sou · H3B333 · 2015-03-30 00:00:00 — En del av de uppgifter som beskrivs nedan fyller båda dessa syften medan andra endast kartläggs med ett av syftena i fokus. Uppgifter som beskrivning av uppgiftskravet, information om hur uppgiftskravet fullgörs och var man hittar ytterligare information eller tjänster, syftar i första hand till att förenkla företagens uppgifts- lämnande. Uppgifter om vilka företag som omfattas av ett uppgifts- krav syftar dels till att förenkla genom sök- och filtreringsvariabler, dels till att skapa mera finfördelad statistik om vilka grupper av företag som omfattas av olika krav. Uppgifter om volymer på uppgiftskrav syftar i huvudsak till att vara underlag för att ta fram statistik och identifiera var den största förenklingspotentialen finns. Här beskrivs innehållet i som det ser ut vid den första lanseringen . ID – Identifiering för uppgiftskravet för att underlätta sökning för myndigheterna. Visas inte ut mot företaget i tjänsten på . Uppgiftskrav – Benämning på uppgiftskravet som är så tydlig och enkel att företagen förstår vad uppgiftskravet innebär. Verksamhetsområde – Myndighetens verksamhetsområde för uppgifts- kravet, till exempel – djurskydd eller Transport- styrelsen – järnväg. Om myndigheten har flera verksamhetsområden eller vill dela upp uppgiftskraven internt så kan detta fält användas för ändamålet. Fältet visas inte ut mot företaget på . Kravområde – Ett kravområde som myndigheten har definierat. Syftet är att ytterligare kategorisera uppgiftskravet så att listan över möjliga uppgiftskrav som presenteras för företaget inte behöver innehålla irrelevant information. Om Kravområde stämmer överens med Verksamhetsområde kan Verksamhetsområde användas i stället. Ansvarig myndighet – Myndighet som är ansvarig för ett uppgifts- krav. Samma som kartläggande myndighet utom när man samlar in för en annan myndighets räkning. Om det i lag, förordning eller myndighetsföreskrift framgår att uppgifter i ett uppgiftskrav ska lämnas till en annan myndighet är det den myndigheten som tar emot uppgifterna som är kartläggande myndighet. Kartläggande myndighet – Myndighet som kartlagt uppgiftskravet. Författningsstöd – Den regel som beskriver innehållet i uppgifts- kravet mest detaljerat. Om det i en föreskrift anges när uppgifts- kravet uppkommer och i en annan vad som ska lämnas gäller alltså det senare författningsstödet. Författningsstödet ska anges i ett format som underlättar automatiserad behandling. Detta format är uppbyggt genom att författningsförkortningar och relevanta indelningar skiljs åt med mellanslag och att kapitel och paragrafer bara anges numeriskt. För svensk lagstiftning används författningsförkortning, författnings- nummer, kapitel, paragraf, stycke, därefter eventuell bilaga, SJVFS1995:94 15. Kort beskrivning av uppgiftskravet – För att det ska bli lättare att förstå vad uppgiftskravet handlar om finns en kort beskrivning. Syftet är att företagen ska förstå vad de ska göra och om Uppgifts- kravet berör dem. Länk till information om uppgiftskravet – Länk till myndighetens webbplats där information om uppgiftskravet framgår och där företaget kan läsa mer om uppgiftskravet. Gäller från och med – Datum då uppgiftskravet börjar gälla. Fältet används bara om man vet att ett uppgiftskrav ska börja gälla i fram- tiden. Gäller till och med – Datum när uppgiftskravet upphör att gälla om det är känt. Kalenderstyrt – Anger om uppgifter i uppgiftskravet lämnas in en bestämd tidpunkt. Periodicitet – Anger som uppgiften lämnas in om kravet återkommer kalenderstyrt. Initierande part – Den som ställer upp kravet första gången. Med initierande avses den part som påbörjar handläggningen av ärendet. Med myndighetsinitierat menas när myndigheten vet om att företaget måste göra något. Myndigheten har i normalfallet känne- dom om att uppgiftskravet har uppstått och agerar på något sätt för att det ska fullgöras. Utanför faller sådant som myndigheten upp- täcker i sin kontroll- eller tillsynsverksamhet. Med företagsinitierat menas när myndigheten inte vet om vad företaget ska göra och i normalfallet inte agerar utan att företaget först lämnar t.ex. en ansökan. Företaget har det primära ansvaret för att bevaka om uppgiftskravet uppkommer och se till att det fullgörs. Berör specifik bransch – Anger om uppgiftskravet berör specifik bransch. Bransch – Anger vilken bransch som berörs i de fall uppgiftskravet riktar sig till specifika branscher. på den översta nivån av SNI2007. Arbetsgivare – Anger om uppgiftskravet endast berör arbetsgivare. Med arbetsgivare avses fysisk eller juridisk person som har fysiska personer anställda och som har reglerat ansvar för dessa. Berör specifika företagsformer – Om uppgiftskravet berör specifika företagsformer. Företagsform – Om uppgiftskravet endast berör specifik företags- form anges här vilken eller vilka av företagsformerna som avses. Annan ingivare – Anger om uppgifter som rör uppgiftskravet kan lämnas av ombud för företaget. Elektronisk blankett – Anger om det finns elektronisk blankett att ladda ner och lämna in med brev, fax eller e-post. Länk till blankett – Länk direkt till blankett. E-tjänst – Anger om myndigheten har en e-tjänst som kan användas för uppgiftskravet (automatiserad behandling av uppgifterna där företaget kan navigera, vägledas, ange uppgifter och lämna in online med kvittens). Här avses inte t.ex. pdf-blankett som måste skrivas ut. Länk till e-tjänst – Länk direkt till e-tjänsten där uppgiftskravet kan fullgöras. Maskin-till-maskingränssnitt – Anger om myndigheten har ett maskin-till-maskingränssnitt (företaget kan ansluta ett system till ett maskingränssnitt för att lämna uppgifter) som kan användas för insamling av uppgifter i uppgiftskravet. Övrigt (Hur) – Beskrivning över om det finns övrig relevant information om hur uppgiften samlas in. Egna noteringar – Möjligt för myndigheten att ange egna noteringar vid behov. Visas inte externt. Följande innehåll i finns endast i den form det samlades in av 2013 och har således inte uppdaterats. vidareutvecklas och dessa uppgifter kvalitetssäkras av de kartläggande myndigheterna för att framöver vara en del av registret. Händelsestyrt – Anger om uppgiften lämnas in utifrån händelse. Behöver kompletteras med information om vilken typ av händelser som föranleder uppgiftskravet. Antal anställda – Anger om uppgiftskravet endast berör företag som har ett visst antal anställda. Följer av att man angett att upp- giftskravet riktar sig till arbetsgivare. Storlek – Anger om uppgiftskravet endast berör företag av en viss storlek som klassificeras på annat sätt än antalet anställda. Storleks- kriterierna behöver standardiseras inför vidare kartläggning. Övriga urvalskriterier – Syftar till att identifiera andra urvals- kriterier som kan användas för att selektera relevanta uppgiftskrav för ett företag. Samlas in som fritext. som omfattas – Antalet företag som har haft ärenden hos myndigheten till följd av uppgiftskravet. Bör uppdateras för att generera statistik och ligga till grund för bedömningar av var störst förenklingseffekt kan uppnås. Ärendevolymer – Anger hur många ärenden t.ex. anmälningar, ansökningar, undersökningar etc. som lämnades in totalt för uppgiftskravet. Syftar till att generera statistik och ligger till grund för bedömningar av var störst förenklingseffekt kan uppnås. Ärendevolymer via e-tjänst – Anger hur många av det totala antalet ärenden som gjordes via e-tjänst. – Anger om uppgiftsinlämningen kräver underskrift (på papper eller elektroniskt). Framtida innehåll och gemensamma uppgiftsdefinitioner I utredningens tilläggsdirektiv (dir. 2013:111) framgår att det i arbetet … ingår att samordna definitioner och i första hand de grundläggande uppgifterna som namn, adress, organisationsuppgifter m.m. som fram- går av kartläggningen. Vår bedömning: Ett fristående uppgiftsdefinitionsregister bör utvecklas som kan återanvändas för olika ändamål. När registret är utvecklat bör det användas för att utveckla Uppgiftskravs- registret till att innehålla information om vilka uppgifter ett företag behöver lämna för att fullgöra respektive uppgiftskrav. är ett register över definitioner av uppgifter om företag som kan återanvändas av fler än en myndighet. Det innehåller också information om vad som är den så kallade bästa källan till en viss uppgift. En av de nyttor som eftersträvas med är att identifiera uppgifter som företag tvingas lämna in ofta. För att uppnå detta behöver registret innehålla information om vilka uppgifter som lämnas in när ett uppgiftskrav fullgörs. I nuvarande version av registret finns inte den informationen men i förslaget till förordningen för företagens uppgiftslämnande (9 §) framgår att registret ska innehålla information både om grundläggande uppgifter och om övriga upp- gifter som aktualiseras vid ett uppgiftslämnande. innehåller Sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter gemensamma definitioner av de uppgifter om företag som kan nås därigenom. Dessa definitioner är desamma som ska användas i . Detta är också anledningen till förslaget om ett uppgiftsdefinitionsregister som kan användas av båda tjänsterna. I den föreslagna förordningen beskrivs att ska innehålla information om uppskattad belastning för företaget att fullgöra uppgiftskravet. Den informationen finns inte i registret utan den behöver läggas till i arbetet med att färdigställa det. XBRL (Extensible Business Reporting Language) är en informa- tionsstandard för lagring, överföring och presentation av ekonomisk information. Standarden bygger på definitioner av olika uppsättningar av ekonomisk information (taxonomier). En betydande del av de uppgifter som företag lämnar till staten innefattar ekonomisk infor- mation. I arbetet med att bygga ut ett uppgiftsdefinitionsregister bör möjligheterna att göra detta som taxonomier enligt XBRL-standarden utredas. och har arbetat med taxonomier inom delar av sin verksamhet. Inom XBRL finns även möjlighet att definiera sådana uppgifter som inte är av direkt ekonomisk karaktär. För att erbjuda ytterligare stöd till företagen i deras uppgifts- lämnande arbetar , och med att identifiera branscher eller händelser där uppgiftslämnar- bördan kan vara extra betungande. För dessa ska man utveckla ett guidat stöd för företagen. Det kan t.ex. vara en situation där någon vill starta en restaurang vilket i många fall kan omfatta uppgifts- lämnande till flera aktörer i olika steg. Genom att identifiera uppgiftskraven kan man visa i vilken ordning olika uppgifter ska lämnas till olika aktörer och vad som föranleder ett uppgiftskrav. För att åstadkomma den här typen av specifikt processtöd behöver informationen i utökas för de uppgiftskrav som omfattas av den aktuella processen. Exempelvis behövs informa- tion om ett uppgiftskrav alltid aktualiseras till följd av att man fullgjort ett annat uppgiftskrav. I fallet med restaurangen behövs information om uppgiftskrav som fullgörs gentemot kommuner och det behövs även ytterligare sätt att kategorisera kraven för att kunna knyta dem till processen. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att målsättningen med Upp- giftskravsregistret är att det ska bygga på ett antal förutbestämda variabler som ska finnas för alla krav i registret. Dessa variabler ska vara obligatoriska för alla uppgiftskrav och gälla samtliga myndigheter som omfattas av den föreslagna förordningen. Utöver den obliga- toriska informationen som ska finnas för alla krav, ska det vara möjligt att lägga till information om ett urval av uppgiftskraven som kan behövas för att utveckla en specifik tjänst. Det gör att vi får ett flexibelt register, som kan användas för flera ändamål, utan att bli alltför omfattande och kostsamt att förvalta. 6.3.6Rapportering av företagens uppgiftslämnarbörda Vårt förslag: Den myndighet som förvaltar Uppgiftskravstjänsten åläggs att löpande eller sammanställa och rapportera utvecklingen till regeringen. Rapporteringen ska innehålla några centrala indikatorer som visar hur företagens uppgiftslämnande förändras. Regeringen har som målsättning att ett företag som regel endast ska behöva lämna en uppgift en gång till ett ställe. Genom att göra statistiska sammanställningar baserade på informationen i Upp- giftskravsregistret kan utvecklingen mot målet följas . På en övergripande nivå är det lämpligt att etablera några indikatorer som sedan är möjliga att bryta ner ytterligare för att identifiera specifika områden som är i behov av extra insatser för att minska och förenkla uppgiftslämnandet. Den myndighet som förvaltar registret bör sammanställa och rapportera dessa indikatorer till regeringen. Indika- torerna bör visa i vilken utsträckning det finns e-tjänster för att full- göra uppgiftskraven, hur många uppgifter som lämnas in för att fullgöra uppgiftskraven, hur stor ärendevolym som innefattar upp- giftslämnande från företag och andra mått som visar på hur uppgifts- lämnandet minskar eller förenklas. Det bör noteras att indikatorer som visar totala värden påverkas av hur många myndigheter som kartlägger sina krav och kan därför inte aggregeras förrän alla myndigheter ingår i registret om indikatorn ska visa på utvecklingen . Vår bedömning: Det bör utredas om fram- över ska publiceras som länkade öppna data. Det skulle underlätta vidareutnyttjande av innehållet i registret liksom administrationen av detsamma. Den tjänst som utvecklas bygger på ett centralt register över upp- giftskraven. Informationen ligger i en databas som hos en myndighet dit andra myndigheter vänder sig för att lämna information om sina respektive uppgiftskrav. Via ett administrationsgränssnitt på internet lägger en behörig myndighetshandläggare in aktuella uppgiftskrav i databasen. Registret publiceras sedan i olika format som helhet på internet. Som alternativ till detta har utredningen övervägt en decentraliserad lösning där myndigheterna själva håller sin del av uppdaterad och publicerar den på sin webb- plats. I en decentraliserad lösning skulle bestå av ett flertal olika delmängder av information som är länkade till varandra och sedan kan slås ihop till ett fullständigt uppgiftkravsregister. De olika myndigheterna skulle själva publicera informationen om sina uppgiftskrav öppet på internet och skulle utvecklas som länkade öppna data. Det skulle då vara lättare för andra aktörer att återanvända och bygga vidare på innehållet i registret och ansvaret för publiceringen av data skulle tydligare ligga på respektive myndighet. Det skulle göra att registret var tillgängligt direkt via internet på ett sätt som gör att inga extra åtgärder krävs för att nå informationen. Om olika aktörer vidareutvecklar registret genom att lägga till ny information och publicera denna som länkade öppna data kommer registret att bli mer användbart för fler ändamål. Vi ser redan med vår första tillämpning hur man för funktionen Hitta tillstånd på behövde lägga till ytterligare innehåll till det befintliga registret. Med nuvarande centraliserade lösning läggs denna nya information i ett eget register som andra aktörer inte kan återanvända. Hade registret i stället varit publicerat som länkade öppna data och det nya innehållet följt denna modell hade registret redan vidareutvecklats med en av tillämpningarna. En del av utredningens arbete har bestått i att definiera vad registret ska innehålla och diskutera med de kartläggande myndig- heterna hur olika saker ska beskrivas. Att definiera variabler, att etablera det som inom länkade öppna data kallas för vokabulär,26 är ett naturligt första steg mot att senare publicera länkade öppna data. I den nuvarande processen har vi arbetat med ett centralt register för att få en bättre överblick över innehållet och inte behöva belasta myndigheterna ytterligare. Framöver kan man tänka sig att bibehålla som en central datamängd i en samlad databas eller välja att i ett 26 Vokabulär är en uppsättning metadata för ett register. senare skede (successivt) gå över till en mer decentraliserad modell som bygger på länkade öppna data. Vår bedömning: Uppgiftskravstjänsten aktualiserar inte några särskilda juridiska frågeställningar i förhållande till tryckfrihets- förordningen. Information om uppgiftskraven ska vara öppen och tillgänglig för alla. Den aktualiserar inte några särskilda juridiska frågeställningar i förhållande till tryckfrihetsförordningen. Vår bedömning: ska inte innehålla några personuppgifter, vilket innebär att det för registret saknas behov av bestämmelser som tillåter behandling av personuppgifter. Den administrationsfunktion som möjliggör uppdatering, kvalitetssäkring etc. av uppgiftskraven är individbaserad och kommer att omfatta behandling av personuppgifter. Respektive myndighet som behandlar personuppgifter kopplade till användandet av administrationsfunktionen kommer att vara personuppgiftsansvarig för sådan behandling. Personuppgiftslagens (1998:204) bestämmelser bedöms vara tillräckliga för att reglera personuppgiftsbehandlingen i administrationsfunktionen. Behandling av personuppgifter i Uppgiftskravstjänsten Uppgiftskravstjänsten ska kunna visa relevanta uppgiftskrav för ett företag. Tjänsten består av en bastjänst och en e-tjänst för hanteringen av författningsreglerade uppgiftskrav för företag. Användare av e-tjänst (myndighetshandläggare) Programmeringsrutiner till stöd för e-tjänsten (API) Figuren 6.5 illustrerar Uppgiftskravstjänsten med utgångspunkt i administrationen (bland annat uppdatering och kvalitetssäkring) av myndigheternas uppgiftskrav. Uppgiftskravstjänsten innehåller ett register () med uppgifter om författningsreglerade uppgiftskrav för företag, bland annat information om uppgiftskravets författningsstöd, ansvarig myndighet, beskrivning av uppgiftskravet, bransch som omfattas av uppgiftskravet etc. ska inte innehålla person- uppgifter och inte heller sekretesskyddade uppgifter. Registret ska vara offentligt och även kunna vidareutnyttjas. Betänkandet innehåller ett särskilt avsnitt om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga sektorn (se kapitel 10). Förutom innehåller Uppgiftskravstjänsten en administrationsfunktion dels för att registeransvarig myndighet ska kunna uppdatera och kvalitetssäkra registret, dels för att respektive myndighet ska kunna hålla sina egna uppgiftskrav aktuella. I praktiken innebär det att handläggare som har till uppgift att sköta exempelvis uppdatering eller kvalitetssäkring av registret kommer att tilldelas behörighet att logga in i ett användargränssnitt för att administrera uppgiftskraven. Med hänvisning till syftet och ambitionen med har det uttryckligen framgått att registret inte ska innehålla några personuppgifter. Registrets innehåll kommer således inte att omfatta uppgifter som enligt (1998:204) definieras som personuppgifter.27 Eftersom inte kommer att innehålla några personuppgifter kommer heller ingen behandling av personupp- gifter att aktualiseras. Den som ansvarar för att föra och tillhandahålla ett register är som huvudregel den som har bestämt ändamålen med och medlen för behandlingen av uppgifterna i registret. Om personuppgifter skulle komma att behandlas i kommer personupp- giftsansvaret, enligt personuppgiftslagens definition,28 att åligga den myndighet som har till uppgift att föra och tillhandahålla registret. Det kan finnas skäl att tydliggöra ansvaret för att föra och till- handahålla registret genom särskilda bestämmelser. Eftersom person- uppgifter inte kommer att behandlas i saknas däremot behov av att tydliggöra personuppgiftsansvaret särskilt. Personuppgiftslagens bestämmelser och krav för biträdessituationer och informationssäkerhet kommer heller inte att aktualiseras för registret. 27Personuppgifter All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet, 3 § personuppgiftslagen. 28Personuppgiftsansvarig Den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för personuppgiftsbehandlingen, 3 § personuppgiftslagen. Administrationsfunktionen är individbaserad och utgår från en behörig företrädares (myndighetshandläggare) personliga inloggning. Administrationsfunktionen kommer att användas av handläggare hos både registerförande myndighet och respektive myndighet som omfattas av skyldigheten att uppdatera . Förutom handläggarens inloggningsuppgifter kan de aktiviteter som handläggaren utför inom ramen för administrationsfunktionen omfatta personuppgifter i personuppgiftslagens mening. Hanteringen av uppgifterna för den personliga inloggningen, exempelvis behörighetstilldelning, behörighetsstyrning, åtkomst- kontroller etc. kommer att omfatta behandling av personuppgifter. Även själva inloggningsaktiviteten är en personuppgiftsbehandling. De aktiviteter som handläggaren utför inom ramen för sin uppgift att administrera uppgiftskraven utgör med största sannolikhet också en behandling av personuppgifter. Andra exempel på personuppgifts- behandling som kan komma att aktualiseras är uppgifters bevarande eller gallring, vilket också är behandling av personuppgifter enligt nämnda lag. Respektive myndighet som behandlar personuppgifter kopplade till användandet av administrationsfunktionen kommer att vara person- uppgiftsansvarig i enlighet med personuppgiftslagens definition. Om den som tillhandahåller användargränssnittet för administra- tionen av uppgiftskraven är någon annan än den som är person- uppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i administra- tionsfunktionen kan en biträdessituation uppstå. handahåller användargränssnittet har inte bestämt ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifterna och skulle därför endast behandla eventuella personuppgifter för den personuppgifts- ansvariges räkning. Den som tillhandahåller användargränssnittet kan således bli personuppgiftsbiträde vid behandlingen av sådana personuppgifter som respektive myndighet ansvarar för att behandla inom ramen för administrationsfunktionen (exempelvis inloggnings- uppgifter och handläggarens aktiviteter inom ramen för administra- tionsfunktionen). Om en biträdessituation uppstår ska det bland annat upprättas ett skriftligt avtal (30 § personuppgiftslagen) med instruktioner och villkor för personuppgiftsbehandlingen. Den personuppgiftsansvarige ska dessutom välja ett biträde som kan ge tillräckliga garantier för tekniska säkerhetsåtgärder och de organisatoriska åtgärder som är nödvändiga samt ha möjlighet att se till att sådana åtgärder genomförs. Vid personuppgiftsbehandling finns särskilda bestämmelser om informationssäkerhet. Enligt 31 § personuppgiftslagen ska den personuppgiftsansvarige vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. I samma bestämmelse framgår också att den personuppgiftsansvarige ska förvissa sig om att ett anlitat personuppgiftsbiträde kan genomföra nödvändiga säkerhetsåtgärder och se till att biträdet faktiskt vidtar åtgärderna. Det ankommer således på den som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i administrationsfunktionen att se till att informationssäkerhetskraven i personuppgiftslagen är uppfyllda. Mer detaljerade beskrivningar av de åtgärder som krävs för att säkerställa personuppgiftslagens krav på informationssäkerhet framgår i avsnittet om informationssäkerhet (se 6.1.3.6). 6.3.10Offentlighet och sekretess i Uppgiftskravstjänsten Vår bedömning: Uppgiftskravstjänsten aktualiseras inte några särskilda frågor om offentlighet och sekretess. Uppgiftskravstjänsten kommer att innehålla information om företagens författningsreglerade uppgiftskrav. Avsikten är att denna information ska vara öppen och tillgänglig för alla, sekretess för dessa uppgifter skulle motverka detta syfte. I övrigt ser vi inte att Uppgifts- kravstjänsten väcker några särskilda frågor om sekretess. 6.3.11Arkivering och gallring i Uppgiftskravstjänsten Vår bedömning: utgör allmänna handlingar som ska bevaras. Registret kommer att uppdateras kontinuerligt, vilket innebär att förändringar i registret ska tas om hand för arkivering.