sou · H3B347 · 2015-05-18 00:00:00 — Bestämmelser om bolagsordning finns i 3 kap. aktie- bolagslagen. En bolagsordning ska innehålla bestämmelser om bl.a. antalet eller lägsta och högsta antalet styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter samt om hur bolagstämma ska sammankallas (3 kap. 1 §). Liksom i svenska aktiebolag utövas aktieägarnas beslutanderätt i europabolag med säte i vid bolagstämma. Bolagsstämman ska besluta i de frågor som ankommer på den enligt förordningen om europabolag och bestämmelserna i lagstiftningen i den medlemsstat där europabolaget har sitt säte, vilket för europabolag med säte i är aktiebolagslagen. Vidare ska bolagstämman besluta i de frågor för vilka bolagstämman i ett publikt aktiebolag enligt aktiebolagslagen är behörig eller enligt den av samma lag reglerade bolagsordningen (artikel 52 SE-förordningen). Planeringen och genomförandet av bolagstämman samt omröst- ningsförfarandena omfattas av samma regler som gäller för aktie- bolag (artikel 53). Ett europabolag ska hålla bolagstämma minst en gång . Stämman ska hållas efter räkenskaps- årets utgång (artikel 54). Vidare finns det regler om minoritets- aktieägares rätt att begära sammankallande av stämman (artikel 55) och att få upp punkter på dagordningen för en stämma (artikel 56) (jfr prop. 2003/04:112 s. 100 f.). Bolagstämmans beslut ska fattas med majoriteten av de avgivna rösterna, om inte högre majoritet krävs enligt förordningen eller enligt aktiebolagslagens regler för publika aktiebolag (artikel 57). För ändring av bolagsordningen krävs ett beslut av bolagstämman fattat med en majoritet som inte får understiga två tredjedelar av de avgivna rösterna (artikel 59 och prop. 2003/04:112 s. 101 f.). Representation av rättighetshavare samt medlemskap… I lagen om handelsbolag och enkla bolag finns inte några regler om formerna för fattande av beslut i bolagets angelägenheter. Utgångs- punkten är i stället att beslutanderätten i handelsbolag utövas av varje bolagsman för sig eller, i vissa fall, genom överenskommelse mellan alla bolagsmännen. Lagen om handelsbolag och enkla bolag innehåller regler om bolagsmännens förhållande till varandra, men de är dispositiva med ett undantag. Den i 2 kap. 5 § föreskrivna rätten att utöva kontroll över bolaget får inte genom avtal åsidosättas för vanlig handels- bolagsman. I artikel 2 i förordningen om Europeiska Ekonomiska Intresse- grupperingar anges att om inte annat föreskrivs i förordningen så ska den nationella lagstiftningen i den stat där grupperingen har sitt säte tillämpas på bland annat grupperingens interna organisation (artikel 2). Medlemmarna i en gruppering utgör ett av grupperingens obligatoriska organ (artikel 16.1). Medlemmarna kan i egenskap av grupperingens högsta organ fatta alla beslut som syftar till att förverkliga ändamålet med grupperingen, t.ex. genom direktiv till andra organ och befattningshavare (artikel 16.2). Det andra obligatoriska organet enligt förordningen är företagsledaren (en eller flera). På initiativ av företagsledaren eller på begäran av en medlem ska företagsledarna sammankalla medlemmarna så att dessa kan fatta beslut (artikel 17.4). Utgångspunkten är att varje medlem har en röst. Avtalet om att bilda grupperingen kan dock tilldela vissa medlemmar flera röster förutsatt att ingen medlem får röstmajoritet (artikel 17.1). Vissa beslut kräver enhällighet. Enhällighet krävs för att ändra föremålet för grupperingens verksamhet, för att ändra det antal röster som varje medlem har tilldelats eller för att ändra förutsätt- ningarna för att fatta beslut. Det krävs också enhällighet för att vidta andra ändringar i grupperingsavtalet, allt under förutsättning att inte annat är bestämt i avtalet om att bilda grupperingen (artikel 17.2). Representation av rättighetshavare samt medlemskap… I alla de fall där förordningen inte kräver enhällighet kan medlemmarna i grupperingsavtalet bestämma hur många medlemmar som ska vara närvarande och den röstmajoritet som krävs för