prop · H70342 · 2019-11-14 00:00:00 — efterfrågar kommunerna även yttranden från och Kronofogden.179 Det saknas ett verktyg för säker digital kommunikation, eller som i det här fallet, delning av remisser mellan kommuner och statliga myndigheter. Enligt SKL har behovet av att hitta en gemensam digital kommunikationskanal som kan användas för säker meddelandehantering mellan kommuner, landsting, regioner och statliga myndigheter påtalats under många år.180 Enligt och skiljer sig förfarandet åt mellan kommunerna. 179Statens folkhälsoinstitut, Modell för kommunala riktlinjer för alkoholservering, 2012. 180Sveriges kommuner och landsting, Säker digital meddelandehantering mellan myndigheter. Nulägesbehovs- och marknadsanalys, 2016. R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S remissen per e-post, andra skickar per post. sänder tillbaka sitt yttrande till kommunen via post om remissen innehåller uppgifter som finns i misstanke- och belastningsregistret. Annars redovisar remissen åter till kommunen genom e-post.181 Även får in remissförfrågningar via e-post men kan inte leverera digitalt tillbaka, eftersom det saknas en säker anslutning till kommunerna, vilket krävs i och med att det handlar om personuppgifter och vissa sekretessuppgifter. Det innebär att svaret skickas tillbaka med post. Enskilda kommuner har kontaktat för att diskutera möjligheten att upprätta en säker anslutning. avvaktar ett pågående utvecklingsarbete som hanterar dessa frågor, projektet digital kommunikation som drivs av SKL och tillsammans med kommuner, regioner och myndigheter.182 4.1.5 Kommunikation med företagare sker genom flera kanaler På sker kommunikationen under handläggningen framför allt via e- post eller telefon, beroende på vilka kontaktuppgifter företagare har angett samt syftet. uppger att avstämningar per telefon dessutom kan bidra till en snabbare handläggning. På sker all kommunikation per post eller telefon. Handläggare på har möjlighet att via ett chatt-verktyg följa kunden i e-tjänsten i den digitala miljön på . Handläggare på saknar den möjligheten. I stället finns ett handläggarstöd i form av en PDF-fil med skärmdumpar av olika vyer i , som ett sätt för handläggaren att se var i e-tjänsten företagare befinner sig och vilka uppgifter som efterfrågas där. Ett skärmspeglingsverktyg har utretts, men inte implementerats. En komplicerande faktor är ansvarsfrågan – handläggare kan förklara konsekvenser av olika val, men då uppgifterna från företagare ligger till grund för beslut om till exempel skatteunderlag, är det viktigt att handläggaren inte fyller i uppgifter åt företagare.183 Såväl som använder den förvaltningsgemensamma tjänsten för digital post, Mina meddelanden,184 för viss kommunikation, framför allt beslut. Tjänsten möjliggör säkra elektroniska försändelser från statliga och kommunala myndigheter till privatpersoner eller företag. Med säker avses att meddelandet sänds krypterat, med angiven avsändare och tas emot i en brevlåda 181E-post från , . 182Inera AB, ”Säker digital kommunikation, hämtad . 183Intervju vid , (b). 184Mina meddelanden utvecklades inom ramen för och förvaltas av på uppdrag av Myndigheten för digital förvaltning (Digg). 54 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N som skyddas av kryptering, samt att meddelandet enbart kan läsas av en mottagare som legitimerar sig. Mina meddelanden möjliggör endast envägskommunikation. Företagare kan inte svara på den digitala posten utan måste återkomma till handläggaren på telefon eller skicka in ett skriftligt svar som skannas in. Användningen av Mina meddelanden förutsätter att företagare är ansluten till tjänsten, annars skickar myndigheterna ut beslut per e-post eller post. är 100 000 företag anslutna till Mina meddelanden.185 Kommuner: Personlig kontakt är vanlig De kommunala handläggarna har ofta omfattande personlig kontakt med den sökande under handläggningen, antingen via e-post, telefon eller personliga möten. Handläggaren kan behöva besöka lokalen, eller förklara vilka kompletteringar som är nödvändiga. Företagare tar också kontakt för att få förklaringar och för att få reda på statusen på sitt ärende. SKL har uppskattat att varje handläggare lägger på att informera företagare om aktuell status.186 Beslut skickas via e-post, men tillståndsbeviset skickas per post, då många företagare förvarar beviset i lokalen (då det av beviset framgår vad de får servera och under vilka tider). 