prop · H203117 · 2015-05-25 00:00:00 — Regeringens proposition 2014/15:117 Överlämnande av allmänna handlingar för Regeringen överlämnar denna proposition till . I propositionen lämnas förslag som syftar till att förbättra allmänhetens tillgång till allmänna handlingar när verksamheter som tidigare bedrivits av stat och kommun tas över av enskilda organ. regleras överlämnande och förvaring av allmänna handlingar i lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. I en ny lag ska förutsättningarna kring överlämnanden tydliggöras och strukturen för förvaring och återlämnande förbättras. För att undvika onödiga överlämnanden ska det innan ett beslut om överlämnande fattas stå klart att informationen i de allmänna handlingarna inte kan överföras på något annat sätt, t.ex. genom kopiering. Det ska också finnas tydlig information om de handlingar som ska överlämnas. Strukturen kring statens hantering ska bli tydligare genom att det i lagen anges att ett överlämnande ska föregås av en ansökan, att en längsta tid för förvaringen ska beslutas och att det preciseras när ett återlämnande ska ske. Möjligheterna till tillsyn utökas och tillsynen ska finansieras genom avgifter. Även kommuner och landsting ska kunna använda sig av bestämmelserna om ansökan, förvaringstid, återlämnande och tillsyn. Den nya lagen ska träda i kraft . Den nuvarande lagen ska dock gälla till och med för de organ som förvarar handlingar med stöd av ett beslut som fattats före ikraftträdandet av lagen. Förslag till riksdagsbeslut ................................................................. Förslag till lag om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring ..................................................... Förslag till lag om ändring i arkivlagen (1990:782)......... Förslag till lag om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ................................................ Ärendet och dess beredning ............................................................ En ny lag ......................................................................................... Tillämpningsområde och förutsättningarna för ett Överlämnade handlingar får inte avhändas ...................... Överlämnanden från såväl statliga som kommunala Överlämnanden till svenska organ ................................... Två nya krav för ett överlämnande införs ........................ Ansökan, förvaringstid och återlämnande....................................... Firmaändring måste anmälas............................................ En tidsgräns bör införas för förvaringen........................... Handlingarna ska återlämnas............................................ Ansvaret för tillsynen ....................................................... Egenkontroll och rapportering.......................................... Befogenheter vid tillsyn ................................................... Möjlighet att meddela förelägganden .............. Övertagande av arkiv....................................... Rätt till tillträde ............................................... Avgifter för den statliga arkivmyndighetens tillsyn ......... Avgifternas utformning och storlek.................................. Avgifter vid återlämnande och övertagande..................... Handlingar från kommunala myndigheter ...................................... Ansökan, förvaringstid, återlämnande och tillsyn ............ Särskilt om tillsyn............................................................. Särskilt om rätten att ta ut avgift för tillsyn...................... Skyldigheter för enskilda organ ...................................................... Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser.................................. Konsekvenser av förslagen ............................................................ Konsekvenser för enskilda organ .................................... Konsekvenser för den statliga arkivmyndigheten............ 14.3Konsekvenser för myndigheter vars verksamhet tas 15.1Förslaget till lag om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring .................................................. Förslaget till lag om ändring i arkivlagen (1990:782) ..... 15.3Förslaget till lag om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ............................................... Sammanfattning av promemorian ................................... Förteckning över remissinstanserna ................................ Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde ........ 