Administration : Mairie de Eu
Type : Avis
Séance : 23/11/2023
Thème : Modalités d’accès / Modalités
Mots clés : Etat civil, Support de communication
Sens et motivation : Favorable / Article L311-9

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 octobre 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Eu à sa demande de communication, par courrier électronique ou par courrier postal, de la liste des naissances survenues dans la commune pour le mois d'octobre 1954 alors que seule une consultation sur place lui est proposée ou, à défaut, que le champ de sa demande soit réduit à un nom précis.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Eu a indiqué à la commission qu'il ne dispose que d'une liste annuelle des naissances en fin de registre 1954, classée par ordre alphabétique, de sorte qu'il n'est matériellement pas possible d'extraire de cette liste les données enregistrées au mois de novembre. La commission en prend note mais estime toutefois que la communication de l'intégralité de la table annuelle des naissances de l'année 1954, qui inclut les informations sollicitées par Madame X, est de nature à satisfaire la demande de cette dernière.

En ce qui concerne le caractère communicable des tables annuelles de naissances, la commission rappelle, en premier lieu, que la nature et le contenu de ces documents, à la différence des actes d'états civil, en font des documents administratifs dont la communication est régie par les dispositions du titre I du livre III du code des relations entre le public et l'administration (conseil n° 20103032 et CE 9 février 1983, X, n° 35292). Par deux avis n° 20180695 et 20185589, la commission a rappelé que si les tables de décès sont librement communicables dès leur établissement, les tables de naissance et de mariage ne le sont que dans la seule mesure où elles ne font apparaître que le nom, le prénom, la date de l'évènement et le numéro de l'acte d'état civil, à l'exclusion par exemple des mentions relatives à la filiation ou à un changement de situation matrimoniale, qui sont couvertes par le secret de la vie privée et ne deviendront librement communicables, en application du 3° de l'article L213-2 du code du patrimoine, qu'à l'issue d'un délai de cinquante ans à compter du dernier acte qui y est transcrit. 

La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication de la table annuelle des naissances de l'année 1954, sous réserve de l'occultation préalable des mentions protégées. 

En ce qui concerne les modalités de communication, la commission relève que le maire de Eu a invité Madame X à se déplacer dans ses locaux pour venir consulter le document sollicité ou, à défaut, à limiter le champ de sa demande à un nom précis. La commission en prend note mais relève que la demande porte sur toutes les naissances intervenues en octobre 1954 et non sur une consultation, mais sur un envoi papier ou dématérialisé. 

La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. 

La commission rappelle que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. 

La commission rappelle aussi que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n'excède pas les possibilités techniques et les moyens de l'administration, celle-ci est fondée à en échelonner l'envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l'intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d'un échéancier de communication. 

La commission souligne enfin qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. 

Enfin, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

En l'espèce, la commission comprend que le document sollicité est uniquement disponible en version papier. Elle estime dès lors, en application des principes ci-dessus rappelés, que la demanderesse est en droit de disposer d’une copie de ce document sous ce format, après acquittement des frais de reproduction. 

La commission invite en conséquence le maire de Eu à procéder à l'envoi postal du document sollicité dans une version papier, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance Madame X.

La commission émet, dans cette mesure, un avis favorable à la demande.