sou · H3B333 · 2015-03-30 00:00:00 — Även kommuner och olika intresseorganisationer kan ha ett intresse av tillgång till uppgifter om företag. Dessa frågor ligger emellertid utanför utredningens uppdrag. Men det kan finnas anledning att redan nu utreda möjligheten att ge en vidare krets tillgång till Sammansatta bastjänsten för att underlätta vidareutnyttjande i enlighet med PSI-lagens (2010:566) syfte. De dataproducerande myndigheter som ska anslutas till den Vårt uppdrag och arbete sammansatta bastjänsten är delvis finansierade med hjälp av de avgifter som myndigheterna tar ut för informationen i registren. Avgifterna tas ut med stöd i lag. Om andra aktörer än statliga myn- digheter ska få tillgång till registren via Sammansatta bastjänsten måste det utredas hur dessa avgifter ska hanteras, och hur register- verksamheten i stort ska finansieras, särskilt med hänsyn till PSI- lagens krav. De grundläggande uppgifterna är i många fall personuppgifter i personuppgiftslagens (1998:204) mening och informationen kan innehålla sekretesskyddade uppgifter. Möjligheten att tillgänglig- göra dessa som öppna data eller att tillhandahålla dem för vidare- utnyttjande i PSI-lagens mening kan således begränsas av integri- tetsskäl och sekretessbestämmelser (se vidare avsnitt 10.2). Detta kan leda till att alla uppgifter om vissa företag och vissa uppgifter om alla företag inte kan göras tillgängliga via Samman- satta bastjänsten för en bredare allmänhet. Det kan dessutom vara nödvändigt att utreda om och i så fall hur informationsutbytesavtal mellan den sammansatta bastjänsten och nya kategorier av data- konsumenter ska utformas. Utredningen ska förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndig- heter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Genomförandet av ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen är knutet till regeringens målsättning med förenklingar som underlättar företagens vardag (se närmare dir. 2012:35). Förut- sättningar för fler och växande företag skapas om regler och pro- cesser är anpassade till företagens villkor. Vår målbild i betänkandet SOU 2013:80 Ett minskat och för- enklat uppgiftslämnande för företagen utgick från en samordnings- organisation bestående av de myndigheter som skulle komma att beröras mest av förslagen i betänkandet. En ny samordnings- myndighet, , skulle ha ett övergripande och löpande ansvar för att minska och förenkla företagens upp- giftslämnande. Under arbetets gång har utredningen fått tilläggsdirektiv (dir. 2013:111) som medfört att det varit nödvändigt att justera mål- bilden. Utredningen har även efter genomgång av remissyttranden och efter olika förtydliganden (se vidare avsnitt 5.3) anpassat sitt fortsatta arbete och anknytande målbild genom samordning mellan utredningen och . Organisatoriskt är den stora skillnaden att någon ny myndighet inte kommer att bildas. Tekniskt kommer bland annat utredningens förslag på Servicetjänst att införlivas i som en egen funktionalitet. Enligt tilläggsdirektiv (dir. 2013:111) ska utredningen förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att uppgifter som före- tagen lämnar till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Vidare ska utredningen ta fram ett förslag på hur ett system för företagens uppgiftslämnande ska genomföras. I detta ligger vidareutveckling av prototypen inför användandet i ett fullskaligt system samt att realisera en teknisk lösning. Utredningen har tolkat detta, tillsammans med förändrade förutsättningar under arbetets gång, som att uppdraget i stort ska realisera funktionaliteten som beskrivs i det tidigare betänkandet SOU 2013:80. Men vi bedömer att vårt uppdrag inte är bundet till förslaget om organisation, inom vilka e-tjänster som funktionerna ska realiseras, var de grundläggande uppgifter ska hämtas ifrån etc. I tilläggsdirektivet framgår även att utredningen ska beakta re- geringens strategi för en digitalt samverkande förvaltning (dnr N2012/6402/ITP).1 Framför allt har utredningen beaktat delmålen om att digitala tjänster ska utformas efter användarens behov, att digitala tjänster ska vara enkla och säkra att använda och att fler ska kunna tillhandahålla statens digitala tjänster. 