frsrdg · H504JO1 · 2017-11-14 00:00:00 — Polisen anser sig ha fullföljt skyldigheten om partsinsyn. De handlingar som begärt att få ut i egenskap av ombud för H.C. har lämnats ut, om de inte har ansetts skada genomförandet av verkstäl- ligheten. Handlingar om resebeställning och utresedag har inte kommunicerats på grund av risken för att H.C. skulle avvika inför utresan. har under ären- dets handläggning flyttat från sin adress utan att meddela el- ler polisen den nya adressen och var därför efterlyst som avviken . Genom spaning lyckades polisen lokalisera den nya bostadsadressen. Gränspo- chef har i samband med utlämnande av handlingar till ombudet maskat vissa känsliga uppgifter. Hon har dock inte meddelat något beslut om åtgärden eller informerat om anledningen till maskningen. gjorde följande bedömning när det gäller hanteringen av framställningar om utlämnande av handlingar. konstaterar att handläggningen av det begärda utlämnan- det av handlingar ur den aktuella akten till ombudet visar på brister. Eftersom inte alla handlingar lämnades ut och […] vissa handlingar maskats, borde gränspolis[ens] företrädare [ha] meddelat ett skriftligt be- slut innehållande skälen för att inte lämna ut vissa dokument och skälen till att vissa uppgifter maskats. Tillsammans med beslutet skulle också en hän- visning lämnats om att det gick att begära att myndigheten skulle fatta ett överklagbart beslut. I anmälan sägs att det skulle ha saknats handlingar i det material som lämnades ut till ombudet. [Gränspolischefen] har beskrivit att det avser en sida utan innehåll. Myndigheten finner inte någon anledning att ifrågasätta förklaringen […] om att detta avsåg en numrerad sida utan text. För att undvika missförstånd borde dock även denna sida ha lämnats ut till ombu- det. I ett beslut anförde JO Renfors följande. Ett beslut om avvisning eller utvisning som meddelas av , en migrationsdomstol eller Migrationsöverdomstolen ska verkställas genom att utlänningen sänds till det land eller, om flera länder angetts, något av de länder som anges i beslutet (se 12 kap. 4 § utlänningslagen). Av 12 kap. 14 § fjärde stycket framgår att får lämna över ett avvisnings- eller utvisningsärende för verkställighet till , om den som ska avvisas eller utvisas håller sig undan och inte kan anträffas utan medverkan eller om det kan antas att tvång kommer att behövas för att verkställa beslutet. För att förbereda eller genomföra verkställigheten av ett beslut om avvisning eller utvisning får under vissa förutsättningar ta en utlänning i förvar (se 10 kap. 1, 12 och 13 §§ utlänningslagen). 2017/18 JO1 Enligt 9 § förvaltningslagen får den som för talan i ett ärende anlita ombud eller biträde. Uttrycket ”den som för talan” är något vidare än begreppet part och omfattar även den som har ett faktiskt intresse av ärendets utgång (se , Förvaltningslagen med kommentarer, tredje upplagan s. 118). Den som har ett ombud ska medverka personligen, om myndigheten begär det. Ett ombud är den som har en annan persons fullmakt att agera i dennes ställe och därmed är behörig att vidta åtgärder som är bindande för huvudmannen. Ett biträde är någon som hjälper sin huvudman utan att ha rätt att uppträda i hans eller hennes ställe. Rätten enligt förvaltningslagen att anlita ombud eller biträde är begränsad till myndigheternas handläggning av ärenden. Den del av det allmännas verksamhet som består av faktiskt handlande, exempelvis sjuk- husvård och undervisning, omfattas däremot inte. Rätten att företrädas av ett ombud i ett ärende är inte heller obegränsad. När myndigheten kräver det ska den enskilde medverka personligen. Det kan t.ex. handla om att den en- skilde behöver lämna sitt medgivande eller underteckna en handling. I dessa fall har ombudet möjlighet att medverka på samma sätt som ett biträde. (Se a.a. s. 118 f.) Enligt 16 § förvaltningslagen har en sökande, klagande eller annan part rätt att ta del