urf · H9A5URF1 · 2021-12-01 00:00:00 — I sammanhanget kan nämnas hur pandemin också påverkade några andra delar av talmannens uppdrag, i detta fall de uppgifter som ledningsstaben är ett stöd för. I dess ansvar ingår bl.a. att ge stöd inför talmannens årliga vår- och höstmiddagar, avsedda för riksdagsledamöter och företrädare från olika delar av samhällslivet. Dessa evenemang fick dock ställas in på grund av pandemin. Det gällde också alla övriga löpande tillställningar för le- damöter och tjänstemän som vanligtvis genomförs under riksdagsåret. av dessa aktiviteter ersattes av videohälsningar från talmannen och riksdags- direktören som publicerades på Intranätet.378 Vidare höll talmannen tal vid minnesceremonin i kammaren för coronapandemins offer samt förberedde ett förinspelat tal som spelades upp i vid den nationella minneshögtid som hölls i pandemitid (för mer information om talmannens internationella uppdrag se avsnittet om internationella kansli i denna del D). Från kommunikationsavdelningen har det rapporterats om i huvudsak nedan- 377 årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 54. 378 årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 55. 379 webbplats, . 380 webbplats, . 381 E-post från , chef för kommunikationsavdelningen, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN När det gäller kommunikationsutmaningar nämns det som en utmaning att hantera kommunikationen om pandemin, både externt och internt. Det har gällt såväl utformningen av kommunikationen som samordningen av arbetet med kommunikation i förhållande till andra aktörer samt tillgången till underlag. Utmaningen har främst gällt det interna arbetet med att kommunicera om hur pandemin har påverkat arbete. Kommunikationen är ett område som följdes upp inom ramen för de två riskbedömningar som gjordes med alla medarbetare under pandemin. Resul- tatet visar att riskerna kopplat till kommunikationen upplevdes som relativt små i jämförelse med andra riskområden som följdes upp. Det finns därmed skäl att tro att den stora majoriteten av medarbetare ansett att den kommunikation som har tagits fram har varit tillräcklig (för mer information om riskbedömningarna se avsnittet om HR-enheten i denna del D). I fråga om avdelningens utmaningar i verksamheten nämns följande •Delar av avdelningens verksamhet har behövt ställas in eller har påverkats kraftigt. Det har inneburit snabba förändringar, ny planering och att en del medarbetare har stått utan ordinarie arbetsuppgifter. Mycket arbete har lagts ned på att skapa förutsättningar för att kunna låna ut personal till andra enheter inom förvaltningen. timanställda guider stod dock från till en annan helt utan uppdrag och därmed också utan lön från . •Det har behövt hanteras att arbetsformerna har övergått till digitala möten. •Cheferna har fått en kraftigt ökad arbetsbelastning när de utöver den or- dinarie verksamheten också har behövt hantera kommunikationen om pandemin och förändringar i verksamheten. Det har också varit en process att finna nya rutiner till följd av att många medarbetare har distansarbetat. Kammarkansliet består av enheterna 3827 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2011:14) om organisation. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN I kammarkansliets uppdragsbeskrivning angavs inriktningen för Där framgår att kammarkansliet framför allt ska bidra till ett väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. (uppdragsområde A) och att är en väl fungerande myn- dighet och arbetsgivare (uppdragsområde E). ansvarar bl.a. för att biträda talmannen och verksamheten i övrigt i kammaren.383 Utgångspunkten för det arbetet är att beslut ska kunna fattas i rätt tid och i rätt ordning, att det ska finnas utrymme för oförutsedda debatter och att arbetsbelastningen ska vara rimlig. tar fram förslag till sammanträdesplaner som beslutas av talmannen efter över- läggning med riksdagsstyrelsen och planerar efter beslut av talmannen om sammanträdena när förutsättningarna ändras.384 Fler nytillkommande ärenden påverkade planeringen För del var den mest påtagliga konsekvensen av coronapande- min en mycket större andel nytillkommande ärenden än vanligt. Det handlade inte minst om att kammaren tog ställning till förslag i utskotts- betänkanden som behandlade propositioner som regeringen lade fram med an- ledning av pandemin och som ofta behövde behandlas snabbare än vanliga betänkanden. Kortare ledtider medförde att bordläggningsplenum, arbetsple- num och voteringar behövde läggas till i sammanträdesplanen oftare än under ett vanligt år. Arbetet präglades även av att ändringar i planeringen behövde göras mycket mer plötsligt än under ett mer normalt år, eftersom de flesta co- ronarelaterade propositionerna lämnades till med kort framförhåll- ning. utgick också ett större antal ärenden ur ärendeplanen än under ett vanligt år, bl.a. till följd av att propositioner från regeringen uteblev eller senarelades.385 Sammantaget innebar detta att ändringar i ärendeplanen var mycket vanligare än under ett normalår. 3839 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2012:2) om ansvarsområden inom Riksdagsförvalt- ningen. Utöver detta ansvarar också för att biträda ordföranden och sekrete- raren med arbetet i krigsdelegationen, föra registret över riksdagsledamöters åtaganden och ekonomiska intressen, hantera anmälningar enligt 4 kap. 4 § lagen (1988:1385) om riksbank och hantera anmälningar om riksrevisorernas åtaganden och ekonomiska intressen. 384Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 15. 385Här kan nämnas att behandlingen av två ärenden som krävde särskild beslutsregel (bl.a. ett visst antal röstande) senarelades i ärendeplanen eftersom endast 55 ledamöter deltog vid beslut i kammaren efter överenskommelsen mellan gruppledarna , och beslut i dessa båda ärenden inte bedömdes vara brådskande (bet. 2019/20:UFöU5 och 2019/20:KU25). Betänkandena behandlades , vilket var som öppnande och det antal ledamöter som beslutsreglerna krävde befann sig i . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Som en följd av coronapandemin har även sammanträdesplanen ändrats , inte minst för att möjliggöra behandling av de pro- positioner som lämnades av regeringen med anledning av pandemin. Andra ändringar har därtill gjorts för att ge plats åt återrapporteringar från regeringen samt för särskilda debatter. Under normala förhållanden har löpande kontakter med om kommande ärenden, planering av frågestunder med statsråd, interpellationsdebatter etc. Dessa kontakter intensifierades inte minst när det gällde hur kammaren skulle kunna hantera snabbpropositioner inklusive ett antal ändringsbudgetar. I dessa kontakter tydliggjorde central- kansliet bl.a. att antalet tjänstemän som medföljer de statsråd som skulle agera i kammaren borde begränsas av smittskyddsskäl. Färre ledamöter i kammaren en ny företeelse Överenskommelsen mellan gruppledarna om att be- gränsa antalet ledamöter som deltar när kammaren fattar beslut, innebar att kammarens och därmed även arbete successivt fick ställas om. arbete i samband med debatterna i kammaren förändrades inte i någon betydande utsträckning . Som har redovisats tidigare blev det totala antalet plenitimmar exempelvis endast något högre än under ett mer normalt år. En omfattande administrativ uppgift som fick hantera upp- kom när gruppledarna sedermera även slöt en överenskommelse om att utöka antalet ersättare i samtliga utskott (se del B). I korthet handlade detta om att ta fram listor över nomineringar, vilket innebar närmare 5 000 hanteringar av olika ersättare, varefter även valberedningen skulle kopplas in. I ett senare skede växte det dock fram en insikt om att det var olämpligt av sekretesskäl med ett utökat antal ersättare i vissa utskott och att det behövde fattas beslut om att ta bort dessa. Även detta medförde en del extraarbete för centralkansli- ets personal. Vissa smittskyddsanpassningar i kammaren Eftersom ledamöterna är placerade valkretsvis i kammaren och många av de ledamöter som deltog i beslutsfattandet kom från valkretsar som ligger nära , uppkom en viss ”anhopning i bänkarna” som inte var önskvärd ur ett smittskyddsperspektiv. Därför fick göra en förändring som innebar att ledamöterna kunde logga in med sitt riksdagskort inför votering, vilket gjorde att de fr.o.m. kunde votera från en valfri bänk på ett smittsäkert avstånd från de övriga som befann sig i kammaren. Det gjor- des även vissa anpassningar av hur man agerar i kammaren (bl.a. beträffande vilka vägar som ledamöterna ska välja när de förflyttar sig mellan bänkar och talarstol för att kunna upprätthålla nödvändigt fysiskt avstånd). DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN om de ändrade rutinerna har kommunicerats till ledamöterna via e-post från talmannen och det har även ingått i gruppledarnas ansvar att informera parti- grupperna om vad som gäller.386 En annan justering var att smittsäkra hanteringen av pappershandlingar i I stället för att dela handlingarna i bänkarna lades dessa på ett antal pelarbord vid ingångarna. På det sättet försökte man undvika att flera personer hanterade samma papper. Därtill placerades handspritsflaskor vid 4–5 platser i kammaren bl.a. vid talarstolarna. Att inte behöva dela ut pappershandlingar i alla bänkarna innebar även en viss personalbesparing. För detta svarar emel- lertid kammarservice vid enheten intern service vid serviceavdelningen. Det har förekommit tillfällen under pandemin då särskilda beslutsregler har krävt att ett visst minsta antal ledamöter deltar i beslutsfattandet. behandlade t.ex. regeringens proposition om operativt militärt stöd mellan och Finland.387 Ett beslut i detta ärende förutsatte att mer än hälften av ledamöter deltog i voteringen. detta ärende i samband med öppnande 2020 då 190 ledamöter del- tog i beslutet. Det vidtogs i samband med detta inga särskilda smittskyddsåt- gärder eftersom smittläget var något ljusare , men ledamö- terna uppmanades att hålla distans till varandra.388 Här kan också nämnas att vid misstroendeförklaringen mot statsministern och omröstningen om ny statsminister , då i princip hela kam- maren deltog, vidtogs dock vissa ytterligare smittskyddsmotiverade anpass- ningar i kammarens omedelbara närhet. Det var t.ex. endast talespersonerna för partierna som tilläts att möta medierna i kammarfoajén. slussades ut valkretsvis via andra utgångar för att undvika trängsel. Svårt för personal att arbeta på distans Eftersom ska bemanna kammaren och ta emot dokument från ledamöter och regeringen har distansarbete sällan varit ett möjligt alternativ. För att säkerställa bemanningen inom om viruset skulle sprida sig såg kansliets ledning ändå till att ”hålla en av kammarsekreterarna hem- ma”, eftersom det inte är så många av medarbetarna som har nödvändiga kun- skaper om eller erfarenheter av att bl.a. genomföra en votering. avslutades med en extra påfrestning på eftersom det kom besked från regeringen om att riks- dagen behövde kallas in alldeles för att behandla regeringens förslag till tillfällig pandemilag. Detta innebar bl.a. att anställda vid central- kansliet och andra enheter med uppgifter i kammaren fick justera sina helgle- 386Intervju med , chef för , . 2019/20:110, bet. 2019/20:UFöU5, rskr. 2020/21:3. 2020/21:1. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Enligt Riksdagsdirektörens föreskrift om ansvarsområden inom Riksdagsför- valtningen ansvarar juridiska enheten för att389 •biträda med juridiskt verksamhetsstöd •bereda förslag till föreskrifter inför beslut av riksdagsstyrelsen eller riks- dagsdirektören •samordna arbetet med att kungöra och publicera föreskrifter •handlägga dokumenthanterings- och arkivfrågor för , Riksdags- förvaltningen och flera riksdagsorgan •samordna verksamhetsövergripande arbete mot korruption. Coronapandemin har gett upphov till en del frågeställningar som den juridiska enhetens personal fick hantera. Det handlade inte minst om sådana som på