prop · H90367 · 2021-12-14 00:00:00 — Med särskilda skäl avses särskilda undantagssituationer, t.ex. kan styrelsen besluta att den som deltar vid ett styrelsemöte med ljud- och bildöverföring och som tappar bildöverföringen, även fortsättningsvis ska kunna delta i mötet om ljudöverföringen består och ett deltagande i övrigt fullt ut kan upprätthållas. Särskilda skäl kan även finnas i situationer då det är av stor vikt att en ledamot eller en ersättare kan delta i ett särskilt styrelsesammanträde. Förslaget till bestämmelse tar främst sikte på att underlätta för styrelsen att uppfylla kravet på beslutsförhet (19 § finsam-lagen, 4 kap. 24 § KL, 6 kap. 27 § KL). Enlig förarbetena ska en ersättare som tjänstgör 2021/22:67 i den frånvarande ledamotens ställe räknas som ledamot när han eller hon tjänstgör (prop. 2016/17:171 s. 372). I promemorian föreslogs att särskilda skäl enbart skulle omfatta ledamöter och inte ersättare. Lagrådet ansåg dock att förslaget bör utformas så att det omfattar både ledamöter och ersättare, för att undvika otydlighet vid tillämpningen och frågor om vilka konsekvenser förslaget får. Regeringen instämmer i Lagrådets synpunkt och lämnar därför förslag om att särskilda skäl ska omfatta både ledamöter och ersättare. SKR förordar att möjligheten att medge deltagande med enbart ljudöverföring prövas, men att det görs på försök genom en tidsbegränsad regel som kan utvärderas innan den eventuellt permanentas. Regeringen anser inte att det finns skäl som motiverar att bestämmelsen tidsbegränsas. Mötet bör genomföras på ett betryggande sätt Regeringen anser att det är viktigt att ett styrelsesammanträde genomförs på ett betryggande sätt. Det bör enligt regeringens mening på ett enkelt sätt vara möjligt att identifiera mötesdeltagare för att säkerställa att obehöriga inte deltar vid sammanträdet. Därtill är det viktigt att säkerställa att det finns möjlighet för distansdeltagaren att delta på mötet fullt ut. För att kunna anses delta på lika villkor bör alla deltagarna ha möjlighet att identifiera varandra. Vid sammanträdestillfället är det i första hand ordföranden som har ansvar för att sammanträdet genomförs på ett sådant sätt att utomstående inte obehörigen kan ta del av det som sägs och de uppgifter i övrigt som behandlas. Varje ledamot har även ett eget ansvar för att sekretessbelagda uppgifter inte röjs. Exempelvis måste sammanträdeshandlingarna hanteras på ett omdömesgillt sätt. På liknande sätt har den som deltar på distans ett eget ansvar för att ingen annan kan ta del av ljud och bild hos denne. Enligt uppgift från Nationella rådet för finansiell samordning hanterar dock styrelsen i samordningsförbunden sällan uppgifter som är sekretessbelagda. efterfrågar ett förtydligande av om det behöver finnas ett fysiskt möte i grunden när deltagande sker på distans och vem som behöver närvara på plats där sammanträdet hålls. Regeringen anser inte att detta behöver regleras särskilt, utan att det är en fråga som kan lösas inom samordningsförbunden. Som angetts ovan anser regeringen att utgångspunkten för styrelsemöten i samordningsförbund bör vara det fysiska mötet. Sammanträden vid vilka budgeten fastställs ska därtill vara offentliga. Det måste därför säkerställas att dessa möten hålls öppna för allmänheten. Hur den ordningen kan säkerställas i händelse av deltagande på distans vid det aktuella sammanträdet hanteras lämpligen av samordningsförbunden. Antalet ordinarie ledamöter vid ett styrelsesammanträde i ett samordningsförbund är begränsat, vanligen deltar fyra till sex personer, men vid en del sammanträden kan upp till elva ledamöter delta. Ledamöterna väljs på en tidsperiod . De bör därför ha goda förutsättningar att få personlig kännedom om varandra och därmed bör det finnas goda möjligheter att identifiera en deltagare som deltar enbart via ljudöverföring. Styrelsen och ordföranden ansvarar för att enbart godkänna deltagande