urf · H9A5URF1 · 2021-12-01 00:00:00 — fortlöpande olika smittskyddsåtgärder. des i krisledningsgruppen att nya anslag hade satts upp på strategiska platser och information om att undvika onödiga resor i arbetet hade lagts ut på Intranätet. Krisledningsgruppen beslutade samma datum att chefer och andra som ansvarade för kommande arrangemang också var ansvariga för att de gjorde en riskanalys enligt råd och rekommen- diskuterade krisledningsgruppen att det fanns en risk för att de positiva signaler som spreds både nationellt och internationellt om smittspridningen övertolkades som att faran var över. gälla även i fortsättningen, ansåg gruppen. rapporterades att krisledningsgruppen, efter önskemål från partiernas gruppledare, hade fått i uppgift att förbereda för att kunna erbjuda munskydd om ändrade sina rekommendationer. ledningsgruppen bestämde att en första beställning av mun- skydd skulle göras utifrån de förslag som krisledningsstaben hade redovisat, detta för att säkerställa att ett beredskapslager fanns på plats. ningen skulle sköta inköpen. informerades vidare om att ser- viceavdelningen, tillsammans med , beslutat om att ha ett be- redskapslager för munskydd för arbetet runt kammaren som skulle räcka i 14 Behovet av att tillhandahålla handsprit på än fler platser i lokaler Serviceavdelningen fick i uppdrag att se till att På förfrågan från partikanslierna fick staben senare i uppdrag av krisledningsgruppen att ta fram en inriktning för tillhandahållande av handsprit för förvaltningen. noterades i gruppen att det fanns tydliga tecken på en ökad smittspridning i , framför allt i , även om det fortfa- rande var på jämförelsevis låga nivåer. Statistik från entréer visade på att fler Att ledamöternas efterfrågan på eftersändning av post minskade togs också som ett tecken på detta. Partikanslierna undrade i samband med öppnande hur motions- inlämningen under den allmänna motionstiden skulle gå till. gruppen tog upp åtgärder för att förhindra smittspridning i samband med motionsinlämningen under den allmänna motionstiden. kansliet formulerade sedermera en information riktad till partikanslicheferna. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Formgivarna inom kommunikationsavdelningen tog vidare fram olika skyltar som kunde användas för att påminna om vikten av att hålla avstånd till varandra i m.m. i samband med motionsinlämningen. diskuterades i krisledningsgruppen behovet av en vägled- ning för mottagande av externa besök i . internationella kansli och besöksverksamheten fick i uppdrag att ta fram ett förslag i samråd med utskottsavdelningen. Ett förslag togs fram men kom aldrig till användning eftersom smittspridningen tilltog igen . Krisledningsgruppen uttryckte att julbordsarrangemang inte var någon lämplig aktivitet för förvaltningens anställda bl.a. av smittskydds- skäl. Som har nämnts tidigare beslutade krisledningsgruppen , på förslag av krisledningsstaben, om ett antal förslag till åtgärder utifrån de nya allmänna råden från . Dessa smittskyddsåtgärder var i linje med de åtgärder som talmannen och gruppledarna hade kommit överens om vid gruppledarmötet och som avsågs att gälla året ut. När det gäller regeringens beslut om att maximalt åtta personer fick samlas vid allmänna sammankomster betonades det på krisledningsgruppens möte att kammarens möten inte var att betrakta som en allmän sammankomst men att det av smittskyddsskäl ändå redan rådde begränsningar i fråga om antalet åhörare som fick vara på kammarens läktare (för mer in- formation om smittskyddsåtgärder, se bl.a. avsnitten om enheten för intern ser- vice och om kommunikationsavdelningen i denna del D). diskuterades det underlag som krisledningsstaben hade tagit fram över de möjligheter som fanns till testning och hur kunskapsläget såg ut i fråga om detta. Förvaltningens upphandlade företagshälsovård rapporterades ge visst stöd i frågan. diskuterades talmannens önskemål om att förvaltningen skulle kunna erbjuda antikroppstester för ledamöterna, och gärna då i egna lokaler. Eftersom Region erbjöd tester för alla som ville, ansågs förvaltningen inte behöva vara en kontaktväg för medarbetare som ville testa sig. konstaterades att smittspridningen i fortfarande var låg i jämförelse med många andra länder i . HR-enheten informe- rade krisledningsgruppen om att det nu var klart att antikroppstester för leda- möter skulle kunna erbjudas i , enligt talmannens önskemål. HR-enheten meddelade på krisledningsgruppens möte att an- tikroppstesterna för ledamöterna löpte på (för mer information se avsnittet om HR-enheten i denna del D). DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Test för pågående covid-19 diskuterade krisledningsgruppen vilket vägval som förvalt- ningen skulle göra när det gällde provtagningsfrågan för smitta och kom fram till att förorda att som arbetsgivare skulle beställa prov- tagning för nyckelpersoner med symtom som behövdes på arbetet. Förvalt- ningen skulle också samordna beställningen av provtagningar för ledamöter, talmannen och de vice talmännen, eftersom de som folkvalda inte hade någon arbetsgivare att vända sig till. HR-enheten och enheten för ledamotsadminist- ration fick i uppdrag att med stöd av krisledningsstaben föreslå rutiner för detta . kom i slutändan dock inte att gene- rellt erbjuda ledamöter s.k. PCR-test. Mot bakgrund av att i hade gett Region i uppdrag att säkerställa att personal i samhällsviktig verksamhet skulle få möjlighet att testa sig för pågående covid-19 diskuterade krisledningsgrup- pen provtagning på sitt möte också . Krisledningsgruppen bestämde att avdelningscheferna skulle informeras om möjligheten till prov- tagning för medarbetare med verksamhetskritiska uppgifter som måste vara på plats i för att kunna utföra sitt arbete. Förvaltningen skulle ha ett restriktivt förhållningssätt när det gällde att bevilja testning. Det kom att erbjudas ett s.k. PCR-test för de ledamöter eller anställda som skulle på tjänsteresa och behövde få ett reseintyg (för mer information se av- snittet om HR-enheten i denna del D). fick HR-enheten i uppdrag av krisledningsgruppen att föra en dialog med företagshälsovården om kapacitet m.m. för vaccinationsåt- gärder mot covid-19. HR-enheten och staben fick i uppdrag att se över hur för- valtningen i dialog med företagshälsovården kunde planera för att det skulle bli möjligt att genomföra vaccinering i . Det blev av olika skäl dock inte aktuellt med någon vaccinering i (för mer information se avsnittet om HR-enheten i denna del D). Verktyg för uppföljning av avvikelser i verksamheten tas fram För att kunna följa upp kritisk verksamhet inom skap- ade krisledningsstaben tidigt ett enkelt Excelverktyg som respektive avdelning fick i uppgift att använda. Krisledningsgruppen beslutade dock före som- maruppehållet 2020, och mot bakgrund av den minskande smittan, att eventu- ella avvikelser i verksamheten hädanefter skulle hanteras enligt ordinarie ruti- ner i linjeorganisationen. Eftersom smittspridningen ökade igen tog staben fram ett för- slag på ett nytt rapporteringsverktyg för uppföljning som diskuterades i kris- ledningsgruppen . Syftet med verktyget var att skapa en pro- cess som gav stöd åt förvaltningens chefer att kunna rapportera till DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN krisledningsorganisationen när det fanns en risk för, eller en faktisk påverkan på, verksamhetskritiska funktioner. Avsikten var att cheferna även skulle rap- portera om vilka konsekvenser detta kunde få och vilka åtgärder som det pla- nerades för. Grunden var att inget skulle behöva rapporteras till krislednings- gruppen förrän ett eller två kriterier för betydande påverkan på verksamheten var uppfyllda enligt verktyget. Krisledningsgruppen antog förslaget. kunde det konstateras att it-avdelningen hade rapporterat in måttlig påverkan på funktionerna för it-support till staben i det för ändamå- let avsedda verktyget. It-avdelningen hade vidtagit flera åtgärder