sou · H7B358 · 2019-12-18 00:00:00 — Man har bl.a. koncentrerat administrativa stödfunktioner och förstärkt krav på effektivisering av verksamheten. Ett omfattande förändringsarbete har pågått där ett gemensamt arbetssätt inom hela myndigheten är en viktig del. Det sker genom sammanhållen ärendehantering, nya faktureringsrutiner, olika it-lösningar som stöd, m.m. Myndigheten har också en gemen- sam färdplan som alla ska följa för att uppnå mål, värdegrund, krav på ekonomi i balans, verka för ökad digital mognad, ha kunden i fokus, ansvara för långsiktigt bevarande och digitala arkiv, vara en tydlig och kommunikativ myndighet och utveckla kompetensfrågor. Man framhåller att myndigheten har fokus på en grundläggande hel- hetssyn på informationsförsörjningen inom arkivområdet. Färdplanen bygger på ett omfattande arbete med en s.k. kultur- analys som genomfördes . Den innebar att samtliga medarbetare aktivt deltog i diskussioner, workshops och metod- övningar. Enligt myndigheten finns en del kvar att göra, men grun- den är lagd för hur det gemensamma genom aktivi- teterna som beskrivs ovan, ska utvecklas och styras och det måste både chefer och medarbetare förhålla sig till.80 omgivning och interna organisation har alla en lång historia som egna myndigheter. Det första inrättades 1899 i . Därefter följde landsarkiven i , 1903, 1905, 1911, 1928 och det senaste i . Det har inte tillkommit några nya landsarkiv , men frågan om att inrätta fler landsarkiv för att minska distriktens storlek och för att alla delar av landet ska vara täckta har diskuterats . Som redan framgått har landsarkivens distrikt varit reglerade i en tidigare förordning med instruktion för och landsarki- ven, medan de inte är det i den nya förordningen (2009:1593) med instruktion för . Distriktsindelning är dock oförändrad och ser ut som följer: –: , , och . –: , , , och . –: , , och län. –: , och län. Distriktens geografiska storlek skiljer sig mycket åt. Distriktet för landsarkivet i omfattar fyra län som upptar av landets yta, medan distrikten för landsarkiven i , och är begränsade till vardera ett län. Om man i stället ser till befolkningsunderlaget framträder en delvis annan bild. i , , , och har mellan 1,0 mil- joner invånare () och 1,7 miljoner invånare () i omgivning och interna organisation sina respektive distrikt. distrikt har cirka 130 000 invånare och Visbys cirka 60 000 invånare.81 är lika på flera sätt när det gäller det arbete som bedrivs i respektive distrikt, men storleken på arkivmaterialet, per- sonalstyrkan och antalet förfrågningar varierar en hel del. Nedan beskrivs de sju landsarkiven utifrån de presentationer som gjordes vid utredningens regionala dialoger . i har två depåer, varav den ena är i Arkiv- centrum Nord. Där ingår förutom landsarkivet även Näringslivs- arkiv i , och kommunarkiv. har cirka 50 anställda och förvarar arkivmaterial. Antalet besökare per dag är mellan 3 och 30 och man besvarar 45 000 förfrågningar . Besöksfre- kvensen har gått ned kraftigt p.g.a. digitaliseringen. I stället har man fått allt fler förfrågningar, cirka en tredjedel av hela totala flöde. Verksamheten på landsarkivet i skiljer sig från övriga landsarkiv genom att man är nationell depå för inskriv- ningshandlingar och för Lantmäteriets kartor. i ingår i ett arkivcentrum tillsammans med i , Jamtlis arkiv och Nordiskt NCK). är också aktivt vid arkivcentret och bidrar med att transkribera och digitalisera material. har cirka nio tjänster och förvarar arkivhandlingar. Man hanterar cirka 3 000 förfråg- ningar och tar emot cirka 3 000 till 4 000 läsesalsbesökare. Totalt har man ungefär 11 000 besökare . 81Uppgifter om befolkningsunderlagen i respektive län är hämtade från webbsidan för Statis- tiska centralbyrån: Folkmängd i riket, län och kommuner och befolknings- förändringar 2018. omgivning och interna organisation ligger i samma fastighet som och folkminnen samt Seminariet för nordisk namnforskning, men trots namnet Arkivcentrum har de båda institutionerna inte gemensamma funktioner och lokaler. Arkivbeståndet består av cirka och 150 000 kartor och ritningar. De årliga förfråg- ningarna uppgår till cirka 9 000 och antalet besökare till cirka 3 000. Personalen består av cirka 30 personer, varav de flesta är arkivarier och arkivassistenter. Placeringen i upplevs av landsarkivet som viktig för den omfattande programverksamheten. Vid landsarkivet arbetar knappt 40 personer, 30 fast anställda, fem projektanställda och fyra timanställda. Man förvarar arkivhandlingar, i huvudsak från lokala och regionala statliga myndigheter. Cirka 20 pro- cent utgörs av enskilda arkiv, däribland arkiv från cirka 800 företag. Antalet fysiska besökare i forskarsalen har minskat, men den totala användningen av arkivmaterialet har ändå ökat tack vare digitaliser- ingen. Av totalt 27 600 besök , var 4 000 kopplade till pro- gramverksamheten. Antalet förfrågningar är cirka 13 500. lokaler finns i , där också an- vändas som arkivmagasin. Man har cirka 25 anställda och förvarar arkivhandlingar. arkiv är landsarki- vets största statliga arkiv och mäter . svarar på cirka 9 000 ärenden . Man samverkar med andra i regionen för att synliggöra verksamheten. Placeringen i , med cirka 300 000 besökare , bidrar till att arkivet år- ligen har cirka 20 000 besök, exkl. formella läsesalsbesök. omgivning och interna organisation är samlokaliserat med i Arkivcentrum . är både och lands- tingskommunal arkivmyndighet. ansvarsområde om- fattar statliga myndigheter på regional och lokal nivå samt berörda enskilda arkiv i . Arkivbeståndet består av cirka 8 000 hyll- meter och ett fotografiskt arkiv med cirka 7 miljoner bilder. Lands- arkivets personal består av cirka tio tjänster. är placerat i Arkivcentrum Syd (ACS) och har primärt ansvar för arkivhandlingar från regionala statliga arkiv- bildare i , och . ACS omfattar tre huvudmän –, och – samt och folkminnen, i län, Lunds Stads- arkiv, , , Polismyn- digheten, och . Inom Syd fördelas arbete och kostnader vad gäller exempelvis bemanning och lokalvård. förvarar arkivmaterial och man hanterar cirka 12 000 ärenden , varav många forskarförfrågningar. Den fysiska utlåningen av arkivmaterial har minskat tack vare digitaliseringen, vilket är värdefullt för att skydda material som är slitet av omfattande användning. Ny ordning för landsarkiven? Regleringen av landsarkiven i instruktion blev mindre omfattande och mindre detaljerad 2010 när det formella inordnandet av landsarkiven genomfördes. har verksamheterna i landsarkiven anpassats och utvecklats i sina roller som lokala och regionala kulturarvsinstitutioner. Flera av landsarkiven pekar på sina publika verksamheter och på samarbeten med myndigheter, univer- sitet och högskolor, kulturinstitutioner och civilsamhället. Den nu- varande regleringen med utpekade kommuner är av allt att döma för- åldrad och bör inte vara kvar. Några kvarvarande frågetecken återstår dock. Ska landsarkiven som begrepp ändå finnas kvar i instruktionen omgivning och interna organisation för att markera deras betydelse i arkivsektorn? Ska en ny reglering vara mer öppen och allmänt betona betydelsen av den statliga arkiv- sektorns regionala närvaro? Eller är det rimligare att staten helt och hållet avstår en sådan reglering av interna organisation? 13.4.4Hantering av tre kommunala myndigheter De tre kommunala myndigheterna med uppgifter på det statliga arkivområdet har oftast funnits med som en delfråga när lands- arkivens framtid har utretts och diskuterats. i och samt Värmlandsarkiv i uppfattades ha samma roll som de sju landsarkiven, även om de inte har haft samma formella status. När landsarkiven inordnades i uppstod det dock en lucka i den statliga arkivorganisationenen. De tre s.k. satelliterna kunde inte inordnas lika lätt och de behövde därför be- dömas i särskild ordning. I de skrivelser, betänkanden och propositioner som behandlat de tre kommunala myndigheterna är det flera aspekter som hanterats parallellt: –möjligheten att inrätta nya landsarkiv, –skälen för staten att inte ta över ansvaret, –de tre satelliternas uppdrag för staten, –statens reglering av uppdraget, samt –de tre satelliternas distriktsindelning och verksamhet. Framställningen nedan följer dessa punkter i tur och ordning. Möjligheten att inrätta nya landsarkiv Idet betänkande som 1980-talets arkivutredning lämnade förkasta- des tanken på en centraliserad lösning för landsarkiven.82 I stället föreslogs att nya landsarkiv skulle inrättas i bl.a. och , dvs. på orter där man har ordningen med kommunala myndigheter som har uppgifter på det statliga arkivområdet. 82Öppenhet och minne (SOU 1988:11), s. 159. omgivning och interna organisation skäl för att inrätta fler landsarkiv angav utredningen att landsarki- vens regionala organisation var av gammalt datum. Antalet lands- arkiv och deras geografiska och befolkningsmässiga omfattning hade inte fastställts på grundval av arkivbildarnas behov, utifrån kostnads- skäl eller med hänsyn tagen till kultur- och forskningssynpunkt. Den dåvarande arkivutredningen ansåg att den befintliga landsarkivorga- nisationenen inte var ändamålsenlig. Förslaget att inrätta nya landsarkiv förverkligades dock inte. I stället föreslog nästa arkivutredning att be- fintliga landsarkiv skulle inordnas i , medan avtalsförhål- landet mellan staten och vissa kommunala arkivmyndigheter skulle bestå.83 I den efterföljande propositionen gjorde regeringen bedöm- ningen att den befintliga organisationen med självständiga lands- arkiv skulle bibehållas och delade regeringen utredningens bedömning att inga nya landsarkiv skulle inrättas.84 Frågan om att inrätta fler landsarkiv har därefter inte varit uppe på den politiska dagordningen. Skälen för staten att inte ta över ansvaret En tid efter att landsarkiven hade inordnats i upp- märksammade man att det enligt regeringsformen krävs lagstöd för att kommunala myndigheter ska kunna fullgöra uppgifter på det statliga arkivområdet.85 I en promemoria från föreslogs att regeringen skulle få meddela sådana före- skrifter.86 I promemorian konstaterades att en mycket omfattande verk- samhet med särskilda uppgifter utfördes av de tre kommunala arkivmyndigheterna och att verksamheten, enligt uppgift från , hade fungerat väl. Den verksamhet med mottagande, förvaring och tillhandahållande av arkivhandlingarna som utfördes av stadsarkiv och Värmlandsarkiv bedöm- des inte kunna rymmas inom egna verksamhet. 83Arkiv för alla – nu och (SOU 2002:78), s. 45. 2004/05:124, s. 16. 858 kap. 2 § första stycket 3 och 8 kap. 3 § första stycket regeringsformen. Särskilda arkivuppgifter på det statliga området för stads- arkiv, Värmlandsarkiv och stadsarkiv (Ku2012/1097/RFS). omgivning och interna organisation digheten hade också hänvisat till att det saknades lokalmässiga förut- sättningar att själv bedriva denna verksamhet. För stadsarkiv var situationen något annorlunda genom att Lunds landsarkiv skulle flytta till nya lokaler i Arkiv- centrum Syd. Där bedömdes det finnas såväl lokalmässiga som andra praktiska möjligheter att ta över det aktuella arkivmaterialet från . Bedömningen i promemorian var dock att samarbetet mel- lan och stadsarkiv varit gynnsam för båda parter och för arkivarbetet i stort. stadsarkiv hade i dialog med också framfört önskemål om att få behålla de aktuella uppgifterna. Slutsatsen i promemorian var att det fanns goda skäl för att stadsarkiv, Värmlandsarkiv och stadsarkiv även fortsättningsvis borde kunna ta emot, förvara och tillhandahålla de aktuella arkivhandlingarna. Remissbehandlingen av promemorian stödde den slutsatsen.87 I den proposition som följde bekräftades förslaget att regeringen får meddela föreskrifter om att vissa kom- munala myndigheter får fullgöra uppgifter på det statliga arkiv- området. Regeringen hänvisade till att samtliga tre myndigheter dimensionerat sina verksamheter med utgångspunkten att även i fortsättningen få utföra dessa statliga arkivuppgifter. Uppgifterna innebär stora kompetensmässiga och logistiska värden för berörda kommuner, särskilt inom informations- och dokumenthanterings- området. Lösningen ger även tydliga synergieffekter och stordrifts- fördelar, t.ex. avseende tillvaratagande, förvaring och vård av arkiv- materialet.88 De tre satelliternas uppdrag för staten När det gällde vilka uppgifter som kunde vara aktuella för de tre satelliterna fördes ett liknande resonemang som i fråga om lands- arkiven. Enligt promemoria kunde det i prin- cip handla om två typer av uppgifter, dels om att ta emot, förvara och tillhandahålla arkivhandlingar, dels om att utöva tillsyn över och stadsarkivs remissvar angående särskilda arkivuppgifter på det statliga området för stadsarkiv, Värmlandsarkiv och stadsarkiv samt kommuns remissvar på promemoria om särskilda arkivuppgifter på det statliga området för stadsarkiv, Värmlandsarkiv och stadsarkiv. 88Kulturmiljöns mångfald (prop. 2012/13:96), s. 73–77. omgivning och interna organisation lämna rådgivning till de myndigheter och organ de tar emot arkiv- handlingar från. Slutsatsen i promemorian var dock att det enbart var den första uppgiften som skulle tilldelas de tre kommunala arkiv- myndigheterna, medan frågorna om tillsyn och rådgivning skulle hanteras av . Tillsynen bedömdes i högre grad kräva en- hetlighet samt gemensam styrning och ledning av verksamheten. Från de berörda kommunala myndigheternas sida riktades kritik mot att frågorna om tillsyn och rådgivning skulle urskiljas från övriga uppgifter och flyttas till . menade t.ex. att motivet till att ta bort tillsynsuppdraget var knapphändigt och sak- nade problembaserad analys. Man ifrågasatte hur större enhetlighet och bättre kvalitet skulle kunna uppnås med en centralisering. En större enhetlighet och en utvecklad verksamhetsstyrning borde kunna uppnås även om tillsynen utfördes av de kommunala arkiven, med stöd i avtal mellan parterna. Närheten till myndigheterna skulle också kunna bidra till ett mer aktivt samarbete kring rådgivningsfrågorna.89 I propositionen gjorde regeringen bedömningen att uppgiften att utöva tillsyn över nu aktuella statliga myndigheter och organ skulle handhas av . Det var inte lämpligt ur ett övergripande förvaltningsperspektiv att detta ansvar, som ytterst bör ligga på den statliga arkivmyndigheten, skulle delegeras till kommunala arkiv- myndigheter. När det gällde de kommunala arkivmyndigheternas kompetens i tillsyns- och rådgivningsfrågor, betonade regeringen att det befintliga samarbetet och samrådet med var främjade för kompetensen och kvaliteten i den offentliga arkivverksamheten i stort. Någon ändring i detta avseende var inte avsedd.90 Statens reglering av uppdraget Det krävdes således en ny reglering för att kunna behålla modellen med statliga arkivsamlingar vid tre kommunala arkivmyndigheter. I praktiken handlar det om en reglering på tre nivåer: nya bestäm- melser i arkivlagen, en ny förordning om särskilda arkivuppgifter för vissa kommunala arkivmyndigheter samt nya avtal mellan Riks- arkivet och berörda kommuner och regioner. Remiss – Promemoria om särskilda arkivuppgifter på det statliga om- rådet för stadsarkiv, Värmlandsarkiv och stadsarkiv. 90Kulturmiljöns mångfald (prop. 2012/13:96), s. 76. omgivning och interna organisation Nya bestämmelser i arkivlagen infördes ett bemyndigande i 17 § arkivlagen med innebörden att regeringen får meddela föreskrifter om att vissa kommunala arkivmyndigheter får fullgöra arkivuppgifter avseende handlingar från statliga myndigheter och sådana organ som står under tillsyn av den statliga arkivmyndigheten. När en arkivmyndighet fullgör sådana arkivuppgifter ska bestämmelserna i arkivlagen om den statliga arkivmyndigheten tillämpas, dock inte i fråga om tillsyn. Det är regeringen som beslutar vilken myndighet som ska utöva tillsyn över de kommunala arkivmyndigheterna när de fullgör arkivuppgifter på det statliga arkivområdet.91 Med stöd av det lagstadgade bemyndigandet har regeringen genom en förordning beslutat att överlåta åt stadsarkiv, Värmlands- arkiv och stadsarkiv att fullgöra vissa arkivuppgifter på det statliga området. Förordningen (2013:791) om särskilda arkivupp- gifter för vissa kommunala arkivmyndigheter motsvarar i stort den tidigare förordningen (1991:447) för stadsarkiv när det fullgör sina uppgifter som landsarkiv och förordningen (1995:183) om Värmlandsarkivs uppgifter som landsarkiv.92 Enligt 1–3 §§ förordningen om särskilda arkivuppgifter för vissa kommunala arkivmyndigheter får de ta emot, förvara och tillhanda- hålla arkivhandlingar från statliga myndigheter, med undantag för sådana som lyder under Försvarsdepartementet, och från sådana organ som avses i 4 § 2–4 förordningen (2009:1593) med instruktion för . Detta förutsätter att verksamhetsområdet för de statliga myndigheterna och organen utgörs av , respektive kommun. Av 4 § förordningen om särskilda arkiv- uppgifter för vissa kommunala arkivmyndigheter framgår att Riks- arkivet utövar tillsyn över stadsarkiv, Värmlandsarkiv re- spektive stadsarkiv när det gäller deras arkivuppgifter enligt den aktuella förordningen. 2012/13:96, s. 73. omgivning och interna organisation De närmare villkoren för statens uppdrag till de berörda kommunala myndigheterna regleras i avtal mellan å ena sidan och å andra sidan var och en av parterna stadsarkiv, Region och kommun.93 Det är tre identiska avtal, med undantag för att verksamhetsområdena skiljer sig åt och att den ekonomiska ersättning från som ingår i avtalen varierar. Avtalstiden är , från till . Om avtalet inte sägs upp av endera parten senast före avtalets upphörande förlängs det . Eftersom ingen part sagt upp avtalet gäller det till den 31 decem- ber 2022. Avtalen stadgar att respektive och landstingskommu- nal myndighet får ta emot arkivhandlingar från statliga myndigheter och organ vars verksamhet har anknytning till verksamhetsområdet. Beslut om mottagande fattas av med undantag av leve- ranser från myndigheter som endast har verksamhet i det aktuella området. Vidare ska de tre myndigheterna förvara såväl tidigare mottagna som nya handlingar samt tillhandahålla det material som tagits emot och verka för att öka kännedomen om och tillgänglig- heten till materialet. I ett separat tilläggsavtal regleras vissa frågor om elektroniska arkiv, ljudband, videoband och spelfilmer. Enligt avtalen finansieras uppdraget till respektive myndighet genom intäkter från avgifter, intäkter från leveranser och en årlig ersättning från , i prisläge 2014. Den statliga ersättningen för respektive myndighet framgår av tabell 13.3. Källa: Avtal mellan och stadsarkiv, Region resp. kommun. 93Avtal mellan och stadsarkiv, Region respektive kommun. omgivning och interna organisation Den statliga ersättningen till de tre myndigheterna uppgår till totalt . Beloppen räknas om baserat på pris- och löneomräkningen av förvaltningsanslag. Det framgår inte hur ersättningsnivåerna beräknats men enligt uppgift fanns det en ambition från berörda parter avtal att basera beloppen på jämförbara nyckeltal. I praktiken genomfördes dock inte detta utan ersättningarna låg kvar på samma storleksnivå som tidigare.94 Frågan om regionens eller kommunens bidrag till finansieringen av den befintliga ordningen är inte reglerad i avtalen. Enligt stadsarkiv motsvarar ersättning, som för inne- varande år är , inte de faktiska kostnaderna för hanteringen av det statliga arkivmaterialet. I förhållande till antal hyllmeter statliga handlingar samt antal frågor och besök kopplade till de statliga handlingarna motsvarar ersättning av stadsarkivets kostnader. En mindre del av det glappet, , finansieras med avgifter för förvaring.95 stadsarkiv redovisar att ersättningen från , som var , motsvarar förvaring, vård och enkel ärendehantering av det statliga materialet. Det som inte täcks av bidraget är förvaring och vård av AV-material, bemanning av läse- salen och den utåtriktade verksamhet som stadsarkivet bedriver. Den statliga delen av de båda sistnämnda ändamålen motsvarar minst två tjänster, till en årlig kostnad på cirka 1 miljon kronor.96 Enligt uppgift från Värmlandsarkiv har ersättningsnivåerna, som etablera- des 1995, inte följt med i den takt som antalet förvarade statliga hyll- meter har ökat. En bedömning av ersättningsnivåerna försvåras av att det inte tagits fram en ny modell med tydliga nyckeltal.97 De tre satelliternas distriktsindelning och verksamhet Det finns inte dokumenterat varför det är just de tre kommunala myndigheterna i , och som har anför- trotts uppgifter på det statliga arkivområdet. För syftet med denna redogörelse räcker det dock med att konstatera att alla tre har haft denna speciella position och att man från Svar på frågor från , . Svar på frågor från , . omgivning och interna organisation berörda parters sida har funnit en praktisk modell för att reglera den statliga arkivverksamheten i respektive verksamhetsområde. De tre satelliternas verksamhetsområden utgörs av , och kommun.98 Dessa är betydligt mindre geografiska områden än för flera av landsarkiven. Om man ser till befolkningsunderlaget för respektive område blir bilden dock åter- igen annorlunda. är med en befolkning på cirka 2,3 miljoner invånare det klart största distriktet i landet. kommun med ett befolkningsunderlag på cirka 340 000 invånare och med cirka 280 000 invånare ligger i samma härad som landsarkiven i och . Det arbete som bedrivs på de tre satelliterna har förstås en hel del gemensamt med varandra liksom med de sju landsarkiven, men skill- nader finns också, inte minst när det gäller omfattningen av arkiv- material, personal och förfrågningar. Nedan beskrivs de tre satelliterna, i huvudsak utifrån de presentationer som gjordes vid utredningens regionala dialoger , men kompletterat med svar på frågor till de tre satelliterna om de statliga arkivhandlingar de hanterar. är en förvaltning under kulturnämnden i med lokaler på Kungsklippan och på Liljeholmskajen. Man har ansvar för att den information som skapas i bevaras och finns tillgänglig för alla. Avtalet med innebär att Stads- arkivet också får ta emot arkivhandlingar från statliga myndigheter och organ vars verksamhet har anknytning till . Beslut om mottagande fattas av med undantag av leve- ranser från myndigheter vars verksamhetsområde endast utgörs av . Det totala arkivbeståndet i består av , varav cirka hälften är statligt material. De årliga förfrågningarna upp- 98Mellan omfattade det statliga uppdraget för stadsarkiv en- bart . Därefter avser uppdraget . omgivning och interna organisation går till 22 000 och besöken till 50 000, varav i båda fallen avser den statliga delen. Det ska ställas i relation till att personalen består av cirka 110 medarbetare. Den statliga andelen av verksamheten dominerar alltså det dagliga arbetet. stadsarkiv är en del av kulturförvaltningen i kommun och finns på i centrala staden. Avtalet med omfattar statliga myndigheter med verksamhetsområde kommun. omfattar totalt handlingar, varav () utgör statligt material. Man har mellan 50 000 och 60 000 besökare och man behandlar cirka 5 700 för- frågningar, varav 2 200 () avser det statliga materialet. Perso- nalen består av 25 fast anställda plus 10–20 projektanställda och tillfäl- ligt anställda. Enligt är det statliga materialet så integrerat i verksamheten att alla medarbetare och flertalet extraanställda har kopp- lingar till det. Man lägger ner jämförelsevis stora resurser på publik verksamhet och använder då det statliga materialet tillsammans med material från kommunen och från enskilda. Värmlandsarkiv har Region som huvudman och man finns i Arkivcentrum i stadsdelen i . Där delar man lokaler med , Landstingsarki- vet och kommunarkiv. Det statliga uppdraget omfattar . Värmlandsarkiv förvarar cirka 25 000 hyllmetrar handlingar, varav de statliga uppgår till . Man har cirka 20 an- ställda och alla är på något sätt kopplade till de statliga handlingarna. av ärendehandläggningen och av förfrågningarna i läsesalen avser det statliga materialet.