Administration : Université de Poitiers
Type : Avis
Séance : 21/09/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 juillet 2023, à la suite du refus opposé par la présidente de l'université de Poitiers à sa demande de copie, à ses frais, ou prise de photographies avec son smartphone, de ses copies d'examen, au lieu de la consultation sur place, comme seule modalité d'accès autorisée par l'université.

En l’absence de réponse de la présidente de l’université de Poitiers à la date de sa séance, la commission rappelle que par une décision n° 371453 du 17 février 2016, Centre national de la fonction publique territoriale, le Conseil d'État a jugé « qu’en prévoyant (...) la communication des documents administratifs, le législateur n’a pas entendu porter atteinte au principe d’indépendance des jurys d’où découle le secret de leurs délibérations et, par suite, permettre la communication tant des documents de leurs délibérations que de ceux élaborés préalablement par les jurys en vue de leurs délibérés ». Il en a déduit, après avoir relevé que les éléments de correction des sujets des épreuves d’admissibilité d'un concours, de valeur purement indicative et qui ne pouvaient avoir pour objet ni pour effet de déterminer les critères de l’appréciation par le jury de la performance individuelle des candidats, avaient été élaborés par l'administration dans le cadre de ses missions de service public, que le secret des délibérations des jurys ne faisait pas obstacle à la communication de ces éléments de correction. La commission rappelle que cette décision n'a pas pour effet d'interdire la communication à un candidat des notes que le jury lui a attribuées et des appréciations que ses membres ont, le cas échéant, portées, dès lors qu'elles ne font pas apparaître les critères de l’appréciation par le jury de sa performance individuelle et de l’établissement de la note souverainement attribuée. 

En application de ces principes, la commission, qui n'a pas pu prendre connaissance des copies sollicitées, estiment que celles-ci sont communicables à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation préalable, le cas échéant, des mentions relevant du secret des délibérations du jury.
 
La commission prend note en l’espèce que la présidente de l’université de Poitiers a répondu à l'intéressé que ses copies pouvaient être consultées dans ses services mais relève toutefois que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie papier ou numérique des documents à l’adresse indiquée par Monsieur X. 

La commission précise ainsi qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise enfin que l'administration ne peut refuser la communication d'un document sollicité sous format électronique, au profit d'autres modalités de communication, que lorsqu'elle n'en dispose pas sous cette forme.

La commission émet par suite un avis favorable à la communication des documents sollicités par courrier électronique si ceux-ci sont disponibles sous ce format, ou, à défaut, par copie, selon les modalités rappelées ci-dessus.