Administration : Ministère de la culture
Type : Avis
Séance : 20/07/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication, Archives
Sens et motivation : Défavorable

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 juin 2023, à la suite du refus opposé par la ministre de la culture à sa demande de communication, à ses frais, d'une copie au format papier, au lieu de la consultation sur place comme proposé, des documents suivants :
1) le document qui doit comporter quatre pages, sous la référence - F/2000/62/87-658 concernant le pont Van Gogh et la maison portière conservés au fort de Saint-Cyr - Ancienne cote : MDP90041591 ;
2) les documents mentionnés sur les trois pages ci-jointes d'Archiv MH Inventaires de la médiathèque du patrimoine et de la photographie (MPP) :
- F/2000/62/87-658 ;
- F/2000/62/87-659 ;
- F/2000/62/87-660.

La commission, qui a pris connaissance de la réponse de la ministre de la culture, relève que celle-ci a opposé un refus à la demande de Monsieur X dans un souci de conservation des originaux, très fragiles et que toute manipulation menace d'endommager, et en raison du volume important de feuillets composant les documents dont la communication est sollicitée, d'autre part. Ne pouvant faire droit à la demande de délivrance de copies de ces documents, elle a proposé à Monsieur X une consultation des originaux de ces documents sur place. 

La commission rappelle que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication.

Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne peut pas bénéficier d'une communication gratuite sur place pour des questions de bonne conservation des documents, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la communication sur place, de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds.

La commission, qui ne dispose d'aucune information de nature à remettre en cause le risque d'endommagement des originaux allégué par la ministre de la culture, ne peut qu'en déduire que toute communication de ces documents par une modalité autre qu'une consultation sur place engendrerait par elle-même un tel risque. Elle relève que Monsieur X sollicite uniquement la délivrance de copies de ces documents, et ne peut qu'émettre, par conséquent, un avis défavorable à la demande. Elle invite Monsieur X à se rapprocher à nouveau des services du ministère de la culture afin de convenir de modalités de consultation sur place des documents, voire, le cas échéant, sous les réserves et dans les conditions ci-dessus rappelées, de prise d'une photographie de ceux-ci.