prop · H40353 · 2016-12-19 00:00:00 — Till exempel förekommer det i beredskapsplanerna att utlandsmyndigheten bedömer att uppsamlingsplatser för samling/evakuering måste ta hänsyn till krisens natur, storlek och plats. Vidare kan det faktum att det saknas kontaktuppgifter till personer i områden där svenskar befinner sig, bero på det är få svenskar i landet och/eller att de svenskar som finns är väldigt utspridda. I det här avseendet ska även beaktas att det finns ca 400 svenska honorärkonsulat världen över, företrädesvis på platser där svenskar vistas, och det är ofta dessa som omnämns som kontaktpersoner i beredskapsplanerna. Övning och utbildning främjar effektiv krishantering arbetar mot att all utsänd personal ska ha grundläggande kunskaper i krishantering och att all personal ska kunna larma och starta ett krisarbete som kan hållas igång till dess att förstärkning är på plats. beskriver regelbunden övning som den mest framgångsrika metoden för kompetenshöjning inom krishanteringsarbetet, och i uppmanas utlandsmyndigheterna att genomföra minst en övning där hela eller delar av krisorganisationen övas. Enligt ska utlandsmyndigheterna fylla i vilka aktiviteter som planeras för att göra planen känd för personalen; när den senaste övningen ägde rum, vad som övades och vilka som deltog; uppgifter om utlandsmyndighetens övningsbehov; samt vilka övningar som planeras 6 ( 1 4 ) B I L A G A D N R : 3 . 1 - 2 0 1 5 - 1 1 5 5 D A T U M : 2 0 1 6 - 0 1 - 2 2 inför kommande år. I Tabell 5 redovisas en sammanställning av hur utlandsmyndigheternas uppgifter motsvarar i dessa delar. Uppgift om att planen har gjorts eller ska göras känd för personalen (74,) (25,) Uppgift om tidpunkt för den senaste övningen (62,) (37,) Uppgift om planerade övningar (72,) (27,) Uppgift om myndighetens övningsbehov (38,) (61,) Som framgår av tabellen finns utrymme för förbättringar av beredskapsplanerna med avseende på dessa uppgifter: av beredskapsplanerna saknar uppgifter om hur personalen har eller ska informeras om planerna; saknar uppgift om den senaste övningen; redovisar inte vilka övningar som planeras och majoriteten av planerna, , saknar bedömning av myndighetens övningsbehov. Det framgår inte av tabellen, men för endast 23 av planerna har vi kunnat bocka av att samtliga efterfrågade uppgifter finns angivna. Att uppgifter saknas i beredskapsplanen innebär inte nödvändigtvis att aktiviteter inte genomförts eller planeras, eller att myndigheten saknar uppfattning om sitt övningsbehov. kan dock inte vara förvissad om att de aktuella utlandsmyndigheterna vidtagit rekommenderade åtgärder för att leva upp till sitt beredskapsansvar. Det ska finnas en fungerande larmrutin Vid en allvarlig händelse är det viktigt att snabbt kunna kontakta personalen. För att underlätta detta är det viktigt att det finns en fungerande rutin för larm. För att larmrutinen ska fungera måste den övas regelbundet; dels för att säkerställa att larmkedjan inte bryts och dels för att säkerställa att kontaktuppgifterna till dem som ska kontaktas är aktuella. Som framgår av Tabell 6 saknar endast tre beredskapsplaner uppgifter om larmrutin. av planerna uppger också hur ofta larmrutinen ska testas, vilket följaktligen innebär att uppgiften saknas i av planerna. efterfrågar inte datum för när larmrutinen faktiskt testats, utan endast uppgift om hur ofta utlandsmyndigheten har för avsikt att testa sin rutin. Detta innebär att inte på ett betryggande sätt kan uttala sig om huruvida utlandsmyndigheterna har fungerande larmrutiner på plats för att snabbt kontakta sin personal i vid en eventuell krissituation. Det kan dock konstateras att uppstarten av 7 ( 1 4 ) B I L A G A D N R : 3 . 