urf · H9A5URF1 · 2021-12-01 00:00:00 — Detta medförde att flera brister och ut- maningar relaterat till genomförandet av digitala möten på distans återstod . Exempelvis omnämns i samband med in- tervjuerna, avsaknad av upprättande av fler specifika videomötesrum, samt avsaknad av uppdatering av VPN och Skype-servrar.454 Det bekräftas i intervjuer med chefen för it-avdelningen att skälet till att prio- riteringen inte var högre var att man ansåg, grundat på expertmyndigheternas bedömningar, att pandemin var på väg att ebba ut och att olika smittskyddsrelaterade restriktioner därför skulle lättas samt att kraven och förväntningarna på olika distansmöteslösningar därför också skulle avta. Detta, tillsammans med resursbrister inom kritiska funktioner, innebar att be- dömningen vid den aktuella tidpunkten var att den plan som hade upprättats var till fyllest.455 Sammanfattning av tekniska utmaningar under pandemin 2020 Om 2020 har i sin årsredovisning uttryckt att …utmaningarna har förutom att förhindra smittspridning varit att kunna erbjuda tekniskt stabila lösningar som uppfyller såväl informationssäker- hetsmässiga som juridiska krav. Erfarenheten av att delta i och arrangera digitala möten var begränsad hos flertalet användare eftersom de flesta all- tid arbetade på plats i . Behovet av stöd på plats för di- gitala möten var ett nytt behov som växte snabbt tillsammans med övriga behov av stöd och support i it-frågor.456 452Minnesanteckningar från möten med utskottsavdelningens stödgrupp 2020. 453Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 18. 454Öhrlings (PwC), internrevision nr 2 – 2021: granskning av it-stödets funktionalitet för digitala möten under pandemin (nr: 749- 2020/21, ), s. 9. 455Intervju med , avdelningschef it-avdelningen, . 456Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 68. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN I sin rapport anger PwC flera utmaningar som har lyfts fram under de inter- vjuer man genomfört i fråga om genomförandet av digitala möten. PwC redo- visar att de intervjuade anger att utmaningarna generellt sett var större i början av pandemin. Följande tekniska utmaningar under pandemin 2020 framkom- mer i PwC:s rapport457: •Tekniska problem och incidenter har i relativt omfattande utsträckning in- träffat i det verktyg som använts för digitala möten. Exempelvis har an- vändare tappat kontakten med möten, programvaruuppdateringar har av- brutit möten och det har även i vissa fall förekommit problem med att skärmdela dokument och presentationer. •Problem med viss grundläggande teknisk utrustning och stöd för digitalt arbete. Exempelvis omnämns problem med VPN, dvs. den krypterade an- slutning som används för att låta personer inom ett nätverk att arbeta på distans på ett säkert sätt, samt nätverk (både i övernattningslägenheter och inom ). •Kringutrustning (såsom hörlurar och mikrofoner, s.k. headset) uppges ej ha funnits tillgänglig i nödvändig utsträckning under början av pandemin. Det uppges även att kommunikationen avseende vilken utrustning som fanns tillgänglig har varit bristande. Detta har medfört att vissa arbetsupp- gifter och viss kommunikation påverkades negativt. •De digitala verktyg som funnits tillgängliga uppfattades inte inneha full- god funktionalitet. Exempelvis uppges att det har saknats funktionalitet för att skapa flera olika samtalsrum inne i ett och samma möte. En svaghet inom har enligt avdelningschefen för it-av- delningen varit att man inledningsvis inte hade någon myndighetsövergri- pande process, arbetsgrupp eller strategi för utvecklingen på distansmötesom- rådet, vilket bl.a. innebar att riksdagsdirektören har behövt fatta många detalj- beslut under pandemin. har det dessutom varit särskilt svårt för it-avdelningen att hinna med att tänka strategiskt eftersom man fått agera operativt . har fastighetsenheten, enheten intern service samt enheterna it-produktion och it-verksamhetsstöd dock enats om ett gemensamt arbetssätt för dessa frågor.458 It-avdelningen anger genom den dåvarande chefen för enheten it-produk- tion att avdelningens utmaning har legat i kombinationen av två huvudsakliga aspekter. För det första har pandemin påverkat avdelningen starkt i dess dag- liga arbete som en följd av att många medarbetare har jobbat på distans i väl- digt hög utsträckning, men också en stor andel med arbetsuppgifter som kräver att de är på plats. Detta har medfört flera svårigheter och utmaningar när det gäller att upprätthålla grundläggande tjänster. För det andra gäller att parallellt 457Öhrlings (PwC), internrevision nr 2 – 2021: granskning av it-stödets funktionalitet för digitala möten under pandemin (nr: 749- 2020/21, ), s. 6. 458Intervju med , avdelningschef it-avdelningen, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN med detta har kraven på innovation och implementering av helt nya lösningar ökat närmast exponentiellt, som målbilden för vad som har behövt göras och vilka förmågor it-avdelningen förväntats etablera varit rörlig och Att kombinera en stabil och trygg leverans med en snabbrörlig och innovativ utveckling är svårt under de bästa av förhållanden, och under på- verkan av en pandemi som ger lika stora personella effekter på it-avdelningen som på alla andra delar av organisationen ansågs ha varit oerhört pressande Avdelningschefen för it-avdelningen uttrycker också, i likhet med tidigare skrivning, att avsaknaden av myndighetsövergripande arbetssätt för nya behov och tjänster, t.ex. i fråga om kameror i sammanträdesrummen, hade betydelse också för utvecklingen . Det har också funnits utmaningar med att få tag på rätt teknisk utrustning för att kunna utveckla lösningarna och det har varit nödvändigt att följa gällande upphandlingsregler med beaktande I tillägg har uppkopplingsmöjligheterna från vissa av ledamöternas övernattningslägenheter varit problematisk. uppkopplingen i dessa bostäder kan ledamoten få ersättning för fast bredband (i särskild fastighet) alternativt nyttja en mobil router. För att ta fram tjänsterna krävdes ett visst administrativt förarbete.460 växte kritiken allt mer från vissa gruppledare och utskotts- ordföranden mot förvaltningens möjlighet att erbjuda väl fungerande distans- uttryckte många av dem förståelse för hur dessa utmaningar påverkade förvaltningens arbete med att klara av det praktiska genomförandet tillsatte riksdagsdirektören sålunda en arbetsgrupp som bestod av medarbetare från olika delar av förvaltningen. ningen och chefen för utskottsavdelningen ingick i styrgruppen för uppdraget. I initiativet Omtag digitala möten ingick att fokusera på de utmaningar som distansarbetet medförde och ytterligare utveckla tjänsterna för digitala möten. Syftet uttrycktes som att förbättra teknik, lokaler och användarupplevelse inom följande områden: • sammanträden i utskotten och • ledamotens digitala vardag.461 Resultatet av en överenskommelse mellan riksdagsdirektören och cheferna för it-avdelningen respektive utskottsavdelningen, inom ramen för omtaget, blev 459 E-post från , dåvarande chef för enheten it-produktion, . 460 Intervju med , avdelningschef it-avdelningen, . 461 intranät, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN en rutin för återkoppling gällande teknik och användandet av riks- dagsdatorn i samband med distanssammanträden.462 Denna rutin är fortfarande i bruk.463 It-avdelningen har i och med detta arbetat än närmare utskottsavdelningen, serviceavdelningen och dess säkerhets- och fastighetsenheter för att skapa digitala mötesrum, vilket inte nödvändigtvis innebär fullt utrustade Skyperum. Informationssäkerhetsfrågor har som alltid varit en viktig faktor i det utveck- lingsarbetet.464 Två referensgrupper bildades dessutom , en för grupple- darna och en för partikanslierna, där chefer eller andra av partikansliet utsedda personer deltog, och inom vilka en fördjupad diskussion kunde hållas om för- utsättningarna för distansmöten.465 Representanter för it-avdelningen, ut- skottsavdelningen, informationssäkerhetsfunktionen och juridiska enheten mötte dessutom partikanslichefer och andra partikanslitjänstemän regelbun- det. Inom ramen för omtaget lämnades information regelbundet till riksdags- direktören, talmannen, gruppledarna, ordförandekonferensen samt ledamots- rådet.466 Inom ramen för omtaget har det sammanfattningsvis bl.a. •tagits fram en handlingsplan som har kommunicerats löpande •fördelats om resurser inom förvaltningen och gjorts prioriteringar •genomförts tidigare planerade tekniska åtgärder och åtgärder som identifi- erats med anledning av pandemin •kommunicerats med representanter för användargrupper •informerats och genomförts utbildningar Vid den summering av omtaget som presenterades för gruppledarna 2021 angavs att följande var på gång för framtiden: •Fortsatt omvärldsbevakning för digitala mötestjänster •Kravställning för ny telefonmötestjänst •Nästa version av Skype testas •Fortsatt uppföljning av sammanträden, teknik och riksdagsdator •Färdigställande av nytt stort Skyperum •Behov- och kravställning av mötestjänst med möjlighet till tolkning •Fortsatt stöd och support kring digitala möten •Fortsatt kommunikation i relevanta kanaler 462Minnesanteckningar från möten med utskottsavdelningens stödgrupp 2020. 463E-post från , avdelningschef it-avdelningen, . 464Intervju med , avdelningschef it-avdelningen, . 465Minnesanteckningar från möten med utskottsavdelningens stödgrupp 2020. 466E-post från , avdelningschef it-avdelningen, . 467Riksdagsförvaltningen, presentation vid gruppledarmöte, Omtag digitala möten – bokslut och hur vi går vidare, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN •Intern process för behov- och kravinsamling avseende teknik i lokaler.468 Chefen för it-avdelningen har i linje med ovanstående senare utvecklat reso- nemanget om att man avser att fortsätta utveckla den befintliga Skypeinstal- lationen genom att uppgradera den när nästa version kommer. Man har gett uttryck för att det är svårt att veta vilka nyheter som kommer eftersom tillver- karna sällan meddelar detta i förväg, men it-avdelningen försöker komma in i testprogrammet innan det släpps allmänt för att få en bättre förståelse. Troligen får man tillgång till nästa version . Inom är Skype godkänt för informationsklasserna publik, intern, känslig och även ytterst känslig (se vidare avsnittet om säkerhetsenheten i denna del D). För att få en produkt godkänd för de högre informationsklas- serna känslig och ytterst känslig är det många säkerhetskrav som ska uppfyl- las. Enligt chefen för it-avdelningen gör detta att det är svårt att byta ut en produkt som har konfigurerats och säkerhetskontrollerats av externa parter un- der . har att förhålla sig till styrdokumentet Sä- ker it469 som stipulerar hur kraven ska uppfyllas. It-avdelningens ambition har varit att försöka hitta en extern pro- dukt som ett komplement för informationsklasserna publik och intern. Det an- ses positivt att man är överens med informationssäkerhetsfunktionen inom att externa produkter såsom Teams etc. är godkända för informationsklasserna publik och intern. It-avdelningen har en testuppsättning av Teams , och man har även tittat på bl.a. Zoom som administreras av Sunet men denna produkt har inte ansetts möjlig att an- vända på grund av GDPR. Som de flesta andra produkter som it-avdelningen har tittat på som tillhandahålls som molntjänst faller Teams på att det ägs av ett företag i tredje land eller att data i någon form kan överföras. Genomförandet av offentliga utfrågningar lades mycket tid på att skapa förutsättningar för att kunna tv-sända offentliga utfrågningar och andra evenemang med några ledamöter på plats i och andra på distans.470 Av detta skäl hyrdes ett nytt digitalt distansmötessystem in som möjliggjorde detta bättre än Skype. Detta system är dock mycket resurskrävande, bl.a. krävs att tekniker finns på plats för att det ska kunna skötas. Systemet fick inte heller något större genom- slag förrän under 2021.471 468Riksdagsförvaltningen, presentation vid gruppledarmöte, Omtag digitala möten – bokslut och hur vi går vidare, . 469Riksdagsförvaltningens styrdokument, instruktion, Säker it (dnr 139-2020/21), . 470Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 50. 471Minnesanteckningar från möten med utskottsavdelningens stödgrupp 2020. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Genomförandet av digitala internationella möten Av årsredovisning för framgår hur pandemin också kom att påverka möjligheterna till internationella kontak- ter och hur bl.a. inkommande besök och utgående resor fick ställas in liksom vissa möten och konferenser.472 Den inställda konferensverksamheten återupptogs dock i digital form , och 17 videokonferenser kom att äga rum . Sammantaget deltog också 50 ledamöter i 21 interparlamentariska konferen- ser. Det faktum att konferenserna hölls digitalt gjorde det möjligt för ledamö- ter att delta trots pandemin, men det medförde även vissa tekniska utmaningar, anger förvaltningen (se bl.a. avsnitten om internationella kansli och om sekretariatet EU-samordning).473 har överlag arbetat med att anpassa ar- betsformerna och finna tekniska lösningar för att erbjuda digitala alternativ för att planera, genomföra och följa upp internationella kontakter för talmannen, de vice talmännen och delegationerna till de internationella parlamentariska församlingarna. De tekniska lösningarna för digitala möten kunde, enligt för- valtningen, inte fullt ut leva upp till behovet , t.ex. i fråga om digi- tala möten med tolkning.474 har dock sådana möten kunnat ge- nomföras.475 Information om hur man använder sig av Skype476 Sektionen it-support och utbildning vid enheten it-verksamhetsstöd tillhanda- håller handledningar och information om hur man använder sig av Skype. En stor mängd information om Skype och andra digitala tjänster för möten på di- stans kom redan på ett tidigt stadium att publiceras på Intranätet. Det informerades dessutom regelbundet, bl.a. för partikanslierna och utskotts- avdelningen, om vilken information som fanns tillgänglig på Intranätet.477 I fråga om handledningar så var vissa skapade före pandemin, men uppda- terades med ny information allt eftersom, medan vissa andra av handledning- arna togs fram under pandemin. En sida på Intranätet har funnits både innan och under hela pandemin. Där har inga större ändringar gjorts mer än att hand- ledningar har bytts ut vid behov. I tillägg till detta publicerades det på Intranätet ett fråga- svar-dokument om Skype. En nyhetsartikel med tips och råd för de som arbetar på distans publicerades . Artikeln Tips vid anslutning till riksda- gens it-miljö publicerades och publicerade artikeln Råd om informationssäkerhet vid arbete på distans. 472Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 14. 473Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 17. 474Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 26. 475E-post från , avdelningschef it-avdelningen, . 476E-post från , digital kommunikatör, enheten kommunikationsplanering, (om inte annat anges). 477Intervju med , chef för sektionen it-support och utbildning, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN I och med det tidigare beskrivna Omtag digitala möten om att förbättra in- formation och kommunikation kring Skype på Intranätet inleddes en rad nya En ny checklista för ett lyckat Skypemöte publicerades t.ex. på För utskottens och samman- träden fanns en annan checklista478 tillgänglig . Allt eftersom behovet av stöd till användarna ökade hade det tidigare skap- ats en egen sida med rubriken ”Tjänster för möten på distans” som gick att nå från startsidan – . tes sedermera av Skypeguiden på Intranätet. Denna innehåller handledningar, filmer och annat stöd för användare. Förutom Skypeguiden publicerades det nyhetsartiklar löpande där handledningar och annan praktisk information om Skype lyftes fram. It-avdelningen kunde dock konstatera att det inledningsvis var mycket få användare som hittade till det material som publicerades på Intranätet. har det förekommit att en del avdelningar eller enheter tagit fram egna ”inof- ficiella” handledningar. Utskottsavdelningen har t.ex. tagit fram egna för att kunna hantera utskottsmöten på distans.479 It-avdelningen upplever fortfarande att det kan vara svårt att nå ut med information till alla användare via Intranä- Utbildning i användandet av Skype Sektionen it-support och utbildning vid enheten it-verksamhetsstöd tillhanda- håller också utbildningar inom it-området. ningar i fråga om att alla fysiska it-utbildningar i utbildningslokalerna fick ställas in för att sedan ges via Skype.481 I fråga om Skypeutbildningar var det inte något som hade satts samman innan pandemin anlände, men genomfördes anpassade genomgångar på förfrågan. Till en början var det dock få som efterfrågade dessa, endast något partikansli och någon enhet inom förvaltningen för att se- Mellan uppskattas det att ca 200 till- fällen erbjöds antingen som kortare utbildningar eller som hjälp direkt på plats.482 Utbildning och stöd i form av hjälp på plats erbjuds även fortsättnings- Det gavs också på ett tidigt stadium utbildningar om Skype internt inom utskottsavdelningen för att personalen skulle kunna genomföra utskottssam- manträden med deltagare på distans och dela med sig av kunskap till utskot- 478 Checklista för ordföranden vid sammanträden med distansdelta- gande (internt dokument utskottsavdelningen), . 479 Intervju med , chef för sektionen it-support och utbildning, . 480 E-post från , avdelningschef it-avdelningen, . 481 E-post från , chef för enheten it-verksamhetsstöd, . 482 Intervju med , chef för sektionen it-support och utbildning, . 483 E-post från , avdelningschef it-avdelningen, . 484 Minnesanteckningar från möten med utskottsavdelningens stödgrupp 2020. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN efterfrågades en utbildning för alla ledamöter i anslut- ning till de utskottsmöten som hölls. Utbildningsserien inleddes under decem- ber, och hade alla utskott utom två haft besök av en utbildare. Utbildningarna innehöll en del praktiska tips, hjälp till självhjälp osv.485 Dessa utbildningsinsatser, på förslag från talmannen och riksdagsdirektö- ren, genomfördes i samverkan mellan it-avdelningen och utskottsavdel- ningen.486 It-relaterade felanmälningar, beställningar och frågor från ledamöter, parti- kanslier och anställda inom inkommer via servicecen- ter-it, en funktion inom sektionen it-support och utbildning vid enheten it- verksamhetsstöd. Krisledningsgruppen beslutade av smittskyddsskäl att fysiska besök i servicecenter-it behövde bokas i förväg.488 Detta kom att gälla till juni då drop-in återinfördes, dock med bara en besökare åt gången.489 Sektionen it-support och utbildning såg inledningsvis till att endast ett be- gränsat antal medarbetare fick arbeta på plats eftersom lokalytan är starkt be- gränsad. Ett skyddsglas sattes upp mellan besökare och supporttekniker och munskydd, skyddshandskar, rengöringsmedel och handsprit fanns att tillgå. Bemanningen anpassades så att endast två medarbetare var på plats i lokalen, som antalet medarbetare på telefonsupporten utöka- des för att möta det ökade antalet inkommande samtal.490 Antalet registrerade ärenden för servicecenter-it var ca 25 000 , att jämföra med ca 32 000 året innan.491 Som har beskrivits hade Skype inte nyttjats i någon större omfatt- ning innan . Behovet av support var därför stort i alla användargrup- per (ledamöter, partikanslier och tjänstemän). It-avdelningen ansåg sig inled- ningsvis ha begränsad kunskap och kompetens om Skype, vilket gjorde fel- sökningen mer komplex. Förutsättningarna för verksamheten kom alltså att ändras från till en annan i och med pandemins intåg och kraven på distansarbete. De plötsligt ökade kraven på att använda system som dittills egentligen inte hade använts eller över huvud taget efterfrågats innebar initialt att supportfunktionen snabbt behövde sätta sig in i tekniken och ta fram nya tjänster och utbildningar. Man anser själva att 2020 var ett rörigt år, men att man som enhet hade klarat av utmaningarna väl. 485E-post från , chef för sektionen it-support och utbildning, . 486Minnesanteckningar från möten med utskottsavdelningens stödgrupp 2020. 487Intervju med , chef för sektionen it-support och utbildning, (om inte annat anges). 488Riksdagens intranät - Beslut och åtgärder inom med anledning av coronaviruset, . 489E-post från , chef för sektionen it-support och utbildning, . 490E-post från , chef för sektionen it-support och utbildning, . 491E-post från , avdelningschef it-avdelningen, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Sektionschefen för enheten it-verksamhetsstöd/it-support och utbildning anser att det både bland ledamöter och personal råder stora skillnader avseende I synnerhet var många ovana att arbeta digitalt i en hemmiljö i bör- jan av pandemin. Behovet av ett kunskapslyft har sålunda varit stort och man har försökt att öka detsamma med hjälp av både utbildningar och handled- ningar, vilka beskrivs ovan. Det har också varit en hel del fråga om ”brand- kårsutryckningar” till möteslokaler där videomötessystem inte fungerat, ibland flera vilket gjort det svårt att prioritera. Supportfunktionen har också erfarit att mobila enheter, telefon och läsplat- tor – vilka också används en del vid digitala möten – fungerar sämre när man förflyttar sig, t.ex. när de används under tåg- eller bilresor. problem initialt var att många inte använde sina riksdagsdatorer för ändamålet. Supportfunktionen har också kunnat bistå, efter bästa förmåga, i frågor kring andra digitala mötesplattformar som nyttjats av användarna. skilt fall har man fått avgöra om problemet har gått att lösa under de förutsätt- ningar som getts i it-miljö. En utmaning i sammanhanget har varit bemanningssituationen i supporten eftersom det är svårt att både rekrytera personal och att avropa konsulthjälp. Svårigheterna att hitta supportpersonal är dock inte unika för pandemin. En ytterligare utmaning har varit att internetabonnemang har varit för begränsat avseende mängden datatrafik som man kan nyttja. gon har behövt mer datatrafik för abonnemanget i dator eller läsplatta har sup- portfunktionen tvingats att ringa upp operatören för att köpa mer. det krävts att man har behövt ringa upp i rad eftersom det har funnits en gräns för hur mycket man kan köpa per dag. innebar nya restriktioner bl.a. att fler arbetade på di- stans, vilket ledde till krav på och behov av att få ta hem utrustning och support t.ex. avseende uppkoppling. En utmaning har varit att på ett säkert sätt kunna leverera datorutrustning till ledamöter ute i landet. Normalt sett måste dato- rerna hämtas ut personligen i bankhallen, men på grund av distansmöteskraven har man tvingats skicka datorerna till olika platser i . Det har dock varit dyrt att erbjuda denna service. Att kunna hämta ut datorer på någon annan plats än i är fortsatt en viktig aspekt av kontinuitetsplaneringen. Den stora nyheten för supportfunktionen var det mindre team som bildades /21 som fr.om. februari är placerat i Riksdags- huset , och , och direkt kan gå till ett möte och hjälpa till om det behövs. kunde man bara hjälpa till i mån av tid, och om supportpersonalen hann springa över till från där andra delar av it-avdelningen är belägna. På uppdrag av utskottsavdelningen har supporttekniker ofta kontaktat leda- möter som har haft problem vid deltagande digitalt på utskottssammanträden, Uppdraget har varit tidskrävande.492 492 E-post från , chef för enheten it-verksamhetsstöd, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Övriga it-tekniska aspekter av coronapandemin Medieproduktion: Tv- och webbsändningar