Administration : § Mairie du Lavandou
Type : Avis
Séance : 12/01/2023
Thème : Vie publique / Vie locale
Mots clés : Budgets et comptes, Marché public 
Sens et motivation : Favorable / Sauf secret des affaires, Favorable / Sauf préparatoire, Irrecevable / Imprécise, Favorable / Sauf inexistant

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 novembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire du Lavandou à sa demande de communication d'une copie, en sa qualité de conseiller municipal, par voie dématérialisée, des documents suivants : 
1) le budget des travaux de réfection du Tennis Club Lavandou avec les factures  ;
2) les enregistrements des conseils municipaux ;
3) les procès-verbaux de tous les conseils municipaux depuis le début de son mandat ; 
4) le contrat et ses annexes avec l’exploitant du cinéma « X » ;
5) le plan de développement des « PEI » et toutes pièces et plan relatifs à ces installations ;
6) copie ou consultation des grands livres comptables ;
7) consultation du registre des appels d’offres complémentaires à la liste disponible sur le site de la ville.

En l'absence de réponse du maire du Lavandou à la date de sa séance, la Commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient.

En premier lieu, la Commission rappelle qu'il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. 

La Commission précise toutefois que si l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales a institué un régime spécifique d'accès aux documents des communes, distinct du régime général d'accès aux documents administratifs organisé par les dispositions du code des relations entre le public et l'administration, et si les exceptions au droit d'accès prévues à l'article L311-6 de ce code ne sont pas opposables à une demande présentée sur le fondement de ces dispositions spéciales, l'exercice de ce droit d'accès particulier ne saurait faire obstacle, par principe, à la protection de secrets protégés par la loi sur d'autres fondements, tels que le secret de la vie privée (CE 10 mars 2010, n° 303814, commune de Sète ; conseil n° 20121509 du 19 avril 2012 et conseil n° 20123242 du 27 septembre 2012), le secret médical (conseil n° 20122788 du 26 juillet 2012), le secret des correspondances échangées entre le client et son avocat (avis n° 20111095 du 14 avril 2011), ou le secret industriel et commercial (CE, 17 mars 2022, n° 449620).

La Commission estime, par suite, que les documents sollicités aux points 1), 3) et 6) sont des documents administratifs communicables à toute personne en faisant la demande sur le fondement de ces dispositions, sous réserve de l’occultation préalable des éventuelles mentions couvertes par le secret des affaires, le secret de la vie privée ou de tous autres secrets protégés par la loi (CE, 27 septembre 2022, n° 452614). Elle précise, à ce titre, que les factures visées au point 1) ne sont communicables qu'après occultation du détail des prix (prix unitaires ou détail de la décomposition d'un prix forfaitaire), susceptible, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé (avis n° 20221246 et conseil n° 20221455 du 21 avril 2022).

Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande formulée aux points 1), 3) et 6). 

En deuxième lieu, la Commission rappelle que les enregistrements sonores ou audiovisuels des séances du conseil municipal sont, tant qu'ils sont conservés, des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'ils ont perdu tout caractère préparatoire, c'est-à-dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès verbal du conseil municipal réalisé à partir de ces documents. 

Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la communication du document sollicité au point 2). 

En troisième lieu, la Commission, qui comprend que le contrat visé est une délégation de service public, rappelle qu'une fois signés, les délégations de service public définies comme des contrats de concession de travaux ou de service au sens du code de la commande publique (L1121-1 à L1121-3) et les documents qui s'y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit à ne pas lui attribuer le contrat ne permet pas de refuser la communication de ces documents.

En application de ces principes, la Commission estime, en particulier, que les documents du dossier de consultation des entreprises se rapportant à la convention initiale, tels que le cahier des charges ou le règlement de consultation ne revêtent jamais un caractère préparatoire et ne sont pas couverts par le secret des affaires. Ces documents sont, dès lors, intégralement communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Il en va de même de la liste des entreprises ayant participé à la procédure.

Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Sont notamment visées par cette réserve, pour l’ensemble des candidats, y compris l’entreprise retenue, les mentions relatives à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des contrats publics.

La Commission considère, en outre, de façon générale que sous réserve des particularités propres à chaque délégation :
- l'offre détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable, dans la mesure où elle reflète la qualité et le coût du service rendu à l’usager ;
- l'offre globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres ne l’est pas. De plus, doivent être occultées dans les documents préalables à la conclusion du contrat de concession (procès-verbaux, rapports de la commission de délégation de service public et de l'autorité habilitée à signer le contrat, documents relatifs à la négociation des offres…) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres ;
- de la même manière, si les moyens techniques et humains mentionnés dans les offres des candidats sont protégés par le secret des affaires, certaines mentions se rapportant au cocontractant, tels que le montant de la masse salariale ou la liste des biens et équipements mis à sa disposition sont en revanche librement communicables, en ce qu’elles reflètent le coût du service ;
- les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du contrat sont librement communicables ;
- le contrat de délégation de service public est communicable ainsi que ses annexes, sous réserve de l'occultation des éléments couverts par le secret des affaires.

En application de ces principes, la Commission émet un avis favorable au point 4) de la demande sous les réserves sus-rappelées.

La Commission considère que le plan de développement des points d'eau incendie visé au point 5) de la demande, s'il existe, est un document administratif librement communicable à toute personne en faisant la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration.
Elle estime en revanche que le surplus de la demande est trop imprécis pour permettre d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer la demande irrecevable dans cette mesure et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet des documents à l'administration qu'il avait saisie en lui adressant une nouvelle demande.

En cinquième lieu, la Commission qui comprend que le point 7) de la demande vise à la consultation de la liste complète des appels d’offres de la ville en cours de consultation, sans consultation des pièces des marchés correspondants, estime qu'un tel registre, s'il existe, est librement communicable. Elle émet, par suite, un avis favorable sur ce point.