prop · H203148 · 2015-09-08 00:00:00 — denna bakgrund bör det tas in en upplysning i domstolsdatalagen om att regeringen kan meddela föreskrifter om begränsningar av möjligheten att använda de aktuella sökbegreppen. Regeringens möjlighet att delegera föreskriftsrätten till myndighet bör också återspeglas i bestämmelsen. förordningsbestämmelserna kan det t.ex. specificeras i vilka måltyper som sökbegreppen får användas, vilka handlingar som då får vara sökbara och vilka särskilda begränsningar som ska gälla i fråga om Bestämmelserna i förordning som begränsar möjligheterna att använda de aktuella sökbegreppen bör utformas som Prop. 2014/15:148 ovillkorliga bestämmelser så att de får genomslag när allmänheten begär att en sökning ska utföras med stöd av offentlighetsprincipen (se avsnitt 11.2). I avsnitt 13 görs bedömningen att det utöver de nu aktuella sökförbuden bör gälla särskilda begränsningar avseende hur länge uppgifterna i ett mål ska vara sökbara efter det att målet har fått laga kraft och handlingarna i målet har arkiverats. Justitiekanslern anser att det i bestämmelsen om sökning av tydlighetsskäl bör anges uttryckligen att regeringen kan meddela föreskrifter om behörighet och säkerhetsfrågor. I avsnitt 9.2 föreslås att det i domstolsdatalagen ska tas in en upplysningsbestämmelse om att regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer, kan meddela närmare föreskrifter om tillgången till personuppgifter. Enligt regeringen behövs det inte något ytterligare förtydligande av regeringens behörighet att meddela föreskrifter om behörighet och säkerhetsfrågor vid sökning. Den sökreglering som föreslås är en rättsligt bindande reglering och det förutsätts naturligtvis att personalen utbildas i vad som är tillåtet respektive förbjudet så att efterlevnaden kan garanteras. Särskilda beteckningar för identifiering av en viss mål- eller ärendetyp Domstolarna använder i många olika sammanhang särskilda beteckningar för identifiering av en viss mål- eller ärendetyp, s.k. målgrupps- och måltypskoder. Dessa fastställs i de flesta fall av och varje målgrupps- eller måltypskod anknyter till mål eller ärenden inom ett visst ämnesområde (t.ex. inkomst- och förmögenhetstaxering) eller en författning (t.ex. mål enligt vapenlagen). Målgrupps- och måltypskoder används i mycket stor utsträckning i den dagliga verksamheten och det har inte framkommit att detta skulle medföra några särskilda risker i integritetshänseende. Det är regeringens uppfattning att sökning med användning av nu aktuella koder bör vara tillåten. Med regeringens förslag till sökreglering kan det dock i något enstaka fall anses oklart om användningen av en viss målgrupps- eller måltypskod är tillåten. Regeringen föreslår därför att det i lagen tas in en bestämmelse som förtydligar att användningen av målgrupps- och måltypskoder som sökbegrepp inte omfattas av förbudet i sökbestämmelsen. Generella undantag från sökbegränsningarna Regeringens förslag: Förbudet att använda vissa sökbegrepp omfattar inte sökningar som endast görs i en viss handling eller i ett visst mål Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna tillstyrker promemorians förslag eller har ingen invändning mot det. 2014/15:148 Skälen för regeringens förslag: Sökning som sker bland en tydligt begränsad mängd uppgifter innebär mindre integritetsrisker än sökningar som sker bland större uppgiftsmängder. Att någon använder sökfunktionen i ett ordbehandlingsprogram för att orientera sig i ett enskilt textdokument, t.ex. en dom eller en aktbilaga, framstår som ofarligt i integritetshänseende. På motsvarande sätt är det svårt att se några beaktansvärda integritetsrisker med sökningar som endast avser uppgifter i ett enskilt mål eller ärende. Detta är standardmässiga sökfunktioner som personalen vid domstolarna, liksom vilken datoranvändare som helst, behöver för att kunna bedriva sitt arbete på ett rationellt sätt. Mot denna bakgrund bör det sökförbud som föreslås inte omfatta sökningar som endast