sou · H3B333 · 2015-03-30 00:00:00 — 10 § ska vara offentligt och hållas tillgängligt elektroniskt. Uppgifterna i registret får vidareutnyttjas. föreslås bli ett publikt register som ska hållas tillgängligt för var och en. Registret kan även ge andra möjlighet att skapa tjänster som minskar och förenklar företagens uppgiftslämnande. Paragrafen motsvarar i sak 7 § förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utred- ningens betänkande (SOU 2013:80). Automatiserad samordning av grundläggande uppgifter för företag 11 § Det ska finnas en automatiserad funktion för förmedling av grundläggande uppgifter om företagen mellan myndigheter. Den automatiserade funktionen ska tillhandahållas av . En del av Uppgiftslämnarservice för företagen är en s.k. samman- satt bastjänst för förmedling av grundläggande uppgifter om företagen mellan myndigheterna. Den sammansatta bastjänsten ska tillhandhållas av . 12 § De myndigheter som anges i bilagan till denna förordning ska ansluta till den automatiserade funktionen i 11 §. Regeringen beslutar vilka myndigheter som ska ansluta sig till den sammansatta bastjänsten. Samtliga myndigheter som anges i bilagan ska ansluta som så kallade datakonsumenter och/eller data- producenter. Att myndigheten ska använda de uppgifter som förmedlas till att minska och förenkla uppgiftslämnandet framgår av 6 § i föreslaget. 13 § får, inom ramen för den automatiserade funktionen, hantera de grundläggande uppgifterna endast som ett led i teknisk bearbetning för mottagarens räkning. befattning med uppgifterna som förmedlas i den sammansatta bastjänsten är begränsat till vad som är nödvändigt för att tekniskt bearbeta dessa för mottagarens räkning. får t.ex. inte uppdatera egna register med hjälp av uppgifter i den sammansatta bastjänsten. 14 § får meddela föreskrifter om anslutningen till den automatiserade funktionen för samordning av grundläggande uppgifter. Bestämmelsen innebär att kan utfärda föreskrifter om hur myndigheter tekniskt ska ansluta till funktionen. kan också utfärda föreskrifter om t.ex. säkerhetslösningar. har länge arbetet med frågor om samordning av information mellan myndigheter. Myndigheten har t.ex. tagit initiativ till och varit drivande i arbetet med att definiera grund- läggande uppgifters bästa källa. Bestämmelsen innebär därför också att har möjlighet att föreskriva vad som är bästa källa. 15 § Den automatiserade funktionen och verksamheten kring den ska finansieras genom avgifter från anslutna myndigheter. får fastställa avgifter. Bestämmelsen ger rätt att besluta om avgifter för att finansiera den automatiserade funktionen och verksamheten kring den. Datakonsumenternas kostnad för de uppgifter som förmedlas via den sammansatta bastjänsten får bestämmas enligt de principer som gäller för uppgiften och utlämnandet i fråga. 16 § När en myndighet som anges i bilagan till förordningen har känne- dom om att ett företag eller en grupp av företag är skyldiga att fullgöra ett uppgiftskrav ska myndigheten meddela berörda företag via den myndig- hetsgemensamma infrastrukturen för säkra elektroniska försändelser från myndigheter till enskilda som tillhandahålls av . Myndigheten ska på samma sätt meddela företaget när ett uppgifts- krav som avses i första stycket har fullgjorts. I bestämmelsen införs en skyldighet för de myndigheter som anges i bilagan att när de har kännedom om att ett företag ska fullgöra en bestämd uppgiftsskyldighet meddela företaget via Mina med- delanden. Företaget ska också meddelas när det fullgjort en sådan uppgiftsskyldighet. 17 § , och ska samarbeta för att möjliggöra en väl fungerande Uppgiftslämnarservice för företagen. , och tillhandhåller olika funktioner i Uppgiftslämnarservice för företagen. Myndigheterna ska samarbeta för att skapa, utveckla och förvalta en väl fungerande Uppgiftslämnarservice för företagen. 