olika sätt hängde samman med den snabba omställningen till distansarbete för ledamöter och tjänstemän. Det handlade vidare om att – i samar- bete med de inom förvaltningen som hanterar informationssäkerhetsfrågor – bedöma vilka distansmötesplattformar som kunde anses möta de krav som ställs i EU:s dataskyddsförordning (Protection Regulation, GDPR) och senare också betydelsen i det avseendet av den s.k. Schrems II-domen i (se vidare avsnitten om it-avdelningen och säkerhetsenheten i denna del D). Enhetens personal har också vid flera till- fällen informerat förvaltningens ledning, partikansliernas chefer m.fl. om dessa frågor och deras juridiska implikationer för valet av distansmötesplatt- formar. Andra frågor utan direkt distansmötesanknytning där enheten har bistått andra enheter (däribland enheten för ledamotsadministration) med juridiskt stöd har bl.a. handlat om reseersättning och om ersättning för andra typer av utlägg (t.ex. för uppkopplingsmöjligheter i ledamöternas övernattningsbostä- der). Riksdagsstyrelsens föreskrift om arbetsordning för innehåller bestämmelser om undertecknande av beslutshandlingar och proto- koll innehållande beslut.390 Smittskyddsrestriktioner har gjort det nödvändigt att förändra vissa former av beslutsfattande på sätt som är förenliga 3899 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2012:2) om ansvarsområden inom Riksdagsförvalt- ningen. Det bör noteras att informationssäkerhetsfrågor (och personal som hanterar sådana frågor) flyttades från den juridiska enheten till säkerhetsenheten . 39025 § Riksdagsstyrelsens föreskrift om arbetsordning för (RFS 2011:10). DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN med de krav som följer av föreskriften. Enheten har bistått med rådgivning i Det uppkom även en del frågor om behovet av att begränsa antalet platser tillgängliga för pressackrediterade i samband med öppnande både 2020 och 2021. Även här fick enheten bistå med att lämna råd. – då smittspridningen hade gått tillbaka och det fanns ett visst hopp om att pandemin var på återgång – ökade också efterfrågan från enskilda ledamöter om att genomföra olika typer av arrangemang i riks- Här bistod juridiska enhetens personal med rådgivning till verksamhetsansvariga i frågor om förvaltningens möjligheter att säga nej till sådana arrangemang med hänvisning till de gällande restriktionerna. smittspridningen sedan tilltog igen dämpades intresset för att ge- nomföra sådana aktiviteter och därmed uteblev även den typen av frågeställ- Utöver dessa uppräknade exempel upplevde enheten att pandemin genere- rade en viss ökad efterfrågan på ”allmänt verksjuridiskt stöd” . bestämdes att de av enhetens personal som arbetar med det cen- trala diariet skulle vara på kontoret växelvis bl.a. för att det var nödvändigt att kunna registrera inkomna handlingar. Det allmänna intrycket från kontakter med enhetens medarbetare är att det fungerade bra att utföra arbetsuppgifterna på distans, även om man saknade en del av de positiva effekterna av att träffas fysiskt på arbetsplatsen. I början handlade utmaningarna mest om att lära sig distansmötesverktygets olika funktioner, som att t.ex. bifoga handlingar i en inbjudan, dela handlingar under själva mötet etc. Det upplevdes också som lite svårt att genomföra en ”levande” dialog via Skype. Flera vid enheten har ef- terfrågat att kunna skriva ut material på papper, en möjlighet som har varit begränsad i hemarbetsmiljön men vanligen har kunnat hanteras i samband med att man har varit inne på kontoret. Enhetens personal redovisar även en viss avsaknad av att kunna utbyta er- farenheter med kollegor vid andra myndigheter i samband med nätverksträffar med verksjurister som återkommande brukar anordnas under mer normala för- De digitala alternativ som i vissa fall har erbjudits har inte alltid upplevts som fullgoda substitut till de fysiska nätverksträffarna. Enhetens chef har upplevt en viss utmaning i att kunna hantera arbetsmil- jörelaterade frågor kring