Administration : Mairie de Boulogne-Billancourt
Type : Avis
Séance : 07/09/2023
Thème : Modalités d’accès
Mots clés : Support de communication, Réglementation
Sens et motivation : Favorable / Article L311-9

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 juillet 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Boulogne-Billancourt à sa demande de communication, par courrier électronique ou par courrier postal, d'une copie de l'acte de naissance de Monsieur X, né le X dans la commune, alors que seules les demandes par courrier postal ou sur place et sur rendez-vous à la mairie sont proposées.

En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1 du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, des documents sollicités qui constituent des documents d’archives publiques, au sens de l’article L211-1 de ce même code.

La commission précise que les actes d’état civil (naissances et mariages) sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès lors qu’ils ont plus de soixante-quinze ans, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine. Au cas présent, le document sollicité est librement communicable. 

Elle ajoute que les conditions énoncées à l’article 29 du même décret pour obtenir des copies intégrales d’actes ne concernent que les actes de moins de soixante-quinze ans, les actes de plus de soixante-quinze ans étant librement communicables sans condition. La communication des documents librement communicables s’effectue selon les modalités pratiques prévues à l’article L213-1 du code du patrimoine et L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle souligne qu'il résulte de ces dispositions que l'accès aux archives publiques s'exerce, au choix du demandeur, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé.

Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds.

La commission rappelle également qu'aucun formalisme n'est prescrit par le livre III du code des relations entre le public et l’administration pour les demandes de communication d'un document administratif adressées aux autorités administratives. Une demande peut donc être formée par courrier électronique et l’administration ne peut, en principe, subordonner la communication d'un document à la présentation d'une demande sous une forme particulière (saisine écrite, saisine sur rendez-vous), sauf considérations tirées de la continuité et du bon fonctionnement du service public. 

En application de ces principes et en l'état des informations portées à sa connaissance, la commission estime que le demandeur doit être regardé comme ayant valablement saisi le maire de Boulogne-Billancourt d’une demande tendant à l’envoi d’une copie de l’acte de naissance sollicité. Cette collectivité, n’est, dès lors, pas fondé à exiger de sa part qu’il réitère sa demande par courrier postal ou en prenant rendez-vous en vue d'une consultation sur place. 

La commission émet donc un avis favorable à la demande. 

Elle relève enfin, à toutes fins utiles, qu'aux termes de l'article L112-9 du code des relations entre le public et l'administration, « Lorsqu'elle met en place un ou plusieurs téléservices, l'administration rend accessibles leurs modalités d'utilisation, notamment les modes de communication possibles. Ces modalités s'imposent au public. / Lorsqu'elle a mis en place un téléservice réservé à l'accomplissement de certaines démarches administratives, une administration n'est régulièrement saisie par voie électronique que par l'usage de ce téléservice. » La commission estime que ces dispositions générales régissant les échanges avec l'administration et les demandes du public sont applicables aux demandes de communication de documents administratifs formées par voie électronique, dès lors que, ainsi que le prévoit l'article R112-9-2 du même code, l'administration a informé le public des téléservices qu'elle a mis en place et de leurs modalités d'utilisation. Ainsi, une administration qui a mis en place une saisine par voie électronique pour la communication d’actes d’état civil et a communiqué sur ce dispositif, est-elle fondée à ne pas se considérer comme valablement saisie par un courrier électronique et à renvoyer le demandeur vers le téléservice mis en place. La commission précise toutefois que l'encadrement de cette modalité de saisine par voie électronique n'emporte pas une obligation générale de saisine de l'administration selon cette voie, les administrés demeurant libre de la saisir d'une demande de communication d'un document administratif par la voie postale, voire oralement.