på distans när det på ett betryggande sätt är möjligt att identifiera deltagare och när deltagandet kan ske på ett sådant sätt att kraven på ljud- och bildöverföring anses uppfyllt. Ett beslut om att en ledamot eller ersättare får delta på distans och formerna för detta bör dokumenteras på lämpligt sätt, t.ex. i protokollet. anser att det bör framgå om styrelsen på förhand kan bestämma i vilka situationer ett beslut kan fattas med stöd av särskilda skäl om deltagande sker endast med ljud. har efterfrågat förtydligande om hur länge ett beslut om att ledamöter och ersättare får delta på distans ska gälla och om det gäller samtliga eller bara vissa ledamöter och ersättare. Regeringen vill framföra att det inte finns några principiella hinder för att på förhand sätta upp riktlinjer för digitalt deltagande. Det bör vara upp till styrelsen att bestämma hur möjligheten att delta digitalt i praktiken ska tillämpas. Styrelsen är den som är bäst lämpad att avgöra hur det egna styrelsearbetet bör läggas upp. påpekar vikten av att samordningsförbunden tar fram tydliga riktlinjer för digitalt deltagande inför ikraftträdandet. Regeringen instämmer och bedömer att sådana riktlinjer kan underlätta för det enskilda samordningsförbundet och ger förutsättningar att tydliggöra det som respektive efterfrågar. I motsats till bestämmelserna i föreslås inte att samtliga deltagare ska kunna se och höra varandra. I förarbetena till KL förtydligas att med denna reglering avses att distansdeltagare måste kunna se samtliga andra deltagare (prop. 2013/14:5 s. 98 och prop. 2016/17:171 s. 334 f.). Ett sådant krav bedöms inte behövas för deltagande vid styrelsemöten i samordningsförbunden. Styrelsen består som nämnts tidigare av en begränsad grupp personer som lätt bör kunna identifiera varandra. önskar ett tydliggörande av att det ställs krav på att samtliga deltagare ska kunna höra varandra vid styrelsesammanträden där deltagande på distans förekommer för att alla ska kunna sägas delta på samma villkor. För att samtliga deltagare ska kunna anses delta på lika villkor krävs att ljud- och bildkvaliteten är stabil och av hög kvalitet. Den som deltar på distans måste också ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid mötet och kunna delta i avgöranden av ärenden, också i det fall ärenden avgörs genom omröstning. Om den som deltar på distans inte kan vara fullt ut delaktig i alla de ärenden som behandlas vid styrelsemötet, kan deltagandet inte anses ske på lika villkor. För att anses delta på lika villkor bör samtliga deltagare kunna höra varandra och kunna identifiera vem som yttrar sig. Det bör vidare krävas att distansdeltagaren själv kan yttra sig, bli identifierad och hörd av samtliga andra deltagare. När deltagande sker enligt huvudregeln, med både ljud- och bildöverföring, bör den som talar och deltar via distans vara synlig för övriga deltagare samt ha möjlighet att se den som talar för tillfället. Om ljud- eller bildkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts mer varaktigt, bör det ankomma på styrelseordföranden att säkerställa att situationen hanteras på lämpligt sätt. Det kan ske genom att en ersättare kan komma att tjänstgöra i stället för den distansdeltagande ledamoten. Om kraven på beslutsförhet är uppfyllda även utan den distansdeltagande ledamoten, kan sammanträdet fortsätta utan denne. Ett sammanträde kan i vissa fall även behöva ajourneras tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan anses delta på lika villkor. Om flera av de distansdeltagande ledamöterna tappar kontakten, kan det medföra att sammanträdet måste avslutas. Förvaltningsrätten i har i en dom uttalat att det faktum att de distansdeltagande ledamöterna inte kunnat se övriga ledamöter i sammanträdeslokalen inneburit en sådan brist att de grund- 2021/22:67 läggande kraven för distansdeltagande inte kunde anses uppfyllda (mål nr 2620–20 och 2661–20). Frågan gällde