sou · H4B327 · 2016-04-08 00:00:00 — Yngre personer använder sig i större utsträckning av andra kommunikationssätt när ett meddelande ska befordras snabbt och är därför mer villiga att betala lite extra när de skickar brev som ska nå mottagaren övernatt. 7+50 kronor (totalt ) 7+40 kronor (totalt ) 7+30 kronor (totalt ) 7+20 kronor (totalt ) 7+10 kronor (totalt ) 7+0 kronor (totalt ) Källa: , Användares behov av posttjänster, PTS -ER-2016:7. till respondenternas svar i fritext om varför de inte är intresserade av att betala mer, anser många att priset är tillräckligt högt för tjänsten. En vanlig åsikt är att övernattbefordran borde ingå med dagens prissättning. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att privatpersoner inte längre skickar brev så ofta. De försändelser som respondenterna anger bör nå mottagaren övernatt skulle med lite planering kunna skickas med någon dags fördröjning utan att det skulle få allvarliga konsekvenser för avsändaren. Andra aspekter såsom närhet till platsen där breven tas emot och antal utdelningsdagar prioriteras i högre utsträckning oavsett var de som har svarat bor. Personer som är och yngre skickar färre brev än de övriga, men de är å andra sidan villiga att betala mer för ett övernattbefordrat brev än de äldre generationerna. Privatpersoner med särskilt behov av övernattbefordran För att undersöka om det finns grupper bland privatpersonerna som har särskilt uttalade behov av övernattbefordran har utredningen låtit intervjua organisationer med insikt om behov hos äldre personer, personer med funktionsnedsättning, personer på landsbygden och personer med utländsk bakgrund. Intervjuer har genomförts med Handikappförbunden, (), Hela ska leva och Myndigheten för delaktighet. I intervjuerna blir det tydligt att det är svårt att beskriva gruppernas behov av att skicka brev (och ännu svårare övernattbefordrade brev) eftersom grupperna varken är homogena eller har gemensamma behov. Det framkommer dock att användningen av digitala tjänster skiljer sig åt mellan grupperna, vilket också påverkar behovet av att skicka fysiska brev. Äldre har fortsatt behov av att skicka brev och uppger att äldre personer i större utsträckning än befolkningen i sin helhet väljer att kommunicera via brev med myndigheterna. PRO och Myndigheten för delaktighet bekräftar att äldre personer har ett fortsatt behov av att skicka och ta emot fysiska brev. Det med hänsyn till att tillgång och kunskap om digitala alternativ är lägre hos äldre personer jämfört med befolkningen i stort. PRO uppger dock att i allmänhet är äldre personer inte särskilt beroende av att snabbt kunna skicka och ta emot brev samt andra försändelser genom exempelvis övernattbefordran. Tillgängligheten och användbarheten hos digitala alternativ styr personer med funktionsnedsättnings möjligheter till digital kommunikation Enligt Myndigheten för delaktighet beror personer med funktionsnedsättnings behov av att kunna skicka och ta emot brev samt övernattbefordran på hur anpassade de digitala alternativen är till individens specifika behov. För att exempelvis personer med kognitiva funktionshinder ska kunna använda e-tjänster i stället för brev krävs att e-tjänsterna är utformade på ett sådant sätt att de är enkla att använda och förstå. Företrädare för myndigheten menar även att hemsidor och andra digitala kommunikationsmöjligheter bör vara utformade på ett sådant sätt så att hjälpmedel, till exempel talsyntes, kan användas. Behovet av övernattbefordran hänger ofta nära samman med individens behov av att kommunicera med offentliga aktörer. Andra situationer där det är svårt att ersätta brev med digitala alternativ är när det finns krav på att redovisa intyg och vidimerade dokument. har i en intervju uppgett att sjukskrivna personer i större utsträckning än andra grupper kan behöva kommunicera via brev. Det beror på att några landsting och i sin tur vårdcentraler ännu inte är anslutna till Mina sidor och läkarintyg därför måste skickas in med brev. Personer på landsbygd och personer med utländsk bakgrund har samma behov som övriga befolkningen Det har inte varit möjligt att fastställa om privatpersoner på landsbygd har större eller mindre behov av att skicka brev med övernattbefordran än personer i tätort, baserat på de intervjuer utredningen har låtit genomföra. Enligt Hela ska leva och () finns dock ett fortsatt behov hos privatpersoner på landsbygden av att kunna skicka och ta emot försändelser snabbt då det utgör en del av serviceutbudet på landsbygden. Enligt Myndigheten för delaktighet finns det inte några särskilda skäl till varför personer med utländsk bakgrund skulle ha större eller mindre behov av att skicka fysiska brev med övernattbefordran än andra användargrupper. Utifrån intervjuerna är det svårt att dra några generella slutsatser om behovet av övernattbefordran hos grupper som exempelvis personer med funktionsnedsättning, äldre, utlandsfödda och personer på lands- och glesbygd. Generellt har digitala alternativ till viss del kunnat svara upp mot behovet av att skicka information snabbt. skiljer sig behoven åt inom grupperna eftersom individerna i en specifik grupp ofta har olika behov. Baserat på ålder är det särskilt äldre personer som fortsatt har behov av att kommunicera via brev då den digitala kompetensen och kunskapen om digitala alternativ är lägre hos dem än hos andra åldersgrupper. Det har dock inte varit möjligt att identifiera något särskilt behov hos äldre av att kunna skicka övernattbefordrade brev. Möjligheterna för personer med funktionsnedsättning att kunna använda digitala alternativ som substitut till fysiska brev är särskilt beroende av de digitala alternativens användbarhet och tillgänglighet. Små företag i glesbygd Frekvensen av hur ofta småföretagare skickar brev skiljer sig inte om de är verksamma i områden med låg tillgänglighet eller med mycket låg tillgänglighet till tätort. Mer intressant är i stället att analysera hur småföretagarna har svarat i relation till företagets storlek. I figur 6.6 presenteras angivet antal skickade brev utifrån antal anställda i företagen. Mer sällan än en gång Källa: , Användares behov av posttjänster, PTS -ER-2016:7. Resultat från undersökningen antyder att företag med 1–4 och 5–9 anställda skickar brev något mer frekvent än företag utan anställda och att många skickar brev en eller . Företag utan anställda skickar oftast brev eller i . Utifrån den totala sammanräkningen i figur 6.6 har resultatet per företagsstorlek viktats efter verklig förekomst i områden med låg och mycket låg tillgänglighet. Företagarna tillfrågades om vad som är viktigast för verksamheten när de ska skicka brev. Respondenterna hade att välja på tre svarsalternativ: Att breven ska komma fram till mottagaren så snabbt som verksamheten behöver, att breven ska kunna skickas som passar verksamheten eller att breven ska kunna skickas från en plats som passar verksamheten. Svaren visar inte på några systematiska skillnader mellan företag, med avseende på tillgänglighetsindex eller antal anställda. På totalnivå värdesätter företagare oftast att brev ska skickas och komma fram till mottagaren så snabbt som verksamheten behöver. I andra hand prioriteras frekvensen, det vill säga att utdelningen görs så många dagar som behövs (figur 6.7). Tot Låg tillgänglighet tillgänglighet Källa: , Användares behov av posttjänster, PTS -ER-2016:7. Snabbt innebär dock inte alltid att utdelning ska ske arbetsdagen därpå. Ungefär en tredjedel av företagen anser att snabbhet är viktigt och att utdelning ska göras medan två tredjedelar anser att snabbhet kan innebära utdelning efter (figur 6.8). Källa: , Användares behov av posttjänster, PTS -ER-2016:7. Enligt intervjuade företag är anledningen till behovet av övernattbefordran att kunderna förväntar sig snabb service, att verksamheten är planerad utifrån snabb befordran av brev och att långsammare befordran ger merarbete och negativa ekonomiska konsekvenser i form av sämre likviditet och