Administration : Mairie de Rennes
Type : Avis
Séance : 25/01/2024
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 décembre 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Rennes à sa demande de communication, par courrier postal ou par courrier électronique, d'une copie intégrale de l'acte de naissance de Monsieur X, né le X, sans obligation de passer par le site internet service-public.fr ou par l'adresse postale de la mairie.

A titre liminaire, la commission  rappelle qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, des documents sollicités qui constituent des documents d’archives publiques, au sens de l’article L.211-1 de ce même code.

En premier lieu, en l’absence de réponse du maire de Rennes à la date de sa séance,  la commission rappelle qu'aucun formalisme n'est prescrit par le livre III du code des relations entre le public et l’administration pour les demandes de communication d'un document administratif adressées aux autorités administratives. Une demande peut donc être formée oralement et l’administration ne peut, en principe, subordonner la communication d'un document à la présentation d'une demande sous une forme particulière (saisine écrite, saisine via son site internet), sauf considérations tirées de la continuité et du bon fonctionnement du service public. 

Toutefois, aux termes de l'article L112-9 du code des relations entre le public et l'administration, « Lorsqu'elle met en place un ou plusieurs téléservices, l'administration rend accessibles leurs modalités d'utilisation, notamment les modes de communication possibles. Ces modalités s'imposent au public. / Lorsqu'elle a mis en place un téléservice réservé à l'accomplissement de certaines démarches administratives, une administration n'est régulièrement saisie par voie électronique que par l'usage de ce téléservice. /Un décret en Conseil d'État détermine les conditions d'application du présent article ». L’article R112-9-2 du même code précise que : « L'administration informe le public des téléservices qu'elle met en place afin que le droit pour celui-ci de saisir l'administration par voie électronique puisse s'exercer. Cette information figure dans les modalités d'utilisation mentionnées au deuxième alinéa de l'article L112-9 et peut en outre être portée à la connaissance du public par tout moyen. / A défaut d'information sur le ou les téléservices, le public peut saisir l'administration par tout type d'envoi électronique. /Les téléservices peuvent prendre la forme d'une téléprocédure ou d'une procédure de saisine électronique, soit par formulaire de contact, soit par une adresse électronique destinée à recevoir les envois du public. »

Dans son avis de partie II n° 20205170 du 21 janvier 2021, la commission a estimé que ces dispositions générales régissant les échanges avec l'administration et les demandes du public sont applicables aux demandes de communication de documents administratifs formées par voie électronique, dès lors que, ainsi que le prévoit l'article R112-9-2 du même code, l'administration a informé le public des téléservices qu'elle a mis en place et de leurs modalités d'utilisation.

En l’espèce, Monsieur X a saisi le maire de Rennes d’une demande de communication d’un acte d’état civil, sur le fondement du code du patrimoine, par la voie d’un message électronique, et a été invité en réponse à présenter sa demande par courrier ou via une téléprocédure accessible depuis le site internet de la commune. Monsieur X soutient toutefois sans être contredit que ce téléservice ne permet pas à un tiers de présenter une demande de communication d’actes d’état civil sur le fondement du code du patrimoine, au titre du droit d’accès aux archives publiques. Dans ces conditions et en l’état des informations dont elle dispose, la commission considère par suite que le maire n’était pas fondé à renvoyer le demandeur vers la téléprocédure mise en place et était valablement saisi de la demande par le courrier électronique en date du 19 décembre 2023.

Elle en déduit qu’un refus de communication du document sollicité est bien né conformément aux dispositions de l’article R311-12 du code des relations entre le public et l’administration, de sorte que sa saisine est recevable.

En second lieu, la commission précise que les actes d’état civil (naissances et mariages) sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès lors qu’ils ont plus de soixante-quinze ans, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine. Les actes d’état civil (décès) sont quant à eux librement communicables sans délai. 

Dans la mesure où l’acte de naissance sollicité en l’espèce est daté de 1947, le délai de libre communicabilité qui lui est applicable est échu. La commission estime donc que cet acte d’état civil est librement communicable dans son intégralité à toute personne qui en fait la demande.

La commission rappelle enfin que la communication des documents librement communicables s’effectue selon les modalités pratiques prévues à l’article L213-1 du code du patrimoine et L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, qui incluent la possibilité pour le demandeur, à condition que le document soit disponible sous forme électronique, d’en obtenir la communication par courrier électronique et sans frais. 

Elle émet donc un avis favorable.