Administration : Ministère de la Justice
Type : Avis
Séance : 05/09/2019
Thème : Travail Et Emploi / Emploi Public
Mots clés : Dossier médical personnel, Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 février 2019, à la suite du refus opposé par la garde des sceaux, ministre de la justice, à sa demande de communication, pour son client exerçant les fonctions de surveillant brigadier au centre pénitentiaire de Fresnes, des documents suivants :
1) son dossier administratif et son dossier médical, dans leur intégralité ;
2) le courrier de saisine du comité médical du 12 décembre 2016.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, la garde des sceaux, ministre de la justice, a informé la commission que l'intégralité du dossier administratif de Monsieur X, ainsi que les échanges avec le comité médical, lui avaient été communiqués par courrier en date du 4 décembre 2018.

La commission en prend note mais constate, au vu des documents en sa possession, que seul le dossier administratif détenu par le centre pénitentiaire de Fresnes semble avoir été consulté sur place par l'intéressé alors que la demande de ce dernier porte sur la communication de l'intégralité de son dossier administratif, y compris le dossier se situant au niveau de l'administration centrale du ministère de la justice. La commission relève en outre que la demande de Monsieur X porte sur la communication de l'intégralité de son dossier médical et du courrier de saisine du comité médical du 12 décembre 2016. 

Par suite la commission rappelle, s'agissant des documents sollicités au point 1), que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle rappelle en outre que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ces informations sont communiquées au demandeur ou à son représentant, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet.

La commission estime donc que les documents sollicités sont communicables à l'intéressé ou son conseil, en application des dispositions précitées. Elle émet, par conséquent, un avis favorable sur ce point.

S'agissant du document sollicité au point 2), la commission rappelle que les règles de communication des documents faisant partie des pièces du dossier soumis au comité médical ou à la commission de réforme diffèrent selon que ces comités ont ou non rendu leur avis. 

Une fois l'avis du comité médical ou de la commission de réforme ou, le cas échéant, du comité médical supérieur rendu, ce qui semble être le cas en l'espèce, la commission estime que le rapport de la hiérarchie et la lettre de saisine de l'employeur sont des documents administratifs communicables à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve d'en occulter d'éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l'égard de l'agent concerné par le rapport. 

Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point.

La commission souligne qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.

Elle précise enfin, dans l'hypothèse où l'administration ne serait pas en possession des documents sollicités, qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir et d’en aviser le demandeur.