sou · H3B333 · 2015-03-30 00:00:00 — 1 Fas 2 omfattade anslutning till funktionen ”Ansök/anmäl” och fas 3 anslutning till funk- tionen ”Att göra”-lista i enlighet med vårt tidigare betänkande SOU 2013:80 Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen. heterna måste exempelvis anpassa sina e-tjänster för att kunna ansluta till Sammansatta bastjänsten. En myndighet kan ha flera e- tjänster som dessutom är utformade på olika sätt, vilket kan inne- bära dyra anpassningar för att myndigheten ska kunna ansluta till Sammansatta bastjänsten. Vidare kräver anslutningen av ett antal dataproducenter (statliga myndigheter) till Sammansatta bas- tjänsten att dessa myndigheter har egna bastjänster. Det kommer således att uppstå kostnader när myndigheterna ska ansluta sina e- tjänster till Sammansatta bastjänsten. Kostnadsökningar får fördelas inom ramen för de anslag och avgifter som de aktuella myndigheterna har att förfoga över. Det är förknippat med betydande osäkerhetsfaktorer att beräkna nyttan med våra förslag för både myndigheter och företag. gjorda samhällsekonomiska bedömningar (se utredningens betänk- ande SOU 2013:80) talar för att inrättandet av ett uppgiftskravs- register och ett aktivt arbete med att samordna uppgiftskraven som ett led i att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande är samhällsekonomiskt lönsamt. Kostnaderna kommer uteslutande att falla på staten medan nyttorna uppstår hos företagen. Myndigheterna har för egen del underskattat nyttan med ett förenklat uppgiftslämnande genom att inte räkna med att företagen kommer att bli bättre på att uppfylla uppgiftskraven vilket leder till att färre fel behöver korrigeras. Utfallet i kostnads- och nytto- analysen kring myndigheternas egen bedömning av upplevda nyttor visar att sådana främst består i administrationsvinster såsom minskat antal samtal till kundcentra, minskat pappersutskick, färre fel och snabbare handläggning samt tidsbesparingar genom minskad inhämtning av uppgifter, ökad återanvändning och minskad onödig efterfrågan av uppgifter från företagen. Myndigheterna kommer att dra fördel av arbetet genom att företagens behov av service minskar och resurser därmed fri- görs. Vi kan konstatera att nyttan för myndigheterna bland annat består i en minskad inhämtning av information direkt från före- tagen eftersom vårt förslag innebär att vissa uppgifter kan sam- ordnas och återanvändas av flera myndigheter. Företagens nyttor består i tidsvinster och minskning av administrativa kostnader. Det ska vara enkelt att driva företag och för det krävs enkla, ändamålsenliga och lättförståeliga regler som även minskar risken att göra fel. Enligt en undersökning gjord av 2014 upplever av de tillfrågade småföre- tagarna att lagar och myndighetsregler är ett stort tillväxthinder. Andelen har visserligen minskat men är oförändrad sedan 2011.2 Regeringens målsättning i förenklingsarbetet är att skapa en märkbar positiv förändring i företagens vardag och däribland finns målet att företagens administrativa kostnader ska vara lägre 2020 än 2012 (dir. 2012:35). har ett regeringsuppdrag att följa upp företagens administrativa kostnader och har tagit fram en ny metod som ska ersätta den s.k. standardkostnadsmodellen som tidigare använts. Den nya metoden ska följa upp de administrativa kostnaderna genom de beräkningar som myndigheter, departement och kommittéer gör i sina konsekvensutredningar i samband med nya eller ändrade regler.3 Enligt metoden ligger beräkningarna i konsekvensutredningarna till grund för uppföljningen. Det innebär att uppföljningen nu sker på liknande sätt som i flera andra länder som arbetar med att sänka företagens administrativa kostnader. Ett större fokus sätts även på andra kostnader än de admini- strativa, eftersom regler resulterar i fler kostnader för företagen. har tagit fram ett webb-baserat verktyg, Regel- räknaren,4 för att underlätta för departement och myndigheter i arbetet med att beräkna vilka kostnader