sou · H6B325 · 2018-03-27 00:00:00 — Enligt första punkten ska en uppgift inte lämnas ut om övervägande skäl talar för att det intresse som sekretessen ska skydda har företräde framför intresset av att uppgiften lämnas ut. Detta innebär att den utlämnande myndigheten ska göra en intres- seavvägning innan en uppgift lämnas ut. Det krävs inte heller här att det görs en prövning i varje enskilt fall, utan en bedömning kan göras utifrån de behov av sekretess som typiskt sett finns för en kategori av uppgifter. Vid intresseavvägningen ska som utgångspunkt sekretesskyddet hos mottagaren vägas in i bedömningen. Uppgifterna skyddas hos en privat leverantör genom att tystnadsplikt gäller för uppgifterna enligt lagen om tystnadsplikt vid utkontraktering av teknisk bear- betning och lagring och hos en offentlig leverantör genom sekretess- bestämmelserna i 11 kap. 4 a § och 40 kap. 5 §. Sekretesskyddet för uppgifterna hos mottagaren väger därmed tungt i intresseavvägningen. Intresset av att lämna ut sekretessbelagda uppgifter till en utom- stående leverantör bedöms vidare exempelvis utifrån om utkon- traktering av it-drift eller andra it-baserade funktioner bidrar till en mer ändamålsenlig och kostnadseffektiv förvaltning eller en för- valtning som i ökad grad finns tillgänglig för privatpersoner och företag. Även möjligheten att utnyttja ny teknik och en leverantörs expertkompetens på området kan vara skäl som talar för utlämnande vid sådan utkontraktering. Vissa kategorier av uppgifter kan vara särskilt känsliga till sin natur och det kan finnas skäl till att inte lämna ut dem om inte motstående intressen väger ännu tyngre. Exempel på sådana särskilt känsliga uppgifter kan vara de som anges i artikel 9.1 i dataskydds- förordningen eller sådana som är undantagna från tillämpningsom- rådet för 10 kap. 27 §. Att särskilt beakta vid intresseavvägningen är emellertid att utlämnandet av uppgifterna endast görs till ett mindre antal personer hos leverantören för att tekniskt bearbeta eller lagra dem och att avsikten är att de i normalfallet inte ska ta del av uppgifterna. Kravet på övervägande skäl ger uttryck för att behovet av ut- kontraktering av it-drift och andra it-baserade funktioner har före- träde framför andra intressen. Sammantaget råder därmed en pre- sumtion för sådant uppgiftsutlämnande som enligt första stycket har bedömts behövas för att utföra uppdraget. Av andra punkten framgår att en uppgift inte får lämnas ut om det av andra skäl är olämpligt. Exempel på faktorer som kan inverka på den bedömningen är om det utlämnande som prövas avser en stor mängd sekretessbelagda uppgifter, en gemensam lokalisering i samma datahall av flera sådana uppgiftsmängder eller en viss geo- grafisk lokalisering för bearbetning eller lagring av uppgifterna. Även vem som är mottagare av uppgifterna och om uppgifterna skyddas av tillräckliga säkerhetsåtgärder efter utlämnandet kan vägas in i olämp- lighetsbedömningen. Ikraftträdandebestämmelsen anger att lagen träder i kraft . Bestämmelsen behandlas i kapitel 15. 16.3Förslaget till lag om ändring i förvaltningslagen (2017:900) Paragrafen, som är ny, behandlas i kapitel 8.3.3. I förhållande till de grundläggande kraven på tillgänglighet i 7 § specificeras i denna paragraf att myndigheter ska vara digitalt tillgängliga. Enligt paragrafen ska en myndighet vara digitalt tillgänglig genom att tillhandahålla och på lämpligt sätt anvisa en eller flera digitala mottagningsfunktioner dit handlingar kan förmedlas. Förutom digitala tjänster dit skriftliga handlingar förmedlas kan digitala mot- tagningsfunktioner t.ex. omfatta tjänster där handlingar tas emot som innefattar information i form av ljud eller bild. de närmare formerna och lösningarna för den digitala tillgäng- ligheten. Med att myndigheten ska anvisa en eller flera digitala mottag- ningsfunktioner menas att det är myndigheten som informerar allmänheten om hur och när kontakter kan tas, så att det blir enkelt för enskilda