av det som har tillförts ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild. Rätten att ta del av uppgifter gäller dock med de begräns- ningar som följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Bestämmelsen i 16 § förvaltningslagen om partsinsyn gäller endast ärenden som avser myndighetsutövning mot någon enskild. Begreppet myndighetsut- övning är inte definierat i lagtexten. Utmärkande för all myndighetsutövning är dock att det rör sig om beslut eller andra åtgärder som ytterst är uttryck för samhällets maktbefogenheter. Myndighetsutövning kan bestå dels av formella beslut som antingen kan vara gynnande eller förpliktigande för den enskilde, dels i faktiska åtgärder för att verkställa sådana beslut. Det faktiska handlandet utgör dock inte ärendehandläggning. Anledningen till att man inte har gjort samtliga bestämmelser i förvaltningslagen tillämpliga på all verksamhet hos myndigheterna är att det i vissa fall skulle kunna hindra dem från att utföra sitt arbete på ett ändamålsenligt sätt. Dessutom är behovet av regler som särskilt värnar den enskildes rättssäkerhet störst i just myndighetsutövningsärenden. (Se a.a. s. 25 f. och 38 f. med där gjorda hänvisningar.) Rätten till partsinsyn innebär som regel att bestämmelser om sekretess för uppgifter i ärendet får vika för partens rätt till insyn. Endast om det av hänsyn till ett allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att sekretessbelagda uppgifter inte röjs kan en part nekas rätt att få del av dem. I sådana fall ska myndigheten som regel upplysa parten om vad materialet innehåller. Även material som inte kategoriseras som allmänna handlingar omfattas av rätten till partsinsyn. Oavsett om en enskild är part i ett ärende eller inte kan en begäran om att få del av handlingar hos en myndighet grundas på tryckfrihetsförordningens (TF) reg- ler. Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprät- tad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess (2 kap. 1–3 §§ TF). En allmän handling som får lämnas ut ska tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. Det ska ske på stället och utan avgift. Den som begär det har också rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. (Se 2 kap. 12 och 13 §§ TF.) Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om ett utlämnande får ske. JO har i ett flertal beslut påpekat att oavsett vilket regelsystem som tilläm- pas, bestämmelserna om partsinsyn eller reglerna i TF, ska en framställning om att få del av handlingarna i ärendet behandlas skyndsamt (se t.ex. JO 1999/2000 s. 332, dnr 184-1998). En framställning om att få ta del av en allmän handling ska göras hos den myndighet som förvarar den (2 kap. 14 § första stycket TF). Om en anställd vid en myndighet har ansvar för vården av en handling är det i första hand denne som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Om den anställde väg- rar att lämna ut handlingen, eller en del av den, ska den som begär att få ta del av handlingen informeras om möjligheten att begära att myndigheten prövar frågan och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. (Se 6 kap. 3 § OSL.) Myndighetens avslagsbeslut i fråga om att få del av allmänna handlingar får överklagas till kammarrätt (2 kap. 15 första stycket TF och 6 kap. 7 och 8 §§ OSL). Detta gäller oavsett om den enskilde grundar sin framställning på be- stämmelserna i TF eller på reglerna om partsinsyn. Som framgått ovan är det endast vid handläggningen av ett ärende som det finns en rätt enligt förvaltningslagen att anlita ett ombud. Rätten att företrädas av ett ombud gäller inte vid en myndighets faktiska handlande. Om fattar ett beslut om att ta en person i förvar under handläggningen av ett verkställighetsärende är det självklart fråga om hand- läggning av ett ärende där den förvarstagne har rätt att företrädas av ett ombud. Det finns dock anledning att se annorlunda på åtgärder som vidtar inom ramen för ett verkställighetsärende utan att några formliga beslut fattas. Enligt min mening talar det mesta för att rätten att företrädas av ombud inte omfattar faktiska åtgärder för att verkställa ett redan lagakraftvunnet utvisnings- eller avvisningsbeslut, t.ex. att ordna resehand- lingar och boka resor. 2017/18 JO1 2017/18 JO1 UTLÄNNINGSÄRENDEN Det förhållandet att en bestämmelse i förvaltningslagen inte är direkt till- lämplig på en situation hindrar dock inte att det ändå kan finnas skäl att tillämpa bestämmelsen. Syftet bakom bestämmelserna, bl.a. att uppnå en god förvalt- ning och ett rättssäkert förfarande, motiverar tvärtom ofta att de tillämpas även i sådana situationer. Har den enskilde anlitat ett ombud i ett verkställighetsärende bör utgångs- punkten enligt min mening vara att kontakter med den en- skilde sker genom ombudet och att ombudet informeras om de åtgärder som vidtas. I det aktuella fallet hade fullmakt att företräda H.C. i verkstäl- lighetsärendet, och något skäl för att inte underrätta honom om de kontakter med hans klient som planerades har inte kommit fram. Som angett borde han därför ha informerats om dessa. hade därmed kunnat närvara vid de besök som genomfördes. Av utredningen framgår vidare att polisen tog H.C. i förvar och att beslutet verkställdes , men att man inte un- derrättade om beslutet förrän dagen därpå. borde som ombud för H.C. i förvarsärendet ha underrättats om beslutet i omedelbar anslutning till att det verkställts. Bestämmelsen om partsinsyn är som tidigare nämnts reserverad för ärenden som avser myndighetsutövning mot någon enskild. Med detta avses i huvudsak ärenden där myndighetens handläggning mynnar ut i gynnande eller förplikti- gande beslut för den enskilde. Faktiskt handlande omfattas inte. Om fattar ett beslut om att ta en person i förvar för att verkställa ett avvisnings- eller utvisningsbeslut blir bestämmelsen om partsin- syn tillämplig i förvarsärendet. Bestämmelsen kan däremot inte anses tillämp- lig om handläggning i verkställighetsärendet begränsar sig till faktiska åtgärder i enlighet med det jag angett i fråga om ombud. Detta hindrar naturligtvis inte att det kan finnas goda skäl för att ändå låta en enskild få ta del av handlingar och uppgifter i verkställighetsärendet. Enligt Polismyn- digheten bör relevant och behövlig information som inte äventyrar verkställig- hetsarbetet eller planeringen kring detta kunna lämnas ut till den enskilde. Jag instämmer i den bedömningen. Vid en framställning om att få del av handlingar i ärendet måste myndigheten också beakta de rättigheter en person har enligt reglerna om utlämnande av allmänna handlingar När det gäller framställningar om att få del av handlingar i ärendet gör jag följande bedömning. Av utredningen framgår att begärde att få del av samtliga handlingar i ärendet och att han ombads ge in en fullmakt, trots att en sådan funnits hos polisen . Vidare framgår att polisen delvis biföll hans begäran men ändå inte lämnade ut några handlingar. Jag kan således konstatera att hanteringen i flera avseenden varit bristfällig. 2017/18 JO1 Av utredningen framgår vidare att be- gärde att få del av den accept som myndigheterna i skickat till polisen, men att han fick del av den först . har inte bemött uppgifter, och jag utgår därför från att det för- håller sig på det sätt som han har angett. Med hänsyn till att utvisningsbeslutet skulle verkställas borde polisen ha handlagt begäran med större skyndsamhet. Av utredningen framgår slutligen att på nytt begärde att få del av alla handlingar i ärendet, att polisen i ett beslut uppgav att hans begäran bifölls men att vissa uppgifter trots detta hade maskats och att någon handling inte hade lämnats ut. Med hänsyn till att begäran inte bifölls fullt ut borde polisen ha upplyst ho- nom om detta och om möjligheten att begära ett överklagbart beslut från myn- digheten. När det slutligen gäller begäran om att få ta del av de hand- lingar som polisen avsåg att kommunicera med myndigheterna i note- rar jag att inte uttryckligen bemött detta påstående. Polis- myndigheten har emellertid uppgett att man löpande lämnat ut den information i ärendet som kunnat lämnas ut. Om polisen ansåg att handlingarna inte kunde lämnas ut eller om man förbisåg begäran är således oklart. Jag finner dock inte anledning att utreda saken ytterligare men konstaterar att poli- sen borde ha lämnat någon form av besked med anledning av hans begäran. Sammanfattningsvis visar utredningen att polisen brustit i information till och hanterat hans framställningar om att få ta del av handlingar på ett bristfälligt sätt. För detta ska dåvarande i kriti- seras. Vad som kommit fram i övrigt medför inte något uttalande från min sida. 2017/18 JO1 lämnade bristfällig information om ett beslut och iakttog inte tillräcklig noggrannhet vid en rättidsprövning (Dnr 1374-2015) Beslutet i korthet: JO har granskat rutin att skicka första sidan av beslut i ärenden om uppehållstillstånd på grund av anknytning till referentpersonen för kännedom. JO konstaterar att ett utskick till en referent- person som inte har fullmakt att företräda sökanden får betraktas som en serviceåtgärd. Åtgärden kan underlätta för sökanden att ta till vara sin rätt. JO är dock tveksam till att myndigheter skickar ut inkompletta handlingar, bl.a. eftersom det lätt kan leda till missförstånd. Behåller sin rutin bör det framgå av utskicket att det enbart är beslutets första sida som skickas till referentpersonen och att den skickas för kännedom. I beslutet riktar JO även kritik mot att utan närmare kontroll lade en ambassads uppgift om en underrättelse av ett beslut till grund för en rättidsprövning, trots att det på grund av omständigheterna i ärendet fanns skäl att ställa sig tveksam till uppgiften. JO uttalar att det är ansvar att vid sin rättidsprövning av ett överklagande ta ställning i frågan om när klaganden fick del av beslutet och göra en själv- ständig bedömning av det underlag man har. I en anmälan förde makarna . fram klagomål mot angående hanteringen av S.M:s, född , och S.N:s, född , ansökningar om uppehållstillstånd och uppgav i huvudsak föl- jande. avslog S.M:s och S.N:s ansök- ningar om uppehållstillstånd. Besluten saknade motivering. Efter att S.M. och S.N. överklagat besluten avvisade S.M:s överklagande med motiveringen att S.M. enligt en notering i verkets centrala utlänningsdatabas fick del av beslutet och att överklagandet därför kommit in . Besluten sändes till i i . Det måste anses uppenbart att besluten inte kan ha delgetts S.M. och S.N. som de meddelades eftersom S.M. och S.N. är bosatta i och Sve- rige saknar fast representation där. Noteringen i databasen måste vara en felre- gistrering. (generaldirektören ) yttrade sig över an- mälan och anförde i huvudsak följande om handläggningen av ärendena. en elektronisk ansökan om uppehållstill- stånd på grund av anknytning till C.N. S.M. och S.N. I ansö- kan uppgav A.I. att familjen var bosatt i och att hon önskade besöka i i fråga om sådant som rörde ansökningarna. ett tidsbegränsat uppehållstillstånd och underrättade henne om beslutet genom att skicka det till i . avslog S.M:s och S.N:s ansök- ningar om uppehålls- och arbetstillstånd. Besluten skickades till am- bassad i med S.M. och S.N. Till besluten bifogades en överklagandehänvisning. Kopior av första sidan i respektive be- slut skickades till C.N. S.M:s och S.N:s överklaganden kom in till Migrations- verket . lämnade verket S.N:s överklagande till migrationsdomstolen. avvisade verket S.M:s överklagande. Beslutet att avvisa överklagandet har inte överklagats. lämnade därefter i huvudsak följande redogörelse för de rutiner som legat till grund för hanteringen. Rutiner för handläggningen av ärendena vid finns bland annat i verkets rutinhandbok för tillståndsärenden. När en ansökan inkom- mit till