fakturahantering. Källa: , Användares behov av posttjänster, PTS -ER-2016:7. Företag inom olika branscher För att kartlägga företagares behov av att skicka och ta emot övernattbefordrade brev har utredningen låtit genomföra intervjuer men med ett annat fokus än . Sex stycken intresse- och branschorganisationer har intervjuats. Urvalet av organisationer ska fånga olika typer av företags behov av övernattbefordran av brev. Förutsättningar och behov hos företag skiljer sig åt Små företag (0–49 anställda) har inte samma möjligheter som större företag (minst 50 anställda) att förhandla om lägre priser för utskick av brev. Det är svårt att dra några generella slutsatser om företagens beroende av övernattbefordran eftersom deras behov varierar. Behoven ser olika ut beroende på var i företagen finns, hur stora de är och vilken typ av verksamhet de bedriver. Av intervjuerna med företrädare för branschorganisationer framkommer tydligt att det finns skillnader mellan branscher när det gäller behovet av att skicka övernattbefordrade brev. Företag har fortsatt behov av att skicka brev Enligt organisationerna Företagarna och () har de flesta företag fortsatt behov av övernattbefordran av brev. Behovet beskrivs som att företag, i likhet med privatpersoner och myndigheter, är beroende av att kunna skicka och ta emot brev snabbt eftersom det finns en förväntan hos myndigheter, kunder och leverantörer att företagen ska kunna kommunicera snabbt. Förväntningarna på snabb kommunikation gäller dock både digital kommunikation och fysiska brev. För företagens del handlar behov av brev om att kunna svara mot kundernas behov och efterfrågan. Till exempel kan kunder efterfråga möjligheten att ta emot fakturor via fysiska brev. Företagens behov omfattar även kommunikationen med andra företag, bland annat att kunna hantera avtal snabbt. Enligt Företagarna, och organisationen ska leva är möjligheten till övernattbefordran av brev framför allt viktig för företag som är verksamma utanför städerna. Enligt LRF är behovet av övernattbefordran större när företag saknar god bredbandsuppkoppling. I olika sammanhang påverkas företagens behov av att skicka fysiska brev också av krav och riktlinjer från myndigheter. Till exempel har företagen skyldighet att skicka in sin årsredovisning till . Enligt huvudregeln ska årsredovisningen skickas via post, men om det av tidsskäl inte är möjligt kan den i stället skickas via e-post. Allt fler företag övergår till digital kommunikation, men brev skickas fortfarande i många sammanhang Företag använder i olika stor utsträckning digitala alternativ för kommunikation. Faktorer som företagets storlek, verksamhet och geografiska läge kommer fortsatt ha betydelse för företagets behov av att skicka fysiska brev. Från intervjuer med företrädare för olika branscher som Företagarna, , och Privattandläkarna framkommer att företag kommunicerar allt mer via digitala alternativ, som e-post. Företagen har framför allt i stor utsträckning övergått till digitala alternativ när det handlar om att skicka in blanketter till myndigheter (av företagen). Företagens användande av digitala kanaler skiljer sig kraftigt åt. Till exempel var det av företagen som lämnade in offerter i elektroniska upphandlingsverktyg under 2013.3 Även företagens användning av e-fakturering, där fakturor skickas elektroniskt till andra företag eller privatkunder skiljer sig åt mellan företagen. E-fakturor används främst av företag med fler än 250 anställda. skickade av dessa företag e-fakturor som kan processas automatiskt i en mottagares IT-system. Motsvarande andel för företag med 1–9 anställda var 7 procent.4 Detsamma gäller för de moms- och skattedeklarationer företagen kan utföra via internet där av företag med 10 anställda eller fler hanterar sina moms- och skattedeklarationer via internet.5 finns en utvecklad version av e-faktura till småföretag som använder internetbank för betalningar. har det bara varit möjligt att ta emot e-fakturor och använda sin internetbank som privatperson med personnummer, men kan även företag med organisationsnummer använda tjänsten. Den nya lösningen kommer att öppna upp för enklare elektronisk fakturering mot mindre och medelstora företag. Ett flertal banker såsom , Digitala , Område Entreprenörskap och företagsutveckling, indikator Skicka och ta emot e-faktura och indikator E-upphandling. 