bet · H601KU10 · 2018-10-24 00:00:00 — Vidare anges att vid behov ska ytterligare enheter liksom utlandsmyndigheter kunna knytas till arbetsgruppen efter överenskommelse mellan huvudansvarig för arbetsgruppen och respektive enhetschef. Arbetsgruppens mandat förlängdes enligt ett beslut . –fattade chefen för , statsrådet , beslut om att inrätta en arbetsgrupp med uppgift att skapa en förbättrad hantering av allmänna handlingar inom . Av beslutet framgår även att det i arbetsgruppen ska ingå företrädare för och Förvaltningsavdelningen. har upplyst om att det inte har fattats några efterföljande beslut om ändrad sammansättning i respektive arbetsgrupp. Enligt departementet har det inte heller fattats några beslut om att deltagarna i respektive arbetsgrupp ska ha tillgång till en gemensam digital arbetsyta. Genom skrivelser som sänts till begärde utskottet dels att få ta del av samtliga beslut som avser inrättande av arbetsgrupper inom det nationella skogsprogrammet, dels svar på ett antal frågor och på kompletterande frågor. Utskottet fick och svars- promemorior med därtill fogade bilagor som hade upprättats inom (bilaga 6.1–2). 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I En fråga från utskottet gällde om det har förekommit att någon av de arbetsgrupper inom , som nämns i de beslut som utskottet tagit del av, har använt någon form av digital arbetsyta i sitt arbete utan att det har funnits ett formellt beslut om att inrätta en digital arbetsyta. frågorna redovisas i anslutning till respektive arbetsgrupp nedan. När det gäller arbetsgruppen i med uppdrag till , och att delta i arbete med att ta fram ett förslag till en differentierad vägslitageskatt har anförts följande. Arbetsgruppen har inte använt någon form av digital arbetsyta i sitt arbete. Med anledning av det uppdrag som gavs i det aktuella beslutet anvisade , och kontaktpersoner till Representanter från har med dessa kontaktpersoner diskuterat frågor inom respektive myndighets ansvarsområde. Kontaktpersonerna har utgjort en del av arbetsgruppen. förordnanden har inte fattats av regeringen eller . arbetets gång har handlingar utväxlats för synpunkter per e-post mellan de nämnda myndigheterna och . Det har således utväxlats handlingar med de kontaktpersoner som ingått i arbetsgruppen. förekommit fysiska möten och telefonsamtal, som i vissa fall gett upphov till Varken anteckningarna eller de handlingar som utväxlats för synpunkter har bedömts utgöra allmänna handlingar i den mening som avses i Det av arbetsgruppen bedrivna arbetet har betraktats som ett internt arbete inom . De utväxlade handlingarna har därför inte bedömts utgöra allmänna handlingar. De anteckningar som tagits inom – och som bedömts inte tillföra ärendet någon sakuppgift – har varken expedierats eller tagits om hand för arkivering och har därmed inte bedömts utgöra allmänna handlingar. De aktuella myndigheterna fick också, inom ramen för en gemensam beredning, ta del av utkast till en promemoria som senare remitterades. Myndigheterna har inkommit med synpunkter som har beaktats i den slutliga promemoria som remitterades. Myndigheternas synpunkter har inte bedömts utgöra allmänna handlingar hos . Det arbete som arbetsgruppen har genomfört har resulterat i en promemoria om en ny inriktning för beskattning av tung lastbilstrafik (dnr Fi2018/01103/S2). Denna promemoria har bedömts utgöra en allmän handling Inom ramen för arbetsgruppens arbete har myndigheterna även gett in rapporter (dnr Fi2018/02253/S2, Fi2018/02258/S2, Fi2018/02414/S2) som också har bedömts utgöra allmänna Några mellanprodukter har inte skickats från arbetsgruppen till i förhållande till arbetsgruppen utomstående personer eller myndigheter. Endast ett fåtal synpunkter har under arbetets gång framförts av – i förhållande till arbetsgruppen – utomstående personer eller myndigheter. Dessa synpunkter har inte bedömts vara av betydelse för ärendet och har därför 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I