sou · H4B313 · 2016-02-25 00:00:00 — Det kan också handla om när en civilsamhällsorganisation funderar på att söka finansiering från det offentliga eller på annat sätt bredda finansieringen av verksamheten. Ytterligare andra områden kan vara när man överväger att anställa personal, börja Förslag om administrativt stöd driva näringsverksamhet eller lämna anbud i en upphandling. I alla dessa exempel handlar det om ”avgörande skeden”, dvs. situationer som kräver kunskap om nya regler och rutiner, och där avsaknaden av information och stöd kan medföra att organisationen inte tar steget eller att det blir onödigt krångligt. I dessa fall anser utred- ningen att det finns en potentiell vinst i form av ett mer livaktigt civilsamhälle om ett administrativt stöd förenklar för civilsamhället. 7.5.4Sammanfattande slutsatser om behovet Utredningens analys visar att önskemålen kring administrativt stöd bland civilsamhällets organisationer är breda och består av många olika komponenter. Bredden och variationen i det behov av infor- mation och stöd som civilsamhället har ställer enligt utredningen krav på prioritering. Utredningen drar slutsatsen att det behövs någon form av samordning av befintlig information och stöd, i syfte att bättre till- gängliggöra det för en större del av civilsamhället. En väl funge- rande administrativ infrastruktur underlättar för det ideella arbetet genom att det frigör tid till organisationernas huvudverksamhet. Inriktningen i den administrativa infrastrukturen bör vara att samla och komplettera redan befintlig information och befintligt stöd. Särskilt fokus bör i detta arbete läggas på det som utredningen defi- nierar som avgörande skeden, som t.ex. start av organisation, ansökan om offentliga bidrag, anställning av personal, start av näringsverksamhet samt deltagande i offentlig upphandling. 7.6Utredningens bedömningar och förslag Utredningen har identifierat ett behov av administrativt stöd, och beskriver i denna del hur behovet bör mötas. 7.6.1Viktigt att möta det behov som finns Bedömning: Civilsamhällets behov av information och stöd bör mötas i syfte att underlätta för civilsamhällets organisationer att bedriva sin kärnverksamhet. Förslag om administrativt stöd Ideellt engagerade utför till stor del administrativa insatser Det finns enligt utredningen flera skäl till att möta det behov av information och stöd som den samlade analysen visar finns bland civilsamhällets olika organisationer. Den befolkningsstudie av det svenska folkets ideella engagemang som återkommande redovisar, visar att engagemanget ligger på en stabil och hög nivå. Drygt hälften () av den vuxna befolk- ningen genomförde 2014 ideellt arbete. Av befolkningsstudien framgår också att av de som arbetar ideellt gör administrativa insatser, något som rapportförfattarna betecknar som ”anmärkningsvärt”. En förklaring som forskarna på framför är att svenska ideella organisationer är mindre beroende av anställd personal än andra jämförbara länder (m.fl., 2015, Folk i rörelse – medborgerligt engagemang 1992−2014 , s. 23). Det bekräftas också i många av utredningens möten med civilsamhällets organisationer. Mot den bakgrunden blir det enligt utredningen extra angeläget att bidra till att underlätta för den ideellt engagerade delen av befolkningen som på sin fritid sköter sin organisations administra- tiva uppgifter. Den tid som då frigörs kan i stället läggas på andra delar av organisationens verksamhet. Förbättrad information och stöd underlättar för civilsamhällets olika roller Att genom information och stöd stödja det civila samhällets organisationer är något som enligt utredningen är till nytta oavsett om en organisation är röstbärare, ger medlemsservice eller är utförare av offentligt finansierad verksamhet. Enligt utredningens analys är en förbättring av informationen och stödet även positivt för organisationer bildade av personer med utländsk bakgrund samt för de mer tillfälliga sammanslutningar och nätverk som överväger att övergå till en mer formaliserad organisationsform. Det torde också kunna underlätta för fristående organisationer, som inte är knutna till någon riks- eller paraplyorganisation (jämför avsnitt 4.3). Förslag om administrativt stöd 7.6.2Inte något samlat administrativt stöd Som framgått ovan drar utredningen slutsatsen att det behov av administrativt stöd som finns bör mötas. Utredningens uppdrag är att, om ett behov finns, föreslå en funktion för samlat administra- tivt stöd till det civila samhällets organisationer och en huvudman för en sådan funktion (dir. 2014:40). Med vägledning i direktiven och de önskemål som framförts i utredningens enkät har utred- ningen övervägt olika sätt att samla stödet till det civila samhället. Utredningens kartläggning av befintligt stöd, som redovisats ovan, visar att det finns många aktörer som ger information och stöd till civilsamhället. Utredningen ser ett egenvärde i att statliga myndigheter, kommuner och olika organisationer i civil- samhället ger information och stöd inom sina respektive expert- områden. Det ger förutsättningar för att innehållet i stödet är av god kvalitet. Utredningen har därför dragit slutsatsen att det admi- nistrativa stödet till det civila samhällets organisationer inte ska samlas fysiskt på t.ex. en särskild myndighet eller ett center. Ett annat sätt att samla det administrativa stödet till civil- samhällets organisationer kan vara en samlad webbplats med infor- mation som flera myndigheter samarbetar om. Liknande webb- platser finns i form av och , vars respektive innehåll utredningen har beskrivit ovan. I utredningens arbete att överväga en eventuell samlad webbplats har uppgifter om kostnad för webbplatserna och besöksstatistik varit centrala. har till utredningen framfört att drift och utveck- ling av kostade , något som finansierades dels av ett särskilt anslag, dels av de tre ansvariga myndigheterna. Enligt myndighetens årsredovis- ning hade webbplatsen cirka 1,7 miljoner användare . Motsvarande kostnad för är svårare att upp- skatta, då webbplatsen finansieras av myndighetsinterna resurser utifrån behov och utrymme. Den webbplatsen hade ungefär 18 000 unika besökare . Ett annat något annorlunda exempel på en statlig webbplats med en samlande funktion är . Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) ansvarar för som samlar information om forskning kring civilsamhället. Enligt upp- gifter från MUCF kostade en webbyrås utveckling av Förslag om administrativt stöd Myndigheten avsatte av en hel- årstjänst för utvecklingen av webbplatsen samt har engagerat externa konsulter för att skriva kunskapsöversikter för en kostnad motsvarande . Webbplatsen har 1 januari−16 haft 3 400 externa användare, och arbetet med att marknadsföra är enligt MUCF långsiktigt. För att en samlad webbplats ska vara relevant att använda krävs bl.a. att den är uppdaterad och aktuell. Utredningen anser att även en samlad webbplats skulle innebära en stor arbetsinsats och där- med kostnad, både för framtagande och för uppdatering. Kostna- den, liksom att utredningens enkätresultat indikerat att en stor del av aktiva i civilsamhället använder olika sökmotorer för att få fram information när det krävs, bidrar sammantaget till utredningens slutsats att en samlad webbplats inte är bästa sättet att underlätta för det civila samhället att bedriva sin verksamhet. 7.6.3Översyn av befintlig information Bedömning: Information och stöd på nationell, regional och lokal nivå som vänder sig till civilsamhället bör vara enkel att finna och lätt att känna igen sig i. Förslag: Relevanta statliga myndigheter får i uppdrag att tydlig- göra och anpassa informationen och stödet för att möta civil- samhällets behov. Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) får i uppdrag att inom ramen för arbetet i MUCF:s myndighets- nätverk och tillsammans med deltagande myndigheter utveckla och samordna strukturen på den information som statliga myndig- heter erbjuder civilsamhället på sina webbplatser. Behov av en översyn Utifrån den analys av civilsamhällets behov av information och stöd som utredningen har redovisat i avsnitt 7.5 vill utredningen under- stryka vikten av att utgå från den enskilda civilsamhällsaktören när Förslag om administrativt stöd information som vänder sig till civilsamhället tas fram och publi- ceras på offentliga webbplatser. Informationen bör, enligt utred- ningens bedömning, vara enkel att finna och lätt att känna igen sig i. En ”knapp” eller flik på en myndighets eller en kommuns webb- plats är exempel på en bra ingång till information och stöd som vänder sig till civilsamhället. Mot bakgrund av analysen konstaterar utredningen också att det finns ett behov av att myndigheter och kommuner som ansvarar för information och stöd som vänder sig till civilsamhällets organi- sationer analyserar den egna informationen och det egna stödet i syfte att se om det kan tydliggöras. Det kan handla om en genom- gång och anpassning utifrån begrepp, tilltal och placering i syfte att synliggöra och förtydliga befintlig information för civilsamhället. Ett sätt att undvika ett alltför snävt tilltal är att analysen görs mot bakgrund av den stora variation som finns bland civilsamhällets organisationer i fråga om exempelvis organisationsform, verksam- het och storlek. I detta sammanhang finns det anledning att som offentlig part överväga vilka delar av informationen och stödet som också har den icke-formaliserade delen av civilsamhället, som t.ex. nätverk och upprop, som mottagare. Om så är fallet, kan det inne- bära särskilda överväganden för denna del av civilsamhället. Även frågan om informationen till civilsamhället bör finnas på lätt svenska kan i detta sammanhang övervägas. Det är en åtgärd som kan underlätta för t.ex. vissa funktionshinderorganisationer och enga- gerade personer som inte behärskar svenska språket. Utredningen har i avsnitt 4.2.1 föreslagit att MUCF får i upp- drag att arbeta med kompetenshöjande insatser gentemot statliga myndigheter, kommuner och landsting i frågor som rör civilsamhället. Enligt utredningen kan en ökad kunskap om civilsamhället hos offentliga aktörer bidra till att öka förutsättningarna för att infor- mation och stöd är utformat på ett för civilsamhället mer lättill- gängligt sätt. Vilka bör genomföra en översyn? Utredningen anser att en översyn ligger inom ramen för statliga myndigheters och kommunsektorns ordinarie informationsansvar. Som framgår av avsnitt 7.3.1 är frågor som rör det civila samhället Förslag om administrativt stöd ett frivilligt åtagande för alla kommuner och landsting. Utredningen har vid sina besök i landet emellertid mött ett intresse från kommunsektorn att på olika sätt att stödja det civila samhället. I ett sådant arbete menar utredningen att även en översyn av den kom- munalt utformade informationen kan ingå. Utredningen återkommer till frågan om lokalt inriktad information och stöd i avsnitt 7.6.5. För statliga myndigheter gäller att alla myndigheter under reger- ingen enligt 6 § myndighetsförordningen (2007:515) har till upp- gift att tillhandahålla information om myndighetens verksamhet och följa sådana förhållanden utanför myndigheten som har bety- delse för verksamheten. Utredningen har övervägt om det finns behov av preciseringar av denna uppgift. Eftersom myndighets- förordningen gäller alla myndigheter under regeringen som relativt få myndigheter ger information och stöd till civilsamhället, har utredningen dock gjort bedömningen att ändring i myndighetsförordningen inte är rätt tillvägagångssätt i detta fall. Mot den bakgrunden utgår utredningen från att såväl statliga myndigheter som kommuner och landsting inkluderar information till det civila samhället i det arbete med att se över informationens utformning och placering på webbplatsen som sker antingen löp- ande eller vid särskilt planerade insatser. I det arbetet kan utred- ningens analys av civilsamhällets behov utgöra ett underlag. Utred- ningen bedömer att en översyn bör utgå från att information