sou · H6B372 · 2018-08-22 00:00:00 — Med vunna erfarenheter av samarbetet med expertgruppen uppger att de hellre skulle ha valt en helt ny investering, i stället för en som kommit lite längre och där det fanns praktiska svårigheter att efterleva rekommendationerna fullt ut. Efter dialogen med expertgruppen har uttryckt önskemål om fortsatt stöd, inte enbart kopplat till en enskild investering. Detta har delvis uppfyllts genom de seminarier och möten expertgruppen arrangerat. () ansvarar för att utveckla, framställa och sprida officiell statistik och annan statlig statistik samt för att samordna systemet för den officiella statistiken. Tillförlitlig och tillgänglig statistik är en bärande del i en demokrati och myndighetens uppgift är att tillgodose samhället med statistik som underlag för analys, debatt och beslut. SCB finns i och och har cirka 1 300 medarbetare. Verksamheten är både anslagsfinansierad och avgiftsfinansierad. Stöd till myndigheter och genomförda analyser De sammanlagda verksamhetskostnaderna uppgår till . Hälften av myndighetens omsättning kommer från myndighetens uppdragsverksamhet.9 Myndighetens it-kostnader utgör av verksamhetskostnaderna och har en jämn fördelning mellan att säkerställa, förbättra och utveckla nytt stöd.10 SCB bad expertgruppen analysera satsningen ”” inför dess nystart. Satsningen var ett projekt som för dialogen med expertgruppen hade ett tillfälligt stopp. Satsningen syftar till att utveckla myndighetens webbsida. För att kunna dela den statistik som SCB tar fram och bearbetar behövs en tillgänglig hemsida. Myndigheten bad särskilt om stöd i den del av investeringen som avsåg hur myndigheten tillgängliggör statistik inom ramen för samhällets statistikförsörjning och hur nya användarkrav påverkar webbplatsens underliggande infrastruktur. Myndigheten vill också höja användarupplevelsen och har behov av bättre koordinering mellan statistikdatabasen och andra datakällor. Myndigheten har också behov av att införa ett användarcentrerat arbetssätt och ta mer hänsyn till intressenters sätt att söka och hitta information. Inom ramen för satsningen avser SCB även införa en ny informationsstruktur och informationsmodell. Investeringen väntas ta att färdigställa och förväntas kosta . 9Förordning (2016:822) med instruktion för samt SCB årsredovisning 2017. 10Baserat på ESV sammanställning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser 4.4.2Expertgruppens iakttagelser och rekommendationer En satsning med potential att bli en förebild för öppna data Expertgruppen bedömer att investeringen har potential att bli en förebild för informationsdelning i samhället och ligger således väl i linje med regeringens politik om att tillgängliggöra öppna data.11 Mer hänsyn till snabbföränderligt användarbeteende och ny tekniska möjligheter behövs Syftet med SCB:s tänkta lösning är att bidra till ökad användarvänlighet. Expertgruppen anser emellertid att för att nå dit behöver satsningen ta större hänsyn till snabbföränderligt användarbeteende och förändrade tekniska möjligheter. Ny teknologi medger nya möjligheter att tillgängliggöra information efter användarens behov och att göra stora mängder data greppbar, sökbar och användbar, utan att i förväg behöva specificera datamodeller. Expertgruppen bedömer att datasjötekniken12 skulle kunna vara en betydligt mer flexibel och framtidssäkrad lösning för SCB än den nu valda, och rekommenderar därför myndigheten att utforska datasjöns möjligheter och förutsättningar innan de går vidare med att bygga nya användargränssnitt mot existerande datalager. Ny teknik kan bli en åtgärd för att säkra kompetens Ett omfattande omlokaliseringsarbete inom myndigheten påverkar satsningens genomförande. Trots enstaka medarbetare med starkt engagemang saknar insatsen vissa avgörande kompetenser. Expertgruppen bedömer att om SCB väljer att arbeta med ny teknik ökar sannolikheten att kunna attrahera rätt kompetens för insatsens ge- 11Öppna data avser digital information som är fritt tillgänglig utan inskränkningar (till exempel i form av immaterialrättsliga hinder såsom upphovsrätt och patent). Det finns ingen internationellt antagen formell definition men flera utgår från principerna i Open Knowledge Definition eller de principer för öppen digital offentlig information som utarbetades av . Öppna data ses även som ett sätt för medborgarna att få insyn i förvaltningen. 