prop · H80388 · 2021-03-05 00:00:00 — Medarbetare vid lyfter fram att det finns hinder för att öka automatiseringsgraden ytterligare. Ett av dessa hinder är att lagstiftningen i många fall är anpassad till hantering. Exempelvis ställer lagstiftningen krav på att omprövningar av slutskattebesked ska innehålla uppgift om vem som har fattat omprövningsbeslutet, det vill säga vilken handläggare som har fattat beslutet.101 bedömer att omprövningsbesluten i viss utsträckning skulle kunna automatiseras men att lagstiftningen hindrar detta.102 3.1.4Långa ledtider för körkortstillstånd gör att det är svårt att säga om handläggningstiderna faktiskt minskat Beslut om körkortstillstånd har varit automatiserat när Transportstyrelsen tog över verksamheten från länsstyrelserna. Det saknas information för genomsnittliga handläggningstider från när verksamheten hanterades av länsstyrelserna vilket gör att det inte går att uttala sig om huruvida handläggningstiderna blivit kortare. Ett mål med att överföra körkortsverksamheten från länsstyrelserna var att den genomsnittliga handläggningstiden för enklare ärenden inom körkortsverksamheten som helhet, skulle minska till ett fåtal dagar.103 Transportstyrelsen uppger till att de enkla ärenden som regeringen bedöms ha avsett, troligen var kompletta ansökningar där synintyg har inkommit, som kunde beviljas utan utredning. Sådana ärenden beslutas med automatik som samtliga obligatoriska handlingar är inkomna.104 Genomsnittlig handläggningstid för körkortstillstånd grupp 1105 har , när Transportstyrelsen började mäta detta, uppgått till mellan 17 och 25 dagar.106 Handläggningstiderna var dock längre än så , som Transportstyrelsen hanterade körkortstillståndsärendena.107 Det året hade myndigheten omfattande problem med den övertagna verksamheten, vilket ledde till långa ärendeköer och långa handläggningstider, något som JO anmärkte på.108 10117 kap. 3 § 3 skatteförfarandeförordningen (2011:1261). 102Intervju med företrädare för , och . 103Statskontoret, Grönt, gult eller rött ljus? Utvärdering av ändrad ansvarsfördelning för körkortsfrågor, 2014 och prop. 2009/10:1, UO 22, 2009/10TU1, rskr. 2009/10:117, s. 78. 104Underlag från Transportstyrelsen, Frågor till Transportstyrelsen_RiR200611 svar, 2020, inkom . 105Avser körkortsbehörigheterna AM, A1, A2, A, B, BE och traktorkort. 106Underlag från Transportstyrelsen, Bok1, 2020, inkom . 107Statskontoret, Grönt, gult eller rött ljus? Utvärdering av ändrad ansvarsfördelning för körkortsfrågor, 2014. 108Justitieombudsmannen, av Transportstyrelsen, Körkortsenheten i , , 2011. 30 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Att handläggningstiderna är så pass långa även efter automatisering beror på att de inkluderar ledtider för att samtliga handlingar ska inkomma, bland annat synintyg. De ärenden som inte blir kompletta avvisas efter en väntetid på upp till en månad. Antalet ärenden som avvisas till följd av att alla handlingar inte har inkommit har blivit fler, vilket ökar den genomsnittliga handläggningstiden.109 Vid en ansökan med e-tjänsten blir ansökan och hälsodeklarationen korrekt ifyllda från början, det finns kontroller som verifierar att alla frågor fått svar.110 Det minskar antalet ärenden som behöver åtgärdas manuellt. Andelen ansökningar som inkommer via e-tjänsten varierar för de olika körkortsgrupperna. inkom av ärendena för körkort grupp 1 via e-tjänsten, motsvarande andel för grupp 2 och 3 var 79 procent.111 Statskontoret konstaterade 2014 i en utvärdering av överföringen av körkortsverksamheten att handläggningstiderna av körkortstillstånd har blivit kortare, men inte i den utsträckning som prognosticerades innan reformen, bland annat till följd av att automatiseringsgraden är lägre än vad som förutspåddes och att det uppstår långa ledtider om rätt intyg saknas i ansökan.112 kan konstatera att automatiseringsgraden och handläggningstiderna har legat relativt