Administration : Mairie de Saint-Denis de La Réunion (974)
Type : Avis
Séance : 03/11/2022
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable / Sauf article L311-6, Favorable / Article L311-9

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 septembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Denis à sa demande de communication, par voie électronique et sans frais, d'une copie de la table annuelle des naissances enregistrées dans la commune pendant l’année 1967 ou une copie de la table décennale des naissances enregistrées dans la commune pendant la décennie dont l’année 1967 fait partie.

En l'absence de réponse du maire de Saint-Denis à la date de sa séance, la commission rappelle que les tables annuelles et décennales de l’état civil sont des documents administratifs librement communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, à condition qu'elles ne comprennent pas d'autres informations personnelles que le nom des personnes concernées et la date ou le numéro de l'acte. Les autres mentions, s'il en existe, qui relèvent de la vie privée des personnes intéressées, ne sont communicables qu'à ces dernières chacune en ce qui la concerne en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et ne deviendront librement communicables, en application du 3° de l'article L213-2 du code du patrimoine, qu'à l'issue d'un délai de 50 ans à compter du dernier acte qui y est transcrit, en l'espèce en 2028. Il appartient, dès lors, en application de l'article L311-7 du même code, à l'administration d'occulter ces mentions avant de communiquer les tables aux tiers. 

La commission estime en l’espèce que les documents sollicités sont communicables au demandeur sous ces réserves.  

Elle rappelle, en outre, s’agissant des modalités de communication, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration. Ce droit de communication peut s’exercer par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ou par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document. 

En application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

La commission considère de manière constante que les dispositions de l’article L311-9 précitées ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document uniquement disponible en version papier. Elle précise par ailleurs que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des copies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. 

En l’espèce, la commission constate que le demandeur sollicite une copie des documents par voie électronique et sans frais. Elle émet un avis favorable à cette demande, à condition que les documents soient effectivement disponibles sous format numérique. Dans le cas contraire, la commission émettrait un avis défavorable. Elle précise que le demandeur est en droit, s’il en fait la demande, de disposer d’une copie des documents sous format papier, après acquittement des frais de reproduction.