prop · H603148 · 2019-09-09 00:00:00 — It-avdelningen ansvarar dock för upphandlingspliktiga inköp inom it-området. Inköpsenheten tar även fram myndighetens styrande dokument på inköpsområdet (exklusive för itinköpen) och ansvarar för att informera om dessa, främst med fokus på myndighetens beställare och chefer.115 Inköp som inte är upphandlingspliktiga hanteras av andra avdelningar; exempelvis hanterar lokalförsörjningsenheten myndighetens hyresavtal. 114Intervju med Polisens inköpsenhet, . 115Polisen, 2018a; Intervju med Polisens inköpsenhet, 2018-10 25. R I K S R E V I S I O N E N K Ö P P Å S A K L I G G R U N D På pågår ett arbete för ökad samordning av myndighetens inköp genom att implementera metoden kategoristyrning inom inköpsverksamheten.116 Inköpsverksamheten är uppdelad i totalt åtta kategorier, varav inköpsenheten har det övergripande ansvaret för alla kategorier utom inköp på it-området som hanteras av it-avdelningen. För varje kategori av inköp har en processägare utsetts med uppdrag att identifiera och samordna myndighetens inköpsbehov på området samt besluta om hur det ska tillgodoses. Processägaren utgörs ofta av chefen för den avdelning som har processansvaret, men hen har ofta medarbetare till hjälp i arbetet. När arbetssättet är genomfört fullt ut är avsikten att myndighetens alla inköpsbehov ska hanteras genom processägarna. får inköpsenheten beställningar på varor och tjänster från många olika verksamhetsnivåer, men enheten har som rutin att alltid kontakta berörd processägare. Polisen arbetar fortfarande med att anpassa sitt inköpsarbete till att vara en myndighet istället för flera. Processägarna har kommit olika långt i arbetet med att samordna myndighetens inköp. För vissa typer av inköp, exempelvis arrestantbevakning, har myndigheten fortfarande olika lösningar över landet. Inköpsenhetens mål är att teckna nationella avtal i så stor utsträckning som möjligt.117 De upphandlingar vid Polisen som rör belopp över direktupphandlingsgränserna hanteras av inköpsenhetens upphandlingssektion. Upphandlingssektionen genomför även direktupphandlingar med stöd av andra undantag i , exempelvis tekniska skäl eller ensamrätt. Sådana direktupphandlingar kräver ett särskilt beslut av ekonomidirektören.118 Inköpsenheten deltar inte i arbetet med att identifiera vilka behov av inköp myndigheten har, utan ansvarar i kontakten med beställaren för att själva upphandlingen genomförs på ett juridiskt korrekt sätt. Inköpsenheten kontrollerar bland annat att kraven i verksamhetens beställningar uppfyller kravet på likabehandling. En stor del av myndighetens större upphandlingar sköts på så sätt genom ett tvåpartsförfarande där rollerna som uppdragsgivare och utförare är separerade från varandra.119 finns uppdaterade riktlinjer för hur inköpsverksamheten ska bedrivas, vilka i stort följer rutiner som funnits . Riktlinjen har dock inte 116Polisen, 2016b. 117Intervju med Polisens internrevision, . 118Intervju med Polisens inköpsenhet, 2018-10 25; Polisen, 2016b. 119Intervju med Polisens inköpsenhet, 2018-10 25. 66 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N omfattat den inköpsverksamhet som bedrivs av myndighetens it-avdelning. Avdelningen hade fram till granskningens färdigställande inte några styrande riktlinjer för hur upphandlingar ska genomföras. Det finns exempel på närståendetransaktioner kopplade till inköp av it-utrustning, där det finns en risk för förtroendeskada om de inte hanteras på ett tillfredsställande sätt. Direktupphandlingar och förnyad konkurrensutsättning Vid ekonomienhetens sektion för inköpssamordning hanteras förnyad konkurrensersättning och direktupphandlingar för belopp . Sektionens anställda är delvis fysiskt placerade i de olika polisregionerna så att det finns inköpare nära verksamheten. Sektionen stämmer av inköpsförfrågningar som kommer in från resten av organisationen mot vad myndigheten köpt tidigare för att se till att myndighetens samlade direktupphandlingar inte kommer över direktupphandlingsgränserna. Enligt myndighetens riktlinjer ska alla direktupphandlingar som överstiger konkurrensutsättas, vilket i regel innebär att minst tre leverantörer tillfrågas. Eventuella avsteg från kravet på konkurrensutsättning ska dokumenteras, och det finns även andra dokumentationskrav för dessa inköp.120 Sektionens roll innebär, på samma sätt som för de annonserade upphandlingarna, en åtskillnad mellan uppdragsgivare och utförare även när det kommer till upphandlingar utan avropsförfarande. Bland närståendetransaktionerna förekom även flera inköp för förhållandevis små belopp. På myndigheten kan avrop från avtal samt direktupphandlingar för belopp genomföras utan inblandning från inköpsenheten. Hanteringen av dessa inköp och hur de ska genomföras ansvarar respektive del av verksamheten för, och det kan finnas stora skillnader mellan olika delar av myndigheten i hur de hanteras.121 Avrop från avtal hanteras vid Polisen genom myndighetens beställare. Vid myndigheten finns cirka 750 beställare som anställda som behöver göra ett inköp ska vända sig till. Beställarna finns spridda i organisationen och utgörs normalt av vanliga medarbetare som fått en särskild beställarroll vid sidan om sin vanliga tjänst. Alla beställare måste gå en utbildning och inköpsenheten informerar löpande beställarna om nyheter på inköpsområdet, bland annat genom särskilda beställarträffar.122 Beställarna har möjlighet att logga in i och skicka beställningar genom myndighetens två it-system för e-handel (Polisen har ett system för it-inköp och ett 120Intervju med Polisens inköpsenhet, 2018-10 25; Polisen, 2016b. 121Intervju med Polisens inköpsenhet, 2018-10 25; Polisen, 2016b. 122Minnesanteckning efter telefonsamtal med Polisens ekonomiavdelning, . R I K S R E V I S I O N E N K Ö P P Å S A K L I G G R U N D för övriga inköp). finns en förhållandevis stor del av myndighetens avtal inlagda i systemen, och Polisen har som ambition att fler avtal ska hanteras genom dem. Inköp av varor eller tjänster som behöver genomföras med kort varsel, exempelvis beställning av låssmeder eller bilbärgning, hanteras inte i systemen. Inte heller ramavtal som kräver förnyad konkurrensutsättning går genom systemen. Vid Polisen finns även möjligheter för anställda att göra vissa typer av inköp genom utlägg. Dessa hanteras genom personalsystemet och är därmed skilda från hanteringen av inköp i övrigt. Det finns typer av varor som tidigare ofta hanterats genom utlägg, såsom hundfoder till Polisens hundar, som myndigheten nu försöker föra in på myndighetsgemensamma avtal. Enligt riktlinjer ska inköp i första hand göras från myndighetens upphandlade avtal. Därefter ska myndigheten prioritera Kammarkollegiets ramavtal. För att myndigheten ska kunna leva upp till detta krävs en välfungerande avtalsförvaltning. Polisen har arbetat på att förbättra myndighetens avtalsförvaltning. Alla skriftliga avtal som polisen ingår ska publiceras elektroniskt i myndighetens avtalsdatabas.123 Alla myndighetens avtal har dock ännu inte registrerats i databasen, och det finns områden av varor och tjänster där Polisen saknar avtal.124 Inköpsenheten arbetar för att öka användningen av myndighetens avtal och att minimera mängden inköp som sker utanför dessa. Ett verktyg har varit att hålla särskilda utbildningar för chefer om vikten av att samla och använda avtal. Från inköpsenhetens sida framhålls att det till stor del är en ledningsfråga, och att det är av stor vikt att chefer inom verksamheten understryker vikten av att följa myndighetens avtal. Inköpsenheten gör även vissa uppföljningar av inköp för att se vad som köpts och i vilken omfattning. Syftet är dels att se om myndigheten behöver teckna avtal för någon ny vara eller tjänst, dels att se om myndigheten frångått ingångna avtal.125 I en intern granskning av inköpsverksamheten som genomfördes av Polisens tillsynsenhet framgick att det för av inköpsvolymen saknades uppgift om upphandlade avtal med leverantören.126 Detta talar för att myndigheten fortfarande har ett omfattande arbete kvar med både en samlad avtalshantering och användning av avtalen. 123Polisen, 2016b. 124Intervju med Polisens inköpsenhet, ; Intervju med Polisens enhet för it-inköp, . 125Intervju med Polisens inköpsenhet, . 126Polisen, 2018b. 68 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N 6.4.2 Hantering av jäv och bisysslor har sedan myndighetsreformen ett samlat ansvar för hanteringen av anställdas bisysslor. Viktiga motiv till detta har varit att effektivisera arbetet och att möjliggöra likvärdiga bedömningar avseende bisysslor över hela myndigheten. Den enskilda medarbetaren ansvarar för att rapportera in potentiellt förtroendeskadliga bisysslor till HR-avdelningen, som fattar beslut i samtliga fall. Information om att anställda ska anmäla sina bisysslor finns dels på Polisens internwebb, dels i anslutning till nyanställning. Chefer uppmanas ta upp bisysslor vid medarbetarsamtal, även om HR-avdelningen inte kan bedöma i vilken utsträckning det görs. Avdelningen kan dock konstatera att många bisysslor kommer in för bedömning, också sådant som bedöms vara helt oproblematiskt, vilket tyder på att informationen når medarbetarna.127 har Polisen en handbok om bisysslor som bland annat beskriver regelverket samt myndighetens egna tolkningar och rutiner.128 I handboken ingår en frågelista som hjälp för att bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig. innehåller också exempel på godkända och icke godkända bisysslor samt mer tveksamma fall. Enligt handboken är det inte tillåtet med bisysslor som rör uppgifter som har anknytning till eller utgör polisverksamhet, exempelvis bevakning och ordningshållning eller att arbeta som ordningsvakt eller väktare. granskning visar att ett flertal anställda hade sidoinkomster från företag i säkerhetsbranschen. Det är utifrån granskning inte möjligt att säga vilken typ av arbeten det i dessa fall har handlat om, men det kan ge anledning för Polisen att tydliggöra för de anställda vilka regler som gäller för sådana bisysslor. När det gäller hanteringen av jäv finns ingen funktion/avdelning med ett särskilt ansvar för frågan.129 För inköpsverksamheten (exklusive it-området) finns riktlinjer som förklarar vad som gäller för jäv, mutor och bestickning. Dock beskriver riktlinjerna i princip gällande lagstiftning och ger inte konkret vägledning i hur anställda eller myndigheten i stort ska hantera risker för oegentligheter i samband med inköp.130 Upphandlingssektionen har rutiner för att alltid lyfta frågan om möjliga jävsförhållanden på det uppstartsmöte med beställaren som de har inför varje upphandling, och det har förekommit att personer behövt stiga åt sidan i fall då jäv har förelegat.131 Sektionen för inköpssamordning har som rutin att dokumentera hur konkurrensen ska säkerställas i de direktupphandlingar som 127Intervju med Polisens internrevision, . 128Polisen, 2016a. 129Intervju med Polisens inköpsenhet, . 130Polisen, 2016b. 131Intervju med Polisens inköpsenhet, . R I K S R E V I S I O N E N K Ö P P Å S A K L I G G R U N D sektionen hanterar (se föregående avsnitt). It-avdelningens inköpsenhet har en jävsblankett som används för de upphandlingar som avdelningen bedömer som mer omfattande eller komplexa. Det saknas dock fasta riktlinjer för vilka upphandlingar vid it-avdelningen som omfattas av kravet. Vid Polisen är chefen för ekonomiavdelningen ansvarig för att säkerställa att myndigheten har en väl fungerande process för intern styrning och kontroll.132 Alla avdelningar och regioner ska göra en riskanalys och ekonomiavdelningen ansvarar för att sammanställa dessa till en myndighetsgemensam analys som endast inkluderar de risker som ska hanteras centralt.133 En central aktör i myndighetens arbete med intern styrning och kontroll är internrevisionen. Enligt internrevisionen är deras fokus på risker som myndigheten inte redan arbetar med, eller på risker där myndighetens arbete inte bedöms vara tillräckligt.134 Internrevisionen använder myndighetens riskanalys i sitt arbete, men kompletterar den och tar fram en egen riskanalys. I syfte att skapa en tydlighet kring myndighetens svar på internrevisionens rapporter ska rikspolischefen i samband med rapportens publicering alltid fatta beslut om de åtgärder som verksamheten ska vidta med anledning av internrevisionens granskningar. Internrevisionen följer sedan upp åtgärdsarbetet. Representanter för internrevisionen upplever att de kan bidra till myndighetens interna styrning och kontroll samt att deras iakttagelser och rekommendationer får genomslag. Vid Polisen finns även avdelningen för särskilda utredningar, som har en roll liknande en visselblåsarfunktion. Avdelningen utreder bland annat anställda inom Polisen som har blivit anmälda eller är misstänkta för något brott. anmäldes till exempel två anställda vid myndigheten som var misstänkta för oegentligheter i anslutning till Polisens upphandling av pass.135 Polisen har också inrättat en tillsynsfunktion placerad vid rikspolischefens kansli vars uppdrag är att granska regelefterlevnad inom polisen. Tillsynsfunktionen har granskat myndighetens inköpsverksamhet, och konstaterat att det finns en allmän osäkerhet om vad som gäller i inköp- och upphandlingsverksamheten och att myndigheten därför behöver se över rutiner och förtydliga ansvar. De konstaterar också att avdelningarna sällan identifierar eller dokumenterar risker kopplade till jäv, korruption och oegentligheter i samband med inköp och upphandlingar samt att ämnet inte berörs på önskvärt sätt vid introduktionsutbildning för anställda i 132Polisen, 2018a. 133Intervju med Polisens internrevision, . 134Intervju med Polisens internrevision, . 135Svenska dagbladet, . 70 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N inköpsverksamheten.136 har en omfattande översyn av inköpsverksamheten pågått vid myndigheten med anledning av rapporten från tillsynsfunktionen. Översynen är planerad att presentera sina resultat , och förväntas föreslå en rad förändringar av hur myndigheten genomför inköp och upphandlingar.137 Av Polisens cirka 25 000 anställda var det nästan 900 som hade en koppling till en av myndighetens leverantörer. Av myndighetens leverantörer var det som hade en koppling till en anställd, vilket var den högsta andelen bland myndigheterna i granskningen. Att Polisen har många anställda och därmed en stor grupp anhöriga till anställda som potentiellt har koppling till en leverantör kan vara en förklaring till den höga andelen. De anställda som hade kopplingar till leverantörer var spridda över hela myndigheten. Bland de anställda som hade kopplingar till leverantörer fanns en mindre andel fall där vi bedömer att det kan finnas en risk för förtroendeskada. De flesta av dessa kopplingar innefattar transaktioner till värden klart , ofta . Bland dessa finns exempel på inköp från säkerhetsbolag och inköp kopplade till djurhållning samt intern representation, utbildningar och konferenser. Vid Polisen finns ett centralt ansvar för myndighetens större upphandlingar på upphandlingsenheten vid myndighetens ekonomiavdelning. Upphandlingar och vissa direktupphandlingar och avrop för större belopp får inte genomföras utan central inblandning. För direktupphandlingar och avrop för mindre belopp behövs ingen inblandning från centralt håll. Ekonomiavdelningen genomför dock vissa kontroller av de mindre inköpen vid myndigheten. It-inköp hanteras separat av myndighetens it-avdelning. Myndigheten har e-handelssystem för vissa varor och tjänster vilket underlättar beställningar från myndighetens leverantörer. Man arbetar för att fler typer av inköp ska kunna hanteras genom e-handelssystemen. Stora delar av de vardagliga inköpen genomförs av medarbetare som fått rollen som beställare. Polisen strävar efter en ökad samordning av inköp över landet genom kategoristyrning. Genom att peka ut ansvar för hela myndighetens inköp av varor eller tjänster är avsikten att minska antalet separata upphandlingsprocesser och göra det lättare att få en överblick över myndighetens inköp. Sedan skapandet av den nya har myndigheten inrättat ett nytt centralt system för hanteringen av bisysslor. I det nya systemet prövas om 136Polisen, 2018b. 137Intervju med Polisens inköpsenhet, . R I K S R E V I S I O N E N K Ö P P Å S A K L I G G R U N D anställdas bisysslor ska förbjudas av myndighetens centrala HR-enhet, vilket möjliggör samstämmiga bedömningar för alla bisysslor vid myndigheten. Polisen har tydliga riktlinjer för vilka bisysslor som myndigheten ser som ej tillåtna, och har ett ambitiöst arbete med att informera de anställda om riktlinjerna. Vid polisens upphandlingsenhet finns tydliga rutiner för att alltid lyfta frågor om jäv i samband med att en upphandling inleds. Den separata hanteringen av myndighetens it-inköp har däremot inneburit att samma rutiner tidigare inte omfattat it-inköpen. Utöver en förhållandevis stor internrevision har Polisens en avdelning för särskilda utredningar och en ny tillsynsfunktion. Tillsynsfunktionen har granskat myndighetens inköpsverksamhet och levererat ett antal rekommendationer för ett förbättrat inköpsarbete. Rapporten har inneburit att ett omfattande förändringsarbete initierats vid myndigheten. Vår övergripande bild efter granskningen av Polisen är att sådana närståendetransaktioner som vi bedömt kan ha inneburit en risk för förtroendeskada varit relativt ovanliga. Att de förekommit visar dock på vikten av ett ambitiöst och välfungerande arbete kring frågorna i hela myndigheten. Vi uppfattar att den modell som myndigheten valt för att organisera sin centrala upphandlings- och inköpsverksamhet bör ge goda kontrollmöjligheter, och en viktig fråga framåt bör vara att säkerställa att myndighetens formella processer för inköp och upphandlingar efterföljs i hela organisationen. De ökade stegen mot e- handel kan rimligen antas underlätta detta. Särskiljandet mellan inköp och itinköp ställer krav på att tvärgående frågor, exempelvis rutiner för jävshantering, hanteras på samma sätt i de båda delarna av organisationen. Myndigheten bedriver ett ambitiöst och proaktivt arbete vad gäller hantering av anställdas bisysslor. 72R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N är landets största offentliga inköpare.138 Många av upphandlingar är stora och komplicerade, men bland myndighetens leverantörskontakter finns också mindre företag och inköp. Myndighetens anställda har kompetenser som kan antas vara eftertraktade även för leverantörerna. Dessutom är verksamheten spridd i landet. har således en verksamhet där flera omständigheter skulle kunna leda till att närståendetransaktioner förekommer. svarar för övergripande infrastrukturplanering samt anläggning och drift av statliga vägar och järnvägar. Viktiga uppgifter inkluderar basunderhåll av väg- och järnvägsnät samt nybyggnation av väg och järnväg. Sedan myndigheten bildades har gått mot att bli en, i stort sett, renodlad beställarorganisation. Det betyder att myndigheten inte utför eget anläggnings- eller underhållsarbete, utan kontrakterar utförare och följer upp arbete och resultat. Det betyder också att en mycket stor andel av myndighetens anställda kan sägas jobba med inköp på ett eller annat sätt.139 Bilfärjetrafik bedrivs dock i egen regi. Myndigheten handhar också förarprov för körkort. Därtill fördelas stöd till privata vägföreningar i syfte att främja ett välfungerande vägnät. 7.1 Vilka anställda hade kopplingar till leverantörer? Översikten i kapitel 4 visade att 168 anställda (3,) hade någon sorts koppling till någon av myndighetens leverantörer. Av dem hade tio anställda själva en funktion i ett företag, varav ett par i ledande ställning, något fler som styrelseledamöter och några styrelsesuppleanter. Runt 90 hade en anhörig som hade en funktion i en leverantör. Cirka 70 anställda hade enbart en inkomst från en leverantör. Ingen av de anställda hade näringsinkomster från en leverantör. I gruppen anställda med tjänsteinkomster från en leverantör var medelinkomsten , och medianinkomsten . Den fjärdedel som hade högst inkomster från leverantörer hade ca 60 000 eller mer i årsinkomst.140 Nedan ska vi undersöka närmare vilka kategorier av anställda som hade kopplingar till leverantörer och vilka leverantörer det gällde. 138Konkurrensverket och , 2018. 139Nästan samtliga, enkätsvar till med anledning av granskningen Staten som inköpare av konsulttjänster, 2018:20. 140Riksrevisionens undersökning av närståendetransaktioner bland anställda och anställdas anhöriga. R I K S R E V I S I O N E N K Ö P P Å S A K L I G G R U N D har om anställda i innefattar verksamhetsområde, inte geografisk lokalisering.141 Bland de anställda fanns några personalgrupper med mer än enstaka kopplingar till en leverantör (direkt eller indirekt via anhörig). Bland trafikledare, trafikinspektörer, tågklarerare, färjebefälhavare, och motormän/matroser hade mellan fem och tio anställda i respektive grupp en anknytning till en leverantör. Dessa är också relativt stora personalgrupper på , som inte primärt hanterar inköp. I personalgrupper med betydande roller vid inköp, som projektledare för vägrespektive järnvägsprojekt och it, samt kvalificerade inköpare och inköpsstrateger, fanns mellan två och fyra anställda med kopplingar till en leverantör per personalgrupp. Sammanlagt rörde det sig om mellan femton och tjugo personer. Därtill fanns ett tiotal chefer på alla olika nivåer med kopplingar till leverantörer. I övrigt fanns någon enstaka koppling i – i stort sett – samtliga myndighetens personalgrupper. När alla personalkategorier kopplade till it och it-system läggs ihop fanns en högre andel kopplingar till leverantörer i den gruppen än bland anställda generellt.142 Jämfört med närmast föregående år var antalet anställda med kopplingar till en leverantör i stort sett oförändrat 2016. 7.2 Vilka leverantörer hade kopplingar till anställda? gjorde inköp från svenska privata aktörer för ca . Totalt 183 leverantörer (1,) hade en koppling till en anställd på myndigheten och hos 70 av företagen gick kopplingen via den anställda själv (se tabell 7). Dessa företag var större sett till antalet anställda jämfört med leverantörer i stort. Hälften av leverantörerna med koppling hade 17 eller fler anställda. Bland leverantörerna med koppling till en anställd fanns dock elva enmansföretag. Flera av dem var företag där anställda själva hade funktioner. Även övriga leverantörer där anställda själva hade funktioner var, med något undantag, små (under tio anställda). Köpen från företag med koppling till en anställd var i genomsnitt större och fler än de från myndighetens övriga leverantörer. De var alltså leverantörer som myndigheten hade mer än en svag koppling till. Medianvärdet för den totala inköpssumman från kopplade leverantörer 2016 var strax över 70 000. De närståendetransaktioner som skedde rörde inköp från många olika branscher och det handlade i stor utsträckning om enstaka leverantörer per 141I får det sannolikt störst effekt på antalet kopplingar att vårt datamaterial inte omfattar dotterbolag och underentreprenörer. Vi har dock uppfattat sådana kopplingar som i sammanhanget mindre intressanta, eftersom möjligheten att styra stora komplexa affärer med sammansatta leverantörskonstellationer för att gynna en enskild underleverantör ofta bör vara begränsade. 142Riksrevisionens undersökning av närståendetransaktioner bland anställda och anställdas anhöriga. 74 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N I tre av de branscher där gjorde många inköp fanns dock tio eller fler leverantörer med koppling till en anställd: det gällde anläggningskonsulter, organisationskonsulter och restaurangverksamhet. De två förstnämnda branscherna hörde till dem där också gjorde inköp för störst belopp.