Administration : Conseil régional d'Ile-de-France
Type : Avis
Séance : 06/07/2017
Thème : Vie Publique / Vie Locale
Mots clés : Territoriale, Budgets et comptes
Sens et motivation : Favorable, Favorable/Sauf appréciation, Favorable/Sauf établissement de document, Favorable/Sauf vie privée, Défavorable/Vie privée, Sans objet/Communiqué

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 avril 2017, à la suite du refus opposé par la présidente du conseil régional d'Ile-de-France à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller régional, des pièces suivantes :
1) concernant la situation administrative de Monsieur X, ancien directeur général des services :
a) le document attestant de la quotité du temps de travail effectué en novembre et décembre 2016 ;
b) le(s) document(s) attestant du salaire perçu en novembre et décembre 2016 ;
c) le document attestant de la date effective de son départ le 30 décembre 2016 ;
d) le(s) document(s) attestant qu'il a ou non reçu une indemnité de départ et, le cas échéant, son montant ;
2) concernant le parc automobile :
a) le document relatif à l'évolution du parc automobile de la région en 2016, les factures ou les justificatifs d'achats et de cessions ;
b) le récapitulatif détaillé des frais d'usage du parc automobile de la région, comprenant les frais internalisés et externalisés du groupe de chauffeurs ;
c) la liste des usagers ;
d) les factures justificatives concernant le recours à des moyens supplémentaires de mobilité, tels que les services de taxis, de transports en commun ;
3) concernant les mandats spéciaux votés dans le cadre des rapports suivants donnant mandats spéciaux aux élus régionaux :
- le rapport référencé « RAPCP16-656 » du 13 décembre 2016 ;
- le rapport référencé « RAPCP16-597 » du 16 novembre 2016 ;
- le rapport référencé « RAPCP16-401 » du 12 octobre 2016 ;
- le rapport référencé « RAPCP16-379 » du 21 septembre 2016 ;
- le rapport référencé « RAPCP16-254 » du 12 juillet 2016 ;
- le rapport référencé « RAPCP16-192 » du 15 juin 2016 ;
- le rapport référencé « RAPCP16-108 » du 18 mai 2016 ;
- le rapport référencé « RAPCP16-093 » du 16 mars 2016 ;
- le rapport référencé « RAPCP16-084 » du 10 février 2016 ;
a) les modalités de préparation des déplacements des élus régionaux ;
b) les programmes prévisionnels et définitifs de tous les déplacements dans le cadre des mandats spéciaux et leurs comptes rendus ;
c) la liste des participants en détaillant les élus, les agents de la collectivité et les personnes extérieures ;
d) les factures justificatives, notamment des déplacements, des hébergements et des frais de restauration ;
4) le récapitulatif des dépenses de l'année 2016 liées au handicap en séparant le siège et les lycées ;
5) le compte rendu des dépenses par support, pour tous les supports de la communication institutionnelle, comprenant les factures de fourniture, d'impression et de ressources humaines ;
6) concernant les ressources humaines :
a) le tableau des effectifs par service et par catégorie et son évolution en 2016, avec la présentation de l'incidence budgétaire et des contrats vacataires impactés ;
b) les évolutions d'organigramme et les modifications des postes de catégorie A au sein des directions générales, les arrêtés de détachement et les contrats d'embauche de l'année 2016, les statuts, les grades des recrutés et les bulletins de paye ;
c) la composition du cabinet de l'exécutif, son évolution, les arrêtés y afférant et les contrats d'embauche de l'année 2016 ;
7) le détail des loyers et charges payés par le conseil régional, en distinguant l'usage pour la région et les organismes associés, par bâtiment ;
8) le détail des frais d'actes contentieux, avec les factures par nature de contentieux ;
9) le détail des prestations intellectuelles réalisées par des prestataires extérieures, les devis et les factures ;
10) la liste des réceptions organisées, le détail des frais de réception et les factures afférentes ;
11) le détail des frais de représentation, les factures et la nature des représentations ;
12) le détail des factures correspondantes à la ligne budgétaire « frais de formation et information des élus régionaux » ;
13) le détail de la ligne budgétaire « frais de fonctionnement des groupes d'élus » et les factures, les frais et les usages afférents ;
14) l'évolution des dépenses et des recettes hors FSI la DG Europe, la stratégie de transferts de compétences, ses compensations, l'externalisation de certaines fonctions, les décalages dans le temps des recettes ;
15) le décompte des factures reportées sur l'exercice 2017.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers régionaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L4132-17 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil régional a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la région qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient.

La commission relève tout d'abord que, par deux courriers des 15 février 2017 et 16 mai 2017, la présidente du conseil régional d'Ile-de-France a apporté des éléments de réponse à Monsieur X et lui a en outre communiqué le dernier tableau des effectifs figurant en annexe du compte administratif pour 2016 ainsi que l'organigramme avant et après la réorganisation intervenue en janvier 2017. La commission ne peut dès lors que déclarer la demande sans objet dans ses points 6) a) et b).

La commission rappelle ensuite que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle constate en l’espèce que de nombreux documents sont demandés par Monsieur X pour attester d'une situation, ils ne sont toutefois communicables que s'ils existent en l'état sans nécessiter l’élaboration d’un nouveau document, sauf à pouvoir être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant. 

1. S'agissant des documents mentionnés aux points 1) et 6) et portant sur les effectifs ainsi que sur la situation individuelle des agents du conseil régional et en particulier de Monsieur X

La commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion.
En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En outre, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant des agents publics, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. En application de ces principes, la commission considère que les heures supplémentaires effectuées par un agent public ne sont pas communicables aux tiers. 
Elle émet donc un avis favorable à la communication des tableaux, organigrammes, statuts et arrêtés qui sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. 
Elle émet également un avis favorable à la communication des bulletins de salaire, contrats et des documents relatifs à la rémunération sous réserve toutefois de l'occultation préalable, en application des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l’administration, des éléments y figurant qui seraient liés, soit à la situation familiale et personnelle de l'agent en cause (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). De même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent.
Enfin, elle émet un avis défavorable à la communication du document mentionné au point 1 a), la commission considérant traditionnellement que la quotité de travail d'un agent public relève du secret de la vie privée. 

2. S'agissant des documents mentionnés aux points 2) à 5) et 7) à 15)

La commission estime que les documents sollicités relatifs au fonctionnement du conseil régional sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle rappelle également qu’il résulte de l’article L4132-16 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des séances publiques du conseil régional, des arrêtés du président, ainsi que des budgets et comptes de la région. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents précités. 

La commission précise enfin, que lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.