prop · H303195d3 · 2016-01-01 00:00:00 — Oavsett om det rör sig om mycket stora eller mindre innovationsprojekt bör innovationspartnerskapet struktureras på ett sådant sätt att det kan ge det nödvän diga efterfrågetrycket på marknaden som ger incitament till utveckling av en innovativ lösning utan att mark naden för den skull sätts ur spel. En upphandlande myndighet bör därför inte använda innovationspartnerskap på ett sådant sätt att konkurren sen förhindras, begränsas eller snedvrids. I vissa fall kan upprättandet av innovationspartnerskap med flera partner bidra till att undvika sådana effekter. (50)Med hänsyn till de skadliga effekterna på konkurrensen bör förhandlade förfaranden utan föregående offentliggö rande av meddelande om upphandling endast användas under mycket exceptionella omständigheter. Undantaget bör begränsas till fall då offentliggörande antingen är omöjligt, på grund av synnerlig brådska till följd av om ständigheter som den upphandlande myndigheten inte har kunnat förutse eller som inte kan tillskrivas den, eller där det redan från början står klart att offentliggörandet inte kommer att leda till ökad konkurrens eller bättre upphandlingsresultat, inte minst därför att det objektivt sett endast finns en ekonomisk aktör som kan fullgöra kontraktet. Detta gäller för konstverk, när konstnärens identitet i sig avgör konstföremålets unika art och värde. Exklusivitet kan också uppstå av andra skäl, men endast objektivt exklusiva situationer kan motivera använd ningen av förhandlat förfarande utan föregående medde lande om upphandling, där den exklusiva situationen inte har skapats av den upphandlande myndigheten själv med tanke på det framtida upphandlingsförfarandet. Upphandlande myndigheter som åberopar detta undan tag bör motivera varför det inte finns några rimliga al ternativ eller andra möjliga utvägar, såsom att använda alternativa distributionskanaler, inklusive utanför den medlemsstat där den upphandlande myndigheten finns, eller överväga till sin funktion jämförbara byggentrepre nader, varor och tjänster. Om den exklusiva situationen har uppstått av tekniska skäl bör de definieras och motiveras ytterst noggrant från fall till fall. Det kan exempelvis röra sig om att det är tekniskt nära nog omöjligt för en annan ekonomisk ak tör att uppnå erforderlig fullgörandenivå eller att det är nödvändigt att använda specifik kunskap eller specifika verktyg eller medel som endast en ekonomisk aktör har. Tekniska skäl kan också innebära särskilda driftskompati bilitetskrav som måste uppfyllas i syfte att säkerställa att de byggentreprenader, varor eller tjänster som ska upp handlas kommer att fungera. Slutligen är det inte ändamålsenligt att genomföra en upphandling när varor förvärvas direkt på en varumark nad, inklusive handelsplattformar för råvaror, exempelvis jordbruksprodukter, råmaterial och energiutbyten, om den reglerade och övervakade multilaterala handelsstruk turen på ett naturligt sätt garanterar marknadspriserna. (51)Det bör klargöras att bestämmelserna om skydd av kon fidentiell information inte på något sätt utgör ett hinder för offentliggörande av icke-konfidentiella delar av in gångna kontrakt, inklusive eventuella senare ändringar. (52)Elektroniska medel för information och kommunikation kan i hög grad förenkla offentliggörandet av meddelan den om upphandlingar och öka effektiviteten och öppen heten i upphandlingsprocesserna. De bör bli stan dardhjälpmedel för kommunikationen och informations utbytet i upphandlingsförfaranden, eftersom de i hög grad stärker de ekonomiska aktörernas möjligheter att delta i upphandlingar på hela den inre marknaden. Det bör därför vara obligatoriskt att överföra meddelanden om upphandling i elektronisk form, att göra upphand lingsdokumenten tillgängliga på elektronisk väg och – efter en övergångsperiod – att i alla skeden av förfarandet föra en elektronisk kommunika tion, dvs. kommunikation med hjälp av elektroniska me del; detta gäller