urf · H9A5URF1 · 2021-12-01 00:00:00 — 580Riksdagsförvaltningens styrdokument, instruktion, Informationssäkerhet för medarbetare (dnr 137-2020/21), . 581Riksdagsförvaltningens styrdokument, instruktion, Klassificering av uppgifter och verk- samheter som rör säkerhet (dnr 135-2020/21), . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter ska nämligen delas in i säkerhets- skyddsklasser utifrån den skada som ett röjande av uppgiften kan medföra för säkerhet.582 Denna bestämmelse gäller även för och dess myndigheter, vilket föranledde riksdagsstyrelsen att besluta om de ovan om- Instruktionen vänder sig till alla som hanterar säker- hetsskyddsklassificerade uppgifter i och . Den omfattar den som är riksdagsledamot och anställd, men även den som är konsult eller entreprenör och som har tillträde till , informa- Instruktion för säker it beskriver krav på processer, dokumentation och skyddsåtgärder i it-miljö. I it-miljön ingår alla infor- mationssystem och all it-infrastruktur. Instruktionen vänder sig främst till chefer, systemägare och it-avdelningen. Den ska även användas praktiskt av exempelvis projektledare som stöd vid inköp, upphandling och utveckling eller avveckling av it.584 Det finns också en checklista som stöd vid inköp (avrop från ett ramavtal, direktupphandling eller annonserad upphandling) med säkerhetsaspekter som man behöver beakta. Vid inköp av it-system, tjänster eller produkter som re- sulterar i ett informationsflöde mellan och leverantörer är det, enligt checklistan, viktigt att överväga vilka säkerhetskrav som ska fin- Som har redovisats ovan gjordes alltså en organisatorisk förändring av säker- hetsarbetet i förvaltningen . Denna var dock planerad och inte en följd av pandemin som snarare kom att försena omor- Ansvaret för informationssäkerhetsarbetet flyttades sålun- da från den juridiska enheten vid kammarkansliet till säkerhetsenheten vid ser- Arbetet med informationssäkerhet är dock tänkt att genom- Enligt årsredovisning för har förvaltningen , mot bakgrund av de nya kraven på digitala distans- lösningar, lagt stor vikt vid arbetet med att utveckla tekniskt stabila lösningar som uppfyller såväl informationssäkerhetsmässiga som övriga juridiska 582 2 kap. 5 § säkerhetsskyddslagen (2018:585). 583 styrdokument, instruktion, Informationssäkerhet för säkerhets- skydd (dnr 136–2020/21), . 584 styrdokument, instruktion, Säker it (dnr 139-2020/21), 2020-10- 585 Riksdagsintern checklista i fråga om informationssäkerhet vid upphandling. 586 årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 36. 587 årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 4. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Projektet säker teknik fortlöpte enligt plan. Det handlar om att skapa en användarmiljö som kan hantera säkerhetsskyddsklassificerad infor- mation på ett tillräckligt säkert sätt. Arbete i denna miljö förutsätter arbete på plats i . genomfördes förberedande analyser och arbete i samverkan mellan it-avdelningen och säkerhets- och fastighetsenhe- terna.588 Coronapandemin skapade ett behov av information kring säkerhet vid di- stansarbete som bl.a. gavs genom ny information på Intranätet. deltog ca 360 personer i utbildningsinsatser på detta tema för ledamöter, par- tikanslianställda, tjänstemän och konsulter. Det var ungefär lika många som då ca 350 personer deltog.589 Skype ur en informationssäkerhetssynvinkel Som har nämnts tidigare diskuterade krisledningsgruppen teknik för distans- möten och informationssäkerhet vid ett antal tillfällen . underströk krisledningsgruppen att det redan upphandlade och instal- lerade Skype var det system för distansmöten som gällde för förvaltningen, bl.a. ur ett informationssäkerhetsperspektiv.590 I tillägg till GDPR-diskussionen, som hade påverkan på valet av distansmö- tessystem, insåg informationssäkerhetsfunktionen tidigt under pandemin att förvaltningens dåvarande hanteringsregler inte skulle fungera för distansarbete eftersom de inte