Administration : Préfecture des Hauts-de-Seine
Type : Avis
Séance : 23/11/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Favorable

Maître X X, conseil de Monsieur X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 octobre 2023, à la suite du refus opposé par le préfet des Hauts-de-Seine à sa demande de communication, par courrier électronique, de son relevé d'information intégral concernant son permis de conduire alors que seule la formalisation de sa demande via un lien spécialisé sur la plateforme « www.demarches-simplifiees.fr » est imposée à son client.

La commission observe que Maître X a adressé au préfet des Hauts-de-Seine, par un message électronique en date du 18 octobre 2023, une demande de communication du relevé d’information intégral concernant le permis de conduire de son client, Monsieur X. Le préfet l’a informé en retour qu’une telle demande devait être présentée au travers d’un formulaire dématérialisé accessible à l’adresse suivante : https://www.demarches‐simplifiees.fr/commencer/releve‐d‐information‐permis‐de-conduire-pref92.

En premier lieu, la commission rappelle qu'aucun formalisme n'est prescrit par le livre III du code des relations entre le public et l’administration pour les demandes de communication d'un document administratif adressées aux autorités administratives. Une demande peut donc être formée oralement et l’administration ne peut, en principe, subordonner la communication d'un document à la présentation d'une demande sous une forme particulière (saisine écrite, saisine via son site internet), sauf considérations tirées de la continuité et du bon fonctionnement du service public.

Toutefois, aux termes de l'article L112-9 du code des relations entre le public et l'administration, « Lorsqu'elle met en place un ou plusieurs téléservices, l'administration rend accessibles leurs modalités d'utilisation, notamment les modes de communication possibles. Ces modalités s'imposent au public. / Lorsqu'elle a mis en place un téléservice réservé à l'accomplissement de certaines démarches administratives, une administration n'est régulièrement saisie par voie électronique que par l'usage de ce téléservice. /Un décret en Conseil d’État détermine les conditions d'application du présent article ». L’article R112-9-2 du même code précise que : « L'administration informe le public des téléservices qu'elle met en place afin que le droit pour celui-ci de saisir l'administration par voie électronique puisse s'exercer. Cette information figure dans les modalités d'utilisation mentionnées au deuxième alinéa de l'article L112-9 et peut en outre être portée à la connaissance du public par tout moyen. / A défaut d'information sur le ou les téléservices, le public peut saisir l'administration par tout type d'envoi électronique. /Les téléservices peuvent prendre la forme d'une téléprocédure ou d'une procédure de saisine électronique, soit par formulaire de contact, soit par une adresse électronique destinée à recevoir les envois du public ».

Dans son avis de partie II n°20205170 du 21 janvier 2021, la commission a estimé que ces dispositions générales régissant les échanges avec l'administration et les demandes du public sont applicables aux demandes de communication de documents administratifs formées par voie électronique, dès lors que, ainsi que le prévoit l'article R112-9-2 du même code, l'administration a informé le public des téléservices qu'elle a mis en place et de leurs modalités d'utilisation. 

En l’espèce, la commission observe qu’à la date de la demande préalable de Maître X, la page du formulaire en cause indiquait à l’usager qu’il devait créer un compte FranceConnect ou, à défaut un compte demarches-simplifiees.fr pour entreprendre la démarche. L’usager devait ensuite renseigner, notamment, la commune et de département de son domicile et déclarer sur l’honneur, en particulier, résider dans le département des Hauts-de-Seine. 

La commission comprend que formulaire mis en place pouvait parfaitement être utilisé par l’avocat représentant le titulaire du permis de conduire mais qu’il convenait en revanche pour le mandataire de ne pas utiliser de compte FranceConnect mais exclusivement de créer un compte demarches-simplifiees.fr en utilisant une adresse professionnelle. La commission constate ainsi que les modalités d’utilisation de la téléprocédure en cause par le mandataire d’une personne physique présentent des spécificités, qui ne se déduisaient pas de seules mentions alors disponibles et qui nécessitaient une information des usagers, pour l’application des articles L112-9 et R112-9-2 du code des relations entre le public et l'administration.

A défaut d’une telle information, la commission considère que Maître X a régulièrement saisi le préfet des Hauts-de-Seine de sa demande de communication du relevé d’information intégral de son client par son message électronique en date du 18 octobre 2023. 

Elle en déduit qu’un refus de communication du document sollicité est bien né conformément aux dispositions de l’article R311-12 du code des relations entre le public et l’administration, de sorte que sa saisine est recevable. 

En second lieu, la commission rappelle qu’aux termes de l’article L225-3 du code de la route, « Le titulaire du permis de conduire et le conducteur mentionné au I de l'article L223-10 ont droit à la communication du relevé intégral des mentions le concernant. Cette communication s'exerce dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration ». 

Elle souligne sa position constante selon laquelle, en adoptant l’ordonnance n° 2005-650 du 6 juin 2005 relative à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, et en remplaçant à cette occasion l’interdiction préexistante pour le demandeur de disposer d’une copie par un renvoi au droit commun de la communication des documents administratifs, le législateur a entendu lever toute restriction dans les conditions d'accès au relevé intégral des informations du permis de conduire, tant dans les modalités de délivrance du document que dans la possibilité de former cette demande par l’intermédiaire d’un mandataire.
 
Ainsi, d’une part, la demande peut-elle être formée, selon les règles de droit commun, par une personne disposant d’un mandat exprès dûment justifié ou par l’intermédiaire d’un avocat qui, en application des dispositions des articles 4 et 6 de la loi du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques, sous réserve des dispositions législatives et réglementaires l'excluant dans les cas particuliers qu'elles déterminent, a qualité pour représenter ses clients devant les administrations publiques sans avoir à justifier du mandat qu'il est réputé avoir reçu de ces derniers dès lors qu'il déclare agir pour leur compte CE, 5 juin 2002, n° 227373).

D’autre part, la communication est effectuée selon les formalités prévues par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration. 

En l’espèce, dès lors qu’elle comprend que les pièces nécessaires à l’instruction de la demande ont été présentées au préfet des Hauts-de-Seine, la commission émet, en application de ces principes, un avis favorable à la communication à Maître X du relevé d’information intégral concernant le permis de conduire de son client, par voie électronique ainsi qu’il l’a demandé.