sou · H3B333 · 2015-03-30 00:00:00 — Den konsumerande e-tjänsten använder företagsuppgifterna i det vidare flödet. Tjänsten ska följa de icke-funktionella krav som finns definierade i verksamts Icke-funktionella krav och riktlinjer, version 4.0, med den ändringen att det är Samordningsorganet som är ansvarig för att kraven uppfylls, inte verksamt. B – Bilaga 5 Kravområde 5 - Företagsuppgifter V 3.1 B - Bilaga 6 Kravområde 6 - Avisering Sida 1 av 5 ÖVERGRIPANDE BESKRIVNING AV KRAVOMRÅDET................................................................. ANVÄNDNINGSFALL DÄR MYNDIGHETS VERKSAMHETSSTÖDSSYSTEM ÄR AKTÖR AF15M – Avisera aktuella uppgiftskrav....................................................................................... AF16M – Avisera förändring i status för uppgiftslämningsärende ............................................. B - Bilaga 6 Kravområde 6 – Avisering V 3.0 B - Bilaga 6 Kravområde 6 - Avisering Sida 2 av 5 4 Övergripande beskrivning av kravområdet Kravområdet beskriver användningsfall som är aktuella för aviseringen av uppgiftskrav från en myndighet till Uppgiftslämnarservice. Området omfattar såväl den ursprungliga aviseringen av ett uppgiftskrav som statusuppdatering till dess att uppgiften är slutförd. B - Bilaga 6 Kravområde 6 – Avisering V 3.0 B - Bilaga 6 Kravområde 6 - Avisering Sida 3 av 5 Figur 14 Användningsfall och aktörer B - Bilaga 6 Kravområde 6 – Avisering V 3.0 B - Bilaga 6 Kravområde 6 - Avisering Sida 4 av 5 5.1Användningsfall där myndighets verksamhetsstödssystem är aktör AF15M – Avisera aktuella uppgiftskrav En myndighet ska kunna skicka ut en avisering (uppmaning att fullgöra ett angivet uppgiftskrav) enligt samma principer som myndigheten skickar ut pappersblanketter. En myndighet har, utifrån författningsreglerade krav beslutat att initiera ett ärende som medför uppgiftsinlämningar En avisering, innehållande information om vilket uppgiftskrav som ska uppfyllas och när det senast ska göras, finns lagrad i vald brevlåda. Myndigheten ska konstruera ett elektroniskt meddelande adresserat till ett företag. Detta meddelande ska innehålla maskinläsbara metadata som gör det möjligt för en brevlådeoperatör att avgöra att meddelandet kan kategoriseras/visas i en särskild vy, att unikt identifiera just detta ärende. Meddelandet bör utöver detta innehålla maskinläsbar metadata om sista inlämningsdag och direktlänk till en e-tjänst där uppgiftskravet kan uppfyllas. Meddelandet kan även innehålla människoläsbar text med liknande innebörd. Meddelandet ska skickas med Mina meddelande-infrastrukturen. Detta användningsfall ingår inte i marsleveransen Myndighetens verksamhetsstödssystem är fritt att inkludera övrig information som kan vara till nytta för mottagaren, såsom en påminnelse om sista inlämningsdag i iCal-format (vilket kan vara till användning om mottagarens brevlådeoperatör kan visa dessa informationselement i en kalendervy). Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen B - Bilaga 6 Kravområde 6 – Avisering V 3.0 B - Bilaga 6 Kravområde 6 - Avisering Sida 5 av 5 AF16M – Avisera förändring i status för En myndighet ska kunna avisera att statusen för ett uppgiftslämningsärende har ändrats. En myndighet har förändrat statusen i ett pågående ärende som inletts med uppgiftsinlämning En avisering, innehållandes den nya statusen, finns lagrad i vald brevlåda Myndigheten ska konstruera ett elektroniskt meddelande, adresserat till ett företag. Detta meddelande ska innehålla maskinläsbara metadata som gör det möjligt för en brevlådeoperatör att avgöra att meddelandet kan kategoriseras/visas i en särskild vy, att koppla den nya statusen till tidigare meddelanden som rör samma ärende, samt den nya statusen för ärendet. Meddelandet kan även innehålla människoläsbar text med liknande innebörd. Meddelandet ska skickas med Mina meddelande-infrastrukturen (jfr AF15M) Detta användningsfall ingår inte i marsleveransen för möjliga statusar utgår från vad som framkommer i Min ärendeöversikt-arbetet. Användningsfallet berör följande informationsobjekt i informationsmodellen B - Bilaga 6 Kravområde 6 – Avisering V 3.0 Denna bilaga beskriver den e-tjänst som utredningen tog fram för att vidareutveckla och kvalitetssäkra den kartläggning av upp- giftskrav som tagits fram. En närmare beskrivning av detta arbete finns i avsnitt 6.3. E-tjänsten har också tjänat som förlaga till den Uppgiftskravstjänst som byggs för fullskaligt användande. Verktyget används i första hand av de handläggare vid kartläggande myndigheter som ansvarar för att mata in alla uppgifter om de krav som myndigheten ansvarar för. Varje handläggare loggar in i systemet med användarnamn och lösenord. Det finns också en del av verktyget som kan användas utan att behöva logga in. I denna del går det att söka fram uppgiftskrav uti- från vissa kriterier och även få upp all information om ett visst framsökt krav. Eftersom verktyget är utformat för kvalitetssäkring av Upp- giftskravsregistret innehåller det ett antal regler för vilka fält som måste anges och korrelationer mellan fält. Om man exempelvis anger att ett visst krav endast omfattar vissa företagsformer, måste användaren ange vilka dessa företagsformer är. att kravet kan uppfyllas med hjälp av en e-tjänst, måste man ange en adress till en sådan e-tjänst. Verktyget talar om vilka uppgifter som saknas och i förekommande fall varför de måste anges. Eftersom resultatet av en sådan validering är tillgängligt för alla utan inloggning kan kvalitetssäkringsarbetet följas av fler än bara de som handlägger uppgiftskraven. Huvudsyftet med verktyget är att administrera innehållet i Upp- giftskravsregistret. Varje handläggare som kan logga in i systemet är associerad med en viss myndighet, och kan bara redigera krav som den myndigheten har kartlagt. All information om kravet finns samlat på ett formulär med ett tjugotal fält uppdelade i fem kategorier (generellt om uppgifts- kravet, när kravet aktualiseras, vem som omfattas av det, hur det uppfylls, och övrigt). En handläggare kan fylla i en del av upp- gifterna , för att sedan återkomma senare och slutföra registreringen. Vissa fält är inte alltid synliga, exempelvis om man svarar ”Nej” på frågan om kravet berör vissa branscher så döljs den lista på vilken det annars skulle anges vilka dessa branscher är. Vid ett rundabordssamtal på sammankallat mot bakgrund av remissinstansernas divergerande uppfattningar avseende förslagen i utredningens betänkande var deltagarna enligt vad som framgår av minnesanteckningarna överens om att: ”fortsatta arbete och målbild ska samordnas med 2.0. sammankallar en arbetsgrupp där , , och E-delegationen ingår. Arbetsgruppen ska förutsättningslöst diskutera hur fortsatta arbete och kan samordnas. Arbetsgruppen ska lämna förslag i denna del samt hur målbilden kan samordnas. Myndigheterna och ska utse personer med relevant profil till arbetsgruppen.” Efter rundabordssamtalet sammankallade utredningen arbetsgruppen till ett första möte . Därefter har gruppen haft tre telefonmöten. I arbetsgruppen har ingått (), (), Inga Otmalm (), () samt (E-delegationen). För att ta fram underlag till arbetsgruppen tillsattes ett arbetsutskott med representanter från utredningen, myndigheterna och E-delegationen. Utskottet har diskuterat vilka möjligheter det finns till en samordning mellan utredningen och har hunnit med två möten. Utredningen har haft ett ytterligare möte med representanter från Mina meddelanden. Förtydliganden och omprövningar av utredningens bedömningar och förslag Utredningen har föreslagit att det etableras en Servicetjänst för företagens uppgiftslämnande som en samlad ingång till myndigheternas e-tjänster som rör företag och företagande. För att få en reell effekt är avsikten att myndigheterna måste ansluta sina e-tjänster (ärendetjänster) till Servicetjänsten. Servicetjänsten ska emellertid inte vara obligatorisk för företagen att använda utan de kan vända sig direkt