frsrdg · H904JO1 · 2021-11-10 00:00:00 — Som JO konstaterade i JO 2017/18 s. 42, där Arbetsförmedlingen kritisera- des för brister av samma slag som de nu aktuella, ska en myndighet naturligtvis inte meddela att en sanktion kan bli aktuell utan att det finns grund för det. Detta gäller oavsett om ersättningen hålls inne temporärt eller om bara en underrättelse om att ersättningen kan komma att dras in skickas till den en- skilde. Ett sådant förfarande strider nämligen mot myndigheternas skyldighet att iaktta saklighet enligt 1 kap. 9 § regeringsformen och undergräver förtroen- det för myndigheten. Arbetsförmedlingen förtjänar kritik för att myndigheten återigen vid upprepade tillfällen meddelat en enskild att han kunde komma att stängas av från rätt till ersättning på felaktiga grunder. Sedan JO:s beslut har Arbetsförmedlingen vidtagit olika åtgärder för att komma till rätta med de felaktiga underrättelserna om sanktioner på grund av att aktivitetsrapport inte lämnats in. Av remissvaret framgår att Arbetsför- medlingen inte längre fattar interimistiska sanktions- beslut i den automatiska volymhanteringen. I stället skickas en underrättelse till den enskilde med information om att myndigheten överväger att fatta beslut om en sanktion. Det är naturligtvis positivt att arbetslöshetsersättning inte längre hålls inne preliminärt innan det har skett en kontroll av att de uppgifter som den övervägda sanktionen baseras på är korrekta. Detta är dock enligt min mening inte tillräckligt. Redan den omständigheten att Arbetsförmedlingen meddelar att myn- digheten kan komma att besluta om avstängning från ersättning på grund av omstän- digheter som inte överensstämmer med vad som faktiskt har inträffat är otillfreds- ställande och står alltjämt i strid med kravet på saklighet. Jag har noterat att Arbetsförmedlingen efter remissvaret i ärendet vidtagit ytterligare åtgärder som minskar risken för att felaktiga underrättelser av aktu- ellt slag lämnas ut. Av Arbetsförmedlingens handläggarstöd AFHS 2/2016 framgår numera att en aktivitetsrapport som lämnas in manuellt ska skannas till som den kommer in och att det då per automatik går en signal till systemflödet att rapporten kommit in. har handläggarna behövt lägga in aktivitetsrapporten både i och i systemstödet för aktivitetsrap- porter. Att handläggarna numera bara behöver lägga in aktivitetsrapporterna i ett system kan antas betydligt minska risken för att aktivitetsrapporten inte re- gistreras som inkommen i systemstödet. Det minskar därmed även risken att underrättelse om sanktion på grund av att en aktivitetsrapport inte kommit in skickas ut felaktigt. De åtgärder som vidtagits eliminerar dock inte fullt ut risken att en under- rättelse skickas ut om en handläggare dröjer med att registrera aktivitetsrappor- ten korrekt i . En ytterligare åtgärd skulle exempelvis kunna vara att en underrättelse om att Arbetsförmedlingen kan komma att besluta om avstäng- ning skickas först efter att det gjorts en kontroll av att det automatiskt genererade meddelandet innehåller adekvat information. Jag förutsätter att Arbetsförmedlingen fortsätter följa upp arbetet med att se till att underrättelser om eventuell sanktion inte skickas ut utan att det finns grund för det. 2 021 /2 2:JO1 A R B E T S M A R K N A D Arbetsförmedlingen kritiseras för att ha dröjt med att lämna över ett ärende för omprövning (Dnr 1941-2019) Beslutet i korthet: En deltagare i ett arbetsmarknadspolitiskt program hade ansökt om uppehåll i verksamheten i samband med kommande jul- och ny- årshelg. begärde deltagaren omprövning av beslutet. Det dröjde emellertid , till mars året därpå, innan Arbetsförmedlingen hanterade hans begäran om om- prövning och lämnade över denna för omprövning. JO anmärker i beslutet att en begäran om omprövning har flera likheter med ett överklagande och att JO uttalat att ett överklagande som inte ska avvisas regelmässigt ska överlämnas till överin- stansen inom . Det finns enligt JO inte skäl att godta än så när ett ärende ska lämnas över för omprövning inom samma myndig- het. När besvären, som i detta fall, dessutom rör en fråga som förlorar sin betydelse efter en viss närliggande tid, bör den enskilde kunna förvänta sig att ärendet lämnas över så snabbt som möjligt. Arbetsförmedlingen kritiseras för att ha dröjt med att lämna över en begäran om omprövning. I en anmälan till JO klagade på att Arbetsförmedlingen dröjt med att överlämna hans begäran om omprövning till myndig- hetens sektion för omprövning. Det beslut som han begärde omprövning av gällde några dagars ledighet i samband med jul- och nyårshelgen 2018. Arbetsförmedlingen anmodades att yttra sig över det AA angett i sin anmälan till JO. Arbetsförmedlingen uppgav i remissyttrandet bl.a. följande: Av handlingarna i utredningen framgår bl.a. följande. att inte godkänna AA:s ansökan om tillfälligt uppehåll. AA:s begäran om omprövning avseende Arbetsförmedlingens beslut har inkommit till Arbetsförmedlingen . Arbetsför- medlingen har överlämnat AA:s begäran om omprövning till enheten central omprövning, numera Arbetsför- medlingens enhet Omprövning och skadestånd. Arbetsförmedlingens enhet Omprövning och skadestånd har givit AA tillfälle att yttra sig i ärendet med senast svarsdatum . Enhet Om- prövning och skadestånd har omprövat AA:s begäran. A R B E T S M A R K N A D 2 0 2 1 / 2 2 : J O 1 Arbetsförmedlingen har anmodats att yttra sig och anfört bl.a. följande. Arbetsförmedlingen har en handläggningsrutin för begäran om omprövning. Rutinen innebär att inkommen begäran om omprövning omgående scannas in till Diariet. En notering skrivs även in i det interna systemet, , att en begäran om omprövning har inkommit tillsammans med aktens diarienummer. Ärendet granskas sedan av kontorets interna omprövare vilken utreder vidare om ärendet ska sändas vidare till ompröv- ningsenheten. För det fall att kontoret anser att det finns ett uppenbart fel i beslutet, ändras det av kontoret om det inte är till nackdel för kunden. Granskningen ska göras så snabbt som möjligt. AAhar begärt omprövning av beslutet och begäran har ankomststämp- lats av Arbetsförmedlingen . Rutinen för hantering av omprövning har dock frångåtts genom att handlingen inte har scannats in direkt till Diariet. Det troliga scenariot är att underlaget, av en okänd anledning, lagts i en handläggares postfack eller på ett skrivbord och därefter legat kvar vilket har lett till en fördröjd handlägg- ningstid. har en omprövningshandläggare skapat akten med di- arienummer Af-2O19/0010 8250 för att sedan skyndsamt överlämna ärendet till omprövningsenheten för beslut. Beträffande samtalet med sektionschefen så innebar formuleringen ”när dom har tid” inte ordagrant att kontoret medvetet väntar med att handlägga ärenden. Sektionschefen menade med detta att ärendena handläggs i turord- ning och att handläggningstiden därmed är beroende av antal ärenden som handläggs . Mot bakgrund av det inträffade har dialog förts med sektionen som an- svarar för att granska omprövningsärendena. Utgångspunkten har varit att informera om vikten av att handlingen ska scannas in i Diariet omgående samt vikten av att vara uppmärksam vid posthanteringen då det annars finns en risk att handlingen först kommer till ett postfack. Arbetsförmedlingen anser att det inträffade är ett undantagsfall gällande deras rutiner av omprövningsärenden. Arbetsförmedlingens bedömning mm. Arbetsförmedlingens riktlinjer och stöd. I , AFHB 9/2014, avseende omprövning och överklagande av Arbetsförmedlingens beslut anges bl.a. följande. En begäran om omprövning ska som den inkommer till kon- toret diarieföras som en ny akt i Diariet. Om skrivelsen inkommit via e-post läggs den tillsammans med eventuella bilagor till ett nytt dokument i akten. Om begäran om omprövning inkommit skriftligen på papper, skannas handlingarna och läggs som fil till ett nytt dokument i akten. Begäran om omprövning ska även