Administration : Ministère des armées
Type : Avis
Séance : 06/07/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Carrière, Notation, Dossier personnel
Sens et motivation : Défavorable / Secret, Favorable

Maître X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 mai 2023, à la suite du refus opposé par le ministre des armées à sa demande de communication, à titre principal par la délivrance de copies sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou à titre subsidiaire par l'envoi d'une copie par courrier électronique à l'adresse professionnelle « X » des documents suivants, relatifs au dossier individuel sur les 24 dernières années de son client, fonctionnaire titulaire du grade d'attaché au sein du ministère des armées, après occultations ou en les disjoignant si certains documents comporteraient des mentions non communicables :
1) les évaluations professionnelles réalisées par le ministère des armées entre 1998 et 2002 ;
2) la lettre de félicitation obtenue en 2000 pour la qualité de ses travaux ;
3) les évaluations professionnelles réalisées par la mairie de Paris entre 2003 et 2009 à la demande du ministère des armées sur son emploi de chargé de mission cadre supérieur ;
4) les évaluations professionnelles réalisées par l'office français de l'immigration et de l'intégration (OFII) entre 2009 et 2013 à la demande du ministère des armées sur son emploi de chef adjoint de pôle informatique ;
5) les mémoires réalisés par l'OFII à la demande du ministère des armées pour proposition au grade supérieur ;
6) les évaluations professionnelles réalisées par le ministère des armées entre 2013 et 2015 ;
7) la fiche de poste relative à son emploi entre 2013 et 2015 ;
8) la lettre de mission relative à son emploi entre 2013 et 2015 ;
9) les évaluations professionnelles réalisées par la direction générale de la Gendarmerie Nationale entre 2016 et 2019 sur son emploi de responsable de la sécurité des systèmes d'information et de chef du pôle technique du système PNR (Passenger Name Record - fichier des passagers aériens) ;
10) les évaluations professionnelles réalisées par le ministère des armées entre 2019 et 2022;
11) la fiche de poste relative à son emploi entre 2019 et 2022 ;
12) le mémoire réalisé par le ministère des armées en vue de sa promotion au grade de chevalier de l'Ordre national du mérite ;
13) tous autres documents (notes, rapports, mémoires, courriers...) relatifs à sa manière de servir et qui n'auraient pas été portés à sa connaissance.

La commission rappelle qu’en application des dispositions du a) du 2° de l'article L311-5 du code des relations entre le public et l'administration, les documents dont la divulgation porterait atteinte au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif ne sont pas communicables avant l’expiration d’un délai de vingt-cinq ans à compter de leur élaboration ou de la date du document le plus récent figurant dans le même dossier. La commission considère que les dossiers d'attribution de décoration figurent au nombre des documents couverts par le secret des délibérations du Gouvernement au sens des dispositions précitées. Elle émet donc un avis défavorable sur le point 12) de la demande. Elle rappelle cependant que, en application de l’article L311-8 du code des relations entre le public et l'administration, les documents administratifs non communicables au sens des dispositions précitées deviennent communicables au terme des délais et dans les conditions fixés par les articles L213-1 et L213-2 du code du patrimoine, et qu'avant l'expiration de ces délais, la consultation de ces documents peut, par dérogation, être autorisée dans les conditions prévues par l'article L213-3 du même code.

S’agissant du surplus de la demande, et en l’absence de réponse du ministre des armées, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

En outre, la commission précise que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. c/ Mme X et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection).

La commission émet donc un avis favorable en l’état sur les points 1) à 11) et 13), sous les réserves précitées.