18 § Personuppgiftslagen (1998:204) gäller vid behandling av personuppgifter i systemet för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (Uppgiftslämnarservice för företagen) om inte annat följer av denna förordning. Som framgår av lydelsen gäller personuppgiftslagens regler för behandling av personuppgifter i Uppgiftslämnarservice för före- tagen om inte avvikande bestämmelser finns i den föreslagna förordningen. Paragrafen är en upplysningsbestämmelse och mot- svarar 16 § i förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80). 19 § Mottagaren är personuppgiftsansvarig för behandling av person- uppgifter som förmedlas via den automatiserade funktionen för grund- läggande uppgifter. är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i den automatiserade funktionen för grundläggande uppgifter med undantag för första stycket. Första stycket reglerar personuppgiftsansvaret för de myndigheter som tillhandahåller e-tjänster till stöd för företagens författnings- reglerade uppgiftslämnande när e-tjänsterna inhämtar grund- läggande uppgifter via Sammansatta bastjänsten. Mottagaren har ansvar för den personuppgiftsbehandling som sker vid såväl för- frågan som inhämtande av de grundläggande uppgifterna. Bolags- verket kommer avseende förmedlingen av de grundläggande upp- gifterna att vara personuppgiftsbiträde till mottagaren. Andra stycket reglerar personuppgiftsansvar för de personuppgifter som kan komma att behandlas inom ramen för Sammansatta bastjänsten och verksamheten kring densamma och som inte avser behandlingen av de grundläggande uppgifterna som förmedlas i tjänsten. 20 § Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse och skadestånd gäller för behandling av personuppgifter enligt denna förordning. Personuppgiftslagens bestämmelser om rättelse och skadestånd ska gälla vid behandling av personuppgifter. Vad gäller rättelse innebär bestämmelsen att mottagaren och i sina roller som personuppgiftsansvariga i enlighet med 28 § personuppgiftslagen blir skyldiga att på begäran av den registrerade rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med den aktuella lagen eller föreskrifter som har meddelats med stöd av lagen. Den personuppgiftsansvarige ska vid rättelse även underrätta tredje man till viken uppgifterna har lämnats ut om den vidtagna åtgärden, om den registrerade begär det eller om mera betydande skada eller olägenhet för den registrerade skulle kunna undvikas genom en underrättelse. Den personuppgiftsansvarige behöver dock inte lämna någon sådan underrättelse om detta visar sig vara omöjligt eller skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats. Beträffande skadestånd innebär bestämmelsen att mottagaren och i sina roller som personuppgifts- ansvariga, i enlighet med 48 § personuppgiftslagen, ska ersätta den registrerade för skada och kränkning av den personliga integriteten som en behandling av personuppgifter i strid med den aktuella lagen har orsakat. Paragrafen motsvarar 20 § i förslaget till för- ordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utred- ningens betänkande (SOU 2013:80). Denna förordning träder i kraft . Myndigheter som ska registrera uppgiftskrav enligt 8 §. Myndigheter som ska ansluta sig till tjänsten för förmedling av grundläggande uppgifter enligt 12 §. Myndigheter som ska avisera uppgiftskrav enligt 16 §. Alhir, S. (Spring 2000) Understanding Use Case Models. Methods and Tools. Kartläggning av företags uppgifts- N2012/311/ENT. Sammansatt bastjänst för grund- läggande uppgifter om företag – Uppdraget att kartlägga och analysera N2014/3756/ENT. E-delegationen (2012) E-delegationen (2014) Vägledning för organisering av Myndighetsranking 2013 – Så klarar bemötande gentemot små företag. Precise Use Cases. Råd för att bedöma nyttor och kostnader för att publicera data- – länkade öppna data. (2012) Förstudierapport Mina fullmakter (PID116030)1. Regeringen, Näringsdeparte- mentet (2012) Öppna data i . Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning (N2012.37, dnr N2012/6402/ITP). Delegerad digitalisering - En (Rapport 2014:12). förutsättningar för förvaltning av samverkanspunkt och forum för uppgiftslämnande (dnr 2014-4459). Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen En utredare ska presentera förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. De uppgifter som avses är sådana där själva uppgiftslämnandet har sin grund i lag, förordning eller myndighetsföreskrifter. I uppdraget ingår att redovisa bl.a. de rättsliga och tekniska förutsättningarna för att skapa ett system där uppgifter kan användas av flera myndigheter och leda till ett informationsutbyte mellan myndigheterna. uppgiftslämnande (AD 62-1047/2008) om hur företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter skulle kunna minska ska ligga till grund för arbetet. Utredarens uppgift är att lämna förslag på hur samordning, samråd, referensregister, informationsutbyte och tillgång till statistik kan organiseras, lämna förslag på hur ett system för effektivt informationsutbyte mellan myndigheter faktiskt och tekniskt kan utformas, analysera och samordna de uppgifter som företagen lämnar in till statliga myndigheter och som kommer att omfattas av den kartläggning som tretton myndigheter utför enligt ett uppdrag som regeringen lämnade (N2011/5884/ENT), analysera de sekretessfrågor som uppkommer i samband med de av utredaren lämnade förslagen och föreslå de författnings- ändringar som bedöms nödvändiga, analysera de integritetsfrågor som uppstår vid behandling av personuppgifter och föreslå de författningsändringar som bedöms nödvändiga, redovisa vilka samordningsvinster för myndigheter som sam- ordningsfunktionens verksamhet kan ge, redovisa minskningen av de administrativa kostnaderna för företagen och budgetkonsekvenser för myndigheterna, samt ta fram indikatorer för att mäta företagens och myndigheternas minskade kostnader och nyttan med förslaget samt indikatorer för att mäta om företagens irritation över att lämna uppgifter minskar. Ett delbetänkande med ett utkast till förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe och hur samordningen av detta kan organiseras m.m. samt förslag till finansiering av detta ska lämnas . Ett slutligt förslag enligt direktiven ska lämnas till (Närings- departementet) . Ett förenklat och minskat uppgiftslämnande aviserades i budget- propositionen (prop. 2011/12:1, utgiftsområde 24 Näringsliv, s. 59). I propositionen anges det att regeringen avser att tillsätta en kommitté som ska arbeta med att genomföra förslag för att förenkla företagens uppgiftslämnande till myndigheter. Mål-sättningen om ett rapporteringstillfälle ligger i linje med regeringens övergripande mål i arbetet med att förenkla för företagen och att åstadkomma en märkbar positiv förändring i företagens vardag. Regeringen gav i uppdrag att utarbeta ett förslag för att minska företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter (N2007/8915/MK). en kartläggning av företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter, en kartläggning och erfarenhetsinhämtning av hur uppgifts- lämnande sker i andra länder såsom , och , förslag till hur företagens uppgiftslämnande kan minska och hur myndigheternas hantering av uppgifter kan samordnas och effektiviseras, en analys av de sekretessfrågor som förslagen väcker, och en analys av de för- och nackdelar som förslagen medför, särskilt kostnader och nytta. I uppdraget ingick även att redovisa de förutsättningar som krävdes bl.a. rättsligt, tekniskt, administrativt och organisatoriskt för att genomföra förslagen. skulle också föreslå de författningsförändringar som krävdes. redovisade sitt uppdrag till regeringen i rapporten uppgiftslämnande (AD 62-1047/2008). förslag gav upphov till frågor som behövde beredas ytterligare. Det gällde bl.a. sekretessbestämmelser, beslutanderätt för det föreslagna samordningsorganet och omfattningen av upp- giftslämnandet. Vidare var det svårt att överblicka de