sou · H7B358 · 2019-12-18 00:00:00 — En långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv SOU och Ds kan köpas från Juridiks kundservice. Beställningsadress: Juridik, Kundservice, 106 47 Ordertelefon: Webbadress: /offentligapublikationer För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av . Svara på remiss – hur och varför Statsrådsberedningen, SB PM 2003:2 (reviderad ). En kort handledning för dem som ska svara på remiss. Häftet är gratis och kan laddas ner som pdf från eller beställas på /remisser Layout: Kommittéservice, Tryck: , 2019 Till statsrådet och chefen för Regeringen beslutade att ge en särskild utre- dare i uppdrag att göra en bred översyn av arkivområdet. Det över- gripande syftet är att säkerställa samhällets tillgång till allmänna handlingar både nu och . Biträdande riksbibliotekarie förordnades som särskild utredare. Utredningen har antagit namnet (Ku 2017:02). Som experter förordnades kommunarkivarien , utvecklingsstrategen , ordföranden , professorn , förbundsordföranden , forskningsarkivarien , chefsrådmannen , biträdande riksarkivarien , chefsjuristen , rättssak- kunnige , departementssekreteraren , de- partementssekreteraren , kanslirådet och rättssakkunnige . entledigades fr.o.m. och i stället förordnades rättssakkun- niga som expert. Arkivarien anställdes som sekreterare , kulturgeografen anställdes som sekreterare , departementsrådet anställdes som huvudsekreterare och kanslirådet anställdes som sekreterare . Kultur- departementet har givit generaldirektören i upp- drag att biträda utredningen fr.o.m. . Utredningen överlämnar härmed betänkandet Härifrån till evigheten. En långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv (SOU 2019:58). Till betänkandet har fogats särskilda yttranden av experterna . Utredningens uppdrag är därmed slutfört. Förslag till arkivlag.................................................................. Förslag till arkivförordning .................................................... Förslag till förordning om statsbidrag till arkivcentrum...... 1.4Förslag till förordning om ändring i förordningen (2001:100) om den officiella statistiken ................................ 1.5Förslag till förordning om ändring i förordningen (2009:1593) med instruktion för ....................... 1.6Förslag till förordning om ändring i förordningen (2013:791) om särskilda arkivuppgifter för vissa 1.7Förslag till förordning om ändring av förordningen (2018:1486) med instruktion för Myndigheten för 1.8Förslag till lag om ändring i lagen (1996:810) om registrering av riksdagsledamöters åtaganden och 1.9Förslag till lag om ändring i lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m......................................................................... 1.10 Förslag till lag om ändring i lagen (2001:99) om den 1.11Förslag till lag om ändring i lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den Förslag till lag om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser ....................... Förslag till lag om ändring i lagen (2005:590) om insyn i vissa finansiella förbindelser m.m........................................ Förslag till lag om ändring i lagen (2006:469) om behandling av personuppgifter vid Inspektionen för Förslag till lag om ändring i patientdatalagen (2008:355) ............................................................................... Förslag till lag om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ............................................... Förslag till lag om ändring i lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet ...................... Förslag till lag om ändring i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring ............ Förslag till lag om ändring i lagen (2016:1145) om Förslag till lag om ändring i lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna ........................... Förslag till lag om ändring i lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner................................................. Förslag till förordning om ändring i förordningen (1982:327) om publicus........................................... 1.23Förslag till förordning om ändring i förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor ...................................................... 1.24 Förslag till förordning om ändring i förordningen (1996:1515) med instruktion för .................. 1.25Förslag till förordning om ändring i förordningen (1998:1218) med instruktion för i 1.26 Förslag till förordning om ändring i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring ............................... 1.27Förslag till förordning om ändring i förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i 1.28Förslag till förordning om ändring i förordningen (2001:590) om behandling av uppgifter 1.29Förslag till förordning om ändring i förordningen (2001:646) om behandling av uppgifter i 1.30Förslag till förordning om ändring i förordningen (2007:260) om behandling av personuppgifter i Försvarsmaktens försvarsunderrättelseverksamhet och Förslag till förordning om ändring i förordningen (2007:261) om behandling av personuppgifter i Försvarets radioanstalts försvarsunderrättelse- och Förslag till förordning om ändring i förordningen (2012:208) med instruktion för Statens servicecenter........ Förslag till förordning om ändring i förordningen (2012:742) om behandling av personuppgifter vid Förslag till förordning om ändring i förordningen (2014:115) med instruktion för utrikesrepresentationen... 102 Uppdraget och dess genomförande ............................ Seminarier och konferenser .................................. Frågan om en parlamentarisk referensgrupp....... Från landsting till region...................................................... Digitaliseringens principiella karaktär ................. Internetanvändning, teknik och arbetsmarknad ... 3.2.3Individualiserat innehåll, desinformation och Öppna data och enskildas integritet .................... 3.3 Hållbar utveckling ................................................................ Globala målen för hållbar utveckling ................... Genomförandet av Agenda 2030.......................... Den demografiska utvecklingen........................... Vi blir fler och äldre .............................................. Ökad samverkan över nationsgränser.................. En betydande urbanisering ................................... En ökad migration................................................. Strävan efter regional utveckling.......................... 3.4 Nya inslag i förvaltningspolitiken ....................................... Färre men större statliga myndigheter................. Privatisering av myndighetsuppgifter .................. Samverkan om e-förvaltningsprojekt................... Beskrivning av arkivsektorn....................................... Arkivväsendets historiska utveckling .................................. Arkivens roll förändras med Arkivterminologi och teori .................................................. Arkiv – ett mångtydigt ord ................................... Verksamhetsinformation och arkiv ...................... Informationshantering och arkivförvaltning ....... Proveniens som teoretisk och praktisk grund ..... Den offentliga arkivsektorn ................................................. Myndigheter med arkivsamlingar ......................... Den enskilda arkivsektorn.................................................... Samlingsbegreppet enskilda arkiv......................... Olika typer av enskilda arkivinstitutioner ........... Aktuella utmaningar för den enskilda sektorn .... Användare och användning .................................................. 4.6.1Allmänhet, myndigheter, massmedia och Arkivinstitutionernas publika verksamhet........... 4.7 Arkiv, bibliotek och museer ................................................. Verksamheter och institutioner............................ 4.7.2Digitaliseringen för verksamheterna närmare Utbildningar, yrken och branschorganisationer................. Arkivarieyrket i förändring .................................. Informationsdigitalisering och massdigitalisering.............. 4.9.2En övergripande sammanställning av olika aspekter av massdigitalisering............................... Särskilda typer av arkivmaterial ........................................... Näringsverksamhet på arkivområdet .................................. En moderniserad och anpassad arkivlag ..................... En ny arkivlag ....................................................................... Modernisering av lagen ......................................... 5.3.2Arkiven har betydelse för det demokratiska Ändamålen med arkiven............... Uttryck i lagen ...................................................................... Arkivbildningen och arkivförvaltningen ............................. Bevarande och gallring.......................................................... Överlämnande av arkiv ......................................................... Undantag från tillsyn............................................................ Bemyndiganden och beslut i enskilda fall ........................... 5.17.1 Bestämmelser om kommuner och regioner ......... Normgivningsbemyndigande enligt RF............... Myndigheternas arkivbildning och arkivförvaltning ...... Utmaningar i myndigheternas arkivbildning ...................... 6.2.1Arkivbildning i en digitalt samverkande 6.2.2Önskemål om samordning av vissa 6.2.3Önskemål om rapportering av 6.3 Gällande bestämmelser om arkivbildning och arkivvård .... 6.4 Utredningens bedömningar och förslag ............................. 6.4.3Överföra, avskilja och gallra handlingar och uppgifter i informationssystem ............................ 6.4.4Ingen samordning av bestämmelser i olika Rapportering av uppgifter om arkiv..................... Bevarande och gallring ............................................. Vad avses med bevarande och gallring?............................... Handlingar som kan bevaras respektive gallras... Ett förändrat informationslandskap .................................... Ökade och föränderliga mängder handlingar ...... Behov av förändringar på området ....................... Olika slags bestämmelser om gallring ................................. 7.4.1Önskemål om en enhetligare reglering och 7.4.2Önskemål om översyn av vissa 7.5Gällande rätt om bevarande och gallring Kommunala gallringsråd och riktlinjer ............................... 7.7.1Gallringsråd från Samrådsgruppen för Gallringsbeslut i kommuner och regioner........... 7.8 Reglering på andra områden ................................................ Vidareutnyttjande av handlingar (PSI-lagen)...... Särskilt om registerförfattningar.......................................... Begreppsapparaten i olika registerförfattningar .. Gallringsbestämmelser i registerförfattningar ..... Särskilt om s.k. digital-arkivering ......................... Reglering om bevarande och gallring i .................. Syftena med att bevara arkiv ................................. Vem avgör vad som ska bevaras respektive Utredningens bedömningar och förslag.............................. Bestämmelser om bevarande i en ny arkivlag ...... Delvis ändrade gallringsbestämmelser i En enhetlig terminologi i Inventering av arkivbestånd .................................. 7.11.5Nationella översyner av fotografi respektive Överlämnande och finansiering ................................. Olika former av överlämnanden .......................................... Möjliga anledningar till färre överlämnanden ...... 8.2.3Överlämnande enligt krav i Överlämnanden när en myndighet avvecklas ...... Överlämnanden mellan myndigheter ................... Digital tillgång till överlämnade uppgifter ........... 8.3 Överlämnanden i kommuner och regioner ......................... E-arkivlösningar som mellanarkiv ........................ Finansieringen av överlämnade arkiv.................... 8.4 Gällande rätt avseende överlämnande ................................. Generell bestämmelse om övertagande ............... 8.4.2Statliga myndigheters överlämnande vid Överlämnande enligt registerförfattningar ......... 8.4.5Återlämnande enligt lagen om överlämnande av handlingar för förvaring ................................... 8.4.6Överlämnande av allmänna handlingar från Andra bestämmelser om mottagande .................. 8.4.8Sammanfattning av gällande rätt avseende 8.5 Finansieringen av överlämnanden till .............. Bestämmelser om avgifter .................................... Synpunkter på finansieringsmodellen.................. bestämmelser om finansiering ............... 8.5.5Gällande rätt avseende avgifter vid leveranser Myndigheternas arkiv ska överlämnas ................. Fastställda tidsperioder för överlämnanden ........ Utredningens bedömningar och förslag ............................. Bättre möjligheter att planera överlämnanden .... 8.7.2Tydligare bestämmelser om överlämnande av OSL-organens allmänna handlingar..................... 8.7.3Tvingande bestämmelser om överlämnande Finansieringen av överlämnade arkiv ................... Digital tillgång till överlämnade uppgifter........... Normering, tillsyn och rådgivning .............................. 9.2Normering, tillsyn och rådgivning avseende normering, tillsyn och rådgivning... 9.2.2Kommunernas och regionernas normering, tillsyn och rådgivning ............................................ 9.2.3Riksarkivets normering och rådgivning till Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor ...... 9.3Behov av förändring av normerings-, tillsyns- och 9.3.1Önskemål rörande normering-, tillsyn och rådgivning ............................................ 9.3.2Önskemål rörande vissa mindre kommuner och regioners normering, tillsyn och 9.3.3Önskemål om anpassning av reglering för 9.3.4Riksarkivets förslag om möjligheten att meddela föreskrifter för kommuner och Önskemål om sanktionsmöjligheter .................... Behov av proaktiva åtgärder.................................. 9.4Gällande rätt avseende normering, tillsyn och 9.4.1Bemyndiganden till den statliga Kommunala föreskrifter om arkivvården............. Regleringen av tillsynsverksamheten ................... 9.5Förutsättningar och möjligheter för statlig normering och tillsyn i kommuner och regioner .................................. Den kommunala proportionalitetsprincipen....... Den kommunala finansieringsprincipen.............. 9.5.3Statlig normering och tillsyn över kommunala Utredningens bedömningar och förslag ............................. 9.7.1Ansvarsfördelningen mellan den statliga arkivmyndigheten och kommuner och 9.7.2Arkivlagens bestämmelser om kommuner och Förtydliganden om föreskrifter i arkivlagen ....... Förelägganden vid brister ..................................... 9.7.5Ett tydligare rådgivningsuppdrag till Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn ....... Olika former av statliga insatser .......................................... Ekonomi och ekonomiska bidrag........................................ Osäker ekonomisk modell.................................... 10.3.2 Oklar finansiering av herrelösa arkiv ................... Samordning genom centrumbildningar? 10.3.4Statsbidrag till regional enskild arkivverksamhet i kultursamverkansmodellen .... 371 10.3.5Statsbidrag till centrala och rikstäckande institutioner och organisationer........................... 10.4 rådgivning, främjande och förvärv ................. 10.4.1 Avlastning genom aktiv rådgivning ..................... förvärv av enskilda arkiv.................. för enskilda arkiv ........................ Utredningens bedömningar och förslag.............................. 10.5.1 Statsbidrag till enskilda arkivsektorn ................... 10.5.2 Rådgivning, förvärv och främjande ...................... Reglering av enskilda arkivsektorn............................. Frågan om reglering av enskilda arkivsektorn..................... 11.2.1 Enskilda arkivbestånd av särskilt samhällsviktig eller kulturell betydelse................. 11.2.2 De enskilda arkiven som en del av kulturarvet .... 11.2.3 Förslag på andra regleringar av enskilda 11.2.4 lagförslag och lagar i angränsande 11.2.5 Lagreglering av enskilda arkivsektorn i de Behov av komplettering för behandling av 11.3.1 Syftet med EU:s dataskyddsförordning............... Gällande bestämmelser – dataskyddslagen.......................... 11.5.2 Vad är uppgift av allmänt intresse?....................... 11.5.3 Arkivändamål av allmänt intresse ......................... 11.5.6Det finansiella stödet till vissa enskilda 11.6 Överlämnande av allmänna handlingar från enskilt Undantag från offentlighetsprincipen ................. 11.6.4Allmänna handlingar överlämnas från offentligt till enskilt organ.................................... 11.6.5Icke allmänna handlingar överlämnas från enskilt till vissa offentliga organ........................... 11.6.6Allmänna handlingar återlämnas eller överlämnas från enskilt till offentligt organ ........ 11.7 Utredningens bedömningar och förslag ............................. Nya arkivlagen om enskilda arkivsektorn ........... Överlämnande av allmänna handlingar från Urfolket samernas och de övriga nationella Förvaltningsområden med särskilt ansvar Erfarenheter och förutsättningar......................................... Ett ökat ansvar för samiska arkiv ......................... Överblick och finansiering ................................... Arkivsituationen för urfolket samerna................................ Arkiv om urfolket samerna .................................. Arkiv av urfolket samerna .................................... Nordisk utblick på arkiv med samiskt material... 12.6 Arkivsituationen för de övriga nationella 12.6.1 Arkiv med judiskt material ................................... 12.6.2 Arkiv med sverigefinskt material.......................... 12.6.3 Arkiv med romskt material ................................... 12.6.4 Arkiv med tornedalskt material ............................ 12.7 Arkivmaterial avseende de nationella minoriteterna hos 12.7.1 och folkminnen..................... 12.8 Utredningens bedömningar och förslag.............................. 12.8.1 Ett arkivansvar för .............................. 12.8.3Arkivcentrumlösningar för urfolket samernas och de övriga nationella minoriteternas arkiv...... omgivning och interna organisation ......... Kulturarv och förvaltning..................................................... En förändrad omgivning....................................................... 13.3.1 Utmaningar för den statliga arkivmyndigheten... 13.3.2 Uppdrag och uppgifter till andra myndigheter.... 13.3.4 Överlappningar i de övergripande uppdragen ..... 13.3.5 Ansvaret för arkivfrågorna i ... och tre kommunala myndigheter.................. 13.4.1 Utmaningar för den interna organisationen ........ 13.4.3Från egna myndigheter till enheter i Hantering av tre kommunala myndigheter.......... Allmänna principer i förvaltningspolitiken.......... 13.5 Utredningens bedömningar och förslag ............................. 13.5.1Riksarkivets hemvist och grundläggande En tydligare ansvarsfördelning............................. Öppnare betoning av regional närvaro ................ 13.5.4Ökad samverkan med tre kommunala Digital informationsförvaltning och massdigitalisering.. 521 Projekt om de ekonomiska konsekvenserna Investerings- och förvaltningskostnader på 7– De mest kostnadsdrivande aktiviteterna ............. Lämnade synpunkter och förslag ........................................ Ökat behov av proaktivitet................................... Behov av ökad nationell samverkan ..................... Behov av ett kompetenslyft.................................. Behov av normering och styrning ........................ Positiv samhällsnytta med digitalisering.............. Vinster med digital informationshantering? Massdigitalisering av kulturarvet ......................................... Befintlig struktur för massdigitalisering.............. 14.4.3Kostnader för att långtidsbevara digital Massdigitalisering i och ............... Nationell stödfunktion för massdigitalisering .... 14.5 Utredningens bedömningar och förslag.............................. 14.5.1Ekonomiska konsekvenser av förvaltningens 14.5.2 En samordnad nationell plan för fortbildning ..... massdigitalisering på arkivområdet....................... Informationsspridning om arkivområdet ..................... Metod, användningsområden och målgrupper.................... Den nationella arkivdatabasen .............................. Den officiella statistiken....................................................... Samhällssektorer och ämnesområden .................. 15.4.4 Samhällssektorn Kultur och fritid ........................ Informationsspridning om arkiv i andra länder .................. Det norska exemplet ............................................. 15.5.2 Europeiska och nordiska exempel ........................ Utredningens bedömningar och förslag.............................. 15.6.1 Ansvar för nationellt arkivinformationssystem... 15.6.2 Officiell statistik om arkivområdet ...................... Konsekvenser av förslagen........................................ 16.2.1 Ny arkivlag och ny arkivförordning..................... 16.2.3 Tillskott i systemet för statsbidrag....................... Konsekvenser för staten....................................................... Konsekvenser för kommuner och regioner ........................ Konsekvenser för den enskilda arkivsektorn ...................... Konsekvenser för urfolket samerna och de övriga Konsekvenser för sysselsättning och offentlig service i olika delar av landet .............................................................. Förslaget till arkivlag ............................................................ Förslaget till lag om ändring i lag om ändring i lagen (1996:810) om registrering av riksdagsledamöters åtaganden och ekonomiska intressen .................................. Förslaget till lag om ändring i lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. ..................................................................... Förslaget till lag om ändring i lagen (2001:99) om den 17.5Förslaget till lag om ändring i lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den Förslaget till lag om ändring i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser ................. Förslaget till lag om ändring i lagen (2005:590) om insyn i vissa finansiella förbindelser m.m............................ 17.8Förslaget till lag om ändring i lagen (2006:469) om behandling av personuppgifter vid Inspektionen för 17.9 Förslaget till lag om ändring i patientdatalagen (2008:355) ............................................................................. Förslaget till lag om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).............................................. Förslaget till lag om ändring i lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet................. Förslaget till lag om ändring i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring........... Förslaget till lag om ändring i lagen (2016:1145) om Förslaget till lag om ändring i lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna .......................... Förslaget till lag om ändring i lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner ............................................... Bilaga 1 Kommittédirektiv 2017:106 ......................................... Bilaga 2 Jämförelsetabell: arkivlag och förslag till Bilaga 3 Jämförelsetabell: arkivförordning och förslag till ny arkivförordning......................................