prop · H70342 · 2019-11-14 00:00:00 — finns det även en digital tjänst som syftar till att förenkla och minska företagarnas uppgiftslämnande genom att samla uppgifter från flera myndigheters register, och som bland annat är ansluten till . Regeringen initierade 2016 en insats kallad Serverat för att förenkla för företagare inom restaurang- och besöksnäringen, bland annat genom att effektivisera handläggning av tillstånd och genom att erbjuda företagare digital information, guidning och tjänster genom . är statliga myndigheters gemensamma portal38 för information om företagande och företagstjänster.39 innehåller information från statliga och regionala myndigheter samt e-tjänster från statliga myndigheter.40 Målgruppen är små och medelstora företag och fokus har framför allt legat på de som ska starta företag, men inkluderar även de som funderar på att 2016/17:1, utg.omr. 24, bet. 2016/17:NU1, rskr. 2016/17:102, s. 46. 2016/17:1, utg.omr. 24, bet. 2016/17:NU1, rskr. 2016/17:102, s. 62. 2018/19:1, utg.omr. 24, bet. 2018/19:NU1, rskr. 2018/19:99. 37Regeringsbeslut N2017/04844/FF. 38Svenska datatermgruppen definierar en typisk portal som ”en eller flera webbsidor med ett utbud av information och tjänster i form av länkar till andra webbplatser eller webbsidor”. 39Ett samarbete kring starta företag har funnits . En föregångare till var och gemensamma webbtjänst, . och Se till exempel Statskontoret, Frivillig samverkan mellan myndigheter – några exempel, 2017. är en del av det bredare myndighetssamarbetet Starta och driva företag, som också omfattar starta företag-dagar, en starta företag-broschyr med mera. 24 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N starta företag samt de som driver, utvecklar och avvecklar företag. är även den svenska kontaktpunkten för utländska tjänsteföretag,41 enligt EU:s tjänstedirektiv,42 där företagare ska få information om att starta och driva företag samt kunna ansöka om nödvändiga tillstånd. är initierat av , och Skatteverket.43 är det och som driver portalen.44 I drivandet av ansvarar för innehåll (information och tjänster), behovsanalys och kommunikation. har i myndighetens instruktion i uppdrag att på ett enkelt, behovsanpassat och samordnat sätt erbjuda myndighetsinformation som är relevant för företagen och även vägleda blivande och redan etablerade företagare till information hos andra offentliga aktörer som främjar företagsutveckling.45 har även i uppdrag av regeringen att vara utvecklingsmyndighet för arbetet med att skapa enkla digitala myndighetskontakter för företagare.46 ansvarar för förvaltning av teknisk drift, underhåll och förvaltning av ingående system, samt tillhörande kundtjänst och support för . och Arbetsförmedlingen är aktiva parter, vilket innebär att de bidrar till samverkansarbetet genom bland annat bemanning av arbetsgrupper och finansiering. ansvarar även för förvaltning och utveckling, samt kundtjänst och support av e- tjänster på . är ett myndighetsinitierat samverkansprojekt och finansieras av deltagande myndigheter (se avsnitt 5.1.1), samt av regeringen i form av särskilda regeringsuppdrag.47 Regeringen har konstaterat att är ett centralt verktyg för att förenkla för företagare och blivande företagare.48 Regeringens styrning av har främst skett genom att regeringen har satt upp mål som har kommunicerats genom budgetpropositioner och särskilda 41Förordningen (2009:1078) om tjänster på den inre marknaden. 42Direktiv /123/EG – tjänstedirektivet syftar till att undanröja hindren för handeln med tjänster inom EU. EU-länder ska underlätta för tjänsteleverantörerna och tjänstemottagarna, det vill säga säljare och köpare av tjänster, att få den information de efterfrågar om direktivet genom kontaktpunkter. 43Statskontoret, Frivillig samverkan mellan myndigheter – några exempel, 2017. 