prop · H90367 · 2021-12-14 00:00:00 — Regeringens proposition 2021/22:67 Deltagande på distans i styrelsesammanträden i Regeringen överlämnar denna proposition till . I denna proposition föreslås att det ska vara möjligt för styrelsen i ett samordningsförbund att besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen ska få delta i styrelsemöten på distans. Förslaget innebär att lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser till stor del kommer att överensstämma med bestämmelserna i kommunallagen (2017:725) i frågan om deltagande i styrelsesammanträden på distans. Genom förslaget ges samordningsförbunden bättre förutsättningar att kunna arbeta effektivt och hållbart genom digitala styrelsesammanträden. Bestämmelsen föreslås träda i kraft . Förslag till riksdagsbeslut ................................................................. Förslag till lag om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser ............................................... Ärendet och dess beredning .............................................................. Överväganden och förslag ................................................................ Sammanfattning av promemorian Deltagande på distans i styrelsesammanträden i samordningsförbund (S2019/03087) ................................ Förteckning över remissinstanserna ................................. Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde antar regeringens förslag till lag om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Förslag till lag om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser Härigenom föreskrivs att det i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser1 ska införas en ny paragraf, 19 a §, av följande lydelse. Styrelsen får besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen får delta i styrelsesammanträden på distans. Deltagandet ska i sådana fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid och i övrigt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. särskilda skäl, får styrelsen besluta att deltagande på distans får ske genom enbart ljudöverföring i real- En ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet. Om styrelsen beslutar att leda- möter och ersättare får delta på distans, ska det av beslutet framgå i vilken utsträckning ett sådant del- tagande får ske. Denna lag träder i kraft . 1 Senaste lydelse av lagens rubrik 2004:793. Ärendet och dess beredning inkom en gemensam hemställan från Arbetsförmedlingen, , och Kommuner och Regioner om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Med anledning av hemställan har en promemoria utarbetats inom , Deltagande på distans i styrelsesammanträden i samordningsförbund (S2019/03087). I promemorian föreslås att det ska vara möjligt att hålla styrelsesammanträden inom ett samordningsförbund utan att alla ledamöter är fysiskt på plats genom att ledamöter och ersättare beviljas deltagande i sammanträden på distans. En sammanfattning av promemorian finns i bilaga 1 och promemorians lagförslag finns i bilaga 2. Promemorian har remissbehandlats och en förteckning över remissinstanserna finns i bilaga 3. En sammanställning av remissyttrandena finns tillgänglig i (S2019/03087). Regeringen beslutade att inhämta Lagrådets yttrande över lagförslaget som finns i bilaga 4. Lagrådets yttrande finns i bilaga 5. Lagrådets synpunkter kommenteras i avsnitt 5. Regeringen har följt Lagrådets synpunkter. I förhållande till lagrådsremissen har ikraftträdandetidpunkten justerats och bestämmelsen föreslås träda i kraft . Denna ändring är författningstekniskt och i övrigt av sådan beskaffenhet att Lagrådets hörande skulle sakna betydelse. Regeringen har därför inte inhämtat Lagrådets yttrande i denna del. I förhållande till lagrådsremissen har dessutom vissa mindre språkliga och redaktionella ändringar gjorts. Samverkan enligt lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser, förkortad finsam-lagen, infördes . Finansiell samordning bedrivs genom samordningsförbund, som är en sammanslutning av stat (och Arbetsförmedlingen), en eller flera regioner samt en eller flera kommuner. Ett samordningsförbund utgör en offentligrättslig juridisk person som har egen rättskapacitet. Detta motsvarar också vad som gäller för kommunalförbund (se prop. 2002/03:132 s. 80). Vid utgången av 2020 fanns det 78 samordningsförbund som innefattade 271 av 290 kommuner. Ett samordningsförbund är en struktur för att få samverkan att fungera , och förbunden verkar för att medborgare ska få stöd och rehabilitering som ger dem möjlighet att försörja sig själva. Ett samordningsförbund har till uppgift att besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen, finansiera insatser i