tillät något sätt att kommunicera sekretessbelagd information muntligen på distans via Skype. beslutade därför riksdagsdirek- tören att det var tillåtet att använda Skype för att förmedla information i infor- mationsklassen känslig.591 Skype för företag som produkt är fr.o.m. dock godkänd inom och för informationsklasserna publik, intern, känslig592 och ytterst känslig593. I fråga om informationsklassen ytterst känslig får Skype användas för video och tal under förutsättning att alla som är med i konversationen använder Skype på en dator som har tillhandahållits av , dvs. ingen får vara ansluten som s.k. gäst. Eventuella högtalare, hörlurar eller mik- rofoner ska vara inkopplade via kabel. Användaren ska sitta i ett stängt rum där inga obehöriga befinner sig. Användaren ska antingen ringa upp direkt via 588Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 30. 589Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 37. 590Krisledningsgruppens mötesanteckningar, . 591Riksdagsförvaltningen Avsteg från bestämmelsen i 6.3 Chatt-, video- och talprogram i instruktionen Informationssäkerhet för medarbetare, dnr 1829-2017/18 (dnr 1547-2019/20), . 592Med känslig information avses t.ex. känsliga personuppgifter, detaljerade systembeskriv- ningar, anbud eller underlag i pågående upphandlingar. 593Med ytterst känslig information avses information som om den sprids eller exponeras för obehöriga kan innebära allvarlig eller katastrofal negativ påverkan för eller Riks- dagsförvaltningens verksamhet eller för enskilda individer. Det kan t.ex. gälla skyddade per- sonuppgifter, sårbarhetsanalyser, säkerhetsgranskningar, säkerhets- och bevakningsåtgärder men ej gällande säkerhet. 594Riksdagsförvaltningens styrdokument, instruktion, Informationssäkerhet för medarbetare (dnr 137-2020/21), . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Skype eller skapa ett Skypemöte på sådant sätt att det inte är möjligt för de som inte är explicit inbjudna till mötet att ansluta utan att de hamnar i den s.k. Chattfunktionen får endast användas för information i informations- klassen känslig eller lägre. Detta innebär att chattfunktionen kan användas för att t.ex. begära ordet, men information i informationsklassen ytterst känslig får endast utbytas via video eller tal. Skypeutrustningen i de av rum som är särskilt inredda för Skypemöten får inte användas för informationsklas- sen ytterst känslig. Utskottsavdelningen betonade också tidigt vikten av informationssäkerhet framför allt vid distansdeltagande via Skype och att ledamöterna exempelvis skulle använda sin riksdagsdator i stället för mobiltelefon eller läsplatta vid uppkoppling i samband med utskottssammanträden. sig av mobiltelefoner och läsplattor vid sammanträden kunde dock emellanåt När kammaren väl hade beslutat om att det skulle vara möjligt att delta vid beslut på distans vid utskottssammanträden om det fanns synner- liga skäl tog utskottsavdelningen, i samråd med de särskilt utpekade med an- svar för informationssäkerheten inom , fram en vägled- ning596 om genomförande av sådana sammanträden samt en checklista597. ledningen och checklistan syftade till att bistå utskotten när det gäller frågor om informationssäkerhet och tekniken vid utskottens och sam- manträden där distansdeltagande ledamöter förekom.598 Som har nämnts tidigare fanns det informationssäkerhetsmässiga utma- ningar med den upphandlade telefonmötestjänsten. uttryckte dock att denna kunde vara ett andrahandsalternativ till Skype om Signal är en applikation som kan användas för digitala möten med chatt, video Uppgifter som rör säkerhet, dvs. rade uppgifter, får inte kommuniceras via applikationen.600 Förvaltningen såg tidigt ett behov av att kunna kommunicera utan att an- vända en dator från , bl.a. eftersom det i det inledande skedet förekom en hel del inkörningsproblem med Skypetjänsten. infördes enligt ovan en tillfällig reglering för att tillåta att Skype användes för Riksdagsdirektören beslutade att appli- kationen Signal fick användas för chatt och tal som innehöll information i in- formationsklassen känslig under förutsättning att chatten eller samtalet fördes 595 Minnesanteckningar från möten med utskottsavdelningens stödgrupp 2020. 