prop · H503153 · 2018-03-19 00:00:00 — Regeringens proposition 2017/18:153 Elektroniska fakturor till följd av offentlig Regeringen överlämnar denna proposition till . I propositionen föreslås en ny lag om elektroniska fakturor som utfärdas till följd av offentlig upphandling. Lagen genomför och rådets direktiv /55/EU av om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling. Regleringen i direktivet innebär att det blir obligatoriskt för upphandlande myndigheter och enheter att acceptera elektroniska fakturor i de format som överensstämmer med den nya europeiska standard som har tagits fram enligt direktivet. I propositionen föreslås även att de fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska och överensstämma med den europeiska standarden för elektronisk fakturering, om inte någon annan standard för elektronisk fakturering har avtalats. Vidare föreslås att den myndighet som regeringen bestämmer vid vite får förelägga en leverantör att se till att de fakturor som leverantören utfärdar överensstämmer med den europeiska standarden för elektronisk fakturering, om inte någon annan standard har avtalats. Bestämmelserna i lagen ska enligt förslaget inte tillämpas i de fall ett användande av elektronisk faktura skulle innebära risk för röjande av uppgifter som omfattas av sekretess eller risk för skada i övrigt för säkerhetskänslig verksamhet. I propositionen föreslås även att en upplysningsbestämmelse om den nya lagen införs i mervärdesskattelagen (1994:200). Lagändringarna föreslås träda i kraft . 2017/18:153 Innehållsförteckning Förslag till riksdagsbeslut ................................................................. Förslag till lag (2018:000) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling Förslag till lag om ändring i mervärdesskattelagen Ärendet ..............................................................och dess beredning Befintlig ..................reglering av fakturors innehåll och hantering Statliga myndigheters elektroniska fakturahantering Övriga regler om fakturors innehåll 7Nya regler om elektroniska fakturor till följd av offentlig 7.1En ny lag om elektroniska fakturor till följd av Krav på elektroniska fakturor från leverantörer ............... En upplysningsbestämmelse i mervärdesskattelagen....... Förslagen är förenliga med .............................. 7.7Stöd till upphandlande myndigheter och enheter samt till leverantörer......................................................... Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser................................... Sammanfattning av promemorian Elektroniska fakturor vid offentlig upphandling (Ds 2017:31) ............. Förteckning över remissinstanserna................................. Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde ......... Regeringen föreslår att antar regeringens förslag till 1.lag (2018:000) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, 2.lag om ändring i mervärdesskattelagen (1994:200). 2017/18:153 2 Regeringen har följande förslag till lagtext. 2.1Förslag till lag (2018:000) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling Härigenom föreskrivs1 följande. 1 § I denna lag finns bestämmelser om elektroniska fakturor som utfärdas till följd av offentlig upphandling enligt lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna eller lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner. Bestämmelser om faktureringsskyldighet och en fakturas innehåll finns i mervärdesskattelagen (1994:200). 2 § Med elektroniska fakturor avses i denna lag fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. 3 § Bestämmelserna i denna lag ska inte tillämpas i de fall användande av elektronisk faktura skulle innebära risk för 1.röjande av uppgifter som omfattas av sekretess, eller 2.skada i övrigt för säkerhetskänslig verksamhet. 4 § De fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska fakturor som överensstämmer med den europeiska standard för elektronisk fakturering som Europeiska kommissionen har hänvisat till i Europeiska unionens officiella tidning. Trots första stycket får leverantören och den upphandlande myndigheten eller enheten ingå avtal om att en annan standard för elektronisk fakturering ska användas. 5 § Upphandlande myndigheter och enheter är skyldiga att ta emot och behandla fakturor som överensstämmer med den europeiska standarden för elektronisk fakturering. 1 Jfr och rådets direktiv /55/EU av om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling, i den ursprungliga lydelsen. Se även och rådets direktiv (EU) 2015/1535 av om ett informationsförfarande beträffande tekniska föreskrifter och beträffande föreskrifter för 6 § Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om strukturerade elektroniska format och övriga former för elektroniskt översändande av fakturor. 7 § Den myndighet som regeringen bestämmer får besluta att förelägga en leverantör att se till att de fakturor som leverantören utfärdar och som omfattas av bestämmelserna i denna lag överensstämmer med den europeiska standarden för elektronisk fakturering. Första stycket tillämpas inte om det finns ett sådant avtal som avses i 4 § andra stycket. Ett beslut om föreläggande får förenas med vite. 8 § Beslut om vitesföreläggande enligt 7 § får överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten. 1.Denna lag träder i kraft . 2.Bestämmelserna i 4 och 7 §§ gäller inte fakturor som har utfärdats till följd av offentliga upphandlingar som påbörjats före ikraftträdandet. 2.2Förslag till lag om ändring i mervärdesskattelagen (1994:200) Härigenom föreskrivs att 11 kap. 6 § mervärdesskattelagen (1994:200)1 ska ha följande lydelse. Elektronisk faktura enligt 1 kap. 17 a § får utfärdas endast om mottagaren godkänner det. I 5 § lagen (2018:000) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling finns bestämmelser om skyldighet att ta emot elektroniska fakturor som har utfärdats till följd av offentlig upphandling. Denna lag träder i kraft . 1 Lagen omtryckt 2000:500. 2 Senaste lydelse 2012:342. Ärendet och dess beredning och rådets direktiv /55/EU av om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling, nedan kallat e- faktureringsdirektivet, behandlas i promemorian Elektroniska fakturor vid offentlig upphandling (Ds 2017:31). En sammanfattning av promemorian finns i bilaga 1. Promemorians lagförslag finns i bilaga 2. Promemorian har remissbehandlats. En förteckning över remissinstanserna finns i bilaga 3. Remissyttrandena finns tillgängliga i (Fi/02886/DF). I denna proposition behandlas lagförslagen i promemorian. Förslagen genomför e-faktureringsdirektivet. Regeringen beslutade att inhämta Lagrådets yttrande över lagförslag som är likalydande med lagförslagen i denna proposition. Lagrådets yttrande finns i bilaga 4. Lagrådet har lämnat förslagen utan erinran. Enligt e-faktureringsdirektivet ska medlemsstaterna säkerställa att upphandlande myndigheter och enheter tar emot och behandlar elektroniska fakturor i de format som överensstämmer med den nya europeiska standard som har tagits fram enligt direktivet. Direktivet ska i denna del vara genomfört och tillämpas på elektroniska fakturor som utfärdas till följd av kontrakt på vilka något av EU:s upphandlingsdirektiv är tillämpliga. En papperslös offentlig förvaltning är ett viktigt mål för EU och dess medlemsstater. Elektronisk fakturering tillämpas i alltför låg omfattning i . Flera EU-medlemsstater (t.ex. , , och ) har i olika avseenden gjort elektroniska fakturor obligatoriska vid offentlig upphandling i hela eller delar av den offentliga sektorn. Dessa initiativ är dock generellt sett baserade på nationella standarder som inte fullt ut är kompatibla med varandra. Detta leder till en ökad komplexitet och högre kostnader för företag som vill delta i gränsöverskridande upphandlingar, vilket skapar hinder för marknadstillträde. Enligt Europeiska kommissionen kan införandet av en gemensam standard för elektronisk fakturering i den offentliga sektorn förhindra ytterligare splittring av den inre marknaden och underlätta införandet av elektroniska fakturor i de medlemsländer som ännu inte har infört detta. Enligt kommissionen kan detta vidare ge den offentliga sektorn en ledarroll på området och bereda väg för en mer utbredd användning av elektroniska fakturor i hela ekonomin. 2017/18:153 I meddelandet Att utnyttja fördelarna med elektronisk fakturering i , KOM (2010) 712 slutlig av , har kommissionen satt upp målet att elektronisk fakturering ska bli den dominerande faktureringsmetoden inom EU . E-fakturerings- direktivet ses som ett medel för att nå målet om en papperslös offentlig förvaltning. Direktivet kompletterar också den pågående moderniseringen av för offentlig upphandling, som enligt kommissionens meddelande Inremarknadsakten II – Tillsammans för ny tillväxt, COM (2012) 573 final av utgör en av tolv nyckelåtgärder för att stärka tillväxt och öka människors och företags förtroende för den inre marknaden. I har () haft i uppdrag att analysera, främja och stötta arbetet med införande av elektronisk handel (e-handel) i staten. Med e-handel i staten avses en inköpsprocess med it som stöd. Arbetet med att främja e-handel i staten genomförs av ESV tillsammans med Kommuner och Landsting (SKL) och inom ramen för Single Face to Industry (SFTI). SFTI publicerar specifikationer och rekommenderar standarder för offentlig sektors e-handel utifrån internationella standarder. Regeringen har beslutat att inrätta en ny myndighet med uppgift att utveckla, samordna och stödja digitaliseringen av den offentliga sektorn. beslutade regeringen att ge en särskild utredare i uppdrag att förbereda och genomföra bildandet av den nya myndigheten (dir. 2017:117). Av direktivet framgår att ESV:s uppgift när det gäller e- handel i staten ska överföras till den nya myndigheten för digitalisering av den offentliga sektorn. Utvecklingen på området har följts upp genom enkäter till myndigheter. Uppföljningen visar att arbetet med införande av elektroniska fakturor i staten går framåt. Utvecklingen går dock långsamt och sett ur ett nordiskt perspektiv har statliga myndigheter i fortfarande en relativt låg andel elektroniska fakturor. I är andelen elektroniska fakturor av det totala antalet fakturor till offentlig sektor. I är motsvarande andel . Enligt ESV:s uppföljning 2017 var av de fakturor som de svenska statliga myndigheterna mottog elektroniska. Enligt SKL:s undersökning E-handel och e-fakturering i kommuner, landsting och regioner 2016/2017 är motsvarande siffra för kommuner och landsting , som av kommunerna och av landstingen tar emot elektroniska fakturor. Regeringen strävar efter att öka digitaliseringsgraden, både hos myndigheter och i samhället i övrigt. Digitala tjänster ska, så långt det är möjligt och där det är relevant, vara förstahandsvalet för den offentliga sektorns kontakter med medborgare, organisationer och företag. Vidare bör företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter i första hand ske elektroniskt (prop. 2015/16:1 utg.omr. 22 avsnitt 4.5.1). till elektroniska fakturor får anses vara ett viktigt led i denna utveckling. 2017/18:153 Regeringen har genomfört en analys av den samhällsekonomiska nyttan av en övergång till elektronisk fakturering. Analysen visar att den sammantagna samhällsekonomiska nyttan av en övergång till elektronisk fakturering vid offentlig upphandling uppgår till . Den största effekten bedöms uppstå hos de offentliga fakturamottagarna. Mot bakgrund av de tidsbesparingar som elektronisk fakturering medger för leverantörerna förväntas en övergång dock även medföra en minskning av företagens administrativa kostnader (prop. 2016/17:1 utg.omr. 22 avsnitt 4.4.2). E-faktureringsdirektivet innehåller 14 artiklar. I artikel 1 och 2 finns bestämmelser om direktivets tillämpningsområde och definitioner. Direktivet ska tillämpas på elektroniska fakturor som utfärdas till följd av utförda kontrakt på vilka något av upphandlingsdirektiven är tillämpliga. Direktivet ska dock inte tillämpas på elektroniska fakturor som utfärdas till följd av utförda kontrakt som omfattas av direktiv /81/EG, om upphandlingen och utförandet av kontraktet har sekretessbelagts eller inte får ske utan särskilda säkerhetsåtgärder i enlighet med gällande lagar och andra författningar i en medlemsstat. Undantaget gäller emellertid bara under förutsättning att medlemsstaten har fastställt att de väsentliga intressena i fråga inte kan garanteras genom mindre inkräktande åtgärder. I artikel 3 beskrivs fastställandet av en europeisk standard för den semantiska datamodellen, dvs. en strukturerad och logiskt sammanhängande uppsättning termer och deras innebörd, som specificerar en elektronisk fakturas basinnehåll. Av artikeln framgår vidare att standardiseringsorganisationen ska tillhandahålla en förteckning över ett begränsat antal syntaxer, dvs. språk eller dialekt som går att läsa maskinellt och som används för att återge dataelementen i en elektronisk faktura, som överensstämmer med den europeiska standarden. ska även tillhandahålla lämpliga riktlinjer för hur den semantiska datamodellen för en elektronisk faktura kan återges i de olika syntaxerna och riktlinjer för interoperabilitet, dvs. system att fungera tillsammans och kunna kommunicera med varandra, vid överföring i syfte att underlätta användningen av standarden. Europeiska kommissionen ska enligt artikeln begära att den relevanta europeiska standardiseringsorganisationen ska utarbeta den aktuella standarden och offentliggöra hänvisningar till standarden i Europeiska unionens officiella tidning. Standarden ska bl.a. vara tekniskt neutral, kompatibel med relevanta internationella standarder för elektronisk fakturering, möjliggöra upprättande av praktiska, användarvänliga, flexibla och kostnadseffektiva system för elektronisk fakturering och vara lämplig att använda vid handelstransaktioner mellan företag. artikel 4 och 5 beskrivs hur formella invändningar mot den europeiska 2017/18:153 standarden ska hanteras samt hur underhåll och vidareutveckling av standarden ska gå till. I artikel 6 uppställs krav på en elektronisk fakturas basinnehåll. Av artikeln framgår att en elektronisk fakturas basinnehåll bl.a. ska vara identitet för behandling av fakturan, faktureringsperiod, uppgifter om säljaren, köparen och betalningsmottagaren, betalningsinstruktioner och fakturans totalbelopp. Artikel 7 är central och anger att medlemsstaterna ska säkerställa att upphandlande myndigheter och enheter tar emot och behandlar elektroniska fakturor som överensstämmer med den europeiska standarden. Artikel 8–10 reglerar bl.a. uppgiftsskydd och användning av elektroniska fakturor för mervärdesskatteändamål. I artikel 11 anges att medlemsstaterna månader efter offentliggörandet av hänvisningen till den europeiska standarden för elektronisk fakturering i Europeiska unionens officiella tidning ska anta, offentliggöra och tillämpa de lagar och andra författningar som är nödvändiga för att uppfylla skyldigheten i artikel 7 att ta emot och behandla elektroniska fakturor. Detta innebär att direktivet ska vara genomfört . Medlemsstaterna får skjuta upp den tillämpning som avses i första stycket för sina upphandlande myndigheter och enheter under den centrala nivån upp till och efter offentliggörandet av hänvisningen till den europeiska standarden för elektronisk fakturering i Europeiska unionens officiella tidning. Artikel 12–14 innehåller ytterligare bestämmelser om bl.a. översyn och ikraftträdande. Enligt artikel 3.2 i e-faktureringsdirektivet ska Europeiska kommissionen offentliggöra hänvisningar till den europeiska standarden för elektronisk fakturering i Europeiska unionens officiella tidning, tillsammans med en förteckning över ett begränsat antal syntaxer. Standarden och syntaxerna ska utarbetas av den . CEN:s tekniska kommitté TC 434 startade sitt arbete . Den tekniska kommittén bestod av tekniska experter på e-fakturering från nationella standardiseringsorgan i flera medlemsstater. Privata experter deltog också, liksom företrädare för den offentliga förvaltningen. Förankring har skett med nationella standardiseringsorganisationer. I har Svensk standard (SIS) ansvarat för en arbetsgrupp där svenska intressenter har deltagit. gick standarden, som omfattar fakturans viktigaste element, ut på offentlig remiss till samtliga nationella standardiseringsorgan. Den tekniska kommittén tog hänsyn till synpunkterna som inkom från remissinstanserna och slutförde utkastet till standard som sedan gick till omröstning. fattade den tekniska kommittén beslut om den elektroniska fakturans basinnehåll samt följande två syntaxer: Business Language 2.1 ISO/IEC 19845 (UBL) som är framtagen av OASIS och godkänd som ISO-standard. Cross Industry Invoice 16B (CII) som är framtagen av UNCEFACT. Standarden godkändes enhälligt av de nationella standardiserings- Prop. 2017/18:153 organisationerna. utfärdade formellt standarden och förteckningen över syntaxer , med referensen EN 16931. För svensk del innebär den nya standarden enbart marginella justeringar i jämförelse med de format som används , se vidare avsnitt 6.1. 6Befintlig reglering av fakturors innehåll och hantering 6.1 Statliga myndigheters elektroniska fakturahantering ska alla myndigheter hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt enligt 21 f § förordningen (2000:606) om ESV får besluta om undantag från kravet om det finns särskilda skäl. ska vidare enligt 3 § förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte myndigheter med fler än 50 anställda, med vissa undantag, hantera sina utgående beställningar av varor och tjänster ESV har meddelat föreskrifter till den ovan nämnda regleringen i förordningen om myndigheters bokföring. Av föreskrifterna framgår att myndigheter ska effektivisera sina beställnings-, leverans- och faktura- hanteringsprocesser genom att använda it-system som stöder detta Faktura definieras som sådan handling som tas fram enligt 11 kap. mervärdesskattelagen (1994:200) vid omsättning av varor och En skannad faktura där fakturans ursprungliga form är papper som skannas och tolkas för vidare behandling i elektronisk form är enligt föreskrifterna inte att betrakta som en elektronisk faktura. föreskrifterna framgår vidare att myndigheter ska tillhandahålla en s.k. leverantörsportal för de leverantörer som inte själva har möjlighet till elektroniskt informationsutbyte avseende produktkatalog, order och En leverantörsportal är ett webbgränssnitt som leverantörer kan använda för att skicka elektroniska fakturor och produktkataloger till en kund, eller för att ta emot order som kunden skapar i sitt e- Bland de statliga myndigheterna förekommer några få olika system för e-handel. De vanligaste är de som myndigheterna kan avropa från ESV:s ramavtal för e-handelstjänst. Enligt ESV:s föreskrifter ska myndigheterna i normalfallet använda SFTI:s standarder i det elektroniska utbytet av information med varu- När fakturering sker mellan myndigheter ska hela hanteringen ske elektroniskt. Detta innebär att fakturautställaren ska upprätta en elektronisk faktura i sitt faktureringssystem och överföra denna elektroniskt till fakturamottagaren. Mottagaren ska ta emot fakturan elektroniskt och registrera, attestera och godkänna fakturan för betalning i ett elektroniskt fakturahanteringssystem. 2017/18:153 till en fakturamottagare som inte är en del av staten ska myndigheten upprätta en elektronisk faktura i sitt faktureringssystem. Överföringen av fakturan kan dock endast ske elektroniskt om mottagaren godkänner det. En myndighet som endast upprättar ett fåtal kundfakturor får använda en leverantörsportal för att skapa och överföra en elektronisk faktura. Vidare framgår av föreskrifterna att myndigheter har en skyldighet att ta emot elektroniska fakturor från fakturautställare som inte är en del av staten som använder elektroniska fakturor enligt de standarder som beskrivs i föreskrifterna. En myndighet ska enligt ESV:s föreskrifter vid sin hantering av elektroniska fakturor ha kapacitet att hantera fakturor enligt standarden SFTI Svefaktura 1.0, enligt specifikationen SFTI Basic Invoice version 1.0, och enligt standarden SFTI Svefaktura BIS 5A 2.0. Enligt ändringar i föreskrifterna, som beslutades , ska myndigheterna kunna använda Peppols (Pan-European Public Procurement ) infrastruktur för att skicka och ta emot elektroniska meddelanden. Det innebär att myndigheten då ska finnas registrerad i Peppols registerfunktion, Service Metadata Publisher (SMP). Kommunikation kommer dock även framöver att kunna hanteras via andra lösningar och myndigheter ska fortsatt erbjuda en leverantörsportal till leverantörer som saknar kapacitet att skicka e- fakturor enligt de ovan nämnda standarderna. Eftersom formaten i Svefaktura och Peppols faktura bygger på UBL kommer ändringarna med anledning av den nya standarden bli av mindre karaktär. Det är endast enstaka fält som skiljer sig åt mellan de fakturaformat som hanteras och den nya standarden. För offentlig sektor hanteras den typen av ändringar som regel av systemleverantörer (affärssystem, inköpssystem, operatörstjänster etc.) inom ramen för befintliga avtal. Med faktura avses enligt 1 kap. 17 § mervärdesskattelagen dokument eller meddelanden i pappersform eller i elektronisk form som uppfyller villkoren för fakturor i 11 kap. samma lag eller, om faktureringsreglerna i ett annat EU-land är tillämpliga enligt vad som följer av artikel 219a i rådets direktiv /112/EG av om ett gemensamt system för mervärdesskatt (mervärdesskattedirektivet), som uppfyller villkoren för fakturor i det landet. I 11 kap. mervärdesskattelagen finns regler om bl.a. faktureringsskyldighet och en fakturas innehåll. Kraven på visst innehåll i en faktura ska ses mot bakgrund av kravet på att ett avdrag för ingående mervärdesskatt ska kunna styrkas på ett korrekt sätt. Enligt 11 kap. 6 § mervärdesskattelagen får en elektronisk faktura endast utfärdas om mottagaren godkänner det. Bestämmelsen motsvarar artikel 232 i mervärdesskattedirektivet. Bestämmelsen ändrades med anledning av nya faktureringsregler i rådets direktiv /45/EU av om ändring av direktiv /112/EG om ett gemensamt system för mervärdesskatt vad gäller regler om fakturering. reglerna om elektronisk fakturering i mervärdesskattedirektivet i dess Prop. 2017/18:153 lydelse års direktiv fick en faktura överföras på elektronisk väg på vissa villkor. De nya reglerna innebär att det står parterna fritt att använda antingen pappersfakturering eller elektronisk fakturering, under förutsättning att den som utfärdar eller tar emot en faktura för utfärdandet kan säkerställa ursprungets äkthet, innehållets integritet och läsbarhet vad gäller fakturan. Samma krav gäller således för pappersfakturor och elektroniska fakturor. 6.3Övriga regler om fakturors innehåll Regler om vad en faktura ska innehålla finns även i ett flertal andra författningar. Exempelvis ska ett aktiebolags fakturor enligt 28 kap. 5 § aktiebolagslagen (2005:551) ange bolagets firma, den ort där styrelsen har sitt säte och bolagets organisationsnummer enligt lagen (1974:174) om identitetsbeteckning för juridiska personer m.fl. Enligt 8 kap. 16 § ellagen (1997:857) och 7 kap. 15 § naturgaslagen (2005:403) ska el- och naturgasleverantörers fakturor vara tydliga och innehålla information om den uppmätta förbrukningen och de aktuella elrespektive gaspriser som fakturan grundas på.