prop · H70342 · 2019-11-14 00:00:00 — ansåg av dem som uppgav att de ska starta företag att gör det enklare att starta och driva företag. Utvecklingsområden var framför allt webbplatsens uppbyggnad och navigering, samt kontaktmöjligheter med myndigheter.90 Undersökningen visade dessutom att företagare främst besöker för att använda någon av e-tjänsterna (av 1 537 svarande) och för att hitta information om att starta och driva företag samlar information och verktyg för företagare samlar information från cirka 50 myndigheter om olika aspekter av att starta och driva företag. Fokus har framför allt varit på att erbjuda information och stöd för att starta företag. Syftet är att ge en överblick och att länka vidare till mer fördjupad information. Målgruppen är huvudsakligen små och medelstora företag. har dessutom ett antal verktyg i syfte att underlätta för företagare. Företagare kan till exempel upprätta en affärsplan där företagsidé, marknad och budget framgår. togs 17 546 affärsplaner fram, och 27 115 . 92 Det finns även räknesnurror för att räkna ut vad en anställd kostar eller hur mycket skatt som företagare ska betala. Ansvarig myndighet för dessa tjänster är . är även ansvarig för att den information som finns på är aktuell, och skickar ut påminnelser om att uppdatera text till ansvariga myndigheter.93 Medarbetare på uppger i en intervju att det är en 88Underlag från , Mål och uppföljningsplan, 2017, s. 8. 89Intervju vid , . 90Tillväxtverket, Årsredovisning 2017, 2018. 91Underlag från , Index 2017. Information och Service. Baseras på frivilligt deltagande i enkät av besökare på webbplatsen. Statistik , 2019. 93I granskning av inrättandet av regionala exportcentrum, lyftes det fram att verksamt.se:s regionala sidor och dess funktionalitet kan förbättras avseende den tekniska lösningen, som innebär att , snarare än de regionalt ansvariga kontaktpersonerna, 34 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N relativt stor och tungrodd förvaltning, bland annat på grund av avsaknad av ett smidigt tekniskt stöd för att uppdatera texter.94 Det finns branschspecifika guider och checklistor för ett fåtal branscher I syfte att ge en överblick över vad som krävs vid företagsstart har olika guider utvecklats av för olika företagsformer (aktiebolag, enskild näringsverksamhet och så vidare). har dessutom, inom ramen för Serverat, tagit fram en checklista för att starta café eller restaurang på . Genom att besvara frågor får företagare en anpassad checklista med information och länkar till relevanta statliga e-tjänster och kommunala e-tjänster och webbplatser. Fler branschspecifika guider och checklistor är planerade att placeras på . har inom ramen för Serverat till exempel tagit fram ytterligare två checklistor inom besöksnäringen; en för att starta hotell och en om logiverksamhet. Inom ramen för och Digitalt först-uppdrag har en guide för biodling lanserats på och en guide för vattenbruk är på gång.95 Urvalet av branscher har olika bevekelsegrunder – biodling valdes för att det var relativt enkelt, vattenbruk för att det är relativt komplext. uppger i en intervju att det ska utvecklas fler checklistor för fler branscher på sikt.96 och har placerat e-tjänster för att starta företag på Ett första steg för många företagare är att registrera företaget hos och , antingen genom post eller respektive myndighets e-tjänst. Båda myndigheterna har placerat sina e-tjänster för företagsregistrering på . inkom 46 705 nybildningsärenden till via e- tjänsten på ().97 har antalet inkomna nybildningsärenden till via e-tjänsten varit fler än antalet nybildningsärenden som inkommit via post.98 Till inkom (71 380) av nyregistreringarna av företag via e-tjänsten på , resten inkom via blanketten.99 lägger upp det de vill ha på sidan, och att de uppgifter som finns inte är tillräckligt uppdaterade (2019:3, s. 29). 94Intervju vid , . 95Regeringsbeslut N2016/01646/EF. 96Intervju vid , . 