sou · H5B397 · 2017-12-08 00:00:00 — ansvarar, som tidigare nämnts, för att myndigheter och andra som har bemanningsansvar inom totalför- svaret får stöd och service i frågor om bemanning med totalför- svarspliktiga som skrivs in för värnplikt eller civilplikt. Rekryterings- myndighetens roll i förhållande till de bemanningsansvariga är i huvudsak verkställande. Det innebär att de bemanningsansvariga själva ansvarar för att fastställa behovet av krigsplacerad personal för sin respektive krigsorganisation genom att före underrätta om hur många total- försvarspliktiga som ska skrivas in för värnplikt eller civilplikt och till vilka befattningar (2 kap. 3 § Totalförsvarets rekryteringsmyndig- hets föreskrifter om totalförsvarsplikt). ska enligt myndighetsinstruktionen lämna stöd och service även till de bemanningsansvariga i fråga om totalförsvarspliktigas tjänstgöring och om redovisning av annan personal inom totalförsvaret. Annan personal är fast anställd per- sonal inom Försvarsmakten eller andra myndigheter samt personal som ingått frivilligavtal (se avsnitt 4.1.3). Uppdraget omfattar bl.a. bemanningsfrågor, personalplanering inför höjd beredskap och krigs- placering. Allmänt om personalförsörjningen och verksamheten Stöd för bemanning av krigsförband samt repetitionsutbildning har i uppdrag att tillsammans med För- svarsmakten säkerställa att samtliga krigsförband med tillhörande mobiliseringsreserver är fullt bemannade med krigsplacerad perso- nal. Verksamheten omfattar bl.a. omorganisation och bemanning av krigsorganisationen, kallelse av värnpliktig personal till repetitions- utbildning samt registervård av krigsförband och personal. På uppdrag av Försvarsmakten sköter registerhållningen och redovisningen av bemanningen av Försvars- maktens krigsorganisation. Detta är ett löpande arbete för att bemanningen av förbandsorganisationen ska hållas uppdaterad och aktuell för det fall regeringen beslutar om höjd beredskap. Därtill genomför och ansvarar myndigheten för den årliga omorganisa- tionen av krigsorganisationens bemanning. Det är också som beslutar om och delger totalförsvarspliktig personal besked om krigsplacering samt fattar beslut vid ändrad krigsplacering. Vidare svarar myndigheten, på uppdrag av Försvarsmakten, för att kalla in totalförsvarspliktig personal till repetitionsutbildning. Myndigheten svarar också för ärenden om uppskov. Efter hemställan från Försvarsmakten beslutar också om förlängd krigsplacering för total- försvarspliktiga med avslutad grundutbildning.9 har inte bara till uppgift att pröva total- försvarspliktig personal utan det åligger även myndigheten att redo- visa personal som har uppgifter inom totalförsvaret. Det är också som för register över totalförsvarspliktiga som är krigsplacerade. Registreringen är betydelsefull såtillvida att den säkerställer att ingen totalförsvarspliktig är placerad i flera befattningar i krigsorganisationen. Vid behov ger stöd åt myndigheter, kommuner och landsting vid civil personalredovisning och registrerar den personal som är krigsplacerad (anställda och avtalspersonal). 9 Se bl.a. SVAR Hemställan om förlängd krigsplacering av totalförsvarspliktig personal 2016/0108:2. Allmänt om personalförsörjningen och verksamheten Intresset för totalförsvarsplanering och registrering av personal för den egna krigsorganisationen har ökat betydligt under senare tid.10 gör bl.a. disponibilitetskontroller för civila myndigheters och organisationers räkning, vilket innebär att myn- digheten kontrollerar att personerna inte är krigsplacerade hos Försvarsmakten eller någon annan myndighet. Rekryteringsmyn- digheten genomför efter önskemål av civila myndigheter och orga- nisationer också informationsmöten tillsammans med Försvars- makten, , landsting, kommuner och länsstyrelser i syfte att lämna den information som är nödvändig för att dessa aktörer ska kunna uppfylla sina skyldigheter när det gäller total- försvarsplanering. Civila uppdrag om disponibilitetskontroller och krigsplaceringar genomförs löpande av och allt fler myndigheter och organisationer registrerar sin personal hos myndigheten. 10 Se årsredovisning 2016 s. 19. 5Rekryteringsmyndighetens behandling av personuppgifter Enligt våra direktiv ingår i uppdraget att kartlägga den behandling av personuppgifter som sker hos . I sam- band med kartläggningen ska vi analysera hur behandlingen av personuppgifter om totalförsvarspliktiga ska regleras och om fler kategorier av personer ska ingå i en sådan reglering. I analysen ska vidare hänsyn tas till verksamhetens särskilda art och förändringar som gjorts i verksamheten, regeringsformen och senare tillkommen lagstiftning. Nedan följer en beskrivning av den personuppgiftsbehandling som utförs och kan utföras av . Därefter redogörs för resultatet av och vår bedömning av kartläggningen. I kapitel 6 och 7 redovisar vi våra allmänna utgångspunkter för en ny reglering och våra överväganden i fråga om hur allmänna be- stämmelser, såsom tillämpningsområde, bör utformas. Den verksamhet som bedriver är unik såtillvida att det inte finns någon annan myndighet eller organi- sation i som bedriver en med myndigheten likartad verk- samhet. har därför utvecklat egna verksam- hetsstödjande system och bär också ansvaret för förvaltningen och skötseln av dessa. I likhet med andra myndigheter och organisa- tioner har också ett it-stöd för sin verk- samhet. Det är framför allt de verksamhetsstödjande systemen som är av intresse för utredningen. redovisar Rekryterings- myndigheten behandlingen av personuppgifter om totalförsvars- pliktiga i informationssystemen Plis, Plis prov mönstring och Syom. I informationssystemen Plis prov extern och behandlas per- sonuppgifter om prövande för antagning till utbildning eller anställ- ning i Försvarsmakten eller någon annan statlig myndighet eller organisation. I centrala läkarhandlings- arkiv finns ett stort antal journaler med medicinska uppgifter beva- rade. Nedan följer en översiktlig beskrivning av de för myndigheten mest centrala verksamhetsstödjande informationssystemen samt arkivet. Plis (informationssystem) är det centrala informations- systemet inom i vilket personuppgifter om personal inom totalförsvaret registreras och hanteras. Utöver har Försvarsmakten direktåtkomst till personuppgifter i Plis men endast i den omfattning som framgår av bilaga 1 till förordningen (1998:1229) om behandling av person- uppgifter om totalförsvarspliktiga. Plis driftsattes 1997 och ersattes 2005 av en moderniserad version. Plis innehåller uppgifter om totalförsvarspliktigas mönstring och tjänstgöring inom totalförsva- ret samt krigsplacering. Plis fungerar också som stöd till krigs- organisationens civila delar och hemvärnet. Personuppgifterna i Plis behandlas med stöd av personuppgifts- lagen (1998:204) och pliktregisterlagen. Personuppgiftsbehandlingen i Plis omfattar samtliga totalförsvars- pliktiga och andra som har skyldighet att fullgöra uppgifter inom totalförsvaret vid höjd beredskap utan att skyldigheten grundar sig på totalförsvarsplikt (2 § pliktregisterlagen). Enligt 8 § pliktregister- lagen får i automatiserat register över totalförsvarspliktiga endast föras in personuppgifter om den som 1.är eller har varit aktuell för mönstring och annan utredning om den totalförsvarspliktiges förhållanden, 2.genom avtal, beslut om krigsplacering eller på annat sätt är tagen i anspråk för totalförsvaret, 3.ska utföra särskild uppgift vid höjd beredskap eller på grund av viss kompetens är viktig för totalförsvaret, 4.av en redan registrerad uppgetts som närstående, eller 5.nämns bland de uppgifter som avses i 9 § första stycket 13 plikt- registerlagen. Tillgång till Plis kräver behörighet. Åtkomsten begränsas såtillvida att de som har behörighet endast får tillgång till de delar av systemet som de behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Inlogg- ning kan endast ske med hjälp av totalförsvarets elektroniska id- kort. Aktiviteter i systemet loggas och logguppföljning görs regel- bundet av it-säkerhetschefen och verksamhetschefen. Plis innehåller en mängd personuppgifter, varav många är känsliga. De personuppgifter som får föras in i registret framgår uttöm- mande av 9 § pliktregisterlagen och är följande: 1.personnummer eller samordningsnummer, namn, adress, tele- fonnummer och folkbokföringsort, 2.hinder för genomförande av utredning som avses i 3 § första stycket, för utbildning eller för krigsplacering eller annat ian- språktagande av den registrerade för totalförsvarets räkning, 3.boende- och familjeförhållanden samt försörjning, om uppgiften behövs för att ska kunna fullgöra sina åligganden i fråga om förmåner till totalförsvarspliktiga, 4.utbildning, anställning, kunskaper, färdigheter, anlag och intressen som har betydelse för bedömningen av den registrerades använd- barhet inom totalförsvaret, 5.fysisk och psykisk hälsa och förmåga jämte de uppgifter som ligger till grund för bedömningen härav, 6.om den registrerade är svensk medborgare eller inte, 7.utgången i mål om ansvar för brott mot totalförsvarsplikten, 8.att den registrerade har dömts till påföljd för brott som framgår av uppgift ur belastningsregistret som fått del av, 9.att den registrerade genomgått säkerhetsprövning enligt säker- hetsskyddslagen (1996:627), vilken säkerhetsklass prövningen avsett och resultatet av denna, 10.vad som bestämts vid inskrivningen enligt lagen (1994:1809) om totalförsvarsplikt eller lagen (1994:1810) om möjlighet för kvin- nor att fullgöra värnplikt eller civilplikt med längre grundutbild- ning11, 11.krigsplacering, annat ianspråktagande av den registrerade för total- försvaret eller särskild uppgift som han eller hon ska utföra vid höjd beredskap, 12.tjänstgöring inom totalförsvaret samt betyg, vitsord, förordnan- den och utmärkelser som är att hänföra till denna, samt 13.personliga förhållanden i övrigt som åberopas av den registrerade, om de rör hans eller hennes tjänstgöring inom totalförsvaret. Plis innehåller även känsliga uppgifter om hälsa och religiös över- tygelse. Uppgifter om religiös övertygelse registreras dock endast om den registrerade har lämnat sitt uttryckliga samtycke till att uppgifterna behandlas i registret och de rör hans eller hennes tjänst- inom totalförsvaret (9 § andra stycket pliktregisterlagen). Utöver de personliga uppgifter som inhämtas från den total- försvarspliktige själv, inhämtas uppgifter från ett flertal myndigheter och andra som enligt 3 kap. förordningen (1995:238) om totalför- svarsplikt är skyldiga att lämna uppgifter till Rekryteringsmyn- digheten, bl.a. , , Försäk- ringskassan, Kriminalvården, utbildningsmyndigheter och skolor, Transportstyrelsen, , vårdinrättningar, kom- muner och landsting m.fl. innehåller Plis information om cirka 3,7 miljoner svenska medborgare som klassats och registrerats som totalförsvars- pliktiga. Av dessa är cirka 50 000 utflyttade eller utlandsboende. Vid utgången av 2016 fanns totalt 253 civilpliktiga redovisade i Plis jämfört med 319 vid samma tillfälle 2015.12 Differensen beror på att 11Lagen om möjlighet för kvinnor att fullgöra värnplikt eller civilplikt med längre grundutbild- ning upphävdes , då även kvinnor kom att omfattas av de allmänna bestäm- melserna om skyldighet att genomgå mönstring och fullgöra värnplikt. 12Se årsredovisning 2016, s. 20. krigsplaceringen har upphört för 66 civilpliktiga, vilket i sin tur beror på att en totalförsvarspliktig enligt lagen om totalförsvarsplikt inte ska vara krigsplacerad längre än efter sin senaste tjänstgör- ingsdag eller efter det datum som krigsplacerande myndighet angett om krigsplaceringen förlängts. Informationssystemet Plis prov mönstring är ett system för insam- ling av personuppgifter om totalförsvarspliktiga som genomgår mönstring enligt 2 kap. 1–3 §§ lagen om totalförsvarsplikt. Personuppgifterna i Plis prov mönstring behandlas med stöd av per- sonuppgiftslagen, pliktregisterlagen och patientdatalagen (2008:355). Tillgång till Plis prov mönstring kräver behörighet och inloggning kan endast ske med hjälp av användar-id och lösenord. Plis prov mönstring innehåller bl.a. uppgifter om de totalförsvars- pliktigas namn, personnummer, adress, telefonnummer, utbildning, anställningar, kunskaper, färdigheter, uppgifter om fysisk och psy- kisk hälsa och förmåga (se 9 § pliktregisterlagen för en uttömman- de uppräkning). Även känsliga uppgifter behandlas. Uppgifterna hämtas från den enskilde. De samlade provresultaten och uppgif- terna förs fortlöpande över till Plis och möjliggör en samlad bild av den mönstrandes testvärden. Informationssystemet Syom (Systemomläggning 1980) innehåller huvudsakligen samma information om totalförsvarspliktiga och andra som har skyldighet att fullgöra uppgifter inom totalförsvaret vid höjd beredskap som Plis. Personuppgifterna i Syom behandlas med stöd av personuppgifts- lagen och pliktregisterlagen. Tillgång till systemet kräver behörighet. Inloggning kan endast ske med hjälp av användar-id och lösenord. I likhet med Plis loggas aktiviteter i Syom och logguppföljning görs regelbundet av it-säkerhetschefen. Syom innehåller bl.a. basuppgifter som namn, adress och person- nummer samt uppgifter om tjänstgöring som tjänstgöringstid, befattning, betyg m.m. (se 9 § pliktregisterlagen). folkbokföring lämnas av och tjänstgöringsuppgifter inhämtas från Försvarsmakten. Känsliga personuppgifter behandlas dock inte i Syom. driftsattes ett nytt informationssystem – Kro – som har ersatt Syom. Det nya it-systemet har utarbetats i nära samverkan med Försvarsmakten och redovisar Försvarsmaktens personal och krigsförband i fredstid samt vid höjd beredskap och krig. Även underlag för repetitionsutbildning samt ärenden som gäller de totalförsvarspliktiga som är krigsplacerade i Försvarsmaktens organisation administreras i systemet. I informationssystemet Plis prov extern behandlas personuppgifter om prövande för antagning till utbildning eller anställning i För- svarsmakten eller någon annan statlig myndighet eller organisation. Personuppgifterna i Plis prov extern behandlas med stöd av personuppgiftslagen och patientdatalagen. Tillgång till Plis prov extern kräver behörighet. Inloggning kan endast ske med hjälp av användar- id och lösenord. Plis prov extern innehåller uppgifter om namn, personnummer, adress, telefonnummer, fysisk och psykisk hälsa och förmåga. Även känsliga personuppgifter behandlas med stöd av 2 kap. 4 och 7 §§ patientdatalagen. Uppgifterna hämtas från den enskilde. I likhet med informationssystemet Plis prov extern behandlas per- sonuppgifter om prövande för antagning till utbildning eller anställ- ning i Försvarsmakten eller någon annan statlig myndighet eller organisation i informationssystemet med stöd av personupp- giftslagen och patientdatalagen. Ändamålet med personuppgifts- behandlingen är vårddokumentation enligt 2 kap. 4 § patientdata- lagen. Tillgång till kräver behörighet. Inloggning kan endast ske med hjälp av elektroniska id-kort och samtliga aktiviteter loggas. Logguppföljning görs regelbundet av it- säkerhetschefen och verksamhetschefen. innehåller uppgifter om namn, personnummer, adress, telefonnummer, fysisk och psykisk hälsa och förmåga. Även käns- liga personuppgifter behandlas med stöd av 2 kap. 4 och 7 §§ patient- datalagen. Uppgifterna hämtas från den enskilde. behandlar personuppgifter i ett antal öv- riga informationssystem, bl.a. Abalon, Proceedo, Agresso och Palasso m.fl. Personuppgiftsbehandlingen i dessa system är emeller- tid av mer personaladministrativ karaktär och faller som sådan utan- för ramen för vårt uppdrag. Någon redogörelse för dessa informa- tionssystem ges därför inte. I centrala läkarhandlingsarkiv finns uppgifter om mer än 3 miljoner totalförsvarspliktiga. Läkarhand- lingsarkivet innehåller journaler med medicinska uppgifter om alla män som är födda eller senare och som har mönstrat till och med . Journaler finns också om de kvinnor som antagningsprövat vid till och med . Journalhandlingar i pappersform mikrofilmas, varefter informationen förs över på digitalt medium i informationssystemet . I de arkiverade handlingarna finns uppgifter om bl.a. längd, vikt, blodtryck, syn, hörsel, kondition, muskelstyrka och i en del fall EKG. Även psykologiska förmågor, exempelvis ledaregenska- per och lämplighet att bli befäl, finns redovisade. 