sou · H9B332 · 2022-01-01 00:00:00 — gjorts tillgängligt i olika filformat, är det som är mest lämpligt för långtidsbevarande pliktmaterial (se avsnitt 8.4). Den pliktansvariga myndigheten avgör vilket format som är mest lämpligt för långtids- bevarande. Detta innebär att KB kan meddela föreskrifter om vilka filformat som ska lämnas i första hand. Lagen medger dock inte att det uppställs en skyldighet att konvertera pliktexemplaret eller det som ska åtfölja pliktexemplaret till något visst format, eftersom pliktexemplar ska lämnas i den form det gjorts tillgängligt. Kravet på att lämna metadata omfattar endast uppgifter som den pliktskyldige redan tagit fram i den egna verksamheten och sträcker sig alltså inte så långt att leverantören är skyldig att ta fram uppgifter som denne annars inte har tillgång till. Skrifter och tekniska upptagningar samt sådana föremål som följer med varje exemplar när detta görs tillgängligt för allmänheten och som håller samman pliktexemplarets olika delar eller innehåller information som inte omfattas av leveransplikt skickas per post eller lämnas på annat sätt till KB och . Förslag: KB får överlämna pliktmaterial till en annan myndighet eller ett annat organ, under förutsättning att –myndigheten eller organet har särskild kompetens avseende material av viss art, –materialet kommer att hanteras i enlighet med pliktmaterial- lagen och tillhörande föreskrifter, –tillgången till pliktmaterialet inte påverkas, och –det finns en ordning för hur pliktmaterialet återgår till KB om myndighetens eller organets verksamhet upphör eller väsent- ligen förändras. KB får, när ett pliktmaterial överlämnas, uppdra åt myndigheten eller organet att fullgöra de uppgifter avseende materialet som följer av pliktmateriallagen eller föreskrifter som meddelats i anslutning till lagen och som inte avser myndighetsutövning. Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen KB ska enligt vårt förslag få överlämna pliktmaterial till en annan myndighet eller ett annat organ under vissa angivna förutsättningar. Bestämmelsen öppnar upp för att KB ska kunna träffa överenskom- melser med andra myndigheter eller organ om att mottagaren ska bevara visst pliktmaterial. Syftet är att ge KB ett verktyg som kan bidra till att fördjupa samarbetet med andra myndigheter och organ. KB kan på det sättet underlätta sitt arbete med vissa typer av plikt- material såväl beträffande bevarande och bearbetning som beträf- fande tillhandahållandet av materialet. Bestämmelsen avser överlämnande av pliktmaterial som har läm- nats till KB. Bestämmelsen ger alltså inte KB möjlighet att anvisa leverantörer av pliktmaterial att lämna material direkt till en annan mottagare. Ett överlämnande förutsätter att mottagaren har särskild kompetens för material av en viss art. Ett överlämnande av plikt- material kan t.ex. avse ett särskilt pliktexemplar eller en viss kategori av pliktmaterial. Som exempel kan nämnas att samisk litteratur skulle kunna lämnas till Samernas bibliotek, barnböcker till , biografvisad film till SFI etc. Överlämnande kan endast ske till svenska myndigheter och organ. Som ytterligare förutsättning för överlämnande ska gälla att materialet efter överlämnandet kommer att hanteras i enlighet med pliktmateriallagen och tillhörande föreskrifter. Detta innebär att bestämmelserna om bevarande, tillhandahållande och dataskydd i plikt- regelverket gäller även vid hantering av materialet hos mottagaren. Pliktmaterial som har lämnats till eller samlats in av KB utgör national- exemplar och ska bevaras för framtiden. Att pliktmaterial överlämnas till annan aktör förändrar inte pliktmaterialets status. Pliktmaterialet är alltjämt nationalexemplar och ska bevaras för framtiden (se vidare avsnitt 15.3). Detta innebär att KB måste dokumentera vad som har överlämnas och till vem. Det ställer också krav på att den mottagande myndigheten eller organet dokumenterar att det mottagna materialet utgör nationalexemplar enligt pliktlagstiftningen och att materialet inte får kasseras. Det innebär vidare att mottagaren har en skyldighet att ta om hand och i övrigt hantera materialet på ett sådant sätt att det kan bevaras för framtiden. Kravet på att materialet ska hanteras i enlighet med pliktregel- verket innebär också att materialet endast får tillhandahållas i den utsträckning det är förenligt med upphovsrätten och dataskydds- regleringen. Tillhandahållandet av pliktmaterial och det upphovs- Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen rättsliga regelverket behandlas i kapitel 16. De föreslagna bestäm- melserna om dataskydd i pliktmateriallagen ska, som framgår av kapitel 14, även gälla vid behandling av personuppgifter hos en sådan myndighet eller sådant organ som bevarar pliktmaterial efter över- lämnande från KB. Mottagaren får inskränka möjligheten att ta del av pliktmaterial om det är motiverat av hänsyn till förutsättningarna för att bevara materialet eller av något annat särskilt skäl. Kraven på bevarande behandlas vidare i avsnitt 15.3 nedan. Att tillgången till pliktmaterialet inte får påverkas innebär att en förutsättning för överlämnande är att den som önskar ta del av det överlämnande pliktmaterialet ska ha samma möjlighet till det hos mottagaren som om materialet fortsatt hade bevarats hos KB. Skulle upphovsrätten innebära att materialet inte kan tillhandahållas i samma utsträckning hos mottagaren som hos KB, får materialet bara överlämnas om tillhandahållandet kan lösas genom avtal med rättig- hetsinnehavarna eller avtalslicenser. Det ankommer på KB att tillse att sådana lösningar är på plats innan materialet överlämnas samt att mottagaren är medveten om de krav som ställs i pliktlagstiftningen. KB får uppdra åt den mottagande myndigheten eller organet att fullgöra de uppgifter avseende det pliktmaterial som överlämnas som följer av pliktmateriallagen eller föreskrifter som meddelats i anslut- ning till lagen och som inte avser myndighetsutövning. KB kan alltså uppdra åt den andra myndigheten eller organet att beskriva, bear- beta, bevara eller tillhandahålla materialet. Att myndighetsutövning undantas innebär att uppgifter som består av att samla in material, att vidta åtgärder mot leverantörer, att meddela föreskrifter och beslut inte kan utföras av någon annan för KB:s räkning. Genom att det i förordningen anges vilka uppgifter enligt pliktregelverket som kan överlämnas fastställs den rättsliga grunden för mottagarens person- uppgiftshantering i pliktregelverket. Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen 15.2Ytterligare en myndighet ska ta emot visst pliktmaterial Förslag: Ett pliktexemplar av skrifter ska lämnas till en annan myndighet som regeringen bestämmer. Den myndigheten ska också vara mottagare av omtryck av skrifter. ska vara denna myndighet. Det sistnämnda ska framgå av förordning. Enligt vårt förslag ska ordningen med ett reservexemplar av skrifter behållas och omtryck av skrifter ska, med undantag för print on demand, alltjämt omfattas av leveransplikt. För att säkerställa att reservexemplaret hålls åtskilt från nationalexemplaret ska de båda pliktexemplaren levereras till olika myndigheter. Regeringen föreslås därför utse en myndighet som, vid sidan av KB, får uppgiften att ta emot reservexemplaren av skrifter och omtryck av skrifter. Vårt för- slag innebär som ovan nämnts att regeringen kan fördela mottagan- det av reservexemplaret av skrifter på olika myndigheter. Enligt vårt förslag ska , liksom , ta emot samtliga reservexemplar och omtryck. Detta ska framgå av förord- ning. Pliktexemplar som lämnas till ska bevaras för framtiden. Vad kravet på bevarande närmare innebär behandlas i avsnitt 15.3. Det kan dock redan här noteras att Lunds universitets skyldighet i detta avseende gäller de fysiska pliktexemplaren som sådana. Lunds universitets uppdrag omfattar alltså inte att t.ex. digi- talisera och migrera material för bevarande. ska inte heller enligt vårt förslag ta emot digitala förlagor eller leverans- förteckningar. De ska som tidigare nämnts endast lämnas till den pliktansvariga myndigheten. ska alltså inte längre kvittera fysiska leveransförteckningar och vidta åtgärder mot leve- rantörer vid uteblivna eller bristande leveranser, detta ska i stället skötas av KB. Lösningen kräver att KB ger elek- tronisk tillgång till sitt system så att kan bekräfta mot- tagandet av de pliktexemplar som har lämnats till . ger det KB och möjlighet att sins- emellan stämma av om de har fått identiska leveranser av skrifter. Det ger även förutsättningar att anmäla uteblivna eller bristfälliga leveranser till KB. Lunds universitets skyldighet i detta avseende är alltså att kontrollera och kvittera sina leveranser i Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen förhållande till KB samt att informera KB om uteblivna eller bris- tande leveranser. Vi har övervägt om digitala förlagor bör lämnas även till . En fördel med en sådan lösning är att det då skulle finnas separata digitala förlagor på två geografiskt skilda platser i landet. En sådan ordning förutsätter dock att två myndigheter utarbetar system för mottagande och hantering av digitala leveranser och bevarande av digitalt material. Det vore resurskrävande och kräver att tilldelas medel för en sådan hantering. Vi har därför stannat för att liksom bara ska ta emot fysiska pliktexemplar. Det finns dock inget som hindrar att KB uppdrar åt annan myndighet eller annat organ, som t.ex. , att bevara digitala förlagor eller digitala säkerhetskopior. Ansvaret för mottagandet och bevarandet samt de kostnader som är förknippade med detta ligger dock i dessa fall kvar på den pliktansvariga myn- digheten. Att ansvaret ligger kvar på KB innebär att myndigheten måste tillse att materialet inte hanteras i strid med pliktregelverket. 15.3Pliktmaterial ska bevaras för framtiden Förslag: Pliktmaterial som har lämnats till eller samlats in av KB är nationalexemplar. Pliktmaterial som har lämnats till Lunds uni- versitet är nationella reservexemplar. Pliktmaterialet och det som ska åtfölja pliktexemplaret enligt lagen ska bevaras för framtiden. Upptagningar av program som har gjorts med stöd av 26 e § URL får bevaras hos KB endast om de har dokumentariskt värde eller rättighetshavarna har medgett att upptagningarna bevaras. Pliktmaterial och det som ska åtfölja pliktexemplaret enligt plikt- materiallagen ska bevaras för framtiden. Detta ska gälla beträffande materialet som samlats in av eller lämnats till KB och materialet som lämnats till . Till skillnad från vad som gäller enligt nuvarande pliktregelverk föreslår vi att alla pliktexemplar som huvud- regel ska bevaras. Upptagningar av radio- och tv-program får dock, som en nöd- vändig följd av stadgandet i 26 e § URL, endast bevaras hos KB om Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen de har dokumentariskt värde eller om rättighetsinnehavarna har medgett att upptagningarna bevaras. Upptagningar som inte har dokumentariskt värde och där medgivande från rättighetsinne- havarna saknas ska alltså gallras. Detsamma gäller enligt nuvarande regelverk. Innebörden av bestämmelsen i URL och begreppet dokumentariskt värde har vi behandlat i avsnitt 10.3.3. URL medger alltså inte att upptagningarna bevaras hos annan än KB såvida inte rättighetsinnehavarna har medgett sådant bevarande. Detta innebär att KB inte kan överlämna upptagningar av radio- och tv-program till annan myndighet eller organ för bevarande utan sådant med- givande. I kravet på bevarande av pliktmaterial ligger mer än att materialet inte får gallras. Skyldigheten innefattar omhändertagande och vård av materialet jämte nödvändigt bevarandearbete så att materialet kan läsas, lyssnas eller tittas på nu och . Allt material ska han- teras med samma aktsamhet och omhändertagandet ska ske med de resurser som krävs oavsett vad materialet innehåller. Fysiska föremål ska därför hanteras på ett sätt som så långt möjligt innebär att