Administration : Mairie de Ravenoville
Type : Avis
Séance : 16/11/2017
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Archives, Etat civil
Sens et motivation : Favorable/Article L311-9

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 août 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Ravenoville à sa demande de copie, si possible au format PDF, des actes d'état civil suivants :
1) acte de naissance de X née le 24 juillet 1895 ;
2) acte de mariage de X marié à X le 31 novembre 1893 ;
3) acte de mariage de X marié à X ;
4) acte de décès de X le 23 avril 1895 ;
5) acte de décès de X le 25 août 1899 ;
6) acte de décès de X le 20 décembre 1912 ;
7) acte de décès de X le 13 août 1916 ;
8) acte de décès de X le 19 novembre 1921 ; 
9) acte de décès de X le 2 avril 1925 ;
10) acte de décès de X le 20 octobre 1953 ;
11) acte de décès de X le 6 juin 1967.

En l'absence de réponse du maire de Ravenoville à la date de sa séance, la commission rappelle que les actes sollicités par le demandeur sont tous librement communicables au regard des articles L213-1 et L231-2 du code du patrimoine, étant donné qu'un délai de soixante-quinze ans est écoulé pour les documents mentionnés aux points 1) à 3) — celui indiqué au point 3 étant supposé être dans la même fourchette chronologique que ceux des points 2) et 4) — et que la nature des documents visés aux points 4) à 11) les rend librement accessibles indépendamment de leur date.

S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction doit être envisagée et en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents peuvent donc être mis à la charge du demandeur. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie numérique. En cas de difficulté, le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels exerçant le contrôle scientifique et technique sur le fonds d'archives communal, en l'espèce les archives départementales de la Manche.

La commission émet donc un avis favorable à la communication des pièces sollicitées, dans les conditions qui viennent d’être rappelées. 

La commission rappelle également que les archives départementales de la Manche sont détentrices d'un exemplaire de l'état civil. À ce titre, dans le cas où le maire de Ravenoville ne détiendrait pas une partie, voire la totalité des documents sollicités (dépôt aux archives départementales du fonds communal), la commission rappelle qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative détentrice, en l’espèce les archives départementales de la Manche, et d’en aviser Monsieur X.