sou · H3B366 · 2015-08-04 00:00:00 — I samma utredning föreslog myndighetscheferna som intervjuades att en liknande modell där gemensamma projekt kunde finansieras med avdrag från pris- och lönekompensationsmedel.140 Regeringen 140 , och (2013), Förutsättningar för digital samverkan – insatser för att främja digitalisering och digital samverkan, Kommuner och Landsting och Governo. Förutsättningar för att nå målet enklare, öppnare och effektivare förvaltning föreslog i det digitala steget att ett anslag för gemensam digital utveckling skulle kunna skapas utifrån effektiviseringsmedel som frigörs genom insatser. Oavsett vilken modell som tillämpas kommer det krävas nationella medel som kan allokeras till gemensamma insatser. Sådan finansiering är även legitimerande och styrande vilket säkerställer snabbare genomföranden för de mest angelägna insatserna. Insikt om kollektiva begränsningar Inom kommunsektorn finns en växande insikt om svårigheterna att bedriva utvecklingsarbete på egen hand. Digitaliseringsfrågorna är resurskrävande, kompetenskrävande och låter sig inte heller avgränsas till en enskild kommun. Komplexa beroenden mellan kommunala system, samt mellan kommuner och statliga myndigheter, gör att det finns en stor insikt om behovet att agera tillsammans. De ekonomiska samt resurs- och kompetensmässiga restriktionerna hanteras genom en kontinuerligt framväxande regional samverkan (jfr , , , m.fl.). De begränsningar som finns måste leda till att hela den kommunala sektorn samverkar, vilket är en fråga inte minst för SKL. har växt från 2 anställda 2010 till 22 heltidsanställda för att möta kommunernas förväntningar och sektorns behov. Det finns en rädsla från regeringens sida att utveckla samverkan mot kommunsektorn på grund av det kommunala självstyret. Problemet med detta är att kommunsektorn framhåller att de centrala frågorna som t.ex. infrastruktur inte alls är en fråga för det kommunala självstyret att utveckla inom varje kommun utan nationella förutsättningar. I takt med att olika branscher och sektorer i samhället allt mer digitaliseras och drar nytta av mobil teknik ökar förväntningarna och kraven på den offentliga sektorn. I ett digitaliserat samhälle blir det institutionella trycket att utforma digitala tjänster stort, i och med att så många olika aktörer i andra branscher kontinuerligt Förutsättningar för att nå målet enklare, öppnare och effektivare förvaltning utvecklas i denna riktning. Det här likriktningstrycket blir centralt och känns av allt mer i den offentliga sektorn. har högt ställda mål på digitaliseringsområdet. Vi ska vara bäst i världen på att tillvarata digitaliseringens möjligheter. Här finns även den svenska självbilden som ett land som är tekniskt nyskapande, innovativt och digitaliserat. Med ett sådant högt ställt politiskt mål för samhällets digitalisering blir det inte trovärdigt om den offentliga sektorns digitalisering tappar fart i relation till omvärlden. Realiteten med en offentlig sektor som tappat sin särställning inom digitaliseringsområdet blir därmed inte acceptabelt. Det finns därmed också skäl att anta att tappade positioner blir en viktig drivkraft för samverkan framöver. Denna insikt om våra tappade positioner återfinns i regeringens handlingsplan för e-förvaltning141 liksom i senare skrifter. Det är även ett av de viktiga skälen till att den svenska digitaliseringspolitiken varit under en kontinuerlig centralisering . 