prop · H40377 · 2017-01-20 00:00:00 — Huvuddelen av de anslutna myndigheterna är dock små, vilket påverkar SSC:s möjligheter att bedriva storskalig verksamhet. 4.2.1 Högre styckkostnader för små myndigheter Ett stort antal små myndigheter begränsar i viss mån SSC:s möjligheter att uppnå stordriftsfördelar. SSC redovisar i årsredovisningen (2016a) att en större myndighet med fler anställda ofta är mer effektiv att hantera i lönetjänsterna än en mindre myndighet med få anställda. Detta beror på att många moment i lönehanteringen genomförs , oavsett myndighetens storlek. Styckkostnaden för dessa moment blir därför högre för små myndigheter än för större. Även inom de ekonomirelaterade tjänsterna finns inslag som minskar stordriftsfördelarna. I den löpande redovisningen och bokslut krävs oftast ingående verksamhetskunskap och förutsättningar för specialisering är därför relativt små. Trots många små myndigheter har dock SSC uppnått en del stordriftsfördelar sedan man började överföra och ansluta myndigheter till sitt eget systemstöd för lönetjänster. Myndigheter får därigenom tillgång till ett nytt systemstöd utan att behöva avsätta resurser för själva avropet av stödet. Besparingarna uppvägs däremot av SSC:s anslutningsavgift och av att leverantörens anslutningsavgift är högre per anställd för små myndigheter. SSC har därför skjutit på anslutningen av cirka 65 mindre myndigheter i förhoppningen att myndigheten ska kunna omförhandla anslutningsavgifterna. 61 SSC kan dock utföra andra deltjänster för flera myndigheter i ett sammanhang. Det gäller t.ex. leverans av uppgifter till statsredovisningen som görs samlat i systemet för alla kunder i stället för att varje myndighet gör det själv.62 32 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N 4.3 Det har funnits få uppdrag i regleringsbrev och direktiv Regeringen uttalade i beslutet att bilda SSC att den skulle vidta åtgärder om anslutningen dröjde som SSC:s verksamhet och myndigheternas lönsamhetskalkyler visade tydliga effektivitetsvinster. I den löpande styrningen av enskilda myndigheter och kommittéer har regeringen dock gett relativt få uppdrag om prövning av anslutning till SSC. har redovisat (2016) att regeringen, i samband med att den förvaltningspolitiska skrivelsen lämnades, gav ett mindre antal myndigheter i uppdrag att redovisa vilka delar av den administrativa stödverksamheten som var lämpliga att överföra till SSC. I ett fall fick en myndighet i uppdrag att inleda arbete med anslutning. Tre av myndigheterna anslöt sig eller hade långt gångna planer för anslutning till lönetjänsterna 2015 medan två har anmält intresse för anslutning till SSC:s lönerelaterade tjänster 2019. Därutöver fick länsstyrelserna 2013 i uppdrag av regeringen att ansluta sig till SSC:s e-handelstjänster. Genom detta uppdrag ställde regeringen kompletterande krav på länsstyrelserna utöver de som gäller för myndigheter med fler än 50 anställda enligt förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte avseende e-beställningar. Länsstyrelserna har ännu inte anslutit sig till SSC:s övriga tjänster men man har skrivit på en avsiktsförklaring om att ansluta sig till lönetjänsterna 2019.63 I samband med att nya myndigheter har bildats har regeringen i några fall angett i kommittédirektiven att myndigheten ska eller bör ansluta sig till SSC:s tjänster.64 Regeringen (2013) gav även ESV i uppdrag att stödja SSC genom att bl.a. ta fram och vidareutveckla ett metodstöd för enhetlig bedömning av förutsättningar för och konsekvenser av anslutning till SSC. 4.4 Effektiviseringspotentialen har sjunkit Sedan SSC inrättades har effektiviseringen av internadministration fortsatt inom många myndigheter till följd av det rationaliseringskrav som ligger i beräkningen av anslagsmedel. har någon total effektivitetsökning inom SSC inte kunnat påvisas och få myndigheter anser att anslutning till SSC har inneburit minskade kostnader. 4.4.1 Myndigheter har effektiviserat på egen hand ESV analyserade på regeringens uppdrag bl.a. hur egenregiverksamheten bedrevs vid ett urval myndigheter inom . ESV ansåg (ESV 2014) att 63Statens servicecenter, 2015b. 64Direktiv 2012:67; direktiv 2014:161. R I K S R E V I S I O N E N S T A T E N S S E R V I C E C E N T E R – H A R A D M I N I S T R A T I O N E N B L I V I T E F F E K T I V A R E ? det inte var lönsamt för flertalet myndigheter att köpa lönetjänster från SSC, eftersom myndigheterna hade ökat sin effektivitet och SSC ännu inte hade ett tillräckligt konkurrenskraftigt tjänsteutbud. ESV förutspådde att effektiviteten skulle öka när SSC kunde sköta lönetjänsterna med ett nytt eget system men att förutsättningarna för effektivitetshöjningar i ekonomitjänsterna var sämre på grund av dels att volymerna var låga, dels att SSC saknade ett eget ekonomisystem. Enligt ESV:s analys var cirka 10 av 25 större myndigheter mer produktiva än den bästa myndigheten i den undersökning som hade genomfört . De sex bästa myndigheterna med löneadministration i egen regi hanterade mellan fler lönespecifikationer per årsarbetskraft än SSC, trots att SSC hade ökat produktiviteten inom löneadministration från 650 löner per årsarbetskraft till 790 löner. Det som mest bidragit till effektivisering inom myndigheterna var enligt ESV automatisering av myndigheternas rutiner för bl.a. e-fakturor, elektroniska bokföringsorder och attestflöden. Även inom löneadministration hade förändringar av rutiner lett till effektivisering. Den rapporteringen av arbetad tid via blanketter och inmatning av löneadministratörer har ersatts av rapportering direkt vid källan så att varje medarbetare registrerar arbetad tid direkt i systemen. Den elektroniska och decentraliserade egenrapporteringen har inneburit en betydande effektivisering.65 SSC var i en skrivelse kritisk till de beräkningar och slutsatser ESV redovisade. SSC ansåg bl.a. att ESV underskattat OH-kostnaderna och kostnaderna för myndigheternas systembyte.66 4.4.2 Produktivitetsvinsterna har inte nått myndigheterna SSC har ökat sin arbetsproduktivitet även om det enligt myndigheten (2016a) är en utmaning att nå hög effektivitet med det stora antalet små myndigheter som är anslutna. Den ökade arbetsproduktiviteten har dock inte gett något utslag i effektiviteten så långt den går att mäta i form av driftsresultat och avgiftsnivåer. SSC gick med underskott och avgifterna har inte kunnat sänkas.67 SSC har därför inte haft någon möjlighet att låta myndigheterna tillgodogöra sig de interna produktivitetsvinsterna. Dessa har i stället använts för att klara det omfattande arbetet med anslutning till det nya lönesystemet. 65Intervjuer, och . 66Statens servicecenter, 2014 c. 67De sänkningar av avgiften som gjorts följer den plan som beslutades av . 34 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N •Förutsättningarna är ogynnsamma för effektiv verksamhet inom lönetjänster och inom ekonomitjänster . •SSC har en ansträngd situation med att överföra anslutna myndigheter till det nya lönesystemet. Den oväntade avtalsuppsägningen har i viss mån bidragit till denna situation. Det finns en risk att även den framtida överföringen av myndigheter till ett nytt ekonomisystem kan komma att medföra en ansträngd situation. •Regeringens styrning av anslutning till SSC:s tjänster har varit begränsad. Regeringen har gett få uppdrag till myndigheter om att pröva anslutning. •En del av orsaken till att anslutningen till SSC går långsamt är att flera myndigheter har förbättrat sin effektivitet sedan SSC bildades. R I K S R E V I S I O N E N S T A T E N S S E R V I C E C E N T E R – H A R A D M I N I S T R A T I O N E N B L I V I T E F F E K T I V A R E ? Betänkande 2009/10: FiU38. Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt, prot. 2009/10:130, rskr. 2009/10:315. Betänkande 2013/14: FiU37, Regeringens förvaltningspolitik, prot. 2013/14:119, 18 och 23 §§, rskr. 2013/14:300. Delegation för e-förvaltning. Ett myndighetsgemensamt servicecenter för en effektivare statlig administration Tilläggsdirektiv till Utredningen myndighetsgemensamt servicecenter för en effektivare statlig administration (Fi 2010:08). Inrättande av en tillsynsmyndighet för hälso- och sjukvård och socialtjänst – Inspektionen för vård och omsorg. Nyckeltal för OH-kostnader, ESV rapport 2005:3. Gemensamma lösningar för effektivare administration, ESV rapport 2007:33. Förfrågningsunderlag Statlig ramavtal avseende Ekonomisystem för myndigheter och servicecenter, ESV dnr 45-823/2011. Förfrågningsunderlag Statlig ramavtal avseende Personalsystem, ESV dnr 7.1-78/2013. Stöd för det fortsatta arbetet med Statens servicecenter, ESV rapport 2014:46. Utfallet för statens budget 2014, ESV rapport 2015:24, bilaga 2. Pm, Myndigheters användning av Statens servicecenter, . Svar på frågor. (2010). after ””, Value for Money in Government, , . Paagman A m.fl. (2015). ”An integrative literature review and empirical validation of motives for introducing shared services in government organizations”, i , 35(1), s. 110–123. Proposition 2009/10:175. Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt. 36 R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Proposition 2012/13:1. Proposition 2014/15:1. Proposition 2015/16:1. Regeringen 2013, Uppdrag att stödja det fortsatta utvecklingsarbetet med Statens servicecenter, regeringsbeslut, S2013/3452/SFÖ. Regeringens skrivelse 2013/14:155. Regleringsbrev för Statens servicecenter 2012–2016. Budgetunderlag, preliminära avgiftsnivåer och prismodell för Statens servicecenter, rapport (rev ). Slutrapport från , . Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning, betänkande av E- delegationen. Ett myndighetsgemensamt servicecenter, betänkande av . Statens servicecenter 2013a. Statens servicecenter 2013b. Statens servicecenter 2013c. Åtgärdsprogram för förbättrat resultat, . Statens servicecenter 2014a. Statens servicecenter, 2014b. Besparingar vid bildandet av shared service centers med exempel från och , konsultrapport . Statens servicecenter 2014c, Skrivelse med anledning av ”Stöd för det fortsatta arbetet… ”. dnr 10357-2014/1221. Statens servicecenter 2015a. Statens servicecenter 2015b. Plan för anslutning av myndigheter till Statens servicecenters lönerelaterade bastjänster –2019, dnr 10046-2015/1231. Statens servicecenter 2016a. Statens servicecenter, 2016b. Underlag till , , dnr 10479- 2015/1141. Statskontoret 2010, Om offentlig sektor, När flera blir en – om nyttan med enmyndigheter R I K S R E V I S I O N E N STATENS SERVICECENTER – HAR ADMINISTRATIONEN BLIVIT EFFEKTIVARE? Statens servicecenter inledde sin verksamhet 2012 för att sköta löne- och ekonomiadministration åt statliga myndigheter. Genom att koncentrera transaktionsintensiva och repetitiva uppgifter skulle servicecentret kunna effektivisera internadministrationen i staten . Statens servicecenters verksamhet finansieras med avgifter från anslutna myndigheter. Syftet med granskning har dels varit att undersöka om Statens servicecenter lett till en effektivisering av den administrativa stödverksamheten som övertagits från anslutna myndigheter, dels att undersöka vilka förklaringar som finns till Statens servicecenters resultat. Granskningen visar att Statens servicecenter inte har haft ändamålsenliga it-system för att driva sin verksamhet effektivt. Det kommer att påverka lönetjänsterna och ekonomitjänster en bit in . Anslutningen till Statens servicecenter har varit lägre än väntat vilket inledningsvis berodde på att regeringens styrning av anslutningen var begränsad. Statens servicecenter har uppnått vissa interna produktivitetsförbättringar, men de har ännu inte kunnat tillgodogöras av de anslutna myndigheterna genom sänkta avgifter. Anslutna myndigheter är generellt sett nöjda med tjänsterna men få uppger att interna besparingar uppnåtts. Av granskningen framgår också att många av de icke ansluta myndigheterna effektiviserat sin administration sedan servicecentret inrättades. nybrogatan 55, 114 90 Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde Närvarande: statsminister , ordförande, och statsråden , Y , M , Baylan, Bucht, , , , Hellmark , Ygeman, A , , , Bah Kuhnke, Shekarabi, , , , Skog Regeringen beslutar skrivelse 2016/17:77 om