prop · H903264 · 2022-06-27 00:00:00 — När en organisation skriver under en ansökan om medel ur Allmänna arvsfonden bekräftar den att den egna organisationens verksamhet samt det planerade projektets verksamhet inte strider mot Allmänna arvsfondens krav på demokratiska värderingar. Dessa värderingar är lika rättigheter och möjligheter, delaktighet och inflytande samt inkludering. Regeringen föreslår i lagrådsremissen Statens stöd till trossamfund och demokrativillkor att demokrativillkoren för Allmänna arvsfonden ska regleras i lag. Lagändringarna föreslås gälla . Kontroll inför beslut om stöd Kanslifunktionen hos Kammarkollegiet tar referenser på organisationen, det planerade projektet och verksamheten genom kontakt med till exempel kommunen, andra etablerade samhällsaktörer och samarbetspartners. Kanslifunktionen kontrollerar om den sökande har sökt och beviljats medel från fonden. Om organisationen inte är känd görs, förutom referenstagning enligt ovan, en kontroll av vad som anges om och av organisationen på internet. En del av denna kontroll är exempelvis en översiktlig granskning av organisationens webbplats. Kanslifunktionen kontrollerar att den eller de som skrivit på en ansökan också är behöriga att företräda den sökande organisationen. Organisationens stadgar, årsredovisning och verksamhetsberättelse gås igenom. Kanslifunktionens controllers går igenom samtliga projekts budgetar i syfte att få en samstämmig bedömning av projektens kostnader och mer kostnadseffektiva projekt. Skattekontroll genomförs för att kontrollera skatteregistrering och om organisationen har några obetalda skulder eller betalningsanmärkningar. Dialog med den sökande och projektets samarbetsorganisationer Innan ett beslut om ett bifall fattas av Arvsfondsdelegationen har ansvarig handläggare alltid en dialog med den sökande organisationen och de centrala samarbetsorganisationerna. Viktiga delar i dialogen är målgruppens delaktighet i projektet, förutsättningarna för att genomföra projektet, hur verksamheten är tänkt att leva vidare efter projektets slut samt projektets finansiering. 5.1.3 Kontroll efter beslut om stöd Obligatorisk introduktionsdag för nya projekt För att ge projekten bra förutsättningar för att genomföra sin verksamhet enligt de krav och villkor som Allmänna arvsfonden ställer på dem, är projektledare för samtliga nya projekt med på en obligatorisk introduk- Vid introduktionsdagen informeras bland annat om Allmänna arvsfondens generella villkor och vilka åtgärder som vidtas om stöd- mottagarna bryter mot dessa. Det är också ett tillfälle för handläggare att träffa företrädare för samtliga projekt och för projektledare att ställa har introduktionsdagarna genomförts fysiskt, men har de endast genomförts digitalt på grund av pandemin. Detta har medfört att det har blivit svårare för projekten att få utbyte med varandra. har digitaliseringen medfört flera positiva effekter; dels har fler representanter från varje organisation – såsom medlemmar i styrelsen eller ekonomiskt ansvariga – kunnat delta, dels har till exempel informationspasset kring kontroll av medlens användning kunnat förlängas. Antalet introduktionstillfällen har ökat från tre till sex, jämfört med . Introduktionsdagarna var uppdelade på två tillfällen för varje projekt; dels en allmän introduktion, dels en individuell genomgång med projektets handläggare. Vid den allmänna introduktionen fick projekten bland annat information om Allmänna arvsfondens generella villkor, uppföljningsverksamheten och hur man kan vara en god ambassadör för arvsfonden. Vidare gick controllerfunktionen igenom de viktigaste ekonomiska aspekterna av att genomföra ett projekt och berättade om hur de arbetar med kontrollbesök. Dessa informationspass genomfördes i form av två livesända webbseminarier. Efter lagändringen spreds också informationen genom en inspelad föreläsning, som distribuerades till projekten i direkt anslutning till att de hade fått sina beslut om arvsfondsmedel. Information som ges på introduktionsdagen finns även tillgänglig på Allmänna arvsfondens webbplats. Handläggarna har även haft ett separat möte med respektive projekt som de ansvarar för. Även dessa möten har varit digitala. Handläggaren har kontinuerlig kontakt med pågående projekt Handläggarna använder ett coachande arbetssätt, vilket innebär en löpande dialog under hela projektperioden med projektledare och andra representanter för den stödmottagande organisationen. I de fall det gäller ekonomiska frågor kopplas controllers in, för att vid behov ge vägledning. Controllerfunktionen ger även löpande stöd till projekten, till exempel när det gäller redovisningsfrågor. besökte handläggarna 50 projekt runt om i landet. Av dessa besöktes nio på plats och 41 digitalt. besökte handläggarna 96 projekt, antingen på plats eller digitalt. Det innebär att antalet projektbesök nästan har halverats, som ett resultat av pandemin. Kanslifunktionen har i samarbete med projekten tagit fram en projekthandbok som innehåller tips och råd om hur man driver ett arvsfondsprojekt. delas ut i samband med introduktionsdagen och den finns även tillgänglig digitalt på Allmänna arvsfondens webbplats. Alla projekt- och lokalstöd finns presenterade på Allmänna arvsfondens webbplats. Syftet med projektsidorna är att informera om vilka projekt som har fått medel ur Allmänna arvsfonden och hur de ska användas. fattar Arvsfondsdelegationen fleråriga beslut för projektstöd. Det betyder att ett projekt får en budgetram för hela projektperioden, det vill säga normalt upp till . Efter varje genomfört projektår ska stöd- Skr. 2021/22:264 mottagaren skicka in en årsrapport och en ekonomisk redovisning samt en plan i projektet. Då görs samma typ av kontroller som inför det första beslutet. Vid större förändringar i projektet krävs ett tilläggsbeslut från Arvsfondsdelegationen. Efter det sista projektåret görs en särskild slutrapport, som ska godkännas av ansvarig enhetschef. Lokalstödsprojekt redovisar sina projekt när byggnationen är klar, senast efter beslut. I samband med att slutrapporten inkommer stämmer controllerfunktionen av utbetalda medel mot intygade kostnader och intäkter med revisorn. Eventuell mellanskillnad återbetalas till fonden. Projekten granskas av en revisor Samtliga projekt granskas av en godkänd eller auktoriserad revisor utifrån Allmänna arvsfondens anvisningar för revisorer. I granskningsrapporterna framgår bland annat om projektens rapporterade kostnader överensstämmer med budgetposterna i Arvsfondsdelegationens beslut. Revisorerna ska även göra iakttagelser ifall det inte finns en fastställd attestordning, om de utbetalda medlen inte hållits avskilda eller om det finns kostnader som inte är stödberättigade enligt Allmänna arvsfondens villkor. Instruktionerna till revisorerna revideras löpande. infördes till exempel en granskningsåtgärd kring närstående i projekten, med syfte att fånga upp eventuella jävssituationer. Controllerfunktionen går igenom samtliga inkomna granskningsrapporter för att säkerställa att samtliga iakttagelser följs upp. Arvsfondsdelegationens mål är att av de projekt- och lokalstöd som beviljats under föregående år besöks av kanslifunktionens controllers. Syftet med de så kallade kontrollbesöken är både att vara ett stöd i ekonomiska frågor och att granska att Allmänna arvsfondens pengar har använts på ett riktigt och effektivt sätt. Urvalet av vilka projekt som besöks sker dels slumpmässigt, dels utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning. utförde controllerfunktionen 50 kontroller, vilket motsvarar av projektpopulationen. Av dessa var 41 skrivbordskontroller och 9 digitala kontroller. På grund av pandemin skedde det inga kontrollbesök på plats. Controllerfunktionen granskade nio projekt i kategorin slump . Ett projekt avsåg lokalstöd och resterande projekt avsåg projektstöd. I två av projekten gjordes iakttagelser som åtgärdades av stödmottagaren. I kategorin risk och väsentlighet granskades 41 projekt . Fyra av dessa projekt avsåg lokalstöd och resterande projektstöd. I tolv av projekten gjordes iakttagelser som åtgärdades av stödmottagaren. Två av kontrollerna ledde till att projekten avbröts. Den främsta orsaken var att användningen av projektmedlen inte kunde godkännas i sin helhet. Fyra av kontrollerna ledde till att ärendena lämnades över till Kammarkollegiet, för en bedömning om eventuellt återkrav av utbetalade medel. Den nya lagen om Allmänna arvsfonden ger Arvsfondsdelegationen möjlighet att besluta att ett beviljat stöd helt eller delvis inte ska betalas ut om ett projekt drivs i strid med kraven för stöd (2 kap. 12 § första stycket). 2021/22:264 Lagen innebär vidare att det blir möjligt att återkräva stöd i de fall stödmottagaren inte orsakat en felaktig utbetalning men borde ha insett detta (2 kap. 13 § första stycket 4). Proaktiva och stödjande insatser har gjorts vid i stort sett samtliga kontroller. De proaktiva insatserna har bestått i att felaktigheter som har upptäckts har åtgärdats innan redovisningen granskats av revisor och lämnats till arvsfonden. De stödjande insatserna har bestått i exempelvis rådgivning i bokföring, upplägg av projektredovisning, stöd inför redovisning eller omdisponering av budget. Vad tycker organisationerna om kontrollerna? genomfördes en enkätundersökning med syfte att ta reda på hur organisationerna upplever kontrollbesöken. Enkäten skickades till samtliga organisationer som fått ett beslut mellan , med undantag av organisationer vars projekt överlämnats till Kammarkollegiet. Svaren visar att organisationerna som har fått kontrollbesök överlag är nöjda med besöken. av organisationerna rankade sin upplevelse av besöken som en femma eller sexa på en sexgradig skala, där ett var mycket missnöjd och sex var mycket nöjd. Ingen organisation angav svarsalternativet ett, det vill säga att man var mycket missnöjd med kontrollbesöket. Undersökningen genomförs och resultaten ligger i linje med tidigare enkätundersökningar. Controllerfunktionen begär in och kontrollerar bankkontoutdrag för en slumpvis månad under projektåret hos slumpvist utvalda projekt. Syftet med kontrollen är att säkerställa att lagkravet, att medlen hålls avskilda, uppfylls samt säkerställa att medel inte har lånats ut till ordinarie verksamhet. Kansliet har också en bevakningstjänst som löpande uppmärksammar controllerfunktionen på om en organisation med ett arvsfondsprojekt till exempel får skuldsaldon hos kronofogden, ansökningar om betalningsföreläggande, restfört saldo på skattekontot eller ansökan om konkurs. Enligt lagen (1994:243) om Allmänna arvsfonden ska Arvsfondsdelegationen överlämna ärenden till Kammarkollegiet om det finns skäl att överväga ett åläggande för mottagaren att betala tillbaka stödet ur fonden. En motsvarande formulering finns även i den nya lagen (2021:401) om Allmänna arvsfonden. gjordes fem överlämnanden till Kammarkollegiet i enlighet med den tidigare lagen om Allmänna arvsfonden. Kammarkollegiet har fattat beslut i samtliga ärenden. I två ärenden, varav ett där stödmottagaren har ansökt om konkurs, har beslut om återkrav fattats. Tre ärenden har avskrivits av Kammarkollegiet. Samtliga organisationer som har fått lokalstöd från Allmänna arvsfonden förbinder sig att bedriva verksamheten . Uppföljningen av lokalstöden sker ; och . Uppföljningen av lokalstöd som beslutades omfattade 27 projekt. Samtliga berörda organisationer bedriver fortfarande den verksamhet som de har fått bidrag för. Fyraårsuppföljningen, som omfattade 51 projekt, visade att 49 organisationer bedriver den verksamhet som de fått bidrag för. I två fall har verksamheten, eller delar av verksamheten, ännu inte kommit i gång på grund av bland annat pandemin. Dessa två projekt kommer att följas upp i särskild ordning. har kansliet fortsatt arbetet med att utveckla rutiner och arbetsprocesser för att möjliggöra ett digitalt arbetssätt under covid-19- pandemin. Återgången till ett normalt arbetsliv efter pandemin innebär också starten på ett nytt, mer digitalt arbetssätt för kansliet. har processerna kring ansökan, redovisning och uppföljning kartlagts i detalj, för att möjliggöra detta. infördes ett nytt ärendehanteringssystem. Systemet har kontinuerligt utvecklats , och detta arbete fortsätter även . Det handlar bland annat om att skapa förutsättningar för digital hantering av akter och för kommande e-tjänster. Arbetet med att utveckla myndighetens första e-tjänst – en digital ansökan för lokalstöd – inleddes . har också implementeringen av nya utbetalningsrutiner genomförts. En intern utvärdering visar att Arvsfondsdelegationens verksamhet genom förändringen har blivit mindre sårbar för personalförändringar. Detta minskar också risken för störningar i utbetalningen av beviljade medel. Vidare har flera utvecklingsarbeten som berör interna rutiner och praxis skett . Syftet har dels varit att stärka kontrollen, dels att förenkla för de organisationer som söker medel eller har pågående projekt. 6Kommunikation, uppföljning och utvärdering Införandet av lagen (2021:401) om Allmänna arvsfonden har gett upphov till stora kommunikationsinsatser . Inte minst har det varit fokus på att sprida information om att äldre har tillkommit som en ny målgrupp. 2021/22:264 6.1.1 Äldre som ny målgrupp Den nya lagen om Allmänna arvsfonden ledde till ett flertal informationsinsatser. Fokus har framför allt varit på att informera om att det har tillkommit en ny målgrupp för verksamheten – personer . Innan lagen antogs gjordes både interna och externa kommunikationsinsatser, bland annat med hjälp av sociala medier. Vidare etablerades kontakter med pensionärsorganisationerna för att kunna använda deras kanaler för att sprida information. skickades det ut ett extra nyhetsbrev som resulterade i ett åttiotal mediehändelser över hela landet – både publiceringar i tryckt press och på webben. genomfördes också annonsering i sociala medier. Målgruppen var bland annat föreningsaktiva och personer i landsdelar med en stor andel äldre i befolkningen. Målet var att informera föreningsaktiva om den nya målgruppen och att öka kännedomen om Allmänna arvsfondens uppdrag. Dessutom skrevs en debattartikel med rubriken 65-plussare får ut mer av Allmänna arvsfonden, vilken publicerades i ett femtiotal media . 6.1.2Utveckling av digitala tjänster fokuserade kanslistödets digitala utveckling på utveckling av e-tjänster. Arbetet med att utveckla en digital ansökan om lokalstöd påbörjades. I arbetet med att utveckla tjänsten användes metoden tjänstedesign, som bland annat omfattade workshops med verksamheten och användarintervjuer. Utvecklingen av e-tjänsten är beroende av andra system, som det nya ärendehanteringssystemet Platina och funktionen för avancerad elektronisk signering. Ett annat prioriterat område har varit att minska Allmänna arvsfondens webbplats beroende av Googletjänster. Bland annat byttes webbanalysverktyget Google Analytics ut mot ett verktyg med servrar i . 6.1.3Uppföljning av den nya webbplatsen lanserades den nya webbplatsen . genomfördes en användarundersökning, med syfte att följa upp hur användarna uppfattade den nya webbplatsen. Drygt 500 personer besvarade webbenkäten. Den största gruppen av de svarande var potentiella ansökare, vilket är webbplatsens prioriterade målgrupp. av de svarande var nöjda eller mycket nöjda med webbplatsen som helhet. Det kan jämföras med resultaten , då motsvarande andel var . Resultaten års enkät ledde till att det genomfördes förbättringar av webbplatsens innehåll och funktion. 6.1.4Allmänna arvsfonden i sociala medier Trots att 2021 var ett strategiskt utmanade år för sociala medier, till exempel på grund av striktare GDPR-regler och ökad konkurrens från nya sociala plattformar som Tiktok, har antalet följare ökat. engagemangsgraden, det vill säga antalet personer som väljer att interagera Skr. 2021/22:264 med tilläggen, ökade. ökade antalet följare enligt följande: •Allmänna arvsfondens Facebook-sida ökade till 8 461 följare, en ökning jämfört med . •Arvsfondens Twitter ökade till 1 637 följare, en ökning med en procent jämfört med . •Arvsfondens Instagram ökade till 2 565 följare, en ökning jämfört med . Syftet med arvsfondens nyhetsbrev är att öka kännedomen om och förtroendet för samt fördjupa kunskapen om Allmänna arvsfonden och hur fondens medel används. skickades sju nummer av arvsfondens nyhetsbrev ut, vilket är en minskning med ett nummer jämfört med föregående år. Minskningen kan förklaras av att det har skett personalförändringar på kommunikationsavdelningen och av en ökad arbetsbörda, kopplat till genomförandet av den nya arvsfondslagen. ökade antalet prenumeranter på nyhetsbrevet från 5 944 till Andelen som öppnar nyhetsbrevet fortsätter att öka – från 2021. 6.1.6Allmänna arvsfonden i medierna publicerade Allmänna arvsfonden sin projektbarometer. Syftet med projektbarometern är att visa hur fördelningen av projektstöd ser ut länsvis, för att öka kännedomen om fonden och möjligheten att söka medel. Projektbarometern för utdelade medel 2021 resulterade i 164 publiceringar med ett beräknat annonsvärde av . Det är en ökning med 66 publiceringar och jämfört med . Som framgår av tabell 6.1 var Allmänna arvsfondens exponering och genomslag i redaktionella medier fortsatt hög . Lokala medier är de redaktioner där Allmänna arvsfonden väcker störst intresse. av publiceringarna bedöms som neutrala alternativt positiva (Pressklipp Retriever). Tabell 6.1 Exponering och genomslag i redaktionella medier Källa: Statistisk årsrapport framtagen av Retriever. genomförs en förtroende- och kännedomsmätning hos allmänheten vad gäller Allmänna arvsfonden. 2021/22:264 en ökande kännedom hos allmänheten och att förtroendet ligger på en stabil nivå. Andelen med en positiv eller neutral attityd till Allmänna arvsfonden har ökat till , vilket är högre än . har andelen negativa ökat något, men från en relativt låg nivå. Tabell 6.2 Kännedom om och förtroende för Allmänna arvsfonden Positiv attityd till Allmänna Negativ attityd till Allmänna Neutral attityd till Allmänna Vet ej (attityd till Allmänna Syftet med den så kallade Sverigeresan är att organisationer ska få en ökad kännedom om de möjligheter Allmänna arvsfonden kan ge. Ambitionen är att besöka alla län . Under besöken bjuds föreningslivet och föreningslivsansvariga kommunala tjänstemän från länens alla kommuner in. Målet är att öka antalet projekt i de län som besöks. Både har pandemin inneburit en omställning till digitala evenemang. Ett större webbinarium arrangerades , där inbjudan gick ut till föreningar och kommuner i hela . Under webbinariet deltog cirka 1 500 personer och alla län var representerade vid tillfället. I syfte att sprida information om Allmänna arvsfondens kriterier och få fler ansökningar besöker kanslifunktionen vanligtvis mässor, konferenser och träffar som arrangeras av andra aktörer, till exempel studieförbund och länsstyrelser. gjorde pandemin att deltagandet vid konferenser och arrangemang begränsades. deltog Allmänna arvsfonden vid Mänskliga rättighetsdagarna i . Där arrangerades två seminarier med syfte att informera om fondens nya målgrupp och om den nya arvsfondslagen. Kansliet har också informerat vid digitala webbinarier för personer som arbetar med, eller engagerar sig för, fondens målgrupper i bland annat , och . 6.2 Uppföljning och utvärdering De utvärderingar som Arvsfondsdelegationen initierar utförs av forskare inom det aktuella området. Utvärderingarna visar att de erfarenheter och kunskaper som det civila samhällets organisationer genererar i stor ut- både i organisationer, offentlig sektor organisationskapital, gör nya upptäckter inom sitt område, utökar sina målgrupper och skaffar nya samtalspartner. Och framför allt – projekten utvecklar metoder och verksamheter som kommer Allmänna arvsfondens fyra målgrupper till godo. Projekten leder exempelvis till att nya arbetsmetoder och verksamheter, nya hjälpmedel och förbättrade former för delaktighet sprids vidare och till betydande del blir reguljär verksamhet, finansierad av offentliga eller andra medel. På det sättet blir projekten investeringar i samhället som kommer Allmänna arvsfondens målgrupper till del, även långt efter att finansieringen ur fonden har upphört. Arvsfondsdelegationens strategi för uppföljning och utvärdering är att följa pengarnas väg från inkommen ansökan fram till avslutat och redovisat projekt. Syftet är att ta tillvara kunskaper och erfarenheter från inkomna ansökningar och beviljade projekt. Strategin genomförs i tre steg: uppföljning, utvärdering och erfarenhetsspridning. Strategin utgår från följande övergripande frågeställningar: •Vilka spår lämnar Allmänna arvsfondens pengar? •Under vilka betingelser lämnar pengarna spår? •Vilka framkomliga vägar och vilka hinder stöter projekten på? •Hur upplever målgrupperna insatserna? •Vilka roller har målgruppen i projekten och hur får de en röst? •Hur många har deltagit i den aktuella verksamheten? 6.2.1Uppföljning av projektens överlevnad 2021 Organisationer och föreningar som beviljas medel ur Allmänna arvsfonden ska efter varje avslutat projektår lämna in en redovisning av projektet. De avslutade projektens slutredovisningar granskas särskilt och grupperas sedan i fyra olika kategorier utifrån vilka spår projekten lämnar (se nedan). Kategoriseringen görs dels utifrån slutredovisningen, dels utifrån kompletterande diskussioner med de avslutade projekten. Den slutliga kategoriseringen görs efter det att stödet ur Allmänna arvsfonden har upphört. Syftet med granskningen av slutredovisningarna är att kontrollera att medlen används för avsett ändamål, att följa upp i vilken omfattning projekten lever vidare samt ge kunskap om under vilka betingelser Allmänna arvsfondens pengar lämnar spår. slutredovisades totalt 130 projektstöd som kategoriserades enligt nedan. Lokalstödsprojekten ingår inte i kategoriseringen. I bilaga 3 görs också en kort beskrivning av respektive projekts överlevnad i kategori 3 och 4, efter det att finansieringen ur Allmänna arvsfonden upphört. Kategori 1 – Projekt som inte lämnar några spår I kategori 1 ingår de projekt som inte lyckades genomföra den verksamhet som de hade beviljats medel för. En vanligt förekommande anledning till att projekten inte lyckades är att de inte var tillräckligt förankrade i de planerade samarbetsorganisationerna. Uppföljningar av denna kategori projekt visar dock att de erfarenheter som gjordes inom projekten i vissa 2021/22:264 fall ligger till grund för föreningens fortsatta utvecklingsarbete. Under de år som kategoriseringen genomförts har endast ett fåtal projekt hamnat i denna kategori. En förklaring till detta är sannolikt att projekten delredovisar och att arvsfondens handläggare coachar projekten under projektets gång. Av de projekt som granskades identifierades tre projekt som inte lämnat några spår. Det finns flera förklaringar till detta. Det handlar både om svårigheter att genomföra projektet utifrån det planerade upplägget, sjukdom som drabbat projektorganisationen och pandemin. I två fall har projekten avbrutits . Kategori 2 – Projekt som genomfört den verksamhet som planerats I kategori 2 finns de projekt som har gjort det som stod i deras projektplan, men som inte på ett tydligt sätt lever vidare efter projektets slut. slutredovisades 50 projekt som tillhör denna kategori. Projekten har haft olika syfte och inriktning, bland annat metodutveckling, att ge utsatta grupper inflytande eller att stärka ungas delaktighet och psykiska hälsa genom olika stödinsatser. En del av projekten har tydligt drabbats av pandemin, vilket har påverkat både genomförandet av projektet och överlevnaden för verksamheten efter det att projektet har avslutats. Även om aktiviteterna som har genomförts inom projektet inte längre finns kvar kan verksamheterna som har bedrivits under projektets gång ha varit av stor betydelse för de målgrupper som projekten har vänt sig till.