laglighetsprövning av ett antal beslut som kommunfullmäktige fattat då vissa ledamöter deltog på distans. Domstolen fann i dessa fall att besluten som fattats av kommunfullmäktige kan upphävas med stöd av bestämmelserna i 13 kap. KL. Av domen framgår att förvaltningsrätten lägger stor vikt vid ordalydelsen i 5 kap. 16 § KL. Domen överklagades till Kammarrätten i som i en dom meddelad instämde i förvaltningsrättens bedömning och avslog överklagandet (mål nr 276–277-21). Även i finsam-lagen finns bestämmelser om överklagande av ett samordningsförbunds beslut. I 28 § finsam-lagen anges att ett samordningsförbunds beslut med motsvarande tillämpning av bestämmelserna enligt KL får överklagas av den som är medlem i en kommun eller region som ingår i förbundet. Nationella rådet för finansiell samordning har bl.a. i ljuset av förvaltningsrättens prövning i mål 2620–20 och 2661-20, och som framgår ovan, framhållit att samordningsförbunden gärna ser att det ska vara möjligt att kunna delta i styrelsemöten enbart via ljudöverföring. efterfrågar ett förtydligande av om det är för att kunna fatta giltiga beslut som förutsättningarna för distansdeltagande ska vara uppfyllda eller om det är för att kunna hålla sammanträden över huvud taget. Frågan är ställd mot bakgrund av att det skulle kunna påverka möjligheten att överklaga ett beslut. Förslaget i bestämmelsen till en ny 19 a § i finsam-lagen innebär att vissa krav ställs för att en ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande vid mötet. Vilka ledamöter som anses vara närvarande, eller ersättare i de fall dessa kan komma att under mötet få träda in som ordinarie ledamot, har direkt påverkan på styrelsens beslutsförhet och möjlighet att fatta giltiga beslut. Behandling av personuppgifter och sekretess Om någon deltar i ett sammanträde genom att ljud och bild överförs elektroniskt, innebär det en automatiserad behandling av personuppgifter. Bestämmelser om behandling av personuppgifter finns i och rådets förordning (EU) 2016/679 av om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv /46/EG (allmän dataskyddsförordning), här benämnd EU:s dataskyddsförordning, och lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. I artikel 5 i EU:s dataskyddsförordning anges principer för behandling av personuppgifter, bland annat ska sådana uppgifter samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. I artikel 6.1 anges att behandling av personuppgifter är laglig endast om vissa villkor är uppfyllda. För behandling av personuppgifter vid styrelsemöten på distans i samordningsförbunden är det villkoret i artikel 6.1 e som främst aktualiseras, dvs. om behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. De personuppgifter som behöver behandlas vid styrelsemöten på distans är framför allt uppgifter om deltagarna på mötet, t.ex. namn på ledamöter, ersättare och deras IP-adresser. Behandling av dessa personuppgifter får anses vara nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse enligt artikel 6.1 e i EU:s dataskyddsförordning. Enligt artikel 6.3 ska grunden för behandlingen (i det fall grunden utgörs av punkt 1 c eller e) fastställas i enlighet med unionsrätten eller nationell rätt. I 19 § finsam-lagen anges att styrelsemöten ska hållas i samordningsförbunden. Enligt förarbetena till lagen med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning kan en behandling anses nödvändig och därmed tillåten enligt artikel 6 om behandlingen leder till effektivitetsvinster (prop. 2017/18:105 s. 189). Den behandling av personuppgifter som ett styrelsemöte på distans innebär bedöms vidare vara proportionell mot det mål som eftersträvas om ett förenklat, mer effektivt och hållbart deltagande i samordningsförbundens styrelsemöten för ledamöter och ersättare. framför att det inte med säkerhet går att konstatera att det inte finns behov av att behandla särskilda kategorier av personuppgifter enligt artikel 9 i EU:s dataskyddsförordning på samordningsförbundens styrelsemöten. påpekar i sitt remissvar att det inte kan uteslutas att känsliga personuppgifter kan komma att behandlas på styrelsemöten. De känsliga uppgifter som då kan komma att behandlas är enligt uppgifter om personer som arbetar i förbundet. Regeringen instämmer i att det inte går att utesluta att sådana känsliga uppgifter om t.ex. anställdas hälsa kan komma att behandlas på samordningsförbundens styrelsemöten även om det måste anses sällsynt. Enligt artikel 9 i dataskyddsförordningen är det förbjudet att behandla sådana särskilda kategorier av personuppgifter utan stöd av någon av punkterna i artikel 9.2. I de fall som känsliga personuppgifter skulle komma att behandlas rör det sig om uppgifter som hanteras med anledning av ett anställningsförhållande. Stöd för behandlingen av personuppgifter bör därmed finnas i artikel 9.2 b som anger att behandling som är nödvändig för att fullgöra skyldigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd är tillåten. Stöd bör vidare finnas i 3 kap. 2 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Regeringen förutsätter att samordningsförbunden såsom personuppgiftsansvariga tillser att styrelsen inte behandlar personuppgifter på ett sätt som strider mot EU:s dataskyddsförordning eller övrig reglering på området. De krav som ställs i EU:s dataskyddsförordning avseende säkerhet för personuppgifter ska kunna uppfyllas. De tekniska system som används vid deltagande på distans kan komma att innebära behandling av personuppgifter hos leverantören av systemet, antingen för mellanlagring eller . Av artikel 32 i EU:s dataskyddsförordning framgår att den personuppgiftsansvarige ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå som är lämplig för behandlingen av personuppgifter. En risk- och sårbarhetsanalys ska utföras för att avgöra om det ens är möjligt att använda sig av den erbjudna tekniska lösningen, vilken säkerhetsnivå som är lämplig för behandlingen och vilka åtgärder som måste vidtas. Att teckna avtal och följa upp dessa i syfte att säkra att de säkerhetsåtgärder som följer av dataskyddsförordningen upprätthålls är en annan central del. I enlighet med artikel 44 i EU:s dataskyddsförordning får personuppgifter som är under behandling enbart överföras till tredjeland om villkoren i EU:s dataskyddsförordning är uppfyllda. Därvid måste samordningsförbunden i egenskap av personuppgiftsansvariga bedöma om det kommer att ske någon överföring av per- 2021/22:67 sonuppgifter till ett tredjeland och om denna överföring i så fall är tillåten till det tredjelandet genom att undersöka om ett adekvansbeslut enligt artikel 45 i EU:s dataskyddsförordning finns, eller säkerställa att ett av undantagen i artikel 46.2 från förbudet mot överföring till tredjeland kan tillämpas samt att EU:s dataskyddsförordning i övrigt följs. Möjligheten att i särskilda undantagsfall besluta om deltagande på distans enbart genom ljudöverföring ger en möjlighet att beakta behovet av och därigenom värna enskilda deltagares personliga integritet. Ett deltagande på distans med bild och ljud i realtid innebär en risk för spridning av t.ex. deltagarnas namnuppgifter och IP-adresser. Det är styrelsens och ordförandens ansvar att säkerställa att digitalt deltagande går att upprätthålla med rimlig säkerhet i förhållande till karaktären hos de uppgifter som förekommer i den typ av ärenden som behandlas vid sammanträdet. Vidare gäller enligt 7 § finsam-lagen att ett samordningsförbund inte får besluta i frågor om förmåner eller rättigheter för enskilda eller vidta åtgärder i övrigt som innefattar myndighetsutövning eller som avser tillhandahållande av tjänster avsedda för enskilda. anser att det behöver tydliggöras avseende ansvaret att se till att personuppgifter inte förs över till tredjeland på ett sätt som strider mot EU:s dataskyddsförordning. Mot bakgrund av att det är