har angett att de muntliga synpunkter som har framförts till vissa av arbetsgrupperna från utomstående inte har ansetts vara av sådan betydelse för ärendet att de har dokumenterats. Inte heller de svar med synpunkter på utkast till texter som utomstående har gett in till departementet har bedömts utgöra allmänna handlingar. Som svar på utskottets frågor om arbetsgrupperna i har angetts följande. –Arbetsgrupp för arbete med frågor kring antibiotika- resistens Endast anställda i har deltagit i arbetsgruppen. Folkhälso- myndigheten, och har bjudits in till arbetsgruppens möten för att informera om sitt arbete inom antibiotikaresistens. Några handlingar har inte utväxlats mellan de utomstående myndigheterna och arbetsgruppen. Arbetsgruppen har inte använt någon form av digital arbetsyta. –Arbetsgrupp med uppgift att se över bostadstillägget Endast anställda i har deltagit i arbetsgruppen. Representanter från har medverkat vid seminarier och andra diskussionstillfällen som arbetsgruppen anordnat. gavs i slutskedet av arbetet möjlighet att lämna synpunkter på ett utkast till promemorian Översyn av systemet för bostadstillägg till pensionärer. Utkastet har inte bedömts utgöra en allmän handling i den mening som avses i tryckfrihetsförordningen. Arbetsgruppen har använt en gemensam digital arbetsyta. Det har inte fattats något formellt beslut om att inrätta en sådan arbetsyta. Endast anställda i har haft tillgång till arbetsytan. Ur tryckfrihetsrättslig synpunkt har arbetsgruppens arbete betraktats som ett internt arbete inom . Att en handling har lagts upp på den digitala arbetsytan har därför inte i sig ansetts medföra att handlingen blivit allmän. –Arbetsgrupp med uppgift att bistå i genomförandet av funktionshinders- politiken Endast anställda i har deltagit i arbetsgruppen. Myndigheten för delaktighet (MFD) har vid ett av arbetsgruppens möten informerat om beredningsläget i ett regeringsuppdrag. Några handlingar har inte utväxlats mellan MFD och arbetsgruppen. Arbetsgruppen har inte använt någon form av digital arbetsyta. –Arbetsgrupp med uppdrag att analysera grundskyddet för ålderspension Endast anställda i har deltagit i arbetsgruppen. Representanter från har medverkat vid seminarier och andra diskussionstillfällen som arbetsgruppen anordnat. gavs i slutskedet av arbetet möjlighet att lämna synpunkter på ett utkast till 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I departementspromemorian Översyn av grundskyddet för pensionärer – inriktning för ett nytt grundskydd (Ds 2018:8). Utkastet har inte bedömts utgöra en allmän handling i den mening som avses i tryckfrihetsförordningen. Arbetsgruppen har använt en gemensam digital arbetsyta. Det har inte fattats något formellt beslut om att inrätta en sådan arbetsyta. har haft tillgång till arbetsytan. synpunkt har arbetsgruppens arbete betraktats som ett internt arbete inom Att en handling har lagts upp på den digitala arbetsytan har därför inte i sig ansetts medföra att handlingen blivit allmän. – Arbetsgrupp med uppdrag att utreda formerna för en permanent Endast anställda i har deltagit i arbetsgruppen. gruppen har haft en referensgrupp i vilken representanter från Försäkrings- kassan, Arbetsförmedlingen och deltagit. inte utgjort en del av arbetsgruppen. Representanter från nämnda myndigheter har vid olika möten lämnat muntlig information och synpunkter. tillfällen arrangerades större möten med representanter från alla tre Inför dessa möten skickades utkast till deltagarna för Textutkast har således skickats för synpunkter från arbetsgruppen till deltagarna i referensgruppen. Varken dessa utkast eller de svar som inkom har bedömts utgöra allmänna handlingar i den mening som avses i En handling som kom in till arbetsgruppen efter ett referensgruppsmöte har diarieförts. I övrigt har inte några handlingar skickats från deltagarna i referensgruppen till arbetsgruppen. upprättats inför och i samband med referensgruppens möten har diarieförts. Varken arbetsgruppen eller referensgruppen har använt någon form av digital – Interdepartemental arbetsgrupp för arbete med nationella strategin för att förebygga och bekämpa mäns våld mot kvinnor Endast anställda i har deltagit i arbetsgruppen. Arbetsgruppen har ordnat en föreläsning för tjänstemän inom där externa besökare deltagit, däribland en representant från Dessa externa aktörer har deltagit som föreläsare. åhörare har vid samma föreläsning även deltagit dåvarande sekreteraren i Utredningen om återfallsförebyggande insatser för män som utsätter närstående för våld (S 2017:02). En preliminär dagordning skickades ut till deltagarna i förväg. Arbetsgruppen har använt en gemensam digital arbetsyta. Det har inte fattats något formellt beslut om att inrätta en sådan arbetsyta. Endast anställda i har haft tillgång till arbetsytan. tryckfrihetsrättslig synpunkt har arbetsgruppens arbete betraktats som ett internt arbete inom . Att en handling har lagts upp på den digitala arbetsytan har därför inte i sig ansetts medföra att handlingen blivit 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I har som svar på utskottets frågor anfört att det inte har förekommit att någon utomstående myndighet eller utlandsmyndighet har knutits till aktuella arbetsgrupper hos departementet. Det har enligt departementet inte heller förekommit att någon utomstående myndighet eller utlandsmyndighet har haft tillgång till dessa arbetsgruppers digitala arbetsyta inom . I vissa arbetsgrupper har dock utomstående getts möjlighet att på andra sätt bidra till arbetet. har anfört att utomstående har inkommit med synpunkter på s.k. mellanprodukter i endast en av de arbetsgrupper som är aktuella i ärendet, nämligen arbetsgruppen för multilateral utvecklingspolitik och strategisk styrning. Ett utkast till regeringens skrivelse Resultatskrivelse om utvecklingssamarbete och humanitärt bistånd genom multilaterala organisationer (skr. 2017/18:188) översändes till (Sida) för synpunkter. Sidas kommentarer på utkastet har inte bedömts utgöra en allmän handling hos . I övrigt har det enligt departementet inte i någon arbetsgrupp förekommit att utomstående personer eller myndigheter har framfört synpunkter som har varit av betydelse för ärendet. Några synpunkter har därför inte dokumenterats. har vidare lämnat följande kommentarer till utskottets frågor. –Arbetsgrupp för anpassning av bidragsorganisation och arbetsformer I arbetsgruppen användes en digital arbetsyta för arbetet med gruppens slutrapport. Det fattades inte något formellt beslut om att inrätta en sådan arbetsyta för arbetsgruppen. Endast medarbetare på hade tillgång till den digitala arbetsytan. Från tryckfrihetsrättslig synpunkt har arbetsgruppens arbete betraktats som ett internt arbete inom . Att en handling har lagts upp på den digitala arbetsytan har därför inte i sig ansetts medföra att handlingen blivit allmän. –Arbetsgrupp för närområdet Det har vid enstaka tillfällen förekommit att externa personer har deltagit vid möten med arbetsgruppen. Inga handlingar har utväxlats med dem. Arbetsgruppen har inte använt någon form av digital arbetsyta. –Arbetsgrupp för civila och militära krishanteringsinsatser Arbetsgruppen har bjudit in experter från bl.a. till samtal. Inga handlingar har utväxlats med de inbjudna experterna eller upprättats till följd av samtalen. Arbetsgruppen har inte använt någon form av digital arbetsyta. –Arbetsgrupp för multilateral utvecklingspolitik och strategisk styrning Arbetsgruppen arbetade bl.a. med att ta fram regeringens skrivelse Resultat- skrivelse om utvecklingssamarbete och humanitärt bistånd genom 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I multilaterala organisationer (skr. 2017/18:188). Inom ramen för det arbetet lämnade , enligt uppdrag i myndighetens regleringsbrev, en särskild rapport om multi-bi-stöd. diariefördes som en till departementet inkommen handling. arbetet med den nämnda resultatskrivelsen användes inom arbetsgruppen en Det fattades inte något formellt beslut om att inrätta en sådan arbetsyta för arbetsgruppen. hade tillgång till den digitala arbetsytan. Från tryckfrihetsrättslig synpunkt har arbetsgruppens arbete betraktats som ett internt arbete inom Regerings- Att en handling har lagts upp på den digitala arbetsytan har därför inte i sig ansetts medföra att handlingen blivit allmän. – Arbetsgrupp med uppgift att skapa en förbättrad hantering av allmänna I arbetsgruppen hölls tre videokonferenser med medarbetare på utlands- Det som kom fram vid videokonferenserna användes som underlag för arbetsgruppens vidare arbete. Inga handlingar upprättades eller inkom som en följd av dessa videokonferenser. Arbetsgruppen har inte använt någon form av digital arbetsyta. Miljö- och har i sitt svar till utskottet anfört att den interdepartementala arbetsgruppen för integrering av klimat och miljö i syfte att nå miljömålen inte har använt någon form av digital arbetsyta. personer eller myndigheter har inte framfört synpunkter av betydelse för Några synpunkter har därför inte dokumenterats. utomstående personer eller myndigheter inkommit med synpunkter på s.k. mellanprodukter till den interdepartementala arbetsgruppen, som alltså är en intern grupp inom . har som svar på utskottets begäran att få ta del av samtliga beslut som avsåg inrättande av arbetsgrupper inom det nationella skogsprogrammet angett följande. Utöver besluten om ordförande i de fyra arbetsgrupperna har det inte upprättats några handlingar med beslut som avser inrättande av arbetsgrupper inom det nationella skogsprogrammet. heller upprättats några handlingar med beslut om förordnanden för har på regeringens webbplats publicerats en uppmaning till intresserade att anmäla intresse för att delta i någon av de fyra Intresserade organisationer, myndigheter och företag nominerade ledamöter till arbetsgrupperna. valdes därefter ut av efter samråd med dels ordförandena i respektive arbetsgrupp, dels den interdepartementala arbetsgruppen för skogsprogrammet. Namnen på ledamöterna i varje arbetsgrupp, tillsammans med namnen på de ordförande som utsågs genom beslut , publicerades därefter på regeringens Ledamöterna har utgjort en del av arbetsgruppen, och arbetsgruppernas sammansättning redovisades således på Utdrag från regeringens webbplats har bifogats svaret. 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I Vidare har lämnat följande kommentarer till –Arbetsgrupp med uppgift att genomföra moderniseringen av Arbetsgruppen använde inte någon digital arbetsyta i sitt arbete. Det har inte framförts några synpunkter under arbetets gång av i förhållande till arbetsgruppen utomstående personer eller myndigheter. Det har inte heller förekommit att i förhållande till arbetsgruppen utomstående personer eller myndigheter inkommit med synpunkter på någon s.k. mellanprodukt. –Arbetsgrupper inom det nationella skogsprogrammet För arbetsgrupperna inom det nationella skogsprogrammet fanns inte några digitala arbetsytor inrättade. Däremot fanns digitala arbetsytor för de stödfunktioner som hade till uppgift att bistå arbetsgrupperna. Det fattades inte några formella beslut om att inrätta dessa ytor. I stödfunktionerna ingick representanter från , konsulter som Närings- departementet avropat från ramavtal och representanter från . Stödfunktionerna bistod ordförandena i arbetsgrupperna med att bl.a. förbereda möten, ta fram utkast till kallelser och vidta andra praktiska åtgärder kring mötena, bl.a. boka lokaler. De digitala arbetsytorna användes i olika omfattning för att ge tillgång till utkast till kallelser till arbetsgruppernas möten, minnesanteckningar från arbetsgruppernas möten, utkast till arbetsgruppernas rapporter samt promemorior och annat underlag som togs fram i anslutning till arbetet med rapporterna. En av ytorna användes för att ge tillgång till viss information som hämtats från internet och som kunde vara av intresse exempelvis för arbetsgruppens omvärldsbevakning. Ordförandena för två av de fyra arbetsgrupperna hade tillgång till och använde den arbetsyta som avsåg arbetet i deras arbetsgrupp. Från tryckfrihetsrättslig synpunkt har arbetet betraktats som ett internt arbete inom . Att en handling lagts upp på en gemensam arbetsyta har därför inte i sig ansetts medföra att handlingen blivit allmän. Skriftliga synpunkter har inkommit, t.ex. förslag till skogsprogrammet och arbetsgrupperna. Sådana handlingar som har bedömts vara av betydelse för skogsprogrammet eller arbetsgruppernas rapporter har diarieförts. Muntliga synpunkter som har lämnats vid regionala konferenser och andra evenemang som anordnats i syfte att ge möjlighet att lämna förslag och synpunkter på utformningen av skogsprogrammet eller arbetsgruppernas rapporter har sammanfattats i en promemoria. Promemorian har diarieförts. Såvitt har kunnat utredas har det förekommit att en s.k. mellanprodukt – delar av ett utkast till slutrapport från en av arbetsgrupperna –har skickats till utomstående personer i syfte att inhämta synpunkter på innehållet. Det har därefter kommit in en handling med synpunkter. Denna handling har inte bedömts utgöra en allmän handling hos . 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I – Samordningsfunktion för life science inom Samordningsfunktionen, i vilken tjänstemän från , och ingår, använder i sitt arbete en digital arbetsyta. Det har inte fattats något formellt beslut om att inrätta en sådan arbetsyta. På ytan har lagts upp dokument som inom ramen för samordningsfunktionens uppdrag har inkommit till . så sätt kan deltagarna i samordningsfunktionen enkelt ta del av dessa Vidare använder deltagarna i samordningsfunktionen ytan för att ge varandra tillgång till arbetsmaterial. Från tryckfrihetsrättslig synpunkt har samordningsfunktionens arbete betraktats som ett internt arbete inom Att en handling lagts upp på den gemensamma arbetsytan har därför inte i sig ansetts medföra att handlingen blivit allmän. De aktuella allmänna handlingarna – dokument som inom ramen för samordningsfunktionens uppdrag inkommit till och lagts upp på en digital arbetsyta – har inte diarieförts utan hålls ordnade. Ett flertal myndigheter, företag, branschorganisationer och enskilda har inkommit med skriftliga förslag till den strategi för life science som samordningsfunktionen arbetar med att ta fram. funktionen arrangerat i syfte att inhämta synpunkter på den kommande strategin från olika aktörer. Dessa temadagar har dokumenterats genom dels de bildspel som aktörerna visat, dels minnesanteckningar. De skriftliga förslagen och bildspelen hålls ordnade. ningarna, som inte har expedierats och ännu inte heller tagits om hand för arkivering, har inte bedömts utgöra allmänna handlingar. Det har inte förekommit att i förhållande till samordningsfunktionen utomstående personer eller myndigheter inkommit med synpunkter på någon har lämnat följande kommentarer till utskottets – Interdepartemental arbetsgrupp för samepolitiken Arbetsgruppen har inte använt någon form av digital arbetsyta i sitt arbete och har inte fått in några synpunkter från utomstående. – Arbetsgrupp med uppgift att arbeta med frågor som rör kultur och skola I arbetsgruppen har tjänstemän från och Utbildnings- Vid enstaka möten har tjänstemän från andra Arbetsgruppen har använt en digital arbetsyta som varit gemensam för de tjänstemän som deltagit i arbetsgruppen. beslut om att inrätta arbetsytan har inte fattats. synpunkt har arbetsgruppens arbete betraktats som ett internt arbete inom Att en handling har lagts upp på den digitala arbetsytan har därför inte i sig ansetts medföra att handlingen blivit allmän. 