sou · H3B333 · 2015-03-30 00:00:00 — Frågorna som togs upp i gruppen med tekniska experter var bland annat metoder för överföring av grundläggande uppgifter till myndigheternas e-tjänster, förhållningssätt till vad som är bästa källa med avseende på aktualitet m.m. för en viss uppgift, krav på utformningen av en sammansatt bastjänst, om informationsutbytet skulle ske inom ramen för ett pågående ärende eller direkt mellan myndigheters system, samt frågor kopplade till autentisering och behörighetskontroll. Vidareutveckling av den tekniska lösningen Fördjupade samtal med berörda myndigheter Som en följd av det första rundabordssamtalet (se avsnitt 5.3) inleddes fördjupade samtal med myndigheterna som ansvarar för samt med E-delegationen. Syftet med samtalen var främst att förutsättningslöst diskutera hur utredningens fortsatta arbete och kunde samordnas samt att ta fram en gemensam målbild . Som en följd av strävan mot att inrätta en sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter om företag, i stället för att enbart använda det allmänna företagsregistret, hölls även samtal med de myndigheter som skulle kunna vara dataproducenter till en sådan sammansatt bastjänst. Utöver dessa samtal pågick även arbeten i olika konstellationer med samtliga myndigheter som deltagit i det tidigare kartläggningsarbetet, med undantag för . Dessa arbeten syftade till att förbereda ytterligare kvalitetssäkringsarbete med de kartlagda uppgiftskraven (se avsnitt 6.3.4), att analysera kostnader och nyttor med utredningens förslag (se kapitel 8), samt att ta fram en plan för när myndigheterna kan ansluta till de olika delarna av systemet (se kapitel 7). Ovanstående dialoger skedde parallellt med utformandet av den fördjupade kravspecifikationen (se avsnitt 5.2.2) och påverkade denna, särskilt definitionen av ”bästa källa”, utformandet av den sammansatta bastjänsten, och metoden för att hämta grundläggande uppgifter från denna. I framtagandet av betänkandet Ett minskat och förenklat uppgifts- lämnande (SOU 2013:80) arbetade utredningen med ett antal använd- ningsfall. Dessa användningsfall skulle motsvara den slutanvändar- funktionalitet som behövdes, tillsammans med de administrativa rutiner som ett sådant system skulle kräva. Vidareutveckling av den tekniska lösningen Användningsfallen låg bland annat till grund för en analys av vad systemet skulle kosta att konstruera och förvalta. Men detaljerings- graden av användningsfallen var inte tillräcklig för att direkt kunna ligga till grund för en upphandling. När så tilläggsdirektiven ålade utredningen att förbereda och genomföra åtgärder för att införa ett fullskaligt system för företagens uppgiftslämnande blev en av de första uppgifterna att vidareutveckla kravspecifikationen till grund för upphandling av ett fullskaligt system. Parallellt med detta vidareutvecklingsarbete beaktade utredningen även synpunkter från remissinstanser i samtal med de tekniska experterna, m.m. Utredningen anlitade därför expertis i kravställning för it-system vilket resulterade i en mer strukturerad och betydligt mer omfångsrik kravspecifikation (bilaga 5). Arbetet inleddes utifrån befintliga användningsfall (SOU 2013:80, bilaga 5), vilka kompletterades med nya allt efter behov. Målet var att kravspecifikationen skulle kunna användas för att upphandla ett färdigt system. Uppgiftskravstjänsten var planerad som en helt fristående tjänst med separat användar- och behörighetshantering, som skulle användas av myndigheternas handläggare för att administrera innehållet i . Tätt knuten till denna skulle även en uppgiftsdefinitionstjänst finnas. I det som byggs är en sådan uppgiftsdefinitionstjänst inte nödvändig, och skulle detta i stället kunna realiseras som en del av den planerade myndighetsgemensamma informationsutbyteskatalogen.5 Sammansatta bastjänstens uppgift definierades som att på begäran samla ihop grundläggande uppgifter om ett företag från bästa tillgängliga källor och leverera dessa till beställaren enligt fastställt format. Inriktningen på denna komponent är i stort sett oförändrad 5 En informationsutbyteskatalog är en samlingsplats för referensmodeller, modeller och beskrivningar av begrepp, informationsutbytesobjekt och attribut som ingår i informationsutbyten. Se utvecklingsinsatser/Forvaltningsgemensamma-tjanster/Informationsutbyteskatalogen/ Vidareutveckling av den tekniska lösningen jämfört med vad som konstrueras (se avsnitt 6.2), med undantag för att begreppet ”bästa tillgängliga källa” har genomgått mycket utveckling och att termen ”bästa källa” nu används för detta utvecklade begrepp. Aviseringstjänsten utformades som en fristående komponent inom Servicetjänsten mot vilken myndigheterna kunde skicka meddelanden och servicetjänsten kunde läsa inkomna meddelanden, för att i slut- användargränssnittet presentera dessa i form av en sammanställning av aktuella uppgiftslämningsärenden. Denna ansats ändrades sedan avsevärt genom användandet av Mina meddelanden, se avsnitt 6.5. Version 1.0 av kravspecifikationen färdigställdes och beskrev en fristående tjänst, uppbyggd på de grundläggande komponenterna. Som ett utflöde av arbetet i den samordnings- organisation som upprättats efter rundabordssamtalen inleddes ett arbete med en uppdaterad version. Denna uppdaterade version utgick i stället från att slutanvändarfunktionaliteten skulle levereras som en del av och använda Mina meddelanden för meddelandeförmedling(se vidare beskrivningen i bilaga 6). Utredningen identifierade tidigt i arbetet med genomförandet av tilläggsdirektiven ett antal nödvändiga faktorer för framgång. Redan i den delredovisning som utredningen lämnade till Närings- departementet skrev vi att utredningen behöver samverka med de statliga myndigheter som ska anpassa sina system och processer. Utredningen påtalade att det behövs stödåtgärder från uppdragsgivaren för att arbetet ska kunna genomföras inom tilläggsdirektivens tidsram. De efterfrågade stödåtgärderna syftade framför allt till att de deltagande myndigheterna skulle avsätta nöd- Vidareutveckling av den tekniska lösningen vändiga resurser för sitt arbete, men också till att arbetet prioriteras på såväl ledningsnivå som operativ nivå. Utredningen har åter- kommande upprepat detta budskap. I ett försök att fånga upp utfallet från remissbehandlingen av utred- ningens betänkande Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande (SOU 2013:80) samt att få till stånd reell samverkan mellan utred- ningen och berörda myndigheter kallade statssekreteraren vid till ett rundabordssamtal . Närvarade från utredningen och myndigheterna var särskilda utredaren , generaldirektörerna , , , och , samt E-delegationens kanslichef . Samtalet avslutades med att deltagarna var överens om i huvudsak fyra punkter. Uppgiftslämnarutredningens fortsatta arbete och målbild ska samordnas med 2.0. Uppgiftslämnarutredningen åtar sig att sammankalla en arbets- grupp där , , och E-delega- tionen ingår. Arbetsgruppen ska förutsättningslöst diskutera hur fortsatta arbete och kan samordnas. Arbetsgruppen ska i en rapport lämna förslag i denna del samt hur målbilden kan samordnas. Myndigheterna och E- delegationens kansli ska utse personer med relevant profil till arbetsgruppen. Näringsdepartementet kan, om behov uppstår, överväga ändringar i utredningens direktiv. Närvarande generaldirektörer och kanslichefen för tillsammans med statssekreterare och representant från Finans- fungerar som referensgrupp åt utredningen. Vidareutveckling av den tekniska lösningen Efter rundabordssamtalet sammankallade utredningen arbetsgruppen till ett första möte. I arbetsgruppen ingick utredaren , enhetschefen från , direktören från , enhets- chefen från samt kanslichefen och sekreteraren som ersättare från E-delega- tionen. Arbetsgruppens arbete resulterade i en progressrapport som överlämnades till referensgruppen . I progressrapporten föreslår arbetsgruppen att en kompletterande funktionalitet på ska ersätta funktionaliteten för före- tagarna i den servicetjänst har föreslagit. Arbetsgruppen är i rapporten ense om att ett system med en särskild funktion för uppgiftskrav spelar en viktig roll i att skapa förut- sättningar för samordning och informationsutbyte mellan myndig- heter, för regelförenkling och för att ge tillgång till tillförlitlig statistik över företagens uppgiftslämnande. Utredningens ursprungliga förslag var att det allmänna företags- registret bör knytas till den samlade ingången till myndigheternas e- tjänster (Servicetjänsten) och därifrån tillgängliggöra uppgifterna i företagsregistret om ett enskilt företag. Under remissbehandlingen av betänkandet framfördes emellertid stark kritik mot valet av det allmänna företagsregistret som ensam leverantör av grundläggande uppgifter om företagen. Utredningen har omprövat sitt tidigare ställ- ningstagande och arbetar nu i stället, efter dialog med myndigheterna och E-delegationen, utifrån att de grundläggande uppgifterna om företagen hämtas från bland annat , och det allmänna företagsregistret hos genom en så kallad sammansatt bastjänst. Vidareutveckling av den tekniska lösningen Arbetsgruppens rapport visar också att en sammansatt bastjänst är en lämplig inriktning med betydande potential för det fortsatta arbetet. Utredningen har föreslagit funktionen ”Att göra”-lista. Med den kan ett företag få en översikt över vilka uppgiftskrav som olika myndigheter har aviserat företaget. I delbetänkandet framfördes att den förvalt- ningsgemensamma infrastrukturtjänsten Mina meddelanden kan bli aktuell som aviseringskanal. Det förutsatt att Servicetjänstens funktionalitet kan få tillgång till ett företags meddelanden genom ett för samtliga brevlådeoperatörer gemensamt API. Arbetsgruppens utgångs- punkt är att Mina meddelanden sannolikt kan fungera som aviserings- kanal. Arbetsgruppen konstaterar i rapporten att och utred- ningens föreslagna Servicetjänsten i stort har samma mål, ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagaren. är en etablerad kanal och syftet med denna tjänst är att underlätta för företagarna. Arbetsgruppen ser stora kundnyttor att fortsätta på redan inslagen väg med hänvisning till framför allt följande. Tiden för utveckling minskar totalt sett, eftersom det är möjligt att vidareutveckla existerande tjänster och komponenter i stället för att bygga allt från grunden. Många företagare känner väl till och de slipper byta kanal och gränssnitt. Investeringar för marknadsföring av tjänsten minskar. Tid och pengar sparas genom återanvändning av organisation, styrning och förvaltning. Arbetsgruppens förslag till gemensamt mål utgår således från existerande tjänster och komponenter. De sammantagna effekterna för företagaren ökar, även om vissa produktmål i tidigare föreslagen lösning realiseras på annat sätt. Mer konkreta exempel på återanvändning av dessa komponenter är att Vidareutveckling av den tekniska lösningen nyttjas som användargränssnitt och inkluderar de funktioner som tidigare föreslogs ligga i Servicetjänsten, inloggning sker i för autentisering, och att Mina meddelanden används för avisering. I rapporten uttrycker arbetsgruppen att det finns goda möjligheter att komma framåt till en lösning som utifrån identifierade behov bidrar till att förenkla för företagen. och utredningens förslag har båda målet att minska och förenkla företagens uppgifts- lämnande, men det finns också skillnader på ett antal punkter. Utredningen har genom sitt uppdrag ett tydligt regel- förenklingsperspektiv vilket framför allt kommer till uttryck i arbetet med att skapa ett system för uppgiftskrav som kan ligga till grund för områdesspecifik utveckling framöver. är en del av myndighetssamarbetet Starta och driva företag som också har förenkling för företagare i fokus. Nuvarande utveckling av har sin grund i särskilda regeringsuppdrag samt uppdrag att vidareutveckla tjänstedirektivets6 elektroniska kontaktpunkt. Det innebär att många myndigheter, alla kommuner och länsstyrelser ska vara anslutna till och Mina meddelanden framöver. Men det finns ännu inga krav på informa- tionsutbyte. Utöver detta tar myndigheterna gemensamt fram utvecklingsplaner baserat på behovsanalyser gentemot företagen. Det kan handla både om information och tjänster för att underlätta myndighetskontakter och stöd för att göra bättre affärer inom ramen för myndigheternas uppdrag. Sett ur ett företagarperspektiv skiljer sig inte det som utred- ningen föreslår och den inriktning myndighetssamarbetet förordar på något principiellt sätt. Arbetsgruppen uttrycker således att det borde finnas utrymme för ett omfattande samarbete. Arbetsgruppen uttalar slutligen att ett fruktbart samarbete kommer att förutsätta att samtliga parter är beredda att ompröva tidigare ställningstaganden och beslut så att potentialen hos och servicetjänsten tillsammans kan realiseras. 6 och rådets direktiv /123/EG av om tjänster på den inre marknaden Vidareutveckling av den tekniska lösningen Progressrapporten föredrogs för referensgruppen vid ett möte på . Vid mötet var deltagarna eniga om hur man skulle går vidare i arbetet med att skapa ett system för företagens uppgiftslämnande. Det påpekades särskilt att fram till är det utredaren som har den koordinerande funktionen för arbetet med att skapa ett system för företagens uppgiftslämnande. Vid mötet påpekades behovet av att överväga vilken eller vilka myndigheter som efter kommer att vara ansvarig eller ansvariga för systemet för företagens uppgifts- lämnande. Behovet av regeringsuppdrag till berörda myndigheter och tilläggsdirektiv till utredningen skulle övervägas vidare inom . Vidareutveckla företagarportalen med ett system för företagens uppgiftslämnande I ett beslut uppdrog regeringen åt , och att tillsammans med Uppgiftslämnar- utredningen vidareutveckla och anpassa och Uppgifts- lämnarutredningens förslag om ett system för företagens upp- giftslämnande. Av regeringsbeslutet framgår att arbetet ska resultera i att förslag till funktioner och funk- tionalitet (servicetjänst) och samordnas på . Detta innebär bland annat att nyttjas som användar- gränssnitt och inkluderar de funktioner som tidigare föreslogs ligga i servicetjänsten. Arbetet ska koordineras av och följa de handlingsplaner som tar fram. Uppdraget ska slutredovisas av tillsammans med . Vidareutveckling av den tekniska lösningen Upphandla en teknisk lösning för systemet för företagens uppgiftslämnande I ett beslut fick av regeringen i uppdrag att upphandla en teknisk lösning för en funktionalitet på för företagens uppgiftslämnande. Funktionaliteten innebär att Upp- giftslämnarutredningens förslag om servicetjänst realiseras inom ramen för . I uppdraget ingår att samverka med Uppgifts- lämnarutredningen för att ta fram anvisningar för upphandlingen för att säkerställa den tekniska lösningens kompatibilitet med samt att den ska kunna förvaltas av . För att på ett samlat och effektivt sätt kunna koordinera och samverka med myndigheternas genomförande skapade utredningen och de berörda myndigheterna en gemensam projektorganisation. Arbetet har koordinerats av utredaren bland annat via den arbetsgrupp som inrättades i samband med rundabordssamtalen . Arbets- gruppen som kom att fungera som en operativ styrgrupp (styrgruppen) har letts av utredaren med bistånd av en program- samordnare från utredningen. I gruppen har representanter för , , och E-delegationen ingått. Sedermera tillkom även en representant för . Arbetsgruppen har tagit fram gemensamma styrdokument. Av den handlingsplan som har tagits fram för projektorganisa- tionen framgår bland annat att styrgruppen skulle specificera vad som ska levereras inom programmet samt rapportera till utred- ningens referensgrupp. Styrgruppen har med hjälp av utredningens koordinering varit ansvarig för att säkra planering, samordning och uppföljning i enlighet med den fastställda programplanen. Styrgruppen skulle enligt handlingsplanen tillsätta utskott i genomförandearbetet. Utskotten har varit beredande, inte beslutande. Respektive utskott har ansvarat för att involvera berörda myndigheter, andra aktörer och särskilt företagare i utvecklingen för att säkerställa Vidareutveckling av den tekniska lösningen De olika utskotten skulle samordna sitt arbete när det var relevant. Utskotten i genomförandet var arkitekturutskottet, juridiska utskottet och kommunikationsutskottet. Det har funnits en programsamordnare med uppgiften att koordinera det utvecklingsarbete som , och driver med bäring på Uppgiftslämnarservice. Programsamordnaren har fått rapporter från genomförandeprojekten och höll kontakt med arkitekturutskottet, juridiska utskottet och kommunikationsutskottet. Programsamordnaren har rapporterat till styrgruppen och ansvarade för att följa upp eventuella avvikelser från programplanen. hade till uppgift att säkerställa att en verk- samhets- och it-arkitektur togs fram för alla delar av leveransen. Detta har skett i nära samarbete med organisationerna för och Mina meddelanden och med fokus på såväl leverabler som anslutande myndigheter. Utskottet skulle klargöra specifika frågeställningar på en övergripande nivå, exempelvis frågor om informationssäkerhet, hur uppgiftskravstjänsten bör realiseras på kort och och hur aviseringstjänsten bör utformas. Juridiska utskottet skulle säkerställa det rättsliga stödet för uppgiftslämnarservice i samt bistå i utredningens övriga juridiska frågor kopplade till förvaltningen av leverablerna i Uppgifts- lämnarservice, bland annat säkerhetsaspekter och organisatoriska aspekter. har tagit fram en plan för informa- tionen om uppgiftslämnarservice till målgrupperna (anslutande myndigheter, slutanvändare och övriga intressenter). 5.4Regeringens beslut om förvaltning av systemet Genom en ändring i regleringsbrev för fick myndigheten i uppdrag att kartlägga och analysera förut- sättningarna för ett övertagande av registret över uppgiftskrav på företagen och uppgiftsdefinitionsregistret. Man skulle också samordna dessa uppgiftskrav samt driva och upprätthålla funktionerna sam- verkanspunkt och forum som anges i tilläggsdirektiv (dir. 2013:111) till . Uppdraget skulle genomföras i dialog SOU 2015:33 Vidareutveckling av den tekniska lösningen med och redovisas till Näringsdeparte- mentet . förutsättningar för förvaltning av uppgiftskravsregister, uppgiftsdefinitionsregister, samverkanspunkt och forum för minskat och förenklat uppgiftslämnande. anger i den rapport som lämnades till regeringen att man har lång och bred erfarenhet av arbetet med förenklingar för företag på nationell, regional och nivå. Att minska och förenkla uppgiftslämnandet för företagen är en viktig insats för att skapa förutsättningar för konkurrenskraftiga företag. Det är ett prioriterat arbete hos som gärna är med och driver den utvecklingen. förde fram att för det fall regeringen väljer att lägga förvaltningen på annan myndighet kommer självfallet att fortsätta bidra i arbetet på bästa sätt. Oavsett hur ansvaret för förvaltningen fördelas är det enligt viktigt att det i organiseringen finns goda förut- sättningar för samverkan och att den kompetens och de nätverk som har byggts upp i arbetet med uppgiftskravsregistret kan tas till vara. Inte minst med tanke på de beroenden som finns mellan de olika delarna i systemet för företagens uppgiftslämnande. Genom en ändring i regleringsbrev för fick myndigheten i uppdrag att kartlägga och analysera förutsätt- ningarna för att förvalta, driva och utveckla en sammansatt bastjänst för företagens uppgiftslämnande när det gäller så kallade grund- läggande uppgifter. Uppdraget skulle genomföras i dialog med Upp- giftslämnarutredningen och redovisas till . Vidareutveckling av den tekniska lösningen bastjänst för grundläggande uppgifter om företag anger i rapporten som lämnades till regeringen att myndigheten är redo att fortsätta axla ansvaret för att utveckla, driva och förvalta den tekniska lösningen för den sammansatta bastjänsten. Bedömningen baseras på långa historia av att arbeta med förenkling, sina goda erfarenheter av att samverka med andra samt på myndighetens förvaltningsmodell och kompetenser. I detta ingår även myndighetens registervana samt vana av tjänsteutveckling och drift. I budgetpropositionen för (Budgetpropositionen utgiftsområde 24 Näringsliv s. 71) under rubriken uppgiftslämnande har regeringen uttalat följande. Uppgiftslämnar- utredningen (N 2012:01) har i delbetänkandet Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80) föreslagit att det ska inrättas en ny myndighet – – för att bland annat handha ett system för företagens uppgiftslämnande. Förslaget om att inrätta en ny myndighet avstyrktes av en majoritet av remissinstanserna. Den nuvarande inriktningen är att de nya upp- gifterna i stället kommer att fördelas på och Tillväxt- verket. blir organisatorisk hemvist för ett system för företagens uppgiftslämnande och ansvarar bland annat för arbetet med samordning av uppgiftskrav, en samverkanspunkt för myndigheter och ett forum för företagen m.fl. blir organisatorisk hemvist för förvaltning och teknisk utveckling av en funktionalitet på som ingår i systemet för företagens uppgiftslämnande. Uppgiftslämnarservice för företagen (Uppgiftslämnarservice) är ett samlingsnamn för den funktionalitet som i utredningens tidigare betänkande (SOU 2013:80) benämndes Servicetjänsten. Eftersom funktionaliteten inte kommer att levereras i form av en fristående tjänst används här det nya samlingsnamnet. I detta kapitel beskrivs systemets delar ur verksamhetsmässig, teknisk och juridisk syn- vinkel. Uppgiftslämnarservice ska leverera ett antal slutanvändarfunktioner för företagen, det vill säga faktiska tjänster som företagen direkt kan använda genom i första hand . Men funktionerna ska så långt som möjligt bygga på återanvändbara komponenter. En kompo- nent är i detta sammanhang en fristående uppsättning funktioner, med separata leverans- och driftåtaganden. Att komponenterna ska vara återanvändbara betyder att de ska kunna användas av fler tjänster än . Denna utgångspunkt är tydligast för Sammansatta bastjänsten (se avsnitt 6.2), som är tänkt att användas såväl av som av alla myndigheters e-tjänster via ett gemensamt API. Även Uppgiftskravstjänsten med det underliggande registret (se avsnitt 6.3) är avsedd att kunna återanvändas. Eftersom Uppgifts- kravsregistret varken innehåller personuppgifter eller sekretes- Uppgiftslämnarservice för företagen SOU 2015:33 skyddade uppgifter kan det göras tillgängligt för var och en att använda, återanvända och distribuera som öppna data (se vidare avsnitt 10.3). För aviseringsfunktionen återanvänds infrastrukturen i Mina meddelanden (se avsnitt 6.5), och anpassningen för den funktionalitet som ska levereras görs som en del i utvecklingsarbetet för Mina meddelanden. Strävan är att viss service som levereras inom ramen för Uppgiftslämnarservice ska kunna tillhandahållas i annan form av andra aktörer i statlig, och privat regi, genom att de återanvänder komponenter i Uppgiftslämnarservice. Sådana tjänster skulle exempelvis kunna vara inriktade på vissa målgrupper (och tillhanda- hållas av branschföreningar för dessa grupper), eller kombinera uppgiftslämnande till statliga myndigheter med uppgiftslämnande till kommuner eller privata aktörer (såsom försäkringsbolag). Detta är i linje med regeringens strategi för en digitalt samverkande förvaltning (dnr N2012/6402/ITP), särskilt delmålet att fler ska kunna tillhanda- hålla statens digitala tjänster. För att minska uppgiftslämnandet ska grundläggande uppgifter om företag återanvändas om de finns hos någon statlig myndighet. Sammansatta bastjänsten förenklar detta återanvändande, bland annat genom att se till att hämta varje uppgift från den bästa källan. Vad som är bästa källa måste avgöras utifrån frågan ”vilken källa är bäst, ur företagens perspektiv, för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande?”. Följande faktorer kan lämpligen beaktas vid bedömningen. Användarmönster: Vad har källan för ställning i den gemen- samma förvaltningen?