Administration : Mairie de Nantes
Type : Avis
Séance : 22/06/2023
Thème : Modalités d’accès
Mots clés : Tarification des documents 
Sens et motivation : Favorable

Maître X et Maître X, conseils de Monsieur X, de Madame X, de Monsieur et Madame X, ainsi que de Monsieur et Madame X, ont saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 mai 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Nantes à leur demande de copie, par voie dématérialisée, de l'intégralité du dossier comprenant le formulaire « CERFA » et l'arrêté, relatif à la décision de permis de construire n° PC X délivrée le 20 mars 2023 à X (société X), alors que la mairie lui a adressé un devis de reprographie pour un montant jugé excessif de 805,73 €, comprenant 250 € de frais de numérisation du dossier de permis de construire.

La commission rappelle que lorsque le maire statue, au nom de la commune, par une décision expresse (favorable ou défavorable) sur une demande d’autorisation individuelle d’urbanisme, celle-ci, si elle existe, est alors communicable sur le fondement de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, aux termes duquel : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des pièces annexées à ces actes (Conseil d’État, 11 janvier 1978, n° 04258 Commune de Muret, recueil Lebon p. 5). La commission estime que, s’agissant d’un arrêté portant permis de construire, doivent être regardées comme annexées à l’arrêté les seules pièces qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier soumis au maire, en application des articles R431-5 à R431-34-1 du code de l’urbanisme. Les autres pièces, s’il en existe, sont également communicables, après occultations des mentions relevant de la vie privée en application des dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.

La commission relève toutefois que la saisine ne porte pas tant sur la communicabilité des documents sollicités que sur le montant du devis de reprographie présenté aux demandeurs par l'administration. A cet égard, elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Nantes a informé la commission de ce que le dossier de permis de construire demandé n'est pas disponible sous format numérique dans sa version signée et rendue exécutoire, la signature n'étant pas dématérialisée. La commission précise à cet égard que les dispositions rappelées ci-dessus ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible uniquement sur papier. 

L'administration a également indiqué à la commission qu'elle ne disposait pas des moyens techniques suffisants pour reproduire le dossier de permis demandé, eu égard aux documents notamment graphiques le composant. La commission précise ici que lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, elle considère que le barème fixé par l’arrêté précité ne s’applique pas. L’administration est alors fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des documents en cause. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie. 

La commission constate que les demandeurs, dans leur saisine initiale de l'administration, ont opté pour une communication par voie dématérialisée, laquelle, pour les documents qui existent sous cette forme, est gratuite selon le décret précité. Dans l'hypothèse où tout ou partie du dossier demandé ne serait pas sous forme numérique, l'administration est fondée à proposer une communication par copie sur support papier, sur la base, si elle ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires, en particulier pour les plans de grand format, d'un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. La commission ne s'explique toutefois pas que, dans ce cadre, il soit facturé une prestation de numérisation, qui n'a pas été sollicitée par les demandeurs et qui représente de plus un montant élevé (253,80 €). Elle relève également que le tarif de la reproduction des plans en format A0 (118,8 cm sur 84), soit 26,51 € l'unité, est, au regard des tarifs pratiqués par des services d'archives, tels les archives de Paris (5,50 € l'unité), manifestement excessif.

La commission émet, sous les réserves rappelées plus haut, un avis favorable à la communication du dossier sollicité, selon les modalités suivantes :
- envoi gratuit à l'adresse de messagerie indiquée des documents qui existeraient sous forme dématérialisée et seraient détachables de la version signée du dossier ;
- copies sur support papier des documents qui ne sont pas disponibles sous cette forme dématérialisée, qui seront, au choix des demandeurs, envoyées par voie postale ou tenues à leur disposition, sur la base d'un devis établi dans le respect des principes qui viennent d’être rappelés (tarif raisonnable de reproduction des plans, absence de prestation de dématérialisation).