frsrdg · H204RS2 · 2015-02-19 00:00:00 — Redogörelse till 2014/15:RS2 Riksdagsstyrelsen har vid sitt sammanträde fastställt årsredovisning för . talman (ordförande) 2014/15:RS2 ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 All offentlig makt i utgår från folket Den svenska folkstyrelsen bygger på fri åsiktsbildning och på allmän och lika rösträtt och förverkligas genom ett representativt och parlamentariskt statsskick. är folkets främsta företrädare uppgift är att stifta lagar, besluta om skatt till staten och bestämma hur statens medel ska användas. ska också granska rikets styrelse och förvaltning. utses genom fria, hemliga och direkta val. Ordinarie val till hålls . Rösträtt vid val till har varje svensk medborgare som har fyllt och som är eller har varit bosatt i riket. består av en kammare med 349 ledamöter. väljer inom sig för varje valperiod en talman och tre vice talmän som leder arbete. väljer även 15 fackutskott som bereder ärenden inför beslut i kammaren samt en med regeringen i vissa EU-frågor. Huvuduppgiften för är att biträda vid behandlingen av ärenden och tillhandahålla de resurser och den service som behövs för kammarens, utskottens och övriga riksdagsorgans verksamhet. ska skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete genom att •svara för väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. •svara för väl fungerande stöd och service till ledamöter och partikanslier •främja kunskapen om och arbete •vårda och bevara byggnader och samlingar •vara en väl fungerande och framsynt myndighet och arbetsgivare. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 Året som gått .................................................................................................. Styrning och uppföljning ..................................................................... Personal och organisation .................................................................... 2 Sammanfattning – resultat och utveckling ...................................... 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2014 ..................................... Kammare och utskott – uppdragsområde A ....................................... Ledamöter och partikanslier – uppdragsområde B............................. Kunskap om – uppdragsområde C ..................................... byggnader och samlingar – uppdragsområde D .............. Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E ............................. Tilläggsupplysningar och noter ............................................................ Sammanställning över väsentliga uppgifter.......................................... ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 Under ett valår sätts kompetens och flexibilitet på ex- Då vässar vi våra insatser för att både stödja den dagliga parlamenta- riska processen och ge de bästa förutsättningarna för övergången till en ny Arbetet i samband med riksdagsvalet inleddes och intensifiera- Det noggranna planeringsarbetet gjorde att vi kunde erbjuda de nyvalda ledamöterna en smidig introduktion till det nya upp- Det handlade givetvis om arbetet i kammaren, utskotten och EU-nämn- den, men också om it-utrustning, arbetsrum, reseregler och information om förvaltningens många tjänster. Det är glädjande att ledamöterna i förvaltning- ens utvärdering uppskattat våra insatser. Förvaltningens nya intranät, som lanserades , fick snabbt en cen- tral roll vid valet. Informationen var målgruppsanpassad för ledamöter, parti- kanslier och förvaltning. När det är val ökar intresset för bland allmänheten, medierna och Det har vi märkt i besöksverksamheten, svarsservicen, på webbplat- serna och i antal trycksaksbeställningar. vidare för att göra information om arbete ännu mer tillgänglig. snart slås portarna upp till den nya Demokrativerkstaden, så att vi kan ta emot Intresset för förvaltningens EU-information var också ex- tra stort , en anledning var valet till . temasidan på webben fick snabbt många besök. Vi har fortsatt arbetet med att utveckla och modernisera it-stödet till den Den digitala mötestjänsten som samtliga utskott och har infört är ett exempel på stöd som ska under- lätta ledamöternas vardag. sänds kallelser och sammanträdeshand- lingar ut digitalt i pekplattor och datorer i stället för via papper. jag, med avstamp i den strategiska planen, beslutat om en it-strategi för att ge en tydlig inriktning på det långsiktiga arbetet. Jag har också tagit beslut om en informationssäkerhetspolicy, frågor som är nära förknippade med it-stödet. Färdplan 2014 är samlingsnamnet på det långsiktiga arbete som har bedri- vits –2014 för att utveckla . let har varit att förvaltningen ska vara en tydlig, modern, professionell, enga- gerad och delaktig förvaltning som erbjuder ett ännu bättre stöd till den parla- Färdplansarbetet är nu avslutat och många uppdrag har för vi in utvecklingsarbetet i den löpande verksamheten. der 2015 kommer vi bland annat att ägna oss åt frågor som vision, värdegrund och principer för förvaltningens utvecklingsarbete. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 Avslutningsvis vill jag nämna den chefspolicy jag beslutat om och det chefsutvecklingsprogram som har tagits fram. Det är en del i arbetet med att säkra kompetens och utveckling i förvaltningen på . ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 är folkets främsta företrädare. Den stiftar lagar, beslutar om skatt till staten och bestämmer hur statens medel ska användas. är förvaltningsmyndighet och har till uppgift att stödja arbete. Förvaltningen ska se till att kammaren, utskotten, , ledamöterna och övriga riksdagsorgan får det stöd och den service de behöver. ska också informera all- mänheten om arbete och om EU-frågor samt handlägga ärenden som rör internationella kontakter. för att vårda byggnader och samlingar samt för myndighets- och Förvaltningens uppdrag är formulerat på följande sätt: ska skapa bästa möjliga förutsättningar för riksda- gens och ledamöternas arbete genom att • svara för väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. • svara för väl fungerande stöd och service till ledamöter och partikanslier • främja kunskapen om och arbete • vårda och bevara byggnader och samlingar • vara en väl fungerande och framsynt myndighet och arbetsgivare. verksamhet regleras i lagar och föreskrifter. läggande bestämmelserna finns i regeringsformen, riksdagsordningen och la- gen (2011:745) med instruktion för . bestämmelser finns i föreskriften om förvaltningens arbetsordning (RFS I den så kallade REA-lagen finns ekonomiadministrativa bestäm- leds av riksdagsstyrelsen. Styrelsen består av riksda- gens talman, som är ordförande, och tio riksdagsledamöter. överlägger om planering av riksdagsarbetet och beslutar i större ärenden som Vid styrelsens sammanträden deltar även de vice talmännen och gruppledarna för de partier som inte är representerade i styrelsen och som därmed inte deltar i riksdagsstyrelsens beslut. 1 Lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för Riksdagsförvalt- ningen, ombudsmän och . ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 Riksdagsdirektören är chef för myndigheten och är föredragande i styrelsen. Under styrelsen leder riksdagsdirektören ledamotsrådet. I det samråder förvaltningen och ledamöter om administrativa frågor som är av särskilt intresse för ledamöterna, till exempel teknisk utrustning och arbetsrum. Förvaltningens ledningsgrupp samordnar och planerar övergripande frågor som rör förvaltningen. Gruppen består av riksdagsdirektören och avdelningscheferna samt chefen för ledningsstaben. 1.3 Styrning och uppföljning verksamhet ska bedrivas effektivt och enligt gällande rätt. Den ska också vara kostnadseffektiv. Förvaltningen arbetar systematiskt med planering och uppföljning för att säkerställa verksamhetens kvalitet och effektivitet. Riksdagsstyrelsen fattar beslut om en strategisk plan, som anger övergripande prioriteringar , och om en årlig verksamhetsplan för förvaltningen. I styrelsens uppgifter ingår också att lägga förslag till anslag och besluta om anslagsdirektiv. Planeringsprocessen utgår från de lagar och föreskrifter som gäller för och samt de uppgifter och uppdrag som riksdagsstyrelsen beslutar om. Riksdagsdirektören beslutar om en internbudget, som tillsammans med bland annat verksamhetsplanen och anslagsdirektivet är styrande för verksamheten . Verksamheten är indelad i fem uppdragsområden som utgår från de övergripande uppdrag förvaltningen har: A.Stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. B.Stöd och service till ledamöter och partikanslier C.Kunskap om och arbete D.Vård och bevarande av byggnader och samlingar E.Myndighet och arbetsgivare. Riksdagsstyrelsen beslutade om en strategisk plan –2017. beslutade styrelsen om förslag till anslag och om verksamhetsplan och anslagsdirektiv för . Den strategiska planen och verksamhetsplanen innehåller flera prioriteringar som ska förbättra stödet till den parlamentariska processen och göra förvaltningen mer effektiv. It-stödet till arbetet i kammaren och utskotten ska utvecklas, och förvaltningen ska fortsätta att förbereda arbetet inför och efter valet . En viktig komponent är det nya intranätet som förvaltningen ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 utvecklar till ett styrnings- och arbetsverktyg. Arbetet med att öka kommuni- kationen och dialogen med allmänheten om arbete och beslut ska även i fortsättningen vara en prioriterad uppgift. Det långsiktiga underhållet av fastigheter har fortsatt hög prio- Här ska särskilt ledning och styrning ses