frsrdg · H904JO1 · 2021-11-10 00:00:00 — •Den meddelar Kronofogden att brev till EE kommer i retur från folkbokföringsadressen. startade en utredning avseende EE:s folk- bokföring. hade bedömt att informationen från AA var ange- lägen att åtgärda men inte haft anledning att bedöma situationen som högst prioriterad. Genom att informationen om ny adress inte uppmärksammades i hanteringen av underrättelserna kom det att dröja innan en ut- redning påbörjades. har således hanterat de underrättelser som har kommit in avseende EE:s eventuellt felaktiga folkbokföring men inte tillvaratagit in- formationen om ny adress. Detta är en avvikelse från ordinarie arbetssätt. har bedömt underrättelserna som relevanta att åtgärda och har startat en utredning. På grund av prioriteringar inom folkbokföringsverk- samheten påbörjades utredningen först efter att den första underrättelsen lämnades in. Det är en brist i hantering att det inte vidtogs åtgärder för att få kontakt med EE redan i samband med att underrättelsen från CSN, med uppgift om en möjlig ny adress, lämnades in. Om då hade fått in en flyttanmälan från EE hade folkbokför- ingsuppgiften med stor sannolikhet kunnat ändras i nära anslutning till en sådan flyttanmälan. Ett beslut avseende EE:s folkbokföring fattades efter att tiden i en kungörelsedelgivning löpt ut. Beslutet innebar att EE avregi- strerades från folkbokföringen i . Utredning [dnr 1315-2019, JO:s anm.] Folk- och fastighetsavdelningen inom har anfört bl.a. följande. BBlämnade in en impuls till om att FF var felaktigt folkbokförd på hennes adress i . Ett mejl från BB besvarades och kontakten avslutades med att BB meddelade att hantering blivit föremål för en polisanmälan. Mejlkonversa- tionen skapade ett nytt ärende som i princip hänvisade till inlämnad impuls BB:s första impuls fördelades till inkorgen Meddelande från annan. Om en medborgare exempelvis känner fara för liv och hem eller kan drabbas av ekonomiska konsekvenser, kan dessa impulser fördelas till en inkorg som heter Prioriterade ärenden. Det första ärendet bedömdes inte höra till denna kategori. 2 021 /2 2:JO1 S K A T T O C H F O L K B O K F Ö R I N G Det andra ärendet som registrerades efter BB:s kontakt med kom att fördelas till inkorgen Prioriterade ärenden. på- börjades en utredning kring FF:s folkbokföringsadress. Rutinerna kring hanteringen av inkomna impulser har såvitt framkom- mit efterlevts. Anledningen till att handläggningen inte påbörjats tidigare beror på balansläget inom bosättningskontroll. Utifrån balanssituationen kan hanteringen av BB:s första impuls anses ha varit felaktig. Det fanns inte skäl att värdera impulsen som prioriterad sett till de uppgifter som läm- nades. När BB därefter mejlade kom hennes ärende att omprioriteras. Vad BB har uppgett om att hon varit i kontakt med Skatte- verket tidigare framstår inte som osannolikt även om det inte har dokumen- terats. Ett beslut avseende FF:s folkbokföring fattades . Be- slutet innebar att FF avregistrerades från folkbokföringen i . Utredning [dnr 1701-2019, JO:s anm.] Folk- och fastighetsavdelningen inom () har anfört bl.a. följande. CClämnade en impuls till om att GG var felaktigt folkbokförd på hennes adress i . prioriterar åtgärder efter konsekvenserna för den enskilde (risk för bedrägerier eller andra brott mot den enskilde) respektive för sam- hället (t.ex. välfärds- och bidragsbrott). I vissa fall kan rätta till felet snabbt. I andra fall kan informationen vara osäker och ger inte un- derlag för att dra säkra slutsatser. I impulsen från CC framkom inte sådana omständigheter som gjorde att impulsen bedömdes som prioriterad. Rutinerna kring hanteringen av inkomna impulser har såvitt framkom- mit efterlevts. Anledningen till att någon handläggning inte kunnat påbörjas tidigare beror på den prioritering har gjort av ärendet. Ärendet tilldelades en handläggare och en utredning påbörjades. Ett beslut avseende GG:s och övriga familjens folk- bokföring fattades . Beslutet innebar att personerna registrerades utan känd hemvist. Lagar, rutiner m.m. I 9 § första stycket förvaltningslagen (2017:900) anges att ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. En person ska folkbokföras på den fastighet och i den kommun där han eller hon enligt 7 och 8–13 §§ är att anse som bosatt, se 6 § första stycket folkbokföringslagen. En person anses vara bosatt på den fastighet där han eller hon regelmäss- igt tillbringar eller, när byte av bostad har skett, kan antas komma att regel- mässigt tillbringa sin dygnsvila. Den som därigenom kan anses vara bosatt på fler än en fastighet anses vara bosatt på den fastighet där han eller hon med hänsyn till samtliga omständigheter får anses ha sin egentliga hemvist. (Se 7 § folkbokföringslagen.) Kan en persons bosättning med tillämpning av 7–12 §§ hänföras till en kommun men inte till en viss fastighet inom denna, ska han eller hon anses bosatt i kommunen, se 13 § folkbokföringslagen. Kan en persons bosättning med tillämpning av 7–13 §§ inte hänföras till en kommun och ska personen inte avregistreras från folkbokföringen som utflyttad enligt 20 §, anses han eller hon sakna känd hemvist, se 13 a § folkbokföringslagen. Den som kan antas komma att regelmässigt tillbringa sin dygnsvila utom landet under ska enligt huvudregeln avregistreras från folkbok- föringen som utflyttad. Även den som kan antas komma att regelmässigt S K A T T O C H F O L K B O K F Ö R I N G 2 021 /2 2:JO1 tillbringa sin dygnsvila både inom och utom landet ska avregistreras om han eller hon med hänsyn till samtliga omständigheter får anses ha sin egentliga hemvist utom landet. (Se 20 § folkbokföringslagen.) I 2 § andra stycket förordningen (2017:154) med instruktion för Skatte- verket anges att uppgifterna i folkbokföringen ska spegla befolkningens bo- sättning, identitet och familjerättsliga förhållanden så att olika samhälls- funktioner får ett korrekt underlag för beslut och åtgärder. I om bosättningskontroll, avsnitt 30.11.1, finns en beskrivning av hur kontroll ska ske då någon kan antas vara felaktigt folkbokförd i annans lägenhet eller fastighet. Folk- och fastighetsavdelningen på får omkring 70 000 underrättelser från medborgare och myndigheter med information om per- soner som kan vara felaktigt folkbokförda. Ca 20 000 av dessa utgörs av underrättelser från privatpersoner. Det är inte ovanligt att flera underrättel- ser rör samma person. Underrättelserna innebär inte i sig en skyldighet för att vidta en viss åtgärd utan är information om att något kan vara fel i folkbokföringsregistret. En stor del av underrättelserna avser fel som kan bero på fördröjning i anmälningar, okunskap eller andra typer av oavsiktliga fel. Även om en majoritet av uppgifterna anger ett fel i folkbokföringen bedömer Skattever- ket att det ur ett proportionalitetsperspektiv inte är motiverat att eftersträva att samtliga dessa ska åtgärdas genom utredning. Myndighetens målsätt- ning är i stället att underlätta för medborgarna att göra rätt och att inleda utredningar där förutsättningarna för självrättelse är som lägst. Skattever- kets bild är att ungefär en tredjedel av de oavsiktliga felen i folkbokföringen rättas utan att myndigheten behöver vidta någon åtgärd, oftast genom att den som lämnat fel uppgift eller inte lämnat in en uppgift rättar den på eget initiativ. En förgranskning och en bedömning sker därför initialt av underrättel- serna utifrån vilka som har störst konsekvens i samhället och vilken åtgärd som är proportionerlig. Underrättelserna grupperas sedan beroende på vem som har lämnat underrättelsen, vilken information den innehåller och vil- ken åtgärd som bedöms som relevant. De underrättelser som anses vara lämpliga att åtgärda genom en utredning kommer sedan att fortsätta vara aktiva och utredas av myndigheten. Vid uppgift om en ny adress ska informationen användas för att komma i kontakt med personen det gäller för att öka möjligheten att en rättelse av adressen kan göras genom personens medverkan. Om det finns särskilda skäl, exempelvis då det bedöms finnas risk för bedrägerier eller andra brott mot den enskilde eller risk för t.ex. välfärds- och bidragsbrott, kommer underrättelsen att vara prioriterad och handläggas skyndsamt. De underrättelser som inte bedöms vara lämpliga att hantera genom en utredning eller som kan kopplas till en redan inkommen underrättelse av- aktiveras. Informationen i en sådan underrättelse kan däremot aktualiseras i en senare utredning eller annan åtgärd, t.ex. om det kommer en ny under- rättelse på samma person eller adress. Det ingår i ordinarie arbetssätt att skicka en påminnelse om att lämna en flyttanmälan när myndigheten får uppgift om en möjlig ny adress. pågår ett utvecklingsarbete för att kunna nå samtliga personer som är anslutna till Mina meddelanden (dvs. de som skaffat en digital brevlåda hos t.ex. Kivra eller Min myndighetspost). De ska med automatik få en påminnelse om att anmäla ny adress så snart en underrät- telse om felaktig folkbokföring kommer in till . En underrät- telse kan även komma att utgöra underlag för bedömningar av hur 2 021 /2 2:JO1 S K A T T O C H F O L K B O K F Ö R I N G kan utveckla sitt systematiska arbete mot olika risker i folk- bokföringsregistret. Av de underrättelser som kom in till har ca 25 000 bedömts vara sådana att de ska hanteras genom att myndigheten vidtar en individuell åtgärd, vanligtvis en utredning. har en balans på mellan 20 000 och 25 000 underrättelser som ska utredas. Att förbättra hanteringen av underrättelserna är ett prioriterat område för . Det pågår därför utveckling av såväl teknik som arbetssätt för att skapa förutsättningar att på ett tillfredsställande sätt genomföra de åt- gärder som krävs för att upprätthålla ett korrekt folkbokföringsregister. Det genomförs även förebyggande åtgärder i syfte att nå ut med information om folkbokföringsadress. Hanteringen av AA:s underrättelse till [dnr 466-2019, Handläggningstiden från det att ärendet började utredas till dess det beslu- tades om avregistrering från folkbokföringen för den person som var skri- ven hos AA var en månad och . Det hade emellertid dröjt 14 må- nader från det att AA kom in med sin första underrättelse till dess en utred- ning påbörjades. Att det dröjde så pass länge beror i grunden på den stora mängden bosättningskontrollärenden som har att hantera. Det berodde i detta fall också på att det inte kommit fram uppgifter som gjorde att bedömde ärendet som prioriterat. tog inte till vara den information om ny adress som kom in från CSN och därför skickades inte någon påminnelse till EE om att lämna in en flyttanmälan. Detta var en avvikelse från rutinerna och får anses som en brist i hanteringen. Det går emellertid inte att veta om ett sådant utskick hade lett till att en flyttanmälan lämnats in av EE och på- skyndat handläggningen. AAhar inte varit part i ärendet om folkbokföring av den person som felaktigt var skriven på hans adress. Han har emellertid haft ett intresse av att ärendet skulle handläggas och beklagar att den stora balan- sen av ärenden som ska utredas inneburit att det dröjt mer än ändrade folkbokföringsuppgifterna för den person som var skriven på AA:s adress. Hanteringen av BB:s underrättelse till [dnr 1315-2019, Handläggningstiden från det att ärendet började utredas till dess det beslu- tades om avregistrering från folkbokföringen för den person som var skri- ven hos BB var . Det hade emellertid dröjt 8 månader från det att BB kom in med sin första underrättelse till dess en utredning påbör- jades. Att det dröjde så pass länge beror i grunden på den stora mängden bosättningskontrollärenden som har att hantera. Det berodde i detta fall också på att det först i samband med BB:s kontakt och den skriftväxling som följde kom fram uppgifter som gjorde att bedömde ärendet som prioriterat. BBhar inte varit part i ärendet om folkbokföring av den person som felaktigt var skriven på hennes adress. Hon har emellertid haft ett intresse av att ärendet skulle handläggas och beklagar att den stora ba- lansen av ärenden som ska utredas inneburit att det dröjt mer än nio måna- der innan ändrade folkbokföringsuppgifterna för den person som var skriven på BB:s adress. S K A T T O C H F O L K B O K F Ö R I N G 2 021 /2 2:JO1 Hanteringen av CC:s underrättelse till [dnr 1701-2019, JO:s anm.] Handläggningstiden från det att ärendet fick en handläggare tilldelad till dess det beslutades om ny folkbokföring för personerna som var skrivna hos CC var . Det hade emellertid dröjt från det att CC kom in med sin underrättelse till dess ärendet fick en handläggare tilldelad. Att det dröjde så pass länge beror i grunden på den stora mängden bosätt- ningskontrollärenden som har att hantera. Det berodde i detta fall också på att det inte kommit fram uppgifter som gjorde att bedömde ärendet som prioriterat. CChar inte varit part i ärendet om folkbokföring av de personer som felaktigt var skrivna på hennes adress. Hon har emellertid haft ett intresse av att ärendet skulle handläggas och beklagar att den stora ba- lansen av ärenden som ska utredas inneburit att det dröjt mer än ändrade folkbokföringsuppgifterna för de personer som var skrivna på CC:s adress. Anmälarna gavs tillfälle att kommentera respektive remissvar. BB och CC av- hördes inte. AA kommenterade remissvaret och anförde i huvudsak följande: Den långsamma handläggningen är systematisk. tar inte hän- syn till information om felaktiga uppgifter. I stället prioriterar myndigheten att personer är folkbokförda någonstans framför att folkbokföringsadressen ska vara korrekt. Han har återsänt ett femtiotal brev från inkassobolag, Kronofog- den och andra myndigheter. Det har inte funnits anledning för att misstro hans anmälan om felaktig folkbokföring. Han hade då bott där och bifogade dessutom sitt hyreskontrakt som bevis på detta. JO begärde även att skulle yttra sig över anmälan i ärendet med dnr 6412-2019. I remissen upplyste JO om de ärenden som redan hade remit- terats samt uppmanade att särskilt besvara följande frågor: 1.Hur diarieförs en underrättelse? 2.Innebär en underrättelse att ett ärende alltid inleds? Om inte, vad utgör den rättsliga grunden för detta ställningstagande? Om en underrättelse inte ini- tialt leder till att ett ärende inleds, kan en underrättelse i ett senare skede leda till att ett ärende inleds? Om ja, vad utgör den rättsliga grunden för detta ställningstagande? 3.Är det den enskilde, vilken lämnat underrättelsen, som anses inleda ärendet eller inleds ärendet på initiativ av ? Uppfattas en enskild som lämnat underrättelsen i något fall som part i ärendet? 4.Skatteverket har i de ovannämnda yttrandena anfört att underrättelserna inte i sig innebär en skyldighet för att vidta en viss åtgärd. Vad utgör den rättsliga grunden för detta ställningstagande? 5.Skatteverket har även i de ovannämnda yttrandena anfört att en förgransk- ning och en bedömning sker initialt av underrättelserna och att de sedan grupperas beroende på vem som har lämnat underrättelsen, vilken inform- ation den innehåller och vilken åtgärd som bedöms som relevant. Vad me- nas specifikt med detta? Vilka kriterier ska vara uppfyllda för att en under- rättelse ska åtgärdas genom en utredning? 6.Hur uppfattar hanteringen av underrättelser, är det fråga om ärendehandläggning och/eller faktiskt handlande? 2 021 /2 2:JO1 S K A T T O C H F O L K B O K F Ö R I N G 7.Avslutas alla ärenden med ett beslut? Om inte, vad utgör den rättsliga grun- den för detta ställningstagande? Hur hanteras ärenden som inte avslutas ge- nom ett sådant beslut? 8.Får den enskilde någon information om arbetssätt i bosätt- ningskontrollverksamheten eller någon annan återkoppling? 9.Får den enskilde, om ett ärende avslutas genom ett beslut, del av beslutet? 10.Vilka åtgärder som nämns i de ovan redovisade yttrandena har vidtagits för att upprätthålla ett korrekt folkbokföringsregister och när har de vidtagits? I sitt remissvar anförde bl.a. följande: Folk- och fastighetsavdelningen inom har lämnat en redogö- relse och uppgett följande. DDlämnade en underrättelse, även kallad impuls, muntligen till skatteupplysning om att HH var felaktigt folk- bokförd på hans adress. Enligt uppgifterna i underrättelsen hade DD varit i kontakt med sin bostadsrättsförening som uppgett att man där inte kände till vem HH var. Underrättelsen tilldelades diarienummer 18 50 615 052 och fördelades till en inkorg. kontaktade DD återigen via skatteupplysningen. Den som tog emot samtalet gjorde en tjänsteanteckning om att DD tyckte att det var jobbigt att den okända kvin- nan var felaktigt folkbokförd på hans adress. , i samband med att ärendet aktualiserades med anledning av JO:s remiss, tog en handläggare kontakt med bostadsrättsför- eningen. lämnade bostadsrättsföreningen informa- tion om att HH bor i som tillhör fastigheten. Hon hade samma lägenhetsnummer som DD men bodde i en annan uppgång i fastigheten och skulle ha ett B efter gatunumret för att särskilja adresserna. gjordes en så kallad administrativ ändring av HH:s adressuppgift i folkbokföringsdatabasen. Lagar, rutiner m.m. Enligt 6 § folkbokföringslagen (1991:481) ska en person folkbokföras på den fastighet och i den kommun där han eller hon enligt 7 och 8–13 §§ samma lag är att anse som bosatt. En person som folkbokförs på en fastighet som innehåller flera bostadslägenheter ska folkbokföras också på lägenhet. Med bostadslägenhet avses lägenhet som är registrerad i lägenhetsregistret enligt lagen (2006:378) om lägenhetsregister. beslutar i ärende enligt folkbokföringslagen efter anmälan eller ansökan eller annars när det finns skäl till det, se 34 § folkbokförings- lagen. Uppgifterna i folkbokföringen ska spegla befolkningens bosättning, identitet och familjerättsliga förhållanden så att olika samhällsfunktioner får ett korrekt underlag för beslut och åtgärder, se 2 § andra stycket förord- ningen (2017:154) med instruktion för . I om bosättningskontroll, avsnitt 30.11.1, finns en beskrivning av hur kontroll ska ske då någon kan antas vara felaktigt folkbokförd i annans lägenhet eller fastighet. I interna ställningstagande Flyttning – komplettering/änd- ring av lägenhetsnummer och littera anges när myndigheten kan göra en så kallad administrativ ändring av en adressuppgift. En förutsättning är att folkbokföringen från början skett på korrekt fastighet. När det kan anses klarlagt att någon flyttning faktiskt inte skett kan uppgifter ändras med kompletterande uppgifter från personen. En administrativ ändring kan S K A T T O C H F O L K B O K F Ö R I N G 2 021 /2 2:JO1 göras vid felaktig eller saknad uppgift om lägenhetsnummer och vid änd- ring av uppgift om littera (t.ex. från till 1 B) och borttag av c/o-adress. En förutsättning för att ändra littera är att adressen finns i adressregistret samt att den är fastställd. Komplettering av uppgifter kan ske skriftligen eller muntligen. Om det råder osäkerhet om vad som är korrekt bör kontakt tas med fastighetsägare eller kommun. Av utredningen i ärendet framgår att när DD kontak- tade skatteupplysningen med information om att HH var felaktigt folkbok- förd på hans adress uppgav han att han varit i kontakt med sin bostadsrättsförening, som enligt uppgift inte kände till vem HH var. När underrättelsen granskades fanns ingen information som tydde på att det var en granne som av misstag blivit folkbokförd på DD:s lägenhet och att det därmed skulle bli fråga om en mycket enkel utredning. Förgranskningen innebar inte heller att det skickades ut någon påminnelse till HH om att anmäla flyttning, eftersom det inte fanns någon uppgift om en möjlig annan adress. Då det inte fanns någon uppgift om att den påtalade felaktigheten skulle innebära att DD led ekonomisk skada eller var utsatt för hot kom ärendet vid förgranskningen att hamna i en gruppering av ärenden med lägre prio- ritet. , , kontaktade DD återigen