4www.scb.se/sv_/Hitta-statistik/Statistik-efter- -amne/Naringsverksamhet/Naringslivets- struktur/IT-i-foretag/15311/15318/Behallare-for-Press/369370/ 5www.scb.se/sv_/Hitta-statistik/Statistik-efter-amne/Naringsverksamhet/Naringslivets- struktur/IT-i-foretag/15311/15318/Andel-foretag-som-anvander-Internet-vid-kontakter- med-myndigheter-for-olika-andamal/ Nordea, , och Danske bank har redan anslutit sig till tjänsten.6 Ny teknik underlättar även för småföretagare och små föreningar att ta betalt för sina tjänster. kan kortläsare kopplas till mobiltelefon eller surfplatta, vilket möjliggör kortbetalning på platser där det finns mobiltäckning.7 Ett alternativ till att skicka brådskande försändelser med övernattbefordrade brev är att använda sig av expresstjänster. Även vid ett borttagande av övernattkravet kommer användarna att kunna köpa Postnords expresstjänst. kostar det att skicka ett C5 expressbrev och som levereras i mottagarens postlåda senast vardagen efter att det har postats.8 Trots användning av digitala alternativ anser sig företagen ha ett fortsatt behov av övernattbefordran av brev. Framför allt är de beroende av att skicka och ta emot fysiska brev utifrån förväntan från kunder, leverantörer och myndigheter. Det största behovet av övernattbefordran av brev hos företag återfinns i glesbygd och på landsbygd vilket bland annat hänger samman med företagens tillgång till bredband. Nästan hälften av de intervjuade företagen i områden med låg och mycket låg tillgänglighet föredrar att brev som skickas ska komma fram så snabbt som verksamheten behöver. Det innebär att andelen företag som anger att övernattbefordran är viktigast i valet mellan olika alternativ motsvarar cirka 16 procent9 av samtliga företag i undersökningen. Sammanfattningsvis konstaterar utredningen att de små företagen i glesbygd fortfarande har behov av snabb befordran av brevförsändelser i högre grad än privatpersonerna. Snabbhet behöver dock inte innebära att breven ska nå mottagaren övernatt. Brevbefordran är tillräckligt för att tillgodose merparten av glesbygdens småföretagares behov. 6www.mynewsdesk.com/se/21-grams-ab/pressreleases/21grams-slaepper-e-faktura-till- smaafoeretag-i-internetbank-1291085 7www.lansstyrelsen.se/orebro/Sv/lantbruk-och-landsbygd/landsbygdsutveckling/ betaltjanster/Pages/tips-for-foreningar.aspx anger snabbhet som viktigast för verksamheten och av dessa anser att verksamhetens behov är ”övernatt”. Behovet av övernatt motsvarar totalt sett en andel (0,46 * 0,35 = 0,16) av alla företag i enkäten. Utredningen har även kartlagt behovet av övernattbefordran hos ett urval av företrädare för samhällsviktiga funktioner. Ett tjugotal företrädare som representerar myndigheter, kommuner, landsting, bankväsendet och försäkringsbolag har intervjuats.10 För att identifiera samhällsviktiga aktörer har utredningen använt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) definition av viktiga samhällsfunktioner. I uppräkningen nedan finns elva samhällssektorer inom vilka merparten av viktiga samhällsfunktioner och samhällsviktiga verksamheter finns:11 Hälso- och sjukvård samt omsorg Urvalet syftar till att ge en god bild över de största brevflödena hos samhällsviktiga aktörer. Bland utvalda myndigheter finns det emellertid stora skillnader när det gäller behovet av att skicka övernattbefordran. Tabellen nedan illustrerar hur volymerna fördelar sig mellan fyra svenska myndigheter som skickar stora mängder brev . 10De representanter för samhällsviktiga aktörer som har intervjuats av Ramböll är , , , SKL Kommentus, Kommuner och Landsting, kommun, , , , , Bredbandsforum, SCB, , , i , Privattandläkarna, , Svensk Försäkring och . 11Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Handlingsplan för skydd av samhällsviktig verksamhet 2013, Publ.nr: MSB597, s. 14. Myndigheter, kommuner och landsting Flertalet myndigheter, kommuner och landsting som intervjuats uppger att det i många fall är angeläget att ärenden hanteras skyndsamt. Bland annat menar , , , i och Kommuner och Landsting (som representerar kommuner och landsting) att de har behov av att skicka övernattbefordrade brev vid brådskande ärenden, som de inte alltid kan använda sig av exempelvis e-post för försändelser som innehåller känsliga uppgifter.15 En närmare beskrivning av myndigheternas möjlighet att övergå till digitala alternativ återfinns i avsnitt 5.3. För befordran av känsliga uppgifter, som exempelvis information om medicinsk diagnos och behandling, från myndigheter krävs att informationen skickas på ett snabbt och säkert sätt. Det innebär i praktiken att det inte är möjligt att skicka information via exempelvis e-post eller SMS. Enligt Datainspektionen hänger flera offentliga aktörers behov av att skicka övernattbefordrade brev samman med möjligheten att kunna förmedla uppgifter som omfattas av sekretess på ett säkert sätt.16 12Avser endast utskick mellan januari–. 13Avser endast utskick mellan januari–. 14Antalet försändelser avser Europaparlamentsvalet samt Riksdags-, landstings- och kommunvalet . De redovisade volymerna är därmed betydligt högre än normalt. 15Vad som klassas som känsliga uppgifter framgår av 13 § personuppgiftslagen (2010:1969). 16Intervju med Datainspektionen, Kommuner och Landsting och Privattandläkarna. Såsom utredningen beskrev i avsnitt 5.3.2 hanterar såväl offentliga som privata aktörer stora mängder känslig information inom hälso- och sjukvård samt omsorgssektorn. Privata företag inom hälsa, vård och omsorg omfattas av samma regelverk avseende informationshantering som offentlig hälso- och sjukvård.17 De privata vårdgivarnas kommunikation via fysiska brev omfattar framför allt överföring av patientuppgifter18, eftersom det måste göras på ett sådant sätt att ingen obehörig kan ta del av uppgifterna. En vårdgivare kan dock under särskilda omständigheter och efter en behovs- och riskanalys, besluta att påminnelser och kallelser till vård och behandling kan skickas med SMS eller oskyddad e-post. Det finns ingen tillgänglig statistik över hur stor andel av de privata vårdgivarnas kommunikation som sker genom brev och hur stor andel som sker via digitala kanaler. använder bland annat merparten av de privata tandläkarna för att skicka påminnelser och kallelser till sina patienter.19 Även inom används SMS för att skicka kallelser och påminnelser till patienter som har uppgett sitt mobilnummer. Folktandvården i läns landsting räknar med att spara hundratusentals brev genom att skicka kallelser med SMS.20 Liten prisskillnad gör att många offentliga aktörer använder sig av övernattbefordran av brev Det finns inga lagstadgade krav för offentliga aktörer att skicka handlingar med övernattbefordran. Däremot uppger myndigheter som , , , i och Kommuner och Landsting att de ofta använder sig av övernattbefordran för att korta handläggningstider och för att kunna ge bättre service till privatpersoner och företag. Det gäller särskilt i de fall där kostnaden för övernattbefordran endast är marginellt högre. Till exempel anger Tull- 17Socialstyrelsens föreskrifter Informationshantering och journalföring inom hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14). 18Uppgifter om personer som erhåller, eller är registrerade för att erhålla, hälso- och sjukvård. 