medarbetares distansarbete, men anser ändå att det kan finnas skäl att i ett nytt normalläge behålla de utökade möjligheter till ar- bete på distans för enhetens personal som har tillämpats under stora delar av Digitala möten med arbetsinnehåll och/eller av mer social karaktär (”digital fika”) har fått ersätta ordinarie enhetsmöten och att träffas fysiskt på DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Enligt Riksdagsdirektörens föreskrift om ansvarsområden inom Riksdagsför- valtningen ansvarar protokollskansliet för att391 •föra kammarens protokoll och uppteckningar från samt från offentliga utfrågningar i utskotten •svara för engelsk översättarservice. I enheten ingår sektionen för textgranskning och översättning.392 Arbetet med kammarprotokollet m.m. behöver huvudsakligen bedrivas från . Inga större anpassningar har därför varit möjliga. Översätt- ning, textgranskning och språkvård har dock främst genomförts på distans. I den mån medarbetarna har kunnat undvika att resa till och från arbetet under rusningstrafik har de gjort det. Ur protokollskansliets perspektiv innebar anpassningarna av kammarverk- samheten inte några större förändringar i förhållande till de nor- mala rutinerna. Kammarprotokoll från bordläggningsplenum har dock kunnat framställas från distans. Därtill har smärre justeringar gjorts i processen och i schemaläggningen. Det bör vidare noteras att kammarverksamheten minskade , vilket påverkade protokollskansliet. ökade dock mötesfrekvens, och granskning flytta- des . Detta påverkade protokollskansliets belastning un- der . Det visade sig senare att /21 blev ett av de mest arbetstunga , vilket bl.a. framgår av den statistik som förs över protokollsnotariernas beting. Att EU-nämndens sammanträden och vissa utskottsaktiviteter som exem- pelvis offentliga utfrågningar har genomförts på distans har inneburit en del nya förutsättningar, inte minst it- och medietekniska utmaningar för proto- kollskansliets personal som sammanhänger med att ljudåtergivningen från distansdeltagare inte alltid har varit tillräckligt bra för att personalen ska kunna föra fullgoda anteckningar. Den del av enheten som hanterar kammarens protokoll ersatte sina vecko- möten med skriftlig information. Här upplevdes ett behov av att återgå till ge- mensamma möten i samma lokal. Sektionen för textgranskning och översätt- ning har företrädesvis genomfört sina sektionsmöten på distans. Enhetens samlade storlek (totalt 37 personer) medförde vissa svårigheter att kommuni- cera vid distansmöten. 3919 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2012:2) om ansvarsområden inom Riksdagsförvalt- ningen. 39213 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2011:14) om organisation. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Både för protokollspersonal, textgranskare och översättare ställde bered- ningen av ärenden med koppling till coronapandemin krav på snabb hantering och i vissa fall även beredskap och . Ett exempel är bered- ningen av pandemilagen , då följdmotioner och betänkandetext behövde granskas och artikeltext till webbplatsen behövde översättas under julhelgen för att ärendet skulle kunna behandlas i kammaren under den första Textgranskningen övergick som en följd av pandemin från pap- pershantering till en helt digital hantering, vilket ställde krav på att rutiner kommunicerades tydligare och oftare. Enligt sektionens chef bör textgransk- ningens digitala hantering kvarstå även under ett normalläge. tydlig tidsvinst och flexibilitet för både granskare och beställare. internationella kansli (RIK) har ansvar för att • biträda talmanpresidiet och riksdagsdirektören i deras internationella en- gagemang • utgöra sekretariatsfunktion för delegationer i internationella parlamentariska församlingar utom för delegationen till den gemensamma parlamentariska kontrollgruppen för Europeiska unionens byrå för samar- bete inom brottsbekämpning (Europol) • svara för kanslistödet för det parlamentariska utvecklingssamarbetet