sou · H5B3100 · 2017-12-12 00:00:00 — Självfallet måste det i handlingarna även finnas sådana uppgifter om den miss- tänkte och händelsen att gärningsmannen och gärningen kan identi- fieras samt att det även i övrigt finns tillräckliga uppgifter för pröv- ning av skuld- och påföljdsfrågan. Förstörande av kopior och rätten till domstolsprövning Elektronisk överföring av dokumentation mellan myndigheterna Efter en ändring i 45 kap. 7 § RB som trädde i kraft har det blivit möjligt att gå över till en helt elektronisk hantering när man ger in förundersökningsprotokoll eller anteckningar från förundersökningen till rätten. Förundersökningsprotokoll och för- enklade utredningar kan nu överföras elektroniskt från polis till åkla- gare samt från åklagare till domstol. 9.2.3Bevarande och arkivering av förundersökningar Allmänt om arkivering och gallring Enligt 2 kap. 18 § TF meddelas grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar ska bevaras samt om gallring och annat av- händande av sådana handlingar i lag. Sådana bestämmelser finns i arkivlagen (1990:782). Utgångspunkten enligt arkivlagen är att all- männa handlingar ska bevaras, men det finns i 9–12 §§ arkivlagen bestämmelser om när en myndighet får avhända sig allmänna hand- lingar. Av 9 och 11 §§ framgår att arkivhandlingar i vissa fall får övertas av eller överlämnas till en arkivmyndighet. I 10 § anges att allmänna handlingar får gallras. Med gallring avses att handlingen eller upp- gifter i handlingen förstörs eller att man med handlingen vidtar andra åtgärder som innebär en förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet (RA- FS 1997:4 ändrad genom RA-FS 2008:4). Vid gallring enligt arkiv- lagen ska det alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår ska tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Gallringsregler finns i huvudsak i särskilda föreskrifter som meddelas av . Om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa all- männa handlingar i annan lag eller förordning gäller dessa bestäm- melser i stället för arkivlagens regler (10 § tredje stycket). I prak- tiken är det fråga om bestämmelser som innebär att handlingar ska Förstörande av kopior och rätten till domstolsprövning gallras utan de hänsyn som föreskrivs i arkivlagen (prop. 1989/90:72 s. 77). Utöver vad som följer av bestämmelserna i 9, 10 och 11 §§ arkiv- lagen får en statlig myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av antingen lag eller föreskrift som meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer eller särskilt beslut av regeringen (12 § första stycket). har i föreskrifter med- delat bestämmelser om när återlämnande och överlämnande får ske. Förbudet mot avhändande gäller inte sådana handlingar som myn- digheten har fått som lån (12 § andra stycket). Exempel på vanliga lån i förvaltningen är remisser för yttrande, då akten från en myn- dighet översänds till en annan. Inom rättskipningen förekommer lån av domstolsakter framför allt i samband med överklaganden. Givetvis ska sådana lånade akter återställas. Förbudet mot avhändande av allmänna handlingar hindrar inte att dubbletter av handlingar rensas bort från en akt. I ett sådant fall finns ju ändå den allmänna handlingen kvar hos myndigheten (prop. 1989/90:72 s. 78 och 79). Om arkivering, bevarande och gallring i förundersökningar När ett ärende har slutbehandlats hos en myndighet arkiveras dels allmänna handlingar, dels sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § TF och som myndigheten vid prövning efter ärendets slutbehand- ling har kommit fram till ska tas om hand för arkivering (3 § arkiv- förordningen, 1991:446). Dokumentation som inte ska arkiveras får normalt förstöras när ärendet är slutbehandlat hos myndig- heten. Hur länge de arkiverade handlingarna ska bevaras beror bl.a. på om det finns någon gallringsbestämmelse som omfattar respek- tive handling och vad den föreskriver. Saknas det en gallringsbestäm- melse ska handlingen i princip bevaras för alltid. Statliga myndig- heter får enligt 14 § arkivförordningen gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av , om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning. Förstörande av kopior och rätten till domstolsprövning När det gäller tillämpligheten av tryckfrihetsförordningens be- stämmelser om allmänna handlingar och arkivregleringens bestäm- melser om arkivering och gallring av handlingar, är det ingen skill- nad mellan utredningsmaterial som tas in i förundersökningsproto- kollet och utredningsmaterial som inte redovisas i detta. Tryckfri- hetsförordningen och arkivregleringen gäller således alla handlingar som finns i utredningsmaterialet. 2016/17:68 s. Av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna hand- lingar och arkivregleringen följer alltså att allt egentligt utredningsma- terial ska arkiveras när ärendet är slutligt handlagt hos den brottsbe- kämpande myndigheten. Detta gäller oavsett om utredningsmaterialet har tagits in i förundersökningsprotokollet eller ingår i sidomaterialet. Till de handlingar som får rensas från akten hör endast sådant som t.ex. anteckningar som legat till grund för en renskriven promemoria, anteckningar som inte tillför något i sak, övertaliga exemplar och utkast till skrivelser. Gallring enligt föreskrifter görs för att begränsa arkivens omfattning och för att arkiven inte ska tyngas av hand- lingar som saknar påtagligt informationsvärde. Det är alltså så att gallring görs av både ekonomiska skäl och hanteringsskäl. Gallring görs även för att skydda den enskildes personliga integritet. om gallring med ett sådant syfte finns vanligtvis i de för- fattningar som reglerar myndigheters personuppgiftsbehandling, s.k. registerförfattningar. Vi redogör närmare för dessa i avsnitt 9.2.4. Därutöver finns det alltså olika gallringsföreskrifter från för de brottsbekämpande myndigheterna när det gäller ut- redningsmaterial. Hur länge sidomaterialet från en förunder- sökning bevaras beror dels på hos vilken myndighet handlingen är arkiverad, dels på vilket slags utredningsmaterial det rör sig om (RA-MS 1998:57, omtryckt genom RA-MS2010:3). Gemensamt för den reglering om bevarande av utredningsmaterial som gäller för de olika brottsbekämpande myndigheterna får dock sägas vara att sådant material i normalfallet inte får gallras förrän , om ens . Det finns särskilda föreskrifter om gallring av digitala kopior av beslagtagna handlingar som framställts med hjälp av forensiska analysprogram. Dessa innebär att sådana kopior kan få gallras tidi- Förstörande av kopior och rätten till domstolsprövning gare än vad som annars hade varit fallet. Enligt RA-MS 2014:414, som gäller för , får sådana kopior gallras i av- slutade förundersökningar efter att ärendet är slutligt handlagt hos polis, åklagare eller domstol. I nedlagda förundersök- ningar får gallring ske efter samma tidpunkt. Motsvarande regler, men med delvis andra gallringstider, finns för bl.a. Ekobrotts- myndigheten, se bl.a. RA-MS 2016:10. Slutligen ska det nämnas att det i fråga om visst slags utred- ningsmaterial finns en skyldighet att förstöra materialet. Det gäller i fråga om upptagningar och uppteckningar från hemlig avlyssning av elektronisk kommunikation, hemlig övervakning av sådan kom- munikation, hemlig kameraövervakning och hemlig rumsavlyssning (27 kap. 24 § RB). Om sådant material förekommer i en förunder- sökning kan det ofta ingå i sidomaterialet. I de delar de är av betyd- else från brottsutredningssynpunkt ska upptagningarna och uppteck- ningarna bevaras till dess förundersökningen har lagts ned eller avslutats eller, om åtal väckts, målet har avgjorts slutligt (dvs. att avgörandet har vunnit laga kraft). I de delar som de är av betydelse för att förhindra förestående brott ska de bevaras så länge det be- hövs för att förhindra brott. De ska därefter förstöras. Om en uppgift från en upptagning eller uppteckning har tagits in i ett för- undersökningsprotokoll eller en dom, ska den dock inte förstöras (se prop. 1988/89:124 s. 69). Det har ansetts onödigt att införa en uttrycklig lagregel om detta. Regeringen uttalade i prop. 2004/05:143 (s. 44) att även material som tagits upp som bevis i domstol bör kunna granskas i efterhand, t.ex. i ett resningsärende. Någon re- glering om detta infördes dock inte, eftersom tillräckligt bered- ningsunderlag saknades. Någon sådan reglering har inte heller införts . Trots reglerna om förstörande får brottsutredande myndigheter behandla uppgifter från upptagningar och uppteckningar i enlighet med vad som är särskilt föreskrivet i lag. Uppgifter från hemlig rumsavlyssning får dock bara bevaras i vissa fall. Om det har kom- mit fram uppgifter som får behandlas i register eller på något annat sätt enligt de förutsättningar som ställs upp i exempelvis någon av 4 Föreskrifterna har upphävts genom RA-MS 2015:34 men får tillämpas på handlingar i Polis- myndighetens arkiv som har tillkommit fram till och med . De får även tillämpas på handlingar som har överlämnats till och . Enligt uppgift från är avsikten att en ny föreskrift för ska tas fram. Förstörande av kopior och rätten till domstolsprövning de registerförfattningar som gäller på området, utgör alltså regler- ingen om förstörande inte hinder mot att uppgifterna behandlas enligt dessa lagar. I fråga om gallring m.m. av uppgifterna gäller då vad som föreskrivs i de särskilda lagarna. 2004/05:143 s. I vissa fall gäller det särskilda regler om bevarande av förunder- sökningsmaterial, men inte om förstörande. Enligt 23 kap. 21 c § RB ska ljudupptagningar och ljud- och bildupptagningar av förhör i förundersökningar bevaras till dess att förundersökningen har lagts ned eller avslutats. Om åtal har väckts ska upptagningarna bevaras till dess att målet slutligt har avgjorts. I förarbetena diskuterade man, mot bakgrund av möjligheten att begära resning, frågan om regeln borde innebära ett krav på bevarande även efter att ett av- görande i målet fått laga kraft (prop. 2016/17:68 s. 50). Regeringen avstod från att föreslå sådana regler och anförde i huvudsak följande. Regeringen kan […] konstatera att resning är ett extraordinärt rätts- medel som ska kunna tillgripas endast i fall av utpräglad undantags- karaktär (jfr prop. 2011/12:156 s. 27). Rättssäkerhetens krav gör sig inte heller gällande med sådan styrka att det är motiverat att alltid be- vara alla inspelningar i alla förundersökningar om brott. Även om in- spelningarna inte bevaras kommer hela eller väsentliga delar av förhören normalt att bevaras i annan form som en del av utredningsmaterialet i ärendet. Därtill kommer att i allt väsentligt är en re- glering för pågående förfaranden. Enligt regeringen bör det därför inte i regleras att upptagningar av ljud eller ljud och bild med hänsyn till sällsynt förekommande resningsfall alltid ska bevaras . Bestämmelsen i 23 kap. 21 c § RB reglerar inte hur upptagningar av förhör i förundersökningar ska hanteras efter att en förundersök- ning har lagts ned eller avslutats eller, om åtal väckts, målet slutligt har avgjorts. Bestämmelsen påverkar alltså inte skyldigheten att arkivera och gallra upptagningar i enlighet med arkivlagens bestäm- melser. Samma sak gäller i fråga om annat utredningsmaterial. Hur länge upptagningarna ska bevaras ska alltså avgöras av inom ramen för myndighetens delegation i 12 § arkivförordningen. Regeringen övervägde i samma proposition om det borde in- föras regler som möjliggör en snabbare gallring av vissa upptag- ningar av förhör och kom fram till att en sådan reglering passar mindre bra i . Man ansåg att en reglering av gall- ringen samlad per myndighet är lättare att överblicka och att den gör det möjligt för att ta hänsyn till hur skilda arkiv- Förstörande av kopior och rätten till domstolsprövning intressen ska beaktas i de brottsbekämpande myndigheternas verk- samhet. Regeringen uttryckte förståelse för att de nya reglerna om inspelning av förhör skulle ställa större krav på myndigheternas administrativa kapacitet att lagra inspelade förhör och anförde att det därför av praktiska skäl kan finnas behov av att kunna gallra vissa inspelningar efter en viss . Detta ansågs dock vara en uppgift för . Någon reglering om arkivering och gall- ring föreslogs därför inte. 9.2.4Nuvarande reglering om de brottsbekämpande myndigheternas personuppgiftsbehandling Syftet med polisdatalagen är att ge polisen möjlighet att behandla personuppgifter på ett ändamålsenligt sätt i sin brottsbekämpande verksamhet och att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks vid sådan behandling (1 kap. 1 § PDL). Med per- sonuppgift avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande person (2 kap. 2 § PDL och 3 § person- uppgiftslagen 1998:204, PUL). Förutom uppgifter i text kan det handla om t.ex. fotografier, ljudfiler och s.k. IP-adresser, förutsatt att uppgifterna kan knytas till någon viss person. Vissa av bestäm- melserna i lagen tillämpas också vid behandling av uppgifter om juridiska personer (1 kap. 6 § PDL). Med ordet ”behandling” avses varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, vare sig det sker på auto- matisk väg eller inte, t.ex. insamling, registrering, organisering, lag- ring, bearbetning eller ändring, återvinning, inhämtande, använd- ning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat till- handahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstöring (2 kap. 2 § PDL och 3 § PUL). Lagen gäller vid behandling av personuppgifter i brottsbekämpande verksamhet vid polismyndigheten och, i viss utsträckning, Säker- hetspolisen. Den gäller också vid personuppgiftsbehandling i poli- siär verksamhet vid . (1 kap. 2 § första stycket PDL.) För att lagen ska vara tillämplig krävs att behandlingen är Förstörande av kopior och rätten till domstolsprövning helt eller delvis automatiserad eller att personuppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personupp- gifter som är tillgänglig för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier. Utanför lagens tillämpningsområde faller således helt behandling av personuppgifter som inte ingår i någon samling som är tillgänglig för sökning. I 1 kap. 3 § PDL finns en uppräkning av lagar som undantas från polisdatalagens tillämpningsområde. Det handlar bl.a. om behand- ling enligt vapenlagen (1996:67), lagen (1998:621) om belastnings- register och lagen (1998:621) om misstankeregister. Det finns särskilda regler om behandling av personuppgifter vid internationellt polisiärt och straffrättsligt samarbete (1 kap. 4 och 5 §§ PDL). Tillåtna ändamål för behandling av personuppgifter I 2 kap. 7–9 § PDL finns en uppräkning av de ändamål för vilka personuppgifter får behandlas i den brottsbekämpande verksam- heten. Här kan särskilt nämnas att personuppgiftsbehandling får ske om det behövs för att förebygga, förhindra eller upptäcka brottslig verksamhet, utreda eller beivra brott, eller fullgöra förpliktelser som följer av internationella åtaganden. Tillgången till personupp- gifter ska begränsas till vad varje tjänsteman behöver för att full- göra sina arbetsuppgifter (2 kap. 11 §). I 6 kap. 1 § finns det särskilda bestämmelser om tillåtna ändamål med behandling av personuppgifter i Säkerhetspolisens verksamhet. Om bevarande, gallring och längsta tid för behandling av personuppgifter Utgångspunkten i det arkivrättsliga regelverket är att uppgifter ska bevaras, medan presumtionen i regelverk som skyddar personupp- gifter är den omvända (se SOU 2017:29 s. 283). Gallring enligt det arkivrättsliga regelverket syftar till att begränsa arkivens omfattning. Bestämmelserna om bevarande och gallring i registerförfattningarna har i stället till syfte att skydda den personliga integriteten vid auto- matiserad behandling av personuppgifter (se t.ex. prop. 2009/10:85 s. 207 och prop. 2016/17:91 s. 169). Förstörande av kopior och rätten till domstolsprövning Polisdatalagens bestämmelser hindrar inte att en myndighet arkiverar eller bevarar allmänna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet. Om personuppgifter ska gallras enligt bestämmelser i polisdatalagen, gäller dock dessa före den nämnda bestämmelsen (2 kap. 2 § PDL). Syftet med regler- ingen är att förtydliga att personuppgifter i dessa fall inte får be- handlas automatiserat för arkivändamål, det vill säga att uppgifterna inte får arkiveras digitalt. Däremot hindrar inget att uppgifterna arkiveras på papper, även om en gallringsregel är tillämplig. Ärenden om utredning eller beivrande av brott omfattas inte av polisdatalagens gallringsbestämmelser (2 kap. 13 § PDL). Reglerna gäller således inte i fråga om material i förundersökningar och andra utredningar enligt 23 kap. RB. I stället finns det bestämmel- ser som begränsar möjligheten att automatiserat behandla uppgifter i brottsanmälningar, förundersökningar och andra brottsutredningar i den brottsbekämpande verksamheten. Bestäm- melserna hindrar inte att uppgifterna fortsätter att behandlas auto- matiserat för andra ändamål än vad som anges i dem, vilket innebär att personuppgifterna får behandlas automatiserat för arkivändamål. När eller Säkerhetspolisen arki- verar uppgifter och handlingar digitalt ska dock de arkiverade upp- gifterna och handlingarna avskiljas från myndighetens brotts- bekämpande verksamhet (19 § polisdataförordningen, 2010:1155, PDF). Vidare ska åtkomsten till arkiverade uppgifter och handlingar begränsas till särskilt angivna tjänstemän. Avskiljandet är nödvän- digt för att reglerna om längsta tid för automatiserad behandling i den brottsbekämpande verksamheten ska få genomslag. I annat fall skulle de arkiverade uppgifterna i princip kunna behandlas på samma sätt som tidigare i verksamheten, eftersom arkivlagen inte hindrar eller ställer upp några begränsningar för fortsatt digital behandling av arkiverade uppgifter. 2009/10:85 s. 211, 212 och 224.) Att uppgifter har arkiverats, oavsett om det görs digitalt eller i pappersform, innebär inte att det är förbjudet att på nytt behandla personuppgifterna för något av de ändamål som anges i polisdata- lagen. Det förutsätter dock att det finns en tillåten rättslig grund för att göra det och att regleringen i övrigt tillåter den nya behand- lingen. Ett typiskt exempel kan vara att det kommer fram uppgifter som gör att en nedlagd förundersökning som har arkiverats bör återupptas eller att en fråga om resning eller annat extraordinärt Förstörande av kopior och rätten till domstolsprövning rättsmedel aktualiseras beträffande en dom eller ett beslut som har fått laga kraft. En ny behandling av de arkiverade uppgifterna kan då påbörjas för det ändamålet. Grundregeln om längsta tid för bevarande av personuppgifter i polisens brottsbekämpande verksamhet finns i 2 kap. 12 § första stycket PDL. Där anges att personuppgifter inte får bevaras än vad som behövs för något eller några av de i lagen angivna ändamålen. Med detta avses de syften som anges i 7–9 §§ samma kapitel. Det krävs inte att uppgiften behövs i en viss för- undersökning eller ett annat konkret ärende, så länge den bedöms ha ett värde för polisens verksamhet att förebygga, förhindra och upptäcka brottslig verksamhet eller utreda och beivra brott.5 Be- stämmelsen är tillämplig på både automatiserad och annan behand- ling av personuppgifter, t.ex. behandling i register. En regel med motsvarande innebörd för Säkerhetspolisens räkning finns i 6 kap. 3 §. I 2 kap. 12 § första stycket finns också hänvisningar till paragrafer med bestämmelser om längsta tid för bevarande av uppgifter som behandlas automatiserat. De särskilda reglerna om bevarande av automatiserat behandlade personuppgifter i ärenden om utredning eller beivrande av brott finns i 3 kap. 9–13 §§. Dessa tillämpas inte bara hos polisen utan också i ärenden hos om utredning och beivrande av brott (6 kap. 13 §). Bestämmelserna gäller bara för uppgifter som har gjorts gemensamt tillgängliga. För att så ska vara fallet krävs normalt att antalet deltagare i den grupp som har tillgång till uppgifterna överstiger ett tiotal.6 Bestämmel- serna sätter den bortre gränsen för behandlingen av personupp- gifter i vissa avslutade ärenden om utredning och beivrande av brott. I bestämmelserna behandlas tre olika situationer. Den första situationen är att en brottsanmälan avskrivs. Om avskrivning sker på grund av att den påstådda gärningen inte utgör brott får personuppgifterna i anmälan inte längre behandlas i polisens brottsbekämpande verksamhet. Om en brottsanmälan i annat fall inte har lett till förundersökning eller annan motsvarande utred- ning, får personuppgifterna inte behandlas i polisens brottsbekäm- pande verksamhet när åtal inte längre får väckas för brottet. (10 §.) 5Nebelius s. 83. 6Nebelius s. 104. Förstörande av kopior och rätten till domstolsprövning Den andra situationen är att en förundersökning ägt rum och att denna har lett till åtal eller annan domstolsprövning (t.ex. särskild förverkandetalan). I ett sådant fall får personuppgifterna i förunder- sökningen inte behandlas i polisens brottsbekämpande verksamhet när det har förflutit efter utgången av det kalenderår då domen, eller det beslut som meddelades med anledning av talan, vann laga kraft. (11 § första stycket.) Den tredje situationen är att en förundersökning har lagts ned eller avslutats på annat sätt än genom åtal (t.ex. genom utfärdande av strafföreläggande). I dessa fall räknas femårsfristen från utgången av det kalenderår då förundersökningen avslutades. (11 § andra stycket.) Femårsgränsen tillämpas inte bara vid förundersökningar utan även i fråga om personuppgifter i andra utredningar som handläggs enligt bestämmelser i 23 kap. RB, t.ex. förutredningar och s.k. förenklade utredningar enligt 23 kap. 22 § RB. Bestämmelserna i 11 §§ hindrar inte att uppgifter från en brotts- anmälan eller förundersökning fram till femårsfristens utgång in- hämtas till annan brottsbekämpande verksamhet, t.ex. ett särskilt underrättelseprojekt, under förutsättning att de behövs där (2 kap. 7 §). I dessa fall får man fortsätta att behandla uppgifterna för deras nya ändamål även sedan den ursprungliga fristen har gått ut. En sådan behandling får dock bara ske i den utsträckning behandlingen behövs för det nya ändamålet. Vidare förutsätts att uppgifterna då gallras från den brottsbekämpande verksamheten enligt de bestäm- melser som gäller för behandlingen för det nya ändamålet. Om det t.ex. är ett underrättelseprojekt ska uppgiften gallras enligt bestäm- melserna i 3 kap. 14 §. 2009/10:85 s. Det har ansetts att polisen behöver ha tillgång till uppgifter i avslutade förundersökningar även i vissa andra fall (prop. 2009/10:85 s. 216, 226 och 227). Regeringen får därför enligt 3 kap. 12 § PDL meddela föreskrifter om att vissa kategorier av personuppgifter får bevaras i polisens brottsbekämpande verksamhet . Sådana föreskrifter finns i 21–26 §§ PDF. Föreskrifterna innebär att man under vissa förutsättningar får bevara uppgifter om den som dömts eller misstänkts för brott, om egendom som har varit föremål för brott och om personer som eftersöks som för- svunna. Också skildringar av barn i det digitala referensbiblioteket över barnpornografiska framställningar får behandlas efter utgången av femårsfristen, om behandlingen är nödvändig för att förebygga, Förstörande av kopior och rätten till domstolsprövning förhindra eller upptäcka vissa angivna brott mot barn. I samtliga fall gäller särskilda regler om när uppgifterna senast ska gallras. Spegelkopior av hårddiskar m.m. kan också hanteras inom den forensiska och it-forensiska verksamheten.