Administration : Mairie de Savigny-sur-Orge
Type : Avis
Séance : 07/03/2024
Thème : Vie publique / Vie locale
Mots clés : Envoi des documents, Support de communication
Sens et motivation : Favorable / Article L311-9, Irrecevable / Refus non établi

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par un courriel du 15 janvier 2024, à la suite du refus opposé par le maire de Savigny-sur-Orge à sa demande de communication, en format dématérialisé, ainsi que la publication sur le site Internet de la commune, d'une copie des documents suivants relatifs à la consultation citoyenne des habitants du Grand-Vaux qui s'est tenue le 17 octobre 2023 :
1) en ce qui concerne la communication :
a) les deux documents méthodologiques d’organisation de la consultation, qui étaient présents sur les tables à l’usage exclusif des animateurs ;
b) la présentation projetée en début de séance ; 
c) la photographie ou une copie des originaux des feuilles remplies par les participants des sept tables répondant aux questions des défis, atouts, actions et participation ; 
2) en ce qui concerne la publication:  la présentation projetée en début de séance de ladite consultation citoyenne.

La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Savigny-sur-Orge, estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. 

S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle que l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration dispose que : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 ». 

La commission rappelle que ces dispositions ne font toutefois pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission rappelle également que lorsque comme en l'espèce, une demande porte sur deux modalités de communication, l'administration peut retenir le mode de communication qu'elle souhaite. 

En l'espèce, la commission relève, en premier lieu, que le maire de Savigny-sur-Orge a transmis les documents méthodologiques et la présentation projetée en début de séance par courrier, en tenant compte de l’opposition de Monsieur X dans le cadre de son mandat de conseiller municipal, à recevoir des courriers par voie électronique. 

La commission comprend toutefois que cette opposition ne porte que sur les documents transmis à l’intéressé en sa qualité d’élu et ne fait pas obstacle à ce que, dans le cadre d'une demande de communication formulée sur le fondement des dispositions des articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration, le demandeur exerce son libre de choix du support de communication ni à ce que le maire lui transmette copie de documents en réponse sur son adresse de messagerie.  

Elle émet par suite un avis favorable à la communication par voie électronique des documents mentionnés au point 1) a) à Monsieur X. Il appartiendra par ailleurs au maire de Savigny-sur-Orge de retenir le mode de communication qu'il privilégie entre l'envoi électronique et la publication en ligne pour ce qui concerne la présentation mentionnée aux points 1) b) et 2). 

En deuxième lieu, la commission relève que le maire de Savigny-sur-Orge a invité le demandeur à venir consulter les documents visés au c) du point 1) en mairie, pour les consulter ou les prendre lui-même en photographie, compte tenu du format de ces documents. La commission déduit de la réponse du maire que ce dernier ne dispose pas de ces documents sous une forme électronique. L’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration ne lui imposant pas de procéder à la numérisation de ces documents, la commission estime que le maire a pu légalement inviter le demandeur à venir consulter ces documents en mairie et à les photographier lui-même, le cas échéant. 

La commission estime dans ces conditions que le refus de communication des documents visés au point 1) c) n’est pas établi et déclare la demande d’avis irrecevable sur ce point.