fullständiga konsekvenserna av förslaget. Arbetet med att skapa ett system för hur företagens upp- giftslämnande ska kunna minska och förenklas har pågått . Utgångspunkten för arbetet har förändrats i takt med att ny teknik utvecklats. En större medvetenhet finns nu om behovet av ”smarta” tekniska lösningar i kontakterna med myndigheter. För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda förutsättningar för myndighetsövergripande samordning inrättade regeringen en delegation för e-förvaltning – E- delegationen (dir. 2009:19). E-delegationen ska bl.a. koordinera de statliga myndigheternas it-baserade utvecklingsprojekt och följa upp deras effekter. Delegationen består av ledamöter från myndig- heter och Kommuner och Landsting samt representanter från . Ett sekretariat biträder delegationen. En arbetsgrupp, ett it-standardiseringsråd, en expertgrupp för rättsliga frågor, en expertgrupp för internationell e-förvaltning och en referensgrupp har knutits till delegationen. I E-delegationen pågår arbete med en e-förvaltning som bl.a. ska bidra till att minska företagens administrativa kostnader och även i övrigt åstadkomma en märkbar förbättring i företagens vardag. De uppgiftskrav som statliga myndigheter riktar mot närings- livet kan vara av skilda slag. Det kan vara fråga om uppgifter av finansiell natur liksom uppgifter som rör s.k. grunddata, dvs. adressuppgifter, företagets rättsliga status, organisationsnummer m.m. En god överblick över de informationskrav som riktar sig till företag finns i databas , där cirka 4 600 informationskrav som riktar sig till företag är samlade. Utvecklingen har påverkat förutsättningarna för att skapa ett system för företagens uppgiftslämnande på det sätt som föreslås i . För att företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter ska vara enkelt och kostnadseffektivt behövs en samordning och en struktur kring företagens uppgiftslämnande och myndigheternas uppgiftsinhämtning. Vidare bedöms det finnas ett behov av att kunna följa företagens uppgiftslämnande när det gäller exempelvis vilken belastning uppgiftskraven innebär för företagen och hur de fördelar sig . Regeringen gav tretton statliga myndigheter i uppdrag att inom sitt respektive verksamhetsområde genomföra en kartläggning av näringsidkares uppgiftslämnande till statliga myndigheter som följer av lag, förordning eller myndighetsföreskrifter och att sammanställa dessa i ett register (N2011/5884/ENT). koordinerar arbe- tet. Registret kommer att vara ett s.k. metadataregister, dvs. 1 I databasen finns företagens uppgiftsskyldighet dokumenterad avseende lagstöd och informationskrav riktade mot näringslivet, se . innehålla uppgifter hänförliga till en enskild näringsverksamhet eller näringsidkare. De metadatauppgifter som bildar det s.k. refe- rensregistret kommer fortlöpande att behöva uppdateras. Upp- draget ska slutredovisas till (Närings- departementet) . Utredaren ska lämna förslag på hur myndigheternas arbete kring företagens uppgiftslämnande ska kunna samordnas. Utredaren ska särskilt beakta hur denna samordning kan organiseras för att möjliggöra en samordning i samband med tillkomsten av nya uppgiftskrav eller borttagande av uppgiftskrav som riktar sig till företag, en god och enhetlig beskrivning av uppgiftskraven i referens- registret ska kunna vidmakthållas, möjligheterna till samråd mellan myndigheter säkerställs, och behovet av information till myndigheter och externa intres- senter som exempelvis företagarorganisationer samt statistik kan tillgodoses. föreslå nödvändiga författningsändringar, utreda kostnaden för samordningen, initialt och löpande, och föreslå en finansiering. Analys och samordning av uppgiftskraven Det framgår av E-delegationens betänkande Strategi för myndig- heternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86) att det inte finns någon samordnad eller gemensam hantering av språkliga lösningar eller informationsstruktur hos myndigheter. Myndigheter använder därför olika termer för samma företeelse och informationen är strukturerad på olika sätt. Denna olikhet anser E-delegationen vara ett av de större generella problemen vid utveckling av gemensamma lösningar med oberoende parter. Kartläggningen enligt regeringens uppdrag från utgår från de informationskrav som finns i Kartläggningen kommer dels att på en över- gripande nivå omfatta företags totala uppgiftslämnande, dels vara en djupare kartläggning avseende s.k. grundläggande uppgifter. Med detta menas exempelvis adressuppgifter och företags organi- sationsnummer. Med utgångspunkt i den kartläggning som görs av de myndig- heter som omfattades av regeringens uppdrag och företagens behov och begreppsvärld ska utredaren lämna förslag på i vilken utsträckning dessa uppgifter kan eller behöver samordnas samt beskriva vilka för- och nackdelar en samordning kan innebära för företagen och för myndigheterna, och lämna förslag på hur man säkerställer att uppgifterna når rätt mottagare (myndighet). Utredaren ska inte lämna förslag till författningsändringar i denna del. Teknisk lösning för ett effektivt uppgiftsutbyte m.m. Frågan om ett effektivt utbyte av uppgifter mellan myndigheter ger upphov till tekniska och juridiska problemställningar. Sättet på vilket uppgiften återanvänds, exempelvis hämtas in från en myndighet av en annan myndighet, innebär att olika sekretessbestämmelser är tillämpliga. Valet av teknisk lösning för överföring av information genererar i sig olika frågeställningar bl.a. i fråga om sekretess och personuppgiftsbehandling. Det behövs därför en helhetssyn för att skapa en fungerande lösning när det gäller möjligheten för myndig- heter att återanvända eller dela uppgifter mellan sig (jfr. direktiven till , dir. 2011:86). Valet av teknisk lösning (plattform) dit företagen lämnar sina uppgifter är också viktigt. Regeringen återkommer till frågorna om personuppgiftsskydd och sekretess i det följande. föreslå en tekniskt verifierad, effektiv lösning som möjliggör informationsutbyte mellan myndigheter med ambitionen att detta utbyte av information sker direkt i den tekniska lösningen, dvs. den tjänst som företagen lämnar sina uppgifter till och som kan skräddarsys efter de enskilda myndigheternas informationsbehov, föreslå en teknisk lösning som beaktar skyddet av den enskildes integritet, beakta de riktlinjer för säkert informationsutbyte ”Vägledning för automatiserad samverkan”2 som E-delegationen gett ut, beakta vikten av att den förvaltningsgemensamma e- utvecklingen hålls samman, föreslå de författningsändringar som bedöms nödvändiga, utreda kostnaden för införande och förvaltning av föreslagen teknisk lösning, och föreslå en finansiering. Det är av vikt att myndigheterna på ett rättssäkert och effektivt sätt kan fullgöra sina uppgifter som enskildas personliga integritet skyddas. Det går inte att utesluta att det system för uppgiftslämnande som föreslås kan komma att innehålla uppgifter hänförliga till fysiska personer. Grundläggande bestämmelser om skydd för den personliga integriteten finns i regeringsformen, för- kortad RF. Av 1 kap. 2 § RF framgår att det allmänna ska värna om den enskildes privatliv. Av 2 kap. 6 § RF framgår vidare att var och en är skyddad gentemot det allmänna mot betydande intrång i den personliga integriteten, om det sker utan samtycke och innebär kartläggning eller övervakning av den enskildes personliga för- hållanden. Denna rättighet är dock inte absolut utan kan begränsas i lag enligt de förutsättningar som närmare anges i 2 kap. 21 § RF. Enligt artikel 8 i den europeiska konventionen om skydd för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande friheterna (Europa- konventionen) har var och en rätt till respekt för sitt privat- och familjeliv, sitt hem och sin korrespondens. En offentlig myndighet får inte inskränka dessa rättigheter annat än med stöd av lag. Vidare gäller att en sådan inskränkning endast får ske om det i ett demokratiskt samhälle är nödvändigt med hänsyn till statens säkerhet, den allmänna säkerheten, landets ekonomiska välstånd eller till förebyggande av oordning eller brott eller till skydd för hälsa eller moral eller andra personers fri- och rättigheter. Europa- konventionen gäller som svensk lag. Av regeringsformen följer även att en lag eller annan föreskrift inte får meddelas i strid med åtaganden enligt konventionen (2 kap. 19 § RF). En bestämmelse om respekt för privatlivet och familjelivet finns även i artikel 7 i EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna, som har samma rättsliga status som fördragen. Av artikel 8 i stadgan följer vidare bl.a. att var och en har rätt till skydd för de personuppgifter som rör honom eller henne. Stadgan riktar sig till medlemsstater endast när de tillämpar unionsrätten (artikel 51.1). I den mån en rättighet i stadgan motsvaras av rättigheter som skyddas av ska de ges samma innebörd och räckvidd som konventionen, men unionsrätten kan även till- försäkra ett mer långtgående skydd än konventionen (artikel 52.3). Grundläggande bestämmelser om behandling av personuppgifter finns i personuppgiftslagen (1998:204), förkortad PUL. Genom lagen genomfördes och rådets direktiv /46/EG av om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (dataskyddsdirektivet). PUL innehåller generella regler som, med vissa undantag, ska tillämpas i hela samhället av både myndigheter och enskilda. Den är dock subsidiär i förhållande till annan lag eller förordning. Behov av undantag och preciseringar på olika områden kan därmed tillgodoses genom särreglering i s.k. registerförfattningar. En sådan särreglering får dock inte stå i strid med dataskydds- direktivet. Syftet med de särskilda registerförfattningarna är att anpassa regleringen till de särskilda behov som myndigheterna har i sina respektive verksamheter samt att göra avvägningar mellan behovet av effektivitet i berörd verksamhet och behovet av skydd för den enskildes integritet. Möjligheten att i en registerförfattning före- skriva särskilda bestämmelser för en viss typ av verksamhet har utnyttjats flitigt i den nationella lagstiftningen och det finns därför i dag ett stort antal registerförfattningar som reglerar hanteringen av personuppgifter inom olika områden. Utredaren ska, efter en avvägning mellan behovet av ett effektivt informationsutbyte och skyddet för den personliga integriteten, bl.a. klargöra vilka regler som bör gälla och om det finns behov av särskilda regler för behandling av personuppgifter med anledning av inrättandet av ett tekniskt system för elektronisk överföring av information till myndigheter, och föreslå de författningsändringar som bedöms nödvändiga. Det är viktigt att de förslag utredaren lägger fram beaktar respekten för den personliga integriteten så som den skyddas av internationella åtaganden om de mänskliga rättigheterna och svensk lag. I detta sammanhang ska särskilt frågan om skyddad identitet uppmärksammas. På uppdrag av regeringen har den s.k. , i betänkandena Skyddet för den personliga integriteten – kartläggning och analys (SOU 2007:22) och Skyddet för den personliga integriteten – Bedömningar och förslag (SOU 2008:3) gjort en kartläggning och analys av skyddet för den personliga integriteten. Kommitténs utredning är mycket omfattande och kan, dock med beaktande av att den är , användas som grund för en bedömning av de integritetsfrågor som uppstår i samband med ett ökat informationsutbyte mellan myndigheter och tredje part. Även den redovisning av bakgrund och gällande rätt som finns i slutbetänkande Allmänna handlingar i elektronisk form – offentlighet och integritet (SOU 2010:4) kan vara till hjälp i arbetet. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), förkortad OSL, innehåller sekretessbestämmelser som bl.a. syftar till att i det allmännas verksamhet skydda känsliga uppgifter om enskilda.