sou · H8B340 · 2020-06-24 00:00:00 — •Ett nätverk av myndigheter med säte i som genomför utbildningen i samarbete med högskola.13 •Rörlighet i staten: ett samarbete mellan 16 myndigheter med syftet att driva och utveckla metoder för kontinuerlig kompetens- utveckling.14 Ett exempel på hur ett myndighetsnätverk samverkar är myndig- hetsnätverket i . Nätverket anordnar olika gemen- samma utbildningar, bland annat en utbildning för nyanställda i de statliga myndigheter som ingår i nätverket. Utbildningen ger en övergripande introduktion till rollen som statsanställd och hur myn- digheter styrs och följs upp. Utbildningen är lång och benämns Att arbeta i staten. Den är ett komplement till myndigheternas egna introduktionsprogram. I utbildningen ingår information om styrning i statlig verksamhet, arbetsmiljö, förvaltningsrätt, klarspråk, offent- lighet och sekretess, hälsofrämjande arbete och kommunikation. Utbildningen leds i första hand av föreläsare från Centrala studie- stödsnämnden (CSN), (), Försäkrings- kassan och . I nätverket ingår förutom dessa myndig- heter ytterligare 15 myndigheter. Exempel på andra myndigheter som deltar är Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) och Läns- styrelsen i . Utbildningen vänder sig primärt till 13Bland annat , , , Statens veterinär- medicinska anstalt, , och minnesforskning och i län. 14Elsäkerhetsverket, , , Formas, Forte, , , Myndigheten för press, radio och tv, , , , Rymdstyrelsen, Statens servicecenter, Strål- säkerhetsmyndigheten, och . Kartläggning av myndigheternas introduktionsutbildningar nyanställda, men är öppen även för de som har arbetat och vill uppdatera sina kunskaper. Den genomförs i blandade grupper av nyanställda från de olika myndigheterna i nätverket. Det är omkring 40 personer per utbildningstillfälle. En uppföljning bland 20 personer som gått utbildningen visar att utbildningen över- lag var uppskattad och att närmare hälften av kursdeltagarna satte stort värde i att gå utbildningen tillsammans med andra myndig- heter. Myndigheterna i nätverket har ett gemensamt utbildningsråd med en representant per myndighet. tar rådet fram en utbildningsplan. Rådet träffas en gång . En myndighet är samordnare. Samordningsansvaret cirkulerar bland myndigheterna. Samordnande myndighet ansvarar för administration och praktiska frågor såsom bokning av konferenslokaler. De använder då sina egna ramavtal. Samordnande myndighet tar också kostnaderna för utbild- ningarna som sedan fördelas på myndigheterna utifrån antal medverk- ande vid utbildningstillfället. Genom detta samarbete blir de totala kost- naderna och arbetsinsatserna för utbildningarna låga, enligt uppgift. Högskolor arrangerar en del introduktionsutbildningar Det förekommer också att vissa myndigheter anlitar ett universitet eller en högskola i samband med utbildningen i rollen som stats- anställd. I enkäten uppger 15 myndigheter att de gör det. Åtminstone en myndighet uppger att de har lagt ut hela utbildningen i rollen som statsanställd på en högskola. är den högskola som flest myndigheter anlitar, men även , och nämns i enkätundersök- ningen. I enkätundersökning svarar ingen myndighet att utbildningen ger deltagarna högskolepoäng. De sex myndigheter som låter en annan aktör anordna introduk- tionsutbildningen kombinerar alltid detta med att myndigheten själv också anordnar en del av utbildningen internt. Enligt kommentar- erna består dessa externa aktörer av andra myndigheter som ESV, och . Ett exempel är Myndig- heten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) som under verksamhetsåret anordnar utbildningstillfällen med externa föreläsare 15Myndighetsnätverket (2019). Utvärdering Att arbeta i staten 22–. Kartläggning av myndigheternas introduktionsutbildningar för olika moment som berör rollen som statsanställd. Av myndig- hetens utbildningsmaterial framgår till exempel att hög- skola medverkar i utbildningen om den statliga värdegrunden, forskare från om förvaltningslagen, jäv, mutor och kor- ruption och MUCF:s myndighetshandläggare vid om regeringens och roll. 5.4.3Fysiska träffar är vanligast Det finns en viss variation när det gäller formerna för myndig- heternas utbildningar. Det vanligaste är att myndigheterna anordnar fysiska träffar med hjälp av handledare för vissa moment i sin intro- duktionsutbildning. Det förekommer också ofta en kombination av webbaserad utbildning och fysiska träffar. I stort sett samtliga myn- digheter har moment i introduktionsutbildningen som genomförs med handledare, se tabell 9. Över hälften av myndigheterna har delar av utbildningen digitalt. Hur genomförs utbildningen? Både digitalt och med handledare Digital utbildning förekommer oftare på myndigheter med många verksamhetsorter Det finns ett tydligt samband mellan myndighetens spridning på flera verksamhetsorter och om myndigheten anordnar delar av ut- bildningen digitalt. Det finns 81 myndigheter i kartläggningen som bedriver verksamhet i enbart en kommun. Av dessa uppger en dryg tredjedel () att delar av utbildningen är digital. Motsvar- ande andel för de 58 myndigheter med verksamhet i 3 till 5 kommuner är och för de 16 myndigheter som har verksamhet i 6 till 20 kommuner . Samtliga 23 myndigheter som bedriver Kartläggning av myndigheternas introduktionsutbildningar verksamhet i fler än 20 kommuner har digitala moment i utbildningen. Ett liknande samband visar sig när vi tar hänsyn till myndigheternas storlek. Det innebär att större myndigheter i högre utsträckning har digitala moment i utbildningen än mindre myndigheter. Att sam- banden liknar varandra beror delvis på att det finns ett samband mellan många verksamhetsorter och ett stort antal anställda. Ett exempel på en myndighet som i hög utsträckning använder e- utbildning är Transportstyrelsen, som finns på 13 orter i landet. Myn- digheten har i sin introduktionsutbildning ett delmoment med för- valtningsutbildning som är helt webbaserat. Förvaltningsutbildningen innehåller grundläggande information om att arbeta i statsförvalt- ningen. Syftet är att skapa förståelse för statstjänstemannarollen. Idenna del ingår bland annat utbildning om statsförvaltningen gene- rellt, myndighetens handläggning och service, tjänstemannaansvaret och offentlighet och sekretess. Utbildningen består av sju moduler och är totalt lång. Erfarenheter av virtuella möten Virtuella möten är inte lika vanligt förekommande i myndigheternas introduktionsutbildningar, men det används ibland i de stora myndig- heterna med verksamhet på flera orter. Virtuella möten är grupp- övningar över internet. Ett exempel är Transportstyrelsen som använder virtuella möten i form av dialog mellan den nyanställde och personalhandläggaren, där den nyanställde har möjlighet att ställa fördjupade frågor om anställningen. 5.4.4Längden på utbildningarna varierar Omfattningen på myndigheternas introduktionsutbildning varierar relativt mycket. Av myndigheternas utbildningsmaterial framgår att många myndigheter har en introduktionsutbildning på 1–. I vår enkätundersökning uppger av myndig- heterna att de har en utbildning som pågår mellan 9 och (tabell 10). har en utbildning som är längre än . Ungefär lika stor andel har en utbildning som är kortare Kartläggning av myndigheternas introduktionsutbildningar än , vilket innebär att utbildningen som mest motsvarar en heldag. Tabell 10 Hur omfattande är myndighetens introduktionsutbildning i genomsnitt för nyanställda räknat i timmar? De minsta myndigheterna har ofta en kort utbildning De sju myndigheter i kartläggningen som har en introduktions- utbildning och har färre än 20 anställda har i regel relativt korta utbildningar. Sex av dem har utbildningar som är kortare än åtta tim- mar. I övrigt finns det inga tydliga mönster när det gäller myndig- heternas storlek och introduktionsutbildningarnas omfattning. Variation även mellan myndigheter med likartade roller Myndigheter med likartade uppdrag uppvisar också stor variation när det gäller introduktionsutbildningens längd. Länsstyrelserna svarar exempelvis allt ifrån som mest . Om- fattningen varierar också relativt mycket mellan de olika universi- teten och högskolorna. Rollen som statsanställd utgör som mest en tredjedel av introduktionsutbildningen Som tidigare nämnts har myndigheterna svårt att skilja utbildning i rollen som statsanställd från myndighetens övriga introduktions- utbildning. Omfattningen på den utbildning som nyanställda får i rollen som statsanställd varierar därmed i relativt hög grad. Kartläggning av myndigheternas introduktionsutbildningar tid anger myndigheterna att dessa moment tar allt från mindre än 1till i anspråk. Av myndigheternas utbildningsmate- rial framgår att moment som ligger närmare den generella rollen som statsanställd vanligen omfattar 1–. Det finns också en stor variation mellan myndigheterna i hur stor andel av utbildningstiden som de uppger att de ägnar åt rollen som statsanställd. Myndigheterna anger i detta sammanhang allt från . Det är som anger att som mest en tredje- del av utbildningen behandlar rollen som statsanställd. Det är svårt att fastställa ett tydligt samband, eftersom nästan var tredje myndig- het inte kan uppge hur stor tidsandel som de lägger på rollen som statsanställd. Vi bedömer att gränsdragningen mellan moment som gäller rollen som statsanställd och övriga moment ofta är svår att göra när så många inte har kunnat besvara frågan. En grov uppskatt- ning är ändå att myndigheterna lägger på sådan utbildning , utifrån uppgiften att som mest en tredjedel av den tid som läggs på introduktionsutbildning är utbildning i rollen som statsanställd. Stora myndigheter och servicemyndigheter lägger mest tid på rollen som statsanställd Det finns inga generella samband mellan myndigheternas storlek och antalet timmar som de lägger på rollen som statsanställd i intro- duktionsutbildningen. Däremot är det i de allra flesta fall de stora myndigheterna som lägger ned mest tid. Av de 11 myndigheter som anger att de lägger ned har 8 fler än 500 årsarbets- krafter. Servicemyndigheterna ägnar i genomsnitt något mer tid åt rollen som statsanställd än de övriga myndigheterna, 6 jämfört . 5.4.5Fortbildning om rollen som statsanställd är ovanligt Av de 167 myndigheter som inkluderar rollen som statsanställd i introduktionsutbildningen är det färre än var tredje som anordnar fortbildningstillfällen i ämnet. I vår enkätundersökning svarar 25 myn- digheter att de har obligatoriska fortbildningstillfällen och 23 att de erbjuder tillfällen som är frivilliga, se tabell 11. Det är vanligare att Kartläggning av myndigheternas introduktionsutbildningar myndigheterna diskuterar rollen som statsanställd vid enhetsmöten, arbetsplatsträffar eller myndighetsdagar. Drygt hälften av myndig- heterna uppger att så är fallet. Ett par myndigheter anger även mer specifikt att de följer upp rollen som statsanställd genom dilemma- övningar. Tabell 11 Följer myndigheten upp den del av introduktionsutbildningen som avser rollen som statsanställd? Fler ja-svar är möjliga I diskussioner vid enhetsmöten, arbetsplatsträffar Myndigheten har vid minst ett tillfälle sammanställt och dokumenterat en uppföljning av utbildningen Relativt många myndigheter svarar att de inte vet om myndigheten erbjuder fortbildningstillfällen. I fritextsvaren uppger ett antal myn- digheter att de alldeles har infört ett utbildningsmoment om rollen som statsanställd. Någon myndighet menar att de inte skiljer på nyanställdas fortbildning och den fortbildning som riktar sig till samtliga anställda. I något fall anges att det är upp till respektive avdelning inom myndigheten att informera om och diskutera rollen som statsanställd. 5.4.6Introduktionsutbildningar vid myndigheter under I enkäten svarar de flesta myndigheter som lyder under liksom övriga myndigheter att de har en introduktionsutbildning. Utbildningen är även i dessa myndigheter obligatorisk och genom- förs internt i myndigheterna. Det finns inga tecken på att dessa myndigheter sticker ut på något sätt i förhållande till de myndigheter som lyder under regeringen. Inom används till exempel egna medarbet- are inklusive myndighetschefen som utbildare. Utbildningen består av flera delar och handlar både om och Riksdagsförvalt- Kartläggning av myndigheternas introduktionsutbildningar ningens uppdrag samt principer för den gemensamma arbetsplatsen, såsom till exempel värdegrunden, medarbetarskapet och ledarskapet. Även har en introduktionsutbildning som är obliga- torisk för alla nyanställda. Utbildningen anordnas i egen regi med fysiska träffar. () uppger i enkäten att de anordnar introduktionsutbildning med interna handledare och att omfattningen är 17–. 5.4.7Exempel på myndigheter som har omlokaliserat verksamhet Myndigheter som har omlokaliserat hela eller delar av sin verksam- het har särskilda skäl att arbeta med myndighetens kompetens- försörjning och utbildning i rollen som statsanställd. Till exempel fick i uppdrag av regeringen att lokalisera myndighetens säte och delar av verksamheten till , vilket har inneburit att man har nyanställt över 200 medarbetare . Därför har myndigheten haft extra fokus på att överlämna arbets- uppgifter och introducera nya medarbetare i rollen som stats- anställd. Myndigheten har också många nya medarbetare som inte har statlig bakgrund. De har behov av att få information om stats- förvaltningen och den statliga värdegrunden och känna sig trygga i sin myndighetsutövning.16 Myndigheten har genomfört en utbild- ningssatsning där generaldirektören träffar alla medarbetare för att diskutera värderingsfrågor med dem. Arbetet är en del av myndig- hetens värdegrundsarbete. Vidare engageras hela organisationen i diskussioner om olika dilemman.17 5.4.8Det finns en tydlig efterfrågan på en gemensam introduktionsutbildning I en av enkätfrågorna har vi frågat myndigheterna om de ser behov av en gemensam introduktionsutbildning i rollen som statsanställd, se tabell 12. En majoritet av myndigheterna () anser att det finns ett sådant behov. 16E-post med svar på Tillitsdelegationens frågor . 17E-hälsomyndigheten (2018). (Dnr: 2019/00646). SOU 2020:40Kartläggning av myndigheternas introduktionsutbildningar Ser ni behov av en för staten gemensam introduktionsutbildning i rollen som statsanställd? Att flera myndigheter aktivt tar del av andra myndig- heters material om den statliga värdegrunden för sin introduktions- utbildning tyder också på att det finns behov av gemensamma moment. I fritextsvar anges två återkommande skäl till att myndigheterna anser att det finns behov av en gemensam introduktionsutbildning. Ett återkommande skäl är att säkerställa att alla nyanställda i staten får samma grundläggande introduktion till rollen som statsanställd och att en gemensam utbildning skapar bättre förutsättningar för att kvalitets- säkra innehållet. Ett annat skäl är att det vore mer effektivt om staten samordnade utbildningen i stället för att som låta myndigheterna ta fram och tillhandahålla den på egen hand. Många myndigheter föredrar också en webbaserad utbildning. Av de 91 myndigheter som har valt att lämna förslag på en öppen fråga om utbildningens utformning upp- ger 30 myndigheter att den bör vara webbaserad. Bland de 25 myndigheter som svarar att det inte behövs en gemensam introduktionsutbildning återfinns 4 högskolor och uni- versitet samt 6 kunskapscenter och andra myndigheter som bedriver eller finansierar forskning. Tillsammans utgör de av de myndigheter som uppger att det inte behövs någon gemensam utbildning. De som inte ser något behov uppger bland annat att det är mer effektivt att myndigheterna själva anordnar introduktions- utbildningen för att lättare kunna koppla ihop den med delar av introduktionen som är specifika för verksamheten. Flera lyfter fram att myndigheternas olika verksamheter innebär olika behov och att upplägget behöver anpassas till dessa behov för att utbildningen ska vara givande. 6Förutsättningar för en gemensam utbildning Formell utbildning bör kombineras med informellt och kontinuerligt lärande För att utbildningen ska kunna bidra till en förändring av de stats- anställdas kunskaper och beteenden behöver formell utbildning kom- bineras med informellt och kontinuerligt lärande. Vi vet från forsk- ning och tidigare erfarenheter att kunskap sprids och reproduceras genom rutiner och samarbete. Organisering och ledarskap är en förutsättning för kontinuerligt kollektivt och kollegialt lärande. Det behövs diskussion, erfarenhetsutbyte och kritisk reflektion för att främja lärandet, som deltagarna i en utbildning med fördel kan genomföra självstudier före och efter gruppdiskussioner och föreläsningar. Sträva efter att utforma utbildningen så enkelt som möjligt Tillitsdelegationen bedömde redan i ett tidigt skede av arbetet att en webbaserad utbildning, e-utbildning, kan vara en del av utbild- ningen. Vi har därför samlat in erfarenheter från både myndigheter och företag samt tittat på de tekniska förutsättningar och begräns- ningar som en elektronisk utbildning har. Erfarenheterna visar att det är viktigt att beakta såväl integritets- och säkerhetsaspekter som finansieringsmöjligheter när man tar fram en utbildning. En viktig utgångspunkt är att sträva efter att utforma och genomföra utbild- ningen så enkelt som möjligt, både i den tekniska utformningen av utbildningen och i dess genomförande. Vi bedömer att enkelheten Förutsättningar för en gemensam utbildning behöver följas av hög grad av gemensamt ansvar och engagemang, också i syfte att hålla ned kostnaderna. Det finns både forskning och utvärderingar om lärande och dess effekter som är relevanta att beakta i den gemensamma utbild- ningens utformning. Det finns även mer erfarenhetsbaserad kunskap som också behöver uppmärksammas. Den viktigaste slutsatsen från tidigare forskning, utvärderingar och erfarenhetsbaserad kunskap är att den utbildning som Tillitsdelegationen ska föreslå behöver för- stärkas på olika sätt för att ge resultat och att arbetet behöver vara långsiktigt. Utbildningen behöver hålla hög kvalitet och bygga på den kunskap som finns om lärande och olika undervisningsmetoder. 6.2.1En utbildning behöver vara en del i ett större utvecklingsarbete Det formella lärandet utgör en begränsad del av det som påverkar kompetensen Utbildning leder inte med automatik till ökad kompetens1 och verk- samhetseffekter. I varje organisation behöver ett kontinuerligt lärande stödjas för att utbildningen ska få effekt. Det behöver också finnas förutsättningar i organisationen för att den kunskap som förmedlas i utbildningar ska kunna användas i praktiken. Många av de aspekter som Tillitsdelegationen har tagit upp i tidigare betänkanden och som 1”Kompetens kan ses som ett resultat av olika former av lärande (t.ex. fakta, formell kunskap, förmåga, attityd eller förhållningsätt och sociala nätverk). Kompetens i organisatoriska sam- manhang definieras vanligtvis som en handlingsförmåga i relation till en arbetsuppgift eller ett uppdrag. Kompetensen eller handlingsförmågan kan understödjas eller förhindras av olika faktorer (t.ex. maktförhållanden, organisering, befogenheter, styrprinciper, uppfattningar om vad som är legitimt, resurser, överordnade chefer och ledarskap).” Källa: Kommunikation med . Se också t.ex. , P-E. (1992). Kompetens, utbildning och lärande i arbetslivet: Problem, begrepp och teoretiska perspektiv, samt , och , A.T (2018). På spaning efter etik. Etisk kompetens och ansvarstagande för ledning och styrning av hälso- och sjukvården. Om faktabaserad och erfarenhetsbaserad kunskap, se t.ex. Wikfors, Å. (2018), Alternativa Fakta: Om kunskapen och dess fiender. Om lärande, se t.ex. , P-E. (1992). Kompetens, utbildning och lärande i arbetslivet: Problem, begrepp och teoretiska perspektiv, samt Illeris, K. (Ed.) (2018). Contemporary Theories of Learning: Learning Theorists…In Their Own Words. Förutsättningar för en gemensam utbildning de åtta principerna för tillitsbaserad styrning och ledning omfattar har betydelse för en lärande organisation.2 Enligt forskning utgör det formella lärandet endast en begränsad del av lärandet. Det mesta av lärandet är i stället kopplat till arbets- platsen. Det benämns som ett informellt eller erfarenhetsbaserat lärande. Det handlar om ett vardagslärande i och genom arbetet och genom andra dagliga aktiviteter. Därutöver är det sociala lärandet, eller det som kan benämnas icke-formell utbildning, viktigt. Det sker genom interaktion med andra genom exempelvis seminarier, arbets- platsträffar, mentorskap, handledning och nätverkande. Endast en mindre del är kopplat till formellt lärande som sker genom utbild- ningar.3 En del talar om 70-20-10 modellen där motsvarar det informella lärandet, det sociala lärandet och det formella lärandet.4 Modellen har kritiserats för att inte i tillräcklig utsträckning ta hänsyn till de möjligheter till e-lärande som finns . Den exakta procentuella andelen är här dock inte det viktiga, utan poängen är det förhållande som finns mellan formellt lärande och annat lärande och som forskningen stödjer. Det har betydelse för de förväntningar som kan finnas på vad den gemensamma utbildningen som Tillitsdelegationen ska föreslå kan åstadkomma. Det riktar också fokus på betydelsen av andra lärmiljöer som framför allt ligger inom varje myndighets ansvarsområde att skapa. Vid Tillitsdelegationens forskningsseminarium uttryckte en av forskarna betydelsen av fortsatt lärande och att det finns förutsätt- ningar för att kunna agera utifrån den kunskap som man har inhämtat genom en utbildning: Utbildning ger teoretisk kunskap, orientering på området och möjlighet till reflektion över egna och andras erfarenheter – vilket är av största vikt i sammanhanget. För att förtroendet för staten ska kunna upprätt- hållas genom medarbetare och chefer, fordras även att nödvändig och tillräcklig kunskap integreras i ordinarie arbetsprocesser och att de statsanställda genom organisatoriska rutiner ges kontinuerlig möjlighet till fortsatt kollegialt lärande genom adekvat erfarenhetsutbyte och etisk reflektion. På så vis påverkas också organisationskulturen och makt- strukturerna undan för undan, åtminstone i någon mån. 2De åtta principerna är tillit, medborgarfokus, helhetssyn, handlingsutrymme, stöd, kunskap, öppenhet och långsiktighet. Se SOU 2019:43 Med tillit följer bättre resultat – tillitsbaserad styr- ning och ledning i staten. 3Se t.ex. , P-E. (1992). Kompetens, utbildning och lärande i arbetslivet: Problem, begrepp och teoretiska perspektiv. 4Lombardo, M. M & Eichinger, R.W. (1996). The Career Architect Development Planner. Förutsättningar för en gemensam utbildning hindra enskilda tjänstemän och chefer att använda sin kunskap och agera på ett professionellt och etiskt ansvarsfullt sätt när det verkligen behövs. Detta förefaller gå hand i hand med ”en lärande förvaltning”.5 Vikten av repetition och återkommande utbildningstillfällen Ett annat förhållande som är viktigt att ha i åtanke är att resultatet av en utbildning inte enbart hänger samman med hur väl själva ut- bildningen är planerad och genomförd. Det som sker inför och efter själva utbildningstillfället är också betydelsefullt. Motivation är exempelvis viktig för inlärning.6 Det är därför centralt att huvudansvariga och chefer, liksom lärare, kan förmedla betydelsen av och syftet med utbildningen och den kunskap som den ska ge. Det kan bidra till att människor vill och känner sig moti- verade att gå utbildningen och tillgodogöra sig kunskap. Förståelsen kan uppstå först . I den utbildning som Tillitsdelega- tionen ska ta fram skulle det kunna innebära att deltagarna fullt ut förstår den demokratiska innebörden av utbildningens innehåll först efter att han eller hon har deltagit i utbildningen.7 Det finns också något som kallas glömskekurvan i den psyko- logiska forskningen. Den visar hur snabbt vi glömmer och att vi bara har glömt av det vi har lärt oss. Det pekar bland annat på behovet av repetition och återkommande utbild- ningstillfällen.