Administration : §Mairie de Marsac-sur-l'Isle
Type : Avis
Séance : 11/01/2024
Thème : Vie publique / Vie locale
Sens et motivation : Favorable / Sauf établissement de document, Favorable / Sauf préparatoire

Monsieur X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 novembre 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Marsac-sur-l'Isle à sa demande de communication des documents suivants :
1) la liste de l'ensemble des quartiers/secteurs de la commune concernés par la « Refonte de l'adressage » ;
2) la liste des noms proposés à chaque quartier/secteur dans le cadre de la « Refonte de l'adressage » ;
3) la liste de l'ensemble des adresses actuellement en usage dans la commune ;
4) la base d'adresses locales (BAL) actuellement en usage dans la commune.

En l’absence de réponse du maire de Marsac-sur-l'Isle à la date de sa séance, la commission rappelle, d’une part, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, n° 152393)

En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

D’autre part, la commission indique qu’en vertu de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, le droit à communication ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration.  La commission rappelle qu'un document ne peut revêtir un caractère préparatoire au sens de ces dispositions que lorsqu'il est destiné à éclairer l'autorité administrative en vue de prendre une décision administrative déterminée et que cette décision n’est pas encore intervenue, ou que l’autorité administrative n’a pas manifestement renoncé à la prendre à l'issue d'un délai raisonnable.

En application des principes, la commission estime que les documents sollicités, s’ils existent en l’état ou sont susceptible d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, à la condition, s’agissant du point 2), que ce document ne revête plus un caractère préparatoire. 

Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande.