frsrdg · H804JO1 · 2020-11-10 00:00:00 — Mot bakgrund av att det fanns indikationer på att AA inte längre var bosatt på den adress där han var registrerad borde verket ha kontaktat om- budet för att utröna om underrättelse skulle skickas till en annan adress. Information till AA vid besök i verkets reception Av dokumentationen i ärendet framgår inte om AA vid besöken respektive uppmanats om att ansöka om dagbidrag på nytt. Verket konstaterar att dokumentationen i ärendet i dessa delar uppvisar brister som gör det svårt att i efterhand utläsa vad som sagts. Enligt verkets uppfattning hade det varit rimligt att vid besöken bedöma AA som icke delgiven och därmed givit honom möjlighet att över- klaga avslagsbeslutet från i stället för att ta upp en ny ansökan om dagersättning, även om det i sig inte fanns några hinder mot att ansöka på nytt. Mot bakgrund av att AA tidigare varit i kontakt med verket angående sitt ärende skulle information ha lämnats om beslutet om avslag på rätt till bistånd. Sammanfattningsvis konstaterar verket att det finns brister i hur infor- mation har lämnats till AA och dennes ombud. Verket borde även ha varit mer aktivt i arbetet med att utreda vilken adress som var den korrekta. Det finns även brister vad gäller dokumentationen i ärendet. Verket beklagar det inträffade och kommer att vidta åtgärder för att förhindra en upprep- ning. I ett beslut anförde JO Per Lennerbrant följande: trädde en ny förvaltningslag (2017:900) i kraft och ersatte den tidigare förvaltningslagen (1986:223). Nedan hänvisas till den tidigare förvalt- ningslagen som gällde för beslut i ärendet. Bestämmelser om underrättelse om beslut finns i 21 § förvaltningslagen. Som huvudregel gäller att en sökande ska underrättas om innehållet i de beslut som en myndighet fattar. En underrättelse kan ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något annat sätt. Delvis motsvarande bestäm- melser om underrättelse om beslut finns i 33 och 34 §§ i den nu gällande för- valtningslagen. I delgivningslagen finns bestämmelser om delgivning. Enligt lagen kan delgiv- ning ske genom ett antal olika delgivningssätt. Delgivning får inte ske på ett sätt som är olämpligt med hänsyn till omständigheterna i delgivningsärendet (se 4 § andra stycket delgivningslagen, DelgL). Ett delgivningssätt är förenklad delgivning. Vid förenklad delgivning skickas den handling som ska delges till mottagaren. Närmast följande arbets- dag skickas sedan ett kontrollmeddelande om att handlingen har skickats. (Se 22 § DelgL.) Handlingen och kontrollmeddelandet ska skickas till delgivnings- mottagarens senast kända adress (se 23 § första stycket DelgL). Delgivning har skett när har förflutit från det att handlingen skickades, om kontroll- meddelandet har skickats på föreskrivet sätt och det inte med hänsyn till om- UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N 2020/21:JO1 ständigheterna framstår som osannolikt att handlingen kommit fram (se 26 § DelgL). har uttalat att en annan delgivningsmetod ska användas om det finns särskild anledning att befara att en försändelse översänd genom förenklad delgivning inte kommer att nå fram till den sökte (se NJA 2017 s. 252). Vidare har JO uttalat att den förenklade delgivningens rättsliga konstruktion gör det särskilt viktigt att handlingar sänds till rätta och aktuella adresser (se JO 1996/97 s. 295, dnr 320-1996.) Vid delgivning med en fysisk person är han eller hon delgivningsmottagare. Har denne ett ombud som är behörigt att ta emot handlingen är även ombudet delgivningsmottagare. Om handlingen ändå lämnas till huvudmannen bör om- budet underrättas om detta. (Se 11 och 15 §§ DelgL.) JO har framhållit att delgivning som huvudregel bör ske med ombudet när ett sådant finns (se JO 2013/14 s. 258, dnr 1057-2012, och JO 2017/18 s. 473, dnr 7218-2015). beslutade att AA inte längre hade rätt till dagersättning, då det fanns misstankar om att han hade avvikit. Beslutet skick- ades med förenklad delgivning till den adress som misstänkte att AA hade avvikit från. Enskilda ska underrättas om de beslut som en myndighet fattar. Genom underrättelsen får den enskilde en möjlighet att inrätta sitt handlande efter be- slutet och bl.a. ta ställning till om beslutet ska överklagas. Delgivning är ett bevis på att en person faktiskt har nåtts av t.ex. en beslutsunderrättelse och när det skedde. Delgivningen har betydelse bl.a. för hur överklagandetiden ska be- räknas eftersom tiden normalt börjar löpa när personen i fråga tog del av beslu- tet. kan rimligen inte ha trott att AA skulle nås av beslutet på den adress som man misstänkte att han hade avvikit från. Det var således olämpligt av att försöka underrätta AA om beslutet genom att skicka det till den adressen. Även val av delgivningssätt var olämpligt i den aktuella situationen. Vid förenklad delgivning kan en person anses delgiven utan att faktiskt ha tagit del av handlingen. Förenklad delgivning ska därför inte använ- das om det finns särskild anledning att befara att en försändelse inte kommer att nå fram till den sökte. Så måste sägas vara fallet när miss- tänker att den enskilde har avvikit. Av utredningen framgår att AA hade ett ombud som företrädde honom i ärendet. När ett ombud finns ska kommunicering i första hand ske med ombu- det. borde därför ha skickat beslutet till ombudet i stället för till AA själv, särskilt med tanke på att man misstänkte att AA hade avvikit. Ombudet hade då getts möjlighet att vidta nödvändiga åtgärder för att tillvarata AA:s rätt och exempelvis överklaga. I den aktuella situationen borde Migra- 2 0 2 0 /2 1 :J O1 UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N tionsverket också ha övervägt om delgivning hade kunnat ske genom ombudet i stället för med AA själv. I vart fall borde ombudet ha informerats om att be- slutet hade skickats till AA med förenklad delgivning. Någon sådan informa- tion lämnades dock inte. ska kritiseras för den bristfälliga handläggningen. Information vid besök hos AAbesökte reception tillsammans med sitt ombud för att fråga varför hans dagersättning hade upphört. Någon informa- tion om att verket hade beslutat att AA inte längre hade rätt till dagersättning lämnades dock inte vid något av besöken. borde ha informe- rat AA om beslutet när han besökte receptionen första gången. Migrationsver- ket ska kritiseras för att det inte gjordes. Jag noterar också att det av de uppgif- ter som har lämnat i ärendet framgår att dokumentationen om besöken varit bristfällig. utredning inför beslutet om indragen dagersättning Av utredningen framgår att miss- tänkte att AA hade avvikit från boendet. Någon ytterligare utredning gjordes dock inte förrän när verket utförde en boendekontroll som sedan låg till grund för beslutet att dra in AA:s rätt till dagersättning. Jag delar Migra- tionsverkets uppfattning att man borde ha varit mer omsorgsfull i sin utredning om var AA vistades innan beslutet fattades. Verket hade t.ex. kunnat ta kontakt med ombudet för att höra om han kände till AA:s aktuella adress. Migrations- verket kan inte undgå kritik för den bristfälliga utredningen. Vad som har anförts i övrigt leder inte till något uttalande från min sida. ställde ingående frågor om en asylsökandes skyddsskäl utan att först ha förordnat ett offentligt biträde (Dnr 5040-2018) Beslutet i korthet: Vid ett fördjupat ansökningssamtal med en asylsökande ställdes ingående frågor om sökandens skyddsbehov utan att ett offentligt biträde närvarade. I beslutet uttalar JO bl.a. följande. Om ett offentligt bi- träde förordnas först efter att ingående frågor har ställts om den sökandes asylskäl vid ett ansökningssamtal finns en risk för att den asylsökandes tro- värdighet sätts i fråga om han eller hon senare kommer med ändringar eller tillägg. En del frågor om skyddsbehovet kan behöva ställas inledningsvis, men ansökningssamtalet får inte övergå till ett utredningssamtal där följd- frågor och fördjupade frågor ställs innan har tagit ställning till sökandens behov av offentligt biträde. Det