sou · H6B372 · 2018-08-22 00:00:00 — Lantmäteriet uppger att de fick det stöd som de förväntade sig av expertgruppen och att strategiska och nyttiga perspektiv bekräftades och tillfördes. Myndigheten menar att det är viktigt att få externa bedömningar på utvecklingsinsatser för att stödja lärande och fokusera på rätt utmaningar. Myndigheten har tagit med sig samtliga rekommendationer för fortsatt dialog och process. Ett intensivt arbete pågår i ledningsgruppen för myndigheten för att säkerställa ett gemensamt ägarskap kring samtliga utvecklingsinsatser i portföljen. I ledningsgruppen pågår också ett arbete med Stöd till myndigheter och genomförda analyser myndighetens långsiktiga mål utifrån ett helhetsperspektiv och oberoende av organisationsgränser. Ett arbete om kommunrelationer har initierats och resultatet kommer vara en grund för dialogen kring det nya handläggningsstödet och gränsdragningen med de så kallade KLM-kommunerna. En riskanalys är påbörjad och strukturen för hur riskerna kontinuerligt ska följas upp och hanteras i styrgruppen är under utarbetning. Lantmäteriet har infört en ny prissättningsmodell för ett antal tjänster och planerar att starta upp ett arbete med en ny affärsmodell (tjänst, leverans, prissättning m.m.) som fokuserar på värdet för kunden. Investeringen ”Fastighetsbildning 2.0” är under uppstart och har precis passerat beslut om att starta programmet och dess ingående delar. Arbete pågår med att ta fram program- och projektplaner där även affärsmodell och effektkedja kommer uppdateras och konkretiseras. Beslut att godkänna projektplanen väntas tas . huvuduppgifter är att ta in skatter, sköta folkbokföringen, registrera bouppteckningar och vara borgenär åt staten. utfärdar även identitetskort för folkbokförda i . ska därutöver förebygga och motverka ekonomisk brottslighet och medverka i brottsutredningar som rör vissa brott. är en av landets största statliga myndigheter sett till antalet anställda. Huvudkontoret ligger i men det totala antalet anställda, som var drygt 10 000 personer, finns över hela landet. Verksamheten finansieras i huvudsak via anslag och verksamhetskostnaderna är cirka 8,4 miljarder kronor.21 Myndigheten har en lång erfarenhet av verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering och har utvecklat många digitala tjänster. Myndighetens it-kostnader har successivt ökat och utgjorde knappt en tredjedel av myndighetens totala verksamhetskostnader, vilket motsvarade . har en relativt fördelning av it-kostnaderna mellan att säkerställa, förbättra och utveckla nya it-system. av it-kostnaderna går till att säkerställa att befintliga system 21Skatteverkets årsredovisning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser fungerar, till att förbättra befintliga system och till att utveckla nytt.22 Expertgruppen inledde dialog med om investeringen ”Dina uppgifter – till nytta för dig och samhället” . uttryckte då önskemål om råd och stöd av expertgruppen avseende satsningens agila arbetssätt och hur det rättsliga stödet kan säkerställas i det agila arbetssättet. Satsningen handlar om att modernisera och digitalisera folkbokföringen. arbetar 650 årsarbetskrafter med att registrera och handlägga cirka 3, 3 miljoner folkboksföringsärenden . Folkbokföring har funnits i , och folkbokföring är en av grundförutsättningarna i det moderna samhället. De uppgifter som rapporteras in till sprids via Navet23 och SPAR24 till samhället, för att kommuner, myndigheter m.fl. ska kunna göra korrekta beräkningar och planeringar för och till medborgarna. Investeringen är en prioriterade insatser 2018–2020. Investeringen utgörs av ett program som består av flera projekt som kommit olika långt. Flera förstudier har genomförts , bl.a. en om automatiserat arbetssätt och en om effektivt kontrollarbete. Myndigheten beslutade om programmets genomförande . Satsningen beräknas kosta med årsvis tilldelning av medel. De första projekten ska leverera och programmet som helhet ska vara färdigt . 4.7.2Expertgruppens iakttagelser och rekommendationer En angelägen investering som medför genomgripande förändringar Expertgruppen anser att ”Dina uppgifter” är en investering som har potential att i grunden förändra hur folkbokföringsuppgifter säkras och hur dessa uppgifter överförs mellan myndigheter och andra in- 22Baserat på ESV sammanställning 2017. 23Genom aviseringssystemet Navet kan alla myndigheter hämta folkbokföringsuppgifter elektroniskt. För statliga myndigheter är det avgiftsfritt att hämta uppgifter , övriga betalar en avgift enligt Skatteverkets prislista. Stöd till myndigheter och genomförda analyser Satsningen innebär att de 650 medarbetare som arbetar med att registrera ärenden behöver kompetensutvecklas för att handha arbetsuppgifter med mer fokus på kontroll och kvalitetssäkring. Säkerställ metoder för kontinuerligt rättsligt stöd Målsättningen med investeringen är att möta kunden där kunden är och hämta in information direkt från källan. Det kan t.ex. vara uppgifter som individen lämnat hos försäkringsbolag eller fastighetsförmedlingar. Som idé är det en långtgående och nyskapande lösning. Men det innebär också att det finns ett stort beroende av informationsutbyte med externa och interna informationssystem. Det saknas en rättslig bedömning om de visioner som programmet eftersträvar är möjliga att nå inom ramen för befintlig lagstiftning. Expertgruppen rekommenderar att myndigheten säkerställer att det finns metoder för att det rättsliga stödet ska fungera i relation till programmet. Det handlar om att säkerställa kontinuerliga rättsliga bedömningar i takt med att tekniska lösningar successivt tas fram. Etablera tydligare förutsättningar för ett agilt arbetssätt Myndigheten vill iterera fram lösningar inom programmet genom ett agilt arbetssätt, men styrs även av portfölj- och projektstyrningsmetoderna Pm3 och Pejl. Flera delar av de tydliga ramar som krävs för ett agilt arbete saknas dock , exempelvis en färdig arkitektonisk målbild. De vägledande principer och effektmål för programmet som helhet som finns framtagna ger satsningen en tydlig riktning, men expertgruppen bedömer att det fortfarande saknas fastlagda effektmål för de olika delarna i programmet. Att förflytta sig mot mer agila arbetsmetoder förutsätter en förändring både i styrning och uppföljning av investeringen. För att skapa bättre förutsättningar för ledningen att följa förflyttning och effekter av investeringen, behöver programmet tydligare formulera vad som ska åstadkommas och när. Stöd till myndigheter och genomförda analyser Se över beroenden till andra pågående initiativ Investeringen har en omfattande ambition och en vidsträckt tidshorisont. pågår det andra initiativ inom som har bäring på folkbokföringen och som kan komma att påverka både inriktningen och de tekniska lösningarna. Investeringens beroende med andra initiativ ökar komplexiteten och riskerna. Expertgruppen rekommenderar därför att ser över programmets omfattning och följer dess beroende till andra pågående satsningar. 4.7.3Uppföljning och reflektion kring stödet uppger att de fått bra stöd i de skriftliga rekommendationerna men såg en förbättringspotential i den muntliga återkopplingen och dialogen till myndighetens ledningsgrupp för att hitta rätt dialog på rätt nivå. Myndigheten har bland annat vidtagit åtgärder för att fokusera den arkitektoniska målbilden för satsningen som expertgruppen rekommenderade. Initiativet fortsätter, men med vissa kontinuerliga omprioriteringar. Detta är något som kommer att ske löpande även framöver. Det stöd uppger att de uppskattat mest är de föreläsningar och seminarier expertgruppen arrangerat. Även den separata dialog som en enskild ledamot i expertgruppen hade med myndighetens ledningsgrupp uppskattades. fördes en dialog kring ledamotens vunna erfarenheter vid införande av ett agilt arbetssätt. Enligt myndigheten gav denna diskussion nyttiga insikter och perspektiv. har till uppgift att arbeta för en hållbar utveckling, ett gott djurskydd, ett dynamiskt och konkurrenskraftigt näringsliv i hela landet och en livsmedelsproduktion till nytta för konsumenterna. ansvarar för att genomföra EU:s gemensamma jordbrukspolitik. Det innebär att ansvarar för utbetalningar av EU-stöd och arbetar för förenklingar av EU:s regleringar inom den gemensamma jordbrukspolitiken. Stöd till myndigheter och genomförda analyser ligger i men myndigheten har även en omfattande regional organisation. Myndighetens verksamhetskostnader var och under hade myndigheten cirka 1 500 medarbetare.25 Myndighetens it-kostnader utgör av verksamhetskostnaderna.26 Myndigheten har inte rapporterat till ESV fördelningen av myndighetens it-kostnader. bad expertgruppen att bistå med råd och stöd i framtagandet av deras nya utvecklingsstrategi. Myndigheten hade inte någon planerad eller påbörjad investering. Framtagandet av utvecklingsstrategin är en central del i arbetet med att säkerställa att är väl förberett inför nästa programomgång av EU:s jordbruksstöd. har fortsatt att utveckla strategin expertgruppens analysarbete pågått. 4.8.2Expertgruppens iakttagelser och rekommendationer Expertgruppen bedömer att strategin för myndighetens utvecklingsverksamhet behöver utvecklas i flera avseenden för att bli det centrala styrdokument som myndigheten eftersträvar. Strategin behöver framför allt visa på den förflyttning som myndigheten vill genomföra och visa hur olika delar hänger ihop. Myndighetens olika satsningar behöver ensas och tydliggöras så att dessa tillsammans bygger upp en helhet. Omvärldsbevaka och se myndighetens uppdrag i relation till andra Expertgruppen anser att behöver kartlägga och bättre förstå sin roll i de ekosystem som finns runt myndigheten och dess kunder. Detta är centralt för att få en bättre grund för framtida verksamhetsutveckling, större möjlighet till (digital) transformation och ytterst för att kunna skapa mer värde till kund. 25Statens jordbruksverks årsredovisning 2017. 26Baserat på ESV sammanställning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser Utgå ifrån kunder och händelser Myndigheten behöver arbeta mer med kund- och händelsedriven utveckling för att lyckas med kommande investeringar. Myndighetens förändringsarbete kan stärkas avsevärt om fokus flyttas från att utveckla nya lösningar till att handla om hur värde kan skapas för kunden. behöver också utveckla formerna för konsultanvändning och leverantörsstyrning för att öka förmågan till att skapa goda förutsättningar för sin verksamhetsutveckling. Förankra utvecklingsstrategin i myndigheten För att utvecklingsstrategin ska bli ett fullt fungerande styrdokument behöver hela myndigheten involveras både i framtagandet och i genomförandet av strategin. Det är också viktigt att den nya ledningen tar ett aktivt ägarskap och leder förflyttningen samt skapar arenor för samtal och utveckling av den samma. Det är angeläget att alla berörda förstår vad syftet är och vilken förflyttning myndigheten avser att göra. Delta aktivt i EU:s utvecklingsarbete Det är av stor betydelse att involvera verksamhets- och utvecklingsresurser tidigt i dialogen med och även direkt med EU inför nya programperioder. Det är också viktigt att det kommande utvecklingsarbetet kommer in tidigare i processen för att korta ner leveransen och för att få en bättre förståelse för vad som ska göras . Transportstyrelsens ansvar är regelgivning, tillståndsprövning, tillsyn och registerhållning inom transportområdet. Transportstyrelsen ska tillsammans med andra aktörer i samhället verka för att de transportpolitiska målen uppnås. Transportstyrelsen förser även samhället med uppgifter om transportmedel och förare. Vid utgången av 2017 hade Transportstyrelsen cirka 1 900 medarbetare på 13 orter i landet. Den största delen av verksamheten finns Stöd till myndigheter och genomförda analyser i , och . Verksamhetskostnaderna uppgick till cirka 2,6 miljarder kronor.27 Myndigheten avsätter cirka en tredjedel av sina verksamhetskostnader till it. gick av it-kostnaderna till att säkerställa att befintligt stöd fungerade. Denna andel har successivt minskat till 2016.28 Transportstyrelsen har bedrivit ett utvecklingsarbete där syftet har varit att införa ett nytt reskontrasystem för att hantera dels de ekonomiska behoven, dels behov utifrån ett myndighetsutövningsperspektiv när det gäller debitering av skatter och avgifter. Den tidigare satsningen som byggde på en upphandlad standardlösning har avslutats. Behovet av att ta fram en ny systemlösning för att få en fungerande kundreskontra är dock fortsatt stort och prioriterat för myndigheten. Målsättningen med investeringen ”Reskontra” är ett system som ska uppfylla kraven på en kundreskontra enligt förordningen om myndigheters bokföring. Reskontran ska föra och hantera fordringar med spårbarhet och ge underlag för kontering samt överföring till huvudboken. Lösningen ska stödja debitering, betalningsmatchning och redovisning. Lösningen ska tillhandahålla ett användarvänligt och effektivt användargränssnitt samt nödvändiga integrationer till angränsande system för att myndighetens hantering av skatter och avgifter ska säkerställas. Systemet ska efter införandet vara förberett för anslutning av andra skatte- och avgiftsflöden och avsikten är att det helt ska ersätta det befintliga Redov-systemet. Myndigheten har beslutat sig för ett omtag och bad expertgruppen om råd både från ett verksamhetsperspektiv och från ett tekniskt perspektiv. Transportstyrelsen har i dialog med expertgruppen visat både öppenhet och prestigelöshet, vilket är viktiga faktorer för att kunna utveckla ett gott samarbete. Det finns en ambition och en vilja hos myndigheten att lära och utvecklas. 27Transportstyrelsens årsredovisning 2017. 28Baserat på ESV sammanställning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser 4.9.2Expertgruppens iakttagelser och rekommendationer Expertgruppen instämmer med Transportstyrelsen att investeringen är strategisk och nödvändig för att säkra Transportstyrelsens trovärdighet. Satsningen är prioriterad och följs av ledningen och styrelsen. Ex- pertgruppen uppfattar att det inte finns en tillräcklig detaljerad förståelse hos ledning och berörda varför satsningen behövs, vad investeringen ska bidra med och hur den ska genomföras. Det finns inte en tillräckligt tydlig sponsor för investeringen. Behovet av insatsen och vilka effektmål den ska möta behöver därför definieras tydligare så att myndigheten har en ensad och samlad bild över vad som ska uppnås. Trots att myndigheten har vidtagit flera åtgärder för att säkerställa investeringens genomförande bedömer expertgruppen att det inte är tillräckligt, utan att det kvarstår ett antal riskfaktorer. Att ge klartecken för satsningen utan tydlig riktning utgör en stor risk. Baserat på expertgruppens erfarenheter och Transportstyrelsens historik kring investeringen är rekommendationen till myndigheten, oaktat de vidtagna åtgärderna, att ta in en tredje part med uppdrag att säkerställa samstämmighet kring investeringens målsättning och inriktning, riskkartläggning, samt verifiering av genomförbarhet. Det bör vara ett tydligt och avgränsat uppdrag med syfte att, utöver att säkra enighet kring investeringen, säkerställa att myndighetens lärdomar från det förra projektet har omhändertagits fullt ut. Det handlar också om att få kvittens på om myndigheten har rätt förutsättningar för att genomföra investeringen på det sätt som myndigheten avser. Att ta in externt stöd bedöms i sammanhanget vara en liten försäkringskostnad, både vad gäller pengar och tid. Myndigheten har tagit ett preliminärt inriktningsbeslut om att utveckla och bygga reskontra på egen hand, trots att det bland annat saknas en aktuell riskanalys för det fortsatta arbetet och kartlagda verksamhetsprocesser. Stöd till myndigheter och genomförda analyser När standardsystem inte fungerar beror det ofta på att man har specialanpassat och byggt bort standardfunktionalitet. finns det mycket att vinna på en standardlösning. Reskontra är ett exempel på beprövad och generisk funktionalitet. Expertgruppen rekommenderar därför myndigheten att, trots tidigare erfarenheter, överväga en standardlösning. Skapa långsiktiga förutsättningar för verksamhetsutveckling Trots hög prioritet för investeringen bedömer expertgruppen att det är oklart om myndigheten kommer att klara att leverera önskat resultat. En bidragande orsak till denna bedömning är att det pågår mycket annat inom myndigheten som påverkar engagemanget för satsningen. Detta förstärks av att det saknas en fullständig prioriteringsmodell på övergripande nivå som anger de enskilda initiativens prioritering. Detta försvårar även bemanningen. Även organiseringen av myndigheten försvårar samarbete mellan olika verksamhetsområden, samt mellan verksamhet och it. Styrningen behöver främja ett tvärfunktionellt och flexibelt arbetssätt och en innovativ kultur, såväl inom it som verksamheten. behöver den centrala styrningen och uppföljningen stärkas. Det finns också anledning att skapa förutsättningar för ett ökat gemensamt ansvarstagande för myndighetens utvecklingsarbete. Det handlar bland annat om att genomföra ett myndighetsövergripande arbete kring hur det framtida behovet ser ut och vilka insatser som behövs och hur dessa sinsemellan ska prioriteras. () är den myndighet i som har hand om studiestöd och hemutrustningslån m.m. CSN prövar om en person har rätt till och betalar ut studiestöd och hemutrustningslån samt hanterar återbetalningen av lån och för statistik på studiestödsområdet. Stöd till myndigheter och genomförda analyser På CSN arbetar cirka 900 personer som är verksamma på 11 orter runt om i landet. Huvudkontoret ligger i . Verksamhetskostnaderna är cirka 830 miljoner kronor.29 Myndighetens it-kostnader utgör en tredjedel av myndighetens verksamhetskostnader. Dessa kostnader är jämt fördelade mellan att säkerställa nuvarande system, förbättra nuvarande system och ta fram och utveckla nytt systemstöd. CSN bad expertgruppen analysera investeringen ”Hemutrustningslån”. Hemutrustningslån infördes och ger nyanlända en möjlighet att låna till inköp av den grundutrustning som behövs i ett hem. Nuvarande systemstöd är en egenutvecklad lösning och har bedömts vara i stort behov av att ersättas. Detta har av olika anledningar inte skett, bland annat för att myndigheten prioriterat att framtidssäkra systemstödet för studiestödet och stödet för körkortslån. har myndigheten gjort mindre förändringar och uppdateringar av systemet för hemutrustningslån. genomfördes en förstudie med syfte att utreda vilka problem som finns i processen med hemutrustningslånen, vilka åtgärder som ska genomföras och vilka konsekvenser dessa åtgärder får. genomfördes ännu en förstudie med fokus på att bygga en modul för att hantera aviseringar gentemot kund. Kunderna har efterfrågat möjlighet till betalningsplan för att få bättre förutsättningar att planera och därmed klara sin återbetalning. 4.10.2Expertgruppens iakttagelser och rekommendationer Säkra en långsiktig plan för förvaltning och utveckling Expertgruppen konstaterar att det finns ansvariga utsedda för investeringen, men att det råder viss osäkerhet om hur satsningen ska prioriteras och bedrivas inom CSN. Det saknas t.ex. flera viktiga kompetenser och förmågor för att genomföra och förvalta invester- 29Centrala årsredovisning 2017. 30Baserat på ESV sammanställning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser Det saknas även en långsiktig finansiering och plan för bemanning av satsningen, vilket försvårar samordning och prioritering av utvecklings- och förvaltningsaktiviteter. Expertgruppen uppfattar viss frustration med anledning av den kortsiktiga finansieringen som har tilldelats satsningen. Oavsett om investeringen prioriteras så finns behov av en långsiktig plan för förvaltning och utveckling av hemutrustningslånet. Förtydliga prioritering och portföljstyrningen Vid publiceringen av expertgruppens rekommendationer fanns det ännu ingen tydlig utvecklingsagenda som beskriver den förflyttning som myndigheten vill genomföra för att nå den strategiska inriktningen (målbild 2025). Myndigheten avser dock att ha en utvecklingsplan klar . Portföljstyrning har implementerats på CSN i syfte att säkerställa att rätt initiativ bedrivs, synliggörs och kommuniceras. Den planerade utvecklingen värderas och prioriteras, men behov finns av att utveckla och förbättra värderingsmodellen i syfte att förbättra prioriteringsarbetet. Se över konsultgrad och externt personberoende Expertgruppen bedömer att myndighetens höga konsultgrad både i den aktuella investeringen och i myndigheten i stort utgör en risk. Myndigheten behöver utveckla arbetsformer för att minska konsultberoendet, säkra kompetensöverföringen till egna medarbetare och öka förmågan för verksamhetsutveckling internt. Kundperspektivet behöver vara mer vägledande CSN har en användardriven utveckling, men vad gäller den specifika investeringen involveras inte kunderna för att säkerställa behovsbilden. Expertgruppen anser att myndigheten behöver arbeta mer med kundresor, tjänsteperspektiv och händelsedriven utveckling i den specifika satsningen. Det är viktigt att de utmaningar kunden har tillgodoses och tas om hand (exempelvis förståelse för vad lånet Stöd till myndigheter och genomförda analyser innebär, betalningsplaner och återbetalning), vilket i slutändan kommer att generera än större samhällsnytta. Samverkan med andra aktörer så som e-Sam (”Ny i ”), länsstyrelserna (”Våga prata pengar”) och (”Min sida”) sker, men CSN behöver skapa förutsättningar och möjligheter internt för att kunna bidra på ett bättre sätt. huvudsakliga uppgifter är indrivning, verkställighet, betalningsföreläggande och handräckning, skuldsanering samt tillsyn vid konkurs. ska även verka för att en god betalningsvilja upprätthålls i samhället och att överskuldsättning motverkas. Kronofogdens huvudkontor ligger i . Verksamheten bedrivs även vid 37 andra orter. Vid utgången av 2017 hade myndigheten cirka 2 300 anställda och verksamhetskostnader motsvarande knappt 2 miljarder kronor.31 Myndigheten har successivt ökat sina it-kostnader, både i relation till verksamhetskostnader och i absoluta termer. motsvarade myndighetens it-kostnader en femtedel av verksamhetskostnaderna. fördubblades myndighetens it-investeringar så att dessa motsvarade av verksamhetskostnaderna.32 la myndigheten av it-kostnaderna på att säkerställa att befintligt stöd fungerade. avsåg att utveckla nytt it-stöd medan avsåg att vidareutveckla befintligt stöd. bad expertgruppen om råd och stöd inför genomförandet av en investering som benämns ”Automatiserad skuldsanering”. Skuldsanering innebär att den som är svårt skuldsatt under vissa förutsättningar kan slippa betala hela eller delar av sina skulder. handlägger ansökningar om skuldsanering och omprövar befintliga skuldsaneringsbeslut. 31Förordning (2016:1333) med instruktion för samt årsredovisning 2017. 32Baserat på ESV sammanställning 2017. Stöd till myndigheter och genomförda analyser lagstiftning med syfte att bland annat förenkla för enskilda att genomgå skuldsanering. Det har lett till en fördubbling av antalet inkomna ansökningar. Det i sin tur har lett till ökade handläggningstider. Myndigheten bedömer att det är angeläget att effektivisera den i hög grad skuldsaneringsprocessen. har genomfört en förstudie avseende automatisering av hela, eller delar av, skuldsaneringsprocessen. har också identifierat ett antal utmaningar. En av utmaningarna är myndighetens höga ambitioner kopplade till digitalisering, vilket innebär att det pågår ett större antal satsningar inom myndigheten. Det pågår bland annat ett omfattande arbete med att ersätta befintligt stordatasystem. Det finns även en del oklarheter kring det rättsliga stödet för att genomföra den önskade automatiseringen. 4.11.2Expertgruppens iakttagelser och rekommendationer Strategisk viktig satsning med tydligt ägarskap