Administration : Université Paris 8 Vincennes - Saint-Denis
Type : Avis
Séance : 07/01/2021
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier personnel, Organisation des services
Sens et motivation : Favorable, Favorable/Sauf article L311-6, Sans objet/Communiqué

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 novembre 2020, à la suite du refus opposé par la présidente de l'université Paris 8 Vincennes - Saint-Denis à sa demande de communication de l'ensemble des documents suivants, relatifs à sa situation personnelle et professionnelle, dans le cadre de l'audit en matière de gestion de conflits réalisé, à la suite du dépôt d’un danger grave et imminent (DGI) en date du 12 février 2019, accepté et levé le 14 février 2019 par l’université :
1) l'intégralité de son dossier personnel, y compris, l'ensemble des éléments intéressant sa situation, au niveau local, tel qu'enregistré par les services RH ;
2) le cahier des charges qui, à défaut d’une publication, est à la base du contrat de mission avec le cabinet X et qui a orienté tout le processus d’audit ;
3) le rapport d’état, de conclusions et de recommandations, établi par le cabinet X ;
4) le rapport de présentation conclusif établi par Madame X, DGS, tel que présenté à la direction de la recherche le 15 janvier 2020.

La Commission rappelle, en premier lieu, que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, la présidente de l'université Paris 8 Vincennes - Saint-Denis a informé la Commission qu’elle avait communiqué son dossier personnel à Monsieur X, par courrier du 15 décembre 2020. La Commission, qui a pris connaissance du courrier d’envoi, ne peut, par suite, que déclarer sans objet la demande d’avis sur ce point. Elle précise que dans l'hypothèse où, comme en l'espèce, le demandeur conteste la complétude du dossier qui lui a ainsi transmis, il lui appartient de saisir l'administration d'une nouvelle demande portant sur les pièces qu'il estime manquantes, le cas échéant en les désignant de manière précise et, en cas de refus, de saisir à nouveau la Commission.

En deuxième lieu, la Commission estime que le document mentionné au point 2), s’il existe, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. 

En troisième lieu, la Commission rappelle qu’un rapport d’enquête ou un audit réalisé par ou à la demande de l'autorité responsable du service public est un document administratif au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, est communicable à toute personne qui en fait la demande en vertu de l'article L311-1 de ce code, à la condition qu'il ne revête pas ou plus de caractère préparatoire. Elle rappelle, d’autre part, qu’en application de l'article L311-6 du code, ne sont toutefois communicables qu'à l'intéressé les éléments qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, qui font apparaître un comportement d'une personne physique dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ou dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée. La communication ne peut donc intervenir qu’après disjonction ou occultation des mentions qui porteraient atteinte à l’un de ces intérêts et sous la réserve qu’une telle disjonction ou occultation ne conduise pas à priver de son sens le document sollicité. 

La présidente de l'université Paris 8 Vincennes - Saint-Denis a informé la Commission que le rapport mentionné au point 3) revêt un caractère préparatoire. La Commission rappelle qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable.

Or, en l’espèce, la Commission relève des indications fournies par l’administration que le rapport sollicité, relatif à l’analyse de la situation au sein de la direction de la recherche de l’université, n’avait pas pour objectif une prise de décision ultérieure et n’a débouché sur aucune décision d’organisation. Il a seulement fait l’objet d’une restitution à l’équipe de direction. 

La Commission déduit de ces éléments que le rapport en cause ne revêt plus aujourd’hui un caractère préparatoire au sens du code des relations entre le public et l’administration. 

Elle précise également que la circonstance que ce rapport n’aurait pas de lien direct avec la situation de Monsieur X ne saurait faire obstacle à sa communication, dans les conditions et selon les modalités précédemment rappelées. 

La Commission émet donc, sous les réserves qui précèdent, un avis favorable à sa communication. 

En dernier lieu, la Commission estime que la circonstance que le document mentionné au point 4) ne constitue qu’un simple support de travail interne temporaire ne saurait également faire obstacle à sa communication. Ce document, qui prend la forme d’un document de synthèse projeté sous forme de diaporama simplifié et anonyme, dans l’objectif de permettre aux membres du service d’émettre des propositions pour éviter de futurs potentiels conflits, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve, le cas échéant, de l’occultation des mentions protégées par l’article L311-6 du même code. 

Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable à sa communication.