596 Vägledning om genomförande av sammanträden med deltagande på distans (dnr 2449- 2019/20), . 597 Checklista för ordföranden vid sammanträden med distansdeltagande (internt dokument utskottsavdelningen, ). 598 årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 19. 599 Minnesanteckningar från möten med utskottsavdelningens stödgrupp 2020. 600 intranät, hämtad . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN mellan telefoner som hade tillhandahållits av och att eventuella högtalare, hörlurar eller mikrofoner var inkopplade via kabel.601 Detta beslut gällde ursprungligen t.o.m. men förlängdes till att gälla t.o.m. då de nya instruktionerna för informationssäkerhet, enligt ovan, planenligt skulle börja att gälla.602 Det är upp till varje användare vilka applikationer de väljer att installera på sina mobiltelefoner. Det finns därför ingen ansvarig inom förvaltningen för Signalapplikationen på samma sätt som det exempelvis finns för Skype. För- valtningen bedömer det därför som svårt att veta hur mycket Signal faktiskt har använts under året.603 Enhetens ansvarsområden och sektioner Fastighetsenheten består av sektionerna •sköter drift, underhåll och förvaltning av hus •svarar för fysiska nät och datahallar m.m. •svarar för inköp och underhåll av möbler, inredning och konst. förvaltar 13 byggnader med en sammanlagd yta (kvm). Därtill hyr förvaltningen ca 11 500 kvm kontor, 2 900 kvm förråd och ca 12 500 kvm övernattningsbostäder.606 Vissa förseningar och leveransproblem Enhetens verksamhet har till viss del påverkats av coronapandemin. Vissa av- vikelser från den fastslagna underhållsplanen förklaras av att det har varit svå- rare att få resurser och leveranser under coronapandemin, som en del 601Riksdagsförvaltningen, Avsteg från bestämmelsen i 6.3 Chatt-, video- och talprogram i instruktionen Informationssäkerhet för medarbetare, dnr 1829-2017/18 (dnr 1547-2019/20), . 602Riksdagsförvaltningen, Beslut om förlängning av beslut om avsteg från instruktionen In- formationssäkerhet för medarbetare (dnr 1547-2019/20), . 603E-post från , informations- och it-säkerhetsspecialist, säkerhetsenheten, . 60418 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2011:14) om organisation. 6059 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2012:2) om ansvarsområden inom Riksdagsförvalt- ningen. 606E-post från , chef för fastighetsenheten, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN upphandlingar har tagit än beräknat.607 Resurserna inom enheten för att utarbeta förfrågningsunderlag och att ta ställning till anbud var ansträngda både på grund av sjukfrånvaro och för att distansarbete inte alltid har varit lämpligt i dessa sammanhang. Det kan exempelvis handla om sådana upphandlingar som måste föregås av att det har tecknats säkerhetsskyddsavtal. I samband med att dylika avtal ska tas fram kan det ställas krav på att leveran- törers it-system eller lokaler (inom vilka man exempelvis måste hantera säker- hetsklassad information som exempelvis ritningar och annan känslig doku- mentation som beskriver olika lokaler) eller att utrustning måste besiktigas på plats, vilket i vissa fall har varit svårt under pandemin. Därtill ökade efterfrågan på stöd från de inom förvaltningen som har nöd- vändig upphandlingskompetens från andra avdelningar (exempelvis för att hantera mer akuta upphandlingar av smittskyddsrelaterad utrustning, it-teknik Till detta kommer också att potentiella eller befintliga leverantörer kan ha drabbats av pandemins konsekvenser och att dessa därför haft svårt att in- komma med anbud eller att hålla leveranstider. Även det omfattande ombyggnadsprojektet påverkades av pandemin i form av försenade leveranser och resursbortfall bl.a. i form