frsrdg · H904JO1 · 2021-11-10 00:00:00 — ringde pojkens mamma till tingsrätten och påpekade att pojkens pappa inte var vårdnadshavare, varför underrättelsen inte borde ha skickats till denne. I finns antecknat att den handläggare som tog emot samtalet vid en kontroll i konstaterade att mammans uppgift var korrekt att pappan inte var vårdnadshavare. , , väckte åklagaren åtal mot pojken för brott mot knivlagen och ringa narkotikabrott. Eftersom åtal var väckt hävde tingsrätten sekretessen för pojkens identitetsuppgifter. Målet avslutades med dom . Pojken dömdes för de åtalade brotten till 30 dagsböter om . Domen har fått laga kraft. 2 021 /2 2:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Offentlighets- och sekretesslagen samt tingsrättens handläggningsrutiner När polisen anmälde att det fanns en begäran om offentlig försvarare i po- brottsutredning gällde enligt 35 kap. 1 § offentlighets- och sekretess- lagen (OSL) sekretess i tingsrätten för pojkens identitetsuppgifter. Sekre- tessen gällde inte gentemot pojkens vårdnadshavare (se 12 kap. 3 § OSL), dvs. Däremot gällde sekretessen gentemot pojkens pappa, eftersom han inte var vårdnadshavare. Tingsrätten har antagit interna rutiner benämnda Handläggningsrutiner för brottmål. Av avsnitt 1 framgår bl.a. att när ett nytt mål registreras ska vårdnadshavare till minderårig registreras. I avsnitt 2.8 behandlas sekretess. Härunder finns bl.a. följande text (icke relevanta delar är utelämnade). 2.8.2Sekretess vid framställan om offentlig försvarare eller målsägandebiträde •När framställan om offentlig försvarare eller målsägandebiträde kom- mer in, och även de handlingar där identiteten framgår, sekretessmark- eras alltid den misstänktes respektive målsägandens identitet (POM- uppgifter och adressuppgifter) i . •Aktuell bestämmelse som ska anges i (under ”kompletterande text till sekretess”) är 35 kap. 1 § OSL; det ska framgå att det gäller den misstänktes/ målsägandens identitet (med hänvisning till bilaga/sida i framställan om åklagaren har gett in sekretessbilaga). Även datum när markeringen görs och vem som gör den ska framgå. •Om framställan bifalls behöver man i förordnandet inte ange att sekre- tessen ska bestå, som det var tidigare, utan det gäller automatiskt. I för- ordnandet anges den misstänkte/målsäganden och eventuella vårdnads- havare som ”Sekretess A” (eller B, C etc. för respektive aktör). •Om någon begär att få ut identiteten på en misstänkt/målsägande eller handlingar där dessa uppgifter framgår upplyses denne om att uppgiften är sekretessmarkerad. Om personen i fråga ändå begär ut uppgiften eller handlingen får domare fatta avslagsbeslut. Ett särskilt avsnitt finns i handläggningsrutinerna om ungdomsmål (avsnitt 4.2). Sekretess behandlas inte i det avsnittet. Nämnas kan dock att det i olika sammanhang talas om åtgärder som vidtas gentemot ”vårdnadsha- vare”. Föräldrar som inte är vårdnadshavare nämns inte. Mitt yttrande om felet Jag kan konstatera att tingsrätten har gjort fel när handlingar utvisande att pojken var misstänkt för brott lämnades ut till pojkens pappa. Jag beklagar det inträffade. Jag har diskuterat handläggningen med den domstolshandläggare som registrerade målet. Vi har konstaterat att felet uppkom vid registreringen av målet. Vi har dock inte hittat anledningen till att pappan i lades in som vårdnadshavare, trots att han inte var det. Detta borde inte vara möjligt, eftersom en kontroll sker med folkbokföringen. Målet har efter registreringen fördelats på en av tingsrättens målavdel- ningar. En annan domstolshandläggare har där gjort den preliminära be- dömningen att offentlig försvarare inte skulle utses samt skickat underrät- telsen om detta till bl.a. pappan. Jag har diskuterat handläggningen även med den domstolshandläggaren. Domstolshandläggaren har utgått från den O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 0 2 1 / 2 2 : J O 1 i registrerade uppgiften att pappan var vårdnadshavare. Att de redan registrerade uppgifterna godtogs har jag ingen synpunkt på. Även om det inte ändrar det faktum att tingsrätten har gjort fel, kan jag konstateras att det endast , när åtal väcktes, blev offentligt att pojken var åtalad för brott. När åtal hade väckts fanns det inte längre någon grund för domstolen att vägra utlämnande av handlingarna till pap- pan. Mina överväganden för att undvika framtida fel Jag avser att vid ett av mina återkommande utbildningstillfällen för dom- stolshandläggarna redogöra för det inträffade och då påpeka vikten av att sekretessbestämmelserna följs. Jag har övervägt om en rutin bör införas i tingsrättens handläggningsru- tiner om att det vid kontakter med underårigas föräldrar i mål med sekretess bör kontrolleras om den i inlagda registreringen av vårdnadshavare är riktig. Såvitt vi vid tingsrätten vet har det inte före eller efter denna händelse gjorts något liknande fel. Ett införande av nämnda kontroll skulle bli ett extra arbetsmoment för domstolshandläggarna. Kontrollen skulle ske i ett mycket stort antal fall, vilket sammantaget skulle leda till en ökning av den redan ansträngda arbetsbelastningen. Jag har därför kommit fram till att nå- gon rutinändring inte ska göras. I den bedömningen ingår att det redan gäl- ler som en självklarhet att alla personer som handlägger mål med sekretess ska vara extra varsamma, så att inte sekretessbelagda uppgifter felaktigt av- slöjas. AA kommenterade tingsrättens remissvar. I ett beslut anförde JO följande: Om en uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden finns i en förundersökning i ett brottmål gäller enligt 35 kap. 1 § första stycket 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, sekretess för uppgiften, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon när- stående till honom eller henne lider skada eller men. Sekretess för namnet på den misstänkte kan även gälla hos en domstol om polisen eller åklagaren under förundersökningen ger in en framställning angående förordnande av offentlig försvarare och det kan antas att den enskilde eller någon närstående till den enskilde lider skada eller men om uppgiften röjs, se 43 kap. 2 § och 3 § andra stycket OSL. Uppgiften att någon är misstänkt för brott har normalt ansetts vara av den karaktären att sekretess gäller för den (se prop. 2003/04:93 s. 65 f. och prop. 2015/16:144 s. 25). Sekretess enligt 35 kap. 1 § OSL hindrar emellertid inte att en uppgift läm- nas ut till en enskild enligt vad som föreskrivs i lagen (1964:167) med särskilda bestämmelser om unga lagöverträdare, LUL, se 35 kap. 10 § OSL. Regleringen innebär följaktligen att sekretessen inte gäller i förhållande till vårdnadshavare, se 12 kap. 3 § OSL. Men undantaget kan också gälla i förhållande till vissa andra personer. Om någon som inte har fyllt är skäligen misstänkt för ett brott ska, enligt 5 § första stycket LUL, vårdnadshavaren eller någon annan som svarar för den unges vård och fostran samt någon annan som har en fostrande roll i 2 021 /2 2:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T förhållande till den unge underrättas och kallas till ett förhör som hålls med den unge under förundersökningen. Av andra stycket framgår dock att undersökningsledaren får besluta att t.ex. skjuta upp en underrättelse om brottsmisstanken eller en kallelse till förhöret, om det är nödvändigt för att sa- kens utredning inte väsentligen ska försvåras. Detsamma gäller enligt tredje stycket om det skulle strida mot den unges bästa eller om det finns andra sär- När åtal väcks mot den som inte har fyllt ska tingsrätten underrätta den unges vårdnadshavare om åtalet och om tidpunkten för huvudförhandlingen, om det inte finns särskilda skäl mot det. Skyldigheten omfattar även underrät- telse till den som svarar för den unges vård och fostran eller som har en fost- rande roll i förhållande till den unge. Detta framgår av 26 § LUL. avser ett brott på vilket fängelse kan följa ska samma personer också höras i målet, om det kan ske och det inte finns särskilda skäl mot det, se tredje stycket i det nämnda lagrummet. Bestämmelserna i innebär att tingsrätten ska underrätta eller kalla inte bara vårdnadshavare eller någon annan som svarar för den unges vård och fost- ran – dvs. den eller de som har det huvudsakliga ansvaret för den unge – utan även den som kan anses ha en fostrande roll i förhållande till den unge. utvidgningen av 26 § till att omfatta också den sistnämnda gruppen angavs i förarbetena exempelvis att föräldrar som inte är vårdnadshavare men som re- gelbundet umgås med den unge ofta kan anses ha en sådan fostrande roll. föräldrar som endast har ett sporadiskt umgänge kan ibland räknas till denna Således har det ansetts viktigt att alla dessa personer, och alltså inte bara vårdnadshavare, kan ges möjlighet att hjälpa den unge att komma till rätta med sin brottslighet och därmed att få en närmare kännedom om brottsutred- ningen (se prop. 2001/02:111 s. 20 f.). Särskilda skäl mot att underrätta och kalla en person som omfattas av lagens ordalydelse kan föreligga t.ex. om det finns en svår konflikt mellan en umgängesförälder och den förälder som har vårdnaden eller om det kan befaras att den unge skulle bli mindre meddelsam på grund av närvaron av en viss person (se a. prop. s. 25). Polis och åklagare bör i första hand höra med den unge själv om det finns någon som har en fostrande roll i förhållande till honom eller henne, men an- nars kan t.ex. den unges vårdnadshavare eller tillfrågas (a. prop. s. 20 f.). Avsikten är dock inte att myndigheterna ska initiera någon större ut- redning om det finns någon ytterligare person som ska underrättas och kallas än den som har det huvudsakliga faktiska ansvaret för den unge. Av 21 b § förundersökningskungörelsen (1947:948) framgår att polisen ska anteckna i protokollet eller på en annan särskild handling vem eller vilka som enligt 5 § LUL har underrättats och kallats till förhör som hållits med en miss- tänkt som inte har fyllt . En domstol kan normalt utgå från att det endast är den eller de som på detta sätt fått kännedom om förhör under förundersök- ningen, och som antecknats i förundersökningsprotokollet eller på annat sätt, som ska underrättas (a. prop. s. 22 och 26). En sådan uppgift torde också kunna framgå av ett yttrande från enligt 11 § LUL, vilket åklagaren som huvudregel ska hämta in innan han eller hon beslutar i åtalsfrågan. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 0 2 1 / 2 2 : J O 1 Som huvudregel upphör sekretessen enligt 35 kap. 1 § första stycket OSL att gälla för uppgifter i en förundersökning när uppgifterna lämnas till domsto- len med anledning av att åtal väcks, se 35 kap. 7 § OSL. Det är klarlagt att tingsrätten i samband med en framställning om offentlig för- svarare registrerade båda föräldrarna som vårdnadshavare till den underårige misstänkte trots att endast en var det. Utredningen har inte klarlagt hur det gick till eller var den felaktiga uppgiften kom ifrån. Det framgår dock att tingsrätten därefter skickade en underrättelse till den underårige med uppgift om att rätten preliminärt hade bedömt att han inte behövde en sådan försvarare och att en kopia av underrättelsen skickades till båda föräldrarna. Såvitt fram- kommit uppmärksammade tingsrätten att pappan inte var vårdnadshavare först när mamman kontaktade tingsrätten och påtalade detta. Som framgår av den rättsliga regleringen finns det visserligen situationer då även en förälder som inte är vårdnadshavare ska underrättas av polisen om att en underårig är misstänkt för brott, eller kallas att vara tillgänglig vid ett förhör med den misstänkte underårige under förundersökningen. Inget i framställ- ningen om försvarare tydde emellertid i det här fallet på att polisen hade under- rättat eller kallat pappan till något förhör med sonen. Av utredningen drar jag därmed slutsatsen att det var tingsrättens hantering av aktörsuppgifterna i målet som medförde att pappan fick kännedom om att sonen var misstänkt för brott trots att sekretess då fortfarande rådde för uppgifterna. Jag instämmer i tingsrättens bedömning att det var fel att skicka en kopia av den aktuella underrättelsen till den misstänktes pappa. Även om det inträffade framstår som ett enskilt misstag, till följd av den felaktiga registreringen i mål- hanteringssystemet , kan domstolen inte undgå kritik för det inträffade. Tingsrätten tycks ha omfattande handläggningsrutiner för brottmålshanter- ingen, och de åtgärder som har vidtagits för att misstaget inte ska upprepas framstår som tillräckliga. Jag vill dock understryka vikten av noggrannhet vid såväl registreringen av personuppgifter i målhanteringssystemet som han- teringen av sekretessbelagda uppgifter i domstolens mål och ärenden så att en- skilda inte drabbas av olyckliga eller allvarliga konsekvenser. Vad som i övrigt förts fram i ärendet ger inte anledning till någon ytterligare åtgärd eller något uttalande från min sida. Jag har kritiserat en annan tingsrätt för att ha skickat uppgifter om en underårig målsägande till en förälder som inte var vårdnadshavare (se JO:s ärende med dnr 3828-2019). 2 021 /2 2:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Uttalanden om en myndighets rutin att hantera en begäran om allmän handling först när behandlingen av en föregående begäran är avslutad (Dnr 5301-2019) Beslutet i korthet: Anmälaren begärde hos gene- ralkonsulat i att få ta del av allmänna handlingar. JO konstaterar att generalkonsulatets hantering av framställningarna inte har levt upp till tryckfrihetsförordningens krav på skyndsamhet och kritiserar generalkonsu- latet för den bristfälliga handläggningen. I beslutet behandlas också generalkonsulatets rutin att hantera en fram- ställning om handlingsutlämnande i taget, med innebörden att nästa begäran som ligger på tur behandlas först när handläggningen av den föregående är avslutad. Med anledning av det som kommit fram i ärendet förutsätter JO att vidtar åtgärder för att säkerställa att generalkonsulatet har den kunskap och förmåga som krävs för att leva upp till tryckfrihetsför- ordningens krav. JO förutsätter vidare att beaktar JO:s uttalanden i det här beslutet i det pågående arbetet med att förbättra hanter- ingen av allmänna handlingar inom hela utrikesförvaltningen. I en anmälan till JO klagade på generalkonsulat i och anförde sammanfattningsvis följande. Han begärde vid tre olika tillfällen att få ta del av allmänna handlingar hos konsulatet. för anmälan till JO hade han, trots flera påminnelser, ännu inte fått något svar på framställningarna. Handlingarna har inte lämnats ut inom rimlig tid. Efter att ha hämtat in handlingar och muntliga upplysningar från generalkon- sulatet uppmanade JO att yttra sig över AA:s anmälan. (rättschefen ) yttrade sig , efter att ha hämtat in ett yttrande från generalkonsulatet och gett generalkonsulatet till- fälle att lämna synpunkter på departementets yttrande. Generalkonsulatet lämnade i huvudsak följande redogörelse för myndighet- ens rutiner i utlämnandeärenden: Generalkonsulatet tillämpar, utöver gällande lagstiftning, utrikesförvalt- ningens föreskrifter samt av UD utgivna vägledningar och andra stödjande dokument, vilka bl.a. klargör ansvarsfördelningen, tydliggör skyndsam- hetskravet och tillhandahåller verktyg för ändamålsenlig hantering. Varje inkommen begäran om utlämnande av allmän handling hanteras, liksom övriga ärenden som inleds av en enskild, utifrån grundlagens krav på sak- lighet och opartiskhet. Myndighetschefen ansvarar för hanteringen av framställningar om ut- lämnande av allmän handling. Det finns i myndighetens arbetsordning O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 0 2 1 / 2 2 : J O 1 ingen generell delegering av beslutanderätten i sådana ärenden. Den biträ- dande myndighetschefen samordnar dock den löpande hanteringen av ären- den om utlämnande av allmän handling. Denna ordning har tillkommit på grund av det kraftigt ökade antalet utlämnandeärenden. Inkommande förfrågningar och framställningar, samt utgående svar på dessa, går via myndighetens organisatoriska e-brevlåda. Detta i syfte att säkerställa att ärendena registreras och hanteras enhetligt, samt att kommu- nikationen i och kring dem blir tydlig. Förfrågningar och framställningar som ställs direkt till enskilda medarbetare slussas vidare till den organisa- toriska e-brevlådan. Om en förfrågan eller begäran görs muntligt, tex. vid besök på myndigheten, gör personalen en tjänsteanteckning. Myndighetens registratorsfunktion ansvarar för att en inkommen begä- ran registreras, att ett ärende upprättas i diariet och att diarienummer på utlämnandeärendet meddelas ingivaren. Den handläggare som ansvarar för ärendet som begärd handling hör till ansvarar i princip för att identifiera, plocka fram och i förekommande fall sekretesspröva handlingen. Resultatet av den på handläggarnivå gjorda sekretessprövningen granskas; för kvalitetssäkring och likformighet i bedömningen, även av myndighetsche- fen eller den biträdande myndighetschefen. I avslagsärenden fattas alltid ett beslut. Expediering sker genom myndighetens registratorsfunktions försorg. Expedieringen av beslut och handlingar sker antingen via e-post eller vanlig post. Därtill finns möjlighet att, på plats och under besökstid, ta del av hand- lingarna i generalkonsulatets lokaler. Om papperskopia av handlingen läm- nas ut tillämpas avgiftsförordningen. Generalkonsulatets medarbetare genomgår av UD framtagna e-utbild- ningar för hantering av allmänna handlingar och tillämpning av reglerna om offentlighet och sekretess. Detta följs upp av myndighetschefen. Kon- sulatet har också en löpande dialog med UD:s rättssekretariat, dels i vissa samrådsärenden, dels för att erhålla fördjupad kunskap om tex. aktuella domslut som kan vara av relevans för myndighetens sekretessprövning. Generalkonsulatet anförde sammanfattningsvis även följande om ären- denas karaktär och omfattning och sitt arbetssätt: Merparten av generalkonsulatets handlingsutlämnandeärenden kommer från en och samma ingivare. Ingivaren har , per , vänt sig till konsulatet i 75 ärenden, varav en majoritet helt eller delvis avser begäran om allmän handling. Motsvarande antal var 14 ärenden. Ett antal av ärendena är omfattande och komplexa. Ofta åtföljs en ingiven begäran av ytterligare skrivelser, följdfrågor, yttranden och nya framställningar. Kommu- nikationen mellan ingivaren och generalkonsulatet är tämligen omfattande. In- kommande framställningar om utlämnande omfattar handlingar från flera av konsulatets verksamhetsområden. En majoritet av myndighetens från utsända tjänstemän och flera lokalanställda medarbetare berörs därmed av han- teringen. Kravet på att lägga andra arbetsuppgifter åt sidan påverkar därmed, i enskilda fall, utrymmet för att bedriva annan verksamhet på myndigheten. Ge- neralkonsulatet avser att i än högre grad tillämpa en rutin som innebär att myn- digheten hanterar en framställning i taget, dvs. att nästa begäran som ligger på tur behandlas först när handläggningen av den föregående är avslutad. Det är generalkonsulatets bedömning att en sådan hantering är förenlig med JO:s be- slut (dnr 180-2014 [beslutet är intaget i JO:s ämbetsberättelse 2015/16 på s. 653, JO:s anm.]). Generalkonsulatet lämnade följande beskrivning av hanteringen av de tre framställningar som anmälan avser: 2 021 /2 2:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Generalkonsulatet kan till att börja med konstatera att en myndighet måste kunna hantera såväl återkommande som omfattande framställningar om att få ta del av allmän handling på ett sätt som är rimligt med hänsyn till myn- dighetens övriga verksamhet. Detta sagt konstaterar konsulatet brister i handläggningen i två av de ärenden som nämns i anmälan. Inkomna framställningar har inte hanterats i strikt kronologisk ordning. Ärende UM2019/09631/JERU Ärendet inkom till generalkonsulatet (i anmälan till, samt korrespondensen från, JO anges ). Handläggningen avslutades och ärendet expedierades . Begäran omfattande två delar, där den ena inkluderade en handling som kunde lämnas ut i sin helhet, och den andra resulterade i avslag då någon allmän handling som motsvarade begäran inte påträffades på myndigheten. återkom ingivaren med en ny skrivelse via e-post. Skrivelsen innehöll dels en ny, till samma sakfråga relaterad, begäran om allmän handling, dels två ytterligare framställningar. För handläggningen av dessa nya framställningar tillämpas turordningsprincipen (jfr ovan). Ärendet i sin helhet är därför ännu inte avslutat. Ärende UM2019/10500/JERU Ärendet inkom till generalkonsulatet . Begäran omfattade samtliga relevanta handlingar, såsom skrivelser, informationsskrifter och interna verksamhetsberättelser, som redogör för myndighetens arbete inom en viss sakfråga. Försök att identifiera handlingar som mot- svarar begäran har gjorts, men vid efterforskningar har mycket få sådana handlingar hittats. Ärendet är fortfarande under handläggning och väntas kunna avslutas . Ärende UM2019/13563/JERU Ärendet inkom till generalkonsulatet . Ärendet rörde samtliga handlingar i ett annat ärende, vilket då inte var stängt. meddelade konsulatet att ärendet som begäran rörde var avslutat, och att handläggningen av begäran i UM2019/13563/JERU kunde inledas. Detta besked ifrågasattes av ingivaren, som menade att det aktuella ärendet hade varit stängt . meddelades ingivaren att begärda kopior på de ef- terfrågade allmänna handlingarna fanns klara för utlämning, mot erläg- gande av avgift enligt avgiftsförordningen. redovisade, bl.a. med hänvisning till JO 2015/16 s. 653, följande synpunkter på och bedömning av generalkonsulatets handläggning av de aktuella framställningarna: Ärende UM2019/09631/JERU Av konsulatets redogörelse framgår att den ursprungliga begäran i ärendet, som inkom , dels avsåg en handling som kunde lämnas ut i sin helhet, dels avslogs med hänvisning till att den i övrigt inte motsvarade någon allmän handling. Ärendet tycks således varken ha rört ett omfattande material eller krävt en mera ingående sekretessprövning. Att det under så- dana omständigheter avslutades först är svårt att förena med TF:s skyndsamhetskrav. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 0 2 1 / 2 2 : J O 1 Den e-post som sökanden skickade in innehöll som det får förstås ett antal nya framställningar om utlämnande av allmänna handlingar. Oavsett om dessa senare ingivna framställningar delvis haft an- knytning till de handlingar som lämnades ut i UM2019/09631/JERU, så borde de ha lagts upp och registrerats som nya ärenden i diariet. Mot att generalkonsulatet på dessa nya ärenden tillämpar turordningsprincipen har departementet inget att invända. Ärende UM2019/10500/JERU Ärendet, som inkom till konsulatet , är ännu inte avslutat. Handläggningen av ärendet har följaktligen dragit ut . Begäran gäller emellertid samtliga handlingar som avser myn- dighetens arbete med en viss sakfråga. Arbetet med att sortera ut, ta fram och sekretesspröva de handlingar som omfattas av begäran har därför rim- ligen tagit en del tid i anspråk. Departementet har förståelse för att dessa förhållanden inneburit viss fördröjning i konsulatets handläggning. Möjligen hade konsulatet efter successiva sekretessprövningar kunnat delleverera de fåtal mot begäran korresponderande handlingar som åter- fanns vid efterforskning. Det sagt noterar departementet uppgiften att ären- det väntas bli avslutat . Ärende UM2019/13563/JERU I generalkonsulatets redogörelse anges att begäran inkom och avsåg samtliga handlingar i ett annat pågående ärende.