som företagen kan få till följd av nya eller ändrade regler. Regelräknaren räknar ut effekterna av ett regelförslag och gör det lättare att beräkna och beskriva de administrativa kostnaderna som påverkar företagen. Den nytta som i detta sammanhang kan förutses för företagen är framför allt tidsvinster i form av minskad administrativ börda genom att företagen slipper lämna samma eller likvärdiga uppgifter till olika ställen. I förlängningen kan det förenklade uppgiftslämnandet även leda till en minskad administrativ kostnad 2Förutsättningar för konkurrenskraftiga företag – Företagens villkor och verklighet 2014, publicerad av . 3Tillväxtverkets publikation ”Vägen framåt – Metod för att följa utvecklingen av företagens administrativa kostnader”. 4Verktyget återfinns på . för företagen (se ovan). Ett exempel härpå är att om två eller flera uppgiftskrav från en eller flera myndigheter (som innehåller samma eller likvärdiga uppgifter) kan slås ihop och lämnas in underlättar det för företagaren. Ett annat exempel är om ett uppgiftskrav som är kopplat till en specifik bransch får lämnas som är mindre intensiv för just den företagaren, exempelvis att en lantbrukare om möjligt inte ska behöva lämna uppgifter . Utredningen har inte genomfört några egna beräkningar kring de samhällsekonomiska effekterna av våra förslag. Vi har förgäves eftersökt tillförlitlig information och statistik hos ett flertal källor om företagens uppgiftslämnarbörda. Effekterna av våra förslag bedöms vidare vara olika svåra att mäta utan exempelvis de indikatorer som finns i det norska . Att kvanti- fiera nyttorna för företag och myndigheter bör göras efter infö- randet av Uppgiftslämnarservice för företagen med utgångspunkt i de indikatorer som ska registreras i . 12.4Konsekvenser enligt 15 § kommittéförordningen 12.4.1Betydelse för det kommunala självstyret Utredningens förslag avser, enligt vad som framgår av uppdraget, författningsreglerat uppgiftslämnande till statliga myndigheter under regeringen. Det innebär att förslaget inte påverkar det kommunala självstyret. 12.4.2Betydelse för brottsligheten och det brottsförebyggande arbetet Utredningen kan inte se att realiseringen av ett system för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande skulle påverka brottligheten och det brottsförebyggande arbetet. 12.4.3Betydelse för sysselsättning och offentlig service i olika delar av landet Utredningens uppdrag att minska och förenkla uppgiftslämnandet för företagen är ett led i regeringens ambition att främja och förbättra förutsättningarna för företagande. Rent generellt torde ett ökat företagande kunna öka sysselsättningen. Uppgiftslämnar- service för företagen innebär både möjligheter till regelförenkling och en faktisk förenkling för företag att i vardagen uppfylla sina uppgiftsskyldigheter mot myndigheter. Systemet bedöms under- lätta för företagaren så att han eller hon kan fokusera på att driva och utveckla företaget. Därmed finns även goda förutsättningar att utveckla det svenska företagandet i stort. Uppgiftslämnarservice ska tillhandahållas av det offentliga och vara en e-service. Alla företagare får tillgång till ett automatiserat system för att minska och förenkla uppgiftslämnandet till myndig- heter oavsett var i landet ett företag verkar. 12.4.4Betydelse för små företags villkor i förhållande till större företag Utredningens förslag omfattar alla företag i . Uppgifts- lämnarservice kommer att kunna få betydelse för små företags arbetsförutsättningar, konkurrensförmåga eller villkor i övrigt i förhållande till större företag genom att det kommer att bli enklare och därmed mindre resurskrävande att uppfylla de författnings- reglerade uppgiftskraven. Effekten av att bördan minskar bedöms därmed bli störst för små företag. 12.4.5Betydelse för jämställdheten mellan kvinnor och män Utredningens förslag påverkar inte jämställdheten mellan kvinnor och män. Uppgiftslämnarservice riktar sig till företagare oavsett om företagaren eller företagsföreträdaren är en kvinna eller en man. Utredningen utgår även från att användargränssnitt etc. kommer att utvecklas med hjälp av användargrupper med representanter för båda könen. 