Administration : Université de Lorraine
Type : Avis
Séance : 17/10/2019
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Enseignement Supérieur
Mots clés : Archives
Sens et motivation : Favorable/Sauf propriété intellectuelle

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 mars 2019, à la suite du refus opposé par le président de l'université de Lorraine à sa demande de consultation, dans le cadre de la publication de sa thèse, des documents suivants :
1) concernant le fonds d'archives X relatif aux fonctions de ce dernier comme chargé de cours puis professeur à l'Université de Nancy :
a) les correspondances relatives à la constitution des collections de l'Université de Nancy ;
b) les notes et documents d'achats relatifs aux collections ;
c) les inventaires et listes éventuels ;
d) les photographies anciennes des collections de l'Université de Nancy ;
2) le mémoire de X.

Interrogé, le président de l’université de Lorraine a répondu avoir procédé à la communication des documents visés au point 1 de la demande de Madame X. Sur ce point, la commission ne peut donc que déclarer la demande d’avis sans objet.

En ce qui concerne le point 2, la commission rappelle que « Sont considérés comme documents administratifs (...) quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission », d’après les termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration. Elle en déduit qu’un mémoire d’étudiant reçu par l’université dans le cadre de son activité de gestion de scolarité est un document administratif soumis aux règles  d’accès précisées au livre III du code des relations entre le public et l’admnistration.

La commission rappelle également qu'en vertu de l'article L311-4 du code des relations entre le public et l’administration, « Les documents administratifs sont communiqués ou publiés sous réserve des droits de propriété littéraire et artistique. »

Si la commission considérait traditionnellement que l'article 9 de la loi du 17 juillet 1978, aujourd'hui codifié à l'article L311-4, n'avait ni pour objet, ni pour effet d'empêcher ou de restreindre la communication, mais se bornait, en rappelant les règles posées par le code de la propriété intellectuelle qui autorise l'usage privé d'une œuvre de l'esprit mais réprime l'utilisation collective qui pourrait en être faite, à limiter l'usage ultérieur que le demandeur, après communication, voudrait faire des documents, le Conseil d'Etat a toutefois jugé, dans une décision du 8 novembre 2017 n° 375704 au recueil, que ces dispositions impliquent, avant de procéder à la communication de documents administratifs grevés de droits de propriété intellectuelle n'ayant pas déjà fait l'objet d'une divulgation, au sens de l'article L121-2 du code de la propriété intellectuelle, de recueillir l'accord de leur auteur. Il en résulte que lorsqu'un tiers détient des droits de propriété intellectuelle sur un document administratif en possession de l'administration, cette dernière doit solliciter son autorisation avant de procéder à la communication du document. 

La commission émet, en conséquence, un avis favorable à la demande d’avis de Madame X, sous réserve que Madame X donne son accord à cette communication si son mémoire n'a pas au préalable fait l'objet d'une divulgation.