att förstå vilka digitala kontaktvägar som de förväntas använda för att kontakta myndigheten. En myndighet ska inte tillhandahålla en mottagningsfunktion om det är olämpligt av säkerhetsskäl. Viss verksamhet i den statliga förvaltningen kan med beaktande av säkerhetsaspekter vara av sådan karaktär att det inte är lämpligt med digital kommunikation i förhållande till enskilda, i vart fall inte med nu kända medel. Även med hänsyn till överväganden om kostnadseffektivitet eller av andra skäl kan det i vissa fall bedömas vara olämpligt att en myndighet tillhandahåller en digital mottagningsfunktion. Vid den bedömning som en myndighet gör av om det är olämpligt att tillhandahålla en digital mottagningsfunktion bör dock enskildas intressen av digital tillgänglighet till myndigheten särskilt vägas in. Paragrafen, som är ny, behandlas i kapitel 8.3.6. I paragrafen fast- läggs principen om Digitalt först när en myndighet ska kommuni- cera skriftliga underrättelser eller andra handlingar till enskilda. Enligt första stycket ska en myndighets skriftliga underrättelser eller andra handlingar till enskilda som huvudregel förmedlas digi- talt. Det är upp till myndigheten att, med beaktande av allmänna krav i bl.a. 6 och 9 §§, först ta ställning till om underrättelse ska lämnas muntligen eller skriftligen (se även 25 och 33 §§). Bestämmelsen är tillämplig när underrättelse eller andra handlingar ska kommuniceras skriftligen. Paragrafen innebär inte någon skyldighet för myndigheter att förmedla skriftliga underrättelser eller andra handlingar genom någon specifik form eller via någon specifik teknisk lösning. Myndigheten avgör de närmare formerna och lösningarna för den digitala kom- munikationen. Av rättssäkerhetsskäl krävs det emellertid normalt att myndigheten aktivt kommunicerar skriftliga underrättelser i sin helhet eller att myndigheten på annat sätt aktivt kommunicerar var innehållet i underrättelsen finns tillgängligt så att den enskilde enkelt och smidigt kan ta del av den. Det kan exempelvis göras genom ett meddelande med en länk eller någon annan form av notisfunktion som aktivt uppmärksammar den enskilde på förekomsten av och tillgängligheten till den information som en underrättelse avser. Bestämmelsen hindrar inte att huvudregeln frångås när det på grund av avsaknad av uppgifter om digitala kontaktvägar inte finns förutsättningar för digital kommunikation. Om annan författning innehåller bestämmelser om form för kommunikation av skriftliga underrättelser eller andra handlingar tillämpas den regleringen, vilket följer av 4 §. Av första stycket följer vidare att skriftliga underrättelser eller andra handlingar inte ska kommuniceras digitalt om det är olämpligt av säkerhetsskäl eller av andra skäl. Viss verksamhet i den statliga förvaltningen kan med beaktande av säkerhetsaspekter vara av sådan karaktär att det inte är lämpligt med digital kommunikation i förhållande till enskilda, i vart fall inte med nu kända medel. Det kan vidare vara något i det enskilda fallet, som t.ex. framkommit i tidigare kontakter med den enskilde, eller för en viss typ av hand- lingar som gör att myndigheten bedömer det vara olämpligt med digital kommunikation. Av andra stycket följer att enskilda kan meddela att de inte önskar ta emot skriftliga underrättelser eller andra handlingar från myndigheten digitalt. Det kan vara fråga om att den enskilde själv meddelar myndigheten i det enskilda ärendet att denne inte önskar få del av skriftliga handlingar från myndigheten i digital form, eller att det utvecklas nya system och rutiner för att enskilda mer gene- rellt till förvaltningen ska kunna ge besked om önskad form för kommunikation. I linje med den allmänna serviceskyldigheten bör en myndighet hörsamma enskildas uttryckliga önskan i detta avse- ende och i stället t.ex. översända underrättelser eller andra hand- lingar per papperspost om inte muntlig kommunikation bedöms lämpligare (se bl.a. 25 och 33 §§). Bestämmelsen inverkar inte på myndighetens möjligheter att bestämma om underrättelse ska ske genom delgivning. Paragrafen, som behandlas i kapitel 8.3.4, reglerar hur ankomstdagen för handlingar bestäms. Det införs i fjärde stycket en ny hjälpregel om att en handling som förmedlats till en anvisad digital mot- tagningsfunktion ska anses ha kommit in till myndigheten när den tagits emot där. Det innebär exempelvis att handlingar i form av meddelanden som innehåller skadlig kod, och därför stoppas i myndighetens säkerhetssystem innan de når den digitala mottag- ningsfunktionen, inte anses ha inkommit till myndigheten. I andra fall kan en handling finnas på en myndighets server endast för att befordras eller lagras av myndigheten för en användares räkning, t.ex. när en enskild fyller i en digital ansökan. Handlingen ska då inte anses ha tagits emot i den anvisade digitala mottagningsfunktionen. Para- grafen är i övrigt oförändrad. Paragrafen, som är ny, behandlas i kapitel 8.3.5. I paragrafen regleras myndigheters skyldigheter att lämna digitala underrättelser om ankomst när en handling tagits emot i en digital mottagnings- funktion. Av första stycket följer att en myndighet digitalt ska förmedla underrättelse till avsändaren när en handling har anlänt till en anvisad digital mottagningsfunktion. Av paragrafens placering följer att bestämmelsen ska tillämpas inom ramen för en myndighets ärende- handläggning. Det kan röra sig om t.ex. en ansökan som ska ha kommit in till myndigheten inom en viss tidsfrist eller en registre- ringsåtgärd som får rättsverkningar för den enskilde. I andra stycket regleras att myndigheten under vissa förutsätt- ningar inte behöver förmedla en särskild underrättelse till avsända- ren enligt första stycket. Enligt första punkten krävs det inte att myndigheten lämnar en aktiv underrättelse enligt första stycket om det på annat sätt framgår för avsändaren att handlingen har tagits emot, t.ex. genom att en enskild som är inloggad i en digital tjänst hos myndigheten för att där fylla i och förmedla en ansökan direkt kan se att handlingen tagits emot. I sådant fall behöver myndigheten inte dessutom aktivt kommunicera en underrättelse om att handlingen har tagits emot. Av andra punkten framgår att sådan underrättelse inte heller behöver lämnas om myndigheten tagit emot en handling som utan onödigt dröjsmål kommer att besvaras digitalt med ett helt eller delvis automatiserat beslut. Vad som avses med onödigt dröjsmål får avgöras med beaktande av omständigheterna i den enskilda situa- tionen. Vare sig beslutsfattandet innefattar mänskliga ställnings- taganden eller inte krävs emellertid att det digitala svaret med ett helt eller delvis automatiserat beslut förmedlas skyndsamt. Enligt tredje punkten får myndigheten avstå från att lämna sådan underrättelse om det är olämpligt att underrätta avsändaren om att handlingen har mottagits. Det kan exempelvis vara fråga om att enskilda i något sammanhang har rätt att eller behöver kunna agera anonymt när de via en digital tjänst kommunicerar med en myn- dighet, och det därför bedöms vara olämpligt att anordna tekniska förutsättningar för återkoppling till den enskilde om att meddelan- det har tagits emot. Paragrafen reglerar krav på kommunikation innan en myndighet fattar beslut i ett ärende. Övervägandena finns i kapitel 8.3.6. Ändringen i andra stycket är en följd av att det i 8 a § införs en ny huvudregel om att en myndighets kommunikation av skriftliga underrättelser och andra handlingar ska ske digitalt, om det inte är olämpligt av säkerhetsskäl eller av andra skäl. Genom ändringen klargörs att den nya huvudregeln om digital kommunikation inte inverkar på myndighetens val att kommunicera material muntligen, t.ex. via telefon eller videokonferens, i samband med ett besök hos myndigheten eller på ett servicekontor eller vid syn eller besiktning som myndigheten utför. Det allmänna kravet på service och de allmänna utgångspunkterna för handläggningen i 6 och 9 §§ måste beaktas när myndigheten väljer om underrättelse ska ske muntligen eller skriftligen. Paragrafen är i övrigt oförändrad. I paragrafen finns bestämmelser om underrättelse till den som är part om innehållet i ett beslut och hur ett överklagande går till. Över- vägandena finns i kapitel 8.3.6. Ändringen i tredje stycket är en följd av att det i 8 a § införs en ny huvudregel om att en myndighets kommunikation av skriftliga underrättelser och andra handlingar ska ske digitalt, om det inte är olämpligt av säkerhetsskäl eller av andra skäl. Genom ändringen klargörs att den nya huvudregeln om digital kommunikation inte inverkar på myndighetens val att kommunicera material muntligen, t.ex. via telefon eller videokonferens, i samband med ett besök hos myndigheten eller på ett servicekontor eller vid syn eller besiktning som myndigheten utför. Det allmänna kravet på service och de allmänna utgångspunkterna för handläggningen i 6 och 9 §§ måste beaktas när myndigheten väljer om underrättelse ska ske muntligen eller skriftligen. Paragrafen är i övrigt oförändrad. Ikraftträdandebestämmelsen anger att lagen träder i kraft . Bestämmelsen behandlas i kapitel 15. Rättsliga förutsättningar för en digitalt samverkande förvaltning En särskild utredare ges i uppdrag att kartlägga och analysera i vilken utsträckning det förekommer lagstiftning som i onödan försvårar digital utveckling och samverkan inom den offentliga förvaltningen. Utredaren ska lämna förslag till de författningsändringar som bedöms ha störst potential att stödja den fortsatta digitaliseringen av den offentliga förvaltningen. Författningsförslagen ska vara moti- verade utifrån en sammantagen bedömning, där samtliga relevanta intressen och perspektiv har beaktats och vägts mot varandra. Utredaren ska särskilt beakta behovet av skydd av den personliga integriteten och av uppgifter utifrån sekretesskäl samt behovet av informationssäkerhet och rättssäkerhet. Utredaren ska särskilt analysera sådan lagstiftning som i onödan försvårar digitalt informationsutbyte inom den offentliga förvalt- ningen och genomförandet av regeringens målsättning om att digitala tjänster, så långt det är möjligt och när det är relevant, ska vara förstahandsval vid den offentliga sektorns kontakter med medborgare, organisationer och företag. Utredaren ska vidare bl.a. lämna förslag till hur en utvidgad rapportering av hela den offentliga förvaltningens löpande arbete med it och digitalisering kan utformas samt hur aktö- rerna inom förvaltningen som helhet kan samverka kring behovet av ny eller ändrad lagstiftning för att främja digitaliseringen. Uppdraget ska redovisas . Behovet av lagstiftning som stödjer digitalisering och samverkan har i sitt betänkande Digitaliseringens transformerande kraft – vägval för framtiden (SOU 2015:91) kon- staterat att digitaliseringen ändrar förutsättningarna för de offentligt finansierade verksamheterna genom att den erbjuder stora möjlig- heter till effektivisering och rationalisering, och en högre kvalitet i de tjänster som tillhandahålls. Kommissionen framhåller att detta ställer nya krav på den offentliga sektorn, bl.a. på transparens och interaktion i den service och information som ges. Verksamhets- utvecklingen i denna sektor handlar enligt kommissionen alltmer om att använda digitaliseringens möjligheter för att möta utvecklingen i omvärlden. Regeringen har konstaterat att det finns en stor potential i ökad digital samverkan för att ge medborgare enklare och samman- hängande e-tjänster, minska behovet av uppgiftslämnande och effek- tivisera myndigheternas verksamheter (prop. 2015/16:1 utg.omr. 22 avsnitt 4.4.2.2). Behovet av samverkan mellan myndigheterna har även uppmärksammats av , som har tillkännagett för reger- ingen att den dels bör se till att de statliga myndigheterna på ett bättre sätt samverkar över myndighetsgränserna med e-förvaltnings- projekt, dels säkerställer att myndigheterna lägger ett ökat fokus på att ta fram fler e-tjänster (bet. 2015/16:FiU25, rskr. 2015/16:208). Efter att länge ha varit en av de ledande nationerna på e-förvalt- ningsområdet har tappat placeringar och upp- visat ett mer varierat resultat i internationella mätningar. E-delega- tionen anför i sitt slutbetänkande En förvaltning som håller ihop (SOU 2015:66) att den svenska offentliga sektorn inte har varit tillräckligt sammanhållen i sättet att utveckla e-tjänster för medborgare och företag. Enskilda myndigheter bedriver omfattande och ambitiösa projekt på området, men för att möta behoven och förväntningarna från privatpersoner och företag krävs även e-tjänster som är gemensamma för flera myndigheter. Enligt E-delegationen innebär myndigheternas fristående roll en risk för att de utgår från det egna uppdraget, och inte i tillräcklig utsträckning samverkar med varandra för att tillgodose behovet av sammanhållna e-tjänster som kan bidra till en enklare vardag för privatpersoner och företag. Delegationen konstaterar också att juridiken sätter ramarna för hur myndigheterna bedriver sitt gemensamma utvecklingsarbete och bedömer att det finns behov av att lösa de samverkanshinder som motverkar de övergripande e-förvaltningsmålen om en enklare, öppnare och mer effektiv förvaltning. I rapporten digitalisering – en utvärdering av E-delega- tionen (2014:12) pekar Statskontoret på att det finns ett behov av att utreda vad som krävs för att göra olika system och tjänster inom den offentliga sektorn kompatibla med varandra samt hur en ökad effek- tivitet på systemnivå inom statsförvaltningen kan uppnås. Vidare har i sitt betänkande Digitaliseringens trans- formerande kraft – vägval för framtiden (SOU 2015:91) framhållit att befintliga regelverk behöver anpassas när välfärds- tjänster automatiseras eller digitaliseras för att den nya tekniken ska kunna användas. Kommissionen har därför föreslagit att regeringen ska tillsätta en utredning i syfte att göra en kartläggning över lag- stiftning som försvårar digitalisering i samhället. konstaterar i granskningen Den offentliga för- valtningens digitalisering – En enklare, öppnare och effektivare för- valtning? (RIR 2016:14) att det kvarstår stora utmaningar i mötet mellan digital teknik och gällande lagstiftning, vilket har lett till att olika aktörer har olika uppfattning om de rättsliga förutsättningarna på området och att den rättsliga grunden för vissa e-tjänster är osäker. Myndigheten rekommenderar därför regeringen att på ett samlat sätt utreda vilka författningsändringar som behövs för att kunna skapa en digital förvaltning. E-delegationen har i två av sina delbetänkanden analyserat lagstift- ning som försvårar digitaliseringen och lämnat förslag i syfte att under- lätta digital samverkan inom den offentliga förvaltningen (SOU 2014:75 och SOU 2014:39). Vidare har haft i uppdrag att se över den mycket omfattande registerlagstiftning som tillsammans med bl.a. personuppgiftslagen (1998:204) reglerar hur stat- liga och kommunala myndigheter ska behandla personuppgifter. I del- betänkandet Överskottsinformation vid direktåtkomst (SOU 2012:90) har utredningen lämnat förslag till ändrade sekretessregler vid s.k. direktåtkomst till uppgifter. I slutbetänkandet Myndighetsdatalag (SOU 2015:39) har utredningen lämnat förslag till en sammanhållen myndighetsdatalag för den offentliga sektorn. Betänkandena har remissbehandlats och bereds inom . Slutligen har () i sin rapport djupat it-kostnadsuppdrag – Förslag (ESV 2015:64) lyft fram behovet av att fler myndigheter omfattas av arbetet med att följa upp digitaliseringen av den offentliga sektorn. Mätmetoderna behöver enligt ESV utvecklas då en bättre uppföljning skapar trans- parens och tydliggör var digitaliseringen kan bidra till ytterligare effektivisering. Kartlägga lagstiftning som försvårar digitaliseringen och lämna författningsförslag Utöver de betänkanden från E-delegationen och Informations- hanteringsutredningen som nämnts ovan saknas det mer utförliga översyner av vilken lagstiftning som kan anses i onödan försvåra den fortsatta digitaliseringen av den offentliga förvaltningen. Dessa utred- ningar har vidare varit avgränsade till vissa lagstiftningsområden. Det finns därför ett tydligt behov av en kartläggning och analys som i ett bredare perspektiv tar sikte på lagstiftning som i onödan försvårar digitalisering och digital samverkan i den offentliga förvaltningen. Kartläggningen bör inte omfatta lagstiftning som visserligen för- svårar eller hindrar digitalisering, men är motiverad av olika berättigade skyddsintressen, såsom exempelvis behovet av infor- mationssäkerhet, rättssäkerhet och sekretess eller skydd av den personliga integriteten. Det finns även behov av en utförlig analys av hur olika lagstift- ningsåtgärder på digitaliseringsområdet bör prioriteras och vägas mot varandra. För det första krävs en analys av vilken potentiell nytta som respektive lagstiftningsåtgärd innebär. I denna analys bör flera faktorer beaktas, såsom åtgärdens förutsättningar att lösa problem som är gemensamma för stora delar av den offentliga förvaltningen, hur stor effekt åtgärden väntas ha på den digitala tjänsteutvecklingen hos myndigheterna och vilka konkreta tjänster hos myndigheterna som kan stimuleras genom åtgärden. För det andra krävs en analys av vilka möjligheter det finns att genomföra lagstiftningsärendet . Här bör hänsyn tas till bl.a. andra pågående lagstiftningsåtgärder som hanterar frågor med koppling till utvecklingen av den digitala offentliga förvaltningen. Vidare bör det, för att undvika ensidiga förslag som saknar bredare förankring, säkerställas att samtliga relevanta intressen och perspek- tiv vägs in i bedömningen. Det kan exempelvis röra sig om avväg- ningar mellan å ena sidan ökad effektivitet och öppenhet och å andra sidan behovet av informationssäkerhet och rättssäkerhet samt skydd av den personliga integriteten och av uppgifter utifrån sekretesskäl. Utredaren ska mot denna bakgrund •kartlägga och analysera i vilken utsträckning det förekommer lagstiftning som i onödan försvårar digital utveckling och sam- verkan inom den offentliga förvaltningen, •i samband med kartläggningen även behandla lagstiftning som efter en analys inte nödvändigtvis visar sig vara direkt hindrande, men där det inom den offentliga förvaltningen finns en rättslig osäkerhet som har en hämmande inverkan på den digitala utvecklingen, •prioritera kartläggning och analys av sådan lagstiftning som i sin helhet eller i stora delar påverkar den offentliga förvaltningen, •i möjligaste mån visa på konkreta fall där utvecklingen av digitala tjänster hindrats som en följd av den aktuella lagstiftningen, och •lämna förslag till sådana författningsändringar som utifrån en sam- manvägd bedömning av potentiell nytta och genomförbarhet har störst potential att stödja den fortsatta digitaliseringen av den offentliga förvaltningen, som behovet av skydd av den personliga integriteten och av uppgifter utifrån sekretesskäl samt behovet av informationssäkerhet och rättssäkerhet särskilt beaktas. Författningsförslagen bör som utgångspunkt vara teknikneutrala till sin utformning. Utredaren bör vidare undvika att lämna förslag av- seende speciallagstiftning som enbart påverkar enstaka verksamhets- områden inom den offentliga förvaltningen. Författningsförslagen ska inte omfatta ändringar av grundlag. Vidare pågår ett omfattande författningsarbete som syftar till att anpassa den svenska regleringen på personuppgiftsområdet till och rådets förordning (EU) 2016/679 av om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv /46/EG och genom- förandet av och rådets direktiv (EU) 2016/680 av om skydd för fysiska personer med avseende på behöriga myndigheters behandling av personuppgifter för att före- bygga, förhindra, utreda, avslöja eller lagföra brott eller verkställa straffrättsliga påföljder, och det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av rådets rambeslut /977/RIF, kallad EU:s dataskyddsreform.