avser uppgifterna i en viss handling eller ett visst mål eller ärende (jfr 3 kap. 7 § polisdatalagen [2010:361]). Regeringens förslag: Direktåtkomst får endast medges •en allmän domstol, •en allmän förvaltningsdomstol, •en hyres- och arrendenämnd, •en parts ombud, biträde eller försvarare. Direktåtkomst för en part eller en parts ombud, biträde eller försvarare får endast avse personuppgifter i partens mål eller ärende. I lagen upplyses det om att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer kan meddela ytterligare föreskrifter om begränsningar av direktåtkomsten och om behörighet och säkerhet vid sådan åtkomst. Regeringens bedömning: Den kommande förordningsregleringen bör vara uppbyggd så att direktåtkomst som huvudregel är förbjuden och undantag endast tillåts inom noggrant avgränsade ramar. Promemorians förslag överensstämmer i huvudsak med regeringens. I promemorian föreslås en annan lagteknisk lösning. Remissinstanserna: Remissutfallet är blandat. , och Kammarrätten i tillstyrker promemorians förslag. Justitiekanslern kan i avsaknad av närmare analyser av de frågeställningar som Justitiekanslern uppmärksammar, som framför allt rör direktåtkomst för parter, inte tillstyrka förslaget. Datainspektionen avstyrker förslaget att parter enligt domstolsdatalagen ska kunna medges direktåtkomst. anser att de skäl som anförs i promemorian inte motiverar att domstolarna kan medge varandra direktåtkomst och avstyrker förslaget. anser att konsekvenserna av förslagen behöver analyseras betydligt djupare. Hovrätten över och anser att direktåtkomsten för andra domstolar bör begränsas till att gälla underinstansernas material i ett mål eller ärende som är eller har varit anhängigt vid den domstol som får direktåtkomst. Enligt hovrätten är behoven av att söka efter vägledande avgöranden och att konferera mål begränsade. Integritetsriskerna skulle vara betydande om de allmänna domstolarna får generell direktåtkomst till varandras uppgifter, exempelvis om allmänheten kan få ut uppgifter från en tingsrätt om huruvida en person har åtalats vid någon annan domstol. Förvaltningsrätten i anser att direktåtkomst mellan underrätterna inte är nödvändig. , Hovrätten för , och Kammarrätten i ifrågasätter om de tekniska systemen kommer att medge att varje domstol individuellt kan styra över vem som får direktåtkomst. , Hovrätten för , Attunda tingsrätt, Kammarrätten i och Kammarrätten i ifrågasätter om det är lämpligt att låta varje individuell domstol styra vem som får direktåtkomst, bl.a. med hänsyn till att RIF-samarbetet förutsätter att uppgifter kan återanvändas elektroniskt i rättskedjan. Hovätten för , Attunda tingsrätt, Kammarrätten i och förordar en skyldighet att bereda direktåtkomst och att den författningsregleras. anser att direktåtkomsten inte ska bygga på frivillighet och att verket bör ha föreskriftsrätt avseende skyldigheten att bereda direktåtkomst. Enligt verket förutsätter hanteringen i domstolarnas verksamhetstöd och i RIF-samarbetet att överrätterna har tillgång till underrätternas information och vid övergång till helt elektroniska akter blir behovet större. Om direktåtkomsten är frivillig ser verket en risk att domstolarna ska anses ha rätt att kunna medge direktåtkomst. Kostnadsskäl talar mot att låta varje domstol bestämma självständigt över direktåtkomsten. Förvaltningsrätten i anser å sin sida att det är av avgörande principiell betydelse att möjligheten till direktåtkomst bygger på frivillighet. förutsätter att underinstanserna i praktiken kommer att ge överinstanserna direktåtkomst i överklagade mål och ärenden. Kammarrätten i anser att det saknas skäl att ifrågasätta att direktåtkomst är beroende av den enskilda domstolsens medgivande i egenskap av personuppgiftsansvarig. Enligt kammarrätten är de integritetsrisker som finns begränsade med hänsyn till att samtliga myndigheter som berörs kommer att tillämpa domstolsdatalagens skyddsbestämmelser. Hovrätten för påpekar att sekretess som är direkt tillämplig