frsrdg · H304JO1 · 2015-11-06 00:00:00 — Vidare anges att servicereglerna måste ge myndigheterna utrymme att säga nej till alltför långtgående önskemål om hjälp och att myndigheterna måste kunna göra vissa begränsningar efter en mer allmän lämplighetsbedömning. (Se prop. 1985/86:80 s. 20 f. och 60.) Något skyndsamhetskrav motsvarande det som gäller enligt tryckfrihetsförordningen finns inte heller uppställt. I det följande redovisar jag först min bedömning av de enskilda anmälningarna. Därefter behandlar jag handläggningstider i fråga om framställningar om att få ta del av allmänna handlingar på ett mer övergripande plan. Jag berör efter det handläggningen av framställningar som avser hand- lingar som är svåra att identifiera och, avslutningsvis, framställningar som av- ser ett omfattande material. Min granskning omfattar inte regeringen och en- skilda statsråd, som i stället står under tillsyn av konstitutionsut- skott. I två av de anmälda ärendena (ärende 1 och 5) har utredningen visat att dia- rieförda handlingar inte har kunnat återfinnas hos . Jag behandlar inte den frågan i detta beslut. Ärende 1; anmälan Av utredningen framgår att kunde identifiera tre hand- lingar som motsvarade begäran. Två av dessa lämnades ut efter O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 015 /1 6:JO1 , medan den tredje inte kunde återfinnas. I utredningen finns inte några uppgifter som tyder på att det var svårt för departementet att ta fram de handlingar som lämnades ut, tvärtom framstår det som att handlingarna borde ha kunnat tas fram mycket snabbt. UD har i sitt yttrande uppgett att man, till följd av den oprecisa framställan, vidtagit flera åtgärder för att eftersöka eventuella ytterligare handlingar. Av ut- redningen framgår att detta var skälet till att man ännu inte hade lämnat ut några handlingar. Dessa eftersökningar, som inte bar frukt, kan rimligen inte ha tagit i anspråk och kan under alla förhållanden inte motivera att de redan identifierade handlingarna inte skyndsamt lämnades ut. måste kritiseras för sin handläggning av framställan. Ärende 2; anmälan De handlingar som begärde att få ta del av förefaller ha kunnat tas fram mycket snabbt. Sekretessprövningen synes inte heller ha varit kompli- cerad. Handlingarna borde därför ha kunnat lämnas ut inom någon dag. Utred- ningen har inte kunnat klarlägga om fick del av de efterfrågade handlingarna , som uppgett, eller om hon fick del av dem först . Oavsett hur det förhåller sig med den saken har handlingarna lämnats ut tidigast , vilket är en oacceptabelt lång handläggningstid. måste kritiseras för sin handläggning av framställan. Ärende 3; anmälan fick besked om att Utrikesdeparte- mentet inte förvarade några handlingar som motsvarade hans begäran. Enligt departementet sökte man i diariet efter handlingar som motsvarade hans begä- ran och frågade även berörda sakenheter om de förvarade några sådana hand- lingar. När det gäller handläggningstiden har departementet uppgett att det krävdes att söka efter eventuella handlingar eftersom i sin framställan inte närmare pekat ut vilka handlingar han ville ta del av. har inte redogjort för några åtgärder som kunnat mo- tivera att det tog underrättades om att man inte förvarade några handlingar som motsvarade hans begäran. Utrikesdeparte- mentet måste kritiseras för sin handläggning av framställan. Ärende 4; anmälan fick del av de begärda handlingarna . Av ut- redningen framgår att handlingarna tagits fram . Det material som därefter skulle sekretessprövas uppgick enligt Utrikesdeparte- mentet till 169 sidor. Även om bedömningen kan ha innefattat komplicerade avvägningar, och flera personer behövt involveras i denna prövning, är en handläggningstid oacceptabelt lång. Utrikesdepartemen- tet måste kritiseras för sin handläggning av framställning. 2 015 /1 6:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Ärende 5; anmälan fick del av de begärda handlingarna . Handlingarna förefaller ha kunnat tas fram mycket snabbt. Sekretesspröv- ningen synes inte heller ha varit komplicerad. Handlingarna borde därför ha kunnat lämnas ut inom någon dag. En handläggningstid är oac- ceptabelt lång. måste kritiseras för sin handläggning av framställan. Jag har vid min granskning av ärende 1–5 funnit att handläggningstiderna varit oacceptabelt långa i samtliga fem fall. Vid min inspektion kom det fram att det generellt förekommer långa handläggningstider vid Utrikesdepar- tementet när det gäller framställningar om att få ta del av allmänna handlingar. Utredningen tyder på att detta framför allt drabbar framställningar som avser handlingar av något större omfattning och där sekretessprövningen därmed tar i anspråk. Dessa riskerar att få ligga utan åtgärd. Enligt beror de långa handläggningstiderna huvud- sakligen på att personalstyrkan t.o.m. var otillräcklig, vilket med- förde att det uppstod balanser. Denna situation har gjort det mycket svårt att iaktta tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav. Vid min utredning har det inte kommit fram något som ger mig skäl att ifrågasätta att den huvudsakliga orsaken till de långa handläggningstiderna är den tidigare resursbristen. Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar regleras i grundlag och utgör en viktig rättighet. Bestämmelserna innehåller ett strängt skyndsamhets- krav – handlingar ska tillhandahållas omgående eller så snart det kan ske – vilket innebär att handlingsutlämnanden ska prioriteras framför den löpande verksamheten. Myndigheter har en skyldighet att se till att bemanningen och organisationen är sådan att man klarar av att uppfylla detta skyndsamhetskrav. Att framställningar om att få ta del av allmänna handlingar inte handläggs ak- tivt, utan får ligga utan att några åtgärder vidtas på grund av en mer eller mindre permanent underbemanning, är oförenligt med tryckfrihetsförordningen. Det finns därför skäl att se allvarligt på att framställningar om att få ta del av all- männa handlingar regelbundet fått ligga i balans hos . har förstärkt bemanningen i den grupp vid rättssekretariatet som framför allt arbetar med att handlägga fram- ställningar om att få ta del av allmänna handlingar. Med de resurser som till- förts har departementet uppgett att man känner sig förvissad om att framöver kunna handlägga framställningar om att få ta del av allmänna handlingar i en- lighet med tryckfrihetsförordningens regler. Jag utgår från att de balanser som fanns vid min inspektion skyndsamt arbetas av och att kommer att se till det finns tillräckliga resurser för handläggningen av fram- ställningar om att få ta del av allmänna handlingar framöver. Utrikesdeparte- mentet måste dock kritiseras för att den aktuella situationen tillåtits uppstå. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 015 /1 6:JO1 Vid min inspektion observerade jag att departementet handlägger flera fram- ställningar där de efterfrågade handlingarna finns i ett antal olika ärenden och där det krävs en omfattande arbetsinsats för att identifiera dem. Utri- kesdepartementet har uppgett att ambitionen alltid är att lämna ut handlingar i så stor utsträckning som möjligt och att man så långt det går utreder om hand- lingar som efterfrågas förvaras hos departementet. höga ambitioner är naturligtvis någonting i grunden positivt, vilka det utifrån de intressen JO har att beakta normalt skulle saknas skäl att ifrågasätta. Som behandlats ovan har departementet dock balanser som gör att man regelmässigt inte har kunnat uppfylla tryckfrihetsförordningens krav. En ambitionsnivå som går utöver vad som följer av tryckfrihetsförord- ningens bestämmelser kan vid sådana förhållanden försämra departementets möjlighet att uppfylla sina grundlagsreglerade skyldigheter. Det finns därför skäl för mig att något beröra denna fråga. En förutsättning för att handlingar ska kunna lämnas ut är att myndigheten kan identifiera dem. Den som önskar ta del av en handling måste därför kunna precisera vilken handling som avses eller i vart fall lämna så detaljerade upp- lysningar om handlingen och dess innehåll att den kan identifieras. Det ställs dock inte några högre krav på beskrivningen av handlingen i fråga. En begäran kan t.ex. anses tillräckligt preciserad om den avser en begränsad grupp av hand- lingar. En myndighet måste dessutom i rimlig utsträckning försöka undanröja otydligheter i en framställan. För att försöka hitta handlingar som motsvarar en framställan är en myndighet bl.a. skyldig att söka i sina diarier och register. Myndigheten är dock inte skyldig att bedriva någon mer omfattande efterforsk- ning av om det finns en viss eller vissa handlingar som motsvarar en allmänt hållen beskrivning. RÅ 1979 Ab 6, RÅ 1991 ref 50, RÅ 1993 not. 689, NJA 1988 s. 559 och JO 1994/95 s. Detta hindrar i och för sig inte att en myndighet ändå väljer att genomföra sådana efterforskningar. Då gäller dock inte tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav. En myndighet ska självklart fullgöra sin serviceskyldighet, och som tidigare nämnts är en hög servicenivå i grunden positiv. En myndighets serviceåtgärder får dock inte fördröja utlämnandet av allmänna handlingar enligt tryckfrihets- förordningen. Detta gäller såväl det fallet att serviceåtgärder som vidtas i ett ärende fördröjer handläggningen av andra ärenden, som det fallet att utläm- nande av handlingar enligt en framställan fördröjs av att omfattande serviceåt- gärder vidtas med anledning av samma framställan. En myndighet måste därför göra klart för sig vilka framställningar, eller delar av en framställan, som om- fattas av tryckfrihetsförordningens regler och vilka som inte gör det. Myndig- heten måste också skyndsamt underrätta den som gjort framställningen om de bedömningar som gjorts och om rätten till myndighetsprövning (se bl.a. JO 2013/14 s. 585). I bl.a. ett av de nu granskade ärendena (ärende 1) tycks Utrikesdepartemen- tet inte ha gjort denna åtskillnad. Utlämnandet av de handlingar som snabbt kunde identifieras fördröjdes eftersom departementet ville 2 015 /1 6:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T förvissa sig om att det inte fanns några ytterligare handlingar som kunde mot- I en sådan situation kan en kontakt med den som gjort framställ- ningen leda till en för alla tillfredsställande lösning. hon kan då vid behov avgränsa eller förtydliga sin framställan och kan även ange om han eller hon vill att de redan identifierade handlingarna ska lämnas ut eller om man ska avvakta att serviceåtgärder först vidtas. Utifrån de uppgifter som har lämnat och mina obser- vationer vid inspektionen finns det enligt min mening skäl för departementet att se över sitt arbetssätt och utarbeta tydliga rutiner för en enhetlig handlägg- ning av framställningar som innefattar svåridentifierade handlingar. Framställningar som avser ett omfattande material Vid min inspektion observerade jag också att handlägger flera framställningar som avser ett mycket omfattande material, ibland flera Departementet har uppgett att arbetet med denna typ av framställ- ningar är mycket tidskrävande och att sekretessprövningen kan ta månader och Mina observationer har bekräftat dessa uppgifter. de balanser som finns vid departementet vad gäller framställningar om att få ta del av allmänna handlingar finns det skäl att gå in på frågan om handläggningen av dessa ärenden. Att en framställan avser ett mycket omfattande material som kräver en be- tydande arbetsinsats att ta fram och sekretesspröva, påverkar inte myndighetens skyldighet att lämna ut handlingarna. Som framgått tidigare ska handlingsut- lämnanden prioriteras framför den löpande verksamheten. ningen av ett omfattande material kräver en betydande arbetsinsats påverkar däremot tidpunkten för tillhandahållande av handlingarna (se bl.a. För att kunna uppfylla tryckfrihetsförordningens krav