97Under 2018 inkom totalt 56 093 nybildningsärenden till , varav 46 705 via e-tjänsten, 8 277 via post, och 1 112 via annat ankomstsätt. 98Underlag från , Inkomna registreringar uppdelat på digitala och papper, 2019. 99E-post från , . R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S Det fanns ursprungligen en tanke att integrera fler e-tjänster på , både från och , och även från andra myndigheter, i syfte att stärka verksamt.se:s roll som företagsportal. Den idén är under utfasning (se kapitel 5). Företagare som inte använder e-tjänsterna uppger flera skäl utförde en studie över vilka grupper som valde att inte använda sig av e-tjänsten för att registrera företag. Undersökningen visade att de så kallade papperskunderna i hög utsträckning kände till e-tjänsten, men att de ändå anmälde via blankett, framför allt på grund av att de upplevde att det var enklare att lämna in en pappersblankett. studie visade dessutom att papperskunderna hade behov av lösningar som på ett bättre sätt stödde den som vill lämna in ett ärende för någon annans räkning (ombud), eller att de saknade e- legitimation. Det som skulle få företagarna att i högre grad välja e-tjänsterna var tydligare information om hur e-tjänsten fungerar, mer lättanvända e-tjänster samt snabbare registrering än för pappersärenden.100 anger att en utmaning är att företagare i stor utsträckning använder sig av ombud. Dels saknas det en lösning för digital fullmaktshantering, dels är ombud en grupp som använder e-tjänster i begränsad omfattning.101 Det genererar i sin tur dubbelarbete och pappersadministration i myndigheternas handläggningsprocesser.102 genomförde 2017 en analys över i vilken utsträckning ansökan om nyregistrering av företag lämnas via e-tjänst eller via papper. Andelen som använde e-tjänsten var lägre bland de som startade aktiebolag () än bland enskilda näringsidkare (), något som ansåg kunde bero på att de som nyregistrerar aktiebolag i större utsträckning anlitar någon form av biträde. Enskilda näringsidkare som bedriver hotell- eller restaurangverksamhet var de som i minst utsträckning lämnade ansökan om registrering via e-tjänsten ().103 3.1.2 Serverat – begränsad spridning av programmets resultat Åtgärder inom Serverat för att underlätta för restaurangföretagare Intresseorganisationer som har lyft fram att det råder stora skillnader i restaurangföretagarnas förutsättningar att ansöka om och inneha ett serveringstillstånd, till följd av att kommunerna hanterar handläggningen av 100Underlag från , Kundundersökning ”Papperskunder”, 2014. 101Intervju vid , (a); intervju vid . 102Underlag från , Målbild för enklare myndighetskontakter för företag – beskrivet som en värdemodell. Ett uppdrag inom myndighetssamarbetet starta och driva företag, 2018. 103Underlag från , Företagens e-tjänstanvändning, 2017. 36 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N tillstånd olika.104 Variationen i handläggningsprocessen handlar om att det är skilda uppgiftskrav olika utformning av blanketter, antal bilagor och handläggningstid mellan kommunerna.105 Till exempel visade i en undersökning att en restaurangföretagare i en kommun kan få vänta längre på beslut om serveringstillstånd än i en annan kommun på serveringstillstånd.106 Dessutom varierar det om kommunerna erbjuder e- tjänster för restaurangföretagare och hur användarvänliga e-tjänsterna är.107 Inom Serverat har olika produkter utvecklats för att underlätta för företagare och uppnå större enhetlighet i kommunernas handläggning. För att företagare ska kunna dra nytta av produkterna måste kommunen ansluta sig till Serverat. För att en kommun ska anses som ansluten till Serverat ska kommunen vara med i checklistan på se (det vill säga ha en länk till sin mottagarsida på sin webbplats eller till sin e-tjänst från checklistan på ), ha minst en e- tjänst i drift utifrån de specifikationer som tagits fram inom Serverat, och ha en koppling mot den sammansatta bastjänsten.108 Guide och checklista ger överblick för alla restaurangföretagare på och har tagit fram en checklista för restaurangföretagare på . Genom att besvara frågor får företagare en anpassad checklista med information och länkar till relevanta statliga e-tjänster och kommunala e-tjänster och webbplatser. Om en kommun är ansluten till checklistan länkas till relevant webbplats eller e-tjänst. I de fall en kommun inte är ansluten hänvisas företagare till kommunens generella webbplats. Skäl till att kommuner väljer att inte ansluta sig till checklistan är bland annat att det kräver ett åtagande från kommunens sida i form av en ”mottagningssida” för trafiken från , och att kommunernas webbplatser ofta är en naturlig ingång för företagare, det vill säga företagare hittar dit, oavsett om det finns en länkning från eller ej. framhåller att nyttan med checklistan således är att den ger en överblick över aktuella tillstånd och registreringar, snarare än direkt länkning till kommunen.109 104Liljeqvist, Serveringstillstånd. Handläggning, servicegarantier, avgifter och tillsyn. Delrapport 3 om regeltillämpning på nivå. Undersökning av kommuner, 2016. 105Svenson, och , Förstudie för verksamt.se/kommun. Förutsättningar för kommunerna att delta i ett huvudprojekt, 2015. 106Liljeqvist, Serveringstillstånd. Handläggning, servicegarantier, avgifter och tillsyn. Delrapport 3 om regeltillämpning på nivå. Undersökning av kommuner, 2016. 107Svenson, och , Förstudie för verksamt.se/kommun. Förutsättningar för kommunerna att delta i ett huvudprojekt, 2015. 108Underlag från , Anslutna kommuner Serverat 190319, 2019. 109Intervju vid , . R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S skapades 4 448 checklistor för att starta restaurang. ökade användningen, och 6 461 checklistor skapades.110 Ensade uppgiftskrav och standardiserade e-tjänster för ett enklare ansökningsförfarande Inom Serverat har fyra standarder och tekniska specifikationer för e- tjänster, (stadigvarande serveringstillstånd till allmänheten, livsmedelsanmälan, anmälan om försäljning av tobak samt anmälan om försäljning och servering av folköl) tagits fram, som kommuner kan använda vid upphandling av e-tjänster. planerar myndigheterna inom samarbetet att ta fram ytterligare sex specifikationer.111 I förstudien inför Serverat framkom det bland annat att det fanns en stor variation i hur många uppgifter från företagare som kommunerna begärde in.112 Inom ramen för Serverat har det genomförts ett så kallat ensningsarbete kopplat till handläggning av restaurangföretagares ansökning av tillstånd. I ensningsarbetet identifierades vad som var nödvändigt att kräva in för kommunerna med stöd i lag.113 Uppgiftslämnandet är ofta inte reglerat i detalj, vilket innebär att kommunerna tolkar behovet av uppgifter olika. Som mest begärde en kommun in 30 bilagor. Ensningsarbetet resulterade i att antalet kunde reduceras till fyra bilagor.114 De uppgifter som begärs in efter ensningsarbetet finns inte i register, utan måste lämnas av företagare. Ensningsarbetet inkluderade även verksamhetsutveckling där kommunerna förenklade handläggningsprocesserna. Genom kopplingen till den sammansatta bastjänsten förifyllds e-tjänsterna med företagares grundläggande uppgifter. Positivt resultat i en av pilotkommunerna kommun, som var en pilotkommun inom Serverat, genomförde en uppföljning av ett begränsat antal serveringstillstånd. Efter det att kommun implementerade den nationella e-tjänsten för serveringstillstånd , och efter ett ensningsarbete som minskade antalet bilagor i handläggningen från tolv till sex, har kommunen följt upp handläggningen av sju serveringstillstånd. De uppskattade vinsterna för handläggningen var färre felaktiga tillstånd, minskad tidsåtgång för handläggning och tidsbesparing för företagare. kommun uppskattade tidsvinsten för 110Tillväxtverket, Årsredovisning 2017, 2018, s. 57. 111Intervju vid , . 112Svenson, och , Förstudie för verksamt.se/kommun. Förutsättningar för kommunerna att delta i ett huvudprojekt, 2015. 113Intervju vid , . 114Intervju vid kommuner och landsting, . 38 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N företagare.115 Andelen ärenden som behövde kompletteras sjönk från till 50 procent.116 Begränsad spridning av Serverats resultat Få kommuner har anslutit sig till Serverat, vilket innebär att få företagare har tagit del av insatserna inom Serverat. hade 23 kommuner anslutit sig till Serverat, och ytterligare 10 kommuner hade anslutit sig till checklistan på verksamt.se.117 De 23 kommuner som hade anslutit sig till Serverat utgör av det totala antalet kommuner (290), men stod för av alla startade restaurangföretag . 118 För de kommuner som har gått med i Serverat var genomsnittet för antal startade restauranger per kommun strax över 22 stycken, vilket går att jämföra med åtta startade företag i genomsnitt för alla kommuner. Storstadskommunerna och , som är anslutna till Serverat, stod för ett stort antal nystartade restauranger . Men även borträknat dessa storstadskommuner, har kommunerna som är anslutna till Serverat ett högre genomsnitt nystartade restaurangföretag än kommuner som inte är med i Serverat.119 3.1.3Drygt hundra aktörer har anslutit sig till den sammansatta bastjänsten hade 110 kommuner anslutit sig till den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter. Dessutom hade myndigheterna och , kommunalförbundet samt anslutit sig.120 Att vara ansluten till den sammansatta bastjänsten innebär att grundläggande uppgifter och företagsinformation kan förifyllas i den anslutna organisationens e-tjänst, något som minskar företagares uppgiftslämning till myndigheter. Den sammansatta bastjänsten hämtar dock enbart vissa typer av uppgifter från tre myndigheter. (Se avsnitt 5.3.) 115Underlag från kommuner och landsting, Rapport 2017 v. 1.0, 2018 s. 8. 116E-post från , . 117Underlag från , Anslutna kommuner Serverat 190319, 2019. 118Observera att det i statistikunderlaget från Tillväxtanalys inte anges antal startade företag om det är färre än fyra startade företag per kommun, till följd av sekretessbestämmelser. Det innebär att det är 2 357 startade företag i underlaget med uppdelning per kommun, jämfört med aggregerat antal startade företag på 2 618 . 119Underlag från Tillväxtanalys, restaurang 2017, 2018. 120Bolagsverket, ”Förtecknade parter”, bastjanst/ansluten/fortecknade-parter-1.15570, hämtad . R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S 3.2 Öppenhet och insyn Myndigheterna bör säkerställa att de digitala processerna präglas av öppenhet och insyn för företagare, det vill säga att dessa ska ha möjlighet till insyn i de administrativa förfaranden som berör dem. •Information från statliga myndigheter och statliga e-tjänster om företagares grundläggande uppgifter, roll och företagsengagemang finns samlade på Mina sidor på . •Genom att är anslutet till den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter får företagare insyn i vilka uppgifter som finns registrerade hos myndigheterna. •Företagares samlade insyn i administrativa ärenden är begränsad eftersom statusfunktion och koppling till kommunala ärenden saknas. •Det rättsliga läget gällande personuppgiftsansvaret för Mina sidor är oklart. 