Administration : Le Mans Université
Type : Avis
Séance : 23/11/2023
Thème : Travail et emploi / Emploi public
Mots clés : Dossier personnel
Sens et motivation : Favorable / Sauf préparatoire

Madame XX a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 octobre 2023, à la suite du refus opposé par le président de l'université du Mans à sa demande de communication, sous format Excel, des rapports produits dans le cadre de la procédure d’avancement de grade des enseignants-chercheurs, dans leur version originale et comportant la mention du nom des rapporteurs. 

La commission relève en premier lieu qu’aux termes du I des articles 40 et 56 du décret n° 84-431 du 6 juin 1984 fixant les dispositions statutaires communes applicables aux enseignants-chercheurs et portant statut particulier du corps des professeurs des universités et du corps des maîtres de conférences, la  procédure d’avancement de grade des maîtres de conférences et des professeurs des universités exerçant à titre principal des activités d'enseignement et de recherche prévoit que la liste des candidats proposés à cet avancement est fixée, pour moitié par le conseil national des universités et pour moitié par la formation restreinte du conseil académique. Il résulte du 4° du I de l'article 40 et du III de l'article 56 de ce décret que le président ou le directeur de l'établissement a, une fois cette liste établie, compétence liée pour prononcer les promotions décidées, et ce avant le 31 décembre de l'année concernée.

En deuxième lieu, la commission rappelle qu’aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. (...) ». Aux termes de l’article L311-6 de ce code : « Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs : / 1° Dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, (…) ; / 2° Portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ; / 3° Faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. (…) ».  En vertu de ces dispositions, les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé.

Par ailleurs, la commission indique que les documents préparatoires à une décision administrative sont en principe exclus provisoirement du droit à la communication aussi longtemps que cette décision n’est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable.

En l'espèce, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'université du Mans a informé la commission de ce que son refus de communiquer, dans une version faisant apparaître le nom des rapporteurs, les rapports élaborés et présentés au conseil national des universités  et à la formation restreinte du conseil académique afin que ces instances fixent la liste des candidats promus dans leur grade, était justifiée par la crainte d'une mise en cause des personnes nommément désignées et la nécessité de garantir leur indépendance.

La commission considère toutefois de manière constante que les documents émanant d’agents publics établis dans le cadre de leurs fonctions ne sont pas couverts par la réserve prévue au 3° de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle estime que la transparence sur l’identité des rapporteurs participe de la confiance dans leur indépendance et leur impartialité. Elle en déduit que cette réserve n’est pas susceptible d’être mobilisée pour faire obstacle à la communication de l’identité des rapporteurs. 

Elle précise, enfin, que, par une décision n° 371453 du 17 février 2016 « Centre national de la fonction publique territoriale », le Conseil d'État a jugé qu'en prévoyant la communication des documents administratifs dans les conditions prévues par les articles 1 et 2 de la loi du 17 janvier 1978, désormais reprise dans le code des relations entre le public et l'administration, le législateur n’a pas entendu porter atteinte au principe d’indépendance des jurys d’où découle le secret de leurs délibérations et, par suite, permettre la communication tant des documents de leurs délibérations que de ceux élaborés préalablement par les jurys en vue de leurs délibérés.

La commission rappelle que la notion de jury, au sens de cette jurisprudence, doit être entendue comme visant seulement les organismes collégiaux disposant d’un pouvoir décisionnel. Elle ne s'étend pas aux rapporteurs émettant, comme  en l'espèce, des avis consultatifs qui ne lient pas  les autorités collégiales investies du pouvoir décisionnel, soit, en application des dispositions des articles 40 et 56 du décret du 6 juin 1984, celui d'élaborer les listes de candidats dont la promotion est ensuite, de droit, prononcée par le président ou le directeur de l’établissement. Elle précise au demeurant qu’elle interprète cette jurisprudence comme faisant obstacle à la communication des critères de l'appréciation par le jury de la performance individuelle des candidats et de l'établissement de la note qui leur est souverainement attribuée (avis n° 20160735 du 31 mars 2016) mais nullement de l’identité des membres du jury.

La commission émet donc un avis favorable en l’état à la communication, dans leur version intégrale et avec la mention du nom des rapporteurs, des documents sollicités, sous les réserves précitées.