noteras som en daganteckning i . Om skrivelsen gäller ett beslut som fattats i , ska en korsreferens till beslutsärendet i göras i Diariet. Om skrivelsen gäller ett beslut som inte fattats i , görs istället en korsreferens till beslutets diarienummer. Om ett beslut i nå- got väsentligt hänseende är uppenbart felaktigt har kontoret enligt 38 § för- valtningslagen en skyldighet att ändra beslutet. Om kontoret helt eller del- vis står fast vid beslutet ska kontoret skriva ett yttrande som överlämnas till enheten central omprövning tillsammans med övriga handlingar i ärendet. Arbetsförmedlingen gör följande bedömning. Arbetsförmedlingen anser att det inträffade är ett olyckligt misstag och att myndigheten har, efter att det uppmärksammats, försökt åtgärda bristen ge- nom att handlägga AA:s begäran om omprövning omgående. 2 021 /2 2:JO1 A R B E T S M A R K N A D kontoret har anfört att det rör sig om ett undantagsfall gällande deras rutiner av omprövningsärenden och att dialog har förts med sektionen som ansva- rar för att granska omprövningsärendena med anledning av det inträffade. Arbetsförmedlingen bedömer att det inom myndighetens finns enhetliga riktlinjer och stöd om tillvägagångsätt för hantering av överklaganden och omprövningar. AA kommenterade remissvaret. I ett beslut anförde JO följande. Det finns inga bestämmelser i förvaltningslagen som reglerar hur snabbt en be- gäran om omprövning ska hanteras. En sådan begäran har flera likheter med ett överklagande, och krävs en omprövning för att ett överklagande ska vara möjligt. Exempelvis framgår det av 11 kap. 3 och 5 §§ förordningen (2017:819) om ersättning till deltagare i arbetsmarknadspolitiska insatser att beslut enligt den förordningen ska omprövas och att endast omprövningsbeslut får överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Bestämmelsen i 46 § förvalt- ningslagen (2017:900), FL, som föreskriver att beslutsmyndigheten skyndsamt ska överlämna ett överklagande och övriga handlingar i ärendet till överinstan- sen i de fall överklagandet inte avvisas på grund av att det kommit in , kan därför vara till ledning även i fråga om att överlämna ett ärende för om- prövning. Av remissvaret framgår att en begäran om omprövning ska granskas så snabbt som möjligt. anges det också i om omprövning och överklagande att en begäran om omprövning ska hanteras skyndsamt (se AFHB 9/2014 avsnitt 3.10). JO har uttalat att ett överklagande regelmässigt bör över- lämnas inom från det att överklagandet kom in till beslutsmyndig- heten (se JO 2002/03 s. 359). När ett ärende ska lämnas över till en ompröv- ningsenhet inom samma myndighet finns det inte skäl att godta än så. När besvären, som i detta fall, dessutom rör en fråga som förlorar sin bety- delse efter en viss närliggande tid, bör den enskilde kunna förvänta sig att ären- det lämnas över så fort som möjligt (jfr JO:s beslut i ärende dnr 5849-2015). Det aktuella ärendet hos Arbetsförmedlingen rörde åtta dagars uppehåll i ett program inom ramen för Jobb- och utvecklingsgarantin under jul- och nyårs- helgen 2018. Begäran om omprövning kom in . Eftersom dröjde med att hantera begäran om omprövning efter jul- och nyårshelgen 2018 hade det huvudsakliga ändamålet med begäran förlorat sin betydelse när myndigheten överlämnade ärendet till sek- tionen för omprövning, trots att begäran hade lämnats in i sådan tid att den hade kunnat prövas innan den sökta ledigheten skulle äga rum. Det är naturligtvis oacceptabelt att ett ärende glöms bort och att det dröjer en begäran om omprövning tas om hand av den sektion som hanterar omprövningsärenden hos myndigheten. Detta gäller i synnerhet när en talan kan förlora i aktualitet efter att begäran lämnats in. A R B E T S M A R K N A D 2 0 2 1 / 2 2 : J O 1 till hanteringen, och Arbetsförmedlingen förtjänar kritik för att ha dröjt med att lämna över begäran om omprövning inom myndigheten. Den enskilde tilläts inte använda minoritetsspråket finska vid sin kontakt