sou · H7B358 · 2019-12-18 00:00:00 — Ett exempel är det projekt, som ännu är i sin linda, där universitetsbiblio- tek i , , , och tillsammans med Kungl. förbereder ett långsiktigt samverkansprojekt för att digitalisera det samlade svenska trycket. Biblio- teket och de fem lärosätena finns en relativt stor samlad digitaliserings- kapacitet. 4.10Särskilda typer av arkivmaterial Arkiv bildas av handlingar på olika slags informationsbärare som t.ex. magnetband och papper.98 Vissa typer av informationsbärare är inte beständiga, dvs. de bryts ned och informationsinnehållet kan bli förstört. Andra typer av informationsbärare kan ha en mycket lång livslängd om de förvaras och hanteras på rätt sätt. Det finns således olika slags utmaningar när det gäller bevarande av handlingar bero- ende på bl.a. informationsbäraren. Det finns också områden där det saknas ett ansvar för frågor kring särskilda typer av handlingar. Utredningen har träffat olika myndigheter och aktörer som lyft fram frågor om ansvar, hantering och bevarande av audiovisuellt material, analog film, fotografi och forskningsdata. har tillsammans med utifrån ett regeringsuppdrag beskrivit situationen för audiovisuella medier i . Resultatet redovisas i studien ”Digi- talisering av audiovisuella samlingar - Förslag på hur ökad samverkan kan effektivisera digitalisering av audiovisuellt material inom ABM- området”. Där anger myndigheterna att det behövs en nationell sam- 98Med informationsbärare avses fysiskt underlag för handlingar. används ordet data- bärare i stället för informationsbärare. ordning för digitalisering av audiovisuella medier, annars kommer en stor del av kulturarvet och forskningsmaterial gå förlorad. har lämnat ett underlag till utredningen där myndigheten närmare beskriver problembilden och de möjliga åtgärderna.99 Av- snittet nedan bygger på nämnda underlag. Innehållsmässigt består det audiovisuella materialet inom ABM- sektorn av såväl publicerade medier som radio, tv, musik, film, ljud- böcker, multimedier och dataspel som av ett omfattande dokumen- terande material som framställts inom såväl offentlig som privat verksamhet. Sammantaget speglar inspelningarna olika aspekter av utveckling fram till , och utgör därmed ett viktigt källmaterial för forskning och studier. Sammantaget är arkivens audiovisuella samlingar omfattande. DIANA-projekt100 som inleddes har väsentligt ökat kunskapen om myndighetens audiovisuella samlingar. Som en del i genomfördes en inventering av audiovisuellt material på magnetband. Projektet fokuserade på be- ståndet av magnetband, då det var känt att informationen av tekniska skäl riskerade att gå förlorad. totala bestånd av magnet- band uppskattas till runt 30 000 ljud- och videoupptagningar. Exempel på magnetbandsformat är så kallade rullband, kassett- band, VHS-kassetter och DV-band. Magnetband har använts som ljudbärare och som videobärare . Magnetband kan lagra såväl analog som digital informa- tion. , i betänkandet ”Bevara ljud och rörlig bild”, kon- stateras att magnetband dras med åldersrelaterade problem som kan försvåra eller omöjliggöra avspelning.101 Bland annat har Kungl. därefter uppmärksammat att vissa typer av ljud- och video- upptagningar på magnetband har blivit svåra att spela upp och att den tekniska kvaliteten i delar av materialet successivt försämrats. I vissa fall har uppspelning varit omöjlig och informationen har därmed gått helt förlorad. inledde även en inventering av film som visar att myndigheten har uppskattningsvis cirka 10 000 filmer. En delmängd av dessa filmer kommer att digitaliseras i Inspel till arkivutredningen – digitalisering av audiovisuella samlingar, . 100Projektets fullständiga namn var ”Digitalisering av analoga audiovisuella mediabärare inom – ”. 101SOU 2004:53, s. 51–52. filmarkiv i , som en pilotstudie för att bl.a. testa flöden och pröva standarder. En pilotstudie avseende digitalisering av magnetband genomfördes . Pilotstudierna konkretiserar den avsiktsförklaring som Kungl. och Riks- arkivet undertecknade 2016 om en fördjupad samverkan runt stor- skalig digitalisering av såväl tryckt som audiovisuellt material. framför i sitt underlag att myndigheten har den teknik och kompetens som krävs för att utvecklas till en nationell resurs för digitalisering av ljud, video och så kallad icke fiktiv film. Utredningen har träffat Stiftelsen och informe- rats om bevarandesituationen för analog film . Stiftelsen har bl.a. i uppdrag att bevara och tillgängliggöra det svenska filmarvet och utredde institutet hur ett samlat an- svar för bevarande av analog film borde utformas.102 Avsnittet nedan bygger på nämnda rapport och på utredningens anteckningar från dialogen med Stiftelsen . I rapporten definieras analog film som: ”Filmrullar”, d v s informationsbärare av rörlig bild på filmbas; cellulosa- nitrat (”nitrat”), cellulosaacetat (”acetat”) eller polyester. Vanligast före- kommande är formaten 16mm och 35mm.103 Analog film kan bevaras utan att förstöras, om informationsbäraren förvaras på rätt sätt. Den fysiska förvarings- miljön och klimatförhållandena är på så sätt avgörande för om analog film ska kunna bevaras. Stiftelsen konstaterar i rapporten att de analoga filmsamlingar som förvaras hos bl.a. , och Kungl. inte förvaras i en sådan miljö som stämmer överens med kraven i den internationella standard för filmarkiv som tagits fram av den Inter- nationella filmarkivs federationen, FIAF. gällande före- skrifter om arkivlokaler, som avser förvaring av allmänna handlingar Svenska Filminstitutets filmarkiv som centrum för be- varande av analog film, Förslag på hur ett samlat ansvar för bevarande av analog film kan ut- formas, 2018. på olika informationsbärare, motsvarar inte heller de krav som ställs i standarden.104 Digitalisering av analog film är inte en alternativ bevarandeåtgärd enligt Stiftelsen . Analog film digitaliseras främst för ökad tillgänglighet. Som bevarandeåtgärd är digitalisering mindre lämplig eftersom det analoga materialet innehåller information som förloras vid en digitalisering. Stiftelsen menar att det också är kostsamt att digitalisera analog film i högsta kvalitet.105 Stiftelsen lyfter särskilt fram behovet av att få ett lämpligt bevarande av de analoga filmer som ingår i . Stiftelsen menar att det är angeläget att den får ett uppdrag om bevarande i sina styrdokument. Risken är annars att hanteringen och förvaringen av de analoga filmerna nedprioriteras efter att de har digitaliserats.106 I rapporten föreslår Stiftelsen att ska få ett tydligt uppdrag och åtagande att driva och fram- tidssäkra filmarkivet som ett nationellt centrum för analog film. Det uppdraget skulle innebära att Stiftelsen garan- terar att det bl.a. finns arkivutrymmen med korrekta klimatförhål- landen, fungerande utrustning och yrkeskunskap. Det föreslås också att och får i uppdrag att formulera en bevarandeplan för tv-arkivet vid . Utredningen har träffat och fått underlag från ansvar för fotografi i . Nätverket har uppmärksammat utred- ningen på att det behövs en central översyn av det fotografiska kultur- arvet Det främsta problemet enligt nätverket är att det saknas en hemvist eller ett samlat ansvar för fotografisk stillbild i Sverige.107 uppmärksammades ett varsel av tio anställda på fonarkiv. Enligt Kulturnytt i samlades över 50 000 namnunderskrifter in till stöd för att bevara grammofonarkivet. Enligt ska dock inte arkivet läggas ned utan det ska fortsatt fungera som stöd för radiokanalernas produktion. Skälet till varslet uppges vara att anpassa hanteringen till den nya musik som köps in. Webbplatsen för , Kulturnytt i P1, . 