prop · H70342 · 2019-11-14 00:00:00 — och har genomfört insatser för att öka tillgängligheten på för företagare med annat modersmål än svenska samt företagare med funktionsnedsättningar, där bland annat EU-krav driver på tillgänglighetsarbetet. 3.4.1 EU-direktiv har drivit på utvecklingen genomförde och en tillgänglighetsöversyn av och implementerade vissa förändringar i teknik, layout och texter, som ett led i att implementera EU-direktivet (2016/2102) om tillgänglighet avseende offentliga myndigheters webbplatser och mobila applikationer. I genomförs direktivet genom att lagen (2018:1937) om tillgänglighet till digital offentlig service och förordningen (2018:1938) om tillgänglighet till digital offentlig service började gälla . Syftet med lagen är att förbättra tillgängligheten för användare, särskilt för personer med funktionsnedsättning.140 137Intervju vid , . 138Telefonsamtal med , . 139Intervju vid , . 2017/18:299, bet. 2018/19:TU2, rskr. 2018/19:30. R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S För att uppfylla kraven måste bland annat webbplatser, appar och dokument vara utformade så att de är hanterbara, begripliga och robusta och det måste finnas möjlighet för användaren att påtala brister i förhållande till ovanstående och begära att få det åtgärdat.141 Tillgänglighetsöversynen av innebar till exempel att talande webb och textalternativ till filmer och poddsändningar implementerades. och planerade att vara klar med implementeringen och tillgänglighetscertifieringen av /2020. De planerna har dock nedprioriterats i och med att och satsar på att bygga om i linje med ett koncept från Framtida verksamt (se kapitel 5). Enligt har redaktionen på och dock åtgärdat en del, även om inte kommer inte vara helt WCAG- kompatibelt (en standard för webbutveckling som tar hänsyn till både funktionsnedsatta och äldre användares behov) till början av 2020. Lagen säger dock att det ska vara tillgänglighetsanpassat till , vilket uppskattar att det kommer vara. Allt som är producerat /2019 kommer att vara tillgänglighetsanpassat enligt WCAG 2.1 AA till och allt som är producerat innan årsskiftet 2018/2019 kommer att vara tillgänglighetsanpassat . 3.4.2En översyn av utbud av information på andra språk har genomförts Regeringen har konstaterat att entreprenörskap och företagande är viktiga inslag i utmaningen att integrera nyanlända på arbetsmarknaden.143 Andelen företagare med utländsk bakgrund skiljer sig åt mellan branscher, men till exempel startades av alla företag i restaurangbranschen av en person som var utrikes född under 2017.144 har låtit ett konsultföretag analysera språkbehovet för e-tjänster, och en viss översyn har gjorts.145 Inom ramen för regeringsuppdrag kring nyanländas företagande 2017–2020 uppger att informationen på förbättrades för målgrupperna asylsökande och nyanlända.146 Bland annat har informationsbroschyrer på engelska, arabiska och persiska tagits fram. Frågan om utbudet av informationstexter på nätet och i tryckt form på andra språk än engelska har diskuterats inom och deltagande myndigheter. 141Myndigheten för digital förvaltning,” Vägledning för webbutveckling”, hämtad . 142E-post från , . 2017/18:1, utg.omr. 24, bet. 2017/18:NU1, rskr. 2017/18:106, s. 37. 144Underlag från Tillväxtanalys, restaurang 2017, 2018. 145SOU 2017:114, s. 322. 146Tillväxtverket, Årsredovisning 2017, 2018. 44 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Diskussionen landade i att erbjuda ett begränsat utbud, eftersom det finns risk för att informationen snabbt kan bli inaktuell. Texterna måste hållas uppdaterade och aktuella. Att göra webbplatsen tillgänglig på andra språk genom översättningsverktyg har också varit en återkommande diskussion, men har de verktyg som finns tillgängliga (till exempel översättningstjänster tillhandahållna av och Google translate) bedömts vara otillräckliga.147 I och med att är kontaktpunkt för EU-företagare finns även en sökfunktion för att hitta tillstånd och tvåspråkiga blanketter, som företagare kan skicka in via en inskickningsfunktion, för att ansöka om tillstånd på statlig och nivå. Blanketten skickas i PDF-format till , som skickar den vidare till rätt mottagare per e-post. anger att de framför allt försöker styra företagare vidare till kommunernas webbplatser och att det är relativt få företagare som använder inskickningsfunktionen.148 Emellertid händer då och då att någon utnyttjar tjänsten.149 Den inkomna blanketten kan skapa en viss förvirring hos kommunerna.150 147Intervju vid , . 148Intervju vid , . 149Intervju vid , . 150Intervju vid , . R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S I detta kapitel behandlas och interna handläggningsprocesser för registrering av företag. Som tidigare nämnts kan företag registrera sig hos i och med att granskar och godkänner förslag på företagsnamn samt ansvarar för registrering och kontroll av företag från start till avveckling. Registrering hos ska säkerställa att företaget betalar rätt skatter och avgifter. För att undersöka handläggningen av tillståndsprocesser på den kommunala sidan har även tittat närmare på hanteringen av serveringstillståndet hos två kommuner. Serveringstillståndet är ofta ett avgörande tillstånd för restaurangföretagare för att bedriva verksamhet och ska säkerställa att alkoholserveringen genomförs i enlighet med alkohollagen. 4.1 Digitala system för handläggning Där det ökar effektiviteten i handläggningen bör myndigheterna använda sig av digitala arbetsprocesser. Myndigheterna bör ha funktionella och välfungerande digitala verksamhetssystem för handläggning. Verksamhetssystemen bör stärka kvaliteten i underlagen, underlätta informationsinhämtning och, där det är möjligt, underlätta kommunikationen med företagare samt beslutsfattande. •Digitala verksamhetssystem för handläggningsprocesserna för nyregistrering av företag är etablerade hos och . Det har bland annat medfört att det är lättare att dela nödvändig information för handläggningen mellan myndigheter och färre moment i vissa steg. •Företagares ökade användning av e-tjänster har medfört fler korrekta uppgifter i ansökningarna. •Manuella moment i handläggningen är fortsatt vanliga, då handläggaren måste skriva in uppgifter manuellt och kontrollera uppgifter i flera system. Anledningen till detta är bland annat att och ärendehanteringssystem Unireg och Basreg är gamla, vilket försvårar ett helt igenom digitalt flöde. Ett skäl är bristande integration med övriga verksamhetssystem. •Kommunikationen med företagare sker via post, e-post, telefon eller den förvaltningsgemensamma tjänsten för digital post, Mina meddelanden. Det saknas dock en säker digital kommunikationslösning med tvåvägskommunikation, vilket gör att kommunikation via post, e-post och telefon har en fortsatt viktig roll i handläggningen. 46 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N •Karlskrona kommun och har e-tjänster som är integrerade med verksamhetssystemen. moment är återkommande i kommunernas handläggning. •Ansökningar om serveringstillstånd är sällan fullständiga. Kompletteringar och personlig kontakt med företagare är vanliga för kommunala handläggare. •Det saknas en infrastrukturlösning för säker överföring av information i kontakten mellan kommun och statlig myndighet för remissförfarande, inrapportering av statistik och administration i kontakten med sektorsmyndigheter. 4.1.1E-tjänster integrerade med verksamhetssystem möjliggör ett helt igenom digitalt flöde har myndigheter som Verva och Statskontoret beskrivit e- tjänster som att ”en e-tjänst är inte en e-tjänst förrän den är fullt utbyggd även back-office, d.v.s. digitaliserad och – framför allt – automatiserad i så hög grad som ärendet tillåter”. Det räcker således inte med att ett ärende kommer in digitalt, utan att det krävs att e-tjänster och verksamhetssystem är integrerade för att processen ska bli effektivt digitaliserad. Digitalt ingivna ärenden möjliggör för organisationen att effektivisera genom att skala bort rutiner, exempelvis sådana som handlar om registrering eller inskanning i ärendehanteringssystem av ansökningar på papper. Dessutom kan myndigheterna lägga in automatiska kontroller i e-tjänsten för att minimera risken med felaktigt ifyllda formulär.151 Med automatisering avses ärendeflöden som till delar eller i sin helhet kan gå från till automatisk handläggning och beslut.152 En automatiserad handläggningsprocess ger mervärde, till exempel i form av minskade personalkostnader och minskade driftskostnader som är förknippade med ärendehanteringen. Däremot genererar en övergång till automatisering omställningskostnader samt investeringar i programvara och plattformar. Det är dock inte alltid möjligt att automatisera handläggningsprocesserna. I vissa fall ställer lagstiftningen krav på att en handläggare fattar beslut i ett ärende, och i vissa fall är handläggningen för komplex. 153 Även komplexa processer kan dock ofta delvis automatiseras.154 151Verva, Effektivisera genom att automatisera ärendehanteringen. Fem processanalyser som visar på potentialen i statsförvaltningen, 2006, s. 9. 152Tillväxtverket, Enklare handläggningsprocesser och kortare handläggningstider för företag. Kunskapsunderlag och åtgärdsförslag, 2018, s. 12. 153Verva, Effektivisera genom att automatisera ärendehanteringen. Fem processanalyser som visar på potentialen i statsförvaltningen, 2006, s.18. 154Sveriges kommuner och landsting, Automatiserad ärendehantering. Att frigöra tid för värdeskapande arbete, 2018, s. 10. R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S 4.1.2Funktionella system, men ärendehanteringen är inte fullt ut digitaliserad Myndigheterna försöker styra ärendeflödet mot digital ingivning Såväl som försöker styra inflödet av ärenden mot en mer digital ingivning. har möjlighet att arbeta med incitament, då registrering är avgiftsbelagd för företagare. För att uppmuntra digital ingivning erbjuder en lägre avgift för de digitala tjänsterna, jämfört med pappersblankett. På både och webbplatser har e- tjänsterna på en mer framträdande plats än pappersblanketterna. ser det som en möjlighet att göra det obligatoriskt att anmäla nyregistreringar av företag via e-tjänsten, men det finns inga planer på det i nuläget.155 Både och arbetar vidare med att göra reklam för e- tjänsterna i utskick, broschyrer och i möten med företagare vid till exempel starta företag-dagar och nyföretagarträffarna.156 har tagit fram ett förslag om att uppmuntra användningen av e-tjänster genom att utveckla tjänster så att användaren kan svara på frågor utsända av handläggarna, se delar av journalen och kunna följa sitt ärende, men dels påverkar sekretess möjligheten att utveckla tjänsten, dels fick inte förslaget äskade medel i myndighetens interna prioritering av utvecklingsprojekt.157 Funktionella, men gamla, verksamhetssystem och moment är återkommande E-tjänster och verksamhetssystem i handläggningsprocesserna för att starta företag är etablerade hos och . Pappersakter finns i princip inte längre.158 Inkomna ärenden registreras i myndigheternas handläggningssystem för fortsatt handläggning. Registreringar av nya företag som inkommer via e-tjänsten till innehåller färre moment under handläggningen. Ärenden som inkommer via posten innebär att handläggare får sortera uppgifter i digitala mappar, kontrollera fler uppgifter, samt skriva in fler uppgifter. I ärenden som inkommer via e-tjänsten är uppgifterna sammanställda och läses automatiskt över till ärendehanteringssystemet Unireg. Handläggningen har också förenklats genom att handläggaren granskar företagsnamnet för kontroll mot liknande namn 155Intervju vid , . 156E-post från , 2019- 03-05. 157Intervju vid , (c). 158Med undantag för ansökningar av nyanlända utan samordningsnummer på . Handläggningen sker i pappersform. Det finns inga planer på att digitalisera dessa. Skäl till detta är att införandet i systemet skulle kräva att den sökande tilldelas ytterligare ett identifieringsnummer. 48 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N i ett verktyg, Luppen, som samlar interna och externa register (bland annat aktiebolagsregistret, handelsregistret och register från Patent och registreringsverket samt uppslagsverk).159 På är kontrollen av företagsnamn och fritexter som beskriver företagens planerade verksamhet . Handläggningen av själva namngranskningen är densamma oavsett om ärendet kommer in digitalt eller per post. Kontrollen är också det mest resurskrävande momentet, eftersom det rättsliga regelverket som omger företagsnamn är komplext. Handläggningsprocessen på är i princip densamma, oavsett om ansökan inkommer via e-tjänsten på eller pappersblanketten. Inkomna ärenden via e-tjänsten genererar en PDF till ärendehanteringssystemet Skattereg. En pappersblankett skannas in via inläsningscentral och konverteras till en PDF, för att sedan generera ett ärende i Skattereg. Handläggaren kontrollerar sedan de inkomna uppgifterna mot en sammanställning av relevant information från interna system (i stället för att handläggaren ska behöva gå från system till system) samt även mot vissa andra myndigheters information i verksamhetssystemet Intern kundbild. Handläggare registrerar manuellt in resultatet (som till exempel tilldelning av en eller flera registreringar, återkallelser, avslag) av den handläggning som sker i SkatteReg i (Basreg), som är ett gränssnitt mot skattedatabasen. För bryts processen på flera ställen till följd av att de olika interna verksamhetssystemen inte är integrerade. Det krävs därför olika moment för att föra in uppgifter mellan olika system, eller att handläggaren arbetar i olika verksamhetssystem parallellt.160 ärendehanteringssystem Unireg har funnits sedan i början av 1980- talet, och har kontinuerligt byggts ut och förnyats. huvudsystem Basreg driftsattes 1998 och Skattereg 2007. Kommunerna: När ärenden inkommer via pappersblankett eller e-post är inslag i handläggningen återkommande Både och kommun har e-tjänster för serveringstillstånd. Inkommer ärendet genom e-tjänsten, så skapas ärendet automatiskt i ärendehanteringssystemet. Vid registrering av ärenden som inkommit på papper eller via e-post, skapas först ärendet i systemet genom att skanna in dokument och skriva in uppgifter manuellt i båda kommunerna. Därefter påbörjas handläggningen. 159Bolagsverket, Årsredovisning 2015, 2018, s. 11. 160Intervju vid , (c). 161E-post från , . R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S kommun har lanserat e-tjänster som är integrerade med verksamhetssystemen utifrån de nationellt framtagna standarderna i programmet Serverat. kommun hade en e-tjänst för serveringstillstånd redan innan de gick med i Serverat, men såg en vinst i att ansluta sig, bland annat för att få tillgång till information från den sammansatta bastjänsten. Som tidigare nämnts, minskades antalet bilagor från tolv till sex genom ensningsarbetet. Kommunen behöver fortfarande få in meny, planritning, aktieboken, hyreskontrakt och köpeavtal från företagare.162 I inkom 27 ansökningar , varav 20 ansökningar via e-tjänsten.163 Tillståndsenheten i har en egenutvecklad e-tjänst för serveringstillstånd, men har haft problem med sina plattformar och e-tjänstens operativsystem. Ärendemängderna som kommit in digitalt har därför minskat . inkom 125 ansökningar om stadigvarande tillstånd, varav endast 18 via e-tjänsten. var motsvarande siffror 150 respektive 66 ansökningar.164 Problemen har också inneburit att Tillståndsenheten inte genomfört några åtgärder för att uppmuntra användningen av e-tjänsten. Däremot har informationen om ansökningsprocessen på webbplatsen utvecklats för att ge företagare en överblick över de olika typerna av tillstånd och vad som krävs för att ansöka.165 Med ett nytt ärendehanteringssystem är förhoppningen att e-tjänster, hantering av ärenden och kontakter med andra myndigheter för att dela informationen kan ske på ett annat sätt, och bidra till ett mer digitalt arbete med både ansökningar och inspektion. 4.1.3E-tjänst ger ökad kvalitet i underlagen, men fortsatt stora behov av förelägganden och komplettering får in mer korrekta uppgifter via e-tjänsten Genom e-tjänsten för att registrera företag får in mer korrekta uppgifter jämfört med de ärenden som inkommer via post, då vissa uppgifter kontrolleras maskinellt innan ärendet lämnas in.166 Det innebär färre moment och kontroller i handläggningen, jämfört med pappersärendena. av de nybildningsärenden som inkom via e-tjänsten på behövde föreläggas. Det går att jämföra med en föreläggandefrekvens på för de nybildningsärenden som inkom via post under 162Intervju vid kommun, (b). 163E-post från kommun, . 164E-post från , . 165Intervju vid , . 166Intervju vid , (e). 50 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N 2018.167 Ett föreläggande om komplettering innebär ofta att har funnit hinder för att registrera föreslaget företagsnamn, och att företagare antingen behöver inkomma med ett nytt förslag på företagsnamn inom eller avvakta slutliga beslut och överklaga. Antalet förelägganden uppskattas medföra större kostnader och mer administration för företagare, och lägre intern effektivitet på Bolagsverket.168 Ledtiderna för digitala ärenden jämfört med pappersärenden är i princip detsamma,169 i och med att det är den granskningen av företagsnamn som tar tid. uppskattar att av tiden i handläggningsprocessen för nyregistrering av företag läggs på granskningen av företagsnamn.170 handläggningsprocess av nyregistreringar av företag är mer komplex, och innehåller fler moment och kontroller än på . Uppgifter om uppskattad omsättning och moms kan vara svåra att svara på för företagare, vars verksamhet ännu inte kommit igång.171 Ansökningar som lämnas digitalt på resulterar mer sällan i kompletteringar jämfört med de som lämnas på pappersblankett. kunde fatta beslut direkt för av de ärenden som inkom via e-tjänsten. Motsvarande siffra för de ärenden som kom in på pappersblanketten var 31 procent.172 Det är framför allt slarvfelen som blir färre med e-tjänsten. Det beror dels på att de uppgifter som ska fyllas i delvis anpassas efter de val som företagare gör, genom att enbart relevanta fält för ifyllnad visas, och dels på att det ibland inte går att komma vidare i e- tjänsten om företagare fyller i felaktiga eller ofullständiga uppgifter.173 E-tjänsten reagerar dock på om vissa uppgifter blir felaktiga, till exempel vid momsregistrering eller om företagare registrerar överskott som omsättning, vilket innebär att kontroll från handläggarens sida är nödvändig.174 167Underlag från , Inkomna registreringar uppdelat på digitala och papper, 2019. 168Bolagsverket och , Uppdrag att öka innovationstakten i utvecklingen av (N2018/00712/FF). Slutrapport, 2019, s. 21. 169Underlag från , Ledtider, 2018. 170Intervju vid , . 171Intervju vid , (b). 172Det som kallar för kompletteringar och utredningar kategori 1, det vill säga ärenden som inte behöver kompletteras eller utredas. inkom det 94 002 ärenden som tillhörde kategori 1, varav 63 421 inkom digitalt och 29 471 via blankett (e-post från , ). 173E-post från , . 174Intervju vid , . R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S Handläggningstiderna avgörs av föreläggande- och kompletteringsbehov Även om ärendena som inkommer via och e-tjänster för att registrera företag generellt har något bättre kvalitet i jämförelse med blanketten, påverkas inte ledtiderna i handläggningen av ankomstsättet i någon större utsträckning. Bolagsverke och har målsättningar för handläggningstider av ärenden som är kompletta. har som intern målsättning att handläggningen för att nyregistrera aktiebolag ska ske för kompletta ärenden,175 och för övriga företagsformer . har som målsättning att ärenden som kan registreras direkt, utan kompletteringar eller utredning, ska vara klara , något som i hög utsträckning uppnås.176 Kommunerna: Kompletteringar är vanliga Både kommun och får in ansökningar från sina e- tjänster med förifyllda uppgifter; antingen via den sammansatta bastjänsten (kommun) eller via en privat leverantör (), något som bidrar till att grundläggande uppgifter blir rätt från början, och inte behöver kompletteras. Serveringstillståndet innehåller dock ett flertal uppgiftskrav som företagare måste sammanställa och skicka in. kommuner och landsting (SKL) uppskattar att en hög andel av ansökningarna för serveringstillstånd innehåller felaktigheter.177 Även rapporterar att kompletteringsfrekvensen för serveringstillstånd är hög.178 Både kommun och uppger att det är få inkomna ärenden som är kompletta. Det finns flera skäl till detta, bland annat att e-tjänsterna inte reagerar på fel i ansökan. Det främsta skälet är dock att lagstiftningen och uppgiftskraven är komplexa och relativt omfattande, vilket innebär att det kan vara svårt för den som ansöker att förstå vilken information som efterfrågas och vad den ska användas till. Otillräckliga eller felaktiga uppgifter i ansökan handlar ofta om företagares finansiering och försörjning. Kompletteringsbehovet innebär också att det är svårt att korta handläggningstiderna – väntan på svar från företagare kan innebära att handläggningen drar ut , vilket innebär att handläggningstiden kan skifta . 175Med komplett avses att avgiften är inbetalad till , att alla handlingar är bifogade, korrekta och undertecknade samt att företagsnamnet kan godkännas (årsredovisning ). 176E-post från , . 177Underlag från kommuner och landsting, Nyttorealiseringsplan Serverat 1.0, 2016, s. 11. 178Tillväxtverket, Kortare handläggningsprocesser för företag inom besöksnäringen. Slutrapport, 2019. 52 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N 4.1.4Tillgång till information från andra myndigheter underlättar handläggningen och har tillgång till andra myndigheters register Handläggare hos och har tillgång till de uppgifter de vanligtvis behöver i andra statliga myndigheters register. För handlar det framför allt om att kontrollera uppgifter i folkbokföringsregister samt Patent- och registreringsverkets register. kontrollerar till exempel uppgifter om fordon gentemot uppgifter från Transportstyrelsen, bidrag gentemot uppgifter från Arbetsförmedlingen och serveringstillstånd gentemot uppgifter från . Det digitala informationsutbytet mellan statliga myndigheter möjliggörs på grund av att statliga myndigheter ses som delar av samma organisation, och att regelverket därför i större utsträckning tillåter informationsutbyte jämfört med till exempel mellan en kommun och en statlig myndighet. Däremot kan lagstiftning som olika registerförfattningar och sekretess påverka möjligheten till informationsutbyte. Dessutom har de inblandande myndigheterna sett en nytta med att utveckla system för delning av information i handläggningsprocessen för att starta företag. Det saknas myndighetsgemensamma lösningar för kommunernas remissförfarande Serveringstillstånd skickas på remiss till berörda kommunala förvaltningar och statliga myndigheter. På nivå omfattar remissförfarandet flera förvaltningar, till exempel livsmedelshandläggning på . Alla remisser skickas även till och . Från begär kommunen bland annat utdrag ur misstanke- och brottsregistret (så kallad vandelsprövning). Från behöver kommunen få uppgifter om den sökande, bolagets ekonomi, beslut om revision och bolagsmännen.