verket genomför handläggande enhet inledningsvis ett antal kontrol- ler av handlingarna, till exempel om referentpersonen i [dvs. den person i som den sökande har anknytning till eller som han eller hon uppgett som kontaktperson i t.ex. ett anknytningsärende, JO:s anm.] har fullmakt att företräda sökanden. Om referenten inte har en fullmakt ska sökanden anges som huvudmottagare av hela beslutet och referenten får en kopia av första sidan. En beskrivning av hur tillståndsärenden handläggs vid utlandsmyndig- heter finns i huvudsak i av migrationsärenden vid utlandsmyndigheterna. I handboken framkommer att beslut till utlandsmyndigheterna ska expedieras huvudsakligen med e- post genom ärendehanteringssystemet . De uppgifter som registreras i lagras i verkets databas. När skickat ett beslut om avslag på ansökan om uppehållstillstånd och sökanden står som huvud- mottagare ska myndigheten underrätta om innehållet, skälen för beslutet och hur det kan överklagas. Sökanden ska få en kopia av beslutet och bör bekräfta mottagandet skriftligen. För att kunna ta ställning till om ett över- klagande inkommer i rätt tid är det viktigt att dokumentera vilket datum som sökanden tog del av beslutet och hur underrättelsen skett, till exempel vid besök, telefon eller på annat sätt. Beskickningen registrerar underrättel- sen i eller meddelar datumet på annat sätt. gjorde följande bedömning. I ansökan om arbets- och uppehållstillstånd har A.I. uppgett att hon önskar uppsöka den svenska ambassaden i i sådant som rör ansök- ningarna. har expedierat beslut i hennes samt S.M:s och S.N:s [ärenden] till ambassaden för underrättelse av besluten. Besluten är motiverade. Enligt utredningen i ärendet och vad som fram- går av centrala utlänningsdatabas expedierade verket S.M:s och S.N:s beslut . Underrättelser av besluten är registrerade samma datum. Datum för registreringen utgör underlag för verkets bedömning när ett överklagande inkommit för att kunna besluta om det ska överlämnas till domstol eller fatta beslut om avvisning av överkla- gandet. Vid bedömningen om överklagandena inkommit i rätt tid har beslutsfat- taren beräknat tiden inom vilket överklagandet ska ha kommit in till verket med utgångspunkt från underrättelsedatum och bedömt att överklagandet 2017/18 JO1 2017/18 JO1 inkommit för sent i S.M:s ärende. På grund av ett förbiseende har besluts- fattaren inte noterat att samma underrättelsedatum gällde för S.N. har således gjort en bedömning och beräknat tiden för när överklagandet inkom i endast ett av ärendena. beklagar detta och handläggande enhet har vidtagit åt- gärder för att försäkra sig om att hanteringen sker enligt gällande standard framöver. Huruvida i gjort en felaktig registrering av när underrättelserna skett är inte något som Migrationsver- ket kan kommentera. JO tog del av handlingarna i S.M:s och S.N:s ärenden hos . I ett beslut anförde JO Renfors följande. Ett beslut om uppehållstillstånd ska vara skriftligt och innehålla de skäl som ligger till grund för beslutet (se 13 kap. 10 § utlänningslagen). En sökande, klagande eller annan part ska underrättas om innehållet i det beslut genom vilket en myndighet avgör ett ärende, om detta avser myndig- hetsutövning mot någon enskild och en underrättelse inte är uppenbart obehöv- lig. Om beslutet går parten emot och kan överklagas, ska parten underrättas om hur han eller hon kan överklaga det. Myndigheten bestämmer om underrättel- sen ska ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något an- nat sätt. Underrättelsen ska dock alltid ske skriftligt, om parten begär det. (Se 21 § förvaltningslagen.) Den som vill överklaga ett beslut ska lämna in överklagandet till den myn- dighet som meddelat beslutet från den dag han eller hon fick del av beslutet. Myndigheten ska pröva om överklagandet kommit in i rätt tid. Om överklagandet kommit in för sent ska myndigheten normalt avvisa det. (Se 23 och 24 §§ förvaltningslagen.) Av utredningen framgår att skickade första sidan i besluten till C.N. Av den sidan framgår ställningstagande men inte skälen för beslutet. Jag har förståelse för att man av utskicket kan få uppfatt- ningen att sidan utgjorde hela beslutet och att det därmed saknade motivering. Det finns inte någon skyldighet att underrätta en referentperson i ett anknyt- ningsärende om innehållet i beslutet, om han eller hon inte har fullmakt att fö- reträda sökanden som ombud. Att första sidan av beslutet skickas till referent- personen för kännedom får närmast betraktas som en serviceåtgärd, vilket i och för sig är positivt och kan göra det lättare för en sökande att ta till vara sin rätt. Jag är dock principiellt tveksam till att en myndighet skickar ut handlingar som inte är kompletta till enskilda. Som framgår av anmälan i detta ärende kan det ge upphov till missförstånd. Om rutinen att skicka ut första sidan av beslutet behålls bör den kompletteras så att det framgår av utskicket att det är just en kopia på beslutets första sida och att den skickas till referentpersonen för kän- nedom. 2017/18 JO1 Även om det i de aktuella ärendena var ambassaden som i enlighet med ver- kets rutiner skulle genomföra underrättelsen till S.M. och S.N., måste det anses följa av 21 § förvaltningslagen att det är den myndighet som fattat beslutet som har det yttersta ansvaret för att sökanden underrättas om innehållet i beslutet (jfr 7 § delgivningslagen). Vidare är det givetvis verkets ansvar att vid sin rätt- tidsprövning av ett överklagande ta ställning i frågan om när klaganden fick del av beslutet och självständigt göra en bedömning av det underlag man har. Av utredningen framgår att ambassaden angett i ärendehanteringssystemet att S.M. och S.N. underrättades som fattade be- sluten. Det är givetvis inte omöjligt att så kan ha skett, men mot bakgrund av omständigheterna i ärendena fanns det skäl för att ställa sig tveksam till uppgiften. Såvitt framgår av utredningen lämnade ambassaden inte heller några upplysningar om hur underrättelserna hade genomförts. Som Mi- grationsverket anfört i sitt yttrande är det viktigt att även sådana uppgifter do- kumenteras för att man ska kunna ta ställning till om ett överklagande har kom- mit in i rätt tid. Enligt min mening borde hämtat in ytterligare uppgifter från ambassaden för att förvissa sig om att sökandena verkligen fick del av besluten . Sammanfattningsvis är jag kritisk till att skickade första sidan av besluten till C.N. utan att informera om att det var just kopior av första- sidorna som skickades till honom för kännedom, samt till att verket inte iaktta- git tillräcklig noggrannhet vid rättidsprövningen av S.M:s överklagande. Mot bakgrund av vad anfört i sitt yttrande om underrättel- sen till S.N. vill jag även peka på att S.N. för beslutet att avslå hans ansökan om uppehållstillstånd inte hade fyllt och alltså inte kunde föra sin talan själv. 2017/18 JO1 En person som utvisats togs felaktigt i förvar innan tidsfristen för frivillig avresa hade löpt ut (Dnr 2827-2015) Beslutet i korthet: beslutade att avslå en mans asylansö- kan och utvisa honom till . I beslutet angavs att han fick en tidsfrist för att lämna landet frivilligt och att tidsfristen började löpa när beslutet vann laga kraft. Innan tidsfristen hade löpt ut togs mannen i förvar av . I beslutet redogör JO för den rättsliga regleringen när en tidsfrist för fri- villig avresa beviljas i ett beslut om avvisning eller utvisning och för de för- arbetsuttalanden som gjordes när regleringen infördes. Enligt JO måste den som beviljats en tidsfrist för frivillig avresa ha rätt att på egen hand lämna landet fram till dess att tidsfristen löpt ut eller upphävts. Lagstiftningen med- ger enligt JO:s uppfattning inte att några tvångsåtgärder vidtas mot den en- skilde för att säkerställa verkställigheten . Enligt JO var det således fel av att ta mannen i förvar.