Administration : Ministère de la Justice
Type : Avis
Séance : 22/11/2018
Thème : Modalités D’Accès / Modalités
Mots clés : Dossier personnel, Support de communication
Sens et motivation : Sans objet/Communiqué, Sans objet/Inexistant, Favorable/Sauf articles L311-5 et L311-6

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 juin 2018, à la suite du refus opposé par la garde des sceaux, ministre de la justice à sa demande de communication de l'ensemble des pièces du dossier individuel de sa cliente, notamment :
1) tous les éléments écrits, de quelque nature qu’ils soient (attestations, mails, relevés d’entretiens…) relatifs aux accusations portées à son encontre par Monsieur X, directeur du service pénitentiaire d'insertion et de probation (SPIP) de Seine-et-Marne, lors des convocations en entretien dont elle a fait l’objet les 10 et 12 janvier 2018, et auxquels celui-ci fait allusion dans son avis donné le 12 janvier 2018 sur le document intitulé « demande d’explications » ;
2) le signalement au procureur de la République effectué par ce même directeur, signalement annoncé dans ce même document intitulé « demande d’explications » précité, et qui a donné lieu postérieurement à l’ouverture d’une enquête de police ;
3) les correspondances et éventuels documents adressés par le SPIP de Seine-et-Marne au SPIP de la Haute-Garonne, au mois de janvier 2018 - visés dans un courriel adressé par le SPIP de Haute-Garonne le 12 janvier 2018 à sa cliente - qui ont fait échec au recrutement de Madame X par ce dernier service.

En premier lieu, et en réponse à la demande qui lui a été adressée, la garde des sceaux, ministre de la justice a informé la commission que le document mentionné au point 1) a été transmis au demandeur par un courriel du 14 novembre 2018 et que les documents mentionnés au point 3) n'existaient pas. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d’avis sur ces points.

En deuxième lieu, la commission rappelle que le second alinéa de l’article 40 du code de procédure pénale prévoit que : « Toute autorité constituée, tout officier public ou fonctionnaire qui, dans l'exercice de ses fonctions, acquiert la connaissance d'un crime ou d'un délit est tenu d'en donner avis sans délai au procureur de la République et de transmettre à ce magistrat tous les renseignements, procès-verbaux et actes qui y sont relatifs ».  En vertu de l’article 40-1 de ce code, s’il estime que des faits qui ont été portés à sa connaissance en application des dispositions précitées de l’article 40 sont constitutifs d’une infraction, le procureur de la République territorialement compétent décide s’il est opportun d’engager des poursuites, de mettre en œuvre une procédure alternative aux poursuites ou de procéder au classement sans suite de la procédure. Il résulte de ces dispositions que, dès lors qu’un document administratif a été transmis au procureur de la République sur le fondement de l’article 40 du code de procédure pénale, il appartient à l’autorité saisie d’une demande de communication de ce document de rechercher, à la date à laquelle elle se prononce, les suites données à cette transmission ou susceptibles de l’être, afin de déterminer, à moins que l’autorité judiciaire compétente ait donné son accord, si la communication du document sollicité est de nature à porter atteinte au déroulement de procédures juridictionnelles ou d’opérations préliminaires à de telles procédures en empiétant sur les prérogatives de cette autorité. Lorsque le magistrat compétent a décidé de ne pas engager de procédure, les documents administratifs sont en revanche communicables aux intéressés en vertu de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration sous réserve des occultations éventuellement nécessaires en vertu des 2° et 3° de cet article. 

La commission, qui n'a pas connaissance des suites données au signalement mentionné au point 2), émet donc un avis favorable sous les réserves qui viennent d'être mentionnées.

En troisième lieu, la commission estime que le dossier individuel d'un agent public est communicable à l'intéressé en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. 

La commission rappelle, en dernier lieu, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4.

La commission émet donc un avis favorable à la communication des pièces composant le dossier individuel de Madame X sous réserve de ce qui a été dit pour les points 1) à 3) de la demande et selon les modalités qui viennent d'être rappelées.