frsrdg · H304JO1 · 2015-11-06 00:00:00 — Därefter redovisas vissa iakttagelser från den genomförda inspektionen och vad uppgett om vilka handläggningsrutiner som tillämpas vid framställningar om att få ta del av allmänna handlingar. Avsnitten följs av en redovisning över vilka skyldig- heter myndigheter, särskilt , har vid sådana framställningar. Beslutet avslutas med en bedömning av det som har kommit fram. Ärende 1 (dnr 6276-2012) , ledamot av , anmälde följande. Den 25 okto- ber 2012 begärde han att få ta del av vissa närmare angivna handlingar från . Han påminde om sin begäran men för anmälan till JO, , hade några handlingar fortfarande inte lämnats ut. En likartad framställan till hade besvarats mycket snabbt. JO inhämtade muntliga upplysningar från Utrikes- departementet, som uppgav att handlingarna ännu inte hade lämnats ut ef- tersom man behövde förvissa sig om att alla handlingar som omfattades av be- gäran tagits fram. Departementets ambition var att kunna lämna ut handling- arna . (rättschefen ) lämnade följande redo- görelse för ärendet: har i ett e-postmeddelande ställt till stats- rådet begärt att få ta del av alla inkomna och skickade hand- lingar till och från eller andra tobaksbolag eller konsulter som anlitats av sådana bolag. har vidare begärt att få ta del av eventuella mötesprotokoll, sammanfattningar eller andra handlingar som upprättats i samband med sådana kontakter. Slutligen har be- gärt att få ta del av en sammanställning av alla evenemang eller andra kon- takter som statsrådet eller medarbetare har haft med tobaksindustrin. Ansvarig handläggare på rättssekretariatet har inledningsvis utrett om förvarar några handlingar som motsvarar beskrivning genom att söka i departementets diarium. Vidare har efter- frågningar gjorts på berörda enheter. Eftersom begärt att även få ut sammanställningar av evenemang eller andra kontakter som statsrådet eller medarbetare har haft med tobaksindustrin har det utretts om några så- dana uppgifter finns i och i så fall om uppgifterna kunnat sammanställas genom rutinbetonade åtgärder (jfr 2 kap. 3 § andra stycket tryckfrihetsförordningen). har i tjänstemannabesked informerats om att rättssekretariatet kunnat identifiera tre allmänna handlingar hos Ut- rikesdepartementet som motsvarar hans beskrivning. Två av dessa hand- lingar utgörs av e-postmeddelanden från med tillhörande O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 015 /1 6:JO1 Dessa handlingar har lämnats ut till efter sedvanlig sekretessprövning. Den tredje handlingen har enligt diariet lämnats in av , och . Handlingarna har tyvärr inte kunnat återfinnas hos Utrikes- departementet, varför endast ett utdrag ur diariet lämnats ut till . redovisade följande bedömning: Departementet handlägger ett mycket stort antal förfrågningar från allmän- heten och media om att få del av allmänna handlingar. Arbetet är tidskrä- vande och arbetssituationen för de enskilda handläggarna är ansträngd. Ef- tersom inte pekat ut exakt vilka handlingar han velat få ut har en viss tidsåtgång krävts för att efterforska om departementet förvarar handlingar som motsvarar hans beskrivning. Det är dock departementets bedömning att nu aktuellt ärende borde ha kunnat handläggas snabbare än vad som blev fallet. Departementet kan bara konstatera att skyndsamhets- kravet som uppställs i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen inte iakttagits. Departementet beklagar det inträffade. Ärende 2 (dnr 6867-2012) , journalist på Tidningarnas Telegrambyrå, anmälde följande. begärde hon att få ta del av vissa närmare angivna handlingar från . Trots flera påminnelser hade några handlingar inte läm- nats ut för anmälan till JO, . hade hon fått ut dessa uppgifter utan större dröjsmål. (rättschefen ) lämnade följande redo- görelse för ärendet: har i ett e-postmeddelande […] begärt att få ta del av allmänna handlingar med uppgifter om utländska diplomater och ambassadanställda som begått brott i . Hon har även begärt att få ta del av handlingar med uppgifter om vilka ambassadanställda som har obe- talda parkeringsböter i landet. Hon har begränsat sin begäran till att avse rapporter som upprättats räknat för hennes be- gäran. [– – –] Efter sedvanlig sekretessprövning har begärda handlingar skannats och skickats med e-post till . Rättssekretaria- tets handläggare har inte fått några indikationer på att meddelandet inte har nått fram. I det tjänstemannabesked som bifogats e-postmeddelandet har informerats om att vissa uppgifter i handlingarna omfattas av sekretess enligt 15 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Dessa uppgifter har maskerats i utlämnade kopior. har därefter på nytt skickat begärda handlingar till via e-post. redovisade följande bedömning: Departementet handlägger ett mycket stort antal förfrågningar från allmän- heten och media om att få del av allmänna handlingar. Arbetet är tidskrä- vande och arbetssituationen för de enskilda handläggarna är ansträngd. Ut- rikesdepartementet har skickat begärda handlingarna till och . Det är dock departementets bedömning att nu aktuellt ärende borde ha kunnat handläggas snabbare än vad som blev fallet. Departementet kan bara konstatera att skyndsamhets- kravet som uppställs i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen inte iakttagits. Departementet beklagar det inträffade. 2 015 /1 6:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Ärende 3 (dnr 1112-2013) , chefredaktör för , anmälde följande. begärde han att få ta del av vissa närmare angivna handlingar från . Efter flera påminnelser fick han besked om att det inte fanns några handlingar som motsvarade hans begäran. (rättschefen ) lämnade följande redo- görelse för ärendet: har i ett e-postmeddelande […] begärt att få ta del av all korrespondens mellan regeringen och bolagen och Kreab eller mellan regeringen och representanter för bolagen, . begärde även att få ut besökslistor, protokoll, anteckningar eller övriga handlingar i vilka och/eller Kreab förekommer under nämnda tidsperiod. Utsedd handläggare på rättssekretariatet har inledningsvis utrett om Ut- rikesdepartementet förvarar några handlingar som motsvarar beskrivning genom att söka i departementets diarium. Då dessa eftersök- ningar varit resultatlösa har efterfrågningar även gjorts på berörda enheter. har i tjänstemannabesked informe- rats om att rättssekretariatet inte kunnat identifiera några handlingar hos som motsvarar hans beskrivning. redovisade följande bedömning: Departementet handlägger ett mycket stort antal förfrågningar från allmän- heten och media om att få del av allmänna handlingar. Arbetet är ofta tidskrävande och arbetssituationen för de enskilda handläggarna är an- strängd. Eftersom inte närmare pekat ut vilka handlingar han velat få ut har det behövts en viss tidsåtgång för att efterforska om departe- mentet förvarar handlingar som motsvarar hans beskrivning. Så fort det kunnat säkerställas att några sådana handlingar inte förvaras hos departe- mentet har underrättats härom. Det är dock departementets bedömning att skulle ha kunnat informeras om departemen- tets efterforskningar och om svårigheterna att identifiera beskrivna hand- lingar. Departementet beklagar det inträffade. Ärende 4 (dnr 2786-2013) , journalist på , anmälde följande. begärde han att få ta del av vissa närmare angivna handlingar från Utrikesde- partementet. kontaktade han departementets handläg- gare, som meddelade att det handlade om ett 20-tal handlingar som skulle sek- retessprövas innan de kunde lämnas ut. för anmälan till JO, , hade några handlingar fortfarande inte lämnats ut. (rättschefen ), lämnade följande re- dogörelse för ärendet: har i ett e-postmeddelande […] begärt att få ta del av samtliga e-postmeddelanden som inkommit till e-postadress från till och som finns registrerade hos departementet. Vid telefonsamtal ändrade sin begäran till att avse handlingar som inkommit till departementet från ambassaden i . ringde upp ansvarig handläggare på depar- tementets rättssekretariat för att fråga hur det gick med hans begäran. Hand- läggaren meddelade att handlingarna kommit till rättssekretariatet O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 015 /1 6:JO1 och att sekretessprövningen inte hade hunnit påbörjas. infor- merades om omfattningen av materialet. Efter sedvanlig sekretessprövning har begärda handlingar skannats och skickats med e-post till . I det tjänstemanna- besked som bifogats e-postmeddelandet har informerats om att vissa uppgifter i handlingarna omfattas av sekretess enligt 15 kap. 1 § respektive 18 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Dessa uppgifter har maskerats i utlämnade kopior. redovisade följande bedömning: Departementet handlägger ett mycket stort antal förfrågningar från allmän- heten och media om att få del av allmänna handlingar[…]. Arbetet är tidskrävande och arbetssituationen för de enskilda handläggarna är an- strängd. I aktuellt ärende har materialet varit omfattande (169 sidor) och handlingar har inhämtats från flera enheter inom departementet. För att kunna utföra en adekvat sekretessprövning i ärendet har medverkan av tjänstemän som är särskilt insatta i de sakfrågor som handlingarna rör an- setts befogad. Detta har naturligen bidragit till viss tidsutdräkt. Det är dock departementets bedömning att ärendet borde ha kunnat handläggas snabbare än vad som skett. Departementet beklagar det inträf- fade. Ärende 5 (dnr 3107-2013) , tf. nyhetschef vid , anmälde följande. En medarbetare begärde att få ta del av de rapporter som upprättats eller kommit in till departementet och som rörde ut- ländska ambassadanställda och diplomater som brutit mot svensk lag samt obe- talda parkeringsböter för anställda vid ambassader i . Den ursprungliga begäran ersattes av en begäran från . skickade hon en påminnelse till och meddelade en handläggare att sekretessprövningen var gjord och endast skulle stämmas av med hennes chef. Handläggaren lovade att åter- komma . Efter ytterligare en påminnelse lämnades de begärda handling- arna ut . informerades om att hand- lingar i tre ärenden, som troligen omfattades av hennes begäran, inte hade kun- nat återfinnas. (rättschefen ), lämnade följande re- dogörelse för ärendet: har i ett e-postmeddelande […] begärt att få ta del av handlingar på sätt som anges i hennes klagomål. Utsedd handläggare på rättssekretariatet har inledningsvis utrett vilka efterfrågade handlingar som förvaras på genom en sökning i departementets diarium. Eftersökningar gjordes även på ansvarig enhet. Vid dessa efterforskningar kunde bl.a. konstateras att det fanns tre ärenden i diariet rörande utländsk representation med i som ingivare av handlingar där handlingarna i ärendena inte gick att återfinna hos enheten. Efter sedvanlig sekretessprövning har begärda handlingar skickats till . I det tjänstemannabesked som bifogats har informerats om att vissa av uppgifterna omfattas av sekretess enligt 15 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 2 015 /1 6:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T samt att det fanns ytterligare tre ärenden som troligtvis omfattades av hen- nes begäran men att handläggaren inte kunnat finna handlingarna i dessa ärenden. redovisade följande bedömning: Departementet handlägger ett mycket stort antal förfrågningar från allmän- heten och media om att få ta del av allmänna handlingar […]. Arbetet är ofta tidskrävande och arbetssituationen för de enskilda handläggarna är an- strängd. har skickat begärda handlingar till . Det är dock departementets bedömning att nu aktuellt ärende borde ha kunnat handläggas snabbare än vad som blev fallet. Det kan också konstateras att handlingarna i de tre ärenden som nämnts ovan inte har kunnat återfinnas. Departementet beklagar det inträffade. Iakttagelser vid inspektionen m.m. Med anledning av att uppgav att handläggningen av de fem anmälda ärendena borde ha varit snabbare, begärde JO att departementet skulle yttra sig över varför handläggningen inte varit tillräckligt snabb och om man hade vidtagit eller planerade att vidta några åtgärder för att komma till rätta med detta. Efter att yttrat sig genomförde JO en in- spektion för att få en tydlig bild av hur departementets arbete med handlings- utlämnande fungerade och om det fanns några problem av generell karaktär. Vid inspektionen gjordes iakttagelser om handlägg- ningstider, förekomsten av framställningar som avser ett mycket omfattande material och förekomsten av framställningar som avser svåridentifierade hand- lingar. Iakttagelserna och departementets uppgifter med anledning av dem re- dovisas i det följande. Vid noterades att handläggningstiderna i ärenden om hand- lingsutlämnande varierade avsevärt. I många fall hade ärendet avgjorts inom någon eller , medan det i andra fall hade tagit . Flera ärenden om handlingsutlämnande som granskades närmare hade legat obear- betade under större delen av , trots att de begärda handlingarna hade tagits fram för sekretessprövning redan i samband med att ärendet regi- strerades. Flera ärenden hade också legat obearbetade /2014 . Gemensamt för de ärenden som legat obearbetade var att handlingarna var av viss omfattning eller krävde en mer omfattande sekretess- prövning. uppgav att det t.o.m. uppstod balanser i fråga om ärenden som rörde framställningar om att få ta del av allmänna hand- lingar, vilket ledde till långa handläggningstider. Detta berodde på en otillräck- lig personalstyrka och på att det kom in flera ovanligt omfattande framställ- ningar. Till detta kom komplexiteten i framställningarna och deras ibland opre- cisa utformning. Att det uppstått balanser av ärenden medförde att det även vid en något mindre arbetsbelastning var mycket svårt att iaktta tryckfrihetsförord- ningens skyndsamhetskrav. De fem redovisade anmälningarna till JO återspeg- lade enligt departementet den arbetssituation som rådde t.o.m. . O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 015 /1 6:JO1 Enligt är den politiska ledningen nu mycket tydlig med att handlingsutlämnandefrågor ska prioriteras och personalresurser har tillförts den grupp som framför allt handlägger dessa ärenden. Med de resurser som tillförts känner sig de ansvariga tjänstemännen vid departementet förvis- sade om att framöver kunna handlägga framställningar om handlingsutläm- nande i enlighet med tryckfrihetsförordningens regler. Framställningar som avser ett omfattande material eller handlingar som är svåra att identifiera Vid observerades att flera framställningar avsåg ett mycket om- fattande material, inte sällan en så stor mängd handlingar att de upptar flera hyllmeter. Andra framställningar avsåg handlingar som kunde finnas i ett fler- tal olika ärenden hos departementet och som inte kunde identifieras utan en omfattande genomgång. De äldsta öppna ärendena var . uppgav att departementet ser det som sin skyldighet att så långt som möjligt utreda om man förvarar efterfrågade handlingar. I ären- den som avser ett omfattande material lämnar man normalt ut handlingarna successivt. uppfattning är att man håller en mycket hög servicenivå vad gäller framställningar som avser ett omfattande material och handlingar som är svåra att identifiera. Ambitionen är alltid att lämna ut så mycket som möjligt. Avsevärd tid läggs ner på att tillmötesgå dessa framställ- ningar. Varje uppgift sekretessprövas för sig. Arbetet är mycket tidskrävande och kan ta månader och ibland år i anspråk. uppgav sammanfattningsvis följande beträffande hand- läggningsrutinerna för framställningar om att få ta del av allmänna handlingar. Vid handlägger sakenheterna framställningar om att få ta del av allmänna handlingar i öppna ärenden, medan rättssekretariatet handläg- ger framställningar som avser avslutade ärenden. handlägger också framställningar som avser konsulära ärenden, vilka ofta är öppna . När en begäran avser både öppna och avslutade ärenden har rätts- sekretariatet ett samordningsansvar och utgör departementets kontaktpunkt i förhållande till den sökande. Flertalet ärenden om handlingsutlämnande hand- läggs vid rättssekretariatet. Alla framställningar om handlingsutlämnande som kommer in till rättssek- retariatet handläggs av en särskild grupp. Gruppen bestod tidigare av tre perso- ner, men har förstärkts successivt och bestod av fem handläggare, en administratör och en gruppchef. Fyra av hand- läggartjänsterna är permanenta och en är tillfällig. Vid arbetstoppar kan ytter- ligare personal vid rättssekretariatet tas i anspråk. 2 015 /1 6:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T De handlingar som efterfrågas kan som regel tas fram av , som bl.a. ansvarar för departementets arkiv och regi- stratur. kan handlingarna tas fram som begäran görs. kan det dock krävas en betydande arbetsinsats för att identifiera alla begärda handlingar, bl.a. genom kontakter med tjänstemän på andra enheter eller depar- tement. Detta gäller särskilt vid framställningar som avser handlingar med ett visst innehåll som kan finnas i ett flertal olika ärenden. En del av handläggningen består i att avgöra om framtagna handlingar mot- svarar begäran. Det kan ibland medföra ett mycket omfattande arbete att i dia- log med och enheter inom departe- mentet söka fram de rätta handlingarna eller kompletterande handlingar. Om det finns otydligheter i en framställan tar departementet vid behov kon- takt med personen i fråga för att utreda mer exakt vad det är som efterfrågas. I nästan alla ärenden måste en sekretessprövning göras. Eftersom det är sak- enheterna vid departementet som har den kunskap om de faktiska förhållandena som är nödvändig för att ta ställning till om begärda handlingar kan lämnas ut, sker vanligtvis samråd med berörda enheter. Inte sällan måste även den poli- tiska ledningen kopplas in vid sekretessprövningen. Ärendet föredras då som regel för kabinettssekreteraren. använder digital teknik för ma- skeringen av sekretessbelagda uppgifter, och i de flesta ärenden expedieras handlingarna och besked till sökanden i elektronisk form. Besked lämnas av enhetschefen eller, om ärendet prövas av departementets rättssekretariat, av nå- gon av de två särskilt utsedda tjänstemän som har delegation att lämna besked till allmänheten. I beskedet anges att den enskilde kan begära ett beslut av ett statsråd eller av regeringen, om han eller hon inte är nöjd med beskedet. I ett beslut anförde JO Renfors följande. Grundläggande regler om allmänna handlingar Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess. En allmän handling som får lämnas ut ska tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. Det ska ske på stället och utan avgift. Den som begär det har också rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen. En sådan be- gäran ska behandlas skyndsamt. (Se 12 kap. 12 och 13 §§ TF.) O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 015 /1 6:JO1 Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nöd- vändigt för att ta ställning till om utlämnande får ske. Om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material kan det vidare vara ofrån- komligt med ytterligare dröjsmål. I sådana fall kan det vara lämpligt att successivt lämna besked om vad som kan lämnas ut. En grundläggande förutsättning för att en handling ska kunna lämnas ut är att den kan identifieras. Detta innebär att myndigheter i vissa fall kan avslå en begäran om de efterfrågade handlingarna inte är angivna på ett tillräckligt tyd- ligt sätt. (Se , Offentlighetsprincipen, åttonde uppl. s. 138 f. med däri gjorda hänvisningar.) Om en anställd vid en myndighet har ansvar för vården av en handling, är det enligt 6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen i första hand denne som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Om den anställde vägrar att lämna ut handlingen, eller del av den, ska den som begär att få ta del av hand- lingen informeras om möjligheten att begära att myndigheten prövar frågan. Det ska framgå av informationen att sökanden måste begära och få ett skriftligt beslut från myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. är en myndighet med uppgift att bereda regeringsärenden och att i övrigt biträda regeringen och statsråden i deras verksamhet. Bestäm- melser av betydelse för handläggningen av framställningar om att ta del av all- männa handlingar finns, utöver i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen, i förordningen (1996:1515) med instruktion för och i föreskrifter med arbetsordning för Utrikesde- partementet (UF 2009:5). Enligt 18 § instruktion ska en begäran om handlingsut- lämnande prövas inom det departement som förvarar handlingarna, om något annat inte är särskilt föreskrivet. Med departement jämställs Statsrådsbered- ningen och (se 2 §). Av bestämmel- sen framgår vidare att frågor om handlingsutlämnande i tveksamma fall ska prövas av ett statsråd. Detsamma gäller om sökanden begär det. Ärendet får även överlämnas till regeringens prövning. Av 11–35 §§ arbetsordning framgår att Utrikesde- partementet är organiserat i ett antal enheter och sekretariat, däribland rättssek- retariatet, en planeringsstab och vissa specialfunktioner. Enligt 55 § har enhets- chefen vården om de allmänna handlingar som förvaras inom enheten och prö- var därmed frågor om utlämnande av dessa till enskilda. Sedan allmänna hand- lingar har arkiverats ansvarar dock rättssekretariatet för frågor om utlämnade av dessa. Enligt 29 § svarar rättssekretariatet bl.a. för frågor som rör allmänna handlingar och sekretess i utrikesförvaltningen samt för ärenden om utläm- nande av allmänna handlingar i departementet, med undantag för de åtgärder som enhetscheferna ansvarar för. 2 015 /1 6:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Om ett statsråd helt eller delvis vägrar att lämna ut en handling kan beslutet enligt 2 kap. 15 § tryckfrihetsförordningen överklagas till regeringen. Av 6 kap. 7 § offentlighets- och sekretesslagen framgår att beslut av regeringen inte kan överklagas. Utöver reglerna i tryckfrihetsförordningen om utlämnande av allmän handling finns det i offentlighets- och sekretesslagen regler om myndigheternas upplys- ningsskyldighet gentemot allmänheten. Enligt 6 kap. 4 § offentlighets- och sek- retesslagen ska en myndighet på begäran av en enskild lämna uppgift ur en allmän handling som förvaras hos myndigheten, om inte uppgiften är sekre- tessbelagd eller det skulle hindra arbetets behöriga gång. Något särskilt skynd- samhetskrav finns inte uppställt i det sammanhanget. Av 4 § förvaltningslagen framgår att varje myndighet ska lämna upplys- ningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myn- dighetens verksamhet. Frågor från enskilda ska besvaras . Serviceskyldigheten är vidsträckt men inte obegränsad. I förarbetena till för- valtningslagen anges att myndigheten kan och bör anpassa sin service till den aktuella arbets- och resurssituationen.