frsrdg · H504JO1 · 2017-11-14 00:00:00 — skickade och sedan igen var adresserat på det sätt som är föreskrivet när man begär om- prövning. diarieförde en handläggare brev som en begäran om omprövning och överlämnade den till en av Försäkringskas- sans omprövningsenheter för handläggning. skickade en handläggare skriftlig kvittens samt all dokumentation som låg till grund för beslutet om aktivitetsstöd till M.J. Av okänd anledning har inte tagit emot den begäran som M.J. Denna begäran registrerades först som en bifogad handling i det andra brevet som kom in till . Tänkbar anledning till varför inte skickat skriftlig kvittens på det brev som kom in till eller skickat de efterfrågade handlingarna till M.J. är att den handläg- gare som handlade ärendet uppfattade det som om M.J. var nöjd med den muntliga redogörelse han fick i telefon . Brevet från M.J. innehöll inte någon tydlig önskan om att få beslutet omprövat. Det framkom inte heller i den bifogade kopian att det var det som var M.J:s egentliga önskemål. Det var först i samband med JO-anmälan som hans viljeyttring blev tydlig. be- klagar att någon kontroll av adressen inte gjordes i samband med att brevet första gången, det vill säga , kom in till myndigheten. Ansvarig chef har fört dialog med berörd handläggare om det som in- träffat och utredning visar inte annat än att det inträf- fade var ett rent misstag. har även ringt M.J. och bett om ursäkt för bristerna i hanteringen av ärendet. beklagar att M.J:s avsikt med att begära omprövning inte uppmärksammades, men konstaterar att detta inte var helt uppenbart 2017/18 JO1 med hänsyn till brevets innehåll. Omprövningen har slutförts och ett be- slut om att inte ändra tidigare beslut har skickats till M.J. I ett beslut anförde chefsJO Fura följande. M.J:s skrivelse har av oklar anledning inte tagits emot av . Att vidare utreda frågan om vart den har tagit vägen fram- står inte som meningsfullt. I min fortsatta bedömning kommer jag därför att utgå från att M.J:s begäran om att få ta del av handlingar och om omprövning kom in till , dvs. den dag myndigheten tog emot hans skrivelse från . Reglerna om ändring, omprövning och överklagande av beslut finns i 113 kap. socialförsäkringsbalken, SFB. Av 3 § framgår bl.a. att ska ändra ett beslut som inte har prövats av domstol om beslutet innehåller en uppenbar oriktighet. En sådan ändring får enligt 6 § inte tas upp av myndigheten senare än efter den dag beslutet meddelades. Under vissa angivna förutsättningar får ändring dock ske även därefter. Av 7 § följer att ska ompröva ett beslut om det skriftligen begärs av den enskilde som beslutet angår och beslutet inte avser en sådan änd- ring som regleras i 3 §. En begäran om omprövning ska enligt 19 § ha kommit in till från den dag då den enskilde fick del av beslutet. Av 8 § framgår att en omprövning inte får leda till att ett beslut ändras till den enskildes nackdel. Som framgår av 10 § får beslut överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Ett beslut får dock inte överklagas av en enskild innan det har omprövats enligt 7 §. I 11 § undantas emellertid avvisningsbeslut som grun- das på att en begäran om omprövning eller ett överklagande har kommit in för sent och beslut som har meddelats med stöd av 3 §. Sådana beslut kan alltså överklagas direkt. De formkrav som lagen ställer på en begäran om omprövning är dels att den ska vara skriftlig, dels att den ska ha kommit in till myndigheten inom två må- nader från den dag då den enskilde fick del av beslutet. För att kunna avgöra om en begäran om omprövning har kommit in måste den dessutom kunna härledas till ett visst beslut. Att myndigheten måste kunna koppla en skrivelse från den enskilde till ett visst beslut följer på det sättet redan av lagen. I den omprövningshänvisning som regelmässigt bifogas beslut finns upplysningar om tvåmånadersfristen och om vilken adress en be- gäran om omprövning ska skickas till. I sammanhanget anges även att begäran 