Administration : Mairie de Vouzan
Type : Avis
Séance : 22/10/2015
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 août 2015, à la suite du refus tacite opposé par le maire de Vouzan à sa demande de copie et envoi à domicile, dans le cadre d'une recherche généalogique, de l'acte de naissance de Madame X, née le 15 novembre 1878 dans la commune, de Monsieur X et de Madame X.

La commission rappelle qu'en application du e) du 4° du I de l'article L213-2, les registres de naissance et de mariage de l'état civil sont librement communicables à tous à l'expiration d'un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture. L'acte demandé est donc librement communicable.

La commission précise que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 ». Cet article pose le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication.

Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en règle générale lorsqu'il s'agit de registres, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original.

La commission estime par ailleurs que si le code du patrimoine ne rend pas expressément l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 applicable aux documents qui, comme les registres de l'état civil, revêtiraient le caractère d'archives publiques sans présenter celui de documents administratifs, la disposition de cet article selon laquelle le droit d'accès cesse de s'exercer à l'endroit des documents faisant l'objet d'une diffusion publique est au nombre des règles générales néanmoins applicables à de tels documents. 

Or, la commission constate que les archives départementales de la Charente ont numérisé et mis en ligne sur l'Internet l'ensemble des registres paroissiaux et d'état civil du département jusqu'à l'année 1912. L'acte de naissance dont une copie est sollicitée y est bien reproduit ; il est consultable à titre gratuit et peut être imprimé sans frais dans un format bien lisible grâce au procédé de zoom. Cet acte comporte, en mention marginale apposée par le greffier du tribunal, l'indication du mariage ultérieur de Madame X. Le registre qui le contient provient donc de la collection du greffe du tribunal de grande instance et non de la collection communale de ces registres d'état civil. Il s'agit d'un double en principe identique au document conservé en mairie. 

La commission estime donc que la demande de Monsieur X, dès lors qu'elle ne tend qu'à la délivrance d'une copie de l'acte de naissance diffusé sur l'internet aussi bien que conservé en mairie, pourrait être regardée comme irrecevable, le demandeur étant invité à privilégier la consultation du site internet des archives départementales pour obtenir la copie qu'il souhaite.

La commission note toutefois que les exemplaires de la collection communale et de la collection départementale des mêmes registres d'état-civil, indépendamment des cas où l'une des collections présente des lacunes, peuvent également faire apparaître des variations accidentelles pour un même acte, dues à des erreurs d'enregistrement de l'acte dès l'origine, à des erreurs ou lacunes dans l'apposition ultérieure des mentions marginales ou encore, pour les actes plus récents, à la suppression, par l'article 75 de la loi n° 89-18 du 13 janvier 1989 portant diverses mesures d'ordre social, de l'apposition des mentions marginales sur l'exemplaire conservé au greffe du tribunal de grande instance.

Aussi la commission estime-t-elle que, même dans le cas où l'un des exemplaires du registre d'état-civil sollicité fait l'objet d'une diffusion publique, par exemple par la mise en ligne sur l'internet d'une copie numérique, il doit être fait droit à une demande de consultation ou de copie portant spécialement sur l'autre exemplaire conservé en mairie, au greffe du tribunal de grande instance ou aux archives départementales, selon le cas.

La commission émet donc un avis favorable à la demande de Monsieur X, à condition qu'il confirme au maire de Vouzan que sa demande porte spécialement sur l'exemplaire conservé en mairie. La commission souligne que si aucune modalité de copie de ce document ne s'avérait compatible avec sa préservation, seule une consultation sur place pourrait lui en être proposée, conformément à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978.