prop · H3034 · 2015-10-20 00:00:00 — Det kan inte anses mindre viktigt i en ekonomisk förening än i ett aktiebolag att de som ska delta i stämman har god tid på sig att ta ställning till stämmohandlingarna. Föreningslagens tid för tillhanda- hållande av redovisningshandlingarna och revisionsberättelsen bör därför utsträckas . Som en konsekvens av den förlängda tiden bör den tidpunkt vid vilken redovisningshandlingarna ska lämnas till revisorerna ändras från en må- nad före stämman. Dessutom bör den tidpunkt vid vilken revisorerna senast ska lämna revisionsberättelsen till föreningens styrelse ändras före stämman. I avsnitt 12 behandlas frågan om elektronisk kommunikation mellan en ekonomisk förening och dess medlemmar. Övervägandena i det avsnittet berör både kallelser till en föreningsstämma och annan information som föreningen ska tillhandahålla medlemmarna. Utöver det som framgår av avsnitt 12 föreslår regeringen inte några ändringar när det gäller sättet för kallelse i en ekonomisk förening. Det bör dock tydliggöras i lagtexten att en kallelse ska innehålla uppgift om tid och plats för föreningsstämman. Dessutom bör det klargöras att de kallelsereg- ler som gäller då stämman ska behandla en fråga om föreningens uppgåen- de i en annan ekonomisk förening genom fusion även ska tillämpas då fu- sionen avser en gränsöverskridande fusion med en utländsk juridisk person. Detta gäller både reglerna om kallelsesätt och reglerna om kallelse- tid. Stämmans öppnande, val av ordförande och Regeringens förslag: Det klargörs att föreningsstämman öppnas av styrelsens ordförande eller av den som styrelsen har utsett. Om det i stadgarna har bestämts vem som ska öppna föreningsstämman eller vara dess ordförande, ska dock stämman öppnas av honom eller henne. Vidare tydliggörs det att om val av stämmoordförande ska ske genom omröstning, ska röstlängden upprättas av den som har öppnat stämman. Utredningens förslag: Överensstämmer med regeringens förslag (se delbetänkandet s. 129). Remissinstanserna: Remissinstanserna tillstyrker förslaget eller har ingen invändning mot det. Skälen för regeringens förslag: Föreningslagens regler om hur före- ningsstämman inleds är relativt kortfattade. Huvudregeln enligt 7 kap. 10 § är att föreningsstämman öppnas av styrelsens ordförande eller av den som styrelsen har utsett. Stämmoordföranden utses sedan av stämman. Det är dock möjligt att i stadgarna bestämma vem som ska öppna stämman och vem som ska vara dess ordförande. Lagtexten är otydlig på flera punkter. Bland annat framgår inte vem som ska upprätta röstlängd om det krävs omröstning redan för att välja stämmoordförande. Enligt regeringens mening bör reglerna om hur före- ningsstämman inleds i allt väsentligt anpassas till motsvarande regler i aktiebolagslagen (jfr 7 kap. 27, 29 och 30 §§ i den lagen). Sammanfattningsvis bör det anges i föreningslagen att stämman öppnas av styrelsens ordförande eller av den som styrelsen har utsett. Om det i stadgarna har bestämts vem som ska öppna föreningsstämman eller vara dess ordförande, bör stämman dock öppnas av honom eller henne. Vidare bör det i lagen tydliggöras att om val av stämmoordförande ska ske genom omröstning, ska röstlängden upprättas av den som har öppnat stämman. Detta är enligt föreningslagens förarbeten redan gällande rätt men kommer till skillnad från i aktiebolagslagen inte till uttryck i den nu- varande lagtexten (jfr prop. 1986/87:7 s. 130). 11.9Förfarandet när upplysningar inte kan lämnas till medlemmarna Regeringens förslag: Reglerna ändras när det gäller ställföreträdarnas upplysningsplikt i de fall styrelsen anser att en upplysning inte kan lämnas till medlemmarna utan väsentlig nackdel för föreningen. Den medlem som har begärt upplysningen ska underrättas om att upplysningen inte kan lämnas. Om medlemmen begär det, ska styrelsen efter begäran lämna upplysningen till föreningens re- visorer. Revisorerna ska avge sitt yttrande till styrelsen efter det att upplysningen har lämnats till dem. 2015/16:4 Utredningens förslag: Överensstämmer med regeringens förslag (se delbetänkandet s. 129). Remissinstanserna: Remissinstanserna tillstyrker förslaget eller har ingen invändning mot det. Skälen för regeringens förslag: Vid föreningsstämman är styrelsen och, i förekommande fall, den verkställande direktören skyldiga att på begäran lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på be- dömningen av antingen föreningens årsredovisning och dess ställning i övrigt eller ett ärende som ska behandlas på stämman. Om upplysningar- na kan lämnas endast med stöd av uppgifter som inte är tillgängliga vid stämman, ska upplysningarna hållas tillgängliga hos föreningen från stämman (se 7 kap. 11 § föreningslagen). Om styrelsen finner att det skulle innebära en väsentlig nackdel för föreningen att en upplysning lämnas, ska upplysningen i stället på be- gäran av en medlem lämnas till föreningens revisorer. Detta ska ske från medlemmens begäran. Revisorerna ska inom en månad från stämman lämna ett skriftligt yttrande till styrelsen. Av yttrandet ska bl.a. framgå om upplysningen borde ha föranlett ändring i revisionsbe- rättelsen och om upplysningen i övrigt ger anledning till erinran. Yttran- det ska hållas tillgängligt för medlemmarna. Reglerna har sin förebild i den ursprungliga lydelsen av motsvarande regler aktiebolagslag. De reglerna ändrades eftersom det hade uppmärksammats att tidsramarna medförde att revisorerna, om styrelsen utnyttjade tidsfristerna fullt ut, endast fick på sig att ta del av materialet och utarbeta ett yttrande (se prop. 1997/98:99 s. 117). Föreningslagens regler har samma brister. Reglerna bör mot denna bakgrund anpassas till de som gäller enligt aktiebolagslagen (se 7 kap. 32 § i den lagen). Det innebär att styrelsen, när den har kommit fram till att en begärd upplysning inte kan lämnas ut, genast ska underrätta den berörda medlemmen om detta. En medlem ska från underrättelsen kunna begära att styrelsen ska lämna upplysningen till föreningens revisorer. Styrelsen ska då lämna upplysningen till revisorerna efter med- lemmens begäran. Revisorerna har på sig att lämna sitt yttrande till styrelsen. Ändring av stadgarna underlättas Regeringens förslag: Det ska inte längre krävas två stämmobeslut för ändring av föreningens stadgar om inte alla medlemmar ställer sig Utredningens förslag: Överensstämmer med regeringens förslag (se delbetänkandet s. 159). Remissinstanserna: Coompanion är tveksamt till om det är lämpligt att ta bort kravet på två stämmobeslut. Organisationen anför att medlemmarna en ägarrelation och en affärsrelation till föreningen, vilket motiverar mer långtgående krav för ändring av stadgar i en ekonomisk förening än för ändring av bolagsordningen i ett aktiebolag. Detta gäller Prop. 2015/16:4 enligt organisationen särskilt vid stadgeändringar som kan påverka med- lemmarnas förutsättningar att delta i samhandel med föreningen. Övriga remissinstanser tillstyrker förslaget eller har ingen invändning mot det. Skälen för regeringens förslag: Det är föreningsstämman som beslu- tar om ändring av en ekonomisk förenings stadgar. Som utgångspunkt gäller att samtliga röstberättigade i föreningen måste stå bakom ett beslut att ändra stadgarna (se 7 kap. 14 § föreningslagen). Det räcker alltså inte att alla som närvarar vid stämman eller alla som deltar i om- röstningen röstar för stadgeändringen. Som ett alternativ till enhällighet kan en stadgeändring komma till stånd genom att beslut fattas på två på varandra följande stämmor. Då krävs att beslutet på den senare stämman biträds av minst två tredjedelar av de röstande. Vid vissa mer ingripande fall av stadgeändring krävs att beslutet på den andra stämman fattas med tre fjärdedelars majoritet eller enhällighet bland de röstande. Huvudregeln om enhällighet bland samtliga medlemmar medför att det troligen bara är i små föreningar eller i föreningar där stämmans befogen- heter har tagits över av fullmäktige som det är möjligt att åstadkomma en stadgeändring genom ett enda beslut. Det normala för de allra flesta föreningar är därför att ett beslut om stadgeändring kräver att två stäm- mor hålls. Detta innebär att det ofta kan vara kostsamt och omständligt för en förening att genomföra en stadgeändring. Ett avskaffande av det tvåstämmokrav som i praktiken gäller skulle innebära en påtaglig förenkling för många föreningar och minska de kostnader som stadgeändringar är förenade med. Detta skulle underlätta för föreningarna att anpassa sig efter förändrade villkor. Stadgarnas betydelse för medlemmarna motiverar i och för sig, som Coompanion framhåller, att en mer kvalificerad beslutsordning gäller för ändring av stadgar än för många andra stämmobeslut. Enligt regeringen kan tvåstämmokravet dock inte anses ha någon avgörande betydelse för skyddet av den enskilde medlemmen. För medlemmens möjlighet att göra ett klokt ställningstagande är det i stället avgörande att han eller hon får ett gott beslutsunderlag före stämman. Möjligheten till inflytande för medlemmen beror i högre grad på hur stämman förbereds och genomförs än på om beslutet om stadgeändring fattas vid en eller två stämmor (jfr avsnitt 11.7). Regeringen anser mot denna bakgrund att övervägande skäl talar för att avskaffa nuvarande ordning med krav på två stämmobeslut. Det bör såle- des bli möjligt att genomföra stadgeändringar genom ett enda stämmo- beslut även när samtliga röstberättigade medlemmar inte har ställt sig bakom ändringen. Det kan tilläggas att motsvarande förändring för aktie- bolagens del genomfördes redan vid tillkomsten av aktiebolags- lag (se prop. 1975:103 s. 245 f.). Den förening som föredrar att frågor om stadgeändring behandlas på två stämmor har möjlighet att ta in bestämmelser om detta i stadgarna (se 7 kap. 14 § andra stycket). Denna möjlighet bör finnas kvar även fortsättningsvis. Regeringens förslag: För beslut om ändring av stadgarna ska enligt huvudregeln krävas att det har biträtts av minst två tredjedelar av de Det nuvarande kravet på tre fjärdedelars majoritet respektive enhällighet för vissa beslut om stadgeändring behålls. Utredningens förslag: Utredningen föreslår att det vid de beslut om stadgeändring som kräver tre fjärdedelars majoritet i stället ska gälla ett krav på två tredjedelars majoritet (se delbetänkandet s. 162). Remissinstanserna: menar att reglerna om hur majoriteten vid en omröstning beräknas bör ändras till att avse två tredjedelar av de på stämman företrädda rösterna, i stället för som två tredjedelar av de En sådan ändring skulle enligt verket bättre tillgodose med- lemmarnas inflytande vid viktiga beslut. förslaget eller har ingen invändning mot det. Skälen för regeringens förslag: Föreningslagens huvudregel vid beslut enligt det nuvarande tvåstämmoförfarandet är att det krävs att minst två tredjedelar av de röstande röstar för ett beslut om stadgeändring för att det ska bli giltigt. Detta är enligt regeringens mening en lämplig ordning. Regeringen föreslår att denna huvudregel ska bestå. I ett par fall krävs enligt föreningslagen i stället tre fjärdedelars majoritet. Det gäller beslut som innebär att en medlems förpliktelse att betala insatser eller avgifter till föreningen ökas och beslut som inskränker en medlems rätt till årsvinst (se 7 kap. 15 § första stycket). I tre fall krävs att samtliga röstande vid den andra stämman står bakom beslutet om stadgeändring. Det gäller när beslutet innebär att en medlems rätt till föreningens behållna tillgångar vid dess upplösning inskränks, när ändringen innebär en inskränkning i en medlems rätt att återfå insatser och när ändringen innebär att en medlems rätt till utträde försvåras. senare fallen gäller kravet på enhällighet dock bara om beslutet omfattar de som var medlemmar när beslutet fattades (se 7 kap. 15 § andra stycket Utredningen menar att det inte finns tillräckliga skäl att behålla majori- tetskravet på tre fjärdedelar och föreslår att kravet tas bort. huvudregeln om två tredjedelars majoritet gälla även i dessa fall. förändring föreslås när det gäller de fall av stadgeändring som kräver Enligt regeringens mening är de typer av stadgeändringar som det här är fråga om typiskt sett särskilt ingripande eller ägnade att rubba förut- sättningarna för medlemmens deltagande i föreningens verksamhet. bör avspeglas i ett särskilt majoritetskrav. Det har inte heller framkommit annat än att kravet på tre fjärdedelars majoritet fyller sitt syfte att skydda Detsamma gäller det nuvarande kravet på enhällighet vid Båda dessa krav bör därför bestå. Det har enligt regeringen inte framkommit något behov av att, som föreslår, ändra beräkningsgrunden för majoritetskravet till att avse två tredjedelar av det antal röster som är företrädda på stämman. Förslaget riskerar dessutom att på ett oönskat sätt försvaga minoritets- skyddet i föreningar med differentierad rösträtt. Regeringens bedömning: Föreningslagen möjliggör del- tagande på distans och elektronisk omröstning vid föreningsstämman. Det bör inte införas några särskilda lagregler i dessa frågor. Det bör inte öppnas någon möjlighet att hålla föreningsstämma on- Utredningens bedömning: Överensstämmer med regeringens bedöm- ning (se delbetänkandet s. 143). Remissinstanserna: Remissinstanserna instämmer i bedömningen eller har ingen invändning mot den. Skälen för regeringens bedömning: Som utredningen anför förut- sätter föreningslagen att stämman hålls på en viss plats där stämmoord- föranden närvarar och där de medlemmar som så önskar kan infinna sig. Det finns emellertid inte något i lagen som hindrar att medlemmarna genom att använda modern teknik närvarar vid stämman från en eller flera andra platser, exempelvis via videolänk från en lokal som förening- en har anvisat eller via en medlems egen dator uppkopplad mot internet. En förutsättning för att distansdeltagande ska vara möjligt är dock att frågor om behörighet att delta vid stämman, fastställande av röstlängd och genomförande av omröstning kan lösas på ett tillfredsställande sätt. Frågan är om lagen bör innehålla regler om detta och i övrigt om hur di- stansdeltagandet ska organiseras. Mot att ta in särskilda regler om användandet av kommunikations- teknik vid föreningsstämman talar, som utredningen påpekar, den snabba tekniska utvecklingen. Det är inte möjligt att förutse vilka tekniska hjälpmedel som kan vara aktuella . Lagstiftningen bör därför enligt regeringen inte innehålla några närmare regler om hur distansdel- tagande ska gå till. Det är också svårt att i detalj reglera hur vissa sär- skilda frågor ska lösas. De närmare formerna för deltagande på distans är därför främst en teknisk fråga som inte lämpar sig för lagstiftning. Det bör i stället vara stämmoordföranden, som är den som svarar för ordningen på stämman, som ska pröva om de valda tekniska lösningarna är tillfredsställande (jfr beträffande aktiebolag prop. 2004/05:85 s. 301). En annan fråga är om föreningslagen bör innehålla bestämmelser om vem som kan besluta om distansdeltagande. I avsaknad av annan reg- lering torde det vara styrelsen som beslutar om hur stämman ska organi- seras, med möjlighet för stämman att ompröva styrelsens arrangemang (jfr nämnda prop. s. 301). De ekonomiska föreningarna kan ta in bestämmelser i stad- garna som tillåter att medlemmarna deltar vid stämman på distans. Vidare kan styrelsen och i sista hand stämman besluta om deltagande på distans. Det saknas mot denna bakgrund anledning att reglera frågan i lag. Som utredningen anför har det även ett värde att frågan löses på samma sätt för de ekonomiska föreningarna som för aktiebolagen. Aktie- bolagslagen innehåller inte några bestämmelser av detta slag. En särskild fråga är vad som bör gälla om det vid stämmotillfället sak- nas tekniska förutsättningar att genomföra stämman på ett tillfreds- 2015/16:4 ställande sätt. Också i detta avseende bör de överväganden som har gjorts i fråga om aktiebolag kunna tjäna till ledning. Det innebär följande. Om föreningens stadgar innehåller bestämmelser som ger medlemmar- na rätt att delta i stämman på distans men detta visar sig inte vara möjligt på grund av tekniska problem, får det anses föreligga hinder mot att genomföra stämman. Denna måste då ställas in. Det är sedan styrelsen som ansvarar för att kalla till en ny stämma som kan hållas på det sätt som är förutsatt i stadgarna (jfr nämnda prop. s. 598). Av allmänna associationsrättsliga principer följer att omröstning ska ske om en medlem begär det. Som anförs i förarbetena till aktiebolagslagen finns det inte något hinder mot att omröstning sker genom ett elektroniskt förfarande, oavsett om den som deltar i omröstningen gör detta från stämmolokalen eller på distans. De närmare formerna för elektroniska omröstningsförfaranden är dock en teknisk fråga som inte lämpar sig för lagstiftning. Det bör i stället vara föreningsstämman och dess ordförande som i det enskilda fallet prövar om den valda tekniska lösningen innebär att omröstning kan ske på ett säkert sätt (jfr nämnda prop. s. 302 f.). Det är inte helt klart om gällande rätt medger att en förenings- stämma hålls enbart genom elektronisk uppkoppling mellan medlemmar- na, s.k. föreningsstämma online. Utredningen anför att så troligen inte är fallet. Införandet av en uttrycklig bestämmelse om plats för förenings- stämma innebär under alla förhållanden att en föreningsstämma i fort- sättningen inte kommer att kunna hållas online, om inte samtliga med- lemmar går med på ett sådant förfarande (jfr avsnitt 11.6). Utredningen har inte föreslagit bestämmelser som möjliggör att stäm- man hålls enbart online. Regeringen instämmer i utredningens bedöm- ning att det särskilt i en personassociation som en ekonomisk förening är rimligt att medlemmarna har en möjlighet att infinna sig på den plats från vilken stämman leds och lägga fram sin sak utan användning av särskild informationsteknik. Intresset av ett demokratiskt medlemsinflytande talar således mot att tillåta stämmor online. Någon sådan möjlighet bör inte tas in i lagen. Som utredningen påpekar kommer medlemmarna ändå, om alla är överens om det, med avvikelse från bestämmelsen om plats för stämma, kunna hålla en föreningsstämma online. Regeringens förslag: En ekonomisk förening ska i stadgarna kunna bestämma att kallelser och annan information mellan föreningen och medlemmarna ska kunna skickas med e-post eller på annat elektro- niskt sätt även i sådana fall där lagen annars kräver att informationen lämnas i sedvanlig skriftlig form. Varje medlem ska kunna avstå från sådan elektronisk kommunikation och fortsätta att erhålla informa- tionen i sedvanlig skriftlig form. Regeringens bedömning: Det bör inte införas någon möjlighet att i stadgarna bestämma att handlingar som enligt föreningslagen ska skic- kas till de medlemmar som begär det i stället får tillhandahållas enbart genom publicering på föreningens webbplats. Utredningens förslag: Överensstämmer delvis med regeringens förslag. Utredningen föreslår dock att vissa handlingar som enligt före- ningslagen ska skickas till de medlemmar som begär det i stället ska kunna tillhandahållas genom publicering på föreningens webbplats (se delbetänkandet s. 137 och 140). Remissinstanserna: vid universi- tet anför att en möjlighet att använda elektroniska hjälpmedel kan vara praktisk för föreningsledningen men anser att den inte hör hemma i små föreningar. pekar bl.a. på att en medlem enligt försla- get ska anses ha samtyckt till användande av elektroniska hjälpmedel om medlemmen inte motsatt sig en förfrågan om detta och anför att det måste finnas ett visst mått av regler till skydd för medlemmarna. menar att förslaget att möjliggöra tillhandahållande av handlingar genom publicering på föreningens webbplats medför en risk för rättsförluster. Reglerna bör enligt utformas så att en medlem som inte kan ta del av innehållet på webbplatsen har rätt att få handlingarna översända med post eller på annat sätt. Alternativt kan reg- lerna begränsas till de medlemmar som har samtyckt till att handlingar