frsrdg · H804RS1 · 2021-02-22 00:00:00 — Redogörelse till 2020/21:RS1 Riksdagsstyrelsen har vid sitt sammanträde beslutat om årsredovisning för . talman (ordförande) RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 All offentlig makt i utgår från folket Den svenska folkstyrelsen bygger på fri åsiktsbildning och på allmän och lika rösträtt och förverkligas genom ett representativt och parlamentariskt statsskick. är folkets främsta företrädare uppgift är att stifta lagar, besluta om skatt till staten och bestämma hur statens medel ska användas. ska också granska rikets styrelse och förvaltning. utses genom fria, hemliga och direkta val. Ordinarie val till hålls . Rösträtt vid val till har varje svensk medborgare som har fyllt och som är eller har varit bosatt i riket. består av en kammare med 349 ledamöter. väljer inom sig för varje valperiod en talman och tre vice talmän som leder arbete. väljer även 15 utskott som bereder ärenden inför beslut i kammaren samt en med regeringen i vissa EU-frågor. Huvuduppgiften för är att biträda vid behandlingen av ärenden och tillhandahålla de resurser, det stöd och den service som behövs för kammarens, utskottens och övriga riksdagsorgans verksamhet. ska skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete genom att •svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. •svara för ett väl fungerande stöd och service till ledamöter och partikanslier •främja kunskapen om och arbete •vårda och bevara byggnader och samlingar •vara en väl fungerande myndighet och arbetsgivare. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 Året som gått .................................................................................................. Styrning och uppföljning ..................................................................... Personal och organisation .................................................................... 2 Sammanfattning – resultat och utveckling ...................................... 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2020 ..................................... Kammare och utskott – uppdragsområde A ....................................... Ledamöter och partikanslier – uppdragsområde B............................. Kunskap om – uppdragsområde C..................................... byggnader och samlingar – uppdragsområde D.............. Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E ............................. Tilläggsupplysningar och noter ............................................................ Sammanställning över väsentliga uppgifter.......................................... RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 är unikt, men året som gått har utmärkt sig särskilt. ringar i vår omvärld påverkade riksdagsarbetet och har ställt nya krav på stöd till och dess ledamöter. Coronapandemin ändrade förutsättningarna för kammar- och utskottsar- Talmannen och gruppledarna kom därför överens om hur ledamöternas närvaro i skulle se ut för att riksdagsarbetet skulle kunna bedrivas på ett smittsäkert sätt. Det innebar bland annat att särskilda lokaler behövde användas för utskottssammanträden och senare att många utskottsmöten ge- Förvaltningen fick därmed planera om och ställa om för att ge ett fullgott stöd anpassat till den nya situationen. Inte bara utskottssammanträden har varit digitala utan större delen av för- valtningens verksamhetsmöten, liksom möten i de samverkansforum som finns mellan förvaltningen och ledamöter och partikanslier. det medfört ett kompetenslyft i it-frågor både för förvaltning och riksdag, men det har också inneburit utmaningar och behov av nya utvecklingsinsatser. valtningen har lagt stor vikt vid arbetet med att utveckla tekniskt stabila lös- ningar som uppfyller såväl informationssäkerhetsmässiga som juridiska krav. Detta utvecklingsarbete fortsätter även . Digitalisering har varit centralt i många av de utvecklingsprojekt som på- Arbetet med att digitalisera dokumenthanteringen i kammar- arbetet pågår, liksom arbetet med att etablera en plattform för digital signering och att införa ett e-arkiv. Det digitala servicecentret har utvecklats med nya tjänster via Intranätet. Coronapandemin har medfört att förvaltningens arbete med beredskap och kontinuitetsförmåga har både prövats och utvecklats. tering har samordnats av en krisledningsgrupp men varit en gemen- sam uppgift som hela förvaltningen tillsammans arbetat med att lösa. har fokuset på den pågående krishanteringen också inneburit att delar av utvecklingsarbetet inom bland annat säkerhetsområdet har fått stå till- Värt att nämna är dock att övningen i kammaren med samtliga ledamö- ter, som var en del av Totalförsvarsövning 2020, kunde genomföras. –2022 har fortsatt att sätta ljuset på de- mokratins framväxt och politikens villkor. har det delvis fått ske i Förvaltningen har vidare planerat för ett antal större ar- rangemang som ska genomföras 2021. hus behöver renoveras för att fungera , och det finns en långsiktig plan för renoveringarna. Totalrenoveringen av ledamotshuset har fortsatt även om coronapandemin påverkat den i vissa delar. noggrann planering har till exempel leveranser kunnat säkras. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 Förvaltningens eget utvecklingsarbete har inriktats på att stärka chefernas kompetens i förändringsledning och att följa upp hur de förändrade arbetsförhållandena fungerat för alla medarbetare. De många erfarenheter som året gett lägger grunden till ytterligare utveckling . RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 är folkets främsta företrädare. Den stiftar lagar, beslutar om skatt till staten och bestämmer hur statens medel ska användas. är förvaltningsmyndighet och har till uppgift att stödja arbete. Förvaltningen ska se till att kammaren, utskotten, , övriga riksdagsorgan och ledamöterna får det stöd och den service de behöver. ska också informera all- mänheten om arbete och om EU-frågor samt handlägga ärenden som rör internationella kontakter. för att vårda byggnader och samlingar samt för myndighets- och uppdrag är att skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete genom att • svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott med • svara för ett väl fungerande stöd och service till ledamöter och parti- • främja kunskapen om och arbete • vårda och bevara byggnader och samlingar • vara en väl fungerande myndighet och arbetsgivare. Dessa övergripande uppdrag motsvaras av fem uppdragsområden, A–E, som verksamheten bedrivs utifrån. ska i första hand priori- tera stödet till kammare och utskott samt stöd och service till ledamöter och verksamhet regleras i lagar och föreskrifter. grundläggande bestämmelserna finns i regeringsformen, riksdagsordningen Mer detaljerade bestämmelser finns i föreskriften om förvaltningens arbetsordning. I den så kallade BEA-lagen leds av riksdagsstyrelsen. Styrelsen består av riksda- gens talman, som är ordförande, och tio riksdagsledamöter. överlägger om planering av riksdagsarbetet och beslutar i ärenden av större vikt som rör förvaltningen. Vid styrelsens sammanträden deltar även de vice 1 Lagen (2011:745) med instruktion för . 2 Lagen (2016:1091) om budget och ekonomiadministration för myndigheter. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 talmännen och gruppledarna för de partier som inte är representerade i styrelsen. De har yttranderätt men deltar inte i riksdagsstyrelsens beslut. Riksdagsdirektören är chef för myndigheten och är föredragande i styrelsen. Riksdagsdirektören är ordförande i det särskilda råd, ledamotsrådet, som styrelsen utser för beredning av ledamotsnära frågor av praktisk natur, som till exempel administrativt stöd, service samt teknisk utrustning och lokaler, och där riksdagsdirektören beslutar. Förvaltningens ledningsgrupp samråder om övergripande frågor som rör ledning och styrning av förvaltningen. Gruppen består av riksdagsdirektören och avdelningscheferna. Riksdagsdirektören beslutade att inrätta en krisledningsorganisation med anledning av hanteringen av coronaviruset.3 Uppdraget var att samordna förvaltningens insatser för att säkerställa stöd till den parlamentariska processen och hindra smittspridning . Krisledningsgruppen har arbetat under ledning av biträdande riksdagsdirektören och med stöd av en stab som inrättats av säkerhetsenheten. 1.3 Styrning och uppföljning verksamhet ska bedrivas effektivt och enligt gällande rätt. Den ska också vara kostnadseffektiv. Förvaltningen arbetar systematiskt med planering och uppföljning för att säkerställa verksamhetens kvalitet och effektivitet. Riksdagsstyrelsen fattar beslut om en strategisk plan som anger de övergripande prioriteringarna och om en årlig verksamhetsplan för förvaltningen.4 Syftet med verksamhetsplanen är att förverkliga de strategier och nå de målbilder som finns i förvaltningens strategiska plan – 2022. I styrelsens uppgifter ingår också att lägga fram förslag till anslag och besluta om anslagsdirektiv.5 Planeringsprocessen utgår från de lagar och föreskrifter som gäller för och samt de uppgifter och uppdrag som riksdagsstyrelsen beslutar om. Riksdagsdirektören beslutar om en internbudget som tillsammans med bland annat verksamhetsplanen och anslagsdirektivet är styrande för verksamheten . Resultatet av förvaltningens arbete redovisas i korthet i kapitel 2 Sammanfattning – resultat och utveckling . 3Beslut om att inrätta en krisledningsorganisation (dnr 1537-2019/20). 4Riksdagsstyrelsen beslutade om en strategisk plan –2022 . 