3.2Regeringens målsättning i förenklingsarbetet Regeringens målsättning i förenklingsarbetet är att skapa en märk- bar positiv förändring i företagens vardag. Regeringen har satt upp ett antal mål som gör det lättare att följa upp arbetet. Samtliga mål har 2020 som slutdatum, men kommer regelbundet att följas upp och utvecklas. –2014 har fokus varit på dessa områden: 1.Sänkta kostnader för företagen. 2.Minskat och förenklat uppgiftslämnande. 3.Förenklade myndighetskontakter på länsnivå och nivå. 4.Uppföljning av förenklingsförslag från näringslivet. 1 Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning. Utredningen noterar särskilt fokusområde två som hänvisar till vårt uppdrag att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Enligt regeringen är målet att företag 2020 i de flesta fall endast ska behöva lämna uppgifter en gång och till ett ställe. 3.3Synergier med andra initiativ Myndighetssamarbetet Starta och driva företag2 är inriktat på att göra det enkelt att starta och utveckla företag, att det ska vara enkelt för företagare att göra rätt, att fler nya företag ska startas och kunna växa samt att den offentliga förvaltningen ska bli effektivare. Samarbetet ska nå målen genom att utgå från användarnas behov när det exempelvis gäller vilken information och service som myn- digheterna utvecklar och förvaltar samt vilka myndigheter som ska ingå i samarbetet. En ökad digitalisering som innebär att infor- mation och uppgifter kan återanvändas och delas mellan myndig- heter, att gemensamma infrastrukturella tjänster utvecklas samt att myndigheterna bidrar till öppna data och vidareutnyttjande av information är andra områden som prioriteras (se kapitel 10). Det digitala mötet får en allt större betydelse för kontakten mellan medborgare och den offentliga förvaltningen. Även mellan myndigheter och mellan myndigheter och företag ökar den digitala kommunikationen. I enlighet med regeringens strategi för en digi- talt samverkande förvaltning ska det digitala mötet utgå ifrån med- borgarens behov. Myndigheterna kan inte längre enbart fokusera på sina verksamhetsområden internt utan behöver samverka över myndighetsgränserna och göra det enkelt för medborgaren att in- teragera med dem. Digital samverkan gör det möjligt för statliga myndigheter, kommuner, landsting och privata aktörer att digitalt utbyta infor- mation och samverka kring frågor som bidrar till ett rättssäkert och effektivt informationsutbyte. Utredningens förslag om ett minskat och förenklat uppgiftslämnande bygger på att informationsutbytet mellan myndigheter ska ske så effektivt och säkert som möjligt för 2 Samarbete mellan myndigheterna Arbetsförmedlingen, , , , , och . att det ska upplevas som enkelt och ändamålsenligt av företagen. Företagen behöver i allt mindre utsträckning agera koordinator i sina egna ärenden med myndigheter och ska inte behöva förmedla uppgifter som andra myndigheter redan har. 3.4Målbild på kort sikt (2015) Efter rundabordssamtalet sammankallade utred- ningen en arbetsgrupp3 som förutsättningslöst skulle se över om det var möjligt att samordna utredningens fortsatta arbete och mål- bild med . Arbetsgruppen konstaterade att och utredningens föreslagna Servicetjänst i betydande utsträckning har samma mål för det som ska åstadkommas, ett minskat och för- enklat uppgiftslämnande för företagen. Arbetsgruppens förslag till gemensam målbild utgår från redan existerande tjänster och komponenter som kan återanvändas och på så sätt skapa effektivitet. nyttjas som användargräns- snitt och innehåller alla de funktioner som tidigare föreslogs ligga i Servicetjänsten, inloggning sker med autentisering i , Mina meddelanden antas kunna nyttjas för avisering och de sam- mantagna positiva effekterna för företagen ökar. Samordning mellan Servicetjänsten, och Mina med- delanden illustreras genom figuren nedan. 