Administration : Mairie de Marseille
Type : Conseil
Séance : 26/01/2023
Thème : Réutilisation des informations publiques / Données personnelles
Sens et motivation : Incompétence / CNIL, Favorable / Sauf articles L311-5 et L311-6, Incompétence / Loi spéciale

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné, dans sa séance du 26 janvier 2023, votre demande de conseil relative au caractère communicable, entre administrations, pour l'accomplissement de leurs propres missions de service public, de documents administratifs contenant des données personnelles.

La commission rappelle qu'aux termes de l'article 1er de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique : « I.-Sous réserve des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et sans préjudice de l'article L114-8 du même code, les administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L300-2 dudit code sont tenues de communiquer, dans le respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, les documents administratifs qu'elles détiennent aux autres administrations mentionnées au même premier alinéa de l'article L300-2 qui en font la demande pour l'accomplissement de leurs missions de service public. (…) ». Au nombre des administrations mentionnées à l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration figurent les personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une mission de service public. Aux termes de l'article L114-8 du code des relations entre le public et l'administration : « Les administrations échangent entre elles toutes les informations ou données strictement nécessaires pour traiter une demande présentée par le public ou une déclaration transmise par celui-ci en application d'un texte législatif ou réglementaire. Les administrations destinataires de ces informations ou données ne peuvent se voir opposer le secret professionnel dès lors qu'elles sont, dans le cadre de leurs missions légales, habilitées à connaître des informations ou des données ainsi échangées ».

La commission estime qu'il résulte de ces dispositions, éclairées par les travaux préparatoires dont elles sont issues, qu’elles ont pour objet, d’une part, d’ouvrir aux administrations, pour l’exercice de leurs missions de service public, un droit général et à titre gracieux à l’accès aux documents administratifs détenus par une autre administration, lorsque ce droit ne découle pas d’autres textes législatifs ou réglementaires, d’autre part, de lui attribuer compétence pour connaître des refus opposés par une administration à des demandes qui lui seraient adressées par une autre administration sur le fondement du I de l'article 1er de la loi du 7 octobre 2016 ou de l'article L114-8 du code des relations entre le public et l'administration. 

Compte tenu de ce qui précède, la commission relève, en premier lieu, que si l'article 1er de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique garantit désormais au profit des administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L300-2 un droit d'accès aux documents administratifs détenus par les autres administrations de ce même article, son exercice est limité aux documents nécessaires à l'accomplissement de leurs missions de service public. Par suite, il vous appartient de vous assurer que la demande de communication qui vous est adressée est motivée par l'utilisation des documents sollicités aux fins de l'accomplissement des missions de service public qui ont été confiées à l’administration qui vous en fait la demande. 

Elle précise, à cet égard, que, contrairement aux dispositions de l'article L114-8 du code des relations entre le public et l'administration, l’exercice du droit d’accès institué par ces dispositions n’est pas limité aux informations ou données strictement nécessaires pour traiter une demande présentée par le public ou une déclaration transmise par celui-ci en application d'un texte législatif ou réglementaire. Ainsi, conférer expressément aux personnes chargées d’une mission de service public un droit d’accès aux documents administratifs « pour l’accomplissement de leurs missions de service public » équivaut à leur donner un droit d’accès à ces documents aussi large que celui qui est ouvert à toute autre personne. 

La commission ajoute, en tout état de cause, d’une part, que si les dispositions de l'article L114-8 précité ont vocation à régir la question des transmissions de documents entre autorités administratives, elles ne relèvent pas du livre III du code des relations entre le public et l'administration ni d’autres textes pour lesquels la commission a reçu compétence, d’autre part, qu'il ressort des dispositions du chapitre IV de la loi du 6 janvier 1978 que les documents soumis à la CNIL par les responsables de traitements, dans le cadre des procédures de déclaration au d'autorisation prévues aux articles 23 et suivants de cette loi, font l'objet d'un régime particulier de communication, qui échappe au champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

En second lieu, la commission indique qu’il résulte de ce qui précède que la réserve des articles L311-5 et L311-6 mentionnée par les dispositions précitées prévoit que les limites au droit d’accès opposables aux particuliers en vue de protéger les intérêts publics et privés garantis par ces articles du code des relations entre le public et l’administration sont également opposables aux demandes de communication présentées par une autorité administrative. Elles rendent obligatoire, le cas échéant, l’occultation, avant communication, des mentions concernées. Elle précise que la protection de la vie privée et de la réputation des personnes est donc une limite à la communication 

Toutefois, ainsi qu’elle l’a rappelé dans son avis 20170615 à propos de la protection de l’intérêt supérieur de l’enfant, la commission estime qu’il vous appartient, au cas par cas, d’apprécier, compte tenu de la qualité de l’administration en demande, de l’intérêt général qui s’attacherait à la communication des documents sollicités, et plus précisément des principes applicables en l’espèce, si les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration sont de nature à faire obstacle à la communication.