konstanta . Automatiseringsgraden i körkortstillståndsärendena har mätts och har varit , uppgick den till för samtliga körkortsärenden.113 3.2Automatisering har lett till minskade förvaltningskostnader Kriterium: Automatiseringen har inte medfört ökade förvaltningskostnader. Iakttagelser: Enkäten visar att de flesta myndigheter som infört automatiserat beslutsfattande har minskat sina förvaltningskostnader och personalstyrkan som arbetar med de automatiserade beslutsprocesserna. Automatisering av beslutsfattande har för samtliga myndigheter möjliggjort en omfördelning av resurser till annan verksamhet. Granskningen visar att förvaltningskostnaderna, liksom kostnad per beslut, har minskat avseende föräldrapenning, slutlig inkomstskatt och körkortstillstånd. Det går dock inte, i samtliga fall, att säga att det är automatiseringen som medfört kostnadsminskningen. Förvaltningskostnaderna för föräldrapenningen, liksom kostnaden per beslut, har tydligt minskat vid en jämförelse med tiden före automatisering. 109Underlag från Transportstyrelsen, Frågor till Transportstyrelsen_RiR200611 svar, 2020, inkom . 110Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, (a). 111Underlag från Transportstyrelsen, Avdelning körkort, 2020, inkom . 112Statskontoret, Grönt, gult eller rött ljus? Utvärdering av ändrad ansvarsfördelning för körkortsfrågor, 2014. 113Underlag från Transportstyrelsen, Bok1, 2020, inkom . R I K S R E V I S I O N E N A U T O M A T I S E R A T B E S L U T S F A T T A N D E I S T A T S F Ö R V A L T N I N G E N Vid har kostnaderna för inkomstbeskattningen av privatpersoners deklarationer halverats . Beslutsprocessen automatiserades varför det kan antas att det inte är automatiseringen som är orsaken till den betydande kostnadsminskningen . Det som har bidragit till kostnadsminskningen är dels att resurser har omprioriterats inom skatteavdelningen, dels att har gjort förändringar i hur kostnader för granskning av privatpersoners deklarationer Avseende körkortstillstånd saknas jämförbara kostnader från när verksamheten fanns hos länsstyrelserna, vilket gör att det inte går att se om automatiseringen har lett till Förvaltningskostnaderna liksom kostnad per beslut har minskat verksamheten funnits hos Transportstyrelsen. Det har dock framkommit att det finns potential att öka andelen beslut som fattas automatiserat i processen för körkortstillstånd och därigenom uppnå ökad effektivitet. 3.2.1 De flesta myndigheter har uppnått kostnadsbesparingar Tio av myndigheterna som svarade på enkät uppger att de uppnått en kostnadsbesparing efter automatisering av beslutsfattande. Nio myndigheter har också kunnat minska personalstyrkan. Samtliga myndigheter uppger att automatiseringen av beslutsfattandet har medfört att de har kunnat omfördela resurser till andra delar av myndigheten. Samtliga myndigheter uppger även att handläggare har kunnat ägna sig åt mer komplexa ärenden och på så sätt uppnått en ökad specialisering bland handläggarna.114 3.2.2Försäkringskassan har minskat kostnaderna för föräldrapenningen sedan automatiseringen har minskat förvaltningskostnaderna för föräldrapenningen 2019 jämfört med automatiseringen, 2013.115 Antalet handläggare som arbetar med föräldrapenning har minskat sedan automatiseringen infördes , vilket är i nivå med kostnadsminskningen.116 Sedan automatiseringen har antalet beslut om föräldrapenning ökat från 2,6 miljoner 2014 till 3,3 miljoner 2019.117 Det ökade antalet beslut beror dels på ett ökat behov av föräldrapenning, dels ett förändrat beteende i hur föräldrar ansöker om föräldrapenning.118 Till följd av att antal beslut har ökat, har kostnad per beslut minskat kontinuerligt sedan processen automatiserades, från 114Riksrevisionens enkät, fråga 29. 115Underlag från , Ekonomiska data_FK_FP2020-02-24 1, 2020, inkom . 116Underlag från , svar på frågor , 2020, inkom . 117Underlag från , Ekonomiska data_FK_FP2020-02-24 1, 2020, inkom . 