frsrdg · H404JO1 · 2016-11-09 00:00:00 — "[...] Han [, miljö- och byggnadskontorets anmärkning] berättar att tjänstemän på sagt åt honom att skriva i ansökan att han skulle öppna en verksamhet för att få en strandskyddsdis- pens. – Därför skrev jag att jag skulle starta ett café, säger han. Menar du att en tjänsteman på miljö- och sa åt dig att skriva så i en ansökan om strandskyddsdispens? –Ja, och det gjorde jag. [...]" vill särskilt peka på att varken eller hans advokat framfört att mediauppgiften skulle vara fel- aktig. Om uppgifter stämmer är det väsentlig information för att både och miljö- och ska kunna skapa sig en fullständig bild av vad som hänt i det aktuella fallet. Lagstöd finns i 26 kap. 21 § vilken säger att tillsynsmyn- digheten får förelägga den som vidtar en åtgärd som det finns bestämmelser om i att lämna de uppgifter som behövs för tillsynen. När det gäller den skickade begäran valde kontoret att formulera det som en skrivelse snarare än ett föreläggande. Detta på grund av att det bör ligga i intresse att presentera alla fakta som styrker hans talan i ärendet. Det bör noteras att den enda reaktion nämnden mottagit är föreliggande JO- anmälan. kan inte tolka detta på något annat sätt än att uttalande i media inte kan styrkas och således saknar grund. Att på det här sättet framföra anklagelser mot myndigheten i media kan enbart ha syftet att misskreditera myndigheten. Att vara tillsynsmyndighet innebär ett ansvar för att både upprätthålla tillämpliga delar av svensk lag samt att upprätthålla respekten för samma lagstiftning. Detta medför att till- synsmyndigheten inte ska tolerera den typen av anklagelser som framfört i media utan att så långt som möjligt utreda sanningshalten i an- klagelserna. . yttrade sig över remissvaret. I ett beslut anförde JO följande: Enligt 1 kap. 9 § regeringsformen ska myndigheter i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet (objektivitetsprin- cipen). M I L J Ö - O C H H Ä L S O S K Y D D mål är enligt 1 kap. 1 § att främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö. För att säkerställa detta syfte finns det regler om tillsyn i 26 kap. Enligt 26 kap. 21 § får en tillsynsmyndighet förelägga den som bedriver verk- samhet eller vidtar en åtgärd som det finns bestämmelser om i eller i föreskrifter som meddelats med stöd av balken, att till myndigheten lämna de uppgifter och handlingar som behövs för tillsynen. Skrivelsen med begäran om uppgifter om grunden för uttalanden upprättades i tillsynsärendet rörande fastighet. Nämnden har framfört att uppgifterna efterfrågades med stöd av 26 kap. 21 § . Nämnden hade avslutat det aktuella tillsynsärendet genom beslutet att återkalla dispensen. Frågan är då av vilken anledning nämn- den därefter ansåg sig behöva de begärda uppgifterna från . En tänkbar anledning skulle kunna vara att nämnden ville utreda bakgrunden till vad hade angett i sin dispensansökan inför en eventuell omprövning av be- slutet om återkallelse. Något sådant skäl framskymtar emellertid inte i skrivel- sen till . Där hänvisas i stället till att nämnden hade uppfattat de återgivna uttalandena som en grov anklagelse. I svaret till JO har nämnden framhållit att begäran inte formulerades som ett föreläggande utan som en skrivelse med an- ledning av att det borde ligga i intresse att presentera alla fakta som styrker hans talan i ärendet. Den distinktionen är dock av underordnad bety- delse i det här fallet. Tonen i skrivelsen är uppfordrande; nämnden begär att . ”ska presentera samtliga uppgifter som styrker anklagel- sen”. Nämnden uttalar också i sitt remissvar att en tillsynsmyndighet inte ska tolerera sådana anklagelser utan att så långt som möjligt utreda sanningshalten i dem. Det framstår som uppenbart att nämnden krävde uppgifter av i annat syfte än det som regler är avsedda för. Genom detta har nämnden brutit mot kravet på saklighet i 1 kap. 9 § regeringsformen och för- tjänar därför kritik. Vad . i övrigt har anfört ger inte anledning till någon ytterligare åt- gärd eller något uttalande från min sida. Offentlighet och sekretess samt yttrande- och tryckfrihet Uttalanden i frågan om säkerhetskopior av ett e-postkonto borde ha bevarats en rättslig prövning av frågan om handlingsutlämnande pågick (Dnr 434-2015) Beslutet i korthet: I en anmälan till JO gjordes det gällande att Arbetsför- medlingen hade gjort sig av med handlingar som det pågick en rättslig prövning av frågan om handlingarna skulle lämnas ut. Av utred- ningen i ärendet framgår att den interna e-postkommunikation som begärts utlämnad raderats av Arbetsförmedlingen genom att ett e-postkonto stäng- des, vilket skedde långt innan begäran gjordes. När handlingarna begärdes ut fanns e-postkommunikationen alltså inte kvar i myndighetens ordinarie system för informationsbehandling, utan endast i form av säkerhetskopior. I beslutet konstateras att det därmed inte finns någon grund för att påstå att Arbetsförmedlingen gjort sig av med de efterfrågade handlingarna under på- gående rättslig prövning. I beslutet behandlas även frågan om Arbetsförmedlingen borde ha beva- rat säkerhetskopior av e-postkontot som den rättsliga pröv- ningen pågick. JO konstaterar att utredningen i ärendet inte ger något stöd för slutsatsen att e-postkommunikationen skulle ha gallrats på ett felaktigt sätt när e-postkontot stängdes. Det finns därmed inte något skäl att kritisera Arbetsförmedlingen för att säkerhetskopior av e-postkontot raderats i enlig- het med myndighetens rutiner trots att det pågick en rättslig prövning om utlämnande av e-postkommunikation på kontot. begärde föreningen T att Arbetsförmedlingen skulle lämna ut bl.a. viss intern e-postkommunikation. beslutade Arbetsförmedlingen att inte lämna ut e-post- kommunikationen med hänvisning till att den inte utgjorde allmän handling och inte heller omfattades av rätten till partsinsyn. Föreningen överklagade beslut till Kammarrätten i . Av kammarrättens dom framgår att domstolen begärde att Arbetsförmedlingen skulle ge in den e-postkommunikation som efterfrågats och att myndigheten uppgav att den inte kunde göra det eftersom e-postkommunikationen hade raderats. Kammarrätten kunde mot den bakgrunden inte pröva om Arbetsförmedlingens beslut att neka föreningen att ta del av e-postkommunikationen var riktigt, varför överklagan- det i den delen inte föranledde någon ytterligare åtgärd. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T I en anmälan som kom in till JO klagade , i egenskap av grundare av föreningen T, på att Arbetsförmedlingen raderat den efterfrå- gade e-postkommunikationen under pågående prövning av frågan om utläm- nande. Arbetsförmedlingen (chefsjuristen ) yttrade sig över anmälan och redovisade följande bedömning. T begärde ut det aktuella e-postmeddelandet . E-postkorrespon- densen i fråga fanns i en s.k. inbox i ett e-postkonto tillhörande en tjänste- man som gått i pension , dvs. långt före det att begäran om att ta del av handlingen i fråga inkom till Arbetsförmedlingen. Enligt de rutiner som myndigheten har stängs e-postkontot ned efter att tjänstemannens anställning avslutats. tas e-postkontot bort permanent. mellan e-postkontot stängts ned, dvs. , och att det tas bort permanent finns endast s.k. backupband sparade digitalt av e-postkontot, dvs. Säkerhetskopior av aktuellt slag är enligt 2 kap. 10 § andra stycket tryckfrihetsförordningen (TF) inte att anse som allmänna handlingar (se bl.a. Kammarrättens i dom i mål 752-14 och Kammarrättens i dom i mål 3610- 14). Begäran om att ta del av den aktuella e-posten inkom således långt efter att e-postkontot i fråga stängts ned, dvs. Arbetsförmedlingen har inte rade- rat några handlingar efter det att T:s begäran om utlämnande inkommit eller sedan företaget överklagat beslut till kammarrätten. Mot denna bakgrund anser Arbetsförmedlingen att dess handläggning inte varit felaktig. kommenterade yttrandet och uppgav bl.a. att enligt hans mening borde Arbetsförmedlingen inte ha tillåtit att e-postkontot raderades permanent hans begäran om handlingsutlämnande var föremål för prövning. I ett beslut anförde JO Renfors följande. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Med handling avses enligt 2 kap. 3 § första stycket TF en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Där anges vidare att en handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Som allmän handling anses enligt 2 kap. 10 § andra stycket TF inte en hand- ling som en myndighet förvarar endast i syfte att kunna återskapa information som har gått förlorad i en myndighets ordinarie system för automatiserad be- handling av information (säkerhetskopia). Undantaget för säkerhetskopior infördes och syftar till att hindra att kravet på offentlighet leder till att myndigheterna inte kan bedriva sin verksam- het på ett effektivt och rättssäkert sätt (prop. 2009/10:58 s. 17). O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T uttalas vidare att om en allmän handling i sin ursprungliga form har gallrats i enlighet med tillämpliga föreskrifter kan det inte anses kvarstå något allmänt intresse av insyn i fråga om innehållet i den gallrade handlingen. material från en säkerhetskopia återinförs och blir en del av myndighetens or- dinarie verksamhet finns det ett allmänt intresse av att kunna ta del av informa- tionen (a. prop. s. 19). Enligt förarbetena är undantaget enbart avsett att omfatta handlingar som förvaras för att kunna återskapa information som gått förlorad på grund av tek- niska fel, sabotage och extraordinära händelser såsom brand eller översväm- Det ska alltså vara fråga om en ofrivillig förlust av information (a. prop. s. 25). Under remissbehandlingen av lagförslaget väcktes frågan om det borde in- föras en skyldighet för myndigheter att använda säkerhetskopior för att kunna återskapa handlingar som förstörts genom ett tekniskt missöde. utsatte dock att en myndighet, när det finns skäl för det, återskapar information som har gått förlorad och ansåg att det inte fanns något behov av att reglera detta särskilt (a. prop. s. 27). I en dom från (mål nr 6304- 14) har domstolen gjort vissa uttalanden om myndigheters skyldigheter att åter- skapa handlingar från det material som säkerhetskopierats. I det aktuella fallet hade en journalist begärt att få del av bl.a. e-postmed- delanden från en kommun men nekats detta med hänvisning till att meddelan- dena hade raderats och endast fanns hos kommunen i form av säkerhetskopior. angav inledningsvis att journalisten hade gjort gällande att de handlingar hon begärt att få del av hade raderats i strid med gällande gallringsförskrifter och att annat inte framgick av utredningen i målet än att det sannolikt var på det sättet. Domstolen prövade därefter om en säker- hetskopia blir en allmän handling till följd av att originalhandlingen felaktigt Domstolen konstaterade att en handling med information från en säkerhets- kopia inte kan anses upprättad innan den finns i myndighetens ordinarie system Säkerhetskopians status som icke allmän handling förändras således inte för att originalhandlingen raderas. saknar det betydelse om raderingen skett på föreskrivet sätt eller i strid med Någon möjlighet att bifalla journalistens begäran om att få ta del av handlingen fanns därmed inte. Med hänsyn till de intressen som bär upp regleringen i 2 kap. TF ansåg domstolen emellertid att myndig- heter får anses ha en principiell skyldighet att återskapa handlingar från det säkerhetskopierade materialet om en enskild begär att få ta del av en handling som har raderats felaktigt. (Se också Högsta förvaltningsdomstolens dom i mål nr 6644-14, där samma frågeställning behandlas.) Efter Högsta förvaltningsdomstolens dom begärde journalisten att kommu- nen skulle återskapa de meddelanden som raderats och lämna ut dem till henne, men nekades detta med hänvisning till att säkerhetskopiorna hade raderats. stitiekanslern () uttalade sig om kommunens hantering i ett beslut den 30 och sa bl.a. att det normalt sett inte åligger en myndighet att be- vara säkerhetskopior i större utsträckning än vad som är nödvändigt för att O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T säkra it-driften i verksamheten. I det aktuella fallet gjorde emellertid journa- listen, i samband med att hon framställde sin begäran om handlingsutlämnande, gällande att originalhandlingar hade raderats i strid med gällande regler. Under rådande omständigheter ansåg JK att kommunen antingen borde ha återskapat e-posten från säkerhetskopiorna eller bevarat säkerhetskopiorna till dess frågan om e-posten skulle lämnas ut eller inte slutligen avgjorts. (Se JK:s ärende 3891- 14-21.) Föreningen T framställde sin begäran om utlämnande av den aktuella e-post- kommunikationen till Arbetsförmedlingen . Det e-postkonto som e-postkommunikationen fanns på hade varit avslutat . Enligt stängdes e-postkontot i enlighet med myndighetens rutiner efter att kontoinnehavaren gått i pension. Arbetsförmedlingen har uppgett att den e-post som fanns på det aktuella e-postkontot inte längre finns kvar i myndighetens ordinarie system för infor- mationsbehandling efter att e-postkontot har avslutats. När e-postkontot stäng- des raderades den e-post som fanns på kontot. Fram till dess att e-postkontot raderades permanent fanns dock informationen i form av säkerhetskopior på s.k. backupband. Det finns inte någon anledning för mig att ifrågasätta Arbetsförmedlingens uppgifter. När föreningen T frågade efter e-postkommunikationen fanns den alltså inte kvar i Arbetsförmedlingens ordinarie system för informationsbe- handling utan endast i form av säkerhetskopior. Någon grund för att påstå att Arbetsförmedlingen gjort sig av med de efterfrågade handlingarna under på- gående rättslig prövning finns därmed inte. Frågan är dock om Arbetsför- medlingen gjorde fel när myndigheten raderade säkerhetskopior av e-postkon- tot. I Arbetsförmedlingens beslut anges att e-postmeddelan- dena på det stängda kontot inte utgjort allmänna handlingar. Någon omständig- het som talar för att den bedömningen skulle vara felaktig har inte kommit fram genom min utredning. Jag har således inte underlag för att påstå att allmänna handlingar gallrats på ett felaktigt sätt i samband med att e-postkontot stängdes. Det finns därmed inte något skäl att kritisera Arbetsförmedlingen för att säker- hetskopior av e-postkontot raderades i enlighet med myndighetens rutiner trots att det pågick en rättslig prövning om utlämnande av e-postkommunikation på kontot. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Kritik mot en tjänsteman i Kriminalvården för att inte genast ha påbörjat ett utlämnande av allmänna handlingar (Dnr 3725-2015) Beslutet i korthet: En person har vid besök i , anstalten , begärt att få del av strafftidsbesluten för de intagna som vid tid- punkten var placerade i anstalten. Anstaltens tillförordnade kriminalvårds- inspektör meddelade den enskilde att begäran inte kunde hanteras direkt men att anstalten kunde skicka de begärda handlingarna. Alternativt kunde den enskilde återkomma när besluten hade skrivits ut och fanns tillgängliga. Kriminalvården har uppgett att anstalten saknar ett renodlat kansli och att det därför var kriminalvårdsinspektören som var tvungen att handlägga be- gäran. När framställningen gjordes återstod det av kriminal- vårdsinspektörens arbetsdag. Därmed skulle han sannolikt inte ha hunnit skriva ut de begärda handlingarna innan arbetsdagens slut. Dessutom hade han andra arbetsuppgifter som han inte kunde förväntas lägga helt åt sidan. ChefsJO konstaterar att begäran om att få del av allmänna handlingar av- såg som mest 14 beslut som inte omfattas av sekretess. Även om det krävdes visst administrativt arbete att skriva ut besluten har det inte varit fråga om något omfattande material. En fråga om handlingsutlämnande måste enligt chefsJO hanteras med viss prioritet hos en myndighet. Kriminalvården har inte närmare angett vilka arbetsuppgifter kriminalvårdsinspektören ansåg sig behöva prioritera framför handlingsutlämnandet. Det kan enligt chefsJO inte tolkas på annat sätt än att det var fråga om arbetsuppgifter av mer allmän karaktär. Under sådana förhållanden har kriminalvårdsinspektören varit tvungen att prioritera begäran om handlingsutlämnande. Det har enligt chefsJO inte funnits någon skyldighet för kriminalvårdsin- spektören att stanna kvar efter arbetsdagens slut för att tillmötesgå begäran. Det återstod emellertid av arbetsdagen när framställan gjordes. Kriminalvårdsinspektören borde därmed enligt chefsJO ha påbörjat arbetet med att tillmötesgå begäran. ChefsJO konstaterar att framställan har gjorts hos en liten, avskilt belä- gen, anstalt utan eget kansli. Ansvarig tjänsteman var tillförordnad. Dessa förhållanden sammantagna gör att chefsJO har viss förståelse för att begäran inte har hanterats på ett korrekt sätt. Kriminalvårdsinspektören kan emeller- tid inte undgå kritik för den bristfälliga hanteringen. I en anmälan, som kom in till JO , framförde klagomål över att Kriminalvården, anstalten , brustit vid handläggningen av en begäran om att få ta del av allmänna handlingar. Han anförde i huvudsak föl- jande: O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T begärde en anonym person att få ta del av strafftidsbesluten för de intagna som var placerade i Kriminal- vården, anstalten . Anstaltens kriminalvårdsinspektör informerade personen om att ”begäran inte kunde effektueras direkt” och att personen ”fick återkomma ifall han inte ville uppge en adress”. Vidare informerades personen om att anstaltsområdet är privat mark och att obehöriga inte har tillträde dit. Den anonyme personen är en medarbetare vid en tidskrift är chefredaktör. Begäran gavs in skriftligen en helt vanlig torsdag, och det angavs tydligt vilka handlingar som avsågs. Handlingarna var uppenbart offentliga. är det till normalarbetstidens utgång. Anstalten har endast 14 platser. Att samla ihop de maximalt 14 strafftidsbesluten hade knappast tagit många minuter i anspråk. Det kan därför inte vara förenligt med tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav att be någon att återkomma. Det verkar som att anstalten tyckte att det var anmärkningsvärt att den ano- nyme personen över huvud taget befann sig på området eftersom det är ”pri- vat”. Personen informerades även om att obehöriga inte äger tillträde till om- rådet. Rätten att ta del av handlingar ”på stället” måste dock ”övertrumfa” andra hänsyn eftersom grundlag går före annan lag. Det verkar inte som om Krimi- nalvården har förstått detta. Till anmälan hade bifogat en kopia av begäran om att få ta del av strafftidsbesluten på stället och en kopia av en incidentrapport som upprättades i samband med händelsen. Anmälan remitterades till Kriminalvården för yttrande. I sitt remissvar anförde Kriminalvården, huvudkontoret, genom sektionschefen , bl.a. följande: Uppgifter om sakförhållandena har hämtats in från region , som i sin tur hämtat in uppgifter från anstalten genom kriminalvårdschef och tf kriminalvårdsinspektör . Genom ut- redningen har sammanfattningsvis följande kommit fram. Anstalten är en med 14 platser i säkerhets- klass 3. Det är inte ovanligt att man har kvinnor med skyddade identiteter och att det föreligger någon form av hotbild. I omedelbar anslutning till anstalten finns också som bedriver behandling för kvinnor. uppmärksammade personal att två okända män rörde sig på område, strax utanför anstaltsområdet. När en kriminalvårdare befann sig på framsidan av