sou · H5B323 · 2017-03-15 00:00:00 — ska vidta tekniska och organisatoriska åtgärder för att a)skydda de meddelanden som upprättas och sänds via infra- strukturen, och b)motverka att meddelanden oriktigt förses med myndighetens elektroniska stämpel eller på annat sätt oriktigt framstår som utställda av myndigheten eller befattningshavare hos myndig- heten, ansvarar för att förmedla meddelandet till dess att mottagning har bekräftats med en kvittens eller brevlådeoperatören har under- rättat avsändande myndighet om att meddelandet av något skäl inte kan tillgängliggöras, är personuppgiftsansvarig för innehållet i meddelandet samt för behandling av personuppgifter vid förmedling av meddelandet. Avsändande myndighet är också personuppgiftsansvarig för be- handlingar som brevlådeoperatören utför i samband med mottag- ning och tillgängliggörande av meddelandet. Avsändande myn- dighets personuppgiftsansvar upphör när tillgängliggörandet be- kräftats med en kvittens6, 6 Allmänna villkor för Mina meddelanden, avsnitt 9. ska, till infrastrukturansvarig, löpande rapportera statistik om antalet förmedlade meddelanden och andra uppgifter i enlighet med vad som framgår av vid var tid gällande Specifikation över mätning och rapporting som publiceras på webbplatsen för Mina meddelanden, ska, till infrastrukturansvarig, utan dröjsmål rapportera alla fel och övriga störningar och incidenter i enlighet med vad som framgår av servicenivåer (SLA). Har myndigheten en stor mängd system, kan det vara en fördel att samla utskickstrafiken till en gemensam, intern kanalväxel. Den är då regelstyrd och skickar genom den kanal som verksamhets- reglerna anger. Exempelvis i första hand genom Mina meddelanden om mottagaren har en brevlåda; i andra hand genom e-post och SMS om informationen inte är känslig och register över e-postadresser/ mobiltelefonnummer är aktuella; i tredje hand per pappersutskrift. Alternativet är att respektive verksamhetssystem har en egen växel som tillhandahålls av systemleverantören. En växel behövs naturligt- vis inte om meddelandena endast skickas elektroniskt med Mina meddelanden, exempelvis ärendestatusuppdateringar som är en ut- ökad service. Organisationer med stora volymer kan överväga att bygga en egen förmedlingskomponent. Syftet med denna är att förmedla med- delandena till rätt brevlådeoperatör, samt att buffra/mellanlagra meddelanden när stora volymer ska förmedlas till en brev- lådeoperatör. Komponenten är inte tekniskt komplicerad att bygga, men innebär att man tar på sig ett driftsansvar. har källkod att dela med sig av som Open source. Kanalväxeln ligger utanför infrastrukturen Mina meddelanden. Av förordningen om statliga myndigheters elektroniska informa- tionsutbyte framgår att tillhandahållare av elektroniska förmedlings- tjänster ska anslutas till tjänsten.7 Det finns flera privata aktörer som erbjuder förmedlingstjänster för distribution av såväl fysisk som digital post. Vissa förmedlare är utskriftsleverantörer, andra är leverantörer av olika verksamhets- system som används av den offentliga sektorn.8 När en myndighet ansluter sig som avsändare i Mina meddelan- den ska myndigheten lämna uppgift om myndigheten använder en förmedlare av sin myndighetspost och i så fall vilken förmedlare myndigheten använder sig av. Förmedlaren registreras i FaR. Detta för att den infrastrukturansvarige och brevlådeoperatören – vid be- hov – ska kunna verifiera att en förmedlare som vill göra en slag- ning mot FaR eller skicka meddelanden till en brevlådeoperatör gör det på uppdrag av en ansluten avsändande myndighet.9 Mina meddelanden har en öppen arkitektur där enskilda delar ska kunna bytas ut medan specifikationerna är standardiserade och underlättar utbytbarhet mellan olika operatörer för anslutna avsändare. I princip kan verksamheten välja tre olika anslutnings- modeller: a)bygga allt själv (både en intern kanalväxel och förmedlare) – då koordinerar myndigheten själv hela processen och köper even- tuellt delar som tjänster, b)bygga kanalväxeln själv och låta någon annan agera förmedlare – då kan pappersdistributionen i sin tur antingen ske i egen regi eller hos partner medan förmedlaren blir ansvarig för anslutningen till Mina meddelanden, c)låta någon annan både agera kanalväxel och förmedlare. I praktiken kan olika delar av meddelandeutskicken behöva lösas på olika sätt inom en och samma avsändare. De större avsändarna har ofta egenutvecklade verksamhetssystem, som producerar stora ut- 75 §, förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. 8Mina meddelanden, , Att ansluta till Mina meddelanden – Översikt, s. 10. 9Mina meddelanden , Fördjupad juridisk utredning av dubbelriktad kommunikation, s. 27. Myndigheter kan antingen låta eventuella utskriftsleve- rantörer fungera som förmedlare, oberoende av om mottagaren tar emot försändelsen digitalt eller på papper, eller bygga en egen funk- tion för digital förmedling. Andra organisationer har verksamhets- system som tillhandahålls av en leverantör på marknaden, exempelvis ärendehanteringssystem eller e-tjänsteplattformar. Dessa leverantörer kan ha funktionalitet inbyggd som en del av verksamhetssystemet. Mindre organisationer utför ofta stora delar av arbetet med kon- torsprogramvara, exempelvis Microsoft Outlook. har utvecklat en integrationskomponent mellan Mina meddelanden och Outlook som ett alternativ till att skriva ut ett pappersbrev och skicka per post. SKL har upphandlat en förmedlingstjänst – Utskriftstjänster 2014-3 – som omfattar två tjänster: 1.Utskriftstjänster – leverantören tar emot filer och ombesörjer utskrift, kuvertering, sortering och distribution av försändelser i pappersform. Alltifrån vanliga fakturor till e-, Sve- och ePost- fakturor kan hanteras. 2.Mina meddelanden – med denna tjänst kan myndigheter genom leverantören skicka digital post till privatpersoner och företag. Leverantören förmedlar informationen via Mina Meddelanden som är infrastruktur för digitala försändelser. Mot- tagaren får posten säkert och samlat i en digital brevlåda som kan öppnas och läsas oberoende av tid och plats. Enligt uppgift på SKL:s webbplats kommer ett färdigt ramavtal att vara på plats januari 2017.10 Förberedelser för att ansluta som avsändare och använda Mina meddelanden har tagit fram anslutningsguider som stöd för att planera och genomföra anslutning till Mina meddelanden.11 Här beskrivs an- slutningsprocessen med tips och stöd för allt – från juridik till teknik. 11Metodstöd för anslutning till Mina meddelanden, (, ver. 1.2), Att ansluta till Mina meddelanden – Översikt (, ver. 1.3), Guide för verksamheten, Anslutningsbeskriv- ningar för Mina meddelanden (, ver. Anslutningsprocessen kan i korta drag och på en övergripande nivå inkludera nedanstående aktiviter. Listan kan betraktas som en övergripande checklista, där punkterna är olika relevanta beroende på vilken avsändare som ansluts. Aktiviteterna är organiserade i grov tidsordning och uppmanar den anslutande avsändaren att undersöka potentialen genom att inventera befintliga volymer av utskriftsflöden. Totala portokostnaden kan ge en första grov indi- kation. Inventera viktigare verksamhetssystem och deras flöden. Identifiera några kandidater för en första anslutning fundera igenom påverkan på kundmötet. Vilka meddelanden vill avsändaren skicka för att förbättra servicen jämfört med ? Hur kan man ”sluta det elektroniska kretsloppet”? kontakta nuvarande utskrifts- och verksamhetssystemsleveran- törer för att få information om deras planer och erbjudanden om anslutning till Mina meddelanden, uppskatta volymer av brev, som enskilda medarbetar skickar vid sidan av verksamhetssystemen, och som skulle kunna skickas genom Mina meddelanden i stället, upprätta en grov anslutningsplan inklusive en sourcingstrategi (t.ex. upphandling), ingå överenskommelse om anslutning med som an- svarig för Mina meddelanden, upphandla eventuell tjänst eller uppgradering av verksamhets- system, i förekommande fall bygg egna anslutningskomponenter, an- passa kundservicesystem och självbetjäningstjänster, involvera och förbered kommunikationsavdelning, kundtjänst och relevant del av verksamheten inför att de olika flödena ansluts, det finns en stor vinst i att ansluta något flöde . Detta ger avsändaren erfarenheter på ett tidigt stadium. Allmänhetens och företagens syn på att ta emot digital myndighetspost Nationella digitala tjänster, så som Mina meddelanden, ska utvecklas utifrån medborgarnas behov (Dir. 2016:39). En fråga som utred- ningen har att besvara är hur en övergång för privatpersoner och före- tag till digital myndighetspost kan genomföras i praktiken. I decem- ber 2016 genomförde därför Markör Marknad och , på uppdrag av utredningen, telefonintervjuer med 1 000 personer i åldrarna 18–, samt 400 företag. Syftet med undersökningen var att få en bild av hur enskilda och företag ser på att ta emot digital myndighetspost och beakta undersökningens resultat i utformandet av utredningens förslag. Trots vana av inloggade tjänster föredrar de flesta att få myndighetspost på papper I likhet med andra undersökningar om internetanvändningen i Sverige1 visar telefonintervjuerna med allmänheten på en hög inter- netanvändning. De allra flesta som svarar på enkäten, , använder internet . använder aldrig internet. Bland dem som använder internet är det som använder tjänster hos myndigheter som kräver e-legitimation. Det betyder att använder inloggande tjänster hos myn- digheter. I åldersgruppen 18–är det , i åldersgruppen 40–är det och i åldersgruppen 65–. 1 i , Svenskarna och internet 2016. Undersökning om svenskarnas internetvanor. Trots den höga internetanvändningen – och vanan att använda e- legitimation för inloggade tjänster hos myndigheter – svarar 56 pro- cent av dem som ingår i studien att de inte vill, eller inte vet om de vill, få myndighetspost till en elektronisk brevlåda. (Se figur 1). Resultatet nedbrutet på ålder visar på stora skillnader i attityd – yngre personer är mer positivt inställda till att få myndighetsposten digitalt än vad äldre personer är. I åldersgruppen 18–svarar att de vill ha digital myndighetspost. Däremot råder det inga större skillnader mellan könen. Av männen är det som anger att de skulle vilja få digital myndighetspost medan mot- svarande siffra för kvinnor är . Anledningen till att dem som svarat på enkäten inte vill ha myn- dighetsposten digitalt är i första hand att de vill att posten ska distri- bueras som vanligt, det vill säga som papperspost. Den näst vanli- gaste anledningen är att man sällan använder internet. Knappt en tiondel av de svarande anger att det inte känns säkert att få myndig- hetsposten digitalt. (Se figur 2.) Litar inte på att det fungerar/teknikens fel Vill få den som vanligt med posten 0 10 20 30 40 50 60 En fjärdedel i gruppen som inte vill få myndighetspost till en elektronisk brevlåda har valt svarsalternativet Annat och lämnat ett öppet svar. Av de öppna svaren framgår att det digitala alternativet bland annat uppfattas som osäkert. Andra menar att det känns krångligt eller jobbigt att hantera dator, koder och inloggning med ytterligare ett lösenord att hålla reda på, samt att man riskerar att missa post. En majoritet kan tänka sig att ta emot digital myndighetspost – men är emot ett obligatorium När de personer som ingår i undersökningen ska välja vilket ut- skickssätt (digitalt utskick eller pappersbrev) som bäst stämmer in på en rad påståenden anger de flesta att det digitala alternativet är snabbast, billigast, bäst för miljön och lättast att läsa där jag är. På frågan om vilket utskickssätt som är enklast för mig att använda är det ungefär lika många som svarar digitalt som papperspost. Där- emot anger en majoritet att pappersposten är mest trolig att jag kommer att läsa men är också det alternativ som i högre grad kan hamna hos fel person. (Se figur 3). Enklast för mig att använda Billigast för den offentliga sektorn Kan hamna hos fel person Är lättast att läsa där jag är Mest troligt att jag kommer att läsa Digitalt till dator/mobil/surfplatta Vanlig papperspost/brev När personerna som ingår i studien uppmanas att väga samman för- och nackdelar med de olika sätten att ta emot myndighetspost på (se figur 4) är det som svarar att de kan tänka sig det digitala alternativet även om en del av dessa vill få brevet på båda sätt, det vill säga även i pappersform. Gruppen är ungefär lika stor som gruppen som använder tjänster som kräver e-legitimation, . Vet ej/ingen De yngre i studien är mer positivt inställda till att ta emot myndig- hetspost digitalt. (Se figur 5). I åldersgruppen 18–är det hälf- ten som, vid en sammanvägd bedömning, vill ha digital myndighets- post. Adderar vi dem som svarat att de vill ta emot myndighetspost såväl digitalt som på papper är det i den yngsta ålders- gruppen som vill ta emot digital myndighetspost. Motsvarande siffror för åldersgruppen 40–är och för gruppen 65–. 18–39 år 40–64 år 65–84 år Digitalt På båda sätt Vet ej/ingen En majoritet av dem som ingår i studien svarar att de tror att den digitala myndighetsposten kommer att öka kraftigt . tror att det mesta av myndighetsposten kommer att skickas som papperspost . Drygt hälften () svarar att de tror att i stort sett all myndighetspost kommer att skickas digitalt . Drygt en tredjedel (36 pro- cent) tror att ungefär hälften av myndighetsposten då kommer att skickas digitalt medan den andra hälften kommer att skickas med papperspost. I måste alla medborgare ha en elektronisk brevlåda för att ta emot och läsa myndighetspost på dator, mobil eller surf- platta. Nästan ingen myndighetspost skickas längre som brev. På frågan om dem som ingår i studien tycker att vi i ska införa samma system svarar att man är emot införandet av ett liknande system som man har i (är för och svarar Vet ej). Sammanfattningsvis: Av intervjuundersökningen med allmän- heten framgår att fler föredrar att få myndighetspost på papper, men kan tänka sig att ta emot digital myndighetspost. De flesta tror också att myndigheternas papperspost kommer att minska väsent- ligt – men de som svarat är emot ett obligatorium för enskilda att ha en elektronisk brevlåda för att ta emot digital myndighetspost. Företagen är mer positiva till att ta emot digital myndighetspost Utredningens intervjuundersökning av företag2 visar att av företagen använder internet och använder internet . Drygt en tiondel () använ- der internet som mest . Av intervjuunder- sökningen framgår vidare att av de företag som ingår i studien använder tjänster hos myndigheter som kräver 2 Av de 400 företag som ingår i intervjuundersökningen var över hälften () aktiebolag och en tredjedel enskilda firmor (). Därutöver ingår handelsbolag () och kom- manditbolag (). En majoritet av företagen som ingår i studien har få anställda: 1–5 anställda, 6–10 anställda, 11–25 anställda och 26 eller fler an- ställda. e-legitimation/BankID. Trots det svarar att de inte vill få post från myndigheter till en elektronisk brevlåda som kräver in- loggning. (Se figur 6). Ungefär hälften av de företag som ingår i studien är dock positivt inställda till digital myndighetspost. Mot- svarande siffra för enskilda är . Anledningen till att företagen som ingår i studien inte vill ha myn- dighetsposten digitalt är i första hand att man vill att den ska distri- bueras som vanligt, det vill säga med posten. (Se figur 7). Tolv pro- cent i gruppen som inte vill ha digital myndighetspost menar att det inte känns säkert att få den digitalt medan inte litar på att tekniken fungerar. Andra skäl till att företagen inte vill ha myndighetsposten i en elektronisk brevlåda är att de sällan använ- der internet. Litar inte på att det fungerar/teknikens fel Vill få den som vanligt med posten En tredjedel i gruppen som inte vill få myndighetsposten till en elektronisk brevlåda har lämnat öppna svar. Av de öppna svaren framgår att det digitala alternativet uppfattas som krångligare och mer tidskrävande, samt att det är lätt att missa meddelanden. I intervjuundersökningen ombads företagen att välja vilket ut- skickssätt som bäst stämmer in på en rad påståenden. (Se figur 8). De företag som ingår i undersökningen gör samma övergripande bedömning som de enskilda. Företagen svarar att det digitala alter- nativet är bäst för miljön, enklast att använda, billigast för den offentliga sektorn, snabbast och lättast att läsa där man befinner sig. Företagen svarar att det är mer troligt att pappersposten blir läst men också att pappersposten löper större risk att hamna hos fel person. På den sista frågan svarar dock Vet ej. Enklast för mig att använda Billigast för den offentliga sektorn Kan hamna hos fel person Är lättast att läsa där jag är Mest troligt att jag kommer att läsa Digitalt till dator/mobil/surfplatta Vanlig papperspost/brev När företagen ombeds att väga samman för- och nackdelar med de olika utskickssätten och sedan svara hur företaget skulle vilja få posten levererad svarar en tredjedel att de vill ha posten som , som papperspost, medan drygt fyra av tio svarar digitalt. Knappt en fjärdedel vill ha posten på båda sätt. (Se figur 9). Resultatet är jäm- förbart med det för enskilda som, om man slår ihop dem som svarat Digitalt och På båda sätt, är . Motsvarande siffra för före- tag är . Vet ej/ingen I likhet med resultatet av intervjuundersökningen till allmänheten svarar företagarna att de tror att den digitala myndighetsposten kommer att öka markant . av de företag som ingår i intervjustudien tror att det mesta av myndig- hetsposten kommer att skickas som papperspost. Sju av tio företag () svarar att de tror att i stort sett all myndig- hetspost kommer att skickas digitalt . En femtedel () tror att ungefär hälften av myndighetsposten kommer att skickas digitalt medan den andra hälften kommer att skickas med papperspost som . På frågan om företagets inställning till att införa samma system som finns i , där alla företag måste ha en elektronisk brev- låda för att ta emot och läsa myndighetspost, svarar att de är emot införandet av ett liknande system. Lika stor andel är för ett sådant system. Företagen som ingår i studien har en mer positiv attityd än privatpersoner, där är emot införandet. Exempel på kostnader för att ansluta till och använda Mina meddelanden Utredningen har ställt skriftliga frågor och genomfört telefoninter- vjuer med samtliga 17 myndigheter som vid utgången av 2016 var anslutna till och skickar post genom Mina meddelanden. Detta i syfte att få en bild av myndigheternas kostnader för att ansluta till och använda tjänsten. Av de 17 myndigheterna, varav elva var statliga och sex kommuner, var det sju myndigheter som hade en utskriftsleverantör som kunde fungera som förmedlare.1 Sex myndigheter som hade verksamhets- system (ärendehanteringssystem eller e-tjänsteplattform) med funk- tionalitet för att skicka post digitalt. Fyra myndigheter hade varken förmedlare eller verksamhetssystem med sådan funktionalitet. 1 Förmedlaren tar emot meddelanden och förmedlar dem till aktuell brevlådeoperatör. Mina meddelandens förmedlingstjänst är standardiserad för att man ska kunna välja mellan att ut- föra förmedlingen i egen regi, att samverka med andra eller att upphandla tjänsten. * Har organisationen en omfattande mängd system, kan det vara en fördel att samla utskickstrafiken till en gemensam, intern kanalväxel. Den är då regelstyrd och skickar genom den kanal som verksam - hetsreglerna anger. Exempelvis i första hand genom Mina meddelanden om mottagaren har en brev- låda; i andra hand genom e-post och SMS om informationen inte är känslig och register över e -post- adresser/mobiltelefonnummer är aktuella; i tredje hand genom pappersutskrift. Alternativet är att respektive verksamhetssystem har en egen växel som tillhandahålls av systemleverantören. En växel behövs inte om meddelandena endast skickas elektroniskt med Mina meddelanden. **började bygga själv, men har myndigheten succesivt flyttat över anslutningen via . ***, som började bygga allt själva, använder och en privat leverantör. Flera av de större myndigheterna som är ansluta till Mina medde- landen har valt att bygga egna lösningar. I och med att arbetet med att ansluta till Mina meddelanden ofta har varit en del av ett större utvecklingsarbete har det varit svårt för myndigheterna att särskilja anslutningskostnaderna för tjänsten. Kostnaderna som redovisas nedan får därför ses som osäkra. Arbetsförmedlingen skickar ett flertal meddelanden om etablerings- ersättning, uppföljning av aktivitetsrapportering och meddelanden till a-kassa. I myndighetens projektkostnad på 17 miljoner ingår alla kostnader såsom utbildning, kommunikation, förstudier, resor, anpassningar och en betydande del () i att myndigheten byggt om flödet till en extern leverantör (brev som inte går via Mina Meddelanden) och sms- och e-postflöden som inte är relaterade till Mina Meddelanden. Jordbruksverket skickar underrättelse om avräkning av stöd som betalas ut av myndigheten, vissa beslut och meddelanden om stödrätter samt årsbesked. Myndigheten uppskattar kostnaderna enligt nedan: –Identifiera behov och verksamhetsanalys och övergripande arkitekturanalys: –Nyutveckling av utskicksväxel (skapade förutsättningar för Mina meddelanden): . –Förvaltningskostnader för utskicksväxel (som mestadels har med utveckling av koppling till tryckeri att göra och väldigt lite kopplat till Mina meddelanden): . –Nyutveckling för att koppla på Mina meddelanden på ut- skicksväxel 2016: . –Kommunikationskostnad för Mina meddelanden: . Skatteverket är den myndighet som skickar flest digitala medde- landen. Av myndighetens totalt cirka 42 miljoner centrala ut- skrifter är 36 miljoner anslutna till Mina meddelanden. gick 2,2 miljoner utskick digitalt. Myndighetens kostnader (exklusive de kostnader som myndigheten haft för det förvaltningsövergripande projektet Mina meddelanden): –Kostnader för utveckling/vidareutveckling av anslutningsväxel –2016 uppskattas till cirka 8 miljoner. –Kostnader för anslutna verksamhetssystem 2012–2016 upp- skattas till cirka 3 miljoner. Kostnaden för det individuella verksamhetssystemet har varierat. För mogna system i förvalt- ning, där erfaren personal har skött anslutningen, har kostna- den varit lägre. –Kostnader för intern och extern kommunikation 2014–2016 uppskattas till cirka 2 miljoner. Kostnaden inkluderar även utveckling av utbildningspaket för handläggare och andra anställda. –Utbildning 2015–2016: har en grundutbildning gällande tjänsten Mina meddelanden genomförts till en stor del av anställda. har en verksam- hetsspecifik utbildning genomförts till chefer och handläggare i den operativa verksamheten. Tiden för utbildningen uppskat- tas totalt. Tre myndigheter (, CSN och Statens tjänstepensions- verk) har byggt kanalväxel själva men låtit någon annan agera för- medlare. Bolagsverket, som var med och tog fram konceptet inom verk- , har kopplat på det mesta av myndighetens utskick. Myndigheten kunde använda myndighetens utdatamotor och be- hövde bara lägga till parametern Mina meddelanden. De exakta kostnaderna är svåra att bedöma eftersom anslutningen till Mina meddelanden genomfördes i flera projekt, där det även gjordes andra utvecklingsinsatser, samt att vissa anslutningsaktiviteter genomfördes inom förvaltning- eller linjetid. Projekten innefat- tar behovsfångst, analys, utredning, utveckling, kommunikation m.m. Projekt för att utreda och utveckla den tekniska lösningen: . Projekt för att anpassa utskick och ansluta dessa till Mina meddelanden: . SPV hade ett uppstartsprojekt där man gjorde tekniska förbere- delser och byggde en utdataväxel som används i samverkan med som är förmedlare. Kostnaden för det projek- tet var . För de myndigheter som var tidigt ute med att ansluta sig till tjäns- ten fanns det, av naturliga skäl, inte någon färdig lösning eller tjänst att köpa som var anpassad för Mina meddelanden. Vissa myndig- heter valde att bygga en egen lösning, andra att ingå i samverkans-