5.3Behandling av personuppgifter vid mönstring Den behandling av personuppgifter som utför inom ramen för sin verksamhet tydliggörs bäst genom en beskrivning av förfarandet vid mönstring. Redovisningen baseras i huvudsak på information inhämtad från . får enligt förordningen om totalförsvars- plikt aviseringar från om alla svenska med- borgare som är folkbokförda i landet och som fyller . Uppgifterna, dvs. namn, personnummer, adress och med- borgarskap, registreras av i informations- systemet Plis och utgör underlag för kallelser till mönstring. Där- utöver aviserar folkbokföringsuppgifter, såsom adress- ändringar, förändrat medborgarskap, dödsfall m.m., till myndigheten. Dessa uppgifter ligger sedan till grund för löpande uppdateringar av informationen i Plis. inflöde av information till Plis grundas således till övervägande del på aviseringar från . Enligt förordningen om totalförsvarsplikt föreligger uppgifts- skyldighet även för ett flertal andra myndigheter och organisa- tioner. får bl.a. aviseringar från (), , Kriminalvården, Trans- portstyrelsen, kommuner och landsting. De uppgifter som ska läm- nas avser bl.a. personuppgifter (SIS), uppgifter om insatser enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade eller intagning på vårdinrättning med stöd av lagen (1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård (vårdinrättningar), uppgifter om sjukersätt- ning, aktivitetsersättning eller vårdbidrag (), kör- kortsuppgifter (Transportstyrelsen) m.m. Uppgifterna registreras i Plis varvid eventuella hinder för tjänstgöring direkt framgår av syste- met. Det innebär att vissa totalförsvarspliktiga automatiskt undan- tas från mönstring och därmed inte åläggs en skyldighet att besvara beredskapsunderlaget. Med undantag för dem som på grund av hinder inte aktualiseras för mönstring, skickas ett informationsbrev om beredskapsunderlaget ut i postnummerordning till samtliga kvinnor och män som fyllt . De totalförsvarspliktiga har möjlighet att besvara beredskaps- underlaget på webben genom att logga in på ”Min Sida” eller ge- nom att beställa underlaget i pappersform av Rekryteringsmyndig- Inloggning på ”Min Sida” på webben sker antingen via en personlig inloggningskod eller via e-legitimation. föreligger ingen möjlighet för de totalförsvars- pliktiga att direkt lägga in svaren på frågorna i beredskapsunder- laget i Plis utan de inlämnade uppgifterna hanteras som en in- kommen handling hos . Det är inte heller möjligt att i beredskapsunderlaget skriva någon fritext. Vissa svar är direkt diskvalificerande, dvs. avgörande för om uttagning till mönst- ring ska ske eller inte. Utöver uppgifter om hälsa, förekommer inga känsliga personuppgifter i beredskapsunderlaget. Eftersom skyldig- heten att besvara beredskapsunderlaget följer direkt av lag, krävs inte den enskildes samtycke för behand- ling av dennes personuppgifter. Har inte erhållit svar på beredskaps- underlaget från det att informationsbrevet skickades ut, skickas en automatisk påminnelse till den enskilde i form av sms, e-post eller brev. Kommunikationssättet väljs av den totalför- svarspliktige själv på ”Min Sida”. I påminnelsen påtalas att under- låtelse att besvara beredskapsunderlaget kan resultera i vite. När erhållit samtliga svar på beredskaps- underlaget genomförs en s.k. selektering. Selektering innebär att beslut tas om vilka som bedöms lämpliga att kallas till mönstring baserat på en samlad bedömning av hur motiverade de är och hur de i övrigt uppfyller Försvarsmaktens kravprofil. Totalförsvarspliktiga som inte kallas till mönstring kvarstår alltjämt som registrerade hos . Resterande, cirka 4 500 totalförsvarspliktiga, får ett besked om att de kommer att kallas till mönstring. Ett visst antal totalförsvarspliktiga kan komma att kallas till mönstring senare och får besked om att de placerats i en utbildningsreserv. Även de som inte har besvarat beredskapsunderlaget kan komma att kallas till mönstring. Urvalet sker slumpvis och har ett signalvärde i det att underlåtenhet att besvara beredskapsunderlaget inte innebär att den totalförsvarspliktige därigenom undgår att kallas till mönstring. Selekteringen genomförs i informationssystemet – Rekry- teringsmyndighetens framtida system. De totalförsvarspliktiga får besked om de kommer att kallas till mönstring eller inte via ”Min Sida” på webben. Det innebär att de har direktåtkomst till ”Min Sida” och de uppgifter som finns till- gängliga där, i huvudsak beredskapsunderlaget och uppgifter om mönstringen i form av ett digitalt brev i pdf-format. I detta sammanhang kan noteras att genomförde en provselektering av ungdomar födda . Av de cirka 90 000 ungdomar som deltog i provselekteringen, besvarade 88 400 beredskapsunderlaget, varav drygt 43 000 uppfyllde förutsättningarna för att kallas till mönstring. Av dessa bedömdes 22 300 lämpliga för mönstring, varav 8 300 var kvinnor. Totalförsvarspliktiga som vid selekteringen valts ut för mönstring, erhåller som regel en kallelse till mönstring innan aktuell mönstringsdag. Beroende på var den enskilde bor, bokas sam- tidigt logi åt denne som bekostas av staten. Resa och logi kan också bokas av den enskilde på ”Min Sida”. Den som kallats till mönstring är skyldig att bekräfta mottag- andet av kallelsen. Bekräftelse sker på ”Min Sida” genom en per- sonlig kod eller e-legitimation alternativt genom en svarstalong som erhålls av och skickas till . Den totalför- svarspliktige har dock möjlighet att boka om sin mönstringstid. Mönstringstiden kan bokas om en månad före eller efter den ut- satta mönstringstidpunkten och kan bokas om hur som helst under förutsättning att det sker inom den angivna tids- ramen om en månad. Däremot kan den enskilde aldrig boka av mönstringstiden eftersom mönstringen är en lagstadgad plikt. Att inte inställa sig till mönstring efter kallelse kan leda till åtal och resultera i böter om det efter utredning visar sig att den enskilde inte hade giltiga skäl att utebli. Mönstringen sker genom att den enskilde personligen inställer sig hos och genomför medicinska och psyko- logiska undersökningar och utredning av den enskildes personliga förhållanden, bl.a. syn- och hörseltest, begåvningstest, intervju med en psykolog, arbetsprov m.m. Samtliga hälso- och sjukvårdsunder- sökningar sker med stöd av patientdatalagen och genomförs av legi- timerad personal som är anställd av . Om den totalförsvarspliktige inte godkänns i något moment under mönstringen beslutar om den total- försvarspliktige ska avbryta mönstringen eller inte. Oavsett om hela mönstringen genomförs eller inte träffar den total- försvarspliktige alltid en inskrivningshandläggare. Inskrivningshand- läggaren har tillgång till samtliga insamlade uppgifter om den total- försvarspliktige. Mot bakgrund av dessa uppgifter samt provresultaten lämnar inskrivningshandläggaren förslag på lämpliga befattningar för den totalförsvarspliktige. Den totalförsvarspliktige får också möj- lighet att vid samtal med inskrivningshandläggaren framföra sina synpunkter och önskemål om tjänstgöringen. Utifrån resultatet av mönstringen fattar inskrivningshandläggaren därefter beslut om den totalförsvarspliktige ska skrivas in till värnpliktsutbildning, utbild- ningsreserven eller inte tas i anspråk för tjänstgöring. En total- försvarspliktig som ska skrivas in till värnpliktsutbildning kan antingen bli inskriven direkt, s.k. direktinskrivning, eller bli nominerad för inskrivning. Vid nominering rangordnas de nominerade utifrån sina resultat och de som bedöms som lämpligast blir inskrivna för tjänst- . Innan den totalförsvarspliktige får påbörja utbildningen ska denne ha genomfört en säkerhetsprövning med godkänt resultat.