3 Arbetsgruppen som fått beteckningen Operativ styrgrupp har koordinerats av () och i övrigt besått av, Inga Otmalm (), (), (), (), samt och ersättaren (E- delegationen). 1) Se mina uppgifter 2) Ansök / anmäl 3) ”Att göra”-listan / kalender Mina meddelanden för avisering till ”Att göra”- listan eller kalender 3.5Målbild på (2020+) Vår bedömning: Ett mål på är att samtliga myndigheter som begär in uppgifter från företag ska ansluta till och använda de föreslagna funktionaliteterna. Avsikten bör vara att samtliga anslutna myndigheter ska ansvara för att hålla uppgiftskravsregistret uppdaterat (se kapitel 1 Författ- ningsförslag, förordning (2015:000) om företagens uppgifts- lämnande, 8 §) hämta nödvändiga uppgifter om företagen från Sammansatta bastjänsten integrera autentiserings- och behörighetssystem med verk- så att en användare bara behöver logga in en gång skicka aviseringar om uppgiftskrav till företagen via Mina meddelanden. Regeringens syfte är att det ska vara enklare för företag att lämna uppgifter till myndigheter och målet till 2020 är att företagen i de allra flesta fall enbart ska behöva lämna uppgifter en gång och till ett ställe. I linje med detta, och med utredningens förslag om Upp- giftslämnarservice för företagen, bedömer utredningen det som realistiskt att en framtida målbild är att samtliga myndigheter som begär in uppgifter från företag ska vara anslutna till och använda de föreslagna funktionaliteterna.4 En framtidsvision av en målbild med företagarens behov i fokus skulle kunna illustreras med hjälp av externa aktörer som till ex- empel eGovlab5 vid , . Utredningen har inlett ett samarbete med eGovlab för att gestalta en vision om ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen med hjälp av modern informa- tions- och kommunikationsteknik. Visionen ska visa hur småföre- tagarnas vardag kan komma att förenklas genom en digital väg in till myndigheters e-tjänster. 4En sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter om företag (Sammansatta bastjäns- ten), Uppgiftskravstjänsten, en aviseringsfunktion som en del av framtida Mina meddelan- den, som ansvarar för, samt slutanvändarfunktioner i . 5eGovlab bildades vid som ett ”centre for excellence in eGovernance”, . 4Utredningens delredovisning och betänkande 4.1Sammanfattning av utredningens delredovisning Utredningen lämnade en delredovisning med ut- kast till förslag som innebär att uppgifter som lämnas från före- tagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe och hur samordningen av detta kan orga- niseras m.m. samt förslag till finansiering av detta. En central utgångspunkt för utredningens arbete med delredovis- ningen var det stora antalet statliga myndigheter samt att det finns betydande olikheter i hur uppgiftslämnandet från företagen till varje enskild myndighet är ordnat. För att myndigheterna effektivt ska kunna bedriva ett arbete med att minska och förenkla uppgifts- lämnandet för företagen krävs att detta är en uppgift som har hög prioritet i myndighetens dagliga verksamhet. Erfarenhetsmässigt har det visat sig att en kraftfull ledning och tydlig styrning av arbetet på alla nivåer är en avgörande faktor för att uppnå resultat. Regeringens uttalade målsättning är att företagen bara ska be- höva lämna uppgifter en gång och till ett ställe (dir. 2012:35). I del- redovisningen konstaterades att den målsättningen uppnås lättast om arbetet koncentreras i huvudsak på myndigheternas e-tjänster. I delredovisningen föreslår utredningen att arbetet även bör koncen- treras på att så enkelt och snabbt som möjligt säkerställa att identi- fikations- och kontaktuppgifter samt andra grundläggande uppgif- ter om företagen samordnas mellan myndigheterna. Företagen ska inte behöva återupprepa de grundläggande uppgifterna vid myndig- hetskontakter. I delredovisningen föreslår utredningen att det bör övervägas om det allmänna företagsregistret – som samlat registerför uppgifter om företagen – kan utvecklas och användas på ett effekti- vare sätt för att minska företagens börda vid uppgiftslämnandet. Utredningens delredovisning och betänkande Som en konsekvens av dessa överväganden och förslag föreslår utredningen i delredovisningen att det ska etableras en ny förvalt- ningsgemensam e-tjänst – Servicetjänsten – som ska fungera som en samlad ingång till myndigheternas e-tjänster som rör företag och företagande. Servicetjänsten ska inte vara obligatorisk för före- tagen att använda utan de kan vända sig direkt till respektive myn- dighets e-tjänst eller fullgöra uppgiftsskyldigheten på annat sätt om det är möjligt. Inom ramen för Servicetjänsten ska det inte ske någon ärendehandläggning. Servicetjänsten ska i huvudsak möjlig- göra tre funktioner En samlad ingång till samtliga myndigheters e-tjänster. Avisering av företagets grundläggande uppgifter från Service- tjänsten till de e-tjänster företagaren väljer att besöka. En aktuell och till varje företag anpassad lista över aktuella upp- giftskrav. Utredningen föreslår vidare att det för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande ska etableras ett register för de upp- giftskrav som riktar sig helt eller delvis till företag. Ett uppgifts- kravsregister är en förutsättning för att både i nutid och framåt i tiden få en adekvat och uppdaterad bild av vilka uppgifter som krävs in av statliga myndigheter från företagen. Uppgiftskravs- registret är en kunskapsbas som även ger förutsättningar att genom anpassning av tillämpliga regelverk minska företagens börda att lämna uppgifter. Trots att det är en komplex miljö som myndig- heterna har att hantera går det med gemensamma ansatser att för- enkla för företagen. I delredovisningen föreslår utredningen att det bör utformas en samordningsorganisation med den överordnade uppgiften att verka för att uppnå regeringens mål att minska och förenkla för före- tagen. behöver enligt utredningen om- fatta en nyinrättad samordningsmyndighet med ansvar för Upp- giftskravsregistret. Enligt de inledande bedömningar och förslag som presenterades i delredovisningen ska myndigheten ansvara för att närmare utforma och bygga upp den infrastruktur för före- tagens uppgiftslämnande som utredningen föreslår med sikte på att möjliggöra att uppgifter som regel endast lämnas en gång till ett Utredningens delredovisning och betänkande Till myndighetens uppgifter hör också enligt förslaget att genom samråd och tillsyn bidra till att underlätta för företagen. föreslås att få i uppdrag att ansvara för funktionen Mina företagsuppgifter. föreslås att få i uppdrag att vidareutveckla det allmänna företagsregistret så att det kan fylla funktionen som register över samordnade grundläggande uppgifter. Till samordningsorganisation ska enligt de lämnade för- slagen knytas ett råd med av regeringen utsedda representanter för såväl större som mindre myndigheter liksom näringslivet med före- tagens bästa i centrum. Den nya samordningsmyndigheten tillsammans med utökade uppgifter för myndigheterna i samordningsorganisationen beräkna- des ha en sammanlagd årlig driftskostnad mellan 35 och 45 miljo- ner kronor. Till detta kom även en investeringskostnad i IT-infra- struktur om . Kostnaden för att anpassa myndigheternas befintliga e-tjänster till föreslagen infrastruktur var inte medräknad. Efter att utredningen lämnade sin delredovisning innehållande för- slag på en teknisk lösning för ett minskat och förenklat uppgifts- lämnande, Servicetjänsten, ansökte utredningen om medel för att tydliggöra förslaget med hjälp av en prototyp. För att få en tidig återkoppling på förslaget remitterades delredovisningen. Remiss- instanserna skulle lämna synpunkter främst på utredningens över- väganden och den föreslagna tekniska infrastrukturen. Generellt sett var de flesta remissinstanserna (26 av 38) helt eller i huvudsak positiva till ansatsen medan fem var negativa till ut- redningens förslag och sju avböjde att svara eller hade inga åsikter. Nedanstående sammanfattning är huvudsakligen inriktad på de delar som är av central betydelse för utredningens förslag. Avseende utredningens förslag om ett centralt uppgiftskravs- register fanns delade meningar. Medan ett antal myndigheter såsom , , , Tillväxt- Utredningens delredovisning och betänkande verket med flera delade utredningens uppfattning var tveksam till ett sådant registers nytta. pekade på frågan om öppna data och vidareutnyttjande av information som kommer att ingå i Upp- giftskravsregistret. En del myndigheter ifrågasatte värdet av utredningens uppdrag att företag som regel endast ska behöva lämna uppgifter en gång och till ett ställe. Bland andra ansåg att det ska finnas flera vägar in anpassade efter företagens olika behov. Man framförde vidare vikten av att myndigheter genom samverkan försöker sam- ordna sitt uppgiftsinhämtande och att detta inte förutsätter någon särskild utveckling, genomgripande lagändringar, gemensamma it- strukturer eller någon ny myndighet. När det gäller uppgifter som ofta krävs vid ett uppgiftslämnande t.ex. namn och adress, delade flera remissinstanser utredningens bedömning att myndigheter ska samordna insamlandet av dess uppgifter så att företagen inte ska behöva återupprepa dem. Några myndigheter hänvisar till pågående arbeten inom Mina medde- landen, Min ärendeöversikt och och menar att utred- ningens arbete bör harmoniseras med dessa initiativ. framhöll potentialen med system- till systemlös- ning, inte minst för små företag, samt att nyttan med utredningens förslag på det hela taget var mycket begränsad. Myndigheterna pekade genomgående på vikten av att frågor röran- de offentlighet och sekretess, personuppgiftsansvar, informations- säkerhet, direktåtkomst, överskottsinformation m.m. bör utredas djupare. Utredningens delredovisning och betänkande Organisation, finansiering och samhällsekonomiska effekter Flertalet remissinstanser ansåg att det inte bör inrättas en ny myn- dighet men delade utredningens analys om behovet av en stark samordnade myndighet. ansåg att särskilt frågan om drift och förvaltning måste utredas ytterligare. Ett antal myndigheter framförde en oro för stora kostnader för myndigheterna och ställde sig tveksamma till prognosen avseende de ekonomiska vinster utredningens förslag skulle komma att inne- bära för företagen. Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80) I arbetet med att ta fram betänkandet bearbetade utredningen de förslag som översiktligt presenterats i delredovisningen. Förslagen konkretiserades bland annat genom ett förslag till företags- dataförordning men även genom att utredningen tog fram en prototyp av en tänkbar teknisk lösning för att uppnå målsättningen en gång och tillett ställe. De utgångspunkter som låg till grund för utredningens arbete och förslag var följande Det är inte ett självändamål att försöka likrikta myndigheternas olika tekniska system och rutiner. Inom ramen för arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande är det nödvändigt att göra vissa anpassningar av myndigheternas befintliga rutiner och tekniska system vad gäller ärendehandläggning m.m. Ett effektivt arbete för att minska och förenkla företagens upp- giftslämnande kräver att detta är en uppgift som har hög prio- ritet i myndigheternas dagliga verksamhet. Kraftfull ledning och tydlig styrning av arbetet på alla nivåer är en avgörande faktor för att insatserna ska ge önskat resultat. Arbetet bör inledningsvis fokusera på identifikations- och kon- taktuppgifter samt andra grundläggande uppgifter om företagen som myndigheter ofta frågar efter vid ett uppgiftslämnande. Utredningens delredovisning och betänkande Ansatsen med ”en väg in” bör bygga på i huvudsak e-tjänster. Inom ramen för ”en väg in” bör