rir · H3B52 · 2015-02-19 00:00:00 — Siun och Försvarsmakten genomförde tre förberedande möten som i huvudsak handlade om att Försvarsmakten skulle ta fram en presentation och redogörelse för verksamheten till . Vid kontrollsammanträdet ställde Försvarsmakten upp med en betydande grupp medarbetare med kunskaper inom området. Efter föredragningen av Försvarsmakten ställde nämndens ledamöter och kansli frågor till Försvarsmakten. Därefter höll nämnden interna överläggningar där inte deltog. Efter nämndens inspektion var det för oklart om Siun hade fått klarhet i var gränsdragningen går för försvarsunderrättelseverksamhet i det aktuella ärendet. har dock för anfört att gränsdragningen blev tydlig för Siun vid inspektionstillfället.58 Nämnden fattade emellertid inte beslut vid inspektionstillfället, utan valde att låta frågan beredas vidare av kansliet. Beslut fattades efter ytterligare beredning . 3.2.11 Slutsatser om kontrollverksamheten slutsats är att Siun utför de uppgifter som myndigheten har enligt lagar och förordningar. Granskningen visar också att Siun uppfyller de flesta av de kriterier som anser är en förutsättning för en effektiv kontrollverksamhet. Siuns dokumentation av kontrollverksamheten är dock sparsam vilket innebär att det är svårt för att bedöma om Siun skulle kunna bedriva sin kontrollverksamhet mer effektivt än . granskning visar också att det finns delar av 58 Intervju med . kontrollverksamheten som behöver utvecklas, till exempel dokumentationen av arbetsprocessen och kontrollärendena samt tydligheten i besluten. Det finns viss osäkerhet om verksamhetens omfattning För att kunna fullgöra sina uppgifter behöver Siun ha kännedom om var försvarsunderrättelseverksamhet bedrivs och var gränsen går mot annan verksamhet. Försvarsunderrättelsemyndigheterna har också ett ansvar att känna till om den verksamhet som de bedriver är att beteckna som försvarsunderrättelseverksamhet. Det kontrollärende som följt vid Försvarsmakten tyder på att det i en del fall fortfarande återstår för de inblandade myndigheterna att bedöma om en verksamhet vid Försvarsmakten ska anses vara försvarsunderrättelseverksamhet eller inte. har förståelse för att det krävs tid för att fastställa var gränserna går i varje del av verksamheten då denna är utsatt för en fortgående förändring. anser dock att det är angeläget att Siun och Försvarsmakten tar initiativ till att reda ut de oklarheter som kan finnas. Den tillfälligt kraftiga ökningen av kontroller på enskilds begäran visar också på den osäkerhet som finns om arbetsbelastningen. har angivit att ökningen inte inneburit en sådan belastning att annan kontrollverksamhet behövt prioriteras bort.59 Siuns prioriteringar utgår från lagstiftningen Granskningen visar att Siun har en verksamhetsplanering som utgår från de uppgifter som anges i lagstiftningen och i myndighetens instruktion. En tyngdpunkt i verksamheten ligger på kontrollen av sökbegrepp samt på förstöring och rapportering inom signalspaningsverksamheten. Myndigheten prioriterar också kontroller inom områden där den bedömer att integritetsintrången riskerar att bli störst. Denna prioritering är i linje med vad som anges i förarbeten till lagstiftningen och i myndighetens instruktion. Dokumentationen är sparsam och sekretesshänsyn har fått företräde har funnit att det har växt fram en praxis hos Siun för hur granskningarna ska genomföras, men att det saknas skriftlig dokumentation om hur processen genomförs. Det finns till exempel ingen fastställd dokumentation om hur myndigheten arbetar metodmässigt med sina kontroller. Denna kunskap finns nu i minnet hos de personer som arbetar på . Det innebär att myndigheten är beroende av det institutionella 59 Intervju med . minne som enskilda medarbetare har, vilket är en sårbarhet vid förändringar bland personalen. Avsaknaden av dokumenterade rutiner och metoder för kontrollen riskerar också att leda till olika bedömningar i kontrollen av samma områden. Enligt verksamhetsplanen