måste en myndighet se till att det finns nödvändiga resurser för detta arbete och att det finns en rimlig beredskap för att handlägga framställningar som avser ett omfattande Om sådana framställningar är vanligt förekommande ökar naturligtvis de krav som kan ställas på myndigheten. Enligt min uppfattning måste de re- surser en myndighet avsätter för att hantera en framställan som avser ett mycket omfattande material dock vara rimliga i förhållande till myndighetens storlek Den som begär att få ta del av ett mycket omfattande material måste tåla att sekretessprövningen tar och att avbrott i handläggningen kan behöva ske. Det kan t.ex. finnas situationer där den handläggande perso- nalen måste utföra en arbetsuppgift som inte tål uppskov. framställningar som avser ett omfattande material får inte heller medföra att andra betydligt mindre och enklare framställningar får ligga i balans i avvaktan på att det omfattande materialet först ska behandlas (jfr JO:s beslut 2014, dnr 180-2014, som behandlar frekventa framställningar från samma per- Hur arbetet med framställningar som avser ett omfattande material konkret ska organiseras på en myndighet är en fråga JO som regel inte uttalar sig om. Varje myndighet måste ha stor frihet att utifrån sina specifika förutsättningar O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 015 /1 6:JO1 En myndighet som regelmässigt hanterar denna typ av framställ- ningar bör dock ha en plan för hur arbetet ska bedrivas för att framställningarna ska kunna handläggas i enlighet med tryckfrihetsförordningens krav utan att detta går ut över handläggningen av andra, mindre omfattande, framställningar. Här finns det skäl för att ytterligare överväga hur arbetet är organiserat. Avslutningsvis vill jag poängtera att det är angeläget att Utrikesdepartemen- tet i dessa omfattande ärenden har en fungerande kommunikation med den som begärt att få ta del av handlingarna. Det är t.ex. viktigt att föra en dialog med denne om eventuella successiva leveranser och att informera om de tidsramar inom vilka han eller hon kan förvänta sig att få ta del av handlingarna. Kritik mot som efter att ha fått en begäran om utlämnande av uppgifter kontaktade polisen, vilket ledde till att uppgifterna kom att omfattas av s.k. förundersökningssekretess och därför inte kunde lämnas ut (Dnr 3442-2013) Beslutet i korthet: Under en förundersökning om en trafikolycka vid Hjul- stabron i län begärde en reporter att få ut uppgifter från Trafikver- kets hastighetskameror. lämnade inte ut uppgifterna till honom utan tog kontakt med polisen. Detta ledde till att polisen begärde att få till- gång till uppgifterna i sin förundersökning, vilket i sin tur ledde till att upp- gifterna kom att omfattas av s.k. förundersökningssekretess. Därefter avslog reporterns begäran om att få ut uppgifterna. får kritik för att ha tagit kontakt med polisen i stället för att skyndsamt lämna ut uppgifterna till reportern. ., som är reporter på , framförde i en anmälan klagomål mot med anledning av handläggningen av framställ- ningar om utlämnande av allmän handling m.m. Han anförde följande. I sin granskning av händelserna kring en trafikolycka vid begärde han att få ut två e-postmeddelanden från som hade skickats till respektive från i län. meddelade i ett beslut att handlingarna inte fanns bevarade. . fick dock ut dessa e-post-meddelanden från polisen. Innehållet i det med- delande som skickades till polisen är enligt hans mening anmärkningsvärt. Han anser vidare att det var fel av att inte bevara e-postmeddelandena. Av de handlingar som var bifogade till anmälan framgick bl.a. följande. skickade . ett e-postmeddelande till och begärde att få ut bl.a. vissa uppgifter från ett antal hastighets- kameror på en viss sträcka. 