tillhandahålls på webbplatsen. Övriga remissinstanser tillstyrker försla- gen eller har ingen invändning mot dem. Skälen för regeringens förslag och bedömning Nuvarande regler om kommunikation mellan förening och medlem Föreningslagen ger en ekonomisk förening stora möjligheter att själv bestämma hur information ska skickas till medlemmarna. Föreningen kan t.ex. i sina stadgar bestämma att kallelser ska skickas med post eller förmedlas genom annonsering i tidningar, genom publicering på en anslagstavla eller webbplats eller genom översändande via e-post (jfr 2 kap. 2 § första stycket punkten 8 föreningslagen). I några fall ställer dock föreningslagen krav på att kallelser eller annan information ska vara skriftlig och översändas per post. Det gäller exem- pelvis för kallelse till en föreningsstämma som ska behandla vissa sär- skilda slag av stadgeändringar. Motsvarande krav gäller bl.a. också om en ordinarie föreningsstämma ska hållas än som före- skrivs i stadgarna och om en stämma ska ta ställning till ett förslag om likvidation eller fusion (se 7 kap. 8 § andra stycket föreningslagen). Kravet på skriftlig kallelse per post syftar till att säkerställa att med- lemmarna verkligen får kännedom om ärenden av större vikt som ska behandlas på stämman (se prop. 1986/87:7 s. 126). Det överensstämmer nära med vad som gäller enligt aktiebolagslagen i vissa snarlika fall (se 7 kap. 23 § i den lagen). Eftersom reglerna förutsätter att kallelsen skickas per post, finns det sannolikt inte utrymme för att skicka kallelse med e- post eller liknande hjälpmedel, om inte medlemmen i det enskilda fallet samtycker till det. Föreningslagen ställer också krav på att andra slag av handlingar ska sändas till medlemmar som begär det. Det gäller t.ex. förslag till stadge- ändringar samt redovisningshandlingar och revisionsberättelser som ska behandlas vid en föreningsstämma (se 7 kap. 8 § föreningslagen). I några av dessa bestämmelser uppställs inte något uttryckligt krav på att hand- lingarna sänds med post och det kan därför hävdas att det i dessa fall finns ett visst utrymme för användande av e-post. Vid bestämmelsernas tillkomst torde det dock ha förutsatts att handlingarna skulle tillhanda- hållas i sedvanlig skriftlig form och mycket talar för att bestämmelserna har samma innebörd . Kallelse och annan information per e-post Det skulle innebära en påtaglig förenkling för föreningarna om kallelser och övriga handlingar kunde skickas elektroniskt även i de fall det finns ett krav på översändande i skriftlig form. En sådan ändring skulle spara tid och pengar för både stora och små föreningar. måste också, som vid påpekar, beaktas de risker för den enskilde medlemmen som det skulle innebära om kravet på skriftlig kallelse togs bort. De situatio- ner som omfattas av kravet på skriftlig kallelse kännetecknas an- tingen av att kallelsen kommer oväntat eller av att det stämmobeslut som kan komma att följa typiskt sett får eller kan få betydande konsekvenser för en eller flera medlemmar. I dessa situationer är det viktigt att med- lemmen är garanterad information om den stundande stämman. Reger- ingen delar därför utredningens bedömning att lagen inte bör ändras på ett sådant sätt att medlemmens tillgång till information i praktiken för- sämras, såvida han eller hon inte godtar en sådan försämring. Särskilt mot bakgrund av den tekniska utvecklingen är det emellertid inte säkert att medlemmens tillgång till information tillgodoses bäst genom att en handling översänds per post. Utredningen anser att de bestämmelser som gäller för vissa publika aktiebolag enligt 7 kap. 64–67 §§ aktiebolagslagen (jfr prop. 2006/07:65 s. 271 f., 307 f. och 365) utgör en lämplig förebild för hur saken bör regleras i föreningslagen. Enligt dessa bestämmelser får aktiebolaget lämna information till aktieägarna med hjälp av elektroniska hjälpmedel, om bolagsstämman har beslutat om detta och den enskilde aktieägaren inte har motsatt sig att information lämnas på detta sätt.