107Anteckningar från utredningens möte med ansvar för fotografi i . Nätverket lyfter även fram andra problem som t.ex. att digitalt framtagna fotografier hotar att gå förlorade utan nationella strategier och handlingsplaner. Vidare att kommersiella uppköp av fotografers, företags och institutioners arkiv begränsar tillgången till kulturarvet. Nätverket menar att det finns behov av en central aktör med an- svar för fotografisk stillbild. Aktören ska bl.a. ta fram standarder, bistå med rådgivning och ta fram bevarande- och digitaliseringsplaner samt ta fram långsiktiga strategier och nationella handlingsplaner. Regeringen har i forskningspolitiska propositionen angett att en om- ställning till öppet tillgängliga forskningsresultat, dvs. forskningsdata, konstnärliga verk och vetenskapliga publikationer, bör vara genom- förd fullt ut senast 2026.108 och Kungl. har olika uppdrag för att underlätta och främja en sådan utveckling. En annan aktör på forskningsdataområdet är Svensk nationell data- tjänst (SND). drivs SND som ett konsortium och har till huvuduppgift att stödja tillgänglighet, bevarande och återanvänd- ning av forskningsdata och relaterat material.109 har haft regerings- uppdrag att ta fram kriterier för att bedöma i vilken utsträckning forskningsdata och vetenskapliga publikationer som helt eller delvis tagits fram med offentlig finansiering uppfyller de s.k. FAIR-prin- ciperna. FAIR står för Findable (sökbar), Accessible (tillgänglig) Interoperable (kompatibel) och Reusable (återanvändbar). FAIR har enligt blivit ledord för god datahantering och öppen tillgång till forskningsdata, inte minst inom EU:s ramprogram Horizon 2020 och initiativ som Science Cloud.110 Vid utredningens dialog med universitets och högskole- förbund, Expertgruppen för arkiv- och informationshantering, fram- kom att arkivarierna i sektorn saknar en central aktör som driver frågor om hantering och bevarande av forskningsdata. De politiska initiativen kring öppen tillgång till forskningsdata har i vissa fall med- fört en otydlig ansvarsfördelning mellan universitetsbiblioteken och 2016/17:50, s. 107. 109Webbplatsen för Svensk nationell datatjänst . Kriterier för FAIR forskningsdata - Redovisning av regeringsuppdrag att ta fram bedömningskriterier för att följa vägen mot ett öppet vetenskapssystem. arkivfunktionen enligt expertgruppen. Enligt expertgruppen för arkiv- och informationshantering saknas det en central aktör som driver frågor om hantering och bevarande av forskningsdata. Arkivfunktio- nerna anser sig inte heller ha resurser för att bevara och tillgänglig- göra den växande mängden forskningsdata på ett ansvarsfullt sätt. Expertgruppen hade uppmärksammat en utveckling där lärosätenas mera resursstarka bibliotek på eget initiativ har tagit över den interna förvaltningen av forskningsdata, något som riskerar att leda till att forskningsdata kommer att betraktas som en del av bibliotekens samlingar, snarare än som en del av respektive lärosätes myndighets- arkiv.111 universitets och högskoleförbund har genom enkätutskick undersökt hur långt de svenska lärosätena har kommit i sitt arbete med att utveckla lokala infrastrukturer och stöd för hantering av forsk- ningsdata. Merparten av lärosätena uppger att de har en central stöd- funktion för hantering av forskningsdata. Det kan t.ex. handla om lokala nätverk eller samverkansgrupper med kompetenser från biblio- tek, arkiv, it, forskningsstöd och juridisk rådgivning. När det gäller bevarande anger de flesta lärosäten att lagringen av forskningsdata sker utifrån de enskilda forskarnas förutsättningar och behov på läro- sätets centrala servrar och molnlösningar inom ramen för ordinarie it- verksamhet. Av undersökningen framgår att merparten av lärosätena inte har e-arkiv på plats för bevarande av forskningsdata.112 Den praktiska hanteringen som beskrivits av universitets och högskoleförbunds expertgrupp för arkiv- och informations- hantering ligger inte helt i linje med förväntningarna och de uppdrag som finns kring hur forskningsdata kan användas och återanvändas. finns det flera olika företag som erbjuder olika slags tjänster till framför allt arkivbildare. Det är möjligt att köpa tjänster eller pro- dukter för i princip hela arkivverksamheten. En grov gruppering av de olika typerna av företag kan se ut på följande sätt. 111Anteckningar från utredningens dialog med , Expertgruppen för arkiv- och informationshantering . Hantering av forskningsdata, Status vid de svenska lärosätena, Sammanställning av enkät . Indelningen visar att olika typer av verksamheter och tjänster kan utföras på plats hos arkivbildaren och avser ofta någon slags punkt- insats, främst de olika konsulttjänsterna. Andra tjänster är mer lång- siktiga och i viss mån nödvändiga åtaganden som lagrings- och system- lösningar. Förekomsten av olika slags tjänster kan delvis förklaras med att arkivområdet har blivit mer komplext och ställer krav på kompetens och erfarenhet som samtliga inom arkivsektorn inte besitter. Det är också troligt att avsaknaden av gemensamma standarder, metoder och riktlinjer har gjort det svårare för sektorn att klara av utmaning- arna på egen hand och att driva på förändringsarbetet inom organi- sationen. En del av de tjänster som erbjuds hänger samman med be- stämmelser i vissa av föreskrifter som ställer andra slags krav på arkivverksamheterna och arkivarierna. Samhällets tillgång till allmänna handlingar och kulturarvet ska säker- ställas. Rätten att ta del av allmänna handlingar är en i det svenska demokratiska samhällsbygget. För civilsamhället i dess bred- aste bemärkelse – enskilda medborgare, sociala nätverk och orga- nisationer som är fristående från staten – är offentlighetsprincipen, dvs. rätten till insyn i den offentliga sektorn, av stor betydelse. Den offentliga sektorn måste också i en förvaltning med digitalt stöd kunna säkerställa den egna informationens äkthet och sökbarhet. För att inte rättskipningen och förvaltningen i sig, och därmed med- borgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar ska undergrävas måste det finnas en god arkivhantering även i en digital förvaltning. Arkiven utgör viktiga delar av samhällets kollektiva minne och speglar och ger förutsättningar för samhällets utveckling och fram- tid. Det är den offentliga arkivsektorns uppgift att tillgodose sam- hällets långsiktiga tillgång till allmänna handlingar. Arkiven är oumbär- liga för myndigheters, företags och andra organisationers tillgång till allmänna handlingar på såväl kort som lång sikt. Arkiven bidrar till en god struktur av den offentliga informationen som de säkrar dagens information för morgondagens användning. Arkiven är också en del av kulturarvet. Kulturavet låter sig inte enkelt och precist beskrivas, men trots det bör tillgången till den del av kulturarvet som finns i arkiven tryggas. De nu angivna principerna, som kännetecknar en modern rättsstat, ska enligt utredningens bedömning, tryggas genom bestämmelser i lag. I detta kapitel redovisar utredningen sitt förslag till en ny arkiv- lag. Syftet är att ge en överblick över den nya lagstiftningen. En del frågor behandlas enbart i detta kapitel. Där utredningen har beskrivit En moderniserad och anpassad arkivlag och utvecklat specifika ämnesområden finns hänvisningar till följ- ande kapitel och avsnitt. Förslag: En ny arkivlag ersätter den nuvarande arkivlagen. Enligt utredningens direktiv finns det ett generellt behov av att moder- nisera arkivlagen och säkerställa att tillämpningen av den, oberoende av sakområde och medium, kan säkra tillgången till allmänna hand- lingar på såväl kort som lång sikt i en modern digital förvaltning och för forskningens och allmänhetens behov. I detta ingår att säkerställa att uppgifter i arkivhandlingar som omfattas av sekretess får det skydd som krävs. Utredningen ska därför se över arkivlagstiftningen och närliggande lagstiftning och vid behov lämna förslag på hur lag- stiftningen kan anpassas till den utveckling som sker på området. Den nu gällande arkivlagen är snart . Sedan lagen till- kom har den förvaltningspolitiska utvecklingen och den allt snabbare tekniska utvecklingen inneburit att handlingar skapas i en allt snab- bare takt och i en mängd olika format. Utvecklingen på kommunika- tionsområdet har även skapat nya förväntningar på information och upplevelser och ändrar förhållandet mellan producenter och använd- are. Dessa förändringar ställer ökade krav på arkivverksamheten. Övergången från analog till digital informationsförvaltning ställer arkivsektorn inför stora utmaningar, såväl på det offentliga som på det enskilda området. Utmaningarna består i hur sektorn ska bevara de elektroniska handlingarna och i vilken utsträckning analoga handlingar ska digitaliseras och tillgängliggöras. Regeringen har bland annat mot den bakgrunden angett att det finns ett generellt behov av att modernisera arkivlagen. För att möta detta föreslår utredningen att en ny arkivlag införs. Den nya arkiv- lagen ska, på samma sätt som den tidigare lagen, vara teknik-, format- och medieoberoende. En moderniserad och anpassad arkivlag En modernisering av en författning innebär att författningen i fråga behöver –ett mer tidsenligt språk, –en modernare författningsstruktur, och –en anpassning till utvecklingen inom sakområdet. Arkivlagen och arkivförordningen behöver genomgående moder- niseras språkligt. Man använder exempelvis inte längre formen ”skall” i författningstext, utan formen ”ska”. Likaså använder man numera rak ordföljd i större utsträckning, främst för att underlätta läsning av och förståelse för texten. En del ord och uttryck bör helt undvikas i författningsspråket och ersättas med ord som inte är vilseledande eller som betraktas som stela, ”byråkratiska”. Arkivlagen har en föråldrad struktur och behöver få en bättre och mer överskådlig sådan. Till hjälp i detta arbete har utredningen använt departementspromemorian Gröna boken – Riktlinjer för författnings- skrivning, Ds 2014:1. En modern struktur innebär exempelvis fler och förklarande rubriker och mellanrubriker. Den nya arkivlagen innebär några ändringar och får även av denna anledning en ny struktur. Vissa omflyttningar och uppdelningar av bestämmelserna görs i syfte att öka överskådligheten och göra regler- ingen tydligare. Av samma skäl införs nya huvudrubriker, mellan- rubriker och paragrafrubriker. En anpassning till utvecklingen inom arkivområdet I moderniseringsarbetet av arkivlagen ingår egentligen inte att nya regler införs eller att en ny lag föreslås. Sådana eventuella föränd- ringar kan dock ingå i andra delar av utredningens direktiv. En moderniserad och anpassad arkivlag kan det behöva införas nya eller förklarande begrepp i arkivlagen för att öka förståelsen för lagens innehåll och vad den avses reglera. Utvecklingen inom arkivområdet kännetecknas av en ökad mängd handlingar, nya typer av handlingar i olika slags format och en högre grad av samverkan mellan myndigheter och mellan olika sektorer. Dessa förändringar innebära att arkivsektorn behöver arbeta mer proaktivt för att betydelsefull information inte ska förvanskas eller gå förlorad. Utvecklingen kännetecknas också av andra förväntningar på till- gänglighet. Arkivanvändarna har önskemål om att få tillgång till arkiven digitalt och på distans. Sådana förväntningar och önske- mål väcker frågor om bl.a. digitalisering av analoga arkivhandlingar och om olika sätt att tillhandahålla och tillgängliggöra handlingar på. Samhällets digitalisering är en av de mest betydande pågående förändringarna för arkivsektorn och för samhället i stort. Det finns önskemål från olika delar av arkivsektorn om att i en ny arkivlag be- tona att lagen omfattar alla slags handlingar. Delar av arkivsektorn menar att arkivlagen enbart omfattar pappershandlingar och att den ger uttryck för ett analogt perspektiv. Det senare innebär att lagen inte är anpassad efter dagens elektroniska handlingar och myndighets- överskridande samarbeten. I detta avseende menar utredningen att det är viktigt att arkivlagen inte anpassas efter olika typer av medier och handlingar. Lagen ska vara teknikneutral, i den utsträckning som det nu är möjligt. Utredningen väljer att inte framhålla någon sär- skild teknik eller typ av handlingar, framför allt med hänsyn till att det är svårt att veta vilka slags tekniker som kan komma att utvecklas. Närmare bestämmelser eller riktlinjer om hur olika slags handlingar ska hanteras meddelas i stället av den statliga arkivmyndigheten och av kommuner och landsting.1 står arkiven inför en rad utmaningar som ytterst har sin grund i pågående snabba samhällsförändringar. Många samhällspro- cesser har bl.a. genom medlemskap i internationella kopplingar. Svenska myndigheter deltar i ett flertal internationella sammanhang, vilket genererar stora dokumentflöden som kan kräva att man tar hänsyn till olika internationella standarder vid hanteringen av dokumenten. 1Från kommer dock beteckningen landsting att bytas ut mot beteckningen region, se prop. 2018/19:162. En moderniserad och anpassad arkivlag Från landsting till region Regeringen beslutade en proposition med bl.a. förslaget att ett antal lagar ändras genom att den nuvarande beteck- ningen landsting byts ut mot region. Förslaget till ändringen innebär också att fullmäktige i kommuner på regional nivå ska benämnas regionfullmäktige i författningarna och att styrelsen ska benämnas regionstyrelse. Ändringarna föreslås träda i kraft . De läm- nade författningsförslagen och förslagen till följdändringar bygger på de nya beteckningarna.2 Förslag: Lagen ska inledas med en paragraf som anger att syftet med lagen är att 1.trygga tillgången till allmänna handlingar, 2.främja tillgången till kulturarvet, och 3.bidra till det demokratiska samhällets beständighet och ut- veckling. Den nya arkivlagen ska inledas med en syftesparagraf. Det kan tyckas självklart att det ska finnas arkiv, men arkiven existerar inte för sin egen skull. Deras existens är mycket viktigare än så. Arkiv är fundamentet för att offentlighetsprincipen ska kunna tillämpas även sedan ett ärende eller liknande är avslutat. Genom att införa en syftes- paragraf i arkivlagen understryks också vikten av att värna, bevara och tillgängliggöra den del av kulturarvet som finns hos arkiven. Arkiven en outsinlig källa för den som vill släktforska, forska om kampen för den kvinnliga rösträtten eller hur det egentligen gick till när vildsvinet introducerades i . Genom att främja använd- andet av kulturarvet kan dess värden och potential tas till vara för såväl den enskilde som för samhället. Tanken är att underlätta tillgången till olika slags arkivmaterial från olika delar av samhället, såväl analoga som digitala på plats på arkivinstitutionen eller genom olika e-tjänster. Vad avses då med ”kulturarvet”? 2018/19:162. En moderniserad och anpassad arkivlag Intresset för kulturarv väcktes och var då nära förknippat med idéer om en nationalstatlig enhetskultur. bildades museer som , och som på olika sätt skulle skildra landets utveckling. väcktes ett nytt intresse för kulturarvsfrågor då antog Konvention om Skydd för världens kultur- och natur- arv, Världsarvskonventionen (1972). Konventionen fick stor spridning och sägs ha haft betydelse för hur begreppet kulturarv (cultural heri- tage) kom att uppfattas, dvs. främst som fysiska minnesmärken, bygg- nader och naturmiljöer. Konventionen påverkade även den svenska kulturpolitiken efter att ratificerade konventionen 1985. Fram- för allt ökade intresset för själva begreppet kulturarv. I slutet av 1980- talet utreddes olika lagstiftningar inom kulturområdet där begreppet kulturarv kom att användas, exempelvis kulturminneslagen (1988:950), numera benämnd kulturmiljölagen. började regeringen även behandla kulturarvsfrågor som ett särskilt område och vissa institutioner som arkiv, bibliotek och museer lyftes fram som aktörer inom en s.k. kulturarvssektor. finns Unescoprogrammet Världsminnen (Memory of the World) ett program som stimulerar arkiv och bibliotek till gräns- överskridande samarbete och kreativa lösningar för tillgängliggör- ande av dokument, arkiv, film mm. Programmets mål är att främja bevarandet av det kollektiva minne så som det manifesteras i doku- ment, fotografier, rörliga bilder, ljudupptagningar och digitala filer, samt att verka för en ökad tillgänglighet till dessa.