2 015 /1 6:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T ett e-postmeddelande till i län med föl- jande lydelse. Jag är ansvarig för ATK på och har återigen fått en fråga från media om trafikdata från . Förra frågan () var , jurist på , i kontakt med dig. är det SVT Öst som frågar och de vill ha data från alla stationer i södergående riktning inklusive de öster om . Jag har pratat med T.U. som levererade data till dig tidigare och med . säger att han levererat data endast från och söderut, säger att den sekretess som vi anger kopplat till er förundersökning enbart gäller det vi levererat till Polisen. Så min fråga till dig är om data från de stationer som finns öster om (sträckan vi kallar ) är intressanta för er? I så fall skulle vi behöva en begäran från er om att få den datan och sedan skulle vi, om jag nu förstår rätt, kunna säga att det är sekretess på samtliga sta- tioner i såväl söder som öster om . Annars kommer vi troligen att lämna ut data från stationerna öster om till Polisen. Var snäll och hör av dig så fort som möjligt! besvarade polisen meddelandet enligt följande. Vi tar gärna emot trafik-data från ATK-kamerorna från sträckan Litslena- . Dessa kan naturligtvis vara intressanta i utredningen om inte an- nat så för en helhetsbedömning. Utdragen ingår då i förundersökningen. skickade polisen även en formell hemställan till om att få ta del av de aktuella uppgifterna. beslutade Trafikver- ket – sedan . begärt myndighetens prövning – att avslå hans begäran i fråga om uppgifter från hastighetskameror på sträckan –med hänvisning till att uppgifterna omfattades av förundersökningssekretess. begärde . även att få ut korrespondens från och framåt mellan och i län gällande hastighetskamerorna på sträckorna –samt Lits- lena–. fick . ut tre e-postmeddelanden men inte något av de ovan återgivna meddelandena. begärde . att få ut en förteckning över bl.a. in- och utgående e-post, brev och fax för tiden från . I den förteckning som . då fick ut fanns de två e-postmeddelandena angivna. . begärde då att få ta del av bl.a. dessa meddelanden. meddelade beslut om att avslå hans begäran i den delen. Som skäl för att inte lämna ut de två meddelan- dena uppgav att dessa inte fanns bevarade och av den anledningen inte utgjorde allmänna handlingar. vände sig . återigen till och begärde att få uppgift om när de två e-postmeddelandena raderades. Han bad också att de skulle försöka återskapa handlingarna. fick han till svar att man inte kunnat återställa handlingarna och att man försökt få fram tidpunkten för när de raderades men inte lyckats. I svaret uppgav dock att det kan ha varit , men att det är en uppgift som de inte var säkra på. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 015 /1 6:JO1 Efter en genomgång av de handlingar samt ljud- och bildfiler som . hade gett in remitterades ärendet till för yttrande över vad . upp- gett i sin anmälan. Av yttrandet skulle framgå dels vilka överväganden som låg bakom e-postmeddelandet från till Polismyn- digheten i län, dels vilka överväganden som föregick raderandet av e- postmeddelandena mellan och polismyndigheten . (genom chefsjuristen ) kom in med ett ytt- rande tillsammans med synpunkter från och expeditionschefen . uppgav följande [bilagorna här utelämnade; JO:s anm.]. inträffade en olycka med dödlig utgång vid , väg 55, norr om . i län inledde därefter en förundersökning, och som ett led i denna inhämtades uppgifter från ett antal s.k. hastighets- kameror utmed väg 55 från . Kamerornas fotofunktion var vid tillfället inte i bruk, däremot hade mätutrustningen registrerat förbipasse- rande fordon och dessas hastighet. ., , begärde härefter att få ta del av bl.a. de uppgifter som lämnats till polisen. Frågan uppkom då om uppgifterna kunde omfattas av s.k. förundersökningssekretess, varför polismyndigheten kontaktades. bedömde för sin del att så var fallet, och gjorde samma bedömning. beslöt därför, , att inte lämna ut uppgifterna, bi- laga 1. beslut överklagades till Kammarrätten i , som i dom avslog överklagandet, bilaga 2. Kammarrättens dom över- klagades inte. inkom . med en begäran om