sou · H3B333 · 2015-03-30 00:00:00 — Det samordningsorgan som skulle skapas måste kunna vara oberoende i förhållande till övriga myndigheter. Eftersom verksamheten ska bedrivas med företagens intresse i fokus kan man tänka sig att det kan leda till andra lösningar än om lösningarna utformas med utgångspunkt i enskilda myndig- heters behov och intressen. I de uppgifter som ska lösas kan man förvänta sig ett visst inslag av standardisering beträffande hur olika myndigheter samlar in och utnyttjar uppgifter från företagen. Det är inte självklart att alla myndigheter har samma uppfattning om hur en sådan standardisering ska gå till. Endast få myndigheter har någon egentlig erfarenhet av en minskning och förenkling av företagens uppgiftslämnande på ett sådant sätt som kan förutses bli nödvändigt för den föreslagna nya myndigheten. Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice Förslaget om att inrätta en ny myndighet avstyrktes av en majoritet av remissinstanserna men positiva röster fanns såväl bland företag som bland myndigheter. Även om något förslag om en ny myndighet inte kommer att föras fram i detta betänkande är resonemanget relevant för utredningens ställningstaganden. I budgetpropositionen för (Budgetpropositionen utgiftsområde 24 Näringsliv s. 71) under rubriken uppgiftslämnande skriver regeringen så här om organisationen för Uppgiftslämnarservice för företagen. (N 2012:01) har i delbetänkandet Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80) föreslagit att det ska inrättas en ny myndighet – – för att bland annat handha ett system för företagens uppgiftslämnande. Förslaget om att inrätta en ny myndighet avstyrktes av en majoritet av remissinstanserna. Den nuvarande inriktningen är att de nya uppgifterna i stället kommer att fördelas på och . Tillväxt- verket blir organisatorisk hemvist för ett system för företagens uppgifts- lämnande och ansvarar bland annat för arbetet med samordning av upp- giftskrav, en samverkanspunkt för myndigheter och ett forum för företagen m.fl. blir organisatorisk hemvist för förvaltning och teknisk utveckling av en funktionalitet på som ingår i systemet för företagens uppgiftslämnande. Den ansvarsfördelning mellan myndigheterna som regeringen anger framstår som ändamålsenlig. För forumet har vi dock ett förslag som till viss del avviker från regeringens. Synpunkter på Uppgiftslämnarservice lämnade efter diskussioner med företagare och experter Utredningen har tagit initiativet till olika typer av sammankomster med diskussioner mellan representanter för företagarsidan och utredningens experter. Nedan följer en sammanställning över syn- punkter som har kommit fram. Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice Deltagarna i forumet måste vara aktiva företagare och helst småföretagare, eftersom fullgörande av uppgiftskraven kräver en större andel av ett litet företags resurser. Storleken på de företag mot vilka de föreslagna åtgärderna riktas bör således tillmätas särskild vikt. Alla statliga myndigheter bör delta i Uppgiftslämnar- service. Det kan vara svårt att tillvarata myndighetssynpunkter med ett stort antal deltagande myndigheter. Det är önskvärt att kunna utvidga systemet till att också omfatta kommuner. Var ligger fokus? Huvudfrågan som detta system ska ägna sig åt måste vara ett minskat och förenklat uppgiftslämnande. Detta syfte får inte skymmas av frågor relaterade till själva administrationen av systemet. Organisationsskisserna bör tydligt visa att nytta och kostnad, minskat och förenklat uppgiftslämnande, samordning m.m. är de frågor som i första hand är viktiga. Fokus bör primärt ligga på att utveckla . Funktioner som är kopplade till Uppgiftslämnarservice för företagen ska endast vara en del bland många andra. Hinder för informationsutbyte bör undanröjas. Tydlighet, enkelhet och användarvänlighet bör vara viktiga beståndsdelar i det kommande systemet. Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice Företagsdataforum måste få någon form av vetorätt och inte bara vara rådgivande. Deltagande från , gärna på en beslutsfattande nivå med statssekreterare eller högre avdelningschefer vore önskvärt, liksom att fler departement och inte enbart Närings- departementet deltar. Eventuella ersättningar och motivationsskapande åtgärder Frågan om kompetensen för deltagarna i Företagsdataforum är väsentlig. För att få kompetenta personer att ställa upp måste någon form av ersättning kunna erbjudas. De personer som på något sätt utses att delta i Forumet måste få möjlighet att lägga ner tillräckligt med tid på uppdraget. Hängivenhet till uppgiften är viktig. Vårt förslag: , och ska samarbeta med varandra för att möjliggöra en väl fungerande Uppgiftslämnarservice för företagen. Under systemets konstruktion har det inte funnits någon grupp med ensam bestämmanderätt över utvecklingen. Myndigheterna har fått olika regeringsuppdrag att utveckla systemet, i vilka de har ålagts att samarbeta med utredningen. För Aviseringsfunktionen beslutade styrgruppen att försöka realisera tjänsten genom att delta i en vidareutveckling av Mina meddelanden, ett arbete som hölls utanför genomförandeorganisationen. I det fortsatta arbetet kommer det att behövas samverkan så att systemets olika komponenter även fortsättningsvis utvecklas som en enhet. Myndigheterna som ansvarar för varje delkomponent måste således vara lyhörda för de krav som övriga delar av systemet ställer. När exempelvis det tekniska gränssnittet för att hämta data Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice från Sammansatta bastjänsten behöver ändras måste övriga myndig- heter kunna ställa krav på som ansvarar för tjänsten. Samma sak gäller när andra funktioner behöver modifieras. I det tidigare betänkandet (SOU 2013:80) redogjorde vi för fördelarna med att ansvaret för Uppgiftslämnarservice hålls samman och inte läggs ut på flera olika myndigheter. Den ansvariga myndigheten skulle därmed fungera ungefär som utredningen gjort i genomförandearbetet. Utredningen har koordinerat genom- förandet och säkerställt att utredningens intentioner har följts i genomförandeprojekten. har haft en koordinerande roll i genomförandet av utredningens förslag och myndigheterna har ansvarat för sina respektive genomförandeprojekt. Såvitt vi upp- fattat det har regeringen ännu inte tagit ställning till om och i så fall hur den roll utredningen haft i genomförandearbetet ska tas tillvara framöver. Vi har fört diskussioner om hur arbetet ska kunna organiseras med de berörda myndigheterna och Företagsdata- forum. Utredningen gör den bedömningen att det, efter avlämnandet av betänkandet till regeringen, behövs förtydliganden avseende upp- drag, mandat och organisation i det fortsatta arbetet med Uppgifts- lämnarservice för företagen. Utredningen föreslår att genomförandemyndigheternas samarbete får en formell ram. En bestämmelse tas in i förslaget till företags- dataförordning med innebörden att , och ska samarbeta för att möjliggöra en väl fungerande Uppgiftslämnarservice för företagen. Myndigheterna har ett lika stort ansvar och lika stor del i att hitta gemensamma former för att skapa ett fungerande samarbete. Detta innebär att de tre myndigheterna tillsammans måste arbeta med framför allt anslutningar till de olika tekniska systemen (komponenterna) och vidareutveckling av dem. Myndigheterna måste också utifrån den kunskap som ger samarbeta för att nå en gemensam syn på hur man ska minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Respektive myndighet ska driva och besluta inom de delar av Uppgiftslämnarservice där de har ansvaret, men ansvaret för att helheten fungerar är gemensamt. Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice Vår bedömning: Den organisation som använts för genom- förandet kan tjäna som förlaga för hur , och organiserar förvaltningen och den framtida utvecklingen av Uppgiftslämnarservice. som är en stor dataproducent bör på ett tydligt och aktivt sätt involveras i förvaltningsorganisationen. Erfarenheterna med genomförandeorganisationen har varit goda som det finns potential till förbättringar. Övergången från att arbetet koordineras av utredningen till att myndigheterna själva ska ansvara för fortsatt drift och utveckling innebär dock att den organisation som etablerats inte kan övertas rakt av som grund. Det har framförts att myndighetssamarbetet Starta och driva företag skulle kunna vara en hemvist för förvaltningsorganisationen för Uppgiftslämnarservice. Starta och driva företag är ett samarbete mellan sju myndigheter (Arbetsförmedlingen, , , , , och ) samt ytterligare associerade parter (, , och ). Det övergripande målet för Starta och driva företag är att det ska vara enkelt att starta och utveckla företag. Myndighets- samarbetet Starta och driva företag har en styrning bestående av en nationell ledningsgrupp, en styrgrupp och en operativ ledningsgrupp. Uppgiftslämnarservice har ett annat anslag och omfång än Starta och driva företag. Uppgiftslämnarservice syftar till ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen och omfattar, åtminstone på lång sikt, samtliga myndigheter som företagen lämnar uppgifter till. Starta och driva företag har inte samma fokus på uppgiftslämnandet. Vidare ingår endast sju myndigheter i samarbetet. Visserligen medverkar , och men betydande aktörer inom Uppgiftslämnarservice är inte represen- terade. är till exempel en viktig dataproducent men är endast associerad part. Av de kartläggande myndigheterna står nästan hälften utanför samarbetet. Utredningens bedömning är att det därför inte är lämpligt att helt införliva Uppgiftslämnarservice i Starta och driva företag som samarbetet ser ut även om det finns beståndsdelar där en integration framstår som ändamålsenlig. Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice Det finns en referensgrupp knuten till genomförandet med uppgift att få till stånd reell samverkan mellan utredningen och de berörda myndigheterna. Diskussioner inom gruppen ledde under runda- bordssamtal (se ovan) fram till en samsyn på hur utred- ningen och genomförandemyndigheterna på en övergripande nivå skulle arbeta med att skapa ett system för företagens uppgifts- lämnande. Utredningen kan konstatera att det fortsatt finns behov av att strategiska frågor som rör Uppgiftslämnarservice förankras hos genomförandemyndigheterna på högsta ledningsnivå. Mot denna bakgrund är det lämpligt om genomförandemyndigheternas general- Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice direktörer bildar en strategisk ledningsgrupp för Uppgiftslämnar- service. I denna ledningsgrupp bör även ingå. är visserligen inte en av genomförande- myndigheterna men är en stor dataproducent i Uppgiftslämnarservice. intar därmed en särställning som motiverar ett deltagande, såväl i denna grupp som i den operativa styrgruppen. Den operativa styrgruppen och dess medlemmar Utredningen finner även skäl för att konstruktionen med den arbetsgrupp som inrättades i samband med rundabordssamtalen behålls. Det är den grupp som under utredningens arbete också har benämnts ”operativ styrgrupp” för att betona den nära koppling som man har haft till genomförandeprojekten med representanter från , , samt . Gruppens medlemmar måste ha en position i sin hemma- organisation som möjliggör ställningstaganden med styrande effekt, dvs. gruppen bör vara uppbyggd i princip så som den är . I den föreslagna förvaltningsorganisationen kvarstår behovet av beredning av frågor som ska behandlas av den operativa styr- gruppen. Vi beskriver här frågor som kan bli aktuella. Dagens definierade utskott – arkitekturutskottet, juridiska utskottet, kommunikationsutskottet – behöver inte finnas som egna grupper men utskottens specialistkompetens bör finnas samlad inom förvaltningsorganisationen. Kompetens för att hantera frågor om användarvänlighet samt förenkling av uppgiftslämnande bör också tillföras. På så sätt kan lämpliga arbetsgrupper och konstellationer skapas allteftersom behov uppstår och frågor väcks. Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice Arkitektur och tekniska lösningar Frågorna som kan bli aktuella behandlas ur ett tekniskt perspektiv och fokuserar på vad en myndighets IT-avdelning behöver göra med sina egna databaser och e-tjänster för att möjliggöra den tekniska anslutningen. Denna innefattar bland annat ett utbyte av uppgifter – t.ex. uppdatering av uppgiftskrav. Det kan också röra sig om medsändande av uppgifter från myndigheten till Samman- satta bastjänsten för att på så vis kunna verifiera att den som efterfrågar en viss uppgift också är behörig att få ut uppgiften. Juridiska frågor som kan behöva genomlysas av såväl jurister som andra involverade vad gäller till exempel sekretess och personuppgifts- ansvar vid användning av uppgifter från Sammansatta bastjänsten. Relevanta frågor här kan vara ett ansvar för att underlag finns för att myndigheten ska kunna ge den som använder sig av berörda e- tjänster relevant information om att uppgifter efter ett visst datum hämtas från ett centralt ställe. Frågor som rör vidareutnyttjande kan också aktualiseras. Inom ramen för detta arbetsområde behandlas såväl rena använd- barhetsfrågor som frågor om rationalitet och effektivitet i införda lösningar. Frågorna ska lösas genom informations- och erfaren- hetsutbyte med – inledningsvis – de 13 deltagande myndigheterna och företagsrepresentanterna. Vidare ska befintliga regler och förslag till nya regler betraktas primärt ur ett förenklingsperspektiv och ett resursperspektiv för företagen. Det betyder att det som behandlas i detta arbetsområde inte i första hand rör någon av de fyra leverablernas tekniska grund Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice eller funktion, även om sådana frågor kan bli aktuella som en konsekvens av önskade regelförenklingar. Frågor om förenkling skiljer sig något från dem som behandlas i övriga områden. Här ska man inte primärt fokusera på någon av de fyra leverablernas teknik eller funktion, utan befintliga regler och nya regelförslag ska bedömas i första hand utifrån i vad mån de förenklar för företagen. Vårt förslag: ska ha ansvar för en samverkanspunkt. Samverkanspunkten för ett minskat och förenklat uppgiftslämnande har två huvudsakliga syften: 1.Bidra till ett gemensamt synsätt på företagens uppgiftslämnande så att detta minskar genom att myndigheterna bland annat ökar sin samverkan kring företagens uppgiftslämnande. 2.Skapa förutsättningar för myndigheternas anslutning till Uppgiftslämnarservice. Det övergripande syftet med Samverkanspunkten, att öka samverkan kring företagens uppgiftslämnande, kan delas upp i en teknisk del (e- tjänst i e-förvaltningen) och en regelförenklingsdel. De olika delarna är emellertid intimt sammanbundna med varandra. Det är med andra ord svårt att på ett effektivt sätt avgränsa dem som en grund för ansvarsfördelning. Det framstår därför som lämpligt att Samverkans- punkten blir ansvar. Komplexiteten i Uppgiftslämnarservice gör att Samverkanspunkten måste ha en dynamisk sammansättning. Olika frågor kommer att behöva diskuteras i skiftande sammanhang. Detta förutsätter förstås att är lyhört för övriga genom- förandemyndigheters behov. Till Samverkanspunkten bör som huvud- regel alla myndigheter som berörs av Uppgiftslämnarservice vara Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice Samverkanspunkten kan, beroende på vilka frågor som ska avhandlas, delas in i olika undergrupper t.ex. med förvaltnings- organisationens arbetsgrupper som förebild. Uppgiftslämnarservice för företagen berör många. Utredningen har därför, såsom anges i tilläggsdirektiven (dir. 2013:111), bildat ett forum för att säkerställa användarvänlighet, inhämta synpunkter och stödja introduktionen av systemet hos i första hand företag. Forumet ska ge företag och övriga intressenter information om systemet för företagens uppgiftslämnande och dess funktion