Administration : Mairie de Talmont-Saint-Hilaire
Type : Avis
Séance : 25/01/2024
Thème : Enseignement, culture, loisirs / Enseignement scolaire
Mots clés : Etablissements art. 11
Sens et motivation : Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Sauf établissement de document

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 décembre 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Talmont-Saint-Hilaire à sa demande de communication, sous format informatique csv ou même directement sql, de l'extrait de la base de données correspondant aux données brutes comptabilisant tous les votes, y compris ceux considérés comme nuls, du sondage public du 20 octobre au 15 novembre portant sur trois propositions de la mairie concernant notamment le port de l'uniforme et la levée de drapeau, avec l'IP anonymisée (en remplaçant chaque occurrence par une chaine cryptée de type md5 « salée »).

La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Talmont-Saint-Hilaire à la demande qui lui a été adressée, rappelle, d’une part, qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (...), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions ». En application de l’article L311-1 du même code, les administrations concernées sont tenues de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu’elles détiennent aux personnes qui en font la demande, sous réserve des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6. 

La commission souligne, d’autre part,  que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393).

La commission considère en revanche, de manière constante, que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable laquelle doit être appréciée de façon objective.

Elle précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

En l’espèce, la commission estime que les données du sondage public organisé par la commune, à la condition qu’elles soient détenues par cette dernière, constituent un document administratif soumis au droit d’accès organisé par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qu’il existe en l’état ou soit susceptible d’être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant dans les conditions qui viennent d’être exposées. 

Cette communication ne peut toutefois intervenir que sous réserve de l’occultation ou de la disjonction des mentions protégées au titre du secret de la vie privée, en vertu du 1° de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, soit en l’espèce sous réserve de l’occultation ou de la disjonction de tout élément qui permettrait d’identifier les personnes qui ont participé au sondage. Si de telles occultations ou disjonctions ne permettaient pas d’écarter tout risque de réidentification, directe ou indirecte, des personnes intéressées, un refus devrait être opposé à la demande. 

En l’état des informations dont elle dispose, la commission émet par suite un avis favorable à la demande, sous ces réserves. 

Pour ce qui concerne enfin les modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code.

La commission déduit de ces dispositions que le code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. 

La commission rappelle également que l'article L300-4 du même code dispose que : « Toute mise à disposition effectuée sous forme électronique en application du présent livre se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé ». Aux termes de l'article 4 de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique : « On entend par standard ouvert tout protocole de communication, d'interconnexion ou d'échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre ». 

Par ailleurs, lorsque l'administration dispose d'un document sous format numérique, il lui appartient de s'assurer que ce format correspond bien à « un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé », au sens de l'article L300-4 du code précité. Elle considère, à cet égard, que la transmission de documents administratifs numérisés sous format PDF image ne permet ni la réutilisation et ni l'exploitation des données fournies par un système de traitement automatisé. En revanche, elle estime que les formats csv ou sql constituent des standards ouverts et aisément réutilisables au sens de l'article L300-4.

Dans l'hypothèse où le document sollicité est effectivement disponible sous un format répondant aux exigences de cet article, la commission estime que le code des relations entre le public et l'administration n'impose pas à l'administration de transmettre le document sous un format différent de celui qu’elle utilise déjà, pour satisfaire une demande de communication.

La commission invite par suite le maire de Talmont-Saint-Hilaire à procéder à la communication par voie électronique et dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé, conformément aux dispositions combinées des articles L300-4 et L311-9 du code des relations entre le public et l’administration.