Administration : Centre des métiers de la mer de la Polynésie française
Type : Avis
Séance : 14/12/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Sens et motivation : Favorable, Favorable / Sauf sécurité

Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 mai 2023, à la suite du refus opposé par le directeur du Centre des métiers de la mer de la Polynésie française à sa demande de communication des documents suivants :
1) la charte informatique de l'établissement public ;
2) la délibération de son conseil d'administration l'approuvant ;
3) la notice d'information aux personnels en matière de traitement des données personnelles des agents rendue obligatoire par les articles 13 et 14 du Règlement Général sur la protection des données.

La commission relève, à titre liminaire, que la présente demande s'inscrit dans le cadre d'une série de demandes au sens du deuxième alinéa de l'article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, portant sur des documents de même nature et ayant le même objet, adressées par le même demandeur à six établissements publics locaux. En application des dispositions de l'article précité et du sixième alinéa de l'article R343-3-1 du code des relations entre le public et l'administration, la commission ne peut être saisie que d'un refus de communication opposé au demandeur, cette saisine valant recours administratif préalable obligatoire pour chacune des demandes correctement identifiées ayant fait l'objet d'un refus de communication et pour laquelle il a été satisfait à la condition d'information de l'administration concernée prévue par le troisième alinéa de l'article L342-1, et elle n'émet qu'un avis. L'avis ainsi émis dégage les principes de communication communs aux documents demandés et s'applique à l'ensemble des demandes rattachées à cette série.

1. En ce qui concerne les questions liminaires : 

La commission rappelle, en premier lieu, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents.

Elle précise, en deuxième lieu, qu'une demande de communication de documents administratifs qui lui est adressée est déclarée sans objet lorsque l'autorité saisie communique spontanément le document demandé postérieurement à l'enregistrement de la demande ou lorsqu'il résulte des indications fournies par cette autorité que le document demandé n'a jamais existé, a été détruit ou a été égaré.

La commission indique, en troisième lieu, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, n° 152393). En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, ceux qui sont susceptibles d'être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l'administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission précise, en dernier lieu, que le refus de communication n'est pas établi et la demande d'avis est déclarée irrecevable, lorsque l'administration saisie d'une demande de communication, communique spontanément dans les délais qui lui sont impartis le document sollicité au demandeur.

2. En ce qui concerne les principes de communication des documents sollicités :

2.1 S'agissant de la charte informatique de l'établissement public 

La commission considère que ce document, s'il existe, est communicable à toute personne qui en fait la demande en application des articles L311-1 et L553-2 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la sécurité des systèmes d'information des administrations, en application du d) du 2° de l'article L311-5 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la communication du document visé au point 1) de la demande.

2.2. S'agissant de la délibération du conseil d'administration approuvant la charte informatique

La commission estime que ce document, s'il existe et ne présente pas un caractère préparatoire, est communicable à toute personne qui en fait la demande en application des articles L311-1 et L553-2 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, par conséquent, un avis favorable à la communication de ce document, visé au point 2) de la demande. 

2.3 S'agissant de la notice d'information aux personnels en matière de traitement des données personnelles des agents rendue obligatoire par les articles 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit règlement général sur la protection des données (RGPD)

La commission estime également que ce document est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application des articles L311-1 et L553-2 du code des relations entre le public et l'administration et émet, dès lors, un avis favorable à sa communication.