frsrdg · H804JO1 · 2020-11-10 00:00:00 — att det var under förhandlingen som AA:s namn kom upp på skärmarna och att ordföranden – sedan hon under en paus gjorts uppmärksam på detta – hade att göra en bedömning av händelsen. Vidare hade AA varit målsägande i målet och hon uppfattade att hennes nya namn offentliggjordes för BB. alltså att det inträffade fick stora konsekvenser för henne och att detta berodde Det fanns därför enligt min mening anledning för tingsrätten att på ett tydligt sätt dokumentera händelsen. Även om det alltså inte fanns någon skyldighet att göra dokumentationen i anteckningarna från huvudförhandlingen, hade domstolen möjlighet att göra Det hade t.o.m. kunnat anses vara lämpligt med hänsyn till att gången vid förhandlingen avvek från den vanliga (se prop. 1999/00:26 s. 77). I vart fall har enligt min mening en dokumentationsplikt förelegat enligt 5 § ärendeförord- Sålunda ska en domstol fortlöpande registrera bl.a. vilka åtgärder som domstolen utför i ett mål och vad som i övrigt förekommer i det. väldokumenterade åtgärder ger förutsättningar att följa handläggningen av ett mål för såväl parterna som den som arbetar med det vid domstolen och är vidare värdefullt för en granskning av t.ex. en överinstans. åtgärder underlättar också för allmänheten vid t.ex. rätten till insyn genom framställningar om utlämnande av allmänna handlingar samt vid en sådan ex- tern tillsyn som min egen. Och i det här fallet torde dessutom AA ha haft ett särskilt intresse av att det som berörde henne dokumenterades. DO M S T O L A R 2 0 2 0 /2 1 :J O1 CCblev i egenskap av ordförande i samband med huvudförhandlingen upp- märksammad på det inträffade av åklagaren. Detta ledde till att hon dagen därpå dels förde in sekretessmarkeringarna på aktbilagorna X och Y, dels med en kortare text i markeringen på aktbilaga X beskrev det inträffade. Det framgick emellertid inte att det var CC som hade gjort detta. Markeringarna kom dessu- tom att endast bli försättsblad till redan diarieförda handlingar och saknade egna aktbilagenummer. Anteckningarna innehöll inte heller all den information som var nödvändig för att förstå vad som hade hänt. Det var först genom de muntliga upplysningarna som hämtades in under den inledande utredningen här hos JO som relevansen av uppgifterna och ändamålet med sekretessmarkering- arna stod klar för mig. Som jag tidigare varit inne på kan och ska en sekretess- markering tas bort om grunden för den upphör. Jag har förstått att försättsblad med sekretessmarkeringar i sådant fall försvinner ur på grund av målhan- teringssystemets utformning. Jag anser därför att det hade varit mer lämpligt att upprätta och aktbilagera en särskild tjänsteanteckning, undertecknad av den ansvariga domaren, med en beskrivning av det inträffade och den bedömning som gjordes med anledning av det. Även om jag ansett att det fanns anledning för domstolen att i samband med att handlingen Involverade personer i protokoll gavs in uppmärksamma frågan om skyddade personuppgifter, ger utredningen inte grund för kritik mot rådmannen CCför att AA:s nya namn av misstag syntes på presentationsskärmen under huvudförhandlingen. Jag finner vidare att CC agerade korrekt när hon genast tog ställning till det inträffade och till följd av sin bedömning sekretessmarke- rade uppgifterna i aktbilagorna X och Y. CC kan dock inte undgå kritik för att sekretessmarkeringarna inte innehöll den enligt henne tillämpliga sekretessbe- stämmelsen och för den bristfälliga dokumentationen av det inträffade. Långsam handläggning av ett mål om sjukersättning och brister vid en muntlig underrättelse om ett beslut om förtursförklaring (Dnr 3390-2019) Beslutet i korthet: I beslutet kritiserar JO en förvaltningsrätt för långsam handläggning av ett mål om sjukersättning. Målet inleddes vid förvaltnings- rätten och bedömdes vara klart för avgörande direkt men avgjordes först , dvs. beslutade lagmannen att målet skulle handläggas med förtur – eftersom handläggningstiden hade