sou · H3B366 · 2015-08-04 00:00:00 — Programmet ansvarar för koordineringen av de strategiska projekten samt ger stöd enligt metoden för utveckling i samverkan. Inom programmet har bl.a. följande utvecklingsinsatser koordinerats: 50 E-delegationen (2015), Metod för utveckling i samverkan, version 1.1. E-delegationens uppdrag och erfarenheter Mina fullmakter inklusive de tre delarna Fullmaktsnod försäkring, Nationell ställföreträdartjänst och Visningstjänst Effektiv informationsförsörjning – Ekonomiskt Bistånd Nationella Tjänstekatalogen 2.0 och Nationella Informationsutbyteskatalogen E-delegationens erfarenheter visar att det är betydelsefullt med ett tydligt och avgränsat ansvar för de myndigheter som bedriver utvecklingsinsatser i samverkan. Programmet är ett viktigt stöd till kommande utvecklingsinsatser. Delegationens erfarenheter visar att nya förvaltningsgemensamma arbetssätt tar tid att utveckla, vilket kräver organisatorisk uthållighet av både uppdragsgivare och samverkande aktörer. E-delegationen har i uppdrag från regeringen att samordna och följa upp strategiska utvecklingsinsatser inom e-förvaltningen. Utifrån uppdraget har –2014 ett arbete bedrivits för att skapa en mer sammanhållen bild av den strategiska e-förvalt- ningsutveckling som bedrivs på nationell nivå. resulterade detta arbete i att en första version av ett publikt webbgränssnitt lanserades, den Nationella utvecklingsportföljen. Syftet med att ta fram en nationell utvecklingsportfölj är att få en samlad bild över pågående strategiska förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser, och att ge regeringen underlag och analyser för att kunna följa upp myndigheternas utveckling gentemot de e-förvaltnings- politiska målen. Vidare ska portföljen sprida information om vilken strategisk e-förvaltningsutveckling som pågår samt skapa kontaktvägar mellan olika aktörer, för att därmed främja återanvändning och minimera dubbelarbete. E-delegationens uppdrag och erfarenheter Portföljen omfattar information om utvecklingsinsatser från den offentliga sektorn som bedrivs i samverkan eller där resultatet utvecklas för att användas av många myndigheter. En av många grundläggande förutsättningar för att utvecklingsinsatser ska kunna realiseras är att det finns säkra metoder för elektronisk identifiering och signering. E-delegationen föreslog i sitt första betänkande att en skulle inrättas.52 Förslaget låg till grund för bildandet av . Nämnden arbetar med införandet av en förnyad infrastruktur för elektronisk legitimering och underskrift. Den nya infrastrukturen, Svensk e-legitimation, kommer att finnas tillgänglig för anslutning . Detta arbete utgör en central komponent i den fortsatta utvecklingen av svensk e-förvaltning och är en nyckel i realiseringen av regeringens Digitala agenda. I E-delegationens koordinering av förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser är en viktig samverkansaktör. E-delegationen och har tillsammans tagit fram en avsiktsförklaring avseende anslutning för E-delegationens myndigheter till Svensk e-legitimation. Det bör ytterligare poängteras att myndigheters anslutning till Svensk e-legitimation är en förutsättning för den framtida e-förvaltningsutvecklingen. 4.2.6Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning Inom ramen för E-delegationens uppdrag att följa upp strategiska utvecklingsinsatser ska delegationen bistå regeringen i det internationella samarbetet kring e-förvaltning. 52 SOU 2009:86, Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. E-delegationens uppdrag och erfarenheter E-delegationen har i olika omgångar genomfört uppföljningar av myndigheternas utvecklingsarbete kring e-förvaltning. Dessa uppföljningar genomfördes i olika omfattning 2010, 2011 och 2013. Den första uppföljningen (2010) handlade om behovsfångst, sociala medier, internationella projekt och it-standardisering.53 Den andra uppföljningen (2011) gjordes i samarbete med SKL. Uppföljningen omfattade följande områden: e-tjänster, ledning och styrning, samverkan, effekter och hinder, öppenhet och innovation, grön it, informationssäkerhet, it-standardisering, sociala medier samt öppen programvara. Syftet var att få en översiktlig bild över e-förvaltningsutvecklingen av hela förvaltningen, och låg till grund för erfarenhetsutbyte, jämförelser, prioriteringar och beslut inom statliga myndigheter och kommuner.54 Den senaste uppföljningen (2013) riktade sig endast till statliga myndigheter och fokuserade på samverkan mellan myndigheter.55 Analys av svensk uppföljning och EU Benchmarking Governo har på uppdrag av E-delegationen gjort en översiktlig sammanställning och analys av genomförda uppföljningar . Underlaget innefattar dels E-delegationens uppföljning av statliga myndigheter, dels benchmarkundersökning, vilken omfattar samtliga medlemsländer. Resultatet visar att brister i att få fram e-tjänster som stödjer livshändelser och som spänner över statlig, regional och lokal nivå. kan man se att e-förvaltning fått högre prioritet och samverkan inom offentlig sektor har ökat de senaste åren.56 Den nationella uppföljningsenkäten har ett starkt inifrån-och- ut-perspektiv medan EU:s eGovernment Benchmarking har ett utifrån-och-in-perspektiv, vilket gör att undersökningarna tillsammans ger en helhetsbild och ger underlag för analysen. 53Resultaten av undersökningen finns i bilaga 18 i SOU 2010:62. 54E-delegationen (2011), Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011. Kommuner och Landsting (2011), och e-tjänster i kommuner 2011. 55E-delegationen (2013), Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2013. 56Forest C, och , A (2013), Uppföljning av e-förvaltning i , Governo. E-delegationens uppdrag och erfarenheter deltar i ett antal internationella uppföljningar och benchmark inom e-förvaltningsområdet, huvudsakligen inom EU, FN, , samt . har huvudansvaret för att koordinera och delta i internationella uppföljningar och E-delegationen har bistått i detta arbete. har bidragit med dels facilitering av uppföljningsenkäter, dels deltagande i utvärderings- och utvecklingsmöten kring uppföljningsmetod och verktyg. Det har också skett erfarenhetsutbyten och dialog kring ”best practice” i specifika frågor. EU eGovernment Benchmark är den uppföljning som har ett tydligt fokus på livshändelser som utgångspunkt för att mäta hur offentliga aktörer samverkar för att möta behov från medborgare och företagare i deras livshändelser. följs två uppsättningar om fyra till fem livshändelser. Övriga internationella uppföljningar fokuserar mest på utbud av e-tjänster och nationens grundläggande förutsättningar för digitalisering och e-förvaltning. Även dessa efterfrågar dock i ökande grad indikatorer för hur offentlig sektor som helhet möter medborgares och företagares behov. Analys av fyra internationella undersökningar har ranking i internationella mätningar dalat. En anledning till detta kan vara att andra länder gör mer på området och därför kommer ifatt. hade även en komparativ fördel när mätningarnas indikatorer främst rörde utbud av e- tjänster då svenska myndigheter tidigt var bra på detta. Mätningarna som görs mäter offentlig sektors samverkan gentemot medborgare och företagare i ett organisationsövergripande perspektiv, vilket är sämre på. 2014 genomförde Governo på uppdrag av E-delegationen en fördjupad analys av fyra internationella undersökningar (benchmarks) inom e-förvaltningen. Syftet med den fördjupade analysen var att granska vad som faktiskt mäts i de internationella uppföljningarna samt att belysa tydliga förbättringsområden. Analysen är avsedd att användas i ett framtida arbete med att ta fram en gemensam nationell färdplan och att se över vilka indikatorer som är E-delegationens uppdrag och erfarenheter intressanta för att belysa de värden som för del är relevanta att betrakta som ”god e-förvaltning”. Även denna analys visar att svensk e-förvaltningsutveckling tappar fart i internationella mätningar.57 Nyttorealisering handlar om den offentliga sektorns ansvar att säkerställa att offentliga medel används optimalt och genererar nytta för hela samhället där både medborgarnytta och kostnadseffektivitet vägs in. Med krav på behovsdriven utveckling och samverkan över organisationsgränser för att leverera förvaltningsgemensamma lösningar ökar kraven på beslutsunderlag och processer som möjliggör att nyttan verkligen uppstår. En utgångspunkt är att allt utvecklingsarbete ska vara väl förankrat i verksamhetsmål och underbyggt med bra beslutsunderlag. E-delegationen har i uppdrag att ta fram förslag på metoder för hur nyttan kan realiseras. Ett arbetsutskott inom delegationen har bedrivit ett arbete med att ta fram en vägledning i nyttorealisering. En första version av vägledningen publicerades 2011.58 Vägledningen utgör ett ramverk och är ett stöd för organisationer vid införande eller vidareutveckling av arbetet med nyttorealisering. Intresset för vägledningen och konceptet var stort men erfarenheterna från bl.a. E-delegationens koncernstöd i nyttorealisering visar att även om nyttorealisering är ett relativt enkelt koncept att förstå kan det vara svårare att tillämpa. Därför omformades arbetsutskottet efter vägledningens publicering till ett nätverk för de myndigheter och organisationer som har för avsikt att införa nyttorealiseringskonceptet i någon form. Nätverket för nyttorealisering syftar till att: verka för ökat användande av nyttorealisering inom offentliga organisationer, 57 Governo (2015), Den svenska e-förvaltningens utveckling i relation till omvärlden – Jämförande analys av internationella mätningar. 58 E-delegationen (2011), Vägledning i nyttorealisering version 1.0. E-delegationens uppdrag och erfarenheter bidra till erfarenhetsutbyte och nätverksbyggande mellan medlemmarna i E-delegationens arbetsutskott kopplat till nyttorealisering samt metodutveckling kopplat till området nyttorealisering. Inom nätverket bildades en så kallad koncernstödsgrupp, med målsättningen att bereda väg för ett effektivare användande av nyttorealiseringskonceptet. Koncernstödsgruppen erbjöd stöd inom följande områden: Genomförande av mognadsanalyser för att kartlägga myndigheternas nuläge och ambitionsnivå. Koncernstödet lämnade förslag på aktiviteter för implementering och anpassning av konceptet i myndigheternas organisation. Utbildning och information för att sprida kunskap om nyttorealiseringskonceptet till olika aktörer och intressenter. Syftet med detta är dels att skapa förståelse för nyttorealisering som koncept och dels att skapa ett gemensamt språkbruk och plattform för aktörer att kunna kommunicera med en gemensam begreppsapparat. Mentorskap och kvalitetsgranskningar för både pågående förstudier inom E-delegationen men också för andra myndigheter som behöver ett bollplank inom området. och delar av nätverket tog fram ett verktyg för Business Case med nyttorealiseringsfokus.59 Detta verktyg testades –2014 på utvecklingsinsatserna som ingår i delegationens samordningsprogram. publicerades en ny och omarbetad version av vägledningen i nyttorealisering, version 2.0, som tar ett större grepp om nyttorealisering ur perspektivet verksamhetsförändring.60 Mätbarhet, koppling till verksamhetens mål och vikten av förändringsledning är centrala perspektiv i vägledningen. 59E-delegationens verktyg för Business Case och nyttorealisering syftar till att underlätta registrering av nyttor, kostnader, risker, angelägenhet och komplexitet, samt aktiviteter och uppföljning av dessa, för offentliga investeringar i verksamhetsutveckling. 