före- målet inte förkommer, slits ut eller på annat sätt förstörs. Det ställer t.ex. krav på att materialet förvaras i lokaler som anpassats i fråga om säkerhet och klimat och att särskilda konserveringsinsatser kan behöva vidtas för att omhänderta skört material. Motsvarande aktsamhetskrav gäller även för digitalt pliktmate- rial. Digitala pliktexemplar bör omhändertas genom att det fram- ställs säkerhetskopior i den mån URL tillåter det. Sådant material kan också behöva migreras och konverteras så att filerna kan läsas även efter att de tekniska verktygen byts ut. I vilken utsträckning exemplarframställning får ske regleras i 16 § URL. Den bestämmelsen behandlas närmare i avsnitt 9.5.2 och avsnitt 16.3. Skulle det upphovs- rättsliga regelverket lägga hinder i vägen för säkerhetskopiering bör den pliktansvariga myndigheten verka för att sådan kopiering får ske med stöd av avtal eller avtalslicens. På samma sätt som för fysiska föremål behöver förvaringen av det digitala materialet utformas med krav på lagringsplats, klimat och säkerhet. Den säkerhetskopia som tas fram bör därför lagras på en plats som är geografiskt åtskild från originalet. Den vägledning som ges av bl.a. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap och diskuterar dessa frågor.6 Vägledning för fysisk informationssäkerhet i it-utrymmen, 2013. Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen Den digitala förlaga som enligt vårt förslag ska medfölja plikt- exemplar av skrifter och tekniska upptagningar ska bevaras och kunna användas för att underlätta katalogisering. Den digitala förlagan är också tänkt att ersätta den digitalisering som sker av skrifter och tekniska upptagningar. Den digitala förlagan ska därför om- händertas med samma skyddsåtgärder som gäller för övrigt digitalt material. Bevarandet ska vila på beprövade metoder. Metoder för bevarande bör utvecklas och tillämpas i samråd med för att om möjligt utnyttja de lösningar som tas fram på det bästa och mest kostnadseffektiva sättet. Även samverkan med andra myndigheter och aktörer kan vara effektivt för att nå ett bra resultat. Förslag: Skyldigheten att bevara gäller inte –pliktmaterial eller det som ska åtfölja pliktexemplaret enligt pliktamateriallagen som mottagaren bedömer är en dubblett av ett redan lämnat material eller en oförändrad ny utgåva av ett tidigare lämnat pliktmaterial. –när innehållet inte längre går att ta del av eller om pliktmate- rialet riskerar att skada annat material. Innan skyldigheten att bevara upphör ska alla möjligheter att överföra innehållet utan informationsförlust till ett nytt exemplar ha vidtagits. –annat pliktmaterial än skrifter och tekniska upptagningar när innehållet överförts utan informationsförlust till ett nytt exem- plar och det nya exemplaret tagits omhand för bevarande. Om ett material inte längre ska bevaras enligt ovan ska det doku- menteras. Även om pliktmaterial som regel ska bevaras kan det finnas tillfällen då det måste eller bör kasseras. För att det ska få ske krävs att plikt- materialförordningen ger stöd för att skyldigheten att bevara upphör i dessa situationer. Kravet på bevarande gäller för pliktmaterial och det som ska åtfölja pliktexemplaret enligt lagen. Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen det inte finns någon skyldighet att bevara material, uppgifter eller föremål som lämnats till KB eller och som inte utgör pliktmaterial eller sådant som ska åtfölja exemplaret enligt lagen. Om en enskild leverantör lämnat föremål som inte omfattas av lagen, t.ex. smink, leksaker, choklad eller dylikt som medföljer exem- plaret vid försäljning, behöver detta inte sparas. Material som är undantaget från leveransplikt enligt lagen behöver heller inte sparas om sådant skulle levereras (som exempelvis visitkort och emballage- tryck). Det finns inte heller någon skyldighet att bevara material som har samlats in med egeninsamling och som visar sig inte utgöra plikt- material, t.ex. för att det inte