sou · H8B340 · 2020-06-24 00:00:00 — Intro- duktionsutbildningarna har generellt inte syftet att beskriva myn- dighetens roll i en större kontext och som en del i en större statlig helhet. Den gemensamma grundutbildningen kommer främst fokusera på det gemensamma och på staten som helhet. Den har ett över- gripande syfte att förstärka rollen som följer av att arbeta i stats- förvaltningen och att ge kunskap om gemensamma spelregler. Den ska bidra till att skapa samsyn kring grundläggande värden och en gemenskap kring den statliga förvaltningens uppdrag. Den har alltså ett delvis annat syfte än de introduktionsutbildningar som finns hos de statliga myndigheterna. Grundutbildningen kommer därför att i huvudsak komplettera introduktionsutbildningarna. Det finns emellertid vissa moment i flera av myndigheternas nuvarande introduktionsutbildningar som kommer att behöva anpassas när grundutbildningen införs. Hur och när denna anpassning ska göras äger dock myndigheterna själva ansvar för. När det gäller grundutbildningen ser Tillitsdelegationen att det är avgörande att de enskilda myndigheterna stödjer denna. De kan aktivt bidra till att grundutbildningen ger resultat genom åtgärder såväl inför som efter själva utbildningstillfället. Myndigheternas ledning och chefer behöver uttrycka sitt stöd för grundutbildningen. Genom att de poängterar dess betydelse och pekar på syftet och målet med grundutbildningen kan de bidra till att motivera de anställda innan de ska gå utbildningen. Att vara motiverad och förstå syftet med utbildningen kan förstärka de del- tagandes vilja att ta till sig utbildningens innehåll. Utbildningens syfte och innehåll Allteftersom anställda har gått grundutbildningen kan de enskilda myndigheterna, om möjligt, också följa upp och diskutera lärdomar, synpunkter och idéer som utbildningen har genererat hos medarbet- arna. Detta kan ytterligare förstärka dess effekter, men också bli ett underlag för respektive myndighets eget förbättringsarbete. Tillitsdelegationens förslag: Den som har deltagit i grundutbild- ningen inom statsförvaltningen ska ges fortbildning. Fortbildningen syftar till att upprätthålla och utveckla de kun- skaper och erfarenheter som deltagaren har fått genom grundutbild- ningen. De statliga förvaltningsmyndigheterna och domstolarna ska tillhandahålla fortbildning. Skälen för Tillitsdelegationens förslag Återkommande diskussioner om rollen som följer av att arbeta i statsförvaltningen Tillitsdelegationen anser att det är nödvändigt att säkerställa att ut- bildning i rollen som följer av att arbeta i statsförvaltningen genom- förs kontinuerligt. En kortare grundutbildning räcker inte för att utveckla och stärka rollen. Genom fortbildning kan den kunskap och förståelse som grundutbildningen har gett i stället förstärkas och utbildningens långsiktiga effekter förbättras. Kontinuerlig fortbild- ning kan bidra till att de anställda återkommande får diskutera rollen som följer av att arbeta i statsförvaltningen. De kan därigenom få möjlighet att förstärka sina färdigheter och sin värderingsförmåga att i sin roll kunna agera på ett professionellt och etiskt ansvarsfullt sätt, vilket i sin tur kan bidra till att stärka förtroendet för stats- förvaltningen. Myndigheterna har ett stort ansvar för de anställdas kompetens- utveckling. Enligt ett av delmålen för den statliga arbetsgivarpoli- tiken ska de anställda ha kunskap om och förståelse för grundlägg- ande värden i statsförvaltningen och rollen som följer av att arbeta i statsförvaltningen. finns det myndigheter som har diskus- Utbildningens syfte och innehåll sioner om rollen som följer av att arbeta i statsförvaltningen, men i statsförvaltningen som helhet behöver detta arbete utvecklas. Tillits- delegationen bedömer att medvetenheten om vikten av fortbildning och diskussioner om rollen som följer av att arbeta i statsförvalt- ningen behöver stärkas. Tillitsdelegationen ser också ett behov av att säkerställa att alla myndigheter återkommande har sådana diskus- sioner bland annat för att förstärka de långsiktiga effekterna av grundutbildningen. Myndigheterna har god kännedom om de anställdas och verk- samhetens behov och kan anpassa en fortbildning utifrån detta. De kan också säkerställa lärandet i vardagen och på olika sätt koppla ihop det med fortbildningen. Tillitsdelegationen föreslår därför att de som arbetar i statsförvaltningen ska genomgå en grundutbildning och sedan ska de enskilda myndigheterna tillhandahålla fortbildning. Genom fortbildningen ska den som har genomgått grundutbild- ningen få möjlighet att upprätthålla och utveckla de kunskaper och erfarenheter som deltagaren har fått tidigare. De statliga förvalt- ningsmyndigheterna och domstolarna bör vara ansvariga för att till- handahålla fortbildningen. Myndigheterna bör få ett likvärdigt stöd för fortbildningen. Det bör därför ligga på den myndighet som ansvarar för att ta fram utbild- ningsmaterial för fortbildningen att ta fram ett tema med instuderingsmaterial och diskussionsfrågor som kan bidra till att stärka och utveckla anställda i rollen som följer av att arbeta i stats- förvaltningen. Underlaget får gärna bygga på aktuella ämnen eller problem som kan ha uppstått eller utgå från brister som JO har upp- märksammat. Materialet bör vara utformat så att myndigheterna kan anpassa det till sina egna verksamheters förutsättningar och behov. Den myndighet som tar fram utbildningsmaterialet bör också ta fram stödmaterial för de personer vid myndigheterna som ska hålla i fortbildningen. Genom ett gemensamt stöd för fortbildning kan myndigheterna avlastas och få tillgång till ett material som är likvärdigt för alla. Enligt Tillitsdelegationen ger ett gemensamt årligt tema också möjlig- heter till myndighetsöverskridande samverkan om fortbildningen, Utbildningens syfte och innehåll vilket kan förstärka fortbildningens effekter. Som vi har konstaterat finns det myndigheter som genomför fort- bildningsinsatser i form av dilemmaövningar och liknande. Tillits- delegationen menar inte att den fortbildning som vi föreslår här ska ersätta dessa, utan att denna fortbildning ska ses som ett komple- ment som är likvärdigt för alla myndigheter. Myndigheterna beslutar hur fortbildningen ska genomföras De statliga förvaltningsmyndigheterna och domstolarna ska besluta om hur fortbildningen ska genomföras och om, och i så fall hur, grupper av anställda ska blandas utifrån vad som passar myndig- heterna bäst. Utbildningen kan exempelvis genomföras på arbetsplats- träffar eller vid gemensamma planeringsdagar. Den kan också genom- föras tillsammans med andra myndigheter inom det geografiska område där de fysiska mötena sker som en del av grundutbildningen (se kapitel 9). Det står alltså myndigheterna fritt att fokusera antingen på att stärka den interna kulturen och hantera interna behov, eller på att stärka gemensamma utmaningar och den gemensamma identi- teten och kulturen i statsförvaltningen. Detta kapitel behandlar grundutbildningens form. Tillitsdelegationen lämnar förslag om utbildningens form och upplägg. 9.1En utbildning som skapar en gemensam grund Tillitsdelegationen har utrett en rad olika aspekter på hur den gemen- samma utbildningen bör genomföras för att den ska kunna leva upp till och regeringens intentioner. Vi vet från bland annat tidigare utbildningssatsningar att utbildningens genomförande spelar stor roll för hur innehållet tas emot och hur utbildningen fungerar. Utbildningens form och genomförande kommer att påverka hur och vad deltagarna lär sig under utbildningen. För att den gemensamma utbildningen ska kunna nå upp till syftet – att skapa en gemensam förståelse för rollen som följer av att arbeta i statsförvaltningen, stärka förmågan att hantera denna roll och öka kunskapen om grundläggande rättsprinciper och regelverk – är det viktigt att både innehåll och form leder fram till detta. Tillitsdelegationen har diskuterat utbildningens genomförande med medarbetare och chefer i vår fallstudie och nätverk samt i de olika möten som vi har haft med myndigheter, forskare och andra (se av- snitt 2.2.1). Nedan redogör vi för de viktigaste slutsatserna från dessa möten och för Tillitsdelegationens bedömningar och förslag. 9.2En kombination av självstudier och fysiska träffar 9.2.1Vad tycker de som arbetar i statsförvaltningen? Gruppdiskussioner behöver finnas med i utbildningen De medarbetare och chefer som Tillitsdelegationen har träffat är överens om att enbart självstudier inte är en ändamålsenlig form för utbildningen – speciellt inte om den genomförs som en e-utbildning. De menar att det finns risk för att utbildningen bara blir någonting man ”bockar av” och att lärdomarna från utbildningen inte blir levande i arbetet. Detta baserar de på tidigare erfarenheter av e-utbild- ningar och som inte följts upp av gruppdiskussioner. Två stats- anställda beskriver sina erfarenheter av självstudier via e-utbild- ningar på följande sätt: har vi e-kurser som vi går som inte ändras, de klickar vi bara i utantill. Den e-utbildningen som jag gjorde när vi började var inte så givande. Det fysiska mötet tillsammans med möjligheten att diskutera olika frågor anses öka potentialen i att utbildningen ska få fäste. E-utbild- ningar kan vara ett komplement men anses inte kunna utgöra hela utbildningen, om den ska få någon effekt. Kombinationen av själv- studier som genomförs via exempelvis en e-utbildning tillsammans med olika former av gruppdiskussioner framförs av medarbetare och chefer som den mest rimliga formen för utbildningen. När det gäller organiseringen av gruppdiskussionerna kommer det en rad olika förslag från de vi har träffat. De viktigaste avvägningarna gäller huru- vida gruppdiskussionerna innebär fysiska träffar, vilka som träffas och vem som håller i gruppdiskussionerna. Fysiska möten är mest populära I våra möten med medarbetare och chefer från olika statliga myndig- heter framkommer att fysiska träffar är mer populära än virtuella möten. De upplever att myndigheterna inte alltid har tillräcklig teknisk kapacitet för att genomföra virtuella möten, men framför allt ser de pedagogiska svårigheter med sådana. Det finns en uppfattning om att man inte lär sig lika mycket av en utbildning om diskussioner inte sker vid fysiska möten. En statsanställd beskriver problemet: Vi på [myndighet] har inte tillräckligt bra teknik för virtuella möten. Folk håller också på med annat. Du kan behöva vara extrovert i Skype- möten med personer du aldrig har träffat. Även i fysiska träffar kan du behöva vara extrovert men i lägre grad. I fysiska träffar kan också en handledare notera dem som är mer tysta och få med dem i diskussionen. Tonen i virtuella möten kan också bli tuffare. Vi har det inte naturligt som människor att prata bra med varandra virtuellt. Fysiska möten är värdefullt. Trots att det ofta finns ett motstånd mot virtuella möten har Tillits- delegationen fört fram och diskuterat möjligheten till sådana. Fram- för allt chefer har vid en del tillfällen poängterat att virtuella möten anses kunna leda till lägre kostnader. När vi har diskuterat kostna- derna har virtuella möten ibland förts fram som ett alternativ för vissa delar av utbildningen. Det finns också de som har erfarenhet av att virtuella möten möjliggör för fler att komma till tals, att fler vågar prata. En statsanställd chef som ofta använder Skype-möten för samtal med sina medarbetare beskriver sin erfarenhet av virtuella möten på följande sätt: Använder Skype-möten mycket men känns inte som fysiska möten. Kan inte ersätta fysiska mötet. Men beror också på om det är någon du har träffat tidigare, då går det bra via Skype. Vid diskussion blir det dock tystare vid Skype, det blir inte samma dynamik. Fysiska möten är således mer populära, men en del för fram att virtuella möten skulle kunna spela en roll i utbildningen, främst av kostnads- skäl. Tillitsdelegationens bedömning: Om utbildningen enbart inne- håller självstudier kommer den inte nå upp till syftet med utbild- ningen. Utbildningen bör därför delvis genomföras med grupp- diskussioner. Skälen för Tillitsdelegationens bedömning En kombination av självstudier och gruppdiskussioner Tillitsdelegationen bedömer att en utbildning som handlar om den statliga värdegrunden, vad det innebär att arbeta statligt och hur den som arbetar i statsförvaltningen måste kunna anta medborgarnas perspektiv är komplex och behöver få ta tid. Delar av utbildningen innehåller frågor som kontinuerligt behöver diskuteras med andra. För flera vitt skilda delar av utbildningen, som exempelvis den svenska förvaltningsmodellen, jäv och användning av sociala medier är det viktigt för förståelsen att ha gemensamma gruppdiskussioner. För att gruppdiskussionerna ska bli så lärorika som möjligt bör den som arbetar i statsförvaltningen genomföra självstudier inför de olika gruppdiskussionerna. Om det exempelvis ska genomföras en grupp- diskussion om den svenska förvaltningsmodellen är det positivt om deltagarna inför mötet har genomfört självstudier i ämnet. Självstudierna bör genomföras med stöd av en e-utbildning. Själv- studier som genomförs via en e-utbildning skapar möjligheter att tillgodogöra sig föreläsningar, material och bildspel samt möjliggör repetition på ett enkelt och kostnadseffektivt sätt. använder många stora myndigheter e-utbildningar, då det är ett effek- tivt sätt att nå många anställda. Självinlärning via e-utbildningar är också ett bra verktyg för att skapa en grund inför gruppdiskussioner. I e-utbildningar går det att tillgodogöra sig mycket information, men det är inte ett lika bra verktyg som gruppdiskussioner när det gäller att diskutera komplexa frågeställningar, erfarenheter från verk- ligheten och olika dilemman. Därför bedömer Tillitsdelegationen att den gemensamma utbildningen, utöver e-utbildning, även behöver innehålla gruppdiskussioner. är den vanligaste formen för myndigheternas intro- duktionsutbildningar en kombination av självstudier som genomförs via en e-utbildning och fysiska träffar med en handledare. En kom- bination av självstudier och gruppdiskussioner är också det som de experter, forskare, medarbetare och chefer vi har träffat under utred- ningens gång förordar för att utbildningen ska uppnå dess mål och syfte. Med tekniska lösningar såsom webbaserade utbildningar finns det vissa säkerhetsaspekter som behöver beaktas. Inför valet av tek- niska lösningar bör det till exempel noga övervägas huruvida lagring av persondata behövs och hur dessa sedan hanteras. Utbildning med enbart självstudier når inte upp till syftet Ett alternativ till att genomföra en kombination av gruppdiskus- sioner och självstudier är att enbart tillämpa självstudier. Tillits- delegationens bedömning är att en utbildning som endast genomförs med självstudier i form av en e-utbildning har betydande svagheter. Utbildningen syftar till att påverka kunskapsnivån, men också ageran- det. För att kunna uppnå det i en utbildning som behandlar komplice- rade frågor om grundläggande regler och rollen som följer av att arbeta i statsförvaltningen räcker det inte med enbart självstudier. Utbildningen behöver kompletteras med diskussioner. Tillitsdelegationen bedömer att enbart en e-utbildning inte i till- räckligt hög grad skulle leda till att de som arbetar i statsförvalt- ningen tar till sig utbildningen och ökar deras kompetens. Det finns en risk för att utbildningen bara blir någonting som man genomgår och att det inte blir levande i arbetet – oavsett hur bra själva e-utbild- ningen är. En utbildning med enbart självstudier skulle visserligen innebära en mindre kostnadskrävande utbildning. Den skulle dock vara mindre kostnadseffektiv, eftersom den skulle få svårt att nå upp till utbildningens syfte. Tillitsdelegationen bedömer att det vore lämpligt att grundutbild- ningen omfattade självstudier och grupp- diskussioner givet att utbildningens totala omfattning är . Vi gör bedömningen att gruppdiskussioner mellan personer som