frsrdg · H304JO1 · 2015-11-06 00:00:00 — Resultatet blev bland annat en lista över mest anmälda mäk- lare som fick relativt stor publicitet i hela landet. Med anledning av att vissa av de publicerade uppgifterna om beslutade påföljder mot namngivna mäk- lare i vissa fall inte stämde med de slutliga lagakraftvunna påföljderna skickade Fastighetsmäklarinspektionen ut ett pressmeddelande (se bilaga 9). C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . 2 015 /1 6:JO1 På önskemål av anmälaren besökte myndighetschefen dennes mäklarfö- retag . Vid detta möte informerade hon om hanteringen av nyhetsbyrån begäran om uppgifter från inspektionens diarium och att sammanställningen hade lämnats ut med tillämpning av bestämmelserna om allmänna handlingars offentlighet. Hon beklagade att vissa uppgifter beträffande anmälaren hade misstolkats i medierna. Efter detta besök begärde anmälaren att få ut samma lista som Nyhets- byrån Siren hade fått, vilket denne också fick. Fastighetsmäklarinspekt- ionen får intrycket av att de uppgifter som är föremålet för denna anmälan till JO har efterfrågats utifrån samma förutsättningar. Fastighetsmäklarinspektionen beklagar att uppgifter ur inspektionens dia- rium har påverkat anmälaren negativt, men anser att myndigheten har följt gällande lagstiftning både vad gäller gallrings- och utlämnandefrågorna. I ett beslut anförde chefsJO Fura följande: I ärendet aktualiseras Fastighetsmäklarinspektionens registerföring dels i fas- tighetsmäklarregistret, dels i myndighetens diarium. De båda registren förs med olika syften. Det påverkar vilka uppgifter som finns i de båda registren och hur länge denna information finns kvar. Enligt 28 § första stycket fastighetsmäklarlagen (2011:666) utövar Fastig- hetsmäklarinspektionen tillsyn över de fastighetsmäklare som är registrerade enligt 5 § i samma lag. Inspektionen ska bl.a. se till att fastighetsmäklarna i sin verksamhet uppfyller sina skyldigheter enligt fastighetsmäklarlagen. Av 29 § första stycket 3 i samma lag följer att fastighetsmäklarinspektionen ska åter- kalla registrering för den fastighetsmäklare som handlar i strid med sina skyl- digheter enligt fastighetshetsmäklarlagen. Enligt andra stycket i den nämnda paragrafen får Fastighetsmäklarinspektionen, om det kan anses tillräckligt, i stället för att återkalla registreringen meddela en fastighetsmäklare varning el- ler erinran. Av 21 § första stycket fastighetsmäklarförordningen följer att Fastighets- mäklarinspektionen med hjälp av automatiserad behandling ska föra ett register över registrerade fastighetsmäklare (fastighetsmäklarregistret). Enligt 22 § första stycket 2 i den nämnda förordningen får personuppgifter behandlas i fas- tighetsmäklarregistret om det behövs för den tillsyn som Fastighetsmäklarin- spektionen utövar över fastighetsmäklare enligt fastighetsmäklarlagen. Av 25 § i samma förordning följer att i fastighetsmäklarregistret får det antecknas uppgifter om ett tillsynsärende och beslut om en disciplinär åtgärd. I förordningen finns även bestämmelser om när uppgifter i registret ska gall- ras. Bestämmelserna i 27–30 §§ fastighetsmäklarförordningen innebär sam- manfattningsvis att personuppgifter i fastighetsmäklarregistret ska gallras när de inte längre behövs för registrets ändamål. Uppgifterna ska emellertid gallras senast om en domstol har beslutat att en disciplinär åtgärd ska undanröjas och beslutet har vunnit laga kraft, eller en uppgift om ett tillsynsärende eller en 2 015 /1 6:JO1 C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . varning eller erinran senast efter det att Fastighetsmäklarinspektionen genom beslut skilt ärendet ifrån sig. I fråga om Fastighetsmäklarinspektionens diarium finns det – precis som angetts i remissvaret – enligt 5 kap. 1 § första stycket offentlighets- och sekre- tesslagen en skyldighet för en myndighet att registrera allmänna handlingar så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. stämmelsen är att