sou · H9B332 · 2022-01-01 00:00:00 — Bestämmelsen anger att organ som inte är myndigheter får behandla uppgifter om lagöverträdelser när de hanterar pliktmaterial på upp- drag av de pliktmottagande myndigheterna (jfr 4 och 11 §§ pliktmate- rialförordningen). Att myndigheter får behandla uppgifter om lag- överträdelser följer direkt av artikel 10 dataskyddsförordningen och förtydligas genom bestämmelsen i 3 kap. 8 § första stycket data- skyddslagen. För andra än myndigheter krävs att behandlingen av uppgifter om lagöverträdelser är tillåten enligt unionsrätten eller nationell rätt. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 14.2.5. För personal hos den pliktansvariga myndigheten samt hos andra myn- digheter och organ som hanterar pliktmaterial ska tillgången till person- uppgifter begränsas till det som varje anställd behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Bestämmelsen innebär att en medarbetare bara får ha åtkomst till sådana uppgifter som han eller hon behöver utifrån sina arbetsupp- gifter. Det ska alltså finnas ett berättigat behov av åtkomst till person- uppgifter. Det är tillräckligt att det finns ett potentiellt behov av åtkomst. Det ankommer på respektive myndighet eller organ att följa upp att detta åtföljs. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 14.2.6. Åtkomst till digitalt lagrat pliktmaterial får endast ges till en registrerad användare. Vid registreringen ska användaren identifiera sig. Använd- ningen ska loggas. Bestämmelsen reglerar åtkomst till digitalt lagrat pliktmaterial och är tillämplig oavsett om materialet samlats in i digital form eller om det har digitaliserats efter insamling. Begränsningen avser enbart åtkomst till pliktmaterialet som sådant, inte katalogposter över samlingarna. Endast den som registrerat sig för sådan åtkomst ska ges tillgång till materialet. Vid registreringen ska användaren legitimera sig. Däremot krävs inte legitimering vid varje användning. Vid åtkomsttillfället är det tillräckligt att användaren uppger sina användaruppgifter. Använd- ningen ska loggas så att det t.ex. går att spåra vem som tagit del av ett visst pliktmaterial, om materialet skrivits ut, sparats eller vidarebefordrats. Övervägandena finns i avsnitt 14.2.6. Pliktmaterial får inte tillhandahållas på ett sådant sätt att den som får tillgång till materialet får åtkomst till att spara en digital version av mate- rialet om det är olämpligt med hänsyn till skyddet för personuppgifter. Av paragrafen följer att pliktmaterial inte får tillhandahållas på ett sådant sätt att den som tar del av det får åtkomst till att spara en digital version om det är olämpligt med hänsyn till skyddet för person- uppgifter. Det kan anses olämpligt om det tillhandahållna materialet t.ex. innehåller särskilt känsliga personuppgifter, stora datamängder av integritetskränkande kartläggningar och sammanställningar av personuppgifter som ursprungligen behandlats med laglig grund eller när det kan antas att uppgifterna kommer att behandlas i strid med dataskyddsförordningen. Det är den som tillhandahåller materialet som ska avgöra i vilka fall det är olämpligt att en enskild användare kan spara en digital version av materialet. Bestämmelsen reglerar endast tillhandahållanden som sker på så sätt att användaren kan göra en digital version på egen hand. Material får endast lämnas ut digitalt om annan lagstiftning tillåter det. Bestämmelsens innehåll behandlas i avsnitt 14.2.6. Direktåtkomst till pliktmaterial som samlats in genom egeninsamling enligt 23 § får medges med den pliktansvariga myndighetens utrustning i myndighetens lokaler. Direktåtkomst får också ges på annat sätt om mot- svarande säkerhetsnivå kan upprätthållas. Sådant pliktmaterial får också tillhandahållas på motsvarande sätt hos en annan myndighet eller ett annat organ efter beslut av den pliktansvariga myndigheten. Direktåtkomst får endast medges sedan användaren identifierat sig. Bestämmelsen reglerar under vilka förutsättningar direktåtkomst