frsrdg · H504JO1 · 2017-11-14 00:00:00 — Syftet är att bevara fotografier som speglar förskolornas verksamhet. Efter sekretess- prövning lämnas de fotografier som kan användas externt till berörda barns familjer. Kvarvarande fotografier gallras. Anmälaren, vårdnadshavare i ärendet, har kommunicerat med ansvarig förskolechef, avdelningschef med ansvar för den kommunala för- skoleverksamheten samt tjänstemän vid utbildningsförvaltningen och stadsarkivet. Överenskommelser har skett med ansvarig förskolechef. Se- nast var vårdnadshavare och förskolechef överens om att resterande fotografier skulle lämnas i samband med övergången till förskoleklass . Förutom de fotografier på vårdnadshavarens son, som lämnades , har dokumentation lämnats ut kontinuerligt i form av projektmappar. Dessa innehåller material från de projekt som det enskilda barnet deltagit i. Här finns även bilder på andra barn där deras vårdnadshavare lämnat sitt medgivande. Förvaltningen medger att det tagit väl innan bilder lämnats. Det har på förskolan funnits omständigheter som fördröjt hanteringen. Dels ge- nom att inte alla vårdnadshavare lämnat sitt samtycke, men också med an- ledning av att en familj mot sin vilja hittade bilder på sitt eget barn på nätet, vilket de inte godkänt. Detta har medfört en stor osäkerhet inom förskolan att lämna ut fotografier på barn annat än till vårdnadshavare. . kommenterade remissvaret och uppgav bl.a. följande: fick hon ett USB-minne med elva fotografier på enbart sin son. Eftersom hon hade begärt att få samtliga fotografier och filmer OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS SAMT YTTRANDE- OCH TRYCKFRIHET 2017/18 JO1 som sonen var med på, dvs. även de där sonen var med tillsammans med andra förskolebarn, hade hon ett möte med avdelningschefen och förskolechefen då hon ansåg att förskolan inte hade fullgjort sin skyldighet. På begäran av JO lämnade förvaltningen in gallringsföreskrifter för försko- leverksamheten som gällde –. I ett beslut anförde JO följande. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen, TF. Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den har kommit in till myndigheten eller har upprättats där, förutsatt att den inte omfattas av sekre- tess. Med handling avses inte bara konventionella handlingar utan också upptag- ningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tek- niskt hjälpmedel (2 kap. 3 § första stycket TF). En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 § eller 7 § TF är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. En upptagning, t.ex. ett fotografi eller en film, anses förvarad hos en myndighet om upptagningen är tillgänglig för myn- digheten med ett tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för över- föring i sådan form att den kan uppfattas. En handling anses upprättad hos en myndighet när den har expedierats eller, om den inte har expedierats, när det ärende till vilket den hänför sig har slutbe- handlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till ett visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts (2 kap. 7 § första stycket TF). JO har i JO 2016/17 s. 340, dnr 7041-2013, ansett att en socialtjänsts video- inspelningar av umgängestillfällen fick sin slutliga utformning redan när för- valtningen avslutade inspelningarna. De ansågs därmed redan vid den tidpunk- ten upprättade i TF:s mening. En begäran om att få ta del av en handling ska behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att ett besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas som framställningen har gjorts. Någon eller några dagars fördröj- ning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om ett utläm- nande får ske. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om fram- ställningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material. Om en begäran om att få ta del av en handling helt eller delvis inte kan tillmötesgås ska den som har gjort framställningen underrättas om detta. Den enskilde ska då också informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas (6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen [2009:400], OSL). Myndighetens avslagsbeslut får överklagas till kammarrätt (2 kap. 15 § första stycket TF samt 6 kap. 7 och 8 §§ OSL). 2017/18 JO1 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS SAMT YTTRANDE- OCH TRYCKFRIHET I en skrivelse till IngMarie vid Hässelby-Väl- lingby stadsdelsförvaltning begärde . att få ta del av fotografier och filmer med sin son som förskolepersonalen hade tagit respektive spelat in . . hänvisade uttryckligen till bestämmelserna i i sin begäran. IngMarie svarade . att hon skulle återkomma . . fick vissa fotografier i de- cember 2014. kom . och IngMarie över- ens om att . skulle få ytterligare fotografier i samband med att hennes son slutade på förskolan . Som framgår ovan kan fotografier och filmer som har tagits respektive spe- lats in av en myndighet utgöra allmänna handlingar. Om de inte har expedierats eller kan hänföras till ett visst ärende, är det avgörande för bedömningen om de anses upprättade i TF:s mening. Mycket talar för att fotografier och filmer som tas respektive spelas in inom ramen för en förskoleverksamhet ofta kan anses upprättade redan i samband med att de togs respektive spelades in, i vart fall om de inte är avsedda att bearbetas eller redigeras (jämför det ovan nämnda beslutet om videoinspelningar av umgängestillfällen hos [JO 2016/17 s. 340, dnr 7041-2013]). Enligt stadsdelsnämnden görs alltid en sekretessprövning innan fotografier lämnas ut. Nämnden verkar alltså ha uppfattningen att i vart fall fotografier som tas inom ramen för verksamheten utgör allmänna handlingar. Myndig- heten ska då utan dröjsmål lämna ut handlingarna till den som begär att få ta del av dem, om de inte omfattas av sekretess. Om en begäran helt eller delvis inte kan tillmötesgås ska den som har gjort framställningen underrättas om detta. Den enskilde ska då också informeras om möjligheten att begära myn- dighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. Det har kommit fram att . fick vissa fotografier i början av de- cember 2014, dvs. efter att hon första gången hade gjort sin framställning. Jag kan konstatera att redan den handläggningstiden står i strid med skyndsamhetskravet i tryckfrihetsförordningen. Genom ett mejl den 8 ja- nuari 2015 klargjorde . att hennes begäran omfattade fotografier och filmer där andra barn var med. Sedan förekom det uppenbarligen en del kon- takter mellan . och myndigheten innan de till slut, , kom överens om att de resterande handlingarna skulle lämnas ut till Ka- . i samband med att hennes son slutade på förskolan . . borde givetvis ha fått besked när det gällde det resterande materi- alet . Nämnden förtjänar kritik för den långsamma handlägg- ningen. Det är oklart om . nekades att ta del av några handlingar. Jag anser mig inte ha underlag för att hävda att det var så och alltså inte heller för att kritisera att myndigheten inte meddelade något avslagsbeslut. Jag finner dock anledning att allmänt framhålla att den enskilde, om en utlämnandefram- ställning inte kan tillmötesgås fullt ut, ska informeras om möjligheten att be- gära myndighetens prövning för att få ett överklagbart beslut. OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS SAMT YTTRANDE- OCH TRYCKFRIHET 2017/18 JO1 Vad som har kommit fram i övrigt i ärendet föranleder inte någon ytterligare åtgärd eller något uttalande från min sida. Tjänstemän vid och har använt sina privata e-postadresser och underlåtit att diarieföra allmänna handlingar (Dnr 5883-2015) Beslutet i korthet: En reporter vid SVT:s begärde att få ut handlingar om en upphandling av räddningshelikoptrar från Sjöfarts- verket och . JO:s utredning visar att tjänstemän vid myndigheterna i vissa fall har använt sina privata e-postadresser vid korre- spondens och underlåtit att diarieföra allmänna handlingar i ärendet, vilket JO riktar