urf · H9A5URF2 · 2022-05-18 00:00:00 — inrättades Opcat-enheten hos JO (se avsnitt 3.5.2). Opcat- enheten biträder justitieombudsmännen i arbetet som nationellt besöksorgan. Inom ramen för Opcat-verksamheten genomför justitieombudsmännen bl.a. inspektioner och fattar beslut om att inleda initiativärenden. I de statistiska uppgifter som redovisas i tabellen ovan om nyregistrerade initiativärenden och inspektioner (Tabell 1.1 Nyregistrerade ärenden inkl. Opcat ) ingår såväl ärenden som hör till den ordinarie tillsynsverksamheten som ärenden som hör till Opcat-enheten. Sålunda särredovisas inte i den statistiken initiativärenden eller inspektioner inom den ordinarie tillsynsverksamheten respektive inom Opcat-verksamheten. Detta bör beaktas särskilt vid sådana långtidsstudier av ärendeutvecklingen när det gäller initiativärenden och inspektioner som omfattar såväl tiden innan som tiden efter det att Opcat- enheten inrättades hos JO. Någon anledning att i detta sammanhang genom- föra en sådan långtidsstudie över ärendeutvecklingen finns emellertid inte. Det finns dock skäl att konstatera att den kraftiga ökningen av antalet initiativ- ärenden respektive inspektioner /12 torde ha sin grund i främst den då nytillkomna Opcat-verksamheten.809 Av uppgifterna i tabellen framgår att antalet nyregistrerade initiativärenden och inspektioner i viss mån har fluktuerat /12, liksom att antalet ärenden i dessa kategorier – med något enstaka undantag – har legat på en förhållandevis låg nivå under de angivna tio åren. Det kan härvid särskilt noteras att i JO:s ämbetsberättelse för verksam- /20 anges att antalet nyregistrerade initiativärenden och inspektioner minskade samt att coronapandemin medförde ändrade förut- sättningar för planering och genomförande av inspektioner, särskilt inom Opcat-verksamheten.810 Vidare anges att nya inspektionsmetoder användes där det var möjligt och lämpligt. Det kan således konstateras att minskningen av antalet nyregistrerade initiativärenden och inspektioner under verksam- /20 inte enbart har berott på en ökad tillströmning av klagomåls- ärenden. 2020/21:JO1 s. 13. 2012/13:JO1 s. 13. 2020/21:JO1 s. 13. Av uppgifterna i tabellen ovan framgår att det nyregistrerades fler lag- stiftningsremisser hos JO under /20 jämfört med /11. Antalet ärenden i denna ärendekategori har således ökat, dock har det förekommit såväl ökningar som minskningar mellan de olika verksamhetsåren . Vid en jämförelse med ärendeutvecklingen över en något längre tidsperiod framträder emellertid en relativt tydlig trend till ökning av antalet ny- registrerade lagstiftningsremisser. Således framgår av uppgifterna i tabellen ovan i kombination med uppgifterna i nedanstående tabell, hämtad från JO:s ämbetsberättelse för /12, att antalet nyregistrerade lag- stiftningsremisser, med några enstaka undantag, har ökat förhållandevis stadigt under JO:s senaste tjugo verksamhetsår.811 Med utgångspunkt i de statistiska uppgifter som redovisas i JO:s ämbets- berättelser för verksamhetsåren 2010/11–2019/20 kan ärendeutvecklingen när det gäller JO:s utredning av ordinarie tillsynsärenden – dvs. klagomåls- ärenden, initiativärenden och inspektioner med undantag för ärenden i Opcat- verksamheten – sammanfattas så att under dessa tio verksamhetsår har andelen helt eller delvis utredda tillsynsärenden minskat, medan andelen ärenden som har avslutats utan utredning har ökat. I tabellen nedan finns en närmare 2012/13:JO1 s. 493. redogörelse för denna ärendestatistik. Som anges i avsnitt 7.2.1 avses med ärenden i kategorin Avslutade utan utredning ärenden som har bedömts och avslutats utan annat underlag än det som redovisas i anmälan. Med ärenden Avslutade efter viss utredning avses att visst underlag har inhämtats i ärendet, t.ex. genom att en akt begärts in och granskats eller genom muntliga uppgifter från den berörda myndigheten. Ärenden i kategorin Avslutade efter fullständig utredning har normalt remitterats, dvs. JO har inhämtat ett skriftligt yttrande och bedömning av den berörda myndigheten. Beslut i tillsynsärenden, verksamhetsåren 2010/11–2019/20 Klagomål, initiativ och inspektioner, exkl. Opcat 2 367 () 3 689 () 2 362 () 3 510 () 2 001 () 4 140 () 1 893 () 4 586 () 1 674 () 4 950 () 1 506 () 5 629 () 1 673 () 6 022 () 1 643 () 6 173 () 2 019 () 6 283 () 2 018 () 6 732 () Källa: Redog. 2011/12:JO1, redog. 2012/13:JO1, redog. 2013/14:JO1, redog. 2014/15:JO1, redog. 2015/16:JO1, redog. 2016/17:JO1, redog. 2017/18:JO1, redog. 2018/19:JO1, redog. 2019/20:JO1 och redog. 2020/21:JO1. Enligt JO är en del av förklaringen till den ärendeutveckling som beskrivs ovan att JO har utvecklat sina rutiner och arbetssätt.812 Sålunda har JO, i stället för att utreda vissa klagomål, hänvisat till tidigare utredda ärenden 2020/21:JO1 s. 14. eller erinrat om regelverket och praxis. JO:s arbetssätt i klagomålsärenden beskrivs närmare i avsnitt 7.2.5. Förhållandet mellan inkomna och avslutade ärenden Förhållandet mellan inkomna och avslutade ärenden – tillsynsärenden och lagstiftningsremisser inklusive Opcat-verksamheten – under verksamhetsåren 2010/11–2019/20 framgår av följande tabell, hämtad från JO:s ämbets- berättelse för /20.813 Diagram 1.1 Ärendeutvecklingen (klagomål, initiativ, inspektioner och lagstiftningsremisser) inkl. Opcat Av uppgifterna i tabellen framgår att förhållandet mellan inkomna och avslutade ärenden var relativt jämnt under verksamhetsåren 2010/11–2015/16. Under vissa verksamhetsår – 2010/11, 2013/14 och 2015/16 – avslutades dessutom fler ärenden än vad som hade kommit in till JO, trots en ökad ärendetillströmning. /17 överstiger emellertid antalet inkomna ärenden de avslutade. En sådan trend leder till ärendebalanser, dvs. att det vid årets utgång finns fler oavgjorda ärenden än vid årets början. Framställningar, överlämnanden, åtal och disciplinanmälningar m.m. Med utgångspunkt i de statistiska uppgifter som redovisas i JO:s ämbets- berättelser för verksamhetsåren 2010/11–2019/20 har i tabellen nedan sammanställts uppgifter om ärendeutvecklingen när det gäller framställningar och överlämnande av beslut till respektive regeringen, beslut om åtal respektive överlämnande för disciplinär åtgärd samt överlämnande av 2020/21:JO1 s. 607. ärenden till annan myndighet. Utvecklingen på dessa områden under de aktuella tio verksamhetsåren kan sammanfattas enligt följande. Under verksamhetsåren 2010/11–2014/15 överlämnade ombudsmännen i princip inte något beslut med framställning om lagändring till regeringen. Under verksamhetsåren 2015/16–2019/20 överlämnade ombudsmännen i genomsnitt fyra beslut per verksamhetsår till regeringen med framställning om lagändring. Antalet beslut i ärenden som översänts av ombudsmännen till departement inom , annan myndighet eller för att fästa deras uppmärksamhet på förhållanden som framkommit under ärendets beredning eller för kännedom uppgick till i genomsnitt ca 21 ärenden per verksamhetsår. Under dessa tio verksamhetsår har beslut om åtal eller om överlämnande av ärende för disciplinär åtgärd varit ytterst ovanliga. Vidare har antalet ärenden som överlämnats till annan myndighet för prövning och avgörande eller till en åklagarmyndighet för fullföljande av en av JO inledd förundersökning minskat. Viss ärendeutveckling, verksamhetsåren 2010/11–2019/20 Källa: Redog. 2011/12:JO1, redog. 2012/13:JO1, redog. 2013/14:JO1, redog. 2014/15:JO1, redog. 2015/16:JO1, redog. 2016/17:JO1, redog. 2017/18:JO1, redog. 2018/19:JO1, redog. 2019/20:JO1 och redog. 2020/21:JO1. 7.2.5 Handläggningen av klagomålsärenden Justitieombudsmännens tillsyn bedrivs bl.a. genom prövning av klagomål från allmänheten (se 5 § JO-instruktionen). Som framgår av redogörelsen i avsnitt 7.2.2–7.2.4 har ärendeutvecklingen hos JO präglats av ett ökat antal inkomna klagomålsärenden. Ökningen av den totala ärendemängden har sålunda haft sin huvudsakliga grund i en mer eller mindre ökad till- strömning av klagomålsärenden . Av redogörelsen i nu nämnda avsnitt framgår även att det har vidtagits olika åtgärder för att möta den ökade arbets- belastning som varit konsekvensen av tillströmningen av klagomålsärenden. Inledningsvis finns det skäl att i detta sammanhang påminna om att JO har en principiell frihet att själv avgöra vad som ska tas upp till granskning och vad granskningen ska omfatta. Sålunda framhöll redan vid reform att JO inte har någon generell skyldighet att pröva inkomna ärenden. JO-utredning anförde dock att JO borde utnyttja sin principiella frihet att bestämma inriktningen av sin tillsyn med stor försiktighet i fråga om klagomålsprövningen (se avsnitt 7.2.3).814 JO har alltså inte någon skyldighet att till granskning ta upp alla anmälningar som kommer in till och är inte heller bunden av det som anförs i en anmälan. Vidare bör noteras att det i 3 § första stycket JO-instruktionen föreskrivs att ombudsmännen särskilt ska tillse att domstolar och förvaltningsmyndigheter i sin verksamhet iakttar regeringsformens bud om saklighet och opartiskhet och att medborgarnas grundläggande fri- och rättigheter inte kränks i den offentliga verksamheten. Av denna reglering följer alltså att JO bör inrikta sin granskning särskilt mot dessa områden och prioritera anmälningar om att kraven på saklighet och opartiskhet eller grundläggande fri- och rättigheter åsidosatts, men även påståenden om sådana fel eller brister som i övrigt hör till de grundläggande rättsstatliga principerna i regeringsformen, såsom principen om likhet inför lagen och att myndigheters åtgärder ska ha stöd i lag eller annan författning. Följaktligen är utredningar och uttalanden om exempelvis jäv och intressekonflikter, långsam handläggning samt fri- och rättighetsfrågor liksom därmed sammanhängande spörsmål vanligt före- kommande i JO:s praxis. Dessa kan avse t.ex. tryck- och yttrandefrihet, meddelarfrihet, handlingsoffentlighet och offentlighetsprincipen, frihets- berövanden, rättigheter för den som är föremål för sociala tvångsåtgärder samt brottsmisstänktas och asylsökandes rättigheter. Ett utmärkande drag för JO:s tillsyn är att den i stor utsträckning är inriktad på frågor av rent rättslig karaktär och att bedömningen avser i vad mån ett tillsynsobjekt haft lagstöd för sitt handlande och följt föreskrivna formalia- regler. I doktrinen har det angetts att efterlevnaden av formella förfarande- regler erfarenhetsmässigt är ett effektivt sätt att upprätthålla rättssäkerheten, KU1LU 1967:1 s. 10. eftersom den omständigheten att lagens handläggningsformer iakttas i allmän- het är ett skydd för svagare parter och att avvikelser från rättsenliga procedurer kan tyda på att ”maktfullkomlighet och godtycke är på väg att slå rot”.815 JO:s tillsyn är emellertid inte begränsad till formella frågor. Sålunda kan JO utreda och uttala sig även om sakfrågor när så bedöms vara påkallat. I JO-instruktionen finns även bestämmelser som innehåller rekommen- dationer som i viss utsträckning kan inverka på eller begränsa JO:s ärende- hantering, däribland hanteringen av inkomna klagomål. Således får det anses följa av 17 § JO-instruktionen att anonyma eller alltför oprecisa anmälningar inte bör tas upp till prövning. Vidare bör en ombudsman inte ingripa mot lägre befattningshavare utan självständiga befogenheter, om det inte finns särskilda skäl för ett ingripande (8 § JO-instruktionen). Enligt 20 § JO-instruktionen bör en ombudsman inte heller ta upp förhållanden till utredning som ligger . Ombudsmännen har också möjlighet att i vissa fall överlämna ett ärende till en annan myndighet eller – i förekommande fall – till för prövning (18 § JO-instruktionen). Sammantaget utgör dessa föreskrifter allmänna begränsningar i JO:s ärendehantering. Härutöver har det utbildats en praxis hos JO som innebär ytterligare begränsningar i ärendehanteringen. I framställningen nedan redovisas såväl denna praxis som åtgärder i övrigt som JO har vidtagit för att möta den ökade mängden klagomålsärenden. Redogörelsen tar i huvudsak sikte på tillsyns- avdelningarnas arbete med klagomålsärenden, men även vissa administrativa arbetsmoment som huvudsakligen utförs vid registratorsexpeditionen redo- visas. Ett antal skrivelser till JO hanteras inom ramen för olika administrativa ärenden. Det kan avse exempelvis skrivelser med åsiktsyttringar om JO, klago- mål mot JO:s personal, frågor till JO, allmänna åsiktsyttringar och sådana skrivelser som bedöms inte i första hand vara avsedda för JO. I redogörelsen nedan behandlas inte den administrativa ärendehantering som förekommer hos JO med anledning av dylika skrivelser. Framställningen i detta avsnitt inne- håller således inte någon fullständig beskrivning av JO:s ärendehantering, utan tyngdpunkten ligger på den ärendehandläggning som sker hos tillsyns- avdelningarna. För att en skrivelse till JO ska anses utgöra en anmälan behöver vissa grund- läggande uppgifter framgå av skrivelsen. Sålunda anges i 17 § första stycket JO-instruktionen att klagomål till JO bör anföras skriftligen och att i klago- skriften bör anges den myndighet som klagomålet vänder sig mot, den åtgärd som klagomålet avser, tidpunkten för åtgärden samt klagandens namn och adress. Vidare anges att om anmälaren har en handling som är av betydelse för ärendets utredning och bedömning, bör handlingen bifogas anmälan. 815Se Axberger (2014) s. 102. bestämmelse tillkom vid JO-reform, dels för att underlätta JO- ämbetets handläggning, dels för att rikta anmälarnas uppmärksamhet på vilka uppgifter de lämpligen bör lämna i anmälan och därigenom underlätta för dem att formulera sina skrivelser till JO. I förarbetena framhölls att regleringen utgör en rekommendation om vilka uppgifter anmälan bör innehålla och det angavs att ”eftersom många människor har svårt för att författa klagoskrifter bör formella brister i dessa dock ej medföra att deras klagomål lämnas utan prövning”.816 Även JO-utredning uttalades att bestämmelsen är en rekommendation och att brister i något sådant hänseende som anges i 17 § inte bör leda till att anmälan avvisas, utan att oklarheter bör undanröjas genom att JO tar kontakt med anmälaren.817 Det finns i övrigt inte några formella krav på vem som kan göra en anmälan till JO eller hur anmälan ska vara utformad. Det står alltså i princip var och en fritt att göra en anmälan till JO. En anmälare behöver inte ha uppnått en viss ålder, vara svensk medborgare eller ens bo i för att få göra en anmälan till JO. Anmälaren behöver inte heller personligen ha blivit drabbad av eller utsatt för det förhållande som är föremål för anmälan och en anmälare intar inte partsställning hos JO.818 Det tas inte ut någon avgift för en anmälan till JO. Som huvudregel görs anmälningar till JO skriftligen, antingen i form av digitala handlingar genom e-post eller som fysiska pappershandlingar. På tillhandahålls även ett elektroniskt anmälningsformulär för ända- målet. Genom detta webbformulär har enskilda möjlighet att på ett för- hållandevis enkelt sätt lämna in en digital anmälan till JO. Det finns visserligen inte något formellt hinder mot att en enskild gör en muntlig anmälan, men JO är restriktiv med att ta emot sådana anmälningar. Enligt JO:s (dnr ADM 226-2019, version ) kan den som vill göra en muntlig anmälan vanligtvis hänvisas till att ta hjälp av någon familjemedlem eller bekant. kan dock omständig- heterna i det enskilda fallet vara sådana att det bedöms finnas skäl att göra undantag och att godta en muntlig anmälan. I förekommande fall dokumen- teras den muntliga anmälan av en tjänsteman hos JO i en tjänsteanteckning, varvid det ankommer på vederbörande att försäkra sig om att han eller hon har uppfattat anmälaren korrekt. Så kan ske exempelvis genom att tjänste- anteckningen läses upp för anmälaren samt att det på handlingen noteras att anmälan har lästs upp för och godkänts av anmälaren. Initial kontroll och registrering Såväl digitala som fysiska handlingar som kommer in till JO kontrolleras initialt vid registratorsexpeditionen, varvid det tas ställning till om handlingen ska tillföras ett pågående eller ett avslutat ärende, alternativt om ett nytt ärende ska läggas upp. 816Se SOU 1975:23 s. 105. 817Se SOU 1985:26 s. 160. 818Se Ekroth (2001) s. 175. Det förekommer att handlingar som ges in till JO har ett otydligt innehåll. När en handling kommer in till JO behöver det därför ibland bedömas om den alls uppfyller de mest grundläggande kriterierna för en klagomålsanmälan alternativt om den skulle kunna ligga till grund för ett initiativärende. Det kan röra sig om exempelvis vissa anonyma eller oklara skrifter och om åsikts- yttringar eller frågor till JO. finns det därför en s.k. grindvakts- funktion hos JO, vilket i korthet innebär att en eller flera tjänstemän hos JO närmare överväger innehållet i handlingar av denna karaktär samt fastställer i vad mån de bör tas upp som ett nytt ärende eller inte. Uppenbart oprecisa eller ofullständiga skrivelser till JO som inte ger grund för bedömningen att det skulle finnas skäl för JO att inleda ett initiativärende läggs i regel inte upp som nya ärenden. Registreringen av nya ärenden sker vid registratorsexpeditionen med utgångspunkt i en uppdelning av justitieombudsmännens tillsyn i fyra ansvars- områden enligt JO:s arbetsordning. Vad som ingår i respektive ombudsmans ansvarsområde anges i en bilaga till arbetsordningen (1 § arbetsordningen). Ett ärende som berör mer än ett ansvarsområde handläggs av den ombudsman till vars ansvarsområde ärendet huvudsakligen hör. I tveksamma fall bestämmer chefsJO vilken ombudsman som ska handlägga ärendet (2 § första stycket arbetsordningen). Har ärenden som tillhör olika ansvarsområden nära sam- band med varandra, bestämmer chefsJO vem som ska handlägga ärendena (2 § andra stycket arbetsordningen). Om en ombudsman på grund av jäv eller av annan anledning inte kan handlägga ett ärende som hör till hans eller hennes ansvarsområde bestämmer chefsJO vem som ska överta ärendet. När ett nytt klagomålsärende har registrerats fördelas det alltså till den av de fyra tillsynsavdelningarna som handlägger ärenden hänförliga till det område som anmälan avser. Handlingar i ett pågående ärende registreras av den administrativa personalen vid den tillsynsavdelning där ärendet hand- läggs. JO:s fyra tillsynsavdelningar har tillämpat delvis olika rutiner när det gäller registrering av nya ärenden i fråga om s.k. massanmälningar, alltså när ett flertal anmälningar rör samma eller i huvudsak likartade förhållanden. I vissa fall har varje enskild anmälan registrerats som ett separat, nytt ärende, medan anmälningarna i andra fall har hållits samlade och registrerats som ett enda nytt ärende. Valet av registreringsform kan påverka ärendestatistiken. Praktisk handläggning av klagomålsärenden hos tillsynsavdelningarna I detta avsnitt lämnas en övergripande redogörelse för några generella huvud- drag i den handläggning av klagomålsärenden som förekommer hos tillsyns- avdelningarna. Under särskilda rubriker i efterföljande avsnitt redovisas specifika handläggningsrutiner och arbetssätt i fråga om bl.a. beslut om avskrivning, överlämnande av ärenden till annan myndighet och remittering av ärenden m.m. De fyra tillsynsavdelningarnas praktiska handläggning av klagomåls- ärenden är inte helt identisk och det förekommer vissa variationer i de arbets- sätt som tillämpas. Rent allmänt gäller dock i huvudsak följande. När ett nytt ärende fördelas till en tillsynsavdelning tar först den ansvarige byråchefen del av anmälan och fördelar sedan ärendet till en föredragande. förekommer i viss utsträckning även att områdesansvariga föredraganden granskar nyinkomna ärenden till en tillsynsavdelning, men det är alltid den ansvarige byråchefen som fördelar ärendena till föredragandena. anges i 7 § första stycket i arbetsordningen att var och en av byråcheferna fördelar inom sitt sakområde ärendena på föredragande samt bereder egna Vid tilldelningen av ärenden ska hänsyn tas till de olika före- dragandenas särskilda kunskaper och erfarenheter. mellan föredragandena ska eftersträvas. I den mån det finns en områdes- ansvarig föredragande inom ett sakområde bör han eller hon handlägga ärenden av större vikt inom området. En byråchef bör medverka i hand- läggningen av ärenden som är av större vikt (7 § fjärde stycket arbets- Det är byråchefernas ansvar att se till att ärendena blir handlagda på ett tillfredsställande sätt och med den skyndsamhet som krävs (7 § tredje stycket arbetsordningen). När ett ärende har fördelats till en föredragande ankommer det på honom eller henne att noggrant ta del av anmälan i det nyinkomna ärendet och att vidta eventuellt brådskande åtgärder. Föredraganden har därvid att överväga frågor av såväl formell som materiell karaktär. bedöma exempelvis om anmälan avser en fråga som omfattas av JO:s tillsyn, om uppgifterna i anmälan föranleder skyndsam handläggning hos JO – exempelvis om anmälan avser påstående om brott och det finns anledning att överväga ett eventuellt beslut att inleda förundersökning eller om det förekommer begäran om utlämnande av handlingar – och om det finns skäl till samråd med en annan avdelning eller Opcat-enheten. draganden kontrollera bl.a. om det i anmälan förekommer uppgifter som omfattas av sekretess, att de handlingar som anmälaren hänvisar till har bifogats anmälan och att korrekta uppgifter har registrerats i ärendet. Enligt 19 § JO-instruktionen bör en ombudsman skyndsamt lämna klaganden besked om huruvida klagomålet avvisas, avskrivs från hand- läggning, överlämnas till annan enligt 18 § JO-instruktionen eller tas upp till Av detta följer att en föredragande, vid sin inledande granskning, också har att ta ställning till om ärendet bör utredas mer ingående – vilket innebär bl.a. att en underrättelse ska sändas till anmälaren – eller om det kan skrivas av så pass snart att anmälaren inte behöver underrättas enligt 19 §. Enligt 21 § första stycket JO-instruktionen ska en ombudsman verkställa de utredningsåtgärder som fordras för prövning av klagomål och andra ärenden. Det ankommer på föredraganden att överväga och lämna förslag på de utredningsåtgärder som behövs och om det kan anses vara påkallat att genom en remiss anmoda den som anmälts att yttra sig. I ett tilldelat ärende får en föredragande hämta in underhandsupplysningar, begära in handlingar samt överlämna handlingar till anmälaren för yttrande. Föredraganden föredrar ärendet muntligt eller skriftligt för den ansvariga byråchefen. Om föredraganden bedömer att ärendet bör skrivas av, förbereder han eller hon ett förslag till beslut som lämnas till byråchefen. Vid behov bifogas en promemoria med en sammanfattning av anmälan, relevanta rättsregler och en bedömning av ärendet. Byråcheferna får besluta om remisser och annat utredningsförfarande (jfr 7 § andra stycket arbetsordningen). Om ärendet ska remitteras beslutar alltså den ansvariga byråchefen om en remiss. Även områdesansvariga föredragande får besluta om remisser och annat utredningsförfarande, dock endast efter särskilt bemyndigande av vederbörande justitieombudsman (jfr 8 § andra stycket arbetsordningen). Om det bedöms att det som anmälts är brottsligt och bör utredas i förunder- sökningens form föredras saken för ombudsmannen, som beslutar om den fortsatta handläggningen (jfr avsnitt 6.3.6). Enligt 23 § JO-instruktionen avgörs ett ärende efter föredragning av en tjänsteman vid ombudsmannaexpeditionen eller av en särskilt utsedd före- dragande. Föredragningskravet anses ge uttryck för att ärendena ska avgöras i rättsligt ordnade former, varvid föredragningens syfte är att utgöra en garanti för att JO får ett fullödigt beslutsunderlag.819 I bestämmelsen anges dock även att beslut att avvisa eller skriva av ett ärende från handläggning kan fattas utan föredragning. En justitieombudsman kan också avgöra annat ärende utan före- dragning, om särskilda skäl föranleder det. När ett ärende bedöms vara färdigutrett sätter handläggaren upp ett besluts- förslag som granskas av byråchefen.