rir · H3B515 · 2015-06-23 00:00:00 — 3.2.3Information om risker i styrelseutvärderingarna Styrelserna utvärderar själva sitt arbete . I de hel- och majoritetsägda statliga bolagen informerar ordföranden ansvarigt departement om utvärderingens resultat.140 Styrelseutvärderingarna innehåller information om hur enskilda styrelseledamöter uppfattar att styrelsens arbete fungerar, både sådant som fungerar bra och sådant som fungerar mindre bra. Styrelseutvärderingarna kan därmed även innehålla information om hur styrelseledamöterna ser på bolagets riskhantering och kan indikera vilka väsentliga risker bolaget har att hantera. har i granskningen tagit del av styrelseutvärderingar från åtta hel- och majoritetsägda statliga bolag.141 Genomgången av dem visar att styrelsemedlemmar tar upp frågor som anknyter till risker och riskhantering. Styrelsemedlemmar i flera av bolagen nämner exempelvis brister i styrelsens branschkompetens som försvårar för styrelsen att utmana ledningen i strategiska frågor. Bristande information till styrelsen om investeringar och om uppföljningen av genomförda investeringar tas upp av styrelsemedlemmar i flera av bolagen. Många anger att styrelsens insyn i och arbete med bolagets risker kan förbättras. I de bolagsgrupper som löpande hanterar ägarfrågor inom bolagsförvaltningen vid ingår personer med ansvar för att rekrytera styrelseledamöter. De tar normalt del av bolagens styrelseutvärderingar.142 137En beskrivning av ägarsamordning finns i avsnitt 2.2.5. 13832 av 35 svarande styrelseordförande har besvarat denna fråga. 139Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 140Regeringskansliet, Verksamhetsberättelse för bolag med statligt ägande 2013. 141Apoteket, , , , , Svevia, Systembolaget och . Bolagen ingår i urval av bolag som beskrivs i avsnitt 1.5. 142Regeringskansliet, Verksamhetsberättelse för bolag med statligt ägande 2013. Enligt företrädare för bolagsförvaltningen förs därmed information från styrelseutvärderingarna vidare i övriga delar av ägarstyrningsprocessen, till exempel när man fastställer ekonomiska mål och löpande följer upp bolagen.143 3.2.4 Otydligt uppdrag för ägarrepresentanten i styrelserna I styrelserna i de hel- och majoritetsägda statliga bolagen sitter en ledamot från , den så kallade ägarrepresentanten. Det är normalt förvaltaren för det aktuella bolaget vid bolagsförvaltningen i . Enligt bolagsförvaltningen tillför han eller hon styrelserna viktig kompetens och även kunskap om ägarens förväntningar på till exempel processerna kring ekonomiska mål, samhällsuppdrag och hållbarhetsmål. Ägarrepresentanten kan också tillföra kunskap till styrelsen om den politiska beslutsprocessen och om innebörden av statens ägarpolicy och andra relevanta styrdokument. Vidare bidrar deras styrelsearbete till att bolagsgrupperna i bolagsförvaltningen får kunskap om bolagen och om risker i bolagens verksamhet.144 innebär, enligt företrädare för bolagsförvaltningen, aktiebolagslagens regler att ägarrepresentanten inte formellt är en representant för ägaren och ska inte direkt föra ägarens talan i styrelsen eller direkt föra tillbaka information till Regeringskansliet.145 De styrelseordförande som intervjuats i denna granskning har framfört att de anser att ägarrepresentationen i styrelserna tillför information om ägarens perspektiv och också kan föra information vidare till ägaren. , säger de, har ägarrepresentanten inte någon särställning i styrelsen.146 Vid finns inte någon arbetsbeskrivning eller några skriftliga instruktioner som specificerar hur ägarrepresentanten bör hantera information mellan bolagets styrelse och , enligt uppgifter från företrädare för bolagsförvaltningen. 3.3Processerna innebär riskbedömningar men är inte heltäckande Till regeringens verktyg avseende styrningen av de statliga bolagen hör även processerna för fastställande och uppföljning av ekonomiska mål och genomförande av hållbarhetsanalyser. I samband med dessa processer görs, 143Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 144Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i . 145Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 146Intervjuer med styrelseordförande i , , , , och . REGERINGENS HANTERING AV RISKER I STATLIGA BOLAG enligt bolagsförvaltningen i , riskbedömningar Att bedöma risker ingår också enligt bolagsförvaltningen i uppföljningen av målen. Företrädare för bolagsförvaltningen menar att detta innebär att regeringen som företrädare för ägaren har en god bild av riskerna i respektive bolag. Men riskanalys är i första hand styrelsernas ansvar, betonar företrädare för bolagsförvaltningen och hänvisar till aktiebolagslagen.147 Nedan redovisas iakttagelser av hur riskbedömningar kommer in i processerna för fastställande av ekonomiska mål, genomförande av hållbarhetsanalyser samt uppföljning av de ekonomiska målen. Iakttagelserna bygger på intervjuer med företrädare för bolagsförvaltningen och offentligt material såsom Verksamhetsberättelse för företag med statligt ägande. 3.3.1Fastställande av ekonomiska mål innefattar riskanalyser men görs med mellanrum I processen med att fastställa ekonomiska mål analyseras bolagets systematiska risk, det vill säga ett bolags exponering mot konjunkturen. Andra faktorer som konkurrens och råvarupriser kan indirekt påverka exponeringen mot Ett bolags systematiska risk består av både rörelserisk och finansiell risk.148 Rörelserisk är risken för att verksamheten inte utvecklas som förväntat. När man fastställer övriga ekonomiska mål beaktas också för bolaget specifika risker. Det kan till exempel gälla risken för minskade intäkter på grund av ändrade konkurrensförhållanden, kundbeteenden eller teknisk utveckling.149 Med utgångspunkt i bolagets affärsplan identifieras vilka de största riskerna är i bolagets verksamhet. Det kan exempelvis vara förändringar i råvarupriser eller ränteläge. Därefter görs en så kallad scenarioanalys för att se hur de aktuella förändringarna kan påverka utformningen av de ekonomiska målen.150 Riskbedömning vid fastställande av ekonomiska mål sker med mellanrum De ekonomiska målen fastställs för de flesta bolag med relativt långa mellanrum, vilket är rimligt eftersom målen är långsiktiga och ska uppnås över en konjunkturcykel. Men det faktum att nya ekonomiska mål oftast fastställs med relativt innebär att processen för fastställande av ekonomiska mål inte kan användas för att mer löpande fånga upp väsentliga risker i bolagen. 147Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i och i . 148Regeringskansliet, Verksamhetsberättelse för företag med statligt ägande 2013, s. 26. 149Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 150Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . För att få en uppfattning om hur ofta ekonomiska mål fastställs har ställt frågan till tio hel- och majoritetsägda statliga bolag om hur ofta nya ekonomiska mål har satts –2014.151 Svaren från de tio bolagen visar att det varierar hur ofta nya ekonomiska mål fastställs. Med något undantag visar svaren att för de flesta av de tio bolagen har nya ekonomiska mål fastställts två gånger . Tabell 4 visar vilka år nya eller justerade ekonomiska mål fastställts för de tio tillfrågade hel- och majoritetsägda statliga bolagen. Av tabellen framgår att det i de flesta fall är långt mellan tillfällena då nya ekonomiska mål fastställs. År då nya eller justerade ekonomiska mål fastställts i tio hel- och majoritetsägda statliga bolag –2014 Källa: sammanställning av svar från styrelsens sekreterare i bolagen. 1Justeringen av målen 2006–2010 var inte full revidering av alla ekonomiska mål. 2Svenska Spel hade inte ekonomiska mål . Av verksamhetsberättelsen för företag med statligt ägande avseende 2013 framgår att den dåvarande regeringen hade ambitionen att se över och revidera de ekonomiska målen för samtliga bolag som förvaltas av , numera av . fastställdes nya ekonomiska mål för sammanlagt nio statliga bolag. har i intervjuer med inte kunnat ge någon aktuell tidplan för kommande översyner av de ekonomiska målen.152 151Det är samma bolag som ingått i genomgång av styrelsedokumentation, se vidare kapitel 4 i denna rapport. 152Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . REGERINGENS HANTERING AV RISKER I STATLIGA BOLAG Begränsad information i dokumentation har i granskningen gått igenom årsakter153 för tio hel- och majoritetsägda statliga bolag, bland annat för att undersöka om det finns information i akterna om i vilken utsträckning risker och riskhantering tagits upp i samband med att de ekonomiska målen fastställts.154 Genomgången visade att det av dokumentationen inte gick att utläsa hur processen att fastställa mål gått till. Det saknades därmed även information om vilka riskanalyser som ingått i processen. 3.3.2Oklart vilka riskanalyser som ingår i uppföljningen av ekonomiska mål De ekonomiska målen följs upp vid regelbundna avstämningsmöten, ägardialoger, mellan bolagens styrelseordförande och företrädare för ägaren. Bolagens interna arbete för att nå målen, liksom omvärldsfaktorer som påverkar förutsättningarna för att nå dem, diskuteras vid dessa tillfällen.155 Enligt företrädare för bolagsförvaltningen diskuteras ofta bolagets investeringsplaner och tillhörande risker och möjligheter i samband med att målen för kapitalstruktur och utdelning utvärderas. gör, enligt vad dess företrädare uppger, i en löpande uppföljning och kontinuerlig omvärldsbevakning för att identifiera förändringar i förutsättningarna för bolagens verksamhet. Det kan gälla såväl förändringar i omvärlden, till exempel ändrade marknadsförhållanden, som interna förändringar i bolaget, till exempel att verksamheten ändrar inriktning. Detta innebär enligt företrädare för bolagsförvaltningen att risker i bolagens verksamhet uppmärksammas. Uppföljningen innehåller en jämförelse mellan mål och faktiskt utfall samt ett uppskattat utfall i affärsplanen. Även en bedömning av vilka åtgärder som kan behöva vidtas för att uppnå målen ingår i uppföljningen. Resultatet av uppföljningen utgör den politiska ledningens underlag för diskussioner med styrelseordförande om de ekonomiska målen.156 Det har dock vid intervjuerna med företrädare för bolagsförvaltningen framkommit att ovan beskrivna uppföljningsarbete inte rutinmässigt innefattar fördjupade analyser av väsentliga risker och värdering av konsekvenser om riskerna skulle realiseras. Företrädare för bolagsförvaltningen uppger att 153I årsakterna ska enligt riktlinjer för dokumentation (Fi2013/175, ) kontinuerligt diarieföras handling och uppgifter som avser den löpande ägarförvaltningen, däribland kontakter mellan ägarförvaltningen och bolaget. Riktlinjerna specificerar inte att ägardialoger ska diarieföras. Av sekretesskäl kan information om ägardialoger i årsakterna inte vara detaljerad. 154Årsakter avseende Akademiska Hus, , , , , , , Svevia, Systembolaget och . Årsakterna var för aktgranskningen inte fullständiga. Aktgranskningen ägde rum . 155Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i och i . 156Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . eventuella förändringar i förutsättningarna för bolagens respektive verksamhet kan leda till en fördjupad analys, men att det inte sker rutinmässigt.157 Särskilda projekt kan belysa risker Utöver den löpande uppföljningen kan så kallade särskilda projekt startas vid bolagsförvaltningen. Syftet med de särskilda projekten är att analysera hur större interna eller externa förändringar kan påverka ett bolags möjligheter att nå målen och analysera dess lönsamhet och värdeutveckling. Exempelvis har särskilda projekt startats avseende och med anledning av kraftigt sjunkande priser på järnmalm och el. I projekten har analyser gjorts av vad prisfallen innebär för bolagen och vilka handlingsalternativ som finns. Med analyserna som underlag förs täta dialoger med styrelseordförandena i de två bolagen för att säkerställa att styrelserna och ledningarna vidtar lämpliga Normalt bedrivs mellan ett och fyra sådana särskilda projekt inom bolagsförvaltningen.158 3.3.3Hållbarhetsanalyser belyser risker men har bara gjorts för ett fåtal bolag är hållbart företagande en viktig aspekt i regeringens styrning av bolag med statligt ägande. Genom att bolagen arbetar med hållbart företagande och fastställer hållbarhetsmål ska långsiktig värdetillväxt säkras.159 En del i regeringens arbete med hållbart företagande är de så kallade hållbarhetsanalyser av statliga bolag som bolagsförvaltningen genomför . har fyra statliga bolag varit föremål för hållbarhetsanalyser.160 Följande iakttagelser av bolagsförvaltningens genomförande av hållbarhetsanalyserna bygger på intervjuer med företrädare för bolagsförvaltningen och offentligt material såsom Verksamhetsberättelse för företag med statligt ägande. har utformat en arbetsprocess för hållbarhetsanalyserna. Sju hållbarhetsområden beaktas: mångfald, miljö, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, antikorruption, affärsetik och jämställdhet. Analysen inleds med en omvärldsanalys som utgår från den bransch eller sektor bolaget är verksamt inom, vilka länder bolaget har verksamhet i samt globala trender. I denna fas ingår att analysera risker och möjligheter inom de sju hållbarhetsområdena. Omvärldsanalysen används även i processen med att fastställa ekonomiska mål.161 157Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 158Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 159Regeringskansliet, Verksamhetsberättelse för företag med statligt ägande 2013. 160Enligt uppgift från i samband med faktagranskning () pågår hållbarhetsanalyser för ytterligare tre bolag. 161Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . REGERINGENS HANTERING AV RISKER I STATLIGA BOLAG Nästa steg i hållbarhetsanalysen är att göra en bolagsanalys, och med utgångspunkt i omvärldsanalysen identifierar bolagsförvaltningen vilka fokusområden som ska ingå. Fokusområden kan exempelvis vara affärsetik, mänskliga rättigheter och hållbarhet i leverantörskedjan. I bolagsanalysen undersöks om bolaget har en struktur för att hantera risker och möjligheter inom fokusområdena. Vidare undersöks bolagets genomförande av åtgärder och vilken extern kommunikation bolaget har i frågorna. bolagsstyrningen främst genom att styrdokument såsom policyer och strategier studeras. Det hålls även möten med företrädare för bolaget.162 I hållbarhetsanalysen ser man efter hur bolagets hållbarhetsarbete förhåller sig till bästa praxis på området. Avslutningsvis presenteras slutsatserna av hållbarhetsanalysen för bolagens ledningar och styrelser.163 Hållbarhetsanalyserna förefaller enligt vara en process som ger bolagsförvaltningen möjlighet att uppmärksamma risker som inte framkommer i andra interna processer. Det kan exempelvis gälla risker kopplade till miljö, mänskliga rättigheter och korruption. Det har dock inte framgått hur ingående analyserna av dessa risker är, om exempelvis en värdering görs av konsekvenserna om riskerna skulle realiseras. Resultaten av hållbarhetsanalyserna ska enligt bolagsförvaltningen användas som underlag i övriga delar av ägarstyrningen.164 Exempelvis har resultatet av hållbarhetsanalysen av använts som grund för diskussion i en ägardialog om bolagets hållbarhetsmål. För två andra avslutade hållbarhetsanalyser har det övervägts om resultaten bör påverka utformningen av nya ekonomiska mål och uppdragsmål eller inte.165 har, som tidigare nämnts, hållbarhetsanalyser genomförts och avslutats för fyra bolag.166 Det är rimligt att tro att det därmed kan komma att ta relativt innan hållbarhetsanalyser genomförts för samtliga över 40 hel- och majoritetsägda statliga bolag. Det är också oklart hur ofta de riskbedömningar som ingår i hållbarhetsanalyserna kommer att uppdateras. 162Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 163Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 164Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 165Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 166Enligt uppgift från i samband med faktagranskning () pågår hållbarhetsanalyser för ytterligare tre bolag. Begränsad information i dokumentation har i granskningen gått igenom årsakter167 för tio hel- och majoritetsägda statliga bolag, bland annat för att undersöka om det finns information i akterna om i vilken utsträckning risker och riskhantering tagits upp i samband med att hållbarhetsanalyser genomförts.168 Genomgången visar att det av dokumentationen inte går att utläsa hur processen med att genomföra hållbarhetsanalyser gått till. Det saknas därmed även information om vilka riskanalyser som ingått i processen. 3.4Ingen fastlagd rutin för att regelbundet uppdatera och sammanställa risker Ett viktigt underlag för regeringens strategiska ställningstaganden i bolagsfrågor är enligt (som beskrivs i avsnitt 3.1) att man regelbundet uppdaterar information om väsentliga risker i bolagen och konsekvenser om riskerna realiseras. För att regelbundet kunna uppdatera informationen bedömer att behövs en fastlagd rutin och processer som säkerställer att informationen inhämtas, sammanställs och analyseras. En fastlagd rutin skulle möjliggöra att information om väsentliga risker i bolagen kontinuerligt samlas in och värderas. Det skulle vidare underlätta bedömning av sannolikheten för att riskerna inträffar. Rutinen skulle även kunna omfatta värdering av vilka ekonomiska konsekvenser riskerna skulle innebära om de realiserades. 3.4.1Fastlagd rutin saknas för bolagsgruppernas arbete med riskuppdatering För varje bolag som förvaltas av finns en så kallad bolagsgrupp. Bolagsförvaltaren har det projektledande ansvaret i bolagsgruppen för ett eller flera bolag där förvaltaren normalt även är en av bolagets styrelseledamöter. I bolagsgrupperna verkar även analytiker, affärsjurister, rekryterare och specialister inom hållbart företagande.169 Enligt bolagsförvaltningen har förvaltarna genom sina styrelseuppdrag kunskaper om relevanta risker i bolagen och god insyn i bolagens riskhantering. Förvaltarna kan i bolagsgrupperna ta upp väsentliga 167I årsakterna ska enligt riktlinjer för dokumentation (Fi2013/175, ) kontinuerligt diarieföras handling och uppgifter som avser den löpande ägarförvaltningen, däribland kontakter mellan ägarförvaltningen och bolaget. Riktlinjerna specificerar inte att ägardialoger ska diarieföras. Av sekretesskäl kan information om ägardialoger i årsakterna inte vara detaljerad. 168Årsakter avseende Akademiska Hus, , , , , , , Svevia, Systembolaget och . Årsakterna var för aktgranskningen inte fullständiga. Aktgranskningen ägde rum . 169Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . REGERINGENS HANTERING AV RISKER I STATLIGA BOLAG bolagsrisker för diskussion. Det kan till exempel vara risker som medför att bolaget inte kommer att nå sina ekonomiska mål på grund av förändrade marknadsförutsättningar.170 I bolagsgruppernas arbete ingår att analysera och bedöma avvikelser i förhållande till mål och vilka konsekvenser avvikelserna kan få för bolaget. Om frågorna är av strategisk karaktär för ägaren kan bolagsgrupperna stämma av detta med departementets politiska ledning. Sådana strategiska frågor kan till exempel vara betydande resultat- eller utdelningsavvikelser eller väsentliga verksamhets- eller strukturförändringar, såväl som olika hållbarhetsrisker.171 Den organisering i bolagsgrupper som bolagsförvaltningen beskriver möjliggör enligt att information och kunskap samlas om respektive bolag från de olika verktygen i ägarstyrningen. Det gäller även den information om risker som framkommer i de interna processerna. Vid intervjuer med företrädare för bolagsförvaltningen har det framgått att det i bolagsgruppernas arbete inte finns någon återkommande process eller någon fastlagd rutin för att regelbundet samla in och uppdatera information om väsentliga risker och konsekvenser för bolagens värdeutveckling och för utdelning till staten om riskerna skulle realiseras.172 3.4.2 Ingen samlad bild av risker i den statliga bolagsportföljen För att kunna göra ställningstaganden som gäller övergripande strategiska frågor avseende de statliga bolagen173 behöver regeringen, enligt , beakta utvecklingen i hela den statliga bolagsportföljen inklusive de samlade riskerna i portföljen. Övergripande strategiska frågor kan exempelvis vara större förvärv eller utlandssatsningar i ett enskilt bolag, som kan komma att påverka bolagsportföljens totala värdeutveckling och utdelningen till staten. har i granskningen ställt frågan till företrädare för bolagsförvaltningen om de sammanställer risker och konsekvenser om risker skulle realiseras i statens samlade bolagsportfölj, i syfte att få en aggregerad bild av vilka risker som statens ägande i bolagen är utsatt för. Av svaren har framgått att detta inte görs. Enligt bolagsförvaltningen är riskerna i bolagen 170Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 171Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 172Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , , och i , , , . 173Det kan gälla såväl frågor som behandlas vid ägarsamordning som andra frågor avseende statens aktieinnehav. bransch- och bolagsspecifika, vilket gör att det är mindre ändamålsenligt att aggregera riskerna på portföljnivå.174 Vid intervjuer med företrädare för bolagsförvaltningen har dessa framhållit att den statliga bolagsportföljen värderas i samband med framtagandet av verksamhetsberättelsen för företag med statligt ägande.175 Denna värdering innebär enligt bolagsförvaltningen att risker följs upp och sammanställs.176 Det har dock inte framgått om de risker som eventuellt framkommer vid värderingen sammanställs för att ge en samlad bild av riskerna i den statliga bolagsportföljen. 3.4.3Exempel på fastlagd rutin för uppdatering av riskbilden – har i granskningen tagit del av information om hur uppdaterar information om risker och effekter i sin aktieportfölj, där även fem helägda dotterbolag ingår.177 Även om den statliga bolagsportföljen i flera avseenden skiljer sig från Investors, har ändå velat använda Investors arbetssätt som ett exempel på hur en fastlagd rutin kan se ut för att regelbundet uppdatera information om risker och konsekvenser (se även avsnitt 1.5). Investor gör en riskbedömning och sammanställer en total riskkarta.178 Riskkartan visar sannolikheten att riskerna inträffar samt effekten i belopp om riskerna skulle infalla. Riskkartan sammanställs för varje affärsområde, och de helägda dotterbolagen är ett affärsområde. För att kunna sammanställa riskkartan inklusive beräknade effekter begär moderbolaget in uppdaterad information från de helägda dotterbolagen. Dotterbolagen ska redovisa de 10–20 största riskerna, beräknat utifrån sannolikhet och effekt om de skulle realiseras. Samtliga risker, även operativa risker, varumärkesrisker och regelefterlevnadsrisker, som kan påverka värde och resultat ska ingå i riskkartan och beräkningen av effekter. Dotterbolagen ansvarar för att de har en riskhanteringsprocess och för att ta fram riskkartan och beräkna effekter i kronor. Investor använder den insamlade informationen om risker och effekter för att bedöma den samlade risken dels för respektive affärsområde och dels för den totala bolagsportföljen. Syftet är att få en total bild av vilka risker Investorkoncernen är exponerad för. 174Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . Vid faktagranskning() har framfört att riskerna i de olika bolagen inte kan aggregeras på samma sätt som i andra ägarportföljer. 175Skrivelse 2013/14:140: redogörelse för företag med statligt ägande. 176Intervju med företrädare för bolagsförvaltningen i , . 177De fem helägda dotterbolagen är Aleris, , , Permobil och Vectura. 178Samtal med företrädare för , , och e-post . REGERINGENS HANTERING AV RISKER I STATLIGA BOLAG 3.5Otydliga krav på bolagens riskhantering Nedan följer iakttagelser av hur regeringen utnyttjat sina möjligheter att ställa krav på bolagens riskhantering och på att styrelserna tar ansvar för att bolagens riskanalyser är fullgoda.