Administration : Ministère de l'Intérieur
Type : Avis
Séance : 31/05/2021
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Favorable

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 avril 2021, à la suite du refus opposé par le ministre de l'Intérieur à sa demande de copie, par courrier électronique et sans frais, de l'intégralité des documents contenus dans son dossier individuel constitué auprès du pôle Judiciaire de la gendarmerie nationale à Pontoise, l'administration proposant la seule consultation sur place en présence d'un personnel militaire, lors de laquelle certaines pièces pourront être photocopiées à ses frais.

En l'absence de réponse du ministre de l'Intérieur, la commission rappelle que chaque agent public a le droit d’obtenir communication des pièces qui le concernent, notamment son dossier personnel, en vertu de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sauf à ce que soit pendante une instance disciplinaire, le droit d’accès fondé sur le code des relations entre le public et l'administration, loi générale, s’effaçant lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours au bénéfice des dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet, sous les réserves précitées, un avis favorable à la communication des documents sollicités. 

La commission constate que le ministre de l'Intérieur a proposé à Madame X, une consultation sur place. La commission relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi  par courrier électronique. La commission rappelle, à cet égard, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. 

Elle invite donc le ministre de l’intérieur à procéder à cet envoi sous format électronique si ces documents sont disponibles sous cette forme. Dans le cas contraire, l’administration pourra, selon le choix de la demanderesse, l’inviter à consulter les documents sur place ou lui en faire des copies moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Madame X, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. 

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.