Administration : Mairie de Rochefort
Type : Avis
Séance : 06/07/2017
Thème : Economie, Industrie, Agriculture / Marchés Et Contrats Publics
Mots clés : Marché public
Sens et motivation : Favorable, Favorable/Sauf commercial industriel, Sans objet/Communiqué, Sans objet/Inexistant

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 avril 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Rochefort à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal, par remise en mains propres ou par envoi postal, des documents suivants concernant la cession de l'ancien hôpital civil de Rochefort :
1) l'entier dossier d'appel à projets se rapportant à la cession de cet hôpital et de ses bâtiments annexes ;
2) les offres remises à la commune ;
3) le rapport d'analyse des offres ;
4) l'avis de la commission d'appel d'offres ;
5) le contrat de cession de l'hôpital ;
6) les bilans financiers du festival « Summer Sound » pour les années 2015 et 2016, faisant apparaître la totalité des financements publics accordés, ainsi que la valorisation des heures de travail effectuées par les employés municipaux pour l'organisation et le fonctionnement de ces manifestations.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient.

La commission rappelle en second lieu que l’appel à projets n’est pas une procédure formalisée définie et encadrée par le législateur ou le pouvoir réglementaire à l’instar des contrats de la commande publique mais une procédure de consultation préparatoire définie par la collectivité publique dans le but de sélectionner différents projets avant de conclure une convention de subventionnement ou d’attribuer une aide publique. La commission estime que les documents se rapportant à une telle procédure formalisée de publicité et de mise en concurrence constituent des documents administratifs soumis au droit d’accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.

La commission rappelle ensuite sa position constante selon laquelle (conseil n° 20120845 du 8 mars 2012, avis n° 20160147 du 3 mars 2016) le droit de communication, dont bénéficient tant les candidats non retenus que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s’exercer dans le respect du secret en matière commerciale et industrielle, protégé par les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, aux rapports d’évaluation, au chiffre d’affaires, aux bilans financiers et aux coordonnées bancaires du candidat. Lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents administratifs, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret en matière commerciale et industrielle et faire ainsi obstacle à cette communication. 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Rochefort a informé la commission avoir, par courrier du 19 avril 2017, transmis à Monsieur X le procès-verbal et le rapport d'analyse des offres mentionné au point 3), le compromis de vente équivalant à l'offre du lauréat mentionnée au point 2) ainsi que l'appel à projets mentionné au point 1). Le maire a en outre indiqué que le procès-verbal de la commission d'appel d'offres et le contrat de cession, mentionnés respectivement aux points 4) et 5) n'existaient pas, la procédure d'appel à projets ne comportant pas de commission d'appel d'offres et l'acte de cession ne devant être établi qu'après réalisation des conditions suspensives du compromis approuvé par le conseil municipal.  La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet la demande d'avis dans cette mesure.

S'agissant des offres remises à la commune par les candidats non retenus, mentionnées au point 2), la commission précise que seules les orientations générales définies par les candidats non retenus pour répondre aux exigences du cahier des charges sont communicables (conseils n° 20120845 et 20120849 du 8 mars 2012). La commission émet dès lors un avis favorable à la communication de ces documents au demandeur, dans cette limite.

Le maire a en outre informé la commission avoir adressé à Monsieur X une liste des pièces graphiques (plans et annexes) faisant partie du dossier de l'appel à projets mentionné au point 1), mais non ces pièces elles-mêmes en raison de leur volume et de leur nombre, et l'avoir également invité, à partir de la liste, à lui préciser les annexes dont il souhaite obtenir une copie. La commission en prend note et rappelle également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission qui considère que les pièces du dossier d'appel à projets sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration émet un avis favorable à la communication de ces documents dans les conditions ci-dessus rappelées.

Enfin, s'agissant des bilans financiers du festival « Summer Sound », mentionnés au point 6), la commission rappelle que le 5ème alinéa de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000 prévoit que le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention qu’il doit conclure avec l’autorité administrative qui attribue la subvention dépassant un certain seuil, et le compte rendu financier de la subvention, doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission estime qu’entrent dans le champ de cette obligation de communication le budget, le bilan et le compte de résultat de l’association, ainsi que le compte-rendu financier de la subvention. La commission émet dès lors un avis favorable sur ce point, sous réserve que ces documents soient détenus par la mairie.