prop · H90382 · 2022-01-20 00:00:00 — instruktionen angav regeringen regleringsbrev ett mål om att servicen till och tillgängligheten för sökande och andra intressenter skulle bli ändamålsenlig. I regleringsbrevet gav regeringen också i uppdrag att ta fram en strategi för ändamålsenlig tillgänglighet och service, vilken skulle redovisas . Målet om att uppnå en ändamålsenlig service återkom inte i 2018 regleringsbrev, men vikten av en ändamålsenlig service togs upp i verksamhetsplan för året med hänvisning till myndighetsinstruktionen. Inget specifikt mål angående myndighetens tillgänglighet och service framkom heller regleringsbrev till , men fick i uppdrag att vidta åtgärder för att åstadkomma en förbättrad tillgänglighet för att i sin tur uppnå en mer kostnadseffektiv verksamhet. regleringsbrev angav regeringen åter ett mål om att skulle förbättra tillgängligheten och erbjuda en enhetlig och förutsägbar service. årsredovisning meddelade att myndigheten beslutat om en servicestrategi i enlighet med uppdraget från regeringen, och som sätter upp ett antal mätbara servicemål. Sammantaget var bedömning emellertid att målet om en service som möter sökandes och andra intressenters behov inte kunnat nås. En anledning till detta var att myndigheten inte hade haft ett sammanhållet kundtjänstsystem. bedömde att målen som satts upp inom ramen för servicesstrategin överlag inte kunnat nås. Myndigheten pekade bland annat på en negativ trend vad gäller tillgänglighet och service på telefon och e-post. En anledning till detta var att den inrättade kundtjänstfunktionen, Kontaktcenter, inte kunnat bemannas i den utsträckning som var planerat. bedömde att målet om en ändamålsenlig service inte hade kunnat uppnås. Myndigheten hänvisade till att efterfrågan på service hade ökat, och att tillgängligheten i de personliga servicekanalerna inte hade varit tillräcklig. Även bedömde att målet i regleringsbrevet inte kunnat nås. pekade bland annat på att covid-19-pandemin gjorde att myndighetens fysiska tillgänglighet behövde begränsas. Mål för boendebeståndet och planering inför bosättning regleringsbrev till angav regeringen ett mål om att kostnadseffektiva boenden ska erbjudas och att boendebeståndet ska ha en lämplig geografisk placering. skulle ha en väl fungerande intern styrning och kontroll av boendeverksamheten samt en beredskapsplan för situationer med ett oförutsägbart högt antal asylsökande. Kostnaden per boendeplats skulle minska. skulle föra en nära dialog med kommunerna avseende upprättande och avveckling av asylboenden samt avseende planering inför anvisning av nyanlända. A TT S TÄ LLA O M I EN FÖ RÄ N DERLIG OM VÄ RLD uppehållstillstånd till bosättning i kommun skulle vara så kort som möjligt. regleringsbrev angav regeringen ett liknande mål, och lade till att boendebestånd ska ha en så hög beläggningsgrad som möjligt med hänsyn till verksamhetens behov. regleringsbrev angav inte regeringen lika detaljerade mål för boendebestånd, men kraven på återrapportering liknade dem från föregående år, bland annat avseendebeläggningsgrad i boendebestånd samt styckkostnader per boendeplats och boendetyp. regleringsbrev angav regeringen inga mål vad gäller boendebeståndet. årsredovisning bedömde att man i stort hade nått de mål som regeringen hade angivit angående boendebeståndet; kostnaden per boendeplats hade minskat. Även bedömde att målet angående boendebeståndet hade uppnåtts. hänvisade till att samtliga upphandlade asylboenden hade avvecklats , samt att beläggningsgraden i boendebeståndet hade ökat något. bedömde också att målet angående planering inför bosättning hade uppnåtts. bedömde att målet angående att föra dialog med kommunerna inför bland annat upprättande eller avveckling av asylboende, samt att tiden från uppehållstillstånd till bosättning skulle vara så kort som möjligt, hade uppnåtts. gjordes ingen bedömning av måluppfyllelsen, och regeringen hade heller inte angivit några mål angående boendebeståndet. regleringsbrev angav regeringen ett mål om att it-utvecklingen i högre utsträckning än tidigare skulle omfatta hela verksamhet. it-stöd skulle utvecklas och införas så att betydande produktivitetsökningar, stärkt rättssäkerhet och ett väsentligt utvecklat stöd till kärnverksamheten kunde nås . Utveckling av en gemensam processtandard skulle utgöra en grund för utvecklingen av stödet. regleringsbrev angav regeringen ett mål om att handläggningsprocesserna skulle göras mer kostnadseffektiva genom införandet av ändamålsenliga processer för olika segment och genom digitaliserat och automatiserat handläggningsstöd. Regeringen angav även att en strategisk plan för digital verksamhetsutveckling skulle finnas vid myndigheten. regleringsbrev angav regeringen ett mål om att digitaliseringen skulle användas som ett verktyg för att uppnå effektivitet och kvalitet i hela verksamheten. Myndigheten skulle genom digital verksamhetsutveckling uppnå högre effektivitet och kvalitet i arbetsmetoder och processer. regleringsbrev angav regeringen ett mål om att myndigheten fortlöpande skulle uppnå högre effektivitet i verksamheten med hjälp av digitalisering och automatisering. bedömde årsredovisning att delmålet angående en verksamhetsomfattande it-utveckling hade uppnåtts och att delmålet om ett väsentligt utvecklat stöd till kärnverksamheten delvis hade uppnåtts. EN GRA N SKN I N GSRA PPO RT FRÅ N R IKS REV I EN Däremot hade delmålet om betydande produktivitetsökningar och stärkt rättssäkerhet som en effekt av it-utvecklingen inte nåtts. Myndigheten menade att produktivitetsökningarna i asyl- och tillståndsprocesserna över lag hade uteblivit, samt att det var svårt att bedöma huruvida produktivitetsökningar som sådana berodde på it-utvecklingen eller andra faktorer. meddelade att myndigheten arbetat med att göra handläggningsprocesserna mer kostnadseffektiva genom införandet av bland annat digitaliserat och automatiserat handläggningsstöd, men att effekterna av genomförda åtgärder inte kunde bedömas. meddelade att en digitaliserings- och utvecklingsplan tagits fram , och beslutats . Denna del av målet om myndighetens digitalisering bedömdes därför ha uppnåtts. meddelade årsredovisning att digitalisering användes alltmer inom myndighetens verksamhetsutveckling. Digitaliseringen ansågs vara en faktor bakom effektivitets- och kvalitetshöjningar i verksamheten. Däremot ansågs digitaliseringen inte ha förbättrat myndighetens tillgänglighet och service i bemärkelsen att så kallad onödig efterfrågan på service inte kunnat minskas. Målet om att digitalisering skulle användas som ett verktyg för att uppnå effektivitet och kvalitet bedömdes därför vara delvis uppnått. gjorde årsredovisning ingen uttrycklig bedömning av måluppfyllelse vad gäller digitalisering. Regeringen hade heller inte angivit något uttalat mål angående detta. meddelade dock att myndighetens digitala tjänster för sökande hade förbättrats, och att myndighetens digitala service därför hade förbättrats . A TT S TÄ LLA O M I EN FÖ RÄ N DERLIG OM VÄ RLD Skattning av antal öppna asylärenden För att få ökad förståelse för vad den långsamma avarbetningen av antalet öppna asylärenden kan bero på, har vi genomfört några enklare statiska simuleringar. Simuleringarna avser att skatta antalet avgjorda asylärenden vid fyra scenarier, som redovisas nedan. Scenarierna syftar i första hand till att kunna bedöma i vilken utsträckning som ärendeutvecklingen kan förklaras av (i) lägre produktivitet än beräknat respektive (ii) färre årsarbetare. Det är dessa två parametrar vi laborerar med. Skattning av antalet öppna ärenden baseras på faktiskt antal inkomna ärenden och simulerat antal avgjorda ärenden och region. Antalet öppna asylärenden är en funktion av Ö������ = ���(1000, Ö�����−1,� + ���������� − ������������) I analysen används region och månad som analysenhet. Redovisning av resultatet görs endast på riksnivå. Avgränsning görs till endast förstagångsansökningar. Då det inte är troligt, eller ens önskvärt ur ett kostnadseffektivitetshänseende, med en utgående balans nära noll, antas att antalet öppna ärenden per region och månad inte kan understiga 1 000. Det medför att skattade värden för antalet öppna ärenden på riksnivå inte kan understiga 6 000. Det kan jämföras med antalet öppna ärenden vid utgången av 2010 och 2011 på drygt 10 000.164 Vidare antas att inkomna förlängningsansökningar inte påverkas av simuleringarna. Om fler hade fått beslut i sina förstagångsärenden tidigare, hade det påverkat antalet inkomna förlängningsärenden . Fler förlängningsärenden medför att något mindre arbetstid kan ägnas åt förstagångsärenden. viinte tagit hänsyn till detta i simuleringarna. Vi saknar också uppgift om årsarbetare fördelade på förstagångsrespektive förlängningsärenden. Vi har inte heller tagit hänsyn till förekommande överföringar av ärenden mellan regioner. Avvikelser kan därmed uppstå på regional nivå mellan observerade värden av antal öppna ärenden och härledda värden enligt ovanstående funktion. Det påverkar dock inte värden på riksnivå. För observationer med okänd region används uteslutande observerade värden. 164Se , Årsredovisning . EN GRA N SKN I N GSRA PPO RT FRÅ N R IKS REV I EN Scenario 1: Produktivitet 2017 enligt mål Det första scenariot avser att skatta utvecklingen av antalet avgjorda ärenden om produktivitetsmålen hade nåtts. Målet var att nå liten produktivitetsökning jämfört med och landa på 62 avgjorda ärenden per årsarbetare och år. Vi använder en statistisk simulering där antalet årsarbetare inom asylprövning inte påverkas av den ingående ärendebalansen . Vi använder därmed observerade värden för årsarbetare på regional nivå. Årsarbetare avser totalt redovisad arbetstid under en månad omräknad . Då produktivitetsmålen är på riks- och årsnivå, används samma mål för samtliga sex regioner och månader. Antalet avgjorda ärenden har beräknats enligt följande funktion: ������������ = Å������� × ���å�2017 12 Å����� = ������� ����� å���������� ������ö������ (��������� ��������ℎ��) ���å� = ��å� �ö� ��������� ä������ ��� å���������� ��ℎ å� Scenario 2: Produktivitet 2018 enligt mål Det andra scenariot avser att skatta utvecklingen av antalet avgjorda ärenden 2018 om produktivitetsmålen hade nåtts. Målet var att nå en produktivitet på 63 avgjorda ärenden per årsarbetare och år. Scenariot används som underlag för att bedöma i vilken utsträckning den minskade produktiviteten kan ha påverkat ärendebalansen. Även i denna statistiska simulering används observerade värden för årsarbetare på regional nivå. Antal avgjorda ärenden per region och månad har beräknats enligt följande funktion: ������������ = Å������� × ���å�2018 12 Scenario 3: Årsarbetare 2017 Det tredje scenariot avser att skatta utvecklingen av antalet avgjorda ärenden om antalet årsarbetare inte hade förändrats , allt annat lika. Vi använder en statistisk simulering där årsgenomsnittet för antal årsarbetare på regional nivå hålls med observerad produktivitet på regional nivå. Detta scenario bygger därmed på antagandet att de årsarbetare som tillkommer i simuleringen är lika produktiva som befintliga årsarbetare samt att befintliga årsarbetare är lika produktiva i simuleringen med fler årsarbetare som observerat. A TT S TÄ LLA O M I EN FÖ RÄ N DERLIG OM VÄ RLD Antal avgjorda ärenden per region och månad har beräknats enligt följande funktion: ������������ = Å�����2017,� × ���� Scenario 4: Produktivitet Region Det fjärde scenariot avser att skatta utvecklingen av antalet avgjorda ärenden om samtliga regioner hade haft samma produktivitet som Region . Vi använder en simulering där befintliga årsarbetare på regionalnivå är lika produktiva som årsarbetarna månad för månad är i Region . Detta scenario är inte känsligt för regelförändringar som kan ha påverkat produktiviteten . Antal avgjorda ärenden per region och månad ������������ = Å������� × ���,��ä�� att ställa om i en föränderlig omvärld har gått genom en av de senaste decenniernas snabbaste och mest omfattande neddragningar i statsförvaltningen. Som en följd av ett minskat antal asylsökande har både verksamheter, personal, lokaler och statliga tillgångar avvecklats. har granskat styrningen och genomförandet av omställningen. samlade bedömning är att omställning inte till fullo har genomförts på ett ändamålsenligt sätt. Det gäller särskilt . Asylboenden har i huvudsak avvecklats på ett kostnadseffektivt sätt. När personal minskats och tillgångar avvecklats har man däremot inte alltid lyckats ta tillräcklig hänsyn till verksamhetens behov, hushållning med statens resurser och risker för oegentligheter. bedömer också att ledning och regeringen överskattade myndighetens förmåga att öka produktiviteten under omställningen. Därför har omställningen försämrat myndighetens förmåga att nå uppsatta mål. noterar dock att dragit viktiga lärdomar och efter hand utvecklat sin förmåga att ställa om verksamheten efter ändrade förutsättningar. s:t eriksgatan 117, 102 33 | Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde Närvarande: statsminister , ordförande, och statsråden , , , , , , , , , , , , , , , Karkiainen Regeringen beslutar skrivelse 2021/22:82 om neddragningarna hos 2017-2020