också överföringen av anbudsansökning ar, och särskilt överföringen av anbud (elektronisk inläm ning). Medlemsstaterna och upphandlande myndigheter bör ha rätt att gå längre om de så önskar. Det bör också klargöras att obligatorisk användning av elektroniska me del för kommunikation enligt detta direktiv dock inte innebär att upphandlande myndigheter är tvungna att behandla anbuden elektroniskt eller genomföra elektro nisk utvärdering eller automatisk databehandling. utom bör enligt detta direktiv inga delar av den offentliga upphandlingsprocessen efter kontraktstilldelningen om fattas av skyldigheten att använda elektroniska medel för kommunikation och detta bör också gälla den interna kommunikationen inom den upphandlande myndighe ten. L 94/74 Europeiska unionens officiella tidning (53)Upphandlande myndigheter bör, utom i vissa särskilda situationer, använda elektroniska medel för kommunika tion som är icke-diskriminerande, allmänt tillgängliga och driftskompatibla med allmänt använda IKT-produkter och som inte begränsar de ekonomiska aktörernas till träde till upphandlingsförfarandet. Användningen av så dana medel för kommunikation bör också ta vederbörlig hänsyn till tillgänglighet för personer med funktionsned sättning. Det bör klargöras att det inte skulle vara lämp ligt att kräva att elektroniska medel för kommunikation används i alla stadier i upphandlingsförfarandet om denna användning kräver särskilda hjälpmedel eller filfor mat som inte finns allmänt tillgängliga eller när kom munikationerna i fråga endast kan hanteras med hjälp av specialiserad kontorsutrustning. Upphandlande myn digheter bör därför inte vara skyldiga att kräva att elek troniska medel för kommunikation används vid inläm ning av anbud i vissa fall, som bör anges i en uttöm mande förteckning. I detta direktiv anges att sådana fall bör omfatta situationer där det krävs användning av spe cialiserad kontorsutrustning som i allmänhet inte finns tillgänglig för upphandlande myndigheter, exempelvis storformatsskrivare. I vissa upphandlingsförfaranden kan det enligt upphandlingsdokumenten efterfrågas en fysisk modell eller en arkitektmodell som inte kan översändas elektroniskt till den upphandlande myndigheten. I sådana situationer bör modellen sändas per post eller annan lämplig transportör till den upphandlande myndigheten. Det bör dock klargöras att användningen av andra medel för kommunikation bör begränsas till de delar av anbu det där elektroniska medel för kommunikation inte krävs. Det bör klargöras att de upphandlande myndigheterna, där så krävs av tekniska skäl, bör kunna fastställa en maximigräns för storleken på de filer som kan överföras. (54)Det kan finnas undantagsfall i vilka de upphandlande myndigheterna bör ha rätt att inte använda elektroniska medel för kommunikation, när det är nödvändigt att inte använda sådana medel för kommunikation för att skydda den särskilt känsliga karaktären hos information. Det bör klargöras att elektroniska verktyg som inte är allmänt tillgängliga bör användas när deras användning kan er bjuda den nödvändiga skyddsnivån. Detta kan exempelvis vara fallet när de upphandlande myndigheterna kräver att dedikerade, säkra medel för kommunikation, till vilka de erbjuder tillgång, används. (55)Skilda tekniska format eller processer och meddelande standarder kan potentiellt innebära hinder för driftskom patibiliteten, inte enbart inom en medlemsstat utan också, och särskilt, mellan medlemsstaterna. För att till exempel kunna delta i ett upphandlingsförfarande där användning av elektroniska kataloger – ett format för att presentera och organisera information på ett för alla deltagande anbudsgivare gemensamt sätt och som lämpar sig för elektronisk hantering – tillåts eller krävs, skulle de ekonomiska aktörerna, i avsaknad av standarder, vara tvungna att skräddarsy sina egna kataloger för varje upp handlingsförfarande, vilket skulle medföra att de måste tillhandahålla mycket likartad information i