frsrdg · H904RS6 · 2021-12-20 00:00:00 — Enligt enhetens chef fungerade verksamheten vid enheten intern service väl på ett övergripande plan . Antalet ärenden var lägre än under ett nor- malår, bl.a. som en följd av att det har varit betydligt färre människor (leda- möter, tjänstemän och besökare) i lokalerna. Antalet ärenden till förvaltning- ens servicecenter minskade exempelvis betydligt jämfört med . inkom bara knappt två tredjedelar så många ärenden som (2 538 ärenden jämfört med 3 970 ärenden ). Verksamheten vid telefonväxeln, barnverksamheten och flöt på utan nämnvärd negativ påverkan av pandemin. När det gällde barnverk- samheten var detta bl.a. en följd av att det har varit färre barn på plats.547 Bok- ningarna av minskade betydligt som en följd av pandemin och telefonväxeln har till stor del kunnat skötas på distans. Efterfrågan på produk- ter från gåvosortiment har minskat som en följd av det begränsade antalet besök i , men också som en konsekvens av ett mins- kat resande och färre studiebesök både inom och utom landet. Av samma skäl har talmän och ledamöter inte mottagit registreringspliktiga gåvor från inter- nationella motparter i samma utsträckning som då utrikes resor och inkommande besök från andra länder ligger på en helt annan nivå än under pandemin. 54517 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2011:14) om organisation. 546Villa i överläts genom ett gåvobrev till svenska staten 1981. Enligt gåvobrevet ska fastigheten bl.a. nyttjas av regeringen och talmän för representa- tion. Fastighetens vård och förvaltning övergick 1992 till dåvarande förvaltnings- kontor (numera ). Talmannen har företräde till (källa: bet. 2019/20:KU9). 547Barnverksamheten har följt samma riktlinjer som annan förskoleverksamhet, vilket bl.a. innebar att berörda ledamöter informerades om att endast friska barn togs emot och att ingen i hushållet heller fick vara smittad med covid-19. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN … men även många coronarelaterade utmaningar för enheten har det uppkommit ett antal utmaningar som en följd av coro- napandemin som påverkade enhetens verksamhet . Bland dessa märktes bl.a. följande: •Upphandlings- och inköpsfrågor. Vissa pandemirelaterade produkter har varit bristvaror. Detta gäller främst handsprit, men även engångshandskar. Efter beslut av den upphandlingsansvariga myndigheten (Kammarkolle- giet) uppmanades den avropade ramavtalsleverantören att prioritera vår- den, vilket gjorde det svårt för enheten att möta alla behov. Enheten var därför tvungen att göra vissa inköp utanför det statliga ramavtalet och då från en leverantör som egentligen var upphand- lad för andra ändamål (kontorsmateriel). Avsteget från ramavtalet doku- menterades dock noga och vägvalet stämdes även av med Kammarkolle- giet och upphandlingsfunktionen vid förvaltningens ekonomienhet. Som en följd av en längre vakans på den tjänst som främst hanterade avdelning- ens inköpsfrågor upplevde enheten att man saknade tillräcklig kompetens och stöd kring dessa frågor. •Att kunna möta den ansenliga mängden frågor och önskemål som uppkom i kölvattnet av pandemin var en betydande utmaning för enheten. Det kunde exempelvis handla om önskemål om att det skulle finnas handsprit på varje arbetsplats, vid varje kopiator, i alla hissar etc. ville andra minska mängden handsprit utifrån miljö- och brandskyddsaspekter. Som nämnts gjorde den begränsade tillgången till handsprit det dessutom ännu svårare att tillgodose alla önskemål på just detta området. •Distribution av munskydd. Enheten fick i uppdrag att tillhandahålla och distribuera munskydd , främst inför ledamöters och tjänstemäns utlandsresor. Då munskyddskrav infördes i kammaren 2021 utökades denna uppgift i samband med detta. •Frågor om beredskapslagring av vissa produkter. Utöver att distribuera munskydden enligt ovan fick enheten i uppdrag att köpa in ett beredskaps- lager av munskydd. Initialt beställdes det 2 500 munskydd. beslutades att öka storleken på lagret till 10 000 munskydd, efter att det hade inletts vissa diskussioner om krav på munskydd i kammaren. Ut- över munskydd arbetade enheten löpande med att säkerställa tillgången på handsprit och handskar i de lager som redan hade byggts upp. •Dimensioneringen av personalstyrkan. Eftersom många i verksamheterna (inklusive ledamöterna) arbetade på distans minskade eller förändrades be- hovet av service på plats. Detta avspeglades bl.a. i en mindre mängd felan- mälningar och förfrågningar från ledamöter, partikanslier och anställda. Det sågs inom vissa delar av enheten som en utmaning att dimensionera personalstyrkan på ett sådant sätt att enheten kunde ge den service till le- damöter och tjänstemän som förväntades och ändå inte vara för många på DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN plats av smittskyddsskäl. Viss personal var standby hemma för att undvika trängseln i kollektivtrafiken och för att minska risken för smittspridning mellan enhetens personal och därigenom om möjligt undvika att flera blir sjuka . Vissa initiala ”rättvisediskussioner” kring vilka yrkeska- tegorier som kunde jobba på distans eller vara stand-by förekom, men det har enligt enhetens chef gått att få förståelse för hur frågorna har hanterats, företrädesvis genom tydlig kommunikation om de överväganden som har gjorts. •Lokalbokningsföreskrifterna medger inte att enheten avslår en ansökan för att förhindra smittspridning. Detta har i vissa situationer krävt en hel del arbete med dialog och information samt att frågor har fått lyftas till riks- dagsdirektören eller säkerhetsenheten för avgörande. Å andra sidan gjorde smittskyddsrestriktionerna att det totala antalet lokalbokningar minskade betydligt under pandemin. Krav på större mötesrum, längre mötesbord och Skypemötesrum, där lokalbokningen ofta får förfrågningen men inte själva har kunnat lösa önskemålen. Vissa utmaningar uppkom som en följd av önskemål om hybridmöten eller andra digitala distansmöteslösningar. Även om lokalbokningen inte har ansvar för Skype och frågor med kopp- ling till den tekniken fick man ta emot en del kritiska synpunkter på dessa områden. Det förekom även en del problem som hängde samman med att det var svårt att integrera Skypemötesbokningar med ett föråldrat lokal- bokningssystem. •Svårigheter att hantera, kommunicera och få förståelse för nyuppkomna situationer som att ledamöters post hopade sig i postfack och/eller arbets- rum. När postfacken var fulla fraktades posten till vederbörandes arbets- rum. Därigenom blev vissa arbetsrum så fulla med post att den fick staplas på golvet. Fulla postfack försvårade postutdelningen och post på golven i rummen hindrade lokalvården. Problemet lyftes i leda- motsrådet och vid partikanslichefsmöten, dock utan att situationen nämn- värt förbättrades.548 Ett erbjudande från enheten att eftersända ledamöter- nas post innebar en stor administrativ insats och medförde betydande ex- trakostnader både som en följd av betydligt större eftersändningsvolymer än normalt och för att postleverantören försämrade sina eftersändnings- tjänster. Lokalvården har städat gemensamma ytor samt knappar och ”tagytor” extra. Det var därför önskvärt att få vetskap om vilka arbets- rum som stod tomma, bl.a. för att kunna omfördela enhetens re- surser. Lokalvården uppfattade dock svårigheter i att få tillgång till denna information. 548Se t.ex. ledamotsrådets minnesanteckningar från mötet . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN • Restaurang och café. Smittskyddsrestriktioner och distansarbete har gjort att antalet mat- och cafégäster i har minskat betydligt under Detta har i sin tur medfört betydande merkostnader för Riks- dagsförvaltningen eftersom den upphandlade restauratören är garanterad en viss ersättning oavsett hur många måltider som serveras. fortlöpande fört samtal med restauratören om lämpliga åtgärder för att det ska vara möjligt att upprätthålla erforderlig fysiska distansering i restau- rang och café. • Skyltar och anslag. Enheten har svarat för att sätta upp skyltar/anslag i om vikten av fysisk distansering och om god handhy- Uppgiften upplevdes inte som särskilt utmanande, men tillkom som en följd av pandemin. Den sektionschef som ingick i förvaltningens krislednings- stab upplevde en ökad arbetsbelastning. Framför allt inledningsvis när sta- ben hade två möten per dag, då vederbörande hade kvar sina ordinarie upp- drag, personalansvar m.m. som det förväntades att denne skulle hantera nya frågor med koppling till stabens arbete. Anpassningar av enhetens verksamhet Som en följd av pandemin anpassade enheten sin verksamhet på flera sätt un- Exempel på sådana anpassningar var följande: • Restaurang och café: Restaurang Strömmen var stängd under större delen av året (öppet för lunchservering och bokade middagar under en kortare period när smittspridningen gick ner), antalet sittplatser minskades till hälften och båda serveringslinjerna i brickmatsalen hölls öppna för att minska köer och trängsel. Källsorteringen vid brickinlämningen flyttades in i diskrummet för att undvika köbildning. Enheten har haft tät dialog med den kontrakterade restauratören där det bl.a. har ställts krav på nya betal- kortsterminaler med bättre funktionalitet för att kunna öka flödet förbi kas- san och därigenom minska köbildning och trängsel. • Lokalbokningen: Enheten har satt upp skyltar i samtliga möteslokaler och bilagt en informationstext till alla bokningsbekräftelser, i vilken det på- minns både om viktiga riktlinjer och om arrangörsansvaret. bedömdes vara olämpliga ur smittspridningssynpunkt lyftes för avgörande till enhetschef, avdelningschef, riksdagsdirektören eller talman- nen (beroende på arrangemang). • Lokalvårdens bemanning: Distansarbete är av förklarliga skäl inte möjligt Däremot förändrades bemanningen så att färre var på plats i syfte att minska smittspridningen på arbetsplatsen och vid kollektivtra- rapporterades att flera lokalvårdare var sjuka och att lokalvården eventuellt skulle behöva köpa in extra lokalvårdstjäns- ter för att kunna klara uppdraget. Det visade sig dock att enheten kunde DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN upprätthålla den del av lokalvården som utförs i egen regi under hela peri- oden, utan att behöva köpa in extra lokalvårdstjänster. •Tider för postturer och öppettider i centralförrådet har anpassats. Enhetens chefer bedömer att många av de anpassningar som gjordes i verk- samheten och som har funnits kvar även under huvuddelen av 2021 kommer att återställas i ett nytt normalläge. Vissa anpassningar kan dock kom- ma att bli kvar. Det handlar exempelvis om •att vissa städrutiner behålls och att vikten av att tvätta händer betonas även framgent, vilket också gör att spridningen av vanliga förkylningsvirus minskar. Papper blir standard i pentryn i stället för delade tyghanddukar. Däremot ses det som tveksamt att behålla och fylla på alla de handsprits- behållare som har placerats på många ställen i till en be- tydande kostnad, även om det kan finnas behov av att behålla vissa av dem. •att plexiglaslösningar behålls där de är uppsatta eller finns tillgängliga för att snabbt kunna sättas på plats för att minska risken för smittspridning vid liknande situationer . •att överväga värdet av att behålla vissa extra hygienrutiner i kammaren som tillgänglighet till handsprit, att vissa ytor spritas av regelbundet m.m. •ett visst distansarbete, vilket enhetens chefer bedömer också skulle kunna bli aktuellt under ett nytt normalläge och på detta område finns det även förväntningar bland personalen. Enhetens chef betonar dock att det är verksamhetens behov den aktuella dagen som kommer att vara avgörande för i vilken utsträckning detta kommer att vara möjligt. Säkerhetsarbetet är en angelägenhet för hela , och alla verksamheter ska bidra till säkerheten på olika sätt. Säkerhetsarbetet drivs och samordnas i huvudsak av säkerhetsenheten och enheten it-produktion (it-sä- kerhet). Av den tidigare redovisningen av krisledningsorganisationens arbete framgår det att säkerhetsenheten spelade en central roll under corona- pandemins första år, inte minst som en följd av att enheten ansvarar för frågor om krisberedskap inom och eftersom flera av enhetens medarbetare ingick i den nyssnämnda krisledningsorganisationen. Mot den bakgrunden ges i detta avsnitt en förhållandevis utförlig beskrivning av hur enhetens uppdrag har förändrats och utökats under de senaste cirka tio åren i allmänhet och om enhetens roll mer specifikt. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Enhetens ansvarsområden och organisation I riksdagsdirektörens föreskrift om ansvarsområden inom Riksdagsförvalt- ningen anges det att säkerhetsenheten549 •svarar för samordning av säkerhetsskydd •svarar för att kravställa, utföra och följa upp till- trädesbegränsning och säkerhetsprövning •svarar för övergripande säkerhetsfrågor, inklusive organisatoriskt brand- skydd och personsäkerhet •har metod- och samordningsansvar för arbete med krisberedskap, planering för civilt försvar och kontinuitetshantering •svarar för transporter med riksdagsbilarna •kravställer, samordnar och följer upp informa- tionssäkerhetsarbete. Säkerhetsenheten består av sektionerna Här bör det noteras att säkerhetsenhetens organisation förändrades fr.o.m. efter ett beslut av riksdagsdirektören i augusti 2020.551 Be- slutet innebar att ansvaret för informationssäkerhetsarbetet flyttades från den juridiska enheten till säkerhetsenheten och att de två sistnämnda sektionerna i listan ovan tillkom, dvs. sektionerna för verksamhets- och säkerhetsskydd samt sektionen för krisberedskap. upphörde sektionen för strategiskt säkerhetsarbete.552 Sektionen för krisberedskap ska, inom ramen för säkerhetsenhetens an- svarsområden, ansvara för frågor som rör bl.a. planering för civilt försvar, kon- tinuitetshantering, kris- och incidentberedskap, säkerhet i beredskap (SiB), tjänsteman i beredskap (TiB), personsäkerhet, transporter med riksdagsbilarna samt brandskyddsarbete.553 Även dataskyddsombudet är placerad vid säkerhetsenheten och ska över- vaka att förvaltningen följer EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). För mer information om dataskyddsombudet och GDPR se avsnittet om it- avdelningen i denna del D. 5499 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2012:2) om ansvarsområden inom Riksdagsförvalt- ningen. 55022 § Riksdagsdirektörens föreskrift (2011:14) om organisation. 551Riksdagsdirektörens föreskrift (2020:3) om ändring i riksdagsdirektörens föreskrift (RFS 2011:14) om organisation. 552Riksdagsförvaltningens årsredovisning för (2020/21:RS1), s. 36. 553Riksdagsförvaltningen, Motiv-pm till föreskrift om ändring i riksdagsdirektörens före- skrift (RFS 2011:14) om organisation (dnr 2282-2019/20). DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Säkerhetsarbetet i styrs av lagar och föreskrifter.554 Av instruktion framgår det att i sin verksamhet ska beakta totalförsvarets krav samt svara för säkerheten och kris- beredskapen i riksdagen.555 Därtill finns ett antal interna styrdokument. Utöver den redan refererade föreskriften om ansvarsområden inom Riksdagsförvalt- ningen är följande särskilt relevanta för myndighetens krisberedskap: •Riksdagsstyrelsens föreskrift om säkerhet och säkerhetsskydd i , och partikanslierna.556 Av 11 kap. 1 § framgår att i syfte att stärka och förmåga att hantera kriser ska förvaltningen fortlöpande analysera om det finns sådan sårbarhet och sådana risker som synnerligen allvarligt kan försämra förmågan att bedriva verksamhet. •Säkerhetspolicy.557 I policyn framgår bl.a. att i första hand ska förebygga incidenter och i andra hand begränsa konsekven- serna av dessa. Avseende krisberedskap och kris- och incidenthantering finns även ett antal instruktioner med tillhörande vägledningar som beskriver strukturerna för kris- och