ett giltigt beslut. Om sådana bestämmelser inte finns krävs det enhällighet (artikel 17.3). Som angetts ovan saknar stiftelser medlemmar. Stiftelselagen saknar därför bestämmelser om medlemmars deltagande i stiftelsens beslutsfattande. Förslag: Det införs ett krav i lagen om att stadgarna för kollektiva förvaltningsorganisationer ska ge uttryck för lämpliga och effektiva mekanismer för medlemmarnas deltagande i beslutsfattandet i kollektiva förvaltningsorganisationer. I lagen införs bestämmelser om att om stadgarna i före- kommande fall ska ge uttryck för en skälig och balanserad representation av olika kategorier av medlemmar i organisationens beslutsfattande. I lagen förtydligas att bestämmelserna om medlemmars del- tagande och representation i de kollektiva förvaltningsorganisa- tionernas beslutsfattande inte gäller för kollektiva förvaltnings- organisationer som är stiftelser. I artiklarna 8–10 i direktivet finns bestämmelser om stämman i kollektiva förvaltningsorganisationer samt övervakning och ledning av sådana organisationer. Bestämmelserna i artiklarna 8–10 reglerar dock inte de närmare mekanismerna för medlemmarnas deltagande i organisationernas beslutsfattande, t.ex. frågor om förfarande och majoritetskrav för beslut. Allmänna bestämmelser härom finns i Representation av rättighetshavare samt medlemskap… artikel 6.3 i direktivet. Där anges att stadgan för en kollektiv förvalt- ningsorganisation ska omfatta lämpliga och effektiva mekanismer för medlemmarnas deltagande i organisationens beslutsfattande. Vidare uttrycks att de olika kategorierna av medlemmar ska vara skäligen och balanserat representerade i beslutsfattandet. Med stadga avses enligt artikel 3 e i direktivet stiftelseurkund och bolagsordning, stadga, regler eller konstituerande handlingar för en kollektiv förvaltningsorganisation. Underlag för tolkning av artikel 6.3 ges i skäl 22 till direktivet. Där anges att kollektiva förvaltningsorganisationer bör agera i de representerade rättighetshavarnas bästa kollektiva intresse och att det därför är viktigt att det finns system som ger medlemmarna i en kollektiv förvaltningsorganisation möjlighet att utöva sina rättigheter genom att delta i organisationens beslutsfattande. Det konstateras att en del kollektiva förvaltningsorganisationer har olika kategorier av medlemmar, som kan representera olika typer av rättighetshavare, såsom producenter och utövande konstnärer. Vidare anges att dessa olika kategorier av medlemmar bör vara rättvist och balanserat representerade vid beslutsfattandet. Lämpliga och effektiva mekanismer för medlemmarnas deltagande i beslutsfattandet Som framgår av avsnitt 7.4.1 uppställs i svensk rätt i många fall krav på medlemmars, aktieägares m.fl. deltagande i organisationernas beslutsfattande. Det kommer till uttryck bl.a. i att det för flera av associationsformerna – ekonomiska föreningar, europakooperativ, aktiebolag och europabolag – finns regler om förfarande och majoritetskrav för beslut vid stämma. Dessa bestämmelser får sammantaget också anses vara såväl lämpliga som effektiva för att medlemmarna ska kunna delta i beslutsfattandet. Däremot upp- ställs det i den aktuella lagstiftningen inte något generellt krav på att medlemmarnas möjligheter att på detta sätt delta i besluts- fattandet ska komma till uttryck i organisationernas stadgar. Det bör därför införas ett krav i lagen om att stadgarna för kollektiva förvaltningsorganisationer som bedrivs som ekonomiska föreningar, europakooperativ, aktiebolag och europabolag ska ge uttryck för lämpliga och effektiva mekanismer för medlemmarnas deltagande i organisationernas beslutsfattande. Representation av rättighetshavare samt medlemskap… Som har beskrivits i avsnitt 7.4.1 saknas det för ideella föreningar lagbestämmelser om möjligheten för medlemmar att delta i föreningarnas beslutsfattande. Även om föreningslagens bestäm- melser ofta kan tillämpas analogt för ideella föreningar så saknas det ett ramverk i lag som medlemmarna kan förlita