prop · H903216 · 2022-04-12 00:00:00 — Detta gäller under förutsättning att de lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt förordningen genomförs för att säkerställa den registrerades rättigheter och friheter. Att uppgifter som har samlats in för vissa ändamål senare kan avskiljas för statistikändamål följer av artikel 5.1 b i dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningen tillåter alltså att personuppgifter för statistik- ändamål, under vissa särskilda förutsättningar, får lagras under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna Medlemsstaterna har enligt artikel 6.2 och 6.3 i dataskyddsförordningen möjlighet att i nationell rätt föreskriva särskilda bestämmelser om lagringstid. Principen om att personuppgifter inte får bevaras längre än nödvändigt gäller också enligt lagen (2001:99) om den officiella statistiken. 19 § första stycket denna lag ska personuppgifter gallras hos de statistik- ansvariga myndigheterna när uppgifterna inte längre behövs för sitt Gallringsbestämmelsen om statistikuppgifter bör ändras Arbetsförmedlingen har ett omfattande behov av att kunna behandla personuppgifter för statistikändamål. Statistiken behövs bl.a. för myndighetens bedömning av arbetsmarknadsläget, framställande av prognoser samt uppföljning och utvärdering av arbetsmarknadspolitiska Statistiken tas inte endast fram för myndighetens egna behov, utan även för behov utanför myndigheten. myndigheter, regeringen, och media är beställare av den statistik som Arbetsförmedlingen producerar. Ofta finns önskemål från den som beställer statistiken att kunna göra jämförelser med händelser långt tillbaka i tiden för att få en så fullständig historik som möjligt. medför att tidsserierna för datauttaget ofta blir långa. Den tioåriga gallringstid som gäller för personuppgifter som behandlas för statistikändamål medför inga hinder för att ta fram långa tidsserier om de statistiska variablerna är desamma och uppdelningen av dem också är densamma. Om en beställare däremot vill ha statistik med en ny uppdelning eller med nya variabler medför tidsgränsen dock att 2021/22:216 personuppgifter äldre än är raderade och inte kan användas för den nya uppdelningen eller för att få fram de nya variablerna. Detta leder i sin tur till att möjligheten till långa tidsserier blir begränsad och att statistiken därmed utgör ett sämre underlag för forskning, utvärdering och beslutsfattande. Regeringen bedömer därför att Arbetsförmedlingen i vissa fall kan ha behov av att bevara personuppgifter längre än för statistikändamål och att det därmed finns skäl att ändra gallringsbestämmelsen för att möjliggöra detta. Enligt nuvarande lydelse av gallringsbestämmelsen ska uppgifter som har avskilts för statistikändamål alltid gallras efter avskiljandet. I vissa fall är det dock inte nödvändigt för statistikändamålen att bevara uppgifterna så . Det finns därför även skäl att ändra gallringsbestämmelsen så att den ger utrymme för att gallra uppgifter innan det har gått . En ny gallringsbestämmelse bör också lämpligen ge uttryck för principen om lagringsminimering. Regeringen anser mot denna bakgrund att gallringsbestämmelsen avseende statistikuppgifter bör ändras så att den anger att uppgifter som har avskilts för statistikändamål ska gallras när de är nödvändiga för detta ändamål. anser att det finns en risk att den föreslagna bestämmelsen tolkas som att uppgifter ska gallras i högre utsträckning än och framhåller att offentlighetsprincipen är minst lika viktig som dataskyddsförordningen när behovet av gallring utreds. TU – Medier anser att de förpliktelser i fråga om bevarandeskyldighet och gallring som följer av TF, offentlighetsprincipen och arkivlagen måste beaktas. I 2 kap. 1 § TF anges att till främjande av ett fritt meningsutbyte, en fri och allsidig upplysning och ett fritt konstnärligt skapande ska var och en ha rätt att ta del av allmänna handlingar. I 2 kap. 23 § TF anges att grundläggande föreskrifter om hur allmänna handlingar ska bevaras samt om gallring och annat avhändande av sådana handlingar får meddelas i lag. Enligt 3 § tredje stycket 1 arkivlagen ska myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar. Enligt 10 § andra stycket arkivlagen ska det beaktas att det arkivmaterial som återstår ska kunna tillgodose bl.a. rätten att ta del av allmänna handlingar. Av 10 § tredje stycket arkivlagen följer dock att om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i annan lag eller i förordning gäller dessa bestämmelser. Ett av syftena med förslaget är att möjliggöra att uppgifter inte bevaras längre än vad som är nödvändigt för statistikändamål och en konsekvens av detta är att personuppgifter i vissa fall kommer att bevaras än vad som är fallet. Vissa uppgifter kommer därmed att vara möjliga att begära ut med stöd av offentlighetsprincipen . Huvudregeln enligt lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten är att personuppgifter i en arbets- marknadspolitisk databas ska gallras . Den längre gallringstiden Prop. 2021/22:216 för statistikuppgifter motiverades med behovet av uppföljning av effekterna av arbetsmarknadspolitiska åtgärder (se prop. Syftet med den längre gallringstiden för statistikuppgifter är således inte i första hand att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar. Vidare är regeringens bedömning att förslaget i de flesta fall inte kommer att leda till någon påtaglig minskning av den tid som uppgifter kommer att bevaras med stöd av denna bestämmelse. Förslaget medför också att vissa uppgifter kommer att bevaras och vara möjliga att begära ut med stöd av offentlighetsprincipen än vad som är fallet. Regeringen bedömer således att förslaget kommer att ha en relativt begränsad påverkan på möjligheterna att ta del av allmänna handlingar. Överväganden om den personliga integriteten uppger att myndigheten inte kan tillstyrka förslaget och hänvisar till att det krävs en tydligare utredning och analys av de integritetsrisker som förslaget kan leda till för att en korrekt proportionalitetsbedömning ska kunna genomföras. Syftet med förslaget är bl.a. att skapa bättre förutsättningar för den långsiktiga statistikproduktionen och det är därför sannolikt att personuppgifter i vissa fall kommer att bevaras än vad som är fallet. Det bedöms kunna röra sig om uppgifter om en enskilds personliga förhållanden i fråga om bl.a. ålder, kön och bostadsort samt uppgifter om utbildningsbakgrund, yrkeserfarenhet och övriga meriter. En följd av att personuppgifter bevaras är, som konstateras ovan, att uppgifterna också kommer att vara möjliga att begära ut med stöd av offentlighetsprincipen , vilket kan anses utgöra en integritetsrisk. Personuppgifter kommer dock, även då de bevaras för statistikändamål, att kunna omfattas av den sekretessbestämmelse som föreslås gälla i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten för uppgift om en enskilds personliga förhållanden. I avsnitt 5.1 föreslås att sekretess ska gälla om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. Enligt regeringens bedömning kommer typiskt sett känsliga uppgifter om en enskilds personliga förhållanden, t.ex. uppgift om sjukdom, att kunna omfattas av sekretess. Förslaget medför även att det blir möjligt att gallra vissa uppgifter tidigare än om det är nödvändigt att bevara uppgifterna. Det bör även framhållas att utlämnandet av statistikuppgifter som har tagits fram med hjälp av vissa personuppgifter inte medför att personuppgifterna i sig lämnas ut. Enligt principen om uppgiftsminimering i artikel 5.1 c i dataskyddsförordningen ska personuppgifter vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till ändamålen med behandlingen. Arbetsförmedlingen har således en skyldighet att begränsa mängden personuppgifter till det som är nödvändigt för statistikändamålen. Enligt artikel 89.1 i dataskyddsförordningen ska behandling av personuppgifter för statistiska ändamål omfattas av lämpliga skyddsåtgärder för den registrerades rättigheter och friheter. att tekniska och organisatoriska åtgärder har införts för att se till att särskilt 2021/22:216 principen om uppgiftsminimering iakttas. Även enligt 11 § lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten och 20 b–f §§ förordningen (2002:623) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten ställs det krav på säkerhetsåtgärder. Det handlar bl.a. om krav på behörighetsbegränsningar, kontroller och utbildning av personal. Det ställs alltså krav på Arbetsförmedlingen som personuppgiftsansvarig att vidta lämpliga skyddsåtgärder enligt såväl dataskyddsförordningen som lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten och förordningen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Med beaktande av det starka allmänintresset av statistikproduktionen och de krav som ställs vid behandling av personuppgifter för statistikändamål anser regeringen att förslaget är förenligt med dataskyddsförordningen och att den påverkan som förslaget har på den personliga integriteten är befogad och proportionell. 7.4.2Kravet på att Arbetsförmedlingen ska lämna över forskningsmaterial till en arkivmyndighet tas bort Regeringens förslag: Kravet på att material som ska bevaras för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål ska lämnas över till en arkivmyndighet ska tas bort. Promemorians (Ds 2019:13) förslag överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: Det stora flertalet av remissinstanserna har inte haft några synpunkter på promemorians förslag. Arbetsförmedlingen och är positiva till promemorians förslag. anser att överföringen av uppgifter till kan försvåra för enskilda att tillvarata sina rättigheter. är positivt inställd till förslagets syfte att förenkla utövandet av de registrerades rättigheter men uppger att myndigheten inte kan tillstyrka förslaget. Enligt myndigheten behövs en tydligare utredning och analys av de integritetsrisker som förslaget kan leda till för att en korrekt proportionalitetsbedömning ska kunna genomföras. Skälen för regeringens förslag Nuvarande ordning för hur uppgifter för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål bevaras I 16 § tredje stycket lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten finns ett bemyndigande för regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer att meddela föreskrifter om undantag från gallringstiderna när det gäller bevarande av material för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål. I stycket anges även att sådant material ska lämnas över till en arkivmyndighet. Vilken arkivmyndighet som avses framgår av 8 § arkivförordningen (1991:446) där det anges att är statlig arkivmyndighet. har föreskrivit om undantag från gallring hos Arbets- förmedlingen för uppgifter i en arbetsmarknadspolitisk databas (se Riks- Prop. 2021/22:216 arkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering, RA-MS 2015:5). Den nuvarande ordningen medför således att uppgifter som bevaras för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål ska lämnas över till Lagen anger inte som uppgifterna ska lämnas över men Arbetsförmedlingens och uppfattning är att regleringen innebär att uppgifterna ska lämnas över i samband med att den ordinarie gallringen sker hos Arbetsförmedlingen, dvs. utgången av det år då behandlingen av uppgifterna har avslutats i ett Normalt sker överlämning av material från den arkivbildande myndig- heten till arkivmyndigheten med stöd av arkivlagen och inte med stöd av Huvudregeln om överlämning finns i 9 § arkivlagen och anger att arkivmyndigheten har rätt att ta över arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn. kan ske både efter överenskommelse och på grund av ett ensidigt beslut Det finns ingen fastställd tid i arkivlagen för när ett övertagande ska ske men av förarbetena till lagen framgår att övertagandet bör ske först efter att allmänhetens intresse av insyn i förvaltningen och myndigheternas eget informationsbehov har avklingat och väsentligen ersatts av ett historiskt forskningsintresse (prop. 1989/90:72 s. 35). bör leveranser till myndigheten inte innehålla handlingar yngre än tio år (Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till , Konsekvenser av att material lämnas över till för tidigt En central utgångspunkt för arkivverksamheten i är den s.k. proveniensprincipen som bl.a. innebär att handlingarnas ursprungliga ordning ska bibehållas (se Härifrån till evigheten. arkivpolitik för förvaltning och kulturarv, SOU 2019:58 s. 147). konsekvens av den nuvarande ordningen är att Arbetsförmedlingens ärenden splittras eftersom det endast är uppgifter i en arbets- marknadspolitisk databas som överlämnas till i detta tidiga Övrigt arkivmaterial överlämnas inte enligt denna ordning. nuvarande kravet på överlämnande utgör således ett hinder för att uppnå en enhetlig och sammanhållen arkivbildning. Enskilda har enligt dataskyddsförordningen vissa grundläggande rättigheter bl.a. rätt till rättelse och radering av personuppgifter och tillgång till personuppgifter (artiklarna 15–17). Enskilda har vidare enligt 2 kap. 1 § TF rätt att ta del av allmänna handlingar. tas tillvara hos den som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av uppgifter respektive hos den myndighet som bevarar de allmänna När uppgifter som bevaras för vetenskapliga eller historiska forsknings- ändamål lämnas över till blir det svårare för enskilda att tillvarata sina rättigheter eftersom enskilda vars uppgifter har samlats in av Arbetsförmedlingen behöver vända sig till en annan myndighet, dvs. , för att t.ex. få ut en allmän handling eller få felaktiga personuppgifter rättade. Denna svårighet kan leda till att färre personer i praktiken tar tillvara sina rättigheter. Vissa rättigheter som enskilda har enligt dataskyddsförordningen begränsas också när arkivmaterial har överlämnats till en arkivmyndighet. Det gäller bl.a. rättelse av personuppgifter och tillgång till personuppgifter (se 7 a och 7 b §§ arkivförordningen). Detta bedöms kunna leda till en risk att fler felaktiga uppgifter bevaras än vad som hade varit fallet om uppgifterna bevarades hos Arbetsförmedlingen. Det finns också en påtaglig risk för att enskilda vänder sig till fel myndighet för att få tillgång till en handling eller en personuppgift, med följd att enskilda och myndigheter besväras i onödan. En annan följd av den nuvarande ordningen är att i praktiken fullgör uppgifter som normalt ska fullgöras av den arkivbildande myndigheten, i detta fall Arbetsförmedlingen. lämnas material över till när det fortfarande finns ett starkt offentlighets- och informationsintresse. Detta leder i praktiken till att får hantera förfrågningar från enskilda om att få ta del av materialet. behöver i samband med förfrågningarna göra prövningar som Arbetsförmedlingen har bättre förutsättningar att göra, t.ex. sekretessprövningar. Överväganden om den personliga integriteten anser att det krävs en tydligare utredning och analys av de integritetsrisker som kan uppstå om kravet på att material ska överlämnas till en arkivmyndighet tas bort. Kravet på överlämnade av material till arkivmyndigheten infördes i lagen (1994:459) om arbetsförmedlingsregister och fördes sedan över till den nu aktuella bestämmelsen i lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Kravet hade bl.a. till syfte att säkerställa ett gott integritetsskydd för den enskilde genom att uppgifterna inte längre var tillgängliga för enskilda handläggare (prop. 1993/94:235 s. 37). De tekniska förutsättningarna har förändrats väsentligt och som anges ovan ställs det också krav på Arbetsförmedlingen som personuppgiftsansvarig att vidta lämpliga skyddsåtgärder, däribland behörighetsbegränsningar. Regeringen anser därför inte att det utifrån behovet av integritetsskydd är befogat att ha kvar den nuvarande ordningen. Vidare medför dagens reglering bl.a. begränsningar av och svårigheter att utöva rätten till rättelse av personuppgifter och tillgång till personuppgifter. Den nuvarande ordningen bedöms således i dessa avseenden vara negativ för den personliga integriteten. Kravet på att material ska lämnas över till en arkivmyndighet bör tas bort Enligt regeringens uppfattning skulle det underlätta för enskilda att ta tillvara de rättigheter som de har enligt bl.a. dataskyddsförordningen om Arbetsförmedlingen själv bevarar material som undantagits från gallring för forskningsändamål. En sådan ordning skulle också medföra att förfrågningar till om utlämnande av personuppgifter eller allmänna handlingar undviks och i stället görs till Arbetsförmedlingen som har bättre förutsättningar att hantera förfrågningarna. Den skulle innebära Prop. 2021/22:216 att Arbetsförmedlingen får ansvar för arkivbildningen medan får ansvaret för tillsynen av Arbetsförmedlingens arkivbildning. En sådan ordning skulle ligga i linje med arkivlagen och dess förarbeten. Mot denna bakgrund anser regeringen att det skulle vara positivt att Arbetsförmedlingen själv bevarar material som har undantagits från gallring för forskningsändamål. Regeringen anser därför att kravet på att material som ska bevaras för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål lämnas över till en arkivmyndighet bör tas bort. 7.4.3Bemyndigandet om föreskriftsrätt formuleras om Regeringens förslag: Föreskrifter ska få meddelas om att personuppgifter, trots det som sägs om gallring i paragrafen i övrigt, får bevaras för arkivändamål av allmänt intresse och vetenskapliga eller historiska forskningsändamål. Promemorians (Ds 2019:13) förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens förslag. I promemorian föreslås t.ex. inte att bemyndigandet ska omfatta arkivändamål av allmänt intresse. Remissinstanserna: Det stora flertalet av remissinstanserna har inte haft några synpunkter på promemorians förslag. Arbetsförmedlingen är positiv till promemorians förslag men anser att tidsfristen för gallring behöver förlängas till alternativt att omfattningen av bemyndigandet utökas. instämmer i förslaget och föreslår att ”vetenskapliga eller historiska forskningsändamål” ersätts med ”arkivändamål av allmänt intresse och vetenskapliga, statistiska eller historiska ändamål”. Skälen för regeringens förslag Enligt 16 § första stycket lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten ska uppgifter om arbetssökande i en arbetsmarknadspolitisk databas gallras senast efter utgången av det år när behandlingen av uppgifterna har avslutats i ett ärende hos Arbetsförmedlingen. Utgångspunkten vad gäller personuppgifter i en arbetsmarknadspolitisk databas är således att de ska gallras. Det skiljer sig från utgångspunkten i arkivlagen som är att allmänna handlingar ska bevaras (jfr 3 § arkivlagen). Den bedömning som regeringen gjorde då lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten infördes var att särskilda bestämmelser om gallring för uppgifter i en databas, i likhet med vad som tidigare hade gällt, bör finnas av integritetsskäl (prop. 2001/02:144 s. 46–47). I 16 § tredje stycket lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten anges att regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer, får meddela föreskrifter om undantag från gallringstiderna när det gäller bevarande av material för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål. 2021/22:216 Av artikel 5.1 b i dataskyddsförordningen följer att behandling för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål av uppgifter som har samlats in för andra ändamål är förenlig med förordningen. Enligt artikel 5.1 c i dataskyddsförordningen ska uppgifter som behandlas vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas. Denna princip om uppgiftsminimering gäller direkt med stöd av dataskyddsförordningen inom den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Bemyndigandet om föreskriftsrätt bör formuleras om I avsnitt 7.4.2 ovan föreslås att kravet på att material för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål ska lämnas över till en arkivmyndighet tas bort. Som en följd av detta finns det anledning att se över bestämmelsen om rätten att meddela föreskrifter. När kravet på överlämning av material tas bort används inte längre uttrycket material i lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, annat än i bestämmelsen om rätten att meddela föreskrifter. Regeringen anser därför att det är lämpligt att uttrycket inte heller används i denna bestämmelse utan att det ersätts av uttrycket personuppgifter. Den ändring som föreslås ovan medför att andra stycket i bestämmelsen inte längre kommer att innehålla en uttrycklig tidsfrist för gallring. Detta medför också att det är lämpligt att ändra formuleringen av bemyndigandet om föreskriftsrätt. En lämplig formulering av bemyndigandet bedöms vara att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att personuppgifter, trots det som sägs om gallring i första och andra styckena, får bevaras för vissa ändamål. Bemyndigandet bör fortsatt omfatta vetenskapliga och historiska forskningsändamål. Arbetsförmedlingen anser att tidsfristen för gallring behöver förlängas från till alternativt att omfattningen av bemyndigandet utökas till att även gälla att tillvarata allmänhetens insyn i förvaltningen och myndighetens eget informationsbehov för uppföljning, utredning, analys och kontroll. föreslår att ”vetenskapliga eller historiska forskningsändamål” ersätts med ”arkivändamål av allmänt intresse och vetenskapliga, statistiska eller historiska ändamål” med hänvisning till att det är så som grunden för personuppgiftsbehandlingen är uttryckt i dataskyddsförordningen och den formuleringen också används i annan registerlagstiftning som har tillkommit efter det att dataskyddsförordningen trädde i kraft. Enligt regeringen är det önskvärt att formuleringen av bemyndigandet ansluter så nära som möjligt till hur grunden för personuppgiftsbehandling är uttryckt i dataskyddsförordningen. Vidare bedöms den behandling av personuppgifter som är nödvändig för att uppfylla kraven i arkivlagen ske för arkivändamål av allmänt intresse (prop. 2017/18:105. s. 110). Dessa krav innefattar bl.a. att myndigheters arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och forskningens behov (se 3 § arkivlagen). Regeringen anser därför att bemyndigandet bör formuleras så att föreskrifter även får meddelas för arkivändamål av allmänt intresse. De övriga förändringar av bemyndigandet som föreslås av Arbets- Prop. 2021/22:216 förmedlingen och bedöms medföra att föreskriftsrätten skulle komma att utökas på ett mer betydande sätt. I promemorian har det inte gjorts några överväganden när det gäller en eventuell utökning av föreskriftsrätten och inte heller kring en förlängning av tidsfristen. Enligt regeringen finns det därmed inte något beredningsunderlag för att inom ramen för detta lagstiftningsarbete överväga sådana övriga utökningar av ändamålen med bevarandet eller en förlängning av tidsfristen. Regeringens förslag: Den paragraf i lagen om arbetslöshetsförsäkring som reglerar att en sökande ska varnas eller stängas av från rätt till ersättning ska ändras genom att uttrycket kompletterande aktör ersätts med uttrycket leverantör som utför arbetsmarknadspolitiska insatser på uppdrag av Arbetsförmedlingen. Det ska förtydligas i paragrafen att det är hos Arbetsförmedlingen som det upprättas en individuell handlingsplan och att det är till den myndigheten som en sökande ska lämna en aktivitetsrapport. Det ska också förtydligas att det är