prop · H70342 · 2019-11-14 00:00:00 — Regeringens skrivelse 2019/20:42 granskning av statliga insatser för att underlätta nyföretagande genom Regeringen överlämnar denna skrivelse till . I skrivelsen redovisar regeringen sin bedömning med anledning av Riks- revisionens iakttagelser och rekommendationer i rapporten att starta företag – statliga insatser för en digital process (RiR 2019:14). övergripande iakttagelse är att , Skatte- verkets och åtgärder för att förenkla för företagare med hjälp av digitala tjänster har inneburit att det har blivit enklare att starta De digitala tjänsterna har dock ett antal brister som medför att de inte i önskad utsträckning underlättar för företagare att starta företag. revisionen rekommenderar regeringen att fortsätta vidta åtgärder för att underlätta digital samverkan mellan myndigheterna. Regeringen välkomnar granskning och konstaterar att den utgör ett värdefullt underlag i det fortsatta arbetet med att förenkla för företagare med hjälp av digitala tjänster. Regeringen instämmer i Riks- revisionens iakttagelse att statliga myndigheters åtgärder för att förenkla för företagare via digitala tjänster har inneburit att det har blivit enklare att starta företag, men också i slutsatsen att de digitala tjänsterna inte underlättar för företagare att starta företag i önskvärd utsträckning. Regeringen instämmer även i att det finns ett behov av att underlätta digital samverkan mellan myndigheterna. Regeringen har vidtagit ett antal åtgärder inom området förvaltningsgemensam digital utveckling, bland annat genom ett uppdrag till den inrättade Myndigheten för digital förvaltning att tillsammans med , , E- hälsomyndigheten, , och ta fram förslag om ökad säkerhet och effektivitet i samband med elektroniska 2019/20:42 informationsutbyten med och inom offentlig sektor. Regeringen har dessutom gett en särskild utredare i uppdrag att bland annat kartlägga och analysera modeller för samordnad IT-drift, som kan ge bättre förutsättningar för samverkan mellan myndigheter. Det pågående arbetet ligger enligt regeringens uppfattning väl i linje med iakttagelser och rekommendationer. I och med denna skrivelse anser regeringen att är slutbehandlad. Ärendet och dess beredning ............................................................. Regeringens bedömning av iakttagelser ................ Regeringens åtgärder med anledning av En granskningsrapport från ..................... Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde Ärendet och dess beredning har granskat de statliga myndigheternas insatser för att underlätta för företagare att starta företag med hjälp av digitalisering. Granskningen redovisas i rapporten att starta företag – statliga insatser för en digital process (RiR 2019:14), se bilagan. överlämnade rapporten till regeringen . denna skrivelse behandlar regeringen de iakttagelser och rekommenda- tioner till regeringen som har redovisat i sin rapport. Syftet med granskningen var att undersöka om de statliga myndigheternas insatser för att underlätta för företagare att starta företag med hjälp av digitalisering har varit ändamålsenliga. Följande frågor har undersökts: 1.Bidrar myndigheternas digitala tjänster till att det blir enklare att starta företag? 2.Är myndigheternas handläggningsprocesser för att registrera nya företag ändamålsenligt digitaliserade? 3.Är myndigheternas digitala samverkan ändamålsenligt organiserad? Granskningen har fokuserat på den process som behövs för att starta restaurang som aktiebolag och omfattar de statliga insatserna för att förenkla för företagare att starta företag med hjälp av digitalisering. Granskningen har omfattat myndigheterna , , , och Arbetsförmedlingen. har bland annat granskat tre initiativ för ett förenklat företagande genom digitalisering: 1.den myndighetsgemensamma portalen , som lanserades 2009, och som samlar information och e-tjänster i syfte att underlätta för företagare att starta och driva företag 