12En datasjö kan beskrivas som ett ostrukturerat datalager. Till skillnad från traditionella datalager så tvättas och sorteras inte informationen utan data ”hälls” i alla former och format ner i en sjö av data. Stöd till myndigheter och genomförda analyser Expertgruppens erfarenhet säger att unga nyutexaminerade söker sig till arbetsplatser som möjliggör för dem att arbeta med ny teknik. Säkerställ en gemensam vision och inriktning för statistikförsörjningen SCB har en dedikerad ledning med en tydlig vision och önskan om en genomgripande förändring. Ledningens vision och förändringsvilja behöver dock förankras i myndigheten för att säkerställa att myndigheten som helhet har en gemensam syn på utvecklingsbehovet, omfattningen och inriktningen på satsningen. För att ytterligare säkra investeringens långsiktiga effekter behöver ledningen i högre utsträckning involvera myndighetens specialister och sakkunniga i utvecklingsarbetet. Expertgruppen rekommenderar myndigheten att bjuda in övriga 27 statistikansvariga myndigheter för att tillsammans utveckla en gemensam vision om ökad informations- och statistikförsörjning i staten som helhet. 4.4.3Uppföljning och reflektion kring stödet Myndighetens förväntningar var att expertgruppen skulle genomföra en analys av ett utvalt område, ge rekommendationer och sedan vara kontinuerligt delaktiga och ge konkret stöd i det fortsatta arbetet med hjälp av olika experter. Expertgruppen skulle då bidra till att arbetet höll hög fart och styrdes på ett bra sätt. Myndigheten uppger att expertgruppen upplevdes kompetent och bidrog till många inspirerande diskussioner och lyfte även viktiga frågor som stöd i det fortsatta arbetet. Stödet var relevant och välkommet men SCB är osäker på i vilken grad arbetet ledde processen framåt eller om motsvarande aktiviteter hade genomförts ändå. När det gäller expertgruppens rekommendationer uppger SCB att dessa utgjorde en sammanställning över relativt väl kända områden där förbättringsarbete krävs. Mot bakgrund av att expertgruppens rekommendationer lämnades tidigt i arbetet med investeringen och innehöll en samlad översikt av förbättringsområden var det, trots allt, Stöd till myndigheter och genomförda analyser ett välkommet stöd. SCB uppger att de har genomfört följande åtgärder med anledning av expertgruppens rekommendationer: •Tagit fram, med hjälp av extern kompetens, en långsiktig målbild för hur statistisk information ska tillgängliggöras. Målbilden har kommunicerats med ledningsgruppen och några andra av de statistikansvariga myndigheterna. Målbilden ligger nu till grund för det fortsatta arbetet med investeringen. •Sett över arbetssätt, tillgängliga resurser och kompetens för att kunna genomföra investeringen på ett så bra sätt som möjligt. Myndigheten har fortsatt med att etablera ett agilt arbetssätt i och runt de team som arbetar med SCB:s webbplats och den interna processen för tillgängliggörande. •Inhämtat kunskap om konceptet för datasjö och jämfört med SCB:s nuläge och målarkitektur. SCB har inte gått vidare med inriktningen för en datasjö, då myndigheten har en målarkitektur där data ska vara åtkomlig via metadata och där graden av struktur på data styrs av var i statistikproduktionsprocessen data befinner sig. Just nu ser SCB större behov av att kunna hantera ostrukturerade data i samband med insamling och användning av nya datakällor än vid tillgängliggörande. SCB uppger att det var värdefullt att gå igenom datasjökonceptet, genomföra en omvärldsbevakning och hämta inspiration för att kvalitetssäkra och konkretisera målarkitekturen på området. Investeringen hade när expertgruppen påbörjade analysen ett tillfälligt stopp. SCB uppger att investeringen nu startats upp igen, med inriktning på att förbättra tillgängliggörandet av statistisk information för användare samt uppgradera den tekniska plattformen. ansvarar för prövning och beslut om uppehållstillstånd, arbetstillstånd, visering och medborgarskap. Myndigheten ansvarar också för mottagande av asylsökande och anvisning av nyanlända till kommuner, samt för återvändande och återvandring.13 13Förordning (2007:996) med instruktion för . Stöd till myndigheter och genomförda analyser anslag och antal anställda har ökat kraftigt till följd av de senaste årens omfattande asylinvandring som nådde sin kulmen . var myndighetens verksamhetskostnader , vilket kan jämföras med 2016 då verksamhetskostnaderna var knappt 13 miljarder och 2014 då de var . hade myndigheten cirka 8 100 anställda, men antalet medarbetare planeras att minska med cirka 2 500 . Myndighetens verksamhet bedrivs över hela landet fördelat på sex regioner. Huvudkontoret ligger i Norrköping.14 Myndighetens it-kostnader utgör av verksamhetskostnaderna, motsvarande . Av dessa kostnader använder myndigheten till att säkerställa att befintligt system fungerar, till att utveckla nytt stöd, och en mindre del till att förbättra nuvarande system.15 valde att låta expertgruppen analysera tre av deras satsningar. Satsningen ”Min sida” handlar om att erbjuda en förbättrad service till sökande genom att en stor del av de frågor, som besvarar i form av bemannad service, i stället ska besvaras via smarta digitala servicetjänster. Satsningen ”eDAR” handlar om att modernisera och utveckla de digitala tjänsterna för hantering av alla ansökningar om uppehållstillstånd förutom asyl, t.ex. arbetstillstånd och uppehållstillstånd för anhöriga. Den sammanlagda kostnaden för ”eDar” och ”Min sida” ska inte överstiga . Satsningen ”Informationskvalitet” handlar om lösningar för att åtgärda bristande kvalitet i information och informationssystem och är en förutsättning för att övriga satsningar ska kunna leverera rätt information. Kostnaderna för denna satsning tas löpande. De senaste årens variationer av antalet asylsökanden har påverkat hela myndigheten. Myndigheten har behövt växa i antalet anställda för att sedan genomgå en omställning med betydligt färre medarbetare. I samband med denna omställning genomför myndigheten även en omfattande omorganisering. 14Migrationsverkets årsredovisning 2017. 15Baseras på ESV sammanställning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser Myndigheten bedömer att de befinner sig i en brytpunkt vad gäller inriktning, omfattning och organisering av verksamhetsutvecklingen och efterfrågade stöd av expertgruppen kring den fortsatta strategiska inriktningen. 4.5.2Expertgruppens iakttagelser och rekommendationer Höga ambitioner och angelägna satsningar behöver omsättas till förmågor Expertgruppen anser att samtliga valda investeringar är viktiga för att möta sökandes behov av service och effektiv handläggning. Ex- pertgruppen bedömer att ledningen utgör en viktig sponsor för det fortsatta förändringsarbetet och har en nyckelroll i hur väl myndigheten kommer att lyckas med sina satsningar. Expertgruppen konstaterar att olika delar av myndigheten har olika uppfattningar om ambitionen med de enskilda satsningarna, deras omfattning och inriktning men också kring behovet av utveckling i stort på myndigheten. Det är svårt att se hur de enskilda insatserna hör ihop med andra pågående och planerade initiativ. Expertgruppen uppfattar att myndigheten har en ambitiös vision som behöver omsättas och brytas ned för att tydliggöra vilka förmågor som saknas och vilka enskilda insatser som behövs för att nå dessa förmågor. Expertgruppen rekommenderar myndigheten att påbörja ett arbete med att sluta gapen mellan vision och enskilda satsningar, exempelvis genom att ta fram en verksamhetsstrategi som länkar den nuvarande och framtida utvecklingsportföljen till övergripande vision och strategi. Arbeta offensivt med arkitektur och informationshantering Expertgruppens bedömning är att satsning avseende informationskvalitet är nödvändig för att nå effekt av de övriga två satsningarna, ”Min sida” och ”eDar”. Expertgruppen rekommenderar myndigheten att bryta ner satsningen om informationskvalitet i delleveranser, där första steget bör vara att vidta de omedelbara åtgärder som är nödvändiga för att stötta de två andra satsningarna. Stöd till myndigheter och genomförda analyser Ett andra steg skulle kunna innebära ett mer omfattande och övergripande arbete med informationsarkitektur. Utveckla det behovs- och användardrivna arbetssättet Det är tydligt att myndigheten medvetet valt att arbeta mer med användarna. Expertgruppen anser dock att detta goda arbete behöver stärkas och utvecklas ytterligare. Användarnas beteenden skiftar fort och myndigheten behöver ta höjd för förändrade beteendemönster i den tekniska utvecklingen. En central del i det användardrivna arbetssättet handlar om att pröva ny funktionalitet löpande. Detta är avgörande för att få kontinuerlig återkoppling från användarna dels om deras behov tillgodoses med insatsen, dels hur insatsen kan vidareutvecklas. Av praktiska skäl driftsätter inte myndigheten kontinuerligt utan utvecklad funktionalitet samlas till ett antal tillfällen. Detta arbetssätt medför att myndigheten ibland behöver vänta (för) länge på återkoppling från användarna. Skapa förutsättningar för ett mer effektivt arbetssätt Expertgruppen bedömer att myndighetens sätt att styra utvecklingsprojekten leder till viss onödig administration och medför risk att myndighetens fulla kompetens och förmåga inte omhändertas. Myndighetens avsikt är att dessa brister ska tas om hand i den nya organisationen som trädde i kraft . Delar av myndigheten arbetar agilt men det är främst inom utvecklings- och it-verksamheten. Expertgruppens rekommendation är att inom ramen för det pågående omställningsarbetet och den nya organisationen även lägga en mer stabil grund för ett utvecklat agilt arbetssätt inom fler delar av myndigheten. Det handlar bland annat om att utveckla de roller som behövs för att kunna driva ett agilt arbetssätt med aktiva produktägare och styrgrupper med mandat att fatta beslut. De verksamhetsområden som berörs av satsningarna behöver också utveckla sätt att arbeta närmare varandra och med fokus på ett gemensamt ansvarstagande. Stöd till myndigheter och genomförda analyser Samarbeta närmare med andra myndigheter Expertgruppen bejakar myndighetens ambitioner och åtgärder inom ramen för eSam-programmet16 där är så kallad färdledande myndighet för livshändelsen Ny i . Expertgruppen anser att borde öppna upp sina satsningar för ett för staten som helhet ännu bredare perspektiv. Många myndigheter är beroende av den information som samlar in för att de i ett senare skede i kedjan ska kunna nå det myndighetsgemensamma målet för livshändelsen Ny i . 4.5.3Uppföljning och reflektion kring stödet uppfattade att expertgruppens iakttagelser och rekommendationer stämde överens med deras egen uppfattning av nuläget. Myndigheten hade dock önskat en mer kvalitativ och djuplodande analys. Samtliga rekommendationer som expertgruppen gav överensstämde med åtgärder som myndigheten redan påbörjat eller planerat att genomföra. Expertgruppens åtgärder medförde därmed inga nya åtgärder från myndighetens sida. Expertgruppens rekommendation om att nyttja native-appar var ett alternativ myndigheten redan analyserat men kommit fram till att det inte lämpar sig i den berörda satsningen. Två av satsningarna fortskrider enligt tidsplan och budget. Satsningen ”eDar” följer dock inte tidsplan p.g.a. omprioriteringar till annan, mer angelägen, utveckling. Lantmäteriet har i uppdrag att ansvara för och förse samhället med information om geografi och fastighetsindelning. Lantmäteriet har dessutom ett nationellt samordningsansvar för produktion, samverkan, tillhandahållande och utveckling inom området för geografisk 16När E-delegationen lades ner fortsatte myndigheterna som ingick i delegationen och Kommuner och Landsting (SKL) att driva frågor om digital samverkan i ett egeninitierat samarbete, E-samverkansprogrammet (eSam). Efterhand har fler myndigheter anslutit sig och ingår 25 medlemmar i eSam. Stöd till myndigheter och genomförda analyser information och fastighetsinformation (geodataområdet). Lantmäteriet ska vidare verka för en enhetlig och ändamålsenlig förrättningsverksamhet, en enhetlig och ändamålsenlig inskrivningsverksamhet, och en nationell enhetlig geodetisk infrastruktur.17 Lantmäteriet finns på 50 orter i med huvudkontor i . Vid slutet av 2017 hade Lantmäteriet drygt 2 100 medarbetare. Myndighetens verksamhetskostnader omfattar . av myndighetens intäkter kommer från avgifter och andra ersättningar. Resterande utgörs av anslag.18 It-kostnaderna utgör cirka en femtedel av myndighetens verksamhetskostnader och andelen har varit mer eller mindre oförändrad . 2016 användes av kostnaderna till att utveckla nya system. Resterande var jämnt fördelade mellan att säkerställa och förbättra befintliga system.19 Lantmäteriet har i sin utvecklingsplan identifierat att de största riskerna finns kopplade till fastighetsregistret och gamla system. Därför är migrering av registret och att lämna befintlig stordator samt att skapa nya plattformar för kundhantering, ärendehantering och arkivhantering myndighetens främsta prioritering. Myndigheten har även satsat på innovation och genom den satsningen skapat utrymme att testa helt nya teknologier, t.ex. blockkedjor. Myndigheten har arbetat med agila team . Myndigheten bedömer att ett av tre verksamhetsområden är fullt ut delaktiga i det agila arbetssättet och fortsätter att utveckla detta arbetssätt. Det agila arbetssättet har lett till stora förbättringar både vad gäller kvalitet på det som levereras och kortare leveranstider eftersom utveckling numera bedrivs integrerat med förvaltning. Lantmäteriets investering ”Fastighetsbildning 2.0” är i ett tidigt skede och myndigheten efterfrågade expertgruppens bedömning av investeringens inriktning. Fastighetsbildning är en av tre divisioner inom Lantmäteriet. Inom fastighetsbildningen finns de processer som utgör en viktig grund 17Förordning (2009:946) med instruktion för Lantmäteriet. 18Lantmäteriets årsredovisning 2017. 19Baserat på ESV sammanställning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser för samhällsutveckling, fastighetsförvaltning och kreditgivning. Re- kordfart på byggandet och infrastrukturinvesteringar sätter press på en snabbare fastighetsbildning som hanteras av Lantmäteriet men även av vissa kommuner (så kallade KLM-kommuner).20 Satsningen avser ett nytt ärendehanteringssystem för de 14 000 ärenden som hanteras inom 70 olika ärendeflöden. Myndigheten bedömer att behovet av ett nytt ärendehanteringssystem är stort. Nuvarande system (Trossen) är både ineffektivt och så pass instabilt att risken för ett inkorrekt fastighetsregister är påtaglig. Handläggningstiderna blir allt längre och personalomsättningen gör att komplexa ärenden tar allt , vilket innebär att byggande och infrastruktursatsningar blir lidande. Slutligen är Lantmäteriet utvald myndighet inom regeringens satsning Digitalt först, i vilken fastighetsbildningen är en central del. Investeringen har till syfte att lägga grunden för en digital förflyttning som ska fungera där kunderna förväntar sig ett ännu mer centrerat kundorienterat stöd. Satsningen genomförs i delar och beräknas vara fullt avslutad . 4.6.2Expertgruppens iakttagelser och rekommendationer Omfattande digital förflyttning som utmanar Expertgruppen bedömer att investeringen har potential att bidra till att i grunden förändra och effektivisera samhällsbyggnadsprocessen. Investeringen kan sägas vara en digital transformation och utmanar såväl arbetssätt som det statliga åtagandet och finansieringen av verksamheten. För att Lantmäteriets långsiktiga vision och inriktning ska uppnås krävs uthållighet med att förankra förändringsprocessen hos alla berörda, både i och utanför myndigheten. Lantmäteriet har en robust organisation för verksamhetsutveckling. Myndigheten har en genomtänkt strategi på övergripande nivå. Strategin är nedbruten så att de enskilda initiativens roll framstår som tydliga i relation till helheten. Lantmäteriet har kommit långt i sin digitala mognad, både i strategisk syn och i tillämpat arbetssätt. 20I finns 39 kommunala lantmäterimyndigheter (KLM). I övrigt är fastighetsbildningen statlig och bedrivs av Lantmäteriets lokalkontor i hela landet. Stöd till myndigheter och genomförda analyser myndighetens erfarenhet av digitala satsningar tillsammans med engagerade och kunniga medarbetare ökar möjligheterna för ett bra genomförande av satsningen. Säkerställ ägarskapet och utveckla prissättningsmodellen och organisationen Lantmäteriets satsning medför omfattande förändringar i arbetssätt inom divisionen fastighetsbildning. Eftersom investeringen ska leda till betydande effektivisering riskerar intäkter till myndigheten i form av avgifter att minska, vilket kommer att påverka hela myndigheten. Investeringen utmanar således frågor kring vilka uppdrag Lantmäteriet har och hur dessa uppdrag ska genomföras och prissättas. Eftersom investeringen påverkar hela myndigheten anser expertgruppen att Lantmäteriet behöver utveckla nya former för ägarskap på ledningsnivå. Myndigheten behöver också utveckla former för hur ledarskapet ska utövas i genomförandet av investeringen och i det förändringsarbete som följer av investeringen. är det angeläget att utarbeta en flexibel och anpassad styrning som inte hämmar enskildas initiativförmåga och kreativitet. För att dra nytta av digitaliseringens möjligheter anser expertgruppen att Lantmäteriet också behöver en mer flexibel organisations- och verksamhetslogik, som inte utgår från givna och traditionella verksamhetsgränser. För att investeringen ska kunna få effekt rekommenderar expertgruppen att Lantmäteriet utvecklar sin prissättningsmodell så att den skapar incitament till att fortsätta förenkla och effektivisera myndighetens tjänster. Fokus bör vara på slutprodukten och dess värde gentemot kund. Satsa på skalbara tekniska lösningar Insatsen påverkar Lantmäteriets roll och uppgift i förhållande till kommunerna (KLM-kommuner) i och med att nuvarande ärendesystem som vissa kommuner använder sig av kommer att avvecklas. Expertgruppen rekommenderar att Lantmäteriet försäkrar sig om att Stöd till myndigheter och genomförda analyser ta fram en lösning som säkerställer att kommuner kan leverera nödvändiga uppgifter på ett enkelt sätt så att nuvarande system helt kan avvecklas. För att skapa mervärde bör skalbara och standardiserade lösningar generellt sett prioriteras och särlösningar undvikas. Expertgruppen rekommenderar därför Lantmäteriet att utveckla en nationell standardlösning för kommunerna att ansluta sig till. Håll fortsatt fokus på risker Lantmäteriet har valt att upphandla en standardiserad plattform för ärendehanteringssystem och bygga handläggningsstödet på detta. Investeringen ”Fastighetsbildning 2.0” ska modelleras fram, bygga på och stödja standardisering. Det är för tidigt för expertgruppen att avgöra om det är rätt strategiskt val. Upphandlingen har föregåtts av en gedigen upphandlingsprocess inom ramen för konkurrenspräglad dialog där olika prototyper har testats hos flera leverantörer. Expertgruppen bedömer att det kan finnas fler risker än vad som uppmärksammats av myndigheten, både i genomförandet och med de långsiktiga förvaltningskostnader som krävs för att vidmakthålla systemet. Det kan också finnas risker förknippade med avvecklingen av det befintliga handläggningssystemet och risker med införandet av den nya plattformen som ska utgöra grunden för handläggningsstödet. Expertgruppen rekommenderar att myndigheten fortsätter på inslagen väg och har fortsatt fokus på att identifiera och hantera risker. 4.6.3Uppföljning och reflektion kring stödet