sou · H3B333 · 2015-03-30 00:00:00 — Genom den föreslagna företagsdataförordningen ges därför regeringen möjlighet att ålägga myndigheterna att ansluta till de olika delarna av systemet. Även om samtliga statliga myndigheter bör åläggas att ansluta sig till Uppgiftslämnarservice är det en fördel om några ansluter före andra. På så sätt går det att åstadkomma ett stegvis införande under utvecklingen av en tjänst eller dess tidiga förvaltning. Det medger en stegvis utvecklingsprocess för att säkerställa funktioner och nytta med begränsad risk. De myndigheter som är ansvariga för förvaltning av tjänsterna i Uppgiftslämnarservice bör också bära ansvaret för att driva anslut- ningsarbetet. Utöver detta behövs även en sammanhållen över- gripande anslutningsstrategi för att identifiera vilka myndigheter som ska ansluta till vilka tjänster. En myndighet bör vara över- gripande ansvarig för anslutningsstrategin. Den kan då optimera anslutningsarbetet, dra nytta av erfarenheter från olika områden och undvika att det uppstår konkurrens i fråga om vilken anslut- ning som ska prioriteras om en myndighet har flera anslutningar till systemet. Vår bedömning: , och som är ansvariga för de olika delarna av Uppgiftslämnarservice ska ha i uppdrag att aktivt marknadsföra möjligheterna till anslutning och informera myndigheterna om förutsättningar och metoder för anslutning för sina respektive delar. Det krävs information till de myndigheter som ska ansluta till någon av delarna i Uppgiftslämnarservice. Kommunikationsarbetet blir olika stort beroende på vilken anslutningsstrategi som väljs. En strategi med större inslag av frivillighet kräver mer aktiv lansering med fokus på nyttor. Bygger strategin på ålägganden för myndig- heterna krävs information om vad som ska göras och hur anslut- ningsarbetet ska gå till. , och Tillväxt- verket som är ansvariga för de olika delarna av Uppgiftslämnar- service bör marknadsföra möjligheterna med anslutning och informera om förutsättningar och metoder för anslutning. Vår bedömning: Målgruppen för anslutningsstrategin är i första hand myndigheter inom området företag och företagande. Målgruppen för anslutningsstrategin är myndigheter inom området företag och företagande. Det är i första hand de 13 kartläggande myndigheterna men anslutningen bör sedan utökas till alla statliga myndigheter som hämtar in uppgifter från företag. Myndigheterna är både datakonsumenter och potentiella dataproducenter, dvs. leverantörer av data till systemet. Med tanke på att en del av den uppgiftslämnarbörda som drabbar företagen kommer från kommuner finns även anledning att parallellt undersöka möjligheterna att ansluta kommuner till systemet. Vi har delat in anslutningsfrågorna i ett antal olika anslutnings- punkter som i sin tur omfattar en eller i regel flera anslutningar. För varje anslutningspunkt bör man beakta kostnader, nytta, styrning och teknik. Vår bedömning: Till den första leveransen ska och ansluta och leverera ett urval av grundläggande uppgifter om företag. Till halvårs- skiftet 2015 ska även ansluta. Nästa steg omfattar utökad leverans av grundläggande uppgifter från dessa myndig- heter samt ett arbete att identifiera eventuellt ytterligare anslutande myndigheter som dataproducenter för att utöka mängden uppgifter i tjänsten. I avsnitt 6.2 om Sammansatta bastjänsten framgår att den förut- sätter anslutning av ett antal dataproducenter. Dessa producenter är i detta första skede , och . För att kunna ansluta till Sammansatta bastjänsten måste respektive myndighet ha egna bastjänster. har i dialog med , och tagit fram tekniska specifikationer för anslutningarna. Till den första leveransen ska och ansluta och leverera ett urval grundläggande uppgifter om företag. ska även ansluta. har de producerande myndigheterna inlett det interna utvecklingsarbetet. Nästa steg omfattar utökad leverans av grundläggande uppgifter från dessa myndigheter samt att identifiera eventuellt ytterligare anslutande aktörer för att utöka mängden upp- gifter i tjänsten. Vårt förslag: Av de 13 myndigheter som arbetar med att kartlägga uppgiftskrav, är det få som uttrycker att de kommer att ansluta frivilligt till Sammansatta bastjänsten. I den föreslagna företags- dataförordningen finns därför krav på att myndigheterna ska ansluta till bastjänsten. En av de förenklande funktionerna i Uppgiftslämnarservice är att grundläggande uppgifter om ett företag ska vidarebefordras till de e- tjänster myndigheterna har för att ett företag ska kunna fullgöra myndigheternas uppgiftskrav. Den nytta som uppstår för företagaren är att det inte blir nödvändigt att manuellt fylla i grundläggande upp- gifter som redan finns tillgängliga hos statliga myndigheter i de fall uppgifterna inte redan återanvänds och förifylls. Nytta uppstår även för de myndigheter som kan veta att uppgifterna stämmer. För att detta ska kunna realiseras måste den sammansatta bas- tjänsten för grundläggande uppgifter om företag ha tillgång till den information som samlas in från företaget. Eftersom en myndighet kan ha flera e-tjänster som är utformade på olika sätt och dessutom använder sig av olika uppgifter om företag, kan det bli aktuellt att skapa flera anslutningar för en och samma myndighet. Sammansatta bastjänsten ska förmedla uppgifter mellan myndigheter för att minska och förenkla företagens uppgifts- lämnande. För att göra det krävs autentisering av den som ska lämna uppgifter samt en kontroll för att bestämma om individen är behörig att företräda företaget. Detta innebär att vissa kriterier behöver vara uppfyllda för att en myndighet ska kunna ansluta sina e-tjänster till den sammansatta bastjänsten Myndigheten måste ha en e-tjänst (med användargränssnitt) som kan användas för att fullgöra ett uppgiftskrav. e-tjänsten måste ha en inloggningsfunktion som verifierar använ- daren. är det antingen befintliga e-legitimations- lösningar eller kommande Svensk e-legitimation som föreslagits. Om en användare kommer till myndighetens e-tjänst via ska det även finnas lösning så att det räcker med den första inloggningen (single sign-on). e-tjänsten begär grundläggande uppgifter om företaget när uppgiftskravet fullgörs. När Sammansatta bastjänsten driftsätts kommer bara e-tjänsten Mina sidor på vara ansluten till bastjänsten som data- konsument. Där kan en representant för ett företag ta del av den information som staten har om företaget. kommer även e-tjänsten Ansök/anmäl på att anslutas. I tjänsten kan en företagsrepresentant ta del av relevanta uppgiftskrav för företaget. Med hjälp av uppgifter om företaget från Sammansatta bastjänsten kan e-tjänsten även välja ut vilka uppgiftskrav som är relevanta. Av de 13 myndigheter som arbetar med att kartlägga uppgifts- krav är det få som kommer att ansluta frivilligt till Sammansatta bastjänsten. Några enstaka myndigheter säger sig inte se någon större nytta med anslutningen och ifrågasätter varför de ska ansluta. De flesta säger att de ansluter om de åläggs att ansluta eller om det visar sig att nyttan är större än vad man kan se. I den föreslagna företagsdataförordningen finns därför krav på att vissa myndigheter ska ansluta till Sammansatta bastjänsten. Vår bedömning: kommer de 13 kartläggande myndig- heterna att vara anslutna som dataproducenter i Uppgiftskravs- tjänsten. Tjänsten bygger på tidigare insamlad information som hålls löpande uppdaterad och utvecklas. Ett naturligt nästa steg är att inkludera ytterligare myndigheter som tar in uppgifter från företag. Att ansluta som dataproducent till Uppgiftskravstjänsten innefattar att upprätthålla information om den egna myndighetens uppgifts- krav på företag i . Tjänsten är förberedd för att myndigheter ska kunna ansluta sina interna system maskin-till- maskin men till en början handlar det uteslutande om att en handläggare för in uppgiftskraven i registret med hjälp av en e- tjänst. Kostnaden för arbetet med att hålla uppdaterat för de 13 kartläggande myndigheterna har bedömts uppgå till ca och