sig till för att, vid behov, delta i beslutsfattandet. Redan av den anledningen bör det i lagen uppställas ett krav om att stadgarna för kollektiva förvaltningsorganisationer som bedrivs som ideella föreningar ska ge uttryck för lämpliga och effektiva mekanismer för medlem- marnas deltagande i organisationernas beslutsfattande. För handelsbolag och europeiska ekonomiska intressegrupperingar gäller, som framgår av avsnitt 7.4.1, att de saknar bestämmelser om stämma. I stället gäller att bolagsmännen i ett s.k. bolagsavtal inbördes kan reglera hur beslutsförfaranden ska gå till. Ett sådant bolagsavtal omfattas av direktivets ovan nämnda definition av ”stadgar”. Ett sätt att genomföra de krav som uppställs i artikel 6.3 i förhållande till handelsbolag och ekonomiska intressegrupperingar är att i lagen uppställa ett krav på att bolagsavtalet ska ge uttryck för lämpliga och effektiva mekanismer för medlemmarnas deltagande i föreningens beslutsfattande. Stiftelser saknar medlemmar, se avsnitt 7.4.1. Första meningen i artikel 6.3 omfattar alltså inte stiftelser. Det bör förtydligas i lagen att bestämmelserna om medlemmars deltagande i de kollektiva för- valtningsorganisationernas beslutsfattande inte gäller för kollektiva förvaltningsorganisationer som är stiftelser. Skälig och balanserad representation av olika kategorier av medlemmar Direktivets krav på ”skälig och balanserad” representation av olika ”kategorier av medlemmar” tar sikte på representationen av skilda kategorier av medlemmar vid beslutsfattandet i kollektiva förvalt- ningsorganisationer efter att medlemskap väl har erhållits. Uttrycket ”kategorier av medlemmar” saknar motsvarighet i svensk rätt. Befintliga associationsrättsliga bestämmelser utgår från förutsättningarna för att bli medlem, aktieägare, bolagsman m.m. och gör inte någon uppdelning i kategorier mellan olika medlemmar beroende på om de ur ett upphovsrättsligt perspektiv är upphovsmän, utövande konstnärer eller producenter. Direktivet uppställer i och för Representation av rättighetshavare samt medlemskap… sig inte något krav på att de kollektiva förvaltningsorganisationerna ska uppställa någon sådan ”kategorisering” av sina medlemmar. Förutsättningarna för att bli medlem, enligt artikel 6.2, refererar inte till kategorier av medlemmar. Av skäl 22 framgår dock att det förekommer att ”en del” kollektiva förvaltningsorganisationer har olika kategorier av medlemmar, som kan representera olika typer av rättighetshavare, såsom producenter och utövande konstnärer. I finns exempel på sådana organisationer (se avsnitt 3.2 och 3.3). Att det finns exempel på situationer där vissa kategorier av medlemmar, som kan representera olika typer av rättighetshavare, missgynnas eller utestängs från beslutsfattandet i kollektiva förvalt- ningsorganisationer lyftes fram i kommissionens konsekvensanalys som låg till grund för kommissionens förslag till direktiv.20 Mot den bakgrunden bör det i lagen införas ett krav på att stadgarna för en kollektiv förvaltningsorganisation i förekommande fall ska ge uttryck för en skälig och balanserad representation av olika kategorier av medlemmar i organisationens beslutsfattande. Eftersom stiftelser saknar medlemmar, bör det förtydligas i lagen att bestämmelserna om skälig och balanserad representation av olika kategorier av medlemmar inte gäller för kollektiva förvalt- ningsorganisationer som är stiftelser. 7.5Möjlighet att kommunicera på elektronisk väg Föreningslagen ger överlag en ekonomisk förening heter att kommunicera med sina medlemmar på det sätt som passar föreningen och medlemmarna bäst. Föreningen kan i sina stadgar bestämma att kallelser eller andra meddelanden till medlemmarna ska skickas med posten. Men föreningen kan också bestämma att kallelser och meddelanden ska förmedlas genom annonsering i 20 Se Commission Staff Working Document, Impact Assessment Accompanying the document Proposal for a Directive of Parliament and of management of copyright and related rights and multi-territorial licensing of rights in musical works for online uses in the internal market, SWD(2012) 205 final, , s. 17 f. Representation av rättighetshavare samt medlemskap… tidning eller på anslagstavla, genom publicering på föreningens webbplats eller genom översändande via e-post eller fax (se 2 kap. 2 § första stycket 8 föreningslagen). I några speciella fall ställer lagen dock krav på att kallelser eller annat slag av information ska skickas till medlemmen i skriftlig form, dvs. översändas med post. Det gäller exempelvis för kallelse till en föreningsstämma som ska behandla vissa särskilda slag av stadge- ändringar. Motsvarande krav gäller bl.a. också om en ordinarie föreningsstämma ska hållas än som föreskrivs i stadgarna och om en stämma ska ta ställning till ett förslag om likvidation eller fusion (se 7 kap. 8 § andra stycket). Föreningslagen innehåller inte några särskilda bestämmelser om medlemmars möjligheter att kommunicera med föreningen på elektronisk väg. Föreningslagen torde bygga på förutsättningen att stämman hålls på en bestämd plats där stämmans ordförande befinner sig och där medlemmarna i föreningen har möjlighet att inställa sig. Det finns inte någon bestämmelse i lagen som anger att medlemmarna har möjlighet att delta i stämman från annan plats med hjälp av modern kommunikationsteknik. Det finns å andra sådan inte heller någon bestämmelse som säger att medlemmarna eller deras ombud måste vara fysiskt närvarande vid stämman för att kunna utöva sina rättigheter vid denna (se SOU 2009:37 s. 141 f.). Enligt artikel 58.4 i förordningen om europakooperativ får stadgarna för en sådan förening tillåta poströstning eller elektronisk omröstning och ska då fastställa de nödvändiga förfarandena. Inte heller aktiebolagslagen innehåller några bestämmelser om användande av modern teknik vid bolagstämma. Frågan har dock diskuterats i förarbetena. Lagstiftaren har då konstaterat att aktie- bolagslagen inte hindrar att olika tekniska lösningar används vid bolagsstämman, inklusive för omröstningar, och att de närmare formerna för detta i första hand är en teknisk fråga som inte lämpar sig för lagstiftning. Det bör i stället vara bolagsstämman och dess Representation av rättighetshavare samt medlemskap… ordförande som i det enskilda fallet prövar om den valda tekniska lösningen innebär att omröstning kan ske på ett säkert sätt (se prop. 1997/98:99 s. 102 f. och prop. 2004/05/85 s. 301 ff.). Förslag: I lagen införs en bestämmelse om att en kollektiv förvaltningsorganisation ska ge sina medlemmar möjlighet att kommunicera med den på elektronisk väg och att delta i och utöva rösträtt vid stämma på elektronisk väg. Bedömning: I lagen behöver inte införas detaljerade bestämmelser om förutsättningarna för att delta i stämma på elektronisk väg. Skälen för förslaget och bedömningen I artikel 6.4 föreskrivs att en kollektiv förvaltningsorganisation ska ge sina medlemmar möjlighet att kommunicera med den på elektronisk väg, även när det gäller att utöva medlemsrättigheter. Möjligheten att utöva medlemsrättigheter, t.ex. på medlemsstämman, på elektronisk väg refereras också till i skäl 23 till direktivet. Direktivet uppställer inte några närmare krav på hur den elektroniska kommunikationen mellan medlemmen och föreningen ska ske, men möjligheten att kommunicera med organisationen i frågor av allmän karaktär torde omfattas. Direktivet anger inte heller vad som närmare omfattas av begreppet ”medlemsrättigheter”. 