sou · H3B328 · 2015-03-27 00:00:00 — I tre av länen har arbetet resulterat i en agenda som är på remiss och i ytterligare fem län är remissrundan avslutad men agendan ännu inte antagen. Figuren nedan illustrerar var i processen länen befann sig vid den föregående uppföljningen , samt var de befinner sig . Agenda ute på remiss Källa: RMC. Jämfört med föregående uppföljning av arbetet har processen att anta en regional digital agenda flyttat sig framåt i 14 av de 18 län som inte hade antagit en agenda. I fyra län har processen inte rört sig framåt. I två av dessa län håller aktörerna fortfarande på att organisera sig. Ett av länen befinner sig fortsatt i en beredningsfas och i det fjärde länet befin- ner sig agendan fortsatt på remiss. I de fall arbetet så långt har stannat av eller försenats hänvisar länen huvudsakligen till projekt- ledarbyten, svårigheter att involvera berörda aktörer eller pågående regionbildning som orsaker. Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna Samtliga regionala digitala agendor förväntas vara antagna Flertalet av de sexton län som ännu inte har antagit sin agenda anger att de har en tydlig plan för hur de ska gå vidare med arbetet. Sex län bedömer att en agenda kommer att kunna antas eller . Ytterligare sju län uppskattar att agendan kommer att vara antagen . Flertalet bedömer att agendan kommer att antas . Endast tre län bedömer att processen kommer att ta och i dessa fall beräknas agendan vara antagen senast . Gemensamt för alla är att dessa län befinner sig i de inledande faserna av arbetet, men planerar att arbeta mer med frågan . Två huvudsakliga sätt att organisera sig Länen har valt två huvudsakliga sätt att organisera sig för att ta fram sin regionala digitala agenda. Antingen har en arbetsgrupp bil- dats med ansvar för att arbeta fram agendan och dess innehåll, eller så har flera arbetsgrupper bildats, där varje arbetsgrupp ansvarar för särskilda temaområden. Vanligast är att flera arbetsgrupper har bil- dats. I flera län har den arbetsgrupp som bildades för framtagandet av agendan även fått uppdraget att hålla ihop det fortsatta arbetet efter det att agendan har antagits. Flertalet lyfter vikten av att låta samma personer som har varit involverade i framtagandet av agen- dan också vara aktiva i det fortsatta arbetet med genomförande av digitaliseringsarbetet. 2.2Länens samverkan och uppföljning av de regionala agendorna Det flesta län har anordnat workshops eller konferenser för att formulera utgångspunkter, fokus och innehåll för agendaarbetet. Vanligtvis har representanter från offentliga organisationer, när- ingsliv, högskola/universitet och föreningsliv bjudits in. Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna lyfter att det har varit särskilt svårt att få med näringslivet i arbetet. Andra län har fokuserat på att mobilisera offentliga aktörer. I flera län har särskilda insatser genomförts för att involvera kommunerna, bl.a. genom möten eller workshops med den samlade kommunledningen, kommunernas it-chefer eller kommunchefer. Dessa personer ingår i flera fall även i en referens- eller styrgrupp för arbetet med att ta fram agendan. Länen har i hög utsträckning förhållit och anpassat sig till regio- nala förutsättningar och traditioner kring regional samverkan med att mobilisera aktörer och skapa samsyn kring digitaliseringen i länen. Mindre län med färre kommuner har i större utsträckning valt att involvera en bred uppsättning aktörer. I större län med många aktörer, samt i län där traditionen av regional samverkan uppfattas som svagare, har fokus framför allt legat på att involvera offentliga aktörer. Detta framhålls som en tillräcklig utmaning i sig. Agendorna har liknande inriktning men olika struktur Den sakområdesmässiga inriktningen på de regionala digitala agen- dorna bestäms av varje län utifrån de prioriteringar som görs i arbe- tet med agendan. En samlad bedömning visar att de flesta läns digi- tala agendor kommer att omfatta sakområdena