frsrdg · H804JO1 · 2020-11-10 00:00:00 — Till de ansökningarna räknas de som kommer in till Kronofogde- myndigheten på en blankett, i handskrivna brev eller via myndighetens e-tjänst. Myndigheten tar också under vissa förutsättningar emot ansökningar digitalt över fil från inkassoföretag och andra aktörer som skickar in ett stort antal an- sökningar . Dessa registreras automatiskt i myndighetens it-system och benämns maskinella ansökningar. KR O N O F O G D E N 2020/21:JO1 Inom ramen för detta ärende har JO utrett fem klagomål om Kronofogdemyn- dighetens hantering av ansökan om betalningsföreläggande. Det har varit följande fem ärenden hos JO: ansökte AA (via ) om betalningsföreläggande gentemot ett företag, med ett krav på 40 000 kro- nor. Myndigheten skickade en faktura till honom om en ansökningsavgift om som han betalade. skickade AA in sitt klagomål till JO och uppgav att myndigheten inte hade påbörjat handläggningen av hans ansökan. ansökte BB om betalningsföreläggande gentemot ett fö- retag, med ett krav på ca . skickade BB in sitt klagomål till JO och uppgav att ännu inte hade skickat ut ett föreläggande till svaranden och inte heller hade un- derrättat honom om att ärendet skulle bli väsentligt försenat samt skälen till det. ansökte CC om betalningsföreläggande. skickade CC sitt klagomål till JO. Han uppgav att han vid telefonsam- tal med hade fått beskedet att något föreläggande ännu inte hade skickats ut till svaranden och att de inte kunde lämna någon information om när de skulle göra det. ansökte DD om betalningsföreläggande gentemot en fy- sisk person, med ett krav på ca . skick- ade DD sitt klagomål till JO och uppgav att ansökan ännu inte hade regi- strerats hos . Han framförde också ett skade- ståndsanspråk gentemot myndigheten. ansökte EE om betalningsföreläggande. skickade EE sitt klagomål till JO och uppgav att inget hade hänt i hans ärende hos . Vid en kontakt med myndigheten hade han fått information om att man för tillfället registrerade ansökningar som kom in och att orsaken var ”semestertider, mycket ba- lanser och systembyte”. EEbifogade två meddelanden från till sin anmälan. De var daterade respektive och hade följande innehåll: Vi ber om ursäkt för att du fått olika svar. Det stämmer att ansökan har kommit in till Kronofogden . Dock är ansökan inte registrerad än då vi haft mycket balanser samt på grund av semestertider. Vi kommer att regi- strera alla ansökningar i sin tur och vi kommer att höra av oss till dig om vi behöver ytterligare information. 2 0 2 0 /2 1 :J O1 KR O N O F O G D E N Vi handlägger ärenden i den turordning de inkommit till oss. Vi registrerar handlingar som inkommit till oss . Detta är på grund av att vi genomför ett systembyte som skall förbättra vårt arbete mot er våra kunder. JO begärde in handläggarnoteringar i de två ansök- ningar om betalningsföreläggande som motsvarade JO:s ärenden med dnr 5796-2019 och 6265-2019. Myndigheten svarade respektive att några sådana inte fanns. I JO:s ärende dnr 6347-2019 hämtades muntliga upplysningar in. Av dessa framgick att ansökan lämnades in till och att ett föreläggande skickades ut till svaranden . Något svar från svaranden hade inte registrerats hos myndig- heten. Vidare tog JO del av information om handläggningstider och andra rele- vanta uppgifter om betalningsförelägganden som fanns på Kronofogdemyndig- hetens webbplats. Sammanfattningsvis framgick vid de olika tidpunkterna föl- jande: a)angavs att handläggningstiderna var längre och att myndig- heten hade mycket begränsade möjligheter att besvara statusförfrågningar både via mejl och i telefon. b)förklarade myndigheten att digitala tjänster utveck- lades för att ge bra service och att myndigheten därför hade längre handläggningstider för exempelvis betalningsföreläg- gande. Därutöver informerades om att handläggningstiden, från det att