ku-anm · H5A1dnr713 · 2017-12-04 00:00:00 — () Dnr 713-2017/18 Granskning av hantering av allmänna handlingar I media går att läsa att regeringen har gömt undan nästan 900 sidor information om sin kampanj för en plats i från allmänheten (900 dokument om FNkampanj doldes, , ). Genom att använda ett parallellt datasystem för att skicka dokument har () och representation i undanhållit informationen från allmänheten. Efter att arbetsgruppen avslutades arkiverades inte dokumenten och när frågor har ställts från media angående hanteringen så har svaren varit missvisande. Så sent som våren riktade () kritiska påpekanden mot regeringen med anledning av kampanjen till (2016/17:KU20). Mindre än efter att KU har granskat och riktat kritiska påpekanden med anledning av säkerhetsrådskampanjen har utskottet inlett en granskning av UD:s sekretessmarkeringar. I granskningen har det uppmärksammats att det hos UD har arkiverats ett stort antal promemorior rubricerade "Förkommen handling" eller dylikt. Det rör sig om drygt 300 försvunna handlingar vilka har registrerats som inkomna till UD december - november . Av 647 ärenden som har registrerats som avslutade i den aktuella ärendekategorin har drygt 300 ärenden avslutats med en anteckning om förkommen handling. I Dagens Nyheters granskning framkommer att en gemensam så kallad arbetsyta i programmet Sharepoint skapades på intranät i samband med att säkerhetsrådskampanjen inleddes. Till arbetsgruppen kopplades personal från representation i . Ambassader utomlands är självständiga myndigheter och handlingar som skickas mellan myndigheter ska normalt registreras. rapporterar att arbetsgruppen har möjliggjort för handlingar som annars hade behövt registreras, att hanteras som arbetsmaterial. På så sätt har information kunnat utbytas utan att behöva registreras i den offentliga postlistan vilken granskas regelbundet av journalister. begärde ut mejlloggar för elva personer som ingick i kampanj staben. har UD fortfarande inte lämnat ut hela materialet. rapporterar vidare att när tidningen ställde frågor om arbetsytan gav rättsavdelningen vid UD svar som gav sken av att vissa av handlingarna var registrerade då frågan ställdes (oktober ). 1 själva verket registrerades handlingarna under den efterföljande månaden fram till att svaret gavs (). Istället för att handlingarna registrerades då arbetsgruppens arbete avslutades, , skedde det alltså . I den offentliga listan över handlingar beskrivs den som "Arbetsgrupp för säkerhetsrådskandidaturen" och bakom gömmer sig nästan 900 sidor med information om kampanjen enligt . Dagens Nyheters rapportering och vad som har framkommit i KU:s granskning rörande försvunna handlingar ger sammantaget en bild av att UD inte hanterar allmänna handlingar på ett vederhäftigt sätt. Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning ska varje svensk och utländsk medborgare enligt 2 kap. 1 § och 14 kap. 5 § tryckfrihetsförordningen (TF) ha rätt att ta del av allmänna handlingar. Enligt 2 kap. 12 § TF ska en allmän handling som får lämnas ut på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Om en handling inte kan tillhandahållas utan att en sådan del av handlingen som inte får lämnas ut röjs, ska den i övriga delar göras tillgänglig för sökanden i en avskrift eller kopia. Utgångspunkten är alltså att handlingar ska lämnas ut i direkt anslutning till begäran, dvs. i princip omgående (, Offentlighetsprincipen, 8 uppl., 2010, s. 131 Q. I ett flertal beslut har () uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas som begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. JO kritiserade i ett beslut (dnr 4506-2102) för att en allmän handling lämnades ut först trots att den borde ha kunnat lämnas ut omgående. Vid en granskning (dnr 639-2012, 2463-2012 och 2732-2012) som JO genomförde med anledning av ett antal anmälningar från journalister konstaterade JO att det i funnits brister i organisation, ansvarsförhållanden och rutiner som bidragit till att tryckfrihetsförordningens krav på att allmänna handlingar ska utlämnas skyndsamt åsidosatts vid upprepade tillfällen. Granskningen tydde på att bristerna var av ett grundläggande slag. JO anförde att organisationen inte var anpassad till offentlighetsprincipen. KU har vid ett flertal tillfällen riktat kritiska påpekanden mot UD för hanteringen av allmänna handlingar. Exempelvis granskades UD våren (bet. 2013/14:KU20 s. 130 Q. Ärendet handlade om att Sida bett om samråd med departementet om utrikessekretess i ett utlämnandeärende hos myndigheten. Beredningen av ärendet i UD tog drygt . KU konstaterade att tidsutdräkten i det aktuella fallet, trots departementets hänvisning till att det krävde en noggrann sekretessprövning, svårligen kunde anses överensstämma med grundlagens skyndsamhetskrav. Utgångspunkten, framhöll utskottet, är att handlingar ska lämnas ut i direkt anslutning till begäran, dvs. i princip omgående. En sekretessprövning som fördröjer utlämnandet bör i enlighet med vad JO uttalat godtas om den framstår som rimlig, men ska då prioriteras framför den löpande verksamheten. Utskottet upprepade vikten av att har den organisation och de rutiner som krävs för att offentlighetsprincipen och kravet på skyndsamhet ska kunna upprätthållas och att det förbättringsarbete som har inletts påskyndas. Mot bakgrund av det ovanstående begär jag att KU granskar UD:s hantering av allmänna handlingar i det aktuella ärendet och utrikesministerns ansvar för detta. Granskningen bör innehålla delar som departementets dröjsmål kring utlämnande av allmänna handlingar, registrering av allmänna handlingar och rutiner för överföring av allmänna handlingar mellan självständiga myndigheter. Vidare bör utskottet granska ifall information som har lämnats från departementet till media har varit missvisande och ifall regeringen har fungerande rutiner för att myndighetsöverskridande arbetsytor inte används i strid med gällande ordning.