garantera allmänhetens möjlighet att se vilka allmänna hand- lingar som finns hos en myndighet och därmed möjliggöra rätten att ta del av sådana handlingar enligt tryckfrihetsförordningen. Registreringsskyldigheten enligt den nämnda bestämmelsen är inte ovillkor- lig och av tredje stycket i samma paragraf följer att en myndighet inte behöver registrera handlingar som inte omfattas av sekretess, om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. upp till myndigheten att avgöra vilket tillvägagångssätt som ska användas (se Lenberg m.fl., Offentlighets- och sekretesslagen En kommentar [version den , Zeteo] kommentaren till 5 kap. 1 §). Om myndigheten väljer att registrera handlingar så följer av 5 kap. 2 § of- fentlighets- och sekretesslagen att det av registret ska framgå datum då hand- lingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning hand- lingen fått vid registreringen, i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och i korthet vad handlingen rör. håller ett minimikrav om vad ett register ska innehålla för att möjligheten till insyn ska tillgodoses. Det står en myndighet fritt att vid sidan av detta föra de ytterligare register som är nödvändiga för att verksamheten ska kunna bedrivas effektivt (se Lenberg m.fl., Offentlighets- och sekretesslagen – En kommentar [version , Zeteo], kommentaren till 5 kap. 1 §). Någon bestämmelse om gallring av Fastighetsmäklarinspektionens diarium – likt den i fastighetsmäklarförordningen – finns inte utan i stället är det arkiv- lagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) som styr myndighetens möjlighet att gallra allmänna handlingar. Allmänna handlingar får gallras och får meddela föreskrifter om gallring (se 10 § första stycket arkiv- lagen och 12 § första stycket arkivförordningen). gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av , om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning (se 14 § arkivförordningen). har meddelat sådana föreskrifter för Fastighetsmäklarinspektionens verksamhet (se föreskrifter om gallring hos Fastighetsmäklarinspektionen [RA-MS 2012:19] med ändringar införda genom RA-MS 2014:6). Av dessa följer bl.a. att det i tillsynsärenden endast är vissa registerutdrag, handlingar som saknar betydelse för bedömning- en och fullföljdshänvisningar som får gallras. Mot bakgrund av det som jag har redovisat ovan saknas det skäl för mig att ha några synpunkter på Fastighetsmäklarinspektionens registerföring och det förhållandet att myndigheten, i enlighet med tryckfrihetsförordningens bestäm- melser, lämnat ut ett utdrag från sitt diarium. spektionens uppfattning om det olyckliga i att det utlämnade diarieutdraget ledde till att det publicerades felaktiga uppgifter om J.W. i en artikel. min uppfattning kan emellertid inte Fastighetsmäklarinspektionen lastas för C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . 2 015 /1 6:JO1 Jag vill dock framhålla att riskerna för sådana felaktiga publiceringar skulle kunna minskas om det av diarieutdraget tydligt framgår om Fastighet- mäklarinspektionens beslut har överklagats. Mot bakgrund av vad som har framkommit i Fastighetsmäklarinspektionens remissvar saknas det skäl för mig att ytterligare kommentera J.W:s klagomål mot myndigheten. Med detta konstaterande avslutar jag ärendet. 2 015 /1 6:JO1 Kritik mot för långa handläggningstider i tillståndsärenden och för att regeringsformens krav inte har beaktats när webbansökningar prioriterats (Dnr 5497-2013) Beslutet i korthet: Med anledning av ett flertal klagomål inledde JO en granskning av handläggningstider i ärenden om uppe- hållstillstånd på grund av anknytning och arbete samt om uppehållskort un- der perioden –2013. Granskningen avsåg även skillnaderna i handlägg- ningstid mellan ansökningar via webb och ansökningar på papper samt mel- lan ansökningar om arbetstillstånd hos certifierade arbetsgivare och andra. Av granskningen framgår att handläggningstiderna i många fall är orim- ligt långa och inte sällan kraftigt överskrider författningsreglerade frister. har uppgett att de långa handläggningstiderna främst har orsakats av att antalet asylsökande kraftigt har överstigit de prognoser som gjorts. Utifrån de uppgifter som verket har presenterat är det dock svårt att se att detta, i vart fall ensamt, kan förklara de långa handläggningstiderna. De uppgifter som har redovisat tyder dessutom på att ver- ket har prioriterat enkla ärenden på bekostnad av mer omfattande eller kom- plicerade ärenden på ett sätt som inte är acceptabelt. kriti- seras för de långa handläggningstiderna och för att författningsreglerade tidsfrister regelmässigt överskrids. Granskningen visar också att det inom flera av de granskade ärendesla- gen är en avsevärd skillnad i handläggningstid mellan webbansökningar och pappersansökningar. har uppgett att man för att förmå människor att ansöka via webben har valt att prioritera webbansökningar före pappersansökningar bland ansökningar som i övrigt är likvärdiga. För- farandet bedöms som oförenligt med likhets- och objektivitetsprinciperna i regeringsformen. kritiseras för detta. Underlaget i ärendet ger däremot inte anledning till kritik av systemet med certifierade arbetsgivare. Det väcker dock en del frågor som det kan finnas skäl att behandla i ett annat sammanhang. Det finns anledning att tro att handläggningstiderna ökat ytterligare efter den granskade tidsperioden. Det finns därför skäl att noggrant följa utveck- lingen på området. kommer JO att besöka och dess ledning för att få en utförlig och aktuell bild av verkets handläggnings- tider, prioriteringar och rutiner. Bakgrund och JO:s initiativ kom det in ovanligt många klagomål till JO om långa handlägg- ningstider hos . Klagomålen gällde framför allt ärenden om U T L Ä N N I N G S Ä R E N D E N 2 015 /1 6:JO1 uppehållstillstånd på grund av anknytning, men även bl.a. ärenden om uppe- hållstillstånd på grund av arbete och ärenden om uppehållskort. I flera av kla- gomålen uttryckte anmälarna stor frustration och oro över sin situation. Många angav att de drabbats av såväl psykisk som fysisk ohälsa med anledning av den ovisshet som de långa handläggningstiderna förde med sig. Av uppgifter på Mi- grationsverkets webbplats framgick också att handläggningstiderna för dessa ärendeslag hade ökat avsevärt. Enligt uppgifter på webbplatsen såg det också ut att vara en väsentlig skillnad i handläggningstid beroende på om den enskilde hade gjort sin ansökan via webbplats (en s.k. webbansökan) eller skickat in den till verket på annat sätt (en s.k. pappersansökan). I fråga om ansökningar om uppehållstillstånd för arbete verkade handläggningstiderna vi- dare i stor utsträckning vara beroende av om arbetsgivaren hade certifierats av eller inte. Mot bakgrund av dessa omständigheter beslutade JO att granska Migrations- verkets handläggningstider inom ramen för ett initiativärende. JO begärde att skulle yttra sig och redogöra för verkets genomsnittliga hand- läggningstider –2013 för bl.a. asylärenden, ansökningar om uppehållstillstånd på grund av anknytning, ansökningar om uppehållstillstånd för arbete och ansökningar om uppehållskort. Verket skulle vidare kommentera skillnaderna i handläggningstid mellan webbansökningar och pappersansök- ningar samt mellan ansökningar om arbetstillstånd hos certifierade arbetsgivare och andra. Av yttrandet skulle det också framgå hur verket såg på handlägg- ningstiderna och resultatet av de prioriteringar som hade gjorts samt hur dessa förhöll sig till reglerna i 1 kap. 9 § regeringsformen, 7 § förvaltningslagen och de särskilda tidsfristerna i utlänningsförordningen. Klagomål som kom in till JO i anslutning till initiativet eller därefter avslu- tades som regel med hänvisning till den pågående utredningen. yttrade sig genom generaldirektören . Till yttrandet fogade en sammanställning över handlägg- ningstider –2013. I det följande avsnittet redovisas en samman- fattning av de uppgifter som lämnat om sina handläggnings- tider. Därefter redovisas yttrande. är indelat i tio verksamhetsområden, varav verksamhets- område Asylprövning och verksamhetsområde Besök, bosättning och medbor- garskap berörs av denna utredning. I sammanställning över handläggningstiderna anges som re- gel medelvärden, medianvärden och inom vilken tid av ärendena avgjorts (den ). När begreppet genomsnittlig handläggningstid används nedan avses uppgift om medelvärde och när det ta- las om de äldsta ärendena avses de ärenden som ligger utanför den 90:e per- centilen. När det gäller ansökningar om uppehållstillstånd på grund av anknytning och arbete redovisade uppgifter om handläggningstider både 2 015 /1 6:JO1 U T L Ä N N I N G S Ä R E N D E N för de personer som ansökt om uppehållstillstånd (s.k. första- gångsansökningar) och för de personer som ansökt om förlängning av ett up- pehållstillstånd (s.k. förlängningsansökningar). Under de år som de redovisade handläggningstiderna avser, 2011–2013, ökade antalet asylansökningar enligt yttrande med 83 pro- cent (eller med knappt 25 000 ärenden). Vad gäller förändringen av antalet an- sökningar i övriga ärendeslag redovisade inte några exakta uppgifter. Det framgår dock att det totala antalet ansökningar i tillståndsären- den (arbetsmarknadsärenden, anknytningsärenden, visumärenden, studerande- ärenden, EES/registreringsärenden och besöksärenden) ökade med (eller med drygt 9 000 ärenden). Antalet avgjorda asylärenden ökade –2013 . Den genomsnittliga handläggningstiden sjönk från cirka fem . Uppehållstillstånd på grund av anknytning Antalet avgjorda förstagångsansökningar inom ärendeslaget uppehållstillstånd på grund av anknytning minskade något –2013 som den genomsnittliga handläggningstiden ökade med , från cirka tre och en halv månad 2011 2013. I de äldsta ären- dena uppgick handläggningstiden till omkring eller mer , vilket var en ökning med cirka i förhållande till 2011. Skillnaden i handläggningstid mellan webbansökningar och pappersansök- ningar varierade. För de äldsta ärendena var den knappt längre för pappersansökningar än för webbansökningar . Antalet avgjorda förlängningsansökningar var i princip oförändrat . De genomsnittliga handläggningstiderna minskade med och låg på närmare . I de äldsta ärendena översteg handläggningstiden , vilket var en ökning med cirka i förhållande till 2011. Handläggningstiden för webbansökningar och pappersansökningar skiljde sig markant åt. Medan den genomsnittliga handläggningstiden för webbansök- ningar var närmare en månad uppgick motsvarande siffra för pappersansök- ningar . Handläggningstiderna skiljde sig även markant åt bland de äldsta ärendena. De äldsta webbansökningarna hade en längre handläggningstid än . Motsvarande siffra för pappersansökningar var . –ökade antalet avgjorda förstagångsansökningar inom ärendeslaget uppehållstillstånd för arbete med . Handlägg- ningstiden ökade i samma utsträckning, men understeg . I de äldsta ärendena översteg dock handläggningstiden , vil- ket var en ökning med drygt i förhållande till 2011. U T L Ä N N I N G S Ä R E N D E N 2 015 /1 6:JO1 Handläggningstiderna var i princip desamma för webbansökningar och pap- persansökningar . –ökade antalet avgjorda ärenden inom gruppen för- längningsansökningar med . Den genomsnittliga handlägg- ningstiden ökade från cirka . De äldsta ärendena avgjordes först . Motsvarande siffra var sex måna- der. De genomsnittliga handläggningstiderna var betydligt kortare för webban- sökningar än för pappersansökningar , jämfört med knappt . De äldsta webbansökningarna hade en längre handlägg- ningstid än cirka , medan de äldsta pappersansökning- arna hade en längre handläggningstid än drygt . –2013 sjönk antalet avgjorda ansökningar inom ärendeslaget uppehållskort med , medan den genomsnittliga handlägg- ningstiden ökade med , från cirka . I de äldsta ärendena var handläggningstiden , vilket var en ökning med knappt . Handläggningstiden var betydligt kortare för webbansökningar än för pap- persansökningar. hade en webbansökan en genomsnittlig hand- läggningstid på medan det tog i snitt att av- göra en pappersansökan. Även bland de äldsta ärendena var skillnaden stor. De äldsta webbansökningarna hade en handläggningstid som översteg cirka medan motsvarande siffra för pappersansökningar var . Sammanfattningsvis kan följande sägas om handläggnings- tider. Trots den stora ökningen av antalet asylansökningar minskade den genom- snittliga handläggningstiden i detta ärendeslag från –2013. ökade de genomsnittliga handläggningstiderna för ansökningar om uppehållstillstånd på grund av anknytning med (beträffande förstagångsansökningar). De äldsta ärendena avgjordes först , vilket innebär att fristen i utlänningsförord- ningen (se nedan under Rättslig reglering) överskreds i ett stort antal fall. Ut- vecklingen av handläggningstiderna för de äldsta ärendena var likartad beträf- fande ansökningar om uppehållstillstånd för arbete och uppehållskort. De äldsta ärendena avseende uppehållstillstånd för arbete avgjordes först . I ärenden om uppehållskort var motsvarande siffra , vilket innebär att fristen i utlänningsförordningen överskreds i ett stort antal fall även för detta ärendeslag. Inom flera ärendeslag var skillnaden i handläggningstid mellan webbansök- ningar och pappersansökningar betydande. 2 015 /1 6:JO1 U T L Ä N N I N G S Ä R E N D E N I sitt yttrande angav bl.a. följande. Verksamhetsområde Asylprövning och verksamhetsområde Besök, bosättning och medborgarskap prövar bl.a. ansökningar om uppehållstillstånd och uppe- hållskort. För att möta det ökade antalet ansökningar har bl.a. anställt ny personal. hade 4 315 an- ställda, vilket innebär en ökning med 958 personer . Inom verksamhetsområde Asylprövning ökade personalen från 683 till 1 056 perso- ner (dvs. Inom verksamhetsområde Besök, bosättning och medborgarskap ökade personalen från 660 till 735 personer (dvs. Eftersom har en skyldighet att tillhandahålla bl.a. boende till asylsökande som har behov av det är mottagningen av asylsökande också ett högt prioriterat område som har krävt ökade resurser i samband med det ökade antalet asylsökande. inrättade verket verksamhetsområde Operativt samordnings- centrum. Området ansvarar för samordning och kontroll av att rätt priorite- ringar görs i kärnverksamheten. Överväganden som gjorts vid prioriteringen mellan de olika ärendeslagen Prioriteringar i verksamheten sker utifrån bl.a. regleringsbrev, omvärldsana- lyser, prognoser och ärendenas karaktär. I regleringsbrev angavs att verket skulle priori- tera asylprövning och återvändande. var inte lika detaljerat . I myndighetens verksamhetsplan angavs bl.a. att asylområdet är prioriterat men att verket ska fortsätta att ut- veckla och effektivisera handläggningen av tillstånds- och medborgarskaps- ärenden. fördes 60 årsarbetskrafter från verksamhetsområde Besök, bosättning och medborgarskap över till verksamhetsområde Asylpröv- ning. Anledningen till detta var det stora antalet nya asylsökande som hade kommit till och de prognoser som gjorts över den framtida utvecklingen. Avsikten var att större delen av de över- förda årsarbetskrafterna skulle föras tillbaka till verksamhetsområde Besök, bosättning och medborgarskap . Med anledning av att antalet nya asylsökande ökade mycket snabbt återfördes dock endast 16 årsarbetskrafter. Att prognosticera verksamhet är en stor utmaning, ef- tersom de prognoser som tas fram styrs av en rad omvärldsfaktorer. I regleringsbreven fanns tidsmål för asylärendena. I regle- ringsbrevet fanns inga exakta tidsmål, men det angavs bl.a. att beslut skulle fattas och verkställas möjligt i de ärenden där avvisning med U T L Ä N N I N G S Ä R E N D E N 2 015 /1 6:JO1 omedelbar verkställighet kunde ske enligt 8 kap. 6 § utlänningslagen och i s.k. Dublinärenden, dvs. ärenden som handläggs enligt den s.k. Dublinförordningen (förordning [EG] nr 343/2003). verksamhetsplan och verk- samhetsområde