frsrdg · H404RS1 · 2017-02-20 00:00:00 — Ledamöter och partikanslianställda har varit delaktiga i en verksamhetsbeskrivning som har upprättats i förstudien och de kommer också att delta i en brukargrupp under projektets gång. Resultatet av programarbetet kommer att redovisas för riksdagsstyrelsen . Förvaltningen fortsätter att se över och utveckla de processer som ingår i uppdragsområdet. Projektmodellen för att genomföra fastighetsprojekt förbättras kontinuerligt utifrån erfarenheter och lärdomar från de projekt som genomförs. har förvaltningen fastställt en vägledning för konst i byggnader och ett vårdprogram för interiör i fastigheten . Förvaltningen ska vårda och bevara konstsamling och inredning. Konstsamlingen omfattar cirka 4 000 konstverk, varav huvuddelen utgörs av svensk 1900-talskonst. Samlingen består av såväl måleri och teckningar som skulptur och textilkonst. Särskilda konstvisningar arrangeras regelbundet för allmänheten och speciella grupper. Förvaltningens eget snickeri ansvarar för reparation och underhåll av möbler och inventarier. har arbetet med att transkribera handskrivna protokoll från ståndsriksdagen fortsatt. Enligt utgivningsplanen kommer Borgarståndens och Prästeståndens protokoll 1760–1762 (sju band) att ges ut . Den digitalisering av cirka 2 500 000 sidor från tvåkammarriksdagen som påbörjades har slutförts . Materialet kontrollgranskas och det arbetet kommer att slutföras . 3.5 Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E uppdrag inom område E är att vara en väl fungerande myndighet och arbetsgivare för att på bästa sätt kunna stödja den parlamentariska processen. Till detta område hör bland annat verksamhetsplanering och uppföljning, budgetarbete, kompetensförsörjning, it-stöd och administrativa uppgifter inom ekonomi och förvaltningsjuridik m.m. Dessutom ger stöd till myndigheter och nämnder. Resultat och utveckling – sammanfattning Förvaltningen bedömer att den har varit en väl fungerande myndighet och arbetsgivare, även om sjukfrånvaron har ökat något. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Sjukfrånvaron har ökat något Den totala sjukfrånvaron i procent av tillgänglig arbetstid var 2016, vilket är en ökning jämfört med (2,2014). Kompetensanalyser genomförs för att säkerställa framtida kompetensförsörjning har kompetensanalyser genomförts på alla nivåer i förvaltningen. Analyserna har sedan legat till grund för det strategiska kompetensförsörjningsarbetet i förvaltningen. Tillgången till it-stöd är stabil De kritiska incidenterna har minskat i jämförelse med 2014 och 2015. inträffade 2 kritiska incidenter, 2015 inträffade 4 och 2014 inträffade 19 kritiska incidenter. Förvaltningen når sina miljömål Förvaltningen har i enlighet med miljömålen minskat koldioxidutsläppen från sina fordon, reducerat antalet tekniska apparater för att minska förekomsten av farliga ämnen, tagit fram miljöprogram för renoveringen av ledamotshuset samt ställt miljökrav i en rad upphandlingar. har fortsatt att skapa förutsättningar för ett långsiktigt och hållbart förbättringsarbete. har förvaltningen bland annat arbetat med sin nya värdegrund och tagit fram en handlingsplan för att etablera ett systematiskt förbättringsarbete. Tabell 28 Intäkter, kostnader och transfereringar inom uppdrags- område E (tkr) Fördelningen för uppdragsområdet bedöms i huvudsak som jämförbar med föregående år. De något lägre kostnaderna jämfört med beror framför allt på något minskade it-kostnader, främst för konsulter, samt fördelade lönekostnader till uppdragsområdet. Fortsatt utvecklingsarbete i förvaltningen – vision, värdegrund och principer Förvaltningen har en ambition om ett långsiktigt och hållbart förbättringsarbete. Arbetet består av flera delar som finns illustrerade i hus (nedan). Arbetet med att ta fram en ny värdegrund började . och bedrevs detta arbete inom en särskild grupp men också genom aktivt deltagande av anställda i hela förvaltningen och i en partssammansatt grupp. fattade riksdagsdirektören beslut om den nya värdegrunden: Professionellt stöd i demokratins tjänst – Kvalitet, Kompetens, Engagemang. har samtliga verksamheter inom fört diskussioner om hur värdegrunden kan omsättas inom den egna verksamheten. har också en arbetsgrupp tillsatts med uppdrag att hålla ihop arbetet med vision, värdegrund, principer, ledarskap och medarbetarskap. En handlingsplan har tagits fram för att etablera ett systematiskt förbättringsarbete enligt principerna i hus. Handlingsplanen har varit en utgångspunkt för gruppens arbete. har även tvärfunktionella samarbeten utvecklats i enlighet med byggstenarna i huset. Det gäller bland annat samarbetet i det nya servicecentret (se vidare under uppdragsområde B). Förvaltningen har också arbetat för att utveckla medarbetarskapet, bland annat genom att delta i aktivitetsserie Medarbetarskap i arbetsgivarsamverkan. Inom förvaltningen har en partssammansatt arbetsgrupp bildats, och en medarbetarskapsidé har börjat ta form. Ny modell för systemförvaltning Utvecklingen av systemförvaltningsmodellen har fortsatt . syftar till att säkerställa att it-systemen är stabila och stöder verksamhetens mål och behov. En särskild arbetsgrupp har arbetat parallellt med att formera systemförvaltningsorganisationen för de system som stöder den parlamentariska processen. Det finns nu en överenskommen metod och process för att planera och prioritera utvecklingsinsatser för dessa system. Gruppens erfarenheter har tagits om hand i utvecklingen av systemförvaltningsmodellen. ska den nya modellen beslutas och det nya arbetssättet införas. Språklagen slår fast att myndigheternas språk ska vara vårdat, enkelt och begripligt. arbetar systematiskt med klarspråk, med en flerårig handlingsplan som grund. En del i det arbetet är att integrera klarspråk som metod, både i den löpande verksamheten och i de projekt som förvaltningen driver. En annan del är att ge medarbetarna möjlighet att utvecklas som skribenter, exempelvis genom utbildning och rådgivning. Efterfrågan på klarspråk i förvaltningen ökar, vilket var särskilt tydligt . De största enskilda insatserna har varit att få in klarspråksperspektivet i arbetet med den nya värdegrunden och den digitala EU-handledningen för ledamöterna. Förvaltningen har också inlett ett arbete med att ytterligare höja graden av klarspråk i texterna på Intranätet. har 57 medarbetare deltagit i förvaltningens grundutbildning i klarspråk. Det är nu sammanlagt 464 personer som har gått utbildningen sedan den startade . It-stödet till ledamöter och anställda Förvaltningen ska tillhandahålla den support och de redskap som ledamöter och anställda behöver när det gäller teknik, utrustning och programvaror. Tillgången till it-stöd i förvaltningens verksamhet har varit stabil . Antalet incidenter har minskat jämfört . togs möjligheten att registrera incidenter på begreppet allvarliga incidenter bort (prio 0-incident). En ny rapporteringsrutin infördes som innebär att en allvarlig incident numera rapporteras som en så kallad prio 1-incident. De kritiska incidenterna (allvarliga incidenter och prio 1-incidenter) har varit färre till antalet än . Ingen av de 2 incidenterna som inträffade löstes inom utlovad tid, men . löstes 2 av 4 kritiska incidenter inom utlovad tid och 2014 löstes 9 av 19. Tabell 29 Antal kritiska it-incidenter Varav lösta i tid Arbetet med att förnya tekniska miljö har fortsatt. Den grundläggande tekniken inom datanätverk, telefoni, serverteknik, lagringslösningar, datahallar och arbetsplatsstöd är modern, säker och anpassad för att klara morgondagens krav. har pc-klienterna börjat uppdateras till Windows 10 och Office 2016. En utfasning av Lotus Notes har påbörjats och planeras fortsätta . Beredskaps-, kris- och kontinuitetsplanering Samverkan och planering med externa intressenter har ur beredskapssynpunkt genomförts enligt plan. Vidare har krigsdelegationens beslut att genomföra en övning i mitten av mandatperioden medfört att stora personella resurser har avdelats till