Administration : Université Paris‐Panthéon‐Assas
Type : Avis
Séance : 20/04/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Conditions de travail
Sens et motivation : Favorable / Sauf article L311-6, Incompétence / Renseignement, Irrecevable / Documentation, établissement de document

Maître X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 mars 2023, à la suite du refus opposé par le président de l'université Panthéon-Assas Paris II à sa demande de communication des documents suivants :
1) par courriel uniquement, le document word auquel le président de l'université fait référence dans son courrier du 14 novembre 2022 ;
2) l'identité de l'agent en charge du greffe de la section disciplinaire ayant assuré la transcription des échanges en verbatim et tout document, quel que soit son support, de nature à établir la présence de cet agent lors de l'audition de son client (calendrier, courriel, etc.) ;
3) le témoignage sur l'honneur dudit agent d'avoir procédé à cette tâche, avec copie de sa pièce d'identité ;
4) le témoignage de chaque personne présente à cette audition, témoignant sur l'honneur de la présence d'un greffier, avec copie de leur pièce d'identité ;
5) le témoignage de Madame X attestant sur l'honneur des informations que le président a communiquées et l'impliquant, avec copie de sa pièce d'identité.

La commission rappelle, à titre liminaire, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). Elle considère en revanche de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. 

En l’espèce, la Commission prend note de la réponse du président de l'université Paris-Panthéon-Assas, selon laquelle les documents sollicités aux points 2) à 5) n'existent pas. Elle ne peut dès lors que déclarer la demande d’avis irrecevable sur les points 2) à 5), en tant qu'elle tend en réalité à la constitution de nouveaux documents. 

Par ailleurs, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 2) de la demande, en tant qu'il porte sur l'identité d'un agent, qui s'analyse en réalité comme une demande de renseignement.

S'agissant du point 1), la commission rappelle, d'une part, qu'aux termes des 1er et 2e alinéas de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue ainsi deux types de documents :
- les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant.
- les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent.

La commission rappelle, d'autre part, que l'article L300-4 du code des relations entre le public et l'administration dispose que : « toute mise à disposition effectuée sous forme électronique en application du présent livre se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé. »,  que l'article 4 de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique définit comme « tout protocole de communication, d'interconnexion ou d'échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre ». La commission considère, à cet égard, de manière constante que la numérisation d'un document dans un format de type PDF image ne permettant ni la réutilisation et ni l'exploitation des données fournies par un système de traitement automatisé, ne saurait être regardée comme répondant aux exigences de l'article L300-4 du code précité (avis n° 20172552 du 21 septembre 2017 et 20195870 du 16 juillet 2020).

Elle rappelle, ensuite, que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. En revanche, lorsque l'administration dispose d'un document sous format numérique, il lui appartient de s'assurer que ce format correspond bien à « un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé », au sens de l'article L300-4 du CRPA. Dans l'hypothèse où le document sollicité est effectivement disponible sous un format répondant aux exigences de l'article L300-4, la commission estime que ce code n'impose pas à l'administration de transmettre le document sous un format différent de celui qu’elle utilise déjà, pour satisfaire une demande de communication. En revanche, dans l'hypothèse où le document n'est pas disponible sous un format conforme aux dispositions de l'article L300-4 du CRPA, la commission souligne qu'il appartient à l'administration de procéder aux conversions nécessaires pour répondre aux exigences de cet article, le format utilisé n'étant toutefois pas nécessairement celui souhaité par le demandeur.

En l'espèce, la commission comprend des pièces du dossier que la demande porte sur un fichier word élaboré progressivement entre le 5 octobre 2021 et le 18 octobre 2021, transformé en fichier pdf le 20 octobre 2021. 

La commission estime que ce document, dans sa version définitive du 20 octobre 2021, est un document administratif achevé au sens de l'article L311-2 du code précité. Elle relève, par ailleurs, que ce document a en l'espèce perdu son caractère préparatoire, la procédure à laquelle il se rapporte ayant donné lieu à l'élaboration d'une décision administrative. 

La commission estime que ce document est communicable au demandeur, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des mentions qui se rapporteraient à des tiers et qui seraient protégées par ces mêmes dispositions. 

S'agissant du format du document, elle estime, en application des principes rappelés ci-dessus, que le demandeur n'est pas en droit d'exiger la conversion de ce document dans un format de son choix. Ce document lui est en principe communicable dans sa version actuelle, à condition toutefois qu'il ne s'agisse pas d'un format PDF image. 

Si tel était le cas, il appartiendrait à l'autorité saisie de convertir ce document dans un format répondant aux exigences de l'article L300-4 du code précité, celui-ci n'étant toutefois pas nécessairement un format word. 

La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande sur ce point.