frsrdg · H804JO1 · 2020-11-10 00:00:00 — BBkommenterade yttrande och anförde att det på den ver- sion som först skickades ut rimligen borde ha stått att det var en framsida till ett beslut med en längre motivering. I ett beslut anförde JO Per Lennerbrant följande: En myndighet som meddelar ett beslut i ett ärende ska underrätta den som är part om det fullständiga innehållet i beslutet, om det inte är uppenbart obehövligt (se 33 § förvaltningslagen). Av yttrande framgår bl.a. att beslutsfattaren ska kryssa i olika rutor i verkets dokumenthanteringssystem för att markera vem som ska få ta del av ett beslut när det fastställs och expedieras. För att även skälen för beslutet ska skickas med krävs att en särskild ruta kryssas i. Om rutan för skälen inte kryssas i skickas endast första sidan av beslutet till mottagaren. Migra- tionsverket noterade inte att rutan för utskick av skälen inte hade kryssats i när beslutet skulle skickas till BB. Det medförde att endast första sidan skickades till henne. skulle naturligtvis ha skickat hela beslutet till BB när det expedierades och inte endast första sidan. Av beslutets första sida framgår ver- kets ställningstagande (slutet) men inte skälen för beslutet (motiveringen). Det har inte kommit fram annat än att det var ett misstag från Migrations- verkets sida att endast skicka första sidan av beslutet till BB. Det är dock an- märkningsvärt att ingen av de tjänstemän som BB inledningsvis var i kontakt med uppmärksammade misstaget, utan det var först efter att JO hade inlett en utredning och BB uttryckligen frågade efter beslutets samtliga sidor som dessa UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N 2020/21:JO1 skickades till henne. Det medförde att det dröjde ytterligare innan BB fick ta del av hela beslutet. Ett sådant dröjsmål är inte godtagbart. Som har framhållit är det allvarligt och beklagligt att flera tjänstemän har gjort upprepade misstag. ska kritiseras för att inte ha skickat hela beslutet till BB i samband med att det expedierades och för den efterföljande hanteringen. Av den handling som först skickades till BB kan man lätt få intrycket att beslut endast bestod av en sida (1/1 noterat överst till höger i beslutet). Av det beslut som JO senare har tagit del av framgår dock att beslu- tet omfattar fyra sidor (1/4 noterat överst till höger på första sidan i beslutet). Jag har förståelse för att BB fick uppfattningen att den handling som hon först fick ta del av utgjorde hela beslutet och att beslutet därmed saknade mo- tivering. Om avser att endast skicka ut en del av ett beslut måste det, för att undvika missförstånd, tydligt framgå att handlingen inte är komplett (jfr JO 2017/18 s. 520, dnr 1374-2015). ska kritise- ras för att det inte av den handling som skickades framgick att beslutet inte var komplett. Jag är vidare kritisk till att har ett dokumenthanteringssy- stem som gör det möjligt att skicka ut första sidan av ett beslut utan att det uttryckligen framgår att det endast är en av flera sidor som skickas. Det är all- varligt att uppgifter i ett beslut, i det här fallet sidnumreringen, kan ändras i efterhand om det inte är fråga om en formell rättelse (se 36 § förvaltningsla- gen). Ett beslut måste vara beständigt efter att det har expedierats. Av yttrande framgår att förvaltningsprocessenheten har beslutat att se över om det finns behov av utbildningsinsatser. Enheten ska även ta ställning till om verkets it-avdelning bör ges i uppdrag att ändra det aktuella systemet så att det inte krävs aktiva åtgärder av beslutsfattaren i samband med expediering. Jag är positiv till detta och lämnar saken med den kritik som har uttalats ovan. Vad som har anförts i övrigt föranleder inte några uttalanden från min sida. har lämnat felaktig och vilseledande information på sin webbplats och i ett standardiserat mejlsvar (Dnr 8346-2018) Beslutet i korthet: I en anmälan till JO förde AA fram klagomål mot Migra- tionsverkets hantering av hennes begäran om att få ta del av allmänna hand- lingar. Med anledning av anmälan tog JO del av innehållet på en sida på Mi- grationsverkets webbplats där verket samlat information för den som vill be- gära ut bl.a. allmänna handlingar. På sidan fanns också ett formulär för att begära ut handlingar. JO konstaterar att den information som lämnat på sin webbplats till den som vill ta del av allmänna handlingar varit vilseledande och missvisande. Vidare har det kommit fram att skickat ett standardiserat mejlsvar med felaktig och vilseledande information till per- 2 0 2 0 /2 1 :J O1 UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N soner som begärt att få ta del av allmänna handlingar. JO kritiserar Migra- tionsverket för dessa brister. JO uttalar också att formulär för begäran om att ta del av handlingar är utformat på ett olämpligt sätt med hänsyn till anonymitets- skyddet. Avslutningsvis noterar JO att åtgärdat några av brister- na sedan JO inledde sin utredning men att en del brister kvarstår. JO förut- sätter att dessa brister åtgärdas. har samlat information för den som vill begära ut bl.a. all- männa handlingar på en sida på sin webbplats under menyvalet ”Intyg, hand- lingar eller kopior”. Sidan hade rubriken ”Intyg, allmänna handlingar, original- handlingar eller kopior”. Under rubriken angavs följande: Här kan du bland annat begära att få tillbaka originalhandlingar som du har lämnat in, beställa kopior av handlingar i ditt ärende, få intyg eller begära ut allmänna handlingar. Därefter fanns en informationsruta med rubriken ”Långa handläggningstider för utlämning av handlingar och intyg” där det angavs följande: funktion som handlägger beställningar hinner för närva- rande inte hantera dem i den takt som de kommer in. Det leder tyvärr till långa svarstider. Det kan ta upp innan vi kan hantera din beställning. Under rubriken ”Om du vill vara anonym” angavs följande: Om du ska begära ut handlingar som är offentliga och vill vara anonym, kan du ta kontakt med oss per telefon eller besöka något av våra kontor. Under rubriken ”Avgift för kopior av handlingar” angavs följande: Avgiftsförordningen (SFS 1992:191) reglerar kostnaden för kopior. Mi- grationsverket tar ut en avgift om kopiorna är på 10 sidor eller fler. De första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar och därefter kostar varje ny sida . Postens avgifter för postförskott och porto tillkommer. Under rubriken ”Du måste kunna legitimera dig när du hämtar ut dina hand- lingar” angavs följande: skickar handlingarna med rekommenderad post genom Postnord. När du ska hämta ut brevet behöver du ha en godkänd legitima- tion. Du kan läsa på Postnords webbplats om vad som räknas som en god- känd legitimation. Efter den redovisade informationen fanns ett formulär för begäran om hand- lingar. Formuläret efterfrågade inledningsvis vad begäran gällde och därefter följde ett antal obligatoriska fält som skulle fyllas i. Den som begärde ut hand- lingar uppmanades bl.a. att fylla i namn, personnummer och medborgarskap. UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N 2020/21:JO1 I en anmälan till JO förde AA fram klagomål mot Mi- grationsverket för hanteringen av hennes begäran om att få ta del av allmänna handlingar och anförde i huvudsak följande. efter att hon skrivit till och begärt att få bl.a. dokumentation på underlag för ett be- slut fick hon ett meddelande om att en begäran om allmän handling skulle göras på en speciell blankett. informerade om att väntetiden till dess handlingen lämnades ut kunde bli ungefär . har en skyldighet att lämna ut allmänna handlingar genast eller så snart det är möjligt. Efter att JO tagit del av innehållet på webbplats under me- nyvalet ”Intyg, handlingar eller kopior” uppmanades att yttra sig. Yttrandet skulle innehålla en redogörelse för hantering av framställningar om att få ta del av allmänna handlingar enligt tryckfrihets- förordningen och för verkets hantering av AA:s begäran. (ställföreträdande generaldirektören ) yttrade sig efter att ha hämtat in uppgifter från kommunikationsavdelningen och förvaltnings- enheten. redogjorde för följande bakgrund och bedömning avse- ende verkets hantering av framställningar om att få ta del av allmänna hand- lingar: Rättsavdelningen fick kännedom om att ett no-reply-svar från Kontaktcenter angav att allmänna handlingar behövde beställas på en specifik blankett och att väntetiden var 3–. informerades enhetschefen på [om] att har en skyldighet att ta [sig] an förfrågningar oavsett vilken kanal som används; formulär på webben, via mejl, vid besök, genom telefonsamtal, etc. och att hänvisningen till 3–inte gäller allmänna handlingar utan andra typer av beställningar. Vad gäller allmänna handlingar har vi ett skyndsamhetskrav på oss och där är 3–långt ifrån acceptabelt. Enhetschefen lovade att ta upp och påminna samtliga om detta på hela enheten. Tyvärr har inte alla fått informationen tillräckligt snabbt. Texten på den externa hemsidan ägs av förvaltningsenheten. Den har utformats i dialog med kommunikationsavdelningen för att möta verksam- hetens och användarnas/beställarnas behov. Sidan har , i princip, haft samma utseende och innehåll. Den har innehållit information till den som vill göra en beställning av allmänna handlingar eller intyg, eller få tidigare inlämnade originalhandlingar (till exempel identitetshandlingar) återlämnade. Sidan berättar också hur man gör för att beställa handlingar anonymt, att en avgift kan tillkomma vid beställningar och att den som hämtar ut handlingar som har skickats med rekommenderad post måste le- gitimera sig. Den innehåller även ett formulär där beställaren anger vad den vill ha för handlingar och fyller i sina personuppgifter. valde förvaltningsenheten och kommunikationsavdel- ningen tillsammans att lägga till en informationsruta på sidan. Rutan till- kom efter att förvaltningsenheten haft svårt att hinna hantera inkomna ärenden. Det har i sin tur lett till att många har undrat vart deras beställningar tagit vägen och därför gjort dubblettbeställningar eller 2 0 2 0 /2 1 :J O1 UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N försökt kontakta förvaltningsenheten på olika andra sätt, vilket också lett till merarbete. För att ge beställarna en förklaring till varför det kan ta att få svar kompletterades sidan därför med denna ruta. Det handlade alltså om att vara öppna och tydliga och ge beställarna en bra bild av vad de kunde förvänta sig. Informationen på den aktuella sidan syftade inte till att beskriva hand- läggningstiderna för just utlämnande av allmänna handlingar. Avsikten var i stället att ge generell information till allmänheten om att förvaltningsen- heten har långa handläggningstider. Att utlämnande av allmänna handlingar ska ske skyndsamt är ett grund- lagsstadgat krav och prioriteras framför andra typer av beställningar. Mi- grationsverket har gjort ändringar på hemsidan […] för att det nu tydligare ska framgå att om beställningen inte gäller utlämnande av en allmän hand- ling av typen som enligt lag ska hanteras skyndsamt, så kan det ta upp innan vi kan hantera den. Beställningarna som görs via formuläret på webb- plats kommer till förvaltningsenhetens gemensamma e-postbrevlåda […]. Det finns inget krav på att man ska använda sig av formuläret på hemsidan för att begära ut allmänna handlingar. [– – –] strävar efter att uppfylla tryckfrihetsförordningens krav vid begäran om utlämnande av allmän handling. De nu införda förändring- arna tydliggör att beaktar kravet på skyndsamhet. Det har även tidigare funnits en möjlighet att vara anonym vid förfrågningar på hemsidan och rätten att ta del av allmänna handlingar utan avgift har alltid beaktats. Sammanfattningsvis bedömer att förvaltningsenheten uppfyllt tryckfrihetsförordningens krav vid handläggning av begäran om utlämnande av allmän handling oaktat hur hemsidan såg ut och vilken in- formation som lämnats av kommunikationsavdelningen. Hemsidan hade ti- digare en otydlig utformning eftersom rätten att ta del av allmänna hand- lingar kunde sammanblandas med beställningar om intyg m.m. Hemsidan har dock numera ändrats för att på ett tydligt sätt informera om handlägg- ningen av rätten att ta del av allmän handling. redogjorde för följande bakgrund och bedömning avseende hanteringen av AA:s begäran: har, enligt anmälan, fått en skrivelse där AA begär att få ut dokumentation på underlag för beslut om säkerhets- läget i samt protokoll på beslut om samma fråga. Skrivelsen ska ha skickats till . AA:s begäran är vag: dokumentation på underlag för beslut om säkerhets- läget i samt protokoll på beslut om samma fråga. Möjligen kräver serviceskyldigheten att skulle ha gett henne mer information om hur man söker fram dokumenten i Lifos, om att hon kan begära utlämnande av allmän handling men att en sådan måste in- nehålla mer information för att begärda handlingar ska kunna identifieras och om att begäran om allmänna handlingar hanteras skyndsamt enligt tryckfrihetsförordningens krav. Någon sådan information har dock inte lämnats. publicerar såväl landinformation som rättsliga ställ- ningstaganden i Lifos […]. I denna databas kan allmänheten ta del av all- männa handlingar som är utgivna av och som gäller olika länder. Här finns 123 dokument som utgivits av och som gäller . I varje dokument finns ett stort antal referenser (fotno- UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N 2020/21:JO1 ter), som visar vilka underlag som legat till grund för just detta beslut och denna bedömning. Det finns inga underlag till beslut som inte tagits med i varje dokument och frågan från AA – om den hade besvarats – hade san- nolikt bara lett till en hänvisning till databasen. Kravet om att få ut ”proto- koll på beslut” hade inte lett till någon specifik åtgärd eftersom de rättsliga ställningstagandena är beslut, som står för sig själva och saknar specifika beslutsprotokoll. bedömer att AA:s skrivelse innehåller en allmän och generell fråga, som kan besvaras av den information som verket har publi- cerat på externa hemsida. I ett beslut anförde JO Per Lennerbrant följande: Grundläggande regler om att ta del av allmänna handlingar Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryck- frihetsförordningen (TF). Kapitlet genomgick vissa språkliga och redaktionella ändringar, varvid flera av bestämmelserna fick ett nytt para- grafnummer (SFS 2018:1801). Nedan hänvisas till de paragrafnummer som nu- mera gäller. Var och en har rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den har kommit in till myndigheten eller upprättats där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess (se 2 kap. 1–4 §§ TF). Tryckfrihetsförordningen ställer inte upp några formkrav för en begäran om att ta del av en allmän handling. Begäran kan – oavsett om den enskilde vill ta del av handlingen på stället eller i kopia – göras muntligen eller skriftligen (se JO:s beslut , dnr 4436-2016). En allmän handling som får lämnas ut, dvs. som inte omfattas av sekretess i förhållande till den som har gjort framställningen, ska tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. Det ska ske på stället och utan avgift. Den som begär det har också rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. (Se 2 kap. 15 och 16 §§ TF.) Besked i en fråga om att lämna ut en allmän handling bör normalt lämnas som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om en handling får lämnas ut. JO 2002/03 s. En myndighet får inte på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling efterforska vem denne är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingen lämnas ut (se 2 kap. 18 § TF). En myndighets besöksrutiner får aldrig utformas eller tillämpas så att rätten till anonymitet i samband med att någon vill ta del av allmänna handlingar åsi- dosätts eller görs illusorisk (se JO:s beslut , dnr 5089-2016). 2 0 2 0 /2 1 :J O1 UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N Myndigheter ska vara tillgängliga för kontakter med enskilda och informera allmänheten om hur och när sådana kontakter kan tas. En myndighet ska se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla. Myndigheten ska också lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål. (Se 6 och 7 §§ förvaltningslagen.) JO har uttalat att det normalt inte är tillräckligt att hänvisa till information på en webbplats för att lämna svar på frågor som har ställts och som rör myn- dighetens verksamhetsområde, som exempelvis upplysningar om dess hand- läggningsrutiner (se JO 2003/04 s. 447). Min granskning har varit inriktad på den information som har lämnat på sin webbplats om framställningar om utlämnande av allmänna hand- lingar enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen och verkets hantering av AA:s be- gäran. Jag har därmed inte granskat hantering av framställ- ningar om utfående av uppgifter ur allmänna handlingar eller framställningar om t.ex. utfående av intyg eller den information som har lämnats om hanter- ingen av sådana framställningar. Informationen på webbplatsen till den som vill ta del av allmänna handlingar Av utredningen framgår att samlat information för den som ville begära ut handlingar på en sida på sin webbplats under menyvalet ”Intyg, handlingar eller kopior”. Informationen avsåg såväl framställningar om utläm- nande av allmänna handlingar som framställningar om att t.ex. få intyg eller återfå inlämnade originalhandlingar. I en informationsruta angavs att det kunde ta upp att hantera en beställning. Den aktuella sidan hade rubriken ”Intyg, allmänna handlingar, originalhandlingar eller kopior”. Under rubriken angavs bl.a. att det gick att begära ut allmänna handlingar. har uppgett att informations- rutan syftade till att ge generell information till allmänheten om att förvalt- ningsenheten hade långa handläggningstider och inte till att beskriva handlägg- ningstiden för utlämnande av allmänna handlingar. Utifrån sidans utformning och rubriksättning är det enligt min mening svårt att förstå texten i informa- tionsrutan på något annat sätt än att den också kunde avse framställningar om utlämnande av allmänna handlingar. Informationstexten var således vilseledande. Under rubriken ”Om du vill vara anonym” angavs att den som ville ta del av handlingar som var offentliga och ville vara anonym, kunde ta kontakt med per telefon eller besöka något av verkets kontor. Utform- ningen av texten gav intrycket av att uppräkningen var uttömmande och att rätten att vara anonym endast gällde vid kontakt per telefon eller besök och inte UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N 2020/21:JO1 i andra fall, vilket var missvisande. Det går t.ex. att begära ut allmänna hand- lingar anonymt per e-post. Rubriken ”Du måste kunna legitimera dig när du hämtar ut dina handlingar” förmedlade också en felaktig uppfattning om rätten att vara anonym eftersom det gav intryck av att den som ville ta del av allmänna handlingar behövde legitimera sig. På sidan saknades också information om möjligheten att kostnadsfritt ta del av allmänna handlingar på plats hos Migra- tionsverket, vilket hade varit en relevant upplysning i sammanhanget. Den information som en myndighet lämnar på sin webbplats ska vara kor- rekt, tydlig och rättvisande (se JO 2016/17 s. 102 och JO:s beslut , dnr 1238-2011). Brister i informationen till den som vill ta del av all- männa handlingar kan bl.a. leda till att den som överväger att begära ut en handling väljer att inte göra det. Rätten att ta del av allmänna handlingar är en viktig rättighet och bidrar till att offentlighetsprincipen – allmänhetens rätt till insyn i myndigheters verksamhet – kan upprätthållas. förtjänar kritik för utformningen av den information som verket lämnade på sin webbplats. Formuläret för beställning av handlingar På sidan med information om bl.a. allmänna handlingar fanns också ett formu- lär för att begära ut handlingar. Formuläret var placerat efter den allmänna in- formationen och avsåg såväl framställningar om att få ta del av allmänna hand- lingar som framställningar om att t.ex. få intyg eller återfå inlämnade original- handlingar. Formuläret efterfrågade inledningsvis vad begäran gällde och där- efter följde ett antal obligatoriska fält som skulle fyllas i. Även den som be- gärde ut allmänna handlingar uppmanades att fylla i bl.a. namn, personnummer och medborgarskap. Anonymitetsskyddet i 2 kap. 18 § TF innebär att var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar hos en myndighet utan att behöva ange vem han eller hon är. På samma sätt som en myndighets besöksrutiner inte får utformas så att rätten till anonymitet åsidosätts får ett formulär på en webbsida som används för framställningar om allmänna handlingar inte heller göra det. Att ha obligatoriska fält för namn och personnummer i ett formulär för fram- ställningar om att ta del av allmänna handlingar kan innebära en inskränkning i rätten att vara anonym. upplyser visserligen om att den som vill vara anonym ska använda sig av andra kontaktvägar än formuläret, men med hänsyn till att den informationen inte har placerats i omedelbar anslutning till formuläret finns det risk för att upplysningen om rätten att vara anonym inte når fram till läsaren. Även om en person som vill ta del av allmänna handlingar inte vill vara anonym, och alltså gör sin begäran i eget namn, krävs dock inte att Migrations- verket har tillgång till de efterfrågade uppgifterna för att inleda handlägg- ningen. Genom användningen av formuläret kräver verket alltså mer informa- tion än vad som är nödvändigt för att hantera en begäran om att få ta del av en allmän handling. Utformningen av formuläret är olämplig med hänsyn till ano- nymitetsskyddet. 2 0 2 0 /2 1 :J O1 UT L Ä N N I N G S Ä R E N D E N Mejlsvaret till den som begärt att få ta del av allmänna handlingar Av utredningen framgår att skickade ett standardiserat mejl- svar till personer som begärt att få ta del av allmänna handlingar, där det angavs att sådana handlingar skulle beställas på en särskild blankett. I mejlsvaret angavs också att den förväntade handläggningstiden för att hantera en begäran var tre–. har i sitt yttrande uppgett att det inte finns något krav på att använda det formulär som de erbjuder på sin webbplats och att verket har en skyldighet att hantera framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som kommer in på andra sätt. Verket har vidare angett att framställningar om att få ta del av allmänna handlingar prioriteras och hanteras skyndsamt och att det aktuella mejlsvaret, såvitt det får förstås, inte längre används. Det är positivt att har upphört med att skicka mejlsvar av det slag som har beskrivits och att framställningar om allmänna handlingar trots den information som lämnats har hanterats skyndsamt. Det förändrar dock inte att felaktigt hänvisat den som begärt att få ta del av allmänna handlingar till att använda en särskild blankett och lämnat vil- seledande information om handläggningstiden. ska kritiseras för detta. Jag vill i denna del också säga att jag finner det anmärkningsvärt att inte på ett bättre sätt har kontrollerat att den information som har gått ut till enskilda var korrekt. Hanteringen av AA:s begäran Av utredningen framgår att AA mejlat och begärt att få doku- mentation på underlag för beslut om säkerhetsläget i och protokoll på beslut i samma fråga. har i sitt yttrande till JO angett att AA:s begäran är vag. Enligt AA fick hon ett svar från verket där hon hänvisades att begära ut hand- lingarna via en blankett. har inte närmare kommenterat detta, men som framgått ovan har verket skickat mejlsvar med det innehållet. Jag ut- går därför från att så har skett även i AA:s fall. Detta tyder på att verket, vid det tillfället, uppfattade hennes mejl som en begäran om att få ta del av en all- män handling.