frsrdg · H604JO1 · 2018-11-14 00:00:00 — noterade handläggande verkställighetsteam att samtliga skulder skulle bli reglerade när pengarna från utmätningen av överskjutande skatt bokför- des och därför upphävdes löneutmätningen. Rätteligen var dock skulderna redan fullbetalda i och med inbetalningen , men den inbe- talningen hade då ännu inte bokförts. bokfördes de pengar som inkommit med anledning av utmätning av överskjutande skatt och överskottet återbetalades till DDD. Kronofogden kan konstatera att inbetalningarna med anledning av DDD:s löneutmätning inte bokfördes med den skyndsamhet som gällande regelverk kräver. Till följd av detta fanns felaktiga uppgifter om DDD re- gistrerade i utsöknings- och indrivningsdatabasen, vilket i sin tur ledde till att överskjutande skatt utmättes trots att DDD saknade skulder hos Krono- fogden. Den sena registreringen av de inbetalda beloppen medförde också att återbetalningen till DDD tog . Av utredningen framgår att EEE:s skulder blev reglerade till fullo genom en inbetalning som bokfördes . Den sena registreringen av inbetalningen medförde att utmätning av överskjutande skatt, som sker per automatik om en skuld finns registrerad, kom att verkställas trots att EEE saknade skulder hos Kro- nofogden. K R O N O F O G D E N Den sena registreringen av det inbetalda beloppet medförde också att återbetalningen till EEE tog . Av utredningen framgår att de utmätta medlen utbetalades till FFF ca efter att de inbetalades till . Kronofogde- myndigheten kan konstatera att utbetalningen enligt gällande regelverk borde ha skett minst tidigare än vad som kom att ske. Enligt bedömning fanns det skäl att anta att medlen skulle utbetalas till FFF , varför myndigheten hand- lade i enlighet med gällande regelverk när medlen inte gjordes räntebä- rande. Av utredningen framgår att GGG betalade sin skuld hos Kronofogdemyn- digheten . Det tog tid innan betalningen registrerades i utsökningsmålet hos . kom en nedsättning av skulden från . registrerades inbetalningen från GGG och överskottet återbetalades till honom. Krono- fogdemyndigheten borde omgående ha registrerat GGG:s betalning i målet. Då hade skulden varit reglerad och det hade uppstått ett överskott hos Skat- teverket när skulden sattes ned. Av utredningen framgår att det tog alltför , , innan överskjutande belopp från utmätningen återbetalades till HHH. Av utredningen framgår att inbetalning av- seende utmätning av JJJ:s pension registrerades först . Den sena registreringen fick till följd att ett för högt belopp kom att utmätas från JJJ:s skattekonto . Utmätningen av överskottet på skatte- kontot bokfördes även det , först . Detta fick till följd att beslutet om utmätning i JJJ:s pension inte kom att upphävas trots att hon då saknade skulder hos . Detta medförde att utmätning på hennes pension felaktigt verkställdes . Av utredningen framgår även att återbetalningen av felaktigt utmätta medel har dröjt för länge, två respektive . Av utredningen framgår att KKK:s skulder blev fullbetalda genom en in- betalning . Betalningen bokfördes och ett över- skott återbetalades till KKK. Till följd av detta kunde KKK:s löneutmätning upphävas skyndsamt. Orsaken till att det ändå gjordes in inbetalning av arbetsgivaren var att in- betalningen från KKK gjordes i , och det fanns därmed inte någon möjlighet att stoppa ytterligare inbetalningar från arbetsgivaren. På grund av det ansträngda läget hos medelshanteringen tog dock åter- betalningen till KKK . LLL:s löneutmätningsbeslut borde rätteligen ha upphävts i direkt anslut- ning till att sökanden återkallade det mål som låg till grund för beslutet. Av utredningen framgår att detta skedde först . K R O N O F O G D E N återkallelsen skedde så pass sent att arbetsgivaren sannolikt redan hade av- skilt de medel som skulle inbetalas till , har felet dock med största sannolikhet inte haft någon betydelse för att arbetsgivaren gjorde en inbetalning trots att LLL då saknade skulder hos Kronofogde- myndigheten. Utredningen visar vidare att de utmätta medlen återbetalades till LLL först , vilken tidsutdräkt inte är förenligt med gällande regelverk. Av utredningen framgår att löneutmätningsbeslutet upphävdes när Krono- fogdemyndigheten fattade beslut om att inleda skuldsanering för MMM . Beslutet om löneutmätning upphävdes men hans arbetsgivare redovisade in pengar för juni månad till Kronofog- demyndigheten . Det är inte praktiskt möjligt att hinna stoppa en inbetalning från en arbetsgivare med en dags varsel. I denna del har Kro- nofogdemyndighetens handläggning inte brustit. Däremot borde beloppet ha återbetalats omgående till MMM. Av utredningen framgår att av- räknade NNN:s överskott på skattekontot mot hans skulder i allmänna mål. När avräkningen var gjord kvarstod en skuld om […] kr. betalade NNN in […] kr till . […]kr för att betala hans återstående skuld. Resterande belopp betalades tillbaka till honom . Det var inte fel att avräkna NNN:s överskott på skattekontot mot hans skulder eller att använda en del av det inbetalda beloppet till att betala hans skulder. I denna del har handläggning inte brus- tit. Däremot borde det överskjutande beloppet omgående ha återbetalats till NNN. Av utredningen framgår att gäldenären betalade skulden . betalade ut pengarna till sökan- den. borde omgående ha betalat ut de inbetalade pengarna till sökanden. Av utredningen framgår att PPP:s skulder blev betalda genom löneutmät- ning . På grund av sen registrering av inbetalningarna från hans arbetsgivare syntes inte de inkomna betalningarna i målen. Det gjorde att löneutmätningen verkställdes även . betalades pengarna för juli månad tillbaka till PPP. Kronofogdemyndig- heten borde omgående ha registrerat inbetalningen för juni från PPP:s ar- betsgivare och meddelat hans arbetsgivare att löneutmätningen skulle upp- höra. Då skulle det inte ha skett något avdrag från hans lön . I samtliga ärenden beklagade det inträffade och de olägenheter som den bristfälliga handläggningen hade förorsakat anmälarna. Anmälarna fick tillfälle att kommentera remissvar, vilket några av dem gjorde. K R O N O F O G D E N Bokföring och registrering av inbetalningar till ska registrera enskilda mål i utsöknings- och indriv- ningsdatabasen samt föra dagbok i varje mål. Uppgifter om bl.a. betalning ska registreras i dagboken, se 1 kap. 5 § utsökningsförordningen (1981:981), UF, och 2 kap. 5 § lagen (2001:184) om behandling av uppgifter i Kronofogdemyn- dighetens verksamhet. Enligt 9 § första stycket förordningen (2000:606) om myndigheters bokfö- ring ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra ekonomiska händelser ska bokföras så snart det kan ske. Ekonomiska händelser får bokföras senare om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed. Redovisning av influtna medel Medel som har flutit in till i ett mål om utmätning ska enligt 13 kap. 1 § utsökningsbalken (1981:774), UB, redovisas . Är det influtna beloppet litet och kan det antas att ytterligare medel kommer att flyta in i målet, får myndigheten avvakta med redovisningen. Med- len ska som huvudregel redovisas från det att de flöt in, om inte något hinder finns som kan hänföras till detta eller det finns särskilda skäl, se 13 kap. 3 § UF. I ett beslut anförde JO följande. JO- och JK-beslut om medelshantering m.m. Jag har tidigare i ett antal ärenden haft anledning att rikta kritik mot Kronofog- demyndigheten för problem och brister hänförliga till bl.a. myndighetens me- delshantering. Nedan redogör jag för några av dessa beslut. I tre beslut (dnr 2427-2011, 4408-2011 och 4466-2011) kritiserade jag myndigheten för bl.a. brister i medelshanteringen. I ärendena med dnr 2427-2011 och 4466-2011 hade myndigheten betalat ut medlen till sökandena trots att överklaganden från svarandena hade kommit in till myn- digheten. I ärendet med dnr 4408-2011 hade myndigheten fattat ett beslut om utmätning efter det att en betalning hade skett, och anledningen till detta var att myndigheten låg efter med registreringen och bokföringen av in- komna betalningar. Jag uttalade i mitt beslut att det var viktigt att myndigheten, om bokföringen av någon anledning släpade efter med inregistreringen av be- talningar, uppmärksammade detta inom organisationen och vidtog de åtgärder som krävdes för att enskilda inte skulle drabbas. Jag framhöll dessutom att myndighetens medelshantering var en viktig del av verksamheten som kunde ha stor betydelse för enskilda, att det därför var viktigt för förtroendet för myn- digheten att handläggningen var korrekt och att myndighetens medelshantering präglades av noggrannhet. I ett beslut (dnr 3655-2011) riktade jag på nytt kritik mot myndigheten för brister i medelshanteringen. I det ärendet hade myndigheten K R O N O F O G D E N uppgett att anledningen till det inträffade var ett oplanerat driftsstopp och sämre bemanning , men att man arbetade med olika åtgärder för att undvika att liknande situationer skulle uppstå. Jag uttalade att det inte var godtagbart att myndigheten kontaktade en enskild för att meddela att en skuld fortfarande var obetald när så inte var fallet. I ett beslut (dnr 5976-2011) riktade jag återigen kritik mot myndigheten för dess problem med medelshanteringen. I ärendet hade myndigheten betalat ut medel till sökanden trots att gäldenären hade överklagat utmätningsbeslutet. I remissvaret uppgav myndigheten att man hade tagit till sig av kritiken i de tidigare besluten och att man hade vidtagit adekvata åtgär- der. Och jag uttalade återigen hur viktigt det var att myndigheten fortsatte det påbörjade arbetet med åtgärder för att förbättra noggrannheten i medelshante- ringen så att liknande misstag inte skulle upprepas. I ett beslut (dnr 548-2016, vari jag hänvisade till mina beslut , dnr 3890-2014, , dnr 6248-2014, och , dnr 3029-2015) riktade jag kritik mot myn- digheten för dess slarv: för att myndigheten i ett mål om verkstäl- lighet betalade ut pengar till gäldenären i stället för till sökanden, skickade ett kravbrev till sökanden i stället för till gäldenären när den felaktiga utbetalning- en uppdagades och därefter dröjde med utbetalningen av pengarna till sökan- den. Några av mina senare beslut gentemot är från den (dnr 1589-2016, 3689-2016 och 4024-2016). I dessa beslut kriti- serade jag återigen myndigheten för dröjsmål med bokföringen av inbetal- ningar och med återbetalning av överskott av utmätta medel till gäldenärerna. I ett av besluten uttalade jag återigen hur viktigt det var att myndigheten bok- förde inbetalningar snabbt och på ett korrekt sätt. Och jag uttalade också att om myndighetens bokföring av någon anledning släpade efter med registreringen av betalningar behövde detta uppmärksammas inom organisationen så att de åtgärder som var nödvändiga för att enskilda inte skulle drabbas skulle kunna vidtas omgående. Myndighetens tillkortakommanden skulle naturligtvis inte drabba gäldenärer som gjorde rätt för sig. Även Justitiekanslern har i ett antal beslut riktat kritik mot Kro- nofogdemyndigheten för brister som har samband med myndighetens medels- hantering (se t.ex. Justitiekanslerns beslut , dnr 7949-13-42, och , dnr 8645-14-21). Så sent som riktade Justitiekanslern i ett skadeståndsärende (dnr 7046-16-40) allvarlig kritik mot för dröjsmål med registrering, bokföring och redovis- ning av influtna medel samt för att ha låtit bli att ändra ett beslut om löneut- mätning i rätt tid. Min bedömning av de ärenden som är aktuella Det är alltså inte länge sedan jag riktade kritik mot för problem och brister i dess medelshantering. Senast detta skedde var för felaktigheter och där myndighetens ledning, om K R O N O F O G D E N inte på annat sätt så genom JO:s remisser, hade fått vetskap om felen . Trots detta har problemen och bristerna i myndighetens medels- hantering fortsatt och t.o.m. ökat i omfattning och våren och , vilket alla anmälningar mot myndigheten som JO har fått in vittnar om. När jag fattade mina beslut hade jag därför redan fått in ett antal nya anmälningar mot myndigheten som därefter har handlagts och bedöms i detta beslut. har dröjt med att registrera och bokföra inbetalningar Av de bestämmelser som redovisats ovan som rör frågan om registrering och bokföring av inbetalningar till följer att betalningar ska registreras och bokföras skyndsamt. I flertalet av de ärenden som detta beslut avser visar utredningen att regi- streringen och bokföringen av betalningar till inte har skett med den skyndsamhet som krävs. Detta är naturligtvis inte acceptabelt och som framgår i det följande har dessa dröjsmål medfört andra fel och i vissa fall mycket kännbara konsekvenser för de enskilda gäldenärerna. har felaktigt gjort utredningar och utmätningar samt dröjt med att återbetala pengar till gäldenärerna m.m. Dröjsmålen med att registrera och bokföra betalningarna har i några av ären- dena lett till att myndigheten felaktigt har gjort utmätningar. I vissa fall har gäldenärerna inte haft någon skuld för utmätningarna och i vissa fall har det utmätta beloppet överstigit den kvarvarande skulden. När detta har uppdagats, ibland efter påpekanden från gäldenärerna, har de fått vänta orimligt länge på att få tillbaka sina pengar. Någon gäldenär har också fått vänta orimligt länge på att få pengar återbe- talda när utmätningsbeslutet har ändrats i efterhand, t.ex. på grund av ändrade inkomstförhållanden. Dröjsmålen med att registrera och bokföra betalningar har också lett till att myndigheten i några fall har lämnat felaktiga eller osäkra besked till gäldenä- rerna när de haft kontakt med myndigheten. Myndigheten har dessutom i ett ärende påbörjat en utredning, dvs. inlett en tillgångsundersökning, trots att skulden hade betalats inom den angivna fristen. I några ärenden har det angetts att gäldenärerna förekom i skuld- och indrivningsdatabasen trots att de inte hade någon skuld. I ett ärende består den felaktiga hanteringen i att myndigheten bokförde in- betalningen på en annan gäldenär och därefter dröjde med att spåra pengarna när felet påtalades av gäldenären. I ett annat ärende togs felaktigt en utbetal- ningsspärr bort i datasystemet, vilket medförde att medlen betalades ut till sö- kanden i stället för till gäldenären. Min utredning har alltså visat att registreringen och bokföringen av betalningar till inte har skett med den skynd- K R O N O F O G D E N samhet som krävs och att detta har lett till olika följdfel. Även andra självstän- diga fel i myndighetens hantering av olika ärenden, alltså utan föregående bris- ter och problem kring registreringen och bokföringen av inbetalningar, har kun- nat konstateras genom min utredning. I sina remissvar har myndigheten tagit på sig större delen av de fel och bris- ter som anmälarna har påtalat. Myndigheten har beklagat det inträffade och de olägenheter som den bristfälliga handläggningen har förorsakat anmälarna. Myndigheten har också ingående redogjort för de problem och brister som fun- nits i medelshanteringen och angett ett antal orsaker till dessa samt vilka åtgär- der som har vidtagits för att komma till rätta med problemen och bristerna. Medelshanteringens problem synes delvis ha sitt ursprung i att myndigheten redan när den bildades kom att sakna tillräcklig kompetens inom extern- redovisning och ekonomiadministration. En annan viktig orsak till problemen är ett bristfälligt it-stöd som myndigheten har arbetat med att ersätta ända . Det stora antalet anmälningar som kommit in till JO tycks dessutom ha sin förklaring i att myndigheten – som hade stora förhoppningar på sitt nya it-stöd – minskade personalstyrkan vid medelshante- ringen bara för att upptäcka att detta var förhastat och tvingades att tillföra ca 30 medarbetare. Trots att jag haft anledning att kritisera myndigheten vid ett stort antal tillfällen för brister i medelshanteringen har jag inte fått en or- dentlig förklaring till de påtagliga svårigheter som myndigheten har och har haft med att registrera betalningar och redovisa medel . Någon riktig för- till de egentligen ganska uppseendeväckande kvalitetsbrister som också har förekommit – som att inbetalningar har registrerats på fel gäldenär eller att medel har betalats ut trots att detta inte borde ha skett – anser jag inte att jag har fått. Jag har också svårt att förstå varför myndigheten varit så påfallande långsam med att reparera skador som myndigheten förorsakat enskilda genom att betala ut pengar till fel mottagare. I 5 § förordningen (2016:1333) med instruktion för Kronofogdemyndig- heten, som trädde i kraft och som ersatte förordningen (2007:781) med instruktion för , föreskrivs att myn- digheten ska bidra till ett väl fungerande samhälle, och den ska utföra sina upp- gifter på ett sätt som är rättssäkert, kostnadseffektivt och enkelt för såväl all- mänheten och företagen som myndigheten själv. Min slutsats av de klagomål som har kommit in till JO och myndighetens remissvar är att myndigheten har misslyckats med att uppfylla instruktionens krav på att hanteringen av utmätningar ska utföras på ett rättssäkert, kostnads- effektivt och enkelt sätt. Orsaken till detta misslyckande är otvetydigt de många, och återkommande, allvarliga felen och bristerna i myn- dighetens medelshantering. Det har varit högsta lednings skyldighet att se till att denna viktiga del av verksamheten, som påverkar så många enskilda män- niskors ekonomiska situation, fungerar. förtjänar all- varlig kritik. K R O N O F O G D E N Jag överlämnar ett exemplar av detta beslut till för kännedom. Offentlighet och sekretess samt yttrande- och tryckfrihet E-postmeddelanden med känsliga personuppgifter borde inte ha skickats utan att särskilda säkerhetsåtgärder vidtagits för att säkerställa att rätt person fick åtkomst till uppgifterna och att de överfördes på ett säkert sätt (Dnr 6466-2015) Beslutet i korthet: skickade ett e-post- meddelande med en elevs läkarintyg mellan e-postservrar över internet till vårdnadshavarna och till flera befattningshavare. Det borde ha vidtagits sär- skilda säkerhetsåtgärder för att säkerställa att rätt person fick åtkomst till uppgifterna och att de överfördes på ett säkert sätt (t.ex. genom kryptering). Eftersom det inte gjordes fanns det risk för att obehöriga, dvs. andra än de avsedda mottagarna, kunde ta del av de känsliga personuppgifterna. Förvalt- ningen kritiseras för hanteringen. Dessutom kritiseras förvaltningen för att man dröjde med att besvara frågor från elevens far som gällde bl.a. hanteringen av läkarintyg. AAklagade i en anmälan till JO på barn- och utbildningsförvaltningen i kommun när det gällde bl.a. hanteringen av vissa läkarintyg och dröjsmål med att besvara frågor. Han uppgav bl.a. följande: har de som föräldrar uppma- nats av barn- och utbildningsförvaltningen att skanna in och skicka läkarintyg om sonens allergi till förvaltningen via e-post. De har lämnat in papperskopior av intygen i stället. Intygen har sedan – utan samtycke – skannats in och cirku- lerats mellan olika personalkategorier inom förvaltningen. Förvaltningen har även kontaktat sjukvården via e-post i ärendet. Dessutom har förvaltningen dröjt med att svara på en skrivelse där föräldrarna har efterfrågat rutiner och förklaringar. Till anmälan bifogades bl.a. barn- och utbildningsförvaltningens skrivelse med svar på frågor som AA hade ställt i ett e-postmed- delande till förvaltningen . JO uppmanade i kommun att yttra sig över det som framfördes i anmälan, dvs. hur intyg från sjukvården hanterades inom barn- och utbildningsförvaltningen och om detta skedde i enlighet med bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, och per- sonuppgiftslagen (1998:204), PuL. Nämnden skulle också yttra sig över hur O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T AA:s frågor i e-postmeddelandet hade hanterats. I sitt remissvar anförde barn- och utbildningsnämnden följande: Enligt 2 kap. 25 § skollagen (2010:800) ska det för eleverna i förskoleklas- sen, , grundsärskolan, sameskolan, specialskolan, gymnasiesko- lan och gymnasiesärskolan finnas elevhälsa. Elevhälsan ska omfatta medi- cinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. Sekretesskyddet för uppgifter om enskildas personliga förhållanden i förskoleklass, grundskola, grundsärskola, specialskola, sameskola, gymna- sieskola och gymnasiesärskola inom det offentliga skolväsendet regleras i 23 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL. Av första stycket framgår att sekretess gäller för uppgift om enskilds personliga förhållanden i sådan elevhälsa som hänför sig till psykologiska, psykosocial eller specialpe- dagogisk insats, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men. Sekretessen gäller således med ett omvänt skaderekvisit, dvs. det råder presumtion för sekretess. Elevhälsans medicinska del, dvs. skolläkare och skolsköterska, omfattas av tillämpningsområdet för hälso- och sjukvårdssekretessen i 25 kap. l § OSL och utgör en egen verksamhetsgren i förhållande till den övriga elev- hälsan (prop. 2009/10:165 s 656 f.). Sekretessen i den verksamheten gäller också med ett omvänt skaderekvisit, dvs. det råder presumtion för sekretess. Av 25 kap. 13 a § OSL följer att sekretessen enligt l § samma kapitel inte hindrar att en uppgift om en enskild lämnas från sådan elevhälsa som avser medicinsk insats till annan elevhälsa eller särskild elevstödjande verksam- het i övrigt inom samma myndighet, om det krävs att uppgiften lämnas för att eleven ska få nödvändigt stöd. Sekretess inom elevstödjande verksamhet Särskilt elevstödjande verksamhet finns reglerad i 23 kap. 2 § andra stycket OSL. För uppgifter inom sådan verksamhet gäller ett rakt skaderekvisit, dvs. det råder presumtion för offentlighet. Med särskilt elevstödjande verk- samhet i övrigt avses stödverksamhet som bedrivs av andra än psykologer, kuratorer eller specialpedagoger. Med särskild elevstödjande verksamhet i öv- rigt avses sådant särskilt stöd till enskilda elever som går utöver det stöd som varje elev ska få inom ramen för den gemensamma undervisningen och sociala samvaron i skolan. I den elevstödjande verksamheten i övrigt ryms en verksamhet av betydande omfattning. Dit räknas bl.a. lärarnas in- hämtande av uppgifter om elevernas personliga förhållanden i syfte att fö- rebygga eller hjälp vid skolsvårigheter. Det kan t.ex. gälla uppgifter om ele- vernas fysiska eller psykiska förutsättningar, deras beteenden och presta- tioner i skolan, hemmet eller fritidsmiljön. Sekretess inom övrig skolverksamhet Enligt 23 kap. 2 § tredje stycket OSL gäller sekretess inom förskoleklassen, , grundsärskolan, specialskolan, sameskolan, gymnasieskolan och gymnasiesärskolan i andra fall än som avses i första och andra styckena för uppgift om en enskilds identitet, adress och andra liknande uppgifter om en enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgif- ten röjs. Sekretessen i detta stycke gör det möjligt att vid befarad person- förföljelse och andra former av trakasserier sekretessbelägga uppgifter som rör enskildas identitet, adress och andra liknande uppgifter (prop. 1997/98:9). O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Av 5 § personuppgiftslagen (1998:204), PUL, framgår att lagen gäller för sådan behandling av personuppgifter som helt eller delvis är automatiserad. Lagen gäller även för annan behandling av personuppgifter, om uppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kri- terier. I 5 a § PUL stadgas att bestämmelserna i 9, 10, 13–19, 21–26, 28, 33, 34 och