samordningsförbunden som är personuppgiftsansvariga för den behandling av personuppgifter som sker när deltagande sker på distans vill regeringen även förtydliga att det är förbunden som är ansvariga att se till att den eller de kommunikationsplattformar som används inte innebär att personuppgifter förs över till tredjeland på ett sätt som strider mot EU:s dataskyddsförordning. Regeringen vill med anledning av synpunkter förtydliga att det är den juridiska personen som ansvarar för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå och att följa övriga bestämmelser i dataskyddsförordningen. Den befintliga reglering som finns på personuppgiftsområdet bedöms således vara tillräcklig för den personuppgiftsbehandling som kommer att ske hos samordningsförbunden med anledning av förslaget. Ett samordningsförbund ska betraktas som en myndighet, vilket innebär att offentlighetsprincipen gäller. Uppgift om vem som deltar på ett styrelsemöte omfattas inte av sekretess. Den personuppgiftsbehandling som ett digitalt deltagande i ett styrelsemöte på distans innebär med risk för spridning av t.ex. namn på ledamöter, ersättare och deras IP-adresser bör inte anses utgöra ett sådant betydande intrång i den personliga integriteten som avses i 2 kap. 6 § andra stycket regeringsformen. Regeringens förslag: Lagändringen ska träda i kraft . Promemorians förslag: Överensstämmer inte med regeringens förslag. I promemorian föreslås att lagen ska träda i kraft . Remissinstanserna: Ingen av remissinstanserna har kommenterat ikraftträdandet särskilt. Skälen för regeringens förslag: Lagändringen bör träda i kraft så snart Prop. 2021/22:67 som möjligt för att underlätta för samordningsförbunden. därför träda i kraft . Några övergångsbestämmelser bedöms inte nödvändiga. Den föreslagna ändringen innebär att sammanträden inom ett samordningsförbund kan hållas utan att alla ledamöter är fysiskt på plats genom att ledamöter och ersättare kan beviljas deltagande i styrelsesammanträden på distans. Detta bedöms underlätta arbetet i styrelsen samt ge förutsättningar för ett hållbart och effektivt arbete i och med att det går att delta utan att resa. Färre resor kan också leda till minskad klimat- och miljöpåverkan. Förslaget bedöms inte medföra några konsekvenser för den kommunala självstyrelsen, inte heller några EU-rättsliga konsekvenser eller konsekvenser i övrigt för vare sig staten, kommunerna eller statsbudgeten. Förslaget till lag om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser 19 a § Styrelsen får besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen får delta i sty- relsesammanträden på distans. Deltagandet ska i sådana fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid och i övrigt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Om det finns särskilda skäl, får styrelsen besluta att delta- gande på distans får ske genom enbart ljudöverföring i realtid. En ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande Om styrelsen beslutar att ledamöter och ersättare får delta på distans, ska det av beslutet framgå i vilken utsträckning ett sådant deltagande får ske. Bestämmelsen som är ny anger grundläggande bestämmelser för deltag- ande på distans i styrelsemöten i samordningsförbund. mas enligt Lagrådets förslag. I första stycket anges att styrelsen får besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen får delta i styrelsesammanträden på distans. sådana fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid och i övrigt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. gande på lika villkor ska tillämpas med reservation för de begränsningar som ligger i formen för det distansdeltagandet som det är frågan om. att samtliga deltagare ska kunna anses delta på lika villkor krävs att ljud- och bildkvaliteten är stabil och av hög kvalitet. Den som deltar på distans måste också ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid mötet 2021/22:67 och