44Representanter från och bemannar ledningsgrupperna. Representanter från Arbetsförmedlingen och är adjungerande i ledningsgrupperna. Därutöver är , , , , , och Lantmäteriet involverade i samarbetet. 453 § förordningen (2009:145) med instruktion för . 46Regeringsbeslut N2017/04844/FF. 47Bland annat tilldelades i budgetpropositionen för fortsatt utveckling (prop. 2017/18:1, utg.omr. 24, bet. 2017/18:NU1, rskr. 2017/18:106), för arbetet med (prop. 2018/19, utg.omr. 24, bet. 2018/19:NU1, rskr. 2018/19:99 och 2018/19:100), samt medel inom exportstrategin. 2017/18:1, utg.omr. 24, bet. 2017/18:NU1, rskr. 2017/18:106, s. 41. R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S Till exempel gav regeringen i uppdrag till de dåvarande ägarna av (, och ) att vidareutveckla med ytterligare information och tjänster.49 gav regeringen och i uppdrag att tillsammans öka innovationstakten i verksamt.se.50 har fått ett förtydligat uppdrag i sitt regleringsbrev att myndigheten ska ansvara för förvaltning av teknisk drift, underhåll och förvaltning av ingående system i samt kundtjänst och support av dessa lösningar.51 Myndigheterna inom samarbetet för genomför ett utvecklingsarbete, Framtida verksamt, och har fastställt en ny målbild t. Framtida verksamt är tänkt att involvera fler aktörer och fler e-tjänster i ett så kallat ekosystem (se avsnitt 5.2). Det har inte tagits beslut om att genomföra Framtida verksamt i sin helhet. 2.2.3 Den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter Den sammansatta bastjänsten52 för grundläggande uppgifter syftar till att förenkla och minska företagares uppgiftslämnande och höja kvaliteten på informationen som inkommer till kommuner och myndigheter, genom att återanvända information om företagare som redan finns hos , och ().53 Informationen används för att förifylla e-tjänster samt på Mina sidor på . Grundläggande uppgifter är uppgifter som kan användas för att identifiera, kontakta och definiera företagare och företaget, samt kontrollera behörighet, och efterfrågas ofta av myndigheter i ansökningar av tillstånd och registreringar. När 14 myndigheter kartlade sina uppgiftskrav för företagare kom de fram till att de gemensamt hade 1 318 uppgiftskrav.54 Tjänsten lanserades 2015 och förvaltas av i samverkan med och . började även andra organisationer ansluta sig till bastjänsten och få sina respektive e-tjänster förifyllda med grundläggande uppgifter. 49Regeringsbeslut N2011/1860/ENT, N2011/2741/ENT (delvis). 50Regeringsbeslut N2018/00712/FF. 51Regeringsbeslut N2017/03490/SUN (delvis). 52En bastjänst är en it-baserad tjänst som anropas maskin-till-maskin och som tillhandahåller information eller utför informationsbearbetning. En bastjänst kännetecknas av att den saknar användargränssnitt. I stället sker anrop till tjänsten från ett annat program för vidareförädling och presentation av andra parter. När någon part sammanställer information från flera bastjänster och presenterar denna information som en ny bastjänst, kallas den nya tjänsten för en sammansatt bastjänst (E-delegationen, 2015). 53Underlag från , Presentation SSBT generell, 2018. 54Bolagsverket, Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter. N2012/311/ENT Slutrapport, 2013. 26 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Bakgrunden till den sammansatta bastjänsten går att återfinna i ett antal regeringsuppdrag, kartläggningar av företagens uppgiftslämnande och arbetsgrupper: •Under 2008 fick i uppdrag av regeringen att utarbeta ett förslag till minskat uppgiftslämnande för företagare, i syfte att minska de administrativa kostnaderna för företagare.55 •Under 2011–2013 gav regeringen 14 myndigheter i uppdrag att kartlägga företagares uppgiftslämnande och i uppdrag att leda arbetet. •Under 2012 fick en utredare i uppdrag att presentera ett förslag så att uppgifter som lämnas från företagare till statliga myndigheter i regel endast ska lämnas en gång och till ett ställe (den så kallade , SOU 2013:80). Utredningen skulle bland annat analysera och samordna de uppgifter som omfattades av ovan nämnda kartläggning. I uppdraget ingick att redovisa förutsättningarna för att skapa ett system där uppgifter kan användas av flera myndigheter och leda till ett informationsutbyte mellan myndigheterna.57 •Uppgiftslämnarutredningen fick ett tilläggsdirektiv om att förbereda och genomföra de åtgärder som krävdes för att realisera det förslag som lämnades av utredningen.58 •Bolagsverket, Tillväxtverket59 och fick regeringsuppdraget att vidareutveckla med ett system för företagens uppgiftslämnande,60 vilket resulterade i den sammansatta bastjänsten. •Sedan 2015 har haft en anslagsfinansiering på först (2015), och sedan (2016–2019) i syfte att användas för finansiering, förvaltning, teknisk infrastruktur och utveckling av servicetjänsten för företagens uppgiftslämnande (förenklat uppgiftslämnande) som finns på verksamt.se.61 55Regeringsbeslut N2007/8915/MK. 56Regeringsbeslut N2011/5884/ENT, regeringsbeslut N2012/311/ENT. 59Tillväxtverket fick också i uppdrag att ta fram och förvalta ett register där statliga myndigheter samlar sina uppgiftskrav (regeringsbeslut N2014/3755/ENT). 60Regeringsbeslut N2014/3041/ENT, regeringsbeslut N2014/3042/ENT. 61Regeringsbeslut N2015/07690/SUN, N2015/02178/SUN (delvis), Regeringsbeslut N2016/04956/SUN N2016/04426/KLS (delvis), Regeringsbeslut N2017/03490/SUN (delvis), Regeringsbeslut N2017/07675/SUN, N2017/07556/KLS (delvis), N2017/01706/SUN med flera, Regeringsbeslut N2018/05856/SUN, N2018/05837/KLS (delvis), N2018/01402/SUN. R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S gjorde regeringen en satsning på att förstärka styrningen och samordningen av den övergripande it-användning i statsförvaltningen –2018.62 prioriterade regeringen fyra utvecklingsområden för digital samverkan,63 med myndighetsövergripande processer som går på tvärs genom nationell, lokal och regional nivå. Serverat var ett av dessa utvecklingsområden.64 Regeringen och kommuner och landsting (SKL) ingick en överenskommelse om att SKL bland annat skulle ta fram digital information, guidning och tjänster som utgick från restaurangföretagarnas förutsättningar och behov.65 och fick i uppdrag att i samverkan med varandra och med SKL verka för att nå syftet med överenskommelsen.66 Arbetet inleddes med restaurangbranschen med ambitionen att senare även omfatta andra branscher där tillväxtviljan och sysselsättningspotentialen bedöms vara stor. Genom ytterligare en överenskommelse mellan regeringen och SKL beslutades att Serverat även skulle inkludera besöksnäringen.67 För uppdraget fick SKL –2019.68 Inom ramen för Serverat har följande tjänster tagits fram i syfte att underlätta för företagare inom restaurang- och besöksnäringen: •guider och checklistor för aktuella registreringar och ansökningar på •ensade informationstexter och uppgiftskrav i handläggning av tillstånd •informationsspecifikationer och e-tjänsteprototyper som kommuner kan använda i utveckling av e-tjänster. 2014/15:1, utg.omr. 22, bet. 2014/15:TU1, rskr. 2014/15:86, s. 148. 63De övriga utvecklingsområdena är smartare samhällsbyggnadsprocess för att öka bostadsbyggandet (Lantmäteriet tillsammans med ), öka tillväxten genom en smartare livsmedelskedja (tillsammans med ), och smartare miljöinformation för att nå våra miljömål (). 2016/17:1, utg.omr. 24, bet. 2016/17:NU1, rskr. 2016/17:102, s. 45. 65Överenskommelse mellan regeringen och kommuner och landsting om ett enklare företagande med digital förvaltning för perioden –2017 (dnr. N2016/01182/FF). 66Regeringsbeslut N2016/04956/SUN N2016/04426/KLS (delvis), regeringsbeslut N2016/00494/FF. 67Överenskommelse mellan regeringen och kommuner och landsting om ett enklare företagande med digital förvaltning för perioden –2019 (dnr. 2017/04297/FF). 68Överenskommelse mellan regeringen och kommuner och landsting om ett enklare företagande med digital förvaltning för perioden –2017 (dnr. N2016/01182/FF), samt Överenskommelse mellan regeringen och kommuner och landsting om ett enklare företagande med digital förvaltning för perioden –2019 (dnr. N2017/04297/FF). 28 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N sade SKL upp överenskommelsen med regeringen om ett enklare företagande med digital förvaltning. tog över ledningen och förvaltningen av Serverat i oktober 2018.69 SKL fortsätter att medverka i Serverat. 2.3 Digitalisering i offentlig förvaltning 2.3.1Regeringens styrning av den offentliga förvaltningens digitalisering Regeringens och övergripande mål för digitaliseringspolitiken är att ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.70 Regeringens tidigare målsättning för statsförvaltningens digitalisering var en enklare vardag för medborgare, en öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet samt högre kvalitet och effektivitet i verksamheten.71 presenterade regeringen en ny digitaliseringsstrategi72 som pekade ut riktningen för digitaliseringspolitiken.73 Sedan strategin presenterades har regeringen initierat nära 200 insatser74 kopplade till strategins fem delmål, som handlar om digital kompetens, digital trygghet, digital innovation, digital ledning och digital infrastruktur. Regeringens styrning av den offentliga förvaltningens digitalisering har huvudsakligen varit delegerad till myndigheter. Regeringens styrformer har främst varit att styra via strategier, kommittéer och råd. Regeringen har även styrt via särskilda regeringsuppdrag, som till exempel i programmet Digitalt först. inrättade regeringen en ny myndighet, Myndigheten för digital förvaltning (Digg), som har i uppdrag att samordna och stödja den förvaltningsgemensamma digitaliseringen i syfte att göra den offentliga förvaltningen mer effektiv och ändamålsenlig.75 69Sveriges kommuner och landsting, Uppsägelse av överenskommelse mellan regeringen och kommuner och landsting om ett enklare företagande med digital förvaltning för . Dnr: 16/00121, 2018. 70Regeringen, För ett hållbart digitaliserat – en digitaliseringsstrategi, 2017. 71Regeringen, Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för digitalt samverkande statsförvaltning, 2012, och prop. 2017/18:1, utg.omr. 2, bet. 2017/18:FiU2, rskr. 2017/18:128 och 2017/18:129, s. 93. 72Digitaliseringsstrategin ersatte den tidigare it-strategin och strategin för statsförvaltningens digitalisering : It i människans tjänst. En digital agenda för (dnr. 2011/342/ITP), Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för digitalt samverkande statsförvaltning (N2012.37). 73Regeringen, För ett hållbart digitaliserat – en digitaliseringsstrategi, 2017. , ”Nära 200 initiativ för att ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter”. 751 § förordningen (2018:1486) med instruktion för Myndigheten för digital förvaltning. R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S 2.3.2 Utmaningar med att digitalisera den offentliga förvaltningen har i tidigare granskningar beskrivit regeringens styrning av den offentliga förvaltningens digitalisering som kortsiktig, delegerad och präglad av brist på helhetsansvar. Det fanns vidare dels brister i de statliga myndigheternas genomförande i att utveckla sina verksamheter med hjälp av digitalisering, dels bristande institutionella förutsättningar som tenderade att hämma eller hindra digitaliseringsarbetet.76 Även andra aktörer som E-delegationen, , och Statskontoret har påpekat bristande styrning eller förutsättningar för att digitalisera den offentliga verksamheten.77 Utredningen om effektiv styrning av nationella digitala tjänster (SOU 2017:114) bedömde dock att regeringen har påbörjat ett arbete med att utveckla sin styrning av den offentliga förvaltningens digitalisering, ett arbete som enligt utredningen måste fortsätta med full kraft för att inte den förvaltningsgemensamma digitala utvecklingen ska bromsas i onödan.78 De institutionella förutsättningarna som tenderar att hindra utvecklingen mot en digital förvaltning handlar bland annat om att den tekniska utvecklingen och regelverket inte går i takt med varandra. Befintlig lagstiftning och regelverk beskrivs ofta av myndigheter som ett hinder för att utveckla digitaliseringen.79 (SOU 2018:25) uppger till exempel att det dels finns flera aspekter i gällande rätt som upplevs hindrande eller hämmande för digital utveckling inom förvaltningen, dels att det finns ett antal frågor som saknar givna svar i författning eller andra etablerade rättskällor.80 Ytterligare en bristande förutsättning är avsaknad av standarder. Den har haft som strategi att låta myndigheter utveckla tekniska lösningar efter egna behov. () påpekar att en framgångsrik digitalisering ställer krav på samverkan över organisationsgränserna, och då blir frånvaron av gemensamma standarder för exempelvis interoperabilitet ett hinder för utvecklingen.81 Regeringen har till exempel gett flera myndigheter i uppdrag att lämna förslag som syftar till att skapa ökad säkerhet och effektivitet i samband med elektroniska informationsutbyten inom och med den offentliga sektorn, bland annat genom en ökad standardisering.82 Regeringen har även gett , och i uppdrag att lämna 76Riksrevisionen, Den offentliga förvaltningens digitalisering – En enklare, öppnare och effektivare förvaltning?, 2016. 77SOU 2015:66, ESV 2017:13, SOU 2016:89, Statskontoret 2016:26. 78SOU 2017:114, s. 102. 79Ekonomistyrningsverket, Digitaliseringen av det offentliga , 2017, s. 14. 80SOU 2018:25, s. 133–134. 81Ekonomistyrningsverket, Digitaliseringen av det offentliga , 2017, s. 14. 82Regeringsbeslut Fi2018/02150/DF. R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N förslag som syftar till att skapa en säker och effektiv tillgång till grunddata, bland annat genom att öka standardiseringen av sådan data.83 Myndigheter upplever bristen på central finansiering av gemensamma lösningar som det största problemet inom den offentliga förvaltningen. En försvårande faktor är också att den aktör som finansierar utvecklingen ofta inte är den som tar hem den största effekten av den.84 Den svenska förvaltningsmodellen, med fristående myndigheter och självstyrande kommuner, innebär att det är svårare att bedriva digitaliseringsarbete i samverkan.85 Digitalisering som förutsätter samverkan har generellt släpat efter i offentlig förvaltning.86 83Regeringsbeslut Fi2018/02149/DF. 84Ekonomistyrningsverket, Digitaliseringen av det offentliga , 2017, s. 13. 85Ekonomistyrningsverket, digitalisering. Uppföljning och analys, 2016. 86Jonasson, och , Förutsättningar för digital samverkan. Utredning om insatser för att främja digitalisering och digital samverkan, 2013. R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S De problem som regeringen och myndigheterna försöker att åtgärda genom , den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter och Serverat handlar om att det för företagare är svårt att få en överblick över vad som krävs för att starta företag, vilka aktiviteter som måste genomföras och vilka aktörer som är inblandade. I detta kapitel beskrivs och analyseras vad företagare möter i kontakten med och myndigheternas e-tjänster. Vidare behandlas vilka möjligheter företagare har att bidra till utformningen av tjänster och hur myndigheterna arbetar med att utveckla tjänsterna efter olika behov. 