sou · H9B357 · 2021-06-28 00:00:00 — 24Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 6.2.2 i materialet ”Personnummer och samordnings- nummer”. 25Skatteverkets promemoria Samordningsnumrens funktion i samhället, s. 42. 26Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 6.2.2.3 och 6.1.2.1 i materialet ”Personnummer och samordningsnummer”. utredas innan tilldelning sker, t.ex. genom kontakter med den rekvire- rande myndigheten.27 Vidare registrerar och kontrollerar pass- eller id-kortsnummer i tjänsten Passporten innan tilldelning av samordningsnummer sker för att minska risken att samma handling används . Om alla förutsättningar för att samordningsnummer ska tilldelas är uppfyllda beslutar om tilldelning. Intill varje uppgift som anser vara styrkt (namn, kön, födelsetid, födelseort och medborgarskap) har registrerat uppgiften ”Ja” i folkbok- föringsdatabasen. Om bedömer att underlaget inte upp- fyller kraven registreras i stället ”Nej” vid respektive uppgift.28 Om ansökan är komplett och innehåller en kopia av identitetshandlingen är handläggningstiden från att ansökan kommer in till till att svar skickas till rekvirenten normalt . Det tar dock att handlägga en ansökan som inkommer per post från en annan myndighet än vad det gör att handlägga en ansökan som inkom- mer elektroniskt via tjänsten E-rekvirering.29 beslut om att tilldela samordningsnummer efter begäran av en myndighet är ett förvaltningsbeslut som enligt bedömning riktar sig mot den rekvirerande myndigheten och inte den enskilde.30 Den myn- dighet eller organisation som begärt ett samordningsnummer under- rättas om beslut om tilldelning av samordningsnummer per post. Om webbtjänsten E-rekvisition Samordningsnummer an- vänts för rekvireringen skickas även svaret med uppgift om det tillde- lade samordningsnumret elektroniskt.31 Den enskilde som tilldelats numret efter begäran från en myndighet eller ett annat organ har tidi- gare normalt inte meddelats om detta.32 under- rättas den enskilde dock alltid om att ett nummer tilldelats. Skattever- kets beslut om tilldelning av samordningsnummer efter begäran från 27Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 6.2.2.3 i materialet ”Personnummer och samordnings- nummer”. 28Skatteverkets promemoria Samordningsnumrens funktion i samhället, s. 75. 29A.a., s. 67. 30A.a., s. 67. 31A.a., s. 66. 32Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 6.3.4 i materialet ”Personnummer och samordnings- nummer” och promemoria Samordningsnumrens funktion i samhället, s. 67. en myndighet eller ett annat organ får inte överklagas (39 § folkbok- föringslagen). Uppgifter om personer som har tilldelats ett samordningsnum- mer behandlas i folkbokföringsdatabasen. Per innehöll folkbokföringsdatabasen cirka 890 000 samordningsnummer som kunde användas. Antalet samordningsnummer som tilldelas årli- gen varierar något. Antalet tilldelade samordningsnummer uppgick till 66 602 nummer , till 72 764 nummer . 10.5Rekvirering av samordningsnummer hos olika myndigheter har omkring 60 000 samordningsnummer rekvirerats. Fördelningen mellan olika myndigheter framgår av föl- jande tabell.34 Tabell 10.1 Rekvirerade samordningsnummer och 2019 Källa: SCB. 33Skatteverkets promemoria Samordningsnumrens funktion i samhället, s. 41. 34Statistiken för hämtad från SCB . Som framgår av tabellen tilldelas av alla samord- ningsnummer för registrering i beskattningsdatabasen, drygt 20 pro- cent för och rättsväsendets verksamhet, och för passändamål. Någon statistik avseende egna ansök- ningar om samordningsnummer finns naturligtvis inte avseende dessa år eftersom det inte var möjligt för en enskild att själv ansöka om ett samordningsnummer förrän . Vi har ställt frågor i enkätform till några av de myndigheter som rekvirerar flest antal samordningsnummer och till vissa andra myndigheter som kan använda samordningsnummer i sin verksamhet. Enkäten har skickats till följande myndigheter som kan rekvirera samordningsnummer: (beskattningsverksam- heten), , , Transportstyrelsen, För- säkringskassan, Arbetsförmedlingen, , och . Frågorna har bl.a. handlat om vilka ärenden eller situa- tioner som främst föranleder ett behov av samordningsnummer och hur de går tillväga när de rekvirerar nummer. Myndigheternas svar i dessa delar framgår nedan. (beskattningsverksamheten) är den myndighet som rek- virerar klart flest samordningsnummer . Det handlar uteslu- tande om beskattningsärenden. En person som kommer till för att arbeta ska skicka in antingen en anmälan om A-skatt eller en ansö- kan om SINK (särskild inkomstskatt för utomlands bosatta). Om någon sådan anmälan inte lämnas in kan det komma information om att en person har arbetat i genom att arbetsgivaren lämnar uppgifter i arbetsgivardeklarationen eller genom att personen själv lämnar in en inkomstdeklaration året efter. Vid alla dessa tillfällen finns det behov av samordningsnummer för att ska kunna beskatta personen. stämmer av om det finns ett samordningsnummer . Om det inte gör det rekvireras ett nummer från folkbok- föringsverksamheten. Registrering i beskattningsdatabasen är ett av de ändamål för vilket ett samordningsnummer får tilldelas trots att det råder osäkerhet om personens identitet. Personens identitet kon- trolleras i enlighet med meddelande SKV M 2010:3 (se mer om detta i 12 kap.). Till rekvireringen bifogas pass eller nationellt id-kort. Om detta saknas skickas det ut en förfrågan till personen att inkomma med en kopia av sådana handlingar. Även om inget svar på förfrågan kommer in måste rekvirera ett samordnings- nummer för att kunna beskatta personen. är näst efter den myndighet som rek- virerar flest samordningsnummer , och har precis som Skattever- ket möjlighet att rekvirera samordningsnummer även om det råder osäkerhet om personens identitet. Om en person som saknar svenskt personnummer utreds och misstänks för brott rekvirerar myndighe- ten samordningsnummer i samband med att förundersökningen överlämnas till åklagare och åtal ska väckas eller när polis utfärdar en ordningsbot. Samordningsnumret behövs för hantering och spårbar- het avseende personuppgifterna i och i övriga rättskedjemyndigheters enskilda och gemensamma it-stöd. Polismyn- digheten har uppskattat att av de samordningsnummer som myndigheten rekvirerar avser personer som fått ett föreläggande om ordningsbot utfärdat. När ett samordningsnummer behövs rekvirerar i ett samordningsnummer från Skattever- ket. Myndigheten fastställer i normalfallet personens identitet genom en legitimationshandling, körkort, pass eller liknande. Vid behov tilläm- pas internationella förfrågningar via etablerade kontaktvägar, t.ex. Europol och , till utländska polismyndigheter för att kunna fastställa identitet. De utbyter tillgänglig information t.ex. kopior av identitetshandlingar, fingeravtryck, DNA-uppgifter, foton, noteringar av övriga kännetecken (exempelvis tatueringar och ärr), utländska adressuppgifter, telefonnummer m.m. Det finns rutiner framtagna för de olika behov som kan uppstå. Samtliga personer som Polismyndig- heten begär samordningsnummer för har fysisk kontakt med någon anställd på myndigheten i samband med identifieringen. Eftersom det i brottmålsprocessen förekommer att personer med oklar bakgrund helt saknar identitetshandlingar och inte vill medverka till en fullgod identifiering är det, trots de nämnda åtgärderna, inte alltid möjligt att fastställa en säker identitet. är passmyndighet inom riket. Utom riket fullgör beskickningar och karriärkonsulat uppgifter som passmyndighet (2 § passlagen). Samordningsnummer rekvireras uteslutande för passända- mål. Då en utlandsboende svensk medborgare, som inte är och heller aldrig varit folkbokförd i och därför inte har tilldelats person- nummer (t.ex. barn till utlandsboende svenska medborgare), ansöker om svenskt pass eller nationellt id-kort vid personligt besök på en polis- station eller på en svensk ambassad behövs ett samordningsnummer. Samordningsnumret behövs för att hantering och spårbarhet avseende personuppgifterna i it-stöd samt för att samordnings- numret måste anges i passhandlingen eller i det nationella id-kortet. Det vanligaste är att personen kommer in på en svensk ambassad. När ett samordningsnummer behövs rekvirerar passhandläggaren det från . Passhandläggarna utbildas särskilt i de rutiner och riktlinjer som meddelat för att en identitet ska anses vara fastställd. Transportstyrelsen svarar för av rekvirerade sam- ordningsnummer . En del av samordningsnumren rekvireras för att myndigheten ska kunna göra nödvändiga registreringar i vägtra- fikregistret. Samordningsnummer behövs för registrering av ägare när en person som saknar svenskt personnummer har förvärvat eller importerat ett fordon. Uppgifterna i registret utgör bl.a. underlag för uttag av skatter och avgifter kopplade till fordon. Samordningsnum- mer behövs också för att kunna registrera uppgifter kring körkort såsom körkortstillstånd, handledarskap, förnyelse av körkort, utbyte av utländskt körkort och vid beviljande av förarbevis för terräng- hjuling eller snöskoter. Inom yrkestrafikområdet behöver Transport- styrelsen samordningsnummer vid avsaknad av svenskt personnum- mer t.ex. i ärenden rörande taxiförarlegitimation, yrkestrafiktillstånd, yrkeskompetensbevis och utfärdande av färdskrivarkort. Förutom ärenden rörande vägtrafik behövs samordningsnummer hos Transportstyrelsen för förare som ansöker om lokförarbevis och för det system som inom sjöfart hanterar information om bemanning, utbildning och mönstring, förutsatt att personnummer saknas. Transportstyrelsen har implementerat en riktlinje för samordnings- nummer. När det finns behov av att begära samordningsnummer ska det enligt riktlinjen ske på blankett, antingen per post eller via webbtjänsten E-rekvisition. Innan rekvisitionen skickas ska personens identitet fastställas (endast hemlandspass eller nationella identitetskort godtas) och det ska göras kontroller i Navet för att kon- trollera att personen inte redan har ett samordningsnummer. Kopior av identitetshandlingar bifogas rekvisitionen. Hos uppstår behov av att rekvirera samordning- snummer bl.a. för gränsarbetare och personer som uppehåller sig i för arbete eller bosättning som är för kort för att de ska anses bosatta i folkbokföringens mening, familjemedlemmar till en person som är försäkrad i och som kan ha rätt till famil- jeförmåner, där familjemedlemmarna befinner sig i ett annat EU/EES- land samt underhållsskyldig förälder som befinner sig utomlands i ärenden om underhållsstöd. Ofta finns dock inte möjlighet att rekvi- rera samordningsnummer för en underhållsskyldig förälder som befin- ner sig i ett annat land för att det inte går att fastställa personens identi- tet på det sätt som krävs. Den underhållsskyldige föräldern har ofta inget eget intresse av att medverka till att ett samordningsnummer kan rekvireras. Då är hänvisad till att använda interna registreringsnummer. Ett ställningstagande till om en person är försäkrad i är en första förutsättning för att en person ska kunna få en specifik för- mån. Det är främst i detta initiala skede av ärendehandläggningen som samordningsnummer rekvireras av . De förmåner där personer med samordningsnummer främst är aktuella är barnbi- drag, föräldrapenning, sjukpenning samt sjuk- och aktivitetsersättning. har en allmän instruktion för rekvisition av sam- ordningsnummer. För att personens identitet ska anses fastställd krävs oftast att han eller hon inställer sig personligen till ett servicekontor hos Statens servicecenter för att få sina handlingar kontrollerade. Om personens identitet redan är styrkt genom en e-blankett, SED (strukturerat elektroniskt dokument) eller ett intyg utfärdat av en behörig institution i ett annat medlemsland kräver Försäkringskas- san inte att identiteten styrks ytterligare. hänvisar därutöver till meddelande SKV M 2010:3 i sin instruk- tion. Rekvisition av samordningsnummer görs sedan på blankett Rekvisition av samordningsnummer. Kopior av handlingarna som enligt bedömning styrker identiteten bifo- gas blanketten. uppstår behov av att rekvirera samordnings- nummer när någon utan person- eller samordningsnummer vill skriva in sig som arbetssökande. Enligt myndighetens rutiner ska samord- ningsnummer rekvireras för personer med U2-intyg (intyg som möj- liggör att ta med sig arbetslöshetsförmåner vid arbetssökande i annat EU-land), oavsett medborgarskap, om de vill skriva in sig på förmed- lingen, kan identifiera sig och visa att de har rätt att arbeta i . Samordningsnummer rekvireras också i andra fall då medborgare i EU/EES-land eller önskar skriva in sig som arbetssökande. En person som saknar personnummer eller samordningsnummer kan inte skrivas in digitalt i Arbetsförmedlingens system. I de fall myndigheten rekvirerar samordningsnummer skrivs personen in på Arbetsförmedlingen manuellt och med hjälp av en pappersblankett. Därefter rekvireras ett samordningsnummer från manu- ellt. Myndigheten ser över möjligheten att i stället hantera rekvireringen av samordningsnummer elektroniskt. Enligt Arbets- förmedlingens handläggarstöd ska individer styrka sin identitet i sam- band med inskrivning och rekvirering av samordningsnummer. Som stöd finns en checklista med alla godkända identitetshandlingar och vilka som gäller för svenska medborgare, /-EES-medborgare samt tredjelandsmedborgare. uppstår ett behov för att rekvirera ett samordningsnummer. De vanligaste situationerna är när en person på sin premiepension ansöker om efterlevandeskydd till sin partner som saknar personnummer eller samordningsnummer samt när en person som varit försäkrad i avlider och de efterlevande som saknar personnummer eller samordningsnummer ska få ersättning. När det blir aktuellt att rekvirera samordningsnummer kontrol- leras först i myndighetens interna system om personen finns , om personen varit i skickas en personsökning till . Om det inte finns något nummer begär in en kopia av handling som styrker identitet från sökande (pass, nationellt identitetskort från medlemsland eller blanketter utfärdade enligt EU-förordning). föl- jer meddelande SKV M 2010:3 i fråga om identifiering. Till rekvisitionen bifogas kopia av identitetshandlingar. () rekvirerar så pass få samord- ningsnummer att myndigheten inte är representerad separat i statistiken i tabellen ovan. CSN rekvirerar samordningsnummer när studiestöd för studier i eller utomlands ska beviljas för en person som saknar person- och samordningsnummer. Det är alltså först inför ett beslut om bifall som samordningsnummer rekvireras, inte när en ansökan kommer in. Gällande ärenden om studiehjälp utland rekvirerar CSN samordningsnummer om det är myndigheten som ska göra utbetalningarna. Beslut om att bevilja studiemedel eller studiehjälp fattas sedan först när samordningsnummer tilldelats. När samordningsnummer rekvireras används enligt rutin Skatte- verkets formulär Rekvisition av samordningsnummer. För att perso- nens identitet ska anses fastställd kräver CSN kopia av pass eller annan giltig identitetshandling. Kopia av identitetshandling bifogas rekvisi- tionen. har till utredningen uppgett att verket aldrig rekvirerar samordningsnummer. I de fall en person som inte är folkbokförd i lan- det anmäls för registrering i ett företag krävs kopia på pass eller annan id-handling för den personen. En sådan bestämmelse finns i 1 kap. 4 § aktiebolagsförordningen (2005:559), 2 kap. 7 § föreningsförord- ningen (2018:759) och 7 § handelsregisterförordningen (1974:188). Om personen inte har person- eller samordningsnummer registreras bara födelsetid i respektive register. 10.6Ändring av uppgifter som registrerats om en person med samordningsnummer Efter det att ett beslut om tilldelning av ett samordningsnummer har fattats kan det framkomma att någon uppgift som registrerats för num- ret är felaktig. Den myndighet som begärt numret kan t.ex. ha fått ny information om personens identitet och begär därför ändring av uppgifterna. Ny information kan också komma från personen som till- delats ett samordningsnummer. Det finns inga författningsreglerade bestämmelser om förutsätt- ningarna för att ändra uppgifter som registrerats om en person med samordningsnummer. Frågan har heller inte prövats i praxis. Enligt rutiner kan uppgifterna i vissa fall ändras. Beviskravet vid ändring av uppgifter för ett samordningsnummer sätts enligt Skatte- verkets rutiner i många fall inte lika högt som vid ändring av andra uppgifter i folkbokföringen, där ett högt beviskrav gäller (se t.ex. HFD 2019 ref. 9).35 I första hand gäller ett lägre beviskrav enligt ruti- nerna i situationer där samordningsnummer tilldelats trots att perso- nens identitet inte varit fastställd från början och där den myndighet som begärt tilldelning av numret senare har fått ny information om personens identitet. Lägre krav på bevisningen kan även ställas om det är fråga om en uppenbar felskrivning eller förbiseende. I de fall identiteten ansågs fastställd vid tilldelning av samordningsnumret krävs mer för att ändring ska kunna ske. Det är då inte tillräckligt att ett annat pass än det som användes vid tilldelningen visas upp. Det krävs t.ex. att polisen kunnat konstatera att det pass som låg till grund för tilldelning av samordningsnumret inte var äkta. Om en uppgift för ett samordningsnummer kan ändras eller inte får avgöras utifrån samtliga omständigheter i varje enskilt fall.36 Folkbokföringsdatabasen ska innehålla korrekta uppgifter och felaktiga uppgifter för ett samordningsnummer ska i största möjliga 35Se också HFD:s mål nr 918-20, där prövningstillstånd meddelats i fråga om beviskravet vid prövningen av en begäran om att en person ska avregistreras från folkbokföringen på grund av att personen har avlidit. 36Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 6.2.3.1 i materialet ”Personnummer och samordnings- nummer”. För ändring av vissa uppgifter krävs att ett nytt samord- ningsnummer tilldelas, t.ex. vid ändring av födelsetid eller kön. Det nya samordningsnumret kopplas då samman med det gamla så att spår- barheten behålls. Om det uppmärksammas att en och samma person tilldelats flera samordningsnummer finns det möjlighet att koppla ihop två eller flera samordningsnummer. Innan det kan ske måste utreda vilket av numren som ska behållas för personen. Normalt görs utred- ningen i samråd med rekvirerande myndigheter. Kommunikation ska enligt rutiner också ske med den enskilde innan flera samordningsnummer kopplas ihop.37 Det har inte funnits någon författningsreglerad möjlighet att avregistrera en person som tilldelats ett samordningsnummer, även om det t.ex. framkommit att personen avlidit eller lämnat landet. finns dock som beskrivits en möjlighet att förklara numret vilande. Det har dock enligt egen bedömning funnits ett visst utrymme för att besluta att upphäva till- delning av ett samordningsnummer om tilldelningen skett av misstag, men bara i yttersta undantagsfall. Ett tilldelat samordningsnummer kan enligt rutiner tas bort om det har tilldelats en per- son som inte under några omständigheter ska ha ett nummer och num- ret inte har börjat användas. Vanligtvis är det i så fall fråga om en till- delning som skett av misstag. Vid ett beslut om upphävd tilldelning försvinner, till skillnad mot vad som gäller vid en vilandeförklaring, samtliga uppgifter som har registrerats och det finns någon spårbarhet.38 10.7Behandling och lagring av information om samordningsnummer Uppgifter om personer som har tilldelats samordningsnummer behandlas hos i folkbokföringsdatabasen (2 kap. 2 § folk- bokföringsdatabaslagen). Av 2 kap. 3 § samma lag framgår vilka upp- gifter som får behandlas i databasen, bl.a. samordningsnummer, namn, födelsetid, födelsehemort, medborgarskap och adress. 37Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 6.2.3.2 i materialet ”Personnummer och samordnings- nummer”. 38Skatteverkets arbetsbeskrivning, avsnitt 6.2.3.4 i materialet ”Personnummer och samordnings- nummer”. tilldelning av samordningsnummer får även anges grunden för tilldel- ningen och de handlingar som har legat till grund för identifiering samt om det råder osäkerhet om personens identitet. får även tidpunkt för när vilandeförklaring av ett samordnings- nummer kan komma att ske lagras i folkbokföringsdatabasen. Det- samma gäller uppgift om vilandeförklaring av ett samordningsnummer med angivande av om förklaringen skett på grund av att någon anmä- lan eller ansökan om förnyelse inte kommit in eller om förklaringen beror på andra skäl samt tidpunkt för när en person med samordnings- nummer har avlidit. kan lämna ut uppgifter från folkbokföringsdataba- sen på olika sätt och det är upp till att bestämma hur ett utlämnande ska ske. Större delen av utlämnandet av uppgifter från folk- bokföringsdatabasen sker genom utskick (avisering) via system för distribution av folkbokföringsuppgifter, Navet.39 Förutsatt att den mottagande parten har rätt att ta del av uppgifterna, avgör mottagaren vilka uppgifter som hämtas och på vilket sätt. Om en myn- dighet valt att få uppgifter om en person med samordningsnummer skickar alltid med information om den eller de uppgifter som beställts är styrkta eller inte. Detta markeras i aviseringen med ett ”J” för respektive uppgift om t.ex. namn eller medborgarskap. Det aviseras däremot ingen helhetsbedömning av om alla uppgifter om en person med samordningsnummer är styrkta. Den mottagande myn- digheten kan i sin tur välja att visa eller inte visa information om uppgifterna är styrkta eller inte i sitt system.40 Det finns ingen möjlighet att endast prenumerera på s.k. styrkta samordningsnum- mer via Navet. En myndighet får ha direktåtkomst till uppgift om bl.a. samord- ningsnummer, namn och adress. En myndighet får även ha direktåt- komst till andra uppgifter i databasen om myndigheten behöver upp- gifterna för att fullgöra sitt uppdrag och får behandla dem (2 kap. 8 § folkbokföringsdatabaslagen). Privata företag eller organisationer kan som huvudregel inte hämta uppgifter från Navet, utan är hänvisade till det statliga personadress- 2015/16:28, Vissa frågor om behandling av personuppgifter och regleringen av id-korts- verksamheten hos , s. 48. 40I Kvalificerad välfärdsbrottslighet – förebygga, förhindra, upptäcka och beivra (SOU 2017:37), har något missvisande angetts att det bara är de myndigheter som har valt till möjligheten att se huruvida ett samordningsnummer grundas på styrkta eller ostyrkta uppgifter som erhåller den informationen vid avisering i Navet (s. 305). registret, SPAR. Bestämmelserna om SPAR finns i SPAR-lagen. Av 4 § samma lag framgår vilka uppgifter som får behandlas i databasen, bl.a. samordningsnummer om det inte råder osäkerhet om personens identitet, namn, födelsetid, födelseort, adress och svenskt medborgar- skap. SPAR innehåller alltså inte uppgifter om personer som tillde- lats samordningsnummer när personens identitet inte kan anses fast- ställd enligt folkbokföringsförordningen. får även tidpunkt för när ett samordningsnummer har tilldelats och när vilandeförklaring kan komma att ske lagras i SPAR. Detsamma gäller uppgift om vilandeförklaring av ett samordningsnummer med angi- vande av om förklaringen skett på grund av att någon anmälan eller ansökan om förnyelse inte kommit in eller om förklaringen beror på andra skäl samt tidpunkt för när en person med samordningsnum- mer har avlidit. SPAR utgör en egen databas, men uppgifterna hämtas huvudsak- ligen från folkbokföringsdatabasen (5 § SPAR-lagen). SPAR får använ- das av myndigheter och enskilda för att aktualisera, komplettera och kontrollera personuppgifter samt för urvalsdragning (1 och 3 §§ SPAR- lagen). I folkbokföringsverksamhet (och i liknande registrer- ing av befolkningen) gäller, med några undantag, en presumtion för offentlighet. Sekretess gäller enligt 22 kap. 1 § offentlighets- och sek- retesslagen (2009:400) för uppgifter om enskilds personliga förhållan- den endast om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs.