sou · H7B359d4 · 2019-12-12 00:00:00 — Myndighetens operativa verksamhet är geografiskt indelad i sex regioner. har organiserat den operativa verksamheten att hantera ansökningar om uppehållstillstånd i tre huvudprocesser. Dessa är asyl, service och tillstånd. Huvudkontoret består av en verksledning, en myndighetsstab samt åtta avdelningar som ger stöd till den operativa verksamheten. Exempel på stödjande avdelningar är digitaliserings- och utvecklingsavdelningen, rättsavdelningen, samt planeringsavdelningen.192 I arbetsordning finns inget uttalat ansvar för arbetet med att säkerställa korrekta utbetalningar och motverka bidragsbrott. Enligt arbetsordning innebär chefernas verksamhetsansvar att leda, planera, genomföra, följa upp och utveckla den verksamhet som ansvaret avser. Det innebär att verksamheten ska bedrivas enligt gällande rätt, enligt interna styrande dokument och rekommendationer, enligt verksamhetsplan, genomförandeplan och särskilda beslut samt på ett effektivt sätt som medför att beslutade mål och rättslig kvalitet uppnås. Varje chef inom myndigheten har också ansvar för att den interna styrningen och kontrollen är betryggande inom sitt eget ansvarsområde. Den nya arbetsordningen som beslutades har tydliggjort de verksamhetsnära chefernas ansvar för den rättsliga kvaliteten. Detta innebär att cheferna har ansvar för kvaliteten på de beslut som fattas och för att föra ut information om den rättsliga kvaliteten.194 Ansvaret för processen intern styrning och kontroll ligger under chefen för planeringsavdelningen. Avdelningen ger stöd till generaldirektören gällande säkerställandet av att det finns en intern styrning och kontroll som fungerar betryggande inom myndigheten.195 Planeringsavdelningen samordnar arbete 192Migrationsverket (2018): Vår organisation. 193Migrationsverket (2018): Arbetsordning för 2018, s. 13. 194Migrationsverket (2018): Intervju. 195Migrationsverket (2018): Arbetsordning för 2018, s. med intern styrning och kontroll.196 Enligt arbetsordning har chefen för planeringsavdelningen också ansvar för betalningsverksamhet och dess säkerhet. Chefen för digitaliserings- och utvecklingsavdelningen har bland annat ansvar för att etablera, förvalta och utveckla huvudprocesser, informationsutbytet med andra myndigheter och ansvaret för att fatta beslut om stödmaterial i ärendehandläggningen, exempelvis handböcker.197 har infört ett process- och produktionsråd. Rådet består av representanter från regionernas operativa verksamhet, huvudkontorsfunktioner och digitaliserings- och utvecklingsavdelningen. Syftet med rådet är att förankra utvecklingsåtgärder och skapa enighet mellan utvecklare och utförare. En annan av rådets uppgifter är att öka enhetligheten i verksamheten så att alla regioner arbetar på samma sätt.198 Tolkningsfrågor som gäller regelverk hanteras i olika processnätverk. för mottagning tar exempelvis hand om frågor som rör dagersättning. I processnätverket finns representanter från regionerna och rättsavdelningen och leds av digitaliserings- och utvecklingsavdelningen.199 8.3Migrationsverkets arbetssätt för att motverka felaktiga utbetalningar I detta avsnitt beskrivs olika arbetssätt för att motverka felaktiga utbetalningar och bidragsbrott. I arbete med intern styrning och kontroll fokuserar myndigheten på riskhantering. gör riskanalyser på tre olika nivåer och följer upp kvalitet på olika sätt i myndigheten. I avsnittet beskrivs också hur myndigheten arbetar med kontroller i handläggningen. Slutligen har olika stöd i handläggningen för att undvika att beslut blir fel. 196Migrationsverket (2018): Intervju. 197Migrationsverket (2018): Arbetsordning för 2018, s. 198Migrationsverket (2018): Verkets nya PoP-råd ska skapa enighet mellan regioner och DUA. 199Migrationsverket (2018): Intervju. 8.3.1Migrationsverkets arbete med intern styrning och kontroll fokuserar på riskhantering har tagit fram en guide för hur den interna styrningen och kontrollen ska säkerställas. Enligt guiden är syftet med förordningen att visa regeringen att myndigheten har ”ordning och reda” och därmed kan genomföra de uppdrag myndigheten har på ”bästa möjliga sätt”. Myndigheten anser att förordningen om intern styrning och kontroll bidrar till att göra arbetet med verksamhetsansvaret tydligare och mer transparent.200 Arbetet med intern styrning och kontroll omfattar hela verksamhetsansvaret, dvs. mål och uppdrag samt kraven i myndighetsförordningen om effektivitet, produktivitet, rättsenlighet och spårbarhet i verksamheten.201 Centralt i arbetet med intern styrning och kontroll är enligt att identifiera, åtgärda och följa upp risker för verksamheten som kan påverka myndighetens möjlighet att nå uppsatta mål. Den centralt styrda processen för arbete med intern styrning och kontroll bygger på riskhantering på tre nivåer inom myndigheten.202 8.3.2Migrationsverket gör riskanalyser på tre olika nivåer Enligt guide för intern styrning och kontroll ska riskhanteringen integreras med myndighetens övriga planering, styrning och uppföljning. påpekar att trots att riskhanteringen utgår från respektive chefs verksamhetsansvar så är risker ofta gränsöverskridande och tar inte hänsyn till organisationsstrukturer. Därför menar myndigheten att det är viktigt med samarbete och dialog mellan avdelningar och regioner.203 Riskhantering sker enligt inom myndighetens processer och fungerar som ett stöd vid verksamhetens genomförande. Eventuella risker avseende otillbörlig påverkan, bedrägeri eller annan oegentlighet är enligt viktiga 200Migrationsverket (2017): guide för intern styrning och kontroll, s. 3 ff. 201Migrationsverket (2017): Chefen för ekonomiavdelningens instruktion om intern styrning och kontroll, s. 1. 202Migrationsverket (2017): guide för intern styrning och kontroll, s. 203Migrationsverket (2017): guide för intern styrning och kontroll, s. Andra exempel på verksamheter som bör ingå i riskhanteringen är it-säkerhet och bidragshantering. definition på en risk är möjliga konsekvenser av en händelse eller omständighet som påverkar myndighetens förmåga att fullgöra verksamhetsansvaret negativt. Riskhantering innefattar både riskanalys och uppföljning.204 Det finns tre centralt styrda processer i riskhanteringen som utgår från de tre chefsrollerna enhetschef, regionchef/nationell avdelningschef samt avdelningschef. Enhetschefernas riskhantering avseende intern styrning och kontroll bedrivs inom ramen för den riskanalys som görs för verksamheten en gång per år.205 I riskanalysen ska varje enskild enhetschef svara på ett antal frågor.206 Det finns inte några specifika frågor om felaktiga utbetalningar. Däremot finns frågor om myndighetens arbete med intern styrning och kontroll och beslut i handläggningen. I riskhanteringen värderas riskerna och för de risker som har ett högt värde ska enhetscheferna ta fram en handlingsplan med åtgärder.207 Den verksamhetsriskanalys som görs på enhetsnivå är fristående från avdelningens riskanalys. Risker hanteras fullt ut på enhetsnivå vilket innebär att åtgärder för att minska risker eller hantera brister görs på enhetsnivå. Riskanalyser görs också på region- och avdelningsnivå och även där förväntas risker hanteras fullt ut så långt möjligt. Det finns ingen central sammanställning. Däremot är det alltid möjligt att lyfta risker till generaldirektörsnivå, men då ska de vara av en dignitet som gör att de inte kan hanteras av en avdelning eller region enskilt. Det ligger på avdelnings- eller regionchefen att lyfta sådana risker. Generaldirektören gör därutöver en egen riskanalys av strategiska risker, alltså sådana risker som endast ledningen kan besluta åtgärder för.208 Regionchefer/nationella avdelningschefer ska upprätta en riskrapport som följs upp tertialvis. De centrala riskerna för myndigheten som främst hanteras av avdelningscheferna återfinns i 204Migrationsverket (2017): guide för intern styrning och kontroll, s. 7. 205Migrationsverket (2017): Chefen för ekonomiavdelningens instruktion om intern styrning och kontroll, s. 2. 206Migrationsverket (2018): FUT-frågor som ingår i verksamhetsriskanalysen till varje enhetschef en gång . 207Migrationsverket (2018): Intervju. 208Migrationsverket (2019): Information från faktagranskning. verksamhetsplanen och följs också upp tertialvis.209 Avdelningschefer, regionchefer och nationella avdelningschefer rapporterar sin riskhantering till planeringsavdelningen.210 har generaldirektören fattat ett beslut om att planeringsavdelningen ska genomföra en riskanalys av myndighetens betalningsverksamhet. Dessutom ska planeringsavdelningen ta fram riktlinjer för hur kontinuerliga riskanalyser ska genomföras och lämpliga kontrollåtgärder införas. planeringsavdelningen kommer också att få ansvar för att rutiner efterlevs och åtgärder utförs samt att rutiner och kontrollåtgärder uppdateras.211 Planeringsavdelningen har tagit fram en handlingsplan för genomförande av riskanalys avseende betalningsverksamheten samt införande av kontrollåtgärder. När det gäller ansvaret för att rutiner efterlevs och kontrollåtgärder utförs ligger ansvaret på de verksamhetsdelar som handlägger besluten samt på rättsavdelningen i den del det handlar om rättslig kvalitet. De riskanalyser som ska tas fram kommer också att omfatta utbetalningar till asylsökande.212 8.3.3Migrationsverket följer upp kvalitet på olika sätt följer upp kvaliteten på tre olika sätt. Uppföljning av kvaliteten görs på enheterna genom enheternas dagliga lärande. Den operativa verksamheten är ansvarig för dessa uppföljningar.213 Rättsavdelningen gör mindre kvalitetsuppföljningar av delprocesser och tematiska kvalitetsuppföljningar.214 Enligt är det framför allt den tematiska kvalitetsuppföljningen som används för uppföljning av kvalitet avseende utbetalningar av dagersättning. Den tematiska analysen är en fördjupad rättslig analys av ett eller flera teman. Metoden för att göra en tematisk kvalitetsuppföljning finns beskriven i ett handledningsdokument. I metoden ingår att 209Migrationsverket (2017): Chefen för ekonomiavdelningens instruktion om intern styrning och kontroll, s. 2 och (2018): Anvisningar för uppföljning av verksamhetsplan och centrala risker – tertial 2 2018. 210Migrationsverket (2017): Chefen för ekonomiavdelningens instruktion om intern styrning och kontroll, s. 2. 211Migrationsverket (2018): Generaldirektörens uppdrag om genomförande av riskanalys av betalningsverksamheten och införande av kontrollåtgärder. 212Migrationsverket (2018): Avrapportering av GDU-17/2018: Handlingsplan för genomförande av riskanalys av betalningsverksamheten och införande av kontrollåtgärder, s. 1. 213Migrationsverket (2017): Rättschefens administrativa beslut angående metodbeskrivning och stödmaterial för tematisk kvalitetsuppföljning, s. 214Migrationsverket (2019): Rättschefens uppdrag om kvalitetsuppföljningar 2019. göra behovsinventering och identifiera områden för den tematiska kvalitetsuppföljningen. Rättschefen fattar , efter en intern beredning, beslut om vilka tematiska kvalitetsuppföljningar som ska göras. I metodbeskrivningen anges också hur uppföljningarna ska genomföras, dokumenteras och hur resultaten ska hanteras. Om felaktiga beslut upptäcks inom ramen för den tematiska kvalitetsuppföljningen ska ärendet lyftas till den ansvariga för uppföljningen och om beslutet är ett avslagsbeslut ska ärendet lämnas för omprövning. Ett exempel på en tematisk kvalitetsuppföljning kan vara en granskning av beslut om särskilt bidrag för barn utan vårdnadshavare.215 ska till exempel uppföljningar göras av ersättning lagen om mottagande för asylsökande.216 Enligt kan kvalitetsuppföljningarna dessutom vara ett underlag för rapporteringen i årsredovisningen. Men det finns inget som reglerar detta.217 8.3.4Begränsade möjligheter att kontrollera uppgifter när det gäller rätten till dagersättning för asylsökande I handläggningen av dagersättning till asylsökande är hänvisat till de uppgifter som de sökande lämnar vad gäller exempelvis eventuella tillgångar. Myndigheten har inte någon möjlighet kontrollera om den sökande får pension eller har tillgångar i andra länder.218 De största riskerna för att det uppstår en felaktig utbetalning inom dagersättningen beror enligt på att utbetalningarna sker i förskott och att det är svårt att fånga upp förändringar som kan påverka förutsättningarna för utbetalningarna. Även här måste myndigheten förlita sig på att den enskilde förstår att förändringen påverkar storleken på ersättningen och anmäler förändringen till myndigheten.219 Eftersom en asylsökande saknar personnummer och inte kan hantera kontanter görs utbetalningen av 215Migrationsverket (2017): Rättschefens administrativa beslut angående metodbeskrivning och stödmaterial för tematisk kvalitetsuppföljning, s. 216Migrationsverket (2019): Uppföljning redovisning RK. 217Migrationsverket (2018): Intervju. 218Migrationsverket (2018): Intervju. 219Migrationsverket (2018): Intervju. dagersättningen genom en upphandlad tjänst till ett konto i ICA- banken som är kopplad till ett kort till den enskilde asylsökanden. faktureras från ICA-banken i efterskott. De utbetalningskontroller som gör är att myndigheten stämmer av fakturorna från ICA-banken med filer från verksamhetssystemet . Myndigheten har också infört en maxgräns för hur stora utbetalningar som kan göras. På så vis kan undvika stora felaktiga utbetalningar som sker av misstag på grund av att myndigheten exempelvis skriver fel årtal eller sätter utbetalningen på istället för engångsutbetalning.220 8.3.5Migrationsverkets insatser för att undvika fel i handläggningen har som stöd i handläggningen tagit fram dokument i form av exempelvis handböcker. Syftet med dessa är att sammanställa och tillgängliggöra rättskällor och myndighetens regelbestånd för att göra det enklare för handläggarna. handböcker utgör sammanställningar av till exempel lagar, förordningar, föreskrifter, allmänna råd, förarbeten och praxis som syftar till att underlätta tillämpningen av rättsregler och andra frågor.221 Stöden i handläggningen ska ge handläggarna grundläggande förutsättningar i ärendehanteringen. Enligt är stöden i handläggningen utformade så att handläggarna uppmuntras till att göra egna bedömningar i de enskilda ärendena eftersom ärenden skiftar i sin karaktär. I budgetunderlaget för –2022 anger att en processbeskrivning för statliga ersättningar där dagersättning ingår, har tagits fram. Syftet med processbeskrivningen är att kunna digitalisera och automatisera ersättningsprocesserna för att få en effektivare handläggningsprocess. Processen för statliga ersättningar ska enligt myndigheten standardiseras, digitaliseras och automatiseras. På så sätt skapas effektivare handläggningsprocesser, med tidsbesparing, ökad flexibilitet och rättssäkerhet som nytta. Förväntad nytta är ett förbättrat arbetssätt för handläggning och 220Migrationsverket (2018): Intervju. 221Migrationsverket (2018): Arbetsordning för 2018, s. 7. Myndigheten förväntar sig att hanteringen av ersättningarna kommer att få en ökad rättslig kvalitet i handläggningen och större andel korrekt utbetalda ersättningar.222 har också processnätverk som arbetar med att fånga upp olika frågor från handläggningen. Processnätverken hanterar problemlösning av praktiska problem. Processnätverken har en representant per region och leds av en processledare. Enskilda handläggare kan ta upp frågor med processnätverket eller sin närmaste chef. Tolkningsfrågor som gäller regelverk hanteras också i processnätverken. När nätverken kommer fram till en viss tolkning kommuniceras den ut till verksamheten till exempel genom uppdatering av handböcker.223 ”mottagning” hanterar frågor som rör dagersättning. Ändringar i praxis, rutiner och stödmaterial publiceras i vissa fall som beslut på internwebb och i andra fall direkt i stöddokument såsom handböcker och stödtexter i ärendehandläggningssystemen. skrivs nyheter om ändringar på internwebben och informationen sprids via processnätverk och deras kontaktpersoner per e-post. Vid större ändringar, som exempelvis lagändringar, tas hjälp av kommunikationsenheten för att hitta bästa sätt att sprida informationen, internt och externt.224 har ett uppföljningssystem för att registrera felaktiga utbetalningar när det gäller ersättning till asylsökande. Denna inrapportering ligger till grund för myndighetens redovisning i årsredovisningen.225 8.4Sammanfattande beskrivning av arbete med att motverka felaktiga utbetalningar ska motverka missbruk av regler, säkerställa att felaktiga utbetalningar inte görs samt motverka bidragsbrott. Myndigheten ska även samverka med andra myndigheter så att förutsättningar skapas för ett effektivt 222Migrationsverket (2018): Budgetunderlag 2019–2022, s. 12. 223Migrationsverket (2018): Intervju. 224Migrationsverket (2019): Information från faktagranskning. 225Migrationsverket (2018): Intervju. genomförande av de verksamheter som följer av de uppgifter som har. har utifrån uppgiften i instruktionen ett övergripande mål om att myndigheten ska motverka missbruk av regler, säkerställa att felaktiga utbetalningar inte görs samt motverka bidragsbrott. har inget uttalat ansvar för arbetet med att säkerställa korrekta utbetalningar och motverka bidragsbrott. Cheferna har ett verksamhetsansvar som innebär att chefen ska leda, planera, genomföra, följa upp och utveckla den verksamhet som ansvaret avser. Det innebär att verksamheten ska bedrivas enligt gällande rätt och enligt de interna styrande dokument och planer samt på ett effektivt sätt som medför att beslutade mål och rättslig kvalitet uppnås. Cheferna har också ansvar för att den interna styrningen och kontrollen är betryggande. Planeringsavdelningen samordnar arbete med intern styrning och kontroll och ansvar för betalningsverksamhet och dess säkerhet. har tagit fram en guide för hur den interna styrningen och kontrollen ska säkerställas. Myndigheten beskriver att arbetet med intern styrning och kontroll omfattar mål och uppdrag samt kraven i myndighetsförordningen om effektivitet, produktivitet, rättsenlighet och spårbarhet i verksamheten. Centralt i arbetet med intern styrning och kontroll är enligt att identifiera, åtgärda och följa upp risker för verksamheten. Den centralt styrda processen för arbete med intern styrning och kontroll bygger på riskhantering på tre nivåer inom myndigheten: enhetschef, regionchef/nationell avdelningschef samt avdelningschef. Planeringsavdelningen har fått i uppdrag att göra en riskanalys av myndighetens betalningsverksamhet. Dessutom ska planeringsavdelningen ta fram riktlinjer för hur kontinuerliga riskanalyser av myndighetens betalningsverksamhet ska genomföras och lämpliga kontrollåtgärder införas. följer upp kvaliteten på tre olika sätt. Uppföljning av kvaliteten görs på enheterna genom enheternas dagliga lärande. Den operativa verksamheten är ansvarig för dessa uppföljningar. Rättsavdelningen gör mindre kvalitetsuppföljningar av delprocesser och tematiska kvalitetsuppföljningar. Den tematiska analysen är en fördjupad rättslig analys av ett eller flera teman. är framför allt den tematiska kvalitetsuppföljningen som används för uppföljning av kvalitet avseende utbetalningar av dagersättning. Att vara en utbetalande myndighet till enskilda utgör endast en liten del av verksamhet och gäller endast ersättning till asylsökande. är till stor del hänvisade uppgifter som de sökande lämnar när det gäller dagersättning till asylsökande. De största riskerna för att det uppstår en felaktig utbetalning inom dagersättningen beror på att utbetalningarna sker i förskott och att det är svårt att fånga upp förändringar som kan påverka förutsättningarna för utbetalningarna. har som stöd i handläggningen bland annat tagit fram dokument i form av exempelvis handböcker, processbeskrivningar, utformat processnätverk som arbetar med att fånga upp olika frågor från handläggningen och intern kommunikation vid exempelvis regeländringar. Myndigheten arbetar också för att förbättra systemstödet i handläggningen. Myndigheten har också ett uppföljningssystem för att registrera felaktiga utbetalningar när det gäller ersättning till asylsökande. har cirka 1 200 anställda och verksamhet på åtta olika orter runt om i landet.226 uppgick utbetalningarna av pensioner och pensionsrelaterade förmåner till . En stor del av myndighetens beslut sker genom automatiserad handläggning. Men myndigheten handlägger även förmåner med hög grad av hantering.227 har en styrelse och generaldirektören är myndighetschef. Styrelsen ansvarar för övergripande strategiska och långsiktiga frågor. Styrelsen kontrollerar även att generaldirektören sköter den löpande förvaltningen på bästa sätt.228 har också en internrevision. Internrevisionen ska granska och lämna förslag till förbättringar av myndighetens processer för riskhantering, styrning, kontroll och ledning.229 har tillsammans med ett allmänt ombud som ska överklaga ärenden som bedöms ha stor betydelse för både enskilda försäkrade och det allmänna.230 Det finns också en tillsynsmyndighet, Inspektionen för socialförsäkringen (ISF). ISF har till uppgift att genom systemtillsyn och effektivitetsgranskning värna rättssäkerheten och effektiviteten inom socialförsäkringsområdet. 226Pensionsmyndigheten (2018): Organisation och vårt uppdrag. 227Pensionsmyndigheten (2019): årsredovisning 2018. 228Pensionsmyndigheten (2018): Arbetsordning för , s. 7. 229Pensionsmyndigheten (2018): Slutrapport organisationsförändring. 230Försäkringskassan (2019): Allmänna ombudet för socialförsäkringen. 9.1Pensionsmyndighetens tolkning av uppgiften att motverka felaktiga utbetalningar I detta avsnitt redogör vi för uppgift i instruktionen avseende arbetet med att säkerställa korrekta utbetalningar och motverka bidragsbrott. Dessutom beskrivs hur tolkar och konkretiserar uppgiften i sin verksamhet. Sedan starten har enligt sin instruktion i uppgift att säkerställa att felaktiga utbetalningar inte görs och att motverka bidragsbrott. Myndigheten ska också enligt instruktion samverka med berörda myndigheter, kommuner och andra berörda parter för att bedriva en effektiv och rättssäker verksamhet.231 9.1.2Hur tolkar och konkretiserar uppgiften Enligt strategiska plan utgår myndighetens strategier bland annat utifrån att verksamhetens förhållningssätt präglas av tillit och myndigheten ska samverka med andra. har sett över och förenklat myndighetens styrmodell. I den nya styrmodellen fokuserar på regeringens uppdrag i de långsiktiga målen. Arbetet med att minska felaktiga utbetalningar ligger under det långsiktiga målet ”rätt pengar i rätt tid”. Målet förtydligas bland annat genom att myndighetens rättstillämpning är enhetlig och inte tar någon ”ovidkommande hänsyn” samt att myndigheten har en systematisk kvalitetsutveckling och en effektiv kontrollverksamhet för att minska felaktiga utbetalningar. Planeringsinriktningen och framåt är bland annat att ska arbeta förebyggande med utgångspunkt i att handläggningen ska vara rätt 231Förordning (2009:1173) med instruktion för . från början samt att myndigheten ska följa och åtgärda de risker som finns.232 I verksamhetsplanen beskriver de kortsiktiga målen för verksamhetsåret. Exempel på kortsiktiga mål för att nå det långsiktiga målet ”rätt pengar i rätt tid” är att har tillräckliga underlag för att göra en bedömning av den rättsliga kvaliteten och att myndighetens kvalitetsmodell omfattar helt eller delvis automatiserade handläggningsärenden. Vidare ska myndigheten etablera en arbetsmetod och indikatorer för arbetet med att minska avsiktliga fel och bidragsbrott samt arbeta med utveckling och användning av smarta kontroller.233 9.2Pensionsmyndighetens organisering och ansvarsfördelning gällande arbetet med att motverka felaktiga utbetalningar har en ledningsstab och åtta avdelningar. All handläggning av pensioner och pensionsrelaterade förmåner sker på produktionsavdelningen. Fondtorgsavdelningen ansvarar för fondhandeln på premiepensionens fondtorg.234