sou · H6B370 · 2018-09-06 00:00:00 — en årsrapport samt en plan i projektet. Års- rapporten måste godkännas innan projektet kan rekvirera medel för nästkommande projektår. Vid större förändringar i projektet krävs ett tilläggsbeslut från Arvsfondsdelegationen. Enligt Arvsfondsdelegationens generella villkor inleds ett lokal- stödsprojekt vid delegationens stödbeslut och pågår under 24 måna- der. Stödmottagaren ska enligt de generella villkoren för projektstöd skriftligen i en årsrapport samt i en slutrapport redovisa hur medlen har använts. När byggnationen är slutförd och verksamheten som ska bedrivas i den aktuella lokalen har startat ska en slutredovisning upprättas. Redovisningen ska innehålla en skriftlig redogörelse för verksamheten och en ekonomisk redovisning. Som angetts ovan ska slutredovisningen vara granskad, godkänd samt underskriven av en kvalificerad revisor. En stödmottagare är enligt p. 36 i de generella villkoren för pro- jektstöd skyldig att anmäla vissa ändrade förhållanden till Arvsfonds- delegationen. Detta kan enligt uppgift från Arvsfondsdelegationen t.ex. avse en förändring av budgeten; om projektet senare beviljats stöd även från annan finansiär eller om sökanden beviljats mindre stöd från annan finansiär än vad som tidigare beräknats. Arvsfondsdele- gationen gör då en omprövning av det beviljade stödet; om stödet ska minskas eller ökas i motsvarande mån. Det är vanligt förekommande att större organisationer har bevil- jats stöd för flera olika projekt som löper . Arvsfondsdele- gationen kontrollerar då enligt uppgift från delegationen om det finns finansiell täckning för indirekta kostnader, s.k. overhead-kostnader, t.ex. administrativa löner eller lokalhyra som till sin karaktär är ge- mensamma för flera projekt. Kontrollbesök och annan uppföljning Arvsfondsdelegationen kan under ett projekts gång (både i fråga om projekt- respektive lokalstödsverksamhet) göra kontrollbesök hos stödmottagaren (p. 34 i de generella villkoren). Besöken görs av kansliets controllerfunktion. /2018 består funk- tionen av tre medarbetare. Målet är att av de projekt- eller lokalstöd som beviljats stöd under föregående år ska besökas av kansli- funktionens controllers. Urvalet sker både genom stickprov men Kontroll av utbetalade medel också genom bedömning om det finns risk för oegentligheter i ett visst projekt. Arvsfondsdelegationen kan också enligt villkoren begära in kopior av räkenskaper och annat underlag som avser användningen av projektmedel. Detta görs i normalfallet i samband med kontrollbesök. Stödmottagaren underrättas om besöket i förväg och uppmanas ha all bokföring för projektet tillgänglig för genomgång. genomfördes enligt Arvsfondsdelegationens verk- samhetsberättelse (s. 8) för det året 45 kontrollbesök av controller- funktionen, vilket motsvarar av de projekt som erhöll stöd ur Allmänna arvsfonden . genomfördes enligt verksamhetsberättelsen för det året 35 kontrollbesök, vilket motsvarar av fattade bifallsbeslut . Av verk- samhetsberättelsen (s. 35) framgår att tolv av dessa projekt var slumpvis utvalda. Fyra av dessa avsåg lokalstöd och åtta projekt- stöd. I fyra fall gjordes iakttagelser som krävde åtgärd från stödmot- tagarens sida, som t.ex. återföring av medel för kostnader som fel- aktigt belastat projektet. I kategorin risk och väsentlighet granskade controllerfunktionen 23 projekt , varav sex stycken avsåg lokalstöd och 18 projektstöd. I sju av fallen gjordes iakttagelser som krävde åtgärd från stödmottagarens sida, som t.ex. rättelse eller åter- betalning av kostnader som inte är godkända enligt de generella vill- koren för projektstöd ur fonden. Tre av kontrollbesöken ledde till att projektet avbröts (beslut om två av dessa fattades av Arvsfondsdelegationen ). De 24 projekt där åtgärder inte krävdes hade, med mindre av- vikelser, utförts enligt plan och i enlighet med beviljad budget. Inga försök till bedrägerier upptäckes i granskningen. I nästan alla be- sökta projekt gjordes proaktiva och stödjande insatser av controller- funktionen, t.ex. korrigerades felaktigheter som upptäckts innan redovisningen granskats av revisor och rådgivning i bokföring eller stöd inför redovisning lämnades också. Utöver controllerfunktionens besök, genomför handläggarna vid Arvsfondsdelegationen projektbesök, till viss del i kontrollsyfte. På detta sätt besöktes 137 projekt eller vart fjärde projekt enligt verksamhetsberättelsen för det året (s. 8). Motsvarande siffra för projektbesök uppgick till 117 projekt, eller nästan var fjärde projekt, enligt verksamhetsberättelsen (s. 5). Vidare ska projektledare efter att stöd har beviljats genomgå en introduktionsdag hos Arvsfondsdelegationen där de olika kraven för Kontroll av utbetalade medel stöd gås igenom. Vid dessa utbildningstillfällen träffar handläggarna projektledare för cirka fem projekt. Handläggarna har också under projektets gång löpande kontakt med projektledaren och andra re- presentanter för den stödmottagande organisationen. Om den stödmottagande organisationen inte har använt beviljat stöd i enlighet med ansökan eller de generella villkoren för stöd ur Allmänna arvsfonden, kan organisationen bli återbetalningsskyldig. Enligt uppgift från Arvsfondsdelegationen är det inte ovanligt att delegationen konstaterar att vissa kostnader i ett projekt inte kan godkännas, varpå delegationen begär att stödmedel motsvarande dessa kostnader ska återbetalas. Om inte detta görs lämnas ärendet över till Kammarkollegiet för eventuellt återkrav. Ett ärende över- lämnades till Kammarkollegiet för eventuellt återkrav av ut- betalade projektmedel ur fonden, vilket enligt uppgift från Arvs- fondsdelegation avsåg underlåtenhet att inkomma med redovisning av utbetalade projektmedel. I de fall där Kammarkollegiet misstänker brott görs polisanmälan, vilket dock inte skedde under vare sig 2016 eller 2017. 9.3Rutiner i fråga om EU-medel respektive statsbidrag beslutade av MUCF Rådet för Europeiska socialfonden i (Svenska ) är en statlig myndighet som förvaltar bl.a. det nationella programmet inom Europeiska socialfonden i . Förvaltningen innebär att myndigheten utlyser projektmedel samt följer upp och utvärderar effekterna av de olika projekten. Socialfonden är en av och syftar till att stärka medlemsländernas ekonomi, tillväxt och sociala sammanhållning. Varje medlemsstat ansvarar för att skapa fondprogram anpassade efter landets egna förutsättningar och arbetsmarknad. Föreningar, kom- muner, myndigheter eller företag kan söka medel ur fonden. De regelverk som anger krav för beviljande av stöd ur Europeiska socialfonden är förordningen (2014:1383) om förvaltning av och förordningen (2015:61) om statligt stöd inom det nationella socialfondsprogrammet samt Svenska före- skrifter och allmänna råd (TVFS 2016:1) om stöd från Europeiska Kontroll av utbetalade medel socialfonden inom ramen för det nationella socialfondsprogrammet och inom målet Investering för tillväxt och sysselsättning 2014–2020. Förfarandet för beviljande och utbetalning av stöd kan översiktligt beskrivas enligt följande. En ansökan om stöd ur Socialfonden görs elektroniskt via Svenska webbplats. Per post ska bl.a. skickas ett missiv under- tecknat av den person som är behörig att företräda projektet. Genom undertecknandet bekräftas att de uppgifter som lämnats i ansökan är riktiga. Vid ansökan ska sökanden – förutom uppgifter om själva projek- tet, dess mål och genomförande – lämna uppgifter om finansieringen av projektet. I ansökan ska stödsökanden uppge om annat stöd har sökts eller mottagits för projektet i fråga. Socialfonden täcker oftast högst av projektens kostnader. När ett projekt ges stöd via socialfonden krävs det därför i normalfallet att projektet med- finansieras av en annan aktör. I ansökningsformuläret ska sökanden beskriva hur medfinansiering säkerställs och de organisationer som ska medfinansiera projektet ska registreras i ansökan. En budget för hela projekttiden ska också finnas med i ansökan. Om ansökan av projektmedel beviljas måste den projektansvariga ansöka särskilt om utbetalning av medel. Medel betalas normalt inte ut i förskott. I normalfallet ska alltså kostnader vara bokförda och betalda innan stöd betalas ut. Svenska prövar om en kostnad är stödberättigad i samband med granskning av ansökan om utbetal- ning av medel. Alla kostnader ska dock finnas med i det ursprungliga beslutet om att bevilja stöd för projektet. För att säkerställa att kost- naderna har uppkommit för att genomföra projektet ska projektets kostnader, intäkter och finansiering särredovisas i den projektansva- rigas bokföring. Vissa kostnader, s.k. enhetskostnader, beräknas efter schablon. Personalkostnader utgör en sådan enhetskostnad. För denna kostnad används i stället tidredovisning för att verifiera den faktiskt nedlagda tiden i projektet för personal anställd hos den projekt- ansvariga. Vid varje ansökan om utbetalning av medel ska den projektansva- riga lämna en lägesrapport och bl.a. uppge om projektet erhållit stöd från annan finansiär för samma kostnader som det söks utbetalning av medel för. Kontroll av utbetalade medel Efter att projektet har avslutats ska det ske en slutredovisning och resultatuppföljning av projektet. Detta görs genom att den pro- jektansvariga lämnar in en slutrapport i vilken bl.a. samtliga medel som har utbetalats till projektet ska tas upp. Svenska ska under projektets gång följa upp och kon- trollera att det genomförs i enlighet med gällande regelverk samt beslutet om stöd. Svenska har rätt att hos stödsökanden, stödmottagare, samverkansparter och medfinansiärer eller i projek- tets lokaler ta del av handlingar och uppgifter om projektet, som räkenskapsinformation och bokföring. Om det under projektets gång eller vid slutredovisningen upp- täcks att en kostnad inte har varit stödberättigad vidtas alltid någon form av åtgärd. Beloppet för den kostnad som inte är stödberättigad kan återkrävas. Om redovisningen av projektet är behäftad med stora brister kan rådet besluta om upphävande av stödbeslutet och återkrav av samtliga utbetalningar av medel. Svenska tillämpar nolltolerans mot bedrägeri. Perso- nalen är medveten om bedrägeririsker och får utbildning i bedrägeri- bekämpning.2 9.3.2Statsbidrag beslutade av MUCF Staten och kommunerna ger ekonomiskt stöd till föreningslivet, bl.a. i form av olika typer av bidrag och ersättningar för uppdrag. En kart- läggning av den statliga bidragsgivningen gjordes 2009 och omfattade statsbidrag, uppdragsersättningar från staten, bidrag ur Allmänna arvs- fonden samt bidrag från överskottet av Svenska Spels verksamhet. Tillsammans med bidragen utanför statsbudgeten uppgick enligt kartläggningen den totala summan för bidrag till det civila samhällets organisationer 2009 (prop. 2009/10:55 s. 132). Ett mycket stort antal statsbidrag betalas alltså ut av flera olika myndigheter. Det är inte möjligt att här redogöra för ansöknings- förfarandet och rutiner för att upptäcka och förhindra ekonomiska oegentligheter för samtliga statsbidrag och beslutande myndigheter. I stället görs en översiktlig beskrivning av ansökningsförfarandet och kontroll av statsbidrag som beslutas av MUCF. 2Bedrägeribekämpningspolicy för Svenska , dnr 2016/00042, s. 2. Kontroll av utbetalade medel MUCF ska främja och förmedla kunskap om ungas levnadsvillkor och om det civila samhällets förutsättningar (mer om myndighetens stödgivning, se avsnitt 5.2.2). De bidrag myndigheten beslutar om sker i två former; organisationsbidrag, som är avsett för en organisa- tions ordinarie verksamhet, och projektbidrag. I denna framställning läggs betoningen på hanteringen av projektbidragsansökningar. Ansökan om stöd görs digitalt via MUCF:s webbplats. I ansökan om projektbidrag ska sökanden lämna flera uppgifter om de projekt som det söks stöd för. Sökanden ska också uppge om det för pro- jektet finns andra finansiärer. Om så är fallet ska sökanden ange namn och beviljat belopp alternativt namn, sökt belopp och om möj- ligt vilket årtal bidraget beviljats för. Sökanden tillfrågas inte om eventuellt beviljat organisationsbidrag till den ordinarie ansökan.3 I ansökan ska det också finnas en budget för projektets kostnader. Sökanden ska intyga att uppgifterna som lämnas i ansökan är kor- rekta och motsvarar riktiga förhållanden i organisationen. Upplys- ning lämnas om att oriktigt intygande eller felaktiga uppgifter som medvetet lämnats in till MUCF kan leda till polisanmälan. Ansökan ska godkännas av den eller de som har behörighet att teckna firma för organisationen. Statsbidrag beslutade av MUCF betalas ut i förskott efter att an- sökan har beviljats. Det görs inga särskilda kontroller av de enskilda kostnaderna under projektets gång, varken när enskilda kostnader inträffar eller i en årlig redovisning av ett flerårigt projekt. Efter att ett projekt har avslutats ska dock en slutredovisning lämnas till MUCF. I slutredovisningen ska bl.a. den ursprungliga budgeten redo- visas gentemot det slutliga utfallet och samtliga kostnader i projektet ska redovisas. Slutredovisningen ska ha godkänts av en auktoriserad revisor. För det fall MUCF upptäcker att en kostnad har dubbel- finansierats genom annat stöd krävs normalt återbetalning av stödet motsvarande kostnaden. Finns det misstanke om att dubbelfinan- siering har skett uppsåtligen kan en anmälan om bedrägeri eller annan brottslighet aktualiseras. Företrädare för har uppgett att myndigheten ser över sina rutiner för beviljande av bidrag och kontroll av utbetalt stöd. 3Statskontoret har i sin rapport av Myndigheten för ungdoms- och civil- samhällesfrågor, 2017:03, noterat att motsvarande gäller vid beviljande av organisationsbidrag och anger att MUCF specifikt frågar om organisationsbidrag. Organisationerna kan således få projektbidrag från t.ex. Allmänna arvsfonden utan att uppge detta i ansökan (s. 70). Kontroll av utbetalade medel Bedömning: För att upptäcka och förhindra dubbelfinansiering eller andra ekonomiska oegentligheter är det mest ändamålsenligt att Arvsfondsdelegationen använder sig av de kontrollåtgärder som delegationen har möjlighet att vidta som t.ex. kontrollbesök och granskning av räkenskaper. Arvsfondsdelegationen bör se över ansökningsblanketternas och de generella villkorens utformning i syfte att tydliggöra dem i vissa delar. Ett genomförande av Statskontorets förslag om upprättande av en databas som ger bidragsgivande myndigheter en överblick över statens bidragsgivning till ideella organisationer skulle bidra till en mer komplett bild av organisationers offentliga stöd och bör därför övervägas. Någon regel om förbud mot dubbelfinansiering bör inte införas i lag Dubbelfinansiering av ett projekts kostnader kan ske genom att stöd- sökanden med avsikt att erhålla medel från flera finansiärer för samma kostnader väljer att i ansökan om stöd ur Allmänna arvsfonden inte uppge att annan finansiering finns. På så sätt kan stödsökanden till- skansa sig pengar som kan komma att användas för andra ändamål än som är avsett med det beviljade stödet. Det kan också förekomma att dubbelfinansiering sker utan att sökanden har för avsikt att vilse- leda Arvsfondsdelegationen. Det kan t.ex. vara fråga om fall där ett projekt samfinansieras av flera olika aktörer där det p.g.a. av slarv och brister i bokföringen har förekommit att medel från olika finan- siärer har sammanblandats och gått till samma ändamål. En annan tänkbar situation är om sökanden har beviljats stöd ur Allmänna arvsfonden för flera olika projekt, och där vissa resurser delas mellan projektet, t.ex. lönekostnader eller kostnader för annan administra- tion. I ett sådant fall är det tänkbart att det för de administrativa kostnaderna skulle kunna förekomma viss överlappning mellan de två projekten, dvs. i någon mån kan det vara fråga om dubbelfinan- siering. Kontroll av utbetalade medel I detta sammanhang bör det understrykas att samfinansiering är en tillåten finansieringsform och att det är positivt att flera aktörer bidrar med medel till ett projekt. Arvsfondsdelegationen har framfört att dubbelfinansiering inte upplevs som ett vanligt förekommande problem samt att det i de fall där oegentligheter i redovisningar har upptäckts har det mer varit fråga om okunskap och slarv än om medvetet vilseledande. Det finns inte heller några konkreta omständigheter som ger vid handen att medveten dubbelfinansiering är ett vanligt förekommande problem, även om resultatet av de kontrollbesök som genomfördes visar på att brister i projektredovisningar är relativt vanligt förekom- mande. Det ligger i sakens natur att stöd ur Allmänna arvsfonden inte kan beviljas för kostnader som finansieras av annan aktör, dvs. stöd får inte ges till något som inte är en kostnad i det projekt som har beviljats stöd ur Allmänna arvsfonden. Vi har funnit att det bör införas en uttrycklig regel i lagen om Allmänna arvsfonden om en skyldighet för stödmottagare att efter stödbeviljandet anmäla ändrade förhållanden till Arvsfondsdelegatio- nen (se kapitel 10). Denna regel gäller inte endast frågan om dubbel- finansiering utan gäller samtliga förhållanden som gäller vid tiden för ansökan om medel. En sådan regel inskärper dock vikten av att stöd- mottagaren t.ex. ska redovisa ytterligare stöd som har mottagits från annan finansiär efter att ansökan om stöd ur Allmänna arvsfonden har beviljats. Det är straffbart att medvetet förtiga eller lämna vilseledande upp- gifter om dubbelfinansiering och på så sätt lura till sig medel ur fonden för kostnader som inte är stödberättigande. Ett sådant agerande kan i många fall utgöra bedrägeri eller annan likartad brottslighet och han- teras av rättsväsendet efter polisanmälan. Arvsfondsdelegationen har vidare möjlighet att vidta flera åtgärder för att upptäcka oegentligheter och felaktig redovisning, se mer om detta nedan. Mot bakgrund av det sagda framstår en uttrycklig bestämmelse i lag om att dubbelfinansiering inte är tillåten som överflödig. Kontroll av utbetalade medel Arvsfondsdelegationens rutiner i fråga om redovisning och kontroll är i huvudsak ändamålsenliga Frågan är då om Arvsfondsdelegationens rutiner vid ansökan och kon- troll av utbetalda medel är ändamålsenliga för att upptäcka dubbel- finansiering eller andra ekonomiska oegentligheter. I ansökan om projekt- respektive lokalstöd tillfrågas sökanden om uppgifter om annan finansiering. Motsvarande gäller för sökande av stöd ur Socialfonden respektive av statsbidrag beslutade av MUCF. En stödmottagare är enligt gällande regelverk och de generella villkor för stöd ur Allmänna arvsfonden som Arvsfondsdelegationen till- lämpar skyldig att redovisa hur mottagna medel har använts. En årlig kontroll av projektets ekonomi sker genom de delredovisningar som sökanden ska lämna in för varje projektår och där de kostnader som uppkommit ska redovisas. Arvsfondsdelegationen har också rätt enligt de generella villkoren att under projektets gång – i lik- het med – göra kontrollbesök samt begära in räken- skaper för att gå igenom bokföringen. I årsredovisningarna samt i den slutliga redovisningen ska stödmottagaren visa hur de mottagna medlen har använts och förklara eventuella avvikelser mellan utfallet och den ursprungliga budgeten. En kvalificerad revisor ska intyga att redovisningen är korrekt. Detsamma gäller för stöd beviljat av ESF- rådet respektive MUCF, med undantag för att den sistnämnda myn- digheten inte kräver årliga redovisningar av fleråriga projekt. De beskrivna rutinerna hos Arvsfondsdelegationen vid utbetal- ning och uppföljning av stöd har alltså stora likheter med de rutiner som tillämpas av respektive MUCF. Till skillnad från vad som gäller för stöd ur Socialfonden betalas dock inte medel ur Allmänna arvsfonden ut i efterskott. Det finns både för- och nackdelar med ett sådant system. För Arvsfondsdelega- tionen skulle det möjligen vara enklare att upptäcka kostnader som inte är stödberättigade om en efterskottsbetalning tillämpas efter- som myndigheten då måste ta ställning till faktiska kostnader redan vid utbetalning av beviljat stöd. Det är dock osäkert om myndig- heten med en sådan ordning lättare skulle upptäcka dubbelfinansier- ing. En sökande skulle ju även i ett sådant fall kunna förtiga att stöd för kostnaden har erhållits från annan aktör. Vidare är en nackdel med efterskottsbetalningar att sökanden måste ha möjlighet att själv Kontroll av utbetalade medel stå för kostnaden fram till beslut om utbetalning, sökan- den måste alltså ha en viss likviditet för att kunna göra detta. Ett sådant krav skulle kunna innebära onödiga hinder i fråga om vilka organisationer som kan söka stöd ur Allmänna arvsfonden. Små eller nybildade organisationer skulle sannolikt ha svårt att uppfylla ett lik- viditetskrav som innebär att de är tvungna att stå för större kostnader. De skulle därför i praktiken vara exkluderade från att kunna få stöd ur fonden. Arvsfondsdelegationen skulle även vara tvungen att pröva varje sökande utifrån ett likviditetskrav. Detta kan medföra svåra bedömningar för delegationen, särskilt om ett projekt löper . Vidare är de faktiska kostnaderna i ett projekt föremål för granskning i samband med de kontroller av använd- ningen av utbetalt stöd som Arvsfondsdelegationen genomför. Mot bakgrund av det sagda torde en ordning med efterskottsbetalningar av sökta medel inte motverka dubbelfinansiering eller andra ekono- miska oegentligheter i sådan mån att det är motiverat att införa denna ordning med hänsyn till de nackdelar detta skulle innebära för organisationer som söker stöd ur fonden. Av de projekt som besöktes av controllerfunktionen hade en relativt stor andel av de granskade projekten (11 av 35 grans- kade projekt, eller ) sådana brister att åtgärder var påkallade. Kontrollbesöken ledde till att tre av dessa projekt avbröts . Inga brister ledde dock till polisanmälan. Bland de övriga granskade projekten gjordes i nästan samtliga fall proaktiva eller stödjande insatser. Det fanns alltså brister eller fel- aktigheter i varierande grad i nästan alla granskade projekt. Mot bak- grund av utfallet av kontrollbesök kan det konstateras att sådana kontrollbesök är ett viktigt redskap för att upptäcka olika fall av brister och oegentligheter. Andelen gjorda kontrollbesök hos på- gående projekt har dock minskat, från 2016 till åtta pro- cent 2017. Av den stora andelen påträffade brister och felaktigheter vid de kontrollbesök som ägde rum kan slutsatsen dras att en ökad andel kontrollbesök och utökade granskningar av ett projekts räkenskaper sannolikt skulle kunna leda till att fler fall av oegentlig- heter upptäcks. Det finns därför anledning för Arvsfondsdelega- tionen att överväga att se över målet om att av projekten ska besökas i kontrollsyfte. Controllerfunktionen har fr.o.m. års- Kontroll av utbetalade medel skiftet 2017/2018 utökats från två till tre medarbetare. Denna för- stärkning torde kunna leda till att flera kontroller än kan ge- nomföras. På grund av antalet konstaterade brister vid genomförda kontrollbesök kan det krävas att controllerfunktionen förstärks ytter- ligare. En ytterligare utökning av controllerfunktionen innebär dock högre kostnader. Eftersom kostnaden för ska finansieras med medel ur Allmänna arvsfonden innebär högre kostnader för kontrollverksamheten att medlen som kan delas ut i stöd minskar i motsvarande mån. Det är dock av vikt att kontrol- len av stöd fungerar för att kunna bibehålla förtroendet för Allmänna arvsfondens stödverksamhet, varför en sådan kostnadsökning torde vara välmotiverad. För att förhindra och upptäcka fall av dubbelfinansiering eller andra oegentligheter är det viktigt att kontrollen och uppföljningen av ansökan och utbetalt stöd är adekvat och ändamålsenlig. Det kon- trollsystem som Arvsfondsdelegationen har möjlighet att använda sig av, dvs. granskning av räkenskaper, kontrollbesök och krav på redovisning, framstår som lämpligt och väl avvägt för ändamålet.