prop · H203117 · 2015-05-25 00:00:00 — Allmänna handlingar som har överlämnats för förvaring hos ett enskilt organ får inte avhändas på annat sätt än vad som följer av denna lag eller arkivlagen (1990:782). Paragrafen, som saknar motsvarighet i nu gällande lag, innehåller en upplysning om att allmänna handlingar som överlämnats för förvaring inte får avhändas utan stöd av överlämnandelagen eller arkivlagen. Det innebär till exempel att ett bolag som förvarar allmänna handlingar inte får slänga dessa eller överlåta handlingarna till en ny juridisk person utan tillstånd. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 6.2. Regeringen får besluta att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en statlig myndighet får överlämnas till ett svenskt enskilt organ och förvaras där utan att handlingarna upphör att vara allmänna om 1. myndigheten ska läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet, 2. den verksamhet som handlingarna hänför sig till i fortsättningen ska bedrivas av det enskilda organet, 3. det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva verksamheten, 4.någon annan överföring av uppgifterna i handlingarna inte utgör ett godtagbart alternativ till ett överlämnande med hänsyn till gällande föreskrifter och till myndighetens eller det enskilda organets verksamhet, och 5.en arkivbeskrivning och arkivförteckning finns tillgänglig för de handlingar som begärs överlämnade. Regeringen får också besluta att handlingar från en statlig myndighet får överlämnas från ett enskilt organ till ett annat enskilt organ för förvaring där utan att handlingarna upphör att vara allmänna, om förutsättningarna enligt första stycket 2–5 är uppfyllda. I paragrafen anges de förutsättningar som ska vara uppfyllda för att regeringen ska kunna fatta beslut om tillstånd att överlämna allmänna handlingar för förvaring. Paragrafen, som i huvudsak motsvarar 2 § i nu gällande lag, har dels förtydligats, dels utvidgats genom att två nya krav ställs upp för att ett överlämnande ska tillåtas. Övervägandena finns i avsnitt 6.4 och 6.5. I första stycket har ordet föreskriva ersatts av ordet besluta. På så sätt blir det tydligt att regeringen fattar ett förvaltningsbeslut om att allmänna handlingar får överlämnas till och förvaras hos ett enskilt organ. Den föreslagna lydelsen överensstämmer bättre med lydelsen i 2 kap. 17 § första stycket tryckfrihetsförordningen där det framgår att det i lag får föreskrivas att regeringen får besluta att allmänna handlingar får överlämnas till ett enskilt organ för förvaring. Dessutom förtydligas i första stycket att lagen reglerar överlämnanden till svenska enskilda organ. Det hör samman med att ett organ som förvarar handlingar är att jämställa med en myndighet i fråga om befattningen med de aktuella handlingarna, och att organet utför en uppgift som innefattar myndighetsutövning när det prövar en begäran om utlämnande av handlingarna. Regeringsformens föreskrifter om rättskipning och förvaltning vilar på förutsättningen att sådana uppgifter ska fullgöras av svenska organ. Ska offentligrättsliga uppgifter överlåtas till utländska organ finns särskilda bestämmelser om det i 10 kap. regeringsformen. Genom att ange att överlämnanden får ske till svenska organ förtydligas att lagen inte är tillämplig när det enligt regeringsformen krävs att fattar ett beslut i särskild ordning för att de förvaltningsuppgifter som följer med ett överlämnande ska kunna överlåtas. Med ett svenskt enskilt organ avses således ett organ dit regeringen eller fullmäktige kan överlämna förvaltningsuppgifter utan att enligt regeringsformen måste ha fattat ett beslut i särskild ordning. Kraven i punkterna 1–3 är desamma som finns i nu gällande 2 §. I fjärde punkten, som är ny, föreslås att det innan ett överlämnande tillåts ska prövas om någon annan form av informationsöverföring än ett överlämnande kan utgöra ett godtagbart alternativ. Det handlar i första hand om att pröva möjligheten att