118Intervju med företrädare för , (a). 119Underlag från , Ekonomiska data_FK_FP2020-02-24 1, 2020, inkom , bearbetning. 32 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Handläggarna ska enbart utföra de åtgärder som systemet inte kan hantera och som anges av IT-systemet; handläggarna ska därmed inte granska hela ärendet. Detta arbetssätt innebär att antalet moment som handläggare ska utföra har minskat, men att de moment som utförs är mer komplexa.120 Intervjuer har visat att vissa handläggare upplever det svårt att lita på systemet, vilket medför att det utförs visst dubbelarbete av handläggare och IT-system.121 3.2.3Kostnaderna för inkomstbeskattningen av privatpersoner har halverats har inte tagit fram uppgifter om förvaltningskostnader och antal beslut längre tillbaka än 2012 respektive 2015. Utifrån dessa uppgifter kan vi se att förvaltningskostnaderna för hanteringen av privatpersoners inkomstdeklarationer har halverats , från till 650 miljoner kronor.122 Antal beslut avseende privatpersoners inkomstdeklarationer har ökat från 6,3 miljoner till 6,7 miljoner, och kostnad per beslut har minskat med 35 procent.123 Minskningen av förvaltningskostnaderna beror dels på en ambition att omfördela resurser inom skatteavdelningen från granskning av privatpersoners deklarationer till granskning av företagsdeklarationer. Dels beror det på att har gjort vissa förändringar i hur kostnader för privatpersoners deklarationer redovisas internt. har dock inte fått uppgifter om hur stor andel av kostnadsminskningen som går att härleda till omfördelning av resurser respektive förändringar i hur kostnader redovisas.124 följer inte antalet årsarbetskrafter eller anställda som arbetar med inkomstbeskattningen. På förfrågan har uppgiften tagits fram för 2019.125 arbetade mellan 900 och 1 100 årsarbetskrafter med inkomstbeskattningen för privatpersoner och enskilda näringsidkare (INK1).126 Handläggarna ska inte se över hela deklarationen utan enbart utföra de kompletterande eller utredande åtgärder som IT-systemet meddelar 120Intervju med företrädare för och . 121Intervju med företrädare för , , och . 122Underlag från , Ekonomiska data_SKV effektivitetsrevision automatiserat beslutsfattande svar 200311, 2020, inkom . 123Mejl från företrädare för , ; underlag från , Ekonomiska data_SKV effektivitetsrevision automatiserat beslutsfattande svar 200311, 2020, inkom . 124Mejl från företrädare för , . 125Telefonsamtal med företrädare för , ; svar på enkät, inkom . 126Mejl från företrädare för , . R I K S R E V I S I O N E N A U T O M A T I S E R A T B E S L U T S F A T T A N D E I S T A T S F Ö R V A L T N I N G E N 3.2.4Transportstyrelsen har minskat kostnaden per beslut ärendetypen funnits hos myndigheten Det går inte att fastställa om kostnaden för körkortstillståndsärenden har minskat sedan verksamheten övertogs från länsstyrelserna, eftersom Transportstyrelsen inte har information om länsstyrelsernas kostnader mer detaljerat än på körkortsområdet som helhet.127 För körkortsområdet som helhet fanns det besparingskrav som Transportstyrelsen bedömer uppnåtts 2014 (se avsnitt 3.3.4). Transportstyrelsen har redovisat kostnaderna för körkortstillstånd , verksamheten fanns hos myndigheten. har kostnaderna för körkortstillstånd minskat , som antalet ärenden har ökat . Som resultat har den genomsnittliga kostnaden per beslut minskat . Antalet årsarbetskrafter som arbetar med körkortstillstånd har dock varit relativt , det har rört sig om ett antal runt 70 årsarbetskrafter.128 IT-systemet beslutar om körkortstillstånd i bifallsbeslut som inte kräver någon åtgärd och avvisar ärenden som saknar tillräcklig information. I de ärenden som IT-systemet inte kan fatta ett bifallsbeslut eller avvisa, hanteras ärendet manuellt. Därutöver ska handläggaren enbart utföra de åtgärder som IT-systemet inte har kunnat hantera.129 Vid intervjuer har det framkommit att det finns en effektiviseringspotential i att automatisera fler körkortstillståndsärenden. Det finns exempelvis medicinska diagnoser som inte är grund för att avslå en ansökan om körkortstillstånd, men som hanteras manuellt eftersom de registreras som en avvikelse i IT-systemets kontroll av hälsodeklarationen. IT-systemet fattar inte heller avslagsbeslut. Transportstyrelsen gör bedömningen att myndigheten tidigare inte har haft lagligt stöd för att fatta automatiserade avslagsbeslut, men att förändringen i förvaltningslagen ger stöd för detta (se avsnitt 2.1.2).130 För att förändra vilka ärenden som hanteras automatiserat behöver IT-systemet programmerades om, vilket tar tid och resurser.131 Avdelningschefen vid körkortsavdelningen uppger att det finns en önskan om att vidareutveckla automatiseringen på avdelningen i fler ärendetyper men att det inte har varit möjligt givet resursläget.132 127Mejl från företrädare för Transportstyrelsen, . 128Underlag från Transportstyrelsen, Bok1, 2020, inkom . 129Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, (a). 130E-post från företrädare för Transportstyrelsen, . 131Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, (a). 132Intervju med företrädare för Transportstyrelsen, . 34 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N 3.3Utfallet av automatiseringen följs upp, men dokumentationen brister Kriterium: Myndigheten har gjort en nyttokalkyl och följt upp utfallet efter genomförd automatisering. Iakttagelser: Enkäten visar att nästan alla myndigheter gör nyttokalkyler inför automatisering av beslutsprocesser och följer upp utfallet. Enkäten visar också att de flesta myndigheter uppger att de uppnått nyttohemtagning i de automatiserade processerna. Granskningen av , och Transportstyrelsen har däremot gett en mer diversifierad bild av hur myndigheterna arbetar med nyttokalkyler, sätter upp mål och följer upp effekterna av automatiseringen. De tre myndigheterna har satt upp mål för de automatiserade processerna, men nyttokalkyler har inte alltid tagits fram och det finns brister i dokumentationen av detta. har följt upp nyttohemtagningen i föräldrapenningen och uppger att nyttohemtagning skedde efter automatiseringen. Däremot har inte kunnat presentera underlag som verifierar detta. har inte presenterat en nyttokalkyl för inkomstbeskattningen av privatpersoner. Automatiseringen skedde , vilket gör det rimligt att nyttokalkyl från automatiseringen inte kan presenteras . har som mål att öka andelen deklarationer som inkommer via e-tjänsten för att därigenom öka automatiseringsgraden, det vill säga andelen beslut som fattas helt automatiserat. Regeringen satte upp ett besparingsmål för övertagandet av körkortsverksamheten, ett mål som Transportstyrelsen följt upp och bedömer sig ha nått . Körkortsavdelningen har däremot inte brutit ner kostnadsbesparingen på eller följt upp nyttohemtagning för enskilda beslutsprocesser såsom körkortstillståndet. Transportstyrelsen har mål för automatiseringsgraden för hela körkortsavdelningen; automatiseringsgraden för körkortstillstånden överstiger detta mål. 3.3.1Nästan alla myndigheter gör nyttokalkyler inför automatisering; de flesta bedömer att de uppnått nyttohemtagning Bland myndigheterna som svarade på enkät är användningen av nyttokalkyler i syfte att följa upp effekterna av att införa automatiserat beslutsfattande utbrett. Endast 1 av de 13 myndigheterna uppgav att myndigheten inte gjort någon nyttokalkyl inför det att automatiserat beslutsfattande utvecklades. Myndigheterna verkar även följa upp utfallet av automatiseringen mot kalkylen, 10 av 13 myndigheter har gjort detta. 