prop · H80388 · 2021-03-05 00:00:00 — i inkomstbeskattningen formellt på generaldirektören och inte på avdelningschefen.155 Även vid intervjuer framgår det att ansvaret för de automatiserade besluten inte är helt tydligt i praktiken.156 Däremot uppvisar medarbetare ett tydligt ansvar för respektive ansvarsområde.157 Det saknas dock ett samlat, övergripande ansvar för hela den automatiserade beslutsprocessen. 4.2Det finns ett systematiskt arbete för att säkerställa hög kvalitet på informationen Kriterium: Det bedrivs ett systematiskt arbete för att säkerställa hög kvalitet på informationen i IT-systemen. Iakttagelser: Alla myndigheter utom en uppger i enkäten att de använder sig av minst en metod för att säkerställa korrekta beslut. Granskningen av , och Transportstyrelsen visar att myndigheterna använder sig av flera metoder för att säkerställa korrekt information i beslutsfattandet. De tre myndigheterna har automatiska kontroller i e-tjänsterna samt och automatiska kontroller i IT-systemen för att se till att informationen i ärendena blir korrekt. De har även en tydlig struktur för hur IT-systemen testas och övervakas för att säkerställa att information flödar igenom IT-systemen på ett korrekt sätt. 152Underlag från , Arbetsordning för . Gäller fr.o.m. , punkt 5.7.1, inkom . 153Underlag från , Handläggningsordning för skatteavdelningen. Gäller fr.o.m. , 4.2.7, inkom . 154Underlag från , Handläggningsordning för skatteavdelningen. Gäller fr.o.m. , inkom . 155Mejl från företrädare för , . 156Intervju med företrädare för , . 157Intervju med företrädare för , , . R I K S R E V I S I O N E N A U T O M A T I S E R A T B E S L U T S F A T T A N D E I S T A T S F Ö R V A L T N I N G E N 4.2.1Nästan alla myndigheter använder sig av flera olika metoder för att säkerställa korrekta beslut I enkät uppger alla myndigheter utom en att de använder sig av fler än en metod för att säkerställa korrekta beslut. Den vanligaste åtgärden är att övervaka produktionsvolymer, exempelvis att följa att in- och utflöden av ärenden är relativt konstanta, vilket indikerar att IT-systemen fungerar korrekt. Många myndigheter uppger också att de gör analyser av beslutsutfall och slumpmässiga kontroller på redan fattade beslut. Flera myndigheter gör även rättsliga kvalitetsuppföljningar och tester av IT-system.158 4.2.2Försäkringskassan utför både och automatiska kontroller på informationen i ansökan För att säkerställa korrekta utbetalningar i föräldrapenningen gör flera och automatiska kontroller. Dels finns det programmerade begränsningar i e-tjänsten vid ansökningstillfället för att öka andelen korrekta uppgifter som kommer in i ärendehanteringssystemet. Dels finns det ett stort antal automatiska kontroller när ärendet väl kommit in i ärendehanteringssystemet görs för att säkerställa korrekta uppgifter i ansökan och förälderns rätt till föräldrapenning. Därutöver görs viss hantering i de fall där det finns information i ansökan som ärendehanteringssystemet inte kan hantera, till exempel om det råder osäkerhet om huruvida den sökande tillhör den svenska socialförsäkringen (så kallad försäkringstillhörighet).159 Intervjuer visar att IT-avdelningens tester av IT-systemet och övervakning av produktionsvolymer är de huvudsakliga metoderna för att säkerställa korrekta automatiserade beslut. IT-avdelningen gör omfattande och kontinuerliga tester på IT-systemen så att de beslutar utifrån de krav som är ställda.160 Verksamhetsutvecklare på försäkringsavdelningen Barn och familj följer löpande produktionsvolymer: hur många ansökningar de får in och hur regelutfallet stämmer mot det sannolika andelsutfallet. Verksamhetsutvecklare följer även incidentrapporter från ärendehanteringssystemet.161 158Riksrevisionens enkät, fråga 13 och 14. 159Underlag från , Processen för att utreda och besluta om föräldrapenning. Process 2007:11, version 6.3, 2007, inkom . 160Intervju med företrädare för , (b). 161Intervju med företrädare för , . 