arbetar i statsförvaltningen är värdefulla och bör få ta mest tid. Vi gör även bedömningen att diskussionerna bör genomföras vid fler än ett tillfälle. Gruppdiskussionerna bör genomföras med fysiska träffar Tillitsdelegation bedömer att gruppdiskussioner som genomförs med fysiska möten ger de bästa förutsättningarna för inlärning och för att stärka den gemensamma identiteten för de som arbetar i statsförvalt- ningen. Enligt vår fallstudie, möten med experter inom området och relevant forskning skapar fysiska möten de bästa möjligheterna för erfarenhetsutbyten, diskussion och handledning. Fysiska möten kan även öka angelägenheten att gå utbildningen. finns det möjligheter att genomföra gruppdiskussioner på distans. En sådan lösning skulle troligen innebära lägre kostnader än fysiska träffar. Tekniken för sådana gruppdiskussioner finns . Inom universiteten och högskolorna används tekniken i undervis- ningen i ökad utsträckning – något som har visat sig fungera väl under coronapandemin som bröt ut . Det finns även många myndigheter som använder sig av exempelvis videokonferen- ser. Tillitsdelegationen har emellertid uppfattat att alla myndigheter inte har tekniska möjligheter att anordna gruppdiskussioner på distans. Även om alla myndigheter hade haft möjligheten att genomföra virtuella gruppdiskussioner bedömer Tillitsdelegationen att fördelen med fysiska möten överväger fördelarna med virtuella möten. 9.2.3Förslag om en kombination av e-utbildning och fysiska möten Tillitsdelegationens förslag: Grundutbildningen ska genomföras både på elektronisk väg och genom fysiska möten. Skälen för Tillitsdelegationens förslag En kombination av självstudier och gruppdiskussioner En utbildning i den roll som följer av att arbeta i statsförvaltningen och vilka rättsliga regler som styr arbetet är i delar komplex. Frågor som handlar om den statliga värdegrunden, vad det innebär att arbeta statligt och hur den som arbetar i statsförvaltningen måste kunna anta medborgarnas perspektiv är, som tidigare nämnts, svåra frågor som behöver få ta tid. Det är frågor som behöver diskuteras kontinuerligt. En viktig del i detta är att ha gemensamma gruppdiskussioner om utbildningens innehåll. är självstudier viktigt för att kunna skapa en grundläggande förståelse för rollen som följer av att arbeta i statsförvaltningen och för gällande rättsprinciper och regelverk. Tillitsdelegationen föreslår därför att grundutbildningen ska inne- hålla såväl självstudier som gruppdiskussioner. Självstudier med stöd av e-utbildning Självstudier som genomförs via e-utbildning skapar möjligheter att tillgodogöra sig föreläsningar, material och bildspel på ett enkelt sätt. är det vanligt med e-utbildningar. E-utbildningar som metod för att ta till sig kunskap har många fördelar. En stor fördel är att denna form av lärande inte förutsätter fysisk närvaro. Det innebär att e-utbildningar har ekonomiska, tidsmässiga och miljömässiga fördelar jämfört med utbildning som bygger på fysisk närvaro. Ett alternativ till e-utbildning är att anordna fysiska träffar för självstudierna, till exempel i form av föreläsningar. Tillitsdelegationen föreslår dock att den tid som ska avsättas för fysiska träffar bör maximeras till att inne- hålla interaktion mellan deltagarna i utbildningen. Därför föreslår Tillitsdelegationen att den del av grundutbildningen som består av självstudier bör genomföras med stöd av en e-utbildning. Gruppdiskussionerna bör genomföras med fysiska träffar Gruppdiskussioner kan genomföras på en rad olika sätt. Tillitsdelega- tionen bedömer att fysiska möten skapar bäst förutsättningar för kompetensutveckling genom erfarenhetsutbyte, diskussioner och handledning. Även om det är möjligt att skapa diskussion genom olika e-utbildningar finns det pedagogiska fördelar med den kontakt som uppstår i det fysiska mötet mellan personer. Därför föreslår Tillitsdelegationen att gruppdiskussionerna bör genomföras i form av fysiska möten. En kombination av självstudier genom e-utbildning och fysiska möten med gruppdiskussioner Enligt Tillitsdelegationen har en utbildning som endast genomförs med självstudier i form av en e-utbildning betydande svagheter. Ut- bildningens mål är att påverka kunskapsnivån, men också agerandet. För att det ska kunna uppnås när det gäller frågor om grundläggande regler för statsförvaltningen och rollen som följer av att arbeta i statsförvaltningen räcker det inte med enbart självstudier. Att enbart ha självstudier skulle innebära en mindre kostnadskrävande utbild- ning, men den skulle vara mindre kostnadseffektiv efter- som den skulle få svårt att nå upp till det avsedda målet. Genom att kombinera de fysiska mötena med e-utbildning kan fördelarna med båda dessa metoder utnyttjas. På så sätt kan de fysiska mötena koncentreras till att handla om de mer komplexa frågorna om att arbeta i staten, medan självstudierna kan tillföra grundkunskap som behövs inför gruppdiskussionerna. Sammantaget bör grundutbildningen genomföras både med självstudier på elek- tronisk väg och genom gruppdiskussioner i fysiska möten. 9.3Gruppdiskussioner mellan personer som arbetar vid olika myndigheter 9.3.1Vad tycker de som arbetar i statsförvaltningen? En önskan om att träffas över myndighetsgränser Den dominerande uppfattningen bland deltagarna i fallstudien är att utbildningen bör innehålla gruppdiskussioner med deltagare över myndighetsgränserna. Det framhålls som en lösning som kan skapa ett större fokus på det som är gemensamt för de som arbetar i stats- förvaltningen, ett större helhetsperspektiv, men också något som kan göra utbildningen mer angelägen att gå. En återkommande synpunkt är att utbildningen måste kännas relevant även för de som har varit anställda och att träffas över myndighetsgränser anses kunna locka och motivera dem att delta. Flera framför också att en utbildning som genomförs gemensamt minskar risken för att myndig- heterna själva utvecklar sina egna varianter av utbildningen och att den blir allt för myndighetsspecifik. Några statsanställda beskriver i fall- studien varför de vill träffas över myndighetsgränserna: Det vore intressant om vi kunde blanda med andra myndigheter. Det hade varit mer motiverande. Att blanda över myndighetsgränser är mycket spännande. Många tänker på [myndighet] som arbetsplats och tänker ej på det som en myndighet och rollen som statsanställd och att det finns massa andra med samma uppgifter. Att få syn på att så många andra jobbar med samma förutsätt- ningar skulle vidga vyerna. [Om tidigare erfarenheter av utbildningar] Jättebra utbildningar. Byggde på erfarna, duktiga kursledare. Utbildningarna var förlagda på kursgård och man kom från olika delar av landet. En samsyn och kontaktnät skapades. Bra för TD [Tillitsdelegationen] att tänka på att plocka in flera myndigheter och visa att man är en del av helheten, man får kontaktnät och kan se gemensamma utmaningar. Viktigt att ledarna har god erfarenhet av olika dilemman själva! Det är viktigt med utbildning för alla personalkategorier så att de förstår att de är en del i en helhet, en kedja. förstår man inte eller respek- terar inte varandra. Det gör att man inte tar ansvar för helheten. De som har egen erfarenhet av att utbilda personer som arbetar i statsförvaltningen framför också att det finns fördelar med att blanda grupper över myndighetsgränserna. En forskare uttrycker det på följande sätt: Blandade grupper från olika myndigheter är väldigt bra – det blir tydligt att man har de gemensamma delarna även om man har väldigt olika verksamheter och uppdrag. Det är väldigt positivt att det är en bland- ning över myndighetsgränser. När det gäller hur myndigheterna ska blandas är den dominerande uppfattningen att det går att blanda statliga myndigheter fritt inom ett visst geografiskt område. Att blanda utifrån processer som exem- pelvis rättskedjan, utifrån kompetenser som HR eller utifrån sektorer som universitet, har inte varit lika populärt bland de personer som vi har träffat.