2017/18 JO1 ska innehålla uppgifter om vilket beslut som avses samt om hur och varför om- prövning begärs. Det senare är rekommendationer som det självfallet är önsk- värt att den enskilde följer. Några formkrav är det emellertid inte. Frågan är då i vilken utsträckning bör utgå från att en skriftlig handling som kommer in till myndigheten inom tvåmånadersfristen är en begäran om omprövning. I ett tidigare ärende hos JO hade den enskilde i en skrivelse till kassan uttryckligen begärt en omprövning men hänvisat till lagrummet för ändrings- prövning, dvs. nuvarande 113 kap. 3 § SFB. En ändringsprövning enligt 113 kap. 3 § SFB är mer begränsad än en omprövning enligt 7 § samma kapitel. I beslutet uttalade JO bl.a. att utgångspunkten bör vara att en skriftlig missnöjes- yttring som kommer in till inom tvåmånadersfristen bör betraktas som en begäran om en så fullständig prövning som möjligt och att en omprövning enligt 113 kap. 7 § SFB ska göras om inte den enskilde uttryckli- gen motsatt sig en sådan prövning (se JO 2010/11 s. 493). I ett annat ärende hos JO (dnr 2962-2014) hade avvisat en ansökan om bostadsbidrag på grund av att underlaget var ofullständigt och inte hade kompletterats inom föreskriven tid. Den enskilde hade en knapp må- nad senare lämnat in de handlingar som saknades. I beslutet uttalade JO bl.a. följande: I en situation där en ansökan avvisats på grund av ett ofullständigt underlag finns det goda skäl att anta att den som därefter ger in kompletterande hand- lingar eller uppgifter till kassan vill ha den förmån som han eller hon ur- sprungligen har begärt. Oavsett om kompletteringar ges in tillsammans med en uttrycklig begäran om omprövning eller inte bör utgångpunkten vidare vara att den enskilde vill få en så fullständig prövning som möjligt. bör därför i de situationer där kompletteringar ges in inom omprövningsfristen på eget initiativ ta ställning till om en ansökan kan prövas i sak om inte den enskilde uttryckligen motsatt sig en sådan prövning. Därigenom erbjuds den enskilde en möjlighet att få en fullständig sakprövning av den tidigare avvisade ansökan. Även om ansökningshand- lingarna bedömts vara bristfälliga är de i dessa fall förvaltningsrättsligt sett inkomna, och ärendet anses anhängiggjort det datum då ansökan kom in till . I det första av de refererade ärendena hade den enskilde gett tydligt uttryck för ett missnöje som gick att härleda till ett visst beslut. I det andra fallet fanns det inte någon missnöjesyttring. Även om det var oklart om den försäkrade själv angav vilket ärende kompletteringen avsåg var det tydligt att Försäkringskas- san genast kopplade den till beslutet att avvisa hennes ansökan om bostads- bidrag. Utredningen i det nu aktuella ärendet visar att M.J:s skrivelser var adresse- rade på det sätt som föreskrivs vid begäran om omprövning. De inleddes också med en referens till beslut att avslå hans ansökan om aktivitetsstöd. Försändelsen som kom in till kassan innehöll även en kopia av skrivelsen där M.J. uppgav att han önskade ”mer tid för att ta del av och värdera begärda handlingar”. Det har vidare inte funnits anledning att ifrågasätta att försändelsen 2017/18 JO1 kom in till kassan efter det att M.J. fick del av beslutet . Bestämmelserna om omprövning har stor betydelse för den enskildes rätts- säkerhet. bör därför generellt sett vara uppmärksam på tecken på missnöje och generös i sin tolkning av vad som kan anses vara en begäran om omprövning. M.J:s skrivelser var uttryckligen kopplade till ett för honom negativt beslut och inkomna från det att han kunde ha förväntats ha tagit del av det beslutet. Det framgick dessutom att M.J. öns- kade mer tid, dvs. anstånd, för att läsa och bedöma beslutsunderlaget, vilket får ses som en tydlig indikation på att han ville ha en ny prövning. Redan detta borde, enligt min mening, ha uppfattats som en begäran om omprövning. Att skrivelserna dessutom var adresserade på det sätt som föreskrivs vid begäran om omprövning gör att de utan vidare borde ha hanterats som en sådan begäran. Som jag uppfattar remissvaret delar den uppfattningen. För- säkringskassan förtjänar kritik för att genom sin ouppmärksamhet kraftigt ha fördröjt omprövningen av beslutet . När det gäller frågan om i vilken utsträckning en skriftlig handling som kommer in till myndigheten inom tvåmånadersfristen ska anses vara en begäran om omprövning blir min slutsats att bör presumera att den enskilde begär omprövning så snart det finns något som tyder på att handlingen har lämnats in som en reaktion på myndighetens grundbeslut. Utlämnande av allmänna handlingar Den som är part i ett ärende hos en myndighet har – med de begränsningar som följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, – rätt till insyn i utredningsmaterialet (16 § förvaltningslagen [1986:223]). Genom rätten till partsinsyn kan parten bevaka sina intressen och kontrollera hur myn- digheten handlägger ärendet. Är det fråga om en allmän handling, kan den enskilde även grunda sin be- gäran att få ta del av handlingen på tryckfrihetsförordningens bestämmelser. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt; besked bör normalt lämnas som begäran har gjorts. Den omständigheten, att den som begär ut en allmän handling även är part i det ärende som handlingarna tillhör, har naturligtvis ingen betydelse när det gäller kravet på skyndsam handläggning (se bl.a. JO 2003/04 s. 389). Även i sådana fall ska myndigheten därför som utgångspunkt lämna besked i frågan som framställningen gjordes. M.J:s skrivelse kom in till . Vid ett telefonsamtal upplyste myndigheten . om att bre- vet hade kommit fram och om vilket underlag som legat till grund för beslutet . Myndigheten borde ha försäkrat sig om att M.J. var nöjd med att ha fått muntliga uppgifter och i så fall dokumenterat det. I annat fall skulle myndigheten omgående ha skickat det begärda underlaget till M.J. Av utredningen i ärendet framgår att M.J. inte fick de begärda handlingarna förrän , dvs. efter det att Försäkrings- kassan tog del av hans begäran. Ett sådant dröjsmål är långt ifrån acceptabelt. 2017/18 JO1 Fråga om när beslutstidpunkten infaller och vad som är beslutsdokument i ärenden om aktivitets- och sjukersättning hos (Dnr 2927-2016) Beslutet i korthet: I beslutet uttalas bl.a. att när har an- tecknat i journalen att beslut har fattats men inte återgett vad beslutet innebär så är det inte journalanteckningen utan beslutsbrevet till den enskilde som är beslutsdokument. Beslutstidpunkten infaller i så fall när beslutet expedie- ras, och det är också då som beslutet blir orubbligt. Utredningen i ärendet visar att har tillämpat felaktiga rutiner för dokumentation och datering av beslut i ärenden om aktivitets- och sjukersättning. För detta får kritik. Vid av , FV Öst 2 , (dnr 1962-2016) uppmärksammades följande: I journalanteckningarna i ett av de granskade ärendena om aktivitetsersätt- ning angavs att beslut hade fattats . Ärendet hade därefter läm- nats över till en annan tjänsteman. Denne hade i sin tur antecknat att ärendet skickats åter till handläggaren för komplettering . Några ytter- ligare anteckningar fanns inte. Dåvarande chefsJO beslutade att inom ramen för ett initiativ- ärende utreda de frågor om bl.a. beslutstidpunkten som det granskade ärendet gav upphov till. Ärendet remitterades till som uppmanades att redovisa vad som hade hänt i det granskade ärendet efter . ombads även att redogöra för sin uppfattning om –när beslutstidpunkten hade inträffat –när beslutet hade blivit orubbligt samt –när och i vilken omfattning information om beslutet kunnat lämnas ut. Myndigheten uppmanades därutöver att lämna en allmän redogörelse för be- slutsprocessen i ärenden om aktivitets- och sjukersättning. I sitt remissvar anförde följande: Av Processen för Aktivitetsersättning (2013:2) framgår bl.a. följande. Ärenden om aktivitetsersättning handläggs av en personlig handläggare som bedömer rätten till aktivitetsersättning