prop · H90357 · 2021-11-12 00:00:00 — har förövats, med motiveringen Det förfarande som anmälts är inte brottsligt.182 Beslutsfattaren kan välja att komplettera de standardiserade beslutstexterna med skäl och motivering till beslutet i fritext. internrevision undersökte polisregionernas handläggning av bedrägeriärenden . De konstaterade att besluten ofta utgjordes av fritext bland de ärenden där man inte inledde förundersökning. Besluten var ofta otydliga och svårbegripliga, och därmed var det svårt att hävda att levde upp till språklagens krav om att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt.183 Förundersökningsledare som vi har pratat med uppger att de använder fritextalternativet i avskrivnings- och nedläggningsbeslut när de ser behov av att individanpassa. Det kan handla om fall när de bedömer att beslutet inte kommer att tas väl emot eller där de ser behov av att göra beslutet tydligare eftersom standardformuleringarna är vaga. De uppger vidare att det kan vara resurskrävande att använda standardformuleringarna eftersom erfarenheten är att det kommer att generera samtal med frågor.184 18311 § språklagen (2009:600); , Internrevisionsrapport. Granskning av polisregionernas handläggning av bedrägeriärenden, 2017. 184Gruppintervju med polisiära förundersökningsledare, ; besök på polisens kontaktcenter i polisregion , . EFFEKTIVITETEN I POLISMYNDIGHETEN ARBETE MED INFORMATION TILL BROTTSUTSATTA 4Analyser som grund för hur ska informera brottsutsatta I det här kapitlet besvarar vi om interna styrning och stöd för hur brottsutsatta ska informeras bygger på ändamålsenliga analyser. menar att bör ha utformat sin interna styrning och stöd utifrån brottsutsattas behov och förutsättningar respektive utifrån förutsättningar hos den verksamhet som ska informera. bör även ha kännedom om resultatet för centrala delar av arbete med att informera brottsutsatta. Granskningen visar följande: •Den interna styrningen och stödet bygger delvis på analyser av brottsutsattas behov. har däremot inte genomfört mer utförliga analyser av hur förutsättningar för olika kategorier av medarbetare påverkar hur de kan och bör informera. •Polismyndigheten har inte följt upp hur och i vilken utsträckning brottsutsatta faktiskt informeras. Myndigheten har inte heller utvärderat viktiga delar av den interna styrningen och stödet, till exempel om uppgifter till medarbetare är rätt utformade och om stöden till dessa är ändamålsenliga. 4.1Viktiga aspekter saknas i de analyser som ligger till grund för den interna styrningen och stödet Dagens interna styrning av hur brottsutsatta ska informeras utformades huvudsakligen av den dåvarande 2012.185 Styrningen bygger därför också till stor del på analyser som genomfördes av och som är delvis inaktuella. Några mer omfattande analyser eller större förändringar av den interna styrningen och stödet har inte genomförts . De analyser som har genomförts är mer utvecklade vad gäller de brottsutsattas behov. Däremot saknas mer grundläggande analyser av vad medarbetare har för olika förutsättningar för att kunna informera. Det skulle exempelvis kunna handla om ifall det finns ändamålsenliga stöd, om olika kategorier av medarbetare har getts tillräcklig kompetens i utbildningar och om hur medarbetarnas möjlighet att genomföra sina informationsuppgifter varierar beroende på i vilken kontext en brottsutsatt ska informeras. 185Polismyndighetens svar på skriftliga frågor till chefen för nationella operativa avdelningen ; E-brev från företrädare för , ; Intervju med f.d. processledare för brottsofferverksamheten, . EN GRA N SKN I N GSRA PPO RT FRÅ N R IKS REV I EN I det här avsnittet redovisar vi de konkreta arbetsinsatser som vi har kunnat få kännedom om. Vi har vid upprepade tillfällen ställt frågor till olika enheter inom om det konkreta utformandet av olika delar av den interna styrningen och stödet. Vi har ställt frågor om vilka förändringar som har genomförts och mot vilken bakgrund, samt vilka funktioner inom myndigheten som har beslutat om förändringarna. Det har dock varit svårt att få svar för vissa delar, särskilt för anmälningstillfället. Våra frågor har bland annat handlat om utformningen av det viktiga systemet för information till brottsutsatta vid anmälan och om systemet för fysisk och digital post till målsäganden. Vi har bland annat ställt frågor om bakgrunden till vilka frågor som var obligatoriska att besvara i det tidigare utredningssystemet RAR, jämfört med det nuvarande systemet Durtvå. I vissa fall har vi fått svaren att frågorna inte ligger inom den aktuella enhetens ansvarsområde. I andra fall har vi fått svaret att lösningarna har sitt ursprung i beslut av 2012. Vi har också hänvisats till till information för brottsoffer när vi har ställt konkreta frågor om riktlinjer, stöd eller rutiner. upphävdes däremot 2017.186 Sammantaget konstaterar vi att det bitvis har varit svårt att få klarhet i vilka frågor som kan och bör besvaras av vilken del av organisationen. 4.1.1Dagens interna styrning bygger till stor del på analyser som genomförde 2009–2012 Under granskningens gång har vi kunnat identifiera att dagens interna styrning av hur brottsutsatta ska informeras till stor del utformades genom att flera beslut fattades under 2012.187 genomförde 2009–2012 mer grundläggande analyser av hur den interna styrningen och stödet skulle utvecklas. Analyserna genomfördes inom ramen för en inspektionsrapport av Polismyndigheternas handläggning av brottsofferfrågor i stort,188 en förstudie om förbättrad information till brottsutsatta189 och flera därpå följande åtgärder. 186Polismyndigheten, Metodstöd för brottsoffer- och personsäkerhetsverksamheten, 2017, s. 2. 187Rikspolisstyrelsen, Beslutsprotokoll, 2012; svar på skriftliga frågor till chefen för nationella operativa avdelningen ; svar på skriftliga frågor beredningsenheten, nationella operativa avdelningen, , svar på skriftliga frågor utredningsenheten, nationella operativa avdelningen, ; Intervju med f.d. processledare för brottsofferfrågor, ; E-brev från företrädare för , . 188Rikspolisstyrelsen, Inspektion av polismyndigheternas handläggning av brottsofferfrågor, 2010. En uppföljande inspektion genomfördes . , Uppföljande inspektion av polismyndigheternas handläggning av brottsofferfrågor, 2012. 189Rikspolisstyrelsen, Förstudierapport för förbättrad information till brottsoffer, 2011. EFFEKTIVITETEN I POLISMYNDIGHETEN ARBETE MED INFORMATION TILL BROTTSUTSATTA Förstudien om förbättrad information genomfördes mot bakgrund av inspektionsrapporten , Polisens brottsofferundersökning, rapporter från Brå och om myndigheternas hantering av ekonomisk kompensation till brottsutsatta.190 Därtill inventerade förstudiens projektgrupp de dåvarande polismyndigheternas behov av informationsmaterial till brottsoffer. Inspektionsrapporten handlade om polismyndigheternas handläggning av brottsofferfrågor och fokuserade på vilken intern styrning och organisation som fanns för detta. Den innehöll vissa inslag om i vilken utsträckning information verkade lämnas och några resonemang om huruvida verksamheterna hade fått rätt förutsättningar.191 I vår granskning har vi däremot inte kunnat se tillräckligt tydligt vilka underlag som användes för uttalandena. Förstudien om förbättrad information utgick från en samlad problembeskrivning som bestod i att Polisen behövde bli bättre på att uppfylla sin informationsskyldighet. Den information som gavs till brottsutsatta var inte heltäckande och lämnades ostrukturerat. Det var oklart när och av vem information skulle ges. I uppdraget till förstudien fanns beställningar på konkreta åtgärder, även om inte alla blev verklighet.192 Vi saknar däremot underlag för att kunna uttala oss om hur steget där emellan såg ut: från analyserna i inspektionsrapporten och övriga underlag, till de konkreta lösningarna i uppdraget. De åtgärder som sedan genomfördes mot bakgrund av analyserna innebar sammantaget att mer kom att styra polismyndigheternas sätt att informera.193 Förstudiens bedömning var att åtgärderna i fråga194 skulle säkerställa kvaliteten i Polisens information till brottsutsatta och bidra till att öka andelen brottsutsatta som var nöjda med Polisens bemötande. ett samlat grepp om förundersökningskungörelsens krav på tidig skriftlig information, genom att införa standardiserat utskick av information i Brev till dig som har anmält ett brott. utvecklade och utökade styrningen av verksamheten som skulle lämna information genom att ge olika kategorier fler och tydliga uppgifter. Förändringarna av styrningen samlades i en till brottsoffer.195 tog ett helhetsgrepp på frågan och 190Brå, Brottsoffrens kontakter med rättsväsendet, 2010; , Brottsutsatt – myndigheternas hantering av ekonomisk kompensation på grund av brott, 2011. 191Bland annat diskuterade inspektionen befintliga utbildningar och att det dåvarande utredningssystemet RAR hade kunnat göras enklare. 192Rikspolisstyrelsen, Förstudierapport för förbättrad information till brottsoffer, 2011. iuppdrag att: ta fram nationellt enhetlig information tillsammans med målsägandekopian, se över och vid behov ge förslag till förbättringar i den skriftliga information som lämnades i samband med att en förundersökning läggs ned eller vid beslut om att inte inleda en förundersökning, ta fram riktlinjer gällande information till brottsoffer, se över och ge förslag till utformningen av brottsofferinformation ipolisens digitala system kopplat till det dåvarande utvecklingsarbetet av Polisens utredningsstöd (Pust), och ta fram förslag på hur brottsofferinformationen kunde följas upp. 193Rikspolisstyrelsen, Beslutsprotokoll, 2012. 194Fler åtgärder genomfördes som är aktuella. 195Rikspolisstyrelsen, till brottsoffer, 2012. EN GRA N SKN I N GSRA PPO RT FRÅ N R IKS REV I EN tydliggjorde vad olika kategorier av medarbetare skulle göra vid olika vanliga informationstillfällen och varför. Den innehöll också flera beskrivningar av olika brottsutsattas behov och förutsättningar, och hur de skulle omhändertas av verksamheten. Den här styrningen och stödet ligger i stort sett fast. 4.1.2De analyser som ligger till grund för den interna styrningen och stödet är delvis inaktuella Det behöver i praktiken inte innebära problem att mycket av det faktiska analysarbetet genomfördes –2012. Vi har däremot identifierat flera förändringar som gör att analyserna är delvis inaktuella. Bland annat är det nuläge som analyserades i inspektionsrapporten i flera delar inaktuellt. Den handbok som infördes fastslog grunden till dagens interna styrning och bör ha medfört tydliga förändringar i hur brottsutsatta informeras, om den har implementerats som avsett. har också bildats. I den nya organisationen finns det andra möjligheter till nationell styrning av den verksamhet som informerar brottsutsatta. I och med införandet av EU:s brottsofferdirektiv har också kraven i förundersökningskungörelsen förändrats, och därmed informationsskyldigheten. Därtill har rollen för Polisens kontaktcenter utvecklats, vilket kan vara relevant eftersom en stor andel av kontakterna med brottsutsatta sker genom den funktionen. 4.1.3Efter arbete har genomfört mer avgränsade analyser till brottsoffer beskrev arbetsuppgifter och ansvarsfördelningen för att informera. upphävdes 2017 och ersattes då med ett metodstöd för brottsoffer- och personsäkerhetsarbetet. Det mesta av den interna styrningen som uttrycktes i handboken ligger dock fast.196 Vi har jämfört innehållet i de två dokumenten och konstaterar att handboken i flera delar var mer omfattande och tydligare gentemot olika kategorier av medarbetare vid vanliga informationstillfällen. Den var mer utförlig i vilka funktioner som ska göra vad samt när, hur och varför.197 Det nuvarande metodstödet togs fram då brottsoffer- och personsäkerhetsenheterna i polisregionerna såg behov av att likrikta arbetet. Verksamheten lyfte behov av ett mer detaljerat komplement till riktlinjer för arbete med 196Polismyndighetens svar på skriftliga frågor till chefen för nationella operativa avdelningen ; svar på skriftliga frågor beredningsenheten, nationella operativa avdelningen, , svar på skriftliga frågor Utredningsenheten, nationella operativa avdelningen, ; Intervju med f.d. processledare för brottsofferfrågor, ; E-brev från företrädare för , . 197Till exempel uttrycktes det tydligare i handboken att Polisen har ett särskilt ansvar för att säkerställa att brottsutsatta får återkoppling om hur det egna ärendet utvecklas. Det fanns också uttryckliga rutiner om att ta kontakt med den brottsutsatta efter anmälan. var också uppbyggd på ett sätt som gjorde den mer målgruppsinriktad internt, med särskilda kapitel för olika funktioner. EFFEKTIVITETEN I POLISMYNDIGHETEN ARBETE MED INFORMATION TILL BROTTSUTSATTA brottsoffer och personsäkerhet.198 Metodstödet reviderades också utifrån ny lagstiftning och organisatoriska förändringar internt. Det befintliga kapitlet om information till målsägande togs fram av en arbetsgrupp, men det finns ingen förstudierapport eller liknande. 4.1.4Polismyndigheten har fortsatt att följa brottsutsattas behov och upplevelser av information I sitt arbete använder flera olika slags kunskapsunderlag som handlar om brottsutsattas behov och förutsättningar. Dessa kan utgöra värdefulla bidrag till arbetet med information till brottsutsatta. Vi har däremot inte kunnat se några mer genomgripande förändringar utifrån sådana analyser sedan arbete 2009–2012. genomför en brottsofferundersökning i form av en enkätstudie. Där ställer myndigheten flera konkreta frågor om brottsutsattas erfarenheter och upplevelser av olika delar av information. uppger också att de har använt en rad olika underlag om brottsutsattas perspektiv från andra myndigheter, utredningar och liknande i det nationella arbetet med frågan. har också flera samarbeten med andra myndigheter och kontakter med olika representanter för brottsutsattas perspektiv.199 4.1.5Polismyndighetens pågående projekt handlar om att utveckla den digitala informationen och förbättra informationen om brottsofferstöd Under granskningens genomförande har haft ett pågående arbete med att utveckla en ny kommunikationslösning i form av Mina sidor. Där kan funktionaliteten att följa sitt eget ärende komma att finnas. I en förstudie identifieras vad Mina sidor skulle kunna innehålla, både utifrån övergripande interna verksamhetsbehov200 och utifrån medborgarnas201 behov. Tanken med Mina sidor är att det ska handla om användarens egna ärenden, att de där ska kunna ta del av individanpassad information samt följa och göra ändringar i sina ärenden. Under författandet av den här granskningsrapporten är Mina sidor på förslagsstadiet.202 Det finns också ett pågående projekt som har till 198E-brev från företrädare för , . 199Polismyndighetens svar på skriftliga frågor till chefen för nationella operativa avdelningen 200Verksamheten beskriver bland annat behov av att kunna generera digital information om ärendet, status, namn på handläggare i ärendet, förmåga att kunna kommunicera och möjlighet att ge mycket mer specifik, bättre information om ärendets process. 201Utöver lokal information och samverkan delar medborgarna den bild och de behov som den interna verksamheten återspeglar. 202Polismyndigheten, Polisens serviceprogram 2024. Förstudierapport, Polisens Mina sidor, 2020. EN GRA N SKN I N GSRA PPO RT FRÅ N R IKS REV I EN mål att utreda och klargöra hur myndigheten kan fullfölja sitt uppdrag om att informera brottsoffer om brottsofferstöd.203 4.1.6Det saknas tydlig analys av hur förutsättningar hos den egna verksamheten påverkar hur brottsutsatta ska informeras Vi har inte kunnat få kännedom om att skulle ha genomfört mer grundläggande analyser av hur olika förutsättningar hos medarbetare påverkar hur de kan och bör informera brottsutsatta. Avsaknaden av sådana perspektiv gäller i stort även det vi har kunnat se i arbete (se avsnitt 4.1.1). Analyser av det här slaget skulle kunna handla om hur olika kontexter för mötet med