prop · H90366 · 2021-11-30 00:00:00 — (19)När användare utför onlineförfaranden över landsgränser bör de kunna få alla relevanta förklaringar på ett officiellt unionsspråk som i huvudsak förstås av största möjliga antal användare i andra länder. Detta innebär inte att medlemsstaterna måste översätta sina administrativa formulär som hör till förfarandet eller resultatet av förfarandet till det språket. Medlemsstaterna uppmuntras emellertid att använda tekniska lösningar som skulle göra det möjligt för användarna att i så många fall som möjligt utföra förfarandena på det språket, som medlemsstaternas regler för språkanvändning respekteras. (20)Nationella onlineförfaranden som är relevanta för att användare i andra länder ska kunna utöva sina rättigheter på den inre marknaden beror på huruvida de är bosatta eller etablerade i den berörda medlemsstaten eller vill ha tillgång till förfarandena i den medlemsstaten trots att de är bosatta eller etablerade i en annan medlemsstat. Denna förordning bör inte hindra att medlemsstater kräver att användare från andra länder som är bosatta eller etablerade på deras territorium erhåller ett nationellt identifieringsnummer i syfte att få tillgång till de nationella förfarandena online, förutsatt att detta inte medför en omotiverad ytterligare börda eller kostnad för dessa användare. För användare i andra länder som inte är bosatta eller etablerade i den berörda medlemsstaten behöver nationella onlineförfaranden som inte är relevanta för utövandet av deras rättigheter på den inre marknaden, exempelvis registrering för att få tillgång till lokala tjänster såsom sophämtning och parkeringstillstånd, inte göras helt tillgängliga online. (21)Denna förordning bör bygga på och rådets förordning (EU) nr 910/2014 (1), som fastställer på vilka villkor medlemsstaterna erkänner vissa medel för elektronisk identifiering för fysiska och juridiska personer som omfattas av en annan medlemsstats anmälda system för elektronisk identifiering. Förordning (EU) nr 910/2014 fastställer de villkor enligt vilka användare har rätt att använda sina medel för elektronisk identifiering och autentisering för att få tillgång till offentliga tjänster online i gränsöverskridande situationer. Unionens institutioner, organ och byråer uppmuntras att godta medel för elektronisk identifiering och autentisering för de förfaranden som de ansvarar för. (22)Ett antal sektorsspecifika unionsakter, t.ex. direktiven /36/EG, 2006/123/EG, 2014/24/EU och 2014/25/EU, innehåller krav på att förfaranden ska vara helt tillgängliga online. Denna förordning bör kräva att ett antal andra förfaranden som är centrala för de flesta privatpersoner och företag som utövar sina rättigheter och fullgör sina skyldigheter över gränserna också görs helt tillgängliga online. och rådets förordning (EU) nr 910/2014 av om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden och om upphävande av direktiv /93/EG (EUT L 257, 28.8.2014, s. 73). L 295/6 Europeiska unionens officiella tidning (23)För att privatpersoner och företag direkt ska kunna dra nytta av den inre marknaden utan att drabbas av onödiga ytterligare administrativa bördor, bör denna förordning innehålla krav på en fullständig digitalisering av användargränssnittet för vissa viktiga förfaranden för användare i andra länder. Dessa förfaranden förtecknas i bilaga II till denna förordning. Denna förordning bör också fastställa kriterier för hur ett förfarande ska bedöms som helt online. Skyldigheten att göra sådana förfaranden helt tillgängliga online bör gälla endast om förfarandena har inrättats i den berörda medlemsstaten. Inledande registrering av en affärsverksamhet, de förfaranden som leder till bildande av bolag som juridiska personer eller senare anmälan av sådana bolag bör emellertid inte omfattas av denna förordning, eftersom sådana förfaranden kräver en heltäckande strategi med syfte att främja digitala lösningar under ett företags hela livscykel. När företag etablerar sig i en annan medlemsstat måste de registrera sig i ett socialförsäkringssystem och ett försäkringssystem, så att de kan anmäla sina anställda till dessa och betala avgifter till båda systemen. De kan behöva anmäla sin affärsverksamhet, skaffa tillstånd eller registrera ändring av affärsverksamhet. Dessa förfaranden måste utföras av företag som bedriver verksamhet i många sektorer av ekonomin, och det är därför lämpligt att kräva att förfarandena görs tillgängliga online. (24)Denna förordning bör förtydliga vad det innebär att erbjuda ett förfarande helt online. Ett förfarande bör anses vara helt online om användaren kan gå igenom alla leden i ett förfarande, från tillgång till slutförande, kommunikationen med den behöriga myndigheten (nedan kallad front office) elektroniskt, på distans och via en onlinetjänst. Denna onlinetjänst bör vägleda användaren genom en förteckning över de krav som ska uppfyllas och de bevis som ska tillhandahållas. Tjänsten bör göra det möjligt för användaren att tillhandahålla information och bevis på överensstämmelse enligt kraven och bör förse användaren med ett automatiskt mottagningsbevis, såvida inte resultatet av förfarandet tillhandahålls . Detta bör inte hindra de behöriga myndigheterna från att vid behov kontakta användarna direkt för att få ytterligare klargöranden som är nödvändiga för förfarandet. Resultatet av förfarandet, såsom det fastställs i denna förordning, bör även tillhandahållas användaren av de behöriga myndigheterna på elektronisk väg där detta är möjligt enligt tillämplig unionsrätt eller nationell rätt. (25)Denna förordning bör inte påverka innehållet i de förfaranden som förtecknas i bilaga II och som fastställs på nationell, regional eller lokal nivå, och den fastställer inga materiella regler eller procedurregler inom de områden som omfattas av bilaga II, inbegripet skattefrågor. Syftet med denna förordning är att fastställa de tekniska kraven för att säkerställa att sådana förfaranden, i de fall sådana har inrättats i den berörda medlemsstaten, görs tillgängliga helt online. (26)Denna förordning bör inte påverka de nationella myndigheternas befogenheter i ett förfarande, däribland kontroll av korrekthet och giltighet hos den information eller de bevis som skickats in och kontroll av äktheten om bevis skickas in på annat sätt än via det tekniska system som bygger på engångsprincipen. Denna förordning bör heller inte påverka arbetsflöden inom och mellan behöriga myndigheter (nedan kallat back office), oberoende av om de är digitaliserade eller inte. Som en del av förfarandena för att registrera ändring av affärsverksamhet bör medlemsstaterna när det är nödvändigt kunna fortsätta att begära att notarier eller jurister deltar, vilka kan vilja använda kontrollmetoder som videokonferenser eller andra onlineverktyg som medger audiovisuell förbindelse i realtid. Detta deltagande bör emellertid inte hindra att förfaranden för att registrera sådana ändringar utförs helt online. (27)I vissa fall kan användarna behöva lämna in bevis på fakta som inte kan fastställas online. Sådana bevis kan till exempel vara läkarintyg, levnadsbevis och trafiksäkerhetsintyg för motorfordon eller bekräftelse av chassinummer. Så länge sådana bevis kan lämnas in i elektroniskt format bör detta inte utgöra ett undantag från principen att ett förfarande bör erbjudas helt online. I andra fall kan det fortfarande vara nödvändigt att användare inställer sig personligen hos en behörig myndighet som ett led i ett onlineförfarande. Alla undantag, utom de som följer av unionsrätten, bör begränsas till situationer där det är motiverat av tvingande hänsyn till allmänintresset på områdena allmän säkerhet, folkhälsa eller bedrägeribekämpning. För att säkerställa insyn bör medlemsstaterna upplysa kommissionen och de övriga medlemsstaterna om sådana undantag och om de grunder och omständigheter som ger möjlighet att tillämpa dem. Medlemsstaterna bör inte vara skyldiga att rapportera om varje enskilt fall då det i undantagsfall krävts fysisk närvaro, utan snarare upplysa om de nationella bestämmelser där detta föreskrivs. I detta sammanhang bör bästa praxis på nationell nivå och teknisk utveckling som möjliggör vidare digitalisering diskuteras regelbundet i en samordningsgrupp för ingången. Europeiska unionens officiella tidning L 295/7 (28)I gränsöverskridande situationer kan förfarandet för att registrera en adressändring bestå av två separata förfaranden – ett i ursprungsmedlemsstaten för att begära avregistrering från den gamla adressen, och ett annat i destinationsmedlemsstaten för att begära registrering på den nya adressen. Båda förfarandena bör omfattas av denna förordning. (29)Eftersom digitaliseringen av krav, förfaranden och formaliteter när det gäller erkännande av yrkeskvalifikationer redan omfattas av direktiv /36/EG, bör denna förordning endast omfatta digitaliseringen av förfarandet för att begära akademiskt erkännande av examensbevis, utbildningsbevis eller andra bevis på fullgjorda kurser i fråga om en person som vill börja eller fortsätta studera eller använda en akademisk titel, utöver de formaliteter som gäller för erkännande av yrkeskvalifikationer. (30)Denna förordning bör inte påverka de regler om samordning av social trygghet som anges i och rådets förordningar (EG) nr 883/2004 (1) och (EG) nr 987/2009 (2), som innehåller definitioner av rättigheter och skyldigheter för försäkrade personer och socialförsäkringsinstitutioner, liksom av de förfaranden som är tillämpliga på området för samordning av social trygghet. (31)Flera nätverk och tjänster har inrättats både på unionsnivå och på nationell nivå för att hjälpa privatpersoner och företag med gränsöverskridande ärenden och verksamhet. Det är viktigt att dessa tjänster, som inbegriper befintliga hjälp- och problemlösningstjänster som inrättats på unionsnivå, såsom de europeiska konsumentcentrumen, rådgivningstjänsten Ditt , Solvit, helpdesken för immateriella rättigheter, direkt och , ingår i ingången för att säkerställa att alla potentiella användare kan hitta dem. De tjänster som förtecknas i bilaga III har inrättats genom bindande unionsakter, medan andra tjänster fungerar på frivillig grund. Tjänster som inrättats genom bindande unionsakter bör vara bundna av de kvalitetskrav som anges i denna förordning. De tjänster som tillhandahålls på frivillig grund bör uppfylla kvalitetskraven om avsikten är att göra tjänsterna tillgängliga via ingången. Tjänsternas omfattning och karaktär, styrformer, befintliga tidsfrister och hur de fungerar – frivilligt, enligt avtal eller på annan basis – bör inte påverkas av denna förordning. Om exempelvis den hjälp som tillhandahålls är av informell karaktär bör denna förordning inte få till följd att den blir till juridisk rådgivning av bindande karaktär. (32)Vidare bör medlemsstaterna och kommissionen kunna besluta att till ingången lägga andra nationella hjälp- och problemlösningstjänster som tillhandahålls av behöriga myndigheter eller av privata eller halvprivata enheter, eller offentliga organ, såsom handelskammare eller icke-statliga hjälptjänster för privatpersoner, på de villkor som fastställs i denna förordning. Behöriga myndigheter bör i princip ha ansvaret för att hjälpa privatpersoner och företag med deras eventuella frågor om tillämpliga regler och förfaranden som inte kan utföras helt med hjälp av onlinetjänster. På mycket specialiserade områden, och om de tjänster som tillhandahålls av privata eller halvprivata organ uppfyller användarnas behov, får medlemsstaterna emellertid föreslå kommissionen att den inkluderar dessa tjänster i ingången, förutsatt att tjänsterna uppfyller samtliga villkor i denna förordning och inte är identiska med hjälp- och problemlösningstjänster som redan finns i ingången. (33)För att användarna ska få hjälp att hitta rätt tjänst bör förordningen omfatta en hjälptjänstsökare som automatiskt vägleder dem till den. (34)För att ingången ska bli framgångsrik är det viktigt att en minimiförteckning med kvalitetskrav respekteras så att det säkerställs att tillhandahållandet av information och tjänster är tillförlitligt, eftersom hela ingångens trovärdighet annars skulle urholkas. Det övergripande målet med att uppfylla kraven är att säkerställa att informationen eller tjänsten presenteras på ett tydligt och användarvänligt sätt. Det är medlemsstaternas ansvar att fastställa hur informationen presenteras under hela förfarandet så att detta mål uppnås. Även om det till exempel är viktigt att användarna, innan de inleder ett förfarande, får reda på vilka rättsmedel som i allmänhet står till buds vid ett negativt resultat av ett förfarande, är det mycket mer användarvänligt att ge sådan specifik information om hur man i så fall kan gå tillväga i slutet av förfarandet. och rådets förordning (EG) nr 883/2004 av om samordning av de sociala trygghetssystemen (EUT L 166, 30.4.2004, s. 1). och rådets förordning (EG) nr 987/2009 av om tillämpningsbestämmelser till förordning (EG) nr 883/2004 om samordning av de sociala trygghetssystemen (EUT L 284, 30.10.2009, s. 1). L 295/8 Europeiska unionens officiella tidning (35)Användarnas tillgång till information över gränserna kan förbättras avsevärt genom att informationen görs tillgänglig på ett officiellt unionsspråk som i huvudsak förstås av största möjliga antal användare i andra länder. Språket bör i de flesta fall vara det språk som studeras som främmande språk av flest användare i unionen. I vissa specifika fall, särskilt när det gäller information som ska tillhandahållas på lokal nivå av små kommuner i närheten av en medlemsstats gräns, kan det lämpligaste språket emellertid vara det språk som talas som förstaspråk av användarna i den angränsande medlemsstaten. Översättningen från det eller de officiella språken i den berörda medlemsstaten till detta andra officiella unionsspråk bör korrekt återge innehållet i informationen på det ursprungliga språket eller de ursprungliga språken. Översättningen kan begränsas till den information som användarna behöver för att förstå de grundläggande regler och krav som gäller för deras situation. Även om medlemsstaterna bör uppmuntras att översätta så mycket information som möjligt till ett officiellt unionsspråk som ihuvudsak förstås av största möjliga antal användare i andra länder, kommer den mängd information som ska översättas enligt denna förordning att vara beroende av de finansiella medel som finns tillgängliga för detta ändamål, särskilt från unionens budget. Kommissionen bör vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att översättningar på ett effektivt sätt tillhandahålls medlemsstaterna på deras begäran. Samordningsgruppen för ingången bör diskutera och ge vägledning om det eller de officiella unionsspråk som denna information bör översättas till. (36)I enlighet med och rådets direktiv (EU) 2016/2102 (1) ska medlemsstaterna säkerställa att deras offentliga organs webbplatser är tillgängliga i enlighet med principerna om möjlighet att uppfatta, hanterbarhet, begriplighet och robust karaktär och att de uppfyller kraven i det direktivet. Kommissionen och medlemsstaterna bör säkerställa efterlevnad av konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning, särskilt artiklarna 9 och 21 i den konventionen, och för att främja tillgång till information för personer med intellektuell funktionsnedsättning bör alternativ på ett lättläst språk tillhandahållas i största möjliga utsträckning och ienlighet med proportionalitetsprincipen. Genom att ratificera respektive ingå (2) den konventionen har medlemsstaterna respektive unionen åtagit sig att vidta ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa tillgänglighet till ny teknik och nya system på informations- och kommunikationsområdet, inbegripet internet, för personer med funktionsnedsättning, på samma villkor som för andra, genom att främja tillgänglighet till information för personer med intellektuell funktionsnedsättning och tillhandahålla alternativ på ett lättläst språk i största möjliga utsträckning och proportionellt. (37)Direktiv (EU) 2016/2102 gäller inte webbplatser och mobila applikationer tillhörande unionens institutioner, organ och byråer, men kommissionen bör säkerställa att det gemensamma användargränssnittet och de webbsidor som den ansvarar för och som ska inkluderas i ingången är tillgängliga för personer med funktionsnedsättning, så att de är möjliga att uppfatta, hanterbara, begripliga och av robust karaktär. Möjlighet att uppfatta innebär att information och komponenter i ett gemensamt användargränssnitt måste presenteras för användare på sätt som de kan uppfatta. Hanterbara innebär att komponenter i ett gemensamt användargränssnitt och navigering måste vara hanterbara. Begripliga innebär att information och hantering av det gemensamma användargränssnittet måste vara begripliga. Robust karaktär innebär att innehållet måste vara robust nog för att kunna tolkas på ett tillförlitligt sätt av ett brett spektrum av användarprogram, inklusive tekniska hjälpmedel. Vad gäller kraven på möjlighet att uppfatta, hanterbarhet, begriplighet och robust karaktär uppmuntras kommissionen att agera i överensstämmelse med relevanta harmoniserade standarder. (38)I syfte att underlätta betalning av avgifter som krävs som en del av onlineförfaranden eller för tillhandahållande av hjälp- eller problemlösningstjänster bör användare i andra länder kunna använda betalningar eller autogireringar i enlighet med och rådets förordning (EU) nr 260/2012 (3) eller andra allmänt förekommande medel för gränsöverskridande betalning, inbegripet bankkort eller kreditkort. (39)Det är värdefullt för användarna att informeras om vilken tid ett förfarande kan förväntas ta. Därför bör användarna informeras om tillämpliga tidsfrister eller arrangemang för tyst godkännande eller administrativa arrangemang för avsaknad av beslut eller, om sådana inte är tillämpliga, åtminstone om den genomsnittliga, beräknade eller preliminära tid som vanligen krävs för det aktuella förfarandet. Sådana beräkningar eller indikationer bör endast hjälpa användarna att planera sin verksamhet eller eventuella följande administrativa åtgärder och bör inte ha rättslig verkan. och rådets direktiv (EU) 2016/2102 av om tillgänglighet avseende offentliga myndigheters webbplatser och mobila applikationer (EUT L 327, 2.12.2016, s. 1). Rådets beslut /48/EG av om ingående från Europeiska gemenskapens sida av konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning (EUT L 23, 27.1.2010, s. 35). och rådets förordning (EU) nr 260/2012 av om antagande av tekniska och affärsmässiga krav för betalningar och autogireringar i euro och om ändring av förordning (EG) nr 924/2009 (EUT L 94, 30.3.2012, s. 22). Europeiska unionens officiella tidning L 295/9 (40)Denna förordning bör också göra det möjligt att kontrollera bevis som användarna tillhandahållit i elektroniskt format, om bevisen skickats utan elektroniskt sigill eller intyg från den utfärdande behöriga myndigheten, eller om det tekniska verktyg som fastställts i denna förordning eller något annat system för direkt utbyte eller kontroll av bevis mellan behöriga myndigheter i olika medlemsstater ännu inte är tillgängligt. För sådana situationer bör förordningen föreskriva en effektiv mekanism för administrativt samarbete mellan medlemsstaternas behöriga myndigheter, baserat på informationssystemet för den inre marknaden (), som inrättades genom och rådets förordning (EU) nr 1024/2012 (1). I dessa fall bör en behörig myndighets beslut att använda vara frivilligt, men så snart myndigheten har lämnat in en begäran om information eller samarbete via bör den behöriga myndighet som begäran riktar sig till vara tvungen att samarbeta och ge ett svar. Begäran kan skickas via antingen till den behöriga myndighet som utfärdar bevisen eller till den centrala myndighet som utses av medlemsstaterna i enlighet med deras egna administrativa regler. För att undvika onödigt dubbelarbete och eftersom och rådets förordning (EU) 2016/1191 (2) omfattar en del av de bevis som är relevanta för de förfaranden som omfattas av den här förordningen kan de tillvägagångssätt för samarbete för som fastställs i förordning (EU) 2016/1191 även användas för andra bevis som krävs i de förfaranden som omfattas av den här förordningen. För att unionens organ och byråer ska kunna bli aktörer inom bör förordning (EU) nr 1024/2012 ändras. (41)Onlinetjänster som tillhandahålls av behöriga myndigheter är mycket viktiga för att höja kvaliteten på och säkerheten avseende de tjänster som erbjuds privatpersoner och företag. Medlemsstaternas offentliga förvaltningar strävar i allt högre utsträckning efter att återanvända data, vilket innebär att privatpersoner och företag inte längre behöver lämna samma information . Denna återanvändning av data bör erbjudas även för användare i andra medlemsstater för att minska ytterligare administrativa bördor. (42)I syfte att möjliggöra lagligt gränsöverskridande utbyte av bevis och information genom unionsomfattande tillämpning av engångsprincipen, bör denna förordning och engångsprincipen tillämpas i enlighet med alla tillämpliga regler för dataskydd, inbegripet principerna om uppgiftsminimering, korrekthet, lagringsminimering, integritet och konfidentialitet, nödvändighet, proportionalitet och ändamålsbegränsning. Genomförandet bör också ske i full överensstämmelse med principerna om inbyggd säkerhet och inbyggt integritetsskydd, samt med respekt för enskilda personers grundläggande rättigheter, inbegripet de som avser rättvisa och öppenhet. (43)Medlemsstaterna bör säkerställa att användarna av förfarandena ges tydlig information om hur personuppgifter som rör dem kommer att behandlas i enlighet med artiklarna 13 och 14 i och rådets förordning (EU) 2016/679 (3) och artiklarna 15 och 16 i förordning (EU) 2018/1725 (4). (44)För att underlätta användningen av onlineförfaranden ytterligare bör denna förordning, i linje med engångsprincipen, ligga till grund för skapandet och användandet av ett fullt fungerande, tryggt och säkert tekniskt system för det automatiskt gränsöverskridande utbytet av bevis mellan de aktörer som medverkar i förfarandet, på uttrycklig förfrågan från privatpersoner och företag. Om utbytet av bevis inbegriper personuppgifter bör förfrågan anses vara uttrycklig om den innehåller en frivillig, specifik, informerad och otvetydig viljeyttring från den enskilda personen om utbyte av de relevanta personuppgifterna, antingen genom ett uttalande eller genom en bekräftande handling. Om användaren inte är den person som berörs av personuppgifterna bör onlineförfarandet inte påverka den personens rättigheter enligt förordning (EU) 2016/679. Gränsöverskridande tillämpning av engångsprincipen bör resultera i att privatpersoner och företag inte behöver lämna samma data till myndigheter mer än en gång och att det även bör vara möjligt att använda dessa data på begäran av användaren i syfte att utföra gränsöverskridande onlineförfaranden som omfattar användare i andra länder. För den utfärdande behöriga myndigheten bör skyldigheten att använda det tekniska systemet för automatiskt utbyte av bevis mellan olika medlemsstater vara tillämplig endast i fall där myndigheter i sin egen medlemsstat utfärdar bevis i elektroniskt format som möjliggör sådant automatiskt utbyte. och rådets förordning (EU) nr 1024/2012 av om administrativt samarbete genom informationssystemet för den inre marknaden och om upphävande av kommissionens beslut /49/EG (IMI-förordningen) (EUT L 316, 14.11.2012, s. 1). och rådets förordning (EU) 2016/1191 av om främjande av medborgares fria rörlighet genom förenkling av kraven på framläggande av vissa officiella handlingar i Europeiska unionen och om ändring av förordning (EU) nr 1024/2012 (EUT L 200, 26.7.2016, s. 1). och rådets förordning (EU) 2016/679 av om skydd för fysiska personer med avseende på