40 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N 4.2.3Skatteverket säkerställer korrekta beslut genom kontroller på information och tester av IT-systemen tar in så mycket tredjemansuppgifter som möjligt – från arbetsgivare, banker och kreditinstitut – eftersom de tenderar att vara mer korrekta än uppgifter från privatpersoner.162 För att minska andelen felaktiga uppgifter sammanställs dessa uppgifter på deklarationen innan den skickas ut till privatpersoner.163 När privatpersoner sedan ska skicka in deklarationen, finns det programmerade kontroller i e-tjänsten som hindrar att en deklaration kan skickas in om det finns summeringsfel, uppgifter saknas eller om belopp från bilagor inte överförts korrekt.164 har uppskattat att det finns fem gånger fler så kallade fullgörandefel165 i pappersdeklarationer jämfört med deklarationer som inkommer via e-tjänsten.166 När deklarationerna kommer in till går de igenom automatiska kontroller i IT-systemet där vissa deklarationer behöver hanteras manuellt. De deklarationer som en handläggare behöver hantera består bland annat av att det finns text i fältet för övriga upplysningar eller fullgörandefel. Det finns även ett programmerat riskbaserat urval som gör att ytterligare deklarationer faller ut för kontroll. huvudsakliga metod för att säkerställa att slutskattebeskeden för privatpersoner blir korrekta är omfattande tester av IT-systemen. testar alla IT-system som ingår i inkomstbeskattningen inför varje deklarationsår. Tester görs även i samband med driftsättningar och 4.2.4Körkortsavdelningen säkerställer korrekta beslut genom övervakning och tester av IT-systemen I e-tjänsten finns det kontroller som verifierar att alla frågor fått svar, något som bidrar till att ansökan om körkortstillstånd och hälsodeklarationen blir korrekt ifyllda från början.168 IT-systemet gör sedan automatiska kontroller av de inkomna handlingarna, mot bland annat vägtrafikregistret och misstanke- och brottsregister. Ärendet hanteras manuellt vid minsta avvikelse.169 162Intervju med företrädare för , . 163Intervju med företrädare för , . 164Intervju med företrädare för , och . 165Sådana fel utgörs exempelvis av felsummeringar och felaktiga överföringar mellan blanketter men också de ”övriga upplysningar” som kan lämnas på deklarationen och som framför allt finns på pappersdeklarationer. Dessa fullgörandefel faller ut för hantering eftersom IT-systemet inte kan hantera dem. 166Mejl från företrädare för , . 167Intervju med företrädare för , och samt mejl från företrädare för . 168Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, (a). 169Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, . R I K S R E V I S I O N E N A U T O M A T I S E R A T B E S L U T S F A T T A N D E I S T A T S F Ö R V A L T N I N G E N kontroll förekommer till exempel om den sökande förekommer i brotts- och misstankeregistret, vid vissa medicinska diagnoser eller i det fall att IT- systemet inte kan läsa av uppgifter i en pappersansökan.170 Intervjuer vid Transportstyrelsen visar att den huvudsakliga metoden för att säkerställa korrekta beslut är den testverksamhet som IT-avdelningen utför i samband med driftsättning, förändringar och uppdateringar av IT-system.171 Den andra huvudsakliga metoden rör övervakning av produktionsvolymer och ärendeköer.172 Den kontinuerliga övervakningen av IT-systemen och produktionsvolymer uppges vid intervjuer ha gett en kunskap om vad normala nivåer ska vara. Detta var en av anledningarna till att både IT-avdelningen och handläggare vid kundtjänstenheten upptäckte ett större prestandaproblem eftersom ärendeköerna blev onormalt stora.173 4.3Det utförs riskanalyser, men riskerna hanteras inte i tillräcklig utsträckning Kriterium: Det utförs riskanalyser av de automatiserade beslutsprocesserna och risker hanteras. Iakttagelser: Riskanalyser är ett verktyg för att kunna identifiera och hantera de risker som finns i verksamheter och processer. Alla myndigheter som svarade på enkäten gör riskanalyser och de flesta analyserar risker direkt kopplat till det automatiserade beslutsfattandet. Granskningen av , och Transportstyrelsen visar en skillnad i hanteringen av riskanalyser. gör en samlad riskanalys specifikt för föräldrapenningen. har ett strukturerat arbetssätt för att analysera risker för felaktiga uppgifter i inkomstbeskattningen, men sammanställer inte risker som handlar om myndighetens hantering eller utförande av den automatiserade beslutsprocessen. Risker hanteras i stället vid den organisatoriska enhet där risken uppstår. Transportstyrelsen gör en riskanalys som sammanställs på avdelningsnivå, men inte specifikt för processen för körkortstillstånd. Granskningen visar att de tre myndigheterna arbetar med att hantera de identifierade riskerna, men att det finns brister i hur de hanterar ärenden som identifierats ha hög risk för fusk och fel. har sedan automatiseringen planerat att utöka de kontroller som görs i föräldrapenningen. efter automatiseringen har slumpkontroller eller kontroller baserade på riskprofiler ännu inte införts permanent, trots att har identifierat ett tydligt riskområde och att kontroller skulle minska andelen felaktiga utbetalningar. använder sig av riskbaserade urval för att manuellt kontrollera deklarationer med hög risk för fusk och fel. Det finns dock brister som handlar om att det utförs för få kontroller i relation till det antal avdrag som görs och andelen fel i dessa, att handläggare i viss utsträckning väljer att inte genomföra de kontroller de tilldelas i ärendehanteringssystemet samt att de kontrollerna inte följs upp. 170Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, (b). 171Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, (b). 172Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, . 173Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, . 42 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Transportstyrelsen genomför inte slumpmässiga kontroller eller kontroller som baseras på riskurval i körkortstillståndet och det finns inga planer på att införa det. Transportstyrelsen uppger bland annat att lagstiftningen hindrar vilka typer av riktade kontroller som kan utföras. 4.3.1Det finns strukturer för att identifiera risker i de granskade processerna De flesta myndigheter utför riskanalyser av det automatiserade beslutsfattandet Alla myndigheter som svarade på enkäten uppger att de gör riskanalyser, men att riskanalyserna utformas på olika sätt. Nio av tretton myndigheter svarade att de gör riskanalyser av det automatiserade beslutsfattandet och fyra svarade att de identifierar risker på annat sätt.174 De flesta myndigheter som gjorde riskanalyser för det automatiserade beslutsfattandet uppger att de gör specifika riskanalyser för de processer som omfattas av automatiserat beslutsfattande. Två myndigheter svarade att de gör en samlad riskanalys för samtliga automatiserade beslutsprocesser.175 utför riskanalyser för varje förmån gör riskanalyser för föräldrapenningen utifrån arbetet med intern styrning och kontroll. Riskanalysen är också en del i myndighetens systematiska kvalitetsuppföljning där det görs årliga nationella kvalitetsanalyser som bygger på en genomgång av kvaliteten och utvecklingen inom varje förmån.176 Alla och automatiska kontroller finns dokumenterade i en sammanställning, så kallad kontrollstruktur. Kontrollstrukturen beskriver förmånens villkor för ersättning, ersättningens storlek, samordning och verkställande.177 I riskanalysen identifieras risker, som sedan ställs i relation till de och automatiska kontroller som beskrivs i kontrollstrukturen och i vilken utsträckning risken hanteras av de kontroller som finns.178 Några av de högst värderade riskerna var att föräldrapenning betalas ut felaktigt för att: •handläggaren inte utreder försäkringstillhörigheten i de fall systemet inte har kunnat fastställa denna för föräldern •barnet inte har uppehållstillstånd/uppehållsrätt eller att uppehållstillståndet/uppehållsrätten har upphört och föräldern inte anmäler det.179 174Riksrevisionens enkät, fråga 11. 175Riksrevisionens enkät, fråga 12. 176Intervju med företrädare för , . 177Försäkringskassan, kontrollarbete. Kartläggning och förslag på fortsatt arbete, 2018. 178Underlag från , svar på frågor , 2020, inkom . 179Underlag från , Kvalitetsanalys för föräldrapenning avseende perioden – , 2019, inkom . R I K S R E V I S I O N E N A U T O M A T I S E R A T B E S L U T S F A T T A N D E I S T A T S F Ö R V A L T N I N G E N I syfte att hantera de identifierade riskerna planerar bland annat att utveckla IT-stöd för att bedöma försäkringstillhörighet och kvalitetsutveckling i den handläggningen.180 Riskanalysarbetet har inte resulterat i någon större systemutveckling av föräldrapenningen.181 delar upp riskanalysarbetet i interna och externa risker analyserar risker på olika sätt beroende på om det avser interna risker (som rör organisationen) eller externa risker (risker för felaktigt lämnad information i deklarationerna, till exempel felaktiga avdrag för resor till och från arbetet). har identifierat att det saknas en samlad riskanalys. Därför gör en översyn av hela riskarbetet med syfte att hålla ihop hanteringen av interna och externa risker för en fullständig riskbild.182 De externa riskerna analyseras av Stöd- och urvalsenheten och sammanställs i en så kallad taktisk riskanalys. Syftet med denna är att ge skatteavdelningens ledning en uppdatering över hur risker utvecklats, hur de bedöms utvecklas samt beskriva hur förändringar i risker kan påverka arbetet.183 Riskvärderingen görs en gång och justeringar i riskanalysen görs löpande under året.184 Den taktiska riskanalysen styr sedan utformningen av vilka kontroller som ska utföras. De interna riskerna bedöms inom varje organisatorisk nivå och sammanställs på avdelningsnivå. Riskhanteringen sker på så låg organisatorisk nivå som möjligt och enbart väsentliga risker lyfts fram i riskanalysen på avdelningsnivå. Riskanalysen är därmed inte inriktad på specifika beslutsprocesser, såsom slutlig inkomstskatt.185 Skatteavdelningen arbetar med två risker utifrån det interna riskanalysarbetet, ingen av dessa är inriktad mot inkomstbeskattning av privatpersoner.186 Transportstyrelsen analyserar risker på avdelningsnivå Transportstyrelsen gör riskanalyser på såväl avdelningsnivå som myndighetsnivå och dessa uppdateras . Det görs därmed ingen specifik riskanalys för enskilda processer såsom körkortstillstånd.187 I riskanalysen för körkortsavdelningen är de högst värderade riskerna att beslut inte levereras skyndsamt och att de tekniska systemen brister i tillgänglighet. Detta eftersom avdelningen har ärendeköer och en ansträngd ekonomisk situation. Transportstyrelsen hade även en situation där IT-systemen 180Underlag från , Kvalitetsanalys för föräldrapenning avseende perioden – , 2019, inkom . 181Intervju med företrädare för , . 182Intervju med företrädare för , . 183Intervju med företrädare för , . 184Intervju med företrädare för , . 185Mejl från företrädare för , . 186Mejl från företrädare för , . 187Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, . 44 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N hade prestandaproblem som orsakade stora ärendeköer.188 Vid intervjuer har just bristande driftsäkerhet i IT-stödet återkommit som en av de största riskerna gällande körkortstillståndet. Körkortsavdelningen är beroende av den automatiserade handläggningen och det finns inte tillräckligt med handläggare för att kunna hantera antalet ärenden manuellt.189 En annan risk som identifierats i riskanalysen är att avdelningen inte når en högre automatiserings- eller digitaliseringsgrad. Risken består i att avdelningen upplever ett ökat ärendeantal som kräver högre automatisering eller digitalisering för att hålla kostnaderna nere.190 4.3.2Brister i hur myndigheterna hanterar ärenden med hög risk för fusk och fel har påbörjat pilotverksamhet för