kunna delta i avgöranden av ärenden, också i det fall ärenden avgörs genom omröstning. Den som deltar på distans måste vidare kunna identifiera övriga deltagare samt själv kunna identifieras av dessa. Om den som deltar på distans inte kan vara fullt ut delaktig i alla de ärenden som behandlas vid styrelsemötet kan deltagandet inte anses ske på lika villkor för alla ledamöter. Om det finns särskilda skäl får styrelsen besluta att deltagande på distans får ske genom enbart ljudöverföring i realtid. Ett undantag får då göras från kravet på deltagande genom både ljud- och bildöverföring. Kravet på att deltagandet ska kunna ske på lika villkor ska även uppfyllas för en deltagare som deltar genom enbart ljudöverföring i realtid, med den begränsningen att deltagaren inte kan se övriga mötesdeltagare eller ses av dessa. Kan kravet på lika villkor inte uppfyllas ska ett deltagande genom enbart ljudöverföring i realtid inte tillåtas. Vid ett deltagande genom enbart ljudöverföring i realtid blir det särskilt viktigt att en säker identifiering av deltagaren kan göras. Med särskilda skäl ska avses särskilda undantagssituationer t.ex. kan styrelsen besluta att den som deltar vid ett styrelsemöte med ljud- och bildöverföring och som tappar bildöverföringen, även fortsättningsvis ska anses kunna delta i mötet om ljudöverföringen består och ett deltagande i övrigt fullt ut kan upprätthållas. Särskilda skäl kan finnas även i situationer då det är av stor vikt att en ledamot eller en ersättare kan delta i ett särskilt styrelsesammanträde, men förutsättningar saknas för att upprätthålla ett deltagande genom bildöverföring i realtid. I andra stycket anges att en ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet. I tredje stycket anges att om styrelsen beslutar att ledamöter och ersättare får delta på distans ska det av beslutet framgå i vilken utsträckning ett sådant deltagande får ske. Ett beslut om deltagande på distans kan gälla både generellt och för en särskild individ om förutsättningarna i bestämmelsen i övrigt är uppfyllda. Bestämmelsen innebär att det av ett sådant beslut ska framgå vilka ytterligare förutsättningar som ska gälla, t.ex. om deltagande på distans ska gälla för eller ett visst sammanträde eller om deltagande ska tillåtas enbart genom ljudöverföring i realtid och när ett sådant deltagande i så fall ska kunna tillåtas. Beslutet ska dokumenteras. Bestämmelsen innebär alltså att om styrelsen beslutar att ett deltagande på distans ska vara tillåtet, ska även formerna för ett sådant deltagande regleras och dokumenteras. Övervägandena finns i avsnitt 5. Denna lag träder i kraft . Enligt ikraftträdandebestämmelsen ska lagen träda i kraft . Övervägandena finns i avsnitt 6. Sammanfattning av promemorian Deltagande på distans i styrelsesammanträden i samordningsförbund (S2019/03087) 2021/22:67 Bilaga 1 I denna promemoria föreslås en ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Det föreslås att det ska vara möjligt att hålla styrelsesammanträden inom ett samordningsförbund utan att alla ledamöter är fysiskt på plats genom att enskilda ledamöter beviljas deltagande i sammanträden på distans. Det innebär att lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser till stor del harmonieras med bestämmelser i kommunallagen (2017:725) i frågan om deltagande i styrelsesammanträden på distans. Bestämmelsen föreslås träda i kraft . Förslag till lag om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser Härigenom föreskrivs att det i lagen (2003:1210) om finansiell samord- ning av rehabiliteringsinsatser ska införas en ny paragraf, 19 a §, av föl- Styrelsen får besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen får delta i styrelsesammanträden på distans. Deltagandet ska i sådana fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid och i övrigt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. särskilda skäl, får styrelsen besluta