prop · H60315 · 2018-11-23 00:00:00 — anser att det av flera skäl är olämpligt att involvera utlandsmyndigheter i utredningar som berör dem själva. För det första minskar möjligheterna till en oberoende utredning betydligt om den utlandsmyndighet som är föremål för anmälan själv deltar i utredningen. Utlandsmyndigheterna är oftast små med få anställda, vilket försvårar möjligheterna att genomföra oberoende utredningar. Utlandsmyndigheterna har i normalfallet heller inte den kompetens som behövs för att utreda oegentlighetsfall. Initialt i en utredning går det heller inte att veta om personal vid utlandsmyndigheten är inblandad. Det finns därmed risk för att en eventuell förundersökning inom rättsväsendet försvåras, eftersom viktig information eller bevis kan förstöras. Det finns också risk för att utlandsmyndigheterna inte beaktar rättssäkerheten för personal som blir föremål för utredning. Slutligen finns risk för att uppgiftslämnare, i fall de har ett pågående migrationsärende vid utlandsmyndigheten, avstår från att lämna ytterligare information på grund av rädsla för att deras ärende kan påverkas negativt. Bristen på oberoende och kompetens skapar risk för att anmälningar, som borde ha blivit utredda, avvisas eller blir ofullständigt utredda. I ett slumpmässigt urval av tio akter har bedömt själva hanteringen av anmälningar och om utredningarna varit tillräckliga för att kunna avvisa påståendena. I hälften av dessa bedömer att anmälningarna borde ha lett till en grundligare utredning än vad som gjordes.190 Om det inte görs en relevant utredning finns risk för att den som är skäligen misstänkt för att i sin anställning ha begått vissa brott 189Regeringskansliet (UD) (promemoria ) Interna rutiner för hantering av misstankar om oegentligheter inom och aktgranskning av anmälningar om oegentligheter inom migrationsverksamheten vid utlandsmyndigheterna. 190Riksrevisionens fördjupade aktgranskning av anmälningar om oegentligheter inom migrationsverksamheten vid utlandsmyndigheterna. 58 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N inte anmäls till åtal. Därmed finns risk för att syftet med 22 § i lagen (1994:269) om offentlig anställning inte uppnås.191 Utlandsmyndigheters utredningar kan också få negativa konsekvenser för arbetsmiljön och ta mycket interna resurser i anspråk, något som har lyfts fram av cheferna vid de utlandsmyndigheter som har besökt.192 Dessa myndigheter har själva haft erfarenhet av att utreda anmälningar, och bedömer att det inte är lämpligt att en utlandsmyndighet som berörs av en större oegentlighet själv utreder den.193 Myndighetscheferna anser dock att de kan genomföra utredningar av till exempel klagomål eftersom det vid utlandsmyndigheterna finns nödvändig språk- och kulturkompetens.194 anser att det är rimligt att utlandsmyndigheten gör en första bedömning av ärenden som rör rena klagomål. kan även till synes rena klagomål innehålla indikationer på oegentligheter och risken finns att dessa inte fångas upp. Enligt UD har departementet diskuterat lämpligheten i att låta utlandsmyndigheter medverka i utredningar som rör dem själva. UD uppger att orsaken till att utlandsmyndigheterna fått denna roll i utredningar beror på att de är självständiga myndigheter och därmed ansvarar för att utreda anmälningar om eventuella oegentligheter inom den egna myndigheten.195 6.2.2 roll i utredningarna är otydlig I UD:s interna rutin för hantering av anmälda oegentligheter står det att om ”misstankarna rör migrationsfrågor sker vid behov samråd med .”196 I utredningar som kräver tillgång till loggar i ärendehanteringssystem behöver UD:s regeltillsyn begära bistånd från tillsynsfunktion, eftersom det endast är 191I förarbetena till lagen står följande: ”Det inte får förekomma misstanke om att man hos myndigheterna försöker sopa missförhållanden under mattan. Sådana misstankar skulle nämligen allvarligt kunna skada förtroendet för de statliga myndigheterna och därmed deras möjligheter att utföra de uppgifter de är till för.” (prop. 1993/94:65, bet. 1993/94:AU16, rskr. 1993/94:257). 192Intervju vid utlandsmyndighet 1, (c); intervju vid utlandsmyndighet 2, (d) och intervju vid utlandsmyndighet 3, (d). 193Intervju vid utlandsmyndighet 1, och (c); intervju vid utlandsmyndighet 2, (a) och (d) och intervju vid utlandsmyndighet 3, (d). 194Intervju vid utlandsmyndighet 1, (c); intervju vid utlandsmyndighet 2, (d) och intervju vid utlandsmyndighet 3, (d). 195Intervju vid UD, (b). 196Regeringskansliet (UD) (promemoria ) Interna rutiner för hantering av misstankar om oegentligheter inom . R I K S R E V I S I O N E N S K Y D D E T M O T O E G E N T L I G H E T E R som har behörighet att ta ut loggar över användning av systemen och göra uppföljningar av personals slagningar.197 aktgranskning visar att har haft en förhållandevis omfattande roll i utredningar vid utlandsmyndigheterna. Myndighetens tillsynsfunktion har bistått UD i närmare hälften av de anmälningar som kommit in till regeltillsynen. Det är främst som tillsynsfunktionen bistått UD. tillsynsfunktion har också i några utredningar genomfört utredningsinsatser på plats vid berörda utlandsmyndigheter. 198 I ett ärende har tillsynsfunktionen tagit över ansvaret för utredningen.199 Det finns inte någon skriftlig överenskommelse mellan som reglerar roll i utredningar, varken på en övergripande nivå eller i enskilda utredningar.200 Tillsynsfunktionens roll i utredningar vid utlandsmyndigheterna framgår inte heller av interna styrdokument.201 Bristen på reglering av roll och ansvar i utredningar vid utlandsmyndigheterna leder enligt till brist på transparens i vem som ansvarar för vad under en pågående utredning. Den oklara ansvarsfördelningen har också tagits upp av företrädare för utlandsmyndigheter som varit berörda av utredningar. För dem är det inte alltid tydligt vilken roll tillsynsfunktion har haft i utredningarna.202 6.2.3 UD:s rutin saknar vissa centrala delar UD:s rutin för hantering av anmälningar ska säkerställa en enhetlig och rättssäker utredning men rutinen saknar enligt vissa centrala delar för att detta ska kunna uppnås. För det första saknas det en beskrivning av hur utredningar ska dokumenteras. Dokumentationen bör göras på ett sådant sätt att det i efterhand går att följa vad som har gjorts i en utredning och vad som ligger till grund för bedömningar och 197Intervju vid , . har tillsynsansvar över ärendehanteringssystemen och myndigheten kan initiera egna utredningar av personals användning av systemen. 198Riksrevisionens aktgranskning av anmälningar om oegentligheter inom migrationsverksamheten vid utlandsmyndigheterna. 199Intervju vid UD, (b). 200Intervju vid , . 201Migrationsverket, Generaldirektörens instruktion om hantering av oegentligheter om internutredningsuppdrag för funktionen för tillsyn, protokoll och , Interna rutiner för ärendehantering inom Tillsynsfunktionen, rutin . 202Intervju vid utlandsmyndighet 1, ; intervju vid utlandsmyndighet 2, (a) och (d) och intervju vid utlandsmyndighet 3, (d). 60 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N fördjupade aktgranskning av tio akter visar att det genomgående saknas dokumentation av utredningsinsatser och de bedömningar som gjorts.203 För det andra framgår det inte tydligt av rutinen hur rättssäkerheten för personal som är föremål för utredning ska säkerställas.204 Det framgår heller inte av rutinen hur uppgiftslämnare ska skyddas. Det framgår endast att en bekräftelse ska skickas till uppgiftslämnare om att regeltillsynen mottagit anmälan. Uppgiftslämnare bör dock också få information om i vilken utsträckning det finns möjlighet att vara anonym och på vilket sätt deras uppgifter kan komma att användas. I några av UD:s akter som gått igenom har uppgiftslämnare reagerat på att UD skickat deras anmälan direkt till berörd utlandsmyndighet och varit oroliga för att handläggningen av deras ärende vid utlandsmyndigheten skulle påverkas negativt.205 Rutinen saknar också regler för hur sekretess ska hanteras. När en anmälan om oegentlighet inkommer, är det av både personuppgifts- och utredningsskäl viktigt att det finns tydliga rutiner för vilka som ska få ta del av information och vilka regler som gäller för sekretess. En tydlig rutin bidrar till en rättssäker hantering för den enskilde och säkerställer att en eventuell förundersökning inom rättsväsendet inte påverkas negativt. Anmälningar som rör migrationsverksamheten vid utlandsmyndigheterna kan dessutom omfattas av utrikessekretess. 6.3 Lärdomar dras men öppenheten om fall kan öka En viktig del i hanteringen av oegentlighetsfall är att dra lärdomar av det som inträffat för att förhindra att liknande fall inträffar igen. Granskningen visar att lärdomar av både påstådda och inträffade oegentligheter har dragits både vid utlandsmyndigheter och UD. Samtliga tre utlandsmyndigheter som har besökt har hanterat påstådda oegentligheter och alla har efter avslutad utredning infört nya eller uppdaterat kontrollrutiner på olika områden. UD:s etiska riktlinjer hade också tagits upp på planeringsdagar och vid andra tillfällen.206 203Riksrevisionens fördjupade aktgranskning av anmälningar om oegentligheter inom migrationsverksamheten vid utlandsmyndigheterna. 204Se bl.a. den så kallade oskuldspresumtionen (prop. 2017/18:58, bet. 2017/18:JuU12, rskr. 2017/18:162). 205Riksrevisionens aktgranskning av anmälningar om oegentligheter inom migrationsverksamheten vid utlandsmyndigheterna. 206Riksrevisionens iakttagelser vid de tre besökta utlandsmyndigheter samt intervju vid utlandsmyndighet 1, ; intervju vid utlandsmyndighet 2, och intervju vid utlandsmyndighet 3, . R I K S R E V I S I O N E N S K Y D D E T M O T O E G E N T L I G H E T E R Vid UD har flera åtgärder vidtagits och särskilt 2017. tog UD fram riktlinjer för hantering av bl.a. viseringsmärken och präglingspressar samt en vägledning för utlandsmyndigheternas hantering av tidsbokningssystem för intervjutider i uppehållstillståndsärenden. UD har också gett utlandsmyndigheterna i uppdrag att göra riskanalyser inom migrationsverksamheten. Därutöver har UD även uppdaterad sin vägledning om utrikesförvaltningens arbete med att förhindra oegentligheter samt lagt in nya moment om oegentligheter i de olika utbildningspass som ges för utsända. Vid de årliga chefsmötena för utlandsmyndigheternas chefer har ökat fokus lagts på intern styrning och kontroll.207 UD har även beslutat att migrationsverksamheten vid honorärkonsulaten ska upphöra för att stärka möjligheten till intern styrning och kontroll och få en mer rättssäker och effektiv migrationsverksamhet.208 Enligt UD tas frågan om lärdomar upp i ett tidigt skede och involverar berörda enheter vid UD. UD:s regeltillsyn ansvarar för att ta fram en åtgärdslista och tidplan.209 Detta arbetssätt finns också beskrivet i UD:s rutin för hantering av misstänkta oegentligheter.210 aktgranskning bekräftar att UD både följt upp och kommit med förslag på åtgärder till utlandsmyndigheter som hanterat misstänkta oegentligheter.211 Flera som intervjuat efterlyser dock en mer systematisk och samordnad intern information om vilka oegentligheter som inträffat, eftersom detta skulle hjälpa andra utlandsmyndigheter att stärka sitt skydd mot olika oegentlighetsrisker och dessutom öka förståelsen för varför UD infört vissa åtgärder.212 Sådan information skulle enligt också kunna spridas externt för att stödja UD:s nolltolerans mot oegentligheter. Det finns exempel på hur andra myndigheter arbetar med spridning av sådan information. Exempelvis har Sida på UD:s uppdrag tagit fram webbplatsen där bl.a. utredningar om misstänkt korruption inom biståndsverksamheten publiceras.213 Norska UD 207Intervju vid UD, (b) och intervju vid UD, . 208Ett antal honorärkonsulat genomför vissa förvaltningsuppgifter i uppehållstillståndsärenden åt utlandsmyndigheterna genom att de tar emot ansökningar och genomför intervjuer med sökande (uppgift från UD, ). 209Intervju vid UD, (b). 210Regeringskansliet (UD) (promemoria ) Interna rutiner för hantering av misstankar om oegentligheter inom . 211Riksrevisionens aktgranskning av anmälningar om oegentligheter inom migrationsverksamheten vid utlandsmyndigheterna. 212Intervid vid UD, (a); intervju vid utlandsmyndighet 2, och (a) och intervju vid utlandsmyndighet 3, . webbplats () Korruptionsrapporter. 62 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N publicerar utredningar av oegentlighetsfall som inträffat inom norska utrikesförvaltningen på regeringens webbplats och publiceringen ingår som en del av den norska regeringens nolltolerans mot korruption.214 har UD en skriftlig rutin för hantering av anmälningar av påstådda oegentligheter. sammanfattade bedömning är dock att rutinen behöver förbättras på vissa väsentliga områden. Nuvarande rutin säkerställer inte att utredningarna genomförs på ett oberoende och kompetent sätt eftersom ansvaret för utredningarna ligger på de berörda utlandsmyndigheterna. Det kan i sin tur leda till att anmälningar avvisas eller inte utreds i grunden. anser vidare att roll i utredningar vid utlandsmyndigheterna behöver tydliggöras. Därutöver behöver UD:s rutin för hantering säkerställa att dokumentationen av utredningar är ändamålsenlig, att sekretess beaktas och att det finns skydd för uppgiftslämnare och den personal som utreds. bedömning är att UD och utlandsmyndigheter har en fungerande rutin för att dra lärdomar av påstådda och inträffade oegentligheter. vill dock lyfta fram ett område som kan förbättras. Det gäller möjligheten för utlandsmyndigheter att lära av varandra. En systematisk spridning av information om oegentlighetsfall och risker skulle möjliggöra detta. Det skulle också kunna gynna utrikesförvaltningens nolltolerans mot korruption. 214Norska regeringens webbplats () Rapport om økonomiske misligheter per 31. desember 2017. R I K S R E V I S I O N E N S K Y D D E T M O T O E G E N T L I G H E T E R Lagar, förordningar och föreskrifter Regeringsform (1974:152). Brottsbalk (1962:700). Förvaltningslag (1986:223). Lag (1994:269) om offentlig anställning. Förvaltningslag (2017:900). Personuppgiftslag (1998:204). Utlänningslag (2005:716). Förordning (1996:1515) med instruktion för . Förordning (2007:996) med instruktion för . Förordning (2014:115) med instruktion för utrikesrepresentationen. Myndighetsförordning (2017:515). föreskrift (RKF 2016:8) med arbetsordning för . föreskrift (UF 2009:1) om inspektörernas verksamhet, senast ändrad genom UF 2017:5. föreskrift (UF 2009:10) om arbetsordning och delegering av beslutande rätt vid utlandsmyndigheterna. föreskrift (UF 2010:5) om lokala anställningar vid utlandsmyndigheterna. föreskrift (UF 2011:6) om säkerhet och skydd vid utlandsmyndigheterna. föreskrift (UF 2016:1) med arbetsordning för . Proposition 1993/94:65 En ändrad lagstiftning för statsanställda m.fl. Proposition 1998/99:32 EU-bedrägerier och korruption. Proposition 2003/04:70 straffrättsliga konvention om korruption, m.m. Proposition 2006/07:74 tillträde till konvention mot korruption. Proposition 2017/18:58 Genomförande av oskuldspresumtionsdirektivet. 64 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N betänkande 1993/94:AU16 Ändrad lagstiftning för statsanställda m.fl. betänkande 1998/99:JuU16 EU-bedrägerier och korruption. betänkande 2003/04:JuU21 Korruption. betänkande 2006/07:JuU12 tillträde till . betänkande 2017/18:JuU12 Genomförande av oskuldspresumtionsdirektivet. betänkande 2013/14:KU4 om statliga myndigheters skydd mot korruption m.m. Riksdagsskrivelse 1993/94:257. Riksdagsskrivelse 1998/99:167. Riksdagsskrivelse 2003/04:223. Riksdagsskrivelse 2006/07:149. Riksdagsskrivelse 2013/14:53. Riksdagsskrivelse 2017/18:162. Regeringsbeslut och övrigt material från Regeringens skrivelse 2012/13:167 om statliga myndigheters skydd mot korruption. Regleringsbrev för avseende (). () (överenskommelse ) Ansvarsfördelning mellan myndigheter med anledning av viseringskodexen. () () Vägledning för tillsyn av verksam hos extern tjänsteleverantör. () () Inspektörernas årsrapport () () Inspektörernas årsrapport . () () Vägledning: Intern styrning och kontroll vid utlandsmyndigheter. Riskanalys och attestkedja. () () Vägledning avseende utlandsmyndigheternas migrationshantering: arbetsformer. () (bilaga till beslut ) Vägledning för utrikesförvaltningens arbete med att förhindra oegentligheter. () (promemoria ) Verksamhetsplan för utrikesförvaltningen , UD2016/01185/PLAN (delvis). R I K S R E V I S I O N E N S K Y D D E T M O T O E G E N T L I G H E T E R () (promemoria ) Personal på utlandsmyndighet med annan huvudman än UD. () (promemoria ) Överenskommelse mellan gällande personal som placerar på utlandsmyndigheterna, UD2017/00101/PLAN. () (promemoria ) Anmälningar om misstankar om oegentligheter vid en utlandsmyndighet. () (promemoria ) regelverk: en kort sammanfattning. () (promemoria ) Interna rutiner för hantering av misstankar om oegentligheter inom , UD2017/20910/RT. () (protokoll ) Etiska riktlinjer vid utlandstjänstgöring, UF2011/71227/UD/EXPCH. () (protokoll ) Användning av informationssystem, UF2014/69646/UD/SÄK. () (protokoll ) Riktlinjer för utformning av utlandsmyndigheternas arbetsordningar, UF2014/76820/UD/PLAN. () (protokoll ) Obligatorisk användning av checklistan för verksamhetsstöd vid utlandsmyndigheterna, UD2016/00427/PLAN. () (protokoll ) Riktlinjer för utlandsmyndigheternas hantering av värdehandlingar, UD2017/07503/RT. , Utlandsmyndigheternas migrationsverksamhet – En granskning av verkets ansvar på ambassader och konsulat, rapport granskning 2015:2, dnr. , Uppföljning av granskning – Utlandsmyndigheternas migrationsverksamhet, rapport uppföljning , dnr. , Interna rutiner för ärendehantering inom Tillsynsfunktionen, rutin , A-27/2016. , Generaldirektörens instruktion om hantering av oegentligheter om internutredningsuppdrag för funktionen för tillsyn, protokoll , I-04/2016. , Överlämnande av viseringsärenden till , CIRK-UM , Nr. 03/2017. , Verksamhets- och utgiftsprognos . 66 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N , Vägledning: Oegentligheter och internstyrning och kontroll – Att komma vidare i arbetet med att förebygga och upptäcka oegentligheter. , Skydd mot korruption i statlig verksamhet. RiR 2006:8 , Statliga myndigheters skydd mot korruption. SOU 2017:14 Migrationsärenden vid utlandsmyndigheterna. Betänkande av Utredningen om ansvar för migrationsverksamheten vid utlandsmyndigheterna. Statskontoret, Migrationsverksamheten vid utlandsmyndigheterna. Datainspektionen, Datainspektionens allmänna råd. Säkerhet för personuppgifter, och rådets förordning (EG) nr 810/2009 av om införande av en gemenskapskodex om viseringar (viseringskodex). och rådets förordning (EU) 2016/679 av om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv /46/EG (allmän dataskyddsförordning). Dagens Nyheters webbplats () Falska visum utfärdade på svensk ambassad. webbplats () Misstänkta mutor på ambassad. Hämtad från: ambassad-1.1226969 webbplats () Ansökan på webben för att besöka . Hämtad från: och-vanner/Sa-ansoker-du-om-visum/Ansok-pa-webben.html Norska regeringens webbplats () Rapport om økonomiske misligheter per 31. desember 2017. webbplats () Korruptionsrapporter. R I K S R E V I S I O N E N S K Y D D E T M O T O E G E N T L I G H E T E R Regeringens webbplats () Misstanke om brott eller andra oegentligheter. Hämtad från: oegentligheter/ Regeringens webbplats () Reporting suspected crimes or irregularities. Hämtad från: irregularities/ webbplats () UD: Vi satsar stenhårt på att få ner väntetiderna. webbplats () Misstankar om svarthandel med köplatser för uppehållstillstånd. webbplats () Godkände visum – misstänks för mutor. webbplats () SVT avslöjar: 200 visum stulna från ambassad. Hämtad från: . 68 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Under granskningen har vi samlat in olika typer av material för att besvara granskningens frågor. Vi har genomfört omfattande dokumentstudier, en genomgång av regelverket för intern styrning och kontroll, en aktgranskning av anmälda påstådda oegentligheter, fallstudier vid tre utlandsmyndigheter och runt 50 intervjuer. Därutöver har vi genomfört ett studiebesök vid norska . Aktgranskningen och dokumentstudier omfattar perioden –2017. Valet av period styrdes främst av vad som var praktiskt möjligt att få fram i aktgranskningen. Anmälningar om oegentligheter som inkom till diariefördes på ett sådant sätt att det var svårt att få fram dem utan en omfattande arbetsinsats från myndighetens sida och därför sattes start av granskningsperioden till . Vissa dokumentstudier har täckt in än 2014–2017 i syfte att ge en mer heltäckande bild. Andra dokumentstudier omfattar än 2014–2017, antingen för att det inte funnits material att tillgå för perioden eller för att dokumentstudien syftade till att ge en bild av det nuvarande arbetet. Nedan beskrivs närmare aktgranskningen, fallstudierna, intervjuerna och genomgången av regelverket för intern styrning och kontroll. Därefter följer en beskrivning av de metoder och material vi har använt oss av för att besvara respektive fråga. Aktgranskning av påstådda fall av oegentligheter För att kartlägga omfattningen av anmälda påstådda oegentligheter inom migrationsverksamheten vid utlandsmyndigheterna har vi genomfört en aktgranskning av anmälningar som inkommit till UD och/eller 2017. Aktgranskningen behövde göras i den inledande fasen av granskningen, dvs. –, eftersom en del av det övriga insamlade materialet bygger på denna aktgenomgång. Därför omfattar aktgranskningen inte hela 2017 utan sträcker sig fram . Granskningen av UD:s akter gjordes på plats vid UD vid ett flertal tillfällen . Granskningen av akter gjordes på plats vid . Akterna fanns utskrivna på papper. Totalt har vi gått igenom 45 akter vid UD och 8 akter vid . 5 av akterna vid fanns inte hos UD. Vissa av akterna innehöll flera än R I K S R E V I S I O N E N S K Y D D E T M O T O E G E N T L I G H E T E R en påstådd oegentlighet, varför det totala antalet anmälningar uppgår till runt 60. Klassificeringen av olika typer av oegentligheter gjordes utifrån den definition av oegentligheter som används i granskningen (se avsnitt 1.2.2 i granskningsrapporten för definition av oegentligheter.) För att bearbeta informationen i UD:s och akter använde vi oss av ett formulär där vi förde in relevant information från akterna, såsom uppgifter om vilken typ av påstådd oegentlighet som anmälts, vilken utlandsmyndighet som anmälan avsåg, vem som gjorde anmälan, datum för anmälans, hur anmälan inkom till UD, vilka utredningsinsatser som vidtogs, om bistått i utredningen och datum för avslutande av ärendet. Vi har vidare även genomfört en fördjupad aktgranskning av 10 av de avslutade akter som ingick i den kartläggande aktgranskningen vid UD. Totalt var 28 av UD:s 45 akter avslutade vid tidpunktion för den fördjupade aktgranskningen. Syftet med den fördjupande aktgranskningen var att bedöma UD:s hantering och utredningar av påstådda fall av oegentligheter. Urvalet av de 10 akterna som ingick i den fördjupade aktgranskningen gjordes i två steg: I ett första steg sorterade vi akterna utifrån året då de upprättats och i ett andra steg gjorde vi sedan ett proportionellt slumpmässigt urval från . Den fördjupande aktgranskningen gjordes på plats vid UD . För att bearbeta informationen använde vi oss av ett formulär där vi förde in relevant information från akterna. Det är uppgifter om bl.a. instans för mottagning, initial bedömning, kompetens och integritet i utredningen, myndighetens bedömning och åtgärder, dokumentation av ärendet och sekretessbedömning.