Administration : Mairie de Dammarie-les-Lys
Type : Avis
Séance : 15/12/2022
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication, Dossier personnel
Sens et motivation : Défavorable

Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 novembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Dammarie-les-Lys à sa demande de communication, par voie électronique, de son entier dossier administratif.

La commission observe que le litige ne porte pas, en l'espèce, sur le principe de la communication de son dossier administratif à Monsieur X, à laquelle il a droit en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration mais sur les modalités de celle-ci, le demandeur ayant sollicité l’envoi de son dossier administratif par voie électronique et la commune lui ayant seulement proposé une consultation en mairie. 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Dammarie-les-Lys a justifié son refus de transmission par voie électronique par le fait que les dossiers des agents sous format numérique ont été perdus à la suite d'une attaque informatique subie en 2022 et qu'il ne dispose des documents que sous format papier.

Elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. 

La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.

Elle précise, en revanche, que la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration peut se faire aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

La commission émet donc un avis défavorable. 

Elle invite néanmoins le maire de Dammarie-les-Lys à proposer, à Monsieur X, un envoi ou une remise d'une copie sur support « papier », conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, selon les modalités ci-dessus rappelées.