får medges till pliktmaterial som samlats in med egeninsamling. Begrep- pet direktåtkomst innebär här att en person, som inte är anställd hos den pliktansvariga myndigheten har åtkomst till materialet på ett sådant sätt att han eller hon självständigt kan söka i det, läsa det etc. All sådan åtkomst kräver att användaren identifierar sig. Kravet på identifiering gäller vid varje användning. Den som ges åtkomst till materialet måste alltså legitimera sig före varje användning. Eftersom det är fråga om åtkomst till digitalt lagrat material ska användningen också loggas. Det sistnämnda följer av 34 §. Direktåtkomst får medges med den pliktansvariga myndighetens utrustning i myndighetens lokaler. Detsamma gäller för egen- insamlat material enligt kulturarw3-förordningen. Direktåtkomst får även ges på annat sätt förutsatt att samma säkerhetsnivå kan upprätt- hållas. Detta ställer krav på att åtkomst endast ges till den som identi- fierar sig, t.ex. genom e-legitimation, och att användningen loggas. Direktåtkomst kan också medges på motsvarande sätt hos en annan myndighet eller ett annat organ efter beslut av den pliktansvariga myndigheten, dvs. via myndighetens eller organets egen utrustning i myndighetens eller organets lokaler. Även i dessa fall gäller krav på identifiering och loggning. Övervägandena redovisas i avsnitt 14.2.6. Den pliktansvariga myndigheten får i enskilda fall besluta om undantag eller avvikelser från bestämmelserna i 34–36 §§ vid tillhandahållande av material för sådan forskning som bedrivs inom ramen för universitet eller högskolor eller som godkänts enligt lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor. Bestämmelsen ger en möjlighet för den pliktansvariga myndigheten att i enskilda fall besluta om undantag eller avvikelser från de skydds- åtgärder som gäller enligt 34–36 §§ vid tillhandahållande av pliktmate- rial för viss forskning. Undantag kan medges från kravet på identifierad registrerad användning och loggning, möjligheten att spara digitala kopior och direktåtkomst till egeninsamlat material. Beslut om undan- tag eller avvikelser får beviljas för sådan forskning som godkänts enligt etikprövningslagen och för forskning som utförs inom ramen för universitet och högskolor på lägst forskarutbildningsnivå. Bestäm- melsen behandlas i avsnitt 14.2.6. Begränsningar av vissa rättigheter och skyldigheter Den registrerades rättigheter enligt artikel 16 och 21 dataskyddsförord- ningen ska inte gälla för behandling av personuppgifter vid hantering av pliktmaterial enligt denna lag eller föreskrifter som har meddelats i anslutning till denna lag. Undantagen i första stycket gäller inte beträffande uppgifter som före- kommer i leverantörs- eller användarregister. Enligt bestämmelsen görs undantag från den registrerades rätt till rättelse enligt artikel 16 och rätt att göra invändningar enligt artikel 21 dataskyddsförordningen vid sådan behandling av personuppgifter som sker enligt pliktregelverket. Detta innebär att den vars person- uppgifter förekommer i det insamlade materialet inte kan kräva att uppgifter ska rättas. Denne kan inte heller invända mot att person- uppgiftsbehandlingen sker. Att ändra eller stryka uppgifter i det insamlade materialet står i direkt strid med syftet med pliktlagstift- ningen. Detta gäller även om uppgifterna skulle visa sig vara felaktiga. Undantagen gäller inte beträffande personuppgifter som förekommer i leverantörsregister och användarregister. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 14.2.7. I denna förordning ges kompletterande föreskrifter till pliktmateriallagen (2022:xx). Bestämmelsen upplyser om att förordningen innehåller de före- skrifter som regeringen utfärdar för att komplettera pliktmaterial- lagen. Myndigheter med uppgifter enligt pliktmateriallagen är pliktansvarig myndighet enligt pliktmaterial- lagen. uppgifter enligt 2 § förordningen (2008:1421) med instruktion för omfattar även det material som samlats in med stöd av pliktmateriallagen. Bestämmelsen, som behandlas i avsnitt 14.2.3 och 15.1.1, saknar mot- svarighet i nuvarande pliktregelverk. Första stycket innebär att regeringen ger KB i uppdrag att utföra de uppgifter som tilldelas den pliktansvariga myndigheten i pliktmate- riallagen. De uppgifter som tilldelas KB faller till stor del på myndigheten. Andra stycket knyter samman pliktlagstiftningen med KB:s instruk- tion. Syftet med bestämmelsen är att klargöra att pliktmaterialet tillhör det som KB har att hantera inom myndighetens uppdrag. den uttryck för att de uppgifter myndigheten har enligt instruktionen, samla in, beskriva, bearbeta (uppgiften läggs till genom en ändring av instruktionen), bevara och tillhandahålla fysiskt och digitalt material, också omfattar pliktmaterial. Att KB:s uppgifter enligt pliktregel- verket tydliggörs på detta sätt krävs för att det ska föreligga rättslig grund för den personuppgiftsbehandling som KB utför vid sin hantering av pliktmaterialet. är den myndighet som enligt 13 § pliktmateriallagen ska ta emot vissa pliktexemplar. Bestämmelsen anger att är den myndighet som ska ta emot de pliktexemplar, dvs. ett exemplar av skrifter och plikt- exemplaret av omtryck, som enligt pliktmateriallagen ska lämnas till en annan myndighet som regeringen bestämmer. Lunds universitets roll i detta avseende motsvarar vad som gäller enligt pliktexemplars- lagen. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 15.2. får överlämna pliktmaterial till en annan myndighet eller ett annat organ, under förutsättning att –myndigheten eller organet har särskild kompetens avseende material av viss art, –materialet kommer att hanteras i enlighet med pliktmateriallagen och tillhörande föreskrifter, –tillgången till pliktmaterialet inte påverkas, och –det finns en ordning för hur pliktmaterialet återgår till om myndighetens eller organets verksamhet upphör eller väsentligen förändras. får, när ett pliktmaterial överlämnas enligt första stycket, uppdra åt myndigheten eller organet att fullgöra de uppgifter avseende materialet som följer av pliktmateriallagen eller föreskrifter som meddelats i anslutning till lagen och som inte avser myndighetsutövning. Bestämmelsen, som är ny, möjliggör för KB att träffa överenskom- melser med andra svenska myndigheter eller organ om att mottagaren ska bevara visst pliktmaterial. Bestämmelsen ger inte KB möjlighet att anvisa leverantörer av pliktmaterialet att lämna materialet direkt till en sådan annan mottagare. Av första stycket första strecksatsen följer att överlämnade endast får ske till mottagare som har särskild kompetens för den typ av material som överlämnandet avser, t.ex. ett specialbibliotek. Av andra streck- satsen följer att mottagaren ska hantera materialet i enlighet med pliktmateriallagen och tillhörande föreskrifter för att överlämnade ska få ske. Detta innebär att bestämmelserna om bevarande, tillhanda- hållande och dataskydd i pliktregelverket gäller även vid hantering av materialet hos mottagaren. Enligt tredje strecksatsen får pliktmaterial bara överlämnas om materialet kan tillhandahållas i samma utsträck- ning hos mottagaren som hos KB. Skulle upphovsrätten hindra detta får överlämnade bara ske om tillhandahållandet kan lösas genom avtal med rättighetsinnehavarna eller avtalslicenser. Enligt andra stycket får KB uppdra åt den mottagande myndigheten eller organet att fullgöra de uppgifter, avseende det pliktmaterial som överlämnas, som följer av pliktmateriallagen eller föreskrifter som meddelats i anslutning till lagen och som inte avser myndighets- utövning. Detta innebär att uppgifterna att beskriva, bearbeta, bevara och tillhandahålla materialet kan överlåtas. Uppgifter som innefattar myndighetsutövning som att samla in material, att vidta åtgärder i förhållande till leverantörerna, att meddela föreskrifter och beslut enligt lagen kan däremot inte överlåtas. Övervägandena finns i avsnitt 15.1.4. Föreskrifter och beslut enligt pliktmateriallagen får meddela sådana föreskrifter och beslut som avses i 19 och 27 §§ pliktmateriallagen. Föreskrifter som meddelas av gäller inte för myndigheter, regeringen, eller utrikesrepresentationen. Paragrafen anger i vilka avseenden KB får meddela verkställighets- föreskrifter och beslut i enskilda fall. Bemyndigandet att meddela föreskrifter och beslut i enskilda fall ankommer på KB . 