3.2.1 Mina sidor ger en viss insyn i pågående ärenden Företagare kan logga in på Mina sidor på . Mina sidor innebär att företagare kan spara utkast, se pågående ärenden och genomföra ärenden och ändringar. Mina sidor ger en överblick över företagsengagemang (det vill säga vilka företag företagare är aktiv i), roll i företaget och grundläggande uppgifter, såsom adress och så vidare.121 Vidare hämtar Mina sidor på information från den sammansatta bastjänsten. Genom att företagare får tillgång till sina uppgifter genom den sammansatta bastjänsten blir det också tydligare för företagare vilka uppgifter som finns registrerade hos myndigheterna.122 Mina sidor är dock begränsad till företagares ärenden på och . Företagare kan inte se sina ärenden hos andra statliga myndigheter eller kommuner. En förstudie avseende möjligheten att integrera kommunala ärenden på Mina sidor har genomförts inom ramen för Serverat.123 Det saknas möjlighet att se status i handläggningen (till exempel ”avvaktar komplettering” eller ”avvaktar beslut”) på Mina sidor. uppger att handläggningen av företagsregistrering på och går relativt snabbt i , vilket innebär att en utvecklad statusfunktion inte har varit prioriterad.124 Det som tar tid bedöms ofta vara kompletteringar av ansökningar på både statlig och nivå, och i detta fall har handläggaren 121Underlag från , Målbild för enklare myndighetskontakter för företag – beskrivet som en värdemodell. Ett uppdrag inom myndighetssamarbetet starta och driva företag, 2018, s. 30. 122Intervju vid , (b). 123Intervju vid , . 124Intervju vid , . 40 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N kontakt med företagare, det vill säga företagare får information om status för ansökan och vilka uppgifter som krävs för att ansökan ska handläggas vidare. 3.2.2 Rättsliga oklarheter om personuppgiftsansvaret för Mina sidor Det rättsliga läget gällande personuppgiftsansvaret för Mina sidor på är oklart, något som gäller generellt för personuppgiftsansvaret i servicetjänster125 eller presentationstjänster126 som tillhandahålls av myndigheter. Enligt E-sam tillhandahålls eget utrymme i servicetjänster och presentationstjänster för att användare ska få automatiserad service och kunna hantera sina handlingar utan insyn av utomstående.127 Utkast och liknande handlingar förblir därmed användarens egna handlingar och blir inte att anse som allmänna enligt tryckfrihetsförordningen eller inkomna enligt förvaltningslagen.128 Myndigheterna inom samarbetet för har tolkat Mina sidor som ett eget utrymme för tjänstens användare129 och bedömer att personuppgiftshanteringen i Mina sidor är rimlig.130 Enligt (SOU 2018:25) har det utvecklats en myndighetspraxis, som vissa myndigheter följer, kring tolkningen av personuppgiftsansvaret i digitala tjänster med eget utrymme, något som delvis beror på de vägledningar131 som har tagits fram inom ramen för E-delegationen och sedan E-sam. Utredningen lyfter dock att det fortfarande råder en rättslig osäkerhet inom området.132 Datainspektionen har till exempel ställt sig kritisk till tolkningen om personuppgiftsansvaret i eget utrymme.133 E-sam uppger i ett uttalande att tolkningen om eget utrymme har förtydligats i uttalanden till två lagstiftningsärenden134 när det gäller hur eget utrymme förhåller sig till 125Med servicetjänst menas en e-tjänst där användaren kan (a) utforma utkast till handlingar i ett eget utrymme, (b) i vissa fall få uppgifter förifyllda eller annars utlämnade av den som tillhandahåller det elektroniska utrymmet eller ett annat organ, med stöd av en bastjänst, (c) sända handlingar till ett anvisat mottagningsställe, och (d) vidta andra nödvändiga åtgärder (E-sam 2016, s. 3). 126En presentationstjänst är en e-tjänst där användare får allmänna handlingar visade utan att det som visas ska bli tillgängligt för andra (E-sam 2016, s. 3). 127E-sam, Eget utrymme hos myndighet – en vägledning, 2016, s. 3. 128E-sam, Eget utrymme hos myndighet – en vägledning, 2016, s. 3, 5. 129Med eget utrymme menas ett skyddat förvar som tillhandahålls elektroniskt endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för annans räkning. Ett sådant utrymme föreligger bara när handlingar som förvaras där är undantagna från handlingsoffentlighet enligt 2 kap. 13 § första stycket tryckfrihetsförordningen. Informationen på eget utrymme anses inte vara allmän handling och inte heller vara inkomna i förvaltningslagens mening (E-sam 2018). 130Intervju vid ; intervju vid , . 131E-sam, Eget utrymme hos myndighet – en vägledning, 2016. 132SOU 2018:25, s. 279. 133Se exempelvis Datainspektionen, Juridik som stöd för förvaltningens digitalisering (SOU 2018:25), 2018. 2016/17:180, bet. 2017/18:KU2, rskr 2017/18:2 och prop. 2016/17:198, bet. 2017/18:KU9, rskr. 2017/18:40. R I K S R E V I S I O N E N E N K L A R E A T T S T A R T A F Ö R E T A G – S T A T L I G A I N S A T S E R F Ö R E N D I G I T A L P R O C E S S tryckfrihetsförordningens (TF) regler om handlingsoffentlighet och offentlighets- och sekretesslagens regler om tystnadsplikt.135 3.3 Företagares medverkan i utvecklingen av tjänster Myndigheterna bör verka för att företagare ska medverka i utvecklingen av tjänster. erbjuder möjligheter för företagare att lämna feedback och synpunkter, något som företagare utnyttjar i relativt stor utsträckning genom till exempel fritextsvar och enkätsvar. •Tillväxtverket och bedriver ett kontinuerligt arbete med att ta in synpunkter från användarna och utveckla . upplever det dock svårt att fullt ut implementera användarnas åsikter, något som beror på dels avvägningar mellan olika prioriteringar, dels snäva tidsramar. 3.3.1Tillväxtverket genomför analyser, följer upp och testar för att försöka fånga målgruppens behov och ansvarar gemensamt för utveckling av . är ansvarig för uppföljning och att utföra behovsanalyser. Det sker huvudsakligen med hjälp av: •behovsanalyser som syftar till att fånga upp företagares behov •uppföljning genom enkäter och feedback på •testning av nya funktioner och verktyg. Behovsanalyserna omfattar kartläggningar av uppgiftskrav som företagare möter samt intervjuer med företagare, ombud och olika relevanta aktörer. genomför både behovsanalyser utifrån ett brett företagarperspektiv och mer branschspecifika behovsanalyser. För den förstnämnda typen av analys kan vara en av flera kanaler för att åtgärda de problem som framkommer. Ett exempel på de sistnämnda analyserna, är den behovsanalys av restaurang- och besöksnäringen, som låg till grund för att utforma arbetet med att inkludera besöksnäringen i Serverat. Inom den arbetsgrupp som arbetar med att utveckla har dessutom en större behovsanalys tagits fram, omfattande ett 20-tal intervjuer med företagare. Baserat på intervjuerna har personas136 tagits fram, som får representera olika typer av företagare, samt så kallade kundresor, som beskriver hur företagare 135E-sam, 2017. Eget utrymme hos myndighet. Rättsligt uttalande , 2017. 136Personas är fiktiva karaktärer, som representerar olika målgrupper. Det är en vanlig metod inom UX- och tjänstedesign. 42 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N upplever olika steg i processen för att starta företag, i syfte att tydliggöra olika typer av företagares behov av stöd. Företagare kan också ge feedback genom att delta i enkäter och lämna fritextsvar på , en möjlighet som ofta utnyttjas enligt Tillväxtverket.137 Framöver kommer fler och kortare webbenkäter tillämpas. Förändringen kommer enligt medföra fler mätpunkter, som också ska ge mer detaljerade resultat att använda sig av i utvecklingsarbetet.138 3.3.2 Tillämpningen av användartestning har inte använts inte fullt ut har som rutin att nya funktioner ska användartestas av företagare eller användare innan de släpps. uppger vid en intervju att tillämpningen inte alltid har fungerat fullt ut för . Det beror dels på snäva tidsramar, dels att det har varit en utmaning att rekrytera företagare som kan testa funktionerna. uppger dock att rutinerna nu har förbättrats, redskapen har utvecklats och ansvarsfördelningen har förtydligats internt.139 3.4Anpassning av digitala tjänster till olika gruppers och individers behov Myndigheterna bör anpassa de digitala tjänsterna till olika gruppers och individers behov, samt utveckla metoder för att identifiera företagares behov för att inkludera samtliga företagare.