10.8.2Slutsatser kring samverkan i styrsystemet På samtliga styrande nivåer finns ett antal svårigheter som enskilt och sammantaget skapar hinder för en framgångsrik digital samverkan, vilka beskrivs ovan. Sammantaget är det helt centralt att varje myndighet fortsätter att driva och utveckla e-samhället. Det finns ett tydligt behov av att samordna ett antal uppgifter som utgör förutsättningar för digital samverkan, informationsförsörjning och för en livshändelseorienterad utveckling. Frågor som rör digital samverkan, informationssäkerhet och juridik kan inte enskilda myndigheter och kommuner lösa ut på egen hand. Därför behöver den taktiska nivån föras in i den svenska nationella styrningen som den strategiska nivån också behöver stärkas. Den taktiska nivån har i den svenska e-förvaltningshistoriken hanterats på ett fragmenterat 141 (2008), Handlingsplan för eFörvaltning. Förutsättningar för att nå målet enklare, öppnare och effektivare förvaltning sätt och insatserna har inte präglats av uthållighet. Horisontella frågor är tids- och resurskrävande och de aktörer som funnits har inte fått chansen att verka långsiktigt med lämpliga mandat eller finansiering. Exempelvis kring frågor som rör juridiska förutsättningar krävs att regeringen och i förekommande fall kan vara mer lättrörliga för att lösa ut juridiska knutar som hindrar utvecklingen. behöver se sig lite mer som en smörjande serviceorganisation än vad som är fallet . Med visioner och mål som pekar ut ett e-samhälle med medborgares och företagares behov i centrum behövs ett tydligt utpekat ansvar för att ta fram sammanhållna tjänster. Den svenska förvaltningsmodellen kan också jämföras med erfarenheter från andra närliggande länder som valt andra styrmodeller. har exempelvis satsat på att utveckla infrastrukturen, standarder för informationsöverföring och på interoperabilitet mellan de offentliga aktörerna. Där har en myndighet fått ansvar för att hantera den mjuka och hårda infrastrukturen för informationsutbyten mellan offentliga aktörer. , och har satsat på gemensamma tillämpningar och projekt. Speciellt i är styrningen starkare genom att det är regeringen som tar ett tydligare ansvar för e-förvaltningsfrågorna och som driver igenom gemensamma tjänster. I används även ekonomiska incitament för statliga myndigheter och kommuner att realisera utvecklingen. Om återigen ska bli bäst i världen på att tillvarata digitaliseringens möjligheter måste det finnas organisatoriska förutsättningar för styrning och samverkan, och detta finns inte i tillräckligt stor utsträckning . , och (2007), Körkortstillstånd på nätet – utmaningar & lärdomar. , industriell utveckling, . m.fl. (2013), Digital samverkan – exemplifierad genom samordnad detaljplanering och fastighetsbildning (Rapport 2013:29). m.fl. (2013), Effektivare samhällsbyggnadsprocess, ”från ide till färdig byggnad”, med hjälp av digital teknik (Rapport 2013:28). Delegationen mot felaktiga utbetalningar (2008), Hur tryggar vi trygghetssystemen? Kontroller och kontrollmetoder, Rapport 2008, FUT-delegationen. Digidel (2013), Ökad digital delaktighet – förslag från Digidel . Dir. 2009:19, Delegation för e-förvaltning. Dir. 2011:86, Integritet, effektivitet och öppenhet i en modern e-förvaltning (). Dir. 2014:31, Kommittén på det tryck- och yttrandefrihetsrättsliga området. Dir. 2014:39, Stöd och krav avseende arbetslösa personer som tar emot försörjningsstöd. Dir. 2014:65, Kommittén om den personliga integriteten. E-delegationen (2011), Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster. E-delegationen (2011), Vägledning i nyttorealisering version 1.0. E-delegationen (2013), Redovisning av enkätresultat och kommentarer kring myndigheters arbete med öppna data 2013. E-delegationen (2011), Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011. E-delegationen (2013), Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2013. E-delegationen (2014), Checklista för jurister. E-delegationen (2014), Vägledning i nyttorealisering version 2.0. E-delegationen (2015), Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling inom e-förvaltning, version 2.0. E-delegationen (2015), Metod för utveckling i samverkan, version 1.1. E-delegationen (2015), Vägledande Principer för digital samverkan, version 1.3. E-delegationen (2015), Vägledning för digital samverkan, version 4.1. (2014), Uppföljning av ekonomiska nyttor från e-förvaltningsprojekt (ESV 2014:2). (2014), Delivering on the european advantage. (2008), Handlingsplan för eFörvaltning. , och , A (2013), Uppföljning av e-förvalt- ning i , Governo 2013. Goldkuhl G, , och A (2014), Offentliggemensamma digitala resurser: Utmaningar i samstyrning och samanvändning inom svensk e-förvaltning (RESONANS slutrapport), och , 2014. Goldkuhl G, och A (2009), PROFET – processdrivna e-tjänster för näringslivsutveckling i kommuner. Slutrapport från FoU-projekt 2006–2009, . Goldkuhl G, och A (2012), DUKAT för restaurangföretagare – visioner om ett samlat informationssystem, VITS/IEI, . Governo (2015), Den svenska e-förvaltningens utveckling i relation till omvärlden – Jämförande analys av internationella mätningar. Inspektionen för socialförsäkringen och (2014), Onödig efterfrågan inom och – Metodutveckling och resultat från en studie av inkommande telefonsamtal, ISF Rapport 2014:10. , och (2013), Förutsättningar för digital samverkan – insatser för att främja digitalisering och digital samverkan, Kommuner och Landsting och Governo 2013. Modell S, m.fl. (2006), Effektivitet och styrning i statliga myndigheter. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (2014), Strategi för informationssäkerhet i e-förvaltning. (2011), It i människans tjänst – en digital agenda för (dnr N2011/342/ITP). (2011), Uppdrag att samordna och främja myndigheternas arbete med e-förvaltning (N2011/1368/ITP). (2012), Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning (N2012.37). (2015), Uppdrag att analysera konsekvenser av ett krav på e-fakturering (dnr N2015/739/EF). Personuppgiftslagen (1998:204). (2015), som sammanhållen förvaltning, Doktorsavhandling [Kommande], industriell utveckling, . Plan- och bygglag (2010:900). Regeringens proposition, Budgetpropositionen (prop. 2014/15:1). Regeringens proposition (2007/08:160) om utökat elektroniskt utbyte. (2010), Informationsutbyte mellan myndigheter med ansvar för trygghetssystem – Har möjligheter till effektivisering utnyttjats? (RIR 2010:18). Skollagen (2010:800). (2014), Uppdrag att ta fram ett underlag till en handlingsplan för en genomgående elektronisk inköpsprocess, (dnr S2014/6323/RU). Socialtjänstlagen (2001:453) SoL. SOU 2005:32, Regeringens stabsmyndigheter, betänkande från utredningen stabsstöd. SOU 2007:10, Hållbar samhällsorganisation med utvecklingskraft, slutbetänkande från . SOU 2007:75, Att styra staten – regeringens styrning av sin förvaltning, betänkande från . SOU 2008:22, Ett stabsstöd i tiden, betänkande från . SOU 2009:86, Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning, betänkande från E-delegationen. SOU 2010:62 (bilaga 18), Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning, betänkande från E-delegationen. SOU 2013:40, Att tänka nytt för att göra nytta – om perspektivskiften i offentlig verksamhet, slutbetänkande från . SOU 2013:75, Organisering av framtidens e-förvaltning, betänkande från E-delegationen. SOU 2015:28, Gör – digital kompetens, betänkande från . SOU 2015:33, Uppgiftslämnarservice för företagen, slutbetänkande från . SOU 2015:39, Myndighetsdatalag, slutbetänkande från . Statskontoret (2005), Mot en modern och sammanhållen förvaltning – dilemman och strategiska vägval i förvaltningspolitiken. Statskontoret (2005), Mot en modern och sammanhållen förvaltning – åtaganden för fortsatt servicesamverkan. Statskontoret (2013), Systemrelaterade effektiviseringspotentialer i statlig kärnverksamhet, Delrapport, dnr 2013/273-5. Statskontoret (2014), Delegerad digitalisering En utvärdering av E-delegationen (2014:12). (2014), Felaktiga utbetalningar inom Ekonomiskt bistånd i . Kommuner och Landsting (2011), och e-tjänster i kommuner. Kommuner och Landsting (2011), Strategi för eSamhället. The Digital Economy and Society Index (2015), Europeiska kommissionen. UN E-government survey, 2014. Vägledning för webbutveckling, Vägledning för behovsdriven utveckling, Vägledning för vidareutnyttjande av offentlig information, Beslut vid regeringssammanträde . Offentliga tjänster måste kontinuerligt utvecklas för att möta nya krav och förväntningar. utgör en viktig del i denna utveckling. För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning inrättas en delegation för e-förvaltning. Delegationens första uppgift är att utforma ett förslag till strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. Förslaget ska redovisas till regeringen . Därefter ska delegationen koordinera de statliga myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt samt följa upp dess effekter för medborgare, företagare och medarbetare. Delegationen ska vidare koordinera vissa IT-standardiseringsfrågor samt bistå regeringen i det internationella arbetet på området. Delegationen ska lämna delrapporter med underlag och förslag till regeringen. En slutrapport ska lämnas . Regeringen framhöll i budgetpropositionen (prop. 2006/07:1 utg.omr. 2, bilaga 1, avsnitt 2) sin avsikt att stärka styrningen av den förvaltningsgemensamma utvecklingen genom att säkerställa att förvaltningen utvecklar gemensamma principer för hur statlig registerinformation enklare ska kunna utbytas, se till att myndigheter använder enhetliga format för övrig informationsöverföring och kommunikation när det krävs, se till att statsförvaltningen i samverkan med kommuner och landsting utvecklar och tillämpar förvaltningsgemensamma metoder för säker elektronisk kommunikation och dokumenthantering, identifiera angelägna pilotprojekt som ska samfinansieras, samt utveckla former för en sådan finansiering och fördela samordningsansvaret för dessa projekt, samt stärka uppföljningen och granskningen av myndigheternas IT- baserade utvecklingsarbete. beslutade regeringen att tillsätta en statssekreterargrupp med uppgift att stärka samordningen i av frågor som är av strategisk betydelse för utvecklingen av elektronisk förvaltning, med målsättningen att förenkla företags och enskildas kommunikation med myndigheter, höja kvaliteten på myndigheternas beslut samt effektivisera användningen av varje satsad skattekrona. fastställde regeringen en handlingsplan för e-förvaltning (dnr Fi2008/491). Regeringen beslutade att handlingsplanen skulle ligga till grund för den fortsatta hanteringen och samordningen på området. definieras i handlingsplanen som en del av verksamhetsutvecklingen i offentlig förvaltning där man inte bara drar nytta av informations- och kommunikationsteknik, utan även ser till att utvecklingen på området leder till nödvändiga organisatoriska förändringar och vidareutbildning av medarbetare. Målet för e-förvaltningsarbetet är att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service. Där det är till fördel för medborgare och företagare samt där kvaliteten, säkerheten och produktiviteten kan höjas ska myndigheterna samverka sektorsvis. Därigenom ska återta en ledande position inom området elektronisk förvaltning. För att nå detta mål måste de goda erfarenheter som gjorts inom förvaltningen tas till vara som möjligheterna till myndighetsövergripande samverkan och integration förbättras. Den ökade samordningen av e-förvaltningsarbetet som behövs för att uppnå detta bör enligt handlingsplanen företrädesvis ske inom vissa angivna sektorer där regeringen utser samverkansansvariga myndigheter. finns sektorsvisa arbeten med att förbättra informationshanteringen och utöka det elektroniska informationsutbytet, t.ex. inom området geografisk information och fastighetsinformation (), Rättsväsendets Informationsförsörjning (), IT i vård- och omsorgssektorn. I handlingsplanen anges också att kommunernas e-förvaltnings- arbete är av stor betydelse för utvecklingen av e-förvaltningen i stort. Det är därför viktigt att det statliga utvecklingsarbetet löpande samordnas med kommuner och landsting (SKL). överlämnade den s.k. stabsutredningen sitt slutbetänkande Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22). Utredningen föreslog bl.a. att en delegation skulle inrättas med uppgift att säkra att förvaltningens samlade resurser kommer till användning i den fortsatta utvecklingen av e-förvaltningen. överlämnade sitt betänkande Den osynliga infrastrukturen – om förbättrad samordning av offentlig IT-standardisering (SOU 2007:47). I betänkandet, som har remissbehandlats, föreslogs bl.a. att en kanslifunktion skulle inrättas för att utveckla, samordna, förankra, publicera och underhålla förvaltningsgemensamma kravspecifikationer samt ge metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor inom den offentliga förvaltningen. Vidare föreslogs att ett IT-standardise- ringsråd skulle inrättas i syfte att bistå regeringen när svenska ståndpunkter i internationella IT-standardiseringsfrågor tas fram. Förslagen har fått ett brett stöd av remissinstanserna. Utredningen pekar på behovet av att använda format och tillämpningar i gemensamma strukturer samt av att tydliggöra ansvaret inom myndigheterna när det gäller informationsutbyte med andra myndigheter. Utredningen lyfter vidare fram behovet av ökad teknisk samverkansförmåga. Andra områden som behandlats av utredningen är användningen av öppna standarder i upphandling, öppna programvaror och samordning av IT-upphandling. Enligt förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap har Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) rätten att utfärda föreskrifter om ledningssystem för informationssäkerhet () enligt bl.a. standard för ledningssystem för informationssäkerhet. I budgetpropositionen (utg.omr. 2, avsnitt 3 och 5) anges att Verket för förvaltningsutveckling (Verva) ska avvecklas och att regeringen avser att inrätta en delegation för e-förvaltning som ska genomföra regeringens handlingsplan för e-förvaltning. Som ett led i regeringens tillväxtsatsning (prop. 2008/09:01, utg.omr. 2, avsnitt 4) ska arbetet med att öka användningen av elektronisk upphandling intensifieras. Kammarkollegiet har fått i uppdrag att utveckla arbetet inom området. Behovet av en delegation Myndigheterna ansvarar för att fortlöpande utveckla sin verksamhet samt för att ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda och för staten som helhet genom samarbete med andra myndigheter och organisationer. Myndigheterna har en generell serviceskyldighet och dessutom ett ansvar för att främja utvecklingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte. Det finns dock vissa styrnings- och samordningsproblem inom statsförvaltningen. Det förekommer t.ex. visst dubbelarbete när skilda myndigheter utvecklar och upphandlar olika lösningar inom likartade områden. sker utveckling utan att nyttan för användarna tydliggörs. Samverkansprojekt kan försvåras av oklara finansiella, organisatoriska och rättsliga förutsättningar. De tekniska systemens samverkansförmåga varierar. För att förverkliga den förbättrings- och effektivitetspotential som en utvecklad e-förvaltning rymmer, krävs ett strategiskt synsätt på e-förvaltning som omfattar staten som helhet. Därför behövs ett myndighetsövergripande arbete i delegationsform som koordinerar enskilda myndigheters insatser. Syftet med delegationen för e-förvaltning är mot denna bakgrund att effektivisera och utveckla arbetet med e-förvaltning inom den offentliga sektorn. Utgångspunkter för delegationens arbete Samhället förändras på olika områden såväl ekonomiskt och tekniskt som demografiskt och kulturellt. Steg för steg sker en anpassning till ett integrerat och ett globalt samhälle. Rörligheten av arbetskraft och kapital ökar. behöver kunna leva upp till de nya krav och villkor som denna utveckling för med sig och ha en god förändringsförmåga. En viktig aspekt i detta sammanhang är medlemskapet i EU som gör att statsförvaltningen behöver arbeta mer sammanhållet och ta hänsyn till förändringar och krav på administrativt samarbete. Även kommuner och landsting berörs av denna tekniska och administrativa utveckling. Samarbetet i EU styr allt mer de krav som ställs på myndigheter, kommuner och landsting avseende elektroniskt informationsutbyte med och andra EU-länder. Den statliga förvaltningspolitiken syftar till att skapa bästa möjliga förutsättningar för att genomföra regeringens politik till nytta för medborgare och företag (prop. 2008/09:1, utg.omr. 2, avsnitt 3.1). är ett viktigt verktyg för att uppnå detta. När delegationen utför sina uppgifter ska den basera sitt arbete på följande utgångspunkter. Medborgare ska kunna utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service på ett enkelt sätt. ska bidra till att förenkla kontakten mellan förvaltning och medborgare och ska präglas av tillgänglighet och användbarhet. Det är mycket viktigt att denna utveckling sker med ett bibehållet starkt skydd för den personliga integriteten. Delegationen ska även beakta den utveckling som sker inom området e-demokrati, dvs. användning av IT i demokratiska processer. ska bidra till att minska företagens administrativa kostnader och även i övrigt åstadkomma en märkbar förbättring i företagens vardag. Näringslivet ska stödjas genom förenklingar för företagen, när det gäller formerna för uppgiftslämnande och möjligheterna att kunna ta del av data från offentliga register och andra uppgifter. Delegationen ska i sin verksamhet främja konkurrens i enlighet med nationella och gemenskapsrättsliga regler om konkurrens. Den offentliga förvaltningens e-tjänster bör i så stor utsträckning som möjligt bygga på öppna standarder samt använda sig av programvara som bygger på öppen källkod och lösningar som stegvis frigör förvaltningen från beroendet av enskilda plattformar och lösningar. Elektronisk förvaltning, som syftar till att förenkla kontakten med medborgare och företagare, bör alltid ske utifrån användarnas behov och nytta i kombination med beräkningar av den interna produktiviteten. Delegationen bör beakta behovet av att tillgängliggöra offentlig information bl.a. för vidareutnyttjande. har en i stora delar digitalt baserad förvaltning. En mer tillgänglig offentlig information kan bidra till utvecklingen av ekonomin, men också underlätta vardagen för medborgare och företag. Det är av stor vikt att det långsiktiga digitala bevarandet stärks inom e-förvaltningen, både för system och enskilda handlingar. För att detta ska vara möjligt är det nödvändigt att bevarandeperspektivet beaktas när nya system byggs upp. Regeringen prioriterar e-förvaltningsfrågorna genom att skapa en delegation inriktad på att bl.a. bidra till genomförandet av regeringens handlingsplan för e-förvaltning. Delegationen ska, så som föreslogs i betänkandet Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22), i nära samspel med statssekreterargruppen för e-förvaltning, samordna och utveckla det fortsatta arbetet med e-förvaltningen. Delegationen ska också, så som föreslogs i betänkandet Den osynliga infrastrukturen (SOU 2007:47), samordna den offentliga sektorns deltagande i det internationella IT-standardiseringsarbetet avseende e-förvaltning. Delegationen ska ansvara för samordningen på den myndighetsövergripande nivån. Detta innebär dels samordning av e-förvalt- ningsprojekt som är av strategisk natur, dvs. som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning, dels samordning av de myndigheter som har ett eget ansvar att utveckla ett arbete eller en sektor så att respektive sektor väger in intresset för staten som helhet i sitt utvecklingsarbete. Delegationen ska ha följande huvuduppdrag. Utformning av en strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning Utifrån de utgångspunkter som angivits ovan samt de mål som lades fast i handlingsplanen för e-förvaltning, ska delegationen inledningsvis lämna förslag till en strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning till regeringen. Strategin ska innehålla uppföljningsbara mål och delmål som ska uppnås . Delegationen ska i förslaget ange de viktigaste utvecklingsprojekten i statsförvaltningen som behöver prioriteras. Strategin ska innefatta följande områden: