prop · H60341 · 2019-02-05 00:00:00 — c)Anta, offentliggöra och fortsätta med bedömningen av Berecbyråns konsoliderade årliga verksamhetsrapport som avses i artikel 27 och översända både rapporten och bedömningen till , rådet, kommissionen och revisionsrätten. d)Anta de finansiella regler som är tillämpliga på i enlighet med artikel 29. e)Anta en strategi för bedrägeribekämpning som står i proportion till risken för bedrägerier, med beaktande av kostnaderna för och fördelarna med de åtgärder som ska genomföras. f)Säkerställa lämplig uppföljning av resultat och rekommendationer som härrör från de interna eller externa revisionsrapporterna och utvärderingarna samt från utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämp- ning (). g)Anta bestämmelser för förebyggande och hantering av intressekonflikter i enlighet med vad som avses i artikel 42.3. h)Anta och regelbundet uppdatera de planer för kommunikation och informationsspridning som avses i artikel 37.2, med utgångspunkt i en behovsanalys. i)Anta sin arbetsordning. j)Anta genomförandebestämmelser för att ge verkan åt tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen (1) i enlighet med artikel 110 i tjänsteföreskrifterna. k)Utan att det påverkar det beslut som avses i punkt 2 första stycket utöva, med avseende på personal, de befogenheter som i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän tilldelas tillsättningsmyndigheten och i anställningsvillkoren för övriga anställda tilldelas den myndighet som är behörig att sluta anställningsavtal (nedan kallade tillsättningsbefogenheter). l)Utse direktören och i relevanta fall förlänga hans eller hennes mandatperiod eller avsätta honom eller henne från sin post i enlighet med artikel 32. m)Utse en räkenskapsförare som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och anställningsvillkoren för övriga anställda och som ska agera helt oberoende vid utförandet av sina arbetsuppgifter. n)Fatta alla beslut som rör inrättandet av Berecbyråns interna strukturer och, vid behov, ändringar av dessa, med beaktande av Berecbyråns verksamhetsbehov och med avseende på en sund budgetförvaltning. Rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 av om fastställande av tjänsteföreskrifter för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna och anställningsvillkor för övriga anställda i dessa gemenskaper samt om införande av särskilda tillfälliga åtgärder beträffande kommissionens tjänstemän (EGT L 56, , s. 1). Europeiska unionens officiella tidning L 321/19 Vid tillämpning av första stycket m får Berecbyrån utse samma räkenskapsförare som ett annat unionsorgan eller en annan unionsinstitution. Berecbyrån och kommissionen får särskilt enas om att kommissionens räkenskapsförare också ska fungera som räkenskapsförare för . 2.Styrelsen ska, i enlighet med artikel 110 i tjänsteföreskrifterna, anta ett beslut grundat på artikel 2.1 i tjänsteföreskrifterna och artikel 6 i anställningsvillkoren för övriga anställda om att delegera relevanta tillsättningsbefogen- heter till direktören och ange på vilka villkor denna delegering av befogenheter kan dras in. Direktören ska ha bemyndigande att vidaredelegera dessa befogenheter. Om exceptionella omständigheter så kräver får styrelsen genom ett beslut tillfälligt upphäva delegeringen av tillsättningsbefogenheterna till direktören och de befogenheter som denne vidaredelegerat, för att i stället utöva dem på egen hand eller delegera dem till en av sina ledamöter eller till någon annan anställd än direktören. Styrelsens ordförande och vice ordförande 1.Ordföranden och de vice ordförandena för styrelsen ska vara de personer som utses till ordförande och vice ordförande för . Samma mandatperiod ska vara tillämplig. Genom undantag från första stycket får styrelsen, med två tredjedelars majoritet av sina ledamöter, välja andra ledamöter i styrelsen till ordförande eller vice ordförande bland sina ledamöter som företräder medlemsstater. Deras mandatperiod ska vara densamma som för ordföranden och de vice ordförandena för . 2.En av vice ordförandena ska automatiskt ersätta ordföranden om denne inte kan utföra sitt uppdrag. 3.Styrelsens ordförande ska på begäran rapportera till och rådet om utförandet av Berecbyråns uppgifter. 1.Ordföranden ska sammankalla styrelsens möten. 2.Berecbyråns direktör ska delta i överläggningarna, utom de som rör artikel 32, utan rösträtt. 3.Styrelsen ska hålla åtminstone två ordinarie möten . Dessutom ska ordföranden sammankalla extra möten på eget initiativ, på begäran av kommissionen eller på begäran av minst tre av ledamöterna. 4.Styrelsen får bjuda in personer vars synpunkter kan vara av intresse som observatörer till sina möten. 5.Styrelseledamöterna och deras suppleanter får, med förbehåll för styrelsens arbetsordning, låta sig biträdas av rådgivare eller experter vid mötena. 6.Berecbyrån ska bistå styrelsen med ett sekretariat. 1.Styrelsen ska fatta beslut med enkel majoritet av sina ledamöter, om inget annat föreskrivs i denna förordning. 2.Varje ledamot ska ha en röst. Om en ledamot är frånvarande ska suppleanten ha rätt att utöva rösträtten. Om en ledamot och dennes suppleant är frånvarande får rösträtten delegeras till en annan ledamot. L 321/20 Europeiska unionens officiella tidning 3.Ordföranden får när som helst delegera rösträtten. Han eller hon ska delta i omröstningen såvida inte han eller hon har delegerat rösträtten. 4.Närmare bestämmelser om röstningsförfarandena ska fastställas i styrelsens arbetsordning, särskilt förfaranden för omröstning i brådskande ärenden och på vilka villkor som en ledamot får agera på en annan ledamots vägnar. 1.Direktören ska stå för administrativa ledning. Direktören ska vara ansvarig inför styrelsen. 2.Direktören ska bistå ordföranden för och styrelsens ordförande vid förberedelserna inför deras respektive organs möten. 3.Direktören ska, utan att det påverkar , styrelsens och kommissionens befogenheter, vara oberoende när denne utför sitt uppdrag och får varken begära eller ta emot instruktioner från någon regering, institution eller person eller från något organ. 4.Direktören ska på begäran rapportera till och rådet om uppdragets utförande. 5.Direktören ska vara den rättsliga företrädaren för . 6.Direktören ska ansvara för att Berecbyråns uppgifter utförs och för att vägledningen från och styrelsen följs. Direktören ska särskilt ha ansvaret för a)Berecbyråns löpande administration, b)genomförandet av och styrelsens administrativa beslut, c)utarbetandet av det samlade programdokument som avses i artikel 23 och överlämnandet av detta till styrelsen, d)hjälp till vid utarbetandet av Berecs årliga verksamhetsrapport som avses i artikel 22, e)hjälp till vid utarbetandet av Berecs årliga arbetsprogram som avses i artikel 21, f)genomförandet av det samlade programdokumentet och rapportering till styrelsen om dess genomförande, g)utarbetandet av utkastet till den konsoliderade årliga rapport om Berecbyråns verksamhet som avses i artikel 27 samt framläggande av denna för styrelsen för bedömning och antagande, h)utarbetandet av en åtgärdsplan på grundval av slutsatserna från interna eller externa revisionsrapporter och utvärderingar, liksom undersökningar utförda av samt lägesrapportering minst en gång till styrelsen, i)skyddandet av unionens ekonomiska intressen genom att förebyggande åtgärder vidtas mot bedrägeri, korruption och annan olaglig verksamhet, genom att effektiva kontroller genomförs och, om oriktigheter upptäcks, genom att betalningar som skett på felaktig grund återkrävs, samt, där så är lämpligt, genom att effektiva, proportionella och avskräckande administrativa åtgärder, bland annat ekonomiska sanktioner, införs, j)framtagandet av en strategi för bedrägeribekämpning för och framläggande av den för styrelsen för godkännande, Europeiska unionens officiella tidning L 321/21 k)utarbetandet av ett utkast till finansiella regler som ska tillämpas på , l)utarbetandet av Berecbyråns preliminära beräkning av inkomster och utgifter och genomförandet av dess budget, m)godkännandet, tillsammans med , av ingåendet av arbetsöverenskommelser med unionens behöriga organ, byråer och rådgivande grupper, samt med behöriga myndigheter i tredjeländer och med internationella organisationer i enlighet med artikel 35. 7.Direktören ska under styrelsens överinseende vidta nödvändiga åtgärder, särskilt vad avser antagande av interna administrativa instruktioner och offentliggörande av meddelanden, för att säkerställa att Berecbyrån i sitt arbete följer denna förordning. 8.Direktören ska efter förhandsgodkännande från kommissionen, styrelsen och berörda medlemsstater, besluta huruvida det är nödvändigt att förlägga en eller flera anställda till en eller flera medlemsstater för att Berecbyrån ska kunna utföra sina uppgifter på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. I beslutet ska omfattningen av den verksamhet som ska bedrivas anges på ett sätt som medför att onödiga kostnader och dubbelarbete i Berecbyråns administrativa arbetsuppgifter undviks. Innan något sådant beslut fattas ska beslutets konsekvenser för personalfördelningen och budgeten anges i det fleråriga programdokument som avses i artikel 23.4. ska anta utkastet till det årliga arbetsprogrammet det år som föregår det år till vilket det årliga arbetsprogrammet hänför sig. 31december anta det slutliga årliga arbetsprogrammet, efter samråd med , rådet och kommissionen om deras prioriteringar samt med andra berörda parter i enlighet med artikel 4.5. ska, så fort det årliga arbetsprogrammet antagits, överlämna det till , rådet och kommissionen. ska anta Berecs årliga verksamhetsrapport. ska översända den årliga verksamhetsrapporten till , rådet, kommissionen och Europeiska ekonomiska och sociala kommittén. BERECBYRÅNS BUDGET OCH PROGRAMPLANERING Årlig och flerårig programplanering 1.Direktören ska utarbeta ett utkast till programplaneringsdokument som innehåller årlig och flerårig programplanering (nedan kallat samlat programdokument) i linje med artikel 32 i delegerad förordning (EU) nr 1271/2013 med beaktande av riktlinjer som kommissionen fastställt. ska styrelsen anta utkastet till samlat programdokument och översända det till kommissionen som ska avge sitt yttrande. Utkastet till samlat programdokument ska också översändas till och rådet. L 321/22 Europeiska unionens officiella tidning Styrelsen ska därefter anta det samlade programdokumentet med beaktande av kommissionens yttrande. Den ska översända det samlade programdokumentet och eventuella uppdaterade versioner till , rådet och kommissionen. Det samlade programdokumentet ska bli slutgiltigt efter det att unionens allmänna budget har antagits och vid behov anpassas i enlighet därmed. 2.Det årliga programplaneringsdokumentet ska inbegripa detaljerade målsättningar och förväntade resultat, inbegripet resultatindikatorer. Det ska också innehålla en beskrivning av de åtgärder som ska finansieras och uppgifter om vilka finansiella resurser och personalresurser som anslås till varje åtgärd, i enlighet med principerna för verksamhetsbaserad förvaltning och verksamhetsbaserad budgetering och med vad som anges i artikel 31. Det årliga programplanerings- dokumentet ska vara konsekvent med Berecs utkast till årligt arbetsprogram och det slutliga årliga arbetsprogrammet i enlighet med vad som avses i artikel 21 samt med Berecbyråns fleråriga programplaneringsdokument som avses i punkt 4 i den här artikeln. I programmet ska klart anges vilka uppgifter som har lagts till, ändrats eller strukits jämfört med föregående budgetår. 3.Styrelsen ska, vid behov, ändra det årliga programplaneringsdokumentet när Berecs slutliga årliga arbetsprogram som avses i artikel 21 har antagits och när Berec eller Berecbyrån tilldelas en ny uppgift. Varje betydande ändring av det årliga programplaneringsdokumentet ska antas enligt samma förfarande som det som användes för att anta det ursprungliga programplaneringsdokumentet. Styrelsen får delegera befogenheten att göra icke- väsentliga ändringar av det årliga programplaneringsdokumentet till direktören. 4.I det fleråriga programplaneringsdokumentet ska den övergripande strategiska planeringen, inbegripet mål, förväntade resultat och resultatindikatorer, fastställas. I det ska även resursplanering, inklusive flerårig budget och personal, fastställas. Resursplaneringen ska uppdateras . Den strategiska programplaneringen ska uppdateras vid behov, särskilt med anledning av resultatet av den utvärdering som avses i artikel 48. 5.Berecbyråns samlade programdokument ska inbegripa genomförande av Berecs strategi för förbindelserna med unionens behöriga organ, byråer och rådgivande grupper, med behöriga myndigheter i tredjeländer och med internationella organisationer i enlighet med vad som avses i artikel 35.3, de åtgärder som är förbundna med den strategin och specificerande av tillhörande resurser. 1.Direktören ska göra ett preliminärt utkast till beräkning av Berecbyråns inkomster och utgifter (nedan kallat utkastet till beräkning) för påföljande budgetår, inbegripet tjänsteförteckningen, och lämna det till styrelsen. Informationen i utkastet till beräkning ska vara konsekvent med det utkast till samlat programdokument som avses i artikel 23.1. 2.Direktören ska lämna utkastet till beräkning till kommissionen . 3.Kommissionen ska lämna utkastet till beräkning till budgetmyndigheten, tillsammans med förslaget till unionens allmänna budget. 4.På grundval av utkastet till beräkning ska kommissionen föra in beräkningar av vad den anser vara nödvändigt för tjänsteförteckningen och beloppet för det bidrag som ska belasta den allmänna budgeten i det förslag till unionens allmänna budget som kommissionen ska lägga fram för budgetmyndigheten i enlighet med artiklarna 313 och 314 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget). 5.Budgetmyndigheten ska bevilja anslagen till bidraget till Berecbyrån. Europeiska unionens officiella tidning L 321/23 6.Berecbyråns tjänsteförteckning ska godkännas av budgetmyndigheten. 7.Styrelsen ska anta Berecbyråns budget. Budgeten ska bli slutlig när unionens allmänna budget slutgiltigt har antagits. Vid behov ska den anpassas i enlighet med det slutgiltiga antagandet. 8.Alla fastighetsprojekt som kan få betydande konsekvenser för budget ska omfattas av delegerad förordning (EU) nr 1271/2013. 1.Beräkningar av Berecbyråns alla inkomster och utgifter ska utarbetas varje budgetår, motsvarande ett kalenderår, och redovisas i Berecbyråns budget. 2.I Berecbyråns budget ska inkomster och utgifter balansera varandra. 3.Utan att det påverkar andra medel ska Berecbyråns inkomster inbegripa a)ett bidrag från unionen, b)eventuella frivilliga ekonomiska bidrag från medlemsstaterna eller de nationella regleringsmyndigheterna, c)avgifter som tas ut för publikationer och andra tjänster som tillhandahålls av Berecbyrån, d)bidrag från tredjeländer eller de behöriga regleringsmyndigheterna på området elektronisk kommunikation i tredjeländer som, enligt artikel 35, deltar i Berecbyråns arbete. 4.Berecbyråns utgifter ska omfatta löner till personalen, kostnader för administration och infrastruktur samt driftskostnader. 1.Direktören ska genomföra Berecbyråns budget. 2.Direktören ska till och rådet skicka alla uppgifter som rör resultatet av utvärdering- sförfarandena. 1.Styrelsen ska anta konsoliderade årliga verksamhetsrapporter i enlighet med artikel 47 i delegerad förordning (EU) nr 1271/2013, med beaktande av riktlinjer som kommissionen fastställt. Redovisning och förfarande för beviljande av ansvarsfrihet 1.Berecbyråns räkenskapsförare ska påföljande budgetår överlämna den preliminära redovisningen för budgetåret till kommissionens räkenskapsförare och till revisionsrätten. 2.Berecbyrån ska påföljande budgetår överlämna rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen till , rådet och revisionsrätten. 3.Efter att ha mottagit revisionsrättens iakttagelser i fråga om Berecbyråns preliminära redovisning ska Berecbyråns räkenskapsförare upprätta Berecbyråns slutliga redovisning på eget ansvar. Direktören ska överlämna den slutliga redovisningen till styrelsen för ett yttrande. 4.Styrelsen ska avge ett yttrande om Berecbyråns slutliga redovisning. L 321/24 Europeiska unionens officiella tidning 5.Senast den 1 juli efter utgången av varje budgetår ska direktören överlämna den slutliga redovisningen, tillsammans med styrelsens yttrande, till , rådet, kommissionen och revisionsrätten. 6.Berecbyrån ska offentliggöra den slutliga redovisningen i Europeiska unionens officiella tidning påföljande år. 7.Direktören ska det påföljande budgetåret ge revisionsrätten svar på dess iakttagelser. Direktören ska också sända detta svar till styrelsen. 8.Direktören ska för , på dess begäran och i enlighet med artikel 165.3 i och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 (1), lägga fram alla uppgifter som krävs för att förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för det berörda budgetåret ska kunna tillämpas på ett smidigt sätt. 9.Europaparlamentet ska före år n + 2 på rekommendation av rådet, som ska fatta sitt beslut med kvalificerad majoritet, bevilja direktören ansvarsfrihet beträffande genomförandet av budgeten för år n. De finansiella regler som är tillämpliga på ska antas av styrelsen efter samråd med kommissionen. De får inte avvika från delegerad förordning (EU) nr 1271/2013 såvida det inte föreligger ett särskilt behov av en sådan avvikelse för verksamhet och kommissionen har gett sitt förhandsgodkännande. och anställningsvillkoren för övriga anställda samt de bestämmelser som har antagits gemensamt av unionens institutioner för tillämpningen av dessa tjänsteföreskrifter och anställningsvillkor för övriga anställda ska gälla för personal. 1.Berecbyrån ska i överensstämmelse med principen om aktivitetsbaserad förvaltning av personalresurser ha den personal som den behöver för att kunna utföra sina uppgifter. 2.Förslag om personalens storlek och motsvarande finansiella resurser ska läggas fram i enlighet med artiklarna 23.2, 23.4 och 24.1, med beaktande av artikel 5 a, av samtliga övriga uppgifter som Berecbyrån tilldelas genom denna förordning eller andra unionsrättsakter och av behovet av efterlevnad av de förordningar som är tillämpliga på alla unionens decentraliserade byråer. 1.Direktören ska anställas som tillfälligt anställd vid Berecbyrån enligt artikel 2 a i anställningsvillkoren för övriga anställda. 2.Direktören ska utnämnas av styrelsen efter ett öppet och transparent urvalsförfarande på grundval av meriter, färdigheter när det gäller ledarskap, förvaltning och budget samt färdigheter och erfarenhet när det gäller relevans för elektroniska kommunikationsnät och tjänster. och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 av om finansiella regler för unionens allmänna budget, om ändring av förordningarna (EU) nr 1296/2013, (EU) nr 1301/2013, (EU) nr 1303/2013, (EU) nr 1304/2013, (EU) nr 1309/2013, (EU) nr 1316/2013, (EU) nr 223/2014, (EU) nr 283/2014, och beslut nr 541/2014/EU samt om upphävande av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (EUT L 193, 30.7.2018, s. 1). Europeiska unionens officiella tidning L 321/25 Förteckningen över kandidater får inte föreslås av endast ordföranden eller en vice ordförande. Styrelsens arbetsordning ska innehålla närmare bestämmelser om arrangemangen för ett förfarande för att föra upp antalet behöriga sökande på slutlistan och om ett omröstningsförfarande. 3.Berecbyrån ska företrädas av styrelseordföranden när den ingår avtalet om anställning av direktören. 4.Den kandidat som styrelsen väljer ska före utnämningen uppmanas att göra ett uttalande inför behörigt utskott i och besvara frågor från ledamöterna. 5.Direktörens mandatperiod ska vara . I slutet av ska styrelsens ordförande göra en bedömning som beaktar direktörens arbetsinsats och Berecbyråns uppgifter och utmaningar. Denna bedömning ska översändas till och rådet. 6.Styrelsen får, med beaktande av den bedömning som avses i punkt 5, förlänga direktörens mandatperiod en gång, . 7.Styrelsen ska underrätta om den har för avsikt att förlänga direktörens mandatperiod. Inom en månad före varje sådan förlängning får direktören uppmanas att göra ett uttalande inför behörigt utskott i och besvara frågor från ledamöterna. 8.En direktör vars mandatperiod förlängts får inte delta i något ytterligare urvalsförfarande för samma befattning efter utgången av den sammanlagda mandatperioden. 9.Om mandatperioden inte förlängs ska direktören, efter ett beslut av styrelsen, förbli i tjänst efter utgången av den ursprungliga mandatperioden tills en efterträdare utnämnts. 10.Direktören får avsättas från sin post endast efter styrelsebeslut, på förslag av en ledamot. 11.Styrelsen ska fatta beslut om att utnämna, förlänga mandatperioden för eller avsätta direktören med två tredjedelars majoritet av ledamöternas röster. Utstationerade nationella experter och annan personal 1.Berecbyrån får använda sig av utstationerade nationella experter eller annan personal som inte är anställd av den. och anställningsvillkoren för övriga anställda ska inte gälla för sådan personal. 2.Styrelsen ska anta ett beslut om regler för utstationering av nationella experter till Berecbyrån. Berecbyrån och dess personal ska omfattas av protokollet om Europeiska unionens immunitet och privilegier. Samarbete med unionsorgan, tredjeländer och internationella organisationer 1.I den mån det är nödvändigt för att uppfylla de syften som fastställs i denna förordning och för att utföra sina uppgifter får Berec och Berecbyrån, utan att det påverkar de respektive behörighetsområdena för medlemsstaterna och unionens institutioner, samarbeta med unionens behöriga organ, byråer och rådgivande grupper, med behöriga myndigheter i tredjeländer och med internationella organisationer. L 321/26 Europeiska unionens officiella tidning I detta syfte får Berec och Berecbyrån, efter förhandsgodkännande från kommissionen, upprätta arbetsöverenskommelser. Dessa överenskommelser får inte medföra några rättsliga förpliktelser. , arbetsgrupperna och styrelsen ska vara öppna för deltagande av regleringsmyndigheter i tredjeländer som har huvudansvaret på området elektronisk kommunikation i fall då dessa tredjeländer har ingått avtal med unionen om detta. Inom ramen för de relevanta bestämmelserna i dessa avtal, ska arbetsöverenskommelser utarbetas om framför allt karaktären, omfattningen och utformningen av deltagandet, utan rösträtt, av dessa regleringsmyndigheter från de berörda tredjeländerna i Berecs och Berecbyråns arbete, inbegripet bestämmelser om deltagande i Berecs initiativ och vad gäller ekonomiska bidrag och personal till Berecbyrån. När det gäller personalfrågor ska dessa överenskommelser under alla förhållanden vara förenliga med tjänsteföreskrifterna. 3.Som ett inslag i det årliga arbetsprogram som avses i artikel 21 ska anta Berecs strategi för förbindelserna med unionens behöriga organ, byråer och rådgivande grupper, med behöriga myndigheter i tredjeländer och med internationella organisationer i de frågor där Berec har behörighet. Kommissionen, Berec och Berecbyrån ska ingå en lämplig arbetsöverenskommelse i syfte att säkerställa att Berec och Berecbyrån verkar inom ramen för sitt uppdrag och den befintliga institutionella ramen. Tillgång till handlingar och dataskydd 1.Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 (1) ska tillämpas på handlingar som finns hos Berec och Berecbyrån. och styrelsen ska anta närmare föreskrifter för tillämpning av förordning (EG) nr 1049/2001. 3.Berecs och Berecbyråns behandling av personuppgifter ska ske i enlighet med förordning (EU) 2018/1725. och styrelsen ska, , fastställa bestämmelser för Berecs och Berecbyråns tillämpning av förordning (EU) 2018/1725, inbegripet bestämmelser om utnämnande av ett uppgiftsskyddsombud vid Berecbyrån. Bestämmelserna ska fastställas efter samråd med Europeiska datatillsynsmannen.