frsrdg · H404JO1 · 2016-11-09 00:00:00 — [ – – – ] Utredning inleds 121211, vilket föräldrarna informeras om av den handläggare som genomförde förhandsbedömningen. En första kontakt av utredande socialsekreterare togs med föräldrarna per telefon . Föräldrarna var mycket upprörda över anmälan och att utredning hos social- tjänsten inleds. Fadern uppgav att han inte såg någon mening med utredning hos då föräldrarna kontaktat BUP och önskat utredning hos dem. Fadern uppgav att han inte samtyckte till att har samtal med S. Fadern bedömde att istället borde ha kontakt med skola och BUP för att få information om S. Även modern uppgav att hon ansåg att BUP är den hjälp som S. behöver. Hon uppgav att hon inte vill komma på samtal hos men samtyckte till att kontakt tas med BUP. I samtal med BUP 130215 framkommer att S. och hans föräldrar erbju- dits tider för utredning, men att fadern ringt och avbokat tiderna och tackat nej till utredningen. 130125 kontaktade rektor på Geijerskolan soci- altjänsten. Hon uppgav att modern kontaktat skolan via mail dagen innan och meddelat att hon och S. åkt till . Rektorn informerade också om att fadern 130125 kommit till skolan för att skriva ut S. från skolan. Fadern hade uppgett att familjen var på väg att flytta och att resten av familjen redan flyttat. De befann sig i och de hade planerat skolgång för S. där. Fadern uppgav att han var kvar i för att sälja bostaden. Vid ny telefonkontakt med rektorn 130213 lämnade hon information om vi- dare kontakt hon haft med fadern. Hon beskrev en oro för S:s välbefinnande med tanke på faderns ilska och beteende i de senaste kontakterna hon haft med honom. Handläggande socialsekreterare skickade mail till modern 130215 till den mailadress modern använt när hon mailat skolan. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T skickades 130301 till modern och fadern som en påminnelse efter att hand- läggaren inte fått kontakt med dem per telefon. Moderns telefon var ur bruk och fadern svarar inte. 130303 skickade fadern mail med information att han inte ville att kontakt tas 130305 skickade fadern ett mail till handläggaren. Han önskade inte kon- takta handläggaren per telefon som var överenskommet. Han beskrev S:s situ- ation i och menade att S. har det bra och att S. går i skolan där. 130312 ringde handläggaren fadern. Fadern beskrev då missnöjet med S:s skolsituation i och berättade att S. trivs bra i . gav åter att det bästa för S. skulle vara att utredas på BUP. påpekade att BUP sagt att familjen velat avsluta kontakten med BUP. längre telefonsamtal mellan fadern och handläggaren fördes om S:s situa- tion både i och i . Handläggaren uppgav att hon önskade prata med modern också för att få informationen bekräftad. en "säker session" med chattande med modern. Utredaren uppgav att av sekretesskäl ville utredaren få kontakt via telefon eller via Skype för att veta vem hon pratar med. 130408 förs ett planerat telefonsamtal med modern. Modern bekräftar att hon befinner sig i med S. och att han går i skolan där och beskriver detta arrangemang som välfungerande. Ett längre telefonsamtal förs om S:s situation både i och i . Intyg från skolan i har inkommit till Geijerskolan som bekräftar att S. är inskriven i en skola där. Båda föräldrarna har uppgett att modern och S. har för avsikt att återvända till till . ning av att S. befinner sig i och att eventuella insatser ej går att genomföra, avslutas utredningen utan insats. Utredaren har önskat möte och personliga samtal med föräldrarna och S. under Dessa önskemål har avvisats av föräldrarna och har heller inte varit möjliga att genomföra eftersom modern och S. befunnit sig utomlands. Handläggaren försökte etablera kontakt via telefon och när detta misslyckades skickades mail istället. Det bedömdes vara mycket angeläget att komma i kon- takt med familjen med tanke på anmälans art. Ytterligare oro uppstod i samband med föräldrarnas agerande när modern åkte utomlands med S. och det inte gick att nå dem. Efter faderns påtalande om att inte använda mail som korrespondens har handläggaren inte skickat några mail varken till fadern eller modern. själv har dock fortsatt att skicka mail till handläggaren med information om Utöver detta har handläggaren, utifrån föräldrarnas önskemål, haft kon- takt med skolan och BUP under utredningen. Handläggaren har dock endast inhämtat information till utredningen, ej delgivit information. handläggare på SDF Limhamn-Bunkeflo har kännedom om att mailkontakt inte kan användas till sekretesskänsliga uppgifter. fall fanns inget annat sätt att fortsätta utredningen och för att kunna tillförsäkra att S. inte for illa samt att han fick skolundervisning. Vår bedömning var att utredningen måste fortskrida och att S:s välmående och säkerhet stod i centrum. fick del av remissvaret och anförde bl.a. följande: Det stämmer inte att det inte gick att få tag på honom eller hans fru. på både mobiltelefon och hemtelefon. Det var också möjligt att nå honom och hans fru med vanlig post. I ett beslut anförde JO följande: O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T inledde en s.k. barnavårdsutredning avseende N.S:s son S. skickade socialsekreteraren e-postmeddelanden till föräldrarna , dels till modern, dels till båda föräldrarna. E-postmeddelandena var relativt kortfattade. Av dessa framgick bl.a. att socialsekreteraren med an- ledning av den pågående utredningen ville få information om hur S:s vardag såg ut när det gällde boende och skolgång, kontakt med BUP osv. och att hon ville att föräldrarna skulle kontakta henne. Enligt remissvaret var orsaken till att socialsekreteraren kontaktade föräldrarna per e-post att hon inte fick tag på dem per telefon. Jag kan konstatera att det numera är mycket vanligt att e-post används i kommunikationen mellan myndigheter och enskilda. Den fråga som är ak- tuell är om agerande, dvs. att skicka vissa uppgifter per e-post, är förenlig med regleringen i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, och personuppgiftslagen (1998:204), PuL. Det finns anledning att först redovisa vissa bestämmelser om myndigheters serviceskyldighet, sekretess inom och krav på säkerhetsåtgärder enligt PuL. Jag kommer därefter in på frågan i vilken utsträckning socialtjäns- ten kan använda e-post i kommunikationen med enskilda. Slutligen tar jag ställ- ning till agerande i det aktuella fallet. Enligt förvaltningslagen (1986:223) ska det vara möjligt för enskilda att kon- takta en myndighet per e-post. Det ska även vara möjligt för myndigheten att lämna svar på samma sätt (5 § andra stycket). Bestämmelsen innebär att myn- digheten, som en del av serviceskyldigheten, ska vara tillgänglig per e-post. Den medför dock ingen skyldighet för myndigheten att själv använda e-post i sin kommunikation med enskilda. Det är myndigheten som avgör när detta är lämpligt (se prop. 2002/03:62 s. 20). Inom gäller sekretess för uppgift om en enskilds personliga för- hållanden om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (26 kap. 1 § OSL). I princip omfattar uttrycket ”personliga förhållanden” alla uppgifter som hänför sig till den be- rörda personen. En uppgift om att det pågår en utredning hos kan vara känslig och omfattas vanligtvis av sekretess. Sekretess till skydd för enskild hindrar inte att en uppgift lämnas till en en- skild eller en annan myndighet, om den enskilde samtycker till det (10 kap. 1 § OSL). Den enskilde kan helt eller delvis häva den sekretess som gäller till skydd för honom eller henne, om inte annat anges i OSL (12 kap. 2 § OSL). O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Krav på säkerhetsåtgärder enligt PuL I personuppgiftslagen finns bestämmelser om säkerhet vid behandling av per- sonuppgifter. Syftet med PuL är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks vid behandling av personuppgifter. Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet och begreppet behandling av personuppgifter omfattar alla åtgär- der som vidtas beträffande sådana uppgifter (3 § PuL). Den personuppgiftsansvarige ska vidta lämpliga tekniska och organisato- riska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Åtgärderna ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med beaktande av a) de tekniska möjligheter som finns, b) kostnaden för åtgärderna, c) särskilda risker med be- handlingen och d) hur pass känsliga uppgifterna är (31 § PuL). Enligt PuL är det som huvudregel förbjudet att behandla känsliga person- uppgifter. Känsliga personuppgifter är enligt 13 § PuL uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening. Det är också förbjudet att behandla person- uppgifter som rör hälsa eller sexualliv. Som exempel på andra personuppgifter som normalt ska anses som känsliga enligt 31 § PuL kan nämnas uppgifter om ekonomisk hjälp eller vård inom so- cialtjänsten. Ett uttryck för att det är fråga om känsliga uppgifter kan vara att uppgifterna omfattas av sekretess (se Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter). Kraven på säkerhetsåtgärder kan inte frångås ens med den registrerades samtycke (se och , Personuppgiftslagen – En kommentar, ver- sion , Zeteo, kommentaren till 31 §). Informationssäkerhet vid användandet av e-post Hantering av personuppgifter i e-post innefattar särskilda risker. Det krävs där- för en hög säkerhetsnivå vid sådan hantering. På finns information om säkerhet för personuppgifter i e-post. Där anförs bl.a. föl- jande: Det är svårt att försäkra sig om att endast den avsedda mottagaren kan ta del av ett e-postmeddelande. I många fall är det omöjligt att säkerställa iden- titeten hos en mottagare enbart utifrån en uppgiven e-postadress. När ett e-post- meddelande skickas mellan olika e-postservrar över internet passerar det ofta andra servrar på vägen. Om informationen i e-postmeddelandet är okrypterad eller på annat sätt oskyddad finns det inget som hindrar att kopior av informa- tionen sparas på var och en av dessa servrar. Det kan också vara svårt att för- hindra att obehöriga tar del av kopior av e-postmeddelanden som ligger kvar i enskilda användares brevlådor, särskilt om e-posten är åtkomlig via ett öppet nät. På område saknas föreskrifter som talar om i vilken utsträck- ning och under vilka förutsättningar e-post får användas. Generellt gäller dock att det måste ställas höga krav på säkerhet vid överföring av uppgifter som om- fattas av sekretess. Om en tillfredsställande säkerhetsnivå inte kan upprätthållas bör sådana uppgifter inte föras över via e-post (se prop. 2002/03:62 s. 12 och JO 2001/02 s. 201, dnr 3570-2000). O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Föreskrifter om när och hur e-post får användas finns i viss utsträckning på När det gäller hälso- och sjukvården finns bestämmelser i 5 kap. 6 § patientdatalagen (2008:355) och i föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS Enligt föreskrifter får överföring av patientuppgifter göras över öppna nät om det kan ske så att ingen obehörig kan ta del av upp- gifterna och om åtkomst till patientuppgifter föregås av stark autentisering (2 kap. 5 §). Det innebär i praktiken ett krav på att patientuppgifterna i ett e-postmeddelande ska krypteras på ett sådant sätt att endast den avsedda mot- tagaren kan ta del av dem. En vårdgivare får dock under vissa villkor och efter en behovs- och riskanalys besluta att påminnelser och kallelser till vård och behandling kan skickas med sms eller oskyddad e-post. En överföring av en påminnelse eller en kallelse får endast göras efter att patienten har gett sitt med- givande och överföringen får inte avslöja detaljer om en patients hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden (2 kap. 5 §). Den person som lämnar ut patientuppgifter ska försäkra sig om att endast rätt mottagare tar emot uppgif- terna (4 kap. 8 §). Datainspektionen har i ett flertal beslut uttalat sig om hanteringen av e-post inom och om kravet i 31 § PuL att vidta säkerhetsåtgärder för att (dnr 1082-2006) anförde Datainspektionen bl.a. följande: I Datainspektionens Allmänna råd ”Säkerhet för personuppgifter” nämns uppgifter angående ekonomisk hjälp eller vård inom som ex- empel på personuppgifter som normalt är att anse som känsliga. Vid bedömning av hur pass känsliga uppgifterna hos är ska särskilt beaktas om personuppgifterna definieras som känsliga i person- uppgiftslagen, om de omfattas av tystnadsplikt eller sekretess enligt sekre- tesslagen (1980:100) [numera OSL, JO:s anm.] eller annan lagstiftning samt om de är att anse som ömtåliga enligt lagen om behandling av person- uppgifter inom (2001:454). Känsliga uppgifter enligt 13 § personuppgiftslagen får endast lämnas ut via öppna nät till identifierade användare vars identitet är säkerställd med en teknisk funktion som kryptering, engångslösenord eller motsvarande. Känsliga personuppgifter ska dessutom vid överföring via öppet nät, t.ex. Internet, förses med krypteringsskydd. Datainspektionen har vidare, i ett beslut (dnr 757-2011), uttalat att det inte är tillräckligt att göra en klient svåridentifierad, t.ex. genom att endast ange denne med initialer och födelsenummer, när känsliga uppgifter skickas oskyddat via e-post. I ett annat beslut (dnr 749-2011) som gällde hälso- och sjukvården uttalade Datainspektionen att säkerhetskraven i bl.a. PuL inte tar hänsyn till den registrerades inställning och att det saknas möjlighet för patienter att samtycka till otillräckliga säkerhetsåtgärder. Kan använda e-post vid kommunikationen med enskilda? väljer många människor att skicka e-post till myndigheter, även till soci- Att kommunicera via e-post är effektivt och kan med- föra fördelar för både myndigheten och den enskilde. I vissa fall kan det dess- utom vara så att den enskilde saknar fast postadress och är svår att få tag på per O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T E-post måste dock användas på ett sådant sätt att det inte står i strid med bestämmelser som skyddar personuppgifter. Om den enskilde vill att myndigheten ska kommunicera med honom eller henne per e-post bör detta kunna göras under vissa förutsättningar. När e-pos- ten innehåller känsliga uppgifter krävs särskilda säkerhetsåtgärder för att sä- kerställa att rätt person får åtkomst till uppgifterna och att de överförs på ett säkert sätt (t.ex. genom kryptering). Om det rör sig om personuppgifter som inte är känsliga ur integritetssynpunkt bör viss kommunikation kunna ske även utan kryptering eller liknande. De föreskrifter som finns på hälso- och sjuk- vårdsområdet kan här ge viss vägledning. Exempel på uppgifter som bör kunna kommuniceras per e-post med någon som gett sitt samtycke till kommunikation på detta sätt kan vara information om tider för möten, information om att en utredning är klar och kan hämtas hos m.m. Ett e-postmeddelande som skickas utan kryptering över ett öppet nät får dock inte avslöja detaljer kring personliga förhållanden. Om den enskilde inte vill bli kontaktad via e-post ska detta naturligtvis re- spekteras. Det kan dock undantagsvis finnas tillfällen när en sådan kontakt ändå får godtas, t.ex. om saken är brådskande och har gjort flera miss- lyckade försök att få tag på den enskilde på annat sätt. Självfallet gäller även i en sådan situation att ett e-postmeddelande som skickas utan kryptering inte får innehålla detaljer kring personliga förhållanden. För att undvika att integritetskänsliga uppgifter hanteras felaktigt bör det finnas tydliga rutiner inom socialnämnden som talar om i vilken utsträckning e-post får användas. Min bedömning av agerande De e-postmeddelanden som socialsekreteraren skickade till N.S. och hans fru innehöll sekretessbelagda uppgifter. Mot bakgrund av att det av säkerhetsskäl inte är lämpligt att skicka sådana uppgifter med e-post utan kryptering borde socialsekreteraren ha kommunicerat med föräldrarna på något annat sätt. Jag har dock förståelse för att handläggaren, som enligt remissvaret hade försökt att komma i kontakt med föräldrarna per telefon, valde att kontakta föräldrarna på det sätt som hon gjorde. Såvitt framgår av remissvaret befann sig modern dessutom utomlands. E-postmeddelandena var kortfattade och innehöll begrän- sad information om sonen. Mot bakgrund av dessa omständigheter finner jag inte skäl att uttala någon kritik mot förvaltningens handläggning. De frågor som behandlas i detta beslut är av principiellt intresse. Jag över- sänder därför en kopia av beslutet till och Inspektionen för vård och omsorg för kännedom. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T gjorde videoinspelningar inom ramen för en beviljad insats. Frågor om inspelningarnas rättsliga status och om möjligheten att gallra materialet (Dnr 7041-2013) Beslutet i korthet: En förälder klagade på att hade förstört videoinspelningar som hade gjorts när föräldrarna hade umgänge med sina barn. Det framgick av JO:s utredning att föräldrarna, efter en avslutad barna- vårdsutredning, hade beviljats bistånd enligt socialtjänstlagen i form av fa- miljestöd inom socialförvaltningens öppenvård. Som ett led i familjebe- handlingen videofilmades två umgängestillfällen. Inspelningarna raderades efter det att föräldrarna hade tittat på filmerna tillsammans med familjestöd- jarna och fått återkoppling i sitt föräldraskap. Enligt JO:s uppfattning ligger det närmast till hands att anse att videoin- spelningarna kom till inom ramen för s.k. faktiskt handlande hos socialför- valtningen och att de således inte hade anknytning till något ärende. Fil- merna sparades hos förvaltningen inför det kommande behandlingstillfället och en uppgift om dem antecknades i journalen. Det inspelade materialet tycks inte ha varit avsett att bearbetas utan fick sin slutliga utformning redan när förvaltningen avslutade inspelningarna. JO anser att videofilmerna där- med måste anses ha varit upprättade i tryckfrihetsförordningens mening. De var alltså allmänna handlingar. Det fanns inte stöd i några gallringsföreskrifter för att förstöra videoin- spelningarna. Frågorna om inspelningarnas rättsliga status och om möjlig- heten att gallra materialet är emellertid inte enkla att besvara, och ytterst ligger ansvaret för att pröva om en handling är allmän på domstolarna. JO avstår därför i detta fall från att kritisera förvaltningen för att ha förstört materialet. framförde i en anmälan flera klagomål mot socialförvaltningen i Karls- krona kommun. Ett av klagomålen gällde förvaltningens hantering av vissa vi- deoinspelningar. I denna del anförde R.K. bl.a. följande: Han och hans fru fick hjälp av förvaltningens familjestöd. videofilmade under den in- satsen två tillfällen när de umgicks med sina barn. För att kunna visa upp video- filmerna vid kommande domstolsförhandlingar bad han att skicka filmerna till honom. skickade ett brev till hans advokat där det framgick att filmerna skulle tas med till domstolen. Det visade sig dock att filmerna hade raderats av handläggare vid . tror att om filmerna hade visats i rättssalen hade det påverkat domstolens beslut i positiv riktning för honom och hans fru. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Handlingar i ärendet hämtades in från socialförvaltningen i kom- mun. JO begärde sedan att i kommun skulle komma in med ett yttrande över R.K:s anmälan när det gällde uppgiften om att video- filmer som spelats in under vissa umgängestillfällen hade raderats. (allmänna utskottet) beslutade att som sitt remissvar anta ett tjänsteyttrande som hade upprättats vid socialförvaltningen. I yttrandet anför- des följande: och hans fru erbjöds bistånd enligt SoL 4 kap. l § i form av socialsek- reterarkontakt genom socialförvaltningens öppenvård, familjestöd, efter avslutad utredning 121209. Insatsen inleddes 130122. Uppdraget för famil- jestöd var att prata med föräldrarna om det våld som förekommit i hemmet och att ge föräldrarna alternativ till våld vid barnuppfostran. För att få aktuellt arbetsmaterial fick R.K. och hans fru frågan om um- gängestillfällena fick filmas under den del av umgänget då undertecknade fanns med. Då utredningen var avslutad skulle filmningen enbart användas i behandlingssyfte och skulle ej användas i utredningssyfte. Frågan ställdes muntligt under behandlingssamtal med föräldrarna 130212 som ställde sig positiva till filmning. I samband med att föräldrarna får frågan om filmning förklarar undertecknade hur filmningen går till, vad syftet är och vad som kommer att hända med filmerna. Umgängena filmades vid två umgäng- estillfällen, 130225 och 130408. Föräldrarna tittade på filmerna, tillsam- mans med undertecknade, vid nästkommande behandlingstillfällen, 130227 och 130411. Filmerna spelades in på minneskort och behandlades som sekretessmaterial mellan umgänges- och behandlingstill- fället. Varje film raderades , efter behandlingstillfället, i sam- band med att minneskortet togs ur kameran. Att filma sekvenser av samspel mellan barn och föräldrar är redskap i behandlingsarbete som bland annat används i metoden . Syftet är att i första hand peka på det i filmen som föräldrarna gör bra och som det är önskvärt att de gör mera av, då detta ökar det positiva samspelet och ökar familjefunktionerna. kommenterade remissvaret genom advokaten och lämnade in handlingar till JO. Han anförde bl.a. följande: De inspelade umgängestill- fällena visade att umgänget mellan barnen och föräldrarna fungerade alldeles utmärkt. förändrades socialnämndens inställning eftersom hand- läggare tolkade situationen som att föräldrarna hade avbrutit kontakten med . fattade beslut om att omhänderta barnen och efter ansökan om vård biföll förvaltningsrätten nämndens ansökan. Förvaltningsrätten redovisade bl.a. bedömningen att det förelåg brister i vård- nadshavarnas föräldraskap. Det dåvarande ombudet skrev till nämnden och be- gärde att få komplettera med det aktuella filmmaterialet för att ge en objektiv och korrekt bild av umgänget och relationen mellan föräldrar och barn. Allt material som kan ge ett underlag för bedömningen av vad som är bäst för bar- nen ska beaktas. Det var fel av socialnämnden att radera videofilmerna. På begäran av JO lämnade förvaltningen in socialnämndens gallrings- och bevarandeplan samt dokumenthanteringsplan som gällde för verksamheten un- der . JO hämtade även in den dokumenthanteringsplan som gäller för verksamheten . O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T JO har på kommunens webbplats tagit del av de föreskrifter som Kommun- fullmäktige i kommun har meddelat för den kommunala arkivvår- den. I ett beslut anförde JO följande: Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen, TF. Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den har kommit in till myndigheten eller har upprättats där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess. Med handling avses inte bara konventionella handlingar utan också upptag- ningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tek- niskt hjälpmedel (2 kap. 3 § första stycket TF). En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 § eller 7 § TF är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. En upptagning, t.ex. en film, anses förva- rad hos en myndighet om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan uppfattas.