sou · H5B3109 · 2017-12-15 00:00:00 — I de intervjuer utredningen har gjort framkommer dock att det finns motstridiga intressen när olika verksamheter ska enas om allt från öppettider till hur lokalerna ska användas. Myndigheternas riktlinjer avseende t.ex. arbetsmiljö och säkerhet skiljer sig åt och de interna kraven på serviceverksamheten varierar. Utredningens bedömning är att dessa frågor enklare och snabbare kommer att kunna hanteras inom en samlad serviceorganisation. In- ledningsvis kommer Statens servicecenter emellertid vara beroende av ett bra stöd för lokalförsörjning och kontorsservice. Successivt kan myndigheten utveckla sin verksamhet för dessa frågor och då uppnå en mer effektiv och enklare styrning. , och Statens servicecenter tillstyrker förslagen avseende lokalförsörjning och tillhandahållande av kontorsservice . framhåller att det är viktigt att den tillsammans med Statens servicecenter klargör ansvarsförhål- landen och en mängd praktiska detaljer avseende lokalförsörjning och kontorsservice. Både och Statens servicecenter framför att kontorsservice skulle kunna gå över till regi om det är möjligt. uppger att det kan vara svårt att få hyreskontrakt som understiger . anser att det är rimligt att myndigheterna undviker långa hyreskontrakt , men att det kan medföra högre hyreskostnader eller försvåra möjligheten att hitta lämpliga lokaler. Statens servicecenter tillstyrker förslaget om samlokalisering med Arbetsförmedlingen , men anser att överenskommelsen inte bör begränsas till endast 2019. Arbetsförmedlingen och har inte haft några synpunkter på utredningens bedömningar eller förslag. 9 Organisation och dimensionering 9.1Servicekontorsverksamhetens nuvarande organisation och bemanning och delar på huvudmannaskapet och därmed arbetsgivarrollen för de anställda på servicekontoren. Styrningen av dagens servicekontorssamverkan sker genom ett antal grupper med representanter från varje myndighet: en nationell ledningsgrupp, en ledningsgrupp för servicesamverkan, samt ett kansli bestående av verksamhetsutvecklare. Se avsnitt 3.3.3 Otydlig ledning och styrning och avsnitt 6.1 Samverkan . och har vardera 16 kontorschefer för servicekontoren. Vardera chef ansvarar för ett till sju kontor och dessa är normalt geografiskt samlade. Servicekontoren är organisatoriskt indelade i geografiska regioner. har tre regioner och har två. Varje region leds av en chef och det finns därmed totalt fem regionchefer. De två myndigheternas regionindelningar överlappar varandra geografiskt. 9.2Framtida organisation för Statens servicecenter Utredningens förslag: bör ha en central avdelning för serviceutveckling och kompetens. Servicekontoren bör vara geografiskt organiserade i fyra regioner. Statens servicecenter bör också förstärka sina nuvarande stödfunktioner, det gäller bl.a. it, säkerhet, HR och lokalförsörjning. Utredningen har gjort bedömningen att en samlad serviceorganisation kommer att underlätta styrning och ledning utifrån medborgares och företagares behov av service, samt utveckling av verksamheten. Lokal statlig service behöver utvecklas sammanhållet i nära samverkan mellan Statens servicecenter och de myndigheter vars verksamheter serviceorganisationen ska lämna service för. För att åstadkomma detta menar utredningen att den nya serviceorganisationen, dvs. Statens servicecenters planerade division för medborgarservice, bör ha en central avdelning för serviceutveckling och kompetens. Avdelningen ska ansvara för service och serviceutformning, kontorens utformning, bemötande, kvalitetsfrågor, kompetensutveckling, samverkan med berörda myndigheter, samt internkommunikation. Avdelningen bör också, tillsammans med Statens servicecenters nuvarande enhet för fastighets- och internservice, ansvara för lokalsamverkan med och , samt Arbetsförmedlingen. 9.2.1Servicekontoren ska vara indelade i fyra regioner Servicekontoren är organiserade geografiskt, både lokalt och regionalt. Ett alternativ till en geografisk indelning vore att i stället organisera servicekontoren utefter storlek, där t.ex. de större kontoren samlas under en chef. Ett annat alternativ vore att vissa servicehandläggare skulle kunna vara specialiserade inom t.ex. pensionsfrågor, förmånsfrågor, id-kort eller invandringsärenden och ingå i en samlad enhet tvärs över servicekontoren. Utredningen menar att det finns övervägande fördelar med en indelning där geografiskt närliggande kontor har samma chef och kontoren i sin tur samlas i en regional enhet. En sådan organisation underlättar styrning och resurssamordning både lokalt och regionalt. Därtill underlättas utveckling av verksamheten när personal i samma område finns samlade under en chef. Det blir även lättare att anpassa verksamheten till lokala förhållanden och behov. Vår bedömning är därför att en geografiskt indelad organisation bäst främjar effektivitet, sammanhållen utveckling, lokal anpassning, samt närhet mellan medarbetare och chef. För att uppnå dessa för- delar bör en kontorschef ha alla sina kontor samlade inom ett och samma geografiska område. Utifrån geografi, men också det antal kontor och antal anställda som det är lämpligt att en chef ansvarar för, bedömer vi att det är lämpligt att serviceorganisationen inledningsvis bör ha fyra regioner. Antalet regioner skulle vid behov kunna utökas. Till exempel kan en utbyggnad med fler kontor eller en utökning med fler serviceuppgifter medföra behov av fler regioner. har i sitt delbetänkande föreslagit att vissa statliga sektorsmyndigheter ska följa en regional indelning i sex regioner.1 Kommittén ska enligt sitt tilläggsdirektiv senast föreslå en samordnad regional indelning för de statliga myndigheter för vilka en geografisk samordning är relevant för staten som helhet samt för kommuner och landsting.2 Statens servicecenter och den nya serviceorganisationen kommer inte nödvändigtvis att beröras av indelningskommitténs förslag. Dock ser vi att förslagen, med vissa anpassningar, är en bra utgångspunkt för en geografisk indelning av servicekontoren. Vårt förslag kan behöva justeras om kommitténs kommande förslag genomförs. Vi föreslår följande regionala indelning av servicekontoren: 1SOU 2016:48, Regional indelning – tre nya län. 2017:72, Tilläggsdirektiv till . Vid en geografisk indelning av servicekontoren enligt tabellen ovan, skulle antalet kontor per region bli tämligen jämn, mellan 22 och 29. Antalet chefer varierar i förslaget mellan fem och tio per region. Operativ bemanning3 skulle variera något mer. Utredningen bedömer att förslaget innebär ett lämpligt antal organisations- och beslutsnivåer, samt ett lämpligt antal medarbetare per chef både på lokal och på regional nivå. Förslaget till indelning bör även kunna inrymma de nya servicekontor som ska öppna . Regioncheferna bör, precis som , ha visst administrativt stöd. Vi bedömer att det totalt bör omfatta cirka fyra årsarbetskrafter. För en trygg och smidig förändring för personalen och verksamheten bedömer vi att kontorscheferna i möjligaste mån bör fortsätta ansvara för samma kontor som . Under utredningens arbete har det inte framkommit något som ger skäl för att överväga initiala förändringar av chefernas ansvar. Förslaget till regional indelning innebär att i stort sett alla nuvarande kontorschefer har sina kontor samlade inom en och samma region. 9.2.2HR, it och lokaler är strategiska frågor för den nya serviceorganisationen Förutom två divisioner planerar Statens servicecenter att myndighetens organisation ska ha ett antal avdelningar och stödenheter som rapporterar till myndighetschefen: Avdelningen för verksamhetsstöd vid Statens servicecenter har ett brett ansvar: från ekonomi och HR till upphandling, inköp, arkiv 3 Operativ bemanning avser 488 årsarbetskrafter och är beräknad utifrån myndigheternas gemensamma besöksstatistik och beräkning av antalet faktiskt tjänstgörande servicehandläggare (exklusive semester och annan frånvaro). De flesta av avdelningens medarbetare är placerade vid huvudkontoret i , men några finns i respektive . Avdelningen ansvarar också för fastighets- och internservice. HR-enheten ansvarar bl.a. för styrning av och stöd för lönebildning, rekrytering, kompetensförsörjning, arbetsmiljö, friskvård, jämställdhet och mångfald, samt samverkan och förhandlingar med fackliga organisationer. Den befintliga avdelningen för verksamhetsstöd bedömer vi kommer att ha en viktig uppgift i att utveckla ekonomisk och verksamhetsmässig uppföljning av och för serviceorganisationen. Vidare menar utredningen att HR, it och lokaler kommer att vara strategiska frågor för Statens servicecenter och frågor som ofta kommer att avhandlas både i myndighetens ledning och i divisionsledningen. HR-enheten bör tidigt bli involverad i förberedelser för myndighetens nya ansvar och utvecklingen av serviceorganisationen. Medarbetarnas fortsatta engagemang och kompetensutveckling, samt servicekontorens kompetensförsörjning kommer att vara bland de viktigare frågorna för den nya serviceorganisationen. Vissa existerande avdelningar och enheter inom Statens servicecenter, inklusive de med ansvar för verksamhetsuppföljning, HR, it och lokaler, kommer enligt utredningen att behöva förstärkas för att stötta serviceorganisations behov. Vidare kan det behövas viss förstärkning inom säkerhet, kommunikation och juridik. Utredningens bedömning: Statens servicecenters bemanning beräknas öka med cirka 840 årsarbetskrafter till följd av ansvaret för den nya serviceorganisationen. Inom servicekontorsverksamheten fanns cirka 780 anställda servicehandläggare4, kontors- och regionchefer, samt administrativt stöd till regioncheferna, motsvarande cirka 680 årsarbetskrafter.5 Därtill uppskattar utredningen, utifrån underlag från myndig- 4Inkluderar en rekrytering om cirka 20 servicehandläggare inom . 5Enligt uppgifter från , och . heterna, att sammanlagt 20–23 årsarbetskrafter arbetar med central styrning, ledning av och stöd till servicekontorsverksamheten. Utredningen estimerar att bemanningen kan komma att öka med cirka 80 årsarbetskrafter och med ytterligare cirka 70 årsarbetskrafter till följd av att regeringen tillför finansiering för lokal statlig service.6 Utredningen anser att styrning och ledning av serviceorganisationen, samt en förstärkning av Statens servicecenters nuvarande stödfunktioner bör dimensioneras till totalt 18 årsarbetskrafter. Uppbyggnaden bör ske successivt . beräknar vi ledning, styrning och stöd till 14 årsarbetskrafter och till 18 årsarbetskrafter. Utifrån servicekontorsverksamhetens nuvarande dimensionering, och de medel regeringen tillför, beräknar utredningen att Statens servicecenter kommer att öka sin bemanning med cirka 840 årsarbetskrafter . ser positivt på förslaget att inrätta en avdelning för serviceutveckling och kompetens och menar att det är en viktig pusselbit i att upprätthålla kvaliteten och det löpande underhållet av kontoren. anser att HR, it och lokaler är strategiska frågor för serviceorganisationen och att det därför är viktigt att divisionen för medborgarservice har ägandeskapet över dessa frågor. Statens servicecenter tillstyrker utredningens överväganden och förslag med undantag för den beräknade dimensioneringen av servicecentrets styrning och ledning av serviceorganisationen, samt förstärkning av stödfunktioner. Myndigheten anser att den uppskattade dimensioneringen för styrning, ledning och stöd kan vara i underkant. synpunkter har beaktats vid delbetänkandets slutliga utformning. har inga synpunkter på förslaget. 