Administration : Mairie de  Houdan
Type : Conseil
Séance : 21/09/2017
Thème : Urbanisme Et Aménagement Du Territoire / Urbanisme
Mots clés : Gestion domaniale, Permis de construire, POS-PLU, Horaires de consultation, Réglementation
Sens et motivation : Incompétence/Judiciaire, Favorable

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 21 septembre 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents suivants :
1) l'acte authentique de cession du parking de la Vierge par la société SOVAL à la ville de Houdan ;
2) les permis de construire accordés à la société SOVAL dans les années 1980 pour la construction de logements sociaux autour du parking de la Vierge par consultation sur place ou sous forme de photocopies payantes ;
3) le POS applicable en 1980 par consultation sur place ou sous forme de photocopies payantes ;
4) les arrêtés de permis de construire concernant les opérations de logements sis impasse Saint-Jean (opération réalisée), ancien bâtiment administratif (opération en cours), opération Les Toits de Houdan (opération d'un promoteur immobilier en cours d'édification) ;
5) le formulaire de déclaration préalable concernant la maison appartenant au SIVOM ;
6) l'arrêté accordant le changement d'affectation de cette maison ;
7) possibilité de définir un temps de rendez-vous pour la consultation des documents et le choix du nombre de documents à reproduire afin de lui signifier le montant à payer ;
8) la notification du paiement doit-elle être faite par écrit ?
9) possibilité de recourir à un prestataire extérieur pour la reproduction de documents dont les formats ne sont pas compatibles avec l'équipement de la commune et de proposer un devis au demandeur ;
10) la demande conséquente d'un certain nombre d'actes d'urbanisme peut-elle être considérée comme une demande d'abonnement irrecevable au regard du code des relations entre le public et l'administration ;
11) le délai de réponse est-il d'un mois pour chaque demande ?

S'agissant du document mentionné au point 1), la commission rappelle que les actes notariés de vente d’un bien immobilier, qui relèvent de l’autorité judiciaire, n’entrent pas dans le champ d’application du livre III du code des relations entre le public et l'administration et ne sont communicables, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, que lorsqu’ils sont annexés à une délibération du conseil municipal de la commune ou à un arrêté du maire. Dès lors, la commission ne peut que se déclarer incompétente, sauf à ce que l'acte notarié en cause ait été annexé dans les conditions qui viennent d'être rappelées.

S'agissant des documents mentionnés aux points 2), 4), 5) et 6), la commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, s'agissant des décisions expresses prises par le maire au nom de la commune ainsi que des pièces obligatoirement jointes au dossier au vu duquel elles sont prises, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales.

S'agissant du document mentionné au point 3), la commission estime qu'il est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration.

Concernant les points 7), 8) et 9) de la demande, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code.

Elle rappelle en outre que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

Concernant le point 10), la commission précise qu'une demande de documents ne peut être regardée comme une demande d'abonnement que si elle tend à une communication systématique de ces documents, demande qui n'entre pas dans le champ du droit de communication institué par le titre III du code des relations entre le public et l'administration qui ne porte que sur des documents existants. En l'espèce elle considère que la demande, qui ne porte que sur des documents d'urbanisme existants, ne peut être regardée comme une demande d'abonnement.

Concernant enfin le point 11), la commission rappelle que l’administration doit statuer sur chaque demande de communication dans le délai d’un mois après sa saisine, délai au-delà duquel son silence vaut décision de refus en application de l’article R*311-12 du code des relations entre le public et l'administration, et qu'elle doit aussi, lorsque le document est communicable, s’efforcer de procéder à sa communication dans ce même délai, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle.