frsrdg · H904RS1 · 2022-02-21 00:00:00 — Redogörelse till 2021/22:RS1 Riksdagsstyrelsen har vid sitt sammanträde beslutat om årsredovisning för . talman (ordförande) RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 All offentlig makt i utgår från folket Den svenska folkstyrelsen bygger på fri åsiktsbildning och på allmän och lika rösträtt och förverkligas genom ett representativt och parlamentariskt statsskick. är folkets främsta företrädare uppgift är att stifta lagar, besluta om skatt till staten och bestämma hur statens medel ska användas. ska också granska rikets styrelse och förvaltning. utses genom fria, hemliga och direkta val. Ordinarie val till hålls . Rösträtt vid val till har varje svensk medborgare som har fyllt och som är eller har varit bosatt i riket. består av en kammare med 349 ledamöter. väljer inom sig för varje valperiod en talman och tre vice talmän som leder arbete. väljer även 15 utskott som bereder ärenden inför beslut i kammaren samt en med regeringen i vissa EU-frågor. Huvuduppgiften för är att biträda vid behandlingen av ärenden och tillhandahålla de resurser, det stöd och den service som behövs för kammarens, utskottens och övriga riksdagsorgans verksamhet. ska skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete genom att •svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott med mera •svara för ett väl fungerande stöd och service till ledamöter och partikanslier •främja kunskapen om och dess arbete •vårda och bevara byggnader och samlingar •vara en väl fungerande myndighet och arbetsgivare. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 Året som gått .................................................................................................. Styrning och uppföljning ..................................................................... Personal och organisation .................................................................... 2 Sammanfattning – resultat och utveckling ...................................... 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2021 ..................................... Kammare och utskott – uppdragsområde A ....................................... Ledamöter och partikanslier – uppdragsområde B............................. Kunskap om – uppdragsområde C..................................... byggnader och samlingar – uppdragsområde D.............. Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E ............................. Tilläggsupplysningar och noter ............................................................ Sammanställning över väsentliga uppgifter.......................................... RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 har vi lagt ännu ett händelserikt år bakom oss och även detta år har coro- napandemin satt sina spår i arbete. Genom överenskommelser mellan talmannen och gruppledarna har for- merna för riksdagsarbetet justerats så att det har kunnat bedrivas på ett smitt- Förvaltningen å sin sida har anpassat, planerat om och utvecklat stödet till den parlamentariska processen så att både kammaren och utskotten trots den speciella situationen har haft de förutsättningar som arbetet kräver. Året har präglats av ett intensivt parlamentariskt arbete. antalet timmar som kammaren sammanträdde kraftigt jämfört . En stor ökning av bland annat interpellationer och skriftliga frågor märks Dessutom har vi haft två regeringsbildningar. som förvaltningen har gett stöd till det dagliga, parlamentariska arbetet har utvecklingsarbetet i stora delar genomförts som planerat. derna i förvaltningens strategiska plan –2022 har fortsatt att vara rikt- märken för våra prioriteringar och inriktningar. Ett exempel på en satsning som genomförts är den digitala inlämningstjänsten för interpellationer och skriftliga frågor som lanserades . Den parlamentariska utredningen om under coronapandemin 2020, som presenterades för riksdagsstyrelsen , konstaterar att klarat av att ge ett gott stöd under pandemin. ningen lyfter också fram vikten av att ytterligare utveckla förmågan att bistå under en kris och att fortsätta arbetet med att utveckla tekniska platt- formar för bland annat distansmöten. Båda dessa områden har varit centrala för oss i förvaltningen . Insatser för att utveckla säkerhetsarbetet, inte minst beredskapen och konti- nuitetsförmågan, har genomförts på bred front. Bland annat har en översyn av förvaltningens beredskapsorganisation genomförts, och kontinuitetsuppdraget som syftar till att stärka förmågan att upprätthålla budget- och lagstiftnings- processen har slutförts. Vi har också arbetat vidare med att utveckla och säkra digitala lösningar för deltagande på distans vid sammanträden i utskotten och och även vid andra