av co- Projektet har även varit beroende av viss utländsk arbetskraft, där reserestriktioner har funnits med som en försvårande faktor. Bedömningen är dock att projektet ska kunna slutföras enligt ordinarie tids- plan, bl.a. tack vare gott samarbete med den ansvarige totalentreprenören. Till skillnad från det relativt långt gångna ombyggnadsprojektet huset, som i stort sett löpte på enligt plan trots vissa pandemirelaterade utma- ningar, var det en del andra projekt på programplaneringsstadiet eller i utfö- randeskedet som försinkades av pandemin, i det senare fallet bl.a. på grund av sådana leveransförseningar som kan hänföras till pandemin. och leverantören vid att driva och leda arbetet via ”Skype och mail” anges som en av orsakerna till detta. Akut efterfrågan på lokaler med distansmöteskapacitet Den snabba omställningen av och verk- samhet till att i betydande utsträckning bygga på distansmöteslösningar inne- bar utmaningar för fastighetsenheten som lite tillspetsat skulle kunna fångas i uppmaningen ”bygg Skyperum!”. var koordineringen av detta arbete inom förvaltningen mellan beställare från exempelvis utskottsavdelningen och partikanslier och utförare hos fastighetsenheten och it-avdelningen något oklar. vissa oklarheter om vad önskemålen egentligen omfattade. var efterfrågan på lokaler för distansmötesarrangemang näst intill obefintlig och de fåtal lokaler som fanns färdigställda för detta ändamål hade endast ut- nyttjats i mycket blygsam omfattning. Det fanns därför ingen pågående plane- ring eller projektering för sådana lokaler. Således fick mycket av detta arbete 607 årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 59. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN börja ”från noll”. Det akuta läget och viss brist på samordning gjorde också att vissa rum som valdes ut för Skypeanpassning senare bedömdes vara mindre lämpliga för ändamålet av bl.a. tillgänglighetsskäl. Samverkan mellan avdelningarna kring dessa frågor har fungerat bättre och bättre efter hand, även om ”Skyperumsutmaningen” alltjämt har funnits med även och medför en hel del extrakostnader. I sammanhanget kan det också nämnas att det från början (dvs. före pande- min) hade planerats för ett (1) rum på bottenplanet i det ombyggda ledamots- huset som skulle vara iordningsställt för digitala möten. har man i stället planerat in tre sådana rum som en direkt konsekvens av den förväntat ökade distansmötesaktiviteten i kölvattnet av pandemin. Få människor i öppnar möjligheter När det gäller arbetet med lokaler, interiörer och konst har det faktum att färre ledamöter, tjänstemän och besökare har befunnit sig i och att färre aktiviteter har genomförts, skapat förutsättningar för att utföra visst sådant arbete som annars hade kunnat utgöra ett störningsmoment för andra verksamheter (t.ex. utbyten och reparationer av möblemang samt vissa andra reparationsarbeten). En annan följd av att pandemin har påbjudit distansarbete var att antalet felanmälningar med koppling till och bygg- nader har varit relativt få, vilket gjorde det lättare för enheten att införa ett nytt digitalt fastighetssystem inklusive en programdel för felanmälningar. Vissa propåer om att enheten hade kunnat ”passa på” att genomföra än mer omfattande ombyggnadsprojekt med begränsad verksam- het i fick dock avfärdas med hänvisning till att planerings- och projekteringsprocesser är tidsödande och att det därför ofta är svårt att initiera sådana projekt med kort varsel om inte erforderligt förarbete redan är genomfört. Det fanns önskemål från delar av förvaltningen och några partikanslier om att – som en följd av erfarenheterna från pandemin och hur de ser på hur det framtida arbetslivet kommer att organiseras – omvandla en del kontorsland- skap eller cellkontor till mer aktivitetsbaserade lösningar. Planer på sådana eventuella förändringar har enheten – i samråd med riksdagsdirektören – skju- tit med hänvisning till att de bör anstå tills ett mer stabilt nytt normalläge kan skönjas. Vissa för- och nackdelar med distansarbete Fastighetsenhetens medarbetare tillhör yrkeskategorier som har olika förut- sättningar att utföra sina arbetsuppgifter på distans. anges möjlig- heterna att blanda arbete på distans med arbete på plats som något positivt, och att många av enhetens medarbetare är vana vid att driva sitt arbete själva i stor utsträckning och att styra över sin arbetsdag. Fysisk närvaro på arbetsplatsen har varvats utifrån vad respektive persons arbetsuppgifter har krävt från dag till dag. har bl.a. driftstekniker och de som arbetar med hantering av DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN möbler, inventarier, konst eller liknande av förklarliga skäl begränsade möj- ligheter att arbeta på distans. Till följd av en begränsad tillgång till bra rit- ningar över vissa av byggnader, att vissa viktiga datorprogram fun- gerade sämre på distans och ett behov av viss it-hårdvara (t.ex. stora skärmar och ändamålsenliga skrivare) behövde enhetens arkitekter i viss utsträckning utföra sitt arbete på plats i . Yrkeskategorier med mer ”skrivbordsbaserade” arbetsuppgifter kan ha haft bättre möjligheter att utföra dessa på distans. Sammantaget bidrog detta till vissa rättviserelaterade diskussioner inom enheten om vilka som kunde di- stansarbeta och vilka som var tvungna att vara på plats och till att man fick ägna rätt mycket möda inom enheten åt att hantera denna typ av frågor. som hade mer ”på-plats-anknutna” arbetsuppgifter testades i början av pande- min ett slags rotationsschema inom enheten där vissa yrkeskategorier arbetade på plats och andra , men denna modell övergavs En mer generös tillämpning av flextidsreglerna gjorde det också lättare för de som var tvungna att utföra sina arbetsuppgifter i riks- dagens lokaler att undvika kollektiva arbetsresor under rusningstrafik. Att leda arbetet på distans lyfts annars fram av cheferna inom enheten som en av de mer påtagliga utmaningarna under coronapandemin. korridoren” saknas och det har varit svårt att effektivt följa upp det arbete som En del har mått dåligt av den isolering det kan ha inneburit att vara hemma, vilket inte alltid har varit så lätt att ”fånga upp” som chef eller Vissa medarbetare ser det som väldigt påfrestande att inte kunna träffa sina kollegor och upplever att kompetensutbytet påverkas negativt av Att introducera och vägleda nyanställda och/eller nya konsulter lyfts också fram som en särskild svårighet. • utgör interntryckeri åt riksdagsledamöterna och , partigruppernas kanslier, myndigheter m.fl. • samordnar tryckproduktionen med kammaren, utskotten och • säljer, distribuerar och lagerhåller riksdagstryck, förlagsprodukter och andra trycksaker. 6089 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2012:2) om ansvarsområden inom Riksdagsförvalt- ningen. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Riksdagstrycket har en central roll i den parlamentariska beslutsprocessen. Le- veranser av de beslutsunderlag som produceras av bl.a. utskotten är en viktig förutsättning för att kammarens planering ska hålla. Riksdagstryckets kvantitativa omfattning kan uttryckas i mängden originalsidor. Detta mått vi- sar dock inga större skillnader i jämförelse med utfallet och 2019. I årsredovisning anges att den löpande verksamheten har fungerat väl trots pandemirestriktioner och många nya och snabbt processade ärenden.609 Däremot har pandemirestriktioner och tidspressade beslutsprocesser inne- burit en del utmaningar för enheten, inte minst avseende it-tekniken. Flera pro- blem uppstod i samband med Skypemöten, och de tekniska förutsättningarna för arbete hemifrån var sämre än i , bl.a. saknade flera medar- betare skrivare i hemmet. Tekniken har dock undan för undan blivit bättre och fungerar tillfredsställande. Arbetslivet uppfattas inte som lika stimulerande när man inte kan byta tan- kar med kollegor i samband med fysiska möten. Det uppkommer risker för att arbetsuppgifter ”faller mellan stolarna” när samtalen i korridoren inte längre finns. Enhetschefen anser att det även framgent bör vara möjligt att bevilja arbete hemifrån om verksamheten tillåter. Däremot bör arbetsrotationen upphöra för de som inte får ihop en heltidstjänst på hemmaplan, t.ex. tryckare och order- mottagare. Han anser vidare att beslutsprocessen ur ett riksdagstrycksperspek- tiv har fungerat så gott som helt felfritt under pandemin. 609Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 29. Del E – En internationell utblick gav sekretariat i uppdrag att göra en kartläggning och jämförelse av hur vissa europeiska par- lament har anpassat sin verksamhet med anledning av pandemin. Uppdraget omfattar nio nationella parlament (i de fyra övriga nordiska länderna, de tre baltiska länderna, och ) samt , med fokus på de anpassningar som gjordes . I och Tysk- land har kartläggningen avgränsats till de direkt folkvalda församlingarna, dvs. underhuset (House of Commons) respektive förbundsdagen (Bundestag). De övergripande aspekter som omfattas är •beslutsprocessen i parlamentet, med särskilt fokus på förekomsten av be- gränsningar av antalet ledamöter vid sammanträden i kammare och utskott •ledamöternas förutsättningar, med särskilt fokus på möjligheter till och teknik för distansmedverkan i arbetet i kammare och utskott •förvaltningens stöd till ledamöterna, med fokus på vilka tekniska plattfor- mar och support som tillhandahållits utöver normalläget. Redovisningen baseras i huvudsak på uppgifter som har lämnats inom ramen för andra uppdrag inom det interparlamentariska , underlag från EU-repre- sentant samt på rapporter från parlamentariska utredningstjänster eller forsk- ningsinstitut. Därutöver har vissa uppgifter inhämtats via bilaterala förfråg- ningar till berörda parlament610 samt via nationella rättskällor och respektive parlaments webbplatser. Att omfattningen och detaljnivån i beskrivningarna skiljer sig åt i olika avseenden mellan parlamenten avspeglar att utförligheten i de underlag som kunnat inhämtas från respektive parlament varierar.611 Parlamentens beslutsprocesser har på olika sätt och i olika omfattning påver- kats av pandemin. Den aktuella kartläggningen har i första hand fokuserat på förekomsten av begränsningar av antalet ledamöter i kammare och utskott. Andra omständigheter när det gäller beslutsprocessen i parlamenten som fram- kommit i de befintliga underlagen rör huvudsakligen förekomsten av änd- ringar av den parlamentariska dagordningen och ärendebehandlingen, 610Samtliga parlament utom det isländska hade per inkommit med kom- pletterande uppgifter. 611Promemorian från utredningstjänsten som bildar underlag till detta avsnitt har tagits fram av utredningsrådet samt av utredarna . DEL E – EN INTERNATIONELL UTBLICK tillfälligt utökade befogenheter för regeringen samt inrättande av nya organ inom parlamenten med anledning av pandemin. Begränsningar av antalet deltagande ledamöter I flera av de nationella parlamenten infördes begränsningar av olika slag för antalet deltagande ledamöter vid sammanträden i kammaren i syfte att möjliggöra fortsatta fysiska sammanträden. I , , Fin- land och har detta, liksom i den svenska , inneburit att en del av parlamentet – ett slags ”miniparlament” – har utövat den lagstiftande makten å hela parlamentets vägnar. I samtliga fall har överenskommelser mel- lan partigrupperna säkerställt upprätthållandet av den partipolitiska represen- tativiteten. I , de baltiska staterna samt har begränsningar av antalet närvarande ledamöter på grund av pandemiläget i fö- rekommande fall kombinerats med möjligheter till olika former av distansdel- tagande i beslutsfattandet i parlamentet. Någon begränsning av antalet delta- gande ledamöter i beslutsfattandet har således inte tillämpats i dessa parla- ment. Begränsningar av kamrarnas arbete i form av färre sammanträdesdagar eller uppehåll har dock förekommit (se vidare nedan om ändringar i agendan och ärendebehandlingen).