olika format, beroende på vilka krav som ställs av berörd upphand lande myndighet. En standardisering av katalogformat skulle därmed förbättra driftskompatibiliteten, öka effek tiviteten och även minska de insatser som krävs från de ekonomiska aktörernas sida. (56)När kommissionen överväger om det finns ett behov av att säkerställa eller stärka driftskompatibiliteten mellan olika tekniska format eller process- och meddelandestan darder genom att göra användningen av specifika stan darder obligatorisk, och i så fall vilka standarder som ska användas, bör den ta största möjliga hänsyn till de be rörda intressenternas synpunkter. Den bör också beakta i vilken utsträckning de ekonomiska aktörerna och de upphandlande myndigheterna redan har använt en viss standard i praktiken och hur väl den har fungerat. Innan kommissionen gör användningen av en viss teknisk stan dard obligatorisk bör den också noggrant överväga vilka kostnader detta kan medföra, särskilt i fråga om anpass ning till befintliga e-upphandlingslösningar, inklusive in frastruktur, processer och programvara. Om de berörda standarderna inte har tagits fram av ett internationellt, europeiskt eller nationellt standardiseringsorgan bör de uppfylla de krav som är tillämpliga på IKT-standarder enligt och rådets förordning (EU) nr 1025/2012 (1). (57)Innan medlemsstaterna och de upphandlande myndighe terna specificerar vilken säkerhetsnivå som krävs för de elektroniska medel för kommunikation som ska använ das i olika skeden av tilldelningsförfarandet bör de utvär dera proportionaliteten mellan, å ena sidan, de krav som syftar till att säkerställa korrekt och pålitlig identifiering av avsändarna i den berörda kommunikationen samt in tegriteten i innehållet och, å andra sidan, risken för att problem uppstår, t.ex. i situationer när meddelanden skic kas av en annan avsändare än vad som angetts. övrigt lika förhållanden skulle detta innebära att den nödvändiga säkerhetsnivån för exempelvis ett e-postmed delande där man vill få bekräftat exakt var ett infor mationsmöte kommer att äga rum inte behöver vara (1) och rådets förordning (EU) nr 1025/2012 av om europeisk standardisering och om ändring av rådets direktiv /686/EEG och 93/15/EEG samt av Europapar lamentets och rådets direktiv /9/EG, 94/25/EG, 95/16/EG, 97/23/EG, 98/34/EG, 2004/22/EG, 2007/23/EG, 2009/23/EG och 2009/105/EG samt om upphävande av rådets beslut 87/95/EEG och och rådets beslut /2006/EG (EUT L 316, 14.11.2012, s. 12). Europeiska unionens officiella tidning L 94/75 densamma som för själva anbudet, som är ett bindande erbjudande från den ekonomiska aktören. På liknande sätt kan utvärderingen av proportionaliteten resultera i att en lägre säkerhetsnivå krävs i samband med ett för nyat inlämnande av elektroniska kataloger eller inläm nande av anbud i samband med förnyad konkurrens utsättning vid ett ramavtal eller tillgången till upphand lingsdokument. (58)Även om väsentliga delar av upphandlingsförfarandet, såsom upphandlingsdokument, anbudsansökningar, be kräftelse av intresse och anbud, alltid bör genomföras skriftligen, bör muntlig kommunikation med ekonomiska aktörer i andra fall även fortsättningsvis vara möjlig, för utsatt att innehållet dokumenteras i lämplig utsträckning. Detta är nödvändigt för att säkerställa en lämplig grad av insyn som gör det möjligt att kontrollera om principen om likabehandling har följts. Det är särskilt av stor vikt att sådan muntlig kommunikation med anbudsgivare som kan påverka innehållet i och bedömningen av an buden dokumenteras i tillräcklig utsträckning och på lämpligt sätt, t.ex. genom skriftliga eller inspelade redo görelser eller sammanfattningar av huvudinnehållet i kommunikationen. (59)Det finns en starkt växande tendens på unionens mark nader för offentlig upphandling att begära att offentliga upphandlare ska samla sina inköp för att uppnå stor driftsfördelar, bland annat lägre priser och transaktions kostnader, och för att förbättra och