övningsplaneringen. har förvaltningen också inlett en översyn och revidering av funktionen tjänsteman i beredskap (TiB). har krishanteringsförmågan vidmakthållits. Förvaltningen har dragit lärdom av slutsatserna från arbetet efter höjningen av terrorhotnivån mot i syfte att utveckla förmågan att hantera kriser och allvarliga händelser. Det har bland annat resulterat i rekrytering av specialistkompetens i förvaltningen. Förvaltningens UPS- och reservkraft har varit föremål för revisionsbesiktning och systematiska driftskontroller. Besiktningen och kontrollerna har genomförts utan några konstaterade brister, vilket innebär att UPS- och reservkraftförsörjning ska förse prioriterade system och verksamheter med elkraft. För att ytterligare utveckla kontinuitetsförmågan pågår ett arbete med att skapa en tydlig struktur och systematik för kontinuitetsplaneringen. Detta innebär exempelvis att förvaltningen har påbörjat ett arbete med att upprätta relevanta styrdokument. I det fortsatta arbetet med att fastställa och tillämpa dessa styrdokument kommer samtliga pågående aktiviteter som rör utvecklingen av kontinuitetsförmågan att samordnas. Genom ovanstående åtgärder bedöms ha vidmakthållit och i vissa fall stärkt sin förmåga till beredskaps-, kris- och kontinuitetsplanering. För att underlätta prioriteringar av utvecklingsarbetet har förvaltningen en central budgetpost för större projekt. (Fastighetsprojekten ingår inte i denna budget utan finansieras främst från fastighetsanslaget.) har förvaltningen arbetat med 10 förstudier och 14 projekt som finansierats av den centrala projektbudgeten. Här kommenteras några av dem. Stöd till kammare och utskott Projektet ska ersätta viktiga funktioner för bland annat planering av propositioner och skrivelser som finns i ett system som ska fasas ut (Urix). Förstudien för statistik om den parlamentariska processen ska utreda hur förvaltningen ska kunna ta fram tillförlitlig statistik om den parlamentariska processen till olika intressenter. Stöd och service till ledamöter och partikanslier har fått ett nytt ärendehanteringssystem som gör det enklare att beställa och hantera beställningar av utredningar. Ett gemensamt servicecenter har etablerats. En förstudie utreder nu om ett gemensamt ärendehanteringssystem för serviceärenden ytterligare kan förbättra servicen i servicecentret. En digital EU-handledning ska tas fram som ska bidra till att underlätta ledamöternas löpande arbete med EU-frågor. ska upphandla en ny bibliotekssystemmiljö eftersom nuvarande avtal har löpt ut. Den fördjupade förstudien om en ny godsmottagning utreder frågan om godsmottagningens placering ur effektivitets- och säkerhetssynpunkt. Arbetet med att förbättra passersystemet fortsätter. Kunskap om och arbete Projektet har förbättrat webbplatsen och det har blivit enklare att söka, följa, bevaka och dela information. En fortsättning, del två, av projektet har startat för att fortsätta att förbättra användargränssnitt och prestanda. En uppgradering av gruppbokningssystemet kommer att förenkla hanteringen av bokningar för grupper som besöker . En ny EU-webbplats ska tas fram som ersätter EU-upplysningens webbplats med delvis ändrad inriktning. Väl fungerande myndighet och arbetsgivare Projektet undersöker hur de som skriver texter ska få tillgång till ett lättanvänt skrivstöd på Intranätet och kommer att ta fram ett sådant . Projektet på webben syftar till att tillgängliggöra uppgifter ur diarium på webbplats. I en förstudie undersöks förutsättningarna för att uppgradera mediehanteringssystemet. Systemet används bland annat för tv-inspelningar av riksdagsaktiviteter och webb-tv-sändningar på . Arbetet med att införa ett nytt personal- och lönesystem fortsätter. Konferenslokalerna i Bååtska rummet har renoverats och erbjuder nu en modern och trevlig konferensmiljö. En översyn av olika larmsystem har genomförts. Den tekniska miljön i tryckeriet har setts över och ett förbättringsarbete har initierats. ska skaffa och driftsätta ett system för långtidslagring av elektroniska handlingar. har ett projektdirektiv färdigställts för beslut. Förstudien kommer att inledas . ska enligt förvaltningens instruktion erbjuda stöd till myndigheter. I stödet ingår bland annat att upprätta anslagsdirektiv för var och en av myndigheter (förutom ) och att ingå centrala kollektivavtal. Mot en avgift utför förvaltningen även bland annat administrativa och it-relaterade tjänster för ombudsmän (). nämndmyndigheter är självständiga myndigheter under med eget verksamhetsansvar. Nämndernas verksamhet finansieras av anslag. Det finns en instruktion inom för samordningen av stödet till nämndmyndigheter. ska enligt förvaltningens instruktion erbjuda nämndmyndigheterna kanslistöd. Överenskommelser om sådant stöd finns mellan och samtliga nämnder. Överenskommelserna följs löpande upp av parterna (minst ) och revideras vid behov. följer REA-lagen för den verksamhet som förvaltningen ansvarar för, vilket innefattar även det ekonomiadministrativa stöd som erbjuds nämndmyndigheterna. Respektive nämndmyndighet lämnar en årlig verksamhetsredogörelse till . Enligt förarbetena till REA-lagen bör verksamhetsredogörelsen innehålla uppgifter om nämndens arbetsuppgifter, ledamöter, hur verksamheten bedrivs samt de övriga upplysningar som behövs för att ge en rättvisande bild av verksamheten. Lagen ersätts av BEA-lagen, lagen (2016:1091) om budget- och ekonomiadministration för myndigheter. En sammanställning över uppgifter om antalet sammanträden, ledamöter och kostnader redovisas nedan. För ytterligare uppgifter om nämndmyndigheternas verksamhet 2016 hänvisas till respektive nämnds särskilda verksamhetsredogörelse. Dessa finns publicerade på webbplats. Tabell 30 nämndmyndigheter – sammanträden, ledamöter och kostnader (tkr) till ombudsmän och riksrevisorerna Antalet anställda inom med en tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning var 647 vid utgången av 2016, vilket är 15 fler än 2015 (632) och 11 fler än 2014 (636). Antalet årsarbetskrafter uppgick till 583, vilket är lägre jämfört med (591) och 2014 (591). Antalet anställda har alltså varit fler 2016, men har fler varit lediga, därav det lägre antalet årsarbetskrafter. Förvaltningens ledningsgrupp har fortsatt att arbeta med strategisk kompetensförsörjning och att tillämpa modellen för vakansprövning. Vakansprövningen leder till ett bättre resursutnyttjande genom att det går att växla kompetenser och omfördela resurser samt ha en god kontroll över lönekostnaderna. Tabell 31 Antalet anställda fördelat på ålder och kön Ålder, andel av samtliga (%) 25–34 år 35–44 år 45–54 år 55–59 år Medelåldern för de anställda var , vilket är oförändrat jämfört med och 2014. Både kvinnornas och männens medelålder var , en marginell förändring jämfört (2015 och 2014: kvinnorna och männen ). Personalomsättningen var , jämfört 2014. Förändringen beror bland annat på en ökning av antalet pensioneringar . Andelen kvinnor av samtliga anställda var vid utgången av 2016, vilket är marginellt högre än 2015 () och samma som 2014 (). Tabell 32 Sjukfrånvaro 2011–2016 Total sjukfrånvaro i % av tillgänglig arbetstid Långtidssjukfrånvaro () i förhållande till total sjukfrånvaro i % Kvinnors sjukfrånvaro i % av tillgänglig arbetstid Mäns sjukfrånvaro i % av tillgänglig arbetstid Sjukfrånvaro för åldersgruppen i % av tillgänglig arbetstid Sjukfrånvaro för åldersgruppen 30–i % av tillgänglig arbetstid Sjukfrånvaro för åldersgruppen eller äldre i % av tillgänglig arbetstid Den totala sjukfrånvaron i procent av tillgänglig arbetstid var 2016. Från att ha varit relativt oförändrad , då den har varierat mellan , har sjukfrånvaron således ökat något 2016. Ökningen består av en ökad långtidssjukfrånvaro bland kvinnor. Antalet medarbetare med långtidssjukfrånvaro, liksom könsfördelningen, var samma 2016 som 2015 (23 medarbetare, 17 kvinnor och 6 män). Däremot har kvinnorna haft längre sjukfrånvaro. Detta framgår av att långtidssjukfrånvaron (i förhållande till total