sou · H3B322 · 2015-03-27 00:00:00 — Det var tre olika grupper som fick förfrågan att delta, en grupp som gick det nationella rektorsprogrammet 2009 med . Deltagarna blev tillfrågade eftersom de har erfarenhet. Av dessa valde 14 att delta i studien. Därutöver tillfrågades även en grupp som just nu går rektorsprogrammet för och av dessa deltog 18 skolledare. Tanken var att även få med skolledare med kort erfarenhet. Dessutom tillfrågades samtliga skolledare i en medelstor kommun. Från den gruppen deltog 36 skolledare. Av de 68 anmälda fyllde 61 i tidsloggen helt eller delvis. För att tiden ska kunna jämföras så är det viktigt att alla deltagare fyller i . Det finns därför ett internt bortfall bestående av de som arbetar och de som inte fyllt i loggen alla . Det återstår då 42 skolledare n som har fyllt i tidsloggen alla . I gruppen med 61 som svarat är 30 rektorer, 24 biträdande rektorer, 6 förskolechefer och 1 arbetar för . Bland de 42 som fyllt i hela enkäten finns 24 rektorer, 11 biträdande rektorer, 6 förskolechefer samt 1 som arbetar för . Det innebär att mer än hälften av de biträdande rektorerna har valt att inte fylla i tidsloggen . Redovisningen nedan omfattar främst de 23 rektorer som fyllt i tidsloggen . Förutom tidsloggen som skulle fyllas i ombads även deltagarna att svara på några frågor där de fick ge lite bakgrundsdata samt göra olika bedömningar och uppskattningar om sin tidsanvändning. Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning I tidsloggen kategoriserades de arbetsuppgifter som en rektor har. Kategorierna diskuterades tillsammans med en mindre grupp av deltagarna och justerades efter det. Om arbetsuppgiften passade flera kategorier så uppmanades deltagarna att välja den kategori som dominerade. Många deltagare påtalade att det var svårt att avgöra och kategorisera sina arbetsuppgifter. Här är två kommentarer efter . ”De olika kategorierna går in i varandra och det är ofta tveksamt hur jag bör kategorisera sådant som har olika syften” och ”att jag gör mycket . Kollar mail och försöker hålla reda på papper om elever. Svara på frågor som jag fyller i papper osv. osv.”. Redan här kan man fundera över hur medvetna rektorerna är om vad som är syftet med det de gör och hur medvetna de är om hur de kan styra sin tid. Det belyser även den komplexitet som finns i uppdraget och att man som rektor ofta är enda kanalen in i verksamheten och därför behöver handha många olika sorters frågor och uppgifter. Tidsloggen bestod av 16 olika kategorier: 1.Hantera akuta vardagsproblem, oplanerade samtal 3.Möten med barn/elever (undervisning, elevråd, elevsamtal) 6.Personalvård (enskilda samtal, rehab, sociala aktiviteter) 7.Rutinadministration (telefon, mail, kontering, fylla i olika system) 8.Strategisk administration (personalfrågor, ekonomi) 9.Systematiskt kvalitetsarbete (uppföljning, utvärdering, analys) 10.Reflektion och egen planering 11.Möten och arbete påkallat av huvudmannen (rektorsmöten, möten och arbete med förvaltningen) Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning 13.Arbetsuppgifter som rör barn/elevers lärande och undervisning som görs på gruppnivå (möten och samtal med grupper av pedagoger om innehåll, läroplan, kursplan, utvecklingsarbete m.m.) 14.Arbetsuppgifter som rör barn/elevers lärande och undervisning som görs på individnivå (möten och samtal med enskilda pedagoger om innehåll, läroplan, kursplan, utvecklingsarbete m.m.) 15.Andra möten – främst information, samordningsfrågor 6.1.4Översiktligt om rektorernas tidsanvändning För att ge en bild av hur deltagarna har använt sin tid beskrivs några intressanta snitt och variationer i nedanstående tabell. I kolumnen längst till vänster anges arbetsuppgiften. Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning Anm: Tabellen baserad på 23 rektorer I nästa kolumn finns ett medelvärde som räknats på de 23 rektorer som fyllt i tidsloggen alla . Den tredje kolumnen anger den tid som en person minst har använt och nästa kolumn det högsta antal minuter som någon har använt till uppgiften. Den femte kolumnen visar hur många som har gjort en viss arbetsuppgift. Då inte alla gjort alla arbetsuppgifter visar sista kolumnen medelvärdet för de som faktiskt utfört uppgiften . Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning De 42 skolledare som fyllt i tidsloggen arbetade i snitt strax . Rektorerna arbetar mer i snitt jämfört med förskolecheferna och mer än biträdande rektorer. Det innebär att flertalet rektorer arbetar övertid med per dag. Den rektor som använder mest tid arbetar . De flesta börjar arbetsdagen mellan kl. 7.00 och 8.00 och de allra flesta arbetar till kl. 17.00–18.00. Några har angett tider fram till 21.00–22.00. 5 stycken ligger i snitt närmare 7 än 8 timmars arbetsdag. Inte riktigt hälften, 11 stycken, arbetar dvs. /dag som är den normala arbetstiden, 15 stycken arbetar i snitt och 4 stycken arbetar . Det kan tyda på att det finns en mindre grupp som inte nyttjar sin tid fullt ut likväl som det finns en lika stor grupp som regelmässigt arbetar för mycket . Utgår man från de angivna start- och stopptiderna och jämför dessa med den sammanslagna veckotiden så verkar det som om inte alla deltagarna har registrerat alla sina arbetsuppgifter. Det kan bero på förflyttningar, raster eller arbetsuppgifter som är så korta att den är svår att kategorisera. Totalt visar det dock att deltagarnas totala arbetstid upplevs som större än vad de har registrerat i tidsloggen. Arbetsbelastningen är högst och mest splittrad medan består av färre arbetsuppgifter och kortare arbetsdagar. 6.1.6Mest och minst tid Det är 2 arbetsuppgifter, akuta frågor och rutinadministration, som alla har registrerat tid på. Det kan tolkas som att det är återkommande arbetsuppgifter som behöver göras alla veckor . Den arbetsuppgift som tar mest tid är rutinadministration. Snittet ligger dvs. Den som använder mest tid till rutinadministration har använt dvs. , 8 stycken använder till rutinadministration. En av deltagarna använder och 5 deltagare . Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning I gruppen som helhet är nästa arbetsuppgift som tar mycket tid akuta ärenden. Dessa tar i snitt drygt . Igen kan vi se att hur olika grupper använder tiden skiljer sig åt. Rektorerna är den grupp som lägger mest tid på den här arbetsuppgiften medan t.ex. förskolecheferna lägger ner och på akuta problem. Biträdande rektorer använder något mindre tid än rektorerna. Rektorers näst största enskilda arbetsuppgift är möten med huvudmannen. Vi återkommer till den frågan när rektorer bedömer hur många timmar de befinner sig utanför skolan Akuta problem och rutinadministration är de uppgifter som alla ägnat sig åt. Det finns dock många uppgifter som de flesta ägnat sig åt vilket tyder på att arbetsdagen är omväxlande med många avbrott. Det är bara 4 kategorier där färre än 20 av de 23 rektorerna inte har registrerat några arbetsuppgifter. Det är verksamhetsobservationer, systematiskt kvalitetsarbete, kompetensutveckling och övrigt. Flera påtalar i de öppna svaren att arbetsuppgifter och således tidsanvändning fördelas olika över året. Det kan tolkas som att de som har lågt på en arbetsuppgift kanske skulle använda mer tid till samma arbetsuppgift en annan vecka. Kompetensutveckling, medarbetarsamtal och systematiskt kvalitetsarbete är exempel på arbetsuppgifter som kan vara olika intensiva under olika perioder. Klassrumsobservationer borde å andra sidan vara en uppgift som förekommer mer regelbundet. De 13 deltagare som gjort klassrumsobservationer har i snitt använt var till den arbetsuppgiften. Det är så mycket tid att det antyder att dessa rektorer har gjort en medveten prioritering. Det gör att man kan anta att för några av deltagarna så skulle tidsanvändningen fördela sig på samma sätt i en ny mätning dvs. att de som lagt ner lite tid på pedagogiskt ledarskap även gör det under andra veckor. Hur mycket tid som läggs på en enskild arbetsuppgift varierar bland deltagarna. Det är till och med ovanligt att någon ligger exakt på det som är medelvärdet för uppgiften. För att ge några exempel så är det 4 stycken som sammantaget använder till övriga uppgifter, någon som använder till personalvård och ytterligare någon som använder sammantaget till strategisk administration. Detta är uppgifter som gjorts Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning men som sammantaget sväljer mycket tid. Ytterligare någon annan lägger totalt på strategisk administration, personalvård och övrigt. Om detta visar på att rektorers tidsanvändning skiljer sig mycket från vecka till vecka så att skulle se annorlunda ut eller om de angivna uppgifterna för dessa rektorer alltid tar mycket eller lite tid visar inte den här studien. Det som dock är uppenbart är att rektorns egen prioritering och den lokala kontexten gör att tidsanvändningen skiljer sig mellan olika individer. Tittar man på enskilda rektorers tidsanvändning upptäcker man att det är samma person som har mest tid av alla vad gäller både akuta frågor och rutinadministration, totalt dvs. halva arbetsveckan har gått till dessa två uppgifter. En annan av rektorerna har inte lagt någon tid på de arbetsuppgifter som kanske främst kopplas ihop med lärande och pedagogiskt ledarskap såsom verksamhetsobservationer, samtal om lärande med individuella lärare eller med lärare som grupp. Den rektorn har inte heller någon tid på reflektion och kompetensutveckling. Det mest framträdande resultatet är hur olika enskilda rektorer har använt sin tid. Förutsättningar och individuella prioriteringar visar att trots deltagarnas känsla av att de inte kan styra sin tid och att deras tid skulle kunna användas på ett annat sätt så prioriterar och använder enskilda rektorer sin tid väldigt olika. 6.1.7Administration och pedagogiskt ledarskap Administration och pedagogiskt ledarskap är två uppgifter som förväntas dominera rektorns arbetsdagar. Vilka arbetsuppgifter som ingår skiljer däremot mellan olika rektorer. Dels finns en kvalitativ dimension i handlingarna där t.ex. ett medarbetarsamtal kan vara ett tillfälle för personalvård för en skolledare och vara ett tillfälle för aktivt pedagogiskt ledarskap för en annan. I samband med att studien introducerades ombads 12 deltagare att i 4 grupper spontant lista olika arbetsuppgifter som de kopplade till pedagogiskt ledarskap, olika typer av administration och övriga frågor. Under varje rubrik finns de arbetsuppgifter som fanns på deras lista. Siffrorna inom parantes anger hur många grupper som angett den specifika arbetsuppgiften. Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning Exempel på arbetsuppgifter inom pedagogiskt ledarskap Verksamhetsbesök - återkoppling (3), pedagogiska möten (2), samtal om undervisningsfrågor (2), deltagande i konferenser/fortbildning, medarbetarsamtal. resultatuppföljning, analys, utveckling, kvalitetsarbete- externa kontakter, kollegialt lärande, reflektion egen planering, förtydliga innebörd av styrdokument. Administration som stödjer ett pedagogiskt ledarskap Schemaläggning - resursfördelning/organisation (3), systematiskt kvalitetsarbete (3), digitala verktyg (2), hantera fortbildning(2), organisera arbetsgrupper, planera och organisera kollegialt lärande, göra konferenskalendarium, dokumentera framgångsfaktorer, rekrytering. Rutiner, handlingsplaner, policys (3), ekonomi (3), anmälning (arbetsmiljö) (2), söka svar på frågor vardagsproblem (2), personalomsorg (kaffe jullunch)(2), informera/efterarbeta konferenser, personalfrånvaro/närvaro (2), schemaläggning, fastighet och lokaler. Administration påkallad av huvudmannen Kvalitetsredovisning/kvalitetsarbete (4), uppföljning ekonomi, personal verksamhet (intern kontroll) (2), statistik (2), interna undersökningar/kartläggning, handlingsplaner, lägga upp anställning. Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning Administration påkallad av myndigheter Beslut enligt skollag (3), SCB/statistik (4), arbetsmiljöarbete (3), skolinspektion(2), anmälningar, rehab, brandskydd. (2), förflyttningar (2), lokaler/fastigheter (1), marknadsföring, vaktmästaruppgifter, hantera försäljare, fortbildning. Det här visar en palett av arbetsuppgifter där några är mer konkreta än andra. Vissa är mer förekommande än andra och många arbetsuppgifter som bevisligen utförs av rektor finns inte med. Deltagarna tillfrågades även om huruvida de olika tidskategorierna i studien skulle preciseras med exempel på mer konkreta arbetsuppgifter. De menade dock att det skulle vara en begränsning snarare än en hjälp vilket medförde att vi undvek att ge allt för många exempel i instruktionerna på mer konkreta arbetsuppgifter. I tidsloggen fanns uppgifter som mer direkt går att knyta till pedagogiskt ledarskap och administration. Verksamhetsobservationer och samtal om lärande i grupp och med individer (tidsloggen kategori 5,13 och 14) betecknas här som ett aktivt pedagogiskt ledarskap. Rutinadministration, strategisk administration samt systematiskt kvalitetsarbete (kategorierna 8,9,10) ses här som administration. Systematiskt kvalitetsarbete är en sådan arbetsuppgift som beroende på hur den utförs kan kvalificeras som både pedagogiskt ledarskap och administration. Anledningen till att systematiskt kvalitetsarbete här hamnar under kategorin administration är att som arbetet är upplagt för många skolor så finns ett stort fokus på dokumentation, vilket i sig visar på ett problem, nämligen att rektorerna inte i första hand ser systematiskt kvalitetsarbete som skolutveckling. Det gavs också som exempel på pedagogiskt administration av deltagarna. Deltagarna fick uppskatta hur mycket av dagens arbete som kunde betecknas som administration och pedagogiskt ledarskap. ombads även deltagarna bedöma hur mycket tid de generellt lägger på pedagogiskt ledarskap och administration. Medelvärdet för de olika bedömningarna framgår i nedanstående tabell. Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning Anm: Totalprocent i varje cell för 23 rektorer. När rektorerna ombads att göra en generell uppskattning av hur stor andel av deras arbetsuppgifter som är kopplade till pedagogiskt ledarskap så hamnar medelvärdet på . Huvuddelen av deltagarna, , anger att de använder av sin tid till pedagogiskt ledarskap. Det finns dock en mindre grupp, , som anger att de använder av till pedagogiskt ledarskap. En lika stor andel anger att de använder av sin arbetstid till pedagogiskt ledarskap. Arbetsuppgifter i tidsloggen som kan kopplas ihop med pedagogiskt ledarskap är möten om elevers lärande med individer och grupper samt verksamhetsobservationer. Snittet för dessa tre arbetsuppgifter ligger och . Det är lite . Tolkningen av vad som är pedagogiskt ledarskap och vilka arbetsuppgifter som ingår behövs det mer studier kring. De tre ovan angivna arbetsuppgifterna kan sägas vara uttryck för ett mer aktivt pedagogiskt ledarskap. Den här studien visar att det finns 4 rektorer som inte har haft möten kring lärande på gruppnivå, ytterligare 4 har använt till att prata om lärande på gruppnivå. Det är ännu mer ovanligt att rektorer pratar Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning lärande på individnivå. Snittet ligger på och per deltagare. Av de 8 som inte hade några möten eller möten som är kortare än är det 6 som nästan inte lägger någon tid på individuella möten. Det är bara 6 stycken som lägger på individuella möten om lärande. En observation som stämmer väl överens med den senaste (). Verksamhetsobservationer är den i särklass minst använda kategorin. I snitt lägger rektorerna endast på verksamhetsobservationer vilket är mindre än den kategori som kommer därefter. Det är dessutom endast 13 deltagare som överhuvudtaget lagt tid på arbetsuppgiften. De som har gjort verksamhetsobservationer har alla lagt tid även på individuella möten om lärande. Deltagarna uppskattar att de arbetar betydligt mer med pedagogiskt ledarskap än vad den dagliga uppskattningen och tidsloggen visar. En tolkning är att det i andra arbetsuppgifter finns dimensioner av pedagogiskt ledarskap som kan vara svårt att fånga i en tidsstudie. En