sou · H7B358 · 2019-12-18 00:00:00 — 15Finlands landskap är , då länen avskaffades, den högsta nivån i admini- strativa indelning. Digital informationsförvaltning och massdigitalisering Finska har som mål att utarbeta en färdplan för hur pappersarkiv inom statsförvaltningen ska överföras till digitalt format. Färdplanen gäller också kommunalt material som kommer att överföras till landskapen. Utgångspunkten är att inga pappersarkiv inom statsförvaltningen ska överföras till i pappersform, utan först digitaliseras och överföras i digitalt format. destrueras största delen av pappersmaterialet. Motsvarande principer gäller för material som överförs från kommunerna till landskapen. I satsar staten stora resurser för att göra kulturarvet digi- talt tillgängligt. tillförs det norska , Nasjonalbiblioteket, ett permanent verksamhetstillskott på 87 mil- joner norska kronor för att inrätta 70 nya tjänster vid den befintliga anläggningen i i i syfte att i stor skala digitalisera kultur- arvssektorns samlingar16. Det är den i särklass största satsningen på massdigitalisering av kulturarvsmaterial också med internationella mått mätt och syftar till att hela det norska kulturarvet ska bli till- gängligt digitalt. I den norska statsbudgeten föreslås vidare att det norska få ett ökat anslag med i fyra år17. ska gå till utveckling av och till arbetet med digitalt långtidsbevarande. I tillägg till detta får också en höj- ning av ramanslaget med för att kompensera ökade kostnader för it-infrastruktur. 14.4.5Nationell stödfunktion för massdigitalisering Några av de intressenter som lämnat synpunkter till Arkivutred- ningen efterlyser en samordnad nationell stödfunktion på Riksarki- vet. Denna funktion skulle t.ex. ge stöd inför informationsdigitali- sering genom kompetenta medarbetare och teknisk utrustning. Behovet anses vara särskilt stort för skrymmande handlingstyper, t.ex. kartor och ritningar. En stödfunktion skulle också vara till nytta för mindre och mellanstora kommuner samt för arkivinstitutioner som inte har de investeringsresurser eller kunskaper som krävs. 16Webbplatsen för norska Nasjonalbiblioteket . 17Webbplatsen för norska . Digital informationsförvaltning och massdigitalisering gången till teknisk utrustning till rimlig kostnad för att digitalisera äldre ljudfiler och filmer skulle underlätta för många mindre arkiv- institutioner. En nationell samordning av kostnadseffektiva tjänster för informationsdigitalisering ses också som nödvändigt för att und- vika en oreglerad gallring av framför allt mikrofilmade arkiv, eftersom en fullständig digitalisering på många håll inte är ekono- miskt genomförbar. Satsningen skulle även kunna komma enskilda arkiv till del. Andra intressenter har dock framhållit att en nationell stödfunktion snarare borde kunna skapas genom att tilldela Digisam ett mer operativt uppdrag. 14.5Utredningens bedömningar och förslag Under utredningens arbete med de ekonomiska konsekvenserna för och andra arkivmyndigheter, av övergången till digital informationsförvaltning, har frågan växt till att handla om en mång- fald konsekvenser av digitaliseringen för hela arkivsektorn. Det handlar om behovet av ett proaktivt arbetssätt i offentliga förvalt- ningar, om behovet av en nationell stödfunktion och ett kompetens- lyft, samt behovet av en normering och styrning från statens sida. Det handlar också om att identifiera behovet av kunskap, teknik och ekonomiska resurser för att genomföra massdigitalisering av kultur- arvet i stor skala på nationell nivå. Flera av de nämnda frågorna har behandlats i tidigare kapitel. Utredningens bedömningar och förslag i det här kapitlet avser ekonomiska konsekvenser för arkivsektorn av förvaltningens digitalisering, behovet av ett kompetenslyft och massdigitalisering av kulturarvet. 14.5.1Ekonomiska konsekvenser av förvaltningens digitalisering Förslag: ska bistå regeringen med underlag för de ekonomiska konsekvenserna av den statliga arkivförvaltningens övergång till digitala processer. För att hantera den nya uppgiften tillförs . Digital informationsförvaltning och massdigitalisering Som framgår av redovisningen i det här kapitlet handlar de ekono- miska konsekvenserna av digitaliseringen om olika typer av kostna- der. Projektet med omfattar myndighetens beräknade investerings- och förvaltningskostnader på 7–. Därutöver har myndigheten kostnader för att långtidsbevara digital informa- tion. Bilden påverkas även av att långt ifrån är ensamt om dessa ekonomiska behov. Landets samtliga offentliga arkivbil- dare och arkivmyndigheter står inför samma typ av kostnader. Utvecklingen som informationsstyrningen i offentlig verksamhet genomgått är enorm och den fortsätter med ny teknik, gigantiska informationsmängder att hantera samt krav på till- gänglighet från allmänheten och myndigheter sinsemellan. har så mycket information funnits att tillgå. I viss mån är den beskrivna kostnadsbilden därför ofrånkomlig. Det går exempelvis inte att välja bort en teknisk lösning som gör det möjligt att ta emot och bevara digitala leveranser från arkivbildare. Det är an- geläget att ställa de ökade kostnader som följer av digitaliseringen mot de lägre kostnader som också kan bli resultatet, t.ex. när det gäller minskade behov av nya arkivdepåer. Övergången till digitala processer förväntas även leda till effektiviseringar som kan användas till att finansiera ökade kostnader för arkivhanteringen. Analysen ovan visar att det finns betydande svårigheter att beräkna faktiska kostnader. Till en del handlar svårigheterna om att framtiden alltid är svår att förutse, bl.a. för att teknik och andra förutsättningar förändras och om att det inte finns ett gemensamt ramverk för att identifiera och beräkna relevanta kostnader. Utred- ningen väljer därför att inte ange ett eller flera konkreta belopp. Mot bakgrund av de osäkerheter som finns i de beräkningar som är gjorda finns det uppenbara risker att sådana bedömningar leder fel. Utred- ningen föreslår i stället att ska få som uppgift att bistå regeringen med underlag för de ekonomiska konsekvenserna för den statliga arkivförvaltningens övergång till digitala processer. Den nya uppgiften för ska komma till uttryck i myndighetens in- struktion. För att bygga upp en ny verksamhet kring den nya upp- giften föreslås tillföras . Digital informationsförvaltning och massdigitalisering 14.5.2En samordnad nationell plan för fortbildning Förslag: får i uppdrag att ta fram en nationell fort- bildningsplan för yrkesverksamma arkivarier. Uppdraget ska utföras i samarbete med de sex universitet och högskolor som bedriver arkivutbildning, kommuner och landsting och berörda personalorganisationer. Arkivmyndigheterna efterfrågar arkivarier med kompetens och erfa- renhet av att ta emot, hantera, förvalta, tillhandahålla och tillgänglig- göra digital information. Det kan handla om kunskap i tekniska frå- gor såsom lämpliga format och metoder för att handlingarna ska kunna läsas, förstås och användas . Det kan också handla om att anpassa verksamheterna tillhandahållande och tillgängliggörande för att tillgodose användarnas förväntningar. finns det t.ex. helt andra möjligheter att både tillhandahålla och tillgängliggöra hand- lingar. Det kräver förståelse för vad man kan åstadkomma med olika tekniska lösningar. Utredningen bedömer att det i första hand behövs en nationell fortbildningsplan av redan yrkesverksamma arkivarier för att kunna möta de ändrade villkor som den digitala transformationen innebär för både förvaltning, tillhandahållande och tillgängliggörande av in- formation. Risken finns annars att arkivverksamheterna inte kan leva upp till de krav som ställs utifrån rättssäkerhet och inte heller ge till- gång till allmänna handlingar för allmänhet och forskare. Utredningen föreslår därför att får i uppdrag att ta fram en nationell fortbildningsplan för yrkesverksamma arkivarier. Uppdraget ska ut- föras i samarbete med de sex universitet och högskolor som bedriver arkivutbildning, kommuner och landsting och berörda per- sonalorganisationer. Planen ska utformas med tydliga mål för när fort- bildningen kan genomföras och hur den ska finansieras. Digital informationsförvaltning och massdigitalisering 14.5.3Ekonomiska konsekvenser av massdigitalisering på arkivområdet Förslag: får i uppdrag att ta fram underlag till reger- ingen för att beräkna de ekonomiska konsekvenserna av mass- digitalisering på arkivområdet. Myndigheten tillförs 2 mil- joner kronor för uppdraget –2023. Utredningen bedömer att det saknas underlag för att be- döma vilka kostnader en nationell satsning på massdigitalisering av kulturarvet inom arkivområdet skulle kunna medföra. För att skapa tillförlitliga underlag för regeringens beslut får i uppdrag att inventera arkivbestånd och ta fram underlag med beräkningar av vad de ekonomiska konsekvenserna skulle bli. För att genomföra uppdraget föreslås tillföras –2023. gör också bedömningen att för- slag om ökade resurser för att stärka den digitala informationsstruk- turen bör bejakas.18 Som framgår av kapitel 13 gör utredningen be- dömningen att myndigheten behöver ett kraftigt förstärkt ramanslag för att bl.a. kunna öka tillgången till digitaliserat arkivmaterial i syfte att tillgodose samhällets behov av information för demokratisk in- syn, innovation och högkvalitativ forskning. Bedömningen ligger i linje med den nya inriktningen på kulturarvspolitiken och de mål som formulerades 2016.19 Förutom själva digitaliseringsinsatsen in- går också kostnader för att ordna, förteckna, redovisa och registrera arkivbestånden. Därtill bör medel avsättas för att täcka ökade lång- siktiga lagringskostnader. Det är vidare utredningens bedömning att det samarbete som sker mellan och övriga kulturarvsmyndigheter inom ramen för Digisam, där man skapar noder för digitalisering, är ett kostnadseffektivt sätt att gemensamt nyttja befintliga teknikresurser och investeringar. utvecklar enligt ett särskilt regerings- uppdrag en av dessa noder vid är den största i sitt slag i och det är Dnr RA 04-2017/05870. 19Kulturarvspolitik (prop. 2016/17:116). 20Ku2015/02965/LS. Digital informationsförvaltning och massdigitalisering viktigt att kan fortsätta utveckla som resurs och tilldelas anslag i enlighet med den återrapportering som lämnades till regeringen 2016.21 Dnr RA 04-2017/05870. Utredningen ska enligt direktiven utreda behovet av insamling av statistikuppgifter på arkivområdet och bedöma om statistiken bör utgöra officiell statistik. Vid behov ska utredaren lämna förslag på vilka uppgifter som bör samlas in och utifrån en analys av förut- sättningarna lämna förslag på vilken myndighet som bör ansvara för statistiken. Enligt direktiven samlas det inte in och publiceras någon statistik för arkivområdet. Den statistik som samlas in om digitaliseringen inom kulturarvsområdet är därför svår att sammanställa för arkiv-, biblioteks- och museisektorerna. För att få reda på vilka data som behövs för att kunna följa upp och utveckla verksamheter krävs att relevanta indikatorer och nyckeltal identifieras. Bristen på arkiv - statistik kan, enligt direktiven, innebära att det kan vara svårt att skapa sig en bild av hur stor den framtida arkivtillväxten kan förväntas bli, både analogt och digitalt. 15.2Metod, användningsområden och målgrupper Den information som sprids om olika samhällssektorer bygger ofta på statistiska analyser av kvantitativa data. Antal, trender, andelar, medelvärden och korrelationer är några av de mått som kan använ- das. Underlagen hämtas från redan insamlade register eller från sär- skilda enkätundersökningar. De kan i sin tur bygga på ett urval eller på en hel population. Vid enkätundersökningar genomförda i ett ur- val måste resultatet baseras på sannolikhetsbedömningar. då med vilken grad av säkerhet urvalet kan ligga till grund för slut- satser om den population urvalet hämtats från. Informationen presenteras ofta i form av tabeller och diagram. Uppgiftslämnaren kan välja att överlåta till läsaren att plocka ut sär- skilt intressanta uppgifter men ofta kompletteras de kvantitativa måtten av att uppgiftslämnaren tolkar sina resultat och pekar på möj- liga slutsatser. Det kan även finnas behov av informationsspridning inom flera olika användningsområden. Under utredningens arbete med de olika delarna av uppdraget har behovet av informationssprid- ning identifierats inom sex användningsområden, varav det i några fall redan finns upparbetade system. En fråga i det sammanhanget är vilka målgrupper som kan förväntas använda olika typer av information. En viktig målgrupp är det politiska systemet. Därmed avses depar- tementen i , utskott, företrädare för den kommunala respektive regionala sektorn, länsstyrelser, och angränsande myndigheter. En annan central målgrupp är den egna arkivsektorn, dvs. anställda på den statliga arkivmyndigheten och på kommunala arkivmyndigheter, företrädare för intresseorganisationer, arkivutbildningar, civilsamhället och andra ideella krafter i den enskilda arkivsektorn. En tredje målgrupp utgörs av dem som inte är knutna till arkivsektorn men som av privata eller professionella skäl är in- tresserade av verksamheten. Dit hör allmänheten, forskarsamhället och massmedia. Nedan redovisas de sex användningsområden där det enligt utred- ningen finns behov av informationsspridning om arkivområdet. För varje område anges vilka typer av uppgifter informationen behöver bygga på samt de målgrupper som bör ha störst intresse av respektive information. –Uppföljning av arkivmyndigheter och arkivinstitutioner Kostnader och prestationer i relation till arkivmyndighetens eller arkivinstitutionens uppdrag. Används för egen och uppdragsgivarens planering. Finns i form av årsredovisningar och annan åter- rapportering. Målgrupp: Det politiska systemet och den egna sektorn. –Överblick och sökbarhet i arkivsektorn Informationssystem med register och sökvägar för att underlätta efterforskningar i arkiven. Finns främst i form av den nationella arkivdatabasen (). Målgrupp: Den egna sektorn, allmänheten, forskarsamhället och massmedia. –Arkivsektorns totala omfattning Sektorns fysiska volymer och digitala lagringsbehov. Syftet är att ge en nationell lägesbild, med vissa möjligheter att bedöma sektorns ut- vecklingskurva. Målgrupp: Det politiska systemet och den egna sektorn. –Arkivsektorns specifika förutsättningar Kan t.ex. handla om vilka slags handlingar som bevaras respektive gall- ras inom offentlig sektor, liksom om hur ofta arkivmyndigheterna genomför inspektioner. Målgrupp: Det politiska systemet, den egna sektorn, allmänheten och forskarsamhället. –Jämförelser mellan arkivsektorn och andra sektorer Kan t.ex. avse bemanning, kompetensutveckling, lokalytor och tek- niska resurser inom sektorerna för arkiv, bibliotek och museer (ABM). Saknas i huvudsak . Målgrupp: Det politiska systemet, egna sektorn, allmänheten och forskarsamhället. –Samhällsutgifter och medborgarnas vanor Skulle kunna omfatta uppgifter om samhällets arkivutgifter och med- borgarnas arkivvanor. Målgrupp: Det politiska systemet och egna sektorn. Frågor för utredningen är vilka användningsområden för arkivstati- stik, utöver de redan tillgodosedda, det finns behov av. Vilken omfatt- ning ska materialinsamlingen i så fall ha, vilken myndighet ska vara ansvarig för informationsspridningen och vilken grad av frivillighet eller lagstadgad plikt ska gälla för verksamheten. Det kan också disku- teras om det finns anledning att förtydliga eller utveckla de befintliga system som finns för informationsspridning om arkivområdet. De båda första användningsområdena för informationsspridning om arkivområdet avser sådana uppgifter som redan samlar in och sprider information om. Det handlar dels om uppgifter som lämnas inom ramen för myndighetens årliga återrapportering av sitt uppdrag till regeringen, dels om att myndigheten förvaltar den natio- nella arkivdatabasen (). Myndigheter ska lämna en årsredovis- ning till regeringen avseende det senast avslutade räkenskapsåret. Årsredovisningen ska bestå av resultatredovisning, resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning och noter.1 Resultatredovisningen ska utformas så att den kan utgöra ett underlag för regeringens be- dömning av myndighetens resultat och genomförande av verksam- heten. Den ska utgå från de uppgifter som framgår av myndighetens instruktion samt de mål och krav som regeringen har angett i regler- ingsbrev eller något annat beslut. Redovisningen ska innehålla analy- ser och bedömningar av verksamhetens resultat och dess utveckling.2 När redovisar sin verksamhet i årsredovisningen sker det med utgångspunkt från att kärnverksamheten varit indelad i nio verksamhetsgrenar: 1) normera och främja informations- hantering i offentlig sektor, 2) utöva tillsyn, 3) främja informations- hantering i enskild sektor, 4) hantera leveranser och förvärv, 5) bevara mottagna arkiv, 6) digitalt tillgängliggöra arkivinformation, 7) främja kunskap om mottagna arkiv, 8) tillhandahålla i läsesal och 9) besvara 12 kap. 1 och 4 §§ förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. 23 kap. 1 § förordningen om årsredovisning och budgetunderlag. Redovisningen avser bl.a. hur verksamhetens kostnader fördelas på respektive verksamhetsgren och hur dessa finansieras. Upp- gifter som redovisas är t.ex. kostnader för inspektioner av statliga myndigheter, antal leveranser av statligt material och av enskilda arkiv, kostnader för att tillgängliggöra mottagna arkiv för vidareutnyttjande, antal forskarbesök och kostnader för att besvara förfrågningar. Upp- gifterna redovisas för en treårsperiod.3 Myndigheternas årsredovisningar innehåller numera värdefull och systematisk information om respektive verksamhet. års- redovisning innehåller exempelvis en mångfald av uppgifter med bety- dande relevans för det politiska systemet och för arkivsektorn. Inom ramen för kultursamverkansmodellen samlas det också in uppgifter om regionala verksamheter, där enskilda regionala arkivinstitutioner ingår.4 Den nationella arkivdatabasen () är ett informationssystem för det svenska arkivväsendet som har utvecklats av Riksarkivet.5 NAD beskrivs som en vägvisare till var olika arkiv och samlingar förvaras och till vilken arkivinstitution man ska vända sig för att ta del av ett visst arkivmaterial. I systemet publiceras information om arkiv och samlingar hos , kommun- och regionarkiv, folkrörelse- och föreningsarkiv, näringslivsarkiv, museer, bibliotek, m.fl. Syste- met omfattar även ett adressregister till svenska arkivinstitutioner, en databas för historisk topografisk indelning samt en länk till en redogörelse för den lokala och regionala förvaltningens utveckling i . omfattar systemet 177 arkivförande institutioner som redovisat information om närmare 225 000 arkivbestånd. Det mot- svarar ungefär en tredjedel av det totala antalet institutioner. I adress- registret över landets arkivinstitutioner finns 648 institutioner från arkiv-, musei-, biblioteks- och hembygdssektorerna. beskriver hur man arbetar aktivt med att sprida kunskap om NAD samt för att öka antalet medverkande arkivinstitutioner och andra som förvarar arkiv. Enligt myndigheten kommer det dock att krävas fler insatser för att öka antalet medverkande institutioner. 3Årsredovisning 2018 för . Uppföljning 2016–2017. 5Informationen om NAD är hämtad från skrivelse Nationell arkivdatabas, . Genom enkätundersökningar har identifierat de vik- tigaste anledningarna till att arkivinstitutioner, bibliotek, museer och andra inte redovisar uppgifter om sina arkiv i NAD. Den vanligaste anledningen är resursbrist. Bristande registerkvalitet anförs också, ofta kopplad till frågan om begränsade resurser. Det är en arbetsintensiv uppgift att registrera metadata i digitala arkivredovisningsprogram. För mindre institutioner kan det enligt undersökningar vara ett problem att överhuvudtaget finansiera den nödvändiga pro- gramvaran. Vissa institutioner begränsas också av att de har utveck- lat egna system som inte är anpassade till de internationella arkiv- standarder som används i NAD. Enligt är NAD av central betydelse för tillgänglig- heten och möjligheten att söka arkivinformation från olika sektorer. En effektiv informationsförsörjning förutsätter att det går att få en överblick över vilka informationsresurser som finns i samhället. Myn- digheten föreslår därför en ny bestämmelse i arkivlagen om att all offentlig arkivinformation ska redovisas i ett nationellt informations- system för arkivväsendet. Vidare föreslås en ny bestämmelse i arkiv- förordningen som skulle ge rätt att föreskriva om tillämp- ningsbestämmelser, t.ex. hur metadata om arkiven ska redovisas. föreslår också att staten ska tillföra särskilda ekono- miska resurser som myndigheten kan fördela till aktörer inom den enskilda sektorn, såväl arkivinstitutioner och arkivbildare som t.ex. riksorganisationer och företag, för att dessa ska kunna ansluta sig till NAD. Statsbidrag skulle t.ex. kunna lämnas för inköp av program- vara och för att finansiera den bemanning som behövs för registrering av uppgifter i det nationella systemet. Det skulle göra det möjligt för mindre aktörer att nå ut med information om sina arkiv. föreslår vidare att myndigheten ska få särskilda resurser engångsvis för den tekniska utvecklingen och förvaltningen av NAD. Syftet är att öka systemets användbarhet. För att markera betydelsen av NAD bör det enligt framgå av myndighetens instruktion att det ska finnas ett informations- system för arkivväsendet. En jämförelse görs med Kungl. Enligt instruktionen för Kungl. ska man tillhandahålla informationssystem och verka för utveckling och samordning av digitala tjänster inom det allmänna biblioteks- väsendet.6 ska enligt sin instruktion förvalta nationella databaser för kulturhistorisk information.7 Båda myndig- heterna har därmed stöd i sina instruktioner för de informationssystem man har utvecklat inom respektive område, Libris på biblioteksområdet samt K-samsök och Kringla på det kulturhistoriska området. Den information som hämtas från NAD har utan tvekan stor och positiv betydelse för arkivsektorn, för den intresserade allmänheten, för forskarsamhället och för massmedia. Under utredningens arbete med frågan har bl.a. företrädare för släktforskarrörelsen betonat vik- ten av NAD och av att fler arkivbildare och arkivinstitutioner upp- muntras att bidra med uppgifter till databasen. Det faktum att det finns nationella databaser med information om biblioteks- och kulturarvsområdet utesluter inte att det också samlas officiell statistik om dessa områden. Det handlar om uppgifter som ligger till grund för bedömningar om respektive sektors omfattning, sektorspecifika förhållanden, jämförelser med andra sektorer samt samhällets utgifter för respektive sektor. Med andra ord sådana an- vändningsområden för informationsspridning om arkivsektorn som det saknas tillräckligt med underlag till. För att avgöra frågan om huruvida arkivsektorn bör utgöra officiell statistik redovisar utredningen relevanta delar av systemet. Utgångs- punkten är att det enligt lag ska finnas officiell statistik för allmän in- formation, utredningsverksamhet och forskning. Den officiella stati- stiken ska vara objektiv och allmänt tillgänglig.8 Ramarna för den officiella statistikens innehåll bestäms av de sam- hällssektorer och ämnesområden som är angivna i bilagan till förord- ningen (2001:100) om den officiella statistiken.9 Det är med andra ord regeringen som fastställer dessa ramar. 63 § andra stycket förordningen (2008:1421) med instruktion för Kungl. 72 § 9 förordningen (2014:1585) med instruktion för . 83 § och 3 a § första stycket lagen (2001:99) om den officiella statistiken. 92 § förordningen (2001:100) om den officiella statistiken. officiella statistiken 22 samhällssektorer, fördelade på åtta departe- ment. Arbetsmarknad, Befolkning, Demo- krati, Energi, Hälso- och sjukvård, Levnadsförhållanden, Offentlig ekonomi och Kultur och fritid. Varje samhällssektor är indelad i flera ämnesområden.