frsrdg · H604JO1 · 2018-11-14 00:00:00 — har förvaltnings- ledningen blivit varse begäran, och problemet med att få den behandlad, varför CC uppmanas att själv söka BB:s e-post efter de begärda handling- arna och lämna svar på begäran. 170210 svarar CC DD att CC inte kan eftersöka BB:s e-post då beslut att öppna medarbetares e-post enligt kommunens bestämmelser måste fatt- tas av förvaltningschef för att IT-service skall agera. CC meddelar även DD att BB inte känner till den som skickat begäran men att BB skall "kolla med klienten" när hon är åter veckan efter då det inte är säkert att begärda hand- lingar kan lämnas ut till . I ytterligare ett e-post från CC till DD, FF och EEsamma dag skriver CC att ingen känner till den person som skickat begäran och ber om information från de övriga om huruvida någon annan vet något om personen. EE svarar CC och övriga, tillsammans med jurist , att ingen har någon aning om vem personen är eller vad denne vill. I e-posten uppmanas CC att kontakta för att fråga henne vad hon vill och vem hon är. föreslås att CC talar om hur situationen ser ut och att man därför avser att vänta till veckan efter med utlämnandet och fråga hur ställer sig till det. I e-posten uppmanas även till att fatta beslut om avslag om beslut begärs av då begäran inkom för över sedan och sekretessprövning borde varit gjord redan. Till detta sänder CC ett svar till- baka till alla att hon redan svarat 170209, se referat ovan, att BB:s återkomst inväntades innan begäran skulle hanteras. Även i detta e-post angavs att BB inte kände till vem var och att BB skulle fråga klien- terna. CC avslutade med att dra slutsatsen att inget mer går att göra innan helgen. 170211 arbetar BB extra med anledning av avdelningens höga arbetsbelast- ning. Hon kontaktar då båda vårdnadshavarna i det ärende begäran rör. Ingen av vårdnadshavarna menar sig vara säkra på vem som begär handlingarna. 170212 sker inget i frågan. 170213 lämnar BB muntlig information till CC om vårdnadshavarnas respons 170211. Slutsatsen dras att begärda handlingar faller under sekretess och att avslagsbeslut måste fattas. CC meddelar, enligt både CC och DD, DD mellan 170213 - 170215 att avslagsbeslut måste fat- tas. Hur hanteringen av detta sedan gått till har inte gått att fastställa då dokumentation saknas och de berörda inte längre har fullständiga minnesbilder av hanteringen. Att döma av inkommen e-post från 170214 har be- slutet, för det fall det färdigställdes , mest troligt inte skickats ut. 170215 vidarebefordrar kommunchef e-post från inkommet 170214 till förvaltningschef , bifogat fråga huruvida begäran är besvarad. Frågan skickas av GG vidare till jurist som svarar honom, sin egen chef och DD i e-post att saken bör vara löst från och med 170210 då hon senast haft kontakt i frågan och inget hört . 170216 svarar DD de övriga att även hon trott saken vara klar men skall kontrollera. fattas sedan DD det avslagsbeslut som sänds till . Under sammanställningen av detta yttrande framkommer en rad brister i handläggningen inom nämndens avdelning för barn och unga. Mest påfal- lande är att begäran inte hanterats skyndsamt och att identiteten på den som lämnat begäran har eftersökts på fel sätt. Orsakerna till dessa mest påfal- O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T lande brister kan fastställas till i huvudsak följande tre: de som enligt dele- gationsordningen haft till uppgift att behandla begäran har inte haft tillräck- liga kunskaper om området utlämnande av allmän handling och sekretess- prövning, det finns oklara rutiner om hur ärenden om utlämnande av allmän handling skall hanteras mellan de olika aktörerna och begäran har missför- ståtts på sådant sätt att onödig tid gått åt till att eftersöka material som inte varit relevant för ställningstagande om huruvida handlingarna skulle läm- nas ut. Om man först tittar på vad missförståndet om vilka handlingar som be- fick till följd kan det konstateras att begäran rör den logg över e-post som finns i varje handläggares inkorg och skickatkorg. Likt övriga uppgif- ter inom gällande enskilds personliga förhållanden skall ut- lämnande av sådana uppgifter sekretessprövas. I ärendet som saken nu gäl- ler missförstods begäran på sådant sätt att de som hade att behandla begäran trodde den gällde innehållet i de enskilda e-postarna. För sekre- tessprövningen spelade missförståndet ingen roll då samma prövning skall göras oavsett vad som begärs men för hanteringen av ärendet medförde det mycket onödig tidsspillan. Då de som hade att behandla begäran missupp- fattade vad som begärdes fördes också felaktig information ut till övriga inblandade varför dessa inte kunde ge rätt information om hanteringen till- baka. Större delen av fördröjningen i ärendet kan härledas till att man inte får tag i e-posten i handläggarens e-postlåda då denne inte är på plats, vilket inte hade varit fallet om man från början förstått att informationen endast kunde hämtas från IT-service. Det går i efterhand inte att rekonstruera vilka som såg originalbegäran och därför inte att avgöra när någon borde ha insett vad som egentligen begärdes. Mycket pekar på att endast CC och BB såg begäran fram till dess beslut om avslag fattades. Vidare har även oklara rutiner kring hur frågan om begäran om allmän handling skall hanteras mellan olika aktörer på förvaltningen lett till att hanteringen gått långsammare än vad som är önskvärt. Enligt delegations- ordningen kunde begäran om utlämnande av allmän handling hanterats av antingen enhetschef eller 1:e socialsekreterare och avslagsbeslut fattas av avdelningschef eller förvaltningschef. Det är oklart varför man låst fast sig i att hanteringen skulle skötas av just enhetschef i detta fall. Vidare är det oklart varför det tar från 170213 till 170216 att skicka det skrivna beslutet till . Det har inte gått att klargöra händelseförloppet var- för det får antas att saken föll mellan stolarna då frågan färdades mellan enhetschef och avdelningschef. Då nedskriven rutin om hur man skall han- tera utlämnande av allmän handling fortsatt saknas är detta ett utvecklings- område att ta tag i. framstår det ändå klart att de som haft det omedelbara ansvaret för att hantera begäran inte haft den kunskap som krävts för att hantera frå- gan. Hanteringen har inte skötts skyndsamt, vilket det ändå förefaller ha funnits förutsättningar att göra, på grund av att man trott tidsramen vara rimlig. Men allvarligast av allt är ändå att identiteten på den person som begärt handlingarna eftersökts på fel sätt. Korrekt sätt hade så klart varit att kommunikationen kring vilken information som behövdes för sekretess- prövningen skötts genom kontakt med , ingen annan. Förklaringen från CC och BB har varit att de inte avsåg att söka identiteten på den som begärde handlingarna i något annat syfte än för att kunna bedöma om handlingarna kunde lämnas ut till . Tyvärr har kunskapen om hur man här skulle ha gått till väga inte funnits hos dem som hade det omedel- bara ansvaret att hantera begäran och sekretessprövningen. I den förvirring som uppstod över att begäran inte hanterades skyndsamt har signalerna om att arbetet inte gjordes på erforderligt sätt förbisetts av dem som hade rätt kunskap. Rätt information om begäran har inte nått fram till dem runt CC och BB vilket gett till följd en rad missuppfattningar om hur begäran skulle hanteras. Går det att utläsa något positivt i hanteringen är det ändå att begärda O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T handlingar inte har lämnats ut och sekretessen för den enskilde i ärendet på soci- alförvaltningen upprätthållits. Nämndens vidtagna och planerade åtgärder Det är förvaltningens uppfattning att detta har varit en isolerad kunskaps- brist hos några få personer men för att säkra upp hanteringen inom området genomförs en obligatorisk utbildning i offentlighet- och sekretess för samt- liga förvaltningens chefer . En riktad utbildningsinsats förbereds även inom avdelningen barn och unga som förutom grundläg- gande kunskap om offentlighet och sekretess kommer ta upp frågor som hand- läggare kan ställas inför när allmän handling begärs. Utbildningen skall ge- nomföras . Inom avdelningen barn och unga förbe- reds för ett digitaliserat utbildningsverktyg där handläggaren inom ramen för sin anställning kontinuerligt genomgår utbildning inom olika områden. Planering finns för att detta utbildningsverktyg även skulle kunna inkludera en modul om offentlighet och sekretess och bli en del av det totala utbildningspaketet. AA kommenterade remissvaret. I ett beslut anförde JO följande. Av 2 kap. 12 och 13 §§ tryckfrihetsförordningen (TF) framgår bl.a. att en fram- om att få ta del av allmänna handlingar ska behandlas genast, eller, om framställningen avser att få kopia av en allmän handling, skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att innebörden av skyndsamhetskravet är att besked i en fråga om utlämnande av en allmän handling normalt bör lämnas som begäran har gjorts (se t.ex. JO 2005/06 s. 448, JO 2012/13 s. 475 och beslut , dnr 2708-2016). Någon eller några da- gars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om ett utlämnande får ske. Ett visst dröjsmål kan vara ofrånkomligt om fram- ställningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material (se t.ex. JO 2002/03 s. 501). Av utredningen framgår att AA:s begäran kom in till socialnämnden . efter att begäran kom- mit in – beslutade socialnämnden att avslå begäran. anser att handläggningen i ärendet tagit . Nämnden har som förklaring bl.a. angett att de som hanterade begäran inte hade tillräckliga kunskaper om offent- lighet och sekretess, att en av handläggarna var ledig under hanteringen av ärendet och att begäran från början missuppfattades. Inledningsvis vill jag framhålla att en myndighet är skyldig att organisera sitt arbete på så sätt att frågor om utlämnande av handlingar kan prövas skynd- samt även i de fall en behörig beslutsfattare t.ex. är ledig. Att en anställd som ansvarar eller deltar i hanteringen av frågor om utlämnande är ledig är alltså överhuvudtaget inte någon godtagbar förklaring till en utdragen handlägg- ningstid. påpekat är det inte heller godtagbart att de tjänstemän och chefer som är satta att hantera utlämnandefrågor saknar tillräck- lig kunskap för att kunna behandla dessa frågor korrekt. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T flera chefer involverades i ärendet och det är därför mycket förvånande att so- cialnämnden trots detta inte lyckats säkerställa en korrekt handläggning av AA:s begäran. Det faktum att socialnämnden först missuppfattade AA:s begäran illustrerar vidare vikten av att en myndighet omgående tar ställning till vad en begäran avser för att undvika att handläggningen fördröjs. AA:s begäran om att få ta del av den aktuella e-postloggen har inte varit särskilt komplicerad och borde ha besvarats snabbare än vad som kom att ske. Handläggningstiden har alltså varit oacceptabelt lång. I 2 kap. 14 § tredje stycket TF anges att en myndighet, när någon begär att få ta del av en allmän handling, inte får efterforska vem sökanden är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Bestämmelsen innebär att var och en har rätt att ta del av alla offent- liga handlingar hos en myndighet utan att behöva uppge vem han eller hon är eller vad handlingen ska användas till, det s.k. anonymitetsskyddet. Undantag från denna huvudregel får göras endast då efterforskning av sökandens identitet och ändamålet med framställningen behövs för att myndigheten ska kunna av- göra om handlingen kan lämnas ut. Undantaget är alltså tillämpligt först när den efterfrågade handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter. Sökanden kan då genom att uppge sin identitet och redogöra för syftet med sin begäran visa att handlingen kan lämnas ut utan risk för att den som skyddas av sekre- tessen lider men. Av utredningen framgår att e-postloggen innehöll uppgifter som enligt so- cialnämndens bedömning omfattades av sekretess enligt 26 kap. 1 § offentlig- hets- och sekretesslagen (OSL). Huruvida den bedömningen är korrekt eller inte är en bedömning i sak. Som regel uttalar sig JO inte i sakfrågor och jag tänker inte göra något avsteg från den principen här. Jag nöjer mig med att konstatera att socialnämnden, utifrån sin bedömning av att e-postloggen om- fattades av sekretess, i detta fall skulle ha kunnat vända sig till AA för att fast- ställa hennes riktiga identitet och syftet med hennes begäran för att kunna pröva om de begärda handlingarna kunde lämnas ut till henne. I stället för att fråga eftersökt hennes identitet genom att fråga de enskilda personer som omfattades av AA:s begäran om de visste vem hon var. Social- nämndens agerande och eftersökning av AA:s identitet har alltså varit direkt felaktig och har skett i strid med TF:s efterforskningsförbud. har därigenom brustit i att tillgodose det anonymitetsskydd som AA haft an- ledning att förlita sig på när hon begärde ut den aktuella e-postloggen. agerande innebar även att de enskilda personer som omfat- tades av AA:s begäran informerades om att begäran gjorts. Med anledning av detta vill jag framhålla att det i och för sig inte finns något uttryckligt hinder mot att en myndighet upplyser en enskild om att en handling som rör honom eller henne har begärts ut. Jag ser dock i detta fall inget skäl till att socialnämn- den behövde kontakta AA:s bror eller någon annan person heller, varför jag vill påminna socialnämnden om anonymitetsskyddet och att JO i tidigare beslut funnit det olämpligt att en myndighet på eget initiativ informerar om vem som O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T begärt ut olika handlingar (se t.ex. JO:s beslut , dnr 5812- 2011). Slutligen framgår av utredningen att socialnämnden saknat tydliga rutindo- kument för hur ärenden om allmänna handlingar ska hanteras. Det står klart att denna brist bidragit till den felaktiga hanteringen av AA:s begäran. är ansvarig för att dess personal och chefer har kännedom om hur dessa ärenden ska hanteras. har dock – i de fall som myndig- heten förklarat vad den felaktiga hanteringen orsakats av – gjort gällande att det berott på enskilda misstag. Omfattningen av de felaktigheter som framkom- mit tyder dock på att myndighetens medarbetare inte har haft tillräckliga kun- skaper om regelverket för utlämnande av allmänna handlingar. Jag konstaterar även att flera chefer varit inblandade i ärendet men att dessa ändå inte lyckats säkerställa en korrekt handläggning av AA:s begäran, vilket tyder på att ovan nämnda kunskapsbrister inte är begränsade till enskilda medarbetare. Jag för- utsätter att socialnämnden nu vidtagit nödvändiga åtgärder för att komma till rätta med detta. Jag noterar även att socialnämnden genomfört utbildningsin- satser för berörd personal. Sammanfattningsvis förtjänar i kritik för den långsamma handläggningen av AA:s begäran och för att felaktigt ha eftersökt AA:s identitet. Det som i övrigt har kommit fram ger inte anledning till några kommentarer från min sida. Det var olämpligt av en tjänsteman hos en miljönämnd att informera ett företag som stod under tillsyn om att en tidning hade begärt ut handlingar om företagets verksamhet (Dnr 1200-2017) Beslutet i korthet: i en kommun hade till upp- gift att utöva tillsyn över ett företag. En tjänsteman hos nämnden informe- rade företaget om att en tidning hade begärt ut handlingar om företaget. Tjänstemannen frågade även om företaget ville ha de handlingar som tid- ningen hade begärt ut och skickade därefter handlingarna till företaget. En- ligt JO kan tjänstemannens handlande inte uppfattas på annat sätt än som en varning till företaget om att en granskning av dess verksamhet var på gång. JO anser därför att tjänstemannens handlande var olämpligt mot bakgrund av de intressen som bär upp den svenska offentlighetsprincipen. Handlandet kan enligt JO också ifrågasättas med tanke på regeringsformens krav på sak- lighet och opartiskhet. är ansvarig för att dess personal har känne- dom om den reglering som styr de offentliganställdas arbete och får kritik av JO för det inträffade. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T I en artikel i fanns uppgifter om att en miljöinspektör vid kommun hade informerat ett återvinningsföretag om att tidningen hade begärt ut vissa handlingar. Med anledning av uppgifterna i tidningsartikeln beslutade jag den 22 febru- ari 2017 att inleda en utredning. JO uppmanade samhällsbyggnadsnämnden att yttra sig mot bakgrund av upp- gifterna i artikeln och 1 kap. 9 § regeringsformen (RF). lämnade följande yttrande: [Företaget, JO:s justering] arbetar med materialåtervinning av plast och Dagens Nyheters artiklar handlar om hur stor del plast som återvinns och vart det som inte kan återvinnas tar vägen. Återvinningsgraden regleras ge- nom ett avtal mellan företaget och Förpacknings- och tidningsindustrin (FTI). Hur detta avtal uppfylls är inte en fråga för den kommunala tillsyns- myndigheten. Det kommunen kan bedriva tillsyn av kring återvinningen, är kravet på anteckningsskyldighet enligt 54 § i avfallsförordningen. Detta enligt till- synsvägledning från . genom- förde en opartisk och sakkunnig besiktningsman en periodisk besiktning på företaget då det konstaterades att anteckningsskyldigheten var utan an- märkning. Myndighetens tillsyn i övrigt omfattar att verksamheten bedrivs enligt det tillstånd som [företaget, JO:s justering] har enligt . har miljöavdelningen haft drygt 35 kontakter med företa- get. Generellt ska myndighetens handläggning vara offentlig och transpa- rent. Då vi t.ex. får in anmälningar, andra handlingar eller klagomål ska dessa delges till alla som kan vara berörda, detta för att de ska ges möjlighet att lämna synpunkter och för att känna till vad som händer. Vårt tillsynsar- bete utförs till stor del genom att företag fås att förstå vilka brister som behöver åtgärdas, och att företaget åtar sig att vidta nödvändiga åtgärder. Detta arbetssätt bygger till stor del på ett förtroende mellan tillsynsmyndig- heten och företagets representant och att det finns en god relation. Rela- tionen ska självklart vara professionell och på rätt nivå för att inte försvåra korrekta bedömningar, och i många fall skrivs formella beslut och föreläg- ganden. Sådana beslut tas normalt inte där ett samförstånd finns om vad som behöver göras. Om t.ex. polismyndigheten eller i sitt myndighetsarbete begärt information om ett företag hade givetvis inte företaget informerats, då det skulle försvårat myndighetsutövningen, men så var det inte i detta fall. Det material som fick hade företaget till största delen tidigare fått. Från inspektören fanns i detta ärende inga baktankar eller av- sikter att ”varna företaget”, utan endast att bereda företaget att få tillgång till samma information. kan inte anse att det finns anledning att ifrågasätta inspektörens saklighet eller opartiskhet. Inte heller att allas likhet inför lagen kan ifrågasättas. Däremot finns det i kommun inte någon stor vana av undersö- kande journalistik och hur förvaltningar och tjänstemän på bästa sätt ska förhålla sig i sådana situationer. Det finns inte heller några fastställda ruti- ner för detta. Ärendet kring [företaget, JO:s justering] och Dagens Nyhet- ers artiklar om återvinningsgraden av plast aktualiserar frågan, och kom- munen kommer därför att ta fram en rutin för hur tjänstemännen bäst agerar vid den typen av händelser. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T I ett beslut anförde JO följande. Enligt 1 kap. 9 § RF ska domstolar samt förvaltningsmyndigheter och andra som fullgör offentliga förvaltningsuppgifter i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet (objektivitetsprincipen). Bestämmelsen omfattar inte bara hur en sak rent faktiskt har handlagts och vilka verkliga skäl som ligger bakom ett beslut eller annat handlande från en myndighet. Även hur myndighetens agerande har uppfattats är av betydelse. Man talar ibland om en objektiv och en subjektiv sida av grundlagsbestämmel- sen. Det subjektiva är hur myndigheten själv anser sig ha agerat, medan det objektiva är hur myndighetens agerande kan uppfattas utifrån. Redan risken för att andra kan uppfatta att saklighet och opartiskhet inte iakttas är tillräcklig för att hindra vissa förfaranden (se och , Regeringsformen – en kom- mentar, 3:e uppl., s. 54). Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning ska varje svensk medborgare ha rätt att ta del av allmänna handlingar (2 kap. 1 § tryck- frihetsförordningen, TF). Formuleringen i 2 kap. 1 § TF ger uttryck för synsättet att offentlighetsprin- cipens ändamål är att möjliggöra nyhetsförmedling och annan informations- spridning samt att stimulera diskussion om allmänna angelägenheter (Axber- ger, Yttrandefrihetsgrundlagarna, publicerad i Zeteo , s. 207). I 2 kap. 14 § tredje stycket TF anges att en myndighet inte, på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling, får efterforska vem sökanden är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns något hinder mot att handlingen lämnas ut. Bestämmelsen innebär att var och en har rätt att ta del av alla offentliga handlingar hos en myndighet utan att behöva uppge vem han eller hon är eller vad handlingen ska användas till, det s.k. anonymi- tetsskyddet. har till uppgift att utöva tillsyn över företaget när det gäller bl.a. att det följer sitt tillstånd enligt . Av utredningen framgår att en inspektör vid nämnden informerade företaget om att hade kontaktat bl.a. nämnden och begärt ut handlingar om företaget. Inspektören frågade även om företaget ville ha de handlingar som tidningen hade begärt ut och skickade dem därefter till företaget. Nämnden har uppgett att inspektörens handlande syftade till att ge företaget möjlighet att få tillgång till samma information som hade fått. Nämnden har hänvisat till att myndighetens handläggning generellt ska vara offentlig och transparent och att anmälningar och klagomål m.fl. handlingar ska delges alla som kan vara berörda samt att tillsynsarbetet bygger på ett för- troende och en god relation mellan myndigheten och företaget. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Det har dock inte framkommit någon saklig anledning för in- spektören att informera företaget om att handlingar hade begärts ut eller att delge bolaget de handlingar som hade begärts ut. Det hade framgått för nämn- den att det rörde sig om en begäran om handlingar som gjorts av en tidning, sannolikt i syfte att genomföra en journalistisk granskning av företagets verk- samhet. Handlandet kan, objektivt sett, inte uppfattas på annat sätt än som en varning till företaget om att en granskning av dess verksamhet var på gång. Inspektörens handlande var därför olämpligt mot bakgrund av de intressen som bär upp offentlighetsprincipen. Handlandet kan också ifrågasättas med tanke på RF:s krav på saklighet och opartiskhet. Nämnden är ansvarig för att dess personal har kännedom om den reglering som styr de offentliganställdas arbete och ska kritiseras för det inträffade. Vissa uttalanden om betydelsen av anonymitetsskyddet när en begäran om handlingsutlämnande ska vidarebefordras till den enskildes närmaste chef för prövning (Dnr 1851-2017) Beslutet i korthet: AA, som arbetar på , begärde att få ut vissa handlingar samt uppgifter om en kollega.