annan tolkning är att deltagarna överskattar sin förmåga till pedagogiskt ledarskap eftersom det är efterfrågat. En sådan tolkning stämmer väl överens med studier där lärare ofta upplever att rektor har en lägre grad av pedagogiskt ledarskap än vad rektor själv anger. När vi bad rektorerna uppskatta hur mycket av deras arbetsuppgifter som är administration så anger de nästan halva sin arbetstid. Vid en mer generell uppskattning så sjunker siffran till och i tidsloggen så blir snittet är den administrativa delen en stor del av arbetstiden, ca . Administration som är viktig för skolan utgör av arbetstiden enligt av deltagarna. av deltagarna anger att det är 10–av arbetstiden Det är endast enstaka deltagare som säger att administration utgör av deras arbetstid. Enligt tidsloggarna tar rutinadministrationen i snitt av arbetstiden. En fjärdedel av rektorerna anger också att de använder 0–till administration som är påkallad av huvudmannen. De flesta av dessa arbetsuppgifter är knutna till systematiskt kvalitetsarbete och kartläggning/uppföljning. Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning För att ytterligare synliggöra skillnad i tidsloggen mellan pedagogiskt ledarskap, administration och övrigt/akut beräknades de som använt mest respektive minst tid till de tre olika kategorierna. Anm: Gruppen Alla skolledare består totalt av 42 deltagare och innehåller förutom rektorer även biträdande rektorer och förskolechefer. Rektorer utgörs av de 23 rektorer som deltagit i hela studien. Det visar sig att i gruppen av 42 skolledare är det som lägger mest tid inom den administrativa dimensionen, på vardagsärenden och det var som använde huvuddelen av sin tid till pedagogiskt ledarskap. Det bekräftas av att av deltagarna bedömer att de använder minst tid till arbetsuppgifter relaterade till pedagogiskt ledarskap. Om man endast utgår från rektorsgruppen så visar det sig att av rektorerna har pedagogiskt ledarskap som den arbetsuppgift som de lägger ner minst tid på. I studien framgår det inte om det är ett tecken på att vissa rektorer delegerar sitt pedagogiska ledarskap eller om rektor och biträdande rektor på samma skola har höga eller låga värden. Citatet nedan är ett exempel på att många rektorer skulle vilja lägga mer tid på pedagogiskt ledarskap. Jag skulle vilja vara pedagogisk ledare i mycket högre utsträckning. För att kunna vara det skulle jag behöva vara mycket mer tillgänglig i verksamheten! Jag upplever att min tid äts upp av möten och administration. Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning Tiden för administration ökar något i rektorsgruppen. Totalt är det bara 2 deltagare som använder minst tid till kategorin administration. Av dessa arbetar en som biträdande rektor och 1 av dem arbetar som rektor. Även övriga uppgifter tar mycket tid av många. I snitt tar dessa uppgifter ca en arbetsdag (). För en tredjedel av deltagarna tar det av deras arbetstid. Vad som gömmer sig bakom övriga arbetsuppgifter är ofta knutet till fastigheter, lokaler, vaktmästeri och städ. Därutöver finns andra arbetsuppgifter (möten med elever, vårdnadshavare, kompetensutveckling, personalvård m.m.) som motsvarar av arbetstiden. I tidsloggen efterfrågas möten med huvudman vilket har ett medelvärde på en halvdag . Om man dessutom lägger till andra möten och kompetensutveckling så innebär det för många rektorer att de är borta från skolan minst . Storlek på skolan eller tidigare erfarenhet verkar inte spela någon avgörande roll i relation till hur rektorer använder sin tid. 6.1.8Arbetsuppgifter som deltagarna inte hann med Många, av deltagarna, ger exempel på arbetsuppgifter som de inte hann med. Arbetsveckan är mest intensiv under den första halvan och då är det också fler arbetsuppgifter som inte blir utförda. Det som oftast ligger kvar handlar om rutinadministration, dokumentation som inte blir gjord eller blanketter som inte blivit ifyllda. Det finns också många exempel på strategisk administration och förberedelser till möten som inte blir av. I dessa fall handlar det om uppgifter som på olika sätt kan bidra till en högre kvalitet. Flera anger även förberedelser och uppgifter inför rektorsprogrammet. Igen tyder det på att det finns administrativa uppgifter som rektorn försöker att skjuta på. Deltagarna fick frågan om de anser att deras uppgifter kan delegeras. Många har valt att inte svara på den frågan. Det kan tolkas som om att de inte har någon specifik uppfattning om vem som ska göra uppgifterna. Inom varje kategori finns det vissa uppgifter som rektorn Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning anser att han eller hon bör göra själv. Bland de mest tidskrävande uppgifterna akuta frågor och rutinadministration uppger 25–att det bör göras av rektorn själv. I de öppna svaren anger några att det är viktigt att de själva har kontroll på alla frågor och därför själva måste genomföra alla uppgifter. Andra har svårt att se vilka uppgifter de kan delegera. I kategorin akuta frågor anser rektorerna att av frågorna kan lösas av lärare medan av uppgifterna inom rutinadministrationen kan göras av en administratör. är det endast enstaka procent av arbetsuppgifterna som kan överföras på andra yrkeskategorier. Det i sin tur visar att rektorn får ta över och rycka in när frågor inte görs eller det inte är klargjort vem som ska göra vad. Dessa uppgifter kan tyda på att det inte finns en ändamålsenlig organisation med klara roller vilket medför att en rektor väljer att göra många arbetsuppgifter själv i stället för att delegera till andra. Deltagarna ombads bedöma hur mycket tid de spenderar utanför skolenheten under en månad. Så många som av deltagarna anger att det blir mer än . Det handlar främst om möten med huvudman, andra rektorer och kompetensutveckling. Även uppskattningen av interna möten skiljer sig mycket mellan deltagarna. Från till den som uppger att går till interna möten. Medelvärdet ligger , dvs. av en 40 timmars vecka. Det som dominerar är ledningsgrupp samt möten med elevhälsoteam (EHT). Huvuddelen av deltagarna, , anser att veckan är representativ. Möjliga förklaringar att veckan inte uppfattas som representativ kan vara att arbetsuppgifterna skiftar över året. En annan förklaring kan vara att den enskilda rektorn har svårt att kategorisera sina arbetsuppgifter och se övergripande mönster. Några anger att veckan har varit lugnare än vanligt, andra att enskilda ärenden tagit mer tid än vad de hade beräknat. Flera påtalar även att medarbetarsamtal tar ovanligt mycket tid. Sammantaget kan man anta att en ny mätning skulle innebära att en individuell rektor kanske skulle få en annan tids Rektorernas arbetssituation och tidsanvändning fördelning men det är inte lika troligt att resultatet som helhet skulle förändras. Av samtliga deltagare så uppger att arbetsuppgifterna i hög grad stämmer med uppdraget, och att det stämmer i tillräckligt hög grad. Det innebär att tycker att de i stor utsträckning gör rätt saker. Det finns en grupp på som anger att arbetsuppgifterna inte stämmer med uppdraget. Här kan urvalet påverka uppfattningen. I den kommun som valt att delta anser att arbetsuppgifterna inte stämmer med deras uppdrag medan det i de frivilliga grupperna ligger på . Utgår man från titel så är det förskolecheferna som är mest missnöjda, 4 av 6 anser inte att arbetsuppgifterna stämmer med uppdraget. En utgångspunkt för urvalet av deltagarna i studien var att undersöka skillnaden mellan oerfarna och mer erfarna rektorer. Några tydliga skillnader mellan dessa grupper finns inte i materialet. Detta resultat väcker frågor om hur rektorers erfarenhet påverkar deras arbete. Om man enbart studerar rektorerna framträder det tydliga könsskillnader. Anm: Tabellen baseras på 23 svarande rektorer. I tabellen framgår att anser att arbetsuppgifter och tid överensstämmer och anser att de i hög grad kan styra sin tid. Samtliga män menar att deras arbetsuppgifter i tillräcklig grad stämmer med arbetsuppgifterna medan motsvarande siffra för kvinnorna är . Närmare hälften, , av de kvinnliga