19 § gäller beslut om undantag från leveransplikten och undantag och avvikelser från skyldigheterna enligt bestämmelserna om antal pliktexemplar, till vem pliktexemplar ska lämnas, vad som ska åtfölja exemplaret, metod för överlämnande samt när leverans ska ske. Förutsättningarna för att meddela sådana beslut behandlas i avsnitt 10.9. 27 § gäller föreskrifter om hur leveranserna ska full- göras och om det som ska åtfölja pliktexemplaret enligt 14–16 §§. Förutsättningarna för att meddela verkställighetsföreskrifter behand- las i avsnitt 13.3. KB meddelar också sådana beslut som enligt lagen ska meddelas av den pliktansvariga myndigheten. KB:s uppgifter att meddela före- skrifter och beslut enligt lagen behandlas också i avsnitt 15.1.2. System för insamling av pliktexemplar ska tillhandahålla ändamålsenliga system för att lämna pliktexemplar som avses i 6 § första stycket 3–4 samt 7 § plikt- materiallagen samt sådant som ska åtfölja pliktexemplaret enligt 14 §, 15 § första stycket 1 och 3 samt 16 § pliktmateriallagen. Bestämmelsen, som saknar motsvarighet i gällande regelverk, ålägger KB att tillhandahålla ändamålsenliga system för leverans av digitalt material via nätverk. Bestämmelsen tydliggör att ansvaret för att materialet ska kunna lämnas och tas emot ligger på KB, inte på de enskilda leverantörerna. finns det fungerande lösningar för leverans via nätverk. Dessa har tagits fram i samarbete mellan vissa leverantörer och KB och är inte heltäckande. Bestämmelsen innebär inte att sådana lösningar inte längre får användas. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 15.1.3. Pliktmaterial ska bevaras för framtiden Pliktmaterial som har lämnats till eller samlats in av är nationalexemplar. Pliktmaterial som har lämnats till Lunds uni- versitet är nationella reservexemplar. Pliktmaterialet och det som ska åtfölja pliktexemplaret enligt 14–16 § pliktmateriallagen ska bevaras för framtiden. Upptagningar av program som har gjorts med stöd av 26 e § lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk får bevaras hos endast om de har dokumentariskt värde eller rättighetshavarna har medgett att upptagningarna bevaras. Av bestämmelsens första stycke följer att pliktmaterialet och det som ska åtfölja exemplaren enligt lagen ska bevaras för framtiden. Det saknar i detta avseende betydelse om materialet har samlats in av KB genom egeninsamling eller har lämnats som pliktexemplar till KB eller . Bestämmelsen motsvarar delvis 2 och 4 §§ plikt- exemplarsförordningen samt 2 § e-pliktförordningen. Till skillnad från nuvarande regelverk ska samtliga pliktexemplar bevaras för fram- tiden, om det inte finns något tillämpligt undantag som medger att materialet kasseras. Pliktexemplar som lämnats till eller samlats in av KB utgör nationalexemplar, oavsett materialtyp och medieform. Plikt- exemplar av skrifter som lämnats till utgör nationella reservexemplar. Motsvarande gäller för skrifter enligt pliktexemplars- lagen. Av andra stycket följer att upptagningar av radio- och tv-program endast får bevaras hos KB om de har dokumentariskt värde eller om rättighetsinnehavarna har medgett att upptagningarna bevaras. Bestämmelsen är en nödvändig följd av stadgandet i 26 e § URL. En motsvarande bestämmelse finns i 4 § tredje stycket pliktexemplars- förordningen. Övervägandena finns i avsnitt 15.3.1. Skyldigheten att bevara gäller inte pliktmaterial eller det som ska åtfölja pliktexemplaret enligt 14–16 §§ pliktmateriallagen som mottagaren bedömer är en dubblett av ett redan lämnat material eller en oförändrad ny utgåva av ett tidigare lämnat pliktmaterial. Bestämmelsen reglerar, tillsammans med 9 §, i vilka fall bevarande- skyldighet inte föreligger. Av bestämmelsen följer att dubbletter och oförändrade utgåvor inte behöver bevaras. Material som enligt bestämmelsen inte behöver bevaras måste inte kastas. Det kan också lämnas till en annan myndighet eller ett annat organ, t.ex. ett biblio- tek. Bestämmelsen gäller såväl pliktmaterial som sådant som ska åt- följa pliktexemplaret enligt lagen. Bevarandeskyldighet gäller inte för material som varken utgör pliktmaterial eller är sådant som ska åtfölja exemplaret enligt lagen. Material som är undantaget från leveransplikt enligt lagen behöver heller inte sparas om sådant skulle levereras. Bestämmelsen motsvarar delvis 2 § andra stycket och 4 § andra stycket pliktexemplarsförordningen. Bestämmelsen saknar motsvarighet i e-pliktförordningen. Övervägandena redovisas i avsnitt 15.3.2. Skyldigheten att bevara gäller inte när innehållet inte längre går att ta del av eller om pliktmaterialet riskerar att skada annat material. Innan skyldigheten att bevara upphör ska alla möjligheter att överföra innehållet utan informationsförlust till ett nytt exemplar ha vidtagits. Skyldigheten att bevara gäller inte heller annat pliktmaterial än skrifter och tekniska upptagningar när innehållet överförts utan infor- mationsförlust till ett nytt exemplar och det nya exemplaret tagits omhand för bevarande. Om ett material inte längre ska bevaras enligt denna bestämmelse, ska det dokumenteras. Bestämmelser om framställning av exemplar finns i 16 § lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Paragrafen, som med undantag för sista stycket saknar motsvarighet i pliktexemplarslagen och e-pliktlagen, reglerar liksom 8 § i vilka fall bevarandeskyldigheten upphör. Medan 8 § främst tar sikte på kasse- rande av material som sker i anslutning till leveransen gäller denna paragraf främst befintligt pliktmaterial. Övervägandena behandlas i avsnitt 15.3.2. Enligt första stycket får pliktmaterial kasseras om materialet är i så dåligt skick att det inte går att ta del av innehållet eller om plikt- materialet riskerar att skada annat material. Det kan t.ex. vara fråga om vatten-, brand- eller mögelangripet material, eller skadade digitala filer eller filer som innehåller virus. I kravet på bevarande ligger att den som bevarar materialet ska vidta alla tänkbara säkerhetsåtgärder för att skador inte ska uppkomma. Innan skyldigheten att bevara upphör ska alla möjligheter att överföra innehållet utan informationsförlust till ett nytt exemplar ha vidtagits. Om det skadade materialet är en skrift och nationalexemplaret är intakt kan reservexemplaret kasseras och vice versa. Enligt andra stycket, som gäller annat pliktmaterial än skrifter och tekniska upptagningar, gäller inte skyldigheten att bevara materialet när innehållet överförts utan informationsförlust till ett nytt exemplar och det nya exemplaret tagits omhand för bevarande genom att bl.a. uppgifter om migrering, konvertering och om relationen mellan det nya och det gamla exemplaret dokumenterats på så vis att auten- ticiteten kan styrkas. Bestämmelsen innebär att den version av ett digitalt pliktmaterial som ursprungligen samlades in inte måste sparas när materialet av bevarandeskäl har migrerats, konverterats eller dylikt om innehållet har bevarats oförvanskat. Av tredje stycket följer att myndigheten ska dokumentera vad som kasseras och på vilken grund. Fjärde stycket, som motsvarar 7 § första stycket pliktexemplarsför- ordningen, innehåller en hänvisning till bestämmelsen i 16 § URL om exemplarframställning. Bestämmelsen i URL behandlas i avsnitt 9.5.2 och 16.3.1. ska tillhandahålla pliktmaterial i den utsträckning det är förenligt med upphovsrätten och regleringen angående skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter. Myn- digheten får inskränka möjligheten att ta del av pliktmaterial om det är motiverat av hänsyn till förutsättningarna för att bevara materialet eller av något annat särskilt skäl. får under samma förutsättningar tillhandahålla pliktmaterial som