sou · H7B358 · 2019-12-18 00:00:00 — Ett exempel på en sådan arkivbildare är där handlingar om fördelning av statsbidrag till idrottsverksamhet är allmänna, medan handlingarna i övrig verksam- het hos inte är det. De enskilda arkivinstitutionerna har ett uppdrag som liknar arkiv- myndigheternas, nämligen att ta emot, förvara och tillhandahålla arkivbestånd. En viktig skillnad är dock att de enskilda arkivinstitu- tioner som drivs av en förening eller organisation har sitt huvudsak- liga och grundläggande uppdrag från sina medlemmar, ägare eller uppdragsgivare. Det kan begränsa möjligheterna för t.ex. staten att ålägga arkivinstitutionerna uppgifter som kan hamna i konflikt med medlemmarnas intressen. En annan viktig skillnad mellan offentliga sektorns arkivmyndig- heter och enskilda arkivinstitutioner är att när en myndighet levere- rar arkiv till en arkivmyndighet övergår även ägandet av arkivet, vilket inte sker på samma sätt inom den enskilda sektorn. I den mån det handlar om en gåva gäller samma princip, dvs. ägandet övergår till mottagaren. Vanligare är dock att den enskilde arkivbildaren de- ponerar sitt arkivbestånd och att det förvaltas av en arkivinstitution som fungerar som en medlemsorganisation. Arkivbildaren betalar en årlig medlemsavgift samt oftast en hyllmeteravgift, medan institu- tionen erbjuder arkivlokaler, stöd till medlemmarna och olika slags publika evenemang, t.ex. visningar och föreläsningar. Avgifterna baseras i regel på medlemsantal eller antal anställda på arkivinstitu- tionen. Vissa erbjuder gratis rådgivning till sina medlemmar medan andra tar ut extra avgifter för särskilda insatser. Ett exempel är TAM-Arkiv, en medlemsorganisation som vänder sig till fackliga tjänstemanna- och akademikerorganisationer på riksnivå. deponera arkiv där måste respektive organisation antingen vara med- lem i föreningen eller ha annan anknytning till rörelsen.49 Enskilda arkivbestånd är ofta belagda med restriktioner eller vill- kor som är nedtecknade i ett avtal mellan arkivbildaren eller ägaren och en arkivinstitution. är det ägaren som ska avgöra vem som får ta del av handlingarna genom att lämna ett tillstånd till den som vill ta del av dem. har ägaren överlåtit den bedömningen till arkivinstitutionen. För enskilda arkivbestånd som finns hos andra än arkivinstitutionerna är det alltid ägaren själv som bestämmer vem som ska få tillgång till handlingarna. 4.5.5Olika typer av enskilda arkivinstitutioner Det finns således många varianter av enskilda arkivbestånd, arkiv- bildare och arkivinstitutioner. Skillnaderna är generellt sett större än likheterna. För att ändå skapa en viss överblick är det vanligt att man delar in de enskilda arkivinstitutionerna i olika typer av organisa- tioner. Med en relativt grov indelning kan kretsen av enskilda arkiv- institutioner beskrivas från två aspekter. Den ena avser vilka typer av arkivbestånd och arkivbildare man hanterar, medan den andra av- ser det upptagningsområde man arbetar med. Av tabell 4.1 framgår att den första aspekten skiljer mellan arkiv- bestånd som härstammar från föreningar och folkrörelser å ena sidan och från näringslivet å andra sidan. Den andra aspekten handlar om huruvida arkivinstitutionens upptagningsområde är lokalt/regionalt eller nationellt. 49Underlag från TAM-Arkiv, Tjänstemäns & akademikers arkiv, . Tabellen visar på typiska enskilda arkivinstitutioner i respektive kate- gori. På lokal och regional nivå är det dock inte ovanligt att en och samma arkivinstitution hanterar arkivbestånd från både föreningar, folkrörelser och näringsliv i upptagningsområdet. Uppdelningen mellan olika typer av arkivbestånd är mer uttalad på nationell och central nivå, men inte heller där handlar det om vattentäta skott. Benämningarna på de lokala och regionala enskilda arkivinstitu- tionerna är inte helt och hållet enhetliga. Ofta används enbart termen arkiv, trots att merparten fungerar som arkivinstitutioner, med depå- funktion och publik verksamhet. Flera arkivinstitutioner samorga- niserar sig också i allt högre utsträckning. Det har t.ex. blivit vanligare med en gemensam organisation och lokal för regionala förenings- och företagsarkiv. Förenings- och folkrörelsearkiv på lokal och regional nivå Förenings- och folkrörelsearkiven fokuserar på att ge råd och ta emot arkiv från ideella föreningar. De som har ett upptagningsområde som följer de gamla länsgränserna kallas ofta för länsarkiv och cheferna har oftast titeln länsarkivarie. I förordningen om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet används begreppet ”regional enskild arkivverk- samhet”.50 i är ett exempel på en regional enskild arkivinstitution som får statsbidrag inom ramen för kultur- samverkansmodellen. Det är en självständig ideell organisation som är centralarkiv för de ideella föreningarna i . Hembygdsrörelsen är en av landets största förvaltare av enskilda arkivbestånd. Av de 2 040 medlemsföreningarna i uppger att de har arkiv, ger ut minst en bok medan uppger att de arbetar med doku- mentation och forskning. Föreningarna har tillsammans 80 000 ljud- band/filer, 9 400 000 foton och 40 000 filmer. Andra arkivhandlingar upptar . av materialet bedöms vara för- varat på ett betryggande sätt och är förtecknat.51 Bakom namn som Arkivcentrum , Arkiv , och föreningsarkiv kan det dölja sig 50Förordningen (2010:2012) om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet. såväl ganska likartade som väldigt olika verksamheter. Det finns även många lokala arkivinstitutioner som förvarar arkiv från olika arkiv- bildare, t.ex. med anknytning till hemorten eller till en viss folk- rörelse. Vissa förenings- och folkrörelsearkiv på regional nivå tar även emot arkivbestånd från företag inom sitt upptagningsområde, ibland efter sammanslagningar med näringslivsarkiv i området. Både förenings-, folkrörelse- och näringslivsarkiven tar emot personarkiv med anknytning till ideella föreningar och företag. Näringslivsarkiv på lokal och regional nivå Det finns flera arkivinstitutioner för näringslivsarkiv som är skapade primärt för att hantera arkivbestånd från nedlagda eller fortsatt verk- samma företag i upptagningsområdet. Det gäller t.ex. Näringslivs- arkiv i , Näringslivsarkiv och Näringslivs- arkiv. Näringslivsarkiv inledde sin verksamhet 1991 för att i första hand bevara arkivmaterialet efter det då nedlagda Varf.52 fick arkivet i uppdrag av Riks- arkivet att bevaka företagsarkiven över hela och de sam- arbetar med i och . Upp- giften är främst att inom regionens näringsliv skapa förståelse för det industriella kulturarvet. Med dagens snabba ägarbyten och globali- seringen av verksamheter ser näringslivsarkiv som sin uppgift att försöka samla in och rädda arkivmaterial för framtiden. är ett exempel på hur en arkivinsti- tution för föreningsarkiv breddat sin verksamhet till att också om- fatta näringslivsarkiv. Förbundet hyr en del av Facits gamla central- arkiv i som depå och det dagliga arbetet sker i samarbete med föreningen Förenings- och folkrörelsearkiv på nationell nivå Gemensamt för de nationella enskilda arkivinstitutionerna är att de har ett riksomfattande upptagningsområde där de samlar in och till- gängliggör arkivbestånd från sina respektive ansvarsområden. 52Webbplatsen för Näringslivsarkiv . tutionerna har olika historia, inriktning och förutsättningar. Till de stora nationella förenings- och folkrörelsearkiven hör Arbetarrörel- sens arkiv och bibliotek () och Tjänstemäns & akademikers arkiv (TAM-Arkiv), vilka beskrivs närmare nedan. Några mindre enskilda arkivinstitutioner med särskild inriktning är Svenskt rockarkiv som har som mål att samla den svenska populär- musiken. Ett annat exempel är Svenskt seriearkiv som är Seriefrämjan- dets centrum för dokumenterande, bevarande och förmedlande av seriemediets historia i . Sverigefinländarnas arkiv i har till uppgift att bevara dokument rörande sverigefinländskt liv och verksamhet samt stödja och främja sverigefinländsk kultur och forsk- ning. är äldsta släktforsknings- förening med cirka 3 000 medlemmar och förfogar över en stor sam- ling av släktutredningar och annat material av intresse för släktforsk- ningen. Det finns även exempel på arkivinstitutioner med särskild inriktning som är en del av större organisation. Hardcore Arkiv som är en del av i . bildades och är en stiftelse som ska samla, vårda och förteckna handlingar från arbetarorganisationer samt underlätta för forskare och allmänhet att ta del av detta mate- rial. Man har lokaler i utanför . En speciell omständighet är att verksamheten kombinerar arkiv- och biblioteksverksamheter, vilket inte riktigt passar in i bidrags- systemen och uppdelningen kan vara svår att förklara för besökare. Principen är dock att t.ex. färdiga texter, böcker, etc. förvaras i biblio- teket, medan t.ex. protokoll och verksamhetsberättelser förvaras i arkivet. Av total cirka 25 tjänster är tre avdelade till . Cirka 80–av arkiven vid är depositioner, varav många är personarkiv. Tillgängligheten regleras genom villkor som arkivbildaren bestämmer. Arkiv från det socialdemokratiska partiet hålls vanligtvis stängda . har en större mängd herrelösa arkiv, där det alltså inte finns någon arkivbildare eller finansiär kvar.54 54Utredningens dialog med . TAM-Arkiv är en ideell medlemsorganisation som riktar sig till fack- liga tjänstemanna- och akademikerorganisationer på riksnivå inom tjänstemannaområdet.55 Organisationer som kan bli medlemmar är tjänstemäns och akademikers riksorganisationer och samverkans- organ. Andra närstående organisationer, t.ex. a-kassor, kan deponera sina arkivbestånd hos föreningen. Verksamheten har sina lokaler i . Man förvarar, vårdar, tillhandahåller och tillgängliggör medlemmarnas arkivmaterial samt ger råd i dokumenthanterings- och bevarandefrågor. Vidare ska föreningen främja kunskapsutveck- ling och kunskapsspridning på sitt område. Det innebär att man genom sitt forskningsråd och på andra sätt samverkar med universi- tet och högskolor samt stödjer forsknings- och publiceringsprojekt. Verksamheten finansieras i hög grad av medlemsavgifter. Medlem- marnas förväntningar gäller inte minst det elektroniska materialet, som det gamla analoga materialet fortsätter att kosta pengar. De totala arkivkostnaderna kommer enligt TAM-Arkiv att öka. Näringslivsarkiv på nationell nivå På näringslivssidan är den nationella och centrala arkivinstitutionen, med lokaler i , i samma fastig- het som även rymmer TAM-Arkiv.56 Man förvarar cirka 20 terabyte digitalt material, arkivbestånd, 18 000 filmer och 5 miljoner fotografier från 7 000 arkivbildare. Företagens depositioner står till förfogande för både forskning och skolor med villkoret att all användning först ska godkännas av deponenten. Verksamheten bygger på en modell som förenar medlemskap i en ideell förening med kommersiella tjänster i ett helägt servicebolag. Den ideella föreningen grundades och har cirka 350 före- tag som medlemmar, som alla betalar medlems- och serviceavgifter. I föreningen finns ett eget forskningssekretariat vars projekt finan- sieras via bidrag från fonder och stiftelser samt med vinstmedel från verksamheten i det egna servicebolaget. Det har till uppgift att utföra 55Utredningens dialog med TAM-Arkiv och underlag från TAM-Arkiv . 56Utredningens dialog med och underlag från . de kommersiella tjänsterna och även svara för hyreskontrakt och större delen av den anställda personalen, som uppgår till cirka 40 personer. 4.5.6Aktuella utmaningar för den enskilda sektorn Finansieringsmodellen för enskilda arkivinstitutioner bygger på två typer av intäkter – avgifter från medlemmar och deponenter samt offentliga bidrag. Modellen är osäker och de ekonomiska förutsätt- ningarna för verksamheterna är därför ett återkommande problem. Om de enskilda arkivinstitutionerna blir utan finansiering riskerar föreningarna att upplösas och det är då oklart vad som händer med arkivbestånden. De kan eventuellt tas tillbaka av arkivbildaren, över- tas av någon annan eller bli hemlösa. Tillgången till arkiven skulle troligtvis försämras. Den enskilda arkivsektorn ser också en utmaning i att fånga sam- tiden. De traditionella organisationerna som är medlemmar hos in- stitutionerna växer inte på samma sätt som . I stället skapas nya rörelser som inte organiserar sig på samma sätt som . Det kan t.ex. handla om mer temporära grupperingar som agerar i sociala medier. Representanter från sektorn menar att det saknas resurser för att kunna bedriva en aktiv bevakning, insamling och uppsökande verksamhet. Digitaliseringen är en utmaning även för den enskilda arkiv- sektorn. Att bevara elektroniska handlingar upplevs som ett problem. Det handlar framför allt om resurser och kompetenser för att ut- veckla e-arkiv. I de regionala dialogerna har flera representanter från sektorn lyft fram behovet av samverkan i syfte att skapa gemen- samma riktlinjer, metoder och lagringslösningar. För företags- och näringslivsarkiven har globaliseringens konsekvenser lyfts fram som ett problem. När företag byter ägare eller flyttar utomlands kan det uppstå oklarheter kring arkivfrågan. Det kan t.ex. handla om att de nya ägarna inte vill betala för att förvara arkivet hos institutionen eller att man inte ser sin samtida dokumentation som framtida arkiv- material. Enligt gällande bestämmelser i 3 § arkivlagen ska myndigheternas arkiv bevaras för att tillgodose vissa ändamål som handlar om arki- vets olika funktioner eller om olika typer av användning. Frågor om hur arkiven kan förstås och användas samt om hur användningen kan underlättas är av central betydelse för hela arkivsektorn. har arkivmyndigheterna och arkivinstitutionerna olika typer av an- vändare till följd av de arkiv som respektive verksamhet hanterar och förvarar. 4.6.1Allmänhet, myndigheter, massmedia och forskare I betänkandet ”Öppenhet och minne – Arkivens roll i samhället” be- skrivs att arkiven har olika typer av användare, som t.ex. allmänhet, myndigheter, massmedia, akademiska forskare och amatörforskare. Den användning som beskrivs omfattar arkiv hos både arkivbildare, arkivmyndigheter och arkivinstitutioner. I betänkandet anges att all- mänheten använder arkiven för att kontrollera och få insyn i myn- digheternas verksamhet medan amatörforskare använder arkiven för t.ex. lokalhistorisk forskning, släktforskning och järnvägsforskning. När det gäller myndigheternas arkiv framkommer att de i första hand används av andra myndigheter. Skälet till detta var enligt ut- redningen att myndigheterna ofta behöver eftersöka uppgifter i varandras arkiv som underlag till den egna verksamheten.57 De användargrupper som beskrivits av den tidigare arkivutred- ningen är fortfarande vanligt förekommande användare. Represen- tanter från den kommunala arkivsektorn har uppskattat att den största användargruppen utgörs av allmänheten, personer som vill få upp- gifter om sig själva som t.ex. skolbetyg. På uppfattar man att de främsta användarna utgörs av myndigheter, akademiska forskare samt släkt- och hembygdsforskare. En del enskilda arkiv- institutioner bedömer att användningen utgörs av den arkivbildande organisationen som förvarar sitt arkiv på institutionen. Det kan också handla om akademiska forskare och studenter. På andra enskilda arkivinstitutioner är i stället släkt- och hembygdsforskare den främsta användargruppen.58 57SOU 1988:11, s. 58–59. 58Svar på utredningens frågor om arkivanvändningen. tillhör släktforskarna största användargrupper, detta även sedan mer och mer av det för släktforskningen relevanta källmaterialet digitaliserats och blivit tillgängligt på nätet. är källmaterialets tillgängligt gratis i den digitala forskarsalen hos . Det finns även olika kommersiella företag som ge- nom abonnemang tillhandahåller samma typ av material. , som är den sammanhållande organisationen för släktforskarrörelsen, har cirka 160 medlemsföreningar, det stora flertalet med lokal eller regional bas. Genom ett samarbetsavtal med har förbundets produkt dödbok knutits till den infrastruktur för samordning av befolkningsdatabaser () som byggs upp med stöd av . Avtalet ger också för- bundet möjlighet att publicera nya databaser med underlag från Riks- arkivet.59 Vid utredningens regionala dialoger har flera arkivinstitutioner be- rättat att de har behövt fokusera mer på den publika verk- samheten.60 En anledning är att arkivinstitutionerna behöver följa de krav som ställs på verksamheterna som får medel genom kultur- samverkansmodellen. En annan anledning är att det kommer färre besökare till läsesalarna när vissa delar av arkiven finns tillgängliga digitalt. Arkivinstitutionerna uppger att de har sett ett behov av att ge den fysiska platsen en annan funktion och verksamheten en annan inriktning. Flertalet arkivinstitutioner arbetar aktivt med att nå nya besökare och arkivanvändare genom att arrangera föreläsningar, stads- vandringar, utställningar och olika medskapande aktiviteter. De främsta målgrupperna är barn- och skolungdomar, studenter, pensionärer och nyanlända. Det utåtriktade arbetet innefattar gemensamma aktiviteter med andra organisationer i närområdet. Samarbetet framhålls ofta som nödvändigt för att nå ut till nya grupper och få större genomslag. Likaså anses den geografiska lokaliseringen vara betydelsefull för att institutionen ska få fler besökare. De delvis nya kraven på ett mer 60Anteckningar från utredningens regionala dialoger i , , och . publikt arbete har inneburit ett större intresse för arbetet med arkiv- pedagogik. Inom det arkivpedagogiska området arbetar arkivarier metodiskt för att möjliggöra lärande om och genom arkiv.61 Arkivens dag är ett arrangemang som syftar till att väcka intresse för arkivens verksamhet i bred bemärkelse. Arrangemanget innebär att olika slags arkivverksamheter som t.ex. arkivinstitutioner, arkiv- myndigheter och museer, erbjuder föreläsningar, visningar och pre- senterar delar av sina arkiv, ofta kring ett visst tema. Efter ett nor- diskt initiativ finns det en internationell Arkivens dag som inträffar varje år.62 Vid utredningens regionala dialoger uttryckte representanter från arkivsektorn en oro över hur de ska möta användarnas förväntningar på tillgänglig och användbar information ur arkiven. Från arkiv - sektorn befarar man att svårtillgängligt material inte kommer att an- vändas. ser man att det finns en funktion att fylla, dvs. att även fortsättningsvis vägleda forskarna till olika slags källor.63 diskuterades hur arkivsektorn kunde få ett tydligare användarperspektiv i verksamheten. Det behövdes en om- ställning från materialfokus till användarfokus. Arkivarierna behöver ha kunskap om användarna, genom t.ex. användarundersökningar, för att kunna tillhandahålla och tillgängliggöra efterfrågat material.64 Olika studier har undersökt vilka källor och tjänster som används vid informationssökning och hur de används i såväl vardags- livet som vid utbildning. Det har t.ex. konstaterats att yngre studen- ter använder olika slags tjänster för informationssökning i stället för att ta del av information som tillhandahålls via t.ex. biblioteken och arkivinstitutionerna.65 61Webbplatsen för Arkivpedagogen . 62Webbplatsen för Arkivens dag . 63Anteckningar från utredningens regionala dialoger i , , och . 64Helen R. Tibbo. Learning to love our users: a challenge to the profession and a model for practice. 65Lynn Silipigni Connaway, och . . I find Google a lot easier than going to the library website. Från enskilda objekt till stora datamängder I forskningspropositionen lyfter regeringen fram betydelsen av att bibliotek, arkiv och museer främjar datadriven forskning genom att ge tillgång till material i digital form.66 Representanter från arkiv- myndigheterna och arkivinstitutionerna har också erfarit att den akademiska forskningen har ett annat slags intresse av att använda och studera arkiven på. De beskriver en utveckling där delar av den akademiska forskningen vill studera stora mängder information i stället för att studera enskilda arkivhandlingar.67 En av de grundläggande förutsättningarna för datadriven forsk- ning är tillgång till stora sammanlänkade datamängder i form av dataset. För att det ska kunna realiseras behöver bl.a. analoga arkiv- bestånd digitaliseras och de elektroniska handlingarna finnas i ett format som efterfrågas av forskningen. På så sätt kan innehållet i olika arkiv, från olika tidsepoker användas och bearbetas på ett helt annat sätt. menar att de digitala arkiven kan bearbetas ut- ifrån både innehåll och metadata. Enligt myndigheten kan det handla om vitt skilda saker, som till exempel att eftersöka enskilda ord och företeelser i stora textmängder, att identifiera olika skrivares hand- stilar, att sammanställa stora mängder uppgifter från en viss tids- period eller över platser och områden, eller att spåra individer som förekommer i flera olika källmaterial.68 har också framhållit arkivens enorma informations- mängder som möjliggörare för bl.a. datadriven innovation och lös- ningar på samhällsproblem. Arkiven kan enligt den utgångspunkten användas för att förstå och påverka samhällsutvecklingen och fram- tiden, inte bara för att förstå det förgångna och samtiden.69 4.7Arkiv, bibliotek och museer Arkivinstitutioner, bibliotek och museer har liknande uppdrag om att ta emot eller samla in, ordna, beskriva, bevara, tillgängliggöra och förmedla information. De tre typerna av institutioner beskrivs ofta minnesinstitutioner som förvaltar viktiga delar av kulturarvet. 66Kunskap i samverkan – för samhällets utmaningar och stärkt konkurrenskraft (prop. 2016/17:50). 67Anteckningar från utredningens regionala dialog i . Den digitala informationsinfrastrukturen. En samlad syn på samhällets informationsförsörjning. lyfte regeringen i olika sammanhang fram ABM-samverkan, dvs. samverkan mellan arkiv, bibliotek och museer. Samarbete kretsade kring samordning, tillgänglighet och förmedling mellan arkiv, bibliotek och museer. har det arbetet delvis ersatts av Digisams verksamhet. Orden arkiv, bibliotek och museum används i åtminstone två bety- delser, för att beteckna såväl beståndet eller samlingen som institu- tionen. Traditionellt förklaras skillnaderna mellan arkiv, bibliotek och museer utifrån det material som samlingen vanligtvis byggs upp av, och hur det används. Utifrån det traditionella perspektivet består arkiven av mer eller mindre unika handlingar, biblioteken av tryckta skrifter och museerna av föremål. Digitaliseringen har dock inne- burit att gränser för arkiv, bibliotek och museer håller på att ändras. Institutionerna står inför liknande utmaningar och möjligheter. En av de främsta skillnaderna har varit den publika verksamheten. Utställningsverksamheten där samlingarna presenteras och proble- matiseras är en central del av museernas uppdrag. Biblioteken an- vänds bl.a. för studier och informationssökning och har också flera utåtriktade verksamheter. Flertalet arkivinstitutioner erbjuder någon slags publik verksamhet. Vissa arkivinstitutioner har en mer begränsad publik verksamhet jämfört med bibliotekens och museernas verk- samhet. Andra arkivinstitutioner har en omfattande publik verksam- het. Regionala arkivinstitutioner fungerar som mötes- platser där släktforskargrupper och lokalhistoriska forskare träffas. Besökarna går på kurser, lyssnar på föredrag, deltar i arkivkaféer och bidrar med egna erfarenheter.70 I finns en statlig arkivmyndighet, , och ett natio- nalbibliotek, Kungl. På museiområdet finns i stället tretton centralmuseer. De tretton museerna har ett gemensamt samverkans- och samarbetsorgan, Centralmuseernas samarbetsråd. I samarbetsrådet ingår cheferna för de statliga myndighetsmuseerna och de stiftelser med museiuppgifter som får anslag från regeringen. huvuduppgifter är bl.a. diskussioner i frågor av strategisk art som berör museisektorn i stort och de centrala museerna specifikt och initiativ till samt samordning eller koordinering av gemensamma in- satser för verksamhetsutveckling.71