sou · H7B359d4 · 2019-12-12 00:00:00 — Produktionsavdelningen ansvarar för information och handläggning av ärenden och beslutar om utbetalning inom allmän ålderspension, bostadstillägg och äldreförsörjningsstöd, samt efterlevandepension.235 Enligt har produktionsavdelningen därmed också ett ansvar för att dessa utbetalningar är korrekta.236 Enligt riktlinjerna för arbete för att minska felaktiga utbetalningar framkommer att produktionsavdelningen också ansvarar för att planera och utföra arbetet med kontroller, information och förebyggande arbete. I arbetet ingår också att ta fram arbetsinstruktioner, styra och prioritera resurser, utvärdera och följa upp.237 I arbetsordningen beskrivs att produktionsområde ”Kontroller och utbetalningar” ligger inom produktionsavdelningen. 232Pensionsmyndigheten (2017): Strategisk plan med planeringsinriktning och korta mål –2020, s. 233Pensionsmyndigheten (2018): Verksamhetsplan och budget 2019, s. 5. 234Pensionsmyndigheten (2018): Organisation och vårt uppdrag. 235Pensionsmyndigheten (2018): Arbetsordning för , s. 26. 236Pensionsmyndigheten (2018): Intervju. 237Pensionsmyndigheten (2017): Systematiskt arbetssätt för att minska felaktiga utbetalningar, s. 4. Produktionsområdet handlägger serviceärenden, utbetalningskontroller, efterkontroller, kontrollutredningar vid misstanke om brott och återkrav av bostadstillägg. Produktionsavdelningen gör i samråd med juridikavdelningen även polisanmälningar. chefer har enligt arbetsordningen ansvar för myndighetens interna styrning och kontroll inom sin verksamhet.238 I riktlinjerna för intern styrning och kontroll specificeras chefsansvaret när det gäller ansvaret för att säkerställa ändamålsenliga kontroller inom respektive chefs verksamhetsområde. Där anges också chefernas ansvar för att säkerställa efterlevnad av lagar och regler inom sina respektive verksamhetsområden.239 Enligt arbetsordningen har Ledningsstaben det övergripande ansvaret för tillämpningen av intern styrning och kontroll samt riskhantering inom myndigheten. Ledningsstaben är också ansvarig för att sammanställa den samlade bilden av myndighetens risker. Ledningsstaben har dessutom ansvar för hur myndighetens betalningar ska hanteras.240 Enligt arbetsordningen ansvarar utvecklingsavdelningen för underlag till riskanalyser och för att planera och prioritera åtgärder för att minska felaktiga utbetalningar och oavsiktliga fel utifrån riskanalyser. Utvecklingsavdelningen ska också samordna myndighetens kontroll- och kvalitetsplaner. Dessa innehåller kvalitetsuppföljningar, kontroller och andra åtgärder för att hantera risker för felaktiga utbetalningar både i samband med, och efter, ansökningstillfället. Utvecklingsavdelningen ansvarar även för den långsiktiga utvecklingen av kärnverksamhet. Utvecklingsavdelningen har dessutom ansvar för att utveckla och förvalta myndighetens kvalitetsmodell.241 Enligt har utvecklingsavdelningen det tydligaste ansvaret för att motverka felaktiga utbetalningar i och med att avdelningen har samordningsansvar för myndighetens kvalitetsmodell och riskanalyser.242 I riktlinjer för arbetet med att minska felaktiga utbetalningar framkommer att utvecklingsavdelningen 238Pensionsmyndigheten (2018): Arbetsordning för , s. 239Pensionsmyndigheten (2010): Intern styrning och kontroll vid , s. 4. 240Pensionsmyndigheten (2018): Arbetsordning för , s. 15. 241Pensionsmyndigheten (2018): Arbetsordning för , s. 242Pensionsmyndigheten (2018): Intervju. samordnar en myndighetsövergripande funktion för analys och urval som arbetar i samråd med övriga berörda avdelningar. Syftet med funktionen är att fånga upp och analysera risker i myndighetens processer och riskbeteende hos de försäkrade. Dessa analyser ligger till grund för åtgärder i arbetet med att motverka felaktiga utbetalningar.243 sammanfattar funktionen myndighetens arbete med att minska felaktiga utbetalningar i en plan.244 Planen som beslutas av generaldirektören innehåller viktigaste risker som identifierats i riskanalysen samt de efterkontroller och förebyggande åtgärder som beslutats. Produktionsavdelningen är delaktig i framtagandet av planen för felaktiga utbetalningar. Chefen för utvecklingsavdelningen har det samordnande ansvaret för planen. Chefen för produktionsavdelningen ansvarar för att kontroller och åtgärder genomförs. konstaterade att det behövdes ett förtydligande kring hur myndigheten styr och prioriterar arbetet med att motverka felaktiga utbetalningar. Därför skapades en styrande strategisk funktion på myndigheten.246 I riktlinjer för arbetet med att minska felaktiga utbetalningar framkommer att det strategiska ansvaret för arbetet med att minska felaktiga utbetalningar som en följd har delegerats från respektive avdelningschef. Gruppen som har det strategiska ansvaret består av en enhetschef från utvecklingsavdelningen och två enhetschefer från produktionsavdelningen samt en enhetschef från juridikavdelningen. Den strategiska ledningen ska säkerställa att mål, inriktning, visioner, budskap och arbetssätt förankras i organisationen. Gruppen ska också arbeta med att ta fram en långsiktig målbild för prioriteringar. Gruppen ska arbeta med att informera och förankra till exempel strategi, inriktningar och uppföljningar i myndighetens ledningsgrupp. Dessutom ger den strategiska ledningen uppdrag till analys- och urvalsfunktionen och fattar samt 243Pensionsmyndigheten (2018): Systematiskt arbetssätt för att minska felaktiga utbetalningar, s. 2. 244Se exempelvis (2017): Plan för att minska felaktiga utbetalningar och (2018): Plan för att minska felaktiga utbetalningar . 245Pensionsmyndigheten (2017): Systematiskt arbetssätt för att minska felaktiga utbetalningar, s. 246Pensionsmyndigheten (2018): Intervju. samordnar beslut om inriktning, storlek på kontroller och åtgärder samt säkerställer resurser.247 Juridikavdelningen har ansvar för rättslig styrning och rådgivning samt rättsligt utvecklingsarbete. Juridikavdelningen gör även en bedömning av den rättsliga kvaliteten i myndigheten.248 9.3Pensionsmyndighetens arbetssätt för att motverka felaktiga utbetalningar I detta avsnitt beskrivs olika arbetssätt för att motverka felaktiga utbetalningar och bidragsbrott. arbete med intern styrning och kontroll baseras på COSO-modellen och gällande förordningar. Myndigheten gör också riskanalyser på flera olika nivåer och har en kvalitetsmodell för utveckling och återrapportering. skiljer på uppföljning av kontroller i handläggningen och myndighetens övriga kontroller. Slutligen har olika stöd i handläggningen för att undvika att beslut blir fel. 9.3.1Pensionsmyndigheten hänvisar till COSO-modellen och de förordningar som styr arbetet med intern styrning och kontroll har riktlinjer för intern styrning och kontroll. Syftet med riktlinjerna är att redogöra för vilka författningskrav som styr arbetet, definiera begrepp samt beskriva ansvar och roller när det gäller arbetet med intern styrning och kontroll. Riktlinjerna riktar sig till chefer och medarbetare som har en aktiv roll i verksamhetsstyrning och uppföljning. I riktlinjen hänvisar till COSO-modellen och de förordningar som styr arbetet med intern styrning och kontroll för myndighetens inriktning. För att få en god intern styrning och kontroll anser myndigheten att processen ska vara integrerad i myndighetens verksamhet. Det innebär att verksamheten ska planeras, styras och följas upp utifrån 247Pensionsmyndigheten (2017): Systematiskt arbetssätt för att minska felaktiga utbetalningar, s. 3. 248Pensionsmyndigheten (2018): Arbetsordning för , s. riskanalyser, kontrollåtgärder och uppföljning. Dessa moment ska dokumenteras. Dessutom krävs en ändamålsenlig intern kommunikation och information.249 9.3.2Pensionsmyndigheten gör riskanalyser på flera olika nivåer har riktlinjer för riskhantering som beskriver myndighetens riskhanteringsprocess som en förutsättning för en god intern styrning och kontroll.250 Utgångspunkten i arbetet med att motverka felaktiga utbetalningar är det som identifieras vid riskanalyser och andra analyser och uppföljningar.251 I riskarbetet ingår att identifiera, värdera och hantera risker i form av oönskade händelser som utgör hot mot myndighetens uppdrag och mål. Myndighetens riktlinjer för riskhantering ska användas vid all riskhantering och omfattar därmed hela organisationen.252 Förutom riktlinjerna finns anvisningar som beskriver hur myndigheten ska utföra det praktiska riskarbetet.253 I riktlinjerna för riskhantering anger myndigheten att det finns tre huvudkategorier av risker i myndighetens verksamhet: finansiella risker och försäkringsrisker, operativa risker samt strategiska risker. De finansiella riskerna och försäkringsriskerna är kopplade till placeringar och förvaltningen av medel för pensionssparares räkning. De operativa riskerna är risker som är kopplade till den löpande verksamheten och myndighetens uppdrag och mål. De strategiska riskerna handlar om myndighetens förmåga att fullgöra sitt uppdrag på lång sikt och hantera förändringar.254 I samband med verksamhetsplaneringen genomförs riskanalyser av respektive avdelning och stab.255 Samtliga chefer ansvarar för att analysera och besluta om hantering av risker inom sina respektive verksamhetsområden.256 Åtgärder för att hantera eventuella risker 249Pensionsmyndigheten (2010): Intern styrning och kontroll vid , s. 250Pensionsmyndigheten (2010): Riskhantering, s. 4. 251Pensionsmyndigheten (2018): Intervju. 252Pensionsmyndigheten (2010): Riskhantering, s. 4. 253Pensionsmyndigheten (2010): Riskhantering – anvisningar. 254Pensionsmyndigheten (2010): Riskhantering, s. 255Pensionsmyndigheten (2019): Verksamhetsplan och budget 2019, s. 256Pensionsmyndigheten (2010): Intern styrning och kontroll vid , s. 3. omhändertas i avdelningars och stabens verksamhetsplaner.257 Ledningsstaben ansvarar för att hålla samman myndighetens riskhantering genom metodstöd och kvalitetssäkring samt sammanställa och analysera identifierade risker på myndighetsövergripande nivå. Analysen ska rapporteras till generaldirektören.258 Riskanalys genomförs även inom specifika områden.259 Funktionen för analys och urval ska genomföra en riskanalys för felaktiga utbetalningar. Funktionen har också ansvar för att ta fram urval, planera, analysera och föreslå åtgärder för efterkontroller och förebyggande åtgärder utifrån den genomförda riskanalysen. Funktionen ska också förvalta metoden för att uppskatta storleken på de felaktiga utbetalningarna och föreslå eventuella förändringar i myndighetens handläggningsprocesser.260 gjordes en övergripande riskanalys avseende myndighetens samtliga förmåner. har kontroller och andra åtgärder främst omfattat bostadstillägg.261 Riskanalysen som gjordes 2017 prövas och revideras genom att se över om samma risker gäller även för nästkommande år.262 Enligt plan för att minska felaktiga utbetalningar finns risker för felaktiga utbetalningar genom hela kedjan, från intjänandetiden via mottagen ansökan/ärende till dess att pengarna är pensionären till handa. Felaktiga utbetalningar kan inträffa . Felaktiga utbetalningar avser både för mycket och för lite utbetalt.263 Utifrån riskanalyserna väljs ett antal åtgärder som tas upp i den årliga planen för arbete med att motverka felaktiga utbetalningar. Produktionsavdelningen har oftast ansvar för att genomföra åtgärderna.264 Enligt riktlinjerna för felaktiga utbetalningar är det viktigt att ta hänsyn till att riskgrupper förändras vid framtagandet av riskanalyser. menar att man bör överväga vilken vikt olika metoder, som exempelvis expertbedömningar, 257Pensionsmyndigheten (2019): Verksamhetsplan och budget 2019, s. 8. 258Pensionsmyndigheten (2010): Intern styrning och kontroll vid , s. 3. 259Pensionsmyndigheten (2019): Verksamhetsplan och budget 2019, s. 8. 260Pensionsmyndigheten (2017): Systematiskt arbetssätt för att minska felaktiga utbetalningar, s. 3. 261Pensionsmyndigheten (2018): Plan för att minska felaktiga utbetalningar , s. 3. 262Pensionsmyndigheten (2018): Intervju. 263Pensionsmyndigheten (2018): Plan för att minska felaktiga utbetalningar , s. 3. 264Pensionsmyndigheten (2018): Intervju. omvärldsbevakning och prediktionsmodeller, bör ha vid identifiering av riskgrupper i en specifik kontroll.265 9.3.3Pensionsmyndigheten har en kvalitetsmodell för utveckling och återrapportering tog fram en ny kvalitetsmodell.266 Modellen har implementerats och 2017.267 Kvalitetsmodellen omfattar metoder för att skatta och utveckla kvaliteten i myndighetens ärendehandläggning och kundmöte. kvalitetsmodell bygger på tre delar som ska samverka både när det gäller uppföljning och utveckling av kvaliteten. Modellen ligger också till grund för återrapportering av hur kvaliteten i myndigheten ser ut.268 De tre delarna i kvalitetsmodellen är kvalitetsuppföljning i linjen, datadrivet förbättringsarbete och riktade kvalitetsuppföljningar. Kvalitetsmodellens två första delar syftar till att identifiera förbättringsområden. De riktade kvalitetsuppföljningarna utgör ett underlag för att kunna bedöma kvalitetsnivån.269 Uppföljningen i linjen innebär att första linjens chefer löpande följer upp kvaliteten i ärenden som deras medarbetare handlagt. Syftet med uppföljningen är att fungera som underlag vid en kvalitetsdialog med varje medarbetare. Uppföljningen i linjen används för lärande och utveckling av kvaliteten på individ-, grupp- och förmånsnivå. Datadrivet förbättringsarbete innebär att myndighetsstatistik används för att göra analyser. Datadrivna analyser kan dels användas för att komplettera andra uppföljningar, dels bidra med ny information som normalt inte upptäcks vid stickprovsundersökningar. I de riktade kvalitetsuppföljningarna granskas kvaliteten på djupet. Områden att följa upp väljs bland annat utifrån riskområden och kända risker. Ärenden granskas utifrån enkelhet, formell riktighet och materiell riktighet. Enkelhet innefattar bland annat om språket i beslut och kommuniceringsbrev är tydligt och enkelt. 265Pensionsmyndigheten (2017): Systematiskt arbetssätt för att minska felaktiga utbetalningar, s. 5. 266Pensionsmyndigheten (2015): Ny kvalitetsmodell – slutrapport. 267Pensionsmyndigheten (2018): Årsredovisningen – , s. 268Pensionsmyndigheten (2017): Kvalitetsuppföljningsplan 2017, s. 3. 269Pensionsmyndigheten (2018): Årsredovisningen – , s. Formell riktighet innebär bland annat en granskning av om myndigheten har uppfyllt motiveringsskyldigheten i beslutet och om utrednings- och kommuniceringsskyldigheten är fullgod. Materiell riktighet innebär att granska om beslutet är rätt utifrån tillämplig lagstiftning.270 Ansvaret för att utföra arbete inom de olika delarna av kvalitetsmodellen ligger på olika avdelningar inom myndigheten. Produktionsavdelningen ansvarar för kvalitetsuppföljningen i linjen och gör också de flesta av de riktade kvalitetsuppföljningarna. Utvecklingsavdelningen samordnar kvalitetsuppföljningsplanen och det datadrivna förbättringsarbetet i samråd med analysavdelningen. Juridikavdelningen har ett föreskrivande ansvar för hur den rättsliga kvalitetsuppföljningen ska utföras och har det övergripande ansvaret för den rättsliga kvaliteteten på myndigheten.271 Bedömningen av kvaliteten i handläggningen görs i ett kvalitetsuttalande. Underlaget till uttalandet består i princip uteslutande av resultat från årets riktade kvalitetsuppföljningar. Underlaget analyseras och bedöms enligt en fyrgradig skala: gott, godtagbart, otillräckligt och bristfälligt. Samma skala används för övrig resultatbedömning och för intygandet om intern styrning och kontroll.272 De förmåner och verksamheter som bedöms i kvalitetsuttalandet är allmän pension, efterlevandepension, bostadstillägg och äldreförsörjningsstöd, återkrav, kundmöte och omprövning på begäran av den enskilde. Återkrav bedöms uppdelat per förmån och ingår därför inte i bedömningen för respektive förmån.273 Kvalitetsmodellen ger tillsammans med juridikavdelningens kvalitetsuttalande och kundupplevd kvalitet en samlad beskrivning av kvalitet.274 tar fram en kvalitetsuppföljningsplan. Planen innehåller en sammanställning av de uppföljningar som myndigheten planerar för året. Uppföljningarnas syfte är att mäta, analysera och utveckla kvaliteten i myndighetens ärendehandläggning och informationsgivning. Planen används för att planera arbetet med uppföljningen och i arbetet med att ta hand om resultatet för 270Pensionsmyndigheten (2018): Årsredovisningen – , s. 271Pensionsmyndigheten (2017): Kvalitetsuppföljningsplan 2017, s. 9. 272Pensionsmyndigheten (2018): Årsredovisningen – , s. 273Pensionsmyndigheten (2018): Årsredovisningen – , s. 14. 274Pensionsmyndigheten (2017): Kvalitetsuppföljningsplan 2017, s. 3. att utveckla kvaliteten. uppger att planen därmed är en del av samlade åtgärder för en god intern styrning och kontroll. Generaldirektören fattar inför varje kalenderår beslut om myndighetens kvalitetsuppföljningsplan. Chefen för utvecklingsavdelningen har det samordnande ansvaret för planen.275 9.3.4Pensionsmyndigheten skiljer på uppföljning av kontroller i handläggning och myndighetens övriga kontroller I beskrivning av myndighetens nya kvalitetsmodell skiljer på kontroll och uppföljning.276 gör flera kontroller i själva handläggningsprocessen för att säkerställa att beslutet blir korrekt. Dessa kontroller följs upp inom ramen för kvalitetsmodellen. Utbetalningskontroller, riktade efterkontroller och nyckelkontroller ligger därför utanför kvalitetsmodellen men är en del av myndighetens huvuduppdrag som utförs i linjen.277 Utbetalningskontroll är ett sammanfattande begrepp för åtgärder som ska bidra till färre felaktiga utbetalningar. Kontrollerna syftar till att säkerställa att utbetalningen går till rätt mottagare och att beloppet är rimligt inom aktuell förmån. Utbetalningskontrollerna kan delas in i tre kategorier: slumpmässiga, riskbaserade och bankkontroller. Riktade efterkontroller är kontroller som görs för att identifiera felaktiga utbetalningar och grundorsaker till felaktiga utbetalningar. Det handlar också om efterkontroller i syfte att förebygga fusk och felaktiga underlag från sökande. Utöver detta sker ett stort informationsutbyte med andra myndigheter och tjänstepensionsbolag i syfte att säkerställa att myndigheten fångar förändringar och räknar om ersättningar som är under utbetalning. 275Pensionsmyndigheten (2017): Kvalitetsuppföljningsplan 2017, s. 276Pensionsmyndigheten (2015): Ny kvalitetsmodell, s. 277Pensionsmyndigheten (2015): Ny kvalitetsmodell, s. Nyckelkontroller är enligt de kontroller som bedöms vara viktiga för att hantera de mest väsentliga riskerna och mest kritiska momenten.278 Iproduktionsområde ”Kontroller och utbetalningar” ingår handläggning av serviceärenden, utbetalningskontroller, efterkontroller, kontrollutredningar och återkrav för bostadstillägg. Inom produktionsområdet inryms avdelningens omprövningsverksamhet som ansvarar för omprövning av försäkringsärenden, administration av överklaganden, kvalitetsuppföljning och även rättsligt stöd tillsammans med juridikavdelningen.279 9.3.5Pensionsmyndighetens insatser för att undvika fel i handläggningen I strategiska plan beskrivs att myndigheten ska arbeta förebyggande med utgångspunkt i att handläggningen ska vara rätt från början samt att myndigheten ska följa och åtgärda de risker som finns.280 En viktig del i myndighetens förebyggande arbete är enligt att arbeta med att informera pensionärerna så att de kan göra rätt från början. kvalitetsmodell är en annan viktig del för att följa upp och utveckla kvaliteten i handläggningen. Inom produktionsavdelningen finns myndighetens pensionssamordnare som tillsammans med omprövningsenheten fungerar som stöd för gruppchefer och handläggare i den handläggande verksamheten. Produktionsavdelningen tar också fram och uppdaterar handledningar och vägledningar i försäkringsärenden.281 Vägledningarna innehåller samlad information om vad som gäller inom ett eller flera pensionsområden och uppdateras löpande. En vägledning kan innehålla beskrivningar av exempelvis författningsbestämmelser, förarbeten, rättsliga ställningstaganden, praxis och JO:s beslut.282 Kunskap som finns i organisationen förs enligt vidare till funktionen för analys och urval. 278Pensionsmyndigheten (2015): Ny kvalitetsmodell, s. 279Pensionsmyndigheten (2016): Slutrapport organisationsförändring, s. 9. 280Pensionsmyndigheten (2017): Strategisk plan med planeringsinriktning och korta mål –2020, s. 6. 281Pensionsmyndigheten (2018): Arbetsordning för , s. 27. 282Pensionsmyndigheten (2019): Lagar och regler. de handläggare som arbetar med återkrav och misstanke om brott och som primärt är de som kommer i kontakt med felaktiga utbetalningar, deltar i funktionen för felaktiga utbetalningar. Generellt är det annars viktigt att cheferna i hela organisationen är närvarande och deltar i verksamheten och för de problem som handläggare identifierat vidare.283 arbetar aktivt med att öka det externa informationsutbytet i syfte att minska felaktiga utbetalningar, exempel på detta är automatisk inhämtning av tjänstepensioner. Många uppgifter från inhämtas också automatiskt och genererar också i många fall en automatisk omräkning av ersättningen. Myndighetens strategi är att allt mer hämta in en uppgift från ursprungskällan istället för att vara beroende av att få en korrekt uppgift från pensionärerna. analyserar också sin verksamhet utifrån om det går att föreslå regelförändringar för att på så sätt minska riskerna för felaktiga utbetalningar. När ett nytt regelverk kommer används oftast projektformen för att implementera det i verksamheten. Ett projekt bemannas oftast med deltagare från alla berörda avdelningar. Projektet ansvarar sedan för implementering och förändringar i it-system processer och handläggarstöd. 9.4Sammanfattande beskrivning av arbete med att motverka felaktiga utbetalningar Sedan starten har i uppgift att säkerställa att felaktiga utbetalningar inte görs och att motverka bidragsbrott. Myndigheten ska också samverka med berörda myndigheter, kommuner och andra berörda parter för att bedriva en effektiv och rättssäker verksamhet. Arbetet med att minska felaktiga utbetalningar ligger under myndighetens långsiktiga mål ”rätt pengar i rätt tid”. Målet förtydligas bland annat genom att myndighetens rättstillämpning är enhetlig och inte tar någon ”ovidkommande hänsyn” samt att 283Pensionsmyndigheten (2018): Intervju. myndigheten har en systematisk kvalitetsutveckling och en effektiv kontrollverksamhet för att minska felaktiga utbetalningar. Produktionsavdelningen ansvarar för information och handläggning av ärenden och beslutar om utbetalning. Avdelningen har därmed också ett ansvar för att dessa utbetalningar är korrekta. Utvecklingsavdelningen har enligt det tydligaste ansvaret för att motverka felaktiga utbetalningar i och med att avdelningen har samordningsansvar för myndighetens kvalitetsmodell och riskanalyser. För att förtydliga styrning och prioritering av arbetet med att motverka felaktiga utbetalningar har en styrande strategisk funktion skapats på myndigheten. Gruppen som har det strategiska ansvaret består av chefer från utvecklingsavdelningen, produktionsavdelningen och juridikavdelningen. Den strategiska ledningen ska säkerställa att mål, inriktning, visioner, budskap och arbetssätt förankras i organisationen samt ta fram en långsiktig målbild för prioriteringar. När det gäller myndighetens inriktning på arbetet med intern styrning och kontroll hänvisar till COSO- modellen och de förordningar som styr arbetet med intern styrning och kontroll. För att få en god intern styrning och kontroll ska processen vara integrerad i myndighetens verksamhet. Utgångspunkten i arbetet med att motverka felaktiga utbetalningar är de problem som identifieras vid riskanalyser och andra analyser och uppföljningar. I samband med verksamhetsplaneringen genomförs riskanalyser av respektive avdelning och stab. Riskanalys genomförs även inom specifika områden.