prop · H403116 · 2017-02-28 00:00:00 — Ett angeläget kulturarv som alla kan vara med och skapa Användningen av digital kommunikationsteknik har skapat stora möjlig- heter att utveckla nya öppna arbetssätt vid kulturarvsinstitutionerna, vilket också ligger i linje med regeringens prioritering av medskapande och ett kulturarv som är angeläget för alla (jfr avsnitt 5). Om samlingar kan tillgängliggöras som öppen data och vara åtkomliga fritt via internet kan de vidareanvändas i en rad syften, av såväl forskare och intresserad allmänhet som av kommersiella aktörer. I många olika nätgemenskaper finns ett påtagligt engagemang för kulturarvsmaterial och många kan t.ex. tänka sig att delta genom att bidra med information och länka samman olika uppgifter. Det är viktigt att de informationsresurser som institutionerna förvaltar framöver kan förädlas och utvecklas genom denna typ av medskapande. Även kommersiell vidareanvändning bör bejakas eftersom det finns stora möjligheter att skapa innovativa produk- ter och tjänster utifrån kulturarvsdata. Att arbeta målinriktat för öppenhet i informationshanteringen generellt, och öppen länkad data där uppgifter får ett begreppsmässigt sammanhang mer specifikt, kan innebära förändrade arbetssätt för kulturarvs- institutionerna. En förutsättning för att nytta ska skapas genom vidare- användning, även för den informationsförvaltande institutionen, är att institutionen släpper materialet fritt. Regeringen menar att det är viktigt att ta detta steg för att främja medskapande och engagemang, och att en öppen informationshantering bör vara ut- gångspunkten vid statliga kulturarvsinstitutioner. Vidareanvändning bör endast begränsas i de fall det finns rättsliga eller motsvarande hinder. Fortsatta behov av samordning och effektivisering Samhällets digitala utveckling har påverkat kulturarvsinstitutionernas verksamhet i grunden. Särskilt tydligt är det att utvecklingen fört med sig ökade behov av samordning och gemensamma insatser för att effektiv- isera hanteringen av digital information i stor skala. Samordning krävs för att etablera gemensamma standarder och principer som säkerställer att informationen kan bli tillgänglig och användas internationellt, t.ex. inom den europeiska digitala inre marknaden. I utvecklingen av inter- nationella standarder kan bidra med goda erfarenheter från det arbete som gjorts inom kulturarvsområdet. Samordning krävs även för att undvika merarbete och för att samla högspecialiserad kompe- tens. Olika verksamheter behöver också samordnas för att uppnå skalför- delar, t.ex. i arbetet med att digitalisera äldre handlingar och för långsik- tigt digitalt bevarande. Teknikutvecklingen driver på i denna riktning, men det främsta skälet är inte tekniskt utan att verksamheterna ska kunna uppfylla vad användarna har rätt att förvänta sig. Dessa samordningsbehov har tidigare framhållits i propositionen Tid för kultur (prop. 2009/10:3 s. 46 f.). Många behov kvarstår dock och arbetet måste nu tas vidare för mer påtagliga resultat. Det är bl.a. mot denna bakgrund som uppdrag här aviseras om inrättandet av en gemen- 2016/17:116 sam resurs för massdigitalisering (avsnitt 12.4.3) och om en fortsatt sam- ordning av digitaliseringsarbetet inom kulturarvssektorn (12.4.2). Även uppdraget om audiovisuellt kulturarv syftar till bättre samordning (12.4.4). Möjligheter att samla in framtidens kulturarv En viktig utmaning för kulturarvssektorn är att lyckas samla in och be- vara det som ska bli framtidens kulturarv. har det talats om risken att det uppstår svarta hål i vår dokumentation av det tidiga informations- samhället eftersom tekniska format snabbt åldras och ändras i en sådan takt att information riskerar att gå förlorad. finns det bl.a. utman- ingar på grund av att viktiga plattformar på nätet – där en stor del av det offentliga samtalet nu bedrivs – inte på något annat systematiskt sätt kan sparas och tillgängliggöras för t.ex. forskning. Den stora ökningen av informationsmängderna i samhället har också ställt många institutioner inför utmaningar när det gäller hur de ska hantera bevarande generellt. har stora datamängder blivit en allt viktigare resurs i många verksamheter. Det gäller inom forskningen, för kommersiella aktörer och för offentlig sektor som helhet när denna blir allt mer digitaliserad. För att hantera dessa problem krävs strategiskt arbete på flera nivåer. Samverkan är viktigt men det krävs även att kulturarvsinstitutionerna ges förutsättningar att omprioritera resurser. I vissa delar kan det också be- hövas ett tydligare regelverk som utgår från dagens informations- landskap. Regeringen menar t.ex. att arkivlagen (1990:782) och arkivens roll i dagens förvaltning bör utredas (avsnitt 12.2.1) samt att det kan finnas skäl att se över den pliktlagstiftning som ligger till grund för bibliotekens insamling (12.3.1). Arkiven i det demokratiska samhället Arkiv uppstod ur behovet att dokumentera olika händelser och åtagan- Tidiga spår av arkiv härrör bl.a. från stadsstaten i dagens Sy- Arkeologiska utgrävningar påträffade tu- sentals lertavlor med inskrifter på ett gammalt semitiskt språk. bedöms vara ca . Efter översättning och tolkning konstate- rades att tavlorna innehåller information om Eblas offentliga förvaltning, administration och organisation, diplomatiska förbindelser med andra stater, jordbruket och inte minst om den viktiga handeln. dagens arkivbildning är slående. Arkiv är dokumentation rörande beslut eller processer som arkivbilda- ren av olika anledningar har ansett behöver sparas för framtiden. alet är i allmänhet unikt i sitt sammanhang. Samlingarna gallras i olika omfattning och det innebär att det ibland kan framgå av arkivförteck- ningar att vissa handlingar har existerat och under vilken tidsperiod, men att enskilda handlingar inte har sparats. Arkiven kan då användas för att beskriva i vilket sammanhang och med vilka förutsättningar vissa verk- samheter har bedrivits men enskilda personer eller händelser kan inte Arkiv används i första hand i den verksamhet som skapat dem, för att tillgodose allmänhetens intresse av offentliga handlingar och för olika Utlämnande och tillgängliggörande av arkivhandlingar Prop. 2016/17:116 kan ofta innebära att sekretessprövningar krävs för att säkerställa t.ex. att uppgifter som rör personlig integritet eller rikets säkerhet inte lämnas ut. Den svenska arkivsektorn brukar delas in i en offentlig del, som omfat- tar stat, landsting och kommuner med ansvar för allmänna handlingar, och en del som omfattar enskilda arkiv. Hanteringen av den offentliga sektorns allmänna handlingar är väl reglerad i lagstiftningen medan han- tering av handlingar i enskilda arkiv bara i begränsad omfattning berörs t.ex. genom bestämmelser om räkenskapsinformation. Arkivlagen (1990:782) pekar ut myndigheternas arkiv som en del av det nationella kulturarvet, men också många enskilda arkiv har höga kulturhistoriska värden. Bland de enskilda arkiven finns person- och släktarkiv, gårds- och byarkiv, arkiv efter föreningar och organisationer samt företagsarkiv. Värdefull dokumentation rörande urfolket samerna och nationella mino- riteter återfinns i den enskilda sektorn. Regeringens bedömning: En översyn av arkivområdet och Riksarki- vets roll och uppgifter bör göras. Skälen för regeringens bedömning Arkivpolitikens nuvarande inriktning fastställdes i huvudsak i regering- ens proposition om arkiv m.m. (prop. 1989/90:72). Propositionen tog framför allt om hand förslag som lämnats i betänkandet Öppenhet och minne (SOU 1988:11), resultatet av en av de två större översyner som ägt rum av arkivområdet . I propositionen lämnades förslag till en arkivlag med grundläggande regler om arkiv hos såväl statliga som kommunala myndigheter. Arkivlagen (1990:782), som trädde i kraft , gäller fortfarande och reglerar bl.a. vad som ingår i en myndighets arkiv, vården av arkivet och gallring av arkiv. Vidare finns regler om arkivmyndigheter och deras tillsynsuppgifter när det gäller myndigheternas arkivvård. Det inledande avsnittet beskriver arkivbildningens syfte och slår fast att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Arkivområdet utreddes igen . terades i betänkandet Arkiv för alla – nu och (SOU 2002:78). Regeringen konstaterade i utredningens efterföljd (prop. 2004/05:124) bl.a. att den digitala arkivbildningen bör ses i ett bredare samhällsper- Utredningen hade pekat på att kostnaderna troligen blir bety- dande för utvecklingsarbetet, för investeringar samt för drift av anlägg- ningar som hanterar digital information . digital information är en angelägenhet för alla politikområden menade utredningen att kostnaderna borde fördelas inom hela statsförvaltningen. Övergången till en digital förvaltning innebär utmaningar för arkivbild- Det finns flera skäl att åter se över arkivområdet och roll och uppgifter, inte minst i ljuset av den offentliga förvaltningens 2016/17:116 pågående övergång till en digital förvaltning. Bland annat har tillkännagivit att regeringen bör se till att de statliga myndigheterna på ett bättre sätt samverkar över myndighetsgränserna med e-förvaltnings- projekt, samt vidare att regeringen bör säkerställa att myndigheterna lägger ett ökat fokus på att ta fram fler e-tjänster (bet. 2015/16:FiU25, 2015/16:208). I en förvaltning som mer och mer delar information och uppgifter suddas gränserna ut för vad som är inkommande, upprät- tade och utgående handlingar och att avgöra vem som har arkivansvaret Det är inte längre möjligt för varje myndighet att själv för- foga över alla de systemmässiga förutsättningarna för verksamheten. kommuner och landsting (SKL) har framhållit att det finns ett behov av att stärka roll kring digital informationshantering. I en skrivelse till (Ku2015/02576/KL) anger SKL att det finns en risk för inlåsning av information och ett åsidosättande av offentlighetsprincipen eftersom få organisationer har en hållbar hantering av sin digitala information. För att både kunna leva upp till ett långsiktigt bevarande och kunna utgöra en resurs för återanvändning av olika intres- senter anser SKL att behöver ta en tydlig ledning i utveckl- ingen av en hållbar digital informationshantering i offentlig sektor. SKL lyfter fram att på ett föredömligt sätt har drivit den initiala utvecklingen av förvaltningsgemensamma specifikationer som utgör en viktig grund för den offentliga sektorns digitala informations- För att säkerställa ökad enhetlighet och samordning kring digital informationshantering behöver takten i det fortsatta utvecklings- arbetet öka för att möta det behov som finns inom t.ex. kommuner, lands- ting och regioner. Vidare anser SKL att uppdrag behöver få ett tydligare fokus mot kompetensutveckling kring digital informations- hantering och ser positivt på ett ökat samarbete på nationell nivå med kring regional samordning och gemensam kompetensut- lämnade en granskningsrapport rörande den offentliga digitala förvaltningen. I rapporten Den offentliga förvalt- ningens digitalisering – En enklare, öppnare och effektivare förvaltning? (RIR 2016:14) konstaterar bl.a. att för att kunna utveckla en effektiv digital förvaltning bör systemen bygga på gemensamma stan- darder och kunna hantera olika tekniska format. nas i stor utsträckning , såväl för offentliga aktörers it-system som för insamling och publicering av öppna data. ionen att den kortsiktiga och otillräckliga finansiering som gällt e-arkiv och öppna data inte har gynnat utvecklingen. derar att regeringen bör ta fram en nationell strategi för arbetet med öppna data och uppdra åt att ta fram en nationell strategi för införandet av e-arkiv i den offentliga förvaltningen. tade om ett treårigt uppdrag till att främja statliga myndigheters arbete med att tillgängliggöra data för vidareutnyttjande (Fi2015/02025/SFÖ, Fi2016/01537/SFÖ). Regeringen har i budgetpropositionen (prop. 2016/17:1) före- slagit anslagsfinansiering av en nationell digital infrastruktur. omfattar inte arkiven. Det är angeläget att få en belysning av i vilken omfattning rationaliseringsvinster som kan hämtas hem i hela förvalt- ningen kan behöva omprioriteras till att täcka ökade kostnader för arki- vens långsiktiga bevarande. Till skillnad från traditionella arkivmaterial har digitala material förhållandevis korta livslängder och kräver därför regelbunden hantering vilket kan vara kostnadskrävande. Regeringen beslutade om ett uppdrag till Statskontoret att göra en analys av (Ku2016/00479/KL) som kommer att rapporteras . Myndighetsanalysen kan utgöra en utgångspunkt i belys- ningen av framtida roll i en digital offentlig förvaltning. I betänkandet Öppenhet och minne: Arkivens roll i samhället (SOU 1988:11) föreslogs att en tidigare automatisk leverans av arkivhandlingar från de statliga myndigheterna skulle upphöra. I stället skulle leverans ske när materialet förlorat sin aktualitet i myndigheternas verksamhet. Genom att de arkivbildande myndigheterna fick stå för kostnaderna för den praktiska hanteringen och det långsiktiga bevarandet menade utreda- ren att det skulle bli uppenbart för arkivbildaren att det lönade sig att sköta och gallra sitt arkiv ordentligt. skulle å sin sida i an- slagsframställan redogöra för leveranser det kommande budgetåret och behovet av leveranser med ett femårigt perspektiv för att hänsyn skulle kunna tas till eventuella behov av nya lokaler. I betänkandet Arkiv för alla – nu och (SOU 2002:78) påtalades brister i den rå- dande finansieringsmodellen för arkivleveranser med förhandlingar mel- lan de arkivbildande myndigheterna och arkivmyndigheterna. Som en konsekvens föreslog regeringen (prop. 2004/05:124) att skulle bemyndigas att fastställa avgifter för framtida bevarande, vård och tillhandahållande av arkivhandlingar som levereras till och landsarkiven. Den rådande ordningen för arkivleveranser medför vissa problem när det gäller incitament för att upprätthålla en effektiv arkivhantering. Det har bl.a. visat sig svårt att göra goda prognoser för kostnaden för lång- tidsbevarandet i samband med arkivleveranser från framför allt avveck- lade myndigheter där en årlig kostnad inte kan faktureras. Hur bl.a. dessa prognoser ska kunna förbättras är en fråga som bör belysas i en kom- mande översyn. Problem uppstår även vid avveckling av myndig- heter eftersom myndigheterna ofta underskattar den insats som krävs för att ställa i ordning arkivet i det skick som krävs för långtidsbevarandet. Myndigheten kan efter avvecklingen inte faktureras för uppkomna kost- nader till följd av detta. har Kammarkollegiet i uppgift att efter beslut av regeringen hantera avvecklingsfrågor som återstår efter det att en myndighet har upphört. förvaltar Nationell arkivdatabas () som samlar viss information om arkiv inom alla sektorer men ingen statistik samlas in och publiceras för arkivområdet. Digisam har i sin slutrapport digita- lare kulturarv (Ku2016/00238/KL) påtalat att den statistik som samlas in inom kulturarvsområdet är svår att sammanställa över domän- gränserna och att statistik saknas inom arkivsektorn. För att välja vilka data som behövs för att följa upp och utveckla verksamheten krävs att relevanta indikatorer och nyckeltal identifieras. 2016/17:116 Avsaknaden av arkivstatistik innebär inte enbart problem vid försök att samordna och jämföra framsteg inom digitaliseringen av kulturarvet. Bristen på statistik kan också innebära att det kan vara svårt att skapa sig en bild av hur stor den framtida arkivtillväxten kan förväntas bli, både fysiskt och digitalt. Det finns behov av att belysa vilken statistik som är rimlig att samla in inom arkivområdet och hur arbetet bör organiseras. De enskilda arkiven som en del av det gemensamma kulturarvet En viktig fråga som motiverar en bred översyn av roll gäller det allmänna arkivväsendets relation till arkiv hos andra arkivbildare. efterlyser i sin redovisning av insatser för att göra kulturarvet angeläget för alla (Ku2016/01984/KL) en mera sammanhållen syn på de arkiv som formellt befinner sig utanför tillsyn, i stället för olika särlösningar. efterlyser vidare en kartläggning av organ med statligt åtagande, med fokus på vilka arkiv som bör bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser behovet av information för rätt- skipning, förvaltning och forskning, men som inte omfattas av rätten att ta del av allmänna handlingar. ger bidrag till olika organisationer så att värdefulla enskilda arkiv bevaras och hålls tillgängliga. Detta sker både direkt och via kultursamverkansmodellen. I betänkandet Arkiv för alla – nu och (SOU 2002:78) gjordes bedömningen att de enskilda arkiven förvarar material som är av stor betydelse inte minst för forskningen och ett förslag lämnades om att de skulle uppmärksammas i lagen som en del av det nationella kulturarvet. Vid tillfället bedömde regeringen att det inte skulle göras. De enskilda arkiven har material som i princip är av intresse för alla människor och det finns ofta ett stort ideellt engagemang kring dem. har i en skrivelse till regeringen påtalat behovet av att stärka statsanslagen till enskilda arkiv så att stöd även ska kunna främja hembygdsrörelsens verksamhet med lokala en- skilda arkiv (Ku2016/00943/KL). I samband med ett s.k. sakråd med det civila samhället har bl.a. före- trädare för Sveriges arkivföreningar lyft fram vikten av att stärks i sin roll gentemot de enskilda arkiven. släktforskarför- bund lyfte frågan om fri tillgång till det historiska folkbokfö- ringsmaterialet som har digitaliserats. påtalar i sin rapport (Ku2016/01984/KL) att flyktigheten i den digitala världen får särskilt stor påverkan på den information som speglar enskild verksamhet. En- skilda personer och verksamheter saknar i stor utsträckning strategier för att bevara och konvertera sina digitala handlingar. Arkivsektorn saknar i sin tur strategier och medel för att möta den utvecklingen och viktiga kunskaper riskerar att gå förlorade. konstaterar vidare att i en nordisk jämförelse har de svenska enskilda arkiven det svagaste skyddet. Det handlar både om samhällsviktiga funktioner och om kulturhistoriskt viktiga handlingar som riskerar att säljas på den internationella mark- naden. Inom enskild sektor återfinns, genom bolagisering och privatise- ring, i allt större omfattning verksamheter som tidigare bedrivits inom offentlig sektor och därmed också handlingar av allmänt intresse. Rege- ringen bedömer att en översyn av arkivområdet och roll och uppgifter bör belysa förutsättningarna för, och lämna förslag på, hur ett Prop. 2016/17:116 starkare skydd för kulturarvet i enskilda arkiv kan åstadkommas. En bred översyn av arkivväsendet behövs Mot den angivna bakgrunden gör regeringen bedömningen att det finns anledning att genomföra en bred översyn av arkivväsendet i landet. Bland annat bör roll, uppgifter och finansiering ses över i ljuset av den offentliga förvaltningens utveckling mot en digital förvalt- ning. Vidare bör en både innehållslig och redaktionell översyn av arkiv- lagen göras. Det finns ett generellt behov av att se över och modernisera lagen, som i delar reviderats ett flertal gånger sedan införandet. Översy- nens övergripande syfte bör vara att säkerställa samhällets tillgång till allmänna handlingar både nu och . Den ska även tydliggöra de enskilda arkivens viktiga roll som en del av det gemensamma kulturar- vet, bl.a. och bibliotek. Tillgång till digital arkivinformation Regeringens bedömning: bör ges i uppdrag att beskriva förutsättningarna för att tillgängliggöra myndighetens digitala arkiv- information avgiftsfritt och som öppen data. Skälen för regeringens bedömning: Dagens teknik skapar förvänt- ningar på fri tillgång och möjlighet att vidareanvända information, men också förutsättningar att infria dessa förväntningar. lingar som är digitaliserade och digitalt publicerade finns tillgängliga via en digital forskarsal på webbplats. Här finns bl.a. kyrko- böcker, fastighetsböcker, skattelängder, militärrullor och boupp- För att ta del av handlingarna krävs ett abonnemang. I samband med ett s.k. sakråd med det civila samhället har släktforskarförbund lyft frågan om fri tillgång till det historiska folkbok- föringsmaterial som har digitaliserats. lor, universitet och högskolor avgiftsfri tillgång till den digitala fors- Ett ytterligare steg för att göra kulturarvet tillgängligt är att göra den digitala forskarsalen fri att använda för alla. omfattas arkiv, bibliotek och museer av lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen. Regeringen beslutade om ett uppdrag till att främja statliga myndigheters arbete med att tillgängliggöra data för vida- har i ett tillkännagivande också anfört att rege- ringen bör ge de statliga myndigheterna i uppdrag att arbeta strategiskt för att öka utbudet av och tillgängligheten till öppna data och se till att de offentliga handlingar som med liten eller ingen kostnad kan bli öppna data tillgängliggörs (bet. 2015/16:FiU25, rskr. 2015/16:208). Det ligger en motsättning i nuvarande krav på abonnemang för an- vändning av digitala handlingar som myndigheten har regeringens uppdrag att främja statliga myndigheters arbete med att tillgängliggöra data för vidareutnyttjande. bör därför ges i uppdrag att redogöra för förutsättningar för att tillgängliggöra myndig- hetens digitala arkivinformation avgiftsfritt och som öppen data. 2016/17:116 12.2.3 Arkivmaterial med koppling till det samiska folket Regeringens bedömning: och folkminnen och bör få i uppdrag att se över behovet av insatser för att samla in, bevara och vetenskapligt bearbeta arkivmaterial med kopp- ling till urfolket samerna och de samiska språken. Skälen för regeringens bedömning: Den europeiska stadgan om landsdels- och minoritetsspråk, artikel 12.1.g, innehåller en bestämmelse rörande arkivering. Där anges att i fråga om kulturell verksamhet och kulturella inrättningar ska staterna uppmuntra och/eller underlätta upprät- tandet av organ med uppgift att insamla samt förvara, presentera eller offentliggöra verk framställda på landsdels- eller minoritetsspråk. I Sve- rige finns ingen statlig myndighet som har detta ansvar när det gäller arkivmaterial på de samiska språken. Enligt förordningen (2007:1181) med instruktion för och folkminnen ska myndigheten bl.a. samla in, bevara, vetenskap- ligt bearbeta samt sprida kunskap och material om det svenska språket, de nationella minoritetsspråken finska, jiddisch, meänkieli och chib, det svenska teckenspråket samt dialekter, folkminnen, folkmusik och namn i . Myndigheten har således inget utpekat ansvar för att samla in, bevara och vetenskapligt bearbeta arkivmaterial på eller om de samiska språken. Däremot finns det inget som hindrar att myndigheten inom ramen för sitt ansvar för folkminnen, folkmusik och namn samlar in, bevarar och vetenskapligt bearbetar även samiskt material, vilket myndigheten också har gjort vid avdelningen Dialekt-, ortnamns- och folkminnesarkivet i (DAUM), som lades ned , då ansvaret för samlingarna flyttades till avdelning- arna i . Samlingarna som fanns vid DAUM fram till nedlägg- ningen finns dock fortfarande tillgängliga i genom ett samverkans- avtal. är enligt förordningen (2009:1395) med instruktion för förvaltningsmyndighet för samisk kultur och ska enligt same- tingslagen (1992:1433) leda det samiska språkarbetet. Det innebär att myndigheten har ansvar för samisk språkvård och fördelar bidrag till samisk kultur och språk. Myndigheten har dock inget ansvar för att samla in, bevara och vetenskapligt bearbeta samiskt arkivmaterial, utöver det ansvar som alla myndigheter har att hålla myndighetsarkiv bestående av inkomna och upprättade handlingar. Samernas bibliotek, som är Same- tingets bibliotek, samlar bl.a. litteratur på samiska men är inget arkiv för samiskt material.