bet · H601KU10 · 2018-10-24 00:00:00 — En handling anses enligt 2 kap. 6 § TF inkommen till en myndighet när den har anlänt till myndigheten eller kommit någon behörig befattningshavare till handa. Enligt 2 kap. 7 § första stycket TF anses en handling upprättad hos en myndighet när den har expedierats. En handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos 3Samtliga hänvisningar till bestämmelser i avser lydelser före . 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till visst ärende, när den har justerats eller på annat sätt färdigställts av myndigheten. Registrering av allmänna handlingar Enligt 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), förkortad OSL, ska allmänna handlingar registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver dock inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in till eller upprättats hos myndigheten. då att handlingarna hålls ordnade på ett lättillgängligt sätt. Det bör t.ex. vara tillräckligt att handlingarna i tidsföljd finns inlagda i akten i ärendet eller på annat sätt är ordnade enligt något system som gör att det är lätt för en utomstående att skaffa sig en överblick över vilka handlingar som finns (se Lenberg m.fl., Kommentar till offentlighets- och sekretesslagen [, Zeteo] kommentaren till 5 kap. 1 §). Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. Syftet med OSL:s grundläggande bestämmelser om diarieföring är att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. Myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar ska således fylla den funktionen att allmänheten därigenom kan få vetskap om vilka handlingar som finns hos en myndighet. I annat fall riskerar allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar att bli illusorisk (, Offentlighets- principen, 9 uppl., 2015, s. 23). Särskilda bestämmelser om registrering och arkivering för Regerings- Utöver de grundläggande reglerna om allmänna handlingars offentlighet i TF och reglerna om myndigheters hantering av allmänna handlingar i OSL, finns särskilda bestämmelser som reglerar handläggningen i . Enligt 49 § förordningen (1996:1515) med instruktion för Regerings- kansliet, förkortad RKI, ska det för registrering av allmänna handlingar i varje departement finnas ett eller flera diarier som förs med hjälp av automatisk Enligt avsnitt 4.5.3 i de riktlinjer för registrering som finns i Regerings- kansliet (PM 1982:3 Registreringen av allmänna handlingar i Regerings- kansliet) bör inkomna handlingar genom vilka ett ärende väcks alltid registreras i ett diarium. Om dagboksblad förs i ett ärende behöver dock skriftväxlingen under ärendets handläggning inte redovisas i diariet utan kan redovisas i dagboksbladet. Det bör emellertid inte förekomma att vissa allmänna handlingar i ett diariefört ärende inte registreras alls utan bara hålls Det beslut varigenom ett inkommet ärende avslutas bör noteras i diariet så att detta ger upplysning om vilka ärenden som avgjorts och vilka som står öppna. 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I Handlingar från regeringens och verksamhet bildar tillsammans arkiv (53 § RKI). Som en del i regeringens beredningsorganisation finns ett utredningsväsen som huvudsakligen består av kommittéer och särskilda utredare. Beteckningar som t.ex. råd, delegationer, nämnder och samordnare förekommer på dessa myndigheter. Därutöver kan regeringen inrätta andra organ med skiftande uppgifter och karaktär. Det kan röra sig om t.ex. arbetsgrupper, råd och delegationer som finns inom eller utom . I Statsrådsberedningens promemoria 1982:3 Registrering av allmänna handlingar i , avsnitt 3.3.3, anförs följande under rubriken : I tillsätts inte sällan under hand arbetsgrupper som har att utreda och framlägga förslag i någon fråga, i vilken beslut kan komma att fattas av regeringen. En sådan arbetsgrupp består ibland bara av tjänstemän från det departement till vars verksamhetsområde frågan främst hör. Ofta ingår emellertid i arbetsgruppen också företrädare för andra departement och ibland också företrädare för en eller flera utomstående myndigheter eller andra intressenter. I samtliga fall måste det av arbetsgruppen bedrivna arbetet betraktas som ett internt arbete inom . Arbetsgruppen utgör inget självständigt organ utan bör, när det gäller frågan om en skriftväxling ger upphov till en allmän handling, helt jämställas med en departements- tjänsteman som i tjänsten fått uppdraget att utreda och framlägga förslag i den aktuella frågan. Utkast och koncept som skickas mellan medlemmarna i arbetsgruppen utgör inte allmänna handlingar på grund av undantaget under 3.2.4 i det föregående. Slutprodukten, arbetsgruppens förslag, blir allmän handling när den är färdigställd. Hänför sig förslaget till ett visst ärende blir dock förslaget, förutsatt att det inte expedieras, allmän handling först när ärendet har slutbehandlats eller beslut i ärendet har expedierats (se reglerna 2 och 5 om när en handling skall anses upprättad). För att avgöra organets ställning och uppgifter får man gå till det beslut varigenom organet upprättats. I regel finns ett dokument som är styrande för organets arbete (Statsrådsberedningens promemoria 1994:5 Tillsättande av kommittéer, råd, delegationer, arbetsgrupper m.m., avsnitt 1). I Statsrådsberedningens promemoria 1994:5 avsnitt 3 anges bl.a. att arbets- grupper inom inte utgör självständiga myndigheter utan ingår i den myndighet i vars verksamhet de förekommer. Vidare anges i avsnitt De organ som inte har ställning som myndighet (t.ex. en sådan arbetsgrupp i eller en referensgrupp till en traditionell kommitté) följer de tryckfrihetsrättsliga regler och arkivbestämmelser som gäller för den myndighet de hör till. Organets handlingar registreras i myndighetens diarium eller ett av myndighetens diarier. Det är myndigheten och inte organet som ytterst har ansvaret för diarieföringen och som bestämmer vilka diarieföringsrutiner o.d. som skall gälla. 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I Frågan om ett organ utgör en självständig myndighet eller inte har alltså betydelse när det gäller tillämpningen av om allmänna handlingars offentlighet och bestämmelserna om registrering och arkivering Förvaltningslagen (2017:900) trädde i kraft och ersatte den tidigare förvaltningslagen (1986:223). direkt tillämpliga för men inte för regeringen. Den tidigare förvaltningslagen innehöll en bestämmelse, 15 §, om anteckning av uppgifter. Enligt 15 § skulle en myndighet anteckna sådana uppgifter som kunde ha betydelse för utgången i ärendet, om ärendet avsåg myndighetsutövning mot någon enskild. ombudsmän () ställde dock i flera fall högre och mer långtgående krav på myndigheter än vad som uttryckligen följde av 15 § förvaltningslagen (se prop. 2016/17:180 s. 175 f.). Enligt uttalanden från JO skulle myndigheterna således dokumentera uppgifter även i andra slags ärenden än sådana som avsåg myndighetsutövning mot Vidare skulle myndigheterna enligt JO dokumentera allt som krävdes för att det skulle vara möjligt att följa gången i ett ärende. Genom den nuvarande förvaltningslagen infördes en mer utförlig bestämmelse om dokumentationsskyldighet. Bestämmelsen fick också ett utökat tillämpningsområde jämfört med regleringen i 15 §. 27 § förvaltningslagen bl.a. att en myndighet som får uppgifter på något annat sätt än genom en handling ska dokumentera dem, om de kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Det kan t.ex. vara fråga om information som någon ger muntligt. Bestämmelsen är tillämplig i alla slags ärenden och avser alla beslut som kan aktualiseras inom ramen för handläggningen av ett ärende. Däremot faller s.k. faktisk förvaltningsverksamhet utanför bestämmelsens tillämpningsområde, eftersom sådan verksamhet inte avser handläggning av God förvaltningsstandard innebär således bl.a. att myndigheter ska dokumentera uppgifter som kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. bör myndigheten dokumentera allt som krävs för att man ska kunna följa gången i ett ärende (se prop. 2016/17:180 s. 177). Kravet på dokumentation ska inte tolkas alltför vidsträckt. ställer inte något krav på att det som i det enskilda fallet ska dokumenteras måste återges i detalj. Det ställs inte heller något krav på att en särskild handling måste upprättas. Bestämmelsen hindrar således inte att uppgifter kan återges i sammandrag och genom en tjänsteanteckning på ett dagboksblad eller en befintlig handling i akten. Om det för myndigheten framstår som uppenbart att en uppgift som lämnas muntligt av en part eller någon annan kommer att sakna betydelse för ett beslut i ärendet behöver uppgiften inte dokumenteras. 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I Enligt en bestämmelse i TF utgör utkast eller koncept till beslut eller skrivelser eller andra därmed jämförliga handlingar som skickas från t.ex. till en utomstående myndighet inte allmänna handlingar (se 2 kap. 9 § andra stycket TF). Sådana handlingar brukar kallas mellanprodukter, alltså handlingar som befinner sig på ett tidigare framställningsstadium än den slutliga produkten. Av förarbetena framgår bl.a. att bestämmelsen om mellanprodukter omfattar s.k. delningar och andra preliminära handlingar som utväxlas mellan myndigheter som ett led i ett beredningsförfarande (prop. 1975/76:160 s. 157). I förarbetena (a. prop. s. 170) har vidare slagits fast att utgångspunkten bör vara att endast överläggningar, konsultationer och liknande förfaranden ska omfattas av regleringen. Avsikten har varit att delning med utomstående i dessa fall ska jämställas med en rent intern beredning ur offentlighets- hänseende. Vidare slås det fast i förarbetena att en handling på detta sätt kan sändas från en myndighet till någon utomstående utan att anses vara expedierad. På motsvarande sätt ska handlingen inte anses som inkommen hos den mottagande myndigheten. När den utskickande eller avsändande myndigheten däremot får tillbaka den andra (konsulterade) myndighetens svar med synpunkter så blir detta svar en allmän handling (se , Offentlighetsprincipen, 9:e uppl., s. 97 och RÅ 1999 ref. 36). Handlingar som en myndighet lämnar ifrån sig enbart i informationssyfte är inte att betrakta som mellanprodukter (a. prop. s. 170). Offentlighets- och sekretesslagens regler om myndigheters skyldighet att registrera allmänna handlingar är därmed tillämpliga på handlingar av detta slag. Om mellanprodukten tas om hand för arkivering blir den en allmän handling. En myndighet, t.ex. , har alltså möjlighet att under vissa förutsättningar skicka utkast till handlingar, mellanprodukter, till utomstående myndigheter för synpunkter utan att handlingarna betraktas som expedierade och allmänna. Handlingarna blir inte heller inkomna och därmed allmänna hos den mottagande myndigheten. Detta s.k. delningsundantag, som alltså förutsätter att den utskickade handlingen är av preliminär beskaffenhet och att utskicket sker i rent samrådssyfte, är ett undantag från huvudregeln om att handlingar som utväxlas mellan myndigheter blir expedierade respektive inkomna och därmed allmänna. Genomgång av arbetsgrupper i Som ett led i granskningen begärdes inledningsvis följande handlingar hos respektive departement inom (inkomna handlingar har registrerats i utskottets akt med dnr 135-2018/19): 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I 1. de beslut som har fattats om inrättande av arbetsgrupper hos respektive departement fr.o.m. t.o.m. den 31 2. eventuella efterföljande beslut om ändringar i respektive arbetsgrupps 3. eventuella beslut om att deltagarna i respektive arbetsgrupp ska ha tillgång till en gemensam digital arbetsyta. Nedan redovisas de upplysningar och handlingar som respektive departement har lämnat med anledning av förfrågan enligt ovan. har meddelat att det inte har identifierat några beslut om inrättande av arbetsgrupper som efterfrågas. Det finns därmed hos departementet inte heller några efterföljande beslut om ändringar i respektive arbetsgrupps sammansättning eller beslut om att deltagarna i respektive arbetsgrupp ska ha tillgång till en gemensam digital arbetsyta att redovisa. Departementet har vidare upplyst om att det förekommer att externa aktörer, såsom arbetsmarknadens parter, bjuds in i syfte att inhämta kunskaper I den externa kommunikationen har det förekommit att detta har benämnts arbetsgrupper. det i fattats ett beslut om att inrätta en arbetsgrupp enligt – fattade beslut om att tillsätta en arbetsgrupp för att ta fram förslag om en differentierad vägslitageskatt. Enligt beslutet ska , och tillsammans med tjänstemän från delta i arbetsgruppen. Av beslutet framgår även att arbetet ska ledas från (i samråd med och Närings- har upplyst om att det inte har fattats något beslut om att deltagarna i arbetsgruppen ska ha tillgång till en gemensam digital arbetsyta. Försvarsdepartementet har meddelat att det inte har identifierat något beslut om inrättande av någon arbetsgrupp inom departementet Det finns därmed hos departementet inte heller några efterföljande beslut om ändringar i respektive arbetsgrupps sammansättning eller beslut om att deltagarna i respektive arbetsgrupp ska ha tillgång till en gemensam digital arbetsyta att redovisa. 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I har meddelat att det inte har identifierat något beslut om inrättande av någon arbetsgrupp inom departementet som efterfrågas. Det finns därmed hos departementet inte heller några efterföljande beslut om ändringar i respektive arbetsgrupps sammansättning eller beslut om att deltagarna i respektive arbetsgrupp ska ha tillgång till en gemensam digital arbetsyta att redovisa. Departementet har vidare anfört att det har administrerat den samverkan mellan myndigheterna i rättsväsendet som sker för att samordna informationsförsörjningen i brottmålshanteringen (rättsväsendets informationsförsörjning, RIF). Kretsen av samverkande myndigheter består av , , , , Kriminalvården, Rättsmedicinal- verket, , , , och . Samarbetet bygger enligt departementet på en strategi som togs fram av myndigheterna 1996 och som fastställdes av regeringen (Ju96/3163). inrättades som består av generaldirektörerna för de samverkande myndigheterna. Till rådet är knutet en arbetsgrupp, RIF-gruppen, som bl.a. bereder de ärenden som hanteras i rådet. administreras samarbetet av (Justitie- departementet), och expeditionschefen i departementet är ordförande i rådet. För att underlätta myndigheternas åtkomst till den omfattande dokumentation som tagits fram för att samordna informationsförsörjningen i brottmålsprocessen driftsattes 2011 en särskild webbplats, , där materialet läggs upp och hålls tillgängligt. Enligt departementet drivs webbplatsen av en extern leverantör på uppdrag av , och det material som läggs upp på webbplatsen är läsbart för de samverkande myndigheterna. Vilket material som läggs upp bestäms exklusivt av () som administrerar webbplatsen. Departementet har även uppgett att endast material som är allmänna handlingar läggs upp på webbplatsen och att handlingarna är diarieförda i eller hålls ordnade där. fr.o.m. t.o.m. har det i fattats två beslut om att inrätta en arbetsgrupp enligt följande: –fattade chefen för , statsrådet , beslut om att tillsätta en interdepartemental arbetsgrupp (s.k. IDA-grupp) med uppgift att samordna åtgärder inom ramen för samepolitiken. Enligt beslutet ska företrädare för ett antal olika departement ingå i arbetsgruppen. Vidare anges att andra departement kan vara inbjudna till enskilda möten eller samråd som en del av gruppens arbete. fattade chefen för , 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I statsrådet , beslut om