anstalten tog en av männen kontakt med kriminalvårdaren och begärde att anstalten skulle tillhanda- hålla strafftidsbeslut avseende samtliga intagna som var inskrivna i anstalten. Mannen överlämnade även en skriftlig begäran. Kriminalvårdaren tillkallade som kände igen männen som de män som uppehållit sig på område. Eftersom han var osäker på om han kunde lämna ut strafftidsbesluten kontaktade han kriminalvårdsjurist och fick då besked om att strafftids- besluten är offentliga handlingar. Anstalten har inget renodlat O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T kansli utan upprätthöll ansvaret för kansliuppgifterna jämte arbetet som kriminalvårdsinspektör. Enligt schemat slutade han 16.00 den aktuella dagen. Då mannens begäran inte kunde effektueras direkt informe- rades mannen om att anstalten kunde skicka de begärda handlingarna eller, om han inte ville uppge någon adress, så var han välkommen tillbaka när handlingarna var klara för expediering. Mannen uppgav att han ville vara anonym. Därefter informerades mannen om att anstaltsområdet är privat mark dit obehöriga inte har tillträde och eftersom han inte längre hade någon anled- ning att uppehålla sig där borde han avlägsna sig från området. Mannen blev inte avhyst. Mannen fortsatte promenera runt på området och när man- nen passerade anstaltsområdet uppmärksammade personal att han filmade anstalten. Eftersom det pågick verksamhet utanför huskroppen innebar detta att även klienter blev filmade. gick till för att informera om händelsen varvid en polispatrull kommit till platsen av en ren slump. I samband med händelsen upptog polispatrullen en anmälan från en klient om kränkande fotografering och telefonen som användes för filmningen beslagtogs. Flertalet intagna uttryckte obehag och stark oro över att ha blivit filmade mot sin vilja. Av 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen följer att en allmän handling som får lämnas ut ska på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den, som önskar taga del därav, så att handlingen kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Handling får även skrivas av, avbildas eller tagas i anspråk för ljudöverföring. Kan handling ej till- handahållas utan att sådan del därav som icke får lämnas ut röjes, ska den i övriga delar göras tillgänglig för sökanden i avskrift eller kopia. Myndighet är icke skyldig att tillhandahålla handling på stället, om betydande hinder möter. I fråga om upptagning som avses i 3 § första stycket föreligger ej heller sådan skyldighet, om sökanden utan beaktansvärd olägenhet kan taga del av upptagningen hos närbelägen myndighet. En handling som får lämnas ut ska på begäran lämnas ut genast eller så snart det är möjligt. Begäran om att få ta del av strafftidsbeslut för samtliga intagna på anstalten gavs enligt anmälarens egna uppgifter in . För att kunna tillmötesgå mannens begäran om att få ta del av de begärda hand- lingarna krävs det att personal går in i respektive intagnes elektroniska jour- nal och skriver ut kopior på besluten. Anmälarens antagande om att detta inte skulle ta är inte med verkligheten överensstäm- mande. Anstalten är en liten anstalt som därför saknar ett renodlat kansli. Kansliuppgifterna sköts i stället av tjänstgörande personal, tf kriminalvårdsinspektör . När begäran om att få ta del av handlingarna lämnades till kriminalvårdspersonal återstod av ordinarie arbetstid. Begäran om att få ta del av handlingarna hade alltså sannolikt inte hunnit hanteras inom normala arbetstid. En kriminalvårdsinspektör innehar även andra arbetsuppgifter som inte kan förväntas helt läggas åt sidan. Kriminal- vården kan inte se att begäran i detta fall kan antas ha varit av sådan bråds- kande karaktär att det rimligen kan ha förväntats av tf kriminalvårdsinspek- tör att helt åsidosätta andra arbetsuppgifter och kvarbli efter ordinarie arbetstid för att ombesörja densamma.