prop · H703125 · 2020-03-23 00:00:00 — lyfter särskilt fram att samfällighetsföreningar ofta förekommer som sakägare eller i andra egenskaper i myndighetens verksamhet. Ett register med aktuella uppgifter underlättar i samtliga dessa fall kontroller vid olika avtalsförhållanden. Enligt promemorian är emellertid uppgifterna i registret ofta felaktiga och inaktuella. Denna bild stöds av bl.a. och (). Sådana brister gör det svårt att kontakta styrelseledamöter och att kontrollera vem som är firmatecknare för föreningen. Enligt regeringens mening kan åtgärder som förenklar ansöknings- och anmälningsförfarandet antas bidra till att höja registerkvaliteten. innehåller personuppgifter bl.a. i form av styrelseledamöternas och eventuella särskilda firmatecknares namn och kontaktuppgifter. Även ur ett dataskyddsperspektiv är det därför viktigt att uppgifterna i registret är korrekta och uppdaterade, jämför artikel 5.1 d i och rådets förordning (EU) 2016/679 av om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv /46/EG (allmän dataskyddsförordning). Ett elektroniskt förfarande underlättar också föreningens eget arbete genom att det i regel kräver mindre arbete än motsvarande pappersbaserade förfarande. Exempelvis försvinner behovet av att skicka handlingar med post. Benägenheten för föreningarna att uppdatera sina uppgifter kan öka när hanteringen blir enklare. Ett elektroniskt förfarande ger dessutom möjlighet till inbyggda kontroller och stödfunktioner som hjälper sökanden och förebygger risker för fel. Behovet för Lantmäteriet att begära kompletteringar från föreningen minskar om de uppgifter som lämnas är korrekta från början. Bland annat därför kräver ett elektroniskt förfarande mindre resurser än dagens pappersbaserade rutiner. En möjlighet till elektronisk ansökan och anmälan kan därför bidra till att effektivisera Lantmäteriets arbete och minska kostnaderna. En möjlighet till elektronisk ansökan finns redan hos många myndigheter. På det fastighetsrättsliga området finns rutiner för bl.a. elektronisk ansökan om lantmäteriförrättning (se 4 kap. 8 § fastig- 2019/20:125 hetsbildningslagen [1970:988]) och elektronisk ansökan om lagfart (se 2 § inskrivningsförordningen [2000:309]). Hos är det möjligt att anmäla uppgifter elektroniskt. Det gäller bl.a. för aktiebolagsregistret och föreningsregistret, två register som i flera avseenden liknar samfällighetsföreningsregistret. Enligt regeringens mening talar starka skäl för att det ska inrättas ett elektroniskt förfarande även för samfällighetsföreningsregistrets del. Det bör kunna tillämpas både vid ansökan om registrering och vid anmälan om ändrade uppgifter. Det elektroniska förfarandet bör utgöra ett alternativ till det pappersbaserade förfarandet. Förslaget hindrar därmed inte föreningar eller personer som saknar möjlighet att använda elektroniska resurser att även fortsättningsvis lämna in ansökningar och anmälningar i pappersform. Utformningen av det elektroniska förfarandet För att skapa en säker hantering av ansökningar och anmälningar som görs elektroniskt måste förfarandet uppfylla högt ställda krav på informationssäkerhet och rättssäkerhet. Förfarandet måste även motsvara de tekniska och organisatoriska krav som ställs för behandling av personuppgifter. framhåller är särskilt den elektroniska identifieringen av central betydelse för en fungerande e-förvaltning. I promemorian anger Lantmäteriet att det tänkta förfarandet vid ansökningar och anmälningar består i att sökanden fyller i ett elektroniskt formulär som finns tillgängligt via internet. Eftersom ansökningar och anmälningar endast kan göras av vissa utpekade personer avser Lantmäteriet att skapa en verifieringsmetod som bygger på e-legitimation. Till processen ska det även skapas ett eget utrymme där endast sökanden har åtkomst. När ansökan eller anmälan är färdig kan sökanden ge in den till det mottagningsställe som Lantmäteriet har anvisat. Lantmäteriet föreslår i promemorian att de närmare detaljerna i förfarandet ska regleras i lag. Lantmäteriet föreslår även att det i lag ska anges att ansökningar och anmälningar ska vara skriftliga. Enligt regeringens mening är det dock lämpligare att reglera dessa frågor genom verkställighetsföreskrifter på förordningsnivå eller, efter bemyndigande från regeringen, i myndighetsföreskrifter (jfr 25 § tredje stycket lagen om förvaltning av samfälligheter). 