Administration : Bureau d'aide juridictionnelle près le tribunal administratif de Clermont-Ferrand
Type : Avis
Séance : 07/09/2023
Thème : Justice, ordre public et sécurité / Juridiction
Mots clés : Administrative
Sens et motivation : Favorable, Favorable / Sauf vie privée, Favorable / Sauf établissement de document

Madame X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 juin 2023, à la suite du refus opposé par le président du bureau d'aide juridictionnelle près le tribunal administratif de Clermont-Ferrand à sa demande de communication d'une copie des documents suivants :
1) les décisions de nominations des présidents et des suppléants de la section administrative du bureau d’aide juridictionnelle, sur les périodes de 1er janvier 2021 au  25 mai 2023 ;
2) les notes de service, les directives ou tout autre document se rapportant au fonctionnement de la section administrative du bureau d’aide juridictionnelle, édictées depuis le mois d’août 2022 ;
3) les convocations des membres de la section administrative du bureau d’aide juridictionnelle, dont la liste est prévue par l’article 19 du décret n°2020-1717 du 28 décembre 2020 depuis le 1er janvier 2021 ;
4) le nombre de demandes d’aide juridictionnelle déposées auprès de la section administrative sur la période du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2021 ;
5) le nombre de demandes d’aide juridictionnelle déposées auprès de la section administrative sur la période du 1er janvier 2022 au 1er septembre 2022 ;
6) le nombre de demandes d’aide juridictionnelle déposées auprès de la section administrative sur la période du 2 septembre 2022 au 25 mai 2023 ;
7) le nombre de décisions d’aide juridictionnelle rendues par le président ou le vice-président de la section administrative du bureau d’aide juridictionnelle institué près le tribunal judiciaire suivant la procédure prévue à l’article 22 de la loi n°91-647 du 10 juillet 1991 relative à l’aide juridique sur la période du 1er janvier 2021 au 31 décembre  2021 ;
8) le nombre de décisions d’aide juridictionnelle rendues par le président ou le vice-président de  la section administrative du bureau d’aide juridictionnelle institué près le tribunal judiciaire suivant la procédure prévue à l’article 22 de la loi n°91-647 du 10 juillet 1991 relative à l’aide juridique sur la période sur la période du 1er janvier 2022 au 1er septembre 2022 ;
9) le nombre de décisions d’aide juridictionnelle rendues par le président ou le vice-président de  la section administrative du bureau d’aide juridictionnelle institué près le tribunal judiciaire suivant la procédure prévue à l’article 22 de la loi n°91-647 du  10 juillet 1991 relative à l’aide juridique sur la période sur la période du 2 septembre 2022 au 25 mai 2023 ;
10) le nombre de décisions d’aide juridictionnelle rendues par la formation élargie de la section  administrative du bureau d’aide juridictionnelle institué près le tribunal judiciaire de a statué sur la période du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2021 ;
11) le nombre de décisions d’aide juridictionnelle rendues par la formation élargie de la section administrative du bureau d’aide juridictionnelle institué près le tribunal judiciaire a statué sur la période du 1er janvier 2022 au 1er septembre 2022 ;
12) le nombre de décisions d’aide juridictionnelle rendues par la formation élargie de la section administrative du bureau d’aide juridictionnelle institué près le tribunal judiciaire a statué sur la période du 2 septembre 2022 au 25 mai 2023 ;
13) le nombre de décisions d’aide juridictionnelle totale rendues par la section administrative sur la période du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2021 ;
14) le nombre de décisions d’aide juridictionnelle totale rendues par la section administrative sur la période du 1er janvier 2022 au 1er septembre 2022 ;
15) le nombre de décisions d’aide juridictionnelle totale rendues par la section administrative sur la période du 2 septembre 2022 au 25 mai 2023 ;
16) le nombre de décisions d’aide juridictionnelle partielle rendues par la section administrative sur la période du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2021 ;
17) le nombre de décisions d’aide juridictionnelle partielle rendues sur la période du 1er janvier 2022 au 1er septembre 2022 ;
18) le nombre de décisions d’aide juridictionnelle partielle rendues sur la période du 2 septembre 2022 au 25 mai 2023 ;
19) le nombre de décisions de refus d’aide juridictionnelle, hors caducité, rendues par la section administrative, avec indication de la date de la décision, de l’identité de son ou de ses
signataires, de la matière du litige, de son objet et du motif du refus d’admission au bénéfice de l’aide juridictionnelle sur la période du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2021 ;
20) le nombre de décisions de refus d’aide juridictionnelle, hors caducité, rendues par la section administrative, avec indication de la date de la décision, de l’identité de son ou de ses
signataires, de la matière du litige, de son objet et du motif du refus d’admission au bénéfice de l’aide juridictionnelle sur la période du 1er janvier 2022 au 1er septembre 2022 ;
21) le nombre de décisions de refus d’aide juridictionnelle, hors caducité, rendues par la section administrative, avec indication de la date de la décision, de l’identité de son ou de ses
signataires, de la matière du litige, de son objet et du motif du refus d’admission au bénéfice de l’aide juridictionnelle sur la période du 2 septembre 2022 au 24 mai 2023.

En l'absence de réponse exprimée par le président du bureau d'aide juridictionnelle près le tribunal administratif de Clermont-Ferrand, la commission rappelle qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (...), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. » 

La commission rappelle également que les documents produits ou reçus dans le cadre et pour les besoins d’une procédure juridictionnelle, qu'elle soit de nature civile, pénale ou commerciale, ne présentent pas un caractère administratif et n'entrent donc pas dans le champ d'application du titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Il en va ainsi, notamment des jugements, ordonnances, décisions ou arrêts rendus par les juridictions de l'ordre judiciaire ou administratif. C'est aussi le cas, plus largement, des dossiers de demande d'aide juridictionnelle (CE, 5 juin 1991, n° 102627), des décisions du parquet, des dossiers d'instruction, des procès-verbaux d'audition, des rapports d'expertise ou des mémoires et observations des parties – c'est-à-dire de l'ensemble des pièces de procédure proprement dites – mais aussi des documents de travail internes à une juridiction, destinés à leurs membres et concourant à l'instruction des affaires ou à la formation des jugements (CE, 9 mars 1983, SOS Défense et CE, 28 avril 1993, n° 117480). Les documents, tels par exemple des tableaux de roulement, déterminant la composition d’une formation de jugement se rattachent également à la fonction de juger et n’ont, par suite, pas non plus le caractère de document administratif (CE, 7 mai 2010, n° 303168). 

En l’espèce, la commission constate que les documents sollicités ne présentent pas un caractère juridictionnel, mais se rattachent à l'organisation et au fonctionnement du service public de la justice. 

Elle estime, par conséquent, que les documents mentionnés aux points 1) à 3) sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation, s'agissant des documents visés au point 3) et conformément au 1° de l'article L311-6 du même code, des mentions dont la divulgation porterait atteinte au secret de la vie privée des tiers. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable.

En ce qui concerne les autres documents, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393).

En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective.

La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable.

Elle émet donc un avis favorable à la demande, sous réserve que les documents sollicités existent en l'état ou soient susceptibles d'être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant.