prop · H503124 · 2018-02-27 00:00:00 — En folkbokföringshandläggare har dock möjlighet att anmäla brott om förutsättningarna som anges i de sekretessbrytande bestämmelserna i 10 kap. 24 § eller 10 kap. 27 § offentlighets- och sekretesslagen är uppfyllda. Diskussionerna handlade om när dessa villkor kan anses vara uppfyllda, något som skapade stor osäkerhet bland folkbokföringens handläggare. Utöver detta uppges även att det rättsliga stödet till handläggarna om hur de praktiskt ska gå tillväga vid brottsanmälningar har varit otydligt.211 Det finns två sektioner inom folkbokföringen, en i och en i , som arbetar med processfrågor, dvs. överklaganden, vite och brottsanmälningar. Som en följd av de problem som varit har dessa sektioner utarbetat en ny rutin för hur handläggarna ska gå tillväga när de skickar underlag för brottsanmälningar till processektionerna. När intervjun genomfördes var rutinen ännu inte förankrad på huvudkontoret, och därför inte redo att skickas ut till handläggarna. Som framgick av tabell 5 ökade dock ändå antalet brottsanmälningar , 2012/13:120, bet. 2012/13:SkU25, rskr. 2012/13:254. 209Se bl.a. 10 kap. (1962:700). 210Intervju vid , . 211Intervju vid , . 78 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N och enligt uppdragsgivaren för kontrollen finns en bättre uppfattning om vilka brott som kan anmälas. Men osant intygande anmäls fortfarande i för liten utsträckning och det har gjorts insatser för att ytterligare öka antalet brottsanmälningar.212 6.5.2 Närliggande förslag i utredning I utredning föreslås att ett folkbokföringsbrott återinförs. Enligt förslaget ska den som uppsåtligen lämnar en oriktig uppgift till grund för beslut i folkbokföringsärende, eller inte fullgör sin skyldighet att anmäla flyttning, kunna dömas till böter eller fängelse . Om brottet är grovt föreslås fängelse i högst . Med detta skulle då även följa en skyldighet för att anmäla den här typen av brott till Polisen. Skälen som utredningen anger är bl.a. att oriktiga uppgifter som lämnas i samband med folkbokföring kan få långtgående konsekvenser för staten och andra som drabbas. Utredningen påtalar särskilt de fall där folkbokföringen används för att skapa felaktiga identiteter.213 I avsnittet ovan framkom att det har funnits oklarheter rörande folkbokföringens möjlighet att anmäla brott som medfört att detta verktyg inte har använts i den utsträckning som det borde ha gjort. konstaterar också att det har vidtagits åtgärder för att korrigera detta, vilket är positivt. bedömer att ett återinförande av ett folkbokföringsbrott, såsom utredning föreslår, skulle kunna ha en viss avskräckande effekt samt skapa en större tydlighet rörande folkbokföringens möjligheter att anmäla brott. 212Intervju vid , . Intervju vid , . Kvalificerad välfärdsbrottslighet – förebygga, förhindra, upptäcka och beivra, s. 52–53 och s. 362. R I K S R E V I S I O N E N F O L K B O K F Ö R I N G E N – E T T K V A L I T E T S A R B E T E I U P P F Ö R S B A C K E 7 Återkoppling till revisionsfrågor och syfte I följande kapitel besvaras de revisionsfrågor som presenterades i kapitel 1. Det ges också ett svar på den övergripande frågan i granskningens syftesformulering. Kapitlet innehåller ingen empiri utan utgörs endast av egna slutsatser. Revisionsfråga 1: Är kunskapen om fel inom folkbokföringen och deras konsekvenser tillräcklig för att avgöra vilka typer av fel som bör prioriteras? Av kapitel 3 och 5 framgår att det finns kunskap om en rad olika typer av fel som förekommer i folkbokföringsregistret. Hur ingående den här kunskapen är varierar dock. Det finns en relativt god kunskap om övertäckningen eftersom SCB tagit fram en modell för att beräkna storleken på denna. Kunskapen om hur vanligt det är att människor är folkbokförda på fel adress är dock betydligt mindre. En mer genomgående brist är att det saknas kunskap om hur konsekvenserna för olika delar av samhället ser ut för olika typer av fel. Det saknas vidare möjlighet att på övergripande nivå mäta hur kvaliteten i registret utvecklas. arbete ska enligt myndighetens regleringsbrev inriktas mot områden med hög risk. För att säkerställa detta har utarbetat en modell som gäller för hela myndigheten och som beskriver hur arbetet med riskanalys ska bedrivas. Modellen har dock inte implementerats fullt ut inom folkbokföringen, och den riskanalys som finns är inte tillräckligt nära kopplad till den dagliga verksamheten. noterar att det har genomförts ett arbete för att gradvis förbättra och fördjupa riskanalysen, vilket är positivt. bedömning är att kunskapen om de fel som förekommer i registret samt vilka konsekvenser dessa medför, inte är tillräckligt hög för att göra en väl avvägd prioritering mellan olika typer av fel. Detta medför också att det saknas viktig information som kan ligga till grund för myndighetsledningens strategiska beslut rörande folkbokföringen. Revisionsfråga 2: Har de metoder och verktyg som krävs för att kunna hitta de prioriterade felen i folkbokföringsregistret? I kapitel 5 framgår att den största informationskällan om fel i folkbokföringen är de underrättelser som skickas från myndigheter, privatpersoner och andra. Det framgick också att endast hinner hantera av dessa underrättelser, resten avskrivs utan åtgärd. Den låga andelen hanterade 80 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N underrättelser handlar delvis om en oförmåga att anpassa den utredningsmetodik som används i respektive fall. konstaterar vidare att den uppdelning i olika kategorier av fel som ligger till grund för valet av vilka underrättelser som ska hanteras, inte vilar på någon heltäckande riskanalys och bygger på relativt grova kriterier. genomför egna urval för att hitta ytterligare fel än de som rapporteras via underrättelser. Det pågår ett arbete för att öka inslaget av den typen av urval, vilket betraktar som positivt. konstaterar dock att det även i detta arbete behövs mer kunskap om felens konsekvenser för att avgöra vilka urval som bör prioriteras och i vilken utsträckning egna urval bör prioriteras framför inkommande underrättelser. Mot den här bakgrunden ifrågasätter nyttan av att utöka myndigheternas skyldighet att skicka underrättelser, såsom utredning föreslår. konstaterar vidare att ett genomgående problem, både vid hanteringen av underrättelser och genomförandet av egna urval, är att folkbokföringen saknar adekvata IT-verktyg. Detta medför stora inslag av hantering och innebär kraftigt begränsade möjligheter att ta fram ändamålsenliga kontrollurval. konstaterar sammanfattningsvis att genom underrättelser och egna urval hittar ett stort antal fel av olika slag i registret. Men bristande kunskap om felens konsekvenser innebär att det saknas tillräckliga underlag för att säkerställa att kontrollen inriktas mot de fel som borde prioriteras högst. Detta, tillsammans med problemen som uppstår till följd av otillräckliga IT-verktyg, gör att bedömer att inte har tillräckliga bra metoder och verktyg för att hitta prioriterade fel. Revisionsfråga 3: Har adekvata verktyg för att utreda och korrigera de fel som har identifierats? I kapitel 6 identifieras en rad problem förknippade med möjligheter att utreda och korrigera fel. Problemen handlar delvis om hur arbetet är utformat, såsom i fallen med betungande administration och svårigheter att värna flyttkontrollens resurser. Problem uppstår även till följd av lagstiftningens utformning, exempelvis gällande möjligheten att åtgärda felaktiga identitetsuppgifter. vill särskilt lyfta fram svårigheterna att kontrollera underlagen som ska ligga till grund för folkbokföring i samband med EES-invandring. Här kan beslut om folkbokföring som fattas på felaktiga grunder medföra stora problem. konstaterar även att den försenade utvecklingen av ett mer ändamålsenligt handläggningssystem, som beskrevs i kapitel 4, bidrar till R I K S R E V I S I O N E N F O L K B O K F Ö R I N G E N – E T T K V A L I T E T S A R B E T E I U P P F Ö R S B A C K E svårigheterna och försämrar förutsättningarna för handläggarna att utföra sitt arbete på ett effektivt sätt. Ytterligare en iakttagelse som gjordes i kapitel 6 är att det funnits oklarheter rörande handläggarnas möjlighet att anmäla brott, men i detta avseende har vidtagit åtgärder vilket betraktar som positivt. ser avslutningsvis positivt på att utredning nu är under beredning och att den innehåller förslag som, om de införs, förbättrar möjligheterna att utreda och åtgärda fel inom folkbokföringen. Men det kommer krävas ytterligare åtgärder för att säkerställa att samtliga typer av fel kan utredas och åtgärdas på ett effektivt sätt. bedömer därför att i flera situationer saknar adekvata verktyg för att utreda och korrigera identifierade fel. Revisionsfråga 4: Baseras sammansättningen av kvalitetsarbete på adekvat information om risker för fel och möjligheten att hantera dem? Det framkommer i kapitel 4 att arbetar med en bred uppsättning verktyg för att upprätthålla kvaliteten i folkbokföringsregistret, allt från förebyggande åtgärder till flera olika typer av kontroller. Det finns också en insats, Begränsa avsiktliga fel, som har ett uppdrag att generera ny kunskap och utveckla kontrollmetoderna. ser positivt på den breda ansatsen och konstaterar att innehållet i kvalitetsarbete är utformat för att hantera en rad olika typer av risker. konstaterar däremot att dimensioneringen av kvalitetsarbetet som helhet och resursfördelningen inom det arbetet styrs av andra faktorer än identifierade risker och möjligheten att hantera dessa risker. Detta beror delvis på den bristande kunskap som framkom i svaren på de första revisionsfrågorna. I kapitel 4 beskrivs också att resurserna för kontroll i hög grad styrs av förändringar i resursbehovet för den del av folkbokföringen som handlägger inkommande ärenden. Svårigheter att styra över resursfördelningen kan även kopplas till den tidigare organisationen av folkbokföringen som beskrevs i kapitel 2. Men som också konstaterades i det kapitlet medför den nya organisationslösningen förbättrade styrningsmöjligheter. övergripande bedömning är att sammansättningen av kvalitetsarbetet delvis är riskbaserad. Det krävs dock mer detaljerad kunskap om riskerna och möjligheter att värna kontrollens resurser för att säkerställa att sammansättningen av åtgärder inom kvalitetsarbetet är helt ändamålsenlig. 82 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Revisionsfråga 5: Har gett en adekvat återkoppling till regeringen om kvalitetsnivån i folkbokföringsregistret? I kapitel 3 framgick att regeringen efterfrågar uppgifter om i vilken utsträckning folkbokföringen utgör ett korrekt underlag för olika samhällsfunktioners beslut och åtgärder. har inte levererat ett sådant underlag, vilket beror på bristande kännedom om kvalitetsnivån och dess utveckling. betraktar regeringens krav som fullt motiverat och konstaterar att detta är viktig information för att kunna bedöma vilka resurser som bör tilldelas . konstaterar vidare att det finns ett samhällsintresse i att veta hur kvaliteten ser ut i det grundläggande register om befolkningen som så många beslut bygger på. Granskningens syfte: Bedriver kvalitetsarbetet inom folkbokföringen på ett effektivt sätt? En genomgång av svaren på ovanstående revisionsfrågor visar att det finns en rad brister. Mot bakgrund av detta kan konstatera att kvalitetsarbetet inom folkbokföringen inte bedrivs på ett effektivt sätt. Detta är allvarligt då kvaliteten i folkbokföringen är av stor betydelse för många viktiga funktioner i samhället. En genomgående iakttagelse under granskningen är att det inom folkbokföringen finns mycket kunskap, idéer samt en vilja att förbättra verksamheten (många av de problem som påtalas i granskningen har redan uppmärksammats inom verksamheten). Detta tillsammans med folkbokföringens nya organisation och förslagen från utredning utgör goda förutsättningar för förbättring. vill poängtera vikten av att dessa förutsättningar så snabbt som möjligt resulterar i konkreta åtgärder för att effektivisera kvalitetsarbetet. R I K S R E V I S I O N E N F O L K B O K F Ö R I N G E N – E T T K V A L I T E T S A R B E T E I U P P F Ö R S B A C K E 1990/91:153. Om ny folkbokföringslag m.m., bet. 1990/91:SkU28, rskr. 1990/91:320. 2012/13:120. Folkbokföringen , bet. 2012/13:SkU25, rskr. 2012/13:254. Regleringsbrev för avseende . Regleringsbrev för avseende . Regleringsbrev för avseende . Rätt och riktigt – Åtgärder mot felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen. Betänkande av Delegationen mot felaktiga utbetalningar. Kvalificerad välfärdsbrottslighet – förebygga, förhindra, upptäcka och beivra. Betänkande av Utredningen om organiserad och systematisk ekonomisk brottslighet mot välfärden. Intyget som dörröppnare till välfärdssystemet – En rapport om välfärdsbrott med felaktiga intyg, Rapport 2015:8. Att hantera ett komplicerat skattesystem – Arbetet med att förenkla för företagen. En analys av effektiviteten i folkbokföringens kontrollverksamhet, Analysunderlag i granskningen Kvalitet i folkbokföringen, . Övertäckning i Registret över totalbefolkningen – en registerstudie, Befolkning och välfärd bakgrundsfakta 2015:1. Kartläggning av folkbokföringsfelet. information om begäran om tilldelning av samordningsnummer. En analys om folkbokföringsfelet, dess kostnader och konsekvenser. Identitetsrelaterad brottslighet inom folkbokföringen (Del I – kapade och köpta identiteter). 84 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Identitetsrelaterad brottslighet inom folkbokföringen (Del II – falska identiteter). Ändring av 2 § folkbokföringsförordningen (1991:749), Folkbokföring – Bosättningskontroll. Uppdragsbeskrivning, Produktionsavdelningen . Urvalsprocessen – Impulser inom bosättningskontrollen, Slutrapport – Riksplansinsats Minskad Övertäckning, . Beivra avsiktliga fel (BAF) – Årsrapport , . Folkbokföringsmodellen – På vilket sätt kan mäta folkbokföringsfelet strukturerat och systematiskt?, . Beivra avsiktliga fel – Årsrapport , . Karta över folkbokföringsverksamheten, . Folkbokföring – Årsrapport, . Medborgarnas synpunkter på skattesystemet, skattefusket och kontroll (Medborgarundersökningen). Programdirektiv – Dina uppgifter, . Aktivitetsplan – Kungörelsedelgivning 2017, . Intervju vid BRÅ, . Intervju vid CSN, . Intervju vid , . Intervju vid , . Intervju vid , . Intervju vid , . Intervju vid Statisticon, . Intervju vid SCB, . R I K S R E V I S I O N E N F O L K B O K F Ö R I N G E N – E T T K V A L I T E T S A R B E T E I U P P F Ö R S B A C K E Intervju med utredningssekreterarna för utredningen ”Organiserad och systematisk ekonomisk brottslighet mot välfärden”, . Intervju vid , . Företrädare för analysenheten. Intervju vid , . Urvalsexpert inom beskattningsverksamheten. Intervju vid , . Analytiker inom folkbokföringen. Intervju vid , . Uppdragsgivare för kontrollverksamheten. Intervju vid , . Företrädare för folkbokföringssektion. Intervju nr 1 vid , . Rikssamordnare för bosättningskontrollen. Intervju nr 2 vid , . Företrädare för folkbokföringssektioner. Intervju nr 1 vid , . Rikssamordnare för Begränsa avsiktliga fel. Intervju nr 2 vid , . Samordnare inom Begränsa avsiktliga fel. Intervju nr 3 vid , . Utredare inom kontrollverksamheten. Intervju nr 1 vid , . Företrädare för arbetet med e-tjänster. Intervju nr 2 vid , . Företrädare för folkbokföringssektion. Intervju vid , . Uppdragsgivare för det förebyggande arbetet. Intervju vid , . Ledningen för folkbokföringen. 86 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N I följande bilaga presenteras en ordlista för de centrala begrepp som används i granskningen. Avregistrering: Det finns enligt folkbokföringslagen tre skäl att avregistrera någon från folkbokföringen. Det första skälet är om en person har avlidit och det andra är om en person har flyttat utomlands. Det tredje skälet är att en person som saknat känd hemvist ska avregistreras som försvunnen. Flöde: Allt arbete kopplat till processen där en handling kommer in till och ska leda fram till ett beslut, besked eller svar delas in i olika ärendeflöden. Ärendeflödena består med andra ord av uppgifter som måste utföra. I folkbokföringen betraktas de olika typerna av inkommande ärenden som separata flöden. Det finns ingen person som är ansvarig för respektive flöde, men uppdelningen är ett verktyg för planering m.m. I granskningen används ordet ”flödet” som ett samlat begrepp för alla inkommande anmälningar m.m. inom folkbokföringen. Folkbokförd på fel adress: En person som är folkbokförd på en fastighet där hen inte regelmässigt tillbringar sin dygnsvila. : Ett nytt system för ärendehandläggning inom folkbokföringen som började utveckla /2008. Systemet är inte färdigutvecklat och används för att fördela ärenden till handläggarna. 3: Förutom flyttar och invandring hanterar folkbokföringen flera andra typer av ärenden, såsom namnbyten, födslar, ändrat civilstånd m.m. Den här gruppen av ärenden går inom folkbokföringen under benämningen 3. Insatser: Förutom att hantera de inkommande ärendena utför även egeninitierade åtgärder, exempelvis kontroller. Det arbetet bedrivs oftast inom insatser. För varje insats finns en uppdragsgivare på huvudkontoret som utarbetar en uppdragsbeskrivning som anger vad insatsen ska åstadkomma. Insatsen bemannas med personal som kan vara stationerad på olika kontor i landet. För att samordna och följa upp insatsen utses en s.k. rikssamordnare. En insats kan delas upp i flera mindre delar som då kallas aktiviteter. Invandringsärenden: Ett invandringsärende upprättas när en person som inte tidigare varit folkbokförd har flyttat till och anmäler inflyttning för att bli folkbokförd. Den här typen av ärenden kan delas in i tre kategorier: invandring från nordiska länder, invandring från EES-länder och invandring från länder utanför EES. R I K S R E V I S I O N E N F O L K B O K F Ö R I N G E N – E T T K V A L I T E T S A R B E T E I U P P F Ö R S B A C K E NAVET: Det aviseringssystem som används av myndigheter och andra som är anslutna för att hämta folkbokföringsuppgifter elektroniskt. Uppgifterna i NAVET uppdateras som ändringar genomförs i folkbokföringsregistret. Undertäckning: Att personer som borde vara folkbokförda inte är det. Uppehållsrätt: En EES-medborgare har uppehållsrätt i , men om uppehållsrätten ska vara giltig längre än så krävs att personen under sin vistelse är arbetstagare, egen företagare, arbetssökande med verklig möjlighet att få anställning, student, eller har tillräckliga medel för sin försörjning och heltäckande sjukförsäkring som gäller i . Om en EES-medborgare uppfyller något av dessa villkor och det finns skäl att anta att uppehållsrätten kommer att bestå under så kan folkbokföra personen. Övertäckning: Att personer är folkbokförda trots att de inte borde vara det. 88 R I K S R E V I S I O N E N FOLKBOKFÖRINGEN – ETT KVALITETSARBETE I UPPFÖRSBACKE Folkbokföringen ska tillgodose samhällets behov av basuppgifter om befolkningen. I registret finns uppgifter som används för en rad olika ändamål och fel kan medföra en mängd negativa konsekvenser för samhället. har granskat om bedriver arbetet med att upprätthålla kvaliteten i folkbokföringen på ett effektivt sätt. Under granskningen har sett att det finns en rad brister som sammantaget gör att kvalitetsarbetet inte bedrivs effektivt. Mot bakgrund av folkbokföringens viktiga funktion i samhället betraktar detta som allvarligt. I granskningen konstaterar bland annat att det till stor del saknas kunskap om de konsekvenser som olika typer av fel medför. Det innebär att det inte går att säkerställa att kontrollen inriktas mot de fel som borde prioriteras högst. Andra brister som påtalas är att IT stödet inom flera delar av folkbokföringen är gamla och otillräckliga samt att det saknas adekvata verktyg för att utreda och åtgärda vissa typer av fel. Bland de som arbetar med folkbokföringen finns det stor insikt om hur kvalitetsarbetet kan förbättras. Detta tillsammans med en genomförd omorganisation inom skapar goda förutsättningar för förändring. menar att det är av stor vikt att ledning tillvaratar de här förutsättningarna och snabbt vidtar åtgärder för att effektivisera kvalitetsarbetet. nybrogatan 55, 114 90 Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde Närvarande: statsminister , ordförande, och statsråden , , Y , Baylan, Bucht, , , , Hellmark , , Bah Kuhnke, Strandhäll, Shekarabi, , , , , , Regeringen beslutar skrivelse om folkbokföringen