typer av möten. I det uppdraget ingår också att tillgodose det förändrade behovet av rum för digitala möten. –2022 har fortsatt att sätta ljuset på de- mokratins framväxt och villkor, bland annat genom seminarier, filmer, utställ- ningar, pedagogiskt material och konstverk. dock fått genomföras digitalt, och den festföreställning som var planerad till sköts fram till . RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 Renoveringen av ledamotshuset närmar sig slutskedet och planerna för inflyttning ligger fast. pågår ett programarbete för Ce- phalus som beräknas bli klart . Detta innebär att renoveringarna av hus följer den långsiktiga planen. har vi sett över förvaltningens organisation. Min ambition har varit att ytterligare stärka ledningen av myndigheten. Genom en ändrad avdelningsstruktur kommer vi att få bättre förutsättningar för det. Med denna summering av det gångna året blickar vi nu framåt, och man behöver knappast någon kristallkula för att kunna säga att även 2022 blir ett händelserikt år. En viktig uppgift för hela förvaltningen är att förbereda för riksdagsvalet och ta emot en ny riksdag – ett arbete som redan är i full gång. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 är folkets främsta företrädare. Den stiftar lagar, beslutar om skatt till staten och bestämmer hur statens medel ska användas. är förvaltningsmyndighet och har till uppgift att stödja arbete. Förvaltningen ska se till att kammaren, utskotten, , övriga riksdagsorgan och ledamöterna får det stöd och den service de behöver. ska också informera all- mänheten om arbete och om EU-frågor samt handlägga ärenden som rör internationella kontakter. för att vårda byggnader och samlingar samt för myndighets- och uppdrag är att skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete genom att • svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott med • svara för ett väl fungerande stöd och service till ledamöter och parti- • främja kunskapen om och dess arbete • vårda och bevara byggnader och samlingar • vara en väl fungerande myndighet och arbetsgivare. Dessa övergripande uppdrag motsvaras av fem uppdragsområden, A–E, som verksamheten bedrivs utifrån. verksamhet regleras i lagar och föreskrifter. grundläggande bestämmelserna finns i regeringsformen, riksdagsordningen Mer detaljerade bestämmelser finns i föreskriften om förvaltningens arbetsordning. I den så kallade BEA-lagen leds av riksdagsstyrelsen. Styrelsen består av riksda- gens talman, som är ordförande, och tio riksdagsledamöter. överlägger om planering av riksdagsarbetet och beslutar i ärenden av större vikt som rör förvaltningen. Vid styrelsens sammanträden deltar även de vice talmännen och gruppledarna för de partier som inte är representerade i styrel- De har yttranderätt men deltar inte i riksdagsstyrelsens beslut. 1 Lagen (2011:745) med instruktion för . 2 Lagen (2016:1091) om budget och ekonomiadministration för myndigheter. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 Riksdagsdirektören är chef för myndigheten och är föredragande i styrelsen. Riksdagsdirektören är även ordförande i det särskilda råd, ledamotsrådet, som styrelsen utser för beredning av ledamotsnära frågor av praktisk natur, som till exempel administrativt stöd, service samt teknisk utrustning och lokaler, och där riksdagsdirektören beslutar. Förvaltningens ledningsgrupp samråder om övergripande frågor som rör ledning och styrning av förvaltningen. Gruppen består av riksdagsdirektören, myndighetens avdelningschefer och chefen för riksdagsdirektörens kansli. Den krisledningsorganisation som riksdagsdirektören beslutade att inrätta med anledning av hanteringen av coronaviruset fortsatte att verka under 2021.3 Uppdraget är att samordna förvaltningens insatser för att säkerställa stöd till den parlamentariska processen och hindra smittspridning på både kort och lång sikt. beslutade riksdagsdirektören att justera krisledningsorganisationen genom att avveckla krisledningsgruppen men ha krisledningsorganisationen fortsatt aktiverad genom krisledningsstaben, som blev underställd riksdagsdirektören.4 1.3 Styrning och uppföljning verksamhet ska bedrivas effektivt och enligt gällande rätt. Den ska också vara kostnadseffektiv. Förvaltningen arbetar systematiskt med planering och uppföljning för att säkerställa verksamhetens kvalitet och effektivitet. Riksdagsstyrelsen fattar beslut om en strategisk plan som anger de övergripande prioriteringarna och om en årlig verksamhetsplan för förvaltningen.5 Syftet med verksamhetsplanen är att förverkliga de strategier och nå de målbilder som finns i förvaltningens strategiska plan – 2022. I styrelsens uppgifter ingår också att lägga fram förslag till anslag och besluta om anslagsdirektiv.6 Planeringsprocessen utgår från de lagar och föreskrifter som gäller för och samt de uppgifter och uppdrag som riksdagsstyrelsen beslutar om. Riksdagsdirektören beslutar om en internbudget som tillsammans med bland annat verksamhetsplanen och anslagsdirektivet är styrande för verksamheten . Resultatet av förvaltningens arbete redovisas i korthet i kapitel 2 Sammanfattning – resultat och utveckling . 