3.1 Enkelt att genomföra processen Myndigheterna bör säkerställa att det är enkelt för företagare att genomföra processen, genom att det är enkelt att få överblick över vilka tillstånd som krävs och i vilken ordning de olika stegen ska ske. ger en överblick över processen för att starta företag genom att samla information, e-tjänster och vidarelänkning till statliga och i viss mån även kommunala e-tjänster. Stöd i form av guider och checklistor finns för ett fåtal branscher. når de satta målen avseende användarnöjdhet. •En majoritet av ärendena för att starta företag inkommer digitalt till () och () via e-tjänsterna på . Användningen av e-tjänsterna skiljer sig åt mellan branscher och företagstyper. •Bolagsverkets och uppföljningar visar att företagare som använder pappersblankett känner till e-tjänsten, men tycker att pappersblankett är enklare. •Endast och har placerat sina e-tjänster för att starta företag på . •Det saknas en digital hantering av fullmakter som påverkar möjligheten för ombud att använda e-tjänsterna. •Inom ramen för Serverat har en guide och checklista för restaurangföretagare tagits fram som finns på . Det har även tagits fram två checklistor inom besöksnäringen, en för att starta hotell och en om logiverksamhet. Guiderna och checklistorna syftar till att ge överblick över vilka registreringar och tillstånd som krävs för att starta företag inom de specifika branscherna. •Fyra specifikationer för e-tjänster har tagits fram. Specifikationerna rör olika typer av tillståndsansökning hos kommuner för restaurangföretagare. Specifikationerna kan användas av kommuner vid upphandling, utveckling eller anpassning av e-tjänster. 32 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N •I en av pilotkommunerna för Serverat, kommun, har programmet medfört färre felaktiga tillståndsansökningar, minskad tidsåtgång för handläggning och minskad uppskattad tidsåtgång för företagare. •Det är få företagare som har fått ta del av insatserna inom Serverat. hade 23 kommuner anslutit sig till Serverat, vilket bland annat innebär att de ska ha utvecklat eller anpassat minst en e-tjänst baserat på de specifikationer som tagits fram inom Serverat. De kommuner som har anslutit sig representerar dock kommuner som har ett högre genomsnitt nystartade restaurangföretag än de kommuner som inte är med i Serverat. •I hade 110 kommuner, två myndigheter, ett kommunalförbund och anslutit sig till den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter. Det innebär att grundläggande uppgifter och företagsinformation kan förifyllas i den anslutna organisationens e-tjänst, något som minskar företagares uppgiftslämning till myndigheter. •Den sammansatta bastjänsten underlättar uppgiftslämnande för företagare, men regeringens målsättning om att samma uppgift, där det är möjligt och relevant, endast behöver lämnas en gång uppfylls inte. Tjänsten hämtar enbart vissa typer av uppgifter från tre myndigheter, och det har inte varit möjligt för kommuner att hämta uppgifter från tjänsten för att använda i sin handläggning. 3.1.1 förenklar, men vissa funktioner saknas De som använder tycker att portalen gör det enklare att starta företag Antalet användare av har stadigt ökat (se diagram). hade portalen knappt tre miljoner användare, jämfört med drygt en miljon användare 2011.87 Diagram 1 Antal användare av , 2010–2018 Källa: Underlag från , Statistik , 2019. 87Underlag från , Statistik , 2019. Mätvärdet användare anger hur många användare som använt . Google Analytics fastställer vilken trafik som härrör från vilken användare med hjälp av en unik identifierare som kopplas till varje användare och skickas med varje träff. R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S har följts upp genom två produktmål som tillsammans ska bidra till att följa upp det övergripande effektmålet för myndighetssamverkan, att samverkansprodukterna ska bidra till att företag och företagare tycker det är enkelt att starta, driva och utveckla företag. Produktmålen för är att av de som besöker ska tycka att webbplatsen fungerar som ett stöd i processen, samt att av de som besöker ska tycka att webbplatsen är användbar utifrån deras behov.88 Produktmålen har följts upp genom en årlig Index-undersökning.89