frsrdg · H904RS6 · 2021-12-20 00:00:00 — ledningsgrupp – ett samrådsorgan för riksdagsdi- rektören – uttryckte också på ett tidigt stadium vikten av att förvaltningen fo- kuserade på åtgärder som syftade till att minska risken för smittspridning ge- nom t.ex. förbättrad hygien, skyddandet av riskgrupper, främjandet av arbete på distans, användandet av telefon- och Skypemöten i stället för fysiska möten, planerandet för en eskalering av situationen m.m.340 Det bildades en samordningsgrupp inom förvalt- ningen där bl.a. företrädare för säkerhetsenheten, , kommunika- tionsavdelningen, utskottsavdelningen och HR-enheten ingick. Gruppen kom ibland att kallas för Coronagruppen och rapporterade till en informell krisled- ningsgrupp, bestående av förvaltningens ledningsgrupp samt cheferna för enheten respektive säkerhetsenheten. Inom ramen för Coronagruppen, och se- nare i krisledningsstaben (se vidare nedan), fanns en mindre gruppering be- 338Verksamhetsberättelse miniriksdagen (intern promemoria, ). 339Coronagruppens mötesanteckningar, . 340Riksdagsförvaltningens händelselogg för pandemin, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN stående av personal från bl.a. säkerhetsenheten och kommunikations- och it- avdelningarna som i hög grad drev på det dagliga krishanteringsarbetet till- sammans med HR-enheten.341 Organisations- och samverkansfrågor inom förvaltningen var tidigt på agendan inom den nämnda samordningsgruppen. Lägesbilder togs fram och delades regelbundet med den ovan nämnda, informella krisledningsgruppen. Information lades ut på Intranätet. Talmannen bidrog bl.a. med att skicka ut information från sitt e-postkonto till alla ledamöter om var mer information om situationen och dess hantering kunde hittas.342 fick partiernas gruppledare formellt, under coronakrisens inledning, information av säkerhetsenhetens chef om det på- gående arbete med att bedöma situationen och om behovet av åtgärder.343 De första besluten tas Den informella krisledningsgruppen fattade tidigt beslut om hygienåtgärder för att förhindra smittspridning, om att samverka med , parti- kanslierna och dess chefer och region samt om att utbyta informa- tion med andra länders parlament m.fl.344 I takt med att smittspridningen ökade, ökade också förvaltningens förstå- else av konsekvenserna för verksamheten. Det vidtogs allt fler åtgärder av va- rierande karaktär. I samordningsgruppen informerades t.ex. tidigt om att ut- skottsavdelningen skulle verka för att ställa in alla utlandsresor för utskotten, att internationella kansli skulle arbeta för att ställa in det fysiska deltagandet på internationella möten, att it-avdelningen skulle ställa in sina fysiska utbildningar och i stället verka för alternativa utbildningsformer m.m.345 Riksdagsdirektören beslutade om att alla visningar för allmän- heten av , visningar för skolklasser och konstvisningar skul- le ställas in.346 Gruppledarnas överenskommelse om ett ändrat arbetssätt i kammaren och i utskotten betraktades som ett viktigt ingångsvärde för hur för- valtningen skulle bedriva sin verksamhet hädanefter (för mer information om denna överenskommelse, se del B). uppmanade riksdagsdirektören samtliga chefer i Riksdagsför- valtningen att fr.o.m. avboka större möten, seminarier, utbild- ningar och evenemang med flera externa deltagare i . Han uppmanade också alla chefer i förvaltningen att undersöka vilka medarbetare 341E-post från , t.f. chef för serviceavdelningen, chef för säker- hetsenheten, . 342Coronagruppens mötesanteckningar, . 343Riksdagsförvaltningens händelselogg för pandemin, . 344Coronagruppens mötesanteckningar, . 345Coronagruppens mötesanteckningar, . 346Riksdagens intranät - Beslut och åtgärder inom med anledning av coronaviruset, . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN som kunde arbeta på distans. Riksdagsdirektören beslutade också om att Krisledningsgruppen beslutade om att fysiska besök på ser- vicecentret för it-frågor inte längre skulle vara tillåtna utan tidsbokning. samma kom att gälla för ledamotsadministrationen.348 Vidare beslutade riksdagsdirektören om att stänga Riksdags- för allmänheten tills vidare.349 beslutade han, på förfrågan av riksdagsjournalisternas ordförande, att stolarna i presscentret skulle glesas ut av smittspridningsskäl.350 I samråd med enhetschefen för intern service beslutade enhetschefen för kommunikationsplanering att stänga presentshop. svarig sektionschef för interiörer och konst beslutade , efter av- stämning med avdelningschefen för serviceavdelningen, att stänga konstförrå- det där ledamöter och tjänstemän kan låna konst till sina tjänsterum.351 Enhetschefen för intern service beslutade om stängning av en av restauranger, restaurang Strömmen. Skälet till stängningen var främst att det var personalbrist hos restauratören till följd av att flera kockar var sjuka. skulle i stället vara på att hålla öppet i självserveringen och kaféet.352 Säkerhetschefen beslutade att den tillåtna distansen för persontransporter av de ledamöter som hade rätt att utnyttja bilar med chaufförer ut- ökades för att dessa ledamöter inte skulle behöva åka kollektivtrafik vissa En formell krisledningsgrupp och krisledningsstab bildas Riksdagsdirektören tog beslut om en formaliserad krisled- ningsorganisation för att bättre kunna samordna avdelningarnas arbete för att säkerställa stöd till den parlamentariska processen och arbetet med att hindra smittspridning på kort och lång sikt.355 Mer specifikt var syftet att förvaltningen skulle säkerställa sitt stöd till riks- dagen oavsett situation för att skapa förutsättningar att vidmakthålla den 347 intranät - Beslut och åtgärder inom med anledning av coronaviruset, . 348 intranät - Beslut och åtgärder inom med anledning av coronaviruset, . 349 intranät - Beslut och åtgärder inom med anledning av coronaviruset, . 350 intranät - Beslut och åtgärder inom med anledning av coronaviruset, . 351 intranät - Beslut och åtgärder inom med anledning av coronaviruset, . 352 händelselogg för pandemin, . 353 intranät, Beslut och åtgärder inom med anledning av coronaviruset, . 354 Avsnittet bygger, om inte annat anges, på det bakgrundsmaterial som presenterades vid det första mötet med krisledningsgruppen . 355 , Beslut om att inrätta en krisledningsorganisation (dnr 1537- 2019/20), . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN parlamentariska processen enligt ordinarie rutiner eller, då det inte var möjligt, säkerställa att processen kunde genomföras på en acceptabel nivå. I övrigt handlade arbetet om att bidra till att och förvaltningen kunde hantera situationen på ett effektivt och förtroendefullt sätt, att analysera påverkan på den strategiska planen och verksamhetsplanen, och att skapa trygghet hos medarbetare genom att förvaltningen vidtog åtgärder som värnade deras liv, hälsa och välmående. En formell krisledningsgrupp bildades inom förvaltningen för att kunna fatta beslut om inriktning, prioriteringar och åtgärder och för att lyfta fram nya behov, informera löpande internt samt bereda beslutsunderlag till riksdagsdi- rektören. Även om många av gruppens medlemmar också ingick i lednings- gruppen var det i krisledningsgruppen som de pandemirelaterade frågorna i huvudsak behandlades och beslutades inom organisationen. Pandemifrågan var dock regelbundet uppe som en informationspunkt i ledningsgruppen. Krisledningsgruppen leddes av den biträdande riksdagsdirektören och bestod i övrigt av cheferna för den administrativa avdelningen och it-avdel- ningen (samma person), serviceavdelningen, kommunika- tionsavdelningen, säkerhetsenheten och HR-enheten. Gruppens första möte hölls och man möttes därefter regelbundet och ända in , ofta till en början. Kris- ledningsgruppen avvecklades genom ett beslut av riksdagsdirektören (för mer information, se vidare i bilaga 2). En formell krisledningsstab bildades också med syfte att förse krislednings- gruppen med beslutsunderlag utifrån en aktuell lägesbild och analys. I staben