3Beslut om att inrätta en krisledningsorganisation (dnr 1537-2019/20). 4Beslut om att justera krisledningsorganisationen (dnr 1537-2019/20). 5Riksdagsstyrelsen beslutade om en strategisk plan –2022 . 6Riksdagsstyrelsen beslutade om anslagsdirektiv för 2021 . RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 Parallellt med planeringsarbetet görs en kontinuerlig uppföljning och kontroll av verksamheten och budgeten. Uppföljningen resulterar bland annat i tertialrapporter och en årsredovisning. arbetar med intern styrning och kontroll utifrån bestämmelserna i . Intern styrning och kontroll är den årliga process som syftar till att med rimlig säkerhet säkerställa att en myndighet fullgör sitt verksamhetsansvar. identifierade förvaltningen ett antal risker som bedömdes vara prioriterade med utgångspunkt från att de kan påverka myndighetens möjligheter att genomföra sina uppdrag. De prioriterade riskerna och åtgärderna för att minska dem har regelbundet redovisats för riksdagsstyrelsen. Som en del i processen för intern styrning och kontroll genomför samtliga budgetansvariga chefer en självutvärdering av den interna styrningen och kontrollen i den egna verksamheten. Resultatet av självutvärderingarna redovisas för riksdagsstyrelsen inför årsredovisningens undertecknande. I samband med att årsredovisningen skrivs under intygar myndighetens ledning att den interna styrningen och kontrollen är betryggande och redovisar i förekommande fall eventuella brister. Internrevisionen ska stödja ledning genom att självständigt granska, verifiera och bedöma kvaliteten i den interna styrningen och kontrollen. Internrevisionen är fristående från förvaltningens operativa verksamhet och bedrivs av ett företag med expertis inom internrevision. beslutar riksdagsstyrelsen om en internrevisionsplan som pekar ut de verksamheter i förvaltningen som internrevisionen ska granska. Internrevisionen rapporterar löpande till riksdagsstyrelsen. Styrelsen har inom sig inrättat en grupp med uppdrag att bereda revisionsfrågor. Den externa revisionen bedrivs av enligt lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. granskar att årsredovisning är upprättad enligt gällande regelverk, att den ger en rättvisande bild i de finansiella delarna och i resultatredovisningen samt att anslagsmedel och inkomster har använts enligt anslagsdirektiv och övriga beslut för myndigheten. behandlar årsredovisning i samband med sin behandling av utgiftsområde 1 i budgetpropositionen. I utgiftsområdet ingår bland annat förvaltningsanslag. Riksdagsdirektören informerar och svarar på frågor vid ett utskottssammanträde inom ramen för utskottets beredning. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 1.4 Personal och organisation är en kunskapsintensiv organisation vars främsta tillgång är en kunnig och skicklig personal. Yrkesgrupperna förenas i det gemensamma uppdraget att stödja den parlamentariska processen. Förvaltningens värdegrund slår fast att förvaltningen ska ge ett professionellt stöd i demokratins tjänst och att stödet ska präglas av kvalitet, kompetens och engagemang. Aktuella personaluppgifter och statistik redovisas i avsnitt 3.5. har förvaltningens organisation för att ytterligare stärka styrning, uppföljning och effektivitet. beslutade riksdagsdirektören om förändringar som ska gälla från . verksamhet ska organiseras i sju avdelningar och en ledningsstab. Den nuvarande serviceavdelningen blir två avdelningar, en fastighets- och serviceavdelning och en säkerhetsavdelning.7 7Riksdagsdirektörens föreskrift om ändring i riksdagsdirektörens föreskrift (RFS 2011:14) om organisation utfärdad . RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 2 Sammanfattning – resultat och utveckling I detta kapitel redovisas en sammanfattning av resultatet för samtliga uppdragsområden, både löpande arbete och viktigare utvecklingsinsatser. I kapitel 3 redovisas uppdrag, resultat, kostnader och intäkter för respektive uppdragsområde närmare. Kammare och utskott – uppdragsområde A har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdagsordningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Stödet i att planera, genomföra och kommunicera kammarens arbete har varit fullgott. •Stödet till utskotten och har varit fungerande och enhetligt. •Stödet till internationella arbete och arbetet med EU-frågor har anpassats till nya förutsättningar. Utvecklingsarbetet inom uppdragsområdet har i stora delar genomförts enligt plan, även om det internationella parlamentariska samarbetet har påverkats av coronapandemin. Förvaltningen har fortsatt arbetet med att digitalisera dokumenthanteringen i den parlamentariska processen, och det är nu möjligt att digitalt lämna in interpellationer och skriftliga frågor. Även arbetet med att stödja utvecklingen av mer enhetliga arbetsformer i utskotten och förbättra itstödet till den parlamentariska processen har fortsatt. Projektet avslutades men flera av de förbättringar som utvecklats inom projektet kan inte tas i bruk förrän /22. Förvaltningens arbete med att utveckla beredskapen och kontinuitetsförmågan har genomförts på bred front. Bland annat har en översyn av förvaltningens beredskapsorganisation genomförts, och kontinuitetsuppdraget som syftar till att stärka förmågan att upprätthålla budget- och lagstiftningsprocessen har slutförts. Därtill har förvaltningen genomfört aktiviteter inom ramen för Totalförsvarsövning 2020. Ledamöter och partikanslier – uppdragsområde B har säkerställt att ledamöter och partikanslier har fått ett väl fungerande stöd och en god service. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Faktaunderlag och utredningstjänster samt bibliotekstjänster har levererats och med hög kvalitet. •Arbetsverktygen digitala mötestjänsten, Intranätet och kammarappen har fungerat stabilt. •Ledamöter och partikanslier har fått stöd och service enligt gällande regelverk, rutiner och fastställda nivåer. •Ett tillräckligt säkerhetsskydd och verksamhetsskydd har upprätthållits. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 Utvecklingsarbetet inom uppdragsområdet har i stora delar genomförts enligt plan. Flera utvecklingsprojekt pågår för att förbättra service och administrativt stöd. Nya tjänster har tillkommit vid digitalt servicecenter, ett digitalt stöd för hantering av övernattningsbostäder och arbetsplatser utvecklas, och arbetet med att utveckla och säkra lösningar för ledamöternas digitala möten pågår. Film används alltmer på Intranätet för att kommunicera instruktioner av olika slag. En del utvecklingsinsatser på säkerhetsområdet som krävt närvaro i har inte kunnat genomföras på grund av restriktioner under coronapandemin. Kunskap om – uppdragsområde C har säkerställt att externa målgrupper har fått möjlighet att få information och kunskap om arbete och beslut. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Förvaltningens digitala kommunikation är relevant och målgruppsanpassad. •Intresset för visningar av samt studiebesök för gymnasieskolan och besök i fortsätter att vara högt, och verksamheten håller hög kvalitet. •Kurser och fortbildningsdagar för externa målgrupper har hållit hög kvalitet. Utvecklingsarbetet inom uppdragsområdet har i allt väsentligt genomförts enligt plan. Ett projekt har startat för att slå ihop dagens fyra webbplatser till en. Ett bildmanér har tagits fram med målet att grafik och bildspråk ska vara enhetligt i alla förvaltningens kommunikationskanaler. Övergången till digital annonsering har fortsatt och det finns förslag till ytterligare utvecklingsmöjligheter. De digitala studiebesöken har utvecklats både vad gäller innehåll och teknisk kunskap. Firandet av demokratijubileet har fortsatt och gett erfarenheter som kan tas till vara när arbetet med det nya temat inleds 2022. Projektet för att uppgradera mediehanteringssystemet är i sin slutfas, liksom arbetet med att ta fram ett koncept för digitala evenemang. Båda har drabbats av smärre förseningar men prognosen är att arbetet kan slutföras under första halvan av 2022. byggnader och samlingar – uppdragsområde D har vårdat och bevarat byggnader och samlingar på ett systematiskt sätt. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Fastigheter och interiörer har förvaltats enligt upprättade planer. •Användarna har varit nöjda med förvaltningens tjänster för felanmälan och förfrågningar i fastighetsfrågor. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 Utvecklingsarbetet inom uppdragsområdet har genomförts enligt plan. långsiktiga renoveringsplanen för fastigheterna följs. motshuset närmar sig slutskedet och programarbetet för Cephalus beräknas bli Arbetet med att utveckla lokaler som lever upp till krav på säkerhet, tillgänglighet och miljöhänsyn fortsätter. Bland annat har planen för renovering av sammanträdesrum reviderats utifrån det förändrade behovet av rum för digitala möten, och en standard för möblering av arbetsplatser har pre- Förstudien om digitalisering av bildarkiv är avslutad, och en plan för tillgängliggörande av bildsamlingen har tagits fram. Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E Förvaltningen har varit en väl fungerande myndighet och arbetsgivare. dömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: • Förvaltningen har arbetat för att nå sina arbetsmiljömål. • Förvaltningen har arbetat för att nå målsättningarna i likabehandlingspla- • Det finns ett planerat kommunikationsstöd för prioriterade uppdrag och • Tillgången till it-stöd har varit stabil. Delar av utvecklingsarbetet inom uppdragsområdet har kunnat genomföras som planerat, medan annat är försenat. Det senare handlar framför allt om att förvaltningen har behövt göra omprioriteringar av resurser inom it-verksam- heten och att HR-arbetet har påverkats av och delvis inriktats på åtgärder med anledning av coronapandemin. Exempel på genomförda utvecklingsinsatser är aktiviteter för att stärka kommunikationen om som ar- I uppdraget att utveckla styrmodell har förslag till ny struktur av övergripande styrdokument tagits fram. området arbetar en grupp med att skapa förutsättningar för en långsiktig plane- ring av stödet för digitala möten och säkra lösningar. Tabell 1 Intäkter, kostnader och transfereringar, samtliga uppdragsområden (Belopp anges i tkr) –1 718 932 –1 755 997 –1 704 230 –1 721 398 –1 669 277 –2 206 512 –2 241 106 –2 185 399 De totalt sett minskade kostnaderna jämfört med beror främst på minskade avsättningar för ledamöters pensioner och avgångsförmåner i resultaträkningen. har kostnaderna ökat främst på förvaltningsanslaget jämfört med föregående år, framför allt löne- och hyreskostnader. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2021 I den strategiska planen –2022 beskrivs de målbilder strävar efter att nå 2022. Det finns också ett antal strategier att följa för att förvaltningen successivt ska närma sig målbilderna. Strategierna konkretiseras i den årliga verksamhetsplanen genom en rad utvecklingsaktiviteter som ska genomföras . I verksamhetsplanen beskrivs också ambitionerna för det löpande arbetet. I detta kapitel redovisas verksamheten inom respektive uppdragsområde. Under varje uppdragsområde beskrivs först de resultat som har uppnåtts i det löpande arbetet och därefter resultatet av utvecklingsaktiviteterna. 3.1 Kammare och utskott – uppdragsområde A uppdrag inom område A är att svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammaren och utskotten med mera. I uppdraget ingår att stödja kammarens, utskottens, , talmannens och de vice talmännens arbete samt internationella arbete. Förvaltningens produktion och försäljning av riksdagstryck ingår också i uppdraget. Stödet till det parlamentariska arbetet är professionellt, effektivt och stabilt. Resultat av det löpande arbetet – sammanfattning har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdagsordningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Stödet i att planera, genomföra och kommunicera kammarens arbete har varit fullgott. Kammarsammanträdena har i huvudsak genomförts enligt plan. Ett antal förändringar har gjorts i kammarens planering, bland annat för att ge plats för prövning av förslag till statsminister och för prövning av yrkande om misstroendeförklaring mot statsministern. Även antalet tillfällen för interpellationssvar har justerats, bland annat utifrån det ökade antalet interpellationer. Dessutom har praktiska åtgärder genomförts för att minska risken för smittspridning i kammaren. Förändringarna har genomförts och kommunicerats på ett sätt som har tillgodosett behovet av information till ledamöterna och allmänheten. •Stödet till utskotten och har varit fungerande och enhetligt. Förutsättningarna för utskottens och arbete har påverkats av coronapandemin. Delar av året har sammanträden genomförts digi- RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2021 talt medan de under andra delar av året har behövt samordnas och särskilda lokaler användas. Förvaltningen har anpassat stödet till den rådande situationen och fortsätter att skapa förutsättningar för ett enhetligt stöd. •Stödet till internationella arbete och arbetet med EU-frågor har anpassats till nya förutsättningar Coronapandemin har i synnerhet påverkat möjligheterna till internationella kontakter. Inkommande besök och utgående resor har ställts in liksom vissa möten och konferenser. Möten och sessioner inom de interparlamentariska församlingarna har i hög grad genomförts digitalt . Förvaltningen har fortsatt att anpassa arbetsformerna och finna tekniska lösningar för digitala alternativ. , när restriktioner lyfts, genomfördes ett stort antal högnivåbesök i . Stöd i EU-frågor som inte är reserelaterat har levererats som under normala förhållanden. Resultat av utvecklingsarbetet – sammanfattning