infrastruktur, hälsa och skola. Något färre har valt att inkludera sakområdena digitalt utanförskap, e-tjänster och entreprenörskap. De flesta har valt att vidga sakområdet e-tjänster till att omfatta e-förvaltning i en vidare bemärkelse där frågor kring exempelvis öppna data och e-arkiv ingår. Endast ett fåtal län har dock valt att lyfta fram digitalisering kopplat till kultur, miljö och transporter i den regionala digitala agendan. I figuren nedan illustreras de sakområden som har fått eller för- väntas att få ett eget kapitel i agendorna, lyftas fram som ett fokus- område eller kopplas till specifika målsättningar. Fyra av länen har ännu inte har definierat agendans inriktning närmare och finns där- med inte med i sammanställningen. Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna Källa: RMC. En genomgång av antagna agendor, visar att länen har valt att strukturera innehållet i agendorna på olika sätt. Flera agendor har eller kommer att ha tydligt avgränsade sakområden med insatser kopplade till varje område, medan andra län har valt att ge agendan tematiska eller mer övergripande indelningar där flera sakområden vävs samman. I flertalet fall har länen valt att integrera vissa sakom- råden med andra områden och därmed låta dessa perspektiv löpa horisontellt genom agendan, exempelvis frågor kopplade till sak- områdena kultur och miljö. Uppföljning av de regionala digitala agendorna ett viktigt redskap för utvecklingsarbetet De flesta län betonar betydelsen av att följa upp implementeringen av agendorna och sprida uppföljningsresultaten bland aktörerna som är involverade i genomförandet. Uppföljningen ses bland annat som en möjlighet att lyfta fram genomförda insatser och konkreta resultat i syfte att uppmuntra till fortsatt utvecklings- arbete. Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna I de agendor som har antagits eller gått ut på remiss finns vanligtvis skrivningar om hur ofta agendan ska följas upp och vem eller vilka som bär huvudansvar för uppföljningen. Flera av de län som arbetar med att ta fram en regional digital agenda, samt några av de län där agendan är ute på remiss, uppger att de sak- nar en plan för uppföljning. De flesta län anger att en eller flera av de regionala aktörerna som har antagit eller kommer att anta agendan också bär huvud- ansvaret för uppföljningen. Andra län väljer att ge ansvaret för upp- följningen till den aktör eller samverkansgrupp som ansvarar för att hålla ihop arbetet under genomförandefasen. I ett antal län planeras årliga konferenser där resultatet från uppföljningen presenteras och goda exempel på framgångsrika insatser synliggörs för berörda aktörer. Som stöd för uppföljningsarbetet har flertalet län valt att specifi- cera mål. I nästintill samtliga antagna eller remissbehandlade agen- dor finns övergripande effektmål och i vissa agendor finns också effektmål för insatsområdena. Målen är oftast tidsatta och kan i viss utsträckning karaktäriseras som uppföljningsbara. Där så inte är fallet har länen medvetet valt att inte ange uppföljningsbara mål. Gemensamt är att de har för avsikt att skapa en agenda av mer visionär karaktär. I flera av dessa län har det, eller kommer det att utformas separata handlingsplaner för respektive fokusområde där insatser, mål och ansvar konkretiseras. Ett antal län planerar även att uppdatera hela agendan vid två fram . Uppdateringarna motiveras bland annat av att agendan berör områden där det sker en snabb utveck- ling samt att en aktuell och levande agenda är en förutsättning för ett effektivt genomförande. 