sou · H6B372 · 2018-08-22 00:00:00 — Expertgruppen anser att satsning ”Automatiserad skuldsanering” är en strategisk investering som har potential att öka myndighetens digitala mognad. Expertgruppen ser att myndigheten har det nödvändiga engagemanget och att det finns en tydlig bild av vad som ska åstadkommas både på kort och på lång sikt. Säkra medarbetarnas engagemang i utvecklingsarbetet Expertgruppen anser att bör överväga att applicera ett agilt arbetssätt både i processutvecklingen och i den tekniska utvecklingen för att öka utvecklingsförmågan i hela utvecklingsverksamheten. Att låta användarna vara med och testa under arbetets gång kommer också att leda till ett större engagemang, motivation och acceptans för verksamhetsutvecklingen hos medarbetarna. Stöd till myndigheter och genomförda analyser Den befintliga processen för hantering av gäldenärer inom skuldsaneringsområdet är inte tillräckligt tydlig vilket lett till viss osäkerhet hos handläggarna. Det har därför ingått som en del av satsningen att arbeta fram en ny processtandard. För att lyckas få full kraft i verksamhetsförändringen behöver nya arbetsformer och rutiner tas fram. Ett förändrat arbetssätt förutsätter förändringsledning. Expertgruppen råder därför att definiera det förändrade arbetssättet samt säkerställa hur ledningen arbetar med att anpassa beslutsprocesser och mandat. Det är även angeläget att kommunicera riktningen för arbetet, det slutliga målet och vägen för att ta sig dit. Ta inte för stort grepp utan fokusera på investeringen Syftet med satsningen är att optimera och effektivisera processen med hjälp av automatisering och skapa en ny standardiserad skuldsaneringsprocess. Därutöver ska satsningen även sätta grunden för myndighetens övriga kärn- och stödprocesser. Expertgruppen rekommenderar att i första hand säkerställa att investeringen fokuserar på utveckling av arbetsprocesser kring just skuldsaneringen. Först därefter kan myndigheten pröva att stegvis implementera det nya arbetssättet som standard för övriga processer inom myndigheten. uppgift är att ansvara för övergripande samordning och gemensamma frågor för domstolar. Arbetet innebär också att ge service till domstolarna, hyres- och arrendenämnderna och . Det kan handla om frågor som personalutveckling, utbildning och information, utarbetande av föreskrifter, råd och anvisningar och att svara för att verksamheten bedrivs på ett effektivt och för medborgarna lättillgängligt sätt. verksamhet berör cirka 6 900 anställda inom domstolar.33 33Förordning (2007:1073) med instruktion för samt domstolars årsredovisning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser it-kostnader varierar mellan av verksamhetskostnaderna. Hälften av it-kostnaderna avser att förbättra nuvarande system. En tredjedel avser att säkerställa att befintligt system fungerar medan avser att utveckla nytt.34 bad expertgruppen om råd och stöd kring satsningen ”Digitaliserad brottsmålshantering”. Satsningen innebär att förflytta verksamheten från pappershantering till digitalt informationsutbyte. Detta kräver införande av en ny informationsmodell. I satsningen ingår även att ta fram ett verksamhetsstöd som stödjer en verksamhetsförändring. Denna förändring innebär bl.a. att domstolarna ska kunna skapa elektroniska original, t.ex. elektroniska domar. Satsningen kräver fortsatt arbete med att skapa förutsättningar för att även hovrätten ska kunna arbeta med mer strukturerad information i brottmål. Därigenom skapas möjlighet för alla de allmänna domstolarna att rapportera brottmålsdomar vidare i brottmålsprocessen på ett strukturerat sätt. Den framtagna färdplanen som ligger till grund för satsningen är etappindelad och för varje etapp kommer man successivt bygga sig ur från nuvarande systemstöd för brottmålshanteringen (). Den analyserade satsningen avser etapp 1 i färdplanen, vilket är den tyngsta etappen. En stor drivkraft är att satsningen utgör huvudleveransen till RIF (Rättsväsendets informationsförsörjning) etapp 2. Arbetet kommer att pågå med en planerad leverans och realisering . En mycket grov tidsuppskattning indikerar att helheten (dvs. samtliga etapper) beräknas att ta . Vid färdigställandet av detta betänkande har ledning haft dialog med expertgruppen kring iakttagelser men några rekommendationer har ännu inte publicerats. De iakttagelser som lyftes vid dialogen var följande: 34Baserat på ESV sammanställning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser •Satsningen bedrivs inom ramen för ett långsiktigt arbete, vilket innebär risker eftersom det ökar både komplexiteten och risken för att omvärlden hinner förändras. Arbetet har brutits ner i etapper, men funktionalitet till användare kommer att levereras först . Utmaningar finns i att få till successiva leveranser. Myndigheten vill hitta former för att leverera värdeskapande fortare än tidigare, utan att kompromissa med kvalitet. •Det finns en övergripande vision och en strategisk inriktning för som är visualiserad i en strategikarta. Det är oklart om alla förutsättningar finns på plats inom myndigheten för att nå målen. Det handlar t.ex. hur utvecklingsinsatser ska prioriteras i relation till andra prioriterade satsningar. •Förankring och förändringsledning är viktiga parametrar för att lyckas med investeringar. Myndigheten har arbetat med dessa frågor genom att bland annat ta fram en operativ samverkansmodell och införandeplan, där utgångspunkten är att etablera relation till varje domstol och att involvera dem från början av utvecklingsarbetet. Det finns fortsatt en viss osäkerhet kring hur satsningen ska omhändertas i verksamheten på ett effektivt sätt. Kriminalvården ansvarar för häkten, fängelser och frivård. Kriminalvårdens uppgift är att tillsammans med polis, åklagare och domstolar minska brottsligheten och öka människors trygghet. Kriminalvårdens huvudkontor ligger i men verksamheten bedrivs vid 32 häkten, 45 anstalter och 34 frivårdskontor fördelade över hela . var antalet årsarbetskrafter cirka 9 500. Av dessa avser ungefär 5 100 kriminalvårdare på anstalt, häkte eller inom den nationella transportenheten. Myndighetens verksamhetskostnader var 2017.35 Myndighetens it-kostnader har näst intill fördubblats , dock från en låg nivå. av myndighetens verksamhetskostnader avser it. 35Kriminalvårdens årsredovisning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser till att säkerställa att befintligt stöd fungerar och används till att utveckla nytt stöd.36 Kriminalvården bad expertgruppen om råd kring investeringen ”Modernisering av klientsystem”. Den nuvarande tekniska miljön för kriminalvårdsregistret (KVR) har svårt att hantera utökad funktionalitet och det behövs såväl tid som omprioriteringar för att öka utvecklingstakten ytterligare. Den strategiska inriktningen för satsningen är att satsa på att effektivisera det som redan finns samt att öka leveransförmågan inom befintligt klientsystem. Satsningens mål är minskad kostnad för löpande it-utveckling och bibehålla nuvarande förvaltningskostnad. Därtill ska satsningen säkra fördubblad utvecklingshastighet inom it. Satsningen ska också överlämna eventuella förslag på förbättringar. Vid färdigställandet av detta betänkande har Kriminalvårdens ledning ännu inte haft dialog med expertgruppen kring iakttagelser och rekommendationer. De frågeställningar som varit uppe för diskussion under analysarbetet har rört följande: •Satsningen är av teknisk karaktär och investeringen är motiverad till följd av myndighetens tekniska skuld. Men det är inte preciserat vilka nyttor det förväntas generera för verksamheten. •Myndigheten arbetar inte i någon större utsträckning tvärfunktionellt. Det verkar också vara så att olika delar av it-verksamheten har olika syn på utvecklingsbehovet samt omfattningen och inriktningen av satsningen. •Investeringen har som ambition att framtidssäkra för att kunna genomföra myndighetens digitaliseringsstrategi. Detta är dock en utmaning , då strategin ännu inte är klar och beslutad. En annan utmaning är att det saknas en arkitektonisk målbild på övergripande nivå. It arbetar för att förstärka arkitekturen och det 36Baserat på ESV sammanställning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser finns en kontinuerlig dialog mellan satsningen och förvaltningen kring de arkitektoniska frågorna. •Planen för genomförande behöver konkretiseras för att säkerställa satsningens långsiktiga kostnader. Myndigheten arbetar inte aktivt med en löpande uppföljning och analys av effekter. •Kriminalvården anser sig vara traditionell i sin verksamhetsutveckling och har långa processer. Myndigheten vill bli snabbare i sin utveckling. Det agila arbetssättet är implementerat inom it (med agila it-utvecklingsteam), men även den övriga myndigheten behöver arbeta mer agilt. ansvarar för den långsiktiga infrastrukturplaneringen för vägtrafik, järnvägstrafik, sjöfart och luftfart samt för byggande och drift av statliga vägar och järnvägar. Huvudkontoret ligger i med regionkontor i , , , , och . har cirka 7 000 anställda. verksamhet finansieras huvudsakligen av anslag. Den största delen av kostnaderna gick till väg- och järnvägsinvesteringar samt till underhåll av väg och järnväg.37 Myndigheten lägger på it, vilket utgör av myndighetens verksamhetskostnader. av it-kostnaderna handlar om att säkerställa att befintligt stöd fungerar, avser att förbättra existerande stöd medan av kostnaderna handlar om att utveckla nytt.38 bad expertgruppen att analysera fyra omfattande investeringar: ”Anläggningsdata till tåglägestjänster”, ”Planera och ansöka om kapacitet”, ”Proaktiv styrning av tågledning” och ”Ett nytt gemensamt underhållsstöd”. 37Förordning (2010:185) med instruktion för och årsredovisning 2017. 38Baserat på ESV sammanställning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser De tre första investeringarna ligger inom ramen för programmet ”Digitalisering av tåglägestjänster”, vars syfte är att digitalisera informationen om järnvägsanläggningarna och arbetet med att planera och leda tågtrafiken. Arbetet ska leda till ökad kapacitet i befintliga järnvägar och skapa en mer punktlig och pålitlig trafik. Investeringen ”Ett nytt gemensamt underhållsstöd” avser att utveckla en gemensam plattform för att skapa en helhetssyn över åtgärder och tillstånd i , från minsta komponent till aggregerad bild över hela väg-, järnväg- och it-anläggningen. De förväntade effekterna efter genomfört arbete är ökad kunskap om anläggningarna och deras tillstånd, ökad transparens kring underhållsplaneringen och ökad kompetens i beställarrollen. Investeringarnas sammanlagda kostnad uppgår till . En slutleverans för samtliga investeringar är planerad . Vid färdigställandet av detta betänkande har ledning ännu inte haft dialog med expertgruppen kring iakttagelser och rekommendationer. De frågeställningar som varit uppe för diskussion under analysarbetet har rört följande: •Syftet med investeringarna är att öka befintlig kapacitet för järnvägen och skapa en mer punktlig och pålitlig trafik samt skapa en gemensam plattform för en helhetssyn över åtgärder och tillstånd i . För att åstadkomma detta krävs en stabil informationshantering. samlar myndigheten in information i flera olika system. Myndigheten har behov av ett gemensamt sätt att hantera, återanvända och tillgängliggöra information. •Komplexiteten i de enskilda satsningarna samt det starka beroendet mellan investeringarna försvårar och försenar kontinuerliga och successiva leveranser till kärnverksamheten. har behov av att hitta sätt att kontinuerligt leverera men ändå hålla ihop helheten. Det behövs även en väl förankrad effekthemtagningsplan där leveranser och verksamsamhetens mottagande av de samma är tydliggjorda och följs upp. Stöd till myndigheter och genomförda analyser •Det finns ett behov av att utveckla satsningarna så att de inte bara möter nuvarande behov utan även kan möta framtida förändrade krav och förutsättningar. bör söka sätt att tydliggöra leveranser och bryta ner satsningarna i konkreta delar med realistiska effektmål. granskar, registrerar och informerar för ett enkelt företagande och ett rättssäkert näringsliv. bedriver myndighetsutövning kring granskning och registrering av företag och föreningar, ändringar i företag samt hantering av årsredovisningar m.m. Myndigheten ansvarar även för service och information, t.ex. öppen och tillgänglig information om företag och föreningar. Myndigheten verkar för att förenkla företagandet och i samverkan med andra aktörer utveckla effektiva och digitala tjänster. hade 619 anställda . Huvudkontoret ligger i . Myndighetens verksamhetskostnader var drygt 500 miljoner kronor.39 Myndigheten är huvudsakligen avgiftsfinansierad. it-kostnader har ökat något ESV kartlagt kostnaderna, både i absoluta termer och i relation till verksamhetskostnaderna. använde myndigheten av sina it-kostnader till att ta fram nya stöd. Denna andel har successivt minskat till . I stället har myndigheten fördelat sina resurser till att förbättra det befintliga stödet. Cirka en tredjedel av resurserna har använts till att säkerställa det befintliga stödet.40 bad expertgruppen att analysera satsningen ”Mitt företag i mobilen”. Satsningen har pågått . Syftet med satsningen är att bidra till en enklare vardag genom att utveckla en digital tjänst (app) som företagare kan använda i mobilen. app ska bidra till ökad tillgänglighet av aktuell företagsinformation om det egna företaget. I appen ska företagare 39Bolagsverkets årsredovisning 2017. 40Baserat på ESV sammanställning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser även kunna utföra vissa tjänster, så som att ändra adress och få tillgång till sina registrerade företagsuppgifter. Satsningen kommer leda till minskade kostnader för företagaren eftersom bevis och andra handlingar blir kostnadsfria i appen. har haft responsiva webbplatser och e- tjänster, men inte tidigare på detta sätt utvecklat tjänster specifikt för mobilen som kanal. Investeringen är en del av satsning för att testa nya angreppssätt i utvecklingen av digitala tjänster, som innebär att de snabbare får ut en tjänst till deras kunder och att de snabbare drar slutsatser av effekterna. Kostnaden för satsningen är beräknad till . Vid färdigställandet av detta betänkande har ledning ännu inte haft dialog med expertgruppen kring iakttagelser och rekommendationer. De frågeställningar som varit uppe för diskussion under analysarbetet har rört följande: •Investeringen är en strategisk satsning som ledningen uttrycker stort engagemang och intresse för. Effekterna av satsningen ska bidra till en enklare vardag för företagarna samt driva ett digitalt arbetssätt hos kunder. En annan viktig drivkraft är att öka tillgänglighet av aktuell företagsinformation om det egna företaget och ökad registerkvalitet. Investeringen kan komma att bidra till minskade intäkter, vilket i sin tur kan komma att påverka myndighetens affärsmodell eftersom huvudsakligen är avgiftsfinansierad. •Bolagsverket arbetar med att förenkla företagandet genom att bland annat samverka med och kring webbsidan . Investeringen har med befintlig funktionalitet en begränsad koppling till . I arbetet med det framtida gemensamma kundmötet bör kopplingen till och andra berörda myndigheters tjänster stärkas. •Utmaningar finns för hur uppföljning och analys av effekter sker och hur de används. Det finns tankar och idéer kring en anpassad modell för effekthemtagning. Stöd till myndigheter och genomförda analyser •Myndigheten behöver arbeta mer aktivt med förändringsledning för att skapa förutsättningar för den förflyttning som myndigheten vill åstadkomma kring exempelvis det agila arbetssättet. huvudsakliga uppgifter och ansvar framgår av polislagen (1984:387), polisförordningen (2014:1104) och av andra författningar.41 Polisens syfte, så som det beskrivs i polislagen, är att upprätthålla allmän ordning och säkerhet samt att i övrigt tillförsäkra allmänheten skydd och annan hjälp. Till uppgifter hör att förebygga, förhindra och upptäcka brottslig verksamhet och andra störningar av den allmänna ordningen eller säkerheten, övervaka den allmänna ordningen och säkerheten och ingripa när störningar har inträffat samt utreda och beivra brott som hör under allmänt åtal. består av sju polisregioner och nio nationella avdelningar inklusive ett kansli. Totalt har myndigheten närmare 30 000 medarbetare.42 avsatte myndigheten till it, vilket utgör av myndighetens verksamhetskostnader.43 Myndigheten använder av it-kostnaderna för att säkerställa att befintligt it-stöd fungerar. Övriga kostnader fördelas jämnt mellan att utveckla nytt och att vidareutveckla befintligt stöd. Expertgruppen har haft en inledande dialog med angående deras kommande investering ””. Investeringen syftar till att säkerställa EU:s yttre gränser och är en strategisk viktig investering för . Enligt ska förhandlingarna avseende det EU-övergripande systemet vara avklarade och tester ska genomföras . pågår intensiva förhandlingar där även en representant från ingår för att säkerställa att det system som EU förhandlar fram är genomförbart. 41Förordning (2014:1102) med instruktion för . 42Polismyndighetens årsredovisning 2017. 43Baserat på ESV sammanställning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser Expertgruppen bedömer att de nya tidsramarna för expertgruppens uppdrag inte medger vidare analys av investeringen. Expertgruppen hänvisar i stället till stöd från Myndigheten för digital förvaltning från . 4.17Rättsväsendets informationsförsörjning – RIF Rättsväsendets informationsförsörjning (RIF) är ett flerårigt samarbete mellan elva myndigheter inom rättsväsendet: , , , , , , , , , och . Arbetet kallas RIF-arbetet. hanteras stora mängder brottmål av de myndigheter som ingår i rättskedjan. Brottmålshanteringen inleds med att det görs en anmälan om brott. Därefter genomför brottsutredande myndigheter och åklagare ett utredningsarbete som resulterar i ett förundersökningsprotokoll. Om förutsättningar finns för att väcka åtal lämnar åklagaren en stämningsansökan till domstol. Domstolen meddelar en dom och kriminalvården fattar ett verkställighetsbeslut. Genom att ersätta det pappersbaserade utbytet av information med ett elektroniskt informationsutbyte blir handläggningen av brottmål effektivare. Arbetet med att samordna informationsförsörjningen i rättskedjan leds av . För arbetet finns ett särskilt inrättat råd, Rådet för rättsväsendets informationsförsörjning, som består av verkscheferna för samtliga deltagande myndigheter. I rådet enas myndigheterna i olika frågor utifrån ett rättskedjeperspektiv. Varje myndighet genomför sedan sin del av de gemensamma överenskommelser som träffas. Flera av de myndigheter som ingår i expertgruppens uppdrag ingår även i RIF. RIF-arbetet har pågått och har utvärderats i flera omgångar. har regeringen tagit flera initiativ och vidtagit ett antal åtgärder för att skapa förbättrade förutsättningar för rättsväsendets informationsförsörjning. fick myndigheterna i uppdrag att utveckla RIF i en andra etapp (Ju2012/6639/SI). Myndigheterna har tagit fram en gemensam plan för genomförandet av etappen och bedömer att etappen kommer att vara avslutad . Stöd till myndigheter och genomförda analyser Myndigheterna har även fått i uppdrag att utveckla det digitala bemötandet av brottsutsatta samt att bedriva ett antal förstudier, t.ex. inom digital bevisning som ytterligare ska leda till en effektivare brottmålsprocess. Flera myndigheter genomför nödvändiga förnyelser av sina it-stöd. Styrningen av RIF sker huvudsakligen genom uppdrag i berörda myndigheters regleringsbrev och i den samordning som sker inom . Genomförda insatser och nyttohemtagning redovisas av myndigheterna. finns en digital ärendehantering i brottmålsprocessen fram till tingsrätterna. Ett digitalt informationsflöde har bidragit till att myndigheterna kan utbyta information snabbare, säkrare, effektivare och med högre rättssäkerhet. Dessutom har det digitala stödet gett bättre förutsättningar att följa upp utvecklingen och föreslå åtgärder som kan minska brottsligheten och öka människors trygghet. Dock kvarstår mycket arbete och utmaningar, främst i form av en långsam utvecklingstakt, att arbetet i vissa fall inte prioriteras, föråldrade itstöd och brister i digital mognad. Expertgruppen träffade representanter för RIF vid två expertgruppsmöten och . Vid mötena diskuterades utmaningar och lösningar avseende den fortsatta organiseringen av arbetet, men även möjliga tekniska lösningar. Expertgruppen menar att hanteringen av brottsmål med fördel skulle kunna ske med hjälp av blockkedjeteknik. representanter ansåg att detta skulle vara en alltför genomgripande åtgärd, men att tekniken i vissa delar kan övervägas. Arbetet inom RIF är långsiktigt och omfattande och representanter och expertgruppen bedömde i samråd att satsningen inte lämpar sig för vidare analys av expertgruppen. Kammarkollegiet är en expertmyndighet med över 35 uppdrag från regeringen. Kammarkollegiet fungerar som bank, försäkringsbolag, inköpscentral och juridikbyrå för statsförvaltningen. förvaltade myndigheten åt mer än 400 kunder. Myndigheten har 270 anställda och verksamhetskostnader motsvarande 2017.44 44Kammarkollegiets årsredovisning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser Kammarkollegiet har framfört önskemål till om att omfattas av expertgruppens uppdrag. Expertgruppen har erbjudit stöd och rådgivning till ledningen på myndigheten kopplat till deras behov av att utveckla myndigheten till en mer digitalt mogen organisation. Frågor som har varit på agendan är hur ledningen bör arbeta med en mer fokuserad och sammanhållen utvecklingsagenda och vilket stöd som behövs för att driva strategisk förflyttning. Ex- pertgruppens rådgivning har också handlat om att inspirera och engagera, genom att exempelvis lyfta skillnaden mellan automatisering och transformation samt vikten av att ledningen formulerar och äger förflyttningen. finns i och och bedriver undervisning för 15 000 studenter inom ekonomi, hälsa, teknik och utbildning. Högskolan hade 900 medarbetare och verksamhetskostnader motsvarande 2017. Myndighetens intäkter kommer främst från anslag.45 har startat en process där de tagit ett helhetsgrepp kring digitalisering. Inom ramen för det arbetet, och som en del i deras omvärldsbevakning, tog de kontakt med expertgruppen för dialog och rådgivning. vill förändra sitt arbetssätt inom verksamhetsutveckling och styrning. De är i startskedet med att införa portföljstyrning och ska ta fram kriterier för att bedöma värdet av en utvecklingsinsats. Dialogen med expertgruppen avsåg främst frågor kring portföljstyrning och värdering av satsningar inom ramen för portföljstyrning. Exempelvis lyfte expertgruppen att ett sätt att få myndighetens prioritering av satsningar mer objektiv, är att värdera dessa utifrån ett antal värderingsområden med givna faktorer. På så sätt uppnås en mer systematisk värdering, vilket säkerställer att bedömningen av myndighetens utvecklingsinsatser blir likartad. Om myndighetens beslutsfattande baseras på ett antal givna faktorer och ett enhetligt arbetssätt möjliggörs även en konstruktiv dialog med ledningen och myndighetens beslut blir mer välgrundade. 45Mälardalens högskolas årsredovisning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser Expertgruppen har prioriterat att analysera investeringar hos de myndigheter som aktivt uttryckt önskemål om råd och stöd. Dialog har även förts med övriga myndigheter för att tillsammans identifiera möjliga investeringar att analysera. Inom ramen för den tid som expertgruppen haft till sitt förfogande har det inte funnits möjlighet att påbörja samarbetet med följande myndigheter: Arbetsförmedlingen, , , , och Statens servicecenter. 5Kunskapsspridning, erfarenhetsutbyte och lärande Expertgruppen ska bidra till kunskapsbyggande, erfarenhetsutbyte och lärande inom den offentliga sektorn så att statens samlade kompetens tas tillvara.