sou · H7B358 · 2019-12-18 00:00:00 — Många ser det som ett grundproblem att staten inte tillförde några nya pengar när modellen infördes och att man blandar väldigt stora och mycket små aktörer i samma modell.25 I en utvärdering av kultursamverkansmodellen argumen- terar för att uppdraget att fördela utvecklingsbidrag till regionala enskilda arkivinstitutioner inom kultursamverkansmodellen borde flyttas från till . ansåg att man representerar den bästa kunskapen om arkivfrågorna och att arkiven utgör en så liten del av kulturområdet att det kan vara svårt för andra aktörer att uppbringa intresse för dem.26 I underlag till utredningen pekar man i stället på att arbetet i samverkansråd fungerar bra. Det egna kultur- området sätts in i ett större sammanhang och man får på så sätt en bra omvärldsbevakning. Huvuddelen av arbetet sker i arbetsgrupper, bl.a. granskning av de regionala kulturplanerna inför bidragsbeslut. En liknande bedömning sker av ansökningar om ut- vecklingsbidrag inom respektive kulturområde. Därmed har de med- verkande myndigheterna ett större inflytande, vilket kan vara på 23Anteckningar från utredningens regionala dialoger . 24Av årsredovisning 2018 framgår att 69 projekt runt om i landet fick utvecklings- bidrag . Vid bedömningen av ansökningarna prioriterades strategiska utvecklings- insatser av nationellt intresse. 25Anteckningar från utredningens regionala dialog i och under- lag från . Är samverkan modellen? En uppföljning och utvärdering av kultursamverkans- modellen (2015/2016: RFR4), s. 83. Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn både gott och ont då det kan uppstå konkurrens mellan olika kultur- områden.27 konstaterar att utvecklingsbidraget också kan sökas för projekt som bidrar till strategiska utvecklingsinsatser av nationellt intresse. Det gör att det inte finns någon möjlighet att söka bidrag för projekt som har betydelse för det regionala kultur- arvet men som inte kan klassas som nyskapande utveckling av natio- nellt intresse. noterar även att det pågår ett förändrings- arbete baserat på tidigare utvärderingar av kultursamverkansmodellen, bl.a. när det gäller redovisning, uppföljning och statistik. 10.3.5Statsbidrag till centrala och rikstäckande institutioner och organisationer Utöver statsbidraget som fördelas inom kultursamverkansmodellen finns det alltså ett statsbidrag till enskilda arkivinstitutioner som inte omfattas av samverkansmodellen. Bidraget får ges till enskilda arkiv- institutioner och institutioner eller föreningar med anknytning till arkivverksamhet. Bidrag får även ges till andra för bevarande och till- gängliggörande av företagsarkiv. Det är som prövar frågor om statsbidraget och myndigheten får meddela de föreskrifter som behövs för verkställigheten.28 Regeringen anger i regleringsbrevet vilken ekonomisk ram som ska gälla för bidraget. fick högst användas för ändamålet.29 har använt det utrymme som ges för att precisera ändamålet med bidraget och formerna för bidragsgivningen.30 I de be- slut som fattas heter det att bidraget avser centrala och rikstäckande institutioner och organisationer, utanför samverkansmodellen. Bi- draget fördelas dels som verksamhetsbidrag, dels som utvecklings- bidrag. Det senare är ett engångsbelopp som lämnas för specifika ända- mål eller för att stimulera vissa delar av en verksamhet som bedöms vara av särskilt intresse för de enskilda arkivens utveckling i ett nationellt perspektiv. Besluten om bidrag fattas av Riksarkivarien efter samråd med för enskilda arkiv. Enskilda arkiv – ett mångfacetterat område. 28Förordningen (2007:1368) om statsbidrag till enskilda arkiv. 29Regleringsbrev för avseende . 30Riksarkivets fördelning av bidrag till enskild arkivverksamhet 2016 (Dnr RA62-2015/12342) resp. 2017 (Dnr RA62-2016/9599). Uppgifter har också hämtats från webbplatsen för Riks- arkivet . Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn I tabell 10.4 redovisas hur bidraget fördelats på olika arkivinstitu- tioner och arkivorganisationer åren 2015–2018. Huvuddelen av bi- draget fördelas som verksamhetsbidrag, där inget annat sägs. Om mottagaren även har fått utvecklingsbidrag anges det. Källa: bidragsbeslut redovisas på myndighetens webbplats. Kommentar: FA och NAF är inte arkivförvarande institutioner. Kommentar: Kinship Center tog över verksamheten vid Svenska Migrationscentret. Uppgifterna i tabellen visar att bidragsfördelningen inte har föränd- rats påtagligt . I några fall har bidraget ökat en aning. Noterbart är att statsbidraget till utgör av det samlade bidragsbeloppet samt att två bidragsmottagare är föreningar som organiserar enskilda arkiv utan att själva vara arkivförvarande institutioner. I besluten framkommer även vilka institutioner som sökt men inte beviljats medel, t.ex. och . Avslagen motiveras med att arkiven är s.k. profilarkiv som har en begränsad användning. Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn Synpunkter på statsbidraget till centrala och rikstäckande institutioner och organisationer bidrag till centrala och rikstäckande institutioner och organisationer har fördelats med i princip oförändrade summor , vilket flera anser vara problematiskt. Möjligheten att utveckla verksamheten begränsas. Enligt berörda bidragsmotta- gare kan det finnas en viss motsättning mellan att staten å ena sidan betonar den enskilda arkivsektorns betydelse för kulturarvet och å andra sidan tvingar institutionerna att ansöka om statsbidrag. En del av de berörda arkivinstitutionerna har ifrågasatt fördelningen av bidragen. Det är enligt institutionerna otydligt vilka som ska få bidrag och varför fördelningen är så olika mellan institutionerna31 Bidraget till och bibliotek () har historiska förklaringar. Verksamheten är organiserad som en stiftelse med svenska staten, socialdemokratiska arbetareparti (SAP) och () som huvudmän. Det ekonomiska åtagandet från respektive huvudman delades upp så att staten ska stå för , LO för och SAP för . Statsbidraget har följt detta procenttal. Fram till och med hade en skrivning i sitt regleringsbrev med en öronmärkt bidragssumma till . ska bidraget i stället tas från den ram som har att fördela enligt förordningen om statsbidrag till enskilda arkiv. Mot bakgrund av statens åtagande och att den viktiga arkivverksamheten hos arkivinstitutionen är helt beroende av fortsatt statsbidrag, har gjort bedömningen att man fortsätter dela ut en stor del av totalbeloppet till ARAB.32 Eftersom staten är en av huvudmännen anser för egen del att statsbidraget bör föras upp som ett anslag på statsbudgeten och fördelas av Kulturdepartementet.33 Enligt behövs det en annan finansieringsmodell för eller ett större anslag för bi- dragsgivningen om myndigheten ska kunna dela ut större bidrag till fler aktörer i syfte att främja utvecklingen av enskild arkivverksam- het och bevarande av för kulturarvet betydelsefulla enskilda arkiv. TAM-Arkiv anser att en framtida reglering av den enskilda arkiv- sektorn bör vara utformad så att staten kan ge ett generellt verksam- 31Utredningens dialog med TAM-Arkiv och . Enskilda arkiv – ett mångfacetterat område. 33Utredningens dialog med . Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn hetsstöd till enskilda arkivinstitutioner för det kulturarvsarbete som till stora delar utförs . Verksamhetsstödet bör vara mer långsiktigt och till sin utformning mer förutsägbart än dagens stöd- form för de nationella enskilda arkivinstitutionerna. Stödets storlek bör också stå i proportion till den eventuellt ökade regleringen av enskilda arkivinstitutioners verksamhet. Det gäller särskilt om re- gleringarna medför ökade driftskostnader och/eller investeringar.34 10.4Riksarkivets rådgivning, främjande och förvärv Ett vanligt önskemål från berörda intressenter i den enskilda arkiv- sektorn, vid sidan om förhoppningarna om bättre ekonomiska förut- sättningar, gäller behovet av en stark, framsynt och aktiv statlig arkiv- myndighet. Allt handlar inte om pengar, ibland handlar det snarare om att få hjälp och råd om svåra avvägningar, principiella riktlinjer och om att inte behöva uppfinna hjulet om och om igen. En särskild fråga som både gäller rådgivning och finansiering berör digitaliser- ingens konsekvenser för den enskilda arkivsektorn. får ta emot arkivhandlingar från enskilda om de är av särskild betydelse för forskning och kulturarv. kan det uppstå viss konkurrens mellan den statliga arkivmyndigheten och delar av den enskilda arkivsektorn om vem som ska ta hand om enskilda arkivbestånd. Även mellan olika statliga myndigheter kan det uppstå oklarheter om ansvaret för enskilda arkivbestånd. Det är frågor som har diskuterats under utredningens dialoger. Detsamma gäller frågan om det främjandearbete som bedrivs inom ramen för för enskilda arkiv vid . Det finns olika uppfattningar om huruvida det arbetet verkligen gynnar den enskilda arkivsektorn. 10.4.1Avlastning genom aktiv rådgivning Enlig gällande reglering i instruktion får myndigheten ge råd till enskilda i arkivfrågor. Den närmare utformningen och om- fattningen av den rådgivande verksamheten ankommer på myndig- heten att bestämma. I årsredovisningen beskriver att man bedrivit en viss rådgivande verksamhet gentemot enskilda 34Underlag från TAM-Arkiv . Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn arkiv, främst i samband med leveransförberedelser. Syftet har varit att bedöma om arkiv som erbjudits som gåva eller donation kan vara värda att tas emot, helt eller delvis, som man gett råd om hur leveranser ska förberedas och genomföras.35 Det som efterfrågas från den enskilda sektorn är dock i första hand gemensamma riktlinjer och standarder.36 Av underlag till utredningen framgår att man ger råd om enskilda arkiv, både på direkt förfrågan och mera generellt, t.ex. på och i olika sammanhang där arkivsektorn träffas. Däremot ger man inte ut några specifika råd till de enskilda arkivinstitutionerna eller arkivbildarna. De kan delvis använda de generella föreskrifterna i för- fattningssamling (RA-FS) som gäller för de statliga myndigheterna, men myndigheten uppfattar att man kan bli tydligare med att peka ut vilka föreskrifter och allmänna råd som går att använda som väg- ledning även för enskilda arkiv, t.ex. genom bättre information på . Om utredningen i linje med förslag väljer att infoga de enskilda arkivbestånden i ett förslag till ny arkivlag så kommer det att ingå i myndighetens uppgifter att tydliggöra vilka villkor som ska gälla för de berörda arkivbestånden.37 I frånvaron av relevanta statliga riktlinjer och föreskrifter har det i kretsen av nationella och rikstäckande enskilda arkivinstitutioner tagits fram egna rekommendationer som stöd och råd för medlems- organisationernas dokumenthantering och informationsförvaltning. Rekommendationerna är allmänt tillgängliga även för andra att an- vända.38 Enligt bör dock inta en roll för att stötta och eventuellt certifiera enskilda arkivinstitu- tioner, som en officiell kvalitetsgaranti.39 och bibliotek anser att all typ av enhetlighet och centralisering i arkiv- sektorn är bättre än att flera olika aktörer hittar på egna lösningar.40 anser att bör ha samma roll i förhållande till institutioner och organisationer som bevarar och förmedlar enskilda arkiv som har gentemot 35Riksarkivets årsredovisning 2017, s. 21. 36Anteckningar från utredningens regionala dialog i . Enskilda arkiv – ett mångfacetterat område. 38TAM-Arkiv ger ut en serie med rekommendationer riktade till medlemsorganisa- tionerna. 40Utredningens dialog med . Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn museerna.41 Enligt 2 § instruktionen för ska myndigheten särskilt bl.a. främja utveckling och samarbete på musei- området samt erbjuda teknik och metodstöd till museer.42 På Riks- antikvarieämbetets webbplats finns råd, stöd, omvärldsbevakning, information om aktuella utbildningar, nätverk och annat som kan vara till nytta för den som jobbar inom museisektorn.43 Betydande delar av arkivbestånden hos enskilda arkivbildare och arkiv- institutioner är fortfarande analoga. Enligt är grovt räknat av materialet tillgängligt via nätet.44 Till- gänglighet för många enskilda arkivinstitutioner bygger inte heller på digitaliseringen utan på fysisk tillgänglighet till lokaler och arrange- mang av aktiviteter med publikt tilltal. För många små och ideellt verksamma enskilda arkivinstitutioner är det problematiskt att möta förväntningar och krav på att ta emot leveranser med digitalt material. Det handlar i praktiken om bristande samordning, kostsamma tekniska investeringar och från- varon av personal med tillräcklig it-kompetens. Kostnaderna för det analoga historiska materialet försvinner inte heller utan finns kvar, vilket resulterar i ökade kostnader totalt sett. För att hantera situa- tionen används billiga molntjänster för att lagra digitalt material, vilket i förlängningen kan bli betydligt dyrare och vilket också inne- bär en säkerhetsrisk.45 Föreningen påbörjade en utredning för att kartlägga de regionala länsarkivens, folkrörelse- arkivens och företagsarkivens förutsättningar för och behov av e-arkiv. Bedömningen var att för att en e-arkivfunktion ska fungera behövs samarbete mellan länsarkiven och eventuellt en ny gemensam organi- sation som är specialiserad på digitala arkivhandlingar. I utredningen presenteras en kartläggning av länsarkivens förutsättningar och den enskilda arkivsektorns arkiveringsbehov samt förslag på olika e-arkiv- 42Förordningen (2014:1585) med instruktion för . 45Anteckningar från utredningens regionala dialog i . Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn lösningar med bedömningar av vilka organisatoriska och finansiella krav som ställs.46 och bibliotek () anser att staten ge- nom borde ta ett större ansvar i frågor om e-arkiv och digitalt bevarande. Det skulle kunna handla om att myndigheten till- handahåller en tjänst eller utvecklar en produkt som alla i arkiv- sektorn kan använda.47 Hembygdsrörelsen pekar också på problemet med arkivering av audiovisuellt material med tanke på det analoga materialets korta livslängd. Det är enligt förbundet av stor vikt att Svenskt Filmarkiv (vid ) har tillräckliga resurser för in- samling och digitalisering av filmer och utöver arkivering av analogt material även kan erbjuda lagring av digitaliserade filmer som en tjänst för de enskilda arkiven.48 10.4.2Riksarkivets förvärv av enskilda arkiv Enlig gällande reglering i instruktion får myndigheten också ta emot arkivhandlingar från enskilda om de är av särskild be- tydelse för forskning och kulturarv. Av myndighetens totala bestånd av arkivmaterial på papper kommer från enskilda arkiv. De årliga leveranserna av analogt material har dock minskat generellt under en följd av år, delvis beroende på en ny restriktiv leveranspolicy från myndighetens sida.49 Utvecklingen vad gäller leve- ranser från enskilda arkiv –2013 och 2016–2018 redo- visas i tabell 10.5. Källa: Årsredovisning för 2013 respektive 2018. 46Webbplatsen för läns arkivförbund, Konferens e-arkiv i enskilda sektorn, 9april 2019, avläst . 47Utredningens dialog med . 49Riksarkivets årsredovisning 2017, s. 21–24. Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn Den kraftiga ökningen av mängden levererat enskilt material 2018 för- av det industrihistoriskt mycket intressanta äldre arkivbestånd från AB som började levereras till landsarkivet i . har även utrikeskorrespondenten personarkiv, med ett flertal ljudinspelningar, över- lämnats till landsarkivet i Östersund.50 fanns det ingen tydlig utvecklingstrend, utan det finns både upp- och nedgångar mellan enskilda år. har enligt uppgift inte haft resurser att aktivt arbeta med uppsökande verksamhet. I praktiken är det de verksam- heter som söker upp myndigheten som blir bevarade för eftervärlden, förutsatt att myndigheten bedömer att de har ett värde i enlighet med sin förvärvspolicy.51 Oklara gränser gentemot andra myndigheter pekar i sina underlag till utredningen på att andra myn- digheter har arkivbestånd från enskilda arkivbildare i sin ägo.52 Många kommuner och regioner har t.ex. beslutat att ta emot enskilda arkiv- bestånd, trots att det inte finns något stöd för det i kommunallagen (2017:725). Vissa myndigheter, särskilt inom kultur-, kulturarvs- och utbildningsområdena, har också ett direkt eller indirekt uppdrag att förvärva och tillhandahålla samlingar med anknytning till sin verksam- het t.ex. , Kungl. , universitetsbiblioteken och de statliga museerna. I många fall anses förvärv av enskilda arkiv- bestånd ingå i uppgiften för dessa myndigheter. Även myndigheter, som inte har i uppdrag att förvärva och till- handahålla samlingar, kan ha fått arkivhandlingar från enskilda arkiv- bildare i sin ägo. Det kan handla om en generaldirektörs efterläm- nade arkiv, en personalförenings eller lokal fackförenings arkiv eller någon utomstående enskild förening med anknytning till myndig- hetens verksamhetsområde som har lämnat sitt arkiv till myndig- heten. Många myndigheter förvaltar också fonder eller andra stiftel- ser vars arkiv, i formell mening, är att betrakta som enskilda. Det finns också verksamheter som har bedrivits av aktörer i den enskilda sektorn, som senare har övergått att hanteras av myndig- 50Riksarkivets årsredovisning 2018, s. 23. Enskilda arkiv – ett mångfacetterat område. Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn finns handlingarna från dessa föregångare hos myndig- heter i form av enskilda arkivbestånd. Konkurrens om vissa enskilda arkivbestånd Under utredningens dialoger har det också blivit tydligt att det ibland kan uppstå viss konkurrens mellan den statliga arkivmyndigheten och delar av den enskilda arkivsektorn när det gäller enskilda arkiv- bildares val av arkiv. Enligt bör det vara en ambition att material som tillkommer inom enskild verksamhet kan bevaras i enskild regi. För att garantera att värdefullt arkivmaterial hanteras korrekt föreslår de ett certifieringssystem. Enskilda arkivinstitutioner som uppfyller baskrav vad gäller t ex. arkivlokaler, säkerhet, tillgång till forskarsal och utbildade arkivarier ska kunna certifieras av Riks- arkivet. Det skulle ge en kvalitetsstämpel gentemot företag som vill upphandla arkivtjänster och gentemot lokala och regionala myndig- heter vid tilldelning av ekonomiska bidrag. På så sätt behöver det inte uppstå konkurrens med den statliga arkivmyndigheten.53 hållning är att det är viktigt att arkiv bevaras och tas om hand på rätt sätt, oavsett var i landet och av vilken institution. Myndigheten vill också att arkiven ska redovisas i den nationella arkiv- databasen, . Det är viktigt att de arkivhandlingar eller arkiv- bestånd som inte anses ha lika ”hög status” inte ska falla mellan stolarna. I sin rådgivning till enskilda arkivbildare som vill lämna sitt arkivmaterial till en arkivinstitution upplyser om att det finns andra aktörer som tar emot arkiv. Det är alltid ägaren som avgör till vilken arkivinstitution den vill lämna sitt arkiv. Enligt uppstår det sällan konkurrenssituationer, men man har ingenting att invända mot en ännu tydligare ansvarsfördelning, om det är möjligt.54 Enligt och bibliotek () har man inte upplevt någon konkurrens med . Däremot har och upplevt viss konkurrens sinsemellan om hanteringen av arkivbestånd från Kooperativa förbundet.55 Enskilda arkiv – ett mångfacetterat område. 55Utredningens dialog med . Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn 10.4.3Samarbetsrådet för enskilda arkiv för enskilda arkiv hos är ett nationellt samverkans- och samrådsorgan som inrättades 2013. Enligt 20 § in- struktionen ska samarbetsrådet för enskilda arkiv, genom samarbete mellan och den enskilda arkivsektorn, främja utveck- lingen av enskild arkivverksamhet och bevarande av för kulturarvet betydelsefulla enskilda arkiv i landet. Riksarkivarien är ordförande i rådet och därutöver finns högst åtta andra ledamöter. Riksarkivarien utser ledamöterna och praxis har varit att hälften av leda- möterna utses efter förslag av den enskilda arkivsektorn. Rådet utgör ett forum för informations- och meningsutbyte samt i förekom- mande fall för nationell samordning. Vidare fungerar samarbetsrådet som samrådsorgan när det gäller bidragsgivning till en- skilda arkiv.56 Under utredningens dialoger med intressenter för den enskilda sektorn har det framkommit synpunkter på samarbetsrådet, att det träffas för sällan och att det inte företräder de enskilda arkiven på ett tillräckligt bra sätt. föreslår att rådet ersätts av ett brett sammansatt, fristående råd under med uppdrag att hantera frågor rörande enskilda arkiv.57 anger att man avser att se över samarbetsrådets arbetssätt.58 10.5Utredningens bedömningar och förslag Den grundläggande frågan för utredningen är vilka åtgärder från statens sida, om några alls, som kan motiveras utifrån att de är verk- ningsfulla i förhållande till syftet, som här handlar om att bevara och tillgängliggöra betydelsefulla enskilda arkivbestånd och att under- lätta verksamheten för enskilda arkivbildare och arkivinstitutioner. Utredningens bedömningar och förslag utgår från att många en- skilda arkivbestånd och enskilda arkivbildare, liksom den samlade kretsen av enskilda arkivinstitutioner, är viktiga delar av samhällets gemensamma minne. visar genomgången ovan att det finns problem med bärkraften i den ekonomiska modell som är grunden för att hålla verksamheterna på fötter, att det finns ett betydande Enskilda arkiv – ett mångfacetterat område. Enskilda arkiv – ett mångfacetterat område. Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn utrymme för en aktivare rådgivning i arkivspecifika frågor från statens sida och för en ökad samverkan kring arkivfrämjande åtgärder. De insikterna är också de grundläggande skälen för att staten bör genomföra ett brett åtgärdspaket riktat mot den enskilda arkivsektorn. Det handlar inte om att välja antingen den ena eller andra insatsen utan om ett samlat paket där flera statliga åtgärder komplet- terar varandra. 10.5.1Statsbidrag till enskilda arkivsektorn Förslag: De befintliga statsbidragen till regionala enskilda arkiv- institutioner respektive till nationella enskilda arkivinstitutioner och organisationer ska vardera tillföras ytterligare . Vidare införs ett nytt statsbidrag för att stimulera tillkomsten av nya arkivcentrumlösningar. De närmare villkoren för statsbidraget ska framgå av en särskild förordning. Den årliga ekonomiska ramen ska uppgå till . Den ekonomiska modell som de enskilda arkivinstitutionerna bygger sin verksamhet på är en blandning av avgifter som betalas av medlem- mar och deponenter samt ekonomiska bidrag från staten, regioner och kommuner. Balansen mellan intäktsslagen varierar kraftigt mellan olika typer av enskilda arkivinstitutioner men ett gemensamt pro- blem är att hållbarheten i modellen sviktar, både vad gäller möjlig- heten att ta ut tillräckliga avgifter och vad gäller förutsättningarna att inom rådande system få ett långsiktigt tillskott av arkivspecifika offentliga bidrag. Därtill har nya angelägna behov identifierats. Sam- mantaget talar det för att staten behöver ta ett större ekonomiskt ansvar. Utredningen har identifierat tre angelägna ekonomiska reform- behov för den enskilda arkivsektorn: –en större ekonomisk grundtrygghet, –en långsiktig finansiering av herrelösa arkiv, och –ett ekonomiskt incitament för fler arkivcentrum. Stödjande och främjande av enskilda arkivsektorn De tre behoven hänger i viss mån samman. Frånvaron av en lång- siktig finansiering av herrelösa arkiv kan t.ex. vara ett av flera skäl till att det saknas en ekonomisk grundtrygghet. Det är inte heller vare sig möjligt eller lämpligt för staten att alltför mycket styra de ekonomiska insatserna till specifika ändamål. Vidare är inte staten ensamt ansvarig för finansieringen av den enskilda arkivsektorn. Avgifter från med- lemmar och deponenter, liksom ekonomiska bidrag från kommuner och regioner, är också viktiga för den enskilda sektorns grundtrygghet.