2.3Anknytning av de regionala digitala agendorna till de regionala utvecklingsstrategierna Länens förutsättningar för att samordna de regionala digitala agen- dornas innehåll med de regionala utvecklingsstrategierna beror på var länen befinner sig i processen med att ta fram och uppdatera de regionala strategidokumenten. I de flesta län ses den regionala digitala agendan som en del av eller specificering av den regionala Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna I de fall där det finns en antagen regional digi- tal agenda eller ett utkast till en sådan är det vanligt förekommande att den regionala digitala agendans roll gentemot den regionala utvecklingsstrategin uttrycks i de inledande skrivningarna. Länen har valt att knyta an till den regionala utvecklingsstrate- gin under olika delar av processen. En handfull län beskriver att den regionala utvecklingsstrategin har fått en framträdande roll tidigt i processen. Till denna grupp hör de län som har använt den regio- nala utvecklingsstrategin som utgångspunkt för den regionala digi- tala agendan och bland annat valt agendans insatsområden utifrån de områden som prioriteras i utvecklingsstrategin. Vanligast stäms innehållet i den regionala digitala löpande av mot den regionala utvecklingsstrategin. Ett av länen beskriver arbetet med att säker- ställa agendans innehåll med den regionala utvecklingsstrategin som ett växelspel. Pågående insatser belystes och knöts till den regionala utvecklingsstrategin. Den regionala utvecklingsstrategin analyserades för att identifiera luckor där mer insatser behövdes med koppling till digitalisering. De flesta län uppger att det inte har varit särskilt problematiskt att säkerställa att agendans innehåll överensstämmer med målen i den regionala utvecklingsstrategin eftersom det i många fall varit samma personer som arbetat med båda frågorna. I ett par län har arbetet med att ta fram en regional digital agenda löpt parallellt med uppdateringen av den regionala utvecklingsstrategin. Detta har underlättat arbetet med att samordna innehållet i de två dokumen- ten. Vissa län har inte prioriterat att säkerställa att innehållet i den regionala digitala agendan stämmer överens med den regionala utvecklingsstrategin. Detta förklaras i huvudsak av att länen kom- mer att ta fram en ny utvecklingsstrategi i närtid. Den regionala digitala agendan förväntas då kunna utgöra en utgångspunkt för det arbetet. 2.3.1Samarbete med andra län och status i arbetet Företrädarna för framtagandet av de regionala digitala agendorna uppger att de har deltagit i arrangerade nätverksträffar. Nästintill samtliga län uppger att de läser andra läns agendor för att inhämta Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna inspiration och det finns sporadiska kontakter mellan enstaka län. Flera län påpekar dock att de inte efterfrågar vidare samarbeten eftersom de regionala förutsättningarna utgör utgångspunkt för arbetet. Ett fåtal län uppger att det finns ett mer formaliserat samarbete över länsgränserna för framtagandet av den regionala digitala agen- dan. Två exempel på sådana samarbeten är , , och som har samarbetat inom ramen för Brysselsamarbete, samt och som har valt att arbeta tillsammans med Hedmarks fylke i . Utöver de län som redan har samarbetat under framtagandet av de regionala digitala agendorna uppger flera län att det är tänkbart att de kommer att samarbeta med andra län i genomförandet av agendorna. För att samarbeten ska bli aktuella krävs dock att förut- sättningarna för digitaliseringsarbetet är någorlunda lika hos länen i fråga. Gemensamma beröringspunkter hos grannlänens agendor samt att öppna för möjligheten att tillsammans med ett eller flera grannlän söka finansiering för gemensamma insatser understödjer samarbete. Ett av storstadslänen visar även intresse för att samar- beta med storstadsregioner utanför . Status i länens digitaliseringsarbete Många län befinner sig fortfarande i ett tidigt skede av arbetet med de regionala digitala agendorna och har inte formulerat eller genomfört konkreta insatser kopplade till agendan. Några län har dock ett stort antal insatser igång kopplat till den regionala digitala agendan. Vissa insatser är initiativ som löpt på medan andra är nyare initiativ som kan ses som resultat av agendaarbetet. Bland de län där det finns konkreta insatser och projekt kopplade till agendan är dessa av varierande storlek. De projekt som har initierats så långt bygger vanligtvis på externa projektme- del från strukturfonderna Verket för innovationssystem () eller . Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna Tydliga uppfattningar om var länen ligger i digitaliseringsarbetet De län som upplever sig ha kommit långt inom e-hälsofrågor är i stort sett län med omfattande glesbygd. Infrastruktur och bred- bandsutbyggnad är ett område där flera län upplever sig ha kommit långt. är det också det område där flest län upplever sig ligga efter andra län. Detta skulle kunna förklaras av att kunskapen kring var länen befinner sig är väl spridd. Flera län upplever sig också ligga långt framme vad gäller utvecklingen och användningen av e-tjänster. En handfull län upp- lever sig ligga långt framme vad gäller digitalisering kopplat till sko- lan och digitalisering kopplat till entreprenörskap, företagande och innovation. Ett fåtal län upplever att de ligger särskilt långt framme vad gäller distansmöten och digitalisering i hemmet, användning av öppna data och digitaliseringsfrågor kopplade till kultur och digi- talt utanförskap. 2.3.2Digitaliseringsarbetet prioriteras i olika utsträckning Det går inte att ge samlad bild över hur prioriterade digitaliserings- frågorna är i länen. Flertalet ser att digitaliseringsfrågorna får en allt viktigare roll men frågorna får ofta stå tillbaka för annat utveck- lingsarbete. I de län där digitalisering upplevs prioriterat ses bredbandsfrå- gan i många fall som överordnad. Flertalet län vittnar om att detta har lett till ett ökat intresse för andra frågor kring digitalisering. Ett sådant område är e-hälsa, vilket kan förklaras av att det finns natio- nella medel att tillgå. Ett annat område är e-tjänster, där kommun- erna kan se tydliga vinster med samverkan. Bland de län som har kommit långt i processen med att anta en regional digital agenda är det vanligare att fokus i digitaliseringsarbetet ligger på andra frågor än bredbandsinfrastruktur. I de län där digitaliseringsfrågorna upplevs ha lägre prioritet ses bredbandsfrågan ofta prioriteras på bekostnad av andra frågor. Genom att breda frågor kring digitalisering inte upplevs hanteras på tillräckligt strategisk nivå utan delegeras nedåt i organisationerna Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna försvåras förändringsarbete, då mandat och resurser inte är tillräck- liga. Prioritering av digitaliseringsfrågorna yttrar sig bland annat genom att det på regional nivå tillsätts tjänster med personer som ska arbeta med frågorna, men också att finansiering allokeras i regionala och kommunala aktörers budgetar. De särskilda perso- nella resurser som har lagts på att ta fram agendorna varierar mellan en samordningstjänst på upp till 1,5 heltidstjäns- ter fördelade mellan två regionala aktörer. Nästan hälften av länen är fortfarande osäkra kring vilka resurser som kommer att kunna allokeras för att hålla ihop arbetet och genomföra ambitionerna i de regionala digitala agendorna. Osäkerheten är som störst i de län som står inför en regionbildning. Få län pekar ut särskilt prioriterade insatsområden framöver Bland de län som har antagit sina agendor eller som befinner sig i slutskedet av arbetet uppfattas att agendorna bli styrande för ar- betets inriktning över . Länen har dock svårt att peka ut områden som kommer att prioriteras eftersom det ännu inte finns beslut eller att det inte är möjligt att göra prioriteringar mellan så vitt skilda olika områden. Regionala aktörer i flera län har uppfattningen att prioriteringar inte bör göras på regional nivå, utan att det är upp till de enskilda aktörer som ska driva igenom agendans ambitioner att göra dessa prioriteringar. I de fall länen lyfter fram särskilt prioriterade frågor nämns vanligtvis infrastruk- tur och digitalt utanförskap eftersom de uppfattas som grundförut- sättningar för att kunna genomföra satsningar inom andra områ- den, exempelvis e-hälsa och e-tjänster. 2.3.3Kommunerna och högskolorna är nyckelaktörer för länens digitalisering I nästan samtliga län anses kommunerna vara nyckelaktörer för digitaliseringsarbetet genom att de befinner sig närmast medborg- arna. Utöver kommunerna är även högskolor och universitet vik- tiga aktörer. Universiteten är viktiga motorer eftersom de upplevs ligga långt framme i digitaliseringen, såväl vad gäller forskning Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna kring digitalisering som hur de använder digitala redskap för exem- pelvis distansundervisning. De regionala signatärerna lyfts fram som viktiga utifrån sina roller som samordnare. I flera län lyfts även det starka engagemanget bland intresseorganisationer fram, som t.ex. bredband på landsbygden och digitalt innanförskap. Engagemanget för digitaliseringsfrågorna återfinns främst på tjän- stemannanivå. I flera län uppfattas enskilda nyckelpersoner spela avgörande roller för att samordna och mobilisera aktörer i länet. Bland politiker är skillnaderna i engagemang stora mellan och inom länen. I ett fåtal län upplevs ledande politiker på regional och kom- munal nivå engagera sig i digitaliseringsfrågorna. Flera av länen lyf- ter fram betydelsen av att ytterligare engagera kommunpolitiker i det fortsatta arbetet. Det engagemang som finns bland kom- munpolitiker upplevs främst röra bredbandsfrågan. 2.4Lärdomar och slutsatser från länens digitaliseringsarbete Det är och kommer att vara svårt att be- döma på vilket sätt som arbetet med de regionala digitala agendorna bidrar till digitaliseringen inom länen. Följande övergripande nyttor pekas ut för de aktörer som är involverade i arbetet: Breddat intresse och engagemang för digitalisering som går utöver bredbandsfrågan. Ökad prioritet för digitaliseringsfrågorna i de regionala och lokala utvecklingsagendorna vilket särskilt uttrycks genom att mer resurser avsätts för digitaliseringsarbetet och att det i större utsträckning integreras i ordinarie verksamheter. Ökad samsyn kring vilka insatser som bör prioriteras i länet. Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna Ett mer koordinerat digitaliseringsarbete genom ökad kunskaps- spridning kring digitalisering, samt bättre regional överblick kring befintliga insatser, regionala förutsättningar och behov. Ökad förmåga att samverka kring digitaliseringsfrågor genom stärkta regionala nätverk och regionala strukturer för samver- kan. 2.4.1Engagerade nyckelpersoner och framgångsrik aktörssamverkan viktigt De flesta län upplever att samarbetet mellan de involverade aktörerna i arbetet med agendorna har fungerat väl. Oavsett om det endast är ett begränsat antal representanter från offentliga organisationer som involverats eller om en större mängd aktörer från näringsliv, akademi och ideell sektor har deltagit i arbetet. Flera av de län som har valt att organisera tematiska arbetsgrup- per menar att arbetet har fungerat väl mycket tack vare att det finns en ansvarig person som varit engagerad, intresserad och kunnig för respektive fokusområde. Dessa personer har bidragit till att både hålla ihop arbetet och driva det framåt vilket har uppfattats som en nyckel till framgång. De län som upplever att förankringsarbetet har varit framgångs- rikt lyfter särskilt fram samarbetet med kommunerna som en posi- tiv erfarenhet. Såväl tjänstemän som politiker på nivå har ansett att frågorna är viktiga och har därför engagerat sig i arbetet. Dessa län framhåller betydelsen av att tidigt involvera kommunerna i arbetet och löpande under processens gång förankra agendans innehåll hos kommunerna vilket gör det möjligt att skapa bättre förutsättningar för ett konkret utvecklingsarbete. 2.4.2Primära utmaningar och framgångsfaktorer för arbetet När arbetet med att ta fram en agenda inte uppfattas ha fungerat väl lyfts framför allt två orsaker fram. Ungefär i en fjärdedel av länen uppfattar man att avsaknaden av tillräckliga resurser och att inte det inte funnits möjlighet att prioritera arbetet har fått negativa konse- kvenser för processen och resultatet. Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna Andra län beskriver att problemet har bestått i ett bristande intresse bland centrala aktörer framförallt på ledningsnivå. Andra län beskriver ett bristande intresse hos kommunerna på både poli- tisk nivå och tjänstemannanivå men det finns också exempel på bristande engagemang från andra aktörer som näringslivet. Lärdo- men är enligt länen, att arbetet borde ha fått ett tydligare under- ifrånperspektiv. Digitaliseringen och dess möjligheter borde i större utsträckning ha diskuteras utifrån specifika frågeställningar som upplevs som relevanta för aktörerna. Dessutom borde viktiga aktörer för processen ha involverats ett tidigare skede. Efterfrågan om riktade resurser, standarder och strukturer på nationell nivå Länen efterfrågar såväl stöd som styrning från nationell nivå för att driva på digitaliseringen regionalt. Flera län efterfrågar nationella riktade satsningar som stimulerar till regionalt arbete inom natio- nellt prioriterade områden. Genom nationell finansiering för utvalda områden, uppfattas att digitaliseringen på regional och lokal nivå bättre skulle kunna möta de nationella ambitionerna på området. Flera län upplever att de nationella stimulansmedel som avsatts för e-hälsa har varit en stark bidragande orsak till en positiv utveck- ling inom området på och regional nivå.14 Länen menar att en liknande modell framgångsrikt borde kunna användas även inom andra områden. Flera län betonar särskilt betydelsen av finan- siering för bredbandsutbyggnaden eftersom det uppfattas vara en prioriterad fråga. Länen efterfrågar även nationella strukturer och standarder, till exempel avseende e-legitimation och e-tjänster, som kan användas i samtliga län och möjligen vidareutvecklas inom andra områden. Genom att skapa fler nationella strukturer och riktlinjer för digi- talisering är det enligt flertalet län möjligt att i större utsträckning dra nytta av och sprida den kunskap som finns på nationell nivå. 14 Kommuner och Landsting (SKL) fördelar stimulansbidrag till kommunerna via regioner, regionförbund och kommunförbund i syfte att utveckla e-hälsa i . Uppdraget genomfördes inom ramen för regeringens och SKL:s överenskommelse ”Stöd till en evidensbaserad praktik för god kvalitet inom ” (S2013/8804/FST). Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna Ett fåtal län önskar därutöver särskilda mötesplatser för de som på regional nivå arbetar med digitaliseringsfrågorna i syfte att dela erfarenheter och sprida goda exempel. Uppföljning av arbetet med de regionala digitala agendorna 2.4.3Det fortsatta digitaliseringsarbetet – centrala utmaningar och framgångsfaktorer Länen har identifierat en rad centrala utmaningar och framgångs- faktorer för det fortsatta digitaliseringsarbetet. Dessa presenteras nedan och kan även tolkas som rekommendationer inför det fort- satta utvecklingsarbetet. Utforma och hantera den regionala digitala agendan som ett ”levande dokument” med aktuella, konkreta och genomförbara insatser. Anlägg ett underifrånperspektiv på länets digitalisering genom breda diskussioner som tar sin utgångspunkt i kommunernas, näringslivets och akademins verksamheter, behov och samman- hang. Involvera nyckelpersoner som brinner för digitaliserings- frågorna och som kan driva på och skapa engagemang för frågorna regionalt och lokalt. Kom överens om en långsiktig struktur och organisation för att förvalta den regionala digitala agendan som kan hålla ihop, driva på och stötta involverade aktörer, men också följa upp på hur arbetet går i relation till agendans ambitioner. Säkerställ en bred basfinansiering för att genomföra samordnade utvecklingsinsatser och möjliggöra uppväxling med externa medel. Synliggör och sprid goda exempel inom länet för att skapa enga- gemang för digitaliseringsarbetet. Engagera personer på ledningsnivå och politisk nivå med man- dat och kapacitet att driva och stödja förändringsarbete, inte minst på nivå.