sou · H9B332 · 2022-01-01 00:00:00 — Våra förslag i dessa delar syftar till att se till att pliktsamlingarna inte ska kunna förändras efter invändningar eller liknande från de vars upp- gifter förekommer i materialet. Detta gäller oavsett vilken metod för insamling som har använts. Information till den registrerade Enligt artikel 13 och 14 dataskyddsförordningen ska den person- uppgiftsansvarige förse den registrerade med viss information. Artikel 13 gäller när personuppgifterna samlas in från den registrerade. Artikel 14 gäller informationen som ska tillhandahållas den registrerade när personuppgifterna inte har erhållits från denne. Enligt artikel 14.5 ska dock denna skyldighet inte tillämpas om tillhandahållandet av sådan information visar sig vara omöjligt eller skulle medföra en opropor- tionell ansträngning, särskilt för bl.a. behandling för arkivändamål av allmänt intresse. Detta torde enligt vår bedömning vara fallet för sådana uppgifter som förekommer i det pliktinsamlade materialet. Det är dock upp till den personuppgiftsansvarige att bedöma från fall till fall. Rätten till tillgång framgår av artikel 15 och avser det som tidigare benämndes registerutdrag. Denna rättighet ger en enskild person möjlighet att begära information om huruvida uppgifter om denne behandlas av den personuppgiftsansvarige. Bestämmelsen träffar inte bara förekomsten av personuppgifter i register utan även personupp- gifter som förekommer i det insamlade pliktmaterialet (i den mån det omfattas av tillämpningsområdet för reglerna om dataskydd). Att tillgodose en sådan begäran ställer stora krav på bl.a. tillförlitlig textigenkänning och bra söksystem. När det gäller det audiovisuella materialet kan sökbarheten redan på grund av materialets karaktär vara begränsad. Av artikel 11 följer att den personuppgiftsansvarige inte är skyldig att bevara, förvärva eller behandla ytterligare information för att identifiera den regi- strerade endast i syfte att följa dataskyddsförordningen. Om den personuppgiftsansvarige kan visa att denne inte är i stånd att identi- fiera den registrerade, ska den personuppgiftsansvarige om möjligt informera den registrerade om detta. I sådana fall gäller bestämmel- serna i artikel 15–20 endast om den registrerade för utövande av sina rättigheter i enlighet med dessa artiklar tillhandahåller ytterligare information som gör identifieringen möjlig. Artikel 11 torde nor- malt sett kunna tillämpas av den personuppgiftsansvarige när det gäller personuppgifter som förekommer i det pliktinsamlade mate- rialet. Vi anser därför inte att det är nödvändigt att införa ett undan- tag från den registrerades rättigheter enligt artikel 15. Rätt till rättelse följer av artikel 16. Det är otänkbart att KB, eller annan som hanterar pliktmaterial, ändrar uppgifter som förekommer i det pliktinsamlade materialet. Detta gäller även om uppgifterna skulle visa sig vara felaktiga. Att ändra i det insamlade materialet står i direkt strid med syftet med pliktlagstiftningen. Denna rättighet måste därför begränsas när det gäller uppgifter som förekommer i det pliktinsamlade materialet. En sådan begränsning är tillåten enligt artikel 89.2 och 89.3 för sådan personuppgiftsbehandling som sker för arkivändamål av allmänt intresse eller vetenskapliga eller histo- riska forskningsändamål. Som vi konstaterat ovan sker personuppgiftsbehandlingen vid hantering av pliktmaterialet antingen för arkivändamål eller för forsk- ningsändamål. Ett tillgodoseende av rätten till rättelse skulle göra det omöjligt eller mycket svårare att uppfylla dessa ändamål. därför att den registrerades rätt till rättelse enligt artikel 16 inte ska gälla för behandling av personuppgifter vid hantering av pliktmaterial enligt pliktmateriallagen eller i föreskrifter som har meddelats med stöd av pliktmateriallagen. Undantaget ska inte gälla beträffande personuppgifter som förekommer i leverantörsregister och användar- register. Som framgått ovan är avsikten inte att de föreslagna data- skyddsreglerna ska gälla för annat än det som har direkt koppling till pliktregelverket. För att det inte ska uppstå någon tveksamhet om vad som gäller bör dock framhållas att undantaget från rätten till rättelse inte gäller uppgifter i användarregister. Enligt artikel 17 ska den registrerade ha rätt att utan onödigt dröjs- mål få sina personuppgifter raderade i vissa uppräknade fall. En sådan rätt föreligger enligt 1 a om personuppgifterna är nöd- vändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats, enligt 1 c om den registrerade invänder mot behand- lingen i enlighet med artikel 21.1 och det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre och enligt 1 d om personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt. Det saknas utrymme för att begränsa rätten till radering med stöd av artikel 89.2 och 89.3. Undantag från bestämmelsen kan införas om förutsättningarna i artikel 23 är uppfyllda. Av 17.3 d följer dock att rätten till radering enligt 17.1 inte ska gälla i den utsträckning som behandlingen är nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ända- mål enligt artikel 89.1, i den utsträckning som den rätt som avses i punkt 1 sannolikt omöjliggör eller avsevärt försvårar uppnåendet av syftet med behandlingen. Undantaget i artikel 17.3 d torde regelmässigt kunna åberopas när det gäller personuppgifter som förekommer i det pliktinsamlade materialet. Att radera uppgifter som förekommer i pliktmaterialet står i strid med pliktlagstiftningens syfte. Rätt till radering av upp- gifter som förekommer i pliktmaterialet skulle dock kunna föreligga om materialet har samlats in i strid med pliktregelverket. Person- uppgiftsbehandlingen kan då anses ske i strid med lag. När det gäller uppgifter som förekommer i upprättade register får radering endast ske i enlighet med föreskrifter om gallring av allmänna handlingar. Vi anser sammanfattningsvis inte att det finns behov av ett undantag från rätten till radering i nationell rätt. Rätt till begränsning av behandling Enligt artikel 18 ska den registrerade ha rätt att kräva att behand- lingen begränsas i vissa uppräknade fall. Denna rätt gäller när den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet, som ger den personuppgiftsansvarige möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta (1 a). Vidare gäller den när behand- lingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgif- terna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning (1 b). Rätten till begränsning gäller också när den personuppgifts- ansvarige inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna fast- ställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk (1 c). Slutligen gäller rätten till begränsning när den registrerade har invänt mot behandling i enlighet med artikel 21.1 i väntan på kontroll av om den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den regi- strerades berättigade skäl (1 c). Bestämmelsen i 18.1 a om bestridande av uppgifternas korrekthet bör endast kunnat åberopas i förhållande till leverantörsuppgifter, eftersom vi föreslår ett undantag från rätten till rättelse beträffande uppgifter som förekommer i det pliktinsamlade materialet med till- hörande katalogposter. Bestämmelserna i 18.1 b och c torde få begränsad praktisk betydelse. Eftersom vi föreslår ett undantag från den enskildas rätt enligt artikel 21.1 kommer bestämmelsen i 18.1 d inte att kunna åberopas av de registrerade. Det finns därför inte skäl att införa undantag i nationell rätt. Anmälningsskyldighet avseende rättelse eller radering Av artikel 19 följer att den personuppgiftsansvarige ska underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut om eventuella rättelser eller radering av personuppgifter eller begräns- ningar av behandling som skett i enlighet med artikel 16, 17.1 och 18. Den personuppgiftsansvarige ska också informera den regi- strerade om dessa mottagare på den registrerades