det inte ske någon ärendehand- läggning. Utredningen föreslår i betänkandet att det ska skapas ett uppgifts- kravsregister. Ett uppgiftskravsregister har en avgörande roll att spela när det gäller att ge förutsättningar för samordning och informations- utbyte mellan myndigheter och ge tillgång till tillförlitlig statistik över företagens uppgiftslämnande. Även kostnaderna för företagen förknippade med uppgiftslämnande kan framgå av ett register. Därutöver utgör registret över uppgiftskrav en central komponent i Servicetjänsten. Informationen i kan användas för att i Servicetjänsten visa vilka uppgiftskrav som är aktuella för företag inom en viss bransch. Genom att skapa ”att göra”-listor som anpassas till det enskilda företaget ges företagen betydligt bättre överblick över vilka uppgiftskrav som ett enskilt företag har att fullgöra. Även myndigheterna skulle dra nytta av ”att göra”-listor om företagen i större utsträckning fullgör sina uppgiftskrav i rätt tid. För att kunna skapa ”att göra”-listor måste det kartläggas om myndigheterna har kunskap om vilka företag som ska fullgöra ett visst uppgiftskrav så att det går att skapa rättvisande listor för ett enskilt företag. Utredningen föreslår i betänkandet att myndigheterna ska vara skyl- diga att ansluta sina e-tjänster (ärendetjänster) till Servicetjänsten. Servicetjänsten ska inte vara obligatorisk för företagen att använda utan de kan vända sig direkt till respektive myndighets e-tjänst eller fullgöra uppgiftsskyldigheten på annat sätt om det är möjligt. En första funktion i Servicetjänsten är att företaget kan se och i förekommande fall initiera ändringar i de grundläggande uppgifter som finns registrerade om företaget. När företagaren därefter vill gå från Servicetjänsten till en myndighet och lämna uppgifter får Utredningens delredovisning och betänkande myndigheten företagets uppdaterade grundläggande uppgifter från Servicetjänsten i stället för att fråga företaget. En andra funktion i Servicetjänsten är att företagen ges en över- blick över vilka krav som myndigheter har på uppgiftslämnandet för just den verksamhet som företaget bedriver. Detta sker med utgångs- punkt i . utgör därmed en central komponent i arbetet med att förenkla för företagen. En tredje funktion underlättar för företagen genom att myn- digheterna meddelar företagen om att de är skyldiga att lämna upp- gifter, s.k. avisering av uppgiftskrav. I betänkandet diskuteras olika lösningar på frågan hur myndig- heternas behov av grundläggande uppgifter inom ramen för uppgifts- lämnande ska lösas. Utredningen konstaterar dock att det i ett in- ledande steg är naturligt att det allmänna företagsregistret, som samlat register för uppgifter om företagen, utvecklas och används som en källa för grundläggande uppgifter om företagen. Det allmänna före- tagsregistret ska i förslaget knytas till Servicetjänsten. Servicetjänsten ska avisera uppgifterna i företagsregistret om ett enskilt företag till den myndighet som företaget lämnar uppgifter till via Servicetjänsten. Aviseringen av grundläggande uppgifter sker bara som en service till myndigheten och uppgiftslämnaren. Aviseringen av uppgifter är inte avsedd att påverka det juridiska förhållandet mellan uppgiftslämnaren och den myndighet som har författningsstödet för uppgiftskravet. Personuppgiftslagen (1998:204) och/eller tillämpliga särskilda registerförfattningar gör att många myndigheter inte får behandla samtliga de uppgifter om ett företag som finns i det allmänna före- tagsregistret. Den grundläggande informationen om företagen som aviseras via Servicetjänsten är därför anpassad till vilka uppgifter som den mottagande myndigheten får behandla. För att Servicetjänsten ska resultera i ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen föreslås att myndigheterna ska vara skyldiga att anpassa sina e-tjänster så att de uppgifter som kommer att aviseras genom Servicetjänsten kan användas av respektive e-tjänst.