de brottutsatta kan påverka medarbetarnas möjligheter att informera, om uppgifter till olika kategorier av medarbetare matchas av utbildning och om de stöd som finns är ändamålsenliga och tillgängliga. Sådana analyser hade också kunnat bidra till att identifiera när bör utforma gemensamma lösningar för att lämna information. Analyserna hade också kunnat användas för att utveckla rutiner för att brottsutsatta får den information de behöver under utredningens gång. Med största sannolikhet har nivån som utformar interna styrning och stöd i frågan en gedigen förståelse för polisverksamheten i stort. Det är troligt att de har utgått från samlade kunskaper och erfarenheter i projektgrupper och liknande inför utformandet av styrningen och stöden. För viktiga delar, till exempel anmälningsupptagandet, hade det ändå varit önskvärt med mer utförliga analyser av förutsättningarna för de som ska informera. 4.2Polismyndigheten saknar kunskap om hur arbetet med att informera brottsutsatta fungerar i praktiken I granskningen har vi inte kunnat identifiera utvärderingar som konkret handlar om arbete med information till brottsutsatta. Vi har heller inte kunnat se att har följt upp hur och i vilken utsträckning den egna verksamheten informerar brottsutsatta i praktiken. 4.2.1Polismyndigheten har inte följt upp hur den egna verksamheten informerar brottsutsatta och inte heller genomfört viktiga utvärderingar har inte utvärderat viktiga aspekter av hur myndigheten informerar brottsutsatta. Det saknas bland annat kunskap om ifall viktiga uppgifter är utformade utifrån de medarbetare som ska utföra dem och om de matchas av bra stöd. Det saknas också kunskap om ifall det finns fler behov 203Polismyndighetens svar på skriftliga frågor till chefen för nationella operativa avdelningen ; E-brev från företrädare för , . EFFEKTIVITETEN I POLISMYNDIGHETEN ARBETE MED INFORMATION TILL BROTTSUTSATTA i verksamheten som kunde omhänderta mer effektivt gemensamt. utvecklade den interna styrningen och stödet för hur brottsutsatta ska informeras på ett genomgripande sätt. Trots att huvuddragen i den interna styrningen och stödet ligger fast har vi inte kunnat se att de har utvärderats, exempelvis om förändringarna implementerades som avsett och om de ledde till önskade resultat. uppger att all personal som kommer i kontakt med brottsoffer ska ha grundläggande kompetens i hur man bemöter och informerar brottsoffer, de ska ge brottsoffer information och stöd, veta vilka åtgärder som ska vidtas och veta vilka kontakter som ska tas vid kontakten med brottsoffer och andra hotade personer.204 Vi har däremot inte kunnat se att har följt upp hur brottsutsatta informeras i praktiken, trots att det gäller viktiga informationsuppgifter som till stor del genomförs av enskilda medarbetare inom olika kategorier och trots att stöden till dessa varierar i omfång. 4.2.2 Vem som ska följa upp vad är till viss del oklart Vi har ställt frågor om vilka uppföljningar som görs inom ramen för granskningens område. Flera nationella avdelningar har arbetsuppgifter och ansvar inom ramen för information till brottsutsatta. I intervjuer har det däremot framkommit att det är en oklar gränsdragning när det gäller vem som ska göra vad inom ramen för uppföljningen. Det finns oklarheter om ifall varje del ska följa upp sin egen del eller om detta ska följas upp gemensamt.205 Nationella operativa avdelningen uppger att det är en utmaning att följa upp arbetet med information till brottsutsatta då det är ett stort område som återfinns inom flera verksamhetsområden. Arbetet ska följas upp genom processansvaret som finns på nationell nivå, och genom verksamhetsansvaret som finns hos polisregionerna. Uppföljningen inom processansvaret bryts ned till mindre projekt som på ett mer omfattande sätt kartlägger och genomlyser specifika områden utifrån att förbättringar genomförs.206 Som exempel lyfter fram det pågående projektet om information om brottsofferstöd (se avsnitt 4.1.5).207 Chefen för nationella operativa avdelningen är processägare för huvudprocessen Utredning och lagföring, där arbetet med information till brottsutsatta till stor del ingår. I processägarens ansvar ingår bland annat att utveckla processen genom att uppmärksamma förändringsbehov och initiera förbättringsarbete samt följa upp 204Polismyndighetens svar på skriftliga frågor till chefen för nationella operativa avdelningen ; , riktlinje för brottsoffer- och personsäkerhetsverksamheten, 2018, s. 8. 205Intervju med processledare för utrednings- och lagföringsprocessen m.fl., . 206Svar på skriftliga frågor till chefen för nationella operativa avdelningen. , s. 15. 207E-brev från företrädare för , . Projektet ska redovisas . EN GRA N SKN I N GSRA PPO RT FRÅ N R IKS REV I EN processen genom att mäta hur effektiv den är för att nå uppsatta mål.208 Processägaren har i sin tur fördelat uppgifter till cheferna för avdelningens enheter. I uppgifterna ingår bland annat att definiera och följa upp vilka resultat som ska uppnås, att aktivt följa upp och utvärdera hur processen fungerar och att organisera mottagandet av förbättringsförslag från verksamheten.209 Vidare har chefen för ekonomiavdelningen bland annat ansvar för myndighetens uppföljning och resultatanalys. Ekonomiavdelningen har också ansvar för att samordna myndighetens nationella brottsofferundersökning, vilken handlar om brottsutsattas erfarenheter och upplevelser av informationen från myndigheten.210 uppger att undersökningen är ett av de viktigaste verktygen för att följa upp effektiviteten i arbetet.211 208Svar på skriftliga frågor till chefen för nationella operativa avdelningen , s.2; , Arbetsordning för , 2020; , , 2019. 209Svar på skriftliga frågor till chefen för nationella operativa avdelningen , s.4; , Arbetsordning för , 2020; , , 2019. 210Polismyndigheten och , Brottsutsattas kontakter med polisen 2017. En attitydundersökning riktad till brottsutsatta gällande deras kontakter med polisen, 2017, s. 2, 12f. I den senaste undersökningen framkom att information, såväl vid som efter anmälningstillfället, var ett av de områden som behövde förbättras. 211Svar på skriftliga frågor till chefen för nationella operativa avdelningen. , s. 7. EFFEKTIVITETEN I POLISMYNDIGHETEN ARBETE MED INFORMATION TILL BROTTSUTSATTA 5 Slutsatser och rekommendationer har granskat effektiviteten i arbete med information till brottsutsatta. Fokus är om den interna styrningen och stödet för hur brottsutsatta ska informeras är effektiva och om de bygger på ändamålsenliga analyser. övergripande slutsats är att det finns flera brister som gör att arbetet inte är så effektivt som det skulle kunna vara. Bristerna innebär risker för att brottsutsatta inte informeras på ett effektivt sätt och för att brottsutsatta inte får all den information som de har rätt till. Effektivitetsbristerna handlar till stor del om att har gett olika kategorier av medarbetare viktiga arbetsuppgifter som inte är anpassade till de som ska utföra dem och som inte matchas av bra stöd: •Vid anmälningstillfället har alla medarbetare samma uppgift att lämna information trots att de har olika förutsättningar (exempelvis utbildning). •Styrningen och stöden är inte anpassade till den kontext som medarbetarna ska informera brottsutsatta i. •Att information lämnas kontrolleras inte i tillräcklig utsträckning. •Det saknas tydliga rutiner för att överlämna uppgiften att informera och komplettera med information som inte lämnats tidigare. •Det saknas effektiva lösningar för att ge brottsutsatta information om vad som händer i de egna ärendena och för att informera när förundersökningar inte inleds alternativs läggs ned. När det gäller om styrningen och stödet är underbyggda av analyser, visar granskningen att saknar flera underlag som hade varit ändamålsenliga för att utveckla hur brottsutsatta ska informeras: •Den interna styrningen bygger inte på analyser av hur olika förutsättningar i den egna verksamheten påverkar medarbetares möjligheter att informera.