frsrdg · H204RR1 · 2015-02-17 00:00:00 — Seminariet dokumenterades i en skrift från seminariet är samlade. Det har januari–bestått av följande ledamöter: •Emma (KD), ordförande •Billy (S), vice ordförande •Göran (M) •Ulf (MP) •Gunnar (FP) •Anders (C) •David Lång (SD) •Jacob (V). valdes följande ledamöter för : •Jörgen (S), ordförande •Göran (M), vice ordförande •David Lång (SD) •Agneta (MP) •Per-Ingvar (C) •Mia (V) •Christer (FP) •Aron (KD). Enligt instruktion ska det finnas ett vetenskapligt råd vid myndigheten. vetenskapliga råd är ett rådgivande organ till riksrevisorerna, främst i fråga om ämnen som knyter an till strategiska och metodologiska frågeställningar. Arbetet med vetenskapliga råd bedrivs inom ramen för en överenskommelse med . I överenskommelsen åtar sig universitet att inom ramen för dess fria akademiska roll förmedla vetenskapliga upptäckter, kunskaper och insikter till stöd för riksrevisorernas oberoende val av granskning. Samarbetet innebär att får tillgång till den kompetens som finns inom . Tre rådsledamöter har utsetts vid . Utöver sina specialistkompetenser fungerar rådsledamöterna som länkar in i olika discipliner och institutioner, för att tillgodose önskemål om mångvetenskapliga perspektiv och djup i frågeställningar. har två seminarier ägt rum med fokus på riskanalyser respektive konsekvenser av den demografiska utvecklingen i . Planering av fortsatt seminarieverksamhet genomförs löpande och i dialog mellan och . De tre rådsledamöterna vid är •Inger , professor vid •Maria , fil dr vid samhällsvetenskapliga fakulteten •Margareta , dekan och professor vid humanistiska fakulteten. I detta avsnitt redovisas de åtgärder som vidtagits för att säkerställa att det finns god kompetens för att nå verksamhetens mål och utföra uppdrag. Riksrevisorerna har med stöd av väsentlighetskriteriet26 valt att liksom regeringens myndigheter redovisa kompetensförsörjning enligt 3 kap. 3 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Dessutom redovisas här personalstatistik, sjukfrånvaro, arbetsmiljö och åtgärder för att förebygga ohälsa. strävar efter att vara en attraktiv arbetsplats för att säkerställa kompetensförsörjningen . har drygt 300 anställda som är placerade på kontoren i , , och . Flertalet av de anställda arbetar inom granskningsverksamheten med årlig revision respektive effektivitetsrevision. Vi har en internationell verksamhet med ett omfattande internationellt samarbete på revisionsområdet. En stor andel är akademiker och flera av dem har examen på magisternivå inom områdena företagsekonomi, nationalekonomi och statskunskap. valde en ny riksrevisor. För att stödja riksrevisorerna i den myndighetsövergripande uppföljningen, samordning- och planeringsfrågorna inrättades en ny befattning: planeringschef med helhetsansvar för myndighetens övergripande verksamhetsplanering. I syfte att stärka kompetensförsörjningsfrågorna inom myndigheten återinrättades en separat HR-enhet och en ny HR-chef tillsattes. Vidareutveckling av prioriterade områden såsom lönebildning, ledarskap och medarbetskap har fortsatt . I och med att de ekonomiska förutsättningarna förbättrades tog rekryteringen fart igen och den totala personalstyrkan utökades med nio personer. Majoriteten av de nya medarbetarna har börjat inom granskningsverksamheten och framför allt inom årlig revision. För att lättare nå ut till våra rekryterande målgrupper har vi arbetat med att identifiera nya metoder och kanaler för vår annonsering. Det har dock varit svårt att rekrytera erfarna revisorer eftersom vi bland annat lönemässigt måste konkurrera med privat verksamhet, vilket har lett till ökade kostnader för denna kategori av rekryteringar. Inom granskningsverksamheten har olika professionsanpassade utbildningar och seminarier genomförts i syfte att höja och utveckla kunskapen och kvaliteten när det gäller metodik, projektledning, kommunikation och förvaltningskunskap. Inom ramen för det internationella utvecklingssamarbetet har medarbetare från den internationella avdelningen och myndigheten i övrigt förkovrat sig i 26 Se 7 kap. 6 § föreskriften (RFS 2006:10) om tillämpningen av lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för , ombudsmän och . språk, kultur, metoder och säkerhet i det internationella arbetet. ionella utvecklingsarbetet, som innebär många olika kulturella kontakter, är det särskilt viktigt att förstå de kulturella skillnader som finns och agera pro- fessionellt utifrån dem i alla situationer. Som en vägledning och stöd för med- arbetarna togs det fram och kommunicerades en uppförandekod för I syfte att informera om löneavtalets innebörd och interna årliga process för lönerevisionen samt skapa rätt för- väntningar hos medarbetarna genomfördes partsgemensamma informations- Utifrån det aktuella behovet och de olika åtgärder som har vidtagits under året görs bedömningen att sammantaget har tillräcklig och rätt kompetens för att genomföra sitt uppdrag. Nedan beskrivs de åtgärder som vidtagits för att säkerställa myndighetens kompetensförsörjning. Åtgärderna bedöms ha förbättrat myndighetens möjlighet att attrahera, rekrytera och behålla rätt kompetens för att genomföra sitt uppdrag och uppnå fastställda mål. Rätt sammansättning av kompetens är nödvändig för en effektiv och god användning av myndighetens resurser. Likaså är ett bra ledarskap en viktig framgångsfaktor i en kunskapsorganisation som , och det ställer krav på såväl strategiskt som systematiskt arbete. Chefskollektivet (inklusive riksrevisorerna) består av 18 chefer, (9 män och 9 kvinnor). Det råder därmed en jämn könsfördelning vilket är i enlighet med plan för kompetensförsörjning och likabehandling. Ett stödmaterial kring medarbetarsamtal vidareutvecklades , och med anledning av det fick samtliga chefer och arbetsledare en dags utbildning i kvalitativa samtal med stöd av en extern konsult. Alla chefer har fått en introduktion till en förvaltningsstyrningsmodell som ett verktyg att förbättra och effektivisera it-verksamheten. Ett prioriterat område var strategisk lönebildning, och som en förberedelse års lönerevision genomfördes vid två chefsmöten en workshop med diskussion och grupparbeten kring prioriteringar och tydliga resultatmål på organisationsnivå. Med anledning av en omorganisation inom verksamhetsstödet tillsattes en planeringschef som även ersatte den tidigare administrativa chefen, och en ny befattning som HR-chef inrättades och tillsattes . ersättningsrekryterades en kommunikationschef och en granskningschef samt två avdelningschefer, en inom årlig revision och en inom effektivitetsrevision. vidareutvecklades i samverkan med linjecheferna ett stödmaterial för medarbetarsamtal i syfte att höja kvaliteten och öka tydligheten när det gäller mål på individ- och organisationsnivå. Vidare förtydligades i stödmaterialet och vid olika informationsmöten med chefer och medarbetare kompetensbegreppets olika dimensioner samt på vilket sätt man kan mäta resultat och sätta kompetensmål utifrån dem. Det framtagna stödmaterialet användes sedan som underlag till återkopplingssamtalen som genomfördes inför de lönesättande samtalen. I syfte att informera om löneavtalets innebörd och interna årliga process för lönerevision genomfördes partsgemensamma informationsmöten. Målet var att höja kunskapen och skapa realistiska förväntningar bland medarbetarna. Mö- tena gav också möjlighet till en konstruktiv dialog mellan arbetsgivaren, de fackliga organisationerna och medarbetarna, vilket bidrog till en ökad samsyn och förståelse för myndighetens lönepolitik. fortsatte det arbete som påbörjades med att implementera och levandegöra myndighetens etikregler och värderingar i det dagliga arbetet och vad rollen som statstjänsteman innebär i praktiken. Etik, värdegrund och statstjänstemannarollen har tagits upp i samband med myndighetsgemensam introduktionsutbildning och vid olika avdelnings- och enhetsmöten. En uppskattad myndighetsdag genomfördes med den övergripande innebörden värdeord och vikten av en gemensam värdegrund samt medarbetarskapets betydelse för en framgångsrik organisation. Dagen ägnades åt olika grupparbeten och diskussioner kring betydelsen av att arbeta mer gränsöverskridande mellan olika organisatoriska enheter i syfte att öka och förbättra förståelsen, kommunikation och samarbetet inom myndigheten och på vilket sätt man kan göra detta. Under myndighetsdagen framkom många idéer på hur skulle kunna arbeta mer öppet och gränsöverskridande. Dessa diskuterades därefter i chefskretsen och några av dem gjorde avtryck verksamhetsplan som konkreta uppdrag. Kompetensutveckling inom årlig revision gavs kurser inom det femåriga utbildningsprogram som anordnar. I utbildningen ingår ett prov (tidigare två prov) efter tre till yrkeserfarenhet varvat med utbildning. Yrkesutbildningens längd är beroende av längden på den genomförda teoretiska universitetsutbildningen; det krävs en teoretisk och praktisk utbildning om totalt innan ett prov kan genomföras. Utbildningen och provet ska motsvara den som ges för revisorer inom den privata sektorn, men med fokus på det regelverk som gäller för statlig verksamhet. Syftet är att säkerställa att revisorerna inom den årliga revisionen har tillräckliga teoretiska kunskaper för att utföra revision inom statlig verksamhet och förmåga att i praktiken tillämpa sådana Provverksamheten genomfördes i samarbete godkändes fyra av de åtta revisorer som genomförde provet. Provverksamheten genomfördes inte på grund av att för få reviso- rer motsvarade de ökade kraven på totalt utbildning och yrkeserfaren- Vid utgången av 2014 fanns 65 revisorer inom den årliga revisionen som har klarat prov eller är auktoriserade revisorer. De ansvariga revisorerna har ett delegerat ansvar i organisationen för vart och ett av den årliga revisionens uppdrag, vilket innebär att de ansvarar för revisionsarbetet och för att underteckna revisionsberättelser och revisorsintyg. Alla ansvariga revisorer uppfyller de interna kompetenskraven. /2015 genomförs för en fördjupad utbildning inom statlig förvaltning, i samarbete med . består av nio seminarietillfällen med föreläsare från forskning och praktiker från olika verksamheter och områden inom den offentliga sektorn. genomfördes fem seminarier i serien Förändring och styrning i staten, och un- der 2015 kommer ytterligare fyra seminarier att genomföras. med att deltagarna får skriva en uppsats där någon eller några av de aspekter som tagits upp i seminarierna behandlas. De som fullföljer seminarieserien och skriver en uppsats får 7,5 högskolepoäng. examinationen och samordningen av seminarierna. Detta är en samordnad satsning för både effektivitetsrevisionen och den årliga revisionen. Den interna utbildningen för effektivitetsrevisorer består av en grundutbild- ning (nivå 1 och 2), en fortsättningsutbildning (nivå 3) och en seminarieverk- Den interna utbildningen ska utgå från deltagarnas egna granskningar och varva teori med praktiska övningar. Viktiga kompetensområden att ut- veckla och befästa är revisionsmetodik, utredningsmetodik, kunskap om stat- lig förvaltning, projektarbete samt skriftlig och muntlig kommunikation. har kurser genomförts inom bland annat områdena revisions- metodik, utvärderingsmetodik, kvalitativ metod och tolkning, projektledning, förvaltningskunskap och muntlig kommunikation. Vissa kurser har genom- förts tillsammans med årlig revision. /2015 genomförs för andra gången en fördjupad utbildning inom statlig förvaltning, i samarbete med Sö- Detta är en samordnad satsning för både effektivitetsrevis- ionen och den årliga revisionen. Kompetensutveckling inom internationellt utvecklingssamarbete arrangerades för det internationella utveck- lingssamarbetet där medarbetare från såväl den internationella avdelningen som från övriga delar av myndigheten deltog för att uppdatera sig i frågor kring metoder och säkerhet i det internationella utvecklingssamarbetet. har en reguljär kompetensutveckling skett i såväl säkerhetsfrågor som språk. Därutöver har medarbetare deltagit i kurser inom ramen för kompetensutveckling för årlig revision respektive effektivitetsrevision. Användning av extern kompetens och internt kompetensutbyte En viktig strategisk fråga för är att utnyttja den egna samlade kompetensen på bästa sätt och vid behov komplettera den dels genom samarbete med universitet och högskolor, dels genom att anlita extern kompetens inom både revision och verksamhetsstöd. För att kunna leverera en jämn produktion till är en viktig komponent att hyra in tillfällig personal och specialistkompetens. Det senare avser till exempel akademiskt avancerad kunskap och specialistkompetens inom it-revision. Extern kompetens utgör dessutom ett viktigt stöd för kärnverksamheten vid verksamhets- och kompetensutveckling. Användning av extern kompetens Tabell 16 Kostnader för extern kompetens inom hela myndigheten –2014 (tkr)27 Kostnaderna för extern kompetens har som framgår ökat jämfört med föregående år (16,). Det relativt låga utfallet var främst resultatet av de åtgärder som då genomfördes med hänsyn till det ekonomiska läget. Konsultanvändningen har främst avsett it-experter och allmän resursförstärkning inom årlig revison samt anlitande av särskild kompetens för effektivitetsrevisionen. De ökade kostnaderna inom verksamhetsstödet med ca beror främst på satsningar på it-stöd och mer ändamålsenliga processer i hela organisationen. Satsningarna avser bland annat en utvecklad it-arkitektur, ett nytt diariesystem samt förbättring av funktionaliteten på den interna och externa webbplatsen. 27 Kostnaderna 2013 och 2012 har räknats om på grund av ändrad intern redovisningsprincip. Visstidsanställda har klassificerats om från konsultkostnader till personalkostnader. Utbyten av kompetens syftar till att utnyttja medarbetarnas kompetens och erfarenheter så effektivt som möjligt samt bidra till kunskapsuppbyggnad inom myndigheten. har samverkan såväl mellan som inom verksamhetsgrenarna i stora delar varit som . Effektivitetsrevisorernas deltagande i den årliga revisionen av myndigheternas resultatredovisningar har dock varit något större . Årliga revisorer har bidragit med sin expertis i samband med effektivitetsgranskningar samt med underlag till verksamhetsplanering och riskanalys när detta har bedömts vara lämpligt. Deltagandet i internationella arbete är också en viktig del i medarbetarnas omvärldsbevakning och kompetensutveckling. Antalet anställda i tjänst per har ökat med 9 personer . Tabell 17 Antal anställda per –2014 var det 31 personer som jämfört med 2013 slutade eller gick på tjänstledighet, varav 3 (4) var visstidsanställda. gick 11 (4) personer i pension. Vidare började 39 (13) personer och 4 (1) återkom från tjänstledighet. Ytterligare 8 (4) personer anställdes för . De nyanställda kan huvudsakligen hänföras till granskningsverksamheten. Tabell 18 Antal anställda inom professionerna per Antalet anställda per uppdelat per profession är 112 personer inom effektivitetsrevisionen, varav 6 visstidsanställda, 123 personer inom årlig revision, samt 97 personer inom kategorin övrigt, varav 1 visstidsanställd. Antalet anställda på kontoren utanför var per 17 personer i , 17 i (varav 2 stycken tjänstlediga) samt 22 i . På dessa kontor arbetar medarbetarna enbart inom årlig revision. På kontoret i arbetar 276 personer inom såväl årlig revision som effektivitetsrevision, internationell verksamhet och övrig stödverksamhet. Av dessa 276 personer är 7 visstidsanställda och 23 tjänstlediga. Tabell 19 Personalomsättning28 2012–2014 (procent) Personalomsättningen har ökat något jämfört med föregående år och är nu . Effektivitetsrevisionens personalomsättning har ökat relativt mycket, från 2014. Årlig revision har ökat jämfört med föregående år. Att myndighetens totala personalomsättning inte har ökat med förklaras främst av att färre personer har slutat inom kategorin övrigt, och därmed har personalomsättningen minskat från till i den kategorin. 28 Personalomsättningen på beräknas genom att antalet avgångar divideras med medelantalet anställda i tjänst. 2014/15:RR1 RESULTATREDOVISNING Tabell 20 Sjukfrånvaro 2012–2014 (procent) Anställda 30–49 år Av total sjukfrånvaro avser: Andelen långtidssjuka () Andelen långtidssjuka av total ordinarie arbetstid** *I förhållande till total ordinarie arbetstid. **Total sjukfrånvaro i procent multiplicerad med andelen långtidssjuka () i procent. Den totala sjukfrånvaron har minskat och denna minskning står framför allt kvinnorna för. I gruppen och yngre har sjukfrånvaron minskat och ligger på ungefär samma siffror som 2012. Likaså har sjukfrånvaron minskat i gruppen och är nu lägre än nivå. I gruppen har en minskning skett, men sjukfrånvaron är fortfarande relativt hög. Långtidssjukskrivningarna har ökat jämfört med . Denna ökning kan främst hänföras till olycksrelaterad sjukfrånvaro. Arbetsmiljö och åtgärder för att förebygga ohälsa är en kunskapsorganisation vars främsta resurs är medarbetarna. Ett led i att vidareutveckla verksamheten och att vara en attraktiv arbetsplats och arbetsgivare är att kontinuerligt följa upp och analysera arbetsmiljön. skedde en större ombyggnation och modernisering av myndighetens lokaler i som gjorde det möjligt för vår internationella avdelning att flytta in i samma kontorsbyggnad som den övriga verksamheten. Vidare innebar ombyggnationen att det skapades ett gemensamt lunchrum med konferensmöjligheter, i syfte att underlätta och främja personliga möten och kunskapsöverföring mellan medarbetarna inom organisationen. Efter ombyggnationen och flytten till nya arbetsplatser har personalen erbjudits besök av en ergonom för att utforma sin nya arbetsplats på ett optimalt sätt. erbjuder sina anställda olika möjligheter till friskvård i syfte att förebygga ohälsa och förstärka friskfaktorer. Detta sker genom att subventionera olika friskvårdsaktiviteter, däribland massage på arbetsplatsen samt en friskvårdstimme . Vid ohälsa genomför myndigheten nödvändig rehabilitering med stöd av företagshälsovård och annan expertis. Intern styrning och kontroll Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sitt verksamhetsansvar. Denna process ska omfatta riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation.29 leds av tre riksrevisorer som väljs av riksdagen.30 En av riksrevisorerna är riksrevisor med administrativt ansvar och ansvarar för den administrativa ledningen av myndigheten. Denna riksrevisor ansvarar inför för verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att hushållar väl med statens medel. Riksrevisorn med administrativt ansvar beslutar om årsredovisningen för och lämnar ett intygande om myndighetens interna styrning och kontroll.31 Riksrevisorn med administrativt ansvar redovisar här nedan underlag till sitt ställningstagande avseende intern styrning och kontroll 2014. process för intern styrning och kontroll Riskanalysen görs för att identifiera de omständigheter som utgör en risk för att verksamhetens mål inte ska uppnås. Det innebär att risker identifieras och värderas och att beslut fattas om hanteringen av riskerna. Riskanalysen uppdateras vid behov för att säkerställa att den omfattar förändringar som väsentligen påverkar tidigare identifierade, värderade och hanterade risker. Processen för intern styrning och kontroll är en integrerad del av planeringen, genomförandet och uppföljningen av verksamheten. Processen omfattar även att hantera och åtgärda incidenter som inträffar (incidentrapportering). Merparten av de identifierade riskerna ligger inom en risknivå som ledningen har bedömt som acceptabel. Riskanalysen visar på några förbättringsområden som har tagits hand om löpande eller som ingår i verksamhetsplaneringen . Bland åtgärdade risker märks i första hand ett nytt diariesystem och en utvecklad modell för riskanalys av staten. Ställningstagande av riksrevisorn med administrativt ansvar De identifierade förbättringsområdena är inte så väsentliga att de påverkar bedömningen av och innehållet i årsredovisningen. Med utgångspunkt i denna process för intern styrning och kontroll, självutvärdering, hanteringen av identifierade risker, underställda chefers intygande samt internrevisionens och externrevisionens granskningar bedömer jag att den interna styrningen och kontrollen vid är betryggande. 29Enligt 40 § lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för , ombudsmän och . 30Enligt 13 kap. 8 § Regeringsformen. 31Enligt 4 a § lagen (2002:1023) med instruktion för . SAMMANSTÄLLNING ÖVER VÄSENTLIGA UPPGIFTER Sammanställning över väsentliga uppgifter Avgiftsintäkter som ej disponeras Utgiftsområde 2 anslag 1:15 Riksre- Utgiftsområde 7 anslag 1:5 Riksre- visionen: Internationellt utveck- Utgiftsområde 2 anslag 1:15 Riksre- Utgiftsområde 7 anslag 1:5 Riksre- visionen: Internationellt utveck- Utgiftsområde 2 anslag 1:15 Riksre- Utgiftsområde 7 anslag 1:5 Riksre- visionen: Internationellt utveck- SAMMANSTÄLLNING ÖVER VÄSENTLIGA UPPGIFTER 2014/15:RR1 Antalet årsarbetskrafter (st.) Medelantalet anställda (st.) *Avser beräknade avgiftsintäkter för uppdragsverksamhet. **Avgiftsintäkter för uppdragsverksamheten uppgick till 196 tkr. Intäkter av avgifter och andra ersättningar Intäkter av avgifter m.m. som inte disponeras Medel som tillförts statens budget från upp- Medel som erhållits från statens budget för Övriga erhållna medel för finansiering av bi- Balanserade utgifter för utveckling Rättigheter och andra immateriella anlägg- Förbättringsutgifter på annans fastighet Maskiner, inventarier, installationer m.m. Fordringar hos andra myndigheter 2014/15:RR1 FINANSIELL REDOVISNING Avsättningar för pensioner och liknande Kortfristiga skulder till andra myndigheter SUMMA KAPITAL OCH SKULDER Redovisning mot anslag (tkr) Anslagskrediten för anslaget 1:15 uppgår till 9 322 tkr och för anslaget 1:5 till 1 200 tkr. Redovisning mot inkomsttitel (tkr) 2558 Avgifter för årlig revision Redovisning mot bemyndiganden (tkr) Anslag 1:5 : Internationellt utvecklingssamarbete, ramanslag, utgiftsområde 7 redovisning följer god redovisningssed och lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för , ombudsmän och (REA-lagen). Årsredovisningen är upprättad i enlighet med förordningen (2000:605) om myndigheters årsredovisning och budgetunderlag samt föreskrifter och allmänna råd till förordningen. Maskinella avrundningar kan ge smärre differenser vid summeringar. Enligt lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. ska ta ut en avgift för den årliga revisionen. Avgiften ska bestämmas som behövs för att fullgöra uppdraget och utifrån en tidstaxa32 som följer av lönenivån för dem som deltar i granskningen. Ersättning för direkta kostnader för konsulter, resor och liknande bestäms separat. Kostnader för inrikes resor hanteras som en indirekt kostnad för revisionsobjektet trots att det är en direkt kostnad för . Anledningen är att ett enskilt revisionsobjekt inte ska påverkas av personalsammansättningen inom den årliga revisionens team, dvs. revisionsobjektet ska inte belastas med resekostnader på grund av att teamet består av personal från olika kontor i landet. gemensamma kostnader fördelas utifrån närvarotid i de olika verksamhetsgrenarna. Myndighetens gemensamma kostnader består av kostnader för myndighetens ledning (inklusive det och vetenskapliga rådet) och kostnader för verksamhetsstödet såsom administration, lokaler, utrustning, inventarier, utbildningskostnader, förvaltningskostnader och kostnader för verksamhetsutveckling med mera. Utbetalningar av bidrag som finansieras med anslaget 1:5 : Internationellt utvecklingssamarbete inom utgiftsområde 7 Internationellt bistånd redovisas som transferering i resultaträkningen. 32 har beslutat om en högsta taxenivå. Tillgångar med en bedömd ekonomisk livslängd om och ett anskaffningsvärde på minst 20 tkr redovisas som anläggningstillgångar.