sou · H3B366 · 2015-08-04 00:00:00 — En förvaltning som håller ihop SOU och Ds kan köpas från kundtjänst. Beställningsadress: kundtjänst, 106 47 För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av . Svara på remiss – hur och varför. Statsrådsberedningen, SB PM 2003:2 (reviderad ) En kort handledning för dem som ska svara på remiss. Häftet är gratis och kan laddas ner som pdf från eller beställas på regeringen.se/remiss. Layout: Kommittéservice, . Tryck: , 2015. Vid regeringssammanträdet bemyndigade regeringen statsrådet att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas it baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning (dir. 2009:19). Delegationen fick ett tilläggsdirektiv (dir. 2010:32) med uppdrag om vidareutnyttjande av offentlig information och riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier. Generaldirektören förordnades att vara ordförande i för e-förvaltning (Fi 2009:01) . I bilaga 5 finns en förteckning över delegationens övriga ledamöter, experter och sekretariat, samt även E-delegationens arbetsgrupp, expertgrupp för rättsliga frågor och referensgrupp. entledigades , och generaldirektören förordnades till delegationens nya ordförande. anställdes som kanslichef till och med . anställdes som kanslichef . Delegationen har antagit namnet E-delegationen. Delegationen överlämnade sitt första betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). Därefter har följande betänkanden redovisats: Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e förvaltning (SOU 2010:20) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen till effektivare e-förvaltning (SOU 2011:67) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – den mjuka infrastrukturen på väg (SOU 2012:18) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster (SOU 2012:68) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – samordning och digital samverkan (SOU 2013:22) Organisering av framtidens e-förvaltning (SOU 2013:75) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. It-standardise- ring inom (SOU 2013:77) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – bättre juridiska förutsättningar för samverkan och service (SOU 2014:39) Automatiserade beslut – färre regler ger tydligare reglering (SOU 2014:75) Delegationen överlämnar sitt slutbetänkande En förvaltning som håller ihop (SOU 2015:66). Delegationens uppdrag är härmed slutfört. Disposition och läsanvisningar .............................................. E-delegationens rekommendationer, erfarenheter och uppdrag Förutsättningar för att nå målen för Hur används digitaliseringens möjligheter? 2.3Rekommendationer för att driva på den gemensamma Digitala tjänster som förstahandsval ...................... Kostnadsfri grundläggande information ................ 2.3.3Långsiktigt hållbar finansiering för gemensamma digitala tjänster ................................. 2.3.4Förstärk förmågan att skapa juridiska förutsättningar för förvaltningsgemensam 2.3.5Behovet av balans mellan effektivitet och 2.3.6Elektroniska underskrifter och andra Informationsutbyte vid försörjningsstöd .............. Utökat elektroniskt utbyte i processen för bygglov och planhantering ..................................... Analys av sekretess vid outsourcing ............................. Prövning av skaderekvisit....................................................... E-delegationens uppdrag och erfarenheter .................... Allmänt om E-delegationens organisation ............ Behovsdriven utveckling – att samverka med medborgaren i fokus ............................................... Samordning av stöd till Uppföljning av det samlade arbetet med PSI och öppna data ................................................. Behovet av kompetens inom Redovisning av E-delegationens uppdrag utifrån Regeringens intention och E-delegationens uppdrag........... Redovisning utifrån direktiv 2009:19..................... Redovisning utifrån tilläggsdirektiv 2010:32 ......... Redovisning utifrån tilläggsdirektiv 2013:40 ......... Ett forskarperspektiv om e-förvaltningsutveckling Digitaliseringens historia kopplat till svensk har utretts i många omgångar ......................... på e-förvaltningsområdet… ........ Efter Statskontoret bildades… ............................... Sedan tillsattes en utredning… ............................... Utredningens förslag låg till grund för… ............ Sedan tillsattes en ny stabsutredning… ............... förslag låg till grund för…..... 7.1.7Styr- och samverkansformer har utretts, bland annat av…............................................................... 