professionalisera upphandlingsverksamheten. Detta kan uppnås genom att inköpen samordnas med avseende på antingen antalet upphandlande myndigheter eller volym och värde över tiden. Sammanläggning och centralisering av inköp bör dock noga övervakas för att kunna undvika för långt driven koncentration av köpkraft och hemliga överens kommelser, bevara öppenhet och konkurrens samt ge små och medelstora företag möjlighet att få tillträde till marknaden. (60)Ramavtal är ett instrument som har använts i stor ut sträckning och betraktas som en effektiv upphandlings metod i hela . Instrumentet bör därför i stort sett behållas som det är. Vissa aspekter behöver dock klargö ras, särskilt att ramavtal inte bör användas av en upp handlande myndighet som själv inte identifieras i dessa. I detta syfte bör de upphandlande myndigheter som är parter i ett specifikt ramavtal från första början tydligt anges, antingen genom att de namnges eller på annat sätt, som en hänvisning till en viss kategori av upphand lande myndigheter inom ett tydligt avgränsat geografiskt område, så att berörda upphandlande myndigheter enkelt och otvetydigt kan identifieras. På samma sätt bör ett ramavtal inte vara öppet för anslutning av nya ekono miska aktörer när det väl har ingåtts. När en inköpscen tral använder allmänna register över upphandlande myn digheter eller kategorier av upphandlande myndigheter, såsom lokala myndigheter i ett visst geografiskt område, och myndigheterna har rätt att utnyttja de ramavtal som inköpscentralen ingår, bör inköpscentralen göra detta på ett sätt som gör det möjligt att kontrollera inte bara den berörda upphandlande myndighetens identitet, utan också från vilket datum den fick rätt att utnyttja de ram avtal som inköpscentralen ingår, eftersom detta datum avgör vilka specifika ramavtal som den upphandlande myndigheten bör få använda. (61)De objektiva kriterierna för att avgöra vilken av de eko nomiska aktörer som är parter i ramavtalet som bör utföra en viss uppgift, t.ex. tillhandahålla varor eller tjäns ter avsedda att användas av fysiska personer, får, för de ramavtal där samtliga villkor fastställs, innefatta de be rörda fysiska personernas behov eller val. Upphandlande myndigheter bör ges större flexibilitet vid upphandling från ramavtal som ingås med fler än en ekonomisk aktör och där samtliga villkor fastställts. I sådana fall bör de upphandlande myndigheterna ha möjlighet att anskaffa specifika byggentreprenader, varor eller tjänster som omfattas av ramavtalet, antingen från en av de ekonomiska aktörerna, som utses i enlighet med objektiva kriterier och på de redan fastställda villkoren, eller genom tilldelning av ett specifikt kontrakt avseende berörda byggentreprenader, varor eller tjänster efter en förnyad konkurrensutsättning bland de ekonomiska ak törer som är parter i ramavtalet. För att säkerställa öp penhet och likabehandling bör den upphandlande myn digheten i upphandlingsdokumenten för ramavtalet uppge vilka objektiva kriterier som kommer att styra valet mellan dessa båda metoder för att fullgöra ramavta let. Sådana kriterier kan till exempel avse kvantitet, värde eller karakteristika för berörda byggentreprenader, varor eller tjänster, inbegripet behovet av en högre servicegrad eller en högre säkerhetsnivå, eller förändringar i prisnivå erna jämfört med ett förutbestämt prisindex. Ramavtal bör inte användas på otillbörligt sätt eller på ett sådant sätt att konkurrensen förhindras, begränsas eller snedvrids. De upphandlande myndigheterna bör enligt detta direktiv inte vara skyldiga att anskaffa byggentre prenader, varor eller tjänster som omfattas av ett ram avtal enligt det ramavtalet. L 94/76 Europeiska unionens officiella tidning (62)Det bör också klargöras att kontrakt som grundas på ett ramavtal visserligen måste tilldelas innan själva ramavta let löper ut, men att löptiden för de enskilda kontrakt som grundas på ett ramavtal inte behöver sammanfalla med löptiden för det ramavtalet utan i förekommande fall får vara kortare eller längre. Det bör i synnerhet vara tillåtet att fastställa löptiden för de enskilda kontrakt som grundas på ett ramavtal med beaktande av faktorer såsom den tid som behövs för deras fullgörande, när underhåll av utrustning med en uppskattad ekonomisk livslängd ingår eller när det behövs omfattande utbildning av personal för att fullgöra kon traktet. Det bör också klargöras att det kan finnas undantagsfall i vilka löptiden för själva ramavtalen bör få fastställas till . Dessa fall, som bör vara vederbörligen motiverade framför allt av föremålet för ramavtalet, kan uppstå exempelvis när ekonomiska aktörer måste förfoga över utrustning för vilken avskrivningstiden är längre än och som måste vara tillgänglig när som helst under ramavtalets hela löptid. (63)Erfarenheten visar även att det finns ett behov av att anpassa reglerna för dynamiska inköpssystem så att de upphandlande myndigheterna till fullo kan utnyttja de möjligheter som detta instrument erbjuder. Systemen be höver förenklas, särskilt på så sätt att de hanteras i form av ett selektivt förfarande som skulle undanröja behovet av preliminära anbud, vilket har setts som en av de stora bördorna i samband med dynamiska inköpssystem. Alla ekonomiska aktörer som lämnar in en ansökan om att få delta och som uppfyller urvalskriterierna bör således få delta i upphandlingsförfaranden som genomförs som dy namiska inköpssystem de är giltiga. Denna upphandlingsteknik gör det möjligt för de upphandlande myndigheterna att få tillgång till ett särskilt brett urval av anbud, och således uppnå ett optimalt utnyttjande av offentliga medel genom en omfattande konkurrens vad gäller frekvent använda eller färdigproducerade varor, byggentreprenader eller tjänster som är allmänt tillgäng liga på marknaden. (64)Dessa anbudsansökningar bör normalt granskas inom , med tanke på att utvärderingen av urvalskriterier kommer att ske på grundval av de för enklade dokumentationskrav som anges i detta direktiv. När ett dynamiskt inköpssystem initialt inrättas kan den upphandlande myndigheten emellertid, som svar på det första meddelandet om upphandling eller inbjudan att bekräfta intresse, få så många anbudsansökningar att de kan behöva mer tid för att granska dem. Detta bör kunna tillåtas, förutsatt att ingen specifik upphandling inleds innan samtliga ansökningar har granskats. De upphand lande myndigheterna bör själva få organisera gransk ningen av anbudsansökningarna, exempelvis genom att besluta att granskningar ska genomföras endast en gång , förutsatt att tidsfristerna för granskning av varje ansökan om att få delta kan hållas. (65)När som helst under det dynamiska inköpssystemets gil tighetstid bör de upphandlande myndigheterna få begära att de ekonomiska aktörerna inom en lämplig tidsfrist lämnar in en ny och uppdaterad egen försäkran om att de kvalitativa urvalskriterierna kommer att uppfyllas. Det bör erinras om att den möjlighet som anges i de all männa bestämmelserna om bevismedel i detta direktiv, nämligen att begära att de ekonomiska aktörerna lämnar in kompletterande handlingar, och om skyldigheten för den anbudsgivare till vilken man har beslutat att tilldela kontraktet att göra detta, också gäller i det specifika sammanhang som avser dynamiska inköpssystem. (66)För att främja små och medelstora företags möjligheter att delta i stora dynamiska inköpssystem, exempelvis så dana som drivs av en inköpscentral, bör den berörda upphandlande myndigheten kunna dela in systemet i ob jektivt definierade kategorier av varor, byggentreprenader eller tjänster. Sådana kategorier bör definieras genom en hänvisning till objektiva faktorer som exempelvis kan omfatta största tillåtna storlek på specifika kontrakt som ska tilldelas inom den berörda kategorin eller ett specifikt geografiskt område inom vilket specifika kont rakt ska fullgöras. Om ett dynamiskt inköpssystem delas in i kategorier bör den upphandlande myndigheten till lämpa