20www.lul.se/nyheter#/pressreleases/folktandvaarden-i-uppsala-laen-foerst-ut-med-sms- kallelse-1152514 verket, och i att det oftast saknas riktlinjer för vilka försändelser som ska skickas med övernattbefordran respektive ej övernattbefordran. I stället är det ofta upp till den enskilde tjänstemannen eller handläggaren att besluta om handlingar ska sändas med övernattbefordran eller inte. Skäl för val av övernattbefordran kan bero på ärendets karaktär och interna krav på snabb handläggning. , som har relativt stora brevflöden, uppger att antalet brev som myndigheten skickar förväntas minska som andelen övernattbefordrade brev förväntas öka framöver. Kammarkollegiet upphandlar ramavtal för de statliga myndigheternas brevförmedlingstjänster.21 Enligt ramavtalet, som gäller till och med , är skillnaden i pris mellan övernattbefordrade och ej övernattbefordrade brev liten (se avsnitt 4.3.2). Det finns därmed inte något incitament att skicka billiga brev med längre befordringstid för myndigheterna. Försäkringsbolag och banker förlitar sig till viss del fortfarande på brev trots tillgängliga digitala kommunikationskanaler Försäkringsbolag är exempel på företag som har en samhällsviktig verksamhet och som fortsatt anser sig ha behov av att skicka brev, bland annat avtal om tecknad försäkring och uppsägningar av försäkringar. Försäkringsbolagen uppger att det inte finns fullgoda digitala alternativ som kan ersätta brev. Till exempel måste information om uppsägning ske skriftligen.22 I de fall försäkringen sägs upp gäller 14 dagars uppsägningstid från det att information om uppsägningen skickats. Försäkringsbolagen uppger att de då i första hand väljer att skicka informationen via brev, då de inte kan vara säkra på att informationen når fram till försäkringstagaren om den skickas via exempelvis e-post. Det finns dock oftast inget lagstadgat krav på att försäkringsbolagen måste skicka information via brev, men den rättsliga tolkningen de själva gör innebär att de oftast utgår från att skicka fysiska brev. 21www.avropa.se/ramavtal/ramavtalsomraden/transport-och-tjanstefordon/Flytt--och- formedlingstjanster/brevformedlingstjanster1/ 22Se 1 kap. 3 och 7 §§ Försäkringsavtalslagen (2005:104). Företrädare för försäkringsbranschen uppger att den information som de kommunicerar till kunder oftast inte är brådskande och i allmänhet inte kräver övernattbefordran. Ett exempel på det är bekräftelser av tecknad försäkring. Enligt de intervjuade företrädarna finns ingen prognos för hur arbetet och utvecklingen avseende behovet av övernattbefordran kommer att se ut framöver. Intervjuade företrädare för ett av de största försäkringsbolagen i uppger att branschens behov av att skicka övernattbefordran kommer att minska ytterligare i takt med att försäkringsbolagens arbete med att utveckla bättre möjligheter för säker och papperslös kommunikation fortskrider. Enligt ett av de största försäkringsbolagen i pågår ett aktivt arbete i branschen för att öka användningen av elektroniska kommunikationsfunktioner, som e-post och Mina sidor på företagens webbplatser. En utmaning för försäkringsbolagen att utveckla digitala kommunikationskanaler handlar om att kunderna sällan besöker sitt försäkringsbolags webbplats. Försäkringsbranschens målsättning är att möjliggöra för ytterligare elektronisk kommunikation, men det finns ingen prognos över hur arbetet kommer att fortgå framöver. Banker kommunicerar oftast med kunder via brev eller internetbankens meddelandefunktion. Enligt finns det fortfarande viss typ av information som kräver att den skickas med brev. Enligt företrädare för branschorganisationen saknas information på branschnivå om bankernas behov av övernattbefordran. Ett sådant behov kan dock vara fullmakter vid exempelvis husköp då originalhandlingar behöver komma fram snabbt och undertecknas av flera parter. Bankernas kommunikation med kunder regleras dessutom av banksekretessen. Den omfattar alla uppgifter som rör en bankkunds mellanhavanden med banken oavsett om uppgiften är skriftlig eller muntlig. Okrypterad e-post uppfattas inte som tillräckligt säker för att garantera banksekretessen. Risken för e-postrelaterade bankbedrägerier har bidragit till att banker inte kommunicerar med kunderna via e-post. Behovet av att skicka brev skiljer sig mellan de olika samhällsviktiga aktörerna.