2.den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter, som är en tjänst som är kopplad till och som samlar uppgifter från flera myndigheters register och syftar till att underlätta företagarnas uppgiftslämnande 3.programmet Serverat som initierades i syfte att förenkla för företagare inom restaurang- och besöksnäringen, bland annat genom att effektivisera handläggning av tillstånd och genom att erbjuda företagaren digital information, guidning och tjänster genom . gör följande huvudsakliga iakttagelser. , och åtgärder för att förenkla för företagare via digitala tjänster har inneburit att det har blivit enklare att starta företag, men de digitala tjänsterna har ett antal tillkortakommanden som medför att de inte i önskad utsträckning underlättar för företagare att starta företag. och handläggningsprocesser för registrering av nya företag är till stora delar digitala, men inte fullt ut och moment förekommer. Handläggaren måste till exempel skriva in vissa uppgifter manuellt och kontrollera uppgifter i flera system. ett helt igenom digitalt flöde, då det finns brister i integrationen med övriga Skr. 2019/20:42 verksamhetssystem. Dessutom sätter den tekniska plattformen gränser för utveckling och digitala lösningar som till exempel gör det möjligt för ombud att enkelt använda e-tjänster. Vidare saknas en säker digital kommunikationslösning mellan handläggare och företagare, vilket innebär att kommunikation via post, e-post och telefon fortfarande har en viktig roll i handläggningen. Slutligen konstaterar att myndigheternas digitala samverkan inte är fullt ut ändamålsenlig. Att myndigheternas digitala samverkan inte är helt ändamålsenlig har medfört en bristande effektivitet i genomförandet. konstaterar att det finns särskilda finansieringsutmaningar i myndighetsgemensamma projekt. När det gäller gör bedömningen att portalen bidrar till att förenkla för företagare, och till att uppfylla de deltagande myndigheternas övergripande målsättningar. I granskningen konstateras dock att samarbetet mellan myndigheterna inte har varit inriktat på att uppnå interna effektiviseringsvinster. Nyttorna med samarbetet återfinns i stället huvudsakligen utanför myndigheterna, som kostnaderna fördelas på myndigheterna. Vidare har myndigheterna olika uppdrag och finansiella förutsättningar. Andra regeringsuppdrag behöver prioriteras mot utvecklingsuppdrag inom myndighetssamarbetet, vilket medför prioriteringskonflikter. Deltagande myndigheter i den sammansatta bastjänsten upplever också att reglering som påverkar möjligheten till informationsdelning mellan myndigheter är en utmaning för att utveckla den sammansatta bastjänsten. När det gäller Serverat har det varit svårt att nå målen om kommuners anslutning, vilket innebär att det är företagare i ett begränsat antal kommuner som har fått möjlighet att använda sig av e-tjänster inom Serverat. Det har även funnits utmaningar i Serverats genomförandeorganisation, där programledar- och ägarskapet inte har varit kontinuerligt, vilket har lett till en period med låg aktivitetsgrad i programmet. Bristande institutionella förutsättningar försvårar enligt granskningen digitaliseringen i offentlig förvaltning och påverkar arbetet med att förenkla för företagen med hjälp av digitalisering. Det gäller framför allt finansieringsutmaningar för deltagande myndigheter, inbyggda mål- och prioriteringskonflikter i digitala samverkansprojekt, system och tekniska lösningar som bygger på olika standarder, rättslig oklarhet när det gäller personuppgiftsansvar i digitala tjänster och att gällande reglering hindrar eller hämmar informationsutbyte mellan myndigheter. Baserat på dessa iakttagelser lämnar följande rekommendation till regeringen. För att och regeringens mål för digitalisering av offentlig sektor ska uppnås rekommenderas regeringen att fortsätta vidta åtgärder för att underlätta digital samverkan mellan myndigheterna. Fokus bör läggas på de problem som beskrivs ovan, till exempel rättsliga förutsättningar för digitala tjänster, mål- och prioriteringskonflikter vid digital samverkan samt finansieringsutmaningar vid utveckling och drift av förvaltningsgemensamma digitala tjänster. 