begäran. Anmäl- ningsskyldighet föreligger bara om inte detta visar sig vara omöjligt eller medföra en oproportionell ansträngning. När det gäller uppgifter som förekommer i det insamlade mate- rialet ska undantag föreligga från rätten till rättelse. Radering kan endast i undantagsfall komma ifråga för personuppgifter som före- kommer i pliktmaterialet. Begränsning enligt artikel 18 torde, som ovan nämnts, sällan komma ifråga i praktiken. Skulle rättelse, radering eller begränsning ha skett torde det normalt sett vara omöjligt eller i vart fall medföra en oproportionell ansträngning att fullgöra anmäl- ningsskyldigheten. Det är dock upp till den personuppgiftsansvarige att bedöma från fall till fall. Det saknas därför anledning att införa ett undantag från denna rättighet i nationell rätt. Rätt till dataportabilitet enligt artikel 20 föreligger endast när behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal. Den bestämmelsen kan alltså endast aktualiseras vid behandling av låntagaruppgifter. Det finns inte skäl att införa undantag från denna rätt i nationell rätt. Rätt att göra invändningar Enligt artikel 21 ska den registrerade ha rätt att göra invändningar mot behandling av sina personuppgifter av skäl som hänför sig till hans eller hennes specifika situation när denna behandling utförs och den är nödvändig på grund av en uppgift av allmänt intresse. Den person- uppgiftsansvarige får inte längre behandla personuppgifterna om inte denne kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter. När det gäller behandling av personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar, får de som ovan nämnts endast gallras om det finns tillämpliga gallringsföreskrifter. När det gäller personuppgifter som förekommer i det pliktinsamlade materialet torde KB och andra institutioner som hanterar pliktmaterial regelmässigt kunna påvisa tvingande, berättigade skäl för behandlingen utifrån det uppdrag som följer enligt pliktregelverket. Det är lika otänkbart att stryka uppgifter i det insamlade materialet som det är att ändra uppgifter i Som vi konstaterat ovan står sådana åtgärder i strid med pliktlagstiftningens syfte. Med hänsyn till att tvingande skäl regelmässigt torde kunna på- visas, såvida inte materialet samlats in i strid med pliktregelverket, kan ett undantag tyckas omotiverat. Om rätten att göra invänd- ningar skulle tillgodoses skulle det dock göra det omöjligt eller mycket svårare att uppfylla de särskilda ändamålen med behand- lingen. Eftersom personuppgiftsbehandlingen enligt vår bedömning sker för arkivändamål av allmänt intresse eller för forskningsändamål finns utrymme för att med stöd av artikel 89.2 och 89.3 föreskriva ett undantag från rätten att göra invändningar enligt artikel 21. Vi föreslår att ett sådant undantag tas in i den nya pliktmateriallagen. Undantaget ska inte gälla för uppgifter i leverantörs- och användar- register. 15Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen 15.1En myndighet ska vara pliktansvarig myndighet Förslag: Regeringen ska utse en myndighet som ska fullgöra upp- gifter enligt pliktregelverket (pliktansvarig myndighet). KB ska i förordning utses till pliktansvarig myndighet. Vi föreslår att regeringen utser en pliktansvarig myndighet som ska ha det övergripande ansvaret för plikten. Myndigheten ska fullgöra de uppgifter som följer av pliktregelverket. Av vårt förslag till plikt- regelverk följer att den pliktansvariga myndigheten ska: 1.Samla in pliktmaterial genom att –ta emot pliktleveranser, –rekvirera pliktmaterial, samt –samla in pliktmaterial på egen hand (egeninsamling). 2.Beskriva, bearbeta, bevara och tillhandahålla pliktmaterial. 3.Följa upp leveranser och rekvisitioner samt vid behov vidta sank- tioner. 4.Meddela verkställighetsföreskrifter om pliktleveranser och beslut om undantag och avvikelser i enskilda fall. 5.Fatta sådana beslut som krävs enligt bestämmelserna om data- skydd. I det följande presenteras våra överväganden i denna del. Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen finns sju pliktmottagande myndigheter: KB som tar emot allt material oavsett materialtyp och medieform, som tar emot det nationella reservexemplaret av skrifter, omtryck och kombinerat material samt , , , och som tar emot skrifter och kombi- nerat material. För e-pliktmaterial står KB som ensam mottagare. Med nuvarande ordning ska den pliktskyldige skicka pliktexem- plaren till samtliga bibliotek i den mån de pekats ut som mottagare i pliktexemplarslagen.1 Varje enskilt universitet ansvarar för mottag- ning, omhändertagande och tillhandahållande avseende sina plikt- exemplar. ska dock konsultera KB före beslut om tillhandahållande. Det är endast KB och som är skyldiga att bevara pliktmaterialet; övriga mottagare bestämmer själva över vad som ska bevaras och vad som ska kasseras (se avsnitt 5.2).2 KB har en särställning i förhållande till övriga pliktmottagare enligt dagens pliktregelverk. Myndigheten är ensam behörig att vid vite förelägga en leverantör att lämna pliktexemplar. Det är endast KB som får besluta om undantag från skyldigheten att lämna plikt- exemplar.3 KB får också meddela vissa föreskrifter.4 Dessa uppgifter ska enligt vårt förslag ligga på den pliktansvariga myndigheten. Som regelverket ser ut är det upp till vart och ett av de plikt- mottagande biblioteken att följa upp uteblivna leveranser. Det inne- bär att en leverantör kan kontaktas av sju olika mottagare med frågor och krav på fullgörelse. En sådan ordning framstår inte som ända- målsenlig och är dessutom onödigt resurskrävande. Dubbelarbetet i detta avseende minskar visserligen redan genom vårt förslag om att endast två myndigheter, KB och , ska vara plikt- mottagare. Vårt förslag möjliggör dock för regeringen att besluta om att mottagandet av reservexemplaret av skrifter ska fördelas på olika mottagare, t.ex. på så sätt att tryckta dagstidningar lämnas till en mottagare, monografier till en annan osv. Vi anser därför att den ord- ning där varje enskild mottagare ansvarar för att följa upp leveranserna bör upphöra. Ansvaret med att följa upp uteblivna och bristande leveranser gentemot leverantörerna ska i stället ligga på den pliktan- svariga myndigheten och innebär att myndigheten kontrollerar leve- ranserna vid mottagandet. Vid kontrollen säkerställs att varje leverans 124 § pliktexemplarslagen. 39–10 §§ pliktexemplarsförordningen samt 5 § e-pliktförordningen. 411 § pliktexemplarsförordningen samt 4 och 6–8 §§ e-pliktförordningen. Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen är komplett, inklusive efterfrågade metadata och nödvändiga samband. Därefter verifierar myndigheten mottagandet till den pliktskyldige. Är leveransen bristfällig ska myndigheten vidta nödvändiga åtgärder så att leverantören kompletterar med det som saknas. Vårt förslag innebär att den nuvarande ordningen att endast en myndighet får besluta om föreläggande vid vite att fullgöra leverans- plikt kvarstår. Även denna omständighet talar för att det även i de fall det finns två pliktmottagande myndigheter, endast ska vara den ena som har ansvar för att följa upp och kräva in bristande leveranser. Avsikten är inte att förbjuda den myndighet som inte är plikt- ansvarig att ta kontakt med leverantörer. Syftet är i stället att för- tydliga vilken myndighet som har ansvaret för uppföljningen. Enligt vårt förslag ska den pliktansvariga myndigheten kunna meddela föreskrifter om hur det som ska åtfölja pliktexemplaren ska lämnas. Det öppnar upp för en ordning där de fysiska leveranserna kompletteras med nätverksleveranser av leveransförteckning, digital förlaga m.m. Detta minskar den administrativa bördan för den plikt- ansvariga myndigheten, eftersom myndigheten inte längre behöver kvittera förteckningen för hand och skicka tillbaka den per post till leverantören. Kvittensen kan i stället lämnas elektroniskt. Detta innebär också att endast en leveransförteckning behöver