urvalskriterier som är proportionella i förhållande till särdragen för den berörda kategorin. (67)Det bör klargöras att elektroniska auktioner vanligtvis inte är lämpliga för vissa offentliga byggentreprenadkon trakt och offentliga tjänstekontrakt som innehåller intel lektuella prestationer, såsom projektering av byggentre prenader, eftersom endast de aspekter som är lämpliga för automatisk utvärdering på elektronisk väg, utan in gripande eller bedömning från den upphandlande myn dighetens sida, nämligen aspekter som är kvantifierbara så att de kan uttryckas i siffror eller procenttal, kan bli föremål för elektronisk auktion. Det bör emellertid också klargöras att elektroniska auk tioner kan användas vid upphandling av en specifik im materiell rättighet. Det är också lämpligt att erinra om att de upphandlande myndigheterna visserligen har rätt att minska antalet anbudssökande eller anbudsgivare så länge som auktionen inte har inletts, men att ingen ytterligare minskning av antalet anbudsgivare som deltar i den elek troniska auktionen bör tillåtas efter det att auktionen har inletts. (68)Det utvecklas ständigt nya elektroniska upphandlingstek niker, exempelvis elektroniska kataloger. Med elektro niska kataloger förstås format för att presentera och or ganisera information på ett sätt som är gemensamt för alla deltagande anbudsgivare och som lämpar sig för elektronisk behandling. Ett exempel kan vara att anbud presenteras i form av ett kalkylblad. Upphandlande myn digheter bör kunna kräva elektroniska kataloger i alla tillgängliga förfaranden där det krävs att elektroniska me del för kommunikation ska användas. Elektroniska kata loger bidrar till att öka konkurrensen och förbättra ef fektiviteten vid offentlig upphandling, särskilt genom Europeiska unionens officiella tidning L 94/77 tids- och kostnadsbesparingar. Vissa regler bör dock fast ställas för att se till att de nya teknikerna överensstämmer med detta direktiv och med principerna om likabehand ling, icke-diskriminering och öppenhet. Användningen av elektroniska kataloger för presentation av anbud bör där för inte medföra en möjlighet för de ekonomiska aktö rerna att enbart överlämna sin allmänna katalog. De eko nomiska aktörerna bör även fortsättningsvis vara tvungna att anpassa sina allmänna kataloger till det specifika upp handlingsförfarandet. En sådan anpassning säkerställer att den katalog som överlämnas som svar på ett viss upp handlingsförfarande endast innehåller varor, byggentre prenader eller tjänster som de ekonomiska aktörerna, efter en aktiv granskning, ansåg motsvara de krav som den upphandlande myndigheten ställt. I samband med detta bör de ekonomiska aktörerna tillåtas att kopiera informationen i sin allmänna katalog, men inte att över lämna själva den allmänna katalogen. När det finns tillräckliga garantier för spårbarhet, likabe handling och förutsebarhet bör de upphandlande myn digheterna dessutom ha rätt att generera anbud för spe cifika inköp på grundval av tidigare översända elektro niska kataloger, särskilt i samband med förnyad konkur rensutsättning vid ett ramavtal eller när ett dynamiskt inköpssystem används. När den upphandlande myndigheten har genererat anbud bör den berörda ekonomiska aktören ges möjlighet att kontrollera att det anbud som upprättats av den upp handlande myndigheten inte innehåller några materiella fel. När sådana fel förkommer bör den ekonomiska ak tören inte vara bunden av det anbud som genererats av den upphandlande myndigheten, såvida inte felet rättas till. I enlighet med kraven i reglerna för elektroniska medel för kommunikation bör upphandlande myndigheter und vika att ställa upp omotiverade hinder för ekonomiska aktörers tillträde till upphandlingsförfaranden där anbu den ska lämnas i form av elektroniska kataloger och där iakttagandet av de allmänna principerna om icke-diskri minering och likabehandling garanteras. (69)Användningen av centraliserade inköpsmetoder ökar i de flesta medlemsstater.