frsrdg · H604RR1 · 2019-02-20 00:00:00 — Redogörelse till 2018/19:RR1 överlämnar härmed årsredovisning . Årsredovisningen beslutades av . riksrevisor med administrativt ansvar Beslut, intygande och underskrift Riksrevisorn med administrativt ansvar fattar beslut om årsredovisning enligt 4 a § lagen (2002:1023) med instruktion för . Jag intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning. Jag bedömer att den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande. riksrevisor med administrativt ansvar Beslut, intygande och underskrift ................................................................... Organisation och ledning.............................................................................. Intern styrning och kontroll .......................................................................... Sammanställning över väsentliga uppgifter................................................ Tilläggsupplysningar och noter .................................................................. Uppgifter om ledande befattningshavare ...................................................... är en viktig del av kontrollmakt. Genom en oberoende granskning ska bidra till att offentliga medel används ändamålsenligt och effektivt och därigenom främja legitimiteten hos och tilliten till statlig verksamhet. Jag och riksrevisor har fortsatt att arbeta för att återupprätta förtroendet för . Förtroendet beror främst på hur väl genomför sitt uppdrag, men det förutsätter också att myndigheten har en betryggande intern styrning och kontroll. Det är glädjande att förtroendet för har återhämtat sig efter den tidigare förtroendekrisen. Kantar Sifos Anseendeindex för myndigheter 2018 visar att förtroendet har ökat med 19 punkter, från 23 till 42. För att stärka den interna styrningen och kontrollen har tagit fram och börjat arbeta utifrån en ny planerings- och uppföljningsmodell. De styrande dokumenten har setts över, och en ny modell för projektstyrning har tagits fram. Inom de olika verksamhetsgrenarna har presterat enligt sitt uppdrag med goda resultat. anordnades en öppen utfrågning av riksrevisorerna i . Under utfrågningen fick riksrevisorerna möjlighet att besvara frågor relaterade till verksamheten, årsredovisningen, den årliga rapporten samt uppföljningsrapporten. Den årliga revisionen av årsredovisningar slutfördes och i enlighet med god revisionssed. Inom effektivitetsrevisionen publicerades 35 granskningsrapporter, i huvudsak i enlighet med granskningsplanen 2017/18. Inom den internationella samverkan låg aktivitetsnivå 2018 på ungefär samma nivå 2017. Inom ramen för det internationella utvecklingssamarbetet har slutit avtal med två nya samarbetsländer – och . Utvecklingen av värdegrund, som inleddes , fortsatte . Medarbetarna har genomfört dilemmadiskussioner och värdegrundsfrågor har tagits upp i medarbetarsamtal, medarbetarundersökning och avgångssamtal. Värdegrunden och värdeord – öppenhet, professionalism och oberoende – utgör en plattform för att skapa en god förvaltningskultur, som i sin tur bidrar till förtroendet för myndigheten. har och arbetstagarorganisationerna ett lokalt kollektivavtal om samverkan, vilket stärker medarbetarnas inflytande då diskussionerna inför beslut flyttas ut till dem. För att följa medarbetarnas upplevelse av arbetsmiljön gjorde tre enkätundersökningar . De visar att medarbetarindex ligger på 3,7–3,8 på en femgradig skala. Resultatet är på en godkänd nivå men vi kommer att fortsätta att arbeta för att förbättra resultatet ytterligare. Begripliga texter bidrar till förståelse för och våra granskningsresultat. tog fram kvalitetskriterier, riktlinjer och mallar för klarspråk. De årliga revisorerna har fått en utbildning i klarspråk, och fortsätter arbetet inom effektivitetsrevisionen. har anpassat sin verksamhet till och rådets förordning (EU) 2016/679 utifrån en kartläggning av de olika typer av personuppgiftsbehandling som förekommer. En ny intern föreskrift har tagits fram. Alla medarbetare har fått en utbildning som stöd för att hantera personuppgifter korrekt. Vi gjorde många framsteg men vi har också en del områden att förbättra så som exempelvis informationssäkerhet, förvaltningsstyrning och styrning inom avtalsområdet. Tillsammans med riksrevisor vill jag avslutningsvis framföra ett tack till vår personal för engagemang och goda arbetsinsatser . riksrevisor med administrativt ansvar är en del av kontrollmakt och har i uppdrag att granska den statliga verksamheten. Av regeringsformen framgår att riksrevisorerna beslutar självständigt, med de begränsningar som anges i lag, vad som ska granskas, hur granskningen ska bedrivas och om slutsatserna av sin granskning.1 Granskningen bedrivs genom årlig revision och effektivitetsrevision. Granskningens omfattning och inriktning beskrivs i lagen om revision för statlig verksamhet. Granskningen ska bland annat främja en sådan utveckling att staten med hänsyn till allmänna samhällsintressen får ett effektivt utbyte av sina insatser. Vidare har till uppgift att granska årsredovisningar och bedöma om redovisningen är tillförlitlig, räkenskaperna rättvisande samt – med vissa undantag – om ledningens förvaltning följer tillämpliga föreskrifter och särskilda beslut. I uppdraget ingår också att företräda som det nationella revisionsorganet i internationella sammanhang. medverkar i det globala samarbetet mellan statliga revisionsmyndigheter genom att bl.a. bidra till att stärka revisionens roll och dess bidrag till upprätthållandet av demokratiska värden.2 En annan del av uppdrag är att bedriva internationellt utvecklingssamarbete. Syftet är att stödja utvecklingen av oberoende och professionella nationella revisionsorgan, bidra till utvecklingen av demokrati samt att stärka parlamentens kontrollmakt i samarbetsländerna.3 verksamhet är utifrån uppdraget indelad i fyra verksamhetsgrenar: årlig revision, effektivitetsrevision, nationellt revisionsorgan samt internationellt utvecklingsarbete. leds av tre riksrevisorer. Deras ansvar och uppgifter framgår bland annat av 13 kap. 7 – 9§§ regeringsformen och lagen (2002:1023) med instruktion för . En av riksrevisorerna är utsedd till riksrevisor med administrativt ansvar och svarar för den administrativa ledningen av myndigheten genom att se till att verksamheten bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att myndighetens resultat redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt och myndigheten hushållar väl med statens resurser. Riksrevisorn med administrativt ansvar undertecknar årsredovisning. 1Se 13 kap. 7 § regeringsformen. 2Se 21 § lagen (2002:1023) med instruktion för . 322 § lagen (2002:1023) med instruktion för . valde tre nya riksrevisorer: . utsågs till riksrevisor med administrativt ansvar. lämnade sitt uppdrag . De två kvarvarande riksrevisorerna har beslutat om en ny indelning i granskningsområden. är indelad i sju avdelningar, en stab och 16 enheter. Myndigheten har kontor på tre orter i : , och . Intern styrning och kontroll Enligt lagen (2016:1091) om budget och ekonomiadministration för myndigheter ska ledning säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt och i anslutning till underskriften i årsredovisningen lämna en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande. Det är riksrevisorn med administrativt ansvar som i samband med undertecknandet av årsredovisningen gör en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen är betryggande inom myndigheten. Riksrevisorn med administrativt ansvars bedömning grundar sig på en sammanställning av avdelningschefernas bedömning av den interna styrningen och kontrollen för respektive verksamhetsområde/ansvarsområde. Avdelningschefernas intygande görs med utgångspunkt i avdelningschefens ansvar för att arbetet bedrivs i enlighet med gällande regelverk inom respektive process, det vill säga utifrån såväl lagstiftning som myndighetens styrande dokument (bland annat arbetsordningen). Vidare ska