sou · H7B358 · 2019-12-18 00:00:00 — 4.7.2Digitaliseringen för verksamheterna närmare varandra I kapitel 3 konstateras att samhällets digitalisering är en av de föränd- ringsfaktorer som har haft störst påverkan på samhället och arkiv- sektorn. Vid utredningens möten och i insänt underlag har represen- tanter från arkivsektorn lyft fram några aspekter där verksamheterna tycks närma sig varandra till följd av digitaliseringen. I betänkande Kulturpolitikens arkitektur av kulturutred- ning föreslogs att och Kungl. skulle slås samman i en myndighet. Skälet för sammanslagningen var att digi- taliseringen upphävde gränsdragningen mellan arkiv och bibliotek. Någon sammanslagning har dock inte genomförts.72 och Kungl. har ett nära samarbete när det gäller informa- tionsdigitalisering. De båda myndigheterna har undertecknat en av- siktsförklaring om ett fördjupat samarbete med digitalisering av de båda myndigheternas bestånd och samlingar. Syftet med samarbetet beskrivs vara att myndigheterna ska undvika uppbyggnad av parallella verksamheter och i stället använda befintliga anläggningar och inve- steringar. Arbetet ligger i linje med Digisams förslag om inrättandet av särskilda digitaliseringsnoder.73 Dokumentation och aktiv insamling Representanter från arkivsektorn har vid möten med utredningen och i insända underlag uttryckt att det traditionella arkivbildarbegreppet håller på att luckras upp.74 Det innebär att arkiv inte nödvändigtvis bildas som det dokumenterade resultatet av en verksamhet. till- kommer information i andra sammanhang än i traditionella organisa- tioner. Dessa verksamheter beskrivs t.ex. som mer löst sammansatta gemenskaper som sällan tar till vara på den information de skapar och hanterar. För att dokumentationen från sådana verksamheter 71Webbplatsen för museer. 72Se prop.2009/10:3, s. 87–88. 73Webbplatsen för , Nyhetsarkiv . 74Se t.ex. anteckningar från utredningens regionala dialog i och underlag från i . ska bevaras behöver, enligt delar av arkivsektorn, arkivinstitutionerna arbeta mer med aktiv insamling dvs. på ett liknande sätt som för- knippas med folklivsarkiven och en del museer. Ett annat slags dokumentations- och insamlingsarbete inleddes avseende flyktingmottagandet. stadsarkiv bedrev dokumentationsprojektet ”Ankomst ” där man inter- vjuade volontärer och flyktingar samt samlad in annan dokumenta- tion.75 Flyktingströmmen till dokumenterades även av Kulturen , museer, och vid i projektet dokumentationen. Bland det insamlade materialet finns intervjuer, filmer, fotografier, deltagande observationer, föremål och skrivna be- rättelser inskickade av både flyktingar och volontärer.76 Verksamheterna regleras i olika författningar: arkivlagen (1990:782), bibliotekslagen (2013:801) och museilagen (2017:563). Arkivlagen är en del av det regelverk som styr hanteringen av myndigheternas all- männa handlingar som t.ex. tryckfrihetsförordningen och offentlig- hets- och sekretesslagen (2009:400) Bibliotekslagen och museilagen ingår inte i något sådant sammanhang. Av 1 § arkivlagen framgår att det i lagen ges bestämmelser om myndig- heternas och vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndigheterna. Vissa av bestämmelserna ska även tillämpas av statliga och kommunala beslutande församlingar. Gällande bestämmelser är således inriktade på myndigheter och andra organ som förvarar allmänna handlingar. Bestämmelserna i bibliotekslagen ska enligt 1 § tillämpas av det allmänna biblioteksväsendet, dvs. all offentligt finansierad biblioteks- verksamhet som utgörs av folkbibliotek, skolbibliotek, regional biblioteksverksamhet, högskolebibliotek, lånecentraler och övrig offentligt finansierad biblioteksverksamhet. Museilagen har en lik- 75Webbplatsen för Arkivveckan,Ankomst – ett dokumentationsprojekt om flykting- mottagandet i , . 76Webbplatsen för Kulturen . nande utformning av tillämpningsbestämmelsen. Av 1 § museilagen framgår att det i lagen finns bestämmelser om det allmänna musei- väsendet som avser statliga museer, regionala museer, kommunala museer och andra museer i vars styrelse eller motsvarande lednings- organ mer än ledamöter är utsedda av stat, kommun eller landsting. Av 2 § museilagen framgår att med museum avses en institution som är öppen för allmänheten och som förvärvar, bevarar, undersöker, förmedlar, ställer ut materiella och immateriella vittnesbörd om män- niskan och människans omvärld. Här avses således museum som institution. Enligt 3 § arkivlagen bildas en myndighets arkiv av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen och som myndig- heten beslutar ska tas om hand för arkivering. I 3 § arkivlagen anges att myndigheternas arkiv är en del av det natio- nella kulturarvet. Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna hand- lingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och forskningens behov. Av 2 § bibliotekslagen framgår att biblioteken i det allmänna biblio- teksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Enligt 4 § museilagen ska ett museum utifrån sitt ämnesområde bidra till samhället och dess utveckling genom att främja kunskap, kulturupp- levelser och fri åsiktsbildning. 4.8Utbildningar, yrken och branschorganisationer Det finns många olika typer av arkiv och arkivverksamheter. En arki- varie i en arkivbildande verksamhet och en arkivarie på en arkiv- institution kan på så sätt ha olika typer av arbetsuppgifter och roller. Gemensamt för arkivarieyrket är kunskap om värdering, beskrivning och redovisning av arkiv. Arkivutbildningarna har ofta ett liknande upplägg och innehåll och har inte i någon större utsträckning anpas- sats efter olika delar av arkivverksamheten. Arkivutbildning ges vid lärosätena , , , , hög- skola och . Två lärosäten erbjuder utbildning på grundnivå, tre på avancerad nivå och ett lärosäte har utbildning på tre nivåer samt forskarutbildning. Arkivutbildningarna i och har en ABM-inriktning där studenterna läser vissa moment gemensamt. Vid utredningens möte med representanter från utbildningarna betonade lärosätena att man gärna utbildar arkivvetare och inte arki- varier. ser delar av utbildningssektorn ett behov av att få ett närmare samarbete med andra ämnesområden, t.ex. förvaltnings- kunskap eller system- och informationsvetenskap för att studen- terna ska få en kompetens som efterfrågas på arbetsmarknaden. Samtliga utbildningar har även ett nära samarbete med arkivinstitu- tionerna och, i vissa fall, de större myndigheterna i närområdet.77 Från utbildningssektorn bedömer man att flera av dem som söker sig till utbildningen har en bakgrund som kulturvetare och behöver en väg ut i arbetslivet. Samtliga lärosäten anser att de har ett bra sök- tryck till utbildningarna och vill inte utöka antalet platser. Studenterna får ofta jobb innan de är klara med sin utbildning. Utbildningssektorn menar att arbetsgivare kan ha dålig kunskap om arkivverksamheten eftersom de ibland anställer personer med otill- räcklig utbildning. Dessa personer kommer sedan att få ett stort an- svar, t.ex. för arkivverksamheten i en hel kommun.78 77Anteckningar från utredningens dialog med representanter från arkivutbildningarna den Arkivarieyrket har precis som många andra yrken förändrats . Yrket beskrivs ha utvecklats från en passiv väktare av informa- tion till en aktiv förmedlare, eller från att passivt ta emot information till att aktivt styra arkivbildningen.79 Teknikutvecklingen och övergången till en digital informations- förvaltning har enligt sektorn i hög grad påverkat arkivarieyrket. En- ligt de synpunkter utredningen tagit del av behöver arkivarierna en annan slags kompetens än vad man gjorde . Arkivsektorn har lyft fram att den egna professionen behöver följa med samhällsutvecklingen och den tekniska utveck- lingen för att vara relevant.80 Det handlar dels om att professionen ska få kunskap om hur digitaliseringen förändrar förutsättningarna för arkivverksamheten i fråga om bl.a. långtidslagring och tillgänglig- görande, dels om att synliggöra den egna kompetensen. Arkivarier i arkivbildande verksamheter Det finns ett par studier och rapporter om hur arkivarieyrket har påverkats av myndigheternas e-förvaltningsarbete. Resultaten från de olika studierna visar att arkivarier i kommuner har haft svårt att ta plats i olika utvecklingsprojekt. Även om arkivarierna exkluderas från utvecklingsprojekt har det blivit arkivariernas uppgift att lösa den långsiktiga bevarandefrågan.81 finns det exempel på situationer där arkivarier på större statliga myndig- heter anser att de har inflytande och att deras kompetens efterfrågas. Arkivarier på statliga myndigheter bedöms också ha fått nya arbets- 79Det finns ingen statistik över antalet arkivarier eller antalet sysselsatta inom arkivområdet. Av Yrkesregister framgår att det 2016 fanns 7 400 anställda bibliote- karier och arkivarier i . Arkiven och 24-timmars myndigheten, Tema Arkiv 2004:2. 81Se t.ex. changing nature of archives – whose responsibility? Kallberg The emperor’s new clothes. Recordkeeping in a new context. uppgifter, t.ex. processkartläggningsarbeten, och en ny roll i och med införandet av nya arkivredovisningsprinciper.82 I arkivbildande verksamheter har det uppmärksammats att det uppstått en ny slags gräns mellan arkivarier och andra yrkesgrupper och funktioner. En del personer som utredningen har talat med har beskrivit en situation där arkivariens kompetens förbises och att arbetsuppgifterna övertas av andra yrkesgrupper och funktioner. I vissa fall betraktas arkivverksamheten som något ”vid sidan om” eller som en passiv mottagarfunktion. När uppgifterna hanteras av en annan funktion tenderar de enligt sektorn att värderas högre. En- ligt representanter från arkivsektorn är ledningens förståelse för arkiv- verksamheten avgörande för att arkivfrågorna ska uppmärksammas och för att arkivarien ska kunna medverka i olika informations- hanteringsprojekt. Sektorn menar att arkivarierna kan bidra med ett långtids- och demokratiperspektiv där de andra yrkesgrupperna talar om nytta och effektivisering.83 Arkivarieyrket kan te sig olika på olika arkivinstitutioner. Det kan bl.a. handla om rådgivning, stöd och utbildningsinsatser till arkiv- bildande organisationer. Det kan också handla om utåtriktat arbetet med att tillhandahålla, tillgängliggöra och främja användningen av arkiven. På arkivinstitutionerna har man uppmärksammat att arkivarierna behöver ha kunskap som är anpassad till den nya typen av handlingar och hur de ska tas emot, bevaras och tillgängliggöras. på- talas behovet av arkivariernas kunnande om arkiven för att kunna vägleda olika användare.84 Delar av arkivsektorn har lyft fram att dagens arkivarier måste arbeta på ett annat sätt på arkivinstitutionerna. Man talar om en demo- kratisering av arkiven med en ökad delaktighet. Arkivarien beskrivs i termer som , coach och guide ute i samhället. Uppmärksammad eller bortglömd. En undersökning av myndig- hetsarkivariers deltagande inom e-förvaltningen, och . Yrkesroll i förändring?. 83Se t.ex. anteckningar från utredningens regionala dialoger i och . 84Anteckningar från utredningens regionala dialog i . slås i dessa sammanhang uppmuntra arkiverandet som en gemensam process som delas av många.85 Det förekommer en mängd olika yrkestitlar på arkivområdet. Vid sidan av arkivarie används även titlar som t.ex., arkivhandläggare, e-arkivarie, it-arkivarie, huvudarkivarie och informations- eller doku- mentstrateg. Inom arkivsektorn väcks emellanåt frågan om behovet av en certifiering av arkivarieyrket eller en yrkeslegitimation för att avgränsa arkivarieyrket gentemot andra yrken. Ett yrkescertifikat skulle enligt vissa kunna definiera professio- nens gränser och särskilda kompetenser vilket skulle kunna leda till större förståelse och respekt för yrket från omvärldens sida samt öka professionens egen självförståelse och respekt.86 Från utbildningssektorn har man dock varit tveksam till en legi- timering. Arkivområdet anses vara för komplext även om det finns vissa gemensamma grundkomponenter. En legitimering skulle kräva en specialisering av yrket. Det är också oklart hur ett sådant system skulle kunna upprätthållas.87 Önskemål om en breddad kompetens Utredningen har vid möten med olika statliga myndigheter fått höra att myndigheterna anser att det är svårt att rekrytera arkivarier med rätt kompetens, t.ex. kunskap om regelverk och erfarenhet av att arbeta med e-arkiv. Vissa anser att arkivutbildningarna är anpassade till ett framtida arbete på en arkivinstitution och har för stort fokus på arkivteori. Delar av arkivsektorn menar att arkivutbildningarna behöver anpassades till den verklighet som möter studenterna när de kommer ut i arbetslivet, bl.a. eftersom de flesta arbetstillfällena be- döms finnas inom förvaltningen och inte på arkivinstitutionerna.88 Arkivet som samhällsaktör för demokrati, social rättvisa och andra nyttor, #arkividag: relevans, medvirkning og dialog. Arkiv, samhälle och forskning, 2010:1. 87Anteckningar från utredningens möte med arkivutbildningarna . 88Anteckningar från utredningens möte med statliga myndigheter och anteckningar från utredningens möte med den En liknande uppfattning återges i kapitel 14. Flertalet av de arkiv- myndigheter och arkivinstitutioner som svarat på utredningens rap- port ”Ekonomiska konsekvenser av övergången för digital informa- tionsförvaltning inom ” lyfter fram behovet av en breddad och annan slags kompetens hos arkivarierna. Av rapportsvaren går också att utläsa att det efterfrågas en fortbildningsinsats för redan yrkesverksamma arkivarier. Arkivsektorn omfattar även ett antal branschorganisationer för arki- varier och institutioner på arkivområdet. Föreningarna speglar arkiv- sektorns tidigare uppdelning i offentligt och enskilt och olika typer av enskilda arkiv. Organisationerna bevakar medlemmarnas gemen- samma frågor och tar själva inte emot och förvarar arkiv. Det handlar ofta om relativt små och resurssvaga organisationer. Näringslivets Arkivråd (NLA) bildades och verkar för att främja en rationell dokumenthantering och arkivering inom företag och organisationer. NLA ger ut olika slags publikationer till stöd för personer som arbetar med arkivfrågor i företag.89 () bildades genom en sammanslagning av Förening och . Förbundet representerar institutioner och organisa- tioner på nationell, regional och lokal nivå som bevarar och förmed- lar arkiv rörande civilsamhälle och näringsliv utanför den offentliga förvaltningen.90 Föreningen arkivverksamma i landsting och kommun () vänder sig till personer som arbetar med dokumenthanterings- och arkivfrågor i kommuner eller regioner.91 () bildades efter en sammanslagning av föreningarna Svenska arkivsamfun- det och (). riktar sig till alla personer som arbetar med att hantera, bevara och tillgängliggöra information , oav- sett samhällssektor.92 89Webbplatsen för Näringslivets Arkivråd . 91Webbplatsen för Föreningen arkivverksamma i landsting och kommun . Föreningarna driver liknande frågor inom respektive område, som exempelvis informationsspridning, nätverksskapande och erfarenhets- utbyten. arbetar föreningarna tillsammans med Riks- arkivet i sammanslutningen Svenska arkiv i samverkan för synlighet (). Syftet är att samordna gemensamma frågor, sprida informa- tion och arrangera mötesplatser för hela sektorn. Inom arbetar man t.ex. med tidskriften och den återkommande konferensen Ökad öppenhet som bidrar till en demokratisk samhällsutveckling är det mest vedertagna argumentet för att genomföra en massdigita- lisering av kulturarvet. När regeringen presenterade en ny inriktning på kulturarvspolitiken94 2016 formulerades tre mål som skulle ligga till grund för institutionernas kulturarvsarbete. Regeringen ville att det offentliga kulturarvsarbetet skulle utvecklas så att det gemen- samma kulturarvet blir en angelägenhet för alla, det offentliga samtalet vidgas och fördjupas, och medskapande och engagemang främjas.95 En gemensam bild är att massdigitalisering av kulturarvsmaterial i stor skala är viktigt för både forskning och samhällsutveckling. För att människor ska kunna delta digitalt behöver det också finnas in- formation att hämta, upplevelser att pröva och kommunikation att interagera med. Det är bl.a. genom fri tillgång till offentliga uppgifter i form av s.k. öppna data, dvs. information som är tillgänglig utan inskränk- ningar i form av avgifter och med få eller inga tekniska eller rättsliga begränsningar för hur den får användas som ökad öppenhet åstad- koms.96 Den grundläggande tanken är att den offentliga informationens värde uppstår först när den görs allmänt tillgänglig och används. Från ett medborgarperspektiv kan öppna data sägas främja insyn, transparens och delaktighet i samhället. Öppna data lyfts också fram som en betydande resurs för forskning, förvaltning och företagande genom möjligheten att via olika datakällor skapa nya tjänster och innovationer. 2016/17:116. 95Se kapitel 5 för en beskrivning av kulturarvsbegreppet. 4.9.1Informationsdigitalisering av analoga handlingar Den process där informationen förs över från analogt till digitalt format – informationsdigitalisering – är den form av digitalisering som ofta behandlas inom kulturarvssektorn. Digitalisering sker bl.a. för att kunna bevara information vars bärare inte längre finns till- gängliga och för att kunna användas i nya strukturer för informa- tionssökning. Regeringen fastslår kulturarvsproposition att information som digitaliserats med statlig finansiering ska vara enkelt tillgänglig för användarna och att tillgängligheten inte ska hindras genom avgifter. Informationen ska, inom ramen för vad som gäller enligt bl.a. upphovsrättslagstiftningen, kunna vidareutnyttjas och olika intressenter ska kunna bidra till den samlade informationen. Allmänhet, forskning och användare inom övriga samhällssektorer ska kunna dra nytta av informationen. har majoriteten av arkivens analoga handlingar inte digitaliserats och finns inte tillgängliga digitalt. Det beror bl.a. på att arkiven till största delen utgörs av analoga handlingar. Traditionellt har digitalisering inom arkivsektorn inneburit att man skapat en digi- tal (skannad) bild av en förlaga. innefattar digitaliseringen även indexering och texttolkning för att informationen i de olika bilderna ska bli sökbar. Den analoga originalhandlingen bevaras efter skanning. För arkivinstitutionerna kan informationsdigitaliseringen därmed innebära att samma information bevaras i både analog och digital form. Digitala arkivbestånd skapas både genom inflöden av digitalt skapad information och genom att analogt material digitaliseras. Så- väl analog som digital information behöver hanteras och förvaltas för att kunna bevaras. Från ett användarperspektiv finns det risk att de analoga arkiven inte kommer att användas i samma utsträckning som de digitala vilket får konsekvenser för den allsidiga historieskrivningen. Arkivmyndig- heterna kan komma att få problem med att ta emot äldre digitala hand- lingar som inte går att läsa på ett enkelt sätt. Elektroniska handlingar måste också underhållas kontinuerligt för att inte information ska gå förlorad. Enligt företrädare för arkivsektorn talar det sammantaget för att informationsdigitaliseringen kommer att bli mycket resurs- krävande. Vid de dialoger som utredningen genomfört har många vittnat om de ökade kraven från användarna på att arkivhandlingarna måste vara tillgängliga digitalt. Material ska inte bara finnas i analog eller digital form, det ska också vara sökbart för alla att använda. Digita- lisering och teknikutveckling är också förutsättningar för att kunna bedriva en tillgänglig och effektiv arkivverksamhet. Det har påtalats att det inte är fysiskt eller resurs- mässigt möjligt att digitalisera allt analogt material, som man också framhåller att det är tydligt att den information som inte är sökbar digitalt används mindre. Digitaliseringen anses emellertid inte innebära att behovet av kompetent arkivpersonal minskar. En bedömning är att arbetet med att förse handlingar med rele- vant metadata, dvs. information om handlingen, måste prioriteras. Med metadata blir uppföljning, sökning och sortering enklare och effektivare. kommer sannolikt ny teknik i form av AI att få stor betydelse för att effektivisera den här typen av informations- hantering. Forskare inom alla discipliner använder digitala data i sina undersökningar, vilket betyder att det är en av forskningens förut- sättning att ha tillgång till digitala arkiv. Det är en utmaning att bibehålla forskningens intresse för mate- rial som inte har digitaliserats och det riskerar att bli en obalans i kunskapsuppbyggnaden och den kritiska analysen om man låter ur- valet av källor styras av vilket material som är digitaliserat. Den stora utmaningen som arkivsektorn står inför handlar om att skapa långsiktiga resurser och strukturer för storskalig informations- digitalisering och digitalt bevarande. Centraliserade lösningar för både teknik, kompetens och lagring efterfrågas från arkivsektorn. av olika aspekter av massdigitalisering När man utför informationsdigitalisering i stor skala med stora in- formationsmängder pratar man i stället om massdigitalisering. Kost- naden för att genomföra en sådan i stor skala är hög. Det behövs per- sonal med rätt kompetens och innebär ofta ett tidskrävande arbete som fordrar kvalitetsgranskning och förståelse för informationens inne- håll. Informationsdigitalisering leder kortsiktigt till ökade kostnader för själva digitaliseringen och på till ökade kostnader för lagring och migrering av det digitaliserade materialet. kvar- står i regel också kostnaderna för förvaringen av det analoga mate- rialet . När det gäller massdigitalisering finns det framför allt tre olika former beroende på syfte: –Digitalisering som bevarandeåtgärd för att förhindra att analogt material förstörs. –Digitalisering som effektiviseringsåtgärd för att möjliggöra gall- ring av pappershandlingar. –Digitalisering för ökat tillgängliggörande och användning av arkiv- bestånden. Bland de organisationer som inkommit till med synpunkter om de ekonomiska konsekvenserna av den offentliga för- valtningens digitalisering, så går meningarna isär om fördelarna med massdigitalisering. En av de mer framträdande och gemensamma synpunkterna är att ekonomiska resurser saknas. Flera av de arkiv- myndigheterna i de kommuner och regioner som yttrat sig ifråga- sätter nyttan med massdigitalisering av de äldre bestånden. 4.9.3Samverkande myndigheter på kulturarvsområdet har i uppdrag att samordna kulturarvsinstitu- tionerna, dvs. Genom Digisam samordnar man också de kulturarvsmyndigheter som är medlemmar i , inklusive Kungl. Enligt myndighetens in- struktion ska ansvara för frågor om kultur- arvet. Ansvaret omfattar i första hand kulturlandskap, kulturmiljöer, kulturföremål och museer. ska också samordna och stödja arbetet med digitalisering, digitalt bevarande och digital förmedling inom kulturarvsområdet.97 Var och en av de tre centrala myndigheterna, Kungl. , och har tagit på sig ett informellt sektorsansvar för relaterade verksamheter. De har också uttalat en vilja att ansvara för utvecklingen av nationella digitaliseringsnoder inom sitt respektive ansvarsområde. fick 2016 ett numera avslutat regeringsuppdrag att förbereda sin digitaliseringsverksamhet i , tisering (DIT), till en gemensam resurs för storskalig digitalisering 97Förordning (2014:1585) med instruktion för . har inte kommit lika långt med att utveckla en digitaliseringsnod för museiföremål och har inte heller något sådant formellt uppdrag. instruktion fastställer bl.a. att myndigheten ska tillhandahålla informationssystem och verka för utveckling och sam- ordning av digitala tjänster inom det allmänna biblioteksväsendet. samverkar också med andra myndigheter.