Administration : Etablissement d'hébergement pour personnes agées dépendantes « Les tilleuls » d'Oraison (EHPAD 04)
Type : Avis
Séance : 11/05/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Effectif
Sens et motivation : Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Sauf appréciation, Favorable / Sauf établissement de document

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 mars 2023, à la suite du refus opposé par le directeur de l'établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes "Les tilleuls" d'Oraison à sa demande de communication d’une copie des documents suivants :
1) le tableau des effectifs avec le temps de travail occupé ;
2) la liste des agents promouvables pour les CAPL et CAPD 2023.

A titre liminaire, la commission relève, d'une part, que l'établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes "Les tilleuls" se présente sur son site internet comme un établissement public et que, selon la base de donnée du fichier national des établissements sanitaires et sociaux (FINESS), il s’agit d’un établissement social et médico-social communal. 

La commission rappelle, d'autre part, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents.

La commission, qui a pris connaissance de la réponse du directeur de cet établissement, estime, en premier lieu, que le tableau des effectifs mentionné au point 1) de la demande, s’il existe en l'état ou peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant, est un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l’occultation, le cas échéant, des mentions couvertes par le secret de la vie privée des agents (telles que leur date de naissance ou leur adresse, par exemple). 

La commission précise en outre que, dans un avis de partie II n° 20210741 du 11 février 2021, elle a fait évoluer sa position ancienne (conseils n° 20101148 du 29 mars 2010 et n° 20104024 du 14 octobre 2010) en ce qui concerne le temps de travail des agents publics et fonctionnaires et considère désormais qu'en tant qu'il se rapporte à l’exercice des fonctions publiques de l’agent, le temps de travail réglementaire, c’est-à-dire celui que l’agent doit théoriquement effectuer pour s’acquitter de ses obligations indépendamment des heures effectivement réalisées, de même que la quotité de travail, ne relèvent pas par eux-mêmes de la vie privée des agents concernés. Il en est de même du point de savoir si l’agent occupe un emploi à temps complet ou incomplet et la quotité correspondante, qui constituent des caractéristiques objectives du poste, et de la situation de temps partiel, alors même qu’elle procèderait d’un choix de la part de l’agent, dès lors que cette seule information ne révèle par elle-même aucune information mettant en cause la protection de la vie privée due à l’agent eu égard à la diversité des motifs autorisant cette situation. Seuls les horaires de travail des agents publics et le motif invoqué par l’agent à l’appui d'une demande de temps partiel demeurent ainsi protégés par la protection de sa vie privée.

Elle émet par suite un avis favorable sur le point 1) de la demande sous la réserve tenant au secret de la vie privée dans les conditions ainsi énoncées.

En second lieu, la commission rappelle qu'elle considère de manière générale que la liste des agents promouvables selon les règles statutaires à un grade ou un cadre d'emploi supérieur, ainsi que les tableaux d'avancement arrêtés par l'autorité compétente, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, même lorsque ceux-ci font apparaître l’ordre dans lequel les agents doivent être promus, sous réserve qu'ils ne comportent aucune notation, appréciation, ou avis sur les différents agents et leur manière de servir, ni aucune information relative à leur vie privée. En revanche, il en va différemment de la liste des agents proposés à l'avancement par l'employeur en fonction non pas de règles statutaires, mais de critères de sélection propres, qui révèle une appréciation sur la manière de servir de ces agents ou comporte des informations dont la divulgation porterait atteinte à la protection de la vie privée de ceux-ci, laquelle n’est communicable qu’aux intéressés, chacun pour ce qui les concerne, en application de l'article L311-6 du même code.

Elle émet par suite, sous ces réserves, un avis favorable à la communication de la liste demandée au point 2).

Enfin, la commission rappelle qu'il ne lui appartient pas, conformément aux dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration, de procéder elle-même à la communication des documents sollicités au demandeur mais de rendre un avis sur le caractère communicable ou non de ce document. Elle invite donc le directeur de l'établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes "Les tilleuls" d'Oraison à transmettre les documents à Madame X, dans les conditions et sous les réserves énoncées dans le présent avis.