förvaras hos universitet. Paragrafen anger under vilka förutsättningar pliktmaterial får till- handahållas. Bestämmelsen saknar direkt motsvarighet i gällande lag- stiftning. För e-plikten saknas bestämmelser om tillhandahållande. Reglerna om tillhandahållande i 5–7 §§ pliktexemplarsförordningen är kopplade till materialtyp och anger i vissa delar uttryckligen hur tillhandahållandet får ske. Våra överväganden presenteras i kapitel 16. Av bestämmelsens första stycke följer att KB ska tillhandahålla pliktmaterialet i den utsträckning det är möjligt. Som begränsande faktorer gäller i första hand kravet på att tillhandahållandet ska vara förenligt med upphovsrätten och dataskyddsregleringen. Upphovs- rätten och dataskyddsregleringen anger alltså ramen för tillhanda- hållandet. Hänvisningen till upphovsrätten och dataskyddet är inte nödvändig, eftersom regelverken gäller oavsett. Vikten av att mate- rialet inte tillhandahålls i strid med dessa regelverk motiverar dock att detta framhålls särskilt. Även annan lagstiftning som kan begränsa tillhandahållandet ska givetvis beaktas även om den inte uttryckligen nämns i bestämmelsen. Tillhandahållandet får också inskränkas om det är motiverat av hänsyn till förutsättningarna för att bevara mate- rialet eller av något annat särskilt skäl. Bestämmelsen tar i denna del sikte på begränsningar som sker av aktsamhetsskäl. Av andra stycket följer att de överväganden som KB ska göra inför ett tillhandahållande enligt första stycket även gäller när Lunds uni- versitet tillhandahåller material som förvaras hos . Förutsättningarna för tillhandahållande enligt första stycket gäller också för andra myndigheter och organ som hanterar pliktmaterial på uppdrag av KB eller enligt 4 och 11 §§ förord- ningen. Bestämmelsen omfattar allt pliktmaterial, dvs. både det material som samlas in efter att förordningen har trätt i kraft och det plikt- material som redan finns i KB:s och Lunds universitets samlingar. Pliktexemplarsförordningen ska dock även fortsättningsvis tillämpas beträffande pliktexemplar som lämnats till , , , och enligt pliktexemplars- lagen. Övervägandena i denna del finns i avsnitt 17.2. respektive bestämmer hur det pliktmaterial de bevarar ska tillhandahållas. Respektive myndighet får också besluta att ett pliktmaterial de bevarar ska tillhandahållas hos någon annan myndighet eller organ och vilka vill- kor som ska gälla för tillhandahållandet. Av första stycket följer att KB och , inom ramen för de förutsättningar som anges i 10 §, bestämmer hur pliktexemplar som de bevarar ska tillhandahållas. Kravet på bevarande av plikt- materialet innebär att det kan krävas dialog mellan myndigheterna vid beslut om tillhandahållande. Enligt andra stycket får respektive myndighet besluta att plikt- material som myndigheten bevarar ska tillhandahållas hos en annan myndighet eller ett annat organ samt de villkor som ska gälla för det aktuella tillhandahållandet. De förutsättningar för tillhandahållandet som anges i 10 § gäller även vid tillhandahållande hos annan myndig- het eller organisation. De villkor som sätts får alltså inte stå i strid med upphovsrätten eller dataskyddsregleringen och ska utformas med hänsyn till aktsamhetskravet. Möjlighet för de pliktmottagande biblioteken att i enskilda fall besluta om att visst material ska hållas tillgängligt på en institution utanför finns även enligt pliktexemplarsförordningen (6 och 7 §§). Övervägandena redovisas i kapitel 16. Till följd av våra förslag till en ny lag om pliktmaterial föreslår vi vissa ändringar i andra författningar. Samtliga ändringsförslag presenteras i kapitel 1. I lag om ändring av lagen (1991:1559) med föreskrifter på tryckfri- hetsförordningens och yttrandefrihetsgrundlagens områden, förord- ning om ändring i förordningen (1988:377) om statliga myndigheters skyldighet att leverera skrifter till Kungl. och Riksdags- samt förordning om ändring i förordningen (1991:1736) om användning av papper i statligt tryck finns förslag till ändringar