sou · H7B358 · 2019-12-18 00:00:00 — Ökad myndighets- samverkan och gemensamma system innebär en utmaning för arkiv- sektorn så till vida att det ibland är otydligt vilken myndighet som ska ansvara för arkivbildningen. Den digitalt samverkande förvaltningen ställer delvis nya krav på arkivsektorn. Det handlar t.ex. om arkivbildaransvar när flera myndig- heter arbetar i en gemensam verksamhet och gemensamma system. Det handlar också om överlappande eller motstridiga krav på infor- mationshanteringen som myndigheterna är skyldiga att leva upp till. Även om vikten av att ha ett livscykelperspektiv på informations- hanteringen lyfts fram i många sammanhang så betraktas arkivfrågorna i vissa fall som en slutfas. Frågan om e-arkiv engagerar stora delar av arkivsektorn och det är angeläget att man kommer fram till en lös- ning. Det är troligt att kostnadseffektiviteten ökar om arkivaspekten beaktas redan från början i stället för i slutfasen av ett e-arkivs livs- cykel. En gemensam e-arkivtjänst är avgörande för hanteringen av det digitalt födda arkivmaterial som ökar kraftigt i omfång. Medlemskapet i EU har bl.a. inneburit ett tillskott av nya övergri- pande regleringar som på olika sätt träffar arkivsektorn. Ett av de mest kända exemplen är dataskyddsförordningen som gäller för så- väl offentliga som enskilda arkiv. Ett av syftena med förordningen är att skydda individers grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Företrädare för arkivsektorn har vittnat om att dataskyddsförordningens bestämmelser om hårda sanktioner vid brott mot förordningen gjort att medvetenheten om arkivens betydelse har ökat generellt i samhället. Ett annat exempel är det s.k. PSI-direktivet som säger att myndig- heter bör tillgängliggöra sina offentliga data för vidareutnyttjande, fritt eller enligt standardiserade och generösa villkor, för att bidra till ökad öppenhet i offentlig förvaltning och bättre service.57 Ett ytter- ligare exempel är EU-direktivet Inspire, som syftar till att bygga upp 57Europaparlamentets och rådets direktiv /98/EG av om vidare- utnyttjande av information från den offentliga sektorn. en europeisk infrastruktur för geodata.58 Direktivet ska göra det möj- ligt att dela geodata mellan organisationer inom den offentliga sektorn och underlätta allmänhetens tillgång till geodata i hela . EU-förordningen eIDAS innebär att det är obligatoriskt för offentliga e-tjänster att tillåta inloggning också med utländska e-legitimationer.59 Kravet omfattar i princip alla e-tjänster där man loggar in med exempelvis BankID eller Mobilt BankID. EU-medlemskapet påverkar sålunda arkivsektorn på flera olika sätt, i första hand genom de rättsakter som är skyldigt att följa. Det kan handla om bevarandetider för olika slags dokumentation, krav på rapportering till olika EU-organ och andra krav kring vilka format och standarder som ska användas. Medlemskapet i EU öppnar också för olika typer av ekonomiskt stöd. Ett exempel är Horisont 2020, EU:s ramprogram för forskning och innovation. Programmet är världens största satsning på forskning och innovation och har en total budget på . Open Access innebär att vetenskaplig information görs tillgänglig on- line för andra att läsa och återanvända utan kostnad. Open access till forskningsdata refererar till rätten att ha tillgång till och återanvända digital forskningsdata. Det är inget krav för projekten inom Horizon 2020 att publicera forskningsdata men samtliga projekt inkluderas automatiskt i en pilot för data management (Pilot, ), initierad av kommissionen. En genomtänkt datahantering ska på så sätt vara en naturlig del av forskningen. 58Europaparlamentets och rådets direktiv /2/EG av om upprättande av en infrastruktur för rumslig information i Europeiska gemenskapen (Inspire). 59Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 av om elektro- nisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden och om upphävande av direktiv /93/EG. 4 Beskrivning av arkivsektorn Utredningen ska enligt direktiven översiktligt beskriva arkivsektorn. Arkivsektorn kan något förenklat sägas omfatta alla typer av arkiv- verksamheter med dess olika aktörer. Arkiven och de olika arkiv- institutionerna har en lång historia. Olika delar av arkivverksam- heten och sektorn har också förändrats . I kapitlet beskrivs arkivväsendets historiska utveckling och arkiv- teori och terminologi. Den större delen ägnas åt att beskriva olika delar av arkivsektorn i vid bemärkelse. Beskrivningen omfattar såväl den offentliga och den enskilda arkivsektorn som användarna och användningen och en jämförande beskrivning av arkiv-, bibliotek- och museiverksamheterna. Kapitlet behandlar utbildning, yrken och branschorganisationer, särskilda typer av arkivmaterial, och närings- verksamhet på arkivområdet. Så länge det funnits behov av att lagra information har det existerat någon form av arkiv. Begreppet ”arkiv” kommer av senlatinets ”archivum” som i sin tur bygger på den klassiska grekiskans ἀϱχεῖον (arkheîos) = byggnad för offentliga myndigheter, rådhus. Ytterst har begreppet sin grund i det grekiska verbet ἄρχειν (arkhein); att styra eller härska. Arkivbegreppets etymologi är alltså historiskt nära förknippat med vad som skulle kunna benämnas offentlig för- valtning och maktutövning, vilket också speglas i statsmaktens långa och nära förhållande till arkivverksamheten. De äldsta arkiven är en del av arkeologin. Arkivet kan sägas ha fötts den dag de styrande fann det angeläget att sätta något viktigt på pränt och dokumentera det för framtiden. Det kan handla om folkräkningar, skatter eller inventeringar av tillgångar. De äldsta arkiven är således en följd av skrivkonsten och återfinns redan i de första civilisationerna. Arkiven som samhällets centrala minnes- funktion har sedan genom historien förblivit en förutsättning för stabila statsbildningar och i takt med att statsapparaten vuxit gett redskap för att utöva kontroll och makt över stora avstånd och rum. Synen på arkiven och deras uppgifter har dock gått igenom stora förändringar genom tiderna. Det gäller också arkivariers uppfattning om sig själva och sina yrkesroller. Arkivarieyrket har från början präglats av en ämbetsmanna- och byråkratkultur. Från att länge ha tjänat statens eller kungamaktens egna intressen har arkiven och arkivarierna snarare fått rollen av förvaltare av ett gemensamt minne, med viktiga uppgifter såväl för förvaltning som för kulturarv och demokrati. De offentliga arkiven innehåller både handlingar från myndigheternas verksamheter och från enskilda organisationers och individers liv. Arkivväsendet och arkivsektorn kan användas synonymt. Här an- vänds arkivväsendet eftersom avsnittet nedan avser en övergripande och allmän beskrivning av utvecklingen av arkiven som fenomen, både internationellt och i . Beskrivningen av arkivinstitutionernas framväxt är däremot avgränsad till . 4.2.1Arkivens roll förändras med samhällsutvecklingen Förändrade värderingar, utbyggnaden av förvaltningen och utveck- lingen av tekniken påverkar vad och hur något dokumenteras. Detta avspeglas i arkivens omfång, innehåll och användning. Vilken slags dokumentation som bevaras har också skiftat Förändrade värderingar, utbyggnaden av förvaltningen och utvecklingen av tek- niken påverkar vad och hur något dokumenteras. Utvecklingen av arkivens funktion och verksamheter har beskrivits och grupperats i fyra olika paradigm eller faser: arkiven som rättighetsdokumenta- tion, arkiven som historiska källor, arkiven som källor för öppenhet och medborgerliga rättigheter och arkiven som källor till upprättelse och identitetsskapande. De olika faserna har på olika sätt påverkat vad som dokumenteras i samhället, vad som bevaras och på vilket sätt arkiven används.1 Arkiven som källor till rättighetsdokumentation I den arkivvetenskapliga litteraturen framhålls att arkiven har en lång historia, så länge som det har funnits ett behov av att dokumentera och bevara information, har det funnits arkiv. De äldsta typerna av dokumentation som har återfunnits behandlar kvantitativa uppgifter om t.ex. skördar och råvaror, boskap, ägandeförhållanden, skatte- uttag och soldatutskrivningar. Dokumentationen bevarades och bil- dade arkiv för att skydda rättigheter och egendom. Arkiven funge- rade som bevis för att ett visst förhållande existerat eller för att en händelse inträffat.2 Statens framväxt och kyrkans inflytande ökade behovet av och kraven på en skriftlig dokumentation. Sedan medeltiden finns det kyrkböcker bevarade som innehåller register över bl.a. dop, vigslar och begravningar samt husförhörslängder och folkbokföringar.3 utbyggnad av förvaltningen genom bl.a. inrättande av kammare, kansli och de kungliga kollegierna anses ha medfört en ökad dokumentation. En fastare organisation innebar också ett större bevarande av dokumentationen.4 och genomfördes flera s.k. välfärds- reformer som t.ex. socialförsäkringar, bidrag, sjukvård, och utbild- ning. Det innebar också att en annan typ av dokumentation om med- borgarna kom att bildas och bygga upp myndigheternas arkiv. Myndigheternas arkiv beskriver inte bara förvaltningens arbete utan de ger också information om förhållandet mellan myndigheter och enskilda. Sammantaget innehåller de statliga och kommunala arkiven dokumentation av en stor del av enskildas liv.5 1Beskrivningen av arkivväsendets utveckling bygger på arkivteoretikern fyra paradigm från artikeln Evidence, memory, identity, and community: four shifting archival paradigms, Archival Science 13 (2013). Beskrivningen ligger dock närmare den norska arkiv- utredningen gruppering i betänkande Fra kalveskinn til datasjø. ”Forntiden och antiken” i Det globala minnet – Nedslag i den internationella arkivhistorien och . 3Nationalencyklopedin, Kyrkböcker. ”” i Det globala minnet – Nedslag i den internationella arkivhistorien. Arkiven som historiska källor för forskning utvecklades historievetenskapen och historikerna behövde tillförlitliga och autentiska källor. Denna förändring av- speglades i arkivverksamheten. Proveniensprincipen fick sitt genom- slag och påverkade hur arkiven skulle ordnas för att motsvara forsk- arnas behov av källmaterial. Organisationen och bemanningen av kom även att påverkas. var främst ett organ för statsmakten och där arbetade i första hand tjänstemän. I samband med det förändrade historieintresset kom dock allt fler akademiska historiker att arbeta på Riksarkivet.6 Arkiven som källor för medborgerliga rättigheter Arkiven och de framväxande arkivinstitutioner kom att få en annan roll under den senare delen av . grundades många av dagens nationalarkiv. I innebar revolutionen bl.a. att tillträdet till de franska arkiven blev en medborgerlig rättighet. Förändringen innebar att arkivinstitutionerna skulle bli mer öppna.7 I infördes offentlighetsprincipen genom tryck- frihetsförordning. Regleringen kom dock bara att gälla . ändrades regleringen på så sätt att kungen själv kunde bestämma vilka handlingar som fick lämnas ut från arkiven. Av regleringen framgick också att det var förbjudet att trycka kritiska artiklar om bl.a. kungen och om ämbetsmän. Tryckfrihetsförordningen infördes på nytt genom regeringsform.8 Arkiven som källor för upprättelse och identitetsskapande Arkiven har använts för att visa på tidigare missförhållanden eller ge enskilda upprättelse. I har t.ex. arkivhandlingar använts för att uppmärksamma och senare ersätta människor som blivit tvångs- steriliserade eller som vanvårdats vid fosterhemsplaceringar.9 I det 6Staffan , ”” i Det globala minnet – Nedslag i den internationella arkivhistorien (2012). 8Nationalencyklopedin, Tryckfrihetsförordningen, Webbplatsen för , temaingångar till arkiven, Tryckfrihet, . En kommentar, andra upplagan. senare fallet inrättades en särskild myndighet, , för att pröva om de som utsatts skulle få ersättning från staten. Myndighetens beslutsfattande utgick bl.a. från dokumentationen i barnens journaler som förvaras hos olika kommunala arkivmyndig- heter. En forskningsstudie vid konstaterade bl.a. att det var svårt för de sökande att bevisa vad de utsatts för efter- som bevisföringen krävde dels att utredarna hade kunskap om vilka arkiv de skulle leta i, dels att det fanns skickliga arkivarier som kunde hitta den efterfrågade informationen.10 Arkiven kan även ha en identitetsskapande funktion. I arkiven är det möjligt att ta del av dokumentation om den egna historien eller ett visst områdes historia. Det bildas också särskilda typer av arkiv för att belysa en viss grupp, s.k. community archives. Dessa arkiv bildas genom aktiv insamling och dokumentation och kan omfatta trycksaker, föremål, uppteckningar av muntlig historia och andra immateriella kulturarv. menar att community archives har definierats på olika sätt men att de karaktäriseras bl.a. av en arkiv- och kulturverksamhet med fokus på en självdefinierad grupp (community) som känner samhörighet kring en gemensam identitet som kan vara kopplad till etnicitet, tro, nationalitet, könsuttryck, sexuell läggning, funktionsvariation eller delat intresse. Inte sällan är utgångspunkten en självuppfattning om att gruppens be- rättelser inte får utrymme inom de traditionella kulturarvsinstitutioner- nas ramar11 Exempel på verksamheter i som skulle kunna definieras som community archives är Queerrörelsens arkiv och bibliotek (QRAB) och hardcore arkiv.12 QRAB samlar, ordnar, bevarar och till- gängliggör dokumentation och information knuten till queera rörel- ser och personer. hardcore arkiv samlar in och tillgängliggör en del av det svenska musikarvet, material från hardcorescenen i . Arkivverksamheten har också förändrats för att möta omvärldens önskemål om delaktighet och medskapande. Arkivinstitutionerna har engagerat användare på olika sätt, bl.a. genom att användarna får transkribera, digitalisera, skapa sökvägar eller lyfta fram nya berät- Svar på arkivutredningens frågor. telser ur arkiven. Ett exempel är projektet ”Hungerkravallerna i ” där en grupp användare fick välja historier och bilder ur arkiven till en utställning på , landsarkivet i Arkiven får nya typer av handlingar när tekniken utvecklas Den tekniska utvecklingen har påverkat arkivens omfång och inne- håll. medförde användningen av skrivmaskiner, kopieringsmaskiner, faxapparater och datorer en ökad mängd doku- mentation och handlingar. Nya tekniker och medietyper har också inneburit att ett annat slags dokumentation har tillkommit som foto- grafier, film och ljudupptagningar. De nya medietyperna medförde ett annat slags förhållningssätt till arkivverksamheten. De nya typerna av handlingar innebar att man i ett tidigt skede behövde styra arkiv- bildningen i fråga om val av databärare, dokumentation och format för att möjliggöra handlingarnas bevarande och framtida användning.14 Arkivsektorns uppfattning om arkiven och arkivverksamheten förändrades i och med att handlingar enkelt kunde kopieras och mångfaldigas. Traditionellt betraktades arkivhandlingar som en unik dokumentation av en viss händelse, företeelse eller beslut. En ökad användning av datorer och senare övergången till digital informations- förvaltning innebar att handlingar kunde finns i flera exemplar och enkelt kunde spridas Det väckte frågor om original och kopior – frågor som delvis är aktuella när det handlar om informationsdigi- talisering.15 Representanter från arkivsektorn menar att det inte kan vara rimligt att bevara samma information i två uppsättningar, dels de digitala handlingarna dels de analoga förlagorna som har digi- taliserats.16 Hungerkravallerna 1917 ur nya perspektiv, publicerad . ”” i Det globala minnet – Nedslag i den internationella arkivhistorien. Tankar kring frågeställningar, den Med arkivinstitution avses vanligtvis institutioner eller myndigheter som förvarar arkiv från olika arkivbildare. Det finns således offent- liga arkivinstitutioner i form av arkivmyndigheter och enskilda arkiv- institutioner. Det finns också myndigheter med uppdrag att samla in och dokumentera samhället och som därigenom skapar arkivsam- lingar. Arkivinstitutionerna har bildats och utvecklats på olika sätt. Det beror delvis på om det är en arkivmyndighet eller en enskild arkiv- institution. Arkivmyndigheterna har tillkommit genom olika refor- mer och beslut. Framväxten av de enskilda arkivinstitutionerna för- genom att den enskilda sektorn börjad bevara sina handlingar i större utsträckning, ett ökat intresse av dessa arkiv från forsk- ningen och genom olika statsbidrag för enskild arkivverksamhet.17 Statliga och kommunala arkivmyndigheter var ursprungligen det kungliga kansliets arkiv med rötter i medeltiden. Genom kansliordning inrättades en mer stabil arkivverksamhet. Enligt kansliordningen skulle kansliets sekreterare vårda arkivet ”såväl det nya som det gamla”. Syftet var att underlätta det kungliga kansliets arbete och bevara de handlingar som var vik- tiga för staten.18 förändrades och utökades den statliga arkiv- verksamheten. tillkom 1805 som en enhet för armén kartor och ritningar och 1878 blev självständigt ämbets- verk. bildades den regionala statliga arkivorganisationen genom inrättandet av landsarkiven. bildades sju landsarkiv. var egna statliga myn- digheter med i princip samma uppdrag som i sina respek- tive distrikt, de fungerade som arkivdepåer och utövade tillsyn.19 Denna ordning förändrades och mot slutet av 2000- talet. införlivades 1995 med . slogs landsarkiven samman med till en gemensam myndighet. De enskilda arkiven i historisk kontext i Enskilda arkiv. ”” i Det globala minnet – Nedslag i den internationella arkivhistorien. 19Arkiv för alla – nu och (SOU 2002:78). meddelade råd och anvisningar till den kommunala sektorn genom stöd i olika cirkulär och förordningar. Genom kommunalreformen 1863 fick städer, landskommuner och landsting en mer självständig ställning i förhållande till staten. Den förändringen kom även att återspeglas i den kommunala arkivverk- samheten. En arkivorganisation började växa fram i framför allt större stadskommuner och landsting.20 Intresset för det folkliga ökade och det tidiga . bildades fler hembygdsföreningar och olika slags landsmåls- och fornminnesföreningar. De senare ägnade sig åt insamling, dokumentation och upptecknande av lokal kultur. Ur sådana verksamheter bildades mer institutionaliserade folk- livs- och folkminnesarkiv i , och Uppsala.21 Dessa kom senare att utgöra grunden för de arkivsamlingar som och folkminnen förvarar.22 Ett liknande exempel är Svenskt visarkiv som grundades . Svenskt visarkiv hade från början till uppgift att registrera och syste- matisera svenskt vismaterial. började man dokumen- tera den levande svenska folkmusiken genom omfattande inspel- ningsprojekt. är Svenskt visarkiv en del av och arbetar med att samla in, bevara, forska och publicera material inom områdena folkliga och andra äldre visor, dans, spelmansmusik, äldre populärmusik samt svensk jazz.23 Tillkomsten och bevarandet av enskilda arkiv tog fart och framåt. Flertalet reformer som genomfördes kom att påverka bl.a. föreningsfriheten, näringslivet och folkbild- ningen. Olika slags organisationer, föreningar och företag bildades, som i sin tur bildade en mängd olika arkiv. De enskilda arkivinstitu- tionerna växte fram först . ”” i Det globala minnet – Nedslag i den internationella arkivhistorien. Folkets minnen, Traditionsinsamling i idé och praktik 1914–1964. 22Webbplatsen för och folkminnen . 23Webbplatsen för , Svenskt visarkiv . bildades flera regionala arkivinstitutioner, s.k. folkrörelsearkiv eller föreningsarkiv som bevarade arkiv från bl.a. arbetarrörelsen, och frikyrkorna. bildades arkivinstitutioner som var inriktade på arkiv från företag och näringsliv.24 Framväxten av enskilda arkivinstitutioner förklaras delvis med utvecklingen av historievetenskapen och ändrade forskningsideal. ökade intresset för den s.k. sociala histo- rieskrivningen vilket hade betydelse för utvecklingen av enskilda arkivinstitutioner. Det ökade intresset från forskningens sida upp- skattas ha haft betydelse för de statsbidrag som infördes till regio- nala folkrörelsearkiv bildades flera regio- nala arkivinstitutioner för näringslivs- och företagsarkiv.25 Utredningens direktiv lyfter fram flera olika betydelser av arkiv, som bestånd och samlingar, institutioner och lokaler. I direktiven anges också att begreppet verksamhetsinformation har börjat användas i stället för arkiv. Det framkommer också i direktiven att arkivlagen bygger på det arkivteoretiska begreppet proveniensprincipen. Ter- minologin på arkivområdet kan uppfattas som otydlig och i viss mån föråldrad. Nedan ges en beskrivning av olika betydelser av arkiv, de nya begrepp som börjat användas inom arkivområdet och fram- växten och utvecklingen av proveniensprincipen. 4.3.1Arkiv – ett mångtydigt ord Arkiv är ett mångtydigt ord och används ofta i betydelserna doku- mentation, organisation och förvaringslokal. Internationella arkiv- rådet definierar arkiv på följande sätt: Initiativ till bevarande av enskilda arkiv, i Enskilda arkiv. Archives are the documentary by-product of human activity retained for their long-term value. They are contemporary records created by individuals or organisations as they go about their business /… / They can come in a wide range of formats including written, photographic, moving image, sound, digital and analogue.26 I 3 § arkivlagen (1990:782) har arkiv en liknande betydelse. I be- stämmelsen anges att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen och som myndig- heten beslutar ska tas om hand för arkivering. Arkiv i arkivlagstift- ningen används således för att beteckna dokumentationen, det som förvaras, och inte själva organisationen, utrymmet eller platsen. Nedan beskrivs några olika betydelser av ordet arkiv. Arkivbestånd och arkivsamlingar tillkommer i olika syften. Ett arkiv- bestånd är resultatet av en verksamhet, dvs. handlingarna har skickats in till eller skapats av arkivbildaren för att på olika sätt dokumentera verksamheten. En arkivbildare kan vara t.ex. en organisation, person, företag eller myndighet. En arkivsamling skapas genom en aktiv insamling i syfte att doku- mentera eller synliggöra en viss del av samhället. I arkivsamlingen ingår olika slags material som trycksaker, föremål, uppteckningar av muntlig historia och andra immateriella kulturarv. Arkivsamlingar skapas ofta av myndigheter, arkivinstitutioner, museer eller andra kulturinstitutioner. Arkivinstitution används som samlingsnamn för olika slags enskilda arkivinstitutioner och arkivmyndigheter. Arkivinstitution kan också användas för att beskriva sådana myndigheter som samlar in och tar emot arkivsamlingar, t.ex. och folkminnen.27 Enskilda arkivinstitutioner tar emot och förvarar olika arkiv samt tillhandahåller och tillgängliggör de förvarade arkiven. 26Webbplatsen för Internationella arkivrådet, International council on Archives, . 27Se närmare beskrivning i avsnitt 4.4.3. institutioner tar i första hand emot arkiv från näringslivet och från organisationer i det civila samhället. Arkivmyndigheterna tar däremot emot arkiv från den offentliga förvaltningen och från den enskilda sektorn. När en myndighets arkiv överlämnas till en arkivmyndighet övergår också ansvaret för arkivet till arkivmyndigheten. Arkivmyndigheterna har också möjlighet att reglera och kontrollera arkivbildningen för de arkivbildande myndig- heterna genom föreskrifter och tillsyn. Arkivlokaler, e-arkiv och system för bevarande Med arkivlokaler avses särskilt anpassade lokaler för förvaring av arkiv, framför allt av fysiska handlingar. Arkivlokalen ska bl.a. skydda arkivet från miljöpåverkan och obehörig åtkomst. Olika typer av elektroniska handlingar kan bevaras och förvaltas e-arkiv eller system för bevarande. E-arkiv och system för be- varande används ofta synonymt i betydelsen ”system för att säker- ställa bevarandet”.