frsrdg · H604RS1 · 2019-02-18 00:00:00 — I kunde besökarna ta del av fyra seminarier. Ett seminarium behandlade jämställdhetsfrågor i , och förste vice talmannen modererade två seminarier där några av ledamöter diskuterade ”Rösträttsreformen 1918 – så blev en demokrati” samt ”Sociala medier och demokratin – symbios eller parasitförhållande?”. Professor emeritus höll ett seminarium om antologin framtid som tagits fram till demokratijubileet. Cirka 30 ledamöter och 6 tjänstemän arbetade i montern och informerade om demokratifrågor. Ungefär 750 personer besökte monter i under de som denna var öppen. På erbjöds besökarna också att ta del av fyra seminarier. Ett seminarium behandlade regeringsbildningen, och vid ett seminarium presenterade professor emeritus framtid. I montern på fick besökarna pröva på virtuella rundvandring i Riksdagshusen, Upplev , samt digitalt uttrycka sina personliga tankar om demokratin. I två seminarier presenterade digitaliseringen av riksdagstrycken. Nio ledamöter och elva tjänstemän arbetade i montern och informerade om demokratifrågor. Ungefär 1 700 personer besökte monter under de som denna var öppen. Förutom de årliga evenemangen som till exempel öppnande och talmannens vårmiddag invigdes medaljong i trapphallen i västra och byst i De goda gärningarnas rum. samarbetade även med kring firandet av . startade projektet evenemangssystem, vilket syftar till att byta ut det nuvarande evenemangssystemet. Det finns behov av förbättrad användbarhet för såväl evenemangsarrangörer som evenemangsstödjande verksamheter samt möjlighet till utökad användning inom . och fram ska uppmärksamma att det gått demokratin fick sitt genombrott i . En parlamentarisk kommitté har beslutat om aktiviteter som ska genomföras . utvecklade förvaltningen en visuell identitet med grafiskt manér och slogan för jubileet. Syftet är att särskilja demokratifirandet från övrig kommunikation inom och skapa igenkänning i extern kommunikation och marknadsföring. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 Förvaltningen har också tagit fram en digital plattform, firademokratin.riks- där allt material och de aktiviteter som rör jubileet samlas. Demokratin står aldrig stilla, ett skolmagasin riktat till gymnasieelever och folkhögskolestudenter, har tagits fram. Materialet distribuerades från och med Fördjupande texter och lärarhandledning ligger på webb- Tre utställningar producerades . , må den leva! Demokratin uti hundrade år visas i 16 skyltfönster längs och Väs- terlånggatan och gestaltar scener ur den svenska demokratiseringsprocessen. visas i för besökande grupper. En nationell utställning med samma namn och med ett lokalt perspektiv ska turnera på landets länsmuseer . En antologi, Demokratins framtid, har färdigställts och tryckts där ledande forskare ger sin syn på demokrati och demokratiska processer. redaktörer knöts till projektet. Förvaltningen har också producerat informationsmaterial om demokratiju- bileet, demokratins genombrott med vidhängande talepunkter, en film och ett Materialet är avsett att användas av riksdagsledamöter vid besök i landet. invigdes demokratijubileet med bland annat flaggcere- moni, vernissage och seminarier för ledamöter, personal och inbjudna. 3.4 byggnader och samlingar – uppdragsområde D uppdrag inom område D är att vårda och bevara byggnader och samlingar så att de kan användas och . Arbetet omfattar bland annat renovering av byggnader, fastighetsförvaltning, underhåll, interiörer och konst samt lokalvård och digitalisering av äldre riksdagsdokument. Resultat och utveckling – sammanfattning har utvecklat sitt arbete med att vårda och bevara byggnader och samlingar på ett systematiskt sätt. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Fastighetsprojekten har i huvudsak bedrivits enligt plan. Projekt för att underhålla, renovera och utveckla byggnader har i huvudsak bedrivits enligt plan. •Fastigheter och interiörer förvaltas huvudsakligen enligt upprättade planer. fastigheter förvaltas i enlighet med etablerade underhållsplaner, och vidtog förvaltningen flera åtgärder för att vårda och bevara fastighetsbeståndet. Underhåll och reparationer av interiörer fick delvis stå tillbaka på grund av hög arbetsbelastning med anledning av bland annat omflyttar och riksdagsval. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 •Arbetet med att tillgängliggöra äldre riksdagsdokument har bedrivits enligt plan. Arbetet med att transkribera handskrivna protokoll från ståndsriksdagen har genomförts enligt plan. Prästeståndets protokoll (1760–1762) är klart för utgivning, och arbetet med att transkribera borgarståndets protokoll för perioden –1766 har påbörjats. genomförde ett omfattande arbete med att förbereda för totalrenoveringen av ledamotshuset. Lokaler i andra fastigheter har byggts om och anpassats för att kunna flytta arbetsplatser och servicefunktioner från ledamotshuset. Befintliga arbetsplatser har förtätats, och ytterligare kontorslokaler och övernattningsbostäder har hyrts in. Dessutom genomfördes ett stort antal flyttar , och förvaltningen förberedde för att tömma ledamotshuset på utrustning och inventarier. Tabell 30 Intäkter, kostnader och transfereringar inom uppdragsområde D (tkr) De högre kostnaderna jämfört med beror i huvudsak på ett högre utfall för planerat underhåll, främst fönsterrenoveringar samt evakueringskostnader såsom ombyggnation av de tillfälliga friskvårdslokalerna. Hyreskostnader med anledning av evakueringen av ledamotshuset redovisas under uppdragsområde E, där övriga hyreskostnader redovisas. förvaltar riksbyggnaderna på , ett antal kontorsfastigheter i , fastigheter med övernattningsbostäder och ett antal bostadsrättslägenheter som ledamöter disponerar. I förvaltningens fastighetsbestånd ingår även som bland annat används för talmannens representation. hyr även lokaler och övernattningsbostäder. Sedan flyttade tillbaka till efter de renoveringar som gjordes har få större ombyggnader gjorts. Det finns behov av att renovera och anpassa byggnaderna till en nutida och framtida riksdag. I arbetet med det strategiska lokalprogrammet togs en översiktlig plan fram för stegvis renovering och utveckling av byggnaderna. påbörjade förvaltningen en uppdatering och utveckling av programmet, som går under namnet . RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 Målsättningen med Framtidens riksdagshus är att skapa bästa möjliga för- utsättningar för och ledamöternas arbete, att det ska bli lättare att besöka , att lokalerna ska bli effektivare, att ta hänsyn till krav på miljö, säkerhet och tillgänglighet samt att sänka kostnaderna. byggnadernas stora kulturhistoriska värde tas till vara. Totalrenoveringen av ledamotshuset är ett viktigt steg i Framtidens riks- slutförde förvaltningen systemhandlingsarbetet, det vill säga arbetet med att ta fram handlingar om hur byggarbetet ska utföras, ge- nomförde upphandling av entreprenör samt arbetade med detaljprojektering och förberedande byggarbeten. Byggstart planeras till . har också byggt om och anpassat lokaler i andra fastigheter för att kunna flytta arbetsplatser och servicefunktioner från ledamotshuset (servicecenter-it, friskvården, barnverksamheten, Stilla rummet och läkarmottagningen). Därtill har arbetsplatser i befintliga lokaler förtätats och nya kontorslokaler hyrts in till delar av förvaltningens medarbetare. gångspunkten har varit att säkra arbetsplatser åt ledamöter och anställda vid partikanslier inom fastigheter med kulvertförbindelse samt att Riksdagsför- valtningens stöd till arbetet i kammaren, utskotten och inte ska genomfördes sammanlagt 347 flyttar av arbetsplatser inom Efter valet flyttades en stor del av arbetsplatserna för ledamöter och partikanslier. Förvaltningen har också förberett för att tömma ledamotshuset på utrustning och inventarier. Förvaltningen hyrde in och möblerade 85 övernattningsbostäder för att kompensera för de bostäder som tidigare fanns i ledamotshuset och för de som byggdes om till kontorsarbetsplatser i Cephalus. Förvaltningen har påbörjat en förstudie om RÖ Riksplan mötescentrum och fördjupat förstudien om kvarteret . Förstudierna ska redovisas under fastigheter förvaltas enligt underhållsplaner. förvaltningen ett stort antal åtgärder för att vårda och bevara byggnaderna. östra har arbetet med takrenoveringen avslutats, och de tidigare betongplattorna har ersatts med ett sedumtak. Fasaden och fönstren på södra sidan har renoverats, liksom stenräcket mot . med fönster har renoverats. Dessutom har alla fönster på bottenplan mot Mynt- torget och renoverats för att förbereda för demokratijubileets Förvaltningen har också byggt om två entréer för att förbättra säkerheten i fastigheter, och ombyggnaden av en tredje entré blir klar i början RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 På tre fastigheter har plåttaken målats, och på två fastigheter har samtliga fönster renoverats. På en annan fastighet pågår fasadrenovering och tätskiktsarbeten. totalrenoverades också nio av bostadsrätter. Fastighetsprojekten har i huvudsak bedrivits enligt plan. Tabell 31 Redovisning av investeringsplan för fastigheter (tkr) Vidmakthållande av befintliga investeringar Övrig kreditram (lån i Riks- Anslag (statskapital) Avvikelsen mellan utfall och investeringsplan när det gäller underhåll och renoveringsplan beror främst på att några åtgärder finansierats med statskapital (anslagsfinansierad investering). Utfallet för blev lägre än vad som var beräknat i investeringsplanen. Lokaler, interiörer och konst Förvaltningen ska vårda och bevara konstsamling och inredning. Underhåll och reparationer av interiörer har delvis fått stå tillbaka på grund av hög arbetsbelastning . har bland annat kaféet i västra byggts om för att rymma fler besökare och skapa en trevligare miljö, en ny presentshop har byggts i Bankhallen, och De goda gärningarnas rum har utvecklats. En mängd textilmattor har bytts ut i riksdagshusen. Därtill har lokaler och interiörer anpassats i partigruppernas lokaler, efter de flyttar som följde på riksdagsvalet. inkom 5 062 felanmälningar och förfrågningar som rörde fastighetsområden. Av de som gav återkoppling på ärendehanteringen var mycket nöjda, nöjda och missnöjda. Arbetet med att förbättra återkopplingen och korta svarstiderna till dem som anlitar servicecentret fortsätter . Det gör även arbetet med att förbättra övriga processer inom uppdragsområdet. uppdaterades bland annat projektmodellen för fastighetsprojekt. Införandet av det it-system som stöder processerna pågår. De första modulerna började användas . RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 fortsatte arbetet med att transkribera handskrivna protokoll från ståndsriksdagen och genomfördes enligt plan. Prästeståndets protokoll 1760– 62 är klart för utgivning (två band) och protokollet –66 är transkriberat. Förvaltningen har börjat transkribera borgarståndets protokoll 1765–66. digitaliserade –2017 dokument från av riksdagsarbete. Riksdagsdokumenten som digitaliserats sträcker sig från tid fram till införandet av enkammarriksdagen 1971. skedde kontroll av materialet och i samarbete med (KB) har det gjorts tillgängligt och sökbart via webbplatsen riksdagstryck.kb.se. KB har åtagit sig att bevara och förvara filerna. 3.5 Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E uppdrag inom område E är att vara en väl fungerande myndighet och arbetsgivare för att på bästa sätt kunna stödja den parlamentariska processen. Till detta område hör bland annat verksamhetsplanering och uppföljning, budgetarbete, kompetensförsörjning, it-stöd och administrativa uppgifter inom ekonomi och förvaltningsjuridik. Dessutom ger stöd till myndigheter och nämnder. Resultat och utveckling – sammanfattning Förvaltningen bedömer att den har varit en väl fungerande myndighet och arbetsgivare, även om sjukfrånvaron är något hög. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Förvaltningen har arbetat aktivt för att nå sina arbetsmiljömål. har i enlighet med arbetsmiljömålen arbetat för att öka förutsättningarna för delaktighet. Arbete har bedrivits enligt intentionerna i samverkansavtalet som infördes . En utvärdering av avtalet pågår. Ett annat mål är att öka anställdas möjligheter till ett flexibelt arbetssätt. För att nå målet har förvaltningen tagit till vara erfarenheterna av och sett till att de fått genomslag i nya insatser och aktiviteter. •Sjukfrånvaron har minskat något men är fortsatt hög. Den totala sjukfrånvaron i procent av tillgänglig arbetstid var 2018. Det är en liten minskning jämfört med men ändå på en högre nivå än –2016. •Tillgången till it-stöd är stabil. Tillgången till it-stöd i förvaltningens verksamhet har varit stabil, och antalet incidenter har minskat. Fyra incidenter, som kan betecknas som mycket kritiska, har inträffat. Dessa incidenter kunde inte lösas inom utlovad tid enligt fastställd servicenivå. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 •Förvaltningen når sina miljömål. Förvaltningen nådde huvuddelen av miljömålen. Exempelvis minskade koldioxidutsläppen från förvaltningens fordon och den totala energianvändningen gick ned. har även börjat klimatkompensera för ledamöters och anställdas flygresor utanför EU. omcertifierades förvaltningens miljöledningssystem enligt ISO 14001:2015. har fortsatt att skapa förutsättningar för ett långsiktigt och hållbart förbättringsarbete. stod medarbetarskapet särskilt i fokus, och arbetet med att ta fram en medarbetarpolicy slutfördes. Förvaltningens satsning på att stärka chefers och medarbetares förmåga att arbeta planerat och strukturerat med kommunikation har fortsatt, och togs en ny kommunikationsstrategi fram. En rad kompetensutvecklingsinsatser genomfördes ; till exempel deltog samtliga chefer i ett seminarium inom området feedback. Tabell 32 Intäkter, kostnader och transfereringar inom uppdragsområde E (tkr) Fördelningen för uppdragsområdet bedöms i huvudsak som jämförbar med föregående år. De högre kostnaderna jämfört med beror framför allt på hyreskostnader i samband med evakueringen av ledamotshuset och fördelade lönekostnader till uppdragsområdet. Fortsatt utvecklingsarbete i förvaltningen – i enlighet med hus hus (nedan) består av ett antal byggstenar. Byggstenarna är gemensamma utgångspunkter för allt arbete i förvaltningen. stod den sista byggstenen Medarbetarskap i fokus. Arbetet med att ta fram en medarbetarpolicy inleddes och avslutades med att riksdagsdirektören beslutade om en medarbetarpolicy för . Därefter har genomförandet av medarbetarpolicyn fortsatt dels genom diskussioner på samtliga enheter utifrån det stödmaterial som tagits fram, dels genom inspirationsföreläsningar som samtliga medarbetare bjudits in till. Även arbetet med att förbättra processer i enlighet med andra byggstenar i huset har fortsatt. Till exempel bedrivs förvaltningens kontinuitetshanterings- RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 arbete med stöd av en tvärfunktionell arbetsgrupp. Vidare har tidigare erfaren- heter från tvärfunktionella processer där ”husets” principer har tillämpats för att ta fram bra arbetssätt sammanställts. annat erfarenheter från den särskilda satsning som har gjorts för att förbättra samverkan över enhets- och avdelningsgränserna när det gäller incidenthante- ring och interna flyttar. Instruktionen för systemförvaltning har uppdaterats, och en ny mall för systemförvaltningsplaner har tagits fram. Till stöd för arbetet har också en ny sida om systemförvaltning publicerats på Intranätet. I den nya instruktionen har förvaltningen tagit höjd för den nya instruktionen för säker it samt de nya kraven i dataskyddsförordningen. De systemförvaltningsorganisationer som redan finns för flera system ska uppdatera sina planer enligt de nya kraven. Arbetet med att etablera systemförvaltning för övriga system har påbörjats. Språklagen slår fast att myndigheternas språk ska vara vårdat, enkelt och begripligt. arbetar systematiskt med klarspråk med en flerårig handlingsplan som grund. Handlingsplanen uppdaterades och gäller i sin nuvarande version . Tyngdpunkten i handlingsplanen ligger på att stärka skribenternas förmåga att använda klarspråk. Insatserna pågår löpande och riktas i första hand till de delar av förvaltningen där behovet av stöd är som störst. Ett konkret exempel är den klarspråkssatsning som inleddes på it-avdelningen . Den kommer att pågå och innefattar bland annat utbildning och handledning, både individuellt och i grupp. I satsningen ingår också att utveckla medarbetarnas samarbete kring de texter de skriver. Målet är tydligare, enklare och mer mottagaranpassad kommunikation dels internt på avdelningen, dels gentemot övriga delar av förvaltningen. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 deltog 28 medarbetare i förvaltningens grundkurs i klarspråk. Det är nu sammanlagt 539 personer som har gått kursen sedan den startade . It-stödet till ledamöter och anställda Förvaltningen ska tillhandahålla den support och de redskap som ledamöter och anställda behöver när det gäller teknik, utrustning och programvaror. Tillgången till it-stöd i förvaltningens verksamhet har varit stabil . Antalet incidenter har minskat jämfört . Antalet mycket kritiska incidenter har varit fyra, lika många som . Ingen av de fyra incidenterna löstes inom utlovad tid. Enligt fastställd servicenivå ska ett prio 1-ärende påbörjas och vara åtgärdat . Tabell 33 Antal mycket kritiska it-incidenter Prio 1-incidenter, mycket kritiska incidenter Varav lösta i tid Arbetet med att förnya tekniska miljö bedrivs löpande för att klara morgondagens krav. Uppgraderingen av pc-klienterna till Windows 10 och Office 2016 har slutförts. Kontinuitetshantering, krisberedskap och planering för civilt försvar genomförde samtliga avdelningar i förvaltningen workshoppar i kontinuitetshantering med målet att identifiera sina tidskritiska uppgifter och eventuella behov av att upprätta kontinuitetsplaner. Utifrån detta har arbete påbörjats för att sammanställa sammantagna kritiska uppgifter. Inom området incident- och krisberedskap har fastställt och genomfört nya instruktioner för incidenthantering respektive för funktionen tjänsteman i beredskap (TiB). Avsikten har varit att bland annat tydliggöra processer och ansvarsförhållanden. TiB-funktionen har kompletterats med ytterligare beredskapsfunktioner, vilket bedöms ha bidragit till ett förbättrat personellt och kompetensmässigt stöd till TiB. TiB har även fått ett förbättrat tekniskt stöd. Rekrytering av nya personer till funktionen har påbörjats i syfte att säkerställa antalet personer som ingår i gruppen samt ytterligare vidga kompetensen inom TiB-kretsen. Därutöver har det genomförts löpande kunskapshöjande insatser till TiB. En fördjupad förstudie som syftar till byggandet av en ny larmcentral samt nya krisledningsutrymmen har påbörjats. Inom ramen för den så kallade särskilda krisberedskapen har samverkan skett enligt plan med bland annat . inträffade det inte någon händelse som aktiverade förvaltningens krisledningsorganisation. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 Däremot genomfördes en krishanteringsövning för en begränsad målgrupp i förvaltningen i syfte att stärka förmågan till krishantering samt att identifiera förbättringsområden för det fortsatta utvecklingsarbetet inom krisbered- Det har även påbörjats en revidering av den så kallade krisberedskaps- handboken som utgör metodstöd vid krishantering. deltog i den externa samverkans- övningen SAMÖ 2018, som syftade till kunskapshöjning om civilt försvar. Planering har också påbörjats för deltagande i den externa samverkans- övningen Totalförsvarsövning 2020. Det har genomförts en uppföljning av re- kommendationerna från utvärderingen av övningen med krigsdelegationen 2017, och krigsdelegationen har också fått en introduktion från förvaltningen i samband med sitt konstituerande möte. Vidare genomfördes workshoppar med ledningsgruppen och utvalda medarbetare i förvaltningen inom ramen för planering för civilt försvar. Dessa insatser bedöms ha bidragit både till kun- skapshöjning och till att få fram viktiga ingångsvärden för det fortsatta arbetet. Därtill har det löpande skett extern samverkan med andra myndigheter inom ramen för pågående totalförsvarsplanering. Samtliga ovannämnda aktiviteter bedöms ha bidragit till en stärkt förmåga för att säkerställa att kan verka i hela hotska- Det innebär att verksamhetens kritiska processer ska kunna fortgå såväl i händelse av incidenter och kriser i fredstid som vid krigsfara eller krig. För att underlätta prioriteringar av utvecklingsarbetet har förvaltningen en cen- tral budgetpost för större projekt. (Fastighetsprojekten ingår inte i denna bud- get utan finansieras främst från fastighetsanslaget.) arbetade förvaltningen med nio projekt och sju förstudier som finansierades av den centrala projektbudgeten. Här kommenteras några av Stöd till kammare och utskott Projektet rixsystemen 2.0 ska vidareutveckla och förbättra de it-system som stöder den parlamentariska processen. den parlamentariska processen sammanställs tillförlitliga data från olika sy- stem i ett datalager. Datalagret ska användas för sökning och bearbetning av uppgifter som förvaltningen behöver i olika sammanhang. Stöd och service till ledamöter och partikanslier har upphandlat och infört ett nytt bibliotekssystem. Samma leverantör som tidigare fick uppdraget. En digital mötestjänst används för att distribuera och administrera hand- lingar inför utskottens sammanträden. Delar av lösningen har säkerhetsbrister, och förvaltningen har utrett hur dessa ska åtgärdas. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 Kunskap om och arbete Projektet har lanserat en ny tjänst med filmer på webbplats där besökarna bland annat kan göra ett virtuellt riksdagsbesök och få inblick i riksdagsarbetet. En förstudie har utrett förutsättningarna för att ersätta nuvarande evenemangssystem med en modern lösning. Väl fungerande myndighet och arbetsgivare Projektet servicecenter ska införa en lösning där ledamöter, partikanslianställda och anställda inom ska kunna registrera, få återkoppling på och uppdatera sina serviceärenden på Intranätet. En förstudie har utrett om ska uppgradera nuvarande mediehanteringssystem eller upphandla ett helt nytt system för att hantera inspelning och sändning av bland annat sammanträden i kammaren. Stöd till myndigheterna under ska enligt förvaltningens instruktion34 biträda myndigheterna under , det vill säga , ombudsmän () och . I det ingår bland annat att upprätta anslagsdirektiv för var och en av myndigheterna, förutom , och att ingå centrala kollektivavtal. Mot en avgift utför förvaltningen även administrativa och it-rela- terade tjänster åt JO. nämndmyndigheter är , , , statsråds och statssekreterares övergångsrestriktioner, till ombudsmän och riksrevisorerna, , och . statsråds och statssekreterares övergångsrestriktioner inrättades . Nämndmyndigheterna är självständiga myndigheter under med eget verksamhetsansvar, men finansieras genom anslag. ska enligt sin instruktion erbjuda nämndmyndigheterna kanslistöd. Överenskommelser om sådant stöd finns med samtliga nämndmyndigheter. Överenskommelserna följs upp minst en gång och revideras vid behov. Det finns en instruktion inom för samordningen av stödet. Nämndmyndigheterna ska upprätta en arbetsordning och lämna en verksamhetsredogörelse till . Enligt instruktionen för varje nämnd ska verksamhetsberättelsen innehålla en redovisning av verksamhetens kostnader. Enligt förarbetena till lagen (2016:1091) om budget- och ekonomiadministration för myndigheter, den så kallade 34Lagen (2011:745) med instruktion för . RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018