Administration : Ministère de l'intérieur
Type : Avis
Séance : 07/09/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication, Envoi des documents
Sens et motivation : Favorable, Sans objet / Communiqué

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 juin 2023, à la suite du refus opposé par le ministre de l'intérieur et des outre-mer à sa demande de communication, avec une mise à jour à la date de son envoi par voie postale avec accusé de réception à son adresse personnelle, de son dossier de carrière dans son intégralité alors que seule une consultation sur place est proposée.

En l'absence de réponse du ministre de l'intérieur et des outre-mer, la commission rappelle que chaque agent public a le droit d’obtenir communication des pièces qui le concernent, notamment son dossier personnel, en vertu de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission rappelle également que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur ou à son conseil, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet.

La commission précise de plus que les règles de communication des pièces du dossier soumis au comité médical ou à la commission de réforme, devenus conseil médical, diffèrent selon que ces comités ont ou non rendu leur avis. Ainsi, une fois l'avis du comité médical ou de la commission de réforme ou, le cas échéant, du comité médical supérieur rendu, la commission estime que les documents sollicités sont communicables sous réserve, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, d'en occulter d'éventuelles mentions couvertes par le secret de la vie privée, qui porteraient un jugement de valeur sur un tiers, personne physique nommément désignée ou facilement identifiable, ou feraient apparaître le comportement d'un tiers, autre qu'une personne chargée d'une mission de service public, dès lors que sa révélation serait susceptible de lui porter préjudice. La communication ne peut donc intervenir qu’après disjonction ou occultation des mentions qui porteraient atteinte à l’un de ces intérêts et sous la réserve qu’une telle disjonction ou occultation ne conduise pas à priver de son sens le document sollicité.

En l’espèce, la commission relève d’abord que le conseil médical s’est prononcé le 6 juillet 2023 sur la situation de Monsieur X. 

Elle relève ensuite que le demandeur l’a informée avoir reçu copie, par courriers des 2 et 4 août 2023, des volets médicaux et médico-administratifs de son dossier personnel. Elle précise à cet égard que les règles de tenue des dossiers des agents publics n’entrent pas dans le champ de ses compétences. La commission déclare par suite sans objet la demande pour ce qui concerne les documents communiqués à Monsieur X par les courriers des 2 et 4 août 2023. 

La commission considère enfin que le surplus des pièces composant son dossier personnel est communicable à l’intéressé. S'agissant des modalités de communication, elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4.

La commission émet donc un avis favorable à la communication d'une copie des pièces du dossier personnel de Monsieur X qui ne lui ont pas été communiquées.