1 - 2 0 1 5 - 1 1 5 5 D A T U M : 2 0 1 6 - 0 1 - 2 2 myndighetens arbete i särskild organisation riskerar att fördröjas om rutinen för att larma personalen inte fungerar. (91,) (3,) (4,) (100,) Uppgift om hur ofta larmrutinen ska testas (62,) (37,) (100,) * Informationen finns inte i beredskapsplanen, men det finns hänvisning till var den finns Kontaktuppgifter till andra som kan underlätta krisarbetet Utöver utlandsmyndighetens egen personal och eventuella förstärkningsresurser, kräver ett skarpt krisarbete i regel att man måste kunna kontakta exempelvis honorärkonsuler, myndighetspersoner i värdlandet eller representanter för resebolag. I föreslås att sådana relevanta telefon- och kontaktnummer förs in i beredskapsplanen som bilaga. Som framgår av Tabell 7 har 52 stycken av planerna dessa uppgifter som medan ytterligare 20 har dessa uppgifter på annan plats, vilket innebär att det finns en hänvisning i beredskapsplanen till var på den aktuella utlandsmyndigheten dessa uppgifter finns att tillgå. 12 planer saknar helt dessa uppgifter, eller hänvisning till att de ska finnas på annan plats. Ja, som bilaga Ja, på annan plats Relevanta telefon- och kontaktuppgifter Under genomgången av utlandsmyndigheternas beredskapsplaner har gjort ytterligare en del iakttagelser som kan vara av viss relevans, vilka redovisas nedan. Dessa iakttagelser har dock inte gjorts med samma systematik som ovan redovisade genomgång och utgör därför inte något underlag i kvantitativ bemärkelse, men bidrar ändå till värdefulla insikter om det krisberedskapsarbete som bedrivs på utlandsmyndigheterna. 8 ( 1 4 ) B I L A G A D N R : 3 . 1 - 2 0 1 5 - 1 1 5 5 D A T U M : 2 0 1 6 - 0 1 - 2 2 Ett litet antal utlandsmyndigheter förefaller ha missuppfattat vilken information som ska föras in beredskapsplanen med avseende på uppsamling och evakuering. har exempelvis kunnat notera att angivna uppgifter endast avser den egna personalen och inte, som avsett, personer för vilka utlandsmyndigheten har ett beredskapsansvar. Missuppfattningar förekommer också vad gäller larmrutin. Till exempel förekommer en beskrivning av larm till polisstation och inte hur man ska larma inom den egna myndigheten. Rotationssystemet påverkar det organisatoriska minnet Inom utrikesförvaltningen tillämpas ett rotationssystem vilket innebär att utsänd personal tjänstgör på en viss utlandsmyndighet . Detta system medför att det organisatoriska minnet i vissa avseenden kan vara begränsat, vilket kan yttra sig i att ingen nu tjänstgörande personal vid utlandsmyndigheten deltagit vid den senaste övningen och inte heller har kännedom om när den senaste övningen ägde rum, vilket vi kunnat se exempel på. Vi har också noterat exempel på utlandsmyndigheter som i relation till frågan om övningsbehov anger att hela eller stora delar av personalen bytts ut sedan den senaste övningen. har också kunnat notera några särskilt goda exempel på beredskapsarbetet. Hit hör planer som har kvar frågorna som ställs i med tydliga svar i den egna beredskapsplanen, vilket gör det enklare att hitta den information som efterfrågas. En utlandsmyndighet uppger att de ställer krav på att beredskapsplanen aktivt ska läsas och kännas till av samtlig utsänd personal, vilket säkerställs genom att dessa ska skriva under på att de läst och tagit del av innehållet. När det gäller övning, finns exempel på utlandsmyndigheter som samövar med andra utlandsmyndigheter och då framförallt de nordiska. En utlandsmyndighet uppger att de har diskussionsövningar så ofta som . Beredskapsplanen är inte det enda dokumentet för beredskapsarbetet Flera utlandsmyndigheter har larmlistor och viktiga kontaktuppgifter på annan plats än i krisberedskapsplanen, ofta i en särskild pärm som refereras till som ”krispärmen” eller liknande. Det går inte att avgöra utifrån den information som finns i beredskapsplanerna huruvida det är en sådan pärm, snarare än beredskapsplanen som upprättats enligt , som skulle vara det praktiska stödet vid en konkret krissituation, men i åtminstone ett fall tycks det vara så. 9 ( 1 4 ) B I L A G A D N R : 3 . 1 - 2 0 1 5 - 1 1 5 5 D A T U M : 2 0 1 6 - 0 1 - 2 2 Det finns upplevda problem med En ambassad har i ett mejl som bifogats den utskrivna planen uttryckt följande åsikt om : "Den mall som departementet beslutat ska gälla alla UM har det goda syftet att utgöra ett praktiskt verktyg i beredskapsplaneringen och den konkreta krishanteringen. Inklusive bilagor är det dock ett dokument på väl över 40 sidor vars omfångsrika textmassa till stor del motverkar det angivna syftet att vara praktiskt och ändamålsenligt, särskilt i en konkret krissituation. Enligt ambassadens uppfattning hade det – i alla fall för vår del – varit mer ändamålsenligt att ha en kortare och mer lättillgänglig mall för själva beredskapsplanen och istället ha alla förklarande textavsnitt och flertalet av UD-bilagorna (dvs. huvuddelen av den aktuella ) i ett separat bakgrundsdokument av vägledningstyp eller dylikt". 1 0 ( 1 4 ) B I L A G A D N R : 3 . 1 - 2 0 1 5 - 1 1 5 5 D A T U M : 2 0 1 6 - 0 1 - 2 2 Vilken utlandsmyndighet gäller svaren? Svarsformat: Myndighet, stad, land (ex. Ambassaden i , ) Är beredskapsplanen uppdaterad efter den nya från UD-KC? Ange beslutsdatum för planen: Om endast månad och år framgår, välj den 1:a . Om beslutsdatum saknas klicka här: 1 1 ( 1 4 ) B I L A G A D N R : 3 . 1 - 2 0 1 5 - 1 1 5 5 D A T U M : 2 0 1 6 - 0 1 - 2 2 Att arbeta i särskild organisation Har myndigheten fyllt i uppgifter i rutan om utlandsmyndighetens planering? Om beredskapsplanen inte följer senaste , men motsvarande uppgifter om krisorganisation finns, välj alternativet "ja". Finns det ett angivet rum/plats som ska användas som lägesrum? Organisera call center, registrering och konsulär ärendehantering Finns det ett angivet rum/plats som ska användas för callcenter? 2.1.1 Svenskar i verksamhetslandet Finns en numerisk uppskattning av hur många svenskar som besöker landet? Finns en numerisk uppskattning av hur många svenskar som är bosatta i landet? 1 2 ( 1 4 ) B I L A G A D N R : 3 . 1 - 2 0 1 5 - 1 1 5 5 D A T U M : 2 0 1 6 - 0 1 - 2 2 2.1.5 Uppsamling och evakuering Finns det tydligt angivna uppsamlingsplatser vid evakuering? Finns det uppgifter om kontaktpersoner i områden där svenskar befinner sig? Att kontaktpersoner/organisationer finns angivna är tillräckligt för "ja". Kontaktuppgifter behövs inte. 2.2.1 Övning och utbildning Finns uppgift om att planen har gjorts eller ska göras känd för personalen (UF 2011:5, p. Finns uppgift om tidpunkt för den senaste övningen? Finns uppgift om vilka övningar som planeras ? Finns uppgifter om myndighetens övningsbehov? 1 3 ( 1 4 ) B I L A G A D N R : 3 . 1 - 2 0 1 5 - 1 1 5 5 D A T U M : 2 0 1 6 - 0 1 - 2 2 Finns larmrutin beskriven? Finns uppgift om hur ofta den ska testas? Om det anges att planen ska testas "regelbundet" klicka för "Ja". Finns uppgifter om relevanta telefon- och kontaktnummer? Notera att i den version som UD har telefonlistorna inte alltid bifogats. Finns det dock rubriker som anger att bilagor med kontaktuppgifter finns, ange "Ja". Inga sekretessbelagda uppgifter. 1 4 ( 1 4 ) Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde Närvarande: statsminister , ordförande, och statsråden , , Y , M , Baylan, Bucht, , , Hellmark , Ygeman, A , , , Bah Kuhnke, Strandhäll, Shekarabi, , , , , Regeringen beslutar skrivelse 2016/17:53 om