prop · H30328 · 2015-10-13 00:00:00 — 2015/16:28 I 5 kap. 1 § OSL anges att allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. I 5 kap. 2 § OSL regleras vilka uppgifter som ska registreras. Reglerna om registreringen syftar till att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. Rätten att ta del av allmän handling förutsätter att handlingarna kan identifieras (prop. 1979/80:2 Del A s. 353). Enligt 5 kap. 2 § OSL ska det av registret framgå datum då handlingen kom in eller upprättades (1), diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen (2), i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare (3), och i korthet vad handlingen rör (4). Enligt bestämmelsens andra stycke ska uppgifter enligt första stycket 3 eller 4 utelämnas eller särskiljas om det behövs för att registret i övriga delar ska kunna hållas tillgängligt för allmänheten. I förarbetena till motsvarande bestämmelser i sekretesslagen (1980:100) framhölls att uppgiften om vad handlingen rör inte fick tolkas så att registret skulle utvisa innehållet i varje enskild skrivelse i ett ärende. Det räcker med att det i registret eller dagboksbladet finns en ärendemening som visar vad ärendet handlar om. I förarbetena till lagen om behandling av uppgifter i beskattningsverksamhet anfördes att en myndighet alltid torde kunna söka i sitt diarium för att få fram en handling och att de uppgifter som finns där normalt inte är integritetskänsliga. Vid regleringen av möjligheterna att söka efter en handling fanns det därför enligt regeringens mening skäl att utgå ifrån sekretesslagens regler (prop. 2000/01:33 s. 103). Regeringen delar inte advokatsamfunds bedömning att det innebär ett för stort intrång i den enskildes personliga integritet att det finns möjlighet att söka på i korthet vad handlingen rör. Av integritetsskyddskäl bör dock inte känsliga personuppgifter som anges i 13 § PUL få användas som sökbegrepp. Utlämnande på medium för automatiserad Regeringens förslag: Uppgifter får lämnas ut på medium för automatiserad behandling om det inte är olämpligt. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer kan stöd av 8 kap. 7 § regeringsformen meddela föreskrifter om begränsningar av möjligheterna att lämna ut person- uppgifter på medium för automatiserad behandling. Promemorians förslag överensstämmer i huvudsak med regeringens. Promemorians förslag innebär dock inte att det anges i lagtexten att utlämnande får ske endast om det inte är olämpligt. Remissinstanserna: Kammarrätten i har inget att erinra mot att möjligheterna att lämna ut personuppgifter i elektronisk form Kammarrätten framhåller dock att de handlingar registrerar kan innehålla känsliga personuppgifter och att detta måste beaktas när uppgifterna behandlas och därefter lämnas ut i elektroniskt Justitiekanslern konstaterar att den föreslagna innebär att även sådana känsliga personuppgifter som behandlas enligt 7 § i den föreslagna lagen kan komma att lämnas ut på medium för Prop. 2015/16:28 automatiserad behandling. Justitiekanslern menar att promemorian inte innehåller några närmare överväganden i denna del och att det inte framgår på vilket sätt de integritetsrisker som följer med en sådan personuppgiftsbehandling är avsedda att undvikas. I avsaknad av en närmare analys av integritetsaspekterna av den föreslagna utvidgningen kan Justitiekanslern inte tillstyrka att föreslaget i denna del genomförs. anser att förslaget bör kompletteras med att ska ges direktåtkomst till uppgifter i registret, vilket framför allt skulle förenkla myndighetens handläggning av mål där dödsbon är part. anför att det är av stor vikt för bland annat banker att uppgifter rörande registrerade bouppteckningar m.m. kan inhämtas på ett effektivt sätt. anser dock att det tydligare bör framgå av lagen vilka uppgifter som får lämnas ut och för vilka syften och framhåller att uppgifter på medium för automatiserad behandling kan spridas snabbt och enkelt. Skälen för regeringens förslag: De personuppgifter som förekommer i de verksamheter som lagen omfattar är normalt offentliga. Ett syfte med den registrering som ska ske är också att tillhandahålla information åt exempelvis borgenärer. Uppgifter ur äktenskapsregistret och registrerade bouppteckningar lämnas ut i stor utsträckning. Vid utlämnande till myndigheter finns inga regler som begränsar möjligheten att lämna ut uppgifter på medium för automatiserad behandling vare sig i äktenskapsregister- eller bouppteckningsverksamheten. Utlämnande på sådant medium till enskilda är dock särskilt reglerat. Enligt 13 § förordningen om äktenskapsregistret får uppgifter i äktenskapsregistret lämnas ut till enskilda på medium för automatiserad behandling om det bedöms lämpligt ur integritetssynpunkt. I bouppteckningsverksamheten gäller enligt 2 kap. 6 § SdbL att uppgifter i databasen får lämnas ut till en enskild på medium för automatiserad behandling endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det. Av förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i beskattningsverksamhet följer att uppgifter i beskattningsdatabasen får lämnas ut till bl.a. kreditupplysningsföretag. Regeringens förslag innebär således en utvidgning i den del som avser utlämnande till enskilda av uppgifter i bouppteckningsverksamheten. Banker, kreditupplysningsföretag m.fl. har ett stort intresse av uppgifter i de aktuella verksamheterna och prenumererar vissa kreditupplysningsföretag på uppgifter från äktenskapsregistret. Även bouppteckningar är viktiga för banker, försäkrings- och inkassoföretag, men också myndigheter som , och använder ofta dessa uppgifter i sin verksamhet. tar emot ungefär 100 000 beställningar av kopior på bouppteckningar. Utlämnande på medium för automatiserad behandling möjliggör en hantering som är effektiv både för och för mottagarna av uppgifter. Justitiekanslern anser att det saknas en närmare analys av integritetsaspekterna av den föreslagna utvidgningen. anser att det bör framgå tydligare vilka uppgifter som får lämnas ut och för vilka syften och framhåller att uppgifter på medium för automatiserad behandling kan spridas snabbt och enkelt. De uppgifter som behandlas i de aktuella verksamheterna är normalt offentliga och den som önskar har därmed rätt att få ut uppgifterna i Uppgifterna kategoriseras normalt inte som känsliga enligt personuppgiftslagen, även om det kan förekomma vissa känsliga personuppgifter i en del handlingar. De föreslagna sökbegränsningarna är vidare av stor betydelse i integritetsskyddshänseende. begränsas möjligheten att ta fram sammanställningar av olika typer av handlingar eller uppgifter avsevärt. Den föreslagna regleringen innebär ingen rätt för mottagarna att få ut måste avgöra om ett utlämnande på medium för automatiserad behandling är lämpligt. Det kan också finnas bestämmelser som hindrar ett utlämnande. Enligt 21 kap. 7 § OSL gäller t.ex. sekretess för personuppgift, om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med personuppgiftslagen. Om mottagaren av uppgifterna behandlar dem på ett sådant sätt att det föreligger sekretess enligt den bestämmelsen får uppgifterna således inte alls lämnas ut. I personuppgiftslagen finns vidare t.ex. bestämmelser om säkerhet vid Enligt 31 § PUL ska den personuppgiftsansvarige vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Åtgärderna ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med beaktande av bl.a. hur pass känsliga de behandlade personuppgifterna är. Uppgifter ska därför få skickas elektroniskt endast om säkerheten är tillräckligt god med hänsyn till bl.a. känsligheten hos de uppgifter som skickas. När det gäller risken för ökad spridning av uppgifter bör också beaktas att det numera är mycket enkelt och billigt för en mottagare av uppgifter på papper att genom skanning överföra uppgifterna till elektroniskt I detta avseende är skillnaderna mellan utlämnande på papper och i elektroniskt format i praktiken små. Regeringen anser att det bör vara möjligt att lämna ut uppgifter på medium för automatiserad behandling. För att tydliggöra att utlämnande på medium för automatiserad behandling inte ska få ske om det är olämpligt av något skäl som inte omfattas av andra bestämmelser som hindrar ett utlämnande bör det dock i lagen anges att uppgifter får lämnas ut på sådant medium om det inte är olämpligt. blir särskilt viktig när utlämnandet ska ske till enskild och det på grund av personuppgifternas art, antal eller någon annan särskild omständighet finns anledning att befara att utlämnandet i förlängningen kan leda till Om skulle få indikationer på att uppgifter som lämnats ut hanteras på ett olämpligt sätt kan upphöra med elektroniskt utlämnande till en viss mottagare eller generellt. Det är enligt regeringens mening inte lämpligt eller behövligt att närmare ange villkor för när uppgifter får lämnas ut på medium för Den generella reglering som finns för att förhindra olämpligt elektroniskt utlämnande tillgodoser behovet av skydd för den personliga integriteten. I promemoria föreslås att regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer ska få meddela ytterligare föreskrifter om utlämnande på medium för automatiserad behandling. åstadkomma en förutsägbar och säker hantering av utlämnande av uppgifter i elektroniskt form avser att meddela föreskrifter Prop. 2015/16:28 om villkor för sådant utlämnande i fråga om t.ex. formkrav för ansökan, former för utlämnandet, giltighetstid för beslut om utlämnande, tekniska villkor och dataformat samt villkor avseende säkerhet och hantering vid utlämnandet. I lagen bör därför tas in en upplysning om att regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer med stöd av 8 kap. 7 § regeringsformen kan meddela ytterligare föreskrifter om begränsningar av möjligheterna att lämna ut personuppgifter på medium för automatiserad behandling. efterfrågar en möjlighet till direktåtkomst till uppgifter. har i sin promemoria inte föreslagit någon möjlighet att ge andra myndigheter direktåtkomst. Mot den bakgrunden finner inte regeringen skäl att överväga införandet av sådana bestämmelser. Regeringens förslag: Bestämmelserna i personuppgiftslagen om rättelse och skadestånd ska tillämpas vid behandling av personuppgifter i strid med den föreslagna lagen eller föreskrifter som har meddelats med stöd av den. Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna har inte några synpunkter. Skälen för regeringens förslag: Den registrerade bör vara berättigad till rättelse och skadestånd under samma förutsättningar som gäller för behandling i strid personuppgiftslagen, dvs. enligt 28 och 48 §§ PUL. Med hänsyn till hur dessa regler är utformade måste en särskild hänvisning göras till dem för att de ska gälla för behandling som sker i strid med denna lag. Regeringens förslag: I lagen ska det upplysas om att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer kan meddela föreskrifter om avgifter för utlämnande av uppgifter. Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna har inte några synpunkter. Skälen för regeringens förslag: I 13 § förordningen om äktenskapsregistret anges att fastställer avgift för utlämnande av uppgifter ur äktenskapsregistret. Enligt 14 § första stycket SdbL, som är tillämplig på behandling av personuppgifter inom bouppteckningsverksamheten, får ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter ur beskattningsdatabasen enligt de närmare föreskrifter som meddelas av regeringen. I den nya lagen införs en gemensam bestämmelse som upplyser om att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer med stöd av 8 kap. 7 § regeringsformen kan meddela föreskrifter om avgifter för utlämnande av personuppgifter. 2015/16:28 5.4 Följdändringar i Regeringens förslag: Det ska anges i att för äktenskapsregistret. Upplysningen om att regeringen meddelar närmare föreskrifter om hur äktenskapsregistret ska föras tas bort. Promemorians förslag överensstämmer delvis med regeringens. I promemorian föreslås dock vissa ytterligare ändringar i . Remissinstanserna har inte några synpunkter. Skälen för regeringens förslag: framgår av förordningen om äktenskapsregistret att det är som för registret. Då regleringen kring hur äktenskapsregistret förs av tas in i en ny lag bör det också framgå av lag att det är som för registret. I ges en upplysning om att regeringen meddelar närmare föreskrifter om hur äktenskapsregistret ska föras. Med anledning av att den nya lagen reglerar på vilket sätt äktenskapsregistret får föras bör den upplysningen tas bort. Några ytterligare ändringar i är inte nödvändiga. Regeringens förslag och bedömning: Den föreslagna lagen om behandling av personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter och ändringen i ska träda i kraft . Några särskilda övergångsbestämmelser behövs inte. Promemorians förslag och bedömning överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna har inte några synpunkter. Skälen för regeringens förslag och bedömning: Regeringen anser att den nya lagen bör träda i kraft . har föreslagit att den ska träda i kraft . Några skäl för ett senare ikraftträdande har inte framkommit. Det behövs inte heller några övergångsbestämmelser. Behandling av personuppgifter i Myndigheters direktåtkomst till uppgifter i Regeringens förslag: Uppgiften ”distrikt” läggs till listan i lagen om behandling av personuppgifter i folkbokförings- verksamhet över uppgifter som en myndighet får ha direktåtkomst När det gäller myndigheters direktåtkomst till andra uppgifter i folkbokföringsdatabasen än de som särskilt räknas upp i lagen ska en viss utvidgning göras. Direktåtkomst ska få ges till en uppgift om myndigheten behöver uppgiften för att fullgöra sitt uppdrag och får Uppgifter i de personakter som var grunddokument inom kyrkobokföringen ska dock inte få omfattas av direktåtkomst. Den utvidgning som sker innebär att uppgifter om yrkanden, grunder och beslut i ett ärende samt inkomna och upprättade handlingar ska få omfattas av direktåtkomst. Direktåtkomst ska inte få medges om det är olämpligt ur integritetssynpunkt. Promemorians förslag överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna: Förvaltningsrätten i anför att den yttersta ramen för vilka uppgifter en myndighet får ha direktåtkomst till även fortsatt ska styras av vilka uppgifter en myndighet enligt lag eller förordning får behandla och anser att detta blir oklart. kan se problem både i integritetshänseende och från myndighets- perspektiv om det ska ankomma på myndigheterna att komma överens om vilket behov den mottagande myndigheten har. Om tanken är att myndigheternas rätt till direktåtkomst i mindre utsträckning än nu ska styras av vilka uppgifter myndigheten får behandla enligt lag eller förordning bör det motiveras på ett tydligare sätt. Om tanken är att ”och får behandla den” avser den behandling myndigheter får göra enligt lag eller förordning är det enligt förvaltningsrätten bättre att ”lag eller förordning” får vara kvar. Datainspektionen anser att det är positivt att förslaget innehåller en uttrycklig hänvisning till att hänsyn måste tas till den personliga integriteten vid medgivanden om direktåtkomst. Datainspektionen föreslår dock att bestämmelsen formuleras om så att det i stället anges att direktåtkomst bör medges endast om det är lämpligt Datainspektionen föreslår också att det införs krav om att direktåtkomst till sådana ytterligare uppgifter som avses inte får medges innan försäkrat sig om att behörighets- och säkerhetsfrågorna är lösta på ett sätt som är tillfredsställande och att ett medgivande får återtas om förutsättningarna inte längre finns eller av annan särskild anledning. anser att det bör tydliggöras i lagtexten att det är som i sista hand ska göra bedömningen av om det är olämpligt ur integritetssynpunkt att medge direktåtkomst. Skälen för regeringens förslag: har i sin promemoria föreslagit en ny, flexibel regelmodell för elektroniskt utlämnande av uppgifter till andra myndigheter. En utgångspunkt för modellen är att det är myndighetens behov av uppgifter för att fullgöra sitt uppdrag som ska styra i vilken utsträckning myndigheten ska ges tillgång till uppgifterna på elektronisk väg. Möjligheten att medge andra myndigheter direktåtkomst till folkbokföringsdatabasen regleras i lagen om behandling av personuppgifter i folkbokföringsverksamhet (2001:182), Dagens reglering i den lagen medger att en myndighet får ha direktåtkomst till uppgift om namn, person- eller samordnings- nummer, adress, folkbokföringsfastighet, lägenhetsnummer och folkbokföringsort samt avregistrering från folkbokföringen. får en myndighet även ha direktåtkomst till andra uppgifter som avses i 3 § första och tredje styckena om myndigheten enligt lag eller förordning får behandla dem. Möjligheten till direktåtkomst omfattar inte uppgifter om yrkanden, grunder och beslut i ett ärende eller andra uppgifter som behövs för handläggningen av ett ärende. Den omfattar inte heller inkomna och upprättade handlingar som behandlas i databasen. Lagen om behandling av personuppgifter i folkbok- föringsverksamhet bygger således på en flexibel modell för elektroniskt utlämnande till myndighet. I förordningen om behandling av personuppgifter i folkbokföringsverksamhet (2001:589), förkortad FdbF, finns dock bestämmelser som begränsar möjligheten att lämna ut vissa uppgifter till myndigheter. historiska uppgifter i folkbokföringsdatabasen, uppgifter om vissa sambandspersoner och uppgifter om inflyttningsland. Det förslag till ny regelmodell för utlämnande som lämnat i sin promemoria rör mot denna bakgrund till den största delen förändringar i förordningen om behandling av personuppgifter i folkbokförings- verksamhet och ett borttagande av de begränsningar i möjligheten att lämna ut vissa typer av uppgifter som anges där. föreslås dock även förändringar i bestämmelserna om direktåtkomst. Liksom ska vissa grunduppgifter vara tillgängliga för alla Regeringens förslag innebär att uppgiften ”distrikt” ska läggas till listan över sådana grunduppgifter. Begreppet distrikt har förts in i folkbokföringen genom lagen (2013:382) om ändring i lagen (2001:182) om behandling av personuppgifter i Begreppet ska användas för en ny indelning i Ändringen avseende tillägg av ordet ”distrikt” träder i Det är en uppgift som avser adressrelaterad information och bör lämpligen ingå bland de uppgifter som är tillgängliga för alla myndigheter. När det gäller andra typer av uppgifter än de särskilt uppräknade grunduppgifterna ska en prövning göras som innefattar behovet av uppgifter av visst slag för att genomföra den mottagande myndighetens Enligt regeringens förslag ska direktåtkomst få medges till samtliga typer av uppgifter och handlingar i databasen, om en myndighet behöver uppgifterna för att fullgöra sitt uppdrag och får behandla dem. Undantag ska, liksom , dock gälla för sådana uppgifter som avses i 2 kap. 3 § andra stycket FdbL. De uppgifter som avses där är uppgifter i de personakter som grunddokument inom kyrkobokföringen. Personakterna kunde, förutom rena identifikationsuppgifter, innehålla uppgifter om bl.a. yrke, föräldrars civilstånd vid barns födelse och dödsorsak (prop. 2000/01:33 s. 69). Uppgifterna används endast av i namnärenden och lämnas i personbevis. Enligt förslagen i SOU 2013:35 (En ny lag om personnamn) ska Patent- och registreringsverkets befattning med personnamn upphöra. Mot denna bakgrund bör uppgifterna därför inte heller i fortsättningen ingå bland de uppgifter som kan tillhandahållas genom direktåtkomst. Jämfört med dagens lagreglering består utvidgningen av möjligheten till direktåtkomst enligt lagen i att direktåtkomst får omfatta även uppgifter om yrkanden, grunder och beslut i ett ärende enligt 2 kap. 4 § FdbL samt inkomna och upprättade handlingar enligt 2 kap. 5 § samma lag. Nytt är även att det ska anges i lagtexten att direktåtkomst, till andra än de grundläggande uppgifterna, får medges endast till uppgift som den mottagande myndigheten behöver för att fullgöra sitt uppdrag. Vidare ska det anges att direktåtkomst i dessa fall inte får medges om det är olämpligt ur integritetssynpunkt. För att direkåtkomst ska kunna medges måste bedömningen av den mottagande myndighetens behov och vilka uppgifter myndigheten får behandla göras på ett generellt plan. Bedömningen får göras efter vilken typ av uppgifter den mottagande myndigheten behöver och inte efter behovet i varje enskilt fall. Förvaltningsrätten i anför att det måste motiveras på ett tydligare sätt om tanken är att myndigheternas rätt till direktåtkomst i mindre utsträckning än nu ska styras av vilka uppgifter myndigheten får behandla. Detta är dock inte avsikten. Regeringen anser inte att det finns skäl att, såsom Förvaltningsrätten i anför, i lagtexten hänvisa till att behandlingen ska vara tillåten enligt lag eller förordning. Detta bör stå klart ändå. Med anledning av förvaltningsrättens yttrande kan också sägas att avgörandet om förutsättningarna för utlämnande på visst sätt är uppfyllda ytterst måste ligga hos den utlämnande myndigheten, dvs. Det ligger dock i sakens natur att bedömningen görs i samverkan med den mottagande myndigheten som naturligen bäst kan bedöma behovet av uppgiften i myndighetens verksamhet. Regleringen i 2 kap. 4 och 5 §§ FdbL avser hantering av uppgifter under ett ärendes handläggning snarare än sådana personuppgifter som registreras i delsystemet riksfolkbokföringen med stöd av 2 kap. 3 § första stycket samma lag. Till sin typ är uppgifterna i detta avseende i stor utsträckning av samma slag som finns i 2 kap. 3 § tredje stycket samma lag och som omfattas av nuvarande bestämmelser om utlämnande genom direktåtkomst. Bland de ärendeuppgifter som regleras i 2 kap. 4 § FdbL finns s.k. beslutsgrundkoder. Med detta avses en kort beskrivning av vad en uppgift eller ändring i databasen grundar sig på, t.ex. efter egen anmälan eller genom beslut utan anmälan. har i sin rapport med anledning av ett regeringsuppdrag, ”Utveckla och effektivisera tillhandahållandet av folkbokföringsuppgifter i samhället” (TIFOS), funnit att två myndigheter har behov av uppgift om beslutsgrundkod. Detta torde vara typiskt för den praktiska utvidgning som förslag till regeländringar kan komma att leda till. Enstaka uppgifter för enstaka myndigheter. promemoria att uppgifter som avses i 2 kap. 4 eller 5 §§ FdbL kommer att lämnas ut elektroniskt i begränsad omfattning och i så fall genom utlämnande på medium för automatiserad behandling snarare än genom En viktig skillnad för om det är möjligt att göra ett utlämnande via direktåtkomst eller på medium för automatiserad behandling är att bedömningen av sekretess och integritetsaspekter måste finnas inbyggda i systemet vid direktåtkomst, men kan göras i varje enskilt fall vid utlämnande på medium för automatiserad behandling. innebär att möjligheterna till utlämnade genom direktåtkomst redan därigenom blir mer begränsade. Större delen av utlämnandet av uppgifter från folkbokföringsdatabasen sker också genom utskick (avisering) som anses utgöra utlämnande på medium för automatiserad behandling. I förslaget ingår vidare en säkerhetsspärr som innebär att det i lagen framhålls att direktåtkomst inte ska medges om ett utlämnande skulle vara olämpligt ur integritetssynpunkt. bör tydligöras i lagtexten att det är som i sista hand ska göra bedömningen av om det är lämpligt ur integritetssynpunkt att medge Regeringen anser dock att det framgår utan att det behöver anges uttryckligen i lagen att måste göra bedömningen av om förutsättningarna för att medge direktåtkomst är uppfyllda. Datainspektionen föreslår att bestämmelsen formuleras om så att det i stället anges att direktåtkomst bör medges endast om det är lämpligt ur Regeringen anser dock att det inte finns skäl att formulera bestämmelsen på så sätt att den utgår ifrån att det behöver motiveras varför utlämnandet är lämpligt. Att en annan myndighet