prop · H303181 · 2016-06-14 00:00:00 — Rutiner för att upptäcka konflikter kan t.ex. handla om kontroller av eventuella bolagsengagemang eller andra bindningar före det att en person anställs i ledande ställning och kontinuerlig uppföljning av om sådana förhållanden uppkommer efter det att personen har anställts. Något absolut krav på att personer som ingår i ledningen aldrig får ha några intressen som kan komma i konflikt med rättighetshavarnas intressen uppställs inte. Tillgängliga rutiner ska i stället säkerställa att det finns ett fullgott beslutsunderlag så att olämpliga eller oacceptabla intressekonflikter kan undvikas och att andra intressekonflikter hanteras på lämpligt sätt. Ett sätt att hantera befintliga intressekonflikter kan vara att ha etablerade och effektiva rutiner för att följa upp kända bindningar och tillse att berörda personer inte deltar i de delar av verksamheten eller i de beslut där intressekonflikten kan aktualiseras. Avgörande är att rutinerna säkerställer att intressekonflikterna inte leder till negativa konsekvenser för rättighetshavarkollektivet. I andra stycket finns bestämmelser om att de personer som leder verk- samheten ska redovisa vissa uppgifter för stämman. Det är organisationen som ansvarar för att uppgifterna redovisas. Redovisningen gör det möjligt för stämman att bedöma om personer som har en ledande ställning i organisationen har intressen som kan påverka hur de utför sitt uppdrag. Av första punkten framgår att redogörelsen ska omfatta intressen i organisationen. Sådana intressen kan vara att personen, utöver sin anställning, också är delägare i organisationen eller att organisationen förvaltar rättigheter för dennes räkning. 2015/16:181 I andra punkten anges att de ersättningar som tagits emot från organisationen under det gångna räkenskapsåret ska redovisas. Med ersättning avses alla typer av ersättningar och förmåner som lön, provision, pension, avgångsvederlag, bonus och naturaförmåner. Också belopp som erhållits i egenskap av rättighetshavare ska redovisas. Ersättningar för kostnader och utlägg omfattas däremot inte. Det är inte tillräckligt att ange en totalsumma för samtliga ersättningar, utan varje ersättning som tagits emot ska redovisas för sig. Bestämmelserna påverkar inte skyldigheter gällande redovisning av ersättningar som kan följa av annan lagstiftning. Enligt tredje punkten ska personer i ledningen också redovisa sådana egna intressen som kan komma i konflikt med organisationens intressen. Även förhållanden som kan leda till en intressekonflikt omfattas alltså av redovisningsplikten. Vilka förhållanden som ska anges får avgöras med utgångspunkt i de uppgifter den aktuella personen har i organisationen och hur det konkurrerande intresset ser ut. Ett exempel på ett konkurrerande intresse kan vara att den redovisningsskyldige helt eller delvis äger ett företag som den kollektiva förvaltningsorganisationen samarbetar med. Av fjärde punkten framgår att även skyldigheter mot andra än organisationen ska redovisas, om de riskerar hamna i konflikt med skyldigheter mot den kollektiva förvaltningsorganisationen. Sådana skyldigheter kan uppkomma på grund av uppdrag för annan, anställning hos annan eller avtal med annan än den kollektiva förvaltningsorgan- isationen. För att omfattas av bestämmelserna ska skyldigheten i någon mån kollidera med en skyldighet som den redovisningsskyldige har inom ramarna för anställningen i organisationen. Ett exempel kan vara ett upp- drag som styrelseledamot i ett bolag som kan komma att ingå avtal med organisationen, t.ex. i egenskap av användare. 3 § I en kollektiv förvaltningsorganisation ska det finnas ett organ som löpande övervakar hur de personer som leder verksamheten uppfyller sina skyldigheter. Övervakningsorganet ska också besluta i frågor som har delegerats enligt 5 kap. 6 §. Övervakningsorganet ska sammanträda regelbundet och för stämman redovisa utfallet av övervakningen och hur övervakningsorganets beslutanderätt utövats. Övervakningsorganet får inte delta i den löpande förvaltningen. Den som ingår i ledningen får inte vara ledamot i övervakningsorganet. Ledamöterna i övervakningsorganet ska redovisa de uppgifter som anges i 2 § andra stycket för stämman. I en kollektiv förvaltningsorganisation som ska ha en styrelse, ett förvaltningsorgan eller ett tillsynsorgan, ska det som sägs i denna paragraf fullgöras av det organet och gälla för dess ledamöter. Om uppgifterna fullgörs av en styrelse eller ett förvaltningsorgan, ska organisationen ha en verkställande direktör. Paragrafen innehåller bestämmelser om ett övervakningsorgan. Bestämmelserna genomför artikel 9. Övervägandena finns i avsnitt 12.1. Enligt första stycket är kollektiva förvaltningsorganisationer skyldiga att ha ett organ som löpande övervakar hur de personer som leder verksamheten uppfyller sina skyldigheter. densamma som i 2 §, dvs. typiskt sett verkställande direktören och övriga som ingår i ledningsgruppen eller på annat sätt deltar i bolagets ledning. Övervakningen avser såväl de åtgärder som dessa personer vidtar i allmänhet i sin befattning, som hur de uppfyller de specifika skyldigheter som åligger dem. Beroende på vilken befattningshavare det är fråga om kan dessa skyldigheter variera och framgå av t.ex. stämmobeslut eller interna styrdokument. Av särskild betydelse i sammanhanget är givetvis hur centrala frågor som stämman fattat beslut om hanteras av ledningen. Hit hör t.ex. stämmans beslut om förvaltningen av rättighetsintäkter. Enligt 5 kap. 6 § kan stämman delegera till övervakningsorganet att fatta vissa beslut. Det ingår då i övervakningsorganets uppgifter att besluta i dessa frågor. Eftersom övervakningsorganets huvuduppgift är att övervaka den löpande förvaltningen, får det inte delta i den verksamheten. Övervakningsorganet ska sammanträda regelbundet. Något krav på hur ofta detta ska ske finns inte. För att övervakningsorganet ska kunna fullgöra sina uppgifter torde det dock förutsättas att det inte sker alltför sällan. Ytterst är det dock beroende av verksamhetens art och omfattning. Övervakningsorganet ska vidare rapportera till stämman om sin verksamhet. Det gäller såväl hur övervakningen av ledningen utfallit som hur den beslutanderätt som delegerats till övervakningsorganet har utövats. När det gäller rapporteringen om ledningens arbete är det eventuella brister i detta som ska redovisas. Finns det inte några sådana, ska det anges. Enligt andra stycket får den som ingår i ledningen inte vara ledamot i övervakningsorganet. Vidare ska ledamöterna lämna samma redovisning till stämman som ledningen (se kommentaren till 2 §). Enligt tredje stycket ska övervakningsorganets uppgifter fullgöras av styrelsen, i de fall organisationen ska ha en sådan. Det innebär att styrelsen ska fullgöra dessa uppgifter i kollektiva förvaltnings- organisationer som bedrivs som föreningar (ideella eller ekonomiska) eller aktiebolag. I dessa fall kommer också övriga bestämmelser i paragrafen, t.ex. beträffande sammansättning, att gälla också för styrelsen. En konsekvens av detta är t.ex. att en verkställande direktör inte kan vara styrelseledamot. Eftersom kollektiv förvaltning i undantagslöst bedrivs i någon av dessa organisationsformer kommer det i praktiken alltid att vara en uppgift för styrelsen att fullgöra de nu aktuella uppgifterna. Bestämmelserna i paragrafen kompletterar därmed i dessa fall de bestämmelser om styrelsens sammansättning och uppgifter som finns i aktiebolagslagen och föreningslagen. Om kollektiv rättighetsförvaltning skulle bedrivas i ett monistiskt organiserat europabolag eller europakooperativ, är det förvaltnings- organet som ska fullgöra uppgifterna enligt paragrafen. Om ett sådant bolag har en dualistisk organisation, är det i stället tillsynsorganet. I organisationer som har en styrelse eller ett förvaltningsorgan gäller slutligen att det måste finnas en verkställande direktör. Bestämmelsen är en följd av att det enligt första stycket inte finns någon möjlighet för styrelsen, eller förvaltningsorganet, att delta i den löpande förvaltningen. Om kollektiv förvaltning skulle bedrivas i en organisation som inte ska ha vare sig styrelse, förvaltningsorgan eller tillsynsorgan, är organisationen ändå skyldig att se till att det finns ett övervakningsorgan. 2015/16:181 I t.ex. ett handelsbolag blir det då upp till bolagsmännen att i bolagsavtalet se till att så är fallet. 1 § En kollektiv förvaltningsorganisation ska förvalta rättighetsintäkter på ett omsorgsfullt sätt. Rättighetsintäkter och inkomster från investeringar av sådana intäkter, som inte fördelas som ersättning till rättighetshavarna, får endast användas i enlighet med det som har beslutats enligt 5 kap. 5 §. I paragrafen finns allmänna bestämmelser om förvaltning av rättighetsintäkter. Bestämmelserna genomför artikel 11.2 och 11.4. Övervägandena finns i avsnitt 13.1. I första stycket anges att en kollektiv förvaltningsorganisation ska för- valta rättighetsintäkter på ett omsorgsfullt sätt. Det innebär att organisationen ska uppträda lojalt i förhållande till rättighetshavarna och sätta deras intresse i främsta rummet vid förvaltningen. Vidare ska organisationen se till att fördelning av ersättning sker skyndsamt, regelbundet och korrekt samt att berörda rättighetshavare kan identifieras och därmed få del av ersättningen. Organisationen ska också se till att de allmänna fördelningsprinciperna tillämpas på ett tillfredsställande sätt. I det avseendet kan organisationen behöva inhämta, granska och registerföra den information som behövs för att kunna fördela ersättningen enligt dessa principer. Bestämmelsen gäller inte enbart förvaltning som sker på grund av för- valtningsuppdrag. Den är tillämplig också när intäkter inkasseras med stöd av bestämmelser i lag. Omsorgsplikten utgör alltså en generell princip som organisationen måste iaktta vid all hantering av medel som inkasseras för rättighetshavarnas räkning. Denna generella princip kompletteras av bestämmelser i andra stycket samt i 2−7 §§. Av andra stycket följer att inkasserade medel, utöver att fördelas till rättighetshavarna, endast får användas i enlighet med det som beslutats enligt 5 kap. 5 §. Enligt bestämmelserna där ska beslut fattas bl.a. om allmänna principer för avdrag och för investeringar. Typiskt sett är det stämman som fattar dessa beslut. De kan emellertid också fattas vid ett fullmäktigemöte, om organisationen tillämpar ett sådant system (jfr 5 kap. 9 §). Vissa av besluten kan också delegeras till övervaknings- organet (jfr 5 kap. 6 §). Oavsett vilket organ som ska fatta besluten är det, enligt förevarande paragraf, en förutsättning att sådana beslut har fattats för att rättighetsintäkter ska kunna tas i anspråk för annat än fördelning till rättighetshavarna. Någon möjlighet att använda medlen till någonting annat finns inte. Krav på särskild redovisning 2 § En kollektiv förvaltningsorganisation ska i sina räkenskaper hålla medel som innehas för rättighetshavarnas räkning åtskilda från egna tillgångar och Medel som inte kan fördelas inom den tid som anges i 5 § andra stycket på Prop. 2015/16:181 grund av att rättighetshavaren är okänd eller inte går att finna, ska redovisas sär- Paragrafen innehåller bestämmelser om redovisning av inkomster som härrör från rättighetsintäkter. Bestämmelserna genomför artiklarna 11.3 och 13.2. Övervägandena finns i avsnitt 13.2. Kravet i första stycket innebär att en kollektiv förvaltningsorganisation i räkenskaperna ska hålla isär medel som har inkasserats för rättighetshavarnas räkning och som ska fördelas till dem från egna inkomster. Det finns däremot inget krav på att dessa medel fysiskt ska hållas åtskilda från övrig egendom. Bestämmelserna skyddar rättighets- havarnas intresse av att kunna kontrollera organisationernas inkassering, förvaltning och fördelning. I 3 § finns bestämmelser om hur rättighetsintäkter får investeras. Av förevarande paragraf följer att inkomster av sådana investeringar, t.ex. ränta eller reavinst, tillsammans med övriga medel som innehas för rättighetshavarnas räkning, i räkenskaperna ska hållas isär från organisationens egna inkomster. Sådana egna inkomster kan t.ex. härröra från förvaltningsavgifter. Organisationen kan givetvis också ha andra inkomster som inte härrör från rättighetsintäkter. Kravet på sär- redovisning kan uppfyllas genom att organisationen i den löpande bokföringen har skilda konton för de aktuella inkomstslagen. Enligt bestämmelsen ska en åtskillnad också göras i förhållande till organisationens egna tillgångar. Det innebär att den del av organisa- tionens redovisade förmögenhet som ska gå till fördelning bland rättig- hetshavarna ska hållas isär från den del som inte ska göra det. Detta kräver att tillgångarna redovisas på skilda tillgångskonton. I andra stycket anges att vissa medel ska redovisas särskilt, nämligen sådana medel som inte kan fördelas inom den tid som föreskrivs i 5 § andra stycket därför att rättighetshavaren är okänd eller inte gått att finna. I 6 § anges närmare vilka åtgärder som organisationen ska vidta för att konstatera att det är fråga om en rättighetshavare som är okänd eller inte går att finna. Kravet på särredovisning består så länge medlen utgör en tillgång i organisationen. I 7 § finns bestämmelser om när sådana medel kan användas för andra ändamål. De skyldigheter som föreskrivs i paragrafen gäller för organisationens räkenskaper och oberoende av kraven i tillämplig bokföringslag. Med räkenskaper avses i detta sammanhang organisationens löpande bok- föring. Skyldigheten enligt paragrafen gäller oberoende av om den kollektiva förvaltningsorganisationen är bokföringsskyldig eller inte. Det finns inte anledning att räkna med att en kollektiv förvaltningsorganisa- tion skulle sakna bokföringsskyldighet. Om så ändå skulle vara fallet, behöver organisationen i praktiken ändå en bokföring jämförbar med den som krävs enligt bokföringslagen (1999:1078) för att kunna uppfylla kraven i förevarande paragraf och det som föreskrivs om insynsrapport i 10 kap. 6 §. Kraven på särskild redovisning påverkar inte bestämmelser i föreningslagen om t.ex. medlemsinsatser eller vinstutdelning. 3 § En kollektiv förvaltningsorganisation som investerar rättighetsintäkter, eller inkomster från investeringar av sådana intäkter, ska placera medlen på det sätt som bäst gynnar rättighetshavarnas intressen. I paragrafen finns en bestämmelse om investeringar av rättighetsintäkter. Bestämmelsen genomför artikel 11.5. Övervägandena finns i avsnitt 13.3. En kollektiv förvaltningsorganisation som investerar medel som innehas för rättighetshavarnas räkning ska placera medlen på det sätt som bäst gynnar rättighetshavarnas intressen. I detta ligger att organisationen ska vara aktsam, men också att en avvägning måste göras mellan säker- het och avkastning. En investering med låg risk behöver inte vara i rättighetshavarnas intresse om avkastningen är begränsad. ska risktagande som inte står i rimlig relation till avkastningen undvikas. Utgångspunkten är att en kvalitativ bedömning av investeringens effekter ska göras. Organisationen måste se till att tillgångarna investeras för att trygga säkerhet, kvalitet, likviditet och vinst för portföljen som helhet. Investeringarna ska också göras med en lämplig riskspridning. Det innebär att tillgångarna måste diversifieras tillräckligt för att undvika för stor betoning på någon viss tillgång eller ackumulering av risker i portföljen som helhet. Om en investering kan ge upphov till en intressekonflikt, måste organisationen självklart se till att syftet med investeringen inte är något annat än att tillvarata rättighetshavarnas intresse. Av 1 § följer att rättighetsintäkter får användas till investering endast om det sker i enlighet med det som har beslutats enligt 5 kap. 5 §. Det betyder att investeringarna ska ske i enlighet med de allmänna investe- ringsprinciper och den riskhanteringsstrategi som stämman normalt beslutar om. Det är en förutsättning att sådana beslut har fattats för att det ska vara möjligt att använda rättighetsintäkter för investeringar. 4 § De avdrag en kollektiv förvaltningsorganisation gör från rättighetsintäkter, eller från inkomster från investeringar av sådana intäkter, ska bestämmas på sakliga grunder. Avdragen ska vara rimliga i förhållande till de tjänster organisationen tillhandahåller rättighetshavarna. Avdrag för förvaltningsavgifter får inte överstiga organisationens befogade och dokumenterade kostnader för förvaltningen. Om avdrag görs för att bekosta tjänster som tillhandahålls för sociala eller kulturella ändamål eller i utbildningssyfte, ska tjänsterna tillhandahållas rättighetshavarna på rättvisa villkor. Paragrafen innehåller bestämmelser om en kollektiv förvaltnings- organisations möjligheter att göra avdrag. Bestämmelserna genomför artikel 12.2–12.4. Övervägandena finns i avsnitt 13.4. I första stycket uppställs generella krav på de avdrag som kollektiva förvaltningsorganisationer gör från rättighetsintäkterna och från avkast- ning som kommer från investeringar av sådana intäkter. Bestämmelserna gäller avdrag för alla slags tjänster som en kollektiv förvaltnings- organisation tillhandahåller rättighetshavarna och utgör en ram för organ- isationens möjligheter att ta rättighetsintäkter i anspråk för annat än för- delning till rättighetshavarna. Bestämmelserna är tillämpliga på alla nivåer i organisationen. Även stämman måste alltså förhålla sig till dessa när den beslutar om allmänna principer för avdrag (se kommentaren till 5 §). Med avdrag avses alla medel som tas från rättighetsintäkterna och som används för andra ändamål än individuell fördelning till rättig- hetshavarna. Avdrag kan t.ex. göras för förvaltningsavgifter eller för att finansiera olika typer av tjänster som organisationen tillhandahåller rättighetshavarna. Att använda inkasserad ersättning för kollektiva ändamål, t.ex. för stipendier, utgör ett avdrag. Sådan användning benämns emellanåt kollektiv fördelning, men utgör alltså ett avdrag i paragrafens mening. Att avdrag ska bestämmas på sakliga grunder innebär att avdragen inte får vara godtyckliga och att ovidkommande hänsyn inte får tas när avdraget beräknas. Bedömningen av om ett avdrag är rimligt ska ske i förhållande till de tjänster organisationen tillhandahåller rättighets- havarna. Av betydelse kan t.ex. vara tjänstens omfattning och rättighets- havarnas tillgång till den. Förutsättningarna för individuell fördelning på ett område kan också ha betydelse för bedömningen. Det är t.ex. möjligt att göra avdrag för kollektiv fördelning, om det är alltför kostsamt eller i praktiken omöjligt att fördela rättighetsintäkter individuellt. En bedömning får ske utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. I andra stycket finns en bestämmelse om förvaltningsavgifter. En förvaltningsavgift är den avgift en organisation tar ut för att täcka de kostnader som förvaltningsuppdraget ger upphov till (se 1 kap. 4 § 11). Det kan t.ex. handla om kostnader för att meddela licenser eller att inkassera och fördela medel. Förvaltningsavgifterna får inte överstiga de befogade och dokumenterade kostnaderna för förvaltningen. Att avgifterna inte får överstiga de dokumenterade kostnaderna innebär att de avdrag som görs måste motsvaras av faktiska kostnader. Det är alltså inte möjligt att låta förvaltningsavgiften vara en procentsats av den ersättning som inkasseras, om ett sådant avdrag överstiger den dokumenterade kost- naden. Organisationen måste också kunna styrka kostnaden. Att avgifterna ska vara befogade innebär att det inte är tillräckligt att de motsvarar en kostnad som organisationen har haft för rättighets- förvaltningen. Om kostnaden är orimligt hög, kan avdrag inte göras för ett högre belopp än det som kan anses befogat. I tredje stycket finns en bestämmelse om avdrag som görs för att tillhandahålla rättighetshavarna vissa tjänster. Sådana tjänster kan t.ex. avse rådgivning eller olika former av fortbildning. Tjänsterna måste tillhandahållas på rättvisa villkor. Kravet begränsar möjligheterna att göra åtskillnad mellan rättighetshavare, t.ex. när det gäller tillgången till tjänsterna eller omfattningen av dessa. Det innebär att en rättighetshavare inte får förfördelas i förhållande till en annan. Att villkoren ska vara rättvisa torde dock inte innebära ett absolut krav på likabehandling. Om en viss kategori av rättighetshavare inte bidrar till finansieringen av ett stipendium, krävs inte att dessa rättighetshavare ska ha samma möjligheter att ta del av stipendiet som de rättighetshavare som bidragit till finansieringen. Också mindre skillnader mellan samma slags rättig- hetshavare kan vara godtagbara. Paragrafen reglerar endast de yttre gränserna för hur organisationerna får hantera medel genom att göra avdrag. Någon rätt att göra avdrag följer alltså inte av denna. Den rätten regleras typiskt sett i det uppdragsavtal som gäller mellan organsationen och rättighetshavaren. Rätten kan också följa av lag, som är fallet när det gäller privatkopieringsersättning, tilläggsersättning och följerättsersättning enligt lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga Av avtalet eller av lag kan t.ex. följa att organisationen bara får göra avdrag för förvaltningsavgifter. I sådana fall gäller det. 5 § En kollektiv förvaltningsorganisation ska fördela ersättning till rättighets- havarna i enlighet med de allmänna fördelningsprinciper som har beslutats enligt 5 kap. 5 §. Ersättningen ska betalas ut så snart som det är möjligt och, om det inte finns godtagbara skäl för annat, senast från utgången av det räkenskapsår då rättighetsintäkterna inkasserades. Om ersättningen inte fördelas av den kollektiva förvaltningsorganisationen utan genom en medlem i denna, gäller det som sägs i andra stycket för Paragrafen innehåller bestämmelser om fördelning av ersättning till rätt- Bestämmelserna genomför artikel 13.1. finns i avsnitt 13.5. Utgångspunkten för kollektiv förvaltning är att rättighetsintäkterna ska fördelas som ersättning till rättighetshavarna (jfr 7 kap. 1 §). förevarande paragraf anges vissa grundläggande skyldigheter som en kollektiv förvaltningsorganisation ska iaktta vid fördelningen. avses med ersättning till rättighetshavare framgår av kommentaren till 5 kap. 5 §. Bestämmelserna i förevarande paragraf gäller i förhållande till alla rättighetshavare som har rätt till ersättning av organisationen. rättigheter som förvaltas med stöd av ett s.k. representationsavtal finns särskilda bestämmelser i 8 kap. 3 §. Av första stycket framgår att fördelning ska ske i enlighet med de all- männa fördelningsprinciper som stämman beslutar om (se kommentaren till 5 kap. 5 §). Enligt andra stycket ska ersättningen betalas ut till rättighetshavarna så snart som det är möjligt. Organisationen kan alltså inte vänta med utbetalningen, om den har möjlighet att betala ut ersättningen. gäller att organisationen, i normalfallet, aldrig kan vänta än nio månader med utbetalningen. Fristen räknas från räkenskapsårets slut. Organisationen måste alltså inrätta sin verksamhet så att det senast vid denna tidpunkt är möjligt att betala ut ersättningen. Utbetalning kan emellertid ske om det finns god- tagbara skäl för det. Med godtagbara skäl avses t.ex. att information om användning, verk och rättighetshavare saknas eller är ofullständig. seningar som beror på brister i organisationens eget arbetssätt är inte godtagbara i nu aktuell mening. Det krävs alltså att det är fråga om ett hinder utanför organisationens kontroll. Så kan vara fallet t.ex. om en användare inte har fullgjort sin rapporteringsskyldighet eller om rättighetshavaren inte kunnat identifieras eller lokaliseras. I tredje stycket finns bestämmelser om fördelning som sker genom Prop. 2015/16:181 medlemsorganisationer. I sådana fall ska fristerna för utbetalning gälla En medlemsorganisation kan vara en annan kollektiv förvaltningsorganisation eller en organisation som inte har sådan kollektiv förvaltning som sitt huvudsakliga syfte.