prop · H30328 · 2015-10-13 00:00:00 — I verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälningar enligt får vid sökning i beskattningsdatabasen endast uppgifter som avses i 5 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), förkortad OSL, användas som sökbegrepp. Vid sökning efter handlingar som kommit in i ett ärende eller upprättats i ett ärende får dessutom uppgift om namn och person- eller samordningsnummer användas, 2 kap. 10 § andra stycket SdbL. De sökbegrepp som nämns i lagrummet i offentlighets- och sekretesslagen avser minimikraven beträffande omfattningen av skyldigheten att registrera allmänna handlingar och avser –datum då handlingen kom in eller upprättades, –diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, –i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och –i korthet vad handlingen rör. Uppgifter enligt de två sista strecksatserna ska utelämnas eller särskiljas om det behövs för att registret i övriga delar ska kunna hållas tillgängligt för allmänheten. 5.3En ny lag om behandling av personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter 5.3.1En ny lag bör införas Bestämmelserna om behandling av personuppgifter i verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälningar regleras i en ny lag Regeringens förslag: Bestämmelserna om behandling av personuppgifter i verksamhet med bouppteckningar och dödsboanmälningar flyttas från lagen om behandling av uppgifter i beskattningsverksamhet. Behandlingen regleras i stället i en särskild ny lag. Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna har inte några synpunkter. Skälen för regeringens förslag: I avsnitt 5.2 redogörs för bouppteckningsverksamhet. I och med avskaffandet av arvs- och gåvoskatten ligger en bouppteckning eller en dödsboanmälan inte längre till grund för beskattning. verksamhet med handläggning och registrering av bouppteckningar m.m. har därför inte längre ett sådant samband med beskattningsverksamheten att det av den anledningen finns skäl att verksamheten ska omfattas av lagen om behandling av uppgifter i beskattningsverksamheten. Personuppgiftsbehandlingen i bouppteckningsverksamheten är på många sätt av en annan karaktär än den behandling som sker inom beskattningsverksamheten. De uppgifter som förekommer är av olika slag och sker för olika typer av ändamål. I beskattningsverksamheten gäller också absolut sekretess för uppgifter enligt bestämmelserna i 27 kap. OSL. För bouppteckningsverksamheten finns ingen särskild sekretessbestämmelse. I de olika verksamheterna kan mot denna bakgrund i viss mån finnas olika behov av att behandla uppgifter. Regeringen anser i likhet med att det är lämpligt att den automatiska behandlingen av personuppgifter i bouppteckningsverksamheten regleras i en särskild ny lag i stället för i lagen om behandling av uppgifter i beskattningsverksamhet. Behandlingen av personuppgifter i äktenskapsregisterverksamheten regleras också i den nya lagen Regeringens förslag: Behandlingen av personuppgifter i äktenskapsregisterverksamheten regleras i lag. Det införs en gemensam lag för behandling av personuppgifter i äktenskapregister- och boppteckningsverksamheterna. Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna: Datainspektionen är positiv till förslaget om en ny gemensam lag för äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna och delar uppfattning att det mot bakgrund av 2 kap. 6 § andra stycket regeringsformen finns ett behov av lagstöd för den databas som omfattar äktenskapsregistret m.m. Skälen för regeringens förslag: är enskilda enligt 2 kap. 6 § andra stycket regeringsformen skyddade gentemot det allmänna mot betydande intrång i den personliga integriteten, om det sker utan samtycke och innebär kartläggning eller övervakning av personliga förhållanden. Inskränkningar i detta skydd kan enbart ske i lag och bara för att tillgodose ändamål som är godtagbara i ett demokratiskt samhälle (2 kap. 20 och 21 §§ regeringsformen). Genom en särskild övergångsbestämmelse fortsätter dock äldre regleringar som inte har lagform att gälla till utgången av 2015. I avsnitt 5.1 redogörs för äktenskapsregisterverksamhet. Bestämmelser om den automatiska behandlingen av personuppgifter i äktenskapsregistret finns i förordning. I äktenskapsregistret finns omfattande information om bl.a. enskildas familjerättsliga förhållanden. Det förekommer uppgifter som är av känslig karaktär. sin promemoria gjort bedömningen att stora delar av den Prop. 2015/16:28 personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för äktenskapsregistret innefattar sådan integritetskänslig informationshantering som enskilda är skyddade mot enligt 2 kap. 6 § andra stycket regeringsformen och har hemställt om en lag som reglerar behandlingen av uppgifter i äktenskapsregistret. Mot bakgrund av arten och omfattningen av de uppgifter som behandlas i äktenskapsregisterverksamheten anser regeringen att det är lämpligt att den automatiska personuppgiftsbehandling som sker i äktenskapsregisterverksamheten regleras i lag. Lagen ska ersätta bestämmelser i förordningen om äktenskapsregistret. Både bouppteckningsverksamheten och äktenskapsregisterverksamheten avser behandling av uppgifter i enlighet med bestämmelser i familjerättslig lagstiftning. Verksamheterna är så pass besläktade med varandra att det är lämpligt att reglera den automatiska behandlingen i verksamheterna i en gemensam lag. Regeringens förslag: Lagen gäller vid behandling av personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter. Lagen gäller om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller om personuppgifter ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling uppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier. Bestämmelserna om personuppgiftsansvar, tillåtna ändamål, behandling av känsliga personuppgifter, sökbegrepp och utlämnande av personuppgifter på medium för automatiserad behandling gäller även vid behandling av uppgifter om avlidna personer. Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Promemorians lagtext om uppgifter om avlidna personer är dock något annorlunda utformad och placerad. Remissinstanserna har inte några synpunkter. Skälen för regeringens förslag: Äktenskapsregisterverksamheten hos omfattar förande av äktenskapsregistret och handläggning av registreringsärenden enligt 16 kap. ÄktB. verksamheten omfattar registreringen av bouppteckningar och förvaring av dödsboanmälningar samt handläggning av ytterligare vissa typer av myndighet för utfärdande av europeiska arvsintyg är också hänförliga till Lagen ska tillämpas vid behandling av personuppgifter som sker i dessa verksamheter. Behandling som sker i den interna administrationen hos faller utanför lagens Lagen gäller endast om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller om personuppgifter ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av uppgifter som är tillgängliga för sökning eller samman- ställning enligt särskilda kriterier. 2015/16:28 Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. I framförallt bouppteckningsverksamheten behandlas en stor mängd uppgifter om avlidna personer. De föreslagna bestämmelserna om personuppgiftsansvar och vilken behandling som ska vara tillåten bör gälla även vid behandling av uppgifter om avlidna personer. Regeringens förslag: Syftet med lagen är att ge möjlighet att behandla personuppgifter på ett ändamålsenligt sätt i verkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter och att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks vid en sådan behandling. Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna har inte några synpunkter. Skälen för regeringens förslag: Den personuppgiftsbehandling som behöver ske i boupptecknings- och äktenskapregisterverksamheter måste få utföras på ett ändamålsenligt sätt för att kraven på rättssäkerhet, effektivitet och service ska kunna uppfyllas. En förutsättning för detta är t.ex. att uppgifter får behandlas elektroniskt. Vid bedömningen av vilken personuppgiftsbehandling som ska vara tillåten måste en avvägning göras mot behovet av skydd för den enskildes integritet. Det övergripande syftet med lagen kan därför sägas innefatta både ändamålsenlighet och integritetsskydd. Regeringen bedömer att det är lämpligt att detta övergripande syfte, i likhet med vad som gäller för ett flertal övriga författningar om behandling av personuppgifter, anges i lagen. 5.3.4Lagens förhållande till personuppgiftslagen och personuppgiftsansvar Regeringens förslag: Vid behandling av personuppgifter som omfattas av den nya lagen gäller personuppgiftslagen om inte annat följer av lagen eller av föreskrifter som har meddelats i anslutning till den. ska vara personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som utförs med anledning av lagen. Promemorians förslag överensstämmer i huvudsak med regeringens. Promemorians förslag innehåller dock en särskild bestämmelse om att de begrepp som används i lagen har samma betydelse som i 3 § personuppgiftslagen (1998:204), förkortad PUL. Remissinstanserna har inte några synpunkter på förslagen. Skälen för regeringens förslag: Personuppgiftslagen är generellt tillämplig på behandling av personuppgifter. Lagen är dock subsidiär i förhållande till andra författningar. bedömning att den nu föreslagna lagen ska gälla utöver Lagen bör innehålla de särbestämmelser och Prop. 2015/16:28 förtydliganden som det bedömts föreligga