prop · H203148 · 2015-09-08 00:00:00 — Attunda tingsrätt, Förvaltningsrätten i och anser att det bör klargöras vilka möjligheter som finns till undantag från förbudet mot överföring till tredjeland exempelvis då en part som befinner sig i tredjeland ska delges handlingar. Förvaltningsrätten anser vidare att behovet av att överföra uppgifter vid handläggningen av mål är särskilt framträdande i viserings- och anknytningsmål men att behovet också finns i andra måltyper, t.ex. då en vårdnadshavare i ett LVU-mål befinner sig i tredjeland. Attunda tingsrätt anser även att det bör klargöras om en domstol i enlighet med 8 § PUL kan med stöd av offentlighetsprincipen lämna ut en allmän handling till en person som befinner sig i tredjeland. Skälen för regeringens förslag: Enligt 33 § PUL är det förbjudet att överföra personuppgifter till tredjeland, dvs. en stat som inte är medlem av EU eller är ansluten till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om landet inte har en adekvat nivå för skyddet av personuppgifter. Från förbudet finns vissa undantag och regeringen har också möjlighet att meddela föreskrifter om ytterligare undantag från förbudet (34 och 35 §§ PUL, se även 12–14 §§ personuppgiftsförordningen [1998:1191]). Dessa bestämmelser är tillämpliga i domstolarnas verksamhet. domstol kan alltså trots förbudet mot överföring av personuppgifter till tredjeland med stöd av exempelvis 34 § PUL föra över personuppgifter Prop. 2014/15:148 per e-post till en part som befinner sig utomlands och som samtyckt till att kommunikationen med domstolen ska ske på detta sätt. Detta förutsätter dock att överföringen endast avser uppgifter om parten själv. Om inget samtycke har lämnats eller om uppgifterna avser någon annan än parten själv kan överföring ske om överföringen är nödvändig med hänsyn till vissa uppräknade syften i 34 § första stycket PUL, exempelvis om överföringen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras. Enligt regeringen är bestämmelserna i 33–35 §§ PUL väl anpassade för en effektiv verksamhet i domstolarna. En hänvisning till dessa bestämmelser bör således tas in i domstolsdatalagen. Det bör dock understrykas att till följd av hänvisningen i domstolsdatalagen till lagen (2013:329) med vissa bestämmelser om skydd för personuppgifter vid polissamarbete och straffrättsligt samarbete inom Europeiska unionen kan i vissa fall särskilda regler gälla för överföring till medlemsstater inom EU och till vissa andra stater (se avsnitt 6.7). Attunda tingsrätt anser att det bör klargöras om personuppgifter kan föras över till tredjeland vid utlämnande av en allmän handling till en person som befinner sig i utlandet. Enligt 8 § första stycket PUL ska personuppgiftslagen inte tillämpas i den utsträckning det skulle inskränka en myndighets skyldighet att lämna ut personuppgifter enligt offentlighetsprincipen, såsom den kommer till uttryck i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. I avsnitt 6.5 föreslås att 8 § första stycket PUL ska vara tillämplig i domstolarnas verksamhet. Offentlighetsprincipen innebär dock inte någon rätt för allmänheten att få ta del av personuppgifter på elektronisk väg. Vid bedömningen om en domstol kan föra över personuppgifter i en allmän handling i elektroniskt format till en person som befinner sig i tredjeland ska därför bestämmelserna i 33−35 §§ PUL beaktas. 13 Bevarande av personuppgifter Regeringens förslag: Personuppgifter i allmänna handlingar får, på samma sätt som enligt personuppgiftslagen, bevaras elektroniskt i domstolarna för att tillgodose arkivändamål. Personuppgifter som inte är allmänna handlingar får, också på samma sätt som enligt personuppgiftslagen, bevaras elektroniskt endast så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen eller om bevarandet sker för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål. I lagen upplyses det om att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer kan meddela ytterligare föreskrifter om begränsningar för behandling av personuppgifter som hänför sig till ett mål eller ärende som har avgjorts genom en dom eller ett beslut som har fått laga kraft. Promemorians förslag överensstämmer i huvudsak med regeringens. I promemorian föreslås en annan lagteknisk lösning. Remissinstanserna: De flesta remissinstanserna tillstyrker promemorians förslag eller har ingen invändning mot det. Kammarrätten i anser att det bör övervägas om domstolsdatalagen ska innehålla bestämmelser om bevarande och gallring på motsvarande sätt som bl.a. polisdatalagen (2010:361). En liknande synpunkt framförs av som även anser att det kan vara lämpligt att närmare överväga vissa mer integritetskänsliga söktermer ska få användas för sökning i det elektroniska arkivet. Vidare anser tingsrätten att det kan vara lämpligt att överväga frågan om ansvaret och formerna för utlämnande av allmänna handlingar ur elektroniska arkiv och om det är lämpligt att ansvaret ska ligga på den enskilda domstolen, särskilt om en central myndighet får ansvar för lagringen. efterfrågar en utförligare analys av frågan om elektronisk arkivering bl.a. utifrån ett rättssäkerhetsperspektiv. Vid en sådan analys bör beaktas bl.a. det starka rättssäkerhetsintresset av möjlighet till resning i brottmål även . Kammarrätten i anser att domstolarna framöver kommer att ha behov av direktåtkomst till uppgifter i ett elektroniskt arkiv än ett begränsat antal år med hänsyn till utvecklingen mot elektroniska arkiv. Enligt Förvaltningsrätten i bör det elektroniska arkivet erbjuda samma sökmöjligheter på namn och person- eller organisationsnummer som förvaltningsdomstolens arkiv. anser att det på ett tydligare sätt bör framgå att de särskilda föreskrifterna som ska få meddelas ska gälla vilket sätt uppgifter får användas efter det att avgörandet har fått laga kraft. Kammarrätten i anser att de särskilda föreskrifterna inte bör få begränsa sökmöjligheterna i alltför stor utsträckning. Attunda tingsrätt anser att det förstärkta integritetsskyddet för elektroniskt bevarade uppgifter som redovisas i promemorian riskerar att urholkas genom att medieföretag bygger upp egna sökbara databaser med domstolarnas samtliga avgöranden. För dessa databaser finns inget integritetsskydd beträffande hur länge uppgifter får lagras och vilka uppgifter som kan sökas fram i databaserna. Skälen för regeringens förslag Personuppgifter ska kunna bevaras i e-arkiv Domstolarna är i likhet med andra myndigheter skyldiga att bevara allmänna handlingar för arkivändamål. Av 3 § tredje stycket arkivlagen (1990:782) framgår att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och forskningens behov. Varje myndighet är enligt 3 § arkivförordningen (1991:446) skyldig att arkivera allmänna handlingar i ett ärende sedan ärendet har slutbehandlats. I samband därmed ska myndigheten pröva i vilken omfattning sådana handlingar som avses i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) – minnesanteckningar, utkast och koncept – ska tas om hand för arkivering. Det framgår också av samma bestämmelse att varje anteckning i diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande (t.ex. dagboksfunktionen i ) ska anses arkiverad i och med att anteckningen har gjorts. Huvudregeln är alltså att allmänna handlingar ska bevaras. I fråga om domstolarnas rättskipande och rättsvårdande verksamhet har meddelat föreskrifter som innebär undantag från huvudregeln att allmänna handlingar ska bevaras (10 § arkivlagen och 14 § arkivförordningen). I dessa föreskrifter anges hur länge olika allmänna handlingar i olika måltyper måste bevaras innan de får gallras. Enligt personuppgiftslagen (1998:204, PUL) får personuppgifter inte bevaras än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ursprungliga ändamålen med behandlingen, om det inte behövs för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål (9 § första stycket i och tredje stycket). Personuppgiftslagens