12.4.6Betydelse för möjligheterna att nå de integrationspolitiska målen Uppgiftslämnarservice ska tillgängliggöras med samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter för alla företagare och företags- företrädare oavsett etnisk och kulturell bakgrund. Utredningen ser därför inte att förslagen påverkar möjligheterna att nå de integrationspolitiska målen. 15 a § kommittéförordningen Problemet och vad man vill uppnå (6 § 1) Utredningens uppdrag har varit att förbereda och genomföra de åtgärder som krävs för att uppgifter som lämnas från företag till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. Förslaget avser att minska och förenkla författ- ningsreglerat uppgiftslämnande för företagen. Beskrivning av alternativa lösningar och effekterna av att inte reglera (6 § 2) Med hänsyn till systemets omfattning bedömer utredningen att frivilliga samverkans- och samarbetsformer inte kan säkerställa det som ska uppnås. Enbart generella bestämmelser såsom 6 § förvalt- ningslagen (1986:223) om myndigheters skyldighet att samverka anses heller inte vara tillräckliga. Vi bedömer att en skyldighet för statliga myndigheter att medverka till ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen är en nödvändig förutsättning för att säkerställa ett långsiktigt och väl fungerande system. Vilka berörs av regleringen (6 § 3) Författningsförslaget omfattar statliga myndigheter under rege- ringen. Förslaget innehåller dessutom bestämmelser som särskilt pekar ut och att ansvara för olika delar i Uppgiftslämnarservice. I författningens bilaga finns 13 namngivna statliga myndigheter som enligt förslaget bland annat ska ansluta sig till den automatiserade funktionen för grundläggande uppgifter. Under införandet och vidareutvecklingen kommer bilagan att utvidgas med fler statliga myndigheter. Dessutom omfattas samt- liga företag indirekt av den föreslagna regleringen, men bara som mottagare av förbättringar i form av märkbara positiva förändringar i företagens vardag. Bemyndiganden som myndighetens beslutanderätt grundar sig på (6 § 4) och föreslås få föreskriftsrätt för att på bästa sätt kunna uppnå och upprätthålla ett väl fungerande system för företagens uppgiftslämnande. föreskriftsrätt avser i första hand tekniska aspekter och villkor för myndigheternas anslut- ning till det automatiserade systemet för grundläggande uppgifter. Föreskriftsrätten för avser innehållet i det gemensamma registret för myndigheternas uppgiftskrav. Kostnadsmässiga och andra konsekvenser och jämförelse av regleringsalternativen (6 § 5) De kostnadsmässiga konsekvenserna av den föreslagna regleringen tas upp inom ramen för de samhällsekonomiska konsekvenserna. Andra konsekvenser som regleringen medför framgår i avsnitten kopplade till 7 § 2 och 3 punkten konsekvensutredningsförordningen. Skyldigheter som följer av anslutning till Europeiska unionen (6 § 6) Förslaget uppfyller inte någon direkt skyldighet som följer av anslutning till Europeiska unionen. Däremot realiseras Uppgifts- lämnarservice i företagsportalen som är den svenska kontaktpunkten för att uppfylla det så kallade tjänstedirektivet (dir. 2006/123/EG5). Det pågår även ett regelförenklingsarbete inom EU som aktivt deltar i där fokus ligger på att förenkla och underlätta för små och medelstora företag inom unionen. Ikraftträdande och behov av speciella informationsinsatser (6 § 7) Det är viktigt att en reglering finns på plats för att säkerställa ett långsiktigt system för företagens uppgiftslämnande. Genomförandet av förslag – Uppgiftslämnarservice för företagen – kommer enligt den så kallade programplanen att pågå . Utredningen föreslår ikraftträdande , vilket bedöms vara den tidigast möjliga tidpunkten med hänsyn till det arbete och de förberedelser som återstår. Utredningens uppdrag omfattar att ta fram utbildningsmaterial främst till myndigheter samt att vid behov inrätta en webbplats till stöd för företag och myndigheter. Detta är genomfört och därmed anser vi att behovet av utredningens informationsinsatser är omhändertagna. Det kommer i det fortsatta genomförandet att finnas behov av ytterligare informationsinsatser främst riktade till företagen. Sådana insatser kommer att genomföras av myndigheterna som är ansvariga för Uppgiftslämnarservice efter . 