sou · H5B323 · 2017-03-15 00:00:00 — Som anförts ovan bör den myndighet som ska tilldelas samordnings- uppdraget vara en enrådighetsmyndighet. En nämndmyndighet är avsedd för en verksamhet som huvudsakligen omfattar löpande be- slut. I en sådan myndighet är det nämnden som utgör myndighetens ledning. Utredningen bedömer att en sådan lösning är olämplig för en verksamhet som omfattar operativa insatser. Dessutom kräver uppdraget betydande kontakter mellan myndighetens ledning och ledningen för andra myndigheter. I en nämndmyndighet skulle denna uppgift antingen falla på nämndens ordförande eller på dess kanslichef. Ingendera lösningen är optimal. tilldelas inget eget anslag och har ingen egen anställd personal. Personalen är anställd av . Detta arrangemang måste ändras om verksamheten utökas och om- fattar cirka 35 anställda. Det är rimligt att en verksamhet med den inriktning och omfatt- ning som här är aktuellt har en egen budget och ett eget reglerings- brev. Verksamheten måste vara möjlig att följa upp och utvärdera. Verksamheten ska ledas av en myndighetschef som, med tanke på Ett samlat ansvar – bedömningar och förslag det ansvar vederbörande har, måste kunna fatta beslut om den egna organisationen och även anställa personal. En tänkbar lösning är att myndigheten anlitar en annan myndig- het för kanslistöd, till exempel Kammarkollegiet som ofta har utfört denna uppgift till exempel för och . En motsvarande lösning övervägdes i samband med att bildades. Då lokaler redan fanns till- gängliga för blev alternativet dock inte aktuellt. På förfrågan har Kammarkollegiet meddelat att det finns ekono- miska risker med att tillhandahålla kanslistöd till en myndighet av denna omfattning. Uppdraget att tillhandahålla stöd måste i så fall synkroniseras med Kammarkollegiets hyresavtal. 4.6Finansering av den nya verksamheten –att uppgifterna i det samlade ansvaret ska finansieras med an- slagsmedel som tillförs den mottagande myndighetens för- valtningsanslag. Finansieringen av det samlade ansvaret bör ge den mottagande myn- digheten långsiktiga och stabila förutsättningar att lösa uppgifterna. Finansieringen bör också skapa goda förutsättningar för den myn- dighet som får uppdraget att stödja förvaltningens utveckling och öka den samverkan inom, inte bara den statliga, utan i hela den offentliga förvaltningen som och regeringen vill uppnå. Utredningen föreslår därför att samtliga uppgifter i samordnings- uppdraget ska finansieras med anslagsmedel som tillförs permanent till den mottagande myndighetens förvaltningsanslag. Om den mot- tagande myndigheten inte tilldelas något förvaltnings- anslag bör ett sådant upprättas på statsbudgeten och tilldelas den mottagande myndigheten. Anslagsfinansieringen för den verksamhet som förs över från avser E-legitimations- nämndens verksamhet och ansvar för fede- rationstjänsterna. – en nationell digital tjänst Mina meddelanden är en myndighetsgemensam infrastruktur med tillhörande regelverk för säkra elektroniska försändelser från avsänd- ande statliga och kommunala myndigheter till enskilda mottagare.1 Med säker avses här att meddelandet sänds krypterat, med angiven avsändare och tas emot i en brevlåda som skyddas av kryptering, samt att meddelandet enbart kan läsas av en mottagare som legitime- rar sig. Regeringen inrättade Mina meddelanden genom en ny paragraf i förordningen om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.2 gav regeringen ansvaret för tjänsten. Inledningsvis fick endast statliga myndigheter, som avsändare, skicka post till enskilda och företag i Mina meddelanden, men regeringen utökade gruppen möjliga avsändare till att även omfatta kommunala myndigheter.3 Mina meddelanden är en nationell digital tjänst. Enligt defini- tionen i utredningens direktiv4 är nationella digitala tjänster sådana gemensamma digitala lösningar som är av infrastrukturkaraktär och som är en avgörande förutsättning för offentlig e-tjänstutveckling i sin helhet. De nationella digitala tjänsterna ska kunna användas inom hela den offentliga sektorn och syftar till att underlätta elektronisk hantering av ärenden och kontakter med enskilda. De nationella digitala tjänsterna ska utvecklas utifrån medborgarnas behov, vilket 1Skatteverket fick den nya uppgiften genom en ändring (SFS 2012:543) i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. 2SFS 2012:543 Förordningen om ändring i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte, § 5, förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elek- troniska informationsutbyte. 3SFS 2013:784, Förordningen om ändring i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. Mina meddelanden – en nationell digital tjänst förutsätter en bred och omfattande samverkan mellan statliga myn- digheter, mellan kommunala myndigheter, mellan stat och kommun samt mellan den offentliga och den privata sektorn. Mina meddelan- den bygger således på samverkan mellan den offentliga sektorn och den privata sektorn, främst med de företag som erbjuder brevlåde- tjänster och förmedlar försändelser. Mina meddelanden växte fram under arbetet med ett projekt i vilket , i samarbete med och Bolagsver- ket, utvecklade webbplatsen verksamt.se.5 E-delegationen tog fasta på förslaget och presenterade det i sitt eget betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e- förvaltning i mars 2010.6 E-delegationens bedömning var att Skatte- verket borde få till uppgift att tillhandahålla en förvaltningsgemen- sam e-tjänst för förmedling av meddelanden. Delegationen bedömde att Mina meddelanden skulle medge att förvaltningen, på ett integritetsskyddat sätt, kunde skicka ut för- frågningar och beslut till privatpersoner och företag. skulle dessa kunna ställa frågor i egna ärenden till förvaltningen på ett säkert och mer strukturerat sätt, vilket inte var möjligt att göra med vanlig e-post. Enligt regeringen kan Mina meddelanden bidra till ökad kvalitet och service för medborgare och företag, genom att merparten av alla meddelanden från myndigheter skickas säkert och samlas i en elek- tronisk brevlåda. Mina meddelanden kan också bidra till lägre kost- nader i förvaltningen och för det fordras att många medborgare och företag använder Mina meddelanden.7 Vid en hög anslutningsgrad av både avsändare och mottagare innebär Mina meddelanden så- ledes, enligt regeringens bedömning, stor nytta för såväl avsändare som mottagare. är det – ännu så länge – frivilligt för både avsändare och mottagare att ansluta sig till och använda Mina med- delanden.8 En del av regeringens inriktning av it-politiken – såsom det ut- trycktes i budgetpropositionen – är att regeringen i större 5SOU 2010:20, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning, betänkande av E-delegationen. 6SOU 2010:20, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning, betänkande av E-delegationen. 7Näringsdepartementet, Regeringsbeslut, , dnr N2015/3779/EF. 8Det finns dock några undantag från frivilligheten att skicka och ta emot myndighetspost digitalt och det gäller ersättning för RUT- och ROT-avdrag som endast kan göras digitalt. Mina meddelanden – en nationell digital tjänst utsträckning än tidigare kommer att styra myndigheternas anslut- ning till gemensamma digitala tjänster. I budgetpropositionen framhöll regeringen att digitala tjänster, så långt det är möjligt och där det är relevant, ska vara förstahandsval i den offentliga sek- torns kontakter med medborgare, organisationer och företag.9 Statliga myndigheter och Mina meddelanden I budgetpropositionen angav regeringen att, med hänsyn tagen till myndigheternas förutsättningar, ska stora och mellan- stora myndigheter ha anslutit relevanta meddelandeflöden till Mina meddelanden senast 2017.10 I budgetpropositionen konstaterade regeringen att många statliga myndigheter planerade eller övervägde att ansluta sig till Mina meddelanden. visade en kartläggning att det skulle dröja innan en bredare skara avsändande myndigheter och meddelandeflöden var anslutna till tjänsten.11 Regeringen återkom i frågan i budgetpropositionen och anförde att anslutnings- takten till gemensamma digitala lösningar är för långsam, såväl när det gäller statliga och kommunala myndigheter som slutanvändare i form av privatpersoner och företag. Regeringen ansåg att anslut- ningen var för låg för att Mina meddelanden ska vara effektiv och bedömde att det behövs en tydligare styrning för att öka anslutning- en och bidra till att målen nås.12 Regeringen meddelade därför att den avser att förtydliga styrningen för att öka anslutningen till Mina meddelanden och överväger att göra det obligatoriskt för lämpliga statliga myndigheter att ansluta sig som avsändare till Mina med- delanden.13 I regleringsbreven har regeringen gett tio statliga myn- digheter, som redan är anslutna till Mina meddelanden, i uppgift att öka antalet meddelandeflöden eller tjänster. Regeringen har också i regleringsbreven gett nio myndigheter, som ännu inte är anslutna till Mina meddelanden, i uppdrag att ansluta eller att ana- lysera effekterna av en anslutning till Mina meddelanden. 2015/16:1, utg. omr. 22, s. 120. 2014/15:1, utg. omr. 22, under , s. 149. 2015/16:1, utg. omr. 22, s. 115. 2016/17:1, utg. omr. 22, s. 110. 2016/17:1, utg. omr. 22, s. 116. Mina meddelanden – en nationell digital tjänst detta har åtta myndigheter rapporterat att de avser att ansluta . Av de sju myndigheter i som i regleringsbreven fick i uppdrag att redovisa vilka åtgärder som vidtagits, och som planera- des för att uppnå en bred tillämpning och användning av Mina Meddelanden, var tre anslutna som avsändare . Källa: , 2017, Statsredovisningen s -kod 5364. Av tabellen ovan framgår att det var 12 statliga myn- digheter som var anslutna och skickade elektronisk myndighetspost via Mina meddelanden. Det innebär att det har tillkommit en myndighet. /2017 var det elva stat- liga myndigheter som skickade elektronisk myndighetspost via Mina meddelanden.14 Som andel av det totala antalet statliga myndigheter utgjorde dessa . Däremot svarar dessa elva myndig- heter för mer än hälften av statens kostnader för posttjänster. Till- sammans med de myndigheter som rapporterat till att de avser att ansluta sig , de som fått uppdrag att ansluta och de som fått i uppdrag att utreda anslutning, omfattar dessa myn- digheter av de totala kostnaderna för posttjänster. Bland de myndigheter som har stora postflöden, men inte är anslutna eller har i uppdrag att ansluta sig, finns bland annat rättsväsendets myn- digheter och Försvarsmakten. Lärosätena och forskningsinstitutio- nerna kan sägas vara anslutna genom SUNET, men använder inte Mina meddelanden då fann att den önskade använd- ningen stred mot avtalsvillkoren för användandet av BankID. Mina meddelanden – en nationell digital tjänst Kommuner och Mina meddelanden genomförde SKL en förstudie om kommunernas anslut- ning till Mina meddelanden. genomfördes en pilotstudie i vilken åtta kommuner deltog. Dessa var , , , , , , och . För sex av dessa kommuner redovisades att kostnaderna för porto uppgick till , vilket motsvarar per innevånare och år. En grov uppskattning, givet att de sex kommu- nerna är representativa, innebär att den totala kommunala porto- kostnaden skulle vara per år.15 I en sär- skild undersökning, framkom , att av kommu- nerna påstod sig vara på väg att ansluta sig till Mina meddelanden.16 Fyra av de åtta kommunerna i förstudien angav att Mina med- delanden efterfrågats av medborgare, till exempel genom inkomna medborgarförslag. Tre kommuner angav att Mina meddelanden hade efterfrågats av företrädare från verksamheten. Kommunerna fann flera nyttor ur ett medborgarperspektiv, bl.a. snabb kommuni- kation, att kunna samla viktig post på ett ställe som kan nås oavsett var man är, säker förvaring och möjlighet till avisering av händelser i andra system. Nyttor ur ett kommunperspektiv var möjligheten att skapa digitala flöden hela vägen, standardiserat sätt att kunna skicka och ta emot information digitalt på ett säkert sätt, samt minskade kostnader genom minskad handläggartid och minskad förbrukning av papper och porto. Förstudien resulterade i ett antal rekommendationer. Bland an- nat skulle SKL verka för ramavtal för förmedlings- och växeltjäns- ter som omfattade Mina meddelanden. Man skulle även försöka förmå befintliga leverantörer av verksamhetssystem att utveckla funktionalitet för anslutning till Mina meddelanden. Vidare skulle SKL samverka med för att marknadsföra tjänsten. SKL har därefter tagit fram handledningar och stödmaterial för kommunernas anslutning till Mina meddelanden. är endast sex kommuner anslutna. Av dessa var en med i pilotstudien . Två ytterligare kommuner som deltog i studien som refe- renskommuner är anslutna. 15Sveriges Kommuner och landsting, , Anslutning Mina meddelanden Förstudierapport. 16Sveriges Kommuner och Landsting, , E-tjänster och appar – hur är läget i kommunerna? Mina meddelanden – en nationell digital tjänst Utredningen har intervjuat företrädare för de kommuner som var anslutna . De flesta av dessa kommuner är ganska små och relativt få försändelseflöden är anslutna. Det verkar som om lokala eldsjälar spelat en stor roll för att dessa kommuner anslu- tit sig. I några fall verkar anslutningen ses som ett sätt att profilera kommunen, när kommunen informerar om Mina meddelanden på sin webbplats. Dessa ”pionjärkommuner” rapporterar relativt låga kostnader för anslutning och betonar att det krävs ytterligare tryck utifrån om något mer ska hända. Kommentus har genomfört en ramavtals- upphandling avseende utskriftstjänster som även omfattar Mina meddelanden. De fyra leverantörerna inom avtalet tillhandahåller förmedlingstjänst och kanalväxel och tar därmed hand om både digitala och fysiska pappersutskrifter. 5.1Infrastrukturen Mina meddelanden, uppgifter uppgift att tillhandahålla infrastrukturen17 regleras inte i verkets instruktion utan i förordningen om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.18 Förordningen, som gäller för myndigheter under regeringen, in- leds med att slå fast att en myndighet i sin verksamhet ska främja utvecklingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informations- utbyte inom den offentliga förvaltningen. Denna skrivning torde, enligt utredningen, innebära att alla myndigheter under regeringen, utan undantag, omfattas av denna uppgift. specifika uppgift, enligt förordningen, är att till- handahålla en myndighetsgemensam infrastruktur för säkra elek- troniska försändelser från myndigheter till enskilda. Enligt Skatte- verket består infrastrukturen av förmedlingsadressregistret, FaR, dess regelverk och brevlådan Min myndighetspost. Ansvaret för brevlådan är dock inte reglerat i förordningen. Den tekniska infrastrukturen är uppbyggd av ett antal tjänster med specificerade tekniska gränssnitt.19 Till infrastrukturen ska, 17Infrastrukturen är den basstruktur för säkra elektroniska försändelser som regleras i dessa Allmänna villkor för infrastrukturen för Mina meddelanden. 185 §, förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. Mina meddelanden – en nationell digital tjänst förutom de avsändande myndigheterna, anslutas dels enskilda som begärt att få ta del av försändelser från myndigheter på elektronisk väg, dels tillhandahållare av elektroniska postbefordringstjänster samt tillhandahållare av elektroniska brevlådor.20 I Mina meddelan- den finns därmed flera olika aktörer: den som är infrastruktur- ansvarig, avsändande myndighet, förmedlare, brevlådeoperatörer samt mottagare. Mottagare är enskilda personer och företag som har en godkänd brevlåda för att ta emot digital myndighetspost. Skatte- verket har flera olika roller: infrastrukturansvarig, avsändare av digi- tal myndighetspost och brevlådeoperatör. Enligt förordningen har rätt att meddela de föreskrif- ter som behövs för inrättande och drift av infrastrukturen.21 Skatte- verket har dock inte meddelat några föreskrifter men har däremot utformat standardavtal med bilagor i form av allmänna villkor och tekniska säkerhetskrav. Utöver detta finns tekniska specifikationer och handledningar för att underlätta förberedelser för anslutning. Regeringen har, utöver det förordningsreglerade uppdraget om Mina meddelanden, i ett särskilt regeringsbeslut gett i uppdrag att följa upp statliga myndigheters anslutning till Mina meddelanden. Skälet till uppföljningen är att säkerställa att medel- stora och stora statliga myndigheter ansluter relevanta meddelande- flöden till . Detta ska bidra till och regeringens nationella mål för digitalisering. Enligt samma regeringsbeslut ska även särskilt verka för att Mina meddelanden används av de flesta företag.22 5.1.1Hittills har löst uppgiften i samverkan I och med att Mina meddelanden finansieras med anslagsmedel övergår verksamheten i ett förvaltningsstadium. Åren genomfördes Mina meddelanden, som författnings- reglerades , i form av ett myndighetsgemensamt projekt. Projektet styrdes genom en myndighetsgemensam styrgrupp med representanter från ett antal statliga myndigheter och 19Mina meddelanden , Att ansluta till Mina meddelanden – Översikt, s. 5. 205 §, förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. 215 §, förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. 22Näringsdepartementet, Regeringsbeslut, , dnr N2015/3779/EF. Mina meddelanden – en nationell digital tjänst Kommuner och Landsting, SKL. Styrgruppen har fattat beslut om finansiering och om utvecklingen av Mina meddelanden. Represen- tationen i styrgruppen har varit valfri för de myndigheter som varit med och finansierat (projektet) Mina meddelanden. för ett register över dem som anslutit sig till infrastruk- turen, förmedlingsadressregistret, FaR.23 Alla aktörer som använder infrastrukturen förs in i FaR.24 FaR är själva kärnan i tjänsten Mina meddelanden som gör den elektroniska posthanteringen möjlig. Personuppgifterna i registret får behandlas dels för att föra en aktuell förteckning över enskilda mottagare av elektronisk myndig- hetspost, dels för att skicka försändelser från myndigheter på elek- tronisk väg. Adresserna i Mina meddelanden består av person- nummer för fysiska personer och organisationsnummer för juri- diska personer. Registret innehåller också information om var, dvs. hos vilken brevlådeoperatör, en person eller ett företag är tillgäng- lig(t) för elektronisk post. person- och organisationsnummer över dem som anslutit sig till tjänsten, uppgift om vilka myndigheter mottagaren har accepterat att ta emot post ifrån, uppgift om vilken brevlådeoperatör mottagaren har valt, uppgifter om anslutna myndigheter, förmedlare och brevlåde- operatörer. 5.1.3Att skicka digital myndighetspost, steg för steg Processen för att skicka ett meddelande via Mina meddelanden in- leds med att en ansluten myndighet gör en sökning i FaR, för att ta reda på om ett meddelande kan förmedlas digitalt eller om det ska 235 § Förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. 24Förmedlingsadressregistret, FaR, är det register som för över avsändande myn- digheter, brevlådeoperatörer och mottagare som är anslutna till infrastrukturen. Allmänna vill- kor för infrastrukturen Mina meddelanden, version 1.3. Mina meddelanden – en nationell digital tjänst skickas med fysisk post. Beroende på svaren från FaR distribueras meddelandet antingen via det fysiska postflödet eller det digitala postflödet. Fysisk post skrivs ut på papper, kuverteras och skickas till mot- tagaren med vanlig post. Om mottagaren har en registrerad digital brevlåda signerar den avsändande myndigheten meddelandet med bilagor, som en krypterad försändelse i ett automatiserat flöde med hjälp av en förmedlingstjänst som myndigheten själv utvecklat eller upphandlat av en distributör. Förmedlaren gör motsvarande slag- ning, och får också information om vart meddelandet ska levereras, det vill säga till mottagarens digitala brevlåda hos brevlådeopera- tören. FaR har inte någon information om vilka meddelanden som levereras inom infrastrukturen och inga meddelanden skickas via . Förmedlaren distribuerar därefter meddelandet till den digitala brevlådeoperatören som packar upp försändelsen och levererar meddelandet, med eventuella bilagor, till mottagaren. När det kommit nya meddelanden till brevlådan aviseras mottagaren om det via sms, e-post eller genom notifieringar i applikationen för tjänsten, om mottagaren angivit dessa uppgifter. Försändelserna inom infrastrukturen adresseras via organisations- eller personnummer och mottagaren får endast tillgång till medde- landena efter att ha legitimerat sig med e-legitimation. Mottagaren kan ge annan person tillgång till sina meddelanden på två sätt, dels genom att vidarbefordra dem, dels genom att dela ut behörighet till brevlådan genom ett medgivande. I det senare fallet ger mottagaren en annan person tillgång till brevlådan genom att registrera personnumret på den man vill ge till- gång i ett lokalt register i brevlådan. Den som på så sätt fått tillgång till brevlådan loggar sedan in med sin egen e-legitimation. Medgivan- den kan ge somliga tillgång till flera brevlådor – egna och andras. Medgivande kan omfatta endast läsrättighet men också rätt att han- tera meddelandet, t.ex. radera det. Revisorer och anställda på redo- visningsbyråer är exempel på personer som kan ges tillgång till före- tags digitala brevlåda. För privatpersoner kan t.ex. anhöriga ges till- gång till brevlådan för att assistera någon vid myndighetskontakter. Mina meddelanden – en nationell digital tjänst tillhandahåller fyra olika it-tjänstenivåer som har skapats för att på ett effektivt sätt kunna leverera rätt kvalitetsnivå utifrån verksamhetens krav. har klassat Mina meddelanden och FaR som ett samhällsviktigt system i den högsta tjänstenivån, dvs. tjänstenivå 1.25 Det innebär bland annat att Mina meddelanden nor- malt är tillgängligt dygnet runt , eller per kalendermånad exklusive planerade avbrott. har rätt att begränsa tillgängligheten till Mina meddelanden i den omfattning som är nödvändig på grund av utveckling, underhåll eller driftmässiga skäl. ska dock sträva efter att minimera avbrottstiden och vidta åtgärder för att mottagaren ska vållas minsta möjliga skada. ska i största möjliga utsträckning informera mottagaren om planerade avbrott. 5.1.6Mina meddelanden är ”enkelriktad” I förordningen om statliga myndigheters elektroniska informa- tionsutbyte finns inget stöd för dubbelriktad kommunikation i Mina meddelanden. uppdrag är endast att tillhanda- hålla en infrastruktur för säkra elektroniska försändelser från myn- digheter till enskilda.26 Det innebär att den post som de avsändande myndigheterna skickar via Mina meddelanden är enkelriktad, dvs. meddelanden skickas från myndigheter till enskilda privatpersoner eller företag. Enskilda eller företag som tar emot digital myndig- hetspost kan inte själva kommunicera med den avsändande myn- digheten och inte heller svara direkt på meddelanden genom Mina meddelanden.27 25Allmänna villkor för Mina meddelanden, bilaga 4, Servicenivåer (SLA), version 1.0. 265 § förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte, Mina meddelanden, Fördjupad juridisk utredning om dubbelriktad kommunikation, , s. 9. 27År lämnade , i samverkan med , och Kommuner och Landsting, SKL, in en hemställan till regeringen om en ändring i förordning- en för att möjliggöra kommunikation från enskilda till myndigheter, det vill säga dubbelrik- tad kommunikation. Regeringen genomförde inte förslaget om dubbelriktad kommunika- tion i Mina meddelanden. , , , Kommuner och Landsting, , Hemställan om författningsändringar för säker myndighetsgemensam meddelandeförmedling. Mina meddelanden – en nationell digital tjänst