varit oskäligt lång – och att målet skulle avgöras . JO kritiserar inte förvaltningsrätten för att den muntligen underrättade parten om beslutet om förtursförklaring, men anser att det borde ha skett i anslutning till att beslutet fattades. JO anser dessutom att en anteckning om underrättelsen borde ha gjorts i det administ- rativa ärendet om förtursförklaring. Anteckningen gjordes i stället senare i 2 0 2 0 /2 1 :J O1 DO M S T O L A R dagboksbladet för målet om sjukersättning. Förvaltningsrätten kritiseras för dessa brister. I en anmälan som kom in till JO klagade på Förvaltnings- rätten i med anledning av handläggningstiden i ett mål om sjuker- sättning. I anmälan uppgav han bl.a. att inget hade hänt och att ingen hade ringt honom trots flera kontakter per telefon och e-post. JO tog del av ett dagboksblad i förvaltningsrättens mål nr 630- 18.Av dagboksbladet framgick att målet kom in till domstolen och att det ännu inte var avgjort. Vidare framgick att AA hade skickat in en skrivelse till förvaltningsrätten . Av inhämtade handlingar framgick att skrivelsen hade lagts upp som ett ad- ministrativt ärende (FHA 2019/49) med en begäran om förtursförklaring. 15april 2019 beslutade lagmannen att målet skulle handläggas med förtur –detta eftersom handläggningstiden hade varit oskäligt lång – och att målet skulle avgöras . Varken av dagboksbladet i målet om sjukersättning eller av ärendebladet över det administrativa ärendet framgick att AA hade fått del av beslutet om förtursförklaringen. I en remiss uppmanade JO förvaltningsrätten att lämna upplysningar om handläggningen av och handläggningstiden i målet om sjuk- ersättning. Av yttrandet skulle också särskilt framgå om beslutet om förtursförklaring hade expedierats till AA. Förvaltningsrätten (lagmannen ) gav in ett remissvar med följande innehåll: Något om domstolens verksamhet Förvaltningsrätten i har haft personalbrist och en mycket hög personalomsättning och . Domstolen har även haft en betydande personalomsättning . Detta har omfattat tillsvidareanställda domstolshandläggare, föredragande jurister och domare. Domstolen har omsatt mer än en tredjedel av sin per- sonal. Domstolen har även haft en mycket hög måltillströmning . hade domstolen en målökning på (881 mål). Målökningen var (771 mål). Måltillström- ningen mellan har ökat . Domstolen har begärt ytterligare ekonomiska medel för att kunna an- ställa mer personal, avgöra fler mål och förkorta handläggningstiderna. har delvis godtagit begäran och tillskjutit extra medel. Ny- anställd personal har därefter successivt kommit på plats och börjat arbeta på domstolen. Prioriterade mål har då kunnat fördelas på fler domare. För- utom detta har domstolen gjort vissa förändringar i organisationen för att effektivisera målhanteringen i takt med att domstolens verksamhet växer. DO M S T O L A R 2 0 2 0 /2 1 :J O1 Handläggningen av förvaltningsrättens mål nr 630-18 registrerade förvaltningsrätten mål nr 630-18. I målet registrerades AA som klaganden och som motpart. Må- let handlar om rätten till sjukersättning. AA informerades om att hans överklagande registrerats som mål nr 630-18. begärde AA att målet skulle handläggas med förtur. Domstolen be- slutade att målet skulle handläggas med förtur och avgö- ras . I ärendeakten har det antecknats att AA via telefonsamtal informerats om att målet ska handläggas med förtur och av- göras . I det administrativa diariet saknas anteckning om att beslutet om förtursförklaring skickats till AA. Domstolen har som målsättning att avgöra mål om sjukersättning . Den totala handläggningstiden har i aktuellt fall varit be- tydligt längre än så och således har domstolen inte avgjort målet inom rim- lig tid. Domstolen beklagar detta. Dröjsmålet kan i första hand förklaras med att domstolen har haft brist på personal, hög personalomsättning och en mycket kraftig målökning. Den höga personalomsättningen och bristen på personal har i sig med- fört ett mycket omfattande och tidskrävande rekryteringsarbete. Utbildning