att utöka kontrollerna av föräldrapenningen har, sedan automatiseringen driftsattes, planerat att utöka de kontroller som görs i föräldrapenningen. efter automatiseringen har slumpkontroller eller kontroller baserade på riskprofiler ännu inte införts permanent. Som jämförelse finns förmånen tillfällig föräldrapenning, som automatiserades , och som har en mer utvecklad kontrollstruktur med både slumpmässiga kontroller och kontroller baserade på riskprofiler.191 har identifierat en stor risk för felaktiga utbetalningar i föräldrapenningen, nämligen att förmånen betalas ut för tid som föräldern arbetar.192 gjordes en pilotstudie på ett stickprov som omfattade 1 000 slumpmässigt utvalda ärenden. Pilotstudien visade att av totalt antal utbetalda dagar var felaktiga, liksom av alla ärenden. De fel som upptäcktes bestod av både avsiktliga och oavsiktliga fel från den förmånssökande.193 För att möta denna risk för felaktiga utbetalningar har en ytterligare kontroll på ärenden utifrån ett riskbaserat urval identifierats som påbörjade ett arbete med att göra kontroller i 10 000 slumpmässigt utvalda ärenden. Dessa kontroller skulle vara färdiga . Resultatet skulle därefter analyseras, för att utifrån detta identifiera hur de nya kontrollerna och riskprofiler ska 188Underlag från Transportstyrelsen, Riskanalys för avdelning Körkort, 2020, inkom . 189Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, . 190Underlag från Transportstyrelsen, Riskanalys för avdelning Körkort, 2020, inkom . 191Intervju med företrädare för , . 192Underlag från , Kvalitetsanalys för föräldrapenning avseende perioden – , 2019, inkom . 193Intervju med företrädare för , . R I K S R E V I S I O N E N A U T O M A T I S E R A T B E S L U T S F A T T A N D E I S T A T S F Ö R V A L T N I N G E N utformas.194 var inte färdig med kontrollerna och inga beslut har fattats om huruvida de nya kontrollerna ska införas.195 Brister i kontroll av inkomstdeklarationer och uppföljning av dessa använder sig av riskbaserade urval för att manuellt kontrollera privatpersoners deklarationer, men det finns brister i omfattningen och utförandet av de kontrollerna. Bristerna handlar om att det utförs för få kontroller i relation till det antal avdrag som görs och andelen fel i dessa, att handläggare i viss utsträckning väljer att inte genomföra de kontroller de tilldelas i ärendehanteringssystemet samt att de kontrollerna inte följs upp. Vi presenterar inte detaljerade uppgifter om detta i rapporten eftersom uppgifterna är sekretessbelagda. Hur många och vilka deklarationer som faller ut för kontroll avgörs i fall av bedömd risk i kombination med tillgängliga resurser. förutsätts av lagstiftaren att inrikta sin granskningsverksamhet på deklarationsskyldiga som utifrån olika aspekter är kontrollvärda, och har inte skyldighet att granska alla inkomna deklarationer.196 har därmed möjlighet att i viss utsträckning styra hur mycket resurser som ska läggas på kontroller av inkomstbeskattningen.197 Alla deklarationer går dock igenom samma automatiska kontroller. De kontrollerna baseras på de risker som identifierat i den taktiska riskanalysen.198 Kontrollerna följs dock inte regelbundet upp. gjorde medarbetare vid Stöd- och urvalsenheten en engångsinsats och analyserade utfallet för kontrollerna . Analysen visar att inte i fullgod utsträckning kontrollerar de identifierade riskerna. Analysen visade även att handläggare i viss utsträckning inte genomför de kontroller de tilldelas I analyserna ifrågasätts om den kontroll som genomför är trovärdig.199 skriver också i årsredovisningen att kontrollerna mot de högsta riskerna rörande privatpersoner inte kunnat genomföras i tillräcklig omfattning.200 har under granskningen gjort liknande observationer gällande begränsad resurstilldelning till kontroller och bristande uppföljning av dessa. 194Intervju med företrädare för , . 195Underlag från , svar på frågor , 2020, inkom . 1989/90:74, bet. 1989/90:SkU32, rskr. 1989/90:217, s. 284; prop. 1993/94:224, bet. 1993/94:SkU42, rskr. 1993/94:384, s. 22. 197Intervju med företrädare för , . 198Intervju med företrädare för , . 199Underlag från , Trovärdig kontroll – , 2020; Trovärdig kontroll inom programmet Privata händelser, 2019; Sammanfattning av rapporten avseende trovärdig kontroll inom Privata händelser 2014–2018 och 2016–2019, 2019, inkom . 200Årsredovisning för 2019. 46 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Sedan interna analyser togs fram har Stöd- och urvalsenheten fått i uppdrag att sammanställa en rapport om det kontrollarbetet på skatteavdelningen som ska bli klar hösten 2020.201 Transportstyrelsen har valt att inte använda sig av kontroller baserade på slump- eller riskurval Transportstyrelsen genomför inte slumpmässiga kontroller eller kontroller som baseras på riskurval i körkortstillståndet och det finns inga planer på att införa det.202 Flera medarbetare vid Transportstyrelsen uppger att vägtrafikdatalagen (2019:369) och vägtrafikdataförordningen (2019:382) upplevs som begränsande för hur körkortsavdelningen kan arbeta med uppföljning och utsökningar i myndighetens databaser, bland annat för att skapa riskprofiler och kontrollera ärenden.203 4.4Uppföljningar av automatiserade beslut görs i begränsad utsträckning Kriterium: Det bedrivs ett systematiskt arbete med att följa upp det automatiserade beslutsfattandet i syfte att säkerställa att beslut som fattas automatiserat varit korrekta och hållit en hög kvalitet. Iakttagelser: Alla myndigheter utom en uppger i enkäten att de har upptäckt fel i de automatiserade beslutsprocesserna. Varken , eller Transportstyrelsen uppger att de har upptäckt programmerade fel i de granskade processerna. Däremot förekommer det fel som beror på annat, till exempel felaktigt lämnade uppgifter. Det är lika vanligt att fel upptäcks genom att privatpersoner eller handläggare hör av sig, som att det upptäcks i de egna uppföljningarna. De flesta myndigheter uppger i enkäten att de följer upp redan fattade automatiserade beslut med stickprov, antingen baserat på slump- eller riskurval. Granskningen av , och Transportstyrelsen visar dock att automatiserade beslut följs upp i mycket begränsad utsträckning på dessa myndigheter. 4.4.1 De flesta myndigheter följer upp redan fattade beslut Tio myndigheter svarade i enkät att uppföljning och kontroll av verksamheten har förenklats till följd av automatiserat beslutsfattande.204 Lika många myndigheter svarade att de följer upp fattade beslut baserat på slumpurval och sju myndigheter följer upp fattade beslut baserat på riskurval. Två myndigheter svarade att de varken gör slump- eller riskbaserade urval på fattade beslut.205 201Intervju med företrädare för , . 202Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, (a). 203Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, (b) och . 204Riksrevisionens enkät, fråga 29. 205Riksrevisionens enkät, fråga 14. R I K S R E V I S I O N E N A U T O M A T I S E R A T B E S L U T S F A T T A N D E I S T A T S F Ö R V A L T N I N G E N I enkäten uppgav alla myndigheter utom en att de har upptäckt felaktiga beslut i det automatiserade beslutsfattandet. De flesta svarade att de felaktiga besluten upptäcktes via myndighetens uppföljning, men det var nästan lika många som uppgav att de upptäcktes genom att privatpersoner hörde av sig, liksom att felet upptäcktes av handläggare. Myndigheterna uppgav att den vanligaste orsaken till felaktiga beslut är oavsiktliga fel gjorda av privatpersoner. Därefter var det handhavandefel som flest uppgav som orsak, det vill säga fel i handläggningen eller hanteringen av IT-systemen.206 4.4.2Försäkringskassan strukturerar om uppföljningen av automatiserade beslut – just nu följs de inte upp Inga systematiska fel har upptäckts i föräldrapenningen, men förmånen har stor andel felaktiga utbetalningar Föräldrapenningen är den förmån som är högst prioriterad i utvecklingsarbetet på , näst efter sjukpenningen.