Administration : Mairie d'Angers
Type : Avis
Séance : 12/01/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Etat civil, Archives, Réglementation
Sens et motivation : Irrecevable / Préalable

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 novembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire d'Angers à sa demande de communication de l'acte de naissance de Madame X, née le X.

En l’absence de réponse du maire d'Angers à la date de sa séance, la commission constate que Monsieur X a été invité à présenter sa demande via la plateforme www.service-public.fr. La commission note d’abord qu’il ne résulte pas des informations portées à sa connaissance que cette plateforme ne permettrait pas de demander la communication de l’acte de naissance en cause. 

Elle rappelle ensuite qu'aucun formalisme n'est prescrit par le livre III du code des relations entre le public et l’administration pour les demandes de communication d'un document administratif adressées aux autorités administratives. Une demande peut donc être formée oralement et l’administration ne peut, en principe, subordonner la communication d'un document à la présentation d'une demande sous une forme particulière (saisine écrite, saisine via son site internet), sauf considérations tirées de la continuité et du bon fonctionnement du service public. 

Toutefois, la commission précise qu'aux termes de l'article L112-9 du code des relations entre le public et l'administration, « Lorsqu'elle met en place un ou plusieurs téléservices, l'administration rend accessibles leurs modalités d'utilisation, notamment les modes de communication possibles. Ces modalités s'imposent au public. / Lorsqu'elle a mis en place un téléservice réservé à l'accomplissement de certaines démarches administratives, une administration n'est régulièrement saisie par voie électronique que par l'usage de ce téléservice. » La commission estime que ces dispositions générales régissant les échanges avec l'administration et les demandes du public sont applicables aux demandes de communication de documents administratifs formées par voie électronique, dès lors que, ainsi que le prévoit l'article R112-9-2 du même code, l'administration a informé le public des téléservices qu'elle a mis en place et de leurs modalités d'utilisation. 

Ainsi, une administration qui, comme la ville d'Angers, a mis en place une saisine par voie électronique pour la communication d’actes d’état civil et a communiqué sur ce dispositif, est-elle fondée à ne pas se considérer comme valablement saisie par un courrier électronique et à renvoyer le demandeur vers le téléservice mis en place. La commission précise toutefois que l'encadrement de cette modalité de saisine par voie électronique n'emporte pas une obligation générale de saisine de l'administration selon cette voie, les administrés demeurant libre de la saisir d'une demande de communication d'un document administratif par la voie postale, voire oralement.

Dès lors que la commission comprend que Monsieur X a saisi le maire d’Angers exclusivement par courrier électronique, elle ne peut que déclarer la demande d’avis irrecevable, en l’absence de décision susceptible de naître de cette modalité de saisine. 

A toutes fins utiles, la commission rappelle qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, des actes d’état civil qui constituent des documents d’archives publiques, au sens de l’article L211-1 de ce même code. La commission rappelle également qu'au titre du code du patrimoine, les actes de naissance et de mariage de l’état civil sont communicables à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans, fixé au e du 4° du I de l’article L213-2 dudit code.

La commission comprend, en l'espèce que, puisque la personne dont l'acte de naissance est sollicité est née le X, cet acte doit figurer sur un registre clos le 31 décembre de la même année et que le délai de soixante-quinze ans fixé par le e) du 4° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine est, dès lors, expiré. 

Elle précise par suite que le document sollicité est librement communicable depuis 2016 à toute personne qui en fait la demande.