sou · H4B327 · 2016-04-08 00:00:00 — I den svenska regleringen är tjänsten definierad som att kunna ta emot data på en nivå om /s.12 För att kunna ta emot e-post så kan /s vara tillräckligt om inte eventuella bifogade filer är alltför stora. gör en mätning av tillgången till internet som presenteras i den så kallade bredbandskartläggningen. Enligt den senaste kartläggningen hade av alla hushåll och av alla arbetsställen i möjlighet till internetuppkoppling om minst /s . Antalet hushåll och arbetsställen som saknade sådan tillgång var cirka 200 respektive 100 stycken. I likhet med tidigare års kartläggningar så finns de flesta områden som fortfarande saknar uppkoppling i och inland i övrigt.13 Enligt Tillväxtanalys uppgifter uppgick antalet arbetsställen utan närhet till internetuppkoppling på /s till 81 stycken 2013.14 En övervägande del av dessa arbetsställen har verksamhet i områden som har mellan eller mycket låg tillgänglighet till service (se figur 5.2 ovan). 69 stycken är företag med 1–4 anställda, 7 stycken med 5–9 anställda och 5 stycken med 10–49 anställda. Ett litet antal boende och företagare i glest befolkade områden kommer därmed att vara i fortsatt behov av att kunna kommunicera med brev, då de inte har fungerande digitala alternativ. Utbyggnaden av bredband pågår och enligt Post- och bredbandskartläggning hade totalt av befolkningen och av arbetsställena täckning av accesstekniker som medger /s i faktisk överföringshastighet. Tack vare utbyggnaden av bredband via 4G 12Se 5 kap. 1 § lag (2003:389) om elektronisk kommunikation och 29 a § förordning (2003:396) om elektronisk kommunikation. 13Post- och , Bredbandskartläggning 2014, En geografisk översikt av bredbandstillgången i , PTS-ER-2015:11. 14Skillnaden mot Post- och uppgift beror dels på en differens i använd skala där Tillväxtanalys redovisar arbetsställen per 500 metersruta medan bredbandsdata från redovisas som andel arbetsställen med tillgång till bredband per 250 metersruta. Dels använder ett äldre koordinatsystem (RT90) än det system (Sweref99) som Tillväxtanalys använder. Digitaliseringens påverkan och substitutionseffekt (LTE) i områden utanför tätort och mindre orter har skillnaden mellan områden i och utanför tätort och mindre orter minskat mellan . 5.3Övergången för stat, kommun och landsting Svenska myndigheter, kommuner, företag, banker, försäkringsbolag med flera digitaliserar sin verksamhet i en allt snabbare takt. Som tidigare nämnts finns även en ambition från regeringen att öka digitaliseringen av svenska myndigheter. Myndigheter, företag och andra organisationer har i stor utsträckning utvecklat och infört olika typer av e-tjänster för medborgarna. Det kan gälla allt från att beställa varor och tjänster genom e-handel, utföra betalningar, till att deklarera, anmäla vård av barn eller boka läkarbesök och beställa recept. Elektroniska kommunikationstjänster blir också allt viktigare för medborgarna när det gäller att ta del av nyheter och övrig samhällsinformation och samhällsdebatt. hade till exempel av kommunerna någon form av e-tjänst som riktar sig till allmänheten och bland myndigheter var samma andel 46 procent.15 Vissa aktörer har till och med tagit bort möjligheten för privatpersoner att kunna kommunicera eller ansöka via fysiska blanketter och brev. Vid kontakt med en myndighet som har till exempel över 600 000 personer avsagt sig pappersutskick via brev och har i stället valt att få digitala utbetalningsbesked.16 5.3.1Mina meddelanden ska ersätta breven Såsom utredningen beskrev i 5.1.1 har myndigheter, kommuner och landsting möjlighet att ansluta sig till tjänsten Mina meddelanden. Med tjänsten kan mottagarna ta emot, läsa och samla sin myndighetspost digitalt. Det enda mottagarna behöver är en e-legitimation och en digital brevlåda godkänd för Mina meddelanden. 15Post- och /Stelacon, Undersökning av myndigheters och kommuners införande av IPv6, 2013, PTS-ER-2013:5. 16www.forsakringskassan.se/wps/portal/press/pressmeddelanden/pressmeddelande_2014/ 800_000_anvander_fks_mina_sidor-app Digitaliseringens påverkan och substitutionseffekt tjänst är frivillig och innebär att mottagaren får posten i en egen säker digital brevlåda och kan öppna och läsa den oberoende av tid och plats. Syftet med tjänsten är att möjliggöra en övergång från papper till säker digital post. Det leder i sin tur till en bättre service gentemot privatpersoner och företag som de gemensamma offentliga resurserna används mer effektivt. är nio myndigheter och tre kommuner17 anslutna till Mina meddelanden.18 , och är de myndigheter som har flest funktioner anslutna. Genom tjänsten kan privatpersoner och företag bland annat få ta del av olika beslut, bekräftelser, informationsbrev och påminnelser. De kommuner som är anslutna erbjuder hantering av vissa ärenden som innehåller sekretessbelagd eller känslig information samt tillståndsansökningar. I de flesta fall är det dock långt ifrån alla delar av aktörernas utskick som omfattas av Mina meddelanden. För flera offentliga aktörer som anslutit sig till Mina meddelanden antas antalet fysiska utskick av brev kunna minska fram till år 2020.19 och uppger dock att behovet av att kunna skicka övernattbefordrade brev kommer att kvarstå då flera myndigheter endast har postadress som kontaktväg till företag och privatpersoner, och att myndigheter i de flesta fall inte kan tvinga privatpersoner och företag att ansluta sig till en e-tjänst. Det finns dock undantag, exempelvis kring ersättning för RUT- och ROT-avdrag som endast kan göras digitalt. Prognosen för övergången till digitala alternativ är relativt svag, då antal anslutna mottagare till Mina meddelanden-tjänsten ökar mycket långsamt. har haft ett regeringsuppdrag att följa upp statliga myndigheters anslutning till Mina meddelanden och även att verka för att de flesta företag ska använda sig av Mina meddelanden. Den senare delen av uppdraget har redovisats i en rapport från den 29 februari 2016.20 rekommenderar i rapporten bland annat att en omfattande informationskampanj ska genomföras som ska uppmana privatpersoner och före- 17Arbetsförmedlingen, , (), , , , (), kommun, Transportstyrelsen, och kommun och Stad. 18www.minameddelanden.se/mm/digitalpostfranmyndigheter.html 19Intervju med , och kommun. 20Skatteverkets rapport med dnr 131 340553-15/113 för rapportering av uppdrag Digitaliseringens påverkan och substitutionseffekt tag att ansluta sig till Mina meddelanden . Vidare föreslår en obligatorisk anslutning för lämpliga myndigheter avseende relevanta flöden och för aktiebolag med vissa undantag. Syftet med åtgärderna är att uppnå en språngvis ökning av digital post upp till minst dansk nivå. hade 115 000 privatpersoner och företag valt att ta emot myndighetspost digitalt i den statliga brevlådan Min myndighetspost eller i digitala brevlåda Digimail. Även Kivra som har cirka 600 000 befintliga användare är ansluten till Mina meddelanden. Genom det digitala brevlådeföretaget kan man, förutom myndighetspost, även få post från företag som elbolag och försäkringsbolag. 5.3.2Känslig information skickas med brev Av förvaltningslagen framgår att offentliga aktörer har relativt stor frihet vad gäller meddelandegivning via brev. Utifrån denna frihet har till exempel valt att övergå från traditionell postkommunikation till att huvudsakligen använda sig av e-post. Övergången innebär att i princip all skriftväxling i pågående mål med enskilda parter, åklagare, advokater och biträdande jurister samt myndigheter och andra aktörer i samtliga måltyper ska ske med e-post. Även avgöranden ska på motsvarande sätt expedieras via e-post. Endast i vissa undantagssituationer ska kommunikation ske via traditionell post.21 I vilken mån som myndigheter och andra offentliga aktörer kan digitalisera den kommunikation som har skett via brev beror i stor utsträckning på hur känslig informationen är. Generellt kan sägas att det främst är försändelser med personuppgifter av känslig karaktär som kräver särskild säkerhet. Det innefattar uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening samt uppgifter om hälsa och sexualliv. Utöver det som regleras i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) gäller samma sak för uppgifter rörande lagöverträdelser och ekonomiska förhållanden för privatpersoner. 21 /2015/08/hogsta-domstolen-overger-posten-ska-kommunicera-helt- e-post Digitaliseringens påverkan och substitutionseffekt För att information som tidigare skickats med post ska kunna förmedlas digitalt krävs att meddelandefunktionen har höjd säkerhet genom kryptering och stark autentisering. Det innebär i praktiken att informationen inte kan skickas via till exempel e-post eller SMS, eftersom de funktionerna inte erbjuder tillräcklig säkerhet. Hur uppgifter ska lämnas ut regleras i en rad olika författningar som ersätter eller kompletterar bestämmelserna i personuppgiftslagen. Exempelvis reglerar polisdatalagen (2010:361) hur polisväsendet ska hantera olika uppgifter och behandling av personuppgifter inom regleras i socialtjänstlagen (2001:453) och lag (2001:454) om behandling av personuppgifter inom . Även hanterar i stor utsträckning känsliga uppgifter. Hur stor andel av dessa aktörers brevutskick som innehåller känsliga uppgifter är dock inte känt. För landstingen utgör en stor del av brevförsändelserna av kallelser, till exempelvis screening för mammografi, som har en sådan informationsklassning att det inte får förmedlas via e-post. I kommunikationen mellan myndigheter, kommun och landsting används fax i stor utsträckning, men för viss känslig information är det inte möjligt. I de fallen används bland annat rekommenderade brev. En stor del av brevflödena uppges också bestå av fakturor via pappersutskick, vilket beror på att fakturamottagarna inte är anslutna till autogiro eller e-faktura.22 Hur flödena av pappersfakturor kommer ändras beror därigenom på om fakturamottagaren väljer att ta emot sina fakturor digitalt. I en förstudie som Kommuner och Landsting har gjort inför kommuners anslutning till Mina meddelanden pekar de ut elektronisk fakturering som en möjlighet för anslutna myndigheter att minska antalet fysiska brevutskick i framtiden.23 Enligt Kommuner och Landsting har kommuner en rad olika typer av information som skickas med brev, rörande bland annat avfallshantering, bygglovshantering, information till nyinflyttade och företagare samt samråds- och ansökningshandlingar. Därutöver gör kommuner även utskick som är mer integritetskänsliga och som därigenom inte kan ske via exempelvis okrypterad e-post. Det inkluderar kommunikation från skolor, vården och . 22Intervju SKL, . 23SKL 2014, Anslutning Mina meddelanden – Förstudierapport. Digitaliseringens påverkan och substitutionseffekt Det finns i en uttalad målsättning att fortsatt öka digitaliseringen av samhället genom att samhällsservicen i allt högre grad digitaliseras. En förutsättning för en ökad digitalisering är dels en fortsatt utbyggnad av höghastighetsbredband med avstamp i regeringens bredbandsstrategi. En annan förutsättning är att allt fler personer blir digitalt delaktiga och kan använda den service och de tjänster som successivt digitaliseras. Det finns en uttalad vilja hos offentliga aktörer att digitalisera mycket av dagens fysiska brevhantering. Exempelvis förväntas kommunikationen med myndigheter till viss del kunna ersättas med e-tjänster och digitala brevlådor. Ett exempel är som tidigare beskrivits tjänsten Mina meddelanden. Det finns fortfarande en stor outnyttjad potential i att digitalisera brev. Digitaliseringstakten hämmas emellertid av olika anledningar. Bland annat har offentliga och privata aktörer små möjligheter att tvinga den man vill meddela sig med att använda digitala lösningar som till exempel e-tjänster och Mina meddelanden. Likaså erbjuds inte heller alltid digitala alternativ för samtliga ärenden som en privatperson eller företag kan ha till en myndighet eller kommun. Det finns här en problematik som både handlar om vad avsändaren erbjuder och vad mottagaren är villig att ta emot eller har förmåga att ta emot. I de fall digitala alternativ i stor utsträckning har ersatt fysiska brev har det gett påtagliga kostnadsbesparande effekter. Som tidigare beskrivits i avsnitt 5.1.1 har föreslagit att digital post från myndigheter ska utgöra ett förstahandsval via tjänsten Mina meddelanden. Antalet digitala brev kommer enligt beräkningarna öka från dagens 1,4 miljoner till 250,6 miljoner inom en period om förslaget genomförs. Stora positiva miljöeffekter utifrån minskade koldioxidutsläpp förväntas också uppstå. kan konstateras att även om det finns en outnyttjad potential i att digitalisera post och brev kommer digitaliseringen inte fullt ut att kunna ersätta fysiska brev och post. Det kommer fortfarande finnas tillfällen när privatpersoner, företag och offentliga aktörer behöver skicka och ta emot fysiska brev. Till exempel när formkrav kräver utväxlande av fysiska originalhandlingar eller innehållet är av sådan känslig natur att digital kommunikation an- Digitaliseringens påverkan och substitutionseffekt tingen inte är möjlig eller i vart fall mindre lämplig. Det kan också vara så att brevet innehåller en sak, som till exempel en bankdosa, som inte går att skicka digitalt. Nedanstående tabell 6.1 visar de som har skickat brev med Postnord uppdelat i fyra användargrupper: offentlig sektor, finansiella företag, övriga företag och privatpersoner. De som skickar flest brevförsändelser, oavsett om det avser övernattbefordrade brev eller inte, är gruppen övriga företag. skickade denna grupp av samtliga brevförsändelser i medan finansiella företag, såsom försäkringsbolag och banker, stod för av det totala antalet försändelser. Den offentliga sektorns andel uppgick inte till och privatpersonernas andel till av antalet totala försändelser 2015. Källa: Postnord. Andelen skickade försändelser per grupp har inte förändrats märkbart den senaste femårsperioden. Privatpersoner är den grupp vars brevförsändelser har minskat mest procentuellt jämfört med då de stod för av det totala antalet. Det är även intressant att titta på fördelningen av övernattbefordrade och inte övernattbefordrade försändelser mellan de Inte helt oväntat var så mycket som av privatpersonernas brevförsändelser övernattbefordrade 2015, enligt Postnord. uppgick andelen endast till . Postnord förklarar ökningen med den växande e-handeln och att privatpersoner skickar färre julkort . Eftersom julkorten vanligtvis frankeras med ekonomibrevsporto och därmed befordras ökar andelen övernattbefordrade brev när antalet julkort sjunker. Utredningen har inte fått ta del av övriga användargruppers respektive andel av övernattbefordrade brev. Postnord har däremot uppgett att företagen i snitt skickar av brevvolymerna med övernattbefordran och resterande med befordran . Fördelningen har varit densamma den senaste femårsperioden. Det kan vara vanskligt att slå fast behovet av övernattbefordran genom att titta på med vilken befordringshastighet användarna skickar brev . Ett användande av en tjänst kan bero på fler saker än ett behov, såsom vana, låg prisskillnad i jämförelse med tjänster som har lägre befordringshastighet, okunskap och enkelhet. Av den anledningen har utredningen ansett det nödvändigt att även beakta de undersökningar som har gjorts, i vilka bland annat användarnas behov av övernattbefordran har studerats. har undersökt privatpersoners och små företags behov av att skicka brev I takt med att kommunikationsmönstren ändras och allt fler privatpersoner använder sig av internet när de kommunicerar med omvärlden förändras behovet av att kunna skicka brev som kommer fram nästa arbetsdag. har låtit ett marknadsundersökningsföretag genomföra två undersökningar med avseende på privatpersoner respektive små företag i glesbygd under 2015.1 Syftet med undersökningarna har varit att ta reda på hur privatpersoners och små företag i glesbygds behov av posttjänster ser ut 1 , Användares behov av posttjänster, PTS-ER-2016:7. Undersökningen har utförts av Stelacon. och hur de kan komma att se ut . Undersökningen rörande privatpersoner genomfördes med hjälp av en webbenkät och omfattar 2 115 privatpersoner med olika grad av tillgänglighet till tätorter och service. Undersökningen av små företag i glesbygd genomfördes i form av telefonintervjuer med 200 småföretagare . Företagen delades upp i tre olika typer: inga anställda, 1–4 anställda och 5–9 anställda. Hälften av företagen är verksamma i områden med låg tillgänglighet och hälften i områden med mycket låg tillgänglighet enligt Tillväxtanalys indelning (se nedan). Undersökningen hade mestadels fasta svarsalternativ, men utgick också från de posttjänster som verksamheten använder . Servicenivån i undersökningarna mättes utifrån Tillväxtanalys femgradiga skala av tillgänglighetsindex. Tillväxtanalys har inom ramen för sin analysplattform för geografisk analys (GIS-analys) Pinpoint tagit fram en indelning av utifrån geografisk tillgänglighet. Metoden bygger på indexerad tillgänglighet till olika tätortsstorlekar. Tillgänglighetsindexet väger samman närhet till tätort och respektive tätorts storlek. Indexet har en indelning i fem kategorier utifrån grad av tillgänglighet till olika stora tätorter: mycket hög, hög, mellan, låg och mycket låg tillgänglighet. Tillgänglighetsindex ger en bild av , där den geografiska spridningen av befolkningen har fått styra. Modellen togs fram i syfte att identifiera områden med liknande förutsättningar vad gäller tillgänglighet. Exempelvis kan ett område i norra ha samma nivå av tillgänglighet som i mellersta eller södra delarna i landet (se figur 6.1). Källa: Tillväxtanalys WP/PM 2010:10. För att undersöka om användare med olika förutsättningar har olika behov av de framtida posttjänsterna tillämpade tillgänglighetsindex för undersökningens urval inom både privatperson- och företagssegmentet. De svarande privatpersonerna rekryterades via en webbpanel som säkerställde en jämn fördelning med avseende på respondenternas ålder och kön. Frågeunderlaget bestod framför allt av fasta svarsalternativ och för att förtydliga innebörden av vissa posttjänster och nuvarande postlagstiftning gjordes även förtydliganden med illustrationer och faktarutor. Marknadsundersökningsföretaget har konstaterat att det inte finns något i undersökningens resultat som antyder att kvinnor och män har olika behov eller värderar posttjänster olika. Utredningen har därför valt att i figurerna nedan redovisa svaren oberoende av kön. Utredningen har undersökt samhällsviktiga aktörers och skyddsvärda gruppers behov av att skicka brev I syfte att identifiera och kartlägga vilka grupper i samhället som har behov av att övernattbefordran även ingår i den samhällsomfattande posttjänsten har utredningen med hjälp av ett konsultföretag genomfört en kartläggning av en mängd olika aktörers användning av post- och brevtjänster.2 För att besvara uppdragets frågeställningar har konsultföretaget intervjuat myndigheter, kommuner, länsstyrelser, landsting och företag, samt bransch- och intresseorganisationer. Även organisationer som företräder småföretag, personer med funktionsnedsättning, äldre personer och personer och företag på gles- och landsbygd har intervjuats. Urvalet av intervjupersoner har gjorts med utgångspunkt i de olika behov grupperna kan antas ha av övernattbefordran av brev trots tillgång till digitala alternativ. I syfte att ta reda på gruppernas behov av övernattbefordran av brev och framöver har utredningen ställt frågor kring exempelvis nuvarande behov och användning av brev, i vilken utsträckning nuvarande användning av posttjänster kan ersättas med digitala alternativ samt vilka konsekvenser olika förändringar i pris och befordringstider 2 Utredningen har använt sig av konsultföretaget för undersökningen. bedöms få för grupperna. Därutöver har intervjuer med myndigheter som Tillväxtanalys, (), Bredbandsforum och fungerat som stöd för informationsinhämtning. Totalt har 29 intervjuer genomförts. Hur ofta skickar befolkningen brev? Post- och undersökning visar att hur ofta privatpersoner skickar brev inte varierar mellan olika områden av tillgänglighetsindex. Frekvensen av skickade brev i relation till respondentens ålder bedöms därför vara mer intressant att analysera. De flesta privatpersoner uppger att de skickar brev en eller eller . Svaren visar också att ju högre ålder på respondenten, desto mer frekvent uppger respondenten att denne skickar brev (figur 6.2). Mer sällan än en gång Vet ej/vill inte svara Källa: , Användares behov av posttjänster, PTS-ER-2016:7. När privatpersoner skickar brev behöver breven sällan komma fram till mottagaren vardagen därpå. av de tillfrågade privatpersonerna uppger att de en eller skickar brev som måste komma fram nästa arbetsdag. har svarat att de bara skickar brev som behöver nå mottagaren nästföljande vardag en eller eller ännu mer sällan. När frågan analyserades med avseende på kön respektive tillgänglighetsindex återfanns inga systematiska skillnader i svaren. Därför redovisas svaren på frågan ”Hur ofta postar du brev som måste komma fram till mottagaren vardagen därpå” på totalnivå (figur 6.3). En eller flera Mer sällan än Vet ej/vill Källa: , Användares behov av posttjänster, PTS -ER-2016:7. De typer av brev som avsändarna bedömer behöver nå mottagaren övernatt är gratulationskort, myndighetsbrev till exempel till eller , sjukvårdsärenden, lånehandlingar till bank och felanmälningar. Privatpersoner prioriterar närhet och frekvens högre än övernattbefordran Privatpersonerna fick rangordna fyra olika kriterier när brev skickas till dem: att platsen där breven tas emot ligger nära bostaden, att de själva har möjlighet att välja platsen där de tar emot breven, frekvensen i utdelningen och snabbhet i brevbefordran. Rangordningen visade hur viktig respondenten ansåg att kriteriet är, där 1 motsvarar mest viktigt och 4 motsvarar minst viktigt. Nedan presenteras hur privatpersonerna prioriterade kriterierna, med avseende på förstahandsval. Det kriterium som ofta anses vara mest viktigt är utdelning nära bostaden och därefter utdelning . Svaren i undersökningen visar att det inte finns någon större skillnad i hur kvinnor och män har prioriterat utdelning eller utdelning till en viss plats. Däremot har respondenter i högre åldrar prioriterat utdelning i första hand i mycket högre omfattning än de yngre. Respondenterna valde oftare övernattbefordran framför möjlighet att själv få välja utdelningsplats. Resultatet i figuren nedan redovisas endast per tillgänglighetsindex och på totalnivå men inte uppdelat på kön och ålder (figur 6.4). Källa: , Användares behov av posttjänster, PTS -ER-2016:7. Privatpersoner har positiv betalningsvilja för övernattsbefordran I Post- och undersökning fick respondenterna svara på frågan ”Hur mycket skulle du som mest kunna tänka dig att betala extra för en tjänst som ser till att brevet ska nå mottagaren vardagen efter att det har postats? (+ extra tjänst)”. När svaren analyseras med avseende på tillgänglighetsindex framkommer att det inte finns systematiska skillnader i betalningsvilja beroende på var i landet respondenten befinner sig. Det finns inte heller någon tydlig uppdelning i betalningsvilja med avseende på kön. Betydligt mer intressant är när svaren i stället relateras till respondentens ålder. En majoritet av respondenter under har en positiv betalningsvilja (+10 kronor eller mer). eller äldre har mellan en positiv betalningsvilja (figur 6.5). Figur 6.2 visar att personer som är skickar brev mer frekvent, så troligtvis påverkas betalningsviljan också av hur ofta brev skickas. Svaren kan också indikera att fler äldre uppfattar det som en grundläggande samhällservice att kunna skicka brev övernatt och att de inte ska behöva betala extra för tjänsten.