Asylprövnings genomförandeplan angav inte heller specifika tidsmål. Asylärenden handläggs och arbetas av utifrån sin beskaffenhet och därutö- ver enligt principen att äldre ärenden tas först. har dock verksamhetsområde Asylprövning fattat beslut som i någon mån pri- oriterat vissa ärendeslag framför andra, t.ex. de ärenden som pekats ut i regle- ringsbrevet och ärenden som rör barn. Prioriteringarna har oftast för- anletts av ett ansträngt arbetsläge med ett snabbt ökat antal sökande och har kombinerats med uppdrag att avgöra alla ärenden som kommit in före en viss tidpunkt senast ett visst datum. Verksamhetsområdet följer och bevakar även systematiskt de äldsta ärendena. Handläggning av ärenden inom verksamhetsområde Besök, bosättning och medborgarskap Inom verksamhetsområde Besök, bosättning och medborgarskap finns ingen prioritering av vissa ärendeslag. Ärenden som rör barn är alltid prioriterade, men den prioriteringen görs inom respektive ärendeslag. Utifrån en prognos av beräknat antal inkomna ärenden och utifrån den befintliga balansen får enhe- terna en planeringsnivå baserad på de resurser de har. Med utgångspunkt i pla- neringsnivån vet enheterna hur många ärenden de förväntas avgöra inom respektive ärendeslag. Varken i regleringsbrevet eller i verksamhetsplan finns det numera några tidsatta mål för handläggningen i de olika ärendeslagen. Samtliga enheter inom verksamhetsområde Besök, bosättning och medborgar- skap har dock fått i uppdrag att minska väntetiderna och kontinuerligt avgöra de äldsta ärendena. Enligt regleringsbrevet ska vidta ytterli- gare åtgärder för att effektivisera handläggningen av tillstånds- och medbor- garskapsärenden. Verket har även fått i uppdrag att återrapportera de åtgärder som vidtagits och effekterna av dessa. har valt att prioritera webbansökningar sedan de introducera- des i större skala 2010. Webbansökningar som rör uppehållstillstånd på grund av anknytning eller arbete effektiviserar och underlättar handläggningen samt avlastar framför allt utlandsmyndigheterna, eftersom de som söker från utlan- det – vilket majoriteten av de som ansöker gör – måste besöka en svensk utlandsmyndighet om de vill göra en pappersansökan. Fördelen med webbansökningar är i huvudsak följande: •Ansökan och bifogade handlingar behöver inte registreras manuellt. •Ansökningsavgifterna behöver inte hanteras eller registreras. •Handlingar behöver inte skickas med kurirpost från utlandsmyndigheterna, vilket tar två–. 2 015 /1 6:JO1 U T L Ä N N I N G S Ä R E N D E N •Antalet ärenden som är kompletta när de kommer in blir högre, eftersom ansökningsformuläret på webbplats har tvingande fält och obligatoriska handlingar som ska bifogas ansökan. •Belastningen på utlandsmyndigheterna blir mindre eftersom Migrations- verket också tar emot ansökningar och gör en inledande kontroll av nya ärenden. •Utredningen i anknytningsärenden på utlandsmyndigheten bli mer anpas- sad till ärendet, eftersom instruerar utlandsmyndigheten om vilken utredning eller komplettering som krävs. Prioriteringen innebär inte att webbansökningar alltid handläggs före pappers- ansökningar. När ett ärende kommer in till verket sker en inledande kontroll och bedömning av hur ärendet ska handläggas vidare. Ärendena har hitintills i princip sorterats utifrån kategorierna klara att avgöra, komplettering eller ut- redning. Webbansökningar prioriteras endast inom respektive kategori, vilket bl.a. innebär att väntetiden för en pappersansökan som är klar att avgöra är betydligt kortare än för en elektronisk ansökan som behöver utredas. är mitt i ett omställningsarbete för att övergå till ett stan- dardiserat arbetssätt med elektronisk handläggning av ärenden. Målet är att verksamhetsområde Besök, bosättning och medborgarskap ska kunna hand- lägga samtliga ärenden elektroniskt och att av an- sökningarna ska göras via webben. I övriga fall kommer handlingarna att skan- nas in för att därefter handläggas elektroniskt.