till respektive myndighets e-tjänst eller fullgöra uppgiftsskyldigheten på annat sätt om det är möjligt (”no wrong door”). Även fortsättningsvis ska det alltså vara möjligt för myndigheterna att tillhandahålla olika sätt att fullgöra uppgiftskrav. Går det att fullgöra uppgiftslämnandet maskin-till-maskin, exempelvis genom att lämna uppgifter direkt från ett lönesystem till system ska sådana lösningar naturligtvis realiseras. Arbetsgruppen är ense om att ett system med särskild funktionalitet för uppgiftskrav spelar en viktig roll i att skapa förutsättningar för samordning och informationsutbyte mellan myndigheter, regelförenkling och för att ge tillgång till tillförlitlig statistik över företagens uppgiftslämnande. Arbetsgruppen föreslår att en kompletterande funktionalitet på ska ersätta den föreslagna Servicetjänsten. Aktuell systemansats har sitt ursprung i tidigare kartläggningsarbete utfört av och som fortsatt bör utgöra en utgångspunkt genom att exempelvis kunna användas och kompletteras av fler aktörer med sikte på branschspecifika portaler som hos liksom i verksamhet. Utredningen har tidigare förespråkat att det allmänna företagsregistret bör knytas till den samlade ingången till myndigheternas e-tjänster (Servicetjänsten) och därifrån tillgängliggöra uppgifterna i företagsregistret om ett enskilt företag. Under remissbehandlingen av betänkandet framfördes stark kritik mot valet av det allmänna företagsregistret som ensam leverantör av grundläggande uppgifter om företagen. Utredningen har därför omprövat sitt tidigare ställningstagande och föreslår nu istället, efter dialog med myndigheterna och E-delegationen, att de grundläggande uppgifterna om företagen hämtas från bland annat , och det allmänna företagsregistret hos SCB genom en s.k. sammansatt bastjänst. Arbetsgruppen är överens om att den sammansatta bastjänsten utgör en lämplig inriktning med betydande potential för det fortsatta arbetet. Utredningen har föreslagit en funktion som kallas ”Att göra-listan”. Med denna funktion kan ett företag få en översikt över vilka uppgiftskrav som olika myndigheter har aviserat företaget. I betänkandet framfördes att kan den förvaltningsgemensamma infrastrukturtjänsten ”Mina meddelanden” bli aktuell som aviseringskanal förutsatt att Servicetjänstens funktionalitet kan få tillgång till ett företags meddelanden genom ett för samtliga brevlådeoperatörer gemensamt API. Arbetsgruppens utgångspunkt är att det är sannolikt att Mina meddeladen kan fungera som aviseringskanal. 4.1 Gemensam målbild på kort sikt (2015) Arbetsgruppen har konstaterat att och utredningens föreslagna funktionalitet (Servicetjänsten) i betydande utsträckning har samma målbild för vad man vill åstadkomma gentemot företagaren d.v.s. ett minskat och förenklat uppgiftslämnande. är en etablerad kanal och syftet med denna tjänst är att underlätta för företagarna. Arbetsgruppen ser stora kundnyttor att fortsätta på redan inslagen väg med hänvisning till framför allt följande: •Tiden för utveckling minskar totalt sett, då vi kan vidareutveckla existerande tjänster och komponenter istället för att bygga allt från grunden •Många kunder känner väl till och de slipper byta kanal/gränssnitt •Investeringar gällande marknadsföring minskar •Vi sparar tid och pengar på att återanvända redan etablerad organisation, styrning och förvaltning Arbetsgruppens förslag till gemensam målbild tar således sin utgångspunkt i redan existerande tjänster och komponenter. Mer konkreta exempel på återanvändning av dessa komponenter är: nyttjas som användargränssnitt och inkluderar de funktioner som tidigare föreslogs ligga i Servicetjänsten •Inloggning sker i för autentisering •Mina meddelanden nyttjas för avisering •De sammantagna effekterna för företagaren ökar, även om vissa produktmål i tidigare förslagen lösning realiseras på annat sätt Samordning mellan Servicetjänsten, och Mina Meddelanden kan illustreras genom figuren nedan. 4.2 Gemensam målbild på (2020+) Arbetsgruppen konstaterar att det finns ett behov att utveckla en gemensam framtidsvision med företagarens behov i fokus. En sådan målbild skulle kunna illustreras med hjälp av externa aktörer som t.ex. eGovLab vid DSV), . 4.3 Omhändertagandet av identifierade behov Ett system för uppgiftskrav fyller flera olika funktioner som har beskrivits av bl.a. i rapporten med Förslag till minskat uppgiftslämnande för företag. Ett sådant system kan utgöra en grund för såväl myndigheternas interna samordning av uppgiftskraven som samordning av kraven eller informationsutbyte mellan olika myndigheter. Utredningen har enligt sitt uppdrag fortsatt arbetet med systemet för uppgiftskrav för att samordna grundläggande information om företagen. Den tekniska och juridiska lösningen är uppbyggd så att det inte ska uppkomma direktåtkomst eller konflikter med myndigheternas registerförfattningar eller personuppgiftslagen. Något som ofta framhålls av myndigheterna som rättsliga hinder för myndigheters utbyte av uppgifter om företagen. Utredningen har vidare bedömt att ett system för uppgiftskrav innebär att det relativt enkelt går att sortera ut de krav som är mer relevanta för en företagare än andra och presentera dessa för respektive företag med länkar till aktuella e-tjänster. Detta är även nödvändigt för att kunna samordna de grundläggande uppgifterna om företagen. Liknande funktion har identifierats som önskvärd inom ramen för utvecklingen av . Den översikt som ett system för uppgiftskrav ger skulle även underlätta för andra intressenter såsom privata aktörer och branschorganisationer att aktivt arbeta med att förenkla och minska företagens uppgiftslämnade. 4.4Bruttolista avseende möjligheter och behov av kompromisser i samordningsarbetet Den nya funktionaliteten förutsätter inloggning och autentisering av användare likt den som finns på . Här finns en möjlighet att använda sig av samma inloggningsfunktion som redan har implementerat. Detta blir än mer värdefullt om börjar använda Mina fullmakter för företag. En central komponent i den av utredningen planerade funktionaliteten är ett system för uppgiftskrav. Delar av den nuvarande och planerade funktionaliteten i bygger också på en motsvarande funktion. Det är möjligt att använda det av utredningen föreslagna systemet för uppgiftskrav som en bas även för komplettering av en aktör som bygger en specifik tjänst eller tillämpning med utgångspunkt i system för uppgiftskrav. För e-tjänster riktade till exempelvis restaurangbranschen behöver man andra sätt att beskriva uppgiftskraven än för e- tjänster riktade till jordbruksföretag. Systemet för uppgiftskrav kan med andra ord fungera som ett basregister medan andra aktörer bygger sina egna fördjupade sidoregister med beskrivningar för tjänstespecifika ändamål. En sådan fördjupning kan ske i flera dimensioner: Mer information om ett centralt registrerat uppgiftskrav, exempelvis ytterligare urvalskriterier. Fler uppgiftskrav registrerade hos specialiserade aktörer istället för i ett centralt register, exempelvis kommunala krav. Det sammanlagda innehållet kan sammanställas genom ett federativt register. I flera av remissvaren på utredningens betänkande påtalades behovet av att få med kommuners uppgiftskrav. Genom en samordning med kommer en del uppgiftskrav gällande kommuner med redan från början i den utsträckning de finns i ett sidoregister hos . En annan central komponent i utredningens arbete är den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter. Med grundläggande uppgifter avses uppgifter om ett företag som regelmässigt eller ofta efterfrågas av myndigheterna när ett uppgiftskrav ska fullgöras. Det är i första hand fråga om kontaktuppgifter men kan även röra sig om andra uppgifter som många olika myndigheter ofta efterfrågar när uppgiftskrav fullgörs, t.ex. ekonomisk information om företagen. Detta förutsätter givitvis överväganden avseende avgiftsfinansiering, sekretess m.m. Genom att bygger upp bastjänsten blir det möjligt att utforma ett gränssnitt där företagen kan ta del av sina grundläggande uppgifter och få dessa levererade till de e-tjänster företaget besöker. Även om det kan finnas juridiska frågor som behöver beaktas i samband med att även andra e- förvaltningstjänster använder bastjänsten kommer tjänsten i sig att driva på användningen av APIer hos myndigheterna. Därmed kommer det att möjliggöras bättre tjänster mot företag i alla delar av den offentliga förvaltningen. Tjänsten har goda förutsättningar att följa ramverk och vägledningar för digital samverkan, med bl.a. registrering i tjänstekatalog och objekttypskatalog för den information som görs tillgänglig. När det gäller funktionen som kallas ”Att göra-listan” i Servicetjänsten kan konstateras att avser att åstadkomma en liknande funktionalitet. Här kan även nämnas att redan har gjort tester inom området. har i en förstudie fokuserat på ett kalenderupplägg medan Servicetjänsten snarare sett en ”Att göra-listan” framför sig. Dessa två inriktningar förutsätter liknande grundfunktionalitet och den ena ansatsen utesluter inte den andra. En gemensam utmaning är emellertid att få myndigheterna att ansluta sig vare sig man bygger en lösning baserad på Mina meddelanden eller någon annan teknisk lösning. 4.4.2 Behov av kompromisser Myndigheterna bakom vill inledningsvis koncentrera utvecklingen av system för uppgiftskrav och “Ansök och anmäl-funktionen” på de vanligaste uppgiftskraven i kombination med en fördjupning i vissa utvalda regeltunga sektorer, t.ex. restaurangbranschen eftersom regelbördan där upplevs vara extra stor, för att därefter i nästa steg ge stöd för den breda massan företag. inriktningen från som har en bredare ansats i att initialt försöka få med alla uppgiftskrav från de 13 kartläggande myndigheterna i syfte att möjliggöra kartläggning av alla myndigheters uppgiftskrav. Detta även om systemet för uppgiftskrav inte kommer att kartlägga uppgiftskraven så detaljerat som avser att göra inom fokusområdena. Utredningen har föreslagit att varje myndighet ska administrera sina respektive uppgiftskrav i ett system. har initialt arbetat mer centraliserat när det gäller sin funktion ”Hitta tillstånd” även om avsikten är att hämta informationen federativt, d.v.s. hos varje aktör. är det meningen att ansvariga sakmyndigheter och branschorganisationer ska delta i byggandet av ”guider” och författandet av dess redaktionella innehåll. Tidsplanen för utredningens uppdrag respektive utvecklingen av harmoniserar inte. Utredning arbetar med en väsentligt kortare tidsplan än . Myndigheterna kommer inte kunna ha kravbilden klar för sig innan budgetprocesserna för är låsta. Detta tillsammans med att anslutningar ska prioriteras i förhållande till annat och effekterna av kommande riksdagsval innebär att det knappast är realistiskt med anslutning före tidigast enligt myndigheterna. Mycket arbete med realisering med sikte på löpande förvaltning kommer att återstå efter det att utredningens uppdrag ska vara avslutat . För att utredningens förslag ska ge den effekt som efterstävas krävs att kan tidigarelägga och/eller omprioritera vissa planerade steg i sin utveckling. Utredningen kommer att behöva kompromissa hur man levererar sitt resultat och/eller så måste utredningens tidsplan justeras av regeringen genom tilläggsdirektiv. En samordning av utredningens förslag till funktionalitet och i ett gemensamt gränssnitt innebär att ingen särskiljbar ny tjänst – Servicetjänst – skapas för företagen. Servicetjänsten realiseras istället som ny funktionalitet inom ramen för . Vid en samordning kommer det inledningsvis att vara svårt för att realisera samtliga de funktioner som utredningen föreslagit. kommer t.ex. inte kunna visa en inloggad företagare dennes ansök/anmäl-lista i användargränssnittet. skulle därför behöva utveckla delar av sitt gränssnitt för att möta den funktionalitet som Servicetjänsten är tänkt att tillhandahålla. När det gäller system för uppgiftskrav finns det gemensamma utmaningar förknippade med att finna en metod för att kategorisera och märka upp uppgiftskraven på ett sätt som gör dem ändamålsenligt filtrerings- och sökbara för företagen samt anslutna tjänster. Det är arbetsgruppens samlade bedömning att det finns goda möjligheter att komma framåt till en lösning som utifrån identifierade behov bidrar till att förenkla för företagen. och utredningens förslag har i betydande utsträckning samma övergripande målbild, d.v.s. att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Ansatsen och vägen ditt har dock skiljt sig åt på ett antal punkter. Utredningen har genom sitt uppdrag ett tydligt regelförenklingsperspektiv vilket framför allt kommer till uttryck i arbetet med att skapa ett system för uppgiftskrav som i och för sig kan ligga till grund för områdesspecifika utbyggnader framöver. är en del av myndighetssamarbetet ”Starta och driva företag” som också har förenkling för företagare i fokus. Nuvarande utveckling av har sin grund i särskilda regeringsuppdrag samt uppdrag att vidareutveckla tjänstedirektivets elektroniska kontaktpunkt. Detta innefattar bland annat krav på att kunna registrera företag och söka tillstånd via kombinerat med information om vad som gäller och hur det går till samt kunna få information om sitt ärende. Det innebär också att många myndigheter, alla kommuner och länsstyrelser avses vara anslutna till (och Mina meddelanden framöver). Det finns dock inga krav ännu på informationsutbyte. Utöver detta tar myndigheterna gemensamt fram utvecklingsplaner baserat på behovsanalyser gentemot företagen. Det kan handla både om information/tjänster för att underlätta myndighetskontakter och stöd för att göra bättre affärer (inom ramen för myndigheternas uppdrag). Sett ur ett företagarperspektiv skiljer sig inte det som utredningen föreslår och den inriktning myndighetssamarbetet förordrar på något principiellt sätt. Det borde därför finnas utrymme för ett omfattande samarbete. Som diskuterats ovan är många av de funktioner som erbjuds snarlika även om det finns skillnader. Ansatserna står dock inte i något motsatsförhållande till varandra. I avsnittet ”Möjligheter” (ovan) redovisas av arbetsgruppen framtagna naturliga beröringspunkter och förslag på rollfördelning mellan utredningen och . Arbetsgruppen förespråkar att dessa möjligheter utforskas vidare som de områden där det finns behov av kompromisser också belyses ytterligare. Ett fruktbart samarbete kommer att förutsätta att samtliga parter är beredda att ompröva tidigare ställningstaganden och fattade beslut så att potentialen hos och Servicetjänsten tillsammans kan realiseras. Kostnadsfrågan är naturligtvis central men med tanke på de stora förändringarna i utvecklingsarbetet, har frågan inte behandlats här. Inför det fortsatta arbetet vill arbetsgruppen särskilt adressera följande kritiska framgångsfaktorer: (a)efter utredningens upphörande Arbetsgruppen ser en nödvändighet i att få veta vilken eller vilka myndigheter som kommer att förvalta utredningens arbete. (b)Rollfördelning och ansvar ingår i ett samarbete mellan sju myndigheter. , och finansierar och utvecklar och övriga myndigheter bidrar med information och faktagranskning. Hur utredningen ska passa in i detta myndighetssamarbete är i detta skede oklart. Utredningens liksom myndigheternas roll och mandat i detta samarbete behöver klargöras för att det av regeringen beslutade uppdraget ska kunna genomföras ändamålsenligt. Även Mina meddelanden avses ingå i samarbetet. (c) Tidsplan och utredningen har olika tidshorisonter. Utredningen rör sig med så snäva tidsramar att dessa verkar hämmande på möjligheterna att samarbeta med . Mot denna bakgrund kan ett tilläggsdirektiv med anknytande regeringsuppdrag vara motiverat. Minskat och förenklat uppgiftslämnande Handlingsplan– Uppgiftsläm arservice för företagenoch tidsplan Bilaga – finansieringsplan ....................................................