avdelningscheferna beakta sitt ansvar för att bedriva en effektiv verksamhet vad gäller budget, personal, kompetens, arbetsmiljö, fysisk säkerhet, diskriminering, kvalitet, informationssäkerhet och miljö. Bedömningen görs genom ett val mellan följande tre omdömen: a)Betryggande – Processen för den interna styrningen och kontrollen inom avdelningens verksamhetsområde/ansvarsområde är betryggande. b)Väsentligt betryggande – Processen för den interna styrningen och kontrollen inom verksamhetsområdet/ansvarsområdet är i allt väsentligt betryggande, men ett antal förbättringsåtgärder behöver genomföras. c)Inte betryggande – Processen för den interna styrningen och kontrollen inom verksamhetsområdet/ansvarsområdet är inte betryggande. Inom ramen för myndighetens årliga planering, både inom respektive avdelning och inom myndigheten som helhet, ingår riskanalysen som ett verktyg för att prioritera vad vi ska fokusera vår tid och lägga våra resurser på . ledningsgrupp genomförde en riskanalys vars syfte var att identifiera risker och brister i myndighetens verksamhet som på en övergripande nivå påverkar vår förmåga att bedriva verksamheten på ett effektivt sätt, enligt gällande rätt, säkerställa att vi redovisar vår verksamhet på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt hushållar väl med statens resurser. För de övergripande verksamhetsriskerna som fick ett högt riskvärde planerades åtgärder in och vidtogs för att minska riskvärdet . Riskerna och åtgärderna har därefter följts upp löpande för att säkerställa att åtgärderna har vidtagits och påverkar riskvärdet i rätt riktning. Uppföljningen har skett inom ramen för myndighetens tertialuppföljning. arbetade vi med att minimera risken för följande områden: •otillräcklig efterlevnad av regler: hantering av allmänna handlingar och sekretess, •otillräcklig efterlevnad av regler (bisysslor), •brister i krisberedskap och brist i kommunikation vid kris, •otillräcklig efterlevnad av dataskyddsförordningen, •brister i resurser och kontinuitet på ekonomienheten. Åtgärderna som har vidtagits har haft en påverkan på majoriteten av riskerna och för resterande fortsätter förbättringsarbetet . genomförde ledningsgruppen en liknande riskanalys inför . Det finns områden inom myndigheten där bedömningen är att den interna styrningen och kontrollen i allt väsentligt är betryggande, men att ett antal förbättringar behöver genomföras. Dessa områden tillsammans med förslag på åtgärder redovisas nedan. •Uppgradering av systemstöd för revisionsdokumentation inom årlig revision. En uppgradering kunde inte göras som planerat. Detta medför risker för buggar och att systemet går ned under verksamhetskritiska perioder i samband med slutgranskningen av . •Införande av förvaltningsstyrningsmodell. Det finns ett stort behov av att förbättra samarbetet inom förvaltningen av våra it-system. Flera delar inom HR-området är eftersatta på grund av hög personalomsättning och sjukdom inom HR-avdelningen. Flertalet av dessa områden kommer att omhändertas . Områdena som är eftersatta är bland annat värdegrundsarbetet, ledarskapet och medarbetarskapet inom myndigheten. •Intern kommunikation som helhet behöver förbättras. En handlingsplan finns framtagen, och arbetet med åtgärder har redan påbörjats. Myndighetens strategiska arbete med frågor som rör myndighetens säkerhet, inklusive informationssäkerhet, behöver brister det vad gäller en tydlig fördelning av ansvaret av bland annat förvaltningen av myndighetens it-system liksom ett fungerande regelverk för myndighetens medarbetare att förhålla sig till. Det brister även när det gäller heltäckande tekniska lösningar som uppfyller såväl säkerhetsmässiga och författningsreglerade krav som verksamhetens krav. •Juridisk rådgivning och kvalitetssäkring inom myndigheten. Myndighetens rättsavdelning har förstärkts med flera jurister och myndighetens arbete med att säkerställa att ärenden bereds inom myndigheten har fortsatt. Det kvarstår dock en risk för att behovet av rättsligt stöd inte uppmärksammas i tillräcklig omfattning i myndighetens interna processer. En översyn och genomgång av myndighetens interna styrdokument utfördes . Flera gamla styrdokument har rensats bort och vid behov har det tagits fram nya styrdokument för att reglera de områden som behöver regleras internt. För att säkerställa att nya styrdokument har implementerats i verksamheten på ett bra sätt kvarstår dock ett arbete med uppföljning av redan beslutade styrdokument liksom en fortsatt behovsanalys inför införande av nya styrdokument. Inom myndigheten pågår ett långsiktigt projekt för att skapa en god offentlighetsstruktur. För de processer som ännu inte har genomlysts, finns en risk för att lagstiftning och interna föreskrifter inte följs fullt ut. Vid en inventering av myndighetens avtal har uppmärksammats vissa brister i behovsanalys och samordning inför upphandling. Det finns även ett behov av att utveckla myndighetens avtalsförvaltning. slutförde granskningen av årsredovisningar. Totalt lämnades 228 revisionsberättelser. För 14 myndigheter eller organisationer lämnade en modifierad revisionsberättelse.4 En myndighet fick fler än ett modifierat uttalande i sin revisionsberättelse. Inom effektivitetsrevisionen publicerades 35 granskningsrapporter . fattades beslut om att inleda 36 granskningar. /19 pågick 42 granskningar. bedömer att granskningarna sammantaget levde upp till bredden i lagens krav. lämnade sin uppföljningsrapport till . Den visar att de flesta granskningsrapporter har medfört någon form av åtgärd av regeringen eller andra granskningsobjekt. anordnades en öppen utfrågning av riksrevisorerna i . deltog även i årets möte i för revisionsorgan inom EU och var ordförande i det nordiska samarbetet . Inom det internationella utvecklingssamarbetet har projekten i huvudsak löpt enligt plan. Sammanlagt 1 340 medarbetare och chefer hos våra samarbetspartner har vidareutbildats eller coachats av . Utvärderingar av utbildningarna och coachningen visar generellt sett höga omdömen. påbörjades två nya bilaterala projekt – ett med och ett med . 4Modifierad revisionsberättelse innebär att den ansvariga revisorn bedömer att årsredovisningen innehåller väsentliga fel modifieras ett eller flera uttalanden i revisionsberättelsen. Modifieringen av årsredovisningen görs genom en reservation, genom ett uttalande med avvikande mening eller genom att vi avstår från att uttala oss. Verksamhetens kostnader uppgick till , vilket är en ökning med jämfört med föregående år. Förändringen jämfört med förklaras i huvudsak av ökade kostnader för personal. Tabell 1 Verksamhetens kostnader och andra intäkter än av anslag 2016–2018 (tkr) 5 Intäkter (andra än av anslag) 5Varken uppbördsintäkter eller transfereringar ingår i verksamhetens intäkter och kostnader utan redovisas under respektive verksamhetsgren. 6Verksamhetens intäkter exklusive anslag samt verksamhetens kostnader skiljer sig från resultaträkningen (48 tkr 2018, 213 tkr 2017, 267 tkr 2016) då intäkter i stödverksamheten minskar fördelade gemensamma kostnader i stället för att fördelas som intäkter. Se avsnittet Tilläggsupplysningar. 2018/19:RR1 RESULTATREDOVISNING Revisionen ska hålla hög kvalitet och vara relevant. För årlig revision innebär det att revisionen av myndigheternas årsredovisningar ska utföras i enlighet med internationella standarder som ger uttryck för god revisionssed och att revisionsberättelserna ska lämnas . Den årliga revisionen arbetar även förebyggande genom att ha en löpande dialog med myndighetsledningarna om de brister som identifierar under granskningen. Detta arbetssätt ökar myndighetens möjlighet att åtgärda väsentliga fel innan årsredovisningen lämnas. tillämpar International Standards of Supreme Audit Institutions (ISSAI) för finansiell revision i de delar som bedöms vara relevanta för revision. När det gäller myndigheternas resultatredovisningar följer revisionen en intern instruktion som kompletterar ISSAI instruktion för revisorns granskning av resultatredovisning och annan information i årsredovisningen (RRI). slutförde granskningen av myndigheternas årsredovisningar för . Totalt lämnades 228 revisionsberättelser för de myndigheter och andra institutioner som ingår i mandat. För 14 myndigheter eller organisationer lämnade en modifierad revisionsberättelse för . En myndighet fick fler än ett modifierat uttalande i sin revisionsberättelse. Av tabell 2 Modifierade revisionsberättelser framgår att 14 modifieringar i form av reservationer, avvikande meningar eller avståenden från uttalande lämnades i 13 revisionsberättelser för myndigheter för . Därutöver modifierades revisionsberättelsen för en stiftelse. Den vanligaste anledningen till modifieringar är att anslag eller bemyndiganden överskridits. Detta påverkar om anslag och inkomster i allt väsentligt använts i enlighet med de ändamål som beslutat och i enlighet med tillämpade föreskrifter. Uttalandet och den granskning som görs mot det svarar mot uppgift att uttala sig om huruvida ledningens förvaltning följer tillämpliga regelverk. För lämnade även elva upplysningar i revisionsberättelserna. Upplysningar lämnas när det finns sådant som bedömer viktigt för att kunna förstå årsredovisningen eller när det finns en anledning att upplysa om roll eller uppgifter. Den vanligaste orsaken till upplysningar i revisionsberättelsen är oklarheter i fråga om tillämpning av full kostnadstäckning i avgiftsbelagd verksamhet utifrån 5 § avgiftsförordningen (1992:191). uttalanden om ledningens bedömning av intern styrning och kontroll görs för de myndigheter som omfattas av förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll och ledde inte till några modifieringar i revisionsberättelserna. Tabell 2 Modifierade revisionsberättelser är årsredovisningen i alla väsentliga avseen- den upprättad enligt ramverket för redovis- ning och tillämpliga regeringsbeslut. ger årsredovisningen i alla väsentliga avseen- den en rättvisande bild av myndighetens eko- nomiska resultat, finansiering och finansiella har myndigheten i alla väsentliga avseenden lämnat en resultatredovisning och information i övrigt som är förenlig med och stöder en rättvisande bild i årsredovisningen som hel- har baserat på vår revision av årsredovis- ningen, i alla väsentliga avseenden, anslag och inkomster använts i enlighet med av riks- dagen beslutade ändamål och i överensstäm- melse med tillämpliga föreskrifter. har det vid vår revision av årsredovisningen inte framkommit något som skulle tyda på att ledningen i sin bedömning av intern styrning och kontroll inte har följt förordningen om in- tern styrning och kontroll. På grund av att det förhållande som beskrivs är så betydelsefullt har inte kunnat inhämta tillräckliga och ändamålsen- liga revisionsbevis som grund för våra revi- sionen från att uttala sig om årsredovisningen. Uttalande om förvaltning i Som en följd av de förhållanden som beskrivs är det uppfattning att styrel- seledamoten eller verkställande direktören har handlat i strid med stiftelseförordnandet, vil- ket skulle kunna föranleda ersättningsskyldig- het för styrelseledamot eller verkställande di- 2018/19:RR1 RESULTATREDOVISNING Den årliga revisionens kvalitetsarbete bedrivs i enlighet med internationella standarder för kvalitet i finansiella revisioner och innefattar både olika åtgärder i fråga om kvalitetssäkring och kvalitetskontroller i efterhand. Vid den årliga revisionen finns ett råd som består av erfarna ansvariga revisorer samt juridisk kompetens med uppgift att bidra till kvalitetssäkring. Rådet bistår revisorerna med bedömningar i komplicerade revisionsfrågor som anses kunna påverka utformningen av revisionsberättelser och med råd i andra frågor av principiellt intresse. Rådet bistår de olika revisionsteamen för ett antal större myndigheter med kvalitetssäkring av revisionsarbetet löpande under revisionsåret och genomför dessutom en intern kvalitetskontroll av ett urval avslutade revisionsakter utifrån fastställda kvalitetskriterier. En revisionsakt för varje ansvarig revisor ska på detta sätt kontrolleras minst . kontrollerades nio ansvariga revisorers akter; tre av dessa revisorer var nya i sin roll. Kvalitetskontrollen visade att revisionen i allt väsentligt var utförd och dokumenterad i enlighet med ISSAI:s krav på finansiell revision och instruktion för granskning av resultatredovisning och annan information i årsredovisningen. Kvalitetssystemet för årlig revision innefattar även kvalitetssäkring av revisionsrapporter, kompetenskrav för ansvariga revisorer, periodisk rotation av ansvariga revisorer samt andra åtgärder som syftar till att upprätthålla hög kvalitet i granskningen och säkerställa ett oberoende gentemot granskad myndighet. genomförde den årliga revisionen en enkätundersökning för att mäta myndigheternas upplevelse av revisionens genomförande. uppgav av myndigheterna att deras samlade bedömning av revisionen var positiv (). Svarsfrekvensen uppgick till . Jämförelser med tidigare kan inte göras, då enkätens utformning och omfattning ändrades . Som en del av kvalitetsarbetet utvecklade klarspråk inom årlig revision. Vi tog fram kvalitetskriterier, riktlinjer och mallar för klarspråk. Arbetet integreras i kvalitetssäkringsarbetet för att få långsiktig effekt. Ansvariga revisorer och chefer har gått utbildning i klarspråk. Den totala kostnaden för verksamhetsgrenen årlig revisionen ökade marginellt med jämfört med . Kostnaderna för revision av myndigheter är i princip oförändrade och kostnaderna för områdesbevakning har minskat något. Kostnaderna för metodutveckling och kompetensutveckling har ökat med eller jämfört med föregående år, till följd av en medveten uppbyggnad av resurserna för att möta ett ökat behov. Tabell 3 Nettokostnader för årlig revision (ÅR) 2016–2018 (tkr) Revision av myndigheter m.fl. Revision av övriga organisationer Metodutveckling och utbildning ÅR Tabell 4 Antal redovisade timmar inom årlig revision (ÅR) 2016–2018 Revision av myndigheter m.fl. Revision av övriga organisationer Metodutveckling och utbildning ÅR Resultat inom avgiftsområdet Årlig revision Årlig revision är avgiftsbelagd; intäkterna från revisionen av myndigheterna redovisas mot inkomsttitel och verksamhetens kostnader belastar förvaltningsanslaget. Med anledning av ökade kostnader har både intäkter och kostnader för revision av myndigheter blivit högre än budget. Antalet redovisade revisionstimmar ökade marginellt . Det ackumulerade underskottet uppgår till efter årets underskott om . Avgifterna bevakas regelbundet i förhållande till kostnaderna. Om underskottet fortsätter att öka kan det finnas anledning att höja avgifterna eller 2020. Tabell 5 Resultat för avgiftsområdet Årlig revision 2016–2018 (tkr) Årets överskott/underskott (-) Ackumulerat över-/underskott (-) Resultat inom den avgiftsfinansierade uppdragsverksamheten granskar Östersjöstaternas råd (). Verksamheten är avgiftsfinansierad och ingår i de internationella revisionsuppdrag som kan bedriva enligt instruktionen. Intäkterna disponeras av . Stora delar av det ackumulerade överskottet har uppstått i samband med tidigare avgiftsfinansierade uppdrag (och ). Endast en del av det ackumulerade överskottet kan kopplas till . har för avsikt att inleda en dialog om hur överskottet ska hanteras. 2018/19:RR1 RESULTATREDOVISNING verksamheten beror främst på att de åtgärder som vidtogs för att minska överskottet ännu inte har lett till önskat resultat. Ytterligare åtgärder kommer att vidtas genom översyn av taxorna och fördelning av kostnaderna. Tabell 6 Resultat för avgiftsfinansierad uppdragsverksamhet 2016–2018 (tkr) Årets överskott/underskott (-) Ackumulerat över-/underskott (-) Effektivitetsrevisionen ska främst ta sikte på förhållanden med anknytning till statens budget samt genomförandet och resultatet av statlig verksamhet och statliga åtaganden i övrigt, men får också avse de statliga insatserna i allmänhet.