och stöd som vänder sig till civilsamhället bör vara enkel att finna och lätt att känna igen sig i. Några statliga myndigheter är särskilt centrala i fråga om infor- mation till civilsamhället, något som också framgår av utredningens analys av civilsamhällets behov. Därför har utredningen övervägt om krav på en sådan genomgång och anpassning av befintlig infor- mation som utredningen ser behov av ska formuleras som uppdrag för vissa myndigheter. Det kan enligt utredningen handla om myndig- heter som t.ex. , och Upphandlings- myndigheten men även andra myndigheter. Utredningens slutsats är att det finns ett behov av en sådan översyn av flera olika myndigheters information. Därför föreslår utredningen att rele- vanta statliga myndigheter får i uppdrag att tydliggöra och anpassa informationen och stödet för att möta civilsamhällets behov. Ett uppdrag skulle exempelvis kunna formuleras som att myndigheten ska se över den information och det stöd till civilsamhällets organi- Förslag om administrativt stöd sationer som myndigheten har, i syfte att göra informationen och stödet mer lättillgängligt och behovsanpassat. Utredningen ser också ett behov av ett bredare arbete med att se över den statliga informationen i syfte att underlätta för det civila samhället. Utredningen utvecklar detta i avsnittet nedan. kan vara ett verktyg att utveckla och samordna statlig information till civilsamhället MUCF ska enligt förordningen (2015:49) med instruktion för Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor i arbetet med uppgifterna rörande det civila samhället bilda nätverk för samver- kan med myndigheter och organisationer. Myndigheten har utifrån uppdraget samlat ett nätverk med ett 20-tal statliga myndigheter och organisationer med myndighetsuppdrag kring politiken för det civila samhället. Nätverket har fokus på kunskapsfrågor relaterade till det civila samhället. Målsättningen är att utbyta erfarenhet mellan myndigheterna och att generellt stärka kunskapen om politiken för det civila samhället bland de deltagande myndigheterna. I nätver- kets träffar har bl.a. frågan om respektive myndighets relation till det civila samhället stått i fokus (MUCF, 2015, Års- redovisning 2014). Frågan om hur statliga myndigheter utformar den information och det stöd som vänder sig till civilsamhället är enligt utredningen något som med fördel kan diskuteras inom ramen för . Sådana diskussioner kan enligt utredningen medföra en koordinering mellan myndigheterna och en ökad kun- skap om hur olika myndigheter utformar den information och det stöd man erbjuder civilsamhället, något som i sin tur bedöms under- lätta för det civila samhällets organisationer. Därför föreslår utred- ningen att MUCF får i uppdrag att inom ramen för arbetet i myndighetsnätverket och tillsammans med deltagande myndigheter utveckla och samordna strukturen på den information som statliga myndigheter erbjuder civilsamhället på sina webbplatser. Det är frivilligt för myndigheterna att delta i MUCF:s myndig- hetsnätverk och MUCF kan inte ålägga någon annan myndighet att vidta några åtgärder med anledning av nätverkets arbete. Det medför att nätverkets diskussioner om information och stöd kan fungera stimulerande men inte styrande. Utredningen vill i detta Förslag om administrativt stöd sammanhang understryka att MUCF:s roll därför är beroende av att de i nätverket deltagande myndigheterna bistår MUCF och ser värdet av att arbeta för en utveckling och samordning av den statliga informationen till det civila samhället. 