lämnas där leverantören anger vad försändelsen innehåller och till vilken eller vilka mottagare den skickas. En sådan teknisk lösning förutsätter att även den myndighet som ska ta emot det andra pliktexemplaret av skrifter har åtkomst till den elektroniska leveransförteckningen. Vår bedömning är att en sådan lösning skulle minska administrationen för alla inblandade. Att samla ansvaret för plikten hos en myndighet minskar inte bara administrationen hos de pliktmottagande myndigheterna utan underlättar också för de pliktskyldiga. Leverantörerna behöver med en sådan lösning i huvudsak endast ha kontakt med en myndighet i frågor som gäller plikten jämfört med dagens ordning där leveran- törerna av skrifter och kombinerat material ska leverera till sju mot- tagare; var och en med något olika rutiner för uppföljning och kon- troll av leveranser. Här kan nämnas att särskilt rekommenderat medlemsländerna att låta pliktinsamlingen ske med effektiva bestämmelser och metoder som minimerar den admini- strativa bördan för både den pliktskyldige och mottagaren.5 5Rekommendationen 2011/711/EU, skäl 17. Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen Ytterligare ett argument för att en myndighet bör åläggas ansva- ret för plikten är vårt förslag om att insamling av pliktmaterial ska få ske genom egeninsamling och rekvisition. En sådan insamling bör genomgående skötas av en myndighet. Att en myndighet pekas ut som pliktansvarig myndighet och att myndighetens uppgifter och skyldigheter anges i regelverket tydliggör också myndighetens ansvar. Med hänsyn till att KB har en särställning enligt plikt- regelverket och är ensam mottagare av det audiovisuella materialet och e-plikten föreslår vi att KB ska utses till pliktansvarig myndighet. Utpekandet ska ske i förordning. Våra närmare överväganden om KB:s uppgifter och skyldigheter i egenskap av pliktansvarig myndighet redovisas nedan. Tillhandahållandet av det pliktinsamlade materialet återkommer vi till i kapitel 16. 15.1.1Uppgifterna att samla in, beskriva, bearbeta, bevara och tillhandahålla material Förslag: Av pliktmaterialförordningen ska följa att KB ska samla in, beskriva, bearbeta, bevara och tillhandahålla pliktmaterial. Som vi nämnt ovan bör den pliktansvariga myndighetens, dvs. KB:s, uppgifter på ett tydligt sätt framgå av pliktregelverket. Vi föreslår, som framgått av avsnitt 14.2.3, att det i den nya pliktmaterialför- ordningen ska införas en hänvisning till 2 § i KB:s instruktion. Detta för att KB:s uppgifter att samla in, beskriva, bearbeta, bevara och tillhandahålla pliktmaterialet ska framgå av pliktregelverket. Det är dock viktigt att notera att pliktmaterial alltid ska behandlas på ett sådant sätt att materialet inte förvanskas. Enligt vårt förslag är det KB som får samla in material genom rekvisition och egeninsamling. Denna möjlighet för den plikt- ansvariga myndigheten ska framgå av pliktmateriallagen. Att KB är pliktansvarig myndighet ska som ovan nämnts framgå av förordning. Under vilka förutsättningar KB får meddela beslut om rekvisition och hur ett sådant beslut ska utformas har vi behandlat i kapitel 11. Förutsättningar för egeninsamling har behandlats i kapitel 12. ska spegla det offentliga samtalet som det ser ut . Vid beslut om rekvisition och vid egeninsamling ankommer det därför på KB att göra representativa urval i den mån inte hela det Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen offentliga samtalet kan samlas in. Kravet på representativitet ska genomsyra myndighetens beslut vid urval så att insamlingen inte i högre grad träffar ett enskilt perspektiv, en viss åsikt, en viss befolk- ningsgrupp eller liknande än vad som motsvarar dess representation i det offentliga samtalet. Myndigheten ska inte heller söka kompen- sera för eventuella snedfördelningar i utrymmet i det offentliga sam- talet genom urval utan i stället sträva efter att det insamlade mate- rialet återspeglar det offentliga samtalet på ett så rättvisande sätt som möjligt. Insamlingen ska alltså vara saklig och opartisk. 15.1.2Uppgiften att föreskriva och besluta enligt pliktmateriallagen Förslag: KB ska få meddela sådana föreskrifter och beslut i en- skilda fall som avses i pliktmateriallagen. Föreskrifter som med- delas av KB gäller inte för myndigheter, regeringen, eller utrikesrepresentationen. Av pliktmateriallagen ska följa att den pliktansvariga myndigheten i enskilda fall ska få meddela beslut om undantag från leveransplikten samt beslut om undantag och avvikelser från bestämmelserna om antal exemplar, till vem pliktexemplar ska lämnas, det som ska åtfölja exemplaret, metod för överlämnande och när leverans ska ske. I vilka fall sådana beslut får meddelas har vi behandlat i avsnitt 10.9. Det ankommer också på den pliktansvariga myndigheten att fatta de beslut som krävs med anledning av dataskyddsregleringen, bl.a. beslut om skyddsåtgärder vid tillhandahållande av egeninsamlat mate- rial som sker på annat sätt än i myndighetens egna lokaler och beslut om undantag från vissa av lagens bestämmelser vid tillhandahållande till forskning. Detta har vi behandlat i avsnitt 14.2.6. Som framgår av avsnitt 14.2 ankommer det alltid på den personuppgiftsansvarige att tillse att behandlingen är laglig. Den personuppgiftsansvarige måste alltså ordna sin verksamhet så att dataskyddsregleringen följs. Den pliktansvariga myndigheten ska också få meddela vitesföre- lägganden i enskilda fall samt meddela verkställighetsföreskrifter. Av förordningen ska följa att sådana beslut och föreskrifter meddelas av KB. Föreskrifter som meddelas av KB ska inte gälla för myndigheter, regeringen, eller utrikesrepresenta- Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen Förutsättningarna för att meddela beslut och föreskrifter har vi behandlat i avsnitt 10.9 och 13.3. 15.1.3Uppgiften att tillhandahålla system för insamling av pliktexemplar Förslag: KB ska tillhandahålla ändamålsenliga system för att lämna pliktexemplar samt sådant som ska åtfölja pliktexemplaren. Detta gäller inte för pliktexemplar eller sådant som ska åtfölja exemplaret och som består av fysiska föremål. Enligt vårt förslag ska KB tillhandahålla ändamålsenliga system för nätverksleveranser. Enligt e-pliktlagen ska det elektroniska mate- rialet lämnas på databärare. KB kan meddela undantag i enskilda fall. I praktiken sker dock leveranserna till allra största del över nätverk bl.a. genom s.k. RSS-flöden. Nätverksleveranser görs också till huvudregel enligt vårt förslag. Att leverans ska ske via nät- verk kräver att KB tar fram ändamålsenliga system för sådana leve- ranser. Det tydliggörs på så sätt att ansvaret för att materialet kan lämnas och tas emot ligger på KB, inte på de enskilda leverantörerna. Skyldigheten för KB att tillhandahålla sådana system ska följa av förordning. Systemen bör förenas med anvisningar för hur de data som ingår i en nätverksleverans ska vara strukturerade och vilken information som ska åtfölja leveransen för att den ska vara komplett. Skyldigheten för KB i detta avseende förenas med ett bemyndigande för KB att meddela verkställighetsföreskrifter om hur pliktexemplar och det som ska åtfölja pliktexemplaret ska lämnas. Föreskriftsrätten har behand- lats i avsnitt 13.3. Föreskrifterna ska fylla ut lagbestämmelserna och bl.a. ange hur pliktleverans över nätverk ska gå till, t.ex. genom att laddas upp via en e-tjänst eller överföras på annat sätt. Genom att specifikationer beträffande teknik och standarder anges i föreskrifter i stället för i lag eller förordning finns det förutsättningar att de kan hållas aktuella och revideras vid behov. Föreskrifterna får meddelas inom ramen för lagens bestämmelser om vilket material och vilken information som ska lämnas vid varje enskild leverans. Av lagen ska följa att pliktexemplar ska lämnas i den form det har gjorts tillgängligt för allmänheten. Om ett material har Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen