Administration : Hôpitaux de Luchon
Type : Avis
Séance : 12/01/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Dossier personnel, Hospitalière, Notation
Sens et motivation : Favorable / Sauf article L311-6, Favorable, Défavorable / Comportement

Maître X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 octobre 2022, à la suite du refus opposé par le directeur des hôpitaux de Luchon à sa demande de communication des documents suivants concernant sa cliente :
1) l’intégralité de son dossier administratif et notamment toutes les évaluations manquantes dans le dossier qui lui a été remis initialement ;
2) le rapport de l’enquête administrative interne qui s’est déroulé en 2021/2022, y compris les éléments présents dans le dossier d’enquête, en particulier les témoignages anonymisés de faits qui lui sont reprochés ;
3) tout autre rapport relatif à sa manière de servir, et à l’exercice de ses fonctions.

La Commission, qui a pris connaissance des observations du  directeur des hôpitaux de Luchon, rappelle, en premier lieu,  que les documents composant le dossier d’un agent stagiaire de la fonction publique, même non titularisé à l'issue de son stage, sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

La Commission émet donc un avis favorable à la communication du document mentionné au point 1) à Maître X.

En second lieu, la Commission considère que le dossier relatif à une enquête administrative dirigée contre un tel agent de la fonction publique est un document administratif en principe communicable à l'intéressé sur le fondement de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, d'une part, que ces documents ne revêtent plus un caractère préparatoire, à une sanction disciplinaire notamment, et d'autre part, de l'occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ou faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, sous réserve que ces occultations ne dénaturent pas le sens des documents concernés ni ne privent d’intérêt leur communication. 

La Commission précise, à cet égard, que les documents tels que les témoignages recueillis dans le cadre d'une enquête administrative, tout comme les lettres de signalement, de plainte ou de dénonciation adressées à une administration, dès lors que leur auteur est identifiable, que ce soit directement ou par déduction, ne sont pas communicables à des tiers, y compris lorsque ceux-ci sont visés par le témoignage ou la lettre en question. A défaut de pouvoir rendre impossible l'identification de leur auteur, l’intégralité des propos tenus doit être occultée. Lorsqu'une telle occultation conduirait à priver de son sens le document sollicité, sa communication doit être refusée. 

En revanche, les documents émanant d'agents établis dans le cadre de leurs fonctions, notamment des autorités hiérarchiques de l’intéressé, ne sont pas couverts par cette réserve (avis n° 20204111 du 10 décembre 2020). La Commission considère également que les passages d'un rapport qui, sans mettre directement en cause une personne physique nommément désignée et sans révéler de manquements graves, analysent, même de façon critique, l'activité du service, sa gestion et sa situation financière, n'entrent pas dans le champ des mentions dont la divulgation serait contraire à l'article L311-6 et n’ont donc pas à être occultées.

La Commission, qui a pris connaissance du rapport visé au point 2) de la demande, estime que l'étendue des occultations à opérer conduirait à priver de son sens le document. Elle émet, par suite, un avis défavorable sur ce point de la demande.

Elle émet en revanche, sous les réserves précitées, un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 3), s'ils existent.