urf · H9A5URF1 · 2021-12-01 00:00:00 — DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN församlingarna och att sessionerna har sträckts ut över en längre tidsperiod. Ett sådant exempel är att Interparlamentariska unionen (IPU) som skulle ha genomfört en koncentrerad vårsession på plats i 2021 ersatte denna med distansmöten som genomfördes under en dryg månads Att fler ledamöter kan delta i digitala möten medför att RIK behöver för- bereda fler deltagare. Det digitala formatet innebär dock att de ar- betsuppgifter som sammanhänger med själva reselogistiken faller bort. RIK har även bistått när ledamöter deltar i valobservationer. deltog 11 svenska riksdagsledamöter i fyra valobservationer,399 vilket var färre än förväntat som en konsekvens av pandemin. Som jämförelse kan nämnas att 37 svenska riksdagsledamöter deltog i nio valobservationer. neringen av de valobservationsresor som genomfördes medförde ett betydande arbete för enheten. Mycken möda fick läggas på att planera uti- från olika scenarier kopplade till olika länders eventuella reserestriktioner, in- ställda flyg, alternativa resvägar, smittsäkerhetsaspekter etc.400 omvandlades majoriteten av de seminarier och konferenser som brukar genomföras av talmannen, de vice talmännen och delegationerna till de interparlamentariska församlingarna till digitala seminarier, vilket på- verkade RIK:s arbete med planering och genomförande av dessa. Ytterligare en internationell aktivitet som ställdes in till följd av pandemin var de delegationer av ledamöter från som vanligen följer verksamheten vid FN i . Förberedelser inför och deltagande från förvaltningens sida i dessa delegationers verksamhet medför normalt ett inte obetydligt arbete för RIK. Det bör även nämnas att i de fall som resor har förekommit under pandemin har det enligt RIK:s chef varit en resurskrävande uppgift att ta reda på aktuell information om inreseregler och PCR-tester samt att administrera tester, intyg Det har även förekommit en viss oro på RIK för smitta vid internationella Inför sådana resor har säkerhetsenheten bistått på ett förtjänstfullt sätt med stöd och riskbedömningar. För enhetens personal skapade de inställda resorna och de uteblivna interna- besöken till en ojämn arbetsbelastning på enheten. inledningsvis hade mindre att göra kunde fokusera mer på kompetensutveckling och på att se över interna arbetsformer, rutiner Bortfallet av vissa arbetsuppgifter gjorde det också möjligt för enheten att kunna erbjuda vissa personalresurser till andra delar av förvaltningen, vilket resulterade i att några medarbetare har bistått andra enheter med vissa RIK lånade bl.a. ut en halvtid till socialutskottets kansli och en assistent bistod krisledningsgruppen. När omställningen till digitala möten 399 De fyra länderna var , , och (president- och kongressval). dationer och anpassade delegationen till rådande omständigheter. 400 Intervju med , chef för , . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN successivt har genomförts har det emellertid inneburit att arbetsbelastningen för många medarbetare vid RIK snarare har blivit större som en följd av att mötesfrekvensen inom de parlamentariska församlingarna har ökat. Det påbjudna distansarbetet gjorde det svårare att upprätthålla en dialog och olika kontakter mellan medarbetarna. Huruvida medarbetarna har ansett att di- stansarbetet har fungerat är, enligt RIK:s chef, dock väldigt individuellt. Det faktum att fler och fler internationella möten arrangerades digitalt ökade mötenas tillgänglighet för flera av ledamöter. Detta innebar emellertid i viss utsträckning ett merarbete för många av enhetens handläggare och i viss mån även att arbetet förändrades. Vidare bör det nämnas att digitala realtidsmöten påverkas av tidsskillnader på ett helt annat sätt än möten som hålls fysiskt på en bestämd plats. Detta är särskilt påtagligt när det handlar om möten inom globala sammanslutningar som exempelvis IPU. Möten som genomförs vid ett