allvarlig kritik mot. Myndigheterna får även kritik för att detta har resulterat i att allmänna handlingar inte har kunnat lämnas ut på begäran. JO är också kritisk till att har uttalat att offentlighetsprin- cipen i ett visst läge skulle ha varit ”direkt kontraproduktiv”. Uttalanden som kan ge upphov till misstankar om att en myndighet avsiktligt försökt komma undan grundlagens krav rörande handlingsoffentlighet medför en- ligt JO:s uppfattning en betydande risk för allvarlig förtroendeskada. får även kritik för att ha lämnat ut handlingar utan att sek- retesspröva dem. I en anmälan som kom in till JO framförde , journalist på SVT:s , klagomål mot Sjöfartsver- ket på deras hantering av utlämnande av allmänna handlingar i samband med en granskning. Granskningen handlade om hur en upphandling av räddnings- helikoptrar hade gått till. Dessutom framförde klagomål på att ledningen för hade använt sina privata e-postadresser när den kommunicerade med helikoptertillverkaren och en tjänsteman vid Närings- departementet i samband med affären. Klagomålen gällde också att e-postmed- delandena inte hade diarieförts hos myndigheterna. Anmälan remitterades till och för yttran- den. I sitt remissvar anförde , genom chefsjuristen , följande (bilagorna är utelämnade): har ett författningsreglerat ansvar för såväl sjö- som flyg- räddningstjänst. I ansvar ingår exempelvis verksamhet med 2017/18 JO1 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS SAMT YTTRANDE- OCH TRYCKFRIHET räddningshelikoptrar för sjö- och flygräddning och Sjö- och flygräddnings- centralen (JRCC). tillhandahölls tidigare av Försvarsmak- ten under ansvar, men efter politiska beslut genomfördes en successiv övergång till ett civilt system. Sjö- fartsverket saknade dock under den tidpunkten egna räddningshelikoptrar, varför dessa istället kom att upphandlas. var därefter det bolag som, på uppdrag, kom att operera all helikopterburen sjö- och flygräddning i . Helikopterflottan bestod av sju Sikorsky S76C fördelat på fem baseringar. Helikoptertypen, Sikorsky S76C, visade sig med tiden vara otillräcklig på ett antal avgörande punkter. genomförde därför, i samråd med , en marknadsanalys som identifierade två tänk- bara helikoptermodeller i mediumklassen som uppfyllde den samlade krav- bilden: Sikorsky S76D och AgustaWestland AW139. hade långt gångna planer på att anskaffa S76D, men efter dialog med Sikorsky framkom att denna modell i väsentliga delar inte upp- fyllde de uppställda kraven. undertecknade ett Letter of Intent med AgustaWestlands skandinaviska ombud, , avseende leveranspositioner (s.k. ”slots”) för sju stycken AW139. Norr- landsflyg AB påbörjade anskaffningen och planeringen för implementer- ingen av de nya räddningshelikoptrarna, AgustaWestland AW139. visade sig sedan sakna ekonomiska förutsättningar för att driva den pågående verksamheten med räddningshelikoptrar vidare, varför , i syfte att långsiktigt säkerställa svensk sjö- och flyg- räddning och efter beslut av regering och riksdag, förvärvade aktierna i och därmed blev ägare till bolaget. bedrev även verksamhet med ambulanshelikopter, men denna verksamhet togs inte över av utan fördes över till i samband med övertagande av räddningshelikopterverksamheten. I samband med övertagandet av tog även över ansvaret för anskaffningen och implementeringen av de nya räddningshelikoptrarna. bedömning var, och är, att AgustaWestland AW139 var den enda på marknaden tillgängliga fullvärdiga rädd- ningshelikoptern i mediumklassen, som är den mest lämpade storleken för svensk sjö- och flygräddning. AgustaWestland var således den enda leve- rantör som av tekniska skäl kunde leverera en räddningshelikopter av efter- frågad storlek. Tre upphandlingar genomfördes i syfte att anskaffa nya räddningsheli- koptrar. Den första upphandlingen avsåg leasing av räddningshelikoptrar och upphandlingen avbröts av eftersom det enda inkomna anbudet inte uppfyllde alla skall-krav. Den andra upphandlingen avsåg för- handsinsyn (direktupphandling) avseende förvärv från Scandinavian Aircraft Marketing. Denna upphandling begärdes överprövad och förvalt- ningsrätten beslutade att upphandlingen skulle göras om. ge- nomförde härefter en annonserad upphandling där ett anbud inkom direkt från AgustaWestland och tecknades kontrakt med AgustaWestland avseende köp av sju AW139. Anskaffningen av räddningshelikoptrarna gjordes således med den an- nonserade upphandlingen som grund och kontakterna med Scandinavian Aircraft Marketing ledde inte fram till något kontrakt eller annat bindande åtagande. OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS SAMT YTTRANDE- OCH TRYCKFRIHET har granskat anskaff- ning av räddningshelikoptrar. har ta- git del av en mycket stor mängd handlingar, se bilaga 1 som redovisar vad som lämnats ut per . har därefter tagit del av ytterligare handlingar och begär alltjämt löpande att få ta del av allmänna handlingar, se exempelvis ett par av de senaste två begäran i ären- det, bilaga 2. Beroende på den mängd handlingar som har begärts ut har det inneburit viss tidsutdräkt att få fram efterfrågat material och sek- retesspröva, som verksamheten i övrigt ska fungera. har dock till liten omfattning hävdat sekretess till skydd för AgustaWestlands affärs- och driftförhållanden. När det gäller Letter of Intent (se nedan) har motsvarande sekretess även hävdats till förmån för Scandinavian Aircraft Marketing. Här är det avtalsparten som är skydds- föremålet för sekretessen, men beslutet om sekretess är naturligtvis alltid . har också hävdat viss sekretess till skydd för det allmän- nas, dvs. statens, ekonomiska intressen, främst med hänvisning till Sjöfarts- verkets pågående relation med AgustaWestland och fortgående förhand- lingar avseende förutsättningar som krävs för att kunna operera de nya he- likoptrarna. har i beslut , dnr 14-02143, bila- ga 3, beslutat att inte lämna ut i beslutet angivna handlingar. överklagade detta beslut såvitt avser Letter of Intent och kam- marrätten godtog sekretess avseende delar av Letter of Intent, se Kammar- rätten i dom , mål nr 3154-14, bilaga 4. har även fattat beslut om sekretess avseende begränsade delar av anbud från och avtal med AgustaWestland, se be- slut , dnr 14-02143, bilaga 5. Detta beslut har inte överklagats av . Sammanfattningsvis kan det konstateras att har fått ett stort antal och ibland mycket omfattande begäran om utlämnande av all- männa handlingar från . Dessa har generellt också be- viljats. har aldrig haft något intresse av att förhala eller för- svåra utlämnandehandläggningen, något som alltså felaktigt påstås i anmä- lan. arbetar löpande med att säkerställa rutiner för diarieföring och att skapa tekniska förutsättningar för att förenkla administrationen kring diarieföringen. använder Public 360 som diarieförings- system. Public 360 möjliggör bl.a. diarieföring av e-post direkt från Out- look genom ”drag and drop”-funktion. Från kommer ärenden med få undantag att hanteras helt digitalt, vilket förenklar hanter- ingen av allmänna handlingar i hela processen från diarieföring till arkiver- ing. De brister som anmälan från lyfter fram hänför sig främst till perioden kring förhandlingar avseende överta- gandet av , dvs. användes privat e-post i begränsad omfattning och Sjöfarts- verket har även identifierat brister i diarieföring av allmänna handlingar. Förhandlingarna angående övertagande av genomfördes under utpressningsliknande förhållanden där dåvarande ägarna till agerade med ständiga hot om att t.ex. sluta operera rädd- ningshelikoptertjänsten, vilket skulle ha inneburit att stod utan sjö- 2017/18 JO1 2017/18 JO1 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS SAMT YTTRANDE- OCH TRYCKFRIHET och flygräddning och skulle kunna få stor påverkan för förmågan att kunna rädda liv vid olyckor. Av anmälan framgår att skulle ha använt privata email- adresser på grund av att offentlighetsprincipen skulle ha varit ”direkt