frsrdg · H304RS1 · 2016-02-22 00:00:00 — Riksdagsstyrelsen har vid sitt sammanträde fastställt årsredovisning för . (S) talman (ordförande) All offentlig makt i utgår från folket Den svenska folkstyrelsen bygger på fri åsiktsbildning och på allmän och lika rösträtt och förverkligas genom ett representativt och parlamentariskt statsskick. är folkets främsta företrädare uppgift är att stifta lagar, besluta om skatt till staten och bestämma hur statens medel ska användas. ska också granska rikets styrelse och förvaltning. utses genom fria, hemliga och direkta val. Ordinarie val till hålls . Rösträtt vid val till har varje svensk medborgare som har fyllt och som är eller har varit bosatt i riket. består av en kammare med 349 ledamöter. väljer inom sig för varje valperiod en talman och tre vice talmän som leder arbete. väljer även 15 fackutskott som bereder ärenden inför beslut i kammaren samt en med regeringen i vissa EU-frågor. Huvuduppgiften för är att biträda vid behandlingen av ärenden och tillhandahålla de resurser och den service som behövs för kammarens, utskottens och övriga riksdagsorgans verksamhet. ska skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete genom att svara för väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. svara för väl fungerande stöd och service till ledamöter och partikanslier främja kunskapen om och arbete vårda och bevara byggnader och samlingar vara en väl fungerande och framsynt myndighet och arbetsgivare. 1.3 Styrning och uppföljning7 1.4 Personal och organisation9 2 Sammanfattning – resultat och utveckling 201511 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 201514 3.1 Kammare och utskott – uppdragsområde A14 3.2 Ledamöter och partikanslier – uppdragsområde B26 3.3 Kunskap om – uppdragsområde C35 3.4 byggnader och samlingar – uppdragsområde D43 3.5 Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E45 4.5 Sammanställning över väsentliga uppgifter78 Tillsammans för bästa – så lyder visionen som vägleder arbetet i . Vi ska ge ett professionellt stöd till den parlamentariska processen, och förvaltningens service och tjänster ska underlätta för ledamöterna att fokusera på sitt politiska uppdrag. ska vara ett öppet parlament, vars arbete och beslut är lätta att ta del av. Hit är också alla välkomna på besök. När jag blickar tillbaka som gått kan jag konstatera att det har varit ett händelserikt år. Vid årets början hade förvaltningen förberett sig för ett eventuellt extra val, med allt vad det innebär. När valet avblåstes ställde förvaltningen snabbt om till den planerade, ordinarie verksamheten med en ny strategisk plan –2018 som grund. kom säkerhetsfrågorna i fokus när hotnivån mot höjdes. Beredskaps- och säkerhetsarbetet i fungerade väl. har fortsatt att vara öppen och tillgänglig på det sätt vi alla vill att den ska vara och verksamheten har fortsatt som planerat. I denna årsredovisning sammanfattas arbete med att uppnå de mål och den inriktning som riksdagsstyrelsen har beslutat om. Glädjande nog är ledamöterna mycket nöjda med förvaltningen i sin helhet, det visar resultatet av årets serviceundersökning. Arbetet med att skapa driftsäkra och användarvänliga it-system som stöder den parlamentariska processen fortsätter. Projektet planenligt avslutats och de nya it-systemen har överlämnats till förvaltning. Den digitala mötestjänsten utvecklas vidare och används av fler. Vi är också på gång med att införa så kallade digitala samarbetsytor, där man bland annat kan samarbeta kring dokument i realtid. Arbete pågår också med att inrätta ett servicecenter som ska vara lätt att nå och använda för ledamöterna både på plats i och i digitala kanaler. Att är ett öppet parlament visar inte minst årets besökssiffror. Nästan 70 000 personer besökte , vilket är ett nytt rekord. har vi också slagit upp portarna till den nya Demokrativerkstaden. Här får tusentals skolungdomar träning i demokrati genom att pröva på rollen som riksdagsledamot. fastigheter har fortsatt att moderniseras. Renoveringen av del B har avslutats och undersöks förutsättningarna för att renovera och modernisera ledamotshuset. För att möta användarnas behov har både ledamöter och tjänstemän på partikanslier intervjuats. Avslutningsvis vill jag återkomma till förvaltningens vision: Tillsammans för bästa. Den är ledstjärnan i ett långsiktigt förbättringsarbete där alla medarbetare är viktiga. är vi också i färd med att få ytterligare en byggsten för vårt arbete på plats, nämligen värdegrunden. Den ska, med visionen i sikte, fungera som en etisk kompass i det dagliga arbetet och bidra till att skapa en gemensam identitet. är folkets främsta företrädare. Den stiftar lagar, beslutar om skatt till staten och bestämmer hur statens medel ska användas. är förvaltningsmyndighet och har till uppgift att stödja arbete. Förvaltningen ska se till att kammaren, utskotten, , övriga riksdagsorgan och ledamöterna får det stöd och den service de behöver. ska också informera allmänheten om arbete och om EU-frågor samt handlägga ärenden som rör internationella kontakter. Dessutom ansvarar förvaltningen för att vårda byggnader och samlingar samt för myndighets- och förvaltningsuppgifter. Förvaltningens uppdrag är formulerat på följande sätt: ska skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete genom att svara för väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. svara för väl fungerande stöd och service till ledamöter och partikanslier främja kunskapen om och arbete vårda och bevara byggnader och samlingar vara en väl fungerande och framsynt myndighet och arbetsgivare. verksamhet regleras i lagar och föreskrifter. De grundläggande bestämmelserna finns i regeringsformen, riksdagsordningen och instruktion. Mer detaljerade bestämmelser finns i föreskriften om förvaltningens arbetsordning. I den så kallade REA-lagen finns ekonomiadministrativa bestämmelser. leds av riksdagsstyrelsen. Styrelsen består av talman, som är ordförande, och tio riksdagsledamöter. Riksdagsstyrelsen överlägger om planering av riksdagsarbetet och beslutar i större ärenden som rör förvaltningen. Vid styrelsens sammanträden deltar även de vice talmännen och gruppledarna för de partier som inte är representerade i styrelsen och som därmed inte deltar i riksdagsstyrelsens beslut. Riksdagsdirektören är chef för myndigheten och är föredragande i styrelsen. Under styrelsen leder riksdagsdirektören ledamotsrådet. I det samråder förvaltningen och ledamöter om administrativa frågor som är av särskilt intresse för ledamöterna, till exempel teknisk utrustning och arbetsrum. Förvaltningens ledningsgrupp samordnar och planerar övergripande frågor som rör förvaltningen. Gruppen består av riksdagsdirektören och avdelningscheferna. 1.3 Styrning och uppföljning verksamhet ska bedrivas effektivt och enligt gällande rätt. Den ska också vara kostnadseffektiv. Förvaltningen arbetar systematiskt med planering och uppföljning för att säkerställa verksamhetens kvalitet och effektivitet. Riksdagsstyrelsen fattar beslut om en strategisk plan som anger de övergripande prioriteringarna och om en årlig verksamhetsplan för förvaltningen. I styrelsens uppgifter ingår också att lägga förslag till anslag och besluta om anslagsdirektiv. Planeringsprocessen utgår från de lagar och föreskrifter som gäller för och samt de uppgifter och uppdrag som riksdagsstyrelsen beslutar om. Riksdagsdirektören beslutar om en internbudget som tillsammans med bland annat verksamhetsplanen och anslagsdirektivet är styrande för verksamheten . Verksamheten är indelad i följande fem uppdragsområden som utgår från förvaltningens övergripande uppdrag: Stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. Stöd och service till ledamöter och partikanslier Kunskap om och arbete Vård och bevarande av byggnader och samlingar Myndighet och arbetsgivare. I den strategiska planen –2018 och verksamhetsplanen anges flera utvecklingsinsatser som syftar till att ytterligare förbättra stödet till den parlamentariska processen och göra verksamheten mer effektiv. Tillgången till driftsäkra och användarvänliga it-stöd betonas liksom vikten av att fastställa och upprätthålla säkerhetsnivåerna för den fysiska säkerheten och informationssäkerheten. Förvaltningen ska också förenkla ledamöternas vardag genom både digital och personlig service. ska arbetet med att främja kunskapen om och insynen i arbete och beslut vidareutvecklas, bland annat i digitala kanaler. Ledningen och styrningen av fastighetsverksamheten ska också fortsätta att utvecklas. Förvaltningen ska dessutom lägga grunden för ett hållbart arbete med ständiga förbättringar av myndighetens verksamhet, bland annat genom att utveckla arbetet med värdegrunden. ska i alla sammanhang särskilt prioritera verksamheten inom uppdragsområdet Stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. Därefter ska verksamheten inom uppdragsområdet Stöd och service till ledamöter och partikanslier prioriteras. Resultatet av förvaltningens ambitioner och arbetet med planerade utveck-lingsinsatser redovisas i korthet i avsnitt 2 Sammanfattning – resultat och utveckling . Parallellt med planeringsarbetet pågår en kontinuerlig uppföljning och kontroll av verksamheten och budgeten. Den förvaltningsinterna uppföljningen resulterar bland annat i tertialrapporter, en helårsrapport och i årsredovisningen. arbetar också med intern styrning och kontroll utifrån bestämmelserna i . Intern styrning och kontroll är den årliga process som syftar till att med rimlig säkerhet säkerställa att en myndighet fullgör sitt verksamhetsansvar. har förvaltningen identifierat ett antal risker som bedömts vara prioriterade med utgångspunkt från att de kan påverka myndighetens möjligheter att genomföra sina uppdrag. De prioriterade riskerna och åtgärderna för att minska dem har regelbundet redovisats för riksdagsstyrelsen. Som ett komplement till riskanalyserna har samtliga budgetansvariga chefer genomfört en självutvärdering av den interna styrningen och kontrollen i den egna verksamheten. I samband med att årsredovisningen skrivs under intygar myndighetens ledning om den interna styrningen och kontrollen är betryggande och redovisar i förekommande fall eventuella brister. Internrevisionen ska stödja ledning genom att självständigt granska, verifiera och bedöma kvaliteten i den interna styrningen och kontrollen. Internrevisionen är fristående från förvaltningens operativa verksamhet och bedrivs av ett företag med expertis inom internrevision. beslutar riksdagsstyrelsen om en internrevisionsplan som pekar ut de verksamheter i förvaltningen som internrevisionen ska granska. Internrevisionen rapporterar till riksdagsstyrelsen . Den externa revisionen bedrivs av enligt lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. granskar om årsredovisning är upprättad enligt gällande regelverk, ger en rättvisande bild i de finansiella delarna och i resultatredovisningen samt att anslagsmedel och inkomster använts enligt anslagsdirektiv och övriga beslut för myndigheten. behandlar årsredovisning i samband med sin behandling av utgiftsområde 1 i budgetpropositionen. I utgiftsområdet ingår bland annat förvaltningsanslag. Riksdagsdirektören informerar och svarar på ledamöternas frågor vid ett utskottssammanträde inom ramen för utskottets beredning. 1.4 Personal och organisation är en kunskapsintensiv organisation vars främsta tillgång är en kunnig och skicklig personal. Yrkesgrupperna förenas i det gemensamma uppdraget att stödja den parlamentariska processen. Att kontinuerligt utveckla och höja kompetensen på olika områden är en grundläggande förutsättning för att verksamheten ska kunna ge det stöd och den service som ledamöterna och riksdagsarbetet kräver. Aktuella personaluppgifter och statistik redovisas i avsnitt 3.5. har det pågått en översyn av vissa delar av förvaltningens organisation. Syftet är att göra verksamheten ännu mer ändamålsenlig och effektiv. beslutade riksdagsdirektören om ett par förändringar som ska gälla från . Det handlar om att enheten riksdagstryck ska ingå i serviceavdelningen i stället för i kommunikationsavdelningen och att det bildas en ny sektion för textgranskning och översättning inom kammarkansliet. Förvaltningen ska inte heller längre ha en anställd internrevisionsansvarig utan internrevisionen ska fullt ut utföras av det revisionsföretag som har upphandlats. Förvaltningens chefsjurist ska ansvara för samordningen av internrevisionsfrågor. Övriga delar av översynen ska slutföras . 2 Sammanfattning – resultat och utveckling I detta kapitel redovisas en sammanfattning av resultatet för samtliga uppdragsområden och viktigare utvecklingsinsatser. I kapitel 3 redovisas uppdrag, resultat, kostnader och intäkter för respektive uppdragsområde närmare. Kammare och utskott – uppdragsområde A har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdagsordningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Arbetet i kammaren har genomförts enligt uppgjord planering. protokoll har kommit ut i rätt tid. Utskotten och har fått ett väl fungerande stöd. Förvaltningen har skapat bästa möjliga förutsättningar för internationella besök. har avslutat projektet , som stegvis har ersatt berednings- och beslutsprocessens it-stöd med moderna lösningar, och gjort en förstudie om att förbättra grafiken i kammaren och intern-tv. Förvaltningen har också digitaliserat dokumenthanteringen i de parlamentariska församlingarna och fortsatt arbetet med att möjliggöra en tillfällig flytt av kammarens sammanträden. Ledamöter och partikanslier – uppdragsområde B har säkerställt att ledamöter och partikanslier har fått ett väl fungerande stöd och en god service. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Ledamöterna är mycket nöjda med förvaltningen i sin helhet enligt förvaltningens serviceundersökning. Efterfrågan och kvaliteten på faktaunderlag och utredningstjänster har fortsatt att vara hög. It-stöd och arbetsverktyg, till exempel Intranätet och kammarappen, har fungerat stabilt och effektivt. Servicen till ledamöterna har fortsatt att utvecklas. Rätt säkerhetsnivåer har upprätthållits. Kunskap om – uppdragsområde C har säkerställt att allmänheten, massmedier, vidareinformatörer, skolor och speciella målgrupper har getts möjligheter till infor-mation och kunskap om arbete. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Det har blivit enklare att söka, följa och bevaka arbete och beslut i bland annat digitala kanaler. Tv-produktionen kring arbete har fungerat väl. Intresset för skolvisningar har fortsatt att vara högt och fler klasser än har kunnat tas emot på visningar och i Demokrativerkstaden. Kurser och fortbildningsdagar för externa målgrupper har hållit hög kvalitet. har invigt den nya Demokrativerkstaden för elever i årskurs 7–9 och fortsatt arbetet med att utveckla den grafiska profilen. byggnader och samlingar – uppdragsområde D har utvecklat sitt arbete med att vårda och bevara byggnader och samlingar på ett systematiskt sätt. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Styrningen och ledningen av fastighetsverksamheten har fortsatt att utvecklas. Fastighetsprojekten har bedrivits enligt plan. Arbetet med att tillgängliggöra äldre riksdagsdokument har bedrivits enligt plan. Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E Förvaltningen bedömer att den har varit en väl fungerande och framsynt myndighet och arbetsgivare. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Sjukfrånvaron har varit fortsatt låg. Förvaltningen har i huvudsak genomfört utvecklingsinsatser för chefer enligt plan. Tillgången till it-stöd har varit stabil. har nått de detaljerade miljömålen med reservation för osäkerheter i mätningen av el- och energianvändning och att uppgifter saknas för koldioxidutsläpp från tjänstemännens flygresor. har lanserat en vision för förvaltningen och inlett arbetet med att utveckla förvaltningens värdegrund. Arbetet med att integrera klarspråksarbetet i hela verksamheten har fortsatt, liksom arbetet för att förbättra styrningen i förvaltningen. Förvaltningen har också påbörjat ett arbete med att uppdatera sina miljömål. Intäkter, kostnader och transfereringar Tabell 1 Intäkter, kostnader och transfereringar, samtliga uppdragsområden (tkr) –1 567 856 –1 476 628 –1 611 657 –1 534 526 –1 444 331 –1 577 402 –2 030 246 –1 934 487 –2 052 506 De högre kostnaderna jämfört med beror främst på att årets förändring av avsättning för framtida pensioner och inkomstgarantier inklusive sociala avgifter har ökat jämfört med föregående år samt på ett högre utfall för inkomstgarantier och pensioner. 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2015 I detta avsnitt redovisas verksamheten inom respektive uppdragsområde och de resultat som har uppnåtts. 3.1 Kammare och utskott – uppdragsområde A uppdrag inom område A är att svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammaren och utskotten m.m. utskott bereder och kammaren beslutar om nya lagar. Utskotten följer även upp och utvärderar riksdagsbeslut. Tillsammans utgör de kärnan i verksamhet, och förvaltningen ska i alla sammanhang särskilt prioritera detta uppdragsområde. I uppdraget ingår att stödja kammarens, utskottens, samt talmannens och de vice talmännens arbete samt internationella arbete. Förvaltningens produktion och försäljning av riksdagstryck hör också hit. Resultat och utveckling – sammanfattning har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdagsordningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Arbetet i kammaren har genomförts enligt uppgjord plan Ett undantag inträffade , då talmannen ställde in statsministerns frågestund på grund av en särskild händelse. Det har även förekommit tre tekniska avvikelser som påverkat kammarens arbete. protokoll har kommit ut i rätt tid. Samtliga snabbprotokoll har kommit ut senast dagen efter kammarens sammanträde. Utskotten och har fått ett väl fungerande stöd Förvaltningen har bistått vid utskottens och planering och sammanträden. Arbete har bedrivits för att ytterligare minska sårbarheten i stödet till utskotten och . Förvaltningen har skapat bästa möjliga förutsättningar för internationella besök Vid samtliga inkommande internationella besök har ledamöter träffat sina utländska motsvarigheter. har avslutat projektet , som stegvis har ersatt berednings- och beslutsprocessens it-stöd med moderna lösningar, och gjort en förstudie om att förbättra grafiken i kammaren och intern-tv. Förvaltningen har också digitaliserat dokumenthanteringen i de parlamentariska församlingarna och fortsatt arbetet med att möjliggöra en tillfällig flytt av kammarens sammanträden. Tabell 2 Intäkter, kostnader och transfereringar inom uppdragsområde A (tkr) Fördelningen för uppdragsområdet bedöms i huvudsak vara jämförbar med föregående år. Talmannen och de vice talmännen Talmannen leder riksdagsarbetet och har därmed det yttersta ansvaret för hur riksdagsarbetet planeras och bedrivs. Talmannen leder även kammarens sammanträden och är främste representant. Talmannen och de tre vice talmännen utgör tillsammans talmanspresidium. Presidiet träffas regelbundet för att avhandla frågor som rör ledningen av arbete. De vice talmännen kan i talmannens ställe leda arbete och kammarens sammanträden. När de inte gör det deltar de vice talmännen i riksdagsarbetet på samma sätt som de andra riksdagsledamöterna. Talmannen har däremot en ersättare i kammaren. Arbetet i och kring kammaren kommer det in ett stort antal ärenden till som ska beredas i utskotten och därefter debatteras och beslutas i kammaren. registrerar och kontrollerar alla ärenden, inklusive EU-ärenden, och föreslår till vilket utskott ärendena ska hänvisas. Förvaltningen ansvarar även för det löpande arbetet i kammaren, för planeringen av riksdagsarbetet under och valperioden samt för granskning av interpellationer, skriftliga frågor, motioner m.m. Dessutom ansvarar förvaltningen för att grundläggande skriftlig information om EU-frågor når ut till utskotten och . En viktig uppgift för är att stödja planeringen av arbetet i kammaren. Utgångspunkten är att beslut ska kunna fattas i rätt tid och i rätt ordning, att det ska finnas utrymme för oförutsedda debatter och att arbetsbelastningen ska vara rimlig. Centralt är att kammarplaneringen ska göra det möjligt för att fatta beslut om propositioner och skrivelser som lämnats in, och som behandlats i utskotten. Kammarplanerna ska också underlätta för ledamöternas planering av eget arbete och ge utrymme för ledamöternas aktiviteter utanför , till exempel för arbete i valkretsen. Kammarplaneringen ska vidare göra det möjligt för att ta ställning till om ett EU-förslag strider mot subsidiaritetsprincipen innan EU:s fördragsbundna frist löpt ut. avgjordes ett subsidiaritetsärende av kammaren. Ärendet avgjordes inom åttaveckorsfristen. Kammarens sammanträdestillfällen fastställs i sammanträdesplaner som antas av talmannen efter samråd med riksdagsstyrelsen. För att anpassa kammararbetet efter förändrade förutsättningar har kompletterande ändringar i sammanträdesplanen gjorts . Detta har till exempel skett för att kunna bereda plats för aktuella debatter och för att justera antalet tillfällen för interpellationssvar efter hur många interpellationer som har lämnats in. För att minska antalet fördröjda interpellationssvar pågår under /16 en försöksverksamhet där statsråden schemalägger tid i sina kalendrar för att svara på interpellationer som kan antas ställas till dem. Försöksverksamheten ska utvärderas efter slut för att se om schemaläggningen har lett till en minskning av antalet fördröjda interpellationssvar. Förvaltningens service i frågor om kammarens arbete och planering får fortsatt högt betyg i senaste serviceundersökning, som genomfördes (8,8 på en skala från 1 till 10 jämfört med 2013). Tabell 3 Antal inlämnade dokument till kammarkansliet Motioner från allmänna motionstiden EU-dokument hänvisade för granskning EU-dokument hänvisade för subsidiaritetsprövning * Posterna avser ärenden som har inkommit och behandlats av kammaren. Antalet propositioner och skrivelser har minskat jämfört med föregående år. Som en följd har även antalet följdmotioner minskat . Däremot har både antalet inlämnade interpellationer och skriftliga frågor ökat markant jämfört med och 2013. Förvaltningens service i samband med ledamöternas inlämnande av dokument håller mycket hög kvalitet enligt förvaltningens serviceundersökning 2015. ledamöter gav arbetet höga betyg (9,1 på en skala från 1 till 10, vilket är på samma nivå som 2013). Antalet inkomna EU-dokument sjönk ytterligare . Minskningen kan möjligen förklaras av att den nya kommissionen som tillträdde har en uttrycklig ambition att fokusera på färre och mer genomarbetade initiativ. När det gäller antalet EU-dokument som hänvisats till utskott för beredning och antalet utlåtanden som behandlats av kammaren, bekräftar utfallet att dessa siffror kan variera . Antalet lagstiftningsförslag som hänvisades för subsidiaritetsprövning sjönk ytterligare . Den nya kommissionens ambition att fokusera arbetet på färre initiativ kan vara en förklaring. En möjlig orsak är också att den nya kommissionen ägnat det första verksamhetsåret åt att bereda kommande lagstiftningsförslag. Tabell 4 Plenitimmar i kammaren fördelade på typ av aktivitet Partiledardebatter, aktuella debatter m.m. Det totala antalet timmar som kammaren sammanträder har ökat något jämfört med . Ökningen beror främst för interpellationsdebatter som har ökat jämfört med föregående år. har interpellationsdebatter utgjort av kammarens tid. Det hänger samman med den stora ökningen av antalet inlämnade interpellationer . Tiden för ärendebehandling har minskat något som en konsekvens av det lägre antalet propositioner, skrivelser m.m. av tiden i kammaren har ägnats åt ärendebehandling jämfört de två föregående åren. Tiden för information från regeringen, som huvudsakligen utgörs av information från Europeiska rådets möten, har ökat jämfört .