utifrån kraven på arbetsförmå- gans nedsättning med mera. Den personliga handläggaren bedömer om den sö- kande är försäkrad för Inkomstrelaterad ersättning () respektive för Garantiersättning (GSA). Den personliga handläggaren hämtar vidare in uppgifter om vissa avdrag, till exempel sjukpenning, och uppgifter om utbetalda belopp. Om den försäkrade har haft någon annan ersättning från fyller den personliga handläggaren i blankett Förfrågan – utbetald dagersättning (FK 3360) och sänder den till en beräkningshandläggare. Beräkningshandläggaren utreder, bedömer och beräknar den ekonomiska ersättningen. Beräkningshandläggaren lämnar därefter ärendet till beslutsfattaren som kvalitetssäkrar ärendet och återkopplar till den personliga handläggaren el- ler till beräknaren om det behöver göras något ytterligare. Om ärendet är klart för beslut och det inte är aktuellt med kommunicering fattar beslutsfattaren beslut. I ärenden där det är aktuellt med avdrag för retroaktiv ersättning, finns inte alltid exakta belopp framräknade då ärendet föredras för beslutsfattaren. I processbeskrivningen avsnitt 16.1 Besluta om rätt till aktivitetsersättning sägs bl.a. följande om den här aktuella situationen. Så här gör du Efter föredragning fattar beslutsfattaren beslut. I de fall beslutsfattaren instämmer i handläggarens bedömning av ärendet fattar beslutsfattaren be- slut om om kunden är försäkrad för och/eller GSA rätten till ekonomisk ersättning samt Beslutsdatum är det datum då besluts- fattaren har fattat beslut om rätten till aktivitetsersättning och ersättningens storlek eller underlaget för beräkning. dateras med detta da- tum. Om handläggaren har anmält avvikande mening ska det framgå av be- slutsbrevet. Ärenden som inte är förberäknade När avdrag finns för retroaktiv ersättning, finns inte alltid exakta belopp framräknade. Om ärendet vid förberäkning inte gått att färdigställa på grund av att exakta belopp för avdrag inte har kunnat räknas fram, kan beslutet inte sändas direkt till kunden vid beslutstillfället. Beslutsfattaren går ige- nom beslutet för att säkerställa att det är komplett så långt det går. Ärendet verkställsavberäkningshandläggarenochlämnassedantillbakatillbesluts- fattaren för att skicka ut beslutet. Beslutsfattaren dokumenterar att beslutet har fattats och att ärendet har läm- natstillberäkningshandläggarenförberäkningavavdragochexakta belopp samtkompletteringavbeslutsbrev.Omkvalitetssäkringenochbeslutetgörs vidsammatillfälle,räckerdetmedattbaradokumenteraunderrubrikBeslut. Ange rubriken ’Beslut’. Överlämning till annan yrkesroll 2017/18 JO1 2017/18 JO1 Ärendet lämnas till beräkningshandläggare för komplettering av beslutet med belopp. Lägg bevakning Beräkna med bevakningsdatum nästa arbets- dag. I avsnitt 18.2 Skicka beslut om aktivitetsersättning anges vidare. Ärenden som inte är förberäknade I ärenden som inte är förberäknade kan inte beslut skickas ut direkt efter beslutstillfället. Beräkningshandläggaren har då kompletterat beslutsun- derlaget med belopp och verkställt beslutet. Beslutsfattaren söker fram aktuellt ärendet med bevakningsanledning Beslutsfattare. Kontrollera så attbeloppenibeslutetstämmer meddesomfinnsivårasystem.Användbild Retrobilaga SA. Upprätta beslutet i ÄHS när det är skickat. noterade den personliga handläggaren i journalen att nå- gon information inte hade kommit in och överläm- nade därefter ärendet till beslutsfattaren. ”Jagharfattatbeslut i ärendet”. Därefter lämnade beslutsfattaren ärendet vidare till en beräk- ningshandläggare. , , lämnade beräkningshandläggaren ärendet vidare tillenpersonlighandläggareförkompletteringavuppgiftomytterligareperioder med sjukpenning. lämnade den personliga handläggaren av aktivitetsersättning en förfrågan om utbetald dagersättning för sjukpenning avseende perioden den l till och med till en personlig handläggare av sjukpenning. fyllde den personliga handläggaren av sjukpenning i uppgifterna om sjukpenningen enligt förfrågan och lämnade en impuls i systemet tillbaka till den personliga handläggaren av aktivitetsersättning. lämnades ärendet av den personliga handläggaren av aktivitets- ersättning till en tredje beräkningshandläggare för verkställighet. Genom att registrera uppgifterna om beloppen i systemet verkställde beräkningshandläggaren ärendet . kompletterade beräkningshandläggaren beslutsbrevet med belopp efter samordning. Sedan lämnade beräkningshandläggaren ärendet till beslutsfattaren. skickade beslutsfattaren beslutsbrevet till T.E. avslutade den personliga handläggaren av aktivitetsersättning ärendet. anser att beslutstidpunkten infaller då beslutsdokumen- tet är upprättat och därmed får statusen allmän handling. Av anteckningen som gjordes i journalen framgår endast att beslutsfattaren fattade beslut i ärendet. Beslutets innebörd framgår inte av anteckningen. Eftersom beslutets innebörd inte framgår anser att det är den hand- ling som skickades ut som utgör beslutsdokumentet. Beslutstidpunkten är alltså och det är då beslutet borde ha varit daterat. Fram till den tidpunkten kan ändra i beslutet och det blir alltså orubb- ligt först vid expedieringen . Det är också från denna tidpunkt information om beslutet kan lämnas ut. Anteckningen som gjordes blir i och för sig allmän handling direkt när anteckningen fördes in i journalen. Denna anteckning säger dock ingenting om beslutet. Det kan konstateras att hanteringen i det här aktuella fallet följde processbeskrivningen förutom att journalanteckningen var ofullständig. 2017/18 JO1 enlighet med processbeskrivningen borde beslutsfattaren även ha doku- menterat att ärendet hade lämnats till beräkningshandläggare för beräkning av avdrag och exakta belopp samt komplettering av beslutsbrev. Som ovan angetts anser dock att processbeskrivningen är förvalt- ningsrättsligt felaktig. Processen kommer därför att ses över. Över- synen kommer att avse dateringen av beslutsbrev, be- loppen registreras i systemet och dokumentationen i journalen. Vidare pla- nerar att se över IT-stödet för aktivitetsersättning. beklagar den missvisande dokumentationen i journa- len och beslutsbrevets felaktiga datering. ombads i en förnyad remiss att förtydliga på vilket sätt myn- digheten anser att processbeskrivningen är förvaltningsrättsligt felaktig. I ett kompletterande remissvar anförde Försäkrings- kassan att processbeskrivningen är felaktig för att den anger att beslutsfattaren ska notera i journalen att beslut har fattats innan ärendet överlämnas för beräk- ning, dvs. innan det slutliga innehållet i beslutet har fastställts. Påståendet att det är det datum när beslutsfattaren överlämnar ärendet för beräkning som ska anges som beslutsdatum är också felaktigt. JO har hämtat in och tagit del av Processen för aktivitetsersättning (2013:2). I ett beslut anförde stf JO följande. Enligt 2 kap. 3 § första stycket tryckfrihetsförordningen, TF, är en handling allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. I 2 kap. 7 § TF stadgas följande: Handling anses upprättad hos myndighet, när den har expedierats. Handling som ej har expedierats anses upprättad när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen ej hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. I stället för vad som föreskrives i första stycket gäller att handling anses upprättad, 1.diarium, journal samt sådant register eller annan förteckning som förs fortlöpande, när handlingen har färdigställts för anteckning eller infö- ring, 2.dom och annat beslut, som enligt vad därom är föreskrivet ska avkunnas eller expedieras, samt protokoll och annan handling i vad den hänför sig till sådant beslut, när beslutet har avkunnats eller expedierats, 3.annat myndighets protokoll och därmed jämförliga anteckningar, när handlingen har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts [– – –]. Av 6 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) framgår att en myn- dighet på begäran av en enskild ska lämna uppgift ur en allmän handling som förvaras hos myndigheten, om inte uppgiften är sekretessbelagd eller det skulle hindra arbetets behöriga gång. 2017/18 JO1 I det granskade ärendet hade beslutsfattaren antecknat att beslut hade fattats trots att beräkningen av de exakta beloppen då inte var slut- förd. Beräkningen och övriga nödvändiga åtgärder slutfördes senare och skickades ett s.k. ”beslutsbrev” ut till den försäkrade. Beslutsfattaren hade huvudsakligen följt Processen för akti- vitetsersättning (2013:2), dvs. den rutinbeskrivning som har utarbetat för ärendeslaget. Utredningen i ärendet visar emellertid att Processen för aktivitetsersättning, som i de aktuella delarna sammanfaller med rutinbe- skrivningen för sjukersättning, beskriver och uppmanar till en förvaltnings- rättsligt oriktig hantering. JO har i tidigare ärenden om liknande frågor konstaterat att det inte finns några föreskrifter som anger att beslut ska expedieras. Be- stämmelsen i 2 kap. 7 § andra stycket 2 TF, av vilken följer att en myndighets beslut blir allmän handling när det har expedierats, blir därför inte tillämplig. Vilken regel i TF som i stället styr när beslut ska anses upprättat, och därmed få statusen allmän handling, beror på vilken handling som anses vara beslutsdokument. beslut expedieras regelmässigt och får därför, enligt hu- vudregeln i 2 kap. 7 § första stycket TF, status som allmän handling vid expedieringstillfället. Om däremot inte bara antecknar i journalen att ett beslut har fattats utan även återger vad beslutet innebär, är den anteckningen att betrakta som beslutsdokument. Av 2 kap. 7 § andra stycket 1 TF följer nämligen att en journalanteckning anses vara upprättad och därmed bli allmän handling när den har färdigställts för anteckning eller införing (se JO 1997/98 s. 375 och JO 2012/13 s. 367). Med tillämpning av ovanstående regler och resonemang är det, som Försäk- ringskassan också anför i sitt remissvar, beslutsbrevet som är beslutsdokument i det granskade ärendet. Beslutstidpunkten inföll alltså när be- slutet expedierades och beslutet blev först orubbligt. Det innebär att beslutsbrevet inte skulle ha varit daterat . Det borde i stället ha daterats . Frågan om vad som utgör beslutsdokument och när beslutstidpunkten in- faller har som framgått avgörande betydelse för myndighetens skyldighet att lämna ut uppgifter om beslutet och för möjligheten att ändra beslutet. Det får därför inte finnas några tveksamheter hos personal om vilken handling som utgör beslutsdokument och när beslutstidpunkten infaller. En förutsättning för att det inte ska uppstå någon osäkerhet är att myndighetens rutiner är tydliga och korrekta. Utredningen visar att det inte har förhållit sig på det sättet, vilket sannolikt lett till fel och brister i ett flertal ärenden. Jag är kritisk till det som har framkommit. I sitt remissvar uppgav att Processen för aktivitetsersättning (2013:2) kommer att ses över. Jag utgår från att översy- nen även omfattar de rutiner som gäller för sjukersättning. 2017/18 JO1 Allvarlig kritik mot för långa handläggningstider i omprövningsärenden (Dnr 3353-2016) Beslutet i korthet: kom det in ett stort antal anmälningar till JO där anmälarna framförde klagomål om att handläggningstiderna hos omprövningsenheter var för långa. Under utredningen av ett av klagomålen framkom det att regelmässigt lämnat information till de enskilda om att det kunde ta omkring innan deras omprövningsärenden blev handlagda. Enligt myndig- heten baserades informationen på de aktuella arbetsförhållandena vid om- prövningsenheterna. Under utredningen framkom även att Försäkringskas- san var väl medveten om problemet och att myndigheten hade vidtagit vissa åtgärder samt planerade att vidta ytterligare åtgärder för att korta ned hand- läggningstiderna. I beslutet konstaterar JO att någon effekt av åtgärder ännu inte har kunnat märkas i JO:s verksamhet utan att anmälningar med uppgift om handläggningstider om 20–fortsatt att komma in.