visst klockslag mitt i ett land kan innebära att de går av stapeln mitt på andra sidan jordklotet, även om sådana möten inte har varit så vanliga. Att riksdagsleda- möter och tjänstemän vid RIK behövde delta i distansmöten förekom dock inte alls före coronapandemin eftersom det inte förekom några digitala möten i dessa grupperingar före pandemin. It-tekniska utmaningar i det internationella samarbetet RIK har fått lägga mycket tid på att hantera de it-tekniska utmaningar som följer av att aktörer i olika länder väljer eller föredrar olika distansmöteslös- ningar och att ledamöter bjuds in att delta i olika internationella aktiviteter via vissa anvisade mötesplattformar. Det var en betydande utmaning för kansliets medarbetare att sätta sig in i olika mötesplattformars funktion för att i någon utsträckning kunna stötta ledamöternas användning av dessa i samband med internationella möten. Motsvarande utmaningar fanns för it-avdelningens sup- portpersonal som inte alltid hade de nödvändiga kunskaperna om de olika sy- stemen för att kunna bistå med adekvat utbildning och support. Därtill har RIK:s personal till viss del fått försöka förklara och motivera för ledamöter och sina internationella motsvarigheter varför har valt att använda en viss plattform (som många inte anser vara ändamålsenlig för multilaterala distansmöten, bl.a. eftersom den är svår att kombinera med simultantolkning). En annan aspekt på begränsningarna i möjligheterna att välja distansmötes- plattform har varit att det har uppkommit vissa komplikationer för representanter i de fall de har varit värdar för ett möte och man av olika skäl har varit hänvisad till att använda en annan plattform än den ordinarie. De in- formationssäkerhetsrelaterade begränsningar som finns för användningen av alternativa plattformar har då gjort att det inte har varit möjligt för som värd att ”bjuda in” andra deltagare till det aktuella distansmötet. Man har då tvingats hanterar detta genom att låta någon annan part svara för den prak- tiska inbjudan. Ett sådant exempel är den parlamentariska Östersjökonferen- sen där var ordförandeland , men där mötena genomfördes via en annan plattform än den DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Inbjudan till de digitala mötena fick då gå ut via Östersjökonferen- sens sekretariat, i stället för ifrån . Även i nordiska sammanhang eller vid bilaterala möten har andra länder fått skicka inbjudan till i stället för det omvända. Sammantaget ledde de it-relaterade utmaningarna till en pressad situation under en stor del av 2020 och till en lång process i samråd med it-avdelningen som bl.a. utmynnade i det s.k. it-omtag som beskrivs närmare i avsnittet om Dessutom har it-supportens bemanning förstärkts och det finns nu möjlighet att via servicedesk-it kopplas direkt till support för digitala möten, vilket har underlättat hanteringen av sådana distansmötesrelaterade problem som har uppkommit. Liknande it-tekniska utmaningar i det interna- samarbetet som de beskrivna har även redovisats av sekretariatet EU-samordning (se det avsnittet i denna del D). Få internationella besök till påverkar förvaltningens arbete arbetar med att planera, koordinera, genomföra och följa upp de internationella besöken till . Besök av talmän, stats- och regeringschefer, ministrar, parlamentariker och representanter för internatio- nella organisationer är en stor del av den internationella verksamheten. D3 illustrerar hur antalet inkommande internationella besök till som hanterades av RIK förändrades –2020. noteras att antalet besökare vid dessa besök bara uppgick till unge- fär en tiondel jämfört med de två föregående åren.401 Figur D3 Internationella besök i som hanterades av in- ternationella kansli 2018–2020 401Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 29. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN utför utredningsuppdrag åt riksdagsledamöter och , partigruppernas kanslier samt utländska parla- ment.402 Enheten är indelad i tre sektioner:403 •juridik och statsvetenskap. Utredningstjänsten har, i kvantitativa termer, haft liknande uppdragsinflöde som under de närmast föregående åren och har levererat enligt uppdragsgivar- nas önskemål. Ärendeinflödet har dock förändrats i kvalitativa termer och det har påverkat verksamheten. Även om utredningstjänstens uppdragsinflöde vis- serligen alltid påverkas av omvärldsförändringar, har en världsomspännande pandemi inneburit särskilda utmaningar för verksamheten eftersom de pan- demirelaterade frågorna i vissa avseenden kan betraktas som nya och där även kunskapen i många fall är ny (om den ens har existerat). utredde utredningstjänsten 127 uppdrag med mer eller mindre direkt koppling till den pågående pandemin. Det motsvarade av det totala ärendeinflödet . Det första uppdraget inkom den 17 feb- ruari 2020. Fördelningen av dessa uppdrag mellan uppdragsgivare var: 59 från partikanslier, 30 från riksdagsledamöter, 36 från utländska parlament samt 2 från andra delar av . Uppdragen berörde ett stort antal politikområden. Offentlig rätt med fokus på funktionssätt under pandemin var det vanligaste förekommande temat för frågor från andra parla- ment, medan pandemins påverkan på arbetsmarknaden, hälso- och sjukvården samt näringslivet var de mest återkommande från ledamöter och partikanslier. hanterade också ett antal större uppdrag som handlade om civilt försvar, krisberedskap och beredskapslager. Det kan även nämnas att utredningstjänsten hanterade en del enstaka uppdrag som kan sägas ha haft en viss ”pandemikoppling” . Det har då handlat om frågor på te- mana civilt försvar, vaccination och zoonoser405. Utredningstjänstens personal har i mycket stor utsträckning arbetat hemi- från och enhetens ärendehanteringssystem har gjort det möj- ligt att genomföra hela arbetsprocessen digitalt. Distansarbetet försvårade samarbetet mellan utredarna inom samma sektion och mellan sektioner och 4029 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2012:2) om ansvarsområden inom Riksdagsförvalt- ningen. 40320 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2011:14) om organisation. 404E-post från , chef för , och . 405Zoonoser är sjukdomar eller infektioner som på ett naturligt sätt kan spridas mellan djur och människor. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN det kollegiala kunskapsutbytet mellan utredarna minskade. de tre sektionscheferna upplevde vissa svårigheter i början med att leda utred- ningsarbetet digitalt, och det innebar en viss utmaning för dem att följa upp medarbetarnas fysiska och psykosociala arbetsmiljö när arbetet bedrevs hem- Erfarenheten är dock att detta har blivit bättre och bättre i takt med att chefer och medarbetare anpassade sig till de nya arbetsformerna. Sekretariatet EU-samordning har till uppgift att • samordna EU-frågor inom • biträda talmanspresidiet och riksdagsdirektören i EU-relaterade ärenden • svara för funktionen representant vid EU:s institutioner • utgöra sekretariatsfunktion för delegationen till den gemensamma parla- mentariska kontrollgruppen (, JPSG) för Europeiska unionens byrå för samarbete inom brottsbekämpning (Europol).406 Knuten till enheten finns EU-representant. Vederbörande är en riksdagstjänsteman som är stationerad i och som rapporterar till riks- dagen om händelseutvecklingen inom olika politikområden.407 Omställningar i EU-arbetet påverkade EU-samordningen ställdes de interparlamentariska mötena inom ramen för EU-samarbetet in och det tog för parlamenten att ställa om för att kunna mötas digitalt. När omställningen väl var genomförd funge- rade de digitala mötena mindre bra. Valet av teknik och säkerhetslösningar varierar mellan parlamenten, vilket ledde till att mötesdeltagare inte kunde koppla upp sig eller att ljud och/eller bild fungerade otillfredsställande eller inte alls. De nationella parlamenten ska genomföra s.k. subsidiaritetsprövningar av EU-förslag, vilket innebär att ska ta ställning till om ett EU-förslag strider mot subsidiaritetsprincipen.408 ökade 406 9 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2012:2) om ansvarsområden inom Riksdagsförvalt- ningen. 407 En beskrivning av uppdragets innehåll är bifogade till utsändningsavtalet (dnr 626- 2018/19). Bilaga 2 Direktiv för tjänstgöring som representant vid EU:s institu- 408 9 kap. 20 § RO. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN antalet subsidiaritetsärenden bl.a. som en följd av förslag från kommissionen med anledning av coronapandemin. Det bör vidare noteras att kommissionen vid ett antal tillfällen föreslog undantag från den ovannämnda åtta- veckorsfristen. Syftet har vid flera av dessa tillfällen varit att hantera förslagen mer skyndsamt på grund av coronakrisen. 409 EU-samordningen har varit väl- digt beroende av information från kommissionen, och när denna väl har kom- mit har det handlat om så pass korta ledtider att utskotten inte har haft en reell chans att subsidiaritetspröva vissa ärenden inom den angivna tidsfristen. Distansarbetet innebar utmaningar… Distansarbetet och osäkerheten kring hur länge det skulle vara var en utmaning för arbetet inom enheten. Flera av arbetsprocesserna bedöms fungera bättre genom muntlig informell dialog än enbart genom digitala kontakter. Därtill kräver vissa av enhetens arbetsuppgifter fysisk närvaro, t.ex. hantering av vissa sekretessklassade handlingar. Även om enheten följde ett särskilt schema för att säkerställa att någon alltid fysiskt var på plats för att t.ex. kunna hantera sådana handlingar har distansarbetet i vissa fall fördröjt överlämningen av dessa dokument till utskotten. Fördröjningen har berott på att utskottskansli- erna inte haft ”rätt” personer fysiskt på plats när sekretariatet har kontaktat dem för att lämna över handlingarna. Vanligen är det bara en begränsad krets vid ett utskottskansli som kan ta emot dessa handlingar och dessa medarbetare kanske bara var på plats i någon enstaka dag . Annan kanslipersonal har inte alltid ansett sig ha nödvändig kompetens för eller varit villiga att ta emot handlingarna eller helt enkelt inte haft tillgång till sitt kanslis säkerhetsskåp. Det bör även noteras att de nationella parlamentens EU-representanter som normalt är stationerade i nästan uteslutande arbetade på distans , antingen från sina hemländer eller från distans fast på plats i . Detta påverkade informationsutbytet mellan de nationella parlamenten i EU på tjänstemannanivå. Nya digitala kanaler etablerades visserligen, men alla representanter hade inte möjlighet att delta i informationsutbytet via dessa ka- naler. Att möten ställdes in och senare om till ett digitalt format förändrade också arbetsinnehållet för EU-representant – spontana möten och en snabb och smidig kommunikation i nätverket blev lidande av det mer tung- rodda och inte alltid tekniskt koordinerade digitala formatet. Reserestriktion- erna begränsade också representantens möjligheter att resa till och i samma utsträckning som under mer normala ar- betsförhållanden. Omställningen till digitala EU-möten innebar även en utmaning för enhet- ens stöd till JPSG-delegation, dels vad avser delegationens interna arbete i , dels vid delegationens deltagande vid de digitala JPSG- mötena. När det gäller delegationens interna verksamhet försvårades bl.a. 409Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 17. I några av fallen finns även en koppling till utträde ur EU. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN kontakten med företrädare för svenska myndigheter eftersom många av dessa använde andra digitala mötesverktyg än Skype. Distansarbetet försvårade även introduktionen av två nya medarbetare som …men har också fördelar Trots de nackdelar som finns med distansarbete ses de utökade möjligheterna till detta som något som bör finnas kvar i viss utsträckning även under ett ”nytt Enheten hade redan före pandemin en viss vana vid digitala mö- ten, framför allt på tjänstemannanivå, inklusive av veckovisa s.k. hybridmöten Dessa arbetsprocesser har kunnat trimmas på ett positivt sätt under pandemin. Digitala interparlamentariska möten bedöms kunna fungera som ett kom- plement till och eventuellt ersätta mindre möten i syfte att underlätta det inter- Detta samarbete bygger emellertid i betydande utsträckning på sådant nätverksbyggande och informellt utbyte av information som svårligen kan ersättas av digitala möten. Reserestriktioner och de samlade erfarenheterna från de digitala interparlamentariska mötena visar också på att det kan bli nödvändigt att utveckla ett ändamålsenligt format och stöd för hy- bridmöten, dvs. möten där vissa deltar fysiskt och andra digitalt. Beträffande förvaltningens arbete i övrigt bedömer enhetens chef att många interna möten inom förvaltningen kan fungera bra i ett digitalt format och även Därutöver anser hon att det finns anledning att se över vilka resor som kan och bör ersättas med digitala möten i ett nytt normalläge. bete gör det också lättare att kombinera arbetsliv och föräldraskap. De följande avsnitten syftar till att utförligt försöka beskriva en av de mest påverkade avdelningarna inom under pandemin och den verksamhet som bedrevs , med särskilt fokus på de utmaningar som uppstod i fråga om att få till stånd ett väl fungerande, digitalt distans- arbete. It-avdelningen ansvarar för att verksamheten i och Riksdagsförvalt- ningen (RDF) har ett ändamålsenligt och driftssäkert it-stöd. Förvaltningen ska bl.a. tillhandahålla den support och de redskap som ledamöter och an- ställda behöver när det gäller teknik, utrustning och programvaror. Avdel- ningen består av följande tre enheter inklusive deras huvudsakliga uppgifter:410 410 11 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2011:14) om organisation. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN 1.Enheten it-verksamhetsstöd, inklusive sektionen it-support och utbildning hanterar ärenden som inkommer till servicecenter-it ger support på egenutvecklade system tillhandahåller utbildningar inom it-området svarar för processledning inom it-avdelningen svarar för kontakter mellan it-avdelningen och partigruppernas kanslier samt ombudsmän () ger administrativt stöd till it-avdelningen. 2.Enheten it-produktion, inklusive de tre sektionerna medieproduktion, infrastruktur och drift, och klient- och systemplattform svarar för infrastrukturarkitektur och teknisk infrastruktur svarar för it-säkerhet i it-miljö svarar för drift av kammarsystem, tv-produktion, konferenstek- nik och allmän teknik hanterar systemförvaltningsplaner och projektportfölj avseende inköpta system svarar för kontakter mellan it-avdelningen och Riksdagsförvalt- ningens övriga verksamhet avseende inköpta system administrerar kopiatorer för , partigrup- pernas kanslier och ombudsmän. 3.Enheten it-utveckling, inklusive de två sektionerna systemutveckling och test, och systemarkitektur samt förvaltnings- och projektledning svarar för systemarkitektur och kvalitetsprocesser svarar för verksamhetsanalys, utvecklings-, krav- och testmeto- der utvecklar egenutvecklade system för hanterar systemförvaltningsplaner och projektportfölj avseende egenutvecklade system svarar för kontakter mellan it-avdelningen och Riksdagsförvalt- ningens övriga verksamheter avseende egenutvecklade system.411 Enligt avdelningens uppdragsbeskrivning ska avdelningen framför allt bidra till att ledamöter och partikanslier får väl fungerande stöd och service (uppdragsområde B) och att är en väl fungerande myn- dighet och arbetsgivare (uppdragsområde E).412 411Riksdagsdirektörens föreskrift (2012:2) om ansvarsområden inom . 412Riksdagsförvaltningen, Uppdragsbeskrivning för chefen vid it-avdelningen (dnr 618–2019/20), . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Coronautmaningar och coronaanpassningar för digitala möten Inledning – En utmanande digital omställning och insåg vid utbrottet av coronapandemin att en rad smittskyddsåtgärder behövde genomföras snabbt för att den parla- mentariska processen skulle kunna fortlöpa. Den största förändringen innebar att och förvaltningen behövde övergå från att i princip sköta allt ar- bete fysiskt på plats till att utföra en mycket stor del av arbetet digitalt och på distans. Därigenom kunde man undvika att ledamöter, tjänstemän, partikans- lianställda, externa aktörer m.fl. behövde vistas i eller resa till eller från riks- dagens lokaler. Av årsredovisning för fram- går följande: Inte bara utskottssammanträden har varit digitala utan större delen av för- valtningens verksamhetsmöten, liksom möten i de samverkansforum som finns mellan förvaltningen och ledamöter och partikanslier. Sammantaget har det medfört ett kompetenslyft i it-frågor både för förvaltning och riks- dag, men det har också inneburit utmaningar och behov av nya utveck- lingsinsatser. Förvaltningen har lagt stor vikt vid arbetet med att utveckla tekniskt stabila lösningar som uppfyller såväl informationssäkerhetsmäs- siga som juridiska krav. Detta utvecklingsarbete fortsätter även under 2021.413 Att arbetet på området inte har bedrivits utan utmaningar framgår också av den rapport som revisionsbolaget (PwC) har ta- git fram inom ramen för det internrevisionsuppdrag som beslutades av riks- dagsstyrelsen : Ett framgångsrikt digitalt distansarbete förutsätter att flera olika aspekter fungerar. Det behövs exempelvis både användarvänliga it-stöd med hög stabilitet, ändamålsenlig informationssäkerhet och att medarbetarna får er- forderligt användarstöd i de verktyg som ska användas. Detta [gäller] såväl för riksdagsledamöter som [för] medarbetare inom förvaltningen. Efter- som arbetet på distans har ökat, har framför allt behovet av ändamålsenliga it-stöd för digitala möten varit efterfrågat under pandemin.414 Beslut om inriktning och organisation vid pandemins början ledningsgrupp uttryckte tidigt vikten av att förvaltningen fokuserade på åtgärder som syftade till att minska smittsprid- ningen, bl.a. att använda sig av telefon- och Skypemöten i stället för fysiska möten och därigenom främja arbete på distans.415 Riksdagsdirektören förstärkte detta budskap genom att uppmana samtliga chefer inom förvaltningen att fr.o.m. avboka större möten, 413Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 4. 414Öhrlings (PwC), internrevision nr 2 – 2021: granskning av it-stödets funktionalitet för digitala möten under pandemin (nr: 749- 2020/21, ), s. 4. 415Riksdagsförvaltningens händelselogg för pandemin, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN seminarier, utbildningar och evenemang med flera externa deltagare i riksda- gens lokaler.416 Överenskommelsen mellan riksdagspartiernas grupple- dare om ett ändrat arbetssätt i kammare och utskott betraktades som ett viktigt ingångsvärde för hur förvaltningen skulle bedriva sin verksamhet hädanefter, bl.a. i fråga om möten på distans (se vidare del B). Chefen för it-avdelningen ingick i den krisledningsgrupp som bildades den och en medarbetare från it-avdelningen ingick i den stab som biträdde krisledningsgruppen. Vid krisledningsgruppens första sammanträde underströks också vikten av att säkerställa att stödet till den parlamen- tariska processen kunde upprätthållas. Tekniska förutsättningar vid pandemins början PwC kommer i sin rapport fram till att …då efterfrågan på och behovet av att kunna arbeta digitalt på distans tidigare var lågt, så har inte heller investeringar och utvecklingen av tek- niska förutsättningarna för digitala möten varit resursmässigt prioriterat. Detta medförde att flertalet områden avseende de digitala stöden inte var tillräckligt utvecklade när pandemin bröt ut, vilket ledde till att flertalet utmaningar uppstod när en stor del av arbetet skulle övergå från att genom- föras på plats till att genomföras […] digitalt på distans.417 Chefen för it-avdelningen bekräftar också att det innebar en utmaning när di- gitala möten på distans blev det nya arbetssättet.