ska Siun dokumentera sina arbetsmetoder. Detta arbete var under granskningen ännu inte slutfört och har därför inte haft möjlighet att ta del av eller bedöma hur det genomförts. anser att det är angeläget att myndigheten färdigställer dokumentationen om arbetsmetoder och bedömningsgrunder. Den sekretess som omgärdar försvarsunderrättelseverksamheten påverkar hur Siun väljer att dokumentera sin verksamhet. Med hänsyn till att myndigheten vill undvika att samla på sig uppgifter som omfattas av sekretess är dokumentationen därför sparsam i kontrollärendena. det, utöver nämndens inspektionsprotokoll, ofta saknas information om hur granskningarna genomförts. Detta begränsar möjligheterna för en utomstående granskare som att sätta sig in i hur Siun arbetat i olika kontroller och försvårar en bedömning av om Siun skulle kunna bedriva sin kontrollverksamhet mer effektivt än . Det innebär också att det saknas en historik hos myndigheten om hur de arbetat, vilka frågor som ställts och på vilka grunder bedömningar gjorts. enligt viktig för att Siun ska kunna utvärdera verksamheten och utveckla sina metoder. Kontrollen ställer stora krav på förberedelser och kvalitetssäkring Siun kontrollerar att lagstiftningen på försvarsunderrättelseområdet följs. Kontrollen avser försvarsunderrättelsemyndigheternas tolkning och tillämpning av aktuell lagstiftning och övrig styrning av Kontrollen är en efterhandskontroll och avser de omständigheter som finns vid ett givet tillfälle. Siun lämnar aldrig förhandsbesked. Siun samråder heller inte med de kontrollerade myndigheterna om tolkningar av lagstiftningen. Regelverket i kombination med den arbetsprocess som Siun tillämpar innebär att det är den information som framkommer vid själva inspektionstillfället som utgör underlag för nämndens beslut. Detta ställer stora krav på att förberedelsearbetet leder till att all relevant information kan presenteras vid inspektionstillfället. Ett stort ansvar läggs på den kontrollerade myndigheten att kunna ge en korrekt bild av sin verksamhet samt kunna svara på de frågor som Siun ställer. När det gäller förberedelserna inför inspektionstillfället och kvalitetssäkring av underlaget för beslut, har dessa processer utvecklats under de år som Siun De kontrollerade myndigheterna har även gett uttryck för att processen generellt sett fungerar bra och att de har en nära dialog med under förberedelsearbetet. Siun hushåller med sina resurser Siun har sökt gemensamma lösningar med FOI gällande lokaler med mera. Vidare anlitas Statens servicecenter för vissa ekonomiadministrativa uppgifter. Med tanke på verksamhetens storlek förefaller dessa lösningar ändamålsenliga. I övrigt bedömer att resursanvändningen följer kraven på god hushållning. rekommenderar Siun och Försvarsmakten att utifrån sina respektive ansvar, där det behövs bedöma var försvarsunderrättelseverksamhet bedrivs inom Försvarsmakten. rekommenderar Siun att ta fram dokumentation om de metoder som används i granskningsverksamheten. Dokumentationen bör kunna utgöra en intern vägledning för hur myndigheten ska arbeta med olika typer av kontroller. rekommenderar Siun att ta fram nya rutiner för att i varje kontrollärende pröva vilken dokumentation som ska tas in och sparas i akten. Hänsyn bör inte bara tas till säkerhetsskyddsbehoven, utan också till behovet av underlag för att kunna följa upp, utvärdera och lära av verksamheten. 3.3Redovisar kontrollmyndigheten resultatet av kontrollen såsom avsett till försvarsunderrättelsemyndigheterna och till regeringen? För att redovisningen av verksamheten ska kunna anses vara fullgod bör den utföras i enlighet med de lagar och övriga regler som gäller. Besluten bör vara tydliga och motiverade samt meddelas på ett sådant sätt att det säkerställs att den kontrollerade förstår beslutet. Vidare är det viktigt att det finns system för rapportering och uppföljning till regeringen, så att uppkomna frågor eller brister på myndigheterna som kräver regeringens agerande, kan hanteras. För att besvara revisionsfrågan har granskat hur Siun utformar och kommunicerar sina beslut. har studerat hur myndighetens inspektionsprotokoll är utformade och hur dessa meddelas den kontrollerade myndigheten. Som ett komplement till granskningen av akter på Siun har intervjuat försvarsunderrättelsemyndigheterna om hur de uppfattar det sätt på vilket Siun lämnar synpunkter, det vill säga om besluten uppfattas som tydliga och om kommunikationen fungerar väl. har även granskat utformningen av de beslut som fattas efter kontroll på begäran från enskild. Utöver detta har granskat de redovisningar av verksamheten som Siun lämnar till regeringen samt ställt frågor till Försvarsdepartementet om denna redovisning. När det gäller redovisningen av verksamheten till regeringen ska Siun enligt sin instruktion lämna en rapport till regeringen över föregående års granskningsverksamhet. Siun ska också liksom andra myndigheter i staten lämna årsredovisning i enlighet med förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Redovisningen efter en genomförd kontroll regleras i myndighetens instruktion där det anges att Siun ska lämna de granskade myndigheterna de synpunkter och de förslag till åtgärder som föranleds av kontrollverksamheten. Om det behövs ska Siun också lämna dessa synpunkter och förslag om åtgärder till regeringen. Om Siun uppmärksammar förhållanden som kan utgöra brott, ska detta anmälas till eller annan berörd myndighet. Om felaktigheter uppmärksammas som kan medföra skadeståndsansvar för staten, ska Siun anmäla det till Justitiekanslern. Om omständigheter finns som Datainspektionen bör uppmärksammas på ska det anmälas dit. När det gäller redovisning efter kontroll på begäran av enskild ska Siun enligt 10 § lagen om signalspaning i försvarsunderrättelseverksamhet underrätta den enskilde om att kontrollen har utförts. I Siuns regleringsbrev finns ett undantag från det ekonomiadministrativa regelverket som innebär att myndigheten i årsredovisningen och i inrapportering i statsredovisningssystemet, får frångå de regler i förordningen om årsredovisning och budgetunderlag och förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring samt de med stöd av förordningarna meddelade föreskrifterna som medför att sekretesskyddade uppgifter kan utläsas i rapporterna. Undantaget från förordningarna ska bestämmas i samverkan med (Försvarsdepartementet) och information som omfattas av sekretess ska redovisas i särskild ordning. bedömning är att det tas fram underbyggda budgetprognoser och att det finns rutiner för intern uppföljning av resursförbrukningen. Prestationer i form av antal kontroller finns redovisade. I årsredovisningar brukar statliga myndigheter kommentera verksamhetens resultat i relation till respektive mål. Någon måluppfyllelse kommenteras inte av Siun, eftersom Siun saknar mål för sin verksamhet. har haft några synpunkter på redovisningen i årsredovisningen, till exempel avseende felaktig periodisering och felklassificering av kostnader, men inga av dessa har bedömts vara väsentliga eller renderat skrivningar i revisionsberättelsen. Siun ska enligt sin instruktion lämna en rapport till regeringen över föregående års granskningsverksamhet. Det finns därutöver inget närmare beslutat om hur eller vad som i detalj ska ingå i redogörelsen. Siun lämnar denna verksamhetsredogörelse i samband med att myndigheten lämnar årsredovisningen. I verksamhetsredogörelsen tar Siun upp sådant som myndighetens uppgifter enligt lagar, förordningar och myndighetens instruktion men också hur myndigheten tolkar sitt uppdrag och sina uppgifter. Vidare redovisas per område den granskning och kontroll som myndigheten genomfört och om detta lett till att synpunkter lämnats. Med anledning av den sekretess som omger den granskade verksamheten har Siun valt att hålla redovisningen på en övergripande nivå och går inte in på detaljer i enskilda ärenden. 