frsrdg · H604JO1 · 2018-11-14 00:00:00 — I en anmälan till JO klagade på och anförde att han och hans fru hade väntat på att få barnbidrag för sina tre barn. Anmälan remitterades till som i sitt remissvar anförde följ- ande. kom det in en ansökan om barnbidrag till Försäkrings- kassan från AA. tittade en handläggare på ärendet och skickade det vidare till aktuell enhet för EU-familjeförmåner. Handläggaren påminde enheten för EU-familjeförmåner om ansökan . skapade enheten för EU-familjeförmåner ett ärende angående den aktuella ansökan. AAbesökte ett av servicekontor och undrade över ansökan om barnbidrag. Han lämnade dessutom in komplet- terande handlingar. Bland annat lämnade han in blanketten ”Uppgifter för utredning av försäkringstillhörighet” för sin . Hanteringen av AA:s EU-familjeförmånsärende och BB:s ärende om försäkringstillhörighet på- gick parallellt. kontaktade en vän till och frågade hur det gick med barnbidragsärendet. Kundcenter informerade BB:s vän om att ärendet S O C I A L F Ö R S Ä K R I N G om försäkringstillhörighet inte var klart. Den l augusti påbörjades handlägg- ningen av BB:s ärende genom att en utredare skickade en begäran om kom- plettering till henne och bad om ett intyg från som kunde visa att hennes försäkringstillhörighet i hade upphört. BB kom in med ett intyg . bedömde att BB omfattades av svensk socialförsäkring genom bosättning . Utredaren av försäkringstillhörighet skapade då ett barnbi- dragsärende på BB. Barnbidragshandläggaren gjorde en koppling från barnbidragsärendet till AA:s ärende om EU-familjeformån den 9 septem- ber. besökte AA servicekontor i och bad om att bli kontaktad av utredare. Utredaren av EU- familjeförmåner ringde upp AA, och meddelade att AA skulle få ett beslut om beviljande av barnbidrag för sina tre barn. Han fick också information om att han skulle få ett avslag för tid innan på grund av att AA och hans fru inte arbetade i och att deras barn då ansågs vara bosatta i . Beslutet om barnbidrag fattades . kan konstatera att myndigheten inte har handlagt ärendena om EU-familjeförmåner, försäkringstillhörighet och barnbidrag så enkelt och snabbt som möjligt. Handläggningen av BB:s ärende om försäkringstillhörighet påbörjades först fyra och en halv månad efter det att ansökan kom in. En förklaring, men ingen ursäkt, är att den aktuella enheten hade långa handläggningstider på grund av höga balanser. Från det att handläggningen påbörjades hanterades dock ärendet skyndsamt. Det är dock oacceptabelt att det tog så innan handläggningen inleddes och beklagar detta. När det gäller utredningen av EU-familjeförmåner har den inte heller varit tillräckligt aktiv. Beslut borde ha fattats i anslutning till ställningstagandet om BB:s försäkringstillhörighet. beklagar även detta. Enheterna för EU-familjeförmåner har haft problem med att handläggningstiderna är långa. Enheterna har arbetat aktivt med att minska sina ärendebalanser och att bli mer effektiva. har anställt flera nya utredare till enheterna och har även koncentrerat handlägg- ningen till två orter i stället för tre. Enheterna har också infört en tydligare ge- mensam produktionsstyrning och förbättrat sina rutiner. AA gavs tillfälle att yttra sig över remissvaret. I ett beslut anförde stf JO följande. För en stor del av landets befolkning är socialförsäkringsförmåner, t.ex. barn- bidrag, av avgörande betydelse för försörjningen. Det är därför mycket angelä- get att handläggning sker effektivt och rättssäkert i enlighet med bestämmelserna i bl.a. förvaltningslagen (1986:223). Av utredningen framgår att AA ansökte om EU-familjeförmåner (barnbi- drag) . lämnade AA även in uppgifter för utredning av sin frus, BB:s, försäkringstillhörighet. Det ärendet påbörjades inte förrän då bad BB intyga att hon inte hade försäkringstillhörighet i sitt tidigare hemland. Det efterfrågade intyget kom in till och dagen därpå gjorde S O C I A L F Ö R S Ä K R I N G myndigheten bedömningen att BB omfattades av svensk socialförsäkring. Några åtgärder i ärendet om barnbidrag vidtogs emellertid inte då AA på eget initiativ besökte . Beslut i ärendet fattades , dvs. efter att AA hade kommit in med sin ansökan. JO har kritiserat för långa handläggningstider i ärenden med utlandsanknytning och bl.a. konstaterat att dröjsmålet ofta berott på svårigheter att få in nödvändigt material från ut- ländska myndigheter (se t.ex. JO 2015/16 s. 535). I det här ärendet lämnades den nödvändiga utländska handlingen in av BB efter att den hade begärts. Den oacceptabelt långa handläggningstiden i BB:s och AA:s ärenden berodde i stället på egen brist på aktivitet. Jag är mycket kritisk till det som har kommit fram. har vid upprepade tillfällen skickat handlingar med uppgifter som omfattas av sekretess till fel person (Dnr 5606-2017, 5820-2017, 6105-2017) Beslutet i korthet: Tre försäkrade anmälde, oberoende av varandra, till JO att hade skickat handlingar med uppgifter som omfattas av sekretess till en annan person än den som uppgifterna avsåg. JO uttalar allvarlig kritik mot för den bristande noggrannhet som myndigheten har uppvisat vid hanteringen av sekretesskyddade uppgifter. JO har vid upprepade tillfällen påtalat vikten av att uppgifter som omfattas av sekretesskydd hanteras med stor noggrannhet. En tjänsteman som hante- rar sekretesskänslig information har ett personligt ansvar att se till att sekre- tessen upprätthålls. JO fick in tre anmälningar mot Försäkrings- kassan om att handlingar med uppgifter som omfattas av sekretess har skickats till en annan person än den som uppgifterna avsåg. I ett ärende (dnr 5606-2017), som kom in till JO , upp- gav AA bl.a. att hade sänt en annan persons läkarintyg till henne och att hon undrade var hennes handlingar hade hamnat. I ett annat ärende (dnr 6105-2017), som kom in till JO , anförde BB att hon hade blivit uppringd av en kvinna som uppgav att hon hade fått hennes läkarintyg hemskickat till sig. Läkarintyget innehöll sek- retessbelagda uppgifter. I ytterligare ett annat ärende (dnr 5820-2017), som kom in till JO den 1 sep- tember 2017, uppgav CC att hon tillsammans med sitt läkarintyg erhöll en an- S O C I A L F Ö R S Ä K R I N G nan persons journal från . Av journalen framgick bl.a. upp- gifter om den andra personens problem och familjeförhållanden. Hon funderar på vem som kan ha fått hennes handlingar. Ärendena remitterades till som i sitt remissvar den skickade handläggare ett kommuni- ceringsbrev till AA. skickade handläggaren ett kommuniceringsbrev med bilagor till en annan person. Av misstag lade handläggaren komplette- ringen av ett läkarintyg avseende den andra personen i brevet till AA. skickade handläggare ett kommunicerings- brev till BB. Dagen innan hade samma handläggare gjort i ordning ett kommu- niceringsbrev till en annan person. Eftersom försändelser med bilagor inte kan hanteras i systemet för central utskrift gjordes båda utskicken manuellt. Troligen handlar det om ett handhavandefel av handläggaren i samband med de båda utskicken. Dessa gjordes i nära anslutning till varandra , på efter- samt . skickade handläggare ett kommunice- ringsbrev till CC. I samband med utskicket skickade handläggaren av miss- tag med en handling som innehöll uppgifter om en annan persons hälsotill- stånd och personliga förhållanden. Av utredningarna framgår att handlingar felaktigt har skickats till andra personer än vad som var avsikten. Det går inte att dra någon annan slutsats än att det har skett av misstag, men ser mycket allvarligt på det inträffade. Åtgärder har vidtagits i form av informationsinsatser till medarbetarna om vikten av att kontrollera att rätt dokument sänds till rätt person. beklagar djupt det inträffade. huvudprincip för att skicka brev är genom central ut- skrift, vilket gör att handläggarna inte behöver hantera breven. Detta fungerar endast om breven skickas utan bilagor. har utvecklat teknik- stödet för att även brev som innehåller bilagor ska kunna sändas ut centralt, i syfte att öka säkerheten i utskicken. Planeringen är att tekniken ska vara helt inarbetad senast . Det gör att handläggarna kan hantera utskicken ett i taget i stället för att skriva ut flera handlingar på en gång. AA, BB och CC gavs tillfälle att kommentera remissvaret. I ett beslut anförde stf JO följande. S O C I A L F Ö R S Ä K R I N G Huvudregeln om socialförsäkringssekretess finns i 28 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) där det anges att sekretess gäller hos Försäk- ringskassan för uppgifter om den enskildes hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående lider men om uppgiften röjs och uppgiften förekommer i ärenden om vissa förmåner och ersättningar. Uttrycket ”personliga förhållanden” omfattar i princip alla uppgifter som avser den berörda personen. Av utredningen framgår att inom loppet av några få da- gar har skickat sekretesskänsliga handlingar till fel person vid minst tre till- fällen. Det är allvarligt när tjänstemän som har fått förtroendet att behandla sekre- tesskyddade uppgifter inte sköter sitt uppdrag med tillräcklig omsorg och nog- grannhet. En tjänsteman som hanterar sekretesskänslig information har ett per- sonligt ansvar att se till att sekretessen upprätthålls. JO har vid upprepade till- fällen påtalat vikten av att uppgifter som omfattas av sekretesskydd hanteras med stor noggrannhet. Jag finner det därför mycket bekymmersamt att proble- men kvarstår och att antalet anmälningar om dessa brister ökar. har JO kritiserat för liknande brister vid ett flertal tillfällen (bl.a. dnr 3932-2017, dnr 1164-2017, dnr 1177-2017 och dnr 1679-2017). Jag förutsätter att fortsätter sitt arbete med att bl.a. informera och utbilda berörd personal för att förhindra brister av detta slag. Det är vidare min förhoppning att det teknikstöd som myndigheten nämner i remissvaret ska få effekt. Hitintills har emellertid anmälningar av detta slag fortsatt att komma in. förtjänar allvarlig kritik för sin ovarsamma hantering av handlingar. JO har för avsikt att följa utvecklingen framöver. S O C I A L T J Ä N S T Fråga om det fanns förutsättningar för en socialnämnd att under en barnutredning hämta in utdrag ur misstanke- och belastningsregistret (Dnr 2446-2016) Beslutet i korthet: inledde en s.k. barnutredning efter att det hade kommit fram uppgifter om att ett barn och några skolkamrater i lek hade haft ett avvikande beteende. Under utredningen hämtade socialnämn- den in uppgifter ur polisens belastnings- och misstankeregister om barnets föräldrar. Frågan är om socialnämndens åtgärd hade författningsstöd. En socialnämnd får hämta in uppgifter ur belastnings- och misstankere- gistren om ett ärende avser åtgärder enligt LVU och nämnden efter en be- hovs- och proportionalitetsbedömning anser att uppgifterna är nödvändiga för att nämnden ska kunna ta ställning till vilket behov barnet har av skydd eller stöd. Det finns inte några bestämmelser som tydliggör när en barnutredning enligt socialtjänstlagen övergår till att bli ett ärende om åtgärder enligt LVU. Enligt JO avser ett ärende åtgärder enligt LVU först när en sådan fråga har aktualiserats i en utredning, dvs. när nämnden rent faktiskt överväger ett ingripande enligt LVU. JO konstaterar att det i detta fall, när utredningen inleddes, knappast fanns någon omständighet som talade för att det kunde bli aktuellt att ge barnet vård med stöd av LVU. Det framgår inte heller av den utredning som nämnden utförde att nämnden var ens i närheten av att överväga ett sådant ingripande. Åtgärden att hämta in uppgifter ur registren hade alltså inte stöd i författningarna. Nämnden får kritik för att uppgifterna hämtades in. Uppgifter som finns i belastnings- och misstankeregistren är integri- tetskänsliga för den enskilde. Enligt JO bör det därför inte råda någon tvekan om när förutsättningarna för socialnämnden att ta del av uppgifter ur regi- stren är uppfyllda. Det är därför angeläget att reglerna om en socialnämnds möjlighet att hämta in sådana uppgifter förtydligas. Med stöd av 4 § lagen med instruktion för ombudsmän lämnas beslutet över till (och Socialdeparte- mentet). AAoch BB har tillsammans sonen , född . anmälde CC:s skola oro för bl.a. CC till i . Enligt anmälan hade det kommit fram att CC och några av hans skolkamrater i lek hade haft ett avvikande beteende. S O C I A L T J Ä N S T inledde en utredning . Handläggaren avslutade utredningsarbetet och föreslog att utredningen skulle avslutas utan någon åtgärd från nämndens sida. I en anmälan till JO klagade och BB på i kom- mun. De uppgav bl.a. att det fanns flera brister i handläggningen av utred- ningen. AA och BB ifrågasatte bl.a. varför utredarna hade hämtat in utdrag ur misstanke- och belastningsregistret från polisen om dem. JO tog del av nämndens utredning om CC. JO begärde sedan att socialförvalt- ningen skulle komma in med skriftliga upplysningar i fråga om vilka övervä- ganden som förvaltningen hade gjort i samband med att utredarna hämtade in utdrag ur misstanke- och belastningsregistren. I ett remissvar anförde avdelningschefen följande: utgår från ”Handläggning och dokumentation”, där det beskrivs att arbetet med utredning handlar om att samla in, analysera och väga samman olika uppgifter i syfte att skapa ett allsidigt, relevant och tillförlitligt underlag för nämnden. Det innebär att handläggare kan behöva samla in uppgifter på olika sätt, för att kunna göra en korrekt helhetsbedöm- ning. Hur omfattande detta blir avgörs av ärendets komplexitet. Det vanligaste sättet att samla in underlag är samtal med barn och vård- nadshavare, men även genom andra såsom skola, hälso- och sjukvård, samt andra viktiga personer i barnets nätverk kan vara viktiga att hämta hem in- formation ifrån. Observationer i samband med hembesök eller annan miljö som barnet vistas i är ett annat sätt att samla in information. I vissa fall kan även inhämtande av uppgifter från experter och/eller utdrag från olika register också vara nödvändigt. utredningsskyldighet innebär en rätt att inhämta upplysningar från misstanke- och belastningsregister, när det be- döms som nödvändigt för att kunna fatta beslut. Överväganden i det aktuella ärendet I det aktuella ärendet handlade det om ett sexuellt gränsöverskridande be- teende hos barnet, där flera barn utsatte varandra för ett gränsöverskridande beteende. I en utredning av den karaktären behöver utredas vad som orsakar beteendet, om barnet själv är utsatt, om det handlar om omsorgssvikt, erfa- renhet av våld inom familjen m.m. När anmälningar inkommer avseende sex- uellt beteende hos barn är bedömningen att det är nödvändigt att begära in uppgifter från misstanke- och belastningsregistret rörande vårdnadshavare som en del i utredningen för att kunna bedöma barnets behov av skydd och insatser. I det aktuella ärendet var flera barn inblandade och utdrag ut misstanke- och belastningsregistret begärdes in på samtliga föräldrar vars barn var in- blandade. AA och BB kommenterade remissvaret. S O C I A L T J Ä N S T JO begärde att i skulle komma in med ett yttrande om huruvida det fanns förutsättningar att hämta in uppgifter ur be- lastnings- och misstankeregistret om AA och BB i utredningen som gällde CC. Yttrandet skulle även innehålla en redogörelse för de närmare överväganden som nämnden hade gjort om behovet av att ta del av uppgifterna i registren. Som sitt yttrande lämnade socialnämnden en tjänsteskrivelse som hade upp- rättats vid förvaltningen. I yttrandet anförde nämnden bl.a. följande: Uppgifter ur båda de aktuella registren omfattas av sekretess. I förordning anges vilka och i vilka sammanhang uppgifter kan utfås. Det kan antas att om då begäran kommer från en socialnämnd så lämnas uppgifter ut utan närmare prövning, vilket ställer lite extra krav på nämnden att göra en be- gäran med urskillning, förutom med hänsyn till lagtextens krav, även bland annat då nämndens rätt att behandla uppgifter om enskild omgärdas av fler- talet bestämmelser och med hänsyn till de direkta eller indirekta kraven på att åtgärder ska vidtas tillsammans med den enskilde. är upprepat beroende av uppgifter i alla de sammanhang som räknas upp i de två förordningarna som avser misstanke- resp. belast- ningsregister för prövningar av olika slag. Särskilt vad gäller rekrytering av enskilda till olika uppdrag och i familjerättsfrågor. Inte sällan kommer re- gisteruppgifterna en socialnämnd tillhanda efter medgivande från den en- skilde om att inhämta uppgifter. Som redovisats tidigare av avdelningschefen (tjänsteskrivelse 2016-06- 09)så har handläggaren i utredningsärendet bedömt det nödvändigt med de inhämtade uppgifterna för att säkerställa ett fullständigt beslutsunderlag när det gäller ”sexuellt gränsöverskridande beteende” hos barn. Det anses att ”sexuellt gränsöverskridande beteende” hos barn kan ha sin grund i hem- miljön. Det är då befogat att utesluta (eller bekräfta) alla tänkbara utfall i beskrivningen av den hemmiljön. I de både förordningarna anges, vad som närmast är aktuellt i detta ärende, att nämnden kan erhålla uppgifter i ärenden som avser ”åtgärder enligt lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU)”. Den formuleringen kan innebära ett dilemma för nämnden ur ett utred- ningsperspektiv. Alla utredningar som rör barn sker med stöd av social- tjänstlagen. Den första sådan ”åtgärd” enligt LVU i ett barnavårdsärende kan tänkas vara en begäran om läkarundersökning, ett omhän- dertagande eller en ansökan om vård med stöd av lagen. Ingen av dessa situationer var för handen. För att komma dit hän måste det finnas ett beslutsunderlag som beskriver nödvändigheten av vård utom det egna hemmet (och att detta nu inte kan ske på frivillig grund). Då det också med stor säkerhet kan antas att alla föräldrar kan uppleva ett kraftigt obehag om man omfattas av en misstanke om övergrepp mot det egna barnet bör utredningsåtgärder planeras och genomföras, så långt det är möjligt, tillsammans med föräldrarna. En sådan hantering kan antas bidra till att en enskild känner sig delaktig i och får förståelse för nödvändigheten av en utredning innefattar den typen av uppgifter. Något hinder att så kunde skett även beträffande AA och BB har i och för sig inte angivits. Utan att det rent faktiskt funnits någon åtgärd med stöd av LVU anser förvaltningen att det i detta fall varit försvarbart att inhämta uppgifter ur de båda registren. I ärenden som rör sexuella övergrepp kan det inte uteslutas att åtgärder enligt LVU kan bli aktuella. Kontroll i register är en utrednings- åtgärd och det skulle te sig märkligt om uppgifter av den aktuella naturen inte kan inhämtas på ett någotsånär tidigt stadie i en utredning om barns behov stöd och skydd. S O C I A L T J Ä N S T Tyvärr har så här långt inte kunnat inhämtas någon klar uttalad ledning för att socialnämnden inte ska ha den möjligheten i just detta eller motsva- rande sammanhang. JO har tidigare uttalat sig om lämpligheten av att soci- alnämnden inhämtar uppgifter ur dåvarande polisregistret i vårdnads- och umgängesärenden. JO har då påtalat att man i den typen av ärenden inte ska utgå från att föräldrar som har en tvist också skulle vara misskötsamma i brottsligt hänseende, varför rutinmässigt inhämtande av uppgifter registret inte bör ske. Så bör istället ske endast om nämnden under utredningen fin- ner att registeruppgifter kan gynna utredningen. JO begärde att skulle komma in med ett yttrande i fråga om när ett ärende hos en socialnämnd avser åtgärder enligt LVU. I ett yttrande anförde bl.a. följande: har ett långtgående utredningsansvar angående barn och unga som kan vara i behov av skydd eller stöd. Om en utredning inleds ska den bedrivas i huvudsak enligt reglerna i 11 kap. l -2 §§ socialtjänstlagen (2001:453), SoL. har också beslutat om allmänna råd (SOSFS 2014:6) om handläggningen av ärenden som gäller barn och unga. Med en utredning enligt 11 kap. l § SoL avses all den verksamhet som syftar till att göra det möjligt för nämnden att fatta beslut i ett ärende. Enligt 11 kap. 2 § SoL får nämnden konsultera sakkunniga och ta de kontakter som i övrigt behövs för att bedöma behovet av insatser i en utredning om barns behov av skydd eller stöd. Inhämtande av information på detta sätt är inte avhängigt av något samtycke från vårdnadshavaren. Utredningen ska dock bedrivas så att inte någon onödigt utsätts för skada eller olägenhet. Utredningen ska inte heller göras mer omfattande än vad som är motiverat av omständigheterna i ärendet, i en utredning om barns behov av skydd eller stöd far även enligt 11 kap. 10 § tredje stycket SoL höra barnet utan vårdnadshavarens samtycke. Under loppet av en utredning enligt 11 kap. l § SoL kan bedömningen av ärendet skifta beroende på vad som framkommer allt efter utredningens gång. Om utredningen visar att det finns ett behov av en insats och det även framkommer att vårdnadshavarna och/eller barnet/den unge inte samtycker till detta kan nämnden behöva överväga om det finns skäl för tvångsvård. I detta skede kan det bli aktuellt med åtgärder som syftar till att t.ex. förbe- reda ett beslut om omhändertagande eller en ansökan om vård enligt LVU till förvaltningsrätten. En sådan åtgärd kan t.ex. vara att nämn- den framställer om behov av offentligt biträde till förvaltningsrätten enligt 39 § LVU. En sådan skyldighet föreligger även om någon ansökan om vård enligt LVU ännu inte har gjorts till förvaltningsrätten. Enligt Socialstyrel- sens allmänna råd om tillämpningen av lagen (l990:52) med särskilda be- stämmelser om vård av unga, SOSFS 1997:15, framgår det att ett förord- nande av offentligt biträde bör övervägas av nämnden när nämnden anser att vård utanför hemmet kan komma ifråga, och det inte står klart att vården kan ges med stöd av SoL. Sammanfattningsvis finns det ingen tydlig gräns när ett ärende avser åt- gärder enligt LVU. Utöver de olika beslut som en socialnämnd kan fatta enligt bestämmelserna i bedömer dock att ett ärende hos socialnämnden avser åtgärder enligt LVU när handläggningsåtgärder vidtas i ett skede i utredningen där tvångsvård övervägs. Kommuner och Landsting fick tillfälle att komma in med synpunkter. I ett yttrande anförde Kommuner och Landsting bl.a. följande: inledde utredning rörande CC med anledning av en anmä- lan från . Anmälan initierades då CC och andra barn hade utsatt S O C I A L T J Ä N S T varandra för ett sexuellt gränsöverskridande beteende. som ut- redningen inleddes hämtade socialnämnden in utdrag ur polisens belast- nings- och misstankeregister rörande CC:s vårdnadshavare och BB. får med stöd av 11 § 8 punkt d) förordningen (1999:1134) om belastningsregister begära uppgifter ur registret bl.a. i ärenden om åt- gärder enligt lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, LVU. När det gäller utdrag ur misstankeregistret finns en motsvarande be- stämmelse i 4 § 9 punkt d) i förordningen (1999:1135) om misstankeregis- ter. När ett ärende hos socialnämnden ska anses övergå till att bli ett ärende enligt LVU är inte särskilt reglerat i lagstiftningen. Det är inte enbart sådana åtgärder som vidtas vid ett ärendes slutbehand- ling som räknas som åtgärder i ett ärende med stöd av LVU. Redan under pågående utredning och innan beslut om en eventuell ansökan om vård fat- tats kan ett ärende vara att betrakta som ett ärende enligt LVU. Det är först efter det att utredningen är färdig som det slutligen går att bedöma om nämnden ska ansöka om vård med stöd av LVU. Nämnden måste fram till dess kunna hämta in uppgifter för att utreda om förutsättningar för vård föreligger. Så fort socialnämnden under pågående utredning bedömer att vård utanför hemmet kan komma ifråga och det inte står klart att vården går att genomföra med frivillighet bör det aktuella ärendet kunna betraktas som ett ärende enligt LVU. Åtgärder som då vidtas måste ses som åtgärder med stöd av LVU. Åtgärder enligt LVU kan således ske både under pågående utredning, efter det att utredningen avslutats och när vården därefter fortgår.