23 till direktivet framgår dock att det som avses med medlems- rättigheter i detta sammanhang är möjligheten att delta i och utöva rösträtt vid medlemsstämma på elektronisk väg. Att medlemmar i en kollektiv förvaltningsorganisation kan kommunicera elektroniskt med organisationen i frågor av allmän karaktär, t.ex. via e-post, torde i praktiken vara situationen . Däremot är det för utredningen inte känt om organisationer med säte i ger medlemmarna möjlighet att delta i och utöva rösträtt vid medlemsstämma på elektronisk väg. Som anges i avsnitt 7.5.1 finns det ingenting i befintlig lagstiftning som hindrar att olika tekniska lösningar används vid stämma i Representation av rättighetshavare samt medlemskap… ekonomiska föreningar eller aktiebolag, t.ex. elektronisk kommunika- tion. Det har bedömts att de närmare formerna för detta i första hand är en teknisk fråga som inte lämpar sig för lagstiftning. Inte heller direktivet torde kunna tolkas så att det behöver införas några detaljerade regler förutsättningarna för att delta i stämma på elektronisk väg; det är, precis som har bedömts i tidigare lagstift- ningsärenden, närmast en praktisk fråga. I lagen behöver dock införas en bestämmelse om att en kollektiv förvaltningsorganisation ska ge sina medlemmar möjlighet att kommunicera med den på elektronisk väg och att delta i stämma på elektronisk väg. En ekonomisk förenings styrelse ska, enligt 3 kap. 6 § förenings- lagen, föra en medlemsförteckning med vissa i lagen närmare angivna uppgifter. Medlemsförteckningen ska bland annat innehålla uppgift om varje medlems namn och postadress samt det antal medlemsinsatser som han eller hon deltar med i föreningen. Det uppställs däremot inte något krav att medlemmens person- eller organisationsnummer anges, även om en sådan skyldighet kan följa av de stadgebestämmelser som gäller i den enskilda föreningen. Medlemsförteckningen kan bestå av ett lösblads- eller kort- system men den kan också föras med hjälp av automatisk data- behandling eller på annat liknande sätt. För ideella föreningar finns inte någon lagstadgad skyldighet att föra förteckning över medlemmarna. Av styrelsens skyldighet att vårda föreningens angelägenheter måste dock följa en skyldighet för styrelsen att föra en medlemsförteckning om antalet medlemmar är så stort att styrelsen i annat fall inte kan fullgöra sina skyldigheter, exempelvis att ta in medlemsavgifter och ge medlemmarna de rättig- heter av skilda slag som följer med medlemskapet (se Hemström, Organisationernas rättsliga ställning, 8:e uppl., 2011, s. 99). För europakooperativ gäller att de ska föra ett alfabetiskt register över alla medlemmar vid kooperativets säte med uppgift om medlemmarnas adress, det antal andelar och, i förekommande Representation av rättighetshavare samt medlemskap… fall, vilken kategori av andelar de innehar (artikel 14.4 förordningen om europakooperativ). Alla transaktioner som medför en ändring i det sätt på vilket kapitalet tillskrivs eller fördelas, eller ökas eller minskas, ska införas medlemsregistret (artikel 14.5). Aktiebolagslagen innehåller bestämmelser om att det i ett aktie- bolag ska finnas en aktiebok. ska innehålla vissa upp- gifter om aktier och aktieägare. I avstämningsbolag ska aktieboken föras med automatiserad behandling. I bolag som inte är avstämningsbolag får boken även föras i bunden bok eller i ett betryggande lösblads- eller kortsystem (se 5 kap. 2 § aktiebolagslagen). Till skillnad från föreningslagen innehåller aktiebolagslagen bestämmelser om arkivering av aktie- boken och om ansvar för personuppgifter i aktiebok som förs med automatiserad behandling (se 5 kap. 3 och 4 §§ aktiebolagslagen). ska innehålla uppgifter om aktieägarnas namn och postadress, men även uppgifter om personnummer, organisations- nummer eller liknande identifikationsnummer (se 5 kap. 5 § första stycket 2 och 11 § första stycket 1 aktiebolagslagen). I bolag som inte är avstämningsbolag är det styrelsen som ansvarar för att aktieboken förs, bevaras och hålls tillgänglig enligt aktiebolagslagens bestämmelser (se 5 kap. 7 § aktiebolagslagen). I sådana bolag ska aktieboken upprättas så snart samtliga stiftare har undertecknat stiftelseurkunden. När teckning av aktier har skett, ska uppgift om detta föras in i aktieboken (se 5 kap. 8 § aktie- bolagslagen). Om aktier övergår till ny ägare, ska den nya ägaren föras in i aktieboken så snart han eller hon på visst sätt har styrkt sitt förvärv. Anteckning av andra ändrade förhållanden kan föras in i boken efter anmälan av aktieägare eller annan behörig person. Det kan t.ex. vara fråga om ändring av aktieägares postadress (se 5 kap. 9 § aktiebolagslagen). För europabolag med säte i gäller samma regler om aktie- bok som svenska publika aktiebolag (se artikel 9 i förordningen om stadga för europabolag och prop. 2003/04:112 s. 43 f.). Representation av rättighetshavare samt medlemskap… Handelsbolag och europeiska ekonomiska intressegrupperingar Såväl lagen om handelsbolag och enkla bolag som förordningen om europeiska ekonomiska intressegrupperingar saknar bestämmelser om att ett handelsbolag ska föra register över bolagsmännen. Stiftelselagen saknar motsvarighet till bestämmelser om medlems- förteckning. Förslag: I lagen införs bestämmelser om att kollektiva förvalt- ningsorganisationer ska föra register över sina medlemmar. Registret ska innehålla uppgift om medlemmarnas namn och postadress. Registret ska uppdateras regelbundet. Bestämmelsen ska inte gälla om det i annan författning föreskrivs en skyldighet för den kollektiva förvaltningsorganisationen att föra register med motsvarande innehåll. Bedömning: Organisationernas registerskyldighet bör inte göras mer omfattande än vad direktivet kräver. Skälen för förslaget och bedömningen I artikel 6.5 anges att en kollektiv förvaltningsorganisation ska föra medlemsregister och regelbundet uppdatera dessa register. I föreningslagen finns bestämmelser om medlemsförteckning. De gäller också för europakooperativ. I aktiebolagslagen finns bestäm- melser om aktiebok. Dessa gäller även för europabolag. I handels- registerlagen (1974:157) finns bestämmelser om registrering av bl.a. bolagsmän i handelsbolag. För de angivna associations- formerna finns alltså register som motsvarar direktivets krav. En särskild fråga är emellertid om personuppgiftslagen (1998:204) Representation av rättighetshavare samt medlemskap… uppställer sådana begränsningar att det ändå finns anledning att överväga nya bestämmelser i dessa fall. Behandlingen av personuppgifter i ett medlemsregister, t.ex. namn och adress, kan falla under personuppgiftslagen. Enligt 9 § första stycket c) i denna lag följer att personuppgifter får samlas in bara för särskilda ändamål. Sådana ändamål finns angivna i aktie- bolagslagen och i lagen om ekonomiska föreningar i föreslagen lydelse. Enligt 5 kap. 1 § aktiebolagslagen ska aktieboken ligga till grund för utövandet av aktieägares rättigheter mot bolaget och ge bolaget, aktieägare och andra underlag för att bedöma ägarför- hållandena i bolaget. I en lagrådsremiss som presenterades i utred- ningens slutskede föreslås att ändamålet med medlemsförteckningen enligt 3 kap. 6 § föreningslagen i föreslagen lydelse ska vara att ge föreningen, medlemmarna och andra underlag för att bedöma medlemsförhållandena i föreningen (se Ju2010/9441/L1). Av 9 § första stycket d) personuppgiftslagen framgår att personuppgifter inte får behandlas för något ändamål som är oförenligt med insamlingsändamålen. Personuppgifter som har förts in i aktieboken eller medlemsförteckningen får alltså inte användas för något ändamål som är oförenligt med de särskilt angivna ända- målen. Frågan är om dessa begränsningar innebär att en organisation inte kan använda befintliga register för att fullgöra förpliktelser som den enligt direktivet har till medlemmen i egenskap av rättighetshavare. Enligt artikel 13.1 ska t.ex. en kollektiv förvalt- ningsorganisation i samband med fördelning vidta nödvändiga åtgärder för att identifiera och lokalisera rättighetshavare. Ett led i denna skyldighet är att granska de register som avses i artikel 6.5 samt att göra information om rättighetshavaren tillgänglig i viss krets. Det kan visserligen inte hävdas att sådan behandling av personuppgifter täcks av insamlingsändamålen i aktiebolagslagen eller i förenings- lagen i dess föreslagna lydelse. Dock får sådana skyldigheter inte heller anses oförenliga med dessa ändamål. Några nya bestäm- melser behövs därför inte för att genomföra direktivet i dessa delar.