omfattade den egna arbetstiden. I uppskattningen ingick de 13 kartläggande myndig- heterna som omfattas av utredningens direktiv (dir. 2013:111). Den omedelbara nyttan kommer uppstå hos företagen som en följd av ett minskat och förenklat uppgiftslämnande. Utifrån detta ser vi att det behövs styrning för att åstadkomma de nödvändiga anslut- ningarna och därför föreslås det i företagsdataförordningen att de 13 myndigheterna ska vara skyldiga att hålla uppdaterat. är målsättningen att de 13 kartläggande myndig- heterna ska vara anslutna som dataproducenter i Uppgiftskravs- tjänsten som bygger på tidigare insamlad information om uppgifts- kraven. Parallellt med att dessa myndigheter ansluter arbetas det med att ytterligare definiera den information om uppgiftskrav som ska ingå i registret. Den myndighet som är ansvarig för att utveckla och förvalta tjänsten bör identifiera vilka myndigheter som ska ingå i registret eller ansluta som dataproducenter närmast. Ett naturligt nästa steg är att inkludera ytterligare myndigheter som tar in upp- gifter från företag. Vår bedömning: Utredningen har utvecklat de slutanvändar- funktioner som bedöms viktigast för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Genom att registret är byggt som en bastjänst och tillgängligt som öppna data kan flera data- konsumenter utveckla tjänster med hjälp av informationen. Uppgiftskravstjänsten byggs som en bastjänst och Uppgiftskravs- registret som ingår i den ska vara tillgängligt för vidareutnyttjande under öppna data-villkor. Målsättningen med detta är att de som vill läsa informationen i registret maskinellt lätt ska kunna ansluta sig som datakonsumenter. Den första datakonsumenten av uppgiftskravsregistret kommer vara funktionen Hitta tillstånd på . Denna funktion blir en vidareutveckling av funktionen Ansök/anmäl i utredningens ursprungliga förslag, och kommer att använda samma åtkomst- metod som övriga datakonsumenter. Genom att göra informationen enkelt tillgänglig ger vi flera aktörer möjlighet att ansluta till tjänsten. Det kan vara både privata och offentliga aktörer. Myndigheter som vill erbjuda information om uppgiftskrav till en viss målgrupp med företag kan utveckla tjänster med detta ändamål. Mjukvaruleverantörer kan erbjuda tillgång till information om uppgiftskrav genom att ansluta sin mjukvara till Uppgiftskravstjänsten. Anslutningen som datakonsument till Uppgiftskravstjänsten sker via enkla standardiserade gränssnitt vilket möjliggör att kostnaden för anslutning kan hållas låg. Vår bedömning: När det gäller möjligheten för en myndighet att skicka meddelanden med kategorin ärendestatus pågår en förstudie med ambitionen att utveckla funktionen . När denna funktion har lanserats krävs att myndigheterna aviserar uppgiftskrav till företagen för att företagen ska ha nytta av den. Aviseringsfunktionen, som ligger till grund för funktionen ”Att göra”-lista, omfattar två steg av anslutningar för myndigheter. Först behöver myndigheten ansluta till Mina meddelanden och sedan skicka ut aviseringar genom den med information om kommande uppgiftskrav. Att ansluta till Mina meddelanden kan vara mer eller mindre omfattande och avancerat beroende av den egna myndighetens system och utskick av information. Det kan krävas anpassningar av flera olika interna system hos myndigheten. Kostnaden för att ansluta varierar avsevärt mellan olika myndigheter. En anslutning till Mina meddelanden är något som kan användas för långt fler ändamål än att skicka ut aviseringar om uppgiftskrav till företag varför kostnaden bör beaktas utifrån alla de ändamål och nyttor man kan uppnå vid en anslutning. Frågor om anslutning till Mina meddelanden hanteras av och de myndigheter som driver tjänsten. Myndigheterna bedriver ett aktivt arbete för att ansluta flera aktörer och regeringen har aviserat en tydligare styrning i frågan. Det är svårt att säga något om tidsplanen för anslutning till Mina meddelanden i stort. När det gäller möjligheten för en myndighet att skicka meddelanden med kategorin ärendestatus pågår en förstudie med ambitionen att utveckla funktionen . När funktionen har lanserats måste myndigheterna avisera uppgiftskrav till företagen via funktionen för att företagen ska ha nytta av aviseringsfunktionen. 8 Kostnads- och nyttoanalys I en promemoria till redovisade utredningen ett förslag till anslutningsplan med en beskrivning av de 13 kartläggande myndigheternas1 uppskattade kostnader och nyttor. Underlaget till promemorian togs fram i samverkan med myndigheterna. 8.1Genomförandet av en kostnads- och nyttoanalys Vår bedömning: De bedömningar som gjorts inom ramen för kostnads- och nyttoanalysen bygger på det översiktliga förslag till systemlösning som fanns vilket medför att analysen i avgörande delar är genomförd utifrån inaktuella förutsättningar. En ny analys bör göras när genomförandeprojekten nått en sådan mognad att de kan bidra med nödvändiga detaljer i systemets uppbyggnad. Utan dessa detaljer får inte myndig- heterna ett underlag för sin analys som på något avgörande sätt skiljer från det tidigare underlaget. Utredningens förslag var föremål för en omfattande teknisk och organisatorisk omarbetning, men där de grundläggande tankarna och de funktioner som utredningen ursprungligen föreslagit för användarna är desamma. Det har därför varit svårt att ge myndigheterna bra underlag för att mer exakt kunna ange olika anslutningstidpunkter samt att kunna uppskatta kostnader och nytta (för anslutning se kapitel 7). För att ge myndigheterna en möjlighet att beskriva sina kostnader och nyttor 1 De 13 myndigheter som utredningen ska samråda med enligt tilläggsdirektiv (dir. 2013:111). bjöd utredningen in de kartläggande myndigheterna att delta i en värderingsgrupp2 som fick i uppdrag att analysera kostnad och nytta. Tiden för genomförandet av analysen var kort, ca . Den korta tiden innebar att myndigheterna inte hann göra någon förstudie i traditionell mening utan de har fått förlita sig på den kunskap som finns inom respektive myndighet om tidigare IT- relaterade projekt. Bedömningarna i kostnads- och nyttoanalysen bygger på det översiktliga förslag till systemlösning som fanns vilket medför att analysen i avgörande delar är gjord utifrån inaktuella förutsättningar. Utredningen har löpande övervägt förut- sättningar för en förnyad kostnads- och nyttoanalys. I projekt- organisationen som arbetar med att realisera utredningens förslag har utredningen i första hand varit ansvarig för att ta fram en krav- specifikation. Den beskriver på en övergripande nivå de funktioner som ska realiseras inom de olika genomförandeprojekt som Bolags- verket, och driver. Vi bedömde att kravspecifikationen inte var ett bättre underlag än det som var tillgängligt för myndigheterna vid analysens genomförande. En ny analys bör emellertid göras när genomförandeprojekten nått en sådan mognad att de kan bidra med nödvändiga detaljer i systemets uppbyggnad. Utan dessa detaljer får inte myndigheterna ett underlag för sin analys som på något avgörande sätt skiljer från det tidigare underlaget. 8.2Myndigheternas kostnader och nyttor Vår bedömning: Kostnaden för att uppdatera uppgiftskraven inför färdigställandet av förväntas ligga på mellan en och fördelat på de 13 myndigheterna. Detsamma gäller för att hålla registret uppdaterat. Den totala kostnaden för myndigheterna att utveckla de tekniska systemen samt införandekostnader för att tekniskt 2 Arbetet i värderingsgruppen har hållits samman av f.d. ämnesrådet och genomförts tillsammans med utredningens sekretariat. ansluta till Uppgiftslämnarservice kan komma att uppgå till ca . Årliga underhålls- och förvaltningskostnader har beräknats uppgå till . Myndigheterna har generellt sett haft svårt att se vare sig nytta eller ekonomiska vinster för egen del av det tidigare förslaget till uppgiftslämnande för företagen. Men de är eniga om att systemet bör öka servicen för näringslivet. Kostnads- och nyttoanalysen har utgått från att utredningens förslag genomförs i tre faser som beskrivits i tidigare del- redovisning (dnr 2013/4) och i betänkandet (SOU 2013:80). Den modell som värderingsgruppen har haft som underlag för kostnads- och nyttoberäkningen återspeglade utredningsläget . Analysen visar att kostnaden för att uppdatera uppgiftskraven inför färdigställandet av förväntas ligga på mellan en och fördelat på de 13 myndig- heterna. Detsamma gäller för att hålla registret uppdaterat. Den totala kostnaden för myndigheterna att utveckla de tekniska systemen samt införandekostnader för att ansluta till fas 2 och 33 kan komma att uppgå till ca 205 miljoner kronor4. Att särskilt uppmärksamma här är att införandekostnaderna hänför sig till ett framtida skede, dvs. anslutningar som kommer att ske efter . Årliga underhålls- och förvaltningskostnader har beräknats uppgå till , motsvarande en fjärdedel av utvecklingskostnaden. Myndigheterna har generellt sett haft svårt att se vare sig nytta eller ekonomiska vinster för egen del av det tidigare förslaget till uppgiftslämnande för företagen. Men de är eniga om att systemet bör öka servicen för näringslivet. Detta bland annat genom att företagen får en bättre överblick över kraven genom funktioner av det slag som utgjorde centrala delar i den tidigare modellen för en servicetjänst med s.k. ”Att göra”-lista och ansatsen ”en väg in”. Dessa funktioner har sin motsvarighet i en aviseringsfunktion 3 Fas 2 omfattade anslutning till funktionen Ansök/anmäl och fas 3 anslutning till funktionen ”Att göra”-lista i enlighet med SOU 2013:80 Ett minskat och förenklat uppgifts- lämnande för företagen. 4 redovisar hela sin utvecklingsinsats under en rubrik: systemanpassning. Detta är problematiskt eftersom angivna kostnader utgör av den totala utvecklings- och införandekostnaden för de 13 myndigheterna. och en ärendeöversikt i Mina meddelanden samt Sammansatta bastjänsten i Uppgiftslämnarservice för företagen. Myndigheterna behöver få en ny möjlighet att besvara frågor om utvecklings-, införande- och driftkostnader, och få lämna en bedömning av förväntad nytta i form av t.ex. penning-, tids- eller kvalitetsnytta. Myndigheterna kommer alltså själva behöva bidra med en ny kostnads- och nyttoanalys för vidare arbete inom den föreslagna framtida förvaltningsorganisationen (se kapitel 9). Detta i syfte att visa på såväl de ekonomiska effekterna som de reella nyttorna av utredningens förslag. Mottagare för en sådan analys bör vara myndigheternas uppdragsgivare, ytterst regeringen. Utredningen anser att det nu börjar närma sig ett utvecklingsskede när detta kan vara genomförbart. 9Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice I detta kapitel beskrivs utredningens arbete med etableringen och bildandet av Samverkanspunkt och Forum. Utredningen lämnar också förslag rörande den fortsatta förvaltningsorganisationen. Utredningen fick i tilläggsdirektiv (dir. 2013:111) instruktioner om att etablera en samverkanspunkt samt att bilda ett forum. Samverkanspunkten var i första hand avsedd för myndigheter som arbetat med kartläggningen. Ett syfte var att bidra till ett gemensamt synsätt på företagens uppgiftslämnande så att detta minskar genom att myndigheterna bland annat ökar sin samverkan. Arbetet syftade också till att skapa förutsättningar för myndig- heternas anslutning till Uppgiftslämnarservice. Även forumet hade flera syften. Ett av dem var att säkerställa användarvänlighet, inhämta synpunkter och stödja introduktionen av systemet gentemot myndigheter och företag. Ett annat var att skapa förutsättningar för myndigheter, företag och övriga intressenter att få en fördjupad information om systemet för företagens uppgiftslämnande och dess funktion samt möjlighet att lämna synpunkter. Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice Vår bedömning: Utredningen har etablerat en samverkanspunkt. Utredningen bjöd tidigt in de 13 kartläggande myndigheterna till möten för att informera om utredningens arbete och för att arbeta vidare med kartläggningen av uppgiftskraven. De 13 myndig- heterna har också deltagit i arbetet med att ta fram en anslutnings- plan och med att beskriva sina kostnader för anslutning. Utredningen har dessutom etablerat en genomförandeorganisa- tion med en styrgrupp som har haft hjälp i beredningen av frågor från arkitekturutskottet, juridiska utskottet och kommunikations- utskottet (bilaga 10).1 Styrgruppens föreslagna framtida samman- sättning och uppgifter beskrivs närmare i avsnitt 9.2.2. Styrgruppen tillkom som ett resultat av ett möte . Vid detta rundabordssamtal som leddes av statssekreteraren vid närvarade från utredningen och myndigheterna särskilda utredaren , generaldirektörerna , , , , , samt E- delegationens kanslichef m.fl. Dessa personer har i det följande arbetet utgjort referensgrupp åt utredningen. Styrgruppen har arbetat under ordförandeskap av och har varit sammansatt av representanter från , , , och . De tre utskotten har bemannats av personal från utredningens sekretariat samt av personer från de myndigheter som har varit representerade i styrgruppen. Styrgruppen och utskotten består således av utredningens personal och befintliga resurser hos berörda myndigheter för realiserandet av Sammansatta bastjänsten, Uppgiftskravstjänsten, Aviseringsfunk- tionen och Slutanvändarfunktionalitet hos . 1 I utredningens arbete har styrgruppen också benämnts ”operativa styrgruppen” och dessa två beteckningar kommer i det följande att användas synonymt. SOU 2015:33 Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice genomförandeorganisation har en utredningssekreterare varit programsamordnare. En samverkanspunkt enligt tilläggsdirektivet har därmed, enligt utredningens mening, etablerats. Vår bedömning: Utredningen har bildat ett forum. Detta betecknas Företagsdataforum för att tydliggöra dess fokusområde. Utredningen har bildat ett företagsdataforum med företagare och representanter för näringslivsorganisationer. De organisationer som erbjudits en plats är dels de som var omnämnda i utredningens direktiv, dels de som visat intresse genom remissvar på utredningens tidigare betänkande (SOU 2013:80). De enskilda företagarna representerar olika kategorier av näringsidkare med särskild kompetens och betydelse för företagens uppgiftslämnande. Företagsdataforumet har träffats sex gånger och diskuterat frågor om bland annat målbild, hur man i har hanterat motsvarande frågor vid myndigheten registrene samt hur man i har arbetat med dessa frågor. Dessutom har utredningen sammanträffat med () och även förhört sig om företagarnas synpunkter under ett seminarium om Samverkanspunkt och Företagsdataforum. Synpunkterna redovisas i avsnitt 9.2. 9.2Fortsättning för Samverkanspunkten och Företagsdataforumet Vår bedömning: För att säkra kontinuiteten av arbetet med minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen finns ett behov av att fortsätta att utveckla Samverkanspunkten och Företagsdataforum samt att etablera en fast förvaltnings- organisation. Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice Uppgiftslämnarservice för företagen har konstruerats som en samling komponenter. Varje komponent kommer att ha en utpekad myndig- het som äger och förvaltar denna. ansvarar för Samman- satta bastjänsten, ansvarar för Uppgiftskravstjänsten och Aviseringsfunktionen realiseras som en del i ärendeöversikten i Mina meddelanden som är ansvar. Den komplexa strukturen gör att det kommer att behövas former för genomförande- myndigheternas samarbete och att utveckla Samverkanspunkten och Företagsdataforum. Om utredningens tidigare förslag Utredningen föreslog i sitt tidigare betänkande (SOU 2013:80) att en ny myndighet, , skulle inrättas. Myndig- heten skulle genom samråd och tillsyn arbeta för regeringens mål om en minskning och förenkling av företagens uppgiftslämnande. Dessutom skulle myndigheten ansvara för och den föreslagna Servicetjänsten. Utredningen framförde bland annat följande argument för bildandet av en ny myndighet