prop · H40354 · 2016-12-16 00:00:00 — Regeringens skrivelse 2016/17:54 Regeringen överlämnar denna skrivelse till . I skrivelsen redovisar regeringen sin bedömning av iakttagelser i granskningsrapporten Den offentliga förvaltningens digitalisering – En enklare, öppnare och effektivare förvaltning? (RiR 2016:14). drar i sin granskningsrapport slutsatsen att de offentliga aktörerna huvudsakligen inte driver utvecklingen av e-förvaltningen i enlighet med regeringens mål och att de själva kan göra mer för att utveckla förvaltningen. Enligt myndigheten har vidare utvecklingen av e- förvaltningen inte varit kostnadseffektiv, vilket berott på att styrningen varit kortsiktig, delegerad och präglad av ett bristande helhetsansvar. anser mot denna bakgrund att regeringen behöver stärka sitt grepp om utvecklingen av e-förvaltningen och styra denna mer långsiktigt. Regeringen delar bedömning att e-förvaltning är ett område där styrningen bör stärkas. Regeringen presenterade därför i budgetpropositionen en fyraårig satsning på att förstärka styrningen och samordningen av e-förvaltningen (prop. 2014/15:1 utg. omr. Regeringen har inom ramen för denna satsning vidtagit en rad åtgärder. I och med denna skrivelse anser regeringen att granskningsrapporten är slutbehandlad. Ärendet och dess beredning .............................................................. Styrning och finansiering .................................................................. Regeringens åtgärder med anledning av iakttagelser och tillkännagivanden.................................. Bilaga Den offentliga förvaltningens digitalisering - En enklare, öppnare och effektivare förvaltning? (RiR 2016:14) Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde Ärendet och dess beredning har granskat e-förvaltningen och digitaliseringen i den offentliga förvaltningen. Resultatet av granskningen har överlämnats till i form av rapporten Den offentliga förvaltningens digitalisering – En enklare, öppnare och effektivare förvaltning? (RiR 2016:14), se bilaga. överlämnade rapporten till regeringen . tillkännagav för regeringen som sin mening att regeringen bör verka för att statliga myndigheter samverkar bättre över myndighetsgränser kring e-förvaltningsprojekt. tillkännagav även att regeringen bör verka för att öka utbudet av och tillgängligheten till öppna data (bet. 2015/16:FiU25, rskr. 2015/16:208). I denna skrivelse behandlar regeringen de iakttagelser och rekommendationer som har redovisat i sin rapport samt tillkännagivandena från . 2 Styrning och finansiering bedömer i sin granskningsrapport att de offentliga aktörerna huvudsakligen inte driver utvecklingen av e-förvaltningen i enlighet med regeringens mål och att de själva kan göra mer för att utveckla denna. Myndigheten drar även slutsatsen att regeringen inte har skapat de institutionella förutsättningar som krävs för att statliga myndigheter, kommuner och landsting ska kunna ta sitt ansvar på området. Utvecklingen av e-förvaltningen har enligt myndigheten inte varit kostnadseffektiv, vilket berott på att styrningen varit kortsiktig, delegerad och präglad av ett bristande helhetsansvar. anser mot denna bakgrund att regeringen behöver stärka sitt grepp om utvecklingen av e-förvaltningen och styra denna mer långsiktigt. Inom ramen för myndighetens granskning har det vidare framkommit att många offentliga aktörer efterfrågar en starkare styrning av den offentliga förvaltningens digitalisering. Som anförts i avsnitt 1 har tillkännagett som sin mening att regeringen bör se till att statliga myndigheter på ett bättre sätt samverkar över myndighetsgränser med e-förvaltningsprojekt (bet. 2015/16:Fi25, rskr. 2015/16:208). Regeringens bedömning av iakttagelser Den svenska förvaltningsmodellen ger statliga myndigheter samt kommuner och landsting stor frihet att själva välja hur de ska fullgöra Detta är viktiga grundstenar i den framgångsrika svenska 2016/17:54 förvaltningen. finns det områden