60E-delegationen (2014), Vägledning i nyttorealisering version 2.0. E-delegationens uppdrag och erfarenheter att det är svårt att mäta nyttan när den uppstår hos en annan myndighet än hos den som ansvarar för en utvecklingsinsats. E-delegationen har haft i uppdrag att ansvara för vägledningen för webbutveckling som många myndigheter och offentliga aktörer tillämpar i syfte att utveckla användbara och tillgängliga webbplatser. Målet är att webben ska vara enkel att använda för alla. Vägledningen för webbutveckling (f.d. 24-timmarsvägledningen) är officiella riktlinjer för hur man bör arbeta med webbplatser inom offentlig sektor i . Även den privata sektorn kan med fördel använda den.61 Vägledningen utgår från sex grundläggande principer. Dessa principer gäller i arbetet med både interna och externa webbaserade applikationer. har E-delegationen och () etablerat ett samarbete kring webbriktlinjerna. Samarbetet syftar till att sprida kunskap om webbriktlinjerna till utvecklare och beställare i den privata sektorn för att fler ska kunna delta i itsamhället. Det syftar också till att stödja utvecklingen av de förvaltningsgemensamma tjänsterna och Svensk e-legitimation, så att dessa blir användbara och tillgängliga för så många som möjligt. 61 Riktlinjerna finns på webbplatsen . E-delegationens uppdrag och erfarenheter 4.2.9PSI och öppna data E-delegationen fick ett tilläggsuppdrag att främja och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av offentlig information, dvs. PSI (Public Sector Information). Uppdraget har sin utgångspunkt i lagen om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen (PSI-lagen). PSI-lagen ger utrymme för myndigheter att ta ut avgifter till en viss nivå och innebär begränsningar för de aktörer som inte har ekonomiska resurser att betala för offentlig information. Sådana begränsningar i villkoren kan vara ett hinder för vidareutnyttjande. Därför har E-delegationen valt att fokusera på behovet av öppna offentliga data (en mindre del av PSI) som är fria från avgifter och begränsande licensvillkor. E-delegationen har bl.a. genomfört följande insatser inom området öppna offentliga data: En vägledning för vidareutnyttjande av offentlig information har tagits fram och vidareutvecklats.62 I den nya versionen av vägledningen (version 2.0) inkluderas SKL:s och ramverk för öppna data. Främjande insatser i form av deltagande på föreläsningar och seminarier under , och arrangerande av ”Forum öppna data” tillsammans med , och . E-delegationen har följt upp myndigheters arbete med öppna data.63 En förutsättning för samverkan är att det finns rättsliga förutsättningar som stödjer e-förvaltningsutvecklingen. Det uppstår ibland en osäkerhet kring tillämpningen av regelverken hos myndigheter som ska ta fram e-förvaltningslösningar i samverkan över organisationsgränser. Därför tillsattes en rättslig expertgrupp med 63E-delegationen (2013), Redovisning av enkätresultat och kommentarer kring myndigheters arbete med öppna data 2013. E-delegationens uppdrag och erfarenheter uppgift att bidra till minskad osäkerhet kring hur gällande rätt ska tillämpas fram till dess att får en lagstiftning anpassad till e-förvaltningen. Expertgruppen har bland annat tagit fram en juridisk vägledning för verksamhetsutveckling inom e-förvaltning, riktlinjer för sociala medier och andra juridiska vägledningar kring e-förvaltning. Det har också anordnats seminarier och informationsinsatser kring vägledningar och angelägna juridiska frågeställningar. Målgrupperna har huvudsakligen varit jurister som hanterar förvaltningsrättsliga frågor. Enligt direktiven ska delegationen identifiera regelverk som på ett olämpligt sätt hindrar elektroniskt informationsutbyte, och vid behov ska delegationen lämna förslag till författningsändringar. I sitt första betänkande (SOU 2009:86) föreslog delegationen att regeringen skulle tillsätta en utredning med uppdrag att göra en översyn av registerförfattningarna.64 Delegationen har i betänkanden lämnat förslag på författningsändringar i syfte att förbättra förutsättningarna för elektroniskt informationsutbyte och underlätta för myndigheter att fatta automatiserade beslut (SOU 2014:39 och SOU 2014:75). I avsnitt 2.3.4–2.3.8 samt avsnitt 3 uppmärksammas juridiska frågor som behöver lösas efter att E-delegationen upphör. E-förvaltningsutveckling i samverkan förutsätter att samverkande aktörer säkerställer att informationssäkerheten hanteras på rätt nivå i gemensamma projekt. Informationssäkerheten är en förutsättning för att it-lösningar ska kunna utnyttjas med så stor nytta som möjligt utan att det skapar oacceptabla risker. MSB bildade ett arbetsutskott för informationssäkerhet för att förverkliga den strategi för informationssäkerhet i e-förvaltning som tagits fram på uppdrag av E-delegationen.65 uppgift var att ta fram en handlingsplan för att förverkliga målen i strategin och att ge metodstöd till delegationens utvecklingsinsatser. 64Informationshanteringsutredningen tillsattes 2011 (dir. 2011:86). 65Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (2014), Strategi för informationssäkerhet i e- förvaltning (MSB690). E-delegationens uppdrag och erfarenheter har bidragit med kunskapen och ”tänket” kring informationssäkerhet kopplat till utvecklingsinsatser. Att upprätthålla rätt nivå på informationssäkerhet och integritet är en av E-delegationens grundprinciper för digital samverkan.66 Tillämpning av digital samverkan förutsätter att berörda aktörers krav på informationssäkerhet kan tillgodoses, dvs. att information kan kommuniceras enligt önskade kriterier för riktighet, konfidentialitet, tillgänglighet och spårbarhet. Vägledningen för digital samverkan belyser bl.a. vikten av att informationssäkerheten säkerställs genom att informationsutbyte sker enligt fastställda riktlinjer, samt att följa upp att kraven uppfylls. Informationssäkerhet är också ett samordningsområde för kravställning och stöd i vägledningen Metod för utveckling i samverkan. MSB har tagit fram vägledningar och praktiskt stöd för långsiktigt och systematiskt arbete med informationssäkerhet. Dessa finns samlade på webbplatsen . 4.2.12Behovet av kompetens inom e-förvaltningsområdet Inom ramen för E-delegationens koordineringsuppdrag har det gjorts olika insatser för att tillgodose behovet av kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte inom offentlig sektor. Det har bl.a. skett genom delegationens vägledningar, då de även kan användas som argumentation för att lösa samverkansfrågor. Ett annat sätt har varit att erbjuda stöd, nätverk och erfarenhetsutbyten inom olika samordningsområden. Behovet av stöd och kompetensutveckling minskar inte i och med att E-delegationens uppdrag upphör. Kompetensutvecklingen måste fortsätta, i synnerhet kring beställarkompetens, ledarskap och utveckling. En gemensam syn på kompetensförsörjning inom offentlig sektor och erfarenhetsytbyte ökar den totala kompetensnivån och leder till en effektivare och mer förändringsbenägen förvaltning. 66 E-delegationen (2015), Vägledande Principer för digital samverkan, version 1.3. 5Redovisning av E-delegationens uppdrag utifrån direktiven 5.1Regeringens intention och E-delegationens uppdrag Regeringens strategi för en digitalt samverkande förvaltning förtydligar de mål och ställningstaganden som uttrycks i den förvaltningspolitiska propositionen (prop. 2009/10:175) och i den digitala agendan för (dnr N2011/342/ITP). E-delegationens uppdrag är att koordinera digital samverkan och att driva på utvecklingen av förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser. Detta innebär samordning av e-förvaltnings- projekt av strategisk natur och samordning av myndigheter med ansvar att utveckla respektive sektor och som väger in intresset för staten som helhet – ett koncernperspektiv – i sitt utvecklingsarbete. Kontakten mellan förvaltning och medborgare ska kännetecknas av tillgänglighet och användbarhet. I delegationens första betänkande, Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86), presenterades ett förslag till genomförandeplan. I detta avsnitt sammanställs E-delegation- ens uppdrag och de resultat som uppnåtts utifrån kommitté- direktiven. I E-delegationens tidigare betänkanden går det att följa det arbete som gjorts genom alla år som delegationen verkat. Denna sammanställning är en totalsummering av delegationens resultat utifrån uppdraget. Upprepningar från avsnitt 4 förekommer. Redovisning av E-delegationens uppdrag utifrån direktiven 5.1.1Redovisning utifrån direktiv 2009:19 Utgångspunkter för delegationens arbete Medborgare ska kunna utöva sina Delegationen har tagit fram en Vägledning för digital rättigheter och fullgöra sina skyldig- samverkan, som stödjer organisationer som behöver samverka heter samt ta del av förvaltningens vid utveckling och förvaltning av gemensamma digitala service på ett enkelt sätt. I vägledningen beskrivs vissa områden som bör ningen ska bidra till att förenkla beaktas när informationsutbyte planeras ske mellan parter i kontakten mellan förvaltning och offentlig sektor, och bygger på de rättsliga regler som påverkar medborgare och ska präglas av till- möjligheten att utbyta information och vem som har rätt att få gänglighet och användbarhet. ta del av känsliga uppgifter och personuppgifter. mycket viktigt att denna utveckling sker E-delegationens Juridiska vägledning för verksamhets- med ett bibehållet starkt skydd för den utveckling och Checklista för jurister, där ytterligare rättsliga Vägledningen för behovsdriven utveckling ger stöd i att utforma tjänster som motsvarar användarnas behov. involverar även målgrupper i utvecklingen av tjänster. målgrupper menas främst medborgare och företag. Vägledningen för digital samverkan ger stöd för interna effektiviseringar som kan frigöra resurser för att ytterligare behovsanpassa gränssnittet mellan offentlig förvaltning och E-delegationen har koordinerat utvecklingsmyndigheternas arbete, som pågick mellan 2011 2014.67 Delegationen har därefter startat upp nya livshändelsearbeten inom fyra områden: Gå till arbete, nyanländ, få barn och bli efterlevande. Delegationen ska även beakta den E-delegationen har gjort en avgränsning av uppdraget och har utveckling som sker inom området inte beaktat demokratifrågor. e-demokrati, dvs. användning av it i 67 (2011), Uppdrag att samordna och främja myndigheternas arbete med e-förvaltning, (N2011/1368/ITP). gav regeringen , , och Transportstyrelsen i uppdrag att vara utvecklingsmyndigheter för e-förvalt- ningen. Syftet med uppdraget var att samordna strategiprocesser inom områdena företag och företagande, geografisk information, privatpersoner samt fordon och förare. uppdrag sträckte sig och övriga myndigheter . SOU 2015:66 Redovisning av E-delegationens uppdrag utifrån direktiven ska bidra till att minska genomförde en förstudie, Minskat företagens administrativa kostnader och uppgiftslämnande (AD 62-1047/2008), som rapporterades till även i övrigt åstadkomma en märkbar Denna fråga har hanterats som ett förbättring i företagens vardag. prioriterat e-förvaltningsprojekt och ställningstaganden har Näringslivet ska stödjas genom gjorts i E-delegationens betänkanden. förenklingar för företagen, när det gäller utredning , Ett minskat och förenklat uppgifts- formerna för uppgiftslämnande och lämnande för företagen (dir. 2012:35, samt tilläggsdirektiven möjligheterna att kunna ta del av data 2013:51 och 2013:111). från offentliga register och andra och lämnat förslag som syftar till att minska företagens administrativa börda i samband med lämnande av uppgifter till Utredningen har samrått med E-delegationen, som har haft en expert med i utredningen. Delegationen ska i sin verksamhet E-delegationen har inom ramen för tilläggsuppdraget att främja konkurrens i enlighet med främja och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av offentlig information regler om konkurrens. (PSI) valt att fokusera på behovet av öppna offentliga data, som är fria från avgifter och begränsande licensvillkor. ses som ett främjande av konkurrensen för mindre aktörer som inte har ekonomiska resurser att betala för offentlig Den offentliga förvaltningens e-tjänster bör i så stor utsträckning som möjligt bygga på öppna standarder samt använda sig av programvara som bygger på öppen källkod och lösningar som stegvis frigör förvaltningen från beroendet av enskilda plattformar och lösningar.