överföra information i form av fysiska eller elektroniska kopior i stället för att överlämna handlingar i original. Vid prövningen ska hänsyn tas till gällande föreskrifter. Det kan vara föreskrifter som meddelats genom lag, förordning eller som myndigheter eller kommuner bemyndigats att meddela. Det är främst föreskrifter om sekretess som kan medföra att det inte är möjligt eller lämpligt att kopiera handlingar, men även föreskrifter som rör skydd av personuppgifter kan innebära hinder. Vilka föreskrifter som kan aktualiseras varierar beroende på vilken typ av verksamhet som handlingarna härrör från och vilken typ av information ett organ har behov av. Prövningen ska därför göras i det enskilda fallet. Dessutom ska hänsyn tas till myndighetens och det enskilda organets verksamhet. Det innebär t.ex. att hänsyn ska tas till kostnader som kan uppstå om handlingarna kopieras, behovet hos ett enskilt organ av handlingar i original och lämpligheten i att dela upp ett arkiv. Bedömningen av om kopiering eller annan överföring av information kan utgöra ett godtagbart alternativ ska enbart vara av övergripande karaktär. Framstår det t.ex. inte som lämpligt att handlingar kopieras bör ett överlämnade tillåtas. Av femte punkten, som även den är ny, framgår att det ska finnas information om de handlingar som begärs överlämnade. Enligt 6 § arkivlagen finns en skyldighet att upprätta både en arkivbeskrivning och en arkivförteckning för myndigheter och enskilda organ som förvarar allmänna handlingar. Ansvaret för att redovisningarna finns tillgängliga kommer i de flesta fall att vila på den myndighet vars verksamhet läggs ned och som handlingar ska överlämnas från. Samma krav gäller dock för ett organ som vill överlämna allmänna handlingar till ett nytt enskilt organ. Andra stycket syftar till att återge samma reglering som återfinns i 2 § andra stycket i nuvarande lag. I stycket anges förutsättningarna för regeringen att besluta om tillstånd till att överlämna allmänna handlingar från ett enskilt organ till ett annat enskilt organ. Hänvisningen till punkterna 2 och 3 har ändrats till att omfatta även de nya punkterna i paragrafen. Allmänna handlingar kan således inte överlämnas från ett organ till ett annat organ om inte kraven i punkterna 2–5 i paragrafens första stycke är uppfyllda. Till exempel får handlingar inte överlämnas till ett nytt organ om organet inte har behov av handlingarna i sin verksamhet. I stycket förtydligas att regeringen kan fatta beslut om överlämnande även om handlingarna vid beslutstillfället skulle förvaras av ett organ som inte har tillstånd till förvaringen. I övrigt medför bestämmelsen inga ändringar jämfört med vad som gäller enligt nuvarande lag. En ansökan om tillstånd att överlämna allmänna handlingar som härrör från en statlig myndighet för förvaring hos ett enskilt organ ska ges in till den statliga arkivmyndigheten. Ansökan ska göras av den myndighet eller det enskilda organ som förvarar handlingarna. Paragrafen, som reglerar ansökan, saknar motsvarighet i nu gällande lag. Övervägandena finns i avsnitt 7.1. Av första stycket framgår att ett beslut om tillstånd till överlämnande ska föregås av en ansökan och att den ska ges in till den statliga arkivmyndigheten. Kravet på ansökan gäller oavsett om överlämnandet ska göras från en myndighet till ett enskilt organ, eller om överlämnandet i ett senare skede ska göras mellan två organ. Genom kravet på ansökan tydliggörs att ett nytt beslut från regeringen måste begäras om t.ex. en organisationsförändring leder till att allmänna handlingar behöver överlämnas mellan två organ. I paragrafen anges inte uttryckligen vilka typer av organisationsförändringar hos ett enskilt organ som medför att en ansökan är nödvändig. Det kan t.ex. vara fråga om konkurs, fusion eller försäljning av verksamhet. Helt avgörande för bedömningen är dock om förändringen innebär att allmänna handlingar kan förvaras hos den juridiska person som har tillstånd till förvaringen. Däremot behövs ingen ansökan vid sådana organisationsförändringar som inte medför att handlingar behöver lämnas vidare till ett nytt organ. Ska handlingar t.ex. återlämnas till staten krävs alltså vare sig ansökan eller tillstånd. Av bestämmelsens andra stycke framgår vem som ska ge in ansökan, vilket oftast är den myndighet som vill överlämna handlingar. Om det efter att ett överlämnande tillåtits uppstår ett behov för ett enskilt organ att lämna handlingar vidare till ett nytt enskilt organ ska ansökan göras av det enskilda organ som förvarar handlingarna. Utgångspunkten i bestämmelsen är att handlingar alltid förvaras hos ett organ som har tillstånd till detta, men bestämmelsen gäller även när så inte är fallet. Skulle det t.ex. uppstå svårigheter med att ge in en ansökan vid en konkurs är det således möjligt för ett konkursbo att ansöka om tillstånd. Detsamma gäller för ett bolag som av någon anledning övertagit allmänna handlingar trots att tillstånd till förvaringen saknas. Huvudregeln är dock att det är organet som har tillstånd till förvaringen som också ska göra ansökan. Som framgår av 3 § är det regeringen som beslutar om ett överlämnande. Den statliga arkivmyndigheten, dvs. , bör dock bereda ansökningarna och lämna förslag till beslut. Regeringen ska besluta om den tid handlingar från en statlig myndighet som längst får förvaras hos ett enskilt organ. Förvaringstidens längd ska bestämmas med hänsyn till myndighetens och det enskilda organets verksamhet. Regeringen får efter ansökan besluta om förlängning av förvaringstiden i första stycket. För en sådan ansökan gäller i övrigt det som föreskrivs i 4 §. I paragrafen finns bestämmelser om förvaringstid. Paragrafen saknar motsvarighet i nu gällande lag. Övervägandena finns i avsnitt 7.4. Genom första stycket införs en tidsgräns för ett enskilt organs förvaring av allmänna handlingar. En bestämd längsta tid för förvaringen anges dock inte direkt i lagen eftersom förhållandena kan variera kraftigt från verksamhet till verksamhet (jfr t.ex. prop. 1993/94:113 s. 30). När förvaringstiden bestäms ska en bedömning göras av hur länge ett organ kommer att ha behov av handlingarna i sin verksamhet. Hur lång förvaringstiden ska vara är således beroende av verksamhetens och handlingarnas karaktär i det enskilda fallet. Det går givetvis inte att pröva behovet av varje enskild handling, i stället får en övergripande bedömning av behovet göras. Genom andra stycket ges en möjlighet att förlänga den tidigare beslutade förvaringstiden. Om beslut om en förlängning av tiden fattas bestäms också ett nytt sista datum för återlämnande av handlingarna. Om beslut inte fattas om en förlängning av tiden, ska handlingarna återlämnas till staten senast den tid som gäller enligt det ursprungliga beslutet (se kommentaren till 7 §). En ansökan om förlängd tid för förvaring av handlingar ska göras enligt kraven i 4 §. Om ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet ändrar sin firma, ska organet genast anmäla ändringen till den statliga arkivmyndigheten. Paragrafen saknar motsvarighet i nu gällande lag. Bestämmelsen kommenteras närmare i avsnitt 7.3. Regeringen gör i avsnitt 7.2 bedömningen att den statliga arkivmyndigheten, dvs. , ska föra ett allmänt tillgängligt register över förvaringen av överlämnade handlingar från statliga myndigheter. På så sätt underlättas allmänhetens möjligheter att få tillgång till handlingarna. Registret bör innehålla uppgifter om bl.a. namn och organisationsnummer på de enskilda organ som förvarar handlingar. Ett enskilt organs verksamhet och förhållanden kan dock ändras . Om förändringar medför att förvaringen av de allmänna handlingarna behöver övertas av ett nytt enskilt organ (dvs. en ny juridisk person) ska, som framgår av 4 §, en ansökan om tillstånd till överlämnande göras. Om det enskilda organet i stället ändrar sin firma är det dock alltjämt samma juridiska person som förvarar handlingarna. Något nytt tillstånd för förvaringen behövs då inte. Däremot ska organet, för att informationen om var handlingarna förvaras ska kunna hållas uppdaterad, genast anmäla firmaändringen till den statliga arkivmyndigheten. Allmänna handlingar från en statlig myndighet som förvaras hos ett enskilt organ ska återlämnas om organet inte längre har behov av handlingarna för att bedriva sin verksamhet. Återlämnande ska ske till den statliga arkivmyndigheten, om inte arkivmyndigheten beslutar att handlingarna ska återlämnas till den myndighet handlingarna härrör från. Handlingarna ska alltid återlämnas om 1.den förvaringstid som har meddelats med stöd av 5 § har gått ut, eller 2.det inte finns något tillstånd att förvara handlingarna. Återlämnande enligt andra stycket ska göras genast, om inte den statliga arkivmyndigheten beslutar annat. I paragrafen regleras i vilka fall överlämnade handlingar från en statlig myndighet ska återlämnas och vem handlingarna ska återlämnas till. Paragrafen saknar motsvarighet i nu gällande lag. Övervägandena finns i avsnitt 7.5. Av första stycket, som utformats i enlighet med Lagrådets förslag, framgår huvudregeln för när ett återlämnade ska ske. Handlingar ska återlämnas när ett organ inte längre har behov av att ha tillgång till dessa för att bedriva sin verksamhet. Detta oavsett om förvaringstiden löpt ut eller inte. Hur ett återlämnande praktiskt ska organiseras när förvaringstiden inte löpt ut men behovet av handlingarna upphört bör lösas i samråd med arkivmyndigheten. Till exempel kan överenskommelser träffas om successiva leveranser allt eftersom materialet blir inaktuellt för organet. Beroende på omfattningen av det material som ska återlämnas och karaktären på handlingarna måste arkivmyndigheten ges rimliga möjligheter att planera för mottagandet Prop. 2014/15:117 och den fortsatta förvaringen. Handlingarna ska dock kunna återlämnas så snart det är praktiskt möjligt. Det ska, som Lagrådet påpekar i sitt yttrande, stå klart för det enskilda organet till vem handlingar ska återlämnas. Utgångspunkten är att handlingar ska återlämnas till arkivmyndigheten. I enstaka fall kan dock den myndighet handlingarna kommer ifrån (ursprungsmyndigheten) finnas kvar när ett återlämnande ska ske. Även i ett sådant fall ska handlingarna som huvudregel återlämnas till arkivmyndigheten. Genom bestämmelsen ges dock arkivmyndigheten möjlighet att i undantagsfall besluta om ett återlämnande till ursprungsmyndigheten. Ett sådant beslut ska t.ex. kunna fattas om ursprungsmyndighetens arkiv annars delas upp på ett olämpligt sätt och allmänhetens tillgång till handlingarna underlättas om arkivet finns samlat på ett ställe. Ett överlämnande till ursprungsmyndigheten kan även bli aktuellt om myndigheten har ett behov av de överlämnade handlingarna i sin fortsatta verksamhet. beslut bör alltid föregås av en dialog med det enskilda organet och ursprungsmyndigheten. I andra stycket räknas två fall upp då överlämnade handlingar alltid ska återlämnas. Enligt första punkten ska handlingar återlämnas när den förvaringstid regeringen beslutat om gått ut. Förvaringstidens längd påverkar dock inte organets tillstånd att förvara allmänna handlingar. Ett organ som ska återlämna handlingar för att förvaringstiden löpt ut har således fortfarande en skyldighet att t.ex. pröva utlämnandefrågor och ska förvara handlingarna i enlighet med arkivlagens regler. Enligt andra punkten ska handlingar återlämnas om ett organ saknar tillstånd att förvara dessa. Bestämmelsen riktar sig mot det fall då handlingar överförts från ett organ med tillstånd till ett nytt enskilt organ som saknar tillstånd. Om allmänna handlingar förvaras utan tillstånd ska de som huvudregel återlämnas genast. Den enda möjligheten för ett organ att behålla handlingarna är att ansöka om tillstånd till förvaringen enligt 4 §. Ett återlämnande enligt andra stycket 1 och 2 kan vid behov verkställas tvångsvis med stöd av 13 §. Av tredje stycket framgår att återlämnande av handlingarna ska göras genast om någon av förutsättningarna som anges i andra stycket föreligger. Normalt bör ett krav på ett återlämnande inte ställa till med något problem för ett organ som har tillstånd till förvaringen. I bestämmelsen ges dock den statliga arkivmyndigheten möjlighet att besluta om anstånd med återlämnandet av alla eller vissa handlingar. Ett organ som lämnat in en ansökan om tillstånd till förvaring eller som begärt förlängning av förvaringstiden bör exempelvis kunna få sin ansökan prövad utan att behöva återlämna handlingarna . Eftersom allmänhetens tillgång till handlingarna kan begränsas ska dock vara så kort som möjligt. 2014/15:117 8 § Den statliga arkivmyndigheten ska ha tillsyn över att denna lag och de föreskrifter som meddelats i anslutning till lagen följs när allmänna handlingar från statliga myndigheter har överlämnats för förvaring. I arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om tillsyn över arkivbildning och arkivvård hos enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från statliga Paragrafen, som innehåller en bestämmelse om tillsyn, saknar motsvarighet i nu gällande lag. Övervägandena finns i avsnitt 8.1. Som statlig arkivmyndighet har enligt 7 och 8 §§ arkivlagen tillsyn över enskilda organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av överlämnandelagen. Tillsynen enligt arkivlagen omfattar främst arkivvård, bl.a. hantering av handlingar. Genom paragrafen ges en möjlighet att utöva tillsyn även enligt den nya lagen. Sådan tillsyn avser bl.a. att handlingarna inte lämnar det organ som har tillstånd till förvaringen samt att handlingarna återlämnas i rätt tid. Andra stycket utgör endast en hänvisning till arkivlagen för att tydliggöra att den huvudsakliga tillsynsregleringen återfinns där. En sådan hänvisning finns redan i 4 § nuvarande lag. Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet enligt denna lag ska fortlöpande planera och kontrollera sin förvaring så att den sker i överenstämmelse med gällande föreskrifter (egenkontroll). Det enskilda organet ska rapportera sin planering och kontroll av förvaringen till den statliga arkivmyndigheten (rapporteringsskyldighet). Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer kan med stöd av 8 kap. 7 § regeringsformen meddela närmare föreskrifter om egenkontroll och rapporteringsskyldighet. Paragrafen innehåller bestämmelser om egenkontroll och rapporteringsskyldighet. Den saknar motsvarighet i nu gällande lag. Övervägandena finns i avsnitt 8.2. I syfte att minska behovet av ofta återkommande tillsynsinspektioner anges i första stycket att enskilda organ som förvarar allmänna handlingar enligt lagen fortlöpande ska planera och kontrollera att förvaringen sker i enlighet med gällande föreskrifter (egenkontroll) samt rapportera sin planering och kontroll av förvaringen till den statliga arkivmyndigheten (rapporteringsskyldighet). Kontrollen innebär att tillsynsinspektioner kan ske med mindre frekventa mellanrum, eller på förekommen anledning om arkivmyndigheten t.ex. upptäcker brister vid organens rapportering. Genom rapporteringen kan arkivmyndigheten dessutom få reda på sådana förändringar hos organen som kan komma att påverka förvaringen. Andra stycket är en s.k. upplysningsbestämmelse där det framgår att bestämmelsen kan kompletteras med verkställighetsföreskrifter. Vad gäller statliga förhållanden bör det vara den statliga arkivmyndigheten som utarbetar kontrollprogram för organen och närmare ange vilka uppgifter organen ska lämna i sina årliga rapporter. Den statliga arkivmyndigheten får besluta de förelägganden som behövs för Om ett enskilt organ förvarar överlämnade allmänna handlingar utan att ha tillstånd till förvaringen, kan ett föreläggande även riktas mot det enskilda Ett föreläggande som avser återlämnande (7 § andra stycket), rapporterings- skyldighet (9 §) eller övertagande (11 §) får förenas med vite. Paragrafen reglerar förelägganden från arkivmyndigheten. Den