och inskolning av de nyanställda har också krävt extra arbetsinsatser. Den stora målökningen och personalbristen har även inneburit att befintlig per- sonal inte har haft möjlighet att bereda och avgöra mål i planerad takt. Per- sonalen har i första hand prioriterat domstolens tvångsmål och andra mål med bestämd förturskaraktär. Det är vidare först som de nyanställda har kunnat bidra fullt ut med sin kompetens i verksamheten. Domstolen har dessutom även haft en omsättning av be- redningspersonal. AA:s överklagande har mot denna bakgrund inte kunnat avgöras inom skälig tid. Domstolen har räknat med att måltillströmningen kommer fortsätta att öka även . Därför har domstolen tilldelats ytterligare ekono- miska medel, utöver vad som tidigare medgetts av , för att kunna förstärka personalstyrkan, allt i syfte att hålla handläggningstiderna korta och ge berörda parter besked inom skälig tid i målen. Vad gäller handläggningen av AA:s begäran om förtursförklaring av målet konstaterar domstolen följande. AA har muntligen informerats om beslutet om förtursförklaring. Det saknas dock uppgift om att den administrativa enheten därefter skickat beslutet till honom. Enligt domstolens rutiner ska det antecknas i det administrativa diariet att beslutet skickats till den be- rörda parten. Detta har inte gjorts. Domstolen utgår därför ifrån att beslutet i sig inte har skickats till AA. Därmed har domstolen brustit i handlägg- ningen i denna del. För att minska risken att ett sådant misstag upprepas har domstolen haft en genomgång av gällande rutiner för handläggning av ak- tuella ärenden. AA fick tillfälle att kommentera förvaltningsrättens remissvar. I ett beslut anförde JO följande: 2 0 2 0 /2 1 :J O1 DO M S T O L A R Rättslig reglering och bedömning Långsam handläggning av AA:s mål I 2 kap. 11 § andra stycket regeringsformen finns ett uttryckligt krav på att en rättegång ska genomföras inom skälig tid. Av 17 § förordningen (1996:382) med förvaltningsrättsinstruktion framgår att ett mål vid en förvaltningsrätt ska avgöras så snart det kan ske. Av utredningen framgår att målet inleddes vid förvaltningsrätten den 12 feb- ruari 2018 och att det bedömdes vara klart för avgörande direkt men att målet avgjordes först , dvs. Dessför- innan hade förvaltningsrätten beslutat att målet skulle hand- läggas med förtur och att det skulle avgöras . Det lyck- ades alltså domstolen med. kritiserade jag förvaltningsrätten för långsam hand- läggning av ett mål om bostadsanpassningsbidrag som det hade tagit och att handlägga (från till ; JO:s ärende med dnr 7304-2018). I det ärendet uppgav förvaltningsrätten att handläggningstiden i första hand hade berott på brist på personal, hög per- sonalomsättning och en kraftig måltillströmning. Jag angav att jag hade förstå- else för att det hade varit en ansträngd arbetssituation på domstolen men att handläggningstiden ändå inte var acceptabel. Förvaltningsrätten har också i detta ärende uppgett att handläggningstiden i mål har berott på en fortsatt personalbrist och en betydande personalom- sättning samt en mycket kraftig måltillströmning även fram till au- gusti 2019. Detta är naturligtvis bekymmersamt. Så sent som den 9–inspekterades förvaltningsrätten, och i ett protokoll daterat redogjorde JO för sina iakttagelser och bedömningar bl.a. när det gällde lång- sam handläggning av en mängd mål vid domstolen. De statistikuppgifter som domstolen uppgav vid inspektionen visade då att de åtgärder som domstolen hade vidtagit för att minska handläggningstiderna hade gett ett bra resultat och att situationen var på väg att förbättras (se s. 1–7 i JO:s protokoll från inspektionen som finns publicerat på JO:s webbplats, dnr 2159-2019). Jag hoppas naturligtvis att den positiva utvecklingen fortsätter och att förvaltnings- rätten bryter det bekymmersamma läge som beskrivs i remissvaret i detta ärende. Med detta sagt kan förvaltningsrätten ändå inte undgå kritik för den lång- samma handläggningen av AA:s mål. Den muntliga underrättelsen om beslutet om förtursförklaring BBhar i remissvaret uppgett att AA muntligen informerades om beslutet om förtursförklaring och att detta antecknades i dagboksbladet för målet om sjukersättning, men han har inte angett när underrättelsen lämna- des. Jag noterar att dagboksbladet inte innehåller någon anteckning om det före . AA:s uppgifter i anmälan till JO talar också för att han i vart fall då inte hade underrättats om beslutet om förtursförklaring. Ärenden om förtursförklaring enligt lagen (2009:1058) om förtursförklaring idomstol är att betrakta som förvaltningsärenden, och förvaltningslagen DO M S T O L A R 2 0 2 0 /2 1 :J O1 (2017:900), FL, är tillämplig på förfarandet. Därmed gäller att en myndighet som meddelar ett beslut i ett ärende ska underrätta den som är part om det fullständiga innehållet i beslutet, om det inte är uppenbart obehövligt. Myndigheten bestämmer hur underrättelsen ska ske, men en under- rättelse ska alltid vara skriftlig om en part begär det. En underrättelse får ske genom delgivning. (Se 33 § FL.) I förarbetena till lagen om förtursförklaring i brottmål uttalade regeringen att beslut i ärenden om förtursförklaring borde skickas till parterna men att det inte var nödvändigt med delgivning (se prop. 2008/09:213 s. 30). När FL trädde i kraft uttalade regeringen att myndigheterna även fortsättnings- vis själva bör få bestämma på vilket sätt en underrättelse ska lämnas men att en underrättelse som huvudregel bör lämnas skriftligt. När en underrättelse lämnas muntligt är nämligen risken stor att det blir svårt att uppfylla kravet att beslutet i dess helhet ska komma till partens kännedom. En muntlig underrättelse bör därför lämnas endast i undantagsfall, främst då handläggningen i sin helhet har skett muntligt och besluten är enkla att motivera och förstå. Regeringen utta- lade också att när myndigheten prövar vilken form som ska användas för under- rättelsen bör myndigheten beakta det allmänna kravet på enkel, snabb och billig handläggning (se prop. 2016/17:180 s. 208, jfr 9 § FL). Jag finner inte tillräckliga skäl att kritisera förvaltningsrätten för att AA muntligen underrättades om beslutet om förtursförklaring men anser att det borde ha skett i anslutning till att beslutet fattades. Dessutom borde en anteck- ning ha gjorts i ärendet om förtursförklaring när AA underrättades om det be- slutet. Förvaltningsrätten ska kritiseras för att ha brustit i dessa avseenden. Vad som i övrigt har kommit fram i ärendet ger inte anledning till några ytterligare åtgärder eller uttalanden från min sida. 2 0 2 0 /2 1 :J O1 Bristfälliga rutiner i frågor om sekretess och utlämnande av uppgifter hos en vårdgivare (Dnr 3160-2017) Beslutet i korthet: En polis kontaktade en sjuksköterska vid en hälsocentral med frågor om en person som tidigare hade varit patient där. Sjuksköterskan gick in i patientens journal och lämnade ut vissa sekretessbelagda uppgifter om patienten utan att någon sekretessbrytande bestämmelse var tillämplig. ChefsJO beslutade att inleda en förundersökning om dataintrång och brott mot tystnadsplikten eftersom hon ansåg att det fanns anledning att anta att sjuksköterskan hade gjort sig skyldig till brott. Förundersökningen lades senare ned och utredningen fortsatte i detta ärende. Sjuksköterskans hand- lande hade även anmälts till Inspektionen för vård och omsorg (). uttalade kritik mot sjuksköterskan för att muntligen ha lämnat ut sekretess- belagd uppgift om patienten till polisen. ChefsJO valde med anledning av IVO:s beslut att främst rikta in sin fortsatta granskning av ärendet på re- gionens och hälsocentralens ansvar för det inträffade. I beslutet konstaterar chefsJO att anställda inom hälso- och sjukvården visserligen har ett personligt ansvar när det gäller handlande som kan utgöra sekretessbrott och dataintrång. I det här fallet måste dock en starkt bidra- gande orsak till det inträffade enligt chefsJO ha varit bristfälliga regionala och lokala rutiner samt otillräckliga utbildningsinsatser för personalen. ChefsJO uttalar att det tillämpliga regelverket är komplicerat och att det är angeläget att det finns korrekta och tydliga rutiner på detta mycket viktiga område. Såväl regionen som hälsocentralen kritiseras för de konstaterade bristerna. ringde en polis (AA) till hälsocentral inom Region och pratade med sjuksköterskan . Samtalet rörde en person (CC) som tidigare hade varit listad som patient på hälsocentralen. I samband med telefonsamtalet upprättade BB en anteckning i CC:s patientjour- nal, med följande innehåll: Polis fr brottsofferjouren ringer […], behöver upplysningar kring pat. Upp- ger att ex flickvän har skydd och pat har besöksförbud. hävdar nu att det är fel, att det är han som är förföljd. Lämnat tämligen osammanhäng- ande historia och polisen undrar nu kring eventuell förskrivning av tex be- roendeframkallande. Har tung polis/häkteshistorik. Listad annan HC men upplysningar lämnas. I en anmälan som kom in till JO framställde CC klagomål mot den polis som kontaktade hälsocentralen för dennes agerande (JO:s ärende med dnr 1934-2017). Till sin anmälan bifogade CC den journalanteckning som H Ä L S O - O C H S J U K V Å R D Ärendet avgjordes och i beslutet kritiserade JO polisen för att ha lämnat ut sekretessbelagda uppgifter till hälsocentralen. De uppgifter som kom fram i journalanteckningen väckte frågor om hur sjuksköterskan hade agerat i samband med telefonsamtalet. Mot bakgrund av detta beslutade jag att ta upp den saken till utredning i ett särskilt ärende (dnr 3160-2017). Eftersom jag ansåg att det fanns anledning att anta att BB hade gjort sig skyldig till dataintrång enligt 4 kap. 9 c § och brott mot tystnadsplikt enligt 20 kap. 3 § beslutade jag att inleda en förundersökning om sådana brott och gav en åklagare i uppdrag att verkställa utredningen. Inom ramen för förundersökningen begärde JO att få ta del av vissa uppgif- ter och handlingar från Region , bl.a. regionala och lokala riktlinjer om utlämnande av uppgifter i patientjournaler. Vidare hölls förhör med hälso- centralens verksamhetschef , polisen samt med BB. Med anledning av det som kom fram under förundersökningen fann jag den att det inte längre fanns anledning att fullfölja förundersök- ningen och beslutade därför att lägga ned den. Jag upplyste om att den fortsatta granskningen av den aktuella händelsen skulle ske inom ramen för detta särskilda initiativärende. som förundersökningen pågick kom det fram att CC hade vänt sig till Inspektionen för vård och omsorg (), med sina klagomål mot BB, och att ärendet var under utredning där (IVO:s ärende med dnr 8.2-9679/2017). Klagomålen i det ärendet avsåg samma händelse som var föremål för JO:s prövning i detta ärende. Begäran om yttrande från regionen JO begärde därefter att i Region skulle yttra sig över det som hade kommit fram i ärendet. I yttrandet, som skulle innehålla en redogörelse för den aktuella händelsen, skulle även följande frågor behandlas: 1.Fanns det några regionala och lokala skriftliga styrdokument/riktlinjer vid det aktuella tillfället i fråga om rätten för sjukvårdspersonal att gå in i pati- entjournaler och för utlämnande av uppgifter ur patientjournaler? Om det inte fanns några skriftliga styrdokument, redogör för eventuell regional/lo- kal praxis och/eller andra rutiner på området. 2.Hur såg/ser arbets- och delegationsordningarna ut i fråga om vem som är behörig att pröva framställningar om utlämnande av uppgifter ur journaler till utomstående, t.ex. en polis? 3.Vilka eventuella kontrollåtgärder ska personalen vidta innan uppgifter ur en journal lämnas ut till en utomstående? Vilka överväganden ska persona- len göra innan uppgifter lämnas ut till t.ex. en polis? 