2019/20:42 lämnar också rekommendationer till , och . Regeringen behandlar i denna skrivelse endast den rekommendation som riktar sig till regeringen. Iakttagelser och rekommendationer som riktar sig till enskilda myndigheter tas vid behov upp i med myndigheterna i olika avseenden för att säkerställa att myndigheterna vidtar lämpliga åtgärder. 3Regeringens bedömning av iakttagelser belyser ett antal utmaningar som svensk förvaltning har att hantera vad gäller digitalisering. Utmaningarna handlar bland annat om samverkan mellan såväl statliga som kommunala myndigheter. Regeringen instämmer i iakttagelse att statliga myndigheters åtgärder för att förenkla för företagare via digitala tjänster har inneburit att det har blivit enklare att starta företag, men också i slutsatsen att de digitala tjänsterna inte underlättar för företagare att starta företag fullt så mycket som vore önskvärt. Som regeringen anförde i budgetpropositionen (prop. 2019/20:1 utg.omr. 24) bidrar digitala tjänster positivt till förenkling för företagare. är digitala tjänster för bland annat tillstånd hos kommuner än så länge begränsade till ett mindre antal branscher och ett mindre antal tillståndsgivningsprocesser. Om digitalisering ska få ett systematiskt genomslag för den samlade mängden av svenska företag förutsätter det förenkling och digitalisering av fler myndighetsprocesser och inom fler branscher. Regeringen instämmer också i det som lyfter fram om att det finns ett fortsatt behov att vidta åtgärder för att underlätta digital samverkan mellan myndigheterna. Regeringen instämmer likaså i att det arbetet behöver hantera de frågor som tar upp. Dessa rör exempelvis rättsliga förutsättningar för digitala tjänster, mål- och prioriteringskonflikter vid digital samverkan samt finansieringsutmaningar vid förvaltningsgemensamma digitala tjänster. Regeringen noterar att både , Serverat och den sammansatta bastjänsten har haft en positiv utveckling. utvecklas löpande med ny och fördjupad information och nya tjänster. har hög kundnöjdhet hos användarna och antalet användare fortsätter att öka. Programmet Serverat har medfört förenklingar för företagare i form av färre bilagor att sända in i samband med tillståndsansökningar och minskad arbetstid för sådana tillståndsprocesser. Serverat har också sedan publiceringen av vuxit till att omfatta 34 kommuner, vilket sannolikt omfattar närmare en fjärdedel av alla nystartade restaurangföretag i . bedriver ett aktivt arbete för att få ännu fler kommuner att ansluta sig till tjänsterna. Regeringens åtgärder med anledning av granskning är ett värdefullt bidrag i det fortsatta arbetet kring digitalisering av offentliga myndigheters förvaltning. Det handlar bland annat om hur digitalisering kan bidra till att uppfylla de krav som följer av förvaltningslagen (2017:900): att en myndighet ska se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla, att ärenden ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts och att en myndighet inom sitt verksamhetsområde ska samverka med andra myndigheter och hjälpa den enskilde genom att inhämta upplysningar eller yttranden från andra myndigheter. rekommenderar regeringen att fortsätta vidta åtgärder för att underlätta digital samverkan mellan myndigheterna, och att fokus bör läggas på de problem som beskrivit, till exempel rättsliga förutsättningar för digitala tjänster, mål- och prioriteringskonflikter vid digital samverkan samt finansieringsutmaningar vid utveckling och drift av förvaltningsgemensamma digitala tjänster. Regeringen har vidtagit flera åtgärder för att underlätta digital samverkan, och flera myndigheter bedriver också arbete som bidrar till regeringens ambition att förenkla för företagare genom digitalisering. Regeringen har genom inrättandet av Myndigheten för digital förvaltning haft för avsikt att förbättra de långsiktiga förutsättningarna för en effektiv styrning och samordning av offentliga digitala system och insatser. Myndigheten ska enligt sin instruktion samordna och stödja den förvaltningsgemensamma digitaliseringen i syfte att göra den offentliga förvaltningen mer effektiv och ändamålsenlig. Myndigheten har därmed en central roll för att regeringen ska kunna åstadkomma en mer sammanhållen styrning och för genomförandet av insatser på området. Denna åtgärd hade vidtagits redan då genomförde sin granskning. Myndigheten arbetar kontinuerligt och med omfattande systemfrågor som implementeras successivt. Effekterna av myndighetens arbete har ännu inte helt kunnat bedömas. Regeringen har också inrättat innovation och etik (Komet), som ska bidra till att skapa goda och trygga förutsättningar för teknologisk innovation (N 2018:04). Kommittén ska både bejaka de möjligheter för förbättringar som finns för medborgare, näringsliv och samhälle som tekniken skapar, och lyfta de målkonflikter som kan uppkomma. I uppdraget ingår att kartlägga behov av anpassning av regelverk och att leverera policyutvecklande förslag till regeringen, till exempel om hinder i form av lagstiftning, anpassning av regelverk eller behov av förändrade arbetsformer. Regeringen har vidare gett , , E-hälso- myndigheten, , , och Myndigheten för digital förvaltning i uppdrag att tillsammans analysera och lämna förslag som syftar till att skapa ökad säkerhet och effektivitet i samband med elektroniska informationsutbyten inom och med den offentliga 2019/20:42 sektorn. Myndigheterna inkom med rapporten och effektivt elektroniskt informationsutbyte inom den offentliga sektorn (Fi2018/02150/DF, FI2018/03037/DF och I2019/01061/DF). I rapporten redogörs för ett förslag om en förvaltningsgemensam digital infrastruktur för informationsutbyte som bland annat syftar till att göra det möjligt för en fysisk person att kunna representera en annan fysisk eller juridisk person i en digital tjänst, d.v.s. en lösning för hantering av ombud. Myndigheternas rapport bereds nu inom . Regeringen har vidare gett en särskild utredare i uppdrag att bland annat kartlägga och analysera för relevanta modeller för samordnad IT- drift, som i förlängningen kan bidra till att ge bättre förutsättningar för sådan samverkan mellan myndigheter som syftar till att utveckla och erbjuda gemensamma digitala tjänster till medborgare och företag (Säker och kostnadseffektiv IT-drift för den offentliga förvaltningen [dir. 2019:64]). Vidare anser regeringen att det finns behov av att utveckla, konsolidera och standardisera den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen, t.ex. vad gäller valfrihetssystem för e-legitimationer och Mina meddelanden (prop. 2019/20:1, utg.omr. Den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag har vidareutvecklats och det är möjligt för myndigheter och de organ som anges i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), att hämta företagsinformation direkt från den sammansatta bastjänsten till sina verksamhetssystem. Funktionen förenklar och ger minskade administrativa kostnader för såväl berörda organisationer som företag. Befintlig lagstiftning togs fram då det inte var möjligt att förutse nuvarande behov av databaserad överföring av information. Regeringen anser att det finns ett behov att undanröja onödiga hinder i lagstiftningen, men detta måste ske i noggrann avvägning så att det varken kränker enskildas integritet, eller röjer sekretessbelagda uppgifter. När det gäller de rättsliga förutsättningarna för uppgiftsansvaret i digitala tjänster, har i sitt betänkande Juridik som stöd för förvaltningens digitalisering (SOU 2018:25) identifierat ett antal åtgärder för att fortsätta säkerställa att det finns juridiska förutsättningar för en digital och datadriven förvaltning. Förslagen bereds inom . Regeringen har också gett , Lantmäteriet, Myndigheten för digital förvaltning och i uppdrag att lämna förslag som ska göra tillgången till så kallade grunddata mer säker och effektiv, bland annat genom att tydliggöra ansvaret och öka standardiseringen. Grunddata är till exempel uppgifter i folkbokföringsregistret, näringslivsregistret och fastighetsregistret. Grunddata är av stor betydelse i ett alltmer digitaliserat samhälle och en viktig grund för datadriven offentlig verksamhet. Myndigheterna föreslår i sin rapport om säker och effektiv tillgång till grunddata (Fi2018/02149/DF, Fi2018/03036/DF och I2019/01060/DF) bland annat att ett nationellt ramverk för grunddata samt grunddatadomäner etableras. Rapporten bereds nu inom . Ökad användning av tillförlitliga elektroniska underskrifter är grund- Skr. 2019/20:42 läggande i ett alltmer digitaliserat samhälle. styrning av digitala tjänster framförde i sitt slutbetänkande Reboot – omstart för den digitala förvaltningen (SOU 2017:114) bedömningen att området för elektronisk identifiering är otillräckligt reglerat. I syfte att höja säkerheten och stärka tilliten till sådana underskrifter avser regeringen att se över frågan om bättre reglering när det gäller elektroniska underskrifter och övriga betrodda tjänster (prop. 2019/20:1 utg.omr. Regeringen avser att återkomma i denna fråga. När det gäller de mål- och prioriteringskonflikter som beskriver behöver myndigheterna kontinuerligt göra en avvägning av hur myndighetens resurser kan användas på ett effektivt sätt som förvaltningslagens krav på ärendehandläggning och samverkan med andra myndigheter efterlevs. Vidare framgår det av myndighetsförordningen (2007:515) att myndigheter fortlöpande ska utveckla verksamheten i samarbete med myndigheter och andra för att ta tillvara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet. Regeringen anser att myndigheternas uppgift att förenkla för enskilda och företagare, t.ex. genom att utveckla digitala system, inte behöver förtydligas ytterligare, men avser dock att följa frågan och vid behov överväga om det behövs styrning för att öka samverkan och förenkling. För att öka myndigheternas fokus på ökad digitalisering och samverkan mellan myndigheter har regeringen bland annat beslutat förordningen (2018:1264) om digitalt inhämtande av uppgifter från företag. Av förordningen framgår att myndigheter ska eftersträva att utveckla system för digitalt uppgiftslämnande och att en myndighet så långt det är möjligt ska använda sådana uppgifter om företag som finns tillgängliga inom statsförvaltningen så att företag inte behöver lämna samma uppgifter . Även denna åtgärd vidtogs av regeringen då genomförde sin granskning. Förordningen ska ha en kontinuerlig påverkan på den statliga förvaltningen och rör omfattande systemfrågor som implementeras successivt. Förordningen, som trädde i kraft , har ännu inte hunnit få fullt genomslag och dess effekter har därför inte helt kunnat bedömas, bland annat för att myndigheter kan göra varierande bedömningar av hur långt det är möjligt att återanvända sådan information som redan finns tillgänglig inom statsförvaltningen. Regeringen anser därmed att det finns tydliga och reglerade styrsignaler till myndigheterna om att prioritera arbetet med förenklat uppgiftslämnande och enklare myndighetskontakter och att det därmed inte finns behov av ytterligare reglering i detta avseende. Om program som exempelvis Serverat endast hanterar ett fåtal tillståndsprocesser och ärendetyper, kan sådana program upplevas ha ett begränsat värde från kommunens eller myndighetens perspektiv. Det är därför önskvärt att digitala tjänster, såsom Serverat, utvecklas till att omfatta fler tillståndsprocesser och ärendetyper. På motsvarande sätt förutsätter ett systematiskt genomslag för den samlade mängden av svenska företag förenkling och digitalisering inom fler branscher och myndighets- Arbetet med Serverat inleddes också med restaurangbranschen 2019/20:42 med ambitionen att senare även omfatta andra branscher, och regeringen ser fortfarande positivt på en sådan utveckling. Finansieringsutmaningar vid utveckling och drift Det finns finansieringsutmaningar när det gäller att utveckla och uppdatera digitala systemlösningar och tekniska plattformar. Gamla system, eller olika tekniska system, som utvecklas för att lösa olika problem, eller uppnå olika målsättningar, kan visa sig vara designade så att de inte är interoperabla med varandra. Frånvaron av gemensamma standarder för interoperabilitet kan därför i många fall utgöra ett hinder för utvecklingen av digitala lösningar för att förenkla för företagare. Dessa problem kan även leda till att det inte är möjligt att till exempel länka uppgifter till system som eller Serverat. Genom regeringens beslut att inrätta Myndigheten för digital förvaltning och ge myndigheten ansvar för att samordna frågor om gemensamma standarder, format, specifikationer och liknande krav för den offentliga förvaltningens elektroniska informationsutbyte förbättras förutsättningarna för interoperabilitet. När det gäller utmaningen med att finansiera gemensamma digitala tjänster har regeringen bland annat vid olika tillfällen lämnat uppdrag till Statskontoret och , men kan konstatera att det är en utmaning att hitta väl fungerande generella lösningar. Regeringen har också, som konstaterar, gett i uppdrag att sammanställa och redovisa de totala kostnaderna och intäktskällorna för , då verksamheten involverar flera myndigheter och utgiftsområden. När en sådan sammanställning finns tillgänglig ger det bättre möjligheter att ta ställning till frågan. Regeringen överväger även att i regleringsbrevet för exempelvis ytterligare förtydliga finansieringen för insatser som och Serverat. När enskilda myndigheter ska bära kostnader för att finansiera förenklingsinsatser där nyttan i första hand tillfaller andra aktörer, såsom företagare eller andra myndigheter, finns en risk att sådana positiva effekter för utomstående aktörer, så kallade positiva externaliteter, leder till att myndigheterna i fråga inte prioriterar finansiering och utveckling av de förenklande digitala tjänsterna i så stor utsträckning som vore önskvärt. Dessa aspekter är välkända för regeringen och är inte unika för insatser för att förenkla för företag eller digital utveckling, utan kan i många fall uppstå när myndigheter ska finansiera tjänster som främst gagnar andra aktörer. Regeringen avser att se över behovet av att utveckla formerna för exempelvis finansiering och uppföljning av den förvaltningsgemensamma digitaliseringen. Regeringen avser att återkomma i denna fråga. Regeringen konstaterar även i budgetpropositionen (prop. 2019/20:1 utg.omr. 24) att med sitt samlade utbud av tjänster och information är ett viktigt verktyg för att förenkla för företagare och för en effektiv digital förvaltning. Ett omfattande arbete har redan påbörjats inom ramen för och Serverat i syfte att förbättra tjänsterna och öka användningen. Bland annat har ett arbete med att uppdatera verksamt.se:s plattform inletts av och som tidigare nämnts har ett förslag om ombudslösning inkommit som bereds inom Regeringens långsiktiga ambition för är att företagare enkelt och med hjälp av en hög grad av automation ska kunna få personligt anpassad information och vägledning digitalt. Det pågående utvecklingsarbetet visar att det finns stora vinster i att fortsätta utveckla myndighetsövergripande samarbete och tjänster, både för företagare och deltagande aktörer. Underlag från indikerar bland annat att ett utbyggt myndighetsöverskridande ekosystem för digitala tjänster kan medföra effektiviseringsvinster om runt (N2019/00863/FF). Regeringen ser positivt på detta utvecklingsarbete och avser att följa det noga. Regeringen bedriver en aktiv politik för att förenkla för företagare och det pågår insatser inom många myndigheter och i samarbete mellan myndigheter för att genom digitalisering förenkla processen för att starta företag. Det pågående arbetet ligger enligt regeringens uppfattning väl i linje med iakttagelser och rekommendationer.