med Arbetsförmedlingen (Dnr 4143-2019) Beslutet i korthet: I syfte att få ställa vissa frågor på finska kontaktade dels muntligen via telefon, dels skriftligen i en chatt- funktion och via e-post. Vid dessa kontakter kunde han inte få sina frågor besvarade på finska. Han erbjöds inte heller att återkomma då han kunde ges möjlighet att kommunicera med en finskspråkig handläggare. Vid telefonsamtalet fick han information om att hans aktivi- tetsrapporter måste lämnas in på svenska. JO konstaterar att utredningen inte ger stöd för annat än att AA ringt till Arbetsförmedlingen för att diskutera ett ärende som han var part i. Han hade därför rätt att använda finska och få svar på det minoritetsspråket när han kontaktade myndigheten i det ärendet. Arbetsförmedlingen kritiseras för att den inte tillgodosett hans rätt att prata finska vid sina muntliga kontakter med myndigheten. Vidare kritiseras Arbetsförmedlingen för att felaktigt ha upplyst AA om att hans aktivitetsrapporter måste lämnas in på svenska. Ef- tersom sådana rapporter lämnas inom ramen för ärenden hos Arbetsförmed- lingen har enskilda rätt att använda ett minoritetsspråk i sina skriftliga kon- takter med myndigheten. När det däremot gäller AA:s kontakter med Arbetsförmedlingen via e-post och chatt framgår det inte att dessa gällt något ärende hos myn- digheten. Någon rätt att då använda ett minoritetsspråk fanns därför inte. Enligt JO borde dock Arbetsförmedlingen inom ramen för sin ser- viceskyldighet ha frågat AA om hans kontakt med myndigheten gällde ett ärende som han var part eller ställföreträdare för part i, och i så fall hänvisat honom att kontakta myndigheten via sådana kanaler som medger att han kan ställa sina muntliga eller skriftliga frågor på finska. Eftersom det inte skedde när AA kontaktade Arbetsförmedlingen via chattfunktionen kritiseras myn- digheten för bristande service. Arbetsförmedlingen kritiseras även för bristande service därför att myndigheten dröjt en månad med att återkomma via e-post med ett skriftligt svar på finska. I en anmälan till JO klagade på Arbetsförmedlingen ef- tersom han vid olika tillfällen inte tillåtits kommunicera på finska med myn- digheten. 2 021 /2 2:JO1 A R B E T S M A R K N A D JO begärde att Arbetsförmedlingen skulle yttra sig över AA:s anmälan. I sitt remissvar redogjorde Arbetsförmedlingen för relevanta regler och anförde där- utöver bl.a. följande (exklusive bilagor): Av handlingarna i ärendet framgår att AA ringde till Arbetsförmedlingen med önskemål om att få service på finska. Han fick till svar att det inte fanns någon information om personalens språkkunskaper och att han därför inte kunde bli kopplad till någon som pratade finska. Det var heller inte möjligt att finskspråkig personal ringde upp honom . AA frågade vid tillfället även om det fanns någon särskild telefon- tid då han kunde få svar på finska men fick till svar att det inte gjorde det. Vidare frågade AA om han kunde lämna in sin aktivitetsrapport på finska och fick till svar att den ska lämnas in på svenska. kontaktade genom myndighet- ens chattfunktion. Han skrev på finska och fick till svar att han måste skriva på svenska eller engelska. Han frågade om han kunde skriva på finska till Arbetsförmedlingens e-postadress men fick nej till svar. skickade AA ett e-postmeddelande på finska till . Han fick svar att lokalkontoret inte hade något telefonnum- mer utan hänvisades till Arbetsförmedlingens centrala telefonnummer. Han fick sedan till svar att han har rätt att få svar på finska och att handläggaren skulle leta reda på en person som kunde svara honom och återkomma under morgondagen. fick AA ett e-postmeddelande från handläggaren vid Arbetsförmedlingen med besked om att han skulle bli kontak- tad på finska. Vid tiden för anmälan till JO hade AA ännu inte fått något svar. AAhar inledningsvis kontaktat Arbetsförmedlingen på telefon och önskat service på finska. Svaret till AA har varit att information om personalens