3.3.4Siuns meddelande av besluten till försvarsunderrättelsemyndigheterna och till den enskilde Siun eftersträvar att myndighetens verksamhet i så hög grad som möjligt ska kunna redovisas på ett öppet sätt. Hur Siuns beslut kommuniceras till den kontrollerade myndigheten beror delvis på om nämnden funnit anledning att lämna någon synpunkt. Om Siun inte finner anledning att uttala sig om det granskade området kommuniceras detta ofta muntligen med den kontrollerade myndigheten samt meddelas genom ett utdrag ur Siuns sammanträdesprotokoll. Om Siun finner anledning att uttala sig görs detta genom synpunkter eller observationer i ett inspektionsprotokoll som skickas till den berörda I samband med att beslutet lämnas erbjuder Siun ett samtal för att reda ut eventuella frågor. När det gäller kontroll på begäran av enskild fattar nämnden, efter kansliets kontroll, ett beslut som skickas till den enskilde. Av beslutet framgår om det förekommit otillbörlig signalspaning eller inte. 3.3.5Kvaliteten på de lämnade synpunkterna Vid granskning av samtliga ärenden där Siun lämnat synpunkter samt ett urval ärenden utan synpunkter, har funnit att de beslut som Siun lämnar till myndigheterna har utvecklats och blivit tydligare och mer utförliga över åren. Vid genomgången av ärendena har inte funnit något som tyder på annat än att de synpunkter som Siun lämnat till Försvarsmakten, till eller till har varit underbyggda och ändamålsenliga. När det gäller tydligheten i de synpunkter som lämnats har det i granskningen framkommit att i något fall uppfattat det som oklart hur en del formuleringar i synpunkterna ska tolkas, till exempel skillnaden mellan ska och bör. Siun har för förklarat sin användning av bör med att myndigheten saknar möjlighet att förelägga försvarsunderrättelsemyndigheterna att vidta åtgärder.60 bedömer att Siun har redovisat som avsetts till de granskade myndigheterna. noterar också att Siun börjat med att erbjuda ett samtal i samband med meddelandet av beslutet för att reda ut eventuella tveksamheter. anser dock att Siun bör överväga hur de använder olika formuleringar i besluten. 3.3.6Slutsatser om Siuns redovisningar Siuns redovisningar av verksamheten är rättvisande bedömning är att Siun lämnar synpunkter till de kontrollerade myndigheterna samt lämnar beslut efter kontroll på begäran av enskild, i enlighet med vad som anges i lag och förordning. har funnit att verksamhetsredovisningarna över åren har varierat en del i disposition och omfattning men att de utvecklats och blivit mer utförliga. har Siun också skrivit utförligare om hur myndigheten tolkar sitt uppdrag och hur den ser på sin roll. När det gäller formen och innehållet på redovisningen bedömer att verksamhetsredogörelserna i allt väsentligt är tydliga och rättvisande. 60 Intervju med . Tydligheten i Siuns beslut kan utvecklas Granskningen visar att det i något fall uppstått tveksamheter hos den granskade myndigheten om vad Siun menar med de formuleringar och begrepp som använts i beslutet. anser att Siun bör vara tydliga med innebörden och skillnaden mellan vissa begrepp som använts, till exempel observation och synpunkt. Då det gäller kontroll på enskilds begäran har inte funnit något som tyder på annat än att dessa beslut utformas som avsett med hänsyn taget till sekretessbestämmelserna. rekommenderar Siun att se över formuleringarna i sina beslut för att göra dessa tydligare för försvarsunderrättelsemyndigheterna. 3.4Leder synpunkter från kontrollen till åtgärder hos försvarsunderrättelsemyndigheterna? Ett väl fungerande kontrollsystem för försvarsunderrättelseverksamheten förutsätter att de synpunkter som Siun lämnar tas på allvar och leder till åtgärder hos de kontrollerade myndigheterna. Hur åtgärderna hanteras kan också indikera hur försvarsunderrättelsemyndigheterna uppfattar kvaliteten och relevansen i kontrollen. När det gäller hanteringen av synpunkter anser att krav kan ställas på att de som fått synpunkter har en rutin för att hantera dessa och att de genomför de förändringar som är motiverade. att det i kontrollen bör ingå att kontrollmyndigheten följer upp kontrollverksamheten. För att få underlag för att besvara revisionsfrågan har i samtliga ärenden där Siun lämnat synpunkter undersökt hur försvarsunderrättelsemyndigheterna tagit emot synpunkterna och om de genomfört förändringar i verksamheten. har gått igenom försvarsunderrättelsemyndigheternas dokumentation i dessa ärenden samt vid behov intervjuat ansvariga handläggare. Som konstaterades i avsnitt 3.2.9 får Siun besluta att viss inhämtning genom signalspaning ska upphöra eller att upptagning eller uppteckning av inhämtade uppgifter ska förstöras, om det vid kontroll framkommer att inhämtningen inte är förenlig med det tillstånd som meddelats.61 Utöver detta har Siun inga formella sanktionsmöjligheter. Kontrollsystemet bygger i stället på att myndigheterna rättar sig efter Siuns synpunkter vilket bland annat uttrycks i förarbetena till lagstiftningen. En anpassad försvarsunderrättelseverksamhet anför regeringen att även utan en reglerad sanktionsmöjlighet är det för övrigt självklart att signalspaningsmyndigheten skall rätta sig efter nämndens beslut.62 3.4.2 Hur synpunkterna från Siun hanteras granskning visar att Försvarsmakten i samtliga fall agerat i enlighet med Siuns synpunkter. personuppgiftsbehandling 63 har också initierat en tillsyn av Datainspektionen. De åtgärder som Försvarsmakten genomför med anledning av Datainspektionens beslut tillgodoser också de synpunkter som Siun lämnat. När det gäller FRA visar granskningen att myndigheten i samtliga fall hanterat de synpunkter den fått, men att FRA i något fall önskat ett klargörande av vad Siun menar med sin synpunkt.64 I ett fall 65 där Siun lämnat synpunkt om att testmaterial för återkommande tester i FRA:s utvecklingsverksamhet inte kan placeras i uppgiftssamlingen för analyser, har FRA hemställt till regeringen om ett klargörande av lagstiftningen. Av de 6 kontroller som genomförts vid FMV har en resulterat i en synpunkt.66 Denna synpunkt var av administrativ karaktär och handlade om ett klargörande i myndighetens interna regelverk om ansvaret för underrättelseverksamheten. FMV har agerat i enlighet med synpunkten och klargjort ansvarsfördelningen.67 Siun har utfört 3 kontroller vid FOI. I en av dessa har Siuns lämnat en synpunkt.68 Synpunkten handlade om myndighetens organisering och ansvarsfördelning inom försvarsunderrättelseverksamheten. FOI har genomfört ändringar som tillgodoser Siuns synpunkt. 6110 § lagen om signalspaning i försvarsunderrättelseverksamhet. 2006/07:63, s. 117. 63Siun dnr 44-2012Ö. (Med hänsyn till sekretess kan ärendemening ej anges.) 27-2013H, FRA dnr. Ö3732/13. Granskning av att FMV följer inriktningen enligt 4 § Siuns instruktion. Granskning av att FOI följer inriktningen enligt 4 § Siuns instruktion. 3.4.3Siuns uppföljning av de lämnade synpunkterna Granskningen visar att Siun inte har någon enhetlig rutin för uppföljning av de synpunkter som myndigheten lämnat. Behovet och metoderna för uppföljning bedöms i stället från fall till fall. Siun menar att kontrollens återkommande karaktär innebär att prioriterade områden och frågeställningar med jämna mellanrum följs upp. I vissa granskningar har Siun dock funnit det påkallat att tidigt planera för en uppföljande insats och i en del av fallen innehåller Siuns beslut en uppmaning till den berörda myndigheten att redovisa vilka åtgärder som vidtagits. 3.4.4 Slutsatser om hanteringen av synpunkter granskning visar att försvarsunderrättelsemyndigheterna i samtliga fall har en rutin för att ta emot och hantera Siuns synpunkter och, med undantag för det ärende som hänvisats av FRA till regeringen, också har vidtagit de åtgärder som Siun beslutat. Myndigheterna har uttryckt en positiv syn på kontrollen och att den bidrar till att hjälpa dem att utveckla sin verksamhet. slutsats är därför att försvarsunderrättelsemyndigheterna tar Siuns synpunkter på allvar och när så är påkallat genomför förändringar i verksamheten. När det gäller Siuns uppföljning av synpunkterna bedömer att eventuella brister bör kunna upptäckas genom att kontrollerna på de flesta områden är återkommande. I de fall kontrollerna inte är återkommande bör Siun fortsätta med att begära en redovisning av de åtgärder som försvarsunderrättelsemyndigheten avser vidta och överväga att genomföra en särskild uppföljning genom en ny kontroll. lämnar inga rekommendationer om hanteringen av synpunkter. Personuppgiftslag (1998:204). Lag (2000:130) om försvarsunderrättelseverksamhet. Förordning (2000:131) om försvarsunderrättelseverksamhet. Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring. Lag (2006:939) om kvalificerade skyddsidentiteter. Myndighetsförordning (2007:515). Lag (2007:258) om behandling av personuppgifter i Försvarsmaktens försvarsunderrättelseverksamhet och militära säkerhetstjänst. Lag (2007:259) om behandling av personuppgifter i Försvarets radioanstalts försvarsunderrättelse- och utvecklingsverksamhet. Förordning (2007:261) om behandling av personuppgifter i Försvarets radioanstalts försvarsunderrättelse- och utvecklingsverksamhet. Förordning (2007:854) med instruktion för . Förordning (2007:861) med instruktion för . Förordning (2007:975) med instruktion för Datainspektionen. Förordning (2007:1266) med instruktion för Försvarsmakten. Lag (2008:717) om signalspaning i försvarsunderrättelseverksamhet. Förordning (2008:923) om signalspaning i försvarsunderrättelseverksamhet. Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). Förordning (2009:969) med instruktion för Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten. Budgetlag (2011:203). Regleringsbrev för avseende . Regleringsbrev för avseende Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten. Regleringsbrev för avseende Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten. Regleringsbrev för avseende Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten. Regleringsbrev för avseende Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten. Regleringsbrev för avseende Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten. Regleringsbrev för avseende . Propositioner, betänkanden och skrivelser med mera Regeringens proposition (1975/76:189) med förslag om insyn i och kontroll av den militära underrättelsetjänsten m.m. Betänkandet av underrättelsekommitté. (SOU 1999:37) Underrättelsetjänsten – en översyn. Regeringens proposition (1999/2000:25) Lag om försvarsunderrättelseverksamhet. Departementsskrivelse (Ds 2005:30) En anpassad försvarsunderrättelseverksamhet. Regeringens proposition (2006/07:63) En anpassad försvarsunderrättelseverksamhet. betänkande (2006/07:FöU10) En anpassad försvarsunderrättelseverksamhet. Regeringens proposition (2008/09:201) Förstärkt integritetsskydd vid signalspaning. Regeringens skrivelse (2010/11:41) Integritetsskydd vid signalspaning i försvarsunderrättelseverksamhet. Regeringens skrivelse (2011/12:48) Integritetsskydd vid signalspaning i försvarsunderrättelseverksamhet. (SOU 2011:13) Uppföljning av signalspaningslagen. Regeringens skrivelse (2012/13:59) Integritetsskydd vid signalspaning i försvarsunderrättelseverksamhet. Regeringens skrivelse (2013/14:54) Integritetsskydd vid signalspaning i försvarsunderrättelseverksamhet. Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamhetens hemsida. Behov av anslag för . Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten, budgetunderlag 2011–2013. Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten, budgetunderlag 2012–2014. Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten, budgetunderlag 2013–2015. Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten, budgetunderlag 2014–2016. Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten, budgetunderlag 2015–2017. Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten, årsredovisning 2010. Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten, årsredovisning 2011. Statens inspektion för försvarsunderrättelseverksamheten, årsredovisning 2012.