6 Regeringen skriver i budgetpropositionen att den avsätter 2018– 2020 för att säkerställa och stärka tillgången till grundläggande statlig service i hela landet, prop. 2017/18:1, utgiftsområde 2. tillförs och tillförs jämfört dagens nivå. 10 Budget och finansiering 10.1Utgångspunkter för beräkning av budget, anslagsnivå, finansiering och ekonomiska konsekvenser Utredningen ska lämna förslag till finansiering och budget (inklusive förslag till anslag, låneram och räntekontokredit) för serviceorganisationen vid Statens servicecenter samt budgetunderlag –2022. Följande utgångspunkter är viktiga för förslagen avseende finansiering: •Serviceorganisationen vid Statens servicecenter ska enligt utredningens direktiv huvudsakligen vara anslagsfinansierad. •Regeringen tillför i budgetpropositionen medel för att säkra och stärka lokal statlig service. •Enligt socialförsäkringsbalken ska kostnaderna för administrationen av inkomstgrundad ålderspension, dvs. inkomstpension, tilläggspension och premiepension, finansieras inom försäkringen för dessa förmåner. De myndigheter som har kostnader för administrationen ersätts därför med belopp som tas ur AP-fon- derna och premiepensionsfonderna. Servicekontoren finansieras till viss del på detta sätt och Statens servicecenter bör framöver få en motsvarande ersättning. Följande av utredningens bedömningar och förslag är av betydelse för beräkning av förslag till budget, anslagsnivå och finansiering samt ekonomiska konsekvenser: •Servicekontorsverksamheten går i sin helhet över till . •Statens servicecenters dimensionering för det nya uppdraget beräknas till cirka 840 årsarbetskrafter . •Serviceorganisationens ledning och styrning samt stödfunktioner beräknas till 14 årsarbetskrafter och till 18 årsarbetskrafter . •Statens servicecenter behöver resurser och finansiering för förberedelser . •It-lösningar behöver upprustas och moderniseras, och it-avtal behöver förnyas för att säkerställa servicekontorens fortsatta verksamhet från . •Vissa servicekontor ska, precis som , utfärda id-kort för folkbokförda i . Detta ska göras på uppdrag av . Regeringen tillför medel 2018–2020 för att säkra och stärka lokal statlig service Regeringen tillför i budgetpropositionen medel för att säkerställa och stärka tillgången till grundläggande statlig service.1 Dessa medel tillförs , respektive förvaltningsanslag. 2017/18:1, Budgetpropositionen , Utgiftsområde 2 avsnitt 5.5. Budgetförslagen avseende 2018 finns under berörda utgiftsområden (utgiftsområde 3, avsnitt 3.4; utgiftsområde 10, avsnitt 3.11.8; och utgiftsområde 11, avsnitt 3.7.5). Utredningen beräknar att de tilldelade medlen ger utrymme för etablering av minst tio nya servicekontor , resursförstärkning av existerande servicekontor, upprustning och modernisering av servicekontorens it-lösningar samt finansiering av Statens servicecenters förberedelser och inledande uppbyggnad av ledning, styrning av och stöd till serviceorganisationen. Utredningen beräknar kostnader för den nuvarande servicekontorsverksamheten till . Av dessa kostnader räknas med i myndigheternas gemensamma kalkyl för servicekontorsverksamheten. Budgetering och kostnadsfördelning för servicekontorsverksamheten regleras i en särskild överenskommelse mellan de tre myndigheterna. Utgångspunkten för överenskommelsen är kravet på kostnadskontroll, dvs. att den utgiftsnivå som har beslutats i budgetprocessen ska styra de sammantagna kostnaderna för servicekontoren för . Endast de kostnader som är direkt hänförliga till verksamheten vid servicekontoren och vissa centrala direkta kostnader för planering, samordning och uppföljning räknas in i den gemensamma kalkylen. Kostnaderna delas upp i fasta respektive rörliga kostnader. Till de fasta kostnaderna räknas lokalkostnader inklusive säkerhetsutrustning och larm, bevakning, flyttkostnader och ombyggnadskostnader, infrastruktur i nät för /, videokonferens, avskrivningar och räntor samt vissa centrala direkta kostnader för planering, samordning och uppföljning. Till de rörliga kostnaderna räknas personalrelaterade kostnader såsom löner och övriga personalkostnader samt övriga driftkostnader för bl.a. kontorsmateriel, förbrukningsinventarier, tjänsteresor, övriga konsulter (t.ex. vikarier från bemanningsföretag) samt it-arbetsplatser, skrivare, telefoni, utbildning m.m. Kostnader för personal på servicekontoren, kontorschefer och regionchefer, samt visst administrativt stöd till regionchefer räknas med i sin helhet. Därutöver ingår också kostnader för arbetsplatsservice, husansvar (lokalförvaltningskostnader), porto och posthantering i den gemensamma budgeten för servicekontoren, liksom rekryteringskostnader (HR-specialister) och utbildningskostnader. Löneadministration och ekonomiadministration, som tillhandahålls av Statens servicecenter, är inräknat som driftkostnader. Personalkostnader2 står för av de totala kostnaderna, medan lokalkostnaderna står för , it för och övriga kostnader för . Kostnader för ledning, styrning och stöd Utifrån myndigheternas underlag beräknar utredningen att den sammanlagda kostnaden för central styrning och ledning av, samt stöd till servicekontorsverksamheten uppgår till cirka 23–. Av dessa kostnader ingår i myndigheternas gemensamma kalkyl och består av följande: •Direkta lönekostnader om . Varje myndighet räknar direkta lönekostnader om cirka 1,5 årsarbetskrafter för centrala uppgifter såsom planering, samordning och uppföljning. Inräknat är endast de direkta lönekostnaderna och inga indirekta kostnader. •Rekryteringsstöd om motsvarande ungefär tre årsarbetskrafter (2016). •Utbildningskostnader för servicekontorsspecifika utbildningar om (preliminär budget 2018). Ungefär elva årsarbetskrafter arbetar med direkt ledning och styrning av servicekontorsverksamheten som sin huvudsakliga arbetsuppgift. har sju heltidsanställda som arbetar med direkt ledning, styrning, verksamhetsutveckling och administration av servicekontorsverksamheten. räknar med ungefär tre årsarbetskrafter för motsvarande uppgifter. motsvarande arbete med direkt ledning och styrning är utspritt över flera personer och uppskattas sammantaget till cirka en årsarbetskraft. Myndigheternas respektive huvudkontor och centrala stödfunktioner, samt eventuella andra overheadkostnader räknas i övrigt inte 2 Personalkostnaderna inkluderar kostnader för kontorschefer och regionchefer. med i den gemensamma kalkylen. Till exempel ingår inte kostnader för ekonomicontrolling, kvalitetssäkring, upphandling, allmän HR utöver rekrytering, intern och extern kommunikation, centrala overheadkostnader inom it som servicekontoren också drar nytta av, samt myndighetsledning och övriga berörda chefer. Servicekontorsverksamheten har en nationell ledningsgrupp med representanter från myndigheternas respektive ledningsgrupper som träffas kvartalsvis, en ledningsgrupp för servicesamverkan som träffas och ett gemensamt kansli. Dessutom finns det samarbetsgrupper inom sju områden med representanter från myndigheternas huvudkontor och stödfunktioner som var och en träffas minst . Säkerhetsenheternas stöd till servicekontoren är ett annat exempel på vad som inte är inräknat i den gemensamma kalkylen. Stödet till servicekontoren från myndigheternas säkerhetsrådgivare är nödvändigt eftersom det inträffar säkerhetsincidenter vid servicekontoren. Stödet kan t.ex. vara till utsatt personal i att hantera hot och våldssituationer, trakasserier, händelser på medarbetarnas fritid som har koppling till deras arbete på servicekontoret, polisanmälningar m.m. Sammantaget är det enligt utredningens beräkningar elva årsarbetskrafter som arbetar med direkt ledning och styrning, tre årsarbetskrafter med rekrytering och två årsarbetskrafter med utbildning för servicekontorsverksamheten. Övriga chefers och stödfunktioners resursinsats uppskattar vi totalt till ungefär fyra till sju årsarbetskrafter vid de tre myndigheterna. Enligt vår beräkning är det totalt cirka 13–som borde, men inte är, inräknade i myndigheternas gemensamma kalkyl. Detta motsvarar cirka 10–13 årsarbetskrafter. Myndigheternas gemensamma budget för servicekontoren och den till varje myndighet fördelade kostnaden är utgångspunkten för utredningens beräkning av budget och finansieringsbehovet för den verksamhet som ska gå över till . Myndigheternas preliminära budgetram för nuvarande servicekontors- verksamhet är 469,9 miljoner kronor.3 Budgetramen inkluderar dock inte regeringens anslagstillskott och kostnaderna för att etablera nya servicekontor som de tre myndigheterna fått ett regeringsuppdrag kring. I tabellen nedan redovisar vi förslag till budget för serviceorganisationen bestående av de ekonomiska ramarna för nuvarande servicekontorsverksamhet, tillägg för styrning, ledning och stöd samt de årliga it-kostnader som uppstår efter nödvändig upprustning. Därutöver har anslagstillskottet i budgetpropositionen lagts till samt utredningens förslag om en reservation till regeringens disposition. Utredningen anser att Statens servicecenter bör ha en budget om för angelägna förberedelser, inklusive bemanning av nyckelfunktioner för styrning, ledning och stöd. beräknar utredningen kostnaderna för styrning, ledning och stöd till . Vidare beräknar utredningen att styrning, ledning och stöd ska vara fullt bemannat med 18 årsarbetskrafter , motsvarande en årlig kostnad om . Ungefär tre fjärdedelar av dimensioneringen för styrning, ledning och stöd beräknar utredningen är hänförlig till nuvarande verksamhets dimensionering och den återstående fjärdedelen till den utökning som följer av anslagstillskottet i budgetpropositionen . I myndigheternas gemensamma kalkyl finns 9,6 miljoner kro- 3 Budgetramen är preliminärt . Vissa it-kostnader kvarstår hos myndigheterna (s.k. VDI-licenser för ) och har räknats bort från den budgetramen som därför blir . nor inräknat för styrning, ledning och stöd. finns därför ett tillägg i den föreslagna budgeten om och ett tillägg om . För att säkerställa servicekontorens verksamhet är det enligt utredningen nödvändigt med en upprustning av servicekontorens itlösningar. Behoven och förslagen beskrivs närmare i kapitel 7 It- försörjning. Utredningen bedömer att nödvändig upprustning medför en ökad årlig kostnad om , varav är att betrakta som upprustning och övrig del som modernisering. Vi menar därför att endast finansieras från nuvarande myndigheter och att resterande finansieras med anslagstillskottet i budgetpropositionen. Vidare föreslår utredningen att av förvaltningsanslaget reserveras på en anslagspost till regeringens disposition. Anledningen är dels att samverkan kring och utvecklingen av den nya serviceorganisationen kan kräva särskilda resurser vid alla berörda fyra myndigheterna, dels att den nya serviceorganisationen ska utökas med service avseende fler myndigheters verksamhet. Utredningen bedömer det därför lämpligt att regeringen, vid behov, kan fördela ett tilläggsanslag –2021 till berörda myndigheter. I bilaga 2 Ekonomisk härledning redovisas närmare utredningens ekonomiska beräkningar och förslag. 10.4Förslag till anslag och finansiering och budgetunderlag –2022 för serviceorganisationen vid Statens servicecenter Utredningen föreslår att Statens servicecenters förvaltningsanslag ska uppgå till och , varav till regeringens disposition. Myndigheten beräknas ha inkomster av uppdragsverksamhet för id-korts- hantering och för ersättning från AP-fond och premiepensionssystemet med sammanlagt . Inkomster av uppdragsverksamhet består av ersättning med från AP-fond och premiepensionssystemet motsvarande av ålderspensionsrelaterade kostnader vid servicekontoren, och för motsvarande kostnader för del, samt i ersättning från för resurssamordning av hantering av idkort vid servicekontoren. 10.4.1Förslag till finansiering av den nya serviceorganisationen vid Statens servicecenter Servicekontorsverksamheten föreslås, som tidigare nämnts, gå över i sin helhet till Statens servicecenter. Finansieringen av den nya serviceorganisationen bör därför ske genom en motsvarande minskning av förvaltningsanslagen för , och . Servicekontorsverksamhetens fasta kostnader fördelas i dagens ekonomiska samverkansmodell med en tredjedel var mellan de tre samverkansmyndigheterna.4 De rörliga kostnaderna fördelas efter antalet ärenden avseende respektive myndighets verksamhet och ärendets vikt. gör samtliga servicekontor en verksamhetsuppföljning där alla besök registreras med information om vilken myndighet och ärendetyp som besöket avser. Totalt 26 olika ärendetyper följs upp.