Administration : Mairie de Vitteaux
Type : Avis
Séance : 17/12/2015
Thème : Enseignement, Culture, Loisirs / Archives
Mots clés : Etat civil
Sens et motivation : Favorable

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 novembre 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Vitteaux à sa demande de copie intégrale de l'acte de naissance de Monsieur X, né le 12 juin 1923.

La commission relève que suite à sa demande d'envoi d'une copie intégrale de cet acte, la mairie a demandé à Monsieur X de fournir des justificatifs (photocopie de la carte d'identité et du livret de famille), en arguant du fait que Monsieur X était décédé depuis moins de vingt-cinq ans et que le document n'était donc "pas dans les archives publiques". 

La commission rappelle qu'en application du e) du 4° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, les registres de naissance et de mariage de l'état civil sont librement communicables à l'expiration d'un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture, c'est à dire à compter du 31 décembre de l'année du registre. Dès lors, l'acte de naissance de 1923 demandé est aujourd'hui librement communicable et le fait que Monsieur X est décédé depuis moins de vingt-cinq ans ne peut pas être opposé au demandeur.

La commission précise qu’en vertu de l’article L213-1 du code du patrimoine, l’accès aux archives s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, c'est-à-dire, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration :
a) par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
b) sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, conformément à l’article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l’arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’Etat au budget du 1er octobre 2001 
c) par courrier électronique et sans frais, lorsque le document est disponible sous forme électronique.

Dans le cas d'espèce, il y a tout lieu de penser que cet acte de 1923 n'existe pas sous forme électronique en mairie. La commission note d'ailleurs que, si les Archives départementales de la Côte d'Or procèdent progressivement à la numérisation et à la mise en ligne sur Internet de l'état civil du département, les actes de naissance de Vitteaux ne sont pour l'instant numérisés et accessibles en ligne que jusqu'à 1902. 

Du fait que la reproduction ne doit pas nuire à la conservation du document et s'agissant de registres, la photocopie doit être le plus souvent écartée. Dans ce cas et si la mairie ne dispose pas d'autres moyens techniques pour effectuer une reproduction sans nuire à l'original, elle est fondée à proposer au chercheur de venir consulter sur place l'acte demandé.

Sous cette réserve, la commission donne un avis favorable à la communication du document.