Administration : Communauté de communes Beaucaire - Terre d'Argence
Type : Avis
Séance : 05/12/2013
Thème : Modalités D’Accès/Modalités
Mots clés : Tarification des documents
Sens et motivation : Favorable, Favorable/Sauf vie privée

Madame XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 octobre 2013, à la suite du refus opposé par le président de la communauté de communes Beaucaire - Terre d'Argence à sa demande de communication des documents suivants et de leurs annexes, de préférence sur support numérique ou à défaut sur support papier, sachant que le président de la communauté de communes propose uniquement la consultation sur place au motif que le tarif de reproduction de documents n'a pas été fixé par le conseil communautaire :
1) le budget primitif 2013 ;
2) les budgets supplémentaires pour 2013 ;
3) les décisions modificatives du budget 2013 ;
4) les comptes administratifs de 2008 à 2012 ;
5) les comptes de gestion de 2010 à 2012 ;
6) un récapitulatif du patrimoine de la communauté de communes à ce jour ;
7) le tableau des effectifs de la communauté de communes à ce jour ;
8) le bilan social et l'absentéisme moyen pour les années 2008 à 2012.

A titre préliminaire, la commission précise qu'elle estime que les documents visés aux points 1) à 5) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Il en va de même, en application de ce dernier texte, pour le document sollicité au point 6), s'il existe ou peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant.

Elle rappelle également, s'agissant de la communication du document visé au point 7), que la liste des agents employés par une collectivité publique constitue un document administratif communicable sous réserve de l'occultation des mentions concernant l’âge et l’adresse personnelle des agents (CE, 10 avril 1991, Cne de Louviers c/ Mabire-Bex, req. n°112904, Lebon T. 948). 

La commission considère enfin que les documents sollicités au point 8) constituent des documents administratifs communicables en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 sous réserve de leur existence et de l'occultation des mentions susceptibles de porter atteinte à la vie privée.

En réponse à la demande d'observations qui lui a été adressée, le président de la communauté de communes a indiqué à la commission que les budgets, décisions modificatives et comptes administratifs, auxquels était systématiquement joint le tableau des effectifs, étaient consultables sur place, au siège de la communauté. 

La commission rappelle toutefois qu'aux termes de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration par consultation gratuite sur place ou, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret.

En effet, en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.