bet · H501KU20d3 · 2018-01-01 00:00:00 — Vad jag är ute efter är själva registreringen av handlingar och därefter den prövning som departementet ska göra. Vad är sekretess? Det är nog ganska mycket. Vad är öppet? Det gäller även det som själv hade skrivit, kanske framför allt till vår representation i och så vidare. Får jag tolka utrikesministerns svar som att arbetsytan kom att försena registreringen av handlingar som är allmänna och försena också prövningen av vad som är sekretess och vad som kan vara öppet? Är det en riktig tolkning? : Det är den mest relevanta frågan. För det första måste man säga att utan en arbetsyta av det slaget hade en kampanj av det här slaget blivit väldigt mycket svårare och väldigt mycket mer tungrodd. Det är därför det är ett verktyg inte bara för UD utan i hela . Tänk om man har någonting som rör samtliga kommuner. Då hjälper det att man kan ha en flik för varje kommun. Sedan kan man bedöma: Vad har den gjort, och har något annat departement också gjort någonting gentemot den kommunen i en viss fråga? Det är lite grann samma princip. Det är mycket praktiskt. Jag vill också säga att det inte har funnits någon avsikt att undanhålla handlingar. Men det som har brustit, och det jag menar är väldigt viktigt att ta på allvar, är att det skulle ha skett under hand på ett annat sätt och mycket snabbare att registrera handlingar när man ansåg att de var avslutade. Det arbetet att registrera tog . (SD): Herr ordförande! Tack, statsrådet, för svaren än så . Jag satt i går och tittade i gamla medieartiklar om det här ärendet och om vad som egentligen hade blivit sagt. Medierna är väldigt duktiga på att sammanfatta och tala om: Det här har hänt, och så vidare. Där pekar man mycket på att orsaken till att det drog ut att diarieföra de 900 sidorna berodde på bristande rutiner. I de svar som vi har fått i utskottet påtalar statsrådet och departementet att det nog inte är så mycket bristande rutiner. Det handlar snarare om att rutiner inte har blivit följda. Det är ändå en viktig princip att framhålla det. Skulle statsrådet väldigt kort kunna summera hur rutinerna faktiskt ser ut och också såklart peka på vad det är i kedjan av rutiner där det inte har fungerat? Vad är det i rutinerna där det har brustit? : Det är en riktig beskrivning. Vi anser att när det gäller de rutiner som finns för att registrera handlingar är det lagstiftningen som reglerar det och att det ska göras skyndsamt. Det tog i slutänden . Det var också det som gjorde att jag fann anledning att be , vår rättschef, att göra ett arbete som i grunden tittar på: Var brister det någonstans? Jag vet till exempel att på morgonmöten, chefsmöten, påpekas det ständigt. Det var sådant som också gjordes mycket tydligt efter att det var uppe i förra gången. Det var större uppmärksamhet på det. Vi har redan startat arbetet med att se till att det ingår på ett mycket mer framstående sätt i utbildningen, att cheferna tar ett större ansvar för att följa det konkret och att man naturligtvis snabbar på det. I ett enskilt fall kan det handla om olika faktorer som påverkar på en arbetsplats. Det kan till exempel vara att man förlorar kontinuitet när någon slutar, eller det kan vara någonting annat. Men det är inget skäl till att det inte fungerar. Därför har rapporten, som jag vet att ni har fått, med åtgärdsförslag varit ett väldigt viktigt sätt att följa upp. (SD): Tack så mycket för svaret. Kan statsrådet peka på någonting mer konkret som just i det här fallet har orsakat förseningar och har dragit ut ? : Herr ordförande! Det är en del av den analys som vi har Vi har tittat på: Vad är det som har gjort att det tog så ? Är det ärendemängden? Är det det faktum att man kanske i något fall inte har åstadkommit kontinuiteten i hanteringen av det? Det är just det som finns med och att vi säkerställer att det inte får vara skäl att man i fortsättningen får förseningar i hur det registreras. (SD): När det gäller tidsaspekten är vi rörande överens om att det såklart inte ska ta så . , blev statsrådet informerad av tjänstemän på departementet? Var det någon som slog larm om att det drar ut , det tar och att någonting borde göras? Var det någonting som ni fick information om ? : Det skedde ett dagligt arbete som bestod i att man påpekade vikten av den här frågan. Men det är klart att när det återkom var det framför allt medierapporteringen som gjorde oss uppmärksamma på att det fanns den här eftersläpningen. Därmed har vi sett till att vi nu har ett åtgärdsprogram som vi fullföljer och lever efter. (MP): Jag måste också få tacka. Jag är väldigt nöjd med säkerhetsrådskampanjen. Vi har tagit del av en liten fraktion av handlingarna. Men redan av dem tror jag – jag ska inte ge mig till tals för hela utskottet – att i varje fall flera av oss blev imponerade av det omfattande och gedigna arbete som gjordes för att skulle kunna ta plats i säkerhetsrådet. Jag har en fråga som lite grann liknar . Det här har varit frågor, när det gäller diarieföring, som har hållit på . Vi har ju även fått det pm som också utrikesministern berättar om, där åtgärdsförslaget finns med. Jag tänker att man, när man tar fram ett sådant här åtgärdsförslag, har en hel del problembeskrivningar i bakhuvudet. Jag tänkte därför fråga utrikes- ministern om det är svårare för än för andra departement att hantera allmänna handlingar. Jag menar då inget annat än att jag undrar vad det är som kan göra det svårare. Är det just för att är större och att man har fler myndigheter? Är det omfattningen av det hemliga eller känsliga materialet? Eller kan det finnas en särskild kultur på departementet? Det är sådana saker som jag tänker att man tittar på innan man gör en åtgärdsplan. Kan utrikesministern kommentera detta? : Herr ordförande! Tack för frågan! Jag försökte kanske ge en del av svaret i ett tidigare svar till . Men för att försöka att svara ännu mer utförligt på det kan jag säga att jag antar att sådant också formas . Det kan också bli en kultur som kommer sig av att många av de ärenden som vi hanterar är sådana att det finns en sekretessprövning för det mesta som Det är inte frågor som man på samma sätt utan vidare kan säga att man kan lämna ut till offentligheten. Ni har lite grann förstått karaktären av den information som fanns till exempel på denna arbetsyta. Då förstår man att det är sådant som inte utan vidare kan lämnas ut. Då måste man ta itu med en sådan kultur. Det kan förstås handla om resurser. Jag glömde nog att säga till att efter förra gången i förstärkte vi, förutom att vi förstärkte informations- insatserna internt, dessutom rättssekretariatet så att vi har folk som kan hjälpa till och göra de här bedömningarna. Så visst kan det , och säkert , ha formats ett slags kultur som det gäller att ta itu med. Vi ska se till att det nu är ett helt annat läge och en lagstiftning som är alldeles klar och tydlig och som vi ska leva upp till. Det handlar också om ärendemängd och många av de här sakerna som kan göra att det förstås blir en väldig press på medarbetarna. Jag vet att varje gång jag säger det är risken att jag tolkas som att man ursäktar det, och det gör vi inte. har vi sett till att i hela organisationen ska hädanefter budskapet, informationen och kunskapen vara alldeles klara och entydiga. I detta speciella fall var det man hanterade en kampanj som var så omfattande och så stor. Det gjorde att det säkert också var många nya element i att sätta upp en struktur som kan fungera. Detta var då en av de frågor som är väldigt viktiga att fullt ut förstå. Det viktiga att känna till är för det första att vi ska respektera offentlighetsprincipen och för det andra att vi inte avsiktligt har dolt någonting. Vi har inte gjort någon hemlig, speciell sida eller så med avsikt att dölja någonting. Det hoppas jag har framgått klart och tydligt. (C): Man kan fråga sig vad som hade hänt med handlingarna från säkerhetsrådskampanjen om inte hade ställt frågan till UD om att få del av de här handlingarna. Jag vill fråga: Var detta första gången som UD använde en sådan här arbetsyta? Och finns det fler sådana här arbetsytor? Finns det pågående arbetsytor på UD ? : Tack för den frågan! Det som är nytt med det här är, som jag också sa i inledningen, att det delas mellan en utlandsmyndighet och . Men i övrigt används den här arbetsytan , både i vårt departement och brett i , eftersom det är ett praktiskt arbetsverktyg när man behöver dela information, till exempel mellan departement. Det viktiga är att man identifierar vilka som ska ha tillgång till den. Det finns korrekta beslut om vilka personer som har tillgång till den, men det nya här var just detta. Man kan säga att det som hade hänt är att det tog . Sedan fattade man ett beslut om att göra hela det här till ett dokument i stället för att gå igenom var och en av uppgifterna. Det hade antagligen tagit , men gissar jag. (C): Just när det gäller frågan om rutinerna: Uppmärksammade ni med detta att det fanns andra arbetsytor som inte var diarieförda? : Herr ordförande! Det här var den enda yta vi hade som inte var intern. I övrigt måste man följa regelverket. Men det som var ovanligt med den här var att den delades med en utlandsmyndighet. (V): Herr ordförande! Jag har också tankar på det här med hur man formar organisationen för att kunna hantera de stora mängder handlingar som kommer. Precis som flera ledamöter, också ministern, har varit inne på är det ett stort material. Vi har återkommande haft fråge- ställningar runt just UD:s hantering, och jag vill bara ställa en kontrollfråga. Jag uppfattade det som att ministern inte vill försvara att det här händer, för det är inte okej. Det är stora och svåra bedömningar, och åtgärderna innebär väl då också delvis att man anställer fler personer. Man kan säga så här: Det är en stor myndighet, och då borde det också finnas fler personer där som kan hantera alla dessa handlingar eller åtminstone se till att det sköts korrekt. Jag uppfattade det som att detta är en del i åtgärden. Att bara tala om för folk att de ska göra rätt kanske inte alltid funkar om de inte är tillräckligt många. Kan vi få ett förtydligande, tack! : Herr ordförande! Det är riktigt. Vi har, som jag sa, förstärkt rättssekretariatet, vi har infört bättre kontroll, vi har infört bättre utbildning och vi har sett till att cheferna får ta ett mycket större ansvar. Där vi kan söker vi också att förstärka med budgetära medel så att vi faktiskt får personal att hantera detta. I tillägg har vi en omvärld som har blivit oroligare, det blir många fler och det blir mycket mer att göra på UD. Det är en annan omständighet. Men det är riktigt att det också behövs resurser, till exempel för att sköta ett sådant här registreringsarbete, när det är ett speciellt ärende av det här slaget. (L): Tack så mycket för redogörelsen, utrikesministern! Jag tycker att mina kollegor fick fram en väldigt god redogörelse för bilden av hur det har varit. Vi kan alla nu glädjas åt att sitter i säkerhetsrådet. Jag kan också förstå de praktiska betydelserna av den gemensamma arbetsytan. Men jag vill ställa en fråga bara så att jag förstår vidare. Det vi diskuterar här är ju arbetsytan och det faktum att man hade två myndigheter som samverkade. På detta sätt kunde man arbeta med ytan som man gjorde utan att det ansågs ha varit allmänna handlingar som har passerat emellan. Jag vet också att det finns journalister som har tolkat det som att detta sätt att förfara inte enbart var av praktiska arbetsskäl utan också för att man kunde utbyta information som journalister inte kunde få del av. Kan utrikesministern laborera mer med denna frågeställning? : Herr ordförande! Detta vill jag å det bestämdaste tillbakavisa. Det här var ett praktiskt sätt att arbeta och ett professionellt sätt att arbeta. Det har inte funnits en avsikt att använda detta för att undanhålla information. Däremot blir det ju information av det här slaget om ett enskilt land. Ni har fått se exempel på vad det kan vara för information som finns där: bedömningar av vad vi tror, vilka argument som kanske kan fungera och vara de starkaste eller hur man ska betrakta eller beskriva den ena eller den andra personen. Är det en person som man lätt kan ta kontakt med, och så vidare? Som jag sa tidigare: Inget land skulle såklart utan vidare lämna ut sådan information. Det tror jag är uppenbart också för detta utskotts ledamöter. Detta är inte gjort med avsikt att kunna dölja någonting för medierna. Regelverket ska följas. När man har avslutat en sådan här arbetsyta och ett ärende ska det förstås registreras ordentligt. Det ska inte finnas någon tveksamhet om detta. (L): Vi förstår naturligtvis att det bland de här handlingarna kan finnas handlingar som aldrig skulle ha blivit allmänna. Det finns sekretess- belagt material bland detta. Men saken är att dessa nu har lagts i en enda kökkenmödding som sedan har förhalats långt fram i tiden innan den öppenhet som vi alltid slår oss för bröstet för – den offentlighetsprincip som jag tror att vialla står bakom annars – faktiskt kunde träda i kraft och de allmänna handlingar som borde ha varit offentliga faktiskt gjordes offentliga för journalister och för medierna. Det är det jag menar. Låt mig uttrycka mig lite brutalt, för utrikesministern sa faktiskt: I övriga fall måste man följa lagarna. Kan vi genom detta uttalande utläsa att man var tvungen att välja mellan att antingen ha en kandidatur för säkerhetsrådet eller att följa våra offentlighetsprinciper? : Nej, naturligtvis inte. Jag har vidgått de problem som kom i och med att det tog så att gå igenom, registrera korrekt och göra offentligt det som ska göras offentligt. Vi ska lyda offentlighetsprincipen. Vi ska lyda gällande lagar och regler, och vi arbetar mycket hårt med det. inte finnas någon tveksamhet. Det har inte funnits någon avsikt att försöka dölja någonting, utan detta har varit ett praktiskt arbetsverktyg. Vi ska göra om, och vi ska göra rätt. Vi ska se till att vi alltid respekterar gällande lagstiftning när det gäller öppenhet och offentlighetsprincipen. Skånberg (KD): Ordförande! Tack, utrikesministern, för svaren så här långt! Utrikesministern bedyrar att detta inte har varit till för att medierna inte ska ha tillgång till de här 900 sidorna. Jag vill bara ställa en fråga. Det här är ju inte första gången som KU granskar utrikesministerns hantering av säkerhetsrådskampanjen. Vi satt i den här samlingen och gick igenom det här. upptäcker vi i efterhand att 900 sidor som viinte hade tillgång till då gick under radarn. Men jag utgår från att detsamma som för medierna gäller för : att det inte är medvetet som utrikesministern har undanhållit detta för oss. : Herr ordförande! Nej, absolut inte. Vi har också låtit er ta del av den typ av information som finns på arbetsytan. Det vi gjorde efter förra gången var just att vi stärkte rättssekretariatets roll, förstärkte med mer personal och gjorde utökade informationsinsatser. Det visade sig inte vara tillräckligt. Det var då jag bad vår rättschef att gå till botten med detta och att komma tillbaka med förslag som finns i den rapport som ni har fått ta del av och som vi började genomföra . Det här var något vi måste ta itu med. Det var helt otillfredsställande att denna eftersläpning fortfarande fanns. Vi har försökt tala om vilka olika faktorer som kunnat påverka att det har tagit . Men det är oacceptabelt. Vi ska lyda existerande lagar och regler och respektera dem. Det arbetet genomförs. Skånberg (KD): Ordförande! har , precis som utrikesministern säger, återkommande kritiserat hur UD har hanterat offentliga handlingar och utlämnandet. Därför utgår jag från att man gjorde ett övervägande när man gjorde upp den här arbetsytan: Hur skulle man kunna ha en gemensam arbetsyta för två myndigheter där varje inlägg faktiskt de facto blev en offentlig handling? Hur övervägde ni det som resulterade i 900 sidor? Gjordes det över huvud taget något övervägande om att bara upprättandet av en sådan här intermyndighetsyta faktiskt genererade 900 offentliga handlingar bara genom sin existens? Ordföranden: Jag ska låta utrikesministern svara på det strax. Men först vill jag bara att vi reder ut begreppsapparaten. Möjligen finns det ju också medlemmar av allmänheten som lyssnar på det här. Det gäller att vi använder korrekta begrepp. Det här är ju en ganska svår materia. Jag ska inte hålla någon rättslig juridisk föreläsning på något sätt. Men det är ju så att vi har allmänna handlingar. Det är alla handlingar som finns hos en myndighet och som uppfyller vissa kriterier. Sedan finns det offentliga handlingar. Det är allmänna handlingar som inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Hur uppstår då en allmän handling? Jo, det kan vara så att det kommer in en handling, till exempel ett brev som skickas till en myndighet. Då blir det en allmän handling, för det är en inkommen handling. Det kan också vara en handling som skickas ut från en myndighet. Den expedieras och blir allmän genom expedieringen. Det kan vara en allmän handling genom att den upprättas inom en myndighet och stannar där; när ärendet är slutbehandlat ska den omhändertas för arkivering, och då blir den allmän på det sättet. kan den vara arbetsmaterial. Jag känner att begreppen flyter omkring lite här, och det kan bli svårt att följa. Man kan under ett ärendes beredning ha handlingar som är arbetsmaterial. Då är de inte allmänna , utan de blir allmänna när ärendet är slutbehandlat eller när handlingen skickas iväg från myndigheten, om man nu gör det i något skede. Sedan får man göra en bedömning: Innehåller handlingen uppgifter som omfattas av sekretess eller inte? Då kan den vara antingen offentlig eller icke-offentlig. Jag säger detta bara så att vi alla, också de som lyssnar, förstår vad vi pratar om. får utrikesministern gärna svara på Skånbergs fråga. : Efter denna fascinerande och utmärkta föreläsning har jag glömt bort vad Skånbergs fråga var. Skånberg (KD): När två myndigheter kommunicerar med varandra uppstår allmänna handlingar. Övervägde utrikesministern riskerna med 900 sidor som faktiskt blev allmän handling? : kommer jag ihåg. Det här är någonting som görs . Det som var speciellt i det här fallet var att vi delade med det som är en självständig myndighet, nämligen vår representation i . viförstås en säkerhetsklassning av alla de personer som skulle ingå i arbetsgruppen och hade tillgång till den här ytan. Detta var ju en del av hela arbetet, att man måste fundera över vad det är som i det här fallet blir arbetsmaterial och naturen och karaktären av det. Men sedan handlar det i sedvanlig ordning om att man när man är färdig med ett arbete måste fatta beslut om vad det är som kan lämnas ut och vad det är som behöver sekretessprövas i alltihop. Då ska man följa regelverket. Men det är klart att det här är en del av det arbete som genomförs löpande hos oss. Vi måste alltid fundera över vad det är för slags uppgifter vi hanterar och hur vigör det på ett korrekt sätt och med respekt för gällande lagar och regler. Ordföranden: Då har vi genomfört en första frågerunda och ska se om det finns fler frågor från partierna. (M): Herr ordförande! Jag tackar utrikesministern för svaren . Vi har just nu mycket stora utrikespolitiska frågor på bordet, och det är klart att det oftast är där utrikesministern figurerar. Det här är av helt administrativ karaktär. Men utrikesministern är ju här på grund av att hon är chef för och därmed också dess inre liv och tillhörande myndigheter, bara så att vi är på det klara med det. Det kom en mycket bra förklaring från ordföranden. Detta kan tyckas lite torrt och lagparagrafmässigt, men när vi har föreskrifter och lagar är det viktigt att de följs. Vi har uppgiften att efterhöra och granska att regeringen också gör det. När det uppstår en hel del frågetecken vill vi räta ut dem på olika sätt. Precis som tidigare ledamöter har sagt har inte bara KU återkommit till med frågetecken om den inre administrationen. Det gäller backlog, förkomna dokument och också icke-registrerade dokument, eller rättare sagt dokument som det har tagit att registrera, medan föreskrifterna anger en betydligt . Det har också Justitieombuds- mannen gjort, och det är därför som vi också är här . har svaret från varit: Vi har infört nya rutiner och skärpt vårt inre arbete med nya resurser och ny personal. Ändå återkommer de här frågorna på bord av olika före- komna anledningar. Jag skulle gärna vilja upprepa en fråga – jag tror att det var som ställde den – som jag inte tycker att utrikesministern egentligen svarade på. Vad har tillsatts i fråga om nya resurser, personal och utbildning för att vi inte återigen ska sitta här ? : Det som vi gjorde efter den förra KU-kritiken var att vidta åtgärder som stärkte rättssekretariatets roll. Vi tillförde personal och gjorde ökade informationsinsatser. Det visade sig inte räcka. Därför gör vi nu ett större och djupare arbete. Jag har fått en rapport från vår rättschef. Framför allt gör vi utbildning obligatorisk för alla medarbetare, både hemma och ute, både utsända och lokalanställda. Vi har förbättrat all information om hanteringen av allmänna handlingar. Den finns samlad och enkelt tillgänglig. Alla enheter och utlandsmyndigheter ska göra en handlingsplan för arbetet med allmänna handlingar, så att vi omsätter det här regelverket på varje arbetsplats. Vi har inrättat en ny stödfunktion på rättssekretariatet. Vi skärper uppföljningen; hanteringen av allmänna handlingar ska tas upp i varje chefsåterkoppling och vid varje inspektion – ni vet att vi gör regelbundna sådana – och verksamhets- dialog. Vi har gjort detta mycket mer konsekvent. Vi har gått igenom varje skede och varje nivå och ser till att det här blir väl känt. Men det är tyvärr en riktig kritik. Jag har tittat på de här JO-rapporterna, som går långt tillbaka i tiden. Tre av dem avser tidigare regering, så det här har varit en återkommande kritik mot UD och en stor utmaning för vår organisation. Därför måste vi gå på djupet. Vi måste se till att budskapet blir alldeles klart och tydligt för alla som arbetar för UD. (M): Jag tackar utrikesministern för det utförliga svaret. Jag hoppas verkligen att det här ger effekt. Det tror jag nog att vi är överens om. Vad gäller det här specifika ärendet har jag dock en uppföljande fråga. Det är viktigt att ha dessa rutiner. Oberoende av om det är arbetskrävande stora kampanjer eller inte – eller ännu mer då, skulle jag säga – är det viktigt att strukturera processer kring handlingar. Det handlar om spårbarhet både för vår del och för er del samt förstås om allmänhetens åtkomst till de handlingar man ska och kan ha tillgång till och insyn i. Men just vid det här tillfället, kopplat till säkerhetsrådskampanjen, tillsattes den här arbetsgruppen och den här arbetsytan. Jag kan väl säga att det kanske är ett avsteg från hur man annars har arbetsytor internt. Det här är ju mellan myndigheter och av praktisk karaktär, om jag förstår det rätt. Det jag studsar lite grann på är utrikesministerns svar på en fråga – jag tror att det var antingen eller som ställde den – om huruvida arbetsgruppen var intern eller inte. Utrikesministerns svar på det var att den här arbetsgruppen, kopplad till säkerhetsrådskampanjen, var den enda som inte var intern. Men i svaret från departementet – svarspromemorian från , så att utrikesministern kan hänga med – står det följande som svar på fråga 5 om hur hanteringen av information förhåller sig och så vidare: Arbetsgruppen skapades inom , och dess arbete betraktades som ett internt arbete inom . Min fråga är: Var den här arbetsgruppen intern eller inte intern? : Mitt svar rörde ju det faktum att det som var nytt här var att vi hade FN-representationen i som medlemmar av arbets- gruppen, till skillnad från om vi bara har en arbetsgrupp på UD här i . Det var det som var nytt. (S): Om man går tillbaka i handlingarna som vi har fått visar det sig att hela metoden med arbetsyta tillkom då var utrikesminister.