incidenthantering. Instruktionen för incidenthantering i beskriver på en övergripande nivå hur incidenter som kan få konsekvenser för flera verksam- hetsområden ska hanteras i Riksdagsförvaltningen.558 Av instruktionen fram- går att incidenter i första hand ska förebyggas inom ramen för den löpande verksamheten, men även hur ansvarsfördelningen ser ut när det gäller att upp- täcka och larma, hantera, samordna och kommunicera samt att följa upp och förbättra. Instruktionen innehåller även hänvisning till tjänsteman i beredskap (TiB) under icke kontorstid. I inledningen av pandemin när kunskapen om co- vid-19, smittspridning etc. var begränsad kunde ett bekräftat covid-19-fall i betraktas som en incident. Tjänsteman i beredskap (TiB) är en funktion i för hantering av oförutsedda händelser utanför kontorstid. För TiB finns en sär- skild instruktion som tydliggör dennes ansvar och uppgifter att hantera, 554Bland dessa märks regeringsformen, riksdagsordningen, lagen (2019:109) om säkerhets- skydd i och dess myndigheter, delar av säkerhetsskyddslagen (2018:585), riks- dagsstyrelsens föreskrift (RFS 2019:1) om säkerhet och säkerhetsskydd i , Riks- dagsförvaltningen och partikanslierna, skyddslagen (2010:305), offentlighets- och sekretess- lagen (2009:400) och dataskyddsförordningen (GDPR). 5553 § lagen (2011:745) med instruktion för . 557Riksdagsförvaltningen, Säkerhetspolicy (dnr 280-3528-05/06). 558Riksdagsförvaltningen, Instruktion för incidenthantering (dnr 1328-2017/18). DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN samordna och informera om incidenter utanför kontorstid.559 Av instruktionen framgår det att TiB vid händelse av kris ska hantera det akuta skedet och efter beslut av riksdagsdirektören aktivera krisledningsor- Det framgår även att om det uppstår behov av att aktivera Riks- dagsförvaltningens krisledningsorganisation utanför kontorstid och riksdags- direktören inte går att nå, alternativt i brådskande fall, kan även TiB fatta be- slut om att aktivera krisledningsorganisationen. hetschef har samma befogenhet vid de förutsättningar som anges ovan, både under och utanför kontorstid.560 exakta sammansättning eller bemanning är inte fastslagen i förväg. Däremot finns det metoder och stöd för dess arbete samlade i (se nedan). nehåller bl.a. strukturer för krisledning, krisplan med rollkort, larmplan, mall för lägesbild, checklistor och kontaktuppgifter. Den innehåller även stöd vid särskilda händelser, bl.a. en pandemiplan med beslutsstöd för Riksdagsförvalt- ningens ledning i olika faser av en pandemi (se vidare om pandemiplanen ne- Översyn av säkerhetsverksamheten inom Den ovan beskrivna nu gällande regleringen och styrningen av säkerhetsar- betet inom vilar delvis på olika genomlysningar och på att detta arbete har prioriterats upp . illustrera något av det utgångsläge som befann sig i när pandemin bröt ut redovisas delar av detta arbete. beslutade riksdagsdirektören att det skulle genomföras en över- syn av säkerhetsverksamheten inom . synen var att få ett samlat underlag för beslut om åtgärder som kan förbättra förutsättningarna för ett samordnat säkerhetsarbete i . avrapporterades uppdraget till riksdagsdirektören.561 I avrapporteringen refereras bl.a. en slutsats från en övning med krigsdele- gationen 2017 där det slogs fast att det finns behov av en gemensam inriktning för samordning av arbetet med kontinuitet och krisberedskap m.m. Vidare konstaterades det att ledningen har haft ambitionen att förbättra förvaltningens förmåga inom bl.a. områdena kontinuitet och krishantering.562 I rapporten konstaterades det också att arbetet har tagit än beräknat inom dessa områden, även om arbetet anses ha höjt medvetenheten och förståelsen för dessa frågor inom förvaltningen. , Tjänsteman i beredskap (instruktion, dnr 1329-2017/18), 2018- , Tjänsteman i beredskap (instruktion, dnr 1329-2017/18), 2018- , Översyn säkerhetsverksamheten i RDF (dnr 2168-2018/19). Kontinuitetsplanering, incidenthantering, krisberedskap, krishantering och planering av civilt försvar handlar ytterst om att ska kunna leverera sina viktigaste uppgifter utefter hela hotskalan. De olika delarna syftar till att ge en grundläggande förmåga att hantera såväl en vardag med mindre incidenter till större störningar och rena kriser. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Vidare framgår det av översynen att utarbetades det som betecknades säkerhetspaket 2.0, vilket i sin tur låg till grund för att riksdags- styrelsen i sitt underlag till budgetpropositionen bl.a. lyfte fram be- hovet av att skapa förbättrade förutsättningar för en stärkt krisberedskapsför- måga. Det bedömdes att arbetet med krisberedskap, kontinuitet och planering för civilt försvar behövde förstärkas med en handläggare, en befattning som sedermera tillsattes. Noterbart är att de utmaningar som omnämns i översynen inte uttryckligen omfattar risker för att ska behöva kunna fungera även under en pan- demi. Däremot påpekas det att den snabba tekniska utvecklingen, digitali- seringen och teknikberoendet har medfört nya sårbarheter i skyddsvärda verk- samheter. Till detta fogas också att det har varit svårt att rekrytera personal med nödvändig it-säkerhetskompetens. Översynen utmynnade i ett antal förslag för ett samordnat säkerhetsarbete som bl.a. skulle syfta till att möta den strategiska planens inriktning att för- valtningen ska säkerställa att den parlamentariska processen fungerar såväl i vardagen, vid incidenter och kriser som vid krigsfara och krig. Bland förslagen fanns sådana som syftade till att säkerställa kompetensförsörjning, utveckla den långsiktiga styrningen och utveckla stödet till den övriga förvaltningen. Vidare föreslogs en viss omorganisation av säkerhetsverksamheten. Det kon- staterades i anslutning till det förslaget att arbetet inom beredskapsområdet inte hade prioriterats i tillräckligt hög utsträckning och att det därför hade byggts upp en skuld inom förvaltningen på detta område som det krävde en hel del arbete för att komma i kapp. Genom att skapa en särskild organisa- torisk enhet för detta område skulle uppdraget och ansvaret tydliggöras. Denna organisatoriska enhet tillkom och bemannades sedermera alltså som en sektion vid säkerhetsenheten . Utvecklingen av säkerheten och beredskapen har prioriterats upp Av det redovisade framgår det att redan innan coronapandemin hade identifierat ett behov av att utveckla och revidera meto- derna för krisberedskapen, kontinuitetshanteringsförmågan och planeringen för civilt försvar. Detta fick genomslag i strategiska plan –2022 och i verksamhetsplanerna . Säkerhets- frågorna fick därmed en betydligt mer framträdande roll i den strategiska pla- nen –2022 än i den –2018 (se tidigare i denna del D). Vidare konstateras det att det har skett en förskjutning i synsättet från att säkerhet har handlat om bevakning till att säkerhet är en förutsättning för att prioriterade verksamheter ska kunna fungera oavsett situation. Säkerhet och beredskap i den strategiska planeringen Av den strategiska planen –2022 framgår det att hotbilden mot Sve- rige har förhöjts och att ett ökat teknikberoende har med- fört nya sårbarheter. Detta får konsekvenser för arbete och DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Säkerhetsarbetet ska fortsätta att vara prioriterat och förvaltningen behöver säkerställa att den parlamentariska processen fungerar oavsett situation, dvs. såväl i vardagen och vid incidenter och kriser som vid krigsfara och krig. Kopplat till uppdragsområdena i den strategiska planen –2022 – främst avseende områdena A och B – tydliggörs också att beredskapen behö- För uppdragsområde A Svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. är målbilden att Stödet till det parlamen- tariska arbetet är professionellt, effektivt och stabilt och att kammaren och utskotten har förutsättningar att verka såväl vid oförutsedda händelser som vid kris, krigsfara eller krig.