5 och rådets direktiv /123/EG av om tjänster på den inre marknaden. Antalet företag, branscher och företagsstorlek som berörs (7 § 1) Regleringen avser ett system för företagens författningsreglerade uppgiftslämnande. Det innebär i princip att samtliga företag i berörs oavsett bransch och storlek. Tidsåtgång och administrativa kostnader (7 § 2) Författningsförslaget reglerar ett system som det offentliga ska tillhandahålla för att minska och förenkla företagens uppgifts- lämnande. Systemet – Uppgiftslämnarservice för företagen – ska kunna avlasta företagen tidsmässigt och därmed minska deras administrativa kostnader. Andra kostnader och förändringar i företagens verksamhet (7 § 3) För att kunna använda Uppgiftslämnarservice krävs i princip inter- netuppkoppling och e-legitimation. Utredningen bedömer att användandet inte medför några stora kostnader för företaget. Det kommer heller inte att krävas några större förändringar i företagets verksamhet för att börja använda det automatiserade systemet. Påverkan på konkurrensförhållandena för företagen (7 § 4) Utredningen ser inte att regleringen kommer att påverka kon- kurrensförhållandena för företagen. Annan påverkan för företagen (7 § 5) Att ett företag endast ska behöva lämna uppgifter en gång till ett ställe har länge varit en ambition i staten. Målsättningen med det myndighetsgemensamma system som realiseras och regleras är att det ska bli en märkbar positiv förändring för företagen när de ska uppfylla författningsreglerade uppgiftskrav. Den föreslagna samordningen kommer även att innebära att företagen kan påverka systemets fortsatta utveckling och förvaltning genom ett så kallat Företagsdataforum (se kapitel 9). Särskilda hänsyn vid reglernas utformning (7 § 6) Regleringen avser statliga myndigheters skyldigheter att medverka i och tillhandahålla ett system för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Det har sagts att systemet som regleras i princip omfattar alla svenska företag oavsett storlek (och bransch). För att uppnå ett väl fungerande system för företagens uppgiftslämnande har utredningen bedömt att det inte behöver tas någon särskild hänsyn till små företag vid reglernas utformning. Vi bedömer däremot att systemet kommer att skapa störst nytta för små och medelstora företag. Förslag till förordning (2015:000) om företagens uppgiftslämnande Härigenom föreskrivs följande. 1 § Syftet med denna förordning är att minska och förenkla företagens författningsreglerade uppgiftslämnande till myndigheter. 2 § Denna förordning gäller för myndigheter under regeringen. Bestämmelserna anger förordningens övergripande syfte och till- lämpningsområde. Syftet är att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande till myndigheter. Paragraferna motsvarar i huvudsak 1–2 §§ i förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgifts- lämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80). 3 § Det offentliga ska tillhandahålla ett system för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (Uppgiftslämnarservice för företagen). Systemet ska innehålla ett register över uppgiftskrav, automatiserad samordning av grundläggande uppgifter för företagen, en aviseringsfunktion och användarfunktioner. Bestämmelsen anger att systemet Uppgiftslämnarservice för företagen ska tillhandhållas av det offentliga. Systemet består av fyra delar som anges i paragrafen. 4 § I denna förordning finns bestämmelser om 1.en skyldighet för myndigheterna att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande (6–7 §§), 2.ett register över uppgiftskrav (8–10 §§), 3.automatiserad samordning av grundläggande uppgifter för företag när de ska lämna uppgifter till myndigheterna (11–15 §§), och 4.avisering av uppgiftskrav (16 §). Bestämmelsen innehåller en beskrivning av förordningens fortsatta innehåll. Paragrafen motsvarar 3 § i förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80). 5 § I denna förordning avses med uppgiftskrav: en skyldighet enligt lag eller annan föreskrift för företag att lämna uppgifter till en myndighet med viss regelbundenhet, efter att en viss händelse inträffat eller vid en ansökan eller liknande, grundläggande uppgifter: uppgifter om ett företag som regelmässigt eller ofta efterfrågas av flera myndigheter när ett uppgiftskrav ska fullgöras. I bestämmelsen återfinns definitionen av några begrepp som används i förordningen. Uppgiftskrav är en förpliktelse enligt lag eller annan föreskrift för företag att lämna uppgifter till en myndighet med viss regel- bundenhet, efter att en viss händelse inträffat eller vid en ansökan eller liknande. Någon avgränsning till att uppgiftskravet ska kunna fullgöras i strukturerad form, i blankett etc. finns inte. Defini- tionen ska omfatta uppgifter som lämnas in eller med andra intervall, exempelvis momsdeklarationer till eller statistikuppgifter till en statistikansvarig myndighet. En händelse är att företaget gör eller planerar att göra någonting eller som av annan anledning kräver att uppgifter lämnas till statliga myndig- heter. Det kan vara fråga om att företaget importerar varor och att detta kräver kontakt med någon myndighet, att företaget startar tillståndspliktig verksamhet eller ansöker om bidrag. Definitionen undantar i princip bara uppgifter som myndigheterna kräver in i samband med tillsyn. Grundläggande uppgifter är uppgifter om ett företag som regel- mässigt eller ofta efterfrågas av myndigheterna när ett uppgiftskrav ska fullgöras. Det är i första hand kontaktuppgifter men kan även vara andra uppgifter som myndigheter ofta vill ha. En outtalad förutsättning är att uppgiften finns elektroniskt tillgänglig så att den kan samordnas automatiserat. Paragrafen motsvarar delvis 4 § i förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80). Skyldighet att förenkla uppgiftslämnande 6 § Myndigheter ska utforma information om och rutiner för uppgiftskrav så att företagens uppgiftslämnande minskas och förenklas. Bestämmelsen innebär att myndigheter ska utforma information om och rutiner för uppgiftskrav så att företagens uppgiftslämnande minskas och förenklas. Det kan t.ex. ske genom att myndigheten endast frågar efter de kontaktuppgifter som normalt används i den fortsatta handläggningen av uppgiftskravet. Vidare ska myndig- heterna överväga om de olika uppgifter som krävs för att fullgöra ett krav redan finns hos andra myndigheter och om uppgifterna i stället kan hämtas därifrån. När företagen ska lämna uppgifter till flera myndigheter bör i första hand övervägas om uppgifterna kan samordnas via den automatiserade funktionen. Först om upp- gifterna är sådana att de inte lämpar sig för Uppgiftslämnarservice bör myndigheterna bygga andra lösningar för att utbyta informa- tion. Paragrafen motsvarar i sak 9 § i förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80). 7 § Om företagen lämnar samma eller likande uppgift till flera myndig- heter får uppmana myndigheterna att samverka för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Myndigheten som får uppmaningen ska redovisa vilka åtgärder som vidtagits för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Har inga åtgärder vidtagits ska skälen för detta anges. Om företagen lämnar samma eller liknande uppgift till flera myndigheter och myndigheterna inte vidtar några gemensamma åtgärder för att underlätta eller begränsa företagens uppgifts- lämnande får uppmana myndigheterna att samverka. har ingen möjlighet att tvinga myndigheterna att vidta några specifika åtgärder. Men de myndigheter som får upp- maningen ska redovisa till vilka åtgärder som vidtagits. Har inga åtgärder vidtagits ska skälen för detta anges. får då veta vilka hinder som finns i arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande och kan rap- portera detta till regeringen. Paragrafen motsvarar i sak 10 § förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgifts- lämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80). 8 § ska föra ett register över gällande uppgiftskrav (). Registret ska omfatta samtliga uppgiftskrav som ska fullgöras till myndigheter som anges i bilagan till denna förordning. Den myndighet som anges i bilagan ska innan ett uppgiftskrav som innebär att uppgifter ska lämnas till myndigheten införs, ändras eller upphör upplysa om förändringen. Myndigheten ska göra ändringarna i . Bestämmelsen anger att det ska finnas ett register över uppgifts- krav. ansvarar för registret som bara ska innehålla uppgifter om författningsreglerade uppgiftskrav. Närmare bestäm- melser om registrets innehåll finns i 9 §. Paragrafen motsvarar i sak 5 § förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgifts- lämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80). 9 § ska för varje uppgiftskrav innehålla uppgifter om 2.vilka verksamheter som omfattas, 3.grundläggande uppgifter som företaget lämnar när uppgiftskravet ska fullgöras, 4.andra uppgifter som företaget lämnar när uppgiftskravet ska fullgöras, 5.de olika tillvägagångssätt som företagen kan använda för att fullgöra uppgiftskravet, och 6.uppskattad belastning för företagen att fullgöra uppgiftskravet. får meddela närmare föreskrifter om innehållet i registret. Bestämmelsen anger vad som ska framgå av registret över uppgifts- kraven. utgör dels en förutsättning för att slutanvändarfunktioner på ska kunna realiseras, dels en kunskapsbas som krävs för att metodiskt kunna arbeta med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. För att slutanvändarfunktionerna på ska kunna sortera ut relevanta uppgiftskrav till användaren måste dessa gå att plocka ut ur den totala mängden registrerade uppgiftskrav. Det är det huvudsakliga syftet med att information om vilka verksamheter som omfattas ska finnas i . Detta kan ske bland annat genom att myndigheterna ska ange vilka näringslivs- aktiviteter som träffas av uppgiftskravet. I kartläggningsarbetet har det skett genom användande av en standardiserad näringsgrens- indelning, s.k. SNI-kod. Det ska även registreras om uppgiftskravet bara gäller vissa företagsformer etc. Myndigheterna ska för varje uppgiftskrav ange vilka grund- läggande uppgifter som krävs av företagen när uppgiftskravet full- görs. Vilka uppgifter som är grundläggande beror på om myndig- heterna frågar efter uppgifterna. För att uppgifterna ska kunna förmedlas av Uppgiftslämnarservice för företagen måste de finnas lagrade elektroniskt och kunna förmedlas till datakonsumenten utan hinder av sekretess eller annan författningsreglering. Myndigheterna ska ange vilka mer ärendespecifika uppgifter som krävs för att fullgöra uppgiftskravet. De olika tillvägagångssätt som företagen kan använda för att fullgöra uppgiftskravet är vilka möjligheter eller krav det finns på att uppgiftslämnandet ska ske i strukturerad form, på blankett genom e-tjänst osv. För att kunna följa upp arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande är det nödvändigt att kunna mäta hur företagens börda förändras. Myndigheterna ska därför ange uppskattad belastning för företagen att fullgöra uppgiftskravet. Detta kan exempelvis göras i form av en konsekvensutredning med hjälp av verktyg regelräknaren. Det är inte möjligt att uttömmande ange vilken information som ska ingå i registret. får därför meddela närmare föreskrifter vad de olika punkterna i registret ska innehålla. Paragrafen motsvarar i sak 6 § förslaget till förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande i utredningens betänkande (SOU 2013:80).