Administration : Conseil départemental des Alpes-Maritimes (CD 06)
Type : Avis
Séance : 06/07/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Archives
Mots clés : Archives par dérogation
Sens et motivation : Incompétence / Privé, Incompétence / Loi spéciale

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 juin 2023, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental des Alpes-Maritimes à sa demande de communication de l'acte de notoriété n°X de son père, Monsieur X X, né le X et demeurant à la X de 1960 à 1969.

En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, que les actes notariés ou d’état civil, intervenant notamment dans le règlement d'une succession, qui relèvent de l'autorité judiciaire, présentent en principe un caractère privé et non un caractère administratif. Par conséquent, ces actes ne sont pas des documents administratifs et n'entrent donc pas dans le champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration instituant un droit d'accès aux documents administratifs. 

La commission rappelle, en second lieu, que dans son conseil de partie II, n°20223522, du 21 juillet 2022, elle a précisé que le 3° de l’article L211-4 du code du patrimoine qualifie les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels d'archives publiques. Aux termes de l’article R212-15 de ce code : «  Le délai pendant lequel les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires avant versement dans un dépôt d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture ou placés sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est fixé à soixante-quinze ans pour les notaires et à vingt-cinq ans pour les autres officiers publics ou ministériels. Toutefois, l'officier public ou ministériel intéressé et le service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture peuvent convenir de réduire ou d'augmenter ce délai par un accord dont la durée de validité ne peut excéder dix ans, et qui est renouvelable par tacite reconduction pour des périodes de même durée ».

Ces documents sont communicables à toute personne qui le demande sur le fondement du d) du 4° de l’article L213-2 du code du patrimoine à l'expiration d'un délai de soixante-quinze ans à compter de leur date ou d'un délai de vingt-cinq ans à compter du décès de l'intéressé si ce délai est plus bref. Ce délai est porté à cent ans à compter de la date du document ou vingt-cinq ans à compter du décès de l'intéressé par le 5° du même article lorsque le document se rapporte à une personne mineure. 

La commission précise, en outre, que l’article L342-1 du code des relations entre le public et l’administration dispose que : « La Commission d'accès aux documents administratifs émet des avis lorsqu'elle est saisie par une personne à qui est opposé un refus de communication ou un refus de publication d'un document administratif en application du titre Ier, un refus de consultation ou de communication des documents d'archives publiques, à l'exception des documents mentionnés au c) (devenu 3°) de l'article L211-4 du code du patrimoine et des actes et documents produits ou reçus par les assemblées parlementaires, ou une décision défavorable en matière de réutilisation d'informations publiques ».

La commission, revenant sur sa doctrine antérieure, a déduit de ces dispositions que les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels sont des documents d’archives publiques ne relevant pas des compétences qui lui ont été attribuées par le législateur. 

En l'espèce, la commission déduit de ce qui précède qu'elle n'est pas compétente en l'espèce, pour émettre un avis sur la demande d'accès présentée par Monsieur X.

Elle relève, au surplus, qu'il ressort des pièces du dossier que les archives départementales des Alpes-Maritimes ont, d'une part, indiqué au demandeur qu'une recherche nominative au nom de son père dans les dossiers conservés s'est révélée infructueuse et, d'autre part, l'ont invité à préciser la date à laquelle l'acte sollicité a été enregistré ainsi que le nom du notaire ayant procédé à cet enregistrement, ces informations étant nécessaires à l'identification de l'acte dans les minutes notariales.