sou · H8B335 · 2020-06-08 00:00:00 — 10.8.2Ingen särskild gallringsbestämmelse i verksamheterna med dataanalyser och urval samt inledande granskning Utredningens bedömning: Det bör inte införas särskilda gallrings- bestämmelser för uppgifter i uppgiftssamlingen för dataanalyser och urval eller för uppgifter som behandlas vid inledande gransk- ning. En ny lag om personuppgiftsbehandling Skälen för utredningens bedömning Uppgiftssamlingen för dataanalyser och urval Vi gör bedömningen att det inte bör uppställas preciserade gallrings- bestämmelser för de olika kategorier av uppgifter som behandlas i uppgiftssamlingen. Eftersom uppgifterna ska användas i analyser av olika utbetalningar, baserade på olika regelsystem, är det svårt att på förhand avgöra hur länge det kan vara relevant att spara uppgifterna. Det är inte heller lämpligt att koppla gallringsföreskrifterna till var- ifrån uppgifterna hämtas in. En uppgift som inhämtas från en myn- dighet kan visa sig ha relevans för att kunna upptäcka felaktiga utbetalningar hos en annan myndighet. Det finns därför en risk att preciserade gallringsfrister utifrån uppgiftskategorier kan försvåra för myndigheten att upptäcka och förhindra felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen. Vi anser det inte heller lämpligt att ange en preciserad gallringsfrist som gäller för samtliga uppgifter myndigheten behandlar i uppgifts- samlingen. Olika lagringstider är med stor sannolikhet aktuellt för olika kategorier av uppgifter varför en generell preciserad gallringsfrist skulle riskera att leda till att uppgifter behandlas längre än nödvändigt. Det är också svårt att identifiera vad som skulle vara en relevant gene- rell tidsfrist eftersom det , av skäl som redogjorts i före- gående stycke, är svårt att avgöra hur länge det är relevant att spara uppgifterna. Det är möjligt att den tekniska utvecklingen kan komma att skapa möjligheter för myndigheten att konstruera en miljö där uppgifter endast hämtas in och behandlas i samband med en specifik analys och inte behöver lagras hos myndigheten. Preciserade gallrings- frister hade försvårat en sådan konstruktion. Det är således inte lämpligt att för uppgifter i uppgiftssamlingen för dataanalyser och urval föreslå mer precisa gallringsregler. Vid inledande granskning ska uppgifter i urvalsträffar behandlas och resultaten av granskningarna ska sammanställas. Den generella gallringsbestämmelsen som vi föreslår innebär att uppgifterna som behandlas i den inledande granskningen får behandlas i denna verk- En ny lag om personuppgiftsbehandling samhet som granskningen pågår. Det vill säga fram till att myndigheten överlämnar urvalsträffarna till fördjupad gransk- ning, underrättar berörda myndigheter eller avslutar granskningen utan vidare åtgärd. Vi har övervägt om en bestämd gallringsfrist i stället bör införas för uppgifterna. Det främsta skälet för att bevara uppgifterna är behovet av tillsyn och kontroll av analysverk- samheten. Vi anser dock att personuppgifterna vid den inledande granskningen i sig inte är behövliga för att kunna genomföra en ändamålsenlig kontroll och därför inte behöver bevaras. De sök- begrepp som används vid dataanalyserna utgör inte personuppgifter och omfattas alltså inte av gallringsbestämmelserna. Sökbegreppen är t.ex. ”SNI-kod för en viss bransch”, medan urvalsträffen består av uppgifter om det eller de specifika företag som träffas av SNI-koden. Sökbegreppen bevaras således. Tillgången till dessa uppgifter gör det möjligt för de som vill kontrollera verksamheten att se hur analyserna och sökningarna i myndighetens uppgiftssamling för dataanalyser och urval genomförs. För att tillgodose kontrollsyftet skulle gallrings- fristen enligt vår mening också behöva sättas relativt långt fram i tiden. Vi anser det inte motiverat att bevara en sådan stor mängd person- uppgifter, som urvalsträffarna består av, än vad som är nödvändigt för själva genomförandet av den inledande granskningen. Det är alltså inte lämpligt att föreslå mer precisa gallringsregler för personuppgifter och uppgifter om juridiska personer och avlidna i den inledande granskningen. 10.8.3Personuppgifter i transaktionskontoregistret ska gallras Utredningens förslag: Uppgifter som behandlas i transaktions- kontoregistret ska gallras efter utgången av det år då betalningsuppdraget registrerades. Detta ska dock inte gälla om regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer har meddelat föreskrifter eller i ett enskilt fall beslutat att uppgifter får bevaras för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål. En ny lag om personuppgiftsbehandling Skälen för utredningens förslag: De personuppgifter samt upp- gifter om juridiska personer och avlidna som behandlas i trans- aktionskontoregistret är uppgifter som behövs för att myndigheten ska kunna administrera utbetalningar. Dessa uppgifter bör gallras efter utgången av det år då betalningsuppdraget registrerades hos Myndigheten för utbetalningskontroll. En gallringsfrist motsvarar preskriptionstiden. För en effektiv hantering bör fristen utgå från utgången av registreringsåret, och inte registreringsdatumet, eftersom detta möjliggör för myndigheten att ha en samlad hantering av gallringen i registret. Regeringen eller den myndighet som reger- ingen bestämmer ska kunna föreskriva eller besluta att uppgifter i transaktionskontoregistret ska kunna bevaras för historiska, statis- tiska eller vetenskapliga ändamål. 10.8.4Vid fördjupad granskning ska personuppgifter gallras Utredningens förslag: Uppgifter som behandlas för ändamålet att utföra fördjupad granskning ska gallras efter att den för- djupade granskningen avslutats. Sammanställningen av resultatet av en fördjupad granskning ska bevaras. Skälen för utredningens förslag Vid den fördjupade granskningen ska myndigheten ha möjlighet att ta in ytterligare information, bl.a. personuppgifter och uppgifter om juridiska personer, utöver de uppgifter som härrör från myndighetens uppgiftssamling för dataanalyser och urval. De uppgifter som behand- las vid en fördjupad granskning kan alltså tills viss del vara andra än de uppgifter som myndigheten får behandla för dataanalyser och urval. De inhämtade uppgifterna är relevanta att behandla för ändamålet att utföra fördjupad granskning och det är inte lämpligt att dessa upp- gifter behandlas för andra ändamål. Även för de uppgifter som härrör från myndighetens uppgiftssamling för dataanalyser och urval finns ett behov av att begränsa behandlingen i verksamheten i övrigt. En bestämmelse bör därför införas som närmare reglerar när uppgifterna ska gallras. Enligt vår bedömning bör gallringen ske efter det En ny lag om personuppgiftsbehandling att den fördjupade granskning som uppgiften behandlats i avslutas. En gallringsfrist ger möjlighet till insyn i och kontroll av verksamheten som tiden som uppgifterna behandlas inte utsträcks längre än vad som är motiverat. Bestämmelsen bör avse gallring av uppgifter i verksamheten med fördjupad granskning. Den innebär således inte att uppgifter som behandlas både i myndig- hetens dataanalyser och urval och i en fördjupad granskning ska gallras även från uppgiftssamlingen för dataanalyser och urval. Sammanställningen av resultatet ska bevaras för att ge möjlighet till insyn Myndigheten för utbetalningskontroll ska sammanställa resultatet av den fördjupade granskningen. Denna sammanställning bör bevaras för att möjliggöra insyn och kontroll av myndighetens verksamhet, även efter det att de underlag som använts i granskningen gallrats. Sammanställningar av resultatet av fördjupade granskningar ska där- för inte omfattas av bestämmelserna om gallring. 11 Offentlighet och sekretessfrågor I detta kapitel föreslår vi att absolut sekretess ska gälla för uppgifter om enskildas personliga och ekonomiska förhållanden i verksam- heten vid Myndigheten för utbetalningskontroll. Vi föreslår också att sekretess ska gälla till skydd för allmänna intressen för uppgift om metoder, modeller och riskfaktorer hänförliga till analyser och urval för att förebygga, förhindra och upptäcka felaktiga utbetal- ningar från välfärdssystemen. Kapitlet innehåller även andra över- väganden som rör behov av sekretess i myndighetens verksamhet. I kapitlet föreslår vi också ett antal sekretessbrytande under- rättelse- och uppgiftsskyldigheter för att möjliggöra berörda myn- digheters informationsutbyte. I vår underlagspromemoria Rättslig reglering rörande informa- tionsutbyten – offentlighet, sekretess och behandling av personuppgifter finns en genomgång av relevant reglering. 11.1Sekretess till skydd för enskilda intressen 11.1.1Uppgifter om enskildas personliga och ekonomiska förhållanden ska skyddas av sekretess Utredningens förslag: Sekretess ska gälla för uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden i verksamhet med att administrera systemet med transaktionskonto och att förebygga, förhindra och upptäcka felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen vid Myndigheten för utbetalningskontroll. Skälen för utredningens förslag Det finns behov av sekretessbestämmelser till skydd för enskildas personliga och ekonomiska förhållanden I tidigare kapitel lämnar vi förslag som innebär att Myndigheten för utbetalningskontroll ska behandla stora uppgiftsmängder som rör enskildas personliga och ekonomiska förhållanden. Det är uppgifter om utbetalningar av välfärdsmedel, skatter och avgifter från arbets- löshetskassorna, Arbetsförmedlingen, (), , samt . Det innebär att Myndigheten för utbetalningskontroll ska behandla uppgifter om utbetalningar till i stort sett hela den vuxna befolk- ningen och även till ett stort antal barn samt företag. Myndigheten ska även behandla kontouppgifter för de som får utbetalningar. Myndigheten ska vidare behandla en rad andra uppgifter om individer, företag och andra juridiska personer. Det är uppgifter som behövs för att utföra dataanalyser och urval. Det är i första hand uppgifter om beslut, kontaktuppgifter, uppgifter om kontaktperso- ner och företrädare, vilka i sig inte är så känsliga men som samman- taget kan ligga till grund för kartläggning av enskilda (se avsnitt 6.2). Myndigheten ska vid dataanalyser och urval för att upptäcka och förhindra felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen även behandla uppgifter som rör enskildas ekonomi. I de fall myndigheten utför fördjupad granskning behöver ytterligare information behandlas. Det kan vara t.ex. kontoutdrag, ärendeakter eller skatteinformation. Myndigheten ska alltså behandla omfattande uppgifter om enskildas personliga och ekonomiska förhållanden som kan vara av integritets- känslig natur. All information som myndigheten kommer behandla ska huvud- sakligen komma från andra statliga myndigheter och arbetslöshets- kassor, men i vissa fall från andra aktörer som t.ex. banker. Det kan handla om uppgifter som t.ex. kontoutdrag som visar betalnings- strömmar för ett företag som mottar stöd från välfärdssystemen. Uppgifterna kommer enligt tryckfrihetsförordningen att utgöra all- männa handlingar där huvudregeln är offentlighet. De uppgifter som ska överlämnas omfattas i varierande grad av sekretess hos den utlämnande myndigheten, beroende av uppgiftens karaktär och sekre- tessreglering. Vidare ska Myndigheten för utbetalningskontroll bl.a. underrätta andra myndigheter om det finns anledning att anta att en ekonomisk förmån eller ett ekonomiskt stöd beslutats, betalats ut eller tillgodoräknats felaktigt eller med för högt eller för lågt belopp, se avsnitt 11.4. Denna underrättelse blir genom att den översänds till en annan myndighet expedierad och det exemplar av underrättelsen som sparas hos Myndigheten för utbetalningskontroll blir därmed en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen, som utan sär- skild sekretessreglering blir offentlig. Rätten att ta del av allmänna handlingar får begränsas endast om det krävs med hänsyn till vissa uppräknade intressen varav ett är skyddet för enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden.1 Med enskilda avses såväl fysiska som juridiska personer.2 Mot bakgrund av karaktären på de uppgifter som myndigheten ska behandla anser vi att det ska införas särskilda sekretessbestäm- melser till skydd för enskildas personliga och ekonomiska förhåll- anden. Samma sekretessreglering i hela verksamheten Samma sekretess bör gälla för hela myndighetens verksamhet. Myn- digheten kommer att hämta in uppgifter från en rad olika källor där olika sekretess gäller för uppgifterna. Uppgifterna ska behandlas samlat hos Myndigheten för utbetalningskontroll. Att tillämpa olika sekretessnivåer, alltså att tillämpa ett system med överföring av sekretess från respektive utlämnande myndighet, skulle vara mycket svårt att hantera praktiskt för myndigheten. Myndighetens verksamhet ska inte bedrivas i olika självständiga verksamhetsgrenar.3 Den information som samlas in för att admini- strera systemet med transaktionskonto och utföra betalningar kom- mer även användas i myndighetens verksamhet med att förebygga, förhindra och upptäcka felaktiga utbetalningar. Uppgifter ur upp- giftssamlingen för dataanalyser och urval ska i sin tur användas i myndighetens verksamhet med granskningar och vid analyser inom ramen för uppdraget att stödja och följa statliga myndigheters och arbetslöshetskassors arbete med att motverka felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen. Att införa olika sekretessbestämmelser för 12 kap. 2 § tryckfrihetsförordningen. 2008/09:150, Offentlighets- och sekretesslag, s. 349. 3Sekretess kan även gälla inom en myndighet om den bedrivs i olika självständiga verksam- hetsgrenar, se 8 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL. olika delar av verksamheten framstår inte som lämpligt. Vi bedömer därför att samma sekretess bör gälla i hela myndighetens verksamhet. Integritetsintresset talar för att sekretessen ska vara absolut Vi bedömer att s.k. absolut sekretess till skydd för enskildas per- sonliga eller ekonomiska förhållanden bör gälla i myndighetens verksamhet. Det vill säga att sekretessen gäller utan skaderekvisit. Absolut sekretess är inte så vanligt förekommande men det gäller i såväl verksamhet som avser bestämmande av skatt m.m., för uppgift om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden,4 som för uppgift om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden i sådan verksamhet som avser framställning av statistik.5 I förarbetena uttalas angående statistiksekretessen bl.a. följande. I promemorian framhålls att det i fråga om statistikuppgifter föreligger en intressekonflikt mellan önskemålet om allmän insyn i statistiskt pri- märmaterial och hänsynen till den enskildes integritet. Ett skäl för att ha en långtgående sekretess är att offentlighetsintresset på denna punkt ter sig förhållandevis svagt. Integritetsintresset däremot är påtagligt, något som illustreras av att () ensam för ett hundratal personregister. Dessa register kan visserligen innehålla upp- gifter om den enskilde som var för sig är tämligen harmlösa. En sam- manställning av sådana uppgifter är emellertid ofta integritetskänslig. Behovet av ett starkt sekretesskydd beträffande statistiken beror enligt promemorian också på att statistikkvaliteten kan bli dålig, om inte den enskilde uppgiftslämnaren är säker på att hans uppgifter inte kommer ut. Även praktiska skäl talar för en förhållandevis långtgående statistik- sekretess. T.ex. SCB samlar nämligen in uppgifter dels direkt från en- skilda, dels från myndigheter hos vilka uppgifterna kan vara antingen offentliga eller sekretessbelagda. Att i ett register där uppgifterna blandas skilja mellan olika källor och sekretessregler är knappast genomförbart. I enlighet med det anförda föreslås i promemorian att inget skade- rekvisit i princip skall ställas upp när det gäller statistiksekretessen.6 Vi anser att motsvarande argument kan användas vid avvägningen av vilken sekretessnivå som ska gälla till skydd för enskildas intressen vid Myndigheten för utbetalningskontroll. Myndigheten kommer att behandla stora uppgiftsmängder. Precis som vid statistikverk- samhet är integritetsintresset påtagligt vad gäller de uppgifter Myn- 427 kap. 1 § OSL. 524 kap. 8 § OSL. 1979/80:2, med förslag till sekretesslag m.m., Del A, s. 262–263. digheten för utbetalningskontroll ska behandla. Exempelvis kan myn- dighetens sambearbetning av flera uppgifter som var för sig framstår som oförargliga avslöja mycket om en enskild persons personliga och ekonomiska förhållanden. Myndighetens arbete kan få mer långtgående effekter för den enskilde jämfört med verksamheten vid (). Vi ser tydliga integritetsrisker om de sammanställningar som Myndigheten för utbetalningskontroll kan göra genom rutinbetonade åtgärder7 skulle kunna bli offentliga. En lägre sekretessnivå skulle undergräva sekretesskyddet i beskattningsverksamheten Vissa av uppgifterna ska lämnas från . I beskattnings- verksamheten är huvudregeln absolut sekretess. Vi föreslår en upp- giftsskyldighet för som bl.a. omfattar uppgifter på individnivå i arbetsgivardeklarationer. Uppgiftsskyldigheten är inte begränsad till vissa ärenden. Om inte uppgifterna skulle omfattas av absolut sekretess hos Myndigheten för utbetalningskontroll skulle det i praktiken innebära att skyddet som den absoluta sekretessen innebär för enskilda skulle gå förlorad för dessa uppgifter. Det abso- luta sekretesskyddet för dessa uppgifter hos skulle där- med bli skenbart då uppgifterna i stället skulle kunna begäras ut hos Myndigheten för utbetalningskontroll. Behovet av insyn kan tillgodoses på annat sätt Mot dessa skäl för absolut sekretess ska vägas behovet av insyn. Myndigheten ska hantera stora mängder uppgifter i syfte att före- bygga, förhindra och upptäcka felaktiga utbetalningar vilket talar för ett starkt insynsintresse. Myndigheten ska inom ramen för denna verksamhet behandla personuppgifter på ett sätt som kan ses som en kartläggning av enskildas personliga förhållanden (för en närmare förklaring se avsnitt 10.1.2). Detsamma kan också sägas gälla för . Det beaktansvärda insynsintresset som finns på skatte- området ansågs av regeringen kunna tillgodoses i inte oväsentlig mån på annat sätt än genom en sekretessregel med omvänt skaderekvisit. 7Jfr 2 kap. 6 § tryckfrihetsförordningen. Detta genom att låta processen i domstol vara offentlig och att undanta beslut om taxering och skatt m.m. från sekretessen.8 Vi anser att insynsintresset även vad gäller Myndigheten för utbetal- ningskontroll kan tillgodoses på annat sätt. Intresset av att få insyn gäller i första hand i förhållande till myndighetens verksamhet och inte uppgifter om en enskilds person- liga eller ekonomiska förhållanden. Att absolut sekretess gäller hindrar inte myndigheten att lämna ut t.ex. resultatet av en fördjupad gransk- ning eller en sammanställning av urvalsträffar i anonymiserad form. Myndighetens verksamhet med att förebygga, förhindra och upp- täcka felaktiga utbetalningar har inte några direkta konsekvenser för enskilda. Effekter för enskilda kan uppstå först efter att Myndig- heten för utbetalningskontroll har lämnat underrättelse till beslutande myndighet som själv avgör vilka åtgärder som vidtas med anledning av underrättelsen från myndigheten (se kapitel 7). Någon överföring av sekretess föreslår vi inte vid underrättelse från myndigheten varför de sekretessregler som gäller för respektive beslutsmyndighet även kommer att gälla för det underlag som överlämnats till respek- tive beslutsmyndighet. Insynsintresset kan till viss del tillgodoses på detta sätt. Det är även viktigt att poängtera att sekretessen vid Myndigheten för utbetalningskontroll inte bör gälla i förhållande till den enskilde själv.9 För att tillgodose behovet av insyn föreslår vi även att myndigheten ska ha ett integritetsskyddsråd som fortlöp- ande ska ha insyn i myndighetens integritetsskyddsarbete (se av- snitt 9.2.3). Mot denna bakgrund föreslår vi att det i myndighetens verksam- het ska gälla absolut sekretess för uppgift som avser enskildas per- sonliga eller ekonomiska förhållanden. Utredningens förslag: För uppgift om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden i en allmän handling ska sekretess gälla i högst . 