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I Arbetsgruppen har bjudit in myndigheter till arbetsgruppsmöten för informationsinhämtning. Myndigheterna har dock inte framfört några synpunkter av betydelse för ärendet och inte heller kommit in med synpunkter på s.k. mellanprodukter. Ett syfte med utskottets granskning har varit att söka klarlägga om utomstående myndigheter ges möjlighet att använda digitala arbetsytor som finns hos arbetsgrupper i . Det som har framkommit i granskningen ger inte underlag för bedömningen att utomstående myndigheter har haft tillgång till sådana arbetsgruppers digitala arbetsytor. I granskningen har utskottet noterat att det förekommer interna arbets- grupper med olika sammansättningar inom och att dessa i viss utsträckning använder sig av digitala arbetsytor i sitt arbete. Det rör sig om dels arbetsgrupper som består av enbart tjänstemän från ett eller flera departement, dels arbetsgrupper där det även ingår företrädare för en eller flera utomstående myndigheter eller andra intressenter. Vidare framgår av granskningen att det arbete som bedrivs av dessa arbetsgrupper betraktas som ett internt arbete inom . Därmed anses bl.a. handlingar som utväxlas mellan arbetsgruppens medlemmar inte utgöra allmänna handlingar. När det gäller sådana arbetsgrupper där det ingår såväl tjänstemän inom som företrädare för en eller flera utomstående myndigheter eller andra intressenter är det enligt utskottets mening viktigt att det finns en tydlig grund för att betrakta arbetsgruppen som intern och därmed en del av . Detta inte minst för att möjliggöra en korrekt tillämpning av offentlighetsprincipen samt regelverket kring allmänna handlingars offentlighet och registrering av handlingar. Med anledning av iakttagelser som gjorts i granskningen finner utskottet skäl att betona att det genomgående bör finnas relevanta beslut eller dylikt som tydliggör sammansättningen av en intern arbetsgrupp där det ingår personer från andra myndigheter än . Motsvarande gäller om personer från andra myndigheter tas in för att stödja interna arbetsgrupper i . Vissa svar som utskottet har fått i granskningen väcker frågor om tillämpningen av det s.k. delningsundantaget enligt 2 kap. 9 § andra stycket TF. Av svaren framgår att till inkomna svar från myndigheter med synpunkter på utskickade mellanprodukter inte har betraktats som allmänna handlingar i tryckfrihetsförordningens mening. Utskottet vill här peka på den tolkning av bestämmelsen som har gjorts i doktrin och praxis (se , Offentlighetsprincipen, 9:e uppl., s. 97 och RÅ 1999 ref. 36). Utskottet förutsätter att det i varje enskilt fall görs noggranna överväganden från tryckfrihetsrättslig synpunkt i detta hänseende inom . Utskottet noterar också att det i granskningen har anförts att allmänna handlingar som har kommit in till en arbetsgrupp inom från 6 HANTERINGEN AV HANDLINGAR OCH DIGITALA ARBETSYTOR INOM VISSA ARBETSGRUPPER I utomstående inte har diarieförts utan har hållits ordnade även när de har lagts upp på en digital arbetsyta. Bestämmelsen i 5 kap. 1 § OSL ger en myndighet möjlighet att själv välja om den vill registrera handlingar eller hålla dem ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats, men bör myndigheten vara konsekvent i sättet på vilket registreringsskyldigheten uppfylls. Utskottet utgår från att möjligheten att hålla handlingar ordnade tillämpas på ett enhetligt sätt inom myndigheten, det vill säga . Vidare väcker enligt utskottet det angivna tillvägagångssättet att hålla handlingar ordnade på en digital arbetsyta vissa Av uppgifterna i granskningen framgår exempelvis inte i vad mån ett sådant system lever upp till kravet att det ska vara lätt för en utomstående att skaffa sig en överblick över vilka handlingar som finns. att även dessa aspekter övervägs vid hanteringen av handlingar inom Ytterligare en iakttagelse som utskottet gör avser frågan om dokumentation Av svaren i granskningen framgår att arbetsgrupper i vissa fall inte har upprättat någon dokumentation från möten, även när mötet förefaller ha haft betydelse för handläggningen av det aktuella ärendet. Utskottet vill understryka att i den mån det förekommer att synpunkter och