Administration : Greta Tourisme Hôtellerie de l'académie de Nice
Type : Avis
Séance : 26/01/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Licenciement, Rémunération, Carrière, Assimilés fonctionnaires
Sens et motivation : Favorable / Article L311-2 favorable par l'autorité compétente à laquelle vous auriez dû transmettre, Irrecevable / Préalable, Sans objet / Inexistant

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 décembre 2022, à la suite du refus opposé par le directeur du Greta Tourisme Hôtellerie de l'académie de Nice à sa demande de communication, à la suite de la rupture de son contrat à durée déterminée (CDD), des documents suivants  :
1) l'attestation pôle emploi indiquant son licenciement ;
2) son contrat de travail ;
3) ses bulletins de salaire ;
4) son certificat de travail.

En premier lieu, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur du Greta Tourisme Hôtellerie de l'académie de Nice a informé la commission que les documents sollicités aux points 1) et 2) de la demande n'existaient pas, Monsieur X n'ayant pas été licencié et n'ayant pas conclu de contrat de travail avec le Greta. La commission, qui relève au demeurant que le demandeur n'a présenté aucune demande de communication du document mentionné au point 2), en prend note et déclare, par suite, la demande d'avis sans objet sur ces points, en tant qu'elle porte sur des documents inexistants. 

En deuxième lieu, la commission rappelle que, conformément aux dispositions combinées des articles L342-1 et R311-12 du code des relations entre le public et l’administration, elle ne peut être saisie par une personne qu’en cas de refus opposé par une autorité administrative à une demande de communication d'un document administratif. En l’absence d’une telle demande préalable, laquelle n’a pas nécessairement à être écrite si le demandeur est en mesure d’en établir la réalité et la date, la saisine de la commission est irrecevable.

En l'espèce, la commission relève que Monsieur X n'a présenté aucune demande de communication des bulletins de salaires visés au point 3). Par suite, la commission déclare irrecevable la demande d'avis, dans cette mesure. 

Elle rappelle, au surplus, les termes de son avis n° 20215993, du 25 novembre 2021, selon lequel en application de l’article 2 du décret n° 2016-1073 du 3 août 2016, les bulletins de paye et de solde des agents civils de l’État, des magistrats et des militaires, sont désormais « mis à disposition des agents concernés sous forme électronique, dans un espace numérique propre, créé et administré par la direction générale des finances publiques et selon des modalités garantissant la sécurité et l'intégrité des données, leur confidentialité et leur accessibilité ». Aux termes de l’article 3 de ce décret, « Les documents enregistrés dans l'espace numérique sont conservés tout au long de la carrière de l'agent et jusqu'à la fin de la cinquième année suivant celle de la liquidation de ses droits à pension ». L’entrée en vigueur de ces dispositions a eu pour corollaire la disparition de l’émission sur support papier des bulletins de paye pour envoi aux agents concernés, sauf exceptions limitativement énumérées par l’article 6 de ce décret.

La commission souligne, en outre, que dans une décision du 30 janvier 2020, n° 418797, au Recueil, le Conseil d’État a jugé que « Dès lors que des documents administratifs sont disponibles sur un espace de stockage numérique hébergé sur une plateforme, mis à la disposition de la personne qu’elle concerne par l’administration, auquel cette personne peut librement accéder sur Internet grâce à un identifiant et un code et à partir duquel il lui est loisible de télécharger le document demandé, elle doit en principe être regardée comme détenant ces documents, au même titre que l’administration. Par suite, elle n’est pas fondée à demander à l’administration de lui en donner accès au titre des articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l’administration, sauf si des circonstances particulières, notamment des difficultés de connexion à son espace personnel, font obstacle à l’accès effectif à ces documents ». 

La commission observe, d’autre part, qu'en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit encore par publication en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311 6.

Elle relève que l’article L311-9 de ce code propose, au choix du demandeur, quatre modalités alternatives d’accès aux documents administratifs. Elle déduit toutefois de l’économie du dispositif que le législateur n’a pas entendu exclure d’autres modalités d’accès, adaptées aux nouvelles technologies, lorsque celles-ci présentent pour le demandeur des garanties équivalentes. La commission relève, à cet égard, que la mise à disposition d’un document sur un espace de stockage sécurisé en ligne, auquel le demandeur peut librement accéder avec un identifiant et un mot de passe et à partir duquel il a la possibilité de télécharger et d’imprimer ce document, s’apparente, par les effets produits, à la transmission d’une copie sous format papier du document, par l’administration. Cette modalité d’accès, qui a été expressément consacrée par le décret n° 2016-1073 du 3 août 2016 pour les bulletins de paye et de solde des agents civils de l’État, des magistrats et des militaires, présente en outre l’avantage d’être gratuite, lorsque les agents publics ont la possibilité d'accéder sur leur lieu de travail à leur espace numérique sécurisé. 

La commission déduit de ces éléments que la mise à disposition des bulletins de paye des agents publics sous forme électronique, dans un espace numérique dédié, auquel ils peuvent librement accéder sur leur lieu de travail et à partir duquel ils ont la possibilité de télécharger et d’imprimer ces documents, est assimilable à l’envoi par courrier aux intéressés de ces documents sous format papier. Compte tenu de l’équivalence entre ces deux modalités de communication, une demande de communication d’une copie papier de ces documents auxquels le demandeur a par ailleurs accès dans son espace personnel en ligne est dès lors irrecevable, le refus de communication ne pouvant, dans cette hypothèse particulière, pas être regardé comme étant établi. 

En troisième lieu, la commission rappelle que le certificat de travail mentionné au point 4), s'il existe, est communicable à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet, dès lors, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point. Elle relève que l'autorité saisie a transmis la demande de communication au Greta Côte d'Azur, susceptible d'y répondre. Elle en prend note et rappelle qu’en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, il lui appartient aussi de transmettre à cette autorité le présent avis et d’en aviser le demandeur.