Administration : Mairie de Jouy-en-Josas
Type : Conseil
Séance : 08/11/2018
Thème : Vie Publique / Vie Locale
Sens et motivation : Favorable

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 8 novembre 2018 votre demande de conseil relative à la communicabilité, sous format pdf, des compte-rendus intégraux des conseils municipaux depuis 2014.

En premier lieu, la commission souligne comme elle l'a fait dans son conseil n° 20180965 du 31 mai 2018, qu'elle n'a pas été rendue compétente pour se prononcer sur l’application de l’article L2121-25 du code général des collectivités territoriales qui prévoit l'affichage et la mise en ligne des compte-rendus des séances du conseil municipal, que vous dénommez compte-rendus synthétiques. Leur communication, dès lors, échappe aux prévisions de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. 

En deuxième lieu, la commission relève, en revanche, qu'aux termes de l'article L2121-26 du même code, qu'elle est compétente pour interpréter en application de l'article L342-2 du code des relations entre le public et l'administration, « toute personne physique ou morale a le droit de demander communication sur place et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». La commission note que ce même code ne définit pas la portée du procès-verbal pour ce qui concerne les communes, mais qu'en ce qui concerne les conseils départementaux et les conseils régionaux, les articles L3121-13 et L4132-12 du code prévoient, en des termes identiques, que « Le procès-verbal de chaque séance, rédigé par un des secrétaires, est arrêté au commencement de la séance suivante, et signé par le président et le secrétaire./ Il contient les rapports, les noms des membres qui ont pris part à la discussion et l'analyse de leurs opinions. » Au regard de ces dispositions, la commission estime que le procès-verbal du conseil municipal est communicable à toute personne qui en fait la demande, lorsqu'il a été signé par le maire. Il correspond au procès-verbal "intégral" que vous décrivez dans votre demande de conseil.

En troisième lieu, la commission vous rappelle que l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration impose à l'administration, dans la mesure de ses possibilités techniques, de répondre à une demande de communication de document administratif selon le format choisi par le demandeur. Elle a déjà estimé que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme (avis n° 20163157 du 8 septembre 2016 ; conseil n° 20061580 du 13 avril 2006), ou de numériser un document disponible en version papier (avis n° 20104684 du 21 septembre 2010). La commission considère, de manière analogue, que les dispositions précitées n'emportent pas obligation à votre charge de numériser le registre en format pdf. En revanche, l'administration est tenue de répondre aux demandes ne présentant pas un caractère abusif et de rechercher, compte tenu du choix éventuel des demandeurs et de ses possibilités techniques, le mode de communication approprié parmi ceux énumérés par cet article. Ainsi, si le demandeur n'accepte pas une consultation sur place lui permettant d'opérer une sélection de documents, selon des horaires répondant, le cas échéant, à des contraintes professionnelles particulières qu'il justifie, et que vous ne disposez pas des moyens techniques de reproduction des documents demandés, il vous appartient de recourir à un prestataire de services après avoir soumis un devis à l'intéressé (avis n° 20072668 du 5 juillet 2007 ; n° 20064872 du 9 novembre 2006). Dans une telle hypothèse, la commission a déjà précisé que l'’administration était fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des documents en cause (avis n° 20130595 du 20 juin 2013, n° 20161394 du 12 mai 2016). L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont néanmoins assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie. En cas de recours à un prestataire extérieur et d'acceptation par le demandeur après soumission du devis, il appartient à l'administration de faire exécuter les travaux en exigeant, si elle le souhaite, le règlement préalable des frais de reproduction (avis n° 20071101 du 22 mars 2007). 

Toutefois, en l'espèce, la commission s'étonnerait que vous ne disposiez pas dans votre serveur informatique des compte rendus du conseil municipal.

Dès lors, la commission vous conseille de rechercher si tout ou partie des compte rendus du conseil municipal sollicités ne sont pas disponibles sous la forme de documents de type Word et de les proposer, sous ce format, au demandeur. A défaut, en complément de la réponse que vous envisagez, elle vous recommande de convenir de modalités de consultation sur place des registres avec le demandeur et, dans l'hypothèse où il confirmerait son souhait de les obtenir sous format pdf, de l'informer que la conversion des documents serait à sa charge et que vous vous engagez à lui proposer un devis et à faire exécuter les travaux sous réserve, le cas échéant, du règlement préalable de la prestation.