Administration : Ministère de la culture et de la communication
Type : Avis
Séance : 26/09/2013
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs/Archives
Mots clés : Archives
Sens et motivation : Favorable

Madame XXX XXX-XXX  a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 juin 2013, à la suite du refus opposé par la ministre de la culture et de la communication à sa demande de communication, de préférence par courrier électronique, des dossiers suivants concernant Monsieur XXX XXX :
1) EE II 4670 ; 
2) EE II 4954/3 ; 
3) 1 ECOL /88.

La commission constate à titre liminaire que la demande d’avis ne porte que sur les modalités d’accès aux dossiers d’archives en cause, dont l’administration reconnaît qu’ils sont communicables de plein droit en application de l’article L. 213-1 du code du patrimoine.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur chargé des archives de France a informé la commission que Mme XXX-XXX a été invitée à venir consulter sur place les dossiers d’archives dont la communication est demandée, dès lors que l’envoi par copie de ces dossiers entraînerait pour le service des archives nationales d’outre-mer une charge de travail difficilement supportable au regard des moyens dont il dispose.

La commission rappelle, toutefois, conformément à sa doctrine (avis du 8 octobre 2009, n° 20093096)  qu’en vertu de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, auquel renvoie l’article L. 213-1 du code du patrimoine applicable aux archives publiques librement communicables, le droit d’accès s’exerce, au choix du demandeur, sous réserve des contraintes techniques de l’administration et de leur état de conservation. 

Sous cette réserve, il appartient donc en principe au service chargé de la conservation des archives de procéder, selon les modalités prévues par ces dispositions, à la reproduction et à l’envoi de celles dont la communication lui est demandée.

La commission considère néanmoins que, lorsqu’une demande porte sur un volume important de documents qui ne pourraient être identifiés, triés, rassemblés, reproduits et transmis au demandeur sans perturber le fonctionnement des services, notamment lorsque ces derniers sont saisis de nombreuses demandes, l’administration peut se borner à proposer au demandeur de choisir entre les trois formules suivantes :

- échelonner dans le temps la reproduction des documents et leur communication, selon un échéancier établi d’un commun accord ;

- inviter le demandeur à consulter les documents sur place pour n’emporter copie que des pièces qui lui sont utiles, sous réserve qu’il puisse se déplacer sans difficulté et que des plages horaires suffisantes lui soient accordées pour ce faire ;

- procéder à la communication de l’ensemble des documents contenant les pièces ou informations demandées, sans effectuer préalablement un tri pour n’en extraire que les éléments demandés : dans ce dernier cas, il appartient à l’administration de veiller à ne pas communiquer des documents en méconnaissance de la loi du 17 juillet 1978, de l’article L. 213-2 du code du patrimoine ou des régimes spéciaux énumérés à l’article 21 de cette loi.

La commission rappelle qu’il appartient, dans tous les cas, au service compétent de procéder à une analyse au cas par cas des demandes qui lui sont adressées, afin de ne pas priver les usagers de tout droit d’accès. 

En l’espèce, la commission constate que Mme XXX-XXX a refusé de venir consulter sur place les dossiers d’archives en question et a expressément demandé à ce qu’une copie de ces dossiers lui soit adressée. 

Si celle-ci ne peut prétendre à une communication par courrier électronique des dossiers d’archives en cause dans les conditions prévues par le c) de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, dès lors qu’il est constant que ces documents ne sont pas actuellement disponibles sous une forme électronique, elle a néanmoins le choix, conformément à ce que prévoit le b) des mêmes dispositions, d’en demander la délivrance sous forme de copie sur support papier, à ses frais, sous réserve ainsi qu’il a été précédemment indiqué, que l’état de conservation des archives en cause ne s’opposent pas à leur reproduction.

La commission constate, par ailleurs, que la demande de Mme XXX-XXX porte, en l’espèce, sur un volume important d’archives publiques et que la charge de travail que représente leur communication serait accrue par la nécessité de procéder à des recherches pour répondre précisément à sa demande. Elle estime, par conséquent, que le service des archives nationales d’outre-mer a la possibilité d’échelonner dans le temps la reproduction et la communication des documents à l’intéressée, en décidant d’un échéancier en accord avec celle-ci. 

La commission émet, dès lors, un avis favorable à la demande de Mme XXX-XXX sous les réserves et dans les conditions précédemment définies.