urf · H9A5URF1 · 2021-12-01 00:00:00 — Ett tag fick nämnden också flytta runt mellan olika sammanträdessalar, vilket upplevdes som utmanande för kansliet, bl.a. för att det gick åt en del tid för att kunna säkerställa att nödvändig utrustning fanns på plats på rätt ställe. Skype rapporterades annars ha fungerat väl med god mötesdisciplin inom nämnden. Kansliet använde sig av ett väl invant te- lefonkonferenssystem fram till dess att man kunde börja använda sig av Skype. Önskemål om att kunna genomföra offentliga utfrågningar Överenskommelsen mellan gruppledarna om skärpta be- gränsningar när det gällde fysiska möten kom alltså att dämpa utskottens ef- terfrågan på att genomföra fysiska utskottssammanträden med fullsuttna ut- skott men också på att genomföra offentliga utfrågningar. På ett tidigt stadium ställdes därför dessa in eller omvandlades till digitala seminarier. Eftersom det dock även fortsättningsvis fanns ett behov av att om möjligt kunna genomföra offentliga utfrågningar och att dessa skulle kunna genomföras digitalt samt webbsändas, hyrdes ett nytt digitalt mötessystem in som kunde möta de tekniska utmaningar som Skype inte kunde hantera i samband med stora evenemang. Detta nya system kräver dock att tekniker finns på plats för att det ska kunna skötas. Det krävs också ett större mått av förberedelser från utskottsavdelningens tjänstemän före ett möte. Det nya systemet fick inte hel- ler något större genomslag i fråga om offentliga utfrågningar förrän . Tidigt betonade utskottsavdelningen och andra inom vikten av informationssäkerhet vid framför allt distansdeltagande via Skype, och att ledamöterna exempelvis skulle använda sin riksdagsdator i stället för mobiltelefon eller läsplatta vid uppkoppling i samband med utskottssamman- träden, det senare något som tjänstemän kunde notera förekom emellanåt. In- formationssäkerhet kom särskilt att betonas i och med den tidigare nämnda ändringen i riksdagsordningen . Detta formaliserades i en ny vägledning364, ett formellt styrdokument inom förvaltningen som togs fram inom utskottsavdelningen, samt i den checklista365 för stöd till ut- skottsordföranden vid sammanträden, en checklista som också var förankrad bland dessa (för mer uppgifter om informationssäkerhet, se avsnitten om it- avdelningen och säkerhetsenheten i denna del D). Som har nämnts fanns det informationssäkerhetsmässiga utma- ningar med den upphandlade telefonmötestjänsten, men den ovan nämnda vägledningen uttryckte dock att tjänsten kunde vara ett andrahandsalternativ om man tog hänsyn till informationssäkerhetsaspekterna. Vägledning om genomförande av sammanträden med deltagande på distans (dnr 2449-2019/20), . 365Riksdagsförvaltningen Checklista för ordföranden vid sammanträden med distansdelta- gande (internt dokument utskottsavdelningen), . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN kom hur som helst tidigt att i huvudsak frångå telefonkonferenser som ett al- Säkerhetspolisen medverkade vid ett utskottsavdelningsmöte och vid ord- Där redogjorde myndigheten bl.a. för vad man behövde tänka på vid digitala distansmöten. Tjänstemännens arbete på distans Riksdagsdirektörens inriktning var som tidigare beskrivits tidigt att arbetet skulle bedrivas på distans i mesta möjliga mån. enligt denna inriktning som man försökte få en överblick över vilka personalresurser som vid varje givet tillfälle fanns tillgängliga på plats i Riks- dagshuset eller på distans eller som var indisponibla t.ex. på grund av sjukdom eller till följd av att det fanns covidsmittade i vederbörandes omedelbara när- Syftet med denna rapportering var bl.a. att vid behov kunna omdisponera personalresurser mellan kanslierna. Frågan om vad som gällde för tjänstemännens möjlighet att delta på distans aktualiserades ånyo bl.a. genom en fråga från fackförbundet Avdelningschefen diskuterade frågan med kanslicheferna och man kom fram till följande. Huvudregeln var att tjänstemän som behövde närvara på ett