samtal som hölls i ärendet liknade mer en asylutredning än ett ansökningssamtal. kri- tiseras för den bristfälliga handläggningen. UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N 2020/21:JO1 AAansökte om asyl och genomförde ett första ansökningssamtal med honom . Därefter genomfördes ett fördjupat ansökningssamtal . Vid det fördjupade samtalet ställde frågor om AA:s skyddsbehov och vad han kunde ris- kera om han återvände till hemlandet. förordnade ett offent- ligt biträde för AA . En första muntlig asylutredning genomför- des i närvaro av det offentliga biträdet. I en anmälan till JO klagade , som var förordnad som offentligt biträde för AA, på . Han anförde bl.a. följande. Syftet med ett ansök- ningssamtal är att verket ska få en överblick över vilka asylskäl som sökanden åberopar. Ansökningssamtalen är dock ofta mer långtgående än vad de får vara. Vid samtalen ställs ingående frågor till de asylsökande utan att ett offentligt biträde närvarar. Handläggarna lägger sedan stor vikt vid ansökningssamtalen och använder dem för att konfrontera de asylsökande. I AA:s ärende ansåg BB att ansökningssamtalet blev till en asylutredning. (generaldirektören ) yttrade sig över anmälan efter att ha gett den berörda regionen tillfälle att lämna uppgifter. redovisade sammanfattningsvis följande om sina interna styrdokument. I i migrationsärenden om offentligt biträde framhålls bl.a. betydelsen av att en asylsökande ges tillgång till ett offentligt biträde under processen och att ett offentligt biträde ska förordnas efter att registreringsunderlag och ansökningsprotokoll har upprättats, om det inte saknas behov av ett offentligt biträde. I skriftliga handläggningsstöd för ansökningssamtal be- skrivs förfarandet vid ansökningssamtal som sökanden ska genomgå efter att en asylansökan blivit registrerad. Syftet med samtalet är bl.a. att ta fram upp- gifter om sökandens personliga förutsättningar och behov samt en inledande identifiering av utredningsbehovet för att kunna bedöma den fortsatta hand- läggningen av ärendet. Detta innebär att information lämnas om skyddsproces- sen och att utredaren ska inhämta uppgifter som rör t.ex. identitet, resväg och anhöriga i och . Uppgiftsinhämtandet avser också skyddsskäl, för att underlätta inför den kommande asylutredningen och för att kunna be- döma om det behövs ett offentligt biträde. Sökanden ska således ges möjlighet att kort redogöra för sina asylskäl. Detta innebär i huvudsak att man som sö- kande ombeds berätta om anledningen till att man lämnat sitt hemland och inte kan återvända dit, vad den skyddsgrundande behandlingen bestått av, vem som utförde den och av vilken anledning. En fullständig utredning ska inte genom- föras om lämnade uppgifter ifrågasätts eftersom ett offentligt biträde vanligtvis inte blivit förordnat i detta skede. 2 0 2 0 /2 1 :J O1 UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N redovisade bl.a. följande om handläggningen av AA:s an- sökan: Under rubriken offentligt biträde i protokollet [från ansökningssamtalet , JO:s anm.] framkommer att ännu inte beslutat om AA hade rätt till offentligt biträde och att det kommer att av- göras . AA blev även tillfrågad om han hade önskemål om vilket of- fentligt biträde som kunde komma att förordna för ho- nom. Han svarade att han inte hade något särskilt önskemål om vem som verket förordnade och att han helst ville få ett biträde som talar turkiska. Samtalet avslutades med att AA uppgav att han förstått tolken under . I protokoll från fördjupat ansökningssamtal daterat och upprättat vid asylprövningsenhet i framkommer bl.a. följande. Utöver utredare närvarade en tolk och som språk anges . […]. Under rubrikerna identitetshandlingar och skyddsbehov i protokollet framkommer bl.a. att AA har gett in identitetshandlingar i form av identi- tetskort och militärbok och tillfrågats om t.ex. domar avseende frihetsberö- vanden som han har kvar i hemlandet. Han har vidare ombetts berätta om sina politiska aktiviteter, aktiviteter på nätet, deltagande i demonstrationer, misshandel, antalet frihetsberövanden och hur länge han varit frihetsberö- vad, vad han riskerar vid ett återvändande till hemlandet samt om inläm- nande av handlingar till stöd för ansökan om uppehållstillstånd. AA bekräf- tade avslutningsvis att han förstått tolken under . , region , ankomstenhet 2 i , redovisade följande uppgifter: […]AA erhöll [vid det fördjupade ansökningssamtalet , JO:s anm.] information om att ännu inte fattat beslut om att förordna ett offentligt biträde för honom. Han fick också information om syftet med samtalet och den fortsatta asylprocessen samt uppgav att han förstått tolken. Ansökningssamtalet är av betydelse för den fortsatta handläggningen av ärendet och utgör grund för vilka handläggningsåtgärder som ska vidtas innan sökanden blir kallad till en asylutredning. Enligt region bedöm- ning är utredningen något mer utförlig än vad som rutinerna föreskriver. Regionen har i ett utvecklingsarbete arbetat bl.a. med den initiala processen och gått igenom och granskat omfattningen av an- sökningssamtalen och den rättsliga kvaliteten i handläggningen. Resultatet visar att den rättsliga kvaliteten är hög och att offentliga biträden förordnas . redovisade följande bedömning: I handläggning av ansökningar om uppehållstillstånd där skyddsskäl åberopas kallar myndigheten initialt sökanden till inledande samtal som vanligtvis sker utan närvaro av ett offentligt biträde. Samtalen syftar till att inhämta t.ex. personuppgifter om sökanden, uppgifter om hemort och medborgarskap samt även kortfattat om asylskälen som ska ut- göra underlag för den kommande asylutredningen och bedömning av om ett offentligt biträde ska förordnas i ärendet. Samtalet ska inte innebära eller innehålla ett ifrågasättande av lämnade uppgifter om skälen eller vara före- mål för någon diskussion i vilken utredaren argumenterar emot eller mer ingående ifrågasätter sökandens berättelse. UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N 2020/21:JO1 Enligt vad som framkommer i protokollet från ansökningssamtalet har utredaren inledningsvis informerat AA om syftet med samtalet, försäkrat sig om att han förstår tolken som närvarade och att ut- redningen kan genomföras på det använda språket. Därefter följer ett antal frågor om t.ex. identitetshandlingar, utbildning och resväg. Under rubriken skyddsbehov blir AA ombedd att berätta bl.a. om sina politiska aktiviteter, frihetsberövanden, förekomsten av misshandel och vad han riskerar vid ett återvändande till hemlandet. AA blir också tillfrågad om han har något öns- kemål om vilket offentligt biträde som kan komma att bli förordnad och bekräftar avslutningsvis att han har förstått tolken under . I enlighet med vad som finns antecknat i protokollet är utredningen täm- ligen omfattande såvitt avser angivna asylskäl och utredaren i ärendet har ställt ett flertal förhållandevis ingående frågor och följdfrågor till AA om hans skyddsskäl med följd att det kan ha uppfattats av AA som ett ifråga- sättande av hans berättelse. I enlighet med rutiner borde därmed en del av de inhämtade uppgifterna och följdfrågor ha ställts vid kommande asylutredning i närvaro av ett offentligt biträde. I ett beslut anförde JO Per Lennerbrant följande: Enligt 18 kap. 1 § utlänningslagen ska ett offentligt biträde förordnas bl.a. i vissa angivna ärenden om avvisning och utvisning, om det inte måste antas att det saknas behov av biträde. Bestämmelsen innebär att det finns en presumtion för att det ska förordnas ett offentligt biträde i de angivna ärendena. Förhållandena kan dock undantags- vis vara sådana att det inte finns något behov av ett offentligt biträde. I sådana fall ska biträde inte förordnas. Så kan vara fallet om det är uppenbart att det saknas grund för uppehållstillstånd och att det inte finns hinder mot att avvisa eller utvisa utlänningen till hemlandet. (Se prop. 1977/78:90 s. 67 f.) Det är som fattar beslut om förordnande av offentligt bi- träde i asylärenden (se 2 § lagen om offentligt biträde). Ett offentligt biträde förordnas efter ansökan eller när det annars finns skäl till det (se 3 § samma lag). genomförde ett fördjupat ansökningssamtal med AA utan att ett offentligt biträde var närvarande. Enligt handläggnings- stöd för ansökningssamtal är syftet med ett sådant samtal att få information om sökandens personliga förutsättningar och behov, samt att göra en första identi- fiering av behovet av fortsatt utredning. Sökanden ska ges möjlighet att kort redogöra för sina asylskäl. Eftersom något offentligt biträde inte har förordnats ska ingen fullständig utredning genomföras om sökandens uppgifter ifråga- sätts. Vid det fördjupade ansökningssamtalet ställde frågor om AA:s skyddsbehov. Frågorna rörde bl.a. AA:s politiska aktivitet i hemlandet och hur denna hade kommit till uttryck. Verket ställde detaljerade frågor om hur många demonstrationer AA hade deltagit i och hur han hade 2 0 2 0 /2 1 :J O1 UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N upprepades frågorna för ett förtydligande och det ställdes också följdfrågor. Den muntliga utredningen är central vid handläggningen av ett asylärende. Att sökanden biträds av en person med juridiska kunskaper och som är väl för- trogen med utlänningslagstiftningen främjar inte bara en rättssäker handlägg- ning utan ökar också förutsättningarna för att utredningen ska bli fullständig. Om ett offentligt biträde förordnas först efter att ingående frågor har ställts om den sökandes asylskäl vid ett ansökningssamtal finns en risk för tidsförlus- ter, men framför allt för att den asylsökandes trovärdighet sätts i fråga om han eller hon senare kommer med ändringar eller tillägg. En del frågor om skydds- behovet kan visserligen behöva ställas inledningsvis för att man ska få en över- sikt av ärendet. Ansökningssamtalet får dock inte övergå till att bli ett utred- ningssamtal där följdfrågor och fördjupade frågor ställs innan har tagit ställning till sökandens behov av offentligt biträde. (Se även JO 1995/96 s. 185, dnr 1723-1993, och JO:s inspektionsprotokoll, dnr 1865-2017, s. Jag anser att frågorna som ställdes vid det fördjupade ansökningssamtalet var både ingående och detaljerade och att samtalet mer liknade en asylutred- ning än ett ansökningssamtal. De frågor som ställdes kan uppfattas som ett ifrå- gasättande av AA:s uppgifter och var av sådan karaktär att de skulle kunna användas vid en trovärdighetsbedömning. Som själv funnit borde man inte ha genomfört en så långtgående utredning av AA:s skyddsbe- hov utan att först ha förordnat ett offentligt biträde för honom. Migrationsver- ket ska kritiseras för den bristfälliga handläggningen. Vad BB anfört i övrigt föranleder inte någon ytterligare utredning eller något uttalande från min sida. har till ett ombud skickat ett ofullständigt beslut av vilket det inte framgick att det inte var komplett (Dnr 7177-2018) Beslutet i korthet: skickade av misstag endast första si- dan av ett beslut till sökandens ombud när det expedierades. Av den hand- ling som skickades kunde man lätt få intrycket att beslutet endast bestod av den enda sidan (1/1 noterat överst till höger i beslutet). Beslutet omfattade dock fyra sidor. kritiseras för att ha skickat ett ofullständigt beslut till ombudet och för att det dröjde innan misstaget uppmärksammades. Migra- tionsverket kritiseras också för att det inte av den handling som skickades framgick att beslutet inte var komplett. JO är vidare kritisk till att Migra- tionsverket har ett dokumenthanteringssystem som gör det möjligt att skicka första sidan av ett beslut utan att det uttryckligen framgår att det endast är en av flera sidor som skickas. JO uttalar att det är allvarligt att uppgifter i ett beslut, i det här fallet sidnumreringen, kan ändras i efterhand om det inte är UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N 2020/21:JO1 fråga om en rättelse. Ett beslut måste vara beständigt efter att det har expe- dierats. beslutade att inte bevilja AA uppe- hållstillstånd med stöd av 12 kap. 18 § utlänningslagen eftersom det inte hade framkommit några nya omständigheter som innebar hinder mot att verkställa ett tidigare beslut om utvisning. Beslutet kunde inte överklagas. I en anmälan till JO klagade AA:s ombud på och anförde bl.a. att be- slutet saknade motivering och att verket hade uppgett att man hade uppfyllt sin motiveringsskyldighet när hon frågade efter en motivering. Till anmälan bifogade BB en kopia av det beslut som hon fått ta del av från verket, vilket omfattade en sida (1/1 noterat överst till höger) och saknade skäl för beslutet. JO begärde att få ta del av det aktuella beslutet från . Det beslut som JO fick ta del av omfattade fyra sidor (1/4 noterat överst till höger på första sidan) och innehöll även skälen för beslutet. BBfick därefter ta del av det fullständiga beslutet, efter att hon hade frågat efter det. Hon anförde då att det var samma beslut förutom att sidnumreringen skiljde sig åt och att det såg ut som att beslutsmotiveringen hade kommit till i efterhand. uppmanades att göra en utredning och yttra sig. Verket skulle bl.a. redovisa om det fanns olika versioner av beslutet samt till vem beslutet hade expedierats och när. (generaldirektören ) yttrade sig efter att ha gett berörd enhet och berörd befattningshavare tillfälle att lämna synpunkter. redovisade i huvudsak följande om handläggningen. Vid expediering av beslutet skickade beslutet till ansvarig mottagningsenhet, god man för AA och ombudet . När ett beslut fastställs och expedieras i verkets dokumenthanteringssy- stem ska beslutsfattaren kryssa i rutor för vilka som ska motta beslutet. För att även skälen för beslutet ska skickas med krävs att ytterligare en ruta kryssas för (se bilagt utdrag ur verkets systemrutin, [bilagan här utesluten, JO:s anm.]). För det fall rutan gällande skälen inte kryssas för skickas end- ast beslut (första sidan) till mottagaren. I det aktuella ärendet har inte uppmärksammat att ru- tan för utskick av skälen inte kryssats för när beslutet fastställdes och ex- pedierades till AA:s ombud . skickar AA:s ombud en e-post till verket där hon ställde frågan, varför hon inte fått del av skälen för beslutet när det expedi- erades. agerade genom att återigen skicka be- slutet genom verkets dokumenthanteringssystem till BB. Även uppmärksammade inte verket att rutan för skälen inte kryssats för så att BB skulle få ta del av skälen för beslutet. skickade BB ytterligare en e-post till verket att hon saknade skälen för beslutet. När om- budet talade med teamledaren vid förvaltningsprocessenheten, 2 0 2 0 /2 1 :J O1 UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N som mottagit påminnelsen, noterade inte teamledaren att rutan för skälen fortfarande inte var ifylld varför teamledaren trodde att beslut inklusive skälen skickats ut till ombudet. Teamledaren meddelade därför ombudet att verket ansåg att kommunikationsskyldigheten var fullgjord. skickade ombudet ytterligare en e-post gällande skälen för beslutet vilken besvarades av förvaltningsprocessenhetens jour. Handläggaren i jouren konstaterade att teamledaren enligt ovan meddelat att kommunikationsskyldigheten var uppfylld vilket handläggaren fram- förde till BB. redovisade följande bedömning. I dokumenthanteringssystem anges att en ruta måste kryssas i för att skälen för beslutet ska skickas till mottagaren vid expediering av beslut. Att upprepade misstag skett av flera tjänstemän är allvarligt och beklagligt. har uppmärksammat berörda tjänstemän om felet som begåtts när de inte kontrollerat att rutinen vid ex- pediering av beslut följts. Utöver detta har förvaltningsprocessenheten be- slutat att se över om det finns behov av ytterligare utbildningsinsatser. Förvaltningsprocessenheten kommer även i samband med översynen ta ställning till om enheten ska föreslå att verkets IT-avdelning borde ges i uppdrag att ändra i systemet så att det inte krävs aktiva åtgärder av besluts- fattaren för att beslut och skäl för beslutet ska expedieras till berörda mot- tagare.