5Riksdagsstyrelsen beslutade om anslagsdirektiv för 2020 . RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 Parallellt med planeringsarbetet sker en kontinuerlig uppföljning och kontroll av verksamheten och budgeten. Uppföljningen resulterar bland annat i tertialrapporter och en årsredovisning. arbetar med intern styrning och kontroll utifrån bestämmelserna i . Intern styrning och kontroll är den årliga process som syftar till att med rimlig säkerhet säkerställa att en myndighet fullgör sitt verksamhetsansvar. identifierade förvaltningen ett antal risker som bedömdes vara prioriterade med utgångspunkt från att de kan påverka myndighetens möjligheter att genomföra sina uppdrag. De prioriterade riskerna och åtgärderna för att minska dem har regelbundet redovisats för riksdagsstyrelsen. Som en del i processen för intern styrning och kontroll genomför samtliga budgetansvariga chefer en självutvärdering av den interna styrningen och kontrollen i den egna verksamheten. Resultatet av självutvärderingarna redovisas för riksdagsstyrelsen inför årsredovisningens undertecknande. I samband med att årsredovisningen skrivs under intygar myndighetens ledning om den interna styrningen och kontrollen är betryggande och redovisar i förekommande fall eventuella brister. Internrevisionen ska stödja ledning genom att självständigt granska, verifiera och bedöma kvaliteten i den interna styrningen och kontrollen. Internrevisionen är fristående från förvaltningens operativa verksamhet och bedrivs av ett företag med expertis inom internrevision. beslutar riksdagsstyrelsen om en internrevisionsplan som pekar ut de verksamheter i förvaltningen som internrevisionen ska granska. Internrevisionen rapporterar löpande till riksdagsstyrelsen. Vid sitt sammanträde beslutade styrelsen att inom sig inrätta en grupp med uppdrag att bereda revisionsfrågor. Den externa revisionen bedrivs av enligt lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. granskar att årsredovisning är upprättad enligt gällande regelverk, att den ger en rättvisande bild i de finansiella delarna och i resultatredovisningen samt att anslagsmedel och inkomster har använts enligt anslagsdirektiv och övriga beslut för myndigheten. behandlar årsredovisning i samband med sin behandling av utgiftsområde 1 i budgetpropositionen. I utgiftsområdet ingår bland annat förvaltningsanslag. Riksdagsdirektören informerar och svarar på frågor vid ett utskottssammanträde inom ramen för utskottets beredning. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 1.4 Personal och organisation är en kunskapsintensiv organisation vars främsta tillgång är en kunnig och skicklig personal. Yrkesgrupperna förenas i det gemensamma uppdraget att stödja den parlamentariska processen. Förvaltningens värdegrund slår fast att förvaltningen ska ge ett professionellt stöd i demokratins tjänst och att stödet ska präglas av kvalitet, kompetens och engagemang. Att kontinuerligt utveckla och höja kompetensen på olika områden är en grundläggande förutsättning för att verksamheten ska kunna ge det stöd och den service som ledamöterna och riksdagsarbetet kräver. Aktuella personaluppgifter och statistik redovisas i avsnitt 3.5. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 2 Sammanfattning – resultat och utveckling I detta kapitel redovisas en sammanfattning av resultatet för samtliga uppdragsområden, både löpande arbete och viktigare utvecklingsinsatser. I kapitel 3 redovisas uppdrag, resultat, kostnader och intäkter för respektive uppdragsområde närmare. Kammare och utskott – uppdragsområde A har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdagsordningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Stödet i att planera, genomföra och kommunicera kammarens arbete har varit fullgott. •Stödet till utskotten och har varit fungerande och enhetligt. •Stödet till internationella arbete och arbetet med EU-frågor har anpassats till nya förutsättningar. Utvecklingsarbetet inom uppdragsområdet har i stora delar genomförts enligt plan, men har också påverkats av coronapandemin. Förvaltningen har fortsatt arbetet med att digitalisera dokumenthanteringen i den parlamentariska processen, stödja utvecklingen av mer enhetliga arbetsformer i utskotten och förbättra it-stödet till den parlamentariska processen. Projektet är dock något försenat. Förvaltningens arbete med att utveckla beredskapen och kontinuitetsförmågan har delvis prioriterats ned, då fokus har legat på arbetet med krishantering i samband med coronapandemin. Därtill har förvaltningen planerat och genomfört aktiviteter inom ramen för Totalförsvarsövning 2020. Ledamöter och partikanslier – uppdragsområde B har säkerställt att ledamöter och partikanslier har fått ett väl fungerande stöd och en god service. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Faktaunderlag och utredningstjänster har levererats och med hög kvalitet. •Arbetsverktygen digitala mötestjänsten, Intranätet och kammarappen har fungerat stabilt. •Ledamöter och partikanslier har fått stöd och service enligt gällande regelverk, rutiner och fastställda nivåer. •Ett tillräckligt säkerhetsskydd och verksamhetsskydd har upprätthållits. Utvecklingsarbetet inom uppdragsområdet har i stora delar genomförts enligt plan, men har också påverkats av coronapandemin. Det digitala servicecentret har utvecklats med nya tjänster via Intranätet och arbetet med att etablera en plattform för digital signering fortgår. Ett projekt för att utveckla kammarappen RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 har pågått och gjort det möjligt för användarna att personanpassa notiser. Säkerhets- och verksamhetsskyddet har utvecklats bland annat genom samverkan med Säkerhetspolisen och partikanslierna i . En del utvecklingsinsatser på säkerhetsområdet, bland annat de som krävt närvaro av deltagarna i , har inte kunnat genomföras på grund av restriktioner under coronapandemin. Förvaltningen har påbörjat en utbildning i säkerhetsskydd för alla anställda. Kunskap om – uppdragsområde C har säkerställt att externa målgrupper har fått möjlighet att få information och kunskap om arbete och beslut. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Förvaltningens digitala kommunikation är relevant och målgruppsanpassad. •Intresset för visningar av samt studiebesök för gymnasieskolan och besök i fortsätter att vara högt, och verksamheten håller hög kvalitet. •Kurser och fortbildningsdagar för externa målgrupper har hållit hög kvalitet. Utvecklingsarbetet inom uppdragsområdet har genomförts enligt plan. En förstudie om utveckling av de externa digitala kanalerna har slutförts och utmynnade i ett beslut om att slå ihop dagens fyra webbplatser till en. Arbetet med att göra grafik och bildspråk enhetligt i alla kanaler har gått enligt plan, och ett arbete med att ta fram ett nytt filmkoncept för digitala kanaler har inletts. Dessutom har ett projekt för att förnya utställningarna i Norra övergångsrummen påbörjats. webbplatser har anpassats utifrån de krav i lagen om tillgänglighet till digital offentlig service som började gälla . Firandet av demokratijubileet går vidare, och har förvaltningen planerat för ett antal större arrangemang som ska genomföras 2021. byggnader och samlingar – uppdragsområde D har vårdat och bevarat byggnader och samlingar på ett systematiskt sätt. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Fastigheter och interiörer har förvaltats enligt upprättade planer. •Användarna har varit nöjda med förvaltningens tjänster för felanmälan och förfrågningar i fastighetsfrågor. Utvecklingsarbetet inom uppdragsområdet har i huvudsak genomförts enligt plan. Den långsiktiga renoveringsplanen för fastigheterna följs, men Projekt ledamotshuset har påverkats av sjukskrivningar och leveransproblem som dock har kunnat hanteras. Arbetet med att utveckla lokaler som lever upp till krav på säkerhet, tillgänglighet och miljöhänsyn fortsätter. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 bland annat flera insatser gjorts för att förstärka brandskyddet. standardmöblering för arbetsplatser har tagits fram och ska i ett nästa steg pre- senteras för verksamheten. En förstudie om att tillgängliggöra bild- arkiv har pågått och förlängts . Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E Förvaltningen har varit en väl fungerande myndighet och arbetsgivare. dömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: • Förvaltningen har arbetat aktivt för att nå sina arbetsmiljömål. • Förvaltningen har arbetat för att nå målsättningarna i likabehandlingspla- • Det finns ett planerat kommunikationsstöd för prioriterade uppdrag och • Tillgången till it-stöd har i huvudsak varit stabil. Delar av utvecklingsarbetet inom uppdragsområdet har inte kunnat genomfö- ras som planerat. Förvaltningen har behövt göra omprioriteringar, och arbetet med den löpande verksamheten har påverkats av och delvis inriktats på åtgär- der med anledning av coronapandemin. som har kunnat genomföras är arbetet med att införa ett e-arkiv, framtagandet av underlag för riktlinjer för när molntjänster kan användas liksom arbetet med att stärka kommunikationen om som arbetsgivare. valtningen har också omhändertagit resultatet av medarbetarundersökningen. Tabell 1 Intäkter, kostnader och transfereringar, samtliga uppdragsområden (tkr) –1 755 997 –1 704 230 –1 517 019 –1 721 398 –1 669 277 –1 481 428 –2 241 106 –2 185 399 –1 999 639 De högre kostnaderna jämfört med beror främst på avsättningar för ledamöters pensioner och avgångsförmåner i resultaträkningen. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2020 I den strategiska planen –2022 beskrivs de målbilder strävar efter att nå 2022. Det finns också ett antal strategier att följa för att förvaltningen successivt ska närma sig målbilderna. Strategierna konkretiseras i den årliga verksamhetsplanen genom en rad utvecklingsaktiviteter som ska genomföras . I verksamhetsplanen beskrivs också ambitionerna för det löpande arbetet. I detta kapitel redovisas verksamheten inom respektive uppdragsområde. Under varje uppdragsområde beskrivs först de resultat som har uppnåtts i det löpande arbetet och därefter resultatet av utvecklingsaktiviteterna. 3.1 Kammare och utskott – uppdragsområde A uppdrag inom område A är att svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammaren och utskotten med mera. I uppdraget ingår att stödja kammarens, utskottens, , talmannens och de vice talmännens arbete samt internationella arbete. Förvaltningens produktion och försäljning av riksdagstryck ingår också i uppdraget. Stödet till det parlamentariska arbetet är professionellt, effektivt och stabilt. Resultat av det löpande arbetet – sammanfattning har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdagsordningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Stödet i att planera, genomföra och kommunicera kammarens arbete har varit fullgott. Kammarsammanträdena har i huvudsak genomförts enligt plan. Ett antal förändringar har gjorts i kammarens planering, bland annat som en följd av propositioner från regeringen med anledning av coronapandemin. Dessutom har praktiska åtgärder genomförts för att minska risken för smittspridning i kammaren. Förändringarna har genomförts och kommunicerats på ett sätt som har tillgodosett behovet av information till ledamöter och allmänhet. •Stödet till utskotten och har varit fungerande och enhetligt. Förutsättningarna för utskottens och arbete har starkt påverkats av coronapandemin. Utskottssammanträden har behövt samordnas, särskilda lokaler användas och många möten har genomförts digitalt. Förvaltningen har ställt om stödet till den nya situationen och fortsätter skapa förutsättningar för ett enhetligt stöd. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 •Stödet till internationella arbete och arbetet med EU-frågor har anpassats till nya förutsättningar Coronapandemin har påverkat möjligheterna till internationella kontakter. Inkommande besök och utgående resor har ställts in liksom vissa möten och konferenser. Andra möten har kunnat genomföras digitalt genom att förvaltningen har ställt om sitt stöd. Stöd i EU-frågor som inte är reserelaterat har levererats som under normala förhållanden. Resultat av utvecklingsarbetet – sammanfattning Utvecklingsarbetet inom uppdragsområdet har i stora delar genomförts enligt plan, men har också påverkats av coronapandemin. Förvaltningen har fortsatt arbetet med att digitalisera dokumenthanteringen i den parlamentariska processen, stödja utvecklingen av mer enhetliga arbetsformer i utskotten och förbättra it-stödet till den parlamentariska processen. Projektet veckling av Rixsystemen är dock något försenat. Förvaltningens arbete med att utveckla beredskapen och kontinuitetsförmågan har delvis prioriterats ned, då fokus har legat på arbetet med krishantering i samband med coronapandemin. Därtill har förvaltningen planerat och genomfört aktiviteter inom ramen för Totalförsvarsövning 2020. Tabell 2 Intäkter, kostnader och transfereringar inom uppdragsområde A (tkr) Inom uppdragsområdet har reserelaterade kostnader minskat i samband med coronapandemin, som de fördelade lönekostnaderna har ökat. Fördelningen för uppdragsområdet bedöms i övrigt som jämförbar med föregående år. Stödet till arbetet i och kring kammaren tar emot ett stort antal ärenden till som ska beredas i utskotten och därefter debatteras och beslutas i kammaren. registrerar och kontrollerar alla ärenden, inklusive EU- ärenden, och föreslår till vilket utskott som ärendena ska hänvisas. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2020 ansvarar även för det löpande stödet till arbetet i kammaren, bland annat för konstitutionell rådgivning, för planeringen av riksdagsarbetet under och valperioden samt för granskning av interpellationer, skriftliga frågor, motioner med mera. En viktig uppgift för är att stödja planeringen av arbetet i kammaren. Utgångspunkten är att beslut ska kunna fattas i rätt tid och i rätt ordning, att det ska finnas utrymme för oförutsedda debatter och att arbetsbelastningen ska vara rimlig. Centralt är att förvaltningens kammarplanering ska göra det möjligt för att fatta beslut om propositioner med mera som lämnats in och som beretts i utskotten.