Administration : Assistance Publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP)
Type : Avis
Séance : 21/09/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Horaires de consultation, Envoi des documents
Sens et motivation : Favorable, Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Sauf comportement, Favorable / Sauf préparatoire, Favorable / Article L311-9

Maître X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 juillet 2023, à la suite du refus opposé par le directeur général de l'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) à sa demande de communication d'une copie dématérialisée des documents suivants concernant sa cliente, sachant que l'hôpital lui propose une consultation sur place :
1) l'entier dossier individuel administratif ;
2) le dossier médical de la médecine préventive ;
3) les dossiers médicaux constitués pour être examinés par la commission de réforme, le comité médical et le conseil médical au cours de sa carrière.

En l'absence de réponse du directeur général de l'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris à la date de sa séance, la commission estime que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé ou à son conseil, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

Elle rappelle ensuite que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet.

Elle précise, enfin, que la commission de réforme et le comité médical ont été remplacés depuis le 1er janvier 2022 par le conseil médical en application de l’ordonnance n° 2020-1447 portant diverses mesures en matière de santé et de famille dans la fonction publique. Le décret n°86-442 du 14 mars 1986 relatif à la désignation des médecins agréés, à l'organisation des conseils médicaux, aux conditions d'aptitude physique pour l'admission aux emplois publics et au régime de congés de maladie des fonctionnaires, modifié par le décret n°2022-353 du 11 mars 2022, précise les modalités d’organisation et de saisine des conseils médicaux.

La commission précise, en matière de fonction publique, que les documents qui se rapportent à la réunion du conseil médical présentent le caractère de documents administratifs. Mais, le régime qui leur est applicable est différent selon que cette instance a ou non rendu son avis.

Une fois l’avis rendu, le rapport de la hiérarchie et la lettre de saisine de l’employeur, tout comme le procès-verbal de la réunion, ainsi que l'ensemble des pièces du dossier soumis au comité médical, sont des documents administratifs communicables à l’intéressé ou à son conseil en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l’égard de l’agent concerné par l’avis. En revanche, les documents émanant d'agents établis dans le cadre de leurs fonctions, notamment des autorités hiérarchiques de l’intéressé, ne sauraient être couverts par cette réserve. Une fois l’avis rendu, les rapports du médecin du travail et du médecin agréé qui a examiné l’agent sont également communicables à l’intéressé ou à son conseil, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers.

En l'espèce, la commission estime que les documents sollicités sont communicables à l'intéressée ou à son conseil dans les conditions et sous les réserves rappelées ci-dessus. 

Elle constate par ailleurs que le désaccord porte en l'espèce sur les modalités de communication, la demanderesse ayant sollicité une copie des documents alors que l'administration a proposé à sa cliente une consultation sur place, le cas échéant accompagnée de son conseil.

La commission rappelle, à cet égard, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.  La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Elle indique, en outre, que ces dispositions ne font toutefois pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. 

En application de ces principes et à condition que les documents existent sous format dématérialisé, la commission émet un avis favorable à la demande selon la modalité choisie par la demanderesse.  A défaut, l'administration serait fondée à lui proposer, soit une consultation sur place, soit une copie sur papier, dans les conditions rappelées ci-dessus. 

Elle émet ainsi, sous ces réserves, un avis favorable à la demande.