över och utvecklas. förvaltningens arbete med att utveckla myndigheten ska fortsätta. under samlingsnamnet Färdplan 2014 och omfattar områdena styrning, orga- nisation, kommunikation och den attraktiva arbetsplatsen. Målet är att förvalt- ningen ska erbjuda ett ännu bättre stöd till den parlamentariska processen. ska i alla sammanhang särskilt prioritera verksam- het inom uppdragsområdet Stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. Där- efter ska verksamheten inom uppdragsområdet Stöd och service till ledamöter och partikanslier prioriteras. Resultatet av arbetet med de prioriterade områdena redovisas i korthet i avsnitt 2 Sammanfattning – resultat och utveckling . Parallellt med planeringsarbetet pågår en kontinuerlig uppföljning och kon- troll av verksamheten och budgeten. resulterar bland annat i tertial- och helårsrapporter samt i årsredovisningen. arbetar också med intern styrning och kontroll utifrån Intern styrning och kontroll är den årliga process som syftar till att med rimlig säkerhet säkerställa att en myndighet fullgör sitt verksamhetsansvar. har förvaltningen identifierat ett antal risker som bedömts vara prioriterade med utgångspunkt från att de kan påverka myndighetens möjlig- heter att genomföra sina uppdrag. De prioriterade riskerna och åtgärderna för att minska dem har regelbundet redovisats för riksdagsstyrelsen. Som ett komplement till riskanalyserna har samtliga budgetansvariga che- fer genomfört en självutvärdering av den interna styrningen och kontrollen i den egna verksamheten. I samband med att årsredovisningen skrivs under intygar myndighetens led- ning om den interna styrningen och kontrollen är betryggande och redovisar i förekommande fall eventuella brister. Internrevisionen ska stödja ledning genom att själv- ständigt granska, verifiera och bedöma kvaliteten i den interna styrningen och Internrevisionen är fristående från förvaltningens operativa verk- samhet och bedrivs av ett företag med expertis inom internrevision. ningen finns en internrevisionsansvarig som svarar inför riksdagsdirektören och ytterst inför riksdagsstyrelsen. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 beslutar riksdagsstyrelsen om en internrevisionsplan som pekar ut de verksamheter i förvaltningen som internrevisionen ska granska. Internrevisionen rapporterar till riksdagsstyrelsen . Den externa revisionen bedrivs av enligt lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. granskar om årsredovisning är upprättad enligt gällande regelverk, ger en rättvisande bild i de finansiella delarna och i resultatredovisningen samt att anslag och inkomster använts enligt anslagsdirektiv och övriga beslut för myndigheten. behandlar årsredovisning i samband med sin behandling av utgiftsområde 1 i budgetpropositionen. I utgiftsområdet ingår bland annat förvaltningsanslag. Riksdagsdirektören informerar och svarar på ledamöternas frågor vid ett utskottssammanträde inom ramen för utskottets beredning. 1.4 Personal och organisation För att ska kunna utföra sina uppgifter krävs personal med en rad olika kvalifikationer. Yrkesgrupperna förenas i det gemensamma uppdraget att stödja den parlamentariska processen. är en kunskapsintensiv organisation vars främsta tillgång är en kunnig och skicklig personal. Att kontinuerligt utveckla och höja kompetensen på olika områden är en grundläggande förutsättning för att verksamheten ska kunna ge det stöd och den service som ledamöterna och riksdagsarbetet kräver. Aktuella personaluppgifter och statistik redovisas i avsnitt 3.5. beslutade att tidningen inte längre ska ges ut. Verksamheten vid enheten Riksdag & Departement, som har ingått i kommunikationsavdelningen, upphörde . ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 2 Sammanfattning – resultat och utveckling I detta kapitel redovisas en sammanfattning av resultatet för samtliga uppdragsområden och viktigare utvecklingsinsatser. I kapitel 3 redovisas uppdrag, resultat, kostnader och intäkter för respektive uppdragsområde närmare. Kammare och utskott – uppdragsområde A har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdagsordningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: •Arbetet i kammaren har genomförts enligt planeringen. •Riksdagens protokoll har kommit ut i rätt tid. •Utskotten och har fått ett väl fungerande stöd. •Vid inkommande internationella besök har förutsättningarna varit goda för möten av hög kvalitet. har fortsatt att utveckla it-stödet till beslutsprocessen och infört en digital mötestjänst i samtliga utskott och . Förvaltningen har också bland annat prioriterat arbetet i samband med det svenska ordförandeskapet i . Ledamöter och partikanslier – uppdragsområde B har säkerställt att ledamöter och partikanslier har fått ett väl fungerande stöd och en god service. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: •De nyvalda ledamöterna är mycket nöjda med sin introduktion enligt förvaltningens valenkät. •Efterfrågan på faktaunderlag och utredningstjänster har varit fortsatt hög. har prioriterat arbetet i samband med riksdagsvalet. har också ett nytt intranät lanserats. Det finns tillgängligt i dator, smartmobil och pekplatta. Intranätet har vidareutvecklats för att utgöra ett ännu effektivare arbetsverktyg för ledamöter, partikanslianställda och förvaltningsanställda. Förvaltningen har också upphandlat ett nytt avtal för nyhetsbevakning som ökat tillgången till digitala nyhetskällor. Kunskap om – uppdragsområde C har säkerställt att allmänheten, massmedier, vidareinformatörer, skolor och speciella målgrupper har getts möjligheter till information och kunskap om arbete. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: •Tillgängligheten till information om och arbete och beslut har utvecklats i bland annat digitala medier. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 •Tv-produktionen kring arbete har fungerat väl. •Intresset för skolvisningar inklusive Demokrativerkstaden har varit fortsatt högt. •Kurser och fortbildningsdagar för externa målgrupper har hållit hög kvalitet. har arbetat med att etablera en ny demokrativerkstad som ska kunna ta emot fler skolklasser. Vidare har arbetet med att ge information till allmänheten om riksdagsvalet och Europaparlamentsvalet prioriterats. har också evenemang som till exempel Ungdomens riksdag genomförts. byggnader och samlingar – uppdragsområde D har utvecklat sitt arbete med att vårda och bevara byggnader och samlingar på ett systematiskt sätt. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: •Styrningen och ledningen av fastighetsverksamheten har fortsatt att utvecklas enligt plan. •Fastighetsprojekten har i huvudsak bedrivits enligt plan. •Arbetet med att tillgängliggöra äldre riksdagsdokument har fortsatt. Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E Förvaltningen bedömer att den har varit en väl fungerande och framsynt myndighet och arbetsgivare. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: •Sjukfrånvaron har varit fortsatt låg. •Förvaltningen har genomfört utvecklingsinsatser för chefer enligt plan. •Tillgången till it-stöd har varit stabil. •Riksdagsförvaltningen har nått sina kvantitativa miljömål. har fortsatt sitt arbete med att utveckla styrningen av förvaltningen och lagt grunden för att integrera klarspråksarbetet i hela förvaltningen. har en chefspolicy beslutats och ett chefsutvecklingsprogram tagits fram. har också hälsodiplomerats . Utvecklingsarbetet som bedrivits – 2014 under namnet Färdplan 2014 har avslutats, och grunden har lagts för nästa fas, vilket innebär ett långsiktigt och hållbart förbättringsarbete som är integrerat i den löpande verksamheten och som involverar alla medarbetare. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 2014/15:RS2 Intäkter, kostnader och transfereringar Tabell 1 Intäkter, kostnader och transfereringar, samtliga uppdragsområden (tkr) –1 476 628 –1 611 657 –1 513 515 –1 444 331 –1 577 402 –1 478 472 –1 934 487 –2 052 506 –1 947 181 De lägre kostnaderna jämfört med beror främst på att årets förändring av avsättning för framtida pensioner och inkomstgarantier inklusive sociala avgifter har minskat jämfört med föregående år. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2014 I detta avsnitt redovisas verksamheten inom respektive uppdragsområde och vilka resultat som har uppnåtts. 3.1 Kammare och utskott – uppdragsområde A uppdrag inom område A är att svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammaren och utskotten m.m. utskott bereder och kammaren beslutar om nya lagar. Tillsammans utgör de kärnan i verksamhet, och förvaltningen ska i alla sammanhang särskilt prioritera detta uppdragsområde. I uppdraget ingår att stödja kammarens, utskottens, samt talmannens och de vice talmännens arbete samt internationella arbete. Förvaltningens produktion och försäljning av riksdagstryck hör också hit. Resultat och utveckling – sammanfattning har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdagsordningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: •Arbetet i kammaren har genomförts enligt planeringen. Tre tekniska avvikelser har dock påverkat kammarens arbete. Arbete pågår för att undvika sådana avvikelser . •Riksdagens protokoll har kommit ut i rätt tid. Samtliga snabbprotokoll har kommit ut senast dagen efter kammarens sammanträde. •Utskotten och har fått ett väl fungerande stöd. Förvaltningen har bistått vid utskottens och planering och sammanträden och arbetat för att ytterligare minska sårbarheten i stödet till utskotten och . •Vid inkommande internationella besök har förutsättningarna varit goda för möten av hög kvalitet. Vid samtliga inkommande internationella besök har ledamöter träffat sina utländska motsvarigheter. har fortsatt att utveckla it-stödet till beslutsprocessen och infört en digital mötestjänst i samtliga utskott och . Förvaltningen har också bland annat prioriterat arbetet i samband med det svenska ordförandeskapet i . ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 2014/15:RS2 Tabell 2 Intäkter, kostnader och transfereringar inom uppdragsområde A (tkr) Fördelningen för uppdragsområdet bedöms i huvudsak som jämförbar med föregående år. Talmannen och de vice talmännen Talmannen leder riksdagsarbetet och har därmed det yttersta ansvaret för hur riksdagsarbetet planeras och bedrivs. Talmannen leder även kammarens sammanträden och är främste representant. Talmannen och de tre vice talmännen utgör tillsammans presidium. Presidiet träffas regelbundet för att avhandla frågor som rör ledningen av arbete. De vice talmännen kan i talmannens ställe leda arbete och kammarens sammanträden. När de inte gör det deltar de vice talmännen i riksdagsarbetet på samma sätt som de andra riksdagsledamöterna. Talmannen har däremot en ersättare i kammaren. Arbetet i och kring kammaren kommer det in ett stort antal ärenden till som ska beredas i utskotten och därefter debatteras och beslutas i kammaren. Kammarkansliet registrerar och kontrollerar alla ärenden och föreslår till vilket utskott ärendena ska hänvisas. Kansliet ansvarar för det löpande arbetet i kammaren, för planeringen av riksdagsarbetet under och valperioden samt för granskning av interpellationer, skriftliga frågor, motioner m.m. I kammarkansliet sker också samordningen av EU-arbetet i . Kansliet tar emot EU-dokument och ansvarar för att grundläggande skriftlig information om EU-frågor når ut till utskotten och . har också en representant vid EU:s institutioner. En viktig uppgift för är att stödja planeringen av arbetet i kammaren. Utgångspunkten är att beslut ska kunna fattas i rätt tid och i rätt ordning, att det ska finnas utrymme för oförutsedda debatter och att arbetsbelastningen är rimlig. Centralt är att kammarplaneringen ska göra det möjligt för att fatta beslut om inlämnade, och i utskotten behandlade, propositioner och skrivelser. Arbetet i kammaren har genomförts enligt planeringen. Tre tekniska avvikelser har dock påverkat kammarens arbete. Arbete pågår för att undvika sådana avvikelser . ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 Kammarplaneringen ska även göra det möjligt för att ta ställning till om ett EU-förslag strider mot subsidiaritetsprincipen. har förvaltningen i samtliga fall där utskotten har tagit ställning i subsidiaritetsärenden sett till att det har funnits beslutstillfällen i kammaren efter att utskottet har berett ärendet och innan EU:s fördragsbundna frist löpt ut. Kammarplanerna ska också underlätta för ledamöternas planering av eget arbete och ge utrymme för ledamöternas aktiviteter utanför , till exempel för arbete i valkretsen. Kammarens sammanträdestillfällen fastställs i sammanträdesplaner som antas av talmannen efter samråd med riksdagsstyrelsen. För att anpassa kammararbetet efter förändrade förutsättningar har kompletterande ändringar i sammanträdesplanen gjorts . Det har till exempel gjorts för att kunna bereda plats för aktuella debatter och för att justera antalet tillfällen för interpellationssvar efter hur många interpellationer som har lämnats in. Tabell 3 Antal dokument inlämnade till kammarkansliet Motioner från allmänna motionstiden EU-dokument hänvisade för granskning EU-dokument hänvisade för subsidiaritetspröv- Både antalet skriftliga frågor och interpellationer är lägre än . Antalet inlämnade motioner under allmänna motionstiden har också minskat i jämförelse med föregående år. Däremot har antalet inlämnade propositioner och skrivelser ökat. Det är normalt under ett valår. 2Motionerna hänvisades inte till något utskott. 3Motionen hänvisades inte till något utskott. 4Ett av utlåtandena behandlade två EU-dokument. 5Ett av utlåtandena behandlade fem lagförslag. 6Ett av utlåtandena behandlade två lagförslag. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2014 Det totala antalet inkomna EU-dokument var lägre i förhållande till . Det kan förklaras av att det 2014 dels valdes ett nytt Europaparlament , dels utsågs en ny . Institutionernas aktivitet gick då av naturliga skäl ned, vilket påverkar antalet dokument som sänds till . Antalet EU-dokument som hänvisas till utskott för beredning och antalet utlåtanden som behandlas av kammaren kan variera . Antalet dokument som hänvisades för subsidiaritetsprövning var markant lägre än . Minskningen torde kunna förklaras av att en avgående och en tillträdande kommission presenterat färre lagförslag än med normal aktivitet.