Administration : Préfecture des Pyrénées-Atlantiques
Type : Avis
Séance : 06/07/2023
Thème : Justice, ordre public et sécurité / Association
Sens et motivation : Favorable, Sans objet / Communiqué

Monsieur X a saisi la Commission d’accès aux documents administratifs, par un courrier enregistré à son secrétariat le 1er juin 2023, à la suite du refus opposé par le préfet des Pyrénées-Atlantiques à sa demande de communication de l'intégralité du dossier de l'association « Amicale du département 64 » qui se nommait au départ « Amicale du personnel du Conseil Général », notamment :
1) la déclaration en date du 28 janvier 1991 - et la décision de l’assemblée générale du 7 décembre 1990 -, faisant connaître les changements intervenus dans les personnes chargées de l'administration de l’association, et pour lesquelles la préfecture a délivré un récépissé le 29 janvier 1991 ;
2) la déclaration en date du 1er août 1997 - et la décision de l’assemblée générale du 14 mars 1997 -, faisant connaître les changements intervenus dans les personnes chargées de l'administration et les statuts de l’association, notamment la modification de son titre, et pour lesquelles la préfecture a délivré un récépissé le 1er août 1997 ;
3) la déclaration en date du 1er février 2001 - et la décision du conseil d’administration du 22 mai 2000 -, faisant connaître le changement de siège social de l’association, et pour lesquelles la préfecture a délivré un récépissé le 1er février 2001 ;
4) la décision de l’assemblée générale du 11 mars 2004, relative aux modifications apportées aux statuts de l’association, et pour laquelle la préfecture a délivré un récépissé le 14 janvier 2005 ;
5) la déclaration en date du 16 juin 2006 - et la décision prise le 2 mai 2006 -, faisant connaître les changements intervenus dans les personnes chargées de l'administration de l’association, et pour lesquelles la préfecture a délivré un récépissé le 20 novembre 2006 ;
6) la déclaration en date du 9 juillet 2012, faisant connaître les changements intervenus dans les personnes chargées de l'administration et les statuts l’association, et pour laquelle la préfecture a délivré un récépissé le 12 juillet 2012 ;
7) la déclaration en date du 9 juillet 2015, faisant connaître les changements intervenus dans les statuts l’association, et pour laquelle la préfecture a délivré un récépissé le 15 juillet 2015.

La commission rappelle qu'aux termes de l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association : « Toute association qui voudra obtenir la capacité juridique prévue par l'article 6 devra être rendue publique par les soins de ses fondateurs. La déclaration préalable en sera faite à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association aura son siège social. Elle fera connaître le titre et l'objet de l'association, le siège de ses établissements et les noms, professions et domiciles et nationalités de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés de son administration (...) ». L'article 2 du décret du 16 août 1901, pris pour l'application de la loi du 1er juillet 1901, prévoit que « toute personne a droit de prendre communication sans déplacement, au secrétariat de la préfecture ou de la sous-préfecture, des statuts et déclarations ainsi que des pièces faisant connaître les modifications de statuts et les changements survenus dans l'administration ou la direction. Elle peut même s'en faire délivrer à ses frais expédition ou extrait ». 

La commission estime qu'il résulte de la combinaison de ces dispositions que le droit d'accès prévu par l'article 2 du décret du 16 août 1901 ne peut s'exercer qu'à l'égard des seules informations des statuts qui sont énumérées à l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et qui doivent ainsi obligatoirement y figurer. Le caractère communicable des autres informations que contiendraient les statuts doit s'apprécier sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration, notamment son article L311-6, qui proscrit la communication aux tiers des informations intéressant la vie privée de personnes physiques identifiables, et, le cas échéant, celui d'autres textes garantissant un droit d'accès particulier, sans que les dispositions particulières du décret du 16 août 1901 y fassent obstacle. La commission considère, par suite, qu'il appartient à l'autorité administrative, saisie par des tiers d'une demande de communication portant sur les statuts d'associations déclarées, de procéder à la communication de ces statuts après occultation des mentions mettant en cause la vie privée au sens de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, telles que la date et le lieu de naissance des personnes nominativement désignées ou aisément identifiables.

En l’espèce, le préfet a informé la commission de ce que les documents visés aux points 2), 5), 6) et 7) ont été communiqués au demandeur par un courriel du 15 mai 2023, mais Monsieur X soutient qu’ils ne l’ont pas été. N’ayant pu prendre connaissance des pièces jointes à ce courriel, la commission estime donc, sous réserve qu’ils n’aient pas déjà été communiqués, que ces documents sont communicables au demandeur dans les conditions qui viennent d’être énumérées. Elle émet donc un avis favorable sur ces points.

S’agissant des documents visés aux points 1), 3) et 4), le préfet a informé la commission de ce qu’il ne les détient pas. Dans ces conditions, sauf à ce que ces documents existent et soient détenus par une autre autorité, auquel cas il appartiendrait au préfet, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à cette autorité, la commission ne peut que déclarer sans objet la demande d’avis sur ces points.