syfte att stödja samverkan mellan samverksanparterna, upprätta budget och årsredovisning för den finansiella samordningen, besluta på vilket sätt medel för finansiell samordning ska användas samt svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsin- Samordningsförbunden är olika stora, både till den yta de omsluter och till antal invånare, och flera kommuner eller regioner kan ingå i ett för- Samordningsförbunden leds av en styrelse som utses av medlem- När ett samordningsförbund bildas blir kommun, region, Arbets- förmedlingen och medlemmar i förbundet. marna beslutar själva om hur förbundet ska organisera sig. lemmar i ett förbund kan vara större än antalet parter eftersom flera kom- muner och regioner kan vara medlemmar i ett och samma förbund. förbundsmedlem ska vara representerad i styrelsen med minst en ledamot och en ersättare. Styrelsens ledamöter ska antingen vara ledamöter i kommun- eller regionfullmäktige eller anställda vid Ersättaren måste företräda samma huvudman som den ledamot som han eller hon ska tjänstgöra för. En kommun eller region kan därför inte utse en ledamot eller ersättare för en annan kommuns eller regions räkning, utan ledamoten eller ersättaren representerar enbart den egna kommunen eller regionen. I förbund är medlemmar var för sig repre- senterade i styrelsen med en ordinarie ledamot. möter i samordningsförbundens styrelser kan därför variera mellan ca 4– 11 personer, men vanligast är ett antal om 4–6 ordinarie ledamöter ( ionella nätverket för samordningsförbund, mindre rapport –1: Upp- draget som ordförande i ett samordningsförbund – Redovisning av enkät- undersökning 2016). Styrelsens verksamhet i ett samordningsförbund regleras i 19 § finsam- lagen som hänvisar till kommunallagen (2017:725), förkortad KL. Hän- visningen till kommunallagen innebär att det som föreskrivs i 3 kap. 5 § första och andra styckena, 4 kap. 20, 21, 24, 25 och 27 §§ samt 6 kap. 17, 23 och 27–36 §§ KL tillämpas på motsvarande sätt för ett samordnings- Frågor om förmåner eller rättigheter för enskilda eller åtgärder i övrigt som innefattar myndighetsutövning eller som avser tillhanda- hållande av tjänster avsedda för enskilda får ett samordningsförbund inte besluta om enligt 7 § finsam-lagen, och sådana frågor förekommer därför inte på styrelsesammanträden. Ett samordningsförbund är att betrakta som en myndighet, och omfattas därför av offentlighetsprincipen. I förarbetena anges att eftersom samord- ningsförbunden inte ska bedriva myndighetsutövning gentemot enskilda personer behövs inga särskilda sekretessbestämmelser för detta (prop. 2002/03:132 s. 61). Enligt 19 § finsam-lagen gäller att justering av styrelsens protokoll ska tillkännages på anslagstavlan hos varje kommun och region som är med- lem i samordningsförbundet. Det sammanträde vid vilket budgeten fast- ställs ska vara offentligt. Sammanträdet ska tillkännages i enlighet med vad som anges i förbundsordningen. Nationella rådet för finansiell samordning bildades och är ett sam- verkansforum för Arbetsförmedlingen, , Kom- muner och Regioner samt . Nationella rådet har ingen sty- rande roll i formell mening men har ändå en betydande påverkan i prakti- ken på samordningsförbundens verksamhet genom att bidra till kunskap och utveckling i förbunden samt ge vägledning och stöd till samordnings- förbunden i olika frågor. Nationella rådet för finansiell samordning be- handlar frågor om finansiell samordning som är av gemensamt intresse för Prop. 2021/22:67 att, i enlighet med regeringens intentioner, ge samverkan den legitimitet och förankring som är nödvändig. Nationella rådet för finansiell samordning har en arbetsgrupp som står för det operativa stödet till samordningsförbunden. Regeringens förslag: Styrelsen i samordningsförbunden ska få besluta att ledamöter och ersättare i styrelsen får delta i styrelsesammanträden på distans. Deltagandet ska i sådana fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid och i övrigt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Om det finns särskilda skäl, ska styrelsen få besluta att deltagande på distans får ske genom enbart ljudöverföring i realtid. En ledamot eller en ersättare som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet. Om styrelsen beslutar att ledamöter och ersättare får delta på distans, ska det av beslutet framgå i vilken utsträckning ett sådant deltagande får ske. Beslutet ska dokumenteras. Promemorians förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens förslag. I promemorian föreslogs dock att undantaget för deltagande på distans vid ljudöverföring i realtid enbart skulle omfatta ledamöter och inte ersättare. Remissinstanserna: De flesta remissinstanser tillstyrker eller