sou · H3B333 · 2015-03-30 00:00:00 — The result of a cost-benefit analysis of the authorities’ own assessment of perceived benefits indicates administrative gains in the form of fewer calls to customer service centres, less paper and mistakes plus a faster turnaround and time-savings by way of a diminished data collection, improved re-utilisation and reduced number of unnecessary data submission demands. The authorities will ultimately benefit from this process as the need for service among businesses is reduced, which in turn will lead to the release of added resources. Seeing as our proposals involve the coordination and re-utilisation of data by multiple authorities, we conclude that the benefits gained by the authorities include, among others, the reduced collection of data from businesses. The benefits gained by the businesses, on the other hand, include time-savings and less administrative costs. Running a business should be easy, something that requires simple, effective and understandable rules. förordning (2015:000) om företagens uppgiftslämnande Härigenom föreskrivs följande. 1 § Syftet med denna förordning är att minska och förenkla före- tagens författningsreglerade uppgiftslämnande till myndigheter. 2 § Denna förordning gäller för myndigheter under regeringen. 3 § Det offentliga ska tillhandahålla ett system för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (Uppgiftslämnarservice för företagen). Systemet ska innehålla ett register över uppgiftskrav, automatiserad samordning av grundläggande uppgifter för före- tagen, en aviseringsfunktion och användarfunktioner. 4 § I denna förordning finns bestämmelser om 1.en skyldighet för myndigheterna att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande (6–7 §§), 2.ett register över uppgiftskrav (8–10 §§), 3.automatiserad samordning av grundläggande uppgifter för företag när de ska lämna uppgifter till myndigheterna (11–15 §§), och 4.avisering av uppgiftskrav (16 §). 5 § I denna förordning avses med uppgiftskrav: en skyldighet enligt lag eller annan föreskrift för företag att lämna uppgifter till en myndighet med viss regelbunden- het, efter att en viss händelse inträffat eller vid en ansökan eller lik- nande, grundläggande uppgifter: uppgifter om ett företag som regelmässigt eller ofta efterfrågas av flera myndigheter när ett uppgiftskrav ska fullgöras. Skyldighet att förenkla uppgiftslämnande 6 § Myndigheter ska utforma information om och rutiner för upp- giftskrav så att företagens uppgiftslämnande minskas och förenklas. 7 § Om företagen lämnar samma eller likande uppgift till flera myndigheter får uppmana myndigheterna att sam- verka för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Myndigheten som får uppmaningen ska redovisa vilka åtgärder som vidtagits för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Har inga åtgärder vidtagits ska skälen för detta anges. 8 § ska föra ett register över gällande uppgiftskrav (). Registret ska omfatta samtliga uppgiftskrav som ska fullgöras till myndigheter som anges i bilagan till denna förordning. Den myndighet som anges i bilagan ska innan ett upp- giftskrav som innebär att uppgifter ska lämnas till myndigheten in- förs, ändras eller upphör upplysa om förändringen. Myndigheten ska göra ändringarna i Uppgiftskravs- registret. 9 § ska för varje uppgiftskrav innehålla uppgifter om 2.vilka verksamheter som omfattas, 3.grundläggande uppgifter som företaget lämnar när uppgifts- kravet ska fullgöras, 4.andra uppgifter som företaget lämnar när uppgiftskravet ska fullgöras, 5.de olika tillvägagångssätt som företagen kan använda för att fullgöra uppgiftskravet, och 6.uppskattad belastning för företagen att fullgöra uppgiftskravet. får meddela närmare föreskrifter om innehållet i registret. 10 § ska vara offentligt och hållas tillgäng- ligt elektroniskt. Uppgifterna i registret får vidareutnyttjas. Automatiserad samordning av grundläggande uppgifter för företag 11 § Det ska finnas en automatiserad funktion för förmedling av grundläggande uppgifter om företagen mellan myndigheter. Den automatiserade funktionen ska tillhandahållas av Bolags- verket. 12 § De myndigheter som anges i bilagan till denna förordning ska ansluta till den automatiserade funktionen i 11 §. 13 § får, inom ramen för den automatiserade funktio- nen, hantera de grundläggande uppgifterna endast som ett led i teknisk bearbetning för mottagarens räkning. 14 § får meddela föreskrifter om anslutningen till den automatiserade funktionen för samordning av grundläggande upp- gifter. 15 § Den automatiserade funktionen och verksamheten kring den ska finansieras genom avgifter från anslutna myndigheter. Bolags- verket får fastställa avgifter. 16 § När en myndighet som anges i bilagan till förordningen har kännedom om att ett företag eller en grupp av företag är skyldiga att fullgöra ett uppgiftskrav ska myndigheten meddela berörda företag via den myndighetsgemensamma infrastrukturen för säkra elektroniska försändelser från myndigheter till enskilda som till- handahålls av . Myndigheten ska på samma sätt meddela företaget när ett uppgiftskrav som avses i första stycket har fullgjorts. 17 § , och ska samarbeta för att möjliggöra en väl fungerande Uppgiftslämnarservice för företagen. 18 § Personuppgiftslagen (1998:204) gäller vid behandling av personuppgifter i systemet för ett minskat och förenklat uppgifts- lämnande för företagen (Uppgiftslämnarservice för företagen) om inte annat följer av denna förordning. 19 § Mottagaren är personuppgiftsansvarig för behandling av per- sonuppgifter som förmedlas via den automatiserade funktionen för grundläggande uppgifter. är personuppgiftsansvarig för behandling av per- sonuppgifter i den automatiserade funktionen för grundläggande uppgifter med undantag för första stycket. 20 § Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse och skadestånd gäller för behandling av personuppgifter enligt denna förordning. Denna förordning träder i kraft . Myndigheter som ska registrera uppgiftskrav enligt 8 § Myndigheter som ska ansluta sig till tjänsten för förmedling av grundläggande uppgifter enligt 12 § Myndigheter som ska avisera uppgiftskrav enligt 16 § 2 Vårt uppdrag och arbete Utredningen fick i uppdrag att bland annat pre- sentera en tekniskt verifierad lösning som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel en- dast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe (dir. 2012:35). Genom tilläggsdirektiv fick utredningen i upp- drag att ta fram en prototyp av den tekniska lösningen som utred- ningen förordade (dir. 2013:51). I en delredovisning (promemoria dnr 2013/4) pre- senterade utredningen ett förslag som innebär att vissa uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel en- dast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. I delredovisning- en fanns även ett förslag för hur samordningen av det fortsatta arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande kan organiseras samt en redovisning av kostnaden för att genom- föra förslagen. Utredningen slutredovisade ovanstående uppdrag i ett betän- kande (SOU 2013:80). Genom tilläggsdirektiv beslutade (dir. 2013:111) fick utredningen i uppdrag att förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Enligt den uttalade målsättningen ska ett system för företagens uppgiftslämnande finnas på plats senast . Tilläggsdirektiven angav att utredningen ska vidareutveckla pro- totypen inför användandet i ett fullskaligt system. Utredningen ska vidare organisera, samordna och koordinera genomförandet och framtagandet av en teknisk lösning i syfte att minska och förenkla Vårt uppdrag och arbete Utgångspunkten för arbetet ska vara det som föreslås i delredovisningen. Utredningen ska också fortsätta arbetet med att kvalitetssäkra och vidareutveckla uppgiftskraven som framgår av kartläggningen så att de kan ligga till grund för ett uppgiftskravsregister. En samverkanspunkt ska etableras för i första hand myndigheter som arbetat med kartläggningen. Etableringen av samverkans- punkten ska bidra till ett gemensamt synsätt på företagens uppgifts- lämnande så att detta minskar genom att myndigheterna bland annat ökar sin samverkan kring företagens uppgiftslämnande. Ett system för företagens uppgiftslämnande berör många. Ut- redningen ska därför bilda ett forum för att säkerställa användar- vänlighet, inhämta synpunkter och stödja introduktionen av syste- met gentemot myndigheter och företag. Syftet med forumet ska vara att skapa förutsättningar för myndigheter, företag och övriga intressenter att få en fördjupad information om systemet för före- tagens uppgiftslämnande och dess funktion samt möjlighet att läm- na synpunkter. I tilläggsdirektiven ingår också att analysera och redovisa de sek- retessfrågor som förslagen väcker. En del av utredningens arbete har redovisats i det tidigare betänkan- det, SOU 2013:80, avsnitt 2.2. 2015 har utredningens arbete omfattat i huvudsak följande. Genom promemorior vid utgången av januari, april, juni, sep- tember och har utredningen redovisat arbetets fort- skridande. I promemorian som redovisades (dnr 2014/2) lämnade utredningen ett förslag på hur ett system för före- tagens uppgiftslämnande kan genomföras. I promemorian som redo- visades (dnr 2014/26) lämnade utredningen ett förslag till anslutningsplan med en beskrivning av myndigheternas kost- nader och nyttor som tagits fram i samverkan och dialog med aktu- ella myndigheter. förordnades ytterligare experter till utredningen och har utredningen haft cirka 20 experter. Sex av dessa, som förordnats på grund av sin tekniska Vårt uppdrag och arbete expertis, ingick i en särskild gruppering. Utredningens expertgrupp har sammanträtt sammanlagt åtta gånger. Tre av dessa samman- träden har varit mer inriktade på tekniska frågor och dessa sammanträden har bara involverat experter från den särskilda gruppen. Arbetet har bedrivits med aktivt deltagande av och i samråd med experterna. Det har förts särskilda mer ämnesinriktade diskussioner samt bilaterala dialoger med experter inom olika specialområden. Mot denna bakgrund redogör utredningen för uppdraget med användande av vi-form även om det inte funnits fullständig samsyn i alla delar. Utredningen har haft ett omfattande samarbete med framför allt . Detta är föranlett bland annat av utredningens upp- drag att fortsätta arbetet med att kvalitetssäkra och vidareutveckla uppgiftskraven som framgår av tidigare kartläggning så att de kan ligga till grund för ett uppgiftskravsregister. och ut- redningen kom därför överens om att förvaltarskapet över existe- rande kartläggning skulle övergå till utredningen . Utredningen har samrått med , , , , Kammarkollegiet, Läns- styrelsen i , Myndigheten för samhällsskydd och bered- skap, , , , Skogs- styrelsen, , Kommuner och Lands- ting, , , E-delegationen (Fi 2009:01), In- formationshanteringsutredningen (Ju 2011:11), (S 2013:01) och (S 2010:04). Utredningen har träffat enheten för lagstiftning om allmän ordning och säkerhet och samhällets krisberedskap på Justitie- departement för ett allmänt utbyte av erfarenheter. Enheten har ett övergripande ansvar för att samordna rättsväsendets informations- försörjning. Utredningen har deltagit i SIS och it-standardiseringsrådets arbete om XBRL (eXtensible Business Reporting Language) uti- från en förstudie om XBRL för finansiell information. Utredningen har deltagit i konferensen rummet . Utred- ningen har också deltagit i det seminarium som an- ordnat utifrån undersökningen Företagens villkor och verklighet 2014 samt det seminarium som eGovlab ordnade . Vårt uppdrag och arbete Utredningen har träffat angående deras arbete med en intygstjänst för arbetsgivare på uppdrag från Kommuner och Landsting. Utredningen har gett ett särskilt uppdrag till experten att analysera vissa sekretessfrågor. Utredningen har även uppdragit åt PricewaterhouseCoopers att utreda frågor kring PSI (se kapitel 10 och bilaga 13) samt för att ta fram ett förslag till när de kartläggande myndigheterna bör anslutas till systemet för före- tagens uppgiftslämnande. Utredningen har också anlitat för att göra en analys av myndigheternas nyttor och kostnader förknippade med myndigheternas anslutningar, samt för att analysera frågor om samverkanspunkt och forum. Utredningen har genomfört en rättslig hearing för att diskutera och inhämta synpunkter på ett antal rätts- frågor vid hanteringen av grundläggande uppgifter i Sammansatta bastjänsten. Utöver det ovan redovisade har utredningen som framkommit ovan haft ett nära samarbete med samt även Tillväxt- verket, och inom ramen för den genomförandeorganisation som beskrivs närmare i kapitel 5. 2.3Aktuella frågor utöver utredningens uppdrag Under arbetets gång har utredningen uppmärksammat ett antal aktuella frågor som visserligen faller utanför uppdraget men som ändå har direkt bäring på utredningens förslag och dess genom- förande. Vi beskriver här dessa frågor kortfattat med angivande av anknytande pågående arbete. Delredovisningen (promemoria dnr 2013/4) beskriver de problem som är förknippade med de kostnader myndigheter har för att hämta information om företag från andra myndigheter. Problema- tiken belyses bland annat av , Lantmäteriet, Skatte- verket och Transportstyrelsen i en skrivelse till regeringen (AD162/2013), En finansieringsmodell som går i Vårt uppdrag och arbete takt med e-förvaltningens utveckling. Man skriver att avgifter mellan de statliga myndigheterna för återanvändningen av register- information är ett stort hinder för utvecklingen av nya e-tjänster. Grundprincipen för alla uppgiftsuttag och informationssamman- ställningar är att det ska ske till självkostnad. Men det saknas en effektiv modell för intern kostnadsfördelning inom offentlig sektor som stödjer ett informationsutbyte och som utgår från att myndig- heternas information är en gemensam resurs. Många myndigheter ser därför de avgifter för registerinformation som myndigheter tar ut av varandra som en bromskloss för utvecklingen av svensk e- förvaltning. Ovan nämnda myndigheter har lämnat rapporten i framtidens e-samhälle – förslag till omfördelningsmodell till regeringen. I rapporten redovisas ett förslag till en översiktlig omfördelningsmodell som kan vara tillämplig för hela statsförvaltningen. Rapporten pekar på att det finns ett antal frågor av såväl juridisk som teknisk karaktär som måste belysas och utredas innan man kan införa en ny modell. Det är uppenbart att en faktor som avhåller myndigheter från att samordna information om företag mellan sig är att man tar betalt av varandra för informationen. Detta leder till att företag be- höver lämna in uppgifter till myndigheter som dessa lika gärna kunnat hämta från varandra inom den offentliga förvaltningen. Former och villkor för avgiftsfinansiering är en komplex för- valtningsgemensam fråga som fordrar särskilda överväganden och ligger utanför utredningens uppdrag. I det tidigare betänkandet (SOU 2013:80, kapitel 10) redogjorde vi för de generella problemen förknippade med auktorisation (be- hörighet) i samband med konstruktionen av den prototyp som ut- redningen tog fram. Grundproblemet är hur man i ett system kan avgöra om en viss fysisk person har rätt att agera för en juridisk person (företag). Att återskapa den komplexa rättsliga reglering kring firmateck- nare, fullmakter m.m. som avgör vilken eller vilka fysiska personer som har rätt att exempelvis lämna in ett efterfrågat frågeformulär Vårt uppdrag och arbete eller ansöka om en förmån ansågs inte möjligt eller lämpligt för en prototyp. Vi menade också att ett fullskaligt system måste hantera behörighet på ett mer fullständigt sätt. När det stod klart att realiseringen av utredningens förslag i ett fullskaligt system skulle ske inom ramen för (se vidare avsnitt 5.1) var en av förutsättningarna att systemet kunde åter- använda dess lösning för såväl autentisering som behörighetskon- troll. Denna behörighetskontroll bygger i första hand på Bolags- verkets register över firmatecknare för ett visst företag. Detta system för auktorisering eller behörighetshantering passar emeller- tid inte för många av de tänkta användarna och uppgiftslämnings- processerna eftersom det sällan är firmatecknaren för ett företag som sköter dessa. Viss typ av behörighet följer med en fysisk persons ställning, exempelvis har en verkställande direktör eller en särskild firmateck- nare långtgående behörighet att agera för företagets räkning. Annan behörighet kan grundas på en meddelad fullmakt av något slag. Dessa fullmakter kan formuleras mer eller mindre fritt, men inom ramen för en myndighets uppgifts- och ärendehanteringsprocesser är de ofta standardiserade, exempelvis genom att de lämnas via särskild blankett eller e-tjänst. Dessa fullmakter utgör en central integrerad del av myndigheternas processer. I kartläggningen av uppgiftskrav har särskilt noterats om ett uppgiftskrav kan uppfyllas genom ombud eller inte. Om ett ombud ska kunna lämna in uppgifter måste det också finnas en fullmakt som ger ombudet den behörigheten. Genom denna del av kartlägg- ningen kan man få en översikt över hur en förvaltningsgemensam behörighetshantering kan underlätta företagens uppgiftslämnande. I framtida utvecklingsarbete för har en särskild ut- redning för behörighetslösningen planerats. Det är inte bara verk- som behöver hantera behörigheter utan behovet finns i många delar av e-förvaltningen. har på upp- drag av E-delegationen gjort en förstudie för en tänkt infrastruktur kallad Mina fullmakter. I studien har man på ett mer heltäckande sätt gått igenom de tekniska, verksamhetsmässiga och juridiska frågor som fullmakts- och behörighetshantering i elektronisk miljö medför (). Mot bakgrund av ovanstående har utredningen inte djupare utrett hur frågan om behörighet närmare ska hanteras inom syste- Vårt uppdrag och arbete Det framstår som angeläget att framtida utvecklingsarbete tar höjd för möjligheten att kunna återanvända lösningar så att inte varje myndighet – eller myndighetssamarbeten likt – även fortsättningsvis måste ordna behörighetshanteringen på egen hand. 2.3.3Förutsättningar för e-legitimation, single sign-on och attributtjänster I tidigare betänkande (SOU 2013:80) skrev vi att autentisering till såväl den då föreslagna Servicetjänsten som till myndigheternas e- tjänster i första hand bör ske via e-legitimation. Situationen för e- legitimation i myndighetssverige har fram- stått som problematisk eftersom varje myndighet har varit tvungen att själv teckna avtal med flera olika leverantörer av eID-tjänster. Det finns gällande ramavtal för dessa, och det är inte rättsligt möjligt att direktupphandla parallella avtal med flera leve- rantörer. Myndigheter kan ha befintliga avtal, men dessa löper ut . För att lösa problemet har skapat ett valfrihetssystem för e-legitimationer inom offentlig sektor (Svensk e-legitimation). Myndigheter som behöver möjlighet att verifiera e- legitimationer tecknar anslutningsavtal med E-legitimationsnämn- den, som agerar som knutpunkt mellan många olika leverantörer av eID-tjänster. Det har varit svårt att få sådana leverantörer (som banker) att ansluta till ramverket. Men vid konferensen legitimationsdagen den gav dock företrädare för och uttryck för en ambition att tillsam- mans med ha Svensk e-legitimation i drift senast den . Om detta arbete blir lyckosamt skapas goda förutsättningar för att fullt ut kunna hantera autentisering på ett framtidssäkert sätt. Eftersom utredningens förslag realiseras inom ramen för verk- är visserligen de omedelbara problemen med autentisering avvärjda genom att har en fungerande e-legitimations- lösning inom det äldre systemet. Men denna lösning har ingen generell möjlighet till s.k. single sign-on, det vill säga att om använ- daren loggat in på en tjänst kan denna autentisering användas för att få tillgång till andra kopplade e-tjänster utan att användaren Vårt uppdrag och arbete behöver logga in på nytt. Det är en mycket viktig funktion för att systemet för företagens uppgiftslämnande ska upplevas som ett sammanhängande stöd. I det framväxande systemet baserat på Svensk e-legitimation finns större möjligheter att åstadkomma en sådan sammanhängande inloggning. Svensk e-legitimation erbjuder dessutom möjligheten till attri- buttjänster. Attribut kan i detta sammanhang vara godtyckliga egenskaper kopplade till en identitet som en betrodd attribututfär- dare intygar. Exempelvis kan information kring vilka behörigheter eller fullmakter en viss fysisk person har uttryckas som attribut. Det finns alltså uppenbara samordningsvinster i arbetet med be- hörighet och det framväxande systemet för Svensk e-legitimation. Det vore därför bra om man i arbetet kring behörighet inom och levererar behörighet i form av attributtjänster inom det nya systemet för Svensk e-legitimation. 2.3.4Utökat användningsområde för Sammansatta bastjänsten I utredningens förslag om en sammansatt bastjänst är utgångspunkten att denna endast anropas av eller av en myndighets e- tjänst i samband med att ett företag påbörjar fullgörandet av ett uppgiftskrav eller begär att få se företagets uppgifter. Användandet av Sammansatta bastjänsten är därför begränsat genom vem som får ställa frågor och i vilket sammanhang dessa frågor ställs. Den juridiska och verksamhetsmässiga analysen är gjord utifrån denna förutsättning. I samtal med myndigheter och andra har vi uppfattat ett stort intresse av att använda lösningen med en sammansatt bastjänst i andra sammanhang och av andra datakonsumenter. Tekniskt finns inga avgörande hinder för detta, utöver att den enda åtkomst- metoden utgår från att man ställer en fråga om ett specifikt företag. Det finns alltså ingen möjlighet till samtidig överföring av upp- gifter om många olika företag. Men rättsligt och verksamhets- mässigt är det inte möjlighet att använda Samman- satta bastjänsten utanför det angivna användningsområdet. Om det är önskvärt framöver framstår framför allt två ut- ökningar av användningsområdet för Sammansatta bastjänsten som relevanta att utreda nämligen uppdateringar av myndigheternas egna register och tillgång för andra än statliga myndigheter. Vårt uppdrag och arbete Uppdateringar av myndigheters egna register Många myndigheter har egna register med uppgifter om företag som används utanför den verksamhet som avser ärendehandlägg- ning. Man behöver för vissa processer tillgång till uppgifter från en annan källa än företagaren själv för kvalitetskontroll. Sammantaget finns ett behov hos myndigheterna att kunna uppdatera sina in- terna register med uppgifter från en tillförlitlig källa. kan myndigheterna lösa detta genom att exempelvis köpa tillgång till från det allmänna företagsregistret, eller andra register inom offentlig eller privat sektor. Med den lösning utredningen har valt har det som framkommit ovan inte funnits anledning att närmare utreda förutsättningarna för att uppdatera myndigheters interna register direkt från Sam- mansatta bastjänsten. Om Sammansatta bastjänsten ska kunna an- vändas för detta ändamål måste först utredas de personuppgifts- mässiga och sekretessmässiga aspekterna samt under vilka ekono- miska förutsättningar som de dataproducerande myndigheterna kan leverera uppgifter till Sammansatta bastjänsten. Man bör också utreda om den tekniska åtkomsten till Samman- satta bastjänsten måste utökas för att exempelvis möjliggöra över- föring av vissa uppgifter för samtliga företag (eller ett urval av företag som uppfyller vissa kriterier) för att informationen ska kunna ligga till grund för uppdateringar av myndigheters interna register. Tillgång för andra än statliga myndigheter Även andra aktörer än statliga myndigheter kan ha intresse av in- formationen som finns tillgänglig via Sammansatta bastjänsten. Inte minst i den privata sektorn finns flera företag som hand- lar med samma eller liknande uppgifter.