frsrdg · H604RS1 · 2019-02-18 00:00:00 — Redogörelse till 2018/19:RS1 Riksdagsstyrelsen har vid sitt sammanträde beslutat om årsredovisning för . talman (ordförande) Per Ramhorn (SD) Mölleby (V) RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 All offentlig makt i utgår från folket Den svenska folkstyrelsen bygger på fri åsiktsbildning och på allmän och lika rösträtt och förverkligas genom ett representativt och parlamentariskt statsskick. är folkets främsta företrädare uppgift är att stifta lagar, besluta om skatt till staten och bestämma hur statens medel ska användas. ska också granska rikets styrelse och förvaltning. utses genom fria, hemliga och direkta val. Ordinarie val till hålls . Rösträtt vid val till har varje svensk medborgare som har fyllt och som är eller har varit bosatt i riket. består av en kammare med 349 ledamöter. väljer inom sig för varje valperiod en talman och tre vice talmän som leder arbete. väljer även 15 utskott som bereder ärenden inför beslut i kammaren samt en med regeringen i vissa EU-frågor. Huvuduppgiften för är att biträda vid behandlingen av ärenden och tillhandahålla de resurser, det stöd och den service som behövs för kammarens, utskottens och övriga riksdagsorgans verksamhet. ska skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete genom att •svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. •svara för ett väl fungerande stöd och service till ledamöter och partikanslier •främja kunskapen om och arbete •vårda och bevara byggnader och samlingar •vara en väl fungerande myndighet och arbetsgivare. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 Året som gått .................................................................................................. Styrning och uppföljning ..................................................................... Personal och organisation .................................................................... 2 Sammanfattning – resultat och utveckling ...................................... 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2018 ..................................... Kammare och utskott – uppdragsområde A ....................................... Ledamöter och partikanslier – uppdragsområde B............................. Kunskap om – uppdragsområde C..................................... byggnader och samlingar – uppdragsområde D.............. Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E ............................. Tilläggsupplysningar och noter ............................................................ Sammanställning över väsentliga uppgifter.......................................... RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 Ja må den leva! Demokratin uti hundrade år. Så heter den utställning som talmannen invigde på , exakt efter det att tog det historiska beslutet om allmän och lika rösträtt. När vi nu gör en mycket kortare återblick – som gått – kan jag kon- statera att det för del har varit då vi verkligen fått använda vår samlade kompetens och flexibilitet i uppdraget att skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete. och den efterföljande regeringsbildningen har satt sin prägel på mycket av för- Ett noggrant planeringsarbete lade grunden för att den nya skulle kunna börja sitt uppdrag efter valet. De nya ledamöterna fick introduktion om arbetet i kammaren, utskotten och – men också om allt praktiskt som behövs för att ledamotens vardag ska fungera – it-utrustning, arbetsrum och reseregler, för att nämna några exempel. I den utvärdering som förvalt- ningen gjort uttrycker ledamöterna uppskattning av den service och det stöd som de har fått. Men som alltid finns det insatser som kan förbättras – ett arbete som förvaltningen redan är igång med. Den sista vårterminen i valperioden var som vanligt intensiv. hösten påverkades av den parlamentariska situationen efter riksdagsvalet. Budgetpropositionen lämnades vid senast möjliga tidpunkt och riks- dagen biföll inte övergångsregeringens budgetförslag utan i stället en gemen- sam reservation av och . Det ställde höga krav på snabbhet och skicklighet i förvaltningens stöd till talmannen, kammaren som stödet till den parlamentariska processen var intensivt på- gick stora förändringar i hus. Resultatet av riksdagsvalet ledde till omflyttningar av partikanslier och ledamöters arbetsrum – parallellt med att förvaltningen förberedde totalrenoveringen av ledamotshuset. är det största byggprojekt som genomfört. När det är klart kommer ledamotshuset att ha flexibla, moderna och tillgängliga lokaler. hus ska vara säkra att vistas och verka i. Säkerhetsarbetet är därför en central uppgift för förvaltningen. genomförts och säkerhetsskyddsplaner tagits fram. En instruktion för säker- hetsprövning av anställda har införts. Förvaltningen har också förberett för en ny säkerhetsskyddslag och föreskrifter till lagen. En väsentlig del av säker- hetsarbetet handlar om informationssäkerhet. satsning på utbildning för att öka kunskaperna både hos ledamöter, partikans- lier och i förvaltningen. En viktig byggsten i förvaltningens eget utvecklingsarbete är den medarbe- tarpolicy som fastställdes och som alla avdelningar har arbetat med RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 Förvaltningen har också fortsatt sitt långsiktiga miljöarbete och omcertifierat miljöledningssystemet i enlighet med ändrade krav i standarden för ISO. Avslutningsvis vill jag återknyta till den leva! Demokratin uti hundrade år. Den är en del av det demokratijubileum som och förvaltningen har förberett och som är invigt. Jubileet ska pågå till och både blicka bakåt och framåt på demokratin. Det ser vi fram emot! RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 är folkets främsta företrädare. Den stiftar lagar, beslutar om skatt till staten och bestämmer hur statens medel ska användas. är förvaltningsmyndighet och har till uppgift att stödja arbete. Förvaltningen ska se till att kammaren, utskotten, , övriga riksdagsorgan och ledamöterna får det stöd och den service de behöver. ska också informera all- mänheten om arbete och om EU-frågor samt handlägga ärenden som rör internationella kontakter. för att vårda byggnader och samlingar samt för myndighets- och uppdrag är att skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete genom att • svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott med • svara för ett väl fungerande stöd och service till ledamöter och partikans- • främja kunskapen om och arbete • vårda och bevara byggnader och samlingar • vara en väl fungerande myndighet och arbetsgivare. verksamhet regleras i lagar och föreskrifter. läggande bestämmelserna finns i regeringsformen, riksdagsordningen och Mer detaljerade bestämmelser finns i fö- reskriften om förvaltningens arbetsordning. I den så kallade BEA-lagen finns leds av riksdagsstyrelsen. Styrelsen består av riksda- gens talman, som är ordförande, och tio riksdagsledamöter. överlägger om planering av riksdagsarbetet och beslutar i ärenden av större vikt som rör förvaltningen. Vid styrelsens sammanträden deltar även de vice talmännen och gruppledarna för de partier som inte är representerade i styrel- De har yttranderätt men deltar inte i riksdagsstyrelsens beslut. Riksdagsdirektören är chef för myndigheten och är föredragande i styrelsen. Under styrelsen leder riksdagsdirektören ledamots- I det samråder förvaltningen och ledamöter om frågor som är av större 1 Lagen (2011:745) med instruktion för . 2 Lagen (2016:1091) om budget och ekonomiadministration för myndigheter. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 vikt eller principiell betydelse för ledamöterna, som till exempel deras administrativa stöd, tekniska utrustning och lokaler. Förvaltningens ledningsgrupp samråder om övergripande frågor som rör förvaltningen. Gruppen består av riksdagsdirektören och avdelningscheferna. 1.3 Styrning och uppföljning verksamhet ska bedrivas effektivt och enligt gällande rätt. Den ska också vara kostnadseffektiv. Förvaltningen arbetar systematiskt med planering och uppföljning för att säkerställa verksamhetens kvalitet och effektivitet. Riksdagsstyrelsen fattar beslut om en strategisk plan som anger de övergripande prioriteringarna och om en årlig verksamhetsplan för förvaltningen.3 I styrelsens uppgifter ingår också att lägga fram förslag till anslag och besluta om anslagsdirektiv.4 Planeringsprocessen utgår från de lagar och föreskrifter som gäller för och samt de uppgifter och uppdrag som riksdagsstyrelsen beslutar om. Riksdagsdirektören beslutar om en internbudget som tillsammans med bland annat verksamhetsplanen och anslagsdirektivet är styrande för verksamheten . Verksamheten är indelad i följande fem uppdragsområden som utgår från förvaltningens övergripande uppdrag: A Stöd till arbetet i kammare och utskott med mera B Stöd och service till ledamöter och partikanslier C Kunskap om och arbete D Vård och bevarande av byggnader och samlingar E Myndighet och arbetsgivare. Riksdagsstyrelsen fattade beslut om förvaltningens verksamhetsplan. Den innehåller de insatser som förvaltningen planerade för att nå de långsiktiga målen i den strategiska planen. I planeringen har följande fyra områden stått i särskilt fokus: •Förberedelser för riksdagsvalet och en ny riksdag 2018 •Fortsatt satsning på säkerhetsarbetet med kontinuitetshantering, krisberedskap och informationssäkerhet i fokus 3Riksdagsstyrelsen beslutade om en strategisk plan –2018 och reviderade planen . 4 Riksdagsstyrelsen beslutade om anslagsdirektiv för 2018 . RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 •Förberedelser inför högtidlighållande av demokratins genombrott i •Genomförandet av omflyttningar med anledning av renoveringen av ledamotshuset. ska i första hand prioritera verksamheten inom uppdragsområdet Stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. Därefter ska verksamheten inom uppdragsområdet Stöd och service till ledamöter och partikanslier prioriteras. Resultatet av förvaltningens arbete redovisas i korthet i avsnitt 2 Sammanfattning – resultat och utveckling . Parallellt med planeringsarbetet pågår en kontinuerlig uppföljning och kontroll av verksamheten och budgeten. Den förvaltningsinterna uppföljningen resulterar bland annat i tertialrapporter, en helårsrapport och en årsredovisning. har även den strategiska planen för perioden –2018 följts upp. Resultatet av uppföljningen är en utgångspunkt för den strategiska plan som ska tas fram –2022. arbetar också med intern styrning och kontroll utifrån bestämmelserna i . Intern styrning och kontroll är den årliga process som syftar till att med rimlig säkerhet säkerställa att en myndighet fullgör sitt verksamhetsansvar. har förvaltningen identifierat ett antal risker som bedömts vara prioriterade med utgångspunkt från att de kan påverka myndighetens möjligheter att genomföra sina uppdrag. De prioriterade riskerna och åtgärderna för att minska dem har regelbundet redovisats för riksdagsstyrelsen. Som en del i processen för intern styrning och kontroll genomför samtliga budgetansvariga chefer en självutvärdering av den interna styrningen och kontrollen i den egna verksamheten. Resultatet av självutvärderingarna redovisas för riksdagsstyrelsen inför årsredovisningens undertecknande. I samband med att årsredovisningen skrivs under intygar myndighetens ledning om den interna styrningen och kontrollen är betryggande och redovisar i förekommande fall eventuella brister. Internrevisionen ska stödja ledning genom att självständigt granska, verifiera och bedöma kvaliteten i den interna styrningen och kontrollen. Internrevisionen är fristående från förvaltningens operativa verksamhet och bedrivs av ett företag med expertis inom internrevision. beslutar riksdagsstyrelsen om en internrevisionsplan som pekar ut de verksamheter i förvaltningen som internrevisionen ska granska. Internrevisionen rapporterar till riksdagsstyrelsen minst . RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 Den externa revisionen bedrivs av enligt lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. granskar att årsredovisning är upprättad enligt gällande regelverk, att den ger en rättvisande bild i de finansiella delarna och i resultatredovisningen samt att anslagsmedel och inkomster har använts enligt anslagsdirektiv och övriga beslut för myndigheten. behandlar årsredovisning i samband med sin behandling av utgiftsområde 1 i budgetpropositionen. I utgiftsområdet ingår bland annat förvaltningsanslag. Riksdagsdirektören informerar och svarar på frågor vid ett utskottssammanträde inom ramen för utskottets beredning. 1.4 Personal och organisation är en kunskapsintensiv organisation vars främsta tillgång är en kunnig och skicklig personal. Yrkesgrupperna förenas i det gemensamma uppdraget att stödja den parlamentariska processen. Förvaltningens värdegrund slår fast att förvaltningen ska ge ett professionellt stöd i demokratins tjänst och att stödet ska präglas av kvalitet, kompetens och engagemang. Att kontinuerligt utveckla och höja kompetensen på olika områden är en grundläggande förutsättning för att verksamheten ska kunna ge det stöd och den service som ledamöterna och riksdagsarbetet kräver. Aktuella personaluppgifter och statistik redovisas i avsnitt 3.5. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 2 Sammanfattning – resultat och utveckling I detta kapitel redovisas en sammanfattning av resultatet för samtliga uppdragsområden och viktigare utvecklingsinsatser. I kapitel 3 redovisas uppdrag, resultat, kostnader och intäkter för respektive uppdragsområde närmare. Kammare och utskott – uppdragsområde A har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdagsordningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Arbetet i kammaren har delar av året inte genomförts enligt plan men har kunnat anpassas efter förändrade förutsättningar. •Riksdagens protokoll har kommit ut i rätt tid. •Utskotten och har fått ett väl fungerande stöd. •Vid inkommande internationella besök har förutsättningarna varit goda för möten av hög kvalitet. Arbetet för att förbättra it-systemen som stöder den parlamentariska processen har fortsatt. vidareutvecklade förvaltningen bland annat funktionalitet och åtgärdade fel. utvecklingsarbete för krisberedskap och planering för civilt försvar har fortlöpt och förvaltningen har stärkt arbetet med kontinuitetshantering, bland annat genom att identifiera förvaltningens sammantagna tidskritiska uppgifter. Ledamöter och partikanslier – uppdragsområde B har säkerställt att ledamöter och partikanslier har fått ett väl fungerande stöd och en god service. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Ledamöterna är nöjda med förvaltningens stöd och service. •Faktaunderlag och utredningstjänster fortsätter att levereras och med hög kvalitet. •Arbetsverktygen digitala mötestjänsten, Intranätet och kammarappen har fungerat stabilt. •Rätt säkerhetsnivåer har upprätthållits. arbete för att förbättra stödet och servicen präglades av förberedelserna för riksdagsvalet och en ny riksdag. Exempelvis har förvaltningen vidareutvecklat introduktionsprogrammet för nya ledamöter. Utvecklingen av servicecentret har fortsatt, och startades ett projekt för att vidareutveckla servicecentret med digitala tjänster på Intranätet. Ett annat område som varit i fokus är säkerhet. Förvaltningen har till exempel utbildat cirka 1 000 personer i informationssäkerhet, tagit fram en ny instruktion RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 som tydligare reglerar it-säkerhetsområdet och tagit fram förslag till ny lag om Kunskap om – uppdragsområde C har säkerställt att allmänheten, medier, vidareinforma- törer, skolor och speciella målgrupper har fått möjligheter att få information och kunskap om arbete. Bedömningen baseras i huvudsak på föl- • Det har blivit enklare att söka i, följa och bevaka arbete och beslut i bland annat digitala kanaler. • Tv-produktionen kring arbete har fungerat väl. • Intresset för visningar av samt studiebesök för gymnasie- skolan och besök i fortsätter att vara stort, och verk- samheten håller hög kvalitet. • Kurser och fortbildningsdagar för externa målgrupper har hållit hög kvali- fortsatte förberedelserna för firandet av demokratins genombrott och invigdes det långa demokratijubileet. arbete har genomförts för att utveckla kommunikationen via film och sociala medier, och lanserades en ny digital rundvandring i Webbplatsen för EU-information förbereddes för att ge in- formation om valet till 2019. byggnader och samlingar – uppdragsområde D har utvecklat sitt arbete med att vårda och bevara riks- dagens byggnader och samlingar på ett systematiskt sätt. ras i huvudsak på följande uppgifter: • Fastighetsprojekten har i huvudsak bedrivits enligt plan. • Fastigheter och interiörer förvaltas huvudsakligen enligt upprättade planer. • Arbetet med att tillgängliggöra äldre riksdagsdokument har bedrivits enligt genomförde ett omfattande arbete med att förbereda för en totalrenovering av ledamotshuset. Lokaler i andra fastigheter har byggts om och anpassats för att kunna flytta arbetsplatser och servicefunkt- ioner från ledamotshuset. Befintliga arbetsplatser har förtätats, och ytterligare kontorslokaler och övernattningsbostäder har hyrts in. ett stort antal flyttar , och förvaltningen förberedde för att tömma ledamotshuset på utrustning och inventarier. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E Förvaltningen bedömer att den har varit en väl fungerande myndighet och arbetsgivare, även om sjukfrånvaron är något hög. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Förvaltningen har arbetat aktivt för att nå sina arbetsmiljömål. •Sjukfrånvaron har minskat något men är fortsatt hög. •Tillgången till it-stöd är stabil. •Förvaltningen når sina miljömål. har fortsatt att skapa förutsättningar för ett långsiktigt och hållbart förbättringsarbete. stod medarbetarskapet särskilt i fokus, och arbetet med att ta fram en medarbetarpolicy slutfördes. Förvaltningens satsning på att stärka chefers och medarbetares förmåga att arbeta planerat och strukturerat med kommunikation har fortsatt, och togs en ny kommunikationsstrategi fram. En rad kompetensutvecklingsinsatser genomfördes ; till exempel deltog samtliga chefer i ett seminarium inom området feedback. Tabell 1 Intäkter, kostnader och transfereringar, samtliga uppdragsområden (tkr) –1 517 019 –1 489 626 –1 997 239 –1 481 428 –1 442 940 –1 951 835 –1 999 639 –1 947 706 –2 452 505 De förändrade redovisningsprinciperna för avsättningarna av pensioner och avgångsförmåner inklusive sociala avgifter påverkar fördelningen jämfört med . Bland annat minskar intäkterna då räntepåverkan i avsättningen inte längre redovisas. De något högre kostnaderna jämfört med beror främst på ökade kostnader i samband med valet samt löner och arvoden. De ökade kostnaderna för transfereringar beror främst på ökat stöd till partigrupperna i samband med valet . RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2018 I detta avsnitt redovisas verksamheten inom respektive uppdragsområde och de resultat som har uppnåtts. 3.1 Kammare och utskott – uppdragsområde A uppdrag inom område A är att svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammaren och utskotten med mera. uppgift är att stifta lagar, besluta om skatt till staten och bestämma hur statens medel ska användas. ska också kontrollera regeringen. Innan kammare fattar beslut måste alla ärenden beredas i ett utskott. Utskotten arbetar också med EU-frågor och följer upp och utvärderar riksdagsbeslut. Tillsammans utgör kammaren och utskotten kärnan i verksamhet, och förvaltningen ska i alla sammanhang särskilt prioritera detta uppdragsområde. I uppdraget ingår att stödja kammarens, utskottens, samt talmannens och de vice talmännens arbete samt internationella arbete. Förvaltningens produktion och försäljning av riksdagstryck ingår också i verksamheten. Resultat och utveckling – sammanfattning har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdagsordningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande uppgifter: •Arbetet i kammaren har delar av året inte genomförts enligt plan men har kunnat anpassas efter förändrade förutsättningar. genomfördes arbetet i kammaren enligt plan. präglades arbetet av att styrdes av en övergångsregering. Omfattande ändringar behövde då göras i sammanträdesplanen för att anpassa kammararbetet efter de förändrade förutsättningarna. •Riksdagens protokoll har kommit ut i rätt tid. protokoll tillgängliggjordes i rätt tid i enlighet med reglerna i riksdagsordningen. •Utskotten och har fått ett väl fungerande stöd. har bistått vid utskottens beredning av ärenden samt i övriga åtaganden som ingår i utskottens arbete. Förvaltningen har även bistått i de samråd som hållits med regeringen. Trots en stor mängd ärenden i utskotten och stark tidspress vid beredningen av budgeten har riksdagsordningens berednings- och behandlingskrav kunnat uppfyllas. •Vid inkommande internationella besök har förutsättningarna varit goda för möten av hög kvalitet. Riksdagsledamöterna ska ges möjlighet att i första hand få möta sina motsvarigheter från ett gästande parlament. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 internationella besök träffade riksdagsledamöterna sina utländska motsvarigheter. Arbetet för att förbättra it-systemen som stöder den parlamentariska processen har fortsatt. vidareutvecklade förvaltningen bland annat funktionalitet och åtgärdade fel. utvecklingsarbete för krisberedskap och planering för civilt försvar har fortlöpt och förvaltningen har stärkt arbetet med kontinuitetshantering, bland annat genom att identifiera förvaltningens sammantagna tidskritiska uppgifter. Tabell 2 Intäkter, kostnader och transfereringar inom uppdragsområde A (tkr) Fördelningen för uppdragsområdet bedöms i huvudsak som jämförbar med föregående år. Talmannen och de vice talmännen Talmannen leder riksdagsarbetet och har därmed det yttersta ansvaret för hur riksdagsarbetet planeras och bedrivs. Talmannen leder även kammarens sammanträden och är främsta representant. Talmannen och de tre vice talmännen utgör tillsammans talmanspresidium. Presidiet träffas regelbundet för att avhandla frågor som rör ledningen av arbete. De vice talmännen kan i talmannens ställe leda arbete och kammarens sammanträden. När de inte gör det deltar de vice talmännen i riksdagsarbetet på samma sätt som de andra riksdagsledamöterna. Talmannen har däremot en ersättare i kammaren. Det är också talmannens uppgift att ta fram ett förslag till ny statsminister och lägga fram förslaget i kammaren om inte statsministern får förnyat förtroende efter ett riksdagsval. Efter att statsministern entledigades av ankom det således på talmannen att inleda arbetet med att ta fram förslag på ny statsminister. Arbetet i och kring kammaren kommer det in ett stort antal ärenden till som ska beredas i utskotten och därefter debatteras och beslutas i kammaren. RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS ÅRSREDOVISNING FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 registrerar och kontrollerar alla ärenden, inklusive EU-ärenden5, och föreslår till vilket utskott ärendena ska hänvisas. Förvaltningen ansvarar även för det löpande stödet till arbetet i kammaren, bland annat konstitutionell rådgivning, för planeringen av riksdagsarbetet un- der och valperioden samt för granskning av interpellationer, skrift- liga frågor, motioner med mera. En viktig uppgift för är att stödja planeringen av ar- betet i kammaren. Utgångspunkten är att beslut ska kunna fattas i rätt tid och i rätt ordning, att det ska finnas utrymme för oförutsedda debatter och att ar- betsbelastningen ska vara rimlig.