för att säker- ställa kontinuitet i verksamheten, särskilt genom personalplanering och åtgär- der för att minska risken för smittspridning inom arbetsgrupperna. Som har redovisats i del A och B i denna rapport förbereder ledamöterna de beslut som sedan fattar i de 15 utskotten. I förankrar regeringen sin EU-politik. Enligt riksdagsdirektörens föreskrift om ansvars- områden inom biträder utskottens kanslier utskottens verksamhet och biträder EU-nämnden.357 Utskottsavdelningen består sålunda av 16 kanslier, dvs. ett för varje utskott samt ett för EU-nämnden.358 Kanslierna ska bistå ledamöterna i utskotten ge- nom att bl.a. ta fram beslutsunderlag och förbereda betänkanden. Varje kansli består av ett antal opolitiska tjänstemän med en kanslichef som huvudansvarig. Kansliernas storlek varierar sinsemellan, bl.a. beroende på hur många ärenden de förväntas hantera på årsbasis. Inom utskottsavdelningen finns även utvärderings- och forskningssekretariat (RUFS). Enligt ovan nämnda föreskrift stöder RUFS utskotten och i arbetet med utvärderings- och forskningsfrågor. Enligt avdelningens uppdragsbeskrivning ska avdelningen fram- för allt bidra till ett väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. (uppdragsområde A) och att ledamöter och partikanslier får väl fungerande stöd och service (uppdragsområde B).359 3579 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2012:2) om ansvarsområden inom Riksdagsförvalt- ningen. 3588 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2011:14) om organisation. 359Riksdagsförvaltningen, Uppdragsbeskrivning för chefen vid utskottsavdelningen (dnr 618–2019/20), . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Utskottsavdelningens tidiga involvering i krishanteringsarbetet Pandemin har som tidigare nämnts ställt krav på snabb hantering inom ramen för den parlamentariska processen, vilket även har påverkat behovet av stöd och service från . Arbetsformerna har även inom ut- skottsavdelningen behövt anpassas för att minska risken för smittspridning. Fokus i uppföljningen i denna del ligger på hur utskottsavdelningen i den upp- komna situationen har utfört de uppgifter som har en direkt koppling till den parlamentariska processen och ledamotskapet. I det inledande skedet av pandemin ansågs det viktigt inom utskottsavdel- ningen att den tidigt blev involverad i krisledningsor- ganisation (se tidigare avsnitt i denna del D), både för förvaltningens del och för avdelningens egen räkning. Två tjänstemän utsågs därför för att ingå i den krisledningsstab som hade satts upp för att vara ett stöd till för- valtningens krisledningsgrupp. För att dessa bägge personer dels skulle kunna bidra på ett effektivt sätt till krisledningsstabens arbete utifrån ett utskottsav- delningsperspektiv, dels ha ett forum inom utskottsavdelningen att avrappor- tera till, skapades en s.k. stödgrupp inom avdelningen under ledning av avdel- ningschefen. Denna grupp bestod i övrigt av ett mindre antal tjänstemän med olika ansvar inom avdelningen samt en representant från kammarkansliets centralkansli, det senare för att kunna samordna arbetet med verksamhet. Veckovisa möten hölls inom denna gruppering och in på 2021 för att diskutera hur utskottsavdelningen skulle hantera sitt uppdrag un- der pandemin. En mängd olika frågor kom att diskuteras under detta första pandemiår, vilket återspeglades i avdelningens chefsmöten. Avdelningschefen sammanträdde regelbundet med kanslicheferna i aktuella frågor som var rela- terade till pandemin, t.ex. lägesbilden, teknikfrågor, behovet av fysisk distan- sering och distansarbete, resursplanering, informationsspridning och admini- stration som t.ex. nya mallar för bl.a. möteskallelser och protokoll. Tjänstemän från stödgruppen deltog också regelbundet vid dessa möten. Avdelningschefen kommunicerade ut besluten och innehållet i diskussionerna i regelbundna informationsbrev till avdelningen eftersom fysiska möten med hela avdel- ningen inte kunde hållas av smittspridningsskäl. Möten kunde dock hållas regelbundet med assistenter och handläggare i det s.k. (admi- nistration och it) inom avdelningen. Ett utmanande distansarbete med telefon och videomöten inleds Den mest framträdande frågan som diskuterades inom utskottsavdelningen un- der 2020 var, som också framgår av beskrivningarna i del B, hur ett smittsäkert och effektivt distansarbete skulle kunna säkerställas såväl för ledamöterna i 360Avsnittet bygger, där inte annat anges, på anteckningar från möten hållna av utskottsav- delningens s.k. stödgrupp. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN respektive utskott och som för utskottsavdelningens tjänstemän. Redan på ett tidigt stadium gällde det för ledamöter och för tjänstemän – som för de flesta andra i – att arbetet i mesta möjliga mån skulle bedrivas på annan plats än i , hemifrån eller från någon annan plats där det var möjligt att hålla tillräcklig fysisk distans. För beslut och beredning av ärenden behövde dock ledamöterna fortfarande träffas fysiskt då riksdagsordningen inte tillät något annat. Som tidigare beskrivits infördes en delvis ny arbetsordning där ambitionen var att de flesta utskott som justerade ärenden eller hade överlägg- ningar i EU-frågor skulle ha fysiska sammanträden i större salar, t.ex. Förstakammarsalen där det var möjligt att sitta med fysisk distansering. Detta kom ibland att kallas för ”det allmänna utskottet” (se vidare i del B) som på grund av kraven på att arbeta på distans ofta bestod av samma ledamöter som fick fatta beslut om vitt skilda ärenden som hade beretts i olika utskott. Det var i princip endast tjänstemännen från de olika utskottens kanslier som avlöste varandra under sammanträdena, beroende på vilket ut- skott som ansvarade för beredningen av de aktuella frågorna. Det allmänna utskottets sammanträden byggde på ett förhållandevis strikt minutschema för att det skulle vara möjligt att hinna behandla alla de berörda utskottens ärenden och för att kanslitjänstemännen skulle veta unge- fär när deras respektive ärende skulle behandlas. Detta innebar en stor plane- ringsutmaning för kanslierna. I början av pandemin användes i huvudsak telefonkonferenser som kom- munikationsmedel under de utskottssammanträden som hölls parallellt med det s.k. ”allmänna utskottet”, och som i huvudsak handlade om att dela in- formation. Videomöten med Skype kom dock att användas mer frekvent, i huvudsak med telefonuppkoppling som reservlösning (se vidare av- snittet om it-avdelningen i denna del D). Att Skype kom att användas alltmer som kommunikationsmedel hängde samman med att behoven av distansarbete ökade, t.ex. efter att förändringen i riksdagsordningen möjliggjort att ledamöter kunde delta i beslut och be- redningar på distans (se vidare del B). Det handlade också om hur respektive sammanträdesrums möjligheter till Skypeanvändning började att utvecklas, men också som en konsekvens av att det inte gick att garantera sammanträde- nas slutenhet eftersom det fanns informationssäkerhetsmässiga utmaningar med den upphandlade telefonmötestjänsten. En första manual för Skypeanvändning togs tidigt fram och utbildningar gavs internt inom avdelningen för att personalen både skulle kunna genomföra digitala utskottssammanträden och kunna dela med sig av kunskap till utskot- tens ledamöter. Utskottssammanträdena kännetecknades i sig ofta av tekniska utmaningar vid användandet av Skype som återkom med regelbundenhet . Del- tagarna hade t.ex. svårt att koppla upp sig på systemet, blev av till synes oför- klarliga skäl bortkopplade från mötet, stördes av programuppdateringar, upp- levde att ljud- och bildfunktioner fungerade dåligt m.m. Kanslipersonalens DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN förmåga att kunna ge vägledning eller att lösa problem av detta slag varierade men blev allt bättre med tiden genom utbildning och erfarenhet. Som har beskrivits i del B tidigare förekom det avvikelser från det gängse användandet av Skype, av lite olika skäl. med att känsliga frågor behövde diskuteras utan risk för avlyssning, ibland att ett utskott ansåg att man behövde mötas öga mot öga för att kunna förhandla Det innebar tidigt en utmaning för utskottskanslierna att kunna för- bereda möten med olika tekniska krav beroende på vad mötet skulle avhandla och vilken teknisk kapacitet de olika sammanträdessalarna hade. Förbättrat smittläge och önskemål om fysiska utskottssammanträden När smittläget lättade något påbörjades ett arbete inom förvalt- ningen, inklusive utskottsavdelningen, med att planera för en återstart till ett Detta arbete kom att redovisas i slutet av au- gusti och innehöll bl.a. planer på återstart av viss verksamhet som tidigare Som en följd av att smittläget förvärrades igen kom denna plan emellertid inte att förverkligas . Innan smittspridningen tog fart igen fanns det också önskemål bland ledamöterna om att till del kunna återgå till att sammanträda fysiskt i utskotten och då även med en viss regelbundenhet. förde därför ett rullande schema för sammanträden , ungefär per utskott – de s.k. Stockholmsveckorna – vilket ställde nya krav på avancerad schemaläggning och samordning från utskottsavdelningens Detta hängde inte minst samman med att endast ett fåtal sammanträdes- rum var tillräckligt stora för att fysisk distansering skulle kunna upprätthållas och vara fullt utrustade för Skypeanvändning. I ett par utskottssam- manträdesrum förlängdes t.ex. mötesborden för att möjliggöra fysisk distan- Ökade digitala krav på utskottskanslierna När smittläget tilltog igen kom gruppledare i slutet av fram till en ny överenskommelse (se del B) som bl.a. innebar att hemarbete skulle gälla som huvudregel även för riksdagsledamöter och att ut- skottens möten därför i huvudsak skulle vara digitala även om det fanns möj- ligheter att mötas fysiskt vid behov. Det innebar sammantaget att endast den ledamot som ledde sammanträdet – i de flesta fallen var det utskottets ordfö- rande – skulle vara närvarande fysiskt i lokalen, tillsammans med personal Utskottsavdelningen fann mot bakgrund av denna händelseutveckling att den hade behov av ytterligare utveckling av digitala möten. fade därför it-avdelningen och serviceavdelningen och diskuterade möjliga lo- kaler och möjlig teknik. var den nya ljudlösningen för Skype installerad i alla utskottens sessionssalar samt i de flesta större mötesrum som kunde nyttjas för DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN sammanträden med fysiskt fullsuttna utskott och medge nödvändig fysisk distansering. Tester gjordes även med förbättrad bildåtergivning med nya kameror, men dessa kom inte att vara på plats och i full funktion förrän . Efter förslag från talmannen och riksdagsdirektören fokusera- des det också på att medieteknikutbilda ledamöterna eftersom det fanns exempel på att handhavandefel också hade varit orsak till att Skype hade upp- levts fungera dåligt för vissa under utskottssammanträden. Denna utbildning genomfördes i samverkan mellan utskottsavdelningen och it-avdelningen och erbjöds samtliga utskott och . Två utskott hann ta del av detta erbjudande . Alla utskott ville dock inte ha någon utbildning. (för utskottsordförande) be- kräftade allvaret i situationen och underströk den överenskommelse om di- stansmöten som hade slutits mellan talmannen och gruppledarna den 31 okto- ber.361 växte kritiken alltmer från vissa gruppledare och utskotts- ordförande mot förvaltningens teknikutveckling. Många av dem uttryckte en förståelse för de olika utmaningar som pandemin hade inneburit för förvaltningens arbete med att klara av det praktiska genomförandet av ut- skottssammanträden på distans eller i fysiskt format. I vissa fall hade även ledamöter deltagit på distans och på plats i (en mö- tesform som ibland brukar betecknas hybridmöten), vilket var komplicerat. Sammantaget gjorde det att riksdagsdirektören beslutade sig för att försöka bättre samordna och prioritera arbetet med digitala möten utifrån behov som identifierats med anledning av pandemin men också med avseende på offentliga utfrågningar. Uppdraget kom att kallas för Omtag digitala möten. It-avdelningen tog fram en ny handlingsplan för ändamålet, bl.a. med stöd av utskottsavdelningen (för mer information om det s.k. omtaget se avsnittet om it-avdelningen i denna del D). Planen innehöll aktiviteter för att förbättra teknik, lokaler och användar- upplevelse bl.a. med koppling till utskottens och sammanträ- den, offentliga utfrågningar och ledamöternas digitala vardag. Chefen för ut- skottsavdelningen deltog i styrgruppen för projektet.362 Riksdagsdirektören och cheferna för it- respektive utskottsavdelningen bör- jade också att mötas mer regelbundet för att diskutera problem och utma- ningar. Viktigt för utskottsavdelningens del var att behålla fokus på utskotts- sammanträdena och offentliga utfrågningar samt överlag att fokusera på leda- möternas behov i vardagen. Den nya strukturen uppfattades av utskottsavdel- ningen innebära kortare beslutsvägar för en effektiv hantering av olika pro- blem. 361Ordförandekonferensen, protokoll 2020/21:2. 362Riksdagens intranät, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Utskottsavdelningen prioriterade bl.a. färdigställandet av de sista större sammanträdesrummen i fråga om distansmöteslösningar, att testköra kameror inköpta för att förbättra Skypes bildåtergivning i sessionssalarna, att testköra gemensamma Skypemöten med m.m. betonades det internt inom utskottsavdelningen att det var viktigt att både tjänstemän och ledamöter även fortsättningsvis anmälde konkreta fel till förvaltningens servicecenter-it. Detta ansågs vara betydelse- fullt dels för att systemet inte skulle ”kortslutas” genom direktkontakter med vissa supportpersoner som redan var hårt belastade, dels för att felanmälningar via servicecenter-it gav ett strukturerat underlag för uppföljning av vilka prio- riteringar man behövde göra framöver. Spridningen av covid-19 påverkade även verksamhet märkbart, och därmed också dess kansli (se vidare del B). nämndens sammanträden i största möjliga mån per telefon, sedan via Skype Av samma anledning ersattes de ordinarie ministerrådsmö- tena fr.o.m. av videomöten mellan ministrar, och ett flertal extra videomöten mellan ministrar ägde rum. Rutiner och arbetssätt anpassa- des av kansliet efter de förutsättningar som gavs. erna medförde en högre arbetsbelastning med fler sammanträden än under fö- regående riksmöten och ett mycket stort antal skriftliga samråd. Även före pandemin sammanträdde enligt praxis på distans och per telefon under särskilda omständigheter, t.ex. under pågående möte i Den nya bestämmelsen i riksdagsordningen innebar i så motto ingen större påverkan på arbete. Eftersom det blev fråga om i stort sett bara skriftliga beredningar mellan medlemsstaterna blev det mer dokument att bereda i , vilka kans- liet behövde förbereda. Kansliet fann det initialt dessutom ofta svårt att få klara besked från de olika departementen i om när olika ärenden skulle upp på agendan vid rådsmöten. Resultatet av ovanstående blev att det var många ärenden som kom upp på kort notis, ofta en blandning mellan stora och små ärenden. kom 30–50 ärenden upp under en enda vecka. ytterligare utmaning för kansliet och för ledamöterna vid dessa skriftliga be- redningar har som tidigare beskrivits i del B varit att det inte har funnits möj- lighet att dela säkerhetsskyddsklassade dokument eller vissa dokument märkta med utrikessekretess med ledamöter som befunnit sig på distans, utan ledamö- terna har endast haft möjlighet att läsa sådana dokument på Användandet av Skype försenades för räkning till oktober av flera orsaker. Bland annat var inte deras sessionssal, Skandiasalen, tillräck- lig för protokollsnotariernas behov av att kunna spela in möten, vilket initialt 363 Intervju med , chef för , samt verksamhet /20, s. 6 ff. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN fungerade dåligt med Skype.