prop · H60323 · 2018-12-05 00:00:00 — •definition av medfinansiering i annat än pengar (så kallat bidrag in-kind) och hur detta ska beräknas •villkor om återkrav av stöd. 5.4 Uppföljning av projekt 5.4.1 Ekonomiska slutrapporter tas inte in Av allmänna bestämmelser som bifogas avtal som tecknats med stödmottagaren framgår följande: Slutbetalning sker efter det att uppdragsgivaren erhållit godkänd slutredovisning i enlighet med villkoren i detta avtal. har granskat inkomna slutrapporter i 15 insatser. Granskningen visar följande: •Trafikverket har erhållit verksamhetsmässig slutrapportering för samtliga avslutade insatser. •Trafikverket har inte erhållit en ekonomisk slutredovisning för någon av de avslutade insatserna. •Trafikverket har inte gjort någon dokumenterad bedömning av den inkomna slutrapporteringen eller av att villkoren för stöd har uppfyllts för någon av de avslutade insatserna. Villkoret i de allmänna bestämmelserna om att ska göra slutbetalning först efter det att en godkänd slutredovisning inkommit efterlevs alltså inte. 26 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N 5.4.2 Underlag för gjorda utbetalningar har också granskat rekvisitioner (fakturor) till utbetalningar i 30 olika insatser. Granskningen visar följande: •I tre fall har betalat ut medel innan avtal tecknats med stödmottagaren. •I en insats har utbetalning gjorts utöver avtalat belopp (). Det finns inte heller något skriftligt internt beslut på om att budgeten utökas. •I 19 insatser framgår det av fakturorna att fakturering görs enligt avtalad betalningsplan. Ingen specifikation ges av upparbetade kostnader. •I 3 fall framgår det av fakturan att faktureringen avser upparbetade kostnader. Endast i 2 insatser har fakturering gjort utifrån antal timmar fördelat per person och timpris. •I 6 av insatserna har ännu inga medel utbetalats. När fakturorna endast innehåller information om att fakturering görs enligt betalningsplan bedömer att förutsättningarna för uppföljning av upparbetade kostnader är begränsade. När fakturering görs enligt betalningsplan saknar dessutom underlag för hur stor del av tidigare utbetalade medel som är förbrukade. Därmed är underlag för att bedöma att utbetalningar görs i nära anslutning till förbrukningen av medel i enlighet med 11 § anslagsförordningen (2011:223) också begränsat. I vissa fall kan det finnas skäl att göra vissa förskottsutbetalningar enligt en fastslagen betalningsplan. I dessa fall innebär inte utbetalningen att stödmottagarens kostnader godkänns. När utbetalning görs enligt betalplan behöver därför få in uppgifter om upparbetade kostnader på annat sätt, exempelvis genom att begära in ekonomiska läges- och slutrapporter. Som framgår av avsnitt 5.4.1 har inte i någon av de 15 avslutade insatser som granskat tagit in ekonomiska slutrapporter. Konsekvensen är därmed att i flertalet insatser helt saknar dokumenterade underlag på upparbetade kostnader. 5.4.3 Revision som kontrollmetod bedömer att det kan finnas anledning för att ta fram riktlinjer för hur förhöjda risker bör påverka kraven på uppföljning, exempelvis genom att ställa krav på att revisorsintyg lämnas in. Genom att låta en revisor granska bokföringen får ett starkare underlag för bedömning av att upparbetade kostnader är rättvisande i en insats har granskat utformningen av avtalen i 30 insatser. Endast i 1 fall har ställt krav på att projektet ska revideras och revisorsintyg lämnas. R I K S R E V I S I O N E N T R A F I K V E R K E T S S T Ö D T I L L F O R S K N I N G O C H I N N O V A T I O N Antalet hade sannolikt varit större om det hade funnits riktlinjer angående behovet av revisorsintyg, se avsnitt 4.1. bedömer också att bör tydliggöra hur myndigheten bör agera när oklarheter och missförhållanden uppmärksammas, exempelvis genom att avropa en fördjupad revision. I allmänna bestämmelser som bifogas avtal om lämnat bidrag finns en bestämmelse om att uppdragsgivaren ska ha full insyn i projektet och att revisorer ska ha rätt att granska insatsens ekonomi och genomförande. granskning visar att internrevision i några fall granskat rutinerna för hantering av FoI-bidrag. har däremot aldrig anlitat någon revisor för att utföra en fördjupad granskning av upparbetade kostnader i enskilda FoI-insatser. I vissa fall kan det finnas anledning att initiera en fördjupad granskning, se exempelvis uppmärksammade brister i insatsen i faktarutan på nästa sida. 28 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Upprinnelsen till granskning av FoI-stöd var de brister som framkom i den årliga revisionen av beträffande hanteringen av FoI-medel i ett specifikt samverkansprojekt, en s.k. innovationsplattform, i sjöfartsportfölj. Mellan 2013 och var avtalande part för de statliga FoI- medel som disponerar för sjöfartsområdet. Ett av de projekt som erhöll bidrag från dessa FoI-medel är (). ZVT drevs och 2014 av , som är ett dotterbolag till . övertogs huvudmannaskapet för projektet av , som är ett dotterbolag till . –2016 fick ZVT av offentliga FoI-medel som var avsedda för sjöfartsområdet. tillsatte en extern utvärdering av verksamhetens innehåll, relevans och kostnadseffektivitet. Utvärderingen pekade på stora verksamhetsmässiga brister och kom bland annat fram till att endast en ytterst liten del av ZVT:s verksamhet överhuvudtaget kunde karaktäriseras som forskning och utveckling enligt definitionen i Lagen om offentlig upphandling (). Mot bakgrund av den kritiska utvärderingsrapporten uppdrog generaldirektör åt internrevisionen vid (i form av ett rådgivningsuppdrag) att göra en ekonomisk granskning av ZVT. Internrevisionen fann inga bevis på ekonomiska oegentligheter, men kunde konstatera brister i den ekonomiska hanteringen för samtliga fyra avtal som tecknats med bolagen bakom ZVT. Beträffande de första två avtalen med SSPA konstaterades att bolaget i efterhand inte kunnat visa vad rapporterade kostnader om använts till. Därutöver hade kostnader om upparbetats utanför avtalsperioderna. Beträffande avtalen med konstaterade internrevisionen överlag en bristande förmåga att förvalta och redovisa offentliga projektmedel. Bland annat hade internt upparbetad tid debiterats projektet enligt ett kalkylpris som visade sig vara betydligt högre än bolagets verkliga kostnad (). Vidare gick det inte att återfinna skriftliga avtal med industriella partners. Sådan samverkan skulle enligt avtalet ha formaliserats i schablonavtal. Bland annat redovisades som kostnader i schablonavtal utan att det motiverades av några utbetalningar till partners. Granskningen visar också att inköp gjorts av konsult utan konkurrensutsatt upphandling och utan att skriftligt avtal tecknats som exempelvis reglerar timpriser. Konsulten debiterade projektet à , vilket i snitt blir . Slutsatser från internrevisionens granskning framgår av en särskilt framtagen rapport20. Internrevisionen noterade också brister i interna process för hantering av FoI-medel. Bland annat fann man skäl att ifrågasätta på vilket sätt avtalen hade granskats och kontrollerats internt innan avtal tecknades. En annan iakttagelse var att den första utbetalningen av projektmedel 2015 gjordes innan det fanns ett underskrivet avtal med uppdragstagaren. Internrevisionen avrapporterade sitt uppdrag . Ekonomisk granskning av projektet (dnr 18-00572). R I K S R E V I S I O N E N T R A F I K V E R K E T S S T Ö D T I L L F O R S K N I N G O C H I N N O V A T I O N 5.4.4 Finansiering med FoI-medel kan ifrågasättas i enstaka fall ska enligt 2 § 7 förordningen (2010:185) med instruktion för svara för forskning och innovation som motiveras av myndighetens uppgifter. För ändamålet disponerar två anslagsposter21. Liksom för all annan statlig verksamhet gäller kraven i 10 § anslagsförordningen om att anslag endast får användas för de ändamål som anslaget avser. utfördes det en extern utvärdering av projektet (ZVT).22 Utvärderingen pekade på stora verksamhetsmässiga brister och visade bland annat att endast en ytterst liten del av ZVT:s verksamhet överhuvudtaget kunde karaktäriseras som forskning som får finansieras via offentliga forskningsanslag. Vid granskning av lämnade bidrag till 30 enskilda insatser har oklarheter om vilken verksamhet som finansierats med forskningsanslag uppmärksammats i 2 fall. I det ena fallet handlar det om ZVT och att beviljades ytterligare bidrag på för att finansiera kanslifunktionen på bolaget , i avvaktan på resultatet av den externa utvärderingen23. I det andra fallet handlar det om att har tecknat avtal med ett privat konsultbolag på 1,8 mnkr om att i en pilotstudie undersöka interna kommunikationsmönster inom ett internt verksamhetsområde på Trafikverket24. har två övergripande syften, ett vetenskapligt och ett som relaterar till utveckling av sin interna organisation och verksamhet. ställer sig tveksam till att finansiering av en kanslifunktion på ett aktiebolag är i enlighet med villkoren för myndighetens forskningsanslag. Det kan också ifrågasättas om med sina forskningsanslag bör finansiera ett internt utvecklingsprojekt som också haft andra syften än forskning och innovation. 21Anslag UO 22 1:1 ap. 12.2 (forskning och innovation och anslag UO 22 1:2 ap. 4 (forskning och innovation). 22Vierth, , och , . Utvärdering av – Rapport till , 2018. 23Insatsen – Löpande verksamhet vid . 24Insatsen – Effekter på intern kommunikation av omorganisationen av VO Planering – en pilotstudie. R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N , Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet, ESV 2017:12, 2017. , Att ge statligt stöd till civila samhällets organisationer, ESV 2015:43, 2015. Europeiska kommissionen, Gemenskapens rambestämmelser för statligt stöd till forskning, utveckling och innovation (2006/c 323/01), 2006. Kommissionens förordning (EU) nr 651/2014 av genom vilken vissa kategorier av stöd förklaras förenliga med den inre marknaden enligt artiklarna 107 och 108 i fördraget. Regleringsbrev för avseende inom utgiftsområde 22, ändringsbeslut . Regleringsbrev för avseende inom utgiftsområde 22 Kommunikationer, regeringsbeslut . , Riksrevisorernas årliga rapport , 2017. , Ekonomisk granskning av projektet , rådgivningsuppdrag R-2018:2, 2018. , Utredning och samlad redovisning av transportmyndigheternas forsknings- och innovationsverksamhet, . , Förslag till nationell plan för transportsystemet 2014–2025, 2013. , Analyser forskning och innovation inom transportområdet, Redovisning av regeringsuppdrag (Diarienr. N2015/3927/TS, TRV 2015/38874), 2015. , Portföljhantering – FOI portföljer. En guide på vägen, 2017. , Forskning och innovation – Årsrapport , 2018. Vierth, , och , . Utvärdering av – Rapport till , 2018. 1995/96:220 Lag om statsbudgeten, bet. 1996/97:KU03, rskr. 1996/97:27. Förordning (2010:185) med instruktion för . 2016/17:21 Infrastruktur för framtiden – innovativa lösningar för stärkt konkurrenskraft och hållbar utveckling, bet. 2016/17:TU4, rskr. 2016/17:101. 2017/18:1, Utgiftsområde 22. R I K S R E V I S I O N E N T R A F I K V E R K E T S S T Ö D T I L L F O R S K N I N G O C H I N N O V A T I O N interna styrning och kontroll (TDOK 2010:163). interna föreskrifter om riskhantering (TDOK 2010:18). 32 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Tabell 1 Urval av projekt som avslutades – Studie i byggbranschens effektivitet (ASEK/Samgods) – del2 Modellering av bankfyllnad för KTH, avd. Jord- och Doktorandprojekt "Innovativ metodik för planerings- och beslutsprocesser över lands-/regions-/länsgränser för ett funktionellt transportsystem" Ökad kapacitet genom höjd hastighet och ändrade bromsprofiler för godståg Förstudie av icke-raka inflygningar till Effekter på intern kommunikation av omorganisationen av VO Planering – Pilot för utvärdering av FoI-projekt Markvärden och finansiering vid HCT – prestandautvärdering av singel- och dubbelmontage av däck utförda Kompetens, kapacitet och optimering i digital flygledningscentral, KODIC II R I K S R E V I S I O N E N T R A F I K V E R K E T S S T Ö D T I L L F O R S K N I N G O C H I N N O V A T I O N Tabell 2 Urval av projekt som påbörjades – FR8HUB; Real-time information applications and energy efficient solutions for rail freight WTP to reduce traffic risks in : A focus on the risk source, and scope BVFF Ökad produktivitet i vägsektorn genom effektivare riskbedömning i Morötter och piskor inom sjöfarten för En ny teknik för att reducera motståndet hos skrov med nedsänkt innovativa lösningar för ett väl Aktiv kapitalförvaltning av transport- Vilka är lärdomarna? Systemeffekter av självkörande fordon Buller från ballastfria spår Klimat- och miljösmart hantering av Löpande verksamhet vid Zero Vision SESAR 2020 Remote Towers (R-TWR Värdering av miljöeffekter till sjöss Anm. klassificering av utförare. 34 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Beredning inför beslut om tilldelning Tabell 1 Startade projekt där har identifierat risker Både verksamhets- & ekonomiska risker Inga identifierade risker (eller dokumentation) Tabell 2 Budgetunderlag i startade projekt Kostnader nedbrutet på kostnadsslag/delprojekt Nedbruten budget inklusive kostnadsnivåer Tabell 3 Ersättningsformer i upprättade avtal Fast pris samt formulering om upparbetade kostnader Rörligt arvode med takbelopp Tabell 4 Krav på slutredovisning enligt avtal Både verksamhetsmässig & ekonomisk Ingen precisering av innehåll R I K S R E V I S I O N E N T R A F I K V E R K E T S S T Ö D T I L L F O R S K N I N G O C H I N N O V A T I O N Tabell 5 Slutrapportering efter avslutad insats Både verksamhetsmässig & ekonomisk Tabell 6 Underlag för gjorda utbetalningar Utbetalning utöver avtal (379 tkr) Utbetalning enligt betalplan, ej upparbetade kostnader Utbetalning enligt upparbetade kostnader, ej specificerade Utbetalning enligt upparbetade kostnader med timpris Ingår ej i summeringen av antal granskade projekt Tabell 7 Revision som kontrollmetod Krav på revision med revisorsintyg Inga krav på revision 36 R I K S R E V I S I O N E N trafikverkets stöd till forskning och innovation En av uppgifter är att svara för forskning och innovation (FoI) inom transportområdet. betalar myndigheten ut i forskningsbidrag till cirka 600 offentliga och privata stödmottagare. har granskat handläggning av FoI-stödet, med fokus på hushållning med statliga medel. lägger stor vikt vid att den forskning som får bidrag ska vara relevant och motiveras av myndighetens huvudsakliga uppgifter. granskning visar dock på brister i beslutsunderlag, avtal och uppföljningar för ett urval granskade forskningsprojekt som fått bidrag. Bland annat saknades i samtliga granskade fall en dokumenterad bedömning av att villkoren för stöd efterlevdes och de berörda projekten har inte lämnat någon ekonomisk slutrapportering. Trots detta har genomfört slutbetalningar till dem. har påbörjat ett arbete med att stärka sina ekonomiadministrativa rutiner för handläggning av forskningsbidrag. Som stöd i det arbetet lämnar ett antal rekommendationer till myndigheten. Att ta fram och tillämpa nya rutiner medför kostnader i sig. Därför bör kostnaden för eventuella kontrollåtgärder ställas i relation till de risker som identifieras. nybrogatan 55, 114 90 Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde Närvarande: statsminister , ordförande, och statsråden , , Y , M , Baylan, Bucht, , , Hellmark , , , Bah Kuhnke, Strandhäll, Shekarabi, , , , , Fritzon, Regeringen beslutar skrivelse 2018/19:23 om stöd till forskning och innovation