och inhämta synpunkter. Tilläggsdirektiven nämner även myndigheter som en intressent i forumet. Vi har dock under vårt arbete funnit att Samverkans- punkten är en tillräcklig plattform för att tillgodose myndig- heternas behov av information och möjlighet att påverka. Forumet har därför blivit ett organ för företagen i första hand. Vårt förslag: Forumet ska stödja introduktionen av systemet hos företag och övriga intressenter. Forumet ska enligt vårt förslag med regelbundna intervall – exempelvis en gång – lämna en rapport till regeringen. I rapporten ska forumet utvärdera hur väl Uppgiftslämnarservice för företagen har fungerat. Forumet består av en grupp företagare och representanter för näringslivsorganisationer som bjudits in av utredningen. Utred- ningen har härigenom erhållit återkoppling såväl på mer avgränsade frågor som på helheten. Något som har återkommit i forumet och även utryckts vid det möte som utredningen hållit om den framtida organisationen är att frågorna inte bara berör myndigheterna. Företagen vill vara med och prioritera i arbetet och säkerställa att åtgärder genomförs även om de i första hand är till nytta för företagen. Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice Vi föreslår att Företagsdataforum med regelbundna intervall – exempelvis en gång – ska lämna en rapport till regeringen med en utvärdering av hur Uppgiftslämnarservice för företagen har fungerat. Rapporten kan speciellt inriktas på att beskriva i vilken grad företagens uppgiftslämnande har minskat och förenklats och ska också innehålla en redogörelse för hur verksamheten har bedrivits. Den kan också innehålla förslag till regeringen om vilka förändringar man från näringslivet skulle vilja få till stånd liksom önskad inriktning på den fortsatta utvecklingen av Uppgiftslämnarservice. Utöver rapporten ska forumet arbeta med att stödja introduk- tionen av systemet hos företag och övriga intressenter. Forumets ställning och sammansättning Vår bedömning: Forumet ska placeras som ett särskilt besluts- organ inom . Ordförande och övriga medlemmar ska utses av regeringen. Vi har hos företagarna inom Forumet mött en frustration över att de har upplevt att deras synpunkter inte har uppmärksammats i tillräckligt hög grad. Det är därför tveksamt om ett forum som en del av en myndighet skulle svara upp mot företagens förväntningar. I det tidigare betänkandet (SOU 2013:80) föreslog vi att det skulle inrättas en särskild myndighet med ansvar för Uppgifts- lämnarservice för företagen. Det blir inte någon ny myndighet, men det finns exempel på att regeringen inrättat särskilda besluts- organ inom myndigheter för frågor som kräver ett visst oberoende men som inte motiverar en egen myndighet. är ett exempel. Organisatoriskt består av en ordförande, en vice ordförande och två övriga ledamöter. Till sin hjälp har rådet stöd från . uppgift är att granska konsekvensutredningar till förslag om nya och ändrade regler från bland annat departement och myndigheter som kan få ekonomiska effekter för näringslivet. Om ett författningsförslag kan få ekonomiska konsekvenser för Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice näringslivet ska departement och myndigheter skicka förslaget och konsekvensutredningen till , som granskar konsekvens- utredningen. redovisar skriftligen till regeringen hur arbetet har gått. yttranden publiceras på en webbplats. Vi anser att Företagsdataforum bör utformas med som förebild. En sådan ordning säkerställer en relativt hög grad av oberoende och självständighet. Regeringen utser medlemmarna i Forumet och måste ge forumet tillräckliga resurser. 9.3Samråd mellan berörda myndigheter och Företagsdataforum Vår bedömning: , och ska samråda med Företagsdataforum innan man gör ändringar i Uppgiftslämnarservice. Den framtida organisationen för Uppgiftslämnarservice Uppgiftslämnarservice för företagen består administrativt av Förvalt- ningsorganisation och Företagsdataforum. En närmare beskrivning av uppbyggnaden av dessa delar ges i avsnitten 9.2.1 och 9.2.4 samt i figur 9.1. Företagsdataforumets självständiga roll är att informera, stödja och kritiskt granska Uppgiftslämnarservice för att säkerställa att utvecklingen utgår från företagens behov. För att forumet ska kunna påverka förvaltningsorganisationen i önskad riktning bör myndigheterna i förvaltningsorganisationen vara skyldiga att sam- råda med forumet innan man gör förändringar i Uppgiftslämnar- service. Detta samråd måste ske så tidigt i utvecklingsprocessen att även den långsiktiga utvecklingen för Uppgiftslämnarservice kan påverkas. Det kan t.ex. vara lämpligt att Företagsdataforum och den strategiska ledningsgruppen har årliga avstämningsmöten där kritiska framgångsfaktorer och strategisk inriktning diskuteras. 10Vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen (PSI) Vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen är ett område som är under utveckling genom införandet av det reviderade PSI-direktivet1 Public Sector Informa- tion (direktiv /37/EU) i svensk rätt. Frågor kring möjlig- heterna för enskilda att få tillgång till handlingar från det offentliga för vidareutnyttjande aktualiseras inom ramen för utredningens uppdrag. Utredningen har uppdragit åt PricewaterhouseCoopers (PwC) att skriva en rapport2 om uppgiftskrav riktade mot företag som öppna data. I rapporten belyses särskilt frågor kring vidare- utnyttjande av de handlingar som kommer att finnas i Uppgifts- lämnarservice för företagen. Det ursprungliga PSI-direktivet3 införlivades i svensk rätt 2010 genom lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen (PSI-lagen). Vidareutnyttjade enligt direktivet är när enskilda personer eller andra rättssubjekt använder myndigheters handlingar för annat ändamål än det ursprungliga ändamål som handlingarna framställdes för inom den offentliga 1Europaparlamentets och rådets direktiv /37/EU om ändring av direktiv /98/EG om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn. 2Rapporten återfinns i bilaga 13. 3Europaparlamentet och rådets direktiv /98/EG om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn. Vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen (PSI) Det innebär att de flesta utlämnanden av handlingar leder till någon form av vidareutnyttjande. Utbyte av handlingar mellan myndigheter i samband med deras offentliga verksamhet utgör dock inte ett vidareutnyttjande. PSI-lagens syfte är att främja utvecklingen av en informations- marknad genom att underlätta för enskilda personer eller andra rättssubjekt att använda handlingar som tillhandahålls av myndig- heter. Lagens definition av begreppet handling är densamma som i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Men ett datorprogram ska inte ses som en handling. Lagen ska tillämpas av i stort sett samma myndigheter som ska följa bestämmelserna i tryckfrihetsförord- ningen om allmänna handlingars offentlighet. För handlingar som omfattas av PSI-lagen finns bland annat bestämmelser om avgifts- tak, relevanta och icke-diskriminerande villkor, förbud för myndig- heter att gynna sin egen affärsverksamhet och förbud mot att bevilja någon en exklusiv rätt att vidareutnyttja handlingar. 10.1.3PSI-utredningen och dess betänkande betänkande Ett steg vidare – nya regler och åtgärder för att främja vidareutnyttjande av handlingar (SOU 2014:10) föreslog följande anpassning av PSI-lagen för att genomföra förändringarna i PSI-direktivet: Lagens tillämpningsområde utvidgas till att omfatta även arkiv, bibliotek (inklusive högskolebibliotek) och museer. En ny huvudregel införs för hur höga avgifter som får tas ut för att ge tillgång till handlingar. Som allmän princip införs att handlingar som omfattas av lagen och tillhandahålls av myndigheterna får vidareutnyttjas.4 4 SOU 2014:10, s. 11. Vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen (PSI) analys av åtgärder för att främja ett ökat vidare- utnyttjande resulterade i en rad förslag.