kan anses avsett för och riktat till allmänheten här i landet. Sådant material ska inte bevaras utan bör raderas vid upptäckt. Bevarandeskyldigheten gäller inte pliktmaterial eller det som ska åtfölja pliktexemplaret enligt pliktmateriallagen som bedömer är en dubblett av ett redan lämnat material eller en oföränd- rad ny utgåva av ett tidigare lämnat pliktmaterial. Sådant material kan alltså gallras förutsatt att det tidigare lämnade materialet finns kvar i samlingarna i gott skick. För material som lämnas via nätverk anses material som endast skiljer sig åt i filformat eller motsvarande utgöra en dubblett eller oförändrad utgåva. Dubbletter av skrifter ska inte kasseras utan att myndigheten förvissar sig om att såväl national- exemplaret som reservexemplaret finns intakt. Det krävs således en dialog i detta avseende mellan de pliktmottagande myndigheterna. Att dubbletter inte behöver bevaras innebär inte att materialet måste kasseras. Dubbletter kan bevaras av myndigheten med undantag för vad som följer enligt 26 e § URL. Skrifter kan i stället för att kasseras överlämnas till ett annat bibliotek. I kravet på bevarande ligger att den som bevarar materialet ska vidta alla tänkbara säkerhetsåtgärder för att skador inte ska upp- komma. Har skadan ändå uppkommit gäller inte skyldigheten att bevara när innehållet i ett pliktexemplar inte längre går att ta del av. Bestämmelsen kan tillämpas för att kassera ett fysiskt pliktexemplar om exemplaret är i så dåligt skick att det inte längre går att ta del av innehållet. Det kan vara fallet om materialet t.ex. är brand- eller vattenskadat. För digitalt material kan det vara fråga om skadade filer som inte går att läsa. Bevarandeskyldigheten upphör också om plikt- materialet riskerar att skada annat material, t.ex. skrifter som är angripna av mögel eller digitalt material som innehåller virus. Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen skyldigheten att bevara upphör ska alla möjligheter att överföra innehållet utan informationsförlust till ett nytt exemplar ha vid- tagits. Detta gäller inte dubbletter eller sådant som inte omfattas av lagen och alltså inte behöver bevaras enligt ovan. Digitalt plikt- material och tekniska upptagningar som inte kan läsas eller riskerar att skada annat material kan kasseras om materialet säkerhetskopie- rats . Om det skadade materialet är en skrift och nationalexemplaret är intakt kan reservexemplaret kasseras och vice versa, vilket förutsätter att KB och som tidigare nämnts för en dialog kring frågor som rör pliktexemplarens skick. För annat pliktmaterial än skrifter och tekniska upptagningar gäller inte skyldigheten att bevara materialet när innehållet överförts utan informationsförlust till ett nytt exemplar och det nya exem- plaret tagits omhand för bevarande. Denna bestämmelse innebär att den version av det digitala pliktmaterialet som ursprungligen sam- lades in kan kasseras efter att materialet har migrerats, konverterats eller motsvarande om åtgärden innebär att en ny version skapats. När material inte längre ska bevaras ska det dokumenteras. Do- kumentationskravet innebär att myndigheten ska dokumentera vad som kasseras och på vilken grund. Kravet på dokumentation gäller även de gånger materialet migrerats och konverterats eller liknande och har stor betydelse för att det ska gå att veta om det till- gängliga materialet är autentiskt i förhållande till det som ursprung- ligen samlades in. I detta avseende bör dokumentationen innehålla en beskrivning av vad som görs för att skydda materialet från skada, manipulation, obehörig åtkomst och stöld.7 I vilken utsträckning exemplarframställning får ske regleras som tidigare nämnts i 16 § URL (se avsnitt 9.5.2 och 16.3). Kravet på att innehållet ska ha överförts till ett nytt exemplar för att materialet ska få kasseras gäller endast under förutsättning att exemplarframställ- ning får ske enligt upphovsrätten. 7Jfr RA-FS 2009:1. Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen 15.4Följdändringar i bl.a. KB:s instruktion Förslag: Rubriken till och 1 § KB:s instruktion ska ändras på så sätt att Kungl. Även rubriken till och 2 och 4 §§ förordningen (1988:377) om statliga myndigheters skyldighet att leverera skrifter till Kungl. och ska ändras så att skrivs ut i dess helhet. I nuvarande pliktregelverk benämns KB som Kungl. Förkortningen förekommer endast i skrift och innebär att myndig- hetens namn skrivs på annat sätt än det uttalas. Benämningen fram- står som föråldrad och kan vara svår att förstå. I dagligt tal och i många texter, som t.ex. detta betänkande, används vanligtvis för- kortningen KB för att benämna . Denna för- kortning följer de rekommendationer som presenterats av och folkminnen.8 Vår uppfattning är att myndighetens namn bör vara detsamma i tal och skrift, och att en eventuell för- kortning av myndighetsnamnet bör bestå av initialerna och uttalas så som det skrivs. Vi föreslår därför att KB i det nya pliktregelverket ska benämnas . Enligt vårt förslag bör motsvarande ändring införas i de författ- ningar som i övrigt berörs av ändringar genom våra förslag. Det gäller KB:s instruktion där benämningen Kungl. före- kommer i rubriken och 1 §. Det gäller också förordningen (1988:377) om statliga myndigheters skyldighet att leverera skrifter till Kungl. 2 § förordningen innehåller en hänvisning till 8 § pliktexemplarslag. Hänvisningen ska ändras till att avse 8 § i den nya pliktmateriallagen. Eftersom denna ändring ska göras förslår vi att KB även i denna förordning ska benäm- nas . Det kan noteras att benämningen Kungl. förekommer i ett flertal andra författningar. Eftersom dessa författningar inte i övrigt berörs av våra förslag, lämnar vi inga ändringsförslag beträf- fande hur KB ska benämnas. De författningar som avses är och folkminnen, Förkortningar av myndighetsnamn, och där anförda källor. Myndigheter som ska ha uppgifter enligt pliktmateriallagen –kulturmiljölagen (1988:950), –författningssamlingsförordningen (1976:725), –kulturmiljöförordningen (1988:1188), –förordning (1993:243) om undanförsel och förstöring, –förordning (1996:1515) med instruktion för , –förordning (2001:100) om den officiella statistiken, –förordning (2006:1226) om Post- och , –förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, –förordning (2012:694) om svenskt medborgarskap för vissa myn- dighetschefer, och –förordning (2015:665) om statliga myndigheters användning av Statens servicecenters tjänster. 16.1Möjligheten att tillhandahålla styrs inte bara av pliktlagstiftningen Förslag: KB ska tillhandahålla pliktmaterialet i den utsträckning det är förenligt med upphovsrätten och regleringen angående skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter. Myndigheten får inskränka möjligheten att ta del av pliktmaterial om det är motiverat av hänsyn till förutsättningarna för att bevara materialet eller av något annat särskilt skäl. får under samma förutsättningar tillhanda- hålla pliktmaterial som förvaras hos universitet. KB respektive bestämmer hur det plikt- material de bevarar ska tillhandahållas. Respektive myndighet får också besluta att ett pliktmaterial de bevarar ska tillhandahållas hos någon annan myndighet eller organ och vilka villkor som ska gälla för tillhandahållandet. Bedömning: Förutsättningarna för att öka tillhandahållandet av pliktmaterial genom förändringar i URL är troligen begränsade. Att ge KB goda förutsättningar att tillsammans med berörda aktörer verka för avtalslicenser, kan vara ett mera effektivt och ändamåls- enligt sätt att öka tillhandahållandet av pliktmaterialet. När det gäller tillhandahållande av pliktmaterial för forskning på universitet och högskolor, bör behovet av avtalslicenser ses som en del av frågan om universitets och högskolors informationsförsörjning i stort. För att uppfylla syftet med att pliktmaterial samlas in ska det in- samlade materialet hållas åtkomligt för allmänheten i så stor ut- sträckning som möjligt.