frsrdg · H604JO1 · 2018-11-14 00:00:00 — Eftersom AA inte ville att hans enhetschef skulle få kännedom om begäran vände han sig till verkets HR-avdelning. vidarebefordrades hans begäran till enhets- chefen för prövning av utlämnandefrågan. Enhetschefen kontaktade AA och föreslog ett möte så att AA kunde förklara vad han skulle ha uppgifterna till. Det dröjde drygt AA fick ut de handlingar han hade be- gärt. En förutsättning för att en myndighet ska kunna uppfylla skyndsamhets- kravet i tryckfrihetsförordningen är att det finns rutiner som säkerställer att en framställan om att få ta del av allmänna handlingar omgående vidarebe- fordras till en tjänsteman som är behörig att pröva utlämnandefrågan. JO konstaterar att handläggningstiden inte är förenlig med skyndsamhetskravet. Eftersom den information som enhetschefen efterfrågade inte behövdes för att ta ställning till om handlingarna kunde lämnas ut har dessutom efter- forskningsförbudet åsidosatts. kritiseras för dessa brister. JO konstaterar vidare att AA:s namn framgick av begäran, att begäran inte innehöll något önskemål om att få vara anonym vid en eventuell vida- rebefordran inom myndigheten samt att anledningen till att enhetschefen fick del av begäran var att det var hon som skulle pröva om handlingarna kunde lämnas ut. JO riktar därför inte någon kritik mot för att AA:s namn röjdes för enhetschefen, men uttalar att det i situationer som den aktuella – där det framgår att den som ska pröva framställningen är sö- kandens närmaste chef – kan finnas skäl att iaktta en viss försiktighet. Sö- kanden kan ha haft en särskild anledning att inte vända sig direkt till chefen O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T med sin begäran. Det kan mot den bakgrunden t.ex. vara lämpligt att upplysa sökanden om att begäran ska prövas på annat håll i myndigheten och att den kommer att vidarebefordras dit. I en anmälan till JO förde AA fram klagomål mot och enhets- chefen för handläggningen av framställningar om att få ta del av allmänna handlingar och vissa uppgifter. AA anförde i huvudsak följande. Han arbetar på , på den enhet där BB är chef, och är fackligt förtroende- vald. I ett mejl till be- gärde han att enligt offentlighetsprincipen få del av vissa handlingar och upp- gifter om en person som var anställd vid hans enhet. Anledningen till att han mejlade HR-avdelningen var att han inte ville att BB skulle få kännedom om hans begäran. HR-avdelningen vidarebefordrade emellertid hans begäran till henne. Hon mejlade honom och begärde ett möte för att få reda på vad de hand- lingar han vill ta del av skulle användas till. Han svarade inte och hade inte några ytterligare kontakter med någon på om sin begäran. gjorde han en ny framställning om att få ta del av hand- lingar, med väsentligen samma innehåll som den tidigare. Han skickade den framställningen till officiella mejladress. fick han ett mejl där han informerades om kostnaderna för de handlingar han begärt att få del av och tillfrågades om han accepterade kostnaderna. Han sva- rade att han gjorde det. tillfrågades han om han var intresserad av att ta del av handlingarna. (generaldirektören ) yttrade sig över anmälan efter att ha gett berörda befattningshavare tillfälle att lämna upplysningar. Av utredningen i ärendet framgick följande om handläggningen av AA:s fram- ställningar. I sitt mejl till HR-avdelningen begärde AA att få veta vilken befattning och vilka delegationer en annan anställd vid hans enhet hade. Han begärde vidare att få del av alla RITA-rapporter som lämnats in av personal vid hans enhet. är ett it-system där verkets medarbetare kan rapportera tillbud, arbets- skador, skadegörelse och it-incidenter. Mejlet var undertecknat med AA:s namn, och det framgick av mejlsignaturen att AA arbetade som boendeansvarig på en mottagningsenhet och att han var ledamot i sektionsstyrelsen i