1979/80:2, med förslag till sekretesslag m.m., Del A, s. 256–257. 9Jfr 12 kap. 1 § OSL. Skälen för utredningens förslag: Uppgifter om enskildas ekono- miska förhållanden hålls i allmänhet hemliga i maximalt tjugo år.10 Det är även så länge sekretess gäller för uppgifter om enskildas eko- nomiska förhållanden eller affärs- eller driftförhållanden i Skatte- verkets, Arbetsförmedlingens och verksamhet.11 Hos CSN gäller dock sekretessen för uppgift om personliga och ekonomiska förhållanden i femtio år.12 För uppgift om enskildas personliga förhållanden gäller sekretessen hos i högst och hos och i högst sjuttio år.13 och har en stor mängd känsliga uppgifter som rör enskildas personliga förhållanden, t.ex. uppgifter om diagnoser. De uppgifter Myndigheten för utbetalningskontroll ska behandla kom- mer i regel inte att bestå av denna typ av mer känsliga uppgifter om enskildas personliga förhållanden, även om vissa uppgifter som gäller hälsa kommer att finnas hos myndigheten. Myndigheten ska t.ex. ha uppgifter om att en person beviljats sjukpenning för . Dock ska Myndigheten för utbetalningskontroll inte att ha uppgift om vilket sjukdomstillstånd som legat till grund för sjukpenningen. De flesta uppgifter om enskilda som ska finnas hos myndigheten gäller enskildas ekonomiska situation. Enligt vårt förslag ska majori- teten av personuppgifterna gallras i myndighetens verksamhet (av- snitt 10.8). Uppgift om att en enskild beviljats sjukpenning kommer alltså bevaras som längst i myndighetens verksamhet. De hand- lingar som bevaras hos myndigheten är framför allt sammanställ- ningar av resultaten av myndighetens fördjupade granskningar (av- snitt 7.3.5). Dessa uppgifter syftar till att redogöra för resultatet av granskningen. Sammanställningarna kommer i begränsad omfattning att innehålla uppgifter om enskildas personliga förhållanden och särskilt sådana uppgifter som är av mer känslig karaktär. Det gäller även andra typer av handlingar som ska bevaras hos Myndigheten för utbetalningskontroll, t.ex. brottsanmälningar som Myndigheten för utbetalningskontroll gör. 10Bohlin, (2010), Offentlighetsprincipen, 8 u, s. 208. 1127 kap. 1 § (i verksamhet som avser bestämmande av skatt m.m.), 28 kap. 12 § (i ärende om arbetsförmedling m.m.) och 28 kap. 4 § (i ärende om arbetsskadeförsäkring) OSL. 1228 kap. 9 § OSL (i ärende om studiestöd och i ärende hos om körkortslån samt lån till hemutrustning för flyktingar och vissa andra utlänningar). 1327 kap. 1 § respektive 28 kap. 1 § OSL. Vid en sammantagen bedömning anser vi att det är befogat att sekretessen för uppgifter om personliga och ekonomiska förhåll- anden gäller och att sekretessen bör gälla i högst . 11.1.3Tystnadsplikten ska ha företräde framför meddelarfriheten Utredningens förslag: Tystnadsplikten som följer av den nya sekretessbestämmelsen ska ha företräde framför meddelarfriheten. Skälen för utredningens förslag: Den rätt att meddela och offent- liggöra uppgifter som följer av grundlag14 går som regel före den tystnadsplikt som sekretess innebär.15 Bestämmelser om tystnads- plikt kan dock genom föreskrifter i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, ges företräde framför meddelarfriheten.16 Myn- digheten för utbetalningskontroll ska hantera uppgifter rörande enskildas personliga och ekonomiska förhållanden som inhämtas från flera myndigheter. Hos myndigheterna skiljer det sig åt i fall det finns en tystnadsplikt som inskränker meddelarfriheten eller inte rörande uppgifterna.17 Vår bedömning är att den tystnadsplikt som följer av den föreslagna sekretessbestämmelsen ska ha företräde framför meddelarfriheten.18 141 kap. 7 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 10 § yttrandefrihetsgrundlagen.