sou · H5B312 · 2017-03-10 00:00:00 — Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 8. 202Skriftlig information MSB . Myndigheternas beredskap och hantering styrelsen i rapporterade att de hade dagliga avstämningar med bl.a. region med anledning av situationen. Även i hade inlett löpande samverkan med berörda aktörer med anledning av situationen. MSB följde utveck- lingen och bedömde att situationen var under kontroll och publice- rade en lägesbild den 9 september 2015.203 I syfte att skapa en samlad bild av läget genomförde MSB från till natio- nella samverkanskonferenser med fokus på lägesbilden. Efter övergick MSB till veckovisa samverkanskonfe- renser . fortsatte dessa nationella samverkanskonferenser varannan vecka.204 Sammanlagt 82 aktörer var inbjudna till dessa samverkanskon- ferenser. Det var nationella myndigheter, länsstyrelser, frivillig- organisationer, trossamfund och företag. Mellan och deltog i genomsnitt 68 aktörer på samver- kanskonferenserna.205 Några myndigheter hade stående punkter för att delge informa- tion, bl.a. länsstyrelserna i , , och samt , , Socialstyrel- sen, , , SKL och MSB.206 Tyngdpunkten vid konferenserna var att förmedla lägesbilden, med konferenserna användes också till att samla aktuell information, särskilt om den avvek från lägesbilden. Lägesbilden har en viss ledtid i framtagandet och kunde därför behöva uppdateras.207 Läget avseende boende var en stående fråga på de nationella samverkanskonferenserna och flera aktörsgemensamma frågeställ- ningar diskuterades för att skapa förutsättningar för vidare åtgärder. Som exempel nämner MSB de enligt dem oklara förutsättningarna för extraordinära lösningar vid akuta behov, t.ex. användandet av 203Skriftlig information MSB . 204MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 8. 205MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 8. 206MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 8. 207Skriftlig information MSB . Myndigheternas beredskap och hantering kommunernas evakueringsboenden (gymnastiksalar, samlingssalar och motsvarande) som tillfälliga boenden för asylsökande.208 Konferenser och möten med fokus på boende MSB kallade också till särskilda konferenser i olika frågor. kallade MSB till en första samverkanskonferens med särskilt fokus på boende. Totalt kom 18 samverkanskonfe- renser med fokus på boende att hållas och ytter- ligare tre i januari 2016.209 Orsaken till behovet av särskilda boendekonferenser var enligt MSB det stora behovet av information och återkoppling i olika frå- gor och den kontinuerliga uppkomsten av nya och komplexa utma- ningar på området.210 , , samt de länsstyrelser som arbetade med boenden för asylsökande bjöds in till samtliga sam- verkanskonferenser i boendefrågan och frivilligorganisationer bjöds in i den mån de arbetade med frågorna.211 Vid konferenserna om boende prioriterades boende för ensam- kommande barn. Vid konferenserna ensades begrepp för att lättare få till stånd samverkan om boendelösningar. Regler om brandskydd och säkerhet klargjordes och man strävade efter att åstadkomma tydlighet om och plan- och byggförordningen. Likaså diskuterades olika regeringsuppdrag i syfte att skapa tyd- lighet.212 Konferenser med fokus på hälso- och sjukvård och socialtjänst På begäran av genomförde MSB en samverkanskonferens med fokus på landstingens hantering av situationen. SKL, , , MSB och samtliga landsting deltog.213 Syftet med konferensen var att under- 208MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 12–13. 209MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 12–13. 210MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 12–13. 211MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 12–13. 212Skriftlig information MSB . 213MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 15. Myndigheternas beredskap och hantering söka behovet av fortsatta särskilda avstämningar eller samverkans- konferenser inom hälso- och sjukvårdsområdet. Resultatet blev att åtog sig att, med utgångspunkt från önskemål från deltagande landsting, bereda frågan vidare.214 hölls även fyra större samverkanskonferenser med fokus på hälso- och sjukvård och socialtjänst med Social- styrelsen, , SKL, och . Bakgrunden var en dialog mellan MSB och . MSB identifierade då att ett samordnat agerande både på nationell nivå och mellan nationell och regional nivå var nödvändigt. Det fanns också behov av en nationell lägesbild för att säkerställa att berörda myndigheter hade samma bild och för att kunna identifiera var i landet det mest akuta behovet av stöd fanns. Konferenserna kompletterades med arbetsmöten mellan MSB, och för att lösa ut utestående frågor som rörde socialtjänst och hälso- och sjukvård. Mötena blev veckovisa och MSB medverkade fram till . Inom hälso- och sjukvårdsområdet var både statliga och kom- munala myndigheter inom olika sakområden berörda av händelsen och många frågeställningar sträckte sig över flera olika ansvars- områden. Det var därför enligt MSB emellanåt svårt att avgöra vilken myndighet som hade huvudansvar för en enskild fråga, och svårt för MSB att få svar från aktörerna. MSB anser att de kunde bidra med en neutral mötesarena, genom att förmedla kontakter, genom att bidra till en ensad syn på problemställningarna mellan aktörerna, och genom att ta ansvar för att inga frågor lämnades obesvarade eller olösta.216 Mellan och genomförde MSB 16 konferenser med fokus på kommunikation inom områdena boende, säkerhet/trygghet, ensamkommande barn, gränskontroller, hälso- och sjukvård, samt skola. Totalt var 29 aktörer involverade i 214Skriftlig information MSB . 215MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 15. 216MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 15–16. Myndigheternas beredskap och hantering informationssamordningen under händelsen.217 Konferenserna gick ut på att samordna kommunikationen mellan myndigheter, hitta gemensamma synsätt på kommunikationsutmaningar och att ta fram myndighetsgemensamma frågor och svar. En särskild grupp inrättades för att samordna information till ensamkommande barn och till personal som arbetade med ensamkommande barn.218 Möten om ensamkommande barn Redan på MSB:s första samverkanskonferenser den 10 och lyftes ensamkommande barn fram som en viktig fråga av länsstyrelser och . Man pekade på nödvän- digheten av att beakta barnens särskilda behov.219 Från till ägde veckovisa regelbundna arbetsmöten rum mellan SKL, och för att diskutera olika frågor kring mottagningssystemet för ensamkommande barn. En fråga som diskuterades var tolkningen av vistelsebegreppet. MSB gav stöd till och Migrations- verket i deras arbete med att hitta en gemensam tolkning av vistelse- begreppet.220 hölls ett dialogmöte med MSB:s stöd mellan SKL, , , och ett antal berörda kommuner. Avsikten med mötet var att avlasta ankomst- kommunerna genom att sprida ansvaret till kommunerna . Vid mötet diskuterades hur många ensamkommande barn som förväntades komma, en mer samordnad process för registrering och ansökan om asyl med på plats, ersättning för nya kostnader samt vilken kommun som hade ansvar för utredning av de ensam- kommande barnen.221 MSB stöttade med flera samverkanskonferenser och dialoger för att lösa frågan om transporter av ensamkommande barn. kom och kommunerna överens 217MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 9. 218Skriftlig information MSB . 219MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 18. 220MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 18. 221MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 18. Myndigheternas beredskap och hantering om hanteringen av transporter av ensamkommande barn från ankomstkommunen till annan kommun, vilket i sin tur skulle under- lätta förfarandet med att ansöka om god man. Regeringen fattade beslut om att MSB:s anslag 2:4 kunde användas för transport- kostnaderna och MSB betalade därefter ersättning till för kostnader med transporter. Den första transporten av ensam- kommande barn genomfördes den 25 november 2015.222 MSB bedömer att konferenserna bl.a. resulterade i att Social- styrelsen och enades om en gemensam tolkning av vistelsebegreppet. Vidare blev kommuner mer aktiva och tog ansvar som ankomstkommuner. Problemet kring vem som hade ansvar för transporterna mellan ankomstkommuner löstes. Likaså ledde konfe- renserna till att ensamkommande barn prioriterades vid registre- ring.223 samverkade MSB med för att diskutera frågor kopplade till skolområdet. MSB tog initiativ till löpande kontakter med för att stämma av situationen. deltog även regelbundet i MSB:s andra samverkanskonferenser. Vidare hade MSB kontinuerlig kontakt med SKL i skolfrågor. MSB förmedlade även kontakter mellan och i frågan om underlag om nyanlända i behov av skola per län eller kommun. Syftet med mötena med var främst att säkerställa att de var insatta i problembilden och att de hade förutsättningar att vidta åtgärder för att förbättra situationen.224 På begäran av genomförde MSB ett avstämnings- möte för att diskutera frågor om säker- hetsläget vid boenden och säkerställa att berörda myndigheter fick 222MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 18. MSB (2016). Årsredovisning 2015, s. 107. 223Skriftlig information MSB . 224Skriftlig information MSB . MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 20. Myndigheternas beredskap och hantering en gemensam syn på frågornas omfattning. Närvarande myndig- heter var , , , i , Arbetsförmedlingen och Branschorganisa- tion.225 Som en följd av mötet gav regionkontor stöd till kommunerna med riskbedömningar för nya boenden.226 Syftet var att få en enhetlig bild av det allmänna säkerhetsläget samt att identifiera behov av fortsatt samverkan. Vid mötet beslutades att fortsatt samverkan skulle ske genom bilateral och regional samverkan.227 MSB lyfte tidigt frågan om samarbetet med frivilliga på de nationella samverkanskonferenserna. Frivilligorganisationer som och Stadsmissioner visade ett intresse för att utbyta information och ingå i samverkanskonferenserna. MSB valde därför en inkluderande approach och bjöd in alla organi- sationer som kom till deras kännedom till alla samverkansforum. MSB förmedlade också kontakter mellan enskilda organisationer och och andra myndigheter.228 För att säkra stöd av frivilligresurser stöttade MSB med sam- verkanskonferenser och tog fram en karttjänst där och länsstyrelserna kunde lägga in behov av förstärkning från frivilligorganisationer. Frivilligorganisationerna kunde där se vad som efterfrågades och erbjuda sin hjälp till de angivna kontakt- personerna. Denna resurskarta användes sedan av och Länsstyrelserna i , och Kronoberg.229 Som svar på efterfrågan från såväl frivilligorganisationer som myndigheter tog MSB fram en guide för myndigheters samverkan med frivilliga och frivilligorganisationer under en kris, med fokus på 225MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 24. 226MSB (2016). Samlad och fördjupad bedömning med anledning av flyktingsituationen, dnr 2016-387, s. 26. 227Skriftlig information MSB . 228MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 21–23. 229MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 21–23. Myndigheternas beredskap och hantering juridiska och ekonomiska förutsättningar för samarbete mellan myndigheter och frivilliga.230 MSB anser att det hos berörda myndigheter och organisationer inledningsvis fanns ett stort behov av information om andra myndig- heters och organisationers arbete, bl.a. för att tydliggöra roller, ansvar och juridiska frågor. Den bedömningen gjordes utifrån de många frågor som myndigheter och organisationer ställde till MSB. Likaså bedömde MSB att avsaknaden av information om vilka verksamheter som andra myndigheter genomförde och påbörjade skapade onödig stress och onödigt arbete. För att underlätta för inblandade aktörer att snabbt hitta information om pågående och planerade aktiviteter hos andra aktörer skapade MSB en samlingssida med länkar till aktuell information. Den myndighetsgemensamma webbplatsen gjorde också dagliga omvärldsbevakningar samt sammanställde och publicerade en mediebild. Denna mediebild kunde användas av berörda myndigheter i deras kommunikationsarbete och kris- hantering. MSB:s spred också information till kommunerna om proble- matiken med ensamkommande barns dubbeldossier, d v s att barnen ibland registrerades hos med två olika ärende- nummer. 230MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 21–23. 231MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 9–10. Skriftlig information MSB . 232MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 9–10. 233MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 19. Myndigheternas beredskap och hantering MSB:s informationssamordning och den myndighetsgemensamma plattformen arbetade med att samordnad kommunikation skulle vara en del i myndigheternas hantering av situationen. Avsikten var att möta de behov av infor- mation som fanns hos allmänheten och att säkerställa att det fanns en samsyn mellan de berörda aktörerna. MSB drev och koordinerade tillsammans med berörda aktörer också arbetet med att ta fram information om cirka 150 frågor och svar till allmänheten kopplat till situationen med många ankommande människor. Särskilda sidor fanns tillgängliga på och allmänheten hade också möjlighet att ställa frågor om händelsen till redaktionen för Kris- via Facebook och Twitter. Information till ensamkommande barn påtalade en brist på infor- mation till ensamkommande barn och anställda på boenden. Efter det gav MSB stöd till ett samordnat kommunikationsarbete och inledde ett gemensamt arbete med de berörda aktörerna. Det resul- terade i att information till ensamkommande barn och anställda på boenden sammanställdes på (en webbplats som riktar sig till nyanlända). Forumet användes också för att syn- kronisera strategiska frågor kopplade till omhändertagande av barn.235 hade landstingen problem att få kontaktuppgifter till människor på flykt som anlänt till . Kontaktuppgifterna behövdes för att landstingen skulle kunna kalla dem till hälso- undersökningar. Uppgifterna var belagda med sekretess och Migra- tionsverket hade inte befogenheter att dela kontaktuppgifterna med 234MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 9, 20. 235MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 19. Skriftlig information MSB . Myndigheternas beredskap och hantering MSB var sammankallande till diskussioner för att göra det möjligt för landstingen att få uppgifterna från . MSB var också pådrivande för att en hemställan till togs fram av SKL, och om en förordningsändring som skulle göra det möjligt för att lämna ut kontaktuppgifterna. Regeringen fattade beslut om en förordningsändring som möjliggjorde tillgång till uppgifterna i januari 2016.236 MSB hade samverkanspersoner på plats på huvud- kontor i från . Syftet var bl.a. att underlätta samverkan mellan . Samver- kanspersonerna skulle också stödja med kunskap om andra myndigheters ansvarsområden.237 Stöd till ledning och organisation MSB gav stöd inom samverkan och ledning till 2016. Stödet var kopplat till etableringen av den operativa ledningen och bestod av metodstöd inom samverkan och ledning, kriskommunikation, logistik och HR-frågor. Metod- stödet innefattade råd för att utveckla operativa ledning och innebar att förmedla expertis, medverka i process- utveckling, fungera som bollplank samt ta initiativ till att föreslå mandat, organisation, roller, funktioner och rutiner. MSB:s metod- stöd var formellt sett inte en del av staberna.238 Besluten om stöd fattades genom ömsesidiga initiativ från MSB och . Besluten fattades efter kommunikation mellan myndighetsledningarna och hur stödet skulle utformas mejs- lades fram . Initialt skickades en samverkansperson vars upp- gift var att vara länken mellan och . 236MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 16. 237MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 8. 238MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 11. SOU 2017:12 Myndigheternas beredskap och hantering uppgift var att hitta rätt i respektive myndigheters strukturer samt påkalla och påskynda processer för att underlätta samverkan mellan de två myndigheterna och för samverkan inom krishanteringssystemet i stort. Parallellt gav MSB metodstöd till den interna organisationen på . De personer som hade rollerna samverkansperson eller metodstöd hade dokumenterade erfarenheter från tidigare insatser i liknande roller, även om själva händelsen i sig var ny.239 MSB gav också stöd till staber och andra delar av organisationen inom ramen för olika expertisområden. Det fanns flera staber eller kanslier vid exempelvis huvudkontoret i Norr- och i de sex regionerna Totalt var cirka ett trettiotal personer från MSB engagerade som stöd till staber i regionerna , Syd, Väst, Mitt och vid huvudkontoret i . Även detta stöd utgick från ett ömsesidigt konsta- terande från båda myndigheterna att hade behov av stöd från MSB. MSB konkretiserade hur ett sådant stöd kunde se ut. MSB utformade och gav stödet i samverkan med Försvarsmakten.240 fick stöd från MSB 2016 med en person inom HR-stöd för samordning av myndighetens personalresurser.241 MSB gav stöd till Migrations- verket i med ett logistikteam. efterfrågade stöd från MSB med att verifiera olika logistiklösningar ute på lokal- kontoren för att få till bättre flöden i olika avseenden. MSB lämnade också stöd till med samverkans- konferenser på regionnivå och från till hade MSB en utsänd person på plats i i syfte att stödja med detta arbete.243 239Skriftlig information MSB . 240MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 10–11. Skriftlig information MSB . 241MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 10–11. 242MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 10–11. Skriftlig information MSB . 243MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 22. Myndigheternas beredskap och hantering Stöd till processer för registrering MSB gav stöd till med logistiker för att kartlägga processerna för registrering av asylsökande och stöd till kommuner för att hjälpa till att effektivisera verksamheten i och (i ). Initiativet togs ömsesidigt av och . Man identifierade flaskhalsar och att det inte fanns tillräckligt med egna resurser. Ett koncept utvecklades och kom att användas för en flexibel ankomstcentral med kapacitet för registrering av cirka 2 000 personer vilket också gjorde att man kunde minska andelen personer som avvek från regi- streringsprocessen. Detta gjordes i samarbete med och stad.244 MSB bidrog även med praktiskt stöd genom att man monterade väntrumstält utanför i , , , , , , och Östersund.245 fick stöd med motsvarande två tjänster till boendesamordning 2016.246 Stöd till samarbete med frivilligresurser MSB gav även stöd till i med en expert för samarbetet med frivilligorganisationer från till och med januari 2016.247 244Skriftlig information MSB . MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 10–11. 245MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 10–11. 246MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 10–11. 247MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 10–11. SOU 2017:12 Myndigheternas beredskap och hantering Samverkanspersoner från MSB fanns också på plats på i Skåne.248 MSB gav metodstöd genom att tillhandahålla en person. efterfrågade stöd via men förfrågan kom lite i skymundan av behoven från . MSB uppfattade till slut behovet från . Uppgiften var att bl.a. att utveckla samverkan mellan olika myndigheter och fri- villigorganisationer.249 En del av den uppgiften var att åstadkomma en samordnad registrering med . Den person som MSB tillhandahöll skulle också skapa en förbättrad lägesbild, föreslå en långsiktig strategi för ökad uthållighet för kommunens med- arbetare och en strategi för att undvika undanträngningseffekter, samt genomföra planering för olika scenarier.250 Personen fanns på plats från till , vilket alltså var relativt sent och då antalet ankom- mande människor minskade. MSB och SKL tog initiativ till och gav stöd i arbetet med att hitta nya ankomstkommuner för ensamkommande barn. , , och identifierades som nya ankomstkommuner och MSB stöttade med finansiering av buss- transporter av ensamkommande barn dit.251 MSB gav stöd till med nio logistiker vid starten av ankomstcentralen vid så att verksamhet kunde bedrivas dygnet runt.252 248MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 8. 249Skriftlig information MSB . 250MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 11. 251MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 10–11. 252MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 10–11. Myndigheternas beredskap och hantering gav regeringen i uppdrag att i samverkan med stödja i arbetet att uppföra och förvalta tillfälliga asylboenden i tält. MSB undersökte förutsättningarna för detta, bl.a. genom en markinventering i kommunerna. inkom med en specifik begäran om 110 000 platser.253 drog tillbaka sin begäran , då myndigheten bedömde att mer varaktiga boenden än tält skulle prioriteras. Därmed bedömde MSB att uppdraget var avslutat. För att säkra beredskapen för framtida insatser slutförde dock MSB markinventeringen . Totalt svarade 178 kom- muner och 57 markområden identifierades som byggbar mark.254 I regeringsuppdraget stod det uttryckligen ”tält”, men MSB ansåg att det fanns andra och bättre lösningar, exempelvis modulboenden. Varken MSB eller tyckte att tält var en bra lös- ning.255 På förfrågan från uppförde MSB temporärt ett tältboende i Revinge. Tältboendet gav drygt 200 personer möjlighet att få tak över huvudet i väntan på att slussas vidare till asylboenden. Tältboendet avvecklades i samband med att kontraktet löpte ut den 24 januari 2016.256 Tältboendet i Revinge blev mer komplicerat än man trott, det var fler regler att förhålla sig till än vad MSB hade väntat. Den 11 okto- ber började man prata om tält, men inte förrän kunde folk flytta in. Bygglovet kom , långt efter att tälten monterats ned. Man fick i stället använda regler för semesterboende och tillfälligt boende.257 253MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 10. 254MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 10. 256MSB (2016). Rapportering av MSB:s uppdrag från regeringen avseende flyktingsituationen, s. 10. Myndigheternas beredskap och hantering MSB använde sina egna utbildningslokaler för att erbjuda boenden för asylsökande.