sou · H7B358 · 2019-12-18 00:00:00 — Övervägandena finns i avsnitt 6.4.2. Rubriken ändras med anledning av att ordet arkivförvaltning ersätter ordet arkivvård i den föreslagna arkivlagen. De åtgärder som ingår i arkivvården enligt gällande arkivlag ska ingå i arkivförvaltningen. Ändringarna i bestämmelsen är dels en anpassning till det nya ordet arkivförvaltning, dels en ändrad hänvisning till den nya lagen. 17.11Förslaget till lag om ändring i lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet 13 § När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myn- dighet eller enhet som inte omfattas av arkivlagen (2021:000) på be- tryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar och anbudsförteckningar, sam- manställningar, protokoll och liknande. Handlingarna ska bevaras från den dag då kontraktet tilldelades. Paragrafen innehåller bestämmelser om bevarande av handlingar. Ändringen består endast i en ändrad hänvisning till den nya lagen. 22 § När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myn- dighet eller enhet som inte omfattas av arkivlagen (2021:000) på be- tryggande sätt förvara anbud och anbudsansökningar med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sam- manställningar, protokoll och liknande. Handlingarna ska bevaras från den dag då kontraktet tilldelades. Paragrafen innehåller bestämmelser om förvaring av handlingar. Ändringen består endast i en ändrad hänvisning till den nya lagen. 17.12Förslaget till lag om ändring i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring 2 § Allmänna handlingar som har överlämnats för förvaring hos ett enskilt organ får inte avhändas på annat sätt än vad som följer av denna lag eller arkivlagen (2021:000). Paragrafen innehåller bestämmelser om avhändande av allmänna hand- lingar. Ändringen består endast i en ändrad hänvisning till den nya lagen. 8 § Den statliga arkivmyndigheten ska ha tillsyn över att denna lag och de föreskrifter som meddelats i anslutning till lagen följs när all- männa handlingar från statliga myndigheter har överlämnats för för- . I arkivlagen (2021:000) finns bestämmelser om tillsyn över arkiv- förvaltningen hos enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från statligamyndigheter. Paragrafen innehåller bestämmelser om tillsynsansvar. I andra stycket görs dels en ändrad hänvisning till den nya lagen, dels en anpassning till det nya ordet arkivförvaltning. 14 § Avgifter för tillsyn får tas ut från enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från statliga myndigheter enligt denna lag. Av- gifterna får avse kostnader för tillsyn över att denna lag och 2 och 9– 11 §§ arkivlagen (2021:000) följs. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om avgifter för tillsynen. Paragrafen innehåller bestämmelser om tillsynsavgifter. Ändringen i första stycket utgör endast en hänvisning till andra paragrafer i den nya lagen. 18 § I arkivlagen (2021:000) finns bestämmelser om tillsyn över arkivbildning och arkivförvaltning för enskilda organ som förvarar allmänna handlingar frånkommunala myndigheter. Paragrafen innehåller bestämmelser om tillsyn. Ändringen innebär dels en ändrad hänvisning till den nya lagen, dels en anpassning till det nya ordet arkivförvaltning. 19 § Avgifter för tillsyn får tas ut från enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från kommunala myndigheter enligt denna lag. Avgifterna får avsekostnader för tillsyn över att denna lag och 2 och 9–11 §§ arkivlagen (2021:000) följs. En kommun får meddela föreskrifter om avgifter för tillsynen. Paragrafen innehåller bestämmelser om tillsyn och avgifter för till- synen. Ändringen i första stycket utgör endast en hänvisning till andra paragrafer i den nya lagen. 22 § I arkivlagen (2021:000) finns bestämmelser om enskilda organs förvaltning och gallring av allmänna handlingar. Paragrafen innehåller bestämmelser om hanteringen av allmänna handlingar. Ändringen innebär dels en ändrad hänvisning till den nya lagen, dels en anpassning till det nya ordet arkivförvaltning. 17.13Förslaget till lag om ändring i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling 17 § I arkivlagen (2021:000) finns bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs arkiv. För en upphandlande myndighet som inte omfattas av arkivlagen gäller andra och tredje styckena. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndig- het på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteck- ningar, sammanställningar, sådana dokument som avses i 14 §, den individuella rapporten enligt 15 § och liknande handlingar. Hand- lingarna ska bevaras från den dag då kontraktet till- delades. En upphandlande myndighet ska även bevara det kontrakt eller det ramavtal som har ingåtts efter upphandling enligt denna lag. Kontraktet eller ramavtalet ska bevaras åtminstone under sin löptid. Paragrafen innehåller bestämmelser om bevarande av handlingar. Ändringen består endast i en ändrad hänvisning till den nya lagen. 31 § I arkivlagen (2021:000) finns bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs arkiv. För en upphandlande myndighet som inte omfattas av arkivlagen gäller andra och tredje styckena. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndig- het på betryggande sätt förvara anbud och anbudsansökningar med tillhörandebeskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteck- ningar, sammanställningar, en individuell rapport enligt 12 kap. 15 §, sådana dokument som avses i 30 § och liknande handlingar. Hand- lingarna ska bevaras från den dag då kontraktet tilldelades. En upphandlande myndighet ska även bevara det kontrakt eller det ramavtal som har ingåtts efter upphandling enligt detta kapitel. Kontraktet eller ramavtalet ska bevaras åtminstone under sin löptid. Paragrafen innehåller bestämmelser om dokumentation. Ändringen består endast i en ändrad hänvisning till den nya lagen. 17.14Förslaget till lag om ändring i lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna 16 § I arkivlagen (2021:000) finns bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs arkiv. För en upphandlande enhet som inte omfattas av arkivlagen gäller andra och tredje styckena. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande enhet på be- tryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar, sådana dokument som avses i 14 och 15 §§ och liknande handlingar. Handlingarnaska bevaras från den dag då kontraktet tilldelades. En upphandlande enhet ska även bevara det kontrakt eller det ram- avtal som har ingåtts efter upphandling enligt denna lag. Kontraktet eller ramavtalet ska bevaras åtminstone under sin löptid. Paragrafen innehåller bestämmelser om bevarande. Ändringen be- står endast i en ändrad hänvisning till den nya lagen. 31 § I arkivlagen (2021:000) finns bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs arkiv. För en upphandlande enhet som inte omfattas av arkivlagen gäller andra och tredje styckena. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande enhet på betryggande sätt förvara anbud och anbudsansökningar med till- hörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteck- ningar, sammanställningar, information som bevaras enligt 12 kap. 15 §, sådana dokument som avses i 30 § och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras från den dag då kontraktet tilldelades. En upphandlande enhet ska även bevara det kontrakt eller det ramavtal som har ingåtts efter upphandling enligt detta kapitel. Kon- traktet eller ramavtalet ska bevaras åtminstone under sin löptid. Paragrafen innehåller bestämmelser om dokumentation. Ändringen består endast i en ändrad hänvisning till den nya lagen. 17.15Förslaget till lag om ändring i lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner 15 § I arkivlagen (2021:000) finns bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs arkiv. För en upphandlande myndighet eller enhet som inte omfattas av arkivlagen gäller andra och tredje styckena. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande myndig- het eller enhet på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar, sådana dokument som av- ses i 14 § och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras från den dag då konces- sionen tilldelades. Paragrafen innehåller bestämmelser om dokumentation och arkivering. Ändringen består endast i en ändrad hänvisning till den nya lagen. 10 § I arkivlagen (2021:000) finns bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs arkiv. För en upphandlande myndighet eller enhet som inte omfattas av arkivlagen gäller andra och tredje styckena. När en upphandling enligt detta kapitel har avslutats ska en upp- handlande myndighet eller enhet på betryggande sätt förvara anbuds- ansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar, sådana doku- ment som avses i 9 § och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras från den dag då konces- sionen tilldelades. Paragrafen innehåller bestämmelser om dokumentation och arkivering. Ändringen består endast i en ändrad hänvisning till den nya lagen. Särskilt yttrande av experten Inför det kommande remissarbetet vill jag lyfta fram några av de för- slag jag ser positivt på och en del som jag ser som mindre ändamåls- enligt. Jag kommenterar också de av uppdragen enligt direktivet (dir. 2017:106) som jag inte anser att utredningen har utrett tillräck- ligt. Synpunkterna bygger på de utkast till olika avsnitt som expert- gruppen fick del av den 1, 4 och och lämnas med reservation för att vissa av dem, som också har förts fram vid expert- gruppens sista möte , eventuellt är beaktade i det slutliga betänkandet. Mot bakgrund av den korta tid som experterna har fått till sitt förfogande för att lämna synpunkter på utkast till betänkande så har det inte varit möjligt att närmare analysera vissa av förslagen. Jag förutsätter en bred och lång remiss där statliga myndigheter, kommuner, landsting och regioner och den enskilda arkivsektorn bereds en reell möjlighet till en noggrann granskning av förslagen. har bedrivits i dialog med arkivsektorn och den särskilda utredaren har uttryckt en ambition för utredningen att för- slagen som lämnas ska vara pragmatiska, motsvara behoven hos arkiv- sektorn och vara politiskt och ekonomiskt möjliga att genomföra. Jag anser däremot att betänkandet inte är tillräckligt visionärt och att det saknas svar på hur staten ska möta upp omvärldens krav på den digitala förvaltningen och samhällets tillgång till information. Det gäller också roll och hur myndigheten förväntas stötta digitaliseringen i förvaltningen. Utredningen borde tydligare belyst arkivens samhällsviktiga funktion och informationsinfrastrukturens centrala betydelse i ett öppet och demokratiskt samhälle. Jag delar utredningens analys att arkivområdet är underfinansierat. yttranden med anledning av yttranden med anledning av kan sam- manfattas i tre huvudspår: det behövs ett helhetsperspektiv på infor- mationsförsörjningen, det behövs gemensamma utgångspunkter för informationens värde och värdering samt att det behövs regleringar så att inte information från samhällsviktiga verksamheter går förlorad. har en central roll inom landets informationsförsörjning. Som nationalarkiv har ett särskilt ansvar för både reglering, och tillsyn, bevarande och tillhandahållande av statsförvaltningens in- formation. Ansvaret innebär även en nationell överblick. uppdrag berör i olika omfattning både offentlig och privat sektor. anser att det måste finnas en samlad syn på informa- tionsförsörjningen, där reglering och strukturering av information inte sprids ut på olika aktörer beroende på informationens typ och funktion, t.ex. om den är analog eller digital, offentlig eller privat. Oavsett var information skapas och vilken form den har, bör likartade förutsättningar finnas för att hantera, säkerställa, bevara och tillgänglig- göra den på både kort och lång sikt. Ett helhetsperspektiv på informationsförsörjning minskar risken för att samhällsviktig information förloras och att kulturarvet utarmas. 2) Informationens värde och värdering Informationens värde kan betraktas från olika perspektiv; på kort och på lång sikt, för den enskilde individen och för samhället i stort. Var information skapas säger egentligen inget om dess värde. Inte heller vem som ansvarar för hanteringen av informationen. Om det finns ett regelverk eller inte har däremot stor betydelse för informa- tionens värde och hur den värderas. Värdering av information ska säkerställa att rätt information finns för verksamheten där den uppstått, för allmänhetens insyn samt behoven från rättskipning och forskning. Det framgår av arkiv- lagen som gäller för offentlig sektor. inte för privat sektor. Här finns ett behov av gemensamma utgångs- punkter för värdering. har efterlyst ett fokus på så kallade samhällsviktiga verksamheter och den information som hanteras där. Det kan handla om energiförsörjning, hälso- och sjukvård, finansiella tjänster, infra- struktur samt självklart kärnkraft. 3) Samhällsviktig information Samhällsviktiga verksamheter skapar information inom både offent- lig och privat sektor. En enhetlig reglering av informationen saknas. Vad som ska betraktas som samhällsviktig information behöver tydliggöras och kretsen som ska tillämpa (delar av) arkivlagen bör utökas så att samhällsviktig information, och annan information av allmänt intresse som inte finns i allmänna handlingar, bevaras och hålls tillgänglig. Synpunkter utifrån ett helhetsperspektiv Flera av utredningens förslag syftar till en samlad syn på informa- tionsförvaltningen. Jag ser bl.a. positivt på ett tydligare rådgivnings- uppdrag för arkivmyndigheterna i förhållande till de myndigheter och andra organ som står under deras tillsyn och till den enskilda arkiv- sektorn och de nationella minoriteterna. Förslaget om att myndig- heterna och vissa arkivinstitutioner ska rapportera uppgifter till ett nationellt informationssystem om arkiv kommer leda till en bättre överblick över vilka informationsresurser som finns i samhället. Ett verktyg där information om alla arkiv finns redovisad om man ska kunna hitta arkiven är en viktig förutsättning för en effektiv infor- mationsförsörjning. Förutom att bidra till bättre möjligheter att planera arkivens långsiktiga hantering så kommer även förslaget om att myndigheterna ska upprätta överlämnandeplaner få positiva effek- ter på överblicken av informationsresurserna. föreslår att ska inventera arkiv- bestånden som förvaras hos myndigheterna för att kunna bedöma och prioritera de bevarandeinsatser som behövs. En sådan inven- tering skulle innebära ett omfattande arbete och med all sannolikhet bli mycket kostsamt. Därför anser jag att man bör avvakta – och eventuellt ompröva – en sådan inventering till dess att myndig- heterna har hunnit rapportera sina arkiv till det nationella informa- tionssystemet om arkiv (Nationella arkivdatabasen, ). har i ett yttrande föreslagit att myndigheten ska få särskilda resurser till ett uppdrag att genomföra ett storskaligt natio- nellt projekt för att skapa bättre möjligheter för aktörer inom den enskilda sektorn att ansluta sig till NAD. Projektet bör rikta sig både till arkivinstitutioner inom den enskilda sektorn och till andra som förvarar arkiv, t.ex. riksorganisationer och företag. har också föreslagit ett riktat anslag för satsningar på teknisk utveckling och förvaltning samt användbarhet, så att NAD kan utvecklas ytter- ligare som nationell infrastruktur för arkivinformation med hög täckningsgrad. Jag menar att detta är nödvändiga insatser för att det ska gå att realisera förslagen i betänkandet som handlar om att fort- sätta utveckla det nationella informationssystemet om arkiv. Jag välkomnar att utredningen har tagit fasta på att arkivbild- ningen börjar tidigt, särskilt i den digitaliserade förvaltningen och att begreppet arkivförvaltning bättre speglar arkiven i det digitaliserade samhället. Det är viktigt att skapa förutsättningar för en god arkiv- förvaltning genom att beakta bevarandeaspekter i ett tidigt skede, men förslagen behöver analyseras noggrant för att det ska gå att ut- tala sig om de kommer att få tillräcklig effekt. Mindre ändamålsenligt är utredningens ställningstagande att arkiv- lagens bestämmelser om arkivbildning och arkivvård inte ska samord- nas med bestämmelser i några andra författningar om strukturering av information, så som flera myndigheter har föreslagit. Även om bestämmelserna har tillkommit för olika syften, inom olika politik- områden så bör risken för överlappning kunna lösas genom tvingande bestämmelser om samråd när de olika myndigheterna använder sin föreskriftsrätt i det relativt fåtal bemyndiganden det handlar om. Det är uppenbart att det finns många olika ståndpunkter när det gäller förslaget om den statliga arkivmyndighetens rätt att meddela föreskrifter för kommuner och landsting. Jag delar syn, som innebär att bör få meddela föreskrifter för hela den offentliga förvaltningen. För att säkerställa inflytande från den kom- munala och landstingskommunala sektorn föreslår att föreskrifter som ska gälla för kommuner och landsting får meddelas först efter samråd med Kommuner och Landsting. Tillsynen ska, enligt förslag, liksom nu utföras av respektive arkiv- utgångspunkt verkar vara att alla kom- muner har samma förutsättningar att hantera sina arkivfrågor. Arkiv- utredningens utredning av frågan går inte till botten med hela pro- blematiken och förslaget ger ingen lösning på att många av de mindre kommunerna inte har resurser att upprätthålla den kompetens som krävs. Det behövs en lösning så att informationen hanteras likvärdigt, oavsett vilken kommun den samhällsviktiga informationen finns. Utredningen säger dessutom att föreskrivande roll ses som mycket viktig och bedömningen från flera instansers sida att det sannolikt är inom den delen av verksamheten som den statliga arkiv- myndigheten skulle kunna bidra till stora besparingar inom arkiv- hanteringen för hela den offentliga förvaltningen. Men utan före- skriftsrätt för hela den offentliga förvaltningen har jag svårt ett se hur detta skulle kunna realiseras. Jag kan inte se att utredningen till- räckligt har belyst hur en föreskriftsrätt för skulle strida mot det kommunala självstyret. Det motiveras inte heller hur det svarar mot den möjliga förlusten av rätten att ta del av allmänna hand- lingar, som är reglerad i grundlag. Jag anser att frågan bör utredas ytterligare och beakta fler aspekter än vad utredningen har gjort. Synpunkter utifrån informationens värde/värdering och samhällsviktig information Jag anser att utredningen inte tillräckligt har betonat värdet och vik- ten av informationen som finns i arkiven och hur de kan nyttjas. Det saknas resonemang om de olika perspektiven; värdet på kort och på lång sikt, för den enskilde individen och för samhället i stort och varför informationen är viktig att bevara. Jag delar före- slag att man bör ta fram nationella riktlinjer för hur man värderar arkiv, för att få en gemensam utgångspunkt för hela sektorn. Jag menar att förslaget att sådana enskilda arkivinstitutioner som erhåller verksamhetsbidrag av statliga medel delvis ska omfattas av arkivlagens bestämmelser är bra, men inte tillräckligt. Det kommer att få till följd att endast sådana arkivbestånd som enskilda arkivbildare, eller någon annan, väljer att placera hos de enskilda arkivinstitutio- nerna kommer att tryggas för framtiden. Övriga enskilda arkiv, även de av särskilt samhällsviktig eller kulturell betydelse kommer även i fortsättningen sakna skydd. Att överlämna urvalet av vilka arkiv- bestånd som ska bevaras åt enskilda aktörer är en märklig ordning. Det är viktigt att påpeka att förslag om en utökning av arkivlagens bestämmelser till skydd för enskilda arkivbestånd inte riktar sig mot de arkiv som förvaras hos enskilda arkivinstitutioner, utan mot de arkivbestånd som inte gör det. Flera av invändningarna mot förslaget tyder på ett missförstånd om vilka arkivbestånd en reglering skulle skydda, nämligen de som annars riskerar att gå för- lorade därför att den som äger, eller har hand om dem, inte har några incitament för att bevara dem. Detta är ju inte fallet för de arkiv- bestånd som förvaras hos de enskilda arkivinstitutionerna, som tvärt om, har ett stort engagemang för att bevara dem. Det finns enskilda arkivbestånd av särskild samhällsviktig eller kulturell betydelse som bör omfattas av bestämmelser om att de ska bevaras och hållas ord- nade, som t.ex. arkiven från kraftindustrin. En ordning där vissa arkiv i privat ägo omfattas av delar av arkivlagens bestämmelser skulle kunna vara ett mellanting mellan inget skydd alls och att inordna dem i tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar, så som regeringen avser att göra med t.ex. friskolorna. Den modell som arkivutredningen föreslår träffar endast de arkivbestånd som finns hos de enskilda arkivinstitutionerna, och som redan är väl omhänder- tagna och tryggade i bevarandehänseende. Det finns anledning att ifrågasätta om det är tillräckligt utrett hur regleringen för de enskilda arkiven bör förändras för att kunna tillgodose behov inom rättskip- ning, förvaltning, forskning och skydd för kulturarvet, så som upp- draget är utformat i direktivet. Om förslag ska genomföras anser jag att det behöver utredas vidare vilka ytterligare sektorer som bör omfattas av bestämmelser om att de ska bevaras och hållas ordnade, trots att de inte anses behöva höra till den grupp som ska omfattas av bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen. Jag instämmer i utredningens mening att den enskilda arkivsektorn behöver tillföras ytterligare medel. Men jag anser inte att utred- ningen tillräckligt väl har argumenterat för att det bidrag som ska kunna sökas utanför kultursamverkansmodellen endast ska kunna gå till arkivcentrumlösningar. Jag menar att initiativ till arkivcentrum- lösningar ska komma från berörda organisationer och att det inte bör regleras av staten. Det är i och för sig positivt med mera resurser till arkivcentrum, men ett bredare formulerat statsbidrag skulle kunna komma flera till del och användas för andra behov som den enskilda arkivsektorn har gett uttryck för. Det kan handla om bidrag för att finansiera nödvändiga åtgärder för skyddsvärda handlingar, för att digitalisera sina arkiv, för nödvändig utrustning, för projekt som har betydelse för det regionala kulturarvet men som inte kan klassas som nyskapande utveckling av nationellt intresse eller för att ansluta sig till den nationella arkivdatabasen, . Ett sådant, bredare formu- lerat statsbidrag, skulle förstås också kunna bidra till arkivcentrum- lösningar. När det gäller finansieringsmodellen för mottagande av arkiv så fick jag del av förslaget så sent att det inte har varit möjligt att ana- lysera förslaget och lämna några genomtänkta synpunkter inför överlämnandet av betänkandet. föreslår att Riks- arkivet och ska ta fram en modell för att beräkna de faktiska kostnaderna för överlämnandet. Med full re- spekt för att frågan är komplicerad så kan man ifrågasätta om Arkiv- utredningen fullt ut har fullgjort sitt uppdrag enligt direktivet, att ut- reda och lämna förslag på lämplig reglering och finansieringsmodell för överlämnande av arkiv till arkivmyndigheterna. Det finns ytterligare ett uppdrag där jag vill ifrågasätta om arkiv- utredningen tillräckligt har utrett frågan. Utredningen ska, enligt direktivet, analysera de ekonomiska konsekvenserna för och andra arkivmyndigheter av den offentliga förvaltningens övergång till digitala processer. Utredningens förslag, härvidlag, är att ska bistå regeringen med underlag för de ekonomiska konsekvenserna av den offentliga förvaltningens över- gång till digitala processer.