och för demokratifrämjande aktiviteter • svara för utländska parlamentariska och andra officiella gruppers besök samt större internationella konferenser i • biträda riksdagsledamöternas deltagande i internationella valobservationer • bistå riksdagsledamöterna med utfärdande av diplomat- och tjänstepass samt i vissa fall visum.393 Reserestriktioner och digitala alternativ har under normala förhållanden ett omfattande internationellt be- söksutbyte. Coronapandemin med därtill relaterade reserestriktioner har emellertid starkt påverkat möjligheterna till besök, både till och av ledamöter i andra länder. Detta faktum har av förklarliga skäl också påverkat verksamheten vid RIK. 393 9 § Riksdagsdirektörens föreskrift (RFS 2012:2) om ansvarsområden inom Riksdagsför- valtningen. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN fick exempelvis helt eller delvis läggas åt sidan och inga nya resor kunde pla- neras. Talmansresor är en viktig del av internationella besöksutbyte. genomfördes endast tre utgående talmansresor till fyra länder, in- räknat talmanspresidiets deltagande i internationella konferenser. Detta kan jämföras med 2019 då motsvarande siffror var 24 resor till 19 länder.394 Å andra sidan genomfördes 15 digitala talmansmöten med 10 länder , inräknat talmanspresidiets digitala deltagande i internationella konferenser. De nordiska och baltiska talmännen har exempelvis ”träffats” oftare än tidi- gare, och bl.a. diskuterat hur man har hanterat pandemin inom sina respektive parlament.395 Tekniken för distanssammanträden har vis- serligen funnits tillgänglig för möten i denna krets , men har säl- lan använts. Det digitala formatet har även möjliggjort gemensamma regionala möten mellan talmannen och Stockholmsbaserade ambassadörer från länder (t.ex. från EU, och ). Dessutom har talmannen ge- nomfört digitala möten med talmän från länder som kanske inte hade kommit till stånd om det hade handlat om ett fysiskt möte. Sammanlagt ingår ett hundratal riksdagsledamöter i delegatio- ner till olika parlamentariska församlingar396 (se även del B), och många av de internationella åtagandena för ledamöter ryms inom ramen för detta arbete. Verksamheten omfattar under normala omständigheter möten i andra länder och därmed även ett inte obetydligt resande. I årsredovisning slås det fast att pande- mins inverkan på möjligheten till internationella resor och besök har haft ef- fekten att politiska diskussioner inte har kunnat hållas i en normal utsträckning och att beslut inte har kunnat fattas inom vissa parlamentariska försam- lingar.397 Förvaltningen har arbetat med att anpassa arbetsformerna och finna tekniska lösningar för att erbjuda digitala alternativ för att planera, genomföra och följa upp internationella kontakter för talmannen, de vice talmännen och delegationerna till de interparlamentariska församlingarna. De tekniska lös- ningarna för digitala möten har dock inte fullt ut kunnat leva upp till behovet. Det har varit nödvändigt att anpassa verksamheten till att kunna genomföra internationella möten och interna möten med ledamöter och talmän i digitalt format. Tillgången till rätt teknik, kompetens och support har varit en av de största utmaningarna under pandemin.398 noteras det i årsredovis- ningen att den digitala mötesformen, inom vissa parlamentariska för- samlingar, har haft en positiv effekt i så måtto att mötena har blivit mer till- gängliga för ledamöter och tjänstemän. Det digitala formatet har också bidragit till att mötesverksamheten har intensifierats inom vissa av de parlamentariska 394Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 26. 395Intervju med , chef för , . 396Exempel på sådana församlingar är: (), Interparlamentariska unionen (IPU), Natos parlamentariska församling, (), (), den parlamentariska (Baltic Sea Parlia- mentary Conference, BSPC) och den arktiska parlamentarikerkonferensen (CPAR). 397Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 26. 398Intervju med , chef för , .