språkkunskaper inte fanns tillgänglig för handläggaren. Det innebär att om samtliga förutsättningar enligt 8 § lag om nationella minoriteter och mino- ritetsspråk varit uppfyllda, vilket torde vara fallet, har AA inte kunnat få något muntligt svar på finska i enlighet med sina rättigheter. Av yttrande från Avdelningen Arbetssökande Direkt framgår att har upphandlat en tolktjänst som kan kontaktas vid behov samt att det inom myndigheten finns ett antal personer som pratar flera av minoritetsspråken. Vidare framgår av yttrandet att rutinen inte har följts i det aktuella fallet och att utbildnings- och informationsinsatser kommer att vidtas inom avdelningen. AAfick vid samtalet även svaret att aktivitetsrapport måste lämnas in på svenska. Detta svar är i enlighet med den information om aktivitetsrapport som ges på Arbetsförmedlingens externa hemsida; . Där framgår följande mening: A R B E T S M A R K N A D 2 0 2 1 / 2 2 : J O 1 Vi kan bara ta emot aktivitetsrapporter ifyllda på svenska. I Arbetsförmedlingens föreskrifter om aktivitetsrapport, anvisning till ar- bete och underrättelse till arbetslöshetskassa (AFSS 2016:3) framgår på vil- ket sätt aktivitetsrapporten får inlämnas. Det står dock inget om att den måste lämnas in på svenska. Enligt vad som framkommit från enheten Er- sättningar är det inte vanligt förekommande att aktivitetsrapporter lämnas in på annat språk än svenska eller att det uppstår frågor kring detta. Frågan är hur informationen på Arbetsförmedlingens hemsida och det svar som lämnades till AA förhåller sig till bestämmelsen i 10 § lag om nationella minoriteter och minoritetsspråk, att enskilda alltid har rätt att an- vända finska i sina skriftliga kontakter med Arbetsförmedlingen. bedömer att inlämnande av aktivitetsrapport bör falla inom vad som avses som skriftlig information och att myndigheten därmed är skyldig att ta emot och översätta aktivitetsrapporter som lämnas in på något av minoritetsspråken. Redan skyldigheten att översätta handlingar enligt 13 § förvaltningslagen (2017:900) torde innebära att Arbetsförmedlingen ska ta emot och översätta aktivitetsrapporter som lämnas in på andra språk än svenska. Mot bakgrund av detta finns det anledning att se över den in- formation som ges på myndighetens hemsida. Utifrån vad som framkommit från enheten Ersättningar och enheten Ersättningsprövning ses dock en ak- tivitetsrapport som lämnas in med text på annat språk än svenska inte som ofullständig och föranleder därmed inte någon sanktion för en ar- betssökande. Situationen kan i det enskilda fallet lösas genom att rapporten lämnas för översättning alternativt att informationen på annat sätt inhämtas från den arbetssökande. AAhar även kontaktat Arbetsförmedlingen via myndighetens chatt på finska och fått till svar att han måste skriva på svenska eller engelska. Han fick även beskedet att han inte kan skicka e-post till kundtjänst och få svar på finska. En enskild har enligt 10 § lag om nationella minoriteter och minoritets- språk alltid rätt att använda finska i sina skriftliga kontakter med i ärenden där den enskilde är part. Det innebär att den en- skilde har rätt att skriva till myndigheten på finska, exempelvis per e-post eller brev. Bestämmelsen i 10 § lag om nationella minoriteter och minori- tetsspråk ger dock ingen rätt att få svar på finska, vare sig muntligen eller skriftligen. En förutsättning är alltså att det är frågan om en enskild som är part. Enligt bör utgångspunkten vara att en arbetssökande vid användande av chatt är i inloggat läge och har identifierat sig för att denna ska anses vara part. Det finns dock ingen skyldighet för Arbetsför- medlingen att ge ett skriftligt svar på finska. Om förutsättningarna enligt 8 § lag om nationella minoriteter och minoritetsspråk är uppfyllda, och myndigheten därmed är skyldig att ge muntligt svar på finska, bedömer att en lämplig lösning är att det i chatten uppges för när ett muntligt svar kan lämnas. Enligt yttrande från Avdelningen Di- rekt Arbetssökande (bilaga 1) övervägs det om Arbetsför- medlingen bör införa särskilda telefontider för service på minoritetsspråk. Slutligen har AA skickat e-post till Arbetsförmedlingen på finska. Även i detta fall är det avgörande för Arbetsförmedlingens skyldigheter gentemot AAom han har kontaktat myndigheten i egenskap av part. Vid tveksam- heter bör det inom ramen för serviceskyldigheten i 6 § förvaltningslagen åligga myndigheten att ställa frågor till den enskilde för att reda ut detta. 