1 Förslag till riksdagsbeslut Regeringen föreslår att antar regeringens förslag till 1.lag om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, 2.lag om ändring i arkivlagen (1990:782), 3.lag om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Regeringen har följande förslag till lagtext. 2.1Förslag till lag om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring Härigenom föreskrivs följande. 1 § Denna lag innehåller bestämmelser om överlämnande av allmänna handlingar till sådana enskilda organ som avses i 2 kap. 17 § första stycket tryckfrihetsförordningen och om förvaring av handlingarna sedan de överlämnats. I lagen finns också bestämmelser om de enskilda organens skyldighet att pröva framställningar om utlämnande av allmänna handlingar enligt reglerna i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I fråga om allmänna handlingar som förvaras hos eller någon av dess organisatoriska delar finns bestämmelser i lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. 2 § Allmänna handlingar som har överlämnats för förvaring hos ett enskilt organ får inte avhändas på annat sätt än vad som följer av denna lag eller arkivlagen (1990:782). Allmänna handlingar från statliga myndigheter Överlämnande, förvaring och återlämnande Förutsättningar för överlämnande och förvaring 3 § Regeringen får besluta att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en statlig myndighet får överlämnas till ett svenskt enskilt organ och förvaras där utan att handlingarna upphör att vara allmänna om 1. myndigheten ska läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet, 2. den verksamhet som handlingarna hänför sig till i fortsättningen ska bedrivas av det enskilda organet, 3. det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva verksamheten, 4. någon annan överföring av uppgifterna i handlingarna inte utgör ett godtagbart alternativ till ett överlämnande med hänsyn till gällande föreskrifter och till myndighetens eller det enskilda organets verksamhet, 2014/15:117 5. en arkivbeskrivning och arkivförteckning finns tillgänglig för de handlingar som begärs överlämnade. Regeringen får också besluta att handlingar från en statlig myndighet får överlämnas från ett enskilt organ till ett annat enskilt organ för förvaring där utan att handlingarna upphör att vara allmänna, om förutsättningarna enligt första stycket 2–5 är uppfyllda. Ansökan om tillstånd att överlämna handlingar 4 § En ansökan om tillstånd att överlämna allmänna handlingar som härrör från en statlig myndighet för förvaring hos ett enskilt organ ska ges in till den statliga arkivmyndigheten. Ansökan ska göras av den myndighet eller det enskilda organ som förvarar handlingarna. 5 § Regeringen ska besluta om den tid handlingar från en statlig myndighet som längst får förvaras hos ett enskilt organ. Förvaringstidens längd ska bestämmas med hänsyn till myndighetens och det enskilda organets verksamhet. Regeringen får efter ansökan besluta om förlängning av förvaringstiden i första stycket. För en sådan ansökan gäller i övrigt det som föreskrivs i 4 §. 6 § Om ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet ändrar sin firma, ska organet genast anmäla ändringen till den statliga arkivmyndigheten. 7 § Allmänna handlingar från en statlig myndighet som förvaras hos ett enskilt organ ska återlämnas om organet inte längre har behov av handlingarna för att bedriva sin verksamhet. Återlämnande ska ske till den statliga arkivmyndigheten, om inte arkivmyndigheten beslutar att handlingarna ska återlämnas till den myndighet handlingarna härrör från. Handlingarna ska alltid återlämnas om 1.den förvaringstid som har meddelats med stöd av 5 § har gått ut, 2.det inte finns något tillstånd att förvara handlingarna. Återlämnande enligt andra stycket ska göras genast, om inte den statliga arkivmyndigheten beslutar annat. 8 § Den statliga arkivmyndigheten ska ha tillsyn över att denna lag och de föreskrifter som meddelats i anslutning till lagen följs när allmänna handlingar från statliga myndigheter har överlämnats för förvaring. I arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om tillsyn över arkivbildning och arkivvård hos enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från statliga myndigheter. 9 § Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet enligt denna lag ska fortlöpande planera och kontrollera sin förvaring så att den sker i överenstämmelse med gällande föreskrifter (egenkontroll). Det enskilda organet ska rapportera sin planering och kontroll av förvaringen till den statliga arkivmyndigheten (rapporteringsskyldighet). Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer kan med stöd av 8 kap. 7 § regeringsformen meddela närmare föreskrifter om egenkontroll och rapporteringsskyldighet. 10 § Den statliga arkivmyndigheten får besluta de förelägganden som behövs för tillsynen. Om ett enskilt organ förvarar överlämnade allmänna handlingar utan att ha tillstånd till förvaringen, kan ett föreläggande även riktas mot det enskilda organet. Ett föreläggande som avser återlämnande (7 § andra stycket), rapporteringsskyldighet (9 §) eller övertagande (11 §) får förenas med vite. 11 § Om ett enskilt organ som står under den statliga arkivmyndighetens tillsyn inte uppfyller sina skyldigheter enligt denna lag eller enligt andra bestämmelser som gäller för förvaringen av de allmänna handlingarna, kan arkivmyndigheten besluta om att handlingarna ska övertas. 12 § Den statliga arkivmyndigheten har, i den omfattning det behövs för tillsynen, rätt att få tillträde till utrymmen som används i det enskilda organets verksamhet och där allmänna handlingar förvaras. 13 § får efter ansökan av den statliga arkivmyndigheten besluta om handräckning för att 1.genomföra återlämnande enligt 7 § andra stycket, 2.genomföra övertagande enligt 11 §, eller 3.få sådant tillträde som avses i 12 §. I lagen (1990:746) om betalningsföreläggande och handräckning finns bestämmelser om handräckning. ska i den utsträckning det behövs biträda med att verkställa åtgärder enligt punkt 1–3 i första stycket. 2014/15:117 Avgifter 14 § Avgifter för tillsyn får tas ut från enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från statliga myndigheter enligt denna lag. Avgifterna får avse kostnader för tillsyn över att denna lag och 3–6 §§ arkivlagen (1990:782) följs. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om avgifter för tillsynen. Avgifter vid återlämnande och övertagande 15 § Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet ska ersätta den statliga arkivmyndigheten för dess kostnader för den fortsatta förvaringen efter återlämnande eller övertagande. Allmänna handlingar från kommunala myndigheter Förutsättningar för överlämnande och förvaring 16 § Fullmäktige i en kommun får under samma förutsättningar som anges i 3 § besluta att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet får överlämnas till ett svenskt enskilt organ och förvaras där utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Det som sägs om kommuner i denna lag avser även landsting. Bestämmelser om ansökan, förvaringstid, återlämnande och tillsyn 17 § Regeringen eller den kommun som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att bestämmelserna i denna lag om ansökan, förvaringstid, återlämnande och tillsyn ska tillämpas vid överlämnande enligt 16 §. Om en kommun har meddelat föreskrifter om tillsyn, har den kommunala arkivmyndigheten de befogenheter som följer av 10–13 §§. 18 § I arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om tillsyn över arkivbildning och arkivvård för enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från kommunala myndigheter. 19 § Avgifter för tillsyn får tas ut från enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från kommunala myndigheter enligt denna lag. Avgifterna får avse kostnader för tillsyn över att denna lag och 3–6 §§ arkivlagen (1990:782) följs. En kommun får meddela föreskrifter om avgifter för tillsynen. Enskilda organs ansvar vid förvaringen Utlämnande av allmänna handlingar 20 § I 2 kap. tryckfrihetsförordningen finns bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar. I offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) finns bestämmelser om begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar och om skyldigheten att iaktta sekretess. Av 2 kap. 17 § första stycket tryckfrihetsförordningen och 2 kap. 5 § första meningen offentlighets- och sekretesslagen framgår att ett enskilt organ, som efter ett beslut enligt denna lag förvarar allmänna handlingar, ska jämställas med en myndighet i fråga om befattningen med dessa handlingar. 21 § Ett enskilt organ är skyldigt att lämna ut eget material, om det är en nödvändig förutsättning för att en allmän handling ska kunna lämnas ut med hänsyn till det sätt på vilket det egna materialet tillförts handlingen. Hanteringen av allmänna handlingar 22 § I arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om enskilda organs vård och gallring av allmänna handlingar. 23 § Det enskilda organet ska vid förvaring och hantering av de allmänna handlingarna se till att de lätt kan särskiljas från andra handlingar hos organet. Om det enskilda organet för sin verksamhet behöver göra tillägg i allmänna handlingar, ska tilläggen utföras så att det tydligt framgår när och av vem de har gjorts, om det inte redan av omständigheterna klart framgår att tilläggen gjorts av det enskilda organet. 24 § Beslut av en statlig eller arkivmyndighet får överklagas till allmän förvaltningsdomstol när det gäller 1.förelägganden enligt 10 §, 2.övertagande av arkivmaterial enligt 11 §, och 3.påförande av avgift enligt 14, 15 och 19 §§ eller enligt föreskrifter som meddelats med stöd av denna lag. Andra beslut av en arkivmyndighet enligt denna lag får inte överklagas. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten. Denna lag träder i kraft . Genom lagen upphävs lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Den upphävda lagen gäller dock till och med för enskilda organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av ett 2014/15:117 beslut om överlämnande och förvaring som fattats före ikraftträdandet. Bestämmelsen i 5 § får dock tillämpas även i fråga om sådana enskilda organ. Förslag till lag om ändring i arkivlagen Härigenom föreskrivs att 1, 11 och 14 §§ arkivlagen (1990:782) ska ha I denna lag ges bestämmelser om myndigheternas och vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndigheterna. Bestämmelserna i 3–6 och 10 §§ Bestämmelserna i 3–6 och 10 §§ skall tillämpas också på statliga ska tillämpas också på statliga och Bestämmelserna i 3–6 samt 9 Bestämmelserna i 3–6 samt 9 och 10 §§ skall i tillämpliga delar och 10 §§ ska tillämpas också på 1. sådana enskilda organ hos 1. sådana enskilda organ hos vilka vilka allmänna handlingar förvaras allmänna handlingar förvaras med med stöd av lagen (xxx:xxx) om stöd av lagen (1994:1383) om handlingar för förvaring, och handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, och och dess organisatoriska delar vid förvaring av allmänna handlingar med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statlig myndighet, ska myndighetens arkiv överlämnas till den statliga arkivmyndigheten , såvida inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer föreskriver något annat. I lagen (1994:1383) om över- I lagen (xxx:xxx) om över- lämnande av allmänna handlingar lämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter om förvaring av statliga myndig- om förvaring av statliga myndig- heters arkiv hos enskilda organ i heters arkiv hos enskilda organ i finns också i lagen (1999:288) om finns också i lagen (1999:288) om eller någon av dess organisatoriska 1Senaste lydelse 1999:305. 2Senaste lydelse 2010:1999. 2014/15:117 eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. delar för förvaring, m.m. Om en myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten såvida inte kommunfullmäktige eller har beslutat något annat. I lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring finns bestämmelser om förvaring av kommunala myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall. Om en myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan myndighet, ska myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten såvida inte kommunfullmäktige eller har beslutat något annat. I lagen (xxx:xxx) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring finns bestämmelser om förvaring av kommunala myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall. 1.Denna lag träder i kraft . 2.Äldre föreskrifter gäller till och med för enskilda organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av ett beslut om överlämnande och förvaring som fattats före ikraftträdandet. 3 Senaste lydelse 1994:1386. 2.3Förslag till lag om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Härigenom föreskrivs att 2 kap. 5 § och 11 kap. 7 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ska ha följande lydelse. Ett enskilt organ ska vid tillämpningen av denna lag jämställas med en myndighet när det hanterar sådana allmänna handlingar som det förvarar med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Detsamma gäller och dess organisatoriska delar vid hanteringen av allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Ett enskilt organ ska vid tillämpningen av denna lag jämställas med en myndighet när det hanterar sådana allmänna handlingar som det förvarar med stöd av lagen (xxx:xxx) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Detsamma gäller och dess organisatoriska delar vid hanteringen av allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Får ett enskilt organ för förvaring Får ett enskilt organ för förvaring handlingar till andra organ än handlingar för förvaring en allmän allmän handling som innehåller en på uppgiften även hos det enskilda på uppgiften även hos det enskilda Får eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring en allmän handling enligt lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. som innehåller en sekretessreglerad uppgift, blir sekretessbestämmelsen tillämplig på uppgiften även hos eller någon av dess organisatoriska delar. 1.Denna lag träder i kraft . 2.Äldre föreskrifter gäller till och med för enskilda organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av ett beslut om överlämnande och förvaring som fattats före ikraftträdandet. Ärendet och dess beredning I har promemorian Överlämnande av allmänna handlingar för förvaring tagits fram (Ds 2014:34). promemorian finns i bilaga 1. Promemorians lagförslag finns i bilaga 2. Promemorian har remissbehandlats. En förteckning över remiss- instanserna finns i bilaga 3. En sammanställning av remissvaren finns tillgänglig i (dnr Ku2014/01492/RS). Regeringen beslutade att inhämta Lagrådets yttrande över det lagförslag som finns i bilaga 4. Lagrådets yttrande finns i Regeringen har följt Lagrådets synpunkter. avsnitt 7.5, 8.3.2 och 9.3 och i författningskommentaren. I förhållande till förslagen i lagrådsremissen har även vissa språkliga och redaktionella ändringar gjorts. Dessutom föreslås en hänvisning till den nya lagen i 14 § arkivlagen (1990:782). Lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring (överlämnandelagen) trädde i kraft Bakgrunden till lagens tillkomst var att offentlig verksamhet i allt högre utsträckning hade börjat överföras från myndig- heter till bolag. Några exempel på myndigheter som bolagiserades under är , och . Även på det kommunala området flyttades verksamheter över från kommunala nämnder till privaträttsliga organ. Skälen till att överlämnandelagen kom till var främst praktiska. lagen infördes var huvudregeln enligt arkivlagen (1990:782) att en myndighets arkiv skulle överföras till en arkivmyndighet när myndig- heten upphörde och verksamheten inte övertogs av någon annan Denna huvudregel innebar dock problem när en myndighets verksamhet skulle drivas vidare av ett enskilt organ. hade nämligen de bolag som skulle bedriva verksamheten vidare ett behov av myndighetens handlingar. prövades flera olika lösningar för att ge organen tillgång till de allmänna Bland annat lånades handlingarna ut till organen av den arkivmyndighet som enligt arkivlagen skulle ta emot handlingarna. Handlingarna förvarades då endast formellt hos arkivmyndigheten, som dock hade ansvaret bl.a. för att pröva frågor om utlämnande av dessa. Varken denna lösning eller de andra lösningar som övervägdes inom ramen för dåvarande regelverk ansågs dock tillfredställande från mater- iella och rationella utgångspunkter. I förarbetena till överlämnandelagen konstaterade regeringen att den reglering som fanns inte var avsedd för den situation då viktiga samhällsfunktioner i allt högre grad anförtrodes Därför ansåg regeringen att det borde 2014/15:117 övervägas om det kunde införas en ny reglering (prop. 1993/94:113 s. 17). Vid arbetet med att ta fram en sådan reglering ansågs det viktigt att den insyn som funnits i en myndighets verksamhet inte skulle omöjliggöras eller försvåras när verksamheten i fortsättningen bedrevs i andra former. ansågs enbart det förhållandet att möjligheterna till insyn riskerade bli sämre inte alltid vara ett tillräckligt skäl för att stoppa den utveckling som pågick. Utgångspunkten för det nya regelverket blev att allmänna handlingar hos en myndighet som lades ner skulle fortsätta vara allmänna även hos det privaträttsliga organ som tog över verksamheten. Ambitionen var att den insyn som en gång funnits inte skulle omintetgöras när verksamheten övertogs av organet. Handlingarna skulle därför även efter verksamhetsövergången omfattas av offentlighetsprincipen och bestämmelserna i arkivlagen. Syftet var att bevara allmänna handlingars status i verksamheter som inte skulle generera några nya allmänna handlingar. De förslag regeringen lämnade i propositionen Förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter (prop. 1993/94:113) medförde att bl.a. beslutade om att en ny bestämmelse skulle tas in i tryckfrihetsförordningen (TF) och att överlämnandelagen skulle införas. I bestämmelsen i TF (2 kap. 17 §) anges att det i lag får föreskrivas att regeringen eller beslutande församling får besluta att allmänna handlingar som hänför sig till en myndighets verksamhet får överlämnas till det organ som ska ta över denna – om organet behöver handlingarna i sin verksamhet. I ett sådant fall upphör handlingarna inte att vara allmänna genom överlämnandet. Enligt samma bestämmelse ska ett organ som har fått tillstånd att förvara handlingar jämställas med en myndighet vid tillämpningen av om utlämnade av allmänna handlingar.