hos den mottagande myndigheten, s.k. primär sekretess, har företräde framför överförd sekretess, även om den primära sekretessen är svagare. Hovrätten menar att det kan finnas anledning att överväga behovet av ytterligare sekretess till följd av möjligheten till direktåtkomst liksom behovet av sekretessbrytande regler vid direktåtkomst. och Kammarrätten i uppmärksammar att den domstol som har direktåtkomst till en annan domstol kan bli skyldig att sekretesspröva och lämna ut uppgifter från den andra domstolen. De efterlyser en närmare analys av denna fråga. och Kammarrätten i anser att det är orimligt att en annan domstol än den som har handlagt ett mål ska sekretesspröva handlingar i målet. 2014/15:148 Med hänsyn till att sekretessprövningar i denna typ av situationer kan bli av sämre kvalitetet och medföra ett administrativt merarbete anser Förvaltningsrätten i att underrätterna inte bör ha direktåtkomst till varandras uppgifter. anser att det bör utredas vidare om en annan domstols handling ska behöva ingå i direktåtkomsten när den domstol som beviljats direktåtkomst faktiskt inte tagit del av Justitiekanslern anser att domstolarnas ansvar för person- uppgifterna genom direktåtkomsten riskerar att bli otydligare och bedömningar gällande tillåtligheten att behandla personuppgifter kan bli svårare att genomföra, eftersom den domstol som medger direktåtkomst förlorar kontrollen över vilka uppgifter mottagaren vid ett visst söktillfälle tar del av. Vidare menar att en förutsättning för direktåtkomst för enskilda bör vara att åtkomsten endast avser uppgifter för vilka det inte gäller sekretess i förhållande till mottagaren. Det saknas överväganden avseende hur domstolarna ska hantera sekretesskyddade uppgifter i förhållande till parterna samt en analys av förslaget ur sekretessperspektiv. anser att direktåtkomsten inte får innebära att domstolarna, utan ytterligare överväganden, åläggs en skyldighet att utföra kontroller avseende om en fråga redan är anhängiggjord vid en domstol eller rättskraftigt avgjord. direktåtkomst kan leda till att en domstol eller åklagare får del av överskottsinformation som har beröring med ett mål som handläggs av dem utan att det är fråga om processmaterial. enligt leda till att det blir otydligt för en tilltalad vilka uppgifter domstolen och åklagaren faktiskt tagit del av. anser att det behöver belysas ytterligare under vilka förutsättningar en domstol är skyldig att till ett eget mål föra de uppgifter som domstolen har tagit del av via direktåtkomsten. är positivt inställt till att det i domstolsdatalagen skapas möjlighet för parter m.fl. att få direktåtkomst till personuppgifter i sitt eget mål eller ärende. En sådan direktåtkomst är ett effektivt sätt för parter att få tillgång till uppgifter i de egna målen och kan leda till en ökad insyn i domstolarnas verksamhet. Det krävs dock ett omfattande utvecklingsarbete och komplicerade analyser av autenticitet och säkerhet för att få fram en fungerande teknisk lösning för en sådan direktåtkomst, eftersom det inte finns någon befintlig systemstruktur att bygga vidare på för att skapa en sådan direktåtkomst. anser att möjligheten till direktåtkomst till de egna målen sannolikt kommer att underlätta och påskynda verkets ärendehandläggning. viktigt för verket att kunna fortsätta utveckla den elektroniska anger att direktåtkomst till de egna målen kommer att öka effektivitetenen för myndigheten i dess egenskap av part i allmän förvaltningsdomstol och allmän domstol. menar att parter och andra s.k. aktörer skulle uppskatta att få direktåtkomst som motsvarar funktionen ”allmänhetens PC” (tidigare ”allmänhetens terminal”). Datainspektionen anser att direktåtkomst för parter skulle kunna innebära att myndigheter, försvarare, ombud och biträden skulle få tillgång till en betydande mängd personuppgifter som ofta är känsliga. generella åtkomstbegränsningar utifrån vad varje myndighet behöver för Prop. 2014/15:148 sin verksamhet och sådana begränsningar ger inte ett fullgott skydd. Datainspektionen pekar också på att det i mål hos domstolarna ofta kan förekomma personuppgifter som avser andra än den enskilde parten själv. Attunda tingsrätt anser att det bör klargöras vad som avses med ”biträde” och ifrågasätter om ett rättgångsbiträde enligt 12 kap. 22 § , som endast får handla på partens vägnar i hans eller hennes närvaro, ska kunna medges direktåtkomst. Förvaltningsrätten i anser att direktåtkomst för parter kan underlätta arbetet, men befarar omfattande tekniska och säkerhetsmässiga svårigheter, särskilt rörande sekretesskyddade uppgifter. anser att det bör övervägas om domstolarnas expedieringsskyldighet ska ersättas med en möjlighet för andra myndigheter att ha direktåtkomst. Skälen för regeringens förslag och bedömning Begreppet direktåtkomst har ingen legaldefinition men den grundläggande innebörden är att någon utomstående har direkt tillgång till uppgifter som behandlas hos en myndighet, t.ex. en domstol. I begreppet direktåtkomst ligger att den utomstående på egen hand kan ta fram uppgifter och på så sätt få uppgifterna utlämnade till sig. Vid direktåtkomst fattas beslutet om överföring i varje enskilt fall av mottagaren. Prövningen av om ett utlämnande är förenligt med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL) måste därför ske redan då uppgifterna görs tillgängliga genom direktåtkomst, oavsett om någon mottagare tar del av dem. Den direktåtkomst som en myndighet medger någon utomstående är vanligtvis avgränsad så att mottagaren endast har tillgång till vissa bestämda uppgifter, såsom uppgifter i en viss databas eller i vissa dokument. Utlämnande genom direktåtkomst till en domstol De tydligaste och mest aktuella behoven av direktåtkomst finns domstolarna emellan. Partsuppgifter och annan strukturerad information bör kunna återanvändas av en överrätt när ett mål eller ärende överklagas så att uppgifterna inte behöver matas in manuellt i datorsystemen . Effektiv återanvändning av uppgifter förutsätter att det finns möjlighet till direktåtkomst mellan domstolsinstanserna. När ett mål överklagas behöver överrätten vidare kunna ta del av ljud- och bildupptagningar som lagras elektroniskt i underrättens datorsystem via direktåtkomst. Utan denna möjlighet skulle ljud- och bildfilerna behöva lagras parallellt i flera domstolar. En domstol bör, inom de begränsade ramar som föreslås i avsnitt 11.4, ha möjlighet att söka bland avgörandena från en annan domstol i syfte att främja en enhetlig rättstillämpning och effektiv handläggning. En förutsättning för att detta ska vara möjligt är att direktåtkomst kan etableras mellan dessa domstolar. Sådan direktåtkomst förekommer i viss utsträckning . Direktåtkomsten kan exempelvis behöva avse domar och de ärendemeningar som registreras i varje mål. En domstol kan vidare ha nytta av att via direktåtkomst få tillgång till uppgifter hos andra domstolar för att identifiera mål som har samband med ett mål vid den egna domstolen. Det kan vara önskvärt att mål som inletts i olika domstolar kan identifieras och sammanföras om det processrättsliga regelverket medger det. Direktåtkomst till andra domstolars uppgifter kan också behövas för Att parter och ombud kan delges handlingar är avgörande för att domstolarna över huvud taget ska kunna handlägga mål Dessvärre har domstolarna alltför ofta svårigheter att nå enskilda för delgivning. Detta leder bl.a. till att förhandlingar måste ställas in eller att handläggningen i övrigt fördröjs. Det innebär en onödig påfrestning för parter, vittnen och andra aktörer att tvingas infinna sig i rätten innan den förhandling de kallats till kan genomföras. Fördröjda domstolsprocesser leder också till stora kostnader. Det finns således ett antal fall där möjligheten till direktåtkomst mellan domstolarna är viktig för att främja att domstolarna ska kunna bedriva sitt arbete rättssäkert och effektivt. Detta är något som också i stort har bekräftats av remissinstanserna. Domstolarnas behov måste dock vägas mot de integritetsrisker som kan vara förknippade med direktåtkomst. En sådan risk är att fler person- uppgifter blir tillgängliga vid flera domstolar genom anser att det saknas till- räckliga skäl för att motivera direktåtkomst mellan domstolarna. viktig utgångspunkt för regleringen är dock att den direktåtkomst som kan bli aktuell att tillåta i domstolsdatalagen inte bör vara mer omfattande än vad som är motiverat, vilket också Hovrätten över och och Förvaltningsrätten i uppmärksammar från olika Direktåtkomsten bör alltså anpassas efter de olika behov som föreligger i domstolarnas verksamhet och som kan försvaras ur ett Justitiekanslern anser att domstolarnas ansvar för personuppgifterna genom direktåtkomsten riskerar att bli otydligare och bedömningar gällande tillåtligheten att behandla personuppgifter kan bli svårare att genomföra, eftersom den domstol som medger direktåtkomst förlorar kontrollen över vilka uppgifter mottagaren vid ett visst söktillfälle tar del av. Enligt regeringen bör detta inte bli något problem i praktiken eftersom både avsändaren och mottagaren omfattas av Det innebär att samma skydd kommer att gälla i alla led hos båda de inblandade domstolarna. Det ankommer på den person- uppgiftsansvarige att avgöra vilka behandlingar som får utföras. avsnitt 7.1 föreslår regeringen en bestämmelse som tydligt pekar ut vem som är personuppgiftsansvarig för vilka behandlingar. Det finns således flera verksamhetsmässiga fördelar med en möjlighet Domstolsdatalagen bör därför inte förhindra sådant utlämnande. måste de integritetsrisker som kan vara förknippade med utlämnande genom direktåtkomst bemästras. Regeringen anser därför, i linje med vad Hovrätten över och anför, att direktåtkomstens omfattning noggrant bör anpassas efter behoven och begränsas både beträffande för vilka kategorier av uppgifter som direktåtkomst ska kunna medges och vilka domstolar som ska kunna ha direktåtkomst till dessa kategorier av uppgifter. Av integritetsskyddsskäl bör den närmare omfattningen av direktåtkomsten dessutom regleras så preciserat som Prop. 2014/15:148 möjligt med avseende på vilka domstolar som kan tillåtas ha direktåtkomst till vilka personuppgifter. Behoven ser olika ut beroende på om det är fråga om exempelvis åtkomst till domar eller åtkomst till uppgifter för delgivningsändamål. Behoven varierar över tiden och är bl.a. beroende av hur domstolarnas inre och yttre organisation utformas, arbetsrutiner, målsammansättningen i domstolarna och forumregler. Den närmare regleringen om vilka domstolar som ska kunna få direktåtkomst och till vilka uppgifter bör därför meddelas av regeringen i förordning. För att åstadkomma en restriktiv ram för direktåtkomsten bör huvudregeln enligt förordningsbestämmelserna vara att direktåtkomst är förbjuden utom i de fall som specificeras i förordning. Sekretess vid utlämnande till en domstol genom direktåtkomst De uppgifter som blir tillgängliga genom direktåtkomst anses utlämnade i offentlighets- och sekretesslagens mening. Det betyder att de tekniska systemen för direktåtkomst måste konstrueras så att de inte kommer i konflikt med offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Den reglering som föreslås avseende direktåtkomst medför således inte i sig att uppgifter som omfattas av sekretess får lämnas ut. Att säkerställa att datorsystemen och arbetsrutinerna vid domstolarna får en sådan utformning att direktåtkomsten inte kan komma i konflikt med sekretessregleringen är en viktig uppgift för domstolarna och . Av 11 kap. 4 § OSL följer att den sekretess som gäller hos den utlämnande domstolen automatiskt överförs till den mottagande domstolen. Såsom Hovrätten för påpekar blir den överförda sekretessen enligt 11 kap. 8 § OSL i vissa fall inte lika stark hos den mottagande domstolen. Flera remissinstanser, däribland , uppmärksammar att sådana uppgifter som en domstol har tillgång till via direktåtkomst till en annan domstol ofta kommer att betraktas som en allmän handling hos den mottagande domstolen. Det innebär att enskilda kan ha rätt att ta del av uppgifterna med stöd av offentlighetsprincipen hos den mottagande domstolen. Detta gäller också sådana uppgifter som den mottagande domstolen tekniskt har möjlighet att komma åt, även om uppgifterna i det enskilda fallet faktiskt inte har överförts till mottagande domstolen (överskottsinformation). Några remissinstanser, bl.a. , uppmärksammar att den mottagande domstolen således kan behöva sekretesspröva och lämna ut uppgifter som härrör från en annan domstol. Sekretessprövning av handlingar som härrör från en annan domstol är emellertid något som domstolarna kan behöva hantera. Det gäller både uppgifter som har mottagits från en annan domstol genom direktåtkomst och uppgifter som överlämnats från en annan domstol i pappersform. Mot bakgrund av att direktåtkomst endast är tänkt att vara möjlig i mer begränsad omfattning bör konsekvenserna i detta avseende inte bli så omfattande som remissinstanserna befarar. Vad särskilt gäller frågan om överskottsinformation vid direktåtkomst kan avslutningsvis nämnas att har haft i uppdrag att överväga en inskränkning i handlingsoffentligheten såvitt gäller just sådan information. Utredningen har stannat för att inte 2014/15:148 föreslå någon annan förändring än ett förstärkt sekretesskydd för sådan information, se utredningens delbetänkande Överskottsinformation vid direktåtkomst (SOU 2012:92 s. 164 f.). Betänkandet bereds i . Skyldighet att medge direktåtkomst regleras inte Några remissinstanser, bl.a. Attunda tingsrätt och Kammarrätten i , efterlyser en reglering som inte bara innebär att domstolarna har en möjlighet att bevilja direktåtkomst, utan som också innebär en skyldighet för dem att ge varandra direktåtkomst. Genom domstolsdatalagen regleras emellertid på vilket sätt och under vilka förutsättningar som domstolarna får behandla personuppgifter – inte vilken skyldighet de ska ha att behandla personuppgifter. Enligt regeringen finns det inget behov av att föreslå regler om domstolarnas skyldighet att medge varandra direktåtkomst. , Hovrätten för , och Kammarrätten i ifrågasätter om de tekniska systemen kommer att medge att varje domstol individuellt kan styra över vem som får direktåtkomst. Regeringen konstaterar att domstolarna i praktiken kommer att vara beroende av de tekniska system som utvecklar. Ytterst är det dock varje domstol som är ansvarig för de behandlingar som domstolen utför (se avsnitt 7.1), vilket naturligtvis måste beakta vid utformningen av systemen. blir det genom RIF-samarbetet och övrig teknisk integrering allt viktigare att den elektroniska kommunikationen mellan domstolarna kan fungera enligt de standarder som tas fram. Regeringen följer denna utveckling. Inga processrättsliga konsekvenser av regeringens förslag undrar om möjligheterna till direktåtkomst påverkar domstolarnas skyldighet att utföra kontroller avseende om en fråga redan är anhängiggjord vid en domstol (lis pendens) eller rättskraftigt avgjord (res judicata). Regeringen konstaterar att domstolarnas utredningsskyldighet beträffande denna typ av frågor styrs av de processuella regelverken och att bestämmelserna om direktåtkomst inte i sig påverkar domstolarnas skyldigheter i dessa avseenden. anser att det behöver belysas ytterligare under vilka förutsättningar en domstol är skyldig att till mål och ärenden föra de uppgifter som domstolen har tagit del av via direktåtkomsten. anser att domstolarnas och åklagarnas tillgång till överskottsinformation i samband med direktåtkomst kan leda till att det blir otydligt för en tilltalad vilka uppgifter domstolen och åklagaren faktiskt tagit del av. Regeringen kan med anledning av dessa påpekanden konstatera att domstolarna och åklagarna måste uppfylla processrättens krav i fråga om vilka uppgifter som ska fogas till ett mål eller ärende, vilka uppgifter som ska kommuniceras med parterna liksom övriga processrättsliga bestämmelser som syftar till att skapa insyn och klarhet.