frsrdg · H304RS1 · 2016-02-22 00:00:00 — Den totala sjukfrånvaron i procent av tillgänglig arbetstid var 2015. Sjukfrånvaron har varit relativt oförändrad . Långtidssjukfrånvaron är dock något högre 2015 jämfört . Förvaltningen har i huvudsak genomfört utvecklingsinsatser för chefer enligt plan Chefsutvecklingsprogrammet har fortsatt med bland annat fördjupad introduktion till nya chefer, seminarier och handledningsgrupper. Chefer som är nya i chefsrollen har erbjudits en extern utbildning. Tillgången till it-stöd har varit stabil De kritiska incidenterna har varit färre till antalet än 2013 och 2014. Två av totalt fyra kritiska incidenter har lösts inom utlovad tid. Förvaltningen har nått de detaljerade miljömålen med reservation för osäkerheter i mätningen av el- och energianvändning och att uppgifter saknas för koldioxidutsläpp från tjänstemännens flygresor har lanserat en vision för förvaltningen och inlett arbetet med att utveckla förvaltningens värdegrund. Arbetet med att integrera klarspråksarbetet i hela verksamheten har fortsatt, liksom arbetet för att förbättra styrningen i förvaltningen. Förvaltningen har också påbörjat ett arbete med att uppdatera sina miljömål. Tabell 27 Intäkter, kostnader och transfereringar inom uppdrags- område E (tkr) Fördelningen för uppdragsområdet bedöms i huvudsak som jämförbar med föregående år. De något ökade kostnaderna jämfört mot 2014 beror framför allt på högre it-kostnader och fördelade lönekostnader till uppdragsområdet. Fortsatt utvecklingsarbete i förvaltningen – vision, värdegrund och principer har arbete med att lägga grunden för ett långsiktigt och hållbart förbättringsarbete fortsatt. Arbetet består av flera delar som finns illustrerade i hus (nedan). hus ska vara en utgångspunkt för allt arbete i förvaltningen. Huset består av ett antal byggstenar som ska hjälpa medarbetarna att tillsammans lösa sina uppgifter och förbättra verksamheten. En gemensam utgångspunkt gör det möjligt att hålla ihop helheten och på så sätt försäkra sig om att alla mindre förbättringar leder till stora förbättringar – för ledamöterna, för allmänheten och för förvaltningen. Stommen i huset utgörs av uppdragsområden, som definierar vad förvaltningen ska göra, medan visionen beskriver det framtida tillstånd som förvaltningen strävar mot. Visionen togs fram och lanserades . Visionen lyder ”Tillsammans för bästa”. förvaltningen ger ett professionellt stöd till den parlamentariska processen ledamöterna kan fokusera på sitt politiska uppdrag är öppen för alla medarbetarna utvecklar både verksamheten och sig själva i det dagliga arbetet. Övriga delar i huset beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att klara uppdragen och närma sig visionen. Arbetet med förvaltningens värdegrund inleddes . Alla medarbetare har varit med och tagit fram de värdeord som ska ligga till grund för värdegrunden. Utgångspunkterna för arbetet har bland annat varit nuvarande värdegrund, den gemensamma värdegrunden i staten, de värdeord som uttrycktes i Färdplan samt resultatet från medarbetarundersökningen 2014. Syftet är att värdegrunden ska uttrycka kärnvärden, vara en etisk kompass i det dagliga arbetet och bidra till att skapa en gemensam identitet. ska arbetet med att formulera värdegrunden avslutas och då tar nästa steg vid: att använda värdegrunden som vägledning i det dagliga arbetet. hus innehåller också fyra principer för det dagliga arbetet i förvaltningen. Principerna är överenskomna metoder, processinriktat arbetssätt, ständiga förbättringar och att det ska vara lätt att göra rätt. En arbetsgrupp med en representant från varje avdelning har tillsatts för att ta fram ett förslag på vad förvaltningen bör göra för att husets principer ska bli ett naturligt stöd i arbetet. Ett sätt att tillämpa principerna är att använda klarspråk. har 407 personer deltagit i en grundutbildning i klarspråk, och arbetet med att integrera klarspråksarbetet i hela verksamheten går vidare. En klarspråkssamordnare har rekryterats och en handlingsplan för det fortsatta arbetet håller på att tas fram. Förvaltningen arbetar också löpande med ledarskapet och medarbetarskapet eftersom det är avgörande faktorer för att få till stånd ett hållbart förbättringsarbete som drivs av medarbetarna tillsammans i förvaltningen. Förbättra styrningen i förvaltningen har fortsatt att förbättra styrningen av verksamheten. Det särskilda uppdraget att utveckla budget- och planeringsprocessen har slutredovisats. Uppdraget har bland annat omfattat en ny process för att ta fram den strategiska planen, en tydligare årlig planering och uppföljning samt en höjning av chefernas kompetens i styrningsfrågor. De berörda enhe-terna fortsätter förbättringsarbetet inom ramen för sina ordinarie uppdrag. Förvaltningen har också påbörjat arbetet med att utveckla systemförvaltningsmodellen och processen för att planera och prioritera systemförvaltningsinsatser. Flera workshoppar har genomförts i syfte att höja kunskapen och medvetenheten kring systemförvaltning. Ett förslag till en uppdaterad systemförvaltningsmodell baserad på erfarenheterna ifrån genomförda workshoppar håller på att utarbetas med målsättningen att beslutas . Arbetet med att förbättra styrningen och uppföljningen av informationssäkerhetsområdet fortsätter. har till exempel arbetet med tekniska säkerhetsgranskningar och med att identifiera och ta bort sårbarheter i it-system inkluderats i den regelbundna uppföljningen. It-stödet till ledamöter och anställda Förvaltningen ska tillhandahålla den support och de redskap som ledamöter och anställda behöver när det gäller teknik, utrustning och programvaror. Tillgången till it-stöd i förvaltningens verksamhet har varit stabil . Antalet incidenter har minskat jämfört . togs möjligheten att registrera på allvarlig incident (prio 0-incident) bort. En ny rapporteringsrutin infördes som innebär att en allvarlig incident numera rapporteras som en så kallad prio 1-incident. De kritiska incidenterna (allvarliga incidenter och prio 1-incidenter) har varit färre till antalet än . Två av totalt fyra kritiska incidenter har lösts inom utlovad tid. löstes nio av nitton kritiska incidenter inom utlovad tid och 2013 löstes två av sju. Tabell 28 Antal kritiska it-incidenter Varav lösta i tid Arbetet med att förnya tekniska miljö har fortsatt. Den grundläggande tekniken inom datanätverk, telefoni, serverteknik, lagringslösningar, datahallar och arbetsplatsstöd är nu modern, säker och anpassad för att klara morgondagens krav. har pc-klienterna uppdaterats till Windows 8.1, och Windows 10 har utvärderats tillsammans med Office 2016. En generell uppgradering till Windows 10 och Office 2016 planeras ske . En utfasning av Lotus Notes har påbörjats och planeras fortsätta . Arbetet med att införa ett ledningssystem för informationssäkerhet i pågår. beslutade riksdagsdirektören om informationsägare i förvaltningen. Informationsägarna har därefter beslutat om skyddsvärdet på förvaltningens information, vilket är viktigt inför det fortsatta arbetet med att skapa en väl anpassad nivå på skyddet. Informationssäkerhetsarbetet kan beskrivas utifrån förmågor. Det handlar om att kunna skydda informationen samt upptäcka och hantera säkerhetsincidenter. har riksdagsdirektören beslutat att förvaltningens förmåga att upptäcka och hantera incidenter ska ses över och förbättras. I samband med förändringarna i förvaltningens it-miljö har det genomförts analyser för att identifiera skyddsvärden, och tekniska analyser för att identifiera sårbarheter. Förvaltningen har därigenom kunnat ta bort sårbarheter i it-miljön. Trenden är att antalet incidenter minskar. Tabell 29 Informationssäkerhet – analyser och it-säkerhetsincidenter Beredskaps-, kris- och kontinuitetsplanering har krishanteringsförmågan utvecklats. Samverkan med externa intressenter har intensifierats och krisorganisation har prövats vid skarpa händelser. En verksamhetsplan för tjänsteman i beredskap har arbetats fram och planering inför krigsdelegationens övning pågår. Förvaltningens UPS- och reservkraftsförsörjning har varit föremål för revisionsbesiktning och systematiska kontroller. Inga allvarliga fel eller brister upptäcktes, vilket innebär att aggregaten fungerar felfritt och att de försörjer prioriterad verksamhet. För att ytterligare utveckla kontinuitetsförmågan pågår ett arbete med att skapa en tydlig struktur och systematik för kontinuitetsplaneringen. I uppdraget ingår också att samordna samtliga pågående aktiviteter som rör utveck-lingen av kontinuitetsförmågan. Uppdraget har bedrivits enligt upprättad plan avseende tid, kostnad och kvalitet. Genom ovanstående åtgärder bedöms ha vidmakthållit och utvecklat sin krishanterings- och kontinuitetsförmåga. Det finns en särskild budgetpost för större projekt för att underlätta prioriteringar av utvecklingsarbetet. omfattar både investering och drift. Fastighetsprojekten ingår inte i denna budget utan finansieras främst från fastighetsanslaget. Vissa projekt finansieras både från fastighetsanslaget och från den centrala budgetposten för projekt (Demokrativerkstaden och Bååtska rummet). har förvaltningen arbetat med sex förstudier och åtta projekt. Stöd till kammare och utskott Projektet utvecklat och moderniserat it-stödet till beslutsprocessen i kammaren och utskotten. Förstudien om tillförlitlig information till kammare och utskott ska utreda hur förvaltningen kan säkerställa att den interna informationen inte påverkas av externa angrepp på till exempel webbplats och öppna data. Förstudien syftar till att utreda hur enheten riksdagstryck ska kunna ersätta de funktioner som finns i ett system som ska fasas ut (Urix). Stöd och service till ledamöter och partikanslier ska få ett nytt ärendehanteringssystem som ska underlätta både för uppdragsgivarna och utredarna. I fastigheten har förvaltningen bytt teknik för voteringssignal och intern-tv. Projektet samarbetsytor har förberett nya lösningar för att samarbeta genom att dela dokument och information. Ett gemensamt servicecenter planeras att införas . Ledamöterna ska erbjudas lätt tillgänglig service på en central plats och i digitala system. Kunskap om och arbete Den nya Demokrativerkstaden invigdes och kan ta emot dubbelt så många elever som den tidigare. Projektet ska levandegöra arbete och beslut på webbplatsen och uppgradera den tekniska miljön. Det ska bli enklare att söka, följa, bevaka och dela informa-tion samt lättare att förstå var ett ärende befinner sig i beslutsprocessen. Vårda och bevara byggnader och samlingar Förstudien godsmottagning har utrett frågan om godsmottagningens placering ur effektivitets- och säkerhetssynpunkt. Bååtska rummet har försetts med trådlöst nätverk. en väl fungerande myndighet och arbetsgivare har upphandlat och tecknat avtal om ett reseräkningssystem. Förstudien har undersökt hur skribenterna ska få tillgång till ett lättanvänt skrivstöd på Intranätet. Syftet med förstudien av enheten riksdagstrycks tekniska miljö är att undersöka hur miljön kan bli mer driftssäker. ska enligt förvaltningens instruktion erbjuda stöd till myndigheter. I stödet ingår bland annat att upprätta anslagsdirektiv för var och en av myndigheter (förutom ) och att ingå centrala kollektivavtal. Mot en avgift utför förvaltningen även bland annat administrativa och it-relaterade tjänster för (). nämndmyndigheter är självständiga myndigheter under med eget verksamhetsansvar. Nämndernas verksamhet finansieras av anslag. fastställdes en instruktion inom för samordningen av stödet till nämndmyndigheter. ska enligt förvaltningens instruktion erbjuda nämndmyndigheterna kanslistöd. Överenskommelser om sådant stöd finns mellan och samtliga nämnder. Överenskommelserna följs löpande upp av parterna (minst ) och revideras vid behov. följer REA-lagen för den verksamhet som förvaltningen ansvarar för, vilket innefattar även det ekonomiadministrativa stöd som erbjuds nämndmyndigheterna. Respektive nämndmyndighet lämnar en årlig verksamhetsredogörelse till . Redogörelsernas utformning regleras inte i REA-lagen utan kraven framgår av förarbetena till de lagändringar som trädde i kraft . Enligt förarbetena bör verksamhetsredogörelsen innehålla uppgifter om nämndens arbetsuppgifter, ledamöter, hur verksamheten bedrivs samt de övriga upplysningar som behövs för att ge en rättvisande bild av verksamheten. En sammanställning över uppgifter om antal sammanträden, ledamöter och kostnader redovisas nedan. För ytterligare uppgifter om nämndmyndigheternas verksamhet 2015 hänvisas till respektive nämnds särskilda verksamhetsredogörelse. Tabell 30 nämndmyndigheter – sammanträden, ledamöter och kostnader (tkr) till ombudsmän och riksrevisorerna Översyn av det ekonomiadministrativa regelverket för myndigheter överlämnade den kommitté som haft i uppdrag att se över lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för , ombudsmän och , kallad REA-lagen, sitt betänkande till riksdagsstyrelsen. I betänkandet En översyn av det ekonomiadministrativa regelverket för myndigheter föreslås att REA-lagen ersätts med en ny lag som är anpassad till förändringar i regeringsformen och den budgetlag som antogs 2011. Några större förändringar i sak föreslås dock inte. Förslaget har varit föremål för remiss och bereds inom . Antalet anställda inom med en tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning var 632 vid utgången av 2015, vilket är 4 färre än 2014 (636) och 22 färre än 2013 (654). Antalet årsarbetskrafter uppgick till 591, vilket är oförändrat jämfört med (591) men lägre jämfört med (608). Det indikerar att närvaron har varit högre 2015 jämfört med . Förvaltningens ledningsgrupp har fortsatt att arbeta med strategisk kompetensförsörjning och att tillämpa modellen för vakansprövning. Vakansprövningen leder till ett bättre resursutnyttjande genom att det går att växla kompetenser och omfördela resurser samt ha en god kontroll över lönekostnaderna. Detta arbete kan ha lett till att antalet anställda är lägre jämfört . Tabell 31 Antalet anställda fördelat på ålder och kön Ålder, andel av samtliga (%) 25–34 år 35–44 år 45–54 år 55–59 år Medelåldern för de anställda var , vilket är relativt oförändrat jämfört med och 2013 (48,respektive ). Kvinnornas medelålder var och männens (2014: kvinnorna och männen , 2013: kvinnorna , männen ). Personalomsättningen var 2015, jämfört 2013. Andelen kvinnor av samtliga anställda var vid utgången av 2015, vilket är marginellt lägre än 2014 (60,) och marginellt högre än 2013 (59,). Tabell 32 Sjukfrånvaro 2010–2015 Total sjukfrånvaro i % av tillgänglig arbetstid Långtidssjukfrånvaro () i förhållande till total sjukfrånvaro i % Kvinnors sjukfrånvaro i % av tillgänglig arbetstid Mäns sjukfrånvaro i % av tillgänglig arbetstid Sjukfrånvaro för åldersgruppen i % av tillgänglig arbetstid Sjukfrånvaro för åldersgruppen 30–i % av tillgänglig arbetstid Sjukfrånvaro för åldersgruppen eller äldre i % av tillgänglig arbetstid Den totala sjukfrånvaron i procent av tillgänglig arbetstid var 2015. Sjukfrånvaron har varit relativt oförändrad och har varierat mellan . Långtidssjukfrånvaron är dock något högre 2015 jämfört . Ökningen gäller för både kvinnor och män och i åldersgruppen 30–. Det var totalt 23 anställda (17 kvinnor och 6 män) som hade långtidssjukfrånvaro (sjukperiod eller längre). Det utgjorde av den totala sjukfrånvaron. Av dem var 10 fortsatt sjukskrivna , 3 män och 7 kvinnor. har fortsatt det strategiska arbete med kompetensförsörjning som inleddes . Utgångspunkten har varit förvaltningens kompetensförsörjningsstrategi med områdena: kompetens, förvaltningen som arbetsgivare, arbetsmiljö och ledarskap. Ledningsgruppen har vid flera möten behandlat den framtida kompetensförsörjningen. Fokus i diskussionen har varit vilka kompetensförändringar och -förstärkningar som behöver göras inom organisationen i närtid och . har genomfört kompetensutvecklingsinsatser i form av bland annat projektutbildning och utbildningar i föredragningsteknik. Utskottsavdelningen har fortsatt med seminarier i syfte att öka kunskapen om bland annat EU-frågorna. anordnar också språkutbildning. Det chefsutvecklingsprogram som fastställdes har fortsatt . Programmet innehåller såväl generella som individuella inslag, men också en utvecklad och fördjupad introduktion för nya chefer. genomfördes ett seminarium om ledarskap i en politiskt styrd organisation. Området belystes utifrån fyra perspektivs forskning, ledamot, tjänsteman och chef. Liksom har en stor del av förvaltningens chefer deltagit i så kallade handledningsgrupper, vilket innebär att chefer träffas i mindre grupper under ledning av en extern handledare. Handledningen har fått en tydligare struktur genom att delar av chefsprogrammet införlivas i den. Nya chefer i förvaltningen har erbjudits utbildning i lönesättande samtal och grundläggande arbetsmiljöutbildning. Chefer som är nya i chefsrollen erbjuds alltid utbildningen ”Ny som chef”. har haft 45 anställningar utannonserade (66 anställningar 2014, 67 anställningar 2013). Antalet mottagna ansökningar var närmare 2 800, med en variation på mellan 10 och 180 per anställning (2014: närmare 4 300 ansökningar, 10–253 per anställning, 2013: närmare 5 100 ansökningar, 30–280 per anställning). Chefer – rekrytering och struktur har sex chefer rekryterats – fem män och en kvinna i åldersspannet 41–. Könsfördelningen i chefsgruppen är jämn. Kvinnornas andel är , vilket är något högre än 2014 () och något lägre än 2013 (). Medelåldern för cheferna i är , vilket är oförändrat jämfört med föregående år. Tabell 33 Antalet chefer fördelade efter ålder och kön Andel av samtliga (%) 25–34 år 35–44 år 45–54 år 55–59 år och de centrala arbetstagarorganisationerna Saco-S och har träffat ett nytt pensionsavtal för anställda vid myndigheter. Pensionsavtalen, som gäller från , är likalydande med motsvarande avtal som träffats inom avtalsområde och som gäller för myndigheter under regeringen. De lokala parterna inom har arbetat vidare med frågan att utveckla och modernisera delar av förhandlingsarbetet och informa-tionsskyldigheten enligt MBL. En bra arbetsmiljö bidrar till att göra till en attraktiv, utvecklande och hälsofrämjande arbetsplats. Ett fokus har varit att ytterligare förbättra stödet till enheternas arbetsmiljöronder. Ett annat fokus har varit att förbereda utbildningen av chefer och skyddsombud i den nya föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö, som gäller från . Därutöver har löpande arbete pågått med skyddskommitté, arbetsskador, handlingsplaner och utbildning. Resultatet av den medarbetarundersökning som genomfördes redovisades . Många svarande angav att de uppfattade arbetet som engagerande och betydelsefullt. När de beskriver gör de det med ord som professionell, kompetent, service och intressant. Andra ord som förekommer i beskrivningarna är hierarkiskt och byråkratiskt. Efter redovisningen har samtal och diskussioner förts med alla medarbetare kring resultaten och vilka åtgärder som kan vara lämpliga att vidta. Resultatet av medarbetarundersökningen har även tagits till vara i arbetet med en ny värdegrund. Som en del i genomförandet av förvaltningens likabehandlingsplan –2018 genomfördes en hbt-utbildning (om homo-, bi- och transfrågor) för grupper av medarbetare som i hög grad möter allmänheten. Satsningen är en viktig del i förvaltningens arbete med att vara en inkluderande och attraktiv arbetsplats. Målsättningen med friskvård är att bevara det friska friskt, öka frisknärvaron, minska antalet arbetsskador och förkorta tiden för rehabilitering i samband med sjukskrivning. Vidare ingår att göra ledamöter och anställda medvetna om betydelsen av en livsstil som minskar riskerna för fysisk och psykisk ohälsa samt stimulera och motivera till vardagsmotion. Friskvården inriktas särskilt på att aktivera de som är fysiskt inaktiva, både på individ- och gruppnivå. har bland annat följande aktiviteter genomförts: hälsoprofiler, coachning, friskvårdsdagar samt kurser och rådgivning om stress, sömn, avspänning och kost. Vidare har det varit möjligt att styrketräna och delta i motions- och gymnastikpass. fortsätter att arbeta i den anda som är grunden till att förvaltningen blev hälsodiplomerad 2014. Diplomet är ett bevis för ett medvetet och strukturerat hälsoarbete. En hälsodiplomerad arbetsplats har en god arbetsmiljö samt underlättar för och uppmanar sina medarbetare att göra hälsosamma livsstilsval. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning arbetar löpande med att förbättra tillgängligheten för personer med olika typer av funktionsnedsättningar. Myndigheten för delaktighet gör en årlig myndighetsenkät. I den ligger även detta år i topp i jämförelsen mellan myndigheterna. I förstudien för en kommande renovering av ledamotshuset har tillgänglighetsfrågorna särskilt beaktats. Ny teknik för tv-sändningar med teckentolkning från Andrakammarsalen och Skandiasalen har tagits i bruk. I utvecklingen av den nya Demokrativerkstaden har förvaltningen lagt stor vikt vid tillgänglighet, både i själva spelet och i lokalens utformning. är miljöcertifierad enligt ISO 14001. Det betyder att miljöarbetet är systematiserat i ett miljöledningssystem. Riksdagsstyrelsen har fattat beslut om följande övergripande miljömål för : minskat utsläpp av växthusgaser minimerad förekomst av farliga ämnen i hus utveckling av miljöledningssystemet. Utgångspunkten för miljömålen är de nationella miljökvalitetsmål som har fastställt samt betydande miljö-aspekter. Riksdagsdirektören har utifrån de övergripande målen fastställt detaljerade miljömål, bland annat mätbara mål för förvaltningens koldioxidutsläpp, elanvändning, energi för uppvärmning och pappersanvändning. har förvaltningen nått de detaljerade miljömålen med reservation för osäkerheter i mätningen av el- och energianvändning och att uppgifter saknas för koldioxidutsläpp från tjänstemännens flygresor. Resultaten för elanvändningen och energin för uppvärmning har påverkats av att två fastigheter tillkommit i energiberäkningarna (Kvasten 8 och ). Det innebär att energianvändningen har ökat och att siffrorna inte är jämförbara . När det gäller målet att minska koldioxidutsläppen från tjänstemännens flygresor har resebyrån inte kunnat leverera statistik efter att den har infört ett nytt bokningssystem. Konsekvensen av detta är att inte kan redovisa om målet har uppnåtts eller inte. Koldioxidutsläppen från förvaltningens fordon har minskat . Förvaltningen har också fortsatt att reducera antalet tekniska apparater för att minska förekomsten av farliga ämnen i hus samt vidareutvecklat miljöledningssystemet. Nödvändiga åtgärder planeras och vidtas utifrån de detaljerade miljömålen. Miljöarbetet följs upp och redovisas för riksdagsstyrelsen i samband med övrig tertialuppföljning. inledde förvaltningen ett arbete med att uppdatera miljömålen. (Belopp anges i tkr) Intäkter av avgifter och andra ersättningar Kostnader för personal och ledamöter –1 088 612 –1 018 372 –1 567 880 –1 476 638 Medel som erhållits från statens budget för finansiering av bidrag (Belopp anges i tkr) Balanserade utgifter för utveckling Rättigheter och andra immateriella anläggningstillgångar Byggnader, mark och annan fast egendom Förbättringsutgifter på annans fastighet Maskiner, inventarier, installationer m.m. Fordringar hos andra myndigheter Kassa, plusgiro och bank (Belopp anges i tkr) –4 034 515 –3 920 535 –3 387 954 –3 206 547 Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser Skulder till andra myndigheter SUMMA KAPITAL OCH SKULDER Ramanslag (Belopp anges i tkr) Ingående över- förings- belopp Årets till- delning enl. anslags- direktiv och re- glerings- brev 01 2:1 ledamöter och partier m.m. Ap.1 leda- möter och partier m.m. 01 6:6 Stöd till poli-tiska partier Ap.1 Stöd till politiska partier 17 13:5 Bidrag till riksdagspartiers kvinno- organisationer Ap.1 Stöd till riksdags- partiernas kvinno- organisationer –1 850 352 Redovisning av beställningsbemyndigande i årsredovisningen Stöd till politiska partier 1 Stöd till politiska partier