Administration : ministre des affaires étrangères et européennes (service central d'état civil)
Type : Avis
Séance : 11/03/2010
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs/Archives, Modalités D’Accès
Mots clés : État civil
Sens et motivation : Favorable

Monsieur H. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 février 2010, à la suite du refus opposé par le ministre des affaires étrangères et européennes (service central d'état civil) à sa demande de communication, par envoi de copies intégrales, et non par consultation sur place, des documents suivants :
1) actes de naissance de Mesdames B. et S. ;
2) acte de mariage des époux T./M..
	
La commission constate à titre liminaire que les actes d'état civil demandés ont été élaborés depuis plus de 75 ans et sont librement communicables à toute personne, en vertu du 4° du I de l'article L. 213-2 du code du patrimoine.
 
En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre des affaires étrangères et européennes a informé la commission de ce que les documents pouvaient être consultés dans ses locaux, au Service central d'état civil, ou encore qu'une reproduction des documents pourrait être adressée au domicile du demandeur moyennant le paiement d'un forfait de 7 euros, conformément au 12. de l'article 1er de l'arrêté du 14 avril 2008 du ministre des affaires étrangères et européennes. 

La commission relève tout d'abord que la demande ne porte pas sur une consultation, mais sur l'envoi d'une copie des documents à l'adresse indiquée par le demandeur.

Elle rappelle ensuite qu'en vertu de l'article L. 213-1 du code du patrimoine, les archives publiques tels que les actes d'état civil sont communicables selon les modalités prévues à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. Sous réserve que leur reproduction ne nuise pas à leur conservation, ce qui ne paraît pas être le cas en l'espèce, le demandeur est donc en droit d'obtenir l'envoi d'une copie de ces actes à l'adresse qu'il a indiquée. 

Par ailleurs, si le paiement préalable des frais de reproduction et d'envoi peut être exigé, le montant de ces frais ne saurait excéder, s'agissant des frais de reproduction, le coût effectivement supporté par l'administration pour l'accomplissement de cette opération, conformément aux dispositions de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005. Pour l'application de ces dispositions, l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, qui doit être regardé comme applicable à la communication des archives publiques en vertu de l'article L. 213-1 du code du patrimoine, précise que le tarif maximal d'une copie de format A 4 en noir et blanc est de 0,18 euro par page. 

En l'espèce, la commission constate que l'arrêté du 14 avril 2008 sur lequel se fonde l'administration n'est pas un arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget qui dérogerait à l'arrêté du 1er octobre 2001, mais un arrêté du ministre des affaires étrangères et européennes, pris sur le fondement du décret n° 2000-993 du 12 octobre 2000 relatif à la rémunération de certains services rendus par ce ministère. Elle estime toutefois que l'article 1er de ce décret, qui évoque la " cession (.) de publications " ne saurait couvrir la reproduction de documents administratifs et d'archives publiques. Par suite, il n'y a pas lieu d'appliquer l'arrêté du 14 avril 2008 sur ce point. Sous réserve que le procédé de reproduction utilisé soit la photocopie, le tarif de 7 euros pratiqué par l'administration apparaît donc manifestement excessif.

La commission émet ainsi un avis favorable à l'envoi d'une copie des actes demandés, moyennant le paiement d'une somme n'excédant pas 0,18 euro par page de format A 4.