission en  déduit que lorsque un document administratif peut, eu égard à son état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001. En revanche, lorsqu'il s'agit d'originaux non susceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue par photographie, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. En l'espèce, la commission constate d'une part que le demandeur souhaite obtenir une reproduction en couleur, d'autre part que le dossier se compose en bonne partie de pièces sur papier pelure fragiles.

Elle estime par conséquent que le tarif de 0,18 euro par page A4 fixé par l'arrêté de 2001 ne s'applique qu'aux photocopies en noir et blanc et que, par conséquent, l'administration lorsqu'elle est sollicitée pour effectuer une prise de vue et une impression numériques en couleur peut proposer un devis prenant en compte le coût spécifique de ce mode de reproduction. En l'occurrence, le tarif de 1 euro pour chaque vue en couleur A4 défini par l'arrêté du 18 juin 2006 ne paraît pas excessif à la commission au regard de la gamme de prix pratiquée habituellement par les services publics d'archives.

La commission déclare donc la demande d'avis irrecevable. Elle invite l'administration à fournir un devis prenant en compte la reproduction de l'intégralité du dossier conformément au souhait du demandeur, tout comme elle invite ce dernier à s'acquitter du montant qui  lui sera demandé sur le fondement des dispositions précitées s'il souhaite obtenir l'impression en couleur de l'intégralité du dossier.