där behovet av helhetssyn ställer högre krav på regeringens samordning och styrning. Regeringen delar bedömning att e-förvaltning är ett område där regeringen bör stärka sitt inflytande samt ta ställning till vilka frågor som är strategiskt viktiga och bör prioriteras. Regeringen bedömer vidare att styrningen av och kraven på de offentliga aktörerna behöver bli tydligare för att skapa bättre förutsättningar för utvecklingen på området. Även samverkan behöver utvecklas, inte minst mellan statliga myndigheter, samt mellan dessa och andra aktörer i den offentliga förvaltningen. Detta är viktigt då enskilda, företag och andra organisationer i vissa fall har behov som bäst tillgodoses genom ökad samverkan. konstaterar att ett antal utredningar och studier sedan pekat på problemen i mötet mellan digital teknik och Granskningen visar att dessa problem kvarstår. Myndigheten framhåller bl.a. att hindren mot införandet av den nationella tjänsten Mina meddelanden, e-arkiv och öppna data är kopplade till regleringen om personuppgiftsansvar och sekretess. anför att den gällande lagstiftningen begränsar möjlig- heterna för myndigheter att utbyta information med varandra. skapar detta problem vid utvecklingen av digitala tjänster, där effektiviseringsvinsterna finns i ett förenklat informationsutbyte. bedömer att det ofta föreligger en konflikt mellan å ena sidan de positiva aspekterna av digitaliseringen och å andra sidan be- hovet av skydd av den personliga integriteten och behovet av sekretess. rekommenderar regeringen att utreda vilka författnings- ändringar som behövs för att kunna skapa en digital förvaltning. Regeringens bedömning av iakttagelser Regeringen delar bedömning att det är svårt för statliga myndigheter, kommuner och landsting att driva den digitala utvecklingen framåt om det finns rättsliga hinder som i onödan omöjliggör eller åtminstone påtagligt försvårar för myndigheterna att ta tillvara den digitala teknikens möjligheter. Regeringen har i budgetpropositionen för 2017 framhållit vikten av att säkerställa att lagstiftningen ger tillräckligt stöd för digitaliseringen av den offentliga sektorn och en samverkande förvaltning (prop. 2016/17:1 utg.omr. 22 avsnitt 4.4.2). Regeringen delar bedömning att ett förenklat in- formationsutbyte kan leda till effektiviseringsvinster. också att detta kan bidra till att uppfylla målet att skapa en enklare för privatpersoner och företag. Regeringen har i budget- propositionen konstaterat att uppgifter, där det är möjligt och relevant, bara ska behöva lämnas en gång (prop. 2016/17:1 utg.omr 22 Skr. 2016/17:54 avsnitt 4.5.1). är det angeläget att skyddet för den personliga integriteten upprätthålls i den digitala förvaltningen. Regeringen instämmer delvis i bedömning att det finns en konflikt mellan å ena sidan de positiva effekterna av digitalisering och å andra sidan behovet av skydd av den personliga integriteten och behovet av sekretess. Regeringen vill dock framhålla att en ökad digitalisering även kan skapa nya förutsättningar för att stärka den personliga integriteten, t.ex. i form av ökade möjligheter till insyn i den offentliga förvaltningens hantering av personuppgifter samt genom tekniska behörighetsbegränsningar och bättre möjligheter att kontrollera vilka personer som får tillgång till digitala uppgiftssamlingar. Ett förenklat digitalt informationsutbyte behöver vidare inte i sig innebära en försämring av skyddet för de uppgifter som behandlas. drar med anledning av sin granskning slutsatsen att det finns en outnyttjad potential i flera gemensamma tjänster inom den offentliga förvaltningen, t.ex. i tjänsten Mina meddelanden. Myndigheten konstaterar bl.a. att regeringen inte möjliggjort för privata välfärdsutförare att kunna sända digital post genom Mina meddelanden. rekommenderar vidare regeringen att ställa krav på att offentlig posthantering ska ske digitalt. Regeringens bedömning av iakttagelser och rekommendation Regeringen delar bedömning att det finns en outnyttjad potential i tjänsten Mina meddelanden. En hög anslutningsgrad till tjänsten innebär stor nytta för såväl avsändare som mottagare. I budgetpropositionen konstaterade också regeringen att förvaltningsgemensamma tjänster, som t.ex. Mina meddelanden, är viktiga för att göra det enklare för medborgare och företag (prop. 2014/15:1 utg.omr. 22 avsnitt 5.4.2). Regeringen satte därför upp ett mål om att mellanstora och större statliga myndigheter ska ansluta relevanta meddelandeflöden till Mina meddelanden. fick vidare i uppdrag att följa upp dessa myndigheters anslutning. uppföljning visar dock på att myndigheterna inte ansluter sig i en takt som regeringen bedömer som tillräckligt hög för att tjänsten ska vara effektiv (N2016/01819/EF). Regeringen instämmer i bedömning att det från effektivitetssynpunkt kan vara fördelaktigt att offentlig posthantering sker digitalt. 2016/17:54 Regeringen anser att en viktig förutsättning för att öka anslutningen till Mina meddelanden och nyttan med tjänsten för mottagarna, är att möjliggöra för privata utförare av offentligfinansierad verksamhet att ansluta sig till och använda Mina meddelanden. bedömer att det finns en outnyttjad samhällsekonomisk potential i e-tjänster som t.ex. e-arkiv. Myndigheten konstaterar att frånvaron av fastslagna och utpekade standarder har försvårat införandet av e-arkiv och att det krävs gemensamma standarder för att förenkla införandet. rekommenderar mot denna bakgrund att ges i uppdrag att ta fram en nationell strategi för införande av e-arkiv i den offentliga förvaltningen. Regeringens bedömning av iakttagelser Regeringen delar bedömning att frånvaron av fastslagna och utpekade standarder har försvårat införandet av e-arkiv. Regeringen bedömer vidare att ett sådant införande kommer att kräva omfattande arbete med att utveckla tekniska standarder och informationsspecifikationer. För enskilda statliga myndigheter på-verkar införandet av e-arkiv kärnverksamheten och kräver därför ett betydande engagemang, inte minst på ledningsnivå. E-arkiv skulle dock möjliggöra en mer effektiv informationshantering och regeringen anser därför att det är viktigt att arbetet prioriteras på ledningsnivå. Regeringen vill också framhålla att det är viktigt att säkerställa att den information som lagras i e-arkiv förvaras på ett säkert sätt. bedömer i sin rapport att öppna data kan skapa samhällsekonomisk nytta genom att ge förutsättningar för innovation och ekonomisk tillväxt. framhåller att det saknas formella krav och incitament för de offentliga aktörerna att publicera öppna data. Det är därför få aktörer som publicerar data av detta slag, trots att och regeringen bedömt att det är angeläget. Som anförts i avsnitt 1 har tillkännagett som sin mening att Skr. 2016/17:54 regeringen bör verka för att öka utbudet av och tillgängligheten till öppna data (bet. 2015/16:Fi25, rskr. 2015/16:208). rekommenderar regeringen att ta fram en nationell strategi för arbetet med öppna data som tydligt anger vilken typ av information som är strategiskt viktig att publicera som öppna data, hur arbetet ska finansieras och i vilket format som datan ska publiceras. Regeringens bedömning av iakttagelser Regeringen delar bedömning att öppna data kan skapa samhällsekonomisk nytta genom att ge bättre förutsättningar för innovation och ekonomisk tillväxt. Information från den offentliga förvaltningen är en till stor del outnyttjad resurs som kan ha ett stort värde för olika aktörer i samhället. Ett av regeringens mål med e-för- valtningen är en öppnare förvaltning som stödjer innovation och tillväxt. Regeringens åtgärder med anledning av I budgetpropositionen presenterade regeringen en fyraårig satsning 2015–2018 på att förstärka styrningen och samordningen av e- förvaltningen (prop. 2014/15:1 utg.omr. 22 avsnitt 5.5.1). satsningen 2015–2018 hålls ihop i programmet Digitalt först och dess − digital förnyelse – styrning och digital