2 021 /2 2:JO1 A R B E T S M A R K N A D Någon skyldighet att ge skriftligt svar på finska har dock inte funnits oav- sett om AA kontaktade myndigheten som part eller inte. I detta fall fram- förde handläggaren till AA att han skulle få ett svar av finsktalande personal , vilket han vid tiden för anmälan till JO ännu inte hade fått. Av utredningen har det inte framkommit någon annan förklaring till dröjsmålet än att frågan om vem som skulle svara på e-postmeddelandet har skickats vidare inom myndigheten. Slutligen har ärendet kommit till Avdelningen Direkt Arbetssökande, varifrån ett svar skickades till AA (bilaga 3). Arbetsförmedlingen kan konstatera att det inom myndigheten finns ruti- ner för när någon önskar kontakta myndigheten på minoritetsspråk, vilka framgår av yttrande från Avdelningen Direkt Arbetssökande, men att dessa rutiner inte har följts. Med anledning av den aktuella anmälan till JO har ett arbete påbörjats inom myndigheten för att förbättra redan befintliga rutiner samt informera och utbilda i syfte att säkerställa att Arbetsförmedlingen fortsättningsvis kommer att leva upp till de krav som ställs. AAkommenterade remissvaret och uppgav bl.a. att Arbetsförmedlingen efter remissvaret fortfarande inte gett honom möjlighet att kommuni- cera på finska med myndigheten. I ett beslut anförde JO följande: Av 6 § förvaltningslagen (2017:900), FL, framgår att en myndighet ska se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla. Myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den en- skildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. De nationella minoriteternas språk och kultur är en del av kultur- arv. Deras rätt till skydd för och rätt att använda minoritetsspråken i privata och offentliga sammanhang är en integrerad del av det internationella skyddet för de mänskliga rättigheterna. beslutade att skulle ansluta sig till ramkonvention om skydd för nationella minoriteter. En- skilda har därefter genom 8 § lagen (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk (minoritetsspråklagen) getts rätt att använda minoritetsspråk i sina muntliga och skriftliga kontakter med förvaltningsmyndigheter vars geo- grafiska verksamhetsområde helt eller delvis sammanfaller med minoritets- språkets förvaltningsområde. Om den möjligheten utnyttjas har den enskilde enligt samma bestämmelse också rätt att få muntligt svar på samma språk. Det finns däremot ingen rätt att få skriftligt svar på minoritetsspråket enligt mino- ritetsspråklagen. Enligt 7 § språklagen (2009:600) är finska ett av de nationella minoritetsspråken. Förvaltningsområdet för finska omfattar enligt 6 § minori- tetsspråklagen bl.a. . En förutsättning för rätten att använda minoritetsspråket i kommunikationen med en myndighet enligt 8 § minoritetsspråklagen är dock att kontakten sker i ett ärende som har anknytning till förvaltningsområdet för språket och som den enskilde är part eller ställföreträdare för part i. Detta innebär enligt min mening att rätten att använda minoritetsspråk inte gäller service i allmänhet utan enbart A R B E T S M A R K N A D 2 0 2 1 / 2 2 : J O 1 inom ramen för ett ärende. Av 1 § FL framgår att inte heller reglerna om tolk i 13 § FL blir tillämpliga i andra fall än när det är fråga om ärendehantering. Statliga och kommunala myndigheter bör dock även i övrigt sträva efter att bemöta enskilda på minoritetsspråken (se 8 § tredje stycket minoritetsspråkla- gen och prop.