en ansökan kom in till dess att handlingar skickades ut för delgivning, var för maskinell ansökan: i genomsnitt och 3 vecko- dagar ansökan: i genomsnitt och 80 vecko- dagar. c)angavs att väntetiderna var längre för den som an- sökte om betalningsföreläggande på blankett eller via Mina sidor på webb- platsen. Handläggningstiden för sådana ansökningar var normalt ca 14 da- gar, men i var den mer än fem gånger så lång, eller . Ansökningar som skickades in maskinellt uppgavs ha normala vän- tetider. Myndigheten förklarade att enskilda kunde få vänta på att få sitt ärende handlagt och bad om ursäkt för detta. uppmanades att lämna upplys- ningar om och yttra sig över det som anmälarna hade fört fram i de fem kla- gomålen som JO hade beslutat att utreda. Av yttrandet och myndighetens egen bedömning skulle det särskilt framgå hur handläggningen och handläggnings- KR O N O F O G D E N 2020/21:JO1 tiderna för remissen förhöll sig till följande rättsliga reglering och frågor: a)Hur förhåller sig myndighetens handläggning av ansökningar om betal- ningsföreläggande till bestämmelsen i 1 kap. 9 § regeringsformen, , om allas likhet inför lagen (dvs. likabehandlingsprincipen) med tanke på in- formationen på myndighetens webbplats om handläggningstiderna vid ma- skinell respektive ansökan om betalningsföreläggande? Yttrandet bör innehålla en redogörelse för de olika sätten som finns för att anhängig- göra en ansökan om betalningsföreläggande för privatpersoner och företag och hur myndigheten handlägger dessa. b)Angående registreringen av allmänna handlingar och begäran om utläm- nande av sådana handlingar – hur tar myndigheten hand om framställningar om utlämnande av ansökningarna om betalningsföreläggande vid utebliven registrering? Yttrandet ska innehålla en redogörelse och bedömning från myndighetens sida i förhållande till 2 kap. 15–16 §§ tryckfrihetsförord- ningen, TF, samt 5 kap. 1–2 §§ och 6 kap. 1 § offentlighets- och sekretess- lagen (2009:400), OSL. c)Den summariska processen ska vara snabb och enkel. Enligt t.ex. 25 § lagen (1990:746) om betalningsföreläggande och handräckning, BfL, ska svaran- den föreläggas att yttra sig inom från det att ansökningen delgavs honom eller henne, och får inte bestämmas , om det inte finns särskilda skäl. Med anledning av bl.a. den angivna be- stämmelsen ska yttrandet innehålla en redogörelse för och bedömning av vad som enligt myndigheten utgör en normalt godtagbar handläggningstid för kontrollen av ansökningarna om betalningsföreläggande och utfärdan- det av förelägganden, dvs. det inledande skedet vid den summariska pro- cessen. d)Hur förhåller sig myndighetens handläggning av ansökningarna om betal- ningsföreläggande till reglerna i 6, 7, 9 och 11 §§ förvaltningslagen (2017:900), FL, om service, tillgänglighet och snabb handläggning samt åtgärder om handläggningen försenas? e)Hur omhändertar och åtgärdar myndigheten de klagomål som kommit in till myndigheten till följd av de handläggningstider som myndigheten nu har för ansökningar om betalningsföreläggande? f)Övrigt som JO bör känna till om myndighetens handläggning av ansök- ningar om betalningsföreläggande och det nya it-system som ska sättas i drift oktober/. och /20 kom ytterligare anmälningar mot Kro- nofogdemyndigheten in med liknande eller angränsande klagomål. De av- skrevs mot utredningen i detta ärende. Till följd av vad som påstods i några anmälningar tog JO del av den uppdaterade informationen som fanns på myn- dighetens webbplats. fanns en uppgift om att myndig- heten inte meddelade utslag men gjorde bedömningen att kunna göra det igen . Myndigheten upplyste vidare om att handläggningstiderna var långa för den som ansökte om betalningsföreläg- gande på blankett eller via Mina sidor på webbplatsen. Som förklaring till detta 2 0 2 0 /2 1 :J O1 KR O N O F O G D E N angavs att myndigheten höll på att ersätta ett gammalt it-system med ett nytt, vilket hade driftsatts . gift om att myndigheten återigen meddelade utslag. Mot denna bakgrund anmodades att i sitt re- missvar även beröra såväl det tillfälliga stopp för utslag som uppenbarligen hade blivit en konsekvens vid bytet av det gamla it-systemet som frågan om, och i så fall hur, detta byte hade påverkat ansökningar om avhysningar. gav (rättschefen ) in följande yttrande (den bifogade promemorian har här utelämnats): 2 De fem remitterade målen om betalningsföreläggande I det följande beskrivs handläggningen av de fem remitterade målen. lämnade AA via Kronofogdens E-tjänst in en ansökan om betalningsföreläggande. Ansökan lades in i it-stödet . nedsatte AA via e-post det yrkade kapitalbeloppet. Kvarstående be- lopp i målet var då yrkad ersättning för ränta och avgifter samt ansöknings- avgiften till Kronofogden. Målet registrerades i it-stödet […].Föreläggande för svaranden att yttra sig skickades . Del- givningskvittot inkom och registrerades . Utslag meddela- des […]. lämnade BB in en ansökan om betalningsföreläggande på Kronofogdens pappersblankett. Ansökan skannades in i it-stödet . Målet registrerades i it-stödet […]. Föreläggande för svaranden att yttra sig skickades . återkallade sökanden sin ansökan och målet avskrevs . lämnade CC in en ansökan om betalningsföreläggande på Kronofogdens pappersblankett. Ansökan skannades in i it-stödet . Målet registrerades i it-stödet […]. Föreläggande för svaran- den att yttra sig skickades . Delgivningskvittot inkom och regi- strerades . Utslag meddelades […]. lämnade DD som firmatecknare för […], in en ansökan om betalningsföreläggande på Kronofogdens pappersblankett. Ansökan skannades in i it-stödet . Målet registrerades i it-stödet […]. Föreläggande för svaranden att yttra sig skickades . En påminnelse skickades till svaranden . Svaranden har ännu inte kunnat nås för delgivning. lämnade EE in en ansökan om betalningsföreläggande. Ansökan skannades in i it-stödet . Målet registrerades i it- stödet […]. Föreläggande för svaranden att yttra sig KR O N O F O G D E N 2020/21:JO1 Svaranden bestred ansökan . Sö- kanden underrättades om bestridandet och har den 2 de- cember begärt att målet ska överlämnas till tingsrätt för fortsatt handlägg- ning. Målet överlämnades till . JO:s remiss aktualiserar ett antal frågeställningar gällande Kronofogdens handläggning. I det följande redogörs först för de mål om betalningsföre- läggande som omfattas av JO:s remiss. Härefter behandlas generella frågor om tidpunkt för utskick av föreläggande, hantering av allmänna handlingar, underrättelse om försenad handläggning, service och tillgänglighet samt frågan om olika handläggningstider för initiala åtgärder vid och maskinella ansökningar. Omständigheterna i sak gällande dessa frågeställ- ningar finns i bilagd promemoria. Avslutningsvis lämnas en sammanfat- tande bedömning. De fem remitterade målen Samtliga fem mål registrerades i it-stödet först efter cirka tre till fyra må- nader. Detta lever enligt Kronofogdens bedömning varken upp till myndig- hetens interna målsättningar eller till de krav på skyndsamhet som får anses gälla för verksamheten. Kronofogden kan däremot konstatera att den fort- satta handläggningen varit skyndsam. Ett av målen är ännu inte avgjort. Det beror på att svaranden inte kunnat nås för delgivning. Tidpunkt för utskick av föreläggande Det finns inte någon fastställd tidsfrist inom vilken Kronofogden ska skicka föreläggande till svaranden enligt 25 § lagen om betalningsföreläggande och handräckning (BfL). Lagen om betalningsföreläggande och handräck- ning präglas dock av att det handlar om ett summariskt snabbt förfarande för att hantera ostridiga skulder och andra förpliktelser. Bland annat får den tid inom vilken svaranden ska föreläggas att yttra sig inte utan särskilda skäl bestämmas (25 § BfL). Kronofogden ska genast underrätta sökanden om svaranden bestrider ansökan (33 § BfL) och Kro- nofogden ska meddela utslag om svaranden inte i rätt tid bestrider ansökningen (42 § BfL). Enligt förvaltningslagens allmänna krav ska ett ärende handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts (9 § FL). Kronofogdens målsättning är beträffande ansökningar att ett föreläggande ska skickas ut till svaranden från det att ansökan kom in till myndigheten. Såväl myndighetens handläggningsruti- ner som it-stöd är uppbyggda för att skyndsamt och rättssäkert kunna han- tera ett mycket stort antal ansökningar. Som framgår av bifogad promemoria har Kronofogdens handläggnings- tid för ansökningar från det att en ansökan görs till dess att ett föreläggande skickas ut till svaranden varit längre än normalt och har varit . Handläggningstiden lever enligt Kronofogden varken upp till myndighetens interna målsätt- ningar eller till de krav på skyndsamhet som får anses gälla för verksam- heten. Hantering av allmänna handlingar Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105). Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte om- fattas av sekretess (1–2 §§). En allmän handling som får lämnas ut ska 2 0 2 0 /2 1 :J O1 KR O N O F O G D E N tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. Det ska ske på stället och utan avgift (15 §). Den som så begär har också rätt att mot fastställd avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt (16 §). I5 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) finns bestämmel- ser om registrering av allmänna handlingar. Enligt dessa ska allmänna handlingar registreras så snart de har kommit in till myndigheten. Hand- lingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad (1 §). Beträffande handlingar som registreras ska det av registret framgå datum när handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och i korthet vad handlingen rör (2 §). I avsnitt 3.3 i bifogad promemoria redogörs för hur Kronofogden hante- rar allmänna handlingar i den uppkomna situationen med balanser vad gäl- ler registrering av mål vid ansökningar om betalningsföreläg- gande. Fram till driftsättning av det nya it-stödet var dessa ansökningar möjliga att identifiera utifrån sökandens person- eller organi- sationsnummer och ankomstdatum. bedömer därför Kronofogden att myndighetens handläggning uppfyllde såväl tryckfrihets- förordningens bestämmelse om allmänna handlingars offentlighet som of- fentlighets- och sekretesslagens bestämmelse om registrering, även om det då var svårare att identifiera handlingarna än vad som hade varit önskvärt. är det mycket svårt att vid förfrågningar identifiera ansökningar innan målet har registrerats. Den hanteringen uppfyller inte kraven i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Ett större arbete med att skyndsamt åtgärda detta pågår och beräknas vara klart Underrättelse om försenad handläggning, service och tillgänglighet Enligt 6 § förvaltningslagen ska en myndighet se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla. Myndigheten ska också lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål. Enligt 7 § förvaltningslagen ska en myndighet vara tillgänglig för kon- takter med enskilda och informera allmänheten om hur och när sådana kan tas. Myndigheten ska vidta de åtgärder i fråga om tillgänglighet som behövs för att den ska kunna uppfylla sina skyldigheter gentemot allmänheten en- ligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen om rätten att ta del av allmänna hand- lingar. Enligt 11 § förvaltningslagen ska en myndighet när ett avgörande i ett ärende som har inletts av en enskild part bedöms komma att bli väsentligt försenat, underrätta parten om detta och redovisa anledningen till förse- ningen. Syftet med regeln är främst att minska risken för att bristande in- formation om hur handläggningen fortskrider ska leda till att onödig irrita- tion över fördröjningen uppkommer hos en enskild part. Bestämmelsen är utformad som en ovillkorlig skyldighet att underrätta de enskilda parterna om förseningen och orsaken till denna (se prop. 2016/17:180 s. 110 ff.) Som framgått ovan har Kronofogden långa handlägg- ningstider vid ansökningar innan ett mål om betalningsföreläg- gande registreras och ett föreläggande skickas ut till svaranden. Detta får enligt Kronofogdens bedömning anses medföra en väsentlig försening av avgörandet i målet, varför underrättelseskyldigheten i 11 § förvaltningsla- KR O N O F O G D E N 2020/21:JO1 I den uppkomna situationen, där ett stort antal sökanden har drabbats av förseningen och dessa dessutom är mycket svåridentifie- rade innan målet har registrerats, är det inte praktiskt möjligt för Kronofog- den att underrätta varje enskild berörd sökande. Kronofogden har därför valt att lämna information som uppdateras om handläggningsti- derna och orsaken till förseningen på myndighetens webbplats och att via brev informera de sökande som regelbundet lämnar in ett större antal an- sökningar. Eftersom Kronofogden har mycket svårt att identifiera ma- nuella ansökningar innan målet har registrerats, kan myndigheten inte upp- fylla sin serviceskyldighet och krav på tillgänglighet enligt 6–7 §§ förvalt- ningslagen vid frågor beträffande dessa. Som tidigare nämnts pågår ett större arbete med att skyndsamt åtgärda detta som beräknas vara klart i bör- jan av . Olika handläggningstider för initiala åtgärder vid och maskinella ansökningar Enligt 1 kap. 9 § regeringsformen ska förvaltningsmyndigheter i sin verk- samhet beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet. Frågan om olika handläggningstider mellan ansökningar (hos Migrations- verket) som gjorts via post och webb är förenligt med denna grundlagsbe- stämmelse behandlades av JO Renfors i JO 2015/16 s. 326. I beslutet anges: En myndighet ska enligt 1 kap. 9 § regeringsformen i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen (likhetsprincipen) samt iaktta saklighet och opartiskhet (objektivitetsprincipen). Av bestämmelsen följer att lika fall ska behandlas lika och att en myndighets prioriteringar mellan ärenden i samma ärendeslag måste kunna motiveras med objektivt god- tagbara skäl. Att t.ex. skilja ut kompletta ansökningar där det snabbt går att konstatera att uppehållstillstånd ska beviljas eller att ge förtur på grund av ett ärendes brådskande natur, är enligt min mening förenligt med såväl likhets- som objektivitetsprincipen. Att utan författningsstöd och enbart av effektivitetsskäl välja att handlägga webbansökningar snabbare än andra, i övrigt likvärdiga ansökningar, kan däremot inte anses förenligt med dessa principer. Det innebär att sakligt sett lika fall medvetet behandlas olika. Det kan dessutom inte förutsättas att alla som ansöker om uppehållstillstånd har tillgång till en dator eller på annat sätt har möjlighet att ge in en webbansökan. En annan sak är att handläggningstiden kan variera något beroende på hur en ansökan har gjorts. Som exempel kan nämnas att det kan ta att handlägga en pappersansökan än en webbansökan om det är så att en pappersansökan måste skickas per post mellan två myndig- heter medan en webbansökan kan sändas över elektroniskt. I avsnitt 2.2–2.3 i den bilagda promemorian redogörs för de olika sätten att anhängiggöra en ansökan om betalningsföreläggande och hur de handläggs. Av redogörelsen framgår att möjligheten till maskinella ansökningar har tagits fram för att med bibehållen rättssäkerhet snabbt kunna hantera det mycket stora antalet ansökningar om betalningsföreläggande. De krav som ställs för att kunna ansöka maskinellt är huvudsakligen tekniska och moti- veras i övrigt av skäl som enligt Kronofogdens bedömning är nödvändiga för att säkerställa en rättssäker och korrekt hantering. Förekomsten av ma- skinella ansökningar innebär inte en nedprioritering av ansök- ningar – tvärtom. Den effektiva hanteringen frigör i normalfallet resurser för att skyndsamt kunna hantera de resurskrävande ansökning- arna. Vid normala förhållanden hos Kronofogden skiljer det i handläggningstid mellan och maskinella ansökningar om betal- ningsföreläggande. Den skillnaden kan helt förklaras av att de maskinella 2 0 2 0 /2 1 :J O1 KR O N O F O G D E N ansökningarna i större utsträckning kan hanteras automatiserat och vanligt- vis uppfyller formkraven. finns dock en stor skillnad i tiden till dess att ett föreläggande skickas ut till sökanden mellan och ma- skinella ansökningar. I första hand beror det på att de maskinella ansök- ningarna registreras automatiskt i it-stödet. De påverkas därför i mindre el- ler ingen utsträckning av problem med registrering av mål. Skillnaden ökade dock till följd av att Kronofogden av tekniska skäl var tvungen att säkerställa att alla registrerade mål var kompletta, annars skulle de inte föras över till det nya it-stödet vid datamigreringen. Detta bidrog till att skillnaderna i handläggningstid ökade (se avsnitt 3.2 i den bifogade pro- memorian). Kronofogden bedömer att myndighetens ordning med och ma- skinella ansökningar om betalningsföreläggande är väl förenlig med reger- ingsformens krav på saklighet och opartiskhet. Den långa initiala handläggningstiden för ansökningar om betal- ningsföreläggande lever enligt Kronofogdens bedömning inte upp till myn- dighetens interna målsättningar eller till de krav på skyndsamhet som får anses gälla för verksamheten. Den medför också problem beträffande han- teringen av allmänna handlingar och myndighetens service till enskilda. Kronofogden ser allvarligt på den uppkomna situationen och har vidtagit omfattande åtgärder för att komma till rätta med situ- ationen. Grundregistreringen av samtliga ansökningar kommer att åtgärda bristerna i hanteringen av allmänna handlingar och myndighetens service till enskilda. De långa handläggningstiderna innan föreläggande skickas ut till svaranden tar att komma till rätta med. Ett normal- läge för betalningsföreläggande beräknas kunna nås . Kronofogden beklagar de problem och olägenheter som den upp- komna situationen förorsakar. Anmälarna i de fem remitterade ärendena gavs tillfälle att kommentera Krono- fogdemyndighetens remissvar. Kompletterande utredning inför JO:s beslut JO:s remiss hanterades av uppdaterades informationen om de inledande handläggningstiderna på myndighetens webb- plats. Med handläggningstid avsågs, som tidigare, tiden från det att myndig- heten tog emot en ansökan tills den skickade ut handlingar för delgivning. uppgick enligt följande. I fråga om de maskinella ansökningarna: b)respektive : ca 1– c): ca 1– d): . Handläggningstiderna under b–c) sades vara beroende av kvaliteten på s.k. in- data. I fråga om de ansökningarna: b)respektive : ca 3–4 månader KR O N O F O G D E N 2020/21:JO1 d): . I anslutning till informationen om handläggningstiderna under b–c) fanns en upplysning om att det kunde finnas äldre ärenden. I ett beslut anförde JO följande: Inledningsvis vill jag upplysa om att JO inte har till uppgift att pröva frågor om skadestånd. Jag kommer därför inte att utreda DD:s skadeståndsanspråk. har i sitt remissvar redogjort för relevant rättslig reglering. Jag hänvisar därför dit, men kommer i det följande även beröra andra föreskrifter som är av betydelse för min bedömning. uppgifter och den summariska processen En av huvudsakliga uppgifter är betalningsföreläg- gande (1 § förordningen [2016:1333] med instruktion för Kronofogdemyndig- heten, instruktionen). Därutöver ska myndigheten verka bl.a. för att en god be- talningsvilja upprätthålls i samhället och att överskuldsättning motverkas.