7.6.4Webbaserad guide med utgångspunkt i avgörande skeden Bedömning: Det administrativa stödet bör inriktas på informa- tion och stöd som civilsamhällets organisationer behöver i olika skeden när en organisation vill utveckla själva organisationen eller inriktningen på den egna verksamheten. Förslag: Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor får i uppdrag att, tillsammans med företrädare för myndigheter, Kommuner och Landsting och civilsamhället, ta fram en webbaserad guide av typen ”vanliga frågor” med utgångs- punkt i avgörande skeden. Guiden ska också ge information om olika finansieringsformer, däribland EU-fonder. Det bedöms finnas ett behov av en enklare webbaserad guide Utredningen ska enligt uppdraget, om det finns ett behov, föreslå en funktion för samlat administrativt stöd till det civila samhällets organisationer (dir. 2014:40). Även med en förtydligad information från kommuner och de myndigheter som ger information och stöd, som utredningen har övervägt i avsnitt 7.6.3, ser utredningen behov av en enklare, webbaserad guide av typen ”vanliga frågor” (FAQ) till civilsamhällets organisationer. Webbguiden ska utfor- mas utifrån de skeden i en organisations utveckling som utred- ningen har identifierat som avgörande (jämför avsnitt 7.5.3). Syftet med den frågebaserade webbguiden bör vara att synliggöra den information som redan finns genom att vara en samlande ingång, samt att komplettera med en kortare mer generell bas- information. Det handlar således om att genom formulerade frågor synliggöra den information som finns genom att i frågornas svar inkludera hänvisning till vidare information. Förslag om administrativt stöd kommer nedan till hur hänvisning kan göras. Enligt utredningen bör webbguidens frågor och svar också innehålla en kortare gene- rell basinformation, som gärna kan inkludera hänvisning för vidare information. Basinformation kan t.ex. bestå av råd och tips om hur man startar en organisation, de möjliga associationsformer som finns, samt översiktlig information om budget, redovisning och de ekonomiska regelverk som gäller för civilsamhällets olika organisa- tionsformer. Webbguidens frågor och svar bör även omfatta infor- mation om olika finansieringsformer som finns för civilsamhällets verksamheter, något som också bör inkludera exempel som möjlig- heten till offentliga bidrag och EU-fonder. Utredningen ser även behov av översiktig information om arbetsgivarfrågor och upp- handling. Det bör även på webbguiden finnas upplysningar om att kommunen där en organisation är verksam ofta också kan erbjuda stöd. Med tanke på framväxten av nätverk och andra icke-formali- serade aktörer i civilsamhället bör viss information även vara utformad för denna del av civilsamhället. I detta sammanhang kan det, enligt utredningen, finnas behov av att redogöra för de skillna- der som finns mellan de formaliserade och de icke-formaliserade delarna av civilsamhället. En sådan upplysning kan t.ex. vara att det kan krävas en formaliserad organisationsform för att kunna söka offentliga bidrag. Utifrån den analys av behovet som redovisas i avsnitt 7.5 är utredningens bedömning att en satsning på en enklare webbaserad guide av typen ”vanliga frågor” skulle underlätta för det civila sam- hällets olika typer av organisationer. I vilken utsträckning den skulle användas är emellertid svårt att uppskatta. En fingervisning kan dock vara svaren på utredningens enkät till nystartade organisa- tioner, där de svarande organisationerna fick ange om man skulle vara hjälpt av något eller några av de uppräknade svarsalternativen. Utredningen konstaterar att det mest angivna svaret på denna fråga var en webbplats som samlar information från olika källor, något som angavs av av de svarande. Utredningens förslag om en enklare webbaserad guide är visserligen inte lika omfattande som en samlad webbplats, men torde ändå enligt utredningens bedöm- ning underlätta för delar av civilsamhället. Utredningen bedömer vidare att särskilt nystartade organisationer och de delar av civil- samhället som inte naturligt tillhör en riks- eller paraplyorganisa- tion kan komma att använda sig av den föreslagna webbguiden. Förslag om administrativt stöd Den webbaserade guiden bör ha länkfunktioner till befintlig information Den webbaserade guiden bör genom sin fråga/svar-funktion an- vända sig av länkfunktioner till befintlig information hos andra aktörer. Enligt utredningen kan man på detta sätt ta tillvara och