Administration : Centre hospitalier Fabrice Marchiol - La Mure
Type : Avis
Séance : 13/10/2022
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Dossier personnel, Hospitalière, Carrière
Sens et motivation : Incompétence / Renseignement, Favorable / Sauf inexistant, Favorable

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 août 2022, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier Fabrice Marchiol - La Mure à sa demande de communication des documents et informations relatifs à la situation administrative de sa cliente :

1) les informations anonymes permettant de constituer un panel de comparaison de l’évolution de carrière de Madame X au regard de ses collègues de travail du même grade ;
2) les règles régissant le calcul de la prime de reliquat liée aux absences et la détermination des agents en bénéficiant ;
3) le document affiché et/ou communiqué aux agents sur les montants attribués par grade et catégorie lors du dernier versement de cette prime de reliquat ;
4) les raisons pour lesquelles Madame X n’a pu bénéficier de cette prime de reliquat liée aux absences durant ces 4 dernières années ;
5) les informations sur les suites données à la décision du tribunal administratif en date du 30 mai 2017 annulant la notation de Madame X de 2013 ;
6) le dossier administratif de sa cliente.

En l'absence de réponse du directeur du centre hospitalier Fabrice Marchiol - La Mure à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, X, n° 152393)

En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

En application de ces principes, la commission ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 5) de la demande, qui porte sur des renseignements. 

Elle estime en revanche que les informations sollicitées aux points 1) et 2) sont communicables, sous réserve qu’elles existent en l'état ou soient susceptibles d’être obtenues par un traitement automatisé d’usage courant dans les conditions sus-indiquées. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la demande sur ces points.

La commission rappelle, de la même manière, que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle émet, donc ,sous cette réserve, un avis favorable au point 4) de la demande.

En deuxième lieu, la commission estime que le document administratif visé au point 3) de la demande, s'il existe, est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la demande sur ce point.

En troisième et dernier lieu, la commission rappelle que les documents composant le dossier d'un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

La Commission émet, dès lors, un avis favorable à la communication du document sollicité au point 6) de la demande, sous réserve qu’aucune procédure disciplinaire ne soit en cours.