förordnande av ordförande i gruppen för samepolitiken. –fattade chefen för , statsrådet , beslut om att tillsätta en arbetsgrupp med uppgift att arbeta med frågor som rör kultur och skola. Enligt beslutet ska i arbetsgruppen ingå representanter för närmare angivna enheter vid respektive . Vidare anges att arbetsgruppen har möjlighet att bjuda in andra enheter som berördes av en specifik sakfråga som rör arbetsgruppens uppdrag. har upplyst om att det inte har fattats några beslut om att deltagarna i respektive arbetsgrupp ska ha tillgång till en gemensam digital arbetsyta. fr.o.m. t.o.m. har det i Miljö- och fattats ett beslut om att inrätta en arbetsgrupp enligt följande: –fattade chefen för och , statsrådet , beslut om att tillsätta en IDA-grupp för hur klimat och miljö ska integreras för att öka takten i arbetet med att nå miljömålen. Enligt beslutet ska företrädare för ett antal olika departement ges tillfälle att ingå i arbetsgruppen. Miljö- och har upplyst om att det inte har fattats något efterföljande beslut om ändrad sammansättning i arbetsgruppen. Enligt departementet har det inte heller fattats något beslut om att deltagarna i arbetsgruppen ska ha tillgång till en gemensam digital arbetsyta. fr.o.m. t.o.m. har det i fattats beslut om arbetsgrupper respektive en samordningsfunktion enligt följande: –fattade chefen för , statsrådet , beslut om att tillsätta en arbetsgrupp med uppgift att genomföra moderniseringen av . Enligt beslutet ska i arbets- gruppen ingå representanter för de enheter inom som ansvarar för frågor som direkt berörs av moderniseringen av statsstöds- reglerna. –och fattade statsrådet beslut om förordnande av ordförande i arbetsgrupper inom det nationella skogsprogrammet. –inrättade regeringen en samordningsfunktion för life science inom , med placering i . 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I Enligt beslutet ska i samordningsfunktionen ingå tjänstemän från olika departementet. har upplyst om att utöver ovan nämnda beslut, finns även beslut om att inrätta referensgrupper, samrådsgrupper m.m. som används i syfte att inhämta kunskap och synpunkter på olika frågeställningar samt ge råd till statsråden inom vissa områden. Departementet har inte tolkat begreppet arbetsgrupp så att det även omfattar den här typen av grupper. Beslut avseende dylika grupper har därför inte redovisats. Enligt departementet har det inte heller fattats något beslut om att deltagarna i respektive arbetsgrupp ska ha tillgång till en gemensam digital arbetsyta. fr.o.m. t.o.m. har det i fattats sex beslut om att inrätta en arbetsgrupp enligt följande: –fattade folkhälso-, sjukvårds- och idrottsministern beslut om att tillsätta en arbetsgrupp för arbete med frågor kring antibiotikaresistens. Enligt beslutet ska ett antal olika departement och Statsrådsberedningen ingå i arbetsgruppen. I beslutet anges vidare att vid behov kan även övriga departement, myndigheter och andra berörda intressenter inkallas till gruppens möten. –fattade socialförsäkringsministern beslut om att en översyn av bostadstillägget ska genomföras av en arbetsgrupp inom . Av beslutet framgår även att bl.a. Pensions- myndigheten ska bjudas in för att bidra i arbetet. –fattade barn-, äldre- och jämställdhetsministern beslut om att tillsätta en IDA-grupp med uppgift att bistå i genomförandet av funktionshinderspolitiken. –fattade chefen för , statsrådet , beslut om att en översyn av grundskyddet för ålderspension ska genomföras av en arbetsgrupp inom . Av beslutet framgår även att arbetsgruppen ska samarbeta med och att referensgrupper med deltagande från bl.a. pensionärs- organisationerna ska finnas. –fattade chefen för , statsrådet , beslut om att en arbetsgrupp inom ska utreda formerna för en obligatorisk rehabiliteringskoordinatorfunktion inom hälso- och sjukvården. Av beslutet framgår även att arbetsgruppen ska samråda med bl.a. , Arbetsförmedlingen, Social- styrelsen, Kommuner och Landsting, , , Arbetsterapeuter, förbundet terapeuterna, , arbetsgivarorganisationer och representanter för företagshälsovården. I beslutet anges också att arbetsgruppen ska bjuda 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I in till dialog med företrädare för hälso- och sjukvården och andra relevanta organisationer. –fattade barn-, äldre- och jämställdhetsministern beslut om att tillsätta en IDA-grupp för arbete med den nationella strategin för att förebygga och bekämpa mäns våld mot kvinnor. I beslutet anges vidare att vid behov kan även övriga departement, myndigheter och andra berörda intressenter bjudas in till gruppens möten. har upplyst om att det inte har fattats några efterföljande beslut om ändrad sammansättning i respektive arbetsgrupp. Enligt departementet har det inte heller fattats några beslut om att deltagarna i respektive arbetsgrupp ska ha tillgång till en gemensam digital arbetsyta. har meddelat att det inte har identifierat några beslut om inrättande av arbetsgrupper som efterfrågas. Departementet har inte heller identifierat några beslut om att deltagarna i en arbetsgrupp ska ha tillgång till en gemensam digital arbetsyta. Departementet har vidare anfört att det inte har tolkat begreppet arbets- grupp så att det även skulle omfatta referensgrupper, samrådsgrupper och liknande. Beslut avseende dylika grupper har därför inte redovisats. fr.o.m. t.o.m. har det i fattats beslut om att inrätta arbetsgrupper enligt följande: –fattade expeditionschefen hos beslut om att inrätta en arbetsgrupp för anpassning av Utrikesdeparte- mentets bidragsorganisation och arbetsformer. Av beslutet med därtill fogad bilaga framgår att det i arbetsgruppen ska ingå representanter från ett antal olika enheter hos departementet. –fattade utrikesrådet för politiska frågor hos Utrikes- departementet beslut om att inrätta en arbetsgrupp för flykting- och migrationsfrågor. Av beslutet med därtill fogad bilaga framgår att det i arbetsgruppen ska ingå representanter från ett antal olika enheter hos departementet. Vidare anges att vid behov ska ytterligare enheter liksom vissa utlandsmyndigheter kunna knytas till arbetsgruppen efter överens- kommelse mellan enhetschefen för enheten för konfliktfrågor och humanitär politik och respektive enhetschef. –respektive fattade utrikesrådet för politiska frågor hos beslut om att inrätta en arbetsgrupp för att hantera enhetsöverskridande frågor med bäring på närområdet. Av besluten med därtill fogade bilagor framgår att det i arbets- gruppen ska ingå representanter från ett antal olika enheter hos 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I Vidare anges att även andra departement och myndigheter kan inbjudas att delta. –fattade utrikesrådet för politiska frågor hos Utrikes- departementet beslut om att inrätta en arbetsgrupp för civila och militära krishanteringsinsatser. Av beslutet med därtill fogad bilaga framgår att det i arbetsgruppen ska ingå representanter från ett antal olika enheter hos departementet. Vidare anges att även andra departement och myndigheter kan erbjudas möjlighet att delta. –fattade utrikesrådet för internationellt utvecklings- samarbete hos beslut om att inrätta en arbetsgrupp för havsfrågor. Av beslutet med därtill fogad bilaga framgår att det i arbetsgruppen ska ingå representanter från ett antal olika enheter hos departementet. Vidare anges att vid behov ska ytterligare enheter liksom vissa utlandsmyndigheter kunna knytas till arbetsgruppen efter överenskommelse mellan enhetschefen för enheten global agenda och respektive enhetschef. –fattade utrikesrådet för internationellt utvecklingssamarbete hos beslut om att inrätta en arbetsgrupp för multilateral utvecklingspolitik och strategisk styrning. Av beslutet med därtill fogad bilaga framgår att det i arbetsgruppen ska ingå representanter från ett antal olika enheter hos departementet.