Administration : Mairie d'Ecully
Type : Avis
Séance : 17/03/2016
Thème : Modalités D’Accès/Modalités
Mots clés : Budgets et comptes
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 décembre 2015, à la suite du refus opposé par le maire d'Écully à sa demande de communication d'une copie sur cédérom et au format Excel (ou autre tableur) des grands livres des comptes de la commune pour les années 2012, 2013 et 2014.

La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. La commission estime que le document demandé est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. 

S'agissant des modalités de communications, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais ne puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Écully a informé la commission qu'il ne pouvait pas communiquer les documents sollicités au format Excel dès lors que la présentation des comptes 2012, 2013 et 2014 est issue du logiciel comptable de la commune qui permet d'éditer ces comptes en format « PDF » et non en format tableur et que toute extraction en format « Excel » nécessiterait un travail de retraitement afin d'adapter les tableaux « Excel » à la présentation officielle issue des comptes administratifs.

En l'espèce, la commission relève que le travail de retraitement des documents sollicités au format « Excel » peut être assimilée à une opération de conversion ou de reproduction courante qui n'excède pas les obligations auxquelles l'administration est tenue de se conformer au titre des dispositions mentionnées ci-dessus. La commission émet donc un avis favorable à la communication des grands livres des comptes de la commune pour les années 2012, 2013 et 2014 sous le format demandé.