mognad, − ett smartare – innovativa digitala lösningar, och − en stabil bas – en digital infrastruktur. Som följd av regeringsombildningen har ansvaret för övergripande frågor om digitalisering och it i offentlig förvaltning flyttats Detta departement ansvarar även för allmänna frågor om statsförvaltningen samt för övergripande frågor om styrning, ledning och organisation av statlig verksamhet. organisationen kommer enligt regeringens bedömning att ge utökade möjligheter att samordna utvecklingen på e-förvaltningsområdet med I budgetpropositionen aviserade regeringen åtgärder för att öka incitamenten till att digitalisera förvaltningen. en ny finansieringsmodell för förvaltningen av nationella grunddata och nationella digitala tjänster (prop. 2016/17:1 utg.omr. 22 avsnitt 4.5.1). Regeringen har vidare gett en särskild utredare i uppdrag att analysera och lämna förslag till effektiv styrning av utveckling, införande och för- 2016/17:54 valtning av nationella digitala tjänster (dir. 2016:39). Utredningen har antagit namnet Utredningen om effektiv styrning av nationella digitala tjänster i en samverkande förvaltning (N 2016:01). För att stärka styrningen av samarbetet och samverkan över myndighetsgränserna på det aktuella området har utredningen genom tilläggsdirektiv också fått i uppdrag att analysera hur digitaliseringen i den offentliga sektorn kan stärkas genom att, inom ramen för den befintliga myndighetsstrukturen, samla ansvaret för dessa frågor till en myndighet (dir. 2016:97). Ut- redaren ska med utgångspunkt i analysen lämna förslag till nödvändiga författningsändringar och övriga åtgärder som krävs för att en myndighet ska kunna ges den aktuella uppgiften. Uppdraget ska i denna del redovisas . Genom att samla ansvaret i en myndighet kan styrningen av digitaliseringen i den offentliga sektorn effektiviseras, som förutsättningarna för en medborgarcentrerad, innovativ och effektiv verksamhetsutveckling förbättras. Regeringen har 2016 gett ett antal statliga myndigheter i uppdrag att leda utvecklingen inom fyra utvecklingsområden: ett förenklat företagande, en smartare livsmedelskedja, en smartare samhällsbyggnadsprocess och smartare miljöinformation (N2016/01182/FF, N2016/01646/EF, N2016/01419/EF, N2016/02035/EF). Uppdragen omfattar bl.a. att skapa förutsättningar för nya digitala tjänster och att verka för gemensamma gränssnitt, specifikationer och standarder för digital samverkan. Regeringen har också förlängt uppdrag att följa de statliga myndigheternas effektivitet vid användningen av itteknik och hur de tar tillvara digitaliseringens möjligheter (N2016/01642/EF). Regeringen bedömer att de vidtagna åtgärderna kommer att ge förutsättningar för att stärka styrningen och samordningen på området. Regeringen har gett en utredare i uppdrag att kartlägga och analysera i vilken utsträckning det förekommer lagstiftning som i onödan försvårar digital utveckling och samverkan inom den offentliga förvaltningen (dir 2016:98). Utredaren ska lämna förslag till de författningsändringar som bedöms ha störst potential att stödja den fortsatta digitaliseringen av förvaltningen. Författningsförslagen ska vara motiverade utifrån en sammantagen bedömning, där samtliga relevanta intressen och perspektiv har beaktats och vägts mot varandra. Utredaren ska särskilt analysera sådan lagstiftning som i onödan försvårar digitalt informationsutbyte inom den offentliga förvaltningen och genomförandet av regeringens målsättning om att digitala tjänster, så långt det är möjligt och när det är relevant, ska vara förstahandsval vid den offentliga sektorns kontakter med medborgare, organisationer och företag. Uppdraget ska redovisas . Regeringen bedömer att utredarens betänkande kan bidra till att skapa förutsättningar för en lagstiftning som ger stöd för digitaliseringen av den offentliga sektorn och inte i onödan hindrar digitalisering och samverkan. Genom att ansluta sig till tjänsten Mina meddelanden kan