4.2Fler uppgifter ska lämnas av föreningen Regeringens förslag: En samfällighetsförening ska för registrering anmäla uppgifter om styrelseledamöternas personnummer eller, om sådant saknas, något annat identifieringsnummer. Detsamma ska gälla för en särskild firmatecknare, om en sådan har utsetts. Om en styrelsesuppleant har utsetts ska föreningen även anmäla uppgifter om styrelsesuppleantens fullständiga namn, postadress och personnummer eller, om sådant saknas, något annat identifieringsnummer. Vid registrering av en stadgeändring ska föreningens nya stadgar bifogas anmälan. Regeringens bedömning: Den samfällighetsförening som så vill bör kunna registrera ett telefonnummer eller en e-postadress till föreningen. Detta bör regleras på förordningsnivå. Förslagen i promemorian Elektronisk anmälan av uppgifter till samfällighetsföreningsregistret överensstämmer med regeringens förslag. I promemorian finns det inget uttalande om möjligheten att registrera ett telefonnummer eller en e-postadress för föreningen. Remissinstanserna: De flesta av remissinstanserna tillstyrker förslagen eller har inga invändningar mot dem. Datainspektionen avstyrker förslagen och efterfrågar en djupare analys av hur de förhåller sig till dataskyddsbestämmelserna. () föreslår att även föreningens e-postadress ska kunna föras in i registret. Skälen för regeringens förslag och bedömning Elektronisk ansökan förutsätter tillgång till personnummer Tjänster som tillhandahålls elektroniskt kan ha olika metoder för inloggning beroende på hur säkert användarens identitet behöver fastställas. Enklare tjänster kan t.ex. tillhandahållas mot inloggning med användarnamn och lösenord medan andra tjänster kräver inloggning med e-legiti- mation. används ofta e-legitimation vid inloggning och vid elektronisk underskrift av handlingar i myndigheternas e-tjänster. Så är fallet bl.a. för Lantmäteriets tjänster för ansökan om lantmäteriförrättning och lagfart. Detsamma gäller även för registrering av uppgifter om företag genom webbplatsen , en tjänst som drivs av Arbetsförmedlingen, , och . Lantmäteriet aviserar i sin promemoria att även förfarandet för elektronisk registrering i samfällighetsföreningsregistret bör basera sig på e- legitimation för att på så vis säkerställa sökandens identitet. Användning av e-legitimation förutsätter att användarens identitet verifieras t.ex. genom användarens personnummer. samlas inte uppgifter om personnummer eller något annat identifieringsnummer in för en samfällighetsförenings företrädare. Det innebär att ett förfarande som bygger på e- legitimation med den hittillsvarande regleringen inte kan användas för samfällighetsföreningsregistret. Redan av den anledningen finns det skäl att införa ett krav på registrering av personnummer för föreningens företrädare. Till detta kommer att samfällighetsföreningsregistret, som anförs i avsnitt 4.1, har en viktig funktion som informationskälla och att användningen till stor del är beroende av vilken kvalitet och aktualitet som registret håller. Att uppgifterna är korrekta är även viktigt i förhållande till de personuppgifter som ingår i registret. Ett krav på personnummer höjer registrets kvalitet och skapar även bättre förutsättningar att motverka kapning av föreningar genom att identiteten på den som ansöker om registrering säkrare kan fastställas. Registret bör därför kompletteras med uppgifter om personnummer eller något annat identifieringsnummer för föreningens styrelseledamöter och eventuella särskilda firmatecknare. Med annat