Administration : Conseil départemental de la Marne (CD 51)
Type : Avis
Séance : 12/01/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Défavorable, Incompétence / Renseignement

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 novembre 2022, à la suite du refus opposé par président du conseil départemental de la Marne à sa demande de :
1) consultation des registres des naissances de la commune de Fismes pour l'année 1894 ;
2) renseignement sur la procédure à suivre pour consulter un registre qui n'a pas été numérisé mais qui est conservé par les services du conseil départemental.

La commission rappelle, en premier lieu, s'agissant du point 2) de la demande, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 2) de la demande, qui porte en réalité sur des renseignements.

En second lieu, s'agissant du point 1), la commission rappelle qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis lorsqu'elle est saisie par une personne à qui est opposé un refus de consultation ou de communication de documents d'archives publiques.

Elle précise que les actes d’état civil (naissances et mariages) sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès lors qu’ils ont plus de soixante-quinze ans, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine.

La commission relève que la demande porte en l'espèce non pas sur le principe de communication du document sollicité, qui est librement communicable, mais sur les modalités de communication.

Elle rappelle que la communication des actes d'état civil de plus de soixante-quinze ans s’effectue selon les modalités pratiques prévues à l’article L213-1 du code du patrimoine et L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication.

Ce principe souffre cependant de plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne peut bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds. Les frais susceptibles d'être générés par cette reproduction peuvent être supportés par le demandeur, étant entendu que la tarification doit être conforme à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration.

En l’espèce, la commission relève que Monsieur X souhaite venir consulter sur place le document demandé. Elle relève toutefois que le service des Archives départementales de la Marne lui a indiqué que sa demande ne pouvait, en l'état, pas être satisfaite dans la mesure où l'acte d'état civil sollicité fait partie d'un volume d'archives déposé en 2019 et qui n'a pas encore été côté et classé. Une opération de classement est en cours de réalisation par un prestataire extérieur. La commission relève, par ailleurs, que compte tenu de l'impossibilité matérielle de satisfaire la demande de Monsieur X, une solution alternative lui a été proposée a plusieurs reprises, à savoir l'envoi d'une reproduction de l'acte sollicité. 

La commission considère au regard de ces explications que l'administration est à l'heure actuelle dans l'impossibilité matérielle de répondre à la demande dont elle a été saisie, sans préjudice du caractère communicable du document sollicité au demandeur. Elle émet, dès lors, en l'état, un avis défavorable à la demande. Elle prend toutefois note de ce que, d'une part, ce document pourra être consulté sur Internet au cours du premier trimestre 2023 et, d'autre part, qu'une consultation en salle de lecture sera possible dès que le prestataire extérieur aura terminé le classement des documents.