Administration : Ministère de la Justice
Type : Avis
Séance : 31/12/2017
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 octobre 2017, à la suite du refus opposé par la garde des sceaux, ministre de la justice à sa demande de communication de l'intégralité du dossier administratif de sa cliente.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, la garde des sceaux, ministre de la justice a informé la commission qu'elle a indiqué à Maître X par courriel du 8 janvier 2018 qu'elle avait l'intention d'autoriser la consultation du dossier demandé dans les locaux de l'administration. 

Maître X a cependant informé la commission qu'il avait précisé à l'administration, par courrier du 10 janvier 2018, qu'il souhaitait obtenir la copie de ce dossier et non pas sa consultation.

En premier lieu, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

En l'espèce, la commission n'a pas connaissance d'une procédure disciplinaire en cours visant Madame X.

En second lieu, la commission relève que, par une décision du 5 juin 2002 (n° 227373), le Conseil d’Etat a jugé qu’il résulte des dispositions des articles 4 et 6 de la loi du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques que, sous réserve des dispositions législatives et réglementaires l'excluant dans les cas particuliers qu'elles déterminent, les avocats ont qualité pour représenter leurs clients devant les administrations publiques sans avoir à justifier du mandat qu'ils sont réputés avoir reçu de ces derniers dès lors qu'ils déclarent agir pour leur compte. Il est toutefois loisible à l’administration, en cas de doute sérieux, de s’assurer auprès de l'intéressé, dans le délai qui lui est imparti pour répondre à la demande de communication, que l’avocat qui la saisit agit bien à sa demande.

En troisième lieu, la commission souligne qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.

La commission estime que le volume des documents à reproduire reste compatible avec le bon fonctionnement des services du ministère de la justice et n'appelle pas d'aménagement particulier de l'exercice du droit d'accès. Elle invite donc l’administration à procéder la transmission de ces copies, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant devra être porté à la connaissance de l'intéressé.

Elle émet donc un avis favorable à la communication par copie du dossier de Madame X à Maître X, en sa qualité de conseil. 

Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.