Administration : Centre de gestion de la fonction publique territoriale des Landes (CGFPT 40)
Type : Conseil
Séance : 09/03/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Territoriale
Sens et motivation : Défavorable / Comportement

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné, lors de sa séance du 9 mars 2023, votre demande de conseil relative au caractère communicable aux élus d'une commune de témoignages écrits remis par les agents de cette commune aux membres de la délégation du CHSCT du centre de gestion à l'occasion d'une visite effectuée dans les locaux de la mairie, à la suite d'un signalement pour souffrance au travail.

La commission rappelle à titre liminaire qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient.

Elle précise, ensuite, qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions ». Le caractère confidentiel de tels documents ne constitue pas un motif légal permettant d'en refuser la communication, un tel refus ne pouvant être fondé que sur l'un des motifs mentionnés aux articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.

La commission précise que doivent être occultées avant communication, en application des dispositions de l'article L311-6 du même code, les mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable autre que le demandeur, ou faisant apparaître le comportement d'une personne autre que ce dernier, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. La commission considère, sur ce fondement, que les documents tels que les témoignages recueillis dans le cadre d'une enquête administrative, dès lors que leur auteur est identifiable, que ce soit directement ou par déduction, ne sont pas communicables à des tiers, y compris lorsque ceux-ci sont visés par le témoignage ou la lettre en question. A défaut de pouvoir rendre impossible l'identification de leur auteur, l’intégralité des propos tenus doit être occultée. Lorsqu'une telle occultation conduirait à priver de son sens le document sollicité, sa communication doit être refusée. En revanche, les documents émanant d'agents d'une autorité administrative dans l'exercice de leur compétence ne sont pas couverts par cette réserve. En effet, l'exception au droit d'accès relative aux documents dont la communication pourrait porter préjudice à leurs auteurs a pour objet de préserver les intérêts des tiers à l'administration et non ceux des autorités administratives. La commission considère également que les passages du rapport relatifs au fonctionnement de la structure sans mettre en cause à titre personnel ses dirigeants ou d’autres agents ne sauraient être regardés comme portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique. 

Les mentions qui, conformément aux principes qui viennent d'être rappelés, doivent être occultées dans les témoignages, ne sont communicables qu'à chaque personne intéressée, ainsi que le prévoit l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission précise que la notion de personne intéressée, au sens de ces dispositions, renvoie à la personne physique ou morale à laquelle les informations contenues dans un document administratif se rapportent directement, soit qu'elles fassent apparaître son comportement, soit qu'elles comportent une appréciation ou un jugement sur elle, émanant de l'administration, soit qu'elles divulguent des éléments de sa vie privée. Dans l'hypothèse où un document administratif contient des mentions relatives à plusieurs personnes, chacune ne peut exercer son droit d'accès que pour les seules mentions qui la concernent. 

La communication ne peut donc intervenir qu’après disjonction ou occultation des mentions qui porteraient atteinte à l’un de ces intérêts et sous la réserve qu’une telle disjonction ou occultation ne conduise pas à priver de son sens le document sollicité. Dans l'hypothèse où l'importance des occultations dénaturerait le sens d'un document ou priverait sa communication de tout intérêt, cette communication peut être refusée par l'autorité administrative auprès de laquelle le document a été sollicité en vertu de l'article L311-7 du même code.

En l'espèce, la commission estime que ne sont pas des personnes intéressées, au sens des dispositions précitées, les élus d'une commune où sont affectés les agents ayant remis des témoignages aux membres de la délégation du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) du centre de gestion. Les témoignages recueillis à cette occasion ne leur seront donc communicables, le cas échéant, que dans les conditions rappelées ci-dessus. 

En l'espèce, ayant pris connaissance des trois documents sur lesquels vous l'interrogez, la commission vous recommande de ne pas communiquer les documents, qui compte tenu de leur objet et de leur contenu, ne sont communicables qu'aux agents qui en sont les auteurs.