Administration : Mairie de Paris
Type : Avis
Séance : 25/11/2021
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Support de communication
Sens et motivation : Favorable/Article L311-9

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 août 2021, à la suite du refus opposé par le directeur chargé des Archives de France à sa demande de copie numérique des registres de matricule militaire des personnes suivantes, sachant que le demandeur souhaite obtenir préalablement un devis pour les frais de reproduction et que l'administration propose seulement au demandeur de se déplacer en salle de lecture ou de faire appel à un cercle généalogique :
1) Monsieur X né le X à X , classe 1934 3ème bureau liste principale Matricule X ;
2) Monsieur X né le X au X, classe 1934 1er bureau liste principale Matricule X vol 1 ;
3) Monsieur X né le X à X, classe 1940 1er bureau liste principale Matricule X vol 11.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur des archives de Paris a précisé que les archives de Paris ne disposent pas des moyens matériels et humains suffisants pour satisfaire l'ensemble des demandes de reproduction de documents originaux librement consultables en salle de lecture et a indiqué qu'une priorité est en conséquence donnée aux documents nécessitant l'intervention d'un archiviste, tels que notamment les minutes de jugements. La commission déduit de ces éléments que la demande ne peut pas être satisfaite 

La commission en prend note et observe que la demande porte non pas sur la communicabilité des documents, mais sur leurs modalités d'accès, les Archives de Paris ayant invité le demandeur à venir les consulter dans ses locaux ou à faire appel à un cercle généalogique, alors que celui-ci a sollicité l’envoi d’une copie numérique. 

La commission rappelle que selon l’article L213-1 du code du patrimoine l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication.

Ce principe souffre cependant de plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds.

La commission rappelle, enfin, qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

En l’espèce, la commission émet un avis favorable à la demande de communication, sous la forme d'une copie, si celle-ci apparaît possible dans les conditions qui viennent d'être rappelées. Elle souligne que la réalisation de la reprographie des documents demandés, au nombre limité, sous réserve qu’elle ne porte atteinte à leur intégrité physique, ne lui paraît pas en l'espèce de nature à nuire au fonctionnement de l'administration.