Administration : Université de Toulouse
Type : Avis
Séance : 11/05/2023
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Enseignement supérieur
Sens et motivation : Incompétence / Renseignement, Favorable / Sauf inexistant, Favorable / Sauf propriété intellectuelle, Favorable / Sauf secret des affaires, Favorable / Sauf diffusion publique

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 mars 2023, à la suite du refus opposé par l'administrateur de l'université de Toulouse à sa demande de communication de documents administratifs relatifs au nouveau logo de l'établissement supérieur :
1) le nombre de participants ayant contribué au vote du sondage en ligne pour choisir le nouveau logo ;
2) la politique de confidentialité relative au vote du sondage en ligne pour choisir le nouveau logo, en ce compris les finalités et durées de la collecte des traitements de données ;
3) le nom de l’agence de communication ayant réalisé le nouveau logo, en ce compris les projets préparatoires, les deux projets définitifs, les vidéos et tous les outils de communications envisagés pour la communication ;
4) la ou les délibération(s), avec la liste des membres présents, fixant l’autorisation de l'université de recourir à l’agence de communication ;
5) les devis et bons de commande établis concernant tous les investissements relatifs à la réalisation du nouveau logo, en ce compris :
a) les projets préparatoires ;
b) les deux projets définitifs ;
c) les vidéos et tous les outils de communications envisagés pour la communication ;
6) les sommes publiques mobilisées pour la création du nouveau logo, en ce compris :
a) les projets préparatoires ;
b) les deux projets définitifs ;
c) les vidéos et tous les outils de communications envisagés pour la communication;
7) le ou les contrat(s) de cession de droits de propriété intellectuelle au profit de l’université relatifs au nouveau logo, en ce compris :
a) les projets préparatoires ;
b) les deux projets définitifs ;
c) les vidéos et tous les outils de communications envisagés pour la communication.

En l'absence de réponse de l'administrateur de l'université de Toulouse à la date de sa séance, la commission constate, à titre liminaire, que le choix du nouveau logo de l'université de Toulouse a été rendu public. Elle estime, par suite, que les documents sollicités, s'ils existent, ne revêtent plus un caractère préparatoire.

Elle rappelle par ailleurs que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les points 1), 3) et 6) de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements. 

Pour ce qui concerne ensuite le document mentionné au point 2), la commission estime que la politique de confidentialité d’un sondage en ligne effectué par ou pour le compte d’un établissement public d’enseignement supérieur, dans le cadre de ses missions de service public, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande. Elle émet par conséquent un avis favorable à la communication de ce document, à la condition toutefois qu’il n’ait pas fait l’objet d’une diffusion publique au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration. 

Pour ce qui concerne les délibérations mentionnées au point 4) de la demande, la commission estime que ces documents administratifs, s’ils existent, sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du même code. 

Pour ce qui concerne en dernier lieu les documents relatifs aux contrats mentionnés aux points 5) et 7), la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.

Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 30 mars 2016, « Centre hospitalier de Perpignan » (n°375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret des affaires et faire ainsi obstacle à cette communication.

Le Conseil d’État a en outre précisé qu’au regard des règles de la commande publique, doivent être regardées comme communicables, sous réserve des secrets protégés par la loi, l’ensemble des pièces d’un marché public et que, dans cette mesure, l’acte d’engagement, le prix global de l’offre et les prestations proposées par l’entreprise attributaire, notamment, sont en principe communicables. Sont également communicables les pièces constitutives du dossier de consultation des entreprises (règlement de consultation, cahier des clauses administratives particulières, cahier des clauses techniques particulières…).

En revanche, les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité concurrentiel et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret des affaires ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi de l’offre de prix détaillée contenue dans le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif, ainsi que du mémoire technique, qui ne sont, de fait, pas communicables aux tiers. Revenant sur sa doctrine antérieure, la commission a également précisé dans son conseil n° 20221455 du 21 avril 2022, qu’il en va aussi désormais ainsi des factures, bons de commande, états d’acompte, décomptes et autres pièces établies dans le cadre de l’exécution d’un marché public, qui ne sont communicables qu'après occultation des prix unitaires ou de la décomposition du prix forfaitaire, susceptibles, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé.

En outre, les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent entraîner l’occultation des éléments suivants :
- les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics ;
- les mentions relatives aux détails techniques et financiers de l'offre.

En application de ces principes, la commission émet un avis favorable à la communication des devis et bons de commande mentionnés au point 5) de la demande, après occultation des mentions couvertes par le secret des affaires, en particulier celles relatives aux prix unitaires des prestations. 

Elle émet également un avis favorable à la communication des contrats de cession de droits mentionnés au point 7) de la demande, dont elle n’a pas pu prendre connaissance, sous réserve de l’occultation des mentions qui seraient couvertes par le secret des affaires. La commission rappelle enfin qu'en vertu de l'article L311-4 du code des relations entre le public et l'administration : « Les documents administratifs sont communiqués ou publiés sous réserve des droits de propriété littéraire et artistique » et que le Conseil d’État a jugé dans sa décision du 8 novembre 2017, n°375704, que cette disposition implique, avant de procéder à la communication de documents administratifs grevés de droits d’auteur n'ayant pas déjà fait l'objet d'une divulgation au sens de l'article L121-2 du code de la propriété intellectuelle, de recueillir l'accord de leur auteur.