har inga invändningar mot promemorians förslag, däribland Inspektionen för socialförsäkringen (ISF), Myndigheten för digital förvaltning, Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS) och samtliga svarande kommuner, samordningsförbund och domstolar. Kommuner och Regioner (SKR) tillstyrker förslaget. SKR anser dock att förslaget bör samordnas med SKR:s hemställan om ändring av reglerna om distanssammanträden i kommunallagen (Fi2021/00389). SKR framför att en bestämmelse med möjlighet till distansdeltagande för styrelseledamöter i samordningsförbund bör ha sin huvudplacering i kommunallagen och att möjligheten att medge deltagande med enbart ljudöverföring bör göras på försök genom en tidsbegränsad regel som kan utvärderas innan den eventuellt permanentas. kommun ställer sig i huvudsak positiv till förslaget men lyfter fram att det finns tolkningssvårigheter när det gäller deltagande på distans med stöd av kommunallagen och anser därför att SKR:s hemställan om ändring i kommunallagen bör beaktas. tillstyrker förslaget och ber om förtydligande avseende kravet på att samtliga deltagare ska kunna höra varandra och att det är medlemmarna och inte parterna som representeras i samordningsförbunden. Därtill önskas ett förtydligande om underlaget för att kunna bedöma när en deltagare kan delta på distans. Både och ser behov av förtydliganden avseende personuppgiftsansvar och om den personuppgiftsbehandling som kan förekomma på styrelse- Arbetsförmedlingen anser att deltagande per telefon eller med enbart ljudöverföring ska begränsas. Både kommun och i lyfter möjligheten att delta enbart via ljudöverföring eller telefon som positiv. i anser vidare att det bör lämnas upp till samordningsförbundens styrelser att själva avgöra om deltagande på distans ska utgöra utgångspunkt för styrelsens arbete eller endast ett komplement till fysiskt deltagande. framför att det viktigaste är att mötesdeltagare och samarbetsparter kan delta i diskussion och beslut på lika villkor, inte på vilket sätt de gör det. anser att vissa förtydliganden kan behöva göras avseende formerna för distansmöten samt avseende bestämmelsen vid deltagande med endast ljud. framför vidare att det vore bra med ett förtydligande avseende om det behöver finnas ett fysiskt möte i grunden och vem som kan behöva närvara vid ett sådant möte. framhåller att det av styrelsens beslut om deltagande på distans kan behöva framgå hur länge ett sådant beslut ska gälla och om det gäller samtliga eller bara vissa ledamöter och ersättare. påpekar vikten av att samordningsförbunden tar fram tydliga riktlinjer för digitalt deltagande. Skälen för regeringens förslag Arbetsförmedlingen, , och Kommuner och Regioner inkom med en hemställan till regeringen om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser, förkortad finsam-lagen, för att möjliggöra deltagande på distans för ledamöter och ersättare i samordningsförbundens sammanträden (S2019/03087). Av hemställan framgår att det i finsam-lagen saknas motsvarande möjlighet som finns för kommun- och regionfullmäktige att besluta om deltagande på distans enligt 6 kap. 24 § kommunallagen (2017:725). Hemställan anger vidare att då en sådan möjlighet saknas innebär det att styrelsesammanträden i samordningsförbunden alltid måste ske med alla ledamöter fysiskt på plats. Eftersom ett samordningsförbund omfattar regioner och kommuner innebär kravet på fysiska möten ett omfattande resande för ledamöter, vilket upplevs som onödig tidsspillan och miljöpåverkan. Regeringen anser att det är viktigt att ge samordningsförbundens förutsättningar för att kunna arbeta effektivt och hållbart. Att underlätta och skapa förutsättningar för de möjligheter som digitaliseringen ger är enligt regeringens mening vidare viktigt, och förslaget bedöms bidra till ett hållbart digitaliserat samhälle i enlighet med regeringens digitaliseringsstrategi. Enligt regeringens mening bör det därför införas en möjlighet att delta på distans för ledamöter och ersättare i samordningsförbundens styrelsesammanträden. Förslaget bör utformas med bestämmelserna i kommunallagen som förebild. Bestämmelser om deltagande på distans finns i 5 kap. 16 § och 6 kap. 24 § kommunallagen (2017:725), förkortad KL. Av 5 kap. 16 § KL följer att ledamöter får delta i sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det. Sådant deltagande ska ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. I 6 kap. 24 § KL anges att fullmäktige ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta på distans. En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde. Enligt 5 kap. 72 § tredje stycket KL ska det i arbetsordningen för fullmäktige regleras i vilken utsträckning ett deltagande på distans får ske. Motsvarande bestämmelser om deltagande på distans fanns redan i den tidigare kommunallagen (5 kap. 38 a § och 6 kap. 32 § andra och tredje styckena kommunallagen [1991:900]). I förarbetena till den tidigare kommunallagen angavs vid införandet av de aktuella bestämmelserna att det tidigare saknats en i lagen grundad rätt att delta på distans. Det bedömdes att de bestämmelser som gäller för dem som är närvarande vid ett sammanträde enbart omfattar dem som är fysiskt närvarande på den fysiska platsen för sammanträdet (prop. 2013/14:5 s. 31). I förarbetena angavs dock vidare att denna reglering inte utgjorde något hinder mot att ledamöter och ersättare som befinner sig på annan plats lyssnar till det som sägs vid ett sammanträde eller yttrar sig. Däremot ansågs det inte förenligt med de då gällande bestämmelserna i att låta en ledamot delta i beslutsfattandet i fullmäktige eller en nämnd annat än vid fysisk närvaro i sammanträdeslokalen (prop. 2013/14:5 s. 32). Utan bestämmelserna i 5 kap. 16 § och 6 kap. 24 § KL skulle alltså enbart den som är fysiskt närvarande i fullmäktige eller en nämnd anses ha rösträtt. Vem som anses ha rösträtt får betydelse för beslutsförheten vid mötet. Som nämnts i avsnitt 4 regleras styrelsens verksamhet i ett samordningsförbund i 19 § finsam-lagen. Bestämmelsen hänvisar till ett flertal bestämmelser i . Bestämmelserna om röstning i 4 kap. 24 § KL och beslutsförhet i 6 kap. 27 § KL ska t.ex. tillämpas på motsvarande sätt i samordningsförbundens styrelse. Det saknas dock i 19 § finsam-lagen hänvisning till 5 kap. 16 § KL och 6 kap. 24 § KL. Det blir därför med nuvarande reglering i finsam-lagen inte möjligt för ledamöter och ersättare att delta i ett samordningsförbunds styrelsemöten på distans. Regeringen anser att det saknas anledning att anta att det skulle vara av särskild vikt att just styrelsemöten i samordningsförbund genomförs med alla ledamöter fysiskt på plats. För att ge förutsättningar för att bedriva styrelsearbetet på ett hållbart och effektivt sätt bör därför även ledamöter och ersättare i styrelsen till ett samordningsförbund ges möjlighet till deltagande på distans. i framhåller att förslaget även innebär en minskad olycksrisk för ledamöter och ersättare eftersom de inte behöver resa till och från styrelsemötet. Regeringen delar denna uppfattning. En ny bestämmelse införs i finsam-lagen Regeringen föreslår att en ny bestämmelse införs i finsam-lagen som gör det möjligt för styrelsen att besluta om deltagande på distans. Det bedöms lämpligt att bestämmelser om deltagande på distans i samordningsförbund utformas med bestämmelserna i som förebild. Förslaget innebär dock en annan ordning än den i KL, på så sätt att möjligheten att delta på distans även ska kunna beviljas den som är ersättare i styrelsen. Vidare ges det i förslaget en möjlighet att besluta om deltagande enbart genom ljudöverföring när särskilda skäl motiverar det. Regeringen anser att bestämmelsen därför bör placeras i finsam-lagen och inte i form av en bestämmelse i KL 2021/22:67 på det sätt SKR föreslår. I förarbetena till finsam-lagen anges att ett väsentligt moment i medborgarnas möjligheter till insyn och inflytande är möjligheten att till allmän förvaltningsdomstol kunna överklaga de beslut som fattas av ledningsorganet för den finansiella samordningen (prop. 2002/03:132 s. 62). Formerna för deltagande och därmed beslutsförheten vid styrelsemöten i samordningsförbund blir därför centrala och bör vara tydligt reglerade. Även detta talar för att förslaget till ny bestämmelse ska placeras i finsam-lagen. Ändringar i KL i enlighet med vad SKR har föreslagit i hemställan om ändring av reglerna om distanssammanträden i kommunallagen (Fi2021/00389) är inte föremål för detta lagstiftningsärende. Förslagen SKR lämnar i hemställan är därtill framtagna i ljuset av covid-19-pandemin och föreslås gälla . Dessutom föreslås det i hemställan att en utredning tillsätts för att på utvärdera och utveckla den nuvarande regleringen i KL om deltagande på distans. Det förslag som regeringen nu lämnar genom förslag om ändring i finsam-lagen bedöms välavvägt och tillmötesgår de behov som finns hos samordningsförbunden. Förslaget har inte sin grund i pandemin och det saknas därför skäl som motiverar att det införs något annat än en permanent lagändring. Regeringen anser inte heller att förslaget om deltagande på distans enligt finsam-lagen behöver utredas ytterligare på det sätt som SKR anser är behövligt att göra med bestämmelserna i om deltagande på distans. Deltagande genom ljud- och bildöverföring i realtid och på lika villkor I förarbetena till bestämmelserna i framkommer vikten av att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Det innebär att ljud- och bildöverföringen måste vara stabil och av hög kvalitet. Av förarbetena framgår vidare att lagstiftaren ansett att det inte ska anges vilka tekniska lösningar som ska användas vid distansdeltagande, utan att det är tillräckligt att några grundläggande krav slås fast. Ett av dessa är att deltagare som inte befinner sig i samma lokal är anslutna till varandra med överföring av både bild och ljud i realtid och på ett sådant sätt att samtliga ledamöter kan se och höra varandra. Det framgår även att det av flera skäl är viktigt att deltagarna enkelt kan identifiera varandra på ett betryggande sätt (prop. 2013/14:5 s. 34 f.). I förarbetena till KL anges också att om bild- eller ljudkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts måste sammanträdet avbrytas tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan sägas delta på lika villkor. Den som deltar på distans måste även ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid sammanträdet och delta i avgörandet av ärendena, även i de fall avgörandet sker genom omröstning. Om den som deltar på distans inte kan vara fullt delaktig i alla de ärenden som behandlas vid sammanträdet, kan nämligen deltagandet i det sammanträdet inte sägas ske på lika villkor för alla ledamöter (prop. 2013/14:5 s. 89). Därtill ska möjligheten att delta i ett sammanträde på distans ses som ett komplement till fysiskt deltagande, och i förarbetena beskrivs bl.a. möjligheten till informella kontakter och åsiktsutbyte i samband med sammanträden som viktig (prop. 2013/14:5 s. 34). Regeringens förslag till ändring i finsam-lagen innebär att kraven för att ledamöter och ersättare ska beviljas att delta på distans är att de i normalfallet deltar genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan delta på lika villkor, oavsett om de deltar digitalt eller fysiskt. Det som anges i förarbetena till KL om distansdeltagarens möjlighet att ta del av handlingar och delta i avgörandet av ärendena bör också anses gälla vid distansdeltagande vid styrelsemöten i ett samordningsförbund. En öppen omröstning bör kunna genomföras vid deltagande på distans. Sluten omröstning ställer dock andra krav än en öppen omröstning. Vid en sluten omröstning måste det säkerställas att valhemligheten kan bevaras, att alla röster räknas och att omröstningen inte kan manipuleras. Kan dessa krav inte upprätthållas får distansdeltagande vid styrelsemöten med sluten omröstning inte förekomma. Sluten omröstning förekommer dock sällan i samordningsförbund. framför att det viktigaste är att mötesdeltagare och samarbetsparter kan delta i diskussion och beslut på lika villkor, inte hur de gör det. framhåller i bilaga till Region remissvar att det fysiska mötet fyller en funktion och möjliggör kontakter och åsiktsutbyte som annars riskerar att förloras. Regeringen instämmer och anser att möjligheten att delta på distans ska ses som ett komplement till fysiskt deltagande och att utgångspunkten bör vara det fysiska mötet, då det fysiska mötet möjliggör informella kontakter och åsiktsutbyte. För att ytterligare förenkla styrelsens arbete, bör styrelsen om det finns särskilda skäl, få besluta om att deltagande på distans kan ske genom enbart ljudöverföring. Sådan ljudöverföring kan ske genom en lämplig digital lösning eller via telefon. Nationella rådet för finansiell samordning har underhand framfört att de gärna ser att det ska vara möjligt att kunna delta i styrelsemöten enbart via ljudöverföring. kommun och i framför att möjligheten till deltagande via telefon är rimligt och angeläget medan Arbetsförmedlingen understryker att deltagande via telefon i största möjliga mån bör undvikas och enbart beviljas när det finns tungt vägande skäl för att det ska vara förenligt med kravet på deltagande på lika villkor för samtliga ledamöter. Deltagande via telefon försvårar enligt Arbetsförmedlingen möjligheten att ta del av sammanträdeshandlingar och därigenom även deltagandet i avgöranden av ärenden som bygger på skriftligt underlag. Regeringen delar Arbetsförmedlingens uppfattning om att det är avgörande att samtliga deltagare kan ta del av sammanträdeshandlingar och därigenom anses delta på lika villkor. Förslaget innebär att kravet på att deltagandet ska kunna ske på lika villkor även ska uppfyllas för en deltagare som enbart deltar genom ljudöverföring i realtid, med den begränsningen att deltagaren inte kan se övriga mötesdeltagare eller ses av dessa. Kan kravet på lika villkor inte uppfyllas ska ett deltagande genom ljudöverföring i realtid inte tillåtas. Regeringen anser därför att förslaget i nuvarande utformning är väl avvägt och att ytterligare begränsningar inte är nödvändiga.