frsrdg · H404JO1 · 2016-11-09 00:00:00 — Mannen erbjöds att komma tillbaka för att ta del av de begärda handlingarna alternativt att anstalten skulle skicka handlingarna per post till honom. Kriminalvården anser inte att anstalten hanterat mannens begäran om att få ta del av handlingarna på ett felaktigt sätt. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Vad gäller anmälarens synpunkter om rätten att ta del av handlingar på stället och de upplysningar han fått om att anstalten är privat område kan följande sägas. Rätten att få ta del av handlingar på stället kan inskränkas av en myndighet om betydande hinder möter. I förevarande ärende handlar det emellertid inte om att Kriminalvården nekat mannen ta del av hand- lingar på stället. Eftersom mannens begäran om att få ta del av handlingar inte kunnat effektueras direkt erbjöds mannen att komma tillbaka alterna- tivt uppge en adress till vilken anstalten kunde skicka handlingarna. Man- nen har därefter uppmanats att lämna anstaltsområdet då han inte längre haft någon anledning att uppehålla sig där. Kriminalvården kan inte se att tryckfrihetsförordningen ger en enskild en ovillkorlig rätt att uppehålla sig på ett område i avvaktan på att få ta del av allmänna hand- lingar. Kriminalvården anser inte att mannen nekats att ta del av handling- arna på stället eller att anstalten begått något fel då mannen uppmanats att lämna anstaltsområdet. I ett beslut uttalade chefsJO Fura följande: Tryckfrihetsförordningens huvudregel är att en allmän handling som får lämnas ut ska lämnas ut ”genast”, vilket innebär att utlämnandet ska ske i direkt an- slutning till sökandens framställning.148 Om ett utlämnande inte kan ske direkt ska det i stället ske ””. Vid ”betydande hinder” finns det inte någon skyldighet för myndigheten att tillhandahålla en handling på stället. Kriminalvården har inte gjort gällande att det funnits någon sådan omständig- het som gjort att anstalten över huvud taget inte var skyldig att tillhandahålla de begärda handlingarna. Frågan är i stället om det har funnits sådana förhål- landen som gjort att anstalten har kunnat vägra ett utlämnande direkt och i stäl- let tillhandahålla handlingarna ””. Det finns situationer som kan motivera ett avsteg från ett utläm- nande. Så kan exempelvis vara fallet om myndigheten måste göra en bedöm- ning av om handlingen innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Ett visst dröjsmål är också ofrånkomligt om den berörda personalen är upptagen av andra lika angelägna tjänsteuppgifter,149 eller att myndigheten behöver på sig att ta fram handlingar som förvaras på olika platser.150 De intressen som ska kunna ges företräde framför skyldigheten att omgående ta fram och lämna ut allmänna handlingar måste emellertid ha stor tyngd. Även om det till följd av betydande praktiska hinder inte är möjligt att åstadkomma ett utlämnande är myndigheten ändå skyldig att ge utlämnandeärendet viss priori- tet.151 En förutsättning för att en enskild ska kunna använda sig av denna rätt att ta del av handlingar är att myndigheten har vissa öppettider. I 5 § tredje stycket förvaltningslagen (1986:223) anges att en myndighet ska ha öppet under minst 148Se exempelvis RÅ 1945 S 417 där det anges att en handling ska lämnas ut ”ofördröjligen efter därom gjord begäran”. 149Se JO 1972 s. 306. 150Se JO 1973 s. 335. 151Se RÅ 1975 ref. 55. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T varje helgfri måndag–fredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Detta gäller dock inte , eller nyårsafton. Bestämmelsen reglerar den mi- niminivå som en myndighet måste uppfylla i fråga om öppettider. I motiven anges emellertid att ”det normalt krävs ett längre öppethållande för att tillgo- dose allmänhetens intresse av insyn och service, men att det i undantagsfall är acceptabelt att inskränka öppethållande ”.152 Reglerna om myndigheters expeditionstid har som syfte att garantera all- mänheten då den kan räkna med att bli mottagen av en tjänsteman. Emel- lertid utgör inte dessa regler något hinder mot att en framställning av utläm- nande av allmänna handlingar görs under annan arbetstid. Om en sådan ordning inte accepterades skulle nämligen … en myndighet kunna fastställa en kort expeditionstid och på så sätt be- gränsa den i princip fria tillgång till allmänna handlingar, som varje med- borgare är tillförsäkrad enligt TF [tryckfrihetsförordningen, JO:s anm.]. En annan sak är, att expeditionsgöromålens vederbörliga gång kan föranleda visst dröjsmål med handlingens utlämnande, om sökanden vänder sig till myndigheten under annan arbetstid än expeditionstid.153 Vid tjänstetidens slut har tjänstemannen rätt att återta de handlingar som den enskilde velat ta del av och hänvisa honom eller henne att återkomma . Vidare har tjänstemannen rätt att ”avböja” ett utlämnande som rör ett omfattande material om det framställs så pass sent under arbetsdagen att utlämnandet framstår som meningslöst. Tjänstemannen måste i sådant fall sam- tidigt upplysa den enskilde om när han eller hon kan få del av handlingarna i stället.154 Av utredningen framgår att begäran att få ta del av allmänna handlingar av- såg strafftidsbesluten för de intagna som var placerade i anstal- ten. Kriminalvårdens beslut omfattas inte av sekretess,155 och begäran innebar alltså inte att var tvungen att göra någon särskild prövning i detta avseende. Inte heller avsåg begäran något omfattande material och det kan som mest ha rört sig om 14 strafftidsbeslut. Det framgår emellertid att anstalten en- bart hade tillgång till besluten i elektronisk form. Det krävdes därmed ett visst administrativt arbete för att tillmötesgå begäran. Kriminalvården har framhållit att hade andra arbetsuppgifter som han inte kunde förväntas ”lägga helt åt sidan” med anledning av begäran. Genom att lagstiftaren har angett att en allmän handling i normalfallet ska till- handahållas ”genast” måste en sådan begäran hanterats med viss prioritet hos myndigheten. Det torde därmed inte höra till ovanligheten att en tjänsteman vid en sådan begäran måste lägga ordinarie arbetsuppgifter åt sidan. Kriminalvår- den har inte närmare angett vilka arbetsuppgifter som ansåg sig 1998/99:52 s. 8. 153Se , Offentlighetsprincipen, 9:e uppl., 2015, s. 120 f. 154Se JO 1966 s. 363. 155Se 35 kap. 15 § andra stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T behöva prioritera framför handlingsutlämnandet. Jag kan därmed inte tolka si- tuationen på annat sätt än att det var fråga om uppgifter av mer allmän karaktär. Under sådana förhållanden har enligt min mening varit tvungen att prioritera begäran om utlämnande av strafftidsbesluten. Det har alltså inte funnits några sådana omständigheter som gjort att han kunnat neka den enskilde att genast få ta del av de allmänna handlingarna. Framställan gjordes relativt sent och det har inte funnits någon skyldighet för att stanna kvar efter arbetsdagens slut för att till- mötesgå begäran. Utredningen visar emellertid att det återstod av hans arbetsdag när framställan gjordes. Med hänsyn till att det inte var fråga om ett omfattande material borde han – efter att han hade fått besked från kri- minalvårdsjuristen att handlingarna kunde lämnas ut utan någon särskild sek- retessprövning – ha påbörjat arbetet med att tillmötesgå begäran. Om han inte hade hunnit med att uppfylla begäran före tjänstetidens slut hade han haft möj- lighet att be den enskilde att återkomma . Anstalten är en liten anstalt som inte har något eget kansli. Den ligger tämligen avskilt belägen. Det torde därmed höra till ovanligheterna att enskilda kommer till anstalten och begär att få ta del av allmänna handlingar. var tillförordnad kriminalvårdsinspektör. Dessa förhållanden sammantagna gör att jag har viss förståelse för att han inte hante- rade begäran på ett i mina ögon korrekt sätt. Han kan emellertid inte undgå kritik för den bristfälliga hanteringen. En anstalt har handlagt en begäran om kopior av allmänna handlingar långsamt. Uttalanden om möjligheten för Kriminalvården att sekretessbelägga uppgifter i myndighetens beslut (Dnr 5158-2015) Beslutet i korthet: Enligt 35 kap. 15 § andra stycket offentlighets- och sek- retesslagen gäller sekretessen enligt första stycket i samma stadgande (den s.k. kriminalvårdssekretessen) inte beslut av Kriminalvården. I beslutet ut- talar sig JO om möjligheterna för Kriminalvården att med stöd av en annan bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen (21 kap. 3 §) sekretessbe- lägga uppgifter i myndighetens beslut. JO kritiserar Kriminalvården, anstal- ten , för långsam handläggning av en begäran om kopior av vissa strafftidsbeslut. I en anmälan som kom in till JO framförde klagomål över hur Kriminalvården, anstalten , handlagt en begäran om att få ta del av allmänna handlingar. Han uppgav i huvudsak följande: skickade han ett e-postmeddelande till an- stalten med följande innehåll: O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Undertecknad önskar, i filformat pdf, alla strafftidsbeslut för intagna som just nu finns på anstalten . skickade han till samma adress ett nytt e- postmeddelande med följande innehåll: inkom undertecknad om en önskan att få erhålla alla strafftidsbeslut, i filformat pdf, för intagna som just nu finns på anstalten . har inte min begäran handlagts. Dagen efter blev han uppringd av en mansperson i anstalten . När han bekräftade att han varit i kontakt med få del av strafftidsbeslu- ten, undrade tjänstemannen vem han var, och vidare ville tjänstemannen veta vad han skulle med strafftidsbesluten till. Han informerade tjänstemannen om att han inte var skyldig att uppge detta, vilket tjänstemannen accepterade utan invändning. Därefter frågade tjänstemannen om han ville ha samtliga straff- tidsbeslut, vilket han svarade ja på. Vidare frågade tjänstemannen om han ville att besluten skulle anonymiseras, och det svarade han nej på. Tjänstemannen frågade dessutom om strafftidsbesluten skulle vara kompletta, dvs. innehålla alla uppgifter kopplade till när strafftiden påbörjades och avslutades. uppgav att han ville att besluten skulle vara kompletta. Samtalet avslutades med att tjänstemannen uppgav att han skulle konsultera sin ”region/riksjurist” och därefter återkomma. Anstalten är med fem platser Kriminalvårdens minsta anstalt, och begäran avsåg som mest fem handlingar. Dessa handlingar torde vara helt offentliga. Det är anmärkningsvärt att anstalten tycks ha ignorerat hans begäran . Det kan inte ta att pröva utläm- nande av fem handlingar, och förfarandet kan inte vara förenligt med tryckfri- hetsförordningens skyndsamhetskrav. Inte heller tjänstemannens efterforsk- ningar om identitet är förenliga med grundlagen. Dessutom är det märkligt att anstalten ställde frågor om strafftidsbeslutens beskaffenhet. I en komplettering av anmälan, som kom in till JO , uppgav i huvudsak följande: fick han de handlingar som han begärt av anstalten . Fyra av fem beslut innehöll sekretessbelagda uppgifter på grund av att fyra intagna har skyddad identitet. Trots detta har det inte varit befogat för an- stalten att fråga vem han var och vad han skulle med besluten till. En handlägg- ningstid är anmärkningsvärd även om fyra handlingar innehöll vissa hemliga uppgifter. Till kompletteringen hade bifogat kopior av de utlämnade hand- lingarna och en skrivelse från anstalten med följande innehåll: Ang din begäran om att erhålla strafftidsbeslut på samtliga intagna i anstal- ten Svaret har dröjt, vilket vi beklagar, men inte utan att vi arbetat med att ta reda på hur vi skall agera. Det är nämligen så att endast en av de intagna inte hade skyddad identitet. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Vi översänder här fyra strafftidsbeslut, där tre maskeras med stöd av 21 kap 3 § Offentlighets- och Sekretesslagen. Återkommer till dig med anvisningar om hur du kan gå tillväga för att få en formell prövning gällande de maskerade uppgifterna. I tre av de fyra besluten hade anstalten tagit bort (maskat) namn, personnummer och domstolens målnummer. Anmälan tillsammans med kompletteringen översändes till Kriminalvården för yttrande. I sitt remissvar anförde Kriminalvården, region , genom region- chefen , bl.a. följande: Anstalten har, genom kriminalvårdschefen och klient- handläggaren , inkommit med uppgifter rörande omständig- heter hänförliga till anmälan, härav framgår bl.a. följande. inkom begäran om att få ta del av de aktuella handlingarna. kontaktade anstalten en av huvudkon- torets kriminalvårdsjurister för att få vägledning rörande hur ärendet skulle hanteras då flera av de handlingar som begärdes ut avsåg intagna som hade skyddad identitet. I dylika fall handlar det ofta om hotade intagna, ibland medialt uppmärksammade, där det finns ett förhållandevis högt skydds- värde att beakta. Anstalten hänvisades vidare av kriminalvårdsjuristen, men då annat arbete uppkom togs inte någon ny kontakt. Med anledning av sjuk- frånvaro hanterades inte heller frågan efterföljande vecka. skickade en påminnelse om begäran. Vakthavande befäl kontaktade då eftersom det bedömdes föreligga tveksamheter om vad som skulle lämnas ut – det var därför som fick frågor kring begäran. Vakthavande befäl presenterade sig och accepterade svar utan invändning. Detta verifieras av ytter- ligare en tjänsteman som närvarade vid samtalet. Därefter konsulterade anstalten återigen kriminalvårdsjurist om hur ärendet skulle hanteras utifrån de särskilda skyddsaspekter som förelåg. Kriminalvårdsjuristen var vidare i kontakt med sekretesshandläggare på huvudkontoret. skickades de efterfrågade hand- lingarna till och efterföljande dag även anvisningar om hur man kunde få en formell prövning gällande de uppgifterna som maskats. 2 kap. 12–14 §§ tryckfrihetsförordningen (TF) Vad gäller de frågor som fick rörande vem han var och vad han skulle använda de begärda uppgifterna till kan följande noteras. Vid utläm- nande av allmän handling måste i många fall en bedömning göras avseende vilken skadeverkan ett utlämnande av uppgiften skulle kunna få. I det ak- tuella fallet skulle sekretessprövningen göras jml bestämmelserna i 35 kap. 15 § samt 21 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, vilka innebär tillämpning av ett s.k. rakt skaderekvisit. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T påverkas givetvis vidare av den information som myndigheten har att tillgå, exempelvis skulle troligen utfallet av en sekretessprövning kunna bli an- norlunda om det står klart att det är en närstående till en intagen som begär ut en uppgift om den intagne än om det skulle vara en grovt kriminell per- son som begär ut densamma. Med anledning härav torde det inte vara fel att i vissa fall ställa frågor till den som begärt ut en allmän handling. Där- emot måste myndigheten i ett sådant sammanhang vara tydlig med att den sökande inte behöver svara på frågorna men att den eventuella informa- tionen kan vara av vikt vid sekretessprövningen. Myndigheten får inte heller ge intrycket av att uppgiften inte kommer att lämnas ut i det fall den sökande inte svara på frågor. Även om anstalten Visbys intention i det aktuella ärendet varit att in- hämta mer information för att kunna göra en så adekvat skadebedömning som möjligt, och att anstalten utan invändning accepterat val att inte svara, får konstateras att anstalten borde ha uttryckt sig annorlunda vid kontakten med och informerat om att det var högst frivilligt för att svara på frågorna och att syftet med frågorna var att få ett bredare underlag för skadeprövningen. Beträffande handläggningstiden för utlämnandeärendet noteras föl- jande. JO har i ett flertal beslut uttalat att innebörden av det särskilda skynd- samhetskrav som föreskrivs i 2 kap. TF är att besked i en utlämnandefråga bör lämnas som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. JO har vidare ansett att härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genom- gång av ett omfattande material. I förevarande ärende konstateras att det dröjt ca för anstalten att lämna ut de begärda handlingarna. Som anstalten anfört har sek- retessprövningen förvisso inte varit av helt okomplicerad natur då det fö- relåg särskilda skyddsaspekter gällande de uppgifter som begärde att få ut. Frågan lyftes också till där den dis- kuterades av olika tjänstemän vilket motiverar ett visst dröjsmål avseende utlämnandet. En handläggningstid är emellertid, med beak- tande av såväl frågans svårighet som materialets omfattning, enligt Krimi- nalvården för lång. Kriminalvården anmodades därefter att på nytt yttra sig i ärendet och då särskilt beröra innehållet i 6 kap. 3 § och 35 kap. 15 § andra stycket offentlighets- och sekretesslagen. I ett förnyat yttrande anförde Kriminalvården, region , ge- nom regionchefen , följande: Ärendets hantering utifrån bestämmelserna i 6 kap. 3 § OSL besvarade anstalten begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Anstalten hade då maskerat vissa upp- gifter i handlingarna och informerade i det missiv som medföljde de be- gärda handlingarna att anstalten skulle återkomma med anvisningar om hur kunde gå tillväga i det fall önskade en formell prövning avseende de maskerade uppgifterna. Efterföljande dag översände anstalten de aktuella anvisningarna. Vad gäller den sekretessprövning som gjordes i ärendet föregicks anstaltens bedömning av kontakt med huvudkontoret eftersom flera av de strafftids- O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T beslut som begärde att få utlämnade avsåg intagna med s.k. skyd- dad identitet. Frågan utreddes mellan kriminalvårdsjurist och sekretess- handläggare vid huvudkontoret och anstalten fick, som anstal- ten ställt frågan, återkoppling från huvudkontoret vilken innebar att namn, personnummer och viss domsinformation kunde maskeras avseende de ak- tuella intagna. Handlingarna utlämnades till senare under . Anledningen till att frågan om utlämnande hade dröjt har beskrivits i ärendet. Det lagrum som bedömdes tillämpligt i ärendet var 21 kap. 3 § OSL då Kriminalvårdens beslut inte omfattas av sekretess enligt 35 kap. 15 § andra stycket OSL. Anstalten hänvisade till 21 kap. 3 § OSL i det missiv som medföljde de utlämnade handlingarna. 6 kap. 3 §, 21 kap. 3 § och 35 kap. 15 § andra stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL Vad gäller 6 kap. 3 § första och andra styckena OSL är det Kriminalvårdens uppfattning att anstalten hanterat ärendet om utlämnande korrekt dels utifrån vem som handlagt utlämnandefrågan (jfr paragrafens första stycke), dels utifrån att det inte synes ha förelegat en situation som fordrat myndighetens beslut i enlighet med paragrafens andra stycke. Det bör här- vid framhållas att samråd inom myndigheten måste kunna äga rum utan att det av den anledningen ska anses röra sig om en sådan ”tveksamhet” som avses i 6 kap. 3 § OSL. Beträffande informationsskyldigheten i 6 kap. 3 § tredje stycket OSL torde anstalten till viss del ha uppfyllt sin informationsskyldighet då anstal- ten framhöll att det fanns en möjlighet att få utlämnandet formellt prövat. Anstalten upplyste emellertid inte om att en sådan formell pröv- ning är nödvändig för att frågan om utlämnande ska kunna överklagas. Det får vidare antas att lagstiftningens intention är att information enligt 6 kap. 3 § tredje stycket ska lämnas i omedelbar anslutning till utlämnandet, vilket alltså inte till fullo skedde. Det bör dock noteras att anstalten varit tydlig mot att informationens skulle komma att lämnas i efterhand och att anstalten ombesörjde detta dagen efter utlämnandet. Någon egentlig rättsförlust för kan därför svårligen anses ha uppkommit. Rörande den sekretessprövning som gjorts kan konstateras att 35 kap. 15 § andra stycket OSL föreskriver att sekretessen enligt 35 kap. 15 § första stycket (den s.k. kriminalvårdssekretessen) inte gäller beslut av Kriminal- vården. Premissen avseende de strafftidsbeslut som begärde ut var således att sekretess enligt 35 kap. 15 § första stycket inte kunde åbero- pas, vilket inte heller gjordes. Av 21 kap. 3 § OSL framgår emellertid bl.a. att sekretess gäller för uppgift som kan lämna upplysning som kan använ- das för att komma i kontakt med den enskilde om det av särskild anledning kan antas att den enskilde kan komma att utsättas för hot eller våld eller lida annat allvarligt men om uppgiften röjs. framställan gällde samtliga intagnas strafftidsbeslut i anstal- ten . Flera av de intagna hade för begäran s.k. skyddad identitet. Eftersom det fanns en hotbild mot dessa personer betraktades de som särskilt utsatta, och utlämnandet av vissa uppgifter som förekom i strafftidsbesluten – och som kunde koppla enskilda individer till deras spe- cifika vistelseadress (anstalten ) – föregicks därför av en sekretess- prövning (jfr prop. 2005/06:161, s 55). Härvid bör vidare följande förtydli- gas. Om en begäran att få ut beslut, exempelvis strafftidsbeslut, ställs till en specifik anstalt rörande de intagna som för tillfället befinner sig i anstalten kommer ett omaskerat utlämnande följaktligen röja vilka intagna som be- finner sig i anstalten, vilket skulle motverka det skyddssyftet som 21 kap. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 3 § OSL avser att främja. 21 kap. 3 § första stycket OSL gäller för ”uppgift om en enskilds bostadsadress eller annan jämförbar uppgift som kan lämna upplysning om var den enskilde bor stadigvarande eller tillfälligt”. Med ”annan jämförbar uppgift” avses t.ex. adress till fritidsbostad eller hotell, eller uppgift om faxnummer eller om vem som är den enskildes arbetsgi- vare (se prop. 2005/06:161, s 98). Bestämmelsen torde kunna tillämpas på uppgifter som röjer vilken anstalt en särskilt utsatt klient befinner sig på (se t.ex. Kammarrätten i dom , mål nr 873-15). Även om bestämmelsen inte uttryckligen ger någon möjlighet att hem- lighålla en persons namn eller personnummer (se JO 2014/15 s. 630) läm- nar sådana uppgifter – i ett fall som detta – otvivelaktigt upplysning om var särskilt utsatta enskilda bor tillfälligt. På grund av utformningen av framställning måste 21 kap. 3 § OSL, enligt Kriminalvårdens mening, varit tillämpbar på uppgifter om namn, personnummer, målnummer och andra uppgifter som – vid ett utlämnande – röjt att en viss särskilt utsatt intagen befunnit sig i anstalten . Enligt uppfattning har dessa uppgifter i nu aktuellt fall varit lika jämförbara med rena adress- uppgifter som t.ex. en uppgift om vem som är en enskilds arbetsgivare. An- stalten har i detta fall funnit att det kunnat antas att röjande av uppgifterna skulle leda till sådant men som avses i bestämmelsen, och därför lämnat ut strafftidsbesluten med maskeringar. Avslutningsvis kan noteras att om sökandens framställan i stället hade gällt specificerade personer och riktats till , hade några personuppgifter i strafftidsbesluten inte maskerats. Det kan också noteras att Kriminalvården i tidigare JO-ärenden påtalat svårighe- terna att, utifrån gällande sekretessregelverk, på ett tillräckligt sätt skydda enskildas personliga förhållanden då mer – för den aktuella typen av ären- den – mötande bestämmelser saknas (se t.ex. JO:s beslut , dnr 5590-2013).