behov av. I den mån den föreslagna lagen eller föreskrifter som meddelats i anslutning till den inte innehåller några avvikande bestämmelser ska dock personuppgiftslagen vara tillämplig. Det innebär bl.a. att 9 § PUL, som innehåller grundläggande krav på den personuppgiftsansvariges behandling av personuppgifter, ska tillämpas. Av den bestämmelsen följer bl.a. att de behandlingar som utförs måste vara lagliga och göras på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed, att personuppgifter måste vara riktiga samt nödvändiga, adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen, att personuppgifter får samlas in endast för särskilda uttryckligt angivna ändamål och att insamlade personuppgifter inte får vidarebehandlas för ett ändamål som är oförenligt med det ändamål för vilket uppgifterna samlades in. Personuppgifter får enligt bestämmelsen inte bevaras än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. I 8 § första stycket PUL finns vidare en upplysning om att bestämmelserna i lagen inte ska tillämpas i den utsträckning det skulle inskränka en myndighets skyldighet enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen att lämna ut personuppgifter. Bestämmelsen har tillkommit för att tydliggöra det som i och för sig ändå gäller, nämligen att bestämmelser i grundlag alltid har företräde framför bestämmelser i vanlig lag (prop. 1997/98:44 s. 46). Enligt 8 § andra stycket PUL gäller att bestämmelserna inte hindrar att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet. I personuppgiftslagen finns också t.ex. bestämmelser om säkerheten vid behandling av personuppgifter. I promemorians förslag har tagits in en bestämmelse om att de begrepp som används i lagen har samma betydelse som i 3 § PUL. Regeringen bedömer inte att en särskild bestämmelse om detta är behövlig. är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som verket utför. 5.3.5Den enskildes inställning till personuppgiftsbehandling Regeringens förslag: Det ska i den nya lagen anges att behandling av personuppgifter som är tillåten enligt lagen ska få utföras även om den registrerade motsätter sig behandlingen. Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna har inte några synpunkter. Skälen för regeringens förslag: I boupptecknings- och äktenskaps- registerverksamheterna behöver uppgifter kunna behandlas utan samtycke från de personer som uppgifterna rör. klargörande av att detta är tillåtet föreslås inte tas in i lagen. framgå av bestämmelserna om när uppgifter får behandlas. I artikel 14 a och rådets direktiv /95/46/EG av om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter 2015/16:28 (dataskyddsdirektivet) föreskrivs att den enskilde i vissa fall ska garanteras en rätt att motsätta sig en personuppgiftsbehandling, om inte annat föreskrivs i nationell lagstiftning. Av 12 § PUL framgår att en registrerad, med vissa undantag, inte har rätt att motsätta sig sådan behandling som är tillåten enligt personuppgiftslagen. 12 § PUL är tillämplig vid behandling av personuppgifter som omfattas av den föreslagna lagen (4 § den föreslagna lagen). Eftersom 12 § PUL rör behandling som är tillåten enligt personuppgiftslagen anser regeringen att det är lämpligt att klargöra att även behandling som är tillåten enligt den nu föreslagna lagen får utföras även om den registrerade motsätter sig behandlingen. Regeringens förslag: Personuppgifter får behandlas om det behövs i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter. Personuppgifter som behandlas för de ändamålen får också behandlas om det behövs för att fullgöra uppgiftslämnande som sker i överensstämmelse med lag eller förordning. I övrigt gäller den s.k. finalitetsprincipen, vilket innebär att personuppgifterna får behandlas för andra ändamål än de ursprungliga, förutsatt att dessa ändamål inte är oförenliga med de ursprungliga ändamålen Promemorians förslag överensstämmer i huvudsak med regeringens. I promemorians förslag finns dock ingen bestämmelse om Remissinstanserna: () anser att det bör utredas om det går att precisera 6 § i förslaget såvitt avser för vilka ändamål personuppgiftsbehandling får ske och att skyddet för den enskildes personliga integritet skulle tillvaratas bättre om 6 § i förslaget preciserade mer i detalj för vilka syften och ändamål personuppgiftsbehandling får ske. anser också att en uppräkning i lagtexten av vilka uppgifter som får behandlas, åtminstone översiktligt, skulle medföra ett bättre skydd för den enskilde mot att andra uppgifter än vad som är nödvändigt behandlas. anser inte att lagen på ett tillräckligt tydligt sätt anger vilka uppgifter som får behandlas och för vilka syften. anser att ändamålsbestämmelsen är alltför rudimentär och att myndighetens arbetsuppgifter bör styra författningstextens utformning. Skälen för regeringens förslag: I författningar som reglerar behandling av personuppgifter i en viss verksamhet brukar finnas bestämmelser om för vilket eller vilka ändamål personuppgifter får behandlas i den aktuella verksamheten. uppgifter som får samlas in och utgör en ram för vilken behandling som är tillåten i verksamheten. I äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter förekommer en stor mängd personuppgifter, både i handlingar som lämnas in till verket och som upprättas. De originalhandlingar som registreras av – äktenskaps- förord, handlingar rörande gåva mellan makar, anmälan om bodelning och bodelningshandlingar samt bouppteckningar – skickas tillbaka till ingivaren efter att de stämplats (bevis om beslut om registrering). sparar en elektronisk kopia av handlingen i äktenskapsregistret respektive det register som finns för bouppteckningar. Dessa handlingar innehåller regelmässigt uppgifter om bland annat makar, avlidna och kallade. Ett stort antal inkomna underrättelser från domstolar om bl.a. domar i mål om äktenskapsskillnad förs också in i äktenskapsregistret. upprättar vidare olika typer av skriftliga beslut, överväganden, yttranden m.m., vilka samtliga innehåller personuppgifter. Dessa skrivelser bildlagras i handläggningssystem. I hanteringen av överklaganden kan verket också behöva behandla uppgifter i domar, t.ex. när ett beslut om upphävd registrering skannas in och tillförs det ursprungliga ärendet. Även uppgifter om den person eller det företag som ansökt om registrering av en viss handling behöver behandlas. Dessutom kan dessa uppgifter bearbetas och användas för att förmedla information till dem som regelbundet lämnar in handlingar för registrering. Det är också nödvändigt att kan behandla uppgifter från verkets folkbokföringsdatabas i arbetet med att handlägga registreringsärenden. Det kan t.ex. röra sig om namn, personnummer, folkbokföringsadress, civilstånd, dödsdag och medborgarskap för en avliden person samt om uppgifter rörande dennes make, maka, partner, barn och föräldrar. För personer som ansöker om registrering enligt kan t.ex. uppgifter om namn, personnummer, samordningsnummer, civilstånd och folkbokföringsadress samt information om make, maka och partner vara nödvändiga för en korrekt handläggning av ärendet. kommer också att behöva behandla uppgifter vid fullgörandet av de uppgifter som åligger en behörig myndighet enligt arvsförordningen. För att ska kunna fullgöra sina uppgifter på ett effektivt sätt måste verket få utnyttja en ändamålsenlig teknik både i samband med den registrering som verket ska göra och vid handläggning av olika ärenden. Vilka uppgifter som behöver behandlas i verksamhet och på vilket sätt styrs i mycket hög grad av bestämmelserna i andra författningar, främst , och arvsförordningen. Det följer t.ex. direkt av bestämmelser i och att ska föra äktenskapsregistret samt registrera och förvara kopior av bouppteckningar. Den lag som föreslås har därför inte till syfte att reglera innehållet och ändamålet med äktenskapsregistret och registret över bouppteckningar. Lagen syftar till att närmare reglera den automatiska behandlingen. Mot den bakgrunden bedömer regeringen att det inte är lämpligt eller behövligt att i den nu föreslagna lagen, såsom , och Svensk Inkasso har efterfrågat, reglera vilka uppgifter som får behandlas eller att i detalj ange för vilka ändamål och arbetsuppgifter uppgifter får behandlas. Den reglering av vilka uppgifter som får ingå i äktenskapsregistret som finns i 10 § förordningen om äktenskapsregistret, och som regeringen anser bör kunna upphävas, bör inte ersättas av någon motsvarande bestämmelse i den nya lagen. Genom att det i lagen anges att uppgifter får behandlas om det behövs i 2015/16:28 äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamhet täcks all den behandling som är nödvändig i verksamheten in. I författningar som reglerar behandling av personuppgifter anges ibland specifika sekundära ändamål som reglerar i vilken utsträckning personuppgifter som myndigheten har samlat in får behandlas för att lämnas ut till annan verksamhet inom den egna myndigheten, till andra myndigheter eller till enskilda för att tillgodose deras behov. Utlämnande av uppgifter i äktenskapsregistret och av bouppteckningar sker i stor omfattning. Uppgifterna är normalt offentliga och syftet med den registrering som ska ske enligt och är också bland annat att tillhandahålla intressenter information om vissa rättsförhållanden. En indelning i primära och sekundära ändamål är därför i vissa avseenden inte lämplig. Regeringen anser inte heller att det finns skäl att i den nya lagen särskilt ange att utlämnande av uppgifter är tillåtet för vissa specifika ändamål hos mottagaren. Det är dock lämpligt att i lagen göra vissa generella förtydliganden rörande tillåtet utlämnande. I lag eller förordning finns ibland bestämmelser om att en myndighet ska eller får lämna ut uppgifter. Enligt 6 kap. 5 § OSL ska t.ex. en myndighet på begäran av en annan myndighet lämna ut en uppgift som den förfogar över, om inte uppgiften är sekretessbelagd eller det skulle hindra arbetets behöriga gång. För att undvika osäkerhet kring hur sådant utlämnande förhåller sig till den föreslagna lagen, bör i lagen anges att uppgifter får behandlas för att fullgöra ett uppgiftslämnande som sker i överensstämmelse med lag eller förordning. Det bör enligt regeringens mening även införas en uttrycklig hänvisning till den s.k. finalitetsprincipen som regleras i 9 § första stycket d och andra stycket personuppgiftslagen. Detta görs för att förtydliga att personuppgifter får behandlas för andra ändamål än de ursprungliga, förutsatt att dessa ändamål inte är oförenliga med de ursprungliga ändamålen. I detta sammanhang kan också framhållas att vare sig bestämmelserna i personuppgiftslagen eller i den föreslagna nya lagen kan inskränka en myndighets skyldighet att lämna ut personuppgifter med stöd av 2 kap. tryckfrihetsförordningen (jfr 8 § PUL). 5.3.7Behandling av känsliga personuppgifter Regeringens förslag: Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen får behandlas i en handling som har lämnats i ett ärende. Sådana uppgifter får behandlas även i en handling som har upprättats i ett ärende, om de är nödvändiga för ärendets handläggning. Promemorians förslag överensstämmer i huvudsak med regeringens. Promemorians lagtext är dock mindre tydlig i fråga om att känsliga personuppgifter endast får behandlas i handlingar. Remissinstanserna har inte några synpunkter. Skälen för regeringens förslag: Enligt 13 § PUL är det förbjudet att behandla personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening samt personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv (känsliga Prop. 2015/16:28 personuppgifter). I vissa fall kan det vara nödvändigt att behandla känsliga personuppgifter i de verksamheter som lagen omfattar. En del av de handlingar som registrerar enligt 16 kap. ÄktB och 20 kap. ÄB kan innehålla känsliga uppgifter rörande t.ex. etnicitet och hälsa. måste därför tillåtas behandla även känsliga uppgifter i inkomna handlingar. Även om det sannolikt är mycket ovanligt, kan det uppstå situationer när måste beröra känsliga personuppgifter i upprättade handlingar, t.ex. ett beslut om registrering. Om det är nödvändigt för ärendets handläggning bör därför känsliga personuppgifter kunna få behandlas även i en handling som upprättats i ett ärende. Regeringens förslag: Som sökbegrepp får endast sådana registreringsuppgifter användas som anges i 5 kap. 2 § OSL. Vid sökning efter handlingar får dessutom namn och person- eller samordningsnummer användas som sökbegrepp. Känsliga personuppgifter får inte användas som sökbegrepp. Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna: () anser att möjligheten att använda uppgifter som anges i 5 kap. 2 § första stycket 4 OSL, ”…i korthet vad handlingen rör”, innebär att vilka sökbegrepp som helst kan användas. Detta skulle enligt innebära ett för stort intrång i den enskildes personliga integritet. föreslår att endast uppgifter som används i 5 kap. 2 § första stycket 1–3 OSL får användas som sökbegrepp. Skälen för regeringens förslag: och registret över bouppteckningar innehåller stora mängder uppgifter om personliga förhållanden. För att förhindra integritetskänsliga sammanställningar är det därför mycket viktigt att det gäller begränsningar kring vilka uppgifter som får användas som sökbegrepp. I verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälningar gäller enligt 2 kap. 10 § SdbL att endast uppgifter som avses i 5 kap. 2 § OSL får användas som sökbegrepp vid sökning i beskattningsdatabasen. Vid sökning efter inkomna eller upprättade handlingar får även namn och person- eller samordningsnummer användas som sökbegrepp. Som sökbegrepp får dock inte känsliga personuppgifter enligt 13 § PUL och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § PUL användas. Enligt förslag till lag om behandling av personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna ska även enligt den nya lagen endast uppgifter som avses i 5 kap. 2 § OSL få användas som sökbegrepp. Vid sökning efter handlingar ska dessutom namn- och person- eller samordningsnummer få användas som sökbegrepp. Vidare ska enligt förslaget inte känsliga personuppgifter få användas som sökbegrepp.