identifieringsnummer avses t.ex. samordningsnummer eller födelsedatum. Även andra uppgifter bör lämnas till Lantmäteriet För att ytterligare förbättra möjligheterna att använda ett elektroniskt förfarande och för att höja registerkvaliteten bör samma uppgifter som lämnas om styrelseledamöter och särskilda firmatecknare även lämnas om styrelsesuppleanter. Det innebär att uppgifter om namn, postadress och personnummer eller något annat identifieringsnummer ska lämnas även om eventuella styrelsesuppleanter. Enligt de hittillsvarande reglerna ska föreningens stadgar ges in när en förening anmäls för registrering. Det är naturligt att föreningens nya stadgar ges in när föreningen anmäler en stadgeändring. Detta gäller redan för bl.a. ekonomiska föreningar (2 kap. 8 § förordningen [2018:759] om ekonomiska föreningar). Det underlättar både för Lantmäteriet och föreningarna om föreningarna kan kontaktas genom telefon eller e-post. Regeringen anser därför i likhet med REV att även sådana uppgifter ska kunna föras in i registret, om föreningen vill det. En bestämmelse som möjliggör detta bör därför införas på förordningsnivå. Behandling av personuppgifter i samfällighetsföreningsregistret Datainspektionen efterfrågar en djupare analys av hur förslaget förhåller sig till dataskyddsbestämmelserna. Bestämmelser om samfällighetsföreningsregistrets innehåll och om behandling av personuppgifter i registret finns i förordningen (1993:1270) om förande av samfällighetsföreningsregister m.m. Enligt den hittillsvarande regleringen ska registret innehålla personuppgifter i form av namn på styrelseledamöter och deras postadress. Om föreningen har utsett en särskild firmatecknare innehåller registret även uppgifter om den personen (5 §). Med förslagen i denna proposition utökas registerinnehållet med uppgifter om eventuella styrelsesuppleanter och med personnummer för alla registrerade företrädare för en förening. ändamål är att samla in, lagra och bearbeta uppgifter för handläggningen av registreringsärenden och att tillhandahålla uppgifter till myndigheter och till allmänheten om registrerade föreningar (3 §). Lantmäteriet får även sälja uppgifterna i registret, om inte uppgifterna ska användas för direktreklam och den enskilde har begärt att hans eller hennes personuppgifter inte ska få användas på det sättet (14 §). Bestämmelser som reglerar behandling av personuppgifter för ändamålet direkt marknadsföring finns även i dataskyddsförordningen (artikel 21). har genom sitt ändamål funktionen att ge offentlighet åt de ingående uppgifterna. Registreringen av behöriga företrädare för föreningen har stor betydelse som informationskälla för myndigheter, företag och enskilda om vem som har rätt att företräda föreningen. Samma funktion har även andra liknande register, t.ex. aktiebolagsregistret och föreningsregistret. Dessa register innehåller uppgifter om personnummer eller något annat identifieringsnummer för de personer som är företrädare för respektive bolag och förening. Lantmäteriet är personuppgiftsansvarigt för samfällighetsföreningsregistret. Det innebär att Lantmäteriets behandling av personuppgifter i registret måste följa den aktuella dataskyddsregleringen. Behandling av personuppgifter är tillåten om det finns en rättslig grund för behandlingen och om behandlingen uppfyller de övriga krav som ställs i dataskydds- förordningen och annan dataskyddslagstiftning. Särskilda begränsningar Prop. 2019/20:125 gäller för behandling av uppgifter om personnummer och samordnings- Sådana uppgifter får utan samtycke endast behandlas när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl (3 kap. 10 § lagen [2018:218] med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning). De nya uppgifter som tillförs registret enligt förslaget i propositionen kommer att omfattas av registrets ändamål. Det innebär att Lantmäteriet kommer att få bedöma t.ex. i vilka situationer som en uppgift om personnummer kan tillhandahållas från registret. Det finns inte någonting som tyder på att Lantmäteriet inte skulle kunna uppfylla sitt personuppgiftsansvar i förhållande till den behandling av personuppgifter som föreslås. Regeringen föreslår i avsnitt 10 att redan registrerade samfällighetsföreningar med vissa undantag inte ska vara skyldiga att anmäla de nya uppgifterna för registrering. Övergångsregleringen innebär också att Lantmäteriet inte kan göra en sådan insamling av personnummer från andra register (s.k. datafångst) som beskrivs i promemorian. Om myndigheten överväger att vidta sådana åtgärder när övergångsperioden har löpt ut, måste den självklart bedöma om åtgärderna är tillåtna och motiverade i förhållande till dataskyddsregleringen. Den kommunala lantmäterimyndigheten i anför att vissa personer kanske drar sig för att kandidera till styrelseuppdrag om fler personuppgifter ska rapporteras in till offentliga register. anför å andra sidan att en digital hantering förmodligen bidrar till att fler kan tänka sig att arbeta med styrelseuppdrag. Enligt regeringens mening finns det i vart fall inte skäl att tro att förslagen får någon märkbar negativ effekt av det slag som lantmäterimyndigheten befarar. Regeringens förslag: Bestyrkta kopior som bifogas en ansökan eller anmälan om registrering ska endast behöva lämnas i ett exemplar. När en handling ges in i form av en bestyrkt kopia ska Lantmäteriet få begära att originalhandlingen visas upp. Regeringens bedömning: Bestämmelser om bestyrkande av elektro- niska handlingar bör tas in i förordning eller myndighetsföreskrifter. Förslagen i promemorian Elektronisk anmälan av uppgifter till sam- fällighetsföreningsregistret överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: Remissinstanserna tillstyrker förslagen eller har inga invändningar mot dem. Skälen för regeringens förslag och bedömning: Enligt den hittills- varande regleringen finns det inte något krav på viss form för de hand- lingar som ska lämnas in i samband med registrering i samfällighets- Däremot finns det krav på att kopior av stadgar och protokoll ska vara bestyrkta och lämnas in i två exemplar. handlingar ska lämnas in i två exemplar har tidigare fyllt en praktisk Kravet innebär dock ett krångligare förfarande för föreningarna 2019/20:125 som det är inriktat mot en pappersbaserad hantering. Det saknas behov för Lantmäteriet att ta emot två exemplar av handlingarna. Det bör därför räcka att ett bestyrkt exemplar lämnas in. Detta bör gälla såväl handlingar som lämnas i pappersform som handlingar som lämnas i elektronisk form. För att handlingarna i praktiken ska kunna ges in i elektronisk form är det nödvändigt att handlingarna kan bestyrkas elektroniskt. Enligt regeringens mening bör sådana frågor regleras genom verkställighetsföreskrifter på förordningsnivå eller, efter bemyndigande från regeringen, i myndighetsföreskrifter (jfr 25 § tredje stycket lagen om förvaltning av samfälligheter). Förutom regleringen i förordning eller föreskrifter kan Lantmäteriet i sin elektroniska tjänst tydliggöra hur ett elektroniskt bestyrkande ska gå till. Det är därför inte sannolikt att det blir oklart för den enskilde hur en elektronisk handling ska bestyrkas, något som Förvaltningsrätten i har uttryckt oro för. Om en handling ges in i form av en bestyrkt kopia bör Lantmäteriet få begära att originalhandlingen visas upp. Detta kan t.ex. behövas när det finns misstankar om oegentligheter. Motsvarande regler finns i bl.a. 4 kap. 8 e § fastighetsbildningslagen, som gäller vid elektronisk ansökan om lantmäteriförrättning. 5Vite och avvisning i inskrivningsärenden Regeringens förslag: Det ska införas en möjlighet för inskrivningsmyndigheten att efter ett beslut om utredningsuppskov i ett inskrivningsärende förena ett föreläggande om komplettering med vite. En ansökan ska också kunna avvisas om föreläggandet inte följs. En upplysning om följden av att inte följa föreläggandet ska tas in i föreläggandet. Förslagen i promemorian Möjlighet att avvisa vissa inskrivningsärenden överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: Remissinstanserna tillstyrker förslagen eller har inga invändningar mot dem. föreslår att det införs en möjlighet att få anstånd med begärd komplettering. Skälen för regeringens förslag Inte längre stöd för vite och avvisning Inskrivningsärenden är ärenden om lagfart, inteckning och annan inskrivning samt ärenden om anteckning i fastighetsregistret. Ett inskrivningsärende kan bl.a. gälla att en köpare av en fastighet ansöker om lagfart för att registrera sitt ägande (20 kap. jordabalken). Ett annat vanligt inskrivningsärende är när en fastighetsägare ansöker om inteckning i sin fastighet (22 kap. jordabalken). De allmänna reglerna om inskrivning finns i 19 kap. jordabalken. Lantmäteriet är inskrivningsmyndighet. finns det en brist i ett inskrivningsärende som bara kan läkas med Prop. 2019/20:125 kompletterande utredning i någon form. I dessa fall kan inskrivnings- myndigheten besluta om utredningsuppskov till en viss senare inskrivningsdag (19 kap. 14 § jordabalken). Majoriteten av besluten om utredningsuppskov gäller enklare kompletteringar där sökanden behöver lämna in ytterligare handlingar, exempelvis en fullmakt. Andra fall kan gälla att det finns oklarheter eller motstridigheter i ansökan som kräver ett förtydligande. Lantmäteriet anger i promemorian att det fattas omkring 30 000 beslut om utredningsuppskov. Om inskrivningsmyndigheten beslutar om utredningsuppskov får den förelägga sökanden att inkomma med den utredning eller de uppgifter som behövs i ärendet. Fram till en lagändring som trädde i kraft kunde myndigheten förena ett sådant föreläggande med vite och avvisa en ansökan, om nödvändig komplettering inte lämnades in. I samband med att det i lagtexten förtydligades att sökanden och andra får delta i ett sammanträde inför inskrivningsmyndigheten genom ljudöverföring eller ljud- och bildöverföring togs möjligheten att använda vite och avvisning vid kompletteringsföreläggande bort (se prop. 2014/15:73). Allt tyder på att detta var ett förbiseende. Högre registerkvalitet, ökad rättssäkerhet och effektivare handläggning Syftet med utredningsuppskov är bl.a. att motverka att en köpare undandrar sig lagfartsplikten genom att fördröja inlämnandet av relevanta handlingar och att säkerställa att rättighetshavare inte hamnar i sämre ställning på grund av svårigheter att fatta ett slutligt beslut i ärendet (se prop. 1970:20 del B s. 508 f.). Möjlighet till vite och avvisning finns i andra liknande situationer. När inskrivningsmyndigheten håller sammanträde till följd av att sökandens åberopade förvärv kan vara ogiltigt eller när den sökta åtgärden på annat sätt kan kränka någon annans rätt, får myndigheten förelägga sökanden eller någon annan som ska yttra sig att inställa sig vid sammanträdet. Om sökanden inte följer föreläggandet får ansökan avvisas. Också vitesföreläggande kan användas för att förmå sökanden eller någon annan att inställa sig (19 kap. 16 § jordabalken). Sammanträden av detta slag får hållas också efter ett beslut om utredningsuppskov (19 kap. 14 § jordabalken). Om det däremot inte finns skäl att hålla något sammanträde, gäller de vanliga reglerna om utredningsuppskov. Då saknas det alltså numera stöd för inskrivningsmyndigheten att förena ett föreläggande med vite eller att avvisa en ansökan. Det är viktigt att inskrivningsmyndigheten kan använda ett effektivt påtryckningsmedel för att få in den utredning eller de uppgifter som behövs i ett ärende. Om nödvändiga kompletteringar inte lämnas in finns det en risk för att fastighetsregistret blir ofullständigt. Genom ett ökat incitament för sökanden att lämna in fullständiga uppgifter i ett ärende kan kvaliteten i fastighetsregistret höjas. Lantmäteriet uppskattar att det i ca 2 000 ärenden krävs att upprepade beslut om utredningsuppskov fattas. Med effektivare verktyg för att föra handläggningen av ärendena framåt kan det antalet sannolikt minskas. Det minskar i sin tur kostnaderna hos Lantmäteriet. 