sou · H9B357 · 2021-06-28 00:00:00 — 31Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 19.2.2 utflyttning. Kartläggning av regler och rutiner i folkbokföringsärenden var folkbokförd föregående år (10 kap. 1 § rättegångs- balken (1942:740)). 4.6.2Skatteverkets handläggning av flyttanmälan En flyttanmälan ska göras skriftligen till (23 § folkbok- föringslagen) och sker normalt genom e-tjänsten Flyttanmälan, men kan också göras på andra sätt. godtar en anmälan via e-post och fax om inte omständigheterna i det enskilda fallet ger anledning till kontroll.32 Det finns inget författningsreglerat krav på att en flyttanmälan ska vara egenhändigt undertecknad av den flyttande. Trots det ingår ett krav på underskrift som en av flera av säkerhetsåtgär- der för att säkerställa att anmälan är gjord av rätt person.33 Vid tvek- samma fall kan en kontroll av anmälan eller en uppgift som lämnas i anmälan behöva ske. På kan den som flyttar lämna flyttanmälan via e-tjänsten Flyttanmälan. Tjänsten infördes och kräver giltig e-legitimation. Anmälan kan omfatta den som är inloggad i tjänsten samt övriga familjemedlemmar som personen har relation till och som bor i samma fastighet/lägenhet. Flyttningen måste då avse en gemen- sam adress och ha samma inflyttningsdatum. Den som gör anmälan i e-tjänsten måste följa anvisningarna på webbplatsen och kan därefter skriva ut en kvittens på att anmälan har lämnats till på elektronisk väg. Flyttanmälan anses gjord när den kommit in till Skatte- verkets webbplats.34 32Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 17.2.3 Flyttning. 33A.a., avsnitt 17.2.5 Flyttning. 34Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 17.2.4 Flyttning och föringen – ett kvalitetsarbete i uppförsbacke (RiR 2017:23), s. 37 f. Kartläggning av regler och rutiner i folkbokföringsärenden har även tjänsten flyttanmälan via handläggaringång. Det innebär att handläggare på skatteupplysningen kan hjälpa den som kontaktar myndigheten om en flyttanmälan med att fylla i en blan- kett för anmälan om flyttning inom . Ifyllnadsformuläret ger handläggaren stöd för ifyllnad av vissa uppgifter. Vidare kan handläg- garen se uppgifter om aktuell folkbokföring och eventuell särskild postadress. Uppgift om relationspersoner som är folkbokförda tillsam- mans med den flyttande visas också. Handläggaren får även stöd för att fylla i den nya adressen med postnummer och postort. Handläggar- ingången kan användas för den flyttande och övriga familjemedlem- mar som personen har relation med och som bor på samma adress. Innan samtalet med personen avslutas ska handläggaren förhands- granska de ifyllda uppgifterna på blanketten noggrant. Den förifyllda blanketten skickas därefter till den flyttande som ska skriva under blanketten och skicka tillbaka den till inläsningscen- tral. Flyttanmälan anses vara gjord den dag den kommit in till inläs- ningscentralen. Har den flyttande inte undertecknat blanketten får han eller hon tillfälle att komplettera med underskrift.35 Flyttanmälan på externwebb och manuellt På finns formulär som kan användas av den som anmäler flyttning. Formuläret skapar en blankett i PDF-format. Det kan användas när en eller flera personer flyttar tillsammans till en ny adress. Den som använder formuläret får viss hjälp vid ifyllande av uppgifterna. Exempelvis finns stöd vid registrering av en adress med postnummer och postort. Blanketten ska skrivas ut och under- tecknas innan den skickas till inläsningscentral. Flyttan- mälan anses vara gjord den dag den kommit in till inläsningscen- tralen.36 Den som flyttar kan även ladda ner en blankett från för att anmäla flyttning. Även den kan användas när en eller flera personer flyttar tillsammans till en ny adress. Blanketten ger ingen hjälp för ifyllnaden utöver upplysningar för anmälan på blanket- tens baksida. Blanketten ska undertecknas innan den skickas till Skatte- 35Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 17.2.5 Flyttning. 36A.a., avsnitt 17.2.6 Flyttning. Kartläggning av regler och rutiner i folkbokföringsärenden Flyttanmälan anses vara gjord den dag den kommit in till inläsningscentralen.37 Flyttanmälan via fritextbrev eller i annat ärende En flyttanmälan som kommer in till på annat sätt än via blankett betraktas av myndigheten som ett fritextbrev. En uppgift om att någon har flyttat och fått ny adress kan även komma in till i samband med ett annat ärende hos myndigheten, exempelvis inkomstdeklaration. Om det tydligt framgår att det är fråga om en anmälan om flyttning behandlas uppgiften som en flyttnings- anmälan. I annat fall betraktas uppgiften som ett underlag för utredning om personens rätta folkbokföring. Bekräftar personen efter förfrågan från att avsikten var att göra en anmälan om flytt godtar normalt tidpunkten då den första uppgiften kom in som anmälningsdatum.38 Krav på personlig inställelse i vissa fall Normalt kräver en anmälan om flyttning inom inte personlig inställelse. Ett undantag gäller anmälan om flyttning för den som är folkbokförd utan känd hemvist eftersom då saknar upp- gift om var personen befinner sig. Enligt arbetsbeskriv- ning finns beträffande dessa personer anledning att i vissa fall begära personlig inställelse, dels för att säkerställa att det är rätt person som lämnar anmälan, dels för att bekräfta den fysiska närvaron och minska risken för felaktig folkbokföring. I arbetsbeskrivningen anges att en bedömning bör ske utifrån förutsättningarna i det enskilda fallet.39 har inte längre avtal om flyttanmälningar med extern aktör som tillhandahåller eftersändning har haft avtal med om att för räkning hantera anmälningar om flyttning och särskild postadress. 37A.a., avsnitt 17.2.7 Flyttning. 38Skatteverkets arbetsbeskrivning avsnitt 17.2.8 Flyttning. 39A.a., avsnitt 17.2.12 Flyttning. Kartläggning av regler och rutiner i folkbokföringsärenden med inte längre möjligt att med e-legitimation beställa eftersändning och göra en flyttanmälan via samma aktör. Den som vill ha eftersänd- ning får alltså för den åtgärden vända sig till en extern aktör som erbju- der sådan tjänst. Personen måste dock även göra en flyttanmälan till . Svensk adressändring tillhandahåller en blankett för att göra flyttanmälan till men endast om den som beställer eftersändning inte använder e-legitimation för sin beställning.40 4.6.3Skatteverkets underrättelser vid flyttanmälan Vid flyttanmälningar, som kommer in till på annat sätt än via e-tjänsten, skickar ett meddelande (säkerhetsbrev) till anmälaren som en bekräftelse. Det skickas när ärendet gått igenom samtliga maskinella formatkontroller. Det skickas med A-post till post- adressen för respektive person i anmälan som är folkbokförd i med godkänd adress, förutom personer som har vårdnadshavare i flyttanmälan och personer som är eller äldre och gift med en äldre person som finns i flyttanmälan. innehåller information om vilka personer anmälan gäller och ärendets diarienummer. Syftet med säkerhetsbrevet är enligt att minska risken för oriktiga anmälningar. I brevet uppmanas personen att kontakta om han eller hon inte lämnat anmälan om flytt. I de fall flyttanmälan sker via handläggaringång och blanketten för anmälan om flyttning skickas till den nya adressen för underskrift skickar ett upplysningsbrev som är utformat på samma sätt som säkerhetsbrevet.41 Ett beslut om flyttning som registreras i enlighet med de uppgif- ter som lämnats i anmälan medför ingen underrättelse om beslut i folk- bokföringsärendet från . Endast i de fall när ett folkbok- föringsdatum i ett flyttningsbeslut avviker från flyttningsdatum i anmälan underrättas den flyttande av med ett motiverat beslut. Likaså om godtar en anmälan om flyttning till en kommun efter utredning och om beslutat om ändrad 40Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 17.2.3 Flyttning och samt Svensk Adressändring AB:s hemsida. 41A.a., avsnitt 17.7.1 och 17.7.2 Flyttning. Kartläggning av regler och rutiner i folkbokföringsärenden folkbokföring för en person som inte anmält flyttning eller om Skatte- verket beslutat om att avslå en flyttningsanmälan.42 Det finns möjlighet att spärra obehörig adressänd- ring via Mina sidor hos . Vid spärrning av obehörig adress- ändring kan flyttanmälan och anmälan om särskild postadress endast göras med e-legitimation och underrättar den enskilde om myndigheten får in en anmälan om flytt eller särskild postadress på annat sätt än via e-legitimation. har infört en ny digital tjänst för att göra det lättare för privatpersoner att se och anmäla om någon obehö- rig är folkbokförd på den egna adressen. Efter inloggning med e-legiti- mation på ”Mina sidor” på kan privatpersoner genom den nya tjänsten, ”Visa folkbokförd på samma adress”, se vem som är folkbokförd på den egna adressen. Det finns även möjlighet att digitalt anmäla om någon person felaktigt är folkbokförd på den egna bostaden. utreder möjligheten att även införa en digi- tal avisering när någon folkbokför sig på en annan privatpersons adress (se avsnitt 5.5.2). En folkbokförd person som behöver en särskild postadress eller vill ändra särskild postadress utan att ha flyttat ska anmäla detta skriftligen till . Anmälan ska göras inom . En förutsättning är att adressen ska gälla och är ett komplement till folkbokföringsadressen (25 § andra stycket folkbokföringslagen). Ett avslut av en särskild postadress ska också anmälas skriftligen till . Den särskilda postadressen gäller från och med det datum som registrerar in adressen i folkbokföringsdatabasen. Lämnas en anmälan med datum framåt i tiden inväntar registre- ring till den dagen.43 En uppgift i samband med anmälan om särskild postadress som innebär att adressen ska upphöra att gälla från och med visst datum medför inte att automatiskt avslutar den särskilda post- adressen det datumet. informerar i stället personen om att 42A.a., avsnitt 17.7.3, 17.7.4 och 17.7.5 Flyttning. 43Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 17.5.2 Flyttning. Kartläggning av regler och rutiner i folkbokföringsärenden avsluta den särskilda postadressen när det är aktuellt att den ska upp- höra. bevakar inte heller att den särskilda postadressen avslutas det datum som uppgavs i anmälan. I vissa fall kan , efter utredning, avsluta en särskild postadress även utan anmälan, exem- pelvis om postadressen förlorat sin funktion som avlämningsställe för post.44 4.7Folkbokföringsärenden som inleds på annat sätt än genom anmälan 4.7.1Indikationer som kan tyda på att en person utvandrat genomför ett flertal kontroller i efterhand som syftar till att granska om befintliga uppgifter i folkbokföringsdatabasen är korrekta. När får en uppgift som tyder på att en person flyttat till utlandet utan att anmäla flyttning skickar myndigheten som regel en påminnelse till personen om att göra en anmälan på blankett. En bosättningskontroll i ett enskilt ärende kan också inledas genom att får en indikation på att någon lämnat landet. Det kan vara fråga om en postretur, en underrättelse från skolmyndighet om ett skolpliktigt barn eller ett tips från en granne eller en anonym anmälan. Om får en sådan indikation sätts en utredning igång för att myndigheten därefter ska kunna ta ställ- ning till eventuella åtgärder. Om utredningen leder till att det finns grund för att ifrågasätta personens folkbokföring i landet sänder Skatte- verket en fråga till personen. Får inget klargörande svar eller kommer frågan i retur kontrollerar uppgifterna vidare inom den egna myndigheten och genom att eventuellt ställa frå- gor till andra, t.ex. andra myndigheter.45 Särskilt om personer med uppehållstillstånd Avsaknad av ett erforderligt uppehållstillstånd utgör en omständig- het som kan ligga till grund för avregistrering från folkbokföringen (20 § tredje stycket folkbokföringslagen). Det innebär dock inte att en 44Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 17.5.3 Flyttning. 45A.a., avsnitt 19.3.7 Utvandring. Kartläggning av regler och rutiner i folkbokföringsärenden person som saknar uppehållstillstånd med automatik kan avregistre- ras från folkbokföringen.46 har en underrättelseskyldighet till om en utlänning inte har ansökt om förlängning av tidsbegränsat uppe- hållstillstånd från det att tillståndet löpt ut (7 kap. 7 a § utlänningsförordningen). I de fall vid en kontroll inte får kontakt med en person som inte ansökt om förlängt tidsbegränsat uppehållstillstånd kan det vara tillräckliga skäl för att avregistrera personen från folkbokföringen utan ytterligare utredning.47 Om verkställt ett beslut om avvisning eller utvis- ning av en folkbokförd person ska myndigheten under- rätta (7 kap. 3 § utlänningsförordningen). avregistrerar i sådana fall med ledning av meddelandet personen som utflyttad utan vidare kontroll.48 , en migrationsdom- stol eller Migrationsöverdomstolen ska underrätta om ett lagakraftvunnet beslut om avvisning eller utvisning med återrese- förbud för en person som är folkbokförd i . ska även underrätta när ett sådant beslut är verkställt (7 kap. 4 § utlänningsförordningen). 4.7.2Indikationer till som kan föranleda kontroll av folkbokföringsadress får en stor mängd underrättelser om misstänkta fel avseende personers folkbokföringsadress.49 Inte bara myndigheter utan också enskilda personer anmäler felaktigheter i folkbokföringen. Det finns en skyldighet för vissa aktörer att lämna uppgifter till Skatte- verket. Underrättelseskyldigheten gällde tidigare bara vissa myndigheter och bara uppgift om adress. har underrättel- seskyldigheten utvidgats till att gälla så gott som samtliga myndig- heter. Underrättelseskyldighet gäller om det kan antas att en uppgift 2012/13:120, Folkbokföringen , s. 155. 47Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 19.3.7 Utvandring och ställningsta- gande Okänd bosättning, version 13, avsnitt 6.5.2. samt prop. 2012/13:120, s. 155. 48Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 19.3.7 Utvandring. 49Folkbokföringen – ett kvalitetsarbete i uppförsbacke (RiR 2017:23), s. 46. Kartläggning av regler och rutiner i folkbokföringsärenden i folkbokföringen om en person som är eller har varit folkbokförd är oriktig eller ofullständig (32 c § folkbokföringslagen). Underrättelse- skyldigheten är sekretessbrytande enligt 10 kap. 28 § offentlighets- och sekretesslagen. En liknande underrättelseskyldighet finns i 14 § förordningen (1998:1234) om det statliga personadress- registret. arbetar enligt uppgift till utredningen , mot bakgrund av den utökade underrättelseskyldighet som trädde i kraft , med en tjänst för rapportering av brister och felaktigheter i folkbokföringen. Med stöd av uppgifterna kan inleda en utredning om den aktuella personens bosättning. Om det finns anledning för Skatte- verket att anta att en person är skyldig att göra en flyttningsanmälan är rutin att i första hand påminna personen att göra en skriftlig anmälan. Om svar på påminnelsen uteblir kan i stället förelägga personen att lämna anmälan, i en del fall vid vite.50 Lyckas inte komma i kontakt med personen, kan fastig- hetsägaren kontaktas för efterhörande av hyreskontrakt eller liknande eller för kontroll av angivet lägenhetsnummer. Går det fortfarande inte att fastställa om personen är bosatt på lägenheten eller fastigheten utvidgar utredningen och ställer frågor till andra.51 Frå- gor kan exempelvis skickas till arbetslöshetskassorna Arbetsför- medlingen, arbetsgivare, beskattningsverksamheten, bilregistret, CSN, Kriminalvården, , utbildningsanordnare och Krono- fogdemyndigheten. kan från Postnord få uppgift om adresser och om post delas ut till en viss person på viss adress (2 kap. 14 och 15 §§ postlagen [2010:1045]) och kan lämna uppgifter om personen begärt eftersändning eller lagring av post.52 När fått tillräcklig information för att fatta beslut måste de uppgifter som är av betydelse för ärendet normalt kommu- niceras med den vars bosättning utreds (25 § förvaltningslagen) och denne få tillfälle att inom viss bestämd tid yttra sig över materialet. 50Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 17.4 Flyttning. 51A.a., avsnitt 30.11.1 Utredning av bosättning. 52A.a., avsnitt 30.5.1 Utredning av bosättning. Kartläggning av regler och rutiner i folkbokföringsärenden Handläggaren kan ha fått fram en ny adress i den utredning som gjorts där man har för avsikt att folkbokföra personen. Det kan även vara så att personen har en särskild postadress dit post kan skickas. Om per- sonen har Mina meddelanden kan kommunicering ske via den kanalen. Det sista alternativet för kommunikation är kungörelsedelgivning. Vi har i uppdrag att föreslå åtgärder som tillgodoser att folkbok- föringsdatabasen i största möjliga utsträckning innehåller korrekta uppgifter. För att höja kvaliteten i uppgifter som ska registreras och uppgifter som redan har registrerats i folkbokföringsdatabasen behö- ver i sin kontrollverksamhet ha nödvändiga befogenhe- ter. Frågor om befogenheter behandlas i avsnitt 5.2–5.4. Ett av de mest frekvent förekommande felen i folkbokföringsdata- basen är felaktig folkbokföringsadress. I avsnitt 5.5 behandlas proble- met med felaktigt folkbokförda på annans lägenhet eller fastighet. Det förekommer att en person inte vill medverka till att folkbokför- ingsadressen bestäms och att denne folkbokförs under rubriken utan känd hemvist. Problemen kring detta tas upp i avsnitt 5.6. I avsnitt 5.7 behandlas möjligheter att motverka felaktig folkbokföringsadress genom utökade krav på dem som upplåter bostäder. 5.2Personlig inställelse i andra fall än vid inflyttning från utlandet 5.2.1Nuvarande regler och rutiner Som tidigare framgått får om det finns särskilda skäl begära att en anmälan, ansökan eller uppgift ska lämnas vid personlig inställelse (23 § folkbokföringslagen [1991:481]). har som rutin att, utöver vid invandring, kräva personlig inställelse när den som är avregistrerad från folkbokföringen som försvunnen anmäler flytt. Av arbetsbeskrivning framgår att myndig- Ökad kvalitet i folkbokföringsdatabasen heten ibland kräver personlig inställelse när en person som är folk- bokförd utan känd hemvist (13 § folkbokföringslagen) anmäler flytt- ning inom landet (se avsnitt 4.6.2). Vid en ansökan om hinderspröv- ning, där någon av personerna inte är folkbokförd i , begär personlig inställelse för att kontrollera identiteten på den person som inte är folkbokförd här. Personlig inställelse kan också förekomma t.ex. när en person begär att hans eller hennes iden- titets- och/eller personuppgifter ska ändras och visar upp ett utländskt pass till stöd för det. 5.2.2Tidigare krav på personlig inställelse folkbokföringsförordning1 fanns ett principiellt krav på per- sonlig inställelse inför pastor för att fullgöra anmälningsskyldighet för födelse, dödsfall, flyttning inom riket, invandring och utvandring. Vissa möjligheter fanns för enskilda att låta sig företrädas av ombud och en skriftlig anmälan kunde godtas om den var fullständig och i övrigt tillförlitlig.2 Genom folkbokföringsförordning, sedermera folkbokföringslag,3 upphävdes det principiella kravet på personlig in- ställelse vid anmälningar till den löpande folkbokföringen. Departe- mentschefen uttalade i propositionen att tiden var inne för att på folk- bokföringens område slopa det generella kravet på personlig inställelse, i likhet med vad som hade skett på andra förvaltningsområden. Det bedömdes som en stor tidsbesparing för den enskilde, och från psyko- logisk synpunkt en , att anmälan kunde ske på telefon. Vidare bedömdes att ”mindre företagsamma personer” skulle göra anmälan som de annars inte skulle ha kommit sig för att göra. Huvudregeln blev därför att anmälan skulle göras muntligen eller skriftligen. Pastors- ämbetet skulle dock äga rätt att begära skriftlig bekräftelse vid munt- lig anmälan via telefon. Detta med hänsyn till dels påtalade risker för missuppfattningar, dels rena okynnesanmälningar. En annan anled- ning var riskerna för s.k. skenskrivningar. Undantagsvis skulle pastors- ämbetet i stället för skriftlig bekräftelse få kräva personlig inställelse 1Folkbokföringsförordningen (1946:469). 1967:88 med förslag till folkbokföringsförordning, s. 23. 3Vid ikraftträdandet folkbokföringsförordning men författningsrubriken folkbok- föringslag trädde i kraft . Ökad kvalitet i folkbokföringsdatabasen om särskilda omständigheter förelåg och det ansågs nödvändigt för att få uppgifter för en riktig kyrkobokföring.4 Utredningens bedömning: Det bör inte införas ett generellt krav på personlig inställelse vid anmälningar och ansökningar enligt folk- bokföringslagen. ska dock även fortsättningsvis, om det finns särskilda skäl, ha möjlighet att begära att en anmälan, ansökan eller uppgift ska lämnas vid personlig inställelse. , som gjorde en allmän översyn av folkbokföringslag, övervägde en ordning med personlig inställelse för att göra flyttningsanmälan. Detta för att undvika falska anmälningar. Utredningen fann emellertid att detta skulle innebära olägenheter för den enskilde som ska flytta och en väsentligt ökad arbetsbelastning för . Att återinföra ett krav på personlig inställelse sågs därför inte som en proportionerlig åtgärd i förhållande till problemet med falska flyttningsanmälningar. rutiner i samband med en flyttningsanmälan bedömdes vara tillräckliga.5 Inte heller vi ser ett generellt krav på personlig inställelse vid anmäl- ningar enligt folkbokföringslagen som en framkomlig väg. Utöver att ett sådant krav skulle innebära olägenheter för den enskilde och ökad arbetsbelastning för , kan det också befaras att kvaliteten i folkbokföringen skulle försämras, särskilt vid flyttningsanmäl- ningar inom landet där det finns ett stort behov av att förmå enskilda att fullgöra sin anmälningsskyldighet. Med hänsyn till den tekniska utvecklingen och att samhället i stort har digitaliserats framstår ett absolut krav på personlig inställelse inte heller som proportionerligt. Något generellt krav på personlig inställelse bör därför inte införas. Syftet med den personliga inställelsen är att minska risken för fel- aktig folkbokföring genom att säkerställa att det är rätt person som lämnar anmälan, ansökan eller uppgiften och, i en del fall, att bekräfta den fysiska närvaron. I bosättningsutredningar om en persons korrekta folkbokföringsadress, är möjlighet att begära person- 1967:88 med förslag till folkbokföringsförordning, s. 29 och 52 f. 5Folkbokföringen (SOU 2009:75), s. 480. Ökad kvalitet i folkbokföringsdatabasen lig inställelse en av de metoder som myndigheten kan använda sig av som ett led i utredningen. Vid införandet av möjlighet att vid särskilda skäl kräva personlig inställelse uttalades i förarbetena att möjligheten skulle användas sparsamt och endast i de fall då det är av väsentlig betydelse för en riktig folkbokföring. Det exempel som då nämndes var invand- ring.6 Vi föreslår (se avsnitt 6.5) att nuvarande rutin att den som flyttar in från utlandet ska inställa sig personligen för identi- tetskontroll ska författningsregleras. Det kan överlämnas till Skatte- verket att som utifrån förutsättningarna i det enskilda fallet be- döma om det finns skäl att kräva personlig inställelse i andra typer av ärenden. Någon ändring av regeln i 23 § folkbokföringslagen föreslås därför inte. 5.3Föreläggande att visa upp handling 5.3.1Nuvarande regler och rättspraxis får enligt 31 § folkbokföringslagen besluta att förelägga en person att göra en anmälan som denne kan antas vara skyldig att göra enligt lagen eller att skriftligen eller muntligen lämna de uppgifter som behövs för att bedöma eller kontrollera personens folkbokföring eller övriga uppgifter som får registreras i folkbokföringsdatabasen. Av föreläggandet ska framgå vilka uppgifter som ska lämnas. Föreläg- gandet får enligt 37 § förenas med vite. har i tre fall ansökt vid Förvaltnings- rätten i om utdömande av vite efter att ha förelagt personer att visa upp handlingar i original eller vidimerad kopia.