fackför- bundet ST. AA:s begäran, som kom in till verket , vidarebefordra- des till BB , eftersom begäran gällde handlingar och uppgifter om en anställd vid den enhet hon var chef för. Hon ombads att hantera ärendet och fick information om att det kunde vara bra att kontakta AA för ett förtyd- ligande av vilka uppgifter i han var intresserad av. BBett mejl till AA där hon skrev att hon ombetts att besvara hans begäran om att få del av RITA-anmälningar och uppgifter om en kollega. Hon skrev också: O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T ”Vi tar ett möte så får du förklara hur du tänker och vad du ska ha uppgifterna till.” fick BB ett mejl från HR-avdelningen med svar på en fråga hon ställt om hon kunde visa systemet för en arbetstagarorganisa- tion. Av svaret framgick bl.a. att arbetstagarorganisationer inte får se enskilda ärenden, men att hon kunde berätta om vad som ligger bakom vissa statistiska uppgifter. BBhar uppgett att hon hade uppfattningen att AA:s begäran var gjord i hans egenskap av anställd, eftersom han använde sin mejladress vid Migrationsver- ket och undertecknade som fackligt ombud och boendeansvarig. Hon ville ha ett möte med AA för att be honom precisera vilka handlingar han önskade och förklara rutinerna för att få del av uppgifter i RITA-systemet. begärde AA på nytt ut de uppgifter och handlingar som han begärt att få del av samt ett antal andra handlingar. kompletterade han sin begäran. begärde Migra- tionsverket ett förtydligande, vilket AA inkom med . ville ha besked om AA var beredd att betala för att få ut handlingarna. AA bekräftade detta i ett mejl , men vid en ny kontakt kom det fram att inte hade fått hans svar. Handlingarna lämnades ut och . redovisade följande bedömning. Angående begäran om utlämnande av handlingar Av utredningen i ärendet framgår att det tog innan begäran läm- nades till handläggaren. Dessutom diariefördes den inte. Utlämnandet skedde därtill efter att begäran kom in till . Begäran om att få ta del av handlingarna borde ha diarieförts direkt och handlagts på en gång när den kom in. Handlingarna borde dessutom ha läm- nats ut skyndsamt. beklagar att ärendet innehåller dessa allvarliga handläggningsbrister. BBhar, när hon fick AA:s begäran för handläggning, begärt ett möte med honom för att han skulle förklara hur han tänkte och vad han skulle ha uppgifterna till. Enligt rutin om begäran om utlämnande av allmän handling får verket inte fråga om syftet med en begäran eller vem personen är om begäran inte behöver sekretessprövas. be- klagar att BB i detta skede av handläggningen begärde att AA skulle berätta vad han ville ha uppgifterna till i och med att det då inte framgick om hand- lingarna omfattades av sekretess. AA framförde i sin anmälan bl.a. att genom att skick- ade hans begäran vidare till BB röjdes hans identitet. kon- staterar att AA uppgav sitt namn i e-postmeddelandet i vilket hans begäran skickades. menar därför att det inte framgår av hans be- gäran att han ville vara anonym. beklagar att AA uppfattade BB:s inbjudan till ett möte med honom som ett sätt att tysta och hindra honom att fullfölja sitt fackliga uppdrag. Verket menar att endast det förhållandet att AA kallades till ett möte inte ensamt kan ses som ett försök att tysta och hindra honom från att utföra sitt uppdrag. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Angående begäran om utlämnande av handlingar beklagar även att detta ärende inte diariefördes direkt. Ef- tersom begäran rörde ett stort antal handlingar var ett visst dröjsmål med utlämnandet rimligt. I och med att handlingarna lämnades ut och , har skyndsamhetskravet dock inte uppfyllts. ansåg sammanfattningsvis att handläggningen av AA:s ären- den inte har följt gällande regler och styrdokument. bekla- gade detta och uppgav att en ny webbutbildning för all personal om förvaltning och sekretess lanserades . Utlämnande av allmänna handlingar m.m. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet och utlämnande av sådana handlingar finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). En allmän handling som får lämnas ut, dvs. som inte omfattas av sekretess, ska genast eller så snart det är möjligt tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Det ska ske på stället och utan avgift (2 kap. 12 § TF). Den som önskar ta del av en allmän handling har även rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen (2 kap. 13 § TF). En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att ett besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas som framställningen har gjorts. Någon eller några da- gars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om ett utlämnande får ske. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om framställningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material. I sådana fall kan det vara lämpligt att successivt lämna besked om vad som kan lämnas ut. En begäran om att få ta del av en allmän handling ska göras hos, och enligt huvudregeln prövas av, den myndighet som förvarar den (2 kap. 14 § TF). Om en myndighet har lokaler på flera ställen behöver den enskilde inte vända sig till det ställe där handlingen förvaras med sin begäran. Om en anställd vid en myndighet har ansvar för vården av en handling är det i första hand denne som ska pröva om handlingen ska lämnas ut (6 kap. 3 § offentlighets- och sekretess- lagen, OSL). En myndighet ska på begäran av en enskild lämna uppgift ur en allmän handling som förvaras hos myndigheten om inte uppgiften är sekretessbelagd eller det skulle hindra arbetets behöriga gång (6 kap. 4 § OSL). En myndighet får inte, på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling, efterforska vem sökanden är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingen lämnas ut (se 2 kap. 14 § tredje stycket TF). Bestämmelsen innebär att var och en har rätt att ta del av alla offentliga handlingar hos en myndighet utan att behöva uppge vem han O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T eller hon är eller vad handlingen ska användas till (det s.k. anonymitetsskyd- det). Om sökandens namn framgår av en begäran om att få ta del av allmänna handlingar är begäran inte att betrakta som anonym. Myndigheten bör dock, utifrån grundtanken bakom anonymitetsskyddet i 2 kap. 14 § TF, inte utan vi- dare lämna uppgiften vidare (se t.ex. JO 2012/13 s. 461, dnr 5812-2011). Även om den enskilde inledningsvis röjt sin identitet bör myndigheter, så långt det är lagligen möjligt och praktiskt genomförbart, tillmötesgå ett önskemål från den enskilde om att få vara anonym när framställningen vidarebefordras inom myn- digheten (se JO:s beslut , dnr 6403-2011). JO har ifrågasatt lämpligheten i att lämna sökandens namn vidare till den närmaste chefen, även om sökanden inte motsatt sig detta, när detta inte var nödvändigt för prövningen av begäran (se JO:s beslut , dnr 3761-2014). I ett beslut anförde JO Renfors följande. Av den begäran som AA skickade till framgick hans namn och att han arbetade inom verket. Begäran innehöll inte något önskemål om att få vara anonym vid en eventuell vidarebefordran av framställningen inom myndigheten. Anledningen till att BB fick del av den var att det var hon som skulle pröva om handlingarna kunde lämnas ut. Vid sådana förhållanden finns det inte skäl att rikta någon kritik mot för att AA:s namn röjdes för BB. Jag vill dock framhålla att det i situationer som den nu aktuella – där det av handlingarna framgår att den som ska pröva framställningen är sökandens närmaste chef – kan finnas skäl att iaktta en viss försiktighet. Sökanden kan ha haft en särskild anledning att inte vända sig direkt till chefen med sin begäran. Det kan mot den bakgrunden t.ex. vara lämpligt att upplysa den enskilde om att begäran ska prövas på annat håll i myndigheten och att den kommer att vi- darebefordras dit. AAhänvisade till offentlighetsprincipen i sin begäran att få ta del av hand- lingar. Framställningen skulle därmed handläggas i enlighet med bestämmel- serna i tryckfrihetsförordningen. Det innebär bl.a. att framställningen ska be- handlas skyndsamt och att en myndighet inte får efterforska vilket syfte sökan- den har med sin begäran i andra fall än när det behövs för att kunna pröva om handlingen kan lämnas ut. En förutsättning för att en myndighet ska kunna uppfylla skyndsamhetskra- vet är att det finns rutiner som säkerställer att en framställan om att få ta del av allmänna handlingar omgående vidarebefordras till en tjänsteman som är be- hörig att pröva utlämnandefrågan. Utredningen visar att det i detta fall tog innan BB, som skulle pröva utlämnandefrågan, fick del av AA:s första begäran, vilket inte är acceptabelt. BBhar uppgett att hon inte uppfattade att det var fråga om en begäran enligt tryckfrihetsförordningen. Att det var på det sättet får visst stöd av innehållet i det mejl som hon fick av HR-avdelningen . O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T att BB vänt sig till HR-avdelningen med frågor om arbetstagarorganisationer- nas rätt att ta del av uppgifter i it-systemet . Även om jag – mot bakgrund av att AA använde sig av sin mejladress vid och att det fram- gick att AA var ledamot i – har viss förståelse för att BB missuppfattade grunden för begäran, framgick det tydligt att AA gjorde sin framställning med utgångspunkt i offentlighetsprincipen. Det är ansvar att se till att dess medarbetare har kun- skaper om vad offentlighetsprincipen innebär och vilka krav som gäller för handläggningen av en begäran som görs med stöd av den principen. Bristen i detta avseende ledde till att AA:s begäran över huvud taget inte hanterades un- der drygt en månad. AAskickade ett mejl till , som svar på verkets begäran om besked om betalning. Utredningen ger inte nå- got besked om varför mejlet inte uppmärksammades av verket. Oavsett orsaken till detta ledde det till att handläggningen stannade upp . Mi- grationsverket borde tidigare än ha hört av sig till AA med anledning av att man inte fick något besked från honom. Sammantaget tog det drygt från det att AA gjorde sin första framställan till dess att han hade fått ut alla de handlingar han begärt. Hand- läggningstiden är inte förenlig med skyndsamhetskravet i tryckfrihetsförord- ningen. När det gäller frågan om BB åsidosatt efterforskningsförbudet genom att kontakta AA och be om ett möte där han skulle få förklara vad han skulle ha uppgifterna till gör jag följande överväganden. Det framgick av AA:s begäran att han stödde sig på offentlighetsprincipen. Såvitt framkommit var den infor- mation BB efterfrågade inte nödvändig för att ta ställning till om handlingarna kunde lämnas ut. Hon borde därmed inte ha frågat om syftet med AA:s begäran och har genom sitt mejl åsidosatt efterforskningsförbudet. ska kritiseras för bristerna i hanteringen av AA:s fram- ställningar om att få del av allmänna handlingar. En polis har medverkat i en politisk kampanjfilm med en polisbil och klädd i polisuniform, vilket gett intryck av att han representerat (Dnr 2439-2017, 2456-2017) publicerade en film på sociala medier och på en av partiets webbplatser (). I filmen, som har titeln ”Trygghet att lita på”, berättar polisinspektören bl.a. att arbetssituationen för poliser har blivit sämre och att han hoppas att samhället ska ta människors säkerhet på allvar. som AA:s röst hörs visas bilder på honom när han kör en polisbil, klädd i polisuniform. Filmen avslutas med att O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T partisymbol visas som partiets dåvarande partiledare säger att det är dags att jobba för en ny regering. I anmälningar till JO förde BB och CC fram klagomål mot och AA för hans medverkan i filmen. Anmälarna var kritiska till att filmen gav intryck av att AA medverkat i filmen inom ramen för sin tjänsteutövning som polis och i syfte att påverka allmänheten partipolitiskt. JO har tagit del av den aktuella filmen. () yttrade sig efter att ha hämtat in yttranden från AA och polisintendenten . lämnade följande redogörelse för händelsen. publicerade en film på med titeln ”Trygghet att lita på”. Filmen finns även på sociala medier och på Modera- ternas sida . Filmen ingår i nationella vårkampanj. I filmen pratar AA om sin syn på polisyrket, polisens roll i samhället och hur den har förändrats. Han pratar även om att arbetsvillkoren för polisen har blivit tuffare, att lönerna är för låga och att han är orolig för hur sam- hället ska utvecklas. som man hör AA:s röst visas bilder på när han är ute och går i polisuniform samt när han kör polisbil. Det är bilder både inifrån polisbilen och utifrån när polisbilen körs med blåljus. AAhar sammanfattningsvis uppgett att han länge varit intresserad av sam- hällsfrågor och då främst rättsväsendet men att han förutom viss aktivitet på sociala medier inte haft något utlopp för de tankarna och åsikterna. Han ställde upp i filmen bland annat för att få en direktkanal mot politiker. Han hade kunnat ställa upp för vilket riksdagsparti som helst då det var ett par- tipolitiskt neutralt budskap som han framförde. Hans syfte var inte att ställa upp i någon form av reklamfilm för . Han har inte gjort det av egenintresse i sin roll som polis utan mer som en orolig samhällsmedbor- gare som råkar vara polis. EE uppger i yttrandet att han varken har tillfrågats eller gett sitt medgi- vande till filmen. Det finns inte heller något beslut från om att åtgärden fick genomföras. redovisade följande bedömning. vill inledningsvis betona att varje anställd har rätt att ut- trycka sina åsikter i olika forum, med de begränsningar som finns i lag. Av praxis framgår att krav på opartiskhet och saklighet bara kan ställas när den anställde utför sina tjänsteuppgifter. I övrigt agerar vederbörande – polis eller inte – som utgångspunkt som privatperson, t.ex. när han eller hon ytt- rar sig i sina privata sociala medier. Det gäller även om det framgår av ytt- randet att han eller hon är polis (jfr AD 2011 nr 74 och 2007 nr 20). AAhar i den aktuella filmen inte agerat på uppdrag av utan som privatperson. Han har uppgett att han inte har gjort det av egen- intresse i sin roll som polis utan mer som en orolig samhällsmedborgare som råkar vara polis. har överhuvudtaget inte haft någon O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T vetskap om filmen. Ur ett yttrandefrihetsperspektiv har myndigheten för- stås inga synpunkter på att AA uttrycker sina tankar och åsikter i filmen. I egenskap av arbetsgivare har dock rätt att bestämma över hur arbetsmaterial, utrustning och teknik som tillhör arbetsgivaren får användas (se t.ex. JO 1993/94 s. 496). Med utgångspunkt i kraven på sak- lighet och opartiskhet anser att uniform och polisbil i princip inte bör användas i sådana sammanhang där det kan uppfattas som att myndigheten gör avsteg från dessa principer. I filmen agerar AA i po- lisuniform och kör polisbil. Det kan därför uppfattas som att Polismyndig- heten medverkar i filmen även om AA uttrycker sig ur ett jag-perspektiv. Det inträffade har riskerat att skada allmänhetens förtroende för Polismyn- dighetens opartiskhet, vilket förstås är mindre lämpligt. Domstolar samt förvaltningsmyndigheter och andra som fullgör offentliga för- valtningsuppgifter ska i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet (1 kap. 9 § regeringsformen). Grundlagens krav på saklighet och opartiskhet omfattar inte bara hur en sak rent faktiskt handläggs eller vilka verkliga skäl som ligger bakom ett handlande från myndigheten, utan även hur agerandet uppfattas är av betydelse. Redan risken för att andra kan uppfatta att saklighet och opartiskhet inte iakttas är tillräckligt för att handlandet kan anses strida mot grundlagens krav (se t.ex. JO 2016/17 s. 367, dnr 300-2015). Var och en är gentemot det allmänna tillförsäkrad yttrandefrihet, dvs. frihet att i tal, skrift eller bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt uttrycka tankar, åsikter och känslor (2 kap. 1 § regeringsformen). Innebörden av åsikts- och yttrandefriheten är bl.a. att det allmänna som ar- betsgivare inte får lägga sig i vilka åsikter de anställda har eller hur de brukar sin yttrandefrihet (jfr bl.a. JO 2010/11 s. 605, dnr 149-2009, och JK:s beslut , dnr 7507-15-21). JO har i flera beslut uttalat att principen att en tjänstemans offentligt uttalade åsikter är en privatsak inte kan upprätthållas fullständigt undantagslöst. En be- slutsfattare, vars personliga åsikter har tilldragit sig uppmärksamhet, kan i all- mänhetens ögon t.ex. framstå som mindre lämpad att handlägga vissa typer av ärenden och kan ge en myndighet rätt att vidta åtgärder. Det handlar då om att förebygga förtroendeskador av ungefär samma slag som de som riskerar att uppkomma vid jävsförhållanden. JO 2010/11 s. 605 och där gjorda hänvisningar.) JO har också uttalat att det aldrig får råda någon tvekan om en offentligt anställd tjänsteman uppträder i tjänsten eller som privatperson (se JO 2004/05 s. 54, dnr 228-2003, och JO:s beslut , dnr 3933-2016). har i en kommunikationspolicy lagt fast grunderna för hur myndighetens anställda kommunicerar i tjänsten, internt och externt (PM 2015:58). Bland annat anges att anställda vid myndigheten ska vara tyd- O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T liga med vad som är myndighetens hållning i sakfrågor, hålla isär det profes- sionella uppdraget och personliga åsikter samt att det i all kommunikation ska vara tydligt att det är polisen som är avsändare. I ett beslut anförde JO Renfors följande. AA:s medverkan i kampanjfilmen har inte skett inom ramen för hans anställ- ning som polis. hade varken tillfrågats om hans deltagande eller gett sitt medgivande till att han deltog i filmen. Det saknas därför skäl att rikta kritik mot för AA:s medverkan i filmen. Den som är anställd vid har rätt att på sin fritid, utanför tjänsten, medverka i en politisk film av det aktuella slaget eller på annat sätt engagera sig politiskt. Detta följer av den grundlagsskyddade rätten till åsikts- och yttrandefrihet. Som redovisats ovan gäller detta inte helt undantagslöst. Några sådana förhållanden som avses i JO:s beslut /11 s. 605 är dock inte aktuella här. För att inte riskera att skada allmänhetens förtroende för opartiskhet förutsätter ett deltagande i en politisk film att det tydligt framgår att det är den anställdes personliga åsikter som förmedlas och att filmens innehåll inte ger intryck av att representera myndighetens uppfattning. Genom att AA deltog i kampanjfilmen med en målad polisbil och klädd i polisuniform framgick det inte tydligt att han medverkade i egenskap av privat- person. Han ska kritiseras för detta. Ett kommunalt bolag har inte registrerat allmänna handlingar eller hållit dem ordnade på annat sätt (Dnr 3631-2017) bedriver verksamhet inom besöksnäringen med bl.a. gruv- visningar, museum, logi, restaurang och konferenser. Bolaget ägs till av Sala kommun. Bolagets uppdrag är att äga, förvalta och utveckla fastigheten och gruvan över och under jord, bedriva gruvturism och ansvara för kultur- och naturmiljövård för hela området. I en anmälan till JO förde AA fram klagomål mot för att bolaget inte diarieförde några handlingar. AA anförde att han begärde att få ta del av bolagets postlista/diarium och fick beskedet att bolaget inte hade diariefört några handlingar och att det således inte fanns någon postlista eller något diarium att ta del av. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T