9 av dessa 10 anger att nyttohemtagning redan hade uppnåtts. R I K S R E V I S I O N E N A U T O M A T I S E R A T B E S L U T S F A T T A N D E I S T A T S F Ö R V A L T N I N G E N 3.3.2Försäkringskassan uppger att nyttohemtagning uppnåtts, men dokumentation saknas anger att myndigheten tar fram nyttokalkyler inför utveckling av automatiserade beslutsprocesser.133 Vid intervjuer har det framkommit att nyttohemtagning för automatiseringen av föräldrapenningen gjordes på ca 1,5 år.134 Däremot har inte kunnat presentera något underlag som verifierar detta. mål för föräldrapenningen är att ”i ett ärende om föräldrapenning där det finns ett komplett beslutsunderlag ska beslut och utbetalning ske ”.135 Målet är till viss del uppfyllt i och med att andelen ärenden som får ett beslut uppgick till under perioden september 2018 till augusti 2019.136 har inte något mål avseende andelen beslut som fattas helt automatiserat i föräldrapenningen. För den interna planeringen används en indikativ automatiseringsgrad om , en nivå som myndigheten bedömer vara lämplig utifrån ärendenas sammansättning.137 låg automatiseringsgraden något över denna nivå, på 56 procent.138 3.3.3Skatteverket kan inte presentera en nyttokalkyl eftersom processen har varit automatiserad har inte kunnat presentera en nyttokalkyl för automatiseringen, eftersom det rör en automatisering som funnits . uppger att myndigheten tar fram nyttokalkyler inför ny automatisering arbetar kontinuerligt med att få in fler deklarationer via e-tjänsten, för att därigenom öka automatiseringsgraden och den interna effektiviteten. Det framgår bland annat av skatteavdelningens verksamhetsplan 2018–2020 att avdelningen ska sträva efter en högre automatiseringsgrad.140 Det finns inga specifikt uppsatta mål för automatiseringsgraden i inkomstbeskattning av privatpersoner, däremot finns det mål bland annat avseende andelen digitalt inkomna deklarationer, hantering av fullgörandefel, antal beslut per dag och kostnad per privatperson.141 133Försäkringskassans svar på enkät, inkom . 134Intervju med företrädare för , . 135Underlag från , Processen för att utreda och besluta om föräldrapenning. Process 2007:11, 2007, inkom . 136Underlag från , Kvalitetsanalys för föräldrapenning avseende perioden – , 2019, inkom . 137Intervju med företrädare för , (a). 138Underlag från , Ekonomiska data_FK_FP2020-02-24 1, 2020, inkom . 139Intervju med företrädare för , . 140Mejl från företrädare för ; underlag från , Skatteavdelningens verksamhetsplan 2018–2020. Beslutad , inkom . 141Verksamhetsplan för 2018–2020. 36 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N 3.3.4Transportstyrelsen har följt upp målen om automatiseringsgrad och kostnadsbesparing Vid överföringen av körkortsverksamheten från länsstyrelserna till Transportstyrelsen fick myndigheten i uppdrag att automatisera delar av denna verksamhet, däribland handläggningen av körkortstillstånd. Regeringen uttalade även ett mål om att kostnaderna för hela körkortsverksamheten skulle minska med årligen.142 Statskontoret gjorde 2014 en utvärdering av verksamhetsöverföringen och slog fast att kostnaderna hade ökat efter att Transportstyrelsen övertog verksamheten.143 Transportstyrelsen har enligt en senare uppföljning, där hänsyn tagits till ärendeutvecklingen, beräknat att besparingskravet om för hela körkortsområdet uppnåddes från och med 2014.144 Transportstyrelsen gjorde ingen egen nyttokalkyl i samband med att körkortsverksamheten övertogs eftersom de hade i uppdrag från regeringen att automatisera körkortstillståndet. Däremot uppger Transportstyrelsen att det görs nyttokalkyler inför utveckling av nya automatiserade beslutsprocesser.145 Transportstyrelsens interna mål för körkortsverksamhetens automatiserade beslutsfattande (hela körkortsavdelningen) är att hälften av alla körkortsärenden ska hanteras helt automatiserat.146 Automatiseringsgraden för körkortstillståndsärendena, och inte körkortsverksamheten, har legat över målet om 50 procent.147 För körkortsverksamheten var automatiseringsgraden , och för körkortstillstånd var den något högre, 56 procent.148 142Statskontoret, Grönt, gult eller rött ljus? Utvärdering av ändrad ansvarsfördelning för körkortsfrågor, 2014; prop. 2009/10:1, UO 22, 2009/10TU1, rskr. 2009/10:117, s. 78. 