saknar motsvarighet i nu gällande lag. Övervägandena finns i avsnitt 8.3.1. Av första stycket framgår att arkivmyndigheten kan meddela de förelägganden som behövs för tillsynen över de enskilda organ som förvarar allmänna handlingar enligt lagen. Av andra stycket framgår att ett föreläggande även kan riktas mot ett enskilt organ som förvarar överlämnade handlingar utan att ha tillstånd till förvaringen. Enligt tredje stycket kan förelägganden som grundas på 7 § andra stycket, 9 eller 11 §§ förenas med vite. Skulle ett vitesföreläggande och ett utdömt vite inte leda till önskat resultat finns i 13 § handräckningsbestämmelser för att återfå allmänna handlingar som överlämnats enligt lagen. Om ett enskilt organ som står under den statliga arkivmyndighetens tillsyn inte uppfyller sina skyldigheter enligt denna lag eller enligt andra bestämmelser som gäller för förvaringen av de allmänna handlingarna, kan arkivmyndigheten besluta om att handlingarna ska övertas. Paragrafen, som reglerar övertagande av arkivmaterial, saknar motsvarighet i nu gällande lag och kommenteras närmare i avsnitt 8.3.2. Paragrafen har utformats i enlighet med Lagrådets förslag. Genom bestämmelsen ges arkivmyndigheten möjlighet att vid sin tillsyn överta överlämnade handlingar från ett enskilt organ som missköter sin förvaring av dem. Ett beslut om övertagande kan fattas om ett organ allvarligt åsidosätter sina skyldigheter enligt överlämnandelagen eller t.ex. vanvårdar överlämnade handlingar på ett sådant sätt att det finns risk för att de förstörs. Beslut om att överta överlämnade handlingar bör dock inte fattas förrän alla andra alternativ är uttömda. I första hand bör arkivmyndigheten således försöka få till stånd en rättelse från organet på frivillig väg eller, om det inte lyckas, förelägga organet att vidta lämpliga åtgärder. Ett beslut om övertagande bör för verkställighet kunna åtföljas av ett föreläggande i förening med vite, dvs. att handlingar ska återlämnas på grund av beslutet om att överta dessa. Först i sista hand bör beslutet om övertagande kunna medföra handräckningsåtgärder mot organet. Av 9 § arkivlagen (1990:782) framgår att hela ansvaret för de allmänna handlingarna övergår till arkivmyndigheten när myndigheten övertagit dem. Den statliga arkivmyndigheten har, i den omfattning det behövs för tillsynen, rätt att få tillträde till utrymmen som används i det enskilda organets verksamhet och där allmänna handlingar förvaras. Paragrafen, som behandlar den statliga arkivmyndighetens rätt till tillträde, saknar motsvarighet i nu gällande lag. Övervägandena finns i avsnitt 8.3.3. I paragrafen anges att arkivmyndigheten har rätt till tillträde till de utrymmen där ett enskilt organ förvarar överlämnade allmänna handlingar med stöd av överlämnandelagen. Det innebär t.ex. att arkivmyndigheten har rätt att inspektera handlingar som överlämnats till ett organ även om organet använder ett annat bolags lokaler för förvaringen av dem. möjlighet att kontrollera att allmänna handlingar förvaras och hanteras på ett korrekt sätt är en viktig del i tillsynen. Om en arkivmyndighet skulle vägras tillträde till ett utrymme där allmänna handlingar förvaras, föreslås regler för tillsynens verkställighet i 13 §. får efter ansökan av den statliga arkivmyndigheten besluta om handräckning för att 1.genomföra återlämnande enligt 7 § andra stycket, 2.genomföra övertagande enligt 11 §, eller 3.få sådant tillträde som avses i 12 §. I lagen (1990:746) om betalningsföreläggande och handräckning finns bestämmelser om handräckning. ska i den utsträckning det behövs biträda med att verkställa åtgärder enligt punkt 1–3 i första stycket. Paragrafen reglerar möjligheten till handräckning och saknar motsvarighet i nu gällande lag. Övervägandena finns i avsnitt 8.3.4. I paragrafen anges de fall då arkivmyndigheten har möjlighet att begära biträde från och . Möjligheten att begära handräckning ska användas restriktivt och endast när det är nödvändigt.