7.1.8Så har man även tittat på framtidens utmaningar, t.ex… ................................................. Efter E-delegationen – vad händer sen? ”Same same but different” .................................... Problem i en fragmenterad förvaltning ....................... 8.1.9Exempel på livshändelser där medborgare kan 8.1.10Gränssnittens betydelse för medborgarnas kontakter med offentlig sektor ............................ Exempel på problembilder i den offentliga e-förvaltningsutveckling i relation till 9.2Uppföljning och analys av den svenska Analys av fyra internationella undersökningar ... Förutsättningar för att nå målet enklare, öppnare och Hur går det att samverka i en fragmenterad förvaltning? Principer för en sammanhållen förvaltning......................... Att utveckla service i samverkan ......................................... Hur ser styrningen ut på olika nivåer i organisationen? Hur ser samverkan ut mellan offentliga aktörer?............... 10.6.1 Former för samverkan........................................... 10.6.2Gemensamma förutsättningar för digital Hinder för digital samverkan ................................ Drivkrafter för digital samverkan ......................... 10.6.5Slutsatser kring samverkan mellan offentliga 10.7 Samverkan i styrsystemet ..................................................... Vad behöver hanteras på den strategiska Vad behöver hanteras på den taktiska nivån? 10.7.3Vad behöver hanteras på den operativa nivån? 10.8 Drivkrafter för ökad styrning .............................................. 10.8.1 Starkare styrning utifrån kvalitativa underlag...... 10.8.2 Slutsatser kring samverkan i styrsystemet ........... Förvaltningspolitikens grundläggande värden ............... E-delegationen har drivit på den förvaltningsgemensamma utvecklingen för att skapa förutsättningar att nå regeringens övergripande mål för e-förvaltningen.1 För att kunna utveckla kvalitativa sammanhållna e-tjänster med hög användningsgrad är det viktigt att utgå från medborgarnas och företagarnas behov. Den svenska förvaltningen står därmed inför ett antal utmaningar för att lyckas nå målen. Offentlig sektor har ofta varit fragmentarisk i sättet att utveckla e-tjänster till medborgare och företag, då myndigheter oftast utgått från det egna uppdraget och inte sett vikten av att samverka över organisationsgränser för att tillgodose medborgares och företagares behov av sammanhållna e-tjänster. En förklaring till detta kan vara att den svenska förvaltningsmodellens fördelar med att snabbt kunna ställa om till ett digitaliserat samhälle, upplevs bli problematisk när det gäller förvaltningsövergripande samverkan. Frivilligheten och självständigheten kan upplevas som hinder för samverkan. I detta sammanhang kan det slås fast att det goda engagemanget och tilliten hos myndigheterna som byggts upp inom E-delegationen har varit en framgångsfaktor för utvecklingen av förvaltningsgemensamma e-tjänster. Statskontoret har även konstaterat att delegationen har förmått att tillvarata driv- och utvecklingskraften hos de myndigheter som ingår i delegationen.2 har varit föregångsland inom e-förvaltnings- utvecklingen. De senaste årens internationella mätningar visar dock att denna position håller på att försämras, då den offentliga 1 (2012), Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning (N2012.37). Målbild: En enklare vardag för medborgare, förvaltning som stödjer innovation och delaktighet, Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. 2 Statskontoret (2014), Delegerad digitalisering En utvärdering av E-delegationen (2014:12). sektorns digitalisering har börjat halka efter. Vad detta beror på kan diskuteras men trenden är stark och går inte att bortförklara. går digitaliseringen snabbare i många andra länder än i . De komparativa fördelarna av självständiga myndigheter att snabbt komma till beslut kring digitalisering är inte längre tillräckligt. Mycket av den utveckling som realiseras i andra länder bygger på gemensamma identifieringslösningar, säker infrastruktur för kommunikation, registerhantering och lagstiftning kopplad till denna samt inte minst gemensamma sammanhållna kundmöten i livshändelser. Oavsett vilka vägval som görs i den offentliga sektorn behöver samverkan mobiliseras. För detta krävs centrala inriktningsbeslut och en nationell styrning och samordning. Förutsättningar för att nå målen för e-förvaltningsutvecklingen Regeringen behöver fortsätta driva på en utveckling som syftar till att lösa de samverkanshinder som motverkar de övergripande målen med e-förvaltningen. Delegationen lämnar därför följande rekommendationer och ställningstaganden: Digitala tjänster ska, så långt det är möjligt och där det är relevant, vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med medborgare och företag. Regeringen behöver därför driva en utveckling som leder till att digitala tjänster införs som förstahandsval i offentlig sektor. Regeringen behöver vidta åtgärder för att möjliggöra ett avgiftsfritt informationsutbyte mellan myndigheter. Utgångspunkten ska vara att myndigheternas samlade informationsmängder ska ses som en myndighetsgemensam resurs och att lösningen ska bidra till en effektivare förvaltning. En långsiktigt hållbar finansieringsmodell för utveckling, förvaltning och drift av förvaltningsgemensamma lösningar är en förutsättning för att nå regeringens mål för e-förvaltningen. Därför behöver regeringen gå vidare med att utreda finansieringsmodeller enligt de överväganden som görs i Budgetpropositionen . Regeringen behöver stärka sin förmåga att omhänderta och driva på nödvändiga författningsändringar för att skapa bättre förutsättningar för förvaltningsgemensam e utveckling. Det ställer krav på samverkansförmågan hos myndigheterna under regeringen, , regeringen och . En förutsättning för detta är att regeringen förbättrar den interdepartementala samordningen av juridiska frågor. Det finns brister i regleringen av förutsättningarna för en effektiv e-förvaltning och ett välavvägt integritetsskydd när det gäller automatiserad behandling av uppgifter om enskilda. Det påverkar även enskildas tilltro till myndigheterna. Det är angeläget att regeringen har ett helhetsperspektiv när resultaten av tillsatta utredningar bereds. Det behövs en ny genomgång av regler som kräver egenhändig underskrift eller fysiska originalexemplar så att onödiga hinder mot elektroniska rutiner kan undanröjas. Det finns behov av att utländska medborgare ska kunna få Svensk e-legitimation eller kunna legitimera sig med en utländsk e-legitimation i svenska e-tjänster. Det finns kvarvarande utmaningar för elektroniskt informationsutbyte mellan socialnämnder och andra myndigheter vid handläggning av ärenden avseende försörjningsstöd. Det medför att ärenden delvis måste hanteras manuellt. Onödiga hinder i författningsregleringen mot elektronisk hantering av bygglov och planhantering vid informationsutbyte mellan kommuner och länsstyrelser behöver undanröjas. Analys av sekretess vid outsourcing Frågan om sekretess utgör hinder för outsourcing av drift till en privat utförare har uppmärksammats till följd av JO:s kritik mot en offentlig vårdgivare för att ha lämnat ut sekretesskyddade uppgifter till en privat utförare. E-delegationen har av denna anledning genomfört en förstudie. Förstudien syftar dels till att klarlägga rättsläget om i vilken mån sekretess utgör ett hinder för outsourcing, dels skapa underlag för en bedömning av om det finns anledning för delegationen att överväga författningsåtgärder inom området. är det önskvärt att regelverket kan förtydligas i syfte att förenkla förfarandet vid utlämnande av uppgifter till en tjänsteleverantör. Delegationen bedömer dock inte att förstudien ger tillräckligt stöd för slutsatsen att behovet av författningsändringar är så stort att delegationen borde ha initierat ett sådant arbete. Däremot kan myndigheter behöva en vägledning i dessa frågor. Förverkligandet av regeringens strategi har kommit att prägla E-delegationens arbete. Att utgå från medborgares och företagares behov, ofta uttryckt som livshändelser, ställer stora krav på att utveckling av tjänster sker i samverkan över organisatoriska gränser inom offentlig sektor och ofta med privata aktörer. E-delegationen har särskilt uppmärksammat kritiska framgångsfaktorer för digital samverkan och försökt skapa förutsättningar och stöd till samverkande aktörer. Delegationen har valt att förstärka möjligheten till samordning genom att fokusera på koordinering, digital samverkan och behovsdriven utveckling. Arbetet har resulterat i vägledningar och metoder för hur samverkan kan organiseras, ledas och styras, följas upp samt vilka överenskommelser eller avtal som kan behövas. Uppföljning av E-delegationens uppdrag utifrån direktiven I delegationens första betänkande, Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86), presenterades ett förslag till genomförandeplan. Delegationen har sammanställt uppdraget och de resultat som uppnåtts utifrån kommittédirektiven. I E-delegationens tidigare betänkanden går det att följa det arbete som gjorts genom alla år som delegationen verkat. Ett forskarperspektiv om e-förvaltningsutveckling Några av utmaningarna för ökad samordning och ökat samutnyttjande av tjänster är hur man kan organisera och finansiera såväl utvecklingsarbete som förvaltning av e-tjänster. Erfarenheten har visat att det blir särskilt stora utmaningar då samverkan sker över organisatoriska gränser i den offentliga sektorn. I avsnitt 6–10 finns ett forskarperspektiv om e-förvaltningsutveckling sett över som bygger på underlag från forskningsresultat. Syftet är att bidra med kunskap som kan användas för framtida utveckling och styrning av svensk e-förvaltning samt ge perspektiv på vikten av att kunna samverka. E-delegationens arbete med uppdraget att samordna myndigheternas arbete för att stärka utvecklingen av e-förvaltningen har pågått sedan 2009.3 Med myndigheter avses i detta betänkande statliga myndigheter, kommuner och landsting. E-delegationens erfarenheter av att samordna och koordinera myndigheternas arbete med e-förvaltning innebär att det finns mycket kunskap som kan tas till vara och återanvändas vid fortsatt utveckling av gemensamma tjänster utifrån medborgarnas och företagarnas behov. E-delegationen lämnar i detta betänkande rekommendationer för att öka förutsättningarna att få ytterligare fart på e-förvaltningsutvecklingen. Regeringen avser att öka satsningarna på e-förvaltningsområdet, bl.a. genom att förstärka styrning och samordning av övergripande it-användning. Regeringen har även meddelat sin avsikt att bilda ett strategiskt e-förvaltningsråd med syfte att bättre samordna myndigheternas verksamhetsplanering och regeringens budgetprocess avseende e-förvaltningsfrågor. Den ökade satsningen på e-förvaltningsområdet syftar också till att ta tillvara och driva vidare myndigheternas engagemang och drivkraft som vuxit fram under de år som E-delegationen har verkat. () har av regeringen fått i uppdrag att främja digital samverkan över myndighetsgränserna och att förbättra styrningen av it-användningen i staten. Genom uppdraget får ESV en utökad uppgift inom området e-förvaltning. Ett samarbete mellan myndigheter och Kommuner och Landsting (SKL) – E-samverkansprogrammet – startar upp för att driva 3 Dir. 2009:19, Delegation för e-förvaltning. Programmet är ett självständigt medlemsdrivet komplement till regeringens initiativ inom e-förvaltningsområdet. Betänkandet är uppdelat i två delar + bilagor. Del 1 – E-delegationens rekommendationer, erfarenheter och uppdrag innehåller: delegationens rekommendationer till åtgärder för att lösa samverkanshinder och förstärka kontinuiteten kring samverkan inom hela den offentliga sektorn (avsnitt 2.3) en juridisk frågeställning om outsourcing och sekretess som E-delegationens rättsliga expertgrupp har identifierat men inte hunnit utreda inom ramen för delegationens uppdrag (avsnitt 3) E-delegationens erfarenheter (avsnitt 4) redovisning av E-delegationens uppdrag (avsnitt 5) Del 2 – Ett forskarperspektiv om e-förvaltningsutveckling beskriver e-förvaltningsutveckling sett över och syftar till att bidra med kunskap som kan användas för framtida utveckling och styrning av svensk e-förvaltning. (avsnitt 6–10). Denna del har tagits fram i nära samarbete med , forskare från , tillika konsult från Governo4. 4 Governo är ett konsultföretag som bedriver rådgivning och förändringsarbete i offentlig sektor. Kunskapsområdena är strategi, styrning, genomförande, organisation och utredning/ analys. E-delegationens rekommendationer, erfarenheter och uppdrag 2Förutsättningar för att nå målen för e-förvaltningsutvecklingen Regeringens övergripande mål för e-förvaltning är att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter. slog regeringen fast att ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.5 Detta uttrycks även i regeringens e-förvaltnings- strategi, som preciserar målbilden för e-förvaltningen.6 Målbilden beskrivs i figur 2.1 nedan och anger inriktningen på regeringens arbete med att förbättra förvaltningens förmåga att samverka digitalt. I strategin pekar regeringen på att tjänster ska byggas utifrån medborgarnas behov, vilket kräver att myndigheter7 samverkar för att ta fram förvaltningsgemensamma tjänster. E-delegationen har drivit på e-förvaltningsutvecklingen genom att skapa förutsättningar att förverkliga målbilden, dvs. enklare vardag, öppnare förvaltning och en effektivare verksamhet. För att kunna nå målen behöver myndigheterna ges förutsättningar att kunna samverka bättre kring förvaltningsgemensamma tjänster. Flera tjänster har realiserats eller är på väg att realiseras, vilka närmare beskrivs i avsnitt 4.2.3. För att ta fram förvaltningsgemensamma tjänster som uppfyller behoven, behövs en gemensam bild av hur digitala möten mellan användarna och förvaltningen sker och hur bakomliggande infrastruktur bör se ut. Detta arbete behöver fortsätta efter att E-delegationen upphör och en förutsättning (2011), It i människans tjänst – en digital agenda för (dnr N2011/342/ITP). (2012), Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning (N2012.37). Med myndigheter avses myndigheter inom stat, kommuner och landsting. Förutsättningar för att nå målen för e-förvaltningsutvecklingen för en sammanhållen förvaltning är att stat, kommun och landsting inkluderas i arbetet. Detta avsnitt innehåller rekommendationer som syftar till att lösa ett antal samverkanshinder som motverkar regeringens övergripande mål med e-förvaltningen. Figur 2.1 Målbild för e-förvaltningen 2.2Hur används digitaliseringens möjligheter? ligger långt framme bland ledande it-nationer8 och har mycket goda förutsättningar att använda digitaliseringens möjligheter när det gäller tillgång till internet, befolkningens utbildningsnivå och förutsättningar att kunna använda elektroniska tjänster. Den offentliga sektorn tappar dock fart i internationella mätningar när det gäller målet ”bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter”. Det visar en analys av fyra internationella undersökningar 8 ligger på andra plats (efter ) i Europeiska kommissionens nya index, (Digital Economy and Society Index), för att bedöma EU-ländernas utveckling mot en digital ekonomi och ett digitalt samhälle. Förutsättningar för att nå målen för e-förvaltningsutvecklingen inom området e-förvaltning, som Governo9 genomfört på uppdrag av E-delegationen.10 Dessa mätningar finns beskrivna i del 2 i detta betänkande. I regeringens handlingsplan för e-förvaltning beskrivs hur som tidigare ledande nation på e-förvaltningsområdet har backat tillbaka i internationella mätningar.11 En förklaring till detta är att den modell för e-förvaltning som fungerat bra inom enskilda myndigheter inte har fungerat lika bra för gemensam utveckling, då en förvaltningsövergripande styrning saknas. 2.3Rekommendationer för att driva på den gemensamma e-förvaltningsutvecklingen För att nå målbilden och få ytterligare fart på myndigheternas utveckling av förvaltningsgemensamma tjänster är det viktigt att undanröja de samverkanshinder som bromsar utvecklingen. Delegationen lämnar här rekommendationer och ställningstaganden för att driva på den gemensamma e-förvaltningsutveck- lingen. De områden delegationen vill uppmärksamma är: Digitala tjänster som förstahandsval Långsiktigt hållbar finansiering för gemensamma digitala tjänster Förstärk förmågan att skapa juridiska förutsättningar för förvaltningsgemensam utveckling Behovet av balans mellan effektivitet och integritet Elektroniska underskrifter och andra formkrav 9Governo är ett konsultföretag som bedriver rådgivning och förändringsarbete i offentlig sektor. Kunskapsområdena är strategi, styrning, genomförande, organisation och utredning/ analys. 10Governo (2015), Den svenska e-förvaltningens utveckling i relation till omvärlden – Jämförande analys av internationella mätningar. Rapporten är en analys av fyra internationella mätningar som visar att rankas lågt inom området e-förvaltning. Undersökningarna utgörs av benchmark, FNs Global E-government Survey, E-government Ranking och Report. 11Finansdepartementet (2008), Handlingsplan för eFörvaltning. Förutsättningar för att nå målen för e-förvaltningsutvecklingen Utökat elektroniskt utbyte i processen för bygglov och planhantering. Delegationen vill också uppmärksamma de integritetsrisker vid informationshantering som beror på bristande samordning mellan tryckfrihetsförordningen, yttrandefrihetsgrundlagen, personuppgiftslagen och registerförfattningar. Dessa brister för med sig att befogade intressen av skydd kan bli åsidosatta så att allmänhetens förtroende för myndigheter skadas. 2.3.1Digitala tjänster som förstahandsval Delegationens rekommendation: Digitala tjänster ska, så långt det är möjligt och där det är relevant, vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med medborgare och företag. Regeringen behöver därför driva en utveckling som leder till att digitala tjänster införs som förstahandsval i offentlig sektor. Skälen för delegationens rekommendation: För att nå regeringens mål om en digitalt samverkande statsförvaltning med medborgaren i centrum krävs en utveckling av digitala tjänster som utgår från medborgarnas och företagarnas behov. För att kunna uppnå både medborgarnytta och kostnadseffektivitet krävs att framtagna e-tjänster används i hög utsträckning. Det är ineffektivt med pappersutskick för tjänster som finns digitalt, och det leder till dubbeladministration när både och elektroniska tjänster används. Digitala tjänster som förstahandsval kan sänka administrativa kostnader för myndigheterna och öka servicen till medborgare och företagare som får bättre överblick över sina ärenden och som dessutom inte behöver avbeställa pappersutskick från myndigheter.