Skat- teverket via skatteupplysningen. Den som tog emot samtalet gjorde en tjänsteanteckning om att DD tyckte att det var jobbigt att den okända kvin- nan var felaktigt folkbokförd på hans adress. har förståelse för att det upplevs mycket negativt att ha en okänd person skriven på sin adress. kan såhär i efterhand ändå inte se att den uppgiften, utifrån de rutiner som finns, borde ha lett till att ärendet prioriterades om och fick förtur framför andra ärenden. Såsom har beskrivit i tidigare yttranden till JO finns det en stor balans av ärenden som ska utredas särskilt. Tiden det tar innan ett fel rättas kan därför tyvärr uppgå till väl . Ändringen i folkbokföringen görs när beslut om ny folkbokföring fattats. Det saknas laglig möjlighet att folkbokföra en person på ”oklar bo- sättning” eller motsvarande, medan utredningen genomförs. anser att en person som lämnat en underrättelse om en fel- aktig adress i folkbokföringen inte får ställning som part i det ärende om folkbokföring som inleds på eget initiativ. har DD i detta fall, eftersom felet rört hans egen folkbokföringsadress, haft ett in- tresse av att ärendet skulle utredas. beklagar att den stora ba- lansen av ärenden som ska utredas har inneburit att det dröjt mer än myndigheten ändrade folkbokföringsuppgifterna för den person som var skriven på DD:s adress. Det är förhoppning att de åtgärder som vidtas för att förbättra hanteringen av det stora antalet underrättelser som kommer in, ca 70 000 st. , ska leda till att fel av detta slag kan åtgärdas snabbare. Härutöver bör nämnas att regeringen har tillsatt en utredning som tagit namnet Utredningen om folkbokföring och samordningsnummer (Fi 2019:05), som bl.a. ska föreslå åtgärder som minskar risken för att oriktiga uppgifter blir registrerade i folkbokföringsdatabasen och förhindrar att en person blir folkbokförd där den inte är bosatt. följer utredning- ens arbete och ser fram emot att ta del av förslagen som utredningen kom- mer att lämna. I sitt remissvar såvitt gäller de frågor som JO ställde, anförde föl- jande: 2 021 /2 2:JO1 S K A T T O C H F O L K B O K F Ö R I N G Frågor om bosättningskontrollverksamheten (JO:s dnr 6412- 2019) ombudsmän () har bett svara på tio frågor som rör hanteringen av underrättelser om felaktig folkbokföring. Folkbokföringsverksamheten hos handlägger ärenden i olika system. Dessa är Riksfolkbokföringen (Poff), där folkbokföringsda- tabasen finns, och de separata applikationerna Internordisk Flytt och . När det gäller underrättelser om fel i folkbokföringen är det Poff och som används. I redogörelsen kommer även myndighetsbrevlådan och Flexite att nämnas. Myndighetsbrevlådan är ett system som har för att ta emot och ordna elektroniska meddelanden som kommer in via webben eller med e-post. I myndighetsbrevlådan fördelas meddelandena till inkorgar där de tas om hand av den avdelning eller verksamhet inom som bör hantera saken. Skatteupplysningen använder systemet Flexite, där information från personer som ringer in kan dokumenteras. Den information om adressfel i folkbokföringen som enskilda och myn- digheter lämnar till kallas inom bosättningskontrollverksam- heten för underrättelser eller impulser. Det är emellertid endast vissa, i 2 § folkbokföringsförordningen utpekade, myndigheter som har en formell underrättelseskyldighet. Därmed vore det i förvaltningsrättsligt hänseende mer korrekt att kalla information från en sådan myndighet för underrättelse och den information som enskilda lämnar på eget initiativ för anmälningar om adressfel i folkbokföringen. När man talar om anmälningar inom folk- bokföringen är det emellertid främst flyttanmälningar som avses. För att undvika begreppsförvirring kommer därför begreppet underrättelse även fortsättningsvis att användas för att beteckna den information om fel i folk- bokföringen som enskilda lämnar. anser dock att en underrät- telse som kommer in från en enskild person är att anse som en anmälan om ett sådant fel.