2 0 2 0 /2 1 :J O1 H Ä L S O - O C H S J U K V Å R D 4.Vilken information och utbildning ges till sjukvårdspersonal inom regionen när det gäller rätten att gå in i en viss patientjournal och för utlämnande av uppgifter? I sitt yttrande till JO framförde följande: Redogörelse för inkomna frågor Fanns några riktlinjer vid det aktuella tillfället i fråga om rätten för sjukvårdspersonal att gå in i patientjournaler och för utlämnande av uppgifter ur patientjournaler? svar: Vid det aktuella tillfället fanns det i Region bottens dokumenthanteringsplan beskrivet hur utlämnande av journalhand- lingar ska gå till väga. I regionens rutin Sekretess och tystnadsplikt i vården tydliggörs medarbetarnas och chefernas rättigheter och skyldigheter angå- ende sekretess. Rutinen klargör vilket ansvar varje medarbetare och befatt- ningshavare har. Vid tillfället fanns även en anvisning för hantering av loggkontroller och intrång i journalsystem. I anvisningen tydliggörs bland annat vilket ansvar varje medarbetare har för att vara insatt i de lagar och regler som gäller vid journalåtkomst. Hur såg/ser arbets- och delegationsordningen ut i fråga om vem som är behörig att pröva framställningar om utlämnande av uppgifter ur journal till utomstående? svar: När en begäran om utlämnande av journalinforma- tion inkommer är det verksamheten som har hand om vården av handlingen som ska pröva framställningen. Enligt Region delegationsord- ning har delegerat till regiondirektören att besluta om att avslå begäran om utlämnande av allmän handling. Regiondirektören har i sin tur vidaredelegerat det beslutet till divisionschef eller avdelningsdirek- tör. Vilka eventuella kontrollåtgärder ska personal vidta innan uppgifter ur en journal lämnas ut till utomstående? Vilka överväganden ska personal göra innan uppgifter lämnas ut till exempel en polis? svar: Vid utlämnande av uppgifter ur en journal måste personal alltid göra en menprövning enligt anvisning. När polisen begär ut uppgifter ur en journal måste verksamheten försäkra sig om att det finns en sekretessbrytande bestämmelse för ett utlämnande. Vilken information och utbildning ges till sjukvårdspersonal inom regionen när det gäller rätten att få gå in i en viss patientjournal och för utlämnande av uppgifter? svar: Det är varje verksamhetschefs ansvar att försäkra sig om att sjukvårdspersonal har rätt information och kunskap vad gäller rätten att få gå in i en viss patientjournal samt för utlämnande av uppgifter. Till hjälp för detta finns framtagna rutiner och anvisningar. I samband med anställning måste arbetstagare bekräfta att de har tagit del av anvisning om tystnadsplikt och gällande sekretess- regler. Arbetstagare ska även skriva under ett sekretessbevis där det fram- går vad som gäller vid åtkomst till patientuppgifter, loggkontroll samt att uppdragstagaren är ansvarig att följa fastställda rutiner gällande doku- mentation och åtkomst till journalinformation enligt uppdrag. H Ä L S O - O C H S J U K V Å R D Redogörelse för aktuell händelse Av sjuksköterskans redogörelse för händelsen framkommer följande: Jag utgick från att polisen som myndighet hade korrekta uppgifter då de begär upplysningar, dvs att straffsatsen är klarlagd. Polisen ringde och hänvisade till att hon ringde för patientens skull, jag utgick därför från att patienten givit sitt samtycke. Journalen har inte lämnats ut, po- lisen ville ha uppgifter om patientens ev missbruk. Jag handlade därför i god tro som myndighet till myndighet då det är svårt för oss enskilda sjuksköterskor att avgöra varje enskilt fall. Det är praxis att polismyndigheten begär och får upplysningar av sjukvården, främst på jourtid då det är 1177/jourcentralen och framförallt häktet. Av verksamhetschefen för hälsocentralen framkommer följande: Anmälarens journal har inte lämnats ut till polismyndigheten. Sjukskö- terskan har via telefonen fått en förfrågan om anmälaren av polisens brottsoffersamordnare vid polisen i . Polisen uppger i samtal med undertecknad att det var i syfte att skydda anmälaren. Rutinerna för ut- lämnande av journaluppgifter i kontakt med polismyndigheten är inte lätta att hantera för sjukvårdspersonalen då det kräver juridiska kun- skaper och information som inte alltid finns tillgänglig. Det är lätt att hamna i en gråzon.