Administration : Mairie des Pennes-Mirabeau
Type : Avis
Séance : 07/09/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Favorable / Sauf loi spéciale, Favorable / Sauf article L311-6

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 juillet 2023, à la suite du refus opposé par le maire des Pennes-Mirabeau à sa demande de communication, par courrier postal, alors que le maire ne lui propose qu'une consultation sur site, de son dossier disciplinaire incluant :
1) le rapport disciplinaire dressé à son encontre avec les pièces justificatives ;
2) son dossier individuel avec tous les documents annexes.

En l'absence de réponse du maire des Pennes-Mirabeau à la date de sa séance, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

En l'espèce, la commission ne dispose d'aucune information quant à l'achèvement de la procédure disciplinaire menée à l'encontre de Madame X. 

Elle émet, par suite et si tel est le cas, un avis favorable à la communication à l'intéressée de son dossier administratif mentionné au point 2), ainsi que du rapport mentionné au point 1), le cas échéant après occultation, en application des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l'administration, des mentions protégées par le secret de la vie privée de tiers ou faisant apparaître le comportement d'un tiers, dont la divulgation serait susceptible de lui porter préjudice.

La commission ajoute qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. 

Elle relève que la demande porte non sur une consultation, option proposée par le maire des Pennes-Mirabeau, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Madame X. Elle invite donc le maire des Pennes-Mirabeau à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance à Madame X.

En revanche, dans l'hypothèse où une procédure disciplinaire concernant Madame X serait encore en cours, la commission ne pourrait que se déclarer incompétente.