sjukfrånvaro) har stigit till och kvinnors sjukfrånvaro har stigit till (3,2015). Av de 23 medarbetare som var långtidssjukskrivna var 15 (3 män och 12 kvinnor) fortsatt sjukskrivna , på hel- eller deltid. har fortsatt det strategiska arbete med kompetensförsörjning som inleddes . Utgångspunkten har varit förvaltningens kompetensförsörjningsstrategi med områdena kompetens, förvaltningen som arbetsgivare, arbetsmiljö och ledarskap. Inom ramen för den kompetensanalysmodell som förvaltningen har utvecklat och arbetat har den sista pusselbiten fogats till modellen – kompetensanalyser på kansli-, enhets- och sektionsnivå. Resultatet av kompetensanalyserna, som har lagts in i rondverktyg, har sedan använts i det strategiska kompetensförsörjningsarbetet. Fokus i ledningsgruppens diskussioner har varit på vilka kompetensförändringar och kompetensförstärkningar som behöver göras inom organisationen i närtid och . har genomfört kompetensutvecklingsinsatser i form av bland annat projektutbildning och språkutbildning. Förvaltningen har påbörjat ett it-kunskapslyft. Alla chefers it-kunskapsnivå har inventerats och utbildning har erbjudits där behov har funnits. Nästa del i it-kunskapslyftet är en inventering av alla medarbetares kunskapsnivå och därefter erbjudande av utbildningsinsatser. Förvaltningen har också anpassat och sett över introduktionsutbildningen för nyanställda så att innehållet bättre speglar förvaltningens uppdrag och arbete. Ytterligare förbättringar kommer att genomföras . Det chefsutvecklingsprogram som fastställdes har fortsatt . Programmet innehåller såväl generella som individuella inslag, men också en utvecklad och fördjupad introduktion för nya chefer. har samtliga chefer utbildats i samverkansavtalet och att leda möten. Liksom har en stor del av förvaltningens chefer deltagit i så kallade handledningsgrupper, vilket innebär att chefer träffas i mindre grupper under ledning av en extern handledare. Handledningen har fått en tydligare struktur genom att delar av chefsprogrammet har införlivats i den. Nya chefer i förvaltningen har erbjudits utbildning i lönesättande samtal och grundläggande arbetsmiljöutbildning. Chefer som är nya i chefsrollen erbjuds alltid utbildningen Ny som chef. har haft 104 anställningar utannonserade (45 anställningar 2015, 66 anställningar 2014). Antalet mottagna ansökningar var närmare 4 900, med en variation på mellan 4 och 278 per anställning (2015: cirka 2 800 ansökningar, 10–180 per anställning, 2014: cirka 4 300 ansökningar, 10–253 per anställning). Chefer – rekrytering och struktur har 8 chefer rekryterats – 4 män och 4 kvinnor. Könsfördelningen i chefsgruppen är jämn. Kvinnornas andel är , vilket är något lägre än 2015 () och 2014 (). Medelåldern för cheferna i är , vilket är oförändrat jämfört med föregående år. Tabell 33 Antalet chefer fördelade efter ålder och kön Andel av samtliga (%) 25–34 år 35–44 år 45–54 år 55–59 år Förvaltningen som attraktiv arbetsgivare Förvaltningen har tagit fram en handlingsplan för att synliggöra som attraktiv arbetsgivare. Som ett led i detta arbete deltog förvaltningen i vårens i med inriktning mot offentlig verksamhet. Erfarenheterna från mässan var positiva och en fortsättning planeras 2017. Vidare har en analys genomförts av vilka styrkor och utmaningar har som arbetsgivare. En studie planeras för att klargöra i vilka kanaler och på vilket sätt styrkorna ska kommuniceras. Förvaltningen arbetar även vidare med frågorna inom ramen för bland annat förvaltningens utvecklingsarbete där ledarskap och medarbetarskap är viktiga delar. Arbetsgivaren och de lokala arbetstagarorganisationerna , och har enats om ett lokalt samverkansavtal för som träder i kraft . Syftet med avtalet är att det dels ska ge parterna förutsättningar för en mer utvecklad samverkan med dialog och delaktighet i fokus, dels ska fungera som ett forum för direktinflytande mellan medarbetare och chefer. Medarbetarna ska få möjlighet till ökad delaktighet och engagemang i arbetet, vilket främjar såväl verksamhet som arbetsmiljö och trivsel. För cheferna skapas förutsättningar för bättre beslutsunderlag. har utbildningar genomförts för samtliga chefer, och personalenheten har tillsammans med de fackliga organisationerna informerat alla medarbetare om samverkan. och den centrala arbetstagarorganisationen har träffat ett nytt pensionsavtal för anställda vid myndigheter. , som gäller från , är likalydande med de motsvarande avtal som tidigare träffats med Saco-S och . Vidare har träffat nya ramavtal om löner m.m. med och fackförbundet för perioden till . Med Saco-S finns ett ramavtal om löner m.m. som gäller tills vidare. En bra arbetsmiljö bidrar till att göra till en attraktiv, utvecklande och hälsofrämjande arbetsplats. Ett fokusområde har varit att utbilda chefer och skyddsombud i den nya föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö, som gäller från . Vidare har arbetsmiljöronderna omarbetats för att anpassas till de nya föreskrifterna. En partssammansatt grupp har arbetat fram arbetsmiljömål för perioden –2018. Därutöver har löpande arbete pågått med skyddskommitté, arbetsskador och utbildning. genomfördes en utvärdering och revidering av likabehandlingsplanen. /17 genomförs en fördjupad utvärdering. Likabehandlingsplanen kommer därefter att revideras med anledning av skärpningar i diskrimineringslagstiftningen. () har inom ramen för myndighetens tillsynsuppdrag granskat likabehandlingsplan och lönekartläggning. I tillsynen konstaterar DO att både likabehandlingsplanen och lönekartläggningen uppfyller lagstiftningens krav. Målsättningen med friskvård är att bevara det friska friskt, öka frisknärvaron, minska antalet arbetsskador och förkorta tiden för rehabilitering i samband med sjukskrivning. Vidare ingår att göra ledamöter och anställda medvetna om betydelsen av en livsstil som minskar riskerna för fysisk och psykisk ohälsa samt stimulera och motivera till vardagsmotion. Friskvården inriktas särskilt på att aktivera de som är fysiskt inaktiva, både på individ- och gruppnivå. har bland annat följande aktiviteter genomförts: hälsoprofiler, coachning, friskvårdsdagar, stegtävling samt kurser och rådgivning om stress, sömn, avspänning och kost. Vidare har det varit möjligt att styrketräna och delta i motions- och gymnastikpass. fortsätter att arbeta i den anda som är grunden till att förvaltningen blev hälsodiplomerad 2014. Diplomet är ett bevis på ett medvetet och strukturerat hälsoarbete. En hälsodiplomerad arbetsplats har en god arbetsmiljö samt underlättar för och uppmanar sina medarbetare att göra hälsosamma livsstilsval. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning arbetar löpande med att förbättra tillgängligheten för personer med olika typer av funktionsnedsättningar. Myndigheten för delaktighet gör en årlig myndighetsenkät. I den ligger även detta år i topp i jämförelsen mellan myndigheterna. har arbete påbörjats för att göra delar av studiematerial tillgängligt för fler användargrupper genom inläsning i mp3-format för nedladdning till mobiler, läsplattor och datorer. Vid visningar i prövas komplement till guidens muntliga presentation, till exempel används bilder och annat åskådningsmaterial för att underlätta inlärning. Ett projekt har påbörjats i syfte att tillgodose behovet av säkra, tillgänglighetsanpassade och smidiga besöksentréer i östra, Riksplan och . Tillgänglighetstester har utförts i samband med lanseringen av nya . är miljöcertifierad enligt ISO 14001. Det betyder att miljöarbetet är systematiserat i ett miljöledningssystem. Riksdagsstyrelsen har fattat beslut om följande övergripande miljömål för : minska utsläppen av växthusgaser minimera förekomsten av farliga ämnen i hus begränsa miljöpåverkan genom hållbara upphandlingar och inköp. Utgångspunkten för miljömålen är de nationella miljökvalitetsmål som har fastställt samt betydande miljö-aspekter. har miljömålen setts över. fastställde riksdagsstyrelsen förvaltningens övergripande miljömål för perioden –2018.