kontraproduktiv” i det läge befann sig i. Citatet är mycket olyckligt och vill förtydliga att man aldrig har betraktat offentlighetsprincipen som kontraproduktiv i den meningen att det skulle ha varit en etablerad praxis att använda privata email eller ha funnits ett tydligt uppsåt att undanhålla verksamheten från allmänhetens granskning. Tvärtom är användningen av privat e-post, tillsammans med övriga identifierade brister i diarieföring av allmänna handlingar, något som Sjö- fartsverket betraktat som mycket allvarligt och har vidtagit åtgärder för att det inte ska upprepas. Bakgrunden till citatet och den felaktiga hanteringen är dock i huvudsak kopplade till den tidsperiod när nödgades ta över ett privat bolag för att säkra svensk sjö- och flygräddning och ta ansvar för anskaffning av nya räddningshelikoptrar. Pressen på var hög, vilket förklarar, men inte ursäktar, påvisade brister. är certifierat enligt såväl ISO 14001 som ISO 9001 och med detta som grund pågår inom en genomlysning av dokument- och ärendehanteringen. generaldirektör har i GD-beslut uppdragit åt samtliga avdelningschefer i ledningsgruppen att upprätta en handlingsplan baserad på den pågående genomlysningen. Utlämnande av allmänna handlingar till har som nämnts ovan tagit del av en stor mängd hand- lingar. De handlingar som har begärt ut men som inte har funnits diarieförda hos , och därmed inte heller har kunnat enkelt återfinnas och lämnas ut, avser främst e-postmeddelanden och brev kopplade till kontakterna med AgustaWestlands skandinaviska ombud, . Dessa kontakter ledde som framgår ovan inte fram till något köp av räddningshelikoptrar eller annat för Sjöfartsver- ket bindande åtagande. Handlingar avseende kontakterna med Scandina- vian Aircraft Marketing har till viss del sparats som arbetsmaterial som inte tagits om hand för arkivering. Dylik hantering kan vi ifrågasätta utifrån bestämmelser om ärende- och dokumenthantering och Sjöfartsver- ket vågar påstå att ärendet skulle ha hanterats annorlunda . Avsaknaden av diarieförda kontakter med Scandinavian Aircraft Mar- keting har, tillsammans med användning av privat e-post i begränsad om- fattning , av tagits som intäkt för att försökt hemlighålla anskaffningen av räddningsheli- koptrar från AgustaWestland. stod det dock, som nämnts ovan, klart att AgustaWestland AW139 var den enda då tillgängliga fullvärdiga räddningshelikoptern av efterfrågad storlek, dvs. Handläggningen visar således snarare att det funnits brister i Sjöfarts- verkets ärende- och dokumenthantering, vilket som beskrivits ovan nu åt- gärdas. har med andra ord inte haft anledning att hemlighålla nå- got kring anskaffningen av AW139. Enda undantaget var den hotfulla situation som rådde kring övertagandet av där de dåva- rande ägarna av använde tvivelaktiga metoder i förhand- lingarna. Här bör man hålla i minnet att tillhandahöll sjö- och flygräddningstjänster av rent kommersiella skäl och naturligtvis avsåg ägarna att göra ytterligare vinster som en följd av den planerade anskaff- ningen av nya räddningshelikoptrar. OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS SAMT YTTRANDE- OCH TRYCKFRIHET Gallring av allmänna handlingar hänvisar i anmälans femte stycke till ett citat som kan tolkas som att skulle ha en generell uppfattning att korre- spondens som skett via privata e-postadresser inte är att betrakta som all- männa handlingar. Citatet är dock ryckt ur sitt sammanhang och avser att framhålla att allmänna handlingar ska diarieföras oavsett kontaktväg, vilket också framgår om man tar del av hela citatet. Texten härrör från en e-post- tråd som berörde frågan om bevarande och gallring av allmänna handlingar. Reglerna om bevarande och gallring gäller för alla allmänna handlingar oavsett medium. E-post används till såväl korta chattliknande meddelanden som till om- fattande meddelanden med bifogade bilagor. E-postens innehåll måste be- dömas och e-postmeddelandet hanteras såsom t.ex. diarieförda handlingar, handlingar av ringa eller tillfällig betydelse, inkommen förfrågan, känne- domskopia eller förfrågan och svar av rutinmässig karaktär. Att e-posten till stor del innehåller allmänna handlingar är således självklart. Detta inne- bär också att arkivlagens bestämmelser är tillämpliga vid hantering och be- varande också av e-post. har tagit del av och anpassat sig efter kammarrättens beslut och senare begäran om e-postloggar har i samtliga fall lämnats ut utan ma- skeringar. begärde att få ta del av bokför- ingsmaterial från avseende perioden , se bilaga 6. Bokföringsmaterialet befann sig vid bolaget i , , och hade således ännu inte omhändertagits hos för arkivering. Bokföringsmaterialet fraktades upp till i för sekretessprövning och anlände 42 flyttkartonger med bokföringsmaterial till . Sekretessprövning genomfördes av och tog del av materialet , . Bokföringsmaterialet var inte arkivförtecknat av Sjö- fartsverket och sekretessprövningen gjordes i enlighet med den prövnings- modell som förordades redan i förarbetena till sekretesslagen vid s.k. mass- uttag (jfr prop. 1979/80:2 Del A s. 80 f.). Till grund för sekretessprövningen lades således kunskaper som myn- digheten hade om mottagaren, hur denne kunde förväntas hantera uppgif- terna och vilken risk för ytterligare spridning som fanns. Här beaktades att mottagaren var en känd journalist som kunde förväntas han- tera uppgifterna på ett ansvarsfullt och etiskt godtagbart sätt. Till grund för bedömning av skaderisken lades en bedömning av den skaderisk som typiskt sett är förbunden med uppgifter av aktuellt slag. Så- vitt kände till innehöll de 42 flyttkartongerna, således ett till synes omfattande material, endast bokföringsmaterial som överfördes till i samband med övertagandet av . Innehål- let i flyttkartongerna sekretessgranskades mot denna bakgrund och det kunde bekräftas att innehållet endast var bokföringsmaterial som kunde lämnas ut till utan sekretess. kan , efter en noggrann genomgång av bokförings- materialet, konstatera följande. Bokföringsmaterialet avser även Norrlandsflyg AB:s verksamhet med ambulanshelikopter, vilken inte togs över av utan fördes över 2017/18 JO1 2017/18 JO1 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS SAMT YTTRANDE- OCH TRYCKFRIHET till i samband med överta- gande av räddningshelikopterverksamheten. har till fakturor avseende utförda ambulanstransporter till genomgående bifogat larmrapporter som innehåller namn och personnummer, i vissa fall hem- adress, samt skada för den person som transporterats med ambulansheli- koptern. Beskrivningen av ”skada” anger t.ex. ”hjärtinfarkt”. Antalet fak- turor från ambulanshelikopterverksamheten till just är dock relativt få. De delar av bokföringsmaterialet som avser Norrlandsflyg AB:s fakturering till för utförda räddningshelikoptertjänster – innehåller i tre fall namn och person- nummer samt i ett fall även skada avseende den person som räddats med räddningshelikoptern. Några detaljerade patientuppgifter finns inte i bokföringsmaterialet. Bokföringsmaterialet innehåller således personuppgifter om patienter som transporterats med främst ambulanshelikopter, men sett till att materi- alet omfattar 42 flyttkartonger så är antalet personuppgifter en mindre del av materialet. I efterhand har det kommit till kännedom att krävde att faktureringen för ambulanstransporter skulle kopplas till den transporterade patienten genom angivande av namn och personnummer. Övriga landsting som utförde ambulans- helikopterverksamhet åt har inte krävt motsvarande redovisning och där finns inte heller några identitetsuppgifter om transporterad person. Uppgifter om de patienter som transporterats med ambulanshelikopter avser skada/diagnos, men innehåller inga utförliga uppgifter om hälsotill- stånd eller personliga förhållanden. Det kan dock konstateras att Sjöfarts- verket skulle ha avidentifierat dessa uppgifter om det stått klart att dessa fanns med i bokföringsmaterialet.