synliggöra den information och det stöd som redan finns framtaget av såväl offentliga aktörer som civilsamhället. Genom att länka till befintlig information och stöd minskas också MUCF:s arbete att ta fram texter. Utredningen har gjort överväganden och finner inga juridiska hinder av typen upphovsrättsintrång i ett länksystem till andra webbsidors fritt tillgängliga material. Enligt ett avgörande av är internetlänkning till verk som är fritt tillgängliga på en annan webbplats tillåten även utan upphovs- mannens samtycke (dom i mål nr. C-466/12). Ett skäl till avgörande är att upphovsmannen genom sin ursprungliga publicering gjort materia- let fritt tillgängligt för allmänheten. Därmed har också upphovs- mannen, enligt , gett sitt samtycke till att fler aktö- rer använder sig av länkar för att lotsa nya användare till informa- tionen. Utredningen ser det också som en fördel om offentliga aktörer som kommuner och statliga myndigheter genom länkning vill hän- visa till den webbaserade guiden. Detsamma gäller det civila sam- hällets organisationer. Det skulle enligt utredningen vara ytterligare ett sätt att sprida information om detta stöd till det civila samhället och därigenom möjliggöra att fler kan utnyttja det. MUCF föreslås utveckla och förvalta webbguiden Utredningen ska också föreslå en huvudman till den funktion för samlat administrativt stöd som föreslås (dir. 2014:40). Utredningen har diskuterat frågan om stöd på olika sätt i kontakterna med civil- samhället. I arbetet med att överväga huvudmannaskapet för den webbaserade guiden har utredningen också haft särskilda kontakter med några av de arbetsgivarorganisationer som företräder vissa av de civilsamhällsorganisationer som är arbetsgivare. Utifrån det samlade materialet har utredningen övervägt om den webbaserade guiden skulle kunna tas fram i civilsamhällets regi. Förslag om administrativt stöd två skäl till att inte föreslå en sådan lösning. Eftersom en webbase- rad guide till stor del skulle utgå från statlig information, är det enligt utredningen naturligt med en statlig huvudman. Det finns vidare ett antal nationella paraplyorganisationer och vissa initiativ har tagits inom civilsamhället i syfte att samla sektorn i fråga om stöd. ser emellertid inte utredningen någon samlad civil- samhällsaktör på nationell nivå som skulle kunna vara en naturlig värd för en webbaserad guide. Om det framöver skulle finnas en samlad civilsamhällsaktör på nationell nivå med intresse för att ansvara för ett samlat stöd till civilsamhället, kan regeringen över- väga frågan om huvudmannaskapet för den webbaserade guiden på nytt. MUCF är enligt förordningen (2015:49) om instruktion för Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor förvaltnings- myndighet för politiken för det civila samhället med den offentliga sektorn som huvudsaklig målgrupp. MUCF har även till uppgift, och erfarenhet av, att bilda nätverk för samverkan med myndigheter och organisationer. MUCF har vidare genom sina uppdrag att fördela vissa statsbidrag till det civila samhället och att ansvara för administrationen av partsgemensamt forum också erfarenhet av att möta det civila samhällets organisationer. Utredningen menar därför att MUCF är den aktör som är mest lämpad för uppdraget att utveckla och förvalta den webbaserade guiden. Uppdraget ska åtföljas av finansiering. I detta sammanhang vill utredningen understryka att det upp- drag som utredningen föreslår att MUCF ska få handlar om att ta fram en webbaserad guide. Det handlar därmed inte om att MUCF får någon mer allmän support- eller stödroll i relation till enskilda civilsamhällsorganisationer. Utredningen vill också betona att uppdraget att utveckla och förvalta den webbaserade guiden inte innebär ökade krav vad gäller MUCF:s tillgänglighet i relation till enskilda organisationer i civilsamhället. Däremot kräver arbetet med webbguiden ett samarbete med bl.a. civilsamhället för att säkra kvaliteten och legitimiteten, något som utredningen utvecklar nedan.