Administration : Mairie d'Anzin-Saint-Aubin
Type : Avis
Séance : 31/03/2020
Thème : Vie Publique / Vie Locale
Mots clés : Budgets et comptes, Subvention, Emprunt, Marché public, Livre
Sens et motivation : Favorable, Favorable/Sauf secret des affaires, Incompétence/Renseignement, Favorable/Sauf vie privée

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 août 2019, à la suite du refus opposé par le maire d'Anzin-Saint-Aubin à sa demande de communication des documents relatifs : 
1) à la médiathèque :
a) l'ensemble des marchés passés avec les entreprises y compris les études préalables ;
b) l'ensemble des factures réglées ;
c) les factures du mobilier et matériel ;
d) le coût·de fonctionnement depuis la mise en service (salaires, frais énergétiques et d'entretien, dotations pour étoffer l'offre de livres et de DVD ) ;
e) le financement, les subventions reçues, les prêts souscrits avec leur durée, leur montant et le taux d’intérêt, l'autofinancement ;
f) le montant des annuités ;
2) à la vente de biens immobiliers (actes notariés, délibérations du conseil municipal) suivants :
a) les anciens ateliers municipaux ;
b) la salle Notre-Dame ;
c) les terrains de la rue du Maréchal Haig ;
3) au budget :
a) le budget primitif et le compte administratif de l'année 2018 ;
b) le budget administratif de l'année 2019.

La commission rappelle à titre liminaire, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les d) et f) du point 1) ainsi que sur la demande portant sur le financement, les subventions reçues et l'autofinancement énoncés au e), qui portent en réalité sur des renseignements.

La commission précise en premier lieu qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. 

Il résulte de la décision du Conseil d’État du 30 mars 2016, Centre hospitalier de Perpignan (n°375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret des affaires et faire ainsi obstacle à cette communication. Le Conseil d’État a en outre précisé qu’au regard des règles de la commande publique, doivent être regardées comme communicables, sous réserve des secrets protégés par la loi, l’ensemble des pièces d’un marché public et que, dans cette mesure, l’acte d’engagement, le prix global de l’offre et les prestations proposées par l’entreprise attributaire, notamment, sont en principe communicables. En revanche, les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret des affaires ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi du bordereau des prix unitaires.

L'examen de l’offre d’une entreprise attributaire au regard du respect du secret des affaires conduit ainsi la commission à considérer que l’offre de prix détaillée contenue dans le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif, ne sont pas communicables aux tiers, sans qu’il soit besoin de s’interroger sur le mode de passation, notamment répétitif, du marché ou du contrat, sa nature, sa durée ou son mode d’exécution.

En outre, pour l’entreprise attributaire comme pour l’entreprise non retenue, les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent entraîner l’occultation des éléments suivants :
- les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics ;
- dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres), les mentions relatives aux détails techniques et financiers des offres de toutes les entreprises.

En conséquence, la commission émet un avis favorable, sous la réserve rappelée, s'agissant des documents visés au a) du point 1).

La commission indique en deuxième lieu qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration.

Elle estime que les pièces comptables visées aux b) et c) du point 1), ainsi que les documents budgétaires visés au point 3), sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Sur le même fondement, elle émet un avis favorable à la communication des délibérations visées au point 2) de la demande. 

En troisième lieu, la commission considère que les contrats de prêt souscrits par la commune et visés au e) du point 1), sont communicables à toute personne en faisant la demande, en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, ainsi que de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales dans l'éventualité où ces documents auraient été annexés à des délibérations.

En dernier lieu, la commission précise, depuis son avis n° 20184019 du 7 février 2019, que si, en principe, les actes notariés ne revêtent pas le caractère de documents administratifs entrant dans le champ d'application de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 (CE, 9 février 1983, X, n° 35292, rec. p. 53), devenu article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, elle considère désormais que la seule circonstance qu'une convention soit passée en la forme authentique ne saurait la soustraire au droit d'accès prévu par ce code et que lorsqu'une convention passée en la forme authentique a, d'une part, pour co-contractante une administration au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration et a, d'autre part, un objet en rapport direct avec l'exercice de missions de service public ou en relation avec la gestion du domaine privé de l’État ou d'une collectivité territoriale, à laquelle s'appliquent, aux termes de l'article L300-3 du code des relations entre le public et l'administration issu de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016, les titres Ier, II et IV du livre III du même code, cette convention entre dans les prévisions de ce code, dans la mesure qu'il détermine.

La commission considère, par conséquent, que les actes notariés visés au point 2) constituent des documents communicables à toute personne qui le demande en vertu de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable, au titre du 1° de l'article L311-6 de ce code, des mentions susceptibles de révéler la vie privée des acquéreurs (lieu et date de naissance, situation familiale, adresse autre que celle du logement loué et nationalité). Elle émet sous cette réserve un avis favorable.

Après avoir pris connaissance de la réponse du maire d'Anzin-Saint-Aubin, la commission estime qu'une demande peut être considérée comme abusive lorsqu'elle vise, de façon délibérée, à perturber le fonctionnement d'une administration. Tel peut être le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès. La commission fonde également son appréciation sur les éléments portés à sa connaissance par le demandeur et l'administration quant au contexte dans lequel s'inscrit la demande et aux motivations qui la sous-tendent.

La commission estime que tel n'est pas le cas en l'espèce.

La commission rappelle enfin que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.
Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.