att få ta del av uppgifter från hastighetskameror på sträckan , väg 55. Begäran omfattade dels de uppgifter som tidigare inte lämnat ut till Ro- bert C., dels uppgifter från ytterligare sträckor, som vare sig polismyndig- heten eller . begärt att få ta del av. Frågan uppkom då om det skulle kunna vara till men för förundersök- ningen om de uppgifterna lämnades ut. Handläggaren tog därför en informell kontakt med polismyndigheten för att efterhöra dess uppfattning. Svaret blev att ett utlämnande skulle kunna skada förunder- sökningen. kontaktade undertecknad, för att utröna om det räckte för att skulle kunna ta ställning. Mitt besked var att för sin prövning behövde ett formellt ställningstagande från polismyndig- heten. Detta kom också, då polismyndigheten utökade sin be- gäran till att omfatta trafikdata från ATK-kameror på Rv 55, till , bilaga 3. E-postmeddelandena mellan och polismyndigheten är in- givna i ärendet. meddelade därefter genom s.k. handläggarbesked att upp- gifterna i den delen inte kunde lämnas ut, varvid . begärde att Trafik- verket skulle pröva frågan. meddelade sitt beslut , bilaga 4. 2 015 /1 6:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T . överklagade beslut till Kammarrätten i , som avslog överklagandet, bilaga 5. Kammarrättens dom överklagades till , som beslöt att inte meddela prövningstillstånd, bilaga 6. Vad gäller hanteringen av de aktuella e-postmeddelandena följer det av rutin för diarieföring och arkivering av diarieförda hand- lingar, bilaga 7, att det är den enskilde handläggaren som ska ta ställning till om en handling ska diarieföras eller ej. Rutinen baseras i den delen på Offentlighets- och sekretesslagens 5 kap. 1 § 4 stycke. bedömning var att e-postmeddelandena mellan henne och polismyndigheten uppenbarligen var av ringa intresse för myndigheten , mot bakgrund av polismyndighetens formella begäran 2013- 04-16. Det fanns, m.a.o, inget skäl att likväl belasta diariet med registrering av dessa e-postmeddelanden. kontaktade emellertid först mig i frågan. Inte för att dis- kutera om e- postmeddelandena rent formellt måste diarieföras eller inte, utan för att diskutera hanteringen i stort. Det kunde redan då, mot bakgrund av agerandet i övrigt mot och dess anställda, förutses att ett borttagande av e-postmeddelandena skulle kunna vantolkas och leda till så- dana synpunkter som framförs i anmälan. Mitt svar var att jag delade uppfattningen att e-postmeddelandena up- penbarligen var av ringa betydelse för myndigheten , och att frågan inte skulle hanteras annorlunda bara för undvikande av senare ifrå- gasättanden. Handläggaren har enligt min uppfattning hanterat ärendet korrekt. 1.Det har funnits skäl att kontakta polismyndigheten med anledning av begäran, särskilt mot bakgrund av att röjande av uppgifter som omfattas av sekretess i sig är straffbart. 2.Bedömningen i sekretessfrågan har uppenbarligen varit korrekt. I annat fall har även Kammarrätten i och Högsta förvaltningsdom- stolen gjort fel. Vad gäller hanteringen av de aktuella e-postmeddelandena har den skett i enlighet med gällande rutin. Bedömningen av frågan om diarieföring av de aktuella e-postmeddelandena har också, enligt min mening, varit fullt kor- rekt. E-postmeddelandena var och är uppenbarligen av ringa intresse för myndigheten . Därutöver har jag följande synpunkter. kritiseras i anmälan för att "undanskaffandet av bevisdoku- menten hos har skett uppsåtligen". För egen del förstår jag dock inte vad som avses med "bevisdokumenten". Om anmälaren syftar på de uppgifter från hastighetskamerorna som Tra- fikverket inte lämnat ut, kan jag bara konstatera att frågan prövats även av Kammarrätten i och , som båda gjort samma bedömning som . Om anmälaren syftar på e-postmeddelandena mellan och polismyndigheten kan jag bara konstatera att de enligt den bedömning som då gjordes omfattas av offentlighets- och sekretesslagens 5 kap. 1 § 4 stycke. Den bedömningen kvarstår.