privatpersoner och företag ta emot post från offentliga aktörer på ett säkert sätt i en digital brevlåda som är åtkomlig oavsett var mottagaren befinner sig. Utredningen om effektiv styrning av nationella digitala tjänster i en samverkande förvaltning har getts i uppdrag att i ett delbetänkande bl.a. lämna förslag till hur en övergång till digital myndighetspost för privatpersoner och företag kan genomföras i praktiken. Utredningen ska även lämna förslag till hur privata utförare av offentligfinansierad verksamhet som avsändare av information ska kunna ansluta sig till Mina meddelanden. Utredningen har vidare getts i uppdrag att lämna förslag till en reglering som innebär en skyldighet för lämpliga statliga och kommunala myndigheter att ansluta sig till Mina meddelanden. Det senare förslaget ska redovisas i utredningens slutbetänkande (dir. 2016:97). Regeringen bedömer att utredningens förslag kan skapa förutsättningar att realisera en outnyttjad potential i Mina meddelanden. gav regeringen i uppdrag att främja statliga myndigheters arbete med att tillgängliggöra information och öppna data (Fi2016/01537/SFÖ). I uppdraget ingår att ta ställning till vilka format som myndigheterna bör publicera sin information och stimulera dem att publicera öppna data enligt gemensamma riktlinjer. Uppdraget omfattar även att förvalta webbplatsen , som Verket för innovationssystem tidigare ansvarat för, samt att ansvara för vägledningen för vidareutnyttjande av offentlig information på webbsidan , som E-delegationen har tagit fram. får med uppdraget en ledande och samordnande roll på området. Uppdraget ska genomföras i samarbete med Lantmäteriet och pågår t.o.m. . I budgetpropositionen har regeringen anfört att den avser återkomma till i frågan om modeller för långsiktig finansiering av förvaltningsuppgifter för digital infrastruktur, så som t.ex. öppna geodata (prop. 2016/17:1 utg.omr. granskning av området har gett en nyanserad bild av nuläget när det gäller den offentliga förvaltningens arbete med digitalisering. Granskningsrapporten kommer utgöra ett värdefullt underlag för det fortsatta arbetet på området. Regeringen har redan vidtagit ett antal åtgärder på området som är i linje med rekommendationer. I och med denna skrivelse anser regeringen att granskningsrapporten är slutbehandlad. Den offentliga förvaltningens digitalisering – En enklare, öppnare och effektivare förvaltning? är en myndighet under med uppgift att granska den verksamhet som bedrivs av staten. Vårt uppdrag är att genom oberoende revision skapa demokratisk insyn, medverka till god resursanvändning och effektiv förvaltning i staten. bedriver både årlig revision och effektivitetsrevision. Denna rapport har tagits fram inom effektivitetsrevisionen, vars uppgift är att granska hur effektiv den statliga verksamheten är. Effektivitetsgranskningar rapporteras direkt till . isbn 978-91-7086-407-0 rir 2016:14 foto: image source tryck: interntryckeri, 2016 E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N T I L L R I K S D A G E N D A T U M : 2 0 1 6 - 0 6 - 2 1 D N R : 3 . 1 - 2 0 1 5 - 0 9 0 3 R I R 2 0 1 6 : 1 4 Härmed överlämnas enligt 9 § lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. följande granskningsrapport över effektivitetsrevisionen: Den offentliga förvaltningens digitalisering – En enklare, öppnare och effektivare förvaltning? har granskat den offentliga förvaltningens digitalisering. Resultatet av granskningen redovisas i denna granskningsrapport. Företrädare för , , , , , Datainspektionen, , , Statens servicecenter och Verket för innovationssystem () har fått tillfälle att faktagranska och i övrigt lämna synpunkter på ett utkast till rapporten. vill tacka referenspersonen docent vid i , seminariedeltagare vid eGovlab och för synpunkter. står dock helt för de slutsatser som dras i rapporten. Rapporten innehåller slutsatser och rekommendationer som avser regeringen och . Utöver den tryckta versionen av granskningsrapporten omfattar beslutet en bilaga i elektronisk form, vilket framgår av innehållsförteckningen. Riksrevisor har beslutat i detta ärende. Revisionsdirektör har varit föredragande. Enhetschef och revisor har medverkat i den slutliga handläggningen. Datainspektionen, , , Statens servicecenter, R I K S R E V I S I O N E N D E N O F F E N T L I G A F Ö R V A L T N I N G E N S D I G I T A L I S E R I N G R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Så styr regeringen e-förvaltningen EU:s och regeringens digitala agendor sätter riktningen Ansvaret har pendlat mellan olika departement Regeringen styr e-förvaltningen på olika sätt Samma problemanalys har gällt Styrningen har kritiserats för att vara kortsiktig och fragmenterad Iakttagelser utifrån hur regeringen styr e-förvaltningen Målet är en enklare, öppnare och effektivare förvaltning Det återstår mycket arbete innan målet om en enklare förvaltning har uppnåtts Utvecklingen går i riktning mot en öppnare förvaltning Få använder digitaliseringens möjligheter för att effektivisera verksamheten Finansiering upplevs som det största hindret Iakttagelser utifrån målet om en enklare, öppnare och effektivare förvaltning Förvaltningens förutsättningar för att utveckla digitala tjänster Nyttan av Mina meddelanden är begränsad Införandet av e-arkiv är resurskrävande Det saknas formella krav och incitament att publicera öppna data Iakttagelser utifrån förvaltningens förutsättningar för att utveckla digitala tjänster Nyttan av digital förvaltning Mina meddelanden möjliggör besparingar för förvaltningen E-arkiv skapar nytta genom att bevara elektroniska handlingar Öppna data möjliggör innovation och tillväxt Iakttagelser utifrån nyttan av en digital förvaltning Till rapporten finns en elektronisk bilaga att ladda ned från Dessa kan begäras ut från ärendets akt genom registraturen. (2016) Digitaliseringen av svensk offentlig sektor: bidrag till samhällsekonomiska bedömningar. R I K S R E V I S I O N E N D E N O F F E N T L I G A F Ö R V A L T N I N G E N S D I G I T A L I S E R I N G R I K S R E V I S I O N E N E N G R A N S K N I N G S R A P P O R T F R Å N R I K S R E V I S I O N E N Regeringen konstaterar i sin senaste budgetproposition att digitaliseringen är ”den enskilt största förändringsfaktorn och påverkar alla delar av samhället” och regeringens mål är att ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Digitalisering används inom den offentliga förvaltningen för att utveckla och effektivisera verksamheten, s.k. e-förvaltning. har regeringens mål för statsförvaltningens digitalisering varit en enklare vardag för medborgare, en öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet samt en högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Den svenska e-förvaltningen är välutvecklad i jämförelse med flera andra länder. Vid internationella jämförelser ligger bra till i internetanvändning, e-för- valtningstjänster och hur ofta medborgarna använder dessa tjänster. Vid internationella jämförelser finns det dock en tendens att andra länders e-förvaltning utvecklas snabbare än den svenska. har regeringen tillsatt utredningar, råd, kommissioner, delegationer, nämnder, forum, samverkansprojekt och samverkansorganisationer för att styra den svenska e-förvaltningen. Trots det har problem och oklarheter inte hanterats fullt ut. Eftersom digitalisering möjliggör effektivisering av den offentliga förvaltningen är det viktigt att granskar regeringens insatser för att främja e-förvalt- ningens utveckling. Syftet med granskningen har varit att undersöka om regeringen har använt digitaliseringens möjligheter för att effektivisera den offentliga förvaltningen. Granskningen består av fyra delar: •En analys av regeringens styrning av e-förvaltningen. •En kartläggning av nuläget i den svenska e-förvaltningen. •Tre fallstudier av e-tjänsterna Mina meddelanden, e-arkiv och öppna data. •En samhällsekonomisk bedömning av de tre e-tjänsterna.