bestämmelser hindrar dock inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet (8 § andra stycket). Personuppgiftslagens reglering innebär alltså i den meningen en prioritering av intresset att bevara allmänna handlingar framför integritetsskyddsintresset. Det är viktigt att de arkivrättsliga ändamålen i 3 § arkivlagen får genomslag i domstolarnas verksamhet eftersom offentligheten har en särskilt stor betydelse där. Det är också viktigt att behovet av tillgång till information om tidigare mål och ärenden i domstolarnas rättskipande och rättsvårdande verksamhet kan tillgodoses. Arkivlagstiftningen är teknikneutral och ställer inte några krav på att handlingar ska sparas i t.ex. pappersform. Regeringens utgångspunkt är, i likhet med promemorians, att domstolarna ska ha möjlighet att på elektronisk väg fullgöra sin skyldighet att bevara allmänna handlingar i arkiv och att frågan om bevarande ska styras av det arkivrättsliga regelverket. En ordning där domstolarna i och för sig kan hantera aktbilagor och andra handlingar elektroniskt så länge handläggningen pågår, men sedan måste skriva ut handlingarna på papper när handläggningen avslutats, med det enda syftet att kunna arkivera handlingarna, vore otidsenlig och ineffektiv. För att möjliggöra en elektronisk hantering av uppgifter i mål och ärenden genom det arkivrättsliga regelverket bör, på sätt som föreslås i promemorian, en hänvisning till 8 § andra stycket PUL tas in i domstolsdatalagen. På så sätt möjliggörs att domstolar på elektronisk väg arkiverar och bevarar allmänna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet. Den övervägande delen av alla personuppgifter i domstolarnas rättskipande och rättsvårdande verksamhet torde utgöra allmänna handlingar eller bli allmänna handlingar under handläggnings- och arkiveringsprocessen i enlighet med bestämmelserna i 2 kap. TF. Det kan emellertid finnas behov av elektroniskt bevarande av vissa personuppgifter som inte finns i allmänna handlingar (t.ex. personuppgifter i en föredragningspromemoria). För att åstadkomma en heltäckande bevarandereglering bör det i domstolsdatalagen också finnas regler om bevarande av personuppgifter som inte utgör allmänna handlingar. Beträffande sådana personuppgifter bör domstolsdatalagen hänvisa till bestämmelserna i 9 § första stycket i och tredje stycket PUL. Det innebär att bevarande kan ske elektroniskt så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen eller om bevarandet sker för historiska, 2014/15:148 statistiska eller vetenskapliga ändamål. De flesta remissinstanser har inga invändningar i dessa avseenden. och Kammarrätten i anser att det bör övervägas om domstolsdatalagen ska innehålla bestämmelser om bevarande och gallring på motsvarande sätt som i bl.a. polisdatalagen. Regeringen konstaterar att bestämmelserna om bevarande och gallring i polisdatalagen är särskilt anpassade efter de förhållanden som råder i polisens brottsbekämpande verksamhet. Dessa bestämmelser bör därför inte utgöra en förebild för bevaranderegleringen i fråga om domstolarnas rättskipande och rättsvårdande verksamhet. anser vidare att det kan vara lämpligt att närmare överväga ansvaret och formerna för utlämnande av allmänna handlingar ur de elektroniska arkiven. Tingsrätten ifrågasätter om detta ansvar ska ligga på varje domstol, särskilt om ansvaret för lagringen läggs på en central myndighet. I avsnitt 7.1 föreslås att varje domstol ska vara personuppgiftsansvarig för den egna personuppgiftsbehandlingen. Det är således den personuppgiftsansvariga domstolen som i enlighet med huvudregeln i 4 § arkivlagen ska svara för vården av sitt arkiv. Denna lösning tillgodoser bäst och smidigast allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar samt rättskipningens och förvaltningens behov av information. Att utformar domstolarnas verksamhetssystem eller anlitas som personuppgiftsbiträde åt domstolarna innebär inte att ansvaret för domstolarnas arkiv i stället bör ligga på verket. Så länge en domstols arkiv inte har övertagits av en arkivmyndighet är det alltså den personuppgiftsansvariga domstolen som ska pröva frågor om utlämnande av allmänna handlingar ur arkivet. Detta gäller oavsett om det är fråga om utlämnande av uppgifter ur eller elektroniska arkiv. Någon särskild reglering för utlämnande av uppgifter ur elektroniska arkiv behövs enligt regeringen inte. Ett särskilt integritetsskydd för uppgifter i avgjorda mål och ärenden Ett elektroniskt bevarande av personuppgifter i mål och ärenden ska alltså styras av det arkivrättsliga regelverket. Dessa regler är dock inte utformade med någon särskild hänsyn till de integritetsrisker som är förknippade med elektroniskt bevarande. Sådana risker kan uppstå framför allt om uppgifterna blir åtkomliga för automatiserade sökningar och sammanställningar. Möjligheterna till direktåtkomst och annan spridning av uppgifterna kan också utgöra en risk för integritetsintrång. Ett viktigt skäl till att domstolarna bevarar uppgifter från avslutade mål och ärenden är att domstolarna har ett eget behov av att kunna komma åt uppgifterna. Detta återspeglas i arkivlagen, enligt vilken syftet med domstolars och andra myndigheters arkivbildning bl.a. är att tillgodose behovet av information för rättskipningen (3 §). Med hänsyn till integritetsskyddet är det dock rimligt att begränsa domstolarnas och allmänhetens åtkomst till uppgifter i mål och ärenden när handläggningen avslutats genom ett lagakraftvunnet avgörande. Det bör därför inte sedan handläggningen av ett mål eller ärende har avslutats och domen eller beslutet har fått laga kraft vara möjligt för domstolarna att fortsätta hantera elektroniska personuppgifter på samma sätt som då handläggningen pågick. I domstolsdatalagen bör det därför tas in en upplysning om att Prop. 2014/15:148 regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer kan meddela ytterligare föreskrifter om begränsningar för behandling av personuppgifter som hänför sig till ett mål eller ärende som har avgjorts genom en dom eller ett beslut som har fått laga kraft. Exempelvis kan det behövas begränsningar avseende sökning, direktåtkomst eller intern åtkomst vid domstolarna. Det är fråga om bestämmelser som bör vara relativt detaljerade och som bör kunna justeras ganska ofta, exempelvis när domstolarnas arbetssätt utvecklas eller då nya måltyper tillkommer i verksamheterna. En mer detaljerad reglering ger också bättre förutsättningar för att optimera den avvägning som ska göras mellan integritets- och effektivitetsintressena. Det är viktigt att domstolarna har möjlighet att i den utsträckning det är motiverat utnyttja de möjligheter till ökad effektivitet, rättssäkerhet och insyn som erbjuds tack vare övergången till elektroniskt bevarande. I linje med vad Förvaltningsrätten i anför finns det berättigade skäl för domstolarna att exempelvis på elektronisk väg göra sökningar på namn och person- eller organisationsnummer. Det bör också beaktas att domstolarna kan ha behov av att ha direktåtkomst till arkiverade uppgifter i viss utsträckning, såsom Kammarrätten i framhåller. Av rättsäkerhetsskäl kan det också vara viktigt med åtkomst till uppgifter i avslutade mål och ärenden vid exempelvis ansökan om resning, vilket anför. Av integritetsskyddsskäl kan det dock finnas behov av att införa tidsfrister beträffande möjligheterna till både sökningar och direktåtkomst så att regleringen kan göras mer restriktiv ju som har förflutit sedan det aktuella målet eller ärendet avgjordes. 14 Insyn och tillsyn 14.1Enskildas insyn i personuppgiftsbehandlingen Regeringens förslag: Den som är personuppgiftsombud ska föra en särskild förteckning över den personuppgiftsbehandling som sker med stöd av domstolsdatalagen. Den personuppgiftsansvarige är, på samma sätt som enligt personuppgiftslagen, skyldig att på begäran lämna sådan information till enskilda. I lagen upplyses det om att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer kan meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som den aktuella förteckningen ska innehålla. Promemorians förslag överensstämmer i huvudsak med regeringens. I promemorian föreslås dock att den personuppgiftsansvarige ska vara skyldig att föra förteckningen i stället för den som är utsedd till Remissinstanserna: Flertalet remissinstanser tillstyrker promemorians förslag eller har ingen invändning mot det. konstaterar att en skyldighet att upprätta och löpande föra en förteckning 2014/15:148 sannolikt kommer att medföra ett betydande merarbete för domstolarna och att förteckningen därför inte torde kunna bli annat än mycket allmänt hållen. Hovrätten över och anser att det bör eftersträvas att alla domstolar ska ha samma utformning av de förteckningar som förs. anser att förslaget torde medföra en betungande informationsskyldighet för domstolarna. Vidare anser hovrätten att en hänvisning till en paragraf i personuppgiftslagen (1998:204, PUL) bör förtydligas. Skälen för regeringens förslag Enskildas rätt till insyn i domstolsprocessen Enskildas insyn i domstolarnas personuppgiftsbehandling är en viktig aspekt av personuppgiftsskyddet eftersom insynen möjliggör för enskilda att försäkra sig om att domstolarnas personuppgiftsbehandling sker i enlighet med gällande regler, t.ex. att uppgifterna ska vara riktiga och behandlas för tillåtna ändamål. Inom det tillämpningsområde som föreslås för domstolsdatalagen, dvs. domstolarnas rättskipande och rättsvårdande verksamhet, utförs de flesta personuppgiftsbehandlingar med stöd av, eller i vart fall som ett utflöde av, de processuella regelverken, framför allt och förvaltningsprocesslagen (1971:291). Tack vare att domstolarnas verksamhet är så genomreglerad har en utomstående förhållandevis goda möjligheter att bilda sig en uppfattning om vilka personuppgiftsbehandlingar som en domstol utför. Möjligheterna till insyn underlättas naturligtvis också av att en så stor del av uppgifterna som behandlas i domstolarna är offentliga och att den enskilde som är part har en mycket långtgående rätt till insyn och dessutom själv bidrar med många av de uppgifter som tillförs målet. Enligt nuvarande ordning är reglerna i personuppgiftslagen, om den personuppgiftsansvariges skyldighet att lämna besked till en enskild om att han eller hon är föremål för personuppgiftsbehandling, tillämpliga i domstolarnas verksamhet. Sådan information ska lämnas utan kostnad en gång per kalenderår till var och en som ansöker om det. Om uppgifter behandlas ska information också lämnas om vilka uppgifter det rör sig om, varifrån uppgifterna har hämtats, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna lämnas ut. Under förutsättning att uppgifterna inte har lämnats ut till tredje man behöver information dock inte lämnas om personuppgifter i löpande text som inte har fått sin ursprungliga utformning när ansökan gjordes eller som utgör minnesanteckning eller liknande. (26 § PUL) Enligt regeringen bör en sådan informationsskyldighet även gälla enligt domstolsdatalagen. Det bidrar till öppenhet och transparens kring vilka personuppgiftsbehandlingar som domstolarna utför. Även ur integritetssynpunkt är det viktigt med regler som ger den registrerade rätt till information av den personuppgiftsansvarige om vilka uppgifter som är föremål för behandling. Genom en sådan reglering får den enskilde möjlighet att kontrollera om han eller hon är registrerad och, om så är fallet, att de registrerade personuppgifterna är riktiga vilket bidrar till den Prop. 2014/15:148 enskildes skydd mot felaktig personuppgiftsbehandling. framkommit har denna informationsskyldighet, som alltså finns , inte medfört några problem eller någon betungande administration i domstolarnas verksamhet. Mot den bakgrunden bör enligt regeringen en hänvisning till 26 § PUL tas in i domstolsdatalagen. En hänvisning bör även göras till 27 § PUL som innebär att rätten till information inte gäller om det i lag eller annan författning eller i beslut som har meddelats med stöd av författning särskilt har föreskrivits att uppgifter inte får lämnas ut till den registrerade. Information ska därmed inte lämnas om sådana förhållanden för vilka det gäller sekretess. En förteckning över personuppgiftsbehandlingar Enligt 36 § första stycket PUL ska automatiserade behandlingar av personuppgifter anmälas till tillsynsmyndigheten (Datainspektionen). Domstolarna omfattas dock inte av någon sådan anmälningsskyldighet. Detta hänger samman med att anmälningsskyldigheten enligt personuppgiftslagen inte gäller för behandlingar som regleras genom särskilda föreskrifter i lag eller förordning såsom i Vera-förordningarna eller den föreslagna domstolsdatalagen. Någon hänvisning till 36 § första stycket PUL behövs därför inte (3 § personuppgiftsförordningen [1998:1191]). Enligt regeringen finns det dock anledning att överväga om domstolarna bör vara skyldiga att sammanställa och göra tillgänglig den information som en sådan anmälan skulle ha innehållit. Det skulle exempelvis röra sig om uppgifter om ändamålet med behandlingen och en beskrivning av den eller de kategorier av registrerade som berörs av behandlingen. Fördelen med att ålägga domstolarna en skyldighet att föra en sådan förteckning är att såväl den registrerade som andra kan få tillgång till en uppdaterad beskrivning med mer preciserad information om vilka personuppgiftsbehandlingar som sker vid en domstol än vad som kan utläsas ur domstolsdatalagen. Detta är särskilt värdefullt med tanke på att domstolsdatalagen, till skillnad från Vera-förordningarna, inte bör innehålla några uppräkningar av vilka personuppgiftsbehandlingar som ska vara tillåtna (avsnitt 6.1). Om domstolarna åläggs en skyldighet att föra en förteckning över sina personuppgiftsbehandlingar innebär det ett visst merarbete och kostnader för att inledningsvis upprätta förteckningen och att fortlöpande uppdatera den. Till skillnad från Kammarrätten i anser regeringen dock att det inte kommer att medföra något betydande merarbete för domstolarna att upprätta och löpande föra en sådan förteckning. Såsom konstateras i promemorian kan detta arbete effektiviseras genom att hjälper domstolarna att ta fram relevanta förteckningar. Mot denna bakgrund anser regeringen att en generell skyldighet för domstolarna att föra en förteckning över sina personuppgiftsbehandlingar bör gälla enligt domstolsdatalagen. Enligt promemorians förslag är det den personuppgiftsansvarige som ska anges som ansvarig för att föra förteckningen. I likhet med vad som gäller enligt 2 kap. 2 § polisdatalagen (2010:361) anser regeringen emellertid att det bör vara personuppgiftsombudet eller personuppgiftsombuden som har ansvaret för att föra förteckningen. Hovrätten över och anser att det bör eftersträvas att alla domstolar ska ha samma utformning av de förteckningar som förs. Såsom anförs i promemorian bör det dock finnas utrymme att anpassa förteckningarna till de rådande förhållandena hos varje enskild domstol. Det kan även finnas situationer då det framstår som motiverat att utforma förteckningarna på olika sätt för exempelvis olika domstolsslag. Detta talar enligt regeringen för att förteckningarna inte nödvändigtvis bör utformas på samma sätt för alla domstolar. De närmare kraven på innehållet i förteckningarna kan regleras av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer. Uppgiftsskyldighet i förhållande till allmänheten Det främsta syftet med skyldigheten att föra en förteckning är att underlätta för allmänheten att få kunskap om vilka personuppgiftsbehandlingar som utförs vid en domstol. Den som så önskar bör därför kunna få ta del av förteckningen. Av 42 § PUL följer en skyldighet för den personuppgiftsansvarige att till var och en som begär det skyndsamt och på lämpligt sätt lämna upplysningar om sina behandlingar av personuppgifter.