utskottssammanträde gjorde det fysiskt. Undantag kunde göras för medarbe- tare som tillhörde en riskgrupp i vid bemärkelse eller hade symtom. taren förutsattes ha en dialog med sin chef i frågan och chefen fick i sin tur ha en dialog med utskottets presidium och med utskottet. Om utskottet tyckte att det var godtagbart kunde medarbetaren medverka på distans. sade nej, var distansdeltagande inte aktuellt. Efter att den tidigare beskrivna överenskommelsen mellan talmannen och gruppledarna hade slutits , mot bakgrund av den ökade smitt- spridningen, fanns det anledning att överväga frågan på nytt och en justering gjordes beträffande s.k. digitala möten enligt följande. Vid digitala möten bor- de de tjänstemän som behövdes för sammanträdets praktiska genomförande vara närvarande fysiskt. Tjänstemän som hade ärenden på sammanträdet kunde ges möjlighet att vara fysiskt närvarande eller delta på distans. riga tjänstemän ansågs att fysisk närvaro helt skulle undvikas men att det kunde finnas situationer då de gavs möjlighet att vara uppkopplade till hela eller delar av sammanträdet, t.ex. vid information från utomstående. förutsattes ha en dialog med medarbetarna, presidiet och utskottet i frågan, och det förutsattes även fortsättningsvis att distansdeltagande för tjänstemän god- togs av utskottet. Vid fysiska möten gällde tidigare ordning. De flesta utskott, men inte alla, kom att godta att tjänstemän deltog på distans.366 Det försämrade smittläget innebar också att många interna aktiviteter, t.ex. planeringsdagar, fick förläggas i eller hållas digitalt. bundna samtal fördes mellan avdelningschefen och kanslicheferna om perso- 366 E-post från , chef för utskottsavdelningen, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN nalläget, eventuella inlån av personal samt rutiner för att hålla resten av för- valtningen informerad om situationen på just denna avdelning. Internt bland tjänstemännen kom Skype att användas som det huvudsakliga mötesformatet så snart det interna rådet hade lett till att man som tjänsteman skulle arbeta på distans i största möjliga utsträckning. Utskottstjänstemännen kom följaktligen att träffas fysiskt mest i samband med utskottssammanträden och ibland i samband med kanslimöten. En utmaning som sedermera löstes var att skapa it-tekniska möjligheter för protokollsnotarierna att kunna göra uppteckningar från vissa utskottssammanträden och inte minst från EU- nämndens sammanträden som regelbundet upprättar sådana uppteckningar. Ny teknik och ett ökat ärendeinflöde leder till nya utmaningar367 Personalen upplevde ofta utskottssammanträdena som stressfyllda eftersom teknik för distanssammanträden, som från början var nästan helt okänd för många inte alltid fungerade på ett önskvärt sätt. Utskottskanslierna har fått lägga mycket tid på att förbereda möten rent tekniskt och praktiskt. Stressen har förstärkts av att pandemin har lett till att flera utskott, bl.a. finansutskottet och socialutskottet, har behövt bereda fler ärenden än normalt, och dessutom i flera fall genom snabbehandling. Detta har sammantaget lett till en högre arbetsbörda än normalt för kanslipersonalen vid flera utskott. Av de synpunkter som har inkommit från utskottens kanslichefer framgår det att det har upplevts som utmanande bland många kanslier att inte kunna träffa sina kollegor fysiskt, att inte kunna utbyta idéer eller umgås socialt. Det har även upplevts som tungrott när varje kort avstämning internt har behövt göras via e-post, telefon eller Skype. Erfarenheten är också att det är svårare att vid distansarbete hålla alla informerade om vad som pågår och även känna av den arbetssociala stämningen och hälsoläget hos medarbetarna. Vissa av dem som har arbetat mycket på distans, ofta i hemmet, har upplevt att det är svårt att få till en bra fysisk arbetsmiljö. Även om pandemin har lett till en ökad arbetsbörda överlag för utskottsav- delningen finns det också delar av den ordinarie verksamheten som har mins- kat, t.ex. som en följd av att resor och vissa andra aktiviteter har minskat eller behövt ställas in (se vidare del B). Utskottens uppföljning och utvärdering under coronapandemin En av de uppgifter som utskotten också har är som tidigare nämnts i del B att följa upp och utvärdera riksdagsbeslut inom sina ämnesområden och att arbeta med forsknings- och framtidsfrågor. Detta görs i huvudsak med hjälp av ut- värderings- och forskningssekretariatet (RUFS) som alltså är en del av ut- skottsavdelningen. publicerades sammanlagt sex rapporter som RUFS hade varit med om att ta fram. 367E-post från flertalet kanslichefer inom utskottsavdelningen (mot bakgrund av en enkät från sekretariat). DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Projekten rapporteras ofta ha tagit än vanligt då personer inom myndigheter, företag, organisationer, m.m. har varit svårare att få tag på under Med stöd av RUFS arrangerade Sällskapet riksdagsledamöter och forskare (), ett forum för kontakt och dialog mellan riksdagsledamöter och fors- kare, åtta sammankomster i , vilket var färre än 2019 då 18 sammankomster arrangerades. Pandemin anges vara orsaken till att färre sammankomster arrangerades under 2020.369 Kommunikationsavdelningen arbetar externt för att informera om funktion, arbete och beslut. Det innebär att avdelningen informerar om hur den svenska demokratin fungerar, hur arbetar och vilka beslut som fatt- tas. Avdelningen arbetar också med att informera om EU:s roll i den svenska demokratin. Detta görs bl.a. med hjälp av kommunikation genom webbplatser och i sociala medier. Avdelningen ansvarar också för att ta emot besökare från allmänheten, bedriva informationsverksamhet gentemot skolor, delta på evenemang där det informeras om samt har en tjänst som svarar på frågor från allmänheten via telefon och e-post. Kommunikationsavdelningen arbetar med intern kommunikation utifrån sitt uppdrag att stödja ledamöterna i deras uppdrag och i dess arbete. Det gör man bl.a. genom att kommunicera via Intranätet och genom att ge kommunikationsstöd till olika projekt och aktiviteter. Avdel- ningen arbetar också med interna arrangemang och utbildningar samt ansvarar för att det finns en grundläggande struktur för den interna kommunikationen. Kommunikationsavdelningen ansvarar även för kom- munikation vid kriser och incidenter. Till kommunikationsavdelningen hör även som förser ledamöter, partikanslianställda och tjäns- temän med digitala och tryckta faktaunderlag. är öppet för allmän- heten. Det grundläggande uppdraget är att kommunika- tion ska ge allmänheten korrekt, saklig och tydlig information om och om . Kommunikationen ska ge insyn i och öka intresset för arbete och beslut samt värna förtroendet för som institution. Internt ska kommunikationen bidra till att stödja ledamöterna i deras uppdrag samt ge anställda verktyg och infor- mation som bidrar till att förvaltningen kan uppfylla verksamhetsmålen och arbeta effektivt. 368 årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 25. 369 årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 25. 370 Avsnittet bygger, om inte annat anges, på underlag från kommunikationsavdelningen via e-post, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Inom kommunikationsavdelningen finns fem enheter: •press, redaktion och utveckling •besök, utbildning och evenemang Viktiga målgrupper för den externa kommunikationen är allmänheten samt myndigheter, regioner, kommuner, organisationer, näringsliv, medier, skolor, högskolor och universitet liksom internationella organ. Interna målgrupper är ledamöter, förvaltningens medarbetare samt anställ- da vid partikanslierna. Enligt avdelningens uppdragsbeskrivning ska avdelningen fram- för allt bidra till att ledamöter och partikanslier får väl fungerande stöd och service (uppdragsområde B), att främja kunskapen om och riksda- gens arbete (uppdragsområde C), att vårda och bevara byggnader och samlingar (uppdragsområde D) samt vara en väl fungerade myndighet och arbetsgivare (uppdragsområde E).372 Plan och organisation för kommunikationsarbetet För att stötta den parlamentariska processen under pandemin och för att kunna informera ledamöter, partikanslier och medarbetare om olika åtgärder vidtog kommunikationsavdelningen ett antal åtgärder i bör- jan på 2020. publicerades t.ex. den första notisen om coronaviruset på . fastställdes en kommunikationsplan373 som utgjorde en bas för kommunikationsarbetet. Syftet var att bidra till •en effektiv hantering av pandemin •att minska rykten som kunde förvärra situationen •att förtroendet för hanteringen var stort •att verksamhet som inte berördes kunde fortsätta så ostört som möjligt. Kommunikationen syftade internt till att kommunicera om beslut som tagits inom och med anledning av pandemin, så att ledamöter, partikanslianställda och medarbetare vid förvaltningen kunde skydda sig mot pandemins verkningar samt anpassa sina arbetsrutiner för att 37112 § Riksdagsdirektörens föreskrift om organisation. 372Riksdagsförvaltningen, Uppdragsbeskrivning för chefen vid kommunikationsavdelningen (dnr 618–2019/20), . 373Riksdagsförvaltningen, Beslut om att inrätta en krisledningsorganisation (dnr 1537- 2019/20). DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN fortsätta skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete. När särskilda krisledningsorganisation inrättades kom kommunikationschefen att ingå i krisledningsgruppen (se vidare avsnittet om krisledningsorganisationen i denna del D). En kommunikationsstrateg kom att arbeta i krisledningsstaben tillsammans med en expert på kriskommunika- tion och krishantering. Efter beslut av avdelningschefen bildades det också en särskild arbetsgrupp inom avdelningen för att genomföra och följa upp samordnade kommunika- tionsinsatser och budskap, internt så väl som externt. I gruppen ingick olika funktioner som var väsentliga för kommunikationsarbetet i fråga om den externa webbplatsen, Intranätet, svarsservice, press, talmannens pressfunktion m.m.Gruppen arbetade i nära samverkan med de medarbetare från avdel- ningen som deltog i krisledningsstabens arbete. Användandet av Intranätet, webbplatsen, sociala medier m.m. En rad kommunikationsaktiviteter genomfördes, allt efter specifika behov . Kommunikationsinsatserna internt riktade sig till ledamöter, partikanslier och medarbetare. Externt var målgrup- pen främst allmänheten och medier. Den huvudsakliga kommunikationskana- len internt var Intranätet och den huvudsakliga kommunikationskanalen ex- ternt var webbplatsen . Bland de mer specifika aktiviteter som kommunikationsavdelningen ge- nomförde kan nämnas publiceringen av en samlingssida på Intranätet med information om arbete med anledning av coronavirusets spridning och i förlängningen pandemin. Informationen uppdaterades kontinuerligt utifrån händelseutvecklingen. På Intranätet skapades dessutom en specifik sida för chefer. Syftet med sidan var att kunna erbjuda stöd och råd till chefer om hur man kunde leda verksamheten under förändrade förutsättningar med anledning av coro- naviruset. En liknande sida skapades på Intranätet för ledamöter och partikans- lianställda med relevant information för just dessa målgrupper. I tillägg till detta togs det även fram sidor på Intranätet om informationssä- kerhet vid distansarbete för ledamöter. Det togs även fram sidor om stöd vid digitala möten samt en sida för ledamöter som handlade om provtagning (an- tikroppstester) och vad som gällde vid bokning av tester m.m. För att informera allmänheten och externa aktörer om vad hade gjort med anledning av pandemin skapade kommunikationsavdelningen , via webbsidan , en sida som samlade all information om pandemin och om hur denna hanterades av förvaltningen. En engelsk version publicerades också. Man lade vid behov också ut s.k. aktuelltnotiser på webb- platsens startsida och gjorde s.k. aktuellt- och pressutskick. Nya rutiner möj- liggjorde snabbare publiceringar än vanligt. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Det kan i sammanhanget noteras att 2020 blev ett rekordår för använd- ningen av webbplats. hade denna nästan 17,5 miljoner besök, vilket var en ökning med ca 3,5 miljoner besök i jämförelse med 2019 och över 2 miljoner i jämförelse med . Ökningen var särskilt kraf- tig efter , vilket uttrycker antagligen kan kopplas till coronapandemin och den information om pandemin och annan co- ronarelaterad information som fanns tillgänglig där.374 I fråga om kommunikation i sociala medier använde sig kommunikations- avdelningen av Twitterkonto när det gällde vissa coronarelaterade ärenden av stort allmänintresse med länkar till fördjupningar på webbplatsen. Man kommunicerade ibland också via andra sociala medier. Riksdagsdirektö- ren och talmannen använde sig även av film för att kommunicera med anled- ning av pandemin. Vidare tog kommunikationsavdelningen fram tryckt information i form av skyltar och anslag avsedda för med hänvisningar till gäl- lande restriktioner (handhygien, fysisk distansering m.m.). Såväl extern information på webbplatsen som intern inform- ation på Intranätet uppdaterades regelbundet med den senaste och mest rele- vanta informationen för målgrupperna. Allt detta arbete bedrevs i samarbete med krisled- ningsorganisation. Återkopplingar från partikanslimöten och gruppledarmöten om olika åtgärder och kommunikationsinsatser låg till grund för justeringar, uppdateringar och ändringar på nämnda sidor. Kommunikationsinsatser i samband med Omtag digitala möten Riksdagsdirektören beslutade om ett tillfälligt uppdrag, Om- tag digitala möten, med syfte att samordna och prioritera arbetet utifrån de behov som hade identifierats med anledning av pandemin (för mer information om det s.k. omtaget, se avsnittet om it-avdelningen i denna del D). Iuppdraget har representanter från it-, kommunikations- och utskottsavdel- ningen deltagit. Inom kommunikationsavdelningen bildades dessutom en ar- betsgrupp med uppgift att identifiera kommunikationsbehov, initiera åtgärder och fördela arbetsuppgifter inom avdelningen. Syftet med kommunikationen har varit att hålla målgrupperna uppdaterade om uppdragets arbete och framsteg, att vidareutveckla kommunikation, stöd och instruktioner till digitala möten och att samordna arbetsgruppens kommu- nikation. Insatserna har bl.a. omfattat framtagandet av en Skypeguide för Intranätet, en instruktionsfilm för användningen av Skyperum, nyproduktion och översyn av handledningar, översyn av kommunikationen på Intranätet, framtagandet av en presentationsmall för att kunna samordna budskap vid intern förankring hos bl.a. talmannen och gruppledarna, talepunkter att användas vid 374Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 45. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN mediekontakter samt användning av talmannens e-postkonto för utskick för att säkra att ledamöterna nås av nyheter om arbetet och hur digitala möten kan Visningar, studiebesök och besök i ställs in I fråga om övrig verksamhet togs beslut om att alla visningar av för allmänheten och skolklasser skulle ställa in. ningarna av konstsamlingar ställdes in från detta datum. ställdes också alla studiebesök i in, liksom även besök i den s.k. Demokrativerkstaden. I den senare kan barn och ungdomar pröva på rollen som riksdagsledamot och ”fatta beslut” i viktiga Med start erbjöds i stället digitala studie- besök för skolklasser. Med anledning av coronapandemin har inte heller några riksdagskurser el- ler fortbildningsdagar för lärare ägt rum i . anordnade förvaltningen tre digitala fortbildningar för lärare i samhällskun- I figur D2 illustreras hur besöksrestriktionerna har påverkat det totala anta- let personer som besökte . Figur D2 Antal besökare i –2020 Källa: årsredovisning (2020/21:RS1). begränsar antalet fysiska besökare öppettider för allmänheten påverkades starkt av pandemin. stängde för allmänheten av smittskydds- skäl. öppnade dock igen med begränsad service fr.o.m. den 14 sep- tember för utlämning och återlämning av lånade böcker. Det blev också möj- ligt att boka ett fåtal forskarplatser med tillgång till material. 375Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 51. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN När pandemin tog ny fart begränsades servicen ytterligare fr.o.m. . Forskarplatserna stängdes och det var endast öppet för avhämtning av förbeställda böcker. De s.k. ”drop-in-mötena” för använ- dare som brukar finnas tillgängliga i per ter- min för att medarbetare ska kunna svara på frågor och visa upp tjänster ställdes in. Sammantaget bidrog den begränsade tillgängligheten till Riksdagsbiblio- teket för allmänheten samt det faktum att ledamöter, partikanslian- ställda och anställda vid företrädesvis arbetade på di- stans att antalet fysiska besök i minskade med , från ca 31 000 besök till ca 13 000 besök . I övrigt gör informationssökningar och tar fram fakta- underlag på uppdrag av riksdagsledamöter, partikanslier och anställda. Antalet uppdrag till minskade . Minskningen berodde främst på färre uppdrag från internationella kansli (RIK) under coronapande- min. Uppdrag från RIK är oftast kopplade till resor och resorna har uteblivit under pandemin (för mer information, se avsnittet om RIK i denna del D). Antalet uppdrag från var fortfarande stort under 2020.376 öppnande hålls , och kommunikationsavdel- ningens enhet för besök, utbildning och evenemang () driver och samord- nar arbetet med detta omfattande evenemang. genomfördes öppnande i kraftigt reducerat format med endast ett fåtal gäster närvarande i kammaren som anlände vid i förväg angivna tidpunkter för att undvika folksamlingar. Alla de traditionsenliga mingel som vanligtvis äger rum för öppnandet ställdes också in. Direkt efter att förklarats öppet inleddes ”Eftersnack i Andrakam- marsalen” som var ett livesänt magasinsprogram som sändes på hemsida och som går att se i efterhand på Youtubekanal. Efter pro- grammet sändes en förinspelad konsert från Andrakammarsalen. Konserten ersatte den traditionsenliga konsert som brukar äga rum för öppnande. Sekretariatet för demokratijubileet finner nya vägar Sekretariatet för demokratijubileet arbetar med att arrangera firandet av att det 2021 var det beslutades om att införa allmän och lika rösträtt i . Denna händelse uppmärksammas mestadels genom samarbeten utan- för , t.ex. med museer, länsstyrelser, bibliotek, mässor, skolor, före- ningar och organisationer m.fl. 376Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 38. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Eftersom dessa samarbetspartner stängde ned eller ställde om sin verksam- het – ofta med kort varsel – behövde andra sätt hittas för att förvaltningen skulle kunna nå ut med sin verksamhet. Sekretariatet ställde bl.a. om till film- produktion, medverkade på andras externa, digitala arenor samt använde sig mer av sociala medier. Talmansbesök i länen med anledning av demokratijubileet m.m. Talmansbesöken i startade på nytt med tema Demokrati- jubiléet och fortsatte att genomföras en bit in på 2020. enheten för besök, utbildning och evenemang (). Med besöken vill tal- mannen skapa en närhet till genom att visa ett intresse för hur de- mokratin utövas i . Resorna pausades efter att restriktioner för folk- samlingar infördes på grund av pandemin. 2020 tog förvaltningen upp arbetet med att arrangera resorna igen som då in- nebar att talmannen eller någon av de vice talmännen åkte till respektive ort och genomförde digitala besök från . genomföras helt digitalt efter att restriktionerna skärptes ytterligare under hös- Dessa digitala besök bestod fortfarande av ett upplägg med en gymnasie- föreläsning, ett seminarium med ett lärosäte och möten med demokratirelate- rade verksamheter på orten. Vid några av de digitala talmansbesöken har det hållits möten med anställda. Målet är att besöka samtliga län kunde nio talmansbesök genomföras.377