143Statskontoret, Grönt, gult eller rött ljus? Utvärdering av ändrad ansvarsfördelning för körkortsfrågor, 2014. 144Mejl från företrädare för Transportstyrelsen, ; intervju med företrädare för Transportstyrelsen, . 145Transportstyrelsens svar på enkät, inkom . 146Underlag från Transportstyrelsen, Avdelning körkort, 2020, inkom ; mejl från företrädare för Transportstyrelsen, . 147Underlag från Transportstyrelsen, Bok1, 2020, inkom ; mejl från företrädare för Transportstyrelsen, . 148Mejl från företrädare för Transportstyrelsen, . R I K S R E V I S I O N E N A U T O M A T I S E R A T B E S L U T S F A T T A N D E I S T A T S F Ö R V A L T N I N G E N 4 Strukturer för korrekta beslut I detta kapitel redovisas resultat och analys för den andra revisionsfrågan, det vill säga om myndigheterna har ändamålsenliga strukturer för att säkerställa korrekta beslut i de automatiserade beslutsprocesserna. Granskningen visar att , och Transportstyrelsen arbetar systematiskt med att säkerställa att IT-systemen i de automatiserade beslutsprocesserna fungerar korrekt. För att säkerställa korrekt information i ärendena har myndigheterna programmerade kontroller i e-tjänsterna, automatiska kontroller i IT-systemen och kontroller som utförs av handläggare. Däremot brister myndigheterna i arbetet med kontroll av ärenden som har hög risk för fusk och fel, samt att de helt automatiserade besluten följs upp i begränsad omfattning. Till följd av den bristande kontrollen och uppföljningen har myndigheterna inte tillräckligt goda förutsättningar att upptäcka och åtgärda felaktiga beslut. 4.1Det finns en ansvarsfördelning för de automatiserade beslutsprocesserna Kriterium: Det finns en tydlig intern ansvarsfördelning för de automatiserade beslutsprocesserna. Iakttagelser: Vid både och Transportstyrelsen finns det en tydlig ansvarsfördelning som dels finns i formella dokument, dels avspeglas i praktiken. Vid finns det liknande formella skrivningar, men det är otydligt vem som i praktiken har det övergripande ansvaret för hela den Vid både och Transportstyrelsen finns det en ansvarsfördelning i generaldirektörens delegerade arbetsordning där avdelningschefen för de berörda avdelningarna har ansvaret för de granskade processerna. Av arbetsordning framgår att ansvaret för processer ligger hos avdelningschefen för respektive försäkringsavdelning, det vill säga avdelningschefen för och familj när det gäller föräldrapenningen.149 Även Transportstyrelsens arbetsordning fastställer att ansvaret för samtliga beslut inom körkortsverksamheten delegeras från generaldirektören till avdelningsdirektören för körkortsavdelningen.150 Intervjuer vid och Transportstyrelsen visar att det inte görs någon skillnad på ansvaret för automatiserade eller beslut.151 149Intervju med företrädare för , . 150Underlag från Transportstyrelsen, Arbetsordning. Generaldirektörens beslut om arbetsordning för Transportstyrelsen, 2019, punkt 5.5.5 och 7, inkom . 151Intervju med företrädare för ; intervju med företrädare för Transportstyrelsen . 38 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N arbetsordning har liknande struktur som och Transportstyrelsens, det vill säga att ansvaret för den granskade processen ligger på avdelningschefen; när det gäller inkomstbeskattningen avses avdelningschefen för skatteavdelningen.152 Tjänsteutvecklingsenheten vid skatteavdelningen ansvarar för de automatiserade flödena och bidrar med stödjande IT-system för att den operativa verksamheten ska kunna hantera den beskattningen.153 Den operativa verksamheten, de så kallade skatteområdena, ansvarar bland annat för den handläggningen.154 Det som skiljer från övriga två myndigheter är att gör tolkningen att eftersom det saknas ett delegerat ansvar i arbetsordningen för automatiserade beslut, så ligger ansvaret för automatiserade beslut