ingick, förutom medarbetare från säkerhetsenheten, även medarbetare från it- avdelningen, kommunikationsavdelningen, serviceavdelningen, administra- tiva avdelningen, utskottsavdelningen och ledningsstaben. Gruppens första möte hölls och under de kommande månaderna samman- trädde staben frekvent, ofta . Mötesverksamheten för staben pågick också ända in då den genom ett beslut av riksdagsdi- rektören direkt underställdes honom eftersom krisled- ningsgruppen avvecklades (se ovan). I stabens arbete ingick att bedriva omvärldsbevakning, främja samverkan och samordning, ta fram analysunderlag, t.ex. dagliga lägesbilder (staben var bl.a. representerad vid Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps sam- ordningsmöten med anledning av pandemin), initiera och följa upp beslut och åtgärder som krävde en insats av linjeorganisationen. I uppgifterna ingick också att sammanställa och analysera information och statistik från linjeorga- nisationen inom förvaltningen. Stabens arbete syftade också till att förbereda möten med ledningsgruppen och krisledningsgruppen inför veckans möten med talmansberedningen och partikanslicheferna. Delar av staben deltog också regelbundet i dessa möten. Centralt i sammanhanget var att de åtgärder som vidtogs, inklusive kom- munikationen, skulle vara samordnade och utformade utifrån ett helhets- DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Att skapa kontinuitet och uthållighet var tidigt viktiga led- ord i arbetet. Avdelningarna inom förvaltningen hade som uppgift att genomföra de åt- gärder som krisledningsgruppen beslutade om och att ta fram den information som krävdes för en uppdaterad lägesbild. Planering för ett mycket ansträngt läge I ett tidigt skede angavs att den utveckling som krisledningsgruppen planerade för inbegrep ett mycket ansträngt läge i ett samhälle som präglades av stor osäkerhet, ett betydande bortfall av personal (på grund av sjukdom, stängda skolor, oro, begränsade möjligheter till transporter men också som en följd av möjliga dödsfall) samt uteblivna leveranser och samhällsresurser. intensiv parlamentarisk beslutsprocess förväntades också som en konsekvens av en ökad mängd lagförslag från regeringen med anledning av pandemin. Det förutsågs mycket stora krav på kommunikativa insatser, både internt Budskapet var att samhället i stort, inklusive och Riks- dagsförvaltningen, skulle komma att ställas inför mycket stora prövningar och påfrestningar (för vidare information se avsnittet om kommunikationsavdelningen i denna del D). Det underströks att skulle säkerställa sitt stöd till Det betydde att man kontinuerligt behövde följa utvecklingen och bedöma risker och behov av åtgärder. I arbetet utgick kris- ledningsorganisationen bl.a. från de ansvariga myndigheternas bedömningar Krisledningsgruppens beslut och överväganden356 Vid krisledningsgruppens första sammanträde underströks bl.a. vikten av att säkerställa att stödet till den parlamentariska processen fortgick. Det framhävdes att befintliga kontinuitetsplaner behövde omsättas i praktiken (t.ex. upplärning, skiftarbete och justerade arbetsformer). En mall och rutin för att kunna följa upp verksamheten avsågs att tas fram. för uthållighet i organisationen dryftades också. Det utökade distansarbetet be- dömdes kunna medföra utmaningar i fråga om arbetsmiljö, motivation, sammanhållning och arbetsmoral. Olika proaktiva åtgärder diskuterades. beslutades att kommunikationsavdelningen skulle ta fram ett förslag till kom- munikationsplan, att avdelningscheferna skulle följa upp resursläget inom för- valtningen och att cheferna för den administrativa avdelningen respektive HR- enheten skulle lämna förslag i fråga om hemlån av ergonomisk och teknisk HR-enheten fick också i uppdrag att ta fram underlag till chefer om att leda på distans och tips till medarbetare om distansarbete. 356 Avsnittet bygger på krisledningsgruppens mötesanteckningar . DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN resursfördelning inom förvaltningen och eventuella utlån av personal mellan enheter var också tidigt uppe för diskussion. Den övergripande krishanteringen innan sommaruppehållet – smittan blossar upp för att sedan klinga av Krisledningsgruppens arbete kännetecknades från pandemins början av att för- söka finna relevanta och effektiva arbetsformer för sitt eget arbete och att föra en dialog om dessa med förvaltningens linjeorganisation och företrädare för partier. Krisledningsgruppen bedömde tidigt att krisledningsorganisationen be- hövde vara aktiv åtminstone t.o.m. sommarens slut. hölls en dis- kussion i krisledningsgruppen om budskapet inför semesterplaneringen, att förvaltningen skulle inrikta sig på en annorlunda sommar i fråga om beman- ning som gjorde att förvaltningen bibehöll förmågan att stödja den parlamen- tariska processen också i en extraordinär situation. beslutade krisledningsgruppen att Intranätet skulle fortsätta att vara huvudkanalen för information om pandemin. Avdelningsche- ferna hade också ett ansvar för att informera cheferna inom sina respektive verksamheter. Fram emot fanns förhoppningar i samhället om att pande- min höll på att klinga av, vilket gjorde att krisledningsgruppen då började att tala i termer av en återstart av delar av verksamheten och om en återgång till ett ”nytt normalläge”. Ramarna för planeringen för en återstart av förvalt- ningen och en återgång till ett nytt normalläge började därför att diskuteras. angav krisledningsgruppen att de åtgärder som hade vidtagits skulle gälla minst till . Diskussioner fördes dock om hur angivandet av ett specifikt datum skulle kunna uppfattas bland medarbetarna. Åena sidan var det viktigt att ange ett datum längre fram i tiden för att kom- municera vikten av att vidtagna åtgärder skulle upprätthållas trots att smittan minskade. Å andra sidan kunde utpekandet av ett specifikt datum signalera att krisen skulle vara över och att verksamheten sålunda kunde återgå till det normala trots att man inte kunde ha någon kännedom på förhand om smitt- läget vid just den tidpunkten. Vissa yrkeskategorier var särskilt angelägna om att få ett datum för återgång till det normala, t.ex. de riksdagsguider som i detta läge inte hade några arbetsuppgifter på grund av att besöksverksamheten hade avstannat. diskuterades på förslag av staben tre parallella spår för en åter- gångsplanering: fastställande av ett nytt gemensamt normalläge, återuppta- gande av den service och det utbud som förvaltningen hade erbjudit ledamö- terna, partikanslierna, medarbetarna, allmänheten m.fl. före pandemin, samt tillvaratagandet av lärdomar i den löpande verksamheten, t.ex. i fråga om ef- fektivare arbetssätt och nya mötesformer. Mot bakgrund av att bedömde att hade pas- serat det värsta i fråga om smittspridning, men att det rådde stora regionala DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN skillnader, diskuterade krisledningsgruppen återigen återgången till Man beslutade att inriktningen skulle vara att krisledningsor- ganisationen skulle finnas kvar till , men att mötesfrekvensen m.m. efter semestrarna skulle styras av situationen där och då. Mot bakgrund av diskussioner i ledningsgruppen höll krisledningsgruppen själva en diskussion om vissa verksamhetsövergripande frågor in- för återgången till ett nytt normalläge. Ledningsgruppen hade framför allt dis- kuterat den fysiska arbetsmiljön och lokalerna. Budskapet var att en säker återgång skulle ske successivt. Avvägningar fick göras på enhetsnivå utifrån verksamhetens behov och krav, med expertmyndigheternas råd och rekom- mendationer som grund. Det sista mötet med krisledningsgruppen innan sommaruppehållet hölls Därefter förväntades staben i stället rapportera till den biträdande Efter skulle staben rapportera till den som tjänstgjorde som riksdagsdirektör när den ordinarie hade semester. Det aviserades att krisledningsstaben skulle starta upp verksamheten igen den Då skulle bl.a. planeringen för ett återupptagande av förvaltningens service och utbud stå på agendan. Den övergripande krishanteringen efter sommaruppehållet 2020 – Det första mötet med krisledningsgruppen efter sommaruppehållet hölls den Då noterades att smittspridningen ökade igen i hela och gruppen diskuterade hur man skulle möta höstens utmaningar i fråga om kon- tinuitet för personal och verksamhet, arbetsmiljö, smittspridning m.m. Kris- ledningsorganisationen hade vidare fått i uppdrag av ledningsgruppen att fö- reslå åtgärder för verksamheten . Inriktningen var att distansar- bete skulle gälla även fortsättningsvis, men att det dessutom skulle vara möj- ligt att på ett säkert och flexibelt sätt kunna arbeta och genomföra utskottssam- manträden på plats i , under det som senare kom att kallas Stockholmsveckorna (för mer information om de s.k. Stockholmsveckorna, se del B). Vid mötet fortsatte krisledningsgruppen att diskutera di- stansarbete eftersom ledningsgruppen ansåg att detta skulle vara huvudregeln I vissa fall fanns det dock behov av möten på arbetsplat- sen eller att arbetet behövde utföras fysiskt på plats för att verksamheten skulle underströks att det var linjeorganisationens ansvar att genomföra åtgärder för att öppna upp verksamheter och att sedan rapportera åtgärderna till staben för att denna skulle kunna få en samlad bild. ströks att krisledningsstaben hade en samordnings- och analysfunktion även i fortsättningen, medan ansvaret för åtgärder i verksamheten fanns i linjeorgani- ansågs behöva bli kvar t.o.m. november månad ut på grund av smittläget. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN Mot bakgrund av den ökade smittspridningen meddelade krisledningsgrup- pen att krisledningsstaben skulle börja blicka framåt i plane- ringen och diskutera vilka behov av åtgärder som skulle kunna bli aktuella om läget förändrades än mer till det sämre . Krisledningsstaben presenterade ett antal förslag till åtgär- der med anledning av de skärpta restriktionerna i . Krisledningsgruppen kom fram till att följande åtgärder skulle gälla: •Hemarbete var fortsatt huvudregel. Arbete på plats skulle endast före- komma om det krävde fysisk närvaro. Det var respektive chef som gjorde bedömningen för sin verksamhet. •Friskvårdslokalerna skulle stängas. •Alla möten rekommenderades att genomföras digitalt, inklusive enhets-, kansli- och sektionsmöten. •Förvaltningen skulle i dialog med företrädare för restaurangen se över om ytterligare åtgärder kunde genomföras för att undvika att trängsel uppstod. •Besök av externa besökare behövde begränsas ytterligare. Åtgärderna och kommunikationen avsågs vara i samklang med de åtgärder som talmannen och gruppledarna hade kommit överens om vid gruppledarmö- tet för att gälla året ut (för mer information om denna överenskommelse se del B). uttrycktes det en oro i krisledningsgruppen över att per- sonalläget skulle bli alltmer ansträngt. Man ansåg att förvaltningen behövde ta i beräkning att händelseutvecklingen kunde leda till ett bortfall av personal (på grund av sjukdom, stängda skolor och förskolor, begränsade möjligheter att ta sig till arbetet m.m.), bortfall av leveranser och samhällsresurser samt en hög arbetsbelastning för vissa yrkesgrupper. Det diskuterades eventuella åtgärder som behövdes för att •säkerställa kontinuitet för verksamhetskritiska funktioner •säkerställa en minskad risk för smittspridning och arbetsmiljö – t.ex. vid medieproduktionen där medarbetarna tvingades att arbeta tätt in på varandra och behövde tillgång till munskydd (vilket man senare fick) •få ännu fler att arbeta på distans •säkerställa en systematisk uppföljning av personalläget, kritiska leveranser etc. På krisledningsmötet redovisades det att riksdagsdirektören hade beslutat att krisledningsorganisationen skulle fortsätta i sin aktuella form åtminstone ut, men troligtvis ännu längre. Inget arbete planerades att utföras i gruppen under juluppehållet. Ordinarie krisberedskap utanför kon- torstid, dvs. tjänsteman i beredskap (TiB), fick i uppdrag att bevaka utveck- lingen av pandemin (för mer information om TiB, se av- snittet om säkerhetsenheten i denna del D). DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN tematiska diskussioner och beslut Krisledningsgruppen och dess stab kom även att diskutera, och i förekom- mande fall besluta i, en rad övriga frågor som beskrivs i följande avsnitt. En rad arbetsmiljöfrågor kom att avhandlas av krisledningsgruppen eftersom det tidigt stod klart att distansarbete bedömdes vara nödvändigt i stor utsträckning. beslutade krisledningsgruppen om att arbets- platsutrustning fick tas hem om behov förelåg för att arbetsuppgifter skulle kunna genomföras. Detta gällde även för partikanslierna. Det var dock inte aktuellt att köpa in ny utrustning för ändamålet. I fråga om medarbetare som tillhörde riskgrupper och inte kunde utföra or- dinarie arbetsuppgifter på distans uttryckte krisledningsgruppen att respektive chef måste kunna göra en egen bedömning av hur man skulle hantera detta. Varje fall ansågs som unikt. Eftersom det förelåg en risk för att för- och grundskolor skulle stänga, sär- skilt i början av pandemin, utredde krisledningsstaben om det fanns behov av barnomsorg för medarbetare i en sådan situation. Denna utredning var klar för att kunna användas vid behov som dock inte kom att uppstå . sammanfattades det övergripande resultatet av den riskbedöm- ning som cheferna inom förvaltningen hade gjort tillsammans med sin perso- nal. Sammantaget bedömde krisledningsgruppen resultatet som bra eftersom det fanns möjlighet att agera på de risker som hade påtalats. Eftersom det kunde konstateras att det inte hade varit någon hög sjukfrånvaro inom förvalt- ningen och att stödet till den parlamentariska processen hade upp- rätthållits tydde detta på att de åtgärder som hade vidtagits fungerade och man kunde fortsätta på den inslagna vägen, ansåg krisledningsgruppen. I samband med de åtgärder som talmannen och gruppledarna hade kommit överens om vid gruppledarmötet , med anledning av de förvär- rade smittläget, presenterade krisledningsstaben som tidigare angetts ett antal förslag till åtgärder utifrån de nya allmänna råden från Folk- hälsomyndigheten. Dessa åtgärder innebar bl.a. att hemarbete skulle vara hu- vudregel även fortsättningsvis (för mer information se avsnittet om HR-enhe- ten i denna del D). Tekniken för distansmöten och informationssäkerhet Krisledningsgruppen diskuterade teknik för distansmöten och informationssä- kerhet vid ett antal tillfällen under sina möten, bl.a. mot bakgrund av it-avdel- ningens utmaningar. Skype kom tidigt, som bl.a. har nämnts tidigare i del B, att gälla som huvudalternativ för distansmöten tillsammans med telefonkonfe- renser. framförde partikanslierna önskemål om att fler Skyperum än de som stod till buds skulle göras tillgängliga. Önskemål om andra videokonferenssystem gjorde sig också hörda. DEL D – RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS STÖD OCH SERVICE UNDER CORONAPANDEMIN underströk krisledningsgruppen dock att det redan upphandlade och installe- rade Skype var det system för distansmöten som gällde för förvaltningen fram- för andra mindre säkra alternativ. Vidare var informationssäkerhet ofta uppe på krisledningsgruppens möten (för mer information se avsnittet om it-avdel- ningen och om säkerhetsenheten i denna del D). Som en följd av föreskrifter och allmänna råd vidtog fortlöpande olika smittskyddsåtgärder. Det rapportera- des i krisledningsgruppen att nya anslag hade satts upp på strategiska platser och information om att undvika onödiga resor i arbetet hade lagts ut på Intranätet. Krisledningsgruppen beslutade samma datum att chefer och andra som ansvarade för kommande arrangemang också var ansvariga för att de gjorde en riskanalys enligt råd och rekommen- dationer. diskuterade krisledningsgruppen att det fanns en risk för att de positiva signaler som spreds både nationellt och internationellt om smittspridningen övertolkades som att faran var över.