2019/20:125 Regeringen föreslår därför att ett föreläggande vid utredningsuppskov återigen ska kunna förenas med vite och att en ansökan ska kunna avvisas om nödvändig komplettering inte lämnas in. För att sökanden ska förstå följden av att inte följa föreläggandet bör en upplysning om detta tas in i föreläggandet. föreslår att anstånd med begärd komplettering ska kunna beviljas vid synnerliga skäl. Det finns emellertid i regel inget hinder mot att ett nytt beslut om utredningsuppskov meddelas om sökanden exempelvis är i behov av för att ta fram handlingar som efterfrågas. Ett sådant beslut får i praktiken samma innebörd som ett anstånd. Det finns därför inte skäl att införa en uttrycklig bestämmelse om möjlighet till anstånd. 6Verkställighet av vissa avgiftsbeslut Regeringens förslag: Beslut om förrättningskostnader, vissa beslut om kostnader som behandlas som förrättningskostnader och beslut om expeditionsavgifter i inskrivningsärenden ska utgöra exekutionstitlar som kan verkställas enligt utsökningsbalken. Förslagen i promemorian Indrivning av Lantmäteriets avgifter överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: De flesta av remissinstanserna tillstyrker förslagen eller har inga invändningar mot dem. avstyrker förslaget i fråga om avgifter vid lantmäteriförrättningar och anför bl.a. att direkt verkställbara beslut kan ge enskilda intrycket att det inte är lönt att överklaga. anser att avgiftsbesluten endast bör vara verkställbara om de har fått laga kraft. Skälen för regeringens förslag Genom en lantmäteriförrättning kan fastighetsrättsliga förhållanden förändras på olika sätt. Fastighetsindelningen kan ändras genom att fastigheter nybildas eller ombildas. Vidare kan servitut bildas, ändras eller upphävas. Även ärenden om fastighetsbestämning och särskild gränsutmärkning liksom frågor om att bilda en gemensamhetsanläggning eller att upplåta en ledningsrätt prövas vid en förrättning. Lantmäteriförrättningar handläggs av Lantmäteriet eller någon av de 39 kommunala lantmäterimyndigheterna. Förrättningsverksamheten finansieras i allt väsentligt genom avgifter som tas ut av lantmäterimyndigheterna. Avgifterna ska i de flesta fall betalas av sakägarna och beräknas normalt efter det antal timmar som ärendet har krävt. Om förrättningen berör flera sakägare, vilket ofta är fallet, fastställs fördelningen av kostnaderna i ett kostnadsfördelningsbeslut. Själva debiteringen av förrättningskostnaden beslutas särskilt i en räkning där det belopp som en sakägare ska betala anges. betalas även om förrättningsbeslutet eller räkningen överklagas (8 § andra stycket förordningen [1995:1459] om avgifter vid lantmäteriförrättningar). Beslut om expeditionsavgifter i inskrivningsärenden När inskrivningsmyndigheten har fattat beslut i vissa ärenden ska myndig- heten ta ut en expeditionsavgift (21 § inskrivningsförordningen). ärenden som avses och vilka belopp som gäller framgår av bilagan till En expeditionsavgift ska t.ex. betalas efter en underrättelse om beslut om beviljande av inskrivning av lagfart. Expeditionsavgiften ska betalas inom en månad från beslutet om expedi- tionsavgift (22 § inskrivningsförordningen). Beslutet kan överklagas till från den dag då avgiften betalades. beslut är inte överklagbart (24 § inskrivningsförordningen). Avgiftsbesluten är inte exekutionstitlar I de allra flesta fall betalar de som berörs av en räkning för en förrätt- ningskostnad eller en expeditionsavgift sin skuld till den aktuella myndig- Men om så inte sker kan myndigheten vara tvungen att få till stånd verkställighet enligt utsökningsbalken. För att beslut av en förvaltnings- myndighet ska kunna verkställas enligt utsökningsbalken krävs att det finns en särskild föreskrift som medger detta (3 kap. 1 § första stycket 6 Beslutet är då en exekutionstitel som kan användas för att driva in den underliggande fordran.