4.2 Verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering Myndigheterna bör bedriva ett kontinuerligt verksamhetsutvecklingsarbete med hjälp av digitalisering. I de fall delar av processen inte är digital, bör myndigheten ha en tydlig plan för hur och vilka delar av arbetsprocessen som ska digitaliseras. •Bolagsverket och ser kontinuerligt över och förbättrar sina respektive verksamhetssystem, genom till exempel förbättrade verktyg, enklare layout och liknande. •Bolagsverket och har planer för att utveckla och effektivisera handläggningen genom till exempel ökad automatisering, men myndigheterna står också inför omfattande modernisering av verksamhetssystemen och plattformsbyten. •Bolagsverket bedriver ett pågående utvecklingsarbete för att förenkla processen kring föreslaget företagsnamn och digitalisera fler delar i nybildningsprocessen. 185Mina meddelanden, ”Aktuellt ”, hämtad . 186Underlag från kommuner och landsting, Nyttorealiseringsplan Serverat 1.0, 2016, s. 11. R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S •Skatteverket har haft planer på att automatisera handläggningen för nyregistrering av företag, men planerna har inte realiserats, bland annat på grund av interna överväganden, som inneburit att andra utvecklingsbehov har prioriterats. •Karlskrona kommun och arbetar med att se över sina digitala processer gentemot företagare och internt. Båda kommunerna uppger att kontakt med sektorsmyndigheter om att lösa frågor kring remissförfarande, uppgiftskrav och inrapportering av statistik är en utmaning. 4.2.1Myndigheterna tillämpar modeller för förvaltnings- och utvecklingsarbete och har förvaltningsmodeller för att bedriva ett verksamhetsutvecklingsarbete med hjälp av digitalisering och en portföljhantering som ger överblick över pågående och planerade projekt. På tillämpas den så kallade objektstyrningsmodellen för verksamhetsutveckling (med PM3 som referensmodell), vilket innebär att utvecklingsinsatser planeras, prioriteras och drivs av objekt. har en övergripande utvecklingsportfölj, där all verksamhetsutveckling ryms. Objektägare och objektledare inom verksamheten och it tar tillsammans fram objektplaner, som diskuteras och koordineras i olika forum inom organisationen och som ligger till underlag för prioriteringar. 187 arbetar med att införa agil och värdedriven verksamhetsutveckling inom hela organisationen.188 tillämpar ett agilt arbetssätt, och verksamhetsutveckling bedrivs i enlighet med den så kallade PM3-metoden (en förvaltnings- och portföljstyrningsmodell), som bland annat innebär att verksamheten sammanställer utvecklingsbehov och äskar utvecklingsmedel.189 Båda myndigheternas verksamhetssystem har byggts ut och moderniserats i omgångar. 4.2.2Myndigheterna har planer för att utveckla digitaliseringsgraden, men utmaningar i form av gamla system och har planer på att utveckla och automatisera handläggningen ytterligare, men står båda myndigheterna inför utmaningar och prioriteringar när det gäller det interna utvecklingsarbetet. Såväl som har gamla system och står inför ett omfattande plattformsbyte, något som är förenat med stora kostnader. 187Intervju vid , (d). 188E-post från , . 189Intervju vid , (c). 56 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N också omfattande digitala utvecklingsportföljer för hela verksamheten, vilket innebär att myndigheten måste prioritera mellan utvecklingsbehoven. ser över det mest resurskrävande momentet i handläggningsprocessen för nyregistrering av företag, det vill säga granskningen av företagsnamn, både ur ett externt företagarperspektiv och ur ett internt processperspektiv. har också genomfört en pilotstudie för att förenkla för företagare, genom att ta fram en sökfunktion för företagsnamn på , som baseras på maskin- och djupinlärning.190 Internt ser över om det är möjligt att effektivisera processen för att granska företagsnamn med hjälp av AI (artificiell intelligens).191 Även vägledningen kring val av företagsnamn ses över.192 ser också ett behov av att starta upp ett arbete för att förenkla användningen av e-tjänster för ombud.193 På har det funnits planer på att automatisera hanteringen av ärenden som gäller nyregistrering, ändring och avregistrering av företag. Äskade utvecklingsmedel har dock inte bifallits när myndigheten har gjort sina interna prioriteringar. Det finns flera anledningar till att det inte implementerats. Bland annat att verksamhetssystemen är gamla, vilket försvårar utveckling. Vidare utgör företagsärendena en mindre del av den ärendemängd hanterar, cirka 350 000 jämfört med åtta miljoner deklarationer, vilket påverkar tillgången till utvecklingsmedel. Myndighetens strategiska satsning på öppna API- lösningar194 anges också som ett skäl till att myndigheten inte längre ska bygga och utveckla e-tjänster.195 4.2.3Kommunernas digitala utvecklingsarbete: utmaningar internt och externt En utmaning för kommunerna är bredden på deras uppdrag och det antal e- tjänster som behöver utvecklas. Enligt kommun finns uppskattningsvis 800 möjliga e-tjänster för en kommun. kommun, som är en relativt liten kommun, har 200 e-tjänster. Det ställer krav på att ha en beställarkompetens gentemot leverantörer, och en förmåga att förvalta och utveckla e-tjänsterna inom de olika kommunala förvaltningarna, något som 190Bolagsverket och , Uppdrag att öka innovationstakten i utvecklingen av (N2018/00712/FF). Slutrapport, 2019, s. 21. 191Intervju vid , . Se även och , Uppdrag att öka innovationstakten i utvecklingen av (N2018/00712/FF). Slutrapport, 2019. 192E-post från , . 193Intervju vid , . 194Application programming interface (API) är en specifikation av hur olika applikationer kan använda och kommunicera med en specifik programvara. De API:er som exponeras utåt, och som andra (programvaruföretag etc) kan bygga tjänster på, kallas öppna API:er. 195Intervju vid , . R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S kan vara svårt att upprätthålla i mindre kommuner. kommun strävar efter att bli mer strategisk i utvecklingsarbetet genom att utveckla beslutsunderlag för att prioritera tjänster och titta mer på reella effekter för verksamheten.196 kommun och arbetar kontinuerligt med att se över sina processer och utveckla dessa. För Tillståndsenheten i är prioriteten att få e-tjänsten på plats. Tillståndsenheten har arbetat med att se över och förenkla sina processer, och gå igenom vilka dokument och handlingar som behövs. Ytterligare en del är att vidareutveckla e-tjänster med en betaltjänst. skickar företagare in ett skannat kontoutdrag som bevis på betalad avgift.197 En viktig del i kommunernas handläggning är också kontakterna med sektorsmyndigheterna. Båda kommunerna uppger att det är svårt att hitta fungerande samverkansformer med sektorsmyndigheter för att utveckla smidigare digitala lösningar för till exempel remissförfarandet, administration och avrapportering av statistik. 196Intervju vid kommun, (a). 197Intervju vid , . 58 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N I detta kapitel beskrivs och analyseras organiseringen av de tre samverkansinitiativen: , den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter och Serverat. Vidare beskrivs och analyseras hur väl befintliga processer och it-system har anpassats inom ramen för samverkan, och om åtgärderna har bidragit till att företagare där det är möjligt och relevant, endast ska behöva lämna uppgifter en gång till myndigheter. 5.1 Målbild, nyttor och kostnader Myndigheterna bör ha en gemensam och myndighetsspecifik målbild av nytta för företagare, samt för kostnader och nyttor (såväl kvalitativa som kvantitativa). •Samarbetet inom ramen för styrs av flera faktorer, bland annat att det ska utgå från myndigheternas egna uppdrag, att regeringen har satt upp mål för och att det finns en gemensam målbild för myndighetessamarbetet Starta och driva företag. Utgångspunkten i det egna uppdraget innebär att myndigheterna har olika förutsättningar att prioritera den gemensamma målbilden. •Det har varit svårt för och att anpassa samverkan efter myndigheternas olika verksamhetsplanering, och deras olika möjligheter att avsätta resurser till samverkan har bidragit till en ineffektivitet i genomförandet. •Den nyttokalkyl som genomfördes inför lanseringen av fokuserade på nyttan för företagare. Nyttor för deltagande myndigheter har framför allt varit att bidrar till att det blir tydligt för företagare vad som behövs göras i kontakten med myndigheterna och att det är enklare att nå målgruppen. Myndigheterna har inte identifierat effektiviseringsvinster i den interna verksamheten till följd av samarbetet inom . •Myndigheterna har inte särskilt redovisat kostnaderna för , varken gemensamt eller per myndighet. har i regleringsbrevet fått i uppdrag av regeringen att förtydliga vad som helhet kostar och vad som ingår i kostnaderna. •Regeringen har i en överenskommelse med kommuner och landsting (SKL) satt upp mål för Serverat, mål som har reviderats i en ytterligare överenskommelse, med en formulering som minskade vikten av hög anslutning. •I nyttokalkylen för Serverat pekade SKL bland annat på vikten av att säkerställa nytta för kommunernas verksamhet. •Serverat har haft svårt att leva upp till målen om anslutning. •Det finns flera anledningar till att kommuner väljer att inte ansluta sig till Serverat, men gemensamt är att det saknas tydlig nytta för kommunerna. R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S •Den långsiktiga förvaltningen av de produkter som tas fram inom Serverat är ännu inte löst. anser inte att myndigheten kan förvalta Serverat och ser över möjligheten att identifiera specifika kommuner som kan ta ansvar för detta. 5.1.1 – delvis oklar nytta för myndigheterna Myndigheterna behöver löpande förhålla sig till legalitetsprincipen vid samverkan I all verksamhet som statliga myndigheter bedriver, liksom i samverkansprojekt, måste myndigheter följa de regelverk som styr verksamheten. Det kan handla om reglering i lag eller förordning, till exempel myndighetens instruktion, men också om ett förvaltningsbeslut från regeringen, till exempel i myndighetens regleringsbrev. Myndigheterna måste förhålla sig till den så kallade legalitetsprincipen som ställer krav på normmässig förankring för den verksamhet som myndigheten bedriver.198 Principen för samarbetet inom är att alla parter deltar med utgångspunkt i sitt uppdrag. Att delta i samarbetet och bidra till de gemensamma målen ska vara ett sätt att genomföra den enskilda myndighetens uppdrag.199 har deltagande myndigheter inte uppfattat att samverkan inom ramen för kommer i konflikt med legalitetsprincipen, däremot att det blir en fråga om prioriteringar. Hur samverkan inom ramen för förhåller sig till legalitetsprincipen är något som myndigheterna löpande har fått förhålla sig till.200 Organiseringen av samarbetet inom är tänkt att spegla deltagande myndigheters ambitionsnivå. Genom den omorganisering av samverkansorganisationen som genomfördes ville deltagande myndigheter tydliggöra ansvar och förväntningar, samt säkerställa förvaltningen av . satt sju myndigheter i ledningsgruppen, i stället för nuvarande två (och ). Medarbetare vid uppger att nuvarande arbetsinsats och finansieringsgrad är ett mer rimligt engagemang för myndigheten jämfört med hur det såg ut före 2017.201 Arbetet med att ta fram och följa upp mål har varit eftersatt Regeringen satte upp två kortsiktiga och ett långsiktigt mål för . De kortsiktiga målen är dels att ska ha fler besökare än 2012, dels att merparten av de som använt tycka att den gör det 199Underlag från , Mål och uppföljningsplan, 2017. 200Intervju vid (a); intervju vid , (b). 201Intervju vid , (a). 60 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N enklare att starta och driva företag.202 Regeringen har även satt upp ett långsiktigt mål för , som är ”att företagare enkelt och med en hög grad av automation ska kunna få personligt anpassad information och vägledning helt digitalt”.203 Målet presenterades i budgetpropositionen och knöt an till regeringens satsning på att digitalisera den offentliga förvaltningen. Det effektmål som myndigheterna har satt upp för myndighetssamarbetet Starta och driva företag, som är en del av är, är att samarbetet ska bidra till att företag och företagare tycker det är enkelt att starta, driva och utveckla företag. Myndigheterna gör bedömningen att målet för myndighetssamarbetet Starta och driva företag ligger i linje med regeringens mål från 2013.204 Vid intervjuer med medarbetare från myndigheterna inom samarbetet för framkommer det att arbetet med att utveckla mål för , och att systematiskt följa upp och utvärdera användningen av portalen har varit eftersatt. En anledning som nämns är att har växt kraftigt , vilket uppges innebära att det arbetet inte har hunnits med. Inom samarbetet arbetar myndigheterna med att ta fram en effektkarta och definiera effektmål och mätpunkter för att följa upp dessa.205 ger begränsad myndighetsintern nytta, men bidrar till att uppfylla myndigheternas uppdrag Fokus för har varit på den externa nyttan, det vill säga att förenkla för företagare, och inte på effektivisering av den enskilda myndighetens verksamhet.206 Inför starten av genomförde , (föregångare till ), och en analys över fördelningen av kostnader och nyttor. I analysen konstaterades det att huvudmålet med var att öka tillväxten i samhället genom att underlätta bildandet av nya livskraftiga företag. För och bedömdes en följd kunna bli minskad handläggning, men det konstaterades också att den följden var beroende av andra investeringar.207 Myndigheterna uppger att ligger i linje med myndigheternas uppdrag, där bland annat företagsfrämjande och stöd till företagare ingår. har i uppdrag att på ett enkelt, behovsanpassat och samordnat sätt erbjuda myndighetsinformation som är relevant för företagen och även vägleda blivande och redan etablerade företagare till information hos andra offentliga 2012/13:1, utg.omr. 24, bet. 2012/13:NU1, rskr 2012/13:104, s. 60. 2017/18:1, utg.omr. 24, bet. 2017/18:NU1, rskr. 2017/18:106, s. 60. 204Underlag från , Mål och uppföljningsplan, 2017. 205Intervju vid , . 206Statskontoret, Frivillig samverkan mellan myndigheter – några exempel, 2017, s. 13. 207Underlag från , : PENG-analys av Mitt företag, 2007. R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S aktörer som främjar företagsutveckling.208 Även har ett relativt brett uppdrag i förhållande till företagare, då myndigheten ska tillhandahålla service och information i form av företagsfakta och öppen och tillgänglig information om företag och föreningar. ska även bidra till att förenkla företagande och i samverkan med andra aktörer utveckla effektiva och digitala tjänster.209 , som var med och startade , har delvis trappat ned sitt engagemang till en nivå som myndigheten anser är mer förenlig med sitt uppdrag. har inte i uppdrag att förenkla för företagare, utan har fokus på att förenkla när det gäller skattefrågor. I det sammanhanget är en kanal av flera.210 Arbetsförmedlingen trappade upp sitt engagemang i samband med att lade ett ökat fokus på att driva företag. Att underlätta för små och medelstora företag att rekrytera är en del av Arbetsförmedlingens uppdrag.211 För myndigheterna är en kanal för att sprida information och nå målgruppen på ett bättre sätt, bland annat har ökad trafik till den egna webbplatsen från identifierats. Myndigheterna uppger även att portalen bidrar till att det blir tydligt för företagare vad som behövs göras i kontakten med myndigheterna.212 Nyttorna för fördelas således framförallt till företagare. Även om portalen bidrar till att uppnå myndigheternas övergripande målsättningar, så är nyttan för myndigheterna mer indirekt, som kostnaderna fördelas på myndigheterna. Detta är dock inte unikt för . () visar i en kartläggning av den offentliga förvaltningens digitalisering att det inte är ovanligt att nyttor tenderar att vara svåra att påvisa, delvis till följd av bristande arbete med att på förhand identifiera nyttor och kostnader. ESV påpekar dock att nyttoanalysen i sig inte är ett medel för att lyckas, men att en väl genomförd analys ökar förutsättningarna för att realisera nyttorna.213 Det saknas sammanställning av kostnaderna för finansieras av de myndigheter som deltar i myndighetssamarbetet Starta och driva företag, som bland annat består av och starta företagdagar.214 Regeringen fattade även beslut om en förstärkning av 2083 § förordningen (2009:145) med instruktion för . 209Statskontoret, Myndighetsanalys av , 2016. 210Intervju vid , . 211Intervju vid Arbetsförmedlingen, (a). 212Intervju vid och , ; intervju vid , (d); intervju vid Arbetsförmedlingen, . 213Ekonomistyrningsverket, Digitaliseringen av det offentliga . En uppföljning, 2018, s. 24–25. 214Drivande myndigheter: , . Aktiva myndigheter: Arbetsförmedlingen, Medverkande myndigheter: , , Associerade myndigheter: , , Regionala parter: landets regioner. 62 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N på totalt för perioden –2014.215 Det saknas dock sammanställningar av de samlade kostnaderna för . var budgeten för myndighetssamarbetet Starta och driva företag . stod för majoriteten av kostnaderna () tillsammans med (). Övriga myndigheter som deltog i myndighetssamarbetet Starta och driva företag stod för resterande kostnader.216 och fattade beslut om att de skulle ta fram en översiktlig bild som beskriver vad som helhet kostar och vad som ingår i kostnaderna.217 fick i uppdrag av regeringen att sammanställa och redovisa de totala kostnaderna och intäktskällorna för verksamt.se.218 Myndighetsinterna ekonomiska förutsättningar försvårar gemensamma prioriteringar De två drivande myndigheterna, och , har olika uppdrag, verksamhetslogiker och finansieringsformer och därmed olika förutsättningar att bidra till samverkan. verksamhet är till stora delar avgiftsfinansierad, medan finansieras med anslag. Myndigheternas olika styrmodeller påverkar den gemensamma verksamhetsplaneringen och genomförandet av . Det komplicerar drivandet och planeringen i samverkan, eftersom därmed konkurrerar med andra projekt inom respektive myndighet när det gäller resurser.219 har dessutom fått en sämre ekonomisk situation , vilket delvis beror på en omfattande portfölj av digitala utvecklingsprojekt och att investeringar för utvecklingsprojekt tas från myndighetskapitalet.220 Myndigheternas förutsättningar att bidra till samarbetet beror även på att myndigheterna löpande får nya regeringsuppdrag som behöver prioriteras mot utvecklingsuppdrag inom myndighetssamarbetet. När har fått nya regeringsuppdrag där har en viktig roll i genomförandet, har myndigheten valt att upphandla lösningar, som sedan har visat sig svåra att integrera i på ett långsiktigt och hållbart sätt. Vid intervjuer uppger medarbetare på och att det upplevs 2012/13:1, utg.omr. 24, bet.