Administration : Mairie de Boulogne-sur-Mer
Type : Avis
Séance : 17/09/2015
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Support de communication, Tarification des documents, Etat civil
Sens et motivation : Défavorable/Article 4

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 juillet 2015 sur la question de la conformité du tarif de 90 centimes demandé par la mairie de Boulogne-sur-Mer pour l'impression couleur de l’acte de décès de Monsieur X décédé le 14 août 1918, sachant que le demandeur souhaite une délivrance gratuite de cet acte.

La commission rappelle qu'en vertu de l'article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques s'exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. La commission souligne qu'il en résulte que l'accès aux archives publiques s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

En l’espèce, la commission constate que l’acte sollicité ne semble pas exister préalablement sous forme numérique et que, le demandeur souhaitant en obtenir une copie, une reproduction par photographie numérique de l’original puis une impression sont proposées par l’administration.

À cet égard, la commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Lorsque ces actes peuvent, eu égard à leur état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A 4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001. Lorsqu'il s'agit d'originaux reliés insusceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue à partir d'un microfilm, ou par photographie, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document.

La commission, qui a pris note du devis et du courriers adressés au demandeur par la mairie, constate que le tarif de 90 centimes appliqué pour l'impression de documents numérisés tient compte du coût d'amortissement et du fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. La commission, qui estime, au vu des éléments dont elle dispose, que ces modalités de tarifications sont conformes aux dispositions précitées, émet un avis défavorable à la délivrance gratuite de l'acte sollicité.